Đề tài Hoạch định ngân sách năm 2005 tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xây dựng Tân Thịnh

Lời mở đầu Thực hiện đường lối đổi mới của Nghị quyết Đại Hội Đảng VI, nền kinh tế nước ta chuyển biến từ nền kinh tế kế hoạch tập trung sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN. Lý luận và thực tiễn trong những năm qua đã khẳng định việc đổi mới đó là hoàn toàn đúng đắn. trong những thành tựu về phát triển kinh tế, xã hội đã đạt được có sự đóng góp không nhỏ của nghành thương mại, xây dựng nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đó nói riêng, đó là một mắt xích không thể thiếu được trong sự phát triển kinh tế của bất kỳ quốc gia nào trên thế giới. Trong nền kinh tế hiện nay, để có thể trang trải mọi chi phí, đảm bảo có lợi nhuận tối đa, các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình những hướng đi đúng đắn: tìm được những nguồn hàng ổn định, với giá thấp nhất và đẩy mạnh việc bán với giá hợp lý nhất, đồng thời không ngừng khai thác, tìm kiếm và đẩy mạnh mở rộng thị trường. Trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh em nhận thấy rằng: Để thực hiện những điều trên thì xây dựng kế hoạch ngân sách cho tương lai của doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy trong đồ án tốt nghiệp của mình em xin trình bày đề tài: “Hoạch định ngân sách năm 2005 tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh” Mục đích của đề tài: Tìm kiếm cho doanh nghiệp khả năng khai thác thu để thoả mãn chi tiêu đem lại khoản lợi nhuận. Cách thức để kế hoạch hoá kết quả tài chính sẽ thu trong kỳ kinh doanh. Giúp doanh nghiệp xây dựng lên cơ sở, căn cứ để điều hành, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Giúp doanh nghiệp khám phá khâu sản xuất đang tiềm ẩn, khả năng để nâng cao hiệu quả. Giúp doanh nghiệp vạch ra phương thức, mục tiêu hoạt động của các bộ phận khác nhau, vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nội dung của đề tài gồm 3 phần: phần 1: Cơ sở lý luận về ngân sách và hoạch định ngân sách doanh nghiệp phần 2: Phân tích công tác thực hiện ngân sách tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh . phần 3: Hoạch định ngân sách năm 2005 cho Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh. Phần I: Cơ sở lý luận về ngân sách và hoạch định ngân sách doanh nghiệp Tổng quan về ngân sách doanh nghiệp Lý luận chung về ngân sách doanh nghiệp Có nhiều cách quan niệm khác nhau về định nghĩa thế nào là một doanh nghiệp. Theo Luật doanh nghiệp ở Việt Nam, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh - là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi. Như vậy, tất cả các loại hình doanh nghiệp, dù khác nhau về hình thức sở hữu, về quy mô, hay về quá trình sản xuất, ... thì đều có chung một mục tiêu hoạt động. Đó là tối đa hoá lợi nhuận, tối đa giá trị doanh nghiệp để hướng tới mở rộng phát triển doanh nghiệp. Muốn vậy, các doanh nghiệp đều phải chú trọng vào một trong những hoạt động cơ bản. Để đảm bảo có đủ tiền để trả lương đúng kỳ hạn, hay thanh toán tiền hàng, tiền vay của ngân hàng đúng kỳ hạn, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch và kiểm soát việc thu chi. Điều đó nghĩa là doanh nghiệp cần lập một bản kế hoạch dự báo dòng tiền thu và chi cho một mục tiêu cụ thể. Bản kế hoạch này được gọi là ngân sách Trong doanh nghiệp, ngân sách có thể được định nghĩa là một bản kế hoạch thu, chi được lượng hoá và được chuẩn bị từ trước cho một thời gian cụ thể. Ngân sách phải được lượng hoá: Điều này có nghĩa là ngân sách phải được biểu thị bằng các con số, thực tế thường là một số tiền. Một danh sách liệt kê những gì doanh nghiệp dự tính thực hiện có thể hữu ích, nhưng đó không phải là một bảng ngân sách nếu nó không được thể hiện bằng các con số. Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước: Bảng ngân sách phải được lập trước thời gian dự định thực hiện ngân sách đó. Các số liệu trong hoặc sau thời gian thực hiện ngân sách có thể cũng quan trọng, nhưng không phải là một phần của một bảng ngân sách. Ngân sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể: bảng ngân sách được lập cho một khoảng thời gian xác định cụ thể ( thường là một năm). Một kế hoạch tài chính mở cho tương lai không có điểm kết thúc không được gọi là bảng ngân sách Một điều quan trọng là ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc chưa hề xảy ra. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, điều này có nghĩa là ngân sách sẽ không còn chính xác. Cũng giống như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tương lai. Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp như vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho những người thực hiện và vai trò này rất quan trọng. Chức năng của ngân sách. Chức năng phân phối. Chức năng phân phối là cái vốn có của ngân sách, thông qua chức năng phân phối, các quỹ tiền tệ nhất định được hình thành hoặc được sử dụng, được chia nhỏ vì những mục đích nhất định, theo tác dụng hẹp hơn hay rộng hơn. Chức năng kiểm tra Chức năng kiểm tra được thể hiện dưới dạng: xem xét tính cần thiết, quy mô của việc phân phối các nguồn tài chính, hiệu quả của việc phân phối qua các ngân sách cụ thể. Hoạch định ngân sách Khái niệm về hoạch định ngân sách Qua việc tìm hiểu về ngân sách ta có thể thấy rằng, để đạt được mức lợi nhuận mong muốn trong tình trạng tài chính chủ động và lành mạnh, các doanh nghiệp phải dự toán được toàn bộ ngân sách sản xuất kinh doanh. ứng với kế hoạch sản xuất kinh doanh của nó, công tác lập kế hoạch thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh, mô tả quan hệ tài chính sẽ xảy ra trong mục tiêu kinh doanh đã định, được gọi là hoạch định ngân sách. Hoạch định ngân sách là một nhiệm vụ, chức năng quản lý quan trọng của các chủ doanh nghiệp, nhằm đạt được hiệu quả cao trong mục tiêu kinh doanh. Tác dụng của hoạch định ngân sách Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình hoạt động của doanh nghiệp có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, điều này có nghĩa là ngân sách sẽ không còn chính xác. Cũng giống như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tương lai. Tóm lại, ngân sách chỉ là một bản kế hoạch đưa ra các hướng dẫn. Không nên quản lý một cách cứng nhắc và xem ngân sách là cớ để không thực hiện công tác quản lý. Thỉnh thoảng cần phải điểu chỉnh để kế hoạch này có ý nghĩa hơn. Trong trường hợp cần thiết thì cấp quản lý cao nhất có thể quyết định phớt lờ một ngân sách nào đó nếu như họ thấy rằng như vậy sẽ kinh tế hơn. Ngân sách được xây dựng với mục đích là đem lại lợi ích cho công việc quản lý. Một khi ngân sách không được hoạch định và kiểm soát tốt, nó sẽ dẫn đế những hậu quả khong mong muốn. Ngược lại, nếu hoạch định và kiểm soát ngân sách tốt thì doanh nghiệp có thể được hưởng lợi ích sau: Phối hợp hoạt động tốt và đề cao tinh thần tập thể trong doanh nghiệp: quá trình hoạch định và kiểm soát ngân sách có nghĩa là nhà quản lý ở mọi cấp độ và ở các bộ phận khác nhau có dịp gặp gỡ, trao đôi, thảo luận và liên kết các mục tiêu của họ với nhau. Doanh nghiệp sẽ đạt được những thành công to lớn nếu như tất cả mọi thành viên đều hợp sức lại cho những mục đích chung thay vì mỗi bộ phận hoạt động một cách ích kỷ để tạo ra vương quốc của riêng mình. Sự phối hợp này giúp cho các trưởng bộ phận hiểu được mỗi hoạt động của đơn vị mình tác động tới tổng thể như thế nào, điều này rất cần thiết cho chính họ cũng như cho cả doanh nghiệp. Trao đổi thông tin: Để thực hiện một ngân sách, mọi người cần phỉ biết việc gì có thể và không thể thực hiện được đối với bộ phận mình. Hoạch định ngân sách sẽ thúc đẩy các cấp quản lý trao đổi với nhau về các chính sách và mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này giúp củng cố tính tập thể, mọi người làm việc vì nhau và vì doanh nghiệp. Thống nhất mục tiêu: Như đã biết, lập kế hoạch là khâu then chốt trong toàn bộ quá trình hoạch định ngân sách. Sử dụng hệ thống ngân sách đòi hỏi các nhà quản lý phải đề ra mục tiêu phấn đầu trong tương lai nhất quán, thay vì thay đổi mỗi ngày. Nó cũng có nghĩa là các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp phải cùng nghĩ đến một mục tiêu thống nhất khi hoạch định ngân sách. Kiểm soát thực hiện kế hoạch: Kiểm soát thông qua ngân sách là một dạng uỷ thác trách nhiệm. Nhìn tổng thể mà nói, ngân sách sẽ gây ảnh hưởng đến chiến lược của một doanh nghiệp. Để phát huy hết tác dụng của các ngân sách, những kết quả thực tế phải luôn được đánh giá so sánh với kết quả dự báo. Nếu như hai kết quả không khớp nhau thì cần phải có sự can thiệp để đưa ra những biện pháp phù hợp. Nếu không có kế hoạch thì không có tiêu chuẩn đánh giá nào để đánh giá những gì đang xảy ra và vì vậy bất kỳ sự quản lý nào cũng chỉ mang tính ngẫu nhiên và tùy tiện. ý đồ xây dựng hệ thống ngân sách là để có được bức tranh toàn cảnh rõ nét hơn về những sự việc sẽ xảy ra và làm cho các bộ phận cũng như từng cá nhân có trách nhiệm trong việc quản lý chi tiêu trong đơn vị mình. Chính vì thế mà sức mạnh của mỗi phòng ban, mỗi bộ phận có thể được cụ thể hoá và cả tập thể sẽ biết cách để vượt qua bất cứ khó khăn nào. Động viên mọi nguồn lực: Nếu như mọi người ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp tham gia càng nhiều vào việc hoạch định và kiểm soát ngân sách, họ càng hiểu rõ và ủng hộ các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Được tham dự vào hoạch định và kiểm soát là một sự động viên quan trọng đối với mọi người. Tất cả các nhân tố vừa được đề cập ở trên đều quan trọng, nhưng mục đích chủ yếu của ngân sách là thống nhất mục tiêu và kiểm soát thực hiện kế hoạch. Như vậy ta có thể thấy, lợi ích của công tác hoạch định ngân sách xuất phát từ sự cần thiết của nó đối với công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có đối sách để khai thác tối đa nguồn thu, thực hiện có hiệu quả chính sách chi tiêu theo thứ tự trọng yếu của mục đích chi. Ngân sách được lập sẽ là công cụ tài chính quan trọng để chủ doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu kinh doanh đã định trong thế chủ động về tài chính. Những lợi ích của hoạch định ngân sách cụ thể như sau: Hoạch định ngân sách là tìm kiếm cho doanh nghiệp khả năng khai thác thu để thoả mãn chi tiêu đem lại khoản lợi nhuận. Hoạch định ngân sách là cách thức để kế hoạch hoá và chính thức hoá các kế hoạch đó về kết quả tài chính sẽ thu trong kỳ kinh doanh. Kế hoạch thu, chi trong dự toán ngân sách là mục tiêu và mục đích cho hoạt động, là căn cứ điều hành, kiểm tra, đánh giá các hoạt động. Hoạch định ngân sách sẽ giúp doanh nghiệp khám phá khâu sản xuất đang tiềm ẩn, khả năng để nâng cao hiệu quả. Kế hoạch ngân sách là một kế hoạch tổng thể vạch ra phương thức, mục tiêu hoạt động của các bộ phận khác nhau, bởi vậy nó đòi hỏi đồng thời tạo điều kiện liên kết hoạt động của các bộ phận khác nhau vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. Để sử dụng hữu hiệu các nguồn thu, mỗi doanh nghiệp, tổ chức hoạt động cần phải thiết lập được ngân sách. Đó chính là kim chỉ nam của người quản lý trong việc điều hành doanh nghiệp hoạt động đạt hiệu quả cao thể hiện trên các mặt: Nguồn tài chính dồi dào; Quan hệ tài chính lành mạnh và ngày càng mở rộng; Thị trường kinh doanh ổn định, vững chắc đảm bảo sức cạnh tranh cao; Tốc độ tăng trưởng ổn định cao, trên cơ sở của nguồn vốn an toàn, độc lập Chi phí tối thiểu và lợi nhuận tối đa Nội dung của hoạch định ngân sách 1.3.1 Đối tượng tham gia hoạch định ngân sách Hoạch định ngân sách là một kế hoạch tài chính của một giai đoạn xác định, rất quan trọng đối với sự điều hành quản lý ở bất kỳ doanh nghiệp nào. vì thế rõ ràng là việc hoạch định ngân sách cần có sự tham gia của các phòng ban trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu mỗi phòng ban đều cố gắng để giành được nhiều từ ngân sách nhưng lại quên đi sự cần thiết để duy trì sự ổn định chung của doanh nghiệp. Nhu cầu, đòi hỏi của mỗi phòng ban là vô hạn trong khi nguồn lực của doanh nghiệp thì chỉ có hạn, vì thế việc áp dụng một số giải pháp mang tính áp đặt trong quá trình thực hiện ngân sách là điều khó tránh khỏi. Điều nay sẽ mang lại những tác hại không nhỏ cho sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, quá trính hoạch định ngân sách rất cần ý kiến đóng góp tích cực và xác đáng của nhiều bộ phận khác nhau. Việc hoạch định ngân sách thường là nhiệm vụ của một nhóm - nhóm hoạch định ngân sách- và thường được lãnh đạo bởi các nhà quản lý cấp cao. Tất cả các phòng ban, bộ phận chính trong doanh nghiệp đều phải có người đại diện trong nhóm hoạch định. Nhóm hoạch định thường bao gồm: Giám đốc công ty, giám đốc điều hành, hoặc tổng giám đốc; Trưởng phòng kinh doanh; Trưởng bộ phận tiếp thị và bán hàng; Trưởng bộ phận cung ứng vật tư; Trưởng bộ phận thiết kế; Trưởng phòng hành chính và nhân sự; Giám đốc tài chính, hay kế toán trưởng. Mỗi thành viên trong nhóm hoạch định ngân sách sẽ đưa ra các dự báo trong phạm vi trách nhiệm của mỗi người: Giám đốc công ty sẽ đưa ra ước tính sản lượng sản xuất có thể đạt đựơc. Trưởng phòng kinh doanh sẽ phải đưa ra dự báo về số lượng hàng bán ra cũng như giá cả cho mỗi chủng loại sản phẩm. Trưởng bộ phận hành chính và nhân sự sẽ phải dự báo chi phí hành chính, số lượng nhân công cần thiết cho kế hoạch sản xuất kinh doanh, tuyển dụng nhân viên mới hoặc cắt giảm lao động cũng như chi phí cho việc giữ nhân viên làm việc lâu dài cho doanh nghiệp. Các khoản chi phí này sẽ tuỳ thuộc và việc thoả thuận lương bổng, tuỳ thuộc vào lĩnh vực và địa bàn doanh nghiệp đang hoạt động. Những thay đổi về giá cả hoặc chi phí thuê mướn cũng sẽ được trưởng bộ phận hành chính nhân sự cập nhật và dự báo. Trưởng bộ phận cung ứng vật tư sẽ đưa ra dự báo về giá nguyên vật liệu trong thời gian tới, bao gồm nguyên liệu thô và tất cả các máy móc thiết bị cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Trưỏng bộ phận thiết kế sẽ dự báo về nguồn nhân lực và vật lực cần thiết trong thời gian tới nhằm đảm bảo chất lượng công việc thích hợp để đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Kế toán trưởng hay giám đốc tài chính sẽ cho biết kế hoạch có liên quan đến tính hình tiền mặt của doanh nghiệp và cung cấp số liệu chi phí cũng như hiệu quả hoạt động của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp. Đôi lúc có sự thay đổi lớn về lãi suất ngân hàng từ tháng này sang tháng khác và có tất cả các loại khó khăn hoặc thuận lợi về tài chính mà có thể ảnh hưởng đến hoạch định của doanh nghiệp. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổng hợp và liên kết tất cả các ngân sách để đưa ra ngân sách tổng hợp đồng thời dự báo lợi nhuận mà doanh nghiệp có thể đạt được. Đối với các doanh nghiệp nhỏ thì việc hoạch định ngân sách có thể do một vài trưởng bộ phận đảm trách, hoặc đôi khi có thể chi do một người chịu trách nhiệm. 1.3.2 Quá trình hoạch định ngân sách Đầu tiên, nhóm hoạch định sẽ đưa ra bản dự báo khả năng của mính tất cả các nhân tố quyết định: lượng hàng hoá bán ra; kế hoạch tăng giảm hàng tồn kho; sản lượng sản xuất cần thiết tương ứng với các kế hoạch bán hàng và tăng giảm tồn kho. Để đưa ra được một bản kế hoạch hoàn chỉnh thì điều vô cùng quan trọng là cần phải thu thập đầy đủ các thông tin phục vụ cho việc lập ngân sách. 1.3.2.1 Các thông tin cần thiết sử dụng trong hoạch định ngân sách doanh nghiệp. Sự phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố : Các yếu tố bên ngoài : Tăng trưởng kinh tế, các tiến bộ kỹ thuật, các chính sách của Nhà nước về tiền tệ, về thuế, ... qua từng thời kì khác nhau. Các yếu tố bên trong : Tổ chức của doanh nghiệp, cơ cấu sản phẩm, quy trình công nghệ, năng lực của lao động, v.v... Do đó, để công việc phân tích đạt kết quả cao và chính xác, nhằm mục tiêu đi tới dự đoán tài chính giúp cho việc ra các quyết định tài chính và đi tới dự đoán kết quả tương lai của doanh nghiệp, không thể chỉ giới hạn trong nghiên cứu các bảng biểu tài chính mà còn phải bắt đầu từ việc tập hợp các thông tin, gồm có thông tin bên ngoài và thông tin bên trong. Hệ thống dự thảo ngân sách Hệ thống hoạch định ngân sách doanh nghiệp cho hoạt động sản xuất kinh doanh xét trong mỗi liên hệ với quá trình hoạt động tạo ra kết quả thực hiện theo trình tự sau: Lập ngân sách bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ để dự kiến các khoản thu ngân sách kinh doanh từ hoạt động bán hàng. Đây là một mặt của bảng cân đối ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh. Lập ngân sách sản xuất: Bao gồm những dự toán chi phí cho sản xuất: + Ngân sách chi phí nguyên liệu trực tiếp; + Ngân sách chi phí cho lao động trực tiếp; + Ngân sách cho chi phí sản xuất chung; Lập ngân sách chi phí ching: chi phí bán hàng, chi phí tài chính, ngân sách này không bao gồm khấu hao, dự phòng; Lập ngân sách chi phí tài chính; Lập ngân sách sản xuất kinh doanh theo kết quả lãi lỗ. Ngoài ra, ngân sách cần lập cho một doanh nghiệp còn gồm bộ phận ngân sách tài chính được lập theo trình tự: Lập ngân sách đầu tư vốn, vay vốn; Lập ngân sách ngân quỹ; Lập bảng cân đối tài sản theo ngân sách; Báo cáo cân đối vốn và sử dụng vốn theo dạng ngân sách. Sơ đồ 1: Hệ thống dự thảo hoạch định ngân sách Ngân sách Bảng cân đối kế toán theo ngân sách Ngân sách quỹ Ngân sách đầu tư - vay Ngân sách tài chính Ngân sách chi phí tài chính Ngân sách chi phí quản lý chung Ngân sách chi phí bán hàng Ngân sách sản xuất Ngân sách tiêu thụ sản phẩm Ngân sách sản xuất - kinh doanh Ngân sách chi phí nguyên liệu Ngân sách chi phí sản xuất chung Ngân sách chi phí nhân công Giá vốn sản phẩm bán Kế hoạch lãi, lỗ theo ngân sách Nội dung hoạch định ngân sách Dự toán tiêu thụ Tiêu thụ là sự khởi điểm đầu tiên của toàn bộ quy trình hoạch định ngân sách sản xuất kinh doanh. Lập dự toán tiêu thụ trong niên khoá tương lai phải dựa trên các nhân tố tác động trực tiếp tới khối lượng chủng loại và giá bán của hàng hoá kinh doanh. Các nhân tố cần tính đến thường có: Khối lượng và cơ cấu mặt hàng tiêu thụ, tồn cuối kỳ thuộc kỳ kinh doanh trước; Chính sách giá trong tương lai đối với các bạn hàng; Các đơn đặt hàng chưa thực hiện, trong khả năng cung của doanh nghiệp; Chính sách tiếp thị, quảng cáo, khuyến mại… Mức thu nhập của dân cư - nhân tố này phản ánh các mức cầu có khả năng thanh toán; Các điều kiện kinh tế – xã hội khác, chính sách kinh tế hiện hành; Phương thức tiêu thụ, thanh toán và phương tiện thanh toán đã và sẽ thực hiện với các khách hàng của doanh nghiệp. Thông thường, một dự thảo ngân sách tiêu thụ là một bảng tính toán số tiền doanh thu ước tính được cho kỳ hoạt động, cho kỳ dự toán,… cách tính được thực hiện theo công thức: Số tiền doanh thu dự kiến thu được kỳ dự thảo (n) = Doanh thu thực hiện kỳ (n-1) + Doanh thu dự kiến thực hiện bằng tiền ở kỳ (n) Lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất là cơ sở để lập dự toán ngân sách chi phí cho sản xuất, kinh doanh, kế hoạch sản xuất được lập trên cơ sở của ngân sách bán hàng và ngân sách dự trữ sản phẩm, hàng hoá cuối kỳ ở mức thường xuyên, an toàn. Khối lượng sản xuất được dự tính phải đáp ứng hai yêu cầu cơ bản: Thứ nhất: đảm bảo lượng hàng bán theo dự kiến trong năm. Thứ hai: đảm bảo mức độ dự trữ thành phẩm, hàng hoá cuối kỳ ở mức thường xuyên, an toàn và hợp lý qua dự kiến tồn kho. Công thức xác định mức sản xuất hoặc mua vào hàng bán theo dự kiến như sau: Khối lượng sản phẩm hàng hoá sản xuất (mua) dự kiến năm N = Số lượng hàng cho bán ra + Số lượng hàng cần dự trữ cuối kỳ - Số hàng còn tồn đầu năm Dự thảo ngân sách cung ứng nguyên vật liệu Trên cơ sở nhu cầu sản lượng cần sản xuất đã tính toàn, doanh nghiệp cần lập bản dự toán cung ứng nguyên vật liệu cần cho quá trình sản xuất; từ nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh các khoản chi cho thực hiện kế hoạch sản xuất. Hoạch định ngân sách cung ứng nguyên vật liệu trước hết được xác định dưới dạng vật chất: số lượng, loại nguyên vật liệu với chất lượng đảm bảo yêu cầu sử dụng và tính kịp thời cho sử dụng, sau đó được tính thành nhu cầu tiền tệ cho cung ứng. Sau đó được tính thành nhu cầu tiền tệ cho cung ứng. Về nguyên tắc, lập dự thảo ngân sách cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo các nguyên tắc sau: Phải lập kế hoạch cung ứng theo cơ cấu nguyên vật liệu (loại, thứ, quy cách, chất lượng,…); Phải có tính kịp thời và liên tục cho nhu cầu sử dụng; Phải trên cơ sở định mức dự trữ, tiết kiệm nguyên vật liệu, tiền vốn; Dự tính nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất cần mua vào = Nguyên vật liệu thoả mãn yêu cầu sản xuất + Nguyên vật liệu còn tồn kho cuối kỳ - Nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Phải đảm bảo yêu cầu dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm, đặc biệt đối với loại nguyên vật liệu lưu chuyển qua kho, nguyên vật liệu nhập khẩu và nguyên vật liệu khai thác theo mùa vụ, cho sản xuất theo mùa vụ… công thức dự toán ngân sách cung ứng nguyên vật liệu được xác lập như sau: Trước hết tính theo dạng vật chất, sau đó nhân với giá vật liệu cùng các phí tổn khác cho đơn vị vật liệu và khả năng chi trả bằng tiền để xác định ngân sách cung ứng nguyên vật liệu. Lập dự toán chi ngân sách theo nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu trực tiếp và thanh toán cung ứng được biểu diễn dưới dạng tiền tệ. Lập dự thảo ngân sách chi phí lao động Lập dự thảo ngân sách lao động cũng xuất phát từ dự thảo kế hoạch sản xuất, nhu cầu lao động trực tiếp phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất. Để tính nhu cầu lao động trực tiếp, cần dựa vào các yếu tố: Số lượng thành phẩm sẽ được sản xuất. Lượng lao động trực tiếp cần để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Do có nhiều loại lao động gắn với quá trình sản xuất, nên lượng lao động trực tiếp được biểu hiện bằng thời gian lao động trực tiếp. Giá giờ công lao động trực tiếp. Tính dự toán ngân sách chi trả cho hao phí lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm thực chất là tính toán số lượng loại lao động, thời gian cần để sản xuất, đơn giá lao động một giờ, từ đó tính tổng chi phí lao động trực tiếp. Đơn giá lao động phải đủ thoả mãn nhu cầu tối thiểu nhất của người lao động, bù đắp thu nhập, khuyến khích lao động nâng cao năng suất lao động. Lập dự thảo ngân sách chi phí sản xuất chung Dự thảo chi phí sản xuất chung, phải tính toán trước cho năm kế hoạch những chi phí của bộ phận sản xuất- kinh doanh ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí lao động trực tiếp, chi phí sản xuất đưa vào dự thoả phải thể hiện: Theo tính chất bất biến, khả biến. Chi phí sản xuất chung là chi phí bằng tiền, vì vậy khoản khấu hao tài sản cố định không xem xét trong khi lập dự toán ngân sách “ Chi phí sản xuất chung” . Khi lập dự thảo ngân sách “ Chi phí sản xuất chung” cần thận trọng xem xét tính toán phụ thuộc khả biến của chi phí và tính bất biến cố định của chi phí: thông thường, chi phí sản xuất chung được lập tỷ lệ với tiêu thức phù hợp được chọn tuỳ theo mối quan hệ biến động của chi phí, có thể là theo giờ công lao động trực tiếp hoặc có thể đưa ra tỷ lệ chiếm của chi phí khả biến trong tổng chi phí sản xuất chung bằng sự tổng kết kinh nghiệm thực tế. Chi phí sản xuất chung bất biến được tính đều theo thời gian và không gian và không gồm chi phí khấu hao, vì khấu hao là một khoản chi phí không được chi bằng tiền. Lập dự toán ngân sách cho số sản phẩm tồn cuối kỳ Sau khi hoàn thành các bộ phận ngân sách dự thảo, doanh nghiệp cần tính được số tiền chi thu ngân sách dự thảo thuộc số sản phẩm chưa bán dự trữ cuối kỳ dự thảo ngân sách. Dự thảo thành phần tồn kho dưới dạng tiền tệ được lập trên cơ sở dự tính giá thành sản xuất của một đơn vị thành phẩm. Dự thảo ngân sách chi phí bán hàng và quản lý Dự thảo ngân sách chi phí quản lý và bán hàng bao hàm việc tính toán các chi phí bằng tiền thực sẽ chi trong năm dự thảo thuộc hai bộ phận: bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Phần lớn chi phí bán hàng và quản lý văn phòng là các chi phí bất biến trong năm dự thảo; các phí tổn xảy ra ngoài lĩnh vực sản xuất sản phẩm, thường không cần xây dựng kế hoạch. Tuy nhiên, trong cơ cấu chi phí bán hàng và quản lý vẫn có những khoản chi phí khả biến, mặc dù tỷ lệ chiếm không lớn trong tổng chi phí như: chi phí bảo quản, chi phí vận chuyển, thuế, điện thoại ngoài số chi thuê bao, telex… Trường hợp số lượng chi phí lưu thông (bán hàng) và quản lý quá nhiều, chiếm tỷ trọng chi lớn, thì cần lập riêng dự thảo ngân sách chi phí chung này theo từng chức năng lưu thông, quản lý. Dự thảo cân đối chi ngân sách tiền Sau khi lập dự thảo ngân sách của các ngân sách bộ phận: bán hàng, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu cung cấp trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý, doanh nghiệp cần thiết lập bảng dự thảo thu – chi ngân sách tổng hợp bằng tiền. Bảng dự thảo cân đối thu, chi tiền mặt gồm 4 phần, có quan hệ với các ngân sách bộ phận đã lập liên hoàn. Phần thu ngân sách: gồm các khoản thu từ bán hàng bằng tiền có thể trong năm dự thảo và số tiền còn đầu kỳ. Phần chi ra: gồm các khoản chi bằng tiền là dự toán trong dự thảo ngân sách: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý. Phần cân đối thu, chi ngân sách bằng tiền. Phần tài chính: dự kiến số tiền sẽ vay và hoàn trả vay cộng lãi vay đảm bảo bù đắp kế hoạch ngân sách thâm hụt và số tiền mặt dự kiến sẽ tồn cuối kỳ. Phần tài chính vào cân đối thu chi, chi ngân sách cho trị số âm hay dương, phần thu vượt chi thì phần tiền nhàn rỗi có thể đưa đi đầu tư ngắn hạn. Nếu có sự thiếu hụt tiền mặt để trang trải chi, thì phần tài chính trong cân đối ngân sách sẽ vay nợ, kỳ hạn lập bảng dự thảo tiền mặt có thể tuỳ thuộc yêu cầu quản lý ngân sách ngày, tuần, tháng, quý. Phổ biến là lập ngân sách theo tháng hoặc quý. Lập dự thảo báo cáo tài chính Báo cáo kết quả kinh doanh Dự thảo báo cáo kế quả hoạt động kinh doanh thực chất là bảng tính toán dự kiến lợi nhuận sẽ được mang lại từ hoạt động kinh doanh cho kỳ dự toán sắp tới. Đây là mục tiêu về khoản lợi nhuận mong muốn đạt được từ tiềm lực tài chính hiện có và tiềm ẩn sẽ khai thác chi kỳ dự thảo ngân sách. Báo cáo kế hoạch lợi nhuận có thể lập chi tiết cho một loại sản phẩm, một hoạt động, một lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp hoặc lập chung cho toàn doanh nhgiệp. Báo cáo dự thảo lợi nhuận hoạt động kinh doanh là cơ sở để điều hành, kiểm tra và hướng mọi hoạt động của doanh nghiệp tới hiệu quả mong muốn khả thi. Bảng cân đối kế toán Bảng dự thảo cân đối kế toán được lập để khái quát tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp dưới dạng ngân sách cơ sở là: Căn cứ chế độ biểu mẫu trình bày cân đối của chế độ hiện hành về thứ tự chỉ tiêu, hình thức kết cấu của bảng báo cáo; Các tư liệu tính toán trong các bảng ngân sách dự thảo Bảng cân đối dự thảo được lập vào cuối định kỳ kế hoạch xác định khi lên ngân sách cho năm tới. Khi tính toán các chỉ tiêu cần chú ý rằng: Tiền mặt được lấy từ tiền dư cuối kỳ của dự thảo cân đối tiền mặt. Khoản phải thu: sử dụng doanh thu dự kiến bán chịu mỗi kỳ sẽ thu lại tại ngân sách dự thảo bán hàng và dự kiến doanh thu bằng tiền. Tồn kho cuối kỳ được tính từ kết quả bảng dự thảo ngân sách hàng tồn kho. Nguyên liệu tồn cuối kỳ: được tính từ bảng dự thảo ngân sách nguyên liệu trực tiếp. Máy móc, thiết bị, nhà xưởng là chỉ tiêu trên cơ sở có kế hoạch đầu năm (theo bảng cân đối đầu năm kế hoạch) cộng thêm phần mua sắm trong năm kế hoạch theo dự kiến. Các khoản phải trả vay nợ: lấy số liệu trên bảng dự thảo ngân sách nguyên vật liệu cung ứng và số vay nợ bù đắp thiếu hụt cân đối tiền mặt. Thu nhập ròng chưa phân phối bằng số còn lại đầu năm kế hoạch cộng thêm thu nhập dự kiến sẽ có năm dự thảo. Như vậy, hệ thống dự thảo ngân sách là một kế hoạch tài chính tổng thể được xuất phát từ khả năng dự đoán thu từ việc bán hàng để xác định kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch lợi nhuận; tạo cho doanh nghiệp nhìn được mục tiêu và các thức đạt mục tiêu trong năm tài chính sắp tới. Đây là công cụ hữu hiệu cho việc điều hành và kiểm tra quá trình thu, chi, kết quả tài chính của người quản lý nội bộ doanh nghiệp. Hệ thống dự thảo ngân sách lập đồng bộ là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động, khai thác huy động vốn kinh doanh và khả năng chi trả nợ đến hạn của bất kỳ doanh nghiệp nào. Phần II : Phân tích công tác thực hiện ngân sách tại Công ty TNHH TM & XD Tân Thịnh 2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Thương Mại và Xây dựng Tân Thịnh 2.1.1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại và Xây dựng Tân Thịnh. Tên công ty: TNHH Thương Mại và Xây Dựng Tân Thịnh Trụ sở chính : 38B Trần Phú- Ba Đình- Hà Nội Điện thoại: (84-4)-9145072 Fax: (84-4)-9145073 Xuất phát từ nhu cầu xã hội về phát triển nhà đô thị, sau một thời gian tìm kiếm thị trường cung cấp và nhu cầu về các sản phẩm đồ gỗ trong nước. Công ty TNHH Thương Mại và Xây dựng Tân Thịnh được thành lập với giấy phép đăng ký kinh doanh số 012003530 của Sở Kế hoạch đầu tư Hà nội cấp ngày 01/10/2001. Công ty được phép hoạt động trong lĩnh vực: tư vấn, khảo sát thiết kế, xây lắp và bảo dưỡng các sản phẩm đồ gỗ dân dụng. Sau một thời chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết, công ty đã bắt đầu đi vào hoạt động tháng 11 năm 2001. Do được chuẩn bị chu đáo, nắm bắt nhanh nhạy nhu cầu của thị trường, Công ty đã có những bước phát triển không ngừng. Đến giữa năm 2002 công ty đã chuyển trụ sở về 52A Lý Thường Kiệt để thuận tiện hơn trong quá trình hoạt động của mình. Phạm vi hoạt động của công ty ngày một được mở rộng không chỉ dừng lại ở Hà nội mà công ty đã có những hợp đồng cung cấp sản phẩm và hợp đồng xây dựng tại các tỉnh lân cận. Để đáp ứng yêu cầu mở rộng của mình công ty đã cho triển khai kế hoạch phát triển kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh. Đến tháng 9 năm 2003, sau 2 năm đi vào hoạt động công ty đã được phép mở chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh. Trung tâm đã đạt được một số chỉ tiêu đáng kể trong 2 năm qua: STT Chỉ tiêu 2003 2004 1 Tổng số công trình thi công 68 công trình 75 công trình 2 Sản lượng sản lượng gỗ tiêu thụ 41403.5m 42845.9m 3 Tổng doanh thu 3546 triệu đồng 3813 triệu đồng) 4 Tiền lương 645 triệu đồng 735 triệu đồng 5 Thu nhập bình quân 867000đ/ người/tháng 988000 đ/ người/tháng 6 Lợi nhuận thuần 90 triệu đồng 41 triệu đồng Kế hoạch của công ty trong năm tiếp theo là phấn đấu đạt mức tăng doanh thu lên 10% so với năm 2004, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhằm giảm thiểu chi phí và tăng lợi nhuận. 2.1.2/ Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Thương Mại và Xây dựng Tân Thịnh. Công ty Tân Thịnh hoạt động trong lĩnh vực thương mại và xây dựng. Chủ yếu là thiết kế và hoàn thiện các công trình bằng các sản phẩm gỗ nhằm đáp ứng nhu cầu làm đẹp công trình trên thị trường. Hoàn thành nhiệm vụ, kế hoach mà công ty đã đặt ra. Thực hiện đúng chính sách pháp luật của nhà nước. Đảm bảo nhu cầu cuộc sống cho cán bộ công nhân viên công ty. 2.1.3/ Đặc điểm tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.3.1 Tình hình tổ chức và quản lý của công ty Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Tân Thịnh với gần ba năm kinh nghiệm hoạt động và phát triển, tuy là một doanh nghiệp trẻ mới đi vào hoạt động, song công ty đã biết cách tổ chức bộ máy quản lý của mình một cách hợp lý. Giám đốc công ty là những người có năng lực, trình độ trong quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Đội ngũ cán bộ CNV là những người rất trẻ có trình độ, năng động và nhiệt huyết trong công tác. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến,được chia làm hai cấp: cấp lãnh đạo( ban giám đốc) và hệ thống các phòng ban trực thuộc. Với cơ cấu tổ chức quản lý này, mọi quyết định của công ty đều được thông qua ban giám đốc. Điều này tạo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thành một khối thống nhất, phù hợp với đặc thù của công ty, đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Là một công ty có quy mô vừa và nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều, lại đang trong giai đoạn tạo dựng niềm tin nơi khách hàng, vì vậy đây là cơ cấu tổ chức được coi là phù hợp nhất với doanh nghiệp. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Tân Thịnh Ban Giám đốc kho Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng marketing đội thi công 1 đội thi công 2 Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đảm cáo cân đối hiệu quả. Chấp hành các quy định của nhà nước trong hoạt động kinh doanh. Phòng kế toán: Tổ chức công tác kế toán thống kê của doanh nghiệp. Lập kế hoạch thu chi tài chính. Hạch toán đầy đủ đúng tiến độ, đúng phương pháp , nội dung của công tác kế toán. Lập báo cáo tài chính doanh nghiệp với cơ quan quản lý. - Giúp Ban giám đốc phân tích đánh giá tình hình và kết quả hoạt động SXKD, công tác quản lý của công ty. Kho: Là bộ phận quản lý việc nhập – xuất, sắp xếp bảo quản vật tư trong kho. Cụ thể: Khi nhập vật tư phải kiểm tra số lượng hàng hoá thực tế đối chiếu với phiếu nhập. Chỉ xuất kho khi có phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký duyệt. Thường xuyên kiểm tra vật tư trong kho để kịp thời cung cấp số liệu khi cần thiết. Hàng tháng đối chiếu tồn kho với nhân viên thống kê. Sắp xếp bảo quản các vật tư trong kho ngăn nắp gọn gàng để thuận tiện trong việc xuất nhập Phòng kinh doanh (cửa hàng): Bộ phận giúp giám đốc công ty tiêu thụ sản phẩm hàng hoá Nghiên cứu đề xuất thực hiện các biện pháp để đẩm bảo việc tổ chức tiêu thụ hàng hoá. Làm tốt công tác marketing, chủ động khai thác nguồn khách hàng. Lập hợp đồng với khách hàng. Lập phương án lắp đặt trên cơ sở biên bản khảo sát hiện trường trình giám đốc duyệt đảm bảo tính chính xác hiệu quả. Triển khai lắp đặt cho khách hàng trên cơ sở phương án lắp đặt đã được giám đốc duyệt. Khi công trình hoàn thành: + Tổ chức nghiệm thu với khách hàng, nhận thanh toán nộp về công ty. + Tổ chức nghiệm thu với tổ thợ, tập hợp các chứng từ lập bản quyết toán công trình theo quy định thủ tục xuất vật tư vật tư và quyết toán công trình . Hàng tháng đối chiếu việc nhập xuất vật tư với kho và bộ phận kế toán. Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp doanh thu và tổng quyết toán. Nghiên cứu đề xuất các biện pháp giảm mức tiêu hao vật tư chống thất thoát lãng phí. Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ chung, cửu hàng có trách nhiệm xây dựng nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên. Bộ phận marketing: là bộ phận giúp công ty trong lĩnh vực quảng bá sản phẩm hàng hoá và chức năng ngành nghề của công ty với thị trường. Nghiên cứu đề xuất các loại hình quảng các cho phù hợp với các đối tượng sử dụng sản phẩm hàng hoá của công ty. Lập kế hoạch quảng các theo chương trình ngắn hạn, dài hạn, chương trình nội tỉnh, ngoại tỉnh trình giám đốc duyệt, hàng tháng có báo cáo kết quả, phân tích tình hình thị trường, đề xuất các biện pháp khắc phục kịp thời. Nghiên cứu đề xuất hình thức khuyến mại với khách hàng. 2.1.3.2 Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Thương Mại và Xây dựng Tân Thịnh là chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực hoàn thiện các công trình xây dựng bằng các sản phẩm đồ gỗ. Vật liệu xây dựng được cung cấp bởi nhà sản xuất đồ gỗ hàng đầu thế giới PERGO của Thụy Điển. Hoạt động xây dựng của công ty được tiến hành theo mùa vụ, hoạt động mạnh từ quý 3 khi nhu cầu xây dựng và tu sửa các công trình nhà ở trên thị trường tăng cao. Trong các quý 1 và 2 công ty chủ yếu thực hiện các công trình dở dang đang trong quá trình hoàn thiện. Bên cạnh đó công ty đã ký hợp đồng dài hạn với các công ty xây dựng lớn như: Vinaconex, tổng công ty xây dựng Sông Đà… Do đặc điểm, tính chất xây dựng mà công ty thực hiện là phải trải qua nhiều công đoạn khác nhau nên ảnh hưởng đến nguyên tắc hình thành các bộ phận sản xuất. Một người công nhân có thể làm được tất cả các công đoạn. tuy nhiên này ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ và chất lượng công trình, do đó từng công đoạn được phân cho một nhóm người lao động làm. Khi được chuyên môn hoá như vậy, chất lượng của công việc sẽ cao hơn vì người công nhân chỉ phải thực hiện một công đoạn, làm nhiều thì tay nghề sẽ nâng cao hơn. Mặt khác, công ty luôn có chiến lược đào tạo công nhân nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao uy tín của công ty trên thị trường. Việc lắp ráp, thi công công trình được thực hiện trên cơ sở kết hợp giữa lao động thô sơ kết hợp với các thiết bị máy móc chuyên dụng. Sự kết hợp như vậy nhằm nâng cao tiến độ, chất lượng, đồng thời vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ cho các công trình. Hiện tại công ty có 3 đội xây dựng thường trực: hai đội đóng tại chi nháh phía Bắc và một đôi tại chi nhánh phái Nam. Trong đó đội trưởng và các chuyên viên tư vấn kỹ thuật là nhân viên của công ty, hưởng lương theo chế độ, còn các lao động khác tại các đội chịu sự quản lý của các đội trưởng, hưởng lương theo công trình. Các đội trưởng phải chịu trách nhiệm quản lý lao động của mình hướng theo mục tiêu mà công ty đã đề ra. Trong mỗi đội xây dựng được chia làm 2 cấp: Công nhân xây dựng chính: đảm nhận các khâu quan trọng trong quá trình thi công công trinh: lắp ráp hoàn thiện phần thô, phần tinh. Công nhân xây dựng phụ: Thực hiện các công đoạn phụ như giải phóng mặt bằng xây dựng và xử lý phần nền. Bên cạnh đó còn có một số lao động phụ trợ đảm nhận công việc vận chuyển thiết bị, vật liệu từ kho tới chân công trình. Quá trình thi công của công nhân đều chịu sự giám sát, hướng dẫn chặt chẽ của đội trưởng và các chuyên viên tư vấn công trình. Điều này nhằm tránh khỏi những sai xót kỹ thuật trong quá trình thực hiện, nâng cao được chất lượng cho các công trình, qua đó nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng. Song song với hoạt động xây dựng, công ty còn cung cấp hàng hoá cho khách hàng có nhu cầu. Hàng hoá là các vật liệu xây dựng tạo ra từ gỗ công nghiệp: ván ốp sàn, ván ốp tường, ván ốp trần, cầu thang….và các loại hàng hoá đi kèm: tấm xốp, băng dính, keo dán gỗ. Tuy nhiên thu nhập từ hoạt động thương mại này là không nhiều so với tổng thu nhập của doanh nghiệp. Khách hàng chủ yếu là các công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực, song do yêu cầu của người tiêu dùng cần những sản phẩm đồ gỗ có chất lượng cao. Phân tích tính hình thực hiện ngân sách công ty TNHH Thương Mại và Xây dựng Tân Thịnh. Trong năm 2004, Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Tân Thịnh đã có những bước phát triển đáng kể, thị trường không chỉ bó hẹp ở Hà Nội, thành phố HCM mà ngày một mở rộng ra các tỉnh khác. Doanh thu tăng7.53% so với năm 2003 (từ 3546783 nghìn đồng năm 2003 lên 3813941 nghìn đồng năm 2004 ). Tuy nhiên tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh giảm từ 90375 nghìn đồng năm 2003 xuống còn 41.447 nghìn đồng năm 2004 (giảm 54.14% so với năm 2003). Nguyên nhân là do tốc độ gia tăng chi phí lớn hơn tốc độ gia tăng của doanh thu. Trong khi mức tăng chi phí tài chính (69,36%) và chi phí quản lý kinh doanh (1.48%) là phù hợp với mức tăng của doanh thu thì mức tăng giá vốn hàng bán (10.431%) lại nhanh hơn mức tăng doanh thu, bên canh đó công ty còn phát sinh một khoản chi phí bán hàng, tuy chi phí phát sinh mới này là không đáng kể xong nó cũng cho thấy việc quản lý chi phí của công ty chưa đem lại hiệu quả. Doanh thu cao tăng thì đồng nghĩa với việc tài sản của công ty cũng phải tăng lên: doanh thu tăng đồng nghĩa với việc mở rộng quy mô, sản lượng hàng bán tăng song lượng hàng hoá lưu kho cũng sẽ tăng. Hay chi phí của doanh nghiệp cũng sẽ tăng lên.doanh nghiệp cần nhiều tiền mặt hơn để cho các nghiệp vụ kinh doanh này. Biểu 1: kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm nay Năm trước Chênh lệnh Lượng % Doanh thu thuần 3813941 3546783 +267158 +7,53 Giá vốn hàng bán 3077596 2786900 +290696 +10,43 Chi phí bán hàng 1800 +1800 - Chi phí quản lý kinh doanh 658992 649370 +9622 +1,48 Chi phí tài chính 34106 20138 +13968 +69,36 Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh 41447 90375 -48928 -54,14 Lãi khác 4333 4973 -640 -13,78 Lỗ khác - Tổng lợi nhuận kế toán 45780 95348 -49568 -51,99 Các khoản đầu tư tài chính tăng, giảm lợi nhuận 15429 +15429 - Tổng lợi nhuận chịu thuế thu nhập doanh nghiệp 61209 95348 -34139 -35,8 Thuế thu nhập doanh nghiệp 17139 26697 -9559 -35,8 Lợi nhuận sau thuế 44070 68651 -24580 -35,8 Tỷ suất lợi nhuận gộp/DTT (%) 1.2 2,55 -1,35 - Tỷ suất CPQL/DTT (%) 17,28 18,31 -1,03 - Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/DTT (%) 1,61 2,69 -1,08 - Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/DTT (%) 1,16 1,94 -0.78 - Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn Tài sản lưu động bao gồm: tài sản lưu động sản xuất và tài sản lưu động lưu thông. tài sản lưu động sản xuát bao gồm các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế…đang trong quá trình dự trữ sản xuất hoặc chế biến. Tài sản lưu động lưu thông bao gồm các loại vốn bằng tiền, các khoản vốn trong thanh toán, chi phí chờ kết chuyển, chi phí trả trước…trong quá trình sản xuất kinh doanh các tài sản lưu động sản xuất và tài sản lưu động lưu thông luôn vận động và chuyển hoá lẫn nhau, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành một cách liên tục. Qua mỗi giai đoạn của chu kỳ kinh doanh vốn lưu động lại thay đổi hình thái biểu hiện, từ hình thái vốn ban đầu chuyển sang hình thái vốn vật tư hàng hoá dự trữ và vốn sản xuất, rồi cuối cùng lại trở lại hình thái vốn tiền tệ. Biểu 2: Bảng cân đối kế toán năm 2004 Tài sản Số đầu năm Số cuối kỳ a.Tslđ và đầu tư ngắn hạn 7747357 60725496 I. Tiền 959918 6454700 1. Tiền mặt tại quỹ 189634 910283.34 2. Tiền gửi ngân hàng 6784 15015.48 3. Tiền đang chuyển 763500 345338.22 II. Các khoản phải thu 800301 549929.64 1. Phải thu của khách hàng 116621 53138530 2. VAT được khấu trừ 196303 221982.92 3. Các khoản phải thu khác 487377 804071.38 IV. Hàng tồn kho 5820009 787744.21 V. Tài sản lưu động khác 167129 787744.21 B. Tscđ và đầu tư dài hạn 432342 966552.77 I. Tài sản cố định 418785 -178808.56 1. Tài sản cố định hữu hình 418785 16327.172 - Nguyên giá 564897 61529568 - Giá trị hao mòn luỹ kế -146112 60725496 V. Chi phí trả trước dài hạn 13557 6454700 Tổng cộng tài sản 8179700 910283.34 Nguồn vốn Số đầu năm Số cuối kỳ Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ % a. nợ phải trả 915010 1545625 +630615 +68,92 I. Nợ ngắn hạn 915010 1545625 +630615 +68,92 Vay ngắn hạn 749113 705842 -43271 -5,78 Phải trả cho người bán 1547 839783 +838236 Thuế và các khoản phải nộp 164350 -164350 II. Nợ dài hạn 0 III. Nợ khác 0 B. nguồn vốn chủ sở hữu 4316813 6634074 +2317261 +53,68 I. Nguồn vốn - Quỹ 4316813 6634074 2317261 +53,68 Nguồn vốn kinh doanh 4253279 6524761 2271482 +53,41 Lợi nhuận chưa phân phối 63533 109314 45781 +72,06 II. Nguồn kinh phí 0 Tổng cộng nguồn vốn 5231823 8179700 2947877 +56,35 Vốn bằng tiền Ngân sách vốn bằng tiền là ngân sách quan trọng cấu thành lên tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn của doanh nghiệp, bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty luôn có nhu cầu dự trữ tiền mặt hay tiền tương đương (các chứng khoán có khả năng chuyển đổi thành tiền mặt dễ dàng) ở một quy mô nhất định. Nhu cầu dự trữ tiền mặt trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu chi trả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ hoặc các khoản nợ đến hạn. Một đặc điểm quan trọng trong sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Tân Thịnh: Công ty chủ yếu chi trả các khoản chi phí thông qua quỹ tiền mặt: chi phí bán hàng, trả lương cho công nhân viên, chi phí công cụ dụng cụ, thanh toán các khoản nợ đến hạn, thanh toán tiền thuế cho nhà nước… Ngoài ra, dự trữ tiền mặt còn xuất phát từ nhu cầu dự phòng để ứng phó với những nhu cầu vốn bất thường chưa dự đoán được và để sẵn sàng sử dụng khi xuất hiện các cơ hội kinh doanh có tỷ suất lợi nhuận cao. Việc xác định lượng vốn vằng tiền dự trữ của công ty dựa trên kinh nghiệm trong các năm trước và đặc thù kinh doanh của công ty. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có tính chất thời vụ, công việc kinh doanh thực sự sôi động chủ yếu rơi vào sáu tháng cuối năm, khi nhu cầu xây dựng, hoàn thiện, cải tạo và nâng cấp công trình xây dựng trên thị trường lớn. Vì vậy, lượng vốn bằng tiền dự trữ đầu năm chủ yếu chi trả cho các khoản nợ đến hạn, lương tháng cho công nhân viên và các chi phí khác phục vụ cho việc quảng bá hình ảnh của công ty trên thị trường. Đầu năm 2005, vốn dự trữ của công ty là 526 triệu đồng, chiếm 10.06% tổng tài sản, 11.19% tổng tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Trong đó tiền mặt tại quỹ chiếm 66.35% tổng vốn bằng tiền, tiền gửi ngân hàng chiếm 33.65%. Với một doanh nghiệp thanh toán các khoản chi phí bằng tiền mặt, do vậy đây là một cơ cấu vốn bằng tiền khá hợp lý, công ty có đủ lượng tiền mặt để chi trả các chi phí đến hạn, đồng thời đảm bảo được lượng tiền tại ngân hàng để có thể mua nguyên vật liệu một cách nhanh nhất, đồng thời tích luỹ tài sản cho các hoạt động khác của công ty. Điều này được thể hiện rõ thông qua các hệ số thanh toán của công ty Hệ số thanh toán hiện hành = Tài sản lưu động Nợ ngắn hạn Hệ số thanh toán nhanh = Tài sản lưu động – hàng tồn kho Nợ ngắn hạn Hệ số thanh toán tức thời = Vốn bằng tiền Nợ ngắn hạn Biểu 3: Hệ số thanh toán của Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh Đơn vị: 1000 đồng Chỉ tiêu đầu năm Cuối năm Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ % I.Tslđ và đầu tư ngắn hạn 4698669 7747357 +48668 +4,88 Tiền 526992 959918 +32926 +82,15 Các khoản phải thu 514046 800301 +286255 +55,69 Hàng tồn kho 3558212 5820009 +2261797 +63,57 Tài sản lưu động khác 99419 167129 +67710 +68,11 II. nợ phải trả 915010 1545625 +630615 +68,92 Hệ số thanh toán hiện hành 5.13 5.04 -0,9 Hệ số thanh toán nhanh 1.14 1.14 0 Hệ số thanh toán tức thời (%) 57.59 62.11 +4,52 Với hệ số thanh toán tức thời này có thể nói công ty đang ở trong tình trạng chủ động đối với các khoản nợ của mình đồng thời có thể huy động được một lượng tiền mặt không nhỏ khi cần thiết. So với đầu kỳ, giá trị vốn bằng tiền của công ty tăng lên đáng kể (82.15%) tương ứng với sự tăng lên của tổng tài sản, chiếm 12.39% tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn, và chiếm 11.74% tổng tài sản. Tuy nhiên, tiền mặt tại quỹ giảm xuống 51.62% so với đầu năm: Tiền mặt tại quỹ cuối kỳ = Tiền mặt tại quỹ đầu kỳ + Phát sinh tăng trong kỳ - Phát sinh giảm trong kỳ Lượng tiền mặt tại quỹ giảm phản ánh chi trong kỳ lớn hơn thu trong kỳ. Tương tự ta thấy khoản tiền gửi ngân hàng cũng giảm 94.66%, lượng tiền giảm xuống này được đầu tư vào mua sắm nguyên vật liệu do công ty vừa ký được hợp đồng thi công với đối tác Metrol. Thêm vào đó, công ty phát sinh thêm khoản tiền đang chuyển 763 triệu đồng. Đây là khoản tiền chi trả của Vietconex song công ty vẫn chưa nhận được. Như vậy đã có sự luân chuyển vốn từ vốn bằng tiền sang hàng tồn kho, và lượng vốn bằng tiền sụt giảm được bổ sung bằng tiền đang chuyển. Vì vậy, công ty vẫn đảm bảo được khả năng thanh toán của mình. Hệ số thanh toán tức thời 62.11% cho thấy mặc dù khả năng thanh toán vẫn được bảo đảm, song nó bắt đầu có dấu hiệu không tốt cho công ty. Hệ số này báo hiệu vốn bằng tiền của công ty đang vượt quá nhu cầu, dẫn đến tình trạng ứ đọng ngân quỹ, vòng quay vốn chậm làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Có thể thấy, việc sử dụng kinh nghiệm hoạt động sản xuất kinh doanh của các năm trước để xác định lượng vốn bằng tiền cho các năm tiếp theo tuy có những ưu điểm nhất định xong nó cũng có những nhược điểm không nhỏ, đó là doanh nghiệp không phân phối đều được vốn bằng tiền cho từng giai đoạn kinh doanh trong kỳ. Điều này khiến doanh nghiệp mất đi những cơ hội đầu tư khác của mình Vốn bằng tiền của Công ty TNHH Thương Mại và Xây dựng Tân Thịnh được lấy từ hai nguồn là: nguồn vốn chủ sở hữu và vốn vay ngắn hạn. Nguồn vốn chủ sở hữu đóng một vai trò quan trọngtrong việc tài trợ cho vốn bằng tiền của công ty, bao gồm nguồn vốn kinh doanh và lợi nhuận giữ lại. Tuy nhiên ta có thể thấy lợi nhuận giữ lại của công ty trong năm nay tuy đã tăng lên đáng kể (lợi nhuận giữ lại: 68 triệu đồng), song khoản lợi nhuận này chỉ chiếm 1.03% nguồn vốn kinh doanh và 0.83% tổng nguồn vốn nên nó chỉ đó ứng một phần nhỏ nhu cầu vốn của công ty, đồng thời thể hiện khả năng sản xuất kinh doanh của công ty bắt đầu có hiệu quả, còn vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ) của công ty vẫn chủ yếu được tài trợ từ nguồn vốn của chủ doanh nghiệp đầu tư thêm vào sản xuất kinh doanh. Và một phần được tài trợ bằng các khoản nợ ngắn hạn. Các khoản phải thu So với số liệu đầu kỳ, giá trị khoản phải thu cuối kỳ tăng lên 55.69%, sự gia tăng của các khoản phải thu là điều tất yếu của quá trình sản xuất kinh doanh. Việc tăng doanh thu kéo theo các khoản phải thu của doanh nghiệp cũng gia tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau. Đặc điểm kinh doanh theo thời vụ của công ty là một trong những nguyên nhân dẫn đến điều này. Trong các tháng đầu năm, công ty chủ yếu thi công những công trình còn dang dở, hoặc các công trình ký kết hợp đồng với đối tác Vinaconex nếu có. Vì vậy, để khuyến khích khách hàng, công ty thường áp dụng phương thức bán chịu, trả góp (thi công công trình trước, trả tiền sau). Việc áp dụng các hình thức này có thể tạo nên doanh thu cho công ty, xong cũng làm tăng thêm các khoản nợ phải thu, chi phí thu hồi nợ, chi phí rủi ro. Tuy nhiên đến giai đoạn có nhu cầu tiêu thụ lớn, doanh nghiệp khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn nhanh. Tuy nhiên, trên bảng cân đối kế toán ta thấy, doanh thu trong kỳ tăng lên không dẫn đến các khoản phải thu của khách hàng tăng lên mà trái lại, khoản phải thu của khách hàng lại có xu thế giảm nhẹ (4.92% so với đầu kỳ). Điều này chứng tỏ công tác thu hồi các khoản nợ từ khách hàng của công ty đang hoạt động thực sự có hiệu quả. Thực tế sản xuất kinh doanh cho thấy: đối với các công trình xây dựng nhà ở thì hầu hết khách hàng đến với công ty khi tài chính của họ thực sự vững mạnh, vì vậy các khoản tiền trong hợp đồng thi công đều được khách hàng chi trả ngay sau khi công trình hoàn thiện và được nghiệm thu xong, hoặc chậm nhất là sau 15 ngày kể từ ngày công trình được nghiệm thu. Các khoản phải thu còn tồn đọng chủ yếu từ các công trình ký hợp đồng với Vinaconex và các đối tác xây dựng khác, do công tác nghiệm thu và xử lý tài liệu sau thi công có thời gian kéo dài. Hơn nữa hệ số giữa các khoản phải thu và tổng tài sản ở đầu năm là 9.83% và cuối kỳ là 9.78%, hệ số này tương đối thấp thể hiện công ty sử dụng phương thức bán lẻ trong chính sách thương mại của mình là chủ yếu. Khoản phải thu của công ty tăng lên từ các khoản phải thu khác tăng lên, bao gồm tiền lãi gửi ngân hàng đến thời kỳ thanh toán nhưng công ty chưa nhận, và các khoản thu từ cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời. Khoản phải thu được sử dụng cùng với vốn bằng tiền nhằm đảm bảo cho khả năng thanh toán nhanh của công ty được ổn định. Số liệu thống kê cho thấy mặc dù các khoản phải trả cuối kỳ tăng lên nhưng khả năng thanh toán nhanh của công ty được giữ ở mức ổn định là 1.14. Có thể nói, vốn bằng tiền và khoản phải thu tăng lên tỷ lệ với mức tăng của các khoản nợ phải trả và các khoản vay ngắn hạn của công ty đang được sử dụng đúng mục đích. 2.2.1.3 Ngân sách hàng tồn kho Tồn kho dự trữ là những tài sản mà công ty lưu giữ để bán và thi công công trình. Tài sản tồn kho dự trữ chủ yếu là nguyên vật liệu, phần còn lại là công cụ dụng cụ và sản phẩm dửo dang. Mục đích của lưu kho dự trữ là đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty không bị thiếu hụt, gián đoạn trong quá trình hoạt động. ở đầu kỳ, toàn bộ lượng hàng tồn kho dự trữ là nguyên vật liệu, còn ở cuối kỳ nguyên vật liệu chiếm 99.81% tổng giá trị tồn kho. Nguyên nhân của nó bao gồm, thứ nhất tuy hoạt động trong lĩnh vực xây dựng xong thời gian thi công các công trình của công ty tương đối ngắn, thường là từ 1/2 tháng cho tới một tháng cho một công trình thi công. Chính vì vậy các công trình thi công dở dang hầu hết không có. Thứ hai, đặc thù của ngành xây dựng trang trí, hoàn thiện công trình xây dựng đòi hỏi xây dựng theo phương pháp thủ công là chủ yếu, vì vậy tài sản cố định có giá trị lớn phục vụ cho sản xuất trực tiếp không nhiều, mà phần lớn là công cụ dụng cụ như: cưa, bào… và các loại công dụ dụng cụ này có thể mua được dễ dàng trên thị trường trong nước. Để đảm bảo tránh các khoản chi phí không cần thiết, công cụ dụng cụ chỉ được mua về khi cần và được phân bổ cho các đội thi công ngay trong từng công trình, từng giai đoạn của kỳ kinh doanh. Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ là 3588 triệu đồng, chiếm 68.02% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp và chiếm 75.73% tổng tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung, tồn kho dự trữ thường chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Xong đối với từng ngành khác nhau thì tỷ trọng tồn kho là khác nhau, ngay cả trong cùng một ngành cũng có sự khác nhau ở mỗi công ty. Việc tăng thêm dự trữ hàng tồn kho thường đòi hỏi tăng thêm các chi phí bổ xung như chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm kho hoặc những rủi ro giảm chất lượng nguyên vật liệu. Nhưng mặt khác nó lại làm giảm các chi phí thiệt hại do việc ngừng sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu. Vì vậy, việc tăng thêm hay giảm bớt lượng hàng tồn kho cần phải được xem xét kỹ lưỡng, đảm bảo có một lượng hàng dự trữ hợp lý nhất. Tuy nhiên, đối với Công ty TNHH Thương Mại và Xây dựng Tân Thịnh, chi phí bảo hiểm, rủi ro do giảm chất lượng nguyên vật liệu đều được phía nhà cung cấp đảm bảo. vì vậy có thể nói công ty gần như không phải chịu một khoản chi phí nào về quản lý lưu kho, hay có thể nói lượng hàng dự trữ của công ty do chính chủ doanh nghiệp quyết định. Tuy nhiên không vì thế mà có thể lưu kho theo cảm tính, lượng nguyên vật liệu lưu kho quá lớn trong điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh đầu năm không nhiều sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, vòng quay hàng tồn kho lớn, doanh nghiệp có thể sẽ mất đi những cơ hội kinh doanh có lợi nhuận khác. Điều này được thể hiện bằng số liệu xuất kho bán lẻ và lắp đặt công trình nguyên vật liệu trong năm tháng đầu năm là 274 triệu đồng. 3421 Giá trị hàng tồn kho bình quân Giá vốn hàng bán Vòng quay hàng tồn kho (5 tháng đầu năm) = = 865 = 0.25 Chỉ số vòng quay hàng tồn kho này so với ngành xây dựng nói chung được coi là tạm chấp nhận, tuy nhiên nếu so với hoạt động xây dựng mang tính cục bộ thì chỉ số này là tương đối thấp, thể hiện việc kinh doanh đầu năm có kết quả không cao, hoạt động kinh doanh đầu năm chỉ có hiệu quả trong 2 tháng đầu năm. Công ty đã đầu tư vào hàng tồn kho cao nhưng chưa đạt được kết quả mong đợi. Tuy nhiên, do chỉ hoạt động trong một lĩnh vực kinh doanh thuần túy, lại không phải chịu những chi phí đáng kể nào trong hoạt động lưu kho, do đó việc dự trữ quá nhiều như vậy cũng không ảnh hưởng nhiều đến chi phí của doanh nghiệp. Trên bảng cân đối kế toán thể hiện rõ giá trị hàng tồn kho của công ty vẫn tiếp tục tăng lên theo giá trị tăng lên của tài sản. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ chiếm 71.16% tổng giá trị tài sản cuối kỳ, tăng 3.14% so với giá trị đầu kỳ. Tuy nhiên giá trị tăng thêm cuối kỳ này là nằm trong kế hoạch của công ty do đầu năm 2005 công ty nhận được một hợp đồng thi công với khách hàng Metro. Nhìn một cách tổng thể, qua việc phân tích tình hình tài sản (tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn) của Công ty TNHH Thương Mại và Xây dựng Tân Thịnh có thể thấy rằng tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn đang tăng dần theo quy mô của doanh nghiệp. Doanh thu của doanh nghiệp tăng lên dẫn đến các khoản vốn bằng tiền, các khoản phải thu, hàng tồn kho tăng theo nhằm đáp ứng những yêu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên sự thay đổi này vẫn có những điểm không hợp lý. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn tăng lên làm cho khả năng thanh toán của công ty có những thay đổi. Chỉ tiêu Đầu kỳ Cuối kỳ Khả năng thanh toán hiện hành 5.13 5.01 Khả năng thanh toán nhanh 1.14 1.14 Khả năng thanh toán tức thời 57.59% 62.11% Khả năng thanh toán tức thời tăng lên phản ánh giá trị tiền mặt tại quỹ tăng nhanh hơn nợ ngắn hạn phải trả. Nếu hệ số khả năng thanh toán tức thời đầu năm được xem là hợp lý thì hệ số này cuối kỳ cho thấy có dấu hiệu bất ổn trong khả năng cân bằng giữa các tài sản trong doanh nghiệp. Khả năng thanh toán nhanh được giữ ở mức bình ổn, trên bảng hệ số khả năng thanh toán cho thấy cứ 1 đồng nợ ngắn hạng được đảm bảo bằng 1.4 đồng vốn bằng tiền và các khoản phải thu, nhưng cũng chỉ ra rằng có nhiều tài sản nằm dưới dạng hàng tồn kho khi mà mức chênh lệch giữa khả năng thanh toán hiện hành và khả năng thanh toán nhanh lên đến +3.99 vào đầu năm và 3.86 vào cuối năm. Đồng thời cũng thể hiện rằng công ty đã có những cố gắng phân phối hài hòa hơn các loại tài sản của công ty, tuy nhiên những sự thay đổi đó là chưa đáng kể. Điều này được thể hiện rõ mặc dù khoản phải thu của tuy gia tăng nhưng chậm hơn so với các khoản mục khác. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn tăng chậm hơn nợ phải trả, chủ yếu là khoản phải trả cho người bán gia tăng. ở một mức độ nào đó cho thấy công ty đang có sự đầu cơ tích trữ nguyên vật liệu cho kỳ tiếp theo khi thị trường của công ty đang có sự cạnh tranh gay gắt, đặc biệt là các công ty đến từ Trung Quốc và Pháp, nếu không có sự quản lý một cách hợp lý sẽ khiến công ty phải trả giá. Công ty cần có sự thay đổi nhằm giảm thiểu những chi phí không cần thiết, đồng thời xem xét thị trường kỹ lưỡng trước khi quyết định đầu tư để có thể đem đến hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Nguồn vốn Nguồn vốn của một doanh nghiệp phản ánh nguồn hình thành của các loại tài sản đến cuối kỳ hạch toán. Nếu xét từ góc độ hình thành thì tổng nguồn vốn trong doanh nghiệp được chia thành hai loại: Vốn chủ sở hữu và các khoản nợ. Vốn chủ sở hữu của công ty là số vốn thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp, bao gồm nguồn vốn kinh doanh và một số nguồn khác: lợi nhuận chưa phân phối, dự trữ tài chính, chênh lệch đánh giá lại tài sản….trong đó nguồn vốn kinh doanh chiếm một tỷ trọng lớn trong vốn chủ sở hữu (chiếm 98.36% vốn chủ sở hữu). Lợi nhuận chưa phân phối của công ty là 109 triệu đồng. Đây là khoản lợi nhuận của 3 kỳ gộp lại. So với kỳ trước lợi nhuận giữ lại của kỳ này giảm 35.29%, như vậy doanh thu thuần của kỳ tăng lên nhưng lợi nhuận sau thuế lại giảm xuống, chứng tỏ chi phí sản xuất kinh doanh để tạo nên doanh thu đã tăng lên so với các kỳ trước. Đây là một dấu hiệu không tốt đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặc dù giá cả thị trường trong nước có nhưng biến động theo chiều hướng không tốt, những biến động này tác động đến toàn bộ nền kinh tế chứ không chỉ riêng công ty phải chịu tác động xấu này. Mặt khác hợp đồng mua và vận chuyển nguyên vật liệu của công ty được ký trong một thời gian dài và vậy chi phí nguyên vật liệu được coi là không đôi, hoặc tác động không đáng kể lên tình hình kinh doanh của công ty. Như vậy, lợi nhuận giảm xuống một mặt phảm ánh chi phí tăng lên ( chủ yếu do chi phí công cụ dụng cụ, tiền lương trả cho cán bộ công nhân viên, chi phí bán hàng, chi phí quản lý kinh doanh và chi phí tài chính tăng lên). Một mặt phản ánh khả năng thích ứng không tốt với những sự thay đổi trên thị trường. Các khoản nợ của công ty bao gồm vốn chiếm dụng và các khoản nợ vay, vốn chiếm dụng thể hiện toàn bộ số nợ phải trả cho người cung cấp, số phải nộp ngân sách nhà nước, số phải thanh toán cho cán bộ công nhân viên…đặc điểm của loại vốn này là doanh nghiệp được sử dụng nhưng không phải trả lãi. Các khoản nợ vay của công ty chủ yếu là vốn vay ngân hàng. Trong mỗi doanh nghiệp khác nhau thì cơ cấu nguồn vốn khác nhau, ở một doanh nghiệp, cơ cấu vốn thay đổi tuỳ vào chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ. đơn vị: 1000 đồng Nguồn vốn Số đầu năm Số cuối kỳ Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ % Nợ ngắn hạn 915010 1545625 +630615 +68,92 Nợ dài hạn 0 Nợ khác 0 nguồn vốn chủ sở hữu 4316813 6634074 +2317261 +53,68 Tổng nguồn vốn 5231823 8179700 2947877 +56,35 Nợ phải trả/ tổng nguồn vốn 17.49% 18.89% 1.4% Vốn CSH/ tổng nguồn vốn 82.51% 81.11% 1.4% Qua chỉ số trên có thể thấy, trong một đồng vốn bỏ ra có 0.175 đồng vốn được huy động từ các khoản nợ, và mức độ đóng góp của chủ sở hữu là 0.825 đồng. Sự đóng góp của chủ doanh nghiệp ở đây là rất lớn. Một mặt, Cơ cấu vốn như vậy thể hiện sức mạnh về mặt tài chính của bản thân chủ doanh nghiệp. Điều này tạo lên niềm tin nơi các chủ nợ, họ có thể yên tâm khi đầu tư vào những doanh nghiệp như vậy, bởi luôn có một sự đảm bảo cho các khoản nợ vay của họ được trả đúng hạn. Và mọi rủi ro trong kinh doanh chủ yếu do chủ doanh nghiệp gánh chịu. Mặt khác, nó phản ánh mức độ chấp nhận rủi ro thấp trong kinh doanh của chủ doanh nghiệp. Khi tăng tỉ trọng của vốn vay nợ sẽ tăng mức độ mạo hiểm, bởi lẽ chỉ cần thay đổi nhỏ về doanh thu và lợi nhuận theo chiều hướng giảm sút sẽ làm cán cân thanh toán mất thăng bằng, nguy cơ phá sản sẽ tăng. Hệ số nợ phải trả trên tổng nguồn vốn tăng lên tuy chưa nhiều nhưng nó cũng phản ánh công ty đã bắt đầu chú ý hơn đến việc sử dụng nguồn vốn bên ngoài để phát triển doanh nghiệp, tăng nợ phải trả lên sẽ làm giảm đi gánh nặng tài trợ cho nguồn vốn chủ sở hữu. Nợ phải trả của công ty chủ yếu là nợ ngắn hạn, điều này phản ánh đúng cơ cấu tài sản của doanh nghiệp là tập trung đầu tư vào tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn mà không có sự đầu tư vào tài sản cố định. Trong đó vốn vay có xu thế giảm xuống (5.87%) trong khi vốn chiếm dụng lại tăng mạnh từ 1.5 triệu đầu năm lên đến 839 triệu cuối kỳ. Khoản vay ngắn hạn được dùng vào việc mua công cụ dụng cụ, trả lương cho cán bộ công nhân viên trong các tháng đầu năm khi công việc kinh doanh còn tiến triển chậm. Đôi khi nó được dùng cho những chi phí bất thường hoặc sử dụng là khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp nguyên vật liệu. ở đầu kỳ, vốn chiếm dụng đến từ hai nguồn phải trả cho người bán và thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước. Tuy nhiên, nó chiếm một tỷ trọng không nhiều trong tổng nợ ngắn hạn đầu năm (22.03%). Đến cuối kỳ vốn chiếm dụng tăng lên là 839 triệu đồng. Như đã biết khoản vốn chiếm dụng là khoản vốn doanh nghiệp có thể sử dụng mà không phải trả lãi, vì vậy mặc dù nợ phải trả tăng lên những chi phí lãi vay của công ty lãi vay lại giảm xuống. Và nó càng có lợi trong tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Mặc dù chỉ tập trung đầu tư vào tài sản lưu động nhưng hiện tại chỉ mang tính chất đầu cơ tích trữ, vòng quay hàng tồn kho, vòng quay của vốn chậm. Vì thế, với cơ cấu vốn có vốn vay thấp không những đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp mà còn giảm thiểu được tối đa chi phí về lãi vay. Có thể nói công ty đang cải thiện dần trình độ quản lý và sử dụng vốn của mình trong quá trình kinh doanh. Công ty đang tận dụng vốn của người khác đồng thời giảm tới mức tối thiểu các khoản vốn vay không cần thiết để đem lại lợi nhuận cho mình với mức chi phí thấp nhất có thể trong điều kiện sản xuất kinh doanh của mình. Phần III : Hoạch định ngân sách năm 2005 cho Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Tân Thịnh Qua phân tích tình hình thực hiện ngân sách tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh có thể thấy: Mặc dù công ty đã đưa ra những kế hoạch cụ thể cho kỳ hoạt động, tuy nhiên những kế hoạch này được đưa ra chỉ dựa trên những kinh nghiệm và kết quả kinh doanh thực tế từ các năm trước, chưa xây dựng được những phương án kinh doanh cụ thể nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, hoạt động ngân sách không được kiểm soát chặt chẽ, điều chỉnh kịp thời trước những biến động của thị trường. Các nguồn vốn chưa được phân phối, điều chỉnh hợp lý dẫn đến tình trạng lúc thừa, lúc thiếu. Tuy đã có những cố gắng nhất định, công ty mới chỉ hoàn thành mục tiêu về doanh thu. Trong khi lợi nhuận thuần giảm 51,99% so với năm 2003 do chi phí sản xuất kinh doanh và các chi phí khác tăng vượt quá mức tăng về doanh thu. Đồng thời ảnh hưởng không nhỏ tới các chỉ số tài chính khác Tỷ suất lợi nhuận gộp/DTT (%) 1,09 2,55 -1,46 Tỷ suất CPQL/DTT (%) 17,28 18,31 -1,03 Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/DTT (%) 1,61 2,69 -1,08 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/DTT (%) 1,16 1,94 -0.78 Qua đây, có thể nhận thấy việc lập ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty là cần thiết. Hoạt động này sẽ giúp cho công ty có định hướng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Thu thập các thông tin liên quan. Trong những năm qua công ty đã có những bước tiến đáng kể trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh đã có sự ổn định về cơ sở vật chất và bước đầu làm việc có hiệu quả. Bên cạnh đó thị trường phía bắc đang rất sôi động, nhu cầu của người tiêu dùng ngày một tăng. Tuy phải cạnh tranh gay gắt với các công ty đến từ Pháp và Trung Quốc hay một số công ty tư nhân khác trong nước song công ty đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Một số chỉ tiêu đã đạt được trong năm 2004: đơn vị: 1000 đồng Năm2003 Năm 2004 Chênh lệch Doanh thu thuần 3546783 3813941 +267158 Tổng chi phí 3456408 3772494 +316086 Lợi nhuận thuần 90375 41447 -48.927 Lợi nhuận chịu thuế thu nhập 95348 61209 -34139 Thuế thu nhập 26697 17139 -9559 Lợi nhuận sau thuế 68651 44070 -24580 Tỷ suất lợi nhuận gộp/DTT (%) 2,55 1,09 -1,46 Tỷ suất CPQL/DTT (%) 18,31 17,28 -1,03 Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/DTT (%) 2,69 1,61 -1,08 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/DTT (%) 1,94 1,16 -0.78 Hệ số lợi nhuận của vốn CSH (ROE) 0.0159 0.0066 -0.0093 Hệ số lợi nhuận trên tổng tài sản (ROA) 0.0131 0.0054 -0.0077 Bảng 3.1.2 Bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá năm 2004 Đơn vị: 1000 đồng STT Tên CCDC Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Nước rửa sàn 3125 4188 2313 5000 2 Sơn rửa sàn 2625 3518 1943 4200 3 Malit rửa sàn 3966 5314 2935 6345 4 Cầu phong 47865 9139 35420 21584 5 Nito 22874 11651 16927 17598 6 Gỗ dán 84990 53887 62893 75984 7 Gỗ ván ép 266238 156759 197016 225981 8 Gỗ khung xương 301371 469650 186786 584235 9 Gỗ táu 314776 511876 531053 295599 10 Phào gỗ tự nhiên 156152 209244 115552 249844 11 Phào gỗ công nghiệp 487605 453391 260828 680168 12 Sàn gỗ Pergo Original 199716 267238 80538 386416 13 Sàn gỗ Pergo Basic 951269 1606067 475305 2082031 14 Nẹp kết thúc sàn gỗ 432564 558552 319014 672102 15 Nẹp giãn cách gỗ 228157 365159 168264 425052 16 Nẹp chặn nhôm vân gỗ 54762 73245 40387 87620 17 Đinh vít 156 209 115 250 Tổng 3558211 4759087 2497289 5820009 Bảng 3.1.3: Tổng hợp tình hình tiêu thụ Đơn vị: 1000 đồng Sản phẩm Năm 2003 Năm 2004 So sánh SL TT SL TT Gỗ dán 1015.6 96482 662.03 62893 -33589 Gỗ ván ép 2767.689 213649 2552.22 197016 -16633 Gỗ khung xương 9334.408 167982 29509.50 531053 363071 Gỗ táu 1243.363 43698 1310.06 46042 2344 Phào gỗ tự nhiên 6902.9 98318 7428.56 105805 7487 Phào gỗ công nghiệp 5228.983 89379 5518.11 94321 4942 Sàn gỗ Pergo Original 2911.811 753105 1471.32 380538 -372567 Sàn gỗ Pergo Basic 962.5111 253485 1869.34 492306 238821 Nẹp kết thúc sàn gỗ 214336.8 267921 255211.20 319014 51093 Nẹp giãn cách gỗ 163988 204985 134611.20 168264 -36721 Nẹp chặn nhôm vân gỗ 22740 29562 31066.92 40387 10825 Sản phẩm phụ trợ 51698 1473.70 59651 7953 Giá trị nguyên vật liệu 2270264 2497290 227026 Tổng doanh thu 3546783 3813941 +267158 Giá vốn hàng bán 2786900 3077596 +290696 Biểu đồ khái quát tình hình tiêu thụ 2 năm 2003 và 2004 Bảng 3.1.4: Bảng đánh giá chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh Đơn vị: 1000 đồng TT Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh ST TL (%) 1 Tổng chi phí trong kỳ 3456408 3772494 316086 9.14 - Nguyên vật liệu 2270264 2497290 227026 10.00 - Công cụ dụng cụ 19177 20622 1445 7.53 - Tiền lương 605063 690738 85675 14.16 - Khấu hao tài sản cố định 68594 77518 8924 13.01 -         Chi phí khác 493310 547003 53693 10.88 + Lãi tiền vay 0 64051 64051 - + Chi phí khác 493310 482952 -10358 -21 2 Doanh thu bán hàng 3546783 3813941 267158 7,53 3 Tỷ suất chi phí (%) 97.45 98.91 1,46 - 4 Tốc độ tăng giảm TSCF (%) - 1,50 - - 5 Mức độ tiết kiệm (lãng phí) - - 3727.68 - Trong đó Tỷ suất chi phí : Tỷ suất chi phí là chỉ tiêu tương đối phản ánh tỷ lệ phần trăm % của chi phí trên doanh thu bán hàng. Tỷ suất chi phí nói lên trình độ quản lý hoạt động kinh doanh, chất lượng quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp. F’ = F M x 100 Công thức : Trong đó : F’ : Tỷ suất chi phí (%) F : Tổng chi phí kinh doanh M : Tổng doanh thu bán hàng Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí (DF’) : Mức tăng giảm tỷ suất chi phí phản ánh sự thay đổi tuyệt đối về tỷ suất chi phí giữa hai kỳ. Công thức : DF’ = F’1 – F’0 Trong đó : DF’ : Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí F’1, F’0 : Tỷ suất chi phí ở kỳ phân tích và kỳ gốc Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí (TF’) : Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ % giữa mức tăng giảm tỷ suất chi phí với tỷ suất chi phí kỳ gốc. TF’ = DF’ F’0 x 100 Công thức : Mức độ tiết kiệm, lãng phí chi phí (U) : Chỉ tiêu này cho biết với mức doanh thu bán hàng trong kỳ và mức giảm (hoặc tăng) tỷ suất chi phí thì doanh nghiệp tiết kiệm (hoặc lãng phí) chi phí là bao nhiêu. Công thức : U = DF’ x M1 Trong đó : U : Mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí M1 : Doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ Bảng 3.1.5 Bảng đánh giá tình hình tăng giảm tài sản cố định Đơn vị: 1000 đồng Chỉ tiêu Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Số đầu năm Số tăng trong năm Số giảm trong năm Số cuối năm Số đầu năm Số tăng trong năm Số giảm trong năm Số cuối năm Số đầu năm Số cuối năm Tài sản cố định hữu hình 595701 1620 32423 532987 68594 94359 16841 146112 527106 367499 Nhà cửa Vật kiến trúc Máy móc Xe ô tô 518259 32422  485837  47335 71002 118338 470923 367499 Thiết bị văn phòng 65577 1620 20047  47150  19611 20390 12227 27774 19376 Thiết bị viễn thông 11863 1648 2977 4613 Tài sản cố định thuê tài chính 11863 Tài sản cố định vô hình Tổng 595700 1620 64332 532987 68594 94359 16841 146112 527106 386875 Bảng 3.1.6: Bảng tổng hợp chi phí kinh doanh theo các tháng Bơn vị: 1000 đồng Tháng Doanh thu Giá vốn hàng bán Chi phí tài chính Chi phí quản lý Tổng ST TL ST TL ST TL ST TL 1 440510 355841 9.33 3814 0.10 76279 2.00 435933 11.43 2 361338 292529 7.67 3051 0.08 62549 1.64 358129 9.39 3 152096 122809 3.22 1526 0.04 26316 0.69 150651 3.95 4 96275 77423 2.03 763 0.02 16781 0.44 94967 2.49 5 88140 70939 1.86 763 0.02 15256 0.40 86958 2.28 6 193847 156753 4.11 1907 0.05 33563 0.88 192223 5.04 7 287835 232269 6.09 2670 0.07 49963 1.31 284901 7.47 8 353087 284901 7.47 3051 0.08 61023 1.60 348976 9.15 9 393905 318083 8.34 3433 0.09 68270 1.79 389785 10.22 10 448068 361562 9.48 4195 0.11 77423 2.03 443180 11.62 11 490365 395506 10.37 4195 0.11 84669 2.22 484371 12.70 12 508475 409999 10.75 4577 0.12 88483 2.32 503059 13.19 Tổng 3813941 3078613.18 80.72 33944 0.89 660575 17.32 3773132 98.93 Trên cơ sở các kết quả kinh doanh đã đạt được của năm trước, xu hướng phát triển của thị trường và các điều kiện kinh tế trong nước ta có thể xây dựng kế hoạch ngân sách cho năm 2005. Lập ngân sách năm 2005 Ngân sách doanh thu Trên cơ sở kết quả đã đạt được của năm 2004 để tiến hành dự báo kế quả doanh thu của năm 2005 theo phương pháp dự báo cân bằng mũ: yt+1 = ay’t + (1-a )yt Với: - 0 Ê a Ê 1 y’t: Giá trị thực tế kỳ trước. Yt: Giá trị dự báo kỳ hiện tại theo phương pháp bình quân di động của 2 năm: 2003 và 2004. Giá trị của trọng số trong bài toán hoạch định ngân sách này được chọn a = 0.3. Bảng 3.2.1.1 Dự báo doanh thu năm 2005 Đơn vị: 1000 đồng Tháng Năm 2003 Năm 2004 Bình quân di động Doanh thu năm 2005 1 412498 440510 426504 430706 2 324735 361338 343037 348527 3 113950 152096 133023 138745 4 78562 96275 87419 90075 5 90351 88140 89246 88914+2634000 6 226172 193847 210010 205161 7 265040 287835 276438 279857 8 313925 353087 333506 339380 9 335085 393905 364495 373318 10 491684 448068 469876 463334 11 428705 490365 459535 468784 12 466076 508475 487276 493635 Tổng 3546783 3813941 3680362 6354436 Tính toán dựa trên công thức trên ta có kết quả doanh thu dự báo được thể hiện bảng trong bảng : Tuy nhiên, trong tháng 2 công ty nhận được một hợp đồng xây dựng với đối tác Metrol trị giá 2634000 nghìn đồng. Công trình được thực hiện trong vòng 3 tháng, và giá trị của hợp đồng được thanh toán sau khi công trình hoàn thành và bàn giao cho khách hàng. Vì vậy, trong tháng 5 ta thấy ngoài doanh thu dự báo là 88914 nghìn đồng còn xuất hiện giá trị 2634000 nghìn đồng. Trong phần phân tích hoạt động ngân sách của Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh ta đã biết. ở những tháng đầu năm ( từ tháng 3 cho tới tháng sáu) để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh công ty cho phép khách hàng trả chậm 40% sau hai tháng. ở những tháng tiếp theo công ty khuyến khích khách hàng thanh toán ngay sau khi kết thúc hợp đồng. Tuy nhiên khách hàng vẫn được phép trả chậm trong vòng một tháng. Bảng 3.2.1.2: Kế hoạch doanh thu bán hàng Đơn vị: 1000 đồng Tháng Tổng doanh số Doanh số bán trả chậm Doanh số bán thanh toán ngay. Tháng 1 430706 13524 417182 Tháng 2 348527 10944 337583 Tháng 3 138745 55498 83247 Tháng 4 90075 36030 54045 Tháng 5 2722914 1089166 1633748 Tháng 6 205161 82064 123096 Tháng 7 279857 8788 271069 Tháng 8 339380 10657 328724 Tháng 9 373318 11722 361596 Tháng 10 463334 14549 448785 Tháng 11 468784 14720 454064 Tháng 12 493635 15500 478135 Tổng 6354436 1363161 4991275 Doanh số hàng bán trả chậm ở các tháng còn lại được tính toán dựa trên cơ sở tỷ số giữa khoản phải thu bình quân của khách hàng so với doanh thu thuần của doanh nghiệp: = 3.14% Doanh thu thuần (116621+122723)/2 3813941 Phải thu của khách hàng bình quân = *100 430.85 * 3.14% Doanh số bán hàng trả chậm = = 13.53 Giả sử doanh thu tháng 1 được dự báo là 430.85 triệu đồng, khi đó doanh số hàng bán trả chậm sẽ là: Bằng các phép tính tương tự ta thu được kết quả như bảng trên. Các khoản phải thu được thanh toán sau khi công trình bàn giao theo những điều khoản của hợp đồng dựa trên chính sách bán hàng của công ty. Kế hoạch thu tiền bán hàng được thể hiện trong bảng sau: Bảng 3.2.1.3: Kế hoạch thu tiền bán hàng Đơn vị: 1000 đồng Tháng Thu tiền bán hàng kỳ trước Thu tiền mặt bán hàng trong kỳ Tổng thu tiền mặt Tháng 1 116621 417182 533803 Tháng 2 13524 337583 351107 Tháng 3 10944 83247 94191 Tháng 4 54045 54045 Tháng 5 55498 1633748 1689246 Tháng 6 36030 123096 159127 Tháng 7 1089166 271069 1360235 Tháng 8 90852 328724 419576 Tháng 9 10657 361596 372252 Tháng 10 11722 448785 460507 Tháng 11 14549 454064 468613 Tháng 12 14720 478135 492855 Tổng 1464282 4991275 6455557 Khoản tiền 116.62 triệu đồng thu trong tháng 1 là khoản phải thu của khách hàng trong năm 2004. Trên cơ sở dự báo doanh thu năm 2005, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch sản xuất sao cho chi phí sản xuất là thấp nhất nhưng vẫn bảo đảm thực hiện được theo các dự báo mà mình xây dựng. Ngân sách chi phí sản xuất Đơn vị: 1000 đồng Năm 2004 Năm 2005 Tỷ lệ % theo doanh thu Doanh thu 3546783 3813941 100 Giá vốn hàng bán - Nguyên vật liệu - Chi phí nhân công trực tiếp - Sản xuất chung 2786900 2322360 445362 19177 3077596 2497290 559684 20622 79.67 65.48 13.65 0.54 Chi phí bán hàng 1800 0.05 Chi phí quản lý kinh doanh 649370 658992 17.77 Khấu hao 68594 77518 Thuê tài sản 180000 180000 Các khoản chi phí khác 400776 401474 10.90 Chi phí tài chính 20138 34106 0.74 Tổng chi 3456408 3772494 98.23 ở đây, chi phí thuê tài sản là chi phí cố định theo hợp đồng thuê. Khấu hao tài sản cố định được xác định theo nguyên tắc khấu hao của doanh nghiệp. Các chi phí còn lại là những chi phí biến đổi, được xác định theo tỷ lệ với doanh thu của doanh nghiệp. Ngân sách nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu là chi phí biến đổi. Giá trị nguyên vật liệu trong kỳ thay đổi theo doanh thu trong kỳ. Để đơn giản cho quá trình tính toán, ta giả sử chi phí của từng loại nguyên vật liệu tăng hoặc giảm tỷ lệ theo mức tăng hoặc giảm của doanh thu. Bảng 3.2.2.1.1: Nhu cầu nguyên vật liệu theo doanh thu dự kiến 2004 tỷ lệ % 2005 Tổng giá trị NVL 2497290 2436065 Gỗ dán 62893 2.52 61351 Gỗ ván ép 197016 7.89 192186 Gỗ khung xương 531053 21.27 518033 Gỗ táu 46042 1.84 44913 Sàn gỗ Pergo Original 380538 15.24 371209 Sàn gỗ Pergo Basic 492306 19.71 480236 Phào gỗ tự nhiên 105805 4.24 103211 Phào gỗ công nghiệp 94321 3.78 92009 Nẹp kết thúc sàn gỗ 319014 12.77 311193 Nẹp giãn cách gỗ 168264 6.74 164139 Nẹp chặn nhôm vân gỗ 40387 1.62 39397 Sản phẩm phụ trợ 59651 2.39 58189 Nếu theo phương pháp dự báo ở trên thì tổng doanh thu của năm 2005 sẽ là 3720436 nghìn đồng, giá trị nguyên vật liệu sử dụng tương ứng là 2964176 nghìn đồng. Khi đó ta có giá trị từng loại nguyên vật liệu như bảng trên. Tuy nhiên, theo hợp đồng ký kết tháng 2, nguyên vật liệu sử dụng là gỗ Pergo Original, phào tự nhiên, nẹp kết thúc sàn gỗ, nẹp kết thúc và các sản phẩm phụ trợ khác. Giá trị Gỗ Pergo Original 1180862 Phào tự nhiên 73071 Nẹp kết thúc sàn gỗ 220319 Nẹp giãn cách gỗ 116207 Nẹp chặn nhôm vân gỗ 27892 Sản phẩm phụ trợ 41196 Tổng hợp hai bảng ta có bảng tổng hợp nhu câu nguyên vật liệu trong kỳ: Bảng 3.2.2.1.2: Nhu cầu nguyên vật liệu cả kỳ Đơn vị: 1000 đồng 2004 NVL dự báo NVL theo hợp đồng Tổng Tổng giá trị NVL 2497290 2436065 1724689 4160754 Gỗ dán 62893 61351 61351 Gỗ ván ép 197016 192186 192186 Gỗ khung xương 531053 518033 518033 Gỗ táu 46042 44913 44913 Sàn gỗ Pergo Original 380538 371209 1180863 1552071 Sàn gỗ Pergo Basic 492306 480236 480236 Phào gỗ tự nhiên 105805 103211 138212 241423 Phào gỗ công nghiệp 94321 92009 92009 Nẹp kết thúc sàn gỗ 319014 311193 220319 531512 Nẹp giãn cách gỗ 168264 164139 116207 280346 Nẹp chặn nhôm vân gỗ 40387 39397 27892 67289 Sản phẩm phụ trợ 59651 58189 41196 99385 Phân bổ nguyên vật liệu trong kỳ theo tháng: Do nhu cầu về sản phẩm gỗ của từng khách hàng là khác nhau, vì vậy rất khó có thể phân bổ từng loại gỗ cho các tháng. Vì vậy để đơn giản hóa ta phân bổ sản phẩm gỗ theo tổng giá trị của nó cho các tháng. Bảng 3.2.2.1.3: Bảng phân bổ nguyên vật liệu trong kỳ Tháng Doanh thu Nguyên vật liệu Gỗ Phào tự nhiên Phào công nghiệp Nẹp giãn cách gỗ Nẹp kết thúc sàn gỗ Nẹp chặn nhôm vân gỗ Phụ trợ khác Tổng 1 430706 193092 11949 10661 19000 36031 4557 6739 282026 2 348527 156250 9669 8627 15375 29156 3687 5453 228215 3 2772745 1243064 76927 3436 122318 231956 29336 43383 1815593 4 90075 40382 2499 2229 3974 7535 953 1409 58981 5 88914 39861 2467 2201 3922 7438 941 1391 58221 6 205161 91977 5692 5078 9051 17163 2171 3210 134339 7 279857 125464 7764 6927 12346 23412 2961 4379 183250 8 339380 152149 9416 8400 14972 28391 3591 5310 222226 9 373318 167364 10357 9240 16469 31230 3950 5841 244449 10 463334 207720 12855 11468 20440 38760 4902 7249 303391 11 468784 210163 13006 11603 20680 39216 4960 7335 306960 12 493635 221304 13695 12218 21776 41295 5223 7724 323232 Tổng 6354436 2848791 176297 92088 280321 531584 67231 99423 4160884 Bảng 3.2.2.2: Kế hoạch nguyên vật liệu năm 2005 Đơn vị: 1000 đồng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Nguyên liệu gỗ NVL dùng cho thi công 193091 156250 1243064 40382 39861 91977 125464 152149 167364 207720 210163 221304 Tồn cuối kỳ mong muốn 2656250 3743064 2540382 2539861 2591977 2625464 2652149 2667364 2707720 2710163 2721304 2693091 Tồn đầu kỳ 2656250 3743064 2540382 2539861 2591977 2625464 2652149 2667364 2707720 2710163 2721304 NVL cần mua trong kỳ 2849341 1243064 40382 39861 91977 125464 152149 167364 207720 210163 221304 193091 Tồn kho cuối kỳ trước 3650246 800905 -442159 -482541 -522402 -614379 -739843 -891992 -1059356 -1267076 -1477239 -1698543 -1891634 Nguyên liệu phào NVL dùng cho thi công 22610 18296 80363 4728 4668 10770 14691 17816 19597 24323 24609 25913 Tồn cuối kỳ mong muốn 310796 372863 297228 297168 303270 307191 310316 312097 316823 317109 318413 315110 Tồn đầu kỳ 310796 372863 297228 297168 303270 307191 310316 312097 316823 317109 318413 NVL cần mua trong kỳ 333406 80363 4728 4668 10770 14691 17816 19597 24323 24609 25913 22610 Tồn kho cuối kỳ trước 930012 596606 516243 511515 506847 496077 481386 463570 443973 419650 395041 369128 346518 Nguyên liệu nẹp NVL dùng cho thi công 59588 48219 383610 12462 12301 28384 38718 51649 51649 64102 64856 68295 Tồn cuối kỳ mong muốn 819719 1155110 783962 783801 799884 810218 823149 823149 835602 836356 839795 831088 Tồn đầu kỳ 819719 1155110 783962 783801 799884 810218 823149 823149 835602 836356 839795 NVL cần mua trong kỳ 879307 383610 12462 12301 28384 38718 51649 51649 64102 64856 68295 59588 Tồn kho cuối kỳ trước 1184774 305467 -78143 -90604 -102906 -131290 -170008 -221657 -273305 -337407 -402264 -470558 -530146 Phụ trợ khác NVL dùng cho thi công 6739 5453 43383 1409 1391 3210 4379 5310 5841 7249 7335 7724 Tồn cuối kỳ mong muốn 92703 130633 88659 88641 90460 91629 92560 93091 94499 94585 94974 87250 Tồn đầu kỳ 92703 130633 88659 88641 90460 91629 92560 93091 94499 94585 94974 NVL cần mua trong kỳ 99442 43383 1409 1391 3210 4379 5310 5841 7249 7335 7724 0 Tồn kho cuối kỳ trước 37379 -62063 -105446 -106855 -108246 -111456 -115835 -121145 -126986 -134236 -141570 -149294 -149294 Công thức: = + NVL dự trữ Theo kinh nghiệm của doanh nghiệp thì lượng NVL gỗ dự trữ mỗi tháng là 2500.000 nghìn đồng. = + – Theo bảng dự báo nguyên vật liệu năm 2005, tổng nguyên vật liệu thiếu hụt của năm là: 2571074 nghìn. Nguyên phụ liệu công ty có thể mua trực tiếp tại thị trường trong nước. Chính vì vậy, phụ liệu cầm mua mỗi tháng được thể hiện trong bảng, riêng tháng 1 công ty cần mua phụ liệu có giá trị 62.063 nghìn đồng. Với các loại nguyên vật liệu khác được nhập khẩu từ Thụy Điển. Theo tính toán trong bảng thì trong kỳ doanh nghiệp sẽ thiếu hụt một lượng gỗ có giá trị: 2.421.780 nghìn đồng, và bắt đầu thiếu hụt từ tháng 2. Tuy nhiên, Nguyên vật liệu nhập khẩu được nhập theo công ten nơ có tổng giá trị một công ten nơ là:655.488.810 đồng, và nhận được sau một tháng đặt mua hàng. Do đó công ty sẽ nhập khẩu 4 công ten nơ với tổng giá trị nhập khẩu là 2621953 nghìn đồng vào ba tháng: tháng1, tháng 4, tháng 7 và tháng 10. nhằm đảm bảo nhu cầu trong năm và 6 công ten nơ nguyên vật liệu vào tháng 12 đảm bảo nhu cầu dự trữ cuối năm (công ty có thể tìm một đối tác mua hàng nhằm giảm chi phí mua hàng và giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho), và gửi tiền mua hàng vào tháng một. Bảng 3.2.2.3: Kế hoạch mua nguyên vật liệu chi tiết Đơn vị: 1000 đồng Tháng NVL mua trong kỳ Trả tiền hàng mua trong kỳ Trả tiền hàng nợ kỳ trước Tổng số tiền phải trả trong kỳ 1 717551 337457 337457 2 43383 43383 43383 3 1409 1409 163872 165281 4 656879 329135 329135 5 3210 3210 163872 167082 6 4379 4379 163872 168251 7 333054 333054 333054 8 5841 5841 163872 169713 9 7249 7249 163872 171121 10 990568 335079 335079 11 7724 7724 163872 171596 12 2628691 662227 163872 826099 Tổng 5399938 2070147 1147104 3217251 Nguyên vật liệu nhập khẩu, doanh ngiệp có trách nhiệm trả ngay 1/2 giá trị lô hàng, số còn lại được trả làm 2 lần, sau khi nhận được lô hàng 2 tháng. Ngân sách nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp là loại chi phí biến đổi, tăng giảm cùng tỷ lệ với mức tăng giảm của doanh thu. Bảng 3.2.2.4: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Đơn vị: 1000 đồng Tháng Doanh thu Chi phí nhân công trực tiếp 1 430706 58791 2 348527 47574 3 138745 138522 4 90075 131879 5 2722914 131720 6 205161 28004 7 279857 38200 8 339380 46325 9 373318 50958 10 463334 63245 11 468784 63989 12 493635 67381 Tổng 6354436 867649 Chi phí nhân công trực tiếp = doanh thu* 13.65% Chi phí nhân công trực tiếp của hợp đồng thực hiện trong tháng 3 sẽ được phân bổ vào 3 tháng: 3, 4, 5. Tính toán ta được số liệu như bảng trên Ngân sách sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là loại chi phí biến đổi, tăng giảm cùng tỷ lệ với mức tăng giảm của doanh thu. Bảng 3.2.3.1 Dự toán chi phí sản xuất chung ( công cụ dụng cụ) Đơn vị: 1000 đồng Tháng Doanh thu Chi phí sản xuất chung 1 430706 2326 2 348527 1882 3 138745 52333 4 90075 5245 5 2722914 5221 6 205161 14704 7 279857 1108 8 339380 1511 9 373318 1833 10 463334 2016 11 468784 2502 12 493635 2531 Tổng 6354436 93212 Bảng 3.2.2.5: Dự toán giá vốn hàng bán Đơn vị: 1000 đồng Tháng Nguyên vật liệu trực tiếp Nhân công trực tiếp Sản xuất chung Giá vốn hàng bán 1 282026 58791 2326 343143 2 228215 47574 1882 277671 3 1815593 138522 52333 2006448 4 58981 131879 5245 196105 5 58221 131720 5221 195162 6 134339 28004 14704 177047 7 183250 38200 1108 222559 8 222226 46325 1511 270063 9 244449 50958 1833 297239 10 303391 63245 2016 368652 11 306960 63989 2502 373451 12 323232 67381 2531 393145 Tổng 4160884 866590 93212 5120687 Ngân sách chi phí quản lý, bán hàng và chi phí tài chính Bảng 3.2.3.1: Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý Đơn vị: 1000 đồng Tháng Doanh thu năm 2005 Chi phí bán hàng Khấu hao Thuê tài sản Chi phí lao động quản lý Chi phí khác Chi phí quản lý 1 430706 215 6052 15000 17000 29947 67999 2 348527 174 6052 15000 17000 20989 59041 3 138745 69 6052 15000 11000 4123 36175 4 90075 45 6052 15000 9500 318 30870 5 2722914 1361 6052 15000 15500 281298 317850 6 205161 103 6052 15000 12500 9863 43415 7 279857 140 6052 15000 15500 15004 51556 8 339380 170 6052 15000 17000 19992 58044 9 373318 187 6052 15000 17000 23692 61744 10 463334 232 6052 15000 17000 33503 71555 11 468784 234 6052 15000 17000 34097 72149 12 493635 247 6052 15000 17000 36806 Tổng 6354436 3177 72627 180000 183000 509633 Bảng 3.2.3.3: Tính lãi vay Đơn vị: 1000 đồng Tháng Lãi vay ngân hàng Tổng chi phí tài chính 1 3790 3790 2 3790 3790 3 3790 3790 4 3790 3790 5 3790 3790 6 3790 3790 7 3790 3790 8 3790 3790 9 3790 3790 10 3790 3790 11 3790 3790 12 3790 3790 Tổng 45484 45484 Các báo cáo tài chính dự toán Bảng 3.2.5.1: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh Đơn vị: Đơn vị: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Doanh thu thuần 3813941 6354436 Giá vốn hàng bán 3077596 5230678 Chi phí bán hàng 1800 3177 Chi phí quản lý kinh doanh 658992 945260 Chi phí tài chính 34106 45484 Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh 41447 129836 Lãi khác 4333 Lỗ khác Tổng lợi nhuận kế toán 45780 129836 Các khoản đầu tư tài chính tăng, giảm lợi nhuận 15429 0 Tổng lợi nhuận chịu thuế thu nhập doanh nghiệp 61209 129836 Thuế thu nhập doanh nghiệp 17139 36354 Lợi nhuận sau thuế 44070 93482 Dự toán thu chi Đơn vị: 1000 đồng Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Thu tiền mặt Tiền mặt có đầu kỳ 959918 950557 1072790 748231 227901 992920 833572 1692155 1758776 1768318 1680013 1761955 Tiền mặt thu từ khách hàng 533803 351107 94191 54045 1689246 159127 1360235 419576 372252 460507 468613 492855 Tổng thu tiền mặt 1493721 1301664 1166981 802277 1917147 1152046 2193807 2111730 2131029 2228825 2148626 2254810 Chi tiền mặt Nguyên vật liệu 337457 43383 165281 329135 167082 168251 333054 169713 171121 335079 171596 826099 Chi phí nhân công 58791 47574 138522 131879 131720 28004 38200 46325 50958 63245 63989 67381 Chi phí bán hàng 215 174 69 3790 228874 103 140 170 187 232 234 247 Chi phí quản lý 67999 59042 36175 30870 317850 43415 51557 58045 61744 71556 72150 74859 Chi phí tài chính 3790 3790 3790 3790 3790 3790 3790 3790 3790 3790 3790 3790 Trả gốc tiền vay 74911 74911 74911 74911 74911 74911 74911 74911 74911 74911 74911 74911 Tổng chi tiền mặt 543164 228874 418749 574376 924227 318474 501652 352954 362711 548813 386670 1047287 Tiền mặt dự trữ tối thiểu 150000 150000 150000 150000 150000 150000 150000 150000 150000 150000 150000 150000 Tổng nhu cầu tiền mặt 693164 378874 568749 724376 1074227 468474 651652 502954 512711 698813 536670 1197287 Cân đối thu-nhu cầu tiền mặt 800557 922790 598231 77901 842920 683572 1542155 1608776 1618318 1530013 1611955 1057524 Tiền mặt cuối kỳ 950557 1072790 748231 227901 992920 833572 1692155 1758776 1768318 1680013 1761955 1207524 Bảng cân đối tài sản dự toán Tài sản Năm 2004 Năm 2005 Nguồn vốn Năm 2004 Năm 2005 a.Tslđ và đầu tư ngắn hạn 7747357 5065551 a. nợ phải trả 1545625 1474848 I. Tiền 959918 1207524 I. Nợ ngắn hạn 1545625 II. Các khoản phải thu 800301 838680 Vay ngắn hạn 705842 1. Phải thu của khách hàng 116621 155000 Phải trả cho ngời bán 83983 1474848 2. VAT được khấu trừ 196303 196303 Thuế và các khoản phải nộp 3. Các khoản phải thu khác 487377 487377 II. Nợ dài hạn IV. Hàng tồn kho 5820009 3019348 III. Nợ khác V. Tài sản lưu động khác 167129 B. nguồn vốn chủ sở hữu 6634074 3936864 B. Tscđ và đầu tư dài hạn 432342 346161 I. Nguồn vốn - Quỹ 6634074 3936864 I. Tài sản cố định 418785 346161 Nguồn vốn kinh doanh 6524761 3783479 1. Tài sản cố định hữu hình 418785 346161 Lợi nhuận cha phân phối 109314 153385 - Nguyên giá 564897 564897 - Giá trị hao mòn luỹ kế -146112 -218736 V. Chi phí trả trước dài hạn 13557 13557 II. Nguồn kinh phí Tổng cộng tài sản 8179700 5411712 Tổng cộng nguồn vốn 8179700 5411712 Bảng 3.2.5.2: Các chỉ số tài chính Chỉ số Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Hệ số lợi nhuận của một đồng doanh thu 0.0116 0.0147 0.0032 Hệ số lợi nhuận trên vốn kinh doanh(ROA) 0.0066 0.0237 0.0171 Hệ số lợi nhuận của vốn CSH(ROE) 0.0054 0.0173 0.0119 Khả năng thanh toán hiện hành 5.01 3.43 -1.5754 Khả năng thanh toán nhanh 1.14 1.387 0.2474 Hiệu quả sử dụng tài sản 0.008 0.024 0.0155 Kết luận Qua việc hoạch định ngân sách năm 2005 cho Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh có thể thấy: vị thế tài chính của doanh nghiệp đã được cải thiện, điều này được thể hiện qua các chỉ số tài chính. Khi hoạch định ngân sách được xem xét thực hiện, đã có sự phân phối một cách tốt hơn các dòng tiền trong doanh nghiệp. Các chỉ số tài chính thay đổi theo hướng tích cực. Tỷ số khả năng thanh toán hiện hành giảm (-1.5754 ). Tuy nhiên, một đồng nợ ngắn hạn của doanh nghiệp vẫn được đảm bảo bằng 3.43 đồng vốn lưu động, hay bằng 1.39 đồng tiền và các khoản phải thu. Bên cạnh đó hiệu quả sử dụng tài sản tăng lên rõ rệt. Như vậy, ta có thể thấy được tầm quan trọng của vấn đề hoạch định ngân sách đối với sự phát triển của doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh nói riêng. Tuy số liệu tính toán thu được qua quá trình hoạch định chỉ mang tính chất tương đối, xong nó cho phép doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện, một hướng đi đúng đắn, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Giúp doanh nghiệp giảm bớt được những chi phí không thực sự cần thiết, đồng thời biết đầu tư, phân phối hợp lý nhằm đem lại hiệu quả sản xuất cao nhất. Trong quá trình thực hiện đồ án, do còn nhiều hạn chế về mặt chuyên môn nên bản đồ án còn nhiều thiếu xót. Rất mong có sự đóng góp ý kiến bổ sung của các thầy cô cùng các bạn sinh viên để bản đồ án được thiện và thành công. Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn thầy Nguyễn Văn Long, các anh chị phòng kế toán, phòng kinh doanh Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Tân Thịnh đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình xây dựng và thực hiện bản đồ án này. Sinh viên Phạm Thế Anh Tài liệu tham khảo 1. Quản trị tài chính - Trường Kinh tế Quốc dân. 2. Kế toán tài chính - Trường Đại học Tài chính. 3. Quản trị tài chính doanh nghiệp - Nguyễn Hải Sản. 4. Kế Toán quản trị - Nguyễn Tấn Bình. Mục lục Lời mở đầu 1 Phần 1: Cơ sở lý luận về ngân sách và hoạch định ngân sách doanh nghiệp 3 Tổng quan về ngân sách doanh nghiệp 3 Lý luận chung về ngân sách doanh nghiệp 3 Chức năng của ngân sách 4 Hoạch định ngân sách 5 Khái niệm về hoạch định ngân sách 5 Tác dụng của hoạch định ngân sách 5 Nội dung của hoạch định ngân sách 8 Đối tượng tham giá hoạch định ngân sách 8 Quá trình hoạch định ngân sách 10 Nội dung của hoạch định ngân sách 13 Phần 2: Phân tích công tác thực hiện ngân sách tại Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh 20 2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh 20 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh 20 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh 21 Đặc điểm tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty 22 Phân tích tình hình thực hiện ngân sách Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh 27 Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 29 Nguồn vốn 39 Phần 3: Hoạch định ngân sách năm 2005 cho Công ty TNHH TM và XD Tân Thịnh 43 3.1 Thu thập các thông tin liên quan 43 3.2. Lập ngân sách năm 2005 51 3.2.1. Ngân sách doanh thu 51 3.2.2. Ngân sách chi phí sản xuất 56 3.2.3. Ngân sách chi phí quản lý, bán hàng và chi phí tài chính 66 3.2.4. Các báo cáo tài chính dự toán 68 Kết luận 72 Tài liệu tham khảo 73