Đề tài Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ vận tải và thương mại Việt Hoa

LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2011… Tác giả (ký tên) LỜI CẢM ƠN Trong suốt 4 năm ngồi trên ghế trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ Tp HCM được sự chỉ dạy tận tình của quý thầy cô là niềm vinh hạnh và hạnh phúc lớn của em. Em đã được thầy cô truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm về chuyên ngành Xuất Nhập Khẩu cũng như kiến thức xã hội...Em xin gởi đến quý thầy cô trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ Tp HCM lời cám ơn sâu sắc và chân thành nhất. Em xin chân thành cám ơn thầy Trịnh Đặng Khánh Toàn đã giúp em hoàn thành Khóa Luận này, đã tận tình chỉ bảo những sai sót và hướng dẫn cho em bổ sung, sửa đổi giúp cho khóa luận được hoàn thiện hơn. Em chân thành biết ơn. Em xin chúc tất cả các thầy cô giáo luôn thành công trong sự nghiệp giáo dục đào tạo cũng như mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Trong quá trình thực tập tại công ty Việt Hoa em được bổ sung nhiều kiến thức ngoài thực tế trên nền tảng lý thuyết em đã được học tại trường. Nhờ đó, em đã hiểu thêm nghiệp vụ giao nhận hàng hoá Xuất Nhập Khẩu, giúp em thêm tự tin để tiến bước trong xã hội. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các cô chú, anh chị trong công ty Việt Hoa, đã tạo điều kiện cho em hiểu thêm những kiến thức ngoài thực tế qua những lần giao nhận hàng Xuất Nhập Khẩu. Em xin chúc ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên công ty Việt Hoa luôn gặt hái được nhiều thành công trong công việc. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn và kính chúc sức khoẻ Ban Giám Hiệu, quý thầy cô và các cô chú, anh chị trong công ty Việt Hoa. Kính chúc sự thành công và phát triển vững mạnh đến quý công ty. SVTT: Nguyễn Thị Hiền MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT .............e ç f............ XNK : Xuất Nhập Khẩu L/C : Letter of Credit - Thư tín dụng chứng từ XK : Xuất Khẩu NOR : Notice of Readiness - Thông báo sẵn sàng của tàu B/L : Bill of Lading - Vận đơn đường biển C/O : Certificate of Origin - Giấy chứng nhận xuất xứ CFS : Container Freight Station – Kho hàng lẻ FCL : Full container load – Hàng nguyên container LCL : Less than container load – Hàng lẻ Cont : Container WTO : World Trade Organization DANH SÁCH CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ SỬ DỤNG .............e ç f............ Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty 15 Hình 2.2: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008 – 2010 18 Hình 2.3: Tỷ trọng cơ cấu dịch vụ của công ty 2008 – 2010 22 Hình 2.4: Tỷ trọng phương thức giao nhận của công ty 2008- 2010 25 Hình 2.5: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu 28 Hình 2.6: Sơ đồ qui trình cấp B/L 36 Hình 2.7: Biểu đồ giá trị giao nhận đường biển 2007-2010 39 DANH SÁCH CÁC BẢNG .............e ç f............ Bảng 2.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008 – 2010 18 Bảng 2.2: Cơ cấu dịch vụ của Việt Hoa 2008- 2010 21 Bảng 2.3: Doanh thu theo phương thức giao nhận 24 Bảng 2.4: Cơ cấu chi phí của Việt Hoa 26 Bảng 2.5: Giá trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển của Việt Hoa 39 Bảng 2.6: Cơ cấu mặt hàng giao nhận đường biển tại công ty Việt Hoa 41 LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Trong xu thế thương mại toàn cầu hoá cùng với sự phát triển nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua, vận tải quốc tế đang ngày càng thể hiện rõ vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế. Song hành cùng sự phát triển kinh tế là tăng trưởng trong hoạt động xuất nhập khẩu, do đó ngành giao nhận lại thêm nhiều cơ hội phát triển. Điều đó cho thấy tiềm năng phát triển dịch vụ giao nhận Việt Nam còn khá lớn. Vì vậy mà ngành giao nhận vận tải quốc tế ngày càng được hoàn thiện và phát triển hỗ trợ cho lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu. Những năm gần đây giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ là do qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng. Tuy nhiên vấn đề giao nhận vận chuyển hàng hoá giữa các quốc gia vốn không đơn giản như vận chuyển hàng nội địa, bản thân nó là cả một quy trình, một chuỗi mắt xích nghiệp vụ gắn kết với nhau, người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế. Để thực hiện tốt hoạt động kinh doanh Xuất Nhập Khẩu đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải nắm vững nghiệp vụ giao nhận, thuê tàu, làm thủ tục hải quan...Vì vậy vấn đề cấp thiết được đề cập đến hiện nay đó là phải có những biện pháp để nghiên cứu, hoàn thiện hơn nữa quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Việt Hoa nhằm đẩy mạnh hoạt động giao nhận đồng thời thúc đẩy xuất nhập khẩu tăng hơn nữa, góp phần vào việc mang lại giá trị nhiều hơn cho công ty, qua đó góp phần vào sự phát triển của ngành vận tải cả nước, nâng cao năng lực cạnh tranh của nước ta so với các nước khác. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu và nghiên cứu về hoạt động giao nhận tại công ty TNHH DV VT&TM Việt Hoa, cùng với sự giúp đỡ của các anh chị nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của thầy Trịnh Đặng Khánh Toàn và việc nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao nhận nói chung và hoạt động giao nhận vận tải đường biển nói riêng đối với sự phát triển kinh tế nên em đã chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nhằm tìm hiểu rõ hơn về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, nghiên cứu những vấn đề chủ yếu của quy trình và thực trạng của hoạt động giao nhận, nhằm nắm rõ hơn nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa cũng như tình hình xuất nhập khẩu của công ty trong thời gian qua, những thuận lợi và hạn chế còn tồn tại. Qua đó đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động giao nhận của công ty trong thời gian tới, góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng đề tài nghiên cứu là công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa. Phạm vi chủ yếu mà đề tài nghiên cứu là quy trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Việt Hoa. Phương pháp nghiên cứu Thông qua những lần đi giao nhận hàng hóa thực tế tại các Cảng, khu chế xuất, em nắm rõ hơn quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng như học hỏi những kiến thức thực tế. Phương pháp phân tích: Phân tích các thông số, dữ liệu liên quan đến công ty để biết được tình hình hoạt động của công ty, những kết quả mà công ty đã đạt được cũng như những phần công ty còn chưa hoàn thành. Phương pháp thống kê: Thống kê, tìm hiểu các chỉ tiêu về số lượng giao nhận, các chỉ tiêu về kinh doanh, chỉ tiêu về thị trường giao nhận... Phương pháp logic: Tổng hợp, đánh giá về tình hình hoạt động cũng như đưa ra giải pháp trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn. Kết cấu của khóa luận Nội dung của báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 chương : Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV-VT và TM Việt Hoa. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận tại công ty TNHH DV VT – TM Việt Hoa. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU Khái quát chung về giao nhận Định nghĩa chung về giao nhận Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần phải được vận chuyển đến nhiều nước khác nhau, từ nước người bán đến nước người mua. Trong trường hợp đó, người giao nhận (Forwarder: Transitaire) là người tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục liên hệ đến việc vận chuyển. Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. Theo điều 163 của luật thương mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997 thì dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải và người giao nhận khác. Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác. . Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận Điều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây: Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm. Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng. Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. . Trách nhiệm của người giao nhận Khi là đại lý của chủ hàng Tùy theo khả năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: Giao nhận không đúng chỉ dẫn. Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn. Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan. Gởi hàng cho nơi đến sai quy định (wrong destination). Giao hàng không phải là người nhận. Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng. Tái xuất không làm đúng những thủ tục cần thiết về việc không hoàn thuế. Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi hoặc lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cẩn thận. Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình. Khi là người chuyên chở (Principal) Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác... mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng. Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không phải trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải của chính mình (Performing Carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier). Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối…thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy ước do phòng Thương mại quốc tế ban hành. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp sau đây: Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy thác. Khách hàng đóng gói và ghi kí mã hiệu không phù hợp. Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa. Do chiến tranh hoặc đình công. Do các trường hợp bất khả kháng. Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoảng lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình. . Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại cảng biển . Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại cảng biển Cơ sở pháp lý Việc giao nhận hàng hóa XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật Quốc tế và của Việt Nam… Các công ước về vận đơn, vận tải, Các công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa…Ví dụ: Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế . Các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải; Các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng XNK. Ví dụ: Luật, bộ luật, nghị định, thông tư + Bộ luật hàng hải 1990 + Luật thương mại 1997 + Nghị định 25CP, 200CP, 330CP + Quyết định của bộ trưởng bộ giao thông vận tải; quyết định số 2106 (23/8/1997) liên quan đến việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam… Nguyên tắc Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển Việt Nam như sau: Việc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng ủy thác với cảng. Đối với những hàng hóa không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu) (quy định mới từ năm 1991). Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm thoát dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan. Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện. Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thỏa thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng . Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa XNK với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó. Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi bãi, cảng. Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được ủy thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hóa ghi trên chứng từ. Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm. . Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hoá XNK Nhiệm vụ của cảng Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng. Hợp đồng có hai loại: + Hợp đồng ủy thác giao nhận. + Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hóa. Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác. Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng. Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu. Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng. Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ. Hàng hóa lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi. Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau: + Không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng. + Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn. + Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát). Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng qua cảng. Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa không qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hóa XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng. Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng. Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu. Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa: Đối với hàng xuất khẩu: gồm các chứng từ: + Lược khai hàng hóa (cargo manifest): lập sau vận đơn cho toàn tàu, do đại lý tàu biển làm được cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu. + Sơ đồ xếp hàng (cargo plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu. Đối với hàng nhập khẩu: Gồm các chứng từ: Gồm các chứng từ: + Lược khai hàng hóa. + Sơ đồ xếp hàng. + Chi tiết hầm tàu (hatch lict). + Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng. Các chứng từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu. Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh. Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan và thanh toán các chi phí cho cảng. Nhiệm vụ của Hải quan Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải quan đối với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu. Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua cảng biển. . Trình tự giao hàng xuất khẩu .Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu. Giao hàng XK cho cảng Giao Danh mục hàng hoá XK (Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ. Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng. Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng. Giao hàng vào kho, bãi của cảng. Giao hàng XK cho tàu Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu. + Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan. + Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng (NOR) của tàu. + Giao cho cảng Danh mục hàng hoá XK để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ Trên cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hoá sẽ lên Sơ đồ xếp hàng (Cargo plan, Stowage plan) trên tàu. + Ký hợp đồng xếp dỡ với Cảng. Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu. + Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra Cảng, lấy Lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải (nếu cần). + Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Phiếu kiểm đếm (Tally report), cuối ngày phải ghi vào bản báo cáo hàng ngày (Dailly Report), và khi cấp xong một tàu, vào báo cáo sau cùng (Final Report). Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet).  + Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate's Receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng (Shipped on board hay On board Bill of Lading). Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cùng ký xác nhận với tàu. Ðây cũng là cơ sở để lập B/L. Lập bộ chứng từ thanh toán. + Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng. + Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L, Hối phiếu, Hoá đơn thương mại, Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng. Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá nếu cần. Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho. Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có. . Đối với hàng xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng Ðây là các hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêng của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. Sau khi đã đăng ký với cảng và ký kết hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay ba (cảng, tàu và chủ hàng). Số lượng hàng hoá sẽ được giao nhận, kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet có chữ ký xác nhận của ba bên. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL): Full container load Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào Phiếu lưu khoang tàu (Booking Note) và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với Danh mục hàng XK (Cargo List). Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói (Packing List) và Seal (dấu niêm phong). Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình. Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo List, nếu cần. Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container (CY:Container Yard) quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate's Receipt. Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate's Receipt để đổi lấy vận đơn. Nếu gởi hàng lẻ (LCL/LCL): Less than container load Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng. Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS: Container Freight Station) hoặc ICD. Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hoá và giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp vận đơn. Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến. Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán.  CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV–VT VÀ TM VIỆT HOA Giới thiệu khái quát về công ty TNHH DV–VT & TM Việt Hoa Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH DV-VT & TM Việt Hoa Gíới thiệu chung Dịch vụ vận tải, giao nhận ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọng của mình trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế đối ngoại. Từ khi nước ta mở rộng giao thương với các nước trên thế giới, nhiều công ty nước ngoài thấy được Việt Nam là thị trường tiềm năng. Từ đó đẩy mạnh hoạt động XNK vào nước ta. Sự phát triển đó tất yếu dẫn đến sự gia tăng nhu cầu về dịch vụ. Để đáp ứng được điều này, giao nhận và kho vận Việt Nam đã có những thay đổi kịp thời nhằm thỏa mãn nhu cầu về dịch vụ giao nhận cũng như nhu cầu chuyên chở hàng hóa, góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tăng trưởng và mở rộng thị trường vận tải giao nhận container đường biển. Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải Thương Mại Việt Hoa là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên. Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Việt Hoa được thành lập vào tháng 9 năm 1995 theo Giấy phép Kinh doanh số 4102000806 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp. Tên giao dịch tiếng việt: Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa. Tên giao dịch quốc tế: Viethoa Transport Service & Trading Co.,Ltd. Vốn điều lệ: 5.000.000 USD Tổng Giám đốc: Ông Dương Thành Khuấn. Số lượng nhân viên: 300 nhân viên Mạng lưới: 01 trụ sở chính, 04 chi nhánh, 01 công ty liên doanh, kho hàng bãi đậu xe, liên kết rộng khắp với hãng tàu, hãng hàng không, đại lý hãng tàu rộng khắp các tỉnh, thành phố lớn của Việt Nam và toàn thế giới. Văn phòng chính: 284 Nguyễn Tất Thành, phường 13, quận 04, Tp HCM Điện thoại: (84) 8 904 2520/ (84) 8 825 3969 Fax: (84) 8 940 2601 Website: Email: general@viethoagroup.com Mã số thuế: 0301972094 Chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh: có 2 chi nhánh + Chi nhánh 1: Địa chỉ: 75 Đoàn Như Hài, Quận 04, TP Hồ Chí Minh Điệnthoại:(84)88268533/8268534 Email: vcl @ viethoagroup.com + Chi nhánh 2: mới được thành lâp Địa chỉ: Số 30, đường 17, khu B, phường An Phú, quận 2, tp: HCM Điện thoại: (84) 8 2810248 + Chi nhánh ở Hà Nội: Địa chỉ: 44B Tăng Bạt Hổ, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam. Điện thoại: (84) 4 9722770 Email: (84) 4 9722773 Quá trình phát triển Tháng 09/2006 nhận danh hiệu “Doanh nghiệp Uy tín về Chất lượng” qua bình chọn của phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam tổ chức. Tháng 12/2006 Việt Hoa được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001/2000 do VBQI của Vương quốc Anh công nhận. Tháng 09/2005 Việt Hoa Group Việt Nam là một trong những doanh nghiệp, có các giải pháp sáng tạo phát triển thị trường. Từ ngày thành lập cho đến nay, công ty Việt Hoa đã tạo dựng cho mình một hình ảnh cũng như một thế đứng vững chắc về các hoạt động vận tải và giao nhận, đăc biệt là kinh doanh xuất nhập khẩu và đã thiết lập những mối quan hệ khá bền vững với nhiều khách hàng trong và ngoài nước. Công ty luôn hoạt động theo phương châm: Uy tín, tận tâm An toàn chất lượng Mọi lúc mọi nơi Giá cả cạnh tranh . Lĩnh vực kinh doanh của công ty ¨ Dịch vụ vận tải Vận tải nội địa. Đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không. ¨ Uỷ thác Xuất Nhập Khẩu Xuất, Nhập khẩu hàng đi các nước. Kí kết hợp đồng thương mại. ¨ Dịch vụ giao nhận Giao nhận hàng hoá nội địa, gom hàng. Dịch vụ thủ tục hàng hoá XNK, hàng chuyển cửa khẩu… ¨ Kinh doanh kho bãi Kinh doanh kho bãi trung chuyển phục vụ cho việc tập kết hàng xuất nhập khẩu của các đơn vị kí gửi. ¨ Đại lý giao nhận cho các công ty ở nước ngoài Hiện nay, Việt Hoa đang làm đại lý cho các công ty giao nhận hàng hoá lớn ở các nước: HongKong, Nhật, Trung Quốc, EU và Mỹ. Các dịch vụ do đại lý cung cấp bao gồm: Liên lạc với hãng tàu, liên lạc với hãng tàu thông báo cho khách hàng... . Hệ thống tổ chức của công ty Sơ đồ tổ chức của công ty Hiện tại số nhân viên của công ty 300 người, được phân bổ trải đều các phòng ban: phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng kế toán tài vụ. Nhân viên phòng kinh doanh bao gồm nhân viên của đại lý tàu biển, bộ phận kinh doanh XNK, bộ phận kho – vận tải ô tô và bộ phận giao nhận. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC P. HÀNH CHÍNH P. KINH DOANH P. KẾ TOÁN TÀI VỤ BỘ PHẬN UỶ THÁC XNK BỘ PHẬN KHO VÀ VẬN TẢI Ô TÔ BỘ PHẬN GIAO NHẬN BỘ PHẬN ĐẠI LÝ TÀU BIỂN (Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự) Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Cơ quan quản lý Giám đốc là người có quyền cao nhất ra các quyết định, giao công việc cho cấp dưới và chịu trách nhiệm trước ban quản trị. Phó giám đốc là người có quyền cao thứ hai trong công ty nhưng vẫn chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm về các lĩnh vực và thực hiện các công việc khi giám đốc đi công tác. Cơ quan chức năng + Phòng kế toán tài vụ : Phụ trách thu chi của công ty, lên sổ sách kế toán , đánh giá tình hình hoạt động của công ty. Cung cấp các số liệu, thông tin thực hiện để phục vụ công tác dự báo và quản lý các mặt nghiệp vụ của các phòng khác. Đứng đầu các phòng là trưởng phòng có nhiệm vụ điều hành phòng mình hoạt động theo chuyên môn . + Phòng hành chính: Phụ trách công việc quản trị, tuyển dụng về quản lý nhân sự trong công ty, tổ chức lao động và an toàn lao động, xem xét đến tình hình thực hiện các quyết định mức lao động và năng suất lao động. + Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: bộ phận quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, thực hiện hầu hết các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Các bộ phận Bộ phận đại lý tàu biển Theo dõi lịch tàu và thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách nhiệm liên hệ với hãng tàu trong và ngoài nước, thu cước cho công ty nếu là cước trả sau, làm các chứng từ và thủ tục Hải Quan cho khách. Bộ phận kho và vận tải Chịu trách nhiệm quản lý hàng hoá trong kho, thực hiện theo đúng yêu cầu kỹ thuật của từng loại hàng. Quản lý đội xe chở container, hệ thống kho riêng và tổ chức việc chở hàng cho công ty. Bộ phận giao nhận Thực hiện tất cả các nội dung công việc trong hoạt động kinh doanh XNK : từ khi lên chứng từ đến khi hoàn tất thủ tục xuất hàng nước ngoài hoặc nhập hàng về kho của doanh ngiệp đăng ký làm dịch vụ. Tổ chức điều hành các hoạt động kinh doanh XNK các mặt hàng phục vụ cho khách hàng. Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng .Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín tốt đối với khách hàng. Bộ phận uỷ thác XNK Với danh nghĩa của công ty, Việt Hoa giúp các khách hàng làm thủ tục XNK. Thực hiện các công việc phải làm để XNK lô hàng của khách hàng yêu cầu. Văn phòng đại diện (các chi nhánh): thuộc sự quản lý trực tiếp của văn phòng chính. Cơ sở vật chất của công ty Kho :1 nhà kho – Địa chỉ : 79C Đỗ Xuân Hợp, P. Phước Bình, Quận 9,TP. Hồ Chí Minh . Đội xe : 40 đầu xe chở container, 15 xe vận tải chở hàng. . Tình hình nhân sự của công ty Đội ngũ nhân viên hiện nay hầu hết đã được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ , có kinh nghiệm thực tế và nhiệt tình đối với công việc. Mỗi cá nhân được bố trí, phân công công việc cụ thể, một cách chặt chẽ, chuyên môn hóa theo từng lĩnh vực hoạt động. Phòng kinh doanh: 200 người Phòng kế toán – tài vụ: 20 người Phòng tài chính: 30 người, Phòng khai thác: 50 người Với trình độ: + Trên đaị học: 8 người chiếm 2,7% + Đaị học : 50 người chiếm 16,6% + Cao đẳng : 142 người chiếm 47,4% + Trung cấp: 100 người chiếm 33,3% Nhìn chung cơ cấu trình độ này tương đối hoàn chỉnh. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2008-2010 .Kết quả kinh doanh Bảng 2.1 – Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008 – 2010 Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Chênh lệch 2009/2008 2010/2009 Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Doanh thu 20.774 18.701 24.840 -2.073 -9,97 6.139 32,83 Chi phí 14.014 13.051 17.489 -962 -6,86 4.437 34 Lợi nhuận trước thuế 6.760 5.650 7.351 -1.110 -16,42 1.702 30,12 Thuế TNDN (25%) 1.690 1.413 1.837 -277 -16,39 424 30,00 Lợi nhuận sau thuế (75%) 5.070 4.237 5.513 -832 -16,42 1.276 30,12 (Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất- nhập khẩu) Hình 2.2: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008 – 2010 Qua bảng về tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008 – 2010 cho thấy lợi nhuận năm 2010 đạt cao nhất, và lợi nhuận năm 2009 thấp nhất. Điều này cho thấy trong năm 2010 công ty có những bước phát triển tốt nhưng năm 2009 kinh doanh chưa hiệu quả. Năm 2009 lợi nhuận giảm đáng kể so với năm 2008, trong đó lợi nhuận trước thuế giảm 1.110 triệu đồng tương ứng tỷ lệ giảm là 16,42%, lợi nhuận sau thuế giảm 832 triệu đồng tương ứng tỷ lệ giảm là 16,42%. Nguyên nhân lợi nhuận giảm là do hai nhân tố sau: Doanh thu năm 2009 giảm so với năm 2008 là 2.073 triệu đồng tương ứng tỷ lệ giảm là 9,97%, đã làm cho lợi nhuận của công ty giảm. Nguyên nhân là do công ty chịu sự ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế làm cho nhu cầu về dịch vụ của khách hàng giảm đáng kể, làm giảm phần lớn nguồn thu của công ty. Chi phí năm 2009 giảm so với năm 2008 là 962 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 6,86% đã góp phần làm cho lợi nhuận của công ty tăng. Nguyên nhân là do năm 2009 công ty đã tiết kiệm chi phí bằng cách tận dụng những cơ sở kỹ thuật hiện có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không đầu tư nhiều vào máy móc thiết bị mới, và nhu cầu khách hàng giảm nên dẫn đến việc chi phí cũng giảm. Tuy nhiên do doanh thu giảm khá nhiều so với chi phí nên lợi nhuận thu được năm 2009 đạt không cao, điều này chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2009 không hiệu quả. Mặc dù vào thời điểm khủng hoảng, doanh thu có sụt giảm nhưng công ty đã biết cắt giảm các chi phí không thật cần thiết. Năm 2010 lợi nhuận tăng so với năm 2009, trong đó lợi nhuận trước thuế tăng 1.702 triệu đồng tương ứng tỷ lệ tăng là 30,12%, lợi nhuận sau thuế tăng 1.276 triệu đồng tương ứng tỷ lệ tăng là 30,12%. Nguyên nhân lợi nhuận tăng là do hai nhân tố sau: Doanh thu năm 2010 tăng so với năm 2009 là 6.139 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 32,83%. Điều này làm cho lợi nhuận của công ty tăng. Nguyên nhân của việc tăng này là do tình hình kinh tế thị trường đã có hướng khôi phục trở lại, nhu cầu của khách hàng đã tăng lên nên công ty đã gia tăng hoạt động dịch vụ của mình. Chi phí năm 2010 tăng so với năm 2009 là 4.437 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 34 % làm cho lợi nhuận của công ty giảm. Chi phí tăng là do nhu cầu về dịch vụ giao nhận tại công ty đang tăng dần. Nhìn chung năm 2010 tình hình kinh doanh của công ty đã dần có hướng phát triển tốt hơn năm 2009, công ty cũng đã có những biện pháp nhằm kích thích, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh về nhiều mặt, tuy nhiên tốc độ tăng của doanh thu 2010 vẫn không tăng tương ứng với tốc độ tăng của chi phí. Vì vậy lợi nhuận của công ty chưa đạt hiệu quả cao như mong đợi. Trong tương lai công ty cần phải nỗ lực để đẩy mạnh sự phát triển hơn nữa. . Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ Bảng 2.2: Cơ cấu dịch vụ của Việt Hoa 2008 - 2010 Đơn vị tính: Triệu đồng So sánh 09/10 Tỉ trọng (%) 32,83 43,91 21,76 32,83 (Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất - nhập khẩu) Giá trị 3.192 1.971 977 6.140 08/09 Tỉ trọng (%) - 8,21 -16,90 -6,06 -9,97 Giá trị -870 -913 -290 -2.073 Năm 2010 Tỉ trọng (%) 52 26 22 100 Giá trị 12.917 6.459 5.465 24.841 Năm 2009 Tỉ trọng (%) 52 24 24 100 Giá trị 9.725 4.488 4.488 18.701 Năm 2008 Tỉ trọng (%) 51 26 23 100 Giá trị 10.595 5.401 4.778 20.774 Cơ cấu dịch vụ Kim ngạch XNK & Dịch vụ Giao nhận Đại lí tàu biển KD kho bãi & Vận tải Tổng cộng Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Hình 2.3: Tỷ trọng cơ cấu dịch vụ của công ty 2008 – 2010 Qua bảng cơ cấu dịch vụ trên cho thấy doanh thu của các ngành dịch vụ của công ty năm 2009 giảm sút so với năm 2008 là 2.073 triệu đồng tương ứng tỷ lệ giảm là 9.97%, và tăng trở lại vào năm 2010 so với 2009 là 6.140 triệu đồng tương ứng tỷ lệ tăng là 32.83%. Dịch vụ kinh doanh xuất- nhập khẩu + Năm 2009: Doanh thu dịch vụ kinh doanh xuất- nhập khẩu giảm so với năm 2008 là 870 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 8,21 %. Nguyên nhân là do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã làm cho tình hình xuất- nhập khẩu chung của cả nước ta gặp nhiều khó khăn, vì vậy nhu cầu của khách hàng về dịch vụ kinh doanh xuất- nhập khẩu cũng giảm đáng kể. + Năm 2010: Doanh thu dịch vụ kinh doanh xuất- nhập khẩu năm 2010 tăng so với năm 2009 là 3.192 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 32,83%. Nguyên nhân là do tình hình kinh tế của nước ta đã có sự tăng trưởng, có sự phục hồi nhanh trở lại, nhu cầu của khách hàng về dịch vụ xuất nhập khẩu tăng lên. Dịch vụ đại lý tàu biển + Năm 2009: Doanh thu dịch vụ đại lý tàu biển năm 2009 giảm so với năm 2008 là 913 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 16,90 %. Nguyên nhân là do dịch vụ kinh doanh xuất- nhập khẩu giảm đã tác động làm cho nhu cầu về dịch vụ này cũng giảm mạnh. + Năm 2010: Doanh thu dịch vụ đại lý tàu biển năm 2010 tăng so với năm 2009 là 1.971 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 43,91%. Nguyên nhân là do dịch vụ kinh doanh xuất- nhập khẩu tăng góp phần làm tăng lượng khách hàng, tăng lượng hàng và đem lại doanh thu cho công ty. Dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải hàng hóa Đây là loại hình dịch vụ mà đòi hỏi công ty phải đầu tư hơn nữa về cơ sở hạ tầng cũng như vấn đề về vốn để có thể đấy mạnh loại hình dịch vụ này. + Năm 2009: Doanh thu dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải năm 2009 giảm so với năm 2008 là 290 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 6,06 %. Do hoạt động kinh doanh xuất- nhập khẩu giảm, vì vậy nhu cầu về dịch vụ và kho bãi cũng giảm đáng kể. + Năm 2010: Doanh thu dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải năm 2010 tăng so với năm 2009 là 977 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 21,76%. Nguyên nhân do dịch vụ kinh doanh xuất- nhập khẩu tăng nên nó cũng tăng. Do cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu kéo dài đã làm cho tình hình xuất- nhập khẩu của nước ta gặp nhiều khó khăn. Công ty Việt Hoa cũng chịu ảnh hưởng mạnh từ cuộc khủng hoảng này. Năm 2010 doanh thu tăng trở lại một cách đáng kể là do tác động rất lớn từ tình hình xuất- nhập khẩu của cả nước. Nhờ chính sách hỗ trợ cũng như đẩy mạnh xuất khẩu của chính phủ mà tình hình kinh tế nước ta có chiều hướng tốt hơn. Xuất khẩu của cả nước trong năm 2010 đã tăng đáng kể và nhập khẩu cũng tăng về các nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất. . Doanh thu theo phương thức giao nhận Bảng 2.3: Doanh thu theo phương thức giao nhận Đơn vị tính: Triệu đồng So sánh 09/10 Tỉ trọng (%) 69,0 6,3 -33,6 32,8 (Nguồn : Phòng Kinh doanh xuất – nhập khẩu) Giá trị 3.692 152 -653 3.192 08/09 Tỉ trọng (%) -15,9 -8,2 22,4 -8,2 Giá trị -1.008 -218 356 -870 Năm 2010 Tỉ trọng (%) 70 20 10 100 Giá trị 9.041 2.583 1.292 12.917 Năm 2009 Tỉ trọng (%) 55 25 20 100 Giá trị 5.349 2.431 1.945 9.725 Năm 2008 Tỉ trọng (%) 60 25 15 100 Giá trị 6.357 2.649 1.589 10.595 Phương thức giao nhận Đường biển Đường hàng không Đường bộ Tổng cộng Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Hình 2.4: Tỷ trọng phương thức giao nhận của công ty 2008- 2010 Qua bảng số liệu về phương thức giao nhận từ năm 2008 - 2010 cho thấy tổng doanh thu năm 2009 giảm so với năm 2008 là 870 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 8,2 %. Doanh thu theo phương thức giao nhận năm 2010 tăng so với năm 2009 là 3.192 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 32,8%. Điều này cho thấy doanh thu của công ty đang có xu hướng tăng và phương thức giao nhận bằng đường biển thì luôn chiếm tỷ trọng lớn. Nguyên nhân chủ yếu là do ảnh hưởng từ khủng hoảng kinh tế thế giới đã khiến cho nhu cầu xuất nhập hàng bị giảm sút, từ đó ảnh hưởng đến vấn đề vận tải của công ty. Do vậy, để lôi kéo và giữ chân khách hàng, đồng thời mang lại lợi nhuận cho công ty, công ty đã thay đổi chính sách giá rất nhiều, có nhiều lô hàng công ty đã phải chịu hoà vốn chỉ để giữ chân khách hàng. Doanh thu theo phương thức giao nhận 2009 giảm so với 2008 là do nhân tố: Phương thức giao nhận bằng đường biển năm 2009 giảm so với năm 2008 là 1.008 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 15,9%. Phương thức giao nhận bằng đường hàng không năm 2009 giảm so với năm 2008 là 218 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 8,2%. Phương thức giao nhận bằng đường bộ năm 2009 tăng so với năm 2008 là 356 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 22,4%. Trong đó doanh thu theo phương thức giao nhận bằng đường biển là nhân tố ảnh hưởng lớn nhất làm cho tổng doanh thu 2009 giảm. Nguyên nhân là do ảnh hưởng của cuộc hoảng kinh tế thế giới làm nhu cầu về dịch vụ xuất- nhập khẩu của khách hàng giảm sút. Tuy nhiên công ty đã kịp thời có những biện pháp hợp lý nhằm làm giảm thiểu mức thiệt hại có thể, trong đó phương thức giao nhận bằng đường bộ năm 2009 đã tăng lên đáng kể góp phần giảm bớt thiệt hại cho công ty. Doanh thu theo phương thức giao nhận năm 2010 tăng so với năm 2009 3.192 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 32,8% và việc tăng là do ảnh hưởng của 3 nhân tố sau: Phương thức giao nhận bằng đường biển năm 2010 tăng so với năm 2009 là 3.692 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 69,0%. Phương thức giao nhận bằng đường hàng không năm 2010 tăng so với năm 2009 là 152 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 6,3 %. Phương thức giao nhận bằng đường bộ năm 2010 giảm so với năm 2009 là 653 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 33,6 %. Năm 2010 công ty đã đầu tư mạnh các dịch vụ liên quan đến đường biển nên doanh thu theo phương thức giao nhận bằng đường biển tăng lên đáng kể và quyết định này càng khẳng định sự đúng đắn trong cách quản lý của công ty. Cơ cấu chi phí của Việt Hoa Chi phí của công ty bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác. Bảng 2.4 : Cơ cấu chi phí của Việt Hoa 2008-2010 Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Chênh lệch 2009/2008 2010/2009 Giá trị % Giá trị % Chi phí vốn 10.220 9.010 12.015 -1.210 -11,84 3.005 33,35 Chi phí tài chính 378 350 628 -28 -7,4 278 79,43 Chi phí QLDN 2.844 2.800 3.596 -44 -1,55 796 28,43 Chi phí khác 950 891 1.250 -59 -6,21 359 40,29 Tổng chi phí 14.014 13.051 17.489 -962 -6,86 4.437 34 (Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất- nhập khẩu) + Chi phí vốn Chi phí vốn năm 2009 giảm 1.210 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 11,84% so với năm 2008. Năm 2009, công ty thực hiện kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên liệu đầu vào, hạn chế tối đa việc đầu tư trang thiết bị mới làm cho chi phí vốn năm 2009 giảm so với năm 2008. Năm 2010 chi phí vốn tăng lên 3.005 triệu đồng, tương ứng tăng 33,35% so với năm 2009. Nguyên nhân là do nhu cầu về dịch vụ tăng cao cùng với việc hồi phục của nền kinh tế, vì vậy các công ty dịch vụ không đáp ứng kịp nhu cầu vận chuyển nên đã ảnh hưởng đến giá cả tăng. + Chi phí tài chính Năm 2009 chi phí tài chính giảm so với năm 2008 là 28 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ giảm là 7,4%. Sang đến năm 2010, chi phí này tăng lên cao, tăng 278 triệu đồng tức tăng 79,43% so với năm 2009. Nguyên nhân dẫn đến sự tăng mạnh của chi phí tài chính chủ yếu là do ảnh hưởng của chi phí lãi vay. Trong năm 2008 và 2010, công ty mở rộng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nên cần mở rộng quy mô liên doanh hợp tác, đồng thời cũng mở rộng quy mô vay vốn làm cho lãi vay tương ứng tăng . + Chi phí quản lý doanh nghiệp Năm 2009 chi phí này giảm 44 triệu đồng, tức giảm 1,55% so với năm 2008. Sang đến năm 2010 chi phí này tăng lên mạnh so với năm 2009 như sau: tăng 796 triệu đồng, tức tăng tương ứng là 28,43%. Nguyên nhân làm cho chi phí này tăng do khấu hao máy móc thiết bị tăng, đồng thời công ty cũng đã nâng cấp một phần kho bãi hàng hóa tại quận 9. Công ty đã tuyển thêm nhân công, nhân viên quản lý dẫn đến chi phí trả lương tăng lên năm 2010, chi phí nhân công tăng. Mặt khác, công ty cũng đã tiến hành tăng lương cho cán bộ quản lý trong công ty nhằm thu hút nhân tài, hạn chế tình trạng “chảy máu chất xám”. + Chi phí khác Chi phí này cũng có biến động qua các năm. Năm 2009 chi phí này giảm mạnh giảm 59 triệu đồng tức giảm về tỷ lệ là 6,21% so với năm 2008. Đến năm 2010, chi phí này tăng lên mạnh là 359 triệu đồng tức tăng tương ứng là 40,29% so với năm 2009. Nguyên nhân tăng là do trong năm 2010 công ty phải trích chi phí dự phòng và phải trả do vi phạm hợp đồng với khách hàng. . Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV- VT&TM Việt Hoa Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV- VT&TM Viet Hoa Trước khi bắt đầu quá trình giao nhận hàng hóa, công ty Việt Hoa sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ. Sau khi nhân viên bộ phận kinh doanh của Công ty thuyết phục được khách hàng sử dụng dịch vụ của mình, thì họ sẽ bắt đầu báo giá về dịch vụ đó. Nếu khách hàng đồng ý với mức giá mà công ty đưa ra thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Tùy vào loại hình dịch vụ mà khách hàng yêu cầu thì sẽ có những mức giá khác nhau và các loại hợp đồng tương ứng khác nhau. Đối với những khách hàng quen thuộc thì thủ tục sẽ đơn giản hơn rất nhiều, công ty sẽ ký một hợp đồng dài hạn với mức giá quy định trước, và khi có nhu cầu khách hàng chỉ cần gọi điện thoại đến Việt Hoa thì sẽ được nhân viên Công ty cung cấp dịch vụ tức thời. Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng xuất khẩu tại công ty Việt Hoa được thực hiện qua các bước sau: Khai báo hải quan Lên tờ khai- chuẩn bị làm thủ tục hải quan Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu Quyết toán với khách hàng Tổ chức nhận - vận chuyển hàng hoá đến cảng Chuẩn bị hàng hoá Hợp đồng lưu khoang Chuẩn bị chứng từ 1 2 3 8 7 6 5 4 Hình 2.5: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng hoá Bước này, nếu như công ty khách hàng không thực hiện thì sẽ do công ty Việt Hoa đảm nhiệm. Việc chuẩn bị hàng hoá theo quy định có giám sát của nhân viên giao nhận để theo dõi quá trình làm hàng và hướng dẫn cho chủ hàng và tiến hành làm thủ tục cho phù hợp. Có 2 trường hợp nếu là hàng lẻ thì sẽ được chuyển đến kho CFS tại cảng để đóng hàng vào cont, nếu hàng nguyên cont thì làm thủ tục mượn cont để đóng hàng vào cont và chuyển về bãi container tại cảng đi. Hợp đồng lưu khoang (Booking note) Công ty Việt Hoa nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bên nhập khẩu cấp. Thủ tục mượn cont rỗng: Công ty nhận chi tiết mà khách hàng gửi đến: tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng cont, loại cont (20’, 40’, cont lạnh hay cont khô), đóng hàng tại kho hay bãi. Sau đó nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu để đăng kí cont gọi là Booking note, nhân viên của hãng tàu có thể fax, email, hoặc nhân viên trực tiếp đến hãng tàu để lấy Booking note. Sau khi nhận được yêu cầu book cont, hãng tàu sẽ xem xét nếu chấp nhận thì hãng tàu sẽ fax lại cho công ty một booking note trên đó ghi số booking, tên chủ hàng, loại hàng, số lượng cont, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, closing time (thời gian trễ nhất để người giao nhận hoàn tất công việc vào sổ tàu). Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì yêu cầu hãng tàu sửa ngay, nếu chính xác sẽ cầm Booking này đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng hoặc một nơi khác theo chỉ định để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và đại lý sẽ cấp seal ứng với cont đó. Sau khi đã có lệnh cấp cont rỗng và seal, nhân viên giao nhận sẽ xuống thương vụ cảng để đóng tiền. Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu xác nhận “đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận. Nhân viên giao nhận cầm một liên biên lai cùng với lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ cảng để nhờ họ hạ cont xuống cho mình. Biên lai còn lại nhân viên giao nhận sẽ nộp cho phòng chạy điện để chạy điện cho cont sau khi đóng hàng xong (cont lạnh). Sau khi hạ cont, nhân viên giao nhận xem số cont rồi lên văn phòng đại diện hãng tàu để báo cho họ biết. Trên lệnh này ghi địa chỉ cấp cont rỗng, khi đó nhân viên giao nhận liên hệ điều xe cont đến chở cont về kho để đóng hàng. Người giao nhận Việt Hoa lúc này biết địa điểm mở tờ khai Hải quan, đồng thời liên hệ hãng tàu để nộp giấy xin mượn container về làm hàng xuất. Chuẩn bị chứng từ Nhận bộ chứng từ Công ty Việt Hoa nhận chứng từ từ khách hàng: Hoá đơn, Hợp đồng, Packing list. Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Hồ sơ để xin cấp C/O Giấy giới thiệu của Công ty (1bản chính). Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan . Phiếu ghi chép hồ sơ . Phiếu nộp/ nhận C/O. Packing list (nếu có). Đơn đề nghị cấp C/O đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính). Bộ C/O đã được kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấu ORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu COPY. Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính). Hóa đơn thương mại. Vận tải đơn . Nếu xét thấy cần thiết, Tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu Người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như: Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu; giấy phép xuất khẩu; hợp đồng mua bán; hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ liệu trong nước; mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu và các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu.  => Để làm thủ tục cấp C/O nhân viên giao nhận cầm bộ hồ sơ đến tại địa chỉ: Lầu 1, Trung tâm hổ trợ xúc tiến thương mại – đầu tư, đường Võ Thị Sáu ,Q1, Tp.HCM. Tại đây nhân viên giao nhận đóng số thứ tự vào phía trên góc phải của mỗi C/O, kế đến nhập số tỷ xích vào máy tính theo số thứ tự đã đánh, sau đó đem hồ sơ này nộp vào bộ phận tiếp nhận C/O. Nhân viên giao nhận sẽ chờ cán bộ kiểm tra sau đó trả lại người giao nhận gồm: Tờ khai, Phiếu xác nhận đã làm thủ tục Hải quan, Phụ lục tờ khai, Phiếu nhận/trả C/O có chữ ký của cán bộ kiểm tra. Thông thường nếu nộp hồ sơ vào buổi sáng thì chiều có thể nhận C/O hoặc hẹn sau 1 ngày đến đóng lệ phí và nhận C/O. Kiểm tra bộ chứng từ Đây là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu một lô hàng, có ảnh hưởng rất lớn đến các khâu nghiệp vụ phức tạp sau này. Kiểm tra hợp đồng: Nhân viên giao nhận kiểm tra ngày ký hợp đồng, ngày hết hạn, điều khoản của hợp đồng, xem bản dịch có đúng với hợp đồng hay không. Kiểm tra hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa: Kiểm tra xem các chi tiết ở hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa đã phù hợp với B/L và hợp đồng chưa. Đặc biệt, kiểm tra ngày phát hành hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa phải sau ngày ký kết hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gởi hàng. Hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa do người bán lập nhằm cung cấp cho người mua biết tổng số hàng thực tế sẽ giao, đó cũng là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã được ghi trên đó. Tổ chức nhận - vận chuyển hàng đến cảng Sau khi chuẩn bị chứng từ đầy đủ người giao nhận cho xe chở cont về cảng để xuất đi. Việc chở hàng có thể do công ty Việt Hoa làm dịch vụ vận tải hoặc do chủ hàng chở đến cảng. Lên tờ khai - chuẩn bị làm thủ tục hải quan Lên tờ khai Sau khi có được đầy đủ chứng từ theo yêu cầu thì nhân viên giao nhận lên tờ khai hải quan hàng xuất. Việc lên tờ khai phải hết sức cẩn thận đến từng chi tiết, tờ khai hàng xuất khẩu có màu đỏ. Nếu việc mở tờ khai tại cửa khẩu có thủ tục đăng ký hải quan điện tử thì tờ khai có tên “Tờ khai Hải quan điện tử”. Tờ khai được lên theo mẫu tờ khai hải quan điện tử HQ/2009-TKĐTXK. Cụ thể là hàng hoá thể hiện trên tờ khai hải quan phải chính xác và trùng khớp với tên của hàng hoá trên lô hàng thực tế cũng như số lượng khai báo, đơn giá hàng hoá cần phải xem xét so sánh với các hàng hoá cùng loại được xuất nhập khẩu trên thị trường không được quá cao hơn hoặc thấp hơn. Muốn được tỷ lệ chính xác cao thì nhân viên giao nhận phải căn cứ vào những chứng từ do khách hàng cung cấp, chủ yếu là căn cứ trên hoá đơn thương mại, bảng kê khai hàng hoá (packing list), vận đơn, sau đó tiến hành áp mã số hàng hóa, mã số thuế, kiểm tra số lượng, trọng lượng, tổng giá trị lô hàng… Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan Sau khi lên tờ khai, điền đầy đủ thông tin theo quy định thì nhấp vào nút “Khai báo” nhận và chờ kết quả phản hồi của hải quan về số tiếp nhận, số tờ khai và đưa ra lệnh hình thức mức độ kiểm tra trên “Thông Báo- Hướng dẫn làm thủ tục Hải quan”, sau đó được in ra 1 bản để làm thủ tục Hải quan vì đây là khai báo hải quan địên tử. Để tiến hành khai báo hải quan nhân viên giao nhận cần lập hồ sơ và sắp xếp hồ sơ theo thứ tự sau: Giấy giới thiệu của công ty (01 bản chính). Tờ khai hải quan điện tử (02 bản chính). Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ hải quan (01 bản chính) dùng để liệt kê các chứng từ nộp vào cho hải quan tiếp nhận. Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều loại hàng hoá) –(02 bản chính). Hợp đồng ngoại thương (Contract) - (01 bản copy có dấu “sao y bản chính”). Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) - (01 bản chính). Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list) - ( 01bản chính). Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin ) - (01 bản chính). Các chứng từ có liên quan khác (nếu có): 1 bản chính gồm giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật; chứng thư phun trùng; giấy phép đối với hàng xuất khẩu phải có giấy phép của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền... Tất cả các bản copy điều phải có dấu sao y bản chính và đóng dấu kinh doanh của doanh nghiệp, những loại chứng từ nào có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai. Khai báo hải quan Mở tờ khai – kiểm tra thuế Trình tự khai Hải quan tại chi cục Hải quan Quản lý Hàng Đầu Tư trực thuộc Hải Quan Thành Phố. Tại đây nhân viên giao nhận nộp hồ sơ nói trên vào bộ phận đăng ký tờ khai – kiểm tra thuế theo số tiếp nhận đã có từ truớc khi khai hải quan điện tử, vì lúc này theo quy định của cục hải quan đã nhập 2 bộ phận thành 1, vì vậy thủ tục sẽ nhanh hơn. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ ngồi chờ trong khi cán bộ hải quan kiểm tra hồ sơ và kiểm tra lại số thuế mà người khai đã khai. Nếu kiểm tra thấy hợp lệ đúng với khai báo thì cán bộ cấp cho lô hàng này “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. Hải quan sau khi kiểm tra sơ bộ về thông tin của lô hàng và căn cứ trên tờ khai Hải quan điện tử để đưa ra “Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra”. Đối với hồ sơ mức 1 (luồng xanh): miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Hồ sơ sẽ chuyển lại cho công chức bước 1 ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô 31 “xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát” trên tờ khai Hải quan điện tử. Sau khi ký, đóng dấu công chức vào ô 31 công chức bước 1 chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí hải quan đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai hải quan. Đối với mức 2 (luồng vàng): kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Đối với mức 3 (luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá. Ở mức này hàng hoá có thể kiểm tra toàn bộ 100% lô hàng; hoặc kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm; hoặc kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm. Kiểm tra hàng hoá Thông thường hàng xuất khẩu ít xảy ra trường hợp kiểm hóa vì theo quy định của Luật Hải quan, thông tư số 32/2003/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành là hàng hoá xuất khẩu sẽ được miễn kiểm tra thực tế khi chủ hàng có quá trình 1 năm xuất khẩu không bị xử lý vi phạm hành chính về hải quan và tại thời điểm làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu. Những doanh nghiệp mới hoạt động xuất khẩu trong thời gian ngắn, chưa đủ thời gian để xem xét quá trình chấp hành pháp luật thì hải quan thực hiện việc kiểm tra thực tế hàng hoá một số lần đầu xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật hải quan thì những lần sau sẽ được miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Vì vậy công ty thông thường rất ít bị kiểm hóa, ngoại trừ những mặt hàng nhạy cảm, nguy hiểm. Trong trường hợp hàng hóa phải chịu kiểm hòa thì khi kiểm hoá nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu tiếp nhận tờ khai và biên lai ghi lệ phí hải quan đến bộ phận đăng ký kiểm hoá để cán bộ kiểm hoá vào sổ, đồng thời nhân viên giao nhận sẽ đến phòng điều độ cảng để làm thủ tục trải bãi kiểm hoá. Việc kiểm tra hàng xuất được thực hiện bởi hai cán bộ Hải quan và đại diện công ty. Đại diện của công ty gọi điện thoại mời cán bộ Hải quan đến vị trí hàng hoá để thực hiện kiểm tra và giao biên lai đã đóng lệ phí hải quan cho nhân viên kiểm hóa kẹp vào hồ sơ. Sau khi kiểm hoá xong, đại diện công ty ghi ý kiến (nếu có), ký ghi rõ họ tên vào ô ghi ý kiến của đại diện công ty của tờ khai, gửi lại tờ khai cho cán bộ Hải quan kiểm hoá. Cán bộ Hải quan sẽ trở lại văn phòng để ghi kết quả kiểm tra vào ô “Ghi kết quả kiểm tra hàng hoá” và ký tên đóng dấu vào ô này. + Nếu kết quả kiểm tra thực tế phù hợp với khai báo của người khai trên tờ khai thì ký xác nhận đóng dấu vào ô 32 “Xác nhận đã thông quan”. Trong khi chờ đợi, chủ hàng sẽ lo đóng gói lại những thùng, kiện hàng vừa được mở ra để kiểm hoá, sau đó hun trùng và sau cùng là đóng lệ phí 30.000VNĐ, công chức ký tên đóng dấu xác định “Đã làm thủ tục hải quan” của Chi cục hải quan. Bộ phận trả tờ khai sẽ trả tờ khai cho nhân viên giao nhận để tiến hành thanh lý tờ khai. + Nếu kết quả kiểm tra sai lệch với khai báo của người khai Hải quan thì đề xuất biện pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo chi cục để xem xét, quyết định: Kiểm tra tính thuế lại và quyết định điều chỉnh số thuế phải thu . Lập biên bản chứng nhận và biên bản vi phạm . Quyết định thông qua hoặc tạm giải phóng hàng Nộp thuế Cán bộ hải quan tính thuế kiểm tra việc áp mã hàng hóa và tính thuế của doanh nghiệp. Thời điểm tính thuế xuất khẩu là ngày đối tượng nộp bộ hồ sơ hợp lệ đăng ký với cơ quan hải quan. Thuế xuất khẩu được tính theo thuế suất, giá tính thuế, tỷ giá tính thuế tại ngày đăng ký tờ khai hàng hóa xuất khẩu. Quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai nhưng chưa có hàng thực xuất thì tờ khai đó không có giá trị làm thủ tục hải quan. Thời hạn nộp thuế xuất khẩu là trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan. Sau đó người khai đến bộ phận thu lệ phí để đóng phí. Hải quan đóng dấu “Đã làm thủ tục Hải quan”. Sau khi đóng lệ phí Hải quan xong người giao nhận liên hệ đóng hàng vào container và bấm seal, xuống Hải quan giám sát bãi ghi số container và thanh lý bãi. Thanh lý tờ khai Mang tờ khai đến hải quan giám sát bãi để thanh lý tờ khai. Nhân viên hải quan giám sát bãi sẽ đóng dấu vào ô 31 “Xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát”. Đối với hàng lẻ Nhân viên giao nhận cầm booking đến kho đóng hàng đưa cho người đại diện của hãng tàu hoặc giám sát kho hàng. Sau đó xin thủ kho phiếu đo hàng ghi kích thước số khối lên và cầm phiếu này đi đóng phí CFS. Sau đó nhân viên giao nhận cầm biên lai thu phí CFS và tờ khai đến Hải quan kho thanh lý là xong. Bước cuối cùng sau khi hãng tàu cấp B/L thì cầm tờ khai đã làm thủ tục, hoá đơn, B/L đến cảng làm thủ tục thực xuất. Khi đó Hải quan đóng dấu số hiệu công chức vào ô 33 “Xác nhận đã làm thủ tục thực xuất”. Đối với hàng nguyên container Nhân viên giao nhận chỉ việc thanh lý tại Hải quan giám sát bãi và vào sổ tàu là hoàn thành. Vào sổ tàu Khi hàng được chuyển đến cảng nhân viên giao nhận mang tờ khai cùng bảng chi tiết container đến đăng ký với thương vụ cảng để xác nhận container có các chi tiết như trong tờ khai đã được hạ bãi chờ bốc lên tàu. Nhân viên Hải quan phòng đăng kí tàu xuất sẽ dựa trên chi tiết của tờ khai và bảng chi tiết container như tên tàu, số chuyến, số container, số seal, trọng lượng hàng để ghi vào bảng tổng hợp các lô hàng xuất đi đồng thời cấp cho nhân viên giao nhận một phiếu xác nhận vào sổ tàu “Phiếu xác nhận đăng kí tờ khai hải quan”. Mục đích của bước này là xác định vị trí container hàng của người gửi hàng. Ta có thể tìm được container hàng của mình qua hệ thống tìm kiếm tự động của cảng. Ta chỉ cần nhập số container và số seal vào hệ thống sẽ có ngay kết quả là container của mình đang nằm ở vị trí nào trong bãi container. Container đã vào sổ tàu thì có nghĩa là nằm trong tầm kiểm soát của Hải quan và người gửi hàng không sợ tình trạng rớt container khi bốc hàng lên tàu. Sau khi tàu chạy và có vận đơn đường biển, nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, vận đơn đường biển đến bộ phận thực xuất tại cảng để làm thủ tục thực xuất. Tại đây, công chức Hải quan sẽ ghi xác nhận lên ô thực xuất (ô số 33) dựa trên vận đơn đường biển Ký xác nhận và đóng dấu Hài quan. Đến đây thì thủ tục Hải quan đã hoàn tất. Lưu ý: Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ cấp cho công ty Việt Hoa vận đơn chủ và Việt Hoa cấp cho khách hàng vận đơn thứ cấp. Qui trình làm B/L cho khách hàng được tiến hành theo sơ đồ sau theo 2 qui trình cấp B/L nháp và cấp B/L chính thức: Hãng tàu cấp B/L chính thức cho Việt Hoa Hãng tàu cấp B/L nháp cho Việt Hoa Khách hàng nhận B/L chính thức Khách hàng xác nhận B/L nháp nhận được Việt Hoa cấp B/L nháp cho khách hàng Việt Hoa cấp B/L chính thức cho khách hàng Hình 2.6: Sơ đồ qui trình cấp B/L Giải thích sơ đồ - Qui trình 1: Cấp B/L nháp: Sau khi nhận được thông tin về việc thực hiện lô hàng để xuất khẩu, và căn cứ trên booking note hãng tàu sẽ cấp Master B/L nháp cho công ty Việt Hoa. Dựa trên Master B/L nháp được cấp, phòng Logistics của công ty Việt Hoa cấp House B/L nháp cho khách hàng để công ty khách hàng có thể yêu cầu chỉnh sửa sai sót (nếu có) để thảo ra một B/L hoàn chỉnh. Lưu ý : Sau khi đã xác nhận B/L nháp để thực hiện B/L chính thức, nếu phát hiện thêm bất kỳ sai sót nào phải thông báo cho bên thực hiện B/L chính thức chỉnh sửa. Nhưng có thể chỉnh sửa được hay không là tùy thuộc vào sai sót đó, nếu sửa được thì bên muốn điều chỉnh B/L phải chịu thêm một khoản phí tu chỉnh B/L. - Qui trình 2: Cấp B/L chính thức: Sau khi nhận được xác nhận B/L nháp của khách hàng. Nếu có chỉnh sửa thì công ty Việt Hoa thực hiện việc tu chỉnh với các bước tương tự như qui trình 1. Nếu không có chỉnh sửa gì thì công ty Việt Hoa dựa trên B/L nháp đó để cấp B/L chính thức cho khách hàng, đồng thời công ty Việt Hoa cũng được nhận một B/L chính thức từ hãng tàu. Quyết toán với khách hàng Sau khi đã hoàn thành thủ tục thông quan lô hàng xuất khẩu, nhân viên giao nhận về Công ty ghi phiếu giải chi, ghi lại tất cả các chi phí đi làm hàng, còn thừa thiếu bao nhiêu so với tạm ứng, rồi bàn giao lại cho bộ phận kế toán tất cả những hóa đơn, chứng từ liên quan đến lô hàng của khách hàng. Kết thúc quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu tại đây nhân viên giao nhận đã hết trách nhiệm . Nhận xét về các bước thực hiện quy trình giao nhận Ưu điểm Có mối quan hệ rộng rãi với Hải quan nên các lô hàng được các nhân viên giải quyết trong thời gian sớm nhất để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hàng hóa luôn được giao đúng địa điểm, thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng trong suốt thời gian giao nhận. Đội ngũ nhân viên giao nhận hầu hết là những nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc, thường xuyên được đào tạo nâng cao nghiệp vụ, đặc biệt có nhiều nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề. Luôn đặt chất lượng dịch vụ, uy tín lên hàng đầu, với phương châm kinh doanh là “uy tín, tận tâm, giá cả cạnh tranh”, Việt Hoa đã tạo được lòng tin rất lớn ở khách hàng. Vì vậy khách hàng của công ty đều là những khách hàng lớn, tiềm năng và ngày càng có nhiều khách hàng kí hợp đồng. Luôn đặt uy tín, chất lượng lên hàng đầu nên trong quá trình kiểm hóa công ty được kiểm hóa với tỷ lệ thấp, thỉnh thoảng được miễn kiểm hóa, điều đó giảm thời gian xuất hàng, tránh được những vấn đề phát sinh trong khi kiểm hóa. Việc kinh doanh uy tín cùng với những đối tác quen thuộc nên trong quá trình giao nhận công ty đã giảm bớt một số bước không cần thiết, nhằm không làm ứ đọng vốn, rút ngắn thời gian giao hàng, làm tăng lợi nhuận. Đội xe đã ngày càng được đầu tư, công ty có đội xe gồm: trên 40 đầu kéo container, 15 xe vận tải chuyên dụng, gần 35 remooc để vận chuyển hàng nên chủ động trong khâu vận chuyển. Điều này góp phần nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa đúng thời gian, đúng địa điểm quy định, giải phóng được lượng hàng hoá. Công ty đã tạo được mối quan hệ với nhiều hãng tàu để có thể mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng cũng như sự chủ động về đội xe kéo, nắm bắt tâm lý khách hàng. Nhược điểm Khi đã có trong tay đầy đủ những chứng từ nhưng vì lượng công việc quá nhiều làm không kịp lô hàng hay do một lý do nào đó mà lô hàng phải chờ lâu mới làm thủ tục hải quan. Điều này gây thiệt hại cho công ty như: làm tăng phí lưu kho bãi đặc biệt là hàng hóa container. Đồng thời điều này cũng ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh, bỏ lỡ một số thị trường hàng hoá khá quan trọng. Trong quá trình làm thủ tục hải quan các nhân viên giao nhận thường gặp một số khó khăn ở một số chứng từ sai lệch với nhau. Có trường hợp thiếu chứng từ cũng như các chứng từ không hợp lệ, làm kéo dài thời gian giao nhận, phát sinh các chi phí không đáng có. Vì nhân viên giao nhận vừa phải lo kiểm tra chứng từ, vừa phải đi làm thủ tục hải quan nên việc giao hàng hóa cho khách hàng diễn ra chậm dẫn tới sẽ bỏ lỡ nhiều lô hàng khác. Một số trường hợp nhân viên chứng từ đã áp mã thuế hoặc cộng tiền thuế sai, do đó gây khó khăn cho người giao nhận, ảnh hưởng tiến trình làm việc. Phương tiện vận tải tuy có nhưng vẫn ít ỏi, chỉ mới đáp ứng được một phần nhu cầu chuyên chở hàng hoá của Công ty. Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV-VT&TM Việt Hoa Những kết quả đạt được Từ lúc thành lập đến nay, cùng với nỗ lực của công ty cũng như các chính sách có lợi mà nhà nước ban hành, công ty ngày càng phát triển, song song với sự phát triển đó là sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động giao nhận bằng đường biển. Mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng công ty cũng đã vựơt qua và đạt được nhiều thành tựu, góp một phần cho sự phát triển đất nước. Giá trị giao nhận Bảng 2.5: Giá trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển của Việt Hoa. Đơn vị tính: Triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2007 2008 2009 2010 GTGN đường biển 6.210 6.357 5.349 9.041 Chỉ số phát triển (%) - 102,37 84,14 169,02 Tổng GTGN toàn công ty 10.385 10.595 9.725 12.917 Tỷ trọng (%) 59,79 60,00 55,00 70,00 (Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu) Hình 2.7: Biểu đồ giá trị giao nhận đường biển 2007-2010 Qua bảng số liệu về giá trị giao nhận từ năm 2007 - 2010 cho thấy tổng giá trị giao nhận năm 2009 giảm so với năm 2008 là 870 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 8,2 %. Giá trị giao nhận năm 2010 tăng so với năm 2009 là 3.192 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 32,8%. Năm 2009 do ảnh hưởng từ khủng hoảng kinh tế thế giới nên nhu cầu xuất nhập hàng hóa bị giảm khá mạnh, từ đó ảnh hưởng đến vấn đề vận tải của công ty. Do vậy, để lôi kéo và giữ chân khách hàng, công ty đã thay đổi chính sách giá rất nhiều để giữ chân khách hàng. Năm 2010, hoạt động của công ty đã có phần khởi sắc. Nhìn chung, mặc dù sản lượng giao nhận trong vận tải biển chiếm khá cao (hơn 70%) nhưng giá trị giao nhận lại ở mức tương đối (dao động từ 55%-70%) vì trong vận tải biển tiền cước và phí giao nhận thường thấp hơn các loại phương thức vận tải khác nhưng khối lượng hàng hóa vận chuyển lại lớn hơn gấp nhiều lần, mặc khác chi phí tăng lên trong khi cước thu lại giảm do cạnh tranh. Ngoài ra nước ta chủ yếu nhập khẩu thiết bị, máy móc và nguyên vật liệu cho các doanh nghiệp làm gia công chế biến lắp ráp nên khối lượng hàng hoá là lớn, vì vậy khối lượng hàng hoá do Công ty đảm nhận là khá lớn. Nhưng đa số hàng nhập khẩu lại theo giá CFR, CIF, nên toàn bộ cước đều do các Công ty giao nhận nước ngoài thu, còn Công ty chỉ được hưởng theo một tỷ lệ hoa hồng nào đó. Còn hàng xuất khẩu của Việt Nam chủ yếu bán theo giá FOB nên cước vận tải hầu hết đều do khách hàng trả ở bên nước nhập khẩu, do đó Công ty chỉ thu được hoa hồng từ việc làm đại lý và các chi phí phát sinh như: chi phí giao dịch, bến bãi.... Thị trường giao nhận Trong quá trình hoạt động công ty đã ngày càng vươn ra nhiều thị trường mới thay vì một số ít thị trường ở khu vực Đông Nam Á như trước đây. Khu vực Châu Á thì Nhật là thị trường giao nhận lớn của công ty, ngoài ra các thị trường khác cũng giữ vai trò quan trọng. Các thị trường ở dạng tiềm năng như Indonexia, Malaixia... đang dần được khai thác, đầu tư XNK hàng hóa, thị trường Đài Loan cũng đang dần ngày càng chiềm vị trí cao. Khu vực Châu Âu: Chủ yếu là các nước thuộc khối EU: Italia, Hunggari... Khu vực Châu Mỹ: Hoa Kỳ, Cuba. Qua đó cho thấy công ty đã có nhiều nỗ lực trong việc mở rộng thị trường giao nhận, có sự điều chỉnh cơ cấu phù hợp với tình hình kinh tế thị trường, vươn ra nhiều thị trường mới trên thế giới. Mặt hàng giao nhận Vì là một công ty dịch vụ nên hàng giao nhận của Việt Hoa cũng rất đa dạng về chủng loại. Tuy nhiên một số mặt hàng mà công ty thực hiện nghiệp vụ giao nhận chủ yếu đó là: hàng dệt may, nông sản, máy móc thiết bị, linh kiện điện tử.. Bảng 2.6: Cơ cấu mặt hàng giao nhận đường biển tại công ty Việt Hoa Đơn vị tính: Triệu đồng Năm Mặt hàng 2008 2009 2010 Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Dệt may 1.872 29,45 1.520 28,42 2.585 28,59 Máy móc thiết bị 1.583 24,90 1.195 22,34 2.141 23,68 Nông sản 1.251 19,68 1.124 21,01 1.995 22,06 Linh kiện điện tử 1.082 17,02 1.008 18,84 1.602 17,72 Mặt hàng khác 569 8,95 502 9,38 718 7,95 Tổng 6.357 100,00 5.349 100,00 9.041 100,00 (Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu) Từ bảng số liệu về các mặt hàng giao nhận, ta thấy giá trị của các mặt hàng giao nhận cao nhất vào năm 2010 tương ứng 9.041 triệu đồng và thấp nhất vào năm 2009 tương ứng 5.349 triệu đồng. Nguyên nhân chủ yếu là do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế nên đã ít nhiều ảnh hưởng đến giá trị giao nhận của công ty. Tuy nhiên công ty cũng biết tận dụng những thế mạnh của mình cùng với các chính sách có lợi của chính phủ nên đã nhanh chóng phục hồi tốt vào năm 2010. Nhìn chung hàng dệt may chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng cơ cấu mặt hàng giao nhận của công ty, đây là mặt hàng thế mạnh của công ty. Đặc biệt là trong những năm gần đây, hàng dệt may cũng là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của nước ta, không chỉ góp phần mang lại nguồn ngoại tệ cho đất nước mà còn mang lại doanh thu của các công ty vận tải. Các mặt hàng nông sản, máy móc thiết bị, linh kiện điện tử, các mặt hàng khác cũng chiếm tỷ trọng tương đối trong tổng cơ cấu mặt hàng giao nhận, những mặt hàng này cũng góp phần mang lại nguồn thu lớn cho công ty. Tóm lại về cơ cấu mặt hàng giao nhận của Việt Hoa khá ổn định và ngày càng có chiều hướng tăng hơn về giá trị và tỷ trọng. Thu nhập và quyền lợi nhân viên Việt Hoa thực hiện việc chi trả lương cho nhân viên theo dựa vào cấp bậc của nhân viên, năng lực, chức vụ, thang bảng lương và điều kiện kinh doanh của công ty. Với số lao động khoảng 300 người và thu nhập bình quân của người lao động 2,85 triệu đồng/tháng. Lương tối thiểu của cấp quản lý trong công ty Tổng GĐ : 21.000.000đ/tháng Phó tổng GĐ : 12.500.000đ/tháng Trưởng phòng: 8.500.000 đ/tháng Công ty cũng thực hiện đầy đủ các chính sách về BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, thực hiện thưởng lương tháng 13, hàng năm đều tổ chức cho nhân viên đi nghỉ mát trong nước,... Công ty tổ chức làm việc từ thứ 2- thứ 6, thứ 7 chỉ làm buổi sáng. Nhân viên được nghỉ lễ và tết 9 ngày theo quy định của Bộ lao động và được hưởng nguyên lương. Công ty cũng đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức chuyên môn cho nhân viên để phát triển năng lực công tác nhằm đáp ứng nhu cầu công việc. Những mặt còn hạn chế Tính thời vụ của hoạt động giao nhận Thực tế hoạt động giao nhận của Việt Hoa vẫn mang nặng tính thời vụ, các hoạt động chủ yếu chỉ tập trung vào 6 tháng cuối năm, mà hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hoá của Công ty là hoạt động phụ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên sẽ chịu sự ảnh hưởng của thị trường xuất nhập khẩu, những thời điểm khác trong năm hoạt động giao nhận của công ty gặp nhiều khó khăn. Tính thời vụ làm cho hoạt động kinh doanh của công ty không ổn định, kết quả kinh doanh theo tháng và quý không đồng đều. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến công ty về việc phải sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị và trả lương cho người lao động mà còn ảnh hưởng đến thu nhập của nhân viên làm việc, gây khó khăn cho nhân viên cũng như nhận thức không đúng về nghề nghiệp. Để khắc phục khó khăn này đòi hỏi phải có sự nỗ lực hợp tác từ nhiều phía, không chỉ bản thân doanh nghiệp mà còn sự thông cảm, tin tưởng của khách hàng. Có sự hợp tác với nhau như vậy mới góp phần ổn định được nguồn hàng, đảm bảo nguồn thu nhập cho mỗi bên. Trình độ đội ngũ nhân viên chưa cao Mặc dù với đội ngũ nhân viên được đánh giá là khá tốt về nghiệp giao nhận và kinh nghiệm cao nhưng so với các công ty khác trong nước và trên thế giới thì trình độ của đội ngũ nhân viên công ty Việt Hoa vẫn còn nhiều mặt yếu kém và cần phải đào tạo thêm để đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay. Điều này thể hiện cụ thể rằng nhân viên giao nhận của công ty đã lên đến 25 người nhưng chỉ hơn 10 người am hiểu nghiệp vụ, còn lại chỉ phụ làm thêm việc đơn giản hơn hoặc một khâu trong quá trình giao nhận, như vậy sẽ làm giảm hiệu quả trong hoạt động giao nhận mà trong giai đoạn hiện nay mỗi công ty. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững thì luôn đối mặt với những cạnh tranh gay gắt từ phía đối thủ cạnh tranh để tạo dựng niềm tin cho khách hàng lựa chọn dịch vụ của mình. Phương tiện vận chuyển, kho bãi chưa đáp ứng được nhu cầu vận tải Mặc dù công ty có phương tiện vận tải nhưng vẫn ít ỏi, chỉ mới đáp ứng được một phần nhu cầu chuyên chở hàng hoá của Công ty, cho nên khi lượng hàng hóa nhiều công ty vẫn phải thuê phương tiện vận tải từ bên ngoài, như vậy sẽ tăng thêm chi phí trong quá trình giao nhận. Ngoài ra lượng hàng hàng hóa về các cảng khá lớn gây ra tình trạng ùn tắt hàng ở cảng và làm tăng chi phí chuyên chở, đồng thời điều kiện giao thông Tp HCM không cho phép chuyên chở hàng trong giờ cao điểm. Đây là một khó khăn cho doanh trong hoạt đông XNK trong thời gian tới. Hệ thống kho bãi của công ty chưa đủ lớn nên với lô hàng có khối lượng lớn công ty phải thuê kho bãi bên ngoài, điều này gây bất lợi với công ty: tốn thời gian và chi phí để thuê kho bãi. Thị phần giao nhận còn hạn chế Mặc dù hoạt động khá lâu trong ngành vận tải nhưng thị phần của Việt Hoa cũng chỉ chiếm một phần nhỏ so với thị trường giao nhận hiện nay. Song song với việc nước ta mở rộng cửa hội nhập thế giới thì các công ty giao nhận nước ngoài xuất hiện ngày càng nhiều ở Việt Nam, vì vậy mức độ cạnh tranh sẽ ngày càng khó khăn hơn nhiều. Hiện nay khách hàng không chỉ quan tâm đến chất lượng dịch vụ mà giá cước chào ra cũng là yếu tố không kém phần quan trọng. Thế nhưng các công ty nước ngoài hầu hết đều chiếm ưu thế về lĩnh vực này nhờ nguồn vốn lớn với trình độ công nghệ tốt hơn nên thường chào mức giá thấp hơn nhiều. Dù công ty hoạt động lâu năm nhưng công ty không có chương trình chăm sóc khách hàng một cách thường xuyên và chưa có những sự ưu đãi, quan tâm đặc biệt đối với những khách hàng lớn và quen thuộc. Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận Tình hình chung thế giới Trong những năm gần đây tình hình thế giới có nhiều biến động to lớn. Bao gồm chiến tranh, khủng bố, dịch bệnh, khủng hoảng kinh tế... đã ảnh hưởng mạnh mẽ đến nền kinh tế thế giới cũng như cuộc sống của người dân trên toàn thế giới. Những diễn biến và xu hướng của thương mại quốc tế sẽ tạo ra những ảnh hưởng nhất định trong nền kinh tế thế giới. Ở phương diện quốc gia, nắm bắt được những hiện tượng này rất cần thiết trong việc hoạch định chính sách để đưa nền kinh tế tiến sâu vào quá trình hội nhập toàn cầu một cách có hiệu quả. Việt Nam thuộc nhóm các nước đang phát triển, mặc dù không bị ảnh hưởng trực tiếp từ sự sụp đổ của hệ thống tài chính thế giới, nhưng với việc gia nhập WTO, trở thành một phần không thể tách rời của kinh tế thế giới, Việt Nam vẫn phải chịu những hậu quả gián tiếp nặng nề từ suy thoái kinh tế. Mọi biến động của nền kinh tế Việt Nam trong những năm gần đây có mối tương quan chặt chẽ với biến động kinh tế thế giới. Kéo theo đó ngành giao thông vận tải cũng phải chịu ảnh hưởng, công ty Việt Hoa cũng không tránh khỏi ảnh hưởng này. Biến động thời tiết Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hoá bằng đường biển như mưa, bão có thể gây thiệt hại hoàn toàn cho hàng hoá trên tàu hoặc làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan. Mỗi loại hàng hoá lại có những đặc điểm riêng của nó. Ví dụ như hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,...Chính vì vậy sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá trong quá trình giao nhận và thời tiết. Do những tác động trên mà thời tiết sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá, và là một trong những nguyên nhân gây ra những tranh chấp. Nó cũng là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách nhiệm cho người giao nhận. Giá cả vận tải biển có nhiều biến động Một trong những nhân tố tác động đến khách hàng cũng như hoat động giao nhận đó là tình hình giá cả vận tải và các chi phí phát sinh cho dịch vụ hàng hải. Giá cả là một trong những nhân tố hết sức nhạy bén và chủ yếu tác động đến tình hình giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp. Hầu hết các công ty đều tự quy đinh mức giá dịch vụ trên cơ sở chi phí và mức giá chung trên thị trường, vì vậy mà mức giá này luôn thay theo đổi tùy từng thời điểm khác nhau và tùy tùng công ty mà mức giá đưa ra cũng khác nhau. Điều này cũng xuất phát từ việc hiện nay nhà nước chưa có một quy định cụ thể nào về việc ổn định một mức giá chung. Ngoài ra, trong những giai đoạn khó khăn các công ty không ngần ngại giảm giá dịch khá thấp nhằm tìm kiếm khách hàng nên cũng gây cho Việt Hoa không ít khó khăn khi phải chấp nhận hòa vốn hoặc chịu lỗ để giữ chân khách hàng. Cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ Những năm gần đây, cùng với xu thế hội nhập toàn cầu thì nhu cầu về giao nhận ngày càng phát triển mạnh mẽ. Mặc dù còn sơ khai, song thị trường giao nhận đã có sức hấp dẫn. Cả nước có khoảng 1.200 doanh nghiệp và 25 trên 30 tập đoàn giao nhận hàng đầu thế giới tham gia đầu tư và kinh doanh dưới nhiều hình thức. Điều này dẫn đến mức độ cạnh tranh ngành rất cao. Hơn nữa, do áp lực cạnh tranh và thiếu hẳn những dịch vụ giá trị gia  tăng, giá trở thành công cụ cạnh tranh chính của các doanh nghiệp giao nhận. Mặc khác ngành giao nhận nước ta còn khá non trẻ so với thế giới và phát triển một cách tự phát. Doanh nghiệp phát triển nhiều về số lượng nhưng chênh lệch trình độ giữa trong nước và nước ngoài là khá lớn, giá cả lại không ổn định giữa các thời điểm khác nhau. Chính vì vậy mà mức độ cạnh tranh trong ngành ngày càng gay gắt hơn. Một số công ty giao nhận của nước ngoài có văn phòng đại diện tại Việt Nam, họ tận dụng những lợi thế này nhằm tìm kiếm những công ty có năng lực làm việc yếu hơn để làm cho họ hoặc mua lại các công ty giao nhận của Việt Nam để kinh doanh, gây khó khăn cho ta trong khâu quản lý. Đánh giá về tình hình hoạt động của công ty TNHH DV VT-TM Việt Hoa Thuận lợi Chính sách mở cửa của nhà nước trong những năm gần đây tác động khá lớn đến hoạt động của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Và với sự ưu tiên đối với thành phần kinh tế tư nhân, Việt Hoa đã nắm bắt cơ hội và đưa kết quả kinh doanh tăng đáng kể. Hơn nữa,Việt Nam gia nhập WTO vào cuối năm 2006 đã tạo một đòn bẩy tăng doanh thu cho các doanh nghiệp nói chung và công ty Việt Hoa nói riêng. Sự lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm của ban lãnh đạo công ty, định hướng và đưa ra được những chiến lược phù hợp với tình hình chung, đặc biệt trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt. Quan trọng hơn đó là do sự nỗ lực không ngừng nghỉ của đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn công ty nhằm phát triển công ty đạt được chỉ tiêu đặt ra cũng như theo kịp bước phát triển của thị trường, đặc biệt phòng Giao nhận xuất nhập khẩu nhân viên trẻ, năng động, có tinh thần tập thể và trách nhiệm với công việc, luôn tìm tòi, học hỏi. Văn phòng công ty được trang bị đầy đủ máy móc thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy scan, máy in, đặc biệt là toàn bộ hệ thống máy vi tính đều được nối mạng internet để tiếp cận thông tin: thông tin thị trường, tỷ giá hối đoái, tìm kiếm địa chỉ, giờ tàu đi, tàu đến để biết hàng của mình đã tới chưa, cập nhập các văn bản về thuế mới ban hành… Vị trí: Công ty có trụ sở chính tại 284 Nguyễn Tất Thành, Quận 4, là nơi đặt nhiều văn phòng đại diện của các hãng tàu nước ngoài nên công ty rất thuận lợi trong việc liên hệ với các hãng tàu, thuận lợi trong việc nhận Lệnh Giao Hàng và giải quyết được những vấn đề cấp thiết. Hơn nữa công ty nằm gần các cảng lớn, khu chế xuất như: cảng Tân Thuận, Tân Cảng, Cảng Khánh Hội, Cảng Sài Gòn, khu chế xuất Tân Thuận, cảng VICT. Nhờ đó công ty vận chuyển hàng hóa nhanh hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phí. Khó khăn Hàng hoá tuy nhiều nhưng lợi nhuận mang về chủ yếu là từ vận tải nội địa, kéo cont cho các công ty trong nước và khách hàng chủ yếu là ở khu chế xuất, khu công nghiệp như: Công ty TF, Công ty star, Công ty Freetrend,… Dù công ty hoạt động lâu năm nhưng không có bộ phận markerting để quảng bá hình ảnh và thương hiệu của công ty. Không có chương trình chăm sóc khách hàng một cách thường xuyên và chưa có những sự ưu đãi, quan tâm đặc biệt đối với những khách hàng lớn và quen thuộc. Lượng hàng hàng hóa về các cảng khá lớn gây ra tình trạng ùn tắt hàng ở cảng và làm tăng chi phí chuyên chở, đồng thời điều kiện giao thông Tp HCM không cho phép chuyên chở hàng trong giờ cao điểm. Đây là một khó khăn cho doanh trong hoạt đông XNK trong thời gian tới. Kho bãi: Hiện nay, hệ thống kho bãi của công ty chưa đủ lớn nên với lô hàng có khối lượng lớn công ty phải thuê kho bãi bên ngoài, điều này gây bất lợi với công ty: tốn thời gian và chi phí để thuê kho bãi. Hiện nay giá xăng dầu trong nước đang biến động mạnh làm cho chi phí về vận tải, nhân công cũng đồng loạt tăng đã gây khó khăn cho Công ty trong vịêc định giá dịch vụ. Điều này cũng là trở ngại lớn cho Việt Hoa khi phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh vừa phải điểu chỉnh giá cả dịch vụ như thế nào vẫn giữ được khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới. Nếu không tính toán kỹ công ty sẽ mất nhiều khách hàng hiện tại lẫn khách hàng tiềm năng. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH DV VT – TM VIỆT HOA Cơ hội và thách thức đối với ngành giao nhận vận tải ở Việt Nam Cơ hội Việt Nam là một quốc gia có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển vận tải biển như: Bờ biển dài với hơn 3.260km bờ biển, có nhiều cảng nước sâu, có biên giới với Trung Quốc, Lào, Campuchia; hệ thống sông ngòi chằng chịt và hệ thống đường bộ dọc theo đất nước; ở vị trí như một lan can nhìn ra biển…thì việc phát triển vận tải biển là một tất yếu, nên Việt Nam có tiềm năng rất lớn trong việc phát triển vận tải biển và các dịch vụ khác liên quan đến biển. Nguốn vốn đầu tư nước ngoài nhằm phát triển cơ sở hạ tầng và các nguồn vốn từ các tổ chức phi chính phủ hỗ trợ cho VN ngày càng tăng, lĩnh vực dịch vụ đang được quan tâm phát triển, hoạt động giao nhận đã bắt đầu thu hút sự chú ý của các cấp quản lý Nhà nước cũng như của các DN trong và ngoài nước. Trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, việc giao lưu hàng hoá giữa nước ta và quốc tế ngày càng phát triển mạnh mẽ, các nhà đầu tư nước ngoài tăng cường liên doanh, liên kết với các đối tác Việt Nam trong việc xây dựng các khu chế xuất, nhà máy, cảng biển, sân bay cũng như nhiều công trình khác... đó chính là cơ hội lớn cho Việt Nam để phát triển dịch vụ giao nhận vận tải. Thách thức Từ khi gia nhập WTO, bên cạnh những quy định có lợi cho ta thì cũng có nhiêu quy định mà ngành giao nhận phải tuân thủ. Theo đó, Việt Nam sẽ cho phép các công ty dịch vụ hàng hải có 100% vốn nước ngoài hoạt động bình đẳng tại Việt Nam. Điều này sẽ làm cho các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt ngay trên sân nhà, bên cạnh đó khách hàng ngày càng khó tính chính là những thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp giao nhận vận tải. Hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận của ta còn rất nhỏ bé, manh mún, các doanh nghiệp cạnh tranh thiếu lành mạnh, sẵn sàng phá giá để lôi kéo khách hàng. Đây chính là tiền lệ xấu, tạo điều kiện cho các DN nước ngoài “nhảy” vào khai thác, đe dọa sự phát triển ngành công nghiệp giao nhận non trẻ của VN. Bên cạnh đó giá cả dịch vụ giao nhận của VN tương đối rẻ nhưng dịch vụ không chắc chắn và các công ty giao nhận địa phương kém phát triển đã làm cho tình trạng trở nên khó khăn hơn khi chiếm lĩnh thị trường giao nhận trong nước. Với nguồn nhân lực mang tính chắp vá, vừa thiếu về số lượng lại yếu về chất lượng, ngành dịch vụ này khó có cơ hội để cạnh tranh bình đẳng được với những đối thủ danh tiếng nước ngoài. Ngoài ra tập quán mua CIF bán FOB dẫn đến doanh nghiệp trong nước chỉ khai thác vận tải và bảo hiểm được từ 10% đến 18% lượng hàng xuất nhập khẩu. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty Mở rộng quan hệ giao dịch đối ngoại với các tổ chức giao nhận quốc tế, đẩy mạnh công tác marketing tìm kiếm thị trường mới, chú trọng các thị trường như Châu Âu, Trung Quốc... Đầu tư, xây dựng kho bãi, cải tiến trang thiết bị, các phương tiện vận tải để phục vụ tốt hoạt động giao nhận. Xây dựng cơ chế điều hành thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ để tăng khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng. Tăng cường đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong ngành, kịp thời cập nhật thông tin và tình hình giao nhận vận tải trên thế giới. Xây dựng cơ cấu giá hợp lý, thường xuyên tìm kiếm, lựa chọn, tổ chức, phối hợp các phương án vận tải để cước phí có lợi nhất đảm bảo bù đắp giá thành. Các giải pháp đẩy mạnh hoạt động dịch vụ giao nhận của công ty Giải pháp 1: Tối thiểu hóa các chi phí Mục tiêu của giải pháp Hạn chế được chi phí, góp phần nâng cao lợi nhuận cho công ty. Tận dụng những chi phí giảm để đầu tư kinh doanh có lợi hơn. Cách thức thực hiện giải pháp Tuyển chọn nhân viên đúng người đúng việc, hạn chế việc phải tốn chi phí nhiều cho việc đào tạo nhân viên không chuyên môn. Giảm chi phí nhân công bằng cách chuyển những công việc giấy tờ bằng hệ thống điện tử. Giảm thiểu các chi phí tổ chức hành chính như: tận dụng những cơ hội giảm giá dịch vụ bên ngoài, mua sắm trang thiết bị với giá ưu đãi, từ chối các dịch vụ không cần thiết với hoạt động của doanh nghiệp. Thương lượng với khách hàng về những khoản chi phí phát sinh trong quá trình giao nhận, để kiểm soát chi phí tốt hơn. Tận dụng các phương tiện vận tải, kho bãi của công ty để vận chuyển cũng như bảo quản hàng hóa, hạn chế thuê bên ngoài làm tăng chi phí không đáng có.  Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích. Thu hồi các khoản nợ từ phía khách hàng để có nguồn vốn kinh doanh, hạn chế việc phải đi vay làm cho chi phí lãi vay tăng cao. Hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của công ty là mở rộng hay thu hẹp sản xuất... Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại Cắt giảm những chi phí cần thiết, nâng cao hiệu quả kinh doanh Tăng lợi nhuận cho công ty trong tương lai. Giải pháp 2: Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên Mục tiêu của giải pháp Nâng cao tay nghề của nhân viên cũng như trình độ, khả năng ứng xử với khách hàng để đạt hiệu quả công việc cao hơn. Đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm, làm việc hiệu quả hơn, giảm những chi phí không cần thiết cũng như tiết kiệm được thời gian, mang lại nhiều thành công cho công ty. Mang lại hài lòng cho khách hàng về công ty, khả năng thực hiện công việc. Cách thức thực hiện giải pháp Trong kinh doanh lợi nhuận luôn là yếu tố sống còn của mỗi công ty, ai cũng muốn bỏ ra ít nhất nhưng thu vào nhiều nhất, tức là mang lại hiệu quả cao nhất. Và con người luôn là chủ thể của quá trình đó, điều khiển hoạt động kinh doanh mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì vậy công ty cần có biện pháp nâng cao trình độ tay nghề nhân viên như: Hàng năm, công ty nên tổ chức cuộc thi về kỹ năng nghiệp vụ, khả năng giải quyết vấn đề cùng với bảng chấm công, việc theo dõi kiểm tra thường xuyên để có phương pháp đào tạo chuyên sâu hơn cho nhân viên toàn công ty. Ngay từ khâu tuyển dụng công ty nên nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có tài thật sự, nhiệt tình trong công việc. Như vậy mới đảm bảo được nhân viên nắm vững nghiệp vụ thuận lợi cho khâu đào tạo sau này. Khuyến khích nhân viên trau dồi ngoại ngữ không chỉ làm giàu kiến thức cho bản thân mà còn để phục vụ cho nhu cầu công việc, nên có chế độ lương thưởng cho phù hợp với năng lực nhân viên. Công ty cũng cần cập nhật và phổ biến các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, những thay đổi của các chính sách Nhà Nước, các quy tắc Hải quan nhằm thực hiện một cách đúng đắn, tiết kiệm chi phí và thời gian làm thủ tục, để giúp cho việc giao nhận được dễ dàng hơn, tránh những sai sót do không cập nhập đầy đủ. Tổ chức các khoá học về nghiệp vụ ngoại thương, pháp luật ... theo hình thức ngắn hạn và dài hạn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trước mắt và lâu dài. Có chính sách đãi ngộ tốt, thưởng phạt rõ ràng đối với người có sáng kiến trong công việc, khuyến khích tinh thần tự giác làm việc. Lãnh đạo công ty phải có ý thức cao, gương mẫu và có trách nhiệm với công việc, dùng người cho phù hợp đúng người đúng việc tránh tình trạng phân công công việc chồng chéo. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại Tránh được áp lực công việc cho toàn thể nhân viên công ty, tạo môi trường làm việc thoải mái nhưng vẫn mang lại hiệu quả làm việc cao. Tạo môi trường làm việc chuyên môn và rõ ràng. Giải pháp 3: Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Mục tiêu của giải pháp Từ khi bước sang kinh tế thị trường thì sự cạnh tranh trên thị trường rất gay gắt. Khách hàng đã bắt đầu lựa chọn đối tác mang lại hiệu quả cho mình. Vì vậy nếu muốn tồn tại, việc giữ khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới, khách hàng tiềm năng luôn là nhiệm vụ của Công ty. Mặc khác công ty cũng mong muốn mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Cách thức thực hiện giải pháp Một số biện pháp sau đây có khả năng giúp Công ty giữ khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới. Công ty luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt được các thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề ra những chính sách hợp lý hơn. Khi nhận được những thông tin các Công ty mới thành lập có nhu cầu nhập hàng, xuất hàng thì công ty cần có kế hoạch tiếp cận với khách hàng tạo mối quan hệ gây ấn tượng ban đầu, thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài. Sau đó đưa chính sách giá cạnh tranh nhưng hợp lý để có thể ký hợp đồng ngay. Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên giao nhận cần phải thực hiện đúng tiến độ cũng như kiểm tra chất lượng hàng hóa phải đảm bảo. Mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng thì đội tư vấn của công ty phải phúc đáp và giải quyết thỏa đáng. Thái độ lịch sự, nhã nhặn của nhân viên đối với khách hàng là yều cầu cần thiết phải thực hiện vì khách hàng là thượng đế. Có chính sách ưu đãi đối với khách hàng, luôn không ngừng tìm kiếm khách hàng mới, nên tổ chức hội thảo giữa công ty với khách hàng nhằm quảng bá thương hiệu, dịch vụ mới tới khách hàng , lắng nghe ý kiến của khách hàng. Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, giải thích cho khách hàng rõ những vấn đề phát sinh tránh rắc rối về sau. Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: Tư vấn, giúp đỡ các khách hàng khi khách hàng gặp trục trặc, khó khăn. Tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc: thăm hỏi, quan tâm chia sẻ khi khách hàng gặp khó khăn hay có niềm vui... Đây chính là cách quảng cáo hiệu quả nhất và tốn ít chi phí vì có thể duy trì khách hàng cũ và có thêm khách hàng mới thông qua các mối quan hệ và phương thức “truyền miệng”. Quảng cáo trên mạng Internet: Công ty cần nâng cấp và làm phong phú thêm Website của công ty mình để tạo thu hút khách tham quan và hợp tác. Đồng thời thúc đẩy thêm hình thức hợp tác, liên lạc qua mạng vừa hiệu quả lại tiết kiệm được thời gian và công sức. Chẳng hạn, tạo tài khoản cho những khách hàng thường xuyên và lớn để đưa các thông tin như: ngày hàng đến, khoản nợ...và các yêu cầu của khách hàng để khách hàng và công ty tiện thống kê theo dõi... Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại Mang lại sự thỏa mãn của khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty, mang lại niềm tin cho khách hàng. Nhờ thu hút khách hàng tiềm năng hơn nên tạo đà cho việc tăng doanh thu trong tương lai. Giải pháp 4: Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ Mục tiêu của giải pháp Làm giảm sự ảnh hưởng của thời vụ đến hoạt động giao nhận gây khó khăn trong quá trình giao nhận. Từ đó điều tiết được lượng hàng hóa giao nhận đảm bảo công ty hoạt động tốt và ổn định doanh thu trong năm. Cách thức thực hiện giải pháp Tính thời vụ của hoạt động giao nhận bắt nguồn từ tính thời vụ của lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, đây là nhân tố chính tác động đến hoạt động giao nhận. Tuy vậy, lượng hàng hóa xuất nhập khẩu nước ta khá dồi dào và đa dạng, vì thế nêu ta biết khai thác tốt thi công ty vẫn có thể chủ động được nguồn hàng giao nhận, từ đó điều tiết được hoạt động sản xuất kinh doanh. Trước hết nếu muốn hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ thì công ty có những đối tác ký hợp đồng lớn và dài hạn, đồng thời phải tạo dựng niềm tin thật vững chắc với khách hàng. Chiến lược này bắt buộc công ty phải có kế hoạch lâu dài, tuy nhiên hiện tại công ty có thể áp dụng các phương pháp trong giai đoạn hàng ít như: Giảm giá thời gian ít khách Tuy trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa, chất lượng rất quan trọng nhưng đối với nhiều khách hàng giá cả lại mang một tính chất quan trọng trong quá trình ra quyết định. Vì vậy việc giảm giá trong thời điểm hàng xuống sẽ góp phần để thu hút khách hàng, mang lại nguồn thu nhập cũng như ổn định việc làm cho nhân viên công ty. Trong quá trình giảm giá dịch vụ, công ty sẽ không tránh khỏi trường hợp có lợi nhuận hoặc lỗ. Tuy nhiên, chiến lược giảm giá sẽ giúp công ty duy trì và mở rộng mối quan hệ với khách hàng, thu hút được số lượng lớn khách hàng tiềm năng, điều này mang lại nhiều lợi ích cho công ty trong tương lai. Khi tạo ra một biểu giá mới công ty nên chú ý đến phản ứng của khách hàng và từ các doanh nghiệp cạnh tranh khác. Bởi lẽ, những khách hàng lớn của công ty họ sẽ có nhiều hợp đồng với công ty cả những lúc cao điểm hoặc những lúc hàng xuống, vì vậy nếu giá công ty đưa ra không phù hợp thì rất dễ dẫn đến phản ứng tiêu cực, gây mất lòng tin của khách hàng. Công ty nên nghiên cứu thật kỹ chiến lược giảm giá để đảm bảo vừa thu hút khách hàng vừa đảm bảo lợi nhuận. Việc này rất khó khăn đòi hỏi phải có kế hoạch rất cụ thể bởi vì khi mùa hàng xuống thì hầu hết các công ty giao nhận khác cũng giảm giá nên khả năng cạnh tranh khách hàng cũng không kém phần sôi động. Tạo cho khách hàng những dịch vụ miễn phí trong thời gian ít khách Giải pháp này chính là đưa ra một số dịch vụ miễn phí có tính chất khuyến mãi cho khách hàng, ưu điểm là không động chạm đến cơ cấu giá cả. Các dịch vụ này có thể là: Để nâng cao chất lượng dịch vụ công ty phải có một quá trình tạo dựng lòng tin cho khách hàng. Tăng cường kiểm tra hàng hóa đúng quy cách, phẩm chất theo yêu cầu của khách hàng, giải quyết mọi khiếu nại của khách hàng khi mang lại lợi ích thật sự và dễ nhận thấy cho khách hàng. Nâng cao chất lượng dịch vụ phải được tiến hành đồng bộ, kết hợp với việc kiểm tra chất lượng đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng, kết hợp thêm các dịch vụ hỗ trợ khách cho khách hàng. Tư vấn cho khách hàng về thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế, các đối tác xuất nhập khẩu có tiềm lực và uy tín trên thị trường, các hãng tầu biển có uy tín, những thủ tục cần thiết để có thể xuất nhập khẩu hoặc nhập khẩu dễ dàng. Để đạt kết quả thì ngoài việc đưa thông tin quảng bá, Công ty cần cung cấp dịch vụ, đạt chất lượng cao và đem lại lợi ích thực sự, mang lại niềm tin cho khách hàng. Hơn nữa, công ty cần giải thích đầy đủ, rõ ràng về lợi ích của các dịch vụ mà Công ty đem lại. Các dịch vụ cung cấp miễn phí có sức hấp dẫn cao đối với khách hàng, nhưng đối với Công ty phải dễ thực hiện và ít tốn kém. Trong thời kỳ vắng khách, kho hàng rộng rãi, khả năng giải toả hàng hoá nhanh, do đó Công ty có thể áp dụng hình thức khuyến mãi miễn phí lưu kho mà không gây tốn kém nhiều cho Công ty. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại Ổn định được nguồn hàng hóa giao nhận vào các mùa hàng xuống, đảm bảo việc giao nhận hàng hóa cho khách hàng. Mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, đảm bảo lượng khách hàng không bị ảnh hưởng theo mùa vụ giao hàng. Giải pháp 5: Thâm nhập và mở rộng thị trường Mục tiêu của giải pháp Thâm nhập và mở rộng thị trường hơn nữa để nâng cao thị phần, giúp công ty có vị thế ngày càng mạnh trên thị trường. Thu hút khách hàng cũng như tăng lợi nhuận nhờ tìm kiếm thị trường mới nhiều tiềm năng hơn. Cách thức thực hiện giải pháp Thâm nhập thị trường Mỗi thị trường có những đặc điểm về kinh tế xã hội, luật pháp, văn hóa, phong tục tập quán khác nhau, điều này tác động rất lớn đến môi trường kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hưởng rất nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trường của doanh nghiệp. Vì vậy, muốn thâm nhập thị trường công ty cần tiến hành một số công việc như: Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường. Mỗi doanh nghiệp muốn thành công thì phải am hiểu rõ môi trường mà mình định thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc nếu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì cũng không thể duy trì hoạt động. Tìm hiểu nhu cầu và lượng cầu về dịch vụ của công ty trên các thị trường này đang ở mức nào, khả năng phát triển ra sao bởi có thể một thị trường đang ở dạng tiềm năng nhưng trong tương lai hứa hẹn sẽ rất phát triển Một vấn đề nữa đó là nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Ở các thị trường lớn như Mỹ, Châu Âu…kinh tế phát triển nên đối thủ cảnh tranh cũng là vấn đề cần chú tâm, cần tìm hiểu mức độ cạnh tranh trên thị trường đó ra sao, điểm mạnh và yếu của đối thủ canh tranh và những phương thức để công ty cạnh tranh với đối thủ. Từ đó, công ty mới có thể phát huy điểm mạnh của mình và hạn chế những mặt còn thiếu sót. Các cán bộ, nhân viên của công ty phải đi gặp khách hàng, thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của mình. Các ban lãnh đạo thường xuyên tham gia các cuộc họp, hội thảo, qua đó tìm kiếm đối tác để thuyết phục họ ký hợp đồng với ta. Ngoài ra, công ty có thể tiến hành liên doanh liên kết với các công ty nước ngoài để tận dụng nguồn vốn cũng như không phải mất công sức nghiên cứu thị trường mà lại có thể tăng thị phần đồng thời hạn chế được rủi ro. Mở rộng thị trường Trong tình trạng cạnh tranh gay gắt trên thị trường giao nhận hiện nay, muốn gia nhập, tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng thị trường, nâng cao thị phần thì công ty Việt Hoa cần phải có biện pháp để tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường. Có mở rộng thị trường mới đảm bảo được lợi ích lâu dài của công ty cũng như cán bộ công nhân viên, mới nâng cao được triển vọng phát triển công ty. Trước hết công ty nên tìm hiểu kỹ về phong tục tập quán ở thị trường đó như thế nào. Những điểm khác biệt của thị trường cần đến với thị trường hiện tại sẽ gây rất nhiều trở ngại cho công ty. Chẳng hạn tại thị trường Nhật Bản công ty có chiến lược mở rộng trong những năm tới, đây là một thị trường rất khó tính cả về chất lượng cũng như các quy định chặt chẽ về luật pháp, vì vậy đòi hỏi người giao nhận phải rất cẩn thận từ khâu lập chứng từ, kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng để tránh những rắc rối có thể phát sinh. Với những thị trường truyền thống như: Đài Loan, Hàn Quốc...công ty cần phải nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong những năm tới. Hiện công ty có thể đáp ứng được ở mức độ nào và khả năng đáp ứng những nhu cầu đó trong tương lai. Những thị trường này hàng năm đều mang lại nguồn doanh thu khá lớn, vì vậy công ty cần phải tiếp tục đẩy mạnh việc mở rộng hơn nữa. Mở thêm nhiều hệ thống đại lý ở nước ngoài để cắt giảm các chi phí khi khách hàng có nhu cầu về dịch vụ cũng như giao nhận hàng hóa được nhanh chóng và an toàn hơn. Khả năng tiếp xúc với khách hàng còn hạn chế vì có quá ít đại lý ở thị trường ở Miền Bắc, công ty có chi nhánh ở 44B Tăng Bạt Hổ, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội cho nên khách hàng ít chú ý. Bởi vậy doanh thu về dịch vụ của công ty ở thị trường này không nhiều. Để thực hiện việc phát triển chi n