Đề tài Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Xuân Hòa Viglacera

Lời nói đầu S ự chuyển đổi cơ chế cùng với chính sách mở cửa của nhà nước đã tạo cơ hội cho tất cả các doanh nghiệp phát huy hết khả năng của mình. Để đứng vững trên thị trường doanh nghiệp phải tự tìm ra một hướng đi nhằm đảm bảo được mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá lợi nhuận cho doanh nghiệp của mình. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm 1 tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Giá nhập – xuất nguyên vật liệu biến động sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Chính vì vậy mà các biện pháp về tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm đồng thời luôn cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho sản xuất luôn là biện pháp hàng đầu mà các nhà quản lý doanh nghiệp quân tâm nhằm giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp mình. Nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của NVL nên trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera em đã chú trọng và đi sâu về mảng đề tài hạch toán NVL nhằm tìm hiểu thực trạng, ưu điểm, nhược điểm, những kinh nghiệm về công tác kế toán NVL tại công ty. Chương I: Tổng quan về Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera: 1.1. Lịch sử hình thành của Công ty: Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera tiền thân là nhà máy gạch Xuân Hoà, được hình thành do sát nhập 3 Xí nghiệp gạch: Xuân Hoà, Bá Hiến, Cầu Xây theo quyết định số 86/BXD-TCLĐ ngày 12 tháng 1 năm 1978 của Bộ trưởng Bộ xây dựng. Tháng 3 năm 1993 Nhà máy gạch Xuân Hoà trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp thuỷ tinh và Gốm xây dựng- Bộ Xây Dựng. - Tháng 8 năm 1994 nhà máy gạch Xuân Hoà đổi tên thành Công ty gốm xây dựng Xuân Hoà Viglacera theo quyết định số 481/BXD-TCLĐ ngày 30 tháng 7 năm 1994 của Bộ trưởng Bộ xây dựng. - Ngày 21 tháng 12 năm 2004, theo quyết định số 2021 của BXD Công ty được chuyển thành Công ty cổ phần Xuân Hoà - Viglacera. 1.2. Quá trình phát triển của công ty: - Từ khi sáp nhập 3 Xí nghiệp gạch Xuân Hoà, Bá Hiến, Cầu Xây thành Nhà máy gạch Xuân Hoà (1978) Nhà máy hoạt động trong cơ chế bao cấp. - Thời kỳ 1992 đến nay Công ty tách Nhà máy gạch Cầu Xây thành Công ty cổ phần gốm Cầu Xây do vậy Công ty còn lại hai Nhà máy gạch Xuân Hoà và Bá Hiến. Và xây dựng Nhà máy gạch Cotto Bình Dương. - Các mặt hàng chủ yếu Công ty đang cung cấp ra thị trường là:Gạch R60 kích thước 220 x 105 x 60.Gạch R150: 220 x 105 x 150 và gạch men rỗng 4 lỗ: 200 x 200 x 50, gạch lát nền, gạch lá dừa, ngói lợp 22v/m2, ngói dán 64v/m2.... Gạch ốp, gạch thẻ..... 2. Vai trò, nhiệm vụ của công ty: Công ty cổ phần Xuân Hoà Vilacera là một trong những doanh nghiệp nhà nước hoạt động hạch toán kinh doanh độc lập, chịu sự quản lý về mặt pháp lý và nhân sự của Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng (Bộ xây dựng) . Vì vậy, vai trò và nhiệm vụ của công ty cũng gắn liền và là nhiệm vụ chung của toàn bộ các thành viên của Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng. Công ty đã được giao cho nhiệm vụ cung cấp và phát triển việc sản xuất các sản phẩm về xây dựng đặc biệt là các sản phẩm gạch xây và gạch lát. Ngoài ra, phải tạo được nhiều công ăn việc làm, đảm bảo thu nhập, các chế độ cho người lao động. 3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây: 1.1.Về mặt tổ chức sản xuất: - Từ đầu năm công ty đã tập trung chỉ đạo xây dựng cơ cấu sản phẩm hợp lý, thực hiện công tác quản lý công nghệ, quản lý thiết bị, an toàn lao động. Trong năm đã tổ chức chỉ đạo phong trào luyện thi tay nghề theo hàng tháng, quý. - Vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay thế đảm bảo sản xuất liên tục. 1.2. Về tổ chức tiêu thụ sản phẩm: - Thành lập thêm 2 bộ phận tiêu thụ để mở rộng thị trường. - Công tác khai thác thị trường vẫn được thực hiện tốt ở Hưng Yên, Hà Bắc, Hà Tây, Vĩnh Phúc, Nam Định, Thái Bình, Phú Thọ, Quảng Ninh, Sài Gòn, Cần Thơ .. và 1 số địa phương khác.Thị phần tiêu thụ của Công ty thường chiểm tỷ trọng lớn và uy tín ngày càng được nâng lên. 1.3. Công tác quản lý tài chính kế toán: - Công tác phân tích hoạt động kinh tế thường xuyên được chú trọng. - Công tác kiểm kê và xử lý kiểm kê được thực hiện theo đúng quy định của Tổng công ty và Nhà nước. - Công tác quản lý hoạt động tài chính diễn ra thường xuyên, chặt chẽ. - Trả các khoản nợ: gốc: 52 tỷ 132 triệu đồng, trả lãi: 12 tỷ 18 triệu đồng. 1.4. Công tác đầu tư phát triển sản xuất: - Đầu tư mở rộng 1.800m2 sân cáng kính phơi gạch, 3.000m2 giàn gạch ngói nhà máy Xuân Hoà đưa vào sử dụng nâng cao năng lực sản xuất. - Đầu tư giai đoạn 2 vào nhà máy Cotto Bình Dương- tỉnh Bình Dương. - Chỉ đạo sửa chữa lớn tài sản cố định đảm bảo cho sản xuất liên tục. 1.5. Công tác thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động: - Hơn 1 nghìn công nhân viên có việc làm ổn định với mức thu nhập trung bình là hơn 1triệu đồng. Một số kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty: STT Chỉ tiêu ĐVT 2003 2004 2005 1 Giá trị TSL trđ 28.780 39.909 78.100 2 Các khoản nộp Nhà nước trđ 2.435 4.596 4.701 3 Lãi thực hiện trđ 2.854 4.320 4.500 4 Thu nhập BQ 1 người nđ/ng/th 918 1.222 1.350 4. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty: Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera là một trong những công ty Nhà nước hoạt động hạch toán kinh doanh độc lập chịu sự quản lý về mặt pháp lý và nhân sự của Tổng công ty Thuỷ tinh và gốm xây dựng - BXD. Có mô hình như sau: Sơ đồ 02 : Mô hình quản lý của công ty CT. HĐQT Giám đốc P GĐ phụ trách kinh doanh P GĐ phụ trách sản xuất, kỹ thuật Phòng kinh doanh tiêu thụ Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Phòng kế hoạch đầu tư Phòng hành chính Phòng kỹ thuật, bộ phận cơ điện,vật tư XDCB Nhà máy gạch Xuân Hoà Nhà máy gạch cotto Bình Dương Nhà máy gạch Bá Hiến 5. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Công ty. 5.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Do đặc điểm tổ chức sản xuất với nhiều Nhà máy đặt ở nhiều nơi khác nhau do vậy để phù hợp với đặc điểm này bộ máy kế toán của Công ty được áp dụng theo hình thức kế toán tập trung. Phòng kế toán của Công ty trực tiếp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các Nhà máy. Bộ máy kế toán của Công ty gồm 07 nhân viên, mỗi nhân viên đảm nhận một phần việc cụ thể. Sơ đồ 03 : Bộ máy kế toán của công ty : Kế toán trưởng Phó phòng kế toán phụ trách công nợ, thanh toán Phó phòng phụ trách tiêu thụ sản phẩm Kế toán tổng hợp chi phí, GT KT tiền lương kiêm thống kê Kế toán vật tư, TSCĐ Thủ quỹ Nhân viên thống kê nhà máy - Kế toán trưởng: Chức năng cơ bản là phân phối kế hoạch cho từng nhân viên kế toán dựa trên kế hoạch công tác chung, trực tiếp chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác hạch toán kế toán. - Phó phòng kế toán thành phẩm và tiêu thụ sản phẩm: Chịu trách nhiệm về tiêu thụ thành phẩm, phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh. - Phó phòng kế toán công nợ và thanh toán: chịu trách nhiệm về các khoản công nợ như : Phải trả cho người bán, phải thu của khách hàng. - Kế toán vật tư, tài sản cố định: Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư, lên bảng kê xuất vật tư tính ra giá xuất thực tế. Ngoài ra, chịu trách nhiệm về sửa chữa lớn, định kỳ ... về tài sản cố định. - Kế toán tổng hợp chi phí và giá thành: Có nhiệm vụ tổng hợp chi phí và giá thành. thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển, lập các báo cáo cuối tháng, cuối quí và cả năm. - Nhân viên thống kê kiêm kế toán tiền lương: tính toán lương phải trả hàng tháng cho cán bộ công nhân viên, BHXH, BHYT, KFCĐ. - Thủ quĩ : Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt của Công ty, có chức năng chi tiền và thu tiền thông qua kế toán trưởng. 5.2. Tổ chức công tác kế toán: 5.2.1.Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán công ty sử dụng: Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản và hệ thống chứng từ đầy đủ theo QĐ 1141 của Bộ tài chính. Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng có 10 loại bao gồm 9 loại tài khoản trong bảng và 1 loại tài khoản ngoài bảng. 5.2.2.Hình thức kế toán: Sơ đồ 04 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung ở Công ty gồm xây dựng Xuân Hoà. Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Bảng cân đốí tK Báo cáo kế toán Sổ cái Chứng từ gốc Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu * Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung : Để quản lý toàn bộ qui trình hạch toán một cách khoa học, hợp lý hiện nay phòng kế toán sử dụng 07 máy vi tính, và sử dụng Fast Accounting 2003. Hàng ngày, các chứng từ kế toán được kiểm tra sau đó các kế toán viên tập hợp vào máy, xử lý các nghiệp vụ phát sinh trên các sổ, bảng liên quan... Cuối tháng sau khi khoá sổ số dư và thực hiện bút toán phân bổ kết chuyển lập báo cáo, vào chương trình "khoá số liệu cuối tháng" để không cho phép thêm xoá, sửa chữa chứng từ của tháng bị khoá đảm bảo số liệu trung thực khách quan. 5.2.3.Hệ thống báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính mà công ty sử dụng bao gồm: - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 5.2.4. Một số các chính sách kế toán công ty đang áp dụng: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N. - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Xác định trị giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Chương II: Công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xuân hoà viglacera 1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu: 1.1. Đặc điểm: Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập, sản phẩm của công ty sản xuất ra phục vụ cho ngành xây dựng như: Gạch xây các loại, các sản phẩm mỏng, một số loại ngói...Chi phí NVL chiếm tỷ trọng khá cao trong giá thành sản phẩm của công ty. Hơn nữa khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ hàng năm của Công ty là rất lớn, nên đòi hỏi về vốn đáp ứng cho nhu cầu NVL không phải là nhỏ. Để sản xuất một sản phẩm thì công ty cần phải sử dụng khá nhiều chủng loại NVL khác nhau như đất, than, dầu, mỡ... Do khối lượng sử dụng lớn và chủng loại đa dạng, phong phú NVL có một vai trò rất quan trọng của quá trình sản xuất của công ty, nó không chỉ ảnh tới mẫu mã, chất lượng sản phẩm sản xuất ra mà còn ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm sản xuất. 1.2. Phân loại NVL: Căn cứ vào đặc điểm NVL và yêu cầu quản lý, công ty cổ phần Xuân Hoà - Viglacera đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: - Nguyên vật liệu chính: Bao gồm đất, than, dầu Diezen và các loại xăng dầu khác phục vụ cho việc chế tạo sản phẩm và chạy máy móc thiết bị. Trong đó: + Đất bao gồm 2 loại: đất dùng để sản xuất các loại gạch xây và đất sét có chất lượng cao để sản xuất các sản phẩm mỏng + Than bao gồm than dùng để pha trực tiếp vào đất để tạo hình sản phẩm (loại than này phải là than cám đã được kiểm tra chất lượng) và than dùng để đốt lò. - Nhóm curoa: nhóm này bao gồm tất cả các loại curoa được sử dụng trong doanh nghiệp phục vụ cho việc thay thế phụ tùng, máy móc - Nhóm hành chính: bao gồm các loại thuốc phục vụ cho công tác y tế, sổ sách và một số NVL khác phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. - Nhóm máy móc thiết bị: Bao gồm các loại máy móc thiết bị dùng cho việc gia công chế tạo, sửa chữa máy móc và công tác xây dựng cơ bản như các loại côn, dao, bánh răng... - Nhóm thiết bị điện như: dây điện, bóng điện, đồng hồ áp suất... - Nhóm vòng bi: bao gồm các loại vòng bi với đủ các loại kích cỡ khác nhau. - Nhóm phế phẩm: là các loại phế phẩm thu hồi trong quá trình sản xuất như các loại gạch ngói vỡ loại ra trong quá trình sản xuất. - Nhóm vật tư khác: bao gồm các loại vật tư còn lại chưa phân nhóm và một số loại vật tư tự gia công. 2. Nguồn nhập - xuất: Đất, than, dầu, mỡ... là những loại NVL sử dụng thường xuyên trong quá trình sản xuất sản phẩm. Đối với những loại NVL này, công ty có nhiều thuận lợi trong việc lựa chọn nguồn mua do hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp các mặt hàng này với mẫu mã, giá cả, chủng loại khá phong phú. Đặc biệt đối với NVL là đất, ngay từ khi chưa sáp nhập 3 nhà máy gạch Xuân Hoà, Bá Hiến, Cầu Xây, các nhà máy này do đã được nhà nước giao cho vùng nguyên liệu sản xuất nên bên cạnh việc nhập mua ngoài doanh nghiệp có thể tự khai thác với chi phí thấp, tiền thuế GTGT đầu vào của những NVL này cũng khá thấp (thường là 5%). Công ty thường mua dưới hình thức trọn gói (trong giá mua đã bao gồm cả chi phí vận chuyển) và thông qua việc ký kết hợp đồng mua hàng quý, năm và có thoả thuận thời gian, địa điểm của các đợt cung cấp hàng. Đối với xuất kho thì công ty chỉ chủ yếu xuất các NVL để sản xuất, tạo ra sản phẩm và NVL được xuất trực tiếp tại các kho ở từng Nhà máy. 3. Đánh giá vật liệu: Công ty đánh giá NVL căn cứ vào từng nguồn nhập (đối với NVL nhập kho) và mục đích sử dụng của từng loại NVL (đối với NVL xuất kho). Công ty tính giá NVL theo giá thực tế, 3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (giá chưa có thuế) + Chi phí thu mua (Nếu có). Trong đó: - Giá mua ghi trên hoá đơn là (giá mua không có thuế GTGT – chiết khấu thương mại, giảm giá). - Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có). Ví dụ 1: Theo hoá đơn số: 012080 ( Biểu Số 01) ngày 11/06, công ty mua than của Công ty Than Hà Nội. Số lượng 270.8 tấn, đơn giá: 420.000 đồng, thành tiền: 113.736.000 đồng. Như vậy, giá vốn thực tế của than nhập kho theo hoá đơn trên là 113.736.000 đồng (trong trường hợp này do công ty mua theo hình thức trọn gói cho nên giá mua ghi trên hoá đơn chính là giá thực tế vật liệu nhập kho). Ví dụ 2: Theo hoá đơn số: 0083160 ( Biểu Số 02) ngày 20/06, doanh nghiệp mua đất của Công ty TNHH Mạnh Cường. Số lượng 22.982m3, đơn giá: 45.238,28 đồng, thành tiền: 1.039.666.320đồng. Như vậy, giá vốn thực tế của đất nhập kho theo hoá đơn trên là 1.039.666.320. 3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Hiện nay công ty tính giá vốn thực tế NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định (cả kỳ): Đơn giá bình quân xuất kho = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho = Đơn giá bình quân xuất kho x Số lượng xuất kho Ví dụ: PXK số 94 ngày 30/06/06 (Biểu số 07) Xuất 639,112 tấn than dùng cho sản xuất, và bảng kê nhập xuất tồn kho (biểu số 12). ta có số liệu sau: - Xuất than: Số lượng tồn đầu kỳ 272 (tấn) giá trị: 112.162.838 đồng Số lượng nhập trong kỳ 1083,8 (tấn) giá trị: 455.196.000 đồng Đơn giá thực tế bình quân xuất kho được tính như sau: Đơn giá bình quân xuất kho (than) = 112.162.838 + 455.196.000 =418.467,94đ 272 + 1083,8 Giá thực tế than xuất kho = 418.467,94 x 639,112 = 267.447.882đ - Xuất đất: Số lượng tồn đầu kỳ 75.787,206 giá trị: 3.393.185.895 đồng Số lượng nhập trong kỳ 22.982 m3 giá trị: 1.039.666.320 đồng Đơn giá thực tế bình quân xuất kho được tính như sau: Đơn giá bình quân xuất kho (đất) = 3.393.185.895 + 1.039.666.320 =44.880,914đ 75.787,206 + 22.982 Giá thực tế than xuất kho = 44.880,914 x 6.194,900 = 278.032.773đ Tất cả các công việc tính toán trên đều được thực hiện trên máy vi tính. Căn cứ vào các phiếu xuất, kế toán vật tư sẽ nhập vào máy chỉ tiêu số lượng, sau đó đến cuối tháng thực hiện lệnh chạy đơn giá bình quân, máy sẽ tự động tính đơn giá bình quân và trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo công thức trên. ( Sổ cái TK 152, biểu số 15) 4. Thủ tục nhập - xuất kho vật liệu: 4.1. Nhập kho: - Các chứng từ mà công ty sử dụng khi nhập kho: + Biên bản kiểm nghiệm vật tư. + Hoá đơn bán hàng. + Hoá đơn GTGT. + Phiếu nhập kho… - Theo quy định của công ty, tất cả các loại NVL mua về đều phải được kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Khi hàng về, nhân viên tiếp liệu sẽ mang hoá đơn nhận được của bên bán lên bộ phận kỹ thuật. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và thành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư phải bao gồm 1 người đại diện phòng kỹ thuật, thủ kho, đại diện bên giao hàng và người sử dụng cùng phối hợp để kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư, sau đó sẽ xác nhận vào biên bản kiểm nghiệm và cho phép nhập kho nếu thấy đủ điều kiện. Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập thành 03 liên. Liên 1 giữ lại tại phòng kỹ thuật - vật tư, liên 2 gửi cho kế toán vật tư, liên 3 giao cho bên bán. Kế toán vật tư sau khi nhận được hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ này, nếu thấy khớp đúng sẽ lập 3 liên PNK.Liên 1: giữ ở phòng kế toán để lưu cùng chứng từ thanh toán. Liên 2: giao cho thủ kho giữ. Liên 3: giao cho phụ trách cung tiêu. Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, người giao hàng, phụ trách cung tiêu, thủ kho. Sau khi nhận được phiếu nhập kho (đảm bảo tính hợp lệ), thủ kho sẽ cho phép nhập kho và ký xác nhận vào phiếu nhập kho theo số thực nhập. Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 012580 của Công ty than HN và HĐ số 0083160 của Cty TNHH Mạnh Cường (biểu số 01 + 02) và biên bản kiểm nghiệm vật tư số 95 ngày 11/06/2006 (biểu số 3), kế toán đã tiến hành lập phiếu nhập kho số 92 vật tư Than và PN 103 nhập đất ( biểu số 04 +05) 4.2. Thủ tục xuất kho: - Chứng từ sử dụng: + Phiếu xin lĩnh vật tư. + Phiếu xuất kho. + Bảng kê sử dụng vật tư. + Lệnh cấp vật tư.. - Đối với những loại NVL trực tiếp sản xuất ra sản phẩm (đã xây dựng định mức tiêu hao), căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao đã đề ra (do phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật-vật tư lập) phụ trách nhà máy sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư cho từng tháng. Phiếu này được lập thành 4 bản và phải có chữ ký phê duyệt của đại diện phòng Kỹ thuật – vật tư và giám đốc (số lượng, chủng loại phải phù hợp với kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao đã quy định). Liên 1: lưu ở nhà máy, liên 2: gửi cho phòng vật tư, liên 3: gửi cho thủ kho, liên 4: gửi cho phòng kế toán để giám sát và đối chiếu kiểm tra trong quá trình sử dụng NVL. Hàng ngày quản đốc phân xưởng sẽ có trách nhiệm giám sát tình hình sử dụng NVL. Sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xin lĩnh vật tư, hàng ngày thủ kho sẽ cho xuất kho theo yêu cầu của từng nhà máy. Cuối tháng sau khi nhận được bảng kê sử dụng vật tư, căn cứ vào dòng tổng cộng, kế toán vật tư sẽ lập 1 PXK duy nhất cho cả tháng. PXK vật tư phải đề rõ chi phí NVL này được xuất với số lượng bao nhiêu, xuất ở kho nào và cho mục đích gì. Phiếu xuất này lập thành 2 liên: Liên 1: gửi cho phân xưởng sản xuất, liên 2: chuyển cho thủ kho. Căn cứ vào bảng kê sử dụng NVL tháng 6 năm 2006 do nhân viên thống kê nhà máy gạch Xuân Hoà gửi lên, kế toán vật tư tiến hành lập PXK (biểu số 07). 5. Công tác quản lý kho – bãi, định mức vật liệu và kiểm kê: - Về công tác quản lý kho bãi: Tại các Nhà máy trực thuộc có đầy đủ kho bãi để bảo quản tất cả các NVL và các kho này sẽ được giao cho thủ kho cùng với bảo vệ của từng Nhà máy. Thủ kho và bảo vệ của từng Nhà máy chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về toàn bộ NVL tại kho của mình. - Về định mức vật liệu để sản xuất sản phẩm: Tại công ty mỗi một loại sản phẩm có định mức vật liệu khác nhau. Hàng ngày thủ kho xuất NVL theo yêu cầu của từng Nhà máy, số lượng yêu cầu được căn cứ trên các chỉ tiêu định mức và chỉ tiêu khoán chi phí cho từng Nhà máy.Cụ thể: Trị giá NVL trực tiếp xuất dùng để sản xuất 1.000 viên gạch R60, theo bảng định mức vật tư như sau: ( PXK số 94) Đất Than Dầu Dầu DT14 0,9576 m3 /1000v 0,1428 tấn /1.000v 1,03 kg /1000v 0,03154 kg/1000v Số NVL xuất dùng = định mức tiêu hao vật tư x số lượng sản phẩm hoàn thành - Về kiểm kê: Trong 1 niên độ kế toán, công ty tiến hành kiểm kê hai lần (cuối tháng 6 và 31 tháng 12) để kiểm tra số liệu ghi chép với thực tế. 6. Kế toán chi tiết NVL: Sơ đồ phương pháp ghi thẻ song song Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp N - X - T NVL Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Thẻ kho Chứng từ nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Theo phương pháp này tại công ty thẻ kho do thủ kho chịu trách nhiệm ghi chép hàng ngày. Kế toán sử dụng sổ chi tiết để ghi chép tình hình N –N – X kho. Cuối tháng, thủ kho và kế toán đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với SCT. - Thẻ kho ( biểu số 8 ) - Bảng kê nhập ( biểu số 9 ), bảng tổng hợp xuất (biểu 6) - Sổ chi tiết than ( biểu số 10 ), Sct đất (biểu số 11 ) - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn (biểu số 12 ) 7. Kế toán tổng hợp nhập – xuất kho vật liệu: 7.1. Tài khoản sử dụng: TK 152 "Nguyên liệu vật liệu" để phản ánh số hiện có và tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo giá thực tế. - Bên nợ: phản ánh trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ khác làm tăng giá trị vật liệu. - Bên có: trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh và trị giá nguyên vật liệu giảm do các nguyên nhân khác. - Dư nợ: trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. TK 152 được chi tiết tương ứng với cách phân loại NVL: -TK 152.1: Nguyên vật liệu chính. - TK 152.5: Nhóm thiết bị điện -TK 152.2: Nhóm curoa, vòng bi - TK 152.6: Nhóm phế phẩm. -TK 152.3: Nhóm hành chính - TK 152.8: Vật tư khác. -TK 152.4: Nhóm máy móc thiết bị Ngoài ra, còn sử dụng các TK khác như: TK 111, 112, 331, 133, 621, 627… 7.2. Trường hợp tăng NVL: (1). Nhập kho do mua ngoài: - Căn cứ vào hoá đơn số 012080 ngày 11/06/2006 và PNK số 92, ngày 11/06/2006, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 (SCT 152.1) 113.736.000 Nợ TK 133.1 5.686.800 Có TK 331 (Cty than HN) 119.422.800 - Căn cứ vào hoá đơn số 0083160 ngày 23/06 và PNK số 103 ngày 23/06, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152(SCT 152.1) 1.039.666.320 Nợ TK 133 51.983.346 Có TK 331 ( Cty M.Cường) 1.091.649.636 (2). Kiểm kê NVL phát hiện thừa so với sổ sách: Căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán định khoản và ghi sổ như sau: Nợ TK 152 Có TK 338.1 Tuy nhiên, vào tháng 6 không phát hiện thừa khi kiểm kê. 7.2. Kế toán tổng hợp giảm NVL: (1). Xuất kho NVL dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Ví dụ 1: Căn cứ vào PXK số 94, kế toán định khoản như sau: (Xuất than) Nợ TK 621 267.447.882 ( SCT TK 621.1.01 25.467.599 SCT TK 621.1.05 6.829.397 SCT TK 621.1.19 1.008.508 SCT TK 621.1.20 330.590 SCT TK 621.1.17 13.717.379 ……… Có TK 152 267.447.882 ( SCT TK 152.1 ( D 002) 267.441.882 ) Ví dụ 2: Căn cứ vào PXK số 70, ngày 28/06, thay thế chân van thu hồi nhiệt lò nung số 1 và 2, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627 (SCT 627.3.1) 21.607.774 Có TK 152 ( SCT 152.4) 21.607.207 Sau khi định khoản xong, kế toán sẽ ghi vào sổ Nhật ký chung, trong báo cáo này em đã tách sổ NKC thành 2 sổ: - Sổ nhật ký chung xuất vật tư (Biểu số 14) - Sổ nhật ký chung nhập vật tư (biểu số 13) và các sổ cái các tài khoản liên quan: Sổ cái TK 152 (biểu 15). (2). Kiểm kê NVL phát hiện thiếu so với sổ sách: BT1. Căn cứ vào biên bản kiểm kê số 01 ngày 30/06 thiếu 02kg mỡ YC2, đơn giá bình quân của 1 kg mỡ là: 31.893,875, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 138.1 63.787,75 Có TK 152 63.787,75 BT2. Ngày 30/06/2006, căn cứ vào biên bản xử lý kiểm kê quyết định yêu cầu thủ kho bồi thường số mỡ thiếu và được trừ vào lương tháng 6/2006, kế toán định khoản và ghi sổ như sau: Nợ TK 334 63.787,75 Có TK 138.1 63.787,75 Chương III: Một số ý kiến nhận xét, đánh giá để hoàn thiện công tác kế toán tại công ty 1. Ưu điểm: + Về cơ cấu bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ và chuyên môn cao, nhiệt tình, nhanh nhẹn và linh hoạt trong việc tiếp cận những thay đổi của cơ chế mới, tác phong làm việc khoa học, có tinh thần đoàn kết, giúp đỡ hỗ trợ nhau trong công việc. + Về việc lập và luận chuyển chứng từ: Nói chung là hợp lý, không gây chồng chéo. Các loại chứng từ của Công ty đều được đăng ký ở nhà máy in Hà Nội, mẫu biểu của các loại chứng từ này nói chung là rất khoa học, đáp ứng cho yêu cầu phản ánh ghi chép thông tin. + Phương pháp kế toán chi tiết: Công ty áp dụng phưong pháp ghi thẻ song song, tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ khá phù hợp với điều kiện sản xuất và trang bị máy tính của công ty + Về việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán: Công ty đã chấp hành hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán mới, áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung theo hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành. Công tác kế toán tổng hợp vật liệu được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp trong điều kiện áp dụng máy vi tính. + Về việc sử dụng phần mềm kế toán: với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Fast 2003, mặc dù khối lượng nhập xuất và chủng loại NVL nhập xuất là khá nhiều nhưng Công ty vẫn đảm bảo cung cấp khá đầy đủ các thông tin kế toán. 2. Hạn chế: + Về việc lập danh điểm NVL: Mặc dù công ty có phân loại NVL nhưng trên thực tế việc phân loại như trên là chưa có một tiêu thức cụ thể và chưa thực sự tách bạch, gây nhiều khó khăn trong công tác kế toán. Hầu như công ty chưa có sổ danh điểm vật tư chính thức, việc sử dụng tên gọi, ký hiệu của NVL chưa thống nhất, do đó đôi khi gây khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra, giữa kế toán và thủ kho. +Về việc đánh giá nguyên vật liệu : NVL của công ty hầu hết được đánh giá theo đúng trị giá vốn thực tế . Tuy nhiên trong trường hợp NVL mua về được vận chuyển bằng xe của đội vận tải, không được tính vào trị giá NVL nhập kho mà được tập hợp toàn bộ vào TK 627 hoặc TK 642... Việc hạch toán như vậy là chưa tuân thủ theo nguyên tắc giá vốn. + Về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu : Hầu hết NVL của công ty đều làm thủ tục nhập kho theo đúng quy trình nhập kho đã nêu. Tuy nhiên đối với phế liệu thu hồi nhập kho, công ty không làm thủ tục nhập kho mà chỉ khi nào đã có khách mua bộ phận vật tư mới thông báo lại cho kế toán để nhập số liệu vào máy mà không có PNK. +Về phần mềm kế toán: Với việc cài đặt hai chữ số ở phần thập phân, trong trường hợp số lượng NVL lớn phát sinh dễ dẫn đến sự sai lệch số liệu giữa sổ kế toán và ghi chép của thủ kho, có khi trên thực tế NVL vẫn còn nhưng trên sổ của kế toán trị giá nguyên vật liệu tồn kho bằng không thậm chí là một số âm, hoặc trên sổ kế toán trị giá NVL là một số dương mà thực tế trong kho đã xuất hết. 3. Kiến nghị: Với mong muốn được đóng góp một phần nhỏ ý kiến của mình vào việc hoàn thiện công tác kế toán của đơn vị, góp phần làm cho công tác kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế có hiệu quả, phục vụ tốt cho quá trình quản lý nói chung của công ty, qua thời gian thực tập tại Công ty sau khi tìm hiểu nắm bắt, đối chiếu với lý luận đã được học tập và nghiên cứu em xin mạnh dạn đưa ra một số đề xuất như sau: Kiến nghị thứ nhất: về việc phân loại và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu Với một khối lượng lớn chủng loại NVL gồm nhiều nhóm thứ có công dụng, phẩm cấp, chất lượng khác nhau, công ty cần lựa chọn một tiêu thức phân loại hợp lý. Xuất phát từ đặc diểmNVL và yêu cầu quản lý của công ty, theo em NVL của công ty có thể phân loại dựa vào nội dung kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị.Với tiêu thức trên NVL của công ty có thể được chia thành 6 loại sau: - Nguyên vật liệu chính - Phụ tùng thay thế - Vật liệu phụ - Thiết bị xây dựng cơ bản - Nhiên liệu - Vật liệu khác Tương ứng với cách phân loại trên, công ty có thể mở các tài khoản cấp hai để theo dõi (TK1521, TK1522,TK1523,TK1524,TK1525,TK1528) Để đảm bảo cho công tác quản lý NVL được chặt chẽ, thống nhất tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu một cách đễ dàng, đễ phát hiện khi có sai sót thì công ty nên lập sổ danh điểm NVL trong đó NVL cần phải được chia một cách chi tiết theo tính năng lý, hoá,theo quy cách, phẩm chất của NVL. Công ty có thể lập sổ danh điểm theo hướng kết hợp giữa số hiệu tài khoản và việc phân loại NVL. Trên cơ sở mã hoá NVL theo từng nhóm, loại, thứ và tuỳ theo số lượng của NVL để xác định ký hiệu, mã số cho phù hợp, có thể gồm 1, 2 hoặc 3, 4 chữ số. Các chữ số dùng để chỉ loại NVL thường sử dụng là số hiệu của tài khoản cấp hai, dùng để hạch toán loại NVL đó. Các chữ số dùng để chỉ nhóm nguyên vật liệu là số thứ tự liên tục: + Trường hợp dưới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9) + Trường hợp dưới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 1 đến 99) Các chữ số dùng để chỉ thứ NVL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy cách, cỡ loại của các thứ NVL trong nhóm. Nếu công ty có dưới 10,100, 1000...quy cách, cỡ, loại NVL thì dùng 1,2 hoặc 3 chữ số để mã hóa đối tượng... Khi lập sổ danh điểm NVL nên để dự trữ 1 số số hiệu để có thể dùng trong trường hợp có các loại , nhóm NVL mới xuất hiện sau này. Với cách phân loại và hướng lập sổ danh điểm đã đưa ra, công ty có thể lập sổ danh điểm nguyên vật liệu như sau: Sổ danh điểm vật tư Số kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Ghi chú Loại vật liệu Danh điểm vật liệu 1521 NVL chính 1521.1 Nhóm đất 1521.1.1 đất sét làm gạch QTC m3 1521.1.2 đất sét làm sản phẩm mỏng m3 1522 Vật liệu phụ 1522.1 Nhóm than 1522.1.1 than cám T 1522.1.2 than đá T 1522.2 Nhóm mỡ 1522.2.1 mỡ Yc2… Kg 1523 Nhiên liệu 1523.1 Nhóm dầu 1523.1.1 dầu diezen lít 1523.1.2 dầu CS32 Kg 1523.2 Nhóm xăng 1523.2.1 … L 1524 Phụ tùng thay thế 1524.1 Nhóm curoa 1524.1.1 curoa A75 Sợi 1524.1.2 curoa A80 Sợi … … … .. .. Kiến nghị thứ hai: về việc đánh giá nguyên vật liệu Khi đánh giá NVL công ty cần phải tuân thủ đúng các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận. Theo em hoạt động của đội vận tải của công ty có thể coi là một xưởng sản xuất phụ trợ, do đó công ty nên tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất cho đội vận tải, trong đó đối tượng tính giá thành có thể là km vận chuyển. Tương ứng với việc tính giá thành ở đội vận tải, khi phát sinh chi phí mua nguyên vật liệu do đội vận tải này chuyên chở công ty sẽ không hạch toán vào các tài khoản: TK 627, TK642...mà sẽ lựa chọn một tiêu thức phân bổ hợp lý để phân bổ chi phí thu mua NVL, tiêu thức mà công ty có thể lựa chọn là giá mua của NVL. Ví dụ theo hoá đơn số 058116 và hoá đơn số 088464 ngày 15/5/2006 công ty có mua một số NVL như sau: - Curoa, trị giá:1.400.000 đ - Dầu Racer, trị giá : 200.000 đ - Chi phí vận chuyển (giá thành của đội vận tải): 80.000 Vậy, chi phí thu mua phân bổ cho số nguyên vật liệu mua về là: - Curoa: (80.000 : 1.600.000) x 1.400.000 = 70.000 đ - Dỗu Racer: (80.000 : 1.600.000) x 200.000 = 10.000 đ Khi đó doanh nghiệp hạch toán khoản chi phí nguyên vật liệu như sau: Nợ TK152( chi tiết: - Curoa: 70.000 đ - Dầu Racer: 10.000) đ Có TK154 (đội vận tải): 80.000 đ Kiến nghị thứ ba: về việc theo dõi chi phí nguyên vật liệu. Kế toán NVL có mối quan hệ chặt chẽ với phân hệ kế toán chi phí sản xuất và giá thành, kế toán tổng hợp. Do đó để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý các khoản chi phí NVL, công ty cần phải xây dựng bảng phân bổ NVL phù hợp với cách phân loại NVL. Theo cách phân loại đã đề xuất, công ty có thể lập bảng phân bổ NVL với mẫu sau: Bảng phân bổ nguyên vật liệu tháng 6 năm 2006. TK Có TK Nợ TK 152 Cộng có TK 152 TK 1521 TK 1522 TK 1523 .... TK 621 (chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp) Xưởng X H +gạch đặc 60 +gạch rỗng 60 ... ... ... ... ... ... Xưởng Bá Hiến +gạch đặc 60 +gạch rỗng 60 ... ... ... ... ... ... TK 627 (chi phí sản xuất chung) +nhà máy gạch XH +nhà máy gạch BH TK642(chi phí QLDN) ... ... ... Cộng Kiến nghị thứ tư: về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Để đảm bảo việc quản lý NVL của công ty được chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát, mất mát tài sản của đơn vị, theo em công ty nên thực hiện đúng thủ tục nhập kho phế liệu như những NVL khác. Công ty cũng phải xác định cụ thể số lượng phế liệu loại ra trong quá trình sản xuất đem nhập kho, giao trách nhiệm vật chất cho thủ kho và các đối tượng khác có liên quan. Kiến nghị thứ năm : về phần mềm kế toán của công ty Theo em công ty có thể đề xuất với nhà cung cấp phần mềm điều chỉnh lại đến ba chữ số ở phần thập phân để giảm bớt sự sai lệch, giảm bớt các bút toán điều chỉnh của kế toán. Kiến nghị thứ sáu: về việc trang bị máy tính Như đã trình bày ở trên do số lượng máy tính được trang bị ở phòng kế toán ở công ty có thể nói là còn thiếu. Do đó để đảm bảo cho công tác kế toán nói chung cũng như đảm bảo cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của các nhân viên kế toán, công ty có thể xem xét lại việc trang bị thêm máy tính cho phòng. Trong điều kiện sử dụng máy vi tính thì vấn đề quản trị người dùng là một vấn đề rất quan trọng trong tổ chức công tác kế toán. Với việc quản trị người dùng sẽ giúp Công ty yên tâm hơn về tính bảo mật dữ liệu. Điều này có nghĩa là Công ty đã tiến hành phân công công việc, chuyên môn hoá, phân quyền nhập liệu, in sổ sách, báo cáo kế toán đến từng nhân viên kế toán của smình. Thông qua việc phân quyền này kế toán trưởng của Công ty có thể kiểm tra và quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót (xem được người đã nhập một loại chứng từ nào đó, hoặc lọc được những chứng từ mà một nhân viên nào đó đã nhập...). Giám đốc điều hành và các nhân viên khác của công ty có thể nhận được những quyền khai thác thông tin theo nhu cầu và khai thác trực tiếp trên máy tính của mình. Đối với những người không được phép thì sẽ không thể xem, sửa, huỷ được những dữ liệu do những nhân viên khác nhập vào máy. Với phần mềm FAST 2003 có thể tiến hành phân quyền trên các khía cạnh sau: - Quyền chi nhập tới các menu. - Quyền được cập nhật một số loại chứng từ nhất định. - Quyền được thêm, sửa, huỷ các mục trong một danh mục. - Quyền được in một số sổ sách, báo cáo nhất định. Việc phân quyền được thực hiện như sau: "Hệ thống \ Quản lý và sử dụng \ khai báo người sử dụng " Sau đó kế toán nhập tên người sử dụng vào máy Phần kết Qua một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera em đã nhận thức và làm quen với thực tế về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu. Kết hợp giữa lý luận và thực tế để thấy rằng tuy mỗi doanh nghiệp có phương pháp hạch toán khác nhau nhưng mục tiêu chung là tối đa hoá lợi nhuận, tối thiểu hoá chi phí . Thực tế : Chuyên đề đã cụ thể hoá phần lý luận bằng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Trên cơ sở đó báo cáo cũng trình bày những hạn chế và hướng kiến nghị nhằm hoàn thiện một số vấn đề tồn tại về công tác kế toán nguyên vật liệu. Qua đó em cũng đã nhận thấy tầm quan trọng của kế toán mà mình đã được học trong nền kinh tế hiện nay. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Đoàn Vân Khánh, và phòng kế toán Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera đã giúp đỡ em hoàn thiện báo cáo này. Mục lục