Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Công ty ứng dụng khoa học kỹ thuật và Chuyển giao công nghệ mới

Lời nói đầu Trong giai đoạn hiện nay, với đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, duy trì cơ chế thị trường, nhằm thúc đẩy tận dụng tối đa các nguồn lực trong nước, nước ngoài để đảm bảo nhu cầu tiêu dùng, đời sống nhân dân tích luỹ trong nước và xuất khẩu, tăng thu nhập quốc dân kích thích phát triển kinh tế xã hội. Đặc biệt ngay từ khi luật doanh nghiệp đi vào hoạt động có hiệu lực (tháng 1 năm 2000) đã khẳng định một bước đổi mới trong hệ thống pháp lý tạo ra môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động, nhằm phát huy sức mạnh nền kinh tế, từ thực tế cho ta thấy số lượng doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngày càng tăng. Bên cạnh đó việc bán các sản phẩm hàng hoá là vấn đề quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bởi vậy để tồn tại và phát triển doanh nghiệp không những có nhiệm vụ thu mua gia công chế biến, sản xuất sản phẩm mà còn phải tổ chức khâu bán hàng sản phẩm hàng hoá. Mục tiêu của việc kinh doanh là đem lại lợi nhuận cao nhất, bên cạnh đó cũng có không ít rủi ro. Do vậy để có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm tòi nghiên cứu thị trường, để phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho Giám đốc, nhằm đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời phù hợp với tình hình thực tế đòi hỏi hai tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bánn hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng một cách khoa học hợp lý, nhạy bén với thị trường để đem lại kết quả kinh doanh tốt cho doanh nghiệp. Chính trong điều kiện nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt đó. Chi nhánh Công ty ứng dụng khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ mới đã tồn tại và phát triển trong điều kiện tự mình phải vươn lên. Chi nhánh đã có những chủ động trong việc bán hàng, hàng hoá trên thị trường. Song song với nhữgn điều đó bộ phận kế toán Công ty cũng từng bước hoàn thiện và phát triển cho phù hợp với những thay đổi và đòi hỏi của nền kinh tế thị trường. Qua quá trình thực tập ở chi nhánh Công ty em đã lựa chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Công ty ứng dụng khoa học kỹ thuật và Chuyển giao công nghệ mới". Mục tiêu của chuyên đề tài là vận dụng lý luận hạch toán kế toán và kién thức đã được học ở trường vào nhu cầu thực tiễn về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh. Từ đó phân tích những điều còn tồn tại, nhằm góp một phần nhỏ vào công việc hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị thực tập. Trong chuyên đề này em sẽ tập trung đánh giá tình hình chung ở đơn vị thực tập về công tác quản lý và kế toán, phân tích quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở đơn vị và phương hướng, biện pháp giải quyết của vấn đề thực tế còn tồn tại. Chuyên đề sẽ được thiết kế thành 3 phần chính ngoài phần mở đầu và kết luận: Phần I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp Thương mại. Phần II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới. Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Chi nhánh Công ty. Phần I Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp Thương mại I. Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất với tiêu dùng. Hoạt động Thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hay giữa các bên thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hay thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Thương nhân có thể là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ, hay các hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo quyết định của pháp luật (được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh). Kinh doanh thương mại có một số đặc điểm chủ yếu sau: * Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. * Đặc điểm về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất cụ thể hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. * Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong 2 phương thức là bán buôn và bán lẻ. - Bán buôn hàng hoá: Là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng. - Bán lẻ hàng hoá: Là việc bán thẳng cho người tiêu dùng trực tiếp, từng cái, từng ít một. * Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức Công ty bán buôn, bán lẻ, Công ty kinh doanh tổng hợp, Công ty môi giới, Công ty xúc tiến thương mại..... * Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh thương mại cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng, ngành hàng, do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng. Như vậy chức năng của thương mại là tổ chức và thực hiện việc mua bán, trao đổi hàng hoá cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân. 1. Bản chất kinh tế của doanh thu, kết quả trong doanh nghiệp Thương mại. 1.1. Tiêu thụ hàng hoá Tiêu thụ hàng hoá là quá trình các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả bán hàng, đây là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo một định nghĩa khác thì tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng đồng thời được tiền hàng hoặc được quyền thu tiền hàng hoá. Như vậy, bán hàng là thực hiện mục đích của sản xuất và tiêu dùng, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Bán hàng là khâu lưu thông hàng hoá là cầu nối trung gian giữa một bên sản xuất phân phối và một bên là tiêu dùng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường thì bán hàng được hiểu theo nghĩa rộng hơn. Bán hàng là quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu từ việc nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng, tổ chức mua hàng hoá và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. 1.2. Kết quả bán hàng trong đơn vị thương mại Kết quả bán hàng là chỉ tiêu hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hoá. Cũng như các hoạt động sản xuất - kinh doanh dịch vụ: Kết quả bán hàng cũng được phản ánh và xác định qua các chỉ tiêu sau: Lãi gộp bán hàng = Doanh số bán - Giá vốn hàng bán Lãi ròng trước thuế = Lãi gộp bán hàng - Chi phí bán hàng và quản lý Lãi ròng sau thuế = Lãi trước thuế - Thuế lợi tức. Các chỉ tiêu kết quả đều có thể được xác định theo công thức của kế toán nêu trên, trong đó doanh số bán được đưa vào xác định kết quả lãi gộp cũng như lãi thuần là doanh số thuần: Doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá = Tổng doanh thu về tiêu thụ - Giảm giá hàng bán - Doanh thu hàng hoá bị trả lại - Thuế TTĐBB thuế XNK Doanh thu thuần về bán hàng: Là số chênh lệch giữa tổng doanh thu về bán hàng với các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu của hàng bán bị trả lại, thuế bán hàng đặc biệt, thuế xuất khẩu (nếu có). Lợi nhuận gộp về bán hàng (lãi thương mại): Là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng với giá vốn hàng bán hàng. Lợi nhuận (lỗ) về bán hàng: Là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng với giá vốn hàng bán hàng phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra. Kết quả bán hàng được thể hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ) về bán hàng. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì lãi, ngược lại, nếu thu nhập nhỏ hơn chi phí thì lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng được tiến hành vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng đơn vị. 1.3. Mối quan hệ giữa hàng hoá, bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kết quả kinh doanh là mục đích cuối cùng của mỗi doanh nghiệp. Kết quả kinh doanh phụ thuộc vào quá trình hoạt động của đơn vị. Hoạt động kinh doanh của đơn vị lại phụ thuộc vào chất lượng và mẫu mã chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh, có uy tín trên thị trường hay không. Kết quả kinh doanh tốt sẽ tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của đơn vị tiến hành trôi chảy, từ đó có vốn để mở rộng quy mô kinh doanh, đa dạng hoá các loại hàng hoá về mặt chất lượng và số lượng, ngược lại kết quả kinh doanh xấu sẽ làm cho hoạt động kinh doanh bị đình trệ, bị ứ đọng vốn không có điều kiện để mở rộng quy mô kinh doanh. Trong mối quan hệ đó thì bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh, làm tốt công tác tiêu thụ nó sẽ đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của đơn vị, kết quả bán hàng là yếu tố chính hình thành nên kết quả kinh doanh. Do đó bán hàng và xác định kết quả bán hàng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Hàng hoá là cơ sở quyết định sự thành công hay thất bại của việc bán hàng, bán hàng là cơ sở để xác định kết quả bán hàng, quyết định kết quả là cao hay thấp còn kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để đưa ra các quyết định về tiêu thụ hàng hoá. Có thể khẳng định rằng kết quả bán hàng là mục tiêu cuối cùng của mỗi đơn vị, còn hàng hoá và tiêu thụ bán hàng là phương tiện để thực hiện mục tiêu đó. 1.4. Vai trò của hàng hoá, bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Tiêu thụ hàng hoá có vai trò to lớn trong việc cân đối giữa cung và cầu, thông qua việc bán hàng có thể dự đoán được nhu cầu của xã hội nói chung và của từng khu vực nói riêng, là điều kiện để phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng và trên toàn xã hội. Qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá mới được thực hiện. Cùng với việc tiêu thụ hàng hoá, xác định đúng kết quả bán hàng là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định tại doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện với Nhà nước lập các Quỹ Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt trong kỳ kinh doanh tiếp theo, đồng thời nó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm như các nhà đầu tư, các ngân hàng, các nhà cho vay.... Đặc biệt trong điều kiện hiện nay trước sự cạnh tranh gay gắt thì việc xác định kết quả bán hàng hiện nay có ý nghĩa quan trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin không những cho nhà quản lý doanh nghiệp để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất mà còn cung cấp thông tin cho các cấp chủ quản, cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thuế.... phục vụ cho việc giám sát sự chấp hành chế độ, chính sách kinh tế tài chính, chính sách thuế. 2. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá 2.1. Phương thức bán buôn Bán buôn hàng hoá là bán cho các đơn vị, cá nhân mà số lượng đó chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, hàng hoá đó vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Bán buôn gồm hai phương thức sau: 2.1.1. Bán buôn qua kho Là bán buôn hàng hoá mà số hàng hoá đó được xuất ra từ kho bảo quả của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua. Sau khi bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được xác định là tiêu thụ. Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với bên mua, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng giao cho bên mua ở nội địa điểm thoả thuận trước giữa hai bên. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Số hàng này được xác nhận là tiêu thụ khi doanh nghiệp thương mại đã nhận được tiền của bên mua hoặc bên mua chấp nhận thanh toán. 2.1.2. Bán buôn vận chuyển thẳng Là kiểu bán buôn mà doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng không nhập về kho mà chuyển thẳng cho khách hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này ở doanh nghiệp thương mại vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng, vừa phát sinh nghiệp vụ mua hàng. Doanh nghiệp thương mại có thể chuyển thẳng hàng đến kho của người mua hoặc giao hàng tay ba tại kho của người bán. Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại chỉ đóng vai trò trung gian môi giới trong quan hệ mua bán giữa người mua và người bán. Doanh nghiệp thương mại uỷ quyền cho người mua trực tiếp đến nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho bên bán theo đúng hợp đồng đã ký kết với bên bán. Tuỳ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết mà doanh nghiệp thương mại được hưởng một khoản tiền lệ phí do bên mua hoặc bên bán trả. Trong trường hợp trên doanh nghiệp thương mại không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá mà chỉ là người tổ chức cung cấp cho bên mua. 2.2. Phương thức thu tiền tập trung Là bán hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng để sử dụng vào mục đích tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá có các phương thức sau: 2.2.1. Phương thức bán hàng thu tiền tập trung Là phương thức bán hàng tách rời việc thu tiền và giao hàng cho khách nhằm chuyên môn hoá quá trình bán hàng. Mỗi quầy có một nhân viên thu ngân, chuyên thu tiền viết hoá đơn, tính kê mua hàng cho khách hàng để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm kê hàng tồn để xác định số lượng bán ra trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu ngân kiểm tiền, nộp tiền hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền. 2.2.2. Bán lẻ thu tiền trực tiếp Theo phương thức bán lẻ này, người bán trực tiếp bán hàng và thu tiền của khách. Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm tra hàng tồn quầy để xác định lượng hàng tiêu thụ, lập báo cáo bán hàng đồng thời nộp tiền cho thủ qũy và lập giấy nộp tiền. 2.2.3. Giao hàng đại lý Theo phương thức này doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận đại lý, bên đại lý sẽ trự tiếp bán hàng và thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp. Số hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên nhận đại lý thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. 2.2.4. Bán hàng trả góp: Khi giao hàng cho bên mua thì hàng hoá được coi là đã tiêu thụ. Người mua trả tiền mua hàng làm nhiều lần. Ngoài số tiền bán hàng doanh nghiệp thương mại còn được hưởng thêm ở người mua một khoản lãi vì trả chậm. II. Kế toán tổng hợp và chi tiết kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Trong doanh nghiệp thương mại hàng hoá là tài sản chủ yếu và biến động nhất, vốn hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số vốn lưu động cũng như toàn bộ vốn kinh doanh của doanh nghiệp cho nên kế toán hàng hoá là khâu quan trọng đồng thời nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ quyết định sự sống còn đối với mỗi doanh nghiệp. Do tính chất quan trọng của tiêu thụ và xác định kết quả bán hàng như vậy đòi hỏi kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phản ánh với giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế về bán hàn và xác định kết quả bán hàng như mức bán ra, doanh thu bán hàng quan trọng là lãi thuần và hoạt động bán hàng. - Phản ánh đầy đủ, kịp thời chi tiết sự biến động của hàng hoá ở tất cả các trạng thái. Hàng đi đường, hàng trong kho, trong quầy, hàng gia công chế biến, hàng gửi đại lý.... nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá. - Phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng để tránh bị chiếm dụng vốn. - Phản ánh với giám đốc tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu, lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ cũng như thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần chú ý các điểm sau: + Xác định đúng thời điểm bán hàng để kịp thời báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại hợp đồng kinh tế ... nhằm giám sát chặt chẽ hàng hoá bán ra, đôn đốc việc nộp tiền bán hàng vào quỹ. + Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lý, tránh trùng lặp, bỏ sót. + Xác định đúng và tập hợp đủ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Phân bổ chính xác số chi phí cho hàng tiêu thụ. 2. Kế toán giá vốn hàng bán 2.1. Giá vốn hàng bán Phản ánh giá trị gốc của hàng hoá, thành phần, dịch vụ, lao vụ đã thực hiện tiêu thụ trong kỳ. ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ được sử dụng khi xuất kho hàng hoá và bán hàng. Khi hàng hoá đã tiêu thụ và được phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng được phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh. Và đối với các doanh nghiệp thương mại thì còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá được khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau để xác định giá vốn của hàng xuất kho. * Phương pháp đơn giá bình quân. * Phương pháp bình quân cuối kỳ trước * Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. * Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. * Phương pháp nhập trước - xuất sau * Phương pháp nhập sau - xuất trước * Phương pháp giá hạch toán * Phương pháp giá thực tế đích danh. 2.1.1. Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như: + Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm toàn bộ lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất lượng. Các khoản tính cho quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ... của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ. + Chi phí vật liệu bao bì: Bao gồm chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng như vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng.... + Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các loại chi phí cho dụng cụ cân, đo, đong, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay.... phục vụ cho bán hàng. + Chi phí khấu hao TSCĐ: Là chi phí khấu hao ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển....) + Chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí chi cho sản phẩm trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng. + Chi phí dụng cụ mua ngoài: Là các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, cửa hàng, vận chuyển bốc hàng tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ quyền xuất khẩu. + Chi phí bằng tiền khác: Là các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng ngoài các chi phí kể trên, như chi phí tiếp khách ở các bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng... 2.1.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí phận quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như: + Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp. + Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý như: giấy, bút, mực... + Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. + Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí KHTSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: nhà cửa làm việc của các phòng, ban, máy móc thiết bị dùng cho quản lý.... + Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí KHTSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như thuế môn bài, thuế thu trên vốn.... + Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi, tính vào chi phí SXKD của doanh nghiệp. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như: tiền điện, nước, điện thoại, thuê nhà... + Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp như hội nghị, tiếp khách, công tác phí... Việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào lợi nhuận về bán hàng trong kỳ, căn cứ vào mức độ (quy mô) phát sinh chi phí và doanh thu bán bàng vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. 2.1.3. Chứng từ kế toán sử dụng trong bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: * Hợp đồng kinh tế * Phiếu thu, phiếu chi * Giấy báo nợ, có của ngân hàng * Hoá đơn giá trị gia tăng * Hoá đơn bán hàng * Hoá đơn đặc thù * Bảng kê hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ * Bảng chứng từ khác liên quan đến nghiệp vụ bán hàng 2.2. Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh tình hình bán hàng và kết quả bán hàng kế toán sử dụng tài khoản sau: * Tài khoản "156 - Hàng hoá": Dùng để phản ánh thực tế giá trị hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, từng quầy, loại, nhóm.... hàng hoá. Bên Nợ: Phản ánh làm tăng giá thực tế hàng hoá tại kho, quầy (giá mua và chi phí thu mua). Bên có: Giá trị mua hàng của hàng hoá xuất kho, quầy. Chi phí mua phân bổ cho hàng tiêu thụ Dư Nợ: Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy TK 156 còn được chi tiết thành: + TK 1561 - Giá mua hàng + TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá * TK 157 - "Hàng gửi bán": Phản ánh giá trị mua hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chưa chấp nhận. Tài khoản này được mở rộng chi tiết theo từng mặt hàng, từng lần gửi đi, từ khi gửi đi đến khi được chấp nhận thanh toán. * TK 511 " Doanh thu bán hàng" có kết cấu như sau: Bên Nợ: * Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu hàng hoá thực tế của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác nhận là tiêu thụ. * Trị giá hàng bán bị trả lại * Khoản giảm giá bán hàng * Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh". Bên có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của cơ sở kinh doanh thực hiện trong kỳ hạch toán. Đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế VAT) bao gồm phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. Đối với doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp và đối với hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và chi phí thêm ngoài giá bán (nếu có) mà doanh nghiệp được hưởng (tổng giá thanh toán - bao gồm cả thuế VAT). TK 511 - Không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 4 tài khoản cấp hai: * TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá * TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm * TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ * TK 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá. * TK 531 " Hàng bán bị trả lại" có kết cấu như sau: Bên Nợ: Các khoản giảm trừ hàng bán đã chấp thuận cho khách hàng Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang TK 511 TK 532 không có số dư cuối kỳ * TK 3331 " Thuế giá trị gia tăng phải nộp" có kết cấu như sau: Bên Nợ: * Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ * Số thuế GTGT được giảm trừ vào thuế GTGT phải nộp * Số thuế GTGT đã nộp vào Ngân sách Nhà nước * Số thuế GTGT của khách hàng bán bị trả lại. Bên có: * Số thuế GTGT đầu ra phải nộp cho sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). * Số thuế GTGT phải nộp (đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). * Số thuế phải nộp cửa hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi biếu tặng, sử dụng nội bộ. * Số thuế GTGT phải nộp cho thu nhập hoạt động tài chính, tu nhập hoạt động bất thường. * Số thuế GTGT phải nộp cửa hàng hoá nhập khẩu. Số dư bên có: Số thuế GTGT phải nộp cuối kỳ. Số dư bên nợ: Số thuế GTGT phải nộp vào Ngân sách Nhà nước. TK 33311 có tài khoản cấp 3: + TK 33311 - thuế giá trị gia tăng đầu ra + TK 33312 - thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu. * TK 632: Giá vốn hàng bán" có kết cấu như sau: Bên Nợ: Giá trị vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Bên Có: Kết chuyển giá vốn hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp trong kỳ sang TK 911 - xác định kết quả kinh doanh. TK 632 không có số dư cuối kỳ. * TK 641 " Chi phí bán hàng" có kết cấu như sau: Bên Nợ: Chi phí thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: * Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng * Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh hoặc TK 142 - Chi phí trả trước (1422). TK 641 không có số dư cuối kỳ * TK 642 " Chi phí quản lý doanh nghiệp" có kết cấu như sau: Bên Nợ: Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào tài khoản TK 911 - xác định kết quả kinh doanh hoặc chi phí trả trước TK 142. TK 642 không có số dư cuối kỳ. * TK 911 " Xác định kết quả kinh doanh " có kết cấu như sau: Bên Nợ: * Kết chuyển giá trị vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. * Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường. * Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng trong kỳ. * Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 911 không có số dư cuối kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: TK 111 " tiền mặt", TK 112 "tiền gửi ngân hàng", TK 131 " phải thu của khách hàng, TK 611 "mua hàng" (đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán kiểm kê định kỳ). 2.3. Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Vì đơn vị thực tập áp dụng hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nên ở đây em chỉ nói riêng phần này). * Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo phương thức gửi bán - Khi xuất hàng gửi đi tiêu thụ kế toán ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi bán Có TK 156 (1561) - Hàng hoá. - Nếu khách hàng ứng trước tiền mua hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt, TGNH Có TK 131- Khách hàng ứng trước - Khi hàng gửi bán đã bán, kế toán ghi: + Giá vốn kết chuyển. Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 157 - Hàng gửi bán + Doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán phải thu khách hàng Nợ TK 111, 112: Tiền bán hàng hoá đã thu Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá không thuế Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Sơ đồ 1: Sơ đò hạch toán bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán TK 911 Xuất hàng gửi bán TK 157 TK 156 (1561) TK 632 K/C giá vốn hàng bán Xác định KQKD hàng đã bán được K/C giá vốn hàng đã bán được TK 111,112,131 TK 911 TK 511 DT bán hàng theo theo giá chưa có thuế VAT K/C DT bán hàng Xác định KQKD Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) TK 3331 Thuế VAT phải nộp * Kế toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho - Khi xuất bán trực tiếp hàng hoá, kế toán ghi giá vốn: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 156 (1561) - Hàng hoá. - Doanh thu và thuế GTGT đầu ra thu hộ phải nộp Nhà nước Nợ TK 111, 112: Đã thanh toán theo giá có thuế: Có TK 511: Doanh thu theo giá chưa có thuế Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho TK 632 TK 3331 Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) TK 111,112,131 TK 911 DT bán hàng theo theo giá chưa có thuế VAT K/C DT bán hàng Xác định KQKD TK 511 TK 156 (1561) TK 911 K/C giá vốn hàng bán Xác định KQKD hàng đã bán được Xuất kho bán hàng Thuế VAT phải nộp * Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán - Khi mua hàng vận chuyển bán thẳng, căn cứ chứng từ mua hàng ghi trị giá hàng mua bán thẳng. Nợ TK 157 - Hàng gửi bán Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112 - Tiền mặt, TGNH Có TK 331 - Phải trả nhà cung cấp. Nếu mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng mua, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112 - Tiền mặt, TGNH Có TK 331 - Phải trả nhà cung cấp - Căn cứ chứng từ, kế toán ghi doanh thu của lô hàng bán thẳng. Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt, TGNH Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng Có TK 511 - Doanh thu theo giá chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp - Thanh toán tiền mua lô hàng cho nhà cung cấp Nợ TK 331 - Phải trả nhà cung cấp Có TK 111, 112 - Tiền mặt, TGNH Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán TK157, 632 TK 111, 112, 131 Mua hàng Bán thẳng Tổng số tiền thanh toán (có VAT) Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) K/C doanh thu X/Đ KQKD TK 511 TK 911 TK133 Thuế VAT phải nộp Doanh thu chưa có VAT TK3331 Thuế VAT được khấu trừ Số thuế GTGT phải nộp Kết chuyển giá vốn - xác định KQKD * Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. Khi nhận tiền hoa hồng được hưởng từ việc môi giới hàng cho nhà cung cấp hoặc cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt, TGNH Có TK 511 - Doanh thu theo giá chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp - Nếu phát sinh chi phí môi giới bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 111, 112 - Tiền mặt, TGNH Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng không thanh toán TK 511 TK 911 TK 641 TK 111,112,131 Doanh thu tiêu thụ theo giá chưa có thuế VAT Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Chi phí BH phát sinh K/C DT bán hàng Xác định KQKD TK 3331 Thuế VAT phải nộp Kết chuyển chi phí BH xác định KQKD * Kế toán nghiệp vụ chi phí hàng hoá: Kế toán phải chi tiết đến từng đối tượng mua, hàng ký gửi.... Ngoài ra kế toán phải thống kê riêng các chứng từ bán hàng qua kho bán thẳng và bán nội bộ để có số liệu chính xác, kịp thời. * Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá: - Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, cho quầy, kế toán chi tiết tài khoản kho hàng theo địa điểm luận chuyển nội bộ của hàng. Nợ TK 156 - Kho quầy, cửa hàng nhận bán (1561). Có TK 156 - Kho hàng hoá (kho chính) 1561) - Khi được báo cáo (bảng kê) bán hàng và báo cáo tiền nộp sau ca, ngày, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt nộp Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp - Trường hợp thừa, thiếu tiền hàng chưa xử lý, căn cứ lập biên bản ghi số tiền thừa: Nợ TK 111 - Số tiền thừa Có TK 338 (3381) - Tiền thừa so với doanh thu. - Trường hợp thiếu tiền, ghi số thiếu chờ xử lý, nếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 111 - Thực thu Nợ TK 138 (1381) - Tiền thiếu chờ xử lý Có TK 511 (512) - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp - Ghi xác định giá vốn của hàng bán và kết chuyển. Số lượng hàng xuất bán tại quầy, cửa hàng = Số lượng tồn đầu ngày (ca) + Số lượng hàng nhập ngày (ca) - Số lượng hàng tồn cuối ngày (ca) Trị giá vốn hàng xuất bán tại quầy = Số lượng hàng xuất bán x Giá vốn đơn vị hàng bán - Căn cứ số lượng trên để xác định doanh thu và giá vốn bán sau cao, ngày đối chiếu với bán hàng tại quầy, cửa hàng, kế toán giá vốn: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Chi tiết kho quầy Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá Thuế VAT phải nộp TK 3331 Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) TK 111,112,131 TK 911 DT bán hàng theo theo giá chưa có thuế VAT K/C DT bán hàng Xác định KQKD TK 511, 512 TK 911 K/C giá vốn hàng bán Xác định KQKD hàng đã bán được TK 632 Xuất kho bán hàng TK 156  * Kế toán bán hàng giao đại lý: - Nếu Công ty bán lẻ thực hiện dịch vụ bán đại lý, ký gửi cho các Công ty bán buôn hoặc cơ sở sản xuất.... thì theo nguyên tắc kế toán: + Hàng nhận đại lý, ký gửi bán lẻ, kế toán ghi ngoài bảng Nợ TK 003 - Số lượng x giá bán hàng nhận bán chi tiết cho từng người giao đại lý. + Khi ứng trước tiền hàng để nhận đại lý, ký gửi: Nợ TK 331 - Nhà cung cấp - người giao đại lý Có TK 111, 112 - Tiền gửi, TGNH + Khi nhận các báo cáo bán hàng tại các ngày (ca) bán trong kỳ, kế toán ghi toàn bộ giá hàng đại lý, ký gửi đã bán. Hoặc ghi theo bút toán Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - TGNH Có TK 331- Phải trả chủ giao đại lý Đồng thời khấu trừ phần hoa hông được ghi vào doanh thu bán hàng Nợ TK 331 - Phải trả nhà cung cấp Có TK 511 - Doanh thu hoa hồng Trả tiền cho chủ đại lý số thực còn lại sau khi thanh toán Nợ TK 331 - Phải trả nhà cung cấp Có TK 111 - Tiền mặt Hoặc theo bút toán sau (tại ngày thanh toán với chủ hàng) Nợ TK 111 - Tiền mặt thu khi bán Nợ TK 112 - TGNH thu khi bán Có TK 511 - Doanh thu hoa hồng được nhận Có TK 331 - Phải trả chủ hàng số tiền bán đã trừ hoa hồng Đồng thời ghi thanh toán số tiền ứng vào số tiền thực chuyển trả chủ hàng. Nợ TK 331 - Nhà cung cấp - Người giao đại lý Có TK 111 - Tiền mặt thực trả Có TK 112 - TGNH chuyển trả Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá TK 111,112 TK 511 TK 911 Kết chuyển DTT Hoa hồng đại lý được hưởng Toàn bộ tiền hàng TK 003 TK 331 - Nhận - Bán - Trả Phải trả chủ hàng Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng Kế toán chi tiết nghiệp vụ này phải theo dõi từng cơ sở đại lý, từng lô hàng xuất kho * Kế toán hàng bán trả góp: Doanh nghiệp bán lẻ hàng theo phương thức trả góp chỉ được ghi doanh thu phần tiền thu bán hàng giá hoá đơn (giá bán thu trên một lần). Phần lãi trả góp phải thu của khách hàng doanh nghiệp ghi nhận vào thu tài chính. Căn cứ vào chứng từ bán trả góp kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 - Phần tiền hàng đã thu Nợ TK 131 - Phải thu theo phương thức trả góp Có TK 511 - Doanh thu bán trả góp theo hoá đơn Có TK 711- Lãi bán hàng trả góp Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp Các nghiệp vụ về giá vốn ghi giống các trường hợp bán hàng trực tiếp. Nợ TK 632 - giá vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hoá Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng trả góp TK111, 112 TK 511 TK 911 DT theo giá bán thu tiền ngay (không kể thuế VAT) Kết chuyển doanh thu Thuần Số tiền người mua trả lần đầu lúc mua hàng TK 131 Tổng số tiền còn phải thu ở người mua Thu tiền ở người mua các kỳ sau Thuế VAT phải nộp tính trên giá bán thu tiền ngay TK33311 TK711 Lợi tức trả chậm Kế toán chi tiết nghiệp vụ này ngoài việc theo dõi từng người mua, từng lần mua còn đặc biệt theo dõi các số tiền nợ và tình hình thuế GTGT nợ theo từng kỳ hạn. 2.4. Kế toán nghiệp vụ giảm trừ doanh thu * Giảm giá hàng bán Phản ánh sốphải thanh toán với người mua về số hàng bán mà người bán chấp nhận giảm giá cho khách hàng. Nợ TK 531 " số giảm giá hàng bán" Có TK 131,111,112 Cuối kỳ kết chuyển số giảm giá sang TK 511 "doanh thu bán hàng" Nợ TK 511 " Doanh thu bán hàng" Có TK 531 " Giảm giá hàng bán" * Hàng bán bị trả lại. - Phản ánh số phải thanh toán với người mua về số hàng bán bị trả lại. Nợ TK 532 "hàng bán bị trả lại" Có TK 111, 112 "nếu trả tiền cho khách hàng" Có TK 131 " trừ vào khoản phải thu của khách hàng" - Phản ánh giá vốn của hàng bị trả lại: Nợ TK 156 " hàng hoá" Có TK 632 "giá vốn hàng bán" Phản ánh thuế giá trị gia tăng của hàng bán bị trả lại kế toán ghi: Nợ TK 33311 " thuế GTGT phải nộp" Có TK 111, 112, 131 (trả lại tiền thuế cho khách) Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ giảm trừ doanh thu TK 511 K/C giảm giá, hàng bán bị trả lại sang DT hàng đã bán được TK 531, 532 TK 111,112,131 Trả tiền giảm giá hay hàng bán bị trả lại TK 33311 Tiền thuế của hàng bị trả lại TK 632 Nhập kho hàng bán bị trả lại TK 632 Giảm giá vốn hàng bị trả lại TK 911 TK 511 K/C DT thuần xác định kết quả 2.5. Kế toán chi phí bán hàng Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641. Việc hạch toán chi phí bán hàng được tiến hành như sau: Tính ra tiền lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ sản phẩm tiêu thụ: Nợ TK 641 (6411) Có TK334 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương tính vào chi phí. Nợ TK 641 (6411) Có TK 338 (3382, 3383, 3384) Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho bán hàng Nợ TK 641 (6412) Có TK 152 (chi tiết tiểu khoản) Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc tiêu thụ Nợ TK 641 (6413) Có TK 153: Xuất dùng với giá trị nhỏ. Trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng Nợ TK 641 (6414) Có TK 214 Chi phí bảo hành thực tế phát sinh (trường hợp không trích trước) Nợ TK 641 (6415) Có TK 111, 112: Chi phí bằng tiền Có TK 334, 338... Các chi phí khác Có TK 152: Chi vật liệu sửa chữa Có TK 155: Chi sản phẩm đổi cho khách hàng Giá trị dịch vụ mua ngoài liên quan đến bán hàng Nợ TK 641 (6417): Trị giá dịch vụ mua ngoài Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 311 Tổng giá thanh toán của dịch vụ mua ngoài Chi phí dự toán tính vào chi phí bán hàng kỳ này: Nợ TK 641 (chi tiết tiểu khoản) Có TK 142 (1421): Phân bổ dần chi phí trả trước Có TK 335: Trích trước chi phí phải trả theo kế hoạch Các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong kỳ Nợ TK 641 (6418) Có TK 111, 112: Chi phí bằng tiền Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng (phế liệu thu hồi, vật tư xuất dùng không hết) Nợ TK 111, 138. Có TK 641 Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 142 (1422): Đưa vào chi phí chờ kết chuyển Nợ TK 911: Trừ vào kết quả trong kỳ Có TK 641 (chi tiết tiểu khoản) Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK 641 TK 334,338 Chi phí nhân viên bán hàng Các khoản giảm chi phí TK 152, 111 TK 911 TK 152, 153 Chi phí vật liệu, dụng cụ phục vụ cho bán hàng Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho bán hàng TK 214 K/C CPBH vào TK 911 - xác định KQKD Kết chuyển CP chờ kết chuyển TK 142 TK 335,331,142 Chi phí khác liên quan đến bán hàng 2.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tương tự như hạch toán chi phí bán hàng. Đối với các khoản dự phòng. Cuối niên độ kế toán căn cứ vào tình hình thực tế và chế độ quy định. Kế toán trích lập dự phòng cho năm tới được hạch toán như sau: Nợ TK 642 (6426) Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, thì thuế VAT phải nộp trong kỳ được phản ánh như sau: Nợ TK 642 (6425) Có TK 3331 Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý Kết chuyển CP chờ kết chuyển TK 142 Thuế GTGT phải nộp (đơn vị tính thuế GTGT trực tiếp) TK 3311 Chi phí khác liên quan đến quản lý TK 335, 331, 142 TK 139, 159 TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho quản lý Trích lập dự phòng TK 152, 153 Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý Kết chuyển chi phí QLDN vào TK 911- xác định KQKD Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp Các khoản giảm chi phí quản lý TK 911 TK 152, 111 TK 642 TK 334,338 2.7. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Cuối kỳ kinh doanh, hay mỗi thương vụ kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về tiêu thụ cho quản lý. Công việc này được tiến hành như sau: - Kết chuyển doanh thu thuần về bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 511: Doanh thu thuần về tiêu thụ bên ngoài Nợ TK 512: Doanh thu thuần về tiêu thụ nội bộ Có TK 911 (Hoạt động sản xuất - kinh doanh) - Kết chuyển giá vốn sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất - kinh doanh) Có TK 632 - Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 ( Hoạt động sản xuất - kinh doanh) Có TK 641: Chi phí bán hàng kết chuyển kỳ này Có TK 142 ( 1422 - Chi tiết chi phí bán hàng) - Kết chuyển chi phí quản lý: Nợ TK 911 ( Hoạt động sản xuất - kinh doanh) Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển kỳ này Có TK 142 (1422 - Chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp) - Kết chuyển kết quả tiêu thụ: + Nếu lãi Nợ TK 911 ( Hoạt động sản xuất - kinh doanh) Có TK 421 (4212: Hoạt động sản xuất - kinh doanh) + Nếu lỗ Nợ TK 421 (4212: Hoạt động sản xuất - kinh doanh) Có TK 911: Hoạt động sản xuất - kinh doanh Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ TK 642 TK 421 Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ TK 641 Kết chuyển trị giá vốn bán hàng tiêu thụ trong kỳ TK 511 TK 911 TK 632 Kết chuyển doanh thu thuần và tiêu thụ hàng hoá trong kỳ Kết chuyển lỗ về tiêu thụ Kết chuyển chi phí QLDN phát sinh trong kỳ Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển TK 142 Kết chuyển lãi về tiêu thụ 2.8. Hình thức sổ kế toán sử dụng * Sổ kế toán tổng hợp gồm: Nhật ký sổ cái, sổ cái, sổ kế toán tổng hợp khác. * Sổ kế toán chi tiết: Thẻ sổ kế toán chi tiết. Tuỳ theo từng doanh nghiệp vận dụng các loại sổ khác nhau, một trong những hình thức sau: + Nhật ký chung + Nhật ký sổ cái + Nhật ký chứng từ + Chứng từ ghi sổ Mỗi loại hình thức ghi sổ có trình tự ghi sổ riêng, do chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới áp dụng hình thức "chứng từ ghi sổ", nên trong chuyên đề này em sẽ đi sâu nghiên cứu hình thức "Chứng từ ghi sổ". Đặc trưng cơ bản của "Chứng từ ghi sổ" là căn cứ trực tiếp ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp là ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc lại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và các chứng từ gốc ghi kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước ghi sổ kế toán. Sổ kế toán sử dụng: + Sổ kế toán tổng hợp có 2 loại: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái: + Sổ kế toán chi tiết: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái, chứng từ gốc sau đó dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản sổ cái, lập bảng cân đối kế toán. Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo cáo tài chính. Ưu điểm: Dễ làm, thuận tiện phân công kế toán, tiện kế toán máy, đảm bảo kiểm tra đối chiếu chặt chẽ. Nhược điểm: Số lượng chứng từ ghi sổ phải lập, số lượng công việc nhiều dễ trùng lặp, số lượng công việc dồn vào cuối tháng, quý, ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo. Sơ đồ 12: Sơ đồ khái quát kế toán theo hình thứ chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Ghi chép hàng ngày Ghi chép cuối tháng Quan hệ đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK: 632, 511, 156, 331, 151 Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Phần II Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Công ty ứng dụng khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ mới I. Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh 1. Quyết định thành lập Công ty Chi nhánh Công ty áp dụng khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ trực thuộc Công ty S CITEANTCO của trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia. Chi nhánh Công ty ứng dụng khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ được thành lập ngày 23/9/1994. Là một doanh nghiệp nhà nước và hạch toán độc lập. Tên giao dịch là: Chi nhánh Công ty ứng dụng Khoa học Kỹ thuật và chuyển giao công nghệ mới. Chi nhánh tại Hà nội. Trụ sở chính của Công ty ở Đà Nẵng.Tên viết tắt là: S CITENTCO Ha Noi Chi nhánh Công ty được đặt trụ sở tại số 5 Trần phú – Ba đình – Hà nội Nay chuyển về 152 Phố lạc Trung – Quận Hai Bà Trưng – Hà nội Điện thoại : 048210071 Nguồn vốn hoạt động của chi nhánh một phần do Công ty SCITENTCO cấp và một phần do chi nhánh tự huy động. Được sử dụng có dấu riêng. Mở tài khoản tiền Việt nam và ngoại tệ tại ngân các ngân hàng trong nước. Chi nhánh có các phòng chức năng, xưởng sản xuất, cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm. Quyết định thành lập chi nhánh do Giám đốc Công ty ứng dụng Khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ mới đề nghị và được viện trưởng viện khoa học Việt nam ( Nay là trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia) chấp thuận. 2. Chức năng, Nhiệm vụ của chi nhánh * Chức năng: Chi nhánh thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu kế hoạch do Công ty giao. Cụ thể: Thông tin hai chiều giữa Công ty và chi nhánh để mở hoạt động của Công ty ra các tỉnh phía Bắc phục vụ cho việc chuyển giao công nghệ, ứng dụng và các tiến bộ khoa học kỹ thuật và tiêu thụ sản phẩm. Chi nhánh đại diện cho Công ty thực hiện các dịch vụ tư vấn kỹ thuật, công nghệ và thương mại. Tổ chức thông tin hội thảo triển lãm, Liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế trong và ngoài nước phục vụ mục đích kinh doanh của Công ty . Nghiên cứu triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm sử dụng khai thác tài nguyên thiên nhiên của các địa phương. ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới, sản xuất các sản phẩm thiết bị ngành cơ điện lạnh, cơ khí dân dụng, vật liệu ngành điện ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới để sản xuất nước giải khát, bánh kẹo, hàng công nghiệp nhẹ cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu. Giới thiệu sản phẩm và tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các dịch vụ tư vấn, tổ chức kinh doanh mua bán phục vụ các hoạt động của Công ty . * Nhiệm vụ: Nghiên cứu nhu cầu thị trường tại khu vực phía Bắc trên cơ sở thực hiện các nhiệm vụ Công ty giao cho chi nhánh, để xác lập kế hoạch kinh tế kinh doanh dịch vụ chiến lược mặt hàng, bạn hàng. Khai thác mọi tiềm năng, mọi điều kiện thuận lợi điều hành chính sách đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Giới thiệu sản phẩm. Đại diện cho Công ty để thực hiện các dịch vụ tư vấn, tổ chức kinh doanh mưa bán phục vụ các hoạt động của Công ty đúng cơ chế pháp luật của nhà nước quy định. Góp phần tạo nguồn vố, sử dụng vốn, quản lý vốn, bảo toàn vốn đảm bảo an toàn, đúng đắn có hiệu quả tốt nhất. Thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo tài chính với Công ty nhanh chóng kịp thời. Quản lý tốt về lực lượng lao động chăm lo đời sống vật chất tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá khoa học kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên. Tôn trọng đảm bảo quyền lợi đối với người lao động. Tăng cường giữ gìn an ninh chính trị trật tự an toàn xã hội. làm tròn nghĩa vụ đối với cấp trên và địa phương sở tại, duy trì sự tồn tại và phát triển của chi nhánh, góp phần vào sự phát triển chung của Công ty. II. Đặc điểm tổ chức quản lý của Bộ mãy Chi nhánh Sơ đồ bộ máy – Tổ chức quản lý của chi nhánh Giám đốc Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kinh doanh XNK Siêu thị Family3 Siêu thị Family2 Siêu thị Family1 Bộ máy quản lý của chi nhánh được tổ chức thành các phòng và các siêu thị bán hàng. Phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh. Đứng đầu Chi nhánh là Giám đốc. Do Giám đốc Công ty đề nghị và được Giám đốc Trung tâm khoa học – Tự nhiên và công nghệ quôc gia bổ nhiệm. Giám đốc chi nhánh tổ chức điều hành mọi hoạt động của chi nhánh theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước Công ty cấp trên và nhà nước. Giám đốc chi nhánh có quyền " Uỷ quyền" cho giám đốc điều hành hoạt động chi nhánh khi cần thiết. Hiện nay do yêu cầu của chi nhánh không nhất thiết phải có thêm phó giám đốc giúp việc cho giám đốc. Do vậy chi nhánh đã bỏ chức danh phó giám đốc và chỉ có giám đốc điều hành mọi hoạt động của chi nhánh Các trưởng bộ phận chuyên môn nghiệp vụ của chi nhánh sẽ do Giám đốc Chi nhánh bổ nhiệm và chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công. Căn cứ vào quy mô phát triển và nhu cầu hoạt động giám đốc Chi nhánh có quyền thành lập, bổ sung, giải thể hoặc nâng cấp các bộ phận chức năng nghiệp vụ khi có sự phê chuẩn của giám đốc Công ty . Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ mọi thành viên trong Chi nhánh phải chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát của Giám đốc Công ty và các phòng ban chuyên môn được giám đốc uỷ quyền. Từng phòng có chức năng nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng có mối quan hệ mật thiết với nhau. - Phòng tổ chức - Hành chính: có trách nhiệm quản lý cán bộ CNV trong chi nhánh, bố trí hợp lý cán bộ. Tổ chức ký hợp đồng lao động đúng theo luật định..... - Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ quản lý toàn bộ tài sản vốn do Công ty cấp và các tổ chức kinh tế cá nhân đóng góp. Phân tích các hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý. - Phòng kế hoạch - kinh doanh: Xây dựng các kế hoạch hoạt động kinh doanh trog nước cho phù hợp với năng lực của Chi nhánh. Đảm bảo cung ứng vật tư thiết bị đúng tiến độ và kịp thời. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu theo kế hoạch nhập và bán của chi nhánh. Nhưng Chi nhánh chỉ chủ yếu thực hiện việc nhập khẩu các thiết bị vật tư. Theo dõi và báo cáo kịp thời với Giám đốc về tình hình hàng hoá nhập kho và các thay đổi của Nhà nước về chính sách xuất nhập khẩu để có những chủ trương phù hợp. - Mạng lưới siêu thị: có nhiệm vụ cung cấp mọi nguồn hàng tiêu dùng ra thị trường. Nhằm thu lợi nhuận cho chi nhánh và phục vụ nhân dân. Nhận xét: Do bộ máy gọn nhẹ, số lượng lao động ít biến động qua các năm do đó có thể thấy bộ máy tổ chức của chi nhánh tương đối hơpj lý và gọn nhẹ mang lại hiệu quả trong công việc. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán chi nhánh Kế toán trưởng Kế toán Ngân hàng Kế toán Quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp KT theo dõi công nợ Kế toán kho tổng Kho Công ty Kho Siêu thị - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của chi nhánh. Là trợ lý đắc lực cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và toàn Công ty về tình hình tài chính của Chi nhánh. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lương, tài sản cố định, BHXH và tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp .... - Kế toán theo dõi công nợ: Theo dõi tình hình công nợ giữa Chi nhánh với khách hàng, tình hình tạm ứng, thanh toán tạm ứng của CBCNV một cách nhanh chóng kịp thời. - Kế toán thanh toán: theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng. - Kế toán Quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoạch chi tiền mặt, lên cân đối và rút ra số tiền chi tiền mặt, quản lý két tiền tại Công ty cho tốt nhất. - Kế toán kho: theo dõi việc Xuất Nhập hàng hoá, vào thẻ kho theo từng mặt hàng, cuối kỳ làm kiểm kê báo cáo xuất nhập tồn hàng hoá. - Kế toán Ngân hàng: có nhiệm vụ giao dịch với các ngân hàng mà Chi nhánh có đặt quan hệ. Theo dõi các khoản tiền gửi vay thanh toán qua Ngân hàng. Lập các báo cáo kế toán liên quan đến Ngân hàng (VD: tiền vay, thanh toán mua hàng, thu tiền bán hàng). Mở L/C thanh toán với các đối tác nước ngoài. Thu thập chứng từ, sổ phụ và các thông tin khác từ Ngân hàng và lên báo cáo. Tham nưu về nghiệp vụ kế toán Ngân hàng hoạch định chiến lược tiền tệ như tỷ giá hối đoái, khả năng và nhu cầu của Ngân hàng, các chi phí dịch vụ khác của Ngân hàng. Hiện nay kế toán Ngân hàng có vai trò rất quan trọng là cầu nối giữa Công ty và Ngân hàng trong thời kỳ KTTT. Các doanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì vấn đề cốt yếu là phải chủ động về vốn và các nguồn vốn khác trong đó Ngân hàng chính là nơi có khả năng cung cấp nguồn vốn lưu động cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tự tin và chủ động trong kinh doanh và chiến lược phát triển của mình. * Chứng từ áp dụng: Chi nhánh sử dụng bộ chứng từ do BTC phát hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT..... Hình thức sổ sách kế toán áp dụng của Chi nhánh là hình thức " chứng từ ghi sổ" và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính. * Người phụ trách bộ phận - Kế toán trưởng: Trần Thị Hương * Người trực tiếp giúp sinh viên thực tập - Kế toán viên: Hoàng Tiến Dũng Số điện thoại: 04 5638607 Hình thức sổ sách Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức "chứng từ ghi sổ" và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính. Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đưa vào sổ kế toán có liên quan như bảng kê, sổ thẻ chi tiết.. Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán. Để đề phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tập hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo tài chính. Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của Công ty Chứng từ gốc Bảng kê Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán chi nhánh Công ty có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đưa ra một số nhận xét và kiến nghỉ phần III của chuyên đề này. III. Tình hình hoạt động của Chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới thời gian qua (từ 2000 - 2002) 1. Nhiệm vụ của Chi nhánh Là một Chi nhánh phạm vi hoạt động trên toàn miền Bắc với những chức năng nhiệm vụ đã được nêu ở phần trên chi nhánh đã hoạt động rất tốt. Trong quá trình thực tập vừa qua tại Chi nhánh bản thân em nhận thấy nổi lên một số hoạt động kinh doanh chủ yếu của chi nhánh như sau: - Kinh doanh nhập khẩu các thiết bị Xăng dầu - Kinh doanh Nhập khẩu thiết bị bưu điện và tin học...... - Kinh doanh siêu thị với mạng lưới 3 siêu thị ở xung quanh Hà Nội. - Kinh doanh thiết bị Văn phòng 2. Kết quả hoạt động 2.1. Về cơ cấu lao động Trong thời gian qua Chi nhánh đã hình thành một đội ngũ lao động có trình độ quản lý và tinh thần trách nhiệm cao. Đội ngũ bán hàng cũng đang dần hoàn thiện mình trong khâu bán hàng và giới thiệu hàng hoá của Chi nhánh. Sau đây là bảng số liệu về tình hình nhân lực của Chi nhánh trong 3 năm (2000 - 2002) Đơn vị: Người Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 So sánh 2001/2002 So sánh 2002/2001 SL % SL % SL % + (- ) % + ( - ) % Tổng số lao động 280 100 282 100 285 100 2 100,7 3 101,1 I. Phân theo giới tính - - - - - - - - - - 1. Lao động Nam 102 36,4 102 36,2 105 36,8 0 100 3 102,9 2. Lao động Nữ 178 63,6 180 63,8 180 63,2 2 101,1 0 100 II. Phân theo khối - - - - - - - - - - 1. Văn phòng 74 26,4 74 26,2 74 25,9 0 100 0 100 2. Kinh doanh 70 25 79 28 80 28,1 9 112,8 1 101,2 3. Bán hàng 136 48,6 129 45,8 131 46 - 7 94,8 2 101,6 III. Phân theo bằng cấp - - - - - - - - - - 1. Đại học 38 13,6 40 14,2 41 14,4 2 105,3 1 102,5 2. Trung cấp, Cao đẳng 102 36,4 82 29 82 28,7 - 26 80,4 0 100 3. Trình độ khác 140 50 160 56,8 162 56,9 20 11,4 2 101,2 Qua bảng phân tích số liệu về tình hình lao động của chi nhánh ta thấy số lao động đã tăng qua các năm. Năm 2001/2000 tăng 2 người tương ứng số tăng tuyệt đối 0,7%. Năm 2002/2001 tăng 3 người tương ứng số tăng tuyệt đối 1,1%. Để thấy được sự tăng giảm theo các cách phân chia khác nhau ta xét trên từng góc độ. - Phân chia theo giới tính Dựa vào bảng phân tích cho thấy lao động Nữ chiếm tỷ lệ cao hơn lao động Nam cụ thể Nữ chiếm từ 64 - 65% và Nam chiếm từ 35 - 36% trong tổng số lao động. Số chênh lệch này phù hợp với tính chất yêu cầu công việc của chi nhánh. Do chi nhánh kinh doanh Siêu thị nên đòi hỏi phải có đội ngũ bán hàng Nữ nhiều hơn Nam. (Hay đa số Nữ chiếm nhiều) để phù hợp với công việc bán hàng tại Siêu thị. Tính chất công việc nhẹ nhàng và cần sự dịu dàng đón tiếp khách đến vừa lòng khách đi nên cần chủ yếu lao động Nữ là phải. Năm 2002/2001 số lao động Nam tăng 3 người tương ứng mức tăng 2,9%. Trong khi đó lao động Nữ không tăng điều này là do Chi nhánh cần tuyển thêm một số nhân viên cán bộ kỹ thuật để trực tiếp tham gia kinh doanh trong các lĩnh vực khác. Nhìn chung số lao động Nam và Nữ tương đối ổn định qua các năm. - Phân theo khối. Năm 2001/2000 khối kinh doanh đã tăng lên 9 người tương ứng với mức tăng 12,8% trong khi đó khối bán hàng lại có sự giảm 7 người tương ứng với mức giảm 5,2%. Nguyên nhân là do tính cạnh tranh trên thị trường đòi hỏi chi nhánh phải có đội ngũ kinh doanh chất lượng, nhiệt tình năng động để giúp Công ty càng phát triển hơn nữa trong các lĩnh vực kinh doanh của mình. - Trình độ chuyên môn Bất kỳ chi nhánh hay Công ty nào cũng mong muốn nhân viên của mình có trình độ cao. Do vậy trong những năm qua chi nhánh không ngừng tăng tỷ lệ nhân viên có bằng cấp. Năm 2001/2000 số người có trình độ Đại học tăng 2 người tương ứng với mức tăng 5,3%. Số người có trình độ khác cũng tăng đáng kể. Trong khi đó những người có trình độ trung cấp lại giảm 20 người tương ứng với 19,6%. Nguyên nhân là do chi nhánh đã có sự khuyến khích cán bộ các phòng ban và nhân viên theo học các lớp nâng cao trình độ. Để giúp chi nhánh có nhiều người trình độ và năng lực tốt để đáp ứng đòi hỏi của công việc trong thời đại cơ chế thị trường * Đánh giá chung: Vì đặc thù của chi nhánh là kinh doanh bán hàng tiêu thụ và XNK các loại thiết bị phục vụ cho lợi ích dân sự..... do vậy việc lựa chọn lao động của chi nhánh từ năm 2000 tở lại chủ yếu là chọn những lao động có trình độ bằng cấp để chủ động tạo ra thế mạnh trong kinh doanh bằng nguồn lao động có năng lực và trình độ. Bên cạnh đó chi nhánh cũng không ngừng tuyển những lao động phổ thông để thực hiện công việc bán hàng. Nói tóm lại về số lượng lao động tăng giảm qua 3 năm là không đáng kể. Với lực lượng lao động như hiện nay chi nhánh Công ty đã tạo ra các kết quả từ hoạt động kinh doanh ngày càng tăng. 2.2. Về nguồn vốn: Vốn của chi nhánh là yếu tố đầu vào rất quan trọng, nó quyết định đến việc kinhdoanh của chi nhánh. Từ vốn có thể mua sắm máy móc thiết bị, thuê mướn, tuyển dụng lao động ..... vốn luôn thay đổi về hình thái này sang hình thái khác, cứ tiếp tục xảy ra như thế nối tiếp nhau tạo nên chu chuyển vốn. - Vốn được hình thành từ 2 nguồn: + Nguồn vốn chủ sở hữu có thể là nguồn ngân sách cấp đối với DNNN, vốn trích từ lợi nhuận, vốn từ bên tham gia liên doanh.... + Nguồn vốn ngắn hạn, vay dài hạn từ ngân hàng, vay từ các tổ chức khác, vay của cán bộ công nhân viên, nợ ngân sách, nợ người bán ... Tình hính vốn của Công ty qua các năm được thể hiện qua bảng số liệu sau Tình hình vốn của Chi nhánh Đơn vị tính là: Đồng Chỉ tiêu Năm 2000 2001 2002 So sánh 2001/2000 So sánh 2002/2001 Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % Tổng Vốn kinh doanh 35.595.710.216 100 63.685.932.033 100 94.332.864.697 100 28.063.221.827 178,8 30.673.932.614 148 I. Phân theo hình thức luân chuyển 1TSLĐ&ĐTNH 26.799.517.548 75,3 56.633.168.831 89,0 88.404.605.864 93,7 29.833.651.283 211,3 31.771.437.033 156,1 2TSCĐ&ĐTDH 8.796.192.688 24,7 7.025.763.202 11,0 5.928.258.833 6,3 -1.770.429.466 80 -1.097.504.369 84,4 II. Phân theo nguồn hình thành vốn 1. Vốn chủ sở hữu 3.962.571.929 11,1 4.585.130.419 7,2 5.260.033.170 5,6 622.558.490 115,7 674.902.751 114,7 2. Nợ phải trả 31.633.138.587 88,9 59.073.801.614 92,8 89.672.031.527 94,4 27.440.663.327 186,7 29.999.029.913 150,8 Qua bảng phân tích cho thấy trong 3 năm qua tổng số vốn kinh doanh đã tăng lên rõ rệt. Cụ thể năm 2001/2000 tổng số vốn tăng 28.066.221.817đ tương ứng tăng 78,8%. Năm 2002/2001 tổng số tăng 30.673.932.664đ tương ứng tăng48,6%. Nguyên nhân của việc tăng này là do chi nhánh đã tăng Nợ phải trả bằng cách vay Ngân hàng, vay vốn cán bộ Công nhân viên để nhằm mục đích bổ sung vốn. Để biết rõ nguyên nhân tăng vốn ta xem xét các khía cạnh: - Phân chia theo hình thức luân chuyển: Căn cứ vào đặc điểm tính chất luân chuyển nhanh hay chậm mà người ta chia thành vốn cố định và vốn lưu động. Năm 2001/2000 vốn lưu động tăng 29.833.651 tương ứng tăng 111,3%. Năm 2002/2001 tăng 56,1% trong khi đó vốn cố định lại giảm, năm 2001/2000 giảm 1.770.504.369đ tương ứng giảm 20%, năm 2002/2001 giảm 1.079.504.369đ tương ứng giảm 16,62%. Nguyên nhân là do những năm đầu trang thiết bị, tài sản còn cũ và chưa có nhiều. Những năm về sau có mua sắm nhưng không đáng kể và khấu hao theo chế độ quy định. Nhìn chung qua 3 năm vốn lưu động của Chi nhánh chiếm tỷ trọng ngày càng lớn. - Phân theo nguồn hình thành: bao gồm vốn chủ sở hữu và nguồn vốn vay. Nếu là doanh nghiệp Nhà nước thì thường là vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng lớn song đối với chi nhánh thì ngược laị vốn vay lại chiếm tỷ trọng lớn hơn, phần lớn vốn chủ sở hữu của chi nhánh do Công ty cấp, ngoài ra Chi nhánh có tích luỹ vốn từ nguồn lợi nhuận. Nguồn vốn chủ sở hữu tăng chậm. Năm 2001/2000 tăng 622.558.490đ tương ứng tăng 15,7%. Năm 2002/2001 tăng 647.902.751đ tương ứng tăng 14,72% trong khi đó nợ phải trả tăng rất nhanh. Năm 2001/2000 tăng 27.440.663.370đ tương ứng tăng 86,7% và năm 2001/2000 tăng 29.999.029.913đ tương ứng tăng 50, 78%. Tóm lại qua số liệu phân tích ta thấy tỷ trọng nguồn vốn chủ sở hữu chiếm khiêm tốn trong tổng số nguồn vốn, do đó tính chủ động trong kinh doanh của chi nhánh yếu và ngày càng giảm. 2.3. Tình hình thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu Phân tích hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua 3 năm thông qua bảng kết quả kinh doanh. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua 3 năm Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2000 2001 2002 Doanh thu 61.084.950.79 114.518.916.934 180.007.488.885 Lợi nhuận trước thuế - 557.071.330 743.262.018 300.819.586 Nộp ngân sách 5.157.799.656 11.582.399.758 9.759.844.004 Tỷ suất LN trên doanh thu (%) - 0,91% 0,65% 0,17% Lao động bình quân 280 282 285 Thu nhập bình quân 682.500 711.000 931.500 Qua bảng cho thấy mặc dù Công ty gặp nhiều khó khăn do có sự đổi mới về cơ chế quản lý và tốc độ phát triển thị trường. Nhưng chi nhánh vẫn hết sức cố gắng vươn lên, doanh thu năm 2002 và năm 2001 tăng vọt so với năm 2000. Năm 1999 do chính sách thay đổi của Nhà nước áp dụng cách tính thuế GTGT nên cuối năm 2000 kết quả hoạt động kinh doanh cuả Công ty lỗ 557.071.330đ là do chênh lệch giữa thuế doanh thu và thuế GTGT. Sang tháng 3 năm 2001 cục thuế đã hoàn lại số tiền. Bước sang các năm tiếp theo thì tình hình của chi nhánh cũng đã khả quan hơn. Sản lượng hàng hoá và thu nhập của cán bộ công nhân viên tăng. Đánh giá chung về tình hình kinh doanh của chi nhánh qua các chỉ tiêu trên ta thấy kết quả kinh doanh của chi nhánh mỗi năm một tiến bộ. Các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách và thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên ngày càng tăng. Để duy trì và phát triển, Công ty cần có những quy định và định hướng thích hợp nhằm tạo chỗ đứng trên thị trường khuếch trương và đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá. III. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1. Tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Chi nhánh Công ty ứng dụng Khoa học kỹ thuật Như phần trên đã nêu (Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty ứng dụng Khoa học kỹ thuật) việc bán hàng của Công ty chủ yếu được tổ chức thực hiện trên 3 phương thức: Bán buôn, bán lẻ,... Tuỳ vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng (tiêu thụ) cũng khác nhau. Mặt khác, hàng tháng quá trình bán hàng cũng không giống nhau việc bán hàng diễn ra không được đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tấ nhiên. * Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về kho hoặc hàng đang đi đường về bộ phận bán hàng Công ty sẽ gửi thư chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách hàng mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên. Trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của Công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng (hợp đồng mua bán), cưn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số2) vừa là hoá đơn bán hàng, và là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán. Hoá đơn giá trị gia tăng được lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần): Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán. Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng được bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán tiêu thụ sử dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3,4,5) để theo dõi hàng hoá về số lượng và giá trị: Ví dụ: Cụ thể: Ngày 5 tháng 1 năm 2002 Giữa Công ty ứng dụng KHKT và Công ty VINAXAD có hợp đồng mua bán máy poto rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56.896.364đ chưa thuế (thuế VAT 10%). Theo như hợp đồng đã ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toán cho Công ty ứng dụng KHKT theo hình thức tiền mặt. Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn giá trị gia tăng kế toán hàng hoá hạch toán như sau: Nợ TK 632: 46 227 615đ Có TK 156: 46 227 615đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 62 586 000đ Có TK 511: 56 896 364đ Có TK 33311: 5 689 636đ Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi công nợ phải thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK 131 - "Phải thu của khách hàng" và TK 331 - " Phải trả cho người bán". Do đó tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK 131. Theo ví dụ trên. Cũng trong ngày 5/1/2002 Công ty nhận được tiền do Công ty VINEXAD trả tiền hàng. Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/1/2002, kế toán công nợ ghi định khoản: Nợ TK 1111: 62 586 000đ Có TK 131: 62 586 000đ Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT) Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 5 tháng 1 năm 2002 No 081774 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao CN Địa chỉ 152 Lạc Trung _ HBT Điện thoại: 8210071. Họ, tên người mua............ Đơn vị: Công ty VIEXAD Địa chỉ: Số 9 Đinh Lễ - Hà Nội Hình thức TT: CK. MS: 010018007 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV Tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy photo ricoh FT5840 Kèm: + Mực, từ + DevvelopmentUnit Chiếc Bộ Chiếc 01 01 01 56.896.364 56.896.364 Cộng tiền hàng: 56.869.364 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 5.689.636 Tổng cộng tiền thanh toán: 62.586.000đ Số tiền viết bằng chữ: Sau hai triệu năm trăm tám sáu nghìn đồng chắn./. Người mua hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên Biểu số 2: Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng" Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK Đ/Ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 02/1 HĐ 81772 Bán máy type 3 (Chị Nga) 131 110.000 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 (Chị Ngọc) 131 120.000 05/1 HĐ 81774 Bán máy photo ricoh FT5840, kèm mực, từ (CT VINEXAD) 131 56.896.364 08/1 HĐ 81775 Bán máy đóng sách DSBN0 (Nguyễn Ngọc Thắng) 131 1.600.000 10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500 (Chi Cục Thuế Hà Tây) 131 1.322.182 ..... ................ ......... .... ....... ........ 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 4501 ( Công ty Siêu Thanh HN) 131 29.336.460 Cộng phát sinh 1.509.749.916 1.509.749.916 Số dư cuối kỳ 0 Lập, Ngày........tháng......Năm Người ghi sổ * Kế toán tiêu thụhh theo phương thức bán lẻ Theo phương thức này việc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của Công ty về viẹc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xét 2 liên (liên 2 và liên 3) cho người giao hàng (thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thực hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn. Ví dụ: Ngày 16/1/2002 Công ty công trình giao thông 246 tới văn phòng của Công ty xem hàng và đã mua 01 máy in LBP 800. Đơn giá 4.303.636đ (chưa VAT) kèm mega data. Printer cabble. Công ty công trình giao thông đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản: Nợ TK 632: 3.839.400đ Có TK 156: 3.893.400đ Về kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK 131: 4.734.000đ Có TK 511: 4. 303.636đ Có TK 33311: 430.364đ Tới ngày 17/1/2002 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/1 kế toán công nợ ghi: Nợ TK: 1111 4.734.000đ Có TK: 131 4.734.000đ Biểu 3 Bảng báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng Từ ngày 01 tháng 01 năm 2002 đến ngày 31 /01/ 2002 TT Mã vật tư Tên vật tư Đvt SL Tiền vốn Doanh thu 1 DUNIT Deverlopmen Unit Cái 1.0 6.403.000 6.474.000 2 FAXRICOH 570 Máy faxricoh 570 Cái 2.0 4.494.028 7.592.000 3 FAXRICOH 580 Máy faxricoh 580 Cái 2.0 5.617.535 4 FT 4615 Máy photo FT 4615 Cái 9.0 134.858.133 152.468.955 5 FT 5632 Máy photo FT 5632 Cái 7.0 221.973.761 228.125.673 6 FT 5640 Máy photo FT 5640 Cái 1.0 35.312.420 36.340.000 7 FT 5840 Máy photo FT 5840 Cái 1.0 46.227.651 56.896.364 8 FT 7950 Máy photo FT 7950 Cái 1.0 112.036.678 188.890.000 9 LBP 800 Máy in laser LBP 800 Canon Cái 1.0 3.839.400 4.303.636 10 MDSDSB Máy đóng sách DSB No Cái 1.0 4.91.900 1.600.000 11 MUC 320 Mực photo 320 ống 20 4.291.014 4.800.000 12 MUC 810 Mực photo 810 ống 29 35.945.212 38.077.000 .... ........................ Tổng cộng: 1.345.145.759 1.509.749.916 Ngày....tháng....năm..... 2. Kế toán xác định kết quả bán hàng ở Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới. 2.1. Kế toán doanh thu bán hàng Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 5111. Tài khoản 511 được chia làm 3 tiểu khoản như sau: TK 5111: Doanh thu bán hàng TK 5112: Doanh thu bán hàng thành phẩm TK 5113: Doanh thu của dịch vụ. Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán Công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản. Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT. Ví dụ: Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 5, 9, 10. Số liệu tổng hợp của sổ cái TK 511 sẽ được sử dụng xác định kết quả kinh doanh trong tháng. 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán. Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp nhập – xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ được tính theo giá trung bình hàng xuất kho: Giá trung bình = Giá trị thực tế tồn đầu kỳ Trị giá vốn hàng xuất kho + + Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ Lượng thực tế nhập trong kỳ - - Tồn cuối kỳ Tồn cuối kỳ Giá vốn hàng xuất kho = Số lượng xuất kho * Giá trung bình Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn bán hàng. Giá vốn của hàng bán được dùng để xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp xuất tồn kho của hàng hoá, kế toán Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng hoá. Ví dụ: Ngày 16/1/2002 Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới 01 máy Photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ. Trong đó giá vốn hàng bán là: 35312420đ kế toán phản ánh vốn hàng bán. Nợ TK 632: 35312420 Có TK 156: 35312420 Vào sổ chi tiết TK 632 cuối tháng tiến hành ghi sổ cái. Kết cấu của các sổ này được thể hiện qua biểu sau: Biểu số 4: Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 632 - "Giá vốn hàng bán" Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS có 02/1 HĐ 81772 Bán máy type3 (Chị Nga) 156 298.416 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 (Chị Ngọc) 1551 422.150 05/1 HĐ 81774 Bán máy FT 5840 Công ty VINEXAD 156 5.0630.651 08/1 HĐ 81775 Bán máy đóng sách DSB (N N Thắng) 156 3.219.900 10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500 (Chi cục Thuế Hà Tây) 156 657.000 16/1 HĐ 81777 Bán máy photo FT 5640 (T phú) 156 35.312.420 ... .... ... ......... ....... 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 4501 (Công ty S Thanh HN) 1552 27.380.464 Cộng phát sinh 1.345.145.759 1.345.145.759 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, ngày....tháng....năm.... Biểu số 5 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 632 - " Giá vốn hàng bán" Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS có 02/1 HĐ A Thành phẩm - Mực 402 1551 965.415 06/1 HĐ A Thành phẩm - Mực 450 1552 27.380.464 12/1 HĐ A Thành phẩm - Mực 410 1555 8.837.464 31/1 HĐ A Hàng hoá 156 1.207.963.600 31/1 PK3 Xác định kết quả kinh doanh 911 1.207.962.600 31/1 PK3 Xác định kết quả kinh doanh 911 37.183.159 Cộng phát sinh 1.345.145.759 1.345.145.759 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, ngày....tháng....năm.... Kế toán trưởng Người ghi sổ 2.3. Kế toán chi phí bán hàng: Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình tiêu thụ hàng hoá Công ty ứng dụng cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 - " chi phí bán hàng" trong TK này các chi phí như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ....Việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ cái TK 641. Mọi chi phí bán hàng được tập hợp và phân bổ vào cuối mỗi tháng chi phí bán hàng được theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và được kết chuyển sang TK 911- " Xác định kết quả kinh doanh". Ví dụ: Tháng 1 năm 2002 Công ty có một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng như sau: Nợ TK 6417: 370 563đ Có TK 1123 370563đ - Tính ra tiền lương phải trả cho công nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411: 6 078 000đ Có TK 334: 6 078 000đ - Chi tiền gửi hàng: Nợ TK 6418 135 238đ Có TK 111: 135 235đ Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, phân bổ 100% cho hàng bán ra và được kết chuyển vào TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh". Nợ TK 911: 18 627 608đ Có TK 641: 18 627 608đ Để theo dõi chi phí bán hàng kế toán sử dụng sổ cái TK 641, kết cấu được thể hiện như sau: Biểu số 6 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 641 - chi phí bán hàng Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ngày Số PS Nợ PS có ..... ...... ............ ...... ....... ...... 29/1 PC 1 Tiền mặt Việt Nam 1111 3.132.651 31/1 PS1 Tiền VNĐ gửi NHNT (001.1.00.026099.1 112123 385.917 31/1 PK 3 Xác định kết quả kinh doanh 911 18.627.608 Cộng phát sinh 18.627.608 18.627.608 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày....tháng....năm Kế toán trưởng Người ghi sổ 2.4. Kế toán chi phí quản lý Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước... Các chi phí này được hạch toán vào TK 642 - " chi phí quản lý doanh nghiệp". Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 642 và ghí sổ cái TK 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng còn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng, sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý. Ví dụ: Trong tháng 1/2002 Công ty có các khoản chi phí quản lý như sau: - Lương phải trả cho bộ phận quản lý Nợ TK 6421: 57 550 240đ Có TK 334: 57 550 240đ - Bảo hiểm xã hội phải trích theo lương. Nợ TK 6421: 15% * 57.550.240 = 7.542.500đ Có TK 338: 7.542.500đ - Chi phí đồ dùng văn phòng, khắc dấu, mua hoá đơn... cho Công ty. Nợ TK 6423: 3.215.206đ Có TK 153: 3.215.206đ - Chi phí điện nước, điện thoại, Fax... phục vụ quản lý Nợ TK 6427: 5.204.360đ Có TK 111: 5.204.360đ ...... Cuối kỳ tổng hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 : 106.646.226đ Có TK 642: 106.646.226đ Biểu số 7 Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản : 642- "chi phí quản lý doanh nghiệp" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ : 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS có 02/01 PC 2 Trả tiền vay thế ước từ ngày 29/12/2001 đến ngày 1/1/2002 (Ngân hàng VP Banak) 1111 113.333 05 /01 PC 4 Chi trả tiền mua bộ ấm trà (ở sở kinh doanh nghệ thuật artgass) 1111 918 640 05 /01 PC 5 Chi tiếp khách hoá đơn 066018 (Nhà hàng 67 – Sương Nguyệt ánh) 1111 2 530 000 05/01 PC6 Chi tiền theo hoá đơn 066020 (Nhà hàng 67 – Sương Nguyệt ánh) 1111 1.800.000 05/01 PC7 Thanh toán tiền vé máy bay Hà Nội – Sài Gòn (Cụm hàng không Miền Bắc) 1111 1.927.489 06/01 PC14 Chi tiền mua một hộp đĩa mềm (HMDung) 1111 71.000 08/01 PC22 Chi tiền mua thuốc lá (Nguyễn Kiêm Hữu) 1111 71.000 Cộng phát sinh 106.646.266 106.646.266 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập , Ngày.... Tháng....Năm... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu số 8: Sổ cái tài khoản Tài khoản: 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ngày Số PS Nợ PS Có 02/01 PC1 Tiền Việt Nam 111 35.524.788 04/01 SP1 Tiền VNĐ gửi VP Bank 11211 2.155.822 07/01 PK1 Chi phí trả trước 142 3.500.000 09/01 PK1 Công cụ, dụng cụ 153 3.215.206 13/01 PK1 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2141 3.237.288 15/01 PK1 Thuế môn bài 33382 1.400.000 ....... .... ..... .... ....... 31/01 PK1 Phải trả công nhân viên 334 57.550.240 Cộng phát sinh 106.646.266 106.646.266 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày....Tháng.....Năm..... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) 2.5. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Tại Công ty, xác định kết quả tiêu thụ của hàng đã tiêu thụ được thực hiện theo từng tháng. Hàng tháng căn cứ vào kết quả bán hàng, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK511) sang bên có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK 632) sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển chi phí hàng bán (Số liệu TK 641) Sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển chi phí QLDN (số liệu TK 642) Sang bên Nợ TK 911 Việc xác định kết quả bán hàng được xác định như sau: Kết quả hoạt động tiêu thụ = Doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng xuất bán - Chi phí BH của hàng đã bán - Chi phí QLDN của số hàng đã bán Ví dụ: Tháng 1/2002 Công ty xác định kết quả bán hàng như sau: (Đơn vị tính: VNĐ). - Kết chuyển giá vốn hàng đã bán Nợ TK 911: 1.345.145.759đ Có TK 632: 1.345.145.759đ - Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Nợ TK 911: 18.627.608đ Có TK 642: 106.646.266đ - Kết chuyển doanh thu thuần của số hàng đã tiêu thụ Nợ TK 511: 1.509.916 Có TK 911: 1.509.749.916đ - Xác định kết quả tiêu thụ: Nợ TK 911: 39.330.283đ Có TK 4212: 39.330.283đ Biểu 9: Sổ cái tài khoản Tài khoản: 911- " Xác định kết quả kinh doanh" Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ngày Số PS Nợ PS Có 31/1 PK3 Lãi năm nay 4212 47.018.850 31/1 PK3 Doanh thu bán hàng 511 1.509.749.916 31/1 PK3 Giá vốn bán hàng 632 1.345.145.759 31/1 PK3 Chi phí bán hàng 641 18.627.608 31/1 PK3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 106.646.266 31/1 PK3 Thu nhập hoạt động tài chính 711 702.425 31/1 PK3 Các khoản thu nhập bất thường 721 6.986.142 Cộng phát sinh 1.517.438.483 1.517.438.483 Dư nợ cuối kỳ Lập, Ngày....Tháng.....Năm..... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Chương III Phương pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác đinh kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới I. Đánh giá chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới 1. Nhận xét chung Trong những năm vừa qua, Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mớiđã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầnm vànhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới vẫn gặt hái được nhiều thành tựu to lớn, đựơc biệt trong lĩnh vực kinh doanh tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu về tiêu thụ tăng đều qua các năm Có được thành tích như trên, Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và tạo ra thị trường tiêu thụ luôn luôn ổn định. Ngoài ra để có thể đạt đựơc kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó có sự đống góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chunh và công tác kế toán hàng hoá tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới đã đị vào nề nếp và đã đạt được những hiệu quả nhất định. 2. Đánh giá công tác tổ chức kế toán hàng hoá tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới * Ưu điểm Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. - Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu : + Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ,. + Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiẹp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chính từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và sử lý kịp thời + Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ. - Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp + Kế toán áp dụng"Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp " mới được Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tìnhhình và đặc điểm của công ty, kế toán đã mở tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết,cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ đựơc phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự trồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh niều củng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán. - Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách: + Công ty đã áp dụng trương trình phần mềm kế toán trên máy nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh tróng chính xác. + Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi một loại tài khoản riêng, nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hoá của công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và cần nộp cho ngân sách nhà nước,đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong lưu thông. * Một số tồn tạicần khắc phục: Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới đã dạt được, còn có những tồn tại mà Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty. Mặc dù về cơ bản, công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nhưng công ty vẫn còn có một số điểm nên khắc phục như sau: - Thứ nhất : Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mớilà một công ty kinh doanh thương mại, đặc biệt chủ yếu kinh doanh hàng hoá nhập khẩu, có nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ nhưng trong thực tế công ty không sử dụng tài khoả 413 "chêng lệch tỷ giá" "và tài khoản 007""nguyên tệ các loại" để phản ánh. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hạch toán hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của mặt hàng đựơc thanh toán bằng ngoại tệ. - Thứ 2 : Công ty thường phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định được chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. - Thứ 3: Do đặc diểm kinh doanh của Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có một số khách trả trạm với số lượng tiền khá lớn nhưng công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh huởng không nhỏ tơí việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. - Thứ 4 : Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một đơn vị kinh doanh thương mại để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 3. Một số ý kiến góp phần thực hiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ 3.1. Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Về trình tự ghi sổ kế toán thì Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Nhưng trong thực tế kế toán công ty lại không sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ đây là một thiếu sót cần được khắc phục ngay vì : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng: + Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái + Mọi chứng từ ghi sổ sau đã lập song đều phải đăng ký vào sổ này đểlấy số hiệu và ngày thàng. + Số liệu của các chứng từ ghi sổ được đánh lên tục từ đầu tháng (hoặc đàu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày ghi vào "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ". + Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh hơn. Từ những tác dụng đã nêu trên, Công ty đã đưa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức mà kế toán sử dụng, nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thìkhông thể coi đó là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ đăng ký chứng từ được trình bày như sau : Biểu số 10 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm ...... Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày........ tháng......... năm ....... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 11 Chứng từ ghi sổ Số ........... Ngày .......tháng ...... năm ...... Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Cộng X X Kèm theo .............. chứng từ gốc Người ghi sổ Kế toán trưởng 3.2. Trích trước chi phí bảo hành Là một công ty kinh doanh các loại máy văn phòng nên thường xuyên phát sinh các khoản chi phí bảo hành. Với khối lượng máy bán ra ngoài thị trường là rất lớn nên việc bảo hành cũng nhiều, việc bảo hành máy chỉ xẩy ra khi khách hàng yêu cầu. Máy móc chỉ được bảo hành khi phát sinh vấn đề không bình thường : như hỏng, trục trặc kỹ thuật, và công ty sẽ không thể đoán trước được bao giờ thì sẽ phải bảo hành, nó thường xảy ra một cách đột ngột. Chính vì vậy với lượng máy bán ra trên thị trường lớn như vậy nếu công ty không có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành máy móc thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác. Cụ thể có số liệu thống kê về các laọi máy mà công ty đã bán trong tháng 1/2002 như sau : Biểu 12 : Bảng thống kê các loại máy bán ra tháng 1 năm 2002 Tên máy móc Số lượng Đơn giá Thành tiền Máy đóng sách 02 1.860.000 3.720.000 Máy photo ricoh FT 5840 02 56.896.364 113.792.728 Máy photo ricoh FT 4422 05 22.618.600 113.093.000 Máy photo ricoh FT 5640 01 36.340.000 36.340.000 Máy photo ricoh FT 5632 09 33.732.591 303.503.319 Máy photo ricoh FT4615 09 17.169.455 154.525.095 Máy photo ricoh FT 4421 ......................................... 05 22.746.218 113.731.093 Tổng cộng 43 Như vậy, với số lưọng máy móc tiêu thụ lớn công ty cần phải trích trước chi phí bảo hành. Kế toán trích trước chi phí bảo hành sử dụng các tài khoản sau: TK 335: Chi phí trả trước TK: 641: Chi phí bán hàng ................................. Đầu năm, căn cứ vào khả năng tiêu thụ hàng của công ty, kế toán tiến hành trích trước chi phí bảo hành theo một tỷ lệ phần trăm đợc xác định: Tỷ lệ phần trăm này là tuỳ thuộc vào sự tính toán của kế toán công ty. Ví dụ, với các mặt hàng có giá trị cao kế toán tiến hành trích trước chi phí bảo hành là 4% của giá trị vốn hàng xuất bán ( các loại máy Photocopy Ricoh), cũng có thể là 2% của giá trị vốn xuất ra ( như các loại máy ví tính, máy Fax, máy in). Việc xác định tỷ lệ trích trước không phải là đơn thuần là lấy bao nhiêu phần trăm của giá vốn hàng xuất bán cũng được mà nó còn phụ thuộc vào khả năng thu được lãi từ việc bán sản phẩm đó là bao nhiêu, từ đó mới tính toán và xác định tỷ lệ trích trước chi phí bảo hành. Khi đã tính toán được tỷ lệ trích trước kế toán tiến hành lập định khoản: Nợ TK 641: Theo tỷ lệ xác định Có TK 335: Có TK 1111,1112........ 3.3. Sử dụng tỷ giá hạch toán trong thanh toán có dùng ngoại tệ: Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu nên việc sử dụng ngoại tệ: Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh Thương mại và XNK nên việc sử dụng ngoại tệ trong thanh toán là rất thường xuyên, tuy nhiên thực tế hiện nay kế toán Công ty không sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ. Do vậy, khi xuất bán hàng nhập khẩu và được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632: Gia vốn hàng được xác định là tiêu thụ. Có TK 156: Hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Nếu việc thanh toán không thu được tiền ngay thì kế toán ghi: Nợ TK 131: Tổng số tiền phải thu của khách. Có TK 511: Doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có Tk 33311: Thuế GTGT phải nộp Như ta đã biết tỷ giá ngoại tệ trên thị trường thường xuyên biến động, nếu việc thu tiền hàng không được thực hiện ngay thì kế toán sẽ tính sai kết quả tiêu thụ, từ đó phản ánh không đúng thực trạng tiêu thụ hàng hoá của công ty. Do vậy, để theo dõi ngoại tệ và xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác kế toán của công ty nên dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. * Ví dụ cụ thể: Ngày 7/2 Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới bán cho Công ty Lập Thanh 01 máy photocopy Ricoh FT 4422, 01 máy photo Ricoh FT 5640 Tổng cộng số tiền phải thu là 7.960 USD. Tuy nhiên, việc thanh toán không được thực hiện ngay mà tới ngày 22/2 mới có giấy báo có của ngân hàng về việc công ty Lập Thanh thanh toán tiền hàng. Tỷ giá thực tế ngày 22/2 với 1 USD = vậy nếu Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán thì số tiền mà Công ty thu dược sẽ là: 7.960USD * 15 200 VNĐ = 120 992 000VNĐ. Nếu sử dụng tỷ giá hạch toán, kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 131: 133 011 600đ Có TK 511: 120 196 000đ Có TK 33311: 12 019 600đ Có TK 413: 796 000đ Khi thu được tiền kế toán hạch toán: Nợ TK 112: 133 011 600đ Có TK 131 011 600đ 3.4. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng. Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chon tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất tương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp. - Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: - Tương tự ta sẽ có tiêu thức phana bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau: Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng thứ i = Chi phí QLDN cần phân bổ Tổng doanh số bán x Doanh số bán nhóm hàng thứ i Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh cho từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức: Chi phí BH phân bổ cho hàng "i" nhóm hàng thứ"i" = Chi phí bán hàng cần phân bổ Tổng doanh số bán x Doanh số bán nhóm hàng thứ "i" 3.5. Lập dự phòng phải thu khó đòi: Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đôi khi thu tiền hàng gặp khoa khăn thì tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để dảm bảo sự phù hợp doanh thu và chi phí trong kỳ. Để tính toán mức dự phòng phải thu khó đòi, công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng la bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra mức dự phòng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ mặt khác phải theo dõi ở TK 004 – Nợ khó đòi đã sử lý. 3.6. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn Do hình thức kinh doang thực tế tại Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới nhiều khi phải mua hàng tồn kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không chánh khỏi sự giảm giá thường xuyên liên tục của hàng hoá trong kho. Vì vậy công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Fự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xẩy ra trong kỳ ké toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dụe phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giáp công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xẩy ra do hàng hoá tồn kho bi giảm giá , đồng thời cũng để phản ánh gía trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính về vào cuối kỳ hạch toán số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 159 "Dự phòng gảim giá hàng tồn kho " 3.7. Mở thêm các tài khỏn cấp 2, cấp 3. Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới là một công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá, việc the dõi hàng hoá chính xác là một yêu cầu hết sức quan trọng trong công ty. Vì vậy, để việc theo dõi hàng hoá được thuận tiện hơn, dễ dàng hơn kế toán công ty nên mở them các tài khoản cấp 2, cấp 3 với tài khoản theo dõi hàng hoá TK 156 Ví dụ tài khoản 156 bao gồm 2 tài khoản cấp 2 TK 1561: Trị giá hàng mua TK 1562: Chi phí thu mua Từ hai tài khoản cấp 2 này kế toán nên mở them các tài khoản cấp 3 nữa, như : TK15611 : các laọi máy photocopy và linh kiện máy photocopy. + TK 15611.1 : Các loại máy photocopy + TK 15612.2: Các linh kiện máy photocopy TK 15612: Các laọi máy vi tính và linh kiện máy tính + TK 15612.1: Các loại máy tính + TK 15612.2 : Linh kiện máy tính TK 15613: Các loại mực + TK 1563.1 : Mực 420 + TK 1563.2: Mực 410 ................ Tương tự, chi phí thu mua cũng được phân công theo ruqừng tiểu khoản như trị giá thu mua Ngoài ra, để đồng nhất với việc xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, thì kế toán công ty cũng nên phân chia tài khoả giá vốn cũng như tài khoản hàng hoá, ví dụ cụ thể : TK 632 nên được phân thành + TK 6231: Giá vốn của các loại máy photocopy +TK 6322: Giá vốn của các loại máy vi tính + TK 6323: GIá vốn của các loại mực in Kết luận Tiêu thụ hàng hoá có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh thương mại tiêu thị hàng hoá quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp vì vậy tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức cong tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả nói riêng là một phương thức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là một công việc phức tạp lâu dài Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tai Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới em đã đi sâu nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phương huớng hoàn thiện. Đó là quá trình nghiên cứu được trình bầy trên cơ sở lý luận cơ bản và được vận dụng thực tế ở công ty . Các nhận xét này mong góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp. Thời gian thực tập ở công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế trong thời gian này. Em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới " Tuy vậy trong bài viết này sẽ không tránh khỏi những sai sót qua cách trình bày và nhận xét vấn đề em mong đựoc các thầy cô các cán bộ của công ty thông cảm. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán của công ty đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Tài liệu tham khảo 1/ Giáo trình kế toán tài chính TS.Nguyễn Văn Công Nhà xuất bản Tài chính Năm 2000 2/ Giáo trình kế toán tài chính TS. Đặng THị Loan Nhà xuất bản giá dục năm 2001 3/ Hệ thống tài khoản kế toán : Nhà xuất bản tài chính Năm 1995 4/ Hệ thống sổ kế toán : Nhà xuất bản tài chính năm 1995 5/ Cùng một số tài liệu tham khảo khác Mục lục