Đề tài Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH một thành viên Cơ Khí Quang Trung

Lêi nãi ®Çu Cïng víi viÖc chuyÓn ®æi nÒn kinh tÕ tõ c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung bao cÊp sang c¬ chÕ thÞ tr­êng lµ sù ra ®êi cña nhiªï thµnh phÇn kinh tÕ vµ c¸c lo¹i h×nh doanh nghiÖp nh­ ë N­íc ta hiÖn nay. Víi xu h­íng héi nhËp Quèc tÕ( AFTA, APEC…) vµ trong t­¬ng lai lµ viÖc xo¸ bá hµng rµo thuÕ quan th× viÖc c¹nh tranh gay g¾t ®Ó tån t¹i gi÷a c¸c doanh nghiÖp, gi÷a c¸c s¶n phÈm cïng lo¹i trªn thÞ tr­êng lµ kh«ng thÓ tr¸nh khái. §Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn, c¸c doanh nghiÖp ph¶i thiÕt kÕ mét c¬ chÕ qu¶n lý chÆt chÏ vµ hÖ thèng th«ng tin cã hiÖu qu¶. V× thÕ c¸c doanh nghiÖp ®· sö dông mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng nhÊt, hiÖu qu¶ nhÊt lµ h¹ch to¸n kÕ to¸n. KÕ to¸n lµ nghÖ thuËt ghi chÐp, ph©n lo¹i, tæng hîp trªn c¬ së c¸c d÷ liÖu cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ th«ng tin cho c¸c nhµ qu¶n trÞ mét c¸ch chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi nhÊt. Trong ®ã kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô (NVL,CCDC) ®­îc x¸c ®Þnh lµ kh©u träng yÕu trong toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Nguyªn vËt liÖu lµ yÕu tè chÝnh cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, cã t¸c ®éng trùc tiÕp ®Õn chÊt l­îng s¶n phÈm cña doanh nghiÖp. §©y cßn lµ chØ tiªu chÊt l­îng tæng hîp quan träng ph¶n ¸nh tr×nh ®é sö dông vËt t­, tr×nh ®é tæ chøc c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm, lµ c¬ së ®Ó kÕ to¸n gi¸ thµnh, tÝnh ®óng chi phÝ s¶n xuÊt cho tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm vµ tæng gi¸ vèn hµng b¸n. C¸c doanh nghiÖp sö dông cµng nhiÒu lo¹i NVL, chi phÝ NVL cµng chiÕm tû träng lín trong gi¸ thµnh s¶n phÈm th× viÖc qu¶n lý NVL, qu¶n lý chi phÝ NVL cµng ®ãng vai trß quan träng. Hay nãi kh¸c ®i, c«ng t¸c kÕ to¸n NVL,CCDC thùc hiÖn mét c¸ch khoa häc, hîp lý, phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp lµ mét môc tiªu quan träng gióp doanh nghiÖp h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn l­u ®éng. C«ng ty TNHH Nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt, NVL ®ãng mét vai trß quan träng trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. ViÖc kÕ to¸n NVL kh«ng chØ dõng ë chç ph¶n ¸nh chÝnh x¸c t×nh h×nh biÕn ®éng NVL, n©ng cao n¨ng suÊt, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm mµ cßn cung cÊp th«ng tin cho ho¹t ®éng qu¶n trÞ doanh nghiÖp . NhËn thøc ®­îc vÊn ®Ò trªn, sau khi ®­îc ®µo t¹o vÒ lý luËn kÕ to¸n vµ kÕt hîp vèn kiÕn thøc thùc tÕ tham kh¶o ®­îc trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i ®¬n vÞ, em ®· lùa chän nghiªn cøu ®Ò tµi: “C«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n NVL,CCDC t¹i c«ng ty TNHH mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung". §Ò tµi ®­îc tr×nh bµy víi 3 phÇn chÝnh. Ch­¬ng 1: C¬ së lý luËn vÒ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n NVL, CCDC trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Ch­¬ng 2: Thùc tr¹ng c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i c«ng ty TNHN Nhµ N­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung. Ch­¬ng 3: Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i c«ng ty TNHH Nhµ N­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung. Ch­¬ng I C¬ së lý luËn vÒ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n NVL, CCDC trong c¸c Doanh NghiÖp s¶n xuÊt 1.1 Sù cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc kÕ to¸n NVL, CCDC 1.1.1 Kh¸i niÖm, ®Æc ®iÓm, vai trß cña NVL, CCDC Kh¸i niÖm Qu¸ tr×nh s¶n xuÊt lµ sù kÕt hîp cña ba yÕu tè, ®ã lµ lao ®éng, t­ liÖu lao ®éng vµ ®èi t­îng lao ®éng ®Ó t¹o ra s¶n phÈm vµ dÞch vô ®¸p øng nhu cÇu tiªu dïng cho x· héi. Qu¸ tr×nh lao ®éng lµ qu¸ tr×nh con ng­êi sö dông t­ liÖu lao ®éng lµm thay ®æi kÝch th­íc, h×nh d¸ng, tÝnh chÊt lý ho¸ cña ®èi t­îng lao ®éng ®Ó t¹o ra nh÷ng s¶n phÈm víi chÊt l­îng ngµy cµng cao, tho¶ m·n ®Çy ®ñ nhu cÇu ngµy cµng ®a d¹ng cña thÞ tr­êng. K.mac gäi tÊt c¶ mäi vËt thiªn nhiªn xung quanh mµ ta b»ng lao ®éng cã Ých cã thÓ t¸c ®éng vµo nã th× nã trë thµnh ®èi t­îng lao ®éng. Theo K.max: “ §èi t­îng ®· qua mét lÇn lao ®éng tr­íc kia råi th× gäi lµ nguyªn liÖu” Nh­ vËy, nguyªn liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng nh­ng kh«ng ph¶i mäi ®èi t­îng lao ®éng ®Òu lµ nguyªn liÖu. Nh÷ng nguyªn liÖu ®· qua c«ng nghiÖp chÕ biÕn th× ®­îc gäi lµ vËt liÖu. Nguyªn liÖu, vËt Nguyªn liÖu lµ sù kÕt tinh lao ®éng cña con ng­êi trong ®èi t­îng lao ®éng. Nguyªn liÖu vËt liÖu ®­îc gäi chung lµ nguyªn v©t liÖu. Kh¸c víi vËt liÖu, CCDC lµ nh÷ng t­ liÖu lao ®éng kh«ng ®ñ ®iÒu kiÖn tiªu chuÈn quy ®Þnh vÒ gi¸ trÞ vµ thêi gian sö dông cña tµi s¶n cè ®Þnh. CCDC lµ tµi s¶n dù tr÷ cho s¶n xuÊt vµ thuéc vÒ tµi s¶n l­u ®éng. §Æc ®Óm, vai trß NVL lµ ®èi t­îng lao ®éng, mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ lµ c¬ së vËt chÊt ®Ó h×nh thµnh nªn s¶n phÈm míi. NVL th­êng phong phó ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i, c«ng dông, h×nh th¸i vËt chÊt…Vµ cã mét vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Gi¸ trÞ cña vËt liÖu tiªu hao trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt t¹o nªn gi¸ trÞ cña s¶n phÈm hµng ho¸ dÞch vô. Tû träng cña chóng trong gi¸ trÞ s¶n phÈm, dÞch vô tuú thuéc vµo lo¹i h×nh doanh nghiÖp.Th«ng th­êng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× gi¸ trÞ vËt liÖu chiÕm tû träng lín vµ chñ yÕu trong gi¸ trÞ s¶n phÈm. Nguyªn vËt liÖu khi tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh kh«ng gi÷ nguyªn h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu. NVL chØ tham gia vµo mét chu kú s¶n xuÊt kinh doanh. Gi¸ trÞ cña NVL ®­îc chuyÓn dÞch toµn bé mét lÇn vµo gi¸ trÞ míi s¶n phÈm t¹o ra, hoÆc vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh trong kú. Kh¸c víi NVL th× c«ng cô dông cô khi tham gia ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nã mang ®Æc ®iÓm gièng tµi s¶n cè ®Þnh: Mét sè lo¹i CCDC cã thÓ tham gia vµo nhiÒu chu kú s¶n xuÊt kinh doanh vµ vÉn gi÷ nguyªn ®­îc h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu. §ång thêi CCDC mang ®Æc ®iÓm gièng NVL: mét sè lo¹i CCDC cã gi¸ trÞ thÊp, thêi h¹n sö dông ng¾n, do ®ã cÇn thiÕt ph¶i dù tr÷ cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, CCDC ®­îc xÕp vµo lµ tµi s¶n l­u ®éng. Nh­ vËy cã thÓ nãi NVL, CCDC cã vai trß rÊt to lín trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. V× vËy viÖc qu¶n lý NVL, CCDC ph¶i qu¶n lý trªn c¶ hai ph­¬ng diÖn ®ã lµ qu¶n lý vÒ mÆt hiÖn vËt vµ mÆt gi¸ trÞ. 1.1.2.C«ng t¸c qu¶n lý NVL, CCDC Víi ®Æc ®iÓm chi phÝ NVL chiÕm tû träng t­¬ng ®èi lín trong toµn bé chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh vµ trong gi¸ thµnh s¶n phÈm ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× viÖc t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý, c«ng t¸c kÕ to¸n NVL nh»m ®¶m b¶o sö dông tiÕt kiÖm hiÖu qu¶ NVL tõ ®ã gãp phÇn h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm lµ mét vÊn ®Ò cã ý nghÜa ®Æc biÖt quan träng, lu«n ®­îc c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp quan t©m. XuÊt ph¸t tõ nh÷ng vÊn ®Ò trªn, yªu cÇu qu¶n lý NVL, CCDC ph¶i ®¹t ®­îc lµ qu¶n lý ë tÊt c¶ c¸c kh©u, tõ kh©u thu mua ®Õn b¶o qu¶n dù tr÷ vµ sö dông NVL. Cô thÓ lµ: -ë kh©u thu mua: Qu¶n lý chÆt chÏ qóa tr×nh thu mua NVL, CCDC vÒ c¸c mÆt sè l­îng, chÊt l­îng, quy c¸ch, chñng lo¹i, gi¸ mua vµ chi phÝ mua còng nh­ c¸c kÕ ho¹ch mua theo ®óng tiÕn ®é thêi gian, phï hîp víi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp . V× vËy doanh nghiÖp ph¶i th­êng xuyªn ph©n tÝch t×nh h×nh thu mua NVL, t×m hiÓu nguån cung cÊp ®Ó lùa chän nguån mua, ®¶m b¶o vÒ sè l­îng, chñng lo¹i, quy c¸ch víi gi¸ c¶ chi phÝ mua lµ thÊp nhÊt. -ë kh©u b¶o qu¶n: Ph¶i ®¶m b¶o tæ chøc tèt kho tµng bÕn b·i, thùc hiÖn ®óng chÕ ®é b¶o qu¶n ®èi víi vËt liÖu, hÖ thèng kho tµng, ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn ph¶i phï hîp víi tÝnh chÊt, ®Æc ®iÓm cña tïng lo¹i vËt t­ nh»m h¹n chÕ mÊt m¸t h­ háng vËt t­ trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn, b¶o qu¶n, ®¶m b¶o an toµn vËt t­ vÒ c¶ sè l­îng, chÊt l­îng. -ë kh©u dù tr÷: Ph¶i lËp dù tr÷ tèi ®a vµ tèi thiÓu cho tõng lo¹i, ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kh«ng bÞ ng­ng trÖ, song, còng kh«ng d­ thõa qu¸ møc (kh«ng v­ît qu¸ møc tèi ®a ®Ó t¨ng vßng quay cña vèn) vµ kh«ng nhá qu¸ møc tèi thiÓu ®Ó s¶n xuÊt ®­îc liªn tôc, b×nh th­êng. -Qu¸ tr×nh sö dông: Sö dông hîp lý, tiÕt kiÖm trªn c¬ së c¸c ®Þnh møc, vµ dù to¸n chi phÝ s¶n xuÊt cã ý nghÜa rÊt quan träng trong viÖc h¹ thÊp chi phÝ vµ gi¸ thµnh. Do vËy trong kh©u s¶n xuÊt cÇn lËp ®Þnh møc tiªu hao NVL vµ cã quy chÕ tr¸ch nhiÖm cô thÓ ®èi víi viÖc sö dông NVL, x¸c ®Þnh ®óng gi¸ trÞ NVL ®· sö dông ®Ó tÝnh vµo chi phÝ. Nãi tãm l¹i, t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý NVL lµ cÇn thiÕt vµ tÊt yÕu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Cã qu¶n lý tèt NVL míi ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc diÔn ra liªn tôc, kh«ng bÞ ngõng trÖ. Vµ cã lµm tèt c«ng t¸c qu¶n lý NVL sÏ gi¶m bít chi phÝ trong gi¸ thµnh s¶n phÈm, mang l¹i lîi nhuËn cao nhÊt. Bªn c¹nh ®ã, nh÷ng th«ng tin vÒ møc chi phÝ thùc tÕ cña NVL xuÊt dïng vµ sö dông ®ã còng lµ c¬ së ®Ó cÊp l·nh ®¹o ®­a ra quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n. 1.1.3 NhiÖm vô cña kÕ to¸n NVL, CCDC. XuÊt ph¸t tõ yªu cÇu qu¶n lý NVL, CCDC, kÕ to¸n víi vai trß lµ c«ng cô qu¶n lý cã c¸c nhiÖm vô sau: - Ph©n lo¹i v©t liÖu theo tiªu thøc qu¶n lý cña doanh nghiÖp vµ lËp danh ®iÓm vËt liÖu ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt gi÷a c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp . - Tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu NVL, CCDC , tæ chøc lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ h¹ch to¸n NVL trong doanh nghiÖp. - ¸p dông ®óng ®¾n c¸c ph­¬ng ph¸p kü thuËt vÒ h¹ch to¸n. Tæ chøc tµi kho¶n, tæ chøc sæ kÕ to¸n phï hîp víi ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho cña doanh nghiÖp ®Ó ghi chÐp ph¶n ¸nh tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh nhËp – xuÊt – tån vËt t­ theo c¶ hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. TÝnh to¸n ®óng gi¸ trÞ thùc tÕ cña NVL nhËp kho, xuÊt kho. - KiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch vÒ thu mua, kÕ ho¹ch sö dông NVL, CCDC cho s¶n xuÊt. - X¸c ®Þnh c¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ NVL theo yªu cÇu th«ng tin cña qu¶n lý. Tæ chøc lËp vµ ph©n tÝch c¸c b¸o c¸o nµy, ®ång thêi cung cÊp th«ng tin cho viÖc lËp b¸o c¸o tµi chÝnh vµ ph©n tÝch kÕt qu¶ kinh doanh. 1.2 Néi dung c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC 1.2.1 Ph©n lo¹i NVL,CCDC * Ph©n lo¹i NVL Ph©n lo¹i NVL lµ viÖc ph©n chia NVL cña doanh nghiÖp thµnh c¸c lo¹i, c¸c theo tiªu thøc ph©n lo¹i nhÊt ®Þnh nh»m phôc vô yªu cÇu qu¶n trÞ NVL trong doanh nghiÖp . NVL trong doanh nghiÖp cã nhiÒu lo¹i, nhiÒu thø kh¸c nhau vÒ néi dung kinh tÕ, c«ng dông, tÝnh n¨ng, tÝnh chÊt lý ho¸ häc. Kh«ng thÓ cã biÖn ph¸p nµo ®Ó qu¶n lý cho tÊt c¶ c¸c lo¹i NVL ®ã cã hiÖu qu¶ mµ ph¶i phô thuéc vµo tõng lo¹i, tõng thø NVL kh¸c nhau ®Ó cã biÖn ph¸p qu¶n lý cho phï hîp. + NÕu c¨n cø vµo c«ng dông kinh tÕ vµ vai trß cña tõng lo¹i NVL trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, cã thÓ chia NVL thµnh: - NVL chÝnh (gåm c¶ nña thµnh phÈm mua ngoµi) NVL chÝnh lµ ®èi t­îng lao ®éng chñ yÕu cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm. NVL chÝnh nh­ s¾t thÐp trong c¸c doanh nghiÖp chÕ t¹o m¸y c¬ khÝ, x©y dùng c¬ b¶n; B«ng trong c¸c nhµ m¸y sîi; V¶i trong c¸c doanh nghiÖp may… §èi víi nöa thµnh phÈm mua ngoµi lµ vËt liÖu chÝnh víi môc ®Ých tiÕp tôc qu¸ tr×nh s¶n xuÊt chÕ t¹o s¶n phÈm, hµng ho¸. -VËt liÖu phô: Lµ ®èi t­îng lao ®éng nh­ng khi sö dông chØ cã t¸c dông phô trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt chÕ t¹o s¶n phÈm. VËt liÖu phô cã thÓ lµm t¨ng chÊt l­îng s¶n phÈm, kÕt hîp víi NVL chÝnh lµm thay ®æi s¾c mµu mïi vÞ bÒ ngoµi cña s¶n phÈm, hoµn chØnh s¶n phÈm hoÆc ®¶m b¶o cho c¸c CCDC ho¹t ®éng b×nh th­êng nh­: thuèc nhuém, thuèc tÈy, dÇu nhên, cóc ¸o, chØ may, giÎ lau… -Nhiªn liÖu: Lµ nh÷ng lo¹i vËt liÖu cã t¸c dông cung cÊp nhiÖt l­îng trong s¶n xuÊt kinh doanh gåm: x¨ng, dÇu, than cñi, khÝ gas… -Phô tïng thay thÕ: Lµ c¸c lo¹i phô tïng, chi tiÕt ®­îc sö dông ®Ó thay thÕ, söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt, ph­¬ng tiÖn vËn t¶i… -VËt liÖu kh¸c: Lµ nh÷ng lo¹i vËt liÖu ch­a ®­îc xÕp vµo c¸c lo¹i trªn, th­êng lµ nh÷ng vËt liÖu ®­îc lo¹i ra tõ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, hoÆc phÕ liÖu thu håi tõ thanh lý tµi s¶n cè ®Þnh + NÕu c¨n cø vµo nguån h×nh thµnh: NVL ®­îc chia thµnh hai nguån: -NVL nhËp tõ bªn ngoµi: Do mua ngoµi, nhËn vèn gãp liªn doanh, nhËp do biÕu tÆng… -NVL tù chÕ: Do doanh nghiÖp tù s¶n xuÊt. VÝ dô: doanh nghiÖp chÕ biÕn chÌ cã tæ chøc ®éi trång chÌ cung cÊp nguyªn liÖu cho bé phËn chÕ biÕn. + NÕu c¨n cø vµo môc ®Ých, c«ng dông cña NVL cã thÓ chia NVL thµnh: -NVL dïng cho nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh. Gåm: NVL dïng trùc tiÕp cho s¶n xuÊt chÕ t¹o s¶n phÈm, NVL dïng cho qu¶n lý ë c¸c ph©n x­ëng, dïng cho bé phËn b¸n hµng, bé phËn qu¶n lý doanh nghiÖp -NVL dïng cho nhu cÇu kh¸c: Nh­ do nh­îng b¸n, ®em gãp vèn liªn doanh, ®em quyªn tÆng… * Ph©n lo¹i CCDC CCDC ®­îc ph©n lo¹i t­¬ng tù nh­ ph©n lo¹i NVL -Theo yªu cÇu qu¶n lý vµ yªu cÇu ghi chÐp kÕ to¸n, CCDC gåm: CCDC, bao b× lu©n chuyÓn, ®å dïng cho thuª -Theo môc ®Ých vµ n¬i sö dông CCDC gåm: CCDC dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh; dïng cho qu¶n lý; dïng cho c¸c nhu cÇu kh¸c. -Ph©n lo¹i theo c¸c ph­¬ng ph¸p ph©n bæ( theo gi¸ trÞ vµ theo thêi gian sö dông) gåm: Lo¹i ph©n bæ 1 lÇn; Lo¹i ph©n bæ 2 lÇn; Lo¹i ph©n bæ nhiÒu lÇn -Ph©n lo¹i theo nguån h×nh thµnh: T­¬ng tù nh­ ph©n lo¹i NVL. 1.2.2 §¸nh gi¸ NVL, CCDC 1.2.2.1 Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ §¸nh gi¸ NVL lµ viÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ NVL theo nh÷ng thêi ®iÓm nhÊt ®Þnh vµ theo nh÷ng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. Khi ®¸nh gi¸ NVL ph¶i ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c sau: * Nguyªn t¾c gi¸ gèc( Theo chuÈn mùc 02- hµng tån kho) NVL ph¶i ®­îc ®¸nh gi¸ theo gi¸ gèc. Gi¸ gèc hay ®­îc gäi lµ trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL, lµ toµn bé c¸c chi phÝ mµ doanh nghiÖp ®· bá ra ®Ó cã ®­îc nh÷ng NVL ë ®Þa ®iÓm vµ tr¹ng th¸i hiÖn t¹i. *Nguyªn t¾c thËn träng: BiÓu hiÖn ë chç doanh nghiÖp cã ®¸nh gi¸ chÝnh x¸c møc ®é gi¶m gi¸ NVL khi thÊy cã sù chªnh lÖch gi÷a gi¸ h¹ch to¸n trªn sæ kÕ to¸n víi gi¸ thÞ tr­êng, dùa trªn c¬ së ®ã lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. *Nguyªn t¾c nhÊt qu¸n: C¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n ¸p dông trong ®¸nh gi¸ vËt t­, hµng ho¸ ph¶i ®¶m b¶o tÝnh nhÊt qu¸n. Tøc lµ kÕ to¸n ®· chän ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n nµo th× ph¶i ¸p dông ph­¬ng ph¸p ®ã nhÊt qu¸n trong suèt niªn ®é kÕ to¸n. doanh nghiÖp cã thÓ thay ®æi ph­¬ng ph¸p ®· chän, nh­ng ph¶i ®¶m b¶o ph­¬ng ph¸p thay thÕ tr×nh bµy th«ng tin kÕ to¸n mét c¸ch trung thùc vµ hîp lý h¬n, ®ång thêi ph¶i gi¶i thÝch ®­îc ¶nh h­ëng cña sù thay ®æi ®ã. 1.2.2.2 C¸c ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ NVL, CCDC VÒ nguyªn t¾c vËt liÖu lµ tµi s¶n l­u ®éng thuéc nhãm hµng tån kho ®­îc ®¸nh gi¸ theo trÞ gi¸ thùc tÕ. Khi xuÊt kho còng ph¶i x¸c ®Þnh gÝ thùc tÕ xuÊt kho theo ®óng ph­¬ng ph¸p quy ®Þnh. Tuy nhiªn ®Ó ®¬n gi¶n vµ gi¶m bít khèi l­îng ghi chÐp, tÝnh to¸n hµng ngµy cã thÓ sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n t×nh h×nh nhËp – xuÊt – tån vËt liÖu. Nh­ vËy cã hai ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ NVL, CCDC ®ã lµ: -§¸nh gi¸vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ. -§¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ h¹ch to¸n. * §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ. + X¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn cña NVL nhËp kho: §­îc x¸c ®Þnh theo tõng nguån nhËp. NhËp kho do mua ngoµi: C¸c kho¶n gi¶m trõ - ThuÕ nhËp khÈu nÕu cã + Chi phÝ mua + Gi¸ mua trªn ho¸ ®¬n = Gi¸ thùc tÕ NVL nhËp khho ë ®©y: Gi¸ mua lµ gi¸ kh«ng cã thuÕ GTGT nÕu NVL mua vÒ dïng ®Ó s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng chÞu thuÕ GTGT vµ doanh nghiÖp nép thuÕ GTGT the ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. Gi¸ mua lµ gi¸ cã thuÕ GTGT nÕu NVL mua vÒ sö dông vµo viÖc s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng kh«ng chÞu thuÕ GTGT hoÆc víi doanh nghiÖp nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp. Chi phÝ gia c«ng chÕ biÕn Gi¸ thùc tÕ NVL nhËp kho Gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt gia c«ng chÕ biÕn -NhËp do tù gia c«ng chÕ biÕn: + = Trong ®ã, tiÒn thuª gia c«ng chÕ biÕn, tiÒn vËn chuyÓn (nÕu cã) sÏ bao gåm c¶ thuÕ GTGT nÕu NVL ®­îc dïng ®Ó s¶n xuÊt mÆt hµng kh«ng chÞu thuÕ GTGT hoÆc doanh nghiÖp nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp, sÏ kh«ng bao gåm thuÕ GTGT nÕu s¶n phÈm s¶n xuÊt ra lµ ®èi t­îng kh«ng chÞu thuÕ GTGT vµ doanh nghiÖp nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. -NhËp kho do nhËn vèn gãp liªn doanh. Chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì (nÕu cã) TrÞ gi¸ vèn gãp do héi ®ång liªn doanh x¸c ®Þnh + = Gi¸ thùc tÕ NVL nhËp kho -NhËp kho do ®­îc biÕu tÆng Gi¸ thùc tÕ NVL nhËp kho ®­îc tÝnh theo gi¸ thÞ tr­êng hoÆc theo gi¸ ghi trªn biªn b¶n ghi nhËn NVL biÕu tÆng céng c¸c chi phÝ ph¸t sinh. -NhËp kho ®èi víi NVL ®­îc nhµ N­íc cÊp Gi¸ thùc tÕ nhËp kho lµ gi¸ trÞ vèn NSNN ®­îc ghi nhËn céng c¸c chi phÝ ph¸t sinh kh¸c. -NhËp kho víi NVL lµ phÕ liÖu thu håi th× gi¸ thùc tÕ NVL nhËp kho lµ gi¸ ­íc tÝnh trªn thÞ tr­êng. + X¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn cña NVL xuÊt kho NVL ®­îc nhËp kho tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, ë nhiÒu thêi ®iÓm kh¸c nhau nªn cã nhiÒu gi¸ kh¸c nhau. Do ®ã khi xuÊt kho NVL tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng, yªu cÇu, tr×nh ®é qu¶n lý vµ ®iÒu kiÖn trang bÞ ph­¬ng tiÖn trang bÞ kü thuËt tÝnh to¸n ë tõng doanh nghiÖp mµ lùa chän mét trong c¸c ph­¬ng ph¸p sau ®Ó x¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL xuÊt kho. Ph­¬ng ph¸p tÝnh theo gi¸ ®Ých danh Theo ph­¬ng ph¸p nµy, khi xuÊt kho NVLth× c¨n cø vµo sè l­îng xuÊt kho thuéc l« nµo vµ ®¬n gi¸ thùc tÕ cña l« ®ã ®Ó tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL xuÊt kho. Ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc ¸p dông cho nh÷ng doanh nghiÖp cã nhiÒu chñng lo¹i vËt t­ Ýt vµ nhËn diÖn ®­îc tõng l« hµng. Ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn. TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL xuÊt kho ®­îc tÝnh c¨n cø vµo sè l­îng NVL xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn theo c«ng thøc: §¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn x Gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt kho Sè l­îng NVL xuÊt kho = TrÞ gi¸ thùc tÕ NVL nhËp trong kú TrÞ gi¸ thùc tÕ NVL tån ®Çu kú + §¬n gi¸ b×nh qu©n Sè l­îng NVL nhËp trong kú Sè l­îng NVL tån ®Çu kú = + Ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc ( FIFO) Ph­¬ng ph¸p nµy dùa trªn gi¶ ®Þnh hµng nµo nhËp tr­íc sÏ ®­îc xuÊt tr­íc vµ lÊy ®¬n gi¸ xuÊt b»ng ®¬n gi¸ nhËp. TrÞ gi¸ hµng tån kho cuèi kú ®­îc tÝnh theo ®¬n gi¸ cña nh÷ng lÇn nhËp sau cïng Ph­¬ng ph¸p nhËp sau xuÊt tr­íc (LIFO) Ph­¬ng ph¸p nµy dùa trªn gi¶ ®Þnh lµ hµng ho¸ nµo nhËp sau ®­îc xuÊt tr­íc, lÊy ®¬n gi¸ xuÊt b»ng ®¬n gi¸ nhËp. TrÞ gi¸ hµng tån kho cuèi kú ®­îc tÝnh theo ®¬n gi¸ cña nh÷ng lÇn nhËp ®Çu tiªn. * TÝnh gi¸ NVL theo gi¸ h¹ch to¸n. Gi¸ h¹ch to¸n cña NVL lµ gi¸ do doanh nghiÖp tù quy ®Þnh (cã thÓ lÊy gi¸ kÕ ho¹ch hoÆc gi¸ mua t¹i mét thêi ®iÓm nµo ®ã) vµ ®­îc sö dông thèng nhÊt ë doanh nghiÖp trong mét thêi gian dµi. Hµng ngµy sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ghi sæ chi tiÕt gi¸ trÞ NVL nhËp, xuÊt. Cuèi kú kÕ to¸n tÝnh ra trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL xuÊt kho theo hÖ sè gi¸. TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ vËt t­ nhËp trong kú TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ vËt t­ tån ®Çu kú + HÖ sè gi¸(H) = TrÞ gi¸ h¹ch to¸n vËt t­ nhËp trong kú + TrÞ gi¸ h¹ch to¸n vËt t­ tån ®Çu kú HÖ sè gi¸ (H) x TrÞ gi¸ h¹ch to¸n NVL xuÊt kho TtrÞ gi¸ vèn thù c tÕ NVL xuÊt kho Khi ®ã: TrÞ gi¸ thùc tÕ cña NVL xuÊt kho ®­îc tÝnh nh­ sau: = 1.2.3 Tæ chøc chøng tõ vµ hÖ thèng sæ kÕ to¸n sö dông 1.2.3.1 Tæ chøc chøng tõ: Tuú ®iÒu kiÖn cô thÓ cña tõng doanh nghiÖp mµ kÕ to¸n cã thÓ sö dông c¸c chøng tõ b¾t buéc hoÆc c¸c chøng tõ h­íng dÉn cho phï hîp. C¸c chøng tõ sö dông trong kÕ to¸n NVL chÕ ®é kÕ to¸n ban hµnh lµ: PhiÕu nhËp kho (mÉu 01-VT) PhiÕu xuÊt kho (mÉu 01-VT) PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé (mÉu 03- VT) Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho (mÉu 02- BH) Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ s¶n phÈm hµng ho¸ (mÉu 08 - VT) Ho¸ ®¬n c­íc vËn chuyÓn (mÉu 03 - BH) Ho¸ ®¬n GTGT (mÉu 01 GTKT- 2LN) Ho¸ ®¬n b¸n hµng (mÉu 02 GTKT - 2 LN) PhiÕu xuÊt kho theo h¹n møc (mÉu 04 - VT) ThÎ kho vµ mét sè thÎ kÕ to¸n chi tiÕt kh¸c. ViÖc lËp c¸c chøng tõ nµy cïng víi c¸c quy ®Þnh vÒ thñ tôc nhËp xuÊt NVL do c¸c doanh nghiÖp tù ban hµnh nh»m phï hîp nhÊt víi c¸c ®iÒu kiÖn cô thÓ vµ yªu cÇu qu¶n lý NVL t¹i doanh nghiÖp. 1.2.3.2 HÖ thèng sæ kÕ to¸n sö dông. Trªn thùc tÕ hiÖn nay, c¸c doanh nghiÖp cã thÓ ¸p dông ghi sæ kÕ to¸n theo mét trong bèn h×nh thøc kÕ to¸n mµ bé tµi chÝnh ban hµnh sau: H×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt ký chung. H×nh th­c sæ kÕ to¸n NhËt ký sæ c¸i. H×nh thøc sæ kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ. H×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ. * H×nh thøc NhËt ký chung Hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ xuÊt NVL, CCDC . Tr­íc hÕt kÕ to¸n ghi nghiÖp vô ph¸t sinh vµo NhËt ký chung, sau ®ã c¨n cø sè liÖu ®· ghi trªn sæ NhËt ký chung ®Ó ghi vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n phï hîp (TK 152, TK 153) ë dßng cã. NÕu ®¬n vÞ cã më sæ kÕ to¸n chi tiÕt th× ®ång thêi víi viÖc ghi sæ NhËt ký chung, c¸c nghiÖp vô xuÊt NVL, CCDC ph¸t sinh ®­îc ghi vµo sæ kÕ to¸n cã liªn quan. S¬ ®å 1: H×nh thøc NhËt ký chung. Chøng tõ gèc NhËt ký mua hµng NhËt ký mua hµng Sæ chi tiÕt vËt t­ ThÎ kho Sæ c¸i TK B¶ng tæng hîp chi tiÕt vËt t­ B¸o c¸o tµi chÝnh B¸o c¸o nhËp - xuÊt - tån vËt t­ Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra * H×nh thøc NhËt ký sæ c¸i. KÕ to¸n tæng hîp xuÊt NVL, CCDC ®­îc ph¶n ¸nh trªn NhËt ký sæ c¸i. KÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho ®Ó ghi vµo NhËt ký sæ c¸i theo hÖ thèng kÕt hîp, ghi theo thø tù ph¸t sinh c¸c chøng tõ, tøc lµ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc kÕt hîp ghi chÐp theo tr×nh tù thêi gian vµ theo néi dung kinh tÕ trªn c¬ së nhËt ký - sæ c¸i. S¬ ®å 2: H×nh thøc nhËt ký sæ c¸i Chøng tõ gèc : - Ho¸ ®¬n b¸n hµng (Bªn b¸n lËp) - PhiÕu mua hµng - Ho¸ ®¬n c­íc vËn chuyÓn - PhiÕu nhËp, phiÕu xuÊt B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc - B¶ng tæng hîp chøng tõ nhËp - B¶ng tæng hîp chøng tõ xuÊt NhËt ký-Sæ c¸i Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi theo th¸ng §èi chiÕu * H×nh thøc Chøng tõ ghi sæ. Sæ kÕ to¸n tæng hîp gåm sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ vµ sæ c¸i TK 152, TK 153. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ kÕ to¸n vÒ xuÊt NVL, CCDC kÕ to¸n lËp c¸c chøng tõ ghi sæ ®Ó ghi vµo sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ vµ ghi sæ c¸i c¸c TK, trÞ gi¸ thùc tÕ vña NVL, CCDC xuÊt kho theo tõng ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm lao vô dÞch vô. S¬ ®å 3: H×nh thøc sæ kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ. Chøng tõ gèc Sæ quü Chøng tõ ghi sæ ThÎ kho Sæ chi tiÕt vËt t­ Sæ c¸i TK B¶ng tæng hîp chi tiÕt vËt t­ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ B¸o c¸o tµi chÝnh B¸o c¸o tæng hîp nhËp-xuÊt-tån vËt t­ Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi theo th¸ng §èi chiÕu * H×nh thøc NhËt ký chøng tõ Theo h×nh thøc nµy, h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô xuÊt NVL, CCDC ®­îc ph¶n ¸nh trªn b¶ng ph©n bæ sè 2. Sæ nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ thùc tÕ cña NVL, CCDC ph©n bæ cho c¸c ®èi t­îng sö dông, gåm hai phÇn chÝnh: PhÇn ghi Cã tµi kho¶n 152, 153 PhÇn ghi Nî c¸c TK - phÇn ®èi t­îng sö dông C¨n cø vµo b¶ng ph©n bæ sè 2 ®Ó ghi vµo c¸c b¶ng kª (b¶ng kª sè 4, 5) chi phÝ s¶n xuÊt. (§èi víi c¸c doanh nghiÖp ®¸nh gi¸ NVL, CCDC theo gi¸ thùc tÕ cho tõng ®èi t­îng sö dông tr­íc hÕt ph¶i c¨n cø vµo b¶ng kª sè 3, sau ®ã míi lËp b¶ng ph©n bæ sè 2). S¬ ®å 3: H×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ. Chøng tõ gèc Sæ chi tiÕt sè 2 Sæ kÕ to¸n kh¸c NKCT sè1,2,10 Sæ chi tiÕt vËt t­ ThÎ kho NhËt ký chøng tõ sè 5 B¶ng kª sè 3 B¶ng ph©n bæ vËt liÖu sè 2 B¶ng kª chi phÝ s¶n xuÊt Sæ c¸i TK B¶ng tæng hîp chi tiÕt vËt t­ B¸o c¸o tµi chÝnh B¸o c¸o nhËp-xuÊt-tån vËt t­ Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra 1.2.4 KÕ to¸n chi tiÕt NVL, CCDC. Tuú theo ®iÒu kiÖn kinh doanh cô thÓ, tuú theo yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý mµ viÖc ghi chÐp ph¶n ¸nh cña thñ kho vµ kÕ to¸n còng nh­ viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a h¹ch to¸n nghiÖp vô ë kho vµ phßng kÕ to¸n ®­îc tiÕn hµnh theo mét trong c¸c ph­¬ng ph¸p sau: Ph­ong ph¸p ghi thÎ song song. Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. Ph­¬ng ph¸p ghi sæ sè d­ ë mçi ph­¬ng ph¸p ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau: Ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song -ë kho: Hµng ngµy khi nhËn c¸c chøng tõ xuÊt NVL, CCDC thñ kho kiÓm tra tÝnh hîp lý hîp ph¸p cña chøn tõ råi ghi chÐp sè thùc xuÊt vµo chøng tõ vµ thÎ kho. §Þnh kú thñ kho göi (hoÆc kÕ to¸n xuèng kho nhËn) c¸c chøng tõ xuÊt ®· ®­îc ph©n lo¹i theo tõng thø NVL, CCDC cho phßng kÕ to¸n. -ë phßng kÕ to¸n : Më sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt NVL, CCDC cho tõng thø t­¬ng øng víi thÎ kho ®Ó ph¶n ¸nh c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ NVL, CCDC xuÊt dïng (trªn cét xuÊt). Cuèi th¸ng kÕ to¸n céng sæ chi tiÕt tæng l­îng NVL, CCDC xuÊt dïng ®Ó ®èi chiÕu víi thÎ kho. ¦u ®iÓm: Ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu. Nh­îc ®iÓm: ViÖc ghi chÐp gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n trïng lÆp vÒ chØ tiªu sè l­îng, viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng nªn h¹n chÕ chøc n¨ng kiÓm tra cña kÕ to¸n. §iÒu kiÖn ¸p dông: Ph­¬ng ph¸p nµy ¸p dông thÝch hîp cho c¸c doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i NVL, CCDC,sè l­îng c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt Ýt, kh«ng th­êng xuyªn.­ S¬ ®å kÕ to¸n chi tiÕt NVL, CCDC theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song. ThÎ kho PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho Sæ (thÎ) kÕ to¸nchi tiÕt B¶ng kª nhËp-xuÊt-tån Sæ kÕ to¸n tæng hîp Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi theo th¸ng §èi chiÕu hµng ngµy Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn -ë kho: Thñ kho vÉn dïng thÎ kho ghi chÐp t×nh h×nh xuÊt kho NVL gièng nh­ ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. -ë phßng kÕ to¸n: Më sæ " ®èi chiÕu lu©n chuyÓn" t×nh h×nh xuÊt kho NVL, CCDC theo c¶ hai chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®­îc më cho c¶ n¨m vµ ®­îc ghi vµo cuèi th¸ng, mçi thø NVL ®­îc ghi vµo mét dßng trªn sæ. ¦u ®iÓm: Khèi l­îng ghi chÐp cña kÕ to¸n ®­¬c gi¶m bít do chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng. Nh­îc ®iÓm: Ph­¬ng ph¸p nµy vÉn cßn ghi sæ trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n vÒ chØ tiªu sè l­îng; viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n chØ ®­îc tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng nªn h¹n chÕ t¸c dông kiÓm tra cña kÕ to¸n. §iÒu kiÖn ¸p dông: ThÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã chñng lo¹i vËt t­, hµng ho¸ Ýt, kh«ng cã ®iÒu kiÖn ghi chÐp, theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt hµng ngµy; Ph­¬ng ph¸p nµy th­êng Ýt ®­îc ¸p dông trong thùc tÕ. S¬ ®å kÕ to¸n chi tiÕt NVL, CCDC theo ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ThÎ kho PhiÕu nhËp PhiÕu xuÊt B¶ng kª nhËp B¶ng kª nhËp Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Sæ kÕ to¸n tæng hîp Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu cuèi th¸ng Ph­¬ng ph¸p ghi sæ sè d­ -ë kho: Thñ kho vÉn sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp nh­ hai ph­¬ng ph¸p trªn. §ång thêi cuèi th¸ng thñ kho cßn ghi vµo " sæ sè d­" sè tån kho cuèi th¸ng cña tõng thø NVL, CCDC cét sè l­îng. Sæ sè d­ do kÕ to¸n lËp cho tõng kho, ®­îc më cho c¶ n¨m. -ë phßng kÕ to¸n : KÕ to¸n ®Þnh kú xuèng kho kiÓm tra viÖc ghi chÐp trªn thÎ kho cu¶ thñ kho vµ trùc tiÕp nhËn chøng tõ nhËp xuÊt kho. Sau ®ã kÕ to¸n ký x¸c nhËn vµo tõng thÎ kho vµ ký vµo phiÕu giao nhËn chøng tõ. Trªn c¬ së c¸c chøng tõ xuÊt, kÕ to¸n kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p cña chøng tõ vµ lËp b¶ng kª xuÊt ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh xuÊt dïng NVL, CCDC hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú. Tõ c¸c b¶ng kª xuÊt, kÕ to¸n lËp b¶ng luü kÕ xuÊt vµ trªn c¬ së ®ã kÕ to¸n ph¶n ¸nh NVL, CCDC xuÊt dïng vµp b¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån (trªn cét xuÊt) theo tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu, CCDC theo chØ tiªu gi¸ trÞ. ¦u ®iÓm +Gi¶m ®­îc khèi l­îng ghi chÐp do kÕ to¸n chØ ghi theo chØ tiªu sè tiÒn vµ ghi theo nhãm vËt t­, hµng ho¸. + Ph­¬ng ph¸p nµy ®· kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a h¹ch to¸n doanh nghiÖp vµ h¹ch to¸n kÕ to¸n. KÕ to¸n ®· thùc hiÖn kiÓm tra ®­îc th­êng xuyªn viÖc ghi chÐp vµ b¶o qu¶n trong kho cña thñ kho. + C«ng viÖc ®­îc dµn ®Òu trong th¸ng Nh­îc ®iÓm: + KÕ to¸n ch­a theo dâi chi tiÕt ®Õn tõng thø vËt t­, hµng ho¸ nªn ®Ó cã th«ng tin vÒ t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån cña thø vËt t­, hµng ho¸ nµo th× c¨n cø vµo sè liÖu trªn thÎ kho. + ViÖc kiÓm tra, ph¸t hiÖn sai sãt nhÇm lÉn gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n rÊt phøc t¹p. §iÒu kiÖn ¸p dông: + Doanh nghiÖp cã nhiÒu chñng lo¹i vËt t­, hµng ho¸, viÖc nhËp-xuÊt diÔn ra th­êng xuyªn. + Doanh nghiÖp d· x©y dùng ®­îc hÖ thèng gi¸ h¹ch to¸n vµ x©y dùng ®­îc hÖ thèng danh ®iÓm vËt t­, hµng ho¸ hîp lý. Tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cña c¸n bé kÕ to¸n v÷ng vµng. S¬ ®å kÕ to¸n chi tiÕt NVL, CCDC theo ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ ThÎ kho PhiÕu xuÊt kho PhiÕu xuÊt Sæ sè d­ ' PhiÕu giao nhËn chøng tõ PhiÕu giao nhËn chøng tõ B¶ng luü kÕ xuÊt B¶ng luü kÕ nhËp B¶ng kª nhËp -xuÊt- tån Sæ kÕ to¸n tæng hîp Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èichiÕu hµng ngµy 1.2.5 KÕ to¸n tæng hîp NVL, CCDC. ViÖc lùa chän ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho ¸p dông t¹i doanh nghiÖp c¨n cø vµo ®Æc ®iÓm, tÝnh chÊt, sè l­îng, chñng lo¹i NVL vµ yªu cÇu qu¶n lý ®Ó cã sù vËn dông thÝch hîp vµ ph¶i thùc hiÖn ph­¬ng ph¸p nhÊt qu¸n trong niªn ®é kÕ to¸n. KÕ to¸n tæng hîp NVL, CCDC cã thÓ ¸p dông mét trong hai ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho: Kª khai th­êng xuyªn (KKTX) vµ kiÓm kª ®Þnh kú (KK§K). KÕ to¸n tæng hîp xuÊt NVL, CCDC theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn (KKTX). Ph­¬ng ph¸p KKTX lµ ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n ph¶i tæ chøc ghi chÐp mét c¸ch th­êng xuyªn liªn tôc c¸c nghiÖp vô nhËp kho, xuÊt kho vµ tån kho cña vËt t­ hµng ho¸ trªn c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n hµng tån kho. §Ó ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña NVL, CCDC, kÕ to¸n sö dông tµi kho¶n sau: TK 152: Nguyªn liÖu vËt liÖu TK 153: C«ng cô dông cô KÕt cÊu c¬ b¶n cña c¸c TK nµy nh­ sau: + TK 152: Bªn Nî ghi: - TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ NVL nhËp trong kú - Sè tiÒn ®iÒu chØnh ®¸nh gi¸ NVL khi ®¸nh gi¸ l¹i - TrÞ gi¸ NVL thõa ph¸t hiÖn khi kiÓm kª Bªn cã ghi: - TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ NVL xuÊt trong kú - Sè tiÒn gi¶m gi¸, chiÕt khÊu th­¬ng m¹i hµng mua - Sè tiÒn ®iÒu chØnh gi¶m gi¸ NVL khi ®¸nh gi¸ l¹i - TrÞ gi¸ NVL thiÕu khi ph¸p hiÖn khi kiÓm kª Sè d­ Nî: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ NVL tån kho cuèi kú. TK 152 cã thÓ ®­îc më theo dâi chi tiÕt c¸c TK cÊp 2 theo tõng lo¹i NVL phï hîp víi c¸ch ph©n lo¹i theo néi dung kinh tÕ vµ yªu cÇu qu¶n trÞ doanh nghiÖp bao gåm: TK 1521- NVL chÝnh. TK 1522- VËt liÖu phô TK 1523 - Nhiªn liÖu TK 1524 - Phô tïng thay thÕ TK 1525 - ThiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n TK 1528 - VËt liÖu kh¸c Trong tõng TK cÊp 2 cã thÓ më chi tiÕt tµi kho¶n cÊp 3, cÊp 4...tíi tõng nhãm, thø NVL tuú theo yªu cÇu qu¶n lý tõng doanh nghiÖp . + TK 153: C«ng cô dông cô, t­¬ng tù TK 152 TK 153 cã 3 tµi kho¶n cÊp 2: TK 1531- C«ng cô dông cô TK 1532- Bao b× lu©n chuyÓn TK 1533- §å dïng cho thuª Ngoµi ra kÕ to¸n cßn sö dông c¸c TK liªn quan kh¸c nh­:TK 154, TK 621, TK 627, TK 641, TK 128, TK 222... S¬ ®å kÕ to¸n tæng hîp nhËp - xuÊt NVL, CCDC theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn TK 111, 112, 141, 331 TK 133 Tæng gi¸ ThuÕ GTGT thanh to¸n ®­îc khÊu trõ TK 152,153 TK621 TK 333 NhËp kho do XuÊt dïng trùc tiÕp cho mua ngoµi s¶n xuÊt chÕ t¹o s¶n phÈm TK 627,641, 642 ThuÕ nhËp khÈu XuÊt dïng tÝnh ngay vµo TK 151 chi phÝ NhËp kho hµng ®ang ®i XuÊt CCDC lo¹i Ph©n bæ ®­êng kú tr­íc ph©n bæ nhiÒu lÇn. dÇn vµo TK 411 CPSXKD TK 632, 157 NhËn vèn gãp liªn doanh XuÊt b¸n trùc tiÕp, göi b¸n cæ phÇn TK 154 TK 154 XuÊt tù chÕ , thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn NhËp do tù chÕ, thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn TK 128.222 XuÊt gãp vèn liªn doanh TK 128, 222 TK136, 138 NhËp do nhËn l¹i vèn gãp XuÊt cho vay t¹m thêi vèn gãp liªn doanh KÕ to¸n NVL, CCDC theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú (KK§K) Ph­¬ng ph¸p KK§K lµ ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n kh«ng tæ chøc ghi chÐp mét c¸ch th­êng xuyªn, liªn tôc c¸c nghiÖo vô nhËp kho, xuÊt kho vµ tån kho cña vËt t­ hµng ho¸ trªn c¸c tµi kho¶n hµng tån kho. C¸c tµi kho¶n nµy chØ ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt t­ hµng ho¸ tån kho cuèi kú vµ ®Çu kú. TrÞ gi¸ vèn th­c tÕ cña vËt t­ hµng ho¸ nhËp kho, xuÊt kho hµng ngµy ®­îc ph¶n ¸nh theo dâi trªn tµi kho¶n "mua hµng". ViÖc x¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt t­ hµng ho¸ xuÊt kho kh«ng c¨n cø vµo chøng tõ xuÊt kho mµ c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª cuèi kú ®Ó tÝnh theo c«ng thøc: Sè l­îng hµng tån ®Çu kú Sè l­îng hµng tån cuèi kú Sè l­îng hµng nhËp trongkú + _ = Sè l­îng hµng xuÊt kho Sau ®ã c¨n cø vµo ®¬n gi¸ xuÊt theo ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn hµng xuÊt ®· chän ®Ó tÝnh ra trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng xuÊt kho. KÕ to¸n tæng hîp t×nh h×nh nhËp xuÊt NVL, CCDC theo ph­¬ng ph¸p KK§K sö dông TK 152, TK 153. Ngoµi ra cßn sö dông thªm TK 611 - TK mua hµng. TK nµy ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt t­ hµng ho¸ t¨ng gi¶m trong kú. KÕt cÊu cña c¸c Tk nµy nh­ sau: Nî TK 152, 153 Cã KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña KÕt chuyªn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ NVL,CCDC tån kho cuèi kú cña NVL, CCDC tån kho ®Çu kú Sè d­ cuèi kú: TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL, CCDC tån kho cuèi kú KÕt cÊu Tk 611 nh­ sau: Nî TK 611 Cã - KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ - KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL, CCDC tån ®Çu kú cña NVL, CCDC tån cuèi kú - TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL - TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ NVL, CCDC t¨ng trong kú CCDC gi¶m trong kú TK nµy kh«ng cã sè d­, ®­îc më chi tiÕt cho 2 TK cÊp 2 TK 6111- Mua NVL, CCDC TK 6112 - Mua hµng ho¸ C¸c TK liªn quan kh¸c: TK 111, TK 112, TK 128, TK 222, TK 142, TK 242, TK 621, TK 642, TK 331... S¬ ®å kÕ to¸n tæng hîp nhËp - xuÊt NVL, CCDC theo ph­¬ng ph¸p KK§K. TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153 KÕt chuyÓn tån ®Çu kú KÕt chuyÓn tån cuèi kú TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Tæng gi¸ ThuÕ GTGT C¸c kho¶n ®­îc gi¶m trõ thanh to¸n NhËp do mua ngoµi TK 333 TK 621, 627 ThuÕ nhËp khÈu XuÊt dïng cho s¶n xuÊt TK 411 TK 632 NhËn gãp vèn liªn doanh XuÊt b¸n gãp cæ phÇn TK 711 TK 128, 222 §­îc quyªn tÆng XuÊt gãp vèn liªn doanh 1.2.6 Tæ chøc kÕ to¸n NVL, CCDC trong ®iÒu kiÖn sö dông m¸y vi tÝnh Trong ®iÒu kiÖn kinh tÕ thÞ tr­êng, t×nh tr¹ng kinh doanh cña doanh nghiÖp lu«n biÕn ®éng vÒ quy m«,ngµnh nghÒ lÜnh vùc kinh doanh , c¸ch thøc qu¶n lý, c¸ch thøc kinh doanh, c¸ch thøc h¹ch to¸n, c¸ch thøc l·nh ®¹o...H¬n n÷a, nhu cÇu qu¶n lý Nhµ n­íc vÒ tµi chÝnh kÕ to¸n, thuÕ, ng©n hµng, thÞ tr­êng chøng kho¸n...còng nh­ yªu cÇu quan trÞ kinh doanh cña doanh nghiÖp, ®ßi hái cÇn thiÕt cã phÇn mÒm kÕ to¸n hoµn thiÖn nh­ phÇn mÒm kÕ to¸n ®éng míi ®¸p øng tèt h¬n vµ n©ng cao chÊt l­îng th«ng tin ®­îc cung cÊp. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y theo phÇn mÒm kÕ to¸n ®éng ®em l¹i lîi Ých lín h¬n so víi tæ chøc kÕ to¸n thñ c«ng. Néi dung c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn øng dông m¸y vi tÝnh ®­îc thÓ hiÖn qua qu¸ tr×nh sau: * Tæ chøc m· ho¸ c¸c ®èi t­îng qu¶n lý: M· ho¸ ®èi t­îng cÇn qu¶n lý lµ viÖc ph©n lo¹i quy ®Þnh ký hiÖu, s¾p xÕp c¸c ®èi t­îng theo mét quy luËt nhÊt ®Þnh ®Ó nhËn diÖn th«ng tin kh«ng nhÇm lÉn trong qu¸ tr×nh xö lý c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. ViÖc m· ho¸ c¸c ®èi t­îng qu¶n lý ®­îc thùc hiÖn qua c¸c b­íc: + X¸c ®Þnh ®èi t­îng cÇn m· ho¸ (Kh¸ch hµng, ng­êi b¸n, lo¹i vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ ) + Lùa chän ph­¬ng ph¸p m· ho¸ (Ph­¬ng ph¸p m· sè ph©n cÊp, m· sè gîi nhí, m· ho¸ liªn tiÕp, m· ho¸ tæng hîp…) + TriÓn khai m· ho¸ cho tõng ®èi t­îng qu¶n lý theo ph­¬ng ph¸p m· ho¸ ®· chän * Tæ chøc hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n phï hîp víi ®iÒu kiÖn thùc hiÖn kÕ to¸n trªn m¸y: - X¸c ®Þnh vµ x©y dùng hÖ thèng danh môc chøng tõ trªn m¸y: Danh môc chøng tõ dïng ®Ó qu¶n lý c¸c lo¹i chøng tõ, mçi lo¹i chøng tõ mang mét m· hiÖu x¸c ®Þnh VÝ dô: Theo phÇn mÒm kÕ to¸n EFECT cña c«ng ty phÇn mÒm hç trî doanh nghiÖp BSC, x©y dùng danh môc chøng tõ gåm 7 lo¹i chøng tõ + Lo¹i 1: PhiÕu nhËp vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ + Lo¹i 2: PhiÕu xuÊt (ho¸ ®¬n) vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ + Lo¹i 3: PhiÕu thu tiÒn mÆt + Lo¹i 4: PhiÕu chi tiÒn mÆt + Lo¹i 5: GiÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã + Lo¹i 6: Ghi t¨ng, gi¶m TSC§. khÊu hao TSC§, bót to¸n kh¸c vÒ TSC§ + Lo¹i 7: Bót to¸n kh¸c - Tæ chøc lu©n chuyÓn xö lý, l­u tr÷ vµ b¶o qu¶n chøng tõ, tuú theo sù ph©n c«ng ph©n nhiÖm trong bé m¸y kÕ to¸n. Tæ chøc danh môc chøng tõ kÕ to¸n trªn m¸y lµ kh©u ®Çu tiªn cña c«ng t¸c kÕ to¸n, cung cÊp th«ng tin ®Çu vµo, lµm c¬ së d÷ liÖu cho hÖ thèng kÕ to¸n biÕn ®æi thµnh th«ng tin kÕ to¸n cung cÊp cho c¸c ®èi t­îng sö dông th«ng tin. ViÖc cËp nhËt d÷ liÖu tõ chøng tõ gèc vµo chøng tõ kÕ to¸n trªn m¸y chuÈn x¸c lµ kh©u quan träng ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña th«ng tin kÕ to¸n. * Tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n C¨n cø vµo hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n thèng nhÊt do Bé tµi chÝnh ban hµnh lùa chän nh÷ng tµi kho¶n cÇn sö dông. Quy ®Þnh danh môc tµi kho¶n trªn m¸y, chi tiÕt ho¸ c¸c tµi kho¶n cÊp 1 thµnh TK cÊp 2,3,4... theo c¸c ®èi t­îng qu¶n lý ®· ®­îc m· ho¸ chi tiÕt. Khi thùc hiÖn kÕ to¸n trªn m¸y chØ ®­îc phÐp h¹ch to¸n trùc tiÕp vµo tµi kho¶n chi tiÕt nÕu tµi kho¶n ®ã ®· më chi tiÕt. Khi t×m, xem hoÆc in sæ s¸ch kÕ to¸n, ng­êi dïng cã thÓ “läc” theo c¶o tµi kho¶n tæng hé vµ chi tiÕt cña tµi kho¶n. VÝ dô: X©y dùng danh môc tµi kho¶n chi tiÕt liªn quan TK 152, cã thÓ: + TK 1521: Nguyªn vËt liÖu chÝnh + TK 15211: ThÐp, inox, s¾t... + TK 15212: Vßng bi ... Danh môc TK trªn m¸y ®­îc sö dông ®Ó qu¶n lý hÖ thèng c¸c tµi kho¶n sö dông cña doanh nghiÖp. * Lùa chän vµ vËn dông h×nh thøc kÕ to¸n Mçi h×nh thøc kÕ to¸n cã hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n vµ tr×nh tù hÖ thèng ho¸ th«ng tin kÕ to¸n kh¸c nhau, ®ßi hái cÇn lùa chän h×nh thøc kÕ to¸n phï hîp. Trong c¸c h×nh thøc kÕ to¸n cña Bé tµi chÝnh quy ®Þnh hiÖn nay, h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chung vµ h×nh thøc chøng tõ ghi sæ thuËn tiÖn h¬n trong ®iÒu kiÖn tæ chøc kÕ to¸n trªn m¸y. Qu¸ tr×nh xö lý, hÖ thèng ho¸ th«ng tin trong hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng ®­îc thùc hiÖn theo quy tr×nh: -Sæ kÕ to¸n tæng hîp - Sæ c¸i TK - Sæ chi tiÕt - BCTC - B¸o c¸o kh¸c Chøng tõ gèc NhËp chøng tõ vµo m¸y Xö lý phÇn mÒm trªn m¸y vi tÝnh Chøng tõ trªn m¸y v M· Xem ho¸ in * C¸c lo¹i b¸o c¸o PhÇn mÒm kÕ to¸n nhËp d÷ liÖu mét lÇn vµ cung cÊp tÊt c¶ c¸c lo¹i b¸o c¸o kÕ to¸n theo yªu cÇu cña ng­êi dïng. S¶n phÈm cña quy tr×nh xö lý, hÖ thèng ho¸ th«ng tin kÕ to¸n trªn m¸y cung cÊp rÊt phong phó: - C¸c sæ kÕ to¸n tæng hîp, sæ kÕ to¸n chi tiÕt, c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. - B¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ - B¸o c¸o theo chØ tiªu: doanh thu, chi phÝ... - B¸o c¸o tõ mét vÊn ®Ò cô thÓ: cung cÊp b¸o c¸o nhanh vµ theo c¸ch t­ duy cña nhµ kinh doanh - B¸o c¸o tõ mét vÊn ®Ò tæng hîp: cho phÐp truy cËp trùc tiÕp tõ tõng yÕu tè cña b¸o c¸o kÕ to¸n tíi sè liÖu ®Çu tiªn (chøng tõ kÕ to¸n) h×nh thµnh b¸o c¸o - C¸o so s¸nh thùc hiÖn víi d÷ liÖu kÕ ho¹ch, dù to¸n, ®Þnh møc... * Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ ng­êi dïng Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn øng dông tin häc ph¶i c¨n cø vµo ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh, ph©n cÊp qu¶n lý quy m«, tr×nh ®é øng dông tin häc cña c¸n bé doanh nghiÖp ®Ó lùa chän m« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n phï hîp. Theo ®ã cÇn quy ®Þnh chøc tr¸ch, nhiÖm vô cho tõng cÊp, tõng bé phËn, tõng nh©n viªn kÕ to¸n... Qu¶n trÞ ng­êi dïng lµ vÊn ®Ò quan träng tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n . Nhê viÖc ph©n c«ng ph©n nhiÖm c«ng viÖc tõ ®ã cã thÓ kiÓm tra, quy tr¸ch nhiÖm cho c¸c nh©n viªn nhËp liÖu khi cã sai sãt, ®¶m b¶o tÝnh b¶o mËt vµ an toµn d÷ liÖu Tãm l¹i, tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh mang l¹i nhiÒu lîi Ých lín trong qu¸ tr×nh thu nhËn vµ xö lý, cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n víi kh¶ n¨ng më réng tÝnh mÒm dÎo vµ tiÖn Ých, tõ ®ã thùc hiÖn tèt h¬n chøc n¨ng vai trß, nhiÖm vô cña kÕ to¸n trong doanh nghiÖp. Ch­¬ng II Thùc tr¹ng c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i c«ng ty TNHH nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung 2.1 §Æc ®iÓm chung cña C«ng ty 2.1.1 Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty C«ng ty TNHN Nhµ N­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp trùc théc tæng C«ng ty m¸y vµ thiÕt bÞ CN-Bé CN nhÑ (cò). TiÒn th©n lµ nhµ m¸y C¬ KhÝ Quang Trung, ®­îc thµnh lËp theo Q§ 95/CCN ngµy 27/4/1962 Bé c«ng nghiÖp nhÑ, dùa trªn c¬ së s¸t nhËp 2 ®¬n vÞ: X­ëng c¬ khÝ 3/2 vµ x­ëng T©y §«. Tõ n¨m 1962 ®Õn nay, qua 43 n¨m thµnh lËp vµ ph¸t triÓn, c«ng ty ®· tr¶i qua nhiÒu biÕn ®éng lín vµ ®· ®æi thµnh nhiÒu tªn kh¸c nhau. HiÖn nay theo quy ®Þnh míi nhÊt cña Bé C«ng NghiÖp: Q§ sè 84/2004/Q§ BCN cña Bé tr­ëng Bé C«ng NghiÖp ngµy 31/8/2004 vÒ viÖc chuyÓn tªn c«ng ty C¬ KhÝ Quang Trung thµnh c«ng ty TNHH nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung. Tªn ®¬n vÞ: C«ng ty TNHN Nhµ N­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung Tªn giao dÞch Quèc tÕ: QT Mechanical Engineering Company (QT MEC) §iÖn tho¹i: 04 8641392 Fax: 048647255 Trô së chÝnh: Sè 360 - KM sè 6 - §­êng Gi¶i Phãng - Thanh Xu©n - Hµ Néi C«ng ty TNHN Nhµ N­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung lµ mét trong nh÷ng C«ng ty s¶n xuÊt c¬ khÝ lín nhÊt ViÖt Nam. Tõ ngµy thµnh lËp C«ng ty ®· cung cÊp cho ngµnh c«ng nghiÖp trong vµ ngoµi n­íc hµng ngh×n s¶n phÈm m¸y mãc cã gi¸ trÞ lín nh­: M¸y xÐn giÊy, nåi h¬i c¸c lo¹i, m¸y nghiÒn ®Üa, c¸nh qu¹t hót Èm... §Ó cã ®­îc vÞ trÝ nh­ hiÖn nay trong ngµnh c¬ khÝ nãi riªng vµ trong ngµnh c«ng nghiÖp nãi chung, C«ng ty ®· ph¶i tr¶i qua mét qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn ®Êy khã kh¨n cïng víi sù nç lùc hÕt m×nh cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty.Qua nhiÒu biÕn ®æi, c¸n bé c«ng nh©n viªn cña c«ng ty ®· phÊn ®Êu hÕt m×nh vµ c«ng ty dÇn ph¸t triÓn, lµm ¨n cã l·i, ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn t¨ng lªn. C«ng ty TNHH nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung lµ mét doanh nghiÖp cã ®ñ t­ c¸ch ph¸p nh©n, h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp, sö dông con dÊu riªng theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc. 2.1.2 §Æc ®iÓm Tæ chøc qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh * §Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh HiÖn nay, ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty gÇn 300 ng­êi. NhiÖm vô chÝnh cña C«ng ty lµ chuyªn s¶n xuÊt m¸y mãc thiÕt bÞ phôc vô s¶n xuÊt kinh doanh c¸c mÆt hµng thÐp, ngµnh c«ng nghiÖp nhÑ ViÖt Nam Sè vèn kinh doanh hiÖn t¹i cña C«ng ty kho¶ng trªn 10 tû ®ång Nguồn vốn kinh doanh của công ty chủ yếu là do NSNN cấp và một phần tự bổ sung. Hình thức hoạt động của công ty là sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ , ngành nghề kinh doanh chủ yếu gồm : Chế tạo lắp đặt chuyển giao công nghệ dây truyền sản xuất bột giấy, công suất đến 5000 tấn/1năm. Chế tạo lắp đặt sửa chữa nồi hơi các loại công suất 25 tấn/giờ, áp suất làm việc đến 22Kg/cm3 và bình áp lực dung tích 150cm3 . Chế tạo lắp đặt kết cấu thép, nhà xưởng , kết cấu phi tiêu chuẩn. Sản xuất ống thép hàn các loại. Chế tạo các loại cầu trục, cổng trục. Tư vấn hỗ trợi kỹ thuật an toàn, kiểm tra síêu âm X Quang các thiết bị chị áp lực, sủa ch÷a các loại đồng hồ đo áp suất theo uỷ quyền . Sản xuất các loại bao bì cactông. * Đặc điểm tổ chức qu¶n lý sản xuất kinh doanh Các sản phẩm của công ty rất đa dạng về chủng loại và được sản xuất theo đơn đặt hàng. Việc thực hiện tổ chức được bố trí theo các phân xưởng có chức năng riêng biệt, quy trình công nghệ riêng. Bao gồm : - Xưởng thiết bị áp lực. - Xưởng cơ khí . - Xưởng thiết bị công nghiệp. 1.X­ëng thiÕt bÞ ¸p lùc: Chuyªn gia c«ng s¶n phÈm ¸p lùc Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ của xưởng thiết bị áp lực. Sắt, thép tấn, than, que hàn, đất đèn Cắt uốn,gò nguội, hàn điên, hàn hơi, doa lốc Sản phẩm Thử lạnh, X Quang, siêu âm Xỉ than, khói hàn, khí Kho 2. X­ëng c¬ khÝ: Lµ x­ëng s¶n xuÊt chÝnh, chuyªn gia c«ng c¸c chi tiÕt b¸n lÎ råi r¸p thµnh m¸y mãc vµ c¸c phô tïng thay m¸y. Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ của xưởng cơ khí Sắt, thép, phôi gang đồng Tiện phay, doa, bào khoan, mài, hàn Lắp giáp thiết bị chi tiết lẻ Kho Cưa Gang, thép, đồng vụn, dầu mở 3.Xưởng thiết bị công nghệ: Chuyên gia công tạo hình cho sắt,thép, đồng , gang, từ phôi, sau đó hàn lại thành các sản phẩm kết nối. Sơ đồ 3. Quy trình công nghệ xưởng thiết bị công nghiệp Phôi, sắt, thép đồng Bào, mài, gò giũa tiện Hàn điện, hàn hơi Kho Sắt, thép, đồng vụn,gang Sơ đồ 4: Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý GĐ PGĐ kỹ thuật PGĐ kinh doanh PGĐ sản xuất Phòng kế hoạch sản xuất Phòng kỹ thật kiểm tra chất lượng SP Xí nghiệp kinh doanh xuất nhập khấu PX gia công cơ khi PX thiết bị áp lực PX thiết bị công nghiệp Phòng bảo vệ Phòng tài chính- kế toán Phòng tổ chức Lao Động XN ống thép hàn Chi nhánh Miền Nam Chức năng của các phòng ban. * Ban GĐ : GĐ là người đứng đầu của một công ty, chỉ huy toàn bộ hoạt động của đơn vị. Là người chịu mọi trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên về pháp luật, về điều hành sản xuất kinh doanh. * PGĐ kỹ thuật: Có trách nhiệm phân công cán bộ kỹ thuật, kiểm tra chỉ đạo kỹ thuật. * PGĐ sản xuất: Là người tổ chức điều hành thực hiện kế hoạch sản xuất theo kế hoạch đã định. * PGĐ kinh doanh: Điều hành xí nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. * Phòng tài chính kế toán: + ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ qu¶n lý vµ ph¸t triÓn vèn cè ®Þnh vµ vèn l­u ®éng, ®ång thêi kiÓm tra viÖc qu¶n lý, sö dông tµi s¶n vµ nguån h×nh thµnh tµi s¶n trong doanh nghiÖp. + Thùc hiÖn chøc n¨ng thèn kª kÕ to¸n, ph©n tÝch th«ng tin, sè liÖu kÕ to¸n, tham m­u ®Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p phôc vô yªu cÇu qu¶n trÞ vµ c¸c quy ®Þnh kÕ to¸n tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. + KiÓm tra gi¸m s¸t t×nh h×nh tµi chÝnh, c¸c kho¶n thu chi tµi chÝnh, c¸c nghÜa vô thu, nép víi NSNN, thanh to¸n nî cña doanh nghiÖp. + Theo dâi c¸c nghiÖp vô vÒ tiÒn l­¬ng, nhËp xuÊt NVL, theo dâi viÖc qu¶n lý nh©n sù… * Phòng tổ chức lao động: Chịu mọi trách nhiệm theo dõi và nghiên cứu xây dựng để hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty. Lập kế hoạch đào tạo và nâng bậc tuyển dụng lao động trong công ty, giải quyết các chế độ lương bổng, hưu trí đối với ngưới LĐ. * Phòng kế hoạch sản xuất : + Có nhiệm vụ tìm kiếm hợp đồng kinh tế, t×m kiÕm c¸c nhµ cung cÊp NVL, c¸c ®èi t¸c lµm ¨n, thÞ tr­êng tiªu thô. + Lªn kÕ ho¹ch vÒ vËt t­ nh­: Sau khi ký hîp ®ång víi kh¸ch hµng, phßng kÕ ho¹ch tÝnh vµ c©n ®èi chi phÝ, tÝnh ®Þnh møc tiªu hao NVL, chi phÝ nh©n c«ng, thêi gian hoµn thµnh hîp ®ång…vµ giao kho¸n cho tõng ph©n x­ëng s¶n xuÊt + Giao nhiÖm vô cho tõng ph©n x­ëng s¶n xuÊt, ®ång thêi lªn kÕ ho¹ch thu mua, kÕ ho¹c s¶n xuÊt cho kú tiÕp theo. + MÆt kh¸c phßng kÕ ho¹ch cßn ph¶i ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi c¸c th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó c©n ®èi gi÷a vËt t­, lao ®éng víi m¸y mãc thiÕt bÞ… * Phòng kỹ thuật KCS: Trªn c¬ së kÕ ho¹ch s¶n xuÊt mµ phßng kÕ ho¹ch giao cho c¸c ph©n x­ëng, phßng kü thuËt KCS tÝnh to¸n c¸c ph­¬ng ¸n thùc hiÖn phèi hîp víi c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt. §ång thêi chịu mọi trách nhiệm về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm. Theo dõi quy trình công nghệ sản xuất kết hợp với phòng tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật, tham gia nghiên cứư và đưa vào sản xuất các nmặt hàng mới. Nghiên cứu cải tiến thiết bị công nghiệp sản xuất. * Xí nghiệp SXKD xuất nhập khẩu: Là xí nghiệp chuyên mua bán XNK các mặt hàng phôi thép của công ty . * Phòng bảo vệ: Bảo vệ an toàn tài sản, thiết bị vật tư của toàn công ty. * Phân xưỡng : Có 3 phân xưởng đều có nhiệm vụ chủ yếu vào gia công cơ khí theo yêu cầu các hợp đồng mà công ty đã ký thực hiện sản xuất sản phẩm theo kế hoạch. * Xí nghiệp sản xuất ống thép hàn : Chuyên sản xuất ống thép hàn. * Chi nhánh đặt tại Miền Nam(TP HCM) : Đây là đại lí giao dịch, giới thiệu sản phẩm của công ty. 2.1.3 §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty * C¬ cÊu bé m¸y kÕ to¸n Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo quan hệ trực tuyến, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh gåm 5 ng­êi, ®ã lµ: KÕ to¸n tr­ëng, Phã phßng kÕ to¸n kiªm kÕ to¸n tæng hîp vµ 3 nh©n viªn kÕ to¸n, mçi nh©n viªn kÕ to¸n phô tr¸ch mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n, cô thÓ nh­ sau; Kế toán trưởng Phó phóng kế toán Nhân viên kế toán 1 Nhân viên kế toán 2 Nhân viên kế toán 3 * Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, quản lý và điều hành các hoạt độnh kinh tế tài chính, theo dõi số liêu trên sổ sách và chịu trách nhiệm với ban giám đốc. * Phó phòng kế toán: Phụ trách kinh tế tổng hợp các phần hành, nhận kết quả từ các kế toán viên. Kế toán tổng hợp sẽ tập hợp số liệu và vào sổ tổng hợp, ngoài ra còn phụ trách kế toán tập hợp chi phí, giá thành , xác định kết quả tiêu thụ, tiền lương và thanh toán cho người bán. * Nhân viên kế toán 1: Phụ trách kế toán vật tư kiêm kế toán tiền mặt. Nhận các chứng từ về nhập xuất vật tư, căn cứ vào đó để tính giá thành, vào sổ chi tiết, sổ nhập xuất nguyên vật liệu và cuối kỳ chuyển cho kế toán tổng hợp vào sæ. §ång thêi lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm viÕt c¸c phiÕu thu, phiÕu chi. * Nhân viên kế toán 2: Phụ trách tiêu thụ và thanh toán với khách hàng chịu trách nhiệm theo dõi giá trị hàng hoá thêu thụ và các khoản nợ phải thu của khách hàng. Phụ trách cả các khoản tiền gửi và tiền vay ngân hàng, c¸c kho¶n thuÕ ph¶i nép NSNN. * Nhân viên kế toán 3: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả. * Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghệp Doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật kỳ chứng từ, h×nh thøc nµy bao gåm c¸c lo¹i sæ sau: NhËt ký chøng tõ B¶ng kª Sæ c¸i Sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt H×nh thøc nhËt ký chøng tõ cã 10 nhËt ký chøng tõ, ®­îc ®¸nh sè tõ 1 ®Õn 10. T¹i doanh nghiÖp sö dông c¶ 10 lo¹i chøng tõ nµy vµ c¸c b¶ng kª t­¬ng øng. C¨n cø ®Ó ghi chÐp vµo c¸c nhËt ký chøng tõ lµ tõ c¸c chøng tõ gèc, c¸c sæ (thÎ) chi tiÕt, c¸c b¶ng kª vµ c¸c b¶ng ph©n bæ. Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ, kÕ to¸n kiÓm tra ®Þnh kho¶n vµ ghi vµo sæ chi tiÕt cã liªn quan (sæ chi tiÕt thµnh phÈm, sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua, ng­êi b¸n, thÎ kho…) Cuèi th¸ng, trªn c¬ së sè liÖu tæng céng cña c¸c sæ chi tiÕt, chøng tõ…kÕ to¸n vµo c¸c b¶ng kª, nhËt ký chøng tõ cã liªn quan, sè liÖu tõ c¸c nhËt ký chøng tõ ®­îc ®­a vµo sæ c¸i, tÝnh ra sè d­ cuèi kú cña c¸c tµi kho¶n trªn sæ c¸i. §ång thêi lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt tõ c¸c sæ chi tiÕt. Sè liÖu ë sæ c¸i vµ mét sè chØ tiªu chi tiÕt trong nhËt ký chøng tõ vµ c¸c b¶ng tæng hîp chi tiÕt dïng ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. Qu¸ tr×nh nhËp sè liÖu tõ c¸c chøng tõ gèc vµo c¸c sæ, b¶ng tæng hîp cã sù trî gióp cña m¸y vi tÝnh: Cã nghÜa lµ cuèi th¸ng, kÕ to¸n tËp hîp c¸c chøng tõ gèc l¹i vµ vµo sæ nhËp sè liÖu trùc tiÕp tõ bµn phÝm vµo m¸y vi tÝnh( c¸c mÉu sæ, b¶ng ®­îc kÎ s½n trong m¸y) råi in ra ngoµi (sö dông Word). Qu¸ tr×nh tÝnh to¸n cã thÓ sö dông m¸y vi tÝnh nhê sö dông tr­¬ng tr×nh Excel.VÝ dô nh­ dßng tæng céng cuèi cïng cña c¸c sæ sÏ kh«ng cÇn sö dông tÝnh b»ng tay mµ tÝnh ngay trªn m¸y nhê Excel. Nh­ vËy, doanh nghiÖp ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ, thùc chÊt lµ ghi chÐp b»ng tay th«ng qua bµn phÝm cña m¸y vi tÝnh, c«ng ty hoµn toµn ch­a ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n. ViÖc cËp nhËt b»ng m¸y vi tÝnh chñ yÕu phôc vô cho viÖc lªn b¸o c¸o tæng hîp. Hệ thống sổ kế toán NhËt ký chøng tõ: (NKCT) NhËt ký chøng tõ sè 1: Ghi Cã TK111- TiÒn mÆt NhËt ký chøng tõ sè 2: Ghi cã TK 112- tiÒn göi ng©n hµng NhËt ký chøng tõ sè 5: Ghi cã TK 331- Ph¶I tr¶ cho ng­êi b¸n NhËt ký chøng tõ sè 7: Ghi cã c¸c TK 142, 152, 153, 214, 334, 621, 622, 627… TËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh toµn doanh nghiÖp NhËt ký chøng tõ sè 8: Ghi cã c¸c TK 155, 156, 159, 131, 511, 512, 521, 531, 632, 641, 642, 711, 811, 911… NhËt ký chøng tõ sè 9: Ghi cã TK 211, 212, 213 NhËt ký chøng tõ sè 10: Ghi cã TK 121, 129, 141… B¶ng kª: B¶ng kª sè 1,2,3,4,5,8,9,11 … Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết BCTC Ghi chú: Đối chiếu kiểm tra. Ghi hàng ngày. Ghi theo tháng. Hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài chính là báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản vốn và công nợ cũng như tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong kỳ (kỳ kế toán năm) . Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. 2.2 Thùc tr¹ng c«ng t¸c tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i c«ng ty THHH Nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung. 2.2.1 §Æc ®iÓm sö dông NVL, CCDC t¹i c«ng ty. C«ng ty TNHH Nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung lµ mét ®¬n vÞ mang tÝnh chÊt s¶n xuÊt, chuyªn s¶n xuÊt m¸y mãc thiÕt bÞ phôc vô s¶n xuÊt kinh doanh, s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng thÐp phôc vô ngµnh c«ng nghiÖp nhÑ… cho nªn nhu cÇu vÒ NVL, CCDC lµ rÊt lín. S¶n phÈm cña c«ng ty s¶n xuÊt ra còng rÊt ®a d¹ng, nhiÒu chñng lo¹i nªn NVL, CCDC cung cÊp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt còng rÊt ®a d¹ng vµ phong phó. C«ng ty sö dông hµng ngh×n lo¹i vËt liÖu kh¸c nhau nh­ thÐp, s¾t, inox, c¸c lo¹i ®éng c¬... vµ rÊt nhiÒu lo¹i CDCD phôc vu cho nhu cÇu s¶n xuÊt nh­ c¸c lo¹i mÆt n¹ hµn, ®¸ mµi,… XÐt vÒ mÆt chi phÝ th× NVL chiÕm 70%-80% gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ toµn bé chi phÝ s¶n xuÊt, NVL chÝnh nh­ ThÐp, inox chiÕm tû träng cao. Do ®ã chØ cÇn mét sù biÕn ®éng nhá chi phÝ vÒ thÐp, inox còng lµm cho gi¸ thµnh s¶n phÈm biÕn ®éng lín. Nh÷ng ®Æc ®iÓm trªn khiÕn c«ng t¸c qu¶n lý NVL cña c«ng ty cã nh÷ng nÐt riªng biÖt. C«ng ty ph¶i qu¶n lý chÆt chÏ NVL, sö dông tiÕt kiÖm cã hiÖu qu¶ nhÊt, ®Æc biÖt lµ NVL chÝnh ®Ó cã thÓ gi¶m gi¸ thµnh s¶n phÈm, gãp phÇn t¨ng lîi nhuËn. 2.2.2 Ph©n lo¹i, ®¸nh gi¸ vµ c«ng t¸c qu¶n lý NVL, CCDC. 2.2.2.1 Ph©n lo¹i. C«ng ty ®· tiÕn hµnh ph©n lo¹i NVL trªn c¬ së c«ng dông kinh tÕ vµ vai trß cña tõng lo¹i NVL ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm. Nhê cã sù ph©n lo¹i nµy mµ kÕ to¸n NVL cã thÓ theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng thø, lo¹i NVL do ®ã cã thÓ cung cÊp th«ng tin chÝnh x¸c vµ kÞp thêi cho viÖc lËp kÕ ho¹ch thu mua vµ dù tr÷ NVL. NVL t¹i c«ng ty ®­îc ph©n lo¹i thµnh c¸c lo¹i chñ yÕu sau: - Nguyên vật liệu chính : Sắt, thép, inox, c¸c ®éng c¬ ®iÖn, vßng bi, ®Üa nghiÒn, con l¨nhuiyh8y… - Nguyên vật liệu phụ : Dầu, mì, c¸c lo¹i sơn, ®Êt ®Ìn … - Công cụ dụng cụ : Mặt nạ hàn, ®¸ mµi, ®¸ ®¸nh bãng, chæi s¬n… - Nhiên liệu : Xăng, dầu, than, gas - Phụ tùng thay thế : Là các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc, thiết bị sản xuất phương tiện vận tải. Danh môc NVL, CCDC cña c«ng ty nh­ sau: 2.2.2.2 §¸nh gi¸ NVL, CCDC §¸nh gi¸ NVL, CCDC lµ dïng th­íc ®o tiÒn tÖ biÓu hiÖn gi¸ trÞ cña NVL, CCDC theo nh÷ng tiªu thøc nhÊt ®Þnh ®¶m b¶o yªu cÇu ch©n thùc, thèng nhÊt. NVL cña c«ng ty chñ yÕu tõ nguån mua ngoµi (trong vµ ngo¸i n­íc) , mua tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau nªn chi phÝ thu mua lµ kh¸c nhau. §Ó thuËn lîi cho c«ng t¸c kÕ to¸n, C«ng ty chØ sö dông gi¸ thùc tÕ ®Ó h¹ch to¸n. §èi víi NVL nhËp kho Gi¸ thùc tÕ NVL mua ngoµi nhËp kho lµ gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n (ch­a thuÕ GTGT) céng chi phÝ mua thùc tÕ céng c¸c kho¶n thuÕ kh«ng ®­îc hoµn l¹i (nÕu cã) trõ ®i c¸c kho¶n gi¶m gi¸ chiÕt khÊu (nÕu cã); trong ®ã chi phÝ mua gåm chi phÝ bèc dì, b¶o qu¶n, vËn chuyÓn vËt t­ tõ n¬i mua vÒ ®¬n vÞ, tiÒn thuª kho b·i, chi phÝ cña bé phËn thu mua ®éc lËp, c«ng t¸c phÝ cho c¸n bé thu mua, gi¸ trÞ vËt liÖu hao hôt (nÕu cã).V× vËy h×nh thøc C«ng ty tæ chøc thu mua NVL lµ chän gãi, chi phÝ mua ®· tÝnh trong gi¸ mua cña NVL, nªn khi NVL vÒ nhËp kho lµ kÕ to¸n cã thÓ tÝnh ngay ®­îc gi¸ trÞ thùc tÕ cña sè NVL ®ã. Chi phÝ mua thùc tÕ C¸c lo¹i thuÕ kh«ng ®­îc hoµn l¹i C¸c kho¶n gi¶m gi¸, chiÕt khÊu(nÕu cã) _ Gi¸ mua ch­a ho¸ ®¬n (ch­a thuÕ GTGT) Gi¸ thùc tÕ mua ngoµi nhËp kho + + = §èi víi NVL tiÕt kiÖm, C«ng ty chØ nhËp kho theo dâi sè l­îng mµ kh«ng ®¸nh gi¸ gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp kho (coi gi¸ trÞ NVL tiÕt kiÖm nhËp kho b»ng 0). §èi víi NVL xuÊt kho. TrÞ gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt kho ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p ®Ých danh. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, khi xuÊt kho vËt t­ th× c¨n cø vµo sè l­îng xuÊt kho thuéc l« hµng nµo vµ ®¬n gi¸ thùc tÕ cña l« ®ã ®Ó tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt t­ xuÊt kho. Doanh nghiÖp ¸p dông tÝnh trÞ gi¸ vèn vËt t­, hµng ho¸ xuÊt kho v× doanh nghiÖp chñ yÕu s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng, chñng lo¹i NVL, CCDC tuy nhiÒu nh­ng nh©n diÖn ®­îc tõng l« hµng. VÝ dô: T×nh h×nh nhËp xuÊt ®éng c¬ ®IÖn 3 pha trong th¸ng 2 n¨m 2004 nh­ sau: Ngµy T×nh h×nh N-X Sè l­îng (c¸i) §¬n gi¸ Sè tiÒn 1/2 Tån 8 3.610.000 28.880.000 15/2 NhËp 2 3.610.000 7.220.000 20/2 XuÊt 6 Ngµy 20/2/2004 xuÊt 6 ®éng c¬ ®iÖn 3 pha tån tõ ®Çu th¸ng ®Ó s¶n xuÊt m¸y t«n cuén. Ta cã trÞ gi¸ xuÊt cña 6 ®éng c¬ ®iÖn nµy lµ: 6 x 3.610.000 = 21.660.000® 2.2.3 Chøng tõ kÕ to¸n sö dông vµ thñ tôc nhËp, xuÊt kho 2.2.3.1 Qu¸ tr×nh nhËp. Chøng tõ vµ tµi liÖu liªn quan C«ng ty sö dông c¸c lo¹i chøng tõ vµ tµi liÖu sau: Ho¸ ®¬n b¸n hµng Ho¸ ®¬n GTGT PhiÕu nhËp kho (mÉu sè 01-VTBB) Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (mÉu sè 05-VTHD) ThÎ kho (mÉu sè 06-VTBB) PhiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú (mÉu 07-VTHD) Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­ s¶n phÈm hµng ho¸ (mÉu 08-VTBB) Ngoµi ra cßn cã giÊy b¸o nhËn hµng, giÊy ®Ò nghÞ mua hµng... T¹i C«ng ty TNHH Nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung, viÖc cung øng vËt liÖu chñ yÕu lµ do mua ngoµi, c¨n cø vµo ®¬n ®Æt hµng phßng kü thuËt xem khèi l­îng s¶n phÈm chuyÓn lªn phßng vËt t­, phßng vËt t­ c¨n cø vµo ®Þnh møc kü thuËt ®Ó mua vËt liÖu. Theo thñ tôc nhËp kho cña C«ng ty th× tÊt c¶ c¸c vËt liÖu mua vÒ ®Òu ph¶i qua kiÓm nghiÖm tr­íc khi nhËp kho. Trong ho¸ ®¬n b¸n hµng ®· quy ®Þnh ghi râ c¸c chØ tiªu vÒ chñng lo¹i, sè l­îng, ®¬n gi¸, thµnh tiÒn, h×nh thøc thanh to¸n...C¨n cø vµo ho¸ ®¬n nµy ®Ó tiÕn hµnh kiÓm nghiÖm, bao gåm Thñ kho Gi¸m ®Þnh vËt t­ KÕ to¸n vËt t­ Ban kiÓm nghiÖm tiÕn hµnh xem xÐt néi dung ho¸ ®¬n, nÕu néi dung ghi trong ho¸ ®¬n ®óng víi hîp ®ång ®· ký kÕt th× lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vµ ®ång ý cho nhËp sè vËt liÖu ®ã. Sau ®ã bé phËn cung øng sÏ lËp phiÕu nhËp kho trªn c¬ së c¸c ho¸ ®¬n, giÊy b¸o nhËn hµng vµ biªn b¶n kiÓm nhËn råi giao cho phßng kinh doanh ký phiÕu nhËp kho råi chuyÓn cho thñ kho. Thñ kho sÏ ghi sè vËt liÖu thùc nhËp vµo phiÕu råi chuyÓn cho phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø ghi sæ. PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp thµnh 3 liªn: Liªn 1: Phßng kÕ to¸n l­u l¹i Liªn 2: Thñ kho gi÷ ®Ó ghi vµo thÎ kho sau ®ã chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n Liªn 3: Giao cho ng­êi mua vËt liÖu ®Ó thanh to¸n Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc thÓ hiÖn ë s¬ ®å sau: KÕ to¸n vËt t­ Ban kiÓm nhËn Ng­êi giao hµng Thñ kho Phô tr¸ch phßng kinh doanh C¸n bé cung øng B¶o qu¶n vµ l­u NghiÖp vô nhËp kho LËp phiÕu nhËp kho Ký phiÕu nhËp kho §Ò nghÞ nhËp kho Ghi sæ KiÓm nhËn hµng KiÓm tra vµ ghi biªn b¶n kiÓm nhËn 2.2.3.2 Qu¸ tr×nh xuÊt Chøng tõ vµ tµi liÖu liªn quan PhiÕu xuÊt kho (mÉu sè 02-VTBB) PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn nnéi bé PhiÕu vËt t­ theo h¹n møc (mÉu 04-VTHD) ... VËt liÖu chñ yÕu xuÊt cho s¶n xuÊt kinh doanh, ngoµi ra cßn xuÊt b¸n, xuÊt vèn gãp liªn doanh. C¨n cø vµo phiÕu lÜnh vËt t­ theo ®Þnh møc (®èi víi nh÷ng tr­êng hîp vËt liÖu sö dông th­êng xuyªn æn ®Þnh) vµ phiÕu lÜnh vËt t­ kh«ng ®Þnh møc (®èi víi nh÷ng vËt t­ sö dông kh«ng th­êng xuyªn) phßng kÕ ho¹ch c¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ ®Þnh møc sö dông NVL. §ång thêi giao cho c¸c ph©n x­ëng khi xuÊt kho, thñ kho ph¶i c¨n cø vµo phiÕu lÜnh vËt t­ (trªn phiÕu lÜnh vËt t­ cã ghi râ ®¬n vÞ sö dông, tªn vËt liÖu, sè l­îng lÜnh vµ ®Çy ®ñ ch÷ ký cña nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm) vµ cïng víi ng­êi nhËn vËt t­ ph¶i kiÓm tra vµo ký x¸c nhËn Hµng ngµy ph©n x­ëng lªn kÕ ho¹ch lÜnh vËt t­ ®­îc xÐt duyÖt ë phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh sau ®ã c¨n cø vµo kÕ ho¹ch lÜnh vËt t­ kÕ to¸n sÏ viÕt phiÕu xuÊt kho cho ng­êi lÜnh vËt t­ xuèng lÜnh. Thñ kho c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho vµ thùc lÜnh ghi sè l­îng vËt t­ thùc lÜnh vµo thÎ kho. PhiÕu xuÊt kho ®­îc lËp thµnh 3 liªn: Liªn 1: Phßng kÕ to¸n l­u Liªn 2:Thñ kho gi÷ Liªn 3: Giao cho ng­êi lÜnh vËt t­ Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc thÓ hiÖn ë s¬ ®å sau: KÕ to¸n vËt t­ Thñ hko Bé cung øng vËt t­ Thñ tr­ëng,kÕ to¸n tr­ëng Ng­êi cã nhu cÊu mua hµng NghiÖp vô xuÊt kho B¶o qu¶n vµ l­u Ghi sæ XuÊt hµng LËp phiÕu xuÊt kho DuyÖt lÖnh xuÊt LËp chøng tõ xin xuÊt VÝ dô: Ngµy 20 th¸ng 2 n¨m 2004 xuÊt kho 6 ®éng c¬ ®iÖn 3 pha dïng cho s¶n xuÊt m¸y c¾t t«n cuén theo ®¬n gi¸ thùc tÕ lµ 3.610.000 2.2.4 H¹ch to¸n chi tiÕt NVL, CCDC KÕ to¸n chi tiÕt NVL, CCDC ®­îc thùc hiÖn song song gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n . §Ó qu¶n lý t×nh h×nh biÕn ®éng NVL, Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt ®­îc C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt do phßng kÕ ho¹ch lËp. Sè xuÊt kho trong th¸ng Sè nhËp trong th¸ng Sè tån kho ®Çu th¸ng Sè tån kho cuèi th¸ng * T¹i kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng. Khi nhËn ®­îc chøng tõ nhËp xuÊt NVL thñ kho tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý hîp lÖ cña chøng tõ ®ã råi tiÕn hµnh nhËp xuÊt NVL, ghi phiÕu nhËp xuÊt vµo phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt NVL. Cuèi ngµy ph©n lo¹i chøng tõ ®Ó ghi thÎ kho. Mçi thø NVL ®­îc ghi vµo mét tê thÎ. Mçi chøng tõ ®­îc ghi mét dßng trªn tê thÎ theo ngµy chøng tõ vµ sè chøng tõ. C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho ghi cét nhËp, c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho ghi cét xuÊt. Sau mçi lÇn nhËp, xuÊt thñ kho tÝnh ra sè tån kho lu«n vµ ghi vµo cét tån. Cuèi th¸ng thñ kho tÝnh ra sè tæng nhËp, xuÊt cña tõng thø NVl trªn thÎ kho theo c«ng thøc: _ + = *T¹i phßng kÕ to¸n : KÕ to¸n tr­ëng sö dông sæ chi tiÕt NVL, CCDC ®Ó theo dâi chi tiÕt tõng thø NVL, CDC theo c¶ sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Mçi thø ®­îc viÕt trªn mét tê sæ. Cuèi th¸ng c¨n cø vµo sæ chi tiÕt NVL, CDC ®Ó lËp b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån. Khi nhËn ®­îc chøng tõ nhËp xuÊt NVL, CCDC ë tõng kho, kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý hîp ph¸p cña chøng tõ. KÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt c¶ chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Khi nhËn ®­îc phiÕu nhËp kho, xuÊt kho kÕ to¸n c¨n cø vµo sè l­îng vµ ®¬n gi¸ tÝnh ra sè tiÒn vµ ghi vµo sæ chi tiÕt. Cuèi th¸ng kÕ to¸n vµ thñ kho tiÕn hµnh ®èi chiÕu sè liÖu trªn sæ chi tiÕt NVL, CCDC vµ thÎ kho theo chØ tiªu sè l­îng, nÕu sè l­îng khíp nhau th× kÕ to¸n tr­ëng tiÕn hµnh lËp b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån c¨n cø vµo sè liÖu dßng tæng hîp trªn sæ chi tiÕt NVL, CCDC, ®ång thêi víi viÖc ghi vµo thÎ kho thñ kho tiÕn hµnh chuyÓn c¸c chøng tõ nhËp xuÊt cho phßng kÕ to¸n. T¹i phßng kÕ to¸n sau khi xem xÐt kiÓm tra c¸c chøng tõ nh­ phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt thÊy hîp lÖ, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt sè 2 theo tõng phiÕu nhËp, cuèi mçi th¸ng kÕ to¸n céng tõng lo¹i vËt liÖu vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ theo tõng lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô ®Ó vµo sæ chi tiÕt nhËp - xuÊt - tån. T¹i C«ng ty Qang Trung, NVL, CCDC xuÊt dïng chñ yÕu cho s¶n xuÊt s¶n phÈm, cho söa ch÷a, cho bé phËn qu¶n lý Doanh NghiÖp. VÝ dô vÒ c¸c sæ chi tiÕt NVL, CCDC nh­ sau: Sæ chi tiÕt NVL, CCD( SCT nhËp, xuÊt, tån) -C¬ së lËp: C¨n cø vµo chøng tõ nhËp xuÊt trong th¸ng vµ sæ chi tiÕt nhËp xuÊt tån th¸ng tr­íc. -Ph­¬ng ph¸p lËp: VÝ dô ë mÉu biÓu sè 13 + Dßng sè s­ ®Çu th¸ng: LÊy sè liÖu ë sæ chi tiÕt NVL nµy th¸ng tr­íc chuyÓn sang (dßng céng, cét tån) VD: Sè d­ cuèi th¸ng 1 cña NVL ThÐp tÊm lµ 0 nªn sè d­ ®Çu th¸ng 2 lµ 0 + Dßng sè ph¸t sinh: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho thùc tÕ ph¸t sinh trong th¸ng ®Ó ghi theo thø tù vµo c¸c dßng ngang cña sæ VD: Theo chøng tõ nhËp kho sè 62 ngµy 26/2 mua 1528kg thÐp tÊm víi sè tiÒn lµ 30.560.000 ® ®­îc ghi nh­ trong mÉu biÓu. + Do doanh nghiÖp tÝnh gi¸ trÞ NVL xuÊt kho theo ®¬n gi¸ ®Ých danh, nªn mçi lÇn xuÊt cã thÓ x¸c ®Þnh ®­îc ngay ®¬n gi¸ xuÊt, vµ ®­îc ghi ngay vµo cét ®¬n gi¸ xuÊt. Sè l­îng (gi¸ trÞ) NVL, CCDC nhËp trong th¸ng Sè tån cuèi th¸ng + Cét tån cuèi th¸ng: Sè l­îng (gi¸ trÞ) NVL,CCDC xuÊt trong th¸ng _ + Sè tån ®Çu th¸ng = VD: Tån cuèi th¸ng cña thÐp tÊm lµ 0. - T¸c dông: Sæ chi tiÕt nhËp xuÊt tån dïng ®Ó theo dâi sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô nhËp-xuÊt-tån trong th¸ng, ®ång thêi nã lµ c¬ së ®Ó ghi vµ b¶ng kª nhËp-xuÊt-tån. B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån NVL chÝnh: tk 1521 -C¬ së lËp: C¨n cø vµo sæ chi tiÕt nhËp - xuÊt - tån vËt liÖu, c«ng cô dông cô vµ c¸c chøng tõ cã liªn quan. -Ph­¬ng ph¸p ghi: + Cét ®Çu th¸ng: LÊy sè d­ cuèi th¸ng tr­íc cña b¶ng kª th¸ng tr­íc chuyÓn sang theo dßng cña tõng thø vËt t­ + Cét xuÊt trong th¸ng: C¨n cø vµo dßng tæng céng ë cét xuÊt trong th¸ng cña sæ chi tiÕt nhËp xuÊt tån tõng lo¹i NVL + Cét tån cuèi th¸ng: LÊy sè tån cuèi th¸ng cña tõng sæ chi tiÕt NVL ®Ó ghi VD: Sè tån cuèi th¸ng cña NVL thÐp tÊm lµ 0. + Dßng céng: Céng dån tõ trªn xuèng ë cét nhËp vµ cét xuÊt, cßn cét tån cuèi th¸ng ®­îc tÝnh theo c¸ch tÝnh t­¬ng tù nh­ ë sæ chi tiÕt NVL. §ång thêi víi viÖc ghi vµo b¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån, sau khi nh©n ®­îc c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ thanh to¸n cíi ng­êi b¸n hµng, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n vµ nhËt ký chøng tõ sè 5 ®Ó theo dâi qu¸ tr×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n -C¬ së lËp: C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho vµ chøng tõ thanh to¸n -Ph­¬ng ph¸p lËp: VÝ dô sæ chi tiÕt c«ng ty vËt t­ tæng hîp Hµ T©y (mÉu biÓu sè 19) +Sè d­ ®Çu th¸ng nµy c¨n cø vµo sè d­ cuèi th¸ng tr­íc trªn sæ chi tiÕt ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (cïng ng­êi b¸n) th¸ng tr­íc chuyÓn sang VD: C«ng ty tæng hîp Hµ T©y cã sè d­ cuèi th¸ng 1 lµ 124.350.000® ®­îc ghi vµo sè d­ ®Çu th¸ng 2 lµ 124.350.000 C«ng ty c¬ khÝ Phæ Yªn cã sè d­ ®Çu th¸ng 2 lµ 152.800.100 (®) + Dßng sè ph¸t sinh trong kú: C¨n cø trùc tiÕp vµo c¸c phiÕu nhËp kho (cã tªn cña ng­êi b¸n hµng) vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n ®Ó ghi +C¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho kÕ to¸n ghi sè hiÖu, ngµy th¸ng cña chøng tõ, ho¸ ®¬n vµo c¸c cét 2,3 VD: PhiÕu nhËp kho sè 15 ngµy 2/2/2004 mua mãc ®Ëp khíp nèi Sè chøng tõ ghi vµo cét 2 lµ 15, ngµy chøng tõ ghi vµo cét 3 lµ 2/2 Trong th¸ng khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ thanh to¸n, c¸c giÊy nî cña ng©n hµng thanh to¸n cho c¸c ho¸ ®¬n nµo th× ghi chóng cïng dßng víi ho¸ ®¬n ë dßng theo dâi thanh to¸n. VD: PhiÕu chi sè 120 ngµy 6/2 chi tiÒn mÆt ®Ó tr¶ cho kh¸ch hµng vÒ tiÒn mua NVL mãc ®Ëp khíp nèi sè tiÒn lµ 10.000.000® Sè hiÖu phiÕu chi ghi vµo cét sè 2 lµ PC120, ngµy cña phiÕu chi ghi vµo cét 3 lµ 6/2, g¸ trÞ NVL khi tr¶ tiÒn ghi vµo cét 7 lµ 10.000.000® (NÕu chøng tõ thanh to¸n cho nhiÒu ho¸ ®¬n th× ghi cho nhiÒu dßng riªng) + Sè d­ cuèi th¸ng Sè d­ cuèi th¸ng = sè d­ ®Çu th¸ng + sè ph¸t sinh cã - sè ph¸t sinh nî VD: - Sè d­ cuèi th¸ng cña c«ng ty vËt t­ tæng hîp Hµ T©y lµ 148.064.225®. D­îc tÝnh nh­ sau: Sè d­ cuèi th¸ng = 124.350.000 + 46.194.225 - 22.480.000 = 148.064.225 (®) -T¸c dông cña sæ chi tiÕt sè 2: Sè chi tiÕt sè 2 dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp NVL, CCDC do mua ngoµi vµ t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Cuèi th¸ng tÝnh ra sè d­ vµ tÝnh dßng tæng céng, céng sæ chi thiÕt sè 2 cña tõng ng­êi b¸n, ®èi chiÕu kiÓm tra ®óng khíp sè liÖu hµng ngang cét däc ®Ó ghi vµo NhËt ký chøng tõ sè 5 - ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. 2.2.5 KÕ to¸n tæng hîp NVL, CCDC Do nhu cÇu cña thÞ tr­êng ngµy cµng lín vÒ mäi mÆt, c¬ chÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh cao, khi C«ng ty cã nhu cÇu NVL, CCDC nµo lµ kh¸ch hµng cung cÊp ngay vµ chuyªn chë ®Õn tËn C«ng ty nªn C«ng ty kh«ng cã tr­êng hîp ho¸ ®¬n vÒ mµ hµng ch­a vÒ, do ®ã kÕ to¸n NVL, CCDC cña C«ng ty kh«ng sö dông TK 151 (hµng ®ang ®i ®­êng). C¸c tr­êng hîp Tr­êng hîp mua ngoµi ch­a thanh to¸n §©y lµ nghiÖp vÞ th­êng xuyªn ph¸t sinh. §Ó kÕ to¸n nghiÖp vô nµy C«ng ty dïng sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n TK 331 vµ nhËt ký chøng tõ sè 5. Tr­êng hîp mua b»ng tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng, tiÒn t¹m øng -NghiÖp vô mua hµng b»ng tiÒn mÆt: RÊt Ýt ph¸t sinh, phÇn lín chóng chØ xuÊt hiÖn khi C«ng ty mua nh÷ng lo¹i vËt liÖu cã gi¸ trÞ Ýt, hoÆc nhµ cung cÊp míi §Þnh kú 2 ®Õn 5 ngµy, kÕ to¸n tiÒn mÆt (kÕ to¸n ng©n hµng) tËp hîp c¸c chøng tõ (ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu nhËp kho, phiÕu chi...) ®Ó ghi vµo nhËt ký chøng tõ. Cuèi th¸ng kÕ to¸n tiÒn mÆt tÝnh ra tæng sè tiÒn thanh to¸n ®Ó lªn sæ c¸i. X¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh bªn cã TK 111 ®èi øng víi TK 152, TK153 vµ dïng sæ nµy ®Ó ghi vµo sæ c¸i TK 152, 153 (ghi cã TK 111, nî TK 152, 153). -NghiÖp vô mua b»ng tiÒn göi ng©n hµng x¶y ra víi tÇn xuÊt lín h¬n, chñ yÕu lµ thanh to¸n víi nhµ cung cÊp. Cuèi th¸ng kÕ to¸n x¸c ®Þnh ph¸t tæng sè ph¸t sinh bªn cã TK 112 ®èi øng víi TK 152, 153 vµ dïng tæng sè nµy ®Ó ghi vµo sæ c¸i TK 152, 153 (ghi cã TK 112, nî TK 152, 153). -Tr­êng hîp mua ngoµi b»ng tiÒn t¹m øng: Khi t¹m øng cho nh©n viªn ®i mua hµng, c¨n cø vµo giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng, phiÕu chi tiÒn, b¸o c¸o quü... kÕ to¸n ghi sæ TK 141 (t¹m øng). Sæ chi tiÕt TK 141 ®­îc më trong tõng n¨m vµ ®èi t­îng ®­îc ph¶n ¸nh trong mét trang. Tµi kho¶n sö dông: NVL, CCDC liªn quan ®Õn nhiÒu quy tr×nh ho¹t ®éng cña qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, do ®ã bªn c¹nh nh÷ng TK ph¶n ¸nh NVL, CCDC kÕ to¸n NVL, CCDC cßn sö dông rÊt nhiÒu c¸c tµi kho¶n ë c¸c phÇn hµnh kh¸c. C¸c TK ®­îc sö dông chñ yÕu lµ: TK 152: Nguyªn vËt liÖu: TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i NVL t¹i Doanh NghiÖp. TK nµy më 5 TK cÊp 2: TK 1521 - Nguyªn vËt liÖu chÝnh TK 1522 - Nguyªn vËt liÖu phô TK 1523 - Nhiªn liÖu TK 1524 - Phô tïng thay thÕ TK 1528 - PhÕ liÖu thu håi TK 153: C«ng cô dông cô - Ph¶n ¸nh sù biÕn ®éng vµ t×nh h×nh hiÖn cã vµ sù biÕn ®éng cña CCDC TK nµy më 3 TK cÊp 2: TK 1531 - CCDC TK 1532 - Bao b× lu©n chuyÓn TK 1533 - §å dïng cho thuª Ngoµi ra cßn cã c¸c TK liªn quan kh¸c: TK 111: TiÒn mÆt TK 112: TiÒn göi ng©n hµng TK 141: T¹m øng TK 133: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ TK 331: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n * VÝ dô: NhËt ký chøng tõ sè 5 Gåm 2 phÇn chÝnh: PhÇn ghi Cã TK 331, Nî c¸c TK kh¸c PhÇn ghi Nî TK 331, Cã c¸c TK liªn quan + Cë së lËp: C¨n cø vµo NKCT sè 5 th¸ng tr­íc vµ c¸c sæ chi tiÕt ph¶i tr¶ ng­êi b¸n ®Ó ghi + Ph­¬ng ph¸p lËp: Sè d­ ®Çu th¸ng: L©ý sè liÖu ë cét sè d­ cuèi th¸ng cña nhËt ký chøng tõ sè 5 th¸ng tr­íc chuyÓn sang. VD: Doanh NghiÖp thÐp Hïng C­êng cã sè d­ ®Çu th¸ng lµ: 112.560.000 (®) C«ng ty TNHH Hoµng Linh cã sè d­ ®Çu th¸ng lµ: 120.580.620 (®) - PhÇn theo dâi sè ph¸t sinh cã TK 331 C¨n cø vµo dßng tæng céng ë sæ chi tiÕt sè 2 cña tõng ng­êi b¸n, tõng kh¸ch hµng, mçi kh¸ch hµng ®­îc ghi mét dßng trªn NKCT Gi¸ trÞ NVL ®­îc ghi theo gi¸ nhËp trùc tÕ trong th¸ng vµo cét 5,6,7,8 VD: C«ng ty tæng hîp Hµ T©y: Gi¸ trÞ thùc tÕ cña NVL chÝnh ghi vµo cét 5 víi sè tiÒn lµ: 18.534.000 (®) Gi¸ trÞ tùc tÕ cña CCDC ghi vµo cét 7 víi sè tiÒn lµ: 25.460.500® ThuÕ GTGT ghi vµo cét 8 víi sè tiÒn lµ: 2.199.725 (®) PhÇn theo dâi thanh to¸n Nî TK 331: Tæng nî lµ 202.325.432 Cã TK liªn quan: Tæng cã 202.325.432 Trong th¸ng C«ng ty thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, hay tiÒn göi ng©n hµng...Sau khi tæng céng trªn sæ chi tiÕt sè 2 ®Ó kÕ to¸n lÊy dßng tæng céng cét sè ph¸t sinh nî ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 5 theo tõng dßng kh¸ch hµng Khi tr¶ tiÒn mÆt ghi vµo cét 10 Khi tr¶ b»ng tiÒn göi ng©n hµng ghi vµo cét 11 VD: C«ng ty thanh to¸n cho C«ng ty tæng hîp Hµ T©y b»ng tiÒn mÆt ghi vµo cét 10 víi sè tiÒn lµ 22.480.000 (®) -Sè d­ cuèi th¸ng: C¨n cø vµo sè d­ ®Çu th¸ng cña tõng kh¸ch hµng, sè ph¸t sinh nî, sè ph¸t sinh cã cña tõng kh¸ch hµng, cuèi th¸ng tÝnh ra sè d­ cuèi th¸ng cña tõng kh¸ch hµng vµ tæng tÊt c¶ c¸c kh¸ch hµng. Sè d­ cuèi th¸ng = Sè d­ ®Çu th¸ng + Ph¸t sinh cã - Ph¸t sinh nî VD: Sè d­ cuèi th¸ng cña C«ng ty vËt t­ tæng hîp Hµ T©y = 124.350.000 + 46.194.225 - 220.480.000 = 148.064.225® Sè d­ cuèi th¸ng cña tÊt c¶ c¸c kh¸ch hµng ®­îc x¸c ®Þnh b»ng c¸ch céng tæng cña cét d­ cuèi th¸ng cña tõng kh¸ch hµng + T¸c dông cña nhËt ký chøng tõ sè 5: Dïng ®Ó tæng hîp t×nh h×nh thanh to¸n vµ c«ng nî víi ng­êi cung cÊp vËt t­, hµng ho¸, dÞch vô cho doanh nghiÖp. Tõ nhËt ký chøng tõ sè 5 lµm c¨n cø ®Ó ghi vµo b¶ng kª sè 3 cïng th¸ng. B¶ng kª sè 3 + C¬ së lËp: Dùa vµo b¶ng kª sè 3 th¸ng tr­íc C¸c nhËt ký chøng tõ cã liªn quan B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån cïng th¸ng + Ph­¬ng ph¸p lËp ChØ tiªu sè 1: Sè d­ ®Çu th¸ng, lÊy sè liÖu tõ chØ tiªu VI sè tån kho cuèi th¸ng trªn b¶ng kª sè 3 th¸ng tr­íc ®Ó ghi. VD: ë mÉu biÓu sè 20: Sè tån kho cuèi th¸ng 1 cña NVL chÝnh lµ 57.905.456®, ®­îc chuyÓn sang sè d­ ®Çu th¸ng 2 ChØ tiªu II: Sè ph¸t sinh trong th¸ng +Dßng tõ nhËt ký chøng tõ sè 1: LÊy sè liÖu dßng céng cña nhËt ký chøng tõ sè 1 cïng th¸ng cét TK 152, 153 ®Ó chuyÓn vµo cét phï hîp. VD: Dßng tõ nhËt ký chøng tõ sè 1 sè ph¸t sinh trong th¸ng cña NVL chÝnh lµ: 22.943.655® Dßng tõ nhËt ký chøng tõ sè 2 sè ph¸t sinh trong th¸ng cña NVL chÝnh lµ: 152.900.000® Dßng tõ nhËt ký chøng tõ sè 5: LÊy sè liÖu cña dßng céng cña NKCT sè 5 cïng th¸ng cét TK 152 (chi tiÕt TK 1521, TK1522), TK 153 ®Ó ghi vµo c¸c cét phï hîp. VD: Dßng NKCT sè 5 sè ph¸t sinh trong th¸ng cña NVL chÝnh lµ 959.420.560® Dßng tõ nhËt ký chøng tõ sè 10: LÊy sè liÖu phÇn ghi cã TK 141, cét ghi nî TK 152, TK153 cña nhËt ký chøng tõ sè 10 cïng th¸ng ®Ó ghi vµo cét phï hîp. VD: Dßng tõ NKCT sè 10 sè s¶n phÈm trong th¸ng cña NVL chÝnh lµ: 317.950.000® - ChØ tiªu III: Céng tæng sè ph¸t sinh ®Çu th¸ng vµ ph¸t sinh trong th¸ng ChØ tiªu III = chØ tiªu I + chØ tiªu II. VD: ChØ tiªu III cña NVL chÝnh (TK 1521) = 57.905.456® + 1.453.214.215® = 1.511.119.671® ChØ tiªu V: XuÊt dïng trong th¸ng: C¨n cø vµo sè liÖu dßng céng cña b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån cïng th¸ng cét gi¸ trÞ thùc tÕ ghi vµo cét phï hîp VD: XuÊt dïng trong th¸ng cña NVL chÝnh ë dßng céng cña b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån NVL chÝnh cét xuÊt lµ 1.420.014.257® ®­îc ghi vµo chØ tiªu V cét TK 1521 ë b¶ng kª sè 3 lµ 1.420.014.257® ChØ tiªu VI: Tån kho cuèi th¸ng ChØ tiªu VI= chØ tiªu III - ChØ tiªu V VD: Tån kho cuèi th¸n cña NVL chÝnh = 1.511.119.671 – 1.420.014.257 = 91.105.414® + T¸c dông cña b¶ng kª sè 3: Dïng ®Ó tÝnh gi¸ cña NVL, CCDC xuÊt kho trªn c¬ së ®o x¸c ®Þnh chi phÝ NVL, CCDC tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt. B¶NG PH¢n Bæ sè 2: B¶ng ph©n bæ NVL, CCDC +C¬ së lËp: C¨n cø vµo b¶ng kª sè 3 cïng th¸ng, c¸c phiÕu xuÊt kho NVL, CCDC... +Ph­¬ng ph¸p lËp: - Dßng TK 621 - Chi phÝ NVL trùc tiÕp, ®­îc tæng hîp tõ c¸c phiÕu xuÊt kho VD: ë mÉu biÓu sè 25: §Þnh kho¶n cña dßng TK 621 nh­ sau: Nî TK 621: 1.420.014.257 Cã TK 1521: 1.420.014.257 Nî TK 621: 87.130.281 Cã TK 1522: 87.130.281 Nî TK 621 5.308.800 Cã TK 1523: 5.308.800 + Dßng TK 627: T­¬ng tù nhu dßng TK 621 + Dßng TK 642 ®­îc tæng hîp tõ c¸c phiÕu xuÊt kho c«ng cô dông cô phôc vô cho bé phËn qu¶n lý Nî TK 642 750.000 Cã TK 1522 750.000 Nî TK 642 995.000 Cã TK 153 995.000 Cuèi th¸ng kÕ to¸n kho¸ sæ vµ ghi vµo sæ c¸i c¸c TK VÝ dô sæ c¸i TK 1521: Nguyªn vËt liÖu chÝnh, sæ c¸i TK 153: C«ng cô dông cô T¸c dông: Lµ c¬ së ®Ó ghi vµo sæ c¸i TK 152 (chi tiÕt TK 1521, 1522...) vµ TK 153 bªn cã c¸c TK 152, 153 cña c¸c b¶ng kª, NKCT vµ sæ kÕ to¸n liªn quan ®Õn sè liÖu cña b¶ng ph©n bæ sè 2, ®ång thêi ®­îc sö dông ®Ó tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, dÞc vô Sæ c¸I TK 1521 +C¬ së lËp: C¨n cø vµo sæ c¸i cïng tµi kho¶n th¸ng tr­íc, c¸c nhËt ký chøng tõ sè 1, 2,5,7,10 vµ b¶ng ph©n bæ NVL, CCDC cïng th¸ng +Ph­¬ng ph¸p lËp: VD Sæ c¸i TK 1521( Th¸ng 2 n¨m 2004) Sè d­ ®Çu th¸ng: c¨n cø vµo sè d­ cuèi th¸ng cña TK 1521 ®­îc ghi trªn sæ c¸i th¸ng tr­íc (th¸ng 1) Sè ph¸t sinh nî: C¨n cø vµo c¸c nhËt ký chøng tõ dßng tæng céng ®èi øng ph¸t sinh nî TK 1521 ®Ó ghi , hoÆc c¨n cø vµo b¶ng kÕ sè 3 cïng th¸ng cét TK 1521 ®Ó ghi vµo c¸c dßng phï hîp. Sè ph¸t sinh cã: C¨n cø vµo b¶ng ph©n bæ NVL, CCDC cïng th¸ng ®Ó ghi. VD: Sè ph¸t sinh cã TK 1521 ë b¶ng ph©n bæ NVL, CCDC th¸ng 2 ph©n bæ cho chi phÝ NVL trùc tiÕp (TK 621) lµ 1.420.014.257®, ®­îc ghi vµo dßng ph¸t sinh cã trªn sæ c¸I TK 1521 (Nî TK 621) lµ 1.420.014.257®. T­¬ng t­ nh­ vËy, sè ph¸t sinh cã dßng nî TK 627, 642 còng ®­îc lÊy sè liÖu tõ b¶ng ph©n bæ NVL, CCDC ®Ó ghi vµo sæ c¸i. Sè d­ cuèi th¸ng: §­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: Sè d­ cuèi th¸ng = Sè d­ ®Çu th¸ng + Sè ph¸t sinh Nî - Sè ph¸t sinh cã VD: Sè d­ cuèi th¸ng TK 1521 = 57.905.456 + 1.453.214.215 – 1.420.014.257 = 91.105.414® C¸c sæ c¸i TK kh¸c ®­îc lËp t­¬ng tù nh­ TK 1521 Ch­¬ng III Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i C«ng ty TNHN Nhµ N­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung 3.1 NhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i c«ng ty C«ng ty TNHN Nhµ N­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung lµ mét trong nh÷ng Doanh NghiÖp Nhµ n­íc cã qu¸ tr×nh ph¸t triÓn g¾n liÒn víi tiÕn tr×nh ph¸t triÓn kinh tÕ cña ®Êt N­íc. C«ng ty ®· gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n tr­íc sù chuyÓn ®æi cña nÒn kinh tÕ tõ c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung sang c¬ chÕ thÞ tr­êng cã sù ®iÒu tiÕt cña Nhµ N­íc theo ®Þnh h­íng x· héi chñ nghÜa. Tuy nhiªn C«ng ty ®· thÝch øng víi c¬ chÕ míi, nhanh chãng phôc håi s¶n xuÊt, tõng b­íc chiÕm lÜnh thÞ tr­êng trong n­íc vµ trë thµnh mét trong nh÷ng C«ng ty lín m¹nh cña ngµnh c¬ khÝ ViÖt Nam. §Ó cã ®­îc thµnh c«ng ®ã C«ng ty ®· ph¶i nç lùc v­ît bËc trong tÊt c¶ c¸c kh©u vµ ®Æc biÖt quan träng ®ã lµ sù gãp phÇn cña c«ng t¸c kÕ to¸n. Tr­íc sù héi nhËp kinh tÕ Quèc tÕ ®ßi hái C«ng ty ph¶i ngµy cµng hoµn thiÖn h¬n n÷a, kh¾c phôc dÇn nh÷ng h¹n chÕ cßn tån t¹i. 3.1.1 Nh÷ng ­u ®iÓm vµ kÕt qu¶ ®¹t ®­îc *VÒ bé m¸y kÕ to¸n §Ó phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc vµ quy m« s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung, toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc tËp trung t¹i phßng tµi chÝnh kÕ to¸n. ViÖc vËn dông h×nh thøc nµy cã ­u ®iÓm lµ ®¶m b¶o sù l·nh ®¹o tËp trung, ®¶m b¶o chøc n¨ng cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c, phôc vô cho ho¹t ®éng doanh nghiÖp. H¬n n÷a, ®éi ngò nh©n viªn cña phßng kÕ to¸n ®Òu lµ nh÷ng ng­êi cã n¨ng lùc, cã chuyªn m«n nghiÖp vô v÷ng vµng, tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao. Mçi nh©n viªn kÕ to¸n phô tr¸ch mét sè phÇn hµnh c«ng viÖc kh¸c nhau, t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc ®i s©u t×m hiÓu c«ng viÖc ®­îc giao vµ n©ng cao nghiÖp vô, ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng cña m×nh. §iÒu ®ã ®¶m b¶o nguyªn t¾c hiÖu qña, tiÕt kiÖm, vµ hîp t¸c ho¸ trong lao ®éng. *VÒ ph­¬ng ph¸p tr×nh tù h¹ch to¸n vµ hÖ thèng sæ s¸ch chøng tõ C«ng ty ®· ¸p dông h×nh thøc ghi sæ NhËt ký chøng tõ ®Ó h¹ch to¸n vµ mang nhiÒu thuËn lîi nh­: Phï hîp víi quy m« cña C«ng ty, ®¶m b¶o tÝnh chuyªn m«n ho¸ cao vµ ph©n c«ng lao ®éng cña C«ng ty. C¸c b¶ng biÓu, sæ s¸ch kÕ to¸n ®­îc C«ng ty thùc hiÖn t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ, ghi chÐp cÈn thËn, râ rµng, cã hÖ thèng, kÕ to¸n t­¬ng ®èi chÝnh x¸c vµ tu©n thñ ®óng chÕ ®é kÕ to¸n do Bé Tµi ChÝnh vµ Nhµ n­íc quy ®Þnh. §Æc biÖt, ®Ó thuËn lîi cho c«ng viÖc ghi chÐp kÕ to¸n, C«ng ty ®· sö dông thªm mét sè lo¹i sæ ngoµi h×nh thøc nhËt ký chøng tõ nh­: B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån NVL, CCDC (mÉu biÓu sè17), B¶ng tæng hîp chi tiÕt ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (mÉu biÓu sè 20)...®· mang l¹i nhiÒu thuËn lîi trong c«ng t¸c kÕ to¸n: Cô thÓ ë ®©y, khi sö dông thªm b¶n tæng hîp nhËp xuÊt tån ®· to¹ thuËn lîi cho viÖc theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt tån cña tÊt c¶ c¸c lo¹i NVL, CCDC. MÆt kh¸c, tõ b¶ng nµy, viÖc vµo b¶ng kª sè 3 sÏ nhanh h¬n, vÝ dô: ChØ tiªu V trong b¶ng kª sè 3 lµ xuÊt dïng trong th¸ng: §­îc lÊy tõ dßng céng cña cét xuÊt ë b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån. NÕu kh«ng sö dông b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån th× sè liÖu cña chØ tiªu V ë b¶ng kª sè 3 ph¶i lÊy tõ c¸c sæ chi tiÕt NVL, CCDC tËp hîp l¹i, c«ng viÖc nµy sÏ l©u h¬n. *VÒ tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: Nh×n chung C«ng ty ®· sö dông ®óng c¸c tµi kho¶n do chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh quy ®Þnh. *VÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL, CCDC - C«ng t¸c thu mua NVL, CCDC Phßng kÕ ho¹ch vµ phßng kÕ to¸n vÉn lu«n kÕt hîp chÆt chÏ ®Ó ®Ò ra kÕ ho¹ch thu mua hîp lý, kh«ng cã t×nh tr¹ng tån ®äng NVL hay thiÕu hôt NVL phôc vô cho s¶n xuÊt, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi hîp lý cho viÖc qu¶n lý vµ lu©n chuyÓn chøng tõ mét c¸ch th«ng suèt, h¹n chÕ sai sãt, t¨ng c­êng kiÓm tra gi¸m s¸t lÉn nhau gi÷a c¸c bé phËn. MÆt kh¸c, C«ng ty ®· thiÕt lËp ®­îc mèi quan hÖ l©u n¨m víi nh÷ng ®¬n vÞ cung øng vËt t­ nªn gi¸ c¶ t­¬ng ®èi æn ®Þnh, tõ ®ã tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng thiÕu hôt, gi¸n ®o¹n s¶n xuÊt. §ång thêi ban kiÓm nghiÖm cña C«ng ty ho¹t ®éng rÊt hiÖu qu¶, ®¶m b¶o sè l­îng, chÊt l­îng, chñng lo¹i vËt liÖu mua vÒ. KÕt hîp víi hÖ thèng kho tµng cña C«ng ty ®­îc trang bÞ kh¸ ®Çy ®ñ vÒ c¸c ph­¬ng tiÖn ®o l­êng vÒ mÆt hiÖn vËt, kÝch cì, quy c¸ch. NVL ®­îc s¾p xÕp khoa häc, thuËn tiÖn cho viÖc xuÊt nhËp kho vµ kiÓm tra. C«ng viÖc kÕ to¸n t¹i kho ®­îc thùc hiÖn kh¸ nghiªm tóc vµ th­êng xuyªn ®­îc kiÓm tra ®èi chiÕu víi kÕ to¸n NVL t¹i pßng kÕ to¸n - Kh©u sö dông NVL Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ phßng kü thuËt phèi hîp ®Ó ®Ò ra ®Þnh møc sö dông vËt liÖi c¨n cø vµo t×nh h×nh s¶n xuÊt thùc tÕ vµ c¸c yªu cÇu vÒ vËt liÖu cña tõng lo¹i s¶n phÈm hµng ho¸, tõng ®¬n ®Æt hµng. V× vËy ®· tiÕt kiÖm ®¸ng kÓ chi phÝ NVL, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. - VÒ viÖc ®¸nh gi¸ NVL, CCDC C«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ NVL, CCDC xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p ®Ých danh lµ hoµn toµn hîp lý, bëi C«ng ty chñ yÕu s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng, NVL mua vÒ Ýt khi ph¶i nhËp kho mµ xuÊt lu«n cho s¶n xuÊt theo c¸c ®¬n ®Æt hµng nªn cã thÓ nhËn diÖn ®­îc ngay tõng l« hµng. *VÒ tæ chøc kÕ to¸n chi tiÕt NVL, CDC + C¸c thñ tôc nhËp - xuÊt kho ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi chÆt chÏ, c¸c chøng tõ ®­îc thiÕt lËp ®Çy ®ñ, quy tr×nh lu©n chuyÓn hîp lý, thuËn lîi cho viÖc xuÊt kho vµ ghi chÐp kÕ to¸n. + Gi¸ NVL nhËp kho ®­îc x¸c ®Þnh theo gi¸ thùc tÕ, gi¸ xuÊt kho ®­îc tÝnh theo ®¬n gi¸ ®Ých danh ®· tu©n thñ nguyªn t¾c vµ chÕ ®é hiÖn hµnh. + Hµng tån kho cña C«ng ty ®­îc b¶o qu¶n trong ®iÒu kiÖn hiÖn ®¹i vµ khoa häc, thuËn tiÖn cho viÖc nhËp xuÊt kho vµ kiÓm tra. + C«ng ty ®· sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt NVL, tõ ®ã gióp cho viÖc ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ hiÓu, dÔ ph¸t hiÖn kiÓm tra vµ ph¸t hiÖn sai sãt. *VÒ h¹ch to¸n tæng hîp NVL C«ng ty ®· sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n NVL, ph­¬ng ph¸p nµy phï hîp víi t×nh h×nh biÕn ®éng rÊt th­êng xuyªn cña vËt t­, cung cÊp nh÷ng th«ng tin kÞp thêi chÝnh x¸c vÒ NVL, CCDC. H¬n n÷a phßng kÕ to¸n cã sù hç trî cña m¸y tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n nªn viÖc lùa chän ph­¬ng ph¸p KKTX lµ hoµn toµn hîp lý. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm vµ kÕt qu¶ ®¹t ®­îc, c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n NVL nãi riªng cña C«ng ty cßn nhiÒu tån t¹i cÇn kh¾c phôc ®Ó hoµn thiÖn h¬n n÷a bé m¸y kÕ to¸n. 3.1.2 Nh÷ng khã kh¨n, tån t¹i - VÒ ph©n lo¹i NVL Khèi l­îng NVL sö dông ë C«ng ty lµ rÊt lín bao gåm nhiÒu lo¹i, mçi lo¹i ®Òu cã nh÷ng tÝnh chÊt c«ng dông, quy c¸ch kh¸c nhau. Do ®ã viÖc ph©n lo¹i NVL, CCDC mét c¸ch khoa häc lµ rÊt cÇn thiÕt. Tuy nhiªn c«ng viÖc nµy C«ng ty ch­a ®¹t ®­îc hiÖu qña nh­ yªu cÇu, ®ã lµ C«ng ty ch­a lËp sæ danh ®iÓm vËt t­ ®Ó s¾p xÕp c¸c lo¹i vËt liÖu, dÉn ®Õn khã kh¨n trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ c«ng t¸c kÕ to¸n. Cô thÓ nh­: Mçi mét lo¹i NVL nh­ thÐp bao gåm c¸c lo¹i thÐp tÊm, thÐp èng ®óc, thÐp trßn… ThÐp tÊm l¹i cã rÊt nhiÒu lo¹i tÊm cã bÒ dµy kh¸c nhau phôc vô c¸c yªu cÇu kh¸c nhau nh­ tÊm 2,5m x 4,25m x 2,5mm; tÊm 2m x 4m x 1,5mm… ThÐp èng ®óc cã rÊt nhiÒu lo¹i kÝch cì kh¸c nhau nh­ ThÐp èng ®óc F133 x 6 x 990, ThÐp èng ®óc F219 x 7 x 4451, ThÐp èng ®óc F219 x 7 x 2100, ThÐp èng ®óc F63 x 3,5 x 1450… Mçi lo¹i inox bao gåm rÊt nhiÒu lo¹i kh¸c nhau nh­: que hµn inox, cuén inox, èng inox, tÊm inox.. vµ mçi lo¹i ®ã l¹i cã kick cì kh¸c nhau Ngoµi ra cßn cã rÊt nhiÒu NVL kh¸c n÷a cã tªn, chñng lo¹i, quy c¸ch, kÝch cì kh¸c nhau dÉn ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý NVL vÒ mÆt sè l­îng còng nh­ lµ gi¸ trÞ lµ rÊt phøc t¹p. - VÒ hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông Nh×n chung C«ng ty ®· sö dông ®óng c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n do chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh quy ®Þnh, song, ch­a thÓ hiÖn tÝnh linh ho¹t trong viÖc sö dông c¸c TK vÒ NVL, CCDC. §ã lµ C«ng ty ch­a më ra c¸c TK cÊp 3, cÊp 4... ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi tõng lo¹i, tõng nhãm, tõng thø NVL, CCDC... -VÒ h×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty. ViÖc sö dông h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ tuy cã nhiÒu ­u ®iÓm vµ thuËn lîi nh­ng ®©y lµ mét h×nh thøc chøng tõ phøc t¹p nªn cÇn nh©n viªn kÕ to¸n cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao vµ tÝnh cÈn träng trong c«ng viÖc. C«ng ty ®· më thªm mét sè lo¹i sæ ®Ó theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña NVL, CCDC, t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n...nh­ng kh«ng mang hiÖu qu¶ c«ng viÖc cao -VÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n C¸c nh©n viªn kÕ to¸n cßn ph¶i kiªm nhiÖm nhiÒu phÇn hµnh kÕ to¸n, tuy cã ­u ®iÓm lµ thu gän bé m¸y kÕ to¸n, nh­ng l¹i cã nh­îc ®iÓm lµ khã kh¨n trong viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch kÕ to¸n vµ kh«ng ®¶m b¶o ®­îc tÝnh chuyªn m«n ho¸ trong lao ®éng, cã thÓ lµm gi¶m hiÖu qu¶ c«ng viÖc -VÒ viÖc ¸p dông m¸y vi tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n. HiÖn nay, phßng kÕ to¸n cña C«ng ty ®· ®­îc trang bÞ 2 m¸y vi tÝnh vµ mét m¸y in, viÖc trang bÞ m¸y vi tÝnh cho phßng kÕ to¸n cßn h¹n chÕ, m¸y vi tÝnh ch­a thùc sù ph¸t huy vai trß cña nã, kÕ to¸n chØ sö dông m¸y vi tÝnh cho viÖc lËp b¸o c¸o quyÕt to¸n, lªn b¶ng tæng kÕt tµi s¶n, b¸o c¸o tiªu thô, b¶ng biÓu vÒ tiÒn l­¬ng, NVL, c¸c lo¹i sæ kh¸c…C¸c b¶ng biÓu, sæ nµy ®­îc kÎ s½n trong m¸y mµ kh«ng sö dông sæ, b¶ng kÎ b»ng tay. Cuèi mçi th¸ng, kÕ to¸n nhËp sè liÖu trùc tiÕp tõ c¸c chøng tõ gèc vµo c¸c sæ, b¶ng cã s½n trong m¸y qua bµn phÝm, sang th¸ng sau l¹i copy mÉ­ b¶ng biÓu, sæ nµy sang trang míi vµ qu¸ tr×nh ghi chÐp l¹i lËp l¹i nh­ vËy. ë ®©y, m¸y tÝnh ch­a thùc sù ph¸t huy hÕt vai trß cña nã, chØ ®­îc sö dông nh­ mét c«ng cô hç trî c¸c nh©n viªn kÕ to¸n ®Ó qu¸ tr×nh vµo sæ kh«ng ph¶i vµo sæ s¸ch giÊy tê mµ qua bµn phÝm, thùc chÊt c«ng viÖc ë ®©y lµ hoµn toµn thñ c«ng. 3.2 Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i C«ng ty TNHN Nhµ N­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung. 3.2.1 Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC KÕ to¸n lµ bé phËn cÊu thµnh cña hÖ thèng qu¶n lý, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp ®ång thêi lµ c«ng cô ®¾c lùc cña Nhµ n­íc trong viÖc chØ ®¹o nÒn kinh tÕ quèc d©n . Víi chøc n¨ng gi¸m s¸t mäi ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh, kÕ to¸n c¨n cø vµo nh÷ng th«ng tin hiÖn thùc vµ toµn diÖn cã hÖ thèng vÒ t×nh h×nh tµi s¶n, kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña tõng ®¬n vÞ, tõng ngµnh vµ nÒn kinh tÕ quèc d©n . Qua nghiªn cøu ë trªn ta cµng thÊy râ vai trß cña kÕ to¸n ®Æc biÖt lµ kÕ to¸n NVL. NVL lµ yÕu tè ®Çu vµo cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ,c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n NVL lµ giai ®o¹n ®Çu cña qu¸ tr×nh kÕ to¸n cña doanh nghiÖp. Do ®ã cÇn ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n NVL nãi riªng sÏ ®¶m b¶o cho viÖc cung cÊp kÞp thêi, ®ång bé, chÝnh x¸c khèi l­îng ®Þnh møc dù tr÷, tiªu hao NVL , ng¨n ngõa c¸c hiÖn tr¹ng h­ hao, mÊt, l·ng phÝ trong tÊt c¶ c¸c kh©u cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, qua ®ã gãp phÇn gi¶m bít chi phÝ, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm cña doanh nghiÖp Qua nghiªn cøu lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ tãan vËt liÖu c«ng cô dông cô ë C«ng ty ®Ó kh«ng ngõng hoµn thiÖn vµ ph¸t huy vai trß cña c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu c«ng cô dông cô em xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn sau ®©y : 3.2.2 Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, CCDC t¹i c«ng ty Thø nhÊt: . X©y dùng hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu hoµn chØnh vµ thèng nhÊt. §èi víi mét C«ng ty mµ sö dông hµng ngµn lo¹i vËt liÖu kh¸c nhau, th× viÖc lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu thèng nhÊt, hîp lý gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n (còng nh­ ë c¸c phßng liªn quan) lµ viÖc lµm cÇn thiÕt. Cã sæ danh ®iÓm vËt liÖu sÏ gióp cho viÖc qu¶n lý vËt liÖu ®­îc tèt, h¹ch to¸n kÕ to¸n sÏ chÝnh x¸c, t¹o ®iÒu kiÖn thuÇn lîi cho viÖc vi tÝnh ho¸ kÕ to¸n vËt liÖu, gãp phÇn gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n, xö lý vËt liÖu nhanh chãng, cung cÊp th«ng tin kÞp thêi phôc vô yªu cÇu qu¶n lý, chØ ®¹o s¶n xuÊt kinh doanh. ViÖc lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu ph¶i cã sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a phßng ban chøa n¨ng qu¶n lý ®Ó ®¶m b¶o tÝnh khoa häc, hîp lý phôc vô yªu cÇu qu¶n lý cña C«ng ty, ®Æc biÖt lµ thuËn tiÖn cho viÕc sö dông m¸y vi tÝnh. Muèn lËp ®­îc sæ danh ®iÓm vËt liÖu th× ®iÒu tr­íc tiªn ph¶i lµm tèt c«ng t¸c ph©n lo¹i vËt liÖu kh«ng chØ ph©n lo¹i vËt liÖu, mµ ph¶i ph©n ra chi tiÕt h¬n trong tõng lo¹i ®ã. VËt liÖu ®­îc ph©n lo¹i dùa trªn vai trß, c«ng dông cña tõng vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, nh÷ng vËt liÖu nµo cã cïng vai trß, c«ng dông xÕp vµo cïng mét lo¹i nh­ ë C«ng ty ®· ph©n ra: nguyªn vËt liÖu chÝnh, nhiªn liÖu, phô tïng...Trong mçi lo¹i l¹i ®­îc c¨n cø vµo tÝnh chÊt, ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu ®Ó ®­a vµo thµnh c¸c nhãm, trong c¸c nhãm l¹i ph©n ra c¸c thø vËt liÖu. Mçi lo¹i vËt liÖu sÏ ®­îc theo dâi chi tiÕt trªn sæ kÕ to¸n, trong ®ã l¹i theo dâi chi tiÕt theo tõng thø vËt liÖu ®ã. VÝ dô : Lo¹i vËt liÖu chÝnh nh­: ThÐp, inox, c¸c lo¹i ®éng c¬.. ThÐp l¹i ph©n ra thµnh c¸c nhãm: ThÐp tÊm, thÐp èng ®óc, thÐp gãc, thÐp trßn… ThÐp tÊm l¹i ph©n thµnh c¸c thø: TÊm 2,5m x 4,25m x 2,5m, TÊm 1,5m x3,5m x1,25m… ThÐp èng ®óc ph©n thµnh: ThÐp èng ®óc F133 x 6 x 990, ThÐp èng ®óc F219 x 7 x 4451, ThÐp èng ®óc F219 x 7 x 2100, ThÐp èng ®óc F63 x 3,5 x 1450… ViÖc ph©n lo¹i ®­îc thùc hiªn tèt sÏ lËp ®­îc sæ danh ®iÓm vËt liÖu, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô. VÝ dô mét sæ danh ®iÓm Nguyªn vËt liÖu chÝnh nh­ sau: Sæ danh ®iÓm Nguyªn vËt liÖu TK 1521: Nguyªn vËt liÖu chÝnh Ký hiÖu Tªn NVL Quy c¸ch §VT §¬n gi¸ Nhãm Danh ®iÓm 15211 ThÐp tÊm kg 15211- A1 ThÐp tÊm kg 15211- A11 ThÐp tÊm 2m x 4m x 1,5mm kg 15211- A12 ThÐp tÊm 2m x 4,25m x 2,5mm kg … ThÐp tÊm … kg 15211- A2 ThÐp èng ®óc kg 15211- A21 ThÐp èng ®óc F63 x 3 x 1200 kg 15211- A22 ThÐp èng ®óc F63 x 3,5 x 1450 kg 15211- A23 ThÐp èng ®óc F219 x 7 x 2100 kg … kg 15212 Vßng bi 15212- A1 Vßng bi Vßng bi 6208 15212- A2 Vßng bi Vßng bi 6314 … Thø hai: VÒ h×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty. HiÖn nay c«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ ®Ó ph¶n ¸nh vµ theo dâi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh lµ hîp lý. Tuy kÕ to¸n NVL ®· më thªm mét sè lo¹i sæ ngoµi h×nh thøc nhËt ký chøng tõ ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc ghi chÐp, theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt tån NVL, CCDC, t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n (c¸c nhµ cung cÊp vËt t­) ...nh­ b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån NVL, CCDC, b¶ng tæng hîp ph¶i tr¶ ng­êi b¸n...Nh­ng theo em, ë ®©y viÖc lËp b¶ng tæng hîp ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (mÉu biÓu sè 20) lµ kh«ng cÇn thiÕt v× thùc chÊt viÖc vµo b¶ng tæng hîp nµy gÇn gièng nh­ vµo nhËt ký chøng tõ sè 5. Kh«ng cÇn qua sè liÖu ë b¶ng nµy th× sè liÖu ®Ó ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 5 sÏ lÊy trùc tiÕp tõ c¸c sæ chi tiÕt ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. Thø ba:VÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: HiÖn nay c¸c nh©n viªn kÕ to¸n cña c«ng ty cßn ph¶i kiªm nhiÖm mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n nh­: Nh©n viªn kÕ to¸n 1: KÕ to¸n vËt t­ kiªm kÕ to¸n tiÒn mÆt, viÖc kiªm nhiÖm nµy kh«ng ®¶m b¶o ®­îc tÝnh chuyªn m«n ho¸ trong lao ®éng, cã thÓ lµm gi¶m hiÖu qu¶ c«ng viÖc... Trong thêi gian tíi, c«ng ty nªn t¨ng thªm sè l­îng nh©n viªn, ®¶m b¶o mçi nh©n viªn phô tr¸ch mét phÇn hµnh kÕ to¸n ®Ó t¨ng tÝnh chuyªn m«n ho¸ lao ®éng, t¨ng hiÖu qu¶ lµm viÖc. Thø t­: VÒ hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông Nh­ ®· nãi ë trªn, C«ng ty ch­a thÓ hiÖn ®­îc tÝnh linh ho¹t trong viÖc sö dông tµi kho¶n kÕ to¸n liªn quan ®Õn NVL, CCDC. Theo em, ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña NVL, CCDC vÒ mÆt gi¸ trÞ vµ sè l­îng, C«ng ty nªn më thªm mét sè tµi kho¶n cÊp 3, cÊp 4...MÆt kh¸c, viÖc më thªm tµi kho¶n cÊp 3,4 nµy t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y sau nµy VÝ dô: C«ng ty cã thÓ theo dâi NVL chÝnh TK 1521 nh­: TK 1521: Gåm c¸c lo¹i thÐp, s¾t, inox, vßng bi ...th× cã thÓ më thªm tµi kho¶n cÊp 3 nh­: TK 15211-ThÐp, TK 15211 gåm cã: TK 152111- ThÐp tÊm 2m x 4m x 1,5mm TK 152112- ThÐp tÊm 2m x 4,25m x 2,5mm TK 152113- ThÐp trßn ... Thø n¨m: VÒ viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y Ngµy nay khoa häc c«ng nghÖ ngµy cµng ®ãng vai trß v« cïng quan träng trong nhiÒu lÜnh vùc. Trong ®ã kÕ to¸n sö dông m¸y vi tÝnh sÏ gióp c¸n bé kÕ to¸n cung cÊp th«ng tin mét c¸ch chÝnh x¸c, kÞp thêi, ®Çy ®ñ ®ång thêi tiÕt kiÖm c¶ vÒ thêi gian vµ tiÒn cña. ViÖc ¸p dông réng r·i kÕ to¸n m¸y lµ rÊt tiÖn lîi vµ cÇn thiÕt trong viÖc ®iÒu hµnh bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty . C«ng viÖc nhiÒu nªn viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y lµ rÊt cÇn thiÕt, tiÕt kiÖm thêi gian vµ lao ®éng. H¬n n÷a ë c«ng ty, h¹ch to¸n vËt liÖu céng cô dông cô víi chñng rÊt phøc t¹p, hoµn toµn lµm kÕ to¸n b»ng tay, khã tr¸nh khái sai sãt, khã cã thÓ ®¶m b¶o chÝnh x¸c trong c«ng t¸c h¹ch to¸n. V× vËy trong thêi gian tíi, C«ng ty cÇn hoµn thiÖn trang bÞ hÖ thèng m¸y vi tÝnh cho kÕ to¸n (®¶m b¶o mçi nh©n viªn kÕ to¸n mét m¸y). MÆc dï chi phÝ ban ®Çu cã thÓ lµ cao nh­ng hiÖu qu¶ ®em vÒ tÝnh chÝnh x¸c, hiÖu suÊt c«ng viÖc cao nhÊt qu¸n c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n qu¶n lý ®ßi hái ngµy cµng cao cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, viÖc cËp nhËt thu thËp c¸c th«ng tin diÔn ra th­êng xuyªn, nhanh chãng ®¸p øng kÞp thêi phôc vô ®¾c lùc trong c«ng t¸c Qu¶n lý c«ng ty. Mét vÊn ®Ò cÇn ph¶i ®Ó cËp ®ã chÝnh lµ phÇn mÒm kÕ to¸n phï hîp víi ®Æc ®iÓm, thùc tr¹ng ë C«ng ty lµ rÊt quan träng. Cïng víi viÖc trang bÞ m¸y tÝnh ë phßng tµi vô, c«ng viÖc ®µo t¹o n©ng cao kü n¨ng thµnh th¹o trong viÖc sö dông c¸c ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n cho c¸n bé kÕ to¸n ë C«ng ty lµ cÇn thiÕt. HiÖn t¹i, c«ng ty cã mét thuËn lîi lµ sö dông ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt NVL, CCDC, ph­¬ng ph¸p nµy cã mét ­u ®iÓm næi bËt lµ qu¶n lý chÆt chÏ tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu vµ viÖc h¹ch to¸n trªn m¸y sÏ kh«ng cÇn sö dông hÖ thèng gi¸ h¹ch to¸n, mµ chØ sö dông gi¸ thùc tÕ ®¶m b¶o kÕt qu¶ tÝnh to¸n ®­îc chÝnh x¸c h¬n. Tuy nhiªn, muèn sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y,Thø nhÊt c«ng ty ph¶i lËp hÖ thèng danh ®iÓm vËt t­ thèng nhÊt, hîp lý gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n (còng nh­ ë c¸c phßng liªn quan) nh­ ®· tr×nh bµy ë trªn. Ph¶i m· ho¸ toµn bé c¸c ®èi t­îng nh­: kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, NVL, CCDC, tµi s¶n cè ®Þnh... Thø hai, viÖc ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chøng tõ hiÖn t¹i lµ kh«ng phï hîp cho kÕ to¸n m¸y, mµ nªn ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chung hoÆc h×nh thøc chøng tõ ghi sæ v× nã thuËn tiÖn h¬n trong ®iÒu kiÖn tæ chøc kÕ to¸n trªn m¸y. Trªn thÞ tr­êng hiÖn nay cã rÊt nhiÒu phÇn mÒm kÕ to¸n tiÖn Ých nh­ EFECT, E - Asplus 3.0., AC soft...gióp Ých rÊt nhiÒu trong c«ng viÖc kÕ to¸n mµ hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp ®· vµ ®ang ¸p dông. ViÖc ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n ph¶i ¸p dông cho tÊt c¶ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n ®Ó t¹o ra sù ®ång bé vÒ hÖ thèng sæ s¸ch, tµi kho¶n sö dông, gi¶m thiÓu ®­îc nh÷ng sai sãt tÝnh to¸n, tiÕt kiÖm thêi gian ghi chÐp vµ c¸c tÝnh n¨ng cña phÇn mÒm ®­îc ph¸t huy hÕt t¸c dông. §Ó chuÈn bÞ cho viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y, C«ng ty nªn cã kÕ ho¹ch båi d­ìng kü n¨ng tin häc cho c¸n bé kÕ to¸n (cßn kiÕn thøc vÒ phÇn mÒm kÕ to¸n sÏ do c«ng ty phÇn mÒm h­íng dÉn). §iÒu nµy sÏ gióp cho viÖc lµm kÕ to¸n trªn m¸y ®­îc dÔ dµng h¬n. §ång thêi C«ng ty còng cÇn trang bÞ thªm m¸y vi tÝnh vµ c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng kh¸c v× hiÖn nay phßng kÕ to¸n chØ trang bÞ 2 m¸y vi tÝnh lµ kh«ng ®ñ. Trªn ®©y lµ nh÷ng ý kiÕn em ®­a ra tõ thùc tÕ hiÖn t¹i cña C«ng ty. KÕt luËn Nguyªn liÖu, c«ng cô dông cô lµ mét thµnh phÇn quan träng cña kinh doanh. ë c¸c Doanh nghiÖp s¶n xuÊt nã lµ mèi quan t©m hµng ®Çu cña c¸c nhµ qu¶n lý Doanh nghiÖp, trong viÖc ®Èy nhanh vßng quay cña mang l¹i nhiÒu thuËn lîi cho Doanh nghiÖp. MÆt kh¸c, nã lµ bé phÇn hµng tån kho. Do ®ã ®Ó ph¶n ¸nh mét c¸ch ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c t×nh h×nh biÕn ®éng cña nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô vÒ c¶ sè l­îng chÊt l­îng vµ chñng lo¹i gãp phÇn tiÕt kiÖm nh»m h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm th× ®ßi hái viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i lu«n lu«n ®­îc c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn, ph¸t huy mét c¸ch cã hiÖu lùc c«ng cô dông cô kÕ to¸n nãi cung vµ kÕ to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô nãi riªng. MÆc dï vËt liÖu, c«ng cô dông cô ë C«ng ty ®a d¹ng, nhiÒu lo¹i gi¸ c¶ cao vµ lu«n biÕn ®éng, mét sè lo¹i rÊt khan hiÕm nh­ng víi sù n¨ng ®éng s¸ng t¹o cña Ban Gi¸m ®èc céng víi sù gióp ®ì cña Bé vµ c¸c c¬ quan chñ qu¶n cïng víi sù nç lùc phÊn ®Êu cña toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty, C«ng ty TNHH nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung ®· ph¸t triÓn kh«ng ngõng c¶ vÒ c«ng ¨n viÖc lµm cho CBCNV toµn C«ng ty vµ thùc hiÖn nghÜa vô ®Çy ®ñ cña m×nh ®èi víi ng©n s¸ch Nhµ n­íc ®Çy ®ñ vµ ®óng h¹n. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña C«ng ty, hÖ thèng qu¶n lý nãi chung vµ bé m¸y kÕ to¸n nãi riªng, ®Æc biÖt lµ phÇn hµnh kÕ to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô kh«ng ngõng ®­îc thùc hiÖn ®¸p øng yªu cÇu cña s¶n xuÊt kinh doanh phôc vô kÞp thêi cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc ho¹t ®éng liªn tôc. Song bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm cßn cã mét sè h¹n chÕ nh­ ®· tr×nh bµy ë trªn.Trong ph©n tÝch t×nh h×nh thùc tÕ vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i C«ng ty C«ng ty TNHH nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung kÕt hîp víi viÖc nghiªn cøu c¬ së lý luËn c¬ b¶n, em ®· m¹nh d¹n xin ®­a ra mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn thªm mét b­íc c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu c«ng cô dông cô ë C«ng ty V× ®iÒu kiÖn tr×nh ®é vµ thêi gian cã h¹n, em rÊt mong ®­îc sù gãp ý kiÕn cña thÇy gi¸o vµ cña c¸c anh, chÞ c¸n bé kÕ to¸n cña C«ng ty. Em xin ch©n thµnh c¸m ¬n sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña thÇy gi¸o §oµn Xu©n Tiªn, c¸c c« chó, c¸c anh, c¸c chÞ trong phßng kÕ to¸n C«ng ty TNHH nhµ n­íc mét thµnh viªn C¬ KhÝ Quang Trung ®· gióp em hoµn thµnh luËn v¨n tèt nghiÖp.