Đề tài Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại công ty sách và thiết bị trường học Hà Nội

Mục lục Trang Lời nói đầu 3 Chương 1: Tài sản lưu động và hiệu quả sử dụng tài sản lưu động trong doanh nghiệp 5 1. Tổng quan về Tài sản lưu động 5 1.1. Khái niệm, đặc điểm TSLĐ, vai trò Tài sản lưu động 5 1.2. Kết cấu TSLĐ 8 1.3. Nguồn hình thành Tài sản lưu động 13 2. Hiệu qủa sử dụng Tài sản lưu động 14 1.2.1. Quan điểm về hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động 14 1.2.2. Sự cần thiết nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động 14 1.2.3. Chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động 15 1.2.4. Nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động 28 Chương 2: Thực trạng sử dụng TSLĐ tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội 32 2.1. Qúa trình hình thành và quá trình phát triển của Công ty 32 2.2. Cơ cấu tổ chức 35 2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 40 2.2. Thực trạng về sử dụng TSLĐ tại Công ty Sách và thiết bị trường học Hà Nội 43 2.2.1. Cơ cấu Tài sản lưu động 43 2.2.2. Thực trạng về hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty 45 2.3. Đánh gía thực trạng SXKD và hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội 48 Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội 50 3.1. Định hướng pháp triển của Công ty trong thời gian tới 50 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty 51 3.2.1. Nâng cao hiệu quả sử dụng dự trữ hàng tồn kho 53 3.2.2. Biện pháp nâng cao hiệu quả ngân quỹ 54 3.2.3. Biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý khoản phải thu 56 3.3. Một số kiến nghị với công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội 60 Kết luận 61 Nhận xét của đơn vị thực tập 62 Tài liệu tham khảoLời mở đầu Cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước trong những năm gần đây, các doanh nghiệp ở Việt Nam cũng đang có những bước phát triển mới và đóng góp vào sự phát triển chung của đất nước. Riêng đối với doanh nghiệp Nhà nước, quá trình quản lý doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi kể từ khi chuyển từ cơ chế quản lý quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường. Trong thời kì bao cấp, các doanh nghiệp Nhà nước hoàn toàn sản xuất theo kế hoạch mà Nhà nước giao cho nên hoạt động của nó rất trì trệ và mang tính thụ động. Song kể từ khi chuyển sang có chế thị trường, các doanh nghiệp Nhà nước phải tự định hướng cho hoạt động của mình, chủ động trong các kế hoạch sản xuất. Với môi trường kinh doanh ngày càng mang tính cạnh tranh và có nhiều biến động, các doanh nghiệp luôn phải có những chính sách quản lý phù hợp để đạt được mục tiêu tối đa hoá giá trị vốn của chủ sở hữu. Trình độ quản lý là một trong những yếu tố quan trọng để phát triển doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu của mình, mỗi doanh nghiệp phải quản lý và sử dụng nguồn vốn cũng như tài sản của doanh nghiệp mình một cách có hiệu quả. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà trong thời gian thực tập tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội, em đã đi sâu vào nghiên cứu hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động và lựa chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội” với mong muốn đưa ra được những biện pháp để có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty. Chuyên đề tốt nghiệp của em ngoài lời mở đầu, phần kết luận, danh mục và tài liệu tham khảo chuyên đề gồm có 3 chương: Chương 1: Tài sản lưu động và hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động trong doanh nghiệp Phần này là những lý luận chung về doanh nghiệp, về tầm quan trọng của việc nghiên cứu hiệu quả sử dụng tài sản lưu động cũng như nội dung và phương pháp để nghiên cứu đánh giá. Chương 2: Thực trạng sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội. Đây là phần thực tiễn hoạt động của Công ty. Trong chương này bên cạnh việc giới thiệu về lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của xí nghiệp là việc đi sâu vào tìm hiểu tình hình sử dụng tài sản lưu động của xí nghiệp trong 2 năm 2003, 2004; phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản lưu động của Công ty trong 2 năm gần đây. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội. Chương này bao gồm phương hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới và những giải pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động của Công ty trên cơ sở lý luận và phân tích thực tiễn của hai chương trên. Do trình độ lý luận và nhận thức còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo để chuyên đề thêm hoàn thiện. Chương I: Tài sản lưu động và hiệu quả sử dụng TSLĐ trong doanh nghiệp Tổng quan về TSLĐ. 1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của TSLĐ Khái niệm và phân loại tài sản lưu động của doanh nghiệp Khái niệm Khác với tư liệu lao động, đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, đến chu kỳ sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tượng khác. Phần lớn các đối tượng lao động thông qua quá trình chế biến để trở thành thực thể của sản phẩm còn một số khác bị mất đi như các loại nhiên liệu. Bất kì hoạt động sản xuất - kinh doanh nào cũng cần phải có đối tượng lao động. Lượng tiền ứng trước để thoả mãn nhu cầu về các đối tượng lao động gọi là vốn lưu động của doanh nghiệp. Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường luân chuyển vào quá trình sản xuất kinh doanh. Trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, tài sản lưu động được thể hiện ở bộ phận tiền mặt, các chứng khoán thanh khoản cao, phải thu và dự trữ tồn kho. Giá trị các loại tài sản lưu động của doanh nghiệp, sản xuất thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của chúng. Phân loại Tài sản lưu động Để phân loại tài sản lưu động người ta bắt đầu nghiên cứu chu kỳ vận động của tiền mặt. Chu kỳ vận động của tiền mặt vừa là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý tài sản lưu động vừa là căn cứ phân loại TSLĐ. Chu kỳ vận động của tiền mặt là độ dài thời gian từ khi thanh toán khoản mục nguyên vật liệu đến khi thu được tiền từ những khoản phải thu do việc bán sản phẩm cuối cùng. Có thể hình dung trình tự vận động của vốn lưu động như sau: + Công ty mua nguyên vật liệu để sản xuất, phần lớn những khoản mục này chưa phải trả ngay, tạo nên những khoản phải trả. Do vậy, việc mua trong trường hợp này không ảnh hưởng ngay đến luồng tiền. + Lao động được sử dụng để chuyển nguyên vật liệu thành sản phẩm cuối cùng và thông thường tiền lương không được trả ngay vào lúc công việc được thực hiện, từ đó hình thành các khoản lươngphải trả. + Hàng hoá thành phẩm được bán, nhưng là bán chịu, do đó tạo nên khoản phải thu và từ đó việc bán hàng không tạo nên luồng tiền vào ngay lập tức. + Tại một thời điểm nào đó trong quá trình vận động nói trên, doanh nghiệp phải thanh toán những khoản phải trả và nếu những khoản thanh toán này được thực hiện trước khi thu được những khoản phải thu thì sẽ tạo ra những luồng tiền ròng. Luồng tiền này phải được tài trợ bằng một biện pháp nào đó. Đặc điểm TSLĐ Tài sản lưu động trong Doanh nghiệp sản xuất tham gia vào tất cả các giai đoạn của một chu kì SXKD: dự trữ - sản xuất - tiêu thụ. Đặc điểm nổi bật của tài sản lưu động là không ngừng tuần hoàn và chu chuyển giá trị. Tài sản lưu động bắt đầu từ hình thái vốn tiền tệ tuần tự qua các giai đoạn khác nhau và biến đổi hình thái biểu hiện để cuối cùng lại trở về hình thái vốn bằng tiền như điểm xuất phát nhưng lớn hơn về chất và lượng. Đó là sự tuần hoàn liên tục không ngừng của vốn lưu động làm một vòng tuần hoàn và được gọi là vòng chu chuyển của TSLĐ. TSLĐ chỉ dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Vì phần lớn đối tượng lao động thông qua quá trình chế biến để hợp thành thực thể sản phẩm như bông thành sợi, cát thành thủy tinh. Cũng do đó mà TSLĐ chỉ tham gia vào một chu kỳ SXKD. Các đối tượng lao động chỉ được sử dụng trong một chu kì sản xuất, chu kì sau lại phải sử dụng đối tượng khác. Khi chu kỳ sản xuất kết thúc, TSLĐ được thu hồi lại sau đó tiếp tục được đầu tư cho chu kỳ tiếp theo, phục vụ cho sản xuất được diễn ra liên tục, nhịp nhàng. Nhìn chung, nếu tốc độ luân chuyển của TSLĐ càng cao thì ứ đọng vốn dự trữ của Doanh nghiệp càng ít. Doanh nghiệp nhanh chóng tiêu thụ được sản phẩm và thu tiền hàng, làm tăng số lần thu lợi nhuận. Vai trò TSLĐ Để tiến hành hoạt động SXKD, mọi Doanh nghiệp cần phải có một số lượng tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động nhất định. Trong nền kinh tế thị trường, mọi vận động kinh tế đều được tiền tệ hóa, do đó để được những yếu tố nói trên đòi hỏi Doanh nghiệp phải có một số lượng tiền tệ ứng trước để SXKD. Đặc điểm nổi bật của đồng vốn trong Doanh nghiệp là chúng luôn vận động không ngừng. Trong SXKD, sự vận động đó diễn ra rất đa dạng. Có thể đó là sự dịch chuyển giá trị, chuyển quyền sở hữu, sự thay đổi trạng thái biểu hiện của giá trị. Nhờ vào sự vận động của vốn tiền tệ mà quá trình SXKD của các doanh nghiệp được diễn ra liên tục. Vốn được biểu hiện bằng tiền nhưng phải là tiền được vận động với mục đích sinh lợi. Trong qúa trình vận động, vốn ra đi và trở lại điểm xuất phát của nó lớn hơn lên sau một chu kì vận động. Đồng thời vốn cũng thường thay đổi hình thái và nhờ đó tạo ra khả năng sinh lợi. Khả năng sinh lời của vốn vừa là mục đích của SXKD, vừa là phương tiện để vốn bảo tồn và tăng trưởng, tiếp tục vận động ở chu kì sau. Với tư cách là một bộ phận của vốn kinh doanh, Tài sản lưu động cũng giữ một vai trò quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Nhờ có Tài sản lưu động mà quá trình SXKD được diễn ra từ khâu mua sắm vật tư cho đến khâu tiêu thụ sản phẩm. Tài sản lưu động chuyển một lần toàn bộ giá trị vào sản phẩm, do vậy nó là cơ sở để tính giá sản phẩm. Bất kì một Doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động đầu tư đều không chỉ là đầu tư vào TSCĐ mà còn cần đầu tư vào TSLĐ. Vì nếu, đầu tư vào TSCĐ tức là đầu tư cơ bản, đầu tư theo chiều sâu để tạo ra cơ sở nền tảng cho sự phát triển thì đầu tư vào TSLĐ là để tạo ra động lực thúc đẩy sự phát triển, phát huy tác dụng của đầu tư cơ bản. Kết cấu Tài sản lưu động Các khoản mục cấu thành gồm: - Vốn bằng tiền gồm: tiền gửi ngân hàng, tiền mặt tại quỹ, tiền đang chuyển. ở các nước phát triển thị trường chứng khoán thì chứng khoán ngắn hạn cũng xếp vào khoản mục này. Vốn băng tiền được sử dụng để trả lương công nhân, mua sắm nguyên vật liệu, mua TSCĐ, trả tiền thuế, trả nợ… Tiền mặt bản thân nó là tài sản không sinh lãi. Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp việc giữ tiền mặt là cần thiết. Khi Doanh nghiệp giữ đủ lượng tiền mặt cần thiết thì Doanh nghiệp vừa không lãng phí vốn tiền mặt, vừa có được những lợi thế trong kinh doanh như: + Được hưởng lợi thế chiết khấu nếu có đủ tiền thanh toán ngay các khoản chi mua hàng hoá, dịch vụ, nguyên vật liệu. + Giúp Công ty duy trì tốt các chỉ số thanh toán ngắn hạn, nhờ đó Công ty có thể mua hàng hoá với điều kiện thuận lợi và được hưởng hạn mức tín dụng rộng rãi. + Giúp Công ty tận dụng được các cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong các hoạt động thanh toán, chi trả. + Giúp Công ty có tiền mặt để đáp ứng kịp nhu cầu chi tiêu khẩn cấp như đình công, hoả hoạn, chiến dịch Marketing của đối thủ cạnh tranh, khó khăn do yếu tố thời vụ và chu kì kinh doanh. + Đầu tư ngắn hạn: Công ty có thể sử dụng một phần vốn của mình để đầu tư vào chứng khoán ngắn hạn, đầu tư ngắn hạn khác như góp vốn liên doanh ngắn hạn… nhằm mục tiêu sinh lợi. Đặc biệt các khoản kinh doanh chứng khoán ngắn hạn của Công ty còn có ý nghĩa là bước đệm quan trọng trong việc chuyển hoá giữa tiền mặt và các tài sản có tính lỏng kém hơn. Điều này giúp Doanh nghiệp sinh lợi tốt hơn và huy động được một lượng tiền mặt đủ lớn và kịp thời đảm bảo cho nhu cầu thanh khoản. - Khoản phải thu: Cạnh tranh là cơ chế vận động của nền kinh tế thị trường. Các Doanh nghiệp muốn đứng vững trong cạnh tranh cần phải nỗ lực vận dụng các chiến lược cạnh tranh đa đạng từ cạnh tranh giá đến cạnh tranh phi giá cả như hình thức quảng cáo, các dịch vụ trước, trong và sau khâu bán hàng. Mua hàng chịu cũng là một hình thức cạnh tranh khá phổ biến và có ý nghĩa quan trọng với các Doanh nghiệp. Nó đem lại những lợi thế sau: + Tăng doanh thu bán hàng. + Giảm chi phí tồn kho hàng hoá. + Tận dụng tối đa công suất máy móc thiết bị và TSCĐ, hạn chế hao mòn vô hình. + Tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. + Bán được hàng hoá với giá cao hơn do trong giá bán đã bao hàm của lãi suất bán chịu. Tuy nhiên tín dụng thương mại: cũng tạo ra bất lợi như: + Tăng chi phí SXKD do tăng chi phí đòi nợ. Chi phí trả cho nguồn tài trợ để bù đắp sự thiếu hụt ngân quỹ. + Rủi ro không đòi được nợ. Các khoản tín dụng thương mại mà Doanh nghiệp cung cấp đã tạo ra khoản mục phải thu của Doanh nghiệp từ khách hàng, từ nội bộ Doanh nghiệp hay các khoản ứng trước cho người bán… Khoản phải thu qúa lớn hay quá nhỏ đều không có lợi cho Doanh nghiệp, Doanh nghiệp cần có biện pháp điều chỉnh kịp thời. - Hàng tồn kho: Trong qúa trình sản xuất, việc tiêu hao đối tượng lao động diễn ra thường xuyên liên tục, nhưng việc cung ứng nguyên vật liệu thì đòi hỏi thực hiện ngắt quãng, mỗi lần mua vào một lượng nhất định. Do đó Doanh nghiệp phải thường xuyên có một số lượng lớn nguyên vật liệu… nằm trong qúa trình dự trữ, hình thành nên các khoản mục vốn dự trữ. Vốn dự trữ là biểu hiện bằng tiền của nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, thành phẩm mua ngoài, bao bì, vật liệu bao bì. Loại vốn này thường chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng Tài sản lưu động. Đồng thời, Doanh nghiệp cũng phải luôn duy trì một số lượng vốn lưu động dưới dạng vốn sản xuất và vốn thành phẩm. Đó là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ sản phẩm, phí tổn chờ phân bổ và vốn thành phẩm nhập kho. - Tài sản lưu động khác: Là biểu hiện bằng tiền của các khoản tạm ứng, chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển… Đây là những khoản mục chi phí cần thiết phục vụ cho những nhu cầu thiết yếu của qúa trình SXKD của Doanh nghiệp. Các Doanh nghiệp khác nhau có kết cấu Tài sản lưu động không giống nhau. Có nhiều nhân tố ảnh hưởng tới kết cấu Tài sản lưu động như: - Điều kiện sản xuất, đặc điểm quy trình công nghệ, của các Doanh nghiệp sản xuất. Ví dụ: Nhà máy điện hầu như không có vốn thành phẩm, điện sản xuất ra đến đâu thì được tiêu thụ ngay đến đó nên không có thành phẩm tồn kho. - Các phương thức thanh toán trong bán hàng khác nhau dẫn đến khoản mục phải thu của các Doanh nghiệp có quy mô không giống nhau. - Trình độ quản lý sản xuất, trình độ quản lý tài chính của Doanh nghiệp cũng ảnh hưởng không nhỏ đến kết cấu Tài sản lưu động. - Quy mô sản xuất lớn hay nhỏ tác động tới nhu cầu vốn khác nhau nên kết cấu Tài sản lưu động cũng khác nhau giữa các Doanh nghiệp có cùng điều kiện sản xuất và đặc điểm kinh tế kỹ thuật. Mỗi khoản mục nằm trong Tài sản lưu động đều rất cần thiết cho quá trình SXKD của Doanh nghiệp nhưng tác động của nó tới sản xuất lại không giống nhau. Trong đó, bộ phận hàng tồn kho dưới hình thái vốn sản xuất trực tiếp tham gia vào quá trình sáng tạo ra giá trị. Số vốn trong sản xuất ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động, cần không ngừng cải tiến kết cấu Tài sản lưu động theo phương hướng chung là tăng tỷ trọng của vốn sản xuất, giảm tỉ trọng của các loại vốn khác như vốn bằng tiền, vốn phải thu, vốn dự trữ tồn kho… một cách hợp lý đồng thời phải duy trì ở mức tối thiểu cho phép, tránh ứ đọng vốn gây lãng phí. 1.3.Nguồn hình thành Tài sản lưu động 1.3.1. Theo quan hệ sở hữu nguồn hình thành Tài sản lưu động gồm * Vốn chủ sở hữu: là vốn thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp, các chủ Doanh nghiệp có toàn quyền sử dụng và định đoạt. Trong vốn chủ sở hữu lại chia thành: vốn tự có và vốn tự bổ sung. - Vốn tự có: Tuỳ từng loại hình Doanh nghiệp, vốn tự có của Doanh nghiệp được thể hiện dưới những hình thái như: + Vốn ngân sách Nhà nước cấp cho Doanh nghiệp Nhà nước. Nhà nước chỉ cấp một phần vốn lưu động ban đầu, phần còn lại Doanh nghiệp phải tự huy động trên thị trường theo lãi suất thị trường. Ngoài ra, trong qúa trình hoạt động của mình, nếu Doanh nghiệp Nhà nước giải trình kế hoạch tài chính tốt sẽ được Nhà nước cấp thêm vốn lưu động bổ xung trong năm sau. Khi sử dụng vốn ngân sách Nhà nước cấp, Doanh nghiệp phải nộp thuế thu trên vốn như một nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của Nhà nước. + Với Công ty cổ phần, vốn tự có hình thành nên Tài sản lưu động do Công ty phát hành và bán cổ phiếu cho các cổ đông theo luật Công ty cổ phần. Chi phí khoản vốn này là lợi tức cổ phần mà Công ty cho các cổ đông hàng năm. + Với Công ty liên doanh, vốn tự có hình thành nên Tài sản lưu động là một phần của vốn góp liên doanh với các Doanh nghiệp khác. Các Doanh nghiệp có thể góp vốn bằng tiền hay vật tư, hàng hoá. + Với Doanh nghiệp tư nhân, Tài sản lưu động do chủ Doanh nghiệp bỏ ra đầu tư. - Vốn tự bổ sung: Nguồn vốn này được hình thành từ lợi nhuận để lại hay từ các quỹ của Doanh nghiệp để bổ sung cho Tài sản lưu động. * Vốn vay: là vốn Doanh nghiệp có được do: Đi vay ngân hàng và các tổ chức tài chính trung gian khác. Phát hành trái phiếu để huy động vốn đầu tư từ dân cư. Huy động các khoản nợ chưa thanh toán. Thuê mua tài chính. Như vậy, các Doanh nghiệp có nhiều cách thức để tài trợ cho Tài sản lưu động nhưng vấn đề đặt ra là lựa chọn nguồn tài trợ nào để đem lại hiệu quả nhất. Nói cách khác là Doanh nghiệp cần xác định cho mình một cơ cấu nguồn vốn tối ưu. Cơ cấu nguồn vốn tối ưu là cơ cấu đạt tới sự cân bằng giữa rủi ro và lãi suất, làm cho chi phí vốn nhỏ nhất, giá cổ phiếu của Công ty là cao nhất. Về nguyên tắc, Doanh nghiệp sẽ ưu tiên lựa chọn những nguồn vốn có chi phí vốn thấp nhất để tài trợ cho hoạt động SXKD. Muốn vậy, Doanh nghiệp cần so sánh tương quan giữa hai chỉ tiêu Doanh lợi vốn và chi phí vốn. Doanh lợi vốn = Lợi nhuận trước thuế và lãi Tổng tài sản Chi phí vốn vay trong kỳ = Chi phí nợ vay trong kì Vốn vay Nếu doanh lợi vốn lớn hơn chi phí vốn thì có nghĩa là Doanh nghiệp đang làm ăn phát đạt hay tình hình kinh doanh có nhiều khả quan. Lúc này, Doanh nghiệp nên huy động vốn từ nguồn vốn vay. Việc sử dụng nợ vay trong điều kiện này sẽ có tác dụng làm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của chủ sở hữu nhiều hơn. Đồng thời chủ sở hữu chỉ cần một số vốn hạn chế cũng vẫn nắm bắt được quyền kiểm soát Doanh nghiệp và tỉ trọng vốn sở hữu nhỏ thì rủi ro của Doanh nghiệp chủ yếu do người cho vay gánh chịu. Ngược lại, nếu doanh lợi vốn nhỏ hơn chi phí vốn nghĩa là tình hình kinh doanh của Doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn thì vốn chủ sở hữu lại là là chắn chống phá sản cho Doanh nghiệp. 1.3.2. Theo thời gian huy động và sử dụng nguồn hình thành Tài sản lưu động gồm: * Nguồn vốn dài hạn: là những nguồn vốn có tính chất ổn định dài hạn được sử dụng để hình thành nên các tài sản thường xuyên. Vốn lưu động thường xuyên gồm vốn chủ sở hữu và vốn vay dài hạn. * Nguồn vốn ngắn hạn: là nguồn vốn có tính chất ngắn hạn (< 1 năm) sử dụng để đáp ứng yêu cầu có tính chất tạm thời. Thuộc nguồn vốn ngắn hạn có: - Vốn vay ngắn hạn tại ngân hàng: đây là nguồn quan trọng, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, có thời hạn từ vài ngày đến 1 năm. Vay ngắn hạn có hai hình thức. + Vay theo món. + Vay luân chuyển. - Vay nợ tín dụng thương mại: nguồn tín dụng thương mại được khai thác phổ biến qua quan hệ mua bán trả góp, trả chậm. Nguồn tín dụng thương mại dưới dạng các khoản phải trả chiếm 20%, thậm chí 40% tổng nguồn vốn. Đây là hình thức tài trợ linh hoạt, tạo khả năng mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh. Tuy nhiên cũng cần thấy tính chất rủi ro của nó khi quy mô vượt quá giới hạn an toàn. Chi phí mua hàng hoá trả chậm ẩn dưới hình thức thay đổi mức giá ( giá bán trả chậm cao hơn, bao hàm lãi suất tín dụng trong đó). Quy mô của nó phụ thuộc vào tính chất kinh tế của sản phẩm, tình trạng tài chính của người mua và bán. - Vốn chiếm dụng khác do chưa thanh toán lương cho CBCNV, chưa nộp thuế cho Nhà nước… Quản lý nguồn vốn hình thành Tài sản lưu động theo thời gian huy động và sử dụng vốn giúp Doanh nghiệp ra quyết định huy động vốn phù hợp với tiến độ thi công các dự án đầu tư đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, đảm bảo cho sản xuất không bị dán đoạn vì thiếu vốn và có kế hoạch trả nợ vay kịp thời. Hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động Quan điểm về hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, các doanh nghiệp được Nhà nước cấp vốn, tài sản. Vì thế tiền vốn huy động được không phải mất chi phí. Khi sử dụng, các doanh nghiệp cũng không cần quan tâm đến hiệu quả sử dụng vốn, nếu kinh doanh thua lỗ thì có Nhà nước bù đắp, trang trải mọi thiếu hụt. Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường với đa thành phần kinh tế, doanh nghiệp là đơn vị kinh tế hoạch toán độc lập, tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất. Trừ một số doanh nghiệp Nhà nước được Nhà nước cấp một phần Tài sản lưu động từ nguồn vốn Nhà nước, còn lại cũng như các doanh nghiệp khác đều phải tự huy động vốn từ thị trường và phải trả một khoản chi phí nhất định, phải trả đúng thời hạn. Vì vậy khi sử dụng vốn, doanh nghiệp cần thu hồi đủ vốn ban đầu và có lãi. Nếu không Doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng nợ nhiều, nợ quá hạn, mất khả năng thanh toán và thậm chí là phá sản. Thực tế hiện nay cả nước có khoảng 6.000 Doanh nghiệp Nhà nước với tổng số vốn kinh doanh khoảng 80.000 tỷ đồng. Trong đó Tài sản lưu động chiếm 18% nhưng chỉ có khoảng một nửa trong số này thực huy động vào kinh doanh, số còn lại là nợ khó đòi, lỗ chưa được bù đắp, vật tư hỏng, mất mát. Tình hình này làm cho các Doanh nghiệp lâm vào tình trạng thiếu vốn, doanh nghiệp phải vay ngân hàng hay chiếm dụng lẫn nhau. Vì vậy, hiệu quả sử dụng Tài sản nói chung và Tài sản lưu động nói riêng đã quyết định đến sự tồn tại của Doanh nghiệp. 1.2.2 Sự cần thiết của việc nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động Từ thực tế trên cho thấy việc nâng cao hiệu của việc sử dụng Tài sản lưu động là rất quan trọng đối với doanh nghiệp nó quyết định sự tồn tại và phát triển của Doanh nghiệp. Quan điểm về hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động trong SXKD của các doanh nghiệp sản xuất được thể hiện như sau: Khả năng sinh lợi và khả năng sản xuất của Tài sản lưu động phải cao và không ngừng tăng so với ngành và giữa các kì. Nghĩa là phải đảm bảo một đồng vốn lưu động có thể đem lại lợi nhuận tối đa cho phép để không ngừng những bảo toàn mà còn phát triển vốn. Khả năng tiếtt kiệm Tài sản lưu động cao và ngày càng tăng: sử dụng Tài sản lưu động tiết kiệm cũng là một chỉ tiêu thể hiện hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động. Nó giúp doanh nghiệp không phải huy động thêm vốn. Giảm được chi phí, tăng lợi nhuận và vẫn đáp ứng nhu cầu Tài sản lưu động cho sản xuất. Tốc độ luân chuyển Tài sản lưu động cao: Giúp doanh nghiệp đẩy nhanh thu hồi vốn. Tiếp tục tái đầu tư cho kì sản xuất tiếp theo. Nắm bắt kịp thời các cơ hội kinh doanh có khả năng sinh lời. Xây dựng được cơ cấu vốn tối ưu và một tiềm lực tài chính vững chắc cho doanh nghiệp. Xét một cách toàn diện, hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động là khả năng góp phần tăng lợi nhuận không ngừng cho doanh ngiệp vì suy cho cùng lợi nhuận chính là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp sản trong nền kinh tế thị trường. Xét theo quan điểm hiệu quả kinh tế xã hội thì hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của doanh nghiệp sản xuất là góp phần tăng trưởng kinh tế xã hội, tăng tổng sản phẩm quốc dân và nâng cao đời sống cho CBCNVC. 1.2.3.Chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động 1.2.3.1.Hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động Hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động là một phạm trù kinh tế phản ánh tình hình sử dụng Tài sản lưu động của doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh với tổng chi phí thấp nhất. Hiệu quả Tài sản lưu động được biểu hiện tập trung ở các mặt sau: - Khả năng sử dụng tiết kiệm, hợp lý Tài sản lưu động của doanh nghiệp càng cao và càng tăng so với mức sử dụng chung của ngành và so với kì trước đó. Việc sử dụng tiết kiệm Tài sản lưu động chỉ là một chỉ tiêu cần được xem xét khi tính hiệu qủa sử dụng TSLĐ. Bởi nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí, không phải tài trợ thêm cho TSLĐ khi mở rộng quy mô, từ đó tăng lợi nhuận và đáp ứng đầy đủ, thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh. Tốc độ luân chuyển cao của TSLĐ trong quá trình sản xuất. Đây cũng là biểu hiện của hiệu quả sử dụng TSLĐ vì khi TSLĐ có tốc độ luân chuyển cao thì khả năng thu hồi vốn cao và nhanh, tiếp tục tái đầu tư cho kì sản xuất tiếp theo, chớp được cơ hội kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh. Mặt biểu hiện nữa là khả năng sinh lời và khả năng sản xuất của TSLĐ phải cao, không ngừng tăng so với ngành và giữa các kì. Điều này có nghĩa là một đồng giá trị TSLĐ phả đem lại một khoản doanh thu cao (thể hiện khả năng sản xuất) và một khoản lợi nhuận cao (thể hiện khả năng sinh lời). Ngoài ra hiệu quả sử dụng TSLĐ của doanh nghiệp còn là việc doanh nghiệp có kết cấu tài sản hợp lý cùng với một kết cấu tối ưu của TSLĐ. 1.2.3.2 Phương pháp so sánh: Ngoài việc quan sát, thu thập, thông kê số liệu, tài liệu liên quan thì để phân tích và đánh giá được hiệu quả sử dụng TSLĐ có nhiều phương pháp trong đó có thể sử dụng hai phương pháp so sánh và phương pháp tỉ số. Phương pháp so sánh là phương pháp được sử dụng phổ biến trong phân tích hoạt động kinh doanh. Khi sử dụng phương pháp này thì chúng ta phải lựa chọn tiêu chuẩn để so sánh. Tiêu chuẩn so sánh là chỉ tiêu của một kỳ được lựa chọn làm căn cứ để so sánh, được gọi là gốc so sánh. Tuỳ theo mục đích của nghiên cứu mà lựa chọn gốc so sánh thích hợp. Các gốc so sánh có thể là: Tài liệu của năm trước (kỳ trước) nhằm đánh giá xu hướng phát triển của các chỉ tiêu. Các mục tiêu đã dự kiến (kế hoạch, dự toán, định mức) nhằm đánh giá tình hình thực hiện so với kế hoạch, dự toán, định mức. Các chỉ tiêu trung bình ngành, khu vực kinh doanh, nhu cầu đơn đặt hàng… nhằm khẳng định vị trí của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng nhu cầu… Các chỉ tiêu của kỳ được so sánh với kỳ gốc lựa chọn được chỉ tiêu kỳ thực hiện và là kết quả mà doanh nghiệp đã đạt được. Để phép so sánh có ý nghĩa thì điều kiện tiên quyết là các chỉ tiêu sử dụng phải đồng nhất. Trong thực tế thường điều kiện có thể so sánh được giữa các chỉ tiêu kinh tế cần được quan tâm cả về mặt thời gian và không gian. Về mặt thời gian thì các chỉ tiêu được tính trong cùng một khoảng thời gian hạch toán phải thông nhất trên ba mặt: phải cùng phản ánh nội dung kinh tế, phải cùng một phương pháp tính toán và phải cùng một đơn vị đo lường. Về mặt không gian thì các chỉ tiêu cần phải được quy đổi về cùng quy mô và điều kiện kinh doanh tương tự nhau: Thông thường , người ta sử dụng các kỹ thuật so sánh sau: So sánh bằng số tương đối: là kết quả của phép trừ trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện khối lượng quy mô của các hiện tượng kinh tế. So sánh bằng số tuyệt đối: là kết quả của phép chia giữa trị số của kỳ phân tích so với kì gốc của các chỉ tiêu kinh tế, kết quả so sánh biểu hiện kết cấu, mối quan hệ, tốc độ phát triển, mức phổ biến của các hiện tượng kinh tế. So sánh bằng số bình quân: số bình quân là dạng đặc biệt của số tuyệt đối, biểu hiện của tính chất đặc trưng chung về mặt số lượng, nhằm phản ánh đặc điểm chung của toàn bộ đơn vị, một bộ phận hay một tổng thể chung có cùng một tính chất. Tuỳ theo mục đích và yêu cầu của phân tích, tính chất và nội dung của các chỉ tiêu kinh tế mà người ta sử dụng kỹ thuật so sánh thích hợp. Quá trình phân tích theo kỹ thuật của phương pháp so sánh có thể thực hiện theo ba hình thức: So sánh theo chiều dọc: là quá trình so sánh nhằm xác định tỷ lệ quan hệ tương quan giữa các chỉ tiêu cùng kỳ của các báo cáo kế toán tài chính. Nó còn được gọi là phân tích theo chiều dọc. So sánh theo chiều ngang: là quá trình so sánh nhằm xác định các tỷ lệ và chiều hướng biến động giữa các kỳ trên báo cáo kế toán tài chính. So sánh xác định xu hướng và tính liên hệ của các chỉ tiêu: các chỉ tiêu riêng biệt hay các chỉ tiêu tổng cộng trên báo cáo được xem xét trong mối quan hệ với các chỉ tiêu phản ánh quy mô chung và chúng có thể được xem xét nhiều kỳ để cho ta thấy rõ hơn xu huớng phát triển của các hiện tượng nghiên cứu. Các hình thức sử dụng kỹ thuật so sánh trên thường được phân tích trong các báo cáo tài chính, nhất là bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và bảng lưu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính định kỳ quan trọng của doanh nghiệp. Trong chuyên đề này, việc sử dụng phương pháp so sánh để nghiên cứu được áp dụng cả so sánh bằng số tuyệt đối, tương đối với số liệu được thu thập trong ba năm 2002, 2003, 2004; hình thức so sánh là so sánh theo chiều ngang, so sánh kết quả năm sau so với năm trước để thấy được tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng như xu hướng phát triển của nó và so sánh theo chiều dọc để thấy được tỷ trọng, kết cấu của các thành phần trong TSLĐ. 1.2.3.3. Phương pháp tỷ số: Phương pháp tỷ số là phương pháp trong đó các tỷ số đuợc sử dụng để phân tích. Đó là các tỷ số đơn được thiết lập bởi chỉ tiêu này so với chỉ tiêu khác. đây là phương pháp có tính hiện thực cao với các điều kiện áp dụng ngày càng được bổ sung và hoàn thiên do nguồn thông tin kế toán – tài chính được cải tiến và được cung cấp đầy đủ hơn làm cơ sở để hình thành những tỷ lệ tham chiếu tin cậy cho việc đánh giá một tỷ số của một doanh nghiệp hay một nhóm doanh nghiệp; việc áp dụng công nghệ tin học ngày càng rộng rãi với nhiều chức năng và công dụng mới cho phép tích luỹ dữ liệu và thúc đẩy nhanh quá trình tính toán hàng loạt các tỷ số; đồng thời phương pháp này giúp nhà phân tích khai thác có hiệu quả những số liệu và phân tích một cách hệ thống hàng loạt tỷ số theo chuỗi thời gian liên tục theo từng giai đoạn. Để đánh giá hiệu quả sử dụng TSLĐ, người ta sử dụng các tỷ số sau: Vòng quay TSLĐ: Doanh thu Vòng quay TSLĐ = TSLĐ bình quân. Chỉ tiêu này cho biết TSLĐ luân chuyển được mấy vòng trong kỳ. Nếu số vòng quay tăng chứng tỏ TSLĐ luân chuyển tốc độ cao, một điều rất có lợi cho hoạt động của sản xuất kinh doanh. Như vậy vòng quay TSLĐ càng tăng thì hiệu quả sử dụng TSLĐ càng tăng và ngược lại. Kì luân chuyển TSLĐ: là số ngày bình quan cần thiết để TSLĐ thực hiện một vòng quay trong kỳ. Thời gian của kỳ phân tích Kì luân chuyển TSLĐ = Số vòng quay TSLĐ trong kỳ. Với thời gian của kỳ phân tích được quy ước là một năm tương ứng với 360 ngày; 1 quý tương ứng với 90 ngày; 1 tháng tương ứng với 30 ngày. Thời gian của một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn, hiệu quả sử dụng TSLĐ càng cao. Chỉ tiêu này phản ánh sự phát triển của trình độ kinh doanh, công tác quản lý và tình hình tài chính của doanh nghiệp. _ Khả năng sinh lời TSLĐ: Khả năng sinh lời Lợi nhuận sau thuế = TSLĐ TSLĐ sử dụng bình quân trong kỳ. Chỉ tiêu này phản ánh khả năng sinh lời của TSLĐ. Nó cho biết mỗi đơn vị Tài sản lưu động có trong kỳ đem lại bao nhiêu lợi nhuận sau thuế. Tỷ số khả năng thanh toán hiện hành: Khả năng thanh toán TSLĐ = hiện hành Nợ ngắn hạn. TSLĐ ở đây thông thường bao gồm tiền, các chứng khoán ngắn hạn dễ chuyển nhượng (tương đương tiền), các khoản phải thu và dự trữ (tồn kho); còn nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản vay ngắn hạn của ngân hàng thương mại và các tổ chức tín dụng khác. các khoản phải trả nhà cung cấp, các khoản phả trả , phải nộp khác… Cả TSLĐ và nợ ngắn hạn đều có thời gian nhất định tới một năm. Tỷ số này là thước đo khả năng thanh toán ngắn hạn của doanh nghiệp, nó cho biết mức độ các khoản nợ của các chủ nợ ngắn hạn được trang trải bằng các tài sản có thể chuyển thành tiền trong một giai đoạn tương đương với thời hạn của khoản nợ đó. Tỷ số khả năng thanh toán nhanh: TSLĐ - Dự trữ Khả năng thanh toán nhanh = Nợ ngắn hạn. Đây là tỷ số giũa các tài sản quay vòng nhanh với nợ ngắn hạn. Tài sản quay vòng nhanh là những tài sản có thể nhanh chóng chuyển đổi thành tiền bao gồm tiền chứng khoán ngắn hạn và các khoản phải thu. Tài sản dự trữ (tồn kho) là các tài sản khó chuyển thành tiền hơn trong tổng TSLĐ và dễ bị lỗ nhất nếu được bán. Do vậy tỷ số khả năng thanh toán nhanh cho biết khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn không phụ thuộc vào việc bán tài sản dự trữ(tồn kho). Vòng quay tiền: Doanh thu Vòng quay tiền = Tiền + Chứng khoán dễ bán. Tỷ số này được xác định bằng cách chia Doanh thu trong năm cho Tổng số tiền và các loại tài sản tuơng đương tiền bình quân (chứng khoán ngắn hạn dễ bán dễ chuyển nhượng). Tỷ số này càng lớn chứng tỏ trong một năm TSLĐ của doanh nghiệp quay được nhiều vòng hơn và doanh nghiệp sử dụng TSLĐ có hiệu quả hơn. Vòng quay của tiền: Số ngày trong kỳ Thời gian vòng quay dự trữ = Số vòng quay dự trữ. Chỉ tiêu này cho biết kỳ đặt hàng bình quân của doanh nghiệp là bao nhiêu ngày. Khoản phải thu x 360 Kỳ thu tiền bình quân = Doanh thu. Kỳ thu tiền được sử dụng để đánh giá khả năng thu tiền trong thanh toán trên cơ sở các khoản phải thu và doanh thu bình quân một ngày. Các khoản phải thu lớn hay nhỏ phụ thuộc vào chính sách tín dụng thương mại của doanh nghiệp và các khoản trả trước. Tuy nhiên nếu tỷ sổ này còn thì không tốt cho doanh nghiệp. Nó chứng tỏ vốn của doanh nghiệp bị ứ đọng trong khâu thanh toán hoặc do khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp kém. Nội dung quản lý TSLĐ: Quản lý dự trữ, tồn kho: Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, các doanh nghiệp thông thường phải dự trữ một lượng hàng hoá nhất định để cho doanh nghiệp có thể hoạt động một cách liên tục. Hàng hoá tồn kho bao gồm ba loại: nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành. Nguyên liệu thô là những nguyên liệu và bộ phận, linh kiện rời do các doanh nghiệp mua và sử dụng trong quá trình sản xuất. Trong sản xuất nếu các doanh nghiệp mua nguyên liệu với số lượng quá lớn hay quá nhỏ đều không đạt hiệu quả tối ưu bởi nếu mua với số lượng quá lớn thì doanh nghiệp sẽ phải chịu nhiều chi phí tồn trữ và rủi ro do hàng hoá bị hư hao, mất mát. Mặt khác nếu mua hàng hoá với số lượng quá nhỏ có thể dẫn đến gián đoạn sản xuất và làm tăng những chi phí không cần thiết và không đạt hiệu quả cao. Do đó doanh nghiệp sẽ có lợi khi mua vừa đủ nguyên liệu để tạo ra một miếng đệm an toàn giữa cung ứng và sản xuất. Tồn kho trong quá trình sản xuất là các loại nguyên liệu nằm trong từng công đoạn của dây chuyền chế tạo. Thông thường không thể có sự đồng bộ hoàn toàn giữa các công đoạn sản xuất của doanh nghiệp bởi các bộ phận sản xuất không thể có cùng công suất hoạt động trong mọi thời điểm. Bởi vậy mỗi công đoạn sản xuất đều có một lượng tồn kho riêng. Nếu không có một lượng nguyên liệu hay bán thành phẩm dự trữ nào đó thì một công đoạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào các bộ phận đứng trước nó. Do đó các loại nguyên vật liệu tồn kho có tác dụng tạo ra sự thông suốt và tính hiệu quả trong quá trình sản xuất. Dây chuyền sản xuất càng dài và các công đoạn sản xuất càng nhiều sẽ dẫn tới nhu cầu tồn kho càng lớn. Khi tiến hành sản xuất xong, hầu như các doanh nghiệp chưa thể tiêu thụ hết sản phẩm, phần thì do có độ trễ nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, phần do phải có đủ lượng hàng mới xuất được. Lúc này sản phẩm hoàn thành tồn kho tạo ra khoảng an toàn cần thiết giữa sản xuất và tiêu thụ. Những doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh mang tính mùa vụ và có quy trình chế tạo tốn nhiều thời gian thường có lượng sản phẩm hoàn thành tồn kho lớn bởi nhu cầu đối với sản phẩm trong những mùa tiêu thụ vượt quá năng lực sản xuất của doanh nghiệp và ngược lại. Do đó các doanh nghiệp này cần có sản phẩm dự trữ. Trong thực tế nguyên vật liệu sử dụng mỗi ngày không phải là số cố định mà chúng luôn biến động không ngừng, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ hoặc sản xuất những hàng hoá nhạy cảm với thị trường. Do đó để đảm bảo cho sự ổn định của sản xuất, doanh nghiệp cần phải duy trì một lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn. Lượng dự trữ an toàn là lượng hàng hoá dự trữ thêm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng. Lượng dự trữ an toàn tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp. 1.2.4.2. Quản lý ngân quỹ và các chứng khoán thanh khoản cao 1.2.4.2.1. Sự cần thiết của việc giữ tiền mặt Tiền mặt được hiểu là tiền tồn quỹ, tiền trên tài khoản thanh toán của doanh nghiệp ở ngân hàng. Nó được dùng để trả lương, mua nguyên vật liệu, mua tài sản cố định, trả tiền thuế, trả nợ. Tỷ lệ sinh lời trực tiếp trên tiền mặt rất thấp, thậm chí tỷ lệ sinh lời trên tiền giấy trong két của doanh nghiệp và tiền trong tài khoản bảo chi có tỷ lệ sinh lời bằng không. Trong khi đó sức mua của tiền tệ luôn có khuynh hướng giảm do chịu ảnh hưởng của lạm phát. Bởi vậy có thể nói tỷ lệ sinh lời thực trực tiếp của tiền giấy và tiền gửi ngân hàng đối với tài khoản bảo chi có tỷ lệ âm. Quản lý tiền mặt có liên quan chặt chẽ đến việc quản lý các loại tài sản gắn với tiền mặt như các loại chứng khoán thanh khoản cao. Các loại chứng khoán gần như tiền mặt giữ vai trò như một bước đệm cho tiền mặt, vì nếu số dư tiền mặt nhiều doanh nghiệp có thể đầu tư vào chứng khoán thanh khoản cao, nhưng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng một cách dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Như vậy trong quản trị tài chính người ta sử dụng chứng khoán có khả năng thanh khoản cao để duy trì tiền mặt ở mức độ mong muốn. Ta có thể thấy điều này qua sơ đồ luân chuyển sau: Các chứng khoán thanh khoản cao Đầu tư tạm thời bằng cách mua chứng khoán có tính thanh khoản cao Bán những chứng khoán thanh khoản cao để bổ sung cho tiền mặt Tiền mặt Tiền mặt Tiền mặt Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc gửi tiền mặt là cần thiết nhưng việc giữ đủ tiền mặt phục vụ cho hoạt động kinh doanh có những lợi thế sau: Khi mua các hàng hoá dịch vụ, nếu có đủ tiền mặt, doanh nghiệp có thể được hưởng lợi thế chiết khấu. Giữ đủ tiền mặt, duy trì tốt các chỉ số khả năng thanh toán ngắn hạn giúp doanh nghiệp có thể mua hàng với những điều kiện thuận lợi và được hưởng mức tín dụng rộng rãi. Giữ đủ tiền mặt giúp doanh nghiệp tận dụng được những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong các hoạt động thanh toán chi trả. Việc có đủ tiền mặt giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu trong trường hợp khẩn cấp như đình công, hoả hoạn, chiến dịch marketing của đối thủ cạnh tranh, vượt qua khó khăn do yếu tố thời vụ và chu kỳ kinh doanh. Như vậy chúng ta thấy tuy rằng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi trong tài khoản bảo chi của doanh nghiệp tại ngân hàng không sinh lời nhưng việc nắm giữ nó là rất cần thiết và điều cần thiết là chúng ta phải giữ một lượng vừa đủ để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được duy trì tốt đồng thời lại không gây lãng phí cho doanh nghiệp, đảm bảo khả năng sinh lời cho doanh nghiệp là lớn nhất. 1.2.4.3. Quản lý khoản phải thu: Để thắng lợi trong quá trình cạnh tranh trên thị trường, các doanh nghiệp ngoài việc áp dụng các chiến lược marketing như quảng cáo, chiến lược giá cả, các dịch vụ kèm theo,… thì doanh nghiệp có thể tăng doanh thu bán hàng từ việc áp dụng hình thức mua bán chịu (tín dụng thương mại). Tín dụng thương mại có thể làm cho doanh nghiệp đứng vững trên thị trường nhưng cũng có thể đem đến những rủi ro cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại đem lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp: Tín dụng thương mại tác động đến doanh thu bán hàng. Do được trả tiền chậm nên sẽ có nhiều người mua hàng hoá của doanh nghiệp hơn, từ đó làm cho doanh thu tăng. Khi cấp tín dụng thương mại cho khách hàng thì doanh nghiệp sẽ bị chậm trễ trong việc trả tiền và vì tiền có giá trị thời gian nên giá bán sẽ được quy định cao hơn. Tín dụng thương mại làm giảm được chi phí tồn kho của hàng hoá. Tín dụng thương mại làm cho tài sản cố định được sử dụng có hiệu quả hơn và hạn chế phần nào về hao mòn vô hình. Tuy nhiên việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại cũng có những hạn chế sau: Khi cấp tín dụng thương mại cho khách hàng có thể làm tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Tín dụng thương mại làm tăng chi phí đòi nợ, chi phí trả cho người tài trợ để bù đắp sự thiếu hụt ngân quỹ. Thời hạn cấp tín dụng càng dài thì chi phí ròng càng lớn. Xác suất không trả tiền của người mua làm cho lợi nhuận bị giảm nên thời hạn cấp tín dụng càng dài thì rủi ro càng lớn. Với những tác động nêu trên buộc các nhà quản lý phải so sánh giữa thu nhập và chi phí tăng thêm, từ đó để quyết định có nên cấp tín dụng thương mại hay không và các điều khoản trong đó như thế nào cho phù hợp. Trong quá trình thực hiện các giao dịch bán hàng, nhà quản trị tài chính có hai nhiệm vụ chính là: thiết lập chính sách tín dụng, tổ chức thực hiện nó và giám sát các khoản phải thu. a/ Đối với việc thiết lập chính sách tín dụngthương mại: trong từng thời kỳ kinh doanh mà chính sách tín dụng có thể thay đổi để phù hợp với tình hình. Bằng cách thay đổi các tiêu chuẩn tín dụng, doanh nghiệp có thể tác động đến doanh số bán hàng của mình. Khi các tiêu chuẩn tín dụng tăng lên ở mức cao hơn, doanh số bán sẽ giảm và ngược lại khi các tiêu chuẩn này giảm thì doanh số bán tăng. Thông thường khi các tiêu chuẩn tín dụng được hạ thấp sẽ thu hút được nhiều khách hàng có tiềm lực tài chính yếu hơn. Một hệ quả tất yếu khác là khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên thì khả năng gặp những món nợ khó đòi hay thua lỗ cũng tăng lên và chi phí thu tiền cũng cao hơn. Do đó về nguyên tắc, khi quyết định thay đổi tiêu chuẩn tín dụng phải dựa trên cơ sở phân tích về chi phí và lợi nhuận. Mặc dù có vô số các tiêu chuẩn tín dụng được lựa chọn khi ra quyết định nhưng trong thực tế chỉ có một số lượng hạn chế trong số đó thường được sử dụng. Doanh nghiệp có thể hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng bằng cách kéo dài hơn thời hạn tín dụng. Thời hạn tín dụng là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng. Với việc kéo dài thời gian tín dụng, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư lớn hơn vào các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng tăng lên. Tuy nhiên doanh nghiệp sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng mới và doanh thu tiêu thụ sẽ tăng lên. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chính sách chiết khấu. Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị mệnh giá của hoá đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn. Khi tỷ lệ chiết khấu tăng, nhiều yếu tố khác sẽ thay đổi tương tự, doanh số bán tăng, vốn đầu tư vào khoản phải thu thay đổi và doanh nghiệp nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán. Các chi phí thu tiền và nợ khó đòi khi tỷ lệ chiết khấu mới đưa ra có tác dụng tích cực. Đối với việc thực hiện chính sách tín dụng, điều quan trọng là doanh nghiệp phải tiến hành phân tích vị thế tín dụng của khách hàng. Công việc này liên quan đến việc xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng tiềm năng và so sánh với những tiêu chuẩn tín dụng được tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được. Việc thiết lập các tiêu chuẩn tín dụng đòi hỏi nhà quản trị tài chính phải đạt đến sự cân bằng thích hợp để thiết lập được một chính sách với những tiêu chuẩn tín dụng không quá cao và cũng không quá thấp. Nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá cao sẽ loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng và có thể làm giảm lợi nhuận. Ngược lại nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá thấp có thể thúc đẩy doanh số bán hàng nhưng sẽ có rất nhiều khách hàng có mức rủi ro tín dụng cao, làm tăng các khoản nợ khó đòi và doanh nghiệp phải chịu những chi phí thu tiền cao hơn. Quyết định mở rộng phạm vi tín dụng đối với một khách hàng tiềm năng dựa trên các mức độ thoả mãn các tiêu chuẩn tín dụng do doanh nghiệp đặt ra. Doanh nghiệp phải tiến hành thu thập thông tin về khách hàng, phân tích, đánh giá, so sánh với những tiêu chuẩn đã thiết lập và quyết định chấp thuận hay từ chối bán hàng theo hình thức tín dụng thương mại. Cuối cùng nếu chấp nhận thì cần xác định khối lượng hàng bán chịu sẽ cung cấp cho khách hàng. Các thông tin về tư cách tín dụng của khách hàng có thể được thu thập thông qua điều tra trực tiếp như phân tích các báo cáo tài chính của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các nhà cung cấp trước hoặc đến thăm khách hàng để thu thập trực tiếp,… Việc phân tích vị thế tín dụng của khách hàng được thể hiện ở việc phân tích các yếu tố như: tư cách tín dụng, năng lực trả nợ, sức mạnh tài chính dài hạn của khách hàng, tài sản thế chấp, điều kiện kinh tế. b/ Giám sát các khoản phải thu: Sau khi thực hiện các chính sách tín dụng thương mại, nhà quản trị tài chính phải thường xuyên theo dõi các khoản phải thu để xác định đúng thực trạng của chúng. Từ đó doanh nghiệp có thể nhận diện những khoản tín dụng có vấn đề và thu thập những tín hiệu về quản lý những khoản hao hụt. Một phương pháp được áp dụng để theo dõi các khoản phải thu là việc phân tích tuổi của các khoản phải thu. Theo phương pháp này, nhà quản lý sẽ sắp xếp các khoản phải thu theo độ dài thời gian để theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ khi đến hạn. Doanh nghiệp sẽ tiến hành lập bảng theo dõi bao gồm thời gian (tuổi) của các khoản phải thu được tính theo ngày và tỷ lệ % của các khoản phải thu so với tổng số nợ tính trong kỳ hoạt động (thường là một quý). Sự phân tích theo phương pháp này có tác dụng rất hữu hiệu, nhất là khi các khoản phải thu được xem xét dưới giác độ sự biến động về mặt thời gian. Bởi vậy nó có thể tạo ra một phương thức theo dõi hiệu quả đối với các khoản phải thu. Tuy nhiên phương pháp này chịu sự chi phối rất mạnh mẽ của doanh số bán theo mùa vụ. Hay nói cách khác nếu doanh số bán thay đổi thất thường thì thời gian biểu cho thấy có sự thay đổi rất lớn dù rằng mô hình thanh toán không thay đổi. Việc theo dõi các khoản phải thu còn có thể áp dụng phương pháp xác định số dư khoản phải thu. Phương pháp này đo lường phần doanh số bán chịu mỗi tháng vẫn chưa thu được tiền tại thời điểm cuối tháng đó và tại thời điểm kết thúc của tháng tiếp theo. Mỗi cột trong bảng theo dõi theo phương pháp này cho thấy các khoản phải thu vẫn còn tồn đọng ở thời điểm cuối tháng, những khoản tồn đọng này bao gồm những khoản phải thu của tháng đó và những khoản nợ của tháng trước chuyển sang. Phương pháp này có ưu điểm là các khoản phải thu không chịu tác động của yếu tố mùa vụ. Sử dụng phương pháp này doanh nghiệp có thể hoàn toàn thấy được nợ tồn đọng của khách hàng nợ doanh nghiệp. Tuy nhiên phương pháp này không nên áp dụng cho các khoản phải thu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp có các đối tượng khách hàng ở các vùng địa lý khác nhau do cung cách thanh toán các khoản tín dụng của các khách hàng là khác nhau. Bởi vậy cách tốt nhất là nên phân loại và theo dõi số dư nợ của từng nhóm khách hàng theo tập quán thanh toán của họ. Dựa vào bảng sắp xếp tuổi hay bảng xác định số dư khoản phải thu, doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản phải thu và từ đó có thể áp dụng các chính sách thu tiền để thu hồi những khoản nợ mua hàng. Các biện pháp áp dụng ở đây có thể là gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, uỷ quyền cho người đại diện, tiến hành các thủ tục pháp lý,…Tuy nhiên khi doanh nghiệp cố gắng đòi nợ bằng cách áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn thì cơ hội thu hồi họ cũng lớn hơn, nhưng các biện pháp càng cứng rắn thì chi phí thu tiền càng cao. Hơn nữa các khách hàng có thể khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và cứng rắn, do đó doanh số tương lai có thể bị giảm xuống. Các nhân tố ảnh hưởng và hiệu quả sử dụng TSLĐ: Các nhân tố khách quan: a/ Môi trường tự nhiên: Môi trường tự nhiên là toàn bộ các yếu tố tự nhiên tác động đến doanh nghiệp như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng. Nhân tố này ảnh hưởng lớn và trực tiếp đến quyết định quản lý TSLĐ của doanh nghiệp, cụ thể là mức dự trữ. Sở dĩ như vậy là do tính mùa vụ của thị trường cung ứng lẫn thị trường tiêu thụ. Hơn nữa, khi điều kiện tự nhiên không thuận lợi thì doanh nghiệp sẽ phải chi phí nhiều hơn cho công tác dự trữ (chi phí vận chuyển, bảo quản), từ đó làm giảm hiệu quả sử dụng TSLĐ của doanh nghiệp. b/ Môi trường chính trị - xã hội: Mỗi doanh nghiệp đều mong muốn có một sự ổn định, nhất quán lâu dài trong hệ thống luật pháp và các chính sách kinh tế để có thể yên tâm đầu tư sản xuất. Chính vì vậy mà sự ổn định về chính trị sẽ là một điều kiện thuận lợi cho kinh doanh. Bên cạnh đó, vì các hoạt động của doanh nghiệp đều hướng tới phục vụ khách hàng tốt hơn nên các yếu tố xã hội như cơ cấu giới tính, cơ cấu độ tuổi, đời sống văn hoá, phong tục tập quán, sở thích tiêu dùng, của người dân cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. c/ Môi trường kinh doanh: có nhiều nhân tố trong môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến doanh nghiệp như: Biến động cung cầu hàng hoá: tác động vào khả năng cung ứng của thị trường đối với nhu cầu nguyên vật liệu của doanh nghiệp hay khả năng tiêu thụ của doanh nghiệp trên thị trường. Từ đó sẽ làm tăng hay giảm mức dự trữ của doanh nghiệp và ảnh hưởng tới khả năng quay vòng của TSLĐ, đến mức sinh lợi. Mức độ cạnh tranh trên thị trường: để đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất trong nền kinh tế thị trường thì mỗi doanh nghiệp phải có những biện pháp hấp dẫn hơn so với đối thủ cạnh tranh như chấp nhận bán chịu, cung ứng đầu vào ổn định, chi phí thấp. Như vậy doanh nghiệp sẽ phải đề ra các biện pháp, các chiến lược thích hợp để tăng vòng quay TSLĐ và giảm chi phí, tăng lợi nhuận. Sự thay đổi của chính sách kinh tế vĩ mô: bằng luật pháp kinh tế và các chính sách kinh tế, Nhà nước thực hiện việc quản lý và điều tiết nguồn lực trong nền kinh tế, tạo môi trường và hành lang cho các doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh theo định hướng nhất định. Chỉ một sự thay đổi nhỏ trong chế độ chính sách hiện hành cũng có ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược kinh doanh và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung và hiệu quả sử dụng TSLĐ nói riêng. Thông tin: hiện nay thông tin đã trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng tác động đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Những thông tin chính xác, đầy đủ mà doanh nghiệp nhận được sẽ là căn cứ quan trọng cho việc xây dựng chính sách quản lý ngân quỹ, các khoản phải thu và dự trữ. Ngoài ra hiệu quả sử dụng TSLĐ còn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khác như lạm phát, sự phát triển của thị trường tài chính, của cơ sở hạ tầng kỹ thuật,… d/ Môi trường khoa học công nghệ: sự phát triển của khoa học công nghệ không những làm thay đổi chất lượng, số lượng sản phẩm mà còn làm phát sinh những nhu cầu mới, khách hàng trở nên khó tính hơn. Ngoài ra nó còn ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển tiền, các khoản dự trữ, tồn kho nhờ tăng năng suất, rút ngắn thời gian sản xuất. Do vậy các doanh nghiệp phải nắm được điều này để có biện pháp đầu tư đổi mới công nghệ cho phù hợp. 1.2.5.2. Các nhân tố chủ quan: a/ Trình độ quản lý: Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Điều chúng ta quan tâm nhất ở đây là công tác quản lý TSLĐ tại doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có một ban lãnh đạo có trình độ quản lý tốt từ trên xuống sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động với hiệu quả cao và ngược lại trình độ quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp mà yếu kém sẽ dẫn tới việc thất thoát vật tư hàng hoá trong quá trình mua sắm, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ, làm giảm tính hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. b/ Trình độ nguồn nhân lực: nếu một doanh nghiệp chỉ có cán bộ lãnh đạo tốt thì chưa đủ, mà quan trọng hơn là doanh nghiệp phải có một đội ngũ người lao động tốt, đủ sức thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Sở dĩ như vậy là vì chính người lao động mới là những người thực hiện các kế hoạch đề ra, là người quyết định vào sự thành công hay thất bại của kế hoạch đó. Nếu người lao động có trình độ tay nghề cao, có ý thức kỷ luật, gắn bó và hết mình vào sự phát triển của doanh nghiệp thì chắc chắn hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất cao và thực hiện thắng lợi các mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. c/ Trình độ công nghệ: nếu doanh nghiệp áp dụng công nghệ hiện đại thì sẽ giảm được định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm chi phí sản xuất dở dang, rút ngắn chu kỳ sản xuất. 1.2.6. Các biện pháp cơ bản nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ: Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, các doanh nghiệp có thể quan tâm đến một số biện pháp sau: Thứ nhất, xác định một cách chính xác nhu cầu về TSLĐ tối thiểu cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra kế hoạch tổ chức huy động các nguồn tài trợ thích hợp, cũng như các kế hoạch mua sắm hay dự trữ TSLĐ trong kỳ sản xuất. Thứ hai, tổ chức tốt quá trình sản xuất và đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm. Doanh nghiệp cần phải phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận sản xuất, không ngừng nâng cao năng suất lao động nhằm sản xuất những sản phẩm có chất lượng tốt, giá thành hạ, tiết kiệm được nguyên vật liệu, mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm, tăng cường các hoạt động marketing, để nhanh chóng tiêu thụ sản phẩm, hạn chế đến mức thấp nhất sản phẩm tồn kho, tăng nhanh vòng quay TSLĐ. Thứ ba, làm tốt công tác thanh toán công nợ, chủ động phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh. Doanh nghiệp cần chủ động trong thanh toán công nợ, hạn chế tình trạng bị chiếm dụng vốn. Đồng thời vốn bị chiếm dụng còn chứa đựng rủi ro không thu hồi được, gây thất thoát nguồn vốn của doanh nghiệp. Để phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm hoặc lập các quỹ dự phòng. Trên đây là những biện pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ. Trong thực tế các nhà quản trị tài chính doanh nghiệp phải sử dụng kết hợp các biện pháp này một cách linh hoạt, đồng thời thực hiện một số biện pháp cụ thể khác phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Chương 2 Thực trạng sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty sách và thiết bị trường học hà nội. 2.1. Quá trình hình thành, phát triển và chức năng Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội: Công ty sách và Thiết bị trường học Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước thành lập theo quyết định số 1210 QĐ/TCCQ ngày 30/03/1981 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Công ty là đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, được phép sử dụng con dấu và tài khoản riêng để giao dịch hoạt động sản xuất và kinh doanh và hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Chức năng nhiệm vụ của công ty là: cung cấp sách giáo khoa và đồ dùng dạy hoc cho giáo viên và học sinh trong toàn thành phố Hà Nội. Là một doanh nghiệp được thành lập trên cơ sở tách và sát nhập từ chức năng chuyên môn của 2 phòng Phát hành sách thư viện và Thiết bị thuộc Sở Giao Dục và Đào Tạo Hà Nội. Mô hình mới và là đơn vị đầu tiên thí điểm trên cả nước vừa có chức năng phục vụ công tác chuyên môn chỉ đạo thư viện và thiết bị trường học nhưng tồn tại trên phương thức hạch toán kinh doanh có lãi vừa phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành giáo dục. Vào những năm đầu mới thành lập từ đơn vị hành chính sự nghiệp, tập thể lãnh đạo cùng cán bộ công nhân viên toàn Công ty đã không ngừng học hỏi, nỗ lực vươn lên, nội bộ đoạn kết nhất trí đã từng bước đi vào hoạt động và thực hiện tốt cả hai chức năng: -Phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành giáo duc. -Kinh doanh có hiệu quả. Sự ổn định, hoạt động có hiệu quả của Công ty Hà Nội ở năm 1981 đã góp thêm quyết tâm của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo lần lượt thành lập các Công ty Phát hành sách và Thiết bị trường học ở khắp các tỉnh thành trong cả nước. Đến năm 2004 trong cả nước đã có 63 tỉnh, thành phố đều có Công ty phát hành Sách và Thiết bị trường học. Trong những năm qua cùng với sự đổi mới của đất nước ngành giáo dục và đào tạo thủ đô tiếp tục thực hiện Nghị quyết Trung ương IV về đổi mới sự nghiệp giáo dục đào tạo, quy mô giáo dục tào tạo tăng nhanh cả về số lượng và chất lượng ở hầu hết các ngành học và cấp hoc. Điều kiện kinh tế xã hội ngày càng phát triển, số học sinh đến trường ngày cành tăng ở tất cả các cấp học. Trong giáo dục vấn đề đổi mới phương pháp giạy và học, cơ cấu chương trình có nhiều thay đổi khiến cho nhu cầu về sách giáo khoa phục vụ cho giảng dậy và học tập thêm nhiều phong phú và đa dạng. Số sách giáo khoa từ vài trăm bản phát hành hàng năm, đến nay đã lên đến hơn 10 triệu bản sách, đảm bảo cho học sinh Hà Nội tới ngày khai giảng có đủ sách giáo khoa và thiết bị đồ dùng dậy học phục vụ giảng dậy học tập của giáo viên và học sinh từ cấp Tiểu học đến cơ sở và Phổ thông trung học. Cụ thể qua số liệu 4 năm dưới đây: Bảng 1: Các loại sách và thiết bị cung cấp Stt Loại Sách Đơn vị Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Sách giáo khoa 1000 Cuốn 6.792 9.352 10.163 Sách hoc sinh 5.678 8.134 8.567 Sách giáo viên 357 575 632 Sách tham khảo 757 643 964 2 Thiết bị ấn phẩm 1000 Cuốn 93,1 98,6 105,4 Sổ điểm 82 86 92 Học bạ 11,1 12,6 13,4 Giấy thi 1000 tờ 1000 1600 1800 Theo thống kê (tính hết năm 2004) Hà Nội đã có gần 53.767 lớp học ở các cấp học từ tiểu học đến Phổ thông trung học với số lượng học sinh gần 1.987.520 và số giáo viên là 83.380 người. ý thức được về tiềm năng to lớn đó đồng thời để thích ứng với cơ chế thị trường Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã không ngừng đổi mới tổ chức kiện toàn bộ máy, sắp xếp lại hoạt động kinh doanh, phục vụ ứng với điều kiện mới. Từ năm 1993, Công ty được thành lập lại theo nghị quyết 388, được giao vốn chuyển đổi cơ chế quản lý, chuyển toàn bộ nhân viên Công ty từ biên chế sang ký kết hợp đồng lao động, xây dựng Thoả ước lao động tập thể chặt chẽ và hợp lý, khoán lương, khoán việc song song với các biện pháp về tổ chức là đổi mới quan điểm trong kinh doanh: xác định cho từng cán bộ nhân viên trong Công ty hiểu rõ kinh doanh tự hoạch toán trong cơ chế thị trường với tất cả những khó khăn phức tạp của nó, phải chấp nhận cạnh tranh để giữ vững thị trường để tồn tại và phát triển. Với tỷ lệ triết khấu thương nghiệp được Nhà xuất bản giáo dục giành cho Hà Nội thấp nhất trên cả nước (19% theo giá bìa) lại bị hàng ngàn tư thương tham gia kinh doanh sách giáo khoa hết sức năng động, vừa có tiềm lực lớn về vốn lẫn kinh nghiệm trốn tránh quản lý thị trường và trốn thuế, trở thành mạng lưới nhanh nhạy điều chuyển sách giáo khoa của các tỉnh ban có chiết khấu cao hơn về Hà Nội, cạnh tranh với Công ty Hà Nội. Từ thực tế đó, muốn đứng vững, muốn thắng trong cạnh tranh con đường duy nhất là phải bám lấy đối tượng phục vụ của mình là khách hàng, đưa sách giáo khoa vào từng trường học, từng cơ quan, nhà máy xí nghiệp (mà Công ty trực tiếp liên hệ), bám lấy từng phiên họp phụ huynh học sinh, củng cố quản lý lại đại lý bán hàng, vận dụng các biện pháp kinh tế để kinh doanh có hiệu quả, khuyến khích khách hàng, tận dụng sự giúp đỡ của Nhà xuất bản Giáo Dục, các cấp của ngành và Thành phố. Trong hoàn cảnh hiện nay, ngoài chức năng phục vụ nhu cầu về sách giáo khoa cho Hà Nội, nhằm đáp ứng yêu cầu dạy và học ngày càng tăng ở Hà Nội, Công ty đã tiến hành tổ chức liên doanh, liên kết xuất bản những loại sách tham khảo, bồi dưỡng, sách hướng dẫn thực hành để phục vụ nhu cầu khách hàng ngay càng tốt hơn và đã tạo được uy tín đối với khách hàng. Quan hệ bạn hàng kinh tế của Công ty không ngừng được mở rộng từ chỗ chỉ có Nhà xuất bản Giáo dục, bạn hàng truyền thống, đến nay đã có thêm Nhà xuất bản Hà Nội, Báo Giáo dục và thời đại, các Công ty sách và thiết bị trường học tỉnh bạn, các đại lý… Đối với mặt hàng thuộc nhóm thiết bị, thực hiện Quyết định số 20-TC/CBNN của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 17/01/1996 về việc ban hành quy chế đấu thầu mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, Công ty đã tiếp tục hoà nhập với cơ chế thị trường, giữ vững được vai trò chủ đạo trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng này. Cùng với việc mở rộng quan hệ kinh doanh trong năm 2004 Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã phối hợp với Sở Giáo Dục và Đào tạo Hà Nội tiếp tục làm công tác chỉ đạo, phát triển quan hệ với các Phòng Giáo dục của các quận, huyện, thiết lập quan hệ mật thiết với các trường học trên địa bàn Hà Nội, chủ động lập kế hoạch đưa sách giáo khoa xuống tận nơi phục vụ trực tiếp nhu cầu khách hàng. 2.2. Cơ cấu tổ chức kinh doanh. 2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy. Bộ máy của Công ty hiện nay gồm 43 người được phân bố theo các phòng như sau: Ban Giám Đốc Phòng kế toán tài chính Phòng hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Kho Cửa hàng bán lẻ số 1 Cửa hàng bán lẻ số 12 … Chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước là bước ngoặt quan trọng giúp cho nước ta thoát khỏi tình trạng khủng hoảng trầm trọng, triền miên. Với những bỡ ngỡ ban đầu khi chuyển sang kinh doanh theo cơ chế thị trường từ cách suy nghĩ mới, cách kinh doanh mới các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội nói riêng còn gặp nhiều khó khăn lúng túng do chưa hoà nhập kịp thời và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của cơ chế mới, có sự cạnh tranh gay gắt và quyết liệt. Hoạt động kinh doanh thu được nhiều lợi nhuận mà vẫn đảm bảo nhiệm vụ chính trị là mục tiêu quan trọng nhất đối với toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty. Chính vì vậy, đổi mới trở thành yếu tố quyết định để thực hiện mục tiêu trên. Một trong những nội dung đổi mới có ý nghĩa quan trọng cơ bản góp phần tạo nên những kết quả của Công ty trong những năm gần đây là đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động và quá trình thực hiện lao động kinh doanh. Cơ chế thị trường rất năng động và phức tap, chỉ có những doanh nghiệp nào thích ứng được với nó mới có thể tồn tại và phát triển được. Muốn chiến thắng trong cạnh tranh Công ty Hà Nội phải có chiến lược kinh doanh và những biện pháp hữu hiệu để thực hiện chiến lược đã đề ra. Do đó, yếu tố con người giữ vai trò trung tâm trong mọi hoạt động của quá trình kinh doanh. Trong những năm vừa qua Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã không ngừng đổi mới xây dựng và kiện toàn bộ máy tổ chức xắp xếp bộ máy gọn, ổn định, năng động và có hiệu quả thông qua Thoả ước lao động tập thể mới phù hợp với Bộ luật lao động và Luật doanh nghiệp Nhà nước tiến hành lập sổ lao động, sổ bảo hiểm xã hội và sổ lương làm cơ sở pháp ly, bảo vệ quyền lợi của người lao động, xây dựng ý thức chủ thể doanh nghiệp cho cán bộ công nhân viên, mọi thành viên trong Công ty đều chăm lo đến quyền lợi nghĩa vụ, đề cao kỉ luật tự giác và nếp sống văn hoá phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động. Lợi ích của cá nhân gắn liền với lợi ích tập thể, hưởng thụ đúng theo lao động của mình, lấy lợi ích làm đòn bẩy kinh tế không ngừng khuyến khích động viên khen thưởng nâng cao năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả của người lao động. Song song với đổi mới tổ chức là đổi mới quan điểm trong kinh doanh: xác định rõ cho từng cán bộ, nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của doanh nghiệp tự hoạch toán trong cơ chế thị trường, thường xuyên quan tâm tới việc học tập nâng cao trình độ chuyên môn khuyến khích đi học quản lý kinh tế, ngoại ngữ và tin học. Địa điểm của công ty đóng tại 45b Lý Thường Kiệt với cơ cấu tổ chức bộ máy hiện nay bao gồm Giám đốc, các phòng chức năng như: Phòng Kế hoạch kinh doanh, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Hành chính tổng hợp, Kho và bộ phận Cửa hàng lẻ. 2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Giám đốc Công ty do UBND thành phố bổ nhiệm là thủ trưởng của Công ty, quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội và Nhà nước về kết quả kinh doanh của Công ty và làm nghĩa vụ với Nhà nước theo Luật định, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên và phụ trách công tác tài chính kế toán. Phòng Kế toán tài vụ là phòng quản lý tài chính thực hiện hình thức kế toán sử dụng hệ thống sổ sách, tài khoản kế toán theo đúng chế độ quy định. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo các văn bản pháp qui hiện hành của Nhà nước. Tổ chức bộ máy kế toán thực hiện theo mô hình như sau: Trưởng phòng tài vụ Thủ quỹ Kế toán cửa hàng lẻ Kế toán Kho Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Công ty thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, theo hình thức nhật kí chứng từ: Sơ đồ hạch toán hình thức nhật kí chứng từ Bảng kê Nhật kí chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ, sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi chép ngày Ghi chép tháng Đối chiếu Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ căn cứ vào nhu cầu thị trường được phản ánh qua thông tin từ các Phòng Giáo dục quận, huyện, các trường và dựa vào tình hình thực tế để lập kế hoạch kinh doanh hàng năm. Từ kế hoạch được duyệt, Phòng tổ chức đặt hàng với các cơ sở sản xuất như Nhà xuất bản Giáo dục, Công ty thiết bị số 1 thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ sở sản xuất khác. Đồng thời tổ chức tiêu thụ, cung ứng sách giáo khoa và thiết bị cho các quận huyện, nhà trường, các đại lý thông qua bán buôn làm thủ tục xuất nhập hàng hoá trong phạm vi kinh doanh. Phòng Hành chính tổng hợp làm công tác văn thư, bảo mật, bảo vệ, tuyển dụng nhân sự và phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Kho có nhiệm vụ thực hiện tiếp nhận hàng hoá mua về nhập kho, xuất hàng ra và tổ chức bảo quản, bảo vệ các loại hàng hóa, tài sản của Công ty. Cửa hàng lẻ có nhiệm vụ bán lẻ các loại sách giáo khoa, thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập cho mọi đối tượng có nhu cầu ngay tại cửa hàng lẻ của công ty. Hiện tại Công ty đã chủ động sắp xếp lại nhân sự, thực hiện giảm lao động gián tiếp, giảm biên chế, thúc đẩy hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Cơ cấu tổ chức bộ máy trên của Công ty đã phát huy tác dụng tích cực, nâng cao năng lực kinh doanh của Công ty. Cơ cấu này góp phần xác định rõ ràng trách nhiệm của các cá nhân, các đơn vị và rất phù hợp với chế độ một thủ trưởng, tránh được tình trạng chồng chéo trong việc thừa hành mệnh lệnh cấp trên đồng thời vẫn sử dụng được các chuyên gia giỏi tham mưu cho giám đốc. Nhìn chung, qua phân tích khái quát cơ cấu tổ chức quản lý và nguồn nhân lực của Công ty ta có thể khẳng định rằng Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã tạo cho mình một tiềm lực lớn về con người. Nó hứa hẹn khả năng tổ chức, điều hành có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội. Phân tích Bảng cân đối kế toán Trích Bảng cân đối kế toán (Ngày 31 tháng 12 năm 2003-2004) Đơn vị: Triệu đồng Tài sản Năm Nguồn vốn Năm 2003 2004 2003 2004 1.TSLĐ 11.988 12.719 1.Tổng nợ ngắn hạn 11.509 11.997 1.1 Tiền mặt 3.924 4.267 1.1 Vay Ngân hàng 2.041 2.154 1.2 Các khoản phải thu 5.891 6.106 1.2 Các khoản phải trả 6.601 6.841 1.3 Dự trữ 2.173 2.346 1.3 Các khoản phải nộp 2.867 3.002 2. TSCĐ (GTCL) 3.283 3.759 2. Nguồn vốn chủ sở hữu 3.762 4.481 2.1 TSCĐ(nguyên giá) 3.925 4.457 2.2 Khấu hao 642 698 I. Tổng tài sản 15.271 16.478 II. Tổng Nguồn vốn 15.271 16.478 Từ bảng trên cho thấy một số chỉ số tài chính của Công ty như sau: Chỉ số về khả năng thanh toán hiện hành lần lượt các năm là 1,006 và 1,04 so với mức trung bình của ngành là 2,5. Điều này cho thấy Công ty đang gặp khó khăn trong việc thanh toán nợ, hàng hoá tồn kho không bán được. Tỷ số thanh toán hiện hành của công ty thấp hơn nhiều so với mức trung bình của ngành. Đây là một vấn đề mà Công ty cần lưu ý trong thời gian tới. Tỷ số thanh toán nhanh của Công ty qua 2 năm 2002 và 2003 lần lượt là 0,82 và 0,85 so với mức trung bình của ngành là 1. Ta thấy khả năng thanh toán nhanh các khoản nợ ngắn hạn của Công ty là thấp so với mức trung bình của ngành. Nguyên nhân do mức dự trữ của Công ty cùng với các khoản nợ ngắn hạn ở mức khá cao. Tuy nhiên năm sau cao hơn năm trước điều đó chứng tỏ Công ty đang khắc phục tình trạng này. Tỷ số nợ trên tổng tài sản(hệ số nợ): của 2 năm lần lượt là 78,8% và 75,3% ; tỷ số trung bình của ngành là 50%. Ta thấy tỉ số nợ năm sau thấp hơn năm trước nhưng khá cao so với mức trung bình của ngành. Nguyên nhân chủ yếu là do tăng các khoản nợ ngắn hạn. Tỷ số này thể hiện sự bất lợi của các chủ nợ nhưng lại có lợi cho chủ sở hữu nếu đồng vốn được sử dụng có khả năng sinh lợi cao. Tuy nhiên, với tỉ số nợ cao như vậy thì Công ty khó có thể huy động được tiền vay trong thời gian tới để tiến hành sản xuất - kinh doanh. Phân tích Báo cáo kết quả kinh doanh. Trích Bảng báo cáo kết quả kinh doanh (đến ngày 31/12 năm 2003, 2004) Đơn vị: nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 1. Doanh thu 30.239.230 32.245.541 2. Giá vốn hàng bán 26.642.643 27.541.849 3 Lãi gộp 3.596.587 4.703.692 - Chi phí điều hành 938.009 1.021.264 + Chi phí tiêu thụ 863.563 902.541 + Chi phí thuê 74.446 118723 - Khấu hao tài sản cố định 285.653 320.541 4. Lợi nhuận trớc thuế và lãi 2.372.925 3.361.887 5. Lãi vay 352.348 415.642 6. Lợi nhuận trớc thuế 2.020.577 2.946.245 7. Thuế thu nhập doanh nghiệp 646.584,64 942798,4 8. Lợi nhuận sau thuế 1.373.992 2.003.447 Khả năng thanh toán lãi vay của Công ty được thể hiện qua các năm 2002, 2003 lần lượt là 9,19 và 6,73 so với tỷ số trung bình của ngành là 7,7. Như vậy khả năng trả lãi của Công ty trong năm 2002 là khá cao. Vì vậy, đến năm 2003 Công ty tiếp tục vay lãi tiếp nên đã dẫn đến tình trạng năm 2003 mất dần khả năng trả lãi. Điều này chứng tỏ khả năng sinh lợi tài sản giảm dần. Do vậy, Công ty khó có thể vay tiếp được nữa vì số nợ đã quá cao mà khả năng trả lãi lại thấp so với mức trung bình của ngành. Các chỉ số về khả năng hoạt động Hiệu suất sử dụng tài sản cố định (TSCĐ) trong 2 năm 2002 và 2003 lần lượt là 9,4 và 9,2. Tuy chỉ số này có giảm tuy nhien so với mức trung bình của ngành là 5,0 thì chứng tỏ doanh nghiệp sử dụng TSCĐ có hiệu quả. Hiệu suất sử dụng tổng tài sản được đo bằng doanh thu trên tổng tài sản. Cho biết một đồng tài sản đem lại bao nhiêu đồng doanh thu. Tỷ số hiệu suất này trong 2 năm 2002 và 2003 lần lượt là 2,46 và 2,58 so với mức trung bình ngành là 3 thì đây là ở mức thấp. Điều nay chứng tỏ hiệu quả sử dụng tài sản lưu động của doanh nghiệp thấp. Doanh nghiệp cần có biện pháp cải thiện tình hình này. Các chỉ số về khả năng sinh lãi. Doanh lợi tiêu thụ sản phẩm bằng thu nhập sau thuế chia cho doanh thu. Chỉ số này trong 2 năm 2002 và 2003 lần lượt là 4,38% và 2,13% với tỉ lệ trung bình là 2,9%. Mức doanh lợi tiêu thụ sản phẩm năm 2003 suy giảm với mức độ lớn so với năm trước. Năm 2003 doanh thu tiêu thụ tăng không đáng kể, trong khi đó chi phí mua hàng bán và chi phí khác tăng với tốc độ lớn, tình hình đó dẫn đến lợi nhuận sau thuế giảm sút và kết quả là chỉ tiêu doanh lợi tiêu thụ sản phẩm thấp. Để cải thiện tình hình này, doanh nghiệp cần quan tâm tới các biện pháp hạ thấp chi phí, tăng doanh thu trong thời gian tới. Tỷ số thu nhập sau thuế trên vốn chủ sở hữu (ROE): bằng thu nhập sau thuế chia cho vốn chủ sở hữu. Trong 2 năm 2002 và 2003 lần lượt là 40,4% và 36,5% so với mức trung bình là 17,5% thì mức này là rất cao. Điều này sẽ làm cho các nhà đầu tư hết sức hài lòng về hoạt động có hiệu quả cua Công ty. Nguyên nhân chủ yếu là do doanh thu tăng mạnh với việc nâng cao hiệu suất lao động làm cho thu nhập sau thuế là rất lớn. Tỷ số Doanh lợi tài sản (ROA): được tính bằng thu nhập sau thuế trên tổng tài sản. Đây là chỉ tiêu tổng hợp nhất được dùng để đánh giá khả năng sinh lợi của một đồng vốn đầu tư. Ta có tỷ số ROA của Công ty trong 2 năm 2002 và 2003 là 8,5% và 8,9% với mức trung bình của ngành là 8,8%. Điều này chứng tỏ Công ty kinh doanh rất có hiệu quả. Tăng doanh thu giảm tối thiểu chi phí, Công ty đang trên đà phát triển toàn diện. 2.2. Thực trạng sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội. 2.2.1. Cơ cấu Tài sản lưu động. Bảng cơ cấu Tài sản lưu động của Công ty. Năm 2003 2004 2004/2003 Chỉ tiêu tr.d % tr.d % ± % I. Tiền 3.924 32,7 4.267 33,5 343 108,7 II. Các khoản phải thu 5.891 49,1 6.106 48 215 103,6 1. Phải thu khạc hàng 2904 49,3 2949 48,3 45 101,6 2. Phải thu nội bộ 1208 20,5 1124 18,4 -84 93,01 3. Phải thu khác 1.779 30,2 2.033 33,3 254 114,3 III. Hàng tồn kho 2.173 18,1 2352 18,50 179 108,2 1. nguyên vật liệu tồn kho 1434 66 1505 64 71 105 2. CPSXKD dở dang 334,6 15,4 385,8 16,4 51 115,3 Tổng cộng 11.988 12719 731 106,1 Để theo dõi đánh giá cơ cấu TSLĐ và sự biến động của nó trong những năm vừa qua ta căn cứ vào bảng trên. Bảng này phản anh rõ ràng 4 thành phần cấu thành nên TSLĐ thì khoản mục phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, thường từ 49% tổng TSLĐ trở lên mỗi năm, năm 2002 phải thu chiếm tỷ trọng cao nhất là 50,5%. Trong các khoản phải thu, khoản phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn, trên dưới 50% tổng các khoản phải thu, trên 40% tổng TSLĐ. Tuy nhiên, khoản phải thu khách hàng có xu hướng giảm xuống, giảm từ 50,5% xuống 49,3% tuy nhiên tỷ lệ này giảm xuống không nhiều. Nguyên nhân do mặt hàng kinh doanh của Công ty là sách giáo khoa và khách hàng thường là các công ty sách và các trường học trên cả nước. Việc mua hàng thường xuyên chậm lại do việc các công ty và trường học này sẽ bán lại sách và thiết bị cho khách hàng là học sinh và phụ huynh hoc sinh. Nên các khoản tiền hàng này thường bị chậm lại. Các khoản phải thu nội bộ và phải thu khác cũng chiếm tỷ trọng tương đối cao trong tổng TSLĐ. Khoản phải thu cao từ 50% tuy nhiên so với đặc thù kinh tế mặt hàng kinh doanh của Công ty nhu vậy cũng là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, đây vẫn là điều bất lợi cho việc quay vòng vốn của công ty. Công ty cần có biện pháp để điều chỉnh nếu không muốn bị chiếm dụng vốn trong các năm tiếp theo. Khoản mục hàng tồn kho chiếm tỷ lớn thứ hai trong tổng TSLĐ nhưng cũng chỉ khoảng trên dưới 18%, thấp hơn so với tỷ trọng khoản phải thu. Tỷ trọng hàng tồn kho này khá hợp lý so với hình thức kinh doanh của Công ty. Do loại hàng sách giáo khoa và thiết bị trường học thường bán theo mùa vụ. Đặc biệt Công ty hoạt động với cường độ cao vào các tháng chuẩn bị cho học sinh đến trường. Còn các tháng còn lại hoạt động của công ty có phần giảm đi. Sách và thiết bị chủ yếu được phân phối cho các tỉnh thành trong cả nước. Đặc biệt cho các trường học trong thành phố Hà Nội.Do hình thức kinh doanh đặc thù của Công ty nên việc tồn kho được giữ ở mức 18% là vừa phải và hợp lý. Khoản mục tiền mặt chiếm tỷ trọng khá lớn trong công ty. Điều này cũng hợp lý do hình thức kinh doanh của Công ty. Công ty luôn cần có một lượng tiền mặt trong quĩ để sẵn sàng chi trả thanh toán các khoản mục khác nhau thường xuyên phát sinh trong hoạt động hàng ngày. Tuy nhiên lượng tiền mặt đang có xu hướng tăng lên từ 31,3% đến 32,7%. Lượng tăng này không đáng kể. Nhưng Công ty cần xem xét việc chi tiêu hợp lý, giảm bớt lượng tiền mặt trọng quỹ. Để đầu tư vào các lĩnh vực khác có khả năng sinh lời cao hơn. Tóm lại, cơ cấu TSLĐ như trên là khá hợp lý. Khoản mục phải thu tuy chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng TSLĐ nhưng do loại hình kinh doanh đặc thu của công ty nên việc giữ được tỷ trong từ 49% đến 50% và có xu hướng giảm xuống là điểm tích cực của Công ty. Các khoản mục các đều khá hợp lý. Tuy nhiên khoản mục phải thu trong thời gian tới Công ty cần tiếp tục điều chỉnh theo hướng giảm xuống, để tránh tình trạng ứ đọng vốnvà chậm luân chuyển Tài sản lưu động, dẫn tới việc phải đi vay và bị chiếm dụng nhiều làm giảm lợi nhuận và khả năng sinh lời của VLĐ. Việc xem xét cơ cấu Tài sản lưu động trong 2 năm vừa qua có thể thấy Công ty đang cố gắng khắc phục thực trạng trên. Việc sử dụng Tài sản lưu động ngày càng hiệu qủa và hợp lý hơn. 2.2.2.Thực trạng về việc sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty. Bảng: hiệu quả sử dụng TSLĐ của Công ty TT Năm  Đ/vị tính 2003 2004 2004/2003  Chỉ tiêu ± % 1 Doanh thu thuần triệu đ 30.239 32.245 2.006 106,63 2 Lợi nhuận gộp triệu đ 3.596 4.703 1.107 130,78 3 TSLĐ bình quân triệu đ 11.988 12.719 731 106,10 4 LNST triệu đ 1.373 2.003 630 145,88 5 Nợ ngắn hạn triệu đ 11.509 11.977 468 104,07 6 Dự trữ triệu đ 2.173 2.346 173 107,96 7 Tiền triệu đ 3.924 4.267 343 108,74 8 Khoản phải thu triệu đ 5.891 6.106 215 103,65 9 Chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng TSLĐ 9.1 Vòng quay TSLĐ (1):(3) Vòng/năm 2,52 2,54 0 100,60 9.2 Kỳ luân chuyển TSLĐ (360):(9.1) Ngày/Vòng 143 142 -1 99,30 9.3 Khả năng sinh lời TSLĐ (4):(3) Đồng 0,11 0,16 0 143,16 9.4 Khả năng thanh toán hiện hành (3):(5) 1,042 1,062 0 101,91 9.5 Khả năng thanh toán nhanh (3 - 6):(5) 0,853 0,866 0 101,53 9.6 Vòng quay tiền (1):(7) Vòng 7,71 7,557 0 98,01 9.7 Thời gian vòng quay tiền (360):(9.6) Ngày 46,72 47,64 1 101,97 9.8 Kỳ thu tiền bình quân (360x8):(1) Ngày 70,13 68,171 -2 97,21 Bảng trên cho thấy hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội như sau: Về Vòng quay Tài sản lưu động đạt tăng trong 2 năm từ 2,52 lên 2,54 vòng/ năm. Tỷ số này là khá cao so với mức trung binh của ngành là 1.5. Điều này chứng tỏ công tý sử dụng Tài sản lưu động khá hiệu quả. TSLĐ luân chuyển nhanh với tốc độ cao, đó là một điều rất có lợi cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Về kỳ luân chuyển TSLĐ: đạt mức năm 2003 là 143 ngày/năm còn năm 2004 đạt mức 142 ngày/năm. Với thời gian của một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn, hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động càng cao. Chứng tỏ Công ty đã có sự phát triển đi lên năm sau hiệu quả hơn năm trước về trình độ kinh doanh, công tác quản lý và tình hình tài chính của Công ty. Về khả năng sinh lời của TSLĐ sử dụng trong vòng một năm. Trong cả 2 năm lần lượt đạt 0,11;0,16. Nó cho thấy với mỗi đơn vị Tài sản lưu động đem lại 0.11;0,16 đơn vị lợi nhuận sau thuế. Với 0,11;0,16 đơn vị lợi nhuận sau thuế này. So với mức trung bình của ngành là 0.1 đó sẽ là mức hợp lý của Công ty. Tuy nhiên trong thời gian tới cần tăng tỷ lệ về khả năng sinh lời của Tài sản lưu động lên cao hơn nữa. Về tỷ số khả năng thanh toán hiện hành của Công ty. Năm 2003 đạt tại mức 1,0042 và 2004 đạt mức 1,0062. Tỷ số trung bình của ngành là 2,5. tỷ số thanh toán hiện hành năm sau thấp hơn so với năm trước và còn rất thấp so với tỷ số trung bình của ngành. Điều này chứng tỏ tỷ lệ thanh toán hiện hành của Công ty thấp. Có thể do một số nguyên nhân; do bị khách hàng chiếm dụng vốn; hoặc hàng hoá Công ty được sản xuất ra mà không bán được để lưu kho với số lượng lớn, làm tăng lượng dự trữ của Công ty.Tỷ số thanh toán hiện hành của Công ty là thấp so với mức trung bình của ngành. Đây là một vấn đề mà Công ty cần lưu ý trong thời gian tới. Tuy nhiên do đặc thù kinh doanh của việc kinh doanh sách thiết bị trường học nên việc tỷ lệ thanh toán hiện hành thấp như vậy cũng là diều chấp nhận được. Về khả năng thanh toán nhanh. Năm 2003 là 0,853 đến năm 2003 đạt mức 0,866. Đây là tỷ số giữa các tài sản quay vòng nhanh với nợ ngắn hạn. So với mức tỷ số trung bình của ngành là 1. Tỷ số khả năng thanh toán nhanh tuy cao hơn năm trước tuy nhiên tỷ số này vẫn thấp hơn so với mức trung bình của ngành. Như vậy nguyên nhân chủ yếu vẫn là do Công ty có một lượng hàng hoá tồn kho khá lớn đã dẫn tới khả năng thanh toán nhanh của Công ty bị hạn chế. Công ty đã nhận thấy được điều này và đã từng bước điều chỉnh để hợp lý hơn trong vấn đề kinh doanh. Vòng quay tiền. Năm 2003 là 7,71 đến năm 2004 giảm xuống còn 7,55. So với mức bình của của ngành là 20,2. Chỉ tiêu này của Công ty là thấp. Không những thế năm sau còn giảm hơn năm trước. Tuy nhiên điều này chưa chứng tỏ được khả năng sử dụng hiệu quả Tài sản lưu động của Công ty cần phân tích một số chỉ tiêu khác. Thời gian vòng quay tiền. Năm 2003 là 46,72 ngày/năm năm 2004 là 47,64ngày/năm. Chỉ tiêu này cho thấy. Vòng quay của tiền của Công ty đạt ở mức thấp. Công ty cần lưu ý đến điểm này trong thời gian tới. Để việc sử dụng Tài sản lưu động được hiệu quả hơn. Tóm lại: Qua phân tích trên ta thấy, xét về cơ bản, hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty trong 2 năm qua có xu hướng tăng lên. Mặc dù vậy, sự biến động không được ổn định cao. Điều này đòi hỏi Công ty cần nâng cao hơn nữa công tác quản lý Tài sản lưu động từ khâu xác định nhu cầu tài sản, huy động vốn cho đến khâu sử dụng Tài sản lưu động, tổ chức SXKD và thu lợi nhuận So sánh với mức chỉ tiêu tương ứng cùng ngành ta thấy, hiệu qủa sử dụng Tài sản lưu động của Công ty còn chưa cao, cả về tốc độ luân chuyển và sức sinh lợi vốn. Nhìn chung, các khoản mục hàng tồn kho và phải thu khách hàng của Công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng Tài sản lưu động và có tác động mạnh mẽ tới tình hình huy động vốn và sử dụng Tài sản lưu động nên Công ty cần tiếp tục duy trì hiệu quả quản lý tốt các khoản mục trong thời gian tới. Điều này cũng được xem như là một trong những biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty. Công ty cũng cần quản lý chặt chẽ hơn lượng tiền ở các quỹ hoạt động để tránh lãng phí và thất thoát. 2.2.3. Đánh giá thực trạng sử dụng Tài sản lưu động của Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội. Thông qua nội dung phân tích được trình bầy ở trên, em rút ra một số đánh giá thực trạng sử dụng Tài sản lưu động của Công ty trong 2 năm vừa qua như sau: Thành tựu đạt được: Tình hình SXKD của Công ty biến động theo hướng tích cực, doanh thu thuần và lợi nhuận thuần đạt được tăng qua các năm. Tốc độ tăng doanh thu thuần năm sau cao hơn năm trước từ 10% trở lên và tốc độ tăng của lơi nhuận là 14,2%. Công ty luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính với Nhà nước về các khoản thuế, phí… Số lượng sách và thiết bị đặt hàng ngày càng tăng, đặc biệt là số lượng đầu sách bán ra ngày càng phong phú đa dạng. Công ty ngày càng có thêm nhiều bạn hàng trong trên khắp các tỉnh thành trên cả nước cả như các Công ty sách của 63 tỉnh thành, các nhà sách, trường học,phụ huynh hoc sinh… Điều này chứng tỏ uy tín và chất lượng hoạt động của Công ty không ngừng nâng cao trên thị trường. Nhờ đó, Công ty đã nâng cao đời sống, tăng thu nhập cải thiện đời sống cho tầng lớp cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Thu nhập bình quân của Công ty hiện khá cao, đạt trên 1.500.000đ/người/tháng. Tình hình huy động và sử dụng Tài sản lưu động của Công ty cũng đạt được những thành tựu quan trọng. Nhìn chung, hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty tăng lên qua các năm. Trong đó, tốc độ luân chuyển vốn được đẩy nhanh và số lợi nhuận đạt được từ đồng vốn Tài sản lưu động cũng được nâng cao hơn so với năm trước. Đây là nỗ lực to lớn của Công ty để tiếp tục tái sản xuất mở rộng hoạt động SXKD. Ngoài những thành tựu trên, vẫn còn một số ý kiến tồn tại chủ yếu trong hoạt động huy động và sử dụng Tài sản lưu động mà Công ty cần sớm có biện pháp khắc phục. Những hạn chế còn tồn tại tồn tại: Cơ cấu Tài sản lưu động của Công ty còn bất hợp lý. Tỷ trọng của các khoản phải thu và dự trữ lớn và mất cân đối so với các thành phần khác cấu thành nên Tài sản lưu động. Cơ cấu nguồn Tài sản lưu động cũng bất hợp lý. Tài sản lưu động chủ yếu được tài trợ bằng nguồn vốn tạm thời (trên 90% so với tổng nguồn VLĐ). Điều này ảnh hưởng tới tình hình tài chính và khả năng thanh toán của Công ty. Nợ nhiều nên Công ty phải trả lãi nhiều, phải chịu áp lực thanh toán khi nợ đến hạn. Tuy nhiên điều này là khó tránh khỏi vì khi chuyển sang cơ chế kinh tế mới, các Công ty phải tự chủ về tài chính và bị thu hẹp nguồn ngân sách nên gặp phải nhiều khó khăn trong công tác huy động vốn để đáp ứng cho nhu cầu đầu tư ngày càng cao. Khả năng thanh toán tức thời của Công ty thấp do Công ty sử dụg nợ quá nhiều mà tỷ trọng khoản phải thu lại quá lớn. Cải thiện khả năng thanh toán là điều kiện cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững và ổn định cho Công ty. Trước những tồn tại này, Công ty cần có nhiều nỗ lực để khắc phục nhằm nâng cao hiệu qủa sử dụng Tài sản lưu động và tăng lợi nhuân. Chương III Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại công ty sách và thiết bị trường học. 3.1. Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới. Công ty chủ trương trong năm 2005 sẽ tăng doanh thu lên 35 tỷ đồng so với năm 2004 tăng 15,4%. Đồng thời Công ty sẽ chủ yếu tập trung vào đa dạng hoá các loại sách giáo khoa và thiết bị trường học. Nâng cao chất lượng giấy đóng sách tuy nhiên co gắng hạ giá sách. Tiếp tục đẩy mạnh công tác phân phối sách giáo khoa và thiết bị tới tất cả các trường học trong toàn thành phố. Duy trì đầy đủ lượng sách giáo khoa và thiết bị dụng cụ học tập trong cả năm đặc biêt vào những tháng cao điểm vào đầu năm học. Phối hợp cùng chinh quyền thành phố ngăn chặn việc xuất bản và buôn bán sách giáo khoa giả. Tình hình này khá phức tạp tuy nhiên cần được ngăn chặt triệt để. Tránh tình trạng phụ huynh học sinh mua nhầm phải sách giao khoa giả. Gây thiệt hại về tiền của và vật chất cho nhân dân. Cũng như làm tổn hai đến uy tín và lợi nhuận cho Công ty. Chú trọng đổi mới công nghệ và nâng cao năng suất, đảm bảo chất lượng về cả mặt kỹ thuật và mỹ thuật, thời gian… Nhờ đó, Công ty sẽ tạo uy tín tốt và chiếm lĩnh thị trường trọng điểm Chú ý đào tạo lực lượng bán hàng. Đây chính là bộ mặt của công ty cần được lựa chọn kỹ lưỡng, có nghiệp vụ về tiếp thị, marketing. Khi có một lưc lượng bán hàng có hiệu quả. Công ty sẽ không những tăng lợi nhuận mà còn cả uy tín của Công ty sẽ được nhân lên. Tiếp tục nâng cao nghiệp vụ trong các phòng ban của Công ty. Đặc biệt là phòng Kinh doanh. Đây là phòng trực tiếp thu nhập sách vào kho, cũng như việc xuất kho đến khách hàng trong thành phố cũng như cả nước. Các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể Kế hoạch về tài chính cho năm tài chính 2005 Doanh thu : 35.000 triệu đồng Lợi nhuận trước thuế : 2.300 triệu đồng Lợi nhuận sau thuế : 1.650 triệu đồng Nộp ngân sách : 830 triệu đồng Ngoài ra xí nghiệp còn đưa ra các kế hoạch chi tiết, cụ thể về giá cả, số lượng sách; các loại thiết bị trường học và các loại sách khác… cũng như các kế hoạch hoạt động bán hàng, dự trữ, quỹ tiền, kế hoạch về tài sản cố định,... Và với những gì đã đạt được trong các năm trước, Công ty sẽ tiếp tục phát huy khả năng của mình để đảm bảo hoàn thành kế hoạch đã đề ra. 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ tại Công ty: Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, Công ty cũng cần có những giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ của mình để phần nào đạt được mục tiêu mà mỗi doanh nghiệp đều phải hướng tới đó là tối đa hoá giá trị tài sản của chủ sở hữu. Trước hết chúng ta thấy về hiệu quả sử dụng TSLĐ thể hiện ở số vòng quay TSLĐ. Chỉ tiêu này được tính bằng doanh thu thuần chia cho TSLĐ bình quân và nếu trong một chu kỳ hoạt động của doanh nghiệp (thường là 1 năm) số vòng quay của TSLĐ càng nhiều thì việc sử dụng TSLĐ càng hiệu quả. Vì vậy để nâng cao chỉ tiêu này, Công ty phải có những biện pháp làm tăng doanh thu thuần. Cụ thể là Công ty phải làm tăng được doanh số bán hàng của mình lên. Muốn làm được điều này thì Công ty có thể có nhiều biện pháp như mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của mình, mở thêm một số cửa hàng, đại lý đặc biệt là ở các tỉnh khác. Tuy nhiên việc mở thêm cửa hàng ở đâu phải có sự nghiên cứu kỹ càng bằng việc nghiên cứu thị trường. Với những nơi có nhu cầu lớn về sách như các khu dân cư gần trường học (thị xã, thành phố). Để tăng doanh thu thì Công ty có thể phải tăng thêm các dịch vụ kèm theo khi bán hàng để khách hàng cảm thấy hài lòng như việc giảm giá sách, bán kèm theo những thiết bị học tập cần thiết như vở, các dụng cụ học sinh khác… Tiếp tục duy trì tốt mối quan hệ với những khách hàng quen thuộc. Đồng thời, Công ty phải tăng cường các hình thức quảng cáo để có thể giúp khách hàng biết về sách những loại tái bản hoặc chỉnh lý sửa đổi để khách hàng có thêm thông tin trước khi mua sách. Tuy nhiên việc áp dụng các biện pháp tăng doanh thu phải dựa trên việc phân tích doanh thu và chi phí để đảm bảo tốc độ tăng doanh thu cao hơn tốc độ tăng chi phí và LNST tăng lên. Việc xác định nhu cầu TSLĐ hàng năm tại Công ty là hết sức cần thiết. Để xác định nhu cầu TSLĐ thì Công ty nên lập kế hoạch và căn cứ vào thống kê về TSLĐ của các năm trước. Ngoài ra, cần phải kết hợp với sự tính toán cụ thể, chi tiết về nhu cầu TSLĐ trong năm có thể là từng tháng, quý hay năm. Với việc xác định được nhu cầu về TSLĐ trong năm, Công ty sẽ có thể chủ động kịp thời huy động được nguồn tài trợ cho TSLĐ một cách hợp lý, kịp thời và hiệu quả nhất. Như trên đã phân tích, nguồn vốn tài trợ chủ yếu cho TSLĐ tại Công ty là nguồn vốn do công ty cấp cho và một phần rất nhỏ là chiếm dụng của người bán. Như vậy nguồn vốn vay ngắn hạn ngân hàng chưa được sử dụng. Trong những trường hợp nhu cầu về TSLĐ mà chưa có nguồn tài trợ hoặc công ty chưa kịp tài trợ cho thì đây là một nguồn quan trọng có thể áp dụng. Ngoài ra Công ty có thể chậm trả tiền hàng cho người bán để tăng cường việc chiếm dụng vốn hơn nữa bởi vì so với những khoản bị chiếm dụng thì khoản mà Công ty đi chiếm dụng không lớn. Công ty cần phải tăng cường nâng cao ý thức tổ chức, phong cách làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đồng thời phải có chế độ thưởng phạt hợp lý nhằm khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của mình cũng như có thêm trách nhiệm đối với công việc mình làm. Việc sử dụng và quản lý vốn cũng như tài sản của Công ty chưa phải là đạt mức hiệu quả cao một phần là do trình độ quản lý của cán bộ Công ty. Vì vậy Công ty cần chú trọng tạo điều kiện cho các cán bộ nhân viên học tập thêm nâng cao trình độ. Định kỳ nên có những cuộc kiểm tra trình độ và có thể căn cứ vào kết quả kiểm tra để tiến hành tăng lương. Từ đó sẽ tạo động lực cho cán bộ của Công ty phấn đấu hơn trong công việc. Việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ còn được thể hiện ở các biện pháp sau: 3.2.1. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng hàng dự trữ, tồn kho: Sau khi tính toán lượng hàng dự trữ thì xí nghiệp sẽ phải tính toán để phân bổ hàng cho từng kho căn cứ vào nhu cầu của từng nơi. Đối với những hàng hoá phải qua nhiều lần vận chuyển, nhập kho thì tốt nhất là giảm số lần nhập kho đến mức thấp nhất có thể. Làm được điều này sẽ giảm bớt chi phí bốc dỡ và chi phí tồn kho. Việc tính toán thời điểm đặt hàng chính xác là một điều hết sức quan trọng. Thời điểm đặt hàng đúng lúc sẽ làm cho các chi phí tồn kho, dự trữ giảm xuống và có thể giao hàng cho khách hàng của mình đúng lúc, đảm bảo uy tín trong kinh doanh. Đây là nhiệm vụ của phòng kinh doanh Công ty. Phải tính toán sao cho thời gian nhận hàng và thời gian vận chuyển hàng của Công ty là vừa khít với thời gian lấy hàng của khách. Việc kiểm tra phải được diễn ra thường xuyên để đối chiếu với lượng hàng thực tế xuất, nhập, tồn kho với lượng hàng được ghi trên sổ sách. Cùng với lượng hàng còn tồn kho trong tháng này để lên kế hoạch nhập kho trong tháng tới. Đồng thời việc kiểm tra thường xuyên sẽ tránh được tình trạng thất thoát tài sản của Công ty. Xí nghiệp phải đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ đầu sách. Đây là việc làm quan trọng để tăng hiệu quả hoạt động của Công ty. Nó vừa làm tăng doanh thu, vừa giảm chi phí tồn kho của hàng hoá, vật tư và giúp cho tài sản được quay vòng nhanh hơn. 3.2.2. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng ngân quỹ: Việc xí nghiệp thực hiện việc hoạch định ngân quỹ hàng tháng là rất tốt nhưng việc dự trữ ngân quỹ chỉ bằng tiền mặt là chưa hiệu quả. Ngày nay khi thị trường chứng khoán Việt Nam bắt đầu hoạt động và đang có những bước phát triển thì việc sử dụng các chứng khoán là có thể áp dụng được. Tuy nhiên đối với một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh công nghiệp thì việc kinh doanh chứng khoán là hơi mạo hiểm và cần phải có những chuyên gia tài chính. Nhưng với những loại chứng khoán có tính thanh khoản cao và độ rủi ro thấp như tín phiếu kho bạc, trái phiếu kho bạc thì việc nắm giữ nó là một lợi thế. Cụ thể là thay vì dự trữ hoàn toàn bằng tiền mặt thì Công ty có thể nắm giữ một phần chứng khoán này. Số tiền mặt trong ngân quỹ không phải một lúc là có thể dùng tất cả cho việc xuất quỹ mà có những khoản tiền nhàn rỗi chưa dùng đến. Hơn nữa mức tiền dự trữ còn bao gồm cả mức dự trữ an toàn, có thể có những kỳ hoạt động Công ty không dùng đến số tiền đó. Và tất nhiên số tiền mặt nằm tại quỹ không có khả năng sinh lời, thậm chí là khả năng sinh lời âm. Vậy nếu ta thay bằng việc dự trữ chứng khoán thì trong lúc ta chưa dùng đến một khoản tiền thì khoản tiền đó được đầu tư và sinh lời, đem lại thu nhập từ hoạt động tài chính cho Công ty. Việc đầu tư vào các loại chứng khoán này là rất an toàn tuy khả năng sinh lợi chưa phải là lớn. Nhưng vì thời hạn thường ngắn nên nó có tính thanh khoản cao, hơn nữa trong trường hợp Công ty có cần đến tiền mặt ngay thì việc đem đến ngân hàng xin chiết khấu là rất dễ dàng và nhanh chóng, chi phí không cao. Tất nhiên là việc dự trữ bao nhiêu là cũng phải dựa trên kế hoạch ngân quỹ và sự phân tích về doanh thu và chi phí. Từ việc sử dụng các chứng khoán thì Công ty có thể áp dụng việc xác định mức dự trữ ngân quỹ tối ưu theo mô hình Baumol.Với việc áp dụng mô hình này, Công ty sẽ làm giảm tối đa chi phí cho việc sử dụng ngân quỹ, từ đó làm tăng hiệu quả sử dụng ngân quỹ tại Công ty. Tuy nhiên việc áp dụng mô hình này không phải dập khuôn theo như lý thuyết vì mô hình Baumol dựa trên giả định doanh nghiệp hàng năm có dòng lưu kim thuần ổn định. Nhưng vì trên thực tế, dòng lưu kim này không ổn định mà biến động theo từng thời kỳ nên Công ty chỉ dựa vào mô hình này để xác định mức dự trữ tối ưu, căn cứ vào kế hoạch về mức tổng mức tiền giải ngân mỗi năm. Sau đó mỗi tháng Công ty tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho các khoản xuất nhập quỹ. Trong tháng hoạt động, Công ty sẽ dùng những khoản tiền mặt vừa nhập quỹ để chi dùng cho việc xuất quỹ. Như vậy Công ty cần phải so sánh giữa mức tiền sẽ nhập, sẽ xuất và lượng tiền dự trữ tối ưu theo tính toán để xác định số tiền mặt thực tế tại quỹ trong tháng cần bao nhiêu. Số tiền này sẽ không lớn vì nó chủ yếu dùng để trả cho một số khoản xuất quỹ khi khoản tiền nhập quỹ chưa kịp nhập. Và trong trường hợp cần thiết, xí nghiệp có thể bán chứng khoán để lấy tiền mặt chi trả. Thông thường nếu như kế hoạch được lên chi tiết thì không cần phải bán chứng khoán. Cuối tháng, Công ty cần dựa vào kế hoạch ngân quỹ của tháng sau để quyết định giữ lại bao nhiêu, còn lại tiếp tục đem đầu tư chứng khoán hoặc gửi ngân hàng lấy lãi. Như vậy Công ty sẽ không phải định kỳ đem bán chứng khoán để thu tiền mặt dùng cho việc chi trả vì làm như vậy sẽ dẫn đến tăng chi phí giao dịch trong khi Công ty lại không tận dụng được các khoản nhập quỹ trong tháng. Nếu như Công ty có thể lập được chi tiết hơn cho ngày hoạt động thì ngay trong ngày, số tiền thừa đã có thể sinh lãi. Do đó xí nghiệp nên chú trọng đến khâu lập kế hoạch ngân quỹ một cách chi tiết, cụ thể cũng như việc tính toán mức dự trữ phải chính xác. Như vậy sẽ giúp cho các quyết định sử dụng ngân quỹ được chính xác, hợp lý và đem lại hiệu quả cao. Đối với các cửa hàng, đại lý được đặt ở các tỉnh khác, số tiền bán hàng trong ngày nên hoặc là áp dụng hình thức thanh toán chuyển khoản ngay trong ngày hoặc là gửi ngân hàng để lấy lãi rồi định kỳ thanh toán cho Công ty để giảm chi phí. Việc tăng tốc độ nhập quỹ và việc chậm tốc độ xuất quỹ là một việc làm cần thiết trong việc sử dụng ngân quỹ có hiệu quả. Bằng việc áp dụng các phương thức thanh toán hiện đại, có tốc độ chuyển tiền nhanh, Công ty sẽ nhanh chóng thu được tiền khách hàng trả, đồng thời có thể trì hoãn trong thời gian ngắn mới trả tiền cho người bán. Tất nhiên là việc sử dụng các dịch vụ này thì phải mất một khoản chi phí. Do đó với một khoản tiền lớn thì việc sử dụng dịch vụ thanh toán nhanh có hiệu quả hơn so với một khoản tiền nhỏ. Vì vậy việc áp dụng hình thức thanh toán nào thì phải được tính toán kỹ càng về chi phí bỏ ra để có thể sử dụng một cách linh hoạt nhất, đem lại hiệu quả cao nhất. Hiện nay tại Công ty chưa lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Đây là một loại báo cáo tài chính khá quan trọng để theo dõi các khoản nhập quỹ, xuất quỹ trong từng tháng và một phần nó có tác dụng hỗ trợ cho việc lập bảng cân đối kế toán. Việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng giúp cho Công ty có thể làm căn cứ để lên kế hoạch về ngân quỹ cũng như theo dõi tình hình thực hiện ngân quỹ có theo đúng kế hoạch hay không. Với những tác dụng như vậy, Công ty nên lập bảng báo cáo này. 3.2.3. Biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý các khoản phải thu: Như đã phân tích trong chương hai, các khoản phải thu của Công ty là lớn, tốc độ tăng của nó cao hơn so với tốc độ tăng của doanh thu, trong đó phần lớn là các khoản phải thu của khách hàng. Chính điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý các khoản phải thu nói riêng và hiệu quả sử dụng TSLĐ nói chung. Vậy để giảm các khoản phải thu này xuống mức có thể chấp nhận thì Công ty có thể có các biện pháp như sau: Tăng cường công tác thẩm định tài chính của khách hàng trước khi đưa ra quyết định bán chịu. Việc đánh giá này thường dựa trên các thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh trong thời gian qua (có thể xác định dựa trên các báo cáo tài chính, các ngân hàng có quan hệ với khách hàng, thông qua cục thuế xem việc tình hình thanh toán của khách hàng có tốt hay không). Các thông tin về tình hình ngân quỹ của khách hàng cần được quan tâm và đưa ra các chính sách tín dụng thương mại hợp lý. Đối với những khách hàng mua sách và thiết bị với khối lượng lớn, để được mua chịu thì phải có bảo lãnh hoặc có tài sản thế chấp vì có những khách hàng mua hàng với giá trị lên đến hàng tỷ đồng. Không nên để các món nợ chồng chất nhau. Nếu khách hàng nào có hiện tượng trì trệ trong thanh toán và hoạt động kinh doanh có dấu hiệu không tốt thì Công ty nên ngừng việc cung cấp tín dụng thương mại cho họ. Nếu khoản nợ đã quá hạn và sau khi áp dụng các biện pháp đòi nợ mà khách hàng vẫn chưa chịu thanh toán thì có thể bán tài sản thế chấp để thay thế. Điều này cần phải được nêu rõ trong hợp đồng tín dụng thương mại để tránh mâu thuẫn sau này. Công ty có thể sử dụng thương phiếu trong hoạt động kinh doanh của mình để trong trường hợp cần thiết có thể đem đi chiết khấu. Thường xuyên theo dõi số dư các khoản phải thu của từng khách hàng cũng như tổng thể để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Công ty cần lập thêm quỹ dự phòng phải thu khó đòi cho phù hợp để đảm bảo có thể bù đắp trong trường hợp khoản nợ đã quá hạn lâu hoặc không thu hồi được. Quỹ này không nhất thiết phải ở dưới dạng tiền mặt mà có thể đầu tư vào chứng khoán có độ rủi ro thấp. Như vậy vừa đảm bảo tính sinh lời, vừa đảm bảo được mục đích phòng ngừa rủi ro vì có thể đem bán hay chiết khấu các chứng khoán này để bù đắp vào vốn lưu động khi rủi ro xảy ra. Việc áp dụng các chính sách chiết khấu cũng rất cần thiết vì nó nhằm khuyến khích khách hàng trả nợ sớm. Tuy nhiên mức chiết khấu là bao nhiêu thì phải có sự tính toán. Việc tính toán mức chiết khấu phải được căn cứ vào lãi suất trên thị trường và mức lợi được hưởng khi sử dụng chính sách này. Ngoài ra việc thực hiện vận chuyển, bốc dỡ, giao hàng đúng hạn cũng làm cho khách hàng hài lòng hơn và sẽ thanh toán đúng hạn. Đối với thời hạn tín dụng, việc quy định khách hàng phải thanh toán sau thời gian 1 tháng 10 ngày kể từ ngày hợp đồng được ký kết là quá cứng nhắc. Với những khách hàng mua hàng với khối lượng lớn thì Công ty nên kéo dài hơn về thời gian thanh toán vì với số tiền trả quá lớn có thể khách hàng chưa chuẩn bị đủ để kịp trả nợ đúng hạn. Còn đối với các khách hàng mua hàng với giá trị nhỏ thì có thể rút ngắn thời hạn thanh toán. Công ty có thể đề ra một bảng quy định về thời hạn thanh toán cho những mức giá trị hàng bán ra khác nhau. Ngoài ra Công ty có thể áp dụng các hình thức thanh toán tiền hàng khác nhau. Có thể áp dụng hình thức thanh toán một lần khi đến hạn hoặc thanh toán theo hình thức trả góp. Việc thanh toán theo hình thức trả góp nên được áp dụng đối với những khách hàng mua hàng giá trị lớn. Thanh toán theo hình thức này sẽ giúp cho Công ty giảm rủi ro khách hàng không trả nợ hoặc khách hàng chậm trả nợ vì với một khoản tiền lớn được chia ra làm nhiều lần trả sẽ giúp khách hàng dễ thanh toán hơn, đồng thời Công ty cũng có thể thu hồi dần dần khoản tiền bán hàng và sử dụng ngay số tiền đó để quay vòng hoạt động. Khi quyết định cấp tín dụng thương mại cho khách hàng, giá bán trả chậm phải đảm bảo bù đắp được những rủi ro tiềm ẩn của khoản phải thu đó như rủi ro vỡ nợ, rủi ro giảm giá trị do tác động của lạm phát, giá trị thời gian của tiền và các phí tổn khác phát sinh trong quá trình đòi nợ. Hay nói cách khác chính các nhà quản trị tài chính c