Đề tài Công tác phân tích công việc tại phòng TCTL của công ty Vật tư Vận Tải Xi Măng

LỜI MỞ ĐẦU . Trong các doanh nghiệp hiện nay việc bố trí người có chuyên môn trình độ phù hợp với công việc của mình là một vấn đề hết sức quan trọng.nó đòi hỏi mỗi người lãnh đạo, người quản lý xắp xếp công việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao. Ngoài ra việc trả công hay đánh giá công việc của người lao động như thế nào thì trước hết người ta phải xét công việc, hay nói cách khác là phải phân tích công việc như thế nào để có thể áp dụng các vấn dề trên đối với người thực hiện và đây là vấn đề quan trọng nhất hay nó chính là một phần không thể thiếu được trong bất kỳ tổ chức nào. Phân tích công việc giúp cho các tổ chức có được những hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự như các vấn đề: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, trả công lao động...Những công việc trên để thực hiện một cách tốt nhất thì phân tích công việc càng phải làm tốt hơn hay nói cách khác phân tích công việc là chìa khoá của quản trị nhân lực hay một công cụ quan trong nhất của tổ chức . Nếu không có phân tích công việc ở các tổ chức các doanh nghiệp thì người lao động không nắm rõ đươc mình phải làm những công việc gì phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc và công việc đó có phù hợp với mình hay không. ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng không nằm ngoài phạm vi của phân tích công việc cho nên phân tích công việc không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào. Phân tích công việc trong một tổ chức là hết sức quan trọng trong bất kỳ một vấn đề nào trong quản trị nhân lực nó giúp cho các doanh nghiệp có được hướng giải quyết đúng đắn về nhân sự. Với một đề tài tương đối khó và hấp dẫn có ý nghĩa thực tế và rất lý thú với bản thân trong điều kiện quản trị nhân lực vẫn là một vấn đề mới mẻ ở VN mà em đã quyết định lựa chọn dề tài này.Do thời gian và khả năng có hạn nên em chỉ phân tích công việc trong phạm vi phòng TCTL của công ty . Đề tài có 3 chương bao gồm: Chương I : Những vấn đề cơ bản về phân tích công việc. ChươngII: Công tác phân tích công việc tại phòng TCTL của công ty Vật tư Vận Tải Xi Măng. chương III. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc cho phòng TCTL . Trong quá trình thực hiện em đã được các chú, các anh, các chị trong phòng lao động tổ chức tiền lương của công ty vật tư -vận tải-xi măng tạo điều kiện cho em thực hiện đề tài này một cách tốt nhất và trong quá trình thực hiện đề tài này em không thể tránh được những thiếu sót ,mong các thầy bổ xung cho bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô Vũ Hoàng Ngân đã giúp đỡ rất nhiệt tình cho em thực hiện đề tài này Chương i . Những vấn đề cơ bản về phân tích công việc. I . Khái niệm, vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc trong một tổ chức. 1. Khái niệm phân tích công việc và các khái niệm có liên quan. a/ khái niệm phân tích công việc . Phân tích công việc được áp dụng khá rộng rãi phổ biến ở nhiều nước trên thế giới hàng trăm năm qua và phân tích công việc là công cụ quản trị tài nguyên nhân sự cơ bản nhất. Nó là một vấn đề quan trọng liên quan đến tới người sử dụng lao động, quan hệ giữa các thành viên trong tập thể lao động, trong tổ chức. Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi người lao động . Lương và các khoản phúc lợi khác, đào tạo và hoạch định nhân sự . Với các nước phát triển vấn đề phân tích công việc là một vấn đề đã có hàng trăm năm nhưng với các nước đang phát triển thì phân tích công việc còn là vấn đề tương đối mới mẻ vì vậy chúng ta cần phải làm rõ từng vấn đề có liên quan đến phân tích công việc . Công việc: Bao gồm một số công tác cụ thể phải hoàn thành nếu một tổ chức muốn đạt mục tiêu của mình. Một công việc có thể do một hoặc nhiều người lao động thực hiện. Như vậy có thể định nghĩaphân tích công việc như sau. Phân tích công việc là một quá trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức. Hay phân tích công việc là một quá trình mô tả và ghi chép lại mục tiêu của một công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc. Ngoài ra phân tích công việc còn là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn trách nhiệm kỹ năng theo yêu cầu của công việc, và xác định nên tuyển những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. b/ Các khái niệm có liên quan đến phân tích công việc. Nhiệm vụ: Đây là đơn vị nhỏ nhất của phân tích công việc biểu thị từng hoạt động riêng biệt với mục đích cụ thể mà người lao động phải thực hiện . Vị trí làm việc: cấp độ tiếp theo của phân tích biểu thị tất cả các nhiệm vụ của người lao động. Nghề: Tập hợp những công việc tương tự về nội dung có liên quan với nhau ở mức độ nhất định với những đặc tinhs vốn có đòi hỏi người lao động phải có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời có những kỹ năng kỹ xảo, kinh ngiệm cần thiết để thực hiện những công việc, nghề là mặt hình thức của phần công lao động đòi hỏi những kiến thức tổng hợp và thói quen thực hành những công việc nhất định . Chuyên môn: là hình thức chuyên môn lao động sâu sắc hơn, do chia nhỏ vê nghề, nó đòi hỏi phải có kiến thức lý thuyết và thói quen trong làm việc sâu sắc hơn. 2. Vai trò của phân tích công việc . a/ Phân tích công việc một công cụ quan trọng nhất của quản trị nhân lực. Phân tích công việc có vai trò quan trọng trong tổ chức, nó là chìa khoá cho việc quản trị nhân lực một cách thiết thực và có hiệu quả nhất để hiểu rõ hơn vấn đề này ta cần phải xem xét đến các vấn đề liên quan tới phân tích . Ta tìm hiểu phân tích công việc qua sơ đồ sau. Sơ đồ Công tác cụ thể Kỹ năng Mô tả tiêu chuẩn công việc Mô tả công việc Kiến thức Phân tích công việc Khả năng Trách nhiệm đào tạo và phát triển Tuyển chọn Tuyển mộ Hoạch định nhân sự Nhiệm vụ Đánh giá công việc Tương quan nhân sự và lao động An toàn và y tế Nghiên cứu nhân sự Lương bổng, phúc lợi Tuyển dụng bình đẳng Sơ đồ phân tích công việc. Công cụ quản trị nhân lực cơ bản nhất a.1 hoạch định nhân sự . Hoạch định nhân sự là xác định tiên liệu, dự đoán tài nguyên nhân lực trong tương lai và tính toán thế nào để cơ quan có đúng số người đủ tiêu chuẩn bố trí vào đúng chỗ, đúng nơi, với phân tích công việc thì quá trình phân tích dự báo về các công việc trong tương lai hay cần thiết phải thiết kế công việc do vậy phân tích công việc để đưa ra được nhu cầu và dự báo nhu cầu cho hoạch định nhân sự, ngoài ra đưa các chính sách thực hiện các kế hoạch và chương trình đã đặt ra. Khi hoạch định nhân sự phải phân tích công việc và các kế hoạch chiến lược của tổ chức mình một cách chu đáo, dựa vào đó thì việc hoạch định nhân sự mới mang lại kết quả tốt đẹp. a.2 Tuyển dụng và bố trí công việc . Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm thu hút và khuyến khích những cá nhân có đủ tiêu chuẩn thích hợp cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tham gia để dự tuyển vào các chức danh trong doanh nghiệp. Tuyển dụng bao gồm tuyển mộ và tuyển chọn. Tuyển mộ là tiến trình mà chúng ta thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký nộp đơn tìm việc làm hay nói cách khác tìm được người có trình độ có khả năng để động viên họ tham gia dự tuyển. Tuyển chọn là quá trình chúng ta lựa chọn trong các ứng cử viên dự tuyển xem ai là người thích hợp nhất cho chỗ trống. Việc phân tích công việc đã chỉ ra được bản chất của công việc một cách tốt nhất, nhờ đó tuyển dụng đã đạt được chất lượng cao qua việc tiếp thu các thông tin chính xác từ công việc, từ đó xác định được loại công nhân nào hay bấtcứ người nào có thể đảm đương công việc một cách hoàn hảo nhất từ đó có được cách tuyển dụng đúng người phù hợp với công việc đã phân tích . Ngoài ra với công việc mới xuất hiện khi có sự phát triển về quy mô của doanh nghiệp thì việc phân tích công việc lại càng hết sức quan trọng phù hợp với điều kiện để doanh nghiệp tuyển dụng . Sau khi đã tuyển dụng được nguồn nhân lực đạt yêu cầu thì việc bố trí công việc cho nguồn nhân lực là hết sức dễ dàng vì đã làm công tác phân tích một cách có hiệu quả vì vậy sau khi đã phân tích công việc đó thì việc bố trí công việc cũng không còn là vấn đề khó khăn. a.3 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực . Đào tạo là tổng thể các hoạt động học tập giúp cho người lao động thực hiện có hiệu quả hơn chức năng nhiệm vụ của mình. Hoạt động này cần cả cho nhân viên, cả cho người quản lý . Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập được thực hiện một cách có tổ chức trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động. Qua việc phân tích công việc đã cho ta được các công việc cần phải có các loại nhân viên hay công nhân nào để đáp ứng được yêu cầu của công việc hay do sự phát triển của khoa học công nghệ. Các công việc đòi hỏi công nhân có trình độ cao hơn vì vậy các nhân viên hay ccong nhân này đều được đào tạo và phát triển về công việc của mình nhằm đáp ứng được đòi hỏi của nghề hay phân tích công việc đã chỉ ra được những nội dung chương trình cần đào tạo huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực . a.4 Đánh giá thực hiện công việc lương bổng và các vấn đề liên quan tới phân tích công việc trong quản trị nhân lực. Đánh giá thực hiện công việc là việc đánh giá một cách có hệ thống chính thức tình hình thực hiện công việc của từng người lao động và so sánh các tính chất đã thực hiện trước và thảo luận. Qua việc phân tích công việc chúng ta biết được tiêu chuẩn và đó là cơ sở để đánh giá thành tích thực hiện hiệu quả cuả người lao động đảm đương các vị trí của việc làm. ngoài ra thù lao là vấn đề quan trọng không thể thiếu cho mỗi người lao động. Thù lao lao động là tất cả các khoản mà người lao động nhận được thông qua quan hệ thuê mướn của họ với ngươì sử dụng lao động hay tổ chức. Việc phân tích công việc chỉ ra được mức thù lao cần thiết cho công việc mà người lao động thực hiện. Qua mô tả công việc ta biết được tiêu chuẩn thực hiện công việc và biết được các yếu tố có hại cho sức khoẻ và những yếu tố này nếu không khắc phục được thì phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng. Vấn đề an toàn vệ sinh lao động không thể thiếu được trong mỗi doanh nghiệp và tìm ra được những đặc điểm có hại cho người lao động thì ta phải cố gắng khắc phục nhằm tạo ra được một môi trường trong sạch và an toàn lao động trong một doanh nghiệp , trong một tổ chức. b/ Tác động của phân tích công việc tới hiệu quả lao động cá nhân. Trong bất kỳ từng công việc nào thì phân tích công việc có tầm quan trọng đối với những người thực hiện công việc, cho biết những cơ hội và làm những nhiệm vụ gì, cần phải có kỹ năng và trình độ như thế nào. Công việc còn phải xem xét đến hiệu quả lao động cá nhân, các vấn đề liên quan và tác động đến hiệu quả lao động. Đối với khả năng động cơ làm việc của con người thì việc thực hiện liên quan rất chặt chẽ tới công tác tiền lương khi chúng ta thực hiện phân tích công việc thật tốt thì chúng ta có thể tạo ra khả năng động cơ làm việc của con người từ đó có thể làm tăng hiệu quả lao động cá nhân. Phân tích công việc tốt thì có thể loại bớt các yếu tố có hại cho sức khoẻ cho người lao động từ đó điều kiện lao động sẽ tốt hơn và hiệu quả lao động cá nhân sẽ tăng lên. Phân tích công việc sẽ cho biết người lao động hiểu rõ công việc của mình làm và biết được vị trí công việc và thấy được tầm quan trọng của công việc từ đó họ sẽ cố gắng thực hiện công việc tốt hơn và cũng tăng hiệu quả lao động cá nhân. Điều kiện làm việc Khả năng và động cơ của con người Công việc và sự nhận thức công việc Hiệu quả lao động = F( * * ) Công việc và sự nhận thức công việc: Đây là phạm trù liên quan dến công việc . Khả năng và động cơ làm việc của con người. Điều kiện làm việc của con người: Đây là phạm trù liên quan đến tổ chức và doanh nghiệp . +Thiết kế công việc . +Thiết kế lao động . +Thiết kế và phục vụ nơi làm việc . Muốn cho một cá nhân người lao động làm việc có hiệu quả thì nhất thiết phải làm cho người lao động hiểu sâu sác về công việc mà mình phải có được những hiểu biết, những kỹ năng, năng lực và các yếu tố cần thiết khác . Để thực hiện công việc một cách tốt đẹp nhất thì mọi công tác phải được tổ chức bảo đảm tốt nhất các điều kiện làm việc. Mục đích của phân tích công việc là để đáp ứng các yêu cầu sau: +Nhân viên thực hiện công tác gì. +Khi nào công việc được hoàn tất . +Công việc được thực hiện ở đâu . +Công nhân nên làm công việc đó như thế nào . +Tại sao phải làm công việc đó . +Để làm công việc đó phải hội tụ những tiêu chuẩn trình độ nào . Phân tích công việc cho biết được các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và các kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc. Các yếu tố liên quan đến công việc luôn luôn được xem xét qua các thông tin thu thập được sau đó đưa ra phân tích, phân tích công việc được thực hiện trong các trường hợp sau. Khi tổ chức bắt đầu được thành lập và đi vào hoạt động thì đây là phân tích công việc đầu tiên và khi đi vào hoạt động các công việc sẽ được xắp xếp và phân tích, sau khi đã phân tích được các công việc cần phải được thực hiện thì lúc này các vấn đề khác bắt đầu đi vào hoạt động như hoạch định, tuyển mộ , tuyển chọn ,tiền lương. Khi có thêm công việc mới: Lúc này sau khi doanh nghiệp đã hoạt động được một thời gian và cần phải được phân tích công việc để lựa chọn công nhân và các vấn đề liên quan đến nhân sự . Khi các công việc phải thay đổi do sự phát triển về khao học công nghệ và kỹ thuật mới, các phương pháp thủ tục mới lúc này phải cần đến phân tích công việc hay đây chính là phân tích công việc cho giai đoạn công nghệ kỹ thuật cao, trong giai đoạn này việc phân tích không còn như phân tích như hai lần phân tích trên mà nó đã được áp dụng với trình độ khoa học hiện đại. Xác định đặc tính của công việc và điều kiện mà công việc được hoàn thành. Phân tích công việc có thể là chính quy hoặc không chính quy nếu theo chính quy thì nhà quản trị chỉ cần kiến thức về công việc đó và xắp xếp nhân lực có trình độ với công việc và có thể đảm đương công việc đó một cách tốt nhất. Các xí nghiệp nhỏ có thể áp dụng phương pháp này vì nhà quản trị của một bộ phận hoặc một công ty nhỏ khó có thể áp dụng tiến trình phân tích công việc theo kiểu chính quy. Kiểu chính quy cần phải có một uỷ ban bao gồm từ giám đốc trở xuống và các chuyên gia phân tích công việc . Nói tóm lại phân tích công việc làm cho công ty thu được nhiều kết quả mang ý nghĩa thực tế. Bảo đảm thành công hơn trong việc xắp xếp, thuyên chuỷên và thăng thưởng cho nhân viên. Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc . Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua xắp xếp các mức tăng thưởng. Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hoá công việc và từ đó giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia biểu công tác. Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ . Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn. II. Nội dung của phân tích công việc . Những vấn đề cần làm trong quá trình phân tích công việc . a/ Các loại thông tin để thực hiện phân tích công việc . Trong quá trình phân tích công việc thì việc sử dụng thông tin mang lại những ưu điểm, nhược điểm của công việc và các tiêu chuẩn của người thực hiện công việc . Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu thập trên cơ sở của công việc thực tế như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc và các yếu tố của thành phần công việc . Thông tin về các yêu cầu nhân sự: bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên mô, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân . Thông tin về các yêu cầu và đặc điểm, tính năng tác dụng và số lượng chủng loại của các máy móc trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình thực hiện công việc . Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng sản phẩm hay công việc. Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên . Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc của nhân viên bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề về điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động của công ty, chế độ lương bổng, điều kiện đồng phục. b/ các bước thực hiện phân tích công việc . Quá trình thực hiện phân tích công việc trải qua 6 bước: Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thực hiện mức thu nhập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất . Bước 2: Thu nhập thông tin cơ bản trên cơ sở của sơ đồ tổ chức các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ . Bước 3: Chọn các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thực hiện thời gia và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc nhất là khi cần phân tích công việc các công việc tương tự nhau. Bước 4: áp dụng các phương pháp khác nhau đẻ thu nhập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo các yêu cầu và mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu nhập, tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính có thực hiện để sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, . Bước 5: Kiểm tra xác minh chính xác của thông tin. Những thông tin thu nhập để phân tích công việc cần kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các viên sát giám thị quan sát tình hình thực hiện công việc đó. Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc về bản tiêu chuẩn công việc . Kết quả của phân tích công việc . a/ bản mô tả công việc . Mô tả công việc là liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc . Bản mô tả công việc là bản liệt kê chính xác về những điều mà công nhân viên phải thực hiện. Nó cho ta biết công nhân viên làm cái gì, làm thế nào, và các điều kiên, nhiệm vụ đó được thực hiện.Trong bản mô tả công việc gồm có các điểm. +Phần xác định về công việc gồm có các tên công việc (chức danh công việc ), địa điểm thực hiện chức danh lãnh đạo trực tiếp số người dưới quyền. +Phần tóm tắt công việc: Là phần tường thuật viết một cách tóm và chính xác về các trách nhiệm và nhiệm vụ thuộc về công việc . +Các điều kiện làm việc bao gồm các điều kiện về môi trường, tiếng ồn về thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh và an toàn phương tiện đi lại thực hiện công việc và các điều kiện khác có liên quan. b/ Bản xác định yêu cầu công việc đối với người thực hiện. Là bản liệt kê các yêu cầu cần phải có của công việc đối với những người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, các kinh nghiệm, trình độ giáo dục và đào tạo, các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác . Các tiêu chuẩn nhân sự bao gồm: +Sức khoẻ. +Chuyên môn. +Khả năng chuyên môn. +Ngoại hình . +Tuổi tác . +các phẩm chất khác. c/ Bản tiêu chuẩn để thực hiện công việc . Là hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được miêu tả trong bản mô tả công việc nhưng tất cả các yếu tố này cũng phải đưa ra tiêu chuẩn mẫu để đánh giá tức là nên đánh giá như thế nào hay cần xác định yêu cầu, đặc điểm chính xáca của cá nhân mà ta dự đoán sẽ làm cho công việc thực hiện tốt nhất như độ khéo léo của tay, trí thông minh, mức độ nhạy cảm tâm lý. Việc lựa chọn ứng viên thoả mãn yêu cầu về vấn đề trên là việc hết sức cần thiết của tổ chức. Ngoài ra ta cần phải yêu cầu ứng viên làm việc và đánh giá việc thực hiện công việc của ứng viên Phân tích mối quan hệ những yêu cầu của các vấn đề trên và việc thực hiện của ứng cử viên.Từ đó rút ra kết luận về yêu cầu đối với ứng cử viên. Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kế toán Phòng TCKT thống kê PhòngTC lao động tiền lương Phòng kỹ thuật Phòng điều độ Phòng kinh doanh xi măng Phòng kinh doanh phụ gia Phòng vận tải Văn phòng công ty Ban thanh tra Các chi nhánh đầu nguồntại: Quảng Ninh, Phú Thọ, Phả Lại Các chi nhánh cuối cùng tại hoàng thạch, Hải Phòng, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hoàng Mai Đại diện tại TP. HCM Trung tâm kinh doanh vật liệu XD Phó giám đốc kinh doanh 3.Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc Các thông tin dùng vào việc phân tích công việc thường do các chuyên gia về nhân sự,công nhân ,nhân viên trực tiếp thực hiện công việc và các viên giám thị trực tiếp tiến hành .Có nhiều phương pháp thu thạp thông tin khác nhau.Căn cứ vào mục đích cụ thể của phân tích công việc có thể sử dụng riêng lẻ hoặc phối hợp thực hiện các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc. a.Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc a.1 Các hình thức phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc Có 3 hình thức phỏng vấn có thể sử dụng để thu thập thông tin phân tích công việc –Phỏng vấn cá nhân với từng công nhân ,nhân viên. -Phỏng vấn với nhóm công nhân ,nhân viên thực hiện cùng một loại công việc.-Phỏng vấn các giám thị và những người có hiểu biết sâu về công việc. Thực hiện phỏng vấn nhóm khi có một nhóm đông công nhân( nhân viên) thực hiện cùng một loại công việc tương tự nhau.Thông thường các nhân viên giám thị dự đoán các nhóm nghiên cứu phân tích công việc do họ phụ trách. Trong trường hợp họ không tham gia nghiên cứu phân tích công việc nên phỏng vấn riêng về nhiệm vụ quyền hạn đặc điểm công việc . A2. Ưu nhược điểm của phỏng vấn. Ưu điểm . +Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động quan trọng trong công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra. +Phỏng vấn cho ta có cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của phân tích công việc . + nhanh chóng và đơn giản khi thực hiện. Nhược điểm. Nhựoc điểm lớn nhất của phương pháp phỏng vấn là sự bóp méo thông tin. Công nhân và nhân viên cảm thấy rằng việc phân tích công việc sử dụng như màn mở đầu đẻ thay đổi tiền lương nâng cao định mức, giảm bớt nhân viên do đó họ thường có xu hướng đề cao chất nhiệm và những khó khăn trong công việc của người khác. A3. Những câu hỏi điển hình trong phỏng vấn phân tích công việc . Theo anh, chị công việc được thực hiện như thế nào. Các nhiệm vụ quyền hạn chính trong công việc của anh, chị. Những bộ phận hay vị trí cơ thể của anh, chị trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện công việc . Trình độ văn hoá, các văn bằng, kinh nghiệm chứng chỉ tốt nghiệp cần cótheo yêu cầu thực hiện công việc của anh chị. Những cơ sở tính toán và các tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá thực hiện công việc của anh, chị. Điều kiện môi trường và điều kiện làm việc của công việc . Yêu cầu về tinh thần và thể lực của nhân viên khi thực hiện công việc . Có sự may rủi hay yếu tố bất thường trong khi thực hiện công việc . A4. Các chỉ dẫn trong phỏng vấn phân tích công việc . Để phỏng vấn phân tích có hiệu quả cần chú ý các chi tiết sau. Trước hết cần xác định người thực hiện công việc giỏi nhất và có khả năng mô tả quyền hạn trách nhiệm cách thức thực hiện công việc giỏi nhất. Nhanh chóng thiết lập quan hệ với người phỏng vấn sơ bộ nhắc lại mục đích phỏng vấn và giải thích tại sao chọn họ để phỏng vấn. Thực hiện phỏng vấn theo hướng dẫn của các bản chỉ dẫn xem lại các câu hỏi cần thiết. Lưu ý hướng dẫn nhân viên trả lời theo yêu cầu và bổ xung thêm những điều kiện còn chưa biết. Đề nghị nhân viên liệt kê những nhiệm vụ mà họ phải thực hiện không theo quy định thông thường tầm quan trọng và mức độ thường xuyên xảy ra. Cuối cùng cần xem xét và kiểm tra lại các thông tin cần thu thập được đối với viên giám thị hoặc chính với người phỏng vấn. b. Bản câu hỏi. Để cho công nhân viên điền vào các bản câu hỏi trong đó có mô tả quyền hạn trách nhiệm và các vấn đề liên quan đến công việc là một phương pháp rất tốt để có được những thông tin phân tích công việc . Vấn đề quan trọng nhất của phương pháp này là cần xác định được : Nên đưa vào bản câu hỏi những câu hỏi như thế nào. Cơ cấu của những câu hỏi đó ra sao. Thông thường trong thực tế có hai thái cực trái ngược nhauvề vấn đề câu hỏi là: Ngoài chức năng nhiệm vụ chính còn yêu cầu nhân viên liệt kê quá nhiều các chức năng nhiệm vụ khác. Yêu cầu nhân viên mô tả quá sơ sài, đơn giản các chức năng nhiệm vụ chínhcủa công việc. Bản câu hỏi tốt thường nằm giữa hai thái cực này. Ưu điểm chính của pp bản câu hỏi là rẻ hơn so vớ hình thức phỏng vấn và có thể nhanh chóng thu thập thông tin từ nhóm đông các công nhân nhân viên. Nhược điểm thiết kế các bản câu hỏi rất khó và đắt tiền bị hạn chế với tính chủ quan của các câu trả lời . c. Quan sát. Phương pháp quan sát trực tiếp rất có hữu ích khi cần thu thập thông tin để phân tích công việc cần được thực hiện chủ yếu bằng tay hoặc chủ yếu do sự cố găngs về thể lực. Nói chung là công việc của công nhân sản xuất thực hiện. Phương pháp naỳ không áp dụng đối với những công việc có tính chất tình huống như công việc của người lao động trí óc. Nếu thực hiện công việc theo chu kỳ hoàn chỉnh. Chu kỳ công việc là thời gian cần thiết hoàn thành thực hiện chọn vẹn công việc. Sau khi thu thập thông tin cần phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều chưa hiểu trong quá trình quan sát và bổ xung thêm các thông tin mà người quan sát bỏ sót. Có thể tiến hành đồng thời vừa quan sát vừa phỏng vấn tuy nhiên lúc đó nhân viên thực hiện công việc có thể bị hồi hộp hoặc bằng cách nào đó phá vỡ nhịp điệu làm việc bình thường do đó kết quả quan sát khó chính xác. Có hai phương pháp đặc biệt đó là chụp ảnh và bấm giờ. C1. Bấm giờ : Đây là phương pháp quan sát sử dụng đồng thời bấm giây để nghiên cứu thời gian hao phí khi thực hiện các bước công việc hoặc thao tác, động tác lặp lại nhiều lần. C1.1. Trong phân tích công việc bấm giờ được sử dụng nhằm mục đích xác định hao phí thời gian khi thực hiện các yếu tố của công việc . Cung cấp các tài liệu cơ sở để xây dựng mức lao động. Nghiên cứu loại bỏ những lãng phí không nhìn thấy cải tiến phương pháp lao động nâng cao hiệu suất làm việc. C1.2 các hình thức bấm giờ . Có hai hình thức bấm giờ chủ yếu là: Bấm giờ liên tục nhằm nghiên cứu hao phí thời gian thực hiện toàn bộ bước công việc theo đúng trình tự của các hợp thành bước công việc bấm giờ liên tục từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc bước công việc . Bấm giờ lựa chọn nhằm nghiên cứu hao phí thời gian. Thực hiện một số yếu tố hay bộ phận hợp thành của bước công việc . C1.3 các bước tiến hành. C1.3.1 chuẩn bị khảo sát gồm có. Xác định mục đích bấm giờ, lựa chọn đối tượng được khảo sát giải thích cho copong nhân được hiểu rõ mục đích bấm giờ , chuẩn bị sẵn mọi dụng cụ cần thiết như đồng hồ bấm giây, dụng cụ ghi chép biểu mẫu lựa chọn vị trí quan sát thích hợp. Phân chia bước công việc thành các bộ phận hợp thành theo trình tự hợp lý, phân biệt danh giới của các bộ phận hợp thành. Xác định số lần bấm giờ để đảm bảo mức độ chính xác cần thiết số lần bấm giờ phụ thuộc vào loại hình sản xuất, độ dài thời gian thực hiện bước công việc hoặc các bộ phận hợp thành cần nghiên cứu . Cách thức thực hiện như sau. +Xác định hệ số ổn định khi bấm giờ. Bảng xác định hệ số ổn định của dãy số trong bấm giờ. Loại hình sản xuất Thời gian hợp thành các bước công việc Hệ số ổn định tiêu chuẩn của dãy số bấm giờ Cho công việc Cho công việc Cho công việc Bằng máy bằng tay và bằng tay máy Sản xuất hàng khối <6 1.2 1.5 2 6 - 15 1.1 1.3 1.7 >15 1.1 1.2 1.5 Sản xuất hàng loạt lớn <6 1.2 1.8 2.3 6 - 15 1.1 1.5 2.0 >15 1.1 1.3 1.7 Sản xuất hàng loạt vừa <6 1.2 2.0 2.5 >=15 1.1 1.7 2.3 Sản xuất hàng loạt nhỏ 1.3 2.0 3.0 +Xác định số lần bấm giờ theo hệ số cho phép và độ chính xác theo yêu cầu . bấm giờ. Bảng số lần bấm giờ tối thiểu Hệ số ổn định cho phép của dãy bấm giờ Độ chính xác yêu cầu của bấm giờ 5% 10% 15% 20% 1.2 10 7 5 4 1.5 17 10 7 5 1.7 25 12 9 6 2.0 30 14 11 7 2.5 40 16 13 8 2.7 45 18 15 9 3.0 50 20 17 10 C1.3.2 Giai đoạn tiến hành khảo sát Người quan sát ghi vào phiếu bấm giờ thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi bộ phận thành phần của mỗi bước công việc cần chú ý ghi đúng theo các điểm đánh dấu phân biệt danh giới của các bộ phận hợp thành bước công việc, những lần gián đoạn và những lần hỏng phải ghi riêng vào một cột trong phiếu. C1.3.3 Giai đoạn tổng hợp. Xác định thời gian thực hiện các bộ phận hợp thành các bước công việc. Kiểm tra độ ổn định của dãy bấm giờ. Dãy bấm giờ được coi là ổn định khi hệ số ổn định thực tế kt phải nhỏ hơn hoặc hệ số ổn định cho phép kc . xác định hệ số ổn định thực tế cho công thức. Trong đó Tmax và T min là giá trị lớn nhất và nhỏ nhất của dãy số bấm giờ. Nừu kt > kc phải loại bỏ một giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất. Sau khi loại bỏ 20% số hạng trong dãy số bấm giờ kt vẫn lớn hơn kc thì phải tiến hành bấm giờ laị . Xác định thời gian trung bình Ttb để hoàn thành các yếu tố hay bộ phận hợp thành của bước công việc theo công thức . Trong đó n là số hạng trong dãy số bấm giờ. Ti là giá trị của từng số hạng trong dãy số bấm giờ. Thời gian hoàn thành toàn bộ bước công việc M là số bộ phận hợp thành bứơc công việc . C2. Chụp ảnh. Chụp ảnh thời gian làm việc là phương pháp khảo sát tất cả các loại hao phí thời gian làm việc trong ngày hoặc hao phí thời gian khi thực hiện một khối lượng công việc nhất định. c.2.1 Mục đích chụp ảnh. Nghiên cứu tình hình sử dụng thời gian làm việc phát hiện các nguyên nhân gây lãng phí thời gian và đề ra biện pháp khắc phục. Nghiên cứu các kinh nghiệm tiên tiến để phổ biến trong công nhân. Thu thập các số liệu để phục vụ việc xây dựng mức lao động, phân tích kết cấu các loại chi phí thời gian lao động trong ca cải tiến tổ chức laođộng và sản xuất. Cung cấp nhiều thông tin nhất để phân tích công việc . c.2.2 Các giai đoạn tiến hành chụp ảnh. c.2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị. Xác định mục đích cụ thể của chụp ảnh, lựa chọn đối tượng chụp ảnh giải thích cho họ rõ mục đích của chụp ảnh. Nắm vững tình hình tổ chức sản xuất, xácđịnh nội dung tính chất đặc điểm của công việc, đặc điểm người lao động, điều kiện tổ chức kỹ thuật thực hiện công việc . Phân loại các hao phí thời gian, đơn vị đo lường, nắm vững nội dung ghi chép biểu mẫu. Chuẩn bị các phương tiện cần thiất để chụp ảnh. Chọn vị trí quan sát thích hợp. c.2.2.2 Các giai đoạn tiến hành chụp ảnh. Ghi đầy đủ liên tục quá trình hao phí thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc ca làm việc theo trình tự thực hiện của người công nhân . C 2.2.3 Tổng hợp kết quả sản xuất. Kiểm tra số liệu đã ghi chép xác định độ dài thời gian đã hao phí của từng việc. Phân loại hao phí thời gian và đánh giá tính chất của mỗi loại hao phí thời gian trong toàn bộ giai đoạn nghiên cứu. Tổng hợp hao phí thời gian cùng loại bằng cách cộng các hao phí thời gian cùng loại trong suốt thời gian nghiên cứu. Đánh giá chung về tình hình sử dụng thời gian làm việc xác định nguyên nhân gây ra lãng phí và biện pháp khắc phục. c.2.2.4 các hình thức chụp ảnh. Chụp ảnh cá nhân: Nghiên cứu toàn bộ việc sử dụng thời gian làm việc của một công nhân hoặc một nhân viên tại nơi làm việc trong suốt ca làm việc một cách chi tiết. Chụp ảnh thời gian làm việc của một nhóm công nhân, nhân viên. áp dụng khi đối tượng khảo sát đông không thể ghi lại toàn bộ các hao phí thời gian liên tục của từng cá nhân trong nhóm. Cách thực hiện: Cứ sau một chu kỳ thời gian nhất định người chụp ảnh sẽ dùng ký hiệu để ghi lại tên các hoạt động của từng công nhân vào thời điểm được quan sát. Khi tổng hợp căn cứ vào ký hiệu phân loại hao phí thời gian để tổng hợp số lần hao phí thời gian mỗi loại . Chụp ảnh thời gian làm việc của nhóm không cho kết quả chính xác bằng chụp ảnh cá nhân nhưng có thể cùng một lúc khảo sát thời gian làm việc của nhiều người. Tự chụp ảnh ngày làm việc. Do mỗi công nhân hoặc nhân viên tự ghi lại tình hình sử dụng thời gian làm việc của mình. Cách thức thực hiện như chụp ảnh cá nhân ngày làm việc. Mặc dù tự chụp ảnh ngày làm việc không bảo đảm tính khách quan và độ chính xác nhưng lại thu hút đông người lao động tham gia, có tác dụng tăng cường kỷ luật lao động. Số liệu của tự chụp ảnh ngày làm việc cho phép phân tích tìm ra các nguyên nhân gây ra lãng phí thời gian đồng loạt, làm cơ sở để cải tiến tổ chức lao động sản xuất. d. Phương pháp hội thảo chuyên gia. Mời các chuyên gia dự vào cuộc họp để thảo luận các công việc cần tìm hiểu . ưu điểm: Bổ xung được các thông tin về công việc mà các phương pháp trên chưa thu được. Nhược điểm: Tốn kém về thời gian và tiền bạc. 4.Các phương pháp phân tích công việc . Phương pháp thứ nhất. Thực hiện phân tích công việc trên cơ sở việc đánh giá thực hiện các chức năng cơ bản theo ba yếu tố chủ yếu trong quá trình làm việc của mỗi nhân viên là dữ liệu, con người và vật dụng. Đây là phương pháp tiêu chuẩn của bộ lao động đã thực hiện. Với mỗi loại yếu tố dữ liệu, con người, vật dụng, nhân viên phải thực hiện các chức năng sau. Những chức năng cơ bản về phương diện, dữ liệu, con người , vật dụng trong quá trình thực hiện công việc của một nhân viên Dữ liệu Con người Vật dụng 0 Tổng hợp 0 Cố vấn 0 Xếp đặt, bố trí 1 Phân phối 1 Đàm phán, giao dịch 1 Làm việc chính xác 2 Phân tích 2 Chỉ dẫn 2 Thao tác kiểm tra 3 Sưu tập, biên soạn 3 Thanh tra giám sát 3 Điều khiển 4 Tính toán 4 Tiêu khiển, giải trí 4 Thực hiện bằng tay 5 Sao chép 5 Thuyết phục 5 Chăm nom, giữ gìn 6 So sánh 6 Nói, ra hiệu 6 Nuôi nấng 7 Phục vụ 7 Giao nhận 8 Giúp đỡ theo chỉ định Các số 0,1,2 …chỉ mức độ khó khăn phức tạp và tầm quan trọng của các chức năng khi thực hiện công việc . Khi phân tích công việc phải đánh số tên của mỗi chức năng theo các yếu tố trình tự, dữ liêu, con người, vật dụng. B . Phương pháp thứ hai. Công trình nghiên cứu “bản câu hỏi phân tích chức vụ” của các nhà khoa học thuộc viện đại học Purdue được sử dụng rộng rãi nhằm thu thập các thông tin định lượng có liên quan đến việc đánh giá mức độ của các trách nhiệm nhiệm vụ của các công việc khác nhau. Bản câu hỏi phân tích chức vụ có 194 vấn đề cơ bản. Người phân tích công việc phải xác định : Mỗi vấn đề có giữ vai trò gì không đối với công việc và nếu có thì phạm vi, mức độ áp dụng thế nào theo cách phân loại. Rất ít áp dụng. Thỉnh thoảng Bình thường. Đáng kể. Thường xuyên. Tất cả mọi công việc đều được đánh giá bằng điểm trên cơ sở xác định xem công việc được đánh giá như thế nào theo 5 nhóm. Ra quyết định, giao dịchvà trách nhiệm xã hội. Thực hiện các công việc mang tính chất hành nghề, đòi hỏi kỹ năng cao. Công việc đòi hỏi những cố gắng về thể lực. Công việc đòi hỏi phải điều khiển máy móc thiết bị. Xử lý thông tin. Sử dụng kết quả đánh giá theo bản câu hỏi phân tích chức vụ để so sánh công việc này với công việc khác và làm cơ sở để trả lương cho nhân viên. Phương pháp thứ ba. Phân tích công việc theo cấp bậc kỹ thuật. áp dụng dể phân tích công việc cho công nhân thực hiện nhằm xác định cấp bậc của công việc . Cách thức thực hiện như sau. Xác định những chức năng chủ yếu trong thực hiện công việc. Thông thường có thể phân loại thành các chức năng tính toán chuẩn bị và tổ chức công việc thực hiện công việc , chức năng phục vụ và tinh thần trách nhiệm . Tính điểm các chức năng: So sánh các chức năng trên cơ sở yêu cầu, đặc diểm khi thực hiện công việc từ đó xác định quan hệ tỷ lệ các chức năng. Thông thường chức năng thực hiện công việc được đánh giá là quan trọng nhất chiếm tỷ trọng cao nhất so với taats cả các chức năng khác trong khi thực hiện công việc. Mỗi chức năng được chia thành 4 mức độ phức tạp khác nhau: Rất đơn giản, đơn giản, trung bình và phức tạp. ứng dụng với mức độ phức tạp đó, người ta cho điểm từ tối thiểu đến tối đa. Xác định số điểm của mỗi công việc : Số điểm của mỗi công việc được tính bằng tổng số điểm tất cả các chức năng của công việc . Chuyển điểm sang bậc: Căn cứ vào tổng số điểm của mỗi công việc để chuyển từ điểm sang bậc. Mỗi công việc có mức độ phức tạp và tầm quan trọng khác nhau sẽ được xếp vào một cấp bậc kỹ thuật nhất định, công việc càng phức tạp và tinh thần trách nhiệm càng cao thì cấp bậc càng cao. Cần lưu ý: Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật do nhà nước thống nhất trong phạm vi toàn quốc. Các đơn vị xí nghiệp không có quyền ban hành tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật. Số lượng cấp bậc kỹ thuật của các công việc trong cùng một nghề bao giờ cũng tương ứng với số bậc lương của công nhân nghề đó. Việc chuyển từ điểm sang bậc của các công việc chế biến thực phẩm được thực hiện qua bảng trên tổng số ddiểm cao nhất của công việc chế biến thực phẩm, có thang lương 6 bậc bậc số thang lương 1,32. Bậc Tổng số điểm của công việc Hệ số lương Tối thiểu Tối đa 1 X 757 1.000 2 758 800 1.057 3 801 846 1.117 4 897 894 1.181 5 895 945 1.248 6 946 1000 1.320 5 . Những yêu cầu để làm tốt công tác phân tích công việc trong tổ chức. Với người lãnh đạo . Một người lãnh đạo trong tổ chức cần phải nắm rõ đặc điểm về kỷ luật của công việc các thông tin liên quan đến công việc cần phải nhanh chóng nắm bắt được tình hình thực hiện công việc của các nhân viên như phương pháp làm vịêc và biết được hao phí thời gian làm việc của công nhân đã gây ra, ngoài ra còn phải nhận thức được các công việc đòi hỏi loại công nhân nào thực hiện nó các đặc điểm về trình độ chuyên môn cần phải nắm bắt như thế nào cần nói thêm rằng người giám đốc phải có kiến thức cao có khả năng nắm bắt tình hình và phải biết cách sử dụng bố trí người một cách tối ưu nhất, ngoài việc nắm bắt về con người cần phải nắm bắt thêm các phương tiện thực hiện công việc như máy móc trang thiết bị sử dụng. Việc lựa chọn tiêu chuẩn sản phẩm phải đưa ra nhằm tạo cho công nhân có được ý thức về kỷ luật hoặc tạo một phương pháp làm việc hiệu quả và khoa học, người lãnh đạo phải chỉ đạo và nắm bắt tình hình về sự thực hiện công việc của người công nhân, ngoài ra tổ chức chỉ đạo cho phòng quản trị nhân lực phải đưa tra mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc và đặc điểm của công việc từ đó có được cách nhận thức tiếp cận với các công việc và có thể lãnh đạo một cách trực tiếp, xắp xếp tổ chức kỷ luật lao động sao cho phù hợp , ngoài ra người lãnh đạo có thể tự điều chỉnh hay đưa ra nhiều hình thức tạo động lực mới tạo ra một bầu không khí thân mật và hăng hái lao động của người công nhân, nhân viên làm cho người công nhân thoả mãn với công việc và có được cuộc sống ổn định. B . Với phòng quản trị nhân lực. Phòng quản trị nhân lực là phòng phải nắm rõ về số lượng công nhân viên và các công việc cần làm và sẽ làm với phân tích công việc thì phòng quản trị nhân lực càng phải làm tốt hơn thông qua việc đưa nhân viên xuống nơi làm việc, giám sát tình hình thực hiện công việc, các công việc cần phải thực hiện một cách chặt chẽ tạo ra bầu không khí làm việc cho người lao động yên tâm làm việc. Các công việc nếu thực hiện khó đối với người lao động hoặc những công việc hay có nhiều thiếu sót thì cần phải thiết kế lại công việc để loại bỏ thiếu sót. Cần phải tham mưu cho cấp lãnh đạo về các vấn đề nhân sự như tuyển dụng nhằm tạo ra một đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao để thực hiện những công việc khó, những công việc vừa thiết kế. Tổ chức nhân viên của phòng phối hợp với các bộ phận trong và ngoài doanh nghiệp, các chuyên gia để có thể nghiên cứu phổ biến thể hiện các vấn đề về quản trị nhân lực như phân tích công việc. Thu thập các thông tin, tài liệu của phân tích công việc từ các bộ phận của xưởng sản xuất nhằm tìm ra được các nhược điểm về bố trí nơi làm việc để đưa ra một phương án về tổ chức lao động nhằm tạo cho người lao động thực hiện công việc một cách tốt hơn. Phòng quản trị nhân lực cần phải cố gắng tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để người lao động có được nơi làm việc tốt nhất đảm bảo vệ sinh an toàn lao động và các phương tiện phục vụ cho công việc cần phải trang bị sao cho công việc mang lại hiệu quả tối đa nhất. 6. Những yêu cầu đối với người tham gia thực hiện công việc . Nhìn nhận và hiểu biết công việc . Các công việc trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải có sự thực hiện của người lao động vì vậy với ngươì lao động thì phải hiểu rõ về các công việc của mình thực hiện sao cho đạt được hiệu quả tốt nhất. Người thực hiện cần phải trangbị cho mình kiến thức kỹ năng thực hiện công việc nắm chắc các đặc điểm của công việc từ đó có một hình thức thực hiện cho phù hợp với các đặc điểm của công việc. Các tình tiết của công việc nhiều khi biến đổi do sự phát triển nhanh của khoa học do đó việc quản lý hay tham gia thực hiện công việc cũng gặp không ít khó khăn do đó người lao động cần phải có sự sáng tạo và tìm hiểu thêm nhằm đáp ứng được đặc điểm công việc . bố trí nơi làm việc và an toàn vệ sinh nơi làm việc . Nơi làm việc là nơi mà mà các công nhân thường tham gia thực hiện công việc vì vậy với nơi làm việc là một nơi hết sức quan trọng đối với người công nhân. nơi làm việc khô giáo thoáng mát sẽ làm cho người lao động làm việc thoải mái và năng suất lao động sẽ tăng lên. Nhưng việc bố trí công việc như thé nào thì đây là một vấn đề không đơn giản vì với các trang thiết bị và diện tích nơi làm việc thi ta phải bố trí sao cho tiết kiệm diện tích nhất và hiệu quả lao động tốt nhất. Đó chính là ta phải xem xét công việc đó được thực hiện thê nào các thao tác của máy móc và của công nhân từ đó ta bố trí hợp lý . Ngoài ra còn phải trang trí các mấu sắc tạo cho người lao động làm việc hứng khởi tránh dùng các mầu sắc làm cho người lao động bị ức chế về mặt tinh thần . Ngoài ra có thể dùng thêm âm nhạcđể làm cho người lao động được thoả mãn với các công việc và tăng năng suất lao động . Ngoài ra với an toàn vệ sinh lao động cần được chú trọng nhiều hơn nữa giúp cho người lao động tránh được nguy hiểm đến than thể mà còn đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp thực hiện thông qua để tăng năng suất lao động . Do đó việc tăng cường an toàn vệ sinh lao động cho người lao động là vấn đề cấp thiết vì vậy các doanh nghiệp nên trang bị các phương tiện bảo hộ cho người lao động. Phân tích công việc chặt chẽ có thể tìm thayđược nơi nguy hiểm của công việc từ đó có phương tiện hỗ trợ . c . Sự thoả mãn công việc . Các công việc luôn được người lao động thực hiện với khả năng và trình độ của mình do đó nếu như các công việc đó không làm người lao động thoả mãn với yêu cầu của mình thi công việc đó cũng làm người lao động chán nản và làm giảm năng suất lao động Chương II: Thực trạng phân tích công việc ở phòng tổ chức lao động tiền lương Sự gia đời và các giai đoạn phát triển của công ty vật tư vận tải xi măng 1 Sự ra đời và hoạt động của xí nghiệp cung ứng vật tư vận tải thiết bị xi măng ( là đơn vị tiền thân của công ty vận tải xi măng ). Ngày 1-4-1980 Liên hiệp xí nghiệp xi măng thuộc Bộ xây dựng ra đời nhằm quả lý , điều hành và phát triển ngành xi măng , phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc . Liên hiệp các Xí nghiệp xi măng lúc đó gồm có nhà máy xi măng Hải phòng , Hoàng thạch , bỉm sơn , Hà tiên , đồi hỏi trong liên hiệp xi măng phải có một đơn vị chuyên nghành làm nhiệm vụ cung ứng vận tải , vật tư ,thiết bị cho các nhà máy để sản xuất xi măng . Theo đề nghị của Liên hiệp các xí nghiệp xi măng , Bộ xây dựng đã ra quyết định số 195/BXD-TCCB ngày 16-2-1981 về việc thành lập Xí Nghiệp cung ứng Vận tải vật tư thiết bị xi măng , xí nghiệp bắt đầu hoạt động từ ngày 1-7-1981 . Nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là đảm bảo cung ứng các loại nguyên vật liệu , thiết bị phụ tùng cho dây truyền sản xuất của các nhà máy xi măng lò quay thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng và một số các máy lò đứng của các địa phương . Sản phẩm chủ yếu của xí nghiệp là cung ứng các loại vật tư , thiết bị sau : + Than Hòn gai . + Than na dương . + Phụ gia Puzơlan , thạch cao . + xỉ Pyzit . + Vỏ bao Xi măng + Thuốc nổ . + Phụ tùng cơ khí ... Xí nghiệp đã hoạt động có hiệu quả phụ vụ cho các nhà máy xi măng từ năm 1981 đến đầu những năm 1990, khi đất nước có nhiều đổi mới theo cơ chế thị trường , khi đó Liên hiệp các xí nghiệp xi măng đổi tên là tổng công ty xi măng việt nam . 1.2 Sự ra đời và phát triển của Công ty Vật tư vận tải xi măng . a Quyết định thành lập. Theo quyết định số 824 BXD – TCLĐ ngày 3/12/1990của bộ trưởng bộ xây dựng về việc thực hiện thành lập công ty vật tư vận tải xi măng trên cơ sở sáp nhập xí nghiệp cung ứng thiết bị vận tải vật tư xi măng và công ty vận tải. Công ty có trụ sở tại 21B Cát Linh Hà Nội bắt đầu hoạt động từ ngày 5/1/1991. Tên giao dịch quốc tế : Meterial transport cement Company. Viết tắt : COMATCE. B/các giai đoạn phát triển của công ty từ năm1991 đến nay. Giai đoạn 1: từ 1991 đến 1993. Đặc trưng của giai đoạn này là thực hiện thời kỳ mới thực hiện thành lập công ty trên cơ sởt sáp nhập hai đơn vị, Công ty có nhiệm vụ vừa tổ chức kinh doanh vật tư đầu vào phục vụ sản xuất cho các nhà máy xi măng vừa tổ chức kinh doanh vận tải lưu thông tiêu thụ xi măng Giai đoạn 2 từ năm 1994 đến giữa năm 1998. Đặc trưng của giai đoạn này là: Theo sự chỉ đạo của tổng công ty Xi Măng VN, kể từ tháng 1/1994 nhiệm vụ tiêu thụ xi măng được chuyển từ các công ty kinh doanh giao cho các công ty khác trong tổng công ty Xi Măng VN. Vì vậy công ty vật tư vận tải trong giai đoạn 1994 đến giữa năm 1997 không làm nhiệm vụ kinh doanh tiêu thụ xi măng đầu ra mà chỉ tập chung vào làm nhiệm vụ kinh doanh vật tư đầu vào kinh doanh dịch vụ vận tải gồm một số loại vật tư chủ yếu là : +Than Quảng Ninh. +Các loại phụ gia cho sản xuất xi măng. +Cung ứng vận tải Cliker Bắc – Nam. +Cung ứng vỏ bao xi măng. Kinh doanh vận tải. Giai đoạn 3 : Từ tháng 6/1998 đến 1/4/2000. Đặc trưng của giai đoạn này: Thời kỳ này nền kinh tế đất nước ta có nhiều thay đổi tốc độ phát triển khá cao, đời sống xã hội có nhiều cải thiện. Hiện nay có 3 lực lượng sản xuất xi măng trong cả nước là: + Các nhà máy thuộc tổng công ty xi măng VN. +Các nhà máy liên doanh với nước ngoài . +Các nhà máy xi măng lò đứng địa phương. Ba lực lượng sản xuất xi măng nói trên trong cả nước đã sản xuất ra một lượng xi măng nhiều hơn nhu cầu sử dụng, tức cung vượt cầu. Chính phủ đã có chỉ thị cấm nhập khẩu xi măng từ cuối năm 1998 để đảm bảo sản xuất xi măng trong nước có thị trường tiêu thụ. Để giữ vững thị phần và thực hiện nhiệm vụ của tổng công ty Xi Măng VN trong việc sản xuất tiêu thụ và bình ổn giá cả xi măng trong nước theo chức năng nhiệm vụ nhà nước giao cho . Vì vậy tổng công ty xi măng VN ra quyết định số 605/XMVN- HĐQT ngày 23/5/1998 để tổ chức lại khâu kinh doanh tiêu thụ xi măng, trong đó kể từ ngày 1/6/1998 đến nay Tổng công ty xi măng giao cho công ty vận tảI vật tư xi măng có nhiệm vụ tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn 3 huyện ngoại thành Hà Nội và 9 tỉnh phía bắc sông hồng gồm: Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Yên Bái, Lào Cai, Tuyên Quang, Hà Giang, Thái nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng. Ngoài nhiệm vụ kinh doanh tiêu thụ xi măng đầu ra tại các địa bàn trên công ty vẫn tiếp tục làm nhiệm vụ kinh doanh cung ứng vật tư đầu vào, vận chuyển cliker, kinh doanh dịch vụ vận tải. Giai đoạn 4. Đến tháng 4/ 2000 théọ chỉ đạo phân công của tổng công ty xi măng VN, việc kinh doanh tiêu thụ xi măng đầu ra được chuyển sang cho đơn vị khác trong tổng công ty. Từ đó đến nay công ty không tham gia vào kinh doanh tiêu thụ xi măng đầu ra mà chỉ tập trung vào kinh doanh vật tư đầu vào cho các nhà máy xi măng và kinh doanh vận tải. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty Vật Tư Vận TảI Xi măng. Công ty là một doanh nghiệpnhà nước trực thuộc tổng công ty xi măng VN có chức năng và nhiệm vụ sau đây: +Tổ chức kinh doanh vật tư đầu vào phục vụ sản xuất cho các nhà máy xi măng lò quay thuộc tổng công ty xi măng và một số nhà máy xi măng lò đứng địa phương bao gồm cung ứng nguyên liệu, nhiên liêụ, vật tư phụ tùng thiết bị đảm bảo đúng số lượng chất lượng, kịp tiến độ sản xuất, giá cả theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. +Tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng, tiêu thụ sản phẩm của các nhà máy theo kế hoạch và địa bàn của tổng công ty xi măng đã giao cho để đáp ứng nhu cầu xi măng cho toàn xã hội. +Tổ chức kinh doanh và dịch vụ vận tải phục vụ sản xuất của các nhà máy xi măngvà lưu thông tiêu thụ xi măng một cách có hiệu quả. +Công ty vật tư vận tải xi măng là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty xi măng VN, có tư cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện chế độ hoạch toán kinh tế độc lập tự chủ, tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả, chấp hành chế độ quản lý kinh tế theo đúng quy định của nhà nước. Cụ thể chức năng nhiệm vụ của công ty như sau: +Mua bán, chuyển tải than theo đúng hợp đồng với các nhà máy xi măng. +Vận chuyển clinker cho các nhà máy xi măng phía nam. + Vận cung ứng, vận chuyển quặng sắt, đá Bôxit, đá Bazan, Xỷ pyzit cho các nhà máy xi măng. Kinh doanh phụ gia. Cơ cấu tổ chức của công ty vận tải xi măng. Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty vật tư vận tải xi măng. Với chức năng nhiệm vụ là kinh doanh vật tư đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất xi măng của các nhà máy xi măng thuộc tổng công ty xi măng VN và các nhà máy xi măng khác trong cả nước. Do vậy mà cơ cấu tổ chức của công ty cũng có những đặc điểm riêng. Hiện nay cơ cấu tổ chức trong công ty là cơ cấu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng. Nó phù hợp với chức năng kinh doanh hiện nay của công ty và nhiệm vụ của tổng công ty giao cho, phù hợp với đường lối chủ chương của Đảng và nhà nước ta trong thời kỳ mới. Sơ đồ cơ cấu tổ chức. Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kế toán Phòng TCKT thống kê PhòngTC lao động tiền lương Phòng kỹ thuật Phòng điều độ Phòng kinh doanh xi măng Phòng kinh doanh phụ gia Phòng vận tải Văn phòng công ty Ban thanh tra Các chi nhánh đầu nguồntại: Quảng Ninh, Phú Thọ, Phả Lại Các chi nhánh cuối cùng tại hoàng thạch, Hải Phòng, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hoàng Mai Đại diện tại TP. HCM Trung tâm kinh doanh vật liệu XD Phó giám đốc kinh doanh Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, đơn vị trong công ty vật tư vận tải xi măng. +Giám đốc là người chịu trách nhiệm toàn diện, trực tiếp chỉ đạo điều hành các hoạt động, kế hoạch kinh doanh trực tiếp về các lĩnh vực, phương án, công tác tài chính kế toán, công tác tổ chức lao động và thanh tra. Trực tiếp chỉ đạocác đơn vị trong công ty . + Phó giám đốc kỹ thuật: là người giúp việc cho giám đốc và được phân công trực tiếp phụ trách các lĩnh vực kỹ thuật, đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn. +Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Phụ trách điều hành sản xuất kinh doanh. +Phòng kế hoạch: chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch quý, tháng, năm. Các phương án kinh doanh, phương án giá cả để trình giám đốc ký giao cho các đơn vị thực hiện, theo dõi thực hiện và tổ chức quyết toán hàng hoá, quản lý công tác hợp đồng kinh tế +Phòng tài chính kế toán thống kê: chịu trách nhiệm quản lý vốn , công tác hạch toán kinh tế, công tác thanh qquyết toán, quản lý sử dụng chứng từ hoá đơn theo quy định của pháp luật, công tác thống kê. +Phòng tổ chứclao động : Chịu trách nhiệm về công tác quy hoạch và tổ chức bộ máy nhân sự, công tác lao động tiền lương, thực hiện chính sách đối với người lao động, côngtác thi đua khen thưởng, kỷ luật, an toàn. +Phòng kỹ thuật : Chịu trách nhiệm về quản lý chất lượng sản phẩm KCS quản lý định mức kinh tế kỹ thuật, công tác quản lý kỹ thuật thiết bị, phương tiện vận tải, công tác cải tiến kỹ thuật. +Phòng điều độ: Chịu trách nhiệm theo dõi thực hiện kế hoạch, đôn đốc và điều động phương tiện vận tải các điều kiện vật chất khác để đảm bảo cho tiến độ sản xuất kinh doanh, tổng hợp số liệu hàng ngày để báo cáo giao ban các buổi sáng. Phòng kinh doanh xi măng: chịu trách nhiệm lập phương án kinh doanh và trực tiếp chỉ đạo các chi nhánh vận tải clinker vãi măng Bắc- Trung- Nam theo kế hoạch được giao, quản lý hợp đồng kinh tế và quyết toán mặt hàng kinh doanh xi măng. +Phòng kinh doanh phụ gia; Lập phương án và triển khai thực hiện kinh doanh các loại phụ gia, hợp đồng kinh tế và quyết toán mặt hàng phụ gia. +Phòng vận tải : Lập phương án kinh doanh vận tải và tổ chức khai thác phương tiện vận tải xã hội để thực hiện vận chuyển các loại vật tư, than, các loại phụ gia theo kế hoạch được giao hợp đồng kinh tế và quyết toán các hợp đồng vận tải . +Văn phòng: Phục vụ đảm bảo cơ sở vật chất như nơi làm việc, phương tiện đi lại, thông tin cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, lập lịch công tác cho lãnh đạo công ty, công tác văn phòng tiếp khách, y tế…quản lý tài sản nhà đất của công ty . +Ban thanh tra: Thực hiện thanh tra kiểm tra theo quy định của nhà nước và kế hoạch của giám đốc nhằm đảm bảo đúng chế độ quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, thực hiện chính sách thoả ước lao động trong công ty . Các chinhánh kinh doanh vật tư đầu vào, các chi nhánh kinh doanh xi măng, chi nhánh Phả Lại và đoàn vận tải có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ cvủa giám đốc công ty giao cho, đảm bảo đúng nguyên tắc chế độ định mức theo quy định hiện hành, lập các chứng từ hoá đơn theo quy định được ký kết hợp đồng theo sự phân công của công ty. Nhận xét chung về bộ máy quản lý của công ty Vận Tải Vật Tư Xi Măng: Đây được coi là một cơ cấu tổ chức hợp lý có hiệu quả có thể đủ sức phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty trong hện tại và từng bước kiện toàn bộ máy quản lý và đáp ứng têu cầu của hoạt động SXKD trong tương lai 4.Đặc điểm về lao động. Trong bất kỳ một nền kinh tế nào thì lực lượng lao động cũng luôn là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bạI của quá trình sản xuất. Công tyvật tư -Vận tảI- xi măng từ khi thành lập đến nay đã trãI qua các lần thay đổI về nhiệm vụ ,chức năng sản xuất vì vậy nhu cầu về lao động ở mỗI thờI kỳ là khác nhau .Trong những năm đầu thành lập công ty ,công việc nhiều và công tác tổ chức chưa chặt chẽ,số lượng lao động lúc bấy giờ lên đến hơn 1000 người.Nhưng về sau do yêu cầu của sản xuất và do sự điều chỉnh của Tỏng công ty về quyền hạn và nhiệm vụ của công ty nên số lượng lao động của công ty giỉam dần năm 1997 là 340 ngườI ,năm 1998 là hơn 650 ngườI và hiện nay là 312 ngườI .Số lượng lao động và chất lượng lao động của năm 2002 được thể hiện trong bảng dướI đây: SƠ Đồ Toàn bộ lao động trong công ty được thống kê trên đây đều là lao động được ký hợp đồng dàI hạn từ 12 tháng trở lên , hình thức ký hợp đồng là thử việc ,nếu đạt yêu câù thì ký hợp đồng 1 năm , sau nhiều lần ký 1 năm thì ký hợp đồng vô hạn. Công tác tuyển dụng ,tuyển chọn lao động tại công ty cũng không có gì nổI bật.Trong những năm gần đây do tính chất ổn định của nhiệm vụ và chức năng sản xuất ,nhu cầu tuyển thêm lao động là không cần thiết.Nhưng có sự tuyên chuyển đề bạt cất nhấc lao động từ bộ phận này sang bộ phận khác theo yêu cầu cuả công việc. Theo bảng số liệu trên chúng ta thấy : -Lao động trẻ từ 20_41 tuổI là 137 người chiếm 43,91% ,đây có thể là tỷ lệ chưa cao nhưng theo qui mô và chức năng nhiệm vụ tại công ty thì có thể nói rằng đó là một lợi thế của công ty trong thời gian tới .Số lượng lao động tr4ong độ tuổI từ 41-50 là 141 người chiếm 45,19% đây là đội ngũ nòng cốt trong công ty, là độ tuổI làmg việc có hiệu quả nhất bởi đã tích luỹ được kinh nghiệm trong các năm công tác .Và là lớp người hướng dẫn chỉ bảo lớp trẻ về kinh nghiệm và lẽ sống trong công ty.Trong đó có 34 từ 51 tuỏi trở lên chiếm 10,9% là lớp người sắp sửa về hưu sau khi đã cống hiến nhiều năm công tác tạI công ty.Đây la một tỷ lệ thấp chứng tỏ lãnh đạo công tyđã chú trọng đến công tác đào tạo và tuyển dụng cán bộ trẻ . Về giới tính , trong tổng số 312 ngườI thì số lao động nữ là 206 chiếm 66,03% đây là một tỷ lệ khá cao so vớI 106 lao động nam chiếm 33,97% . Về trình độ : Số lượng cán bộ co9ong nhân viên có trình độ đạI học là 113 ngườI chiếm 36,22% trong tổng số cán bộ công nhân viên ,trong đó số ngườI có trình độ đạI học chuyên môn là 95 ngườI chiếm 30,45% trong tổng số cán bộ công nhân viên và chiếm 84,07% trong tổng số đạI học.Còn lạI số ngườI có trình độ đạI học khác là 18 ngườI chiếm 5,77% tổng số cán bộ công nhân viên và 15,93% tổng số đạI học .Đây là một tỷ lệ phản ánh công ty có dộI nhũ cán bộ có trình độ chuyên môm khá cao ,làm việc đúng chức năng nhiệm vụ mà mình được đào tạo.Là một lợI thế rất lớn cho Công ty trong công cuộc đổI mớI hiện nay. Cũng theo số liệu từ bảng trên thì tỷ lệ ĐH-CĐ-TC-SC:CNKT của công ty là 113: 102 :92 =1,22 : 1,1 : 1 .Tỷ lệ này là bất hợp lý thể hiện tình trạnh thừa thầy thiếu thơ , nhưng do tính chất sản xuất kinh doanh đặc thù của công ty ,lao động có trình độ cao (ĐH –CĐ TC) cũng tham gia gián tiếp vào trong quá trình sản xuất nên số lượng này lớn .Còn CNKT chỉ là một bộ phận nhỏ trong cơ cấu tổ chức tạI công ty. VớI trình độ lao động như hiện nay , công ty có thể đảm bảo tiếp thu được những tiến bộ khoa học kĩ thuật mớI ,tiên tiến đảm bảo được các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh , khai thác tìm hiểu thị trường để kinh doanh những mặt hàng mớI đáp ứng được nhu cầu ngày càng phong phú của thị trường. 5. Một số kết quả sản xuất kinh doanh đạt được (CHƯA Có) II. THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG THUỘC CÔNG TY VẬT TƯ -VẬN TẢI -XI MĂNG. 1. Mục tiêu của phân tích công việc tại phòng tổ chức lao động tiền lương. Phân tích công việc để các thành viên trong phòng tổ chức lao động tiền lương thấy được vai trò , nghia xvụ , trách nhiệm , quyền hạn đối với công việc mình làm. Qua đó tự xem xét coi công việc đó có phù hợp với mình hay không , từ đó có thể sắp xếp lại vị trí làm việc hoặc có thể được đào tạo thêm về trình độ chuyên môn theo yêu cầu đáp ứng được công việc mình thực hiện . Dựa vào phân tích công việc , với các công việc phải thực hiện với các tiêu chuẩn nhất định thì cho phép ta đánh giá tình hình thực hiện công việc để đề bạt , hoach định nhân sự , nâng lương , khen thưởng… Qua phân tích công việc , người lao động hiểu rõ hơn công việc phải làm , quyền hạn , trách nhiệm . Từ đó phát huy tính năng động , sáng tạo trong công việc , làm cho năng suất lao động tăng lên . 2. Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức lao động tiền lương. Phòng tổ chức lao động tiền lương có chức năng tham mưu về công tác tổ chức cán bộ lao động tiền lương thực hiện mọi chính sách chế độ đối với người lao động , tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của công ty theo yêu cầu gọn nhẹ hiệu quả ,phù hợp với nền kinh tế thị trường . Phòng tổ chức lao động tiền lương có nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về: +định hướng và lập phương án về cơ cấu sản xuất kinh doanh +Thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động trong biên chế và lao động hợp đồng +Lập phương án tiền lương sản phẩm cho toàn công ty. Thựchiện quản lý và chỉ đạo tiền lương ,quản lý lao động . +Xây dựng mức hao phí lao động ,an toàn lao động ,bảo hộ lao động ,bảo hiểm xã họi ,thực hiện các chế độ đối với công nhân viên +Tổ chức cong tác thanh tra ,thi đua ,khen thưởng . +Quản lý cán bộ đánh giá ,bổ nhiệm ,miễn nhiệm,quy hoạch cán bộ . +Đào tạo bồi dưỡng cán bộ . +Quản lý hồ sơ cán bộ ,thực hiện nâng bậc lương hàng năm. +Bảo vệ chính trị nội bộ … Như vậy phòng tổ chức lao động tiền lương phảI làm tất cả những công việc có liên quan đến mọi ngươì lao động trong công ty./Nừu những công việc này được thực hiện tốt,nó sẽ góp phần giúp cho công ty làm ăn có hiệu quả hơn ,còn người lao động thì nhận thấycông bằng trong trách nhiệm và quyền lợi của mình .Hay nói cách khác ,phòng tổ chức lao động tiền lương đóng vai trò kết hợp lợi ích của công ty với lợi ích của người lao động nhằm nâng cao nhiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty cũng như nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động. 3.Cơ cấu nhân sự của phòng tổ chức lao động tiền lương thuộc công ty vật tư-vận tảI –xi măng . -Hiện nay phòng tổ chức lao đông có 8 đồng chí,trong đó có 4 dồng chí là nam và 4 là nữ.Cơ cấu phòng tổ chức lao động tiền lương gồm :một trưởng phòng ; hai phó trưởng phòng và 5 nhân viên .Cụ thể như sau: (SƠ Đồ) Trưởng phòng Trần vũ Quang Phó trưởng phòng Trịnh Hữu Quảng Phó trưởng phòng Nguyễn phương lan Đồng chí Nguyễn dương Đoán Đồng chí Nguyễn Thị Nho Đồng chí Ngô Lương Đồng chí Nguyễn Thanh Vân Đồng chí Phạm Lan Hương Về trách nhiệm và quyền hạn trong công việc: -Trưởng phòng: +Phụ trách đIều hành chungvà chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về kết quả của mọi mặt công tác thuộc chức năng nhiệm vụ công tác của phòng. +Trực tiếp thực hiện những công việc quan trọng nhất của phòng. - Các phó trưởng phòng: +Giúp cho trưởng phòng chỉ đạo một số mảng công việc theo phân công của trưởng phòngvà phảI chịu trách nhiệm về chất lượng và tiến độ công việc. +Trực tiếp thực hiện một số công việc cụ thể. +Thay trưởng phòng đIều hành công việc của phòngkhi trưởng phòng đI vắng và khi trưởng phòng uỷ quyền. +PhảI bao quát và chủ động đề xuất triển khai thực hiện phần việc thuộc mảng công việc được phân công. Khi chỉ đạo các công việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng chỉ đạo tiến hành theo hướng chỉ đạo đã thống nhất (nếu trưởng phòng đI vắng có công việc phát sinh có thể chủ động giảI quyết nhưng phảI chịu trách nhiệm về chất lượng của ông việc và khi giảI quyết xong phảI báo cáo cho trưởng phòng biết). - Các nhân viên . +Chịu trách nhiệm trước phó trưởng phòng (Theo mảng công việc) và với trưởng phòng về chất lượng và tiến độ công việc được phân công và phảI chủ động triển khai công việc với trách nhiệm của một cán bộ tham mưu giúp việc cho lãnh đạo về lĩnh vực công tác được phân công. Chủ động tích cực bàn bạc trao đổi với các bộ phận liên quan để hoàn thành công việc. Trưởng phòng và các phó trưởng phòng chỉ hỗ trợ những tình huống vượt quá khả năngcủa nhân viên . khi trao đổi bàn bạc với các bộ phận đơn vị liên quan không được tráI với tinh thần chỉ đạo chung và sau đó phảI báo cáo lạI kết quảcho phó trưởng phòng phụ trách về mảng việc hoặc trưởng phòng biết. + chịu trách nhiệm lưu giữ bảo quản đầy đủ các văn bản tờ trình công văn giấy tờ bản nháp liên quan đến quá trình giảI quyết công việc được giao. Về phân công cụ thể: - Đồng chí Trần vũ Quang: Trưởng phòng. + Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về kết quả mọi mặt hoạt động công tác cuả phòng TCLĐTL. + Trực tiếp chỉ đạo các công việc L: Quy hoạch cán bộ, dự kiến bổ nhiệm và đIều động cán bộ, khen thưởng kỷ luật . Vạchkế hoạch sửa đổi bổ xung các văn bản pháp quy thuộc công ty như nội quy lao động, thoả ước lao động tập thể, các quy chế chức năng nhiệm vụ các đơn vị và bộ phận . Đề xuất thành lập ,sát nhập, giảI thể các đơn vị thuộc công ty . Đồng chí Nguyễn phương Lan: Phó trưởng phòng. Giúp trưởng phòng xây dựng chỉ đạo thực hiện mảng công việc thuộc lĩnh vực đơn giá tiền lương, chi trả lương trong toàn bộ công ty như: +Xây dựng và giao đơn giá sản phẩm cho các đơnvị trực thuộc công ty . +Kiêm tra giám sát qúa trình triển khai thực hiện công tác chi trả, phân phối tiền lương. + Chấn chỉnh giảI quyết các sai sót, giảI quyết các kiến nghị của các đơn vị về vấn đề tiền lương. +Đề xuất biên soạn văn bản hướng dẫn cụ thể về phân phối đIều hoà lượng hàng tháng, quý. +Thực hiện công tác khai thác theo sự phân công của trưởng phòng. Đồng chí Trịnh Hữu Quang: Phó trưởng phòng. Giúp trưởng phòngchỉ đạo thực hiện mảng công việc về văn bản pháp quy, quy chế. Triển khai thực hiện chính sách cho người lao động trong phạm vi công ty như. +biên soạn các quy chế, các quy định mang tính pháp quy trong công ty . +Triển khai thực hiện công tác nâng lương, nâng bậc, chuyển nghạch hàng năm. theo dõi đề xuất giảI quyết các trường hợp cần thiết chỉnh xếp lương cho phù hợp với trình độ và công việc đang làm. + GiảI quyết chế độ chính sách cho người lao động: Công tác bảo hiểm XH, giảI quyết nghỉ hưu trí, nghỉ chế độ 1 lần . +An toàn lao động, bảo hộ lao động, tai nạn lao động phòng chống bão lụt, chữa cháy. +Chấm côngvà phân loạI thi đua hàng thán, nghỉ phép, nghỉ lễ, không lương. +An ninh trật tự dân quân tự vệ, nghĩa vụ quân sự, chính sách hậu phương quân đội. +Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng. Đồng chí Phạm Lan Hương: Chịu trách nhiệm thực hiện một số công việc thuộc lĩnhvực sau. +Xây dựng đơn giá tiền lương sản phẩm, phân phối tiền lương hàng tháng cho người lao động. +Lập sổ thống kê theo dõi về thực hiện lao động tiền lương của các đơn vị; Lập các báo báo cấp trên về lao động tiền lương, về thu nhập theo định kỳ về yêu cầu đột xuất. Phối hợp vớ bộ phận tiền lương theo dõi, chấn chỉnh việc phân phối tiền lương hàng tháng tạI các đơn vị . +Kiểm tra theo dõi các quỹ khác của công ty liên quan đến chi trả cho người lao động như quỹ khen thưởng, trợ cấp mất việc lam, phúc lợi. +Kiểm tra đối chiếu hàng tháng và tổng hợp, quyết toán thực hiện các loạI quỹ lương. +Phối hợp với bộ phận nhân sự giảI quyết các chế độ khi tuyển dụng, khi chấm dứt hợp đồng lao động. Đồng chí Nguyễn Dương Đoán: + Theo dõi tiến hành thực hiện các thủ tục đIũu động tuyển dụng ký kết và chấm dứt hợp đồng lao đồng. +Công tác kỷ luạt thi đua khen thưởng. +Dân quan tự vệ, an ninh trật tự. +Thực hiện các công việc về quân nhân dự bị, nghĩa vụ quân sự và các chế độ chính sách hậu phương quân đội . +Thực hiện các công việc khác theọ phân công của trưởng phòng. Đồng chí Ngô lương. +Xây dựng kế hoạch triển khai theo dõi tổng kết việc cấp phát sử dụng trang bị bảo hộ lao động cho CBCNV toàn công ty . Chịu trách nhiệm theo dõi đề xuất và giảI quyết vấn đề liên quan đến công việc an toàn vệ sinh lao động, tai nạn lao động và phòng cháy chữa cháy. +Thực hiện các công việc liên quan đến sổ lao động của cán bộ CNV toàn công ty. +Theo dõi kiểm tra ,rà soát bố trí lao động và chủ động đề xuất các phương án bố trí, xắp xếp lao động hợp lý tạI các đơn vị trong toàn công ty . Thường xuyên trao đổi và phối hợp với bộ phận tiền lương về chi trả lương hàng tháng cho người lao động. +Giúp trưởng phòng theo dõi đôn đốc kiểm tra tổng hợp kết quả kiểm đIểm cán bộ hàng năm. +Thực hiện công tác khác do trưởng phòng phân công. Đồng chí Nguyễn Thanh Vân: +Theo dõi nghỉ phép, nghỉ ốm nghỉ thai sản, nghỉ không lương…và kiểm tra bảng chấm công bảng xếp loạI A B C của các đơn vị hàng tháng. +Theo dõi kiểm tra chấn chỉnh về kỷ luật lao động. +Thống kê theo dõi và giảI quyết các vấn đề thuộc BHXH bảo hiểm thân thể, bảo hiểm y tế. +GiảI quyết chế độ hưu chí , nghỉ một lần, trợ cấp khó khăn, trợ cấp mất việc. +Thực hiện các công việc chăm lo đời sống, thăm hỏi ốm đau, hiếu hỷ … +Thực hiện các công tác khác do trưởng phòng phân. Đồng chí Nguyễn thị Nho: +Bảo quản lưu trữ hồ sơ cán bộ, lưu trữ công văn đI đến văn phòng, bảo quản sổ lao động, sổ bảo hiểm XH. +Kiểm tra đề xuất và thực hiện khai mới, khai bổ xung hồ sơ lý lịch. + theo dõi đề xuất giảI quyết thủ tục và chế độ chính sách cho các trường hợp học tập dàI hạn, ngắn hạn và các loạI hình đào tạo khác. +Phối hợp với bộ phận lao động tiền lương khi triển khai nâng lương nâng bậc hàng năm. +Theo dõi lập kế hoạch đào tạo, quỹ đào tạo toàn công ty và lập sổ theo dõi chi phí đào tạo cho toàn CBCNV. +Các công việc hành chính khác của phòng như dự trù, quản lý cấp phát văn phòng phẩm đảm bảo vệ sinh các phòng làm việc,nước uống hàng ngày… 4 Những tồn tại : -Vì phòng tổ chức lao động tiền lương có nhiều chức năng nhiệm vụ có liên quan rộng khắp hầu hết các vấn đề của công ty , cho nên việc phân công các nhân viên làm các công việc còn chưa rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn đối với nội dung công việc mỗi người đảm nhận . Hiện tại thì công ty chưa có bản phân tích công việc mà mới có bản phân công trách nhiệm quyền hạn của mỗi người trong phòng tổ chức lao động . Nhìn chung thì việc phân công thực hiện công việc la ftương đối tốt nhưng tính khoa học còn chưa cao , chưa đầy đủ . Chương 3: một số kiến nghị nhằm hoàn thiện phân tích công việc cho phòng tổ chức lao động tiền lương. I .Xây dụng bản tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ cho phòng tổ chức lao động tiền lương . Cán sự lao động tiền lương. A/ Chức trách: Là viên chức chuyên môn nghiệpvụgiúp phòng tổ chức lao động tiền lương đơn vị triển khai hướng dẫn theo dõi đón đọc việc thực hiện chính sách lao động tièn lương theo phạm vi đựơc giao. Nhiệm vụ cụ thể : +Quản lý theo dõi một phần công việc thuộc chức năng của phòng lao động . +Triển khai thực hiện ké hoạch phương án nghiệp vụ trên cơ sở các nội quy, quy chế quyết định của đơn vị ban hành . +Theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện côngviệc đượcphân công và báo cáo kết quả định kỳ . +Tổ chức, quản lý hồ cơ, tài liệumột cách khoa học. +chịu sự chỉ đạovề nghiệp vụ của viên chức nghiệp vụ ngạch trên. b/ Hiểu biết . +Nắm được bộ luật lao động và các văn bản dưới luật . +Nắm được các nguyên tắc, chế độ, thể lệ thủtục và hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện công việc được giao. +Nắm được nguyên tắc thủ tục hành chính nghiệp vụ trong đơnvị và trong bộ máy quản lý nhà nước. +Hiểu rõ đặc điểm của từng loại lao động trongnghành xi măng. +Viết được văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và triển khai thực hiện đúng nguyên tắc . +Hiểu rõ mối quan hệ trong công tác ở dơn vị và các đơn vị có liên quan . +Biết sử dụng các phương tiện thông tin, thống kê tính toán. c/ Yêu cầu trình độ . + Tốt nghiệp trung cấp nghành kinh tế lao động hoặc tôt nghiệp trung cấp nghành khác đã qua thời gian bồi dưỡng nghiệp vụ kinh tế lao động. Biết sử dụng vi tính. Chuyên viên lao động tiền lương. A/ Chức trách: Là viên chức chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực lao động tiền lương làm việctại công ty và các coong ty thành viên, giúp lãnh đạo phòng tổchức công ty và tổng côngty quản lý một hoặc một số nghiệp vụ lao động tiênf lương thuộc phạm vi được giao. Nhiệm vụ cụ thể : +Đề xuất và xây dựng phương án quản lý một phần hoặc một lĩnh vực nghiệp vụ trên cơ sở những quy định và cơ chế đã có của nhà nước và của đơn vị, nghành đã ban hành. +Xây dựng các định mức lao động cho từng công việc, từng công đoạn. +Tham gia xây dựng định mức và đơn giá tiền lươngtổng hợp cho từng đơn vị sản phẩm của mtj đơn vị. +Thu thập tài liệu phân tích đánh giá kết quả thực hiện lao động tiền lương và báo cáo định kỳ theo quy định. +Quản lý thẻo dõi công tác đào tạo kèm cặp nâng bậc. +Quản lý tiêu chuẩn và quản lý việc trang bảo hộ lao động . +Thực hiện công tác nghiệp vụ BHXH. +Tổ chức hướng dẫn theo dõi đôn đốc kiểm tra và đề xuất các biện pháp quản lý LĐTL. +Chủ động tổ chức phối hợp công tác với viên chức đơn vị liên quan và hướng dẫn nghiệp vụ nghạch dươí. +Tổng hợp, phân tích, đánh giá kết quả báo cáo lãnh đạo phòng. +chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của viên chức nghiệp vụ nghạch trên và hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ viên chức nghạch dưới. B/ Hiểu biết . +Nắm được đường lối chính sáchchung của đảng và nhà nước chủ chương phương hướng nhiệm vụ của đơn vị nghành . +Nắm được bộ luật lao động và các văn bản dưới luật. +Biết xây dựng kế hoạch phương án và các loại văn bản, thông hiểu thủ tục hành chính nghiệp vụ lao động tiền lương. +Nắm đượcnhững vấn đề cơ bản về lao động tền lương và các yếu tố ảnh hưởng. +Hiểu thực tiễn sản xuất kinh doanh của đơn vị, những vấn đề đời sống , xã hội liên quan dến công tác LĐTL. +Biết tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra, phối hợp triển khai công việc .Đủ trình độ tổ chức làm việc độc lập. C/ Yêu cầu trình độ . +Tốt nghiệp đại học KTQD nghành kinh tế lao động . Trường hợp có trình độ đại học khác thì phải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ kinh tế lao động 3 thangs trở lên. +Biết mtj ngoại ngữ trình độ A, biết sử dụng vi tính. Chuyên viên chính lao động tiền lương. A/ chức trách: Là viên chức chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực lao động tiền lươnglàm việc tại công ty thành viên và phòng tỏ chức lao động của công ty giúp lãnh đạo chủ trì tổ chức và thực hiện quản lý lĩnh vựclao động tiền lương. Nhiệm vụ cụ thể . +Chủ trì nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các công việc về quản lý lao động thực hiện chính sách đối với người lao động . +nghiên cứu xây dựng ban hành định mức lao động tổ chức phổ biếnvà áp dụng các định mức lao động tiên tiến đã ban hành . Xây dựng quy chế trả lương. +Xây dựng các nguyên tăc phối hợp giữa các bộ phận trong phòng và công ty thực hiện công tác quản lý lao động và các chính sách khác đối với người lao động. +Tổ chức xây dựng quy chế quản lý nghiệp vụ thống nhất, thông tin quản lý, số liệu thống kê, hồ sơ lưu trữ chế độ báo cáo về công tác LĐTL. +Đề xuất với lãnh đạo về phương án bố trí lao động, khoán, định mức lao động và đơn giá tiền lương. +Tổng kết phân tích đánh giá hiệu quả và tính khả thi cảu việc thực hiện công tác LĐTL của nghành xi măng. +chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của viên chức ở nghạch cao hơn và chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ viên chức nghạch dưới. B/ hiểu biết. +Nắm vững đường lối, chính sách chung của đảng nhà nước, nắm vững phươnghướng chủ chương lãnh đạo của tổng công ty , lãnh đạo công ty trong lĩnh vực LĐTL. +Nắm vững bộ luật lao động và các văn bản dưới luật. +Nắm vững kiến thức cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ LĐTL và hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ liên quan. +Am hiểu thực tế sản xuất kinh daoanh của nghành các nhân tố kinh tế xã hội ảnh hưởn tới tiền lương và các chính sách đối với người lao động. +Nắm vững thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật. +có kinh nghiệm về tổ chức quản lý có năng lực nghiên cứu và ứng dụng , cải tiến quản lý tronglĩnh vực LĐTL. C/ Yêu cầu trình độ . +Đạt tiêu chuẩn chuyên vien LĐTL , phải có thời gian tối thiểu ở nghạch chuyên viên 6 năm. +Qua khoá đào tạo quản lý doanh nghiệp và bồi dưỡng quản lý hành chính cho nghạch chuyên viên chinhs theo chương trình của HVHCQG. +Có một ngoại ngữ phục vụ chuyênmôn. +có đề tài được áp dụng trong công tác quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Chuyên viên tổ chức cán bộ. A/ chức trách : Là viên chức chuyên môn nghiệp vụ TCCB giúp lãnh đạo phòng ban về công tác tổ chưcs quản lý cán bộ của doanh nghiệp trong phạm vi đượcphân công. Nhiệm vụ cụ thể . +Xây dựng thực hiện kế hoạch nhiệm vụ được phân công, hướng kiểm tra đôn đốc, đề xuất các biện pháp thực hiện nhiệm vụ . +Soạn thảo các văn bản, các quy đinh thực hiện các quy chế trong công tacs tổ chức, quản lý cán bộ . +Chủ động quản lýphối hợp công tác với viên chức đơn vị liên quan , tổ chức thu thập số liệu thông tin, thống kêlưu trữ số liệu tốt, đánh giá kết quả được phân công. +Tổ chức công tác quản lý hồ sơ cán bộ . +chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của viên chức nghiệp vụ nghạch cao hơn và chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ viên chức nghạch dưới. B/ Hiểu biết . +Nắm được đường lối chính sáchchung của đảng nhà nước về công tác cán bộ , nắm được chủ chươngphươnghướng của công ty về công tác cán bộ . +Nắm được bộ luật lao động và các văn bản dưới luật. +nắm được những vấn đề cơ bản về nghiệp vụ tổ chức cán bộ thực tế trong doanh nghiệp. + Đủ trình độ độclập tổ chức làm việc xây dựng các phương hướng, đề án kế hoạch, các loại văn bản cụ thể và thônghiểu thủ tục hành chính nghiệp vụ cuả nghành . c/ Yêu cầu trình độ . +Tốt nghiệp đại học dã qua bồi dưỡng chuyên mn nghiệp vụ tổ chức cán bộ từ 3 tháng trở lên. +Biết một ngoại ngữ trình độ A, biết sửdụng vi tíng. 5. Chuyên viên chính tổ chức cán bộ. A/ Chức trách: là viên chức chuyên môn nghiệp thuộc lĩnh vực tổ chức cán bộ giúp cán bộ lãnh đạo phòng tổ chức lao động Tổng công ty lãnh đạo có trongngành xi măng chủ trì tổ chức và thực hiện quản lý lĩnh vự tổ chức cán bộ. Nhiệm vụ cụ thể: +Tổ chức hướng dẫn theo dõi kiểm tra thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước trên ơ sở đó đề xuất các biện pháp hỉ đạo uốn nắn để tăng cường hiệu quả quản lý. +Chủ trì tổ chức soạn thảo các văn bản để thực hiện chủ trương chính sách nghiệp vụ công tác tổ chuức cán bộ trong ngành xi măng. +Xây dựng chức năng nhiệm vụ quyền hạn và mối quan hệ công tác theo mô hình tổ chức của đơn vị đã ddược phê duyệt. +Đề xuất phương án tổ chức sản xuất kinh doanh tổ chức lao động khoa học tách nhập giải thể một số bộ phận khi cần thiết để phục vụ cho công việc sản xuất kinh doanh của đơn vị . +Thực hiện quản lý cán bộ xây dựng đề xuất kế hoạch đào tạo bố trí sử dụng và đánh giá cán bộ . +Đề xuất bổ nhiệm miễn nhiệm theo đúng chính sách cán bộ . + Quản lý khai thác hồ sơ. +Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ theo quy định của nhà nước. +Tổng hợp phân tích,tổng kết đánh giá hiệu quả và tính khả thicác nội quy chế độ, các biện pháp quán lý thuộc lĩnhvựctổ chức cán bộ đã ban hành. +Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của viên chứcở nghạch cao hơn . b/ hiểu biết . + Nắm được đường lối chính sáchchung của đảng nhà nước, của doanh nghiệp về công tác cánbộ và lĩnh vựcliên quan. + Nắm được đường lối chính sáchchung của đảng nhà nước. +Có kiến thức chuyênmôn về cong tác tổ chức cán bộ , am hiểu thực tế sản xuất kinh doanh và có kinh nghiệm tổ chức quản lý trongnghành xi măng. +Hiểu tình hình và xu thế phát triển cong tác tổ chức cán bộ trong nước. +Nắm vững thủ tụchành chínhtheo quy định của pháp luật . +Có trính độ tổng hợp, ỷ chức chỉ đạo kiểm tra phối hợp triển khai nghiệp vụ. Có năng lực nghiên cứu khoa học và ứng dụng trong quản lý. C/ Yêu cầu trình độ. +Đạt tiêu chuẩn chuyên viên tổ chức cán bộ, phải có thời gian tói thiểu ở nghạch chuyên viên tối thiểu 6 năm. +Qua khoá đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ công tác tổ chức cán bộ quản lý doanh nghiệp và bồi dưỡng quản lý hành chính theo chương trình của học viện HCQG đối với ngạch chuyên viên chính. +Có một ngoại ngữphục vụ công tác chuyên môn. +Có đề tài được áp dụng trong công tácquản lý hoặc phục vụ sản xuất kinh doanh. 6.Cchuyên viên cao cấp tổ chức lao động tiênf lương. A/ chức trách : là viên chức chuyên môn nghiệp vụcao nhất lĩnh vực tổ chức tiền lương của Tổng công ty xi măng VN, Lãnh đạo chủ trì các đề án doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tổ chức tiền lương.Tổ chức thực hiện quản lý lĩnh vực tổ chức cán bộ. Lao động tiền lương và các chính sách đối với người lao động thuộc phạm vi thẩm quyền. Nhiệm vụ cụ thể. +Đề xuất xây dựng các phương án, đề án, các kế họach ngắn hạn và dài hạn, phươnghướng chiến lược công tác tổ chứccán bộ và an toàn lao động và các chính sách khác liên quan đến người lao động. +Chủ trì soạn thảo các văn bản hướng dẫn thực hiện các quy định nhà nước và của pháp luật, các chính sách và cơ chế chính sách quản lý của nhà nước tronglĩnh vực tổ chức cán bộ, tổ chức lao động tiền lương. +Hướng dẫn xây dựng ban hành chức nang nhiệm vụ quyền hạnquan hệ công tác trong tổng công ty và cacs đơn vị thành viên, mối quan hệ công tác giữa chính quyền và tổ chức đảng, đoàn thể trong nghành, cơ chế tổ chưcá và hoạt động, điều lệ của các đơn vị thành viên. +Xây dựng ban hành tiêu chuẩn cán bộ trong công ty. +Xây dựng quy hoạch bố trí, sử dụng cán bộ. +Nghiên cứu đề xuất phương án cải tiến tổ chức lao động khoa học việc thành lập, giải thể, sáp nhập một số ban hành trong mô hình tổ chức của công ty và tổng công ty. +Hướng dẫn xây dựng, kiểm tra công tác định mức lao động trong các ngành, công tác phân phối tiền lương ,BHXH, an toàn lao động, công tác đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kèm cặp nâng bậc côngnhân và bảo vệ chính trị nội bộ . +Tổng kết phân tíh đánh giá hiệu quả các biện pháp quản lý công tác tổ hức cán bộ lao động tiền lương của nghành . +Chủ trì tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học, chủ trì việc phối hợp nghiệp vụ với các lĩnh vực để thực hiện công tác tổ chức tiền lương. +Chỉ đạo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ nghạch dưới. B/ Hiểu biết . +Nắm chắec đường lối chủ trương của Đảng, nhà nước của xí nghiệp về công tác tổ chức, công tác cán bộ, các chính sách về lao động tiền lươngvà các nghiệp vụ có liên quan. +Nắm vững bộ luật lao động và các văn bản dưới luật . +Có kiến thức sâu rộng về quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh và lĩnh vực tổ chức lao động, có khả năng lãnh đạo, có kinh nghiệm về tổ chức quản lý và xử lý nghiệp vụ tổ chức lao động. +Am hiểu sâu rộng về tình hình kinh tế xã hội trong và ngoài nước. +Biết tổ chức nghiên cứu và ứng dụng khoa học quản lý. C/ Yêu cầu trình độ. +Đạt tiêu chuẩn chuyên viên chính nghiệp vụ tổ chức cán bộ, Lao động tiền lương và phải có thời gian ở ngạch chuyên viên chính tối thiểu là 9 năm. +Qua khoá dào tạo quản lý doanh nghiệp nhà nước của bộ, nghành hoặc thực tập sau đại học về quản lý chuyên đề và khoá đào tạo quản lý hành chính nhà nước nghạch cao cấp theo trương trình của học viện HCQG. +Chính trị trung cấp trở lên. +có đề tài nghiên cứu khoa học hoặc phương án quản lý, phát triển nghành được áp dụng vào thực tế. II . Xác định rõ các nội dung công việc theo từng lĩnh vực cho phù hợp với trình dộ chuyên môn nghiệp vụ . Để hoàn thành tốt công việc , trước tiên người lao động hpải biết được những nội dung công việc của mình cần phai rlàm . Việc phân công các công việc cụ thể rõ ràng cho từng người sẽ tránh được sự chồng chéo , lẫn lôn jgiưa x quyền hạn , trach snhiệm đối với nội ung công việc cần thực hiện . Theo tôi , việc phân công công việc tại phòng tổ chức lao động tiền lương được chia thành 3 lĩnh vực : Lĩnh vực thứ nhất là : Tổ chức cán bộ , trong lĩnh vực này gồm những nội dung công việc sau + Tổ chức sản xuất – kinh doanh . + Quản lý cán bộ . + Đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ . + Quản lý hồ sơ , chế độ nâng bậc lương . + Bảo vệ chính trị nội bộ . ở lĩnh vực này thì người làm công tác tổ chức cán bộ phải là chuyên viên chính lao động tiền lương . Có như vậy mới đáp ứng được yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc Lĩnh vực thứ hai là : Thanh tra pháp chế .Nội dung công việc của cán bộ thanh tra pháp chế bao gồm : + Công tác kiểm tra , thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh định kỳ và theo đơn thư . + Kiểm tra cac shợp đồng kinh tế về mua bán vật tư , thiết bị và tieu thụ sản phẩm + Giải quyết các đơn thư khiếu tố . Ở nội dung 1 &2 thì cán bộ thanh tra pháp chế phải là chuyên viên chính ,còn nội dung thứ 3 thì cán bộ thanh tra pháp chế phải là chuyên viên thanh tra pháp chế . Lĩnh vực thứ ba là: Lao động tiền lương . Nội dung của cán bộ lao động tiền lương bao gồm : + Định mức lao động , đơn gia s tiền lương . + Các hình thức trả lương , thưởng sao cho phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của công ty . + Xây dựng kê shoạch quỹ tiền lương , thống kê tiền lương , thu hập . + Hợp đồng lao động , các chính sách đối với người lao động . + Bảo hiểm xã hội . + Đào tạo thi nâng bậc đối với công nhân . Đối với nội dung công việc 1&2 thì cán bộ thực hiện phải là chuyên viên chính cán bộ lao động tiền lương . Đối với nội dung 3,4&6 thì cán bộ thực hiện công việc phải là chuyên viên lao động tiền lương . Còn với nội dung 5 thì cán bộ thực hiện công việc phải là cán sự lao động tiền lương . Để hoàn thành tốt công việc được giao thì công việc phải phù hơpự với trình độ , chuyên môn của cán bộ thực hiện công việc . Có như vậy thì mới hoàn thành tốt các kế hoạch mà phòng tổ chức lao động tiền lương cũng như kế hoạch của công ty đã đề ra một cách hiệu quả cao . III . Xây dựng chức danh phù hợp với nội dung công việc cho phòng tổ chức lao động tiền lương . Đối với chuyên viên chính tổ chức cán bộ thì làm cán nọi dung công việc sau + Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh . + Quản lý cán bộ . + Quản lý hồ sơ , chế độ nâng bậc lương . Đối với chuyên viên tổ chức cán bộ nội dung công việc gồm : + Đào tạo , bồi dưỡng cán bộ . + Bảo vệ chính trị nội bộ . Đối với chuyên viên chính thanh tra pháp chế , nội dung công việc phải làm là : + Thực hiện công tác thanh tra , kiểm tra hoạt đông sản xuất kinh doanh định kỳ và theo đơn thư . + Kiểm tra cán hợp đồng kinh tế về mua , bán vật tư thiết bị và tiêu thụ sản phẩm . Đối với chuyên viên thanh tra pháp chế nội dung công việc phải làm là giải quyết cán đơn thư khiếu tố : Đối với chuyên viên chính lao động tiền lương thì phải làm các công việc sau : + Định mức lao động , đơn gia tiền lương . + Xây dựng , thực hiện các hình thức trả lương trả thưởng . Đối với chuyên viên lao động tiền lương , nội dung công việc gồm : + Xây dựng kế hoạch quỹ lương , thống kê tiền lương , thu nhập . + Giải quyết , thực hiện các hợp đồng lao động , các chính sách đối với người lao động . + Bảo hiểm xã hội - Với cán sự tiền lương thì phải làm các nội dung công việc : Đào tạo , thi nâng bậc đối với người lao động trong công ty . Kết luận. Phân tích công việc là một quá trình thực hiện một cách khó khăn nhưng với sự nhiệt tình của người tham gia và người phân tích công việc có thể thu được một kết qủa tươngđối tốt đẹp, qua phân tích người ta có thể hiểu được những vấn đề liên quan trong tổ chức, các côngviệc giúp cho người lao động hiểu rõ được bản chất của công việc từ đó đưa ra các yêu câù về nhân sự như tuyển dụng, hoạch định nhân sự trong quá trình phân tích công việc. Các tàI liệu luôn luôn là vấn đề khó khăn vì đòi hỏi các tàI liệu mang tính chủ quan, không sát thực với thực tế gây cản trở đối với người phân tích công việc ngoàI ra việc phân tích công việc của cán bộ trong cơ quan càng khó khăn hơn. Khi mà cấp dưới phân tích công việc cho cấp trên gây ảnh hưởng tới mối quan hệ trong tổ chức dễ căng thẳng. Việc tìm ra một cách thức thu thập thông tin mới không phảI là dễ dàng gì, với văn hoá củangười phương đông như việc bấm giờ định mức cũng phảI quan sát không công khai gây ra sự phản ứng của người lao động hay nếu có ý định quan sát thông trực diện thì các con số mang lạI đều mang tính chủ quan. Tóm lạI phân tích công việc là một vấn đề khó trong tổ chức vì nó chính là công cụ cơ bản trong quản trị nhân lực vì vậy nếu bất kỳ một người nào một tổ chức nào muốn thực hiện tất cả các công cụ của quản trị nhân lực một cách tốt đẹp nhất, hiệu quả nhất thì hãy làm ngay những công việc đầu tiên đó chính là mở được khoá bước vào quản trị nhân lực một cách tốt đẹp và chìa khoá đó là phân tích công việc THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG THUỘC CÔNG TY VẬT TƯ – VẬN TẢI – XI MĂNG Thực trạng phân tích công việc tại phòng tổ chức lao động tiền lương thuộc Công ty vật tư – vận tải – xi măng (62 trang) MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐÊ CƠ BẢN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 3 I. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG MỘT TỔ CHỨC 3 1. Khái niệm phân tích công việc và các khái niệm có liene quan 3 2. Vai trò của phân tích công việc 4 II. NỘI DUNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 11 1. Những vấn đề cần làm trong quá trình phân tích công việc 11 2. Kết quả của phân tích công việc 12 3. Các phương pháp thu nhập thông tin để phân tích công việc 14 4. Các phương pháp phân tích công việc 22 5. Những yêu cầu để làm tốt công tác phân tích công việc trong tổ chức 25 6. Những yêu cầu đối với người tham gia thực hiện công việc 26 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Ở PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG 28 I. SỰ RA ĐỜI VÀ CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG 28 1. Sự ra đời và hoạt động của xí nghiệp cung ứng vật tư vận tải thiết bị xi măng 28 2. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Công ty vật tư vận tải xi măng 31 3. Cơ cấu tổ chức của Công ty vận tải xi măng 31 4. Đặc điểm về lao động 35 5. Một số kết quả sản xuất kinh doanh đạt được 36 II. THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG THUỘC CÔNG TY VẬT TƯ – VẬN TẢI – XI MĂNG 37 1. Mục tiêu của phân tích công việc tại phòng tổ chức lao động tiền lương 37 2. Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức lao động tiền lương 37 3. Cơ cấu nhân sự của phòng tổ chức lao động tiền lương thuộc Công ty vậ tư – vận tải – xi măng 38 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG 45 I. XÂY DỰNG BẢN TIÊU CHUẨN CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ CHO PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG 45 1. Cán sự lao động tiền lương 45 2. Chuyên viên lao động tiền lương 46 3. Chuyên viene chính lao động tiền lương 47 4. Chuyên viên tổ chức cán bộ 49 5. Chuyên viên chính tổ chức cán bộ 50 6. Chuyên viên cao cấp tổ chức lao động tiền lương 51 II. XÁC ĐỊNH RÕ CÁC NỘI DUNG CÔNG VIỆC THEO TỪNG LĨNH VỰC CHO PHÙ HỢP VỚI TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ 53 III. XÂY DỰNG CHỨC DANH PHÙ HỢP VỚI NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHO PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG 55 KẾT LUẬN 56