Đề tài Công ty vật tư vận tải và xếp dỡ

Lời mở đầu Ngày nay, xu hướng hội nhập đang là vấn đề mang tính toàn cầu. Hội nhập kinh tế để tiếp thu những thành tựu khoa học, công nghệ của các nước phát triển, để rút ngắn con đường đi lên công nghiệp hoá hiện đại hoá ở một số nước trên thế giới, trong đó có nước ta. Vệt Nam sau một thời gian dài ghánh chịu hậu quả chiến tranh, đã khiến nền kinh tế trở nên lạc hậu, công nghệ kỹ thuật kém phát triển, máy móc để sản xuất thiếu thốn. Do vậy, từ khi thực hiện mở cửa nền kinh tế, nước ta đã hợp tác với nhiều bạn bè quốc tế trong việc thực hiện chuyển giao mua bán công nghệ. Điều này đã góp một phần không nhỏ trong việc đưa nền kinh tế nước ta thoát khỏi lạc hậu và phát triển như ngày nay. Để có được những thành tựu đó, hoạt động kinh doanh ngoại thương đóng vai trò không nhỏ, trong đó có ngành xuất nhập khẩu.Hiện tại, nước ta vẫn thuộc diện là nước nhập siêu, các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là máy móc thiết bị phục vụ cho công việc sản xuất, khai thác, các ngành công nghiệp…Trong những năm sắp tới việc nhập khẩu những mặt hàng này sẽ vẫn chiếm ưu thế trong tổng kim ngạch hàng nhập khẩu. Cũng như nhiều công ty tham gia hoạt động xuất nhập khẩu trên đất nước ta chi nhánh vật tư Hà Nội mang nhiều nét chung của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vức này như phương thức kinh doanh, tổ chức quản lý, công tác hạch toán kế toán…Bên cạnh đó chi nhánh cũng có một số nét đặc thù riêng do thị trường tiêu thụ, mặt hàng kinh doanh quy định. Cụ thời gian thực tập giai đoạn I tại chi nhánh, em đã tìm hiểu được những nét khái quát nhất về công tác tổ chức và công tác kế toán tại chi nhánh. Báo cáo này sẽ trình bày cụ thể về những vấn đề trên. Phần I Tổng quan chung về cơ sở thực tập I.Khái quát quá trình hình thành và phát triển. Năm 1960, Quốc hội khoá I nước Việt Nam dân chủ cộng hoac họp kỳ thứ 8 chia Bộ công nghiiệp thành hai bộ: Bộ công nghiệp nhẹ và Bộ công nghiệp nặng, các đơn vị ngành than thuộc Bộ công nghiệp nặng. Ngày 25 tháng 7 năm 1960, Bộ trưởng Bộ công nghiệp nặng có quyết định số 707 BCNg thành lập công ty than Hồng Gai, các công trường phân xưởng trực thuộc được nâng lên thành các đơn vị hạch toán độc lập, các đơn vị thuộc công ty than Hòn Gai chính thức hoạt động có hiệu lực từ ngày 01 tháng 08 năm 1960. Trong các đơn vị đó có ngành vật tư công ty than Hòn Gai- Tiền thân của công ty vật tư vận tải và xếp dỡ ngày nay. Trụ sở của Công ty vật tư vận tải và xếp dỡ tại: Phường Cẩm Đông thị xã Cẩm Phả tỉnh Quảng Ninh. Trong những năm tháng chiến tranh, ngành vật tư có hai chức năng chủ yếu đó là: + Giúp giám đốc công ty quản lý, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chỉ tiêu định mức vật tư trong sản xuất, tổ chức hướng dẫn thực hiện các chính sách qui định về quản lý vật tư của Nhà Nước. + Tổ chức theo dõi và tổ chức tiếp nhận vật tư, thiết bị nhập khẩu do công ty than Hòn Gai trực tiếp ký hợp đồng. Tháng 5 năm 1996, chính phủ ban hành Nghị định số 27/ CP, phê duyệt điều lệ của Tổng công ty than Việt Nam trong đó phân cấp xí nghiệp vật tư vận tải và xếp dỡ Công ty than Cẩm Phả thành công ty vật tư vận tải và xếp dỡ và là đơn vị thành viên của tổng công ty than Việt Nam. Trước những diễn biến về tình hình kinh tế xã hội của đất nước, của ngành đồng thời để có định hướng chỉ đạo sản xuất, xây dựng và phát triển công ty tại Đại hội Đảng bộ công ty lần thứ nhất, lần thứ hai, Đại hội các tổ chức đoàn thể cũng đã đề ra những phướng hướng mục tiêu mới phù hợp với tình hình mới. Về mặt tổ chức , công ty nghiên cứu sắp xếp lại mô hình để phù hợp với yêu cầu quản lý mới. Vì vậy. Ngày 23 tháng 09 năm 1996 căn cứ vào quyết định số 2531 TVN / TCC B2 của tổng công ty than Việt Nam, chi nhánh vật tư vận tỉa và xếp dỡ được thành lập gọi tắt là Chi nhánh vật tư Hà Nội. Chi nhánh là đơn vị trực thuộc công ty vật tư vận tải và xếp dỡ. Trụ sở tại: Số 11 – Vương Thừa Vũ – Khương Mai – Thanh Xuân – Hà Nội Kể từ khi thành lập đến nay, bằng những biện pháp liên doanh liên kết trong và ngoài nước dưới sự cho phép của công ty vật tư vận tải và xếp dỡ, chi nhánh đã tham gia ký kết và tổ chức thực hiện nhiều hợp đồng xúât nhập khẩu, đóng góp đáng kể vào doanh thu của toàn công ty. Đặc biệt, năm 1999 đã góp phần đưa doanh thu của công ty tăng thêm hơn 6000 triệu đồng. II. Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của chi nhánh. Nhiệm vụ của chi nhánh vật tư vận tải và xếp dỡ. - Chi nhánh là đại diện duy nhất của công ty tại Hà Nội để tiếp thi với khách hàng trong và ngoài nước, trong và ngoài ngành than Việt Nam để khai thác mọi khả năng kinh doanh sản xuất, liên doanh, tìm hiểu khả năng thực hiện dịch vụ có hiệu quả đúng với các quy định và pháp luật của Nhà nước ban hành, thiêts lập các hợp đồng ngoại thương, hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ để trình giám đốc công ty ký duyệt hoặc các hợp đồng có giấy uỷ quyền của công ty. - Nhập khẩu nhận uỷ thác nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về phục vụ ngành than và các ngành công nghiệpkhác - Mua bán vật tư hàng hoá trên cơ sở kinh doanh lấy thu bù chi có lãi sau khi đóng thuế cho Nhà nước. - Giao dịch, tiếp thị tìm khách hàng để để mua bán xăng dầu nhờn, nhận vận tải thuỷ bộ , tiếp nhận hàng tại cửa khẩu hoặc làm thủ tục xuất khẩu. - Quản lý tài sản của công ty tại Hà Nội, xây dựng phương án tổ chức bộ máy chi nhánh để giám đốc công ty có quy định phù hợp cho từng giai đoạn sao cho hoạt động của chi nhánh có hiệu quả. 2. Trách nhiệm. Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh được bảo đảm có hiệu quả và đúng pháp luật. Có trách nhiệm pháp nhân thay công ty trên địa bàn Hà Nội để giải quyết các vấn đề liên quan đến các cơ quan trung ương, cơ quan Nhà Nước các bộ ngành và tổng công ty than Việt Nam trong phạm vi nhiẹm vụ được giao và được công ty vật tư vận tải và xếp dỡ uỷ quyền. Thực hiện nghiêm túc các chế độ báo cáo trình duyệt văn bản theo phân công hành chính. Đản bảo chế độ quản lý hồ sơ theo quy định. 3. Quyền hạn. Được tiếp xúc giao dịch, đàm phán với các đơn vị sản xuất kinh doanh có tư cách pháp nhân liên quan đến các nghiệp vụ được giao. Được phép ký các văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ của mình hoặc ký các văn bản của công ty khi được giám đốc uỷ quyền. Được chủ động tìm đối tác kinh doanh, được quyền đề xuất tới giám đốc công ty để tham gia một phần hoặc toàn bộ dịch vụ trong những trường hợp có hiệu quả và đúng với pháp luật, được đề nghị sử dụng vốn tự có hoặc vốn vay của công ty vào các dịch vụ có hiệu quả được giám đốc công ty thừa nhận và duyệt phương án kinh doanh. III. Các mặt hàng kinh doanh, khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu của chi nhánh. 1. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của chi nhánh vật tư vận tải và xếp dỡ. Tại chi nhánh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá diễn ra thườn xuyên, trong đó chủ yếu là nhập khẩu. Hiện nay chi nhánh là đại diện duy nhất của công ty tại Hà Nội. Do đó, mọi nhu cầu về hàng nhập khẩu công ty thường giao cho chi nhánh tổ chức thực hiện. Bên cạnh việc ký kết các hợp đồng nhập khẩu theo sự chỉ đạo của công ty, chi nhánh còn được phép tự thực hiện các hợp đồng với các tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài. Vì là đơn vị trực thuộc ngành than, nên các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là các vật tư thiết bị, dầu mỡ phục vụ ngành than như: + Cáp điện phòng nổ dùng trong hầm mỏ. + Phụ tùng máy cào đá. + Chân máy khoan + Bộ tời kéo + Cầu giao phòng nổ + Khởi động từ + Vật tư phụ tùng cột chống thuỷ lực + Vật tư thiết bị cho lò chợ cột thuỷ lực + Vật tư thiết bị sửa chữa cột thuỷ lực + Động cơ điện phòng nổ ba pha xoay chiều. + Các loại dầu gốc như: dầu gốc BS 150, dầu gốc SN 150... 2. Khách hàng chủ yếu. Do đặc thù của các mặt hàng nhập khẩu chỉ phục vụ cho một nhóm các đơn vị, xí nghiệp, nên việc nhập khẩu chủ yếu dựa vào tình hình khai thác, sản xuất của từng đơn vị. Chi nhánh không chủ động được các mặt hàng nhập khẩu mà chủ yếu dựa vào các hợp đồng để từ đó tổ chức nhập khẩu. Các kách hàng chủ yếu của công ty là: + Xí nghiệp vật tư vận tải Cẩm Phả + Công ty than Vàng Danh + Công ty than Mạo Khê + Công ty than Uông Bí + Công ty than Hạ Long + Công ty than Khe Chàm + Nhà máy cơ khí Mạo Khê...... 3. Các nhà cung cấp chính. Mặc dù mới tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu được tám năm, chi nhánh đã tạo và duy trì được mối quan hệ tốt với nhiều bạn hàng ở một số nước.Thông qua việc tham quan trực tiếp dây truyền công nghệ, việc kiểm tra chất lượng của các mặt hàng nhập khẩu chi nhánh đã hợp tác lâu dài với một số nhà cung cấp chủ yếu như + Công ty DAYTON ( Nga ) + Công ty SIMEX ( Hàn Quốc ) + Công ty thiết bị toàn bộ than Trung Quốc + Công ty xuất nhập khẩu than Quảng Tây + Công ty DARYAR Đài Loan + Công ty mậu dịch quốc tế Liêu Ninh + Công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Nguyên, Trung Quốc IV. Đặc điểm về tổ chức quản lý của doanh nghiệp. 1. Các phòng ban. Vì là đại diện của công ty tại Hà Nội, tham gia chủ yếu và các hoạt động xuất nhập khẩu và kí kết các hợp đồng kinh tế, nên cơ cấu tổ chức quản lý được bố trí một cách gọn gàng nhất tránh cho bộ máy quản lý kồng kềnh, tận dụng hết dược khả năng làm việc của bán bộ công nhân viên của chi nhánh Kể từ ngày thành lập đến nay, số lượng phòng ban của chi nhánh không có gì thay đổi. Bao gồm 5 phòng ban. + Ban lãnh đạo gồm: 01 Giám đốc 01 Phó giám đốc + Phòng kế toán : 04 nhân viên cả kế toán trưởng. + Phòng kế hoạch : 06 nhân viên + Phòng tổng hợp : 05 nhân viên + Ban thu hồi công nợ: 03 nhân viên 2. Nhiệm vụ của các phòng ban Do các phòng ban được bố trí như trên, nên nhiệm vụ của các phòng ban dược quy định một cách cụ thể. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm cao nhất có nhiệm vụ đôn đốc, giám sát nhân viên dưới quyền trong việc hoàn thành các nhiệm vụ được giao đồng thời báo cáo tình hình hoạt động của phòng ban mình cho giám đốc. Hàng tuần vào ngày thứ hai, giám đốc cùng các trưởng phòng luôn co một cuộc họp nhằm đáng giá nhận xét tình hình của chi nhánh trong một tuần làm việc. Từ đó, giám đốc có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình với công ty. Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban. Giám đốc chi nhánh: - Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về toàn bộ hoạt động của cán bộ công nhân viên chi nhánh và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. - Phối hợp với các đơn vị phòng ban trong công ty để hoàn thành nhiệm vụ dược giao dồng thời chịu sự kiểm tra, hướng dẫn hộ trợ của các phòng ban nghiệp cụ để đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà Nước của tổng công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh phòng kế hoạch Nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tham gia vào các giao dịch, ký kết hợp đồng. Tổ chức việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu, giao hàng cho công ty, cho khách hàng theo đúng quy định... Phòng kế toán Là phòng ban không thể thiếu trong bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ. Nhiệm vụ của nó là: Theo dõi, quản lý tình hình tài chính của đơn vị. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, tiến hành thu nộp, tính toán, kiểm tra việc gìn gĩư và sử dụng các loại tài sản, tiền vốn, kinh phí phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi lãng phí, vi phạm chinh sách, chế độ tài chính của nhà nước. Phản ánh giám đốc các nghiệp vụ nhập xuất, thanh toán, thu hồi kịp thời công nợ trong mỗi thu vụ nhập xuất hàng hoá. Hàng tháng, quý cuối năm kế toán trưởng có trách nhiệm quyết toán báo cáo cho công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc chi nhánh, giám đốc công ty về trách nhiệm của mình. Ban thu hồi công nợ Có nhiệm vụ cùng với phòng kế toán theo dõi các khoản nợ của các khách hàng, tiến hành thu hồi các khoản nợ theo đúng thời hạn. Hiện nay số nhân viên trong ban thu hồi công nợ là 03 người. Với tình hình hiện nay của chi nhánh thì số nhân viên biên chế trong ban này gặp rất nhiều khó khăn trong công tác thu hồi công nợ, các khoản nợ thu hồi được so với số tiền khách hàng nợ là rất nhỏ. IV. Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình phát triển của chi nhánh vật tư Hà Nội Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh trong Báo cáo tài chính ba năm gần đây: 2001, 2002, 2003 của chi nhánh Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 169.481.054.304 91.223.617.840 85.908.256.103 TSCĐ và đầu tư dài hạn 218.506.506 186.764.677 121.952.514 Tổng tài sản 169.699.560.810 91.410.382.517 85.030.208.617 Nợ phải trả 169.213.487.534 90.806.494.916 85.194.358.256 Nguồn vốn chủ sở hữu 486.073.276 603.887.601 835.850.361 Tổng nguồn vốn 169.699.560.810 91.410.382.517 86.030.208.617 Tổng doanh thu thuần 210.224.224.570 41.767.346.187 15.020.493.790 Giá vốn 200.753.360.028 40.317.155.024 14.018.074.143 Lợi nhuận gộp 9.470.864.524 1.450.191.163 1.002.419.647 Chi phí bán hàng 10.179.851.729 1.557.955.566 1.203.135.091 Lợi nhuận từ HĐKD -708.987.187 -107.764.403 -200.715.444 Lợi nhuận từ HĐTC -3.685.046.981 -4.813.914.255 Lợi nhuận từ HĐBT -8.417.424 695.798.301 -347.100.607 Thu nhập trước thuế -482.594.347 -3.097.013.083 -5.361.730.306 Nhận xét. Vì là đơn vị trong lĩnh vực thương mại, chủ yếu tham gia xuất nhập khẩu nên tình hình tài sản, nguồn vốn có nhiều nét khác biệt với các doanh nghiệp sản xuất. Tài sản chủ yếu để kinh doanh là vốn vay. Nên tài sản cố định của chi nhánh chiếm một phần rất nhỏ trong tổng số tài sản. là đơn vị trực thuộc nên tài sản cố định chủ yếu do công ty cấp, việc thanh lý nhượng vbán cũng do công ty quyết định. Hàng năm, vào đầu kỳ chi nhánh có nhiệm vụ lập bảng trích và sử dụng khấu hao nộp cho công ty. Tài sản lưu dộng chiếm đa số trong tổng tài sản, ở chi nhánh trong 3 năm gần đây các khoản phải thu của khách hàng là rất lớn. Tiền để tham gia các hoạt động chủ yếu là tiền vốn tự có tại ngân hàng hoặc do đi vay, tiền mặt tại quỹ là rất hạn chế. Các khoản phải thu lớn chứng tỏ chi nhánh đang bị khách hàng chiếm dụng vốn, khả năng thu hồi công nợ để trả tiền vay là rất khó khăn, đẩy chi phí hoạt động tài chính nên cao (năm 2003: 4.934.938.965 đồng) vì vậy, mặc dù hoạt động có tăng nên qua các năm nhưng thu nhập của hoạt động này vẫn âm. nguyên nhân chủ yếu theo thuyết minh báo cáo tài chính là do hậu quả của những năm trước 2001 để lại và sự cố tài chính năm 2002. Thị trường ngày càng thu hẹp do vốn không có nên không chủ động được đã bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh. Hiện nay chi nhánh đang dần khắc phục tình hình tài chính của mình. Cùng với sự chỉ đạo của công ty, chi nhánh đang tập trung vào việc thu hồi công nợ quá hạn. Đây là công việc chi phối rất nhiều thời gian và tiền bạc. Các chỉ tiêu trên phản ánh các khoản nợ ngắn hạn là rất lớn (năm 2003. 85.194.358.256 đồng) lớn hơn rất nhiếu chủ sở hữu. trong đó chủ yếu là vay từ các đơn vị nội bộ, năm 2003 nợ tổng công ty Than: 29.650.290.432 đồng, công ty vật tư vận tải và xếp dỡ 46.635.631.166 đồng, khoản vay ngắn hạn, nợ dài hạn lớn làm cho chi phí trả ngân hàng lớn. Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng thua lố hiện nay của chi nhánh Tuy nhiên, nếu tách riêng tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng cuối năm 2003, tách riêng các khoản chi phí do công nợ khó đòi mang lại thì chi nhánh kinh doanh bảo tòan vốn, thu nợ, vốn vay quay vong nhanh khả năng thanh toán kịp thời và kinh doanh có lãi, đây là dấu hiệu đáng mừng cho chi nhánh, nó phản ánh sự cố gắng trong việc khắc phục tình trạng tài chính hiện nay. Phần II Đặc điểm quản lý tài chính và tổ chức kế toán I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán có 04 nhân viên trong đó bao gồm cả kế toán trưởng. Do số lượng kế toán viên ít nên mỗi kế toán viên phải kiêm nhiệm một số phần hành cụ thể. Bộ máy kế toán tại chi nhánh làm việc theo nguyên tắc tập trung, mỗi kế toán viên ngoài những công việc cụ thể trong phạm vi phần hành của mình đảm nhận còn phải giải quyết những công việc khác do kế toán trưởng giao phó. Nhiệm vụ của tong nhân viên được bố trí như sau: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá Kế toán ngân hàng, thuế Tại chi nhánh thủ quỹ lại không thuộc nhân viên trong phòng kế toán mà do một nhân viên của phòng tổng hợp đảm nhiệm, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc thu chi tiền mặt thì do nhân viên này dưới sự cho phép của giám đốc và kế toán trưởng sẽ tiến hành chi, hay nhập tiền vào quỹ. Các phần hành nêu trên là công việc cụ thể giao cho mỗi người tuy nhiên với các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, khi xảy ra thì kế toán trưởng phân công cụ thể cho từng người như: Vào đầu năm kế toán trưởng có nhiệm vụ tính và lập bảng phân bổ sử dụng khấu hao tài sản cố định, hay với những khách hàng nợ chi nhánh quá hạn mà chưa thanh toán kế toán trưởng có nhiệm vụ đôn đốc và trực tiếp đi thu hồi công nợ…Điều thuận lợi ở chi nhánh là giữa các nhân viên có thể đảm nhiệm công việc được cho nhau, nên khi một nhân viên trong phòng nghỉ việc vì các lý do khác nhau thì nhân viên khác có thể đảm nhiệm thay,do đó tránh được sự ùn tắc công việc, đảm bảo cho công việc kế toán luôn phản ánh được kịp thời đúng thời điểm phát sinh. Tóm tắt các phần hành chủ yếu taị chi nhánh thông qua sơ đồ sau Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Thủ quỹ ( Trực huộc phòng tổng hợp ) Kế toán ngân hàng, Kế toán Thuế Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh 2. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán. Tuy làm việc theo nguyên tắc tập trung, nhưng những công việc cụ thể được giao trực tiếp cho tong người như sau: Kế toán trưởng Là người có quyền cao nhất trong phòng, chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ hoạt động của phòng kế toán. Chịu trách nhiệm trước giám đốc chi nhánh, giám đốc công ty về công tác kế toán và quản lý tàI chính. Là người ký duyệt các chứng từ thanh toán, séc, uỷ nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi… Kiểm tra nghiệp vụ hạch toán các phần hành kế toán trong kỳ , chịu trách nhiệm về tính chính xác trung thực của số liệu trước cấp trên và trước các cơ quan thuế, cơ quan thanh tra, kiểm toán. Định kỳ tổng hợp số liệu để lên các báo các quyết toán để kiểm tra theo dõi tình hình kinh doanh của chi nhánh và để báo cáo kết quả với phòng kế toán của công ty. Lập kế hoạch cân đối thu chi dự kiến nguồn vốn cần thiết để thực hiện các thương vụ nhập xuất, từ đó dự kiến lãi lỗ để cùng giám đốc đi đến quyết định có kí kết hợp đồng nhập khảu hang hoá hay không. Kế toán viên. - Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương: Theo dõi các khoản công nợ của từng khách hàng, cũng như phản ánh các khoản nợ, vay của chi nhánh, nghĩa vụ tanh toán với khách hàng, thanh toán nội bộ với công ty, tổng công ty. Thực hiện việc chấm công cho các nhân viên kế toán trong phòng, hàng tháng có nhiệm vụ tính toán tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, tính số tiền bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải thu từ lương của nhân viên theo đúng chế độ qui đinh của Nhà Nước. Phân bổ đầy đủ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí - Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá: Làm nhiệm vụ ghi chép số lượng, chất lượng và gía phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập. Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán như: giá vốn, doanh thu. Xác định kết quả bán hàng quản lý chặt chẽ tình hình biến động à dự trữ hàng hoá, tránh tình trạng hàng hoá bị ứ đọng. Và thực hiện việc báo cáo với kế toán trưởng tình hình hàng hóa. - Kế toán ngân hàng, kế toán thuế: Vì chi nhánh thực hiện việc thanh toán chủ yếu theo hình thức chuyển khoản kể cả giữa các đơn vị trong nộ bộ công ty với nhau và cả trong nghiệp vụ nhập khẩu. Do đó, kế toán tiền gửi phản ánh tình hình tăng giảm tiền gửi ở các ngân hàng hàng ngày. Thường xuyên đối chiếu các sổ sách theo dõi TK 112 với các sổ phụ của các ngân hàng để đảm bảo sự khớp đúng từ đó báo cáo với kế toán trưởng để có quyết định trước khi kí kết hợp đồng. Kê khai chính xác các loại thuế đầu vào, thuế đầu ra để làm cơ sở tính toán và nộp thuế cho các cơ quan thuế. - Thủ quỹ: Tuy không phải là nhân viên của phòng kế toán nhưng vẫn chịu sự giám sát của kế toán trưởng. Thực hiện việc thu chi quỹ khi có các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Thủ quỹ theo dõi tiền tại quỹ và thực hiện việc ghi chép và sổ theo dõi tiền mặt, định kỳ đối chiếu với kế toán để so sánh sự khớp đúng. Tuy nhiên do đặc thù của ngành nghề kinh doanh nên lượng tiền mặt tại quỹ của chi nhánh là không đáng kể, các khoản tiền sau khi thu hồi được từ khách hàng thường được gửi ngay vào ngân hàng mà không lưu tại quỹ, tiền mặt tại quỹ thường dùng để tậm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác hay các chi phí nhỏ phát sinh trong phạm vi nôi bộ như dùng để trả lương khi đến hạn… II. Đặc điểm công tác kế toán. 1. Những nét chung. Theo báo cáo tài chính ngày 31 tháng 12 năm 2003, công tác kế toán của chi nhánh có một số điểm như sau: - Hình thức sở hữu vốn: Doanh nghiệp Nhà nước - Lĩnh vực kinh doanh: Mua bán thiết bị, vật tư, xăng dầu mỡ. - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Khấu hao cơ bản của tài sản được tính theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Ghi sổ theo giá gốc và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung - Phương pháp tính thuế: Thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ. - Hiện tại chi nhánh đã tổ chức việc áp dụng 04 chuẩn mực kế toán mới ban hành theo quyết định 149/ 2001/QĐ-BTC. 2. Các loại chứng từ được sử dụng tại chi nhánh. Với mỗi phần hành kế toán cụ thể, kế toán phần hành tiến hành hạch toán sau đó tổ chức lưu giữ theo quy định. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Các chứng từ hạch toán ban đầu bao gồm. *Hơp đồng uỷ thác nhập khẩu: Đây là hợp đồng ký kết giữ công ty với chi nhánh, trong đó giám đốc công ty uỷ quyền cho giám đốc chi nhánh thực hiện việc nhập khẩu hàng hoá. *Giấy uỷ quyền nhập khẩu: *Biên bản duyệt phương án kinh doanh: Để có quyết định cuối cùng rước khi muốn thực hiện một hợp đồng, phong kinh doanh đưa ra phương án kinh doanh trong đó gi rõ mặt hàng định nhập khẩu, số lượng cần nhập, đơn giá dự kiến cùng các chi phí phát sinh…. Sau đó trình lên giám đốc, nếu ban giám đốc thấy hợp lý và hợp đồng này có khả năng đem lại lợi nhuận thì ký duyệt vào biên bản duyệt phương án kinh doanh cho phép thực hiện phương án đó. Đây cũng là chứng từ cần thiết để ngân hàng làm thủ tục thanh toán cho chi nhánh với bên cung cấp * Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá: là văn bản kí kết của chi nhánh với nhà cung cấp nước ngoài. Qui định các điều kiện cụ thể về số lượng, chất lưọng của các laọi hàng hoá nhập khẩu, cũng như thời gian, địa điểm giao nhận hàng,phương thức thanh toán, và một số quy định bắt buộc khác….. * Hoá đơn thương mại: * Bảng kê đóng gói sảm phẩm * Giấy chứng nhận phẩm cấp. * Tờ khai hải quản: Khi hàng hóa về đến địa điểm giao nhận nhân viên phong kinh doanh phải có nhiệm vụ khai báo tên mặt hàng nhập khẩu để cơ quan hải quản tiến hành tính thuế cho hàng nhập khẩu. Sau đó sẽ ra thông báo thuế nêu rõ số tiền thuế phải nộp. * Giấy thông báo thuế của cơ quan hải quan: * Phiếu nhập kho hàng hoá: * Phiếu xuất kho hàng hoá. * Hoá đơn ( giá trị gia tăng )…… Hạch toán tiền lương và các khoản trich theo lương. Kế toán dựa trên các chứng từ chủ yếu là bảng chấm công của các phòng ban. Dựa trên các thông tin về ngày làm việc, ngày nghỉphép, nghỉ ốm, nghỉ chế độ…kế toán tính toán tiền lương để trả cho cán bộ công nhân viên. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Chủ yếu dựa trên các chứng từ như: Giấy nộp tiền ( theo mẫu có sẵn của các ngân hàng ) Lệnh chi Uỷ nhiệm chi Giấy báo Nợ Giấy báo có Sổ số dư khác hàng Phiếu thu Phiếu chi * Do chi nhánh áp dụng kế toán máy nên sổ sách, và một số chứng từ sử dụng được in trực tiếp nên mẫu có sự khác biệt so với mẫu chung của Bộ tài chính. Ví dụ: mẫu Phiếu thu, Phiếu chi ( Mẫu: Phụ lục 1, 2 ) Kế toán chi phí: Kế toán phần hành sử dụng các chứng từ như: * Hoá đơn ( GTGT ) của người cung cấp dịch vụ mà cán bộ công nhân viên sử dụng đểphục vụ cho công tác của chi nhánh * Đơn đề nghị tạm ứng. * Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng… 3. Tổ chức hệ thống tài khoản. Hệ thống tài khoản áp dụng theo quyết định số 1141 TC / QĐ / CĐKT ban hành ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, tuy nhiên hiện nay đã có những thay đổi, bổ sung theo quyết định số 149 / 2001 / BTC ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2001. Hệ thống tài khoản áp dụng tại chi nhánh TK loại 1: 111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 156, 157. TK loại 2: 211, 214. TK loại 3: 311, 331, 333, 334, 336, 344, 338. TK loại 4. 411, 413, 421. TK Loại 5: 511, 512, 515, 531. TK Loại 6: 632, 635, 641. TK Loại 7: 711 TK Loại 8: 811 TK Loại 9: 911 Như vậy, tại chi nhánh không sử dụng một TK loại 0 nào, mặc dù hoạt động xuất nhập khẩu thì các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ là thường xuyên. Do đó TK 007 phải được sử dụng để theo dõi các loại ngoại tệ để phục vụ cho việc theo dõi được chính xác và phản ánh đúng đắn. ở đây chi nhánh lại không sử dụng TK này Bên cạnh những TK tổng hợp ở trên, tuỳ thuộc vào từng phần hành cụ thể kế toán viên chi tiết các TK tổng hợp thành những TK cấp hai, cấp ba…để theo dõi được chính xác. Ví dụ: TK 112 được chi tiết thành các tiểu khoản như: 1121: Tiền VNĐ gửi ngân hàng 11211: Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm 11212: Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam 11213: Ngân hàng công thương Đông Đa 11214: Ngân hàng ANZ 11215: Ngân hàng Standand 11216: Ngân hàng City 1122: Ngoại tệ gửi ngân hàng 11221: Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm 11222: Ngân hàng City… Các TK 131, TK 331 được mở chi tiết cho từng khách hàng. 4. Hệ thống sổ sách kế toán. Tại chi nhánh, việc ghi chép hoàn toàn được thực hiện trên máy vi tính ( Phần mềm AFSYS ) Nhờ việc áp dụng kế toán máy nên công việc của các kế toán viên có nhiều thuận lợi, thông tin cung cấp được nhanh chóng chính xác. Các kế toán viên căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ tiến hành hạch toán vào các phần hành cụ thể, dữ liệu sau khi được nhập vào máy sẽ được xử lý và tự động cập nhật vào các bảng biểu, số sách. Cuối kỳ ( thường là 6 tháng một lần) kế toán tiến hành in ra các sổ sách cần thiết và đóng thành sổ sách và tổ chức lưu giữ. Các loại sổ chính tại chi nhánh: sổ kế toán chi tiết các TK, Sổ cái, Sổ nhật ký chung. Trình tự ghi chép sổ sách theo hình thức Nhật ký chung tại doanh nghiệp Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết Các TK Liên quan Bảng tổng hợp Chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Đối chiếu giữa các sổ Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. 5. Chế độ Báo cáo tài chính. Theo định kỳ 6 tháng một lần, kế toán trưởng có trách nhiệm lập báo cáo một lần , để đàng giá tình hình hoạt động cho 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm, đến cuối năm thì thực hiện công việc quyết toán cho một năm tài chính. Trong Báo cáo tài chính của chi nhánh bao gồm 3 báo cáo chủ yếu sau: Bảng cân đối tài chính ( Mẫu B01 – DNN ) Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ( Mẫu B02 – DNN ) Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu B09 – DNN ) Chi nhánh không lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ Ngoài 3 Báo cáo trên, còn kèm theo một số các báo cáo chi tiết giải thích cho các chỉ tiêu quan trọng cho các báo cáo trên, như: Báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố Báo cáo chi tiết chi phí bán hàng Báo cáo chi tiết công nợ phải trả Báo cáo doanh thu nội bộ Báo cáo thu, chi tài chính Báo cáo thu, chi hoạt động bất thường. Báo cáo trích và sử dụng quỹ tiền lương Báo cáo chi tiết tăng giảm TSCĐ… * Cơ sở để lập Báo cáo tài chính. Để lập các Báo cáo trên, kế toán trưởng lấy số liệu từ các kế toán phần hành cung cấp. Số liệu được tập hợp từ các sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết các TK của các tháng, các quý trong năm Vì là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên các Báo cáo này cong được gửi lên phòng kế toán của công ty, để công ty giám sát và có những quyết định quản lý cho phù hợp. Kế toán trưởng phải phải tuân thủ các quy định của chế độ, đồng thời pahỉ thực hiện các quy định riêng của cấp trên, đảm bảo các số liệu trên các Báo cáo là hoàn toàn chính xác. Dưới đây là mẫu Báo cáo kết quả hoạt động SXKD Báo cáo kết quả hoạt động SXKD Phần I – Lãi, Lỗ ĐVT: Đồng Nội dung Mã số Quý IV Luỹ kế Tổng doanh số 01 4.408.866.522 15.021.422.170 Các khoản giảm trừ 03 928.380 + Chiết khấu 04 + Giảm giá 05 + Hàng bán bị trả lại 06 928.380 +Thuế TTĐB, thuế XNK 07 1. Doanh thu thuần 10 4.408.866.522 15.020.493.790 2. Giá vốn hàng bán 11 4.131.838.012 14.018.074.143 3. Lợi nhuận gộp 20 277.028.510 1.002.419.647 4. Chi phí bán hàng 21 301.057.662 1.203.135.091 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 6. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 30 -24.029.152 -200.715.444 - Thu nhập từ HĐTC 31 54.816.327 121.024.210 - Chí phí HĐTC 32 1.675.069.689 4.934.938.465 7. Lợi nhuận từ HĐTC 40 -1.620.253.362 -4.813.914.255 - Các khoản thu nhập khác 41 182.318 - Chi phí khác 42 347.282.925 8. Lợi nhuận khác 50 0 -347.100.607 9. Tổng lợi nhuận trước thuế. 60 -1.644.282.514 -5.361.730.306 10. Thuế thu nhập doanh nghiệp 70 11. lợi tức sau thuế 80 -1.644.282.514 -5.361.730.306 III. Kế toán một số phần hành chủ yếu tại chi nhánh 1. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khảu tại chi nhánh được thực hiện theo hai giai đoạn: Giai đoạn nhập khẩu hàng hoá và giai đoạn tiêu thụ hàng nhập khẩu tại thị trường trog nước. Quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu được thực hiện bắt đầu từ khi hàng về nhập khâu của công ty hoặc qua bán thẳng và tiền hàng đã thanh toán. * Nhiệm vụ của kế toán hoạt động nhập khẩu - Phản ánh, giám đốc tình hình thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá. đay là nhiệm vụ đàu tiên và quan trọng bởi vì thông qua việc phản ánh của kế toán người làm công tác lãnh đạo mới có thể nắm được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra được quá trình thực hiện kế hoạch từ đó có biện pháp cải tiến hoàn thiện công tác kinh doanh nhằm hoàn thành và vượt mức kế hoạch để đảm bảo thu được lợi nhuận tối đa. - Kiểm tra đông đốc tình hình thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu đôn đốc tình hình thanh toán nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng hiện nay không tráng khỏi tình hình đi chiếm dụng vốn và các đơn vị khác chiếm dụng vốn của mình. Tất cả các dơn vị đều có nguồn vay ngân hàng để kinh doanh tương đối lớn. Nừu không ngăn chặn tình trạng chiếm dụng vốn lớn sẽ gây ảnh hưởng đến kết quả hộat động kinh doanh của đơn vị Kiểm tra tình hình chi phí nhập khẩu và sử dụng tiết kiệm các vật tư tiền vốn. Các đơn vị phải xác định tính toán đầy đủ các khoản chi phí bao gồm: giá mua, thuế, chi phí để bù đắp và đảm bảo cho doanh nghiệp bảo toàn vốn kinh doanh. - Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc lập kế hoạch kỳ sau - Kiểm tra, xác định được phạm vi và thời điểm nhập hàng để từ đó hạch toán đúng đắn và hợp lý hoạt động nhập khẩu. 2. Những nét chung trong hoạt động nhập khẩu tại chi nhánh * Phương thức kinh doanh xất nhập khẩu. Tại chi nhánh, tổ chức nhập khẩu chủ yếu dưới hai phương thức chủ yếu là nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu trực tiếp. Trong đó, hình thức nhập khẩu uỷ thác là chủ yếu. Các hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thường xuyên được ký kết giữa chi nhánh và công ty vật tư vận tải và xếp dỡ, bên cạnh đó trong một số trường hợp chi nhánh còn nhận nhập khẩu uỷ thác cho một số các đơn vị có nhu cầu, các đơn vị này thường là các doanh nghiệp trong ngành than.Bên cạnh những hợp đồng uỷ thác, chi nhánh còm tự tìm bạn hàng trong nước sau đó tự đứng ra nhập khẩu trực tiếp để cung cấp cho các đơn vị này. Tuy nhiên phương thức nhập khẩu này rất hạn chế, do phụ thuộc rất lớn vào công ty, do không chủ động được nguồn vốn kinh doanh. Hiện nay, chi nhánh đang có một số kiến nghị với công ty như hỗ trợ vốn, cho phép mở rộng phương thức hoạt động… Một mặt vừa tăng doanh thu cho công ty mặt khác nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong chi nhánh. * Phương thức thanh toán: Cũng như hầu hết các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Việt nam hiện nay, phương thức thanh toán chủ yếu là bằng thư tín dụng – L/C (Thủ tục thanh toán sẽ trình bày tại các bước của quá trình nhập khẩu ), ngoài ra còn sử dụng hình thức trả chậm – TTR tuy nhiên chỉ áp dụng với các nhà cung cấp có quan hệ đã lâu dài và có uy tín với chi nhánh. * Giá cả và đơn vị tiền tệ áp dụng Tại chi nhánh thường áp dụng hai loại giá chủ yếu trong mỗ thương vụ nhập khẩu. Đó là giá CIF và giá DAF - Giá CIF: Chi nhánh áp dụng giá này khi hàng nhập khẩu từ các nước như: Nga, Hàn Quốc, Các công ty của Đài Loan. Hàng được giao về các cảng biển như: Hải Phòng, Đà Nẵng…, - Giá DAF: Hàng được vận chuyển và giao tại các cửa khẩu tại biên giới giữa Việt Nam và Trung quốc như cửa khẩu Đồng Đăng- Lạng Sơn, cửa khẩu Hoành Mô… Đơn vị tiền tệ sử dụng chủ yếu là đồng Đôla Mỹ, và đồng Nhân dân tệ 3. Các bước thực hiện quá trình nhập khẩu Bước 1: Ký kết hợp đồng. Nếu là nhập khẩu uỷ thác, giám đốc chi nhánh sẽ ký với đơn vị giao uỷ thác Hợp đồng giao uỷ thác ( Phụ lục 3) Nếu là nhập khẩu trực tiếp thì giám đốc chi nhánh ký với bên có nhu cầu nhập khẩu Hợp dồng kinh tế. Bước 2: Mở L/C ( Nếu thanh toán bằng thư tín dụng ) Trình tự mở thư tín dụng, được tiến hành như sau. * Chi nhánh viết đơn đề nghị ngân hàng mở L/C ( Tại các ngân hàng mà chi nhánh mở tài khoản, thường là các ngân hàng ANZ, ngân hàng CiTy ). Trong đơn ghi rõ các quy định cụ thể như : Tên ngân hàng của người được hưởng lợi Số tài khoản. Thời hạn mở L/C…. * Ngân hàng sẽ dựa vào bộ hồ sơ mà chi nhánh chuyển đến để xem xét, và đưa ra quyết định có chấp nhận mở L/C hay không. Bộ hồ sơ ngân hàng yêu cầu bao gồm: Hợp đồng ngoại thương và 01 bản dịch Hợp đồng ngoại sao y bản chính Hợp đồng nội( Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu hoặc Hợp đồng kinh tế sao y bản chính ) Giấy đề nghị mở thư tín dụng( Bản gốc ) Giấy uỷ quyền của Cty vật tư vận tải cho phép chi nhánh giao dịch, kí kết và mở thư tín dụng tại ngân hàng ) Giấy cam kết việc dịch thuật Hợp đồng ngoại là chính xác * Ngân hàng đồng ý mở L/C cho chi nhánh. Có hai trường hợp Nếu tiền vốn của chi nhánh tại ngân hàng đủ để thanh toán các hợp đồng thì sẽ dùng tiền vốn của mình để giao dịch. Nếu không đủ, chi nhánh sẽ đề nghị vay vốn của ngân hàng, ngân hàng chấp nhận thì sẽ dùng tiền vay để mua ngoại tệ của ngân hàng, sau đó chuyển tiền vào tài khoản ký quỹ của chi nhánh tại ngân hàng. Trong Hợp đồng mua ngoại tệ, ngân hàng thường qui định: Trong vòng 5 ngày sau khi ký hợp đồng chi nhánh mở L/C không huỷ ngang với số tiền 100% giá trị Hợp đồng ngoại. * Khi chi nhánh tiến hành giao nhận hàng với bên xuất khẩu, sau đó chuyển cho ngân hàng bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng ngoại Hợp đồng thương mại Phiếu đóng gói Giấy chứng nhận chất lượng Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Tờ khai hải quan Thông báo tthuế của hải quan Biên bản giao nhận hàng hoá Thì tiến hành thông báo cho ngân hàng bên người xuất khẩu chấp nhận thanh toán. Hai ngân hàng sẽ làm thủ tục thanh toán với nhau Bước 3: Làm thủ tục hải quan Khi bên xuất khẩu đưa hàng đến địa điểm giao hàng như đã thoả thuận trong hợp đồng đã ký kết, đại diện phòng kinh doanh có trách nhiệm kê khai tên các mặt hàng, số lượng hàng nhập khẩu vào Tờ khai hải quan. Nhân viên Hải quan tiến hành kiểm tra lại và tiến hành tính thuế cho hàng nhập khẩu. Sau đó, Hải quan ra thông báo thuế quy định ngày nộp thuế. Bước 4. Tiến hành giao nhận hàng. Nhân viên kiểm định chất lượng qui cách kỹ thuật của hàng nhập khẩu ( Thường chi nhánh thuê của Cty kiểm tra chất lượng hàng hoá xuất nhập khẩu Nhà nước –Vinacontrol) sau khi kiểm tra chất lượng của hàng nhập khẩu, xác nhận các tiêu chuẩn của hàng hóa là hợp lệ thì hai bên tiến hành giao nhận hàng hoá. Nừu xảy ra thiếu hụt về số lượng thì tiến hành xem xét phạm vi trách nhiệm của từng bên để có kết luận chính thức. Thông thường, hàng hóa nhận từ bên xuất khẩu sẽ được chuyển giao thẳng cho đơn vị mua hàng trong nước hoặc giao cho công ty giao uỷ thác. Bước 5: Thanh toán tiền hàng Thanh toán cho nhà cung cấp là do các ngân hàng thanh toán với nhau, chi nhánh chỉ thanh toán với ngân hàng phí mở L/C. Trường hợp nhập khẩu uỷ thác, chi nhánh sẽ được hưởng hoa hồng uỷ thác theo phần trăm đã được quy định trong hợp đồng uỷ thác, tuy theo từng hợp đồng mà hoa hồng có thể từ 1% đến 2% giá trị hợp đồng nhập khẩu. Chi nhánh làm thủ tục thanh toán với bên giao uỷ thác. Toàn bộ giá trị thanh toán đều được phản ánh trong Hoá đơn GTGT. Các Hoá đơn này sẽ được chuyển về phòng kế toán để ghi chép và lưu giữ. Bước 6. Khiếu nại ( Nếu có ) Nếu trong quá trình thực hiện Hợp đồng nếu xảy ra sai sót mà hai bên không tự thương lượng được thì tiến hành khiếu kiện tại các cơ quan pháp luật như đã quy định trong hợp đồng. A.1/ Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác 1.1. Các điều kiện nhập khẩu uỷ thác. Cty vật tư vận tải và xếp dỡ và chi nhánh sẽ ký với nhau hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, dựa vào đó Giám đốc Cty viết giấy uỷ quyền cho Giám đốc chi nhánh tiến hành làm các thủ tục nhập khẩu. Như vậy thủ tục của mỗi bên - Bên giao uỷ thác. * Chuyển vốn cho chi nhánh để thực hiện hợp đồng thông qua các ngân hàng. * Tổ chức nhận hàng khi chi nhánh báo hàng về * Thanh toán cho chi nhánh tiền hoâ hồng uỷ thác và các khoản phí khác phát sinh ( Nếu có ) - Chi nhánh. * Ký hợp đồng ngoại với bên xuất khẩu nước ngoài * Tiến hành thanh toán đày đủ cho bên xuất khẩu bằng tiền vốn mà Cty đã cấp * Có trách nhiệm kê khai theo yêu cầu của Hải quan, tiến hành nộp thuế hàng nhập khẩu cho Cty. * Được hưởng hoa hồng do Cty trả, và hạch toán vào doanh thu… Chi nhánh sẽ ký với đơn vị xuất khẩu nước ngoài Hợp đồng ngoại thương, tiến hành giao nhận hàng chuyển giao hàng cho công ty. 1.2 Chứng từ sử dụng Sau mỗi nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, phòng kế toán phải dựa trên bộ chứng từ để hạch toán. Bộ chứng từ bao gồm Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Giấy uỷ quyền nhập khẩu Hợp đồng ngoại Hoá đơn thương mại Tờ khai hải quan Thông báo thuế của hải quan Hoá đơn GTGT: Phản ánh giá trị của lô hàng nhập khẩu Hoá đơn GTGT : Phản ánh số hoa hồng được hưởng ( Mẫu Hoá đơn GTGT sử dụng tại chi nhánh in theo quy định số 4660 TCT/ AC ngày 7/12/1998 của Tổng Cty than Việt Nam ) Phụ lục 3 1.3. Hạch toán. - Nếu được công ty cấp vốn để nhập khẩu Nợ TK 1121: Tiền việt gửi ngân hàng Nợ TK 1122: Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng Có TK 131: - Khi tiến hành mở L/C * Phản ánh số tiền mở L/C. Nợ TK 344: Ký quỹ, ký cược dài hạn Có TK 112: Dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán Có TK 311: Vay ngân hàng để thanh toán Như vậy, theo chế độ kế toán hiện hành thì kế toán phản ánh tiền mở L/C vào TK 344 là không đúng với quy định, mà phải hạch toán vào TK 144 ( Ký quỹ, ký cược ngắn hạn ) * Khoản phí mở L/C phải trả ngân hàng Nợ TK 6413: Có TK 1121 * Thuế GTGT của khoản phí trên Nợ TK 1331: Có TK 1121: - Khi hàng về. * Nộp thuế hộ bên giao uỷ thác. Nợ TK 131: Có TK 3333: Thuế nhập khẩu Có TK 33312: thuế GTGT của hàng nhập khẩu - Ngân hàng gửi Giấy báo nợ đã thanh toán cho nhà cung cấp Nợ TK 331: Có TK 344: - Phản ánh số hoa hồng được hưởng Nợ TK 131: Có TK 5111: Có TK 33311: Thuế GTGT của hoa hồng uỷ thác TK131 TK 1121 TK 344 TK 331 TK 131 Nhận tiền của bên ký quỹ mở Thanh toán cho Thanh toán tiền hàng cho Giao uỷ thác L/C nhà cung cấp bên giao uỷ thác TK 3332 Nộp thuế hộ bên giao uỷ thác TK 3333 Nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu TK 5512 Thanh toán tiền hoa hồng uỷ thác với bên giao uỷ thác TK 33311 Thuế GTGT của hoa hồng uỷ thác ( 10 % ) TK 5113 Phí giao nhận vận chuyển Tk 33311 Thuế GTGT của phí trên Sơ đồ khái quát nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác 1.4.Trình tự chi chép vào sổ sách - Kế toán phần hành, dựa vào các chứng từ trên định khoản, sau đó chương trình sẽ tự cập nhật vào sổ Nhật ký chung: ( Mẫu sổ: Phụ lục 4 ) Sổ chi tiết : ( Mẫu sổ: phụ lục 5 ) Sổ cái : ( Mẫu sổ: phụ lục 6 ) Định kỳ, dựa vào các thông tin trên các sổ này, kế toán tổng hợp tiến hành quyết toán, chương trình sẽ lên bảng cân đối, lập báo cáo kết quả kinh doanh… Như vây, các mẫu sổ sách sử dụng tại chi nhánh đều có một số khác biệt so với các mẫu quy định sẵn của Bộ tài chính. Tuy nhiên, vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, ngoài ra còn thêm một số thông tin Như: Sổ chi tiết công nợ, kế toán thiết kế thêm cột tỷ giá để tiện cho việc theo dõi tỷ giá của ngày phát sinh, đồng thời dễ dàng cho việc kiểm tra tránh nhầm lẫn, ở các cột số phát sinh nợ, số phát sinh có, số dư ngoài việc theo dõi bằng tiền đồng Việt Nam còn có thể theo dõi luôn cả đồng ngoại tệ nếu nghiệp vụ có phát sinh ngoại tệ. ( Mẫu sổ: Phụ lục 7 ) Sự khác biệt này, là do đặc thù của hoạt động nhập khẩu,tỷ giá của đồng ngoại tệ luôn thay đổi, cột tỷ giá này giúp người kế toán tránh nhầm lẫn và dễ dàng kiểm tra nếu có sai sót xảy ra… A.2/ Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp. 2.1. Chứng từ: Không như nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, tức là chi nhánh nhập khẩu các mạt hàng do công ty chỉ định, ở đây chi nhánh phải tự tìm bạn hàng trong nước, sau đó tiến hành nhập khẩu và tổ chức tự tiêu thụ. Hoá đơn hạch toán bao gồm: Hợp đồng ngoại Hợp đồng kinh tế Hoá đơn thương mại Tờ khai Hải quan Giấy thông báo thuế của Hải quan Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Hoá đơn GTGT 2.2. Hạch toán Trình tự các bước thực hiện tương tự như nhập khẩu uỷ thác nhưng chi nhánh phải tự huy động vốn để kinh doanh, trong trường hợp này Cty không cấp vốn.nên - Mở L/C: Chi nhánh dùng vốn tự có hoặc vay ngân hàng. * ngân hàng chấp nhận mở L/C. Nợ TK 344: Ký quỹ, ký cược dài hạn Có TK 112: Dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán Có TK 311: Vay ngân hàng để thanh toán * Chi phí trả cho ngân hàng hạch toán vào TK 6413. Nợ TK 6413: Có TK 1121: - Khi hàng về và nhận được Hoá đơn GTGT * Giá trị lô hàng phải thanh toán với nhà cung cấp. Nợ TK 156: Có TK 331: * Thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu. Nợ TK 156: Có TK 3333: Thuế nhập khâủ Có TK 33312: Thuế GTGT của hàng nhập khẩu * Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu. Nợ TK 6413: Có TK 111, 112: Như vậy, Kể cả nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu trực tiếp kế toán định khoản các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu và tiêu thụ vào TK 6413, như vậy là không đúng với quy định hiện hành. Đáng lẽ kế toán phải sử dụng TK 1562 để phản ánh các khoản chi phí phát sinh, sau đó đến cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán phân bổ chi phí cho hàng hoá tiêu thụ. Nguyên nhân chi nhánh không sử dụng TK 1562 là do, giá mua hàng nhập khẩu chủ yếu theo giá CIF, DAF – bên xuất chịu mọi chi phí liên quan đến việc vận chuyển, bảo quản … cho đến khi hàng đến địa điểm giao nhận. Khi tiếp nhận hàng, nếu là theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu thì công ty tiến hành tiếp nhận hàng tại nơi người xuất giao. Cũng như vậy, với Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, đa số sau khi nhận hàng thì chuyển thẳng cho bên mua, chi phí vận chuyển do đơn vị bạn chịu có đôi khi do chi nhánh chịu kế toán hạch trực tiếp vào TK 632. Do đó, TK 632 không được phản ánh một cách chính xác. Tuy nhiên, cách hạch toán này không làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh ( Phần lãi lỗ ). * Khi nhận được nhận được Giấy báo Nợ của ngân hàng. Nợ TK 331: Có TK 344: Khái quát trình tự hạch toán theo sơ đồ sau TK 1121 TK 344 TK 331 TK 156 Mở L/C bằng TGNH Thanh toán tiền hàng Giá trị của lô hàng nhập khẩu Cho nhà cung cấp TK 311 TK 3333 Vay ngân hàng Thuế nhập khẩu hàng hoá Mở L/C TK 33312 Thuế GTGT của hàng nhập khẩu Sơ đồ khái quát nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp A.3.Hạch toán chênh lệch tỷ giá. Các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá thường thanh toán bằng ngoại tệ, chi nhánh phải mua ngoại tệ của ngân hàng để chi trả cho nhà cung cấp. Do đó, các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thường xuyên phát sinh, định kỳ phải tiến hành điều chỉnh chênh lệch tỷ giá. Chênh lệch tỷ giá hạch toán vào TK 413 Khi mua ngoại tệ của ngân hàng hạch toán theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh ( Tỷ giá do ngân hàng công bố ) Khi hàng về đến cửa khẩu, Cơ quan hải quan sử dụng tỷ giá thực tế của ngày đó và tính thuế cho hàng nhập nhập khẩu Tỷ giá trả nợ được ghi theo tỷ giá thực tế lúc nhận nợ. Cuối kỳ, kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá. * Nếu chênh lệch tỷ giá tăng, hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính (TK515 ) Nợ TK 413: Có TK 515: * Nếu chênh lệch tỷ giá giảm, hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính ( TK 635 ) Nợ TK 635: Có TK 413: A.4. Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu. Tổ chức tiêu thụ hàng nhập khẩu là giai đoạn cuối cùng của quá trình lưu chuyển hàng nhập khẩu. Tổ chức tốt quá trình tiêu thụ không những thu hồi được vốn để tái sản xuất mà còn là cơ sở đánh gía hiệu quả hoạt động nhập khẩu. Các mặt hàng nhập khẩu của chi nhánh chủ yếu theo các hợp đồng nội đã kí kết trước khi nhập khẩu, do đó phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn chuyển thẳng không qua kho cả lô hàng nhập khẩu, trường hợp bán buôn qua kho có sử dụng nhưng không thường xuyên, không tổ chức bán lẻ vì chi nhánh không có hệ thống cửa hàng, hay đại lý 3.1. Chứng từ Hợp đồng kinh tế. Hoá đơn ( GTGT ) 3.2. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng chuyển thẳng. Giao hàng trực tiếp cho người mua tại cửa khẩu, kế toán phản ánh Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: - Đồng thời, khi nhận được Hoá đơn thanh toán của khách hàng ( Hoặc giấy báo Có của ngân hàng ), kế toán định khoản Nợ TK 111, 1121: Có TK 511: Thuế GTGT của số hàng tiêu thụ. Nợ TK 1111, 1121: Có TK 33311: 3.3. Trình tự ghi chép sổ sách. Trình tự ghi chép cũng tương tự như các trường hợp trên, kế toán phần hành tiến hành cập nhật thông tin từ các chứng từ vào các phần hành kế toán trên máy sau đó chương trình kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ sách như: sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết TK 632, 5111…Định kỳ, kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu thực hiện bút toán kết chuyển tự động, chương trình tính toán và tập hợp kết quả, xác định lãi, lỗ. A.5. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước. Tại chi nhánh, thuế giá trị gia tăng được hạch toán theo phương pháp khấu trừ. 4.1. Chứng từ. Kế toán thuế dựa trên các chứng từ sau để tổ chức hạch toán Hoá đơn ( GTGT ) của chi nhánh Thông báo thuế cảu Hải quan Hoá đơn ( GTGT ) của bên cung cấp hàng hoá dịc vụ Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước bằng chuyển khoản. 4.2. Hạch toán. Khi mua hàng hoá, dịch vụ căn cứ trên Hoá đơn của người bán, kế toán định khoản. Nợ TK 1331: Có TK 1111, 1121: Khi tiêu thụ hàng hoá. Nợ TK 1111, 1121: Có TK 33311: Cuối tháng, kế toán tập hợp tất cả các khoản thuế đầu ra, thuế đầu vào và tiến hành lập tờ khai thuế GTGT ( phụ lục 8 ) nộp cho cơ quan thuế (Cục thuế Hà Nội) Trên cơ sở Tờ khai thuế, cơ quan thuế ra thông báo nộp thuế, trong đó ghi rõ: Loại thuế, số thuế còn phải nộp kỳ trước, số phải nộp trong kỳ, số đã nộp trong kỳ, số còn phải nộp, thời gian nộp thuế…Khi nhận được thông báo này, chi nhánh có nghĩa vụ phải nộp đủ thuế theo đúng thời hạn vào Tài khoản quy định ghi trên thông báo thuế. Kế toán thuế sẽ viết giấy nộp tiền vào Ngân sách bằng chuyển khoản. ( Theo mẫu 03/TNS ban hành theo thông tư số 12/ 1999/ TT- BTC ngày 01 tháng 02 năm 1999 của Bộ tài chính , Phụ lục 9 ). Kế toán sẽ định khoản Nợ TK 33311: Có TK 1331: Cuối năm tài chính, lập quyết toán thuế GTGT theo mẫu số: 11/ GTGT ( phụ lục 10 ) gửi đến phòng kế toán Cty 01 bản và Phòng công nghiệp cục thuế Hà Nội 01 bản. Phần III. Đánh giá khái quát tổ chức công tác kế toán Mặc dù chi nhánh thuộc loại hình doanh nghiệp Nhà nước, nhưng qui mô nhỏ do phụ thuộc vào Cty, thời gian hoạt động chưa nhiều nhưng bằng sự cố gắng của cán bộ nhân viên và sự chỉ đạo thường xuyên của cấp trên chi nhánh cũng đã đóng góp vào việc tăng doanh thu chung của cả Cty. Để đạt được kết quả như trên là công sức của tất cả các phòng ban trong đó có sự đóng góp của phòng kế toán nói riêng. Qua tám tuần thực tập tại chi nhánh vật tư Hà Nội, thời gian tìm hiểu công tác kế toán chưa được nhiều cùng với sự kết hợp nnhững đã học trong nhà trường, em thấy được một số ưu nhược điểm trong công tác kế toán tại chi nhánh như sau. Những mặt đã đạt được. Cùng với sự chỉ đạo từ phía công ty vật tư vận tải & xếp dỡ và việc cập nhật những quyết định mới về sự thay đổi trong công tác kế toán, mặc dù quy mô hoạt động nhỏ, hạch toán phụ thuộc nhưng chi nhánh cũng đã có những cố gắng trong việc áp dụng, thực hiện các chuẩn mực mới vào hạch toán. Hiện nay, chi nhánh đã thực hiện hạch toán theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC. Chi nhánh luôn hoàn thành và nộp các báo cáo cho Cty theo định kỳ và cung cấp thông tin kế toán chính xác cho phòng kế toán cấp trên. Việc áp dụng kế toán máy, đã tạo ra nhiều thuận lợi cho công việc của kế toán viên, tất cả nhân viên trong phòng đều sử dụng thành thạo phần mềm kế toán áp dụng, nên việc theo dõi hạch toán được phản ánh kịp thời, thông tin chính xác, kịp thời, giúp cho ban giám đốc đưa ra những quyết định phù hợp. Công việc ghi chép sổ sách đơn giản, cụ thể, dễ theo dõi. Hệ thống tài khoản, sổ sách sử dụng tương đối hoàn chỉnh. Tuy mỗi trang sổ đều được in từ máy tính những được kế toán đóng thành từng quyển, tổ chức sắp xếp theo từng phần hành và lưu giữ theo quy định. Việc phân chia nhiệm vụ cho mỗi kế tóan viên nên rất thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, giúp kế toán trưởng nắm bắt được nhiệm vụ cụ thể, nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Những mặt còn tồn tại. Bên cạnh những mặt đã đạt được, công tác kế toán vẫn còn một số tồn tại như: Việc hạch toán một số nghiệp vụ chưa chính xác mặc dù không làm ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh nhưng theo em, kế toán nên điều chỉnh để phù hơn theo quy định Ví dụ như: theo quy định thì tại các doanh nghiệp thương mại chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng phải hạch toán vào TK 1562, sau đó cuói kỳ thực hiện phân bổ cho hàng tiêu thụ, nhưng do đặc thù của nghiệp vụ luân chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu nên chi nhánh không sử dụng tài khoản này mà tất cả các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua hàng, tiêu thụ hàng nhập khẩu đều tập hợp vào TK 641. Một đặc thù của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là tài sản để kinh doanh chủ yếu tài sản lưu động, nên các khoản tiền vay là rất lớn. Tại chi nhánh chủ yếu là từ công ty vật tư vận tải & xếp dỡ và từ Tổng Cty than ngoài ra còn vay từ các ngân hàng, lãi tiền vay phát sinh là rất lớn do đó phải hạn chế việc bị các đơn vị khác chiếm dụng vốn, phải đảm bảo việc thu hồi vốn sau mỗi thương vụ để thực hiện việc quay vòng vốn nhanh, tăng được các hợp đồng nhập khâủ từ đó tăng lợi nhuận cho chi nhánh. Như vậy, nếu đảm bảo việc thu hồi vốn tốt thì đảm bảo cho việc hoạt động có hiệu quả. Nếu không thu hồi được thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh. Do vậy, việc lập dự phòng phải thu khó đòi là rất cần thiết. Hiện tại, chi nhánh không thực hiện việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Do đó, xảy ra rủi ro rất lớn đối với những khoản nợ lớn từ phía khách hàng. mục lục Lời mở đầu 1 Phần I. Tổng quan chung về cơ sở thực tập 2 I. Khái quát về cơ sở thực tập 2 II. Nhiệm vụ, trấch nhiệm, quyền hạn của chi nhánh 3 1. Nhiệm vụ 3 2. Trách nhiệm 4 3. Quyền hạn 4 III. Các mặt hàng kinh doanh, khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu 5 1. Các mặt hàng kinh doanh 5 2. Khách hàng chủ yếu 6 3. Các nhà cung cấp 6 IV. Đặc điểm về tổ chức quản lý 7 1. Các phòng ban 7 2. Nhiệm vụ của các phòng ban 8 V. Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình phát triển 10 Phần II. Đặc điểm quản lý tài chính và tổ chức công tác kế toán 12 I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 12 1. Tổ chức bộ máy kế toán 12 2. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán 14 II. Đặc điểm công tác kế toán 16 1. Những nét chung 16 2, Các loại chứng từ sử dụng 16 3. Hệ thống tài khoản 18 4. Hệ thống sổ sách 20 5. Chế độ báo cáo tài chính 21 III. Kế toán một số phần hành chủ yếu 24 1. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu 24 2. Những nét chung 25 3. Các bước thực hiện quá trình nhập khẩu 26 A.1. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác 29 A.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp 33 A.3. Hạch toán chênh lệch tỷ giá 36 A.4. Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu 37 A.5. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước 39 Phần III. Đánh giá khái quát tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh 40 Kết luận 43