Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dệt kim Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, với những chính sách phù hợp của nhà nước đã khuyến khích các doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh góp phần thúc đẩy nền kinh tế đất nước đi lên, các doanh nghiệp cũng có cơ hội đầu tư phát triển hơn nữa. Tuy nhiên, cơ hội cũng luôn đi cùng với thách thức, các doanh nghiệp phải cạnh tranh không chỉ với những công ty trong nước mà còn có cả những công ty nước ngoài với hàng hoá đa dạng về chủng loại, mẫu mã, giá cả và chất lượng để tồn tại và đứng vững trên thị trường. Một trong những yếu tố cạnh tranh giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả trên thị trường đó chính là giá cả và chất lượng sản phẩm. Giá cả phải chăng, chất lượng sản phẩm tốt sẽ giúp cho sản phẩm cạnh tranh được trên thị trường. Một yếu tố đầu vào có ảnh hưởng to lớn tới chất lượng sản phẩm cũng như giá cả của sản phẩm trên thị trường đó chính là nguyên vật liệu. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng, nó đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, nó là yếu tố tiền đề tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên việc sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu cũng như sử dụng hợp lý các yếu tố đầu vào sẽ giúp doanh nghiệp hạ được giá thành sản xuất cũng như nâng cao được chất lượng sản phẩm. Vì vậy doanh nghiệp cần có các công cụ quản lý hiệu quả trong đó kế toán nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng. Kế toán nguyên vật liệu cung cấp những thông tin cần thiết về tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, tình hình bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu giúp cho Ban lãnh đạo đề ra các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cũng như có biện pháp quản lý, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý hơn góp phần hạ giá thành sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội, một doanh nghiệp có quy mô khá lớn, số lượng sản phẩm sản xuất khá lớn và thấy được vai trò của nguyên vật liệu tại công ty, em đã mạnh dạn tìm hiểu và lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội”. Hạch toán kế toán là một môn khoa học có đối tượng nghiên cứu cụ thể đó là tài sản và sự vận động của tài sản với phương pháp nghiên cứu riêng. Trong giới hạn của đề tài này, em chọn phương pháp duy vật biện chứng kết hợp với phương pháp phân tích tổng hợp để nghiên cứu và bước đầu có một số giải pháp cũng như kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Bố cục của chuyên đề cuối khoá ngoài Lời nói đầu và kết luận gồm 3 phần: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Chương 2 : Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Chương 3 : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Do thời gian và trình độ có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo cũng như các cán bộ kế toán trong công ty để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn, giáo viên hướng dẫn Nguyễn Thu Hoài và các cán bộ kế toán trong phòng Tài chính kế toán của Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này! Hà nội, tháng 04 năm 2008 Sinh viên thực hiện Đào Thị Hoa CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. Sự cần thiết của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Khái niệm Nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu và nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất kinh doanh. Giá trị toàn bộ của nguyên vật liệu được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đặc điểm Nguyên vật liệu có hình thái biểu hiện cụ thể ở dạng vật chất như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí, sợi trong doanh nghiệp dệt... Nguyên vật liệu chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và chúng bị tiêu hao toàn bộ để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm, giá trị của chúng được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm. Yêu cầu quản lý Xuất phát từ vai trò, đặc điểm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. Khâu thu mua: Để có được nguyên vật liệu đáp ứng được kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh thì nguồn chủ yếu là khâu thu mua nên ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ thu mua về thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khâu bảo quản dự trữ: Doanh nghiệp phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện tốt chế độ bảo quản và xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại nguyên vật liệu để giảm bớt hao hụt, hư hỏng, mất mát đảm bảo an toàn và giữ được chất lượng của vật tư. Khâu sử dụng: Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao dự toán chi phí nhằm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là việc ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ, tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu. Mặt khác, thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu cung cấp ta còn biết được chủng loại, quy cách, chất lượng có đảm bảo hay không, số lượng thừa hay thiếu, từ đó người quản lý đề ra những biện pháp thích hợp nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng của nguyên vật liệu nên nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là: Ghi chép và phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật. Thực hiện phân loại, đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các chuẩn mực đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời, hướng dẫn các bộ phận kế toán, các đơn vị trong doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán ban đầu về nguyên vật liệu, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, có những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứ đọng hoặc kém phẩm chất. Phân bổ chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng giúp cho việc tính toán giá thành sản phẩm được chính xác. Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin cho việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập, xuất, tồn và quản lý nguyên vật liệu nhằm cung cấp kịp thời cho sản xuất. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại. Nhằm giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và có hiệu quả, đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị thì cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi doanh nghiệp, do tính chất, đặc thù sản xuất kinh doanh của mình mà có cách phân loại nguyên vật liệu thích hợp nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu nhìn chung được phân loại theo các cách sau: Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp gồm Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau, có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu chính của doanh nghiệp khác, đó là đối với sản phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến. Vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc là đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường được, phục vụ cho bao gói sản phẩm... Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm xăng, dầu....Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, rắn hay khí. Phụ tùng thay thế: la các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.... Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những vật tư được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý. Căn cứ vào nguồn hình thành Nguyên vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu tự chế biến gia công Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Nguyên vật liệu nhận vốn góp, nhận lại vốn góp, được biếu tặng.. Căn cứ vào mục đích và công dụng của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh; Nguyên vật liệu dùng cho quản lý; Nguyên vật liệu dùng cho các mục đích khác. Đánh giá nguyên vật liệu Mục đích của việc đánh giá nguyên vật liệu Tổng hợp nguyên vật liệu khác nhau để báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu. Giúp cho kế toán viên thực hiện chức năng ghi chép bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là biểu hiện bằng tiền của nguyên vật liệu, hàng hoá theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chính xác, chân thực và thống nhất. Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp nên phải đánh giá theo trị giá thực tế của nguyên vật liệu do mua ngoài hay tự gia công chế biến. Nguyên tắc giá gốc Các loại nguyên vật liệu thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, về nguyên tắc đánh giá phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho – Ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính thì hàng tồn kho của doanh nghiệp được đánh giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu là giá ước tính của nguyên vật liệu trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm. Giá gốc nguyên vật liệu được xác định cụ thể cho từng loại nguyên vật liệu bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại nguyên vật liệu đó. Chi phí mua nguyên vật liệu bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua nguyên vật liệu trừ ra các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua. Chi phí chế biến nguyên vật liệu bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp đến sản xuất chế biến ra các loại nguyên vật liệu đó. Trường hợp sản xuất nhiều loại nguyên vật liệu trên một quy trình công nghệ trong cùng một thời gian mà không thể tách được các chi phí chế biến thì phải phân bổ các chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp. Trường hợp có sản phẩm phụ thì giá trị sản phẩm phụ được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được, giá trị này được loại trừ khỏi chi phí chế biến đã tập hợp chung cho sản phẩm chính. Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được tính vào giá gốc nguyên vật liệu. Nguyên tắc thận trọng: Bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trên báo cáo tài chính được thực hiện trên hai chỉ tiêu đó là trị giá vốn thực tế và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư phải đảm bảo tính thống nhất, tức là kế toán phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán trung thực và hợp lý hơn. Sự hình thành trị giá vốn thực tế : được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua. Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế của hàng nhập. Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất. Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế của hàng tiêu thụ. 1.2.2.3. Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho. Giá vốn của nguyên vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý nguyên vật liệu. Nó đươc dùng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, tính toán và phân bổ chính xác về vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời phản ánh chính xác trị giá vật liệu thực tế hiện có của doanh nghiệp. * Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu nhập kho có thể được đánh giá theo trị giá vốn thực tế.Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu được xác định theo từng nguồn nhập Nhập do mua ngoài : Trị giá vốn thực tế bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn (cả thuế nhập khẩu – nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế. Chi phí mua thực tế gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí phân loại, bảo hiểm, công tác phí của cán bộ mua hàng, chi phí của bộ phận mua hàng độc lập và khoản hao hụt tự nhiên trong định mức thuộc quá trình mua nguyên vật liệu. + Nếu nguyên vật liệu mua ngoài dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị nguyên vật liệu nhập kho được phản ánh ở tài khoản nguyên vật liệu theo giá mua chưa có thuế GTGT, số thuế GTGT được khấu trừ phản ánh ở tài khoản thuế GTGT được khấu trừ. + Nếu nguyên vật liệu mua ngoài dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi dự án thì giá trị nguyên vật liệu mua vào được phản ánh trên tài khoản nguyên vật liệu theo tổng giá thanh toán. Nhập do tự sản xuất, gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế là giá thành sản xuất của nguyên vật liệu gia công chế biến. Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế bao gồm trị giá gốc của nguyên vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng với chi phí thuê gia công chế biến cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ khi đem đi và khi mang về. Nhập do nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vốn góp, biếu tặng, phát hiện thừa : Trị giá vốn thực tế sẽ là trị giá của hợp đồng giao nhận cộng với chi phí liên quan tới việc nhận nguyên vật liệu Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất: được đánh giá theo giá trị hợp lý. * Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó khi xuất kho nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đắc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phương pháp thích hợp để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho thì trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho được thực hiện theo các phương pháp sau: Theo phương pháp đích danh + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, nhận diện được từng loại nguyên vật liệu. Phương pháp này đòi hỏi phải theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng về cả hiện vật và giá trị. + Nội dung: Theo phương pháp này thì khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô đó để tính trị giá vốn nguyên vật liệu xuất kho. + Ưu điểm: Trị giá vật tư xuất kho được tính chính xác. + Nhược điểm: Phức tạp trong công tác quản lý, chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, trị giá lớn, nhận diện được từng lô hàng. Theo phương pháp bình quân gia quyền + Nội dung: Trị giá vốn thực tế xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho Đơn giá bình quân gia quyền Số lượng NVL xuất trong kỳ = X Đơn giá bình quân được xác định cho từng thứ vật tư có thể là đơn giá bình quân cố định, đơn giá bình quân trước mỗi lần xuất kho. Đơn giá bình quân cố định = Trị giá của vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá của vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Đơn giá bình quân cố định: + Ưu điểm: Việc tính toán theo đơn giá bình quân cố định đơn giản + Nhược điểm: Trị giá vật liệu xuất kho tính theo phương pháp này không chính xác bằng phương pháp đích danh, đơn giá tính theo phương pháp này che đậy sự biến động về giá, cuối kỳ mới có số liệu ghi chép vật liệu xuất kho. - Đơn giá bình quân có thể xác định trước mỗi lần xuất kho Đơn giá bình quân trước mỗi lần xuất kho = Trị giá thực tế vật tư tồn kho tại thời điểm xuất kho Số lượng vật tư tồn kho tại thời điểm xuất kho + Ưu điểm: Xác định được trị giá vốn kịp thời và xác định hàng ngày được, chỉ thay đổi khi có lô hàng mới nhập vào. + Nhược điểm: Công việc tính toán phức tạp, phù hợp với những doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán. Theo phương pháp nhập trước xuất trước + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi được đơn giá của từng lần nhập. + Nội dung: Phương pháp này giả định nguyên vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước, khi xuất kho nguyên vật liệu lấy ở lô nào thì lấy đơn giá của lô đó để tính. Trị giá của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. + Ưu điểm: Phương pháp này phản ánh tương đối chính xác giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng và tồn kho cuối kỳ. Khi giá có xu hướng tăng thì áp dụng phương pháp này sẽ có lãi nhiều hơn khi áp dụng các phương pháp khác vì giá vốn hàng bán hiện tại được tạo ra từ giá trị nguyên vật liệu nhập kho từ trước với giá thấp hơn hiện tại. + Nhược điểm: Doanh nghiệp phải theo dõi từng nghiệp vụ nhập kho và doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại vì doanh thu hiện tại được tạo ra từ chi phí trong quá khứ. Theo phương pháp nhập sau xuất trước + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi được đơn giá của từng lần nhập. + Nội dung: Phương pháp này giả định nguyên vật liệu nào nhập sau sẽ được xuất trước, khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô đó để tính. + Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát, doanh thu và chi phí trong hiện tai có sự phù hợp, khi giá nguyên vật liệu tăng thì giá vốn sẽ cho cao hơn. + Nhược điểm: Phương pháp này bỏ qua luồng nhập, xuất nguyên vật liệu trong thực tế, giá trị hàng tồn kho được phản ánh thấp hơn giá thực tế nếu có xu hướng tăng lên và đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ. Theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp mua nguyên vật liệu thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá nguyên vật liệu. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài. Sử dụng giá hạch toán, việc xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán, cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ theo công thức: Trị giá thực tế của vật tư nhập kho trong kỳ Trị giá thực tế của vật tư còn tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán của vật tư còn đầu kỳ Trị giá hạch toán của vật tư nhập trong kỳ + H = + + Sau đó tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ theo công thức Giá trị thực tế của vật tư xuất kho trong kỳ hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán trong kỳ Trị giá hạch toán của vật tư xuất trong kỳ = X Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Khái niệm Là phương pháp kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm, từng thứ vật tư về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp để góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu Chứng từ kế toán sử dụng + Phiếu nhập kho – Mẫu 01-VT + Phiếu xuất kho – Mẫu 02 - VT + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá- Mẫu 05 - VT + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ- Mẫu 03- VT + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ- Mẫu 04- VT + Bảng kê mua hàng – Mẫu 06 -VT Các phương pháp hạch toán chi tiết Phương pháp ghi thẻ song song + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán nguyên vật liệu. + Ở kho: Mở thẻ kho, thẻ chi tiết cho từng loại, từng thứ vật tư để ghi chép nghiệp vụ, phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Cuối tháng, đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết ở phòng kế toán + Ở phòng kế toán: Mở thẻ chi tiết cho từng loại hay từng thứ nguyên vật liệu và theo từng địa điểm bảo quản để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại hay từng thứ vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất hàng ngày. Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập, xuất, tồn kho để đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp trên tài khoản tổng hợp. + Trình tự ghi sổ: Sơ đồ 01: Trình tự ghi sổ của phưpưng pháp ghi thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kế toán chi tiêt Bảng kê nhâp- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển + Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho. Phương pháp này ít áp dụng trong thực tế. + Ở kho: Thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của từng thữ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. + Ở phòng kế toán: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để lập bảng kê nhập ( xuất) hoặc tổng hợp để ghi lên sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. + Trình tự ghi sổ: Sơ đồ 02: Trình tự ghi sổ của phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng + Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chi ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn sổ ghi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Việc kiểm tra số liệu giữa phòng kế toán và kho chỉ được tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. Phương pháp ghi sổ số dư + Điều kiện áp dụng: áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho. + Ở kho: Mở các thẻ kho để ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu về số lượng trêm cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. + Ở phòng kế toán: Không cần mở sổ(thẻ) chi tiết cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu mà chỉ mở bảng kê luỹ kế nhập, luỹ kế xuất phản ánh trị giá hạch toán của hàng nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm ở từng kho. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, luỹ kế xuất lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu giá trị chi tiết từng nhóm với số liệu hạch toán nghiệp vụ ở kho hàng. Hàng ngày, hoặc định kỳ ngắn kế toán viên phụ trách phần hành kế toán vật tư phải kiểm tra việc ghi chép nghiệp vụ trên các thẻ kho ở các kho bảo quản và tính số dư hiện còn lại tại thời điểm đã kiểm tra trên các thẻ kho. Cuối tháng, sau khi kiểm tra lần cuối cùng, kế toán kê số dư vật tư hiện còn cả về số lượng và trị giá hạch toán vào bảng kê số dư để đỗi chiếu với sổ chi tiết của kế toán. + Trình tự ghi sổ Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ của phương pháp ghi sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ Phiéu giao nhân chứng từ Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập- xuất- tồn Bảng luỹ kế xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng + Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép do kế toán chi ghi chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm vật tư. Kế toán kiểm tra thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho, công việc được dàn đều trong tháng. + Nhược điểm: Kế toán chưa theo dõi được chi tiết từng thứ vật tư, để có thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn thì lại phải căn cứ vào thẻ kho, việc đối chiếu kiểm tra phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán phức tạp. 1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên(KKTX). Khái niệm Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Chứng từ kế toán bắt buộc và các chứng từ hướng dẫn đã được chế độ kế toán quy định: + Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT) + Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT) + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu số 03 – BH) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( Mẫu 03-VT) + Biên bản kiểm kê vật tư( Mẫu 08-VT) + Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu hướng dẫn số 05-VT) + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ( Mẫu hướng dẫn số 07- VT) Tài khoản sử dụng * Nội dung : Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường: dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu, hàng hoá của doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và số hàng đang đi đường cuối tháng trước. * Kết cấu: - Bên Nợ: + Trị giá nguyên vật liệu, hàng hóa đang đi đường đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp + Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu, hàng hoá đang đi đường cuối tháng từ TK 611( Phương pháp kiểm kê định kỳ) - Bên Có: + Trị giá nguyên vật liệu, hàng hoá đang đi đường cuối tháng trước, tháng này về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay. + Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu, hàng hoá đang đi đường đầu kỳ sang TK 611( Phương pháp kiểm kê định kỳ). - Số dư Nợ: + Phản ánh trị giá nguyên vật liệu, hàng hoá đang đi đường cuối tháng. * Nội dung : Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu theo giá gốc * Kết cấu: - Bên Nợ: + Trị giá gốc của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ. + Số tiền điều chỉnh tăng giá khi đánh giá lại nguyên vật liệu. + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê + Kết chuyển giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ từ TK 611( Phương pháp kiểm kê định kỳ). - Bên Có: + Trị giá gốc của vật liệu xuất dùng + Số điều chỉnh giảm khi đánh giá lại nguyên vật liệu + Số tiền được giảm giá nguyên vật liệu khi mua + Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê + Kết chuyển trị giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ sang TK 611( Phương pháp kiểm kê định kỳ). - Số dư Nợ: Phản ánh giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho. * Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng tài khoản cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm: + TK 1521- Nguyên vật liệu chính + TK 1522- Nguyên vật liệu phụ + TK 1523- Nhiên liệu + TK 1524- Phụ tùng thay thế + TK 1525- Thiết bị xây dựng cơ bản + TK 1528- Vật liệu khác Trên từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3, tài khoản 4...tới từng nhóm nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Ngoài các tài khoản liên quan trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm vật tư còn sử dụng các tài khoản liên quan như TK 111, TK 112, TK 141, TK 128, TK 411, TK 621, TK 627, TK 641, TK 331... Trình tự hạch toán a. Theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. a.1. Trường hợp tăng nguyên vật liệu: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài về nhập kho: + Trường hợp nguyên vật liệu và hoá đơn cùng về, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 141... Tổng giá thanh toán + Trường hợp nguyên vật liệu về chưa có hoá đơn: Nếu trong tháng hoá đơn về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi sổ như trường hợp trên. Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì kế toán nhập kho theo giá tạm tính: Nợ TK 152 ( Theo giá tạm tính) Có TK 331...(Theo giá tạm tính) Sang tháng khi nhận được hoá đơn, nếu giá hoá đơn bằng giá tạm tính phản ánh thêm thuế GTGT đầu vào: Nợ TK 133/ Có TK 331..., nếu có sự chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế theo hoá đơn ngoài bút toán phản ánh thuế GTGT như trên thì phải điều chỉnh theo giá thực tế: Cách 1: Xoá bút toán ghi theo giá tạm tính bằng bút toán đỏ và ghi lại bằng bút toán thường. Cách 2: Điều chỉnh phần chênh lệch + Nếu chênh lệch tăng thì ghi bổ sung Nợ TK 152 – Phần chênh lệch Có TK 331...Phần chênh lệch + Nếu chênh lệch giảm thì điều chỉnh giảm: (Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu) (Có TK 331- Phần chênh lệch) + Trường hợp hoá đơn về nhưng nguyên vật liệu chưa về, kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng nguyên vật liệu về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn để ghi sổ như trường hợp đầu tiên. Nếu trong tháng nguyên vật liệu chưa về nhập kho hoặc chuyển cho đối tượng sử dụng, căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán Sang tháng khi nguyên vật liệu về nhập kho hoặc chuyển cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu Nợ TK 621, 627, 641, 642- Sử dụng cho sản xuất, quản lý Có TK 151- Hàng mua đang đi đường + Trường hợp nhập khẩu nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá nhập khẩu và tính thuế GTGT nộp cho ngân sách nhà nước. Căn cứ vào các chứng từ liên quam như phiếu nhập kho, vận đơn, hoá đơn thương mại, tờ khai hải quan... kế toán ghi: Nợ TK 152- Trị giá NVL nhập kho Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 311, 144.... Giá nhập khẩu + cước phí Có TK 333(2)- Thuế tiêu thụ đặc biệt Có TK 333(3)- Thuế nhập khẩu Có TK 333(12)- Thuế GTGT của hàng nhập khẩu + Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 – Trị giá NVL Có TK 133- Thuế GTGT đầu vào Khi doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán ghi : Nợ TK 331 Có TK 515- Chi phí tài chính Các trường hợp nhập kho nguyên vật liệu còn lại như nhập do tự sản xuất gia công chế biến, thuế ngoài gia công chế biến, nhập do nhận vốn góp, nhận được vốn góp, nhập do nhận lại vốn góp, nhập do được biếu tặng hoặc nguyên vật liệu đã xuất dùng, sử dụng không hết nhập lại kho được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 04: Trình từ hạch toán tăng nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, tính thuế theo phương pháp khấu trừ của các trường hợp còn lại: TK 152 TK 154 TK 411 TK 222 TK 711 TK 621,627 NVL nhập kho do tự sx, gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biên NVL nhập kho do nhận vốn góp, nhận được cấp NVL nhập kho do nọân lại vốn góp NVL nhập kho do được biếu tặng NVL đã xuất dùng, sử dụng không hết nhập lại kho a.2. Trường hợp giảm nguyên vật liệu Các trường hợp giảm nguyên vật liệu như xuất cho sản xuất sản phẩm, xuất thuê ngoài gia công chế biến, xuất bán hoặc gửi bán, xuất để góp vốn vào công ty liên kết và cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát được phản ánh theo sơ đồ: Sơ đồ 05: Trường hợp giảm nguyên vật liệu theo phương phpá KKTX, tính thuế theo phương pháp khấu trừ TK 152 TK 621,627,641,642 TK 154 TK 632,157 TK 223 TK 222 TK 711 TK 3387 TK 811 TK 711 Xuất kho NVL dùng cho hđ SXKD Xuất kho NVL thuê ngoài gia công cbiến Xuất kho NVL bán hoăc gửi bán Xuất kho NVL góp vốn vào CTy liên kết Xuất kho NVL góp vốn vào CSKD đồng kiểm soát CLệch tăng t/ứng với lợi ích của các bên khác trong LD CLệch tăng t/ứng với lợi ích của chính DN trong LD clệch tăng Clêch giảm Khi NVL bán cho Đtượng thứ 3 b. Theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: b.1. Trường hợp tăng nguyên vật liệu - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài về nhập kho: + Trường hợp nguyên vật liệu và hoá đơn cùng về, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu Có TK 111, 112, 331, 141... Tổng giá thanh toán + Trường hợp nguyên vật liệu về chưa có hoá đơn: Nếu trong tháng hoá đơn về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi sổ như trường hợp trên. Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì kế toán nhập kho theo giá tạm tính: Nợ TK 152 ( Theo giá tạm tính) Có TK 331...(Theo giá tạm tính) Sang tháng khi nhận được hoá đơn, nếu có sự chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế theo hoá đơn thì phải điều chỉnh theo giá thực tế: Cách 1: Xoá bút toán ghi theo giá tạm tính bằng bút toán đỏ và ghi lại bằng bút toán thường. Cách 2: Điều chỉnh phần chênh lệch + Nếu chênh lệch tăng thì ghi bổ sung Nợ TK 152 – Phần chênh lệch Có TK 331...Phần chênh lệch + Nếu chênh lệch giảm thì điều chỉnh giảm bằng cách ghi đỏ bút toán: (Nợ TK 152...Phần chênh lệch) (Có TK 331- Phần chênh lệch) + Trường hợp hoá đơn về nhưng nguyên vật liệu chưa về, kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng nguyên vật liệu về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn để ghi sổ như trường hợp đầu tiên. Nếu trong tháng nguyên vật liệu chưa về nhập kho hoặc chuyển cho đối tượng sử dụng, căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán Sang tháng khi nguyên vật liệu về nhập kho hoặc chuyển cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu Nợ TK 621, 627, 641, 642- Sử dụng cho sản xuất, quản lý Có TK 151- Hàng mua đang đi đường + Trường hợp nhập khẩu nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá nhập khẩu và tính thuế GTGT nộp cho ngân sách nhà nước. Căn cứ vào các chứng từ liên quam như phiếu nhập kho, vận đơn, hoá đơn thương mại, tờ khai hải quan... kế toán ghi: Nợ TK 152- Trị giá NVL nhập kho Có TK 111, 112, 331, 311, 144.... Giá nhập khẩu + cước phí Có TK 333(2)- Thuế tiêu thụ đặc biệt Có TK 333(3)- Thuế nhập khẩu Có TK 333(12)- Thuế GTGT của hàng nhập khẩu + Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 – Trị giá NVL Khi doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán ghi : Nợ TK 331 Có TK 515- Chi phí tài chính Các trường hợp nhập kho nguyên vật liệu còn lại được phản ánh giống như trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. b.2. Các trường hợp xuất kho nguyên vật liệu thực hiện tương tự như trường hợp tính thuế theo GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ(KKĐK). Khái niệm Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ(KKĐK) là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản mà chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. Tài khoản sử dụng: TK 151- Hàng mua đang đi đường, TK 152 – Nguyên liệu vật liệu, TK 611- Mua hàng. Nội dung của TK151, TK152 là dung để phản ánh trị giá gốc của hàng mua đang đi đường, nguyên liệu vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. TK 152, TK 151 Trị giá gốc của hàng mua đang đi đường, nguyên liệu vật liệu tồn kho cuối kỳ Trị giá gốc của hàng mua đang đi đường, nguyên liệu vật liệu tồn kho đầu kỳ SD Nợ:Trị giá gốc của hàng mua đang đi đường, nguyên liệu vật liệu tồn kho đầu kỳ TK 611: dùng để phản ánh tình hình mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp. TK 611 có 2 tiểu khoản : - TK 6111 – Mua nguyên vật liệu - TK 6112 – Mua hàng hoá TK 611 - Trị giá gốc của nguyên liệu vật liệu hiện có đầu kỳ - Trị giá gốc nguyên vật liệu tăng trong kỳ TK 611 - Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá trả lại cho người bán - Trị giá gốc nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ - Trị giá gốc của nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ Trình tự hạch toán + Theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Sơ đồ 06: Trình tự hạch toán theo phương pháp KKĐK, tính thuế theo phưpưg pháp khấu trừ TK 111,112,331,141… TK 621,627,641,642… TK 611 TK 111,112,331 TK 151,152 TK 412 TK 151,152 TK 631,411,711,412… Đầu kỳ, k/c trị giá nguyên vật liệu, hàng mua đang đi đường hiện có đầu kỳ Trị giá hàng mua trả lại, CKTM, giảm giá hàng mua Trị giá nguyên vật liệu mua vào trong kỳ Clệch giảm khi đánh giá lại K/c trị giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ Trị giá nguyên vật liệu tăng trong kỳ do các nguyên nhân khác Cuối kỳ, k/c trị giá nguyên vật liệu, hàng mua đang đi đường hiện có cuối kỳ TK 133 (nếu có) TK 133 (nếu có) + Theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Sơ đồ 07: Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp K/c trị giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ TK 611 TK 111,112,331 TK 151,152 TK 412 TK 151,152 TK 631,411,711,412… Đầu kỳ, k/c trị giá nguyên vật liệu, hàng mua đang đi đường hiện có đầu kỳ Trị giá hàng mua trả lại, CKTM, giảm giá hàng mua Trị giá nguyên vật liệu mua vào trong kỳ Clệch giảm khi đánh giá lại Trị giá nguyên vật liệu tăng trong kỳ do các nguyên nhân khác Cuối kỳ, k/c trị giá nguyên vật liệu, hàng mua đang đi đường hiện có cuối kỳ TK 111,112,331,141… TK 621,627,641,642.. Kiểm kê và đánh giá vật tư Khái niệm Là việc cân đong đo đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm kê, đối chiếu với số lượng trong sổ kế toán. Kiểm kê thường được diễn ra định kỳ vào cuối kỳ hoặc cuối năm trước khi lập báo cáo tài chính, trong chia tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hợp đồng mua, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp, xảy ra hoả hoạn, lũ lụt, các thiệt hại bất thường. Ngoài ra việc kiểm nhận vật tư trước khi nhập kho cũng là một trường hợp kiểm kê. Trước khi tiến hành kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, sau khi kiểm kê, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê, trường hợp có chênh loch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ kế toán (hoặc chứng từ) doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh loch và kết quả xử lý vào sổ kế toán theo từng trường hợp cụ thể. Đánh giá lại nguyên vật liệu là nhằm xác định giá trị hợp lý của nguyên vật liệu tại thời điểm đánh giá lại. Việc đánh giá lại nguyên vật liệu thường được thực hiện khi có quyết định của Nhà Nước, khi đem góp vốn liên doanh, khi chia tay, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hợp đồng, hoặc mua, bán, khoán cho thuê doanh nghiệp, khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiêp. Khi đánh giá lại nguyên vật liệu phải lập hội đồng đánh giá lại hoặc ban đánh giá, sau khi đánh giá phải lập biên bản đánh giá lại nguyên vật liệu, chênh lệch đánh giá lại giá trị ghi trên sổ kế toán được phản ánh vào tài khoản 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Kế toán các nghiệp vụ liên quan tới kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu Trường hợp kiểm nhận nguyên vật liệu + Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa Nếu thừa do sai số của dụng cụ đo lường của hai bên mua bán thì kế toán ghi số lượng thực nhập còn giá trị ghi theo hoá đơn. Nếu thừa do nhầm lẫn của đơn vị bán thì báo ngay cho đơn vị bán nhận lại số hàng đó. Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán phản ánh trị giá nguyên vật liệu thừa bằng bút toán: Nợ TK 002 – Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, gia công Khi chưa xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp sẽ nhập toàn bộ số hàng, kế toán sẽ định khoản là: Nợ TK 152- Trị giá nguyên vật liệu nhập Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 331- Phải trả người bán Có TK 338(1)- Trị giá hàng thừa + Trường hợp kiểm nhận phát hiện thiếu Nếu nguyên vật liệu thiếu trong định mức thì kế toán ghi số lượng theo số lượng thực nhập còn giá trị ghi theo hoá đơn. Nếu nguyên vật liệu thiếu trên định mức, chưa xác định được nguyên nhân thì hạch toán qua TK138(1) đó là: Nợ TK 152- Trị giá nguyên vật liệu nhập kho Nợ TK 138(1)- Phải thu khác Có TK 331- Phải trả người bán - Nếu nguyên vật liệu thiếu trên định mức, xác định ngay được nguyên nhân thì không phải hạch toán qua tài khoản 138(1). Trường hợp kiểm kê vật tư + Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa Nếu không xác định được nguyên nhân được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 08: Kiểm kê phát hiện thừa không xác định được nguyên nhân TK338(1) TK152 Kkê phát hiện thừa chưa xđ được nguyên nhân căn cứ vào Bbản kkê Nếu xác định ngay được nguyên nhân không phải hạch toán qua TK 338(1) hoặc Ghi Nợ TK 002 + Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu: Nếu phát hiện thiếu không xác định ngay được nguyên nhân Sơ đồ 09: Kiểm kê phát hiện thiếu không xác định được nguyên nhân TK152… TK138(1) Kkê phát hiện thiếu chưa xđ được nguyên nhân căn cứ vào Bbản kkê - Nếu xác định được nguyên nhân thì không phải hạch toán qua TK 138(1) mà hạch toán thẳng vào tài khoản liên quan. Trường hợp đánh giá lại vật tư Khi đánh giá lại nguyên vật liệu theo quy định của nhà nước phải lập hội đồng kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu và biên bản đánh giá lại phải ghi rõ phần chênh lệch trước và sau khi đánh giá: Nếu có chênh lệch tăng khi đánh giá lại thì kế toán ghi: Nợ TK 152- Trị giá nguyên vật liệu đánh giá tăng Có TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản Nếu có sự chênh lệch giảm khi đánh giá lại thì kế toán ghi: Nợ TK 412 – Trị giá nguyên vật liệu đánh giá tăng Có TK 152- Chênh lệch đánh giá lại tài sản Phương pháp kế toán xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại vật tư Đối với trường hợp kiểm nhận vật tư * Trường hợp kiểm nhận thừa nguyên vật liệu được xử lý như sau: Sơ đồ 10: Xử lý kiểm nhận phát hiện thừa TK 331 TK338(1) TK152 TK 133 DN đồng ý mua tiếp số hàng thừa QĐịnh trả lại cho người bán Trường hợp nguyên vật liệu thiếu được xử lý Sơ đồ 11: Xử lý kiểm kê phát hiện thiếu TK152 TK138(1) TK 133 TK 138(8) TK 632 Đơn vị bán giao tiếp số hàng thiếu Trị giá hàng thiếu bắt bồi thường(cả thuế) Trị giá hàng thiếu tính vào giá vốn hàng bán( cả thuế) Đối với trường hợp kiểm kê nguyên vật liệu Nếu tài sản thừa thì kế toán ghi: Nợ TK 152 – Trị giá nguyên vật liệu thừa Có TK 632- Giá vốn hàng bán Nếu thiếu xác định được nguyên nhân, người chịu trách nhiệm bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 138(8), 334 Có TK 138(1) Nếu nguyên vật liệu thiếu trong định mức được tính vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 138(1) – Phải thu khác Đối với trường hợp đánh giá lại vật tư Nếu chênh lệch tăng được ghi tăng nguồn vốn kinh doanh ghi: Nợ TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh Nếu chênh lệch giảm được ghi giảm nguồn vốn kinh doanh ghi: Nợ TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mục đích Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc ước tính một khoản tiền tính vào chi phí (giá vốn hàng bán) vào thời đIểm cuối niên độ kho giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu tồn kho nhỏ hơn giá gốc. Giá trị dự phòng được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh cho doanh nghiệp. Hơn nữa, việc trích dự phòng đảm bảo cho doanh nghiệp không phản ánh giá trị nguyên vật liệu không cao hơn giá cả thị trường tại thời điểm báo cáo. Nguyên tắc Lập sự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện vào cuối niên độ kế toán. Trường hợp doanh nghiệp niêm yết phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ hoặc quý thì phải lập dự phòng cả ở thời điểm lập báo cáo tài chính giữa niên độ. Lập dự phòng phải theo đúng cơ chế tài chính hiện hành, theo nghị đinh 29 ngày 3/12/2004, thông tư 33 ngày 29/04/2005… và quy chế hiện hành của pháp luật về hoạt động của doanh nghiệp - Đối tượng lập dự phòng: nguyên liệu vật liệu dùng cho sản xuất …mà giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá ghi sổ và thoả mãn điều kiện đó là: là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho và có những chứng từ hợp lệ chứng minh giá gốc(ghi sổ) của chúng. Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi các chi phí ước tính cần thiết để tiêu thụ sản phẩm, trường hợp nguyên liệu có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc nhưng giá bán sản phẩm được sản xuất ra từ nguyên vật liệu này không làm giảm giá thì không phải lập dự phòng. Mức trích lập dự phòng: Là phần chênh lệch giữa giá trị ghi sổ hàng tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được. Xử lý thiệt hại: Các khoản thiệt hại giảm giá hàng tồn kho được bù đắp từ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phần còn lại tính vào giá vốn hàng bán. Tài khoản sử dụng Nội dung: TK159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Phản ánh việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu: TK 159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Xử lý số trích lập dự phòng( bù đắp thiệt hại khi xử lý) - Hoàn nhập phần clệch số DP chưa sử dụng hết lớn hơn số phải trích lập DP cuối năm nay - Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho( Phần clệch sốphải trích lập dự phòng cuối năm nay lớn hơn số dư DP chưa sử dụng hết năm trước) - SDC: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ Phương pháp kế toán Các nghiệp vụ về dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thể hiện qua sơ đồ: TK 159 TK632(TK711)) TK632(TK711) TK 152 Hoàn nhập DP giảm giá HTK(CLệch giữa số dư dự phòng chưa sử dụng hết năm trước>số phải trích lập cuối năm nay) Số còn lại tính vào giá vốn Số được bừ đắp từ DP Xử lý thiệt hại Trích lập DP giảm giá HTK(CLệch giữa số phải trích lập cuối năm nay>số dư dự phòng chưa sử dụng hết năm trước) Sơ đồ 12: Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Các hình thức sổ kế toán Khái niệm Hình thức kế toán là hệ thống sổ cái kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được phép sử dụng để ghi chép, tổng hợp hóa số liệu chứng từ gốc theo một trình tự nhất định và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các tài liệu liên quan đến các chi tiêu kinh tế tài chính, phục vụ cho việc thiết lập các báo cáo kế toán. Mỗi hình thức có một hệ thống sổ riêng, các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ do Bộ Tài Chính quy định để lựa chọn và áp dụng một hệ thống sổ kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn, phải mở sổ, ghi chép, lưu giữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng các quy định của Luật kế toán và quyết định 167/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính. Doanh nghiệp mở hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ghi chép vào sổ kế toán một cách đầy đủ, thường xuyên liên tục, chính xác, trung thực và đúng với chứng từ kế toán. Các hình thức sổ kế toán gồm: Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Hình thức sổ nhật ký chứng từ Hình thức sổ nhật ký sổ cái Hình thức sổ chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Đặc trưng: Là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của từng nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sơ đồ: Sơ đồ 13: Trình tự ghi sổ kế tpán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ(thẻ)kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ * Đặc trưng: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán là các chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong tháng hoặc cả năm( theo thứ tự của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và các chứng từ gốc kèm theo chữ ký của kế toán trưởng. * Sơ đồ: Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ(thẻ)kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái Đặc trưng: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký-sổ cái. Căn cứ vào sổ nhật ký- sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng cân đối tổng hợp chứng từ gốc. Sơ đồ Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Sổ(thẻ)kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ Đặc trưng: Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế( theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Sơ đồ: Sơ đồ 16: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Sổ(thẻ)kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú và biến động thường xuyên. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm. Với yêu cầu này phải mã hoá các đối tượng kế toán là đối tượng nguyên vật liệu đến từng danh điểm. Vì vậy, danh mục nguyên vật liệu phải xây dựng cho từng danh điểm và khi kết hợp với tài khoản hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng nguyên vật liệu. Khi nhập dữ liệu phải chỉ ra danh điểm nguyên vật liệu và để tăng tính tự động hoá có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế giá trị gia tăng của từng nguyên vật liệu ở phần danh mục. Chia phần hành kế toán thành hai phần đó là kế toán nghiệp vụ xuất và nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu. Đặc biệt trong điều kiện ứng dụng máy vi tính trong kế toán sẽ giúp cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ở kho nối mạng. Đối với các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần thiết phải nhập mã nguyên vật liệu về giá mua và các chi phí liên quan được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua cần phân bổ chi phí này cho từng loại nguyên vật liệu để là căn cứ tính giá vốn hàng xuất kho. Để tạo thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập như phiếu nhập kho, phiếu nhập kho nguyên vật liệu nhập khẩu…. Yêu cầu đối với chương trình không chỉ ở quản lý được nguyên vật liệu mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bày lên tờ khai thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, chương trình phải tự động tính thuế giá trị gia tăng khi nhập giá mua và mức thuế suất thuế giá trị gia tăng và điền vào bút toán. Đối với các nghiệp vụ xuất kho chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn hàng xuất kho có thể được tính theo các phương pháp như nhập sau xuất trước, theo giá đích danh, theo phương pháp bình quân, theo phương pháp nhập trước xuất trước và theo giá hạch toán. Nguyên vật liệu có thể xuất cho sản xuất, quản lý và các mục đích khác nhưng thông thường là xuất kho cho sản xuất tạo thành chi phí nguyên vật liệu, do đó phải chọn chứng từ phù hợp thường là phiếu xuất kho cho sản xuất. Kế toán chỉ cần nhập số liệu trên chứng từ như số chứng từ phiếu xuất, tên nguyên vật liệu…chứng từ sẽ thông báo số lượng tồn kho ở mỗi kho và xem có đủ xuất hay không và tính giá vốn để đIền vào bút toán chi phí nguyên vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chi phí. Do đó, khi xuất nguyên vật liệu phải chi ra tên đối tượng để tập hợp chi phí theo khoản mục tạo đIều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành sau này. Đối với nguyên vật liệu xuất bán thì ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán nên cũng cần có chứng từ cần thiết phù hợp cho nghiệp vụ xuất ở hoạt động này. Các chứng từ xuất bán được phản ánh ở các chứng từ, các nghiệp vụ xuất, nếu danh mục nguyên vật liệu đã nhập giá bán và mức thuế suất thuế giá trị gia tăng, chương trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế giá trị gia tăng đầu ra để phản ánh và đưa vào bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra. Thông thường chương trình cũng cho phép theo dõi công nợ và thời hạn thanh toán cho từng hóa đơn nên khi nhập nguyên vật liệu mua ngoài cũng cần những thông tin về thời hạn thanh toán. Như vậy, đối với kế toán nguyên vật liệu chương trình kế toán phải cho phép theo dõi được từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhạp đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn hàng xuất kho để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác và các sổ sách liên quan. Vậy với việc áp dụng phần mềm thì tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết được số lượng tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu giúp cho việc quản lý, dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT KIM HÀ NỘI 2.1. Đặc điểm chung về công ty Cổ Phần Dệt Kim Hà Nội 2.1.1. Lịch sử hình thành Công ty Cổ Phần Dệt Kim Hà Nội là doanh nghiệp cổ phần từ năm 2004, tiền thân là công ty Dệt Kim Hà Nội, là một đơn vị chuyên sản xuất các loại bít tất dệt kim, được thành lập ngày 28/10/1966, được sáp nhập từ 3 bộ phận dệt tất của 3 nhà máy đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội đó là bộ phận dệt bít tất của nhà máy Dệt Kim Đông Xuân thuộc Bộ Công Nghiệp nhẹ( nay thuộc Sở Công Nghiệp Hà Nội), bộ phận dệt bít tất của Xí nghiệp 8/5( xí nghiệp dệt bạt cũ nay là công ty Dệt 19/5 thuộc Sở Công Nghiệp Hà Nội) và bộ phận Dệt kim của Xí Nghiệp Cự Doanh( nay thuộc Công Ty Thăng Long, thuộc Sở Công Nghiệp Hà Nội). Tháng 11 năm 2004, được UBND thành phố Hà Nội phê duyệt phương án cổ phần và ra quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu từ công ty nhà nước thành công ty cổ phần, Công ty Dệt Kim đổi tên thành Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội, với vốn điều lệ là 24000 triệu đồng trong đó vốn nhà nước là 12240 triệu đồng và vốn do các cổ đông góp là 11760 triệu đồng. Tên giao dịch của công ty là Hanoi Knitting Joint Stock Company. Trụ sở Công ty đóng tại xã Xuân Đỉnh- Từ Liêm - Hà Nội. Công ty có cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại 285 Đội Cấn. * Các giai đoạn phát triển Giai đoạn từ năm 1966 đến năm 1972 Lúc này công ty mới là một xí nghiệp được sáp nhập từ 3 bộ phận dệt tất nên có rất nhiều khó khăn, từ cơ sở vật chất kỹ thuật từ 3 bộ phận trên, công ty đã từng bước khắc phục khó khăn. Nhằm nâng cao trình độ sản xuất, công ty đã tiến hành nhập thêm 40 máy tự động dệt bít tất tăng năng suất lên 1,5 triệu đôi/ năm, giúp công ty luôn vượt kế hoạch được giao. Năm 1972, bằng nguồn vốn tự có công ty nhập thêm 140 máy dệt bít tất hiện đại của Tiệp Khắc, 100 máy khíu của Trung Quốc và đã đưa năng suất lên 4 triệu đôi/ năm và có các sản phẩm phụ như quần, áo, mũ các loại bằng sợi dệt nylon tận dụng từ phế liệu. Trình độ tổ choc dần được cải tiến, sản phẩm được sản xuất hàng loạt theo phương pháp dây chuyền chuyên môn khoa học. Giai đoạn từ năm 1972 đến năm 1987 15 năm liên tục công ty luôn giữ vững nhịp độ phát triển và mục tiêu sản xuất kinh doanh đề ra là mặt hàng bít tất, sản lượng luôn giữ vững 4 triệu đôi/ năm để phục vụ cho quốc phòng, tiêu ding và luôn hoàn thành kế hoạch nhà nước giao. Giai đoạn từ năm 1987 đến năm 1993 Công ty xác định mục tiêu, tổ chức sắp xếp lại lao động theo Nghị quyết 175 của HĐBT đồng thời áp dụng các biện pháp kỹ thuật phục hồi cải tiến thiết bị, chú ý đến thị hiếu khách hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm. Vì vậy công ty đã đững vững trong thời kỳ đổi mới. Năm 1990, bằng nguồn vốn tự có, công ty đã đầu tư một dây chuyền sản xuất bít tất sùi, đưa trình độ công nghệ cũng như sản phẩm lên một bước phát triển mới, thanh lý một số máy móc thiết bị cũ, sản xuất mặt hàng đúng thị hiếu khách hàng, thực hiện 1440 triệu đôi tất/năm. Năm 1992, công ty đã ký được hợp đồng sản xuất gia công bít tất bán thành phẩm xuất khẩu cho Nhật Bản với sản lượng 3,6 triệu đôi/ năm trên một hế thống thiết bị gồm 100 máy dệt và 5 máy Rosso. Giai đoạn từ năm 1994 đến năm 2004 Năm 1994 để phù hợp với quy mô sản xuất và phát triển của đơn vị, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội đã cho phép đổi tên và điều chỉnh nhiệm vụ thành Công ty Dệt Kim Hà Nội theo QĐ số 2003/QĐUB ngày 13/09/1994. Ngày 22/06/1997 Công ty sáp nhập với xí nghiệp mũ Đội Cấn ở 285 Đội Cấn theo QĐ 2263-QĐ của UBND thành phố Hà Nội. Sản lượng sản phẩm sản xuất tiếp tục được tăng lên từ 4 triệu đôi lên 4,4 triệu đôi. Công ty vẫn từng bước phát triển và có vị thế trên thị trường và luôn tích cực đổi mới sản phẩm để phù hợp với nhu cầu thị trường, đáp ứng thị hiếu khách hàng. Từ năm 2004 đến nay Tháng 11 năm 2004 đươch UBND thành phố Hà Nội phê duyệt phương án cổ phần hoá và ra quyết định thay đổi hình thức sở hữu từ công ty nhà nước sang công ty cổ phần, công ty đổi tên thành công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội. Trải qua 42 năm thành lập và trưởng thành, với sự đóng góp tích cực của tập thể cán bộ công nhân viên, Đảng và Nhà nước đã tặng thưởng cho cán bộ công nhân viên công ty 3 Huân Chương Lao Động hạng Ba, 1 Huân Chương Lao Động hạng Nhì và Huân Chương Chiến Công hạng Ba. * Một số chỉ tiêu mà công ty đạt được trong mấy năm gần đây: Biểu số 01: Một số chỉ tiêu công ty đạt được trong những năm gần đây Năm Chỉ tiêu ĐVT 2005 2006 2007 - Doanh thu thuần - Lợi nhuận trước thuế - Số lao động - Thu nhập bình quân Triệu đồng Triệu đồng Người Triệu đồng 45000 1920 445 1 54000 2040 460 1,1 64000 2512 470 1,2 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất * Đặc điểm sản phẩm của công ty Sản phẩm của công ty chủ yếu là các loại bít tất dệt kim, có yêu cầu và kích cỡ khác nhau. Số lượng sản phẩm tương đối lớn cũng như nguyên liệu đầu vào tương đối nhiều, điều này ảnh hưởng lớn tới hoạt động sản xuất của công ty. * Đặc điểm tổ chức sản xuất Hiện tại công ty có 3 phân xưởng đó là phân xưởng dệt 1,2; phân xưởng nhuộm và phân xưởng hoàn thành. Phân xưởng dệt 1,2: Chuyên dệt bít tất từ các nguyên liệu mộc hoặc từ nguyên liệu hoặc từ nhuộm thành phẩm. Phân xưởng nhuộm: Sau khi bít tất dệt từ các nguyên liệu mộc thường có màu trắng thì khâu tiếp theo là qua phân xưởng nhuộm để cho ra những sản phẩm theo đúng đơn đặt hàng. Ngoài ra, còn có thao tác nhuộm thành phẩm tức là các sản phẩm được hoàn thành ở khâu trước và phải qua thêu, nhuộm thành phẩm chính nhuộm phần chỉ thêu đó. Phân xưởng hoàn thành: Phân xưởng này có nhiệm vụ hoàn tất các công đoạn còn lại để cho sản phẩm hoàn chỉnh như khíu, sấy, gấp, thêu, sửa chữa. * Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Nguyên vật liệu Dệt Khíu Kiểm tra tổng hợp Nhuộm Sấy Bao gói Sản phẩm Phế liệu Sản phẩm mộc Kiểm tra tổng hợp Hỏng Sơ đồ 17: Đặc điểm quy trình công nghệ 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, được quyền trực tiếp quan hệ với ngân hàng, cơ quan thuế, các khách hàng trong và ngoài nước. Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của công ty 470 người trong đó có 48 người có trình độ đại học và trên đại học, 50 người trình độ cao đẳng và trung cấp, 2 người trình độ sơ cấp, công nhân và công nhân kỹ thuật là 340 người và lao động phổ thông có 40 người. Bộ máy của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng, đây là bộ máy gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả: Đứng đầu là Hội đồng quản trị Giúp việc cho Hội đồng quản trị là Ban điều hành Các phòng ban và các phân xưởng * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý P. Tài chính kế toán Hội đồng quản trị Ban điều hành P. Tổ chức hành chính P.Tổ chức lao động P.Xuất nhập khẩu P. Sản xuất kinh doanh Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Ban kiểm soát Sơ đồ 18: Tổ chức bộ máy quản lý ( ) Điều hành trực tuyến ( ) Kiểm soát hoạt động ( ) Mối quan hệ tương hỗ * Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban + Hội đồng quản trị: Thông qua các chiến lược và các chỉ tiêu chủ yếu của công ty, lãnh đạo chung toàn doanh nghiệp, quyết định các vấn đề quan trọng của công ty + Ban lãnh đạo: có Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty + Các phòng: Phòng Tài chính kế toán: Là nơi xử lý toàn bộ công tác tài chính của công ty, phòng có nhiệm vụ điều hoà, phân phối, tổ chức sử dụng vốn và nguồn vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh. Đánh giá kết quả quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, hạch toán lãi, lỗ, phân phối lợi nhuận, thực hiện chế độ chính sách đối với nhà nước đồng thời tham mưu cho ban lãnh đạo cho quyết định kịp thời. Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi, quản lý yếu tố con người của công ty, quan tâm tới đời sống cán bộ công nhân viên, chịu trách nhiệm tổ chức các buổi giao lưu, giới thiệu về chế độ lao đông cho cán bộ công nhân viên, chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ đào tạo quản trị văn phòng, tiếp nhận lưu trữ văn bản, tài liệu. Phòng Tổ chức lao động: Chịu trách nhiệm lên kế hoạch bố trí điều động lao động đáp ứng yêu cầu của sản xuất của công ty. Phòng xuất nhập khẩu: Theo dõi tiến độ nhập khẩu hàng đã ký, hoàn tất thủ tục nhập khẩu và làm thủ tục hải quan. Phòng sản xuất kinh doanh: Chịu trách nhiệm về lập dự toán định mức nguyên vật liệu cho sản xuất, tổ chức chế thử sản phẩm, hướng dẫn triển khai sản phẩm khi đưa vào sản xuất, xây dung duy trì mã hoá các sản phẩm, đăng ký chất lượng hàng hoá, kiểm tra xây dung các tiêu chuẩn của sản phẩm trên các công đoạn và tiêu chuẩn cơ sở, tìm hiểu giá cả thị trường cũng như thị hiếu khách hàng để đáp ứng yêu cầu thị trường và giúp ban lãnh đạo có phương án kinh doanh phù hợp. + Các phân xưởng Phân xưởng dệt 1,2: Chuyên dệt bít tất từ các nguyên liệu mộc hoặc từ nguyên liệu hoặc từ nhuộm thành phẩm. Phân xưởng 3: Phân xưởng này có nhiệm vụ hoàn tất các công đoạn còn lại để cho sản phẩm hoàn chỉnh như khíu, sấy, gấp, thêu, sửa chữa. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty * Bộ máy kế toán Công ty đang áp dụng hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thể hiện tập trung tại phòng tài chính kế toán từ khâu ghi chép ban đầu đến khi tổng hợp, lập báo cáo và kiểm tra báo cáo. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với tình hình thực tế của công ty gồm có Kế toán trưởng và 3 bộ phận kế toán chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán của công ty. * Sơ đồ bộ máy kế toán Sơ đồ 19: Bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền, giá thành, tiền lương và bảo hiểm Kế toán tiền gửi ngân hàng,vật tư, CCDC, công nợ phải trả Nhân viên kinh tế ở các phân xưởng Kế toán thuế, tiêu thụ, tổng hợp, lập báo cáo * Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán Kế toán trưởng: Là người có quyền lực cao nhất trong phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng có trách nhiệm hướng dẫn các công việc cho kế toán viên thực hiện đồng thời chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo cũng như với cơ quan chủ quản về các số liệu mà phòng tài chính kế toán cung cấp về hoạt động tài chính của công ty. Kế toán vốn bằng tiền, giá thành, tiền lương và bảo hiểm: Kế toán có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi, tạm ứng, đồng thời tính giá thành vào mỗi kỳ, tính lương và bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên. Kế toán tiền gửi ngân hàng, vật tư, công cụ dụng cụ, công nợ phải trả: Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo quản lý đồng thời theo dõi các khoản công nợ của công ty và các khoản liên quan tới ngoại tệ và tiền gửi ngân hàng. Kế toán thuế, tiêu thụ, tổng hợp và lập báo cáo: Tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan tới tiêu thụ, kê khai, tính thuế và tổng hợp số liệu, lên báo cáo. Ngoài ra ở các phân xưởng còn có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra số liệu các bộ chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận mình, sau đó gửi lên phòng tài chính kế toán. * Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính: + Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Niên độ kế toán áp dụng: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 + Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng + Hình thức kế toán áp dụng trong công ty: Hình thức nhật ký chung + Các loại sổ kế toán: Sổ chi tiết, nhật ký chung, nhật ký đặc biệt, sổ cái, bảng kê nhập xuất tồn… + Đánh giá vật tư nhập kho theo nguyên tắc giá gốc + Phương pháp xác đinh giá vốn của vật tư xuất kho là phương pháp bình quân, đơn giá bình quân cuối kỳ. + Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. + Phương pháp hạch toán chi tiết là phương pháp ghi thẻ song song. + Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo quy đinh hiện hành và tính khấu hao theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003. * Giới thiệu về phần mềm kế toán công ty đang sử dụng: Khi áp dụng phần mềm kế toán trong công tác tài chính của công ty là việc thiết kế và sử dụng chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương pháp kế toán để thu thập và xử lý cung cấp các thông tin kế toán. Có thể thể they máy vi tính và kỹ thuật tin học là phương tiện hữu ích giúp cho kế toán trong việc tính toán, xử lý, cung cấp thông tin trong công tác quản lý. Nhận thức được vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, công ty cổ phần Dệt Kim Hà Nội đã sử dụng phần mềm kế toán ESOFT để phục vụ cho công tác kế toán tại công ty. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ thủ công nữa, do đó thông tin trên sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên liên tục trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động trên máy, kế toán không nhật thiết đến cuối kỳ mới có sổ cái. Một số đặc điểm của phần mềm này là khi nháy đúp chuột vào biểu tượng của phần mềm trên màn hình thì giao diện của phần mềm hiện ra. Người sử dụng đưa ra tên nhập là phòng tài chính kế toán thì màn hình hệ thống sẽ hiện ra. Hệ thống menu của phần mềm ESOFT được tổ chức thành các phần hành kế toán bao gồm có: Hệ thống Kế toán Hàng hoá Vật tư Tài sản cố định Giá thành Báo cáo Trợ giúp Người sử dụng chỉ cần nhấp chuột vào phần mình cần làm việc, chương trình sẽ hiện ra tương ứng. Máy sẽ tự động tính, xử lý thông tin sau khi kế toán nhập dữ liệu cần thiết như tự động tính khấu hao và trích khấu hao tà sản cố định, tự in các báo cáo, các chứng từ theo đúng yêu cầu của đơn vị. Đối với các nghiệp vụ khác nhau, phần mềm cho phép sử dụng các màn hình dữ liệu khác nhau như đối với nghiệp vụ nhập và nghiệp vụ xuất cho màn hình nhập dữ liệu khác nhau. Quy trình xử lý nghiệp vụ của máy cũng như quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính có thể được hiểu như sau: Thông tin đầu vào: Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán nhập các chứng từ vật tư vào máy, chương trình sẽ tự động hạch toán một số định khoản hoặc một vế của một số cặp định khoản. Việc tự động định khoản được thực hiện dựa vào các khai báo trước của người sử dụng cho từng mặt hàng. Các khai báo này bao gồm: tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh thu, tài khoản hàng bán bị trả lại. Khi nhập chứng từ người sử dụng chỉ việc hạch toán phần tài khoản đối ứng còn các tài khoản khác thì chương trình tự động lấy từ danh mục vật tư ứng với vật tư được nhập từ chứng từ. Đối với nghiệp vụ kết chuyển cần thiết như kết chuyển giá vốn, kết chuyển chi phí… thì chương trình cho phép làm tự động qua bút toán kết chuyển đã được cài đặt trong chương trình mà người sử dụng lựa chọn. Khi người sử dụng chọn đúng bút toán kết chuyển, máy tự động kết chuyển toàn bộ giá trị dư Nợ(Có) hiện thời của tài khoản kết chuyển sang bên Có( bên Nợ) tài khoản được kết chuyển. Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản sau các thông tin từ nghiệp vụ đã được cập nhật bằng phương pháp xâu lọc. Nhờ sử dụng phần mềm kế toán với khả năng tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Mối quan hệ giữa các phần hành đó là số liệu cập nhật ở phần hành nào được lưu ở phần hành đó, ngoài ra còn được chuyển cho các phần hành khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển thông tin cho kế toán tổng hợp để lên sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội. 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại công ty * Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội chuyên sản xuất các loại bít tất dệt kim có chất lượng cao nên đòi hỏi nguyên vật liệu phải đặc thù và đáp ứng yêu cầu của công nghệ sản xuất. Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty khá đa dạng và phong phú như các loại sợi, chun, hoá chất…. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài của những bạn hàng có uy tín, lâu năm, tất cả đều có hợp đồng kinh tế và thanh toán trả chậm là phần lớn. Nguyên vật liệu công ty mua về chủ yếu dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm của công ty. * Tình hình quản lý nguyên vật liệu Ở khâu thu mua: để có nguyên vật liệu kịp thời đáp ứng yêu cầu sản xuất, phòng sản xuất kinh doanh phải định mức được nguyên vật liệu và có kế hoạch thu mua kịp thời. Nguyên vật liệu luôn được giao về tận kho kèm theo các chứng từ hợp lệ. Ở khâu bảo quản: Vấn đề lớn cần quan tâm lớn của công ty là hệ thống kho tàng. Công ty đã có hệ thống kho tàng khá vững chắc nhằm bảo quản và cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất. Hơn nữa, nguyên vật liệu của công ty phải đảm bảo không bị mất mát, hư hỏng nên công ty phải bố trí mạng lưới bảo vệ chặt chẽ đối với từng kho nguyên vật liệu dù lớn hay nhỏ. Quản đốc phân xưởng và các thủ kho có trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu, theo dõi kiểm tra các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu trong tháng, định kỳ tiến hành kiểm kê. Nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng hoặc kém phẩm chất phải tìm hiểu rõ nguyên nhân và đề xuất biện pháp quản lý có hiệu quả hơn, tránh tình trạng ứ đọng vốn do nguyên vật liệu tồn kho khá nhiều, không sử dụng hết. Thủ kho có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu và đảm bảo đúng thủ tục mà công ty quy định. Ở khâu sử dụng và dự trữ: Công ty luôn sử dụng nguyên vật liệu theo đúng định mức đề ra vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên trong quá trình sử dụng công ty luôn khuyến khích phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu nhưng vẫn phải đảm bảo đúng theo yêu cầu của sản phẩm đưa ra 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như hạch toán nguyên vật liệu được chính xác và thuận tiện, công tác phân loại, đánh giá nguyên vật liệu rất quan trọng. Thực tế công ty đã dựa vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu để phân loại. Trên cơ sở đó, nguyên vật liệu của công ty bao gồm: Nguyên vật liệu chính: Sợi các loại, chun, chỉ thêu… Nguyên vật liệu phụ: Bao bì, tem, nhãn, băng Nhiên liệu: Xăng, dầu FO, dầu trắng… Phụ tùng thay thế: kim dệt, platin, vòng bi, dây đai thang… Việc phân loại nguyên vật liệu của công ty rất cụ thể và chi tiết vì số lượng và chủng loại nguyên vật liệu của công ty khá nhiều đòi hỏi phải có sự đầu tư sắp xếp phù hợp. 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Để theo dõi và hạch toán về mặt giá trị nguyên vật liệu, kế toán phải có cách đánh giá cụ thể, phương pháp đánh giá sẽ được đăng ký và áp dụng trong một niên độ kế toán. * Đối với nguyên vật liệu nhập kho Công ty đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo trị giá vốn thực tế. Nguyên vật liệu trong công ty chủ yếu là mua ngoài trong nước trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá ghi trên hoá đơn( không bao gồm thuế giá trị gia tăng) cộng(+) Chi phí vận chuyển bốc dỡ trừ(-) Các khoản giảm trừ(nếu có). Đối với vật tư mua ngoài mà chi phí vận chuyển bên bán chịu thì chi phí này được cộng(+) vào giá mua nguyên vật liệu và trị giá thực tế của nguyên vật liệu đúng bằng giá ghi trên hoá đơn. Ví dụ như: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 01208 ngày 07/12/2007 của công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội, công ty có mua sợi cotton NT 32/1- CThô với số lượng 1539,1 kg với đơn giá là 38.182 đ/kg. Như vậy trị giá vốn thực tế của số sợi nhập kho ngày 07/12/2007 sẽ bằng (1539,1 * 38.182 = 58.765.916 đ) . * Đối với nguyên vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu xuất kho, công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo phương pháp này thì giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân cuối kỳ. Giá thực tế NVL xdùng Số lượng NVL xdùng Đơn giá bình quân = x Trong đó: đơn giá bình quân được tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ Trị giá tồn đầu kỳ ĐG bình quân cuối kỳ Trị giá nhập trong kỳ SL tồn đầu kỳ SL nhập trong kỳ = + + Ví dụ: Ngày 10/12/2007, công ty có phiếu xuất kho số 61 xuất sợi cotton NT 32/1- Cthô cho sản xuất với số lượng 988,97 kg và đơn giá xuất kho tính vào cuối kỳ vào ngày 31/12/2007 của nguyên vật liệu này là 44.185,92 đ/kg, như vậy trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên vật liệu này là 40.731.639 đ. 2.2.4. Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu * Đối với nguyên vật liệu nhập kho + Thủ tục nhập kho: Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài. Đầu tháng, căn cứ vào nhu cầu sản xuất và bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu do bộ phận KCS đề ra, phòng sản xuất kinh doanh tính lượng vật liệu cần trong tháng đồng thời tổng hợp căn cứ vào định mức đã được xây dựng và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình bày lên Ban lãnh đạo ký duyệt rỗi chuyển cho bộ phận cung tiêu mua vật tư. Khi mua về, căn cứ vào hợp đồng mua bán, bộ phận KCS tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu và lập biên bản kiểm nghiệm chất lượng. Phòng sản xuất kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng, phiếu báo giá và phiếu kiểm tra chất lượng để viết vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được phòng sản xuất kinh doanh lập thành 3 liên: 1 liên phòng sản xuất kinh doanh giữ lại, 1 liên giao cho bộ phận cung tiêu và 1 liên giao cho Thủ kho. Trước khi nhập kho, Thủ kho phải xem xét cụ thể, đối chiếu lại, nếu số lượng và chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo đúng như đã ghi trong phiếu nhập kho, Thủ kho sẽ ký nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Nếu không đúng với phiếu nhập kho đã ghi thì Ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản số thiếu hao hụt đồng thời Thủ kho báo cáo Phòng sản xuất kinh doanh cùng cán bộ cung tiêu lập biên bản để xử lý. Tại kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi thẻ kho và chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Sau đó, định kỳ giao lại cho kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Phòng tài chính kế toán khi nhận được hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư thì tiến hành xem xét hoá đơn, nếu nội dung ghi trên hoá đơn phù hợp thì lưu lại. + Quy trình luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 20: Quy trình luân chuyển chứng từ với nguyên vật liệu nhập kho NVL Bộ phận KCS Hoá đơn đỏ Biên bản kiểm nghiệm P.Sản xuất kinh doanh Phiếu nhập kho Kho + Chứng từ nhập kho nguyên vật liệu gồm: - Hoá đơn GTGT - Biên bản kiểm nghiệm - Phiếu nhập kho Ví dụ: Đối với vật liệu mua ngoài, trong tháng 12 năm 2007, công ty có mua của công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội sợi cotton NT 32/1- Cthô với số lượng lần lượt là 1539,1kg, có hoá đơn GTGT số 01208 ngày 07/12/2007 và chưa thanh toán với người bán. Dưới đây là mẫu hoá đơn GTGT: Biểu số 02:Trích Hoá đơn giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KH/2007N Liên 2: Giao khách hàng Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số: 01208 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng Hà Nội Số tài khoản………….. Điện thoại:…………………..Mã số thuế ………….. Họ tên người mua hàng:………….. Đơn vị: Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Địa chỉ: Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội Số tài khoản……….. Hình thức thanh toán: Trả chậm…. Mã số thuế: 0100100657 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 01 Cotton NT 32/1- Cthô Kg 1539,1 38.182 58.765.916 Cộng tiền hàng: 58.765.916 Thuế suất 10%. Tiền thuế GTGT: 5.876.591,6 Tổng cộng tiền thanh toán: 64.642.507,6 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi bốn triệu, sáu trăm bốn hai nghìn, năm trăm linh bảy phẩy sáu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phòng sản xuất kinh doanh khi nhận được hoá đơn GTGT về việc mua hai nguyên vật liệu trên, giao bộ phận KCS kiểm tra, lập biên bản kiểm nghiệm. Khi biên bản kiệm nghiệm có kết luận về việc mua nguyên vật liệu đủ điều kiện nhập kho, phòng sản xuất kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên: giao cho Thủ kho, phòng sản xuất kinh doanh và bộ phận cung tiêu. Dưới đây là biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho Biểu số 03: Biên bản kiểm nghiệm CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT KIM HÀ NỘI Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Biên bản kiểm nghiệm gồm : Ông: Nguyễn Văn Tú - Trưởng ban Ông: Trương Quốc Thái - Uỷ viên Ông : Đặng Văn Trường - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Tên nhãn hiệu vật tư ĐVT Số lượng theo CT Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Không đúng quy cách Cotton NT 32/1-Cthô Kg 1539,1 1539,1 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Số nguyên vật liệu trên đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho. Đại diện ban kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu số 04: Trích Phiếu nhập kho Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 01 - VT Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số : 576 Nợ: …………. Có: ………… Họ tên người giao hàng: Công Ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Theo: hoá đơn số 01208 . Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Của: Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Nhập tại :kho NVL STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Cotton NT 32/1- Cthô 0103038 Kg 1539,1 38.182 58.765.916 Cộng 1539,1 58.765.916 Tổng số tiền bằng chữ: Năm mươi tám triệu, bảy trăm năm mươi sáu nghìn, chín trăm mười sáu đồng chẵn. Nhập, ngày 07 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Đối với nguyên vật liệu xuất kho + Thủ tục xuất kho Công ty chủ yếu là xuất cho sản xuất ở các phân xưởng dệt, khi có nhu cầu cần nguyên vật liệu cho sản xuất, phân xưởng viết giấy yêu cầu xin cấp vật tư. Trên phiếu yêu cầu cần nêu rõ nội dung phân xưởng dùng vật tư vào mục đích gì, ghi rõ danh, mục vật tư cần lĩnh về số lượng, quy cách về phòng sản xuất kinh doanh. Phòng sản xuất kinh doanh dựa vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để ký xác nhận trên phiếu yêu cầu cấp vật liệu đồng thời tiến hành viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu lại phòng sản xuất kinh doanh, 1 liên giao cho người nhận vật tư và 1 liên chuyển lên phòng Tài chính kế toán. Phòng kế toán nhận được kiểm tra mục đích, nội dung, số lượng nguyên vật liệu xuất dùng và số lượng tồn kho từng thứ nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Nếu đúng và đủ thì kế toán vật tư trình phiếu xuất kho lên kế toán trưởng xác nhận sau đó chuyển xuống kho. Ở kho, thủ kho sẽ xuất nguyên vật liệu cho nhân viên phân xưởng ký tên vào phiếu xuất kho. + Quy trình luân chuyển chứng từ: Phân xưởng P. SXKD Giấy yêu cầu Phiếu xuất kho P.Tài chính Kế toán Ký duyệt Thủ kho xuất NVL Sơ đồ 21: Quy trình luân chuyển chứng từ của nguyên vạt liệu xuất kho + Chứng từ xuất kho nguyên vật liệu gồm: - Giấy yêu cầu - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Cụ thể: Ngày 10 tháng 12 năm 2007, phân xưởng dệt 1 có nhu cầu sử dụng Sợi cotton NT 32/1- Cthô để phục vụ sản xuất. Phân xưởng đã viết giấy yêu cầu với số lượng cần dùng là 988,97 kg. Dưới đây là phiếu yêu cầu: Biểu số 05: Phiếu yêu cầu Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Phiếu yêu cầu Cung cấp/ mua hàng Số:…. Bộ phận yêu cầu: D1 Ngày yêu cầu: 10/12/2007 Hàng mua trong nước: x Hàng mua ngoài nước: TT Tên hàng Quy cách Số lượng Đề nghị Ngày cần nhận Yêu cầu Tồn kho Mua Không mua 01 Sợi CottonNT32/1-Cthô 988,97 988,97 Ý kiến giám đốc: dùng cho sản xuất ở phân xưởng dệt 1 Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Người yêu cầu Thủ kho Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi nhận được phiếu yêu cầu xin cấp vật tư của phân xưởng dệt 1, phòng sản xuất kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho dưới đây là phiếu xuất kho. Biểu số 06: Trích phiếu xuất kho Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 02 - VT Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Số :61 Nợ : …… Có : …… Đơn vị sử dụng: Nguyễn Thị Vân – D1 Lý do xuất: để sản xuất Kho xuất: Kho NVL STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Sợi Cotton NT32/1-Cthô 0103038 Kg 988,97 Cộng 988,97 Xuất, ngày 10 tháng 12 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài ra đơn vị còn sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để xuất gia công dệt bít tất và xuất cho nhuộm thành phẩm. Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Biểu số 07: Trích mẫu phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 03PXK – 3LL Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên 3: Lưu nội bộ Ngày 18 tháng 12 năm 2007 Số :……. Nợ : …… Có : …… Căn cứ theo điều động số ….ngày … tháng…. năm 2007, của ……….về việc sản xuất Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Tiến Vũ Phương tiện vận chuyển: Ô tô Xuất: tại kho anh Bình – Gia Lâm STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Sợi Côtton 2011 RW 0103044 Kg 200 184.5 Cộng 200 184,5 Xuất ngày 18 tháng 12 năm 2007, Xuất, ngày 18 tháng 12 năm 2007 Người lập Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.5. Tổ chức khai báo mã hóa ban đầu Các đối tượng quản lý liên quan đến công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Các đối tượng quản lý thông tin bao gồm các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, tên khách hàng, tên kho hàng… Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần xác định hệ thống danh mục tương ứng như danh mục vật tư, danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục kho hàng, danh mục hàng hoá…. Phần mềm kế toán ESOFT đã thiết kế các danh mục tương ứng như trên nhằm phục vụ cho các đối tượng quản lý có liên quan. + Danh mục tài khoản Khi sử dụng phần mềm này doanh nghiệp thực hiện cài đặt danh mục tài khoản ngay từ khi bắt đầu sử dụng và phần mềm này đã cài đặt sẵn hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính quy định, doanh nghiệp có thể mở thêm tài khoản cấp 2, 3 tuỳ theo yêu cầu quản lý. Thực hiện việc cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng lệnh menu: “Hệ thống\ danh mục từ điển\ danh mục tài khoản”. Chương trình sẽ hiện ra hệ thống tài khoản và trên thanh công cụ có biểu tượng “Thêm” ta nhấn vào đó để thêm tài khoản mới, kế toán sẽ khai báo thông tin của tài khoản cần thêm về số hiệu tài khoản, tên tài khoản, tài khoản này có theo dõi cho từng đối tượng nhận nợ hay không sau đó nhấn “Nhận”. Để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu doanh nghiệp có mở tài khoản chi tiết: TK 1521- Nguyên vật liệu chính, TK1522- Nguyên vật liệu phụ, TK 1523- Nhiên liệu, TK 1524- Phụ tùng thay thế. Dưới đây là giao diện của danh mục tài khoản của công ty. + Danh mục các đối tượng pháp nhân Danh mục này bao gồm các nhà cung cấp, khách hàng và các đối tượng phải thu, phải trả khác. Danh mục khách hàng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng. Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh như sau:“ Hệ thống\Danh mục từ điển\Danh mục các đối tượng pháp nhân” và nhấp chuột vào biểu tượng “Thêm” trên thanh công cụ khi muốn thêm đối tượng pháp nhân mới đồng thời điền các thông tin liên quan đến đối tượng pháp nhân đó như về mã đối tượng pháp nhân, tên đối tượng pháp nhân, địa chỉ, mã số thuế…Sau khi khai báo xong nhấn “Nhận”. Việc đặt mã đối tượng pháp nhân được thực hiện như sau : - Đối với đối tượng pháp nhân là nhà cung cấp thì mã là 331A+địa chỉ hoặc tên công ty như Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội có mã là 331A D19… Đối với các đối tượng pháp nhân là khách hàng của công ty thì mã là 131A+địa chỉ hoặc tên cửa hàng như Cửa hàng ở hàng Đào có mã là 131A.BHHD, bách hoá Nam Bộ có mã là 131A.BHNB… Dưới đây là giao diện của danh mục các đối tượng pháp nhân: + Danh mục vật tư Việc theo dõi nguyên vật liệu trong công ty được theo dõi trên phần mềm kế toán bằng việc mã hoá nguyên vật liệu. Khai báo thông tin các đối tượng được thực hiện qua menu lệnh: “Hệ thống\ Danh mục từ điển\ Danh mục vật tư”. Khi muốn thêm nguyên vật liệu mới vào chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng “thêm” trên thanh công cụ. Người sử dụng có thể khai báo các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu đó về tên nguyên vật liệu, theo dõi tồn kho không, loại nguyên vật liệu…Sau khi khai báo xong nhấn “ nhận”. Như sợi cotton NT32/1- Cthô có mã là 0103038, sợi Spandex 30/75 đen có mã là 010500224…trong đó 01 chỉ nguyên vật liệu chính, 03 là ký hiệu của sợi côtton và 038 là thứ tự của sợi cottonNT32/1- Cthô trong sợi cotton. Việc mã hóa nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện như sau: nguyên vật liệu chính ký hiệu 01, nguyên vật liệu phụ ký hiệu là 02, nhiên liệu ký hiệu là 03 và phụ tùng thay thế ký hiệu là 04. Trong nguyên vật liệu chính thì quy định Sợi spandex là 05, sợi AC là 02, sợi cotton là 03…; nguyên vật liệu phụ thì nhãn, băng, tem là 01; thùng, túi…là 02; hoá chất là 03…, phụ tùng thay thế thì phụ tùng máy soosan là 01; phụ tùng máy 416E là 02….và nhiên liệu thì dầu mazút là 01; dầu nhờn là 02, dầu trắng là 03…. Việc mã hoá nguyên vật liệu = loại nguyên vật liệu + Kích cỡ(đặc trưng) của nguyên vật liệu. Dưới đây là giao diện của danh mục vật tư tại công ty + Danh mục kho hàng: Kế toán khai báo thông tin về kho hàng của công ty thông qua lệnh menu: “Hệ thống\ danh mục từ điển\ Danh mục kho hàng”. Khi muốn thêm kho hàng mới chỉ cần nhấp vào biểu tượng “thêm” ở trên thanh công cụ và khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng như về mã kho, tên kho…sau đó nhấn nút “nhận”. Hiện nay công ty có 6 kho đó là kho vật tư công ty có mã 01, kho thành phẩm có mã 02, kho phế liệu có mã là 03, kho hàng hoá có mã 04, kho nguyên vật liệu có mã 05 và kho gửi bán có mã là 06. Dưới đây là giao diện của danh mục kho hàng của công ty: + Danh mục tài khoản chi phí: Để khai báo thông tin về các đối tượng chi phí làm theo lệnh menu sau: “Hệ thống\ danh mục từ điển\ danh mục tài khoản chi phí”. Và cũng để thêm đối tượng chi phí mới ta cũng nhấp chuột vào biểu tượng “thêm “trên thanh công cụ để thêm mới và nhận nút “nhận” khi hoàn thành. Khi khai báo thông tin về đối tượng chi phí cần khai báo về nơi sử dụng nguyên vật liệu tương ứng với từng phân xưởng của công ty như xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất ở phân xưởng 1 thì mã hoá là 6211, ở phân xưởng 2 thì mã hoá là 6212, ở phân xưởng 3 thì mã hoá là 6213 và tương tự với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu cho các mục đích khác của các phân xưởng Dưới đây là giao diện về danh mục các đối tượng chi phí : Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập sau đó giao cho Thủ kho giữ và ghi chép. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ sau đó mới thực hịên nghiệp vụ nhập, xuất và vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng thực tế. Cuối tháng, thủ kho kiểm tra số tồn kho thực tế và số tồn kho ghi trên thẻ kho. Cụ thể: Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 07/12/2007 số 576 và hóa đơn giá trị gia tăng số 01208. Cùng ngày, thủ kho vào thẻ kho của nguyên vật liệu chính Sợi cotton NT32/1-Cthô theo chỉ tiêu số lượng vào cột nhập. Ngày 10/12/2007 căn cứ vào phiếu xuất kho cho phân xưởng Dệt 1 số 61, thủ kho ghi vào thẻ kho với nội dung xuất dùng và ghi theo chỉ tiêu số lượng vào cột xuất và tồn của thẻ kho. Định kỳ, thủ kho mang phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cùng thẻ kho lên phòng tài chính kế toán để ghi sổ. Biểu số 08: Trích Thẻ kho của công ty Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu S12 - DN Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Người lập thẻ: Nguyễn Thị Vân Tờ số: 12 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Sợi Cotton NT32/1-Cthô. Đơn vị tính: Kg Mã số : 0103038 N/T Chứng từ DG Số lượng Ký xác nhận Số phiếu N/T Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 01/12 Tồn đầu 199,1 07/12 0576 07/12 Mua vật liệu 1539,1 1738,2 10/12 061 10/12 Xuất để sx 988,97 749,23 13/12 0577 13/12 Mua vật liệu 400 1149,23 15/12 062 15/12 Xuất để sx 878,21 271,02 22/12 0578 22/12 Mua vật liệu 914,82 1185,84 …. …. …. …. …. …. …. …. … Tổng cộng 5523,8 4327,3 Tồn cuối 395,6 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) 2.2.7. Kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung để ghi sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán nguyên vật liệu của công ty bao gồm: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ cái tài khoản 152 Nhật ký chung Các chứng từ gồm: Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Phiếu xuất kho Biên bản kiểm kê vật tư Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ… * Quy trình kế toán nguyên vật liệu nhập kho: Căn cứ vào chứng từ như hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy: Chọn biểu tượng của phần mềm, khi màn hình của phần mềm hiện ra nhấp chuột vào biểu tượng của phần “vật tư” trên thanh công cụ và thực hiện đối với ‘nhập kho do mua ngoài”, chương trình sẽ lọc ra những phiếu nhập kho gần nhất và nhấn nút nhập để nhập chứng từ. Phiếu nhập kho có các thông tin như sau: Phần chi tiết cho chứng từ + Số chứng từ: căn cứ vào chứng từ để ghi + Ngày hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Ngày kê khai: ngày viết + Ký hiệu hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Ngày ghi sổ: ngày viết + Số hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Họ tên : Người mua + Đối tượng pháp nhân: người bán + Mã số thuế: của người bán + Diễn giải: Nêu nội dung nhập + Kho nhập: đánh mã + Nhà cung cấp: đối tượng pháp nhân + Địa chỉ: của đối tượng pháp nhân + Phương thức thanh toán: theo thoả thuận Phần chi tiết cho nguyên vật liệu + Mã vật tư: đưa ra danh mục mã + Tên vật tư: sẽ tự xuất hiện khi nhập mã + Đơn vị tính: tự xuất hiện khi nhập mã + Số lượng: theo hoá đơn + Giá hàng: theo hoá đơn + Tiền hàng: máy se tự tính + Loại VAT: nhập + Tiền thuế : máy tự tính + Tổng tiền hàng: máy tự tính + Chi phí vận chuyển: nhập Phần tính tổng của phiếu nhập + Tính tổng số lượng vật tư nhập kho: máy tự tính + Tính tổng tiền hàng: máy tự tính + Tính tổng thuế: máy tự tính Phần cuối đó là định khoản các tài khoản liên quan + Tiền hàng : nhập + Tiền thuế: nhập + Chi phí: nhập Sau khi nhập xong toàn bộ dữ liệu nhấp chuột vào biểu tượng “lưu” trên thanh công cụ. Ngoài ra, trên thanh công cụ còn có các biểu tượng như in, xem, tìm… Cụ thể với phiếu nhập kho ngày 07/12/2007 số 576 và hoá đơn giá trị gia tăng số 01208 ngày 07/12/2007 kế toán nhập như sau: Nhấp chuột vào biểu tượng “vật tư” trên thanh công cụ, vào phần nhập do mua ngoài và bắt đầu dựa vào thông tin trên chứng từ để nhập: + Số chứng từ: PN576 + Ngày vào sổ : 18/12/07 + Số hoá đơn : 01208 +Ngày hoá đơn: 07/12/07 + Ký hiệu hoá đơn: AA/2007T +Thuế đơn vị: + Ngày hợp đồng: +Số hợp đồng + Phương thức nhập: do mua ngoài + Họ tên: người mua + Đối tượng pháp nhân: CTY TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội + Mã số thuế : 0100100495 + Diễn giải: Nhập mua sợi PN576 + Kho nhập: 05 + Nhà cung cấp: CTY TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội + Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng Hà Nội + Phương thức thanh toán: Trả chậm + Ngày thanh toán: sau đó nhập đến phiếu nhập kho: + Mã vật tư: Nhập từng mã một sau đó chương trình sẽ tự động hiện tên vật tư. + Tên vật tư: Cotton NT 32/1- Cthô + Đơn vị tính: Kg + Giá hàng: nhập theo hoá đơn + Tiền hàng: máy tự động tính + Loại thuế : 10% + Tiền thuế: máy tự động tính + Tổng tiền: máy tự động tính Phần cuối sẽ có nhập định khoản các tài khoản + Tiền hàng : Nợ TK 152 ; Có TK 331A + Tiền thuế : Nợ TK 1331; Có TK 331A + Chi phí (nếu có). Sau khi nhập xong toàn bộ dữ liệu, kế toán nhấn “lưu”. Trên màn hình giao diện còn có thêm phần “công nợ” muốn theo dõi phần công nợ của khách hàng vừa nhập thì chỉ cần nhấp chuột vào đó. * Quy trình kế toán xuất kho nguyên vật liệu Việc xuất kho nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là phục vụ cho sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó tổ chức hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản cho hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. Công ty tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp binh quân gia quyền với đơn giá là bình quân cuối kỳ. Căn cứ vào chứng từ là phiếu xuất kho nguyên vật liệu, kế toán nhập dữ liệu vào máy như sau: Chọn biểu tượng “vật tư” trên thanh công cụ, sau đó chọn mục “xuất sử dụng vật tư”, chương trình sẽ hiện ra một giao diện với các thông tin: Phần thông tin về chứng từ kế toán nhập như sau: + Số chứng từ: do máy mặc định + Ngày vào sổ: do người nhập chỉ định + Kho xuất: mã của kho + Phương thức xuất: xuất để làm gì + Họ tên :người nhận nguyên vật liệu + Phòng, ban: Nơi sử dụng + Diễn giải: nội dung của nghiệp vụ xuất Phần chi tiết các nguyên vật liệu thì kế toán cần nhập các dữ liệu về: + Mã vật tư: Nhập mã vật tư vào + Tên vật tư: sẽ được hiện ra khi nhập mã + Đơn vị tính: sẽ hiện khi nhập mã + Số lượng: kế toán nhập số lượng xuất + Giá vốn: Chương trình sẽ tự động tính vào cuối tháng + Tiền vốn: Chương trình tự động tính + Tài khoản Nợ: Nhập tài khoản tương ứng + Tài khoản có: chương trình tự động xuất hiện khi nhập mã vật tư Phần tính tổng: + Tổng số lượng nguyên vật liệu xuất kho: Máy tự tính + Tổng tiền vốn xuất kho: Máy tự tính Sau khi nhập xong nhấn biểu tượng “lưu” trên thanh công cụ. Ví dụ: Nhập dữ liệu cho phiếu xuất kho số 61 ngày 10/12/2007 Từ màn hình chọn biểu tượng “vật tư” trên thanh công cụ, sau đó chọn “xuất sử dụng vật tư” và tiến hành nhập dữ liệu: + Số chứng từ: do máy mặc định PX 61 + Ngày vào sổ: 31/12/2007 + Kho xuất: 05 + Phương thức xuất: xuất sử dụng + Họ tên : Đỗ Thị Hiền + Phòng, ban: BP004 + Diễn giải: Xuất vật tư phục vụ sản xuất Phần chi tiết các nguyên vật liệu thì kế toán cần nhập các dữ liệu về: + Mã vật tư: 0103038 + Tên vật tư: Cotton NT32/1- Cthô + Đơn vị tính: Kg + Số lượng: 988,97 kg + Giá vốn: Chương trình sẽ tự động tính vào cuối tháng + Tiền vốn: Chương trình tự động tính + Tài khoản Nợ: 6211 + Tài khoản có: 1521 Phần tính tổng: + Tổng số lượng nguyên vật liệu xuất kho: Máy tự tính + Tổng tiền vốn xuất kho: Máy tự tính Sau khi nhập xong nhấn biểu tượng “lưu” trên thanh công cụ. Dưới đây là giao diện phiếu xuất kho * Các thao tác cuối tháng + Tính giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng Công ty áo dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cố định nên trước kho thực hiện thao tác tính giá thì trên phiếu xuất kho và bảng kê nhập-xuất-tồn chỉ có chỉ tiêu khối lượng nhập, xuất và giá trị nhập. Để hoàn thiện sổ sách báo cáo kế toán cần thực hiện thao tác tính giá bình quân cho nguyên vật liệu xuất kho như sau: Vào màn hình chọn vật tư\ tính giá vật tư xuất kho và màn hình giao diện tính giá vật tư xuất kho trong tháng sẽ xuất hiện và kế toán nhập dữ liệu muốn tính của tháng nào trong năm vào và máy sẽ tự tính. Ví dụ như tính giá xuất kho của nguyên vật liệu chính Cotton NT32/1- Cthô cũng như của các nguyên vật liệu khác ta nhấn vào biểu tượng “vật tư\tính giá bình quân của vật tư”, sẽ có giao diện hiện ra và kế toán nhập tháng 12 vào và nhấn “chấp nhận” máy sẽ tự tính giá xuất kho của toàn bộ nguyên vật liệu trong tháng 12. Dưới đây là giao diện của tính giá vật tư xuất kho trong tháng * Xem và in sổ sách báo cáo nguyên vật liệu Phần mềm này cho phép mở các sổ kế toán khác theo yêu cầu quản trị của công ty. Khi có lệnh chương trình sẽ tự động kết xuất, in ra các sổ sách tương ứng từ chi tiết đến tổng hợp tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng bao gồm các loại sổ như sổ chi tiết TK152, TK331 của từng nguyên vật liệu và từng đối tượng pháp nhân; sổ cái TK 152; bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn… Để xem sổ chi tiết thanh toán với người bán TK331,