Đề tài Hạch toán vốn bằng tiền bằng phần mềm Ms Access

LỜI MỞ ĐẦU & Trong quá trình đổi mới của đất nước và sự hội nhập với nền kinh tế của quốc tế đang từng bước phát triển đã tạo nhiều sự chuyển biến trên thị trường. Chính vì nguyên nhân đó đã đòi hỏi mỗi chúng ta phải đáp ứng nhu cầu xã hội,để đưa đất nước ta thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa theo một khuôn khổ của pháp luật nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển hơn. Do đó trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty thì công việc hạch toán, kế toán không thể thiếu đối với các Công ty, doanh nghiệp. Nó luôn tồn tại và là công cụ trong quá trình tái sản xuất của các Công ty, doanh nghiệp. Trong sản xuất kinh doanh của nền kinh tế thị trường hiện nay để tồn tại hay phát triển thì Công ty, doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng vốn nhất định. Đặc biệt là vốn bằng tiền nó đóng vai trò quan trọng trong qúa trình phát triển và hình thành . Muốn sử dụng được nguồn vốn này có hiệu quả thì đòi hỏi mỗi chúng ta cần phải tiết kiệm, biết cách sử dụng là sự tồn tại phát triển của Công ty,Doanh nghiệp đó. Để đáp ứng và phục vụ cho nhu cầu trên thì người kế toán đóng vai trò quan trọng trong Công ty, Doanh nghiệp của mình. Ngày nay ngành công nghệ thông tin đã phát triển và nắm bắt đựơc tác dụng của nó vì vậy các Công ty, Doanh nghiệp đã đưa máy tính vào việc kế toán hạch toán.Nhằm nắm bắt được thông tin vốn trong từng giai đoạn. Như ta đã biết việc tổ chức quản lý tại đơn vị là phức tạp và mất nhiều công sức . Vì vậy máy tính trở thành công cụ không thể thiếu trong công việc hạch toán, kế toán hàng ngày của người làm công việc kế toán.Và đây cũng chính là công cụ giúp em chọn đề tài: “HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN BẰNG PHẦN MỀM MS ACCESS”. PHẦN MỘT NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN I. KHÁI NIỆM Ý NGHĨA VÀ NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN: 1. Khái niệm: Hạch toán vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm việc hạch toán tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các công ty tài chính và các khoản tiền đang chuyển. 2. Ý nghĩa hạch toán vốn bằng tiền : - Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản cuả doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng có thể là mạch máu lưu thông của doanh nghiệp có tiền thì Công ty đoanh nghiệp sẽ trả lương cho công nhân viên, tiếp tục quá trình sản xuất mở rộng quy mô của công ty doanh nghiệp đó. - Vốn bằng tiền là tài sản có tính luân chuyển cao nhất do đó đòi hỏi phải có nguyên tắc quản lý chặt chẽ để tránh thất thoát gian lận. - Trong việc hạch toán vốn bằng tiền cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nội bộ vốn bằng tiền. Chẳng hạn cá nhân nào có trách nhiệm đối với một tài sản thì không được giữ sổ kế toán. - Vốn bằng tiền là tài sản có tính luân chuyển cao nhất nó phản ánh khả năng thanh toán của Công ty hay doanh nghiệp. Do đó Công ty có thể dùng tiền mặt để thanh toán những khoản phải trả cần thiết. 3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: Để hạch toán vốn bằng tiền Công ty phải tôn trọng những nguyên tắc sau: - Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng. - Đối với vàng bạc, kim khí, đá qúy, phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền - Chi áp dụng cho công ty, doanh nghiệp có chức năng kinh doanh vàng bạc, kim khí, đá quý. Phải theo dõi số lượng, trọng lựơng, quy cách sản phẩmvà giá trị từng loại và được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán ). Khi xuất có thể sử dụng một trong những phương pháp sau đây: Phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp theo giá thực tế đích danh Phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp nhập sau xuất trước - Ở các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong các hoạt động kinh doanh phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế do liên ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi vào sổ kế toán. Nếu có chênh lệch giữa tỷ gía thực tế và tỷ giá ngoại tệ thì được hạch toán vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá” đồng thời ngoại tệ lại được hạch toán chi tiết cho từng loại nguyên tệ. - Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập xuất tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý . Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm tra số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu kiểm tra với số liệu thủ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu chênh lệch phải xác định rõ nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết. 4. Nhiệm vụ của hạch toán vốn bằng tiền : Trong công tác kế toán của công ty, doanh nghiệp thì công tác hạch toán vốn bằng tiền giữ vai trò rất quan trọng, vì vậy hạch toán vốn bằng tiền đảm nhận tốt các công việc sau: - Phản ánh kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động tăng giảm hàng ngày của tiền mặt tại quy ừ.Hạn chế hết mức tiền mặt tồn quỹ chỉ giữ lại ở mức thỏa thuận giữa Ngân hàng và Doanh nghiệp. - Cuối mỗi ngày phải đối chiếu số dư trên sổ kế toán và sổ thực tế tại quỹ, để xử lý kịp thời những sai sót. - Giám đốc chặt chẽ việc chấp hành việc chế độ thu chi, quản lý tiền mặt, tiền gửi ngận hàng, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá quý khuyến khích việc thanh toán không dùng tiền mặt. Định kỳ đối chiếu số dư trên sổ sách của công ty với số dư sổ sách Ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch. II. KẾ TOÁN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN 1. Hạch toán tiền mặt tại quỹ. a. Khái niệm: Tiền mặt tại quỹ của Công ty Doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý. b. Những nguyên tắc khi hạch toán vốn bằng tiền tại quỹ: - Chỉ phản ánhvào tài khoản 111 số tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế xuất quỹ tiền mặt.Còn đối với những khoản tiền thu đươc chuyển nộp ngay vào ngân hàng không thông qua quỹ tiền mặt tại Công ty thì không hạch toán vào tài khoản 111 mà hạch toán vào tài khoản 113 “tiền đang chuyển”. - Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý.Do Công ty khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại Công ty thì trước khi nhập phải làm đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm và giám định chất lượng niêm phong và có xác nhận của người ký cược,ký quỹ. Và được hạch toán như các tài khoản bằng tiền của Công ty. Chỉ nhập, xuất tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi (chứng từ xuất nhập vàng bạc) và có đủ chữ ký của người nhận, người giao , ngươi cho phếp nhập , xuất theo chế độ qui định của kế toán . Trường hợp đặt biệt phải có lệnh nhập, xuất đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ để ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản phải thu, chi, xuất, nhập, quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, và tính ra số tiền tồn quỹ tiền mặt tại mỗi thời điểm. c.Tài khoản sử dụng: - Hạch toán tiền mặt tại quỹ: Kế toán sử dụng tài khoản 111 “ tiền mặt tại quỹ”. - Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm tồn quỹ tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc taị quỹ. * Kết cấu tài khoản 111 như sau: Bên Nợ 111 Bên Có +Phản ánh các khoản tiền mặt Việt +Phản ánh các khoản tiền mặt Nam, ngân phiếu ngoại tệ, vàng bạc Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ đá quý, kim khí quý nhập quỹ tiền vàng bạc, đá quy, kim khí quý mặt. nhập quỹ tiền mặt . +Tiền mặt phát hiện thừa khi kiểm kê +Số dư có +Phản ánh các khoản tiền Việt Nam,ngân phiếu, ngoai tệ,vàng bạc hiên còn tồn quỹ tiền mặt. * Có 3 tài khoản cấp hai: + Tài khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam” phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt. + Tài khoản 1112 “Ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo tỷ giá quy đổi theo tiền Việt Nam. + Tài khoản 1113 “vàng bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý, nhập xuất tồn quỹ tiền mặt. * Phương pháp hạch toán tiền mặt: + Thu tiền mặt từ việc bán hàng hóa hay cung cấp, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng và nhập quỹ. Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 511 Doanh thu Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp + Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt. Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng + Nhận tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn về nhập quỹ Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 338 Phải trả khác Có TK 334 Ký cược, ký quỹ dài hạn +Thu nợ của khách hàng hoặc ứng trứơc của khách hàng về nhập quỹ Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 131 Phải thu của khách hàng + Chi tiền mặt để mua sắm vật tư,TSCĐ hoặc chi cho đầu tưu XDCB Nợ TK 152 Nguyên vật liệu  Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 TSCĐ vô hình Nợ TK 214 Chi phí đầu tư XDCB Có TK 111 Tiền mặt * Hạch toán tiền mặt tại quỹ Sơ đồ hạch toán tiền mặt Việt Nam 112 111 112 Rút tiêng gửi NH về Gứi tiền vào NH Nhập quỹ tiền mặt 511,512 211,152 Doanh thu bán hàng hóa, Mua vật tư TSCĐ,hàng hóa dịch vụ bằng tiền 515,711 141 Thu cho thuê TSCĐ, thanh Cho phí tạm ứng bằng lý nhượng bán TSCĐ tiền mặt 131,136,141 635,811 Thu hồi các khoản phải thu Cacự chi phí hoạt động tài Băng tiền mặt chính, và hoạt động khác 334 331 Nhận ký cược, ký quỹ của Thanh toán các khoản phải đơn vị khác nợ phải trả bằng tiền 338 144,244 Các khoản tiền thừa phát Thế chấp ký cươc, ký quỹ hiện khi kiểm kê ngắn hạn, dài hạn 2. Kế toán hạch toán tiền gửi ngân hàng a. Khái niệm: + Tiền gửi ngân hàng của Công Ty bao gồm nhữung khoản tiền của Công Ty tại ngân hàng. + Tại kho bạc nhà nước các công ty tài chính,để thực hiện các việc thanh toán không dùng tiền mặt.  b. Những nguyên tắc cần tôn trọng khi hạch toán gửi tiền ngân hàng + Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 giấy báo có , giấy báo nợ hoặc bản kê khai ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc báo chi). + Khi nhận được chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách của đơn vị, số liệu trên sổ sách của ngân hàng thì đơn vị thông báo với ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối tháng chưa xác minh rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu ghi trong giấy báo hay bản kê sao ngân hàng. Số chênh lệch được ghi vào bên Nợ TK 138 hoặc ghi bên Có TK 338 sang tháng sau phải tiến hành đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ. + Một Công Ty hoặc Doanh nghiệp có thể mở tài khoản ngân hàng, do đó phải mở sổ chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc theo dõi kiểm tra. + Kế toán tổng hợp sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của tiền gửi ngân hàng ( kho bạc, hay công ty tài chính). c. Tài khoản sử dụng: Hạch toán tiền gửi ngân hàng kế toán sử dụng TK112” Tiền gửi ngân hàng” tài khỏan này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm, tồn quỹ, tiền Việt Nam, ngoại tệ vàng bạc đá quý đang gửi tại ngân hàng. Kết cấu TK 112 như sau: Bên Nợ 112 Bên Có + Các khoản tiền gửi ngân hàng + Các khoản tiền rút từ ngân hàng + Chênh lệch thừa chưa rõ nguyên nhân + Khoản chênh lệch chưa rõ (do số liệu trên giấy báo hoặc bảng sao nguyên nhân (do số liệu trên kê ngân hàng lớn hơn số liệu trên giấy giấy báo hoặc bản kê sao ngân kế toán) hàng nỏ hơn số trên giấy kế toán). +Số dư nợ: số tiền hiện gửi ngân hàng. + Tài khoản 112 có ba TK cấp hai: + TK 1121 Tiền Việt Nam – phản ánh tài khoản Việt Nam đang gửi tại ngân hàng. + TK 1122 Ngoại tệ – phản ánh các ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam . + TK 1123 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý – phản ánh vàng bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi taiù ngân hàng. + Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng. + Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, căn cứ giấy báo Có của ngân hàng kế toán ghi. Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 111 Tiền mặt + Nhận lại tiền đã ký cược, ký quỹ ngắn hạn, hoặc dài hạn bằng chuyển khoản kế tóan ghi. Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 144 Ký cược, ký quỹ ngắn hạn Có TK 244 Ký cược, ký quỹ dài hạn + Nhận góp vốn liên doanh các đơn vị thành viên chuyển đến bằng tiền gửi ngân hàng. Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh + Chuyển tiền gửi ngân hàng để thanh toán các khoản phải trả phải nộp. Nợ TK 331 Vay ngắn hạn Nợ TK 315 Nợ dài hạn đến kỳ trả Nợ TK 331 Phải trả người bán Nợ TK 333 Thuế, các khoản phải nộp ngâhn sách nhà nước Nợ TK 338 Các khoản phải trả phải nộp khác Nợ TK 341, 342 Vay dài hạn, Nợ dài hạn Co TK 112 Tiền gửi ngân hàng  b. Hạch toán tiền gửi ngân hàng: Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng 111 112 111 Nộp tiền vào ngân hàng Rút tiền gửi ngân hàng Về nhập quỹ tiền mặt 511 152,153, 211 Doanh thu bán sản phẩm Doanh thu bán sản phẩm Thanh lý nhượng bán bằng chuyển khoản TSCĐ 3331 133 131, 136, 141 141 Người mua các đơn vị nội bộ Chi tạm ứng bằng Người tạm ứng nộp tiền chuyển khoản 141 331,311,333,334 Nhận vốn kinh doanh ngân Thanh toán các khoản sách cấp trên, nhận góp vốn phải trả bằng c. khoản liên doanh 133 144,244 Nhận giấy báo có của ngân Thế chấp ký cược,ký quỹ hàng về số tiền đang chuyển của đợn vị tại ngân hàng 144,244 641,642,627 Ký cứợc, ký quỹ do người Chi phí bằng chuyển nhận ký quỹ chuyển trả khoản 3. Kế toán hạch toán tiền đang chuyển a. Khái niệm tiền đang chuyển: Tiền bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng, hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền qua bưu điện để thanh toán nhưng chưa nhận được giấy báo của đơn vị đựơc thụ hưởng. b. Tài khoản sử dụng: + Hạch toán tiền đang chuyển kế toán sử dụng TK 113” tiền đang chuyển” tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm của các khoản tiền đang chuyển. + Chứng từ sử dụng làm căn cứ hạch toán tiền đang chuyển gồm phiếu chi, thu, giấy nộp tiền, biên lai thu tiền, phiếu chuyển tiền. * Kết cấu của TK 113 như sau: Bên Nợ 113 Bên Có +Phản ánh các tài khoản tiền Việt Nam + Kết chuyển vào tài khoản 112, +Ngoại tệ, séc đã nộp vào ngân hàng tiền gửi ngân hàng hoặc tài khoản kho bạc hoặc đang chuyển vào bưu có liên quan. điện nhưng chưa nhận giấy báo của ngân hàng hoặc đơn vị thụ hưởng. +Số dư nợ:Phản ánh số tiền còn đang chuyển. + TK 113 có hai TK cấp hai: + TK 1131 Tiền Việt Nam – phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển + TK 1132 ngoại tệ – phản ánh số tiền ngoại tệ đang chuyển . Phương pháp hạch toán tiền đang chuyển: + Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng đến cuối kỳ chưa nhận được giấy báo của ngân hàng. Nợ TK 1131 Tiền đang chuyển Có TK 111 Tiền mặt + Nhận giấy báo về khoản nợ đã đựơc thanh toán Nợ TK 331 Phải trả cho ngươì bán Có TK 113 Tiền đang chuyển + Thu tiền bán hàng hoặc thu nợ của khách hàng bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng, kho bạc không qua nhập quỹ cuối kỳ chưa nhận được giấy báo của ngân hàng, kho bạc. Nợ TK 113 Tiền đang chuyển Có TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 131 Pải thu của khách hàng * Hạch toán tiền đang chuyển: Sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển 111 113 112 Xuất quỹ tiền mặt gửi vào NH nhưng chưa nhận GB có NH báo có khoản tiền đang 112 đã vào TK của đơn vị Chuyển tiền từ TK ngân hàng để chi trả cho chủ nợ nhưng chưa nhận giấy báo nợ 511,512 331 Doanh thu bán hàng nộp vào ngân hàng nhưng chưa nhận giấy báo có Ngân hàng báo nợ về số tiền 131 chuyển trả cho nguời bán Thu nợ tiền của khách hàng Nộp thẳng vào ngân hàng II- YẾU TỐ CÔNG CỤ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH: Thanh ủoỏi tửụùng ủeồ xaõy dửùng chửụng trỡnh 1.Giới thiệu phần mềm: MS ACCESS là một phần mềm rất mạnh, lập trình theo hướng đối tượng nên trực quan và dễ sử dụng sử dụng phần mềm này ta phát huy được tính năng tính toán, kê khai kế toán nhanh. Các đối tuợng trên phần mềm MS Access: + Table (bảng):Dùng để lưu trữ dữ liệu, thông tin dưới dạng hàng và cột. + Query (truy vấn):là công cụ dùng để học, thông kê, cập nhật dữ liệu . + Form: Là đối tuợng dùng để nhập hoặc xuất thông tin dưới dạng các tờ biểu thông thường. + Report: Là đối tượng xuất dữ liệu dưới dạng các báo cáo thông thường. + Macro: Dùng để thực hiện một hành động trên các đối tượng . + Module: Dùng để tạo ra các công cụ bằng mã lệnh. Ưu điểm: + Xử lý nhanh một khối lượng lớn các số liệu nghiệp vụ thông tin đầu vào, khả năng thao tác dữ liệu mạnh mẽ và dễ dàng thực hiện bởi các công cụ đồ thuật wizard. + Khả năng trình bày dữ liệu khá phong phú, nhờ vào các biểu mẫu có thể in ấn các báo cáo kịp thời đáp ứng được yêu cầu đa dạng của người sử dụng. Nhược điểm: + MS Access có thể xảy ra những lỗi mà người sử dụng khó sử dụng như : khi sử dụng các hàm tính toán, tính bảo mật không cao. PHẦN HAI THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 I. QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759: 1. Qúa trình hình thành: Ngày nay với cơ chế thị trường có rất nhiều biến động và thay đổi trong quá trình sản xuất kinh doanh, những năm gần đây Đảng và nhà nước đã đầu tư nhiều dự án mang tính xã hội như phát triển cơ sở hạ tầng, phủ trống đồi núi các chương trình xóa đói giảm nghèo, phổ cập tiểu học đến phổ cập trung học... Chính nhờ chính sách đó mà các tỉnh miền núi có nhiều biến đổi rõ rệt,đến nay Pleiku cũng là thành phố phát triển của đất nước, chính vì vậy công ty xây dựng số 7 (nay là tổng công ty xây dựng Miền Trung) đã không ngần ngại đưa ra quyết định thành lập chi nhánh xây dựng Gia Lai (nay là xí nghiệp xây dựng 759) và đã được sự ủng hộ nhiệt tình cuả Ban lãnh đạo cấp tỉnh Nghành xây dựng cho đến nay với nhu cầu phát triển kinh tế thị trường của Xí nghiệp xây dựng 759 cũng góp phần quan trọng trong công cuộc xây dựng tỉnh nhà. Tiền thân của Xí nghiệp 759 là chi nhánh xây dựng Gia Lai được thành lập vào ngày 05 tháng 01 năm 1996 đơn vị trực thuộc Công ty xây dựng số 7 ở 329 – Trần Cao Vân – TP Đà Nẵng. Tháng 11 năm 2000 được đổi tên thành Xí nghiệp xây dựng 759 thuộc Công ty xây dựng và sản xuất vật liệu 75 – Tổng công ty xây dựng Miền Trung. Căn cứ vào tờ trình số 467/CT-TCHC ngày 01/04/1996 của Giám đốc xí nghiệp xây dựng 759. Sở xây dựng Gia Lai cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng số hiệu T32 _ 00/HĐXD ngày 26/05/1996. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì vấn đề đặt ra hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp là cần phải có một lượng vốn đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra một cách thuận lợi Xí nghiệp xây dựng 759 là một doanh nghiệp sản xuất tại thời điểm 31/12/2004 có là: ĐVT:1000 đồng Chỉ tiêu ĐVT Năm Vốn cố định VNĐ 2003 2004 Vốn lưu động VNĐ 9.150.000 9.956.000 Lao động Người 43 53 Lương bình quân VNĐ/người/tháng 540 620 Qua bảng số liệu ta thấy năm 2004 phát triển tương đối nhanh hơn so với năm 2003 do nhu cầu phát triển kinh doanh và sự thúc đẩy của đất nước nên làm cho doanh nghiệp phát triển dưới sự quản lý điều hành của Giám đốc Nguyễn Thanh Hoàng và các nhân viên Xí nghiệp hổ trợ đắc lực. 2. Qúa trình phát triển của Xí nghiệp xây dựng 759. 2.1. Khó khăn: Khi mới thành lập Xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn như: là một đơn vị phụ thuộc cơ sở vật chất kỹ thuật còn thô sơ, tiến độ thi công công trình còn gặp nhiều khó khăn do chưa quen với địa hình đồi núi, có một số công trình ở xa nên việc cung ứng vật tư nhiều lúc chưa kịp thời do một số cán bộ chưa có kế hoạch dự bị. Tại các công trình chưa có sự kết hợp tốt giữa kỹ thuật và công nhân viên nên nhiều lúc làm quá trình sản xuất kinh doanh chưa đạt theo mục đích đề ra. 2.2. Những bước chuyển mình phát triển của Xí nghiệp: Xí nghiệp xây dựng 759 vốn tổng nguồn vốn kinh doanh ban đầu là 1.500.000.000 chuyên thực thi những công trình có qui mô lớn và đã được đánh giá cao về chất lượng nhiều công trình tiêu biểu như: Công viên Diên Hồng, tòa án nhân dân Huyện Ngọc Hồi, và nhiều công trình có uy tín trong thương trường. Trong những năm 2002 có công trình trường PTTH Pleiku đạt huy chương vàng chất lượng cao và trường dạy nghề CN-TTCN Gia Lai được tặng Bằng chất lượng cao. Đến nay Xí nghiệp đã thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch do nhà nước giao góp phần xây dựng tỉnh nhà giàu mạnh về sản xuất vật liệu xây dựng. II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759: 1. Chức năng của Xí nghiệp xây dựng 759: Thi công các công trình dân dụng và công trình công nghiệp, giao thông, thủy điện,công trình kỹ thuật, hạ tầng đô thị, khu công nghiệp ... Thi công lắp đặt máy móc thiết bị phục vụ cho xây dựng, sản xuất kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng. Kinh doanh đầu tư phát triển hạ tầng xây đô thị, khai thác nguyên vật liệu, phi kim loại, khai thác phục vụ hóa đồng ruộng. Thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh khác theo sự phân công của Giám Đốc qua sự kiểm tra của nhà nước và nhân viên Xí nghiệp. 2. Nhiệm vụ của Xí nghiệp xây dựng 759: Tổ chức nhận thầu thi công xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp, do nhà nước hay các thành phần kinh tế đầu tư xây dựng. Thực hiện các hợp đồng thi công xây lắp đã ký với các chủ đầu tư, đảm bảo đúng tiến độ thi công, đạt chất lượng kỹ mỹ thuật đã nhận. Ngoài ra Xí nghiệp có trách nhiệm quản lý sử dụng và bảo vệ, phát triển vốn, tài sản, thiết bị máy móc để đạt kết quả cao nhất. Chấp hành đúng các chế độ chính sách do nhà nước ban hành về quản lý vật tư, tiền vốn và các thiết bị đồng thời tổ chức bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ kỹ thuật quản lý cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. 3. Đặc điểm về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp xây dựng 759 : Xí nghiệp xây dựng 759 chủ yếu thi công xây dựng các công trình dân dụng thuộc chức năng thi công của xí nhgiệp. ở đầu vào chủ yếu là vật liệu xây dựng như xi măng, Cát, Đá, Sắt, Thép và các loại Gạch. Nguồn lao động chủ yếu là lao động như công nhân, máy móc thi công... Xí nghiệp xây dựng xây dựng 759 còn là một đơn vị kinh doanh các sản phẩm do công ty sản xuất như Xi Măng Cosevco, tôn lợp, Gạch men Cosevco,nhựa trần, ông nhựa PVC và một số sản phẩm khác do các đơn vị thuộc tổng công ty xây dựng và sản xuất vật liệu 75 sản xuất III. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759: 1. Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp xây dựng 759: 1.1. Sơ đồ: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Giám đốc xí nghiệp XƯỞNG SẢN XUẤT ĐỘI XÂY DỰNG PHÒNG VẬT TƯ DỊCH VỤ PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Phó Giám đốc kinh tế Phó Giám đốc kỹ thuật thi công Ghi chú: Quan hệ chức năng 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban . 1.2.1. Giám đốc Xí nghiệp : Là người quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật vàhoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp lãnh đạo các bộ phận như phòng ban, đội xây dựng và các xưởng sản xuất trong Xí nghiệp. 1.2.2. Phó giám đốc kinh tế kế hoạch: Phụ trách việc cho Giám Đốc chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi vi phạm pháp luật, có thể thay mặt Giám Đốc ký các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách như ký hóa đơn thuế VAT và các phiếu chi, phiếu thu tài chính khi được trưởng phòng Tài chính kế toán ký và Giám Đốc. 1.2.3. Phó Giám Đốc kỹ thuật thi công: là người ủy quyền các công việc khi Giám Đốc đi vắng trực tiếp chỉ đạo phòng kế hoạch kỹ thuật, chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi vi phạm pháp luật. Đồng thời thay mặt Giám Đốc duyệt các hồ sơ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật và các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách. 1.2.4. Phòng tổ chức hành chính : Tham mưu với lãnh đạo Xí nghiệp về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự theo theo phân cấp của Xí nghiệp. Quản lý các nghiệp vụ hành chính, lao động tiền lương... Nhiệm vụ: Triển khai và kiểm tra đôn đốc các phòng ban bộ phận của Xí nghiệp hoàn thành công tác mà Giám Đốc Xí nghiệp đã giao trong các cuộc họp giao ban. Đồng thời quản lý văn phòng, về các văn thư lưu trữ. tài sản của đơn vị . 1.2.5. Phòng tài chính kế toán: Chức năng: Tham mưu cho giám đốc Xí nghiệp vềà vấn đề tài chính kế toán trong toàn Xí nghiệp theo đúng điều lệ thống kê kế toán . Nhiệm vụ: Tổ chức điều hành công việc của phòng để hoàn thành các nhiệm vụ đựơc giao, tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh. Lập baựo cáo kế tóan thống kê, phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế toán của Xí nghiệp. Lưu trữ hồ sơ tài chính kế toán toàn Xí nghiệp, mặt khác thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám Đốc phân công. 1.2.6. Phòng kế hoạch kỹ thuật: Chức năng: Tham mưu với lãnh đạo Xí nghiệp các lĩnh vực về kỹ thuật kế hoạch – thị trường. Lập đấu thầu và quản lý kế hoạch sản xuất đầu tư, ứng dụng khoa học kỹ thuật và các công tác dự toán . Nhiệm vụ : Bám sát thị truờng nắm bắt và xử lý thông tin đề xuất với lãnh đạo về phương án để nhận thầu công trình xây dựng. Lập trình Giám Đốc ký ban hành các quy định về quản lý kỹ thuật, chất lượng công trình và sản phẩm làm ra. Tham mưu cùng các phòng chức năng lập các luận chứng kinh tế kỹ thuật và đầu tư mới công nghệ thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Lưu trữ hồ sơ công trình toàn Xí nghiệp. 1.2.7. Phòng vật tư dịch vụ: Chức năng: Tham mưu cho Giám Đốc trong lĩnh vực quản lý kho tàng vật tư, công cụ dụng cụ, thiết bị phục vụ thi công... phụ trách chung về tổ chức quản lý điều hành bộ máy văn phòng. Nhiệm vụ: Phối hợp với các phòng ban lập hợp đồng mua bán vật tư, sữa chữa máy móc thiết bị và lặp dự trù mua sắm. Cấp phát bảo hộ lao động cho Cán bộ công nhân viên theo quy định của Xí nghiệp và các quy định hiện hành của nhà nước. Đồng thời trực tiếp chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho thủ kho. 1.2.8. Các đội xây dựng : Chức năng: Tổ chức thi công các công trình đảm bảo chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật, an toàn lao động và đạt kết quả cao khi thực hiện công trình. Hoàn thành trách nhiệm do cấp trên giao. Nhiệm vụ: Phối hợp và tổ chức thường xuyên chăm lo quản lý bảo dưỡng máy móc, thiết bị được giao đồng thời tham gia đề xuất ý kiến, cải tiến quá trình sản xuất đảm bảo năng xuất chất lượng sản phẩm cao. Động viên công nhân viên phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất và thanh toán lương cho công nhân trong xưởng. 1.2.9. Xưởng sản xuất: Chức năng: Thực hiện các nhiệm vụ tổ chức thi công công trình đảm bảo chất lượng kỹ mỹ thuật, an toàn lao động và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nhiệm vụ: Phải luôn phấn đấu thực hiện nhiệm vụ sản xuất sản phẩm và gia công các loại sản phẩm do Xí nghiệp giao và quản lý nhân lực thi công tại công trình. Làm việc nhiệt tình góp phần phát triển Xí nghiệp. 2. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp xây dựng 759: 2.1. Sơ đồ tổ chức: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Thủ quỹ Kế toán bán hàng Kế toán công nợ, thu hồi Kế toán vật tư, CCDC Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán tổng hợp Trưởng phòng tài chính kế toán Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo Quan hệ chức năng 2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên: Trưởng phòng Tài chính kế toán: là người trực tiếp tổ chức và điều hành bộ máy kế toán tại Xí nghiệp là người tham mưu trự tiếp với Giám Đốc về tình hình tài chính của Xí nghiệp. Đồng thời quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ thanh quyết toán công trình Xí nghiệp thi công, chỉ đạo thực hiện toàn bộ các hoạt động kinh tế và các công văn đi, đến của Xí nghiệp và điều hành nhân viên. Kế toán tổng hợp kiểm tra: Thực hiện các phần công việc kế toán còn lại và các công việc liên quan đến lập báo cáo kế toán định kỳ, kiểm tra kế toán đối với tất cả các phần điều hành công việc kế toán ở các bộ phận kế toán trong Xí nghiệp. Cuối năm lập báo cáo tài chính trình lên phụ trách Kế toán. Kế toán thanh toán Ngân hàng và thuế: Theo dõi thực hiện các khoản thanh toán liên quan đến giao dịch với ngân hàng, cuối tháng kiểm kê khai báo cáo thuế, theo dõi chi tiết các khoản tiền vay, tiền gửi Ngân hàng. Theo dõi công nợ với hách hàng, mở và ghi chép vào sổ chi tiết khi phát sinh các nghiệp vụ có liên quan đồng thời quản lý việc xuất hóa đơn thuế GTGT và các hóa đơn khác theo pháp lệnh Tài chính kế toán mà nhà nước ban hành. Kế toán vật tư công cụ, dụng cụ, Tài sản cố định: Theo dõi và trực tiếp xuất kho vật tư cho các công trình mà Xí nghiệp thi công, kiểm tra chứng từ gốc và thể kho công trình. Cuối tháng lập bảng kê chi tiết nhập kho, xuất kho và vật liệu tồn kho đồng thời lập danh mục cho từng công trình, tính chi phí Nguyên vật liệu cho từng công trình. Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ có liên quan trước khi chuyển sang lưu trữ hay xuất đi cuối tháng chuyển kho Kế toán tổng hợp và thực hiện các nhiệm vụ khác khi trưởng phòng giao. Kế toán công nợ thu hồi vốn: Làm công tác liên quan đến việc theo dõi đối chiếu các công nợ khách hàng toàn Xí nghiệp, phải thu các chủ đầu tư. Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan công nợ và công tác thu hồi vốn trước khi chuyển sang lưu trữ.Thực hiện công việc khi thi công. Kế toán bán hàng: Làm công tác kế toán liên quan đến hàng hóa và công nợ, kiểm tra toàn bộ hàng hóa trước khi nhập kho đồng thời theo dõi vào sổ chi tiết cập nhật hàng hóa thực tế nhập kho, lượng hàng xuất kho và kiểm tra đến từng đối tượng khách hàng. Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ có liên quan đến cưả trứơc khi chuyển sang lưu trữ, cuối tháng đối chiếu với kế toán công nợ. Thủ quỹ: Làm công tác lưu trữ tiền mặt, thực hiện công việc thu, chi tiền mặt. Thực hiện ghi sổ cập nhật hàng ngày các phiếu thu, phiếu chi vào sổ quỹ hàng tháng, cuối hàng tháng phải khớp với kế tóan thanh toán. Chịu trách nhiệm về sự thất thoát nhầm lẫn vềứ tiền mặt.Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan trước khi chuyển sang lưu trữ đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác khi trưởng phòng phân công. 3. Hình thức ghi sổ kế toán tại Xí nghiệp xây dựng 759: Hình thức nhật ký chung áp dụng trong Xí nghiệp thể hiện bằng sơ đồ sau SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra + Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức Nhật Ký Chung: Bứơc 1: Hàng ngày chứng từ gốc, định khoản ghi trực tiếp vào Nhật Ký Chung theo thứ tự thời gian, định khoản những nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết. Bước 2: Định kỳ từ Nhật Ký Chung ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ cái theo tài khỏan liên quan, còn đối với Nhật ký đặc biệt là cuối kỳ lấy sổ tổng cộng ghi vào sổ cái . Bước 3: Cuối kỳ căn cứ vào các số tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Sổ Cái sau đó lập Báo cáo kế toán. IV. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759: Được thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế sau: Chỉ tiêu Năm So sánh Doanh thu bán hàng và cung cấp DV 2003 2004 1. Doanh thu thuần 14.388.943 16.762.854 Tăng 16,5% 2. Gía vốn hàng bán 13.525.606 15.757.083 Tăng 16,5% 3. Lợi nhuận gộp 863.337 1.005.771 Tăng 17% 4. Doanh thu hoạt động tài chính 5. Chi phí tài chính 6. Chi phí bán hàng 230.976 260.023 Tăng 13% 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 209.648 238.485 Tăng 14% 8. Các hoạt động SX kinh doanh 422.677 507.263 Tăng 20% Nhận xét: Qua bảng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp xây dựng 759 trong năm 2003 và năm 2004 em thấy: Doanh thu năm 2004 đã tăng 16,5% so với 2003 với nguồn vốn chiếm 94%, doanh thu thực tế dã tăng theo mức dự đoán của Xí nghiệp, do Xí nghiệp đã thực hiện một số chính sách tiết kiệm chi phí đặc biệt như tiếựt kiệm Nguyên vật liệu có hiệu quả kéo theo giá vốn hàng bán của năm 2004 tăng 16% so với năm 2003 do giá của Nguyên vật liệu tăng phải nhập từ ngoài tỉnh vào. Chi phí bán hàng của năm 2004 tăng 16% so với năm 2003 và kết quả của chi phí quản lý doanh nghiệp của năm 2004 tăng 14% so với năm 2003. Do trong năm 2004 Xí nghiệp đã tuyển dụng thêm một số cán bộ công nhân viên phục vụ cho công tác kinh doanh, bán hàng hóa. Mặt khác Xí nghiệp thực hiện mở rộng thị trường về mặt hàng, sản phẩm của Xí nghiệp đồng thời bổ sung thêm công tác đào tạo và quảng cáo nâng cao uy tín chất lượng của sản phẩm của Xí nghiệp. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 A. ĐẶC ĐIỂM VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI XÍ NGHIỆP. Trong quá tình sản xuất kinh doanh hiện nay, bất cứ một công ty hay một doanh nghiệp nào cũng cần một lượng vốn nhất định. Đặc biệt là vốn bằng tiền, đây chính là mạch máu lưu thông của các công ty.Và cũng chính là tiền đề tạo nên các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các doanh nghiêp . Vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nhất nên đòi hỏi phải có nguyên tắc quản lý chặt chẽ nhất định để tránh gian lận, thất thóat.Tại Xí nghiệp xây dựng 759 vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. I. HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ: Hạch toán tăng tiền mặt tại quỹ: + Đây là phần hạch toán tăng các khoản phải thu giữ Xí nghiệp với các cá nhân,đơn vị khác trong và ngoài Xí nghiệp. * Chứng từ sử dụng: + Hạch toán tăng tiền mặt tại quỹ Xí nghiệp sử dụng các chứng từ sau: Phiếu thu. + Cách lập và luân chuyển:Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên sau khi thủ quỹ kiểm tra và đóng dấu đã thu, Kế toán trưởng và Giám Đốc ký duyệt rồi chuyển đến cho kế toán thanh toán và kiểm tra cùng với chứng từ gốc đính kèm để ghi vào bảng tổng hợp và được lưu trữ tại phòng kế toán. * Tài khoản sử dụng: + Để hạch toán tăng tiền mặt Xí nghiệp sử dụng tài khoản +TK 111 Tiền mặt +TK 131 Phải thu của khách hàng +TK 141 Tạm ứng +TK 1388 Phải thu khác +TK 112 Tiền gửi ngân hàng + Thanh toán tiền mặt tại Xí nghiệp bằng cách ghi Nợ TK 111 ghi có các tài khoản liên quan. +Phương pháp hạch toán tại Xí nghiệp được minh họa bằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày như sau: +Ngày 6/01/05 phiếu thu số 01/1 Bà Hương rút tiền vay ngân hàng nhập quỹ số tiền là 250.000.000 Nợ TK 111 250.000.000 Có TK 311 250.000.000 +Ngày 10/01/05 phiếu thu số 03/1 Ông Sỹ nộp tiền bảo hành công trình: nhà công vụ công an với số tiền là :2.150.000 Nợ TK 111 2.150.000 Có TK 3388 2.150.000 +Ngày 28/01/05 phiếu thu số 06/1 Bà Hương rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ số tiền là 50.000.000 Nợ TK 111 50.000.000 Có TK 1121 50.000.0000 + Thu tiền công trình công an tỉnh Gia lai 30/01/05 với số tiền là 200.000 đồng. Nợ TK 1111 200.000 Có TK 131 200.000 +Hàng ngày khi có nhiệm vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu tiền, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu) kiểm tra tính chính xác, hợp lý hợp lệ, của các chứng từ đó, rồi tiến hành định khoản trên các chứng từ để ghi vào bảng kê chứng từ sau đó lên bảng tổng hợp tài khoản. Đến cuối kỳ kế toán căn cứ vào để ghi sổ cái và lập báo cáo kế toán.  +Xí nghiệp sử dụng phiếu thu ẹễN Về: Maóu soỏ 01 - TT Qẹ soỏ 1141 – TC/CẹKT Maừ soỏ thueỏ PHIEÁU THU Soỏ: Ngaứy 1 thaựng1 naờm 1995 Cuỷa boọ taứi chớnh Ngaứy thaựng naờm 200 Nụù: …………………………….. Coự: Hoù, teõn ngửụứi noọp: ẹũa chổ: Lyự do noọp: Soỏ tieàn: ủ (vieỏt baống chửừ): Keứm theo: Chửựng tửứ goỏc. Ngaứy ......thaựng..... naờm 200… Thuỷ trửụỷng ủụn vũ Keỏ toaựn trửụỷng Ngửụứi laọp phieỏu Ngửụứi noọp tieàn Thuỷ quyừ (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) 2. Hạch toán giảm tiền mặt tại Xí nghiệp. + Đây là phần hạch toán các khoản phải trả giữa Xí nghiệp với các doanh nghiệp khác , các cá nhân trong và ngoài Xí nghiệp. + Chứng từ sử dụng: + Hạch toán giảm tiền mặt tại quỹ Xí nghiệp sử dụng Phiếu Chi, Giấy đề nghị tạm ứng + Cách lập và luân chuyển chứng từ . + Phiếu chi do kế toán lập thành hai liên. Sau khi kế toán trưởng và Giám Đốc ký duyệt thì thủ quỹ mới được xuất quỹ. Thũ qũy chuyển chứng từ gốc cho kế toán thanh toán sau khi kiểm tra tính hợp lệ kế toán ghi vào nhật ký chi tiền và chứng từ gốc được lưu tại phòng kế toán. + Thanh toán tiền mặt tại Xí nghiệp bằng cách ghi Có TK 111 và ghi Nợ các TK liên quan. + Phương pháp hạch toán tại Xí nghiệp được minh họa bằng các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày như sau: + Ngày 7/01/05 phiếu chi số 01/01 Dũng ứng mua nhiên liêu xe số tiền là 10.000.000 Nợ TK 141 10.000.000 Có TK 111 10.000.000 + Ngày 10/01/05 phiếu chi số 04/01 Phương thanh toán tiền mua văn phòng phẩm tháng 1/2005 số tiền là 2.985.000 Nợ TK 6428 2.985.000 Có TK 111 2.985.000 + Ngày 27/01/05 phiếu chi số 08/1 Trung thanh toán tiền mua vật tư số tiền là 10.081.500 Nợ TK 1521 10.081.500 Có TK 111 10.081.500 + Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc chi tiền kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu chi) rồi kiểm tra tính chính xác hợp lý hợp lệ các khoản chứng từ đó và tiến hành ghi vào bảng chứng từ. Cuối tháng cuối kỳ căn cứ vào số liệu tổng hợp trên, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp TK 111 rồi ghi vào sổ cái. + Sổ sách sử dụng: Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng COÂNG TY XAÂY DệẽNG & SXVL 75 Quyeỏn soỏ: XÍ NGHIEÄP XAÂY DệẽNG 759 Soỏ: ẹềA CHặ: 88 LYÙNAM ẹEÁ–PLEIKU- GIA LAI PHIEÁU CHI Nụù: MST:4100385343002 Ngaứy thaựng naờm Coự: Hoù vaứ teõn ngửụứi nhaọn: ẹũa chổ: Lyự do chi: Soỏ tieàn: ( vieỏt baống chửừ) Keứm theo: chửựng tửứ goỏc. Thuỷ trửụỷng ủụn vũ Phuù traựch keỏ toaựn Ngửụứi laọp phieỏu (Kyự, hoù teõn, ủoựng daỏu) (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) ẹaừ nhaọn ủuỷ tieàn( vieỏt baống chửừ) Ngaứy thaựng naờm Thuỷ quyừ Ngửụứi nhaõn tieàn (Kyự, hoù teõn) (Kyự, hoù teõn) Coõng ty xaõy dửùng vaứ SXVL 75 Coõọng hoứa xaừ hoọi chuỷ nhgiaừ Vieọt Nam Xớ nghieọp xaõy dửùng 759 ẹoọc laọp – Tửù do – Haùnh phuực ------—Y–------ -------—&–--------- GIAÁY ẹEÀ NGHề TAẽM ệÙNG Kớnh gửỷi: - Giaựm ủoỏc Xớ nghieọp xaõy dửùng 759 - Phoứng taứi chớnh – keỏ toaựn Toõi teõn laứ: ẹũa chổ: ẹeà nghũ taùm ửựng: ủoàng. Baống chửừ: Lyự do taùm ửựng: Thụứi haùn thanh toaựn : Pleiku, ngaứy…..thaựng…..naờm 2005 THUÛ TRệễÛNG ẹễN Về PHUẽ TRAÙCH P.KEÁ TOAÙN PHUẽ TRAÙCH BOÄ PHAÄN NGệễỉI XIN TAẽM ệÙNG (Kyự , hoù teõn) 3. Kế toán tiền gửi ngân hàng: + Kế toán tiền gửi ngân hàng phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi Ngân hàng của Xí nghiệp. + Tại Xí nghiệp hàng ngày khách hàng có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi Ngân hàng như giấy báo có, ủy nhiêm chi + Căn cứ vào các chứng từ này kế toán phản ánh được tình hình tăng giảm tiền gửi vào ngân hàng của Xí nghiệp. + Uỷ nhiệm chi Xí nghiệp uỷ nhiệm chi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của Xí nghiệp chuyển trả tiền cho đơn vị cung cấp. Lúc đó kế toán lập 4 liên uỷ nhiệm chi trong đó + 1 liên giao cho ngân hàng + 1 liên giao cho bên mua + 1 liên giao cho đơn vị ngân hàng + 1 liên giao cho đơn vị bán hàng +Ví dụ : Lập uỷ nhiệm chi chuyển tiền bảo hành công trình Trưòng quân sự địa phương sang tiền gửi là 14.400.000 đồng . + Sổ sách sử dụng: UYÛ NHIEÄM CHI soỏ: Laọp / Phaàn do NH ghi Teõn ủụn vũ traỷ tieàn: Taứi khoaỷn nụù Soỏ taứi khoaỷn: Taùi ngaõn haứng: Tổnh/TP Teõn ủụn vũ nhaọn tieàn: Taứi khoaỷn coự Soỏ taứi khoaỷn: Taùi ngaõn haứng: Tổnh/TP Soỏ tieàn baống chửừ: Soỏ tieàn baống soỏ Noọi dung thanh toaựn: ẹụn vũ traỷ tieàn Ngaõn haứng A Ngaõn haứng B Keỏ toaựn Chuỷ TK Ghi soồ ngaứy Ghi soồ ngaứy Keỏ toaựn Trửụỷng phoứng KT Keỏ toaựn Trửụỷng phoứng KT +Bảng kê nộp séc: + Đối với Xí nghiệp khi nhân séc của đơn vị mua hàng, lãnh đạo đóng dấu và nộp ngay vào Ngân hàng. Khi nhận được giấy báo của ngân hàng về khoản tiền này kế toán ghi tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng. +Kế toán ghi Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Có TK 131 Phải thu khách hàng NGAÂN HAỉNG ẹAÀU Tệ & PHAÙT NGAÂN HAỉNG ẹAÀU Tệ VAỉ PHAÙT TRIEÅN VIEÄT NAM TRIEÅN VIEÄT NAM Chi nhaựnh: AH 192095 SEÙC (CHECK) AH 192095 Soỏ tieàn: Yeõu caàu traỷ cho: Soỏ CMT: ........................................ Traỷ cho: ẹũa chổ: .......................................... Soỏ hieọu taứi khoaỷn: ......................... Soỏ CMT: Taùi:................................................. Ngaứy: / /19 Soỏ tieàn baống chửừ:........................... Nụi caỏp: ẹũa chổ: Ngaứy phaựt haứnh:............................. ẹũa chổ:........................................... Taùi: Soỏ hieọu taứi khoaỷn:.......................... BAÛO CHI Ngaứy ..... thaựng ...... naờm ....... Ngaứy thaựng naờm Ngaứy...thaựng....naờm.... Daỏu Keỏ toaựn trửụỷng Ngửụứi phaựt haứnh Ngửụứi phaựt haứnh Kyự teõn, ủoựng daỏu Phaàn daứnh choNH ghi TK Nụù: TK Coự: Soỏ tieàn (baống soỏ) PHẦN BA THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CONG VIỆC THU CHI TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 CHƯƠNG I PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU I. THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA 1. Thông tin đầu vào: + Thông tin đầu vào gồm các bảng danh mục: + Danh mục tài khoản + Danh mục loại chứng từ + Các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, ủy nhiệm chi được nhập vào bảng Chứng từ và Chứng từ chi tiết. 2. Thông tin đầu ra: + Bảng báo cáo quỹ tiền mặt: + Bảng kê nợ TK 111 + Bảng kê có TK 111 + Chứng từ ghi sổ Nợ TK 111 + Chứng từ ghi sổ Có TK 111 + Sổ cái TK 111 + Báo cáo quỹ tiền gửi ngân hàng: + Bảng kê nợ TK 112 + Bảng kê có TK 112 + Chứng từ ghi sổ Nợ TK 112 + Chứng từ ghi sổ Có TK 112 + Sổ cái TK 112 3. Quy trình xử lý thông tin: Sơ đồ khối của chương trình tiền mặt Danh muùc taứi khoaỷnù , Danh muùc loaùi chửựng tửứ Chửựng tửứ, chửựng tửứ chi tieỏt(phieỏu thu, phieỏu chi) (1) (2) Baựo caựo quyừ (3) Baỷng keõ Nụù, Coự (4) Chửựng tửứ ghi soồ (5) Soồ caựi Sơ đồ khối của chương trình tiền gửi Danh muùc loaùi chửựng tử,danh muùc taứi khoaỷnứ Chửựng tửứ, chửựng tửứ chi tieỏt(UNC,GBC) (1) (2) Baựo caựo quyừ (3) Baỷng keõ Nụù, Coự (4) Chửựng tửứ ghi soồ Soồ caựi (5) * Giải thích các bước trong sơ đồ khối: (1) Các phiếu thu. Chi, UNC, GBC ta có thể nhập vào chứng từ và chứng từ chi tiết và liệt kê ra các bảng danh mục tài khoản,danh mục loại chứng từ (2) Từ chứng tù và chứng từ chi tiết ta lên báo cáo quỹ. (3) Từ báo cáo quỹ ta lên được bảng kê Nợ, Có (4) Từ bảng kê ta lên được chứng từ ghi sổ (5) Từ bảng kê Có và bảng kê Nợ người kế toán có thể đối chiếu các số liệu trên bảng kê và lên sổ cái II. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH + Như ta đã thấy trong cong tác qủn lý tại Xí nghiệp là phức tạp và mất nhiều công sức do: + Khối lượng nghiệp vụ phát sinh quá nhiều + Một chứng từ gốc phát sinh thì ghi vào rất nhiều sổ sách + Các số liệu trên sổ sách chưa chắc đã thống nhất với nhau + Do dó việc xây dựng công trình được thực hiện như sau: 1. Chứng từ và chứng từ chi tiết : + Dùng để nhập số liệu trong quá trình hạch toán a. Chứng từ : * Bảng Chứng từ: + Khóa chứng từ (KHOACT) : Đây là khóa chính của bảng , chỉ dùng để liên kết. - Kiếu dữ liệu: Autonumber( Bảng chứng từ) + Ngày chứng từ (NGAYCT): Dùng để ghi ngày thực tế phát sinh chứng từ. - Kiểu dữ liệu: Date/Time + Ngày hạch toán (NGAYHT): Dùng để ghi ngày làm công tác hạch toán - Kiểu dữ liệu: Date/Time + MACT: Mã chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, UNC, GBN,GBC) - Kiểu dữ liệu: Text + SOCT : Số chứng từ lưu trữ số chứng từ được lưu trên chứng từ gốc làm căn cứ để đối chiếu. - Kiểu dữ liệu: Text + ONGBA: Họ và tên người liên quan đến chứng từ - Kiểu dữ liệu: Text + HDTC: Hóa đơn tài chính - Kiểu dữ liệu : Text + MATHUE: đánh dấu loại thuế - Kiếu dữ liệu : Text b. Bảng chứng từ chi tiết: + Khóa chứng từ (KHOACT): Chỉ dùng để liên kết Kiểu dữ liệu: Number + TKNO: Tài khoản nợ:định khoản của chứng từ chi tiết, phải có trong danh mục tài khoản. Kiểu dữ liệu: Text + TKCO: Tài khoản có Tuơng tự như tài khoản nợ. Kiểu dữ liệu:Text + SOTIEN: Số tiền giá trị của từng dòng chứng từ Kiểu dữ liệu: Number + MACNNO: Mã công nợ nợ: Đối với các chứng từ chi tiết công nợ cần chi tiết đối tượng công nợ. Kiểu dữ liệu: Text + MACNCO: Mã công nợ có: Tương tự như mã công nợ nợ Kiểu dữ liệu: Text + DIENGIAI: Nội dung của từng dòng chứng từ Kiểu dữ liệu: Text 2.Hạch toán tiền mặt (TK:111): 2.1. Báo cáo quỹ tiền mặt: + Thao tác dữ liệu: - Tại Modul khai báo biến N1, N2 N1 : Là thời điểm đầu của chu kỳ hạch toán N2 : Là thời điểm cuối của chu kỳ hạc toán. Tạo hàm fn1, fn2 để lấy lấy giá trị trả về cho N1, N2 Option compare database Option Explicit Public N1, N2 Public Funtion fn1() fn1() = #1/10/2005# (N1) End Funtion Public Funtion fn1() fn2() = #1/31/2005# (N2) End Funtion Vào Insert\Procedure\nhập vào tên thủ tuc\OK. +Tại Query ta tạo các query; qSDTMNO: - Nguồn: Dah mục tài khoản -Đưa trường SDNO, kích nút ( sau đó chọn hàm sum, đổi tên truờng thành TONDK. -Đặt điều kiện MATK: Like “111*”,tại dòng total chọn Where. Tạo qCTTH Nguồn :chứng từ và chứng từ chi tiết Đưa tất cả các trường vào lưới thiết kế Tạo qPSTMNON0N1: Nguồn: qCTTH Kích nút ( , đưa trường SOTIEN , chọn hàm Sum, đổi tên là THU Đặt điều kiện: + MACT: PT + TKNO: LIKE“111*” + NGAYCT: <fn1() Tạo qPSTMCON0N1 Nguồn: qCTTH Kích nút ( , đưa trường SOTIEN , chọn hàm Sum, đổi tên là CHI Đặt điều kiện: + MACT: PC + TKCO: Like “111*”, NGAYCT: <fn1() Tạo qSDTMN1: Nguồn: qSDTMN1, qPSTMNON0N1,qPSTMCON0N1 Tạo thêm trường TONCK theo công thức: TONCK: nz([tondk]) + nz([thu]) – nz([chi]) Tạo qCHITIETPSTMN1N2 Nguồn : Qctth Đưa các trường: NGAYCT, SOCT, DIENGIAI vào lưới thiết kế. Đưa trường MACT, đặt điều kiện PT hoặc PC Tại trường NGAYCT:>=fn1() and <=fn2() ĐưaTKNO, đặt điiều kiện Like”111*” Đưa TKCO, đặt điều kiện Like”111*” Tính trường TKDU theo công thức: TKDU:iif([tkno] like”111*”,[tkco],[tkno]) Tính trường THU theo công thức: THU: iif([tkno] like”111*”,[sotien],0) Tính trường CHI theo công thức: CHI: iif([tkco] like”111*”,[sotien],0) qTONGPSN1N2 Nguồn: qCHITIETPSTMN1N2 Kích nút ( Đưa trường THU , chọn hàm Sum, đổi tên là TONGTHU Đưa trường CHI , chọn hàm Sum, đổi tên là TONGCHI qSDTMN2 Nguồn: qSDTMN1 và qTONGPSN1N2 Đưa trường TONCK, đổi tên là TONDK Tính thêm trường TONCK theo công thức: TONCK: nz([tondk]) + nz([tongthu]) – nz([tongchi]) + Tại đối tượng Report ta tạo báo cáo quỹ: Nguồn: qCHITIETPSTMN1N2 Vẽ một text box Từ ngày, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = fn1() Vẽ một text box Đến ngày, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = fn2() Vẽ một text box Tồn đầu kỳ, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tonck]”,”qSDTMN1”) Vẽ một text box Tồn cuối kỳ, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tonck]”,”qSDTMN2”) Vẽ một text box Tổng thu, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tongthu]”,”qTONGPSN1N2”) Vẽ một text box Tổng chi, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tongchi]”,”qTONGPSN1N2”) Trang trí cho báo cáo. 2.2 Bảng kê Nợ, bảng kê Có: Bảng kê Nợ TK 111-Có các tài khoản liên quan: + Thao tác dữ liệu: Tạo qLOCNO111: - Nguồn : SOCT, NGAYCT, DIENGIAI, SOTIEN, TKNO,TKCO,MACT - Đặt điều kiện: NGAYCT:>=fn1() and <=fn2() TKNO: Like “111*” MACT: PT Tạo qBKNO111: Dạng :CrrossTab Query Nguồn: qLOCNO111 Tiêu đề hàng: SOCT,NGAYCT,DIENGAI Tiêu đề cột: TKCO Trường cần thống kê :SOTIEN, hàm thống kê sum Tạo Report rBKNO111 Nguồn: qBKNO111 Tiêu đề cho bảng kê là: Chứng từ ghi Nợ TK 111- ghi có các tài khoản liên quan. Kẻ khung và trang trí cho bảng b. Bảng kê có TK 111- Nợ các tài khoản liên quan: + Thao tác dữ liệu: - Tương tự bảng kê nợ Tạo qLOCCO111 với điều kiện + TKCO: like “111*” + NGAYCT: >=fn1() and <=fn2() +MACT: PC 2.3 Chứng từ ghi sổ 01 Và 02: Chứng từ ghi sổ số 01: Tạo qCTGSNO111 Nguồn: qLOCNO111, Danh mục tài khoản Kết nối mối quan hệ giữa MATK và TKCO Kích nút ( Tạo trường SOCT:”01” Tạo trường NGAYCT:#31/01/2005# Đưa trường TENTK, đổi tên thành TRICHYEU Đưa trường TKNO, đổi tên thành “NOù” Đưa trường TKCO, đổi tên thành “CO” Đưa trường SOTIEN, đổi tên sotien chọn hàm Sum. Tao rCTGSNO111: Nguồn: qCTGSNO111 Tạo thêm ngày thág năm , là ngày tháng tạo chứng tưg ghi sổ Tạo text box ngày tháng năm: = “Ngày” & day ([NGAYCT]) & “tháng” & month([NGAYCT]) & “năm” & year ([NGAYCT]). Chứng từ ghi sổ số 02: + Thao tác dữ liệu: Nguồn: qLOCCO111,danh mục tài khoản Tương tự chứng từ ghi sổ số 01 2.4. Sổ Cái: + Thao tác dữ liệu: Tạo qSOCAI01 - Nguồn: qCTGSNO111 Đưa trường SOCT, NGAYCT vào lưới thiết kế. Đưa trường TRICHYEU đổi tên thành DIENGIAI Đưa trường CO đổi thành TKDU. Đưa trường SOTIEN đổi tên thành SOTIENNO,tính thêm trường SOTIENCO theo công thức: SOTIENCO:0 Tạo qSOCAI02 Nguồn: qCTGSCO111 Đưa trường SOCT, NGAYCT vào lưới thiết kế. Đưa trường TRICHYEU đổi tên thành DIENGIAI Đưa trường NO,đổi thành TKDU. Tính SOTIENNO theo công thức : SOTIENNO:0 Đưa trường SOTIEN, đổi tên thành SOTIENCO. Tạo q SOCAI Copy câu lệnh SQL của qSOCAI01,qSOCAI02. Thêm vào giữa hai câu lệnh cặp từ khóa : UNION... DISTINCT Tạo rSOCAI : lấy nguồn từ qSOCAI và trang trí cho sổ cái. 3. Hạch toán tiền gửi: 3.1. Báo cáo quỹ tiền gửi (TK 112): +Tại Query ta tạo các query; qsdtgno: - Nguồn: Danh mục tài khoản -Đưa trường SDNO, kích nút (sau đó chọn hàm sum, đổi tên truờng thành TONDK. -Đặt điều kiện MATK: Like “112*”,tại dòng total chọn Where. Tạo qCTTH Nguồn :chứng từ và chứng từ chi tiết Đưa tất cả các trường vào lưới thiết kế Tạo qpstgnoN0N1: Nguồn: qCTTH Kích nút ( , đưa trường SOTIEN , chọn hàm Sum, đổi tên là GUIVAO Đặt điều kiện: + MACT: + TKNO: LIKE“112*” + NGAYCT: <=fn1() Tạo qpstgcoN0N1 Nguồn: qCTTH Kích nút ( , đưa trường SOTIEN , chọn hàm Sum, đổi tên là RUTRA Đặt điều kiện: + MACT: + TKCO: Like “112*”, NGAYCT: <fn1() Tạo qsdtgN1: Nguồn: qsdtgN1, qpstgnoN0N1,qpstgcoN0N1 Tạo thêm trường TONCK theo công thức: TONCK: nz([tondk]) + nz([guivao]) – nz([rutra]) Tạo qchitietpstgN1N2 Nguồn : qCTTH Đưa các trường: NGAYCT, SOCT, DIENGIAI vào lưới thiết kế. Đưa trường MACT Tại trường NGAYCT:>=fn1() and <=fn2() ĐưaTKNO, đặt điiều kiện Like”112*” Đưa TKCO, đặt điều kiện Like”112*” Tính trường TKDU theo công thức: TKDU:iif([tkno] like”112*”,[tkco],[tkno]) Tính trường GUIVAO theo công thức: THU: iif([tkno] like”112*”,[sotien],0) Tính trường RUTRA theo công thức: CHI: iif([tkco] like”112*”,[sotien],0) qtonpstgN1N2 Nguồn: qchitietpstgN1N2 Kích nút ( Đưa trường GUIVAO , chọn hàm Sum, đổi tên là TONGGUI Đưa trường RUTRA, chọn hàm Sum, đổi tên là TONGRUT qsdtgN2 Nguồn: qsdtgN1 và qtongpstgN1N2 Đưa trường TONCK, đổi tên là TONDK Tính thêm trường TONCK theo công thức: TONCK: nz([tondk]) + nz([tonggui]) – nz([tongrut]) + Tại đối tượng Report ta tạo báo cáo quỹ: Nguồn: qchitietpstgN1N2 Vẽ một text box Từ ngày, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = fn1() Vẽ một text box Đến ngày, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = fn2() Vẽ một text box Tồn đầu kỳ, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tonck]”,”qsdtgN1”) Vẽ một text box Tồn cuối kỳ, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tonck]”,”qsdtgN2”) Vẽ một text box Tổng gửi, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tonggui]”,”qtongpstgN1N2”) Vẽ một text box Tổng rút, nhập công thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tongrut]”,”qtongpstgN1N2”) Trang trí cho báo cáo. 3.2. Bảng kê Nợ, Có TK 112: a. Bảng kê Nợ TK 112-Ghi có các tài khoản liên quan: + Thao tác dữ liệu: Tạo qlocno112: - Nguồn : SOCT, NGAYCT, DIENGIAI, SOTIEN, TKNO,TKCO,MACT - Đặt điều kiện: NGAYCT:>=fn1() and <=fn2() TKNO: Like “112*” - Đưa trường MACT váo lưới thiết kế Tạo qbkno112: Dạng :CrrossTab Query Nguồn: qlocno112 Tiêu đề hàng: SOCT,NGAYCT,DIENGAI Tiêu đề cột: TKCO Trường cần thống kê :SOTIEN, hàm thống kê sum Tạo Report rbkno112 Nguồn: qbkno112 Tiêu đề cho bảng kê là: Chứng từ ghi Nợ TK 112- ghi có các tài khoản liên quan. Kẻ khung và trang trí cho bảng b.Bảng kê có TK 112- Ghi nợ các tài khoản liên quan: + Thao tác dữ liệu: - Tương tự bảng kê nợ Tạo qlocco112 với điều kiện + TKCO: like “112*” + NGAYCT: >=fn1() and <=fn2() + Đưa trường MACT vào lưới thiết kế. . Chứng từ ghi sổ số 03 và 04: Chứng từ ghi sổ số 03: Tạo qctgs112 Nguồn: qlocno112, Danh mục tài khoản Kết nối mối quan hệ giữa MATK và TKCO Kích nút ( Tạo trường SOCT:”03” Tạo trường NGAYCT:#31/01/2005# Đưa trường TENTK, đổi tên thành TRICHYEU Đưa trường TKNO, đổi tên thành “Nợ” Đưa trường TKCO, đổi tên thành “Có” Đưa trường SOTIEN, đổi tên sotien chọn hàm Sum. Tao rctgsno112: Nguồn: qctgsno112 Tạo thêm ngày thág năm , là ngày tháng tạo chứng từ ghi sổ Tạo text box ngày tháng năm: = “Ngày” & day ([NGAYCT]) & “tháng” & month([NGAYCT]) & “năm” & year ([NGAYCT]). Chứng từ ghi sổ số 04: + Thao tác dữ liệu: Nguồn: qlocco112,danh mục tài khoản Tương tự chứng từ ghi sổ số 03 3.4. Sổ Cái 112: + Thao tác dữ liệu: Tạo qsocai03 - Nguồn: qctgsno112 Đưa trường SOCT, NGAYCT vào lưới thiết kế. Đưa trường TRICHYEU đổi tên thành DIENGIAI Đưa trường CO đổi thành TKDU. Đưa trường SOTIEN đổi tên thành SOTIENNO, tính thêm trường SOTIENCO theo công thức: SOTIENCO:0 Tạo qsocai04: Nguồn: qctgsco112 Đưa trường SOCT, NGAYCT vào lưới thiết kế. Đưa trường TRICHYEU đổi tên thành DIENGIAI Đưa trường NO,đổi thành TKDU. Tính SOTIENNO theo công thức : SOTIENNO:0 Đưa trường SOTIEN, đổi tên thành SOTIENCO. Tạo q sctg(Sổ cái tiền gửi): Copy câu lệnh SQL của qsocai03,qsocai04. Thêm vào giữa hai câu lệnh cặp từ khóa : UNION... DISTINCT Tạo rsctg : lấy nguồn từ qsctg và trang trí cho sổ cái. 4.Tạo menu lệnh cho chương trình, đặt tên menu là Ketoanmay: Hệ thống Menu: Nhap du lieu Tien mat Tien gui ngan hang Thoat Nhapdulieu Baocaoquytienmat Baocaoquytiengui Thoat Mo fphieuthu Bangkeno111 Bangkeno112 Mo f phieuchi Bangkeco111 Bangkeco112 Chungtugsno111 Chungtugsno112 Chungtugsco111 Chungtugsco112 SOCAI111 SOCAI112 Thao tác xây dựng hệ thống: 4.1. Tạo Menu đứng: Tại Tab Macro chọn New, Cửa sổ thiết kế Macro xuất hiện Nhắp View/Macro names để hiển thị thêm cột Macro name trong vùng lưới thiết kế. Tiếp theo gõ từng dòng trong vùng lưới thiết kế tưoeng ứng bảng sau: Macro Name Action Action Argument Thoat Quit Option:Save All -Lưu với tên : Thoat Tương tự tạo Macro Nhapdulieu với bảng thiết kế như sau: Macro Name Action Action Argument nhapdulieu Openform Form name:CHUNGTU Mo fphieuthu Openform Form name:fphieuthu Mo fphieuchi Openform Form name:fphieuchi Tương tự tạo Macro Tienmat với bảng thiết kế như sau: Macro Name Action Action Argument Baocaoquytienmat Openform Form name:hopthoaiquytm Bangkeno111 OpenReport Form name:rBKNO111View: Print Preview Bangkeco111 OpenReport Form name:rBKCO111View: Print Preview Chungtugsno111 OpenReport Form name:rCTGSNO111View: Print Preview Chungtugsco111 OpenReport Form name:rCTGSCO111View: Print Preview Socai111 OpenReport Form name:rSOCAI111View: Print Preview Tương tự tạo Macro Tiengui với bảng thiết kế như sau: Macro Name Action Action Argument Baocaoquytiengui Openform Form name:hopthoaitg Bangkeno112 OpenReport Form name:rbkno112View: Print Preview Bangkeco112 OpenReport Form name:rbkco112View: Print Preview Chungtugsno112 OpenReport Form name: rctgsno112View: Print Preview Chungtugsco112 OpenReport Form name:rctgsco112View: Print Preview Socai112 OpenReport Form name:rsctgView: Print Preview 4.2. Tạo Menu ngang: Tại tab Macros chon New, Cửa sổ thiết kế macro xuất hiện Tiếp theo gõ vào từng dòng trong vùng lứơ thiết kế tưưong ứng với bảng sau: Action Action Argument AddMenu Menu name:Nhap dulieuMenu Macro name:nhapdulieu AddMenu Menu name:Tien matMenu Macro name:Tienmat AddMenu Menu name:Tien gui ngan hangMenu Macro name:Tiengui AddMenu Menu name:ThoatMenu Macro name:Thoat III. HỆ THỐNG MÀN HIỈNH GIAO TIẾP VÀ CÁC NÚT LỆNH TRÊN MÀN HÌNH: KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập ở Xí nghiệp xây dựng 759 được sự quan tâm giúp đỡ của quý Thầy cô, Ban giám đốc Xí nghiệp, cùng các anh chị phòng tài chính kế toán đã giúp em hoàn thành chuyên đề của mình tại Xí nghiệp xây dựng 759. Qua quá trình thực tập tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp đã giúp cho em nắm bắt được những vấn đề thuộc nghiệp vụ chuyên môn, giúp em học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tiễn, vững hơn về kiến thức kế toán đã học ở nhà trường để góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế đất nước.Bên cạnh đó vì kiến thúc của em còn trên chương trình lý thuyết nhiều nên em chưa áp dụng nhiều vào thực tiễn của Xí nghiệp. Do điều kiện và thời gian thực tập có hạn và trình độ hiểu biết còn hạn chế nên chuyên đề thực tập của em không thể không tránh khỏi sự thiếu sót. Em rất mong nhận được sự hướng dẫn, góp ý của qúy Thầy Cô ở trường, Ban lãnh đạo và Anh, Chị, Cô, Chú của phòng tài chính kế toán của Xí nghiệp xây dựng 759 để chuyên đề của em được đầy đủ và hoàn thiện hơn. Để kết thúc thời gian thực tập này một lần nữa em xin chân thành cản ơn sự quan tâm giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn ,Ban giám đốc ,các anh chị , cô chú phòng tài chính kế toán và các phòng ban của Xí nghiệp đã tận tình chỉ dẫn và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề của mình trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp 759. Em xin chân thành cảm ơn. Gia Lai, ngày tháng năm 2005 Sinh viên thực hiện Lê Đặng Khánh Huyền MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN MỘT NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN I. KHÁI NIỆM Ý NGHĨA VÀ NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VBT 2 1. Khái niệm 2 2. Ý nghĩa hạch toán vốn bằng tiền 2 3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền 2 4. Nhiệm vụ của hạch toán vốn bằng tiền 3 II. KẾ TOÁN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN 3 1. Hạch toán tiền mặt tại quỹ. 3 2. Kế toán hạch toán tiền gửi ngân hàng 6 3. Kế toán hạch toán tiền đang chuyển 9 II. YẾU TỐ CÔNG CỤ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 11 1.Giới thiệu phần mềm 11 PHẦN HAI THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 I. QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 13 1. Qúa trình hình thành 13 2. Qúa trình phát triển của Xí nghiệp xây dựng 759. 14 II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 14 1. Chức năng của Xí nghiệp xây dựng 759 14 2. Nhiệm vụ của Xí nghiệp xây dựng 759 15 3. Đặc điểm về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp xây dựng 759 15 III. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 16 1. Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp xây dựng 759 16 2. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp xây dựng 759 19 3. Hình thức ghi sổ kế toán tại Xí nghiệp xây dựng 759 20 IV. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 22 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI XN XÂY DỰNG 759 A. ĐẶC ĐIỂM VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI XÍ NGHIỆP. 23 I. HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ 23 1. Hạch toán tăng tiền mặt tại quỹ 23 2. Hạch toán giảm tiền mặt tại Xí nghiệp 25 3. Kế toán tiền gửi ngân hàng 27 PHẦN BA THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CONG VIỆC THU CHI TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759 CHƯƠNG I. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU I. THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA 30 1. Thông tin đầu vào 30 2. Thông tin đầu ra 30 3. Quy trình xử lý thông tin 30 II. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 32 1. Chứng từ và chứng từ chi tiết 32 2.Hạch toán tiền mặt (TK111) 34 3. Hạch toán tiền gửi 41 4.Tạo menu lệnh cho chương trình, đặt tên menu là Ketoanmay 46 III. HỆ THỐNG MÀN HIỈNH GIAO TIẾP VÀ CÁC NÚT LỆNH TRÊN MÀN HÌNH 48 KẾT LUẬN 49