Đề tài Đảm bảo vật tư cho doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga

LỜI NÓI ĐẦU Hoạt động sản xuất của bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đòi hỏi phải có sức lao động, vật tư và tiền vốn. Chính vì vậy, để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn, phải thường xuyên đảm bảo các loại vật tư đủ về số lượng, đúng về quy cách, chất lượng và kịp về thời gian. Do đó, hoạt động đảm bảo vật tư là hết sức quan trọng. Vì có vật tư mới có thể tạo ra được sản phẩm. Việc thực hiện đảm bảo vật tư hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng quy mô sản xuất, nâng cao trình độ công nghệ. Tóm lại, làm tốt công tác đảm bảo vật tư là một trong những cách thức để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. 7 năm trở lại đây, hàng thủ công mỹ nghệ (TCMN) được đưa vào danh sách 10 mặt hàng có mức tăng trưởng cao nhất. Nếu như vào năm 1998 hàng TCMN Việt được bán ở 50 nước thì nay đã có mặt ở 100 nước và vùng lãnh thổ. Kim nghạch xuất khẩu ở thời điểm năm 1991 là 6,8 triệu USD, năm 2000 là 235 triệu USD thì dến năm 2004, con số đó là 450 triệu USD. Tính đến hết tháng 7-2005 kim nghạch xuất khẩu hàng TCMN đạt 320 triệu USD tăng 13,8% so với cùng kì năm 2004. Điều đáng nói là dù chưa nhập được vào câu lạc bộ xuất khẩu trên 1 tỷ USD của Việt Nam, nhưng giá trị thực thu từ việc xuất khẩu mặt hàng này lại rất cao: Hàng TCMN sản xuất chủ yếu bằng nguồn nguyên liệu sẵn có trong nước, nguồn phụ liệu nhập ước tính chỉ khấu hao từ 3-3,5% giá trị xuất khẩu. Vì vậy giá trị thường đạt từ 95-97%. ước tính với 450 triệu USD xuất khẩu năm 2004 thì giá trị thực thu từ việc xuất khẩu hàng TCMN tương đương với 1,6 tỷ USD ( Do phải chi phí đầu vào cao ) và bằng 9,5% tổng kim nghạch xuất khẩu của cả nước. Năm 2006, kim nghạch xuất khẩu nhóm hàng TCMN của chúng ta đạt 630,4 triệu USD. Mục tiêu phấn đấu năm 2007, kim nghạch xuất khẩu hàng TCMN đạt 820 triệu USD, năm 2010 là 1,5 tỷ USD. Để đạt được những thành tựu như trên có một phần đóng góp không nhỏ của công tác đảm bảo vật tư sản xuất ở các doanh nghiệp. Em nghiên cứu đề tài “ ĐẢM BẢO VẬT TƯ CHO DNSX TÚI THÊU THỦ CÔNG TUẤN NGA” để thấy rõ tầm quan trọng của công tác đảm bảo vật tư. CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG ĐẢM BẢO VẬT TƯ CHO DNSX KINH DOANH HÀNG MỸ NGHỆ. 1. Bản chất và vai trò của hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX. 1.1 Đảm bảo vật tư cho sản xuất là điều kiện tất yếu của quá trình sản xuất. Vật tư là sản phẩm của lao động được dùng để sản xuất hoặc cho sản xuất. Đó là nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, điện năng, máy móc, thiết bị, dụng cụ và phụ tùng. Vật tư được chia làm hai nhóm lớn là những loại vật tư dùng làm đối tượng lao động và những vật tư dùng làm tư liệu lao động. Những loại vật tư thuộc nhóm thứ nhất có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng được dùng trong một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm. Còn những vật tư thuộc nhóm thứ hai, ngược lại, được sử dụng nhiều lần và chuyển dần giá trị sang giá trị thành phẩm. Đối với mặt hàng TCMN, đặc biệt là đối với hàng thêu, vật tư chủ yếu là thuộc nhóm thứ nhất. Nguồn nguyên liệu sẵn có trong nước, chỉ một số ít vật tư phải nhập khẩu. Do tỷ trọng nhập khẩu thấp nên hiệu quả xuất khẩu mặt hàng này rất cao (Vì làm giảm chi phí đầu vào). Vật tư để sản xuất túi thêu thủ công chủ yếu gồm: Các loại vải (Xa-tanh, tafta, silk, thô), hạt cườm, trai, sừng. Qua những bàn tay khéo léo của những người thợ thêu, cùng với những nguyên liệu trên hình thành lên những bán thành phẩm, là các mảnh vải đã được trang trí, rồi phải qua khâu máy mới hình thành lên những chiếc túi. Trai, sừng là loại vật tư sẵn có ở trong nước, rất dễ tìm ở các làng nghề Hà Tây. Còn hạt cườm và các loại vải chủ yếu phải nhập khẩu từ nước ngoài. Giá hai nguyên liệu này có xu hướng ngày càng đắt. Mọi vật tư đều là tư liệu sản xuất. Nhưng không phải mọi tư liệu sản xuất cũng đều là vật tư. Vật tư là tư liệu sản xuất theo nghĩa hẹp. Vật tư giống vật phẩm tiêu dùng vì đều là sản phẩm của lao động. Vật tư khác vật phẩm tiêu dùng ở mục đích sử dụng. vật tư dùng cho sản xuất còn vật phẩm tiêu dùng để tiêu dùng. Đảm bảo vật tư cho sản xuất là tất yếu. Vì quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác động vào đối tượng lao động nhằm làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý, hoá của đối tượng lao động, nhằm tạo ra các giá trị sử dụng khác nhau. Vật tư là bộ phận chính cấu thành lên sản phẩm. Để có vật tư cho sản xuất thì phải thông qua vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất. Do đó, quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp là một tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. 1.2 Vai trò của hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX. Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý hoá của đố tượng lao động để tạo ra những sản phẩm với chất lượng ngày càng cao, thoả mãn nhu cầu đầy đủ của con người. Quá trình đó của doanh nghiệp luô đòi hỏi phải có các yếu tố của sản xuất, trong đó quan trọng là vật tư. Thiếu vật tư thì không thể tiến hành sản xuất được. Để thực hiện quá trình sản xuất trơn chu đòi hỏi phải đảm bảo thường xuyên, liên tục nguyên, nhiên, vật liệu và máy móc thiết bị, ... Chỉ có đảm bảo đủ về số lượng, đúng về mặt hàng, đúng về chất lượng và kịp thời các loại vật tư thì quá trình sản xuất mới tiến hành được bình thường và sản xuất kinh doanh mới có hiệu quả. Những vi phạm, sai sót dù nhỏ trong quá trình đảm bảo vật tư cũng sẽ dẫn đến gián đoạn trong sản xuất, gây ứ đọng vốn và mất đi cơ hội kinh doanh. Từ trên ta có thể thấy được vai trò to lớn của hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất, của hoạt động thương mại đầu vào của doanh nghiệp. 2. Những nội dung chủ yếu của hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX và hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Vật tư là bộ phận chủ yếu cấu thành lên sản phẩm. Do vậy bất cứ doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất cũng đều phải tiến hành hoạt động mua sắm vật tư. Quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư ở doanh nghiệp có thể khái quát theo sơ đồ sau. Đây là các bước của công tác đảm bảo vật tư ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng TCMN nói riêng. Phân tích đánh giá quá trình quản lý Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư Xác định các phương thức đảm bảo vật tư Xác định nhu cầu Quản lý dự trữ và bảo quản Cấp phát vật tư nội bộ Quyết toán vật tư Tổ chức quản lý vật tư nội bộ Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư Lựa chọn người cung ứng Thương lượng và đặt hàng Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật tư Mô hình mua sắm và quản lý vật tư. 2.1 Xác định nhu cầu mua sắm vật tư. 2.1.1 Xác định nhu cầu vật tư. Đây là việc đầu tiên của công tác hậu cần vật tư (đảm bảo vật tư cho sản xuất). Bước này nhằm trả lời những câu hỏi sau: Cần mua những loại vật tư gì? Chất lượng ra sao? Khối lượng bao nhiêu? Mua lúc nào? Mua ở đâu? Bước này mà làm tốt sẽ tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch mua sắm vật tư được chính xác. 2.1.2 Cơ sở của việc xác định nhu cầu mua sắm vật tư. Một là, phải dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua chiến lược kinh doanh, các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra. Đó là, các chỉ số như khối lượng sản phẩm dự định sản xuất, mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm, ...Từ đó, xác định được những loại vật tư nào là cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, số lượng cần bao nhiêu để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Hai là, dự báo nhu cầu của vật tư trên thị trường. Trong tình hình hiện nay vấn đề dự báo rất quan trọng, do thị trường trong và ngoài nước có nhiều thay đổi ảnh hưởng đến mặt hàng kinh doanh trong quá trình thực hiện. Doanh nghiệp cần nắm vững diễn biến của thị trường về mặt hàng mà doanh nghiệp sẽ kinh doanh, về giá cả, về phí lưu thông, nguồn hàng và sự cạnh tranh của các đơn vị khác. Để từ đó củng cố thay đổi phương thức kinh doanh của doanhh nghiệp. Doanh nghiệp cần nghiên cứu nhu cầu tiêu thụ sản phẩm từng quý tháng, để từ đó biết các vật tư mà doanh nghiệp cần là bao nhiêu, chất lượng ra sao, số lượng vật tư đó mua ở đâu. Qua dự báo này doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường và bán thêm sản phẩm của mình kinh doanh. Khi đó lắm được tình hình tiêu thụ sắp tới của doanh nghiệp cũng biết thêm khả năng cung cấp vật tư trong nước và nước ngoài. Nguồn hàng mà bán với số lượng giá trị ổn định, thuận tiện để bảo quản vận chuyển đến nơi đơn vị cần mua. Dự báo nhu cầu vật tư cũng cho doanh nghiệp biết được, những biến đổi của chất lượng sản phẩm nào doanh nghiệp đã mua hoặc những nguồn hàng mà doanh nghiệp vừa khai thác, nắm vững được yếu tố này sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của các bộ phận. Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật tư: Diễn biến của thị trường; Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nước; Khả năng cung cấp vật tư trong nước; Những biến đổi của cơ cấu sản phẩm. Những điểm cần chú ý khi dự báo nhu cầu vật tư: Xác định chi phí sản xuất; Khả năng trong nước (cung cấp và khai thác); Cơ chế kinh tế; Những đòi hỏi về nâng cao chất lượng sản phẩm. 2.1.3 Phương pháp xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp. a. Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu dùng vật tư và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Phương pháp này có 4 cách tính: * Phương pháp tính theo mức sản phẩm: Nhu cầu được tính bằng cách lấy mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm nhân với số lượng sản phẩm sản xuất. Công thức tính: Nsx = ∑Qsf.Msf Trong đó: Nsx - Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ. Qsf - Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. Msx - Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm. * Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm: Nhu cầu vật tư tính bàng tổng tích giữa mức tiêu dùng vật tư cho một chi tiết sản phẩm với số lượng chi tiết sản phẩm. Công thức tính: Nct = ∑Qct.Mct Trong đó: Nct - Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ. Qct - Số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ. Mct - Mức sử dụng vật tư cho một chi tiết sản phẩm. * Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự: Phương pháp này áp dụng trong trường hợp, kỳ kế hoạch doanh nghiệp dự định sản xuất những sản phẩm mới nhưng sản phẩm mới chưa có mức sử dụng vật tư. Công thức tính: Nsx = ∑Qsf.Mtt.K Trong đó: Nsx - Nhu cầu vật tư cần sản xuất trong kỳ. Qsf - Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Mtt - Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự. K - Hệ số điều chỉnh giữa 2 loại sản phẩm. * Phương pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện: Khi sản phẩm sản xuất có nhiều kích cỡ khác nhau thì ta dùng phương pháp này. Công thức tính: Nsx = ∑Qsf.Mdd Trong đó: Nsx - Nhu cầu vật tư cần cho sản xuất trong kỳ. Qsf - Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Mdd - Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện. b. Phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản phẩm: Phương pháp này được dùng đối với những loại sản phẩm được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Nhu cầu vật tư cần thiết được xác định qua 3 bước sau: * Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư dùng đẻ thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Nt = ∑Qi.Hi trong đó: Nt - Nhu cầu vật tư dùng để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong kỳ. Qi - Khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ. Hi - Trọng lượng tinh của sản ơphẩm thứ i. Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến tổn thất trong quá trình sử dụng. Nvt = Nt/K Trong đó: Nvt - Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch. K - Hệ số thu thành phẩm. Bước 3: Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hoá. Ni = ∑Nvt.Ti Trong đó: Ni - Nhu cầu vật tư thứ i. Ti - tỷ lệ phần trăm của loại vật tư thứ i. c. Phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng. Nhu cầu vật tư được tính theo công thức sau: Nsx = ∑Pvt/T Trong đó: Pvt - Nhu cầu hàng hoá cần có cho sử dụng. T - Thời hạn sử dụng. d. phương pháp tính theo hệ số biến động. Theo phương pháp này, để tính nhu cầu vật tư cần dựa vào thực tế của sản xuất và tình hình sử dụng vật tư trong năm báo cáo. Nsx = ∑Nbc.Tsx.Htk Trong đó: Nbc - Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo. Tsx - Nhịp độ phát triển sản xuất của kỳ kế hoạch. Htk - Hệ số tiết kiệm vật tư của năm báo cáo so với năm kế hoạch. 2.2 Lập kế hoạch mua sắm vật tư. 2.2.1 Nội dung của kế hoạch mua sắm vật tư. Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống những bảng biểu, tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là bảo đảm vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất. Muốn vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải xác định, cho lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chất lượng và thời gian. Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua, kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác định rõ nguồn vật để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp. Bởi vậy kế hoạch mua vật tư thường phản ánh hai nội dung cơ bạn sau đây: Một là, phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ. Hai là, phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu nói trên, bao gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn mua ngoài. 2.2.2 Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư. Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư gồm có 4 giai đoạn sau: Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư, ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau, nghiên cứu và thu nhập các thông tin về thị trường, các yếu tố sản xuất chuẩn bị các tài liệu về phường án sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất và của doanh nghiệp. Thứ hai, Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học, đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng, để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong đó nền kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang chải và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế to lớn. Thứ ba, Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp số lượng vật tư này thường được xác định theo phương pháp "Uớc tính” và phương pháp "Định mức". Thứ tư, Giai đoạn kết thúc của công việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp, nhu cầu này của doanh nghiệp được xác định theo phương pháp cân đối nghĩa là: Trong đó: : Tổng nhu cầu về loại vật tư i dùng cho mục đích j. : Tổng nguồn về loại vật tư i đáp ứng bằng nguồn j. 3. Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư. 3.1 Các phương pháp đảm bảo vật tư. 3.1.1 Các nguồn hàng và đặc điểm của chúng. Nguồn hàng của doanh nghiệp là tập hợp bao gồm các bộ phận có nguồn gốc khác nhau, tính chất và đặc điểm khác nhau, các bộ phận này có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Nguồn gốc hình thành góc độ phân cấp quản lý, tính chất đặc điểm, phương thức mua, mà hình thành nên các hệ thống phân loại khác nhau, kiểu lựa chọn tiêu thức phân loại nào, là phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu đã giúp cho công tác tạo nguồn linh hoạt hơn. Do đó, lấy tiêu thức phân loại theo nguồn gốc hình thành là phù hợp nhất. Theo tiêu thức này nguồn của các doanh nghiệp bao gồm hai thành phần cơ bản: nguồn nhập khẩu và nguồn nội địa. Nguồn nhập khẩu: Đây là nguồn được sản xuất tại nước ngoài mà doanh nghiệp có khẳ năng khai thác đáp ứng, phần nào nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. Hoạt động ở thị trường quốc tế phải tuân theo các điều kiện thương mại chung, luật pháp và các chính sách buôn bán ở nước bạn hàng, điều kiện về tiền tệ và thanh toán, điều kiện vận tải và tình hình giá cước. Hiện nay đại đa số các hợp đồng mua bán nước ngoài phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế phải cân nhắc tính toán cẩn thận khi bỏ ngoại tệ ra mua hàng. Nguồn nội địa: Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật tư hàng hoá trong nước mà doanh nghiệp có thể khai thác được. Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai bộ phận: nguồn từ các đơn vị sản xuất và từ các tổ chức kinh doanh khác. Nguồn thu mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất trong nước có nhiều điểm tích cực như đảm bảo chất lượng, tính chất thường xuyên và khối lượng lớn, chi phí lưu thông thấp. Nhưng bên cạnh đó còn nhiều nhược điểm như là vật tư kinh doanh không đồng bộ, nhưng thường phải chấp nhận giá cao hơn ở các tổ chức kinh doanh khác. Ngoài hai bộ phận trên nguồn nội địa còn có: Nguồn tồn kho tại các đơn vị phụ thuộc. Nguồn do doanh nghiệp tự sản xuất lấy: đặc điểm của ngồn hàng này là ít và không đòi hỏi quy trình sản xuất phức tạp mà các tổ chức lưu thông hàng hoá, thấy phù hợp với yêu cầu của sản xuất và tự mình có thể sản xuất một vài loại vật tư hàng hoá không quan trọng để kinh doanh. Nguồn do doanh nghiệp thuê gia công. Nguồn do doanh nghiệp liên doanh liên kết: Đó là nguồn hàng mà các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể liên doanh liên kết, với các đơn vị hoặc cá nhân sản xuất các loại hàng hoá, phục vụ cho nhu cầu của kinh doanh. Nguồn do hàng đổi hàng: đây là hình thức tạo nguồn rất phổ biến trong trường hợp các doanh nghiệp là người cung ứng nguyên liệu, vật tư kỹ thuật cho sản xuất. Nguồn do doanh nghiệp bán nghuyên vật liệu mua thành phẩm. 3.1.2 Các phương thức tạo nguồn hàng cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. a. Mua hàng. Các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể áp dụng nhiều hình thức mua hàng khác nhau. Nhưng có hai hình thức mua hàng phổ biến sau. Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Các tổ chức kinh doanh sau khi tìm được nguồn hàng thì lập đơn hàng gửi tới đơn vị có hàng hoá và ký kết hợp đồng mua. Mua đứt bán đoạn (thuận mua vừa bán): Đó là hình thức mua sau khi tìm được nguồn hàng, các tổ chức kinh doanh vật tư tiến hành thỏa thuận với đơn vị hàng hoá, về giá cả và các điều kiện có liên quan như vận chuyển, phương thức thanh toán, thì tiến hành mua không cần đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế. b. Các hình thức tạo nguồn khác. Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: là toàn bộ lượng hàng hoá còn lại cuối kỳ báo cáo mà các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho kỳ kế hoạch. Số lượng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ xác định kiểm kê thông qua vào cuối tháng 12, nhưng thực tế khi xây dựng kế hoạch số liệu tồn kho được xác định trước thời gian kiểm kê. Vì vậy, người ta phải ước tính được lượng vật tư hàng hoá tồn kho. Kết quả ước tính càng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính thực tế của nó. Thông thường khi xác định lượng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo cáo) của một mặt hàng nào đó ta dùng công thức. Ođk = Ott + Nh - X Trong đó: Ođk - Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch. Ott - Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch Nh - Lượng hàng hoá ước nhập vào kể từ thơì điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo. X - Lượng hàng ước xuất cũng trong thời gian đó. Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này thường phát sinh do yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế. Xác định nhu cầu về khối lượng, chủng loại và cơ cấu mặt hàng không chính xác. Cụ thể khi lập kế hoạch cung ứng và ký kết các hợp đồng mua bán chưa tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ. Hàng nhập vào không phù hợp với yêu cầu nên sinh ứ đọng. Yếu tố thứ hai là phải có vật tư hàng hoá dự trữ cho sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên do trình độ quản lý yếu tố đã xuất hiện một lượng vật tư hàng hoá vượt quá mức dự trữ, hoặc không nằm trong danh mục cần cho dự trữ. Những lượng vật tư hàng hoá đó cần nhanh chóng huy động vào lưu thông để tiêu dùng cho sản xuất Để có nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh chúng ta còn nhiều nguồn khác như: Nguồn tổ chức sản xuất: Đây là nguồn tự hình thành do các do các tổ chức lưu thông kinh doanh vật tư tận dụng tiềm năng của mình là lao động, vật tư, tièn vốn (vật tư ở đây là vật tư ứ đọng chậm luân chuyển, phế liệu, phế phẩm do thu mua được). Hình thức này có tác dụng giải quyết công ăn việc làm cho lao động dư thừa và tăng vật tư cho lao động xã hội, thực hiện được tiết kiệm. Nguồn liên doanh liên kết: Liên doanh là hình thức hợp tác giữa các tổ chức kinh tế cùng nhau đầu tư về vật tư, tiền vốn lao động và cùng thống nhất với nhau về quyền lợi lâu dài giữa các bên về lợi nhuận, cùng chia sản phẩm, liên kết cũng là quá trình hợp tác giữa hai bên hoặc nhiều bên nhưng không chi phối nhau về sản phẩm. Nguồn thu tái chế, sử dụng phế thải, phế liệu và phế phẩm: Đây là sản phẩm sinh ra tất yếu trong quá trình sản xuất cùng với việc đa dạng hoá sử dụng sản xuất thì nguồn hàng này càng trở nên phong phú và đa dạng. Nguồn này có thể tiến hành ngay đầu vào cho một số nghành sản xuất nào đó, hoặc thông qua chế biến thành vật tư cho các nghành sản xuất khác. Để tận dụng được nguồn này các tổ chức kinh doanh phải tìm hiểu, liên doanh liên kết với sản xuất để thu được nguồn hàng này thông qua việc bán đầu vào cho sản xuất, tìm hiểu và biết được đầu ra,thông qua hội chợ với khách hàng. Nguồn do nhận làm đại lý ký gửi: Để tạo thêm nguồn hàng phục vụ tốt cho yêu cầu của kinh doanh, các tổ chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm đại lý bán hàng cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước hưởng hoa hồng theo tỷ lệ% nhất định tính theo doanh số đại lý sự thoả thuận về giá bản quyền và nghĩa vụ của các bên giao nhận đại lý. Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật tư và kết qủa nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp lên đơn hàng vật tư và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật tư cho sản xuất. Lên đơn hàng là quá trình cụ thể hoá, nhu cầu là việc xác định tất cả các quy cách chủng loại hàng hoá dịch vụ cần thiết. Số lượng đặt mua từng quy cách, chủng loại và thời gian nhập hàng, lập đơn hàng là công tác hết sức quan trọng trong quá trình mua sắm vật tư, và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3.2 Lựa chọn người cung ứng vật tư. Thông qua các tiêu chuẩn về chất lượng, giá cả, khả năng kĩ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn người cung ứng. Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm theo mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp. việc đánh giá được thực hiện theo định kỳ và không hạn chế ở các đơn hàng đầu tiên. Người cung ứng phải được đánh giá lại nhằm đảm bảo sự ổn định về chất lượng. 3.3 Thương lượng và tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư. 3.3.1 Thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua. Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là. - Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các vật tư (độ dung sai sản phẩm, độ bền) và phương pháp kiểm tra. - Xác định lại giá cả với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời hạn. - Xác định hình thức trả tiền. - Điều kiện giao hàng. - Thời hạn giao hàng và trách nhiệm khi giao hàng chậm. 3.3.2 Tổ chức kí hợp đồng mua bán vật tư. Hợp đồng mua bán vật tư là văn bản ký kế giữa đơn vị mua và đơn vị bán. Hợp đồng mua bán có tính chất pháp lý, người đại diện cho mỗi bên tham gia ký kết phải là người có tư cách pháp nhân. Vì hợp đồng kinh tế là cơ sở, là căn cứ của trọng tài kinh tế xét sử khi có những tranh chấp xẩy ra giữa hai bên ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua bán là cơ sở cho việc thực hiện thương mại phục vụ nhu cầu sản xuất trong những khoảng thời gian nhất định. Hai bên mua bán có thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận và ký kết hợp đồng, thông qua các văn bản theo quy định của pháp luật. Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các diều khoản sau. 1. Ngày, tháng, năm kí kết hợp đồng mua bán, tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên, họ tên người đại diện, người đứng tên đăng kí kinh doanh. 2. Đối tượng của hợp đồng mua bán tính bằng số lượng, khối lượng hoặc giá trị quy ước đã thoả thuận. 3. Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của vật tư hoặc các yêu cầu kĩ thuật. 4. Giá cả. 5. Bảo hành. 6. Địa điểm và thời gian giao nhận. 7. Phương thức thanh toán. 8. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng. 9. Thời hạn hiệu lực của hợp đồng kinh tế. 10. Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng mua bán vật tư. 11. Các thoả thuận khác. Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất, đó là các điều khoản cam kết giữa hai bên bao gồm ba loại. Một là, những điều khoản chủ yếu như nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lượng khối lượng, số lượng quy cách kích thước mã hiệu, phẩm chất, thời gian, địa điểm phương thức giao nhận, phương thức thanh toán. Hai là, những điều khoản thường lệ: là các điều khoản ghi trong hợp đồng, nhưng vẫn được hai bên công nhận. Ba là, những điều khoản thoả thuận: là những điều khoản chưa có quy định của nhà nước được vận dụng một các linh hoạt, vào thực tế của hai bên mà không trái với các điều luật, của nhà nước như giá cả tỷ lệ (chiết khấu hao mòn). Đối với những hợp đồng kinh tế mua bán với nước ngoài, doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường quốc tế, và có kiến thức nhất định trong quan hệ mua bán quốc tế. 3.4 Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật tư. 3.4.1 Tổ chức tiếp nhận vật tư. a. Nhiệm vụ của công tác tiếp nhận vật tư. Tiếp nhận đúng về số lượng, chất lượng vật tư, thời gian đã ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc các chứng từ giao nhận vật tư, bảo đảm đúng chính sách chế độ. Giải phóng nhanh phương tiện ga, cảng bến bãi, tiếp nhận đưa nhanh vật tư về kho an toàn. b. Nội dung công tác tiếp nhận: - Công tác chuẩn bị: Chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng kinh tế, thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phương tiện vận chuyển, phương tiện cân đong, chứa đựng, kiểm tra và kho tàng. - Phương tiện tiếp nhận: + Tiếp nhận về số lượng: Dùng các phương tiện cân, đong, đo, đếm để kiểm tra số lượng vật tư nhập kho. + Tiếp nhận về chất lượng: Người nhận cùng với người giao trực tiếp xác định chất lượng vật tư hàng hoá trên các mặt. Phẩm cấp chất lượng hàng hoá và tỷ lệ phẩm cấp trong lô. + Xác định về cơ cấu hàng hoá (tính đồng bộ). + Mức độ hư hỏng biến chất vật tư hàng hoá. + Hình dáng kích thước mầu sắc. + Tính chất cơ lý hoá. Việc tiếp nhận hàng hoá được tiến hành theo hai phương pháp. Phương pháp tiết kiệm toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận phụ thuộc vào điều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp đồng mua bán cũng như các thông lệ hiện hành. Một số trường hợp cần xử lý khi tiếp nhận vật tư: - Hàng hoá thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất người giao và người nhận cùng nhau lập biên bản, hàng hoá vật tư được tiếp nhận bình thường ghi chép theo đúng biểu mẫu. - Hàng hoá đã về kho nhưng chưa có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến hành kiểm tra toàn bộ các hợp đồng, kinh tế có liên quan để xác định, loại hàng hoá đó có đúngtrong kế hoạch tiếp nhận hay không. Sau đó tiến hành tiếp nhận theo đúng nguyên tắc, và ghi vào sổ theo dõi hàng chưa có hoá đơn, khi đã có hoá đơn chứng từ tiến hành đối chiếu thực nhập với hoá đơn. - Hàng chưa về kho nhưng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh toán thì tiếp nhận toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi hàng trên đường đi. Nếu chưa chấp nhận thanh toán thì lưu trữ hoá đơn và ghi vào sổ theo dõi chứng từ chờ khi hàng hoá chuyển đến thì tiếp nhận bình thường. làm tốt công tác tiếp nhận vật tư sẽ bảo đảm điều kiện, thúc đẩy quá trình tái sản xuất phát triển giảm chi phí lưu thông, qua việc giải phóng nhanh, ga cảng, bến bãi, kho tàng, phương tiện bốc xếp vận chuyển, giảm hao hụt mất mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm tốt công tác tiếp nhận là điều kiện thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lượng vật tư, nguồn nhập là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và hạch toán giá thành. 3.4.2 Tổ chức chuyển vật tư về kho. Tổ chức vận chuyển vật tư về kho, của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch vật tư nhằm đảm bảo, vật tư cho sản xuất, vì vậy làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cung ứng vật tư kịp thời, và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp. Công tác vận chuyển cũng là một điều khoản, trong hợp đồng mua bán dựa trên việc tính toán các chi phí cần thiết trên cơ sở khối lượng vật tư cần mua, địa điểm giao hàng. 4. Tổ chức quản lý vật tư nội bộ. 4.1 Quản lý dự trữ và bảo quản. 4.1.1 Quản lý dự trữ. Dự trữ là một công tác mà tất cả các doanh nghiệp đều phải làm để thực hiện, duy trì hoạt động của mình. Vì nó đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục. Song, dự trữ dù nhiều hay ít thì đều có cái lợi, cái hại riêng. Dự trữ quá nhiều dẫn đến tốn nhiều chi phí. Nhưng dự trữ mà quá ít có thể gây gián đoạn quá trình sản xuất. Trong cơ chế thị trường, vấn đề quản lý dự trữ vật tư có ý nghĩa kinh tế to lớn, làm tố công tác dự trữ cho phép huy động được số lượng lớn vật tư vào chu chuyển. Tuy nhiên, đòi hỏi phải phân bố hợp lý lực lượng dự trữ, xác định lượng thông tin kinh tế cần thiết để quản lý các loại dự trữ vơí việc sử dụng công nghệ thông tin, lựa chọn hình thức hạch toán và kiểm tra dự trữ, ... Tối ưu hoá dự trữ được bắt đầu ở các doanh nghiệp là việc xác định mức dự trữ cần thiết, theo từng loại vật tư cụ thể. Cơ sở cho công tác này là dự báo thị trường vật tư, phân tích giá cả, cũng như dự báo tiêu thụ sản phẩm. Trên cơ sở dự báo tính được khối lượng dự trữ cần thiết. Đặc biệt, phải xác định giới hạn tối đa của dự trữ. Hiện nay, có 2 phương pháp quản lý dự trữ. Đó là: Phương pháp theo dõi và điều chỉnh liên tục: Theo dõi sự biến động của vật tư một cách liên tục. Dtt = Dmin + Dtx Trong đó: Dtt - Mức dự trữ thực tế. Dmin - Mức dự trữ tối thiểu. Dtx - Mức dự trữ thường xuyên. Phương pháp theo dõi và điều chỉnh định kỳ: Định kỳ tiến hành kiểm tra và đặt hàng. Ddh = Dmax – MxT Trong đó: Ddh - Số lượng đặt hàng. Dmax - Mức dự trữ tối đa. M - Mức tiêu dùng vật tư bình quân 1 ngày đêm. T - Thời gian đặt hàng. 4.1.2 Tổ chức công tác bảo quản. Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong việc đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng vật tư về bảo quản chính là, bảo vệ nguyên vẹn những giá trị và giá trị sử dụng của vật tư hàng hoá. Nó góp phần tiết kiệm lao động xã hội, giảm chi phí kho và nâng cao hiệu quả lao động kho. Nhiệm vụ của công tác bảo quản: Bảo quản tốt về số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá, không ngừng phấn đấu giảm hao hụt tự nhiên. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và thiết bị chứa đựng. Nội dung của nghiệp vụ bảo quản: Đầu tiên, quy hoạch kho: Dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực kho, đặc điểm của từng loại vật tư hàng hoá, để chia kho thành những khu vực nhà kho, gian kho, ngăn, ô, để chứa đựng các loại vật tư hàng hoá khác nhau. Thứ hai, định vị định lượng vật tư hàng hoá: xác định vị trí tượng đói ổn định của một loại vật tư nào đó, theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký hiệu riêng và bảo quản tính thống nhất trong toàn bộ kho.Xác định khối lượng vật tư trong mỗi đơn vị đã được định vị. Thứ ba, Kê lót chất xếp vật tư hàng hoá trong một đơn vị đã được định vị,làm tốt công tác này bảo đảm được nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản. Thứ tư, điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hưởng của môi trường đến vật tư hàng hoá. Thứ năm, chống côn trùng và vật gặm nhấm. Thứ sáu, thường xuyên chăm sóc và kiểm tra chất lượng vật tư, xây dựng chế độ kiểm tra, trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và sử lý những hư hỏng, hao hụt từ đó đề ra các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời. Thứ bảy, phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo mật. 4.2 Tổ chức cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất. Tổ chức cấp phát vật tư đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong những biện pháp có hiệu quả, nhằm tiết kiệm vật tư ở doanh nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ đảm bảo cung ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất lượng tạo điều kiện trong quá trình sản xuất tiến hành được nhịp nhàng. Đảm bảo tính đồng bộ của vật tư góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình công nghệ rút ngắn thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, tạo điều kiện nâng cao năng xuất lao động, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, tiền vốn giảm lực lượng dự trữ ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của công tác cấp phát vật tư cho nhu cầu sản suất là: Thứ nhất, xuất vật tư đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng hạn mức, đúng nguyên tắc. Thứ hai, Cấp phát nhanh gọn bảo đảm an toàn vật tư. Nội dung của công tác cấp phát vật tư. Giai đoạn 1: Chuẩn bị cấp phát. Vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng cần được chuẩn bị tốt về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại và thòi gian cấp phát. Chuẩn bị lượng vật tư về số lượng chất lượng về sổ sách theo dõi chứng tư xuất kho. Chuẩn bị phương tiện cân, đong, đo, đếm, phương tiện kiểm tra, kiểm nghiệm, chuẩn bị về lao động. Chuẩn bị ở ngoài doanh nghiệp: Mục đích là giảm lượng dự trữ ở trong kho ở doanh nghiệp,tiết kiệm được chi phí bảo quản,đáp ứng được nhu cầu sản xuất, cần đến loại vật tư nào thì có ngay loại vật tư đó mà không cần phải dự trữ trước. Để làm tốt khâu này cán bộ vật tư phải theo dõi để nắm vững nguồn hàng, nguồn cung ứng phương tiện vận chuyển, bốc xếp...Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đưa vật tư về kho của doanh nghiệp, chuẩn bị kế hoạch điều độ, cấp phát, chuẩn bị tài liệu để thực hiện. Chuẩn bị tại kho của doanh nghiệp: Chuẩn bị bảo đảm cấp phát vật tư cho tiêu dùng trực tiếp, phân loại đánh giá tình trạng vật tư hiện có, kiểm tra tính đồng bộ, tính thống nhất. Xây dựng phương án cấp phát đảm bảo tính hiệu quả, bố trí nhân lực phù hợp, cấp phát đảm bảo tính hiệu quả. Giai đoạn 2: Cấp phát vật tư cho yêu cầu sản xuất, cơ sở của công tác này là dựa vào hạn mức cấp phát, được xác định bằng hệ thống định mức, kinh tế kỹ thuật cho từng loại vật tư với số lượng sản phẩp sản xuất ra trong kỳ kế hoạch việc cấp phát trật tự theo hạn mức nâng cao trách nhiệm của các bộ phận tổ đội sản xuất trong việc sử dụng số lượng vật tư thực lĩnh một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng kinh doanh trong việc thực hiện kế hoạch vật tư, nâng cao trách nhiệm của người làm công tác kế hoạch góp phần sử dụng hợp lý kho tàng, đơn giản hoá công tác nghi chép bán đều cho công tác hạch toán Hạn mức được xác định theo công thức: H = Nsx ± Ndd + D – 0 Trong đó: H - Hạn mức cấp phát vật tư Nsx - Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm Ndd - Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang D - Nhu cầu vật tư cho dự chữ phân xưởng O - Tồn kho thực tế đầu kỳ Trên cơ sở hạn mức được xác định, phòng kinh doanh lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức cho phân xưởng. Theo phiếu này thủ kho tiến hành cấp phát vật tư. Thủ kho phải chuẩn bị các điều kiện cấp phát đảm bảo xuất nhanh gọn, an toàn kinh tế nhất. Để giao vật tư cho các phân xưởng, tổ, đội sản xuất người ta tiến hành theo hai phương pháp sau: Một là, giao vật tư tại kho của doanh nghiệp là phương thức giao trong đó phân xưởng, tổ đội căn cứ vào chứng từ cấp phát của người mang phương tiện đến để nhập vật tư từ kho của doanh nghiệp. Sử dụng phương pháp nàythì phân xưởng, tổ đội phải có bộ phận tiếp liệu và phương tiện vận chuyển do đó sử dụng không hợp lý lao động và phương tiện vận chuyển trong doanh nghiệp, thủ kho nhiều khi bị động nên khó tránh khỏi sai sót khi xuất. Vì vậy phương pháp này chỉ thích hợp với việc cấp phát vật tư với số lượng ít và không ổn định. Hai là, Giao vật tư tại nơi làm việc. Đây là phương thức giao nhận vật tư căn cứ vào lịch cấp phát vật tư, tự tổ chức chuyển đưa vật tư đến nơi làm việc bằng phương tiện và nhân lực do phân xưởng quản lý. Áp dụng phương pháp này phải có bộ phận cấp phát thuộc phòng cung tiêu thực hiện và quyết toán. 4.3 Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán. 4.3.1 Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư. Kiểm tra sử dụng vật tư phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát số liệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng, báo cáo của các đơn vị sử dụng về tình hình sử dụng vật tư và số lượng sản phẩm làm ra. Mặt khác phải tiế hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người sử dụng. Về mặt nguyên tắc, lượng vật tư xuất kho của doanh nghiệp phải khớp với hạn mức, với các phiếu lĩnh vật tư. Nhưng trên thực tế có nhiều trường hợp xuất ít hơn hoặc nhiều hơn so với các chứng từ trên vì nhiều trường hợp có lệnh xuất kho mà không có hoặc không đầy đủ, có vật liệu phải xuất nhiều hơn lệnh xuất vì vật liệu đó không thể chia nhỏ để bớt lại, hoặc do nhiều nguyên nhân khác. Lượng vật tư thực tế cấp ra cùng ngày có thể không khớp với hạn mức cấp phát đã duyệt , vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư hay vì thay đổi loại vật tư khác. Khi có yêu cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng, và phải được hạch toán riêng. Phiếu yêu cầu cấp thêm vật tư do phân xưởng (tổ, đội sản xuất) đề nghị trưởng phòng kế hoạch và trưởng phòng vật tư ký. Trong phiếu yêu cầu nêu rõ nguyên nhân xin cấp thêm. Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế, có thể do hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất và có thể do sử dụng không đúng mục đích, do có nhiều phế phẩm, do không tuân thủ mục tiêu dùng vật tư. Người quyết định cấp thêm cho phân xưởng là giám đốc hay phó giám đốc doanh nghiệp. Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng vật tư là các báo cáo của phân xưởng trưởng, thủ trưởng các bộ phận trong kỳ qua (thường là một tháng). Trong báo cáo nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng vật tư đã nhận trong kỳ, lượng vật tư sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể cả trường hợp vượt kế hoạch) lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ. Mặt khác phòng vật tư cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực tiếp tiêu dùng vật tư. Chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định được sử dụng đúng đắn của các tài liệu báo cáo và mới hiểu được rõ ràng tình hình qua báo cáo. Sau khi đã có tình hình và số liệu được xác định và tính toán chính xác, để xác minh được phân xưởng tiêu dùng vật liệu có hợp lý và tiết kiệm không, trước hết cần phải đối chiếu số lượng các loại vật tư mà phân xưởng thực tế nhận trong kỳ với số lượng các loại vật tư quy định trong các phiếu hạn mức. 4.3.2 Quyết toán vật tư. Để nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào của sản xuất đòi hỏi các doanh nghiệp phải định kì quyết toán vật tư sử dụng. Việc quyết toán vật tư là nhằm tính toán lượng vật tư thực chi có sử dụng đúng mục đích không? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêu dùng không? Lượng vật tư tiết kiệm hoặc bội chi? Nguyên nhân gây lãng phí trong sủ dụng vật tư ở doanh nghiêp ... Ở các doanh nghiệp, có thể áp dụng các phương pháp sau để quyết toán vật tư sau. * Phương pháp kiểm kê: trên cơ sở số liệu kiểm kê thực tế tồn kho tại phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và có số liệu về lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí cho sản xuất sản phẩm: C = Ođk + X - Ock C - Lượng vật tư thực tế chi phí Ođk - Số tồn kho đầu kỳ theo kiểm kê Ock - Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ. X - Lượng vật tư thực xuất tại kho của doanh nghiệp cho phân xưởng. Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ cung ứng với số lượng vật tư thực chi bằng số lượng thành phẩm trong kỳ trừ đi số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ. Mức tiết kiệm hay bội chi được xác định theo công thức sau: E = Q . M - C E - Mức tiết kiệm hay bội chi Q - Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ M - Mức tiêu dùng nguyên vật liệu Kết quả của phép tính nếu là số dương k(+) thì tiết kiệm nếu là số (-) thì bội chi. * Phương pháp nghiên cứu hiện trường: Phương pháp này chủ yếu thu thập thông tin từ trực quan và các quan hệ giao tiếp với thương nhân và người tiêu dùng. Phương pháp này đòi hỏi chi phí cao và có tính chất phức tạp. Do đó người ta thường sử dụng phương pháp này sau khi có kết quả của phương pháp nghiên cứu tài liệu. * Phương pháp đơn hàng: So sánh với mức quy định trong hợp đồng. * Phương pháp quyết toán theo lô hàng cấp ra: Tính cụ thể cho từng lô vật tư cấp phát trực tiếp tiêu dùng đến tận từng tổ, từng công nhân nếu sử dụng không hết sẽ thu hồi nhập kho. CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO VẬT TƯỞ DNSX TÚI THÊU THỦ CÔNG TUẤN NGA. 1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga. Doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga đã trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi giai đoạn gắn liền với nó là một loại hàng thêu khác nhau. Doanh nghiệp xuất phát từ làng nghề ở Thường Tín – Hà Tây. * Giai đoạn 1986 – 1994: Đây là giai đoạn sản xuất hàng Kimônô. Tức là, thêu các hoạ tiết, hoa văn lên áo Kimônô rồi xuất khẩu sang Nhật Bản. Đây là thời kì làm ăn nhỏ lẻ, số lượng xuất khẩu ít, làm theo đơn đặt hàng. Do tính chất đơn điệu của sản phẩm này nên nó không tồn tại được lâu. * Giai đoạn 1995 – 2000: Đến cuối năm 1994, mặt hàng Kimônô không phát triển được nữa. Đầu năm 1995, chuyển sang thêu hàng Trướng. Đây là mặt hàng phục vụ cho ma chay, chúc thọ. Nó được làm từ chất liệu vải nhung, rồi thêu các hoa văn lên. Ma chay thì thêu các con hạc và cây tùng, còn chúc thọ thì thêu cảnh gia đình cùng con cháu. Do quá nhiều người cùng làm nên thị trường bão hoà, cung vượt quá cầu. Sản xuất không còn hiệu quả, chuyển hướng sang mặt hàng túi thêu đính cườm. * Giai đoạn 2001 đến nay: Năm 2001, theo quyết định của bộ kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tây, Doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga ra đời. Đầu năm 2001, do mới thành lập, chưa có nhiều mối làm ăn nên doanh nghiệp rất khó khăn, phải tự sản xuất ra các mẫu túi rồi gửi đến các cửa hàng ở các phố Hàng Bài, Đinh Tiên Hoàng, Hàng Trống, Hai Bà Trưng, ... Rất nhiều người nước ngoài thích sản phẩm thêu tay của doanh nghiệp. Họ liên lạc với doanh nghiệp, kí kết các hợp đồng sản xuất. Doanh nghiệp luôn luôn đổi mới mẫu mã sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu của thị trường. Ngoài mặt hàng túi thêu đính cườm, doanh nghiệp còn sản xuất thêm mặt hàng túi thêu gắn trai và sừng, hiện nay hai loại vật liệu này rất được người nước ngoài ưa chuộng. Doanh nghiệp không những chú ý đến yếu tố văn hoá Việt Nam thể hiện trên sản phẩm mà còn chú ý đến văn hoá của các nước ngoài mà sản phẩm của mình xuất khẩu sang. Mẫu mã, kiểu dáng của các túi luôn được doanh nghiệp quan tâm. Chính vì vậy, sản phảm của doanh nghiệp rất được yêu thích trên thị trường nước ngoài, có chỗ đứng vững chắc trong môi trường cạnh tranh khốc liệt. Đối thủ cạnh tranh của hàng TCMN Việt Nam nói chung và sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga nói riêng là các mặt hàng TCMN của Trung Quốc. Hàng Trung Quốc có mẫu mã đẹp, lượng hàng lớn nên giá thành sản phẩm thấp. Trung Quốc là một thách thức lớn đối với Việt Nam trong xuất khẩu hàng TCMN ra nước ngoài. Hiện nay, doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga xuất khẩu ra hơn 10 nước trên thế giới. Trong đó, thị trường chủ lực là Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc và một số nước thuộc EU. Tăng kim nghạch xuất khẩu sang thị trường Mỹ là cơ hội lớn, nhưng cũng chứa đựng nhiều thách thức đối với doanh nghiệp. 2. Khái quát về hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga. Doanh nghiệp đã thành lập được hơn 6 năm, đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Doanh nghiệp có nhiều mối làm ăn lớn với người nước ngoài. Sau khi kí kết hợp đồng, doanh nghiệp tiến hành thực hiện mua sắm các vật tư cần cho công việc thực hiện hợp đồng như các loại vải, chỉ thêu, cườm, trai, sừng, mếch, bìa. Phòng vật tư cấp phát vật tư cho những cai qua những phiếu xuất. Sau đó, từng cai lại phát vật tư cho từng hộ, từng thợ thêu để họ thêu lên những tấm vải có hoa văn đã được in sẵn. Những mảnh vải đã thêu xong được chuyển về cho bộ phận kiểm tra của doanh nghiệp. phòng kiểm tra chỉ gồm có 5 người. Việc kiểm tra được thực hiện rất nhanh. Những mảnh nào bị lỗi như bong chỉ, hỏng quân trai, sừng, cườm thì được sửa, rồi chuyển cho bộ phận máy, làm thành những cái túi xinh xắn. Đội máy gồm có 20 máy, tương ứng là 20 công nhân máy lành nghề, cùng với 5 người làm công việc cắt các miếng mếch, bìa các–tông thành hình dạng chiếc túi. Sau khi đóng thành những chiếc túi, chúng được chuyển về bộ phận kiểm tra thành phẩm để kiểm tra, dán mác, đóng gói, đóng thùng và nhập kho thành phẩm. 6 tháng đầu năm 2007, doanh nghiệp đã hoàn thành được 3 hợp đồng lớn. Tổng cộng 3 hợp đồng này có 3765000 chiếc túi các loại. Trong đó, tỷ trọng 2 loại mặt hàng trai và sừng chiếm đến 86%. Vì 2 loại mặt hàng này đang rất được ưa chuộng. Kim nghạch xuất khẩu trong 6 tháng đầu năm tăng 21,2% so với cùng kỳ năm ngoái, lãi ròng 587 triệu đồng, giải quyết việc làm cho hơn 500 công nhân. 3. Thực trạng về hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX túi thêu thủ công Tuấn Nga. 3.1 Xác định nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu vật tư. 3.1.1 Xác định nhu cầu vật tư. Việc xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp chủ yếu dựa vào những hợp đồng sản xuất giữa doanh nghiệp và bạn hàng nước ngoài. Thông qua từng hợp đồng, doanh nghiệp tính được khối lượng của từng loại vật tư. Thí dụ: Doanh nghiệp có hợp đồng yêu cầu sản xuất 1000000 túi trai. Một túi trai cần 40 quân (viên) trai, 1m2 vải, 1m2 mếch, 0,8 m2 bìa, 1 khoá từ (hoặc 1 khoá vải) và 1/4 cuộn chỉ. Từ đó, ta có thể tính được số lượng các loại vật tư như sau: Các loại vật tư Nhu cầu Đơn vị Trai 40000000 Quân Vải 1000000 m2 Chỉ 250000 Cuộn Khoá từ 500000 Cái Khoá dây 500000 Cái Mếch 1000000 m2 Bìa 800000 m2 Bảng tổng hợp nhu cầu vật tư chính qua các năm STT Danh điểm vật tư Đơn vị tính 2004 2005 2006 KH TH %TH KH TH %TH KH TH %TH 1 Trai Tấn 5144 5463 106,2 7075 7450 105,3 8954 9245 107,7 2 Sừng Tấn 4150 4257 102,6 6607 6840 103,5 7000 7100 108,6 3 Cườm Tấn 4505 4520 103,3 3254 3200 98,34 2454 2425 98,82 4 Vải các loại 1000m2 15212 15260 100,3 18524 18656 107,1 19245 19311 103,4 5 Chỉ 1000 Cuộn 3449 3560 103,2 4234 4372,5 103,3 4602 4692,5 101,97 6 Bìa 1000m2 14199 14240 102,8 17166 17490 101,9 18408 18570 108,8 7 Mếch 1000m2 14819 14554 125 17566 17695 123,5 18808 18920 0,76 Nguồn: Phòng vật tư doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga. Số liệu về tình hình vật tư của doanh nghiệp túi thêu thủ công Tuấn Nga trong các năm 2004, 2005, 2006 được tổng kết trong bảng trên: Nhìn vào bảng ta có thể thấy, nhu cầu trai và sừng là 2 vật tư được sử dụng ngày càng tăng lên qua các năm. Nhu cầu trai trong năm 2005 tăng 137,54% so với năm 2004, năm 2006 tăng 126,56% so với năm 2005. Còn nhu cầu sừng trong năm 2005 tăng 159,2% so với năm 2004, năm 2006 tăng 105,95% so với năm 2005. Vì những túi thêu bằng trai và sừng ngày càng được ưa chuộng. Do tính năng của chúng là bền, mẫu mã đẹp, tiện lợi. Ngược lại, nhu cầu cườm ngày càng giảm do những túi thêu bằng cườm không được yêu thích như thời kỳ thịnh vượng của nó (từ năm 2001 đến năm 2003). Còn nhu cầu vải các loại cũng tăng. Mặc dù, vải là mặt hàng chủ yếu phải nhập khẩu nhưng doanh nghiệp vẫn đảm bảo đầy đủ cho sản xuất. 3.1.2 Lập kế hoạch yêu cầu vật tư. Sau khi đã xác định được nhu cầu các loại vật tư cần thiết. Doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm các nguồn để đáp ứng nhu cầu trên. Đây là công tác khó khăn, trải qua 4 bước. Thứ nhất, Doanh nghiệp nghiên cứu thị trường các vật tư cần thiết. Cụ thể ở doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga, đó là: Đối với 2 loại vật tư là trai và sừng, doanh nghiệp phải tìm hiểu các nhà cung ứng đã làm ăn với mình xem họ liệu có thể đáp ứng tốt được nhu cầu của mình một cách tôt nhất nữa không. Tích cực tìm kiếm thêm các nhà cung ứng mới để có thể đáp ứng nhu cầu sản xuất tăng của mình. Trai, sừng thể hiện trực tiếp ra bề mặt của chiếc túi, không như thêu cườm ta có thể chỉnh sửa lại được, do đó, chất lượng của chúng quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Nên cần phải tìm được nhà cung ứng có chất lượng tốt. Vải, cườm, chỉ là những vật tư chủ yếu nhập từ Trung Quốc. Do thị trường thế giới luôn biến động nên việc nghiên cứu thị trường càng trở nên quan trọng để doanh nghiệp có các phương pháp thích hợp. Thứ hai, Tính toán các loại nhu cầu. Doanh nghiệp lên kế hoạch tính toán cụ thể các từng loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Thứ ba, doanh nghiệp xác định lượng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ đối với từng loại vật tư. Việc xác định lượng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ là công việc bắt buộc phải làm nếu muốn kinh doanh có hiệu quả. Vì qua đó, doanh nghiệp xác định được chính xác lượng vật tư cần mua, tránh gây ứ đọng vật tư gây lãng phí hoăc có thể mua thiếu vật tư. Thứ tư, xác định số lượng vật tư đặt mua. Y = - Odk - B - E Trong đó: Y - Lượng vật tư cần mua. - Tổng nhu cầu của doanh nghiệp. Odk - Lượng tồn kho đầu kỳ. B - Nguồn doanh nghiệp tự sản xuất. E - Nguồn tiết kiệm. 3.2 Các phương thức tạo nguồn hàng cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Nguồn đi mua của các đơn vị sản xuất hoặc các tổ chức kinh doanh vật tư. Thông qua các đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng kinh tế. Đây là nguồn cung cấp vật tư chính là nguồn lâu dài và khá ổn định, nó đáp ứng hầu hết cho các loại nhu cầu về các loại vật tư của doanh nghiệp. Trai và sừng có thể đặt hàng với làng nghề chuyên làm trai, sừng như ở Thụy ứng - Thường Tín - Hà Tây. Đây là một nguồn hàng thuận lợi nhiều mặt đối với doanh nghiệp vì nó rất gần với doanh nghiệp, rẻ, tốt, giá cả ít biến động. Mặt khác, một số loại vải và chỉ thêu chủ yếu nhập, giá cả biến động liên tục theo sự thay đổi của thị trường. Đặc biệt, nếu muốn có vải tốt thì phải mua với giá cao. Tuy nhiên, không có một số loại vải như silk có thể mua ở làng lụa vạn Phúc. Chất lượng silk rất tốt vì đây là một làng nghề lâu đời ở Việt Nam và đã từng rất nổi tiếng trên thị trường thế giới. Số liệu về mua vật tư tháng 2 năm 2007 Danh điểm vật tư Đơn vị tính Nhu cầu mua Nguồn vật tư Kết quả % thực hiện Đơn giá (Triệu đồng) Tồn kho đầu kỳ Chỉ tiêu mua về Thiếu hụt thừa Trai Tấn 484 4,2 15 485 16 103,3 Sừng Tấn 356 4 14 350 8 102,2 Cườm Tấn 134 6,4 0 106 28 79,1 Vải các loại 1000m2 1230 3,6 0 1204 26 97,88 Chỉ 1000 Cuộn 215 8,4 17 198 100 Bìa 1000m2 1128 4,3 111 1036 19 101,7 Mếch 1000m2 1097 5,8 98 1004 5 104,56 Nguồn:Phòng vật tư của doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga. Qua bảng số liệu về mua vật tư ở bảng trên, ta thấy lượng cườm và các loại vải mua về không đảm bảo đủ về số lượng so với nhu cầu của doanh nghiệp. trong tháng 2, doanh nghiệp cần 134 tấn cườm và 1230000 m2 vải, nhưng thực tế, chỉ đáp ứng được 79,1% (cườm), 83,25% ( các loại vải). Giá hai loại vật tư này ngày càng đắt đỏ là nguyên nhân chủ yếu làm doanh nghiệp không đáp ứng đủ cho sản xuất. Mặc dù giá đắt nhưng cũng không dễ kiếm. Ngược lại, do nguồn nguyên liệu sẵn có ở trong tỉnh nên trai và sừng luôn được đảm bảo đầy đủ: Trai 103,3%, Sừng 102,2%. Mếch và bìa phải cần một lượng lớn hơn mức cần thiết vì hai loại vật liệu này phải dùng để bù vào những phần bị hỏng khi máy túi. Do đó, khi cấp vật tư cho bộ phận máy thì phòng vật tư thường cấp thêm khoảng 7% nhu cầu cho việc sửa chữa. 3.3 Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư. Chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó chất lượng vật tư đóng vai trò quan trọng. Tổ chức thu mua, vận chuyển và bảo quản có ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí vật tư, chất lượng vật tư từ đó có ảnh hưởng sâu sắc tới chất lượng và giá thành sản phẩm. 3.3.1 Công tác tiếp nhận vật tư. Hàng năm, ở doanh ngiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga, cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, phòng vật tư lập kế hoạch thu mua vật tư. Kế hoạch này được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất để xác định ra nhu cầu về vật tư, từ đó tiến hành cân đối giữa nhu cầu với khả năng để xây dựng nên kế hoạch thu mua vật tư. Tại doanh nghiệp số lượng vật tư lớn, chủng loại vật tư đa dạng, nếu công tác tổ chức bảo quản không tốt sẽ dẫn đến hư hỏng, kém chất lượng như bị gãy, vỡ các quân trai, sừng làm ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí vật tư trong giá thành sản phẩm. Trong thời gian tới, phòng vật tư chuyên môn hoá gắn từng người với công việc cụ thể nhất định, tăng thêm trách nhiệm của cán bộ thu mua làm cho họ nắm chắc các nguồn hàng cung cấp, nắm chắc các chủng loại vật tư, phụ trách về số liệu tồn kho, số liệu cần dùng, số cần mua trong dự trữ tối đa, tối thiểu và yêu cầu bảo quản của từng loại vật tư cũng như giá cả của chúng. Giá trị thu mua là vấn đề công ty quan tâm làm sao để chi phí bỏ ra ít nhất mà mua được khối lượng vật tư nhiều nhất, tốt nhất, hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi ở đầu vào. Nếu khâu thu mua có ảnh hưởng lớn đến chi phí vật tư thì khâu tổ chức vận chuyển và bảo quản cũng có ý nghĩa không kém phần quan trọng trong công tác quản lý vật tư của doanh nghiệp. Nếu tổ chức vận chuyển bảo quản không khoa học sẽ dẫn đến vật tư bị hao hụt, mất mát, kém phẩm chất gây ảnh hưởng không tốt đến chất lượng sản phẩm, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Hiện nay doanh nghiệp túi thêu thủ công Tuấn Nga chưa có đội xe chuyên chở việc vận chuyển hoàn toàn thuê ngoài dẫn tới một số trường hợp không chủ động hoặc chi phí vận chuyển cao. 3.3.2 Tổ chức cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất. Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng phân xưởng, từng tổ, từng bộ phận đưa lên và tiến độ sản xuất của công việc do các phân xưởng đảm nhận, công ty lên biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và tiến hành cấp phát cho các tổ theo lịch đã định. Việc cấp phát vật tư cho hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu do phòng cung đảm nhận. Kho tiếp nhận và cấp phát vật tư: thủ kho căn cứ vào phiếu xuất vật tư do phòng cung vật tư viết sẽ tiến hành cấp phát cho các bộ phận, chủ yếu là các tổ thêu, tổ máy, tổ kiểm tra bán thành phẩm (các mảnh vải đã được thêu), tổ kiểm tra thành phẩm (các túi thêu). Dưới đây là phiếu xuất kho của doanh nghiệp cho bộ phận máy túi. PHIẾU XUẤT VẬT TƯ SỐ 104 Bộ phận sử dụng: Tổ máy túi. Ngày 1 tháng 3 năm 2007 Xuất tại kho doanh nghiệp. STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (1000đ) Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Chỉ Cuộn 10 10 12 120000 2 Vải m2 50 50 7 350000 3 Mếch m2 40 40 3 120000 Thủ kho: Nguyễn Mạnh Hùng Xuất ngày 2 tháng 3 năm 2007 Nguồn: Phòng vật tư của doanh nghiệp. 3.3.3 Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán. a. Công tác kiểm tra tình hình sử dụng vật tư. Về công tác này, hạch toán chi phí tiết vật tư là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật tư. Để tổ chức tốt công tác kế toán này, doanh nghiệp đã sử dụng phương pháp chứng từ để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế ở công ty chứng từ kế toán được sử dụng trong phần kế toán chi tiết vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho vật tư. - Phiếu xuất kho vật tư. - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. - Hoá đơn cước phí vận chuyển. Tại kho, hàng ngày thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho, xuất kho sau đó tiến hành ghi vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại vật tư và chuyển toàn bộ phiếu xuất nhập cho kế toán chi tiết vật tư tại phòng kế toán. Thực tế tại công ty thủ kho không tiến hành đối chiếu giữa số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế hàng ngày được bởi vì rất nhiều loại vật tư trong kho, thực hiện công việc này sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức. Do đó, doanh nghiệp chỉ thực hiện kiểm kê 6 tháng một lần. Thẻ kho được kế toán giao cho thủ kho lập sau đó kiểm tra lại và trình kế toán trưởng ký. Thẻ kho được mở cho từng loại vật tư, mỗi loại có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. b. Công tác quyết toán vật tư. Công tác này phản ánh các nguồn vật tư của doanh nghiệp. Song chỉ nói chung chung các nguồn vật tư chứ chưa đưa ra được con số cụ thể và khả năng của các nguồn, giá cả vật tư, chất lượng vât tư, phương thức mua bán và thanh toán. Nó chỉ phản ánh tổng số vật tư đã sử dụng, số sản phẩm hoàn thành, số vật tư còn lại sau kỳ sản xuất mà chưa phản ánh được số vật tư đã tiết kiệm hay bội chi. Việc xác định số vật tư đã sử dụng chỉ căn cứ vào số liệu cấp phát chứ chưa căn cứ vào định mức tiêu dùng vật tư và khối lượng công việc đã hoàn thành. Các bước tiến hành xác định lượng vật tư hao phí thực tế, tỉ lệ hao phí vật tư thực tế, lượng vật tư tiết kiệm hay bội chi chưa được thực hiện. vì vậy việc đề ra phương pháp tiết kiệm vật tư chỉ còn đơn thuần là công nhận số vật tư đã hao phí và số lượng công việc đã hoàn thành từ số vật tư đó. Do vậy chưa có cơ sở để tính hệu quả kinh tế của việc sử dụng vật tư. 3. Những đánh giá chung qua nghiên cứu công tác đảm bảo vật tư cho DNSX túi thêu thủ công Tuấn Nga. 3.1 Ưu điểm. Do tính chất của vật tư sẵn có, danh mục vật tư cũng không nhiều, các nguồn hàng dễ kiếm nên công tác hậu cần vật tư ở doanh ngiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga được thực hiện tốt. Đảm bảo đầy đủ, đồng bộ kịp thời mọi nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình, không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, xây dựng và nâng cao hiệu quả kinh tế các hoạt động của doanh nghiệp. Đã tạo ra được hệ thống nguồn hàng phong phú, có chất lượng cao giá rẻ, nó góp phần ổn định sản xuất và hạ giá thành sản phẩm đã tạo ra được hệ thống dự trữ vật tư đủ mạnh, kịp thời đảm bảo nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp trong mọi điều kiện. 3.2 Nhược điểm và nguyên nhân. Mặc dù có nhiều lợi thế về nguồn hàng, song do công tác tổ chức bộ máy thực hiện công tác bảo đảm vật tư ở doanh nghiệp còn có nhiều tồn tại như chưa phân định nhiệm vụ rõ ràng giữa các bộ phận, chưa tổ chức lao động hợp lý, thiếu các cán bộ chuyên môn. Trong công tác tạo nguồn vật tư cũng còn nhiều thiếu sót: chưa khai thác triệt để các nguồn đã tạo được, chưa quan tâm tới các nguồn tự sản xuất, nguồn vật tư do tiết kiệm, chưa hình thành được đội ngũ cộng tác viên trong việc tìm nguồn hàng và trong kế hoạch tạo nguồn chưa xác định được khả năng đáp ứng của các nguồn hàng đó. Trong công tác thu mua, vận chuyển, chưa sử dụng linh hoạt các hình thức thu mua, chưa quan tâm đúng mức tới việc, giảm chi phí thu mua nhất là chi phí vận chuyển. Trong công tác cấp phát vật tư còn chưa xác định được hạn mức cấp phát, chưa kiểm tra được việc sử dụng vật ở các bộ phận. 4. Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX túi thêu thủ công Tuấn Nga. 4.1 Tăng cường xác định nhu cầu vật tư một cách chính xác. Việc xác định nhu cầu vật tư chính xác là điều kiện đầu tiên để các công tác tổ chức đảm bảo vật tư sau có thể diễn ra. Vì nếu xác định vật tư mà sai ngay từ ban đầu về quy cách, chủng loại, số lượng, chất lượng sản phẩm thì các công tác sau chỉ diễn ra vô ích mà thồi. Ngoài ra, nó còn khiến tăng chi phí, lỡ mất cơ hội kinh doanh. Việc xác định nhu cầu phụ thuộc rất nhiều vào kế hoạch kinh doanh, hợp đồng sản xuất với đối tác. Khi đã biết kế hoạch kinh doanh cụ thể, từ đó phải tích cực nghiên cứu thị trường các loại vật tư. Đặc biệt đối với những loại vật tư thường biến động và những nguồn khan hiếm, khó đảm bảo. Việc xác định nhu cầu vật tư chính xác không những giúp doanh nghiệp tìm được các nguồn hợp lý mà còn giúp công tác mua sắm vật tư diễn ra dễ dàng hơn. 4.2 Chủ động khai thác tạo nguồn vật tư kịp thời và đều đặn cho sản xuất. Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải đảm bảo cho nó những loại vật tư cần thiết 1 cách kịp thời và đều đặn trong cả 1 thời gian dài. Nếu doanh nghiệp cần nhận 1 loại vật tư nào đó vào đầu tháng mà nhận nó muộn hơn so với dự kiến mà lại không có dự trữ hoặc vật tư cho sản xuất không liên tục thì sản xuất sẽ bị ngưng trệ, có thể giao hàng chậm hợp đồng làm mất uy tín của doanh nghiệp mình. 4.2.1 Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư về mặt kịp thời. Nguồn vật tư Tồn đầu tháng Nhập lần 1 Nhập lần 2 Tổng số Ngày nhập 1-4 12-4 29-4 Số lượng (T) 60 40 110 210 Bảo đảm nhu cầu trong tháng Tính bằng ngày T 12 (1/4 - 12/4 ) 8 (15/4 - 22/4) 2 (29/4 – 30/4) 60 40 10 22 110 Còn lại không dùng trong tháng (T) 100 100 Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư về mặt kịp thời. Đối với loại vật tư A, nhu cầu trong tháng là 150T, tiêu dùng trong 1 đêm là 5T. Nhìn trên bảng ta thấy, tồn kho đầu tháng 4 là 60T, có thể tiêu dùng trong 12 ngày nhưng vì đến ngày 15/4 mới nhập vật tư nên 2 ngày 13/4 và 14/4 không có vật tư để dùng.Cũng tình hình trên nhập vật tư lần thứ hai vào ngày 29/4 mà ngày 22/4 đã dùng hết vật tư nên từ ngày 23/4 đến 28/4 không có vật tư để dùng. Nhu cầu vật tư hiện có là 210 tấn nhiều hơn nhu cầu trong tháng là 60T. Tuy hoàn thành về số lượng nhưng việc tiến hành sản xuất vẫn bị gián đoạn. 4.2.2 Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư về mặt đều đặn. Ta dùng 3 phương pháp sâu đây để phân tích tình hình đảm bảo vật tư về mặt đều đặn. * Phương pháp 1: Sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch chứng tỏ kế hoạch mua sắm không đều đặn. * Phương pháp 2: Tính toán sự chênh lệch giữa thực tế mua với kế hoạch trong từng giai đoạn của thời kỳ báo cáo. Theo đại lượng và dấu chênh lệch ta có thể đánh giá được mức độ không đều đạn trong việc thực hiện kế hoạch mua sắm. * Phương pháp 3: Tính hệ số không đều đặn. K = √∑{(F - Fkh).Q/∑Q}100% Trong đó: F - Số % thực hiện kế hoạch mua của từng giai đoạn trong kỳ báo cáo. Fkh - 100%. Q - Số lượng cần mua theo kế hoạch trong từng giai đoạn của kỳ báo cáo. 4.3 Đảm bảo cung ứng đồng bộ vật tư cho sản xuất. Để sản xuất ra một loại sản phẩm cần nhiều loại vật tư khác nhau theo một tỉ lệ nhất định, hơn nữa loại vật tư này không thể thay thế cho loại vật tư khác. Ta nói vật tư được tiêu dùng đồng bộ khi xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư phải đảm bảo tính đồng bộ của nó, trong quá trình thực hiện kế hoạch nếu có loại vật nào đó không đảm bảo yêu cầu thì các vật tư khác hoặc không thể sử dụng được hoặc là sử dụng một phần tương xứng với tỉ lệ loại vật tư nhập không đảm bảo yêu cầu với tỉ lệ thấp nhất. Để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư về mặt đồng bộ ta dùng bảng phân tích sau đây. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư về mặt đồng bộ Tên vật tư Đơn vị t ính Kế hoạch nhập Thực nhập (mua) Hoàn thành kế hoạch về số lượng % Số sử dụng được % Số lượng A kg 300 270 90 80 240 B Kg 120 144 120 80 96 C Kg 50 40 80 80 40 Tổng số 470 454 96,5 376 Qua bảng trên ta thấy số lượng vật tư nhập vào so với kế hoạch đạt 96,5% trong đó loại vật liệu B vượt kế hoạch là 20% số lượng vật tư sử dụng được trong bảng này không đạt được bằng so với số lượng vật tư nhập vào. Như vậy có nghĩa là một số loại vật tư nhập về mà không sử dụng được theo yêu cầu đề ra mà số lượng vật tư sử dụng được chỉ đạt 80% so với kế hoạch. Nguyên nhân của tình trạng trên là nhập vật tư vào công ty không đảm bảo được tính đồng bộ. 4.4 Tăng cường quản lý sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tư. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tư là biện pháp cũng rất quan trọng. Thực hiện tốt việc này sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí, muốn làm tốt công tác này phải tổ chức quản lý chặt chẽ cả trong công tác đảm bảo vật tư và các hoạt động khác của doanh nghiệp, tổ chức, đào tạo đội ngũ cung ứng vật tư chuyên nghiệp. Đặc biệt, khâu bảo quản phải được quan tâm đúng mức vì khâu này có ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm sản xuất ra. Việc bảo quản không được tổ chức đúng đắn và quan tâm đúng mức không những gây hao hụt, hư hỏng vật tư mà còn có thể gây ảnh hưởng đến tiến trình của sản xuất và chât lượng sản phẩm. Ngoài ra, phải giám sát thật chặt quá trình sử dụng vật tư của nhân viên để họ có ý thức tự giác tiết kiệm cho doanh nghiệp. KẾT LUẬN Đảm bảo vật tư cho quá trình sản xuất là một hoạt động cần thiết cho quá trình sản xuất là một hoạt động cần thiết không thể thiếu được với việc ổn định và phát triển sản xuất kinh doanh đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào nói chung cũng như đối với công ty Khoá Minh Khai nói riêng. Việc thường xuyên phân tích, đánh giá quá trình thực hiện hoạt động này là việc rất cần thiết để tìm ra những điểm mạnh để phát huy và khắc phục những hạn chế. Sự kết hợp chọn lọc và chủ động kinh doanh giữa lý luận chung thực tiễn sản xuất kinh doanh là tiền đề cho quá trình tổ chức công tác thương mại đầu vào đạt hiệu quả cao. Do luôn quan tâm đến công tác đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp và cố gắng hết sức thực hiện tốt nhiệm vụ đó nên doanh nghiệp đã đạt được những bước tiến đáng kể. Từ một gia đình làm nghề, phát triển trở thành doanh nghiệp và có được lợi nhuận cao, đó là nhờ sự đóng góp rất lớn của công tác đảm bảo vật tư. Hiện nay, doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga đã tạo được công ăn việc làm cho rất nhiều người trong những lúc nông nhàn, giúp họ kiếm thêm nguồn thu nhập. Doanh nghiệp đã góp phần nhỏ của mình với sự phát triển chung của đất nước, luôn tuân thủ các chính sách, đường lối và pháp luật, đóng thuế đầy đủ. Trong thời gian qua do một số nguyên nhân chủ quan nên việc tìm hiểu thực tế còn có một số hạn chế. Song, nhờ sự giúp đỡ hướng dẫn của cô giáo đã giúp em hoàn thành đề án môn học Kinh Tế Thương Mại. Em xin chân thành cảm ơn cô! MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX kinh doanh hàng mỹ nghệ. 1. Bản chất và vai trò của hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX................. 2 1.1 Đảm bảo vật tư cho sản xuất là điều kiện tất yếu của quá trình sản xuất. 2 1.2 Vai trò của hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX.................................. 2 2. Những nội dung chủ yếu của hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX và hệ thống chỉ tiêu đánh giá................................................................................ 3 2.1 Xác định nhu cầu mua sắm vật tư............................................................. 3 2.2 Lập kế hoạch mua sắm vật tư................................................................. ...6 3. Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư................................................ 7 3.1 Các phương pháp đảm bảo vật tư.............................................................. 7 3.2 Lựa chọn người cung ứng vật tư......................................................... 9 3.3 Thương lượng và tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư.......................... 10 3.4 Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật tư.................................................. 11 4. Tổ chức quản lý vật tư nội bộ................................................................. 12 4.1 Quản lý dự trữ và bảo quản.................................................................... 12 4.2 Tổ chức cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất......................................... 13 4.3 Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán............................ 15 Chương II: Phân tích thực trạng và giải pháp đảm bảo vật tưở DNSX túi thêu thủ công Tuấn Nga. 1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga........................................................................................ 17 2. Khái quát về hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp sản xuất túi thêu thủ công Tuấn Nga.......................................................................................... 18 3. Thực trạng về hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX túi thêu thủ công Tuấn Nga................................................................................................................ 18 3.1 Xác định nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu vật tư.................................... 18 3.2 Các phương thức tạo nguồn hàng cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp............................................................................................................ 21 3.3 Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư............................................ 22 3.3.1 Công tác tiếp nhận vật tư...................................................................... 22 3.3.2 Tổ chức cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất................................... 22 3.3.3 Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán...................... 23 3. Những đánh giá chung qua nghiên cứu công tác đảm bảo vật tư cho DNSX túi thêu thủ công Tuấn Nga........................................................................ 24 3.1 Ưu điểm................................................................................................... 24 3.2 Nhược điểm và nguyên nhân................................................................... 24 4. Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động đảm bảo vật tư cho DNSX túi thêu thủ công Tuấn Nga............................................................................. 25 4.1 Tăng cường xác định nhu cầu vật tư một cách chính xác.................... 25 4.2 Chủ động khai thác tạo nguồn vật tư kịp thời và đều đặn cho sản xuất 25 4.3 Đảm bảo cung ứng đồng bộ vật tư cho sản xuất................................... 26 4.4 Tăng cường quản lý sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tư............................... 27 Kết luận...................................................................................................... 28