Đề tài Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội

Mục lục Lời mở đầu Trang 3 Chương I: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vốn bằng tiền. 5 I. Tổng quát về vốn bằng tiền 5 1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền 5 2. Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán 6 II. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền 8 1. Luân chuyển chứng từ 8 2. Hạch toán tiền mặt tại quỹ 9 2.1. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt 9 2.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán 12 3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng 21 3.1. Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng 22 3.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán 22 3.3. Trình tự hạch toán tiền gửi Ngân hàng 23 4. Hạch toán tiền đang chuyển 25 4.1. Chứng từ sử dụng 25 4.2. Tài khoản sử dụng 25 4.3. Trình tự hạch toán 26 5. Hình thức sổ kế toán 26 5.1. Hình thức Nhật ký- sổ cái 26 5.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ 28 5.3. Hình thức Nhật ký- chứng từ 30 5.4. Hình thức Nhật ký chung 31 Chương II. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội 33 I. Giới thiệu chung về công ty kim khí Hà nội 33 1. Quá trình hình thành và phát triển 33 2. Tổ chức bộ máy quản lý 34 3. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty 37 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán 38 3.2. Tổ chức công tác kế toán 38 4. Tình hình luân chuyển chứng từ trong công ty 39 5. Đặc điểm thu chi vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà nội 40 II. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí HN 42 1. Hạch toán tiền mặt 42 1.1. Đối với nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt 42 1.2. Đối với các nghiệp vụ phát sinh giảm tiền mặt 44 2. Hạch toán tiền gửi Ngân hàng 47 2.1. Đối với nghiệp vụ phát sinh tăng TGNH 48 2.2. Đối với nghiệp vụ phát sinh giảm TGNH 49 3. Đối chiếu và điều chỉnh sổ sách 54 3.1. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh tiền mặt tại quỹ 54 3.2. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ TGNH 56 Chương III. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội 58 I. Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty kim khí Hà nội 58 1. Đánh giá chung 58 2. Một số những tồn tại 60 II.Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán tai công ty kim khí Hà Nội 61 Kết luận 68 Lời mở đầu Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doang nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới. Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nhưng giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao. Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: Vốn và nguồn, tăng và giảm ... Mỗi thông tin thu được là kết quả của quá trình có tính hai măth: thông tin và kiểm tra. Do đó, việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quảnlý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu nhất về đầu tư, chi tiêu trong tương lai như thế nào. Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ, sổ sách về tình hình lưu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết đươc hiệu quả kinh tế của đơn vị mình. Thực tế ở nước ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư nói chung và vốn bằng tiền nói riêng còn rất thấp , chưa khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử dụng chúng trong nền kinh tế thị trường để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài. Xuất phát từ những vần đề trên và thông qua một thời gian thực tập em xin chọn đề tài sau để đi sâu vào nghiên cứu và viết báo cáo: “Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội” Báo cáo gồm ba phần: Chương một: Một số vần đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vốn bằng tiền. Chương hai: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội. Chương ba: Một số phương pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội. Chương một: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vốn bằng tiền. I. Tổng quát về vốn bằng tiền: 1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiệ thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng. Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trưòng Việt nam như các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM) ... Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửitại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng. Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. 2. Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán: Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanhnghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng. Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền. Giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng. Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt. Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm: Hach toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán.Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó. Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi số lượng trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ. Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: + Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ. + Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước. + Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước. Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tượng, chất lượng ... Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác. Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao. II.Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền: 1. Luân chuyển chứng từ: Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những phương tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phương pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định. Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, người lập chứng từ ... Cũng như các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thường xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó được xác định bởi khâu sau: Tạo lập chứng từ: Do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau. Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng ... mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. Kiểm tra chứng từ: Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ: Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho người quản lý phần hành này: + Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán. + Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó. Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Lưu trữ chứng từ: Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc. + Chứng từ không bị mất. + Khi cần có thể tìm lại được nhanh chóng. + Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được đưa ra huỷ. 2. Hạch toán tiền mặt tại quỹ: Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại qũy để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý ... Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không được trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán. 2.1. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt: Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi. Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc người có uỷ quyền) và kế toán trưởng. Trên cơ sở các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu- chi. Thủ quỹ sau khi nhận được phiếu thu- chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó. Sau khi đã thực hiện xong việc thu- chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “ Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo caó quỹ. Cuối ngày thủ qũy kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán. Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi như: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, biên lai thu tiền ... Ta có phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ tiền mặt như sau: Đơn vị: Số ................... Mẫu 01-TT. Phiếu thu QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1/ 11/ 1995 Ngày ................. của BTC. Nợ ............... Có ................ Họ và tên người nộp : ...................................... Địa chỉ : ...................................... Lý do nộp : ..................................... Số tiền : .................................... (Viết bằng chữ) .................................................................................................................. Kèm theo ........................chứng từ gốc. Ngày tháng năm. Thủ trưởng Kế toán Người lập Người Thủ đơn vị trưởng biểu nộp quỹ Đơn vị: Số: .............KT/ KR Ngày: .................. Phiếu chi TK Nợ Trả cho: .............................................................. Do ông (bà) ....................................................... CMT ............cấp ngày......................................... ................................. ..................... ký nhận. Diễn giải: .................................................... ......................... đ ........................ Kèm ..................................chứng từ gốc. Ngày .................. Trưởng phòng Kiểm Thủ Người lập Người nhận ký tên: .... kế toán soát quỹ phiếu Sổ quỹ tiền mặt (Kiêm báo cáo quỹ) Ngày ......tháng .......năm.... Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền Thu Chi Thu Chi Số dư đầu ngày Phát sinh trong ngày ....................................... Cộng phát sinh Số dư cuối ngày Kèm theo ............. chứng từ thu ............ chứng từ chi. Ngày ...........tháng...........năm.... Thủ quỹ ký 2.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán: Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm: Bên nợ: + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho. + Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê. + Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh. Bên có: + Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng , bạc hiện còn tồn quỹ. +Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. + Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh. Dư nợ: Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ. Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2. Tài khoản 111.1 “ Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, thừa , thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp. Tài khoản 111.2 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam. Tài khoản 111.3 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu , tồn quỹ theo giá mua thực tế. Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK 111 là các phiếu chi. Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên Tk 111: Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ. Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác ký cược, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong. Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán. Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, kim khí qúy, đá quý nhận ký cược phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt. 2.2.1 Kế toán khoản thu chi bằng tiền VIệt Nam: Các nghiệp vụ tăng: Nợ TK 111(111.1): Số tiền nhập quỹ. Có TK 511: Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ. Có TK 711: Thu tiền từ hoạt động tài chính. Có TK 721: Thu tiền từ hoạt động bất thường. Có TK 112: Rút tiền từ ngân hàng. Có TK 131, 136, 141 Thu hồi các khoản nợ phải thu. Có TK 121,128,138, 144, 244 Thu hồi các khoản vốn đầu tư ngắn hạn , các khoản cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền. Các nghiệp vụ giảm: Nợ Tk 112 Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng. Nợ TK 121, 221 Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn Nợ TK 144, 244 Thế chấp , ký cược, ký quỹ ngắn, dài hạn. Nợ TK 211, 213 Mua tài sản cố định đưa vào sử dụng. Nợ Tk 241 Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm. Nợ TK 152, 153, 156 Mua hàng hoá, vật tư nhập kho ( theo phương pháp kê khai thường xuyên) Nợ TK 611 Mua hàng hoá, vật tư nhập kho (theo kiểm kê định kỳ) Nợ Tk 311, 315 Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả. Nợ TK 331, 333, 334 Thanh toán với khách, nộp thuế và khoản khác cho ngân sách, thanh toán lương và các khoản cho CNV. .......................................... Có TK 111 (111.1) Số tiền thực xuất quỹ. 2.2.2. kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ: Đối với ngoại tệ, ngoàiquy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007- "Nguyên tệ các loại". Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau: Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hoá, tài sản cố định ....dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh. Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá. Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả. Số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hach toán vào tài khoản 413. Kết cấu tài khoản 007: Bên Nợ : Ngoại tệ tăng trong kỳ. Bên Có : Ngoại tệ giảm trong kỳ. Dư Nợ : Ngoại tệ hiện có. Kết cấu tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá. Bên Nợ: + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ. + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ. + Xử lý chênh lệch tỷ giá. Bên Có: +Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá và nợ phải thu có gốc ngoại tệ. + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ. + Xử lý chênh lệch tỷ giá. Tài khoản này cuối kỳ có thể dư Có hoặc dư Nợ. Dư Nợ: Chênh lệch tỷ giá cần phải được xử lý. Dư Có: Chênh lệch tỷ giá còn lại. Số chênh lệch tỷ giá trên TK 413- Chênh lệch tỷ giá, chỉ được sử lý (ghi tăng hoặc giảm vốn kinh doanh, hạch toán vào lãi hoặc lỗ) khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Riêng đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ được quy đổi ra đồng VIệt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế phát sinh. Chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá bán ra của ngoại tệ được hạch toán vào tài khoản 711- "Thu nhập từ hoạt động tài chính" hoặc TK 811- Chi phí cho hoạt động tài chính. Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ: Các loại tỷ giá: + Tỷ giá thực tế: là tỷ giá ngoại tệ được xác định theo các căn cứ có tính chất khách quan như giá mua, tỷ giá do ngân hàng công bố. + Tỷ giá hạch toán: là tỷ giá ổn điịnh trong một kỳ hạch toán, thường được xác định bằng tỷ gía thực tế lúc đầu kỳ. Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ như sau: + Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngân hàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách hàng chấp nhận nợ bằng ngoại tệ. + Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phương pháp khác nhau như nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại ..... +Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ được tính bằng tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ. + Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản được tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp) Trình tự hạch toán: Trường hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán: Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam: Nợ TK 111(111.2): (ghi theo tỷ giá hạch toán) Có TK 111(111.1), 331, 311 (ghi theo tỷ giá thực tế) Nợ (Có) TK 413 Chênh lệch tỷ giá (nếu có) Đồng thời ghi đơn: Nợ TK 007- lượng nguyên tệ mua vào. Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ: Nợ TK 111 (111.2)- ghi theo tỷ giá hạch toán Có TK 511- ghi theo tỷ giá thực tế Nợ (Có) TK 413 -Chênh lệch (nếu có) Đồng thời ghi: Nợ TK 007: lượng nguyên tệ thu vào. Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ: Nợ TK 111 (111.2) Có TK 131 Đồng thời ghi: Nợ Tk 007- lượng nguyên tệ thu vào. Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam: Nợ TK 111 (1111)- Giá bán thực tế Có TK 111 (1112)- tỷ giá hạch toán. Nợ TK 811: Nếu giá bán thực tế nhỏ hơn giá hạch toán, Có TK 711: Nếu giá bán thực tế lớn hơn giá hạch toán. Đồng thời ghi: Có TK 007- lượng nguyên tệ chi ra. Mua vật tư hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ: Nợ TK 211, 214, 151, 152, 153, 627, 641, 641- tỷ giá thực tế Có TK 111(1112)- tỷ giá hạch toán Nợ (Có) TK 413- Chênh lệch (nếu có) Đồng thời ghi: Có TK 007- lượng nguyên tệ chi ra. Trả nợ nhà cung cấp bằng ngoại tệ: Nợ TK 331 Có TK 111 (111.2) Đồng thời Có TK 007- lượng nguyên tệ chi ra Điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ. Khi chuẩn bị thực hiện điều chỉnh tỷ gía ngoại tệ, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê ngoại tệ tại quỹ, gửi Ngân hàng ... đồng thời dựa vào mức chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thực tế và hạch toán để xác định mức điều chỉnh. Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch toán thì phần chênh lệch do tỷ giá tăng kế toán ghi: Nợ TK 111 (111.2) Có TK 413 Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì mức chênh lệch do tỷ giá giảm được ghi ngược lại: Nợ TK 413 Có TK 111 (111.2) Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán : Mua ngoại tệ trả bằng tiền Việt Nam: Nợ TK 111 (1112)- Giá mua thực tế Có TK 111 (1111)- Giá mua thực tế Đồng thời: Nợ TK 007- Lượng nguyên tệ nhập quỹ. Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ: Nợ TK 111 (1112)- Tỷ giá thực tế. Nợ TK 131- Tỷ giá hạch toán. Có TK 511- Tỷ giá thực tế. Thu các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ nhập quỹ Nợ TK 111(111.2)- Theo tỷ giá thực tế Có TK 131- Theo tỷ giá bình quân thực tế nợ Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá bình quân thực tế nợ nhỏ hơn tỷ giá bình quân thực tế) (Nợ TK 413- Nếu tỷ giá bình quâ thực tế nợ lớn hon tỷ giá bình quân thực tế) Xuất ngoại tệ mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, chi trả các khoản chi phí: Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 627, 641, 641 .. (Tỷ giá thực tế) Có TK 111 (1112)- tỷ giá thực tế bình quân. Có TK 413 (Số chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá thực tế bình quân) Đồng thời: Có TK 007: Lượng nguyên tệ xuất quỹ. Xuất ngoại tệ trả nợ cho người bán: Nợ TK 331- Tỷ giá nhận nợ Có TK 111 (111.2)- Tỷ giá thực tế Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế. (Nợ TK 413- Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế) Đồng thời: Có TK 007- Lượng nguyên tệ đã chi ra. Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá lại sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý. + Nếu chênh lệch giảm: Nợ TK 413- Chênh lệch tỷ giá Có TK 111 (1112) + Nếu chênh lệch tăng: Nợ TK 111 (1112) Có TK 413 Sơ đổ tổng hợp thể hiện quá trình hạch toán thu chi tiền mặt (tiền Việt nam): TK 511, 512 TK 111 TK112 Doanh thu bán hàng, SP, DV Gửi tiền mặt vào NH Tk 711, 712 Tk 121, 128, 221,222,228 Thu nhập hoạt động tài chính, Mua chứng khoán, góp vốn, Hoạt động bất thường liên doanh, đầu tư TSCĐ TK 112 TK 152, 153 156,611,211,213 Rút TGNH về quỹ Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ TK 131, 136 TK 142,241, 141 627,614,642 Thu hồi các khoản nợ phải thu Các chi phí bằng tiền mặt TK 121,128 TK 331,315 221,222,228 331,333,334 Thu hồi các khoản đầu tư, Trả các khoản nợ phải trả Ký cược, ký quỹ TK 144,244 TK414,415, 431 Xuất tiền đi thế chấp, ký quỹ Bổ xung quỹ Ký cược TK338,344 Nhận tiền do đơn vị khác ký cược, ký quỹ TK 338 TK 138 Tiền mặt thừa quỹ khi kiểm kê Tiền mặt thiếu quỹ khi kiểm kê 3.Kế toán tiền gửi Ngân hàng: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác được thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán. Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số được giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận của doanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng. Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, thư tín dụng. Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư của từng loại tiền gửi. 3.1. Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng: Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng. Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. 3.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán: Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) được thực hiện trên tài khoản 112- TGNH. Kết cấu và nội dung của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng. Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng. Dư nợ: Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng. Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai: TK 112.1- Tiền Việt Nam: phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng. TK 112.2- Ngoại tệ: phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam. TK 112.3- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng. Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 112- TGNH: Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉ được phép phát hành trong phạm vi số dư tiền gửi của mình. Nếu phát hành quá số dư là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định. Chính vì vậy, kế toán trưởng phải thường xuyên phản ánh được số dư tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán. Khi nhận được các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối kỳ vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng. Số chênh lệch được ghi vào các Tài khoản chờ xử lý. (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý) Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ. Trường hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. kế toán phải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên. 3.3. Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng: Việc thực hiện quy đổi từ ngoại tệ tại Ngân hàng sang đồng Việt Nam được thực hiện tương tự như đồng ngoại tệ tại quỹ cơ quan. Sơ đồ hạch toán: TK 111 TK 112 TK111 Gửi tiền vào NH Rút tiền gửi NH TK511,512 TK152,153 156,611 Doanh thu bán sản phẩm hàng hoá, dịch vụ Mua vật tư hàng hoá TK131,136, 141 Thu hồi các khoản nợ phải thu TK 121,128 TK 211,213 221,222 214 Thu hồi vốn đầu tư bằng Mua TCSĐ, thanh toán, chuyển khoản chi phí XDCB TK338,334 TK311,315, 331,333,336,338 Nhận ký cược, ký quỹ của Thanh toán các khoản nợ đơn vị khác phải trả TK144,244 TK121,128 221,222 Thu hồi tiền ký cược, ký quỹ Mua chứng khoán, góp vốn liên doanh TK411,441 TK144,244 451, 461 -Nhận vốn liên doanh do ngân Xuất tiền ký cược,ký quỹ sách cấp, cổ đông góp -Nhận tiền cấp dưới nộp lên để TK627,641 lập quỹ quản lý cấp trên. 642 -Nhận kinh phí sự nghiệp Thanh toán các khoản TK711, 721 chi phí phục vụ SX Thu nhập hoạt động tài chính, hoạt động bất thường 4. Hạch toán tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc gửi vào bưu điện để chuyển vào Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản của Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận đực giấy báo có của Ngân hàng. Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trường hợp sau: Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng. Chuyển tiền qua bưu điện trả cho các đơn vị khác. Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc ( giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước) Tiền doanh nghiệp đã lưu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền .... 4.1. Chứng từ sử dụng: Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc Các chứng từ gốc kèm theo khác như: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. 4.2. Tài khoản sử dụng: Việc hạch toán tiền đang chuyển được thực hện trên tài khoản 113- “Tiền đang chuyển”. Nội dung và kết cấu của tài khoản này: Bên nợ: Tiền đang chuyển tăng trong kỳ Bên Có: tiền đang chuyển giảm trong kỳ Dư nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp hai: Tk 1131- “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. TK 113.2-“Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ. 4.3. Trình tự hạch toán: Sơ đồ kế toán tổng hợp: TK 511 TK 113 TK 112 Thu tiền bán hàng bằng tiền Tiền đang chuyển đã gửi vào NH mặt, séc nộp thẳng vào NH TK 111 TK 331 Xuất quỹ nộp NH hay chuyển Thanh toán cho nhà cung cấp tiền qua bưu điện TK 112 TK 311 TGNH làm thủ tục để lưu ký Thanh toán tiền vay ngắn hạn cho các hình thức T.T khác TK 131,136,138 TK 315 Thu nợ chuyển thẳng qua Thanh toán nợ dài hạn đến NH hoặc bưu điện hạn trả 5. Hình thức sổ kế toán: Thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lượng rất lớn và phải thực hiện thường xuyên, hàng ngày. Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc các báo cáo kế toán gửi cho cấp trên hay tại cơ quan nhà nước. Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lượng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán. Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau: Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít. Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý. Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán. Điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán. Hiện nay, theo chế dộ quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán: Nhật ký- sổ cái, Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ và chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện thích hợp. 5.1. Hình thức nhật ký- sổ cái: Đặc điểm chủ yếu: Hình thức sổ kế toán Nhật ký- Sổ cái có đặc điểm chủ yếu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống vào sổ Nhật ký- Sổ cái. Hệ thống sổ bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ là sổ Nhật ký- sổ cái. Sổ kế toán chi tiết: bao gồm sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu thành phẩm tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cần hạch toán chi tiết mà kết cấu, mỗi sổ kế toán chi tiết ở mỗi doanh nghiệp đều có thể khác nhau. Ưu, nhược điểm và phạm vi sử dụng: Ưu điểm: Dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu. Nhược điểm: Khó phân công lao động, khó áp dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khối lượng phát sinh lớn thì Nhật ký- sổ cái sẽ cồng kềnh, phức tạp. Phạm vi sử dụng: Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít và sử dụng ít tài khoản như các doanh nghiệp tư nhân quy mô nhỏ. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NK- SC. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NK- SC Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. 5.2. Hình thức “chứng từ ghi sổ” Đặc điểm chủ yếu: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Trong hình thức này việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản. Hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hợp: gồm sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản. Sổ kế toán chi tiết: tương tự trong NK- SC. Ưu nhược điểm và phạm vi sử dụng: Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, để kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán. Nhược điểm: ghi chép còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm. Phạm vi sử dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sơ đồ: Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ Sổ (thẻ) kế ghi sổ chi tiết Sổ đăng ký CT- GS Sổ cái Bảng cân đối số Bảng tổng hợp PS các TK số liệu chi tiết Báo cáo tài chính 5.3. Hình thức Nhật ký- chứng từ: Đặc điểm chủ yếu: Kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hệ thống sổ kế toán: - Sổ kế toán tổng hợp: Các nhật ký chứng từ, các bảng kê. Sổ kế toán chi tiết : Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như trong hai hình thức trên (CT- GS và NK- SC) còn sử dụng các bảng phân bổ. Ưu nhược, điểm và phạm vi sử dụng: Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời thuận tiện cho việc phân công công tác. Nhược điểm: kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho cơ giới hoá Phạm vi sử dụng: ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng. Trình tự hạch toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký- chứng từ: Chứng từ gốc Bảng kê số 1,2 NK- CT số 1,2 Sổ kế toán (PS nợ) (PS có) chi tiết Sổ cái các TK Bảng tổng hợp 111,112,113 chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. 5.4. Hình thức Nhật ký chung: Đặc điểm chủ yếu: Các nghiệp vụ kinh tế được phát sinh vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian va nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ cái. Hệ thống sổ: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái các tài khoản (111, 112, 113) Sổ kế toán chi tiết: Tương tự như các hình thức trên. Sơ đồ trình tự hạch toán: Chứng từ gốc Sổ NK chuyên Sổ nhật ký Sổ kế toán dùng chung chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. Chương II: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà nội. I.Giới thiệu chung về công ty kim khí Hà nội: 1. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty kim khí được thành lập năm 1960 trên cơ sơ là một chi cục thuộc cục kim khí thiết bị Tổng cục vật tư. Hiện nay Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập trong mạng lưới kinh doanh của Tổng công ty thép Việt Nam- Bộ công nghiệp nặng. Ngày 28 tháng 5 năm 1993 Công ty được thành lập lại với tên gọi “Công ty kim khí Hà Nội”. Địa chỉ: D2- Khương Thượng- phố Tôn Thất Tùng, quận Đống Đa- Hà nội. Kim khí là một trong những mặt hàng vật tư quan trọng trong việc xây dựng và phát triển đất nước vì hiện nay nước ta vẫn là một nước nghèo với cơ sở hạ tầng yếu kém. Trong suốt 38 năm hoạt động công ty luôn thực hiện đúng vai trò và chức năng của mình là cung cấp mặt hàng kim khí cho bất kỳ một đơn vị nào, một tổ chức nào có nhu cầu. Từ năm 1990 trở về trước, công ty là một đơn vị kinh doanh độc quyền về kim khí theo cơ chế bao cấp với hoạt động chính là nhận hàng của cơ quan chủ quản rồi bán ra cung cấp theo địa chỉ, theo hạn mức và theo giá quy định. Sau 1990, thị trưòng kim khí có sự chuyển biến mạnh mẽ về cả tính chất cũng như cơ cấu, mặt hàng kim khí được tự do thương mại hoá. Hoạt động kinh doanh của công ty gặp rất nhiều khó khăn do phải cạnh tranh gay gắt với các tổ chức kinh tế khác, kể cả tư nhân. Đứng trước khó khăn đó, công ty đã chuyển phương thức kinh doanh để phù hợp với yêu cầu của thị trường. Công ty đã tiến hành tự hạch toán kinh doanh và không ngừng phát triển thị trường trong và ngoài nước. Với tất cả sự cố gắng của mình công ty cũng đã đạt được những kết quả nhất định. Mạng lưới hiện nay của công ty gồm 30 cửa hàng bán lẻ ở khắp địa bàn Hà nội, 4 xí nghiệp và 2 cửa hàng lớn trực thuộc công ty. 2. Tổ chức bộ máy quản lý: Công ty kim khí Hà nội là đơn vị do tổng công ty thép Việt Nam thuộc Bộ công nghiệp nặng quản lý. Để thực hiện tốt công tác kinh doanh của đơn vị công ty luôn coi trọng công tác tổ chức, sắp xếp bộ máy lãnh đạo, quản lý của công ty. Cơ cấu bộ máy của công ty luôn có sự thay đổi để phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của cơ chế thị trường. Mối quan hệ giữa các bộ phận luôn có sự bình đẳng, hợp tác tạo điều kiện hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ được giao của từng bộ phận. Căn cứ chủ trương chính sách pháp luật của Nhà nước giám đốc công ty xây dựng và ban hành nội quy, quy chế phân công quyền tự chủ cho các bộ phận đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng pháp luật và có hiệu quả. Thực hiện các chính sách cán bộ, sử dụng lao động an toàn để bảo hộ lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ an toàn tài sản xã hội, bảo vệ an ninh chính trị xã hội. Cơ cấu quản lý của công ty bao gồm những bộ phận sau: Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm trước nhà nước, các cấp có thẩm quyền và cán bộ công nhân viên trong công ty về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc quản lý thông qua sự giúp đỡ của các phó giám đốc. Các phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc , được giám đốc giao nhiệm vụ trực tiếp phụ trách chuyên về một lĩnh vực nào đó. Khối các đơn vị quản lý: gồm 5 phòng ban + Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh: Có nhiệm vụ nắm bát các mặt hàng kinh doanh, nhạy bén với việc xác định nhu cầu của mặt hàng kim khí trên thị trưòng trong kỳ tới nhằm đưa ra những phương án kinh doanh phù hợp. + Phòng tổ chức lao động hành chính: Thực hiện nhiệm vụ quản lý con người của toàn công ty, thuyên chuyển công tác đi, công tác đến, thực hiện chế độ về lao dộng, bảo hộ lao động, chế độ hưu trí, mất sức, nghỉ việc ... Quản lý toàn bộ về bảo hiểm y tế, công việc hành chính, giúp Giám đốc quản lý lao động, con người, giúp Giám đốc nắm được năng lực của từng càn bộ để bố trí và phân công công tác sao cho có hiệu quả. + Phòng tài vụ: Phòng này có nhiệm vụ quản lý toàn bộ vốn của công ty, có nghĩa là phải đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về thực hiện nguyên tắc, chế độ hạch toán kinh tế của công ty. Các kế toán viên phải thường xuyên kiểm soát việc chi tiêu hạch toán của các xí nghiệp trực thuộc, giúp xí nghiệp tăng cường công tác quản lý, sử dụng vốn có hiệu quản dể thực hiện bảo toàn và phát triển vốn. + Phòng thanh tra bảo vệ: Có nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự cho công ty. Các nhân viên phòng thanh tra bảo vệ sẽ là những người đứng ra điều tra và giải quyết những sự cố trong nội bộ công ty như: mất vật tư, mất thiết bị, hoặc đảm bảo trật tự khỏi những kẻ cố tình vào quâý rối. + Phòng quản lý kỹ thuật: Vì công ty có 4 xí nghiệp kinh doanh, gia công, chế biến nên việc có mặt của phòng kỹ thuật trở nên rất quan trọng. Phòng này có nhiệm vụ quản lý kỹ thuật cho toàn công ty. Các nhân viên phòng kỹ thuật cho biết kỹ thuật máy móc nào đã cũ kỹ cần phải thay thế. Bên cạnh đó họ phải nắm bắt được sự tiên tiến trên thế giới nhằm đưa ra những biện pháp tốt nhất đối với việc đầu tư thiết bị máy móc. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty kim khí Hà nội: 3. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty: 3.1 Tổ chức bộ máy kế toán: Do đặc điểm phạm vi sản xuất kinh doanh rất rộng lớn nên công ty luôn coi trọng công tác tổ chức sắp xếp đội ngũ kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ nhằm phát huy hết vai trò của kế toán nói chung và khả năng của từng nhân viên kế toán nói riêng. Để quản lý tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã áp dung hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán tài vụ gồm 12 người trong dó có một kế toán trưởng, một phó phòng kế toán. Các nhân viên còn lại được chia thành 3 nhóm: - Nhóm 1: Kế toán chi phí lưu thông gồm 3 người: Một kế toán tổng hợp, một kế toán chi phí lưu thông, một kế toán theo dõi TSCĐ, trích và tính khấu hao cơ bản và lương. - Nhóm 2: kế toán hàng hoá gồm 4 người: + Một kế toán mua hàng : có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ tình hình mua hàng của công ty. + Một kế toán bán hàng: theo dõi tình hình bán. + Một kế toán công nợ: theo dõi cả về thanh toán với người bán và với người mua. + Một kế toán hàng tồn kho - Nhóm 3: Kế toán vốn bằng tiền. + một kế toán tiền mặt. + Một kế toán TGNH và tiền đang chuyển. + Một thủ quỹ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty kim khí Hà Nội: Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Nhóm I Nhóm II Nhóm III Kế toán các Kế toán các xí nghiệp cửa hàng 3.2 Tổ chức công tác kế toán: Công ty kim khí Hà Nội đang áp dụng hệ thống kế toán ban hành thưo quyết định số 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1- 11- 1995 của Bộ Tài chính. Tài khoản kế toán: Công ty đăng ký sử dụng một số tài khoản kế toán theo chế độ đã ban hành. Hình thức sổ áp dụng: Nhật ký chứng từ Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo quy định của chế độ Nhà nước hiện hành. Phương pháp khấu hao TSCĐ: áp dụng thưo QĐ 1062 TC/ QĐ/ CSTC ngày 14/ 11/ 96. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá, xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ= Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ+ Giá trị hàng nhập trong kỳ- Giá trị hàng xuất trong kỳ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên Sổ sách kế toán: Hiện công ty đang sử dụng các sổ sau: Sổ tổng hợp: Sổ cái của tất cả Tk đang kỳ sử dụng. Định kỳ mở sổ cái là một năm, định kỳ ghi sổ cái là một tháng. Sổ chi tiết các tài khoản: sổ này được mở để theo dõi chi tiết từng đối tượng có liên quan tới các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản tương ứng. Trình tự ghi sổ: áp dụng đúng quy định của Bộ tài chính đối với hình thức chứng từ ghi sổ. 4. Tình hình luân chuyển chứng từ trong công ty: Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty bao gồn các khâu sau: Chứng từ phát sinh trước khi đến phòng kế toán gồm: + Thông tư kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán + Giấy đề nghị tạm ứng + Các văn bản đã được duyệt về chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ hoá đơn liên quan. ....................... Kiểm tra và thực hiện phần hành: Phó phóng kế toán sau khi nhận được các chứng từ trên sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và giao cho kết toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền. Căn cứ vào chứng từ này kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi ... rồi trình lên kế toán trưởng kiểm tra sau đó trình lên cấp trên ký duyệt. Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp. Cuối tháng kế toán tổng hợp lập các bảng kê và nhật ký chứng từ và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cái rồi trình tài liệu này cho phó phòng hoặc trưởng phòng ký duyệt. Tập hợp, lưu trữ chứng từ: Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập bảng kê Nhật ký chứng từ và sổ kế toán chi tiết sẽ được lưu một bản trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản khác được đóng lại thành quyển và lưu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ này được bảo quản, lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra huỷ. 5. Đặc điểm thu chi vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội: Lượng tiền luân chuyển trên các tài khoản vốn bằng tiền chủ yếu là từ hoạt động mua và bán các mặt hàng kim khí với các bạn hàng. Bên cạnh đó, do thực tế khách quan để phục vụ cho sản xuất kinh doanh đã làm nảy sinh các khoản thu chi trong lĩnh vực mua bán tài sản, sản xuất gia công ... nhưng những khoản thu chi này không nhiều so với tổng lượng vốn bằng tiền luân chuyển trong toàn công ty. Có thể khái quát lưu lượng vốn bằng tiền phát sinh tại công ty như sau: Phát sinh từ hoạt động SXKD +Dòng thu +Dòng chi Số dư Phát sinh từ hoạt động đầu tư Số dư đầu kỳ +Dòng thu cuối kỳ +Dòng chi Phát sinh từ hoạt động tài chính +Dòng thu +Dòng chi Cụ thể: Phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh : + Dòng thu: Thu từ bán hàng hoá, sản phẩm. Các khoản thu khác. + Dòng chi: Chi lương CNV, chi mua NVL, nộp ngân sách, dịch vụ mua ngoài, chi cho bán hàng, QL doanh nghiệp ..... Các khoản chi phí khác. Phát sinh từ hoạt động đầu tư: + Dòng thu: thanh lý máy móc, thiết bị, TSCĐ, các khoản thu khác. + Dòng chi: Mua TCSĐ, trang thiết bị, ĐTXDCB, các khoản chi khác. Phát sinh từ hoạt động tài chính: + Dòng thu: + thu lãi tiền gửi NH, thu tiền lãi do bán ngoại tệ ... + Các khoản thu khác. + Dòng chi: + Chi trả nợ vay, trả lãi tiền vay, trả dịch vụ ngân hàng + Các khoản chi khác. II. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà Nội. 1. Hạch toán tiền mặt: Để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng ngày tại két bạc của doanh nghiệp luôn có một lượng tiền mặt, lượng tiền này không phụ thuộc vào một tiêu chuẩn, một định mức tiền mặt tồn quỹ nào mà tuỳ thuộc vào từng thời kỳ phát sinh như để trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, mua văn phòng phẩm, tạm ứng ... Tuỳ thuộc vào kế hoạch chi tiêu trong tuần tới, tháng tới mà xác định lượng tiền mặt tại quỹ, khi có nhu cầu phát sinh lớn kế toán có thể viết séc để thủ quỹ đi rút tiền mặt ở tài khoản ngân hàng về. Tuy nhiên không phải tất cả các nguồn thu từ tiền mặt tại quỹ đều phát sinh từ Ngân hàng mà còn có những nghiệp vụ phát sinh tiền mặt khác tại công ty như tiền bán lẻ mặt hàng kim khí (thu bằng tiền mặt) do các cửa hàng gửi lên, tiền thu tạm ứng, tiền thu thanh lý.... Để theo dõi tình hình biến động của tiền mặt (Việt Nam đồng) tại quỹ kế toán sử dụng tài khoản 111. Hàng ngày căn cứ vào kế hoạch thu , chi, các lệnh chi, các hợp đồng ...kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu thu hoặc phiếu chi tiền mặt tương ứng. 1.1. Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt: Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền kế toán phần hành sẽ lập phiếu thu trình giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền sau đó kế toán phần hành sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ quỹ tiền mặt (báo cáo quỹ) và đính kèm các chứng từ gốc (phiếu thu, giấy thanh toán tiền tạm ứng). Khi đó kế toán ghi: Nợ TK 111: Số tiền nhập quỹ Có TK 112.1: Rút tiền gửi Ngân hàng về quỹ Có TK 141: Thanh toán tiền tạm ứng. Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Có TK 131: Thu các khoản nợ phải thu. ..................................... Ví dụ: Ngày 2/ 12/ 1997, Xí nghiệp Đức Giang nộp lên công ty tiền bán hàng (bằng tiền mặt). Kế toán phần hành lập phiếu thu: Đơn vị: ....... Số 284 Mẫu 01. TT Phiếu thu QĐ số 1141TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Ngày 2/ 12/ 1998 của Bộ tài chính. Nợ TK: 111 Có TK: 1368 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Văn Bảo Địa chỉ : Xí nghiệp Đức Giang Lý do nộp : Nộp tiền bán hàng Số tiền : 112.000.000 đ. (Viết bằng chữ: Một trăm mười hai triệu đồng chẵn) Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 2 tháng 12 năm 1998 Thủ trưởng Kế toán Người lập Người nộp Thủ quỹ đơn vị trưởng phiếu Cuối tháng dựa trên số liệu tổng hợp ở báo cáo quỹ tiền mặt kế toán lập bảng kê số 1- ghi Nợ tài khoản 111. Bảng kê số 1 Tháng 12/1997 stt Ngày Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK ..... Số dư CN 1.129.879.891 511 131 136.8 141 ... Cộng nợ TK 111 2 3 4 5 6 9 10 ..... 28.007.000 52.331.140 16.738.543 142.345.000 39.813.000 .................. 1.314.447.438 234.720.710 358.005.350 281.628.000 543.814.800 65.100.000 428.500.000 519.328.000 .............. 12.310.666.148 112.000.000 96.724.239 47.801.000 92.000.000 268.374.000 308.565.400 51.311.000 ........... 1.864.667.773 300.000 2.000.000 ......... 300.651.600 .... 235.413.710 454.729.589 360.436.000 688.145.940 919.374.000 754.752.543 713.580.000 ......... 16.276.727.355 772.841.601 478.797.440 652.293.840 1.303.613.340 412.674.580 401.917.893 1.111.625.593 .......... 1.656.021.435 1.2.Đối với các nghiệp vụ phát sinh giảm tiền: Khi nhận được các văn bản đề nghi chi trả, lệnh chi, giấy đề nghị tạm ứng ... kế toán tiền mặt sẽ viết các phiếu chi chuyển cho các cấp có liên quan ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ. Sau khi thủ quỹ đã chi tiền và người nhận đã ký nhận kế toán tiền mặt sẽ tiến hành định khoản và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt. Khi đó kế toán ghi: Nợ Tk 112: Nộp tiềm mặt vào Ngân hàng Nợ TK 331: Thanh toán các khoản nợ khách hàng. Nợ TK 141: Chi tiền tạm ứng. Nợ TK 221: Chi tiền mua TSCĐ. Nợ TK 641: Chi tiền phục vụ bán hàng. ..................... Có TK 111. Ví dụ: Ngày 2/ 12/ 97 theo giấy đề nghị tạm ứng của bà Lê thị Hảo và sự đồng ý của cấp lãnh đạo, kế toán phần hành viết phiếu chi tiền mặt, sau đó nhập số liệu vào sổ quỹ tiền mặt (cột chi): Cửa hàng KK số 2 Mẫu số 2-TM QĐ Liên bộ Giấy đề nghị tạm ứng TCKT-TC Số 1 Tên tôi là : Lê thị Hảo Đề nghị ông : GĐ công ty KK Hà nội Cho nhận số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn. Lý do sử dụng: chuyên chi tháng 12/ 1997. Thời hạn thanh toán: 31/ 12/ 1997 Ngày 3/ 12/ 97 Thủ trưởng đv Phụ trách đv Người xin tạm ứng Vì cửa hàng kim khí số 2 là đơn vị cấp dưới, hạch toán riêng nên khoản tạm ứng này được coi như số tiền cấp trên cho cấp dưới và cấp dưới phải hoàn trả lại theo thời gian đã quy định. Kế toán phần hành sẽ ghi Nợ TK 136.8 Đơn vị: Số 2 KT/RR Ngày 2/ 12/ 98 TK Nợ: phiếu chi 136.8 Trả cho : Cửa hàng số 2 Do ông (bà) : Lê thị Hảo Chứng minh thư ................. cấp ngày ........................... ............................................. ký nhận. Diễn giải: Tiền chuyên chi 20.000.000đ Kèm theo 01 chứng từ gốc. 20.000.000đ Hai mươi triệu đồng chẵn. Ngày 2/ 12/ 98 Trưởng phòng Kiểm soát Thủ quỹ Người lập Người nhận kế toán phiếu tiền ký: Cuối tháng dựa trên số liệu tổng hợp của sổ quỹ tiền mặt kế toán lập Nhật ký chứng từ số 1. Nhật ký chứng từ số 1 Tháng 12/1997 Số TT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK..... 112 136.8 641 642 ... Cộng có TK 111 2/12 3/12 4/12 5/12 6/12 9/12 10/12 586.500.000 565.000.000 660.100.000 ...... 9.926.700.000 20.000.000 30.000.000 ...... 3.516.081.280 16.442.694 18.563.582 15.643.926 553.936 6.247.373 157.650 ..... 639.473.239 5.952.000 780.000 200.000 2.567.000 768.000 796.000 ............ 578.664.584 ... ... 592.452.000 748.773.750 186.939.600 36.826.440 1,810.312.760 765.509.203 3.872.300 ...... 15.750.585.881 Cuối tháng dựa vào số liệu tổng hợp ở bảng kê số1, Nhật ký chứng từ số1, kế toán phần hành sẽ ghi vào sổ Cái TK111. Sổ cái tk 111 Số dư đầu năm Nợ Có 280.463.935 Ghi Có TK đối ứng với TK này ... Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 511 131 1368 141 112.1 .... 1.134.447.438 12.310.666.148 1.864.667.773 300.651.600 650.000.000 ........ Cộng PS N 15.695.372.098 15.104.338.864 23.428.591.829 23.213.091.955 16.276.727.355 15.750.585.881 C Số dư cuối tháng N 1.345.379.828 1.129.879.891 1.656.021.435 C 2. Hạch toán tiền gửi Ngân hàng: Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, mặt khác, phạm vi hoạt động của Công ty khá rộng, bao gồm cả ở trong và ngoài nước nên các hình thức thanh toán không thể thực hiện trực tiếp bằng tiền mặt mà phải thông qua hệ thống Ngân hàng vừa đáp ứng được yêu cầu thanh toán nhanh và đảm bảo thực hiện nghiêm chỉnh những quy đinh của chế độ quản lý. Hiện nay, công ty đang duy trì tài khoản tiền gửi Ngân hàng tại Ngân hàng công thương Đống Đa.Ngoài ra công ty còn mở tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp Việt nam, EXIM-BANK, VINAINDO_BANK, ĐT và PT Hà nội, Nông nghiệp II TP HCM. Để thuận lợi cho việc ghi chép, theo dõi phản ánh, cùng với nhu cầu quản lý nắm bắt được lượng tiền hiện có trong tài khoản Ngân hàng, kế toán hạch toán tiền gửi ngân hàng vào Tài khoản 112 và chi tiết thành tiểu khoản như sau: Tk 112.1 : Tiền gửi Ngân hàng Việt nam đồng. TK 112.2: Tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng sử dụng tài khoản 007 để theo dõi ngoại tệ theo đơn vị nguyên tệ. Để hạch toán số dư tài khoản và số phát sinh của ngoại tệ trong kỳ kế toán đã sử dụng tỷ giá hạch toán, đến cuối kỳ sẽ điều chỉnh lại số dư và số phát sinh theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ. Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ chuyển tiền qua tài khoản của công ty tại Ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi cho doanh nghiệp “báo cáo số dư khách hàng”. Kế toán dựa vào giấy báo số dư này để phân loại kiểm tra những sai sót có thể có. Từ đó nhanh chóng phản ánh với Ngân hàng để tìm biện pháp giải quyết. 2.1 Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng TGNH: Nợ TK 112: Có TK 111: Nộp tiền mặt vào ngân hàng Có TK 131: Khách hàng thanh toán nợ Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Có TK 711: Doanh thu từ hoạt động tài chính. Ví dụ: Ngày 6/ 12/ 97 doanh nghiệp nhận được giấy báo số dư của Ngân hàng công thương Đống Đa: giấy báo số dư khách hàng NHCTVN Chi nhánh NHCT KV ĐĐ Ngày 6/12/97 Tài khoản 710A-00251 Giờ: 21:29:37 Tên: Công ty KK Hà Nội. Số bút toán Số chứng từ PS Nợ PS Có Số dư đầu Tổng cộng : SD cuối: 2.080.407.000 4.000 208.041.100 5.848.630.689 370.000.000 649.800.000 653.500.000 109.000.000 ...... 3.861.461.200 7.629.880.889 Người lập bảng Kiểm soát Kế toán trưởng Ngoài giấy báo số dư khách hàng doanh nghiệp còn nhận được rất nhiều chứng từ từ phía Ngân hàng như: Uỷ nhiệm chi, giấy báo Nợ, phiếu chuyển khoản, bảng kê nộp séc .............. 2.2. Đối với nghiệp vụ giảm TGNH: Nợ TK 111: Rút tiền gửi NH Nợ TK 331: Thanh toán nợ với khách hàng. ................. Có TK 112. NHCTĐĐ Số642 giấy báo nợ Ngày 6/12/97 Nợ Tài khoản nợ: Công ty kim khí Hà Nội Số TK: 710A-00251 Tài khoản có: Dịch vụ phí Số tiền bằng chữ: Bốn ngàn đồng chẵn Có Trích yếu: Thu bưu phí ngày29/11/97 Số TK: 801701001 Người lập phiếu Kiểm soát KT trưởng Giám đốc NHCTĐĐ Số180 uỷ nhiệm chi Lập ngày 6/12/97 Chuyển khoản,chuyển tiển thư, điện Tên đơn vị trả tiền: Công ty kim khí Hà Nội Phần do NHghi Số TK: 710A-00251 Tại NH: CTĐĐ, Tỉnh(TP) Hà Nội TK nợ Tên đơn vị nhận: Công ty LD SX thép VINASTEEL TK có Số TK: 21287A Tại NH: INDOVINA BANK, Tỉnh (TP) Hải Phòng Số tiền( bằng chữ): Hai tỷ không trăm tám mươi triệu bốn trămlinh bảy ngàn đồng chẵn 2.080.407.000 đ Nội dung thanh toán: Chi trả tiền hàng Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Ghi sổ ngày:6/12/97 Ghi sổ ngày:6/12/97 KT Chủ TK KT Trưởng phòng KT KT Trưởng .P.KT Đơn vị........... Số............ bảng kê nộp séc Ngày6/12/97 Phần do NH ghi Ngưởi thụ hưởng: Công ty kim khí Hà Nội TK nợ: Tài khoản:701A-00251 Tại NH : CT khu vực ĐĐ TK có: STT Số séc Tên người phát Số TK của người Tên đơn vị Số tiền hành séc phát hành séc thanh toán 25885 Công ty TM 3611-3000 SG CT CN 20.185.200đ Minh Phương 60295 HN Số tờ séc : 1 Tổng số tiền: 20.185.200 đ Tổng số tiền viết bắng chữ: Hai mươi triệu một trăm tám mươi nhăm ngàn hai trăm đồng chẵn Người lập bảng kê Đã nhận đủ...... tờ séc của ông(bà)................................ Số TK................Tại....................................................... Đơn vị thanh toán Đơn vị thu hộ Sau khi kiểm tra và tiến hàng định khoản các nghiệp vụ phát sinh theo giây báo của Ngân hàng và các chứng từ gốc, kế toán sẽ cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng dựa trên số liệu tổng hợp để lập bảng kê số 2 và Nhật ký chứng từ số 2. nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112 Tháng 12/1997 Số Chứng từ Diễn Ghi có TK 112,ghi nợ TK..... TT Số ngày giải 136.1 642 331 .. Cộng có tk 112 2.12 3.12 4.12 5.12 6.12 8.12 9.12 10.12 .... NH CT KV ĐĐ 2.400.000.000 150.000.000 ................... 500.000 2.000 4.000 500.000 6.530.104 2.000 ............... 384.973.000 2.080.407.000 1.307.250.000 ............... 500.000 4.460.486.202 27.000 534.973.000 2.080.411.000 500.000 1.435.222.800 100.000.000 ............. NN VN EXIM- BANK 6.300.000.000 241.588.399 142.093.741 117.500.215 6.360.872.200 29.692.894.937 142.093.741 7.117.500.215 13.300.000.000 501.182.355 6.360.872.200 36.952.488.893 sổ cái tài khoản 112 Số dư đầu năm Nợ Có 4.168.219.631 Ghi có TK đối ứng với TK này .... Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 111 131 711 136.8 138.8 .......... 12.245.100.000 16.346.591.881 47.678.381 153.597.573 255.254.789 ............ 20.914.500.000 20.416.910.385 33.478.020 1.775.043.669 10.057.700 .......... 9.926.700.000 24.145.781.889 26.227.013 2.250.451.170 8.8000.000 ......... Cộng PS N 42.034.231.432 50.849.086.167 43.459.277.776 C 43.608.936.710 47.221650.102 36.952.488.893 Số dư cuối tháng N C 3. Đối chiếu và điều chỉnh sổ sách. Toàn bộ hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán của công ty sau khi được lập và hoàn chỉch, đều được lưu trữ trong máy vi tính, nhờ vậy đã giảm bớt số lượng sổ sách cần lưu trữ cũng như tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh sổ sách. Theo định kỳ hàng tháng, kế toán chi tiết vốn bằng tiền tiến hành in sổ cho từng tài khoản để chuyển cho phó phòng kế toán, kế toán tổng hợp và các bộ phận có liên quan đối chiếu và lập các báo cáo kế toán cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý . 3.1 Đối chiếu, kiển tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh tiền mặt tại quỹ. Việc quản lý tiền mặt tại két bạc càng tốt thì càng hạn chế được sự mất mát thiếu hụt, chênh lệch với sổ sách. Song, cho dù thủ quỹ có cẩn thận thế nào chăng nữa thì việc thừa hay thiếu tiền mặt vẫn có thể xảy ra. Những nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch tiền mặt giữa sách và thực tế là: - Khi nhận hoặc chi tiền, thông thường số lượng tiền phát sinh rất nhiều, thủ quỹ không kiểm soát được một cách chặt chẽ số lượng tiền mà mình đã nhận hoặc đã chi như: không đếm hết được hoặc không kiểm soát được số nghiệp vụ phát sinh do có sự chênh lệch rất ít qua mỗi nghiệp vụ mà số phát sinh lại quá nhiều. -Do những nguyên nhân về mặt kỹ thuật như máy đếm tiền, có thể bị trục trặc hoặc không phân biệt được những tờ tiền khác chủng loại. - Do kế toán chi tiết vốn bằng tiền không phản ánh hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, hoặc cũng do bị nhầm lẫn số liệu khi phản ánh một nghiệp vụ phát sinh nào đó mà chưa phát hiện được kịp thời. Chính vì vậy viêc kiểm tra, đối chiếu số tiền thực tế còn tồn quỹ và trên sổ sách giữa hai bên nhân viên kế toán và thủ quỹ là hết sức cần thiết . Có như vậy mới có khả năng phát hiện kịp thời những chênh lệch sai sót có thể xảy ra. Khi xảy ra tình trạng chênh lệch nhân viên kế toán phải kiểm tra lại số phát sinh của từng nghiệp vụ trên sổ sách của mình trong kỳ, sau đó hai bên đối chiếu với nhau để đi đến một sự thống nhất. Khi đó tuỳ vào sự sai lệch ở khâu nào, của ai thì người đó có trách nhiệm điều chỉnh lại trên sổ sách của mình. Nếu sai sót thuộc về thủ quỹ thì thủ quỹ phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ quỹ cho đúng với thực tế. Nếu sai sót thuộc về nhân viên kế toán thì nhân viên đó phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ và các bảng kê tương ứng để máy điều chỉnh lại số liệu trên các sổ kế toán mà máy đã tự động trích ra. Nếu có các chứng từ, sổ sách mà nhân viên kế toán đã chuyển đi nơi khác thì tiến hành lập biên bản, lập nhật ký chứng từ, bảng kê mới điều chỉnh lại sổ cũ. Trường hợp hai bên sổ sách cùng thống nhất số liệu với nhau nhưng vẫn chênh lệch với số tiền thực tế còn tồn quỹ khi kiểm kê, thì hai bên lập biên bản với số chênh lệch đó và nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm phản ánh số chênh lệch này vào sổ kế toán. Nếu chênh lệch thực tế tăng so với sổ sách kế toán ghi : Nợ TK: 111.1 Có TK: 338.1 Nếu chênh lệch thực tế giảm so với sổ sách, kế toán ghi: Nợ TK: 138.1 Có TK: 111.1 Sau đó sẽ trình lên cấp trên để tìm ra nguyên nhân và biện pháp giải quyết. Trường hợp sổ sách của kế toán và thủ quỹ đã thống nhất với nhau về số liệu cùng với thực tế còn tồn ở két bạc, để đảm bảo kế toán và thủ quỹ cần xem xét lại các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ để có thể tìm thâý những sai sót chênh lệch đáng tiếc. Khi phát hiện chênh lệch giữa sổ sách phản ánh và thực tế phát sinh mà trên sổ sách và thực tế tồn quỹ đồng nhất, kế toán điều chỉnh lại các nghiệp vụ đã ghi sổ đồng thời phản ánh số chênh lệch đó như trên (tuỳ vào từng trường hợp cụ thể). 3.2.Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh TGNH. VIệc kiểm tra , đối chiếu và điều chỉnh trên tài khoản TGNH nhằm đảm bảo sự thống nhất số tiền đã phát sinh và hiện còn dư tại tài khoản tiền gửi giữa sổ sách của NH và sổ sách của nhân viên kế toán công ty. Thông thường mỗi khi nhận được giấy báo của NH về nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản TGNH của công ty, nhân viên kế toán sẽ đối chiếu các chứng từ, sổ sách của mình với sổ sách của NH về số phát sinh, số dư của tài khoản. Do cả hai bên cùng quản lý những số liệu phát sinh trên một tài khoản duy nhất thông qua hệ thống sổ sách khác nhau nên cả hai đều cố gắng không để tình trạng chênh lệch xảy ra và thực tế ở công ty vẫn chưa xảy ra tình trạng này. Tuy nhiên dù rất cẩn thận trong công tác hạch toán cũng như việc ghi sổ và hệ thống kiểm soát rất có hiệu quả ở NH và ở đơn vị mở tài khoản, song khi công việc và nghiệp vụ phát sinh nhiều thì tình trạng nhầm lẫn vẫn có thể xảy ra. Khi có sự chênh lệch, dù cho là do nguyên nhân gì, phát sinh ở khâu nào thì cả hai bên cũng cần có sự đối chiếu, kiểm tra sổ sách để tiến tới thống nhất về số phát sinh cũng như số dư thực tế của đơn vị , từ đó có thể điều chỉnh kịp thời sổ sách của mỗi bên. Nếu chưa kịp thời tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó mà kỳ quyết toán đã đến thì nhân viên kế toán phải tạm thời căn cứ theo số liệu của NH để phản ánh vào TK 112. Số chênh lệch sẽ được phản ánh như sau. Nếu sổ sách của nhân viên kế toán phản ánh thừa so với sổ sách NH, kế toán ghi: Nợ TK 138.1 Có TK 112 Nếu sổ sách kế toán thiếu so với sổ sách của NH, kế toán ghi: Nợ TK112 Có TK 338.1 Sang kỳ sau kế toán phải tiếp tục tìm nguyên nhân của sự chênh lệch đó và kiến nghị những biện pháp điều hoà chênh lệch giữa hai hệ thống sổ sách với cấp trên. Chương III. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty kim khí Hà nội. I. Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty Kim khí Hà Nội: Đánh giá chung: Từ khi được thành lập lại đến nay, công ty kim khí Hà nội kuôn phải đối đầu với hàng loạt khó khăn, đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt của đơn vị, tổ chức kinh tế khác, nhưng công ty kim khí Hà nội đã có những cố gắng đáng ghi nhận trong việc tổ chức bộ máy quản lý nhằm đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với quy mô kinh doanh rộng lớn công ty đã phải tìm cho mình một bộ máy quản lý, một phương thức kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Song, bên cạnh những yếu tố trên, tình thần đoàn kết cũng đóng vai trò quan trọng trên bước đường tự khẳng định mình. Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm và động viên cán bộ trong công ty rèn luyện về đạo đức, tinh thần cũng như kỹ năng nghiệp vụ, khuyến khích họ đoàn kết phấn đấu đi lên. Công tác quản lý và hạch toán kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực phục vụ cho quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay, công ty kim khí Hà nội đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhât, đồng thời áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán “Nhật ký chứng từ” và sử dụng chế độ báo cáo tài chính theo quyết định số 1141- CT/ QĐ/ CĐKT ban hành ngày 1/ 11/ 95 của Bộ tài chính dùng cho các doanh nghiệp trong công tác kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi kế toán viên đều được phân công công việc rõ ràng. Trình độ của nhân viên không ngừng được nâng cao thường xuyên được đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, biết vận dụng khéo léo và nhịp nhàng giữa lý thuyết và thực tế tại công ty, biết áp dụng những phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế phát sinh đồng thời có thể giảm được khối lượng công việc ghi chép thừa để đạt được hiệu quả cao. Mỗi nhân viên kế toán đều có thể sử dụng được máy vi tính nên công việc kế toán được thực hiện nhanh chóng, số liệu luôn chính xác. Do địa bàn kinh doanh rộng lớn nên công ty đã áp dụng kiểu vừa tập trung vừa phân tán để thực hiện công tác kế toán của mình. Đây là sự lựa chọn hết sức phù hợp, đảm bảo tính thống nhất, tổng hợp trong việc cung cấp thong tin cho lãnh đạo công ty. Với việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đã góp phần nâng cao năng suáat và hiệu quả của công tác kế toán cũng như công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Như đã phân tích rõ ở phần trước, trong công tác hạch toán kế toán tại công ty thì hạch toán vốn bằng tiền là một khâu vô cùng quan trọng. Nhờ nhận thức rõ điều này, công ty đã có những biện pháp tốt trong việc tổ chức hạch toán cũng như quản lý và sử dụng vốn bằng tiền. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là mua những mặt hàng kim khí từ các liên doanh, xí nghiệp lớn chuyên sản xuất mặt hàng kim hí hoặc mua từ công ty nước ngoài rồi bán cho những đơn vị có nhu cầu về mặt hàng này. Do đó, công ty phải không ngừng cố gắng để mở rộng phạm vi kinh doanh của mình trên toàn quốc cũng như việc tìm kiếm thêm những bạn hàng quốc tế. Những vấn đề trên đây đã tác động không nhỏ đến công tác hạch toán vốn bằng tiền luôn cung cấp và đáp ứng nhu cầu thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho người quản lý đồng thời có thể giảm bớt những công việc trùng nhau giữa các bộ phận có liên quan. Với sự cố gắng nhanh nhạy của mình, kế toán vốn bằng tiền luôn hoàn thành công việc được giao. Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két được đảm bảo tính an toàn cao. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật hàng ngày nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác. Công tác kế toán tổng hợp được đơn giản hoá tới mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tượng kinh tế có liên quan đến tình trạng biến động của vốn bằng tiền. Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định và đã được chi tiết tối đa cho từng loại tiền. Sự chi tiết đó đã cho phép ban lãnh đạo nắm bắt được những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền , từ đó có thể ra các quyết định một cách chính xác và hợp lý. Sổ sách kế toán được lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch. Việc lưu trữ thông tin và lập sổ sách đã được thực hiện trên máy vi tính và chỉ in ra với sự lưạ chọn đối với sổ sách cần thiết phục vụ cho kinh doanh , quản lý. Nên doanh nghiệp đã trực tiếp giảm được một phần chi phí, đồng thời giảm được số lượng các chứng từ và sổ lưu trữ ở kho. Trên đây là một số những nhận xét về ưu điểm của công ty kim khí Hà nội nói chung và phòng kế toán nói riêng trong việc tìm ra con đường có tính hiệu quả nhất cho kinh doanh. Một số những tồn tại: Do địa bàn hoạt động quá rộng nên việc tập hợp số liệu chứng từ sổ sách còn chậm chạp, dẫn đến việc lập báo cáo kế toán định kỳ thường không đúng thời hạn gây chậm trễ trong việc ra quyết định đối với nhà quản lý. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Thông qua nó chủ doanh nghiệp có thể dự đoán được lượng tiền mang lại từ các hoạt động trong tương lai. Nhà quản lý cũng có thể thấy trước được khả năng thanh toán trong ký hoạt động tới ... Vì sự quan trọng đó mà hầu hết các doanh nghiệp đều lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nhưng cho đến nay công ty kim khí Hà nội vẫn chưa sử dụng vai trò của báo cáo này. Công ty vẫn chưa đầu tư đầy đủ cho các cửa hàng bán lẻ về phương tiện phục vụ trong hoạt động kinh doanh. Trình độ của các nhân viên tại xí nghiệp , cửa hàng chưa cao kể cả kế toán viên gây ra sự khó khăn, trì hoãn trong việc đối chiếu sổ sách với công ty và gây ra sự phiền hà không ít cho các nhân viên kế toán của công ty. Do sự yếu kém của nhân viên một số cửa hàng đã gây nên sự thất thoát về hàng hoá gây thiệt hại cho công ty. Hiện nay công ty đã sử dụng máy vi tính để lưu trữ số liệu và sổ sách nhưng vẫn chỉ là thực hiện phần mềm thông thường như: Word, Excel chứ chưa có một phần mềm riêng biệt để phục vụ công tác kế toán nên doanh nghiệp vẫn chưa thực sự phát huy hết vai trò của máy tính trong công tác hạch toán kế toán, chưa tiết kiệm được lao động của nhân viên kế toán và thời gian lập, ghi chép , tổng hợp số liệu và chuyển sổ. II. Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty Kim khí Hà nội. 1. Như đã nói ở trên doanh nghiệp áp dụng mô hình nửa tập trung nửa phân tán là do điều kiện về phạm vi hoạt động. Đối với chi nhánh của công ty đặt tại thành phố Hồ chí Minh như là một cửa hàng bán lẻ, Công ty đã cho áp dụng hình thức phân tán. Có thể nói đây là một phương án không mang lại hiệu quả cao vì việc bán lẻ trên thi trường thành phố Hồ chí Minh không mang lại kiệu quả mà chủ yếu là làm chức năng giao dịch giữa Công ty tại Hà nội và những tổ chức có nhu cầu mua với số lượng lớn . Khi có sự đồng ý của bên mua Công ty tại Hà nội mới chuyển hàng vào cho cửa hàng tại TP HCM. Việc chi nhánh phải hạch toán riêng đã làm tăng thêm chi phí cho công ty vì hàng tháng , quý công ty và chi nhánh phải tiến hành đối chiếu sổ sách. Vì vậy theo em, với chi nhánh này nên áp dụng mô hình tập trung. Nếu áp dụng mô hình này doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí đi lại mà còn tiết kiệm được một khoản lương hàng tháng cho nhân viên kế toán. Điều này cũng có nghĩa là bộ máy quản lý gọn nhẹ hơn. Lúc này doanh nghiệp cũng phải thay đổi cách hạch toán: Thay: Nợ TK 111 (112) CóTK 136 Bằng: Nợ TK 111(112) Có TK 131 (Khi nhận được tiền hoặc giấy báo Có của Ngân hàng kèm theo các bản chứng từ về số hàng đã bán do chi nhánh tại thành phố Hồ chí Minh gửi ra) 2. Hiện nay, Công ty không ngừng đẩy mạnh mối quan hệ không chỉ với các tổ chức trong nước mà cả với các tổ chức quốc tế. Do đó yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ rất quan trọng. Trong khi đó công ty chỉ có tài khoản 112.2: “Tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ” dùng để phản ánh tình hình tăng giảm ngoại tệ của đơn vị tại Ngân hàng mà không đăng ký sử dụng TK 111.1 “Tiền măt tại quỹ bằng ngoại tệ”. Điều này đã gây nên không ít những khó khăn. Giả sử khi khách hàng đến mua hàng và thanh toán bằng ngoại tệ thì đơn vị lại không thể nhập quỹ mà phải cử một người đi đổi lấy đồng Việt Nam hoặc đem gửi vào tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ tại Ngân hàng. Đây là sự lãng phí thời gian và nhân công một cách vô lý. Vì vậy theo em doanh nghiệp nên đăng ký sử dụng thêm tài khoản 111.2 “Tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ” để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh được thuận lợi. 3. Công ty có tài khoản TGNH tại các NH như: NH Công thương khu vực Đống Đa, EXIM-BANK, INDOVINA-BANK,... nên việc ghi chép chi tiết đối với từng NH là rất cần thiết, bởi nó giúp cho quá trình kiểm tra sổ sách được dễ dàng hơn. Công ty cũng đã tiến hành ghi chi tiết nhưng theo em cần phải ghi chi tiết hơn nữa đối với từng NH và từng nghiệp vụ phát sinh. Việc chi tiết đối với NH Công thương khu vực Đống Đa như Công ty đã làm là rất hợp lý. Nhưng đối với các NH khác tuy các nghiệp vụ phát sinh ít nhưng vẫn cần ghi chi tiết ngày, tháng phát sinh nghiệp vụ theo đúng cột ngày. Cụ thể như ở Nhật ký chứng từ số 2 sau đây: nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112 Tháng 12/1997 stt C.T Diễn giải Ghi có TK 112, ghi nợ TK..... Số Ngày 136.1 642 ..... Cộng có tk 112 2.12 ...... Nh CT KV ĐĐ ....... 6.300.000.000 500.000 .......... 241.588.399 ..... .... 5000.000 ........... 29.692.894.937 31.12 26.12 31/12 NH NN VN EXIM-BANK 7.000.000.000 7.000.000.000 142.093.741 117.500.215 117.500.215 142.093.741 117.500.215 7.000.000.000 7.117.500.215 13.300.000.000 501.182.355 36.952.488.893 Việc ghi chi tiết đối với từng tài khoản như trên trong Bảng kê số 2 cũng được thực hiện như vậy. 4. Công ty cần trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán đồng thời phải tổ chức đào tạo để nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán về chương trình kế toán máy nhằm quản lý chính xác được các con số. Bên cạnh đó Công ty cũng cần phải xây dựng một chương trình kế toán thống nhất trên máy vi tính nhằm tự động hoá ở mức độ cao nhất công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán vốn bằng tièen nói riêng. Chương trình máy tính này phải xây dựng trên cơ sở quá trính xử lý thông tin theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ như sau: Chứng từ gốc Xử lý nghiệp vụ Kho thông tin trên máy vi tính Kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ngày nay trên thế giới cũng như ở Việt nam có nhiều chương trình kế toán khác nhau, mỗi chương đều có những đặc trưng riêng, ưu nhược điểm riêng của mình. Mặc dù vậy mỗi chương trình kế toán đều thực hiện được những chức năng cơ bản sau: + Cho phép xác định các tệp dữ liệu như xác định danh mục các TK, cấu trúc các chứng từ, danh mục các đối tượng pháp nhân liên quan đến công tác hạch toán, danh mục hàng háo, sản phẩm, nguyên vật liệu. + Cho phép nhập các dữ liệu cố định và dữ liệu phát dinh của chu kỳ kế toán + Cho phép tìm, sửa chữa, bổ xung hoặc loại bỏ những thông tin cần thiết + Cho phép tính toán, tập hợp, điều chỉnh, phân bổ các chi phí vào các TK khác nhau theo công tác kế toán. + Cho phép in các báo cáo kế toán khi cần thiết. + Cho phép sao lưu kết quả và kết chuyển số dư sang chu kỳ kế toán mới. Việc tách riêng kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thông qua chương trình kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh, kiểm tra số liệu. Nếu nhân viên kế toán vào NKCT và các bảng kê bị nhầm lẫn thì có thể tìm kiếm, sửa chữa lại số liệu, tài khoản một cách nhanh chóng. Công ty nên tiến hành lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhằm giúp cho những nhà quản lý có được các quyết định một cách nhanh chóng và chính xác. Do đơn vị chưa có một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cũng như một kế hoạch thanh toán tiền công nợ thống nhất nên dẫn đến tình trạng số tiền mặt có tại quỹ của đơn vị không ổn định, có lúc quá ít cí lúc quá nhiều. Điều này dễ gây nên những khó khăn cho Công ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc gây ứ đọng quá nhiều tiền làm vòng quay của vốn bị chậm lại. Để khắc phục nhược điểm này, theo em Công ty nên xây dựng một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể trong từng kỳ hạch toán căn cứ vào kế hoạch thu chi tiền mặt trong kỳ. Định mức này có thể được xê dịch trong kỳ hạch toán, nhưng không được phép tăng quá cao hoặc quá thấp gây tình trạng bất ổn trong quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. Bên cạnh đó Công ty cũng cần lập kế hoạch thu hồi và thanh toán công nợ sao cho số tiền sẽ phải trả nợ cũng như số tiền nợ sẽ thu hồi cân đối nhau, đảm bảo được nhu cầu thu , chi tiền mặt của Công ty. 5.Về phương diện tổ chức phòng kế toán Cùng với sự phát triển của khoa học và kỹ thuật , bộ máy quản lý của doanh nghiệp nói chung và bộ máy phòng kế toán nói riêng phải ngày càng gọn nhẹ. Công ty đã không ngừng cố gắng trong công tác tổ chức phòng kế toán sao cho có hiệu quả nhất. Nhưng phòng kế toán hiện nay với 12 người vẫn còn quá kồng kềnh. Công ty nên chú ý hơn nữa trong vấn đề tổ chức cán bộ và phân công công tác để tránh tình trạng người thì không hết việc, người thì ngồi chơi như hiện nay. Theo em phòng kế toán chỉ nên có khoảng từ 6 đến 7 người để bộ máy được gọn nhẹ và không lãng phí lao động. Cụ thể như sau: Phòng kế toán vẫn được chia thành 3 nhóm: Nhóm 1: Kế toán tổng hợp và chi phí Gồm 2 người: Kế toán tổng hợp và kế toán chi phí( CF mua, bán , trích KHTSCĐ và các chi phí khác) Nhóm 2: Kế toán hàng hoá Gồm 2 người: -Kế toán mua, bán hàng hoá: chuyên theo dõi tìng hình mua , bán hàng và hàng tồn kho -Kế toán công nợ: theo dõi các khoản phải thu , phải trả với khách hàng. Nhóm 3: Kế toán vốn bằng tiền Gồm 2 người: - Thủ quỹ: Theo dõi và bảo quản két tiền mặt. - Kế toán vốn bằng tiền: theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt cũng như TGNH và theo dõi việc thanh toán với CNV. 6.Hiện nay, chế độ kế toán khuyến khích các doanh nghiệp lập và dử dụng Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp nhằm góp phần phản ánh một cách rõ rệt hơn quá trình hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh theo các hoạt động khác nhau trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp, cung cấp thông tin chính sác hơn cho nhà quản lý, từ đó có thể đưa ra những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vốn bằng tiền. Với những ưu điểm như vậy, theo em Công ty nên tiến hành việc lập và sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Về phương pháp lập, doanh nghiệp nên lập theo phương pháp trực tiếp( Mẫu B03-DN) vì phương pháp này phân tích trực tiếp các khoản thực thu, thực chi bằng tiền trên các sổ kế toán vốn bằng tiền theo từng loại hoạt động và theo nội dung thu, chi. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập dựa vào: - Bảng cân đối kế toán- Mẫu B01-DN -Sổ kế toán theo dõi thu, chi vốn bằng tiền. - Sổ kế toán theo dõi khoản phải thu, phải trả. kết luận Qua thời gian thực tập, kết hợp với nghiên cứu lý luận và thực tiễn, em nhận thấy công tác kế toán vốn bằng tiền vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tế cao. Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lú kinh tế thông qua việc phản ánh và giám đốc một cách chăt chẽ, toàn vẹn tài sản tiền vốn của công ty ở mọi khâu của quá trình tái sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó việc hoàn thiện công tác kế toán của công ty là một tất yếu, nhất là trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Vốn bằng tiền đã trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp cũng như các nhà quản lý thì việc hạch toán vốn bằng tiền đòi hỏi cũng phải được kiện toàn. Do hạn chế về hiểu biết lý luận và thực tiễn, hơn nữa thời gian thực tập tại công ty có hạn nên trong quá trình nghiên cứu và trình bày bài viết này không tránh khỏi sai sót và hạn chế. Em rất mong có được sự đóng góp và giúp đỡ của các thầy cô cùng cán bộ phòng kế toán Công ty kim khí Hà nội. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phan Quang Niệm đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em nghiên cứu và trình bày chuyên đề này. Em cũng xin chân thành cảm ơn các cán bộ nhân viên Phàng kế toán nói riêng và các cán bộ phòng ban khác của Công ty Kim khí Hà nội nói chung đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại Công ty và hoàn thành bài viết này.