Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long (TALIMEX) - Nguyễn Thị Thu Giang

LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, chúng ta đang được chứng kiến sự chuyển mình phát triển đi lên của nền kinh tế thế giới, và thực tế đã cho thấy một xu thế khách quan đang diễn ra mang tính chất toàn cầu mà không một quốc gia, không một tập đoàn, không một công ty nào lại không tính đến chiến lược kinh doanh của mình. Đó là xu thế quốc tế hoá nền kinh tế thế giới, một xu thế đem lại sức mạnh về tài chính; tận dụng công nghệ nhằm làm giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cho tất cả những doanh nghiệp tham gia vào guồng máy đó. Việt Nam cũng không ngừng đổi mới để hoà nhập với nền kinh tế thị trường thế giới, có nhiều doanh nghiệp đã ra đời và không ngừng lớn mạnh. Nhưng để có tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt của thị trường các doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố đầu vào sao cho hợp lý, phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra đến khi thu hồi vổn về, đảm bảo thu nhập của đơn vị, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước, cải tiến đời sống cho cán bộ công nhân viên và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện các bước thật cẩn thận và nhanh chóng sao cho kết quả đầu ra là cao nhất, với giá cả và chất lượng sản phẩm có sức hút đối với người tiêu dùng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường liên tục, đó là nguyên vật liệu, yếu tố đầu vào, cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Vì vậy vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là phải hạch toán và quản lý đầy đủ chính xác nguyên vật liệu, phải đảm bảo cả ba yếu tố của công tác hạch toán là: chính xác, kịp thời, toàn diện. Trong sản xuất kinh doanh, chính sách giá cả chính là yếu tố để đứng vững và chiến thắng trong sự cạnh tranh của cơ chế thị trường. Mặt khác, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hưởng tới giá thành. Việc hạch toán đầy đủ chính xác có tác dụng quan trọng đến việc hạch toán đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Để tăng cường hạch toán kế toàn đồng thời góp phần làm giảm sự lãng phí vật tư. Vì vậy cần phải quản lý vật tư chặt chẽ, không có sự thất thoát lãng phí nhằm giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Công ty Thăng Long (TALIMEX) là một doanh nghiệp chuyên sản xuất sản phẩm quần áo phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng và để xuất khẩu ra thị trường nước ngoài, cho nên từ khâu chọn vật liệu cho tới tuyển tay nghề của công nhân viên đều phải được lựa chọn kỹ. Và đặc biệt công tác hạch toán tại Công ty đòi hỏi phải chính xác và kịp thời để cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo Công ty. Sau một thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty Thăng Long, em nhận thấy kế toán nguyên vật liệu tại Công ty giữ một vai trò quan trọng và có nhiều vấn đề cần quan tâm. Do đó, trên cơ sở phương pháp luận đã học và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty, cùng sự giúp đỡ tận tình của các cô chú trong phòng kế toán và ban lãnh đạo Công ty, đồng thời là sự hướng đẫn chu đáo của cô giáo Nguyễn Thị Thu Hiền, em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long (TALIMEX)”. Kết cấu đề tài Ngoài lời mở đầu, kết luận và danh mục các tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài được kết cấu thành 3 chương: Chương1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng về côn tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long (TALIMEX). Chương 3: Hoàn thiện công tác nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long (TALIMEX). Vì thời gian và khả năng có hạn, nên bài chuyên đề của em không tránh khỏi sai sót. Em rất mong được sự giúp đỡ, góp ý, bổ xung của các thầy cô giáo đặc biệt là cô giáo Nguyễn Thu Hiền và cán bộ phòng kế toán Công ty Thăng Long (TALIMEX) để bài chuyên đề của em thêm phong phú về lý luận và thiết thực với thực tế. Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá Nguyên vật liệu. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu. 1.1.1.1Khái niệm: Vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá. Trong các doanh nghiệp, vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp. 1.1.1.2 Đặc điểm: Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất- kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất - kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. Vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia công ty, …, trong đó, chủ yếu là do doanh nghiệp mua ngoài. 1.1.1.3 Vai trò của nguyên vật liệu: Có thể nói, vật liệu vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với những doanh nghiệp sản xuất (Công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ bản vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để tạo thành sản phẩm). Do vậy vật liệu không chỉ quyết định đến số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách, chủng loại sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội. Như vậy vật liệu có một giá trị vô cùng quan trọng không thể phủ nhận trong quá trình sản xuất kinh doanh. Một hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thực hiện được nếu thiếu một trong ba yếu tố: Lao động, tư liệu lao động, và đối tượng lao động. Trong đó con người với tưcách là chủ thể lao động sử dụng tư liệu lao động và đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất. Trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động là nguyên vật liệu. Chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp. Nó không chỉ làm đầu vào của quá trình sản xuất mà còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho được theo dõi bảo quản và lập dự phòng khi cần thiết. Do vật liệu có vai trò quan trọng như vậy nên công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phải được thực hiện một cách toàn diện để tạo điều kiện quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Vật liệu trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, có giá trị, công dụng, nguồn gốc hình thành…khác nhau. Do vậy, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia thành các loại như sau: -Nguyên, vật liệu chính: là thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm; -Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau…); -Nhiên liệu: là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt…; -Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải …; -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào với mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản; -Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt …); -Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng v.v… Phương pháp tính giá nguyên vật liệu. Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Theo quy định vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Tức là vật liệu khi nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế. 1.1.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Giá gốc ghi sổ vật liệu trong các trường hợp cụ thể được tính như sau: Với các vật liệu mua ngoài: giá thực tế (giá gốc) ghi sổ gồm trị giá mua ngoài của vật liệu thu mua [ là giá mua ghi trên hoá đơn của người bán đã trừ(-) các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng, cộng (+) các loại thuế không được hoàn lại (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí bao bì; chi phí của bộ phận thu mua độc lập; chi phí thuê kho, thuê bãi; tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi…)]. Như vậy, trong giá thực tế của vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ không bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ mà bao gồm các khoản thuế không được hoàn lại như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Với vật liệu doanh nghiệp sản xuất: giá thực tế ghi sổ của vật liệu do doanh nghiệp sản xuất khi nhập kho là giá thành sản xuất thực tế (giá thành công xưởng thực tế) của vật liệu sản xuất ra. Với vật liệu thuê ngoài, gia công, chế biến: giá thực tế ghi sổ nhập kho bao gồm giá thực tế của vật liệu, cùng các chi phí liên quan đến thuê ngoài gia công, chế biến, (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt định mức…). Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn: giá thực tế ghi sổ là giá thoả thuận do các bên xác định (hoặc tổng giá thanh toán ghi trên hoă đơn GTGT do các bên tham gia liên doanh lập) cộng (+) với các chi phí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải bỏ ra (nếu có). Với phế liệu: giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Với vật liệu được tặng, thưởng: giá trị thực tế ghi sổ của vật liệu là giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có). 1.1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Để xác định giá thực tế (giá gốc) ghi sổ của vật liệu xuất kho trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phương pháp phải giải thích rõ ràng. Cụ thể như sau: a, Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế từng loại xuất kho = Số lượng từng loại xuất kho * Giá đơn vị bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu, dụng cụ, hàng hoá cũng như giá thành sản phẩm trong kỳ. Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập Cách này tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. b, Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu nhập kho trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu xuất trước và do vậy, giá trị của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. c, Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định những vật liệu nhập kho sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. d, Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập và cho tới lúc xuất kho (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất kho lô nào (hay cái nào) sẽ được tính theo giá thực tế của lô ấy hay cái ấy. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại vật liệu hoặc vật liệu ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được. e, Phương pháp giá thực tế hạch toán: Ngoài các phương pháp cơ bản trên, trong thực tế công tác kế toán, để giảm nhẹ việc ghi chép cũng như bảo đảm tính kịp thời của thông tin kế toán, để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho, kế toán còn sử dụng phương pháp giá hạch toán. Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế từng loại xuất kho (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán từng loại xuất kho * Hệ số giá từng loại Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Về thực chất, việc sử dụng giá hạch toán để ghi sổ các loại hàng tồn kho nói chung chính là một thủ thuật của kế toán nhằm phản ánh kịp thời tình hình biến động hiện có của từng loại hàng tồn kho. Giá trị từng loại hàng tồn kho tính theo phương pháp giá hạch toán đúng bằng giá trị từng loại hàng tồn kho tăng, giảm hiện có tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu. Vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm cho nên yêu cầu quản lý vật liệu và công tác tổ chức vật liệu là hai điều kiện cơ bản luôn song hành cùng nhau. Hạch toán vật liệu có chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm được chính xác tình hình thu mua, dự trữ, và sử dụng vật liệu cả về kế hoạch và thực hiện, từ đó có những biện pháp thích hợp trong quản lý. Mặt khác tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán vật liệu sẽ giúp cho việc hạch toán giá thành của doanh nghiệp chính xác. Xuất phát từ yêu cầu quản lý vật liệu, vị trí và đặc điểm của vật liệu, công tác hạch toán có những nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chủng loại và tình hình thực tế của vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ và chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa có thể xảy ra. 1.2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau: Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm theo từng danh điểm vật liệu với thẻ kho mở ở kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Phương pháp thẻ song song mặc dầu đơn giản, dễ làm nhưng việc ghi chép còn nhiều trùng lặp. Vì thế, chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít, trình độ nhân viên kế toán chưa cao. Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng kho. Sổ này được ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập, bảng kê xuất từng thứ (danh điểm) vật liệu; mỗi danh điểm ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho; đồng thời đối chiếu số tiền của từng danh điểm vật liệu với kế toán tổng hợp (theo giá hạch toán ở các bảng tính giá). Phương pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhưng việc ghi chép vẫn còn trùng lặp. Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Theo phương pháp sổ số dư, công việc cụ thể taị kho giống như các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi nhận thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối của mỗi tháng để ghi số lượng tồn kho vật liệu vào sổ. Trong sổ số dư, các danh điểm vật liệu được in sẵn, xếp theo từng nhóm và từng loại. Sau khi ghi số lượng từng loại vật liệu tồn kho vào sổ số dư, thủ kho sẽ chuyển sổ cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Ghi định kỳ Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết vật liệu theophương pháp sổ số dư Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán). Tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho * giá hạch toán). Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Để hạch toán vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng một trong 2 phương pháp: kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất, bao gồm nguyên-vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá. 1.3.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Khái niệm và tài khoản sử dụng: Phương pháp kê khai thường xuyên:là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên, vật liệu nói riêng. Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau: -Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu” tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên, vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…). Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt…). Dư nợ: giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho. -Tài khoản 151: “Hàng mua đi đường” tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá… mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng, chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán). Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 133, 331, 111, 112, 632…. Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu thu mua cả vể số lượng, chất lượng, quy cách…Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản kiểm nhận vật tư”. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tư trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Phương pháp hạch toán: a, Với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ( đã thực hiện việc mua bán hàng hoá có hóa đơn, chứng từ ghi chép kiểm tra đủ). Thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá trị vật tư mua vào, còn phẩn thuế GTGT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. Kế toán sử dụng tài khoản 133 (1331) -Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá dịch vụ mua ngoài). b, Với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Đối với cơ sở sản xuất không đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT đầu vào được ghi vào giá thực tế nguyên vật liệu. Như vậy, khi mua vật liệu thuế GTGT đầu vào được tính vào giá của vật liệu. Kế toán không sử dụng tài khoản 133 “Thuế GTGT đầu vào”. Còn phương pháp hạch toán tương tự như trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trình tự hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được khái quát theo sơ đồ (xem sơ đồ 1.4). 1.3.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì. 1.3.2.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánhgiá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Nhược điểm của phương pháp này là độ chính xác không cao. Phương pháp này áp dụng cho các đơn vị kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp thường xuyên dùng, xuất bán. Các tài khoản kế toán sử dụng : Tài khoản 611 “mua hàng” – chi tiết TK 6111 “mua nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Kết cấu TK 611: Bên nợ: Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đàu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: phản ánh giá thực tế VL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Tài khoản này không có số dư. Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi trên đường”. Dùng để phản ánh trị giá số vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại, từng người bán. Bên nợ: giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên có: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Dư nợ: giá thực tế hàng đang đi đường. Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu”. Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ. Dư nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 111, 112, 331….Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. 1.3.2.2. Phương pháp hạch toán: (Xem sơ đồ 1.5) 1.4. Các hình thức sổ kế toán vận dụng trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và các điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức sổ kế toán khác nhau. Song quy lại có bốn hình thức sổ sách kế toán sau: -Hình thức Nhật ký chung. -Hình thức Nhật ký - Sổ Cái. -Hình thức Chứng từ ghi sổ. -Hình thức Nhật ký - Chứng từ. 1.4.1. Hình thức Nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vầo các chứng từ nhập, xuất (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…) kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ Cái TK 152, 331… Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan. Trong trường hợp đơn vị mở Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ (5-10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các TK phù hợp rên sổ Cái sau khi đã loại bỏ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi dồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt. 1.4.2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kế toán phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - Sổ cái. Cuối kỳ khoá sổ thẻ kế toán chi tiết, lập tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Nhật ký - Sổ cái. 1.4.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị trễ nhất là trong điều kiện thủ công, sổ sách trong hình thức này gồm: -Sổ cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột. -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối phát sinh. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh giá liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm). Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. -Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép. -Các sổ, thẻ hạch toán chi tiết: Dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ…) 1.4.4 Hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với kế toán bằng máy. Sổ sách trong hình thức này bao gồm: Sổ nhật ký chứng từ: Nhật ký-chứng từ mở hàng tháng cho một hoặc một sổ tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý. Nhất ký- chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản có liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích. -Sổ cái: Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm. chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm: số dư đầu kỳ, số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với các tài khoản có liên quan, còn số phát sinh bên Có của tài khoản chi ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký- chứng từ có liên quan. -Bảng kê: Được sử dụng cho một số đối tượng cần bố xung chi tiết như bảng kê ghi Nợ của tài khoản 111, 112… trên cơ sở các số liệu phản ánh ở cuối bảng kê cuối tháng ghi vào Nhật ký chứng từ có liên quan. -Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần phải hạch toán chi tiết. 1.5. Công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Đối với mỗi công ty công tác kế toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Nó quyết định đến hiệu suất cũng như lợi nhuận mà Công ty đó đạt được. Để thực hiện được điều này, việc tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là cần thiết vì đây là một biện pháp hữu hiệu, quan trọng nhất góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thánh sản phẩm, tránh mất mát hư hỏng trong quá trình sản xuất kinh doanh mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Trong khâu thu mua: Công tác kế toán nguyên vật liệu cần phải chọn lọc, chi tiết nguyên vật liệu để tránh nhập phải nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, nhằm tăng năng suất trong quá trình sản xuất, từ đó sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí phát sinh không cần thiết. Trong khâu dự trữ và bảo quản: Công tác kế toán nguyên vật liệu phải có hệ thống kho được tổ chức khoa học hợp lý giúp vật tư được bảo quản chặt chẽ, tránh được tình trạng thất thoát vật tư, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Như vậy việc sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất sẽ chính xác, tiết kiệm hơn rất nhiều. Việc cung cấp thông tin chi tiết về tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng loại vật liệu thông qua các sổ kế toán chi tiết vật liệu, thẻ kho, việc phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ… sẽ giúp cho việc nắm bắt tình hình sản xuất của ban giám đốc dễ dàng hơn, nhanh nhạy hơn, chính xác hơn và có những biện pháp kịp thời trong sản xuất, giúp cho những nhà lãnh đạo có những hướng đi phù hợp với nhu cầu của thị trường. Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THĂNG LONG (TALIMEX) 2.1. Giới thiệu chung về Công ty Thăng Long (TALIMEX). 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất hàng may mặc xuất khẩu. Tiền thân là “Xí nghiệp sản xuất máy khâu Hà Nội”, đến năm 1994, xí nghiệp được đổi tên thành Công ty Thăng Long với tên giao dịch là TALIMEX. Công ty có hai cơ sở sản xuất sau: Cơ sở 1 tại 43 đường Giảng Võ - Ba Đình-Hà Nội. Điện thoại: 04.8.432.902 – 04.8.430.492. Fax: 04.7.365.262. E-mail: Talimex@hn.vn.vn. Cơ sở 2 đặt tại Khương Trung -Thanh Xuân - Hà Nội. Điện thoại: 04.5.652.859. Fax: 04.5.652.860. Công ty Thăng Long được thành lập vào ngày 03/10/1973 theo quyết định số 199/UBQP của UBND thành phố Hà Nội có nhiệm vụ nghiên cứu và chế thử máy khâu gia đình. Lúc này, xí nghiệp gồm 30 người trong đó có nhiều kỹ sư và thợ bậc cao về cơ khí. Trong những ngày đầu thành lâp xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn như: Cơ sở lao động, vật chất nghèo nàn, thiết bị cần thiết đã cũ và không đồng bộ, nhà xưởng hư hỏng nhiều; trình độ cán bộ, công nhân phần lớn chưa hiểu nhiều về công nghệ sản xuất máy khâu. Song với sự giúp đỡ của UBND thành phố Hà Nội cùng với sự cố gắng, nỗ nực của toàn bộ công nhân viên trong xí nghiệp nên đã khắc phục khó khăn và đã chế thử thành công sản phẩm máy khâu gia đình, ngay sau đó xí nghiệp đã cho sản xuất hàng loạt. Xí nghiệp đã cố gắng nâng dần sản lượng cũng như chất lượng sản phẩm máy khâu. Năm 1978, xí nghiệp đã đạt sản lượng 300 máy khâu /năm. Đến năm 1987, xí nghiệp đã đạt được 2520 c/năm và chế thử thành công máy khâu công nghiệp. Đến những năm 1988, 1989 do sự chuyển đổi của cơ chế thị trường làm nền sản xuất trong nước có nhiều biến động. Sản phẩm làm ra không bán được khiến cho xí nghiệp lâm vào tình trạng bế tắc. Công nhân không có việc làm, đời sống cán bộ công nhân viên gặp nhiều khó khăn. Đứng trước tình cảnh đó, xí nghiệp phải chuyển hướng kinh doanh để duy trì hoạt động của xí nghiệp và đảm bảo công ăn việc làm cho lao động trong xí nghiệp. Đến năm 1992 xí nghiệp đã ngừng hẳn việc sản xuất máy khâu và chuyển sang ngành may mặc. Năm 1994, xí nghiệp đổi tên thành công ty Thăng Long, và thực hiện theo quyết định số 338 về việc thành lập lại doanh nghiệp và doanh nghiệp nhà nước thuộc Sở Công nghiệp Hà Nội, với nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất và kinh doanh hàng may mặc trong và ngoài nước. Mặc dù bước đầu chuyển sang ngành may mặc, đối diện với nhiều khó khăn nhưng việc chuyển hướng kinh doanh lại là một trong những hướng đi đúng đắn của Công ty. Tại thời điểm mà nền kinh tế nước ta đang dần chuyển biến từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường; Công ty đã có những triển vọng lớn, cụ thể là: Cũng như nhu cầu khác, nhu cầu về may mặc của người tiêu dùng cũng ngày một tăng lên sản phẩm của Công ty sản xuất đã có thị trường tiêu thụ. Nhưng với số vốn ít ỏi ban đầu, đã gây nhiều khó khăn cho Công ty trong việc cải tạo, nâng cấp mẫu mã sản phẩm trong những năm đầu của thập kỷ 90. Năm 1995, Công ty đã đầu tư cho sản xuất hai dây chuyền may mặc của Nhật Bản và Đài Loan bằng nguồn vốn vay và nguồn vốn huy động. Đồng thời, cũng xây dựng và cải tạo lại nhà xưởng. Trong 3 năm 1995, 1996, 1997 tình hình tài chính của Công ty rất khó khăn nên trong tháng 2/1998 nhà nước và UBND thành phố Hà Nội đã cấp cho Công ty toàn bộ tài sản cố định mà Công ty đã đầu tư trong 3 năm qua. Năm 2002 là năm Công ty đã hoàn thành tốt các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật mà Sở Công Nghiệp đã giao cho. Sản phẩm chính của Công ty lúc bấy giờ là áo T-shirt (áo sơ mi) được thiết kế sản phẩm trên vi tính, máy cắt dập liên hoàn. Đồng thời Công ty cũng đầu tư dây chuyền sản xuất một số phụ liệu phục vụ cho nghành may như sản xuất khoá đính, các loại cúc và ôzê, in dệt nhãn mác. Với thế mạnh năm 2002 đến 2003 Công ty đã mở rộng thị trường quốc tế, thị trường trong nước, phấn đấu nâng cao tỷ lệ hàng bán FOB bằng nguồn vật tư trong nước lên 70% tổng doanh thu hàng may mặc, phấn đấu thu nhập bình quân năm của cán bộ công nhân viên lên 850.000đ/người/tháng, phấn đấu hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kỹ thuật mà Sở Công Nghiệp giao cho. Năm 2004, Công ty đã có một bước ngoặt quan trọng đó là Công ty đã tiến hành cổ phần hoá. Năm 2005, Công ty có số lao động 550 người và đạt được những kết quả cao. Bảng số liệu sau sẽ cho ta thấy trong 2 năm 2004-2005 hoạt động sản xuất của Công ty Thăng Long đã thu được những thắng lợi đáng kể, điều đó được thể hiện rõ qua bảng sau: Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu về tình hình thực hiện doanh thu của Công ty Thăng Long trong 2 năm 2004 - 2005: Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Tổng doanh thu 20.700.000.000 22.200.500.000 Doanh thu thuần 19.136.750.340 21.012.415.000 Lợi nhuận gộp 2.642.138.000 2.875.693.500 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1.007.250.450 1.572.640.845 Lợi nhuận khác 79.357.000 55.000.000 Tổng lợi nhuận trước thuế 1.086.607.450 1.627.640.845 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 185.455.000 202.604.545 Lợi nhuận sau thuế 901.152.450 1.425.036.300 Qua những chỉ tiêu trên (xem bảng 2.1), như vậy trong 2 năm 2004-2005 tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty là có hướng phát triển tốt, các chỉ tiêu đạt được năm sau đều cao hơn năm trước. Năm 2004 chỉ tiêu tổng doanh thu là 20.700.000.000 đ thì sang tới năm 2005 đã tăng lên 22.200.500.000 đ (1.07 %). Các chỉ tiêu lợi nhuận cũng tăng hơn năm trước với tỷ lệ tương đối cao. Sở dĩ các chỉ tiêu tăng là do Công ty đã sử dụng các biện pháp tăng cường quản lý nâng cao năng suất lao động mang lại hiệu quả kinh tế cao. Nhờ đó mà trong những năm qua Công ty luôn hoàn thành kế hoạch đặt ra. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty. Từ xí nghiệp sản xuất máy khâu chuyển sang Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm may mặc, Công ty Thăng Long đã thay đổi cơ cấu tổ chức để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Công ty thực hiện chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy định, thực hiện theo chế độ quyền làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên. Với đặc điểm trên Công ty cần có một bộ máy quản lý thống nhất, gọn nhẹ có trình độ và năng lực để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của công ty trong nền kinh tế thị trường đầy năng động. Theo đó Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý của mình theo hình thức tập trung với sơ đồ như sau: Giám Đốc P.Tổ Chức Hành Chính Phó Giám Đốc 11 P. Sản Xuất P.Kĩ Thuật KCS P.Vật Tư P.Kế toán P.Bảo Vệ Phó Giám Đốc P.Thị Trường Sơ đồ 2.1: BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY THĂNG LONG Trong Công ty Thăng Long mỗi một phòng ban hay một phân xưởng tổ sản xuất trong Công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau làm cho bộ máy quản lý của Công ty tạo thành một khối thống nhất. -Giám đốc Công ty: Do nhà nước bổ nhiệm, là người quản lý Công ty theo chế độ một thủ trưởng, có quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty theo chính sách của nhà nước và quyết định của đại hội đồng công nhân viên chức, chịu trách nhiệm với nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc là người đại diện toàn Công ty trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, có quyền quyết định về tình hình tài chính của Công ty và các quyết định tổ chức bộ máy quản lý Công ty đảm bảo có hiệu quả. -Phó giám đốc: Là người hỗ trợ công việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước các nhiệm vụ được giao. Đồng thời, phó giám đốc còn phụ trách về công tác kỹ thuật và các phòng ban và các kế hoạch phòng ban. Phó giám đốc là người có quyền hạn cao chỉ sau giám đốc Công ty. -Các trưởng phòng: Là người giúp việc và tham mưu cho giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo đơn vị mình quản lý. Thực hiện có hiệu quả các công việc sản xuất kinh doanh của đơn vị mình theo đúng pháp luật của nhà nước và của Công ty. -Phòng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức cán bộ quản lý trong toàn bộ Công ty, tổ chức sắp xếp lao động cho toàn bộ các phân xưởng sản xuất, tuyển dụng lao động cho các phân xưởng tổ sản xuất, quản lý hết các hình thức về tài chính trong Công ty. -Phòng Sản xuất: Làm chức năng tham mưu về kỹ thuất sản xuất, nghiên cứu kỹ thuật nâng cấp hoặc chuyển đổi sản phẩm cho phù hợp với cơ cấu thị trường và nhu cầu người tiêu dùng. Phòng sản xuất gồm 3 bộ phận: +Kỹ thuật công nghệ: có kỹ năng thiết kế mẫu mã sản phẩm, lập các định mức kỹ thuật và tiêu chuẩn kiểm tra sản phẩm, lập quy trình công nghệ cho sản phẩm +Kế hoạch sản xuất: Xây dựng các kế hoạch sản xuất. Lập, dự trù về vật tư, thiết bị lao động và phân bổ kế hoạch cho các đơn vị sản xuất. +Quản lý tài sản thiết bị: Thống kê tài sản cố định, lập kế hoạch di chuyển, tịch thu tài sản cố định, sửa chữa thiết bị điện, lập các dự án đầu tư tài sản cố định. -Phòng Kỹ thuật KCS: Quản lý công tác kỹ thuật như cắt mẫu trước khi đưa vào dây chuyền sản xuất, nghiên cứu đổi mới máy móc theo yêu cầu của công nghệ đáp ứng sự phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty, kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm tại các khâu của quá trình sản xuất. -Phòng Vật tư: Là nơi bảo quản, cung ứng vật tư và thành phẩm. Mọi nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đều được quản lý chặt chẽ. -Phòng Tài chính – Kế toán: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, có chức năng quản lý về tài sản, nguồn vốn, quản lý thu chi tổng hợp và hệ thống hoá các số liệu hạch toán. Qua đó giúp giám đốc nắm được tình hình bán hàng, doanh thu bán hàng, tham mưu giúp giám đốc thực hiện các nhiệm vụ kế toán thống kê tài chính. -Phòng Thị trường: Có nhiệm vụ lên kế hoạch và thực hiện công tác tiêu thụ sản phẩm. -Phòng Bảo vệ: Kiểm tra bảo đảm an ninh, an toàn cho Công ty. 2.1.3 Đặc điểm của bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trưởng Thủ quỹ và Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán NVL Kế toán tổng hợp Sơ đồ 2.2: BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THĂNG LONG Phòng Tài chính kế toán Công ty: là một trong những phòng quan trọng với chức năng chủ yếu quản lý về tài chính góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Tại Công ty hình thức tổ chức công tác kế toán là tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng Tài chính - Kế toán của Công ty, từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán. -Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, phụ trách chung cho mọi hoạt động kế toán chung tại Công ty. -Kế toán viên: Có nhiệm vụ làm công việc về tiền lương, thanh toán, theo dõi việc uỷ thác nhập khẩu, tiền gửi ngân hàng, tăng giảm tài sản cố định. -Kế toán tổng hợp: Theo dõi tổng hợp tình hình nhập-xuất, tồn kho vật tư, lập báo cáo kế toán, cuối quý lập bảng chi tiết vật tư xuất kho từng bộ phận, tính giá thành sản phẩm, tình hình nộp thuế cho nhà nước. -Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu – chi và bảo quản tiền mặt ở Công ty. Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Đây là hình thức kế toán đơn giản, phù hợp với đặc điểm của Công ty và thuận tiện trong việc áp dụng máy vi tính. Trong điều kiện ứng dụng tin học vào kế toán như hiện nay. Công ty đã căn cứ vào các yêu cầu cụ thể của mình, căn cứ vào các quy định có tính bắt buộc, quy định có tính hướng dẫn của nhà nước. Công ty đã thiết kế những mẫu sổ phù hợp với cơ chế hoạt động của máy vi tính đảm bảo máy có thể thực hiện ghi chép, hệ thống hóa thông tin về các số liệu theo chỉ tiêu kinh tế - tài chính phục vụ việc lập báo cáo tài chính. Nhờ đó mà giảm bớt khối lượng công việc của kế toán tăng hiệu quả công việc và phục vụ thông tin cho lãnh đạo kịp thời. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên và mỗi kỳ kế toán là Quý. 2.1.4 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm trong Công ty là một quá trình khép kín, liên tục và được thực hiện trọn vẹn trong đơn vị. Sản phẩm tạo ra được hình thành từ nguyên liệu chính là vải nên quy trình công nghệ cũng có những đặc điểm riêng của ngành may mặc. Phân xưởng là Nguyên vật liệu Phân xưởng đóng gói Phân xưởng cắt Kho thành phẩm Phân xưởng vắt sổ Xuất xưởng Phân xưởng may Sơ đồ 2.3: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT SẢN PHẨM. Theo quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty Thăng Long (xem sơ đồ 2.3), nguyên vật liệu sau khi xuất kho được đưa sang phân xưởng cắt để tạo ra các chi tiết sản phẩm. Các chi tiết sản phẩm này vì không có đặc tính sử dụng nên không trao đổi được trên thị trường nên chúng tiếp tục được đưa xuống các phân xưởng tiếp theo gồm: phân xưởng vắt sổ, phân xưởng may, phân xưởng là, phân xưởng đóng gói… để hoàn thiện sản phẩm (quần áo, hàng mẫu…). Các sản phẩm này trước khi nhập kho đều được các bộ phận kỹ thuật của công ty kiểm tra chất lượng và đóng gói để hoàn thiện với một quy trình công nghệ khép kín. Công ty hoàn toàn có thể tiết kiệm được chi phí, góp phần giảm giá thành sản phẩm và tăng thu nhập cho công ty. 2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là Công ty chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài nước, chủng loại sản phẩm rất phong phú và đa dạng, nhiều mẫu mã và kích cỡ nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau như các loại vải và các phụ kiện khác như các loại chỉ, khuy, khoá, cúc, móc, băng gai, chun, mex, nhiên liệu các loại như điện xăng dầu máy để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau. Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ may của Công ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để xí nghiệp đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho. Công ty Thăng Long có đặc điểm là tìm thị trường tiêu thụ trước (khách hàng) rồi mới tiến hành khai thác nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất. Làm như thế để đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả. Đối với vật liệu chính là vải nhiều khi là do khách hàng cung cấp hoặc Công ty phải tự tìm mua tuỳ theo yêu cầu của đối tác đặt hàng. Việc lựa chọn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu được căn cứ vào định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép do bộ phận kỹ thuật lập cho mỗi đơn đặt hàng. Việc tăng năng xuất lao động nâng cao chất lượng sản phẩm cần chú trọng đến việc cung ứng vật liệu đầu vào. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào đòi hỏi phải đúng tiến độ, chủng loại, đúng khối lượng và chất lượng đảm bảo cho sản phẩm đầu ra tới tay người tiêu dùng vẫn còn nguyên giá trị như thiết kế. Do đặc thù của nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố, bục mủn nên đòi hỏi Công ty phải có kho hàng đủ tiêu chuẩn quy định để việc bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật để không gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long Trong Công ty vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hoá, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác, nguyên vật liệu lại thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán được nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý hạch toán cho phù hợp. Căn cứ vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệu trong sản xuất kinh doanh, vật liệu tại Công ty Thăng Long chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: như vải nhung hoa, vải dạ, vải dệt kim, vải sẹc, vải voan ren, vải thô gai, số lượng các loại vải nhiều, mỗi loại có màu sắc kích cỡ khác nhau. -Vật liệu phụ: Gồm chỉ, khóa, ken, mex, vải lót, cúc các loại. -Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: Dây cudoa máy khâu, kim máy khâu, dầu tra máy, săm lốp ôtô. - Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm như các loại vải vụn. Như vậy việc phân loại nguyên vật liệu ở Công ty Thăng Long nói chung là phù hợp là phù hợp với đặc điểm và vai trò và tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất kinh doanh, giúp cho nhà quản lý được dễ dàng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này giúp Công ty theo dõi được số lượng từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, từ đó đề ra phương thức quản lý phù hợp. 2.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long : Tại Công ty Thăng Long kế toán sử dụng giá thực tế của vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu. 2.2.3.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế mua ngoài nhập kho là phải đánh giá giá mua trên hoá đơn và chi phí vận chuyển bốc dỡ (không bao gồm cả thuế GTGT). Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì giá thực tế nhập kho bằng giá tiền phải trả cho bên bán cộng thuế nhập khẩu cộng lệ phí thanh toán cộng chi phí vận chuyển mà chi phí đó được theo dõi riêng và được tính hết vào sổ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (không VAT ) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) _ Các khoản giảm trừ (nếu có ) 2.2.3.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Tại Công ty Thăng Long, đối với nguyên vật liệu xuất dùng Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân theo công thức: Giá thực tế từng loại xuất kho = Số lượng từng loại xuất kho * Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Chúng ta có thể hiểu rõ hơn qua ví dụ dưới đây: Ví dụ: Tài liệu về vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty. ( Xem sổ chi tiết vật liệu vải dệt kim bảng 2.3). = = 26440 Giá trị vải dệt kim xuất dùng: Ngày 21/10: 1.350*26.440 = 35.694.000 đ. Ngày 27/10: 2.740 *26.440 = 75.445.600 đ. Tổng giá trị xuất dùng trong kỳ: 111.139.600 đ. 2.3. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. 2.3.1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phương pháp kế toán ban đầu: Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là: Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT). Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT). Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty Thăng Long (TALIMEX) chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật tư thông qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị trường. 2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu: Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ tục nhập và ký thành ba liên phiếu nhập kho vật tư. Một liên do thủ kho giữ, một liên do phòng kế toán lưu, và một liên giao lại cho khách hàng. Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật tư thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật tư, lập biên bản xử lý (có xác nhận của người mua hàng). Thông thường người bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật tư, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại, số còn lại trả cho người bán. Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau: -Hoá đơn. -Biên bản kiểm nhận vật tư. -Phiếu nhập kho. -Thẻ kho. . Thẻ kho Nhập NVL Biên bản kiểm nhận vật tư Phiếu nhập kho Sơ đồ 2.4: thủ tục nhập kho Tại Công ty thăng long Đối với vật tư nhập lại kho từ phân xưởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật tư hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên như trường hợp trên. Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà không cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nào. Nghĩa là không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách. Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Công ty ta có thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Công ty theo ví dụ sau: Công ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m của Công ty TNHH Dệt may An bình như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) Ngày 5/10/2004 Liên 2: Giao cho khách hàng Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hà Nội Họ tên người mua: Công ty Thăng Long (TALIMEX) Địa chỉ: Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Đơn vị tính : đồng STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vải dệt kim m 2.350 26.600 62.510.000 Cộng tiền hàng : 62.510.000 Thuế GTGT 10%: 6.251.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 68.761.000 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ghi rõ họ tên) (Ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 5/10/2004 Số: 25 Nợ: 152 Có: 111 -Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thành Vinh -Nhập tại kho: Vật tư -Hoá đơn số 028 Ngày 5/10/2004 STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư Đơn vị tính Mã số Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vải dệt kim m 2.350 2.350 26.600 62.510.000 Cộng 62.510.000 Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.3.1.2. Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của công ty được xuất dùng cho sản xuất quần áo là chủ yếu, nhưng cũng có một số ít được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung. Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư, tại các phân xưởng lập phiếu báo lĩnh vật tư với phòng cung ứng vật tư, sau khi đã được duyệt phòng vật tư lập phiếu xuất kho thành 3 liên: -Liên: Lưu tại phòng vật tư. -Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán -Liên 3: Giao cho phân xưởng sử dụng vật tư để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. Nếu là xuất bán phải lập hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành, phân xưởng lĩnh vật tư mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế toán trưởng) ký nhận, sau đó đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư. Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật tư vào thẻ kho. Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân xưởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 21/10/2004 Số: 174 Nợ:621 Có:152 -Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân xưởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất -Xuất tại kho: Kho Vật tư Đv tính : đồng STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000 Cộng 35.910.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2. 3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty. Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình N – X – T kho của từng loại vật liệu. Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song. Tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về số lượng và cả về mặt giá trị của vật tư. Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật tư như sau: - Tại kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng vật tư, nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, của từng thứ, từng loại vật liệu để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân xưởng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, phát sinh, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp từng thứ, loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chi tiết số lượng.Vào cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng vật liệu để ghi vào thẻ kho. Bảng 2.2 THẺ KHO Tháng 10/2004 Tên vật liệu (sản phẩm,hàng hoá): Vải dệt kim Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú NT Số phiếu Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 5/10 21/10 25/10 27/10 28/10 25 192 242 174 233 Tồn đầu tháng C.ty TNHH dệt may An Bình Ng.V.Tiến-px cắt C.ty dệt may Khatoco Trần thị Hoa -px cắt C.ty TNHH DATAS 2.350 1.120 1.500 1.350 2.740 1.000 3.350 2.000 3.120 380 1.880 Cộng cuối tháng 10/2004 4970 4.090 1.880 Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình N - X - T kho vật tư theo chỉ số lượng và đơn giá đối với vật tư N - X - T kho. Hàng ngày kế toán vật tư nhận chứng từ sau đó phân loại, sắp xếp để tiến hành ghi sổ. Tại đây sổ kho được đánh thành quyển phù hợp với từng nhóm, loại vật liệu như: vải Cotton, vải xoa, vải dệt kim, chỉ, cúc, thước gỗ. Trong sổ kho có đánh số cho từng trang sổ, mỗi trang một thứ vật liệu một số riêng (nếu vật liệu nào nhập xuất nhiều thì để nhiều trang), ở đầu sổ kho có mục lục số, tên vật tư để việc tìm kiếm được nhanh chóng và trong năm chỉ mở một lần. Sổ này ghi chép hoàn toàn trùng lặp với sổ kho của thủ kho. Và sổ chi tiết vật tư cũng được đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm vật liệu. Mỗi nhóm lại được mở cho từng vật tư riêng biệt. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, kế toán ghi sổ chi tiết như sau: Bảng 2.3 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên vật liệu: Vải dệt kim Tháng 10/2004 Đơn vị tính: Ngày tháng Chứng từ Diễn Giải Đơn Giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú N X SL ST SL ST SL ST 5/10 21/10 25/10 27/10 28/10 25 192 242 174 233 Tồn đầu tháng Cty dệt may A.Bình Ng.V.Tiến-Px cắt Cty may Khatoco Ng.V.Tiến- Px cắt C.ty TNHH DATAS 26.420 26.600 26.440 26.510 26.440 26.600 2.350 1.120 1.500 62.510.000 29.691.200 39.900.000 1350 2.740 35.694.000 72.445.600 1.000 3.350 2.000 3.120 380 1.880 26.420.000 88.930.000 53.236.000 82.927.200 10.481.600 50.381.600 Cộng Tháng 10/ 04 4.970 132.101.200 4.090 108.139.600 1.880 50.381.600 Bảng 2.4 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT- TỒN VẬT TƯ THÁNG 10/2004 STT Tên vật tư Đvị tính Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL ST SL ST SL ST SL ST 1 Vải Dệt kim m 1.000 26.420.000 4.970 132.101.200 4.090 108.139.600 1.880 50.381.600 2 Vải Voan ren m 400 11.618.000 2.330 67.686.500 1.160 39.192.000 1.570 40.112.500 3 Vải Gai thô m 721 15.141.000 2.000 42.000.000 1.350 27.337.500 1.371 29.803.500 4 Vải Nhung hoa m - - 3.100 91.574.000 2.345 69.271.300 755 22.302.700 5 Vải lót m 355 5.491.850 935 14.604.700 1.020 16.010.500 270 4.086.050 6 Vải Coton lạnh m 110 3.192.750 1.937 56.231.110 - - 2.047 59.423.860 7 Khoá dây Chiếc 200 160.400 1.385 1.120.500 1.420 1.136.000 165 144.900 8 Cúc Chiếc - - 5.000 750.000 4.100 615.000 900 135.000 9 Mex vải m 2.000 26.000.000 - - 1.274 16.562.000 726 9.438.000 10 Chỉ Cuộn 1.911 11.038.800 1.050 5.775.000 2.178 12.632.400 783 4.181.400 Cộng 99.062.800 401.093.010 290.896.300 209.259.510 2.3.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty. Tài khoản kế toán Công ty sử dụng: ở Công ty Thăng Long kế toán nguyên vật liệu sử dụng một số tài khoản sau: Tài khoản 152: nguyên liệu vật liệu. Công ty mở các tài khoản chi tiết cấp 2 như: TK 1521, TK 1522, TK 1523. Các nghiệp vụ nhập vật tư Công ty sử dụng các tài khoản: 111, 112,331, 621… Các nghiệp vụ xuất vật tư Công ty sử dụng các tài khoản sau: 621, 627, 632,641,642, 154… 2.3.3.1. Kế toán các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu: Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác hạch toán vật tư. Do vật liệu Công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên quan hệ thanh toán với người bán của Công ty chủ yếu là với người cung cấp nguyên vật liệu. Vật tư mua về đối với những lô hàng mua lẻ, giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu. Còn đối với những lô hàng lớn được kế toán ghi vào tài khoản theo giõi “Phải trả người bán”. Phương pháp ghi sổ của các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Các tài khoản chủ yếu được dùng để hạch toán nguyên vật liệu là: 111, 112, 621, 627,641, 642… Tại Công ty thực tế không có trường hợp nào hóa đơn về mà vật liệu chưa về hoặc ngược lại. Công việc hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu như sau: -Trong tháng vật liệu về nhập kho thanh toán ngay, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT (trong trường hợp được khấu trừ thuế) ghi: Nợ TK 152: Trị giá vật liệu mua vào. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111. 112: Tổng giá thanh toán. Theo chứng từ số 25 ngày 5/10 nhập kho 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m từ Công ty dệt may An Bình, kế toán ghi: Nợ TK 152: 62.510.000 đ. Nợ TK 133: 6.251.000 đ. Có TK 111: 68.761.000 đ. -Mua nguyên vật liệu trong tháng chưa thanh toán với người bán trong trường hợp được khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK 152: trị giá vật liệu mua ngoài. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: Tổng giá thanh toán. Ví dụ: Theo chứng từ số 184 Công ty nhập kho 2.330m vải Voan ren từ Công ty dệt may Khatoco, có đơn giá là 29.050 đ/m. Kế toán ghi: Nợ TK 152: 67.686.500 đ. Nợ TK 133: 6.768.650 đ. Có TK 331: 74.445.150 đ. -Đến khi thanh toán với người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331:74.445.150 đ. Có TK 111: 74.445.150 đ. -Trường hợp lô hàng có các cây vải không đúng tiêu chuẩn chất lượng hoặc không đúng kích cỡ màu sắc như đã đăng ký trên hợp đồng mua bán thì công ty xuất trả lại người bán. Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán vật liệu xuất trả lại. Có TK 152: Trị giá vật liệu xuất trả. Có TK 133: Thuế GTGT của vật liệu xuất trả. VD: Theo chứng từ số 122 ngày 15/2/2004 Công ty trả lại loại vải Xoa bóng cho Công ty TNHH Thái Dương- Nam Định, do vải không đúng quy cách với tổng số tiền ghi trên phiếu xuất: 35.670.800 kế toán định khoản như sau: Nợ TK 331: 35.670.800 đ. Có TK 152: 32.428.000 đ. Có TK 133: 3.242.800 đ. Với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu liên quan đến tiền mặt, trước hết kế toán viết phiếu chi tiền mặt rồi chuyển đến kế toán trưởng và giám đốc duyệt chi. Sau khi thanh toán xong, kế toán nhận lại phiếu chi định khoản vào sổ Nhật ký chi tiền. Do Công ty mua vật liệu người bán có quan hệ thường xuyên là lâu dài nên rất tín nhiệm trong việc hạch toán. Vì thế kế toán tổng hợp nhập vật tư được gắn chặt với kế toán thanh toán với người bán. Với hình thức Nhật ký chung để hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu, kế toán Công ty sử dụng sổ: Nhật ký mua hàng và sổ chi tiết số 2: “ Phải trả người bán”. Bảng 2.5 SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Tháng 10/2204. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK Tk 331 Số NT Hàng hóa NVL TK khác SH ST 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1/10 3/10 5/10 13/10 14/10 18/10 23/10 25/10 28/10 30/10 03 15 25 67 126 163 184 192 242 268 Tháng10/2003 Mua vải gai thô Cty T.Lợi Mua khoá- chợ Đ.Xuân Mua vải dệt kim Cty An Bình Mua vải nhung hoa Cty T.Lợi Mua vải lót Cty Việt Trì Nhập vải Coton lạnh Cty T.Bình Nhập Vải voan từ Cty Khatoco Nhập vải dệt kim từ Khatoco Nhập vải dệt kim Cty DATAS Mua cúc kiốt 12 chợ Hàng Da 42.000.000 1.120.500 62.510.000 91.574.000 14.604.700 56.231.110 67.686.500 29.792.000 39.900.000 750.000 133 133 133 133 133 133 133 133 133 133 4.200.000 112.050 6.251.000 9.157.400 1.460.470 5.623.111 6.768.650 2.979.200 3.990.000 75.000 46.200.000 1.232.550 68.761.000 100.731.000 16.065.170 61.854.221 74.445.150 32.771.200 43.890.000 825.000 Cộng 406.168.810 40.616.881 446.785.691 Vào cuối tháng tổng cộng số liệu phát sinh trên sổ “Nhật ký mua hàng” và vào sổ “Nhật ký chung”. 2.3.3.2. Kế toán các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu: Tại Công ty Thăng Long vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất may đo quần áo, nhưng cũng có một ít dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung. Khi xuất dùng vật liệu cho sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621: Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm. Có TK 152: giá thực tế vật liệu xuất dùng. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho 174 ngày 21/10, xuất vải dệt kim để phục vụ sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621:35.910.000 Có TK 152: 35.910.000 Khi xuất vật liệu cho quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung, kế toán ghi: Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất. Nợ TK 642: Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Có TK152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng. Ví dụ: căn cứ vào phiếu xuất kho số 137 ngày 17/10/2004 kế toán ghi: Nợ TK 627: 12.360.100 Có TK 152: 12.360.100 Ngoài các nghiệp vụ xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, ở Công ty còn phát sinh nghiệp vụ xuất bán phế liệu. Tiền bán phế liệu thường được khách hàng trả lại ngay bằng tiền mặt. Số tiền tổng cộng bán phế liệu trong tháng, kế toán không hạch toán vào sổ mà được sử dụng chi các chi phí khác như: Tiền mua chổi quét vệ sinh hàng ngày và một số việc khác. Căn cứ “Bảng kê nhập nguyên vật liệu” hàng tháng, cuối tháng tính theo giá thực tế xuất kho. Kế toán tiến hành lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Mục đích của việc lập bảng phân bổ số 2 là để phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng theo các đối tượng sử dụng và chi tiết cho từng đối tượng sử dụng. Cột dọc phản ánh các loại nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng theo giá thực tế. Các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu. Bảng phân bổ nguyên vật liệu được lập tại Công ty như sau Bảng 2.6 BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 10/ 2004 Tên TK TK ghi có TK ghi nợ 152 1 2 3 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 290.896.300 627 Chi phí sản xuất chung 12.360.100 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 641 Chi phí bán hàng 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Tổng cộng 303.256.400 Ngày… tháng… năm Người lập bảng Kế toán trưởng Tại Công ty Thăng Long, theo các quy tắc kế toán hiện hành thì hàng ngày tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở Công ty đều được ghi vào sổ Nhật ký chung. Để thấy được sụ chi tiết, cụ thể và tinh thần làm việc mẫn cán của cán bộ phòng kế toán tại Công ty Thăng Long ta có thể xem sổ Nhật ký chung trong tháng 10/2004 sau đây: Bảng 2.7 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 10/2004 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái SH TK Số phát sinh SH Ngày Nợ Có 03 09 25 56 67 126 137 163 174 179 184 189 192 201 233 242 268 1/10 2/10 5/10 10/10 13/10 14/10 17/10 18/10 21/10 22/10 23/10 24/10 25/10 26/10 27/10 28/10 30/10 Mua vải Gai thô của C.ty Thắng Lợi. Xuất vải Gai thô cho phân xưởng Cắt Nhập vải dệt kim từ C.ty dệt may An Bình Tạm ứng cán bộ công nhân viên. Mua vải nhung hoa từ C.ty may Thắng Lợi Mua vải lót từ công ty Việt Trì Xuất thước gỗ cho bộ phận kiểm tra CLSP. Nhập Vải Contonlạnh từ C.ty vải Thái Bình Ng.Việt Tiến-px cắt Xuất vải nhung hoa cho phân xưởng cắt Nhập vải từ C.ty dệt may Khatoco Chi tiền mặt dùng cho quản lý DN Nhập vải dệt kim từ Cty dệt may Khatoco Xuất vải voan ren cho Trần Thị Hoa-Px cắt Nguyễn Việt Tiến –Px cắt Nhập vải dệt kim từ công ty TNHH DATAS Mua cúc kiot số 12- Chợ Hàng Da 152 133 111 621 152 152 133 111 141 111 152 133 111 152 133 331 627 152 152 133 331 621 152 621 152 152 133 331 642 111 152 133 111 621 152 621 152 152 133 111 152 133 111 42.000.000 4.200.000 27.337.500 62.510.000 6.251.000 26.915.560 91.574.000 9.157.400 14.604.700 1.460.470 12.360.100 56.231.110 5.623.111 35.694.000 69.271.300 67.686.500 6.768.650 3.750.000 29.792.000 2.979.200 39.192.000 72.445.600 39.900.000 3.990.000 750.000 75.000 46.200.000 27.337.500 68.761.000 29.915.560 100.731.400 16.065.170 12.360.100 61.854.221 35.694.000 69.271.300 74.455.150 3.750.000 32.771.200 39.192.000 72.445.600 43.890.000 825.000 Cộng: 731.779.201 731.779.201 Hàng ngày, dựa vào các số liệu đã ghi trên Nhật ký Chung và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tại Công ty ghi các nghiệp vụ vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Chúng ta có thể xem sổ Cái TK 152 của Công ty Thăng Long trong tháng 10/2004 để biết rõ hơn về việc ghi chép sổ kế toán tại Công ty: Bảng 2.8 SỔ CÁI TK 152- Nguyên vật liệu. Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số phát sinh SH Ngày Nợ Có 03 09 15 25 32 51 67 98 115 126 158 163 174 179 184 192 201 233 242 259 268 Số Dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Mua vải gai thô của Cty Thắng Lợi Xuất vải gai thô cho Px Cắt. Mua khoá của kiot15 chợ Đ. Xuân Nhập vải dệt kim từ cty An Bình Xuất mex vải cho Px. Cắt Xuất Cúc cho phân xưởng may Nhập vải Nhung hoa từ Cty T.Lợi Xuất chỉ cho Px. May Xuất vải cho PX.Cắt Mua vải lót từ Cty Việt Trì Xuất vải lót cho Px cắt Nhập vải cotonlạnh từ Cty T.Bình Xuất vải dệt kim cho Px Cắt Xuất vải nhung hoa cho Px Cắt Nhập vải voan ren từ Cty Khatoco Nhập vải dệt kim từ Cty Khatoco Xuất vải voan ren cho Px cắt Xuất vải dệt kim cho Px cắt Mua vải dệt kim Cty DATAS Xuất khóa dây cho Px cắt Mua cúc kiốt 12-Chợ Hàng Da 111 621 111 111 621 627 111 627 621 331 621 331 621 621 331 111 621 621 111 621 111 … 42.000.000 1.120.500 62.510.000 91.574.000 14.604.700 56.231.110 67.686.500 29.792.000 39.900.000 750.000 27.337.500 16.562.000 615.000 12.632.400 67.942.000 16.010.500 35.910.000 69.271.300 39.192.000 72.445.600 1.136.000 Cộng: 401.093.010 290.896.300 Dư cuối tháng 209.259.510 2.3.4. Công tác kế toán nguyên vật liệu thừa trong kiểm kê: Trong Công ty may mỗi năm đều tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu vào cuối năm nhằm mục đích xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại vật tư hiện có, kiểm tra tình hình bảo quản nhập-xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời các trường hợp hao hụt hư hỏng, mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất… trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và các bộ phận sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đi vào nề nếp công tác hạch toán và quản lý vật tư của Công ty. Khi kiểm tra phải dùng phương pháp thích hợp như: cân, đo, đong, đếm… việc kiểm tra không những chú trọng về mặt số lượng mà còn xét cả về mặt chất lượng. Công tác kiểm kê được tiến hành trước khi lập quyết toán năm. Mọi kết quả kiểm kê đều được phản ánh vào biên bản kiểm kê do kế toán vật liệu lập để kịp thời vào sổ sách trước khi lập quyết toán. Biên bản này được lập cho từng kho, theo từng đơn vị sử dụng hoặc có trường hợp lập chung cho từng nhóm vật tư có tính chất tương đối giống nhau. -Khi kiểm kê thừa kế toán phải ghi giảm chi phí cho Công ty: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân. Có TK 3381: Trị giá hàng thừa chưa rõ nguyên nhân. VD: Trong biên bản kiểm kê vật liệu ngày 19/12/2004 tại Công ty Thăng Long. Ban kiểm kê đã phát hiện ra 700m vải nhung hoa thừa trong kho, trị giá tổng số hàng là: 26.586.000đ; khi đó kế toán ghi: Nợ TK 152: 26.586.000 đ. Có TK3381: 26.586.000 đ. Khi kiểm kê phát hiện thiếu, kế toán ghi: Nợ TK 138: Giá trị vật liệu thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý. Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu. VD: Cũng trong đợt kiểm kê ngày 19/12/2004 Ban kiểm kê đã phát hiện ra trong kho vật tư đã thiếu 415m vải dệt kim, trị giá tổng số vật liệu thiếu là: 11.039.000 khi đó kế toán ghi: Nợ TK 138: 11.039.000 đ. Có TK 152: 11.039.000 đ. Chương 3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THĂNG LONG (TALIMEX). 3.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Công ty Thăng Long từ ngày thành lập đến nay, đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn, sản phẩm ban đầu cũng không phải là nghành may mặc mà là sản xuất máy khâu gia đình, nhưng qua quá trình nỗ lực không ngừng theo kịp với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng, mà đến nay Công ty đã có đội ngũ cán bộ có trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề, các máy móc thiết bị hiện đại và sản phẩm đến nay đã phục vụ cho nhiều đối tượng cả trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Ban giám đốc Công ty luôn trăn trở và tìm kiếm những định hướng phát triển mới nhằm đem lại sự lớn mạnh của Công ty, mang tới thu nhập cao và ổn định cho cán bộ công nhân đơn vị mình. Công ty đã không ngừng mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài nước. Sản phẩm của Công ty đã đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, với chất lượng cao, mẫu mã đa dạng Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của đơn vị trên thị trường. Bộ máy kế toán của Công ty nhỏ gọn và cũng được tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng của từng cán bộ kế toán. Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới của Công ty tương đối nhanh, công tác kế toán nguyên vật liệu cơ bản bảo đảm tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành, hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ và chi tiết rõ ràng. Công ty đã quan tâm đúng mức đến công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo đảm đến khâu sử dụng, điều đó chứng tỏ Công ty đã nhận thức được ảnh hưởng của chi phí nguyên vật liệu đến giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tại Công ty em cũng thấy được những ưu điểm và nhược điểm về quản lý và sử dụng nguyên vật liệu như sau. 3.1.1 Ưu điểm: -Về khâu thu mua nguyên vật liệu: Công ty đã tổ chức được bộ phận tiếp liệu chuyên đảm nhận công tác thu mua nguyên vật liệu trên cơ sở đã xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu. -Về khâu dự trữ: Với khối lượng vật tư sử dụng tương đối lớn, chủng loại vật tư nhiều, đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho sản xuất, không để tình trạng ứ đọng nhiều nguyên vật liều hoặc ngừng sản xuất. Công ty đã xác định mức dự trữ cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn. -Về bảo quản: Hệ thống kho tàng được bố trí tương đối hợp lý, phù hợp với cách phân loại vật liệu mà Công ty đã thu mua dành cho sản xuất may mặc quần áo. -Về khâu sử dụng: Nguyên vật liệu được dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu trước khi xuất vật liệu sản xuất. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải được ban lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm, công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định cần phải được cải tiến để nguyên vật liệu trong Công ty được quản lý và sử dụng hợp lý hơn. - Trong công tác quản lý nguyên vật liệu: Vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau, nhưng Công ty lại chưa sử dụng sổ danh điểm vật tư với quy định mã của từng loại để tạo điều kiện theo giõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ hơn. Do đó, vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này có thể dẫn tới tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. -Về công tác kế toán chi tiết vật liệu: Phế liệu thu hồi không làm cac thủ tục nhập kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách cả về lượng cũng như giá trị. Trong thực tế khi tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, thì tính giá thành sản phẩm được xác định theo công thức: Zsp = Sp dở dang + Cphí thực tế phát – Sp dở dang – Giá trị phế liệu đầu kỳ sinh trong kỳ cuối kỳ thu hồi Vì vậy, hạch toán giá trị phế liệu thu hồi cũng như tận dụng thu sẽ góp phần hạ giá thành sản phẩm. Việc hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán còn trùng lặp quá nhiều. - Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Việc sử dụng sổ chi tiết sổ 2: Với hình thức số Nhật ký chung. Công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 dể hạch toán theo dõi chi tiết hình thức thu mua vật liệu và thanh toán công nợ với người bán. Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên kế toán chưa mở sổ riêng theo giõi cho từng người, như vậy kế toán không theo giõi được một cách chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán. Mặt khác, do sử dụng một sổ để theo dõi với tất cả mọi người bán nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết số 2 vào cuối tháng sau khi đã tập hợp chứng từ đối với người bán. Do đó càng làm tăng công việc vào cuối tháng trong khi đó vẫn không theo giõi được thường xuyên tình hình thanh toán với người bán trong tháng. Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu: Khi xuất dùng nguyên vật liệu, công ty tập hợp chứng từ vào cuối tháng, phân loại và vào bảng phân bổ số 2. Theo cách này, TK 152 được mở chi tiết thành TK 1521, TK1522, TK 1523. Nhưng khi tập hợp số liệu vào bảng phân bổ thì kế toán chỉ tổng hợp chung cho TK 152 chứ không phân thành các TK 152 chi tiết cho từng dối tượng. Sự phân chia này lại phản ánh ở phần đối tượng sử dụng, ghi Nợ các TK như vậy sẽ không đúng các mẫu biểu kế toán. 3.2: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long: 3.2.1. Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức Nhật ký chung, hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. 3.2.2 Lập bảng danh biểu: Để phục vụ cho nhu cầu quản lý vật liệu tránh nhầm lẫn, thiếu sót, Công ty cần sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu”. -“Sổ danh điểm vật liệu”: là sổ tập hợp các loại vật liệu của Công ty đã và đang sử dụng. Trong đó theo dõi từng nhóm, từng loại, từng thứ vật liệu một cách chặt chẽ để giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại Công ty thực hiện một cách dễ dàng hơn và thống nhất hơn. Mỗi loại, mỗi nhóm mỗi thứ vật liệu được quy định một mã riêng sắp xếp một cách trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Bảng 3.1 SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU KÝ HIỆU Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Quy cách Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 152.1.01 Vải m 152.1.01.01 Vải voan ren 152.1.01.02 Vải dệt kim … … … … 152.1.02 Chỉ Cuộn 152.1.02.01 Chỉ xanh Cuộn . 152.1.02.02 Chỉ trắng Cuộn 3.2.3. Hoàn thiện việc nhập-xuất-tồn kho vật liệu: Công ty cần phải xây dựng một quy chế ụ thể về quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng. Trong đó cần quy định rõ trách nhiệm của từng phòng ban, từng cá nhân. Quy định rõ trách nhiệm của cản bộ thu mua vật liệu. khi mua vật liêụ về phải bàn giao chứng từ một cách đầy đủ kịp thời cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập kho và theo dõi giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu trong quý. Về nhập kho nguyên vật liệu: Dù nhập với khối lượng cũng như giá trị là bao nhiêu thì cũng cần phải tiến hành theo đúng thủ tục hập kho đã quy định chỉ trừ một số lần nhập với giá quă nhỏ như nhập bút bi để phục vụ công tác quản lý, nhập băng dính… thì cũng có thể nhập theo thủ tục đơn giản. Việc nhập kho vật liệu theo đúng trình tự sẽ hạn chế được những kết quả xấu, kịp thời phát hiện được những vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý thích hợp. Nguyên vật liệu thu mua về cần phải làm thủ tục nhập kho trước khi xuất cho các bộ phận sản xuất, có như vậy kế toán mới thực hiện được tốt chưc năng kiểm tra, giám sát của minh trong việc sử dụng nguyên vật liệu. Đồng thời giúp kế toán hạch toán được chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật liệu để khi mua nguyên vật liệu về được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng cũng như chủng loại. Có như thế nguyên vật liệu nhập kho mới đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. 3.2.4 Hoàn thiện việc ghi chép sổ chi tiết số 2: Công ty nên mở sổ chi tiết thanh toán với từng người bán để theo dõi từng khách hàng như chế độ kế toán đã ban hành. Do sử dụng một sổ để theo dõi từng khách hàng nên kế toán chỉ ghi sổ chi tiết số 2 vào một lần cuổi tháng mà vẫn không theo dõi thường xuyên tình hình thanh toán với người bán. Như vậy, nó sẽ không phản ánh chính xác các nghiệp vụ liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu. Công ty nên mở sổ riêng cho từng người bán có quan hệ thường xuyên, còn với những người ít nhập vật liệu cho Công ty thì mở chung vào một sổ. 3.2.5. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Mục đích của việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là để theo dõi chặt chẽ tình hình N-X-T từng thứ, từng loại vật liệu cả về sổ lượng lẫn giá trị để đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp vật liệu phải được tổ chức hạch toán theo từng kho, từng thứ, từng loại bằng phương pháp hạch toán phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm riêng do đó điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp là hoàn toàn khác nhau. Cùng một phương pháp nhưng có thể phù hợp với doanh nghiệp này mà không phù hợp với doanh nghiệp kia. Việc áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu quả của công tác kế toán, nó không chỉ làm giảm khối lượng công việc xuống mà còn giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kế toán được dễ dàng thuận lợi hơn. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Việc áp dụng phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với Công ty. Tuy nhiên, vì doanh nghiệp chưa có sổ danh điểm nên việc lập bảng tổng hợp Nhập-Xuất- Tồn kho vật liệu vẫn chưa được ngắn gọn. Vì vậy, kế toán vật liệu tại Công ty cần lập bảng tổng hợp N-X-T kho vật liệu căn cứ vào bảng danh điểm. Bảng Nhập –Xuất – Tồn kho vật liệu được lập như sau: Bảng 3.2 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT- TỒN VẬT LIỆU Loại vật liệu: Vật liệu chính Tháng 10/2004 Danh điểm Tên vật liệu Đvị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kì Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ST SL ST SL ST SL ST … … … … … … … … … … … 152.1.01.02 Vải voan ren m 400 11.618.000 2.330 67.686.500 1.160 39.192.000 1.570 40.112.500 … Cộng Người lập Ngày…tháng…năm… Trưởng phòng kế toán. Như vậy trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật liệu Thẻ Kho Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ3.1: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Trên đây là một số ý kiến của em về công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình tìm hiểu tại Công ty Thăng Long. Tuy nhiên, do năng lực còn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn của bản thân còn ít, nên những ý kiến đề xuất trên chưa phải là phương án tối ưu, mà chỉ là có tính chất tham khảo, góp phần nhỏ bé cùng với Công ty trong việc nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu. KẾT LUẬN Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu để cấu thành nên một sản phẩm. Nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng, nó vừa là đối tượng lao động vừa là cơ sở vật chất trực tiếp tạo ra sản phẩm, chiếm một tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất. Trong thế chuyển mình của đất nước, các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để đạt được chi phí thấp nhất thông qua việc giảm chi phí nguyên vật liệu. Để làm được điều đó thì ngay từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng phải tiến hành một cách khoa học, chặt chẽ. Trong thời gian thực tập tại phòng Kế toán - Tài vụ của công ty Thăng Long (TALIMEX) , em đã được tiếp cận với thực tiễn của công tác kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty, hệ thống các chứng từ cũng như hệ thống sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính của công ty. Từ đó em hiểu sâu sắc hơn về các kiến thức mình đã được học trong quá trình học tập và có được một số kinh nghiệm thực tiễn. Giai đoạn thực tập tại công ty đã giúp em nhận thấy được vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý NVL nói riêng và quản lý sản xuất nói chung, đồng thời em thấy được cần phải vận dụng lý thuyết vào thực tiễn như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Qua nghiên cứu đề tài em đã hiểu rõ hơn về vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất, và khái quát được sơ bộ về thực trạng kế toán NVL tại công ty Thăng Long. Từ đó thấy được ưu, nhược điểm của công tác kế toán NVL cũng như công tác quản lý sử dụng NVL tại công ty Thăng Long, tìm ra nguyên nhân, và đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL để phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của Công ty và đảm bảo đúng theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu và thu thập số liệu có liên quan đến kế toán NVL. Tuy nhiên trong khuôn khổ chuyên đề tốt nghiệp chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Kính mong nhận được sụ thông cảm và đóng góp của thầy cô giáo, các sinh viên trong nhà trường. Xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa QTKD trường Đại Học Công Đoàn. Công ty Thăng Long (TALIMEX). Đặc biệt là sự hướng dẫn chỉ bảo của Cô giáo: Nguyễn Thu Hiền, đã giúp đỡ ủng hộ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS. TS Nguyễn Văn Công, Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, NXB Tài Chính, Tháng 10/2004. Chủ biên: TS Đặng Thị Loan, Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, NXB Tài Chính, 2004. Bộ Tài Chính, Hướng dẫn lập chứng từ kế toán hướng dẫn ghi sổ kế toán, NXB Tài Chính, 2004. Lý thuyết hạch toán kế toán, NXB Tài Chính, 2002. Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, Giáo trình kế toán quản trị, NXB Tài Chính, 2004. Các tài liệu sổ sách, chứng từ kế toán của Công ty Thăng Long (TALIMEX) GIẢI THÍCH NHỮNG CHỮ VIẾT TẮT NVL: nguyên vật liệu. VL: vật liệu. TK: tài khoản. DN: doanh nghiệp. SX: sản xuất. BH: bán hàng. QLDN: quản lý doanh nghiệp. XDCB: xây dựng cơ bản. KKTX: kê khai thường xuyên. KKĐX: kiểm kê định kỳ. Cty: Công ty. QTKD: quản trị kinh doanh. N-X-T: nhập-xuất- tồn. VD: ví dụ. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 3 1.1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá Nguyên vật liệu. 3 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu. 3 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu. 4 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu. 5 Nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu. 9 1.2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 10 Phương pháp thẻ song song 10 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 11 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. 12 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 13 1.3.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 13 1.3.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì. 15 1.4. Các hình thức sổ kế toán vậ17n dụng trong công tác kế toán nguyên vật liệu 17 1.4.1. Hình thức Nhật ký chung. 17 1.4.2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái. 17 1.4.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ 18 1.4.4 Hình thức Nhật ký chứng từ. 18 1.5. Công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 19 Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THĂNG LONG (TALIMEX) 21 2.1. Giới thiệu chung về Công ty Thăng Long (TALIMEX). 21 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 21 2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty. 24 2.1.3 Đặc điểm của bộ máy kế toán tại Công ty 27 2.1.4 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty 28 2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long 29 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty 29 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long 30 2.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long : 31 2.3. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu 32 2.3.1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phương pháp kế toán ban đầu 32 2.3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty 37 2.3.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty 42 2.3.4. Công tác kế toán nguyên vật liệu thừa trong kiểm kê 51 Chương 3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THĂNG LONG (TALIMEX). 52 3.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu. 52 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1.2 Nhược điểm 53 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long 55 3.2.1. Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. 55 3.2.2 Lập bảng danh biểu 55 3.2.3. Hoàn thiện việc nhập-xuất-tồn kho vật liệu 56 3.2.4 Hoàn thiện việc ghi chép sổ chi tiết số 2 56 3.2.5. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 57 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN