Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trường, các quan hệ hàng hoá - tiền tệ, quan hệ thị trường được mở rộng, do vậy hoạt động xuất nhập khẩu phát triển mạnh mẽ theo tinh thần đa phương hoá, đa dạng hoá quan hệ ngoại thương nhằm phát triển và mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoài nước. Thương trường là chiến trường. Để chiến thắng, cần phải biết kết hợp giữa sức mạnh, trí tuệ và sự khôn khéo. Lúc này, kinh doanh trên thương trường không chỉ là nghiệp vụ kỹ thuật mà còn là nghệ thuật. Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp thương mại, chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng nông sản và hàng tiêu dùng. Mục đích của công ty là lợi nhuận. ở đây, thị trường vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với công ty trong việc tiêu thụ hàng hoá và nó phản hồi lại chính bằng kết quả thu được hay phải trả giá. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên tôi quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm hà nội Phần I Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT - HN I. Đặc điểm chung về công ty AGREXPORT. 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty xuất nhập khẩu (XNK) Nông sản thực phẩm Hà nội là một doanh nghiệp nhà nước , tiền thân là tổng công ty XNK Nông sản , được thành lập từ năm 1960 theo quyết định của thủ tướng chính phủ, trực thuộc Bộ ngoại thương quản lý Đến năm 1995, Tổng công ty XNK nông sản được đổi tên thành công ty XNK nông sản Thực phẩm Hà nội trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, Theo quyết định số 90/ TTG ngày 07/03/1994 của thủ tướng chính phủ, công văn hướng dẫn của UBKH Nhà nước số 04/UBKH ngày 05/05/1994. Và công ty có tên giao dịch quốc tế là: AGREXPORT –Hà Nội trụ sở chính đặt tại số 6 Tràng tiền - Hoàn Kiếm - Hà nội. Vì vậy, căn cứ vào quyết định 90/TTG ngày 07/03/1992 của Thủ tướng Chính Phủ và các văn bản hướng dẫn, tổng công ty đã được thành lập lại bằng cách chuyển cơ quan Tổng công ty Xuất nhập khẩu Nông Sản thành Công ty Xuất nhập khẩu Nông sản Thực phẩm Hà Nội với lý do chủ yếu là không đủ vốn pháp định. 2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty AGERXPORT: * Mô hình tổ chức bộ máy của công ty: Ban Giám đốc - Giám đốc - Phó Giám đốc Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kế hoạch thị trường Ban đề án và thanh toán công nợ P XNK 1 P XNK 2 P XNK 3 P XNK 4 P XNK 5 P XNK 6 P XNK 7 CN XNK Nông sản Hải Phòng CN XNK Nông sản TP. HCM XN chế biến Nông sản Vĩnh Hoà Bình Dương Nhà máy Bắc Giang 3. Tổ chức kế toán tại công ty AGREXPORT -HN 3.1 Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng kiểm trưởng phòng Phó phòng phụ trách tài chính Phó phòng phụ trách kế toán Kế toán thanh toán đối ngoại Kế toán hàng nhập khẩu, KT chi phí Kế toán tiền mặt, kế toán công nợ Kế toán tiền gửi, tiền vay bằng ngoại tệ Kế toán tiền gửi, tiền vay bằng VND Kế toán Tài sản cố định Thủ quỹ 3.2 Hệ thống chứng từ 3.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng 3.4 Hệ thống sổ và hình thức sổ kế toán 3.5. Hệ thống báo cáo kế toán II. Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT 1. Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT bao gồm nhiều loại: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, các chứng từ về tiền lương, về khấu hao TSCĐ, phiếu xuất kho, khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán liên quan tiến hành lập chứng từ. Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ và phản ánh chúng trên máy vi tính. Máy sẽ tự động phản ánh trên các sổ kế toán tổng hợpvà kế toán chi tiết (các bảng kê chứng từ ) chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi tiến hành phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí. Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp được luân chuyển qua các khâu hợp lý theo sự phân công và bố chí của kế toán trưởng. Cuối cùng được lưu trữ và bảo quản theo chế độ lưu trữ của Nhà nước. Quá trình xử lý chứng từ trong điều kiện áp dụng máy vi tính có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Dữ liệu đầu vào :( Chứng từ gốc) - Nhập các chứng từ CPBH, CPQLDN, - Các bút toán giảm trừ chi phí - Các bút toán kết chuyển chi phí. - Các tiêu thức cơ phân bổ CPBH, CPQLDN Khai báo thông tin đầu ra Cho máy vi tính Thông tin đầu ra: - Các sổ kế toán kliên quan: Bảng kê - chứng từ, sổ cái TK 642., 641 - Báo cáo kết quả kinh doanh Máy vi tính thông tin và đưa ra sản phẩm 2. Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phín bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT 2.1 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng Chi phí bán hàng ở công ty AGREXPORT bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu bao bì. - Chi phí dụng cụ đồ dùng. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Cước vận tải hàng . - Phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác. Như vậy nội dung chi phí bán hàng ở công ty AGREXPORT nói chung là đúng theo quy định của nhà nước. Nhưng do điểm đặc thù là công ty xuất nhập khẩu nông sản nên các mặt hàng thường phải trải qua sự kiểm tra, kiểm dịch nhằm đảm bảo chất lượng hàng hoá xuất nhập khẩu. Do vậy khi xác định phạm vi chi phí bán hàng công ty AGREXPORT đã bổ sung khoản mục chi phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng vào chi phí bán hàng. Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, phòng kế toán công ty đã sử dụng TK TK 641: “Chi phí bán hàng” Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 “chi phí bán hàng” như sau. Bên nợ: - Phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Bên có: - Phản ánh các khoản giảm chi phí. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh. *Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng Để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí, kế toán công ty đã mở chi tiết các TKcấp II, III như sau: - TK 6411” Chi phí nhân viên”: TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCK… phải trả cho nhân viên bán hàng. Trong đó, phòng kế toán mở chi tiết cho từng hoạt động như sau: TK 64111 “ Chi phí nhân viên làm hàng XK” Tk 64112 “Chi phí nhân viên làm hàng NK” TK 64113 “Chi phí nhân viên làm hàng kinh doanh nội địa” - TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì “:TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá quá trình vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu phụ dùng cho sửa chữa,bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng. Để quản lý chi tiết hơn chi phí vật liệu bao bì, kế toán công ty mở chi tiết cho 3 bộ phận. đó là. TK 64121 ”Chi phí vật liệu bao bì hàng xuất khẩu” TK 64122 “Chi phí vật liệu bao bì hàng nhập khẩu” TK 64123 “ Chi phí vật liệu bao bì hàng nội địa” - TK 6413 ”chi phí dụng cụ, đồ dùng “: TK này phản ánh về chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. TK này mở chi tiết như sau: TK 64131 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng xuất khẩu” TK 64132 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nhập khẩu” TK 64133 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nội địa” - TK 6414 “ chi phí khấu hao TSCĐ”: TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, phương tiện vận chuyển ... TK này mở chi tiết như sau: TK64141 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng xuất khẩu”. TK 64142 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nhậpkhẩu”. TK 64143 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nội địa”. - TK 6415 “Cước vận tải”: TK này dùng để phản ánh chi phí về vận chuyển hàng hoá từ kho của doanh nghiệp đến cảng bán hàng hoá hoặc đến một địa điểm đã xác định trước trong hợp đồng. Nó bao gồm chi phí thuê vận tải, tự vận tải và các lao vụ trong vận tải . Cước vận tải hàng được xác định bằng công thức như sau: Cước vận tải hàng = Lượng hàng vận chuyển X Quãng đường vận chuyển X Giá cước từng loại hình Cước vận tải hàng theo dõi chi tiết cho từng hoạt động trên các TK cấp III như sau: TK 64151 “Cước vân tải hàng xuất khẩu” TK 64152 “Cước vân tải hàng nhập khẩu” TK 64153 “Cước vận tải hàng nội địa” - TK 6416 “Phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng hàng ”: TK phản ánh những khoản chi mà công ty phải chi ra để thanh toán với cơ quan hải quan trong quá trình kiểm tra, giám định chất lượng hàng hoá . Các tài khoản cấp III bao gồm: TK 64161 “Phí hải quan, kiểm dịch, hun rừng hàng xuất khẩu” TK 64162 “Phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng hàng nhập khẩu” TK 64163 “Phí hải quan, kiểm dịch , hun trùng hàng nội địa” - TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh chi phí mua ngoài khác cho qúa trình kinh doanh thuế sửa chữa TSCD, tiền thuê kho bãi , tiền bốc vác, vận chuyển, tiền điện nước, điện thoại, tạp chí.... Các TK cấp III bao gồm: TK 64171 “ Chi phí dich vụ mua ngoài hàng xuất khẩu” TK 64172 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nhập khẩu” TK 64173 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nội địa” - TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: phải ánh các chi phí phát sinh phục vụ công tác bán ngoài các khoản chi phí nêu trên như chi phí quảng cáo, chào hàng, bán hàng. Các TK cấp III như sau: TK 64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng suất khẩu” TK64182 “Chi phí bằng tiền khác hàng nhập khẩu” TK64283 “Chi phí bằng tiền khác hàng nội địa” *Trình tự kế toán như sau: 1/ Kế toán căn cứ vào quyết toán quĩ lương từng hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán ghi như sau: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6411) (Chi tiết Nợ TK 64111 “Chi phí nhân viên làm hàng xuất khẩu”) (Chi tiết Nợ TK 64112 “ Chi phí nhân viên làm hàng nhập khẩu” (Chi tiết Nợ TK 64113 “Chi phí nhân viên làm hàng nội địa” Có TK 334 “Phải trả công nhân viên” Có TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384) Ví dụ: Căn cứ vào bảng chấm công tháng 7 của nhân viên làm hàng gạo xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 641 (64111): 4 313 750 Có TK 334 3 625 000 Có TK 338 688 750 2/ Khi xuất vất liệu, nhiên liệu phục vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng ” (6412) (Chi tiết Nợ TK 64121 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng XK”) (Chi tiết Nợ TK 64122 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64123 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng KDNĐ”) Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. 3/ Hàng tháng, căn cứ vào chứng từ có liên quan để xác định. Phân bổ CCDC theo tiêu thức 50% hoặc 100%. - Khi xuất CCDC giá trị phân bổ 50% được hạch toán và chi phí bán hàng, 50% còn lại được hạch toán vào chi phí trả trước a. Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6413) (Chi tiết Nợ TK 64131 “Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng xuất khẩu) (Chi tiết Nợ TK 64132 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64133 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng hàng KDNĐ”) Có TK 153 “công cụ , dụng cụ”. b. Nợ TK 142 “ Chi phí trả trước” Có TK 153 “Công cụ dụng cụ” - Khi báo hỏng công cụ thì kế toán phân bổ 50% giá trị còn lại : Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng”(6413) Có TK 142 “Chi phí trả trước” . 4. Cuối kỳ, kế toán că cứ vào bảng quyết toán khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khâu bán hàng để ghi : (Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6414) (Chi tiềt Nợ TK 64151 “Chi phí khấu hao TSCĐ hàng XK”) (Chi phí Nợ TK 64152 “Chi phí khấu hao TSCĐ hàng NK”) (Chi phí Nợ TK 64153 “ Chi phí khấu hao TSCĐ hàng KDNĐ”) Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ”. 5. Khi nhận hoá đơn vận chuyển, bản thanh toán cước được lập thành bản kê thanh toán cước vân chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 641 “ Chi phí bán hàng” (6415) (Chi tiết nợ TK 64151 “Cước vận tải hàng XK”) (Chi tiết Nợ TK 64152 “Cước vận tải hàng NK”) (Chi tiết nợ TK 64153 “Cước vận tải hàng KDNĐ”) Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”. Ví dụ: Căn cú vào phiếu chi số 527 ngày 24/7 về việc thanh toán cước vận chuyển lô lạc 36T, kế toán ghi: Nợ TK 641(64151): 6 000 000 Có TK 111(1111): 6 000 000 6. Hàng tháng, kế toáncăn cứ vào giấy báo của hải quan và một sổ chứng từ khác có liên quan (Phiếu chi, giấy báo nợ, của NH...) và ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6417) (Chi tiết Nợ TK 64171 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng XK”) (Chi tiết Nợ TK 64172 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64173 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng NĐ”) CóTK 331 “Phải trả người bán” Có TK 111 “Tiền mặt” Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi số 601 ngày 14/8 về việc chi tiền gửi CT+ mua tờ khai HQ, kế toán ghi: Nợ TK 641(64172): 224 500 Có Tk 111(1111) 224 500 7/ Khi phát sinh chi phí quảng cáo, hội nghị khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6418) (Chi tiết Nợ TK 64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng XK”) (Chi tiết Nợ TK 64182 “Chi phí bằng tiền khác hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64183 “Chi phí bằng tiền khác hàng KDNĐ”) Có TK 111, TK 112.... Ví dụ: CĂn cứ vào phiếu chi số 193 ngày 20/3 về việc tiếp khách Đan Mạch sang làm việc, kế toán ghi: Nợ TK 641(64182): 1 320 000 Có TK 111(1111) 1 320 000 8. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng tập hợp sang bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả, kế toán ghi: Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” (Chi tiết Nợ TK 9111 “Xác định kết quả kinh doanh hàng XK”) (Chi tiết Nợ TK 9112 “Xác định kết quả kinh doanh hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 9113 “Xác định kết quả kinh doanh KDNĐ”) Có TK 641 “Chi phí bán hàng” Đối với kế toán chi tiết chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các loại bảng kê chứng từ sau: Bảng kê chứng từ theo đối tượng. Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng. Bảng kê chứng từ theo vụ việc. Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản. Mỗi bảng kê đáp ứng yêu cầu kế toán quản trị khác nhau. Bảng kê chứng từ theo tiêu khoản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí. Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí từ các bảng tổng hợp trên máy vi tính rồi kết chuyển toàn bộ chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Bảng tổng hợp tại công ty gồm: - Bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo TK đối ứng. - Bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo tiểu khoản. - Bảng tổng hợp phát sinh theo đối tượng. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo đối tượng. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kế toán có thể sử dụng một trong các bảng tổng hợp trên. Chẳng hạn kế toán sử dụng bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí của từng hoạt động kinh doanh. Trình tự hệ thống hoá thông tin của kế toán CPBH được minh hoạ theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản Tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản Sổ cái 2.2 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lí doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp thương mại nói chung, ở công ty AGREXPORT nói riêng ngoài chi phí bán hàng bao giờ cũng phát sinh chi phí chung cho công tác quản lý doanh nghiệp như chi phí về quản lí hành chính, khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lí, tiền lương nhân viên quản lí. Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp cũng cần được quản lí một cách tiết kiệm và có hiệu quả, nhất là trong nền kinh tế thị trường hiện nay vấn đề này cần phải được quan tâm chú trọng. Chi phí quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT bao gồm nội dung sau: - Chi phí nhân viên quản lí. - Chi phí đồ dùng văn phòng. - Chi phí vật liệu quản lí. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Thuế, phí, lệ phí. - Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác. Như vậy, nội dung chi phí quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT đã được xác định đúng theo qui định của Nhà nước. Để phản ánh chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, kế toán công ty đã sử dụng TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp”. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 như sau: Bên nợ: - Chi phí quản lí doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: - Các khoản giảm chi phí quản lí. - Kết chuyển số chi phí quản lí doanh nghiệp vào bên nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” hoặc vào bên nợ TK 142 “chi phí trả trước”. Cuối kỳ, TK 642 không có số dư. Để tập hợp chi phí quản lí doanh nghiệp theo khoản mục chi phí, kế toán công ty đã mở chi tiết các TK cấp II của Tk 642 như sau: - TK 6421 “chi phí nhân viên quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả cho nhân viên văn phòng, các phòng ban chức năng. - TK 6422 “chi phí vật liệu quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí như giấy, bút, mực… - TK 6423 “chi phí đồ dùng văn phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản về giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lí. - TK 6424 “chi phí khấu hao TSCĐ” TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lí như nhà cửa, máy móc, thiết bị. - TK 6425 “chi phí về thuế, phí, lệ phí” TK này dùng để phản ánh về thuế nhà đất, thu tiền vốn, phí, lệ phí … - TK 6426 “chi phí dự phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi. - TK 6427 “chi phí dịch vụ mua ngoài” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí trả trước cho bên cung cấp lao vụ, dịch vụ như tiền điện, nước, điện thoại. - TK 6428 “chi phí bằng tiền khác” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài các khoản nêu trên như chi phí vay lãi, tiền công tác phí. * Trình tự kế toán: 1. Khi tiền lương phải trả cho nhân viên quản lí ở bộ phận văn phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6421) Có TK 334 “Phải trả cho nhân viên” 2. Tiền BHXH, BHYT, KPCĐ trên tổng số lương của nhân viên quản lí, kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6421) Có TK 338 “phải trả, phải nộp khác” (3382, 3383, 3384) 3. Khi xuất vật liệu dùng cho công tác quản lí kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6422) Có TK 152 “nguyên liệu, vật liệu” 4. Khi xuất công cụ, đồ dùng sử dụng ở bộ phận quản lí, kế toán ghi: + Nếu giá trị CCDC nhỏ phân bổ một lần: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6423) Có TK 153 “công cụ, dụng cụ” + Nếu giá trị CCDC lớn, phân bổ nhiều lần, khi xuất dùng ghi: Nợ TK 142 “chi phí trả trước” (1421) Có TK 153 “công cụ, dụng cụ” - Khi phân bổ hàng tháng, hàng quý ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6424) Có TK 142 “chi phí trả trước” 5. Tính khấu hao TSCĐ sử dụng ở văn phòng Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6425) Có TK 214 “hao mòn TSCĐ” 6. Tính thuế, phí, lệ phí phải trả cho Nhà nước, kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6425) Có TK 333 “thuế và các khoản thanh toán với Nhà nước” 7. Khi trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi, vào cuối niên độ kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6426) Có TK 139 “dự phòng phải thu khó đòi” Có TK 159 “dự phòng giảm giá hàng tồn kho” 8. Chi trả tiền điện, nước, điện thoại … kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6427) Có TK 111 “tiền mặt” Có TK 331 “phải trả người bán” 9. Chi tiền công tác phí, chi phí lãi vay… kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6428) Có TK 111 “tiền mặt” Có TK 142 “tiền gửi ngân hàng” 10. Khi có các khoản chi, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” Cuối kỳ kế toán tập hợp toàn bộ chi phí quản lí doanh nghiệp trong kỳ rồi tiến hành phân bổ cho các hoạt động. - Hoạt động kinh doanh hàng XK. - Hoạt động kinh doanh hàng NK. - Hoạt động kinh doanh hàng nội địa. - Hoạt động kinh doanh hàng uỷ thác. Đối với kế toán chi tiết chi phí quản lí doanh nghiệp, công ty cũng sử dụng bốn loại bảng kê như sau: - Bảng kê chứng từ theo đối tượng. - Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng. - Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản. - Bảng kê chứng từ theo vụ việc. Trong đó bảng kê chứng từ theo tiểu khoản dùng để tập hợp chi phí quản lí doanh nghiệp theo khoản mục chi phí mà kế toán đã phân loại theo nội dung chi phí (bao gồm 8 yếu tố chi phí). Cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí từ các bảng tổng hợp trên máy vi tính rồi kết chuyển toàn bộ chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Tuỳ theo yêu cầu quản lý kế toán có thể sử dụng một trong các bảng tổng hợp. Chẳng hạn kế toán sử dụng bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. 3. Những ưu điểm và tồn tại của công tác kế toán CPBH và CPQLDN ở công ty AGREXPORT 3.1 Ưu điểm: 3.2. Nhược điểm: Phần II Phương hướng hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty xuất nhập khẩu nông sản Để góp phần vào việc hoàn thiện kế toán chi phí trong công ty, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến hoàn thiện, mong phòng kế toán xem xét và tham khảo. I. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu II. Môt số vấn đề hoàn thiện về công tác chi phí bán hàng và kế toán quản lý doang nghiệp ở công ty AGREXPORT Xuất phát từ tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT , chúng tôi có đề xuất một vài ý kiến để cải tiến và hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty như sau: 1. Phân loại chi phí bán hàng Do đặc điểm của công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu, bán hàng không những ở trong nước mà còn phải vận chuyển hàng hoá ra nước ngoài. Trong quá trình này, doanh nghiệp phải chi ra một số tiền chi phí về vận chuyển và bảo quản hàng hoá. Do vậy, bên cạnh việc phân loại chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí (Phần I), kế toán cần phân loại theo địa giới phát sinh chi phí, bao gồm: - Chi phí trong nước: Bao gồm các khoản chi phí chi ra phục vụ cho việc bán hàng thuộc phạm vi trong nước như chi phí vận chuyển trong nước, khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu, công cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí quảng cáo. - Chi phí ngoài nước: Gồm chi phí vận chuyển ngoài nước và chi phí bảo hiểm hàng hoá. Vì vậy, chi phí bán hàng ngoài nước sẽ được ở một khoản mục riêng trong tổng số chi phí bán hàng. Việc phân loại chi phí bán hàng thành chi phí trong nước và chi phí ngoài nước có tác dụng theo dõi chặt chẽ tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng, từ đó có biện pháp quản lý chi phí, tiết kiệm được các khoản mục chi phí. 2. Phạm vi, nội dung chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Cần phân biệt rõ các khoản mục chi phí trong tổng chi phí kinh doanh của công ty như sau: - Chi phí bán hàng: Là những chi phí phục vụ cho khâu dự trữ, bảo quản hàng hoá, chi phí phục vụ công tác bán hàng. Không hạch toán vào chi phí bán hàng các khoản chi phí phục vụ công tác mua hàng (như chi phí vận chuyển từ nơi mua về công ty, chi phí cho cán bộ đi mua hàng, chi phí thuê cất kho hàng hoá trên đường vận chuyển về công ty . . .) mà hạch toán vào giá vốn hàng mua nhập kho. - Chi phí cho các hoạt động đầu tư tài chính như chi phí liên doanh, môi giới, chi phí liên quan đến mua bán chứng khoán, ngoại tệ . . . được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính. - Chi phí về nhượng bán TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, chi phí thanh lý hàng hoá bị hỏng khách hàng trả lại . . . được hạch toán vào chi phí bất thường. 3. Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm Nhận thức được tầm quan trọng của quảng cáo, ngày nay các doanh nghiệp đầu tư ngày càng lớn cho các chi phí quảng cáo. Chi phí này phát sinh tương đối lớn và hiệu quả của nó có thể liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh. Do vậy xét trên góc độ hạch toán kế toán thì kế toán nên mở thêm khoản mục “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm” để theo dõi riêng khoản chi phí này. Khi đó kế toán mở thêm tài khoản cấp II của TK 641 “chi phí bán hàng” là TK 6419 “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm”. 4.Hoàn thiện kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo nhóm hàng 5. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng còn lại và hàng bán ra. 6. Lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. Kết luận Cơ chế thị trường hiện nay tạo ra nhiều điều kiện cho các lĩnh vực, các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh. Nghiên cứu để tìm ra một hướng đi đúng và thích hợp là một vấn đề phức tạp. Kế toán là một công cụ quan trọng mang tính toàn diện, giúp mỗi doanh nghiệp nắm bắt được những gì mình có, biết được những gì mình phải làm và những gì sẽ đạt được. Đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kế toán rất cần thiết, giúp việc quản lí từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lí vốn và tài sản, sự vận động của chúng sao cho an toàn và hiệu quả. Công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp đã góp phần không nhỏ vào việc thực hiện mục tiêu giảm chi phí, tăng lợi nhuận. Trên đây là một số vấn đề về quản lí chi phí bán hàng và chi phí bán hàng quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT. Trong chuyên đề này tôi đã thực hiện được: - Về mặt lí luận: cho ta thấy tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. - Về mặt thực tế: chỉ ra những ưu điểm cũng như những hạn chế trong công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT. Từ đó rút ra nguyên nhân để phân tích và đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác chi phí nói chung ở công ty sao cho phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay và đảm bảo theo đúng chế độ nhà nước.