Đề tài Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức kế toán tài sản cố định để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công ty xây dựng Đồng Tâm

LỜI MỞ ĐẦU Cạnh tranh là bản chất vốn có của nền kinh tế thị trường. Kinh tế thị trường càng phát triển, cạnh tranh cũng ngày càng khốc liệt. Nền kinh tế Việt Nam ngày càng hòa nhập vào nền kinh tế thế giới. Các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước nhiều cơ hội song cũng không ít những thách thức. Để nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp cần phải nỗ lực không ngừng, phát huy nội lực, biết tận dụng những cơ hội và tiềm năng sẵn có của đơn vị, đồng thời phải có những giải pháp và hướng đi đúng đắn. Thực tế đã chứng minh nền kinh tế Việt Nam chuyển từ mô hình kế hoạch hóa tập trung sang mô hình kinh tế thị trường có sự quản lý, điều tiết vĩ mô của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa là một bước tiến quan trọng, thành công rực rỡ trong chính sách phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước. Với đường lối đổi mới đó chúng ta đã từng bước thu được những thành quả rất đáng khích lệ. Biểu hiện là những năm gần đây nền kinh tế đang dần khởi sắc, đời sống người dân được nâng cao, thu hút được nhiều vốn cho đầu tư, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động và sản xuất ra nhiều sản phẩm đảm bảo đủ cho tiêu dùng và xuất khẩu. Góp phần vào thành công chung đó là sự phát triển năng động, sáng tạo của các thành phần kinh tế mà cụ thể là các “Doanh nghiệp xây dựng Việt Nam”. Đối với mỗi doanh nghiệp, TSCĐ là một bộ phận quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn đầu tư, là điều kiện cần thiết để giảm sức lao động chân tay, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. Việc mở rộng quy mô và đầu tư mới TSCĐ làm tăng cường năng lực sản xuất, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, song việc quản lý, sử dụng TSCĐ như thế nào để có hiệu quả lớn nhất là vấn đề rất quan trọng cần thực hiện ngay và thực hiện triệt để mà hiện nay các doanh nghiệp đang rất quan tâm: Điều đó đặt ra yêu cấu đối với công tác quản lý TSCĐ phải ngày càng tốt hơn và cần thiết phải tổ chức, tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ trong mỗi doanh nghiệp. Công ty TNHH xây dựng Đồng Tâm – Hà Nam là một doanh nghiệp chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Từ ngày thành lập đến nay, trải qua 15 năm phát triển, nhận thấy vai trò của TSCĐ trong việc sản xuất kinh doanh của mình, Công ty đã đầu tư mua sắm được một lượng lớn TSCĐ với đầy đủ các chủng loại nhằm phục vụ cho việc thi công các công trình. Mặt khác, việc quản lý TSCĐ trong sản xuất kinh doanh như thế nào để đạt được hiệu quả cao cũng là vấn đề được đơn vị hết sức quan tâm coi trọng về cả hiện vật và giá trị TSCĐ. Tuy nhiên TSCĐ là một tài sản có giá trị lớn, đa dạng và phong phú về chủng loại, nên việc sử dụng, quản lý hết sức phức tạp, chi phí tốn kém và còn nhiều vấn đề cần phải tìm hiểu, tìm hướng giải quyết và phát triển. Do vậy trong quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế tại Công ty, em đã chọn chuyên đề “Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức kế toán TSCĐ để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty xây dựng Đồng Tâm” để làm khóa luận tốt nghiệp của mình. Nội dung nghiên cứu: Chế độ kế toán – Chuẩn mực kế toán về TSCĐ - Quá trình hạch toán – quản lý TSCĐ. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập số liệu: Ghi chép phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng, giảm TSCĐ của Doanh nghiệp cũng như từng bộ phận trên các mặt số lượng, chất lượng, cơ cấu, giá trị, trích khấu hao đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ ở các bộ phận khác nhau. Phương pháp xử lý số liệu: Lập các báo cáo về TSCĐ, phân tích tình hình trang thiết bị sử dụng và bảo quản các loại TSCĐ. Nội dung khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác quản lý và tổ chức kế toán TSCĐ tại Công ty Đồng Tâm. Chương 2: Thực trạng công tác quản lý và tổ chức kế toán TSCĐ ở Công ty Đồng Tâm. Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức kế toán TSCĐ tại Công ty Đồng Tâm. CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CÔNG TÁC QUẢN LÝ TSCĐ TRONG DOANH NGHIỆP Khái niệm và vai trò của TSCĐ Khái niệm Theo chuẩn mực kế toán số 03 – Tài sản cố định hữu hình trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam (ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính): Tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình. Theo chuẩn mực kế toán số 04 – Tài sản cố định vô hình: Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình. - Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ: Các tài sản được ghi nhận là TSCĐ phải thỏa mãn đồng thời cả (4) tiêu chuẩn ghi nhận sau: + Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. + Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. + Thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm. + Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. Riêng đối với TSCĐ vô hình phải thỏa mãn cả định nghĩa về TSCĐ vô hình. - Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ: Theo thông tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. + Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ hữu hình: Tư liệu lao động là những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào thì cả hệ thống không thể hoạt động được, nếu thỏa mãn đồng thời 4 tiêu chuẩn: Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. Nguyên giá tài sản phải được thực hiện một cách đáng tin cậy. Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên. Có giá trị từ 10.000.000 đồng (mười triệu đồng) trở lên. Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ vô hình: + Một khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra thỏa mãn đồng thời cả bốn tiêu chuẩn như đối với TSCĐ hữu hình nhưng không hình thành TSCĐ hữu hình thì được coi là TSCĐ vô hình + Riêng chi phí phát sinh trong giai đoạn triển khai được ghi nhận là TSCĐ vô hình được tạo ra từ nội bộ Doanh nghiệp nếu thỏa mãn được các điều kiện sau: Tính khả thi về mặt kỹ thuật đảm bảo cho việc hoàn thành và đưa tài sản vô hình vào sử dụng theo dự tính hoặc để bán. Doanh nghiệp có khả năng sử dụng hoặc bán tài sản vô hình đó. Tài sản vô hình đó phải tạo ra được lợi ích kinh tế trong tương lai. Có đầy đủ các nguồn lực về kỹ thuật, tài chính và các nguồn lực khác để hoàn tất các giai đoạn phát triển, bán hoặc sử dụng tài sản vô hình đó. Có khả năng xác định một cách chắc chắn toàn bộ chi phí trong giai đoạn phát triển để tạo ra tài sản vô hình đó. Ước tính có đủ tiêu chuẩn về thời gian sử dụng và giá trị theo quy định cho tài sản cố định vô hình. Vai trò của TSCĐ Theo Các Mác “Tư liệu lao động là hệ thống xương cốt và cơ bắp của nền sản xuất”. Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần có các yếu tố đầu vào. Về mặt hiện vật, các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất bao gồm: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động sống. Tài sản cố định là một bộ phận chủ yếu của tư liệu lao động, nó được coi là cơ sở vật chất kỹ thuật có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần phát triển sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo chỗ đứng vững chắc cho doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường. Trong lịch sử phát triển của nhân loại, các cuộc cách mạng công nghiệp đều hướng tới và đạt được mục tiêu là đổi mới về cơ sở vật chất kỹ thuật cho quá trình sản xuất. TSCĐ trong nền kinh tế quốc dân và trong các doanh nghiệp không ngừng được đổi mới, hiện đại hóa và tăng nhanh chóng về số lượng, góp phần quan trọng vào việc nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. Đồng thời nó cũng thể hiện một cách chính xác nhất năng lực và trình độ trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật của mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào trang bị đồng bộ TSCĐ, chất lượng và có công nghệ cao, nhất định doanh nghiệp ấy sẽ thành công trong việc sản xuất ra sản phẩm có mẫu mã, chất lượng, giá trị phù hợp với người tiêu dùng và điều đó có nghĩa là nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hơn nữa, TSCĐ còn là một bộ phận của tổng tài sản trong doanh nghiệp, không những thể hiện trình độ trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật mà nó còn thể hiện tình hình tài chính của doanh nghiệp khi xem xét trong mối quan hệ với các chỉ tiêu khác cấu thành lên tài sản. Ngược lại, với tình trạng kỹ thuật lạc hậu, sản phẩm của doanh nghiệp sẽ không đáp ứng yêu cầu, thị hiếu của khách hàng, năng lực cạnh tranh của Doanh nghiệp bị giảm thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ bị tụt hậu và sau đó bị loại ra khỏi cuộc cạnh tranh chiếm lĩnh thị phần của nền kinh tế. Trong bối cảnh kinh tế hiện tại của đất nước và trên thế giới: Xu thế quốc tế hóa, toàn cầu hóa về tất cả các lĩnh vực: Khoa học kỹ thuật hiện đại thay đổi từng giờ và có thể được chuyển giao nhanh chóng, quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa diễn ra ở khắp mọi nơi. Vì vậy chúng ta phải tập trung trước hết vào việc đổi mới về cơ sở vật chất, đổi mới công nghệ cho quá trình sản xuất, cải tiến và nâng cao hiệu quả sử dụng của TSCĐ, tranh thủ tiếp cận, đi trước đón đầu những công nghệ, kỹ thuật sản xuất mới, hiện đại của Thế giới nhằm nâng cao năng suất lao động xã hội và phát triển nền kinh tế quốc dân. Một vấn đề đặt ra có tính chất sống còn đối với sự tồn taị và phát triển của doanh nghiệp nữa là uy tín và chất lượng sản phẩm, để tạo được sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã đa dạng phong phú, chúng ta phải không ngừng đổi mới máy móc, thiết bị, áp dụng công nghệ tiên tiến nhằm đáp ứng được yêu cầu sản xuất chế tạo sản phẩm phù hợp đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Như vậy, có thể nói TSCĐ là cơ sở vật chất kỹ thuật quan trọng và có ý nghĩa to lớn đối với các doanh nghiệp sản xuất. Thường xuyên đổi mới, hoàn thiện, quản lý và sử dụng hiệu quả TSCĐ là một trong những nhân tố then chốt quyết định sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp nói riêng và của cả nền kinh tế nói chung. Đặc điểm, phân loại và đánh giá tài sản cố định Đặc điểm của TSCĐ Tài sản cố định trong doanh nghiệp có nhiều chủng loại khác nhau với tính chất và đặc điểm khác nhau. Nhìn chung khi tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp chúng có các đặc điểm chủ yếu sau: - Đối với TSCĐ hữu hình: + TSCĐ hữu hình tham gia toàn bộ vào nhiều chu kỳ kinh doanh vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng hoàn toàn. + Giá trị bị giảm dần và được dịch chuyển dần vào giá trị sản phẩm mới mà TSCĐ đó tham gia sản xuất. - Đối với TSCĐ vô hình: + Giá trị bị giảm dần và được dịch chuyển dần vào giá trị sản phẩm mới mà TSCĐ đó tham gia sản xuất. - Đối với những TSCĐ dùng cho các hoạt động khác như: Hoạt động phúc lợi, sự nghiệp, dự án, cũng có những đặc điểm trên. Tuy nhiên giá trị bị giảm dần của nó không được tính vào giá trị sản phẩm mới. Phân loại TSCĐ TSCĐ trong doanh nghiệp có công dụng khác nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh, để quản lý tốt cần phải phân loại TSCĐ. Phân loại TSCĐ là việc sắp xếp các TSCĐ trong doanh nghiệp thành các loại, các nhóm TSCĐ có cùng tính chất, đặc điểm theo những tiêu thức nhất định. Trong doanh nghiệp thường phân loại theo các tiêu thức sau: - Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện. Theo cách phân loại này, căn cứ vào hình thái biểu hiện của TSCĐ mà chia ra TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. + TSCĐ hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong SXKD phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ. Loại này có thể phân chia theo nhóm căn cứ vào đặc trưng kỹ thuật của chúng gồm: Nhà cửa, vật kiến trú gồm: Nhà làm việc, nhà xưởng, nhà ở, nhà kho, cửa hàng, chuồng trại, sân chơi, giếng khoan, bể chứa, cầu đường. Máy móc thiết bị gồm: Máy móc thiết bị động lực, máy móc thiết bị công tác, máy móc thiết bị khác. Phương tiện vận tải, truyền dẫn: Ôtô, máy kéo, tàu thuyền, ca nô dùng trong vận chuyển, hệ thống đường ống dẫn nước, dẫn hơi, hệ thống điện, truyền thanh. Thiết bị, dụng cụ quản lý gồm: Các thiết bị sử dụng trong quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, dụng cụ đo lường, thí nghiệm. Cây lâu năm, súc vật làm việc. TSCĐ hữu hình khác: Là những TSCĐ chưa được liệt kê ở các nhóm trên. + TSCĐ vô hình bao gồm: Quyền sử dụng đất. Nhãn hiệu hàng hóa. Bản quyền, bằng sang chế. Phần mềm máy vi tính. Giấy phép và giấy phép nhượng quyền. Quyền phát hành. - Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu Căn cứ quyền sở hữu TSCĐ của doanh nghiệp chia thành hai loại là TSCĐ tự có và TSCĐ thuê ngoài: + TSCĐ tự có là các TSCĐ được xây dựng, mua sắm và hình thành từ nguồn vốn Ngân sách cấp, cấp trên cấp, nguồn vốn vay, nguồn vốn liên doanh, các quỹ của doanh nghiệp và các TSCĐ được biếu tặng. Đây là những TSCĐ thuộc sở hữu của doanh nghiệp. + TSCĐ thuê ngoài là nhưng TSCĐ đi thuê để sử dụng trong thời gian nhất định theo hợp đồng thuê tài sản. Tùy theo hợp đồng thuê mà TSCĐ thuê ngoài có 2 loại là TSCĐ thuê tài chính và TSCĐ thuê hoạt động. TSCĐ thuê tài chính là những tài sản mà bên đi thuê có quyền kiểm soát và sử dụng lâu dài theo các điều khoản của hợp đồng thuê (Giá trị của TSCĐ thuê tài chính được phản ánh là vốn của bên thuê: Bên thuê được trích khấu hao của tài sản vào chi phí SXKD): Bên cho thuê có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu tài sản cho bên đi thuê. Quyền sở hữu tài sản có thể chuyển giao vào cuối thời hạn thuê. TSCĐ thuê hoạt động: Là TSCĐ mà bên đi thuê chỉ được quản lý và sử dụng tài sản trong thời hạn quy định trong hợp đồng và phải hoàn trả khi hết thời hạn thuê. - Phân loại TSCĐ theo tính chất. Căn cứ vào tính chất của TSCĐ trong doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành phân loại TSCĐ theo các chỉ tiêu sau: + TSCĐ dùng cho mục đích kinh doanh: Là những TSCĐ do doanh nghiệp sử dụng cho các mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với TSCĐ hữu hình, doanh nghiệp phân loại như sau: Loại 1: Nhà cửa, vật kiến trúc là TSCĐ của doanh nghiệp được hình thành sau quá trình thi công xây dựng như: Trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào, tháp nước, sân bãi, cầu cống, đường xá, cầu cảng. Loại 2: Máy móc, thiết bị là toàn bộ các loại máy móc thiết bị phục vụ trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: Máy móc chuyên dùng, thiết bị công tác, dây truyền công nghệ. Loại 3: Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn bao gồm: Phương tiện vận tải đường sắt, đường thủy, đường bộ, đường không, đường ống, hệ thống thông tin, hệ thống điện, hệ thống nước, băng tải. Loại 4: Thiết bị dụng cụ quản lý: Máy vi tính, thiết bị điện tử, thiết bị dụng cụ đo lường, kiểm tra chất lượng máy, máy hút bụi, hút ẩm. Loại 5: Vườn cây lâu năm, súc vật làm việc. Loại 6: Các loại TSCĐ khác: Tranh ảnh, tác phẩm nghệ thuật. TSCĐ vô hình: Quyền sử dụng đất, quyền phát hành, bằng sang chế, phát minh, nhãn hiệu thương mại. TSCĐ dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh, quốc phòng: Là những TSCĐ do doanh nghiệp quản lý sử dụng cho các mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh quốc phòng trong doanh nghiêp. TSCĐ bảo quản, giữ hộ, cất giữ hộ: Là những TSCĐ doanh nghiệp quản hộ, giữ hộ, cất giữ hộ cho đơn vị khác hoặc cho nhà nước theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. - Các cách phân loại khác: Ngoài các cách phân loại trên có thể phân loại TSCĐ trong doanh nghiệp theo các tiêu thức như: Phân loại theo nguồn hình thành, phân loại theo nơi sử dụng. Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá Đánh giá TSCĐ là việc vận dụng phương pháp tính giá để xác định giá trị của TSCĐ ở thời điểm nhất định theo những nguyên tắc chung. Cụ thể: - Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá: Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được tài sản đó và đưa tài sản đó vào vị trí sẵn sàng sử dụng. Nguyên giá TSCĐ được xác định theo nguyên tắc chi phí. TSCĐ của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. Với mỗi nguồn hình thành, các yếu tố cấu thành cũng như đặc điểm cấu thành nguyên giá TSCĐ không giống nhau do đó cách xác định nguyên giá TSCĐ cũng khác nhau. Sau đây là cách xác định nguyên giá TSCĐ trong một số trường hợp cụ thể: + Nguyên giá TSCĐ hữu hình. Nguyên giá TSCĐ hữu hình do mua sắm trực tiếp bao gồm: Giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại, giảm giá), các khoản thuế (trừ các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Đối với TSCĐ mua sắm dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế thì nguyên giá không bao gồm khoản thuế GTGT. Đối với TSCĐ mua sắm dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình, dự án hoặc dùng cho hoạt động phúc lợi thì nguyên giá TSCĐ bao gồm cả khoản thuế GTGT. Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua trả chậm được xác định theo giá mua trả tiền ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí SXKD theo kỳ hạn thanh toán. Nguyên giá TSCĐ hữu hình do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương pháp giao thầu là giá quyết toán công trình xây dựng theo quy chế quản lý đầu tư XDCB hiện hành và các chi phí khác có liên quan trực tiếp và lệ phí trước bạ (nếu có). Nguyên giá TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi: Trao đổi không tương tự: Nguyên giá TSCĐ hình thành từ việc trao đổi được xác định bằng giá hợp lý của TSCĐ nhận về hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về. Trao đổi tương tự: Nguyên giá TSCĐ hình thành từ việc trao đổi được xác định bằng giá trị còn lại của TSCĐ đem đi trao đổi. Nguyên giá TSCĐ hữu hình hình thành do tự xây dựng hoặc tự chế: Nguyên = Giá thành thực tế + Chi phí lắp đặt, Giá của TSCĐ chạy thử Trường hợp doanh nghiệp dùng sản phẩm do mình sản xuất ra để chuyển thành TSCĐ thì Nguyên giá được xác định như sau: Nguyên = Chí phí sản xuất + Chi phí trực tiếp liên quan đến Giá sản phẩm việc đưa TSCĐ vào sử dụng Nguyên giá TSCĐ hữu hình được cấp, được điều chuyển đến, được xác định như sau: Giá trị còn lại trên sổ kế toán đơn vị cấp, Chi phí trực tiếp Nguyên = điều chỉnh hoặc đánh giá lại + liên quan đến Giá của hội đồng giao nhận TSCĐ vào sử dụng Nguyên giá TSCĐ hữu hình nhận góp vốn liên doanh, nhận lại vốn góp, do phát hiện thừa, được tài trợ, biếu tặng, là giá đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận cộng với các chi phí mà bên nhận phải chi ra để đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. + Nguyên giá TSCĐ vô hình. Trong các trường hợp: Mua riêng biệt, trao đổi, được tài trợ, được cấp, được biếu tặng thì Nguyên giá TSCĐ vô hình được xác định tương tự Nguyên giá TSCĐ hữu hình. Một số trường hợp đặc thù khác: Nguyên giá TSCĐ vô hình từ việc sát nhập doanh nghiệp: Là giá trị hợp lý của tài sản vào ngày mua, ngày sáp nhập doanh nghiệp. (Giá trị hợp lý có thể là giá niêm yết tại thị trường hoạt động, giá của nghiệp vụ mua bán TSCĐ tương tự). Nguyên giá TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất có thời hạn: Là giá trị quyền sử dụng đất khi doanh nghiệp đi thuê đất dài hạn đã trả tiền thuê một lần cho nhiều năm và được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc số tiền đã trả khi nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp hoặc giá trị quyền sử dụng đất nhận góp vốn. Nguyên giá TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất không có thời hạn, là số tiền đã trả khi chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp (gồm chi phí đã trả cho tổ chức, cá nhân chuyển nhượng hoặc đền bù, giải phóng mặt bằng, san lấp, lệ phí trước bạ. Nguyên giá TSCĐ vô hình được tạo ra từ nội bộ doanh nghiệp: Quá trình hình thành tài sản được chia thành 2 giai đoạn: Giai đoạn nghiên cứu: Toàn bộ chi phí phát sinh trong giai đoạn này không được tính vào nguyên giá tài sản mà được tính vào chi phí SXKD. Giai đoạn triển khai: Toàn bộ chi phí bình thường, hợp lý phát sinh từ thời điểm tài sản đáp ứng được định nghĩa và tiêu chuẩn TSCĐ vô hình cho đến khi đưa TSCĐ vô hình vào sử dụng được ghi nhận vào nguyên giá TSCĐ vô hình (gồm các chi phí: Nguyên vật liệu, tiền lương, chi phí sản xuất chung, chi phí khác, có liên quan đến việc hình thành tài sản). + Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính. Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính được xác định theo giá trị hợp lý của tài sản thuê hoặc là giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu (trường hợp giá trị hợp lý cao hơn giá trị hiện tại của các khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu) cộng với các chi phí trực tiếp phát sinh ban đầu liên quan đến hoạt động thuê tài chính. Nguyên giá của TSCĐ thuê tài chính không bao gồm thuế GTGT bên cho thuê đã trả khi mua TSCĐ để cho thuê (số thuế này sẽ phải hoàn trả cho bên thuê, kể cả trường hợp TSCĐ thuê tài chính đi vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp). Chi phí trực tiếp phát sinh liên quan đến hợp đồng thuê tài chính được tính vào nguyên giá của tài sản thuê như chi phí đàm phán, ký kết hợp đồng thuê, chi phí vận chuyển bốc dỡ, lắp đặt chạy thử mà bên thuê phải chi ra. - Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại. Giá trị còn lại của TSCĐ là phần giá trị của TSCĐ chưa chuyển dịch vào giá trị của sản phẩm sản xuất ra. Giá trị còn lại của TSCĐ được tính như sau: Giá trị còn lại = Nguyên giá – Hao mòn lũy kế - Đánh giá lại TSCĐ. Trong quá trình sử dụng, do nhiều nguyên nhân, giá trị ghi sổ ban đầu của TSCĐ và giá trị còn lại của TSCĐ trên sổ kế toán không phù hợp với giá trị thị trường của TSCĐ. Số liệu kế toán về giá trị TSCĐ sẽ không đủ tin cậy cho việc xác định các chỉ tiêu có liên quan đến TSCĐ nữa. Do đó, cần thiết phải đánh giá lại TSCĐ theo mặt bằng giá ở một số thời điểm nhất định. Đánh giá lại TSCĐ phải thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và chỉ đánh giá lại trong các trường hợp sau: + Nhà nước có quyết định đánh giá lại TSCĐ. + Cổ phần hóa doanh nghiệp. + Chia, tách, giải thể doanh nghiệp. + Góp vốn liên doanh. Khi đánh giá lại TSCĐ, phải xác định lại cả chỉ tiêu nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ. Thông thường, giá trị còn lại của TSCĐ sau khi đánh giá lại được điều chỉnh theo công thức sau: Giá trị đánh giá lại của TSCĐ Nguyên giá ghi sổ của TSCĐ Giá trị còn lại của Giá trị còn lại TSCĐ sau khi = của TSCĐ được x đánh giá lại đánh giá lại Yêu cầu quản lý TSCĐ Với vai trò to lớn của TSCĐ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cho nên yêu cầu quản lý TSCĐ phải được thực hiện thật tốt. Cụ thể là: Doanh nghiệp cần phải phản ảnh kịp thời số hiện có, tình hình biến động của từng thứ loại, nhóm TSCĐ trong toàn doanh nghiệp cũng như trong từng đơn vị sử dụng, đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác sử dụng đảm bảo khai thác hết công suất có hiệu quả. Quản lý TSCĐ phải theo những nguyên tắc nhất định. Căn cứ Thông tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ trưởng Bộ tài chính thì cần tuân thủ một số nguyên tắc sau: - Phải lập bộ hồ sơ cho mọi TSCĐ có trong doanh nghiệp, hồ sơ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ có liên quan khác. - Tổ chức phân loại, thống kê, đánh số, lập thẻ riêng và theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ trong sổ theo dõi TSCĐ ở phòng kế toán và đơn vị sử dụng. - TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán. - Đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao theo quy định theo Thông tư 203/2009/TT-BTC. - Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ thông thường. - Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính Doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê TSCĐ. Mỗi trường hợp thiếu, thừa TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Nhiệm vụ kế toán TSCĐ Để đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ trong Doanh nghiệp, kế toán là một công cụ quản lý kinh tế có hiệu quả cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng, và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, bảo quản và sử dụng TSCĐ. - Phản ảnh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng, tính toán phản ánh chính xác số khấu hao vào chi phí SXKD trong kỳ của đơn vị có liên quan. - Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ. - Tham gia công tác kiểm kê, kiểm định kỳ hay bất thường, đánh giá lại TSCĐ trong trường hợp cần thiết. Tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT TSCĐ Xác định đối tượng ghi TSCĐ TSCĐ của doanh nghiệp là các tài sản có giá trị lớn càng phải được quản lý đơn chiếc. Để phục vụ cho công tác quản lý kế toán phải ghi sổ theo từng đối tượng ghi TSCĐ. Đối tượng ghi TSCĐ hữu hình là từng vật kết cấu hoàn chỉnh bao gồm cả vật gán lắp và phụ tùng kèm theo. Đối tượng ghi TSCĐ có thể là một vật thể riêng biệt về mặt kết cấu, có thể thực hiện những chức năng độc lập nhất định, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau không thể tách rời để cùng thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định. Đối tượng ghi TSCĐ vô hình là từng TSCĐ vô hình gắn với một nội dung chi phí và một mục đích riêng mà doanh nghiệp có thể xác định một cách riêng biệt, có thể kiểm soát và thu được lợi ích kinh tế từ việc nắm giữ tài sản. Để tiện cho việc theo dõi, quản lý phải tiến hành đánh số cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Mỗi đối tượng ghi TSCĐ phải có số liệu riêng. Việc đánh số TSCĐ là do doanh nghiệp quy định tùy theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp đó, nhưng phải đảm bảo tính thuận tiện trong việc nhận biết TSCĐ theo nhóm, theo loại và tuyệt đối không trùng lắp. Nội dung kế toán chi tiết TSCĐ Kế toán chi tiết TSCĐ gồm: Lập và thu nhận các chứng từ ban đầu có liên quan đến TSCĐ ở doanh nghiệp, tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ ở phòng kế toán và tổ chức kế toán chi tiết ở các đơn vị sử dụng TSCĐ. Chứng từ ban đầu là căn cứ để kế toán ghi sổ, bao gồm các chứng từ chủ yếu sau: Biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành. Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Các tài liệu kỹ thuật có liên quan. Tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ tại nơi sử dụng, bảo quản: Việc theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng, bảo quản nhằm xác định và gắn trách nhiệm sử dụng và bảo quản với từng bộ phận, góp phần nâng cao trách nhiệm và sử dụng hiệu quả TSCĐ. Tại nơi sử dụng, bảo quản TSCĐ (các phòng ban, phân xưởng) sử dụng sổ “TSCĐ theo đơn vị sử dụng” để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ trong phạm vi bộ phận quản lý. Tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ tại bộ phận kế toán: Tại bộ phận kế toán của Doanh nghiệp, kế toán sử dụng “Thẻ TSCĐ” và “Sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp” để theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ. - Thẻ TSCĐ: Do kế toán lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ của Doanh nghiệp. Thẻ được thiết kế thành các phần để phản ảnh các chỉ tiêu chung về TSCĐ, các chỉ tiêu về giá trị: Nguyên giá, giá đánh giá lại, giá trị hao mòn. Thẻ TSCĐ cũng được thiết kế để theo dõi tình hình ghi giảm TSCĐ. Căn cứ để ghi thẻ TSCĐ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ. Ngoài ra để theo dõi việc lập thẻ TSCĐ doanh nghiệp có thể lập sổ đăng ký thẻ TSCĐ. - Sổ TSCĐ: Được mở để theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ của toàn doanh nghiệp. Mỗi một loại TSCĐ có thể được dùng riêng trên một sổ hoặc một số trang sổ. Căn cứ để ghi sổ TSCĐ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và các chứng từ gốc liên quan. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TỔNG HỢP TSCĐ Để kế toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình kế toán sử dụng một số tài khoản liên quan sau: TK 211 – Tài sản cố định hữu hình. Bên Nợ: + Nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng do XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, do mua sắm, do nhận vốn góp liên doanh, do được cấp, do được tặng, biếu, tài trợ. + Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm hoặc do cải tạo nâng cấp. + Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ do đánh giá lại. Bên Có: + Nguyên giá TSCĐ hữu hình giảm do điều chuyển cho đơn vị khác, do nhượng bán, thanh lý hoặc đem đi góp vốn liên doanh. + Nguyên giá TSCĐ giảm do tháo bớt một, một số bộ phận. + Điều chỉnh giảm nguyên giá TSCĐ do đánh giá lại. Số dư (Bên Nợ): Nguyên giá TSCĐ hiện có của Doanh nghiệp. Các tài khoản cấp 2. + TK 2111: Nhà cửa, vật kiến trúc. + TK 2112: Máy móc thiết bị. + TK 2113: Phương tiện vận tải, truyền dẫn. + TK 2114: Thiết bị, dụng cụ quản lý. + TK 2115: Cây lâu năm, xúc vật làm việc. + TK 2118: TSCĐ khác. TK 213 – Tài sản cố định vô hình. Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ tăng. Bên Có: Nguyên giá TSCĐ giảm. Số dư (Bên Nợ): Nguyên giá của TSCĐ vô hình hiện có ở Doanh nghiệp. Các tài khoản cấp 2: + TK 2131: Quyền sử dụng đất. + TK 2132: Quyền phát hành. + TK 2133: Bản quyền, bằng sang chế. + TK 2134: Nhãn hiệu hàng hóa. + TK 2135: Phần máy vi tính. + TK 2136: Giấy phép và giấy phép nhượng quyền. + TK 2138: TSCĐ vô hình khác. TK 214 – Hao mòn tài sản cố định. Bên Nợ: Giá trị hao mòn TSCĐ, BĐS đầu tư giảm do TSCĐ, BĐS đầu tư, thanh lý, nhượng bán, điều động cho đơn vị khác, góp vốn liên doanh. Bên Có: Nguyên giá TSCĐ giảm. Số dư (Bên Nợ): Nguyên giá của TSCĐ hiện có của Doanh nghiệp. Các tài khoản cấp 2: + TK 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình. + TK 2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. + TK 2143: Hao mòn TSCĐ vô hình. + TK 2147: Hao mòn BĐS đầu tư. Các tài khoản liên quan khác: TK 111, 112, 331, 133, 333. (1)- Khi TSCĐ hữu hình tăng lên do mua sắm, kế toán phản ánh: + Tiền mua TSCĐ và thuế GTGT phải nộp khi mua. Nợ TK 211, 213 – Giá mua chưa thuế. Nợ TK 133 – Thuế GTGT. Có TK 111, 112, 331 – Số tiền thanh toán. + Các khoản chi phí trước khi sử dụng TSCĐ. Nợ TK 211, 213. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112. Nếu mua sắm TSCĐ phải trải qua một quá trình lắp đặt, phát sinh chi phí: Nợ TK 2411 – Mua sắm TSCĐ . Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331. Sau đó khi công việc hoàn thành, đưa vào sử dụng: Nợ TK 211, 213 – Nguyên giá TSCĐ. Có TK 2411 – Giá trị hao mòn TSCĐ. + Khoản thuế nhập khẩu phải nộp khi mua TSCĐ. Nợ TK 211, 213. Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu. + Khoản thuế GTGT phải nộp của TSCĐ. Nợ TK 133. Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu. (2) - Khi mua TSCĐ theo phương thức trả chậm, trả góp: Nợ TK 211- Nguyên giá. Nợ TK 133- Thuế GTGT. Nợ TK 242- Chi phí trả trước dài hạn. Có TK 331- Phải trả cho người bán (3) - Khi doanh nghiệp được tài trợ biếu tặng: Nợ TK 211- Nguyên giá TSCĐ. Có TK 711- Thu nhập khác. (4) - Khi doanh nghiệp sử dụng sản phẩm tự chế: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán. Có TK 155- Thành phẩm. Có TK 154- Chi phí sản phẩm dở dang. (5) - TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi: Nợ TK 211- Nguyên giá TSCĐ. Nợ TK 214- Hao mòn TSCĐ. Có TK 211- Nguyên giá TSCĐ. 331 133 242 111,112, 331, 141 214-TSCĐ hữu hình 213-TSCĐ vô hình 133 SƠ ĐỒ 1.1: KẾ TOÁN TỔNG HỢP TĂNG GIẢM TSCĐ 811 Nguyên giá Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán TSCĐ mua ngoài đưa ngay vào sử dụng 214 Giá trị hao mòn của TSCĐ thanh lý, nhượng bán Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Nguyên giá Giá trị hao mòn của TSCĐ góp vốn liên doanh TSCĐ mua trả chậm (theo giá mua trả tiền ngay ) Thuế GTGT đầu vào (nếu có) 222 711 Số CL giá đánh giá > GTCL tương ứng với phần lợi ích của các bên khác trong LD Lãi trả chậm phải trả 241 TSCĐ đưa đi góp vốn liên doanh TSCĐ tăng do đầu tư XDCB hoàn thành 3387 811 Số CL giữa giá đánh giá > GTCL tương ứng với phần lợi ích của mình trong liên doanh 411 Số CL đánh giá < giá trị còn lại 138 Giá trị còn lại Nguyên giá TSCĐ phát hiện thiếu khi kiểm kê 221, 222, 223 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng TSCĐ vô hình 214 Giá trị hao mòn TSCĐ vô hình tăng do được biếu, tặng 711 TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất chuyển thành BĐS đầu tư 217 217 BĐS đầu tư là quyền sử dụng đấtchuyển thành TSCĐ vô hình 2147 2143 Đồng thời kết chuyển GTHM 2147 2143 Đánh giá giảm Đồng thời kết chuyển giá trị hao mòn 412 Đánh giá tăng KẾ TOÁN KHẤU HAO TSCĐ Ở DOANH NGHIỆP Khấu hao TSCĐ Khấu hao TSCĐ là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó vào giá trị sản phẩm, hàng hóa dịch vụ được sang tạo ra. Quy định về tính trích khấu hao TSCĐ: a/ Phạm vi tính trích khấu hao TSCĐ: Theo quy định hiện hành, cụ thể là Thông tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ trưởng bộ tài chính, phạm vi phải trích khấu hao gồm: - Toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải trích khấu hao và được tính vào chi phí SXKD trong kỳ. - Những TSCĐ còn lại không tham gia vào hoạt động SXKD thì không phải trích khấu hao, bao gồm: TSCĐ không cần dùng, chưa cần dùng; TSCĐ thuộc dự trữ nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý hộ; TSCĐ chưa khấu hao hết bị mất ; TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp; TSCĐ sử dụng cho hoạt động phúc lợi phục vụ người lao động của doanh nghiệp (trừ các TSCĐ phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, bể chứa nước sạch, nhà để xe, phòng hoặc trạm y tế để khám chữa bệnh, xe đưa đón người lao động, cơ sở đào tạo, dạy nghề, nhà ở cho người lao động do doanh nghiệp đầu tư xây dựng), tập thể, dự án; TSCĐ dùng chung cho cả xã hội mà nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý, quyền sử dụng đất lâu dài (TSCĐ vô hình đặc biệt) và TSCĐ đã khấu hao hết mà vẫn còn sử dụng cho SXKD; TSCĐ là nhà và đất ở trong trường hợp mua lại nhà và đất ở đã được nhà nước cấp quyền sử dụng đất lâu dài thì giá trị quyền sử dụng đất không phải tính khấu hao. b/ Thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ: Thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ hữu hình. - Đối với TSCĐ còn mới chưa qua sử dụng, doanh nghiệp phải căn cứ vào khung thời gian sử dụng TSCĐ theo Thông tư 203/2009/TT-BTC để xác định. - Đối với TSCĐ đã qua sử dụng, thời gian sử dụng của TSCĐ được xác định như sau: Thời gian sử dụng Giá trị hợp lý của TSCĐ Giá bán TSCĐ tương đương Thời gian sử dụng của TSCĐ mới cùng TSCĐ xác định theo TT 203 = x Trường hợp doanh nghiệp muốn xác định thời gian sử dụng của TSCĐ khác với khung thời gian sử dụng theo Thông tư 203/2009/TT-BTC (Kể cả TSCĐ mới hay đã qua sử dụng) thì doanh nghiệp phải giải trình rõ các căn cứ để xác định thời gian sử dụng của TSCĐ đó để cơ quan chức năng xem xét, quyết định theo ba tiêu chuẩn sau: Tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ theo thiết kế. Hiện trạng TSCĐ (thời gian TSCĐ đã qua sử dụng, thế hệ tài sản, tình trạng thực tế của tài sản). Ảnh hưởng của việc tăng, giảm khấu hao TSCĐ đến kết quả sản xuất kinh doanh và nguồn vốn trả nợ các tổ chức tín dụng. Thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ vô hình. Doanh nghiệp tự xác định thời gian sử dụng TSCĐ vô hình nhưng tối đa không qúa 20 năm. Thời gian này cũng có thể quá 20 năm khi có những căn cứ tin cậy và phải trình bày các lý do ước tính trên Báo cáo tài chính. Riêng thời gian sử dụng của Quyền sử dụng đất có thời hạn là thời hạn được phép sử dụng đất theo quy định. Đối với TSCĐ vô hình là quyền tác giả, quyền sở hữu trí tuệ, quyền đối với giống cây trồng, thì thời gian sử dụng là thời hạn bảo hộ được ghi trên văn bằng bảo hộ theo quy định (không được tính thời hạn bảo hộ được gia hạn thêm). Ngoài ra còn nhiều căn cứ khác như: Ngày hết hạn hợp đồng của TSCĐ thuê tài chính, thời gian được phép khai thác hải sản quy định trong giấy phép khai thác hải sản. Nguyên tắc trích khấu hao: Việc trích khấu hao hay thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ ngày mà TSCĐ tăng, giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động SXKD. Các phương pháp tính trích khấu hao TSCĐ: a/ Phương pháp khấu hao đường thẳng: (Phương pháp khấu hao bình quân, phương pháp khấu hao tuyến tính cố định): - Là phương pháp khấu hao mà mức khấu hao hàng năm không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ. - Theo phương pháp này mức Khấu hao bình quân được tính như sau: Mức khấu hao bình quân năm Giá trị phải khấu hao = Số năm sử dụng - Nếu đơn vị thực hiện khấu hao cho từng tháng thì: Mức khấu hao bình quân tháng Mức khấu hao bình quân năm = 12 tháng Để công việc tính toán mức khấu hao TSCĐ phải trích được đơn giản, khi Doanh nghiệp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp tuyến tính thì mức khấu hao TSCĐ cần trích của tháng bất kỳ theo công thức: Mức khấu hao tăng (giảm) trong tháng Mức khấu hao bình quân tháng 30 ngày x Số ngày còn lại của tháng = Khấu hao TSCĐ phải trích trong tháng Khấu hao TSCĐ đã Trích tháng trước Khấu hao TSCĐ tăng trong tháng Khấu hao TSCĐ giảm trong tháng = + - Đối với tháng đầu (hoặc tháng cuối) khi TSCĐ được đưa vào sử dụng (hoặc ngừng sử dụng) không phải từ đầu tháng (cuối tháng) thì mức khấu hao tăng (giảm) trong tháng được xác định theo công thức: b/ Phương pháp khấu hao số dư giảm dần có điều chỉnh: (Phương pháp khấu hao nhanh). - Là phương pháp mà số khấu hao phải trích hàng năm của TSCĐ giảm dần trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ đó. - Để thực hiện theo phương pháp này, TSCĐ phải thỏa mãn các điều kiện sau: + TSCĐ đầu tư mới (chưa qua sử dụng). + TSCĐ trong các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực có công nghệ đòi hỏi phải thay đổi, phát triển nhanh. Các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả kinh tế cao được khấu hao nhanh nhưng tối đa không quá 2 lần mức khấu hao xác định theo phương pháp đường thẳng để nhanh chóng đổi mới công nghệ. Khi thực hiện khấu hao nhanh, doanh nghiệp phải bảo đảm kinh doanh có lãi. - Theo phương pháp này ta có: Mức khấu hao năm Tỷ lệ khấu hao nhanh Giá trị phải khấu hao còn lại = x Hệ số điều chỉnh Tỷ lệ khấu hao theo phương pháp đường thẳng Tỷ lệ khấu hao nhanh = x Trong đó: Hệ số điều chỉnh: Quy định theo Thông tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ trưởng bộ tài chính. Những năm cuối, khi mức khấu hao năm xác định theo phương pháp số dư giảm dần nói trên bằng (hoặc thấp hơn) mức khấu hao tính bình quân giữa giá trị còn lại và số năm sử dụng còn lại của TSCĐ, thì kể từ năm đó mức khấu hao được tính bằng giá trị còn lại của TSCĐ chia cho số năm sử dụng còn lại của TSCĐ. - Tỷ lệ khấu hao nhanh ổn định trong suốt thời gian sử dụng TSCĐ. c/ Phương pháp khấu hao theo sản lượng. - Điều kiện áp dụng: + Trực tiếp liên quan đến việc sản xuất sản phẩm. + Xác định được tổng số lượng, khối lượng sản phẩm theo công suất thiết kế của TSCĐ. + Công suất sử dụng thực tế bình quân tháng trong năm tài chính không thấp hơn 50% công suất thiết kế. - TSCĐ trong doanh nghiệp được trích khấu hao theo phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm như sau: + Căn cứ vào hồ sơ kinh tế - kỹ thuật của TSCĐ, doanh nghiệp xác định tổng số lượng, khối lượng sản phẩm sản xuất theo công suất thiết kế của TSCĐ, gọi tắt là sản lượng theo công suất thiết kế. + Căn cứ tình hình thực tế sản xuất, doanh nghiệp xác định số lượng, khối lượng sản phẩm thực tế sản xuất hàng tháng, hàng năm của TSCĐ. Mức khấu hao tháng Số lượng sản phẩm Sản xuất trong tháng Mức khấu hao cho 1 đơn vị sản phẩm + Xác định mức trích khấu hao trong tháng của TSCĐ theo công thức dưới đây: = x Trong đó: Mức khấu hao cho 1 đơn vị sản phẩm được tính theo công thức: Mức khấu hao cho 1 đơn vị sản phẩm Giá trị phải khấu hao Sản lượng thiết kế = Mức khấu hao năm Mức khấu hao cho 1 đơn vị sản phẩm Số lượng sản phẩm sản phẩm sản xuất trong năm + Mức khấu hao năm: Bằng tổng mức trích khấu hao của 12 tháng trong năm, hoặc tính theo công thức sau: x = Trường hợp công suất thiết kế hoặc giá trị phải khấu hao thay đổi, doanh nghiệp phải xác định lại mức trích khấu hao của TSCĐ. Kế toán tổng hợp khấu hao TSCĐ Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 214: Hao mòn tài sản cố định. Bên Nợ: Giá trị hao mòn TSCĐ, BĐS đầu tư giảm do TSCĐ, BĐS đầu tư thanh lý, nhượng bán, điều động cho đơn vị khác, góp vốn liên doanh. Bên Có: Nguyên giá TSCĐ giảm. Số Dư (Bên Nợ): Nguyên giá của TSCĐ hiện có của doanh nghiệp. Các tài khoản cấp 2: + TK2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình. + TK2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. + TK2143: Hao mòn TSCĐ vô hình. + TK2147: Hao mòn BĐS đầu tư. Các tài khoản liên quan khác: 111, 112, 331, 133, 333. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu. Hàng tháng khi trích khấu hao tính vào chi phí của các đối tượng sử dụng. Nợ TK 627, 641, 642. Có TK 214 - Số khấu hao phải trích. Trường hợp vào cuối năm tài chính xem xét lại thời gian trích khấu hao và phương pháp tính khấu hao TSCĐ vô hình nếu có sự thay đổi mức khấu hao cần phải điều chỉnh số khấu hao ghi trên sổ kế toán như sau: Nếu do thay đổi phương pháp khấu hao và thời gian khấu hao TSCĐ vô hình mà mức khấu hao TSCĐ vô hình tăng lên so với số đã trích trong năm, số chênh lệch khấu hao tăng ghi: Nợ TK 627, 641, 642. Có 214-Hao mòn TSCĐ. Nếu do thay đổi phương pháp khấu hao và thời gian khấu hao TSCĐ vô hình mà mức khấu hao TSCĐ vô hình giảm so với số đã trích trong năm, số chênh lệch khấu hao giảm ghi: Nợ TK 214. Có TK 627, 642. Nếu doanh nghiệp phải nộp khấu hao cho nhà nước. Nợ TK 411. Có TK 111, 112. Nếu doanh nghiệp dùng tiền khấu hao để trả nợ dài hạn về mua sắm xây dựng TSCĐ kế toán ghi: Nợ TK 315, 342 – Nợ gốc phải trả ký này, số tiền phải trả kỳ sau Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. SƠ ĐỒ 1.2: KẾ TOÁN KHẤU HAO TSCĐ 214-Hao mòn TSCĐ 623, 627,641,642 211, 213 Số đã hao mòn Nguyên giá Thanh lý số đã nhượng bán TSCĐ Định kỳ trích khấu hao TSCĐ 811 Điều chỉnh tăng số khấu hao Giá trị còn lại Thanh lý, nhượng bán BĐSĐT 217 Nguyên giá 632 Định kỳ trích khấu hao BĐS đầu tư 632 Giá trị còn lại 212 Trả lại tài sản thuê tài chính cho bên thuê 623, 627, 641,642 Điều chỉnh giảm số khấu hao KẾ TOÁN SỬA CHỮA TSCĐ. Các khái niệm, quy định, phân loại. Trong quá trình sử dụng, do những tác động cơ, lý, hóa làm cho TSCĐ bị hao mòn và hư hại dần. Để đảm bảo cho TSCĐ hoạt động bình thường trong suốt thời gian sử dụng, doanh nghiệp cần có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa những bộ phận bị hao mòn, hư hại. Do tính chất, mức độ hao mòn và hư hỏng của TSCĐ rất khác nhau nên tính chất và quy mô của công việc sửa chữa TSCĐ cũng khác nhau: Căn cứ vào quy mô sửa chữa TSCĐ thì công việc sửa chữa TSCĐ được chia làm 2 loại: - Sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng: Là hoạt động sửa chữa nhỏ, hoạt động bảo trì, bảo dưỡng theo yêu cầu kỹ thuật nhằm đảm bảo cho TSCĐ hoạt động bình thường. Công việc sửa chữa được tiến hành thường xuyên, thời gian sửa chữa ngắn, chi phí sửa chữa thường phát sinh không lớn do vậy không phải lập dự toán. - Sửa chữa lớn: Mang tính chất khôi phục hoặc nâng cấp, cải tạo khi TSCĐ bị hư hỏng nặng hoặc theo yêu cầu kỹ thuật đảm bảo nâng cao năng lực sản xuất và hoạt động của TSCĐ. Thời gian để tiến hành sửa chữa lớn thường dài, chi phí phát sinh nhiều, do vậy doanh nghiệp phải lập kế hoạch, dự toán theo từng công trình sửa chữa lớn. Căn cứ phương thức tiến hành sửa chữa được chia ra: - Phương thức tự làm: Doanh nghiệp phải chi ra các chi phí sửa chữa TSCĐ như: Chi phí vật liệu, phụ tùng, nhân công. Công việc sửa chữa lớn TSCĐ có thể do bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất hay kinh doanh phụ của doanh nghiệp thực hiện. - Phương thức thuê ngoài: Doanh nghiệp tổ chức cho các đơn vị bên ngoài đấu thầu hoặc giao thầu phụ sửa chữa và ký hợp đồng sửa chữa với đơn vị trúng thầu hoặc nhận thầu. Hợp đồng phải quy định rõ giá giao thầu sửa chữa TSCĐ, thời gian giao nhận TSCĐ, nội dung công việc sửa chữa. Hợp đồng giao thầu sửa chữa TSCĐ là cơ sở để doanh nghiệp quản lý, kiểm tra công tác sửa chữa TSCĐ. Kế toán tổng hợp sửa chữa TSCĐ Kế toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ: a/ Phương thức tự làm, hạch toán chung: Chi phí sửa chữa phát sinh (nếu nhỏ) Chi phí sửa chữa phát sinh (nếu lớn) Định kỳ phân bổ vào chi phí SXKD 142 627, 641,642 SƠ ĐỒ 1.3 111, 152,334 b/ Phương thức tự làm, do bộ phận phụ SX tiến hành, hạch toán riêng: SƠ ĐỒ 1.4 Khi bàn giao (Nếu chi phí lớn) Khi bàn giao (Nếu chi phí nhỏ) 627,641, 642 154 142 111, 152, 334 Chi phí SC thực tế phát sinh K/c chi phí SC bộ phận SX phụ 621, 622, 627 c/ Thuê ngoài sửa chữa. SƠ ĐỒ 1.5 111, 112, 331, 142 Chi phí sửa chữa phải trả (Nếu nhỏ) Định kỳ phân bổ vào chi phí SXKD Chi phí SC phải trả (Nếu lớn) 627, 641, 642 Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ: a/ Tài khoản kế toán: TK214-Xây dựng cơ bản dở dang. Bên Nợ: + Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh (TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình). + Chi phí cải tạo, nâng cấp TSCĐ. + Chi phí mua sắm bất động sản đầu tư (Trường hợp cần có giai đoạn đầu tư xây dựng). + Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản bất động sản đầu tư. + Chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu TSCĐ, bất động sản đầu tư. Bên Có: + Giá trị TSCĐ hình thành qua đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm đã hoàn thành đưa vào sử dụng. + Giá trị công trình bị loại bỏ và các loại chi phí duyệt bỏ khác kết chuyển khi quyết toán được duyệt. + Giá trị công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, kết chuyển khi quyết toán được duyệt. + Giá trị bất động sản đầu tư hình thành qua đầu tư xây dựng cơ bản đã hoàn thành. + Kết chuyển chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu TSCĐ, bất động sản đầu tư vào các tài khoản khác có liên quan. Số dư Nợ: + Chi phí dự án đầu tư xây dựng và sửa chữa lớn TSCĐ dở dang. + Giá trị công trình xây dựng và sửa chữa lớn TSCĐ đã hoàn thành nhưng chưa bàn giao đưa vào sử dụng hoặc quyết toán chưa được duyệt. + Giá trị bất động sản đầu tư đang đầu tư xây dựng dở dang. Tài khoản cấp 2: TK2411: Mua sắm TSCĐ. TK2412: Xây dựng cơ bản. TK2413: Sửa chữa lớn TSCĐ. b/ Phương pháp kế toán sửa chữa lớn TSCĐ. 1332 Thuế GTGT (Nếu có) Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo phương thức tự làm 111, 112, 152, 331 Trường hợp chi phí sửa chữa lớn đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành theo phương thức giao thầu Trường hợp chi phí sửa chữa lớn có giá trị lớn phải phân bổ cho nhiều kỳ, hoặc đơn vị trích trước chi phí sửa chữa lớn Ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh 211 142, 242, 335 241(3)-Xây dựng cơ bản dở dang 623, 627, 641,642 Thuế GTGT (Nếu có) 1332 1332 SƠ ĐỒ 1.6-KẾ TOÁN SỬA CHỮA LỚN TSCĐ KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ KIỂM KÊ VÀ ĐÁNH GIÁ LẠI TSCĐ Kế toán nghiệp vụ kiểm kê TSCĐ Tài khoản và chứng từ kế toán: Tài khoản kế toán: TK211, 213, 138, 214, 001, 002. Chứng từ kế toán: Biên bản kiểm kê, Biên bản xử lý TSCĐ thiếu, mất (thừa). Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: Nếu không phát sinh thừa, thiếu TSCĐ: Kế toán lưu biên bản kiểm kê. Nếu phát sinh thừa, thiếu TSCĐ: Phương pháp hạch toán đã được đề cập trong các mục Phương pháp hạch toán tăng, giảm TSCĐ. Kế toán nghiệp vụ đánh giá lại TSCĐ Tài khoản và chứng từ kế toán: Tài khoản kế toán: Bên Nợ: + Số chênh lệch giảm do đánh giá lại tài sản. + Xử lý số chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản. Bên Có: + Số chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản. + Xử lý số chênh lệch giảm do đánh giá lại tài sản. Số dư: Có thể có số dư Nợ hoặc dư Có. + Dư Nợ: Số chênh lệch giảm do đánh giá lại tài sản chưa được xử lý. + Dư Có: Số chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản chưa được xử lý. TK liên quan khác: 211, 213, 214. Chứng từ kế toán: Biên bản kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ, các quyết định xử lý. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu. SƠ ĐỒ 1.7- KẾ TOÁN ĐÁNH GIÁ LẠI TSCĐ 211, 213, 214 Điều chỉnh giảm Nguyên giá TSCĐ và điều chỉnh tăng khấu hao TSCĐ 412 211, 213, 214 Điều chỉnh giảm Nguyên giá TSCĐ và điều chỉnh tăng khấu hao TSCĐ CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Ở CÔNG TY XÂY DỰNG ĐỒNG TÂM 2.1. TÌNH HÌNH VÀ ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY Thông tin về Đơn vị thực tập: Tên đơn vị thực tập: Công ty TNHH xây dựng Đồng Tâm. Tên giao dịch: Công ty xây dựng Đồng Tâm. Tên viết tắt: Công ty Đồng Tâm. Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Đồi Ngang, xã Thanh Lưu, huyện Thanh Liêm, tỉnh Hà Nam. Điện thoại: 0351.887.209. Fax: 0351.887.209. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty xây dựng Đồng Tâm - Năm 1990 khi nền kinh tế nước ta đang ở thời kỳ đầu từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý điều tiết vĩ mô của Nhà nước, nhận thức được cơ hội và thách thức trong giai đoạn phát triển mới từ chủ trương phát triển kinh tế của Nhà nước Hội đồng thành viên gồm: Ông Nguyễn Quang Trung, ông Nguyễn Đức Nghĩa, ông Nguyễn Ngọc Đễ, ông Nguyễn Lê Nam, ông Phạm Quang Vinh đã cùng góp vốn, tài sản cùng với năng lực, kinh nghiệm công tác của bản thân và các cộng sự thành lập nên Doanh nghiệp tư nhân xây dựng. Qua một thời gian phát triển và xu hướng mở rộng quy mô, nâng cao năng lực Hội đồng thành viên đã quyết định giải thể doanh nghiệp tư nhân xây dựng để thành lập Công ty TNHH xây dựng Đồng Tâm. - Tư cách pháp nhân của Công ty: + Quyết định số 1072/QĐ-UB ngày 13/10/1995 của UBND tỉnh Nam Hà về việc cho phép thành lập. + Quyết định số 1611/QĐ-UB ngày 20/9/1996 của UBND tỉnh Nam Hà về việc cho phép bổ sung ngành nghề kinh doanh. + Quyết định 884/QĐ-UB ngày 25/9/1999 của UBND tỉnh Hà Nam về việc cho phép bổ sung ngành nghề kinh doanh. + Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 046188 ngày 18/10/1995 do Sở kế hoạch & Đầu tư tỉnh Nam Hà cấp và đăng ký lại lần thứ 6 ngày 01/07/2010. - Nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh của Công ty là: + Xây dựng công trình: Công nghiệp, Dân dụng (Nhà ở, công trình văn hóa, thể thao, thương mại, công sở.); Giao thông (Cầu, đường, cống, hệ thống đèn tín hiệu, chiếu sang.); Xây dựng công trình thủy lợi; Xây dựng trạm bơm, đê kè, kênh mương; Khoan phụt vữa bê tông gia cố đê và xử lý nền móng công trình; Xây dựng hạ tầng kỹ thuật (Đường, kè, rãnh thoát nước, công trình cấp thoát nước, lắp đặt điện nước); San lấp mặt bằng xây dựng; Tư vấn thiết kế các công trình. + Xây dựng công trình đường dây và trạm biến áp từ 35KV trở xuống. + Khai thác và chế biến đá, sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí, sửa chữa máy xây dựng, hoạt động xử lý rác thải rắn (sinh hoạt, công nghiệp, bệnh viện). + Kinh doanh: Mua bán vật liệu xây dựng (cát, đá, sỏi, xi măng), sắt thép xây dựng, sản xuất đồ gỗ, hàng trang trí nội ngoại thất, vật tư thiết bị điện, máy móc thiết bị công nông nghiệp. Trong những năm qua, Công ty đã trúng thầu thi công xây dựng nhiều công trình ở trong Tỉnh và các Tỉnh trên miền Bắc, thuộc các lĩnh vực được phép kinh doanh. Các công trình Công ty thi công đều đảm bảo tiến độ, chất lượng kỹ mỹ thuật và đã được Bộ xây dựng, Bộ GTVT, UBND Tỉnh Hà Nam, Sở xây dựng, Sở GTVT tặng nhiều bằng khen, giấy khen. Năm 2005 đơn vị được Bộ GTVT tặng cờ thi đua xuất sắc. Thương hiệu “Công ty xây dựng” đã được nhiều chủ Đầu tư biết đến với “Uy tín và chất lượng”. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 2.1-BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT – THIẾT KẾ BAN CHỈ HUY CÔNG TRƯỜNG BỘ PHẬN QUẢN LÝ VẬN HÀNH XE MÁY, THIẾT BỊ PHÒNG KỸ THUẬT THI CÔNG, KCS CÁC ĐỘI, TỔ THI CÔNG MỘC, NỀ, BÊ TÔNG, CỐT THÉP, GIAO THÔNG, ĐIỆN, NƯỚC, XƯỞNG BÊ TÔNG ĐÚC SẴN, CƠ KHÍ. Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Ban giám đốc Công ty: - Giám đốc Công ty: Điều hành và chỉ đạo chung. - Phó giám đốc Công ty: Điều hành sản xuất, kỹ thuật thi công. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ: - Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc về quản lý tổ chức, hành chính và điều hành nhân sự của Công ty. Kết hợp thực hiện công tác tổ chức hành chính các công trường theo sự chỉ đạo của ban giám đốc Công ty và yêu cầu của chỉ huy công trường. - Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc về quản lý công tác kế hoạch, định mức, vật tư của Công ty. Kết hợp thực hiện công tác kế hoạch vật tư các công trường theo sự chỉ đạo của ban giám đốc Công ty và yêu cầu của chỉ huy công trường. - Phòng Kỹ thuật thi công-KCS: Chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc về quản lý kỹ thuật thi công và kiểm tra chất lượng thi công (KCS) các công trường theo sự chỉ đạo của ban giám đốc Công ty. - Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc về quản lý tài chính, công tác kế toán, thống kê và kiểm tra các mặt công tác quản lý thi công trên các công trường theo sự chỉ đạo của ban giám đốc Công ty. - Bộ phận quản lý xe máy, thiết bị thi công: Chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc về quản lý công tác xe máy và kỹ thuật thi công, kiểm tra máy móc thiết bị thi công trên các công trường. - Ban chỉ huy Công trường: Điều hành mọi vấn đề trực tiếp liên quan tới việc thi công công trình và trong phạm vi công trường. - Các đội sản xuất, xưởng cơ khí, đúc sẵn: Thực hiện các công việc sản xuất trực tiếp theo sự điều hành của ban giám đốc và các phòng ban chức năng. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty xây dựng là đơn vị kinh doanh đa ngành theo đăng ký kinh doanh nhưng hiện tại đơn vị chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, các ngành nghề khác chưa hoạt động hoặc có nhưng phát sinh rất ít, chiếm tỷ trọng không đáng kể. Do đặc thù của ngành xây dựng cơ bản là: Các sản phẩm đều là những tài sản có giá trị lớn, cố định vị trí tại nơi xây dựng nên việc quản lý, điều hành sản xuất được bố trí theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Điều hành chung và bao quát là ban giám đốc Công ty và các phòng ban giúp việc tại trụ sở chính, điều hành cụ thể, chi tiết là ban chỉ huy công trường được đặt ngay tại nơi thi công 2.1.3.1. Tổ chức điều hành tại công trường: SƠ ĐỒ 2.2-TỔ CHỨC BỘ MÁY SẢN XUẤT BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH, Y TẾ BỘ PHẬN KỸ THUẬT KCS BỘ PHẬN QUẢN LÝ VẬN HÀNH THIẾT BỊ XE MÁY BỘ PHẬN VẬT TƯ, THỐNG KÊ CÁC ĐỘI, TỔ THI CÔNG BAN CHỈ HUY CÔNG TRƯỜNG BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Ban chỉ huy công trường: - Trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động và tổ chức thi công công trình. - Căn cứ tiến độ thi công, vạch ra kế hoạch thi công chi tiết từng phần việc, lập kế hoạch xin cấp tiền vốn, mua sắm vật tư, thiết bị, chuẩn bị nhân lực, máy móc thiết bị phục vụ thi công. Đôn đốc, điều hành, kiểm tra thực hiện tiến độ thi công, chất lượng công trình. - Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc Công ty về tiến độ, chất lượng công trình. Bộ phận kỹ thuật, thí nghiệm, KCS: - Dưới sự điều hành trực tiếp của chỉ huy trưởng công trường có nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ thiết kế, bản vẽ kỹ thuật thi công, lập biện pháp thi công cụ thể chi tiết từng phần và hạng mục công việc. - Bố trí tổ chức nhân lực thi công từng phần việc cụ thể. - Hướng dẫn, kiểm tra giám sát trực tiếp thi công ở hiện trường. - Kiểm tra chất lượng, số lượng vật tư thi công. - Làm các thủ tục nghiệm thu từng phần công việc với tư vấn giám sát. - Ghi chép nhật ký thi công hàng ngày. - Chịu trách nhiệm trực tiếp về tiến độ thi công, chất lượng kỹ, mỹ thuật, an toàn lao động và vệ sinh môi trường. - Giám sát về chủng loại, chất liệu các loại vật liệu đưa vào sử dụng cho xây lắp công trình. - Kiểm tra kích thước, số đo theo đúng như thiết kế. - Kiểm tra chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật theo đồ án thiết kế và bản vẽ thi công đã được phê duyệt đảm bảo đúng quy trình quy phạm kỹ thuật. Bộ phận vật tư, thống kê: - Lập kế hoạch và dự trù vật tư, kinh phí để mua sắm kịp thời phục vụ cho thi công công trình. - Trực tiếp chịu sự điều hành của ban chỉ huy công trường và phòng kế toán về công tác quản lý, thống kê vật tư, chi phí của công trường. - Theo dõi nhập xuất vật tư cho công trình. Bộ phận quản lý vận hành xe máy: - Căn cứ tiến độ thi công chung và tiến độ chi tiết từng phần công việc, có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ, kịp thời, vận hành tốt các loại thiết bị xe máy để phục vụ thi công. - Chịu trách nhiệm trước Công ty, ban chỉ huy công trường về những vấn đề phát sinh do không hoàn thành tiến độ thiết bị theo yêu cầu. Bộ phận hành chính, y tế, BHLĐ, VSMT: - Chăm lo tốt chế độ sinh hoạt ăn uống, vệ sinh cho cán bộ công nhân. - Định kỳ kiểm tra sức khỏe, giám sát việc chấp hành công tác bảo hộ lao động, an toàn lao động của cán bộ công nhân làm việc trên công trường. - Tổ chức, kiểm tra công tác vệ sinh môi trường khu vực thi công. - Quản lý, bảo vệ trang thiết bị, vật tư, máy móc thi công ngoài công trường. - Đảm bảo tốt công tác an ninh, an toàn trong quá trình thi công công trình. Các tổ, đội thi công: - Có trách nhiệm trực tiếp triển khai thực hiện các phần việc được chỉ huy công trường giao cho. - Chịu trách nhiệm trước ban chỉ huy công trường về tiến độ, chất lượng thi công, an toàn lao động và vệ sinh môi trường. - Quản lý lao động trong đội, hàng ngày giao ban báo cáo tại trụ sở ban chỉ huy công trường về tiến độ, chất lượng thi công, công tác đảm bảo cung ứng và sử dụng vật tư, thiết bị thi công, công tác an toàn lao động. Đề xuất kiến nghị về kế hoạch thi công của đội với ban chỉ huy công trường. 2.1.3.2. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của đơn vị: a/ Quy trình chung cho 1 sản phẩm xây dựng cơ bản: Sơ đồ quy trình: SƠ ĐỒ 2.3-QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ CHUNG Lập dự án nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư xây dựng Phê duyệt dự án nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư xây dựng Khảo sát thiết kế, lập dự toán công trình Tổ chức đấu thầu hoặc xét thầu để lựa chọn nhà thầu Ký hợp đồng và thi công xây dựng Bàn giao công trình đưa vào sử dụng Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật – thiết kế Thuyết minh sơ đồ: - Bước 1 (Lập dự án nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư xây dựng): Do đơn vị chủ đầu tư thực hiện bằng phương thức tự làm hoặc thuê đơn vị tư vấn có chuyên môn thực hiện. - Bước 2 (Phê duyệt dự án nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư xây dựng): đơn vị chủ đầu tư trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt. - Bước 3 (Khảo sát thiết kế, lập dự toán công trình): Đơn vị Chủ đầu tư tự thực hiện hoặc Công ty đảm nhiệm luôn phần tư vấn thiết kế. - Bước 4 (Tổ chức đấu thầu hoặc xét thầu để lựa chọn nhà thầu): + Đơn vị chủ đầu tư thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng về việc Tổ chức đấu thầu hoặc xét thầu. + Tổ chức đấu thầu hoặc xét thầu (Chỉ định thầu). - Bước 5 (Ký hợp đồng và thi công xây dựng): Sau khi lựa chọn được nhà thầu, đơn vị chủ đầu tư tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng với nhà thầu. Nhà thầu sẽ tiến hành thi công xây dựng công trình. - Bước 6 (Bàn giao công trình đưa vào sử dụng): Sau khi thi công xong công trình, nhà thầu sẽ bàn giao cho chủ đầu tư đưa công trình vào sử dụng. Kết thúc quy trình sản xuất sản phẩm xây dựng cơ bản. Quy trình thực hiện 1 sản phẩm xây dựng cơ bản tại Công ty: Là đơn vị có chức năng thi công xây dựng công trình nên quy trình tại đơn vị gồm các bước sau: Sơ đồ quy trình: Tìm hiểu thông tin về sản phẩm (công trình, dự án đầu tư) Dự thầu và ký kết hợp đồng Thi công xây dựng công trình Bàn giao công trình cho chủ đầu tư SƠ ĐỒ 2.4-QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ TẠI ĐƠN VỊ Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật – thiết kế Thuyết minh quy trình: - Bước 1 (Tìm hiểu thông tin về sản phẩm): Từ nhiều kênh thông tin, các mối quan hệ đơn vị sẽ tìm hiểu về sản phẩm được chủ đầu tư mời thầu. - Bước 2 (Dự thầu và ký kết hợp đồng): Sau khi tìm hiểu và có đầy đủ các thông tin về sản phẩm, xét năng lực của mình, đơn vị sẽ mua hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ mời thầu hoặc nộp hồ sơ về năng lực để xét dự thầu. Nếu trúng thầu sẽ tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng với chủ đầu tư công trình. - Bước 3 (Thi công xây dựng công trình): Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty sẽ tiến hành thi công xây dựng công trình theo các cam kết về kỹ thuật, chất lượng và tiến độ thi công với chủ đầu tư. Với các loại công trình khác nhau (Ví dụ: Nhà, cầu, đường, trạm bơm, đường dây, trạm biến áp) thì quy trình thi công cũng khác nhau. Quy trình này đã được quy định và quản lý về chất lượng kỹ thuật của các cơ quan Nhà nước như Bộ xây dựng, Bộ giao thông vận tải, và các ý kiến Nghị định của Chính phủ (Ví dụ: Tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn xây dựng). - Bước 4 (Bàn giao công trình cho chủ đầu tư): Sau khi hoàn thành việc thi công đơn vị sẽ tiến hành bàn giao đưa công trình vào sử dụng cho chủ đầu tư, kết thúc quy trình sản xuất sản phẩm. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty: 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy tổ chức của Công ty được tổ chức theo sơ đồ 2.5. SƠ ĐỒ 2.5-BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế toán trưởng Thủ kho và các nhân viên thống kê tại công trường Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán vật tư, CCDC Kế Toán Công nợ Kế Toán Tiền Lương Kế Toán giá thành Kế Toán TSCĐ Nguồn: Phòng kế toán Biên chế, nhiệm vụ của cán bộ thuộc phòng kế toán: Kế toán trưởng: - Điều hành chung và bố trí cán bộ trực thuộc phòng kế toán thực hiện các phần hành kế toán, thống kê. - Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ phải thu, nộp thanh toán nợ, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. - Phân tích thông tin, số liệu thanh toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế của ban giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về quản lý tài chính, công tác kế toán, thực hiện các chế độ chính sách đối với Nhà nước, phối hợp với các phòng ban, bộ phận chức năng khác trong đơn vị lập các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, thực hiện tốt các mục tiêu, nhiệm vụ cũng như phương hướng của Công ty. - Quan hệ, giao dịch với các đơn vị ngoài Công ty có liên quan như: Ngân hàng, cơ quan thuế, tài chính. Kế toán tổng hợp: Thay kế toán trưởng điều hành trực tiếp, cụ thể các công việc của bộ phận kế toán như: - Hàng ngày: Tiếp nhận chứng từ, kiểm tra, thẩm định tính hợp lý, hợp pháp so với quy định hiện hành, xử lý, luân chuyển chứng từ cho các bộ phận liên quan. - Định kỳ (Tháng, Quý, Năm): Tổng hợp số liệu, lập Báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo quy định hiện hành và theo lệnh của ban giám đốc. - Hướng dẫn và kiểm tra về nghiệp vụ cho các kế toán viên phụ trách phần hành cụ thể. Kế toán TSCĐ: - Về chuyên môn nghiệp vụ: + Hàng ngày tiếp nhận chứng từ liên quan đến mua sắm TSCĐ (nếu có), chứng từ, hồ sơ mua sắm phụ tùng thay thế, sửa chữa tài sản, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng tính trích và phân bổ khấu hao TSCĐ, các báo cáo liên quan đến tình hình TSCĐ theo chế độ quy định và theo điều hành của Kế toán trưởng và kế toán tổng hợp. - Nhiệm vụ khác: Phối hợp với thủ kho, đội trưởng xe máy và các bộ phận khác để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình TSCĐ hiện có, điều động thiết bị trong sản xuất, bảo quản tài sản, xây dựng các định mức và kiểm soát thực hiện về tiêu hao nhiên liệu, đề xuất những yêu cầu về việc mua sắm, thanh lý TSCĐ. - Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc. Kế toán giá thành: - Về chuyên môn nghiệp vụ: + Hàng ngày tiếp nhận chứng từ xuất kho, thanh toán mua, điều chuyển vật tư, chi phí liên quan đến việc thi công các công trình, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng phân bổ vật tư, chi phí; Tổng hợp, kết chuyển và lập bảng tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm; Lập báo cáo liên quan theo chế độ quy định và theo điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp. - Nhiệm vụ khác: Phối hợp với các bộ phận khác để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình chi phí và giá thành; Xây dựng các định mức và kiểm soát thực hiện về tiêu hao vật tư, nhiên liệu; Đề xuất những biện pháp, kế hoạch thực hiện về quản lý chi phí, hạ giá thành với ban giám đốc Công ty. - Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc. Kế toán tiền lương: - Về chuyên môn nghiệp vụ: + Hàng ngày tiếp nhận chứng từ về thanh toán, tạm ứng tiền lương của cán bộ công nhân viên trong công ty; Vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Định kỳ: Khóa sổ, lập Bảng thanh toán, tạm ứng tiền lương cho công nhân viên các bộ phận, bảng phân bổ tiền lương; Lập kế hoạch chi trả tiền lương; Tổng hợp và báo cáo tình hình theo quy định, theo điều hành của Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp. - Nhiệm vụ khác: Phối hợp với các bộ khác để theo dõi, kiểm tra báo cáo tình hình chi phí tiền lương, chi phí nhân công, quản lý lao động; Liên hệ giải quyết các vấn đề hưu trí, đau ốm, thai sản, BHXH, BHYT đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty; Xây dựng các định mức và kiểm soát thực hiện về quản lý chi phí nhân công với Ban giám đốc Công ty. - Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo Lệnh của Ban giám đốc. Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ: - Về nghiệp vụ, chuyên môn: + Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Nhập xuất kho, điều chuyển vật tư, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ, vật liệu; lập các Báo cáo liên quan đến tình hình nhập, xuất tồn và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ quy định và theo sự điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp. - Nhiệm vụ khác: Phối hợp với thủ kho, nhân viên thống kê tại các công trường và các bộ phận khác trong công ty để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình xuất nhập, quản lý tiêu hao vật tư, bảo quản vật tư; Giao dịch thương thảo với người bán về các hợp đồng mua vật tư. - Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo Lệnh của Ban giám đốc. Kế toán công nợ: - Về chuyên môn, nghiệp vụ: Phụ trách về kế toán các loại tiền, phải thu, phải trả. + Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Thu, Chi, giấy báo nợ, báo có, Ủy nhiệm chi, các chứng từ về thanh quyết toán công nợ; Vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng tổng hợp thu chi, bảng chi tiết công nợ (phải thu, phải trả), theo chế độ quy định và theo điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp. - Nhiệm vụ khác: Phối hợp với thủ quỹ, bộ phận kế hoạch - kỹ thuật và các bộ phận khác trong và ngoài công ty để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình vốn lưu động, công nợ phải thu, phải trả; Đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ. - Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc. Thủ quỹ: - Về chuyên môn, nghiệp vụ: + Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Thu, Chi. Thực hiện việc thu hoặc chi tiền mặt theo chứng từ được chuyển đến, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối ngày cộng sổ và kiểm tra quỹ để kiểm tra. + Định kỳ: Tổng hợp số liệu, lập bảng tổng hợp thu, chi, đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan theo chế độ quy định và theo sự điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp. - Nhiệm vụ khác: Theo sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc, Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp. Thủ kho và các nhân viên thống kê tại công trường: - Thủ kho: + Về chuyên môn nghiệp vụ: Hàng ngày: Khi có Lệnh xuất, nhập vật tư, thủ kho phải chuẩn bị kho bãi, nơi nhận hàng; Lập các phiếu nhập xuất vật tư, tổ chức nhận và giao hàng; Vào thẻ kho. Định kỳ: Tổng hợp số liệu, lập bảng tổng hợp theo từng danh mục, đối số liệu với các nhân viên thống kê tại công trường và kế toán vật tư theo chế độ quy định. + Nhiệm vụ khác: Phối hợp với các nhân viên thống kế tại công trường và các bộ phận khác để theo dõi, kiểm tra, báo cáo tình hình vật tư tại kho và ở các công trường; Tổ chức và đề xuất các phương án về kỹ thuật và phòng cháy chữa cháy để bảo quản vật tư. + Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc. - Các nhân viên thống kê tại công trường: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất, bảo quản trông coi vật tư tại công trường. Phụ trách nhận các loại vật tư không thể lưu kho mà phải giao nhận trực tiếp tại công trường như các loại đất đá, cát, sỏi. + Hàng ngày: Giao và nhận vật tư để phục vụ thi công. Đối với các loại vật tư nhập thẳng: Sau khi nhận hàng phải lập phiếu Nhập vật tư (3 liên: Liên 1-Lưu; Liên 2-Giao khách hàng; Liên 3-Gửi về Phòng kế toán Công ty). + Định kỳ: Lập các báo cáo về tình hình nhập xuất vật tư chi tiết theo từng nguồn, từng công việc gửi về Phòng kế toán. + Nhiệm vụ khác: Theo sự phân công và điều động của ban chỉ huy công trường và ban giám đốc Công ty. 2.1.4.2 .Hình thức kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ: - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký sổ cái. - Các loại sổ kế toán chủ yếu: + Sổ tổng hợp: Nhật ký-Sổ cái. + Sổ chi tiết: Sổ, thẻ chi tiết các tài khoản có liên quan. - Sơ đồ luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ: + Sơ đồ luân chuyển theo hình thức “Nhật ký sổ cái”. SƠ ĐỒ 2.6-TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ-SỔ CÁI. Sổ quỹ BÁO CÁO TÀI CHÍNH NHẬT KÝ-SỔ CÁI Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nguồn: Phòng kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái: - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất, Phiếu nhập) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. - Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký - Sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký-Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái. Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản Tổng số dư Có các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = = = - Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Nhật ký-Sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để được cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khóa sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký-Sổ cái. - Số liệu trên Nhật ký-Sổ cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập “Báo cáo tài chính”. 2.1.4.3. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Do Công ty có quy mô kinh doanh vừa, địa bàn hoạt động tương đối tập trung (nhiều công trình được xây dựng trong địa bàn tỉnh) nên hình thức tổ chức bộ máy theo kiểu “tập trung” đã được Công ty áp dụng một cách hiệu quả. Nội dung của hình thức: - Toàn bộ công việc kế toán được tập trung thực hiện tại phòng kế toán của Công ty. - Ở các công trường không tổ chức bộ máy kế toán riêng, chỉ bố trí các nhân viên thống kê, hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ và định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán Công ty. Việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức “tập trung” của Công ty đảm bảo tính thống nhất trong việc nắm bắt các thông tin kinh tế và điều hành sản xuất, tạo điều kiện cho việc phân công chuyên môn hóa các phần hành kế toán. 2.1.4.4. Hạch toán hàng tồn kho, khấu hao TSCĐ, tính giá, kỳ kế toán. - Hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp “Kê khai thường xuyên”. - Khấu hao TSCĐ: Hết năm 2009 trở về trước thực hiện theo các quy định của Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003. Phương pháp tính khấu hao là phương pháp khấu hao đường thẳng. - Phương pháp tính giá: + Giá nhập kho, giá vật tư đầu vào: Tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”, tức là xác định theo giá gốc, trị giá vốn thực tế. + Giá xuất kho: Áp dụng “Phương pháp tính theo giá đích danh”. - Kỳ kế toán (Niên độ kế toán): Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm. 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ Ở CÔNG TY 2.2.1. Tình hình chung về công tác quản lý TSCĐ 2.2.1.1. Đặc điểm TSCĐ của Công ty: Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay và quá trình CNH-HĐH, các doanh nghiệp nói chung và Công ty xây dựng nói riêng phải tập trung đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật đổi mới công nghệ cho quá trình sản xuất, cải tiến và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ nhằm nâng cao năng suất lao động cũng như chất lượng sản phẩm. Hơn nữa, trong nền kinh tế thị trường, một vấn đề có tính chất sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty chính là uy tín và chất lượng sản phẩm. Công ty là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, sản phẩm của Công ty có đặc điểm là những công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian dài, lại phải chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên. Chính đặc điểm này của sản phẩm nên TSCĐ của Công ty rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại và số lượng. Ngoài TSCĐ trang bị cho công tác quản lý, điều hành sản xuất, số lượng máy móc, thiết bị sử dụng cho công tác thi công công trình của Công ty thường xuyên được mua sắm thêm, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp đã hỗ trợ đắc lực vào việc hoàn thành công trình đúng tiến độ. TSCĐ của Công ty chủ yếu là các máy móc, thiết bị được dùng cho thi công công trình và công tác quản lý. Trong quá trình phục vụ thi công công trình: Đường, Nhà, cầu, cống, trạm bơm, các loại tài sản này tham gia vào nhiều công trình, hạng mục công trình và giá trị của nó được chuyển dịch dần vào từng công trình, hạng mục công trình. Do nhu cầu hiện nay của khách hàng đòi hỏi các công trình không những có thời gian sử dụng lâu dài, giá cả hợp lý mà còn đòi hỏi gu thẩm mỹ rất cao. Mặt khác sản phẩm của Công ty không chỉ phục vụ cho sử dụng dân dụng mà còn là những công trình có quy mô lớn phục vụ cho phát triển kinh tế, an ninh quốc phòng, giao thông, thủy lợi (Ví dụ: Trụ sở chỉ huy, đường giao thông, hạ tầng khu công nghiệp, kho khí tài). Vì vậy, trong những năm vừa qua Công ty đặc biệt chú trọng đến công tác đổi mới nâng cao trang thiết bị, công nghệ sản xuất thay thế các máy móc phục vụ cho thi công các công trình đã cũ và lạc hậu đủ để đảm bảo thi công các công trình có quy mô lớn, phức tạp về kết cấu kỹ thuật và nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị trên thương trường. Bằng sự đầu tư lớn mạnh và có kế hoạch như vậy nên hiện tại Công ty có một lực lượng sản xuất hùng hậu và được trang bị những máy móc, thiết bị thi công mới, hiện đại, đủ về số lượng, cao về chất lượng đã đưa vị thế của Công ty trở thành một trong những Công ty lớn trong lĩnh vực xây dựng cơ bản trên địa bàn tỉnh Hà Nam. Tỷ trọng TSCĐ của Công ty năm 1995 (thời điểm mới thành lập) chiếm 10% tổng tài sản nhưng đến năm 2009 đã tăng lên 16,27%. TSCĐ của đơn vị chủ yếu là do mua sắm bằng nguồn vốn tự có của Công ty. Để đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty có thể dựa vào một số chỉ tiêu như: Hiệu quả sử dụng TSCĐ hay hệ số sinh lời của Vốn Cố Định. Về hiệu quả sử dụng TSCĐ có thể thông qua các chỉ tiêu như sau: Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1. Doanh thu thuần 19.994.956.010 23.272.493.212 35.318.184.304 2. TSCĐ Bình Quân 2.027.798.014 2.632.913.489 5.022.446.961 3. Hiệu quả sử dụng TSCĐ (1/2) 9,86 8,84 7,03 4. Hệ số đảm nhiệm TSCĐ 0,1014 0,11 0,1422 5. Tổng tài sản 12.434.048.829 22.050.199.890 30.871.380.607 6. Nợ phải trả 10.353.519.297 19.051.764.146 25.818.791.275 Qua các chỉ tiêu trên ta thấy năm 2008 hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty giảm (14,24/9,86) = 1,445 lần so với năm 2007, trong khi đó Doanh thu thuần tăng 1,16 lần còn TSCĐ tăng 1,298 lần. Tốc độ tăng Doanh thu chậm hơn tốc độ tăng TSCĐ. Năm 2009 hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty giảm 0,713 lần so với năm 2007. Doanh thu thuần tăng 1,77 lần, TSCĐ tăng 2,84 lần. Cũng trong năm này hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty bị giảm đi so với năm 2007 và năm 2008. Nguyên nhân dẫn đến hiệu quả sử dụng TSCĐ ngày càng giảm đi là do tốc độ tăng Doanh thu chậm hơn tốc độ tăng TSCĐ. Công ty cần hết sức chú trọng đến việc sử dụng TSCĐ sao cho hiệu quả. Bên cạnh đó chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm TSCĐ của Công ty có xu hướng tăng dần qua các năm. + Năm 2007, để tạo được 1 đồng Doanh thu, Doanh nghiệp cần 0,1014 đồng vốn cố định. + Năm 2008, để tạo được 1 đồng Doanh thu, Doanh nghiệp cần 0,11 đồng vốn cố định, tăng 0,086 đồng so với năm 2007. + Năm 2009, để tạo được 1 đồng Doanh thu, Doanh nghiệp cần 0,1422 đồng vốn cố định, tăng 0,0322 đồng so với năm 2008. Như vậy hệ số đảm nhiệm TSCĐ của Công ty như thế là cao, trong khi đó TSCĐ lại chiếm một tỷ trọng quá thấp trong tổng số tài sản của doanh nghiệp. Với sự giảm dần về hiệu quả sử dụng TSCĐ và sự tăng dần về hệ số đảm nhiệm TSCĐ của Công ty qua các năm cho thấy Công ty đã chưa sử dụng hiệu quả TSCĐ của mình. Doanh nghiệp cần phải xem xét lại để tìm ra nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời. Ngoài ra còn dựa vào các tỷ số hoạt động như: Vòng quay tài sản, vòng quay TSCĐ hay tỷ số Nợ để đánh giá công tác sử dụng TSCĐ. Tỷ số Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1. Tỷ số hoạt động (Doanh thu/Tổng tài sản). 1,608 1,055 1,144 2. Tỷ số Nợ (Tổng Nợ/Tổng tài sản). 0,833 0,864 0,836 Tỷ số hoạt động cho ta biết 100 đồng tài sản của doanh nghiệp bỏ ra thì thu được bao nhiêu đồng doanh thu, tỷ số này càng cao càng tốt cho ta biết được hiệu quả sử dụng TSCĐ của doanh nghiệp. Tỷ số Nợ cho ta biết 100 đồng tài sản mà doanh nghiệp có thì có bao nhiêu đồng được tài trợ bằng đồng vốn Nợ. Đối với doanh nghiệp tỷ số này không cao không thấp so với trung bình của ngành thì tốt. Còn đối với chủ nợ thì càng thấp càng tốt. 2.2.1.2. Phân loại TSCĐ của Công ty: Để tiến hành hoạt động SXKD (sản phẩm của đơn vị rất đa dạng và phong phú như: Công trình đường giao thông, đường dây điện, trạm biến áp, trạm bơm, cầu cống, nhà cửa, hạ tầng kỹ thuật, san lấp). Công ty đã có kế hoạch và mua sắm đầy đủ các loại máy móc thiết bị nhằm mục tiêu SXKD có hiệu quả và nâng cao uy tín của đơn vị trong lĩnh vực xây dựng cơ bản của tỉnh. TSCĐ của Công ty là bộ phận tài sản chủ yếu, phong phú về chủng loại và nguồn hình thành, việc quản lý từng đối tượng TSCĐ là rất cần thiết , do vậy Công ty tiến hành phân loại theo 2 cách: Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện của TSCĐ thì TSCĐ của đơn vị gồm có: - TSCĐ hữu hình: + Nhà cửa, vật kiến trúc. + Máy móc thiết bị. + Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn. + Thiết bị, dụng cụ quản lý. + Các loại TSCĐ hữu hình khác - TSCĐ vô hình: + Quyền sử dụng đất. + Phần mềm máy vi tính. + TSCĐ vô hình khác: Với cách phân loại này cho ta biết được TSCĐ ở Công ty được chia thành những nhóm có tính chất khác nhau, đồng thời biết được tỷ trọng của mỗi nhóm TSCĐ chiếm trong tổng TSCĐ của Công ty. Qua đó cho ta thấy công ty đã trú trọng đầu tư vào TSCĐ nào. Phân loại TSCĐ theo Nguồn hình thành thì TSCĐ của Công ty gồm: TSCĐ được Ngân sách cấp. TSCĐ đầu tư bằng vốn tự có. TSCĐ đầu tư bằng vốn vay. TSCĐ hình thành từ các nguồn khác (Tài trợ, biếu tặng). 2.2.1.3. Công tác quản lý TSCĐ của Công ty: Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là: Sản phẩm xây lắp là những công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sử dụng lâu dài, sản phẩm xây dựng được cố định tại nơi sản xuất, phân tán ở nhiều địa bàn, vị trí địa lý khác nhau, rất ít khi tập trung và có nhiều hạng mục nhỏ lẻ, cho nên việc bố trí, quản lý máy móc thiết bị, các phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn cũng phải được di chuyển theo địa điểm từng công trình, hạng mục công trình. Để thực hiện được nhiều hợp đồng và hoàn thành được tiến độ xây dựng cũng như đảm bảo chất lượng kỹ mỹ thuật của sản phẩm đòi hỏi nhu cầu đầu tư TSCĐ (Máy móc thiết bị thi công) rất lớn, đa dạng về chủng loại nhưng nếu không quản lý, điều hành tốt thì sẽ không có hiệu quả và có thể dẫn tới những hậu quả xấu về tình hình tài chính cho đơn vị vì giá trị TSCĐ của Doanh nghiệp xây lắp là rất lớn. Do đó vấn đề đầu tư mua sắm, quản lý và sử dụng TSCĐ như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất luôn là vấn đề rất nóng đặt ra cho Ban giám đốc Công ty. Nhận thức được điều đó Công ty đã thực hiện quản lý TSCĐ chặt chẽ cả về mặt giá trị lẫn hiện vật theo hình thức thành lập “Đội xe, máy thi công” riêng biệt có cơ cấu tổ chức riêng nhưng không hạch toán độc lập và được điều hành trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty kết hợp với các Chỉ huy trưởng công trường trong việc điều động xe máy và thực hiện thi công các công trình, hạng mục công trình. Về mặt hiện vật: - Công tác bảo quản thiết bị: Tại trụ sở Công ty có xây dựng sân bãi để tập kết những máy móc thiết bị cần phải bảo dưỡng, sửa chữa hoặc chưa cần dùng tới. Tại đây, máy móc thiết bị được bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, được trang bị đầy đủ về công tác phòng chống cháy nổ, đảm bảo các tiêu chuẩn về kho bãi. Tại các công trường máy móc thiết bị thi công cũng được bố trí nơi để riêng, phân công và giao nhiệm vụ cho thợ lái máy trực tiếp bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ và trông coi thiết bị. - Quản lý và điều động máy móc thiết bị: Tổ xe máy thi công trực tiếp lập và quản lý Danh mục các máy móc thiết bị, mở “Sổ nhật trình hoạt động” cho từng thiết bị để theo dõi về thời gian hoạt động làm việc của máy, mức tiêu hao nhiên liệu, các công tác về bảo dưỡng định kỳ (thay dầu, nhớt, phụ tùng thay thế) để quản lý, lập kế hoạch điều động, đề xuất sửa chữa, thanh lý và mua sắm thiết bị. Đề ra “Quy chế bảo quản, vận hành và sử dụng” máy móc thiết bị với nội dung quy định về các thao tác khi thợ lái điều khiển máy, quy định những trường hợp nguy hiểm, không an toàn mà thợ điều khiển máy không được tiếp tục cho máy hoạt động mà phải di dời về nơi tập kết. Để gắn trách nhiệm của thợ lái máy với việc bảo quản, gìn giữ máy móc thiết bị thì ngay từ khi tuyển dụng Công ty đã đề ra các yêu cầu cụ thể về trình độ, tác phong, kinh nghiệm tay nghề, và phải ký quỹ bằng tiền mặt để bảo lãnh trách nhiệm trước khi giao máy móc thiết bị. Ngoài ra trong quá trình làm việc thợ lái máy của Công ty thường xuyên tổ chức các cuộc họp giao ban để đánh giá, nhận xét, bình bầu về trình độ, tinh thần trách nhiệm, tạo thành phong trào thi đua, phấn đấu rèn luyện trong “Tổ xe máy thi công” và từ đó có biện pháp quản lý, phương hướng, kế hoạch, đào tạo nâng cao trình độ cho thợ máy, những thợ máy nào không đạt yêu cầu sẽ bị buộc thôi việc, những thợ máy nào không có trách nhiệm trong công việc, khi thực hiện nhiệm vụ gây hậu quả xấu làm ảnh hưởng tới chất lượng công trình hoặc làm hỏng máy móc thiết bị đều phải bồi thường tùy theo hậu quả, trách nhiệm. Mặt khác, mọi vấn đề về điều động máy móc thiết bị, xử lý các sự cố, mua sắm và thanh lý máy móc đều phải thông qua và có sự điều động, quản lý của “Tổ xe máy thi công”. Về mặt giá trị: Phòng kế toán trực tiếp lập sổ sách (Sổ chi tiết, thẻ TSCĐ) theo dõi số hiện có, tình hình tăng, giảm TSCĐ ở Công ty theo chỉ tiêu giá trị đồng thời định kỳ tính trích khấu hao và phân bổ, phản ánh trên các tài khoản liên quan. Như vậy, thông qua việc quản lý chặt chẽ về số lượng, tình trạng hoạt động và giá trị đảm bảo cho yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.2.1.4. Đánh giá TSCĐ tại Công ty: Việc đánh giá TSCĐ trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết vì nó là điều kiện quan trọng để kế hoạch hóa và hạch toán TSCĐ. Tính trích và phân bổ khấu hao chính xác, phân tích hiệu quả vốn trong Công ty. Vì vậy muốn thực hiện được các công việc đó cần phải đánh giá TSCĐ. Công ty đánh giá TSCĐ theo Nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ. - Đánh giá TSCĐ theo Nguyên giá: Nguyên giá TSCĐ trong Công ty được xác định là toàn bộ chi phí mà Công ty bỏ ra để có được TSCĐ và đưa TSCĐ đó vào vị trí sẵn sàng sử dụng. + = Nguyên giá TSCĐ Giá mua thực tế (ghi trên hóa đơn) Các khoản thuế không hoàn lại Chi phí liên quan trực tiếp (V/chuyển, lệ phí trước bạ, chi phí nâng cấp) + TSCĐ hữu hình của Công ty tăng lên do mua sắm là chủ yếu. VÍ DỤ số 01: Ngày 23/8/2009 Công ty mua một chiếc xe lu rung hiệu SAKAI SV91D, trị giá 604.523.809đ, thuế GTGT (5%) 30.226.191đ trả bằng chuyển khoản. Công ty đã nhận được TSCĐ trên, tiền cước phí trước bạ trả bằng tiền mặt là 3.000.000đ, chi phí chạy thử Công ty trả bằng tiền mặt 2.000.000đ, thuế GTGT của vận chuyển và chạy thử là 10% . Xe lu rung này sử dụng tại công trình Đường DDT9003 ngày 01/09/2009 và được đầu tư bằng nguồn vốn khấu hao cơ bản. Chứng từ phòng kế toán nhận được gồm có: Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi (trả tiền mua thiết bị), hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao thiết bị (bên mua và bên bán), các tài liệu chứng minh nguồn gốc và chất lượng hàng hóa, các tài liệu kỹ thuật khác. Như vậy Nguyên giá TSCĐ này được xác định như sau: Căn cứ vào nghiệp vụ trên do xe mua về dùng vào hoạt động SXKD chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên Nguyên giá được xác định như sau: Nguyên giá TSCĐ = 604.523.809 + 3.000.000 + 2.000.000=609.523.809đ Số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là 30.726.191đ. Số thuế này được phản ánh vào tài khoản 1332 thuế GTGT được khấu trừ TSCĐ. - Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại: Do đặc điểm sản xuất chủ yếu của Công ty là thi công xây dựng công trình. Các công trình đều có quy mô lớn thời gian xây dựng dài và đều được làm ở ngoài trời. Như vậy, đại bộ phận thiết bị, máy của Công ty đều hoạt động trong điều kiện môi trường tự nhiên khắc nghiệt như: Nắng, gió, độ ẩm thay đổi thường xuyên, phải làm nhiều ca liên tục trong một ngày nên mức độ hao mòn hữu hình tăng. Để bù đắp giá trị hao mòn trong quá trình SXKD Công ty phải căn cứ vào giá trị để chuyển dịch dần dần vào giá trị công trình được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ gọi là tiền khấu hao. Như vậy, việc đánh giá theo giá trị còn lại là xác định giá trị hiện còn của TSCĐ. Việc đánh giá đó có ý nghĩa rất quan trọng giúp cho nhà quản lý thấy được hiện trạng kỹ thuật, năng lực hiện có của TSCĐ. Từ đó có biện pháp, cách thức quyết định đầu tư cải tạo nâng cấp năng lực TSCĐ đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. Việc đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại được áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước. Cụ thể: Giá trị còn lại của TSCĐ = N.Giá TSCĐ – Giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ. VÍ DỤ số 02: Máy xúc KOBELKO (Nhật) được Công ty mua tháng 8 năm 2004 có Nguyên giá là: 419.047.600đ đã khấu hao đến hết năm 2009 là: 336.565.079đ. Vậy giá trị còn lại của máy tại thời điểm (31/12/2009) là: 419.047.600đ – 336.565.079đ = 82.482.521đ. Cuối năm Công ty tiến hành kiểm kê tài sản một lần nhưng không tiến hành đánh giá lại. Việc đánh giá lại TSCĐ chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. 2.2.2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 2.2.2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu: a/ Trình tự thủ tục và chứng từ tăng TSCĐ: Để một nghiệp vụ về tăng TSCĐ phát sinh thì phải xuất phát từ nhu cầu cần đầu tư mua sắm, trang bị TSCĐ mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh và phải có kế hoạch trước. Cụ thể: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm tiếp theo, Ban giám đốc Công ty cùng với Tổ xe máy thi công, Phòng kế hoạch, Phòng kỹ thuật và Phòng kế toán sẽ lên kế hoạch dự kiến cần bổ sung những loại máy móc thiết bị nào, bổ sung bằng hình thức nào (Mua sắm mới hay đi thuê: Cụ thể là thuê tài chính, đầu tư bằng vốn tự có hay vốn vay) trên cơ sở đó giao cho các phòng ban tổ chức thực hiện. Tùy theo kế hoạch bổ sung máy móc thiết bị mà có trình tự thủ tục và chứng từ tăng TSCĐ khác nhau. Tuy nhiên có thể khái quát theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 2.7-TRÌNH TỰ, THỦ TỤC TĂNG TSCĐ. Kế hoạch đầu tư bổ sung TSCĐ (Quyết định của Hội đồng thành viên quản trị Công ty) Đầu tư bằng vốn vay - Lập dự án vay. - Hồ sơ thế chấp. - Ký hợp đồng vay vốn. - Tổ chức tín dụng giải ngân. Đầu tư bằng vốn tự có Đầu tư bằng đi thuê tài chính - Lập dự án vay. - Ký hợp đồng thuê tài chính. Mua TSCĐ Hợp đồng mua TSCĐ. Hóa đơn GTGT. Hồ sơ nguồn gốc TSCĐ. Biên bản bàn giao TSCĐ. Các chứng từ thanh toán tiền mua. Các chứng từ khác. Bàn giao đưa TSCĐ vào sử dụng (Hội đồng bàn giao TSCĐ cho Tổ xe máy thi công và thợ lái máy) Biên bản bàn giao TSCĐ. Hồ sơ về TSCĐ. Các tài liệu, chứng từ khác. Giai đoạn chuẩn bị đưa vào sử dụng Sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp thêm: Hóa đơn GTGT, HĐKT. Các biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành. Đăng ký quyền sở hữu và lưu hành: Hồ sơ kê khai TSCĐ. Giấy nộp lệ phí trước bạ. Các giấy tờ kiểm định chất lượng lưu hành. Các chứng từ thanh toán tiền. Các chứng từ khác. Nguồn: Phòng kế toán b/ Trình tự thủ tục và chứng từ giảm TSCĐ: Thông thường việc giảm TSCĐ ở Công ty là do TSCĐ đã hết khấu hao và không thể tiếp tục sử dụng phải thanh lý hoặc do nhượng bán TSCĐ. Một số trường hợp giảm (rất ít khi xảy ra) là do TSCĐ chưa hết khấu hao nhưng trong quá trình sử dụng do sự cố dẫn tới không thể tiếp tục sử dụng được hoặc do bị thiếu khi kiểm kê. Khi nghiệp vụ về giảm TSCĐ phát sinh thì cũng phải xuất phát từ kế hoạch được lập trước. Ban giám đốc Công ty cùng với tổ xe máy thi công, Phòng kế hoạch, Phòng kỹ thuật, Phòng kế toán sẽ lên kế hoạch thanh lý những loại máy móc thiết bị, TSCĐ đã hết khấu hao mà không thể sử dụng được nữa hoặc cần nhượng bán ngay để đầu tư mua các máy móc thiết bị công nghệ mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó giao cho các phòng ban tổ chức thực hiện. Tùy theo kế hoạch thanh lý, nhượng bán máy móc thiết bị hoặc các trường hợp giảm TSCĐ khác mà có trình tự thủ tục và giảm chứng từ TSCĐ khác nhau. Tuy nhiên có thể khái quát theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 2.8-TRÌNH TỰ, THỦ TỤC GIẢM TSCĐ. Giảm TSCĐ (Theo kế hoạch) Quyết định của Hội đồng Thành viên. Giảm TSCĐ (Phát sinh bất thường) Các trường hợp khác * Giảm do sự cố bất thường: - Biên bản vụ việc. - Biên bản bàn giao TSCĐ. - Quyết định về giảm TSCĐ của Giám đốc Cty - Các chứng từ khác. * Giảm do bị thiếu khi kiểm kê: - Biên bản kiểm kê TSCĐ. - Quyết định xử lý. - Các chứng từ thanh toán Nhượng bán TSCĐ - Hợp đồng bán TSCĐ. - Biên bản bàn giao tài sản cho bên mua. - Hóa đơn GTGT. - Chứng từ thanh toán tiền. - Các chứng từ khác. Thanh lý TSCĐ - Biên bản thanh lý. - Biên bản bàn giao tài sản cho bên mua. - Hóa đơn GTGT. - Chứng từ thanh toán tiền. - Phiếu nhập kho. - Các chứng từ khác. Nguồn: Phòng kế toán 2.2.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ: a/ Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ tại bộ phận sử dụng TSCĐ: Ở Công ty TSCĐ chiếm tỷ trọng chủ yếu là máy móc thiết bị thi công do đó bộ phận trực tiếp quản lý, điều động và sử dụng TSCĐ là “Tổ xe máy thi công” và được quản lý chi tiết theo từng máy móc thiết bị, TSCĐ tại từng công trường mà máy móc thiết bị hoạt động. Trong “Tổ xe máy thi công “Người điều hành cao nhất là Tổ trưởng, sau đó là Tổ phó và các nhân viên trong tổ, các thợ lái máy. Tại đây công việc hạch toán chi tiết được chia ra như sau: Tại “Tổ xe máy thi công” việc hạch toán chi tiết bao gồm: Lập các chứng từ chi tiết ban đầu liên quan tới TSCĐ như: Biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ. Biên bản kiểm kê TSCĐ. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành. Các hợp đồng về mua sắm máy móc thiết bị, mua sắm phụ tùng, sửa chữa TSCĐ. VD số 03: Tài liệu theo VD số 01 (Tr 55), ta có: Đơn vị: Mẫu số 01-TSCĐ Địa chỉ: Tổ xe máy thi công. (Ban hành theo QĐ15-2006/QĐ-BTC) Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 31 tháng 8 năm 2009 Căn cứ Chức năng, nhiệm vụ được Ban giám đốc Công ty giao. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu đưa TSCĐ vào sử dụng ngày 25 tháng 8 năm 2009. Ban giao nhận TSCĐ gồm: Bên giao: - Ông Nguyễn Mạnh Huy Chức vụ: Tổ trưởng Tổ xe máy thi công. - Ông Nguyễn Đức Thiện Chức vụ: Tổ phó Tổ xe máy thi công. - Ông Lại Văn Dũng Chức vụ: Nhân viên thống kê. Bên nhận: - Ông Đỗ Văn Chung Chức vụ: Thợ lái máy lu. Xác nhận viên giao nhận TSCĐ như sau: ĐVT: 1000 VND S T T Tên Máy Số hiệu TSCĐ Nước SX Năm SX Năm đưa vào sử dụng Công suất Tính nguyên giá TSCĐ Tài liệu kỹ thuật kèm theo Giá mua Chi phí vận chuyển Chi phí chạy thử Nguyên giá TSCĐ 1 Lu rung SAKAI SV91D LU08 Nhật Bản T9/09 604.523,809 3.000 2.000 609.523,809 01bộ Cộng 604.523,809 3.000 2.000 609.523,809 DỤNG CỤ PHỤ TÙNG KÈM THEO STT Tên quy cách dụng cụ, phụ tùng ĐVT Số lượng Giá trị A B C 1 2 Không BÊN NHẬN BÊN GIAO (Đã ký) Thống kê Tổ phó Tổ trưởng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) VÍ DỤ số 04: Ngày 01/03/2009 Công ty tiến hành thanh lý một xe ôtô sử dụng từ năm 2002 đã khấu hao hết giá trị từ năm 2008. Nguyên giá là 62.735.000đ. Chứng từ kế toán nhận được bao gồm: Biên bản thanh lý TSCĐ, Hóa đơn bán hàng, Phiếu thu, Phiếu chi tiền mặt, Hóa đơn vận chuyển. Trích – Biên bản thanh lý TSCĐ như sau: Đơn vị: Mẫu số 01-TSCĐ Địa chỉ: Tổ xe máy thi công. (Ban hành theo QĐ15-2006/QĐ-BTC) Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ Ngày 01 tháng 3 năm 2009 Căn cứ Chức năng, nhiệm vụ được Ban giám đốc Công ty giao. Căn cứ vào Quyết định của Ban giám đốc Công ty về việc thanh lý TSCĐ. Ban thanh lý TSCĐ gồm: * Đại diện tổ xe máy thi công - Ông Nguyễn Mạnh Huy Chức vụ: Tổ trưởng Tổ xe máy thi công. - Ông Nguyễn Đức Thiện Chức vụ: Tổ phó Tổ xe máy thi công. * Đại diện các bên liên quan: - Ông Lê Quang Tài Chức vụ: Kế toán trưởng - Ông Lại Văn Phấn Chức vụ: Trưởng phòng TC-HC II Tiến hành thanh lý TSCĐ: - Tên TSCĐ: Ô tô tải Hoa Mai. - Số hiệu TSCĐ: OT-03. - Nước sản xuất: Việt Nam. Năm sản xuất: 2000. - Năm đưa vào sử dụng: 2002 Số thẻ TSCĐ: 10 - Nguyên giá: 62.735.000đ - Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 63.735.000đ. - Giá trị còn lại của TSCĐ: 0đ. III. Kết luận của Ban thanh lý TSCĐ: Xe Ô tô Hoa Mai đưa vào sử dụng và đã hết khấu hao năm 2007 nhưng vẫn tiếp tục được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh (Không tính trích khấu hao từ năm 2008). Do không thể duy trì được hoạt động và cần phải thanh lý để đầu tư mua sắm TSCĐ mới, Hội đồng thanh lý quyết định bán thanh lý xe Ô tô cho Cửa hàng phế liệu (Thị trấn Cầu Gừng-Thanh Liêm) để thu hồi vốn. Ngày 01 tháng 03 năm 2009 Trưởng ban thanh lý Nguyễn Mạnh Huy Kết quả thanh lý TSCĐ: Chi phí thanh lý (Vận chuyển): 2.000.000đ (Hai triệu đồng). Giá trị thu hồi (Giá bán): 7.000.000đ (Bảy triệu đồng). Đã ghi giảm sổ TSCĐ ngày 01 tháng 03 năm 2009. Giám đốc Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) + Mở “Sổ theo dõi TSCĐ” phản ánh tình hình tăng, giảm, số hiện có TSCĐ về số lượng, nguyên giá. Việc ghi sổ được căn cứ vào các chứng từ trên các chứng từ khác trong Hồ sơ máy móc thiết bị. VD số 05: Tài liệu theo VD số 01 (Tr55), VD số 03(Tr60) và VD số 04 (Tr61): Trích-“Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng”: Đơn vị: Mẫu số S22-DN Địa chỉ: Hà Nam. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG 2.1 SỔ THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI NƠI SỬ DỤNG Năm: 2007 Bộ phận: Tổ xe máy thi công ĐVT: 1.000 VNĐ Ghi tăng TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Ghi chú Chứng từ Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý do giảm TSCĐ Số lượng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng A B C D 1 2 3=1X2 E G H 4 5 I Số phát sinh trong năm ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. 02 1/3/2007 Thanh lý xe ô tô Hoa Mai 01 chiếc 62,735 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. 25 25/8/09 Lurung SAKAI SV91D Chiếc 1 609,523,809 609.523,809 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 609.523,809 62,735 Sổ này có 05 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 05. Ngày mở sổ; 01/01/2009. Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Tại các công trường nơi máy móc thiết bị, TSCĐ thi công thì các thợ lái máy ngoài việc vận hành máy móc thiết bị còn được giao nhiệm vụ ghi “Sổ nhật trình hoạt động” của máy móc thiết bị. Trên sổ nhật trình phản ánh về: Tên máy, nguồn gốc xuất xứ, nhãn hiệu, công suất, số giờ máy hoạt động theo từng ngày, công việc mà máy móc thiết bị hoạt động. Tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị được cập nhật thường xuyên, liên tục. Công việc bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ nhằm quản lý và gánh trách nhiệm của thợ lái máy trong việc bảo quản và gìn giữ TSCĐ. VD số 06: Tài liệu theo VD số 01(Tr55). Trích “Sổ nhật trình hoạt động” như sau: Tên máy: Lurung SAKAI SV91D Mã TSCĐ: LU08 Nước SX: Nhật bản T/sử dụng:T9/2009. Người vận hành: Đỗ Văn Chung. BẢNG 2.2 NHẬT TRÌNH HOẠT ĐỘNG XE MÁY Tờ số: 01 Tháng 9 năm 2009 Ngày Nội dung công việc Giờ làm việc Nhiên liệu cấp Tình trạng hoạt động của máy Xác nhận của Trưởng công trường Sáng (giờ) Chiều (giờ) Tổng (giờ) Diezel (lít) Nhớt (lít) NL khác Tiêu hao (Lít/h) BT KO BT 01/09 Lu nền đường K95 Đường ĐT9003 4 4 4 160 10 0 20 X Lữ Văn Học 02/09 Lu nền đường K95 Đường ĐT9004 4 4 160 2 kg mỡ 20 X Lữ Văn Học ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 80 80 160 3200 100 120 b/ Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ tại bộ phận kế toán. Tại phòng kế toán để quản lý và hạch toán chi tiết TSCĐ sử dụng “Thẻ TSCĐ” và “Sổ TSCĐ”. Thẻ TSCĐ: Được lập cho từng TSCĐ riêng biệt, căn cứ để ghi vào thẻ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ (Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Các tài liệu kỹ thuật có liên quan). VD số 07: Tài liệu theo VD số 01 (Tr55): Trích “Thẻ Tài sản cố đinh” như sau: Đơn vị: Mẫu số S23-DN Địa chỉ: Hà Nam. (Ban hành theo QĐ15-2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số 34 Ngày 31 tháng 8 năm 2009 - Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ ngày 25/8/2009. - Tên, ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy lurung SAKAI SV91D. - Số hiệu TSCĐ: LU08. - Nước sản xuất: Nhật Bản. - Bộ phận quản lý, sử dụng: Tổ xe máy thi công Năm đưa vào sử dụng: 25/8/2009. - Đình chỉ sử dụng TSCĐ. Ngày ….Tháng…..Năm. - Lý do đình chỉ…………………………………………………………………….. Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn Ngày tháng năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 UNC/11 24/8/09 Máy lu rung SAKAI SV91D 609,523,809 2007 101,607,619 0 Cộng 609,523,809 101,607,619 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng ĐVT Số lượng Giá trị A B C 1 2 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số:…..ngày…..tháng…..năm….. Lý do giảm: Ngày 31 tháng 8 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sổ TSCĐ: Được lập chung cho toàn Công ty. Căn cứ để ghi vào sổ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và các chứng từ gốc liên quan. VD số 08: Tài liệu theo VD số 01 (Tr55) và VD số 02(Tr56): Trích “Sổ Tài sản cố định” như sau: Đơn vị: Mẫu số S22-DN Địa chỉ: Hà Nam. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG 2.3 SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Năm: 2009 Loại tài sản: Máy thi công. Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Lý do giảm TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao Khấu hao đã tính