Đề tài Hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Lao Động – Xã hội

mở đầu Kế toán là một công cụ phục vụ quản lý kinh tế gắn liền với hoạt động quản lý đã xuất hiện cùng với sự hình thành đời sống kinh tế của xã hội, của loài người. Đây là một công việc đòi hỏi chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao. Cùng với sự phát triển của loài người, các hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển và mở rộng không ngừng, đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến công tác quản lý. Chuyển sang nền kinh tế thị trường mục tiêu của các doanh nghiệp là thực hiện bảo toàn vốn, phát triển vốn kinh doanh, đảm bảo hạch toán vốn kinh doanh có lãi, số lãi có được là doanh thu lớn hơn chi phí, chi phí càng ít thì lãi càng nhiều và ngược lại. Chính vì vậy chi phí sản xuất sản phẩm bao giờ cũng là một trong những mối quan tâm nhất của bất cứ doanh nghiệp nào, tiết kiệm chi phí sản xuất luôn được coi là chìa khoá mở cánh cửa của sự tăng trưởng và phát triển. Để đạt được mục tiêu này, tất yếu doanh nghiệp phải quan tâm đến các yếu tố đầu vào của sản xuất. Một trong những yếu tố của đầu vào sản xuất đó là nguyên vật liệu. Nó đóng vai trò rất quan trọng lớn từ 70-80% trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Sự biến động về chi phí vật liệu làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và cũng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vì vậy việc tổ chức hạch toán là không thể thiếu được và phải đảm bảo 3 yêu cầu của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời và toàn diện. Có như vậy mới kiểm tra giám sát chặt chẽ việc tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tượng lãng phí trong sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua tìm hiểu công tác kế toán tại xí nghiệp in Lao Động – Xã Hội (ngõ Hoà Bình 4 – Minh Khai – Hà Nội), em thực sự thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu đối với công tác quản lý doanh nghiệp sản xuất chung và xí nghiệp nói riêng. Trên cơ sở kiến thức có được cùng với sự giúp đỡ của PGS – TS Nguyễn Văn Công, em đã chọn chuyên đề “Hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Lao Động – Xã hội”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của báo cáo gồm ba phần chính: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ – XH. Phần III: Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ – XH. Vì khả năng và thời gian có hạn nên chuyên đề này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong và xin chân thành cảm ơn sự góp ý của các thầy cô giáo và các cô chú trong phòng kế toán của xí nghiệp. phần I những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I. Khái niệm, đặc điểm phân loại và tính giá NVL trong doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu (NVL) là những đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thể thức của sản phẩm. NVL có đặc điểm riêng khác với các loại sản phẩm khác của doanh nghiệp là: trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. NVL là loại tài sản sản xuất thường xuyên biến động, các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua NVL và dự trữ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL khác trong doanh nghiệp. Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, tăng cường công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh nghiệp, nó là lượng vốn dự trữ mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là các chi phí về bảo quản, bốc dỡ. Do vậy, nếu ban quản lý không xây dựng một tỷ lệ vốn đầu tư hợp lý sẽ gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp. Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng ngừng trệ hoặc giảm tiến độ. Khi đó không có doanh thu mà vẫn phải trả các khoản chi phí cố định như khấu hao, bảo dưỡng máy móc, lương công nhân nghỉ chờ việc dẫn đến nguy cơ gây lỗ. Nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và chi phí liên quan (như bến bãi, kho dự trữ…) sẽ tăng không cần thiết. Điều đó gây thất thoát về thiếu hụt vốn. Như vậy, việc xây dựng một tỷ lệ NVL hợp lý là một tiêu chí đánh giá khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Nếu thực hiện được sẽ tạo được khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng các cơ hội kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính. Việc nghiên cứu để đưa ra tỷ lệ NVL thích hợp vừa có lợi về chi phí mua, vừa đảm bảo chất lượng và đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi có biến động lớn bất ngờ. 2. Phân loại NVL. Trong các doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau bao gồm nhiều loại, thứ với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy, để quản lý tốt công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh thì cần thiết phải tiến hành phân loại NVL theo những tiêu thức thích hợp. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà có cách phân loại khác nhau, dựa trên những đặc trưng khác nhau. Căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò, chức năng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy, khái niệm NVL chính cũng gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. NVL chính cũng bao gồm cả giá bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. Đối với doanh nghiệp in ấn thì NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản lượng (khoảng 70%-80%). - Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản đóng gói sản phẩm như các loại bao bì, vật liệu đóng gói… - Nhiên liệu: là loại dùng để cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể là chất rắn (than, củi…) chất lỏng (xăng, dầu…) và chất khí (hơi đốt, ga…). - Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư dùng để sửa chữa thay thế máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị sử dụng cho công việc in ấn, bao gồm những thiết bị dành cho việc in, công cụ, khí cụ, vật kết cấu… - Phế liệu: là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như giấy vụn…hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định…Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu trên được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. 3. Đánh giá NVL. Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Đánh giá NVL theo giá thực tế Về nguyên tắc NVL phải được đánh giá theo thực tế bao gồm giá mua, cộng với chi phí thu mua, vận chuyển, tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là thực tế không có thuế GTGT đầu vào. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). - Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Đối với NVL mua ngoài nhập kho: - + + = Các khoản giảm giá Các chi phí thu mua thực tế Các loại thuế không được hoàn lại Giá mua trên hoá đơn (giá chưa có thuế) Trị giá thực tế NVL nhập kho Giá tính thuế GTGT đối với vật liệu nhập khẩu là giá nhập khẩu tại cửa khẩu (CIF) cộng (+) thuế nhập khẩu. - Đối với NVL tự gia công chế biến nhập kho: Trị giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho Chi phí gia công chế biến + - Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: Trị giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho thuê ngoài chế biến Chi phí chế biến phải trả cho người chế biến + Chi phí vận chuyển đi về + - Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi lại vốn góp thì giá thực tế NVL là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và chấp nhận. - Đối với NVL được cấp trên cấp, được biếu tặng hay viện trợ. Trị giá thực tế VL nhập kho Giá trị thị trường tương đương Các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận = + - Đối với phế liệu thu hồi thì giá trị thực tế NVL nhập kho được xác định theo giá ước tính, giá có thể sử dụng được hoặc bán được. Đánh giá NVL theo giá trị thực tế là cơ sở để tính toán, phân bổ chính xác chi tiết thực tế của NVL vào các đối tượng sử dụng để tính chính xác giá thành sản phẩm. Giá thực tế NVL xuất kho Đối với NVL xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng với các loại NVL có giá trị cao, các loại vật tư đặc trưng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Ưu điểm của phương pháp này là theo dõi chính xác về giá lúc nhập lúc xuất. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm khó theo dõi vì nhiều mặt hàng công việc kế toán chi tiết phức tạp. Vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp này trong doanh nghiệp có ít mặt hàng, các loại NVL có giá trị cao, đồng thời kế toán NVL có tính khoa học và trình độ cao. Phương pháp tính theo giá nhập trước xuất trước (Fifo): Theo phương pháp này giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu trước sẽ dùng làm giá để tính thực tế của vật liệu xuất trước, do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm, sử dụng phương pháp này khi doanh nghiệp có nhiều nhiệm vụ nhập xuất thời hạn sử dụng ngắn. Phương pháp tính theo giá nhập sau xuất trước (Lifo): Theo phương pháp này, giá thực tế của NVL xuất kho được tính theo nguyên giá bình quân, trong đó đơn giá bình quân có thể được tính theo các cách sau: - Tính theo đơn giá bình quân gia quyền: Trị giá thực tế NVL xuất Số lượng NVL xuất Đơn giá bình quân = + Trị giá TTNVL tồn đầu kỳ Trị giá TTNVL nhập trong kỳ + Số lượngNVL tồn đầu kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ Đơn giá BQ NVL = - Tính theo giá bình quân tồn đầu kỳ: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần Số lần NVL tồn kho sau mỗi lần nhập = Đánh giá NVL theo giá hạch toán (phương pháp hệ số giá). Giá hạch toán là giá cả ổn định được sử dụng tốt nhất theo phạm vi. Doanh nghiệp, giá hạch toán được xây dựng có thể là giá kế hoạch. giá hạch toán chỉ được xây dựng để ghi chép hàng ngày trên sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi tình hình xuất nhập NVL. Cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp, tài khoản và báo cáo có liên quan. - Phương pháp điều chỉnh: Tính hệ số chênh lệch giá của từng loại NVL Trị giá thực tế NVL xuất kho Giá hạch toán xuất kho Hệ số giá NVL = * Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Giá TT NVL nhập trong kỳ + Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ Giá HT NVL nhập trong kỳ Hệ số giá NVL = + Phương pháp tính hệ số giá có ưu điểm đơn giản hoá và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày. Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm việc xác định hệ số giá phức tạp, việc qui định hạch toán cũng khó khăn nhiều khi không sát thực. II. Hạch toán chi tiết NVL. Trước khi đi sâu tìm hiểu hạch toán tổng hợp chi tiết NVL ta cần nghiên cứu nghiệp vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL. Nếu công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý NVL công cụ đắc lực của công tác quản lý NVL. Việc hạch toán NVL có đầy đủ chính xác kịp thời hay không ảnh hưởng lớn tới tình hình quản lý NVL của doanh nghiệp. Xuất phát từ vị trí và yêu cầu của NVL trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán NVL cần thực hiện các nghiệp vụ: Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo số lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán NVL hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục, xuất, nhập. Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL, mở các loại sổ sách thẻ chi tiết về NVl theo đúng chế độ, phương pháp qui định, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo quản NVL phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí NVL. Tham gia kiểm tra đánh giá NVL theo chế độ qui định của Nhà nước, lập báo cáo về NVL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý điều hành, phân tích kinh tế. Ta đã biết việc hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượng lớn và khâu hạch toán khá phức tạp. Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản ánh cả giá trị số lượng lẫn chất lượng của từng loại NVL theo từng kho, từng người quản lý và phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở của chứng từ nhập, xuất kho. Trên cơ sở đó các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở sổ kế toán chi tiết sao cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung và quản lý NVL nói riêng. Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập, xuất kho NVL Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính các chứng từ kế toán NVL bao gồm: - Phiếu mua hàng (13-BH). - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT). - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT). - Biên bản kiểm kê sản phẩm vật tư hàng hoá (mẫu số 08-VT). - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH). Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán như: - Chứng từ hoá đơn thuế GTGT. - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT). - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu số 05-VT). - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT). Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Các chứng từ kế toán theo quy định bắt buộc phải kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Thủ tục nhập NVL Căn cứ vào giấy báo nhập hàng, nếu thấy cần thiết có thể lập bản kiểm nhận để kiểm tra NVL thu mua cả về số lượng lẫn chất lượng, quy cách. Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế, ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau đó bộ nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số liệu thực nhập vào phiếu nhập và thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách phẩm chất phải báo cho bộ phận cung ứng biết để cùng giao lập biên bản. Thủ tục xuất kho NVL Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lĩnh vật tư, sau khi được lãnh đạo duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi vào phiếu xuất số thực xuất và ghi vào thẻ kho. Thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp để lập bảng tổng hợp xuất vật liệu. + Các phương pháp kế toán chi tiết NVL Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NVL do nhiều bộ phận đơn vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL hàng ngày phải được thực hiện ở kho và ở phòng kế toán dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất và tồn kho NVL. Việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán có thể tiến hành theo ba phương pháp: 1. Phương pháp ghi thẻ song song: - ở kho: Thủ kho ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho của các loại NVL trên thẻ kho về mặt số lượng. - ở phòng kế toán: kế toán căn cứ vào phiếu nhập, xuất để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết NVL theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn Sổ tổng hợp Ghi chú: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập và xuất thủ kho lập thẻ kho, kế toán mở sổ để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết NVL để lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết NVL, đồng thời đối chiếu bảng tổng hợp N-X-T với sổ tổng hợp. * Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu và số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. 2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: ở kho: thủ kho dùng thẻ kho do kế toán lập ra và bàn giao để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của NVL. ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL theo từng kho, dùng cho cả năm. Nội dung trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: sơ đồ hạch toán Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Bảng kê nhập Ghi chú: Hàng ngày căn cứ các phiếu nhập, xuất kho phòng kế toán lập thẻ kho, bảng kê nhập xuất. Cuối tháng trên cơ sở các chứng từ nhập xuất NVL ở các bảng kê kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển thẻ kho, đồng thời đối chiếu số tiền với sổ tổng hợp. * Ưu điểm: khối lượng ghi chép của sổ kế toán giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. * Nhược điểm: việc ghi sổ còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. 3. Phương pháp ghi sổ có dư: ở kho: thủ kho vẫn dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng NVL vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng số NVL vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 3: Sơ đồ hạch toán Chứng từ nhập Phiếu giao nhận CT nhập Bảng tích luỹ kế nhập Sổ số dư Bảng tổng hợp N-X-T Bảng tích luỹ kế nhập Sổ tổng hợp Thẻ kho Chứng từ xuất Ghi chú Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất, thủ kho lập thẻ kho sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ xuất nhập chuyển sang phần kến toán, kế toán ghi số tiền vào phiếu và lập bảng luỹ kế nhập, xuất. Cuối tháng căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất kế toán lập bảng N-X-T, từ thẻ kho thủ kho ghi lượng NVL vào số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi số tiền. Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa các sổ số dư, sổ tổng hợp và bảng tổng hợpN-X-T với nhau. * Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. * Nhược điểm: kế toán chưa ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trước số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ NLVL mà xem số liệu trên thủ kho. Ngoài ra việc kiểm tra việc phát hiện sai sót, nhầm lẫn sẽ rất khó khăn. Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ xuất nhập nhiều và thường xuyên. Doanh nghiệp chỉ áp dụng với phương pháp giá hạch toán để kiểm tra chi tiết nhập xuất trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán vững vàng. III. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1. Khái niệm và TK sử dụng * Khái niệm: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phẩm tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho các loại NVL, một cách thường xuyên và liên tục trên các tài khoản (TK) sổ kế toán và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập kho, xuất kho. Việc xác định trị giá NVL xuất kho theo phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các sổ kế toán. Trị giá NVL tồn kho trên tài khoản, trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Ưu điểm: Quản lý chặt chẽ NVL, kể cả mặt hiện vật và giá trị, giúp doanh nghiệp nắm đựơc thường xuyên tình hình vật tư tồn kho, tính toán đúng giá trị vốn của hàng xuất kho. Nhược điểm: Khối lượng hạch toán nhiều không thích hợp với những doanh nghiệp có sử dụng những loại hàng tồn kho mà giá trị đơn vịi nhỏ thường xuyên xuất bán. * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán NVL, theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản: TK 152, 151, 331, 133. TK 152: “Nguyên liệu vật liệu” – Dùng theo dõi giá trị thực tế của toàn bộ VL hiện có tăng giảm qua kho. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, thuê chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác. + Giá trị NVL thừa phát hiện khi kiểm tra. + Giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. Bên Có: + Giá NVL xuất kho + Chiết kháu hàng mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại. + Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm kê. + Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ. Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. TK 151: “Hàng mua đang mua trên đường” phản ánh giá trị vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường. + Kết chuyển thực tế hàng đi đường cuối kỳ. Bên Có: + Giá trị hàng đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng, cho khách hàng. + Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Số dư bên Nợ: + Giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường chưa về nhập kho. TK 331: “Phải trả cho người bán” TK này phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Số tiền thanh toán cho người bán vật tư, người nhận thầu xây lắp. + Số tiền ứng trước cho người bán, người nhận thầu. + Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng hoá đã giao nhận theo hợp đồng. + Chiết khấu thương mại được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. + Số kết chuyển về giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên Có: + Số tiền phải trả cho người bán, người nhận thầu. + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số “hàng về chưa có hoá đơn” khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu. Số dư bên Nợ: Số tiền đã ứng trả trước hoặc trả thừa cho người bán, người nhận thầu. TK 133: “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” TK này dùng để phản ánh giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ. + Kết chuyển thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. + Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại. + Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá mua vào đã trả lại hoặc được giảm giá. Số dư bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ hoặc được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả. TK 133 có hai tài khoản cấp 2: TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá. TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. 2. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu: sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152, 153 TK 621 TK 151 TK 111, 112, 141 TK 333 TK 411 TK 154 TK 128, 222 TK 338 (3381) TK 412 TK 627, 641, 642 TK 632 TK 154 TK 138 (1381) TK 627, 641, 642 TK 412 Nhập kho hàng đi đường Kỳ trước Nhập kho VL do mua ngoài TK 133 Nhập kho VL do mua ngoài TK 133 Thuế nhập khâu Nhận góp vốn liên doanh cổ phần, cấp phát Xuất tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công Nhận góp vốn liên doanh Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Chênh lệch tăng do đánh giá lại Xuất dùng trực tiếp chế tạo sản phẩm Xuất dùng cho quản lý phục vụ cho sản xuất, bán hàng QLDN, XDCB Xuất bán trực tiếp Xuất tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công Nhận góp vốn liên doanh Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Phân bổ đầu vào, chi phí SXKD trong kỳ Chênh lệch giảm do đánh giá lại IV. Đặc điểm hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1. Khái niệm và TK sử dụng * Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại mặt hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng tên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó kế toán xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ: Trị giá NVL xuất Giá trị NVL tồn kho đầu kỳ Tổng giá trị NL, VL tăng trong kỳ Giá trị NVL tồn cuối kỳ = + - Ưu điểm: - Giảm nhẹ khối lượng hạch toán. - Số liệu giữa sổ kế toán và thực tế luôn khớp nhau vì số tồn kho cuối kỳ được xác định trên kết quả kiểm kê thực tế. Nhược điểm: - Kế toán không theo dõi được thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất NL, VL trên TK 152, 153. - Trị giá hàng xuất kho sẽ không chính xác nếu không theo dõi được số hao hụt, mất mát. Doanh nghiệp phải có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, đặc biệt là khâu bảo quản vật tư. Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có lượng vật tư nhiều, giá trị mỗi thứ nhỏ, nhập xuất liên tục. * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng các TK: 151, 151, 153, 611. Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ, tác dụng của các TK 151, 152, 153 khác với phương pháp kê khai thường xuyên: tức là với doanh nghiệp kế toán bán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK 151, 152, 153 dùng để kết chuỷên giá trị thực tế NVL chứ không dùng để theo dõi tình hình xuất, nhập NVL. TK 611: “Mua hàng” phản ánh giá trị thực tế NVL mua vào, xuất dùng trong kỳ. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ. + Trị giá thực tế NVL, hàng hoá mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại. Bên Có: + Kết chuyển giá thực tế của NVL, hàng tồn kho cuối kỳ. + Giá trị NVL, hàng hoá, xuất sử dụng trong kỳ. + Trị giá NVL, hàng hoá mua vào, trả lại cho người hoặc được giảm giá. 2. Phương pháp hạch toán: Sơ đồ số 5: sơ đồ hạch toán tổng hợp nvl theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611 “mua hàng” TK 152 TK 111, 112, 141 TK 411 TK 333 (3333) TK 412 TK 111,112 TK 621 TK 632 TK 111, 138 Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Mua trả tiền ngay Thanh toán tiền Chênh lệch đánh giá tăng đánh giá lại Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Chiết khấu mua hàng được giảm giá Cuối kỳ kết chuyển sổ xuất dùng cho SXKD Xuất bán TK 151, 152, 153 TK 331, 311 Mua chưa trả bằng tiền vay Thuế nhập khẩu Nhận vốn góp cổ phần Thiếu hụt mất bán phần II thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghệp in lđ – XH I. Đặc điểm kinh tế – kỹ thuật và tổ chức bộ máy HĐKd tại xí nghiệp in LĐ – xh có ảnh hưởng đến hạch toán NVL 1. Lịch sử hình thành và phát triển: - Tên doanh nghiệp: Xí nghiệp In Lao động – Xã Hội - Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company Viết tắt: LASAPCOM. Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. - Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu mẫu, tạp chí, nhãn mác các loại. Xí nghiệp In Lao động – Xã hội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng Nhà nước. Được hình thành từ ngày 8/11/1983 với quy mô ban đầu là xưởng in nhằm phục vụ công tác in ấn trong ngành (QĐ thành lập 287QDD/TB-XH ngày 8/11/1983 của Bộ trưởng Bộ Thương binh và Xã hội). Hiện nay doanh nghiệp được phép đặt trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình 4 - phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Sau một thời gian họat động, xưởng in đã phát triển với quy mô lớn hơn và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn. Bộ Thương binh và Xã hội đã quyết định chuyển xưởng in thành công ty In Bộ Thương binh và Xã hội (QĐ 138/QĐTB-XH ngày 4/9/1986). Bộ Lao động Thương binh và Xã hội là do hai bộ sát nhập thành đó là Bộ Lao động và Bộ Thương binh Xã hội. Ngày 23/11/1988 Bộ trưởng Bộ Lao động thương binh và xã hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ đời sống trực thuộc Bộ (QĐ 156/LĐTBXH-QĐ). Năm 1990 do chuyển đổi nền kinh tế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trương, để phù hợp với tình hình mới, Bộ Lao động Thương binh xã hội lại quyết định thành lập công ty sản xuất dụng cụ tàn tật (theo QĐ 152/LĐTBXH-QĐ ngày 20/3/1993) trên cơ sở tách ra từ công ty In và sản xuất dụng cụ người tàn tật. Theo QĐ 373-201 QĐ-BLĐTBXH ngày 5/4/2001 của Bộ trưởng Bộ Thương binh Xã hội về việc đổi tên Nhà In Bộ Lao động Thương binh Xã hội thành Công ty In LĐ – XH và được bổ sung nhiệm vụ đối với Nhà In Bộ Lao động Thương binh Xã Hội. Năm 2004, thực hiện việc sát nhập và trở thành Xí nghiệp in thuộc Nhà xuất bản LĐ - XH và chuyển từ hạch toán độc lập sang hạch toán phụ thuộc. Chỉ tiêu xác định của xí nghiệp in LĐ - XH Chỉ tiêu Đơn vị Số lượng Số LĐ trung bình Người 76 Doanh thu năm 2003 Đồng 9.873.865.336 Doanh thu 6 tháng đầu năm 2004 Đồng 3.042.010.128 Nguồn vốn kinh doanh (30/06/04) Đồng 1.531.635.908 Từ năm 1992 sau khi được thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nước độc lập, xí nghiệp In đã có nhiều bước phát triển với các hàng in ấn như: các tài liệu, biểu mẫu, sách báo, tạp chí, áp phích… Là một doanh nghiệp với quy mô nhỏ, xí nghiệp In đã tính tăng bộ máy hành chính và đội ngũ cán bộ công nhân viên từ 125 đến 135 người, trong đó có 30 kỹ sư, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật và 45 công nhân cấp bậc. Bảng khái quát tình hình hoạt động của xí nghiệp In Lao động – Xã hội qua một số chi tiết Chỉ tiêu 2001 2002 Quý 2 năm 2003 Tổng doanh thu 9.000.000.000 11.000.000.000 4.000.000.000 Số phải nộp NSNN 2.000.000.000 4.000.000.000 1.000.000.000 Thu nhập BQ 500.000 600.000 550.000 * Quy trình công nghệ sản xuất: Từ khi chính thức là một doanh nghiệp Nhà nước, xí nghiệp chỉ có những trang thiết bị cũ lạc hậu, chỉ có một máy in OFFSET, còn lại là máy in TIPO. Để đảm bảo đủ sức cạnh tranh trên thương trường, từ năm 1994 cho đến 1997, xí nghiệp đã thực hiện việc đầu tư gần 7 tỷ đồng cho giàn máy in OFFSET hiện đại. Hiện nay xí nghiệp in đã chuyển sang in hoàn toàn bằng công nghệ OFFSET. Do đặc điểm cũng như tính chất của xí nghiệp in, ở đây quy trình sản phẩm chia thành các bước công nghệ chủ yếu khi nhận hợp đồng ký kết của khách hàng. Phòng kế hoạch sẽ chuyển xuống bộ phận của quá trình sản xuất, phải qua các bước công nghệ sau: Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận được tài liệu gốc, bộ phận thiết kế kỹ thuật trên cơ sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in. Vi tính: Đưa bản thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí các trang in, tranh, ảnh, dòng, cột, kiểu chữ… (to nhỏ, độ đậm). Công tác phim: Tiến hành sửa và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ in. Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh, bình bản làm nhiệm vụ bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh có cùng một màu có các tấm mica theo từng trang in. Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển sang bộ phận phơi bày có nhiệm vụ chế bản. In: Khi nhận được các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm, lúc này bộ phận in OFFSET 4 trang, 10 trang, 16 trang sẽ tiến hành in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó. Thành phẩm: Khi nhận được các bản in, bộ phận thành phẩm sẽ tiến hành đóng quyển (xén, thành phẩm) kiểm thu thành phẩm đóng gói nhập kho và chuyển cho khách hàng. Các lĩnh vực kinh doanh: Đơn vị thực hiện in ấn các ấn phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng. Các sản phẩm thường là vật mang thông tin đến người sử dụng chúng, chủ yếu là các sản phẩm thường xuyên của đơn vị bao gồm sách, báo, tạp chí, biểu mẫu, nhãn mác... Một thành phẩm in phải trải qua các bước trên và đạt tính năng, công dụng cũng như yêu cầu về chất lượng chủ yếu: Các chỉ tiêu về chất lượng giấy: Độ trắng, độ dai. - Các chỉ tiêu về chất lượng in: Độ sắc nét của chi tiết in, độ bóng, mầu sắc, công trình công nghệ sản xuất Thiết kế kỹ thuật Công tác phím Chụp ảnh Vi tính Bình bản Phơi bản In Hoàn thiện Thành phẩm * Đặc điểm tổ chức sản xuất. Xí nghiệp gồm các phân xưởng và các tổ có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau. Xí nghiệp In LĐ – XH là loại hình doanh nghiệp sản xuất nhỏ, sản phẩm làm ra theo đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu, tiến hành tại 4 phân xưởng, mỗi phân xưởng có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình. Sơ đồ các phân xưởng Phân xưởng cơ khí Phân xưởng chế bản Phân xưởng in Phân xưởng hoàn thiện - Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ sửa chữa thiết bị sản xuất, tiến hành lắp đặt khi có thiết bị mới cho các phân xưởng phục vụ sản xuất. Giám sát các bộ phận trong dây chuyền sản xuất, chấp hành đầy đủ các quy trình lao động và bảo dưỡng máy móc thiết bị. - Phân xưởng chế bản: Đây là phân xưởng được đầu tư máy móc thiết bị hiện đại nhất như: Máy vi tính, máy tráng li tâm, máy phơi. Tại đây các bản thảo mẫu mã của khách hàng do bộ phận kế hoạch chuyển xuống được đưa vào bản in màu, được sắp xếp theo một trình tự nhất định, rồi chuyển tới bộ phận sửa chụp phim, bình bản để tạo nên các tờ in theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. - Phân xưởng in: Đây là phân xưởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình sản xuất do các tổ OFFSET đảm nhiệm. Khi nhận đựơc chế bản khuôn in do phân xưởng chế bản chuyển sang phân xưởng in sử dụng kết hợp: + Bản in công giấy, công mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu. + Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu: xanh, đỏ, vàng, đen. Tuỳ thuộc vào yêu cầu màu sắc của từng đơn vị đặt hàng. - Phân xưởng hoàn thiện: Là phân xưởng cuối cùng của công nghệ sản xuất. Do tổ sách và tổ kiểm tra đảm nhiệm, sau khi bộ phận in thành các tờ rồi bộ phận hoàn thiện có nhiệm vụ hoàn thiện một số sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng. + Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật. + Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn: Cắt, gấp, khâu, vào bìa, đóng gói, sau đó nhập vào kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy HĐKD Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất của xí nghiệp In Lao động – Xã hội tổ chức theo mô hình trực tuyến với bộ máy quản lý gọn nhẹ. Giám đốc là người chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm với xí nghiệp in, với khách hàng, với tập thể các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và một kế toán trưởng, phó giám đốc thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng. Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán của xí nghiệp. Bên cạnh đó là hệ thống phòng ban phân xưởng. sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch sản xuất KD Phòng kế toán tài chính thống kê Phân xưởng hoàn thiện Phân xưởng in Phân xưởng chế bản Phân xưởng cơ khí II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại xí nghiệp in lđ – xh 1. Đặc điểm tổ chức của bộ máy kế toán Phòng kế toán có nhiệm vụ giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác tài chính toàn xí nghiệp. Phòng kế toán xí nghiệp gồm có 9 người, trong đó có 6 người có trình độ đại học, 3 người trình độ trung cấp. Xí nghiệp In LĐ – XH là đơn vị hạch toán tập trung nên mọi chứng từ đều được xử lý ở phòng kế toán tại xí nghiệp. Hiện nay xí nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Xí nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp, sổ cái tài khoản và sổ chi tiết. Các sổ cái tài khoản chủ yếu gồm sổ cái TK 111, 112, 131, 331, 334, 621, 622, 627... Xí nghiệp không sử dụng TK 154, 531, 532 do là đơn vị sản xuất theo đơn đặt hàng thực hiện trong thời gian ngắn. - Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế trong xí nghiệp, là tham mưu giúp giám đốc quản lý điều hành, theo dõi thực hiện công tác tài chính của Nhà nước tại đơn vị. - Kế toán tổng hợp: Đảm nhận phần hành kế toán tổng hợp, giúp kế toán trưởng một số lĩnh vực theo sự phân công của kế toán trưởng. Ví dụ như có nhiệm vụ tập hợp chi phí, lên chứng từ ghi sổ… - Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động về TSCĐ, tình hình hao mòn TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ xí nghiệp hiện có. - Kế toán thanh toán: Xác định quỹ lương của đơn vị, tính lương cho cán bộ công nhân viên, các khoản trích nộp BHYT, BHXH…Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ với khách hàng và khoản nợ của cán bộ công nhân viên. - Kế toán giá thành: Theo dõi tổng hợp để tính giá thành các đơn đặt hàng. - Kế toán NVL: Theo dõi tình hình cung cấp N-X-T trong xí nghiệp. - Thủ kho: Quản lý vật tư, vật liệu làm nhiệm vụ nhập xuất kho khi có chứng từ hợp lệ và có ghi vào thẻ kho. - Nhân viên thống kê: Có trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình sản xuất của đơn vị, các chỉ tiêu thi đua, thống kê các chỉ tiêu phục vụ lãnh đạo xí nghiệp và báo cáo cấp trên hay các cơ quan liên quan. sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp in bộ lđ tb – xh Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ kho Kế toán thanh toán Kế toán TSCD Kế toán giá thành Kế toán vật liệu Nhân viên thống kê 2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Hiện nay xí nghiệp In áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng. + Sổ kế toán tổng hợp + Sổ cái tài khoản - Sổ cái chủ yếu của doanh nghiệp sử dụng là sổ cái TK 111, TK 112, TK 131, TK 331, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627… Doanh nghiệp không sử dụng TK 154, TK 531, TK 532 do doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy không có sản phẩm nào tồn kho, không có hàng bị trả lại và không giảm giá hàng bán. Trình tự ghi sổ: Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ cần hạch toán được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập vào sổ cái các tài khoản. Các chứng từ thu chi TM được thủ quĩ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán. Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng vào để ghi sổ cái, căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối phát sinh. Sau đó đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ sái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ tại xí nghiệp in Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng TH chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiêu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ cái Bảng cân đối PS Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này là phương pháp chi tiết ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục có tính hệ thống tình hình xuất-nhập-tồn kho các loại vật liệu. Tại xí nghiệp In áp dụng thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Theo dõi riêng biệt thuế VAT được khấu trừ và thuế VAT phải nộp. III. Hạch toán chi tiết NVL tại xí nghiệp in LĐ – xh. Các loại chứng từ được sử dụng tại xí nghiệp bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy uỷ nghiệm chi, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu nghỉ BHXH,... Các sổ sách sử dụng tại xí nghiệp: Sổ cái các TK 111, 112, 131, 334, 621, 622, 627, ... Xí nghiệp áp dụng hình thức hạch toán đơn. Thủ tục cần thiết khi nhập – xuất NVL Tại kho: Việc cung ứng NVL chủ yếu là mua ngoài, theo quy định của xí nghiệp thì tất cả các loại NVL khi mua về phải tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho, khi NVL về đến kho, cán bộ cung tiêu (nhân viên thu mua vật liệu) đem hoá đơn lên phòng vật tư (trong hoá đơn đó bên bán đã ghi các chỉ tiêu, chủng loại, số lượng, đơn giá, thuế VAT, thành tiền, hình thức thanh toán) tiến hành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra đối chếu nội dung trong hoá đơn phù hợp với NVL đã mua về khớp với hợp đồng đã ký từ chủng loại đến chất lượng thì đồng ý cho nhập NVL đó vào trong kho đồng thời làm phiếu nhập kho vật tư, trên cơ sở đó cán bộ cung tiền đề nghị thủ kho cho nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm bao gồm đại diện phòng vật tư, 1 phòng kế toán, 1 thủ kho. Ban kiểm nghiệm kiểm tra về số lượng, chất lượng của từng loại vật liệu, nếu ban kiểm nghiệm thấy vật liệu mua về đúng quy cách, chất lượng, chủng loại thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho và căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm thủ kho cho nhập kho, sau đó thủ kho phải nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do phòng kế toán lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu tại phòng vật tư Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Liên 3: Giao cho cán bộ cung tiêu kèm hoá đơn để ghi thanh toán. Khi nhập vật liệu thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho. Khi ghi vào thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Các loại vật liệu được mua về nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho một cách có khoa học, hợp lý để kiểm tra và thuận tiện nhập-xuất NVL. Bảng quá trình nhập NVL tại kho. NVL Hoá đơn GTGT Phòng KH-SX Kiểm nghiệm Phiếu NK BBản KN Nhập kho VD: Minh họa quá trình nhập NVL ở xí nghiệp In LĐ – XH như sau: Ngày 1/1: Công ty mua: + 8.500kg giấy B2 60g/m2 (39x54) + 5.300kg giấy B2 60g/m2 (54x79) + 12.500kg giấy B2 60g/m2 (79x109) + 5.000kg giấy B2 60g/m2 (84x102) + 2.400kg giấy B2 70b/m2 (42x60) Xí nghiệp In LĐ – XH nhận được các hoá đơn sau: Mẫu số 1: 01/GTGT_3LL hoá đơn GTGT Ký hiện: EY 077454 Liên 2: (giao cho khách hàng) Số: 02_B Ngày 1 tháng 1 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Nhà máy giấy Bãi Bằng Địa chỉ:……………………………………………………………………. Họ tên người mua hàng: Phan Văn Trọng Đơn vị: Xí nghiệp In LĐ – XH Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Giấy B2 60g/m2 (39x54) kg 8.500 4.450 37.825.000 Giấy B2 60g/m2 (54x79) kg 5.300 522 2.766.600 Giấy B2 60g/m2 (79x109) kg 12.500 148 1.850.000 Giấy B2 60g/m2 (84x120) kg 5.000 673 3.365.000 Giấy B2 70g/m2 (42x60) kg 2.400 216 518.400 Cộng tiền hàng 46.325.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.632.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 50.957.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi triệu đồng chín trăm năm bảy nghìn năm trăm đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ HT) Ngày 1/1/2004 phòng vật tư nhận được hoá đơn mua hàng, đã thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm toàn bộ số vật liệu đã mua về theo hoá đơn trên. Kết quả kiểm nghiệm được ghi ở biên bản kiểm nghiệm vật liệu như sau: Xí nghiệp In LĐ – XH Phòng KH – Vật tư Số: 104 Mẫu số 05-VT biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 1 tháng 1 năm 2004 Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Xuân Tiến: Trưởng ban Ông: Phạm Hoàng Minh: Uỷ viên Bà:Phạm Thị Liên: Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau TT Tên quy cách sp, h2, lao vụ, dịch vụ ĐVT SL theo HĐ Kết quả KN Ghi chú SL đúng QC SL KĐ QĐ Giấy B2 60g/m2 (39x54) kg 8.500 8.00 Giấy B2 60g/m2 (54x79) kg 5.300 5.300 Giấy B2 60g/m2 (79x109) kg 12.500 12.500 Giấy B2 60g/m2 (84x120) kg 5.000 5.00 Giấy B2 70g/m2 (42x60) kg 2.400 2.400 ý kiến của ban kiểm nghiệm: số vật liệu nói trên đủ điều kiện để nhập kho. Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Xí nghiệp In LĐ - XH Mẫu số 01-VT phiếu nhập kho Ngày 1 tháng 1 năm 2004 Số: 106 Họ tên người mua hàng: Phạm Thu Minh Địa chỉ: …………………………………… Chứng từ số:………………………………. Nhập vào kho: Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai - Hà Nội TT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CL Thực nhập Giấy B2 60g/m2 (39x54) kg 8.500 8.00 4.450 37.825.000 Giấy B2 60g/m2 (54x79) kg 5.300 5.300 522 2.766.600 Giấy B2 60g/m2 (79x109) kg 12.500 12.500 148 1.850.000 Giấy B2 60g/m2 (84x120) kg 5.000 5.00 673 3.365.000 Giấy B2 70g/m2 (42x60) kg 2.400 2.400 216 518.400 Cộng 46.325.000 Thuế GTGT 10% 4.632.500 Tổng cộng 50.957.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi triệu đồng chín trăm năm bảy nghìn năm trăm đồng chẵn Nhập, ngày 1 tháng 1 năm 2004 Phụ trách cung tiền (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên Thủ kho (Ký, họ tên) Tại phòng kế toán: Theo định kỳ thủ kho chuyển lên phòng kế toán chứng từ nhập-xuất NVL, khi xuốngnhận chứng từ kế toán kiểm tra tại chỗ tính hợp lệ của chứng từ, tính hợp lý của việc phân loại chứng từ và cách ghi chép trên thẻ kho của thủ kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lý của việc phân loại chứng từ và tính chính xác của số liệu ghi trên thẻ kho, nếu đúng thì kế toán nhận chứng từ và ký xác nhận vào thẻ kho. Khi nhận được chứng từ nhập-xuất kho từ thẻ kho thì kế toán vật liệu mới phân loại chứng từ theo từng danh điểm vật liệu để dễ dàng ghi vào sổ chi tiết của từng loại nguyên liệu, vật liệu chi tiết. Tất cả các loại vật liệu có cùng tính chất lý, hoá được xếp vào một loại. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập-xất-tồn kho nguyên vật liệu cho từng nhóm loại NVL. VD: Giấy Bãi Bằng có nhiều kích cỡ chủng loại khác nhau, ở sổ chi tiết của cùng chủng loại căn cứ vào chứng từ gốc ghi đúng dòng, đúng cột của loại giấy đó. VD khi kế toán nhận được chứng từ, phiếu nhập kho số 106 (giấy B2 60g/m2 (39x54) cho phân xưởng in lịch thì kế toán vật liệu sẽ tìm sổ kế toán tương ứng để theo từng loại vật liệu và ghi vào sổ chi tiết. Cách ghi vào sổ chi tiết như sau: - Tồn đầu kỳ: Lấy số liệu tồn cuối kỳ của sổ chi tiết NVL tương ứng kỳ trước. - Nhập - xuất trong kỳ: Căn cứ vào chứng từ nhập - xuất trong kỳ để ghi. + Cột nhập: Cộng toàn bộ số phát sinh của cột số lượng và cột thành tiền. + Cột xuất: Cộng toàn bộ số phát sinh của cột số lượng và cột thành tiền. - Tồn cuối kỳ: + Cột số lượng: Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ – Số lượng xuất trong kỳ. + Cột đơn giá tồn: Là đơn giá xuất tính theo đơn giá nhập trước, xuất trước. + Cột giá trị tồn = Số lượng tồn x Đơn giá tồn Cuối kỳ kế toán vật liệu tiến hành lập bảng báo cáo nhập – xuất - tồn Phương pháp lập bảng báo cáo N-X-T được công ty tính giá thực tế xuất kho của NVL. - Phần số dư đầu kỳ: Căn cứ vào số dư cuối kỳ của bảng báo cáo N-X-T kỳ trước. - Phần nhập - xuất: Căn cứ vào dòng cột của từng sổ chi tiết vật tư tương ứng và kết quả tính giá thực tế, giá thực tế này cũng được ghi vào sổ chi tiết từng loại vật tư. - Phần dư cuối kỳ: + Cột số lượng = Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ – Số lượng xuất trong kỳ. + Cột đơn giá = Cột đơn giá xuất thực tế. + Cột thành tiền = Đơn giá x Số lượng tồn. IV. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 1.phân loại nguyên vật liệu và TK hạch toán. Xí nghiệp In Lao động – Xã hội là doanh nghiệp sản xuất cỡ nhỏ, sản phẩm làm ra tuỳ vào đơn đặt hàng của khách nên chủng loại mặt hàng rất phong phú, đa dạng. Mỗi đơn đặt hàng khác nhau về quy cách, mẫu mã của sản phẩm. Do đó nguyên vật liệu ở đây rất đa dạng về chủng loại và qui cách cũng như mẫu mã. Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của xí nghiệp In đều có bán trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi cho xí nghiệp in đỡ phải dự trữ nguyên vật liệu trong kho. Các nguồn nhập nguyên liệu xí nghiệp In đều mua ngoài và chủ yếu là các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài với xí nghiệp In như Công ty In Tiến Bộ, công ty văn hoá phẩm…Tất cả các vật tư mua về hầu như xí nghiệp In đều thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng. Mỗi loại vật liệu đều có tính chất lý học và hoá học riêng nên việc dự trữ, bảo quản ở kho, hệ thống kho hàng bến bãi của xí nghiệp In rất được chú trọng tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt… Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, giảm chi phí trong giá thành, tiết kiệm nguyên vật liệu. Giám đốc xí nghiệp ra quyết định ban hành quy chế tạm thời về định mức và hạn mức một số loại vật tư dùng cho sản xuất. Hệ thống các định mức vật tư Đơn vị sử dụng Vật tư cần định mức Định mức Phân xưởng chế biến Dầu tra máy 0,5 lít/tháng Xà phòng 7 hộp/tháng Giẻ lau 1kg/tháng Phân xưởng offset Mực in đen 1,5 lít/triệu trang in thực tế Xà phòng 37 hộp/tháng Giẻ lau 150kg/tháng Giấy 3kg/triệu trang in thực tế * Phân loại nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Để sản xuất ra các loại sản phẩm khác nhau theo đơn vị đặt hàng xí nghiệp In phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại vật liệu có vai trò, công dụng, tính năng lý, hoá học riêng. Để giúp cho công tác hạch toán chính xác một khối lượng vật tư nhiều chủng loại, kế toán vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu. Việc phân loại vật liệu dựa trên tiêu thức nhất định đã sắp xếp nhưng vật liệu cùng tiêu thức vào mỗi nhóm, mỗi loại. Xí nghiệp đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối với quá trình sản xuất. Nhờ đó mà kế toán theo dõi được từng công dụng của từng thứ loại vật liệu, cung cấp những thông tin chính xác và giúp cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu được kịp thời. Vật liệu của xí nghiệp được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của xí nghiệp khi tham gia vào quá trình sản xuất, NVL chính là cơ sở cấu thành thực tế của sản phẩm. Nó bao gồm tất cả các loại giấy in có kích cỡ khác nhau, mực in các mầu như của VN, Nhật, TQ… và bản kẽm. - Vật liệu phụ: Là loại vật liệu không cấu thành thực thể sản phẩm mà nó chỉ làm tăng thêm giá trị sản phẩm, góp phần hoàn thiện sản phẩm như cácc chủng loại ghim, thép đóng sách, chỉ khâu... - Nhiên liệu: Bao gồm xăng dầu thắp sáng và rửa ô máy in. - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc, mua sắm phục vụ cho sửa chữa các máy in, máy xén…như vòng bi các loại, dây côroa các loại, cao su ốp sét… - Phế liệu: Bao gồm giấy xước ở bên ngoài các lô giấy cuộn, lõi của lô giấy, các tờ in bị hỏng… - Đối với công cụ dụng cụ: Để quản lý chặt chẽ công ty cũng đã phân loại thành nhóm loại như sau: + Nhóm bảo hộ lao động: Quần áo, khẩu trang, găng tay + Nhóm công cụ cầm tay: Kìm, cờ lê… Các loại CCDC, PTTT có thời gian sử dụng ngắn, giá trị thấp, loại này khi xuất dùng giá trị của nó sẽ được phân bổ 1 lần vào chi phí sản xuất trong kỳ đó, còn một số CCDC, PTTT có thời gian sử dụng dài, giá trị cao thi khi xuất dùng vào sản xuất thì giá trị của chúng được phân bổ vào chi phí sản xuất (theo từng đơn đặt hàng) nhằm tránh sự tăng đột biến của giá thành. Bảng liệt kê các loại NVL chủ yếu dùng tại XN In LĐ - XH Tên chi tiết Tồn cuối kỳ (VNĐ) Giấy bãi bằng cuộn 121946634 giấy cutsê 4646466 Giấy đup lếch 7851265 Giấy tân mai Giấy cutsê mat 100g/m2 459900 Giấy báo tân mai 45g/m2 3880545 Giấy bãi bằng 60g/m2 744364 Giấy offset 70g/m2 711440 Giấy trường xuân 58g/m2 Giấy offset 70g/m2 ... Mực nhũ vàng 897365 Mực đỏ nhật 1758369 Mực xanh Nhật 1365259 Mực xanh TQ 2365984 Mực vàng TQ 485358 Mực đen VN 657265 Mực chống sáng 988324 Mực xanh lá cây ý ... 548327 Bản kem xNhât máy 16 trang Bản kẽm TQ máy 4 trang 3251364 Bản TQ máy 10 trang 10325348 Bản ý máy 16 trang 2365548 ....... *Tk hạch toán: Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu quản lý NVL, xí nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hiện nay xí nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ, tuy việc ghi chép còn trùng lặp nhưng thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và cung cấp số liệu kịp thời cho việc lập báo cáo kiểm tra. Cùng với việc hạch toán chi tiết NVL hàng ngày kế toán tổng hợp nhập - xuất NVL là công việc không thể thiếu được trong công tác kế toán NVL ở xí nghiệp in LĐ - XH. Vì NVL nhập kho hầu hết là mua ngoài và một số được nhập lại kho khi sử dụng không hết. Vì vậy kế toán tổng hợp NVL ở xí nghiệp sử dụng những tài khoản chủ yếu sau: TK 152 “Nguyên vật liệu) Xí nghiệp in mở các TK cấp 2: TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 133: Thuế VAT được khấu trừ Các nghiệp vụ nhập vật tư: Xí nghiệp in sử dụng các TK TK 621: Chi phí NVL trực tiếp TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 641: Chi phí bán hàng TK 642: Chi phí quản lý DN 2. Tính giá NVL: Dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Nguyên vật liệu của xí nghiệp In được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là mua từ ngoài, không có vật liệu từ vốn góp liên doanh. Công ty In đánh giá vật liệu theo giá thực tế. Giá thực tế vật tư nhập kho: Tuỳ theo nguyền nhập vật liệu mà giá trị thực tế của chúng được xác định theo các cách khác nhau. Thường thường xí nghiệp mua vật liệu với phương thức buôn bán vận chuyển về tận kho xí nghiệp. Vì vậy, chi phí vận chuyển bốc dỡ NVL, đều do bên bán chịu. Do đó giá trị thực tế của vật liệu nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn (giá chưa có thuế GTGT). Còn một số vật liệu phụ mua lẻ thì do cán bộ cung tiêu mua về nhập kho. Trong trường hợp này giá thực tế của vật liệu nhập kho được kế toán nhập liệu tính là giá ghi trên hoá đơn (giá chưa có thuế GTGT) cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Đối với phế liệu thu hồi là giấy xược, giấy lề sản phẩm hỏng vì vậy trị giá thực tế phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá ước tính (giá có thể bán được). Giá thực tế của vật liệu xuất kho: ở xí nghiệp In LĐ - XH thì nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Khi xuất kho nguyên vật liệu thì kế toán vật liệu tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo cách tính này thì giá của vật liệu xuất kho là giá của lần nhập đầu tiên cho đến lần nhập cuối cùng sẽ được sử dụng lần lượt theo yêu cầu xuất, hàng ngày các chứng từ nhập xuất được thủ kho ghi song song vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. Kế toán vật liệu phân thành phiếu nhập, phiếu xuất cho riêng, sau đó ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu. Phiếu xuất được tính riêng và ghi vào sổ chi tiết tương ứng với từng loại vật liệu xuất và được tập hợp vào bảng kê xuất. Cuối tháng kế toán vật liệu lập báo cáo tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau: Đơn giá thực tế bình quân gia quyền Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ Giá thực tế vật liệu tồn trong kỳ Số lượng vật liệu tồn trong kỳ = + + Giá thực tế vật liệu xuất kho Số lượng vật liệu xuất trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân vật liệu = x ở xí nghiệp In LĐ – XH việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước được kế toán theo dõi trong suốt quá trình tính toán. Vì vậy mà DN kiểm soát NVL tốt. Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2004 có số liệu sau: - NVL chính: Giấy B2 60g/m2 (39x54) + Đơn giá tồn đầu kỳ: 4.450 + Số lượng tồn đầu kỳ: 2.000kg + Đơn giá nhập trong kỳ: 4.450 + Số lượng nhập trong kỳ: 8.500kg + Số lượng nhập trong kỳ: 10.000kg Đơn giá xuất (theo p2 NT,XT) = 2.000 x 4.450 + 8.000 x 4.450 = 14.352.600 (đ) Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ – XH: - Đối với nguồn NVL mua ngoài: + Trường hợp công ty chưa thanh toán với người bán. Xí nghiệp mua NVL của người bán là những bạn hàng có quan hệ thường xuyên lâu dài. Xí nghiệp thường thanh toán sau nghĩa là công ty mua chịu, sau khi nhập được phiếu nhập kho và hoá đơn thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn ghi vào sổ kế toán chi tiết, thanh toán cho người bán. Để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, xí nghiệp mở rộng cho mỗi đơn vị bán có mối quan hệ thường xuyên với công ty một quyển sổ riêng, còn những đơn vị bán không có quan hệ thường xuyên thì mở chung một quyển sổ. Mỗi hoá đơn được ghi trên một dòng theo thứ tự thời gian chứng từ về phòng kế toán và được theo dõi từ khi hoá đơn xuất hiện cho đến khi thanh toán xong. Cuối kỳ tiến hành khoá sổ chi tiết (thanh toán cho người bán), tiến hành cộng dồn lấy số liệu của sổ chi tiết ghi vào chứng từ ghi sổ. Sổ chi tiết đó là sổ chi tiết thanh toán với người bán dùng để theo dõi tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư cho công ty. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong xí nghiệp có định khoản liên quan đến TK 331 trước hết được phản ánh vào sổ chi tiết (trang sau). Kết cấu sổ chi tiết được chia thành 2 phần: + Phần ghi Có TK 331 và Nợ TK 152 + Phần ghi Nợ TK 331 và Có TK 111, 112 Phương pháp lập và cách ghi số liệu vào sổ chi tiết như sau: + Số dư đầu kỳ: Căn cứ vào sổ chi tiết lấy số dư cuối tháng trước chuyển lên đầu kỳ cho các sổ chi tiết thanh toán với người bán. + Số phát sinh: Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu nhập kho theo từng người bán để ghi vào phần Có TK 331, Nợ TK 152. Đồng thời căn cứ vào các phiếu thanh toán để ghi Nợ TK 331 và ghi Có TK 111, 112. + Khoá sổ cuối kỳ: Tiến hành khoá sổ Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Tại đây kế toán tổng hợp nhập NVL được tiến hành dựa trên phiếu nhập kho và bản tổng hợp nhập NVL để lập chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái. ở xí nghiệp in LĐ – XH thì kế toán lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng (1 tháng 1 lần), do vậy kế toán tổng hợp đều dồn vào cuối tháng. Căn cứ vào số liệu trên kế toán lập bảng tổng hợp rồi vào chứng từ ghi sổ. Sau đó ghi vào sổ cái TK 152 Nợ K 152 605.067.874 Có TK 111 35.734.470 Có TK 112 290.987.900 Có TK 331 359.315.504 Có TK 133 60.506.787,4 Sau khi làm xong bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu chính và chứng từ ghi sổ vật liệu chính, kế toán tiếp tục làm bảng tổng hợp nhập vật liệu và phụ chứng từ ghi sổ kèm theo. + Trường hợp công ty mua vật liệu thanh toán ngay cho đơn vị bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Thông thường mua NVL bên bán vận chuyển đến tận kho do đó chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu. Vì vậy khi nhận được hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn vào giá ghi trên hoá đơn vào sổ chi tiết (thanh toán với người bán) đồng thời căn cứ vào chứng từ thanh toán: Phiếu chi TK 111, 112. VD: Ngày 2/1/2004 mua giấy Cutse, công ty thanh toán bằng TGNH. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 339.573.100 Nợ TK 133 33.957.310 Có TK 331 373.530.410 Còn nếu công ty mua NVL mà có phát sinh chi phí thu mua (Chi phí vận chuyển, bốc dỡ) thì kế toán căn cứ giá mua ghi trên hoá đơn và phiếu nhập kho ghi theo định khoản. Nợ TK 152 (1521) (giá hoá đơn) Nợ TK 133 Có TK 331 Còn chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ) thì kế toán định khoản: Nợ TK 152 (1522) Có TK 111, 112, 331 Khi có chứng từ thanh toán như phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng thì căn cứ vào đó kế toán sẽ ghi theo định khoản. Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Từ các chứng từ kế toán này, kế toán sẽ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ rồi vào sổ cái. + Kế toán tổng hợp rồi nhập vật liệu từ các nguồn khác: Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ nguyên liệu: Kế toán tổng hợp xuất dùng vật liệu ở xí nghiệp in cũngđược tiến hành dựa trên các phiếu xuất kho và bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu được sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Với mỗi bảng xuất vật liệu kế toán phải lập một chứng từ ghi sổ. Trên mỗi chứng từ ghi sổ phản ánh rõ mục đích sử dụng vật liệu. Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ nguyên vật liệu chính ở xí nghiệp In được xuất theo định mức. Trên phiếu xuất ghi rõ (sản phẩm) xuất cho loại sản phẩm nào thì kế toán phân bổ cho sản phẩm tương ứng đó. Căn cứ vào bảng tổng hợp xuất vật liệu chính kế toán tập hợp chứng từ ghi sổ. Về tình hình TSCĐ tại xí nghiệp được thể hiện qua bảng tăng giảm và quỹ khấu hao TSCĐ của xí nghiệp. Các báo cáo tài chính của doanh nghiệp: Nhà in bộ LĐTBXH Mẫu số B02 ND Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Cả năm 2003 Phần lãi lỗ Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Mã số Năm trước Năm nay Tổng doanh thu 10,726,408,231 10,873,865,336 Các khoản giảm trừ Chiết khấu Giảm giá Giá trị hàng bán bị trả lại Thuế TTĐB, thuế XNK phải nộp 1. Doanh thu thuần 107,264,083,231 10,873,865,336 2. Giá vốn hàng bán 9,882,977,261 9,689,418,356 3. Lợi nhuận gộp 843,430,970 1,148,446,978 4. Chi phí bán hàng 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 766,306,205 748,599,016 6. Lợi nhuận từ HĐKD 77,124,765 399,847,962 Thu nhập hoạt động tài chính 2,841,643 1,844,803 Chi phí hoạt động tài chính 7. Lợi nhuận HĐTC 2,841,643 1,844,803 Các khoản thu bất thường 76,212,772 24,087,057 Chi phí bất thường 8. Lợi nhuận bất thường 76,22,772 24,087,057 9. tổng lợi nhuận trước thuế 156,179,180 425,779,822 Phần III Hoàn thiện hạch toán Nguyên Vật Liệu tại xí nghiệp in lđ - xh I. đánh giá, khái quát tình hình hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ-XH 1. Ưu điểm: Xí nghiệp In là một DN sản xuất nên chi phí NVL, công cụ dụng cụ là một yếu tố chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong quá trình sản xuất sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thành công tác kế toán vật liệu là một vấn đề quan trọng góp phần phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Trong quá trình thành lập cho đến nay, xí nghiệp In luôn khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân, cùng với sự phát triển của xí nghiệp In thì công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng cũng không ngừng được củng cố hoàn thiện đáp ứng những yêu cầu khác của công tác quản lý kế toán trong nền kinh tế thị trường nước ta. Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới của xí nghiệp In được thực hiện tương đối nhanh, công tác kế toán vật liệu tại đây cơ bản đã được đảm bảo thủ tục chế độ kế toán mới ban hành. Tình hình nhập – xuất - tồn kho vật tư ở xí nghiệp In được theo dõi phản ánh một cách nhanh chóng, cung cấp kịp thời số liệu cho việc tập hợp chi phí tính giá thành. Việc bảo quản vật liệu của xí nghiệp In là rất hợp lý, đúng tính chất lý hoá của từng vật tư và được xếp gọn gàng một cách hợp lý. Nói tóm lại là kho bảo quản của xí nghiệp là rất tốt, thực hiện đúng mọi quy định, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho công ty. Về hình thức sổ kế toán: Xí nghiệp In đã lựa chọn và sử dụng hình thức sổ kế toán “chứng từ ghi sổ”, hình thức này đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu thuận tiện cho việc phân công công việc giữa kế toán vật liệu và kế toán tổng hợp. Bên cạnh đó xí nghiệp In còn có một số thuận lợi có đựơc từ sự đóng góp của toàn thể công nhân viên trong công ty, từ các phòng ban, phân xưởng vào sự phát triển của công ty. Trong những năm vừa qua do chủ trương đổi mới sáng suốt của Đảng và Nhà nước, đã khẳng định nền kinh tế thị trường phát triển theo định hướng Xã hội Chủ nghĩa là một nền kinh tế phù hợp với quy luật của lịch sử, tạo ra môi trường và thúc đẩy các doanh nghiệp nói chung và xí nghiệp In LĐ- XH nói riêng tồn tại và phát triển. Là một doanh nghiệp nhà nước sản xuất kinh doanh phục vụ ngành in: Lịch, báo…Đã góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng đất nước. 2. Nhược điểm: Bất kỳ một DN sản xuất nói chung và xí nghiệp nói riêng bên cạnh những điểm tốt còn những hạn chế cần khắc phục. Sau một thời gian thực tập tại xí nghiệp In em thấy rằng ngoài ưu điểm đã nêu ở trên thì còn có một số hạn chế sau: Do là doanh nghiệp sản xuất nên vật liệu của xí nghiệp In rất nhiều chủng loại, quy cách khác nhau nên khó có thể nhớ được hết các loại vật tư mà xí nghiệp In chưa sử dụng “Sổ điểm danh vật tư”. Sổ này có tác dụng giúp cho thủ kho theo dõi vật tư một cách dễ dàng hơn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính vào công tác vật tư này. Nguyên vật liệu đầu vào phục vụ cho việc sản xuất của xí nghiệp là: Giấy, mực…hoàn toàn nhập nhập ngoài, do đó xí nghệp đã mất đi một phần chủ động trong sản xuất kinh doanh, nhiều khi nguyên vật liệu không kịp về làm cho tiến độ sản xuất của công ty chậm trễ, không giao hàng đúng thời gian, nên đã làm mất đi một số khách hàng. Trong quản lý chi phí sản xuất còn tình trạng tiêu hao vật tư quá cao, định mức tiêu hao còn chưa chặt chẽ, quản lý các chi phí mua sắm công cụ, dụng cụ chưa tốt, gây lãng phí, cản trở không nhỏ tới công tác hạ thấp giá thành sản phẩm. Nhìn chung trong những năm vừa qua tuy còn nhiều khó khăn tồn tại do nhiều nguyên nhân song có thể nói ưu điểm lớn nổi bật mà xí nghiệp đạt được đó là: Sự đoàn kết nhất trí trong xí nghiệp, mọi người cùng một trí hướng vì sự nghiệp chung, kiên trì, mục tiêu định hướng phát triển ngành nghề trên cơ sở phát huy ngành nghề hiện có. Tuy nhiên bên cạnh đó còn một số tồn tại nhất định mà nếu xí nghiệp khắc phục được thì chắc chắn sẽ còn thành công hơn. 3. Định hướng phát triển của xí nghệp In LĐ- XH: Hiện nay thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, nhất là đối với sản phẩm lịch. Trên thị trường Việt Nam có rất nhiều công ty kinh doanh loại sản phẩm này, đối thủ cạnh tranh có cả những doanh nghiệp lớn có nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường. Các đối thủ cạnh tranh liên tục đẩy các biện pháp nhằm mở rộng thị trường. Mục tiêu của nghành in Việt Nam đến năm 2010 theo phương pháp sau: - Tham gia một cách tích cực với vai trò là động lực nòng cốt đối với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, phát triển sản xuất với nhịp độ cao đảm bảo đáp ứng nhu cầu xã hội. - Phát triển ngành công nghiệp in toàn diện, đẩy mạnh quá trình công nghiệp hoá trong bản thân ngành công nghiệp theo hướng đi thẳng vào hiện đại, hạn chế nhập khẩu những thiết bị đã qua sử dụng, những công nghệ kém tiên tiến, chấm dứt nhập khẩu những công nghệ lạc hậu mặc dù nhìn còn mới. - Phát huy tối đa năng lực sản xuất, tiếp tục đầu tư phát triển từ việc xác định rõ nhiệm vụ phải làm gì ngay bây giờ để đạt đến mục tiêu một cách dễ dàng. Những định hướng phát triển: - Luôn làm tốt mục đích phục vụ công tác tư tưởng văn hoá nên hàng đầu, phổ biến những tác phẩm chính trị văn hoá, xã hội, khoa học công nghệ, vănhọc nghệ thuật đến toàn thể người dân. - Giới thiệu những di sản văn hoá dân tộc, nâng cao dân trí, đáp ứng nhu cầu đời sống tinh thần của nhân dân. - Phổ biến tuyên truyền văn bản, chính sách chế độ của Đảng và Nhà nước đến với các Bộ ngành. - Sắp xếp quy hoạch mô hình sản xuất phù hợp khả năng đáp ứng yêu cầu thực hiện tốt mọi nhiệm vụ đề ra, kinh doanh hiệu quả. - Tập trung lợi thế liên hoàn khép kín từ khâu biên tập xuất bản-in và phát hành. Bố trí phân công nhiệm vụ cụ thể của từng khâu để phối kết hợp một cách khoa học và hiệu quả. - Đầu tư trang thiếtbị công nghệ máy móc, nhà xưởng theo mô hình công nghệ hiện đại đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của thị trường về chất lượng sản phẩm, giá cả và thời gian. - Mở rộng chiến lược sản xuất kinh doanh ngoài chức năng xuất bản-in cần mở kinh doanh thêm các dịch vụ khác, xác định chỗ đứng vững chắc trên thị trường, thu nhập ổn định và nâng cao đời sống cho người lao động, thực hiện tốt mọi nghĩa vụ với Nhà nước. - Tăng cường các biện pháp tiếp thị mở rộng thị trường kinh doanh, tương cường quản lý, tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm. - Giữ vững và phát huy tính năng động cao, kịp thời chuyển dịch tìm tòi vị thế có lợi nhất, luôn đánh giá thực tiễn để áp dụng điều chỉnh trong điều kiện môi trường kinh tế thay đổi. - Đào tạo cán bộ biên tập, kỹ thuật có trình độ cao, lực lượng công nhân lành nghề để đủ tiếp thu áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và sản xuất kinh doanh, làm ra những sản phẩm đẹp, nội dung hay có chất lượng cao, xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng. - Chương trình sản xuất của xí nghiệp dựa trên khả năng, năng lực hiện có của xí nghiệp, nhu cầu thị trường và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. - Tăng cường đầu tư nguồn nhân lực cho xí nghiệp trên cơ sở tăng cường công tác tuyển dụng lao động có trình độ và đào tạo cán bộ, coi đây là nhiệm vụ chiến lược của xí nghiệp trong năm 2004 và những năm tới. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại xí nghiệp in lđ - xh. * Hoàn thiện các thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu, tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi. * ở xí nghiệp in, phế liệu thu hồi không có phiếu nhập kho kèm theo vì thế ở đây nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi trước khi nhập kho cần phải được các bộ phận có trách nhiệm tổ chức ước tính giá trị, sau đó bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho. * Giá xuất kho nguyên vật liệu xuất kho của công ty in được chính xác, cụ thể hơn, kế toán có thể tiến hành tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn). Theo phương pháp này vừa chính xác vừa cập nhập đúng, tuy phải tốn công sức tính toán nhiều lần. * áp dụng tin học trong công tác hạch toán kế toán, hoà nhập với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, hoà nhập với xu hướng tiến bộ của loài người trên toàn thế giới. Việc áp dụng công nghệ tin học trong hạch toán kế toán là hoàn toàn cần thiết. Xí nghiệp hiện nay, phòng kế toán mới có 2 máy tính trên tổng số 6 cán bộ kế toán. Như vậy việc trang bị máy tính cho phòng kế toán còn hạn chế, máy vi tính chưa phát huy hết vai trò của nó. Các phần công việc kế toán hầu hết làm bằng tay, sau đó được đưa vào máy vi tính dưới dạng biểu. Như vậy công việc trùng lặp là tất yếu, dẫn đến không tiết kiệm được lao động. Hơn nữa, ở xí nghiệp hạch toán vật liệu với chủng loại rất phức tạp (Hoàn toàn bằng tay, khó có thể tránh khỏi sai sót, khó bảo đảm tính kịp thời vì khối lượng công việc nhiều). Vì vậy trong thời gian tới đây xí nghiệp nên đầu tư trang thiết bị máy vi tính cho phòng kế toán (đảm bảo mỗi nhân viên một máy). Mặc dù chi phí ban đầu là rất cao nhưng đảm vảo được tính chính xác và nhất quán trong công tác hạch toán kế toán. Hơn thế nữa, trang thiết bị hoàn hảo công nghệ tin học tiết kiệm chi phí lao động, đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế thị trường. Việc cập nhật, thu thập các thông tin diễn ra thường xuyên, nhanh chóng, đáp ứng kịp thời các thông tin phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của xí nghiệp. Một số vấn đề phải đề cập tới là các phần mềm kế toán, cài đặt các chương trình kế toán phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp. Cùng với trang bị máy vi tính ở phòng kế toán, công tác đào tạo nâng cao kỹ năng thành thạo trong việc sử dụng các chương trình kế toán cho cán bộ kế toán ở xí nghiệp là rất cần thiết. Hạch toán kế toán vật liệu bằng máy vi tính sẽ giảm bớt khối lượng ghi chép và khả năng chính xác cao hơn. Với chủng loại vật liệu đa dạng, việc mã hoá vật liệu để đưa vào chương trình vi tính là rất cần thiết, giảm bớt khối lượng vào máy cho kế toán viên. Việc áp dụng máy vi tính trong hạch toán sẽ áp dụng đầy đủ, chi tiết tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình thanh toán công nợ với khách hàng. Các hệ thống sổ sách trong chương trình có thể linh hoạt. Phù hợp với điều kiện kinh tế của xí nghiệp nhưng đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán. Kết Luận Để phát huy một cách có hiệu quả công tác kế toán nói chung và đặc biệt kế toán nguyên vật liệu. Việc tổ chức công tác kế toán vật liệu phải luôn được cải tiến và hoàn thiện để phản ánh đầy đủ và chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu cả về số lượng và chất lượng, chủng loại, phấn đấu tiết kiệm chi phí vật liệu tham gia nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mặc dù nguyên vật liệu sử dụng ở xí nghiệp đa dạng nhiều loại giá cả và luôn biến động, thị trường của những loại vật liệu này nhiều lúc không ổn định, nhưng với sự năng động, sáng tạo của Ban giám đốc xí nghiệp cùng với sự giúp đỡ của Bộ, tổng công ty và các cơ quan, cùng với sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, xí nghiệp in LĐ- XH đã phát triển không ngừng kể cả về chiều rộng và chiều sâu, đã đạt được (những thành tích đáng kể, đặc biệt là xí nghiệp có đủ công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp và làm tròn nghĩa vụ của mình với Nhà nước. Cùng với sự phát triển của xí nghiệp, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng (đặc biệt là khâu kế toán nguyên vật liệu) không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng được yêu cầu của sản xuất kinh doanh, phục vụ kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất được liên tục. Tóm lại, công tác quản ký và hạch toán nguyên vật liệu là một công tác lớn, do điều kiện thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết có hạn nên báo cáo chuyên đề này mới chỉ nghiên cứu một số vấn đề. Em đã cố gắng phản ánh đầy đủ trung thực những ưu điểm, những cố gắng của xí nghiệp đồng thời cũng nêu lên một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Trong thời gian thực tập và nghiên cứu tại xí nghệp In LĐ- XH. Em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình về mọi mặt của các cô chú trong xí nghiệp, nhất là các cô chú ở phòng kế toán. Cùng sự chỉ đạo của PGS – TS Nguyễn Văn Công mà em hoàn thành tốt chuyên đề này đúng thời hạn. Em xin chân thành cảm ơn sự tận tình của PGS – TS Nguyễn Văn Công và các cô chú trong xí nghiệp In LĐ- XH đã giúp em hoàn thành tập chuyên đề này. Mục lục Mở đầu Phần 1: Một số vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán NVL trong DNSX I. Khái niệm, đặc điểm phân loại và đánh giá NVLtrong DNSX 1. Phân loạivà đặc điểm NVL 3 2. Phân loại NVL 4 3. Đánh giá NVL 5 II. Hạch toán chi tiết NVL 9 1. phương pháp ghi thẻ song song 12 2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chyển 14 3. Phương pháp ghi sổ có dư 15 III. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng 16 2. Phương pháp hạch toán nghiệp vụ chủ yếu 19 IV. Đặc điểm hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng 21 2. Phương pháp hạch toán 22 Phần II: Thực trạng hạch toán NVL tại xí nghiệp in LĐ - XH Đặc điểm kinh tế – kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý tại xí nghiệp in LĐ - XH có ảnh hưởng đến hạch toán NVL 1. Lịch sử hình thành và phát triển 24 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh 30 II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại xí nghiệp in LĐ - XH 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 31 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán 33 III. Hạch toán chi tiết NVL tại xí nghiệp in LĐ - XH. Tại kho 35 Tại phòng kế toán 41 IV. Hạch toán tổng hợp NVL tại xí nghiệp in LĐ - XH. 1. Phân loại NVL và tài khoản hạch toán 42 2. Tính giá NVL 46 Phần III Hoàn thiện hạch toán NVL tại xí nghiệp in LĐ - XH I. Đánh giá, khái quát tình hình hạch toán NVL tại xí nghiệp in LĐ - Xh. 1.Ưu điểm 53 2. Nhược điểm 54 3. Định hướng phát triển của xí nghiệp in LĐ - XH 55 II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại xí nghiệp in LĐ - XH. 57 Kết luận 59 danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Marketing. Nhà xuất bản thống kê 1998 – PGS.PTS Trần Minh Đạo. Giáo trình kinh doanh tổng hợp. Nhà xuất bản thống kê 2000 – PGS.PTS Đặng Đình Hào. 3. Giáo trình