Đề tài Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương với việc tăng năng suất lao động tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long

Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trường, lợi nhuận vừa là mục tiêu, vừa là động lực của các doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất-kinh doanh. Để đảm bảo cho doanh nghiệp có lợi nhuận và phát triển lợi nhuận, từ đó nâng cao lợi ích của người lao động, trong chính sách quản lý, các doanh nghiệp phải tìm mọi cách tiết kiệm chi phí trong đó có chi phí tiền lương trên một đơn vị sản phẩm. Hạch toán tiền lương là một công cụ quản lý của doanh nghiệp mà thông qua việc cung cấp chính xác số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động của kế toán, các nhà quản trị có thể quản lý được chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Bộ lao động và Thương binh xã hội đã ra nhiều quyết định liên quan đến việc trả lương và các chế độ khác khi tính lương cho người lao động đồng thời Bộ Tài chính cũng ban hành nhiều văn bản qui định cách thức hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp. Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất và lao động riêng. Do vậy, cách thức hạch toán lương và các khoản trích theo lương không phải hoàn toàn giống nhau mà sẽ có sự khác nhau tại các doanh nghiệp khác nhau Xuất phát từ đặc điểm đó, tìm hiểu về đề tài “Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp” luôn là đề tài mới đòi hỏi phải có sự nghiên cứu và tìm tòi thực tế của người viết. Sau khoá học kế toán trưởng và một thời gian tìm hiểu thực tế tại nhà máy thuốc lá Thăng Long tôi xin chọn đề tài: “Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương với việc tăng năng suất lao động tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long” cho chuyên đề kế toán trưởng của mình. Trong khuôn khổ một chuyên đề 25 trang tôi đã trình bày những vấn đề lý luận cũng như thực trạng công tác hạch toán tiền lương tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Chắc chắn trong luận văn còn tồn tại nhiều sai sót, do vậy tôi rất mong được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của người đọc.  phần i: lý luận chung về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp sản xuất. I/. Bản chất tiền lương trong doanh nghiệp. 1/. Khái niệm và bản chất kinh tế của tiền lương. Tiền lương (tiền công) là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ. Về bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của yếu tố sức lao động mà người sử dụng phải trả cho người cung ứng sức lao động. Tiền lương tuân theo các nguyên tắc cung, cầu, giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước. Đối với các chủ doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố của chi phí đầu vào sản xuất. Còn đối với người cung ứng sức lao động, tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu. Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, còn mục đích lợi ích của người cung ứng sức lao động là tiền lương. Do vậy, tiền lương không chỉ mang bản chất là chi phí, mà nó đã trở thành phương tiện tạo ra giá trị mới hay nói các khác, là nguồn cung ứng sự sáng tạo sức sản xuất, năng lực của người lao động trong quá trình tái sản xuất. Một vấn đề mà các doanh nghiệp không thể không quan tâm đó là mức lương tối thiểu. Mức lương tối thiểu đo lường giá trị sức lao động thông thường trong điều kiện làm việc bình thường, yêu cầu một kỹ năng đơn giản, với một khung giá các tư liệu sinh hoạt hợp lý. Đây là cái “ngưỡng” cuối cùng cho sự trả lương của tất cả các ngành, các doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn có sức lao động để hoạt động kinh doanh, ít nhất phải trả mức lương không thấp hơn mức lương tối thiểu mà Nhà nước quy định. Đồng thời doanh nghiệp phải tính toán giữa chi phí và doanh thu trong đó tiền lương là một chi phí rất quan trọng ảnh hưởng tới mức lao động sẽ thuê làm sao đó tạo ra được lợi nhuận cao nhất. 2/. Nguyên tắc tính trả lương. Theo điều 55 Bộ luật lao động, tiền lương của người lao động do người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc. Mức lương trong hợp đồng lao động phải lớn hơn mức lương tối thiểu do nhà nước quy định (180.000 đ /tháng). Để điều tiết thu nhập giảm hố ngăn cách giữa người giàu và người nghèo Nhà nước đã đề ra thuế thu nhập dành cho những người có tổng thu nhập trên 2.000.000đ. Ii/. các hình thức tiền lương, nội dung quỹ lương và các khoản trích theo lương. 1/. Các hình thức trả lương. Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán. * Tiền lương theo thời gian. Thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ-kế toán... Trả lương treo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của người lao động. Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau mà mỗi ngành nghề, nghiệp vụ cụ thể có một thang lương riêng. Trong mỗi thang lương lại tuỳ theo trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn mà chia thành nhiều bậc lương, mỗi bậc lương có một mức tiền lương nhất định. Tiền lương theo thời gian có thể chia thành tiền lương tháng, tiền lương tuần, tiền lương giờ... Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, chưa thực sự gắn với kết quả sản xuất) nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả lương treo thời gian có thể được kết hợp với chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc. * Tiền lương theo sản phẩm. Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương theo số lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành. Tiền lương theo sản phẩm phụ thuộc vào đơn giá tiền lương của một sản phẩm, công đoạn chế biến sản phẩm và số lượng sản phẩm công việc mà người lao động hoàn thành đủ tiêu chuẩn qui định. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo những hình thức như trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, trả lương theo sản phẩm gián tiếp, trả lương theo sản phẩm luỹ tiến, trả lương theo sản phẩm có thưởng, phạt. * Tiền lương khoán Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này áp dụng đối với những công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi mà phải giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định. Tiền lương khoán gọn bao gồm nhiều hình thức: Trả lương khoán quỹ lương, trả lương khoán thu nhập, trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng. 2/. Một số chế độ khác khi tính lương. * Chế độ thưởng. Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng thực chất là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của người lao động thì tiền lương có tính ổn định, thường xuyên, còn tiền thưởng chỉ là phần thêm và phụ thuộc vào các chỉ tiêu thưởng, phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ quĩ khen thưởng) và tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến...). Để tiền thưởng trở thành công cụ khuyến khích vật chất, phải kết hợp chặt chẽ các hình thức và chế độ thưởng. Đồng thời trước khi chi trả cần xác định rõ quỹ tiền thưởng hiện có của doanh nghiệp. *Chế độ phụ cấp. Theo điều 4 Thông tư liên bộ số 20/LB - TT ngày 2/6/1993 của liên bộ Lao động - Thương binh xã hội - Tài chính có 7 loại phụ cấp: + Phụ cấp làm đêm Nếu người lao động làm thêm giờ vào ban đêm (từ 22h đến 6h sáng) thì ngoài số tiền trả cho những giờ làm thêm người lao động còn được hưởng phụ cấp làm đêm. + Phụ cấp lưu động. Phụ cấp lưu động nhằm bù đắp cho những người làm một hoặc một số nghề hoặc công việc phải thường xuyên thay đổi nơi ở và nơi làm việc, điều kiện sinh hoạt không ổn định và nhiều khó khăn. + Phụ cấp trách nhiệm Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sản xuất hoặc làm công tác chuyên môn, nghiệp vụ vừa kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm công việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương + Phụ cấp thu hút. áp dụng đối với công nhân viên chức đến làm việc ở những vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và các đảo xa đất liền có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. + Phụ cấp đắt đỏ. áp dụng với những nơi có chỉ số giá sinh hoạt (lương thực, thực phẩm, dịch vụ) cao hơn chỉ số giá sinh hoạt bình quân chung của cả nước từ 19% trở lên. + Phụ cấp khu vực áp dụng với những nơi xa xôi, hẻo láng, có nhiều điều kiện khó khăn và điều kiện khí hậu khắc nghiệt. + Phụ cấp độc hại. áp dụng cho các doanh nghiệp có điều kiện độc hại hoặc nguy hiểm chưa xác định trong mức lương. * Chế độ trả lương khi ngừng việc. Theo thông tư số 11/LĐ - TT ngày 14/4/1962 của Bộ LĐ, chế độ này được áp dụng cho người lao động làm việc thường xuyên, buộc phải ngừng làm việc do nguyên nhân khách quan (như bão lụt, mưa to, mất điện, máy hỏng, thiếu nguyên liệu, do bố trí kế hoạch...), do người khác gây ra hoặc khi chế thử, sản xuất thử sản phẩm mới. Cách tính được thống nhất cho tất cả mọi người lao động theo phầm trăm trên mức lương cấp bậc công việc kể cả phụ cấp. * Trả lương khi làm ra sản phẩm hỏng. Theo thông tư số 97/TT ngày 29/9/1962 của Thủ tướng Chính phủ, chế độ này được áp dụng trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, xấu quá quy định. Trong mỗi trường hợp cụ thể, tiền lương mà người lao động sẽ nhận được tuỳ theo mức độ hỏng của sản phẩm. * Chế độ trả lương làm thêm giờ. Theo nghị định 26/CP ngày 23/3/1993 những người làm việc trong thời gian ngoài giờ làm việc theo quy định trong hợp đồng lao động được hưởng tiền lương làm thêm giờ. - Làm thêm giờ vào ngày thường được trả 150% tiền lương của giờ làm việc tiêu chuẩn. - Làm thêm giờ vào ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ lễ, ngày Tết được trả bằng 200% tiền lương của giờ làm việc trong tiêu chuẩn. Trường hợp làm thêm giờ vào ngày lễ không trùng với ngày nghỉ hàng tuần thì ngoài số tiền trả cho những giờ làm thêm còn hưởng của ngày nghỉ lễ theo quy định chung. 3/. Nội dung quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho toàn bộ lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Nói cách khác đó là toàn bộ các khoản tiền lương và thưởng thường xuyên mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm). Về hạch toán, quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền lương chính: Là các khoản tiền lương và có tính chất lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong thời gian họ thực tế tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh theo nhiệm vụ được phân công. - Tiền lương phụ: Là tiền lương và các khoản có tính chất lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian làm việc khác như: đi học, họp, nghỉ phép, thời gian tập quân sự, thời gian ngừng sản xuất. 4/. Nội dung các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. 4.1/. Bảo hiểm xã hội. Trong các doanh nghiệp đi đôi với quỹ tiền lương là quỹ BHXH. Quỹ BHXH dùng để đài thọ cán bộ CNV có đóng góp vào quỹ trong trường hợp: + Người lao động mất khả năng lao động: hưu trí, trợ cấp thôi việc, tiền tuất. + Những người lao động mất khả năng lao động tạm thời: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tiền lương của người lao động một tỷ lệ nhất định. Theo chế độ hiện hành là 20%. Trong đó: - Doanh nghiệp phải chịu 15%. (Tính vào chi phí). - Người lao động phải chịu 5% (Trừ vào lương). Quỹ BHXH do cơ quan BHXH thống nhất quản lý. Khi các doanh nghiệp trích được BHXH theo quy định phải nộp hết cho cơ quan BHXH. Sau khi nộp, được cơ quan BHXH ứng trước 3% để chi tiêu BHXH trong doanh nghiệp. Cuối kỳ tổng hợp chi tiêu BHXH lập báo cáo gửi cơ quan bảo hiểm cấp trên duyệt. 4.2/. Bảo hiểm y tế. BHYT thực chất là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp họ phần nào đó trang trải tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí, thuốc thang... Quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích 3% trên số thu nhập phải trả cho người lao động trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí kinh doanh, người lao động nộp 1% (Trừ vào thu nhập của người lao động). Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Khi tính được mức trích BHYT các doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHYT. 4.3/. Kinh phí công đoàn. Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Đây là nguồn đáp ứng cho nhu cầu chi tiêu của Công đoàn (như trả lương cho Công đoàn chuyên trách, chi tiêu cho hội họp). Kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích 3% theo lương của người lao động trong đó: - Doanh nghiệp chịu 2% (Tính vào chi phí). - Người lao động chịu 1%. Khi trích được kinh phí công đoàn trong kỳ, một nửa doanh nghiệp nộp cho Công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho công tác công đoàn. III/. Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1/. Hạch toán tiền lương 1.1/. Hạch toán chi tiết tiền lương. 1.1.1/. Hạch toán số lượng lao động Việc hạch toán số lượng lao động được phản ánh trên sổ “Danh sách lao động” của Doanh nghiệp và sổ “Danh sách lao động” ở từng bộ phận. Sổ này do phòng tổ chức lao động lập theo mẫu quy định và được chia thành 2 bản: + 1 bản do phòng lao động doanh nghiệp quản lý ghi chép. + 1 bản do phòng kế toán quản lý. Căn cứ để ghi vào sổ danh sách này là các hợp đồng lao động (Khi doanh nghiệp tuyển thêm lao động) và các quyết định của các cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định của doanh nghiệp (Khi chuyển công tác thôi việc...). Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ danh sách lao động của doanh nghiệp đến từng bộ phận phòng ban, tổ sản xuất trong đơn vị. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp vào cuối tháng, cuối quý tuỳ theo yêu cầu quản lý cấp trên. 1.1.2/. Hạch toán thời gian lao động: Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Chứng từ hạch toán thời gian lao động bao gồm "Bảng chấm công", "Phiếu làm thêm giờ", "Phiếu nghỉ hưởng BHXH". Bảng chấm công được lập hàng tháng, theo dõi từng ngày trong tháng của từng cá nhân, từng tổ sản xuất, từng bộ phận. Tổ trưởng sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền ghi hàng ngày theo quy định. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế (Số ngày công), số ngày nghỉ để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người lao động trong từng bộ phận. Bảng chấm công cần phải được treo công khai để mọi người kiểm tra và giám sát. Phiếu làm thêm giờ (hoặc phiếu làm thêm) được hạch toán toán chi tiết cho từng người theo số giờ làm việc. "Phiếu nghỉ hưởng BHXH" dùng cho trường hợp ốm đau, con ốm, nghỉ thai sản, nghỉ tai nạn lao động. Chứng từ này do y tế cơ quan (nếu được phép) hoặc do bệnh viện và được ghi vào bảng chấm công. 1.1.3/. Hạch toán kết quả lao động. Hạch toán kết quả lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp. Tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp mà sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau. Các chứng từ có thể sử dụng là: "Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành", "Bảng giao nhận sản phẩm", "Giấy giao ca"... Chứng từ kết quả lao động phải do người lập ký, cán bộ kế toán kiểm tra xác nhận, lãnh đạo duyệt y. Sau đó chứng từ được chuyển phòng kế toán cho kế toán tiền lương phân xưởng tổng hợp kết quả lao động của toàn đơn vị. Sau đó chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả lao động trong mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động trên cơ sở các chứng từ do các tổ gửi đến từng ngày hoặc định kỳ. Khi đó nhân viên phân xưởng ghi kết quả của từng người, từng bộ phận vào sổ, cộng sổ lập báo cáo kết quả lao động của các bộ phận liên quan. Phòng kế toán có nhiệm vụ mở sổ tổng hợp để theo dõi kết quả lao động chung của doanh nghiệp. 1.1.4/. Hạch toán tiền lương cho người lao động. Để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ CNV, hàng tháng kế toán lập "Bảng thanh toán tiền lương" cho từng đội, từng tổ sản xuất, từng bộ phận sản xuất dựa trên kết quả tính lương. "Bảng thanh toán tiền lương" được lập dựa vào các chứng từ hạch toán về thời gian lao động, kết quả lao động. +Với lương trả theo thời gian: Phải có "Bảng chấm công". + Với bộ phận lao động hưởng lương theo sản phẩm đó là: "Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành", "Bảng giao nhận sản phẩm". Sau khi Kế toán trưởng kiểm tra xác nhận, Giám đốc duyệt, "Bảng thanh toán lương" sẽ làm căn cứ để trả lương cho người lao động. Các bảng thanh toán lương, bảng kê, danh sách những người chưa lĩnh lương cùng các chứng từ khác về thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ. Tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ để tránh có sự biến động trong cơ cấu chi phí tính vào giá thành sản phẩm trong quá trình kinh doanh. Kế toán áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất đều đặn vào loại sản phẩm coi như một loại chi phí phải trả. Mức trích được trích bằng cách lấy tiền lương chính phải trả công nhân viên trực tiếp trong tháng nhân với tỷ lệ trích. 1.2/. Hạch toán tổng hợp. Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK334: "Phải trả CNV" Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với CNV của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Cách thức hạch toán tổng hợp được thể hiện trong sơ đồ 1 Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp lương TK 141, 138, 333... TK334 TK622 Trả lương, BHXH và các Tiền lương phải trả Khoản khác (Tạm ứng, bồi thường VC, thuế TN cho CNTT sản xuất TK627 Nhân viên PX TK 3383, 3384 TK641, 642 NV bán hàng Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT và quản lý DN TK 111, 512... TK4311 Thanh toán lương, thưởng, BHXH Tiền thưởng TK3383 và các khoản khác cho CNV BHXH Phải trả trực tiếp 2/. Tổ chức hạch toán các khoản trích theo lương. 2.1/. Hạch toán chi tiết. Căn cứ vào chế độ đã nêu, kế toán tính các khoản trích theo tiền lương. (19% tính vào chi phí, 6% trừ vào lương). Sau khi tính các khoản trích theo lương kế toán lập bảng phân bổ KPCĐ, BHXH, BHYT. Bảng phân bổ này dùng chung cho phân bổ tiền lưong. Căn cứ vào các chứng từ "Nghỉ hưởng BHXH" do cơ quan y tế cấp các phiếu chi liên quan đến chi cho BHYT, chi cho hoạt động Công đoàn. Kế toán tổng hợp lập báo cáo KPCĐ, BHXH, BHYT, gửi lên cấp trên. 2.2/. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương. Để phản ánh tính hình thanh toán, trích lập, sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng TK 338 - Phải trả phải nộp khác với 3 TK cấp 2 sau: TK 3382 - Kinh phí Công đoàn. Phản ánh tình hình trích và chi KPCĐ TK 3383 - Bảo hiểm xã hội. Phản ánh tình hình trích và chi BHXH TK 3384 - Bảo hiểm y tế. Phản ánh tình hình trích và chi BHYT Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương được thể hiện như sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương. TK 334 TK 3382, 3383, 3384 TK 622, 627, 644, 642 BHXH phải trả trực tiếp Trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho CNV theo tỷ lệ quy định TK 334 BHXH, BHYT trừ vào lương của CNV TK111, 112 TK111, 112 Nộp BHXH, KPCĐ, BHYT KPCĐ chi vượt được cấp bù 3/. Tổ chức hệ thống sổ sách. Tùy vào quy mô doanh nghiệp, đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà kế toán thực hiện ghi sổ theo 1 trong 4 hình thức sau: 3.1/. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung. Sơ đồ ghi sổ được thể hiện trên sơ đồ sau: Chứng từ gốc: - Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH. - Các chứng từ thanh toán. Nhật ký chung. Sổ cái TK 334, TK338. Sổ(thẻ) chi tiết TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334,338 Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Hình thức này đơn giản, dễ làm, công việc phân bổ đều trong tháng do có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp có sử dụng máy tính. 3.2/. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - sổ cái như sau: Chứng từ gốc Sổ,thẻ kế toán chi tiết TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết TK334, 338 Nhật ký - Sổ cái Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao động, tiền lương 3.3/. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán. Sơ đồ ghi sổ như sau: Chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ,thẻ kế toán chi tiết TK 334,338 Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334,TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334,338 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao động tiền lương 3.4/. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký-chứng từ Chứng từ gốc, Bảng phân bổ số 1 NKCT số 1, NKCT số 7 NKCT số 10 Sổ thẻ kế toán chi tiết TK334,338 Bảng kê số 1, 2, 4 Sổ cái TK 334 TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương IV/. hạch toán tiền lương với việc tăng năng suất lao động trong các doanh nghiệp. Để phát triển hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo lợi ích kinh tế của người lao động, thì chính sách tiền lương nói chung và các chủ trương biện pháp quản lý tiền lương cần được chú trọng theo hướng: - Mức chi phí lao động và chi phí tiền lương phải đảm bảo khả năng tối thiểu hoá chi phí, để doanh nghiệp thu được lợi nhuận lớn nhất. - Tiền lương và các mức thu nhập phải được tăng lên, để thực sự trở thành động lực và mối quan tâm lớn nhất của người lao động. - Trong tổ chức lao động - tiền lương thì nguyên tắc cơ bản là: "Phải đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân". Mối quan hệ giữa tiền lương, năng suất lao động và khả năng hạ giá thành sản phẩm được thể qua công thức sau: Trong đó: Z : Khả năng giảm giá thành nhờ giảm chi phí tiền lương cho một đơn vị sản phẩm (%). `Itl : Chỉ số tiền lương bình quân. Iw : Chỉ số năng suất lao động. dtl : Tỷ trọng tiền lương trong giá thành sản phẩm. Để phân tích tình hình sử dụng quỹ lương người ta áp dụng công thức sau: Qtl = ST ´ `L Khi quỹ tiền lương giảm có nghĩa là doanh nghiệp đã tiết kiệm quỹ tiền lương điều này được coi là tốt. Khi quỹ tiền lương tăng, nếu tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng tiền lương thì doanh nghiệp sử dụng lao động có hiệu quả. Doanh nghiệp phải đảm bảo: Tốc độ tăng năng suất lao động bằng tốc độ tăng sản lượng. Phần II. Thực trạng công tác hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá thăng long. I/. khái quát chung về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. 1/. Giới thiệu quá trình hình thành phát triển và tổ chức bộ máy quản lý Nhà máy thuốc lá Thăng Long được thành lập năm 1957 là doanh nghiệp sản xuất thuốc lá thuộc Bộ Công Nghiệp nhẹ. Đây là doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý của tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Trụ sở chính đặt tại 235 Thanh Xuân-Hà Nội. * Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ chính của nhà máy là sản xuất thuốc lá cung cấp cho thị trường do vậy sản phẩm chính của nhà máy là những bao thuốc lá. Để sản xuất ra thuốc lá bốn phân xưởng chính phải phối hợp nhịp nhàng với nhau từ khâu nguyên liệu đến khâu đóng gói. Nguyên liệu chính là lá thuốc lá được đưa vào phân xưởng sợi. Tại đây công nhân tiến hành sơ chế lá và tách cuộng. Lá và cuộng sau khi tách riêng được đưa vào hai dây chuyền khác nhau. Tại mỗi dây chuyền lá và cuộng được hấp, ép, thái và sấy sau đó sợi lá và sợi cuộng được trộn với nhau, phun hương. Kết quả của quá trình này tạo ra sợi thuốc lá. Sợi thuốc lá được chuyển sang các phân xưởng bao mềm, bao cứng để cuốn điếu, đóng bao, đóng tút. * Tổ chức bộ máy quản lý chung Nhà máy được phân cấp quản lý theo kiểu trực tuyến tham mưu gồm có 10 phòng chức năng chịu sự quản lý của hai phó giám đốc. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật dưới quyền của Giám Đốc và điều hành các phòng ban phụ trách về mặt kỹ thuật. Phó Giám Đốc phụ trách kinh doanh dưới quyền Giám Đốc và điều hành các phòng ban phụ trách về mặt kinh doanh. Mỗi phòng chức năng lại được phân thành nhiều phòng ban khác nhau. Các phòng này chịu sự điều hành trực tiếp của các phòng chức năng. Nhà máy có 6 phân xưởng sản xuất và 3 đội phục vụ trực tiếp cho sản xuất và chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. * Tổ chức công tác kế toán . Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về mặt tài chính-kế toán nhà máy. Những số liệu thống kê về chi phí, doanh thu từ nhà ăn, nhà trẻ... được đưa lên phòng tài vụ để hạch toán . Đứng đầu là trưởng phòng điều hành mọi hoạt động của phòng giúp việc cho trưởng phòng là phó phòng, chịu sự điều hành trực tiếp của trưởng phòng và phó phòng là 10 kế toán phân hành. * Đặc điểm lao động và phân loại lao động. Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một nhà máy có qui mô lớn với tổng số công nhân hơn 1000 người. Năm 2000 tổng số lao động 1563 trong số này khối trực tiếp sản xuất chiếm 1186 người, khối gián tiếp chiếm 377 người. Do nhà máy không có hoạt động sản xuất phụ nên toàn bộ công nhân sản xuất của nhà máy chỉ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thuốc lá. Lao động trong nhà máy có thể phân thành các loại sau: - Công nhân sản xuất: Đây là bộ phận người lao động trực tiếp làm ra sản phẩm thuốc lá. Tiền lương của họ là một bộ phận của giá thành. - Nhân viên bán hàng: Là bộ phận cán bộ công nhân viên hoạt động trong lĩnh vực tiêu thụ như nhân viên làm việc tại phòng tiêu thụ, phòng thị trường, đội xe. - Nhân viên quản lý doanh nghiệp: Bao gồm toàn bộ cán bộ công nhân viên làm việc trong các phòng ban quản lý của doanh nghiệp và bộ phận phúc lợi của doanh nghiệp như nhà trẻ, nhà ăn, nhà nghỉ. 2/. Các hình thức trả lương và chế độ tiền lương tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. 2.1/. Các hình thức trả lương. Hiện nay nhà máy đang áp dụng 2 hình thức trả lương: Trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian. hTrả lương theo sản phẩm. Hình thức trả lương theo sản phẩm áp dụng tại các phân xưởng sản xuất. Lương sẽ được tính cho từng máy dựa vào số lượng sản phẩm được sản xuất ra hàng tháng sau đó căn cứ vào cấp bậc và số ngày làm việc thực tế của từng công nhân tính ra số tiền lương trả cho từng công nhân. hTrả lương theo thời gian. Hình thức trả lương theo thời gian được nhà máy áp dụng cho các phòng ban, bộ phận quản lý phân xưởng, phân xưởng 4, phân xưởng Dunhill. Lương theo thời gian được tính dưạ theo thời gian lao động thực tế và cấp bậc chức vụ của công nhân. 2.2/. Chế độ tiền lương và một số chế độ khác khi tính lương. Bên cạnh tiền lương tính theo sản phẩm, theo thời gian người lao động còn được hưởng một số khoản khác như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, thưởng, phụ cấp ca đêm. Ngoài phụ cấp công nhân còn được hưởng một khoản tiền thưởng. - Thưởng: Thưởng được chia làm 2 loại: Thưởng thường xuyên và thưởng không thường xuyên. Thưởng thường xuyên là thưởng do phân xưởng thưởng, thưởng không thường xuyên bao gồm thưởng nhân dịp lễ tết, thưởng thi đua... Cách tính thưởng được dựa vào đơn giá tiền thưởng và điểm thưởng của từng người. Trong đó điểm thưởng của từng người được dựa vào hạng thưởng và số công đi làm, đơn giá thưởng được dựa vào tổng số điểm thưởng và tiền thưởng toàn nhà máy. - Phạt. Cán bộ công nhân vi phạm qui trình công nghệ, qui trình vận hành máy, nội qui an toàn công nhân gây ra tai nạn lao động, vi phạm nội quy của nhà máy thì bị phạt. Để bảo đảm cho việc trả lương trên nhà máy hình thành quỹ tiền lương. Quỹ lương của nhà máy được xác định theo số lượng sản phẩm tiêu thụ thực tế trong tháng và tính bằng số lượng sản phẩm tiêu thụ nhân với hệ số quy đổi và đơn giá sản phẩm quy đổi Để trích BHYT, BHXH ngoài quỹ lương thực hiện trong nhà máy còn tồn tại quỹ lương cơ bản. Quỹ lương cơ bản là tổng số tiền lương cấp bậc, chức vụ của toàn bộ cán bộ công nhân viên của nhà máy. Ii/. Thực trạng tổ chức hạch toán tiền lương tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. 1/. Hạch toán chi tiết. Tại các phòng ban, phân xưởng các tổ trưởng, đội trưởng sản xuất, cán bộ có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lượng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép, nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo mẫu do Bộ Tài Chính quy định và được treo tại chỗ dễ nhìn để mọi người có thể theo dõi ngày công của mình. Cuối tháng, tại phân xưởng, thống kê tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép, công làm ca ba... của từng người trong phân xưởng. Tại phòng kế toán, kế toán tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép của từng người trong các phòng ban. Dựa vào số công tổng hợp được từ bảng chấm công kế toán và thống kê phân xưởng tính lương cho từng người từ đó lập bảng thanh toán lương. ã Đối với hình thức trả lương theo sản phẩm. Ngoài việc dựa vào bảng chấm công để tính lương, thống kê còn phải dựa vào sổ sản lượng. Sổ sản lượng phản ánh số sản phẩm làm được của từng tổ được lập riêng cho từng tổ và có chữ ký nhận của KCS. Từ số liệu trong sổ sản lượng thống kê tính tiền lương sản phẩm từng tổ. Từ bảng chấm công thống kê tính điểm lương từng tổ. Với 2 số liệu vừa tính được thống kê tính đơn giá điểm lương của từng tổ và tiến hành chia lương cho từng lao động. Do việc thanh toán lương được chia làm 2 kỳ nên giữa tháng thường tiến hành thanh toán lương kỳ I. Sau khi lập bảng lương kỳ I các phân xưởng gửi lên phòng kế toán để thanh toán. Cuối tháng dựa vào bảng thanh toán lương kỳ I và bảng chia lương theo sản phẩm thống kê tính ra số lương kỳ II rồi lập bảng thanh toán lương cho từng tổ sau đó gửi lên phòng kế toán để thanh toán. (Biểu 1). ã Đối với hình thức trả lương theo thời gian. Từ số công ghi nhận được trong bảng chấm công kế toán tính ra số lương mà người lao động nhận được trong tháng sau đó căn cứ vào bảng thanh toán lương kỳ I kế toán lập bảng thanh toán lương cho từng phòng ban. Nếu trong tháng có thưởng, căn cứ vào điểm thưởng và đơn giá 1 điểm thưởng kế toán lập bảng thanh toán tiền thưởng cho từng phòng ban phân xưởng. Căn cứ vào cấp bậc công nhân của từng người lao động, kế toán lập bảng tính quỹ lương cơ bản. 2/. Hạch toán tổng hợp Bảng thanh toán lương là chứng từ để kế toán ghi sổ. Sau khi thanh toán xong kế toán tập hợp các bảng thanh toán lương của từng tổ trong một phân xưởng rồi tính tổng các số liệu tổng cộng trong các bảng thanh toán lương đó. Ngoài ra kế toán còn tính ra tổng số tiền lương, tổng số tiền phụ cấp của nhân viên thống kê và quản đốc phân xưởng, số còn lại là phần lương của công nhân. Căn cứ vào số liệu đó kế toán lập bảng quyết toán lương cho từng phân xưởng (Biểu 2). Căn cứ vào bảng thanh toán tiền thưởng kế toán lập bảng tổng hợp tiền thưởng. Dựa vào số liệu bảng quyết toán lương từng phân xưởng, bảng thanh toán lương từng phòng ban , bảng tổng hợp tiền thưởng kế toán ghi sổ chi lương (Biểu 3). Sổ chi lương được mở từng tháng trên một tờ sổ nhằm theo dõi số tiền lương, thưởng, phụ cấp của các phân xưởng phòng ban trong toàn nhà máy và là căn cứ để ghi vào “ Bảng tổng hợp phần chi lương”. Dựa vào số liệu từ sổ chi lương kế toán lập “Bảng tổng hợp phần chi lương”. (Biểu 4). Biểu 4 phản ánh toàn bộ số tiền mà nhà máy đã trả cho người lao động. Số liệu tổng cộng cột 5 được kế toán phản ánh: Nợ TK334 Có TK3383 vào sổ cái TK334, TK3383 Số liệu tổng cộng cột 6 được hạch toán: Nợ TK334 Có TK3384 và đưa vào sổ cái TK 334, TK3384 Dựa vào bảng kê số 8, kế toán lập bảng trích lương theo sản phẩm tiêu thụ nhằm tính quỹ lương thực hiện (Biểu 5). Cách tính đã được trình bày trong phần II mục 4.2. Sau đó dựa theo phương pháp bình quân gia quyền, quỹ lương thực hiện được phân bổ cho từng đối tượng sử dụng lao động và được kế toán hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào số liệu cột 8 trong bảng "Tổng hợp phần chi lương", tiền lương được phân bổ từ quỹ lương thực hiện cho từng đối tượng sử dụng lao động và quỹ lương cơ bản kế toán lập bảng "Phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương" nhằm tập hợp chi phí lương và các khoản trích theo lương vào giá thành (Biểu 6). Đối với tiền ăn trưa của người lao động. Cuối tháng nhà ăn gửi bảng tổng hợp tiền cơm lên phòng kế toán, căn vào số liệu bảng này kế toán ghi vào “Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương”. Số liệu tổng cộng bảng này kế toán phản ánh: Nợ TK334 Có TK141 vào sổ cái TK334 Căn cứ vào số liệu cột 5, 6, 7, 8 trong “Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương” kế toán tập hợp chi chi phí và tính giá thành tập hợp vào Nhật ký chứng từ số 7. (Biểu 7) Căn cứ vào bảng thanh toán lương, thưởng kế toán tiền mặt viết phiếu chi tiền. Phiếu chi sẽ là chứng từ để kế toán tiền mặt tập hợp vào Nhật ký chứng từ số 1. Số liệu tổng cộng của TK334 trong nhật ký chứng từ số 1 phải khớp đúng với số liệu cột 7 trong “Sổ chi lương”. Nhà máy thuốc lá Nhật ký chứng từ số 1 Thăng Long Ghi có tài khoản 1111 – Tiền mặt Tháng 03 năm 2000 STT Ngày Ghi có TK1111, ghi nợ các tài khoản Cộng có TK1111 141 334 338 3382 3383 3384 1 2 ... 6 7 9 10 11 ... 20 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 03 03/03/2000 128.240.000 360.000 360.808.000 14 14/03/200 3.300.000 20.700.000 29 29/03/2000 5.865.300 105.216.000 31 31/03/2000 7.700 80.324.000 Cộng 128.240.000 2.673.909.030 80.294.716 7.678.500 0 10.806.963.341 Đã ghi sổ cái ngày 31/12/2000 Dựa vào số liệu tổng cộng trong NKCT số 1, NKCT số 7, số liệu tổng cộng cột 5, cột 6 trong “Bảng tổng hợp phần chi lương” kế toán ghi sổ cái tài khoản 334. Sổ cái tài khoản 334 được mở dưới hình thức sau: tài khoản 334 Tháng 3 năm 2000 Dư đầu kỳ: 6.549.557.319 1.410.943.961 (622) 285.300.166 (627) 172.165.288 (641) 571.734.633 (642) 2.440.144.078 Dư cuối kỳ: 6.156.219.767 (1111) 2.673.909.030 (141) 128.240.000 (3383) 27.753.600 (3384) 3.579.000 Cộng PS: 2.833.481.630 III. Thực trạng tổ chức hạch toán các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá thăng long 1/. Hạch toán chi tiết 1.1/. Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm xã hội do cơ quan bảo hiểm xã hội quận Thanh Xuân quản lý. Bảo hiểm xã hội được quản lý theo chế độ thực chi thực thanh, sau khi trích 20% BHXH nhà máy nộp cho cơ quan bảo hiểm, trong quý nhà máy chỉ làm nhiệm vụ chi hộ. Cuối quý, tổng hợp phần chi BHXH nhà máy quyết toán với cơ quan BHXH. Chứng từ để thanh toán bảo hiểm là giấy chứng nhận để thanh toán bảo hiểm Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khám chữa sau đó được đưa lên phòng kế toán để thanh toán. Dựa vào chứng từ thanh toán BHXH kế toán tiền mặt viết phiếu chi. Người được hưởng BHXH cầm phiếu chi đến thủ quỹ nhận tiền. Từ phiếu chi kế toán vào sổ chi tiết BHXH. sổ chi tiết BHXH Tháng 03 năm 2000 Số phiếu chi Ngày phát sinh Số tiền Tên người nhận Nội dung .. ... ... ... ... 60 26/3/2000 7.700 Diệp-bao cứng Thanh toán BHXH 85 27/3/2000 102.000 Thuỷ-bao mềm Thanh toán BHXH 86 27/3/2000 200.000 Loan-bao mềm Thanh toán BHXH ... ... ... ... ... Tổng 7.678.500 Các chứng từ thanh toán BHXH của từng người được kế toán tập hợp riêng. Cuối quý kế toán dựa vào số chứng từ đó lập bảng tổng hợp bảo hiểm xã hội và báo báo chi chế độ trợ cấp ốm đau. 1.2/. Kinh phí công đoàn. Kinh phí công đoàn được trích theo 2% lương thực chi cho người lao động. Với số kinh phí công đoàn đã trích đó nhà máy để lại 0,7% để chi tiêu còn lại nộp cho cơ quan cấp trên Sau mỗi quý, thống kê của từng phân xưởng thu đoàn phí (1% trên tổng số lương thực lĩnh) trong đó nộp đoàn phí 0,35% còn lại để phân xưởng chi tiêu (thăm hỏi ốm đau...). Phụ trách phân xưởng đem bảng thu đoàn phí phân xưởng cùng số tiền thu được nộp lên phòng kế toán. Phiếu thu và phiếu chi KPCĐ được tập hợp riêng làm căn cứ để vào sổ chi tiết KPCĐ (Sổ chi tiết kinh phí công đoàn được mở tương tự sổ chi tiết bảo hiểm xã hội) 1.3/. Bảo hiểm y tế. Bảo hiểm y tế thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT. Việc trợ cấp BHYT thông qua hệ thống y tế. Số tiền trích BHYT sau khi để lại một phần để mua thuốc, dụng cụ y tế nhà máy nộp cho cơ quan BHYT. Chứng từ dùng để thanh toán là các hoá đơn, thẻ BHYT. Đối với BHYT căn cứ vào phiếu chi liên quan đến công tác BHYT kế toán mở sổ chi tiết (tương tự sổ chi tiết KPCĐ và BHXH để theo dõi tình hình chi bảo hiểm y tế). 2/. Hạch toán tổng hợp. Hàng tháng kế toán tiến hành trích 2% BHYT, 15% BHXH, 2% KPCĐ vào chi phí được thể hiện trên cột 5, 6, 7 trong bảng "Phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương". Trích 1% BHYT, 5% BHXH trên lương của người lao động được thể hiện trong bảng "Tổng hợp phần chi lương". Các phiếu chi liên quan đến chi KPCĐ, thanh toán BHXH, mua BHYT... được kế toán tiền mặt phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 1 (Trang 23). Các phiếu thu liên quan đến thu đoàn phí, cơ quan BHXH thanh toán tiền chi BHXH cho nhà máy được kế toán tiền mặt phản ánh vào bảng kê số 1. Nhà máy thuốc lá Bảng kê số 1 Thăng Long Ghi nợ TK 1111: Tiền mặt Tháng 03 năm 2000 Số dư đầu tháng: 1.347.750.929 STT Ngày Ghi nợ TK1111, Ghi có các tài khoản Số dư cuối ngày ... 338 ... Cộng nợ TK1111 3382 3383 3384 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 30 30/03/2000 2.074.000 17.213.000 998.213.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 59.986.216 0 0 11.028.898.804 Số dư cuối tháng: 1.569.686.392 Căn cứ vào UNC, séc chuyển khoản liên quan đến việc nộp BHXH cho cơ quan BHXH, mua BHYT... kế toán tiền gửi ngân hàng phản ánh vào nhật ký chứng từ số 2. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng liên quan đến tình hình thanh toán của cơ quan BHXH, BHYT với nhà máy kế toán tiền gửi ngân hàng tập hợp vào bảng kế số 2. Nhật ký chứng từ số 2 và bảng kê số 2 được mở tương tự NKCT số 1 và BK 1. Số liệu tổng cộng của TK3382,3383, 3384 trong NKCT số 1, NKCT số 2 phải khớp đúng với số liệu tổng cộng trong sổ chi tiết KPCĐ, BHXH, BHYT. Dựa vào số liệu tổng cộng của TK 3382, 3383, 3384 trong bảng kê số 1, NKCT số 1, bảng kê số 2, NKCT số 2, cột 10, 11, 12 NKCT số 7, cột 5, 6 trong “Bảng tổng hợp phần chi lương” kế toán tiền lương ghi vào sổ cái tài khoản 3382, 3383, 3384. Sổ cái các tài khoản 3382, 3383, 3384 được mở tương tự sổ cái TK334. phần III: một số kiến nghị nhằm tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. I/. Đánh giá về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long, dựa trên những kiến thức, những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán đã được trang bị tại trường tôi xin nêu một số nhận xét sau: * Về công tác hạch toán chi tiết. Cách tính tiền lương cho người lao động của nhà máy rất hợp lý đã kết hợp được số lượng sản phẩm làm ra của người lao động và thời gian lao động. Công việc thanh toán lương được làm tương đối tốt. Hệ thống chứng từ ban đầu phản ánh số lượng, chất lượng lao động, các bảng chấm công và sổ sản lượng được theo dõi chặt chẽ, ghi chép chính xác, rõ ràng. Trình tự lưu chuyển chứng từ đúng theo qui định. Việc thanh toán lương luôn đúng kỳ hạn. Các nghiệp vụ về tiền lương được kế toán phản ánh vào sổ sách chi tiết tương đối rõ ràng và đầy đủ. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn tồn tại sau: Theo chế độ, người lao động nộp 5% BHXH, 1% BHYT bằng cách khấu trừ vào lương nhưng trong bảng thanh toán lương lại không có khoản trừ BHXH, BHYT. Như vậy, số tiền lương mà người lao động nhận được đã không bị trừ đi số tiền BHXH, BHYT mà đáng lẽ ra họ phải đóng. Thực chất số tiền này đã được nhà máy đóng hộ và được coi là một khoản lương đã trả cho công nhân viên. * Về công tác hạch toán tổng hợp. Trong tháng 3 nhà máy có hoạt động thưởng thi đua nhân dịp 30/4, 1/5 đây là khoản tiền thưởng không thường xuyên khoản tiền thưởng này phải lấy từ quỹ khen thưởng nhưng nhà máy lại lấy từ quỹ lương điều này là không đúng. Sổ sách kế toán tổng hợp như các nhật ký chứng từ được nhà máy thiết kế đúng với chế độ kế toán quy định, riêng NKCT số 7 kế toán đã kết hợp biểu mẫu của NKCT số 7 và bảng kê số 4. Do BHXH, BHYT được tính tổng hợp cho từng phòng ban, phân xưởng nên trong nhà máy còn tồn tại “Bảng tổng hợp phần chi lương” “Bảng tính quỹ lương cơ bản” bảng này tạo ra sự cồng kềnh trong sổ sách của kế toán lương. Mặc dù nhà máy áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ nhưng sổ cái các tài khoản 334, tài khoản 338 không được kế toán phản ánh đúng mẫu sổ cái mở theo hình thức nhật ký chứng từ do chế độ kế toán quy định. Hình thức biểu hiện sổ cái này của nhà máy không đúng quy định và không được hợp thức hoá. Hiện nay nhà máy chưa có hệ thống báo cáo quản trị về lao động tiền lương do vậy chưa phục vụ các nhà quản trị trong việc phân tích tình hình biến động lao động cũng như chi phí tiền lương trong chi phí sản xuất kinh doanh. Mặc dù qui mô nhà máy lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nhưng có sự trang bị máy vi tính nên máy vi tính đã hỗ trợ được rất nhiều trong công tác kế toán, tuy nhiên hình thức nhật ký chứng từ mà nhà máy đang áp dụng lại không phù hợp với việc làm kế toán trên máy vi tính. Do không tận dụng được tối đa sự tự động hoá của máy vi tính nên kế toán viên vẫn phải kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán máy, với công tác hạch toán chi tiết phần lớn phải làm kế toán thủ công. Máy vi tính chỉ hỗ trợ trong việc làm kế toán tổng hợp. Ngoài những tồn tại trên công tác hạch toán kế toán tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long rất tốt, công tác kế toán lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy đã thực sự là một công cụ trợ giúp đắc lực cho việc quản trị nhân lực của lãnh đạo đồng thời cũng là chỗ dựa đáng tin cậy của người lao động. II/. Phân tích tình hình quản lý và sử dụng quĩ tiền lương tại nhà máy thuốc lá thăng long. Nhằm đánh giá việc sử dụng quỹ tiền lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long ta sử dụng một số chỉ tiêu sau: (Biểu 8) Do trong tháng 3 nhà máy có thưởng cuối quý và tháng 2 nhà máy không có thưởng vì vậy phần lương thực chi tháng 3 tăng vọt so với tháng 2. Để xem xét mức biến động thực tế của chi phí lao động giữa tháng 2 và tháng 3 khi phân tích ta phải loại trừ tiền thưởng ra khỏi lương thực chi. Nhìn vào biểu 8 ta thấy quỹ tiền lương toàn nhà máy tăng 115.029.174đ trong đó lương khối lao động gián tiếp tăng 124.813.492đ, tiền lương khối lao động gián tiếp giảm 9.784.318đ. Số lượng lao động cũng như cơ cấu lao động từng bộ phận không đổi do vậy quỹ tiền lương tăng là do tiền lương bình quân tăng. Sở dĩ tiền lương bình quân khối lao động trực tiếp tăng là do nhà máy trả lương cho công nhân theo sản phẩm do vậy khi sản lượng tăng tiền lương bình quân cũng tăng theo. Tiền lương bình quân khối gián tiếp giảm là do việc trả lương cho khối lao động gián tiếp được dựa theo thời gian do vậy trong tháng số ngày nghỉ của khối gián tiếp tăng làm cho tiền lương bình quân khối lao động gián tiếp giảm. Để đánh giá được tình hình sử dụng quỹ lương với việc biến động năng suất lao động ta xét quỹ lương của công nhân sản xuất trực tiếp. (Biểu 9) ở đây biến động tuyệt đối của quỹ lương công nhân là 124.813.492đ, biến động tương đối là 17,3%. Số lượng công nhân không thay đổi nhưng sản lượng lại tăng rất cao theo thước đo hiện vật sản lượng tăng 12,74%, theo thước đo tiền tệ sản lượng tăng 27,13% do vậy năng suất lao động cũng tăng theo.Theo thước đo hiện vật năng suất lao động tăng 12,74%, theo thước đo giá trị năng suất lao động tăng 27,13%. Quỹ tiền lương tăng 17,3% trong khi năng suất lao động tăng 27,13% chứng tỏ tốc độ tăng năng suất lao động cao hơn tốc độ tăng quỹ lương. Như vậy nhà máy đã sử dụng rất tốt và tiết kiệm được quỹ lương. Để đánh giá thêm hiệu quả sử dụng quỹ lương ta xác định sức sản xuất của một đồng tiền lương và biến động về tỉ lệ chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Nhìn vào biểu 9 ta thấy trong tháng 2, khi nhà máy bỏ ra một đồng tiền lương thì tạo ra được 28,23 đồng sản lượng trong khi đó tháng 3 nhà máy tạo ra được 30,6 đồng sản lượng, tăng so với tháng 2 là 2,37 đồng (tức là tăng 8,4%). Xét về tỷ lệ chi phí tiền lương trong giá thành thì chi phí tiền lương trong tổng giá thành chiếm 9,36 % trong tháng 2 và chiếm 9,33% trong tháng 3. Như vậy, trong tháng 3 nhà máy đã giảm được 0,2% chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm, tiết kiệm tương đối được 51.788.950đ (= 0,2% x 25.894.474.769) Tóm lại nhà máy đã tiết kiệm được quỹ tiền lương, chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm giảm, năng suất lao động tăng đây là điều thành công trong kinh doanh nhà máy nên phát huy điểm mạnh này. III/. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Từ những nhận xét đưa ra trong thời gian thực tập tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Để kế toán luôn là công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế đồng thời để hoàn thiện hơn công tác kế toán tôi xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Trong công tác hạch toán chi tiết: - Bảng thanh toán lương phải được thiết kế đúng mẫu quy định - Nhà máy nên nhanh chóng áp dụng mức lương tối thiểu là 180.000đ nhằm phù hợp với quy định của nhà nước. Trong công tác hạch toán tổng hợp Nếu nhà máy phản ánh rõ số BHXH, BHYT khấu trừ vào lương của công nhân viên vào bảng thanh toán lương thì kế toán sẽ không cần lập “Bảng tổng hợp phần chi lương” và “Bảng tính quỹ lương cơ bản” khi đó nhà máy sẽ thêm 2 cột BHXH, BHYT vào “Bảng quyết toán lương”. Số liệu tổng cộng của cột BHXH, BHYT trong các bảng quyết toán lương sẽ được đưa vào sổ cái TK334. Số liệu từ bảng quyết toán lương sẽ được đưa vào “Sổ chi lương”. Sau đó dựa vào số liệu cột 7 trong “Sổ chi lương” kế toán đưa vào “Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương”. Căn cứ để ghi sổ cái TK334, TK338 giống như kế toán đang làm tại nhà máy. - Nhà máy nên sử dụng sổ cái TK 334, TK3382, TK3383, TK3384 theo đúng mẫu do chế độ kế toán quy định. - Để phân tích tình hình biến động lao động tiền lương trong nhà máy, nhà máy nên lập hệ thống báo cáo quản trị về lao động tiền lương. - Tuy nhiên do có sự ứng dụng máy vi tính tốt nhất nhà máy nên thay hình thức sổ nhật ký chứng từ bằng hình thức sổ nhật ký chung vừa đơn giản, vừa giúp nhân viên kế toán không những trong việc hạch toán tổng hợp mà còn trong việc hạch toán chi tiết. Trong việc tăng năng suất lao động Hiện nay nhà máy chỉ thưởng dựa trên các chỉ tiêu mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất, các phân xưởng kết hợp thêm thái độ làm việc. Do vậy, nhà máy nên đề thêm hình thức thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng chế. Bên cạnh đó xây dựng quy chế phạt cho những công nhân sử dụng lãng phí nguyên vật liệu, phạt những tổ sản xuất chưa đạt chất lượng. Thưởng phạt phải nghiêm minh thì đó mới là công cụ hữu hiệu giúp nhà máy có những lao động đầy trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc. Kết luận Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp là công việc ít nghiệp vụ và tương đối đơn giản tuy nhiên để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương vừa là công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý vừa là chỗ dựa đáng tin cậy cho người lao động thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Điều này đòi hỏi phải có sự kết hợp khéo léo giữa các chế độ lao động tiền lương hiện hành và đặc thù lao động tại đơn vị. Kế toán cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải căn cứ vào mô hình chung của doanh nghiệp và đặc trưng của sản xuất kinh doanh cùng với những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ để có hướng hoàn thiện thích hợp. Mặt khác, khi hạch toán tiền lương cũng như hạch toán kế toán phần hành kế toán phải cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác nhất cho các nhà quản lý qua đó góp phần quản trị nhân sự, đề ra biện pháp tăng năng suất lao động. Chuyên đề đã phản ánh những vấn đề lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp cũng như thực trạng công tác kế toán lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Những chế độ về lương và hạch toán lương là cơ sở để đưa ra các nhận xét, kiến nghị về thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Qua đó người viết có dịp tìm hiểu sâu hơn về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp cả về lý thuyết và thực tế đồng thời mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy. Do sự hiểu biết có hạn vì vậy chắc chắn trong luận văn còn nhiều sai sót, tôi rất mong được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của người đọc. Tài liệu tham khảo 1 - Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính (PTS. Phạm văn Công - NXB Tài Chính Hà Nội - 1999) - Đổi mới cơ chế chính sách quản lý lao động - tiền lương (NXB Chính trị Quốc gia - 1995) - Chế độ tiền lương mới (Hà Nội - Chính trị Quốc Gia - 1993) - Chi phí tiền lương của doanh nghiệp nhà nước trong nền kinh tế thị trường (Bùi Tiến Quý, Vũ Quang Thọ - NXB Chính trị Quốc Gia - 1997) - Hệ thống các văn bản hiện hành lao động - việc làm - tiền lương - BHXH ( Tổng liên đoàn lao động Việt Nam - 1997) - Các văn bản quy định chế độ tiên lương mới (Tập 1, tập 2 , tập 3 - Tổng liên đoàn lao động Việt Nam - 1997) - Tạp chí lao động xã hội (Số 6/1998, số 11/1999) Mục lục