Đề tài Đặc điểm phân loại yêu cầu quản lý và sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình thanh toán vật liệu

Lời nói đầu Sau 15 năm, chuyển đổi từ cơ chế nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước, Ngành Nông nghiệp nước ta cũng như nhiều ngành khác phát triển nhanh chóng, từ chỗ lương thực không đủ ăn, nay không những đủ cung cấp cho nhu cầu mà còn là một nước đứng thứ 2 trên thế giới về xuất khẩu lương thực. Cơ chế thị trường giúp cho nền nông nghiệp nước ta tiếp thu mạnh mẽ các thành tựu về khoa học công nghệ giúp các nhà quản lý mở mang phát triển tư duy kinh tế, làm cho sản xuất ngày càng phát triển và có hiệu quả. Trong sản xuất nông nghiệp để đảm bảo năng suất ngày càng cao, chất lượng sản phẩm ngày càng tốt đủ sức cạnh tranh với cơ chế thị trường, việc chọn tạo, phục tráng, sản xuất ra nhưng cây, con giống có năng suất cao, chất lượng tốt, tính thích ứng và thích nghị rộng là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Trong cơ chế thị trường bên cạnh việc đầu tư, phát triển công nghệ, các đơn vị, cá nhân sản xuất kinh doanh còn phải đặc biệt quan tâm đến lợi nhuận, vì đó là yếu tố thiết thực đến sự sống còn, tồn tại và phát triển của mình. Để làm được điều đó việc hạch toán chi tiết có hiệu quả tất cả các khâu từ sản xuất đến tiêu thụ là vấn đề thiết yếu. Trong đó chi phí sản xuất là một nội dung quan trọng trong hạch toán kế toán. Nó đòi hỏi phải được hạch toán chính xác, đúng, kịp thời vì chí phí sản xuất phản ánh tổng hợp nhiều mặt của quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, nó đưa ra được những số liệu quan trọng. Dựa vào đó doanh nghiệp biết được đã chi bao nhiêu ? Sản xuất được gì ? và hiệu quả của chí phi đó ra sao ? Đó chính là cơ sở để phân tích rút ra được những nguyên nhân thành công hay thất bại, lựa chọn phướng hướng, biện pháp sản xuất kinh doanh trong thời gian tới tốt hơn, thu nhập nhiều hơn. Chi phí sản xuất trong nông nghiệp cũng như các ngành sản xuất khác bao gồm: Chí phí nguyên vật liệu: Giống, cây con, thuốc trừ sâu, phân bón....... Chi phí nhân công: Tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương, các khoản bồi dưỡng và phụ cấp. Chi phí sản xuất chung. Trong phạm vi đề tài này tôi chỉ đề cập đến một trong ba nội dung của chi phí sản xuất với tiêu đề “ Kế toán thu mua thực tế, nhập xuất và dữ trữ vật liệ, chi phí vật liệu trong sử dụng “Tại Công ty giống cây trồng Hải Dương ( Xí nghiệp giống lúa Lai Cách ). Nội dung của bài viết bao gồm: 5 phần Phần I: Đặc điểm phân loại yêu cầu quản lý và sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình thanh toán vật liệu. Phần II: Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu. Phần III: Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu hiện nay trong các doanh nghiệp. Phần IV: Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu tại xí nghiệp giống lúa Lai Cách - công ty giống cây trồng Hải Dương. Phần V: Một số ý kiến đóng góp về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu tại xí nghiệp giống lúa Lai Cách. Mục đích của đề tài là vận dụng lý luận về hạch toán vật liệu, công cụ đã được trang bị ở trường vào việc nghiên cứu thực tế tại xí nghiệp từ đó phân tích những điểm còn tồn tại nhằm góp một phần nhỏ bé cho việc hoàn thiện công tác kế toán của Xí nghiệp. Phương pháp sử dụng: - Phương pháp lý thuyết kết hợp với thực tiễn. - Phương pháp kế toán chung. - Phương pháp kế toán vật liệu. - Phương pháp tài khoản. - Phương pháp tổng hợp. Chuyên đề được hoàn thành với sự giúp đỡ nhiệt tình của: Thầy giáo Phan Văn Niệm. Ông: Phan Văn Bộc Giám đốc Công ty giống cây trồng Hải Dương. Bà: Đào Thị Tâm Kế toán trưởng Công ty giống cây trồng Hải Dương Cùng anh Phạm Văn Côi và các phòng chức năng của Công ty giống cây trồng Hải Dương. Viện Đại học mở Hà Nội cùng các giáo sư, tiến sĩ, giảng viên của trường. Do nhận thức còn hạn chế nội dung chuyên đề rộng cho nên bài viết này chỉ mang tính khái quát và không sao tránh khỏi khiếm khuyết, vì vậy tôi rất mong được sự đóng góp giúp đỡ của các thầy cô giáo trong Viện Đại học Mở Hà Nội cùng các anh chị thuộc các chức năng của Công ty giống cây trồng Hải Dương giúp cho chuyên đề được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn. Hải Dương, tháng 6 năm 2001 Phần I Lý luận chung về kế toán thu mua, nhập xuất và dự trữ vật liệu, chi phí vật liệu trong sử dụng. 1. Khái niệm và đặc điểm của vật liệu: Vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đó là: Thiết bị nhà xưởng: Tư liệu sản xuất Nhân công lao động: Sức lao đông Vật liệu: Đối tượng lao đông Vật liệu có đặc điểm chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dưới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. 2. Phân loại vật liệu Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu. Căn cứ vào những đặc trưng chung giống nhau người ta phân loại vật liệu thường theo những cách sau: Cách 1: Phân loại theo vai trò, tác dụng của vật liệu. Đây là cách được sử dụng phổ biến. Theo cách này vật liệu được chia làm các loại sau: Nguyên liệu, vật liệu chính: Giống, phân bón ( Đối với doanh nghiệp nông nghiệp). Xi măng, cát sỏi, sắt thép ( Đối với doanh nghiệp xây dựng ). Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ phụ trợ trong sản xuất: Thuộc trừ sâu, thuốc sử lý mầm. ( Đối với doanh ngiệp nông nghiệp ). Nhiên liệu: Than, củi, xăng dầu. Phụ tùng thay thế, sử chữa: Dùng cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Vật liệu và thiết bị dùng cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là vật liệu thu hồi được sau quá trình sản xuất hay xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: Gồm các loại vật liệu ngoài các loại trên như: Bao bì, vật đóng gói, vật tư đặc chủng. Cách 2: Phân loại theo mối quan hệ và môi trường sinh thái bao gồm: Loại bình thường: Loại ít gây tác hại Loại nguy hiểm: Loại gây hại nhiều cho môi trường sinh thái như: Thuốc trừ sâu. . . Cách 3: Phân loại theo đặc trưng của vật chất bao gồm: Vật liệu lỏng: Rượu, cồn, xăng dầu.......... Vật liệu rắn: Xí măng, sắt, thép. . . . . Vật liệu khí: Khí ôxy, Cacbonic. . . . . Cách 4: Phân loại theo nguồn gốc bao gồm: Vật liệu sản xuất trong nước Vật liệu mua từ nước ngoài hoặc Vật liệu tự sản xuất Vật liệu mua ngoài Cách 5: Phân loại theo phương thức tính thuế Loại vật liệu tính theo phương pháp khấu trừ thuế: Theo phương pháp này: Giá vật liệu = giá thực tế vật liệu nhập Loại vật liệu tính theo phương pháp trực tiếp Theo phương pháp này: Giá vật liệu = giá thực tế vật liệu nhập + Thuế giá trị gia tăng. 3. Phương pháp tính giá vật liệu: Thực chất là phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành và phát sinh có liên quan đến tình loại vật liệu Trong kinh tế thị trường nhờ sử dụng phương pháp này mà kế toán theo dõi, phản ánh, kiểm tra được các đối tượng hạch toán kế toán bằng tiền. Đồng thời nhờ có tính giá kế toán tính toán và xác định được chi phí có liên quan đến việc thu mua, sản xuất, chế tạovà tiêu thụ từng loại vật tư , sản phẩm, hàng hoá từ đó so sánh với kết quả thu được để đánh giá hiệu quả sản xuất và kinh doanh. Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng nguyên tắc giá phí theo quy định của Bộ Tài chính để đanhs giá vật liệu. Nguyên tắc đó là: Giá trị ghi sổ của vật liệu= Giá thực tế thu mua, hay giá thành thục tế sản xuất ( Giá gốc ). Tuỳ từng phát sinh trong quá trình thu mua, sản xuất cụ thể từng trường hợp được tính giá như sau: a/ Vật liệu mua ngoài: Trường hợp áp dụng theo phương pháp khấu trừ thuế: Giá vật liệu = giá mua trên hoá đơn ( không có thuê giá trị gia tăng ) + Chi phí thu mua thực tế + Thuế suất nhập khẩu ( Nếu có ) – Giảm giá hàng mua nếu có – Triết khấu được hưởng ( Nếu có ). Trường hợp doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về kế toán, hoá đơn, chứng từ hay vẫn còn áp dụng phương pháp trực tiếp hoặc Doanh nghiệp sản xuất, chế biến, thu mua nông lâm thuỷ sản . . . Không có hoá đơn VAT ( Theo quy định của Bộ Tài chính ). Giá vật liệu được tính cũng như trên chỉ riêng giá trị trên hoá đơn là giá có cả thuế giá trị gia tăng. Trường hợp giá bán ghi trên hoá đơn của người bán không ghi thuế VAT thì : Giá bán thuần = Giá ghi trên hoá đơn ( có cả VAT ) / 1 + Thuế suất b/ Vật liệu tự sản xuất: Giá vật liệu = giá thành sản xuất thực tế c/ Vật liệu thuê ngoài, gia công, chế biến Giá vật liệu thực tế = Giá trị vật liệu chế biến + Chi phí liên quan ( ( Thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển và bốc dỡ ). d/ Vật liệu được tặng thưởng, viện trợ Giá thực tế vật liệu = Giá thực tế thị trường tương đương ( Do hội đồng giao nhận xác định ) e/ Vật liệu nhận đóng góp liên doanh Giá thực tế vật liệu = giá thoả thuận do các bên xác định f/ Phế liệu: Giá thực tế vật liệu = Giá ước tính có thể sử dụng được hay thu hồi tối thiểu. * Phương pháp đánh giá vật liệu dùng trong kỳ: Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, tuỳ theo từng yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán ta có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây để xác định giá vật liệu xuất dùng, nhưng phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải ghi chú rõ ràng Phương pháp giá đơn vị bình quân Giá thực tế xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân vật liệu. Nếu tính theo cả kỳ dự trữ thì Giá thực tế vật liệu xuất dùng bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế vật liệu nhập trong kỳ / Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Nếu tính theo mỗi lần nhập thì Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế vật liệu trước + Giá sau mỗi lần nhập / Số lượng vật liệu trước + Số lượng vật liệu sau mỗi lần nhập Nếu tính theo bình quân cuối kỳ trước ( Hay đầu kỳ này ) Giá đơn vị binh quân = Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ trước ( Hay đầu kỳ này ) / Số lượng vật liệu tồn cuối kỳ trước ( Hay đầu kỳ này ) 2* Phương pháp nhập vật liệu nhập trước xuất trước Xuất trước lô vật liệu nhập trước: Giá tính theo thực tế của từng lô sau đó mới xuất lô vật liệu nhập sau. Giá tồn cuối kỳ = Giá của lô vật liệu nhập cuối kỳ trong kỳ 3* Phương pháp nhập sau xuất trước Tính ngược với phương pháp nhập trước xuất trước 4* Phương pháp trực tiếp ( Phương pháp đích danh ) Giá vật liệu xuất dùng = Giá đơn chiếc hay từng lô khi nhập 5* Phương pháp giá hạch toán: Để hạch toán nhanh người ta dùng phương này. Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán bằng giá thực tế. Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ ( Hay tồn cuối kỳ ) = Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ ( Hoặc tồn cuối kỳ ) x Hệ số giá vật liệu. Trong đó Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ + Tồn đầu kỳ / Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. 4. Phương pháp hạch toán vật liệu Để hoạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung. Hiện nay theo quy định thì doanh nghiệp chỉ được lựa chọn một trong hai phương pháp: Kê khai thường xuyên và kiêm kê định kỳ. Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu là Phản ánh kịp thời chính xác số lượng, chất lượng và giá cả vật liệu tăng, giảm, tồn kho từng loại, từng thứ. Xác định chính xác số lượng, giá trị vật liệu tiêu hao giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kiểm tra chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu. Phát hiện và ngăn ngừa sử dụng vật liệu lãng phí, hay thất thoát . . . . để có biện pháp xử lý kịp thời. Để giảm bớt khối lượng ghi chép không cần thiết, phục vụ kịp thời cho việc tập hợp chi phí, báo cáo thông tin cho quản lý. Cuối tháng ( Cho dùng phương pháp kê khai thường xuyên hay kiêm kê định kỳ ) Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng tiến hành tập hợp, phân loại chứng từ và phân bổ vật liệu, dụng cụ và để ghi vào tài khoản 152, 153. Kế toán lập bảng như sau: VD: Bảng phân bổ vật liệu, dụng cụ Tháng 1 năm 2000 TT TK ghi có TK ghi nợ TK 152 ( VLC) Hệ số giá: TK 152 ( VLP) Hệ số giá: . . . . . . TK 153 Hệ số giá: HT TT HT TT HT TT HT TT 1 TK 621 18.000 800 500 - Đội 1 10.000 500 300 - Đội 2 8.000 300 200 2 TK 627 9.000 9.000 800 - Đội 1 4.000 6.000 350 - Đội 2 5.000 3.000 450 Tổng cộng 27.000 9.800 1.300 Ngày. . . tháng. . . năm Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) 4.1 Hạch toán tình hình biến động vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 4.11Thủ tục chứng từ và tài khoản: Căn cứ vào giấy báo nhận hàng ( Hay người mua hàng báo ) Nếu thấy cần thiết kế toán có thể lập biên bản kiểm nhận vật liệu thu mua về số lượng, chất lượng, quy cách. . .vv. . Sau đó người mua hàng làm phiếu nhập kho trên cơ sở hoá đơn mua hàng hoặc giấy báo nhận hàng biên bản kiêm kê vật tư ( Nếu cần ). Thủ kho nhập vào kho ghi sổ vật liệu số lượng thực nhập vào phiếu, ký tên vào phiếu nhập giữ lại một liên ( Phiếu nhập cần lập 3 bản ) rồi chuyển cho phòng kế toán. Trường hợp phát hiện vật liệu thiếu, thừa, sai quy cách . . . Thủ kho phải báo cho người mua hàng biết và cùng người mua hàng lập biên bản chuyển cho người có thẩm quyền giải quyết. Các chứng từ được dùng trong hạch toán vật liệu gồm: + Hoá đơn giá trị gia tăng của người bán ( Theo mẫu số 01CTKL- 3LLdo Bộ Tài chính quy định ) hoặc hoá đơn bán hàng theo mẫu sau: Đơn vị bán:. . . . . . . Mẫu số. . . . . . . Địa chỉ: ( Ban hành. . . . . Quyển số: Số: Hoá đơn bán hàng Liên 2 ( Bán hàng, vận chuyển, dịch vụ ) Họ tên người mua:. . . . Địa chỉ: Hình thức thanh toán: TT Tên quy cách sản phẩm dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3 = 1 x 2 D Cộng Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ): Người mua Người bán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2- Phiếu nhập kho theo mẫu sau: Mẫu số: 01- VT Ban hành: 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1 / 11 / 1995 Quyển số: Số: Phiếu nhập kho Ngày. . . tháng. . . . năm Nợ. . . . . Họ và tên người nhâp: . . . . . . . . . . . . Bộ phận:. . . . . . . có. . . . . Lý do nhập: Nhập vào kho:. . . . . . . TT Tên quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Theo Ctừ số Thực nhập A B C 1 2 3 4= 2x3 Cộng Tổng số tiền ( Ghi bằng chữ ): Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 3- Phiếu xuất kho theo mẫu Đơn vị: Mẫu số02-VT Địa chỉ: Số: QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1 / 11 /1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày. . . tháng. . . năm. . . . Nợ. . . . Có. . . . . Họ và tên người nhận hàng: Bộ phận: Lý do xuất hàng: Xuất tại kho: TT Tên quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 5 = 2 x 4 Cộng Tổng số tiền ( Ghi bằng chữ ): Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Hoặc có thể dùng phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn kiêm phiếu xuất, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Cùng với các văn bản cần thiết kèm theo. Tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ cụ thể mà doanh nghiệp vận dụng. Trình tự thủ tục mua, nhập, xuất vật liệu như sau: 4.1.1.1Thủ tục mua hàng, phương pháp kiểm tra hoá đơn Cán bộ cung tiêu căn cứ vào kế hoạch vật liệu hàng tháng , quý, năm hoặc theo yêu cầu của người quản lý có thể mua theo nhiều hình thức: Nếu trả tiền ngay ( Tiền mặt ) Kế toán lập bảng tạm ứng ( Theo mẫu quy định ) trình thủ trưởng đơn vị duyệt chi, chuyển cho kế toán phụ trách về lập phiếu chi và lĩnh tiền tại thủ quỹ, sau khi mua hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng ( Biên bản giao nhận vật tư nếu cần ) , lập phiếu nhập sau đó lập phiếu chi đồng thời thu hồi tạm ứng. Nếu trả tiền chậm: Cán bộ cung tiêu phải nộp toàn bộ chứng từ cho kế toán: Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập, Hợp đồng mua bán hàng hoá . . . . . . để kế toán vào sổ nợ tài khoản 331 phải trả người bán. Nếu trả bằng chuyển khoản Phương pháp lập hoá đơn: Hoá đơn do người bán hàng lập khi bán, hoá đơn dùng hết phần nào phàn còn lại gạch, hoá đơn ghi rõ địa chỉ, họ tên người mua, phương pháp thanh toán, ghi rõ quy cách loại vật liệu. Nếu không ghi hết gạch bỏ phần thừa. Hoá đơn phải được ghi rõ, hoá đơn đã nộp tiền phải có dấu “ Đã thanh toán “ của người bán. Nếu chuyển khoản phải ghi rõ số séc, ngày tháng, họ tên ghi trên séc. 4.1.1.2 Phương pháp lập phiếu xuất Phiếu xuất được ghi làm hai liên ( 1 gốc, 1 cho người nhận vật liệu trao thủ kho ) có đủ chữ ký ghi trên phiếu. * Tài khoản sử dụng trong hạch toán vật liệu bao gồm: Tài khoản 151: Hàng mua đi đường ( Chi tiết từng loại theo tài khoản cấp II ) Tài khoản 152: Vật liệu nhập kho ( Chi tiết từng loại vật liệu theo tài khoản cấp II ) Các tài khoản liên quan Tài khoản 111: Tiền mặt Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 621, 627,641,642: Kết chuyển chi phí Tài khoản 133: Thuế VAT được khấu trừ Tài khoản 412: Đánh giá tăng, giảm vật liệu Tài khoản 411: Nhận vốn kinh doanh Tài khoản 128, 222: Nhận lại góp vốn liên doanh Tài khoản 331: Phải trả người bán Sơ đồ 1: Hạch toán tổn quát vật liệu ( Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK 311,111,112 TK 152 TK 621 141,331. . . Mua vật liệu Xuất dùng cho SX tại kho hoặc trực tiếp không qua kho TK 133 TK 641,642,627 Thuế VAT được khấu trừ Xuất dùng cho SX chung bán hàng, quản lý TK 411 Nhận cấp vốn liên doanh TK 154 bằng vật liệu Vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến TK 642,338 Xử lý vật liệu thừa qua TK 138,642 kiêm kê Xử lý vật liệu thiếu qua kiêm kê TK 128,222 Nhận lại vật liệu từ đầu tư TK 421 góp vốn liên doanh Đánh giá giảm giá trị VL TK 412 Đánh giá tăng giá trị vật liệu Sơ đồ 2 Hạch toán vật liệu ( Tính VAT theo phương pháp trực tiếp ) TK 331,111,112 TK 152 TK 621 141,311 Tăng do mua ngoài Xuất vật liệu để sản xuất ( tổng giá trị thanh toán có cả VAT) TK 151,411,222 TK 627,641,642 Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất cho nhu nhầu khác ở PX, phục vụ bán hàng quản lý, XDCB ở sơ đồ 1 ( Phương pháp khấu trừ thuế ) kế toán định khoản như sau: Khi nhập: - Khi nhập vật liệu mua ngoài hàng và hoá đơn cùng về: Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331,111,112,311,141: Tổng giá trị thanh toán Nếu được hưởng triết khấu Nợ TK 331: Triết khấu trừ vào tiền hàng phải trả Nợ TK 111,112: Triết khấu được người bán trả Nợ TK 1388: Triết khấu được người bán chấp nhận nhưng thừa trả Có TK 152: Số triết khấu mua hàng được hưởng Có TK 1331: Số VAT không được khấu trừ Nếu hàng thừa so với hoá đơn ( Có biên bản và văn bản báo cáo ) + Nhập vào kho toàn bộ Nợ TK152: Giá trị vật liệu chưa có thuế Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Giá trị toàn bộ theo hoá đơn Có TK 3381: Giá trị thừa chưa biết nguyên nhân Khi có quyết định xử lý thừa: Trả lại người bán Nợ TK 3381 Có TK 152 Chấp nhận mua số thừa Nợ TK 1331 Nợ TK 3381 Có TK 331 Thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập Nợ TK 3381 Có TK 721 Trường hợp không nhập hàng thừa mà chỉ nhập theo hoá đơn Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331,112,111: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn ( Vật liệu thừa được ghi nhận ngoài sổ ) Khi xử lý vật liệu thừa trong các trường hợp như trên thì kế toán cũng định khoản như trên song chỉ khác trong tài khoản 3381bằng taig khoản 152 ( Nếu trả ngưòi bán thì không định khoản ). Nếu vật liệu thiếu so với hoá đơn Khi nhập: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thực nhập kho Nợ TK 1381: Giá trị số thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 1331: Có TK 331,111,112: Người bán chấp nhận lỗi thiếu giao tiếp hàng Nợ TK 152: Giá trị vật liệu giao thêm Có TK 1381: Giá trị vật liệu thiếu Người bán chấp nhận nhưng không còn hàng Nợ TK 331, 111 ,112 Có TK 1381 Có TK 1331 Thiếu do cá nhân gây nên Nợ TK 1388,334 Có TK 1381 Có TK 1331 Thiếu không rõ nguyên nhân ( Không xác định ) Nợ TK 821 Có 1381 Nếu hàng về chưa có hoá đơn: Ghi sổ tạm tính Nợ TK 152 Có TK 331 Khi hoá đơn về dùng nghiệp vụ kế toán điều chỉnh theo giá thực tế. Trường hợp hoá đơn về nhưng chưa có hàng Nợ TK 151: Giá trị hàng đi đường Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331,111,112 Tổng giá thanh toán Khi hàng về Nợ TK 152: Giá trị hàng nhập kho Nợ TK 621,627: Xuất dùng ngay không qua kho Có TK 151: Giá trị hàng đi đường Trường hợp vật liệu tự chế nhập kho Nợ TK 152: Chi tiết vật liệu Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất Trường hợp nhập vật liệu do các trường hợp khác Nợ TK 152: ( Chi tiết vật liệu ) Giá trị thực tế vật liệu tăng Có TK 411: Cấp vốn bằng vật liệu Có TK 3388: Đánh giá tăng vật liệu Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 311: Vay ngắn hạn bằng vật liệu quy thành tiền Có TK 642: Vật liệu thừa trong định mức tại kho Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621, 627,641, 642: Dùng không hết thu hồi phế liệu Có TK 222,128: Nhận góp vốn liên doanh bằng vật liệu Có TK 241 Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB hoặc từ sửa chữa lớn. Khi xuất vật liệu Vật liệu trong doanh nghiệp xuất chủ yếu cho sản xuất, phần còn lại thừa hoặc không có nhu cầu sử dụng nữa có thể xuất bán, góp vốn liên doanh . . . giá xuất trong mọi trường hợp đều theo giá thực tế của bên có tài khoản 152 Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621: ( Chi tiết từng đối tượng ) Xuất cho SX Nợ TK 641, 642: ( Chi tiết cho từng đối tượng ) Xuất cho tiêu thụ và quản lý Nợ TK 241: ( Chi tiết từng đối tượng ) Cho XDCB hoặc sửa chữa lớn Có TK 152: Giá trị thực tế vật liệu xuất Xuất góp vốn liên doanh Nợ TK 222: Góp vốn dài hạn Nợ TK 128: Góp vốn ngắn hạn Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá giảm giá trị vật liệu Có TK 152: Giá trị vật liệu xuất Có TK 412: Chênh lệch do đánh giá tăng giá trị vật liệu Xuất thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK 154: Giá trị sản phẩm dở dang Có TK 152: Giá trị vật liệu xuất Giảm do cho vay tạm thời Nợ TK 1388, 1368: Có TK 152: Giảm ( Xuất ) cho các yêu cầu khác Nợ TK 632: Nhượng bán vật liệu Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 1381: Thiếu chờ xử lý Nợ TK 1388,334: Cá nhân phải bồi thường khi xác định xử lý Có TK 152: Giá trị vật liệu giảm ( Xuất ) 5. Kế toán vật liệu trong đơn vị sản xuất kinh doanh nông nghiệp Đặc điểm của vật liệu trong doanh nghiệp nông nghiệp Vật liệu trong doanh nghiệp nông nghiệp rất đa dạng trong đó có một số vật liệu mang tính đặc thù như hạt giống, phân bón, các loại thuốc phòng trừ sâu bệnh .. . . Các loại vật liệu này một phần được tạo ra ngay trong quá trình sản xuất, sản phẩm kỳ trước được dùng làm vật liệu cho kỳ này hoặc vật liệu của kỳ này được giữ làm vật liệu cho kỳ sau, Sản phẩm của ngành này được làm vật liệu cho ngành khác. Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nông nghiệp Phương pháp hạch toán về cơ bản giống như các ngành khác song riêng về vật liệu luân chuyển nội bộ được tính theo giá thành thực tế sản xuất. Kế toán sử dụng tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu “ và tổ chức hệ thống tài khoản cấp 2 như tài khoản 1521-1: Hạt giống, Tài khoản 1521-2: Phân bón Tài khoản 1521-3: Thức ăn gia súc Tài khoản 1522-1: Thuốc dùng cho cây trồng Tài khoản 1522-2: Thuốc thú y Khi nhập vật liệu do sản xuất tạo ra được định khoản như sau: ( Căn cứ vào giá thành sản phẩm để ghi ) Nợ TK 152: ( Chi tiết từng đối tượng ) Vật liệu, nguyên liệu Có TK 154: Chi phí sản xuất dở dang Khi xuất vật liệu cho các đối tượng sử dụng Nợ TK 621: ( Chi tiết từng đội ) Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 627: ( Chi tiết từng đối tượng ) Chi phí quản lý đội, Sản xuất chung Nợ TK 641,642: Chi phí tiêu thụ, quản lý Có TK 152: Giá vật liệu, nguyên liệu Trường hợp vật liệu luân chuyển nội bộ được doanh nghiệp phản ánh theo giá tiêu thụ nội bộ để phục vụ cho yêu cầu hạch toán kinh tế nội bộ và phản ánh phù hợp chi phí đầu vào của sản phẩm sản xuất thì kế toán phản ảnh như sau: + Căn cứ vào giá thành sản xuất để ghi Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 154: Giá trị sản phẩm dở dang + Căn cứ vào giá tiêu thụ nội bộ Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Có TK 512: Doanh thu nội bộ 6. Kế toán vật liẹu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Theo quy định hiện hành vật liệu tồn kho phải được hạch toán một trong hai phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Đặc trưng của phương pháp hạch toán vật liệu kiểm kê định kỳ là: Kế toán không theo dõi biến động vật liệu thường xuyên tức là không ghi phiếu nhập phiếu xuất, không cung cấp thường xuyên về giá trị vật liệu, hàng hoá tồn kho mà phải chờ đến cuối kỳ hạch toán căn cứ vào biên bản kiểm kê mới xác định được giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ. Theo quy định ở phương pháp này để phản ánh hàng tồn kho kế toán vẫn sử dụng các tài khoản: 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157 nhưng không phản ánh nhập xuất vật liệu mà chỉ phản ánh giá trị kết chuyển tồn kho đầu và cuối kỳ còn kế toán sử dụng tài khoản 611: mua hàng, tài khoản này chỉ được hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, cấm dùng trong phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ Theo phương pháp kiêm kê định kỳ ( Thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153 Giá trị VL tồn đầu kỳ Giá trị VL, dụng cụ chưa sử dụng tồn cuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Giá trị vật liệu mua VL được hưởng triết khấu trong kỳ giảm giá và hàng trả lại TK 1331 TK 138,334,821,642 Thuế VAT được VL, công cụ thiếu hụt khấu trừ mất mát TK 411 TK 1421 Nhận góp vốn liên doanh Giá trị dụng cụ cấp phát, tặng xuất dùng lớn TK 311,336,338 TK 621,627,642,641 Vay cá nhân, đơn vị Phân bổ và đối tượng khác dần TK 412 Tăng giá trị do đánh giá Giá trị VL, công cụ Vật liệu, công cụ xuất dùng nhỏ Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ công cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( Thuế VAT theo phương pháp trực tiếp ) TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153 Giá trị vật liệu, dụng cụ Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ chưa sử dụng tồn cuối kỳ chưa sử dụng TK 111,112,331,411 TK 111,112,331 Giá trị vật liệu, dụng cụ tăng Giá trị vật liệu được triết khấu trong kỳ ( tổng giá thanh toán giảm giá, hàng bị trả lại có cả thuế VAT ) TK 621,627,641,642 Giá trị thực tế VL, DC xuất dùng trong kỳ Theo phương pháp này, vật liệu công cụ dụng cụ tăng, hàng tồn kho đầu kỳ đều được hạch toán vào bên nợ tài khoản 611. Cuối kỳ vật liệu công cụ dụng cụ đều được kết chuyển vào TK 152, 153. Dụng cụ xuất dùng lớn được hạch toán vào tài khoản 1421 sau đó mới phân bổ cho các đối tượng sử dụng ứng với các tài khoản 621, 627,641,642- Đối với phương pháp khấu trừ VAT. Còn phương pháp thuế trực tiếp thì không qua tài khoản 1421 mà hạch toán thẳng cho các đối tượng sử dụng. 7. Kế toán công cụ, dụng cụ ( Phương pháp kê khai thường xuyên, thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) 7.1 Đặc điểm của công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động không thoả mãn một trong hai điều kiện để trở thành tài sản cố định nghĩa là chỉ đảm bảo điều kiện “ là tư liệu lao động tham gia nhiều chu kỳ sản xuất vẫn giũ nguyên trạng thái ban đầu. Công cụ dụng cụ không đảm bảo điều kiện “ Là tư liệu lao động có giá trị lớn.” Công cụ dụng cụ cũng chuyển dần giá trị vào sản phẩm do vậy trong hạch toán người ta sắp xếp công cụ dụng cụ vào nhóm vật liệu- hàng tồn kho. Trong quản lý theo quy định hiện hành công cụ dụng cụ mua sắm bằng vốn lưu động và được xếp vào tài khoản loại I nhóm 5 ( Tài khoản 153 ). Do vậy công cụ dụng cụ có đặc điểm của vật liệu khi mua sắm nhập kho, bảo quản giống vật liệu. 7.2 Tài khoản sử dụng Theo quy định: Công cụ dụng cụ được hạch toán vào tài khoản 153 và được chi tiết theo tài khoản cấp II, cấp III. Ví dụ: Tài khoản 1531 Công cụ dụng cụ Tài khoản 15311 Vật rẻ Tài khoản 15312 Bảo hộ Tài khoản 15313 cho văn phòng .............................................. Tài khoản 1532 Bao bì luân chuyển Tài khoản 1533 Công cụ dụng cụ cho thuê 7.3 Phương pháp phân bổ công cụ, dụng cụ 7.3.1 Phương pháp phân bổ 1 lần ( 100% giá trị ) Dùng cho công cụ- dụng cụ có giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích bổ sung một phần công cụ- dụng cụ cho sản xuất. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627: ( chi tiết từng đội ) Dùng ở đội, phân xưởng Nợ TK 641 (6413): Dùng cho tiêu thụ Nợ TK 642 ( 6423): Dùng cho quản lý Có TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ 7.3.2 Phương pháp phân bổ 2 lần ( 50% giá trị mỗi lần ) Dùng cho loại công cụ- dụng cụ có giá trị tương đối cao. Nếu áp dụng một lần sẽ làm cho chi phí sản xuất tăng cao. Khi xuất dùng theo phương pháp này được hạch toán theo hai bút toán: Bút toán 1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng Nợ TK 142( 1421): Xuất kho công cụ- dụng cụ Có TK 153( 1531): Giá trị công cụ dụng cụ Bút toán 2: Phân bổ 50% giá trị cho các đối tượng Nợ TK 6273,6413,6423: Có TK 1421: ( 50% giá trị xuất dùng ) Khi báo hỏng, mất mát hoặc hết thời hạn sử dụng Nợ TK 138, 334: Chờ xử lý hoặc cá nhân bồi thường Nợ TK 152,111: Phế liệu thu hồi Nợ TK 6273,6413,6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại Có TK 1421: Giá trị còn lại chưa thu ( Giá trị chưa tính ) 7.3.3 Phương pháp phân bổ nhiều lần: Trường hợp công cụ- dụng cụ có giá trị cao dùng với quy mô lớn, mục đích thay thế, trang bị hàng loạt, sử dụng cho nhiều chu kỳ sản xuất nên phải phân bổ dần dần. Khi xuất kế toán sử dụng hai bút toán: Bút toán 1: Khi xuất dùng Nợ TK 1421: Giá trị công cụ- dụng cụ chờ phân bổ Có TK 1531: Giá trị công cụ- dụng cụ Bút toán 2: Phản ánh giá trị mỗi lần phân bổ. Kế toán định khoản như phương pháp phân bổ 50%. nhưng giá trị phân bổ tuỳ theo giá trị công cụ- dụng cụ và số lần phân bổ. Các kỳ tiếp theo khi phân bổ tiếp sẽ được hạch toán như bút toán 2. Khi báo hỏng, mất mát hoặc hết thời hạn sử dụng kế toán định khoản Nợ TK 138,334: Chờ xử lý hoặc cá nhân bồi thường Nợ TK 152,111: Phế liệu thu hồi Nợ TK 6273,6413,6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại Có TK 1421: Giá trị còn lại chưa thu hết giá trị xuất dùng Phương pháp tính giá trị phân bổ: Giá trị mmọt lần phân bổ = Tổng giá trị công cụ- dụng cụ khi xuất/ Số lần phân bổ dự kiến. 7.4 Hạch toán bao bì luân chuyển: Khi xuất dùng: Nợ TK 1421: Giá trị chờ phân bổ Có TK 1532: Giá trị thực tế bao bì - Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng: Nợ TK 152: Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài Nợ TK 6413: Tính vào chi phí bán hàng Có TK 1421: Giá trị hao mòn bao bì Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho: Nợ TK 1532: Giá trị còn lại Có TK 1421: Giá trị thu hồi Sơ đồ hạch toán công cụ dụng cụ TK 411 TK 153 TK 1421 TK 627,641,642 Nhận góp vốn Xuất dùng Phân bổ 2 lần và nhiều liên doanh, cấp CC- DC lần vốn bằng CC- DC TK 311,331 TK 1381,334 Mua CC- DC bằng Xử lý mất tiền vay, trả chậm hư hỏng TK1331 TK 152,111 Thuế VAT Thu phế được khấu trừ liệu TK 111,112 Phân bổ công cụ dụng cụ một lần Mua CC- DC bằng tiền TK 1331 Thuế VAT được khấu trừ 8. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ- dụng cụ 8.1 Mục đích yêu cầu: Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, có hệ thống về biến động nhập, xuất, tồn kho của vật liệu, công cu- dụng cụ theo từng địa điểm ( Từng kho, từng thủ kho ) giúp cho quản lý nắm được vật liệu, công cụ- dụng cụ tồn kho, nhập, xuất trong kỳ để có phương hướng, biện pháp, quyết sách chính xác có hiệu quả. 8.2 Phương pháp hạch toán: Theo quy định hiện hành có 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ- dụng cụ, tuỳ theo từng điều kiện, quy mô, trình độ, năng lực của kế toán và thủ kho mà doanh nghiệp áp dụng một trong 3 phương pháp sau: 8.2.1 Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình xuất, nhập, tồn kho vật liêu, công cụ- dụng cụ về mặt số lượng, mỗi chứng từ ghi một dòng thẻ kho. Thẻ kho được mở từng danh điểm vật liệu, công cụ- dụng cụ. Phòng kế toán mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ- dụng cụ cho từng danh điểm tương ứng với thẻ kho. Thẻ này có nội dung tương đương với thẻ kho nhưng khác ở chỗ theo dõi cả lượng và giá trị. Hàng ngày ( Hoặc định kỳ ) kế toán đối chiếu chi tiết với thẻ kho về mặt số lượng. Kế toán chi tiết và tổng hợp căn cứ vào thẻ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn về giá trị từng loại vật liệu, công cụ- dụng cụ - Sở sách chứng từ bao gồm: Phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, sổ kế toán chi tiết vật liệu ( Sản phẩm, hàng hoá ). Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo mẫu quy định. Bảng sơ đồ hạch toán chi tiết Phiếu nhập Bảng tổng hợp nhập, xuất , tồn Thẻ chi tiết Thẻ kho Phiếu xuất Sổ tổng hợp Ghi hàng ngày Định kỳ Đối chiếu Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thủ kho: Làm việc giống như phương pháp thẻ song song Phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển hạch toán số lượng và giá trị theo từng danh điểm, sổ này mỗi tháng ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập- xuất phát sinh trong tháng. Cuối tháng đối chiếu với thủ kho về số lượng và đối chiếu với kế toán tổng hợp về tiền. Sổ sách chứng từ gồm: ( Theo mẫu quy định ) + Phiếu nhập, phiếu xuất + Thẻ kho + Bảng kê nhập, bảng kê xuất + Sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ hạch toán Bảng kê nhập Phiếu nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Kế toán tổng hợp Bảng kê suất Phiếu nhập Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phương pháp đối chiếu số dư Thủ kho: Giống như 2 phương pháp trên. Sau khi ghi thẻ kho, định kỳ thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất, phát sinh trong kỳ, lập phiếu giao nhận chứng từ, kèm chứng từ cho kế toán. Cuối tháng: Ghi số liệu chi tiết vật liệu tồn kho. Vào sổ số dư ( Do kế toán lập cho từng kho dùng cho cả năm, giao cho thủ kho vào trước ngày cuối tháng ) và gửi về phòng kế toán. Phòng kế toán: Định kỳ , kiểm tra, hướng dẫn thủ kho, ghi chép thẻ kho. Hằng tháng khi nhận chứng từ: Kiểm tra, cộng tiền, ghi vào cột tiền trên phiếu giao nhận, ghi tiền vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn ( cho từng kho ). Sổ sách chứng từ gồm: ( Theo mẫu quy định ) + Thẻ kho, phiếu nhập, Phiếu xuất, sổ số dư, phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. + Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu. Sơ đồ hạch toán Bảng kê nhập Phiếu nhập Sổ số dư Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn vật liệu Kế toán tổng hợp Phiếu xuất Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Chương II Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu tại Xí nghiệp giống Lai Cách- Công ty giống cây trồng Hải Dương I. Đặc điểm chung: 1. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty giống cây trồng Hải Dương là một doanh nghiệp nhà nước được UBND tỉnh Hải Dương ký quyết định thành lập năm 1960 với tên gọi “ Trại tổng hợp Lai Cách “. Tổng diện tích sản xuất: 23 ha, tổng số cán bộ công nhân viên: 150 người. Năm 1979, do dân số nước ta ngày càng tăng, diện tích trồng trọt tại khu vực đồng bằng ngày càng thu hẹp, nhu cầu về lương thực ngày càng cao. UBND tỉnh Hải Hưng ( Nay là tỉnh Hải Dương ) quyết định đổi tên “ Trại tổng hợp Lai Cách “ thành “ Trại giống lúa Lai Cách “ với mục đích sản xuất giống lúa cấp I cung cấp cho các địa phương trong tỉnh thực hiện chủ trương “ Cấp I hoá toàn tỉnh “. Diện tích canh tác là 60 ha ,tổng số cán bộ công nhân viên : 250 người ,sản lượng kế hoạch hàng năm: 340 tấn giống lúa cấp 1. Sau 13 năm đổi mới trại giống lúa cấp 1 Lai Cách đã có những bước tiến quan trọng về số lượng và chất lượng sản phẩm song hiệu quả sản xuất và kinh doanh còn thấp doanh nghiệp thường xuyên bị thua lỗ bởi còn tồn tại cơ chế quản lý hành chính bao cấp hạch toán báo sổ. Vì vậy, năm 1992 “Trại giống lúa C1 Lai cách “ được đổi tên thành “Xí nghiệp giống lúa Lai cách” theo quyết định số:656 QĐ/UBNĐ ngày 18-8-1992 với nhiệm vụ “Hạch toán và kinh doanh giống lúa”phù hợp với nền kinh tế thị trường,bỏ hẳn chế độ hạch toán báo sổ trong đơn vị,Đó là nguyên nhân cơ bản thúc đẩy sản xuât và kinh doanh của đơn vị ngày càng.Để hoà nhập và theo kịp cơ chế thị trường hiện hành,sản xuất và kinh doanh có hiệu quả, xí nghiệp đã thực hiện củng cố bộ máy quản lý. Thực hiện tinh giảm biên chế, thay đổi cơ chế quản lý, củng cố và hoàn thiện cơ chế khoán đến người lao động và cho các đội, đầu tư cơ sở vật chất cụ thể: Tổng số cán bộ công nhân viên giảm từ 250 xuống còn 130. Tỷ lệ cán bộ gián tiếp giảm từ 20% xuống còn 8%. Sản lượng thực thu tăng từ 300 tấn giống cấp I ( Năm 1991 )lên 500 tấn giống nguyên chủng ( Năm 2000 ). Chất lượng sản phẩm ngày một tăng: Từ 100% giống cấp I nay thành 100% giống nguyên chủng và tiến bộ kỹ thuật được khách hàng gần xa tín nhiệm (hiện nay doanh nghiệp đã tiến hành sản xuất siêu nguyên chủng tự chủ được giống gốc thay vì phải mua từ các cơ quan TƯ với giá cao). Tổng sản lượng thực hiện hàng năm:460 tấn Giá trị tổng sản lượng đạt trên 300 tr. Giá trị sản lượng năm 1993:1.092.114.000đ Lợi nhuận năm1993:26.300.000đ Tháng 10 năm 2000 Công ty giống cây trồng Hải dương được thành lập theo quyết định số 3003/QĐUB ngày 2-10-2000 trên cơ sở đổi tên “Xí nghiệp giống lúa Lai cách” và sát nhập thêm 5 đơn vị thành viên đó là : -Trại giống lúa Cẩm giàng -Trại tổng hợp Tứ kỳ -Trại giống lúa Nam sách -Tại tổng hợp Kim thành -Trạm giống cây trồng Hải dương Hiện nay công ty đang củng cố ổn định đẻ đi vào hoạt động với quy mô : -Tổng diện tích canh tác :128 ha -Tổng giá trị tài sản :4.601.800.000đ -Tổng số CBCNV :306 Nhiệm vụ chủ yếu : Sản xuất và kinh doanh giống cây trồng 2.Đặc điểm tổ chức quản lý tại doanh nghiệp Do mới được thành lập,bộ máy quản lý của công ty chưa ổn định hoạt động của công ty chưa ổn định ,sản xuất và kinh doanh tại các đơn vị thành viên vẫn tạm thời như năm 2000 .Do vậy chuyên đề này chỉ nói về “ Xí nghiệp giống lúa Lai cách năm 2000 trở về trước “. Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp như sau: a/ Ban giám đốc gồm: 2 người - Giám đốc xí nghiệp : Là người đứng đầu bộ máy sản xuất và kinh doanh, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp theo đúng kế hoạch ,chính sách pháp luật của nhà nước và quyết nghị của đại hội công nhân viên chức. Giám đốc có quyền tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp trong phạm vi quyền hạn của mình và có trách nhiệm tổ chức sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật đảm bảo có hiệu quả. - Phó giám đốc xí nghiệp: Có chức năng giúp giám đốc chỉ đạo thự c hiện các chỉ tiêu sản xuất ,kỹ thuật, cung ứng vật tư,giao nộp sản phẩm,chất lượng sản phẩm. Phó giám đốc điều hành trực tiếp các đội sản xuất ,chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình . b/ Phòng ban và bộ phận chức năng : b1 :Phòng hành chính tổng hợp bao gồm các chức năng : Hành chính, kế hoạch, kế toán, tạp vụ, lái xe, cơ khí, nhà trẻ, thủ kho, kỹ thuật, cung ứng, tiêu thụ sản phẩm... Tất cả đều dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng + Trưởng phòng : dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc, ngoài nhiệm vụ chính là điều hành hoạt động của phòng còn kiêm chức năng hành chính và thủ quỹ cuả xí nghiệp - Bộ phận kế toán gồm 2 người : Làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và chi tiết mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp thông tin về chi phí sản xuất, tiêu thụ, báo cáo tài chính ... + Kế toán trưởng : Có chức năng giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác thông tin và hạch toán kinh tế của doanh nghiệp theo cơ chế hiện hành đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát kinh tế, tài chính tại doanh nghiệp. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự chỉ đạo kiểm tra nghiệp vụ của kế toans trưởng cấp trên cũng như của cơ quan nhà nước: Tài chính, thuế. . . .Những công việc trong phạm vi quyền hạn của mình, kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, kế toán chi phí sản xuất và giá thành, kế toán ngân sách, báo cáo tài chính, tổ chức tiêu thụ sản phẩm. + Kế toán viên: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng làm nhiệm vụ kế toán tiền gửi, kế toán công cụ- dụng cu, kế toán các khoản theo lương, lập báo cáo thống kê ( Kế toán thống kê ). b2/ Đội sản xuất bao gồm 2 đội ( Đội 1 và đội 2 ) Nhiệm vụ của đội: Sản xuất giống lua theo kế hoạch của xí nghiệp, chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng sản phẩm của đội với xí nghiệp. Đội thực hiện hạch toán báo sổ trên cơ sở bản khoán về chi phí sản xuất: + Giống: Theo diện tích + Làm đất: Theo diện tích + Điện nước: Theo diện tích + Phân bón thuốc trừ sâu: Theo diện tích + Dụng cụ quản lý Chế độ được hưởng: + Lương quản lý do xí nghiệp cấp + Lương và chế độ khác: Theo sản phẩm giao nộp + Sản phẩm vượt: Theo hướng dẫn của chỉ thị 100về khoán sản phẩm. Bộ máy quản lý đội gồm 3 người: + Đội trưởng: Chịu trách nhiệm chung và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc tổ chức chỉ đạo sản xuất, hiệu quả của sản xuất trong phạm vi quyền hạn của mình. + Đội phó: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đội trưởng đồng thời làm nhiệm vụ hạch toán, tổng hợp các chi phí và kết quả sản xuất, lập báo biểu về chi phí, kết quả sản xuất theo hướng dẫn của kế toán. Cấp phát vật tư, thu nhận sản phẩm, nhận và cấp phát tiền lương và các chế độ được hưởng của đội đến từng người lao động. + Kỹ thuật viên: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đội trưởng, chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật trong sản xuất, chịu trách nhiệm trước đội trưởng về chất lượng sản phẩm. Sơ đồ bộ máy quản lý của doanh nghiệp Ban giám đốc Phòng hành chính tổng hợp Đội 2 Đội 1 3. Đặc điểm của quy trình sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp 3.1 Về sản xuất: Do đặc điểm của doanh nghiệp là sản xuất và kinh doanh giống lúa cho nên sản phẩm của doanh nghẹp chủ yếu là giống lúa ngoài ra còn một số sản phẩm sự khác như: Vải quả, dơm, dạ, phân chuồng. . . với giá trị không lớn. Doanh nghiệp được thực hiện cơ chế khoán trong sản xuất theo tinh thần của chỉ thị 100 về “ khoán sản phẩm đến nhóm và người lao động “, thông tư số 11/TT- BNN của Bộ Nông nghiệp năm 1981 do vậy người nhận khoán thực hiện từ A đến Z của chu kỳ sản xuất: Chu kỳ sản xuất bao gồm: Gieo mạ- Cấy- Chăm sóc- thu hoạch- đóng gói bao bì Mọi chi phí sản xuất do doanh nghiệp cấp theo định mức. Khoán từ đầu năm và được cấp theo yêu cầu của từng cung đoạn sản xuất, các chi phí như: Vật liệu, nhân công, sản xuất chung tương đối ổn định về số lượng hiện vật, về giá trị biến động theo giá cả thị trường. 3.2 Về tiêu thụ: Do đặc điểm của sản phẩm nông nghiệp nói chung, sản phẩm của xí nghiệp nói riêng là loại sản phẩm tươi sống khó bảo quản không bảo quản được lâu lên sản xuất ra cần phải tiêu thụ ngay. Nếu để lâu hàng sẽ kém phẩm chất. Mặt khác thị trường tiêu thụ “ Thóc giống “ hiện nay rất đa dạng và phức tạp. Thị trường tiêu thụ chủ yếu là bà con nông dân. Sản xuất nông nghiệp lại phụ thuộc quá nhiều vào thiên nhiên, do vậy việc dự tính, dự báo về khả năng tiêu thụ từng địa phương, từng loại giống là rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Để sản xuất vụ này doanh nghiệp cần phải tính sản xuất loại giống nào ? Số lượng bao nhiêu ? Đem bán cho thị trường nào ? Có những ai cạnh tranh ? .... Hiện nay doanh nghiệp cơ bản đang sử dụng chiêu bài: “ Lấy chất lượng sản phẩm là chữ tín hàng đầu và xuyên suốt trong quá trình sản xuất và tiêu thụ “. 4. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu về mặt quản lý, yêu cầu của công tác kế toán trong quy định kế toán mới. Việc tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của xí nghiệp đang không ngừng cải tiến và hoàn thiện theo chế độ kế toán hiện hành. Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ “, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp “ kê khai thường xuyên “. Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: + Bộ phận kế toán: Gồm 2 người: 1 kế toán trưởng và 1 kế toán viên + Thủ quỹ + Nhân viên hạch toán các đội trực thuộc. Tổ chức kế toán của xí nghiệp đang áp dụng “ mô hình trực tuyến “. Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp Kế toán trưởng Thủ quỹ Nhân viên hạch toán đội Kế toán viên Quan hệ chỉ huy. Quan hệ đối chiếu. Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên : Đã nêu ở phần 2 Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán xí nghiệp hiện tại là: + Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán theo dõi, phản ánh, ghi chép tài sản, tiền, phí, lẫi, lỗ của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. + Phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tài sản và phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất của xí nghiệp. + Tính toán, trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách, quỹ xí nghiệp, thanh toán đúng thời hạn các khoản tiền vay, công nợ. + Tổ chức chỉ đạo theo dõi, tổng hợp, kiêm kê. + Lập đầy đủ các báo cáo đúng thời hạn theo quy định. + Tổ chức hướng dẫn thi hành kịp thời các thể lệ nguyên tắc kế toán nhà nước ban hành. + Tổ chức lưu trữ, quản lý chứng từ kế toán. + Thực hiện bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ kế toán cho phù hợp với cơ chế quản lý + Phối hợp với các chức năng lập kế hoạch lưu chuyển về tài chính hàng quý, hàng năm. + Giúp thủ trưởng đơn vị quản lý kinh tế tài chính. + Làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát kinh tế tài chính tại xí nghiệp. + Theo dõi phản ánh, ghi chép các khoản thừa, thiếu, công nợ và xử lý theo luật định. Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán bao gồm: + Chứng từ gốc: Phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu chi, phiếu thu, lệnh, biên bản. . . + Sổ chứng từ ghi sổ. + Sổ cái các tài khoản + Sổ chi tiết nhập - xuất + Sổ quỹ + Sổ tổng hợp chi tiết nhập - xuất + Sổ chi tiết + Sổ đăng ký chứng từ + Bảng cân đối phát sinh + Báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối phát sinh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự hạch toán Sổ chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng ( Cuối tháng ) Ghi cuối quý Đối chiếu hàng tháng quý Trình tự hạch toán + Hàng ngày kế toán chi tiết căn cứ vào chứng từ gốc vào sổ đăng ký, sổ chi tiết. Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ gốc vào sổ quỹ. Nếu số lượng chi, thu nhiều thì kế toán và thủ quỹ đối chiếu ngay. + Hàng tháng: Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc vào sổ chứng từ ghi sổ , từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản. Căn cứ vào sỏ chi tiết vào bảng tổng hợp chi tiết + Hàng quý kế toán: * Đối chiếu bảng cân đối phát sinh với sổ đăng ký chứng từ. * Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh * Đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái * Căn cứ vào sổ cái và bảng tổng hợp phát sinh lập báo cáo kế toán và gửi báo cáo cho các đối tượng theo yêu cầu quản lý và luật định. Hệ thống tài khoản sử dụng: TK111 : Tiền mặt TK 112 : Tiền gửi TK 131: Phải thu của khách hàng TK 138 : Phải thu khác TK 141 : Tạm ứng TK 142 : Chi trả trước, phân bổ công cụ dụng cụ TK 152: Nguyên vật liệu chi tiết TK 153: Công cụ, dụng cụ chi tiết TK 154: Chi phí sản xuất dở dang chi tiết TK 155: Thành phẩm ( Chi tiết ) TK 211: Tài sản cố định TK 214: Hao mòn tài sản cố định TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang TK 311: Vay ngắn hạn TK 331: Phải trả người bán ( Chi tiết ) TK 334: Phải trả cán bộ CNV TK 338: Phải trả, phải nộp khác TK 411: Nguồn vốn kinh doanh TK 412: Chênh lệch đánh giá tài sản TK 414: Quỹ phát triển TK 421: Lãi chưa phân phối TK 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi TK 441: Nguồn vốn XDCB TK 511: Doanh thu bán hàng TK 512: Doanh thu nội bộ TK 531: Hàng bị trả lại TK 621: Chi phí vật liệu trực tiếp ( Chi tiết ) TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp ( Chi tiết ) TK 627: Chi phí sản xuất chung tại các đội ( Chi tiết ) TK 632: Giá vốn hàng bán TK 641,642: Chi phí tiêu thụ, quản lý ( Chi tiết ) TK 711,721: Thu nhập hoạt động tài chính và bất thường TK 811,821: chi phí hoạt động tài chính và bất thường TK 911: Kết quả kinh doanh TK 005: Dụng cụ lâu bền TK 008: Hạn mức kinh phí TK 0092: Vốn xây dựng cơ bản được duyệt Mỗi tài khoản đều được mở chi tiết tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 tuỳ theo quy mô phát sinh của từng năm. II. Thực tế kế toán vật liệu tại Xí nghiệp giống lúa Lai Cách- Công ty giống cây trồng Hải Dương. Đặc điểm và phương pháp hạch toán vật liệu của xí nghiệp. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp là: Sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của mình tự sản xuất ra. Sản phẩm là sản phẩm nông nghiệp ( Trồng trọt ) cho nên theo luật thuế hiện hành doanh nghiệp không được khấu trừ thuế đầu vào cũng như không phải nộp thuế đầu ra, giá tính vật liệu mua vào là giá thực tế bao gồm cả thuế VAT. Vật liệu cho sản xuất của xí nghiệp là một yếu tố quan trọng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cho nên việc tập hợp chi phí vật liệu luôn được đảm bảo đúng nguyên tắc, tổ chức chứng từ có khoa học thuận tiện cho việc kiểm tra báo cáo. ở Xí nghiệp những vật liệu dùng cho sản xuất chủ yếu là: Vật liệu dùng cho sản xuất chính: Lân, đạm, Kaly, thuốc trừ sâu, giống. . Vật liệu dùng cho XDCB và sửa chữa TSCĐ. Thiết bị dùng thay thế máy móc nông nghiệp. Công cu- dụng cụ: Phương tiện bảo hộ vật rẻ mau hỏng, dụng cụ cho quản lý, tiêu thụ bao bì, cân, máy khâu bao. . . Vật liệu tự sản xuất: Thóc giống, phân bón và một số vật liệu khác. Doanh nghiệp thực hiện hạch toán vật liệu tồn kho ( Cũng như sản xuất hàng hoá ) theo phương pháp kê khai thường xuyên, tất cả các chứng từ xuất, nhập, tồn và sổ sách kế toán liên quan đều được thực hiện theo nguyên tắc, quy định của chế độ kế toán hiện hành. Phương pháp chứng từ được thực hiện theo phương pháp “ Chứng từ ghi sổ “, tính giá theo phương pháp trực tiếp. Trình tự hạch toán vật liệu được thực hiện như sau: Hàng ngày kế toán vật liệu căn cứ vào chứng từ gốc đối chiếu với thủ quỹ về tiền vào sổ chi tiết, vào sổ đăng ký chứng từ Cuối tháng kế toán vật liệu căn cứ vào chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ sau đó vào tài khoản 152 ( Chi tiết ) và tài khoản 153 ( Chi tiết ) dụng cụ, căn cứ vào số liệu sổ chi tiết 621 vào bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu với sổ cái. Cuối quý: Kế toán căn cứ ở sổ cái ghi số liệu vào sổ :” Cân đối phát sinh “ . Sau đó đối chiếu “ Sổ cân đối phát sinh “ với “ Sổ đăng ký chứng từ “. Sau cùng lập báo cáo tài chính: Trong đó có phần chi phí vật liệu trực tiếp. Sơ đồ trình tự kế toán chi phí vật liệu trực tiếp Sổ chi tiết TK 621 Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Tài khoản sử dụng trong hạch toán vật liệu trực tiếp , công cụ xí nghiệp sử dụng tài khoản: 152 Nguyên vật liệu ( Chi tiết ) 1521-1: Giống 1521-2: Phân bón 1522-1: Thuốc nông dược Các tài khoản liên quan: 111,112,331,321,154.. . Sơ đồ tổng quát hạch toán vật liệu TK 111,112,331 TK 152,153 TK 621 TK 154 Vật liệu, dụng cụ Chi phí NVL Kết chuyển chí phí mua ngoài trực tiếp NVL trực tiếp TK 627 Chi phí NVL Kết chuyển chi phí dùng cho SX chung SX chung TK 641,642 Chi phí NVL dùng cho Qlý, tiêu thụ Tổ chức chứng từ và tập hợp chi phí vật liệu và phân bổ chi phí cho các đối tượng sử dụng. Chứng từ chủ yếu doanh nghiệp áp dụng như: Lệnh xuất vật tư: Do phó giám đốc thực hiện Kế hoạch vật tư lập từ đầu năm Biên bản phát sinh vật tư ngoài kế hoạch Phiếu xuất Phiếu chi ( Chi trực tiếp bằng tiền ) Phiếu tạm ứng: Khi cần thiết Phiếu thu: Thu tạm ứng Trình tự phương pháp tập hợp chi phí như sau: Đối tượng tập hợp chi phí bao gồm: Vật liệu chính: giống phân bón thuốc trừ sâu Vật liệu phụ: điện nước, bao bì, bảo hộ... Khi có nhu cầu các đội căn cứ vào kế hoạch vật tư giao khoán từ đầu năm ( Đội trưởng hoặc đội phó ) lấy lệnh cấp vật tư do phó giám đốc phụ trách kế hoạch cấp chuyển kế toán vật liệu. Kế toán vật liệu đối chiếu với kế hoạch lên “ lệnh xuất “ và viết hai liên phiếu xuất : 1 làm chứng từ gốc, 1 đưa người nhận vật liệu. Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu xuất đúng thủ tục và chủng loại tiến hành xuất theo phiếu. Khi xuất vật tư kế toán định khoản ngay vào phiếu xuất: Nợ TK 621 ( Chi tiết từng đội ) Có TK 152 ( Chi tiết từng loại ) Sau đó căn cứ vào phiếu xuất vào sổ chi tiết ( lập cho từng đội ). Cuối tháng tập hợp toàn bộ chi phí trong tháng vào sổ “ Chứng từ ghi sổ “. Cuối quý căn cứ vào chứng từ ghi sổ của cả quý ghi số liệu vào sổ cái tài khoản 621 Vật liệu trực tiếp, tài khoản 627 cho sản xuất chung. Cuối vụ ( Cuối tháng 6, tháng 12 hàng năm ) kế toán trưởng căn cứ vào sổ chi tiết đối chiếu với sổ cái tập hợp chi phí vật liệu trong cả vụ để tính giá thành sản xuất thực tế cho từng đội. Ví dụ: Ngày 15 / 01/ 200 các đội các nhu cầu vật liệu cho sản xuất ( Đội 1) Vôi: 15 tấn, Đạm 5.600 kg, Kaly: 2.800 kg, Lân: 10.000kg, Thóc giống: 1.500 kg. Tất cả các loại vật tư trên đều đúng theo kế hoạch khoán cho đội 1. Sau khi đối chiếu với kế hoạch về yêu cầu của đội, Phó giám đốc phụ trách kế hoạch viết “ lệnh xuất vật tư “ về số lượng. XNGL Lai Cách Số: 09/LXVT Lệnh xuất vật tư Kính gửi: Bộ phận kế toán Xuất cho đội 1 TT Loại vật tư Đơn vị tính Số lượng Lý do xuất 1 Vôi Tấn 15,00 Cho lúa 2 Đạm urê Kg 5.600,00 - nt- 3 Kaly Kg 2.800,00 - nt- 4 Lân Kg 10.000,00 - nt- 5 Thóc giống - Q5SNC Kg 500 - nt- - KM18SNC Kg 500 - nt- - DT 10SNC Kg 500 - nt- Ngày 15 tháng 01 năm 2000 Phụ trách kế hoạch Nhận lệnh xuất nhân viên hạch toán đội lên phòng kế toán làm phiếu xuất. Kế toán phụ trách vật liệu đối chiếu với kế hoạch viết phiếu xuất, giá xuất từng loại căn cứ giá đã kê ở tờ kê chi tiết vật liệu nhập. Tờ kê chi tiết vật liệu nhập kho Mẫu số 06-VT Tháng 12/1999 Ban hành theo Doanh nghiệp Tờ số: 08 QĐ số 1141TC\CĐKT Tên kho: Số 3 Ngày lập thẻ: 31 / 12 /1999 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Đơn vị tính: Kg. Mã số: TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vôi bột Tấn 30 270.000 8.100.000 2 Đạm urê Kg 23.000 2.200 50.600.000 3 Lân Kg 50.000 970 48.500.000 4 Kaly Kg 20.000 2.000 40.000.000 Cộng 147.200.000 Tờ kê chi tiết vật liệu nhập kho Mẫu số 06-VT Tháng 11/1999 Ban hành theo Đơn vị Tờ số: 08 QĐ số 1141TC\CĐKT Tên kho: Giống Ngày lập thẻ: 31 / 11 /1999 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: thóc giống, loại bao 40 kg Đơn vị tính: Kg. Mã số: TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Q5 siêu NC Kg 2.000 5.000 10.000.000 2 KM 18 SNC Kg 1.600 5.000 8.000.000 3 DT 10 SNC Kg 1.500 5.000 7.500.000 4 XI 23 SNC Kg 2.000 5.000 10.000.000 Cộng 35.500.000 Đơn vị: Số 09 Mẫu số 03- VT- SLL Địa chỉ: Nợ TK 621 QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT Có TK 152 ngày 01/11/1995 của Bộ TC Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 1 năm 2000 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Thuý. Đội 1 Lý do xuất: Cho lúa Xuất tại kho: Vật tư số 03, giống TT Tên, nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất vật tư ( SP, HH ) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Vôi Tấn 15 270.000 4.050.000 2 Đạm urê Kg 5.600 2.200 12.320.000 3 Lân Kg 10.000 970 9.700.000 4 Kaly Kg 2.800 2.000 5.600.000 5 Thóc giống Kg 1.500 5.000 7.500.000 Cộng 39.170.000 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Ngày 15 tháng 01 năm 2000 Thủ trưởng đơn vị Ngày 28 tháng 1 năm 2000 Đội 1 xim tạm ứng tiền mua thuốc trừ sâu, vật rẻ mau hỏng. Đơn vị: Phiếu tạm ứng Mẫu số Số: . . Ngày tạm ứng: 28 tháng 01 năm 2000 Người tạm ứng: Nguyễn Thị Thuý Đội 1 Lý do tạm ứng: Mua thuốc trừ sâu, vật rẻ mau hỏng Số tiền tạm ứng: 11.500.000đ Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Hải Dương, ngày 28 tháng 1 năm 2000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người tạm ứng Sau khi được giám đốc căn cứ vào “ Kế hoạch cấp phát vật liệu “ duyệt chi, người xin tạm ứng lên phòng kế toán viết phiếu chi. Sau khi kế toán chi đối chiếu với kế hoạch “ Cấp vật liệu “ phù hợp thì tiến hành viết phiếu chi chuyển kế toán trưởng ký tên , người tạm ứng gặp thủ quỹ ký vào phiếu chi nhận tiền. Phiếu chi Số 16 Ngày 28 /01/2000 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Thúy Đại chỉ: Đội 1 Lý do chi: Mua thuốc trừ sâu + Vật rẻ Số tiền: 11.500.000. Bàng chữ: Mười một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Kèm: 01 Chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Sau khi chi kế toán định khoản ( Căn cứ vào chúng từ chi ): vào sổ: Nợ TK 141: 11.500.000 Tạm ứng Có TK 111: 11.500.000 Tiền mặt Người tạm ứng nhận tiền đi mua hàng, sau khi mua hàng về phòng kế toán làm phiéu nhập. Kế toán vật liệu sau khi kiểm tra hoá đơnmua hàng hợp lệ đủ thủ tục tiến hành lập phiếu nhập. Phiếu nhập được viết làm 3 liên: 1 cho thủ kho lưu, 1 cho người nhập, 1 bản gốc. Đơn vị: Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Theo QĐ số: 1141- TC/CĐKT Số 07 Ngày 1 / 11 /1995 Phiếu nhập kho Ngày 28 tháng 1 năm 2000 Nợ TK 152 153 Có TK 338 Họ và tên người giao hàng: Theo hoá đơn số: 118 ngày 28 tháng 1 năm 2000 Của Nguyễn Văn Quế Địa chỉ: 12 Thị trấn Lai Cách Nhập kho tại: Kho vật tư TT Tên, nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất vật tư ( SP, HH ) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 PAZAN- Trừ sâu lúa Kg 10,00 150.000 1.500.000 2 HYLÔZAN Lít 128,50 70.000 9.000.000 3 Cuốc Cái 50 15.000 750.000 4 Liềm Cái 50 5.000 250.000 Cộng 11.500.000 Cộng tiền bằng chữ: Mười một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Ngày 28 tháng 01 năm 2000 Cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sau khi lập phiếu nhập kế toán vật liệu giao cho người giao hàng 2 liên cùng hoá đơn mua hàng. Người mua hàng ( Chị Thuý ) chuyển hàng nhập kho. Thủ kho sau khi kiểm tra số liệu ghi trong phiếu nhập đối chiếu với số lượng chủng loại thực tế thấy đúng ký vào phiếu nhập và cho hàng vào kho. Sau khi nhập kho người giao hàng ( Chị Thuý ) trình thủ trưởng đơn vị hoá đơn mua hàng và phiếu nhập xin duyệt chi để tiến hành thanh toán tạm ứng. Khi được duyệt chi người tạm ứng ( Chị Thuý ) chuyển hoá đơn đã được duyệt chi sang phòng kế toans thanh toán tạm ứng. Kế toán phụ trách chi căn cứ vào số tiền được duyệt chi viết phiếu chi và vào sổ kế toán: Ghi Nợ TK 3318: 11.500.000 Có TK 141: 11.500.000 Sau cùng chị Thúy tiến hành làm phiếu xuất lấy vật tư cho sản xuất . ở phiếu xuất kế toán ghi : Nợ TK 621: 10.500.000 Nợ TK 627 (Đội 1): 1.000.000 Có TK 1522-1: 10.500.000 Có TK 153: 1.000.000 * Trường hợp hàng mua về đưa thẳng vào sản xuất không qua kho Khi có hoá đơn mua hàng được duyệt chi. Kế toán định khoản: Bút toán 1: Nợ TK 151: 11.500.000 Trong đó: Nợ TK 1511: 10.500.000 Nợ TK 1513: 1.000.000 Có TK 3318: 11.500.000 Bút toán 2: Nợ TK 3318: 11.500.000 Có TK 141: 11.500.000 Bút toán 3 Nợ TK 6211( Đội 1) 10.500.000 Nợ TK 627 ( Đội 1): 1.000.000 Có TK 151: 11.500.000 Cuối kỳ hạch toán kế toán trưởng căn cứ vào: Sổ chi tiết tài khoản 621 ( Xác định chi phí NVL ) Sổ chi tiết tài khoản 622 ( Xác định chi phí nhân công ) Sổ chi tiết tài khoản 627 ( Xác định chi phí SX chung ) Để tiến hành xác định giá thành sản xuất thực tế. Cụ thể chi phí vật liệu cho sản xuất của đội 1 vụ chiêm xuân năm 2000 được xác định như sau: Mẫu 3a Sổ chi tiết tài khoản 621 Đơn vị: Đội 1 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày 09 15-1 Xuất kho NVL 152 39.170.000 12 28-1 Xuất kho NVL 152 10.500.000 Cộng phát sinh 49.670.000 Ghi có TK 154 49.670.000 Mẫu 03b Bảng kê chi tiết vật liệu 6 tháng đầu năm 2000 Đơn vị tính: 1.000đ TT Loại VL Vôi Lân Đạm Kaly Thuốc sâu Thóc giống .. Cộng Tên đội 1 Đội 1 4.050 9.700 12.320 5.600 10.500 7.500 49.670 2 . . . . . . . . . . . . . . . .. Cộng 49.670 3. Phương pháp tính giá xuất vật liệu Do đặc điểm sản phẩm của DN là sản phẩm trồng trọt ,cân cứ vào điều 4 chương 1- Luật thuế VAT thì DN không được khấu trừ thuế đầu vào do vậy : Giá vật liệu mua vào = giá ghi trên hoá đơn (có cả VAT ) + Chí phí vận chuyển bốc dỡ – Triết khấu ( Nếu có ) Vì thế giá xuất vật liệu được xác định = giá mua vào ( có cả VAT ) Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng hạch toán vật liệu tồn kho bằng phương pháp “ Kê khai thường xuyên “. Giá vật liệu xuất dùng bằng phương pháp “ Giá đích danh “ nghĩa là: Giá vật liệu xuất dùng = Giá đơn chiếc ( Hay từng lô ) khi nhập ( Vật liệu mua ngoài ) Ví dụ: Căn cứ vào tờ kê chi tiết vật liệu nhập kho lập ngày 31/12/1999 Giá vôi: 270.000đ/ tấn Giá lân: 970đ/ Kg Giá đạm : 2.200đ/ Kg Giá Kaly: 2.000đ/ Kg Đối chiếu với phiếu xuất số 09 ngày 15 / 1 / 2000 Vôi: 15 tấn x 270.000đ/ tấn = 4.050.000đ Lân: 10.000 Kg x 970đ/ Kg = 9.700.000đ Đạm: 5.600 Kg x 2.200đ/ Kg = 12.320.000đ Kaly: 2.800 Kg x 2.000đ/ Kg = 5.600.000đ Giá xuất dùng vật liệu tự sản xuất như: Thóc giống. Doanh nghiệp căn cứ vào giá thành thực tế khi sản xuất. Trường hợp trong khi lưu kho phải chi phí bảo quản hay luân chuyển kho thì giá xuất dùng được cộng thêm phần chi phí đó. Phương pháp phân bổ chi phí lưu kho như sau: Giá xuất dùng = (Tổng tiền chi phí lưu kho + CP luân chuyển+ Giá thành sản xuất thực tế )/ Tổng số lượng sản phẩm lưu kho Giả sử ngày 1/4/2000 kho DT 10 cần xử lý mọt chi phí cho xử lý 1 triệu. Cần vận chuyển kho 3 sang kho 4 chi phí vận chuyển 5 triệu. Tất cả đều chi bằng tiền mặt. Kế toán định khoản như sau 4.Phương pháp phân bổ chi phí công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển Đối với công cụ, dụng cụ Tuỳ theo quy mô và thời hạn sử dụng của công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp áp dụng phương pháp phân bổ khác nhau. Những loại dụng cụ có giá trị nhỏ, thời hạn sử dụng ngắn: Vật rẻ mau hỏng, quần áo bảo hộ . . . Doanh nghiệp áp dụng phương pháp phân bổ một lần nghĩa là chuyển 100% giá trị dụng cụ vào chí phí. Ví dụ: Năm 2000: Định mức trang bị bảo hộ cho một công nhân viên là 100.000đ/ người x 130 người = 13.000.000đ Kế toán phân bổ: Nợ TK 627 ( 6273): 13.000.000đ ( Chi tiết từng Đvị ) Có TK 111: 13.000.000 ( Chi bảo hộ bằng tiền ) Những công cụ- dụng cụ có thời gian sử dụng trên một năm, giá trị tương đối lớn như: Bình bơm trừ sâu. Doanh nghiệp thực hiện khoán 3 năm và phân bổ làm 3 lần: Giá trị mỗi bình bơm là 70.000đ/ chiếc, tổng số là 110 chiếc. Kế toán dụng cụ phân bổ như sau: Nợ TK 0052: 9.100.000đ Khi xuất dùng: Nợ TK 1421: 9.100.000đ Có TK 1531: 9.100.000đ Lần phân bổ thứ nhất: Bút toán 1: Nợ TK 6273: 2.570.000đ Nợ TK 6423: 463.000đ Có TK 142( 1421): 3.033.000đ Bút toán 2: Có TK 0053: 3.033.000 Phân bổ lần 2 Bút toán 1: Nợ TK 6273: 2.570.000đ Nợ TK 6423: 463.000đ Có TK 142( 1421): 3.033.000đ Bút toán 2: Có TK 0053: 3.033.000 Phân bổ lần 3 Bút toán 1: Nợ TK 6273: 2.570.000đ Nợ TK 6423: 463.000đ Có TK 142( 1421): 3.033.000đ Bút toán 2: Có TK 0053: 3.033.000 Những loại dụng cụ lâu bền có giá trị lớn như: Máy kiểm tra thuỷ phân, Máy khâu bao . . . . Doanh nghiệp phân bổ làm nhiều lần. * Phương pháp hạch toán công cụ- dụng cụ: Cũng như hạch toán vật liệu. Việc hạch toán công cụ dụng cụ doanh nghiệp hạch toán tồn kho bằng phương pháp kê khai thường xuyên, giá xuất tính bằng phương pháp “ Đích danh “. Thủ tục nhập xuất và kiêm kê, tổ chức chứng từ được hạch toán như hạch toán vật liệu chỉ khác về tài khoản sử dụng là tài khoanr 153 ( Chi tiết ). Phương pháp phân bổ chi phí như đã ví dụ ở phần trên. Sơ đồ hạch toán tổng hợp TK 111,112,331 TK 1531 TK 1421 TK 627, 6413,6423 CC- DC mua ngoài Xuất dùng Phân bổ nhiều lần ( Có cả VAT ) CC- DC TK 411 Phân bổ một lần Cấp vốn cho tặng bằng CC- DC TK 311 Vay ngắn hạn bằng CC- DC b/ Đối với bao bì luân chuyển Tất cả sản phẩm đều được đóng gói bằng bao bì loại bao PP có trọng lượng chứa 40 Kg và ngay khi nhập kho: Chi phí khâu bao được hạch toán vào tài khoản 641 Chi phí bao bì được hạch toán ngay vào chi phí tiêu thụ tài khoản 6413 * Trường hợp khách hàng có nhu cầu loại bao nhỏ hơn như: 10 Kg, 20 Kg, 3 kg. . . thì phần chi phí đó được tính vào giá bán * Trường hợp bao bì sử dụng lại ( Tận dụng ) Doanh nghiệp chỉ tính giá bằng chi phí vệ sinh bao. Chí phí đó cũng được hạch toans vào chi phí tiêu thụ tài khảon 6413 5. Phương pháp và thời gian lập báo cáo nhập, xuất, tồn kho vật liệu Doanh nghiệp dùng phương pháp kê khai thường xuyên. Cuối quý kế toán vật liệu căn cứ vào : Tờ kê chi tiết vật liệu nhập: Xác định phát sinh nhập Tờ kê chi tiết vật liệu xuất: Xác định phát sinh xuất Căn cứ vào sổ cái tài khoản 152: Xác định số dư đầu kỳ và cuối kỳ Kết hợp với việc đối chiếu với thẻ kho, thẻ ( sổ ) chi tiết vật liệu để lập báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn trong quý. Giá trị VL tồn kho cuối kỳ = Giá trị VL tồn đầu kỳ + Giá trị VL phát sinh tăng trong kỳ – Giá trị VL phát sing giảm trong kỳ. 6. Phương pháp kiêm kê vật liệu, công cụ- Dụng cụ Hạch toán và xử lý vật liệu thiếu, thừa, Công cụ dụng cụ thiếu ,thừa, Vòng quay vật liệu tồn kho. a/ Phương pháp kiểm kê Vào ngày 1 /1 và 1 / 7 hàng năm giám đốc xí nghiệp quyết định thanh lập ban kiểm kê tài sản, hàng hoá tồn kho ( Trong đó có vật liệu, Công cụ- dụng cụ ). Ban kiểm kê lập kế hoạch kiểm kê trình giám đốc. Sau khi được giám đốc chấp nhận thì tiến hành kiểm kê. Mục đích kiêm kê vật liệu: Xác định được thực tế số lượng, chất lượng vật liệu còn trong kho. Sau khi xác định toàn bộ số lượng vật liệu tồn kho ban kiểm kê đối chiếu với sổ kế toán và tiến hành lập biên bản số liệu thực trạng. Nếu phát hiện thiếu, thừa vật liệu ban kiểm kê tìm nguyên nhân lập biên bản báo cáo giám đốc quyết định xử lý. b/ Hạch toán và xử lý vật liệu, công cụ- dụng cụ thiếu thừa sau kiểm kê * Trường hợp vật liệu thừa Thừa của người bán: Kế toán có trách nhiệm thông báo cho người bán số vật liệu, công cụ- dụng cụ thừa đồng thời ghi vào sổ “ Theo dõi vật liệu thừa “. Nếu người bán chấp nhận chuyển đổi thì không cần hạch toán. Còn nếu họ chấp nhận bán tiếp cho xí nghiệp thì kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152,153 ( VL CC- DC thừa ) Có TK 111,112,331 ( Giá trị VL, CCDC thừa ) Thừa không rõ nguyên nhân Kế toán định khoản: Nợ TK 152,153: VL, CCDC thừa Có TK 721: Thu nhập bất thường * Trường hợp thiếu vật liệu, thiếu công cụ dụng cụ Thiếu do cá nhân gây nên: Có quyết định xử lý kèm theo Kế toán định khoản Nợ TK 334 ( Trừ lương ) Có TK 152,153 ( Giá trị thiếu ) Thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 1381: Có TK 152,153 Thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 642: Cho vào chi phí quản lý Có TK 152,153 Giá trị VL, CCDC thiếu