Đề tài Hạch toán kế toán nguyên vật liệu và một số ý kiến hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu

lời nói đầu Sự chuyển mình từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước là một điều kiện tốt cho sự phát triển của Doanh nghiệp, mở ra hướng phát triển đa dạng cho các DNVN. Thế nhưng, sự phát triển đa dạng này cũng đồng nghĩa với quá trình cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp là làm thế nào để đứng vững trên thị trường, đáp ứng được yêu cầu của những người tiêu dùng vơi sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ, đồng thời cải thiện đời sống người lao động, mang lại lợi ích cho DN. Muốn đạt được mục tiêu này DN phải thực hiện đồng bộ các biên pháp quản lý các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các yếu tố này thì hạch toán kế toán, cụ thể hạch toán nguyên vất liệu giữ vai trò rất quan trọng. Kế toán NVL là một phần của công tác kế toán nhằm thông tin, phản ánh tình hình mua sắm yếu tố đầu vào - đó là NVL của quá trình sản xuất, cũng như quá trình xuất kho sử dụng NVL cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó giúp doanh nghiệp xác định được giá thành sản phẩm – dịch vụ là một điều qua trọng của DN. Do vậy, kế toán NVL có đảm bảo tốt thì mới đảm bảo cho việc cung cấp NVL, ngăn chặn hoạt động lãng phí vật liệu và góp phần giảm bớt chi phí, hạ thấp giá thành. Nhận thức được vai trò rất quan trọng của kế toán NVL nên em đã mạnh dạn nghiên cứa đề tài: “ Hạch toán kế toán NVL và một số ý kiến hoàn thiện kế toán NVL “ để từ đó thấy được những mặt còn tồn tại, đề xuất ý kiến với hy vọng nhằm đóng góp một phần cho việc hoàn thiện kế toán NVL dựa trên cơ sở phân tích về lý luận, kiểm soát thực trạng. Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề án có các phần sau: Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL Phần 2: Thực trạng kế toán NVL ở các DN sản xuất kinh doanh và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán. Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL I. Sự cần thiết của việc hoàn thiện Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Chính vì vậy, ngay từ thời cổ xưa, người ta đủ thấy sự cần thiết muốn duy trì và phát triển đời sống của mình và xã hội thì phải tiến hành sản xuất những vật dùng, thức ăn như thế nào. Như ta đã biết, kế toán là một trong những công cụ hữu ích trong việc quản lý kinh tế. Bởi vậy, khi kinh tế phát triển với một số nền sản xuất có quy mô ngày càng lớn, với trình độ xã hội hoá và sứa phát triển ngày càng cao, với yêu cầu của quy luật kinh tế mới phát sinh..., thì hoạt động của công tác kế toán cũng cần có sự phát triển phù hợp để được thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của mình. Như vậy, việc thực hiên công tác kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất nói chung và cho nền kinh tế nói riêng là tất yếu . Đặc biệt, trong điều kiện kinh tế nước ta hiện nay, khi chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường với những điểm mạnh thực sự trong cơ chế quản lý kinh tế – tài chính thì việc hoàn thiện công tác kế toán sao cho thích ứng với cơ chế mới luôn luôn được đặt ra và cần thiết. Kế toán nghiệp vụ xuất nhập là một mảng quan trọng trong hệ thống kế toán nói chung, vì vậy vai trò tất yếu khách quan của việc hoàn thiện hệ thống kế toán cũng hoàn thiện kế toán NVL cũng mang tính chất tất yếu cần thiết, nhất là trong bối cảnh hiên nay. Khi luật thuế GTGT mới được áp dụng từ ngày 1/1/199 thì hoàn thiện công tác này sẽ đảm bảo cho DN tính đúng tính đủ giá nhập – xuất NVL, từ đó làm cơ sở cho việc tính đúng, giá thành sản phẩm – một trong những điều qua trọng của mối giá trị sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường. II. Một vài nét chung về NVL trong các DN sản xuất. 1.Đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất. * Khái niệm: Vật liệu là đối tượng được chuyển hoá do lao động có ích của con người. Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người đều là đối tượng lao động. NVL nào cũng có thể là đối tượng lao động, song không phải bất cư đối tượng nào cũng là NVL. Mọi đối tượng lao động có khả năng biến đổi do lao động của con người mới là NVL. * Đặc điểm: Bất kỳ một DN nào khi tiến hành sản xuất đều phải có 3 yếu tố cơ bản, đó là: - Tư liệu lao động - Đối tượng lao động - Sức lao động Trong các DN sản xuất, NVL chính là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở sản xuất hoàn thiện nên sản phẩm. Khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. * Vai trò: NVL là yếu tố quyết định đến sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh trong DN. NVL không chỉ ảnh hưởng đến số lượng mà còn ảnh đến chất lượng của sản phẩm. NVL có đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm tạo ra mới phù hợp nhu cầu thị trường, tạo ra sức cạnh tranh cao. Bên cạnh chất lượng sản phẩm được bảo đảm thì phải nói tới giá cả, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì DN mới có chỗ đứng để tồn tại và phát triển theo cơ chế thị trường hiện nay. Điều đó khiến DN phải quản lý NVL từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu chặt chẽ nhằm thực hiện tối đa chi phí sản xuất, giảm tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất để giảm giá thành sản phẩm. Như vậy, tuỳ theo tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng DN để lựa chọn phương pháp bảo quản, quản lý vật liệu sao cho phù hợp. Song nhìn chung với phương pháp nào thì vẫn phải đảm bảo yêu cầu đặt ra là vật liệu cần được quản lý tốt ở các khâu mua, bảo quản, dữ trữ và sử dụng hợp lý, có hiệu quả. * Do đặc điểm, vai trò của NVL nên kế toán NVL có những nhiệm vụ sau: - Phải theo dõi phản ánh được tình hình xuất – nhập khẩu và tồn kho của từng danh điểm vật liệu - Phân bổ giá trị vật liệu xuất đúng vào sản phẩm sản xuất kinh doanh phù hợp với các đối tượng sử dụng. - Tính giá NVL theo chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm riêng của DN. - Tham vào công tác kiểm kê kho vật liệu, phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê. - Thường xuyên phân tích tình hình cung cấp, dự trự, sử dụng NVL, đối chiếu với định mực dự trự để kịp thời phát hiện vật liệu thừa thiếu so với định mức, từ đó đề xuất với DN điều chỉnh kịp thời kế hoạch đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra đều đặn và liên tục. 2. Phân loại NVL: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, DN sử dụng rất nhiều loại có hình dáng, kích cỡ khác nhau, tính chất cơ - lý – hoá cũng khác nhau. Chính vì vậy, mỗi loại vật liệu cũng có vai trò công dụng khác nhau. Căn cứ vào những điểm này, chúng ta có thể phân chia NVL thành các loại sau: - NVL chính: là NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm. - Vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kết hợp với NVL chính làm nên hình dáng, màu sắc bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất dược thuận lợi. NVL chính và NVL phụ ở đây chỉ có ý nghĩa tương đối trong phạm vi của doanh nghiệp. - Nhiên liệu: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất như: than, củi, xăng,... - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,... - Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp: là vật liệu DN mua về nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản và các máy móc thiết bị mua về để chuẩn bị lắp đặt đưa vào sử dụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh. - Phế liệu và các loại vật liệu khác. 3.Tíng giá NVL: a. Tính giá NVL nhập kho. Giá trị vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế. Tuy theo loại hình DN tính VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế hay không có thuế. Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế = giá ghi trên hoá đơn + thuế NK ( nếu có ) + chi phí thu mua – các khoản chênh lệch, giảm giá hàng mua - Đối với vật liệu thuê ngoài ra công chế biến: Giá TT = giá trị vật liệu xuất chế biến + chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chế biến) - Đối với vật liệu tự sản xuất: giá thực tế = giá thành sản xuất thực tế. Đối với vật liệu do nhận vốn góp liên doanh cổ phần: Giá thực tế = giá trị vật liệu được các bên tham gia góp vốn chấp nhận + chi phí liên quan đến tiếp nhận (nếu có). Giá thực tế = giá thị trường+ chi phí liên quan đến tiếp nhận (nếu có). Đối với vật liệu được tặng thưởng: - Đối với phế liệu: giá thực tế là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị tối thiểu. Ngoài ra khi tính giá NVL nhập vào, người ta còn sử dụng giá hạch toán. Vật liệu nhập kho chỉ được tính theo giá hạch toán khi có những vật liệu xuất sử dụng ngay trong kinh doanh nhưng chưa biết giá thực tế vật liệu nhập. Giá hạch toán còn được gọi là giá tạm tính hay giá kế hạch. Giá hạch toán = số lượng thực nhập x đơn giá hạch toán. Vật liệu nhập trong kỳ vẫn được tính theo giá thực tế, đến cuối kỳ trên cơ sở ghi sổ giá hạch toán và giá thực tế nhập đã biết, ta tính hệ số giá, tính giá trị vật liệu xuất sử dụng b, Tính giá vật liệu xuất Trong quá trình sản xuất, việc đánh giá vật liệu theo giá thực tế rất quan trọng. Nó giúp cho việc phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ quản lý của từng cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): phương pháp này giả định vật tư nào nhập kho trước sẽ được xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy: giá trị vật liệu tồn kho sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Đặc điểm này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. - Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO). Phương pháp này tính trên cơ sở giả định lô vật tư nào nhập sau sẽ được xuất dùng trước. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. - Phương pháp trực: theo phương pháp này khi NVL thực tế xuất kho thuộc lô hàng nào thì tính theo giá thực tế của lô đó. Phương pháp này còn gọi là phương pháp thực tế đích danh thường sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. - Phương pháp giá hạch toán: theo phượng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ hạch toán sang giá thực tế theo công thức: - Phương giá đơn vị bình quân: theo phương pháp này, giá thực tế VL xuất dùng trong kỳ được tính theo giá bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước or bình quân theo mỗi lần nhập). Giá thực tế VL xuất = giá hạch toán VL x Hệ số giá VL dùng or tồn cuối kỳ xuất dùng or tồn cuối kỳ Giá thực tế VL = Số lượng VL x Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân Trong đó: Giá đơn vị Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ = bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Giá đơn vị bình Giá thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trước = quân cuối kỳ trước Lượng thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trước Phương giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung. Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn trước khi nhập + số nhập = sau mỗi lần nhập Lượng thực tế VL tồn trước khi nhập + số nhập Phương pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động VL trong kỳ nhưng không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên nhưng lại tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Phương pháp trị giá tồn VL cuối kỳ: theo phương pháp này, cuối kỳ hạch toán, các DN tiến hành kiểm kê vật tư tồn kho và trị giá vật liệu tồn kho theo một mức giá nào đó ( thường là giá thực tế của lần nhập cuối cùng). Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Hệ số giá (H ) = Giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Giá thực tế VL xuất kho = giá hạch toán của VL xuất x H III. Kế toán tổng hợp NVL . 1. Đối với các DN áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). 1.1. Khái niệm: KKTX là phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, phản ánh, ghi chép một cách thường, liên tục, có hệ thống trong tình hình, xuất, tồn kho vật liệu, hàng hoá trên sổ sách kế toán. Phương pháp này, thường được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những tiện ích của nó: độ chính xác cao, cung cấp một cách kịp thời, cập nhật và được sử dụng trong các DN có quy mô lớn, sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng có giá trị cao, sử dụng NVL đắt tiền. Theo phương pháp này, tình hình nhập – xuất kho NVL được ghi chép phản ánh hàng ngày theo lần phát sinh, do đó, lúc nào kế toán cũng xác định được giá trị xuất – nhập, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng trên các tài khoản tồn kho. 1.2. Hạch toán tình hình biến động NVL ở các đơn vị. a, Hạch toán tình hình biến động tăng NVL * Thủ tục và chứng từ: - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để mua NVL. - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để người mua thực hiện vận chuyển NVL về DN Bên bán phải giao cho bên mua hợp đồng bán hàng và hoá đơn GTGT or hoá đơn kiểm phiếu xuất kho. - Trước khi nhập kho NVL, phải kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiểm nghiệm để xác định số lượng vật liệu đúng quy cách phẩm chất hoặc sai quy cách phẩm chất để xác định trách nhiệm các bên có liên quan. - Lập phiếu nhập kho và chỉ nhập kho đối với vật liệu đúng quy cách, phẩm chất * Tài khoản sử dụng. Nợ 151 Có giá trị NVL đang đi trên - Giá trị NVL đã nhập đường đă có hoá đơn kho Dư nợ: giá trị NVL đang đi đường - TK 151 “ hàng mua đang đi trên đường “ phản ánh tình hình biến động giá thực tế hàng mua đang đi trên đường đã có hoá đơn. Nợ 152 Có - Giá thực tế VL nhập kho Dư nợ: giá thực tế VL tồn kho cuối kỳ TK 152: “ nguyên liệu – vật liệu”: phản ánh sự biến động nhập – xuất – tồn kho VL theo giá thực tế. Các DN khi vận dụng TK 152 cần phải mở chi tiết để hạch toán riêng từng loại NVL nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của DN. TK 111,112, 133, 331, 311,... * Trình tự hạch toán: - NVL mua vào sử dụng hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu VAT theo phương pháp khâú trừ: Nợ TK 152 : giá mua NVL chưa có thuế Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331: tổng số tiền theo giá thanh toán Mua NVL phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế VAT hoặc chịu VAT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 152: trị giá NVL theo giá thanh toán Có TK 111, 112, 141, 331 Mua NVL nhập kho phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân... kế toán ghi sổ nhập kho cả NVL thừa ( lập biên bản ) Nợ TK 152: trị giá mua của NVL thực nhập chưa có thuế VAT Nợ TK 133: thuế VAT theo hoá đơn Có TK 331: số phải trả người bán theo hoá đơn Có TK 3381: trị giá mua của NVL thừa Khi xác định được nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các TK có liên quan. + Nếu do bên bán xuất nhầm, doanh nghiệp xin mua cả NVL thừa – bên bán đồng ý thì ghi: Nợ TK 3381: giá mua NVL chưa thuế (NVL thừa) Nợ TK 133: thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: số tiền phải trả thêm cho người bán + Nếu do bên bán xuất nhầm, DN phải trả lại bên bán: Nợ TK 3381 Trị giá NVL trả lại bên bán Có TK 152 + Nếu do nguyên nhân tự nhiên, DN được hưởng, kế toán ghi vào thu nhập bất thường: Nợ TK 3381 Trị giá NVL thừa Có TK 721 + Nếu nguyên nhân do bên bán xuất nhập or NVL phải chuyển sai hợp đồng DN từ chối mua và chỉ bảo quản hộ bên bán, kế toán ghi vào TK 002 Nợ TK 002: trị giá NVL bảo quản hộ Khi xuất trả lại bên bán : Có TK 002: trị giá NVL trả lại bên bán Nhập kho NVL tự sản xuất gia công Nợ TK 152 Trị giá NVL nhập kho Có TK 154 - Nhập kho NVL nhận đóng góp liên doanh Nợ TK 152 Trị giá NVL nhập kho Có TK 411 Nhập kho NVL được cấp: Nợ TK 152 Có TK 411 Nhập kho NVL được biếu, tặng, viện, trợ Nợ TK 152 Có TK 411 - Trường hợp NVL được mua từ tháng trước, nhập kho DN tháng này........nhận được phiếu nhập vật tư phản ánh số NVL này, kế toán căn cứ vào chứng từ nhập kho NVL và giá mua ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Nhập kho phế liệu thu hồi từ sản xuất Nợ TK 152 Có TK 154, 142, 721, 621 - Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL Nợ TK 152 Có TK 222 b, Hạch toán tình hình giảm NVL * Thủ tục: Để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, quản lý sản xuất trong các phân xưởng, bộ phận sản xuất,... NVL cần được phản ánh kịp thời, tính toán chính xác dựa trên các chứng từ như phiếu xuất kho, hoá đơn kiểm phiếu xuất kho,... khi có nhu cầu, bộ phận xin lĩnh hay phòng cung ứng lập phiếu xuất kho cho các loại vật tư cần dùng cho sản xuất. Sau khi thủ kho ghi số thực xuất và cùng người nhận ký vào phiếu, phiếu được lập làm ba liên: 1 giao cho người lĩnh, 1 cho người cung ứng NVL,1 lưu lại để ghi thẻ và chuyển cho phòng kế toán * TK sử dụng: - TK 621: chi phí NVL trực tiếp - TK 627, 642, 641, 111, 112 * Trình tự hạch toán: - Xuất kho NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Trị giá NVL xuất kho Có TK 152 - Xuất vốn NVL góp vốn liên doanh: trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hợp đồng kinh tế và sự thoả thuận giữa các bên liên doanh: + Nếu trị giá vốn góp lớn hơn trị giá thực tế của NVL Nợ TK 222, 128 : trị giá vốn góp Có TK 152 : trị giá NVL Có TK 421 : chênh lệch +Nếu trị vốn góp nhỏ hơn trị giá thực tế của NVL Nợ TK 222, 128: trị giá vốn góp Nợ TK 421 : chênh lệch Có TK : trị giá thực tế NVL - Kiểm kê kho, phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân. Nợ TK 1381 trị giá NVL thiếu Có TK152 - Khi xác định được nguyên nhân: + Nếu quy được trách nhiệm, bắt người phạm lỗi phải bồi thường Nợ TK 1388 : số tiền theo giá thành khi mua NVL Có TK 1381 : giá mua NVL chừa thuế VAT Có TK 133 : thuế VAT của NVL thiếu + Nếu NVL thiếu trong định mức: theo quy định hiện hành – ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 trị giá NVL thiếu Có TK 1381 + Nếu do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm: ghi vào chi phí bất thường Nợ TK 821 trị giá NVL thiếu Có TK 1381 - Xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 - Xuất kho NVL cho vay mượn Nợ TK 128 Có TK 152 2. Đối với DN áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK). 2.1. Khái niệm: Phương KKĐK là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động các loại vật tư hàng hoá sản phẩm trên các TK phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cở sở kiểm kê cuối cùng, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Phương pháp thích hợp với các DN quy mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng thấp, sử dụng NVL ít tiền, chủng loại phức tạp, việc theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày khó khăn. Độ chính xác của phương pháp này không cao nhưng tiết kiệm được thời gian ghi chép. 2.2. Tài khoản sử dụng: - TK 611 “Mua hàng “ dùng để theo tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế. Nợ 611 Có - Giá thực tế NVL tồn kho - Giá NVL thực tế xuất bán đầu kỳ và tăng trong kỳ thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ - TK 152: “ nguyên liệu, vật liệu “: dùng để phản thực tế NVL tồn kho Nợ 152 Có - Giá thực tế NVL tồn kho kỳ - Khoảng cách giá thực tế cuối kỳ NVL tồn đầu kỳ - - Giá thực tế NVL tồn kho - TK 151 “ hàng mua đang đi đường”: phản ánh trị giá số hàng mua nhưng đang đi đường hay gửi tại kho người bán. Nợ 151 Có - Giá thực tế hàng đi đường - Khoảng cách giá thực tế cuối kỳ hàng đi đường đầu kỳ - Giá thực tế hàng đi đường 2.3 Phương pháp hạch toán - Đầu kỳ: k/c trị giá NVL còn lại kỳ đầu kỳ Nợ TK 611 Có TK 151, 152 - Trong kỳ: +Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế Nợ TK 611: giá mua chưa thuế VAT Nợ TK 1331: VAT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331: tổng số tiền theo giá thanh toán + Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế VAT or chịu thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 611 Có TK 111, 112, 141, 331 - Cuối kỳ: + Kiểm kê, xác định và kết chuyển trị giá NVL còn lại Nợ TK 151, 152, Có TK 611 + Tính và kết chuyển trị giá NVL xuất dùng trong kỳ Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 611 Xuất trong kỳ = Tồn đầu kỳ + mua trong kỳ – tồn cuối kỳ Phần II. thực trạng công tác kế toán NVL ở các DN sản xuất và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán. I. Thực trạng công tác kế toán NVL ở các DN sản xuất Vất liệu sử dụng trong các DN có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng đối với từng dây truyền công nghệ sản xuất từng loại sản phẩm. Vì vậy, công việc phân loại vật liệu có tốt thì mới tổ chức tốt được việc quản lý,bảo quản và hạch toán vật liệu. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các DN, đặc trưng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất.Tuy nhiên, cũng có trường hợp cùng một loại vật liệu ở một DN, có lúc được sử dụng như vật liệu chính, có lúc lại được sử dụng như vật liệu phụ. Trong trường hợp này, việc phân loại vật liệu lại được căn cứ vào vai trò và tác dụng chính của chúng. Hạch toán theo cách phân loại nói trên..... được yêu cầu phản ánh tổng quát mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫm cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá đối với từng vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu, DN thường xây dựng “số danh điểm” xác định thống nhất tên gọi của thứ vật liệu, mã ký hiệu, quy cách của vật liệu, số liệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Bên cạnh việc quản lý tốt NVL cũng là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán VL ở DN. Trong công tác kế toán NVL ở các DN, vật liệu được tính theo giá thực tế – là loại giá được hình thành trên cở sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của DN. Việc xác định giá thực tế của NVL nhập kho được dựa trên hoá đơn chứng từ và chi phí khi mua. Trong thực tế, nhiều DN có ít danh điểm NVL, số lần nhập – xuất ít có thể áp dụng phương pháp FIFO or LIFO, những DN có điều kiện kho tàng để bảo quan riêng từng lô vật tư tồn kho, vật tư có yêu cầu khắt khe về thời hạn bảo quản thường áp dụng phương pháp tính trực tiếp. Còn đối với DN có nhiều danh điểm vật tư, số lần xuất – nhập nhiều thì lại áp dụng phương pháp hệ số giá để tính giá thực tế NVL xuất kho. Trong điều kiện hiện nay, mặc dù mới áp dụng luật thuế GTGT (1/1/1999) nhưng công tác hạch toán mua và nhập kho NVL dùng để sản xuất sản phẩm thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng như khấu trừ đã dần được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số khó khăn tai các DN liên quan đến các hoá đơn chứng từ thuế GTGT và việc mua sắm NVL. Như chúng ta đã biết, các hoá đơn chứng này là cơ sở pháp lý để chứng minh nghiệp vụ kế toán phát sinh là cơ sở để kế toán hạch toán quá trình mua sắm NVL nhưng từ khi áp dụng thuế mới việc thực hiện những quy định về hoá đơn chưa đồng bộ đã gây trở ngại cho các DN được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Các DN này phải chọn DN cung ứng vật tư cho mình cũng là nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ để có được hoá đơn đầu vào được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Như vậy, phạm vi lựa chọn người cung ứng NVL bị hạn chế làm cho DN gặp nhiều khó khăn nhất định. Bên cạnh đó, việc xuất hiện các hoá đơn khống, giả cũng gặp khó khăn cho các kế toán mua NVL. Về hạch toán chi tiết NVL: đó là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhăm mục đích theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của từng chủng loại VL cả về chất lượng, số lượng và giá trị. Giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Về mặt quản lý: chủng hình thành một tổng thể hoàn chỉnh các thủ tục phục cho công tác quản lý Về mắt ghi chép: đây là hai quá trình song song, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết đều dựa vào một cơ sở chung: đó là hệ thống chứng từ thống nhất, do đó phải đảm bảo sự kiểm tra thống nhất và đối chiếu lẫn nhau. Hiện nay DN có thể lựa chọn hạch toán chi tiết vật liệu theo 1 trong 3 phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp số đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp số dư II. Một số ý kiến đề xuất Từ thực trạng công tác kế toán NVL tại các DN, nhận thấy có một số tồn tại sau: 1. Về phía các cơ quan quản lý: khi ban hành các quyết định mới, các chính sách thuế mới vẫn chưa áp dụng hướng dẫn một cách đồng bộ, thể hiện gần đây là hai loại thuế GTGT và thuế TNDN đã gây ra những xáo trộn không nên có trên thị trường và những khó khăn nhất định cho các doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi ban hành những chính sách, những thay đổi mới, thiết nghĩ các cơ quan và những người có thẩm quyền ban hành và sửa đổi phải: + Nắm bắt được thực trạng của các DN trong nền kinh tế + Quy định vài hướng dẫn cụ thể đối với từng doanh nghiệp, tránh tình trạng áp dụng không đồng bộ hoặc làm cho các DN không hiểu được bản chất của những quan điểm mới. + Quan lý chặt chẽ việc thực hiện để trong quá trình đó, nếu có gì vướng mắc sẽ xử lý và giải quyết kịp thời, đặc biệt đối với hai luật thuế hiên nay là thuế GTGT và TNDN . Cơ quan thuế cần phổ biến rộng rãi, cung cấp dễ dàng, đầy đủ hoá đơn bán hàng cho các DN cũng như cơ hội kinh doanh và kiên quyết xử phạt cơ sở kinh doanh không chịu xuất hoá đơn khi bên mua yêu cầu hoặc sử dụng hoá đơn chứng từ giả. Có thực hiện tốt các công việc trên thì những quyết định, những chính sách mới có khả năng thực thi hiệu quả. 2. Về phía các DN. Công tác quản lý cũng như hạch toán NVL chưa thật hiệu quả. Cụ thể: có lúc NVL dự trự quá thừa trong khi có lúc lại không đủ để đảm bảo cho qua trình sản xuất diễn ra bình thường liên tục. Bên cạnh đó, việc hạch toán NVL còn những tồn tại về mặt xác định giá trị thực tế NVL nhập – xuất do kế toán VNL còn gặp khó khăn trong việc đánh giá NVL trong khi có thuế GTGT cũng như trong việc yêu cầu đơn vị bán phải có hoá đơn thuế GTGT khấu trừ. 3. Như phần trên đã trình bày, có các phương pháp tính giá NVL xuất kho sau: - Phương pháp giá đơn vị bình quân - Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) - Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO) - Phương pháp trực tiếp - Phương pháp giá hạch toán Trong một thị trường ổn định, khi giá không thay đổi thì việc lựa chọn phương pháp nào không quan trọng bởi vì giá không đổi từ người này sang người khác thì tất cả các phương pháp đều cho cùng một kết quả. Tuy nhiên, trong một thị trường không ổn định, khi giá lên xuống thất thường thì mỗi phương pháp lại có các kết quả khác nhau. Chính vì vậy, việc lựa chọn phương pháp nào để tính giá NVL xuất hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của DN. Chúng ta đã biết, mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm khác nhau. Cụ thể: + Phương pháp trực tiếp: kết quả của nó sẽ làm tương xứng giữa chi phí và thu nhập. Tuy nhiên, chỉ được sử dụng khi NVL có giá trị cao, được xác định theo đơn chiếc hoặc từng lô. + Phương pháp giá đơn vị bình quân: có khuynh hướng che giấu sự biến động giá. + Phương pháp FIFO: giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối tài sản sát với giá thức tế nhất. + Phương pháp LIFO: chọn chi phí phát sinh sau cùng để xác định trị giá NVL xuất, do đó có sự tương xứng tốt nhất giữa chi phí hiện hành và thu nhập trên báo cáo kết quả kinh doanh Từ việc phân tích trên cho ta thấy: nếu DN muốn mở rộng quy mô sản xuất bằng cách thu hết vốn đầu tư từ bên ngoài như ngân hàng, các chủ đầu tư thì DN phải tìm mọi cách để lành mạch hoá nền tài chính.Trong trường hợp này, sử dụng phương pháp FIFO là thích hợp nhất. Nhưng nếu DN muốn chậm lại thời gian nộp thuế thì DN nên chọn phương pháp LIFO vì phương pháp này cho giá trị NVL xuất lớn nhất và do đó giá thành sản xuất, lợi nhuận gộp và thuế phải nộp là nhỏ nhất. Nói tóm lại, tuỳ thuộc vào từng thời kỳ, tuỳ thuộc vào tình hình tài chính của DN để lựa chọn phương pháp cho thích hợp, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho DN mình. 4. Theo chế độ kế toán hiện hành có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho, đó là: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Sự khác nhau cơ bản giữa 2 phương pháp này chính là tính chất của việc theo dõi và phản ánh tình hình biến động của NVL trên sổ kế toán * Phương pháp kiểm kê thường xuyên: theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình xuất nhập, tồn kho NVL trên sổ kế toán. * Phương pháp kiểm kê định kỳ: căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của NVL trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính ra giá trị VNL xuất dùng trong kỳ. Như vậy, phương pháp kiểm kê định kỳ: mọi biến động của NVL không được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho – các tài khoản tồn kho này chỉ dùng để phản ánh giá trị NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Theo em, sự quyết định như vậy làm mất tính đặc trưng, cơ bản của phương pháp kế toán, đó là phương pháp tài khoản và kéo theo đó là mất đi nội dung cơ bản của tài khoản kế toán - đó là việc phản ánh sự vận động không ngoài hai mặt đối lập của bất kỳ một đối tượng kế toán nào trên tài khoản. Vì vậy, nên có quyết định thống nhất phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho cả tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của hàng tồn kho, không có sự phân biệt cho trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ hay kê khai thường xuyên. 5. Theo quyết định của chế độ kế toán hiện hành cũng như chuẩn kế toán quốc tế thì việc trích lập và hạch toán dự phòng giảm giá NVL tồn kho trong các DN là cần thiết. Nó giúp cho các DN có nguồn tài chính để bù đắp các khoản thiệt hại có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh. Tuy nhiên, chỉ nên lập dự phòng cho những NVL mà sản phẩm sản xuất ra từ các loại NVL này bị giảm giá trên thị trường Để khắc phục đúng hình thức về dự phòng như hiên nay, nhất thiết các khoản tổn thất thực tế do giảm giá hay các khoản dự phòng không dùng đến phát sinh trong năm kế hoạch phải được ghi nhận vào các tài khoản phản ánh dự phòng kết luận: Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của DN. Vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các DN, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trự và sử dụng NVL trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của DN như chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu doanh lợi, lợi nhuận và giá thành,... Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của NVL và bên cạnh đó, để phù với điều kiện mới cũng như thay đổi trong cơ chế tài chính, hoàn thiện công tác kế toán NVL là không thể thiếu được để quản lý vật liệu tốt hơn, thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất và dự trự, sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa hiện tượng mất mát, lãng NVL trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Chuyên đề này được viết để nhằm đóng góp một phần ý kiến vào việc hoàn thiện công tác kế toán NVL. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song trắc không thể tránh khỏi được nhiều thiếu sót trong quá trình nghiên cứu và viết đề án. Vì vậy, mong sẽ nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến để chuyên đề này thực sự mang lại hiệu quả cao hơn. tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính VAT 2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp Vụ chế độ kế toán NXB Tài chính 2000. 3. Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán NXB Giáo dục 4. Hệ thống chuẩn mực kế toán Quốc tế. 5. Tạp chí kế toán 1999 – 2000. mục lục