Đề tài Công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế (IFC)

Danh mục tên những từ viết tắt TT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ 1 KTV Kiểm toán viên 2 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 3 IFC Công ty Kiểm Toán và Tư Vấn Tài Chính Quốc Tế 4 BCTC Báo cáo tài chính 5 BCĐKT Bảng cân đối kế toán 6 BCKQHĐKD Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 7 HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ 8 KSNB Kiểm soát nội bộ 9 BGĐ Ban giám đốc 10 HĐQT Hội đồng quản trị 11 VAS Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam 12 IAS Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế 13 HĐ Hợp đồng 14 NCƯ Người cung ứng 15 TS Tài sản 16 NV Nguồn vốn 17 NH Ngắn hạn 18 KT Kiểm toán 19 TSLĐ Tài sản lưu động Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế ngày nay, hoạt động kiểm toán đã được hình thành và phát triển một cách nhanh chóng. Cùng với sự ra đời hoạt động của các công ty kiểm toán thì nhà nước, đặc biệt là Bộ Tài chính đã dần ban hành các quy định, quy chế, chuẩn mực kế toán và kiểm toán để tạo hành lang pháp lý cho các tổ chức, ngành hoạt động một cách năng động hơn và có định hướng phát triển một cách rõ ràng hơn. Hoạt động kiểm toán đã đóng một vai trò tích cực trong sự phát triển chung của nền kinh tế ngày nay. Kiểm toán đã trở thành một chuyên ngành đào tạo chính trong trường đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội. Để giúp cho sinh viên nắm chắc về lý thuyết và đạt được một sự hiểu biết nhất định về thực tế, nhà trường có giành một kỳ cho sinh viên thực tập. Trong quá trình thực tập tại các Công ty Kiểm Toán, chúng em được tìm hiểu về tình hình hoạt động của Công ty như về cơ cấu tổ chức, công tác kế toán, kiểm toán và các hoạt động kinh doanh khác. Đây là những bài học thực tế hết sức bổ ích để củng cố những kiến thức đã học trong nhà trường. Tại công ty kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế (IFC) em được sự hướng dẫn đi sâu tìm hiểu vào chu trình kiểm toán Mua hàng và thanh toán. Đây cũng là đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của em “Công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế (IFC)”. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo PGS.TS. Lê Thị Hòa và sự giúp đỡ của Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Quốc tế (IFC) để em hoàn thành chuyên đề này. Ngoài lời mở đầu và kết luận chuyên đề được chia thành ba chương lớn: Chương I: Cơ sở lý luận chung Chương II: Thực hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC ) Chương III. Bài học kinh nghiệm và hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán bảng khai tài chính của công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC). Trong quá trình viết báo cáo này do giới hạn về thời gian và trình độ nên trong bài viết không tránh khỏi được những sai sót và hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô, sự hướng dẫn bổ sung ý kiến của anh chị KTV trong công ty IFC, và các bạn để em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp này. Chương I Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính 1. Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh 1.1. Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh. Đối tượng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính. Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp vào cùng một phần hành. Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải được kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của Doanh nghiệp. Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục như mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện, nước, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển. Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ nhận được. Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh cũng gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Như vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu. 1.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thah toán Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng sau: 1.2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các bước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm: Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thường mỗi doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng. Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất. Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán... Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này. Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) được lập bởi người mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó việc phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo đúng mục đích đã được phê chuẩn và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên, như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bởi các nhân viên nhất định, vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, và một số loại nguyên vật liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trước. - Quá trình kiểm soát đối với các bước công việc nêu trên là phải đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau: + Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai? + Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng? + Đặt hàng tại thời điểm nào? + Số lượng đặt hàng là bao nhiêu? + Đặt hàng ở nhà cung cấp nào? + Đơn đặt hàng có được theo dõi không? Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời hạn nhất định nào đó mà hàng vẫn chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không. 1.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ Việc nhận hàng hóa từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác. Thông thường các Công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng. Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi cho thủ kho một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật tư để ghi chép sổ sách kế toán. Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ. 1.2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền. Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “các khoản phải trả”. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra lại và được ghi vào hóa đơn. Sau đó số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với tiền mặt, và các chứng khoán thị trường và các tài sản khác. 1.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có bốn yếu tố: Đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẫn, đơn đạt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng. Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi thanh toán. Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua Ngân hàng hay bằng tiền mặt. Các quá trình kiểm soát quạn trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẫn), phải có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi và người chi tiền (Nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Trên đây là bốn nội dung chính của các bước công việc khi mua hàng và thanh toán của các doanh nghiệp nói chung. 1.3. Tổ chức công tác kế toán chu trình mua hàng và thanh toán 1.3.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau: - Yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. - Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ. - Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được kí nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế. - Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát). - Hóa đơn của người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã được chuyển giao. - Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn đó. - Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán. Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định. Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả với nhà cung cấp thông qua các tải khoản liên quan. Sơ đồ 1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh toán (thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ) TK 111,112,311,341 TK 331 TK 111,112 Thanh toán bằng tiền Người bán hoàn lại tiền (kể cả tiền đặt trước) (Thu hồi tiền trả thừa) TK511 Thanh toán bằng hàng hoá,sp Dịch vụ TK 131 TK151,152,153,211… Thanh toán bù trừ bù trừ công nợ Mua chịu hàng hóa vật tư TK 152,153,211.. TK 133 Giảm giá của hàng mua, trả lại Thuế GTGT đầu vào hàng cho người bán TK 133 TK 627,641,642 Thuế GTGT của hàng chiết khấu, Dịch vụ mua chịu khác hàng giảm giá 1.3.2. Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ. Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho các nghiệp vụ được thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Sơ đồ 2: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào. Nhu cầu vật liệu hàng hoá Bộ phận kế hoạch Bộ phận cung ứng Cán bộ thu mua Trưởng bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán Kế hoạch cung ứng Khai thác hàng Lập chứng từ kho Ký duyệt chứng từ Nhập kho Ghi sổ chứng từ Lưu trữ và bảo quản chứng từ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hóa. Bộ phận cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Sau đó, cử cán bộ đi thu mua vật tư, hàng hóa. Khi hàng hóa được mua về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trưởng bộ phận cung ứng ký duyệt rồi chuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hóa. Cuối cùng chứng từ được chuyển cho kế toán để ghi sổ và bảo quản lưu trữ. Sơ đồ 3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán Kế toán quỹ Thủ trưởng kế toán trưởng Thủ quỹ Nhân viên thanh toán Kế toán Lập chứng từ chi quỹ Duyệt chứng từ Chi quỹ Nhận tiền và thanh toán Ghi sổ Nhu cầu thanh toán Lưu chứng từ Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ nhận được, kế toán quỹ lập chứng từ chi quỹ, trình thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụ nhận tiền và thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi thực hiện nghiệp vụ, chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ, cuối cùng đưa vào bảo quản, lưu trữ. 1.4. Hệ thống mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểm toán thì KTV phải xác định được các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV phải xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán của chu trình này. Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu số dư các tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không? Từ mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán đã xác định được bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là: Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó. Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý. Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ. Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ kế toán, đặc biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính. Trong chu trình mua hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả thường bị ghi chậm so với thực tế phát sinh. Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách tương ứng. 2. Chu trình mua hàng và thanh toán với công tác kiểm toán báo cáo tài chính Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quy trình kiểm toán thường tuân theo trình tự các bước chung. Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được tiến hành qua 3 bước sau: - Chuẩn bị kiểm toán (Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán) - Thực hiện kiểm toán. - Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán. 2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng như các điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán mục đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung và phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của quy trình kiểm toán sẽ thực hiện. Cũng như các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cũng tuân theo các bước như sau: Chuẩn bị kiểm toán, thu thập thông tin cơ sở,thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện các thủ tục phân tích, đánh gía trọng yếu và rủi ro kiểm toán, cuối cùng là lập chương trình kiểm toán. 2.1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán - Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng được chấp nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng của công ty và các điều kiện của khách hàng. Trong giai đoạn này kiểm toán viên đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kết hợp vơí việc đánh giá các chu trình khác để đưa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp hay không. - Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các lý do kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán của khách hàng để từ đó tiến hành xác định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà kiểm toán viên đưa ra trong báo cáo kiểm toán nói chung. - Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán Thông qua việc nhận diên các lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm toán ước lượng được quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán. Cụ thể công ty kiểm toán sẽ lựa chọn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để kiểm toán chu trình này. Số lượng và trình độ của các kiểm toán viên phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình. - Hợp đồng kiểm toán Công viêc cuối cùng của giai đoạn này là kí kết hợp đồng kiểm toán, ghi rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên. 2.1.2. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đối với phần hành kiểm toán mà mình đảm nhận là mua hàng và thanh toán.Trong giai đoạn này, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hưởng đến chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán của mình. Có các thông tin cơ sở sau: - Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán viên nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng như cách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hóa có đúng với mục đích đã cam kết bằng văn bản không. Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho kiểm toán viên biết được cách thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc thù của chu trình mua hàng thanh toán nói riêng và ngành nghề này nói chung. - Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung giúp cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu trình, những bước mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém. Chẳng hạn như đơn vị khách hàng thường yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ với các nhà cung cấp nhỏ không thường xuyên. Thông thường những điểm yếu này chưa khắc phục được trong thời gian ngắn. - Tham quan nhà xưởng Việc tham quan nhà xưởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho kiểm toán viên đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận gian sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng. Cụ thể, nếu việc sản xuất diễn ra đều đặn, hàng hóa không bị ứ đọng, chất lượng sản phẩm không giảm sút có nghĩa là việc mua hàng tiến triển tốt, hàng hóa mua vào có chất lượng đạt yêu cầu. Ngược lại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấykhả năng đầu vào cung cấp không kịp thời, nếu hàng hóa tồn kho quá nhiều có nghĩa là mua không phù hợp với nhu cầu, chất lượng giảm sút cho thấy chất lượng các yếu tố đầu vào không tốt. - Nhận diện các bên hữu quan Trong giai đoạn này KTV cần xác định tất cả các bên hữu quan của khách hàng.Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam thì các bên hữu quan được hiểu là: các bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý...), các nhà cung cấp, các cá nhân tổ chức mà công ty có quan hệ. Trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán các bên hữu quan mà kiểm toán viên quan tâm chủ yếu là nhà cung cấp, đại lý, các tổ chức có ảnh hưởng đến quyết định mua của công ty khách hàng. Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho kiểm toán viên trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn. - Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, sẽ có những trường hợp phải giám định giá trị của những hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào nếu trong nhóm kiểm toán không ai có khả năng giám định thì họ sẽ phải sử dụng các chuyên gia trọng những lĩnh vực nói trên. Sau khi có được những thông tin cơ sở về quy trình mua vào và thanh toán thì kiểm toán viên tiến hành thu thập các thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, điều này sẽ giúp cho kiểm toán viên nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến quá trình mua hàng và thanh toán. Đây sẽ là những căn cứ để kiểm toán viên dựa vào trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán cung như đưa ra các ý kiến kiểm toán sau này. 2.1.3. Thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Nếu các thông tin cơ sở được thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu được các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám đốc công ty khách hàng bao gồm: Giấy phép thành lập và điều lệ Công ty: Cung cấp những thông tin ban đầu về quá trình hình thành và mục tiêu hoạt động của khách hàng. Báo cáo tài chính: Cung cấp những dữ liệu về tài chính giúp cho KTV nhận thức tổng quát và có những đánh giá ban đầu về tình hình tài chính của đơn vị. Báo cáo Kiểm toán thanh Tra hay Kiểm tra: Giúp cho KTV nắm bắt được các khả năng sai phạm và dụ kiến phương hướng Kiểm toán có liên quan tới chu trình mua hàng và thanh toán. Biên bản họp hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ: Giúp cho KTV xác định các dữ kiện có ảnh hưởng trọng yếu tới báo cáo tài chính, đặc biệt là ảnh hưởng tới chu trình mua hàng và thanh toán. Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: Giúp KTV tiếp xúc với các hoạt động mua hàng và xem xét các khía cạnh pháp lý có liên quan ảnh hưởng tới nợ phải trả của khách hàng. Các quy định chính sách về mua hàng và thanh toán: Qua đây KTV xem xét có phù hợp với các chính sách quy định của Nhà nước hay không ? 2.1.4. Thực hiện các thủ tục phân tích Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 - Quy trình phân tích, đoạn 09, đã nêu rõ: “KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể có rủi ro”. Như vậy, với các thông tin cơ sở thu thập được, bằng thủ tục phân tích sơ bộ như so sánh các số liệu năm nay với số liệu năm trước đã được kiểm toán, KTV có thể tìm ra những xu hướng biến động và những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác… Từ đó lập một kế hoạch kiểm toán thích hợp. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thường được thực hiện như sau: So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trước để xem xét những biến động bất thường. Phân tích xu hướng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lí của các yếu tố chi phí giữa các kì kế toán để phát hiện những biến động bất thường. Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán. 2.1.5. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán Nếu ở các bước trên, KTV mới chỉ thu thập được các thông tin mang tính khách quan về khách hàng thì ở bước này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp. 2.1.5.1. Đánh giá tính trọng yếu Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 320 – Tính trọng yếu trong kiểm toán, đoạn 04: “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán) trong BCTC. Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng BCTC...”. Theo đó, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của BCTC để từ đó “xác định bản chất, lịch trình và phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán”. Để đánh giá mức độ trọng yếu, trước hết KTV cần ước lượng mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mục trên BCTC. Cơ sở để tiến hành phân bổ là: bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinh nghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục. Đối với chu trình mua hàng – thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là: Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan tới nhiều tài sản như: tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền... mà hầu hết chúng đều trọng yếu. Trên thực tế, việc ước lượng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoản là vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV. Thông thường ước lượng và phân bổ mức trọng yếu do chủ nhiệm kiểm toán đảm trách. 2.1.5.2. Đánh giá rủi ro kiểm toán Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 07: "Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và Công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu". Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ BCTC được kiểm toán thông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR). Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ được KTV đánh giá đối với từng khoản mục. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các rủi ro cơ bản thường gặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình là: Giá trị hàng hoá, dịch vụ: chi phí mua hàng thấp hơn thực tế. Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được, chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận. Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng đuợc ghi sổ thấp hơn thực tế. Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ này nhưng được ghi sổ vào kỳ sau. Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế. Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhưng hàng chưa trả lại. Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế. Hàng trả lại vào kỳ sau nhưng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này. Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế. Ghi sổ thanh toán nhưng chưa trả tiền. Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế. Trả tiền kỳ sau nhưng ghi sổ thanh toán vào kỳ này. Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý. Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không được tính toán đúng. Trình bày các số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý. Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, bởi như đã phân tích ở trên, các khoản nợ phải trả luôn được đánh giá là trọng yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngược chiều nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và ngược lại rủi ro kiểm toán tăng lên, khi đó KTV cần phải mở rộng phạm vi kiểm toán, lựa chọn các phương pháp kiểm toán hữu hiệu hơn hoặc sửa đổi lại nội dung, lịch trình và phạm vi của những thủ tục kiểm tra chi tiết đã dự kiến để giảm rủi ro phát hiện xuống mức có thể chấp nhận được. Do đó, trong giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng – thanh toán, khi xác định nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán, KTV cần phải đặc biệt quan tâm tới mối quan hệ này. Tuy nhiên, đây là thủ tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng như phán đoán của KTV. Trên thực tế chỉ có một số công ty kiểm toán tại Việt Nam đã xây dựng qui trình ước lượng trọng yếu và rủi ro, còn nhiều công ty vẫn chưa xây dựng được qui trình cụ thể. 2.1.6. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB )và đánh giá rủi ro kiểm soát 2.1.6.1. Tìm hiểu HTKSNB Nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán. Vấn đề này đã được quy định trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 02: “ KTV phải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả.” Trong chu trình mua hàng – thanh toán, việc tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng đối với các chức năng của chu trình cũng là vấn đề hết sức quan trọng. Theo đó, KTV phải tìm hiểu các chính sách, thủ tục kiểm soát được áp dụng tại đơn vị khách hàng đối với từng chức năng trong chu trình như đã trình bày trong phần “Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán”. Qua quá trình tìm hiểu, KTV sẽ xác định được các nhược điểm của hệ thống KSNB, từ đó có thể đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêu kiểm soát của nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Nếu hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức độ thấp và ngược lại. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế số 400- Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 08: “Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Hệ thống KSNB bao gồm các yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ”. Các yếu tố cấu thành trong hệ thống KSNB và những đánh giá. a) Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lí dữ liệu của các loại hình kiểm soát . Nhưng đối với chu trình mua hàng và thanh toán thì có thể hiểu môi trường kiểm soát là các chính sách, quyết định nói chung tác động đến việc xủ lý số liệu, việc ghi sổ, việc lập báo cáo … Để có sự hiểu biết về môi trường kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố chủ yếu sau: Đặc thù về quản lí của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và ảnh hưởng của các chính sách từ bên ngoài của Nhà nước. b) hệ thống kế toán Đối với một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết đối với chu trình mua hàng và thanh toán thi như sau: Tính có thực: Hàng hoá và dịch vụ mua đã ghi sổ thì phải đảm bảo sự tồn tại trong thực tế. Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được phản ánh trên sổ sách không được bỏ sót một nghiệp vụ nào. Tính đúng đắn trong việc tính giá: Đối với các hàng hoá dịch vụ mua vào thì giá thường được tính theo giá quốc tế. Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ: Tài sản mua vào phải thuộc quyền sở hữu của Doanh Nghiệp và thể hiện đúng nghĩa vụ của Doanh Nghiệp. Tính đúng đắn trong việc phân loại trình bày: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán phân loại tài sản, công nợ theo đúng quy định. Tính đúng kì: Việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng cũng như thanh toán phát sinh phải được thực hiện kịp thời theo qui định. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán của các nghiệp vụ mua hàng cũng như thanh toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp. c) Thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. VSA số 400-Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 26, quy định: “KTV phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán”. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát, KTV xem xét các khía cạnh cụ thể sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận hay không. Chẳng hạn, kế toán không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán của các đơn vị không được bố trí những người thân trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc này qui định sự cách li thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Trong chu trình mua hàng và thanh toán có một số công việc đòi hỏi phải phải do 2 người độc lập tiến hành như: người lập đơn đặt hàng với người kí duyệt đơn, người nhận hàng với kế toán vật tư, kế toán ghi sổ chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp với người thanh toán cho nhà cung cấp. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Cụ thể, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó thì do Hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, hoặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trưởng có quyền phê duyệt. d) Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nôi bộ của đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Trên đây là toàn bộ các yếu tố cấu thành cơ bản hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng. Việc tìm hiểu sơ bộ về chúng là bước công việc quan trọng trong quá trình đánh giá hệ thống KSNB giúp kiểm toán viên có thể đưa ra được ước lượng ban đầu về rủi ro kiểm soát. 2.1.6.2. Đánh giá rủi ro kiểm soát Việc đánh giá rủi ro kiểm soát cho các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các bước công việc : Nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng nghiệp vụ trong chu trình mua hàng – thanh toán, và xác định các loại sai phạm có thể xảy ra. Trên cơ sở đó, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục trong chu trình này. Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của hệ thống KSNB đối với chu trình này. Nhận diện những hạn chế của hệ thống như sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trong chu trình. Đánh giá rủi ro kiểm soát: Căn cứ vào các ước đoán ở trên, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát của từng loại nghiệp vụ trong chu trình. KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao khi KTV cho rằng hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ và không hiệu quả. Ngược lại, rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp khi KTV có đủ cơ sở để kết luận hệ thống kế toán và hệ thống KSNB đối với chu trình được thiết kế có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu cũng như khi KTV có kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soát làm cơ sở cho đánh giá mức rủi ro kiểm soát. 2.1.7. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán Đây là bước cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán sau khi đã có được những hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng, đã xác định được mức trọng yếu và rủi ro… KTV sẽ đánh giá tổng thể hoạt động của đơn vị, phân tích, triển khai kế hoạch và soạn thảo chương trình kiểm toán cho chu trình. Trong thực tiễn kiểm toán, KTV thường căn cứ vào các rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát để thiết kế chương trình kiểm toán cho chu trình. Thực chất của việc soạn thảo chương trình kiểm toán chính là việc thiết kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản với 4 nội dung chính: xác định thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục được chọn và thời gian thực hiện. 2.1.7.1. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát trong chu trình mua hàng và thanh toán Thử nghiệm kiểm soát (hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ) là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát có thể giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Do đó, trong quá trình xây dựng chương trình kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng về khả năng ngăn chặn các sai phạm của KSNB trong quá trình mua hàng và thanh toán. Công việc này được thực hiện được thực hiện thông qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể là: Trắc nghiệm không có dấu vết. Trong trường hợp này KTV cần quan sát, phỏng vấn những người có trách nhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát được áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Chẳng hạn, KTV xem xét việc phân cách trách nhiệm giữa bộ phận lập đơn đặt hàng với người ký duyệt nó, hay việc phân cách trách nhiệm giữa kế toán thanh toán với thủ quỹ hoặc người ký duyệt lệnh chi tiền trả nhà cung cấp... Trắc nghiệm có dấu vết Đây là các trắc nghiệm được tiến hành để kiểm tra chi tiết hệ thống chứng từ, kiểm tra các chữ ký tắt trên các hoá đơn mua hàng, các phiếu chi… nhằm thu thập những bằng chứng kiểm toán về hoạt động hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Chẳng hạn, để kiểm tra các phiếu chi có hợp lệ không thì KTV có thể đối chiếu chữ ký trên phiếu chi đó với nhau xem chúng có được cùng một người phê duyệt không hoặc người có trách nhiệm phê duyệt không. Phạm vi các thử nghiệm tuân thủ phụ thuộc vào việc đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu. Khi rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp thì các thử nghiệm tuân thủ phải thực hiện càng nhiều, và khi đó các thử nghiệm cơ bản có thể thu hẹp. Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao thì các thử nghiệm tuân thủ là không cần thiết và khi đó kiểm toán viên tập trung vào các thử nghiệm cơ bản. 2.1.7.2. Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán. Việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản là nội dung chính trong chu trình kiểm toán của giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng và thanh toán. Các thử nghiệm cơ bản này được thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý. Căn cứ vào các bằng chứng thu thập được qua các thử nghiệm tuân thủ ở trên, KTV đánh giá lại rủi ro kiểm soát và sau đó thiết kế các thử nghiệm cơ bản cho chu trình mua hàng và thanh toán thông qua các loại trắc nghiệm chính: trắc nghiệm độ vững chãi, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số dư. Trắc nghiệm độ vững chãi: Kiểm toán viên xem xét các chứng từ gốc như các đơn đặt hàng, hoá đơn của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi…để kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chúng như có sự phê duyệt không, giá trị số lượng hàng mua vào với số tiền cần thanh toán có khớp nhau không. Bên cạnh đó, KTV cũng phải tiến hành đối chiếu sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật ký mua hàng với các chứng từ có liên quan ở trên để kiểm tra tính đúng đắn của các con số ghi sổ. Từ đó đưa ra kết luận về độ tin cậy của các số liệu kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán. Trắc nghiệm phân tích: Trắc nghiệm phân tích hay “quy trình phân tích” là việc phân tích các số liệu, thông tin, tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. Trong thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên thường sử dụng các trắc nghiệm phân tích là: So sánh số hàng hoá hoặc dịch vụ mua vào năm nay với năm trước hoặc với kế hoạch cung ứng. So sánh các khoản nợ phải trả nhà cung cấp năm nay với năm trước. So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn, khả năng thanh toán hiện hành năm nay với năm trước, với chỉ tiêu bình quân ngành để phát hiện những biến động bất thường. Trắc nghiệm trực tiếp số dư: Là cách thức kết hợp các phương pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của các số dư cuối kỳ ở sổ cái ghi vào bảng cân đối tài sản. Đây là cách thức chủ đạo trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Chẳng hạn, KTV tiến hành kiểm kê vật chất hàng tồn kho, đối chiếu các khoản phải trả với nhà cung cấp... Tuy nhiên, trắc nghiệm này có chi phí kiểm toán lớn nên số lượng trắc nghiệm trực tiếp số dư cần thực hiện tuỳ thuộc vào kết quả trắc nghiệm độ vững chãi và trắc nghiệm phân tích. 2.2. Thực hiện công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. 2.2.1. Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh tóan Trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV thực hiện khảo sát các quá trình kiểm soát và thực hiện các trắc nghiệm tập trung đối với hai vấn đề là : Các nghiệp vụ mua hàng và các nghiệp vụ thanh toán. Đây là giai đoạn KTV thực hiện các thủ tục kiểm toán cụ thể với các loại trắc nghiệm. 2.2.1.1. Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm tóan đối với từng mục tiêu kiểm toán cụ thể : - Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là hàng hoá, dịch vụ thực tế nhận được: KTV kiểm tra sự có thực của các chứng từ kế toán, dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu) và xem xét lại Nhật ký mua hàng, sổ Tổng hợp, sổ Chi tiết các khoản phải trả, kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ kế toán, đối chiếu hàng tồn kho mua vào với sổ sách kế toán (trắc nghiệm độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng đều được phê chuẩn: KTV kiểm tra dấu hiệu của sụ phê chuẫn (trắc nghiệm đạt yêu cầu), và kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ chứng minh (trắc nghiệm độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng đều được vào sổ : KTV theo dõi xem xét một chuổi các đơn đạt hàng có được đánh số thứ tự và phê chuẫn hay không (trắc nghiệm đạt yêu cầu). KTV đối chiếu hồ sơ Báo cáo nhận hàng với Nhật ký mua hàng (trắc nghiệp độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ đều được đánh gíá đúng: KTV theo dõi một chuỗi các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Đồng thời so sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên Nhật ký mua hàng, Hoá đơn mua hàng, Báo cáo nhận hàng, các chứng từ liên quan và tính toán lại thông tin trên Hoá đơn mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng đắn: KTV kiểm tra các thủ tục vào sổ và quoan sát để khẳng định mọi hoá đơn đều được vào sổ và xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh sự phân loại nghiệp vụ mua hàng với sơ đồ tài khoản (trắc nghiệm độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng đều được ghi sổ đúng lúc: KTV kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh ngày ghi trên Báo cáo nhận hàng và Hoá đơn mua hàng với ngày ghi trên sổ Nhật ký mua hàng ( trắc nghiệm độ vững trãi). Các nghiệp vụ mua hàng được chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn: KTV kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Kiểm tra tính chính xác bằng cách cộng tổng trên Nhật ký mua hàng và theo dõi quá trình chuyển sổ (trắc nghiệm độ vững trãi). 2.2.1.2. Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán - Các nghiệp vụ thanh toán ghi sổ là của hàng hoá, dịch vụ thực tế nhân được: KTV thảo luận với người ghi sổ và quan sát các hoạt động, kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu). Xem xét sổ Nhật ký chi tiền, đối chiếu với phiếu chi và các chứng từ đính kèm (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và phê duyệt đúng đắn: KTV kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn (trắc nghiệm đạt yêu cầu), kiểm tra chứng từ đính kèm (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp thanh toán hiện có đều được ghi sổ: KTV theo dõi một chuỗi chứng từ thanh toán như : Uỷ nhiệm chi, phiếu chi, séc thanh toán (trắc nghiệm đạt yêu cầu), xem xét các khoản chi đã ghi sổ với các khoản chi trên bảng sao kê của Ngân hàng và Sổ kế toán tiền mặt (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán đều được đánh giá đúng đắn : KTV kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ và kiểm tra bảng đối chiếu với Ngân hàng (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh các phiếu chi, chứng từ đã thanh toán với sổ Nhật ký mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán phải được phân loại đúng đắn: KTV kiểm tra việc vào sổ và kiểm tra sơ đồ tài khoản, kiểm tra của dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh sự phân loại có phù hợp với sơ đồ tài khoản không? Đối chiếu số liệu trên tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết với các hoá đơn mua hàng, Nhật ký mua hàng (trắc nghiệp độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán được ghi vào sổ đúng lúc: KTV kiểm tra việc ghi sổ và quan sát việc vào sổ các nghiệp vụ thanh toán, kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh ngày ghi trên phiếu chi với sổ Nhật ký chi tiền và so sánh với sổ sách kế toán có liên quan (trắc nghiệm độ vững trãi). - Các nghiệp vụ thanh toán đã được chuyển sổ và tổng hợp đúng: KTV kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), kiểm tra tính chính xác về mặt số học bằng cách cộng số tiền trên Nhật ký mua hàng, theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ Cái (trắc nghiệm độ vững trãi). 2.2.2. Thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh toán 2.2.2.1. Thực hiện thủ tục phân tích Để nhận định khả năng sai sót có thể xẩy ra đối với số dư tài khoản và tổng phát sinh, trắc nghiệm phân tích là căn cứ quan trọng để xác định nội dung các trắc nghiệm trực tiếp số dư. Trong trắc nghiệm phân tích KTV phải tiến hành các công việc sau: So sánh chi phí mua hàng kỳ này với kỳ trước để xem xét những biến động bất thường có thể có. Phân tích xu hướng tăng hay giảm, kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phí giữa các kỳ kế toán để phát hiện những biến động bất thường. Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh tóan. 2.2.2.2. Kiểm tra chi tiết số dư tài khoản nợ phải trả trong chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến rất nhiều các khoản mục quan trọng trên BCTC của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều khoản mục trong số đó có liên quan đến các chu trình kiểm toán khác như kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho... Nợ phải trả người bán là những món nợ chưa thanh toán về hàng hoá và dịch vụ nhận được trong tiến trình kinh doanh bình thường. Nợ phải trả người bán bao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, thiết bị, điện nước, sửa chữa và rất nhiều sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận được trước ngày kết thúc năm. Các rủi ro cơ bản liên quan đến Nợ phải trả người bán trong kiểm toán BCTC: Nợ phải trả nói chung và nợ phải trả người bán nói riêng là khoản mục trọng yếu trên BCTC của doanh nghiệp vì chúng thường được coi là nguồn tài trợ cho sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Nợ phải trả được quản lý một cách đúng đắn sẽ mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị trong việc huy động và sử dụng vốn. Tuy nhiên, nếu nợ phải trả không được quản lý chặt chẽ sẽ góp phần làm doanh nghiệp mất cân đối về tài chính và mất khả năng thanh toán. Phản ánh nợ phải trả người bán không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợ phải trả người bán hoặc nhận hàng hoá và dịch vụ mà không phản ánh nợ phải trả người bán. Sai phạm này xảy ra do không tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản và thường dẫn tới các sai lệch trên BCTC ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh (do chi phí phản ánh không đúng kỳ) và làm tăng một cách giả tạo khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Phản ánh nợ phải trả người bán không có thật (phản ánh khống) cũng làm thay đổi các tỷ suất tài chính cơ bản và là dấu hiệu về một hành vi gian lận, rút tiền công quỹ đang thực hiện. Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi lập BCTC (ví dụ phải trả người bán có số dư nợ cuối kỳ): sai sót này không gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của kỳ kế toán nhưng làm người sử dụng BCTC hiểu sai khả năng thanh toán thực tế của đơn vị được kiểm toán. Vì vậy nội dung kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ của chu trình này đi vào tìm hiểu việc kiểm tra chi tiết đối với Nợ phải trả người bán được trình bày trong bảng sau: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán (Trích giáo trình Kiểm toán Tài chính) Mục tiêu kiểm toán Kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán - Tính hợp lý chung Số dư tài khoản nợ phải trả người bán, các số dư chi tiết trong sổ hạch toán chi tiết các tài khoản phải trả, các tài khoản phản ánh tài sản và chi phí liên quan đều hợp lý. So sánh với tổng chi phí mua hàng năm trước. Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản bất hợp lý như không có bên bán và các khoản phải có chịu lãi. Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trước (theo từng khách hàng) để phát hiện các biến động. - Các mục tiêu đặc thù Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) thống nhất với sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả. Số tổng cộng được cộng đúng và thống nhất với sổ cái tổng hợp. Cộng tổng danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả. Đối chiếu tổng cộng với Sổ cái tổng hợp. Đối chiếu với các hoá đơn của từng người bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên người bán và số tiền. Các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết phải có căn cứ hợp lý. Đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá đơn và bảng kê (nếu có) của người bán. Lấy xác nhận các khoản phải trả, chú trọng các khoản phải trả lớn và bất thường. Các khoản phải trả hiện có đều ở trong danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả (tính đầy đủ) Kiểm tra chi tiết các khoản nợ quá hạn. Các khoản phải trả trong danh sách được đánh giá đúng đắn. Thực hiện các thủ tục tương tự như đối với các khoản nợ quá hạn và đối với tính có căn cứ hợp lý. Các khoản phải trả trong danh sách được phân loại đúng đắn. Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả. Việc phản ánh nợ phải trả người bán trong chu trình mua hàng và thanh toán được vào sổ đúng kỳ. Thực hiện việc kiểm tra công nợ quá hạn. Đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình hàng tồn kho, xem xét hồ sơ mua hàng đi đường. Tài khoản nợ phải trả người bán trong chu trình mua hàng và thanh toán được trình bày đúng đắn. Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả người bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) được tách riêng. 2.3. Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Đây là khâu cuối cùng của quá trình kiểm toán BCTC. Sau khi hoàn thành các công việc kiểm toán tại từng chu trình riêng lẻ, để đảm bảo tính thận trọng trong nghề nghiệp, thông thường KTV không lập ngay Báo cáo kiểm toán mà thực hiện các công việc sau: 2.3.1. Xem xét các khoản nợ ngoài dự kiến Nợ ngoài ý muốn là một khoản nợ tiềm ẩn trong tương lai đối với một thành phần ở bên ngoài về một số tiền chưa biết sinh ra từ các hoạt động đã xảy ra. Công việc này đặc biệt quan trọng trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán vì nó chứa đựng nhiều khả năng xảy ra các khoản nợ ngoài ý muốn. Việc xác định các khoản nợ ngoài ý muốn là rất khó nên các thủ tục kiểm toán thích hợp cho việc khảo sát các khoản nợ ngoài ý muốn không được xác định rõ ràng. Dưới đây là một số thủ tục thường được sử dụng nhưng không phải là mẫu chung cho tất cả các cuộc kiểm toán: - Kiểm tra các chứng từ chứng minh của các hoá đơn chưa thanh toán một vài tuần sau ngày kết thúc năm. - Đối chiếu các báo cáo nhận hàng trước ngày cuối năm với các hoá đơn của người bán liên quan. - Đối chiếu các bảng liệt kê của người bán có số dư nợ với danh sách các khoản phải trả. - Gửi các bản xác nhận cho người bán có quan hệ kinh doanh với khách hàng. 2.3.2. Đánh giá kết quả của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Kết quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được đánh giá theo các khía cạnh: Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán là phù hợp với các thông lệ quốc tế và tuân thủ các quy định về chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận. Các hoạt động của doanh nghiệp có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán phải phù hợp với các đặc điểm hoạt động kinh danh của doanh nghiệp. Các chứng từ, sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán phải thể hiện được sự vận động của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, và phải hợp lý. Các thông tin về nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả người bán phải đảm bảo trung thực và hợp lý. Trên cơ sở kết quả của tất cả công việc đã thực hiện, KTV đưa ra kết luận cuối cùng và lập Báo cáo kiểm toán. 2.3.3. Lập và phát hành Báo cáo Kiểm toán Căn cứ nghững kết quả đã thu thập được của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán KTV tiến hành lập thư quản lý nêu rõ những nhận xét, những sai sót trong quá trình thực hiện mua hàng và thanh toán tại đơn vị, đồng thời đưa ra những kiến nghị. Sau khi hoàn thành công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán KTV tổng hợp kết quả chuyển cho Chủ nhiệm Kiểm toán (CNKT), trên cơ sở đó Chủ nhiệm Kiểm toán sẽ lập Báo cáo Kiểm toán. Chương II Thực hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC ) A. tổng quan về hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC) I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1. Quá trình hình thành của Công ty Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC) ra đời là một trong những nhân tố góp phần tích cực vào thành tựu phát triển của nghề kiểm toán, kế toán và tư vấn tài chính của Việt Nam cũng như với hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Công ty có tên giao dịch quốc tế là: International Auditing and Financial Consuting Company, viết tắt IFC. Trụ sở tại: Nhà số 3 – Lô 11 - Đường Trần Duy Hưng – Hà Nội. Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Quốc tế (IFC) được thành lập vào ngày 24 tháng 10 năm 2001 bởi những kiểm toán viên ưu tú đã có thâm niên tại các công ty Kiểm toán và Tư vấn hàng đầu của Việt Nam. Sự ra đời của IFC xuất phát từ tâm huyết được mang kiến thức và kinh nghiệm của mình để chia sẻ với khách hàng, cùng khách hàng vượt qua các thách thức, thành công trong quá trình phát triển kinh doanh và hội nhập kinh tế quốc tế. Công ty được thành lập theo hình thức TNHH ba thành viên. Có tư cách pháp nhân và hoạt động theo một doanh nghiệp hiện hành. Người đại diện cho công ty trước pháp luật là: Giám đốc Công ty Ông Lê Xuân Thắng. Chức năng nhiệm vụ của Công ty IFC Là một công ty kiểm toán độc lập với chức năng cơ bản là xác minh và bảy tỏ ý kiến của mình về tính trung thực, hợp lý của các bảng khai tài chính của khách thể kiểm toán (các khách hàng). Công ty có tổ chức có phương pháp có con người để tiến hành việc xác minh để đưa ra được những ý kiến tốt nhất tạo sự tin tưởng cho khách hàng và những người quan tâm. Với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận của mình, Công ty IFC đem tất cả kiến thức và kinh nghiệm của các thành viên cộng với sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên. Để đem đến cho khách hàng của mình các dịch vụ kiểm toán, kế toán và tư vấn tài chính với chất lượng hàng đầu hiệu quả kinh tế cao. Công ty sẵn sàng chia sẻ những kinh nghiệm, những hiểu biết về thực tiễn về môi trường kinh doanh đối với khách hàng, cùng đưa ra các biện pháp giải quyết tốt nhất. Sự ra đời của Công ty đã góp phần vào sự phát triển chung của ngành kiểm toán đang còn mới mẻ Công ty IFC ý thức được điều đó đã không ngừng học hỏi kinh nghiệm kiến thức từ các công ty từ các hành khách. Công ty IFC còn đem các kiến thức và kinh nghiệm của mình về ngành kiểm toán tư vấn tài chính chia sẻ phổ biến tới các đối tượng quan tâm. Nói một cách khái quát mục tiêu và nhiệm vụ cơ bản của công ty đó là đưa ra các dịch vụ có chất lượng cao nhất, hiệu quả kinh tế nhất đối với khách hàng. 2. Chuyên ngành hoạt động IFC Là Công ty kiểm toán cung cấp nhiều dịch vụ chuyên ngành cho nhiều khách hàng lớn là các doanh nghiệp hàng đầu trong các ngành nghề đến các doanh nghiệp mới xuất hiện trên thị trường. Các doanh nghiệp được nhà nước xếp hạng đặc biệt (các tổng công ty thành lập, theo quyết định số 90, 91 của Thủ tướng), đến các doanh nghiệp có vấn đề đầu tư nước ngoài và rất nhiều dự án do các ngân hàng, tổ chức phi chính phủ tài trợ… khách hàng rất hài lòng về các dịch vụ mà công ty đã và đang cung cấp. Các dịch vụ chủ yếu mà công ty cung cấp là: kiểm toán, kế toán, tư vấn thuế và tài chính. Sơ đồ 4: Cơ cấu dịch vụ tại Công ty IFC năm 2004. 2.1. Dịch vụ kiểm toán Với đội ngũ nhân viên có trình độ và kinh nghiệm, nhiều thành viên của Công ty đã có chứng chỉ kiểm toán viên quốc gia (IFC) và đang theo học các chương trình đào tạo quốc tế. Dịch vụ kiểm toán mà công ty cung cấp có thể nói là dịch vụ chất lượng cao đạt trình độ quốc tế. Các dịch vụ kiểm toán chủ yếu. - Kiểm toán theo luật định, kiểm toán chuẩn đoán (giá trị gia tăng). - Soát xét có giới hạn và các thủ tục được thống nhất. - Kiểm toán toàn diện. - Soát xét thủ tục và hệ thống kiểm soát nội bộ. - Kiểm toán nội bộ. - Kiểm toán dự án. Các kiểm toán viên của IFC nắm vững và có kiến thức sâu rộng về kế toán, thuế luật, chuẩn mực kế toán, chuẩn mực kiểm toán hiện hành của Việt Nam cũng như Quốc tế. Vì vậy việc phục vụ cung cấp dịch vụ kiểm toán cho khách hàng sẽ mang lại hiệu quả cao. 2.2. Dịch vụ kế toán Bộ phận cung cấp dịch vụ kế toán của Công ty có nhiều năm kinh nghiệm, từng hoạt động trong các công ty lớn khác có kinh nghiệm tư vấn kế toán cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, các dự án do quốc tế tài trợ và tổng công ty lớn các dịch vụ kế toán chủ yếu: Thiết lập hệ thống kế toán, tư vấn xây dựng và lựa chọn phần mẫu. Dịch vụ sổ sách kế toán. Chuyển đổi báo cáo tài chính giữa VAS, IAS và các chuẩn mực kiểm toán khác. Đào tạo và tổ chức hội thảo. Với kiến thức và kinh nghiệm vốn có của các kiểm toán viên công ty, đã được mời thường xuyên tham gia soạn thảo và xây dựng các chuẩn mực kế toán và kiểm toán… Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng các văn bản liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán, kiểm toán… của Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan. Do đó công ty có thể đưa ra cho khách hàng của mình những dự báo về những thay đổi trong quy định về kế toán và thuế để đưa ra các kế hoạch hoạt động có hiệu quả cao nhất. 2.3. Dịch vụ tư vấn thuế và tài chính Đây là một thế mạnh thứ hai của Công ty việc cung cấp dịch vụ này có những lợi thế nhất định do các kiểm toán viên của công ty rất thông thạo các chế độ, chuẩn mực kế toán và việc cung cấp dịch vụ thường đi kèm dịch vụ kiểm toán. Các dịch vụ về thuế: Các dịch vụ tư vấn thuế theo kỳ. Dịch vụ tư vấn tuân thủ các quy định về thuế. Lập kế hoạch thuế. Dịch vụ tuyển dụng. Dịch vụ tư vấn đầu tư. Tổ chức hội thảo. Dịch vụ hoàn thuế và kiến nghị về thuế. Các dịch vụ khác về pháp lý và thủ tục. Các dịch vụ về tài chính: Do môi trường kinh doanh ở Việt Nam còn chưa được hoàn thiện và các chính sách thuế còn chồng chéo hoặc chưa bao phủ hết các quan hệ kinh tế. Mặt khác các quy định các chế độ thực còn nhiều mâu thuẫn chồng chéo. Do vậy các doanh nghiệp rất cần các nhà tư vấn, các dịch vụ tư vấn về tài chính doanh nghiệp. Tư vấn mua bán và sát nhập công ty. Kiểm toán đánh giá toàn diện về tài chính. Nghiên cứu thị trường. Dịch vụ định giá tư sản, xác định giá trị doanh nghiệp. Phân tích và soát xét tài chính. Tư vấn lập phương án vay vốn ngân hàng và huy động vốn. Tái cơ cấu doanh nghiệp. Tái cơ cấu nợ. Dịch vụ tư vấn đầu tư. Tăng cường hiệu suất lợi nhuận. Nghiên cứu khả thi. Với đội ngũ chuyên gia am hiểu về luật pháp môi trường kinh doanh cũng như ngành nghề kinh doanh, đồng thời có các mối quan hệ sâu rộng với các ngành, Bộ. Đây là những nhân tố thuận lợi để công ty phục vụ khách tốt hơn. Các giải pháp quản lý: Lựa chọn hệ thống. Phân tích và thiết kế hệ thống. áp dụng hệ thống ứng dụng MRP, ERP. Kiểm toán đánh giá hệ thống thông tin. Mặc dù đây là một loại hình còn khá mới mẻ và chiếm một tỷ trọng thấp trong diện tích nhưng công ty luôn coi việc cung cấp loại hình dịch vụ này là hoạt động lâu dài của mình và sẽ mang lại hiệu quả trong tương lai. Các dịch vụ mà công ty đã và đang cung cấp cho khách hàng là tương đối đa dạng và có chất lượng cao. Trong thời gian tới, công ty có dự định sẽ mở rộng hơn các dịch vụ của mình tới mọi thành phần khách hàng. 3. Quá trình phát triển 3.1. Kết quả hoạt động Trong suốt ba năm kể từ ngày thành lập công ty IFC không ngừng lớn mạnh công ty đã khẳng định được chỗ đứng trong thị trường kiểm toán. Công ty đã và đang cung cấp những dịch vụ chuyên ngành đạt tiêu chuẩn quốc tế. Công ty không ngừng tiếp thu những kỹ thuật kiểm toán tiên tiến, bằng cách cử các thành viên trong công ty tham gia các khóa học đào tạo của các hãng kiểm toán và tư vấn hàng đầu thế giới như: KPMG, Deloitte Touche Tohmatsu… các nhân viên chuyên nghiệp của công ty cũng đã trải qua các chương trình đào tạo có hệ thống về cả chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng quản lý. Công ty IFC không ngừng mở rộng phạm vi cả về chất lượng lẫn số lượng. Từ khi thành lập công ty chỉ có 20 nhân viên đến nay lên đến 42 người và đặc biệt hơn, số kiểm toán viên có chứng chỉ CPA ban đầu từ 4 người đã được nâng lên 8 người. Về doanh thu IFC từ những năm 2001 chỉ đạt 250 triệu đến năm 2004 đạt 1,5 tỷ đứng vào đội ngũ 15 công ty kiểm toán mạnh hàng đầu Việt Nam. Đơn vị: Trăm triệu đồng. Năm Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 KH 2005 Số hợp đồng 4 5 8 30 100 Doanh thu 2.5 4.62 7.4 15 60 Qua bảng số liệu trên, có biểu đồ biểu diễn doanh thu của Công ty như sau: Sơ đồ 5: Biểu đồ doanh thu của công ty IFC. 4 . Tổ chức bộ máy quản lý Những thành công mà công ty có được một phần là do công ty đã nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đảm bảo tính hiệu quả và nâng cao khả năng cạnh tranh trong quá trình hoạt động. Cơ cấu bộ máy quản lý theo mô hình chức năng. Sơ đồ 6: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó Giám đốc 1 Phó Giám đốc 2 Kế toán trưởng Phòng nghiệp vụ 1 (tư vấn) Phòng nghiệp vụ 2 Phòng nghiệp vụ 3 Phòng xây dựng cơ bản Phòng hành chính tổng hợp 5. Khách hàng chủ yếu của công ty Trong quá trình hoạt động công ty IFC đã từng phục vụ rất nhiều đối tượng khách hàng. Điều này cũng nói lên rằng Công ty đã được một sự tín nhiệm, tin cậy nhất định từ phía khách hàng. Công ty đã đang và sẽ có thêm nhiều khách hàng mới tìm đến công ty. Qua biểu đồ (*) ta thấy số hợp đồng với khách hàng của công ty không ngừng tăng. Một số khách hàng mà công ty IFC đã từng phục vụ: Doanh nghiệp sản xuất: Công ty Xi măng Hoàng Thạch. Công ty Coca Cola Việt Nam . Công ty Liên doanh Quốc tế Co Co. Công ty TNHH Điện tử LG. Tổng Công ty Dệt may Việt Nam. Tổng Công ty Điện lực Việt Nam. Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam. Doanh nghiệp thương mại và dịch vụ: Hãng hàng không quốc gia Việt Nam (VN AIILINAS) Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Công ty liên doanh TNHH Khách sạn Hà Nội. Công ty phát triển phần mềm Việt Nam (VASC). Ngân hàng, Bảo hiểm và các Công ty tài chính : Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế Công ty Bảo hiểm dầu khí Công ty Bảo hiểm Việt Nam. Các dự án từ World Bank, ADB, SIDA : Dự án giáo dục tiểu học Dự án cải tạo quốc lộ 1A Phía khách hàng đã có nhiều khách hàng quay lại với công ty và nhiều hợp đồng phục vụ dài hạn của công ty IFC. Về phía công ty không ngừng nâng cao hiệu quả chất lượng các dịch vụ với phương châm “Thành công của khách hàng là nền tảng của sự phát triển của công ty”. Công ty hoạt động với phương châm phục vụ khác hàng ân cần, hỗ trợ khách hàng phát triển vượt bậc, cung cấp các giải pháp quản lý tài chính một cách toàn diện, gắn sự tồn tại và phát triển của mình vào sự thành công của khách hàng, đồng thời giúp cho Công ty có ưu thế với các đối thủ cạnh tranh. Cam kết này trở thành kim chỉ nam cho hành động của mọi thành viên trong Hãng, từ Ban Giám đốc, các Chủ nhiệm kiểm toán đến từng nhân viên trong Hãng. Công ty luôn tự hào về phương châm luôn vì khác hàng của mình. Đó là động lực cho mọi sự nỗ lực không mệt mỏi của toàn thể Ban lãnh đạo và nhân viên trong Công ty. B. Thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC do công ty IFC thực hiện I. Chuẩn bị và Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 1. Lập và thảo luận hợp đồng kiểm toán và cử KTV thực hiện kiểm toán Sau khi xem xét chấp nhận kiểm toán là việc ký kết hợp đồng kiểm toán, hợp đồng kiểm toán phải ghi rõ nội dung chính, điều kiện, trách nhiệm của các bên cùng thời gian thực hiện kiểm toán. Tiếp đó công ty IFC sẽ xem xét và củ đội ngủ nhân viên thực hiện cuộc kiểm toán. - Đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán Đối với khách hàng là công ty ABC thì nhân lực bao gồm : Giám đốc : KTV Quốc Gia(CPA) Bùi Thế Dũng Chủ nhiệm kiểm toán : KTV Quốc Gia(CPA) Phạm Gia Đạt KTV : KTV Quốc Gia(CPA) Lê Tuấn Anh TLKTV: Nguyễn Hưu Phương TLKTV: Đổng Hương Giang TLKTV: Phan Thanh Phúc Trong cuộc kiểm toán thực hiện tại Công ty ABC xác định không có sự tham gia bên ngoài. Kế hạch về thời gian của cuộc kiểm toán phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của ban giám đốc và chủ nhiệm kiểm toán sau khi đã tóm tắt kết quả khảo sát khách hàng cũng như đánh giá rủi ro hợp đồng, môi trường kiểm soát.Thời gian của cuộc kiểm toán cũng phụ thuộc vào đội ngũ nhân lực kiểm toán. 2. Tìm hiểu về ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng Bước công việc này giúp cho KTV có được những hiểu biết ban đầu về khách hàng về ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng và đặc biệt là về chu trình mua hàng và thanh toán. Từ đó KTV có định hướng và thiết kế phương pháp cho phù hợp. 2.1. Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh của khách hàng Khởi đầu của bước lập kế hoạch kiểm toán là việc tìm hiểu về khách hàng. Đây là công việc rất quan trọng, nó giúp cho kiểm toán viên hiểu được những nét đặc thù về ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp từ đó kiểm toán viên có thể đưa ra những định hướng hợp lý trong quá trình lập kế hoạch. Việc tìm hiểu về khách hàng không chỉ được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán mà còn được thực hiện trong suốt quá trình kiểm toán nhằm thu thập thêm những thông tin mới. ã Công ty TNHH ABC chuyên kinh doanh sản xuất và lắp ráp xe máy có trụ sở chính tại 135 Bà Triệu. Nhà máy đóng tại Khu công nghiệp Bình Phú tỉnh Hà Tây. ã Công ty TNHH ABC có tổng số vốn đầu tư thực tế là 300.000.000.000 đồng (Ba trăm tỷ đồng )trong đó vốn pháp định là 150.000.000.000 đồng (Một trăm năm mươi tỷ đồng). Đây là công ty TNHH một thành viên được có giấy phép kinh doanh số 946/GP –Hoạt động ngày 10/6/1998 của uỷ ban nhân dân Thành Phố Hà Nội. ã Lĩnh vực hoạt động của công ty: Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh và sản xuất lắp ráp xe máy nhản hiệu NAGAKI, SUNGGHU, SHIONGSHI. ã Về thị trường tiêu thụ: Công ty có một thị trường rộng lớn trải dài từ miền bắc đến miền nam với hệ thống đại lý cấp một, cấp hai có mặt trên hầu hết các tỉnh thành trong toàn quốc. ã BGĐ gồm có: Tổng Giám đốc: Nguyễn Thị Phương Phó Tổng Giám đốc thứ nhất :Lê Văn Hợi Phó Tổng Giám đốc thứ hai: Nguyễn Đình Đông Giám đốc điều hành: Nguyễn Thanh Phi Kế toán trưởng: Bùi Thị Lan 2.2. Tìm hiểu về hệ thống kế toán của khách hàng Tìm hiểu hệ thống kế toán của công ty khách hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình kiểm toán nói chung và quá trình lập kế hoạch kiểm toán nói riêng, việc tìm hiểu hệ thống kế toán cho phép kiểm toán viên xác định rủi ro tiềm tàng trong các chu trình khoản mục kế toán và từ đó triển khai một kế hoạch kiểm toán tối ưu. Các vấn đề về chính sách kế toán tại công ty TNHH ABC bao gồm: - Chế độ kế toán: Công ty áp dụng theo chế độ kế toán trong Doanh Nghiệp vùa và nhỏ theo Quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 cùng các chuẩn mực Kế Toán được thừa nhân rộng rải. Công ty đang sủ dụng phần mềm kế toán máy của công SIS. - Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm. - Hạch toán ngoại tệ: Các nghiệp vụ bằng ngoại tệ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kì phản ánh vào báo cáo kết quả kinh doanh. Tiền và công nợ có gốc ngoại tệ cuối kì được đánh giá theo tỷ giá do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại ngày lập báo cáo tài chính. Chênh lệch tỷ giá cuối kì được xử lí theo Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính. - Hàng tồn kho: hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho bao gồm giá muachi phí cộng chi phí vận chuyển, chi phí thu mua. Giá trị hàng xuất kho được tính theo phương pháp trực tiếp cho từng loại sản phẩm theo đợt thu mua. - TSCĐ: hạch toán theo nguyên giá, hao mòn và giá trị còn lại. Nguyên giá của TSCĐ bao gồm giá mua + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử. Khấu hao TSCĐ hữu hình và vô hình thực hiện theo phương pháp đường thẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản. Tỷ lệ khấu hao sủ dụng phù hợp với quy định hiện hành. - Doanh thu: Chủ yếu là đối với hàng hoá bán trong nước, doanh thu được ghi nhận khi xuất hàng và được ngưòi mua chấp nhận thanh toán. Giá ghi nhận doanh thu là giá ghi trên hoá đơn bán hàng. - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung 2.3. Thu thập thông tin cơ sở về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Các giấy tờ tài liệu mà mà KTV yêu cầu công ty ABC cung cấp trước khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là : Sổ chi tiết thanh toán với người bán Bảng cân đối phát sinh công nợ Sổ nhật ký mua hàng Sổ cái TK 331 Sổ cái và sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng Báo cáo kiểm toán năm trước Các biên bản đối chiếu công nợ Các hoá đơn chứng từ có liên quan. Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh năm. Biên bản họp ban giám đốc (BGĐ). Biên bản kiểm kê quỹ. Các quy định về tạm ứng tại công ty. Trong đó bảng cân đối kế toán (BCĐKT) và báo cáo kết qủa kinh doanh (BCKQKD) là những tài liệu quan trọng bắt buộc phải có. 3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát Sau khi đã có những tài liệu này thì KTV bắt đầu tiến hành đánh giá rủi ro kiểm toán để từ đó xây dựng chương trình kiểm toán phù hợp. Công việc này đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp nên người chịu trách nhiệm thực hiện công việc phải có cả trình độ chuyên môn lẫn kinh nghiệm trong công việc. Thường thì Chủ nhiệm Kiểm toán sẽ trực tiếp tiến hành đánh giá rủi ro. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán tổng quát, việc tìm hiểu môi trường kiểm soát của khách hàng mới chỉ dừng lại ở những đánh giá tổng thể về thái độ, nhận thức, hoạt động của Ban giám đốc khách hàng để nhằm khẳng định tính tin cậy vào hệ thống KSNB trong toàn bộ độ tin cậy kiểm toán. Đối với công ty TNHH ABC việc tìm hiểu môi trường kiểm soát được tiến hành qua một số buổi gặp gỡ và họp bàn trực tiếp với Ban giám đốc công ty. Qua đó, BGĐ sẽ cung cấp cho KTV những thông tin về cơ cấu tổ chức và quản lý điều hành; các qui trình, các chính sách và thủ tục kiểm soát trong nội bộ đơn vị mình. Đồng thời, qua việc tiếp xúc này, KTV cũng đánh giá được phần nào thái độ, nhận thức và phong cách làm việc của Ban giám đốc. Đây là yếu tố quan trọng để đánh giá tính tin cậy của hệ thống KSNB đơn vị khách hàng. Qua việc tìm hiểu môi trường kiểm soát của công ty TNHH ABC thì Chủ nhiệm Kiểm toán và KTV đi đến kết luận: Mặc dù Công ty đã có nghững quy định cụ thể về cơ chế thu mua hàng hoá, hình thức và điều kiện thanh toán. Nhưng việc thực hiện có lúc chưa đúng, việc ghi sổ chưa kịp thời, một số khoản chi mua hàng chưa có hoá đơn. Công ty cũng không có bộ phận kiểm tóan nội bộ riêng để hạn chế và khắc phục sai sót nên độ tin cậy và hiệu quả của HTKSNB là ở mức yếu. Theo đó KTV xác định cần phải thu hẹp các thử nghiệm kiểm soát ở mức hợp lý và mở rộng các thử nghiệm cơ bản ở mức cao nhất khi thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty ABC. 4. Thực hiện các thủ tục phân tích Đây là một trong những kỹ thuật thu thập bằng chứng được KTV sử sụng trong hầu hết các giai đoan của cuộc kiểm toán để có một cái nhìn tổng quát về tình hình tài chích của Công ty. Việc thực hiện các bước phân tích tổng quát được thực hiện thông qua việc phân tích sơ bộ BCTC của công ty ABC dựa trên sự biến động của các số dư tài khoản trên BCĐKT của năm này so với năm trước (phân tích ngang) Tính toán các tỷ suất (phân tích dọc). Sơ đồ 7(bảng): Phân tích sơ bộ Bảng cân đối kế toán của công ty ABC (Trích các khoản mục thuộc chu trình mua hàng và thanh toán từ BCĐKTnăm 2003 và 2004 của công ty ABC ) Đơn vị tính: VNĐ Khoản mục 31/12/2003 31/12/2004 Chênh lệch $ >50.000.000 Chênh lệch% > 20% Ghi chú 1. Tiền 35.562.462.315 28.190.832.307 -7.371.630.008 -20.728   ỹ (1) 2. Khoản phải thu 21.347.080.450 2.537.618.882 -18.809.461.568 -88.112 3. Hàng tồn kho 78.251.785.467 95.476.478.545 17.224.693.078 22.0118   ỹ (2) 4. TSLĐ khác 320.151.452 284.548.862 -35.602.590 -11.126 Cộng TSLĐ 135.481.479.684 126.489.478.596 -8.992.001.088 -6.638 1. TSCĐ hữu hình 384.756.451.615 402.125.489.954 17.369.038.339 4.514 Tổng tài sản 520.237.931.299 528.614.968.550 8.377.037.251 1.610 1. Nợ ngắn hạn 84.589.478.955 94.786.556.994 10.197.078.039 12.054 2. Nợ khác 32478.952.654 58.312.512.135 25.833.559.481 79.539   ỹ(3) Cộng Nợ phải trả 117.068.431.609 153.099.069.129 36.030.637.520 30.777   ỹ(4) Vốn chủ sở hữu 403.169.499.690 375.515.899.421 -27.653.600.269 -6.859 Tổng nguồn vốn 520.237.931.299 528.614.968.550 8.377.037.251 1.610 (1) Tiền giảm mạnh, phải thu khách hàng giảm điều này KTV cần phải xem xét một cách đúng mức và tìm cho ra nguyên nhân. (2) Hàng tồn kho tăng đối với một công ty sản xuất kinh doanh là không tốt nó sẽ làm khả năng thanh toán của công ty gặp vấn đề . (3),(4) Nợ khác tăng 25.833.559.481 nên dẫn đến nợ phải trả tăng điều này là không tốt đối với Công ty sản xuất kinh doanh. Những điều trên cho thấy tình hình tài chính của công ty không được tốt lắm bởi hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn, phải thu giảm, phải trả tăng dẫn tới khả năng thanh toán gặp khó khăn và quay vòng vốn chậm. Sơ đồ số 8 (Bảng): Chi tiết các khoản nợ lớn phải trả (trích từ sổ Nhật ký người bán). Đơn vị tính: VNĐ Phải trả người bán 31/12/2003 31/12/2004 Công ty Nhựa Sài Gòn 3.761.015.067 7.853.540.573 Tập đoàn LIFAN 13.132.540.018 16.861.540.899 Công ty Thương mại Kim Liên 0 3.179.691.125 Công ty TNHH Thái Bình Dương 0 1.745.467.840 Công ty Cơ khí Hưng Yên 1.801.434.778 1.608.774.820 Công ty Thép hoà Phát 4.551.007.856 742.810.200 Hợp tác xã Nhổn 22.071.070 551.297.024 Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Hùng Anh 1.710.966.132 469.279.959 Điện lực Tỉnh Hà Tây 140.357.897 221.742.363 Công ty Cấp thoát nước tỉnh Hà Tây 72.466.340 95.311.500 Công ty Cơ khí Phúc Vĩnh 109.799.250 121.172.722 Công ty Cổ phần cơ khí Thành Viễn 300.463.212 115.005.700 Nhà máy Lắp ráp xe máy Bắc Sơn 9.111.561673 9.111.561.673 Công ty P ( Trung Quốc ) 0 8.412.254.000 Công ty L (Trung Quốc ) 0 9.000.000.000 Tổng cộng 34.691612223 60089.450.398 Ngoài ra, KTV còn tiến hành phân tích BCTC thông qua việc phân tích các tỷ suất (phân tích dọc). Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, các tỷ suất đã được KTV sử dụng để phân tích là: Sơ đồ 9 (bảng): Các tỷ suất tài chính Khả năng thanh toán Năm 2003 Năm 2004 1. Khả năng thanh toán hiện hành. (Tổng cộngTS/Nợ phải trả ) 520.237.931.299/ 117.068.431.609 = 4.44 528.614.968.550/ 153.099.069.129 = 3.45 2.Khả năng thanh toán nhanh ( Vốn bằng tiền/ Nợ ngắn hạn) 35.562.462.315/ 84.589.478.955 = 0.42 28.190.832.307/ 94.786.556.994 = 0.29 3. Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn (TSLĐvà Đầu tư NH/Nợ ngắn hạn ) 135.481.479.684/ 84.589.478.955 = 1.6 126.489.478.596/ 94.786.556.994 = 1.33 Nhìn vào các tỷ suất trên thì có thể thấy tình hình tài chính của công ty ABC là không có nhiều biến động giữa năm tài chính 2003 và 2004. tỷ suất thanh toán hiện hành cao bởi vì công ty đang bị các đại lý chiếm dụng vốn lớn và hàng tồn kho lớn nên gây khó khăn trong việc thanh toán với nhà cung cấp và hàng hoá mua vào quá nhiều. 5. xác định mức độ rủi ro trọng yếu. Căn cứ vào những thông tin thu thập được trong quá trình tìm hiểu khách hàng cũng như tìm hiểu hệ thống KSNB, KTV phân tích và đánh giá mức độ trọng yếu cho khoản mục Nợ phải trả người bán. Việc xác định mức độ trọng yếu là một vấn đề phức tạp yêu cầu sự xét đoán mang tính nghề nghiệp của KTV. Đối với khách hàng như công ty ABC thì mức độ trọng yếu được xác định theo một trong các trường hợp sau: 2% tổng TSLĐ hoặc vốn chủ sở hữu. 10% thu nhập sau thuế với giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục. 0,5% - 3% độ lớn của doanh thu, theo bảng tỷ lệ qui định Việc xác định giá trị trọng yếu chi tiết (MP - Monetary Precision) Giá trị trọng yếu là giá trị được tính toán dựa vào mức độ trọng yếu đã xác định và luôn nhỏ hơn mức độ trọng yếu (thường bằng 80% - 90% mức độ trọng yếu). Giá trị trọng yếu chi tiết được sử dụng trong việc tính toán sai số chấp nhận được đối với các giá trị chênh lệch ước tính khi kiểm tra, phân tích số dư mỗi tài khoản chi tiết. Đối với Công ty ABC là đơn vị sản xuất kinh doanh thì doanh thu là một trong những chỉ tiêu rất quan trọng và đặc biệt đối với chu trình mua hàng thanh toán nên KTV chọn 2% độ lớn của doanh thu để xác mức trọng yếu. Tổng doanh thu của ABC trong năm 2004 là: 895.354.121.456 VNĐ (theo báo cáo KQHĐKD). ảnh hưởng của thuế là 32%, và giá trị trọng yếu được xác định bằng 80% mức độ trọng yếu. Mức độ trọng yếu = 895.354.121.456 x 2% = 17.907.082.429 Mức độ trọng yếu sau thuế = 17.907.082.429 x (1 – 32%) = 12.176.816.052 Giá trị trọng yếu chi tiết (MP) =12.176.816.052 x 80% = 9.741.452.841 Giá trị này sẽ được áp dụng trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Như vậy sau khi kiểm tra phát hiện sai sót của tài khoản phải trả người bán chênh lệch hơn 9.741.452.841 VNĐ thì được xem là trọng yếu và yêu cầu Công ty phải điều chỉnh. 6. Đánh giá rủi ro kiểm toán Để đánh giá rủi ro kiểm toán, KTV thực hiện đánh giá rủi ro kiểm soát và rủi ro tiềm tàng. Có 6 rủi ro tiềm tàng, bao gồm: các sai sót tiềm tàng liên quan đến các giao dịch (tính đầy đủ, tính hợp lệ, tính ghi chép, tính đúng kì) và các sai sót tiềm tàng liên quan đến việc lập các BCTC (đánh giá, trình bày). Qua tìm hiểu hoạt động kinh doanh, tìm hiểu hệ thống KSNB và thực hiện phân tích sơ bộ tại Công ty ABC, KTV đã nhận định các sai sót tiềm tàng đều có thể xảy ra đối với các mục tiêu kiểm toán đặc thù đã được xác định cho chu trình này. Các rủi ro chi tiết đã được xác định liên quan đến tài khoản này cần được chỉ ra thông qua việc thực hiện các thủ tục kiểm toán chi tiết được tóm tắt dưới đây. Ngoài ra khi ta lập kế hoạch dựa trên các hoạt động kiểm soát nhằm giảm bớt rủi ro được xác định cụ thể và thực hiện kiểm tra chi tiết ở mức độ cơ bản, chúng ta cần phải chắc chắn rằng các thủ tục kiểm soát đó đã được kiểm tra và kết luận trước khi thực hiện kiểm tra chi tiết. Soát xét các thông tin được tổng hợp dưới đây và đảm bảo rằng kế hoạch kiểm toán đảm bảo chỉ ra được các rủi ro. Sơ đồ 10 (bảng): Đánh giá rủi ro kiểm toán Details of Risk (rủi ro chi tiết) Potential Error (sai sót tiềm tàng) Audit Approach (soát xét) Substantive Audit Procedure (thủ tục kiểm toán các khoản trọng yếu) Performed By, Comments, Reference ( Conclusion (kết luận) 7. Lập và thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là các dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện, kế hoạch kiểm toán được lập cho tất cả các khoản mục tài khoản cụ thể. Kế hoạch kiểm toán nói chung bao gồm : thiết kế các thủ tục kiểm soát, thiết kế các thủ tục phân tích và thiết kế các thủ tục kiểm tra chi tiết. Các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với việc mua hàng và thanh toán liên quan đến kiểm toán chu trình hàng tồn kho và kiểm toán vốn bằng tiền vì vậy việc thiết kế các thủ tục kiểm tra chi tiết chỉ bao gồm nội dung nợ phải trả nhà cung cấp. Sơ đồ11 (Bảng): Chương trình kiểm tra tổng thể Các TK, khoản mục Phương pháp kiểm toán Thủ tục kiểm toán Tiền Chọn mẫu Phân tích Các khoản phải thu Chọn mẫu Phân tích Hàng tồn kho Chọn mẫu Đối chiếu công nợ TSLĐ khác Chọn mẫu Kiểm tra chi tiết Các khoản phải trả Chọn mẫu Kiểm tra chi tiết Thuế Chọn mẫu Kiểm tra chi tiết Nguồn vốn, quỷ Chọn mẫu Kiểm tra chi tiết Sau khi thực hiện các bước công việc trên thì Chủ nhiệm Kiểm toán sẽ tiến hành soạn thảo chương trình kiểm tra chi tiết. Nhưng thực tế thì tại Công ty IFC đã xây dựng một chương trình mẫu.Chương trình kiểm toán mẫu có thể được sử dụng để hướng dẫn thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết tài khoản này. KTV tiến hành điều chỉnh kế hoạch kiểm toán theo những thông tin mới thu thập được. Theo đó, các thủ tục kiểm tra chi tiết của chương trình kiểm toán mẫu đối với phần hành này sẽ được bổ sung những thủ tục mới cần thiết (do KTV tự thiết kế) hoặc loại bỏ những thủ tục không cần thiết. Sơ đồ 12(Bảng): Chương trình kiểm toán chi tiết cho tài khoản Phải trả người bán tại Công ty ABC.(Theo giấy tờ làm việc của KTV) STT Thủ tục kiểm toán tổng hợp Thủ tục kiểm toán chi tiết Người soát xét Tham chiếu 1 Kiểm tra các khoản phải trả về tính hợp lệ, tính đầy đủ, tính đúng kì.(TEST PAYABLES [Completeness, Validity, Recording, Cutoff]) A.Thu thập Bảng tổng hợp số dư Phải trả người bán chi tiết theo từng đối tượng, phản ánh số dư đầu kỳ và cuối kỳ. Kiểm tra số tổng cộng và đối chiếu với Sổ cái và báo cáo. Kiểm tra các khoản chênh lệch (nếu có) tới các chứng từ có liên quan. B. Chọn một số nghiệp vụ thanh toán công nợ phải trả người bán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản sau ngày khoá sổ kế toán từ Sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của kỳ tiếp theo, thực hiện: 1. Kiểm tra các Phiếu nhập kho, Hoá đơn mua hàng và các chứng từ bổ trợ khác. 2. Xác định xem các khoản thanh toán đại diện cho một khoản công nợ tại ngày kết thúc năm tài chính có được phản ánh trên Bảng tổng hợp số dư phải trả hay không? C. Sau đó, chọn các hoá đơn mua hàng chưa thanh toán, kiểm tra xem các hoá đơn này có chỉ ra một khoản công nợ phải trả tại ngày kết thúc năm không và nếu có thì đã được phản ánh vào sổ kế toán. D. Đánh giá kết quả kiểm tra 2 Kiểm tra giá trị và việc trình bày các Khoản phải trả.(TEST VALUATION AND PRESENTATION OF PAYABLES [Valuation, Presentation] ) A. Soát xét bảng tổng hợp số dư công nợ phải trả người bán tại ngày khoá sổ để xác định xem liệu có số dư nợ tài khoản phải trả bị bù trừ trong số dư phải trả cuối kỳ trình bày trên BCTC hay không B. Xác định xem có số dư khoả phải trả phi thương mại nào được phản ánh trong số dư Phải trả người bán cuối kỳ không C. Xác định các khoản Phải trả tồn đọng lâu ngày, xem xét việc trình bày và thuyết minh các khoản công nợ này của đơn vị. D. Yêu cầu khách hàng cung cấp và xem xét các điều khoản cam kết trong các hợp đồng mua hàng quan trọng cần trình bày trên BCTC. E. Xem xét việc trình bày số dư phải trả các bên liên quan F. Xem xét việc trình bày các giao ước mua hàng quan trọng G. Xem xét việc trình bày các khoản công nợ phải trả với thời gian lâu hơn một năm. H. Đánh giá kết quả kiểm tra 3 Có lý do nào để tin rằng tồn tại các Khoản phải trả bên liên quan trọng yếu (Kiểm tra EARLY CUTOFF của hàng mua (Câu hỏi 1A - Purchase Invoices) [Cutoff] ) A. Chọn một số nghiệp vụ mua hàng phản ánh công nợ phải trả ghi sổ 15 ngày sau ngày kết năm tài chính. Kiểm tra hoá đơn, phiếu nhập kho nhằm khẳng định rằng các khoản phải trả người bán được hạch toán đúng kỳ. B. Đánh giá kết quả kiểm tra. 4 Có phản ánh kịp thời các khoản nợ lúc cuối kỳ (Kiểm tra LATE CUTOFF của các DEBIT NOTES (Tailoring Question 1 -Yes) [Cutoff] A. Kiểm tra các nghiệp vụ hàng mua trả lại phát sinh trong khoảng 15 ngày sau ngày khoá sổ. Khẳng định rằng các khoản giảm trừ nợ Phải trả đã được hạch toán đúng kỳ. B. Lựa chọn một số nghiệp vụ ghi giảm Phải trả người bán do trả lại hàng được ghi sổ trong khoảng 15 ngày trước ngày khoá sổ. Kiểm tra tới phiếu xuất hàng trả lại và xác định rằng các khoản này được hạch toán đúng kỳ. C. Soát xét các khoản ghi giảm công nợ phải trả được ghi sổ trong khoảng 15 ngày trước ngày kết thúc năm. Kiểm tra chứng từ. D. Đánh giá kết quả kiểm tra. 5 Xác nhận công nợ phải trả. ( Kiểm tra LATE CUTOFF của các DEBIT NOTES (Tailoring Question 1 -Yes) [Cutoff] ) A. Lựa chọn một số nhà cung cấp chính có thể có số dư công nợ phải trả tại ngày cuối năm (Các nhà cung cấp này có thể được xác định qua phỏng vấn hay xem xét các chứng từ thanh toán công nợ từ những năm trước). B. Thu thập các Biên bản đối chiếu công nợ hay các hoá đơn mua hàng đối với các nhà cung cấp được lựa chọn trên. C. Nếu không có Biên bản đối chiếu công nợ, lập thư xác nhận công nợ và thực hiện: 1. Gửi thư xác nhận dưới sự kiểm soát của kiểm toán viên 2. Gửi lại lần 2 nếu không nhận được thư trả lời 3. Đối chiếu số được xác nhận với số ghi sổ của đơn vị. Giải thích các chênh lệch 4. Đối với các thư xác nhận không nhận được thư trả lời, kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán sau ngày khóa sổ kế toán hoặc các hóa đơn mua hàng trong kỳ chưa được thanh toán và các phiếu nhập hàng. Khẳng định rằng tất cả các khoản thanh toán cho các khoản nợ tại ngày kết thúc năm đều đã được phản ánh là khoản phải trả tại ngày khoá sổ. D. Thu thập hay lập các bảng đối chiếu số liệu, giải thích chênh lệch giữa số trên thư xác nhận hay hóa đơn với số được hạch toán trên Bảng tổng hợp số dư Phải trả tại ngày khoá sổ. Kiểm tra các khoản chênh lệch này tới hóa đơn mua hàng, phiếu nhập, phiếu thanh toán nợ và các chứng từ có liên quan khác. E. Đánh giá kết quả kiểm tra 6 Kiểm tra việc trình bày các khoản phải trả bằng ngoại tệ (Câu hỏi 6 - Yes) [Valuation] A. Thu thập các bằng chứng xác định nhà cung cấp nước ngoài có các nghiệp vụ mua bán bằng ngoại tệ. Xác định các khoản phải trả đối với các nhà cung cấp này. Xác định các tỷ giá chuyển đổi được áp dụng và đối chiếu với tỉ giá chuyển đổi theo quy định hiện hành. B. Đối chiếu các nghiệp vụ xử lý chênh lệch tỷ giá với sổ kế toán. C. Kiểm tra việc đánh giá số dư có gốc ngoại tệ tại ngày khoá sổ, so sánh với số tính toán lại của kiểm toán viên. D. Đánh giá kết quả kiểm tra II. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Sau khi hoàn thành được chương trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC của công ty ABC, KTV tiến hành các công việc cần làm trong giai đoạn thực hiện theo đúng các thủ tục đã đưa ra. Giấy tờ làm việc là căn cứ để chứng minh các thủ tục đó đã hoàn thành. Giai đoạn thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC do IFC thực hiện gồm hai bước cơ bản sau: 1. Thực hiện các bước kiểm tra và đánh giá kết quả (các thủ tục phân tích soát xét) Căn cứ vào bảng tổng hợp công nợ phải trả của tại nhà máy ABC KTV thấy rằng khoản nợ phải trả của công ty tăng đột biến so với năm trước, cụ thể là tăng (37.97%) được BGĐ giải thích là do Công ty chưa thu hồi được các khoản nợ phải thu nên chưa có khả năng thanh toán cho các nhà cung cấp. Như vậy, có thể thấy rằng khả năng thanh toán của công ty đang gặp phải vấn đề khó khăn do công tác thu hồi công nợ không tốt. Dựa trên bảng phân tích ta trong năm 2004 của Công ty ABC ta thấy rằng, ngoài các nhà cung cấp lớn, thường xuyên (như Công ty Nhựa Sài Gòn, công ty Cơ khí Hưng Yên …) đơn vị còn có nhiều nhà cung cấp nhỏ mới xuất hiện trong năm nay. Điều này cho thấy việc mua nguyên vật liệu đầu vào của doanh nghiệp không thực sự ổn định và phát sinh nhiều nghi vấn. Trong quá trình xem xét chủng loại hàng hoá mua vào ở các nhà cung cấp nhỏ này, kiểm toán viên nhận thấy đây là những chủng loại hàng hoá mà các nhà cung cấp lớn là ban hàng thường xuyên hoàn toàn có thể cung cấp với số lượng không hạn chế, chất lượng tốt và giá cả thấp hơn. Vậy vấn đề đặt ra là tại sao doanh nghiệp không mua của các nhà cung cấp lớn mà lại mua của những nhà cung cấp nhỏ này, không những thế những giao dịch này cung không có hợp đồng mua bán, kiểm toán viên nghi ngờ có sự xuất hiện của các hoá đơn mua hàng khống. Kiểm toán viên sẽ tiến hành gửi thư xác nhận đối với các nhà cung cấp này. Trên đây là một số thủ tục phân tích mà kiểm toán viên của công ty IFC áp dụng trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty ABC, việc phân tích được áp dụng nhằm xác định các vùng rủi ro, sau đó tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết với các khoản mục đã được khoanh vùng. 2. Thực hiện các bước kiểm tra chi tiết. Công việc này chiếm phần lớn thời gian làm việc của các KTV sau đây ta khái quát các bước công việc đó dụa trên giấy làm việc của các KTV. 2.1. Tiến hành đối chiếu giữa Bảng kê chi tiết Tài khoản 331 với số liệu trên BCTC Việc đối chiếu số liệu trên Bảng kê số phát sinh Phải trả người bán với số liệu trên BCTC được phản ánh trên giấy tờ làm việc như sau: Sơ đồ 13( bảng): Giấy tờ làm việc của KTV công ty TNHH kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –Tư vấn thuế và tài chính IFC Nhà số 3,Lô 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560 Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562 Khách hàng/Client: Kỳ kế toán/Period: Nội dung công việc/Subject: Người soát xét/ Reviewed by: Ngày soát xét/ Date: STT trang/ No: Mục tiêu: Tổng hợp số dư phải trả đầu năm, cuối năm của các nhà cung cấp có số phát sinh lớn trong năm. Đối chiếu với số liệu trên BCTC. Giải thích các chênh lệch nếu có. Phải trả người bán 31/12/2003 31/12/2004 GC Công ty Nhựa Sài Gòn 3.761.015.067 ỹ7.853.540.573 {a} Tập đoàn LIFAN 13.132.540.018 16.861.540.899 {b} Công ty Thương mại Kim Liên 0 ỹ3.179.691.125 Công ty TNHH Thái Bình Dương 0 ỹ1.745.467.840 {b} Công ty Cơ khí Hưng Yên 1.801.434.778 1.608.774.820 {b} Công ty Thép hoà Phát 4.551.007.856 742.810.200 {b} Hợp tác xã Nhổn 22.071.070 ỹ551.297.024 Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hùng Anh 1.710.966.132 ỹ469.279.959 {c} Điện lực Tỉnh Hà Tây 140.357.897 221.742.363 Công ty Cấp thoát nước tỉnh Hà Tây 72.466.340 95.311.500 Công ty Cơ khí Phúc Vĩnh 1.109.799.250 ỹ1.121.172.722 {b} Công ty Cổ phần cơ khí Thành Viễn 300.463.212 ỹ115.005.700 Nhà máy Lắp ráp xe máy Bắc Sơn 8.111.561673 8.111.561.673 Công ty Phó ( Trung Quốc ) 0 8.412.254.000 Công ty Lu (Trung Quốc ) 0 9.000.000.000 Tổng 34.691612223 60.089.450.398 Nguồn số liệu: Tập hợp từ Bảng chi tiết Tài khoản 331. Công ty có thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng với các nhà cung cấp chủ yếu Kết luận: Không có chênh lệch giữa số liệu chi tiết và tổng hợp. {a}Khớp đối chiếu công nợ tài ngày 31/12/2004giữa Nhà máy và Công ty nhựa Sài Gòn {b}Khớp biên bản đối chiếu công nợ giữa công ty tại ngày 31/12/04 {c}KTV đối chiếu khi kiểm toán công ty xuất nhập khẩu Hùng Anh. Không có chênh lệch. ỹĐã gửi thư xác nhận 2.2. Kiểm tra chi tiết công nợ Kiểm tra Tài khoản Phải trả người bán là kiểm tra số dư của từng đối tượng. Do vậy việc chọn mẫu cũng chọn theo đối tượng và thực hiện kiểm tra chi tiết số phát sinh trong năm và số dư cuối kỳ cho đối tượng đó. Kết quả làm việc được thể hiện trên giấy tờ như sau: Sơ đồ 14 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV công ty TNHH kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –Tư vấn thuế và tài chính IFC Nhà số 3,Lô 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560 Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562 Khách hàng/Client: Kỳ kế toán/Period: Nội dung công việc/Subject: Người soát xét/ Reviewed by: Ngày soát xét/ Date: STT trang/ No: Mục tiêu: Bảo đảm số dư công nợ của công ty Cơ khí Phúc Vĩnh không có sai sót trọng yếu. Thủ tục: Kiểm tra 100% các nghiệp vụ phát sinh trong năm và nghiệp vụ thanh toán sau ngày khoá sổ. Ngày Nội dung Nợ Có (1) (2) (3) 03/02/03 Thanh toán bằng chuyển khoản 1.550.000.000 ỹ 29/04/03 Thanh toán bằng tiền mặt 500.000.000 ỹ 05/05/03 Thanh toán bằng chuyển khoản 600.000.000 ỹ 04/08/03 Thanh toán bằng tiền mặt 1.500.000.000 ỹ 10/10/01 Thanh toán bằng tiền mặt 450.000.000 ỹ 25/01/03 Mua càng xe Dream II 1.625.321.900 ỹ 15/05/03 Mua tục treo máy xe Ga 760.698.365 ỹ 25/08/03 Mua hộp xích xe các loại. 2.365.369.752 ỹ 30/10/03 Mua bình xăng xe các loại. 977.610.864 ỹ Số dư đầu năm 1.109.799.250 Số dư cuối năm 1.121.172.722 ỹ ỹ Đã kiểm tra đúng. (1)Kiểm tra hoá đơn và Bảng kê chi tiết, Phiếu nhập kho kèm theo (2)Kiểm tra chứng từ thanh toán (3)Đã thanh toán bằng chuyển khoản (1.650.000.000) vào tháng 01/2004, kiểm tra chứng từ thanh toán Kết luận: Khoản phải trả công ty cơ khí Phúc Vĩnh không có sai sót trọng yếu 2.3. Kiểm tra tính đúng kì của việc ghi nhận công nợ 2.3.1. Kiểm tra tính đúng kì của các hoá đơn mua hàng, Thủ tục này giúp cho kiểm toán viên xác định các giao dịch thực tế xảy ra trong kì này đã được ghi sổ như thế nào. Trong thực tế, có một số công ty khi muốn khuếch trương tình hình tài chính của mình đã ghi hoá đơn mua hàng của năm nay vào năm sau, đây là một gian lận thường thấy. Do đó khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên sẽ lựa chọn một số hoá đơn trước và sau ngày khoá sổ rồi đối chiếu với sổ nhật ký mua hàng thường là từ 15 ngày trở lại, sổ chi tiết phải trả người bán để khẳng định tính đúng kì. Sơ đồ 15 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV công ty TNHH kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –Tư vấn thuế và tài chính IFC Nhà số 3,Lô 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560 Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562 Khách hàng/Client: Kỳ kế toán/Period: Nội dung công việc/Subject: Người soát xét/ Reviewed by: Ngày soát xét/ Date: STT trang/ No: Mục tiêu: Bảo đảm công nợ được ghi nhận đúng kì. Thủ tục: Chọn các Phiếu nhập kho phát sinh 15 ngày trước ngày khoá sổ (31/12/04), kiểm tra đến hóa đơn, chứng từ kèm theo: Chứng từ Nội dung Số tiền ỹ Số Ngày PN387 17/12/04 Mua tôn 2x236x542 60.321.354 ỹ PN388 18/12/04 Mua nhựa Trung Quốc 650.231.325 ỹ PN389 21/12/04 Mua các loại Bu lông ốc vít của Thành Viễn 10.236.932 ỹ PN390 21/12/04 Mua ống xã (Pô xe máy ) của UMV 1.562.321.632 ỹ PN400 25/12/04 Mua thép Hoà Phát 2.156.456.900 ỹ PN401 26/12/04 Mua cọc lái CLC 2.132.456.645 ỹ PN402 28/12/04 Mua Tem của công ty Hoà Hải 9.100.000 ỹ PN403 29/12/04 Mua dan dể chân xe máy của xý nghiệp Lan Anh 35.123.500 ỹ PN404 30/12/04 Hàng trả về xe Force 125cc 75.000.000 ỹ ỹ đã kiểm tra chứng từ nhập hàng( so sánh phiếu nhập cùng thẻ kho , sổ chi tiết hàng nhập và sỏ chi tiết phải trả người bán) Kết luận : các khoản đã được ghi sổ đúng kỳ. 2.3.2. Kiểm tra tính đúng kì của các chứng từ thanh toán Các chứng từ thanh toán có thể là ghi các phiếu chi của kì sau vào kì này, hoặc là ghi các phiếu chi của kì này vào kì sau. Việc ghi chép không đúng kì các chứng từ thanh toán sẽ ảnh hưởng đến việc phản ánh khả năng thanh toán của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Để kiểm tra v