Đề tài Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ. Ưu - Nhược điểm và điều kiện vận dụng

LỜI MỞ ĐẦU Hàng tồn kho là một yếu tố rất quan trọng của phần lớn doanh nghiệp. Vì vậy việc hạch toán đúng hàng tồn kho không chỉ giúp cho doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hóa dự trữ đúng mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, mặt khác không dự trữ quá ít để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn. Như ta đã biết có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho đó là phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp Kiểm kê định kỳ (KKĐK). Hai phương pháp này có sự khác nhau về nội dung, về việc hạch toán…. và mỗi phương pháp đều có ưu - nhược điểm và điều kiện vận dụng riêng. Do đó, việc lựa chọn phương pháp nào là tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp. Việc lựa chọn phương pháp thích hợp sẽ giúp cho công tác kế toán được hoạt động thuân lợi hơn, mang tính chính xác cao hơn và một phần quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên các báo cáo của kế toán. Hiểu được tầm quan trọng này và cùng với sự giúp đỡ tận tình của cô Lê Thị Mỹ Kim em đã chọn đề tài: “ Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ. Ưu - nhược điểm và điều kiện vận dụng”. Kết cấu đề tài gồm có 4 phần: Phần 1: Giới thiệu khái quát về hàng tồn kho Phần 2: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX & KKĐK. Ưu – nhược điểm và điều kiện vận dụng Phần 3: Phân biệt hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho: KKTX – KKĐK Phần 4: Vấn đề hàng tồn kho hiện nay ở Việt Nam và biện pháp khắc phục Đây là lần đầu tiên em nghiên cứu và viết đề tài này nên không thể tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình tìm hiểu, trình bày. Nên em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn sinh viên để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 1 BĐS Bất động sản 2 CC Công cụ 3 CKTM Chiết khấu thương mại 4 CL Chênh lệch 5 DC Dụng cụ 6 DN Doanh nghiệp 7 GGHM Giảm giá hàng mua 8 GTGT Giá trị gia tăng 9 KKĐK Kiểm kê định kỳ 10 KKTX Kê khai thường xuyên 11 NK Nhập khẩu 12 NVL Nguyên vật liệu 13 SXKD Sản xuất kinh doanh 14 TK Tài khoản 15 TTĐB Tiêu thụ đặc biệt DANH MỤC SƠ - ĐỒ BẢNG BIỂU Bảng 3.1: Bảng so sánh sự khác nhau giữa phương pháp KKTX và KKĐK về phương pháp hạch toán PHẦN 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ HÀNG TỒN KHO 1.1.KHÁI NIỆM HÀNG TỒN KHO Có rất nhiều khái niệm liên quan đến hàng tồn kho khác nhau, tuy nhiên ta có thể hiểu “Hàng tồn kho là một loại tài sản ngắn hạn vì nó thường bán đi trong vòng một năm hay trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh. Ở doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa mua về để bán lại. Ở đơn vị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Ngoài ra, hàng đã mua đang trên đường đi chưa về nhập kho và hàng đã xuất kho gửi đi bán, hàng để ở cửa hàng nhưng chưa bán cũng bao gồm trong hàng tồn kho của doanh nghiệp”. v Theo chuẩn mực số 02 thì hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; 1.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA HÀNG TỒN KHO Từ khái niệm hàng tồn kho đã nêu ở trên, ta có thể thấy đặc điểm của hàng tồn kho chính là đặc điểm riêng của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, sản phẩm dở dang, hàng hóa. Với mỗi loại chúng có những đặc điểm riêng sau: Thứ nhất: - Nguyên vật liệu (NVL) là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như: sợi trong doanh nghiệp dêt, da trong công nghiệp đóng dày, vải trong doanh nghiệp may mặc - Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác đọng của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Thứ hai: - Công cụ, dụng cụ (CC, DC) là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy đinh để xếp vào tài sản cố định - CC, DC thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, trong quá trình sử dụng, chúng giữ nguyên hình thái hiện vật ban đầu - Về mặt giá trị, CC, DC cũng bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng. Bởi vậy, khi phân bổ giá trị của CC, DC vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán phải sử dụng phương pháp phân bổ thích hợp sao cho vừa đơn giản trong công tác kế toán vừa bảo đảm được tính chính xác của thông tin kế toán ở mức có thể tin cậy được Thứ ba: - Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chẩn kỹ thuật quy định và nhập kho. Sản phẩm của các doanh nghiệp công nghiệp sản xuất ra chủ yếu là thành phẩm, ngoài ra có thể có bán thành phẩm. Những sản phẩm hàng hóa xuất kho để tiêu thụ, đã thanh toán hay chấp nhận thanh toán gọi là snar lượng hàng hóa thực hiện Thứ tư: Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh vẫn chưa hoàn thành nhập kho, chúng vẫn còn tồn tại ở các phân xưởng sản xuất. Có những sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa nhập kho mà doanh nghiệp xuất bán trực tiếp hoặc gửi bán thì được ghi giảm giá trị sản phẩm dở dang. Thứ năm: Hàng hóa (tại các doanh nghiệp thương mại) được phân theo từng nghành hàng, gồm có: Hàng vật tư thiết bị, hàng công nghệ phẩm tiêu dùng, hàng lương thực, thực phẩm chế biến… Kế toán phải ghi chép số lượng, chất lượng và ghi chép chỉ tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ thích hợp. Phân bổ hơp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ. 1.3. PHÂN LOẠI HÀNG TỒN KHO Mỗi doanh nghiệp hay loại hình doanh nghiệp, do có đặc thù riêng nên sử dụng các loại hàng tồn kho khác nhau. Tùy thuộc vào tiêu thức mà doanh nghiệp lựa chọn, hàng tồn kho có thể chia làm nhiều loại khác nhau. Theo mục đích sử dụng: hàng tồn kho có thể chia thành hai loại đó là: Hàng tồn kho sẽ được bán cho khách hàng và hàng tồn kho sẽ được doanh nghiệp sử dụng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” thì hàng tồn kho được chia thành 3 loại: + Hàng tồn kho giữ để bán trong kỳ hoạt động sản kinh doanh bình thường, bao gồm: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng hóa gửi đi gia công chế biến, thành phẩm tồn kho, thành phẩm, hàng hóa gửi đi bán. + Hàng hóa đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, bao gồm: sản phẩm chưa hoàn thành (sản phẩm đang chế tạo), sản phẩm hòan thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm và chi phí dịch vụ dở dang. + Hàng tồn kho để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm: Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi đường. Theo cách phân loại này, mỗi một thành phần của hàng tồn kho có mục đích sử dụng khác nhau hay có đặc điểm vận động và yêu cầu quản lý khác nhau, sẽ được coi như một đối tượng kế toán riêng lẻ, được tổ chức theo dõi trên tài khoản kế toán riêng. Ngoài ra, căn cứ vào vai trò, tác dụng và yêu cầu quản lý : theo cách phân loại này, mỗi một đối tượng kế toán riêng lẽ sẽ được theo dõi trên một tài khoản riêng. Căn cứ vào vai trò quản lý để phân loại hàng tồn kho một cách chi tiết hơn. Theo cách phân loại này mỗi đối tượng cụ thể như: nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm… sẽ được chia thành nhiều loại, mỗi loại bao gồm nhiều nhóm, mỗi nhóm bao gồm nhiều thứ khác nhau với những tên gọi, nhãn hiệu, quy cách. Trong đó, mỗi nhóm, mỗi loại sẽ được ký hiệu riêng. Ký hiệu đó là một cách mã hóa để thuận tiện trong quản lý và sử dụng một cách thống nhất trong doanh nghiệp. 1.4. MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG VỀ NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO Kế toán hàng tồn kho phản ánh trên các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho phải được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” về việc xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí. Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hoá, theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, giá trị vật tư, hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, hoặc hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, giá trị vật tư, hàng hoá mua vào được phản ánh theo tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). Khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và xuất trong kỳ, doanh nghiệp áp dụng theo một trong các phương pháp sau: Phương pháp tính theo giá đích danh: Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng thứ hàng hoá mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước, và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp nhập sau, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất sau thì được xuất trước và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ưu điểm, nhược điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị công cụ tính toán, phương tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp. Đồng thời cũng tuỳ thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tư, hàng hoá ở doanh nghiệp. Đối với vật tư, hàng hoá mua vào bằng ngoại tệ phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam để ghi giá trị hàng tồn kho đã nhập kho. Đến cuối niên kế toán, nếu xét thấy giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ do bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm… thì phải ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thiện sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiện được được thực hiện bằng cách lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận. Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán trước, các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi đã trừ (-) phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, và chi phí sản xuất chung không phân bổ, được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước, thì số chênh lệch nhỏ hơn phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh. Kế toán hàng tồn kho phải đồng thời chi tiết cả về giá trị và hiện vật theo từng thứ, từng loại, quy cách vật tư, hàng hoá theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, luôn luôn phải đảm bảo sự khớp, đúng cả về giá trị và hiện vật giữa thực tế về vật tư, hàng hoá với sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Trong một doanh nghiệp (một đơn vị kế toán) chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên, hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư, hàng hoá và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. PHẦN 2: HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN VÀ KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ. ƯU – NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG CỦA TỪNG PHƯƠNG PHÁP 2.1. HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN. ƯU – NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG. 2.1.1. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.1.1.1. Hạch toán NVL, CCDC Kế toán biến động tăng nguyên vật liệu, CCDC NVL, CCDC mua ngoài: * Khi mua NVL, CCDC dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế trị giá gia tăng theo phương pháp khấu trừ , kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 : Nguyên vật liệu, CCDC Nợ TK 133 : Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 111, 112, 331… : Tổng giá thanh toán * Khi mua NVL, CCDC dùng vào hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh giá trị NVL, CCDC mua ngoài bao gồm cả thuế GTGT Nợ TK 152,153 : NVL, CCDC Có TK 111,112, 331… : Tổng giá thanh toán * Khi nhập khẩu NVL, CCDC: Nợ TK 152, 153 :Nguyên vật liệu,CCDC Có TK 3333 :Thuế nhập khẩu Có TK 111, 112,331… :Tổng giá trị thanh toán - Đối với thuế trị giá gia tăng hàng nhập khẩu : + Nếu hàng nhập khẩu dùng vào hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì sẽ được khấu trừ Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu + Nếu hàng nhập khẩu dùng vào hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc nộp thuế trị giá gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc được trang trải bằng nguồn kinh phí khác thì thuế giá trị gia tăng phải nộp của hàng nhập khẩu được tính vào giá trị hàng mua vào, ghi: Nợ TK 152, 153 : NVL, CCDC Có TK 3331 : Thuế trị giá gia tăng phải nộp của hàng nhập khẩu * Đối với NVL, CCDC mua về dùng đồng thời cho SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế GTGT nhưng không thể tách riêng được thì kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 : NVL, CCDC Nợ TK 133 : Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 111,112,331 : Tổng giá thanh toán Cuối kỳ kế toán tính và xác định thuế trị giá gia tăng đầu vào được khấu trừ, không được khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu . - Số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ trong kỳ Nợ TK 3331 : Thuế trị giá gia tăng phải nộp Có TK 133 : Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ - Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ trong kỳ thì sẽ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 133 : Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ * Khi mua NVL, CCDC mà hóa đơn về nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hóa đơn vào tệp hồ sơ “hàng chưa về”, nếu cuối tháng hàng về thì ghi sổ bình thường,.Nếu cuối tháng hàng chưa về thì phản ánh ở tài khoản 151 - Nếu đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ : Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi trên đường Nợ TK 133 : Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 111,112,331 : Tổng giá thanh toán - Nếu đơn vị áp dụng phương pháp thuế trực tiếp : Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi trên đường Có TK 111,112, 331 : Tổng giá thanh toán * Nếu trường hợp NVL, CCDC về nhập kho thiếu so với hóa đơn mà chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý - Nếu đơn vị áp dụng phương pháp thuế khấu trừ Nợ TK 152, 153 : NVL, CCDC (giá thực tế thực nhập) Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý (ghi phần thiếu) Nợ TK 133 : Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 331 : Phải trả cho người bán Nếu xác định được bồi thường thì thay TK 1381 bằng TK 1388: Nợ TK 152, 153 : NVL, CCDC (giá thực tế nhập) Nợ TK 133 : Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Nợ TK 1388 :Phải thu khác (ghi phần thiếu) Có TK 331 : Phải trả cho người bán - Nếu đơn vị áp dụng phương pháp thuế trực tiếp: Nợ TK 152, 153 : NVL,CCDC (giá trị nhập) Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý (giá trị thiếu) Có TK 331 : Phải trả cho người bán Nếu xác định được bồi thường thì thay TK 1381 bằng TK 1388 Nợ TK 152,153 : NVL, CCDC (giá trị nhập) Nợ TK 1388 : Phải thu khác (giá trị thiếu) Có TK 331 : Phải trả cho người bán * Nếu NVL ,CCDC thừa so với hóa đơn - Nếu nhập luôn số thừa : + Nếu đơn vị áp dụng phương pháp thuế khấu trừ Nợ TK 152,153 : NVL,CCDC (Ghi giá trị nhập) Nợ TK 133 : Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 331 : Phải trả người bán (Theo hóa đơn ) Có TK 3381 : Giá trị thực tế của NVL, CCDC thừa + Nếu đơn vị áp dụng phương pháp thuế trực tiếp Nợ TK 152,153 : NVL, CCDC (ghi giá trị nhập) Có TK 331 : Phải trả người bán (Theo hóa đơn ) Có TK 3381 : Giá trị thực tế của NVL, CCDC thừa - Nếu số thừa coi như giữ hộ thì phần thừa sẽ ghi vào tài khoản 002 * Trong kỳ nếu NVL,CCDC về nhưng chưa có hóa đơn thì nhập kho NVL theo giá tạm tính. Nợ TK 152,153 : NVL, CCDC Có TK 331 : Phải trả cho người bán F Sang tháng sau khi nhận được hóa đơn thì kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá tạm tính sang giá thực tế theo hóa đơn bằng bút toán ghi bổ sung * Đối với các chi phí thu mua NVL, CCDC thì kế toán Nợ TK 152,153 : NVL, CCDC Nợ TK 133 : Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 111, 112 ,331 : Tổng giá thanh toán NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh: - Giá trị NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh phải được hội đồng liên doanh góp vốn liên doanh đánh giá, xác định là vốn góp Nợ TK 152, 153 : NVL, CCDC Có TK 411 : Nguồn vốn kinh doanh Có 111,112,331 : Chi phí doanh nghiệp bỏ thêm NVL, CCDC tự chế biến * Căn cứ vào các chứng từ tài liệu kế toán liên quan đến chi phí cho quá trình tự chế biến Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152,153 : NVL, CCDC Có TK 111 : tiền mặt Có TK 112 : TGNH Có TK 331 : Phải trả người bán Có TK 334 : Phải trả công nhân viên * Khi NVL, CCDC tự chế biến hoàn thành nhập kho kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi giá trị NVL, CCDC nhập kho theo giá tạm tính Nợ TK 152,153 : NVL, CCDC Có TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở damg Cuối tháng tính được giá thực tế NVL, CCDC tự chế biến nhập kho trong tháng, kế toán điều chỉnh số liệu đã ghi cho phù hợp với giá thực tế bằng bút toán ghi bổ sung hoặc bút toán đỏ Kế toán biến động giảm NVL, CCDC Giảm NVL, CCDC do dùng vào sản xuất kinh doanh Nợ TK 621, 627, 641,642 : Chi phí trong kỳ Có TK 152,153 : NVL, CCDC Ü Chú ý trường hợp xuất dung CCDC có giá trị tương đối cao, quy mô tương đối lớn và bản thân CCDC tham gia vào hoạt động SXKD từ 2 năm tài chính trở lên, thì kế toán sẽ áp dụng phương pháp phân bổ CCDC như sau: Trường hợp 1: CCDC thuộc loại phân bổ 50%: Bút toán 1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 242 : 100% giá trị xuất dung Có TK 153 : Giảm giá trị CCDC xuất dùng Bút toán 2: Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các bộ phận sử dụng: Nợ TK 627, 641, 642 : Chi phí trong kỳ Có TK 242 : 50% giá trị CCDC xuất dung Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng CCDC: Nợ TK 138,334,111,152… : Phế liệu thu hồi hoặc bồi thường Nợ TK 627, 641, 642 : Phân bổ nốt giá trị còn lại Có TK 242 : Giá trị còn lại Trường hợp 2: CCDC thuộc loại phân bổ nhiều lần: Áp dụng trong các trường hợp xuất dùng CCDC có giá trị lớn không thể phân bổ theo kiểu 2 lần như trên. Khi đó kế toán phản ánh các bút toán sau: Bút toán 1: Phản ánh 100% giá trị CCDC xuất dùng Nợ TK 242 : Chi phí trả trước dài hạn Có TK 153 : CCDC Bút toán 2: Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần Nợ TK 627, 641, 642 : Chi phí trong kỳ Có TK 242 :Chi phí trả trước dài hạn Định kỳ tiến hành phân bổ đến khi phân bổ hết giá trị hoặc đến khi công cụ dụng cụ mất hoặc báo hỏng. Ä Lần phân bổ cuối cùng Nợ TK 1528 : Phế liệu thu hồi Nợ TK 1388 : Các khoản bồi thường Nợ TK 627, 641, 642 : Mức phân bổ lần cuối Có TK 242 : Giá trị còn lại * Giảm NVL, CCDC do góp vốn liên doanh Nợ TK 222 : Giá trị vốn góp được ghi nhận Nợ TK 811 : CL giá trị vốn góp nhỏ hơn giá ghi sổ Có TK 152,153 : NVL, CCDC xuất góp Có TK 711 : CL giá trị vốn góp lớn hơn giá trị ghi sổ tương ứng với lợi ích của các bên khác trong liên doanh Có TK 3387 :CL giá trị vốn góp lớn hơn giá trị ghi sổ tương ứng với lợi ích của DN trong liên doanh * Giảm NVL, CCDC do xuất góp vốn liên kết: Nợ TK 223 : Giá trị vốn góp được ghi nhận Nợ TK 811 : CL giá trị vốn góp nhỏ hơn giá gốc ghi sổ Có TK 711 : CL giá trị vốn góp lớn hơn giá gốc ghi sổ Có TK 152 : Giá gốc NVL, CCDC xuất góp NVL, CCDC xuất thuê ngoài gia công * Khi xuất NVL, CCDC giao cho đơn vị nhận gia công kế toán ghi: Nợ TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152,153 : NVL, CCDC * Đối với chi phí vận chuyển, bốc dở đến nơi gia công kế toán ghi: Nợ TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 133 : Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 111,112,331 : Tổng giá than toán * Căn cứ vào hợp đồng kinh tế về gia công, chế biến vật tư Nợ TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 133 : Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 111,112,331 : Tổng giá thanh toán * Căn cứ vào phiếu nhập vật tư Nợ TK 152,153 : NVL, CCDC Có TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Các trường hợp giảm khác: * Giảm do xuất cho vay tạm thời, không tính lãi: Nợ TK 1388 : Xuất cho vay bên ngoài tạm thời Nợ TK 1368 : Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152, 153 : Giá thực tế NVL cho vay * Giảm do xuất trả lương, trả thưởng, bên cạnh bút toán phản ánh giá chi trả, kế toán còn phản ánh giá vốn của NVL, CCDC xuất trả: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng xuất trả lương, trả thưởng Có TK 152,153 :Giảm giá vốn NVL, CCDC * Giảm do đánh giá lại NVL, CCDC: Nợ TK 412 : Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại Có TK 152,153 : Phần chênh lệch do đánh giá giảm NVL *Giảm do xuất bán, kế toán phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 :Giá vốn hàng bán Có TK 152,153 : NVL, CCDC * NVL, CCDC mua về nếu không đúng qui cách, phẩm chất theo hợp đồng đã ký. Doanh nghiệp trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá thì khi đó kế toán tiến hanhg ghi sổ như sau: - Nếu đơn vị áp dụng thuế khấu trừ Nợ TK 331 : Phải trả người bán Có TK 133 : Thuế trị giá gia tăng được khấu trừ Có TK 152,153 : NVL, CCDC (phần trả lại, được giảm giá) - Nếu đơn vị áp dụng thuế trực tiếp Nợ TK 331 : Phải trả người bán Có TK 152, 153 : NVL, CCDC (phần trả lại, được giảm giá) 2.1.1.2. Hạch toán thành phẩm Kế toán nhập kho thành phẩm: - Nhập kho thành phẩm do bộ phận sản xuất hoàn thành hoặc từ thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 155 :Thành phẩm. Có TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. - Nhập lại kho thành phẩm gửi bán bị khách hàng trả lại: Nợ TK 155 : Thành phẩm. Có TK 157 : Hàng gửi bán. - Nhập lại kho thành phẩm đã tiêu thụ bị trả lại: Nợ TK 155 : Thành phẩm Có TK 632 : Giá vốn hàng bán - Kiểm kê phát hiện thừa thành phẩm nhưng chưa rõ những nguyên nhân: Nợ TK 155 : Thành phẩm Có TK 3381 : Phải trả phải nộp khác - Khi có quyết định điều chỉnh tăng giá gốc thành phẩm tồn kho: Nợ TK 155 : Thành phẩm Có TK 412 : Chênh lệch đánh giá lại tài sản Kế toán xuất kho thành phẩm: - Xuất thành phẩm bán theo phương thức tiêu thụ trực tiếp: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 155 : Thành phẩm - Xuất thành phẩm bán theo phương thức gửi hàng, kí gửi đại lý: Nợ TK 157 : Hàng gửi bán Có TK 155 : Thành phẩm - Khi xuất kho thành phẩm đem góp vốn liên doanh, liên kết phần chênh lệch giữa giá xuất kho và giá đánh giá của hội đồng liên doanh được phản ánh ở tài khoản 711 hoặc 811. Nợ TK 128 : Đầu tư ngắn hạn khác Nợ TK 222 : Vốn góp liên doanh Nợ TK 223 : Đầu tư vào công ty liên kết Nợ TK 811 : Chi phí khác (nếu giá xuất kho > giá thỏa thuận) Có TK 155 : Thành phẩm Có TK 711 : Thu nhập khác (nếu giá xuất kho < giá thỏa thuận) - Xuất kho thành phẩm giao cho khách hàng để thay thế sản phẩm bảo hành không sửa chữa được: Nợ TK 6415 : Chi phí bảo hành sản phẩm Có TK 155 : Thành phẩm - Xuất biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, trả lương, thưởng cho nhân viên: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 155 : Thành phẩm - Xuất thành phẩm trao đổi vật tư, công cụ dụng cụ: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 155 : Thành phẩm - Xuất gia công, chế biến: Nợ TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 155 : Thành phẩm - Kiểm kê phát hiện thiếu thành phẩm nhưng chưa rõ những nguyên nhân: Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 155 : Thành phẩm - Khi có quyết định điều chỉnh giảm giá gốc thành phẩm tồn kho: Nợ TK 412 : Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 155 : Thành phẩm 2.1.1.3. Hạch toán hàng hóa Kế toán biến động tăng hàng hóa Đối với hàng hóa mua vào dùng cho hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ: * Nếu mua hàng trong nước, ghi: Nợ TK 156 : Hàng hóa Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112, 331… : Tổng giá thanh toán * Nếu mua hàng trực tiếp nhập khẩu, ghi: Nợ TK 156 : Giá mua+thuế nhập khẩu+ thuế TTĐB Có TK 3333 : Thuế nhập khẩu Có TK 3332 : Thuế TTĐB (nếu có) Có TK 111,112,331,… : Tổng giá thanh toán Đồng thời phản ánh thuế GTGT phải nộp Ngân sách Nhà nước, ghi: Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp Đối với hàng hóa mua vào dùng cho hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, hoặc dùng cho hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: * Nếu mua hàng hóa trong nước, ghi: Nợ TK 156 : Giá trị hàng mua (cả thuế GTGT hàng nhập khẩu) Có TK 111,112,331,.. : Tổng giá thanh toán * Nếu mua hàng nhập khẩu, ghi: Nợ TK 156 : Giá mua+thuế NK+thuế TTĐB+thuế GTGT hàng NK Có TK 3333 : Thuế nhập khẩu Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp Có TK 3332 : Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) Có TK 111,112,331,…: Tổng giá thanh toán Trường hợp đã nhận được hóa đơn của người bán nhưng đến cuối kỳ kế toán, hàng hóa chưa về nhập kho thì căn cứ vào hóa đơn, ghi: Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112,331,…: Tổng giá thanh toán Sang kỳ kế toán sau, khi hàng mua đang đi trên đường về nhập kho, ghi: Nợ TK 156 : Hàng hóa Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa dùng vào hoạt động SXKD hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 156 : Chi phí thu mua Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Hàng hóa bất động sản, mua về để bán, ghi: Nợ TK 1567 : Hàng hóa BĐS (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 1332 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331..: Tổng giá thanh toán Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa bất động sản, ghi: Nợ TK 1567 : Chi phí mua BĐS Nợ TK 1332 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331,…: Tổng giá thanh toán Thuê ngoài gia công khi gia công xong nhập lại kho kế toán ghi: Nợ TK 1561 : Hàng hóa (gồm cả chi phí gia công) Có TK 154 : Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Mọi trường hợp phát hiện thừa hàng hóa bất kỳ ở khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân * Nếu do nhầm lẫn, do quên ghi sổ,…..thì điều chỉnh lại sổ kế toán. * Nếu hàng hóa thừa là thuộc sở hữu của đơn vị khác, thì giá trị hàng hóa thừa ghi Nợ TK 002 – Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công. Sau đó khi trả lại hàng hóa cho đơn vị khác ghi Có TK 002. * Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì phải chờ xử lý, ghi: Nợ TK 1561 : Hàng hóa (ghi phần thừa) Có TK 338 : Phải trả, phải nộp khác Trường hợp bất động sản đầu tư chuyển thành hàng tồn kho khi chủ sở hữu có quyết định sửa chữa, cải tạo nâng cấp để bán: * Khi có quyết định sửa chữa,cải tạo, nâng cấp BĐS đầu tư để bán, ghi: Nợ TK 1567 : Giá trị còn lại của hàng hóa BĐS Nợ TK 2147 : Hao mòn TSCĐ Có TK 217 : Nguyên giá BĐS * Khi phát sinh các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp triển khai cho mục đích bán, ghi: Nợ TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112, 331,…: Tổng chi phí * Khi kết thúc giai đoạn sửa chữa, cải tạo, nâng cấp triển khai cho mục đích bán, kết chuyển toàn bộ chi phí ghi tăng giá trị hàng hóa bất động sản, ghi: Nợ TK 1567 : Hàng hóa BĐS Có TK 154 :Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Kế toán biến động giảm hàng hóa Hàng hóa xuất bán được xác định là tiêu thụ, căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng… kế toán phản ánh giá vốn hàng xuất : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 1561 : Hàng hóa Trường hợp thuê ngoài gia công, chế biến hàng hóa: * Khi xuất kho hàng hóa đưa đi gia công, chế biến, ghi: Nợ TK 154 : Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Có TK 1561 : Hàng hóa Khi xuất kho hàng hóa gửi cho khách hàng hoặc gửi cho các đại lý, đơn vị nhận hàng ký gửi,… ghi: Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán Có TK 1561 : Hàng hóa Khi xuất kho hàng hóa cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc để bán: * Nếu sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ghi: Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán Có TK 1561 : Hàng hóa * Nếu sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, khi xuất kho hàng hóa căn cứ vào hóa đơn, kế toán xác định giá vốn của hàng xuất bán: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 156 : Hàng hóa Khi xuất kho hàng hóa để dùng cho hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp như: trả lương, khen thưởng, biếu tặng… bên cạnh bút toán phản ánh doanh thu tiêu thụ nội bộ, kế toán còn phải phản ánh giá vốn của hàng xuất : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng xuất Có TK 1561 : Giá trị hàng xuất Xuất hàng hóa đưa đi góp vốn liên doanh đồng kiểm soát: Nợ TK 222 : Vốn góp liên doanh (Theo giá đánh giá lại) Nợ TK 811 : CL giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ Có TK 1561 : Giá trị hàng hóa đem góp Có TK 711 : CL giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của hàng hóa tương ứng với phần lợi ích của các bên khác trong liên doanh Có TK 3387 : CL giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của hàng hóa tương ứng với lợi ích của doanh nghiệp Xuất hàng hóa đưa đi góp vốn vào công ty liên kết, ghi: Nợ TK 223 : Đầu tư vào công ty liên kết (Theo giá đánh giá lại) Nợ TK 811 : CL giữa giá đánh giá lại so với giá trị ghi sổ của hàng hóa đem góp Có TK 1561 : Giá trị hàng hóa đem góp Có TK 711 : CL giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của hàng hóa đem góp Đối với doanh nghiệp thương mại thì cuối kỳ kế toán phải tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hóa vào giá vốn hàng mua: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 1562 : Ghi giảm chi phí thu mua trong kỳ Mọi trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hóa ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền theo từng nguyên nhân gây ra để xử lý và ghi sổ. Nếu hàng hóa thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi: Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 1561 : Hàng hóa Trị giá hàng hóa bất động sản được xác định là bán trong kỳ, căn cứ vào Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng, biên bản giao hàng hóa BĐS, ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 1567 : Hàng hóa bất động sản Đồng thời kế toán phản ánh doanh thu bán hàng hóa BĐS: Nếu doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hàng mua: Nợ TK 111,112,331,…: Chiết khấu thương mại được hưởng Có TK 1561 : Hàng hóa Có 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ Hàng hóa mua ngoài không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng kinh tế phải trả lại cho người bán, hoặc số tiền được ghi giảm giá, ghi: Nợ TK 111,112 : Nếu nhận lại bằng tiền Nợ TK 331 : Giảm khoản phải trả cho người bán Có TK 1561 : Hàng hóa Có 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ 2.1.2. Ưu, nhược điển của phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại, từng nhóm hàng tồn kho. Từ khái niệm này ta có thể rút ra được một số ưu và nhược điểm của phương pháp này như sau: 2.1.2.1. Ưu điểm F Có thể xác định, đánh giá về số lượng và trị giá hàng tồn kho vào từng thời điểm khác nhau nếu doanh nghiệp có nhu cầu kiểm tra F Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.F Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý (giữa thủ kho và kế toán).2.1.2.2. Nhược điểm D Tăng khối lượng ghi chép hằng ngày, tốn thời gian, gây áp lực cho người làm công tác kế toán. Tuy nhiên, nhược điểm này được khắc phục khi doanh nghiệp tin học hoá công tác kế toán. D Phải mở nhiều sổ kế toán khác nhau. Vì khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán phải mở sổ để ghi vào sổ. Điều này cũng làm cho công tác lưu trữ các sổ sách kế toán trở nên cồng kềnh. 2.1.3. Điều kiện vận dụng Phương pháp KKTX thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp…) và các DN thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như xe hơi, máy móc… Vì: Ÿ Những doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, nếu để ứ đọng hàng nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn lớn, kinh doanh không đạt hiệu quả. Do đó, bắt buộc phải kiểm tra hàng tồn kho một cách thường xuyên Ÿ Đối với các công ty xây dựng, xây lắp phải kiểm tra hàng tồn kho một cách thường xuyên. Điều này giúp cho công ty đưa ra kế hoạch mua NVL, CCDC một cách kịp thời và chính xác để việc thực thi xây dựng các công trình được tiến hành đúng tiến độ. 2.2. HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ. ƯU _ NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG 2.2.1. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK 2.2.1.1. Kế toán NVL, CCDC § Đầu kỳ, kết chuyển giá trị NVL, CCDC từng loại chưa dùng: Nợ TK 611 : NVL Có TK 152, 153 : Kết chuyển giá trị NVL,CCDC tồn kho Có TK 151 : Kết chuyển giá tri VL đi đường đầu kỳ § Trong kỳ, căn cứ vào các hóa đơn mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 611 : Giá mua NVL, CCDC Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112… : Tổng giá thanh toán § Các nghiệp vụ khác làm tăng NVL,CCDC trong kỳ: Nợ TK 611 : NVL,CCDC Có TK 411 : Nhận vốn góp liên doanh Có TK 336, 338 : Tăng do đi vay, tăng khác. § Số giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại được hưởng khi mua NVL.CCDC hoặc NVL, CCDC đã mua trả lại trong kỳ: Nợ TK 331,111,… : Số giảm giá hàng mua, CKTM được hưởng Có TK 133 : Thuế GTGT tương ứng Có TK611 : NVL,CCDC § Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, đối với NVL, CCDC mua ngoài, giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào, kế toán ghi: Nợ TK 611 : NVL, CCDC Có TK 331,111,… : Tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT) à Các khoản giảm giá hàng mua, CKTM và hàng mua trả lại: Nợ TK 331,111 : Ghi giảm nợ phải trả Có TK 611 : NVL, CCDC § Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê NVL, CCDC tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt: Nợ TK 152, 153 : Giá trị NVL, CCDC tồn cuối kỳ Nợ TK 151 : Giá trị NVL, CCDC đang đi đường cuối kỳ Nợ TK 138, 334 : Số thiếu hụt cá nhân phải bồi thường Nợ TK 1381 : Giá trị thiếu chờ xử lý Nợ TK 632 : Giá trị thiếu trong định mức Có TK 611: Giá trị NVL, CCDC chưa sử dụng cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ § Giá trị NVL, CCDC tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ đi số phát sinh Có TK 611 rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng: Nợ TK 621,627,641… : Chi phí NVL, CCDC trong kỳ Có TK 611 : NVL,CCDC L Chú ý: trường hợp CCDC xuất dùng trong kỳ nếu xét thấy giá trị lớn, có liên quan đến nhiều năm tài chính, cần tính và phân bổ dần vào chi phí nhiều năm. Trị giá CCDC xuất dùng trong kỳ được ghi như sau: Nợ TK 242: Nếu giá trị xuát dùng lớn Có TK 611: NVL,CCDC 2.2.1.2. Kế toán hàng hóa § Đầu kỳ, kế toán lần lượt kết chuyển giá gốc hàng hóa chưa tiêu thụ: Nợ TK 611 : Giá gốc hàng hóa chưa bán đầu kỳ Có TK 156 : Hàng tồn kho đầu kỳ Có TK 157 : Hàng gửi bán, ký gửi đầu kỳ Có TK 51 : Hàng mua đang đi đường đầu kỳ § Trong kỳ kinh doanh, phản ánh giá trị hàng tăng thêm do các nguyên nhân: thu mua, nhận cấp phát, chi phí thu mua, thu hồi vốn góp liên doanh… Nợ TK 611 : Giá thực tế hàng hóa trong kỳ Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 331.. : Giá mua và chi phí thu mua § Số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại: Nợ TK 111, 331, 1388 : CKTM, giảm giá hàng mua… được hưởng Có TK 611 : Trị giá hàng mua trả lại, CKTM, giảm giá hàng mua được hưởng Có TK 133 : Thuế GTGT tương ứng với hàng mua được giảm giá, được hưởng chiết khấu § Phản ánh giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ, bị khách hàng từ chối thanh toán Nợ TK 611 : Hàng hóa bị từ chối Có TK 632 : Giảm giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ § Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định hàng hóa đã tiêu thụ và chưa tiêu thụ cuối kỳ, kế toán lần lượt kết chuyển trị giá hàng hóa còn lại, chưa tiêu thụ bằng bút toán: Nợ TK 151, 156, 157 : Trị giá vốn hàng hóa chưa tiêu thụ Có TK 611 : Trị giá vốn hàng hóa chưa tiêu thụ cuối kỳ Đồng thời, xác định và kết chuyển giá vốn hàng hóa tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng hóa tiêu thụ trong kỳ Có TK 611: Kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ 2.2.2. Ưu, nhược điểm của phương pháp KKĐK Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho nói chung ở đầu kỳ và cuối kỳ. Chính vì vậy phương pháp này có ưu và nhược điểm ngược với phương pháp KKTX. Cụ thể như sau: 2.2.2.1. Ưu điểm Ÿ Giảm khối lượng ghi chép cho người làm kế toán Ÿ Giảm bớt được sự cồng kềnh của việc ghi chép vào sổ 2.2.2.2. Nhược điểm Ä Công việc kiểm tra thường kiểm tra vào cuối kỳ nên kế toán phải làm việc nhiều vào cuối kỳ. Do đó, hiệu quả công việc không cao như có nhiều sai sót và khó điều chỉnh. Ä Công việc kiểm tra không thường xuyên điều này sẽ gây hạn chế chức năng kiểm tra của người làm quản lý. Ä Khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùng với ghi sổ kế toán. Ä Trong kỳ, người quản lý không thể nắm bắt tình hình tồn, nhập, xuất kho hàng hoá của DN thông qua kế toán dẫn đến chậm trễ khi đưa ra các quyết định. 2.2.3. Điều kiện vận dụng phương pháp KKĐK Phương pháp KKĐK thường áp dụng ở các DN kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách… như các nguyên phụ liệu để may mặc (kim, chỉ, khuy áo,…) và các đơn vị sản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hoá nào đó vì trong trường hợp này mới tính được tương đối chính xác giá thành. Hơn nữa đối với các mặt hàng có nhiều chủng loại và có giá trị thấp nếu lựa chon phương pháp KKTX sẽ mất nhiều thời gian của công tác kế toán và mang lại hiệu quả không cao. è Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng. Do đó, việc lựa chọn phương pháp nào là tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp. Việc lựa chọn phương pháp thích hợp sẽ giúp cho công tác kế toán được hoạt động thuân lợi hơn, mang tính chính xác cao hơn và một phần giúp DN kinh doanh đạt hiệu quả dựa trên các báo cáo của kế toán PHẦN 3: PHÂN BIỆT HAI PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO: KKTX - KKĐK Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK phải thích hợp và phải thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. Vậy lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp. Để xem xét sự ảnh hưởng của 2 phương pháp này đến tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp, chúng ta cần phân biệt 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Ta sẽ so sánh sự khác nhau giữa hai phương pháp này trên các khía cạnh sau: nội dung, chứng từ và việc hạch toán hàng tồn kho. Cụ thể như sau: 3.1. NỘI DUNG CỦA TỪNG PHƯƠNG PHÁP * Phương pháp KKTX - Theo dõi thường xuyên, lên tục, có hệ thống - Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho - Giá trị hàng xuất trong kỳ có thể tính được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ * Phương pháp KKĐK - Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục; - Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập - xuất trong kỳ - Giá trị hàng xuất trong kỳ thì cuối kỳ mới tính được. 3.2. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG * Phương pháp KKTX - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho; - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá. * Phương pháp KKĐK Chứng từ sử dụng của phương pháp này cũng giống chứng từ sử dụng của phương pháp KKTX. Tuy nhiên, cuối kỳ kế toán mới nhận chứng từ nhập xuất hàng hoá từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng hoá, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ. 3.3. HẠCH TOÁN Phương pháp KKTX Phương pháp KKĐK Số TK Bên Nợ Bên Có Bên Nợ Bên Có 151 - Hàng mua đang đi đường cuối kỳ chưa về nhập kho - Trị giá hàng mua đang đi đường về nhập kho hoặc chuyển thẳng giao cho khách hàng. - Trị giá hàng mua đang đi đường kỳ trước phát hiện thiếu hụt ở kỳ này. - Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi đường cuối kỳ. - Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi đường đầu kỳ sang TK 611. 152, 153 -Trị giá thực tế NVL,CCDC nhập kho; - Trị giá thừa phát hiện khi kiểm kê. - Trị giá thực tế xuất kho; - Thiếu hụt khi kiểm kê; - Chiết khấu TM được hưởng khi mua - Kết chuyển trị giá NVL, CCDC cuối kỳ - Kết chuyển trị giá NVL, CCDC đầu kỳ sang TK 611. 154 - Chi phí trong kỳ liên quan đến sản xuất sản phẩm - Giá thành thực tế sản phẩm nhập kho hoặc chuyển bán; - Trị giá NVL, hàng hoá gia công xong nhập lại kho. - Kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ. - Kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ sang TK 631. 155 - Trị giá thành phẩm nhập kho; - Trị giá thành phẩm phát hiện thừa khi kiểm kê. - Trị giá thực tế thành phẩm nhập kho; - Trị giá thành phẩm thiếu hụt khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ. - Kết chuyển trị giá thành phẩm tồn kho đầu kỳ sang TK 632. 156 - Trị giá hàng hoá mua vào - Chi phí mua hàng TK - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê; - Trị giá hàng hoá bị trả lại nhập kho. - Xuất kho giao đại lý hoặc bán cho khách hàng; - Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu hụt khi kiểm kê; - Các khoản CKTM, GGHM, hàng mua trả lại. - Kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kỳ. - Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ. 157 -Hàng hoá, thành phẩm gửi bán cho khách hàng hoặc gửi đại lý. - Hàng hoá, thành phẩm gửi bán và được xác định là đã bán. - Kết chuyển trị giá hàng hoá, thành phẩm gửi đi bán cuối kỳ . - Kết chuyển trị giá hàng hoá, thành phẩm gửi đi bán đầu kỳ sang TK 611 611 - Trong kỳ, hàng mua nhập kho ghi giá trị hàng nhập vào bên Nợ TK 611 - Chi phí mua hàng tính vào trị giá mua (Nợ TK611) - Cuối kỳ, kiểm kê xác định số lượng, trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ: Nợ TK156 Có TK611 - Xác định tổng trị giá hàng xuất bán: Nợ TK632 Có TK611 Bảng 3.1. So sánh sự khác nhau giũa phương pháp KKTX và KKĐK về việc hạch toán PHẦN 4: NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN HÀNG TỒN KHO HIỆN NAY VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 4.1. VẤN ĐỀ HÀNG TỒN KHO HIỆN NAY Để làm rõ vấn đề hàng tồn kho hiện nay, ta tìm hiểu những vấn đề liên quan đến hàng tồn kho của một doanh nghiệp kinh doanh máy tính nổi tiếng và đang được sử dụng phổ biến ở Việt Nam. Đó là hãng máy tính Dell. Sau đây là dòng tâm sự về những khó khăn trong công tác quản lý hàng tồn kho mà hãng máy tính Dell gặp phải: Dell được thành lập dựa trên giả thuyết về “hứa ít và đem lại nhiều” cho khách hàng, nhân viên và người cung cấp. Chúng tôi cũng xây dựng uy tín của công ty, một phần dựa trên việc chúng tôi xoay sở tốt hàng hoá tồn kho, mà điều đó dẫn tới việc cung cấp dịch vụ nhanh hơn và giúp tiết kiệm nhiều hơn cho khách hàng. Do đó, có lẽ rất kỳ lạ đối với chúng tôi khi hiểu được cú thụt lùi có ý nghĩa đầu tiên mà chúng tôi đã trải qua năm 1989 khi mà công ty có quá nhiều hàng tồn kho. Vì chúng tôi đã quen với việc theo đuổi mục tiêu tăng trưởng từng đồng lãi, doanh số bán hàng của công ty tăng càng ngày càng nhiều. Một cách tự nhiên, chúng tôi coi đó là một dấu hiệu khả quan. Và để hoàn thành yêu cầu đó, tất nhiên chúng tôi phải mua các linh kiện rời – trong đó có có con chíp bộ nhớ. Nhưng thay vì mua đúng số lượng cần – đủ mà ngày nay chúng tôi đang làm – chúng tôi đã mua như những kẻ say mê bất cứ con chíp nào mà chúng tôi có thể mua được. Chúng tôi đã mua con chíp bộ nhớ nhiều hơn số chúng tôi cần. Và sau đó giá cả bị rớt xuống thấp. Vấn đề càng tồi tệ hơn vì chúng tôi cũng đã mua các con chíp ở vào “ngã ba đường” về mặt kỹ thuật, tức là dung lượng của chíp tăng từ 256K lên 1 Mb hầu như chỉ trong một đêm. Bỗng nhiên chúng tôi bị kẹt giữa đống chíp bộ nhớ mà không ai muốn – chưa nói đến việc chúng ngốn của chúng tôi hàng đống tiền. Và công ty đã bị rơi vào tình thế khó khăn về tồn kho hàng. Chúng tôi đã phải bán tống bán tháo tất cả số hàng tồn kho đó. Điều này làm giảm số tiền lãi đến mức mà công ty chỉ thu được mỗi một xu cho mỗi một cổ phần trong một quý. Để bồi thường, chúng tôi phải tăng giá sản phẩm, làm chậm lại quá trình tăng trưởng. Và chúng tôi phải hoãn lại các kế hoạch tung ra chiến dịch tại các quốc gia mới. Lần đầu tiên trong lịch sử của công ty, chúng tôi đã không cung cấp hàng. Trước sự hoài nghi choáng váng, chúng tôi đã nhanh chóng nhận ra là công ty đang gặp vấn đề về hàng tồn kho. Hàng tồn kho là thứ tồi tệ nhất phải sở hữu trong ngành công nghiệp mà giá trị của nguyên liệu hay thông tin giảm xuống nhanh chóng. Ngày nay, điều đó có nghĩa đối với bất cứ ngành công nghiệp nào – từ máy tính tới hàng không, hay thời trang. Trong ngành công nghiệp điện tử chẳng hạn, tốc độ thay đổi công nghệ nhanh chóng có thể nhấn chìm giá trị của hàng tồn kho mà bạn đang có chỉ trong một vài ngày. Trong ngành công nghiệp thông tin, giá trị của thông tin có thể giảm đi từng giờ hoặc từng phút, thậm chí từng giây ví dụ như khi bạn tham gia trong các thị trường tài chính. Và khi bạn chưa đạt được vị trí hàng đầu trong một ngành công nghiệp thì việc xoay sở với hàng tồn kho thậm chí còn trở nên khó khăn hơn. Quay trở lại năm 1989, chúng tôi đã không có mối quan hệ bán hàng như hiện nay chúng tôi đang có, chúng tôi cũng không có kỹ năng dự báo như chúng tôi có hiện nay, và chúng tôi không có thái độ coi thường hàng tồn kho như chúng tôi có hiện nay. Tất cả những kinh nghiệm này chúng tôi đều học được từ sự việc đó. Vấn đề hàng tồn kho thực sự là một vấn đề lớn nhận thấy ngay đối với chúng tôi, buộc chúng tôi phải có những bước đi tốt hơn và tìm ra lại một trong những toà nhà của sự thành công của công ty: giá trị và tầm quan trọng của việc quản lí hàng tồn kho. Ngoài kinh nghiệm này ra, chúng tôi còn rút ra được bài học về việc nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng hoá tồn kho không phải chỉ là một chiến lược giành được chiến thắng mà còn là sự cần thiết: nó đánh bại sự sụt giảm nhanh chóng giá trị của nguyên liệu và đòi hỏi ít tiền và ít rủi ro hơn. Chúng tôi cũng cam kết mạnh mẽ hơn cho việc hiểu và áp dụng kỹ năng dự đoán. Ø Qua ví dụ trên ta thấy: vấn đề hàng tồn kho vừa rất đơn giản nhưng cũng vừa phức tạp đến kinh ngạc. Phức tạp vì có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nó mà chúng ta không kiểm soát được, chỉ có thể dựa trên sự phán đoán mà thôi. Sự phán đoán được biết dưới cái tên dự báo nhưng thực ra đó chỉ là việc phỏng đoán có phương pháp. Những yếu tố không thể kiểm soát gồm có: mong muốn, nhu cầu khách hàng của công ty bạn và tất cả khách hàng trên toàn bộ chuỗi cung ứng, nguồn cung ứng linh kiện và nguyên vật liệu từ nhà cung cấp của bạn và tất cả các nhà cung cấp khác trong chuỗi cung ứng, tính sẵn có của nguồn tín dụng và giá trị tiền liên quan đến lãi suất, tỷ lệ lạm phát và tỷ giá. Ngay đến những yếu tố mà ta có thể kiểm soát được thì ta cũng không thể nào hoàn toàn làm chủ tất cả. Có thể kể một số yếu tố như sản lượng đầu ra hay năng suất, chất lượng và số lần giao hàng, kể cả những biến động - điều luôn có trong bất kỳ hệ thống nào. 4.2. BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC Với những rắc rối và phức tạp của hàng tồn kho, tùy vào mỗi doanh nghiệp mà đưa ra những biện pháp khắc phục cho phù hợp. Tuy nhiên, khi đưa ra biện pháp quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp phải chú ý tới các khía cạnh sau: ª Lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định. ª Nơi lưu trữ hàng tồn của doanh nghiệp phải đảm bảo đủ lớn để chứa đủ hàng hóa khi cần thiết. ªPhải có đội ngũ dự báo thông tin về hàng tồn kho đáng tin cậy và có kinh nghiệm ªKhi tính toán lượng tồn kho, phải dự đoán được khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận được hàng. Điều này có nghĩa là DN phải thiết lập 1 biên độ dao động an toàn cho hàng tồn. Trong lúc lập kế hoạch, cần tính đến tất cả các yếu tố ảnh hưởng, biến động, thói quen và tác phong công nghiệp của các nhà cung cấp để chủ động trong kinh doanh.ª Tránh dự trữ hàng tồn kho quá nhiều. Vì nếu dự trữ nhiều thì có thể sau này tiêu thụ không hết hoặc sản phẩm bị lỗi thời. Hơn nữa, nếu dự trữ nhiều thì phải tốn thêm chi phí lưu kho lưu bãi, chi phí bảo quản….