Đề tài Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ

Lời nói đầu Lương là vấn đề muôn thuở của nhân loại và là vấn đề “ nhức nhối” của hầu hết các công ty tại Việt Nam. Đây là đề tài từng gây tranh luận sôi nổi trên diễn đàn quốc hội Việt Nam trong nhiều năm qua và hiện nay nó vẫn còn là đề tài nóng bỏng đối với Việt Nam. Hàng ngày chúng ta vẫn thường cố gắng học tập, nghiên cứu để làm gì? Hẳn một phần lớn để sau đó được trả lương một cách thoả đáng hay sao? Tất cả chúng ta có thể nói rằng lương là một nhu cầu của xã hội. Vì vậy trong đợt thực tập khoá luận tốt nghiệp em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ". Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước ta hiện nay, các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có quyền tổ chức và thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách độc lập tự chủ theo qui định của pháp luật. Họ phải tự hạch toán và đảm bảo doanh nghiệp mình hoạt động có lợi nhuận, và phát triển lợi nhuận đó, từ đó nâng cao lợi ích của doanh nghiệp, của người lao động. Đối với nhân viên, tiền lương là khoản thù lao của mình sẽ nhận được sau thời gian làm việc tại công ty. Còn đối với công ty đây là một phần chi phí bỏ ra để có thể tồn tại và phát triển được. Một công ty sẽ hoạt động và có kết quả tốt khi kết hợp hài hoà hai vấn đề này. Do vậy, việc hạch toán tiền lương là một trong những công cụ quản lý quan trọng của doanh nghiệp. Hạch toán chính xác chi phí về lao động có ý nghĩa cơ sở, căn cứ để xác định nhu cầu về số lượng, thời gian lao động và xác định kết quả lao động. Qua đó nhà quản trị quản lý được chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Mặt khác công tác hạch toán chi phí về lao động cũng giúp việc xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước. Đồng thời nhà nước cũng ra nhiều quyết định liên quan đến việc trả lương và các chế độ tính lương cho người lao động. Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất và lao động riêng, cho nên cách thức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở mỗi doanh nghiệp cũng sẽ có sự khác nhau. Từ sự khác nhau này mà có sự khác biệt trong kết quả sản xuât kinh doanh của mình. Em hy vọng rằng qua việc tìm hiểu, nghiên cứu về việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty có thể cho em phần nào kinh nghiệm và hành trang để hội nhập với thế giới công việc sau khi ra trường. Trong khoá luận của mình ngoài phần mở đầu và phần kết thúc bao gồm 3 Phần: Phần I : Cơ sở lý luận chung về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở các doanh nghiệp sản xuất Phần II: Thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty. Bài viết này đã được hoàn thành với sự tận tình hướng dẫn, giúp đỡ của cô Nguyễn Thanh Quý và các Cô, Chú tại phòng kế toán của công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ. Phần I Cơ sở lý luận chung về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp sản xuất. I- Một số vấn đề cơ bản về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1-Tiền lương 1.1.Khái niêm Trong nền kinh tế thị trường và sự hoạt động của thị trường sức lao động (hay còn gọi là thị trường lao động), sức lao động là hàng hoá, do vậy tiền lương là giá cả của sức lao động. Khi phân tích nền kinh tế tư bản chủ nghĩa, nơi mà các quan hệ thị truờng thống trị mọi quan hệ kinh tế, xã hội khác. Các Mác viết “ tiền công không phải là giá trị hay giá cả của sức lao động mà chỉ là hình thái cải trang của giả trị hay giá cả sức lao động” Tiền lương phản ánh nhiều quan hệ kinh tế, xã hội khác nhau. Tiền lương trước hết là số tiền mà nguời sử dụng lao động (người mua sức lao động) trả cho nguời lao động ( người bán sức lao động). Đó là quan hệ kinh tế của tiền lương. Mặt khác, do tính chất đặc biệt của hàng hoá sức lao động mà tiền lương không chỉ đơn thuần là vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề xã hội rất quan trọng, liên quan đến đời sống và trật tự xã hội. Đó là quan hệ xã hội Trong quá ttrình hoạt động, nhất là trong hoạt động kinh doanh, đối với các chủ doanh nghiệp tiền lương là một phần chi phí cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, tiền lương luôn luôn được tính toán quản lý chặt chẽ. Đối với người lao động, tiền lương là thu nhập từ quá trình lao động của họ phần thu nhập chủ yếu với đại đa số lao động trong xã hội có ảnh hưởng đến mức sống của họ. Phấn đấu nâng cao tiền lương là mục đích hết thảy của người lao động. Mục đích này tạo động lực để người lao động phát triển trình độ và khẳ năng lao động của mình. Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần như ở nước ta hiện nay, phạm trù tiền lương được thể hiện cụ thể trong từng thành phần kinh tế + Trong thành phần kinh tế nhà nước và khu vực hành chính sự nghiệp (khu vực lao động được nhà nước trả lương), tiền lương là số tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh, các cơ quan, tổ chức của nhà nước trả cho người lao động theo cơ chế chính sách của nhà nước và được thể hiện trong hệ thống thang lương, bảng lương do nhà nước qui định. + Trong thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, tiền lương chụi sự tác động chi phối rất lớn của thị trường và thị trường sức lao động. Tiền lương khu vực này dù vẫn nằm trong khuôn khổ pháp luật và theo những chính sách của chính phủ và là những giao dịch trực tiếp giữa chủ và thợ, những “mặc cả” cụ thể giữa một bên làm thuê và một bên đi thuê. Những hợp đồng lao động này tác động trực tiếp đến phương thức trả công. Đứng trên phạm vi toàn xã hội, tiền lương được xem xét và đặt trong quan hệ về phân phối thu nhập, quan hệ sản xuất tiêu dùng, quan hệ trao đổi. Do vậy chính sáh tiền lương thu nhập luôn luôn là vấn đề quan tâm của mọi quốc gia. Chúng ta cần phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lương: +Tiền lương danh nghĩa: là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động. Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc trực tiếp vào năng xuất lao động, phụ thuộc vào trình độ, kinh nghiệm làm việc . . .ngay trong quá trình lao động. + Tiền lương thực tế: Được hiểu là số lượng các loại hàng hoá tiêu dùng và các loại dịch vụ cần thiết mà người lao động được hưởng lương và có thể mua được bằng tiền lương thực tế đó. 1.2 Vai trò chức năng của tiền lương + Chức năng tái sản xuất sức lao động: Quá trình tái sản xuất sức lao động được thực hiện bởi việc trả công cho người lao động thông qua lương. Bản chất của sức lao động là sản phẩm lịch sử luôn được hoàn thiện và nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển, còn bản chất của tái sản xuất sức lao động là có được một tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới (nuôi dưỡng, giáo dục thế hệ sau), tích luỹ kinh nghiệm và nâng cao trình độ, hoàn thiện kỹ năng lao động. + Chức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp: Mục đích cuối cùng của các nhà quản trị là lợi nhuận cao nhất. Để đạt được mục tiêu đó họ phải biết kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách có nghệ thuật các yếu tố trong quá trình kinh doanh. Người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra giám sát, theo dõi người lao động làm việc theo kế hoạch, tổ chức của mình thông qua việc chi trả lương cho họ, phải đảm bảo chi phí mà mình bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao nhất. Qua đó nguời sử dụng lao động sẽ quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho người lao động. + Chức năng kích thích lao động ( đòn bẩy kinh tế): Với một mức lương thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển tăng năng xuất lao động. Khi được trả công xứng đáng người lao động sẽ say mê, tích cực làm việc, phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, họ sẽ gắn bó chặt chẽ trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp. Do vậy, tiền luơng là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu quả cao. 1.3 Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian (tháng, ngày, giờ), lương sản phẩm, phụ cấp (chức vụ, đắt đỏ, khu vực. . .), tiền thưởng trong sản xuất.Quỹ tiền lương(hay tiền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về hạch toán có thể chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ. 2-Các khoản trích theo lương 2.1 Bảo hiểm xã hội 2.1.1 Khái niệm. Bảo hiểm xã hội(BHXH) là một trong những nội dung quan trọng của chính sách xã hội mà nhà nước đảm bảo trước pháp luật cho người dân nói chung và người lao động nói riêng. BHXH là sự đảm bảo về mặt vật chất cho người lao động, thông qua chế độ BHXH nhằm ổn định đời sống của người lao động và gia đình họ. BHXH là một hoạt động mang tính chất xã hội rất cao . Trên cơ sở tham gia,đóng góp của người lao động, người sử dụng lao động và sự quản lý bảo hộ của nhà nước. BHXH chỉ thực hiện chức năng đảm bảo khi người lao động và gia đình họ gặp rủi ro như ốm đau, tuổi già, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp, chết. Theo công ước102 về BHXH và tính chất lao động quốc tế gồm: + chăm sóc y tế + Trợ cấp ốm đau + Trợ cấp thất nghiệp + Trợ cấp tuổi già + Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp +Trợ cấp gia đình + Trợ cấp thai sản, tàn tật Hiện nay ở Việt Nam đang thực hiện các loại nghiệp vụ bảo hiểm sau: +Trợ cấp thai sản, trợ cấp ốm đau + Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp + Trợ cấp mất sức lao động, Trợ cấp tàn tật 2.1.2 Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ qui định trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp sinh hoạt trong tháng. Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích BHXH là 20%, trong đó 15% do đơn vị sử dụng hoặc chủ sử dụng lao động nộp được tính vào chi phí kinh doanh; 5% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng. Quỹ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý. 2.2 Bảo hiểm Y Tế + BHYT thực chất là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp họ phần nào trang trải tiền khám chữa bệnh, tiền viện phí, thuốc thang . . . Mục đích của BHYT là tập hợp mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập cao hay thấp. + Bảo hiểm y tế được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang, . . .cho người lao động trong thời gian sinh đẻ, ốm đau. Quỹ này được hình thành bằng cách tích theo tỷ lệ qui định trên tổng số tiền lương của CNVC thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động. 2.3 Kinh phí công đoàn. + KPCD là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Đây là nguồn đáp ứng cho nhu cầu chi tiêu công đoàn (trả lương cho cán bộ công đoàn chuyên trách, chi tiêu hội họp ) + Hàng tháng doanh nghiệp phải trích theo tỷ lệ qui định trên tổng sổ quĩ lương tiền công và phụ cấp thực tế phải trả cho người lao động, kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn. Tỷ lệ kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2% do doanh nghiệp trích lập, cũng quản lý và chi tiêu theo chế độ qui định. Một phần quĩ này được nộp cho cơ quan quản lý cấp trên 1%, và 1% còn lại để lại chi tiêu cho hoạt động công đoàn của doanh nghệp. II- Các hình thức trả lương. Chính sách lương là một chính sách linh động, uyển chuyển phù hợp với hoàn cảnh xã hội, với khẳ năng của từng công ty- xí nghiệp, đối chiếu với các công ty – xí nghiệp khác trong cùng ngành. Chúng ta không thể và không nên áp dụng công thức lương một cách máy móc có tính chất đồng nhất cho mọi công ty, xí nghiệp. Có công ty áp dụng chế độ khoán sản phẩm thì năng xuất lao động cao, giá thành hạ. Nhưng công ty khác lại thất bại nếu áp dụng chế độ trả lương này, mà phải áp dụng chế độ trả lương theo giờ cộng với thưởng . . . Do vậy việc trả lương rất đa dạng, nhiêù công ty phối hợp nhiều phương pháp trả lương cho phù hợp với khung cảnh kinh doanh của mình. Thường thì một công ty, xí nghiệp áp dụng các hình thức trả lương sau : 1-Trả lương theo sản phẩm Trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động dựa trực tiếp vào số lượng và chất lượng sản phẩm ( hay dịch vụ ) mà họ hoàn thành. đây là hình thức được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp sản xuất chế taọ sản phẩm. Hình thức trả lương theo sản phẩm có những ý nghĩa sau: + Quán triệt tốt nguyên tắc trả lương theo lao động vì tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào số lượng sản phẩm đã hoàn thành. Điều này sẽ có tác dụng làm tăng năng xuất của người lao động. + Trả lương theo sản phẩm có tác dụng trực tiếp khuyến khích người lao động ra sức học tập nâng cao trình độ lành nghề, tích luỹ kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, phát huy sáng tạo, . . . để nâng cao khẳ năng làm việc và năng xuất lao động. + Trả lương theo sản phẩm còn có ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao và hoàn thiện công tác quản lý, nâng cao tính tự chủ, chủ động làm việc của người lao động. Có các chế độ trả lương sản phẩm như sau: 1.1 Trả lương theo sản phẩm trực tiếp. Chế độ trả lương theo sản phẩm trực tiếp được áp dụng rộng rãi đối với người trực tiếp sản xuất trong điều kiện lao động của họ mang tính độc lập tương đối, có thể định mức và nghiệm thu sản phẩm một cách riêng biệt. 1.2.Trả lương theo sản phẩm có thưởng có phạt. Tiền lương trả theo sản phẩm có thưởng có phạt là tiền lương trả theo sản phẩm gắn với chế độ tiền lương trong sản xuất như : Thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng giảm tỷ lệ hàng hỏng, . . . và có thể phạt trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, hao phí vật tư, không đảm bảo ngày công qui định, không hoàn thành kế hoạch được giao. = + Cách tính như sau: Tiền lương Tiền lương theo sản phẩm Tiền thưởng – Tiền phạt trực tiếp(gián tiếp) 1.3.Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến : Theo hình thức này tiền lương bao gồm hai phần: Phần thứ nhất: Căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức lao động, tính ra phải trả cho người lao động trong định mức. Phần thứ hai: Căn cứ vào mức độ vượt định mức để tính tiền lương phải trả theo tỷ lệ luỹ tiến. Tỷ lệ hoàn thành vượt mức càng cao thì tỷ lệ luỹ tiến càng nhiều. Hình thức này khuyến khích người lao động tăng năng xuất lao động và cường độ lao động đến mức tôí đa do vậy thường áp dụng để trả cho người làm việc trong khâu trọng yếu nhất hoặc khi doanh nghiệp phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng 1.4.Hình thức trả lương khoán. Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này áp dụng cho nhưng công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi phải bàn giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định.Hình thức này bao gồm các cách trả lương sau: + Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến chất lượng sản phẩm + Trả lương khoán quỹ lương : Theo hình thức này doanh nghiệp tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành công tác hay không hoàn thành kế hoạch. + Trả lương khoán thu nhập : tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động. Khi tiền lương không thể hạch toán riêng cho từng người lao động thì phải trả lương cho cả tập thể lao động đó, sau đó mới tiến hành chia cho từng người. Trả lương theo hình thức này có tác dụng làm cho người lao động phát huy sáng kiến và tích cực cải tiến lao động để tối ưu hoá quá trình làm việc, giảm thời gian công việc, hoàn thành công việc giao khoán. 2-Hình thức trả lương theo thời gian. Tiền lương trả theo thời gian chủ yếu áp dụng đối với những người làm công tác quản lý. Đối với những công nhân trực tiến sản xuất thì hình thức trả lương này chỉ áp dụng ở những bộ phận lao động bằng máy móc là chủ yếu hoặc công việc không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ và chính xác, hoặc vì tính chất của sản xuất nếu thực hiện trả lương theo sản phẩm sẽ không đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều nhược điểm hơn hình thức tiền lương theo sản phẩm vì nó chưa gắn thu nhập của người với kết quả lao động mà họ đã đạt được trong thời gian làm việc. Hình thức trả lương theo thời gian có hai chế độ sau: 2.1 Trả lương theo thời gian đơn giản Chế độ trả lương theo thời gian đơn giản là chế độ tiền lương mà tiền lương nhận được của công nhân do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc thực tế nhiều hay ít quyết định Chế độ trả lương này chỉ áp dụng ở những nơi khó xac định định mức lao động, khó đánh giá công việc chính xác Tiền lương đựơc tính như sau: Ltt = Lcb x T Trong đó :Ltt - tiền lương thực tế người lao động nhận được Lcb- Tiền lương cấp bậc tính theo thời gian. T -Thời gian làm việc. Có ba loại tiền lương theo thời gian đơn giản: + Lương giờ: Tính theo lương cấp bậc và số giờ làm việc + Lương ngày: Tính theo mức lương cấp bậc và số ngày làm việc thực tế trong tháng + Lương tháng: Tính theo mức lương cấp bậc tháng 2.2 Chế độ trả lương theo thời gian có thưởng. Chế độ trả lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian đơn giản với tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu số lượng hoặc chất lượng qui định. Chế độ trả lương này áp dụng chủ yếu với những công nhân phụ làm công phục vụ như công nhân sửa chữa, điều chỉnh thiết bị .. .Ngoài ra còn áp dụng đối với những công nhân ở những khâu có trình độ cơ khí hoá cao, tự động hoá hoặc những công nhân tuyệt đối phải đảm bảo chất lượng. Công thức tính như sau: + = Tiền lương phải trả Tiền lương trả Tiền thưởng cho người lao động theo thời gian Chế độ trả lương này có nhiều ưu điểm hơn chế độ trả lương theo thời gian đơn giản. Trong chế độ này không phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế gắn chặt với thành tích công tác của từng người thông qua chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được. Vì vậy nó khuyến khích người lao động quan tâm đến trách nhiệm và công tác của mình. 3.Một số chế độ khác khi tính lương 3.1 Chế độ thưởng: Tiền thưởng thực chất là khoản tiền bổ sung cho tiền lương nhằm quán triệt hơn nguyên tắc phân phí lao động và nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Tiền thưởng là một trong những biện pháp khuyến khích vật chất đối với người lao động trong quá trình làm việc. Qua đó nâng cao năng xuất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian làm việc. + Đối tượng xét thưởng: Lao động có thời gian làm việc tại daonh nghiệp từ một năm trở lên Có đóng góp vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Mức thưởng : mức thưởng một năm không thấp hơn một tháng lương theo nguyên tắc sau : Căn cứ vào kết quả đóng góp của người lao động đối với doanh nghiệp thể hiện qua năng xuất lao động, chất lượng công việc. Căn cứ vào thời gian làm việc tại doanh nghiệp + Các loại tiền thưởng : Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua ( lấy từ quĩ khen thưởng) và tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh ( thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến) Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thường xuyên) : hình thức này có tính chất lương, đây thực chất là một phần của quỹ lương được tách ra để trả cho người lao độngdưới hình thức tiền thưởng cho một tiêu chí nhất định. Tiền thưởng về chất lượng sản phẩm : Khoản tiền này được tính trên cơ sở tỷ lệ qui định chung (không quá 40%) và sự chênh lệch giá giữa sản phẩm cấp cao và sản phẩm cấp thấp. Tiền thưởng thi đua : (không thường xuyên ): Loại tiền thưởng này không thuộc quỹ lương mà được trích từ quỹ khen thưởng, khoản tiền này được trả dưới hình thức phân loại trong một kỳ (Quý, nửa năm, năm) 3.2 Chế độ phụ cấp. Theo điều 4 thông tư liên bộ số 20/LB –TT ngày 2/6/93 của liên bộ lao động thương binh xã hội- tài chính có 7 loại phụ cấp sau: Phụ cấp làm đêm: Những người lao động làm giờ vào ban đêm (từ 22h đến 6h sáng ) thì ngoài số tiền trả cho những gờ làm thêm người lao động còn được hưởng phụ cấp làm đêm. = Phụ cấp Tiền lương cấp bậc ( chức vụ) tháng x 30% (40%) x Số giờ làm đêm Số giờ quy định trong tháng Trong đó : 30% đối với những công việc không thường xuyên làm về ban đêm 40%:Đối với những công việc thường xuyên làm việc về ban đêm ( Làm ca) hoặc chuyên làm việc ban đêm - Phụ cấp lưu động: Nhằm bù đắp cho những người làm một hoặc một số nghề hoặc công việc phải thường xuyên thay đổi nơi ở và nơi làm việc, đều kiện sinh hoạt không ổn định và gặp nhiều khó khăn. Loại phụ cấp này chỉ áp dụng đối với nghề và công việc mà tính chất lưu động chưa xác định trong mức lương. Nghề hoặc công việc lưu động nhiều, phạm vi lưu động rộng, địa hình phức tạp và khó khăn thì được hưởng phụ cấp cao. Loại phụ cấp này được trả theo số ngày lao động thực tế và được tính trả cùng với trả lương. Trong doanh nghiệp phụ cấp lưu động được tính vào đơn giá tiền lương và hạch toán vào chi phí giá thành hoặc chi phí lưu động. -Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sản xuất hoặc làm công việc chuyên môn nghiệp vụ vừa kiện nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương. Phụ cấp trách nhiệm được tính và trả cùng lương tháng. Đối với doanh nghệp, phụ cấp này được tính vào đơn giá tiền lương và tính vào chi phí lưu thông. -Phụ cấp thu hút: áp dụng đối với công nhân viên chức đến làm việc tại những vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và các đảo xa có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. = x Phụ cấp Lương cấp bậc công việc % phụ cấp thu hút (Kể cả phụ cấp công việc) được hưởng Có 5 mức: 10%, 20%, 30%, 50%, 70% tính trên lương cấp bậc, chức vụ lương vào điều kiện sinh hoạt khó khăn dài hay ngắn của từng vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và đảo xa đất liền Phụ cấp đắt đỏ: Được áp dụng đối với những nơi có chỉ số giá sinh hoạt ( lương thực, thực phẩm, dịch vụ ) cao hơn chỉ số sinh hoạt bình quân chung của cả nước từ 19% trở lên. Phụ cấp khu vực: Phụ cấp khu vực áp dụng đối với những nơi xa xôi, hẻo lánh, có đIều kiện khó khăn và điều kiện sinh hoạt khắc nghiệt. - Phụ cấp độc hại: Nó được áp dụng cho các doanh nghiệp có điều kiện độc hại hoặc nguy hiểm chưa xác định trong mức lương. III-Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1-Hạch toán tiền lương Nguyên tắc yêu cầu: Tại các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán chi phí về lao động là một bộ phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh, bởi vì cách trả thù lao lao động thường không thống nhất giữa các bộ phận, các đơn vị, các thời kỳ . . . việc hạch toán chính xác chi phí về lao động là rất quan trọng . Do vậy đòi hỏi hạch toán tiền lương phải quán triệt nguyên tắc sau: Phải phân loại lao động hợp lý: Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau, nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán cần tiến hành phân loại. Phân loại là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Về mặt quản lý lao động thường phân theo các tiêu thức sau + Phân theo thời gian lao động: theo thời gian lao động có lao động thường xuyên trong danh sách (gồm cả lao độmg ngắn hạn và dài hạn)và lao động tạm thời. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hạch sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động lao động lúc cần thiết. Đồng thời xac định khoản nghĩa vụ với ngân sách nhà nước + Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất: Lao động của doanh nghiệp bao gồm Lao động trực tiếp sản xuất: Lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất hay trực tiếp tham gia vào quá trình trực tiếp sản phẩm hay thực hiện các lao vụ Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp. Thuộc bộ phận này bao gồm nhân viên kỹ thuật( trực tiếp làm công tác kỹ thuật hoặc tổ chức chỉ đạo hướng dẫn kỹ thuật ), nhân viên quản lý kinh tế, Phó giám đốc kinh doanh, các bộ các phòng kế toán, thống kê, cung tiêu ..., nhân viên quản lý hành chính ( Những người làm công tác tổ chức, nhân sự, văn thư, . . .) + Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh:Theo cách phân loại này lao động của doanh nghiệp có thể chia làm 3 loại Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao đông tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp và quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ , dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viân phân xưởng. Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dich vụ như nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thi trường. Lao động thực hiện chức năng quản lý: là những lao động tham gia hoạt động quản trị doanh nghiệp và quản lý hành chính doanh nghiệp như nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính . . . - Phải phân loại tiền lương một cách hợp lý: Thủ tục chứng từ hạch toán. Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “ Bảng thanh toán lương” cho tổ đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng thanh toán lương cần nghi rõ từng khoản tiền lương ( Lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký giám đốc duyệt y “ Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” sẽ làm căn cứ để thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động. Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác thường được chia làm hai kỳ : Kỳ I tạm ứng, Kỳ II sẽ nhận lại số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán kiểm tra ghi sổ. Tài khoản hạch toán. Để hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên “. Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản thuộc về thu nhập của họ. Bên nợ: -Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân viên -Tiền lương, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên -Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa được lĩnh Bên có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức trong tháng. Dư nợ (nếu có) :Số trả thừa cho công nhân viên chức. Dư có:Tiền lương, tiền côngvà các khoản khác còn phải trả công nhân viên chức. Phương pháp hạch toán. Việc hạch toán tiền lương được thể hiện qua sơ đồ sau: Tiền Lương, Tiền Thưởng, BHXH Và các Khoản Khác Phải Trả CNVC Tk141,138,333 TK111,512 TK334 TK622 TK6271 TK4311 Các khoản khấu trừ vào Thu nhập của CNVC(tạm ứng, bồi thường vật chất, TTN Phần đóng góp cho quỹ BHXH,BHYT Thanh toán lương,thưởng Và các khoản khác cho CNVC CNTTSX NV phânxưởng NV bánhàng,QL Tiền thưởng BHXH phải Trả trực tiếp TK641,642 TK3383,3384 TK3383 2. Hạch toán các khoản trích trước lương phép công nhân trực tiếp sản xuất. Tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, đưa vào giá thành sản phẩm, coi như một khoản chi phí phải trả. Cách tính như sau: x = Mức trích trước tiền lương phép Tiền lương chính thực tế phải Tỷ lệ Kế hoạch của CNTTSX công nhân trực tiếp sản xuất trích Trong tháng trước Trong đó: Hạch toán tiền lương nghỉ phép và lương thực tế phải trả như sau: TK334 TK335 TK 622 Tiền lương phép thực tế phải trả Cho CNSX Trích trước tiền lương phép theo kế hoạch của CNTTSX Phần chênh lệch giữa tiền lương phép thực tế phải trả công nhân TTSX, lớn hơn kế hoạch ghi tăng chi phí TK338 Trích KPCĐ,BHXH,BHYT trên tiền lương phép phải trả cho CNTTSX trong kỳ 3- Hạch toán các khoản trích theo lương. 3.1 Tài khoản hạch toán. Để hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản 338 “phải trả, phải nộp khác” TK 338: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiển xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết toán của toà ( tiền nuôi con khi li dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí . . .) , giá trị taì sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ giữ hộ . . . Bên nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ - Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn - Xử lý giá trị tài sản thừa - Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng - Các khoản đã nộp, đã trả khác Bên có: - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ qui định - Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ - Các khoản phải nộp, phải tra hay thu hộ - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý - Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải hoàn lại Dư nợ(nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán Dư có :Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý TK 338 chi tiết làm 6 tiểu khoản: - 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết - 3382 : Kinh phí công đoàn -3383 : Bảo hiểm xã hội -3384 : Bảo hiểm y tế -3387 : Doanh thu nhận trước -3388 : Phải nộp khác Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan trong quá trình hạch toán như tài khoản 111, 112, 138 . . . 3.2-Phương pháp hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ được thể hiện qua sơ đồ sau: TK111,112 TK334 TK338 TK622,627,641,642 Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý Trích KPCĐ,BHXH,BHYT theo tỷ lệ quy định Tính vào chi phí kinh doanh 19% Trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ Quy định trừ vào thu nhập CNV(6%) Số BHXH, KPCĐ,chi vượt được Thanh toán lại TK111,112 TK334 Chi tiêu KPCĐ cơ sở IV. Tổ chức sổ sách kế toán. 1. Khái niệm sổ sách kế toán và hình thức tổ chức kế toán Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống những thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình sản xuất thông tin kế toán. Công tác kế toán trong đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp, thường nhiều và phức tạp không chỉ ở số lượng các phần hành, mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện. Do vậy đơn vị hạch toán cần thiết cần sử dụng nhiều sổ khác nhau cả về kết cấu, nội dung,phương pháp hạch toán thành một hệ thống sổ sách kế toán. Các loai sổ sách này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức nhất định mà doanh nghiệp cần có để thể hiện công tác kế toán. Như vậy, hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng nghi chép, kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thhức tổ chức kế toán khác nhau. 2. Các hình thức tổ chức sổ kế toán. Đặc trưng cơ bản để phân biệt và định nghĩa được các hình thức tổ chức kế toán khác nhau là ở số lượng sổ cần dùng, ở loại sổ sử dụng, ở nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột của sổ. Cũng giống như trình tự hạch toán. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức kế toán sau. 2.1. Hình thức nhật ký sổ cái: Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ – có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ để vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ nghi một dòng vào nhật ký sổ cái . Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái : Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Hình thức chứng từ ghi sổ Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc nghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. Hình thức này bao gồm các loại sổ sách sau: Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối tài khoản Các sổ và các thẻ hạch toán chi tiết Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ cái TK334, 338 Chứng từ gốc Sổ (thẻ ) hạch toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết 2.3. Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với việc áp dụng kế toán bằng máy Sổ sách trong hình thức này bao gồm: - Sổ nhật ký chứng từ - Sổ cái - Bảng kê - Bảng phân bổ - Sổ chi tiết Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ: Sổ cái Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ (Thẻ ) kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Báo cáo tài chính Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết 2.4. Hình thức nhật ký chung. Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung (Tổng nhật ký ) . Sau đó, căn cứ vào nhạt ký chung lấy số liệu để nghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các sổ nhật ký phụ. Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu nghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung: Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ(thẻ) kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Phần II Thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ. I –Khái quát chung về công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ 1.Quá trình hình thành -Tháng 9/1983 căn cứ vào quyết định số 166/HĐ BT ngày 24/9/1982 của hội đồng bộ trưởng về việc “ chấn chỉnh một bước tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của ngành giao thông vận tải” Bộ truởng Bộ Giao thông vận tải quyết định: Thành lập : Xí nghiệp thông tin vô tuyến điện trực thuộc cục đường sông Xí nghiệp có nhiệm vụ: - Thống nhất quản lý và chỉ đạo kỹ thuật thông tin liên lạc trong ngành đường sông, tổ chức mạng lưới thông tin hợp lý, đảm bảo thông tin liên tục, thông suốt và an toàn. - Tổ chức khai thác liên tục trong ngày để phục vụ sự chỉ đạo và chỉ huy sản xuất của cục, nhất là công tác chỉ huy điều độ vận tải. - Tổ chức lắp đặt các thiết bị thông tin liên lạc bảo đảm luôn ở tình trạng kỹ thuật tốt, trạng thái đầy đủ máy cho cơ quan điều độ vân tải và các đoàn tàu - Xí nghiệp thông tin vô tuyến điện được ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài ngành, trong việc sửa chữa, lắp giáp và khai thác thông tin liên lạc đồng thời có trách nhiệm thực hiện đầy đủ những hợp đồng đó . Xí nghiệp thông tin vô tuyến điện được thành lập trên cơ sở phòng thông tin trung tâm vô tuyến điện của cục chuyền thanh. Xí nghiệp thông tin vô tuyến điện có các đơn vị trực thuộc gồm: Đài trung tâm vô tuyến điện Các đài trung tâm khu vực (Quảng Ninh, HảiPhòng, Việt Trì, Hà Nam Ninh) Phân xưởng sửa chữa lắp giáp thiết bị thông tin. Xí nghiệp thông tin vô tuyến điên. hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế, có tư cách pháp nhân, đựơc mở tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng. -Tháng 3/1993 Xí nghiệp thông tin vô tuyến điện được chuyển thành Công ty thông tin điện tử Trực thuộc cục đường sông Việt Nam, có tên giao dịch là CENCO Trụ sở tại : Phường Nguyễn Trãi, quận Đống Đa thành phố Hà Nội Các chi nhánh tại: Thành phố Hà Nội. Thành phố HCM và thành phố Hải Phòng Công ty có tổng số vốn kinh doanh là 960 triệu đồng trong đó: Vốn cố định là 949 tiệu đồng; vốn kinh doanh tự bổ sung 756 triệu đồng. -Tháng 4/1997 theo quyết định của bộ giao thông vận tải đổi tên Công ty thông tin điện tử trực thuộc tổng công ty đường sông Miền Bắc thành “Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ. Tên giao dich quốc tế bằng tiếng Anh: TECHNICAL METERIALS AND WATER WAY CONTRUCTION COMPANY viết tắt là :TEMAWATCO” Trụ sở chính: Khương Đình- Thanh Xuân- Hà nội. Với một số ngành nghề kinh doanh sau: -Khai thác thông tin liên lạc, vô tuyến hữu tuyến đường sông -Lắp đặt xây dựng công trình thông tin Lắp giáp sửa chữa thiết bị thông tin điện tử Sản xuất kinh doanh vật liêu xây dựng Xây dựng các công tình giao thông, công nghiệp, dân dụng( Bao gồm nhà xưởng, đoạn, trạm giao thông đường thuỷ nội địa. Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị thiết bị điện tử Sản xuất các thiết bị kinh doanh ngành đường sông. Sản phẩm chủ yếu và chiếm, tỷ trọng lớn trong tổng danh thu là đèn báo hiệu (Đèn BH90, BH200) 2. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty 2.1 Mô hình tổ chức quản lý. Tổ chức quản lý của Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ đảm bảo nguyên tắc: - Sự chỉ đạo chỉ huy toàn diện thống nhất và tập chung nghiêm túc, chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân tạo các mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất thông suốt. - Phù hợp với nhiệm vụ ngắn và dài hạn, phù hợp với nhiệm vụ sản xuất, thích ứng với điều kiện sản xuất của công ty. - Tổ chức gọn nhẹ hợp lý đảm bảo tinh giảm có hiệu quả. - Trong tổ chức đậc biệt chú ý đến ứng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất, tổ chức lao động hợp lý. Theo nguyên tắc đó, tổ chức quản lý của công ty được bố trí theo mô hình trực tiếp bởi bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo ché độ thủ trưởng, đứng đầu là giám đốc người có quyền lực cao nhất và chụi trách nhiệm với cơ quan quản lý chức năng, với khách hàng và với toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty.Giúp cho Giám đốc là phó Giám đốc phụ trách hành chính và phó Giám đốc kinh doanh. Tiếp theo là một hệ thống các bộ phận chức năng gồm các phòng ban : Phòng kế hoạch, phòng kinh doanh,phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ 1 Giám đốc công ty Phó giám đốc phụ trách HC Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phòng TCKT Phòng tổ chức HC Phòng kế hoạch TT Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh ở công ty Giám đốc Phân xưởng điện tử Phân Xưởng cơ khí PXMáy Chuyên Ngành Đội xây dựng TT Thông tin Trung tâm Dịchvụ 211 Tại văn phòng công ty Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ, là một đơn vị kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, ngành nghề kinh doanh đa dạng có tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh theo sơ đồ trên Ban Giám đốc: - Giám đốc là người chỉ huy cao nhất, phụ trách tình hình sản xuất kinh doanh của công ty và trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán tài vụ. Giám đốc công ty là người đại diện cho nhà nuớc về mặt pháp lý, vừa là đại diện cho cán bộ công nhân viên chức, quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Giám đốc có quyền định đoạt tiến hành hoạt động của công ty theo đúng chính sách pháp luật của nhà nước và nghị quyết đại hộ công nhân viên chức toàn công ty. Giám đốc chụi trách nhiệm trước nhà nước và tập thể công nhân viên chức về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc công ty có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý của công ty sao cho phù hợp đảm bảo sản xuất kinh daonh có hiệu quả, đảm bảo mục tiêu: lợi ích nhà nước, lợi ích công ty và lợi ích người lao động. Giám đốc công ty ký kết hợp đồng kinh tế với bạn hàng theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. Giám đốc công ty có quyền thực hiện tự chủ về tài chính của công ty, chủ động sử dụng các loại vốn có hiệu quả nhất, tích cực cải tiến và tăng tài sản cố định, bổ sung tài sản lưu động, đầu tư công nghệ mới, đào tạo đội ngũ công nhân lành nghề, bảo toàn và phát tiển nguồn vốn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc chủ động sử dụng các quỹ của công ty ( Quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen thưởng ) theo đúng quy định của nhà nước để mở rộng sản xuất, cải tiến kỷ thuật, cải tiến đời sống của cán bộ công nhân viên. Giám đốc là nguời đại diện cho công ty khi Giám đốc đi vắng có thể uỷ quyền cho phó giám đốc đại diện cho công ty đẻ tiến hành công việc. Phó Giám đốc có quyền hạn và trách nhiêm sau: -Phó Giám đóc do giám đốc đề nghị và được cấp trên bổ nhiệm và ra miễn nhiệm. Trước khi bổ nhiệm giám đốc phải lấy ý kiến của Hội đồng công nhân viên chức toàn công ty. Phó Giám đốc là ngươì giúp việc đắc lực của giám đốc và được Giám đốc phân công phụ trách những lĩnh vực công tác cụ thể trong công ty theo qui chế của bộ, của công ty. -Phó giám đốc kinh doanh: Là những người giám đốc uỷ quyền chỉ đạo mọi hoạt động của các phòng và các trung tâm dịch vụ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh được hiệu quả, tiến hành thông suốt liên tục. Đồng thời là ngươì được uỷ quyền khi giám đốc đi vắng. -Phó giám đốc phụ trách tổ chức hành chính : Là người tham mưu, giúp việc cho giám đốc các vấn đề nhân sự, giải quyết các vấn đề nội bộ và cũng là người được uỷ quyền khi giám đốc đi vắng. Các bộ phận chức năng : Bộ phận này được phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Giám đốc đề ra các quyết định theo dõi, hướng dẫn bộ phận sản xuất cấp dưới thực hiện các quyế định và nhiệm vụ được phân công. Các bộ phận chức năng không những phải hoàn thành nhiệm vụ mà mình được giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục đạt hiệu quả cao. + Phòng kinh doanh: làm việc tiếp nhận các hợp đồng sản xuất, định các kế hoạch về tiền vốn cũng như kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Trực tiếp tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, môi giới đại lý. + Phòng kỹ thuật : Chụi trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến kỹ thuật, tổ chức giám định, thiết kế các sản phẩm của công ty. + Phòng tài chính kế toán: Tham mưu cho Giám đốc và giúp Giám đốc quản lý về mặt kế toán, thống kê tài chính trong toàn công ty. Nhiệm vụ của phòng kế toán tài vụ: - Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về kế toán thống kê- tài chính - Theo dõi kịp thời, liên tục các hệ thống các số liệu về sản lượng, tài sản, về tiền vốn và các quỹ hiện có tại công ty. -Tính toán các chi phí sản xuất để kịp thời lập biểu giá thành thực hiện, tính toán lỗ lãi, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán và thông tin kế toán của nhà nước. -Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ. - Lập kế hoạch giao dịch với ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời - Thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toán kinh tế. - Quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng quí theo qui định của nhà nước, thực hiện kế hạch về vốn sản xuất. Hạch toán kế toán và thực hiện hạch toán các nghiệp vụ đầy đủ, quá trình vận động vật tư, tiền vốn, tài sản của công ty. Lập báo cáo tài chính đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở cho Giám đốc ra các quyết định kinh doanh. + Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc về các mặt công tác tổ chức cán bộ và nhân sự, công tác lao động tiền lương,tổ chức các phong trào thi đua khen thưởng, kỷ luật, công tác bảo vệ tự vệ. Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính: - Nghiên cứu xây dựng cơ chế bộ máy quản lý phù hợp với từng thời kỳ sản xuất - Nghiên cứu đánh giá năng lực cán bộ đề xuất với Giám đốc điều động, đề bạt cán bộ có năng lực phù hợp với trình độ của từng người. - Xây dựng kế hoạch quy hoạch cán bộ ngắn và dài hạn - Hệ thống và quản lý tình hình sử dụng số lao động, ngày, giờ công - Xây dựng về kế hoạch số lượng và chất lượng lao động dựa vào nhiệm vụ sản xuất, đánh giá chất lượng lao động theo tháng, quý, năm - Giải quyết kịp thời những mất cân đối, tổ chức lao động và điều động, chuyển vị trí kịp thời của những lao động tạm thời ra trong sản xuất. - Cân đối lao đông chung toàn doanh nghiệp để có thể bổ sung thêm người khi cần thiết. - Tổ chức các hình thức tiền lương : Xây dựng các phương án trả lương khoán, lương sản phẩm và hướng dẫn duyệt chi lương của công ty - Theo dõi và lập danh sách cán bộ khoa học kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật, phụ vụ công tác sắp xếp đào tạo cán bộ công nhân viên - Thường xuyên đánh giá thành tích của cá nhân tập thể làm cơ sở để phân loại A, B, C để tính lương tháng . . . +Phòng kế hoạch thị trường: Tham gia cho giám đốc theo dõi công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh của các xí nghiệp, phân xưởng, các trung tâm để phục vụ cho sản xuất kinh doanh của toàn công ty, khoản lý phương tiện kho tàng, phương tiện vận tải và bốc xếp. Nhiệm vụ của phòng kế hoạch thị trường: Xây dựng kế hoạch tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Phân bổ và lập kế hoạch hàng tháng, quý năm để Giám đốc ra quyết định điều hành trong tổ chức sản xuất. Điều độ sản xuẩt theo kế hoạch đã xây dựng và xử lý các yêu cầu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Lập và triển khai kế hoạch cung ứng vật tư, gia công thiết bị phụ tùng thay thế, phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty được ổn định. Kết hợp với phòng tài vụ tính toán giá thành sản phẩm sao cho hợp lý. 2.1.2. Tại các đơn vị trực thuộc : Các đơn vị trực thuộc của công ty bao gồm - Đội xây dựng : Xây dưng các công trình giao thông, công nghiệp dân dụng ( Bao gồm: Nhà xưởng, đoạn, trạm giao thông đường thuỷ nội địa ) Trung tâm thông tin : Khai thác mạng lưới thông tin liên lạc vô tuyến hữu tuyến đường sông. Trung tâm dịch vụ : Với nhiệm vụ chuyên xuất nhập khẩu vật tư thiết bị điện tử Phân xưởng điện tử và phân xưởng cơ khí : Chuyên sản xuất, lắp giáp các thiết bị thông tin điện tử. Thực hiện nhiệm vụ chủ yếu của công ty, là một trong những nguồn thu chính của công ty. 3. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty: Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ có đặcđiểm nổi bật là hạot động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực ngành nghề, có nhiều phân xưởng, trung tâm trực thuộc và thực hiện chế độ quản lý phân cấp tới các đơn vị trực thuộc. Do vậy bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình nửa tập chung, nửa phân tán. Công tác kế toán được tập chung ở văn phòng công ty, còn ở các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ thống kê, báo cáo sổ. Sau đó hàng tháng, quý tập chung nộp báo cáo lên văn phòng công ty, nhờ vậy kế toán nắm bắt được toàn bộ thông tin, từ đó kiểm tra đánh giá, chỉ đạo thống nhất của kế toán trưởng cùng chụi sự lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán chi phí,TS, giá thành Kế toán thanh toán Phó phòng KT tổng hợp Kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán thanh toán lương Kế toán quỹ tiền gửi, kho Kế toán quỹ tiền gửi, kho Kế toán trưởng Kế toán Thanh Toán Kế toán Chi phí, giá Thành Thủ quỹ Kế toán các đơn vị trực thuộc Phó Phòng KT TH Kế toán Thanh toán lương Bộ phận kế toán công ty gồm 5 người: Mỗi người có một chức năng nhiệm vụ riêng Kế toán trưởng: Là người giúp viếc cho giám đốc và công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chụi trách nhiệm trước cấp trên về chấp hành luật pháp thể lệ, chế độ tài chính hiện hành và là người kiểm tra tình hình hạch toán, kiểm tra về tình hình tài chính kế toán, về vốn và huy động vốn. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả khai thác các khẳ năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và tình diện để ban Giám đốc ra quyết định kinh doanh. Kế toán trưởng còn tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch tài chính của công ty. Kế toán trưởng còn là người nghi sổ, đăng ký chứng từ nghi sổ và sổ cái, lên bảng cân đối phát sinh, lập các báo cáo quyết toán và cũng là người tham mưu cho Giám đốc về việc sử dụng chế độ quản lý của nhà nước ban hành phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: Làm công tác tổng hợp cùng với kế toán trưởng lập báo cáo kế toán, cuối tháng lập bảng tổng hợp tình hình doanh thu, kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp nộp cục thuế Hà Nội, lập chứng từ để nghi sổ tổng hợp. Kế toán thanh toán : Là người tính lương để trả cho công nhân viên và phân bổ tiền lương, BHXH, Kinh phí công đoàn và các đối tượng tính giá thành, theo dõi về doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ của khách hàng, việc thanh lý hợp đồng đối với từng khách hàng, theo dõi các khoản thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng và thanh toán xuất nhập khẩu. Kế toán vật liệu –tài sản cố định: Theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư,tài sản cố định trong kỳ, tính khấu hao tài sản cố định, tập hợp chi phí phát sinh trong sản xuất để tập hợp tính giá thành. Thủ quỹ : Là người quản lý số lượng tiền mặt tại công ty, chụi trách nhiệm thu tiền bán hàng, các khoản thu khác và chi tiền mặt, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt. 4. Sổ sách kế toán : Sổ kế toán tổng hợp gồm: -Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ nghi sổ Hệ thống báo cáo: - Đối với các đơn vị : Báo cáo gửi lên văn phòng công ty hàng tháng gồm: Báo cáo quỹ tiễn mặt, vật tư, hàng hoá tồn kho và kết quả bán hàng từng tháng. - Tại văn phòng công ty: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo quyết toán thuế, báo cáo kết quả kinh doanh,báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo thống kê khác. Quản lý chứng từ thanh toán tiền lương: Mọi chứng từ thanh toán về tiền lương phải đủ các thủ tục sau mới đảm bảo tính pháp lý để duyệt chi lương. -Xác nhận của các bộ phận chức năng có liên quan đến chứng từ thanh toán (nếu có) -Xác nhận của phòng tổ chức lao động -Duyệt Giám đốc Trường hợp các đơn vị không thống nhất chứng từ thanh toán tiền lương thì Giám đốc có quyền quyết định cao nhất duyệt ký chứng từ thanh toán lương. Phòng tài vụ chỉ duyệt chi thanh toán tiền lương cho các đơn vị làm đầy đủ các thủ tục nói trên. II-Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại : Công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ. 1-Đặc điểm lao động của công ty. Trong những năm qua, để cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả công ty đã dần dần từng bước ổn định đội ngũ cán bộ quản lý và kỹ thuật trong các phòng ban phân xưởng một cách hợp lý. Công ty đã thực hiện chế độ tiền lương trả theo thời gian cho bộ phận quản lý tại văn phòng công ty, lương khoán sản phẩm đối với bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất và thực hiện tiền lương khoán cho bộ phận kinh doanh, ngoài ra công ty còn thực hiện tiền lương theo cách phân loại A, B , C để khuyến khích người lao động giỏi, vận động công nhân làm việc thêm ca. giờ . . . Việc trả lương theo định mức khoán sản phẩm tại công ty ở các đơn vị trực tiếp sản xuất thay cho việc trả lương theo thời gian trước đây là kích thích sử dụng hết công suất máy móc, khai thác khẳ năng tiềm tàng của mỗi công nhân, làm ra nhiều sản phẩm cho xã hội, thu nhập của người lao động cao, đem lai lợi nhuận cho công ty. Từ chỗ đội ngũ cán bộ công nhân viên chỉ có 68 người và tất cả trình độ còn chưa được cao, non kém, bộ phận quản lý lên đến 12 nguời. Nay công ty đã có độ ngũ công nhân viên đông đảo, lên đến 650 nguời. Đội ngũ công nhân tích cực lao động, có trình độ chuyên môn cao, kỹ thuật giỏi, sử dụng thành thạo các máy móc hiện đại. Bảng số1 : Bảng thống kê lao động ở công ty Stt Đơn vị Số người Tỷ lệ 1. 2. 3. Nhân viên quản lý doanh nghiệp. Công nhân trực tiếp sản xuất. Nhân viên kinhdoanh tại các trung tâm 29 500 121 4,46% 76,92% 18,62% Tổng cộng 650 100% Bảng số :2 Bảng phân tích chất lượng lao động tháng 1/2002 STT Loại lao dộng Độ tuổi Trình độ 1 2 3 4 5 Giám đốc Phó giám đốc Trưởng phòng Nhân viên kinh doanh Công nhân trực tiếp sản xuất 60 52 46 29 26 Cử nhân Cử nhân Cử nhân Cử nhân Tốt nghiệp PTTH Lực lượng lao động của công ty được phân thành : - Lao động thuộc khối văn phòng công ty : Đây là bộ phận lao động gián tiếp với chức năng gián tiếp phục vụ sản xuất, kinh doanh của công ty. Tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận hạch toán vào chi phí giá thành- Được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp - Lao động trực tiếp : Là lực lượng lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm. Bao gồm phân xưởng điện tử, phân xưởng cơ khí, xưởng máy chuyên ngành và đội xây dựng. Tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận này khi tập hợp vào chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm thì được hạch toán vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp. -Bộ phận quản lý phục vụ sản xuất trực tiếp tại phân xưởng : Đây là bộ phận gián tiếp phục vụ sản xuất tại phân xưởng. Tiền lương và các khoản trích theo lương ở bộ phận này khi tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành thì được hạch toán vào chi phí sản xuất chung. -Tại các trung tâm kinh doanh: Do đặc tính kinh doanh, vì vậy tiền lương và các khoản trích theo lương ở bộ phận này hạch toán vào chi phí bán hàng. 2. Hạch toán lao động ở công ty vật tư kỹ thuật và xây dựng công tình đường thuỷ. Theo qui định của nhà nước, từ năm 2001 công ty đã áp dụng chế độ mới quy định ngày công chế độ của công ty như sau : Tổng số ngày trong năm : 365 ngày Trong đó số ngày làm việc: 264 ngày Ngày nghỉ, chủ nhật : 96 ngày Ngày nghỉ lễ, tết : 8 ngày Ngày nghỉ phép : 12 ngày Các hoạt động khác: 3 ngày Ngày nghỉ BHXH : 12ngày Do đó nếu không tính ngày nghỉ chủ nhật thì ngày công chế độ của một CBCNV là 264 ngày/năm đúng bằng 22 ngày/ tháng. Ngày nghỉ chế độ: - Ngày nghỉ lễ, tết : 8 ngày/năm bao gồm + Ngày nghỉ 30/4, 1/5, 2/9, 1/1 + Ngày nghỉ tết nguyên đán 4 ngày - Ngày nghỉ phép :12 ngày/ năm - Nghỉ bảo hiểm xã hội :12 ngày/năm (theo đúng qui định của nhà nước ) * Thời gian ngừng việc cho phép và các loaị thời gian phát sinh được thanh toán lương. Thời gian ngừng việccho phép 3 ngày/năm bao gồm: + Máy hỏng + Vướng mắc về kỹ thuật,vật tư, ngừng việc do khách quan gây ra. * Thời gian ngừng việc phát sinh: + Mất điện 1 ngày trở lên + Đi học, họp dài ngày do công ty cử đi + Nghỉ đẻ 4 tháng đôí với con thứ nhất và thứ hai + Nghỉ ốm từ 1 tháng trở lên + Nghỉ tai nạn lao động + Các trường hợp thực tế khách quan. 2.1 Hạch toán số lượng lao động Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời chính xác tình hình biến động tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên cơ sở đó làm căn cứ để tính lương, phải trả và các chế độ khác cho người lao động. Căn cứ vào các hợp đồng lao động và qui định của các cấp có thẩm quyền . Kế toán nghi đầy đủ vào danh sách lao động của công ty đến từng phòng ban trong đơn vị. Số lượng lao động được phản ánh trên sổ sách dựa vào số lượng từng loại lao động theo công việc, trình độ tay ghề, cấp bậc kỹ thuật. Từ sổ lao động của các phòng ban, tổ hợp sản xuất hợp thành số lượng lao động của công ty. 2.2 Hạch toán thời gian lao động Hạch toán thời gian lap động phản ánh số ngày công, số giờ công làm việc, ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất, phòng ban của công ty. Chứng từ để hạch toán thời gian lao động bao gồm bảng chấm công, phiếu nghỉ lương bảo hiểm xã hội. Bảng chấm công được lập hàng tháng theo dõi từng ngày trong tháng của từng cá nhân, tổ sản xuất. Cuối tháng căn cứ vào ngày công, ngày nghỉ để tính lương, thưởng và tổng hợp lao động của từng người trong từng bộ phận.  3. Các hình thức trả lương của công ty. Công ty trả lương theo định mức khoán sản phẩm đối với bộ phận trực tiếp sản xuất, thu nhập không hạn chế, người làm nhiều hưởng nhiều, người làm ít hưởng ít. Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức tiền lương tính theo khối lượng (số lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng qui cách và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm đó). Cách xác định đơn giá tiền lương sản phẩm: x = Số tiền lương trả Số lượng sản phẩm Đơn giá tiền lương trong tháng hoàn thành cho 1 sản phẩm + Đối với các bộ phận phòng ban gián tiếp phục vụ sản xuất sản phẩm, tiền lương sản phẩm gọi là tiền lương sản phẩm gián tiếp + Đối với bộ phận quản lý : Tiền lương được tính theo hệ số lương cơ bản của từng cấp bậc. Ngoài ra căn cứ theo chất lượng công việc hoàn thành trong tháng, cùng với việc thực hiện ý thức tổ chức kỷ luật lao động, người lao động còn được hưởng lương khuyến khích hàng tháng trên cơ sở bình xét A, B, C. + Đối với bộ phận kinh doanh : Tiền lương căn cứ theo hợp đồng lao động ký giữa bên sử dụng lao động với người lao động (còn gọi là lương khoán),Lương sản phẩm đơn giản tính cho đơn giá tiền lương cố định, còn trong trường hợp tăng năng xuất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm thì ngoài tiền lương sản phẩm đơn giản còn có tiền thưởng gọi là tiền lương sản phẩm có thưởng. 4.Hạch toán tiền lương. Do đặc điểm tổ chức của công ty phân tán, vì vậy trong phạm vi bài viết của mình, Em xin trích ví dụ tiền lương tại phân xưởng cơ khí (cho việc tính lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị trực tiếp sản xuất), và việc tính lương ,các khoản trích theo lươngcho bộ phận quản lý, cách tính lương cho bộ phận kinh doanh được lấy tài liệu kế toán của trung tâm dịch vụ. 4.1 Hạch toán chi tiết. Tại các phòng ban phân xưởng, các tổ trưởng, cán bộ có trách nhiệm nghi chép số lượng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép nghỉ ốm vào bảng chấm công. Cuối tháng tại các phân xưởng, thống kê tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, nghỉ phép . . . của từng người trong phân xưởng. Tại phòng kế toán, kế toán viên tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép của từng người trong phòng ban. Dựa vào số công của bảng chấm công, kế toán tính lương cho từng người từ đó lập bảng thanh toán lương. 4.11 Tại đơn vị trực tiếp sản xuất: Công nhân được trả lương theo sản phẩm, lương sản xuất do nhân viên thống kê theo dõi, lương sản phẩm tính căn cứ vào đơn giá và tờ khai sản phẩm hoàn thành của từng công nhân và chuyển lên phòng kế toán lập bảng thanh toán lương cho từng công nhân. Trong tháng, Quản đốc phân xưởng nghi chép tổng hợp để cuối tháng các phân xưởng phải gửi lên kế toán công ty các báo cáo cụ thể với nội dung phản ánh định mức lao dộng sản phẩm thực tế nhập kho và bảng chấm công của từng lao động để phòng kế toán thực hiện việc tính lương. a - Tại phân xưởng trực tiếp sản xuất. Tiền lương ở phân xưởng được thanh toán theo kết quả sản phẩm nhập kho đạt tiêu chuẩn kỹ thuật gọi là tiền lương sản phẩm Lương PX = Lương sản phẩm + Lương thưởng + Phụ cấp. Trong đó: Lương sản phẩm: lương sản phẩm trả cho công nhân trực tiếp sản xuất tính theo đơn gián sản phẩm hoàn thành trong tháng nhập kho, tại phân xưởng người giao sản phẩm hoàn thành trong tháng phải lập “phiếu sản phẩm”. Thủ kho phải ghi vào thẻ nhập sau đó lập bảng kê thanh toán lương sản phẩm. Cuối tháng có đối chiếu kiểm tra số liệu để lập “ Bảng kê thanh toán lương sản phẩm” làm cơ sở để phòng kế toán trình tiền lương. Lương sản phẩm =x Đơn giá sản phẩm hoàn thành  Ví dụ : Biểu định mức đơn giá tiền lương của sản phẩm đèn BH 900 và đèn BH200 như sau:  Phân xưởng cơ khí Đơn giá đèn BH 90 Đơn giá bán 1800000 đ/c Đơn giá tiền lương:91000 STT Bước công đoạn Đơn giá 1 2 3 4 5 6 7 8 Lắp đặt mạch điện tử Lắp IC Lắp slốt Lắp tụ điện Lắp thân đèn Lắp thấu kính Lắp ốc tai hồng Lắp long đen tai hồng ... ... ... Tổ trưởng 1500 1200 1000 1300 1500 1500 800 700 6100 Cộng 91000 Đơn giá đèn BH200 Đơn giá bán : 2300000đ/c Đơn giá tiền lương : 120000đ/c STT Bước công đoạn Đơn giá 1. 2. 3. 4. 6. 7. 8. Lắp mạch điện tử Lắp IC Lắp slốt Lắp tụ điện Lắp thân đèn Lắp ốc thấu kính Lắp ốc tai hồng .. Tổ trưởng 1700 1400 1100 1600 1500 1600 800 8000 Cộng 120000 Từ 2 biểu định mức đơn giá tiền lương trên, quản đốc phân xưởng căn cứ vào từng khâu công đoạn sản phẩm hoàn thành của công nhân trong phân xưởng được xác định hàng ngày. Đến cuối tháng lập bảng kê lương sản phẩm theo bước công đoạn hoàn thành của từng công nhân. Ví dụ: Bảng kê lương sản phẩm của chị Phan Thị Vân Anh-tổ 1 Tháng 11-2001 Ngày tháng Tên Sản phẩm Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 2/11 3/11 ... Lắp mạchđiện tử. Lắp IC. Lắp đi ốt. Lắp tụ điện Lắp thấu kính ... 4 4 4 4 4 1500 1200 1000 1300 1500 6000 4800 4000 5200 6000 Sản phẩm đèn BH90 7/11 Lắp mạchđiện tử. Lắp IC. Lắp đi ốt. Lắp tụ điện Lắp thấu kính ... 4 4 4 4 4 1700 1400 1100 1500 800 6800 5600 4400 6000 3200 Sản phẩm đèn BH200 Cộng tháng 11 648000 Tại phòng kế toán căn cứ vào định mức đơn giá tiền lương, bảng tính lương vào giá thành sản phẩm và số lượng sản phẩm hoàn thành nhập kho của từng tổ sản xuất để tính lương của sản phẩm từng tổ. Ví dụ : Tính lương sản phẩm cho tổ sản xuất số 1: Trong tháng 11 phòng kế toán nhận được liên thứ 2 “Phiếu nhập kho” của tổ 1 do thủ kho gửi lên, chẳng hạn như sau : Phiếu nhập kho Số :56 Tên người nhập: Trần thị Hồng Hạnh Địa chỉ: Tổ 1 Nhập vào kho B2 Ngày 30/11/2001 TT Tên hàng Quy cách Đơn vị tính Số lượng Xin nhập Thực nhập 1 Đèn BH 90 Chiếc 50 50 2 Đèn BH 200 Chiếc 50 50 Cộng 100 100 Người nhập kho : Người lập phiếu : Từ phiếu nhập kho này kế toán lập “Bảng thanh toán lương sản phẩm” cho tổ sản xuất. STT Tên sản phẩm Số lượng Đ. Giá Thành tiền Ghi chú 1 2 Đèn BH 90 Đèn BH200 50 50 91000 120000 4550000 6000000 Cộng 100 10550000 Các khoản thưởng theo lương. Khoản thưởng theo lương được tính bằng 30% lương sản phẩm của từng người và từng tổ lao động (tỷ lệ này áp dụng cho năm 2001 ). Lương thưởng được trích từ quỹ lương sau khi đã tính lương sản phẩm cho công nhân, được áp dụng cho mọi lao động làm việc tại phân xưởng từ ba tháng trở lên. Lương thưởng = Lương sản phẩm x 30% Ví dụ : Lương thưởng của tổ sản xuất số 1 là : Lương thưởng = 30% x 10550000 = 3165000 Lương thưởng của công nhân Phan thị Vân Anh là: 648000 x 30% = 194400 Đối với tổ trưởng, tổ phó, công nhân kỹ thuật, tiền lương sản phẩm và tiền lương thưởng cũng căn cứ vào sản phẩm hoàn thành trong tháng và định mức công đoạn trong dây chuyền để tính lương.  Bảng tính lương sản phẩm hoàn thành tháng 11/2001 Tổ trưởng : Trần thị Hồng Hạnh – Tổ 1 : STT Tên sản phẩm Số lượng sản phẩm hoàn thành Đơn giá theo công đoạn Thành tiền (đồng) 1 2 Đèn BH90 Đèn BH200 50 50 6800 8000 340000 400000 Cộng 740000 Lương thưởng của Tổ trưởng tổ 1 tháng 11/2001 là : Lương thưởng = 30% x 740000 = 222000đồng Các khoản phụ cấp: Tại công ty có áp dụng 2 chế độ phụ cấp chính : phụ cấp ăn ca và phụ cấp bảo dưỡng máy. Lương phụ cấp = Phụ cấp ăn ca + Phụ cấp bảo dưỡng máy + Phụ cấp ăn ca : được tính chung cho công nhân sản xuất trực tiếp trong tổ đội sản xuất, với mức ăn ca là 2500 đồng/ ngày công thực tế. Từ bảng chấm công tháng 11 thấy công nhân Phan thị Vân Anh là 26 ngày công: Phụ cấp ăn ca là : 2500 x 26 = 65000 đồng. + Phụ cấp bảo dưỡng máy: được qui định chung cho toàn bộ khối sản xuất trực tiếp là 5000 đồng/ tháng. Bảng thanh toán lương sản phẩm Tổ 1- Phân xưởng cơ khí -Tháng 11 ĐV : đồng STT Họ và Tên Lương SP Thưởng theo lương Các khoản phụ cấp Cộng Ăn ca Bảo dưỡng máy 1. 2. 3. 15. TrầnThị Hồng Hạnh Mai Xuân tùng Phạm Thị Vân Anh Nguyễn Đăng Vũ 740000 680000 648000 378500 222000 204000 194400 113600 65000 65000 65000 65000 5000 5000 5000 5000 1032000 951500 912400 562100 Cộng 1055000 3165000 970000 75000 14760000 b.Tại bộ phân phục vụ trực tiếp sản xuất: Đây là bộ phận gián tiếp phục vụ trực tiếp sản xuất bao gồm : Quản đốc, thủ kho, bảo vệ, tạp vụ, nhà bếp . . . được tính lương căn cứ vào sản phẩm bình quân ngày công của công nhân trực tiếp sản xuất. Lương gián tiếp = Lương sản phẩn gián tiếp + Lương thưởng Trong đó: lương sản phẩm gián tiếp được tính trên cơ sở lương sản phẩm bình quân của công nhân trực tiếp sản xuất. Lương sản phẩm gián tiếp = Lương bình quân ngày công x Hệ số lương Trong đó: Ngày công là ngày làm việc thực tế của công nhân trong tháng. Tháng 11/2001 có lương bình quân ngày một công nhân là: 144800000/(22x250) =26327đồng Hệ số lương được quy định cụ thể cho từng đối tượng gián tiếp: Quản đốc:1,4 Thủ kho: 1,2 Bảo vệ: 0,8 Tạp vụ: 0,6 KCS : 1,1 Nhà bếp :0,7 VD : Tại bộ phận phục vụ trực tiếp tháng 11/2001 có Quản đốc : Phan Như Hải. - Ngày công thực tế: 25 ngày -Hệ số lương : 1,4 -Lương bình quân ngày : 26327 Vâỵ lương sản phẩm gián tiếp = 25 x 26327 x 1,4 = 921455 đ Lương thưởng = 30% Lương sản phẩm gián tiếp . Phạm như Hải : Lương thưởng = 921455 x 30% =276433,5 đ Tổng lương của anh Hải là : 921445 + 276433,5 = 1197878 đ Bảng thanh toán lương bộ phận gián tiếp PX cơ khí 11/2001 ĐV:đồng STT Họ và tên Ngày công HS lương Lương sản phẩm gián tiếp Thưởng theo lương Tổng số 1 2 3 15 Phạm Như Hải Phạm Văn Phóng Lý Thị Hương .. .. Phùng Thị Doãn 25 30 20 26 1,4 0,8 0,6 0,7 921455 632848 315924 479151 276433 189554 94777 143745 1197878 821402 410701 622896 Cộng 383 7641200 2292300 9933500 4.12 Tại bộ phận quản lý ( Khối văn phòng công ty ) Việc tính lương cho các phòng ban ở công ty được căn cứ vào hệ số lương cơ bản của từng cấp bậc và ngày công làm việc. Ngoài ra căn cứ theo chất lương công việc hoàn thành, ý thức tổ chức kỷ luật để xác định hệ số lương trên cơ sở bình xét A, B, C. Lương tháng = Lương cơ bản x (HS lương+HS trách nhiêm) x NCTT/Ngày công chế độ Theo chế độ hiện hành hiện nay công ty đang áp dụng chế độ mức lương tối thiểu là 210000đ/ tháng . NCTT: Là ngày công làm việc thực tế của công nhân viên Hệ số lương : Quy định cho từng đối tượng được hưởng Hệ số lương của công ty như sau: + Giám đốc : 4,1 +Trưởng phòng: 3,4 +Nhân viên: 2,2 Hệ số trách nhiệm: +Giám đốc: 0,8 +Phó giám đốc: 0,6 +Trưởng phòng: 0,4 Ngày công chế độ hiện hành là 20, 22, 23ngày/tháng (trừ 8 ngày nghỉ thứ bảy và chủ nhật) Hệ số thưởng : Căn cứ vào công việc và ý thức tổ chức kỷ luật trong tháng +Loại A = Tổng lương x 1,5 lần +Loại B = Tổng lương x 1,2 lần + Loại C = Lương cơ bản Lương thưởng = Lương thời gian x Hệ số thưởng VD: Chị Nguyễn Thị Mai Hiên (phòng kế toán) Hệ số lương : 3,4 Ngày công : 26 Xét bình thưởngloại : A Hệ số trách nhiệm : 0,4 Lương tháng 11 = 210000x(3,4+0,4 )x26x1,5/22 = 1414636đ Bảng thanh toán lương tại phòng kế toán 11/2001 STT Họ và tên NCTT HS Lương HST Nhiệm Lương Thưởng Tổng lương 1 2 3 4 5 Nguyễn Mai Hiên Nguyên Lan Hương Đặng Ngọc Minh Trần Xuân Trường Lương Như Tuyết 26 26 26 26 25 3,4 2,2 2,2 2,2 2,2 0,4 0 0 0 0 943091 546000 546000 546000 525000 417545 273000 273000 273000 105000 1414636 819000 819000 819000 630000 Cộng 129 3106091 1395545 4501636 4.1.3. Tại bộ phân kinh doanh Do đặc điểm kinh doanh, tiền lương trả cho người lao động ở những bộ phận này là tiền lương khoán, căn cứ vào hợp đồng lao động đã ký kết, căn cứ vào ngày công làm việc thực tế để tính lương. Lương thực tế = Lương khoán theo hợp đồng+ tiền thêm giờ Tính lương tại tung tâm dịch vụ 11/2001 Nhân viên Trần Quốc Thắng, có mức lương khoán là 900.000 đ/tháng Tiền làm thêm giờ: Căn cứ vào bảng chấm công, người quản lý xác định được số giờ làm thêm trong tháng của người lao động và trả thêm mỗi giờ là 6000đồng ( theo quy định riêng của trung tâm dịch vụ ) Nhân viên Trần Quốc Thắng có 26 ngày công . Trong đó 22 ngày công được hưởng lương khoán. 4 ngày công là 32 giờ công hưởng thêm giờ. Vậy tiền lương làm thêm giờ là: 32x 6000 = 192.000 đồng Vậy lương khoán của anh là : 900.000 + 192.000 =1.092.000 đ Bảng thanh toán lương tháng 11/01 của trung tâm dịch vụ ĐV:đồng Stt Họ và tên Ngày công Lương khoán Tiền làm thêm giờ Tổng cộng 1. 2. 3. 8. Đỗ văn Quyết Ngô quốc Huy Trần Quốc Thắng . . . Nguyễn Thanh Nhàn 26 22 26 23 2.000.000 800.000 900.000 1000.000 192.000 0 192000 48000 2.192.000 800.000 1.092.000 1.048.000 Cộng 8.500.000 984.000 9.484.000 4.2 Hạch toán tổng hợp. Bảng thanh toán lương là chứng từ để kế toán ghi sổ. Sau khi thanh toán xong, kế toán tập hợp các bảng thanh toán lương của từng tổ trong một phân xưởng rồi tính tổng số liệu tổng cộng trong các bảng. 5. Hạch toán các khoản trích theo lương. 5.1 Hạch toán chi tiết. Bảo hiểm xã hội: Bảo hiểm xã hội do cơ quan BHXH quận Thanh Xuân quản lý, BHXH được quản lý theo chế độ thực chi thực thanh, sau khi trích 20% BHXH công ty nộp cho cơ quan bảo hiểm, công ty chỉ làm nhiệm vụ chi hộ. Cuối quý tổng hợp phần chi BHXH công ty quyết toán với cơ quan BHXH. Trong tháng khi cán bộ công nhân viên nộp giấy, hoá đơn, chứng từ xác nhận thuộc diện được hưởng BHXH, căn cứ vào mức lương cấp bậc, số ngày nghỉ, mức ưu tiên. Kế toán phụ trách BHXH tính toán để lập phiếu thanh toán trợ cấp BHXH cuối tháng lập bảng thanh toán BHXH Công ty sẽ xác nhận chứng từ hợp lệ của cán bộ công nhân viên “phiếu nghỉ BHXH “ , phản ánh nội dung ngày nghỉ hưởng BHXH,lên tổ chức chụi trách nhiệm theo phiếu, nêu rõ lý do nghỉ, sau đó chiểu theo chế độ nhà nước qui định cùng những qui định khác của công ty (nếu có ) để xác định số ngày nghỉ theo chế độ của CBCNV mà hưởng BHXH. + Đối với trợ cấp ốm đau trong năm: Tại các phòng ban: Nếu người lao động đóng BHXH< 15 năm thì hưởng 30 ngày Nếu người lao động đóng BHXH> 15 năm thì hưởng 45 ngày Tại các phân xưởng sản xuất: Nếu người lao đọng đóng BHXH < 15 năm thì hưởng 40 ngày Nếu người lao động đóng BHXH > 15 năm thì hưởng BHXH 60 ngày Mức độ trợ cấp : trong khoảng ngày ở trên được hưởng 75% lương cơ bản + Chế độ phụ cấp thai sản đối với người lao động nữ có thai con lần 1 và lần 2: Về thời gian nghỉ: Nghỉ khám 3 lần bằng 3 ngày, đặc biệt được nghỉ 6 ngày Xảy thai được nghỉ 20 ngày nếu xảy thai trên 3 tháng thai dưới 3 tháng nghỉ 30 ngày. Sinh xong được nghỉ: Đối với phòng ban : 120 ngày Đối với phân xưởng: 150 ngày Mức trợ cấp 100%, ngoài ra sinh con còn được hưởng 1 tháng lương. + Chế độ hưu trí cấp 1 lần khi nghỉ Người lao động có 20 năm đến 30 năm đóng BHXH trợ cấp 1 tháng lương Người lao động có 30 năm đến 35 năm đóng BHXH trợ cấp 2 tháng lương Người lao động có trên 35 năm đóng BHXH bình quân thêm 1 năm đóng được hưởng 2% tối đa đến 75%lưong bình quân + Chế độ tử tuất Chi phí mai táng bằng 7 tháng lương tối thiểu Người đóng BHXH khi chết qui định được cấp tiền tuất 1 lần. Tính lương BHXH tại văn phòng công ty 11/2001 Căn cứ vào giấy ra viện để lập bảng “phiếu nghỉ BHXH “ Phiếu nghỉ hưởng BHXH Số 22 Họ và tên: Nguyễn Thu Hiền Tuổi 27 Cơ quan ytế Ngày khám Lý do Số ngày nghỉ Bệnh viện B 3/11 Viêm dạ dày 12 Từ phiếu nghỉ hưởng BHXH này lập ra bảng “Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH” Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH Họ tên: Nguyễn mai Hiên Nghề nghiệp : Cán bộ Đơn vị : Phòng kế toán Tiền lương đóng BHXH tháng trước khi nghỉ BHXH :376000 Số ngày nghỉ : 12 Trợ cấp mức : 75% 75% x 12 x 376000/ 22 =158818 Cộng : 153818 Ngày 30/11/2001 Ngày lĩnh tiền Kế toán cơ sở Thủ trưởng đơn vị Dựa vào chứng từ thanh toán BHXH, kế toán tiền mặt viết phiếu chi. Người được hưởng BHXH mang phiếu chi đến thủ quỹ nhận tiền (thường cùng với lương). Công ty VTKT&XDCTĐT Quyển số:35 Số:18 Nợ:3383 Có:111 Phiếu chi Số :60 Họ và tên: Nguyễn Mai Hiên Đơn vị : Phòng kế toán Số tiền: 153818 Viết bằng chữ : (một trăm năm ba ngàn, tám trăm mười tám đồng) Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Từ phiếu chi, kế toán vào sổ chi tiết BHXH 11/2001 Số phiếu chi Ngày Số tiền Tên người nhận Nội dung 60 30/11 153818 Nguyễn mai Hiên TTBHXH Kinh phí công đoàn: KPCĐ được trích theo 2% Lương thực chi cho người lao động. Đối với KPCĐ đã trích đó, công ty nộp 1% còn 1% nộp cho cấp trên. Sau mỗi quí, thống kê của từng bộ phân xưởng thu đoàn phí trong đó nộp đoàn phí 0,35% còn lại để phân xưởng chi tiêu. Công ty VTKT&XDCTĐT Phiếu thu Số 13 Họ và tên người nộp tiền : Phạm văn Mùi Lý do : Thu đoàn phí quí IV Số tiền : 4049010 Viết bằng chữ (Bốn triệu không trăm, bốn chín ngàn, mười đồng) Kế toán trưởng Người nộp tiền Thủ quỹ Khi công ty có hoạt động liên quan đến công tác công đoàn cần có kinh phí, người lĩnh tiền làm giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị chi tiền phải có chữ ký của ban thường vụ công đoàn và người làm đơn, sau đó đưa lên phòng kế toán. Kế toán tiền mặt viết phiếu Phiếu chi Số 120 Họ và tên người lĩnh : Nguyễn Phương Lan Đơn vị KCS Lý do chi : Hội nghị tổng kết công tác cuối năm 2001 Số tiền : 446000 Viết bằng chữ : (Bốn trăm bốn sáu ngàn đồng ) Kế toán Thủ quỹ TM ban thường vụ Phiếu thu, phiếu chi KPCĐ được tập hợp riêng làm căn cứ để vào sổ chi tiét KPCĐ Bảo hiểm y tế: -BHYT thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT, việc trợ cấp BHYT thông qua hệ thống YTế. Số tiền trích BHYT sau khi để lại 1 phần để mua thuốc, dụng cụ ytế, công ty nộp cho cơ qua BHYT -Công ty chi BHYT chủ yếu vào mua thuốc, dụng cụ ytế, mua BHXH, chứng từ để thanh toán là các hoá đơn thẻ BHYT. Đối với công tác BHYT, kế toán mở sổ chi tiết 5.1.2 Hạch toán tổng hợp Hàng tháng kế toán trích 2% BHYT, 15% BHXH, 2% KPCĐ vào chi phí. Từ bảng phân bổ kế toán vào chứng từ ghi sổ và đăng ký vào chứng từ ghi chứng từ ghi sổ Ngày 30/11/2001 Số:340 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Tiền lương của công nhân TTSX Tiền lương của bộ phận gián tiếp SX Tiền lương của bộ phận quản lý dn Tiền lương của bộ phận kinh doanh Thanh toán tiền BHXH 622 627 642 641 111 334 285.933.000 19.867.000 22.391.000 120.700.000 871.000 Cộng 450.762.000 Chứng từ ghi sổ Ngày 30/11/2001 Số :341 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Các khoản trích theo lương củaCNTTSX Các khoản trích theo lương của bộ phận gián tiếp Các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý DN Các khoản trích theo lương của bộ phận bán hàng Khấu trừ vào thu nhập của CNV 622 627 642 641 334 338 54.328.000 3.774.000 4.444.200 22.933.000 26.933.500 Cộng 112.472.800 Chứng từ ghi sổ Ngày 30/11/2001 Số :342 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 Tiền lương tháng 10 cho các bộ phận Chi cho bộ phận quản lý Thanh toán tiền BHXH ... TK334 TK642 TK3383 TK111 TK111 TK111 358.767.000 25.300.000 871.000 Cộng 448.846.000 Công ty vật tư kỹ thuật Và xây dựng công trình đường thuỷ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2001 Chứng từ nghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 340 341 342 343 30/11 30/11 30/11 .. Tháng 11 .. 450.762.000 112.472.800 448.846.000 .. Cộng 5.376.800.000 Từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản Sổ cái TK334: Phải trả công nhân viên Tháng 11/2001 ĐV:đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền ghi chú SH NT Nợ Có 30/11 340 341 342 30/11 30/11 30/11 Dư đầu tháng 11/2001 Tiền lương của CNTTSX Tiền lương của bộ phận giántiếp Tiền lương bộ phận quản lý Tiền lương bộ phận bán hàng Khấu trừ vào thu nhập của CNV Trả tiền lương tháng 10 cho CNV Chi cho bộ phận quản lý Thanh toán tiền BHXH 622 627 642 641 338 111 111 111 26.933.500 385.767000 25.300.000 12.854.200 285.933.000 19.867.000 23.391.000 120.700.000 871100 Cộng 438.000.500 450.762.000 Dư 25.616.200 III- Phân tích tình hình quản lý và sử dụng quỹ tiền lương tại công ty. Để đánh giá tình hình quả lý và sử dụng quỹ tiền lương tại công ty ta sử dụng một số chỉ tiêu để lập bảng phân tích sau. Tháng 1,2 /2002 Tháng2 Số lượng Tiền lương bình quân Quỹ tiền lương Tháng 1 Tháng 2 Tháng 2 Biến động Tháng 1 Tháng 2 Biến động Lao động trực tiếp 500 500 611.6 727.4 +115.8 305800 363700 +57900 Lao động gián tiếp 150 150 779.7 812.6 +32.9 116.955 211890 4935 Tổng 650 650 650.39 747.06 +96.66 422755 485590 +62835  Để đánh giá được ảnh hưởng của việc sử dụng quỹ lương với năng suất lao động ta lập bảng và phân tích quỹ lương của công nhân trực tiếp sản xuất. Qua bảng phân tích ta thấy quỹ tiền lương toàn công ty tăng lên 62.835.000đ, trong đó quỹ lương khối lao động trực tiếp tăng +57.900.000 đồng, tiền lương khối lao động gián tiếp tăng +4.935.000 đồng. Trong khi số lượng lao động và cơ cấu lao động ở từng bộ phận không thay đổi, quỹ tiền lương tăng lên làm cho tiền lương bình quân tăng. Cụ thể: tiền lương bình quân toàn công ty tăng +96.670 đồng/người, trong đó tiền lương bình quân khối lao động trực tiếp tăng +115.800 đồng/người, tiền lương của khối lao động gián tiếp tăng 32.900 đồng/người. Nguyên nhân của sự biến động này là do công ty áp dụng hình thức trả lương cho công nhân theo sản phẩm cho nên khi sản lượng tăng thì làm cho tiền lương bình quân của khối lao động trực tiếp cũng tăng theo. Tiền lương bình quân của khối lao động gián tiếp tăng là do cách tính lương của công ty đối với lao động gián tiếp được dựa trên tiền lương của công nhân trực tiếp sản suất, do vậy khi tiền lương của lao động trực tiếp tăng thì tiền lương của khối lao động gián tiếp cũng tăng theo. Qua bảng phân tích trên ta thấy biến động tương đối của quỹ lương của công công nhân sản xuất trực tiếp là 18,9%. Số công nhân không thay đổi nhưng sản lượng lại tăng. Cụ thể là : Theo thước đo giá trị năng xuất lao động tăng 19,1% quỹ tiền lương tăng 18,9% cho thấy tốc độ tăng năng xuất lao động cao hơn tốc độ tăng tiền lương. Điều này chứng tỏ công ty đã sử dụng tốt và tiết kiệm được tiền lương. Khi xét đến biến động của tỷ lệ chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm, ta thấy tỷ lệ này giảm - 0,2% , như vậy công ty đã làm tốt các khâu để hạ giá thành sản phẩm. Đến đây, ta có thể nói rằng công ty đẫ sử dụng quỹ tiền lương khá hiệu quả, tiết kiệm quỹ tiền lương, chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm. Phần III Một số kiến nghi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, quỹ tiền lương trong doanh nghiệp. I Đánh giá về công tác hạch toán quản lý lao động, tiền lương tại công ty. 1.Ưu điểm. +Trong công tác quả lý chung, công ty đã có sự kết hợp hài hoà giữa các phòng ban chức năng.Cùng với đội ngũ nhân viên có năng lực, có trình độ, nhiệt tình trong công việc và có chế độ thưởng phạt phân minh nên công ty đã tạo ra được bầu không khí làm việc hăng say,phát huy năng lực sáng tạo của mỗi công nhân, +Công ty được áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm của các đơn vị sản xuất là thích hợp, khai thác được khẳ năng tiềm tàng của mỗi người công nhân, sử dụng được hết công suất máy móc thiết bị, làm ra nhiều sản phẩm cho công ty,thu nhập của ngưòi lao động cao,đồng thời từ đó ngày càng làm cho công ty phát triển. + Việc theo dõi BHXH, BHYT, giúp cho người lao động thực sự tin tưởng vào sự quan tâm của công ty đến sức khoẻ của nguời lao động của bản thân và gia đình họ, trích lập các quỹ đảm bảo cho nhu cầu khuyến khích sản xuất , thể hiện sự quan tâm của nhà nước đối với hiện tại và tương lai của nguời lao động. + Việc trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất theo sản lượng thực tế hoàn thành nhập kho là hoàn toàn hợp lý và đảm bảo yêu cầu: “làm theo năng lực, hưởng theo năng lực”của một xã hội hiện đại. Bên cạnh lương sản phẩm, họ còn được hưởng lương thưởngtrên lương bằng 30% lương sản phẩm, các khoản phụ cấp là hoàn toàn phù hợp với sức lao động đã bỏ ra của người lao động. Đối với bộ phận gián tiếp phục vụ sản xuất, bộ phận quả lý thì việc tính lương theo sản phẩm binhg quân ngày và theo hệ số qui định cho từng người là một cách gián tiếp khuyến khích gắn chặt vai trò gián tiếp phục vụ sản xuất của họ, đòi hỏi quan tâm, phục vụ tôt nhất cho công tác sản xuất của công ty. + Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, chỉ có 5 người nhưng quản lý toàn bộ nghiệp vụ kế toán của công ty. Có sự phân cấp trong tính toán tiền lương: tại phòng tổ chức tiền lương, tổ chức tính toán lập đơn giá chi tiết sản phẩm, công đoạn sản phẩm và sản phẩm hoàn thành. Từ đó chia trên” Bảng kê thanh toán lương sản phẩm”, tính lương sản phẩm cho từng công nhân phân xưởng. Cuối tháng, phòng kế toán mới làm khâu cuối cùng là kiểm tra, tính các khoản khấu trừ và thanh toán tiền lương. Chính sự phân cấp này đảm bảo gọn nhẹ, linh hoạt mà chặt chẽ của toàn bộ phận khâu tính lương và thanh toán lương của công ty. Hình thức sổ kế toán của công ty sử dụng: Là hình thức kế toán chứng từ nghi sổ. Đây là hình thức hạch toán phù hợp với mô hình tổ chức sản xuất của công ty, thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy, khối lượng công việc cho nhân viên được giảm bớt, đảm bảo chính xác hợp lý. 2. Những tồn tại cần khắc phục. Về thời gian thanh toán lương cho công nhân viên : Việc thanh toán lương cho công nhân viên 1 lần vào ngày 12 hàng tháng có thể không đảm bảo giải quyết nhu cầu sinh hoạt cho công nhân viên, làm họ có thể thiếu tiền tiêu dùng trong khi thời hạn lĩnh lương chưa tới. Về cách tính lương tại công ty : Đây là một doanh nghiệp tương đối lớn với số lượng cán bộ công nhân viên lên tới 650 người, lương công nhân sản xuất trực tiếp biến động thường xuyên, lượng công nhân nghỉ phép không ổn định, không đều đặn giữ các tháng trong năm nhưng quá trình tính lương công ty đã không trích trước tiền lương nghỉ phép cho bộ phận công nhân sản xuất. Vì vậy, việc nàycó ảnh hưởng nhất định tới việc tính giá thành sản phẩm. II- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương tại công ty. Nhằm khắc phục một số tồn tại của công ty, làm cho công tác hạch toán tiền lương được hoàn thiện hơn, Em xin đưa ra một số ý kiến sau: Công ty nên trích trước 50% lương trả cho công nhân trong hai lần vào ngày 12 và 50% vào ngày 27 cuối tháng để đảm bảo cho nhu cầu sinh hoạt, tiêu dùng của cán bộ công nhân viên được ổn định, không rơi vào tình trạng những lúc tiêu dùng gặp khó khăn vì chưa đến kỳ lương. Công ty có thể chia biểu mẫu như sau: Bảng thanh toán tiền lương Stt Đơn vị Lương sản phẩm Lương khác Cộng Thanh toán lương kỳ I Khấu trừ Còn được lĩnh kỳ II BHXH BHYT Cộng 2. Kế toán tiền lương của công ty tương đối hoàn chỉnh, công ty sử dụng hình thức trả lương cũng như cách phân phối lương khá hợp lý, chính xác tỷ mỉ. Lương được tính trên từng công đoạn hoàn thành sản phẩm cho từng người lao động và phù hợp với chế dộ kế toán hiện hành. Tất cả các khoản đã trả cho người lao động như bồi dưỡng ca 3, thưởng cho công nhân đi làm những ngày lễ, tết, hưởng dịp tết dương lịch , . . . đều được kế toán lập riêng trên cơ sở danh sách các nhân viên do các phòng ban phân xưởng gửi lên, thông qua đó giám đốc duyệt rồi tài vụ viết phiếu chi tiền và tất cả các khoản này được thanh toán ngay, trực tiếp cho cán bộ công nhân viên. Nhưng theo em thanh toán lương và các khoản quá chi tiết tỷ mỉ như vậy sẽ làm cho công tác kế toán phức tạp, mất nhiều thời gian một cách không cần thiết. Do vậy, cùng với việc trả lương chia làm hai lần thì các khoản đó có thể cho vào khoản “lương khác” 3.Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất. = x Mức trích trước tiền lương phép Tiền lương chính thực tế Tỷ lệ Kế hoạch của CNTTSX phải trả CNTT trong tháng trích trước = x Tỷ lệ Tổng số tièn lương phép kế hoạch của CNTT sản xuất Trích trước Tổng số tiền lương chính kế hoạch năm của CNTTSX 100 Trên cơ sở đó hàng tháng kế toán trích một phần trong tổng số tiền này vào giá thành sản phẩm để đảm bảo cho giá thành sản xuất trong tháng không biến động .do đó số lao động nghỉ phép nhiều hay ít. Sau khi tính tổng số tiền lương nghỉ phép trong năm nên giao mức trích hàng tháng xuống phân xưởng. Do đó chi phí nhân công trực tiếp đủ bao gồm cả mức trích trước tiền lương phép trong tháng. 4.Việc trả lương cho quản đốc phân xưởng theo lương gián tiếp như nhân viên phục vụ sản xuất với hệ số lương như thế sẽ phát sinh một số hạn chế: Nhiệm vụ của quản đốc phân xưởng là theo dõi đôn đốc, nắm bắt toàn bộ tình hình sản xuất ở phân xưởng nếu hưởng lương gián tiếp, không gắn liền với kết quả sản xuất trực tiếp tại phân xưởng đó thì có trường hợp quản đốc thiếu ý thức trách nhiệm không hoàn thành tốt công việc được giao mà vẫn cứ hưởng lương như bình thường. Từ đó nảy sinh những vấn đề bất lợi, trục trặc trong sản xuất, làm thiệt hại người sản xuất cũng như công ty . Công ty có thể xem xét và thay đổi cách tính lương cho quản đốc phân xưởng, quản đốc phân xưởng có thể hưởng lương theo lương bình quân công nhân trực tiếp sản xuất tại chính phân xưởng đó với một hệ số lương thích hợp. Nhằm gắn quản đốc phân xưởng có trách nhiệm và đẩy mạnh sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất, vì quyền lợi của họ gắn liền với quyền lợi của công nhân trực tiếp sản xuât trong phân xưởng. Kết luận Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp là công việc ít nghiệp vụ và tương đối đơn giản. Nhưng nó có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Một công ty làm ăn có hiệu quả, nhân viên tích cực lao động thì đó cũng một phần là do có chính sách tiền lương hợp lý. Vì vậy, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những công cụ để nhà quản lý hoạch định và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách của mình. Qua thời gian thực tập tại công ty Vật tư kỹ thuật và xây dựng công trình đường thuỷ, Em đã nghiên cứu, tìm hiểu mô hình tổ chức hệ thống kế toán của công ty, hình thức sổ sách kế toán của công ty, đi sâu hơn nữa là tìm hiểu kế toán tiền lương ở công ty. Thông qua đó rút ra những ưu điểm và những tồn tại cần khắc phục, cũng như đưa ra một số ý kiến của mình nhằm góp phần hoàn thiện kế toán tiền lương tại công ty. Do trình độ nhận thức và kinh nghiệm có hạn nên trong bài viết của mình không thể tránh được những sai sót nhất định, Em rất mong sự đóng góp ý kiến của Thầy, Cô và các bạn. Tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính (PTS Nguyễn Văn Công – NXB Tài chính Hà Nội –2001 ) 2. Chế độ tiền lương mới 3. Quản trị nhân sự (Nguyễn hữu Thân – NXB Thống kê) Đổi mới chính sách quản lý lao động tiền lương Một số luận văn trước