Đề tài Hạch toán vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội

Lời nói đầu Chuyển sang kinh doanh trong cơ chế thị trường chịu sự chi phối của các quy luật của nền kinh tế thị trường và sự điều tiết của nhà nước. Trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các doanh nghiệp, muốn tồn tại và phát triển được thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả kinh tế xã hội, nghĩa là thu nhập bù đắp chi phí đồng thời phải có lợi nhuận và đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Hiện nay nhà nước trao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập cho các doanh nghiệp. Đây là điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Để xác định một cách chính xác hiệu quả kinh tế xã hội của các hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các khoản chi phí đã bỏ ra và doanh thu từ việc tiêu thụ sản phẩm. Trong chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Vì vậy cần phải tính đúng, tính đủ chi phí vật liệu đã chi vào giá thành sản phẩm. Đây là yêu cầu mang tính nguyên tắc đối với các doanh nghiệp hạch toán kinh tế. Đảm bảo một mặt tiết kiệm tới mức tối đa về chi phí vật liệu, mặt khác vẫn đâm bảo được chất lượng sản phẩm. Có như vậy mới tạo nên sức mạnh cạnh tranh trong nền kinh tế thi trường. Nhận thức được vai trò của hạch toán, đặc biệt là hạch toán vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà nội, em đã mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu đề tài về hạch toán vật liệu. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu về công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội. Em nhận thấy việc hạch toán vật liệu ở công ty là tương đối phức tạp(do đặc điểm của công ty) song tương đối hoàn chỉnh. Đó là sự cố gắng rất lớn của cán bộ kế toán công ty. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có mặt chưa hoàn thiện cần phải bổ xung và củng cố thêm. Để hoàn thành được đề tài này em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ kế toán Công ty, sự hướng dẫn tận tình của các thầy giáo, cô giáo, đặc biệt là cô giáo Đặng Thị Loan. Em xin chân thành cám ơn. Chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các đơn vị sản xuất. I- Vai trò, đặc điểm và nhiệm vụ của vật liệu trong sản xuất kinh doanh 1.Vai trò và đặc điểm của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh Trong doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu chiếm một vị chí rất quan trọng, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất(tư liệu lao động, sức lao động và đối tượng lao động), là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất. Trong quá trình sản xuất vật liệu không ngừng biến đổi cả về mặt hiện vật cũng như mặt giá trị: Về mặt hiện vật, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất nó thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Còn về mặt giá trị vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. Ngoài ra về mặt kỹ thuật vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phức tạp về đặc tính lý hoá nên dễ bị tác động bởi môi trường tự nhiên như: thời tiết, khí hậu...và môi trường xung quanh. Từ đặc điểm của vật liệu cho chúng ta thấy nó có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp. Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu đối với các doanh nghiệp như sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu. Tính giá thực tế của vật liệu đã mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại và thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hach toán vật liệu, hướng dẫn kểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ, thẻ kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư, phát hiện, ngăn ngừa đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu ứ đọng và kém phẩm chất hoặc mất phẩm chất. Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất. Phân bổ chính xác giá trị vật liệu, đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. II- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.Phân loại vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng và tính chất lý hoá khác nhau, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất. Để quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị, doanh nghiệp cần thiết phải phân loại vật liệu theo tiêu thức phù hợp. Tuỳ theo nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà vật liệu trong doanh nghiệp được phân chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: Nguyên vật liệu chính là đối tượng chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm mới như sắt, thép, trong các doanh nghiệp chế tạo cơ khí, bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, vải, trong các doanh nghiệp may, đất trong các doanh nghiệp sản xuất gạch... đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất cũng được phản ánh vào nguyên vật liệu chính như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt. Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động, nhưng vật liệu phụ không phải là cơ sở vật chất hìng thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong các quá trình sản xuất sản phẩm như làm tăng chất lượng sản phẩm, làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, cho việc bao sản phẩm , đóng gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, sơn , dầu nhờn, dẻ lau...vv. Nhiên liệu: là loại vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nó từng tồn tại ở thể lỏng, thể khí, thể rắn như xăng, dầu, than, hơi đốt... Phụ tùng thay thế, sửa chữa: là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị mà doanh nghiệp mua sắm và dự trữ nhằm mục đích cho việc sửa chữa máy móc thiết bị. Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản như: thiết lập cần lắp, không cần lắp công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. Phế liệu: là những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà nó mất toàn bộ giá trị sử dụng ban đầu như: sắt, thép vụn, gỗ vụn, gạch ngói vỡ... hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Trong thực tế tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vât liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách chi tiết hơn bằng cách lập và xây dựng(sổ doanh nghiệp vật tư). Sổ này được xây dựng trên cơ sở số liệu của từng loại vật tư, nhóm vật tư, thứ vật tư và quy cách vật tư. Tuỳ theo số lượng nhóm, thứ vật tư để xây dựng một, hai hoặc nhiều chữ số. Sổ danh điển vật liệu Loại nguyên vật liệu chính Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm vật liệu 152101 15210101 15210102 … … 152102 15210201 15210202 …. 2. Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị theo những nguyên tắc nhất định: 2.1. Nguyên tắc đánh giá vật liệu: Theo quy định hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế. Điều đó có nghĩa là khi nhập kho vật liệu phải tính toán và phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho vật liệu phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên trong thực tế để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày cho phép doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. 2.2. Tác dụng của việc đánh giá: Đánh giá vật liệu theo giá thực tế: Giá thực tế nhập kho. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải nhập nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau. Do vậy giá thực tế nhập của từng trường hợp là khác nhau. Chúng ta xem xét từng trường hợp một: Đối với vật liệu mua ngoài thì trị giá vốn thực tế là giá mua thực tế(giá ghi trên hoá đơn -đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế hoặc giá mua có cả thuế nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với doanh nghiệp không thuộc đối tượng tính thuế GTGT)... Giá thực tế nhập kho vật liệu tự chế biến bao gồm giá thực tế vật liệu, xuất chế biến và chi phí chế biến. Giá thực tế nhập kho của vật liệu thuê ngoài gia công chế biến là trị giá vốn thực tế xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê gia công chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cộng với số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. Trường hợp doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác bằng vật liệu,thì giá vốn thực tế nhập kho là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. Giá thực tế của phế liệu thu hồi nhập kho có thể sử dụng là giá có thể tiêu thụ được hoặc giá ước tính. Giá thực tế xuất kho: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải thu mua nhập kho thường xuyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Do vậy giá thực tế của từng lần nhập, từng đợt nhập là hoàn toàn không giống nhau. Vì thế khi xuất kho vật liệu cho các đối tượng sử dụng, kế toán cần tính chính xác giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng trong niên độ kế toán. Để tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho, tuỳ theo sự phù hợp của từng phương pháp đối với doanh nghiệp mà lựa chọn một trong những phương pháp sau: Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này, thì giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho= số lượng xuất kho x đơn giá thực tế tồn đầu kỳ. Trong đó: Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ Tính theo giá bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho được xác định trên cơ sở số lượng xuất kho và đơn giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Giá thực tế xuất kho= số lượng xuất kho x đơn giá thực tế bình quân. Trong đó: Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế đầu kỳ+giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ+ Số lượng nhập trong kỳ Tính theo giá nhập trước – xuất trước: Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó giả thiết rằng hàng nào nhập kho trước thì được xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuât kho để tính giá thực tế theo nguyên tắc sau: Số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước, số xuất kho còn lại (tổng số xuất kho- số đã xuất kho thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá của lần nhập tiếp theo, cứ như vậy chúng ta tính được gía trị thực tế xuất kho cần tính. Đồng thời cũng xác định được giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu đã nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng. Tính theo giá nhập sau – xuất trước: Theo phương pháp này chúng ta cũng phải xác định được giá thực tế vật liệu nhập kho từng lần nhập. Sau đó giả thiết rằng hàng nào nhập kho sau thì được nhập xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế xuất kho để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc sau:Tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho của lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo giá thực tế của lần nhập trước đó. Từ đó xác định được giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế của vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ. Tính theo phương pháp thực tế đích danh: Phương pháp này yêu cầu doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo từng lô hàng một cách chặt chẽ. Bởi không sẽ tính giá thực tế xuất kho một cách không chính xác. Khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế nhập của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Tuy năm phương pháp này đang được sử dụng nhưng không một phương pháp nào được coi là tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Bởi mỗi phương pháp có ưu điểm và nhược điểm riêng vì vậy tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh trinh độ kế toán của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp nào cho phù hợp. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, giá cả biến động nhiều thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên rất phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện được. Ngay cả trong trường hợp có thể thực hiện được nhưng chi phí quá tốn kém, không hiệu quả cho công tác kế toán. Do đó cho phép sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày. Giá hạch toán vật liệu là giá quy định thống nhất trong toàn doanh nghiệp và được sử dụng trong thời gian dài. Như vậy hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá tri vật liệu nhập xuất. Nhưng cuối kỳ điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế thông qua hệ số giá. Hệ số giá vật liệu là hệ số chênh lệch giữa giá thực tế so với giá hạch toán. Hệ số giá ký hiệu là H và được xác định như sau: H = Giá thực tế tồn đầu kỳ +giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ + giá hạch toán nhập trong kỳ Trên cơ sở xác định được hệ số giá chúng ta xác định giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá: Giá thực tế xuất kho = giá hạch toán xuất kho x hệ số giá. Ký hiệu như sau: Zttxk = GHTxk x H Việc sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu đảm bảo tính kịp thời cho công tác kế toán, giảm bớt khối lượng tính toán, tạo điều kiện để tăng cường công tác quản lý vật liệu. Việc điều chuyển giá hạch toán theo giá thực tế được thực hiện trên bảng kê số ba. Nhưng tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà hệ số giá vật liệu có thể tính cho từng loại, từng thứ, từng nhóm vật liệu. III.Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu theo từng kho của các doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành ở kho và ở phòng kế toán. Trong thực tế hiện nay, tuỳ theo điều kiện kinh doanh cụ thể, tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau để hạch toán chi tiết vật liệu: 1.Phương pháp ghi thẻ song song: Theo phương pháp này, thì ở kho ghi chép về mặt số lượngcòn ở phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lượng và của từng thứ vật liệu. Trình tự ghi chép được tiến hành như sau: ở kho: hàng ngày khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi lên hoặc kế toán xuống kho nhận các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu, để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ. Sau đó mới ghi vào sổ(thẻ) chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số lượng đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập –xuất- tồn theo từng loại nhóm vật liệu. Phương pháp này có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. Nhưng lại có nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, đồng thời việc kiểm tra đối chiếu không được tiến hành một cách kịp thời của kế toán. Phương pháp này được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ(chứng từ) nhập xuất ít không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Bảng tổng hợp nhập -xuất- tồn Số (thẻ) chi tiết vật tư Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Về mặt nguyên tắc, phương pháp này cũng giống phương pháp thẻ song song. ở kho cũng theo dõi ghi chép về mặt số lượng, ở phòng kế toán ghi chép cả mặt số lượng và giá tri theo từng kho, từng loại, từng thứ vật liệu nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Trình tự ghi chép được tiến hành như sau: ở kho: hàng ngày ghi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào các phiếu nhập, phiếu xuất và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi lên hoặc kế toán xuống kho nhận các phiếu nhập, xuất kho đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho dùng cho cẳ năm. Sổ đối chiếu chỉ ghi mỗi tháng mỗi lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Phương pháp có ưu điểm là khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt, do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhưng nhược điểm vẫn là ghi sổ trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu của phòng kế toán được tiến hành kịp thời. Phương pháp này được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không phân công riêng hạch toán chi tiết vật liệu. Sơ đồ hạch toán chi tiết liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng luỹ kế nhập Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng luỹ kế xuất Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3.Phương pháp sổ số dư: Theo phương pháp này, ở kho theo dõi và ghi chép về số lượng, ở phòng kế toán theo dõi và ghi chép về mặt giá trị của từng nhóm, từng thứ vật liệu. Trình tự ghi chép được thực hiện như sau: ở kho: thủ kho vẫn dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho( về mặt số lượng) sang sổ số dư vào cột số lượng. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cẳ năm để ghi số tồn kho của từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và căn cứ vào đó lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ bảng kê này kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất –tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số nộp cuôí tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn gía hạch toán để tính ra số tồn kho của từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư, kế toán tiến hành kiểm tra vào cuối tháng với cột số tiền tồn kho trên bảng tổng hợp nhập - xuất tồn và số liệu của kế toán tổng hợp. Phương pháp này có ưu điểm là tránh được việc ghi chép trùng lặp giữa ở kho và ở phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. Tuy nhiên vẫn còn có những mặt hạn chế là do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị nên qua số liệu kế toán không biết được có tình hình tăng, giảm của từng thứ vật liệu mà muốn biết được kế toán phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa phòng kế toán và kho là rất khó khăn. Phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ xuất, nhập nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, dùng gía hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán doanh nghiệp phải tương đối cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Bảng luỹ kế xuất Bảng kê xuất Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập , xuất, tồn Sổ số dư Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra IV.Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Phương pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình luân chuyển vật tư, hàng hoá và được sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hoá. 1.1. Tài khoản sử dụng: Tài khoản kế toán sử dụng TK 152 Nguyên liệu, vật liệu để phản ánh sự biến động của vật liệu trong các doanh nghiệp. TK152 "Nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản này được dùng để ghi chép số hiện có, tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế. Ngoài ra tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp hai, cấp ba... để kế toán theo dõi chi tiết từng loại, từng nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Kết cấu, nội dung phản ánh của TK 152 Nguyên liệu, vật liệu Bên nợ - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh - Giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê - Giá trị phế liệu thu hồi - Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc góp vốn liên doanh, cổ phần. - Giá trị nguyên liệu, vật liệu trả lại, giảm giá - Giá trị nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê - Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (theo phương pháp KKĐK). TK151 "Hàng mua đang đi đường”, tài khoản này được dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp, còn đang đi trên đường và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho doanh nghiệp. TK133- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ, còn được khấu trừ. Tài khoản này bao gồm hai tài khoản cấp 2: TK1331-Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. TK1332- Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. TK33312- Thuế GTGT hàng nhập khẩu, dùng để phản ánh thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp của hàng nhập khẩu. Đối với các doanh nghiệp áp dụng tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng tài khoản 133 để ghi thuế GTGT, mà số thuế này là một bộ phận cấu thành của giá vốn hàng nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh( nếu mua hàng về giao cho đối tượng sử dụng ngay). TK331 "phải trả cho người bán”, tài khoản này được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doang nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết. TK331 được mở sổ chi tiết để theo dõi đến từng đối tượng cụ thể(từng người bán, người nhận thầu). TK159 "dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, tài khoản này sử dụng để phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giám sút so với giá gốc của hàng tồn kho. Nhằm ghi nhận các khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn và phản ánh giá trị thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên các báo cáo tài chính. Tài khoản này là tài khoản điều chỉnh cho nhóm hàng tồn kho. Ngoài ra hạch toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK111 "Tiền mặt” TK621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” TK112 "Tiền gửi ngân hàng” TK627 "Chi phí sản xuất chung” TK641 "Chi phí bán hàng” TK642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp” 1.2 Phương pháp hạch toán: 1.2.1. Tăng vật liệu do mua ngoài Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331, 111, 112, 141 - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua (do mua nhiều do hàng kém phẩm chất, sai qui cách,do giao hàng chậm….) Nợ TK 331 Nợ TK 111, 112 Nợ TK 1388 Có TK 152 Có TK 1331 Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi: Nợ TK 331 Nợ TK 111, 112 Nợ TK 1388 Có TK 711 - Tăng do mua ngoài hàng về nhưng hoá đơn chưa về: nếu trong tháng vật liệu đã về nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn kế toán sẽ ghi giá trị giá vật liệu theo giá tạm tính: Nợ TK 152 Có TK 331 Nếu cuối tháng hàng về thì ghi số tương tự như trên. Còn cuối tháng hàng chưa về thì ghi số bằng bút toán: Nợ TK 151 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 Tăng do mua ngoài hàng thừa so với hoá đơn Khia phát hiện thừa so với hoá đơn cần làm văn bản báo cho các bên liên quan để cùng xử lý. Nếu nhập toàn bộ Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 331 Có TK 3381 Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: Nếu mua lại số thừa Nợ TK 3381 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 Nếu trả lại cho người bán Nợ TK 338 (3381) Có TK 152 Có TK 133 (1331) Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập bất thường Nợ TK 338 (3381) Có TK 721 Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn Khi phát hiện thiếu phải làm văn bản báo cáo cho bên liên quan để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Nợ TK 138 (1381) Có TK 331 Khi xử lý số thiếu. Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 138 (1381) Trừ vào số tiền phải trả người bán và được người bán trả lại tiền Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 138 (1381) Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 138 (1388) Nợ TK 334 Có TK 138 (1381) Nếu thiếu không rõ nguyên nhân Nợ TK 821 Có TK 138 (1381) Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 152 Có TK 154 Tăng do nhận tặng thưởng, nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần Nợ TK 152 Có TK 411 Tăng do vay mượn tạm thời Nợ TK 152 Có TK 336 Có TK 338 Tăng do xuất dùng không hết nhập lại kho Nợ TK 152 Có TK 621 Có TK 627 Có TK 641 Có TK 642 Tăng do đánh giá lại vật liệu Nợ TK 152 Có TK 412 Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh Nợ TK 152 Có TK 222 Có TK 128 Tăng do phát hiện thừa qua kiểm kê Nợ TK 152 Có TK 642 Thừa không rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 152 Có TK 338 (3381) 1.2.2. Hạch toán các nghiệp vụ giảm vật liệu Xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 621 Nợ TK 627 (6272) Nợ TK 642 (6412) Nợ TK 241 Có TK 152 Xuất vốn góp liên doanh Nợ TK 222 Nợ TK 128 Nợ TK 412 Có TK 152 Xuất thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 Giảm do vay tạm thời Nợ TK 138 (1388) Nợ TK 136 (1368) Có TK 152 Giảm do xuất bán Nợ TK 632 Có TK 152 Đồng thời phản ánh giá bán vật liệu Nợ TK 111, 112 Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 Giảm do phát hiện thiếu qua kiểm kê Nợ TK 642 Nợ TK 1381 Có TK 152 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 331, 111, 112 TK 331, 111, 112 TK 331, 111, 112 Tăng do mua ngoài TK 331 TK 627, 641, 642 Xuất cho chi phí SX chung, bán hàng, quản lý, XDCB Thuế VAT được khấu trừ TK 128, 222 Hàng đi đường kỳ trước TK 151 Xuất vốn góp liên doanh TK 154 TK 411 Nhận cấp phát tặng thưởng vốn góp liên doanh Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 1381, 642 TK 642, 3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê Thừa phát hiện khi kiểm kê TK 412 TK 128, 222 Đánh giá tăng Đánh giá giảm Nhận lại vốn góp liên doanh Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 621 TK 152 TK 331, 111, 112, 141, 311 Xuất để chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài (Tổng giá thanh toán) TK 627, 641, 642 TK 151, 411, 222… Xuất cho nhu cầu khác ở PX, xuất phục vụ bán hàng, quản lý XDCB Vật liệu tăng do Các nguyên nhân khác 2. Hạch toán tổng vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu, thành phẩm, hàng hoá mà chỉ phản ánh giá tri tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ. Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê để xác định số thực tế của vật liệu, thành phẩm, hàng hoá... để ghi vào các tài khoản hàng tồn kho. Phương pháp này áp dụng thích hợp ở những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, nhưng chủng loại vật tư nhiều, giá trị mỗi thứ thấp hoặc các doanh nghiệp bán lẻ. 2.1.Tài khoản sử dụng: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ sử dụng, TK 611 để phản ánh giá trị thực tế của vật tư, hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. Tài khoản này không có số dư mà được mở thành 2 tài khoản cấp hai sau: TK 611: Mua nguyên vật liệu TK 6112: Mua hàng hoá Các tài khoản 152, 151 cũng được sử dụng để phản ánh và kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường lúc đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611 chứ không được dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu. Ngoài ra theo phương pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như ở phương pháp kê khai thường xuyên. 2.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu: Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, hạch toán tổng hợp vật liệu không căn cứ vào phiếu xuất kho để xác định giá vật liệu xuất dùng mà căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu, tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Vì vậy giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được xác định bằng công thức sau: Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ - Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Để xác định giá thực tế của số vật liệu xuất kho cho từng nhu cầu, cho từng đối tượng, kế toán phải kết hợp với từng số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được. Bởi hạch toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất thường xuyên trên cơ sở các chứng từ xuất. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ có các nghiệp vụ chủ yếu sau: Căn cứ vào giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ trước hết chuyển vào TK 611, kế toán ghi: Nợ TK 611 Có TK 152 Trong kỳ khi mua vật liệu căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan để kế toán ghi như sau: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK111,112 Có TK 141 Có TK 331,311,341 Chi phí mua nguên vật liệu: Nợ TK 611(6111) Nợ TK 133 Có TK 111,112 Có TK 331 Thuế nhập khẩu(nếu có) Nợ TK 611(6111) Có TK 333(3333) Chiết khấu hàng mua được hưởng: Nợ TK 331 Có TK 721 (6111) Giá trị hàng mua trả lại do không đúng quy định của hợp đồng Nợ TK 111,112 (nếu thu ngay lại) Nợ TK 138(1388) (nếu chưa thu được) Nợ TK 331 (trừ vào nợ) Có TK 133 Có TK 611(6111) Khoản giảm giá hàng mua: Nợ TK 111,112 Nợ TK 138(1388) Nợ TK 331 Có TK 133 Có TK 611(6111) (số giảm giá) Thanh toán tiền mua vật liệu cho người bán: Nợ TK 331 Có TK 111,112 Giá trị vật liệu nhận vốn góp liên doanh, vốn cấp phát... Nợ TK 611(6111) Có TK 411 Cuối kỳ tiến hành kiểm kê xác định giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ và giá trị xuất kho trong kỳ để kết chuyển vào các tài khoản có liên quan. Nợ TK 152 Có TK 611(6111) Gía thực tế vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm: Nợ TK 621 Nợ TK 627(6272,6273) Nợ TK 641(6412, 6413) Nợ TK 642 (6422, 6423) Có TK 611 Giá thực tế vật liệu thiếu hụt, mất mát, căn cứ vào biên bản và quyết định xử lý kế toán ghi định khoản: Nợ TK 138(1381) (tài sản thiếu trờ xử lý) Nợ TK 111 Nợ TK 334 Có TK 611(6111) Như vậy chúng ta có thể khái quát hạch toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ chưa sử dụng TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331, 411 Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ (tổng giá thanh toán TK 151, 152 Giá trị vật liệu xuất dùng Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152 TK 611 Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ chưa sử dụng TK 151, 152 Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ TK 111, 112, 331 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại TK 111, 112, 331 Giá trị vật liệu mua vào trong kỳ TK 138, 334, 821, 642 Thuế VAT được khấu trừ TK 331 Thuế VAT được khấu trừ Giá trị thiếu hụt mất mát TK 411 Nhận vốn liên doanh cấp phát tặng thưởng… TK 621, 627, 641, 642 TK 421 Đánh giá tăng vật liệu TK 412 Phân bổ dần Giá trị dụng cụ xuất dùng lớn Giá trị vật liệu xuất dùng nhỏ V. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu: Hình thức kế toán nhật ký sổ cái: kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu được thực hiện trên nhật ký sổ cái. Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để ghi vào nhật ký sổ cái theo hệ thống kết hợp ghi theo thứ tự thời gian phát sinh các chứng từ Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: kế toán căn cứ vào các chứng từ về nhập vật liệu để lập các chứng từ ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Kế toán căn cứ vào các chứng từ về xuất kho vật liệu để phản ánh giá trị thực tế của vật liệu xuất kho cho từng đối tượng sử dụng trên bảng phân bổ số 2. Căn cứ vào bảng phân bổ này để lập chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghỉ sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi và sổ cái. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh được sử dụng để ghi vào các sổ tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và các phiếu tính gía thành sản phẩm lao vụ dịch vụ. Hình thức nhật ký chứng từ: hạch toán tổng hợp vật liệu được thực hiện trên các sổ kế toán sau: Sổ chi tiết TK 331(sổ chi tiết 2) sổ này bao gồm 2 phần chính: Phần ‘Ghi có TK 331, ghi nợ các TK liên quan”. Phần ‘Theo dõi thanh toán ghi nợ TK 331 và ghi có các TK liên quan”. Phần ghi có TK 331 được chi tiết theo hai giá: giá hạch toán và giá thực tế. Ngoài ra sổ chi tiết 2 còn phản ánh số dư đầu tháng và số dư cuối tháng chi tiết cho từng điểm bán. Đối với những đơn vị có quan hệ thường xuyên được phản ánh riêng trên một tờ sổ hoặc một quyển sổ. Nhưng ngược lại với đơn vị không thường xuyên được phản ánh chung trên một tờ sổ hoặc một quyển sổ. Việc ghi sổ chi tiết số 2 được thực hiện theo nguyên tắc mỗi hoá đơn chứng từ ghi một dòng theo thứ tự thời gian hoá đơn, chứng từ về phòng kế toán và theo dõi cho đến khi xong hoá đơn chứng từ đó. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết số 2 theo từng người bán đến từng tờ sổ và quyển sổ để có số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Nhật ký chứng từ số 5(ghi có TK331, ghi nợ các tài khoản liên quan) sổ này cũng gồm 2 phần chính: Phần ghi có TK 331, ghi nợ các TK có liên quan. Phần theo dõi thanh toán ghi nợ TK 331, ghicó các TK liên quan. Sổ nhật ký chứng từ số 5 được dùng để phản ánh tổng quát quan hệ thanh toán giữa các doang nghiệp các đơn vị bán vật tư hàng hoá... hoặc cung cấp dịch vụ lao vụ cho doanh nghiệp. Nhật ký chứng từ số 5 được ghi vào cuối tháng trên cơ sở số liệu từ sổ chi tiết 2. Mỗi người bán được ghi vào một dòng. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ nhật ký chứng từ số 5, đối chiếu số liệu với các sổ kế toán khác đảm bảo số liệu chính xác để ghi vào sổ cái TK331 và bảng kê số 3 phần nhập trong tháng, dòng”từ nhật ký chứng từ số 5”. Nhật ký chứng từ số 6 ghi có TK 151, sổ này phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến bên tài khoản 151. Nguyên tắc ghi nhật ký chứng từ số 6 là ghi theo chứng tù hoá đơn và phải theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hàng. Cuối tháng cộng nhật ký chứng từ số 6, lấy tổng cộng đó ghi vào sổ cái TK 151. Căn cứ vào cột “số dư cuối tháng” của nhật ký chứng từ số 6 để chuyển số dư của từng hoá đơn sang cột “số dư đầu tháng” của nhật ký chứng từ sô 6 tháng sau. Đối với hạch toán tổng hợp xuất vật liệu: Hạch toán các nghiệp vụ xuất vật liệu phản ánh trên “bảng phân bổ số 2”. Sổ này được dùng để phản ánh trị giá thực tế của vật liệu được phân bổ cho các đối tượng sử dụng, gồm hai phần chính: Phần “Ghi có các TK 152” Phần “ Đối tượng sử dụng(ghi nợ các TK)” Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 để ghi vào các bảng kê: Bảng kê số 4 “Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng”(phần ghi nợ các TK 152, 621, 627 ghi có các TK 152) cuối tháng tổng hợp số liệu ở các bảng kê để ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Đối với các doanh nghiệp đánh giá vật liệu theo giá hạch toán thì việc xác định trị giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế cho từng đối tượng sử dụng trước hết phải căn cứ vào bảng kê số 3 “bảng tính giá thực tế vật liệu” sau đó lập bảng phân bổ số 2. Hình thức nhật ký chung: Căn cứ vào chứng từ mua, nhập vật liệu, kế toán ghi sổ nhật ký chuyên dùng hàng ngày hoặc định kỳ. Đồng thời căn cứ vào chứng từ mua, nhập công cụ dụng cụ ghi vào nhật ký mua hàng. Căn cứ vào số liệu tổng cộng từ nhật ký chuyên dùng, nhật ký mua hàng để ghi một lần trong kỳ vào sổ nhật ký chung. Từ số liệu nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho được phản ánh trên bảng phân bổ số 2, là căn cứ để ghi vào nhật ký chung rồi ghi vào sổ cái. Chương II thực trạng công tác hạch toán doanh nghiệp vật liệu tạI công ty công trình giao thông I - Hà Nội I- Đặc điểm quá trình hình thành sản xuất kinh doanh tại công ty công trình giao thông I – hà nội 1. Quá trình hình thành và phát triển tại công ty Công ty công trình giao thông I – Hà nội hiện nay, trước đây là xí nghiệp cầu đường ngoại thành Hà nội. Được thành lập ngày 15/7/1965 là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc nghành xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là: xây dựng và sửa chữa các công trình giao thông. Quá trình hình thành và phát triển của công ty qua không ít thăng trầm: từ khi thành lập cho đến năm 1990, trong giai đoạn này các công trình mà công ty xây dựng đều nằm trong kế hoạch được giao hàng năm của Nhà nước và được thực hiện chủ yếu bằng nguồn vốn ngân sách Nhà nước cấp. Trong giai đoạn này công việc của công ty đa phần tập trung vào duy tu bảo dưỡng các tuyến đường thuộc phạm vi ngoại thành Hà Nội Từ năm 1990 cho đến nay, khi Nhà nước chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, với chi phối của các qyi luật của nền kinh tế thị trường và sự quản lý trên tầm vĩ mô của Nhà nưóc. Để phù hợp với tình hình đó, công ty công trình giao thôngI cũng chuyển đổi sang lĩnh vực kinh doanh. Bên cạnh việc đảm nhận công việc duy tu sửa chữa trên công ty còn tham gia đấu thầu các công trinhf ngoài, nâng cấp các đường thuộc kế hoạch của sở giao thông công chính đảm nhận việc khảo sát thiết kế. Cùng với việc chuyển đổi lĩnh vực kinh doanh, công ty đồng thời đổi tên thành công ty công trình giao thông I - Hà nội theo quyết định 1297 QĐ/UB ngày 27/3/1993 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Để đứng vững trong nền kinh tế thị trường và uy tín đối với Nhà nước, công ty không ngừng chú trọng đến chất lượng của từng công trình cải tiến kỹ thuật, nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên chức, trang bị thêm máy móc thiết bị mới để phục vụ cho những công trình có qui mô lớn, trình độ kỹ thuật cao như dải thảm bê tông nhựa ASFAN. Đặc biệt từ năm 1995 đến nay, do xác định được hướng đi đúng đắn nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển mạnh mẽ, sản lượng không ngừng tăng, nộp ngân sách cho Nhà nước cũng tăng lên và đời sống cán bộ công nhân viên của công ty được cải thiện rõ rệt. Vượt lên mọi khó khăn để đứng vững trong nền kinh tế thị trường như hiện nay của công ty là cả một sự cố gắng lớn của lãnh đạo công ty cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong những năm gần đây công ty đã đạt được những thành tích sau: Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu 1999 2000 Tài sản cố định 4.272 4.972 Tài sản lưu động 1.217 1.217 Doanh thu 13.910 29 Lãi 168 725 Nộp ngân sách Nhà nước 859 1.100 Thu nhập bình quân CNV/ tháng 600 0.55 2. Công tác quản lý và đặc điểm vật liệu sử dụng tại công ty công trình giao thông I -Hà nội Công ty công trình giao thông I Hà Nội là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là sửa chữa và làm mới những con đường giao thông theo kế hoạch của Nhà nưóc. Vì vậy vật liệu sử dụng tại công ty là vật liệu của nghành xây dựng cơ bản. Chúng đa dạng về chủng loại, quy cách như: xi măng, đá, cát, sỏi, nhựa đường... ngoài ra còn có những vật liệu và công cụ dụng cụ khác như: sơn, xăng dầu, củi, các loại phụ tùng thay thế. Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng vật liệu là rất phức tạp đòi hỏi kế toán vật liệu phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm trong công việc. Trong giai đoạn hiện nay, vật liệu phục vụ cho nghành xây dựng cơ bản được thị trường cung cấp rất kịp thời, giá cả ít biến động. Ngoài ra Nhà nước quy định giá bán theo thông tư 1216 và định mức cho một số mặt hàng như xi măng, sắt thép... Đây là điều kiện thuận lợi để công ty giảm bớt lượng dữ trữ vật liệu trong kho. Như vậy sẽ tạo điều kiện cho công ty sử dụng vốn có hiệu quả và giảm bớt được một số chi phí như: chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí vận chuyển bảo quản vật liệu. Trong thực tế hoạt động sản xuất công ty, một phần lớn vật liệu mà công ty sử dụng có khối lượng lớn, cồng kềnh không phù hợp với việc nhập kho như: đá xanh các loại, cát các loại, cấu kiện bê tông... đối với những loại này công ty công trình giao thông I đã vận dụng linh hoạt là căn cứ vào hạn mức vật liệu được duyệt để tiến hành mua và đổ tại chân công trình ( nơi sản xuất ) mà không qua nhập kho. Đối với những công trình có quy mô lớn thì bộ phận vật tư sẽ trực tiếp mua vật tư đổ tại chân công trình và hoàn tất các thủ tục về nhập xuất vật tư. Còn đối với công trình có qui mô nhỏ thì đội sản xuất sẽ đứng ra mua vật liệu, sau đó chuyển hoá đơn chứng từ xuống phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán, hầu hết tiền mua vật tư đều được phòng tài vụ thanh toán bằng ngân phiếu, séc hoặc tiền mặt. Tại Công ty Công trình giao thông I Hà Nội, vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất chủ yếu là xuất thẳng đến chân công trình chỉ có nhựa đường được Công ty mua về nhâp kho để phục vụ cho công tác duy tu bảo dưỡng thường xuyên. Nhựa đường thường được nhập vàp kho của 3 đội duy tu là: kho Sài Đồng-Gia Lâm, kho Đông Anh và kho Sóc Sơn. Nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là những bạn hàng có quan hệ từ lâu năm như: xí nghiệp khai thác đá, các công ty vật liệu xây dựng... vì vậy việc cung cấp vật liệu cho Công ty là rất kịp thời, đảm bảo cho quá trình sản xuất của công ty không bị gián đoạn, hoàn thành công trình theo đúng tiến độ thi công và đúng kế hoạch đặt ra. Công ty công trình giao thông I là một doanh nghiệp Nhà nước, chủ yếu làm các công trình giao thông do Nhà nước giao ( chỉ định thầu ) và những công trình do công ty trúng thầu ( nhưng vẫn là những công trình của Nhà nước ). Do vậy việc sử dụng vật liệu công cụ dụng cụ của công ty phải tuân theo các định mức số1242 và bảng giá vật liệu xây dựng của Bộ xây dựng Bảng số 1 Bảng giá vật liệu xây dựng áp dụng từ 1/10/1996 theo 1216 STT Loại vật liệu, vật tư và trang thiết bị Đơn vị tính Giá tại hiện trường xây lắp Ghi chú 1 2 3 4 5 Cát đen đổ nền Cụ ly < 7km < 10km < 13km > 13km Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng trắng Hải Phòng Xi măng trắng Trung Quốc Nhựa đường Cát vàng Gạch đặc tư nhân Dầu Diezel Dầu DHO M3 Tấn Tấn Tấn Tấn Tấn M3 1000v lít lít 17.350 18.630 20.690 25.000 805.000 800.000 1.469.000 1.669.000 3.000.000 59.500 270.000 3.700 10.000 Căn cứ vào bảng định mức trên, ta lập phiếu xuất kho theo định mức sau: Bảng số 3 Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội Phiếu xuất kho theo hạn mức Bộ phận sử dụng : Đội Gia Lâm - Duy tu địa phưonưg tháng 6/2000 Đối tượng sử dụng: Vá ổ gà 10 cm nhựa 5,5: 2000m2 Xuát tại kho: Số phiếu: 01 SốTT Tên quy cách vật tư Đơn vị tính Mã vật tư Hạn mức được duyệt Số lượng thực xuất Nhựa đường Đá dăm tiêu chuẩn Đá 2x4 Đá 1x2 Đá 0,5x1 Củi Diezel Dầu phụ kg m3 m3 m3 m3 kg lít lít 6.507,5 218,8 5.86 28,2 24,3 5.086,2 250 10 11.770 263,8 7,2 47,4 44 9.200 Bảng số 4 Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội Phiếu xuất kho Tên người nhập : Ông An đội Gia Lâm Ngày 15 tháng 6 năm 2000 Lý do xuất : Duy tu tháng 6/2000 Số phiếu : 10 Xuất tại kho : Sài Đồng-theo hạn mức 01 SốTT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 Nhựa đường Singapo Kg 11.770 Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) II- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội: 1. Một số vấn đề về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội: 1.1.Phân loại vật liệu: Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội phân loại vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này bao gồm: Vật liệu chính: vật liệu chính mà công ty sử dụng là nhựa đường, đá xanh các loại, xi măng các loại, đất cấp phối và cấu kiện bê tông. Trong đó đất cấp phối là loại đất lẫn đá được dùng để làm nền cho những con đường mà Công ty đang thi công. Còn cấu kiện bê tông là loại bê tông đúc sẵn thường làm vỉa đường và nắp cống. Vật liệu phụ gồm có: sơn kẻ đường,vôi, dầu bôi trơn máy móc. Nhiên liệu phụ gồm có: xăng các loại, dầu, diezel. Phụ tùng thay thế gồm có: chi tiết máy móc thi Bảng số 5: Mục lục vật tư Số TT Số thẻ kho Tên quy cách vật tư Đơn vị tính 1 2 1 2 1 2 1 !521-Vật liệu chính Nhựa đường Singapo Đá 4x6 Đá 2x4 Đá 1x2 Đá 1x0,5 .............. 1522-Vật liệu phụ Sơn Dầu bôi trơn .............. 1523-Nhiên liệu Xăng Dầu diezel .............. 1524-Phụ tùng thay thế Phụ tùng máy móc kg m3 m3 m3 m3 kg lít lít lít 1.2. Đánh giá vật liệu: 1.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế nhập kho. Vật liệu ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội chủ yếu là mua ngoài, Công ty không tự gia công chế biến được vật liệu để phục vụ cho sản xuất của mình. Đồng thời Công ty cũng không có đội xe để vận chuyển vật tư mua về. Do vậy khi mua vật tư với số lượng lớn và vật tư này không qua nhập kho mà đổ tại chân công trình (nơi đơn vị đang thi công) thì chi phí vận chuyển từ nơi cung cấp đến chân công trình là hoàn toàn do nơi cung cấp chịu, thường thì chi phí này được cộng luôn vào giá mua. Ngoài ra khi công ty mua nhựa đường và cấu kiện bê tông thì ngoài giá bán, Công ty còn chịu thêm chi phí vận chuyển bốc dỡ. Như vậy đối với nhựa đường và cấu kiện bê tông thì giá thực té nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ. Ví dụ: theo hoá đơn số54232 ngày10/ 6/ 2000. Công ty mua của Công ty Thiết bị vật tư Bộ Giao thông gồm:100.000 kg nhựa đường giá bán ghi trên hoá đơn là 300 triệu đồng( chưa có thuế VAT) Theo phiếu chi số188 ngày 15/ 6/ 2000 ở tài khoản tiền mặt trả tiền bốc xếp số nhựa trên vào kho Sài Đồng là: 12.000.000đ. Do đó giá mua thực tế của 100 kg nhựa đường là: 300.000.000 + 12.000.000 = 312.000.000đ Nếu về đến kho mà bộ phận kiểm nghiệm vật tư xác định là không bị mất mát hao hụt gì thì đây chính là giá thực tế nhập kho. 1.2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho: Tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội, vật tư xuất kho được tính theo giá bình quân gia quyền. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này giá thực tế vật tư xuất kho được xác định theo công thức sau: Giá thực tế vật liệu xuất kho trong tháng = Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng + Giá thực tế vật liệu nhập trong tháng x Số lượng xuất kho vật liệu trong tháng Số lượng vật liệu tồn đầu tháng + Số lượng vật liệu nhập trong tháng Trong thực tế, do đặc điểm sản xuất của Công ty nên Công ty chỉ nhập vật liệu chính là giá là nhựa đường còn các loại vật liệu khác mua về không qua nhập kho mà đổ tại chân công trình. Vì vậy đối với các loại vật liệu này giá thực tế xuất chính là giá thực tế nhập. Còn nhựa đường Công ty mua về và làm thủ tục nhập kho, sau đó phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Do đó loại vật liệu này cần phải xác định giá thực tế nhập kho. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 10 ngày 15/ 6/ 2000 xuất cho Ông An đội Gia Lâm (xem bảng số 4) 11.770 kg nhựa đường phục vụ cho việc duy tu tháng 6/2000, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế vào số lượng tồn kho đầu tháng, số nhập trong tháng của nhựa đường trong sổ chi tiết vật liệu thì giá thực tế nhựa dường xuất kho được xác định như sau: 78.875.000 + 312.000.000 x 11.770 = 35.529.000 27.500 + 100.000 1.3. Trình tự hạch toán nguyên liệu, vật liệu: 1.3.1. Thủ thục nhập kho vật liệu Khi Công ty được Nhà nước giao hoặc Công ty trúng thầu các công trình giao thông thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch đồng thời lập dự toán cho công trình. Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào dự toán công trình để bóc tách vật tư theo định mức đã được xây dựng. Sau đó bộ phận vật tư dựa vào hạn mức công trình làm giấy xin mua vật tư trình lên giám đốc duyệt, nếu được giám đốc chấp nhận thì sẽ cử người đi mua. Thường thì khi mua vật tư công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với bên cung cấp vật tư. Trong trường hợp này các bên sẽ soạn thảo các điều khoản qui định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Chẳng hạn bên cung cấp vật tư phải đảm bảo về số lượng, chất lượng, quy cách mẫu mã, chủng loại, các quy trình quy phạm về kỹ thuật, phải cung cấp đúng thời hạn. Còn đối với bên mua vật tư phải đảm bảo thanh toán tiền vật tư đầy đủ, đúng thời hạn và đúng phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận với nhau. Trong trường hợp vật tư mua ngoài về nhưng không nhập kho mà chuyển thẳng đến chân công trình thì bộ phận giám sát kỹ thuật và ban chỉ huy đội sẽ kiểm tra và tiếp nhận. Còn riêng đối với thảm bê tông ASFAN phải qua bộ phận kiểm định chất lượng. Đối với vật liệu nhập kho khi tiến hành nhập kho bộ phận vật tư phải lập và ký vào 3 liên phiếu nhập kho vật tư, sau đó chuyển cho thủ kho ký và đưa vật tư vào kho. Trong 3 liên phiếu nhập kho, 1 liên lưu lại bộ phận vật tư, 1 liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, theo định kỳ thủ kho mang lên phòng kế toán hoặc kế toán xuống lấy, 1 liên còn lại cùng với hoá đơn mua vật tư và giấy đề nghị thanh toán cho người bán được chuyển đến phòng kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ để thanh toán cho người bán. Khi nhận được phiếu nhập kho từ thủ kho gửi lên kế toán vật tư sẽ phản ánh vào sổ chi tiết vật liệu. Bảng số 6 Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội Phiếu nhập kho Tên người nhập: Ông Bảo Ngày12 tháng 6năm 2000 Nhập vào kho : Sài Đồng – Gia Lâm Hoá đơn số: 54232 Số phiếu : 05 Số TT Tên hàng Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhựa đường singapo kg 100.000 3.000 300.000.000 Cộng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký tên ) ( Ký tên) ( Ký tên ) 1.3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu: Như trên đã nói công ty công trình giao thông I Hà Nội chỉ nhập kho nhựa đường còn các vật liệu khác xuất thẳng đến chân công trình không qua nhập kho. Khi xuất kho cho các đối tượng sử dụng, bộ phận vật tư viết phiếu xuất kho theo hạn mức vật tư. Đối với vật tư đổ tại chân công trình thì bộ phận vật tư lập phiếu xuất – xuất kho cùng một lúc. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên. Trong đó 1 liên lưu lại bộ phận vật tư và 1 liên đội trưởng sản xuất mang đến kho sau khi thủ kho ký nhận vào phiếu xuất kho. Định kỳ kế toán vật tư xuống kho nhận phiếu xuất kho. 2. Thực tế hạch toán vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội. 2.1.Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty Công trình GIao thông I Hà Nội: Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. Nhưng ở kho chỉ theo dõi sự biến động về số lượng của vật liệu. Còn ở phòng kế toán sẽ theo dõi chi tiết sự biến động về vật liệu cả mặt số lượng và mặt giá trị. Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật tư như sau: 2.2.ở kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn cả số lượng và chất lượng của từng vật tư. Thủ kho phải nắm vững số lượng và tình trạng chất lượng của vật liệu trong bất kỳ thời điểm nào để kịp thời cấp phát cho các đơn vị sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, tránh tình trạng ngừng sản xuất vì thiếu vật liệu. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ các phiếu xuất, nhập kho cho các kế toán vật tư để cho kế toán vật tư ghi vào sổ chi tiết vật liệu. 2.3.Phòng kế toán: Hàng ngày kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho các chứng từ ở phòng vật tư chuyển xuống để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết(dạng tờ rời) của từng loại vật tư. Mỗi loại vật tư được mở một tờ sổ riêng để theo dõi. Phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu được thực hiện như sau: Sổ chi tiết vật liệu gồm 13 cột, mỗi cột đảm nhiệm phản ánh một nội dung nhất định. _ Cột 1 căn cứ vào ngày, tháng, năm ghi trên các phiếu nhập, xuất vật tư để ghi vào. _ Cột 2,3 căn cứ vào số hiệu chứng từ trên các phiếu nhập, xuất để ghi. _ Cột 4 phản ánh một cách khái quát nội dung của chứng từ. _ Cột 5,6,7 căn cứ vào số liệu tương ứng trên phiếu xuất kho để ghi. _ Cột 9 được xác định như sau: Cột 9 = Cột 12(đầu kỳ) + Tổng cộng cột 7 Cột 11(đầu kỳ) +Tổng cộng cột 5 Cụ thể đơn giá xuất kho(cột 9) của nhựa đường được xác định như sau: Đơn giá xuất kho = 72.875.000+312.000.000 nhựa đưòng 27.500 + 100.000 Cột 10 = cột 8 x cột 9 =6.507,5x 2.489,18 =16198339. Sau khi tính được đơn giá và thành tiền vật tư xuất kho kế toán mới quay trở lại ghi hai số liệu đó vào các cột tương ứng trên các phiếu xuất kho vật tư. Cột 11 = Cột 11 + tổng cộng cột 8 (cuối kỳ) (đầu kỳ) Cột 12 = Cột 12 + tổng cộng cột 7 – tổng cộng cột 10 Tương tự trong tháng đối với các vật liệu khác đều được lập sổ chi tiết tương tự như cách lập trên. Các sổ chi tiết vật liệu là căn cứ để kế toán vật tư lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn theo chỉ tiêu giá trị. Cụ thể thẻ kho,sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn được lập theo bảng sau: Bảng số 7 Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội Thẻ kho Số thẻ : Kho Sài Đồng Số tờ 01 Ngày lập : 6/2000 Tên vật tư : Nhựa đường Singapo Nhãn hiệu :1521 Đơn vị tính :kg Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Số lượng Còn lại Nhập Xuất Nhập Xuất 12/06 15/06 5 10 Số chi tháng 5 mang sang Ông Bảo mua nhựa đường Singapo Xuất cho Ông An đội Gia Lâm Dư cuối kỳ 100.000 11.770 27.500 115.730 Bảng số 8 Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Vật liệu Tháng 6/2000 Ngày tháng Vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 12/06 15/06 18/06 20/06 22/06 Vật liệu chính Nhựa đường Singapo Đá Vật liệu chính khác Nhựa đường Singapo Vật liệu phụ Dầu bôi trơn Nhiên liệu Dầu Diezel Củi Phụ tùng thay thế 72.875.000 312.000.000 142.000.000 960.000 6.657.000 7.500.000 780.000 32.139.000 121.777.000 35.529.000 960.000 6.657.000 7.500.000 780.000 Cộng 72.875.000 469.897.000 205.342.000 337.430.000 Phương pháp lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn vật liệu trong tháng như sau: _ Cột ngày, tháng căn cứ vào ngày tháng đã ghi trên sổ chi tiết để ghi. _ Cột tồn đầu tháng căn cứ vào số dư cuối tháng trước của từng loại vật liệu để ghi. _ Cột nhập trong tháng: căn cứ vào số liệu ở cột nhập trong tháng trên sổ chi tiết vật liệu để ghi, nhưng chỉ ghi chỉ tiêu giá trị(cột thành tiền) còn các chỉ tiêu khác không ghi vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. _ Cột xuất trong tháng: cũng giống như cột nhập trong tháng cũng lấy số liệu ở cột xuất trong tháng theo chỉ tiêu giá trị ở sổ chi tiết vật liệu. _ Cột cuối tháng: căn cứ vào số liệu ở cột tồn đầu tháng, nhập trong tháng, xuất trong tháng của vật liệu trên sổ chi tiết vật tư để xác định số tồn cuối tháng vật liệu. Số tồn cuối tháng được xác định như sau Tồn cuối tháng = tồn đầu tháng+nhập trong tháng-xuất trong tháng. 3.Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 3.1.Tài khoản sử dụng: Hiện nay Công ty Công trình Giao thông I sử dụng các tài khoản sau để phản ánh vật liệu. TK 152”nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản này được Công ty mở 4 tài khoản cấp hai để theo dỗi chi tiết: TK 1521 vật liệu chính. TK 1522 vật liệu phụ. TK 1523 nhiên liệu, động lực. TK 1524 phụ tùng thay thế. Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản thanh toán liên quan đến nghiệp vụ nhập vật tư như các tài khoản sau: TK 111 Tiền mặt. TK 112 Tiền gửi ngân hàng. TK 331 Phải trả cho người bán. TK 311 Vay ngắn hạn. Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất kho vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất tại Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 627 Chi phí sản xuất chung. TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp. 3.2.Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu: Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội được tiến hành căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu để phản ánh vào nhật ký chứng từ số 5 (bảng số 9). Phương pháp ghi nhật ký chứng từ số 5 được thực hiện như sau: Cột ghi số dư đầu tháng, lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng trước. Cột 1 ghi số thứ tự người bán, cột 2 ghi tên người bán (tên người bán căn cứ vào hoá đơn mua hàng). Phần ghi có TK 331 và ghi nợ các tài khoản khác kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu để ghi theo từng chứng từ. Cụ thể tháng 6/ 2000 như sau: Nợ TK 1521 : 300.000.000đ Nợ TK 1331 : 30.000.000đ Có TK 331: 330.000.000đ Phần ghi nợ TK 331 và ghi có các tài khoản khác, kế toán căn cứ vào các chứng từ, tuỳ theo hình thức thanh toán. Nếu là thanh toán qua Ngân hàng thì chứng từ là giấy báo nợ, nếu là thanh toán bằng tiền mặt thì chứng từ là phiếu chi tiền mặt và tương ứng cho từng đối tượng được trả. Cụ thể trong tháng 6/ 2000 Côngty đã thanh toán tiền nhựa đường bằng tiền gửi Ngân hàng kế toán ghi định khoản: Nợ TK 331 : 330.000.000đ Có TK 112: 330.000.000đ Tương tự đối với các vật liêu khác, trong tháng Công ty đã nhận được hàng mà chưa thanh toán với người bán thì cuối tháng số phát sinh chuyển sang số dư bên có và trong tháng Công ty ứng trước tiền để mua vật tư mà vật tư vẫn chưa về hoặc đã về nhưng chưa có hoá đơn. 3.3 Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu: Để tiến hành tổng hợp vật liệu xuất kho trong tháng, kế toán tiến hành lập bảng kê số 3, trên cơ sở xuất dùng trong tháng ở bảng kê số 3 kế toán mới tiến hành phân bổ vật liệu cho các đối tượng sử dụng. Nhưng do đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội là phần lớn vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất mua về là không qua nhập kho mà xuất thẳng đến chân công trình cho nên kế toán vật tư luôn phản ánh vật liệu theo giá thực tế và không sử dụng giá hạch toán. Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội sử dụng bảng kê số 3 với mục đích là để tổng hợp số liệu vật liệu tồn kho đầu tháng, nhập trong tháng, xuất dùng trong tháng và tồn kho cuối tháng phục vụ cho công tác quản lý vật tư, chứ không phải sử dụng bảng kê với đúng nghĩa của nó là”Tính giá trị thực tế vật liệu”. Phương pháp lập bảng kê số 3 như sau: Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số 1 ... để kế toán ghi vào các tài khoản vật tư và tổng hợp lên số phát sinh trong kỳ (xem bảng số 10). Căn cứ vào dòng cộng ở cột xuất kho trong bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn để ghi vào dòng xuất dùng trong tháng ở bảng kê số 3. Số dư đầu tháng chính là số dư cuối tháng của tháng trước. Số dư cuối tháng được xác định như sau: Số dư cuối tháng= số dư đầu tháng+số phát sinh trong tháng-số xuất dùng trong tháng. Cụ thể bảng kê số 3 trong tháng 6/ 2000 được lập như sau: (trang trước) 3.3.1.Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu chính. Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu chính được thực hiện trên bảng phân bổ số 1 vật liệu (xem bảng số 11). Hiện nay ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội vật liệu xuất dùng phục vụ cho sản xuất theo hạng mức vật tư. Khi có nhu cầu về vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào định mức vật tư do nhà nước xây dựng và dự toán công trình để lập phiếu xuất kho theo hạn mức công trình. Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu xuất kho theo định mức của công trình nào đó thì phân bổ vật tư cho công trình đó. Trong quá trình thi công công trình đúng theo yêu cầu thiết kế dẫn đến thiếu vật tư thì khi đó sẽ được xuất thêm vật tư ngoài hạn mức công trình đó và số vật tư xuất thêm này sẽ phân bổ thẳng cho công trình đó. Căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng 6/ 2000 của đội duy tu Gia Lâm, kế toán vật tư tiến hành tính toán từng loại vật liệu, sau đó tính tổng số vật liệu xuất dùng: Nhựa đường : 11.770x 3.018,63 = 35.529.000 Đá dăm tiêu chuẩn : 263,8 x 85.000 = 22.423.000 Đá 2x4 : 7.2 x 80.000 = 576.000 Đá 1x2 : 47.4 x 100.000 = 4.740.000 Đá 0,5x1 : 44 x 100.000 = 4.400.000 Cộng : 67.668.000đ Đối với công ty khác kế toán cũng tính toán tương tự rồi phản ánh toàn bộ chi phí về vật liệu chính xuất dùng cho các đối tượng và ghi vào bảng phân bổ chi tiết cho từng công trình. Trong tháng 6/ 2000 Công ty đã xuất vât liệu chính phục vụ cho hoạt động sản xuất là: 67.668.000+23.627.500+34.229.500+34.500.000+19.500.000+9.920.000 =189.445.000 Căn cứ vào số xuất vật liệu chính cho sản xuất kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu (phần thành tiền) định khoản: Nợ TK 621 189.445.000 Có TK 152 (1521) 189.445.000 3.3.2.Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu phụ: Vật liệu phụ ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội cũng được xuất cho sản xuất theo hạn mức như vật liệu chính. Kế toán cũng căn cứ cào phiếu xuất để phân bổ cho từng công trình tương ứng. Kế toán vật tư cũng tiến hành phản ánh toàn bộ chi phí về vật liệu phụ xuất dùng cho các đối tượng và ghi vào bảng phân bổ. Cụ thể theo phiếu xuất kho của đội Gia lâm kế toán tiến hành hạch toán: Dầu phụ = 10(lít) x 3.450 = 34.500đ Đối với các đối tượng sử dụng khác kế toán cũng tính toán tương tự. Trong tháng 6/ 2000 Công ty đã xuất vật liệu phụ phục vụ cho sản xuất là: 34.500+35.000+175.000+125.000+275.000+315.000 = 960.000 Căn cứ vào vật liệu phụ xuất kho cho sản xuất kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu định khoản: Nợ TK 621 960.000 Có TK 152(1521) 960.000 3.3.3Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ nhiên liệu: Đối với nhiên liệu cũng được tiến hành tương tự như vật liệu chính và vật liệu phụ. Kế toán căn cứ vào số liệu tính toán phản ánh toàn bộ chi phí nhiên liệu xuất dùng cho các đối tượng và ghi vào bảng phân bổ. Cụ thể căn cứ vào phiếu xuất dùng cho các đối tượng và ghi vào bảng phân bổ. Cụ thể căn cứ vào phiếu xuất kho cho đội duy tu Gia Lâm kế toán tiến hành tính toán. Dầu diezel = 250 (lít) x 3.482 = 870.500 Củi = 9.200 x 500 = 4.600.000 Cộng 5.470.500 Đối với các đội khác kế toán cũng tính toán tương tự. Trong tháng 6/ 2000 Công ty đã xuất nhiên liệu phục vụ cho sản xuất là: 5.470.500+1.248.000+3.612.500+1.720.000+1.059.000+1.047.000 =14.157.000 Căn cứ vào số liệu tính toán trên kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu định khoản: Nợ TK 621 14.157.000 Có TK 152(1523) 14.157.000 3.3.4. Hạch toán tổng hợp xuất và phân bổ phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế ở Công ty Công trình Giao thông I là một số chi tiết máy móc thiết bị và thường phát sinh ít. Bởi tại Công ty máy móc thiết bị có hiệu quả. Công ty giao trực tiếp máy móc thi công cho từng đội sản xuất đế sử dụng và bảo quản. Làm như vậy việc sử dụng và bảo quản máy móc thiết bị của Công ty đội sản xuất sẽ có trách nhiệm hơn. Trong quá trình sản xuất mà phát sinh máy móc thiết bị bị hỏng cần phải có phụ tùng thay thế ở đội sản xuất nào(chi tiết cho công trình nào) thì chi phí phụ tùng thay thế phân bổ thẳng cho công trình ấy thuộc đội ấy. Cụ thể trong tháng 6/ 2000 phát sinh ở đội 5(đường Trần Xuân Soạn) do đó phân bổ thẳng cho công trình này và ghi vào bảng phân bổ thẳng cho công trình này và ghi vào bảng phân bổ đồng thời kế toán ghi bút toán: Nợ TK 621 780.000 Có TK 152(1524) 780.000 Bảng phân bổ vật liệu tháng 6/2000 được lập như sau: Căn cứ vào số liệu trên các nhật ký chứng từ, cuối tháng kế toán lập sổ cái các tài khoản phản ánh vật liệu Sổ cái TK1521 Số dư đầu năm Nợ Có 72.875.000 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 - Có TK 111 Tháng 1 … Tháng 5 Tháng 6 378.500.000 454.000.000 190.000.000 Cộng số phát sinh Nợ 568.500.000 454.000.000 Có 568.500.000 189.445.000 Số dư cuối tháng Nợ 72.875.000 337.430.000 có Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ cái TK1522 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 - Có TK 111 Tháng 5 Tháng 6 Tháng … Tháng 12 - 960.000 1.020.000 Cộng số phát sinh Nợ 1.020.000 960.000 Có 1.020.000 960.000 Số dư cuối tháng Nợ - - có Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ cái TK 1523 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 Tháng 5 Tháng 6 Tháng … Tháng 12 2.560.000 8.280.000 4.700.000 5.877.000 Cộng số phát sinh Nợ 7.260.000 14.157.000 Có 7.206.000 14.157.000 Số dư cuối tháng Nợ - - Có Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ cái TK 1524 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Nhật ký chứng từ số 5 Có TK 331 Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 Tháng 5 Tháng 6 Tháng … Tháng 12 - 560.000 780.000 Cộng số phát sinh Nợ 780.000 780.000 Có 780.000 780.000 Số dư cuối tháng Nợ - - Có Ngày 30 tháng 6 năm 2000 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Chương III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội I. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội. 1. Những ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu: Hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường với sự chi phối của các quy luật của nền kinh tế thị trường đã gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Công trình Giao thông I nói riêng. Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thi trường đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, thu nhập bù đắp chi phí vẫn còn có lãi. Đây là một thách thức lớn đối với Công ty, song với đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, nhạy bén với kinh tế thị trường và đội ngũ cán bộ công nhân viên có quyết tâm cao, Công ty đã bắt nhịp rất nhanh với các qui luật của nền kinh tế thị trường và chính sách của Nhà nước. Bởi vậy Công ty không ngừng đứng vững và ngày càng mở rộng và phát triển ngày càng quy mô trong nền kinh tế thị trường. Quả vậy đây là một thành tích rất lớn của Công ty. Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, bộ máy kế toán ngày càng được hoàn thiện, đặc biệt là hạch toán vật liệu. Mặc dù Công ty có thuận lợi là sản phẩm làm ra không phải qua tiêu thụ thị trường, nhưng những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất như: vật liệu, tài sản cố định... phải mua ngoài thị trường. Cho nên đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác. Đối với vật liệu kế toán đã phản ánh được cả được cả mặt số lượng và mặt giá trị, trong đó kế toán luôn chú ý đến mặt giá trị của vật liệu ở từng thời điểm bởi giá cả thị trường luôn biến động. Để quản lý vật liệu nhập kho, Công ty đã có hệ thống kho tàng khá tốt, đội ngũ thẻ kho có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo tài sản của Công ty không bị hao hụt mất mát. Trong việc sử dụng vật liệu, Công ty đã có hệ thống định mức cụ thể chi tiết cho từng loại vật liệu, từng hạng mục công trình, từng công trình. Tạo điều kiện cho Công ty quản lý vật tư một cách chặt chẽ, tránh hiện tượng sử dụng vật tư một cách lãng phí, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho Công ty. Công ty đã nhanh chóng tiếp thu và vận dụng chế độ kế toán mới do Nhà nước ban hành vào thực tiễn công tác hạch toán vật liệu. Một mặt Công ty tuân thủ các chế độ kế toán mới ban hành, mặt khác phản ánh một cách kịp thời đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn vật tư cung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Việc áp dụng hình thức nhật ký chứng từ như hiện nay ở Công ty là rất phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ quản lý, trình độ hạch toán của Công ty. Đây là một hình thức kế toán cho phép phân công công việc được dễ dàng thuật tiện. 2 Những tồn tại cần phải hoàn thiện 2.1.Về công tác quản lý vật liệu Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, Công ty phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu, trong mỗi loại lại có nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều quy cách khác nhau. Nhưng cho đến nay Công ty vẫn chưa sử dụng” Sổ danh điểm vật tư” chỉ tạo lập một bộ mã vật tư để phục vụ cho công tác quản lý, theo dõi vật tư được dễ dàng chặt chẽ. Hơn nữa cho đến nay Công ty chưa trang bị riêng cho phòng kế toán một hệ thống máy vi tính để phục vụ cho công tác kế toán, cho nên hiện nay việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn toàn trên sổ sách kế toán. Khối lượng việc kế toán chưa được giảm nhẹ. Hiện nay ở Công ty chưa thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, nên vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này dẫn đến vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, chất lượng, khi xuất dùng cho sản xuất, sản phẩm sẽ làm cho chất lượng sản phẩm giảm. Hoặc có thể bộ phận cung ứng vật tư không nắm được tình hình thực tế trong kho và viết phiếu kho trong khi vật tư trong kho đã hết. 2.2 Về công tác hạch toán vật liệu: Về hạch toán xuất kho vật liệu: Khi xuất kho vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh bộ phận vật tư chỉ lập 3liên: 1 liên phòng vật tư giữ, 1 liên phòng kế toán giữ, 1 liên thủ kho giữ. Như vậy người trực tiếp nhận vật tư( thường là đội trưởng sản xuất) khi nhận vật tư về không có chứng từ gốc do vậy khi cần chứng minh đã nhận hay chưa nhận vật tư thì sẽ không có bằng chứng. Đó là điều bất lợi đối với người nhận vật tư. Hoặc đã nhận vật tư là bao nhiêu cũng không có bằng chứng chứng minh. 2.3.Việc vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: Việc vận dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán vật liệu ở công ty là hợp lý bởi các chứng từ nhập xuất vật tư hàng ngày không nhiều, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Ngoài ra như trình bày ở trên, Công tychưa sử dụng”Sổ danh điểm vật tư” cho nên trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu chưa thể hiện được từng nhóm, từng loại, từng thứ, từng quy cách. Trên đây là những mặt hạn chế còn tồn tại của Công ty, Công ty cần nghiên cứu và sửa đổi cùng với các cán bộ kế toán, vật tư, kỹ thuật để tìm ra giải pháp hữu hiệu để ngày càng hoàn thiện hơn công tác quản lý, hạch toán vật liệu tại Công ty. Qua thời gian thực tập công tác kế toán tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội, tôi nhận thấy những ưu điểm và một số hạn chế của công tác hạch toán vật liệu tại Công ty. Chính vì lý do đó, tôi mạnh dạn đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tại công ty. II. Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội. 1. Lập sổ danh điểm vật liệu: Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà Công ty đã và đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm , từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ và dễ dàng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu được mã hoá một mã số riêng và được sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó. Xuất phát từ những ưu điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật tư và thực trạng sản xuất của Công ty có sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm, mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách. Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật tư là rất cần thiết. Phương pháp lập sổ danh điểm vật tư được thực hiện như sau: Trước hết, để xây dựng được sổ danh điểm vật tư, Công ty phải xây dựng được bộ mã vật tư một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu được thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng mẫu mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau: _ Dựa vào loại vật liệu. _ Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại. _ Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm. _Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ. Căn cứ để xây dựng bộ mã vật liệu là dựa trên số hiệu các tài khoản cấp II của vật liệu: _ Vật liệu chính: 1521 _ Vật liệu phụ : 1522 _ Nhiên liệu : 1523 _Phụ tùng thay thế: 1524 Hiện nay ở Công ty chỉ sử dụng vật liệu dưới 10 nhóm do vậy ta chỉ sử dụng một chữ số để biểu thị cho nhóm và đạt mã như sau: _ Đối với vật liệu chính: + Nhóm đá : 1521- 1 + Nhóm nhựa đường: 1521- 2 + Nhóm xi măng : 1521- 3 + Nhóm cát : 1521- 4 _ Đối với vật liệu phụ : + Nhóm sơn : 1522 – 1 + Nhóm dầu phụ : 1522 – 2 + Nhóm vật liệu khác : 1522-3 _ Đối với nhiên liệu : + Nhóm xăng : 1523 –1 +Nhóm diezel : 1523-2 + Nhóm củi : 1523-3 _ Đối với phụ tùng thay thế: + Nhóm phụ tùng cơ khí(vòng bi) : 1524- 1 + Nhóm phụ tùng điện(bóng đèn xe, dây điện) : 1524 –2 Trên đây là mã vật tư của nhóm, ta cần phải lập mã vật tư cho từng thứ, từng quy cách. Chúng ta nhận thấy Công ty sử dụng vật tư mỗi nhóm cũng không thể vượt quá 1000 thứ cho nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị thứ. Còn trong mỗi thứ cũng không thể có quá 100 quy cách do vậy ta dùng hai chữ số để biểu thị quy cách. Như vậy mỗi mã vật liệu sã bao gồm 10 chữ số, trong đó 4 số đầu là số hiệu tài khoản cấp hai, một số sau biểu thị nhóm, ba số tiếp theo biểu thị thứ và hai số cuối cùng biểu thị quy cách. Ví dụ: Lập sổ danh điểm vật liệu chính của Công ty Công ty Công trình Sổ danh điểm vật liệu Giao thông I Hà Nội Loại vật liệu chính- ký hiệu 1521 Nhóm Ký hiệu danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính 1521-1 1521-2 1521-3 1521-4 1521-1-001-01 1521-1-002-01 1521-1-003-01 1521-1-004-01 1521-2-001-01 1521-2-002-02 1521-2-001-01 1521-2-001-02 1521-2-002-02 1521-3-001-01 1521-3-001-02 1521-3-002-01 1521-3-002-02 1521-4-001-01 1521-4-001-02 1521-4-002-01 Đá 4x6 xanh Đá 2x4 xanh Đá 1x2 xanh Đá 1x0,5 xanh Nhựa đường Singapo 150 Nhựa đường Singapo 152 Nhựa đường Nhật 160 Nhựa đường Nhật 159 Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng trắng Trung Quốc Xi măng trắng Hải Phòng Cát đen hạt mịn Cát đen hạt mịn Cát đen hạt thô Cát vàng m3 m3 m3 m3 kg kg kg kg tấn tấn tấn tấn m3 m3 m3 m3 2.Trang bị máy vi tính cho công tác kế toán: Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt. Vì vậy lãnh đạo của Công ty phải có những quyết định kịp thời và chính xác. Muốn vậy, người lãnh đạo phải có đầy đủ các thông tin. Kế toán với vai trò là người cung cấp thông tin kinh tế để giúp lãnh đạo ra quyết định. Nhưng việc lấy thông tin từ hệ số sổ sách là không kịp thời vì vậy Công ty trang bị máy vi tính cho phòng kế toán bởi phương tiện này cho phép truy cập thông tin rất nhanh. Mặt khác, việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán sẽ làm giảm nhẹ công việc của kế toán, việc tính toán rất thuận tiện, cho phép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời. Đặc biệt đối với công tác hạch toán vật liệu cùng với việc lập sổ danh điểm vật tư và việc sử dụng máy vi tính sẽ là điều kiện rất thuận lợi cho công tác quản lý vật tư. 3. Lập ban kiểm nghiệm vật tư và biên bản kiểm nghiệm vật tư: Vật liệu mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại thực tế của vật tư. Do vậy Công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong công ty. Trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nghiệm vật tư là hoá đơn của người cung cấp, trong trường hợp hoá đơn chưa về mà hàng đã về thì bộ phận kiểm nghiệm vật tư sã căn cứ hợp đồng mua bán để tiến hành kiểm nhận. Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện thấy các hiện tượng thừa, thiếu, sai quy cách, phẩm chất vật tư đã ghi trong hợp đồng thì bộ phận kiểm nhận sẽ lập biên bản xác nhận hiện trạng vật tư và nguyên nhân của nó để thuận tiện cho việc xử lý sau này. Ví dụ như: Căn cứ hoá đơn số 54232 ngày 10/6/2000 của Công ty mua 50014 kg nhựa đường Singpo của công ty thiết bị vật tư Bộ giao thông và thực tế quá trình kiểm nghiệm vật tư có thể lập biên bản như sau: Biên bản kiểm nghiệm vật liệu Căn cứ vào hoá đơn số 54232 ngày 10/6/2000 của Công ty Thiết bị vật tư Bộ Giao thông. Thành phần ban kiểm nghiệm gồm: 1-Đại diện vật tư : Ông Nguyễn Trí Bảo 2-Đại diện tài vụ : Bà Mai Thị Sáu 3-Đại diện kho : Bà Âu Thị Chính Đã kiểm nghiệm số vật tư dưới đây do ông Bảo trực tiếp nhận về Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng Số lượng sai Nhựa đường Singapo 1521-2-001-02 cân kg 100.000 100.000 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ông Bảo nhận về nhựa đường Singapore do Công ty thiết bị vật tư Bộ Giao thông bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát thiếu hụt. Vật tư Ký tên Tài vụ Ký tên Thủ kho Ký tên 4. Hoàn thiện phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: Nếu Công ty sử dụng sổ danh điểm vật tư thì ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn sẽ bổ xung thêm cột danh điểm vật tư. Như vậy bảng tổng hợp nhập xuất tồn được lập như sau: Cột I ghi ngày tháng. Cột II ghi tên vật liệu. Cột III ghi mã số danh điểm vật tư. Cột IV ghi trị giá vật liệu tồn đầu tháng. Cột V ghi trị giá vật liệu nhập trong tháng. Cột VI ghi trị giá vật liệu xuất trong tháng. Cột XII ghi trị giá vật liệu tồn cuối tháng. Kết luận Hạch toán vật liêu chiếm một vị trí quan trọng trong công tác kế toán. Việc hạch toán chính xác vật liệu không những là cơ sở để tính giá thành được rõ ràng chính xác, mà còn là điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tài sản lưu động của Công ty được chặt chẽ. Làm tốt công tác hạch toán vật liệu sẽ tạo điều kiện tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nhận thức được vị trí của công tác hạch toán vật liệu, Công ty Công trình Giao thôngI Hà Nội đã tổ chức công tác hạch toán nói chung, côngtác hạch toán vật liệu nói riêng được chặt chẽ và đi vào nề nếp. Một mặt đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán quy định của Nhà nước, mặt khác còn hạch toán đầy đủ các khoản chi phí, thu nhập giúp cho lãnh đạo Công ty ra được những quyết định chính xác kịp thời, để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao góp phần mở rộng quy mô Công ty, tạo uy tín đối với Nhà nước và uy tín trên thị trường. Đồng thời cũng tạo điều kiện cho Công ty có điều kiện cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên được tốt hơn. Vì thời gian thực tập có hạn, cũng như sự hiểu biết còn hạn chế, cho nên trong đề tài này em mới chỉ tìm hiểu và làm toát lên những ưu điểm những cố gắng và một số tồn tại cần hoàn thiện trong công tác hạch toán vật liệu của Công ty. Để hạch toán vật liệu thực sự trở thành công cụ quản lý trong công tác quản lý của Công ty. Để hoàn thiện đề tài này em đã được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ kế toán phòng tài vụ và các phòng ban khác của Côngty. Đồng thời được sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy giáo, cô giáo, đặc biệt là cô giáo Đặng Thị Loan. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Chương I- Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các đơn vị sản xuất 2 I- Vai trò, đặc điểm và nhiệm vụ của vật liệu trong sản xuất kinh doanh 2 II- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 3 III- Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 8 IV- Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật lieuẹ 12 V- Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu 25 Chương II- Thực trạng công tác hạch toán doanh nghiệp vật liệu tại công ty công trình giao thông I - Hà Nội 28 I- Đặc điểm quá trình hình thành sản xuất kinh doanh tại Công ty công trình giao thông I - Hà Nội 28 II- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty công trình giao thông I - Hà Nội 35 Chương III- một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty công trình giao thông I - Hà Nội 54 I- Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty công trình giao thông I - Hà Nội 54 II- Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế táon nguyên vật liệu tại công ty công trình giao thông I - Hà Nội 56 Kết luận 61 Tài liệu tham khảo 63 Tài liệu tham khảo 1. Kế toán Doanh nghiệp sản xuất - Trường Đại học KTQD Hà Nội 2. Kiểm toán Doanh nghiệp sản xuất - Trường Đại học KTQD Hà Nội 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp Hướng dẫn về chứng từ kế toán Hướng dẫn về sổ kế toán doanh nghiệp 4. Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp 5. Thuế và kế toán - Bảng số 2 Định mức số 1242 Định mức vật tư 144- 400 Làm mặt đường đá dăm nhựa thẩm nhập Đơn vị tính: 100 m2 Thành phần hao phí Đơn vị tính Thâm nhập nhẹ Thâm nhập sâu Nửa thâm nhập Đá dăm tiêu chuẩn Đá 2x4 Đá 1x2 Đá 0,5x1 m3 m3 m3 m3 Chiều dày mặt đường đã lèn ép 4 5 6 7 8 9 10 12 14 15 7,92 9,24 10,56 10,56 13,19 15,83 18,47 19,79 5,27 6,59 0,28 0,36 0,43 0,5 0,53 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,29 2,37 2,44 2,52 2,55 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2 2,2, 2,2 2,2 2,2 2,2 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 32 Mã hiệu Công tác xây lắp Thành phần hao phí Đơn vị tính Chiều dày mặt đường đã bị lèn ép 4;5 6;8 10;14 15 114.41 Tiêu chuẩn nhựa 5,5 kg/ m2 Nhựa bitum Củi Nhân công 3,5/7 Máy lu 8,5 tấn kg kg công ca 588,5 460 14,6 1,3 588,5 460 15,96 1,9 588,5 460 16,82 2,1 114.42 Tiêu chuẩn nhựa 6,0 kg/ m2 Nhựa bitum Củi Nhân công 3,5/7 Máy lu 8,5 tấn kg kg công ca 642 510 12,68 1,13 641 510 14,6 1,3 642 510 15,96 1,9 642 510 16,28 2,1 114.43 Tiêu chuẩn nhựa 7,0 kg/ m2 Nhựa bitum Củi Nhân công 3,5/7 Máy lu 8,5 tấn kg kg công ca 749 590 12,68 1,13 749 590 14,6 1,3 114.44 Tiêu chuẩn nhựa 8,0kg/m2 Nhựa bitum Củi Nhân công 3,5/7 Máy lu 8,5 tấn kg kg công ca 858 640 14,6 1,3 114.45 Tiêu chuẩn nhựa 8,0kg/m2 Nhựa bitum Củi Nhân công 3,5/7 Máy lu 8,5 tấn kg kg công ca 963 640 14,6 1,3 33 Công ty công trình giao thông I - Hà Nội Sổ chi tiết vật liệu chính Ký hiệu: 1521 Ngày lập: 6/2000 Đơn vị tính: kg Kho: Sài Đồng - Gia Lâm Mẫu số 17-VT QĐ liên bộ TCTK - TG Số 583-LB Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT 1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 12/6 5 Số chi đầu tháng 6 27.500 72.875.000 - Ông Bảo mua nhựa đường Singapore của CT.TBVT-BGT 100.000 3.000 300.000.000 - Bốc xếp nhựa đường 12.000.000 15/6 10 - Xuất cho ông An đội Gia Lâm 11.700 3.018,63 35.529.000 Cộng 100.000 312.000.000 11.770 35.529.000 115.730 349.346.000 Bảng số 9: Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 6 năm 2000 Đơn vị tính: 1000đ TT Tên người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331 Ghi Nợ các tài khoản khác Ghi nợ TK331 Ghi có các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 1521 1522 1523 133 ồ Có 331 111 112 ồNợ 331 Nợ Có HT TT HT TT HT TT 1. Công ty thiết bị Vật tư-BGT 70.000 300.000 30.000 330.000 330.000 330.000 70.000 2. Xí nghiệp Xây dựng đường bộ Phúc Thịnh 84.500 142.000 7.500 14.950 164.450 248.950 3. Công ty xây dựng khu vực I 960 780 174 1.914 1.914 1.914 4. Bà Thịnh bốc xếp nhựa 23.500 12.000 12.000 12.000 12.000 23.500 Cộng: 93.500 84.500 454.000 960 8.280 45.124 508.364 13.914 330.000 343.914 93.500 248.950 Số dư Nợ 9.000 Số dư Có: 155.450 Bảng số: 10 Bảng kê số 3 Tháng 6/2000 Đơn vị tính: 1.000đ Nội dung Tài khoản nguyên liệu, vật liệu 1521 1522 1523 1524 TT TT TT TT I. Số dư đầu tháng II. Số phát sinh trong tháng -NKCT số 5 -NKCT sô 1 III.Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng IV.Xuất dùng trong tháng V.Tồn cuối tháng 72.875 454.000 526.000 189.455 339.420 960 960 960 0 8280 5877 14157 14157 0 780 780 780 0 Bảng số 11: Bảng phân bổ vật liệu Ghi có các TK Ghi nợ các TK Tài khoản nguyên vật liệu 1521 1522 1523 1524 HT TT HT TT HT TT HT TT -TK 621: -Đội duy tu Gia Lâm -Đội duy Sóc Sơn -Đội 4: -Đường Láng Hoà Lạc -Đường Láng Trung -Đội 5: -Đội duy tu Đông Anh -Đường Trần Xuân Soạn 67.668.000 23.627.500 34.229.500 34.500.000 19.500.000 9.930.000 34.500 35.000 175.000 125.000 275.000 315.000 5.470.500 1.248.000 3.612.500 1.720.000 1.059.000 1.047.000 780.000 Cộng: 189.445.000 960.000 14.157.000 780.000