Đề tài Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại chi nhánh Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm

ĐỀ TÀI Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại chi nhánh Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm Giáo viên hướng dẫn : Phan Thu Hà Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Hải Yến Chữ viết tắt NH: Ngân hàng NHCTHK: Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm NHTM: Ngân hàng thương mại TTTT: Trung tâm thanh toán TTLH: Thanh toán liên hàng TTV: Thanh toán viên TTĐT: Thanh toán điện tử Tài liệu tham khảo Mục Lục CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ VIỆC ÁP DỤNG TIN HỌC TRONG XỬ LÝ CHỨNG TỪ TẠI NHTM. 1.Vai trò của NHTM trong nền Kinh tế thị trường. 1.1 Khái niệm về NHTM . 1.2 Vai trò của NHTM trong nền Kinh tế thị trường . 2.Chứng từ kế toán NH và đặc trưng của chứng từ kế toán NH. Ý nghĩa của chứng từ kế toán . Nguyên tắc lập chứng từ kế toán NH. Tổ chức kiểm soát chứng từ kế toán . Kiểm soát trước . Kiểm soát sau. 2.4. Luân chuyển chứng từ kế toán NH. 2.5. Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán NH. 2.6. Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo và ghi sổ kế toán. 2.7. Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ. Vai trò của việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm 3.1. Quan điểm phát triển Công nghệ tin học Việt Nam. 3.2. Vai trò của việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại NHTM. 3.3. Vai trò của tin học và máy tính . 3.4. Những nguyên tắc cơ bản cần thiết khi xây dựng mạng vi tính trong NHTM. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG TIN HỌC TRONG XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG HOÀN KIẾM I.Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm Lịch sử phát triển và hình thành hệ thống Ngân hàng. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm Chức năng của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm II. Đôi nét về hoạt động của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm Tình hình huy động vốn . Tình hình sử dụng vốn. Hoạt động thanh toán. III. Thực trạng việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm: Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tại NHHK. 1.1 Các loại chứng từ kế toán. 1.2 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. Chứng từ trong thanh toán giữa các NH(thanh toán liên NH điện tử). Đối với chuyển tiền thanh toán ra ngoài hệ thống =VNĐ. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán . Xử lý chứng từ kế toán Trường hợp sai sót của chứng từ điện tử được phát hiện khi lệnh thanh toán chưa chuyển đi. Các trường hợp sai sót của chứng từ điện tử bị phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã chuyển đi,được xử lý theo quy định về xử lý sai sót trong thanh toán điện tử do NHNNTW quy định . Những kết quả đạt được trong việc áp dụng tin học, trong việc xử lý chứng từ. Những tồn tại và khó khăn trong việc áp dụng tin học về xử lý chứng từ kế toán. Về đội ngũ thanh toán viên. Rủi ro khi áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán. Cơ sở vật chất Cơ chế chính sách của nhà nước. Thực trạng việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm Kết quả Tồn tại CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG TIN HỌC TRONG XỬ LÝ CHỨNG TỪ TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG HOÀN KIẾM I.Định hướng pháp triển của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm. Các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh Đầu tư cho vay. II. GIải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm Hoàn thiện hơn công tác thanh toán liên hang. Về quy trình nghiệp vụ. Hiện đại hoá hoạt động ngân hàng. Đào tạo đội ngũ cán bộ. III. Kiến nghị: Đối với ngân hàng Nhà nước. Đối với ngân hàng Công thương Việt Nam Đối với Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm Lời Nói đầu Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả trong cơ chế thị trường, hệ thống các ngân hàng thương mại cần phải có các thông tin nhanh nhạy, chính xác kịp thời. Với yêu cầu đòi hỏi hệ thống ngân hàng phải đổi mới toàn diện, từng bước hiện đại hoá Công nghệ ngân hàng. Trên cơ sở đầu tư trang bị hệ thống máy tính và ứng dụng có hiệu quả các kỹ thuật Công nghệ ngân hàng hiện đại, thiết bị máy móc hiện có nhằm phục vụ tốt nhất cho quá trình xử lý, tính toán, quản lý điều hành tỷên mọi lĩnh vực hoạt động kinh doanh tiền tệ. Ở Việt Nam hiện nay việc ứng dụng tin học trong tất cả các hoạt động của ngân hàng là đòi hỏi cấp bách và tất yếu, nhanh chóng xây dựng một ngân hàng hiện đại để tiến tới tham gia hội nhập với các ngân hàng trên khu vực và trên thế giới. Song để tiến hành áp dụng tin học một cách đồng bộ và có hiệu quả, cần giải quyết một số vấn đề đã và đang tồn tại mới phát sinh, trong đó một nội dung khá quan trọng là làm sao sớm hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán ngân hàng, vì thực tế chứng từ kế toán có vai trò rất quan trọng, nó là cơ sở cung cấp thông tin ban đầu và không thể thiếu được kể cả khi áp dụng kế toán máy hay còn làm kế toán thủ công. Xác định được tầm quan trọng ấy, đồng thời được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của Cô Phan Thu Hà và các anh chị phòng Kế Toán của Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm, tôi mạnh dạn chọn đề tài “ Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại chi nhánh Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm" Do trình độ còn hạn chế cùng với kinh nghiệm chưa có, nên chắc chắn đề tài của tôi sẽ còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo để đề tài được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cám ơn! Chương I: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ VIỆC ÁP DỤNG TIN HỌC TRONG XỬ LÝ CHỨNG TỪ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1.Vai trò của Ngân hàng Thương Mại trong nền Kinh tế thị trường 1.1. Khái niệm về Ngân hàng Thương Mại : Theo luật Mỹ: Ngân hàng là loại hình tổ chức tài chính cung cấp một danh mục tài chính đa dạng đặc biệt là tín dụng tiết kiệm và thanh toán . Theo luật Ngân hàng và tổ chức tín dụng Việt Nam: Ngân hàng là loại hình tổ chức tín dụng được thực hiện toàn bộ hoạt động Ngân hàng và các hoạt động kinh doanh khác có liên quan như nhận tiền gửi, sử dụng tiền gửi để cung cấp tín dụng và cung ứng các nghiệp vụ thanh toán Khái niệm chung: Ngân hàng là một đơn vị Kinh tế kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ với ba nghiệp vụ chính là Nhận gửi - cho vay - cung ứng các thanh toán. Ngoài ba nghiệp vụ chính trên tuy yêu cầu của nền Kinh tế các Ngân hàng Thương Mại cần thực hiện những nghiệp vụ khác như tư vấn, môi giới, bảo lãnh, quản lý tiền mặt. Mục đích của Ngân hàng Thương Mại là lợi nhuận. 1.2. Vai trò của Ngân hàng Thương mại trong nền Kinh tế thị trường: Các Ngân hàng Thương mại đã khẳng định vai trò to lớn của mình trong nền Kinh tế hàng hoá - tiền tệ, góp phần đẩy nhanh tốc độ tập trung và tích tụ vốn, đẩy nhanh sự phát triển sản xuất và lưu thông hàng hoá. Ngoài ra nó còn có vai trò to lớn là tạo ra tiền trong nền Kinh tế tiền ghi sổ và tiền thanh toán trên hệ thống tài khoản góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông tiền tệ. Các Ngân hàng Thương mại Việt Nam, qua việc nghiên cứu khảo sát sự chuyển đổi Kinh tế xã hội đó là chuyển đổi hoạt động từng bước thực hiện đổi mới nhằm thích nghi với điều kiện mới. Thông qua việc mở rộng dịch vụ, đa dạng hoá kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ, mở rộng quan hệ thanh toán các ngân hàng nước ngoài. Từng bước hội nhập cộng đồng tài chính về mọi mặt trong thanh toán thống kê, điều hành thị trường vốn ngắn hạn và dài hạn. Hoạt động của Ngân hàng không còn sự chỉ đạo cứng nhắc từ trên xuống và được mở rộng áp dụng uyển chuyển phù hợp với sự biến động của thị trường. Có thể nói rằng đó là các quan điểm đổi mới trong chính sách Kinh tế của Đảng và nhà nước ta đã đạt được trong những năm qua, trong đó có những công lao to lớn của các nhà quản lý tài chính Ngân hàng. Ngân hàng đã không ngừng phát triển và hoàn thiện mọi mặt, ngày càng tăng về khối lượng vốn, mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng về loại hình dịch vụ, đáp ứng nhu cầu về sản xuất và lưu thông hàng hoá. Thực tế đã chứng minh rằng các Nhân hàng Thương mại có vai trò rất quan trọng trong nền Kinh tế Kinh tế thị trường đó là : Thứ nhất : Đối với các tổ chức Kinh tế, các đơn vị, các cá nhân trong xã hội, Ngân hàng Thương mại nhận tiền gửi của họ bằng cách mở tài khoản tiền gửi ở Ngân hàng hoặc giữ hộ những tài sản quý giá, những giấy tờ có giá trị ... do đó giảm được những chi phí cất giữ bảo quản tiền tệ và tài sản. Đồng thời huy động được một số lượng tiền nhàn rỗi để có thể đưa vào hoạt động hay thực hiện các khoản thanh toán chuyển tiền... cho nên giảm được những chi phí lưu thông tiền tệ mà vẫn đảm bảo thuận tiện an toàn. Thứ hai: Đối với quá trình tái sản xuất xã hội, Ngân hàng một mặt huy động và tập trung được một lượng vốn tạm thời nhàn rỗi rất lớn không qua tín dụng, lượng vốn đó được đưa vào hoạt động phục vụ quá trình tái sản xuất xã hội. Thứ ba: Cùng với các công cuộc đổi mới nền Kinh tế, Ngân hàng Thương mại đã từng bước thực hiện đổi mới nhằm thích nghi với các điều kiện của nền Kinh tế thị trường, Ngân hàng Thương mại đã thực sự trở thành ba trung tâm lớn của nền Kinh tế đó là : Trung tâm Tiền tệ - tín dụng - thanh toán. Với chức năng đó, Ngân hàng Thương mại đã tạo điều kiện cho họ gặp gỡ, thúc đẩy mối quan hệ hợp tác với nhau, đây chính là đò bẩy, thúc đẩy sự phát triển của Kinh tế đất nước. 2.Chứng từ kế toán Ngân hàng và đặc trưng của chứng từ kế toán Ngân hàng. Ngân hàng là trung tâm thanh toán tiền tệ, tín dụng ... là ngành Kinh tế huyết mạch cơ bản, quan trọng mà chúng ta không thể phủ nhận vai trò và kết quả tích cực của nó trong nền Kinh tế và kế toán Ngân hàng cũng phải gắn liền với hạch toán kế toán nói chung. Phương pháp chứng từ là phương pháp sơ khai nhưng lại là cơ bản nhất của hạch toán kế toán. Cũng như các nghành Kinh tế khác, kế toán nhân hàng luôn sử dụng phương pháp chứng từ làm cơ sở mọi hoạt động kế toán liên quan đến chứng từ cũng như quá trình luân chuyển và sử lý chứng từ. Nó là phạm chù không thể thiếu trong công tác kế toán Ngân hàng. Chứng từ kế toán Ngân hàng là những giấy tờ chứng minh cho các nghiệp vụ Kinh tế diễn ra và hoàn thành tại các cơ quan Ngân hàng. Nó chứng minh về cơ sở pháp luật của nhà nước. Chứng từ kế toán Ngân hàng không chỉ là phương thức lập thủ tục đối với các nghiệp vụ Kinh tế phát sinh mà còn là phương thức hạch toán. Ban đầu, ở đây hạch toán ban đầu phải được hiểu là một hệ thống độc lập sử lý thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý ở các mức độ khác nhau Chứng từ kế toán bản thân nó là một phương thức kiểm tra và giám đốc các đối tượng Kinh tế diễn ra trong doanh nghiệp nói chung và Nhân hàng nói riên hơn nữa đối tượng hạch toán kế toán là vốn và sự vận dụng của nó diễn ra thường xuyên, liên tục với khối lượng lớn, sấy ra ở nhiều địa điểm, thời gian thanh toán khác nhau. Các sự biến động ấy chỉ có thể lưu lại thông qua các biểu chứng từ, theo các mẫu quy định thống nhất, chỉ có chứng từ mới là cơ sở pháp lý, mới sao chụp nguyên vẹn nghiệp vụ một cách khoa học. Quá trình chu chuyển chứng từ đồng nghĩa với vận động của vốn xuất phát từ vai trò, chức năng đó chứng từ kế toán có ý nghĩa rất to lớn đối với kế toán và hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. 2.1.Ý nghĩa của chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là cơ sở ban đầu để ghi chép và phản ánh vào sổ sách kế toán vì vậy nó là cơ sở cho hạch toán kế toán, nó là khâu mở đầu rất then chốt, vì vậy muốn hạch toán được thì chứng từ phải được tiếp nhận sau đó xử lý chứng từ. Chứng từ chứng minh cơ sở pháp lý của nghiệp vụ Kinh tế nên nó là công cụ bảo vệ tài sản, là căn cứ để tiến hành thanh tra kiểm tra. Chứng từ là cơ sở để giám định và phân tích hoạt động kinh doanh trong Ngân hàng. Chứng từ là bút tích để kiểm tra công tác hạch toán kế toán các Kinh tế nói chung và hạch toán kế toán trong Ngân hàng nói riêng. Tuy nhiên do xuất phát từ đặc điểm khác nhau nên chứng từ kế toán Ngân hàng cũng có những đặc điểm riêng. *Đặc điểm của chứng từ kế toán Ngân hàng : Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của Ngân hàng là kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ - tín dụng - Ngân hàng dẫn đến ngân hàng phải xây dựng một hệ thống của chứng từ riêng, phù hợp với tính chất đa dạng và phong phú của Công nghệ Ngân hàng. Vì vậy, ngân hàng không thể xử dụng bộ phận chứng từ thống nhất do Bộ tài chính . Với chức năng làm trung gian thanh toán dẫn đến hoạt động của ngân hàng có quan hệ hầu hết với các nghành, các đơn vị Kinh tế. Đại bộ phận chứng từ là từ nội bộ, như phiếu thu, phiếu chi ...Điều này đòi hỏi ngân hàng phải tiêu chuẩn hoá chứng từ theo những yếu tố cần thiết cho cả thanh toántại ngân hàng và tại đơn vị khách hàng. Bởi vì mỗi một nghiệp vụ Kinh tế phát sinh đều là sự vận động vốn trong hệ thống ngân hàng cũng như sự vận động trong đơn vị doanh nghiệp. Hàng ngày ngân hàng có quan hệ với một số lượng các loại khách hàng, nên sẽ có rất nhiều các chứng từ còn rất phức tạp. Do vậy, để giảm bớt khối lượng chứng từ mà vẫn đảm bảo đầy đủ tính pháp lý của nó trong kế toán ngân hàng chủ yếu sử dụng chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ. Các chứng từ này đều được khách hàng lập và viết làm nhiều liên, viết để giấy than một lần, do vậy vừa làm bút tích để phản ánh nghiệp vụ Kinh tế phát sinh, vừa là cơ sở vào sổ kế toán ngân hàng. Tức là với một bản chứng từ, nên có đầy đủ các yếu tố của chứng từ gốc và yếu tố chứng từ ghi sổ như séc, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Như vậy chỉ cần lập một lần nhưng vẫn đầy đủ các yếu tố cơ sở để hạch toán. Trường hợp áp dụng tin học vào công tác kiểm toán và hiện đại hoá Công nghệ ngân hàng thì hệ thống chứng từ kế toán ngân hàng vẫn vừa là cơ sở để chứng minh tính hợp pháp hợp lệ, vừa là căn cứ để nhập dữ liệu vào máy tính. Lúc đó chứng từ có thể là băng từ, đĩa từ. 2.2. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán ngân hàng Chứng từ kế toán ngân hànglà khâu đầu tiên sao chép các nghiệp vụ Kinh tế phát sinh. Do vậy, việc lập chứng từ kế toán chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ nhất. Vì chứng từ là thông tin ban đầu của quá trình sử dụng thông tin kế toán. Lập chứng từ chính là việc trình bày các nghiệp vụ tiền tệ, tín dụng, thanh toán trên các mẫu chứng từ thích hợp. Yêu cầu của việc lập chứng từ kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan và kịp thời theo yêu cầu của nghiệp vụ Kinh tế phát sinh nhằm bảo vệ an toàn tài sản, cung cấp thông tin nhanh và chính xác. Để đạt được yêu cầu đó, khi lập chứng từ kế toán ngân hàng phải đảm bảo những quy định có tính nguyên tắc sau: *Nguyên tắc 1: Chứng từ phải lập ngay khi có các nghiệp vụ phát sinh. Việc lập chứng từ được tiến hành ngay sau khi nghiệp vụ xảy ra (kể cả chứng từ trong nội bộ chứng từ do khách hàng lập). Mỗi loại nghiệp vụ Kinh tế phát sinh thì được áp dụng theo mẫu chứng từ phù hợp, được quy định sao thích hợp, qua đó kế toán ngân hàng mới có căn cứ để phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán một cách kịp thời, tức là bảo đảm tính cập nhật của hạch toán kế toán ngân hàng. *Nguyên tắc 2: Chứng từ trong hạch toán kế toán ngân hàng là hệ thống chứng từ do ngân hàng nhà nước quy định, thống nhất về in ấn và phát hành. Nghiệp vụ Kinh tế phát sinh thuộc loại nào thì phải sử dụng, đúng mẫu quy định chung cho nghiệp vụ đó. Nghiêm cấm sự lẫn lộn thay thế các loại chứng từ, khi lập phải ghi đầy đủ các yếu tố không được bỏ trắng. Chứng từ có nhiều liên thì phải lập bằng giấy than viết một lần sao. Các chứng từ như séc, phiếu thu, phiếu chi chỉ có một liên thì phải đúng mẫu mực quy định để viết. Phải tuân thủ đúng quy tắc kế toán ngân hàng khi ghi sổ tiền bằng số, bằng chữ. Chứng từ nói chung không được tẩy xoá, nếu chứng từ lập sai thì huỷ và thay thế bằng các loại chứng từ khác. *Nguyên tắc 3: Trên bản chính của chứng từ do khách hàng lập và nộp vào ngân hàng (trừ giấy nộp tiền và bản kê nộp séc) phải có chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng (hay người uỷ quyền) và đóng dấu của đơn vị với mẫu đăng ký giao dịch tại ngân hàng. Các nhân viên ngân hàng khi tiến hành nhiệm vụ của mình tuỳ theo trách nhiệm, nhiệm vụ để ký tên trên chứng từ. *Nguyên tắc 4: Nhân viên ngân hàng chỉ được phép hướng dẫn cho khách hàng, không được phép lập thay cho khách hàng. 2.3. Tổ chức kiểm soát chứng từ kế toán : Một hệ thống bản chứng từ hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cao nhất trong việc bảo vệ an toàn tài sản. Vì vậy, khi lập chứng từ kế toán ngân hàng phải đảm bảo tính chính xác cao nhất. Tuy nhiên, trong thực tế do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan dẫn đến việc lập chứng từ kế toán thiếu chính xác. Do đó phải kiểm soát chứng từ một cách chặt chẽ trước và sau khi hạch toán vào sổ sách kế toán. Vì vậy, việc kiểm soát chứng từ là khâu quan trọng không thể thiếu được của phương pháp chứng từ. Kiểm soát chứng từ là việc kiểm tra lại tính chất đúng đắn của chứng từ bao gồm mẫu mực, các yếu tố ghi trên chứng từ và căn cứ vào các thể lệ chế độ kế toán, chế độ nghiệp vụ kiểm tra nội dung nghiệp vụ Kinh tế phản ánh trên chứng từ nhằm tăng cường công tác quản lý Kinh tế tài chính. Việc kiểm soát kế toán ngân hàng vừa là khối lượng lớn vừa có liên quan sự vận động của tài sản trong toàn bộ nền Kinh tế. Nội dung kiểm soát bao gồm hai khâu.  a. Kiểm soát trước: Là kiểm soát ngay sau khi nhận chứng từ của khách hàng và trước khi hạch toán phân tích. Đây là công việc của thanh toán viên hay thủ quỹ, nhân viên xử lý nghiệp vụ. Khi giao dịch với khách hàng thanh toán viên nhận chứng từ của khách hàng sẽ tiến hành kiểm soát tính chất hợp lệ hợp pháp của chứng từ. Nó thể hiện bốn công việc sau: - Kiểm tra mẫu chứng từ so với nội dung nghiệp có chính xác hay không. - Kiểm tra mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ so với mẫu dấu chữ ký đăng ký tại ngân hàng. - Kiểm tra các yếu tố ghi trên chứng từ như số liệu tài khoản, số tiền... có đầy đủ không. - Sau khi hoàn tất khâu kiểm tra này thanh toán viên phải ký tên chứng từ và chuyển lại cho kiểm soát viên để kiểm soát lại. b.Kiểm soát sau: Là kiểm soát chứng từ sau khi đã ghi sổ vào sổ hạch toán phân tích và trước khi ghi vào sổ hạch toán tổng hợp, nhằm kiểm tra lại một lần nữa tính chất hợp pháp hợp lệ của chứng từ. Đây là công việc của kiểm soát viên và kế toán trưởng, kiểm soát viên và kế toán trưởng là những người được giám đốc uỷ quyền thay mặt giám đốc kiểm soát toàn bộ các nghiệp vụ Kinh tế diễn ra và cho phép hoàn thành tại ngân hàng, đồng thời phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về các nghiệp vụ đó. Trừ những trường hợp phải có chữ ký của giám đốc và sự quyết định của giám đốc. Nó bao gồm các công việc sau: - Kiểm soát tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ mẫu, dấu và chữ ký, số dư tài khoản, chữ ký của thanh toán viên, số dư tài khoản, chữ ký của thanh toán viên, số dư tài khoản, chữ ký của chủ tài khoản. - Quy trình này phải kiểm soát dấu chữ ký của thanh toán viên, thủ quỹ ngân hàng. Sau đó kiểm soát viên và kế toán trưởng phải ký tên trên chứng từ, tất cả các thành phần có liên quan đến trách nhiệm của họ. 2.4. Luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng Chứng từ với tác dụng hết sức to lớn của mình đã “sao chép” một cách có bản chất nghiệp vụ Kinh tế phát sinh trên nó. Song nó chỉ thực sự phát huy tác dụng, là nguồn cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy nhất, khi nó hoàn thành những chu trình luân chuyển chứng từ phải trải qua kể từ khi phát sinh tới khi hoàn thành quá trình hạch toán rồi đi vào lưu trữ. Các khâu mà chứng từ phải như : lập chứng từ, kiểm soát chứng từ, vào sổ hạch toán phân tích kiểm soát lại và vào sổ sách tổng hợp rồi cuối cùng vào khâu lưu trữ. Sự vận động của chứng từ qua các khâu đó được gọi là quá trình luân chuyển chứng từ. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán mọi ngân hàng thương gồm những công đoạn sau: - Nhận chứng từ do khách hàng lập hoặc do ngân hàng lập chứng từ. - Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. - Thực hiện lệnh thu chi tiền mặt hay chuyển khoản, lệnh xuất nhập tài sản. - Tổng hợp chứng từ phát sinh trong ngày. - Sắp xếp xử lý, tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ. Chứng từ được luân chuyển trong phạm vi đơn vị ngân hàng hoặc giữa các đơn vị ngân hàng, có thể qua đường dây nội bộ hoặc qua đường dây bưu điện, đôi khi qua tay khách hàng. Dù luân chuyển theo cách nào, đều phải tuân thủ những nguyên tắc sau: - Phải tuân theo trật tự các giai đoạn mà chứng từ phải trải qua. - Phải kiểm soát chặt chẽ khi tiếp nhận, xử lý nhanh chóng chính xác và kịp thời chuyển chứng từ cho giai đoạn tiếp theo, Phải đảm bảo an toàn khi luân chuyển chứng từ theo đường dây nội bộ, đường dây bưu điện cũng như qua đường dây khách hàng. Quá trình này liên quan đến quá trình vận động của vật tư, tiền vốn do vậy mà việc tổ chức luôn chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa quan trọng đến sự phát triển nền Kinh tế.Thông qua con đường cũng như thời gian luân chuyển chứng từ cho chúng ta thấy vốn sẽ luân chuyển nhanh tróng hay chậm. Chứng từ kế toán ngân hàng góp phần to lớn giúp kế toán ngân hàng thực hiện tốt chức năng của mình. Việc luân chuyển chứng từ thực sự có ý nghĩa hết sức to lớn đối với hoạt động kinh doanh ngân hàng, nó thể hiện ở việc tổ chức quá trình luân chuyển chứng từ góp phần ngăn chặn các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính dẫn đến tham ô lợi dụng. Tổ chức tốt quá trình luân chuyển chứng từ sẽ có ý nghĩa quan trọng nhằm bảo vệ an toàn tài sản của ngân hàng cũng như khách hàng, góp phần nâng cao năng suất lao động của phòng kế toán, nâng cao uy tín của ngân hàng. Tổ chức tốt quá trình luân chuyển chứng từ góp phần đảm bảo việc hạch toán kịp thời chính xác nhằm tăng quá trình luân chuyển vốn của doanh nghiệp tổ chức Kinh tế khác. 2.5. Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng. Chứng từ kế toán ngân hàng sau khi thực hiện công việc hoàn thành sẽ được đưa vào khâu lưu trữ chứng từ. Đến đây, ta có thể coi nó đã thực sự hoàn thành một quy trình luân chuyển của nó. Thời gian cho việc bảo quản và lưu trữ chứng từ phải theo đúng chế độ quy định của ngân hàng trung ương. 2.6. Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo và ghi sổ kế toán: Sau khi chứng từ cần được kiểm tra xong đầy đủ thì chứng từ cần được chuyển cho bộ phận lãnh đạo nghiệp vụ, phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ theo tính chất, theo địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán, sau đó lập định khoản ghi sổ kế toán. 2.7. Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ: Sau khi chứng từ là căn cứ pháp lý ghi sổ kế toán và khi kết thúc kỳ thanh toán chứng từ được chuyển vào khâu lưu trữ, đảm bảo an toàn, không mất mát. Đây là khâu cuối cùng của quá trình luân chuyển. Chứng từ chưa thể coi là hoàn thiện tất nhiệm vụ tại khâu ghi sổ kế toán. Nừu trường hợp có tranh chấp xảy ra thì chứng từ lại căn cứ quan trọng để giải quyết. Vì vậy, có thể sử dụng lại chứng từ thì chúng ta phải lưu trữ và bảo quản trong một thời gian nhất định nào đó. Khi hết thời hạn lưu trữ chứng từ sẽ được đem đi huỷ. 3.Vai trò của việc áp dụng tin học trong việc sử lý chứng từ kế toán tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm: 3.1. Quan điểm phát triển Công nghệ tin học ở Việt Nam: Sự phát triển Kinh tế - khoa học kỹ thuật - Công nghệ trên thế giới đang đòi hỏi các quốc gia điều chỉnh cơ cấu Kinh tế, phát triển mạnh khu vực thứ 3. Dựa vào các khu vực của cuộc cách mạng tin học, các nước đang gấp rút tạo một nền Kinh tế thông tin, trong đó có Việt Nam. Theo nghị quyết 49/CP ngày 4/81993 của thủ tướng chính về chính sách Công nghệ thông tin đã xây dựng và ban hành các chính sách phát triển Công nghệ thông tin ở Việt Nam. Những quan điểm về chính sách Công nghệ thông tin ở Việt Nam thể hiện như sau: - Phát triển Công nghệ thông tin chủ yếu dựa trên cơ sở tiếp thu Công nghệ từ nước ngoài, tranh thủ nhập Công nghệ mới nhất của thế giới, tránh đưa những sai lầm của các nước vấp phải nhanh chóng làm chủ Công nghệ mới phải chú trọng công tác cán bộ và hợp tác nghiên cứu với nước ngoài. - Phát triển Công nghệ thông tin trên cơ sở hệ thống mở, cho phép hệ thống có khả năng thích nghi vớ các yêu cầu mở rộng. Lựa chọn chuẩn bị phù hợp với xu hướng của thế giới, đáp ứng được với yêu cầu của Việt nam. -Phát triển Công nghệ thông tin nhăm chủ yếu vào ứng dụng hoạt động Kinh tế xã hội. Nâng cao chất lượng quản lý, sản xuất kinh doanh và dịch vụ. Tạo sự đổi mới sâu sắc trong lĩnh vực quản lý Kinh tế xã hội. Là đòn bẩy trong công cuộc đổi mới đất nước. 3.2. Vai trò của việc áp dụng tin học trong sử lý chứng từ kế toán tại Ngân hàng Thương mại. Từ bốn thập kỷ lại đây, tiến bộ vũ bão của các mạng khoa học kỹ thuật, đặc biệt là Công nghệ điện tử và tin học đã lam cho lền Kinh tế thế giới phát triển mạnh mẽ. Thế giới đang chuyển sang văn minh hậu công nghiệp mà thực chất là xã hội thông tin, thông tin đã trở thành nguồn tài nguyên quốc gia quan trọng bậc nhất do vậy phần lớn lược lượng là các hoạt động Kinh tế xã hội đều liên qua đến thông tin. Hoạt động trong cơ chế thị trường việc quả lý nhà nước của Ngân hàng Nhà nước và kinh doanh tiền tệ - tín dụng của Ngân hàng Thương mại đòi hỏi hệ thống Ngân hàng phaỉ có các thông tin nhanh nhậy, chính xác và kịp thời. Ngân hàng không thể hoàn thiện các nghiệp vụ phát sinh bằng các phương pháp thủ công như trước mà phải ứng dụng Công nghệ tin học. Trong tất cả các hoạt động Ngân hàng việc đòi hỏi cấp bách và tất yếu khách quan là nhanh tróng xây dựng một hệ thống Ngân hàng hiện đại ngang tầm với các Ngân hàng khu vực và trên thế giới. 3.3. Vai trò của tin học và máy tính: Trước tiên máy tính phải đóng vai trò là công cụ tính toán. Đây là một trong những nhân tố chính đã thúc đẩy sự ra đời và phát triển của máy tính. Hiện nay máy tính đã có tốc độ rất cao hàng trệu phép tính trên giấy. Như vậy máy tính có thể đảm nhận tương đối hoàn hảo vai trò công cụ tính toán của mình. Vai trò làm thư ký trong quản lý và phân tích ngày nay và khối lượng thông tin, dữ liệu phức tạp và đồ sộ, tin học đã thể hiện rõ vai trò tích cực và không thể thiếu được của nó. Với dung lượng bộ nhớ ngày càng tăng, máy tính hiện nay cho phép lưu trữ những khối lượng dữ liệu dường như không hạn chế thông qua việc nối mạng và trao đổi từ xa rữa các máy tính, các mạng với nhau. Nhờ hệ thống thiết bị và phần mềm phạm vi của máy không bị giới hạn và việc máy tính đã quỷa lý và phân tích các dữ liệu một cách nhanh chong chính xác, mang tính mục đích và dõ rệt. Nhờ vậy mà người lãnh đạo, nhà nghiên cứu có thể nhanh chóng nắm bắt được các thông tin quan trọng, chủ chốt để kịp thời đưa ra các giải pháp sử lý thích hợp. 3.4. Những nguyên tắc cơ bản cần thiết khi xây dựng mạng vi tính trong Ngân hàng Thương Mại: *Nguyên tắc 1: Thiết kế tối ưu các chứng từ ban đầu: Trước tiên cần phải xác định mục đích, tiêu chuẩn mẫu mực của từng loại chứng từ. Việc cần thiết phải tiêu chuẩn hoá cho phù hợp với xử lý thông tin hiện đại. Việc thay đổi đó có thể tạo ra khả năng mới để hoàn thiện các chỉ tiêu Kinh tế nhờ công cụ kỹ thuật hiện đại, khai thác có hiệu quả công cụ ấy. Nhưng khi áp dụng còn phải thay đổi một loạt các biện pháp như: Hình thức tài liệu, tổ chức bộ máy trách nhiệm làm việc của các thành viên. *Nguyên tắc 2: Các bài toán nghiệp vụ: Khi phân tích đối trọng nghiệp vụ cần phải thành lập các bài toán chưa giải hoặc giải song chưa đầy đủ. Các bài toán này chỉ nhờ máy tính giải được chọn vẹn, nhanh chóng, chính xác như các bài toán tối ưu hoá trong việc sử dụng vốn và đầu tư phát triển, nhịp độ và cơ cấu cho vay tiền gửi nền Kinh tế quốc doanh, tối ưu về chu chuyển tiền tệ. *Nguyên tắc 3: Cơ sở thông tin phải có tính thống nhất: Việc dữ liệu thông tin trên các vật mang tin không phải chỉ dùng cho một nơi nào đó hay một bài toán mà nó phải có tất cả các bài toán. Thông tin trong hệ thống phải thống nhất về mẫu mã tên gọi, kích thức, ý nghĩa ứng dụng thông tin cơ bản cũng phải loại trừ hiện tượng trùng hợp. Số liệu trùng lặp sẽ làm cho số liệu ban đầu tăng lên và chỉ có một đại lượng song hiểu nhiều cách. Vì vậy, nguyên tắc cơ bản là tính linh hoạt trong cơ sở thông tin. * Nguyên tắc 4: Quy trình luân chuyển chứng từ phải được tối ưu hoá. Tức là đường vận chuyển chứng từ, tài liệu sổ sách phải nhanh chóng kiểm soát, đáp ứng những yêu cầu nghiệp vụ quản lý tài sản. * Nguyên tắc 5: Khi toàn bộ tài liệu đã lưu trữ trong mạng máy tính, việc bảo mật các số liệu này phải diễn ra một cách nghiêm ngặt, bảo mật thể hiện bằng quy định hệ thống bằng thiết bị. Trong hệ thống quản lý truy cập phải quy định mã số, tên người sử dụng danh sách người sử dụng, hoạt động của họ, mật mã sử dụng hệ thống, thời gian cho phép khai thác hệ thống, quyền hạn của người sử dụng được phép xâm nhập. Đến định kỳ phải thay đổi mật mã, mật mã sản phẩm và quy định quyền hạn sử dụng sản phẩm, mật mã truyền dẫn thông tin xây dựng một môi trường an toàn cho thiết bị và sản phẩm lưu trữ. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG HOÀN KIẾM. I. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm. 1. Lịch sử phát triển và hình thành của hệ thống ngân hàng. Sau năm 1945, với sự ra đời của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, đã bước đầu xây dựng nền Kinh tế độc lập tự chủ. Nhưng trong thời gian này vẫn chưa xuất hiện ngân hàng mà hoạt động tiền tệ tài chính đều do bộ tài chính phụ trách và quản lý. Tháng 2/1947, Nhà nước ra sắc lệnh thành lập nha tín dụng nhằm thực hiện cho vay để sản xuất, cho đến tháng 5/1951,do yêu cầu của kháng chiến, chính phủ Việt Nam đề ra những mục tiêu quan trọng như tăng thu, giảm chi, chỉnh đốn thuế khoá... Điều đó có nghĩa xác định một vị trí tài chính xuất phát từ yêu cầu này, ngày 6/51951, chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh thành lập ngân hàng quốc gia Việt Nam, với tư cách là Ngân hàng trung ương, Ngân hàng nhà nước Việt Nam còn thực hiện chức năng của một Ngân hàng Thương Mại. Sự ra đời của ngân hàng quốc gia Việt Nam là một bước ngoặt lịch sử trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng. Nhìn chung quá trình phát triển của ngân hàng Việt Nam chia làm hai giai đoạn chính: *Giai đoạn từ 1951 đến 1987: Hệ thống ngân hàng Việt Nam là hệ thống ngân hàng một cấp ra đời trên cơ sở của cơ chế quản lý kế hoạch tập trung. Ngân hàng Nhà nước vừa thực hiện vai trò của Ngân hàng trung ương, vừa thực hiện vai trò của Ngân hàng Thương Mại, mặc dù có các ngân hàng chuyên trách như Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Nông Thôn... Nhưng thực tế hoạt động của nó là hoạt động của các chi nhánh đặc biệt của ngân hàng Nhà nước. Nhìn chung, mô hình tổ chức và nguyên tắc hoạt động của hệ thống ngân hàng một cấp phù hợp với yêu cầu của có chế kế hoạch hoá tập trung và mang tính hành chính bao cấp. Trong thời kỳ này, hệ thống ngân hàng Nhà nước Việt Nam là một mô hình duy nhất, có hệ thống tổ chức theo địa giới hành chính. Ngân hàng vừa thực hiện chức năng quản lý Nhà nước, vừa thực hiện chức năng kinh doanh tiền tệ. *Giai đoạn từ năm 1987 đến nay: Bước sang thời kỳ đổi mới Kinh tế, đồng thời đổi mới trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội thì đổi mới ngân hàng là một nhiệm vụ hết sức quan trọng có tính chất đột phá mở đường. Thực hiện chỉ thị 218 - CT/ ngày 13/7/1987 của Hội đồng Bộ trưởng cho phép thực hiện thí điểm việc chuyển Ngân hàng Nhà nước Việt Nam sang cơ chế hạch toán kinh doanh được thực hiện ở một số thành phố lớn. Saum một thời gian thí điểm cho thấy sự đổi mới này là phù hợp. Ngày 26/3/1988, Chính phủ ban hành nghị định 53 HĐBT quy định tổ chức, cơ chế hoạt động của Ngân Hàng nhà nước Việt Nam, là mô hình Ngân Hàng phân thành 2 cấp trong đó Ngân Hàng nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên lĩnh vực tiền tệ, tín dụng và các Ngân Hàng chuyên kinh doanh thực hiện việc kinh doanh tiền tệ, tín dụng, Ngân Hàng trực tiếp đổi mới nền Kinh tế. Sau hai năm đổi mới, tổ chức hoạt động của Ngân Hàng (1988-1990). Nước ta tiếp tục xác định “ Đổi mới toàn diện hoạt động Ngân Hàng có ý nghĩa mở đường đóng góp phần đưa nền Kinh tế ra khỏi khủng hoảng, ổn định và phát triển nền Kinh tế ”. Ngày 23/5/1990. Nhà Nước ban hành hai pháp lệnh. Pháp lệnh Ngân Hàng nhà nước Việt nam và pháp lệnh Ngân Hàng, Hợp tác xã tín dụng và Công ty tài chính là văn bản pháp lý cao nhất kể từ trước đến nay... Nó khẳng định cơ chế và mô hình tổ chức Ngân Hàng hai cấp - Đây là bước ngoặt Lịch Sử và các ý nghĩa quan trọng và đặc biệt phù hợp với yêu cầu đổi mới của cơ chế thị trường. Năm 1998. Sau 8 năm hoạt động áp dụng pháp lệnh có những điều phù hợp hoặc chưa có trong pháp lệnh Ngân hàng, đặc biệt trọng thời kỳ đầu của cơ chế đổi mới, tình hình Kinh tế xã hội thường xuyên thay đổi, cho nên nó đã lạc hậu, không còn phù hợp nữa. Nhà nước đã thay thế bằng luật Ngân Hàng được thực thi vào ngày 01/10/1998 (đã được thông qua năm 1997) Bao gồm: Luật Ngân Hàng Nhà nước Việt Nam và Luật Tín Dụng. 2. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống Ngân Hàng Công Thương Hoàn Kiếm: Ngân Hàng Công Thương Việt Nam thành lập năm 1988 với chức năng kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ Ngân Hàng, đối với các thành phần Kinh tế, chủ yếu trong lĩnh vực: Công Nghiệp, Giao thông vận tải, Bưu điện, Thương nghiệp và Dịch vụ. Hiện nay Ngân Hàng Công Thương Việt Nam đang là một trong những Ngân Hàng hoạt động có hiệu quả nhất trên phạm vi toàn quốc. Với quá trình hình thành và phát triển hơn 10 năm, trải qua nhiều thay đổi trong cơ cấu quản lý, chế độ chính sách và nhưnngx biến động của tình hình Kinh tế, chính trị, xã hộ trong nước và quốc tế. Ngân Hàng Công Thương cũng có những bước chuyển mình để thích nghi với điều kiện mới. Chi nhánh Ngân Hàng Công Thương Hoàn Kiếm là một trong những chi nhánh chủ chốt của hệ thống Ngân Hàng Công Thương trên địa bàn Hà Nội. Chi nhánh Ngân Hàng Công Thương Hoàn Kiếm thực ra đã có từ trước năm 1988. Ban đầu hoạt động với vai trò là chi nhánh của Ngân hàng nhà nước và mang tên Ngân Hàng Hoàn Kiếm. Đến ngày 01/11/1985 được tách ra thành một Ngân Hàng độc lập là chi nhánh của Ngân hàng nhà nước quận Hoàn Kiếm. Ngân hàng hoạt động theo nhiệm vụ chủ yếu là phục vụ và kinh doanh tiền tệ, tín dụng và thanh toán trên địa bàn Quận Hoàn Kiếm. Hoạt động theo cơ chế tập trung bao cấp của nhà nước. Sau khi Ngân hàng được phân làm hai cấp và có sự thành lập Ngân hàng chuyên doanh thì ngày 01/07/1988 Ngân hàng Hoàn Kiếm được đổi tên thành Ngân Hàng Công Thương chi nhánh Hoàn Kiếm gọi tắt là Ngân Hàng Công Thương Hoàn kiếm, đóng tại 37 Hàng Bồ và có trung tâm giao dịch tại số 10 Lê Lai là trụ sở giao dịch trước kia. Từ năm 1988 - 1993, Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm chịu sự quản lý của Ngân Hàng Công Thương Hà Nội nhưng sau năm 1993 Ngân hàng Công Thương Hà Nội bãi bỏ nên nó chịu sự quản lý trực tiếp của Ngân Hàng Công Thương Việt Nam. Hiện nay Ngân Hàng Công Thương Hoàn Kiếm có số lượng cán bộ công nhân viên 216 cán bộ nhân viên gồm 9 phòng ban và 11 quỹ tiết kiệm (thuộc phòng nguồn vốn). a. Chức năng của Ngân Hàng Công Thương Hoàn Kiếm: - Ngân Hàng Công Thương Hoàn Kiếm thực hiện đầy dủ các chức năng của Ngân Hàng Thương Mại. - Trung gian tín dụng: Ngân Hàng Công Thương Hoàn Kiếm là cầu nối giữa tiết kiệm và đầu tư. Ngân Hàng Công Thương Hoàn Kiếm đã thoả mãn nhu cầu cả ba chủ thể: người cho vay, người đi vay và chính bản thân Ngân hàng. + Người cho vay: Lợi tức an toàn về số vốn của mình. + Người đi vay: Thoả mãn chi tiêu, không phải bỏ ra quá nhiều chi phí cho việc tìm kiếm thông tin, thu đựoc lợi tức từ việc sử dụng vốn vay. + Ngân Hàng Công Thương Hoàn Kiếm hưởng chênh lệch giữa người cho vay và người đi vay, tham gia vào hoạt động tạo tiền, đáp ứng nhu cầu lưu thông hàng hoá. Trung gian Thanh toán: Ngân Hàng Công Thương Hoàn Kiếm đóng vai trò trung gian thanh toán trong nền Kinh tế đặc biệt không bắng tiền mặt, tạo thêm tiền cho nền kinh t( tạo tiền, bút tệ ). Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm sẽ cung cấp cho nền Kinh tế một số công cụ không bằng tiền mặt, tuỳ theo doanh nghiệp sử dụng: Séc, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, chuyển tiền, thanh toán qua L/C ... Trung gian thực hiện các chính sách quàn lý Kinh tế vĩ mô: Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm sẽ dùng các chính sách về lãi suất, về tỷ lệ dự trữ bắt buộc... để thực hiện các chính sách quản lý Kinh tế vĩ mô của Nhà nước. Tạo tiền bút tệ: Qua đó tiết kiệm chi phí trong lưu thông nâng cao hiệu quả Kinh tế. b. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm : Về vị trí pháp lý của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm: Chi nhánh Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm là chi nhánh của Ngân hàng Công Thương Việt Nam, nên chi nhánh Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm là đơn vị đại diện uỷ quyền của Ngân hàng Công Thương Việt Nam có quyền tự do kinh doanh theo phân cấp của Ngân hàng Công Thương Việt Nam, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ phát sinh của đơn vị này. Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm được ký kết các hợp đồng Kinh tế, được quyền chủ động thực hiện các hợp đồng kinh doanh, tổ chức về nhân sự theo sự phân cấp uỷ quyền của Ngân hàng Công Thương Việt Nam. Tổ chức bộ máy kinh doanh của chi nhánh được cụ thể hoá trong quy chế tổ chức và hoạt động của đơn vị do hội đồng quản trị của Ngân hàng Công Thương phê duyệt: Điều hành quản lý chi nhánh là ban giám đốc, dưới ban giám đốc là các phòng (xem mô hình tổ chức tại chi nhánh Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm). *Mô hình tổ chức: Giám đốc: Do hội đồng quản trị của Ngân hàng Công Thương Việt Nam quyết định, bổ nhiêm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, theo đề nghị của tổng giám đốc. Giám đốc có chức năng điều hành hoạt động kinh doanh của chi nhánh và chịu trách nhiệm chính về kết quả kinh doanh của chi nhánh. Giám đốc phải là người biết và giỏi kinh doanh, năng động, sáng tạo. Trong chi nhánh Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm, giám đốc là người thực hiện nhiệm vụ của cấp trên (Ngân hàng Công Thương Việt Nam giao phó). Giám đốc có chức năng như sau: + Ký nhận về đất đai, tài nguyên... theo mục tiêu nhiệm vụ của Ngân hàng Công Thương Việt Nam giao phó. + Sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn theo phương án kinh doanh đã phê duyệt. + Xây dựng chiến lược kinh doanh, mục tiêu phát triển, đào tạo nguồn nhân lực. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền. + Vai trò vị trí của Giám đốc chi nhánh là độc lập tương đối. Ngân hàng Công Thương Việt Nam là nơi quyết định phương hướng kinh doanh, mục tiêu, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cho các đơn vị thành viên. Giám đốc tri nhánh phải thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao phó và chỉ được độc lập hoạt động trong một phạm vi nhất định. + Dưới giám đốc là các Phó Giám đốc: ở Ngân hàng Công thương có ba Phó Giám đốc: P.Giám đốc 1 : Phụ trách về kinh doanh. P.Giám đốc 2: Phụ trách về kế toán. P.Giám đốc 3: Phụ trách về Tổ trức hành chính Dưới Ban Giám đốc là các phòng ban. + Phòng nguồn vốn : Gồm 1 Trưởng phòng và 2 Phó phòng, đây là Phòng đầu vào của Ngân hàng, bao gồm 11 quỹ tiết kiệm, có chức năng huy động vốn của các thành viên Kinh tế, đặc biệt là trong dân cư. Ngân hàng Công Thương Hoàn kiếm có khả năng huy động vốn rất lớn xét trong tổng thể Ngân hàng Công Thương nói trung. + Phòng Kinh doanh : Bao gồm 18 Cán bộ tín dụng, 1 Trưởng Phòng và 2 Phó Phòng. Phòng có chức năng cho vay vốn, đá ứng nhu cầu của các thành phần Kinh tế, cả trong và ngoài quốc doanh. Cho các thành viên Kinh tế ngoài quốc doanh vay theo các hình thức bảo đảm như: Cầm cố, thế chấp, bảo lãnh. Các khoản vay được phân chia thành nhiều tiêu thức khác nhau. Nếu đề cập đến thời hạn tín dụng thì Ngân hàng Công thương Hoàn kiếm đã áp dụng nhiều hình thức cho vay đa dạng như cho vay ngắn hạn, cho vay trung hạn và dài hạn, cho vay vốn đặc biệt, cho vay tài trợ uỷ thác các dự án nhắm khai thác triệt để nhu cầu vay vốn của khách hàng thuộc mọi thành phần Kinh tế. Mức cho vay được xác định căn cứ vào nhu cầu vay vốn của khách hàng, tỉ lệ cho vay vốn đã so với giá trị bảo đảm của tiền vay theo quy định về bảo đảm tiền vay của Ngân hàng Công thương Việt nam, khả năng hoàn trả nợ của khách hàng và khả năng nguồn vốn của Ngân hàng Công thương nhưng không vượt quá mức uỷ quyền phán quyết cho vay của Tổng Giám đốc Ngân hàng Công thương. + Phòng Kế toán: Gồm 27 nhân viên trong đó có 1 Trưởng phòng và 2 Phó phòng. Có nhiệm vụ phản ánh và kiểm soát toàn bộ hoạt động, nghiệp vụ của Ngân hàng theo thứ tự thời gian bằng thước đo tiền tệ một cách đầy đủ chính xác, kịp thời và dễ hiểu. Phòng kế toán cũng cung cấp thông tin cho công tác điều hành của Ngân hàng và cho hoạt động nghiên cứu để hoàn thiện và xây dựng các chính sách chiến lược kinh doanh của Ngân hàng. + Phòng kinh doanh đối ngoại : Có 5 chức năng chính, kinh doanh ngoại tệ, dịch vụ kiều hối thu đổi ngoại tệ ra tiền mặt, thanh toán quốc tế và thanh toán chuyển tiền. + Phòng tổ chức hành chính : Gồm 36 nhân viên trong đó có 1 Trưởng phòng và 2 Phó phòng làm nhiệm vụ hành chính của cơ quan. + Phòng kiểm soát : Gồm 1 Trưởng phòng và 7 nhân viên, Phòng kiểm soát được ví như đồn cảnh sát của Ngân hàng có chức năng kiểm tra lại toàn bộ chứng từ, hoạt động của Ngân hàng từ đó tìm ra cái đúng, cái sai để đề ra các kế hoạch cụ thể điều chỉnh hoạt động của Ngân hàng như mong muốn. II. Đôi nét hoạt động của Ngân hàng Công thương Hoàn kiếm Ngân hàng Công thương Hoàn kiếm cũng như Ngân hàng Công thương Việt nam đã đi đầu trong việc áp dụng các tiến bộ kỹ thuật và Công nghệ tin học và hoạt động Ngân hàng, là thành viên của hiệp hội thanh toán viễn thông liên Ngân hàng toàn cầu. Hiện nay Ngân hàng Công thương Việt nam có mạng thanh toán lớn nhất ở Việt nam. Ngân hàng Công thương Hoàn kiếm thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ Ngân hàng Thương mại : Huy động cho vay, chung gian thanh toán, các khoản huy động được là tiền tiết kiệm của dân cư, tiền gửi của các tổ chức tín dụng khác và các khoản tiền vay. Các khoản cho vay bao gồm cho vay cả nội tệ lẫn ngoại tệ, cả ngắn hạn chung hạn và dài hạn. Cũng tập chung cho lĩnh vực Công nghiệp và Thương mại, cả trong và ngoài Quốc doanh. Lãi vay là nguồn thu nhập chủ yếu của Ngân hàng. Các dịch vụ thanh toán ngày càng được chú trọng phát triển như: L/c trả chậm, bảo lãnh, chuyển tiền nhanh, các loại séc các giao dịch bằng ngoại tệ ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động của Ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm. Hoàn kiếm là một quận với sự đa dạng của nhiều thành phần Kinh tế, việc giao dịch, kinh doanh diễn ra liên tục đối với Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm chứng tỏ đây là một Ngân hàng hoạt động có hiệu quả và có uy tín trên thị trường tiền tệ. Được sự giúp đỡ chỉ đạo của Ngân hàng Công thương Việt nam, Ngân hàng Nhà nước, các cấp chính quyền đã ngày càng cho thấy một Ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm vững bước trên con đường cạnh tranh với các Ngân hàng và các định chế khác trong nền Kinh tế. 1.Tình hình huy động vốn: Với mạng lưới gồm 11 quỹ tiết kiệm hiện có, phòng nguồn vốn đã chiếm được lòng tin của khách hàng bằng phong cách giao tiếp văn minh lịch sự, thu hút tối đa nguồn vốn nhàn rỗi trong dân cư. Mặt khác là một ngân hàng đóng góp trên địa bàn quận Hoàn Kiếm, là một quận với sự đa dạng hoá của các thành phần kinh tế. Cùng với các cá nhân, tổ chức đóng trên địa bàn, Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm huy động vốn không chỉ đối với các thành phần kinh tế trong quận mà còn huy động với tất cả các địa bàn, vùng, lãnh thổ. Tổng nguồn huy động của Ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm tăng nhanh qua các năm. Năm 1999 tổng nguồn huy động là 1794903tr, năm 2000 tăng hơn so với 1999 là 422786tr tức tăng hơn 23,5%. Đến năm 2001 tổng nguồn huy động đã là 4084367tr, tăng 84,1% so với năm 2000. Mặc dù lãi suất huy động của Ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm không phải là cao. Biểu 1: Tổng nguồn huy động của chi nhánh qua các năm TT Khoản mục Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1999/2000 2000/2001 Tổng nguồn huy động Số lượng Phần % Số lượng Phần % Số lượng Phần % Chênh lệch Tăng giảm % Chênh lệch Tăng giảm % 1794903 100 2217689 100 4084367 100 422786 23,5 1866678 84,1 Nguồn huy động DN+Dcư Bằng VNĐ 472249 26,3 645846 29,1 1391135 34 173597 36,7 745289 115,4 Bằng ngoại tệ 183279 10,2 256689 11,5 317794 7,8 73410 40,05 61105 23,8 I Tiền gửi của DN 178620 10,2 371846 16,7 1080584 26,6 193226 108,2 71673 192,7 Bằng VNĐ 115452 6,4 336871 15,2 1027898 25,1 221419 191,8 691027 205,1 Bằng ngoại tệ 63168 3,6 34975 1,6 60686 1,5 -28193 -44,6 25711 73,5 II Tiền gửi dân cư 476908 6,6 530688 23,9 620345 15,2 53780 11,3 89657 16,9 Tiền gửi tiết kiệm 475174 26,4 530685 23,9 602946 14,8 55511 11,7 72261 13,6 Phát hành công cụ nợ 1734 0,2 3 0,0 17399 0,4 -1731 17396 III Vay khác 735910 41 813891 36,7 1427865 34,87 77981 10,6 613974 75,4 IV Các nguồn khác 403465 22,4 501263 22,6 947573 23,32 97798 24,2 446310 89 (Trích bảng cân đối vốn kinh doanh 1999-2001) 2. Tình hình sử dụng vốn của Ngân hàng công thương Hoàn kiếm. Đối tượng cho vay của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm là tất cả các cả nhân, tổ chức, cả trong và ngoài Quốc doanh đều có thể vay vốn tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm . Các khoản vay có thể phân chia theo nhiều tiêu thức khác nhau. -Theo thời hạn: +Cho vay ngắn hạn +Cho vay trung hạn +Cho vay dài hạn -Theo ngành nghề: +Cho vay tiêu dùng +Cho vay sản xuất kinh doanh +Cho vay tín dụng thanh toán chi trả - Căn cứ vào tính chất đảm bảo của khoản vay +Cho vay có đảm bảo: cầm cố, thế chấp, bảo lãnh +Cho vay không có đảm bảo: vay theo hình thức tín chấp. Được áp dụng cho các khách hàng truyền thống, có tình hình tài chính lành mạnh. Đặc biệt trong chiến lược kinh doanh của mình, ngân hàng đã chú trọng tới khu vực Kinh tế ngoài quốc doanh vừa phù hợp với điều kiện Kinh tế cuả ngân hàng, vừa phù hợp với đường lối phát triển của Đảng và nhà nước. Mặt khác chi nhánh đã áp dụng chính sách lãi suất mềm dẻo phù hợp với từng đối tượng vay vốn, chi nhánh còn cho tập trung vào các ngành Kinh tế mũi nhọn, mở rộng hoạt động đúng hướng, đúng yêu cầu phục vụ kịp thời vốn của các doanh nghiệp. Hơn nữa Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm đã áp dụng mức lãi suất cho vay ưu đãi phù hợp nhất cho khách hàng, giúp khách hàng tháo gỡ khó khăn trong sản xuất kinh doanh. Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm đã góp phần củng cố phát triển kinh tế ở Quận Hoàn Kiếm nói riêng và phát triển kinh tế trong nước nói chung, góp phần cải tiến kỹ thuật, đổi mới Công nghệ, mở rộng sản xuất, tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp, cho cá nhân và chính bản thân ngân hàng. Công tác tín dụng là công tác quan trọng nhất của NHTM , nó giữ một vai trò quyết định trong hoạt động kinh doanh. Lợi nhuận thu được từ hoạt động tín dụng chiếm một phần lớn trong thu nhập của ngân hàng, chính vì vậy trong chiến lược kinh doanh của chi nhánh, tín dụng luôn được quan tâm hàng đầu. Trong những năm qua mục tiêu cơ bản của chi nhánh đã đặt ra là nâng cao chất lượng tín dụng, hoạt động tín dụng chủ yếu đi vào chiều sâu. chính vì vậy chi nhánh luôn rá soát đánh giá chất lượng tín dụng đối với khách hàng truyền thống, đồng thời không ngừng nghiên cứu tìm kiếm và tiếp thị khách hàng mới là các Tổng công ty và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp có uy tín và khả năng tài chính lành mạnh, tiếp cận dự án có tính khả thi cao, đặt nền móng cho việc mở rộng công tác tín dụng một cách vững chắc an toàn và hiệu quả. Chính vì vậy tổng dư nợ cho vay của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm đã tăng nhanh. Năm 1999 tổng dư nợ cho vay là 570449tr, đến năm 2001 tổng dư nợ cho vay đã tăng lên 640061tr. Trong đó: -Cho vay dài hạn tăng qua các năm. năm 1999 cho vay dài hạn là 114095tr, đến 2001là 199146tr. Tăng 6%. -Cho vay ngắn hạn năm 1999 là 456354tr, và năm 2001là 440915tr. Giảm - 6,5%. -Cho vay KTQD năm 1999 là 419749tr, năm 2001là 403700tr. Giảm 20%. -Cho vay ngoài quốc doanh năm 1999 là 150701tr, đến năm 2001là 236631tr. Tăng 41%. + Dư nợ theo loại T: -Nội tệ năm1999 là 481513tr, và đến năm 2001là 485120tr.giảm 6,7%. -Ngoại tệ năm 1999 là 88536tr, năm 2001 là 154941tr.tăng 10,35. +Đầu tư. từ năm 1999 là 14360tr, và đến năm 2001 tăng lên 17920tr, tăng 74%. +Tổng nợ quá hạn của năm 1999 là 37363tr, và đến năm 2001 đã giảm so với năm 1999 là 17430tr. Giảm 16%. +Nợ quá hạn khó đòi năm 1999 là 35046tr, cho đến năm 2001 giảm còn 26348tr, tức giảm 13,1%.  Biểu 2: Tổng dư nợ cho vay của Ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm TT Khoản mục Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 2000 / 1999 2001 / 2000 I Tổng dư cho vay Số lượng Phần % Số lượng Phần % Số lượng Phần % Chênh lệch Tăng giảm % Chênh lệch Tăng giảm % 570449 100 547350 100 640061 100 -23099 -4 92711 17 A Phân loại theo thời gian 456354 80 426493 79 440915 69 -29861 -6,5 14422 3,4 Dài hạn 114095 20 120857 21 199146 31 6762 6 78289 64,7 B Dư nợ theo TPKT Cho vay KTQD 419749 73 334568 61 403700 63 -85180 -20 69132 20 Cho vay NQD 150701 27 212782 39 236361 27 62081 41 23579 11 C Dư nợ theo loại Thời gian Nội Tệ 481513 84 449681 82 485120 75 -32232 -6,7 35439 8 Ngoại Tệ 88536 26 97669 28 154941 25 9133 10,3 57272 58,6 II Đầu tư 14360 100 24994 100 17920 100 10634 74 -7074 -28 III A Tổng nợ quá hạn 47363 52 31395 51 17430 40 -5968 -16 13965 -44 Ngắn hạn 41042 43 25351 41 12706 29 -5691 -18 -12645 -50 Dài hạn 6321 9 6044 10 4724 11 -277 -4,4 -1320 -22 B Nợ Quá hạn Khó đòi 35046 48 30437 49 26348 60 -4609 -13,1 -4089 -13,4 (trích bảng cân đối vốn kinh doanh năm 1999,2000,2001)  3. Hoạt động thanh toán: Công tác thanh toán trong nước cũng đạt nhiều thành tựu đáng kể: Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Số món Số tiền Số món Số tiền Số món Số tiền Séc chuyển khoản 3221 87256 3443 120613 2086 230967 Séc bảo chi 1608 28326 1854 29289 308 7566 Séc chuyển tiền 1 82 1 38 Uỷ nhiệm thu 982 2576 1263 3335 1084 2467 Uỷ nhiệm chi 18488 10131382 21307 10270007 13913 13295363 Loại khác 32914 2684111 29348 2100998 17855 1814333 (trích bảng báo cáo nghiệp vụ thanh toán năm 1999,2000,2001) *Các loại khác. Việc tiếp tục phát triển và ổn định trong năm qua giữ vị trí quan trọng, chiến lược khách hàng và góp phần đáng kể vào thu nhập của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm. Với một số biện pháp kinh doanh ngoại tệ làm cho doanh số mua bán ngoại tệ trong năm đạt 117tr USD, đã thoả mãn nhu cầu thanh toán của khách hàng và chuyển một phần đáng kể lên Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm Việt Nam, nghiệp vụ thanh toán quốc tế thường xuyên được trú trọng. III. Thực trạng việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại Ngân hàng công thương hoàn kiếm. 1.. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tại Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm. Hiện tại Ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm đang áp dụng nguyên tắc kế toán hạch toán “cá nhân phụ trách” tức là thanh toán viên nào giữ tiền gửi chính của đơn vị đó và bao gồm các bộ phận kế toán giữa các tài khoản sau : + Tài khoản cá nhân. + Tài khoản doanh nghiệp quốc doanh. + Tài khoản thanh toán ngoại tệ. + Tài khoản thanh toán séc. + Kinh tế dịch vụ chuyển tiền nhanh. Ngoài ra còn có hai bộ phận thanh toán nữa là : Bộ phận thanh toán bù trừ và bộ phận thanh toán điện tử. Tại phòng kế toán của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm được bố trí bộ máy khá hoàn chỉnh với 27 người. Gồm một trưởng phòng, hai phó phòng và 24 nhân viên. Hiện nay tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm công tác hạch toán kế toán đang được áp dụng từ ngày 1/7/1996. Tuy mới một thời gian rất ngắn so với bề thương, nhưng Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm đã tỏ rõ khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong dịch vụ thanh toán điện tử. Với tác phong giao dịch nhiệt tình và cởi mở các quy trình nghiệp vụ được tổ chức hợp ngày càng phát triển vững chắc cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, từng bước nâng cao uy tín và chiếm được cảm tình của khách hàng. Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ thanh toán điện tử bước đầu Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm đã có những biện pháp áp dụng cho quy trình luân chuyển chứng từ, bộ phận thanh toán Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm đã chuyển hàng nghìn món. Với số tiền rất lớn, với quy trình thanh toán điện tử đã từng bước đẩy nhanh tốc độ xử lý nghiệp vụ, phối hợp đồng bộ rút ngắn thời gian giao dịch cho khách hàng. Việc tiếp nhận hồ sơ, thao tác nghiệp vụ ngày càng được cải tiến. 1.1 Các loại chứng từ kế toán Căn cứ theo chủ thể lập chứng từ gồm 2 loại + Chứng từ do ngân hàng lập: Dùng để làm căn cứ hạch toán vào tài khoản của ngân hàng. + Chứng từ do khách hàng lập: Dùng làm căn cứ hạch toán vào tài khoản khách hàng uỷ nhiệm chi và uỷ nhiệm thu. Căn cứ theo công dụng và trình tự ghi sổ: gồm 3 loại + Chứng từ gốc: Được lập đầu tiên và có đầy đủ căn cứ pháp lý chứng minh cho các nghiệp vụ Kinh tế phát sinh và hoàn thành tại ngân hàng. + Chứng từ ghi sổ: Được lập dựa trên chứng từ gốc và được dùng để phản ánh các nghiệp vụ Kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán. + Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ: là loại chứng từ vừa chứng minh nhiệm vụ Kinh tế phát sinh và hoàn thành là căn cứ pháp lý để ghi chép vào sổ sách kế toán. 1.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Là quá trình vận động của chứng từ kể từ lúc ngân hàng nhận được từ khách hàng hoặc từ lúc ngân hàng lập qua các khâu xử lý, hạch toán, kiểm soát đối chiếu cho đến khi đóng thành lập đưa vào lưu trữ. Chứng từ trong thanh toán giữa các ngân hàng ( thanh toán liên ngân hàng điện tử) Hoạt động dịch vụ của Ngân hàng ngày càng mở rộng sự phát triển Kinh tế kỹ thuật ngày càng mạnh. Tất yếu quan hệ thanh toán giữa các đơn vị Kinh tế ngày càng nhiều. Các quan này bó hẹp trong phạm vi giữa khách hàng có tài khoản cùng mọt chi nhánh khác nhau ngày cangf nhioêù. Thực hiện việc thanh toán dẫn đến Ngân Hàng phải giải quyết việc thanh toán vốn với nhau. Bắt đầu từ ngày 1/7/1996 Hệ thống Ngân Hàng đã áp dụng thanh toán liên hàng bằng điện tử theo quyết định số 966 ngày 25/6/1995 của tổng giám đốc Ngân Hàng Công Thương Việt nam. Quyết định rằng: Mọi khách hàng giao dịch với ngân hàng công thương được tham gia hệ thống thanh toán qua ngân hàng ban hành theo quyết định số 22/ QĐ - NH của Thống đốc Ngân hàng Việt Nam. Khách hàng có nhu cầu thanh toán điện tử trong hệ thống ngân hàng công thương phải lập chứng từ vào chi nhánh ngân hàng công thương nơi phục vụ mình theo đúng quy định và các nghiệp vụ phát sinh trong thanh toán điện tử sẽ được hoàn tất trong một ngày làm việc. Trường hợp nếu yêu cầu nơi phục vụ chuyển nhanh thì khách hàng phải chịu thêm phí dịch vụ theo quy định là hai lần phí. Các tài khoản dùng trong thanh toán điện tử tk 519101999 đều chuyển vốn. Ngày nay phương thức thanh toán liên hàng từng bước được áp dụg Công nghệ thanh toán hiện đại bằng việc áp dụng vi tính khai thác khả năng truyền số liệu của mạng modem đã tăng cường phải tiến quá trình thanh toán giữa các đơn vị Kinh tế được nhanh và chính xác hơn. Qua việc thanh toán của NHCT đã thực hiện qua mạng truyền từ MODEM, thực chất phương thức này là việc thông qua tài khoản tiền gửi Ngân hàng Công Thương Việt Nam. Vì vậy việc luân chuyển chứng từ được rút gọn lại trong thời gian ngắn, thậm chí có khoản chỉ vài giờ. Công nghệ thanh toán đã giảm bớt được khâu lập giây báo, máy tự động lập điện báo nợ khi thanh toán viên vào đầy đủ các thông tin. Toàn bộ quá trình thanh toán điện tử có thể minh hoạ bằng sơ đồ tổng quát sau đây: (*)Diễn giải Quan hệ Kinh tế giữa các đơn vị Kinh tế (các khách hàng) Quan hệ phục vụ giao dịch giữa ngân hàng và khách hàng Quan hệ báo cáo thông tin giữa các NHA và TTTT Quan hệ liên hàng giữa các TTTT và NHB Quan hệ đối chiếu giữa các NHA và TTTT, NHB và TTTT và ngược lại Nghiệp vụ thanh toán liên hàng được phát sinh từ Ngân hàng A, Ngân hàng A căn cứ vào chứng từ số do kế toán lập để chuyển hoá thành chứng từ thanh toán điện tử gửi về trung tâm thanh toán qua mạng MODEN. Kiểm soát và kế toán vào tài khoản đều chuyển cho Ngân hàng A, Ngân hàng B rồi chuyển tiếp. Ngân hàng B nhận được liên hàng đến từ trung tâm thanh toán sẽ kiểm tra, kiểm soát sau đó hạch toán vào tài khoản đối ứng với tài khoản thích hợp với số tiền ghi trên giấy báo liên hàng. Khi đối chiếu nếu có sai lầm Ngân hàng B phải lập thư tra soát gửi về Ngân hàng A. Trong phương thức chuyển tiền này đã có một bước tiến quan trọng về chứng từ. Đó là tốc độ luân chuyển chứng từ trong thành toán được nhanh hơn. Chứng từ giấy được thay thế chứng từ điện thông qua mạng truyền tin MODEM mà không có sự luân chuyển chứng từ giấy. Mọi chứng từ gốc được lưu trữ tại ngân hang A là phát sinh nghiệp vụ ngân hàng B thực hiện việc thanh toán trên cơ sở của chứng từ thanh toán điện từ, ngân hàng B tiến hành tiếp nhận và kiểm tra ký hiệu mật, khôi phục và in 2 Liên điện báo làm cơ sở pháp lý. Cụ thể luân chuyển chứng từ tại Ngân Hàng A, Ngân Hàng B và TTTT sau. *. Tại Ngân hàng Khởi tạo Ngân hàng A. + Khách hàng có nhu cầu thanh toán thì phải lập và nộp chứng từ vào Ngân Hàng cho thanh toán viên giữ tài khoản. + Thanh toán viên giữ tài khoản nhập chứng tà cảu khách hàng nộp, tiến hành kiểm soát chứng từ trên máy thanh toán viên phải vào đầy đủ các thông tin như ký hiệu thống kê, số liệu Ngân hàng B, số liệu thống kê, số liệu Nhân hàng B , số liệu tài khoản, số tiền , nội dung thanh toán... Thanh toán viên kiểm tra rồi chuyển cho kiểm soát viên rồi đưa đến thanh toán viên điệntử nhập lệnh vào máy móc với các yếu tố đã định sẵn sau đó chứng từ gốc và chứng từ điẹen tử được chuyển lại cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên căn cứ vào chứng từ gốc sẽ kiểm tra sự khớp đúng, giữa các chứng từ gốc, và chứng từ máy tính kỹ hiệu mật trên máy rồi chuyển chô thanh toán viên điện tử. Sau đó thanh toán viên điện tử sẽ thông qua chứng từ chuyển về trung tâm thanh toán qua mạngmáy vi tính. Đồng thời chứng từ được hạch toán. Với điện báo có: Nợ TK 4311 Tiền gửi của khách hàng Có TK 519101999 Điều chuyển vốn Với điện báo nợ: Nợ TK 519101999 Điều chuyển vốn Có TK 4311 Tiền gửi của khách hàng. Tại trung tâm thanh toán ( TTTT ) TTTT thực hiện chức năng quản lý và thanh toán vốn tập trung của toàn bộ hệ thống Ngân Hàng Công Thương Việt nam coinghiệp vụ phát sính từ Ngân hàng A. - Ngân Hàng khởi tạo và kết thúc tại Ngân Hàng B - Ngân hàng nhận đều được hạch toán tập trung tại TTTT máy tính của TTTT sẽ truyền tiếp nguyên bản bức điện của Ngân Hàng A thông qua mạng Modem sẽ truyền tiếp nguyên bản bức điện của Ngân hàng A đến Ngân hàng B. Nhưng trước khi truyền tại TTTT khi được nhận từ Ngân hàng A sẽ kiểm soát tự động phân loại các chuyển tiền như sau: + Các chuyển nhanh được hạch toánvà chuyển đi tức thời cho các Ngân hàng tiếp nhận, các chuyển tiền bình thường được chuyển đi theo chu kỳ 2-3 lần trong ngày. + Các chuyển tiền của doanh nghiệp được ưu tiên hơn của cá nhân và được chuyển đi ngay. Đối với chuyển tiền nợ, TTTT Kiểm soát theo quy chế nếu không đúng sẽ được chuyển trả lại. + Các chuyển tiền có số lượng lớn được kiếm soát chặt chẽ hơn khi chuyển đi Ngân hàng nhận. Việc thanh toán với các khoản chuyển tiền nhận qua TTTT như sau: * Nếu là điện báo có: + Nợ TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhánh Ngân hàng A. + Có TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhánh Ngân hàng B. * Nếu là điện báo nợ: + Nợ TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhánh Ngân hàng B. + Có TK: Điều chuyền vốn trong KH chi nhánh Ngân hàng A. b/ Đối với chuyển tiền thanh toán ra ngoài hệ thống bằng VNĐ. Cuối ngày tại TTTT phải lập sổ hạch toán chi tiết các tài khoản trên, sổ đó đồng thời là sổ đối chiếu thanh toán. Ở Ngân hàng khởi tạo chỉ nhận chuyển tiền đi đến 14h30 sau đó đối chiếu tập chuyển đi trong ngày với TTTT. Ở Ngân hàng nhận bảng thống kê cuối cùng vào lúc 16h. Ngân hàng B thực hiện ngay việc đối chiếu nhanh với TTTT tập tin nhận đến trong ngày. Tại TTTT cuối mỗi ngày sau khi đối chiếu với các chi nhánh Ngân hàng số liệu đó được chuyển hoá như sau: Doanh số chuyển đi trong ngày giữa Ngân hàng khởi tạo và TTTT phải hoàn toàn khớp nhau. Doanh số nhận đén trong ngày giữa Ngân hàng B và TTTT thì cũng phải khớp hoàn toàn với nhau. Tổng doanh số đến trong ngày với tổng doanh số nhận đến trong ngày của toàn hệ thống phải bằng nhau. Toàn bộ các số liệu này được đối chiếu trên máy TTTT, và Ngân hàng khưỏi tạo, Ngân Hàng truyền nhận các tập File đi đến đối chiếu. Sơ đồ luân chuyển chứng từ xử lý tại Ngân hàng nhận. TTTT TTV Điện tử TTV giữ tài khoản Kiểm soát viên Mở file và in Giấy báo ĐT  ‚ ƒ „ * Diễn giải:  TTTT truyền toàn bộ bức điện với đầy đủ nội dung của Ngân Hàng A về cho Ngân hàng B. Lúc đó TTV điện tử nhận và xử lý các bức điện nếu không phải của Ngân hàng mình . TTV điện tử thực hiện khôi phục và in 2 liên điện báo bổ sung. ‚ Sau đó thanh toán viên điện tử chuyển toàn bộ chứng từ sang cho kiểm soát viên kiểm tra, kiểm soát ký hiệu và ký hiệu chứng từ. ƒ Sau khi ký chuyển xong, thì chứng từ in ra được kiểm soát viên trả lại cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên điện tử sẽ xử lý chứng từ như sau: + Một liên dùng làm giấy báo cho đơn vị có liên quan ( Nừu là điện báo có thì làm giấy báo có, nếu là điện báo nợ thì làm giấy báo nợ). + 1 liên cùng với bức điện làm cơ sở hạch toán và được lưu vào nhật ký chứngtừ. Lúc này thanh toán viên sẽ hạch toán nhưu sau: Nếu là chứng từ nợ: Nợ TK : 519101999. Có TK : 4311 Nếu là chứng từ có: Nợ TK : 4311 Có TK : 519101999 „ Kết thúc quá trình hạch toán thanh toán viên điện tử chuyển 1 liên cho thanh toán viên giữ tài khoản để gửi cho khách. Thanh toán bằng điện tử thực hiện kiểm soát tập trung. Khách với thanh toán liên hàng, kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán. Trong thanh toán liên hàng, sổ đối chiếu đến sau hạch toán giẵ các Ngân hàng nên việc phát hiện trong thanh toán liên hàng chậm, vì vậy nếu có sơ suất sẽ gây thiệt hại cho khách hàng và Ngân Hàng. Thanh toán điện tử được đối chiếu ngay trong ngày, do đó khi chứng từ còn sai sót gì trong ngày thì quá trình thanh toán điện tử liền chấm dưt, toàn hàng lưu trữ của ngày đó chuyển sang hạch định ngày hôm sau. Cuối cùng lập file thanh toán điện tử đưa sang hoà nhập với hệ thống điện tử siba để làm cân đối cuối ngày. Việc thực hiện thanh toán điện tử sẽ giúp cho ngân hàng giảm bớt việc đối chiếu giữa số đối chiếu giữa số đối chiếu với Ngân hàng trung ương với số lưu giấy báo chờ đối chiếu, tránh trường hợp chậm chễ gây thiệt hại cho khách hàng và ngân hàng gây mất tài sản. Đây chính là yếu tố quan trọng mà ngân hàng cần nâng cao uy tín của mình đối với khách hàng, an toàn mà vẫn đảm bảo nhanh chóng kịp thời. Đó là toàn bộ trình tự, công việc tiến hành trong hệ thống ngân hàng nhằm thực hiện thanh toán giữa ngân hàng qua TTTT. Ta có thể hiểu rõ công tác thanh toán điện tử qua ví dụ sau: -Thanh toán trong hệ thống: Tháng 01/2002 Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm nhận được một uỷ nhiệm chi của công ty lắp máy Việt Nam, số tài khoản 710A-00720 mở tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm, trả cho đơn vị nhận tiền là công ty lắp máy và xây dựng 45- 3 có tài khoản tại Ngân hàng Công Thương Phú Yên, số TK 710A- 00227 với số tiền là một tỷ đồng. Thanh toán viên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, kiểm tra số dư trên máy, mẫu dấu chữ ký chuyển sang cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên nhập lệnh vào máy. Ngân hàng khởi tạo hạch toán. TK nợ: Tiền gửi của khách hàng - 4311.01710A- 0072:1 tỷ TK có: Điều chuyển vốn - 519101999: 1tỷ Sau đó chuyển sang cho kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) giải mã tính ký hiệu mật và truyền về TTTT. Tại TTTT sẽ truyền về Ngân hàng Công Thương Phú Yên. Tại Ngân hàng Công Thương Phú Yên sẽ hạch toán: Nợ: Điều chuyển có 519101999: 1tỷ Có: Tiền gửi của khách hàng 4311.0170A- 00227:1 tỷ Chứng từ sẽ được in 2 liên: 01 liên làm chứng từ báo cáo khách hàng 01 liên là chứng từ ghi nợ cho TK 5199 liên hàng 2. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Quá trình vận động của chứng từ kể từ lúc ngân hàng nhận được từ khách hàng hoặc từ lúc ngân hàng lập qua các khi đóng thành lập đưa vào lưu trữ. Luân chuyển nhanh nhất đồng thời vẫn đảm bảo yêu cầu kiểm soát, xử lý hạch toán của ngân hàng và phục vụ khách hàng. Các chứng từ về thanh toán chuyển khoản phải đảm bảo ghi nợ trước ghi có sau. Đối với những chứng từ thu tiền mặt phải ghi trước chi sau. Đối với những chứng từ thu tiền mặt phải thu trước chi sau. Dù là luân chuyển như thế nào nhưng luôn đảm bảo an toàn tài sản của khách hàng và ngân hàng. VD: Quá trình luân chuyển chứng từ chỉ tiền mặt ( séc lĩnh tiền mặt ) Khi có nhu cầu rút tiền mặt, khách hàng sẽ lập tờ séc lĩnh tiền mặt nộp vào bộ phận kế toán của ngân hàng, người tiếp nhận là thanh toán viên giữ tài khoản, thanh toán viên giữ tài khoản sẽ thực hiện công việc của kiểm soát trước và ghi nợ tài khoản tiền gửi của khách hàng, sau đó chuyển tờ séc lĩnh tiền mặt đó cho bộ phận kiểm soát sau. Nếu chấp nhận chứng từ đó thì chuyển sang cho bộ phận thủ quỹ và ra lệnh cho họ chi tiền mặt cho khách hàng, thủ quỹ kiểm tra lại nếu đã chấp nhận thì tiến hành chi tiền mặt cho khách hàng và vào sổ nhật ký quỹ sau đó chuyển lại tờ séc này cho bộ phận kiểm soát tiền mặt, bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra sau, sau đó chuyển cho bộ phận nhật ký chứng từ, tại đây sẽ lập nhật ký chứng từ tiến hành đối chiếu hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp sau đó đưa vào bộ phận lưu trữ. 2.1. Xử lý chứng từ kế toán. Trường hợp sai sót của chứng từ điện tử được phát hiện khi lệnh thanh toán chưa chuyển đi. - Nếu sai xót của chứng từ điện tử được phát hiện ngay trong quá trình lập và kế toán trưởng ( trưởng phòng kế toán ) chưa ghi ký hiệu mật trên chứng từ thì người lập được sửa lại cho đúng. - Nếu sai xót phát hiện sau khi đã ghi ký hiệu mật trên chứng từ thì việc thay đổi hoặc huỷ bỏ đối với các chứng từ bị sai xót này phải được kế toán trưởng xem xét quyết định. -Khi huỷ bỏ chứng từ điện tử bị sai xót kế toán trưởng ( trưởng phòng kế toán ) phải lập biên bản huỷ chứng từ điện tử, trong đó ghi rõ loại chứng từ: giờ, ngày, tháng, năm huỷ chứng từ và trên biên bản phải có đủ chữ ký của Tổng giám đốc ( giám đốc ), kế toán trưởng ( trưởng phòng kế toán ). Ngân hàng có chứng từ điện tử được lưu trữ vào tập hồ sơ riêng và bảo quản như các tài liệu kế toán khác. Các trường hợp sai sót của chứng từ điện tử bị phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã chuyển đi, được xử lý theo quy định về xử lý sai sót trong thanh toán điện tử do ngân hàng nhà nước trung ương quy định. Kế toán trưởng ( trưởng phòng kế toán) chịu trách nhiệm về việc quản lý, theo dõi, xử lý đối với chứng từ điện tử do đơn vị mình lập. 2.2. Những kết quả đạt được trong việc áp dụng tin học trong việc xử lý chứng từ. Trong những năm qua nhờ đổi mới Công nghệ, máy móc thiết bị. Tổ chức các lớp học về sử dụng vi tính cho các thanh toán viên và việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại Ngân hàng công thương hoàn kiếm đã thu được một số kết quả sau. Công tác xử lý chứng từ đã được giải quyết nhanh hơn trước rất nhiều. + Các chứng từ kế toán như chuyển tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, nếu là chứng từ hợp lệ thì hạch toán ngay trong ngày. + Các bộ phân giao dịch với khách hàng như thanh toán quốc tế, kế toán, thanh toán bù trừ, đều được nạp dữ liệu vào máyvà được nhập ngay trong ngày theo chương trình quản lý dữ liệu, để đảm bảo cho việc cung cấp cho khách hàng số liệu một cách nhanh chóng kịp thời, chính xác, chi tiết. Cung cấp số liệu đầy đủ cho các phòng nghiệp vụ như tín dụng, thanh toán quốc tế. - Cả 11 quỹ tiết kiệm đều có máy tính để giao dịch trực tiếp với khách hàng - Các thanh toán viên của phòng Kế toán, thanh toán Quốc tế đều xử dụng thành thạo và giao dịch với khách hàng trên máy vi tính. 3. Những tồn tại và khó khăn trong việc áp dụng tin học trong việc xử lý chứng từ kế toán. Trong thời gian qua, mặc dù việc áp dụng tin học trong xử lý chứng tờ kế toán tại Ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm đã đạt được những thành công, nhưng nhìn lại một cách toàn diện thì công tác này còn nhiều hạn chế mà Ngân hàng chưa khắc phục được. Về đội ngũ thanh toán viên. Trên thực tế tất cả các kiến thức mà một thanh toán viên được trang bị trong trường đại học không thẻ bao quát được hết các vấn đề. Đặc biệt trong tình hình khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, khi mà Công nghệ tin học đang có những bước nhảy vọt, vì vậy đòi hỏi cán bộ tín dụng nói chung và các thanh toán viên nói riêng phải không ngừng học hỏi thì mới có thể xử dụng những thành tựu này trong công việc của mình. Việc đào tạo và bồi dưỡhg tuy đã được ban lãnh đạo của Ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm chú trọng ngay từ bước đầu tiên, nhưng phạm vi và mục đích đào tạo còn nhiều hạn chế, bó hẹp do chưa có chương trình đào tạo phát triển tổng thể, cơ bản. Bên cạnh đó họ là đội ngũ cán bộ trẻ, năng động nhiệt tình, nhưng không thể tránh được những thiếu sót sai lầm. Rủi ro khi áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán. Việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán là rất cần thiết và có rất nhiều ưu điểm. Nhưng bên cạnh đó, nó cũng gây cho Ngân hàng một số rắc rối . Hệ thống máy vi tính tuy rất hiện đại nhưng cũng rất dễ bị vi rút xâm nhập, phá huỷ dữ liệu đã được lưu trong máy. Bên cạnh đó hệ thống vi tính này được nối mạng, nên chỉ cần biết mật mã hoặc dò tìm được mật mã thì có thể vào trong đó bất cứ lúc nào, đây cũng là một bất lợi rất lớn. Cơ sở vật chất. Tuy Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm đã có sự đầu tư ứng dụng những thành tựu của tin học trong việc xử lý chứng từ, nhưng vẫn chưa theo kịp với sự phát triển của Công nghệ tin học. Máy móc còn lạc hậu. Các chương trình phần mềm phục vụ cho việc xử lý chứng từ chưa được cập nhật kịp thời. Cơ chế chính sách của nhà nước. Về phía nhà nước, trong việc ban hành các văn bản, chế độ, các quy định về kế toán còn chồng chéo, chưa rõ ràng, chưa đầy đủ, thường xuyên thay đổi, đã ảnh hưởng rất lớn tới công tác ứng dụng tin học trong việc xử lý chứng từ kế toán. 4 . Thực trạng việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm. Trong những năm qua nhờ đổi mới Công nghệ, máy móc thiết bị. Tổ chức các lớp học về sử dụng vi tính cho các thanh toán viên mà việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm đã thu được một số kết quả như sau: Kết quả. - Các chứng từ kế toán như chuyển tiền, uỷ nhiệm thu,uỷ nhiệm chi, nếu là chứng từ hợp lệ thì thanh toán ngay trong ngày. - Các bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng như thanh toán quốc tế, kế toán, thanh toán bù trừ đều được nạp dữ liệu vào máy và được nhập ngay trong ngày theo chương trình quản lý dữ liệu, để đảm bảo cung cấp cho khách hàng số liệu một cách nhanh chóng , kịp thời, chính xác, chi tiết. Cung cấp số liệu đầy đủ cho các phòng nghiệp vụ như tín dụng, thanh toán quốc tế. - Các thanh toán viên của phòng kế toán , thanh toán quốc tế đều sử dụng thành thạo và giao dịch với khách hàng trên máy vi tính. Tồn tại: - Việc đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ, mặc dù đã được ban lãnh đạo của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm quan tâm, nhưng phạm vi cũng như mục đích của việc đào tạo còn nhiều hạn chế, bó hẹp do chưa có chương trình đào tạo tổng thể, cơ bản. Bên cạnh đó họ là đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, nhiệt tình, nhưng không thể tránh được những thiếu sót sai lầm. - Trên thực tế tất cả những kiến thức mà một thanh toán viên được trang bị trong trường không thể bao quát được hết các vấn đề, đặc biệt trong tình hình khoa học hiện nay . - Các thanh toán viên chưa đủ mỗi người một máy khi giao dịch với khách vì nơi làm việc còn chật hẹp chưa đủ chỗ để đặt máy vi tính. CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG TIN HỌC TRONG XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG HOÀN KIẾM . I. Định hướng phát triển của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm: 1. Các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh: *Nguồn vốn: Phấn đấu năm 2002 tăng trưởng nguồn vốn huy động vượt 5% đến 10% so với năm 2001 2. Đầu tư cho vay - Cho vay các doanh nghiệp tăng 5% so với năm 2001 - Kinh doanh, doanh số mua bán tăng 10% so với kết quả năm 2001 - Đầu tư thị trường vốn nội bộ tăng 5% lợi nhuận: tăng 4% so với năm 2001 II. Giải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm. Trong nền Kinh tế thị trường, cạnh tranh là yếu tố khách quan và trở thành động lực thúc đẩy sự phát triển nhanh tróng của nền Kinh tế thị trường. Ngày nay nhiều ngân hàng ở các nước đang vào nước ta cạnh tranh với các ngân hàng trong nước. Sự cạnh tranh này sẽ đào thải những ngân hàng làm ăn không có hiệu quả và thúc đẩy các ngân hàng làm ăn có hiệu quả. Do vậy ngành ngân hàng trong nước phải đổi mới để thu hút khách hàng về ngân hàng mình, các ngân hàng đều làm mọi cách sao cho giảm lãi suất cho vay, thanh toán được nhanh chóng và thuận tiện nhất cho khách hàng. Nếu ngân hàng đóng vai trò là chỗ dựa tin cậy cho khách hàng trong việc thanh toán thì ngân hàng đó sẽ thu hút được nhiều bạn hàng lớn trong xã hội. Khi nền Kinh tế ngày càng phát triển, khoa học kỹ thuật ngày càng hiện đại thì tất cả các phương pháp kế toán đều phải làm sao cho hoàn thiện, giúp cho kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Thông qua việc phân tích thực tế áp dụng phương pháp chứng từ tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm. Hoàn thiện hơn công tác thanh toán liên hàng. + Cần áp dụng mạng máy tính trong công tác thanh toán bù trừ. Tất cả các Ngân hàng Thương Mại, các tổ chức tín dụng hoạt động trên cùng một địa bàn nhưng khác hệ thống được ngân hàng Nhà nước thành phố Hà Nội chủ trì cho tham gia thanh toán bù trừ. Hiện nay công tác thanh toán bù trừ ở các ngân hàng thành viên thì kế toán thanh toán bù trừ phải đi giao dịch hai phiên trong một ngày. Việc mang chứng từ đi giao dịch không tránh khỏi khó khăn cho người đi giao dịch, hơn nữa việc đi lại khó an toàn như thanh toán viên bị để sót hay mất chứng từ, mà chứng từ trong thanh toán phải được đảm bảo như là bảo quản tài sản. Trong thanh toán giữa các ngân hàng mặc dù thanh toán bù trừ chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ so với thanh toán liên hàng chỉ khoảng 15% - 20% trong tổng số món thanh toán. Vì vậy ngân hàng nhà nước thành phố Hà Nội và các thành viên tham gia thanh toán bù trừ cần phải nhanh chóng áp dụng Công nghệ tin học, thực hiện nối mạng thanh toán qua mạng máy tính giữa các ngân hàng thành viên với ngân hàng thành phố Hà Nội. Có như thế việc thanh toán giữa các ngân hàng khác hê thống mới đảm bảo nhanh chóng, chính xác an toàn trong việc chuyển giao chứng từ, không gây mất tài sản cho cả ngân hang và khách hàng tạo niềm tin cho các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình. Vừa qua ngày 01/4/1997 Thủ tướng Chính Phủ đã quyết định về việc cho phép sử dụng dữ liệu triên vật mang tin để làm chứng từ thanh toán giữa băng đĩa, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán của các ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Các chứng từ này cũng phải có đầy đủ các yếu tố đảm bảo tính pháp lý như chứng từ kế toán bằng giấy. Riêng các yếu tố dấu và chữ ký phải được mã hoá bằng ký hiệu mật và phải có yếu tố bảo mật đảm bảo an toàn trong qua trình truyền tin xử lý và lưu trữ. Qua đó trung tâm thanh toán bù trừ có thể xây dựng các dự án thanh toán bù trừ qua mạng máy tính. Để có được mạng máy tính này thì điều kiện các ngân hàng phải có là: + Phải có một hệ thống mạng hoàn chỉnh phù hợp với thực tế giữa trung tâm thanh toán bù trừ và hệ thống mạng dự phòng để xử lý khi mất điện hay có sự cố về mạng. + Phải lựa chọn chương trình thanh toán bù trừ phù hợp với điều kiện chung của các ngân hàng thành viên. Về quy trình nghiệp vụ: + Tại ngân hàng thành viên đóng vai trò là ngân hàng A khi khách hàng nộp chứng từ vào, nếu ngân hàng chấp nhận thanh toán phải nhập chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố quy định ở “ chế độ chứng từ kế toán ngân hàng”. Các yếu tố này là cơ sở để ngân hàng B chấp nhận thanh toán. Các chứng từ phải được kế toán trưởng kiểm soát thông qua chứng từ gốc và chương trình máy tính rồi sẽ chấp nhận cho tham gia thanh toán bù trừ. Đây là bước chuyển hoá từ chứng từ được mã hoá, được gắn với một số thứ tự, thanh toán viên không có quyền truy cập và sửa đổi các yếu tố của chứng từ. Trên mạng, file tin thanh toán bù trừ được truyền về trung tâm thanh toán bù trừ, còn bảng kê kèm toàn bộ chứng từ gốc từng phiếu tạm thời lưu lại ngân hàng. Trước phiên thanh toán, ngân hàng A in các bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ đi phân theo các vế Nợ – Có riêng biệt và theo từng ngân hàng đối phương. Các bảng kê này cộng với chứng từ gốc để giao cho ngân hàng B. Đồng thời in ra hai bảng kê tổng hợp thanh toán bù trừ bảng kê 14, một bảng lưu lại cùng chứng từ gốc, một bảng nộp cho trung tâm thanh toán bù trừ. + Tại ngân hàng thành viên đóng vai trò là ngân hàng B Vào thời gian quy định trong ngày các ngân hàng thành viên nhận được chứng từ từ trung tâm thanh toán bù trừ. - File kết quả thanh toán bù trừ. - File tin thanh toán bù trừ đến. - File tin đề nghị thanh toán. Ngân hàng phải sử dụng chương trình máy tính hợp lệ của các file để xử lý. - Với file kết quả thanh toán bù trừ. Là file số liệu xác nhận kết quả thanh toán bù trừ của thành viên. Thể hiện số chênh lệch phải thu phải trả được trung tâm thanh toán bù trừ công nhận. Nó bao gồm cả những chứng từ do ngân hàng mình gửi đi thanh toán và những chứng từ do ngân hàng khác gửi đến thanh toán. - Với file đề nghị thanh toán (Ngoại bảng) khi nhận được file từ trung tâm thanh toán bù trừ gửi đến, ngân hàng phải kiểm tra toàn bộ số chứng từ quy định về việc chấp nhận thanh toán hay không. Mọi trường hợp từ chối bằng thanh toán được trả về nơi phát sinh chứng từ. + Tại trung tâm thanh toán bù trừ. Là nơi nhận tổng hợp và xử lý các file số liệu do các ngân hàng thành viên gửi đến theo từng phiếu. Các file này được kiểm tra chặt chẽ về mật mã truyền tin, khoá bảo mật và xử lý giải mã các số liệu đã được mã hoá từ các ngân hàng thành viên. - File kết quả thanh toán bù trừ gửi đến các ngân hàng thành viên để xác nhận kết quả thanh toán bù trừ qua ngân hàng Nhà nước có thể giúp cho các ngân hàng thành viên thực hiện thanh toán cho khách hàng nhanh chóng hiệu quả. Trong tình hình tài chính của đất nước và của ngành còn nhiều khó khăn như hiện nay quá trình xây dựng trung tâm thanh toán bù trừ cần được tiến hành từng bước. - Tiến hành xây dựng đồng thời hai trung tâm bộ phận tại cả các thành phố, tỉnh xuất phát từ những đặc điểm trên tôi xin đề xuất mô hình tổ chức hệ thống thanh toán bù trừ ở Việt Nam trong tương lai như sau: Ngân hàng thành viên Ngân hàng thành viên Ngân hàng thành viên Trung tâm thanh toán bù trừ Hà Nội Trung tâm thanh toán bù trừ khu vực Đà Nẵng Trung tâm thanh toán bù trừ khu vực TP.HCM Ngân hàng thành viên Ngân hàng thành viên Ngân hàng thành viên Diễn giải Chuyển giao chứng từ thanh toán cho trung tâm thanh toán bù trừ Trung tâm chuyển giao chứng từ đã được thanh toán bù trừ để ngân hàng thành viên tham gia trực tiếp cho khách hàng Quan hệ nội bộ của trung tâm thanh toán bù trừ (giữa các khu vực) 3. Hiện đại hoá hoạt động ngân hàng: Ngân hàng cần phải đổi mới kỹ thuật Công nghệ đáp ứng yêu cầu đòi hỏi mới về nghiệp vụ ngân hàng. *Về thiết bị: Tuỳ thuộc vào nhu cầu thực tế về khối lượng công việc mà trang bị các loại máy tính khác nhau nhằm tận dụng tối đa công suất thiết bị, hiệu quả và tiết kiệm nhưng không lạc hậu so với thế giới. ở trung ương và một số chi nhánh ngân hàng thành phố lớn phải có thiết bị đảm bảo độ an toàn, tin cậy cao, dung lượng và tính tăng phù hợp với nhiệm vụ ngân hàng, sử dụng các thiết bị của ngân hàng IBM, ICL... Các thiết bị đó phải đồng bộ và dễ dàng trong liên kết. Đối với trung tâm tin học ở trung ương, nơi tổ chức cơ sở dữ liệu phải sử dụng máy mi ni hay Main Franie, các mạng cục bộ dùng máy mini trung bình, các trạm làm việc sử dụng các termiral thông minh, có thể liên kết trong mạng hay xử lý đối lập. Các chi nhánh nhỏ có khối lượng công việc ít thì chỉ cần trang bị máy PC hay mạng máy PC liên kết với liên mạng và mạng toàn nghành. Về phần mềm cần áp dụng ngôn ngữ hiện đại, cần duy trì nhiều năm theo hệ thống mở dễ dàng trên nhiều loại thiết bị khi có thay đổi mà ít phải sửa chữa. Phần mềm phải theo thiết kế của các ngân hàng tiên tiến trong khu vực và trên thế giới, dễ dàng bổ xung theo MODEM. Coi trọng bảo mật nhất là trong thanh toán chuyển tiền. Tóm lại là phải xây dựng hệ thống kỹ thuật mở hiện đại có tính tự động cho trang xử lý, truy cập lưu trữ chứng từ. 4. Đào tạo đội ngũ cán bộ Nghiên cứu và triển khai thực hiện các nhiệm vụ đã được ban lãnh đạo Ngân hàng Công Thương Việt Nam thông qua tại hội nghị đầu năm theo phương châm “ phát triển, an toàn và hiệu quả” Tăng cường nắm tình hình tài chính, vốn kinh doanh và nhu cầu của khách hàng để phục vụ nhanh chóng và kịp thời, mở rộng công tác tiếp thị, chủ động tìm kiếm dự án tốt để đầu tư cho vay trung và dài hạn một cách có hiệu quả nhất. Nâng cao chất lượng tín dụng, tăng dư nợ lành mạnh, không để phát sinh nợ mới kém chất lượng và lãi treo. Tạo điều kiện cho các bộ phận còn yếu kém vươn lên đáp ứng yêu cầu của sự phát triển. Hoàn thiện và đa dạng hoá dịch vụ ngân hàng gắn liền với chất lượng hiệu quả nhằm mang lại những lợi ích tối đa cho mọi khách hàng và nâng cao tỷ trọng thu dịch vụ trong tổng nguồn thu của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm. Động viên khuyến khích phát huy các nguồn nội lực và động lực của chi nhánh phối hợp chặt chẽ với các đơn vị trong toàn hệ thống, mở rộng quan hệ với các Ngân hàng Thương Mại, tổ chức tín dụng trong nước và quốc tế để thực hiện tốt hơn nhiệm vụ được hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Ngân hàng Công Thương Việt Nam giao. Tiếp tục đào tạo đội ngũ cán bộ trưởng thành về mọi mặt kỹ thuật, nghiệp vụ kiến thức Kinh tế xã hội, khả năng giao tiếp ứng xử nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của các khách hàng và đọi hỏi cách làm việc chủ động tận tình, tác phong giao dịch hoà nhã, lịch sự, trang phục giao dịch văn minh. Kết hợp với một số chuyên gia ở các viện trường đại học ngành và lĩnh vực, tổ chức đào tạo bồi dưỡng tại chỗ để nâng cao tay nghề và kiến thức Kinh tế thị trường cho một số cán bộ chủ chốt theo phương châm đào tạo và đào tạo của Ngân hàng Công Thương Việt Nam đề ra. Tiếp tục thực hiện các thủ tục để mua trụ sở mới phù hợp với hoạt động của ngân hàng để giữ và thu hút khách hàng. * Quan tâm đào tạo cán bộ hiểu biết hơn về tin học ngân hàng. Sự phát triển không ngừng của nền Kinh tế nói chung và khoa học kỹ thuật nói riêng đã đưa con người sang một kỷ nguyên mới “ kỷ nguyên của thông tin”. Đứng trước kỷ nguyên, con người phải nhạy bén trong quá trình nắm bắt và xử lý thông tin phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước. Các cán bộ ngân hàng phải nhận thức được vận mệnh mới để nắm bắt, tạo điều kiện phát triển hệ thống ngân hàng vững mạnh. Trong những năm sắp tới cần tập trung trang bị kiến thức cơ bản về tin học cho toàn thể cán bộ ngân hàng mà trước hết là cán bộ nghiệp vụ lãnh đạo. Với các mục tiêu khác nhau có thể mở về các khoá về tin học cơ bản, khả năng cơ bản của máy tính cho cán bộ quản lý. Vì vậy công tác đào tạo là thường xuyên và không ngừng bổ xung những kiến thức mới để tiến tới 100% cán bộ ngân hàng đều có 2 kiến thức. Ngân hàng và sử dụng thành thạo máy tính, thực hiện công việc thành thạo của mỗi người. Nhanh chóng đào tạo kiến thức cho đội ngũ cán bộ lập trình ở các trung tâm tin học và các Ngân hàng Thương Mại có đầy đủ các kiến thức làm chủ công việc trước mắt và theo kịp tiến độ khoa học Công nghệ của thế giới. III. Kiến nghị: 1. Đối với Ngân hàng Nhà nước Phương thức thanh toán điện tử đang áp dụng hiện nay đã ổn định, từ khi triển khai đã không xảy ra việc thất thoát tài sản và việc nhầm lẫn được hạn chế rất nhiều do các món thanh toán đều được đối chiếu ngay trong ngày và chế độ bảo mật trong thanh toán rất nghiêm ngặt. Cần quảng cáo rộng rãi hình thức thanh toán thật sự có vị thế trong thanh toán không dùng tiền mặt trên cơ sở đó ngày càng thu hút được nhiều nguồn vốn nhàn rỗi trong xã hội, đầu tư cho nền Kinh tế trong công cuộc xây dựng đất nước “công nghiệp hoá, hiện đại hoá”. Hiện nay Thủ Tướng Chính Phủ đã ra quyết định số 196/TTG ngày 01/04/1997 về việc cho phép sử dụng dữ liệu trên mạng tin để làm chứng từ thanh toán, đây là thuận lợi cơ bản trong việc hoàn chỉnh phương thức thanh toán này vẫn phải in chứng từ theo mẫu từ máy tính ra để làm chứng từ thanh toán và phải lưu trữ dưới dạng giấy... Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm nói riêng và Ngân hàng Công Thương Việt Nam nói chung cần đề xuất kiến nghị ngân hàng nhà nước sớm có văn bản hướng dẫn cụ thể quyết định của Thủ Tướng Chính Phủ. Quy chế thanh toán điện tử của Ngân hàng Công Thương Việt Nam đã quy định phân loại nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng phục vụ, ví dụ: Phân theo các khoản thanh toán có giá trị thấp gồm các loại thanh toán phục vụ cho tiêu dùng cá nhân và phân các khoản thanh toán có giá trị cao là thanh toán của các tổ chức Kinh tế và doanh nghiệp. Ngân hàng Công Thương cần quy định cụ thể thế nào là giá trị thấp tương đương với khoản thanh toán với số tiền thấp là bao nhiêu để có độ ưu tiên trong thanh toán (trên thế giới thường quy định khoản thanh toán từ 1 triệu USD trở lên là khoản thanh toán có giá trị cao, do vậy khoản thanh toán này không được thanh toán nhanh, tức thời để đề phòng rủi ro có thể xảy ra). Việc bố trí cán bộ giải quyết nghiệp vụ thanh toán điện tử trong quy chế thanh toán điện tử đã quy định rõ phải bố trí cán bộ chuyên trách, đảm bảo tính liên tục để nhận chuyển tiền và trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền) để giải mã và kiểm tra ký hiệu mật. Những cán bộ này phải được đăng ký và lưu nhật ký làm việc của mình tại trung tâm thanh toán để có cơ sở giải quyết tranh chấp và quy trách nhiệm khi có sự cố ... Nhưng hiện nay tôi nhận thấy khi tham gia vào quy trình thanh toán điện tử tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm chỉ có 3 bên là Kiểm soát; tương đương với kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền). Thanh toán viên: Tương đương với thanh toán viên. DT: Tương đương với người làm công tác điện toán. Ba người sử dụng (user) này lại hoàn toàn không có mật mã (password). Do vậy hệ thông này bất kỳ ai cũng có thể truy nhập được điều này không đảm bảo an toàn trong bảo mật. 2. Đối với Ngân hàng Công Thương Việt Nam. Về hoạt động nghiệp vụ : - Kiến nghị Ngân hàng Công Thương Việt Nam cho đăng ký lại đúng chức danh của những người tham gia và vận hành hệ thống thanh toán điện tử và phải có mật mã với tiêu chuẩn là 6 tháng đổi mật mã một lần. - Xử lý nhanh các chứng từ thanh toán điện tử (cả nội tệ và ngoại tệ) để giảm tối thiểu thời gian lưu chuyển tiền không hợp lý cho các doanh nghiệp. 3. Đối với Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm cần tổ chức các lớp học về sử dụng máy vi tính cho toàn thể cán bộ trong cơ quan. Kết luận Phương thức thanh toán điện tử hiện nay tại NHCT Hoàn Kiếm đang trong giai đoạn bắt đầu nhưng rất hấp dẫn với khách hàng, tỷ trọng thanh toán của nó chiếm trong toàn bộ thanh toán không dùng tiền mặt của Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm, ưu nhược điểm của phương thức thanh toán này là rất nhanh, gọn nhẹ, thủ tục không phiền hà và có tính bảo mật đã đưa thời gian thanh toán từ một ngày trước đây còn 3 giờ mặt khác thanh toán điện tử có thể phục vụ trên địa bàn khắp cả nước bất cứ ở đâu miễn có chi nhánh Ngân hàng Công Thương. Phương thức thanh toán điện tử mặc dù chưa được quảng cáo rộng rãi trong dân cư nhưng bản thân nó đã khẳng định đây là một phương thức thanh toán tiên tiến trong nền Kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước chủ nghĩa xã hội Việt Nam. Chúng ta đã và đang thúc đẩy các thành phần Kinh tế phát huy các khả năng để xây dựng một xã hội giàu mạnh công bằng văn minh, thanh toán điện tử phục vụ đắc lực cho việc thanh toán và luân chuyển hàng hoá các thành phần Kinh tế. Hệ thống thanh toán này cũng là một nguồn thu đáng kể trong việc kinh doanh tiền tệ và thực hiện các dịch vụ ngân hàng trong giai đoạn đầu tư tín dụng còn chứa đựng rất nhiều yếu tố rủi ro trong khi nền Kinh tế nước ta hiện nay chủ yếu là nền Kinh tế thương mại chưa phải là nền Kinh tế sản xuất. Tin học ngày nay đã thâm nhập vào mọi hoạt động của đời sống loài người trong xã hội hiện đại. Ở Việt Nam đến nay đã áp dụng rộng rãi và có hiệu quả trong ngành Ngân hàng. Không những trong các nghiệp vụ thanh toán, kế toán, tín dụng, thống kê ngân hàng và cả trong các công việc quản trị văn phòng. Tin học máy tính đã trở thành một bộ phận quan trọng cấu thành gắn liền với hoạt động của ngân hàng. Trên góc độ kế toán trong những năm gần đây, Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm đã có nhiều chuyển biến tích cực phù hợp với yêu cầu của hạch toán kế toán theo pháp lệnh của Ngân hàng. Tuy nhiên công tác hạch toán kế toán điện tử giữa các ngân hàng còn rất nhiều hạn chế chưa tương xứng với tiềm năng phát triển trong nền Kinh tế hiện nay. Điều đó đòi hỏi công tác thanh toán điên tử qua Ngân hàng phải tiếp tục đổi mới cơ chế thanh toán, phương thức luân chuyển chứng từ sao cho đơn giản, nhanh chóng, thuận tiên cho khách hàng, để người dân trong xã hội ngày càng có nhu cầu thanh toán qua Ngân hàng nhiều hơn. Song việc tiến hành hiên đại hoá Công nghệ ngân hàng chỉ thực sự có ý nghĩa to lớn khi chúng ta tiến hành song song đồng bộ với qua trình khác, tránh tình trạng khập khiễng. Như vậy việc áp dụng kế toán máy là một bước tiến mạnh về chất trong công tác kế toán, nhất thiết phải hoàn thiện các phương pháp kế toán, trong đó có phương pháp luân chuyển chứng từ, để nhằm đưa công tác hạch toán kế toán và xử lý thông tin lên ngang tầm nhiêm vụ của nó. Quá trình nghiên cứu thực tế tình hình vận dụng phương pháp chứng từ trong điều kiện áp dụng kế toán máy tại Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm tôi có đưa ra một số ý kiến bản thân sau khi đã tham khảo ý kiến của giáo viên hướng dẫn cũng như các cán bộ trong Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm. Với nguyện vọng của mình để hướng tới các giải pháp hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ và việc áp dụng tin học trong thanh toán ở hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam nói chung và phát triển Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm nói riêng qua mạng máy tính hiện đại để hoà nhập với phương thức thanh toán trong khu vực và trên thế giới. Đây là một đề tài mới mẻ, phong phú, là mối quan tâm của các nghành, không chỉ riêng Hệ thống Ngân hàng Thương mại. Vì thời gian thực tập ngắn, chắc chắn còn có nhiều nội dung chưa đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, chuyên đề sẽ còn có nhiều sai sót. Em mong được sự chỉ bảo để chuyên đề được hoàn thiện tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn Tiến Sỹ Phan Thu Hà và các anh chị cán bộ Ngân hàng Công Thương Hoàn Kiếm đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, tháng 1-2003