Đề tài Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và một số vấn đề cần hoàn thiện tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Môc lôc LỜI MỞ ĐẦU 3 PHẦN I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN ...............................................................................4 1.1.Đặc điểm, tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ………...…….4 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ……….4 1.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty với công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ ………………………………...6 1.1.3. Tình hình kinh doanh, quy mô và công nghệ sản xuất ảnh hưởng tới công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty ……………………………..9 1.2. Tình hình thực tế kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn …………………………………………………………………13 1.2.1. Đặc điểm nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và yêu cầu quản lý tại Công ty……………………………………………………………………………………………………11 1.2.2. Phân loại nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và căn cứ phân loại tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ………………………………………………………………15 1.2.3. Tính giá NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn …………………..16 1.2.4. Kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn……………………19 PHẦN II: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN ......................................57 2.1 Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ……………………………………………………………..57 2.1.1. Ưu điểm công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn………………………………………………………………………………....57 2.1.2. Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ………………………………………………………………60 2.2. Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. …………………………………………………..63 2.2.1. Về tổ chức quản lý NVL, CCDC …………………………………………..63 2.2.2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ………………………………………64 2.2.3. Phân bổ CCDC cho các kỳ hạch toán……...………………………………. 65 1.2.4. Thanh lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho lâu năm ………………66 KẾT LUẬN………………………………………………………………………70 Lêi më ®Çu Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển như hiện nay đặc biệt là trong môi trường cạnh tranh gay gắt, mỗi doanh nghiệp tìm mọi cách để không chỉ tồn tại mà còn phải đứng vững và phát triển. Mục đích chung của các doanh nghiệp đó là lợi nhuận. Lợi nhuận càng lớn chứng tỏ các biện pháp, chính sách của doanh nghiệp là đúng đắn. Doanh nghiệp sản xuất với vai trò là nơi trực tiếp là nơi tạo ra sản phẩm cần đi trước một bước trong việc tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm để từ đó tăng tích luỹ và mở rộng sản xuất. Một trong những biện pháp tiết kiệm chi phí có hiệu quả là tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Để đạt được điều đó doanh nghiệp không những phải lập kế hoạch chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ mà còn phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sao cho có thể quản lý tổng thể toàn bộ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà còn có thể quản lý chi tiết tới từng loại cả về số lượng và giá trị của chúng. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi có thủ thục chặt chẽ, đúng đắn từ khâu thu mua đến lập chứng từ, đảm bảo cho xuất dùng kịp thời, đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh cũng như vào sổ sách và lên các báo cáo. Việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, tránh được hiện tượng lãng phí trong sử dụng, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tiết kiệm chi phí nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Với tầm quan trọng trên của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và trong thời gian thực tập tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn, em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn được coi trọng và tìm các biện pháp để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán về NVL, CCDC. Xuất phát từ lý luận về vai trò của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và từ thực tế thực trạng công tác này tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn, Với sự hướng dẫn của cô giáo – TS. Trần Thị Nam Thanh và của các cô chú trong phòng KT – TK – TC đặc biệt là phòng Kế toán vật tư đã giúp em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình, với đề tài “Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và một số vấn đề cần hoàn thiện tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn”. Nội dung của Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này bao gồm 2phần: Phần I: Thực trạng công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (NVL, CCDC) ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Phần II: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn PHẦN I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Đặc điểm, tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Công ty Xi măng Bỉm Sơn tiền thân là Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn có trụ sở chính tại Bỉm Sơn - Thanh Hoá, nằm gần vùng núi đá vôi, đất sét có trữ lượng dồi dào và chất lượng tốt, đây là hai nguồn nguyên liệu chủ yếu để sản xuất xi măng chất lượng cao. Để đáp ứng nhu cầu của đất nước lúc bấy giờ về vật liệu xây dựng đặc biệt là xi măng, công ty xi măng Bỉm Sơn đã được thành lập. Hơn 20 năm đi vào hoạt động, công ty xi măng Bỉm Sơn đã góp phần không nhỏ vào sản xuất, cung cấp vật liệu xây dựng và đặc biệt vào sự tăng trưởng kinh tế của đất nước. Ngay khi có chủ trương xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, chức năng chính của Nhà máy là sản xuất xi măng bao PC30 và PC40 với các thông số kỹ thuật theo tiêu chuẩn của Nhà nước, hàm lượng thạch cao SO3 trong xi măng đạt 1,3% - 3%. Đồng thời sản xuất Clinker để sản xuất ra xi măng theo tiêu chuẩn ISO9002. Nhiệm vụ của Công ty là sản xuất, tiêu thụ và cung cấp xi măng cho các công trình trong nước cũng như đáp ứng được nhu cầu cho việc xuất khẩu sang thị trường nước ngoài ( mà chủ yếu là thị trường của Lào). Ngoài ra, Công ty còn nhiệm vụ cung cấp xi măng cho địa bàn theo sự điều hành của Tổng Công ty xi măng Việt Nam để tham gia vào việc bình ổn giá cả trên thị trường. Để đáp ứng được nhu cầu của thị trường và mở rộng quy mô sản xuất Công ty đã có dự án xây dựng thêm ở nhà máy một dây chuyền sản xuất với công suất thiết kế cao. Dây chuyền mới Nhà máy xi măng Bỉm Sơn được Chính phủ cho phép đầu tư năm 2004; HĐQT Tổng công ty xi măng Việt nam quyết định đầu tư ngày 03/06/2004. Chủ đầu tư là CTCPXM Bỉm Sơn. Dây chuyền mới có công suất thiết kế là 2 triệu tấn/năm, tương ứng với công suất lò nung 5.500 tấn klanker/ngày đêm. Công nghệ sản xuất bằng lò quay theo phương pháp khô, thiết bị công nghệ, đo lường tự động, các thiết bị kiểm tra thuộc loại tiên tiến hiện đại, phù hợp với đặc điểm chất lượng nguyên nhiên liệu. Các chỉ tiêu về chất lượng sản phẩm, môi trường đại tiêu chuẩn Việt nam. Tổng mức đầu tư là 4.085,037 tỷ đồng. Khi đó, Nhà máy xi măng Bỉm Sơn sẽ có công suất 3,2 triệu tấn năm; nếu thị trường cho phép và có các biện pháp giảm giá thành thì có thể tiếp tục duy trì dây truyền cũ (dây chuyền ướt của Liên Xô 600.000 tấn năm) và tổng công suất của Nhà máy sẽ là 3,8 triệu tấn năm, tương ứng 9.600 tấn clanker/ngày đêm, mỗi ngày đưa ra lưu thông tiêu thụ trên 10.000 tấn sản phẩm.  Như vậy, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn để đáp ứng được nhu cầu thì khối lượng và chất lượng của sản phẩm sản xuất ra không ngừng được nâng cao. Điều này đồng nghĩa với việc nhu cầu về các yếu tố đầu vào cũng tăng. Đặc biệt phải nói đến nhu cầu về NVL, CCDC phục vụ trực tiếp và gián tiếp cho quá trình sản xuất. Ngoài tăng về khối lượng NVL, CCDC còn đòi hỏi chất lượng cũng phải tốt nhưng đảm bảo mục đích hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm trong sản xuất. Đồng thời đặc điểm về NVL, CCDC phong phú hơn do đó yêu cầu quản lý NVL, CCDC phải được nâng cao. Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh và sản xuất cũng quyết định đặc điểm VNL, CCDC sử dụng đó là số lượng NVL, CCDC lớn với các chủng loại rất phong phú và được phân chia thành nhiều loại khác nhau phục vụ cho từng giai đoạn của quá trình sản xuất. 1.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty với công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Để hoà nhập với sự chuyển mình của đất nước với sự mở rộng quy mô sản xuất, Công ty xi măng Bỉm Sơn đã chuyển thành Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ngày 1/5/2006 theo quyết định 486 của Bộ Xây Dựng với số vốn điều lệ là 900 tỷ đồng. Chuyển sang mô hình quản lý mới Công ty đã có được những lợi thế nhất định trên thị trường tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi một số khó khăn. Đứng đầu bộ máy quản lý là đại hội đồng cổ đông. Để đảm bảo tổ chức sản xuất có hiệu quả, công ty tổ chức quản lý chặt chẽ dưới sự chỉ đạo của Giám đốc và 3 phó Giám đốc cùng với các trưởng phòng ban khác. Với nhu cầu quản lý và quy mô sản xuất, Công ty bao gồm nhiều phòng ban được phân công nhiệm vụ rõ ràng. Có thể kể ra một số phòng ban chủ yếu của Công ty: Phòng kế toán thống kê tài chính Phòng vật tư thiết bị Phòng cơ khí Phòng năng lượng Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng kinh tế kế hoạch… Mỗi phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng cùng thực hiện mục tiêu chung của Công ty và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo về nhiệm vụ của mình. Đứng đầu mỗi phòng là các trưởng phòng quản lý chung công việc phòng ban của mình. VD Phòng vật tư thiết bị có chức năng: tổ chức, chỉ đạo và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị, nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng phục vụ sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ chủ yếu: Theo dõi cung ứng vật tư, máy móc thiết bị cho sản xuất như: tổng hợp và cân đối nhu cầu vật tư hàng năm; mua sắm vật tư thiết bị; nghiệm thu vật tư hàng hoá mua săm. Lập báo cáo thực hiện kế hoạch theo đúng quy định; bảo đảm duy trì hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. Ngoài các phòng ban chính và các xưởng đã nêu ở phần trước, Công ty xi măng Bỉm Sơn còn có nhiều phòng ban làm nhiệm vụ riêng phù hợp với nhu cầu quản lý của Công ty như các phòng : Phòng Điều độ sản xuất, phòng Quản lý xe máy, phòng Thí nghiệm KCS, phòng Kỹ thuật an toàn, phòng Bảo vệ quân sự, phòng Đời sống quản trị. Đồng thời Công ty có một hệ thống tiêu thụ bao gồm 1 trung tâm giao dịch tiêu thụ, 8 chi nhánh ở các tỉnh thành, 1 văn phòng đại diện bên Lào và rất nhiều các đại lý trên khắp cả nước có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức đúng với quy định điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Đồng thời phải phù hợp chế độ, chính sách, văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành. Tổ chức công tác kế toán còn phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô, yêu cầu quản lý của Công ty. Để bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả thì công tác kế toán của Công ty phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kế toán. Và để phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy mô, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung – phân tán. Và hình thức kế toán chủ yếu sử dụng là kế toán máy với phần mềm kế toán Fast Accouting đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý của đơn vị. Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng kế toán thủ công trong việc tính toán lương công nhân viên của phần hành tiền lương. Về tổ chức bộ máy kế toán: Đứng đầu là kế toán trưởng, có 2 phó phòng giúp công việc quản lý của Kế toán trưởng được dễ dàng hơn, và có các tổ kế toán phân theo nhiệm vụ riêng gồm có: Tổ kế toán tài chính, tổ kế toán vật tư, tổ kế toán tổng hợp và tính giá, tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm, tổ kế toán nhà ăn và kế toán tại các chi nhánh. Ở mỗi tổ có 1 trưởng phòng và 1 phó phòng làm nhiệm vụ quản lý việc thực hiện công việc của tổ mình. Trong đó tổ kế toán vật tư gồm 6 người có nhiệm vụ theo dõi việc nhập, xuất, tồn kho NVL, CCDC của Công ty và hạch toán nội bộ. Chế độ kế toán của Công ty Chế độ kê toán của Công ty áp dụng theo Luật kế toán, tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán hiện hành Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm. Để thấy rõ hơn chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng có thể nêu ra một số chính sách kế toán áp dụng là nền tảng và là cở sở trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thực tế, được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng. Tính thuế theo phương pháp khấu trừ Bên cạnh đó còn có các chính sách khác là: chính sách về TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ, nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền; nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu; nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu; nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí… Về chính sách áp dụng cho công tác kế toán NVL, CCDC sẽ được trình bày chi tiết hơn ở phần sau của Báo cáo này. Về chế độ sổ sách – hình thức sổ và hệ thống sổ kế toán sử dụng Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán : Nhật ký chung Tất cả hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết của Công ty đều theo quy định chung của Bộ tài chính. Hệ thống sổ bao gồm: Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký chuyên dùng như sổ nhật ký tiền mặt, Sổ cái các TK… Sổ chi tiết: Bao gồm các sổ của từng phần hành như: Sổ kế toán TSCĐ(Thẻ TSCĐ..), sổ kế toán thành phẩm(thẻ tính giá thành, Bảng tổng hợp chi phí sản xuất…), Sổ kế toán Hàng tồn kho(Bảng tính giá hàng xuất kho…)… Liên quan đến kế toán NVL, CCDC ngoài Sổ nhật ký chung ghi chép cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn có Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái TK 152, 153 (Sổ tổng hợp); Thẻ kho, sổ chi tiết NVL…( Sổ chi tiết) Các chế độ kế toán khác bao gồm: chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độ Báo cáo tài chính đều được lập theo quy định chung của Bộ tài chính. Và theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính. Và để phù hợp với yêu cầu hạch toán cũng như quản lý Công ty đã vận dụng quy định chung để thiết kế thêm trong hệ thống chứng từ, mở rộng hệ thống tài khoản và lập các báo cáo Quản trị phục vụ cho quản lý nội bộ của Công ty. VD Để quản lý tốt và hạch toán được thuận lợi TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” được chi tiết tới cấp 4 và TK 153 “Công cụ, dụng cụ” được chi tiết đến cấp 3. Như vậy, các chính sách và chế độ kế toán của Công ty là thuân thủ đúng theo Quy định chung và phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như nhu cầu quản lý. Và nó quyết định chung cho các kế toán phần hành trong đó có công tác kế toán NVL, CCDC. 1.1.3. Tình hình kinh doanh, quy mô và công nghệ sản xuất ảnh hưởng tới công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Một trong những mục đích khi xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn là mở ra một khu công nghiệp, sản xuất vật liệu xây dựng lớn nhất khu vực Bắc miền Trung, cung cấp vật liệu xi măng xây dựng cho cả nước, phục vụ các công trình trọng điểm quốc gia. Hiện nay, sản phẩm của Công ty với nhãn hiệu “Con voi” đã có mặt khắp cả nước không chỉ có thế sản phẩm còn cung cấp cho thị trường các nước Đông Dương và Đông Nam Á. Đồng nghĩa với thị trường tiêu thụ được mở rộng, nhu cầu tiêu thụ ngày một tăng là quy mô sản xuất cũng tăng theo. Thể hiện ở các chỉ tiêu như sản lượng sản xuất, công suất… Với mục tiêu mở rộng thị trường, đáp ứng được nhu cầu trong và ngoài nước, trong những năm gần đây sản lượng tiêu thụ của Công ty không ngừng tăng lên. Do đó sản lượng sản xuất cũng phải tăng để đáp ứng được nhu cầu. Tình hình kinh doanh của Công ty có nhiều lợi thế và có nhiều thành tựu. Với sự cố gắng ngay từ khi bắt đầu xây dựng nhà máy, và trong suốt quá trình phát triển hiện nay Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một trong những doanh nghiệp đầu ngành của ngành công nghiệp sản xuất xi măng. Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tiêu thụ của Tổng Công ty xi măng VN. Với quy mô và tình hình kinh doanh có nhiều thuận lợi trong tương lai Công ty sẽ tiếp tục phát huy và duy trì những lợi thế của mình. Quy mô sản xuất lớn và tình hình kinh doanh khả quan cũng có ảnh hưởng nhất định tới công tác kế toán NVL, CCDC của Công ty. Với số lượng NVL, CCDC lớn rất nhiều chủng loại khác nhau đòi hỏi phải được quản lý một cách khoa học, chặt chẽ và hợp lý. Đồng thời các chính sách kế toán nói chung và kế toán NVL, CCDC nói riêng phải tuân theo đúng quy định, đáp ứng được đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của từng loại NVL, CCDC. Vói quy mô sản xuất lớn, nhu cầu về NVL, CCDC là đầu vào quan trọng sẽ ngày một tăng, lượng dự trữ nhiều hơn, yêu cầu bảo quản tốt hơn. Việc hạch toán và sổ sách liên quan đến NVL, CCDC phải được chi tiết để đảm bảo cho quản lý. Trên thực tế tổ kế toán NVL, CCDC (gọi tắt là tổ vật tư) gồm 6 người. Do NVL CCDC số lượng lớn, được bảo quản dự trữ ở nhiều kho vì thế các kho được phân chia quản lý cho từng kế toán viên. Đặc điểm Công nghệ sản xuất Khi xây dựng Nhà máy, chúng ta đã nhận được sự giúp đỡ và hợp tác của Chính phủ Liên Xô với một dây chuyền công nghệ tiên tiến, hiện đại nhất nước ta thời bấy giờ. Và hiện nay dây chuyền đó đã được cải tiến và thay thế nhằm phù hợp với điều kiện mới. Để thuận tiện cho việc sản xuất và công tác phục vụ sản xuất, Công ty xi măng Bỉm Sơn có 2 khối sản xuất: Khối sản xuất chính và khối sản xuất phụ. Khối sản xuất chính gồm có: Xưởng mỏ, xưởng ô tô, xưởng nguyên liệu, xưởng lò nung, xưởng nghiền xi măng, xưởng đóng bao. Các xưởng này thực hiện theo đúng quy trình công nghệ để sản xuất ra xi măng. Và mỗi xưởng có chức năng nhiệm vụ riêng trong toàn bộ quy trình ấy. Khối sản xuất phụ gồm có các xưởng: Xưởng sửa chữa thiết bị, xưởng sửa chữa công trình, xưởng cấp thoát nước – nén khí, xưởng cơ khí. Các xưởng này có nhiệm vụ cung cấp lao động phục vụ cho sản xuất chính như: sửa chữa các thiết bị hỏng, cung cấp điện nước… Hiện nay Công ty duy trì 2 quy trình công nghệ sản xuất: Một là dây chuyền sản xuất xi măng theo phương pháp ướt với đặc điểm là dây chuyền công nghệ chê biến kiểu liên tục và phức tạp. Hiện nay, sau hơn 20 năm hoạt động, dây chuyền công nghệ cũ đã trở nên lạc hậu và trở thành một hạn chế trong nền kinh tế năng động và trong sự cạnh tranh mạnh mẽ của các Công ty khác trên thị trường. Quy trình sản xuất theo phương pháp ướt có ưu điểm là chất lượng xi măng sản xuất theo phương pháp này có chất lượng tốt, vì các nguyên liệu và phụ gia được trộn đều. Nhưng lại có một số nhược điểm như: Tốn nhiều nhiên liệu để làm bay hơi nước và cần nhiều nhân công phục vụ cho quá trình sản xuất. Do những nhược điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm đòi hỏi một số lượng NVL lớn hơn nên nó đã sớm bộc lộ được hạn chế khi thực hiện theo phương pháp này. Hai là dây chuyền sản xuất theo phương pháp khô. So với phương pháp ướt thì phương pháp này có những ưu điểm hơn đó là: Tốn ít nhiên liệu vì tận dụng khói lò để sấy khô nguyên liệu, số công nhân cần để phục vụ sản xuất là ít hơn vì phương pháp này giảm được một số khâu so với phương pháp lò ướt. Nhưng vẫn tồn tại nhược điểm đó là nhất thiết cần phải có thiết bị lọc bụi. Hiện nay với những ưu điểm của sản xuất xi măng theo phương pháp khô thì phương pháp này đang được dần thay thế cho phương pháp ướt. Như vậy, quy mô sản xuất, tình hình kinh doanh và đặc điểm về quy trình công nghệ có ảnh hưởng đến công tác kế toán NVL, CCDC một cách trực tiếp và gián tiếp. Để có thể nắm bắt được một cách rõ hơn trong phần sau về đặc điểm phân loại quản lý và hạch toán em sẽ trình bày chi tiết hơn. 1.2. Tình hình thực tế kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 1.2.1. Đặc điểm nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và yêu cầu quản lý tại Công ty Như đã trình bày ở phần trên, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn đồng thời do đặc điểm sản phẩm sản xuất là các vật liệu xây dựng đặc biệt là xi măng . Nên Công ty có một khối lượng lớn với chủng loại NVL, CCDC tương đối nhiều. 1.2.1.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu Công ty sử dụng hàng ngàn các nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Các nguyên vật liệu này có đặc điểm, tính chất khác nhau do đó việc quản lý và phân loại là khó khăn. Một số loại NVL như: thạch cao, đá vôi, đất sết, phụ gia, than dầu… Với số lượng và chủng loại nhiều như vậy việc tổ chức quản lý tình hình thu mua va sử dụng chúng vào quá trình sản xuất là khó khăn, đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm cao của cán bộ nói chung và cán bộ kế toán nói riêng. Sản phẩm của Công ty thường được chọn để phục vụ xây dựng các công trình lớn của đất nước. Chất lượng sản phẩm được người tiêu dùng, thị trường đánh giá cao. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố hàng đầu để quyết định chất lượng sản phẩm do đó công tác thu mua chọn lựa nhà cung cấp và tìm hiểu chất, đánh giá chất lượng là hết sức quan trọng. Một trong những thuận lợi khi xây dựng Nhà máy và trở thành lợi thế của Công ty trên thị trường đó là lợi thế về nguyên vật liệu. Địa điểm của Công ty được đặt sát ngay vùng nguyên vật liệu chính (đá vôi và đất sét) với trữ lượng lớn. Để phục vụ sản xuất Công ty khai thác đá vôi và đất sét ngay tại các mỏ cách nhà máy 3 km với khối lượng lớn không qua nhập kho. Đây là một đặc thù riêng nên tổ chức công tác kế toán có nhiều khác biệt. So với các khu vực khác, đá vôi và đất sét được khai thác và sử dụng tại Công ty được đánh giá có chất lượng tốt. Đây rõ ràng là một lợi thế của Công ty, giảm được chi phí so với việc mua nguyên vật liệu đồng thời lại được sử dụng NVL với chất lượng tốt do đó giảm được giá thành có lợi trong cạnh tranh. Ngoài nguyên vật liệu chính là đá vôi và đất sét được khai thác ở mỏ. Các nguyên vật liệu chính khác như: thạch cao, xỉ pirit, quặng, đá bazan… được nhập kho dự trữ với khối lượng lớn. Qua trình xuất kho để sản xuất sản phẩm cũng diễm ra thường xuyên và liên tục và số lượng NVL xuất kho tuân thủ theo các định mức kỹ thuật. Các NVL phụ như Bi đạn , gạch chịu lửa, nhớt máy, mỡ máy…nhiều và phong phú nhiều chủng loại. Các phụ tùng thay thế, nhiên liệu rất đa dạng…. Bên cạnh đó còn có hàng nghìn các loại NVL khác phục vụ cho quá trình sản xuất đòi hỏi Công ty phải xây dựng một hệ thống kho tàng đầy đủ theo quy định, đảm bảo tiêu chuẩn bảo quản và quản lý các loại NVL giúp phục vụ sản xuất liên tục không bị gián đoạn và bị ảnh hưởng. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những thành phần của chỉ tiêu giá thành sản phẩm. Đặc biệt chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong chỉ tiêu giá thành xi măng của Công ty. Với mục tiêu quan trọng là hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận thì việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm dựa trên các định mức kỹ thuật đã được tính toán và dự toán chi phí có ý nghĩa quyết định trong việc thực hiện mục tiêu này. Trong suốt các giai đoạn từ khâu thu mua, khai thác, bảo quản, quản lý, xuất kho để phục vụ cho sản xuất sản phẩm đều phải được đảm bảo chất lượng, tuân thủ quy định chung và đạt hiệu quả kinh tế. Việc xuất dùng NVL cho sản xuất sản phẩm thường theo định mức do phòng kỹ thuật quản lý tính toán dựa trên định mức của Tổng công ty xi măng giao xuống. Đồng thời dựa trên kế hoạch khối lượng sản xuất trong kỳ. Quá trình thu mua NVL dựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm. Chính vì thế giúp cho Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều và đặc biệt là tránh được sự lãng phí trong quá trình sản xuất. 1.2.1.2. Đặc điểm công cụ, dụng cụ Cũng như nguyên, vật liệu số lượng công cụ dụng sụ sử dụng và chủng loại CCDC tương đối nhiều nhằm đáp ứng được nhu cầu phục vụ sản xuất. Như vậy những đặc điểm về NVL, CCDC và tình hình sử dụng NVL, CCDC làm Công ty đứng trước khó khăn là phải quản lý tốt tất cả các khâu từ lập kế hoạch thu mua, nhập kho, xuất kho và hạch toán chính xác từng loại với khối lượng NVL, CCDC lớn và đa dạng về chủng loại. Vì vậy đòi hỏi Công ty phải tiến hành đồng bộ nhiều biện pháp quản lý cụ thể hiệu quả cho tổng thể các loại NVL, CCDC nói chung và từng loại NVL, CCDC nói riêng nhằm cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất và phục vụ sản xuất. Một trong những công việc đầu tiên để giúp quản lý tốt và công tác kế toán có hiệu quả đó là cần tiến hành phân loại và đánh giá NVL, CCDC. Công cụ dụng cụ bao gồm nhiều loại, nhập kho chủ yếu do mua sắm, một số ít CCDC được Công ty tự gia công chế biến phục vụ sản xuất. Xét về mục đích sử dụng CCDC có thể chia CCDC này phục vụ cho các mục đích: cho sản xuất, cho quản lý DN, cho công tác bán hàng và mục đích khác. Các chính sách liên quan đến CCDC thì áp dụng hoàn toàn như đối với NVL như : Các thủ tục nhập - xuất CCDC, kế toán chi tiết CCDC, kế toán tổng hợp CCDC… Và sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau. 1.2.1.3. Yêu cầu quản lý NVL, CCDC tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh. Nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty. CCDC đóng vai trò phục vụ thường xuyên và liên tục cho quá trình sản xuất tuy không trực tiếp tham gia cấu thành giá thành sản phẩm nhưng lại có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục. Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác để sản xuất kinh doanh liên tục và đạt được hiệu quả cao và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty phải dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý. Xuất dùng VNL cho sản xuất sản phẩm theo định mức do phòng kỹ thuật dựa trên định mức của Tổng công ty xi măng Việt Nam. Định mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL. Định mức tồn kho của NVL và kế hoạch sản xuất là cơ sở để phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch thu mua. Để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán NVL, CCDC Công ty đã xây dựng hệ thống các danh điểm cho NVL, CCDC. Và để đáp ứng được yêu cầu đó, Công ty Bỉm Sơn đã ứng dụng tin học vào công tác kế toán để giúp cho việc quản lý NVL, CCDC một cách tỉ mỉ, chặt chẽ Công ty đã tiến hành mã hoá đối tượng kế toán là NVL, CCDC tới từng danh điểm. Vì vây, danh mục NVL được xây dựng chi tiết cho hơn 5000 danh điểm NVL khác nhau. Lập danh điểm NVL, CCDC là quy định, áp đặt cho mỗi NVL, CCDC một lý hiệu thay thế tên gọi, quy cách của chúng. Có nhiều cách để xây dựng hệ thống danh điểm và tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn hệ thống danh điểm NVL, CCDC được xây dựng theo quy cách sau: Ký hiệu gồm 13 chữ số trong đó: 4 chữ số đầu là 4 số sau của tài khoản 6 số tiếp theo là ký hiệu nhóm NVL, trong đó 2 số đầu là mã nhóm 1có ký hiệu 01, 02, 03… chỉ người quản lý; 2 số tiếp theo là mã nhóm 2: ký hiệu 01, 02, 03… chỉ nhóm NVL, 2 số còn lại là mã nhóm 3 ký hiệu 00, 01, 02… chỉ từng loại NVL 3 số cuối cùng là ký hiệu riêng cho từng quy cách, chủng loại, quy cách, kích cỡ của NVL. Để có thể thấy rõ hơn việc xây dựng hệ thống danh điểm vật tư, sau đây là bảng danh mục một số loại NVl đã được mã hoá: Mã NVL (kế toán) Mã NVL (Tổng kho) Tên nguyên vật liệu ĐVT TK NVL 2111.113802.001 2111.113802.001 Đá vôi Tấn 152111 2112.129999.001 2111.129999.001 Đất sét Tấn 152111 .... .... ... ... ..... 2113.060401.001 2113.060401.001 Xỉ pirit Tấn 152113 2113.060401.002 2113.060401.002 Quặng quăcrit Tấn 152113 2115.060501.001 2115.060501.001 Thạch cao Tấn 152115 2114.060501.002 2114.060501.002 Phiến silic Tấn 152114 2116.060501.001 2116.060501.001 Đá bazan Tấn 152116 2214.040101.006 2214.040101.006 Bi thép hợp kim 50 Tấn 152214 ............ ......... ........ ...... ....... 2311.060301.001 2311.060301.001 Than cám 2 Tấn 152311 2311.060301.002 2311.060301.002 Than cám 3b Tấn 152311 2313.014501.001 2313.014501.001 Dầu Diesel =< 0,5 % S Lít 152313 .................... ........ ...... ...... .... 2411.012609.020 2411.012609.020 Khớp nối cao su phi 2715 5 Cái 152411 2411.040405.311 2411.040405.311 Thép ống phi216,3 5,8 5,5 Kg 152411 ... .... ... .. .. 311.039001.002 311.039001.002 Máy rửa động cơ 15311 311.105N99.006 311.105N99.006 Máy thu vệ tinh Toshiba 15311 … … … .. … Với việc phân loại và quản lý tới từng danh điểm và cách thức mã hoá xây dựng hệ thống danh điểm như trên tương đối khoa học, ta có thể biết được NVL, CCDC này thuộc nhóm nào, người quản lý trực tiếp, quy cách chủng loại… Danh điểm được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý trong Công ty đã có thuận lợi là tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và đạt hiệu quả cao trong quản lý và công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty. 1.2.2. Phân loại nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và căn cứ phân loại tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác với một số lượng NVL và CCDC lớn, chủng loại phong phú, Công ty xi măng Bỉm Sơn đã tiến hành phân loại NVL, CCDC để hạch toán thuận lợi và nâng cao hiệu quả quản lý. Căn cứ vào nội dụng kinh tế và yêu cầu quản trị của Công ty, NVL được chia thành các loại sau: Nguyên, vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thể sản phẩm như: Đá vôi, đất sét là nguyên liệu do Công ty tự khai thác tại mỏ đá và mỏ sét; Thạch cao, quặng sắt, xỷ pirit, đá bazan, các loại phụ gia, nguyên vật liệu chính khác do Công ty mua từ bên ngoài. Vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng được kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm như vỏ bao. Và các loại vật liệu phụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất cũng như các máy móc hoạt động bình thường và phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật. Gồm có: Vật liệu nổ, nhớt máy, mỡ máy, bi đạn, sắt thép kim khí các loại, gạch chịu lửa, hoá chất và vật liệu phụ khác… Nhiên liệu: Đây là những vật liệu quan trọng nó gồm có các loại tạo nhiệt năng trong quá trình sản xuất xi măng. Bao gồm: Than (than cám, than Na dương); Dầu ma Zút, Dầu diezel, xăng, nhiên liệu động lực khác Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc. Bao gồm: phụ tùng thay thế, phụ tùng điện, phụ tùng ô tô, máy xúc, bu lông các loại… Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng, xây lắp Vật liệu khác: Là các loại chưa được xếp vào các loại trên. Gồm có các bán thành phẩm mua ngoài, các phế liệu. Với cách phân loại nói trên đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán. Và để thuận tiện tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán. Trên cơ sở phân loại như trên, Công ty đã phân loại chi tiết hơn các loại VNL, CCDC bằng cách xây dựng hệ thống danh điểm vật tư như đã trình bày ở phần 1.2.1.3. Yêu cầu quản lý NVL, CCDC. Đối với Công cụ cụng cụ, căn cứ vào nội dung kinh tế và phương thức sử dụng thì CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được chia thành các loại sau: Công cụ, dụng cụ sử dụng thường xuyên cho quá trình sản xuất sản phẩm Bao bì luân chuyển Đồ dùng cho thuê Cũng như NVL CCDC được chi tiết với hệ thống danh điểm CCDC. 1.2.3. Tính giá NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 1.2.3.1. Tính giá NVL, CCDC nhập kho Khâu đầu tiên trong quá trình thu mua NVL, CCDC đó là lập kế hoạch nhu cầu thu mua. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong năm của toàn Công ty, các phân xưởng, phòng ban xây dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận mình từ đó lập ra các nhu cầu về NVL, CCDC. Các nhu cầu ở các bộ phận sẽ được tập hợp thành nhu cầu của toàn Công ty. Nhu cầu này được các phòng ban chức năng rà soát, tính toán. Kết quả này được giám đốc duyệt và trở thành nhu cầu NVL, CCDC trong năm thực hiện. Tại Công ty xi măng Bỉm Sơn NVL, CCDC chủ yếu nhập kho từ mua ngoài và NVL chính bao gồm đá vôi và đất sét thì được khai thác tại các mỏ của Công ty. Đối với các loại NVL, CCDC mua ngoài căn cứ vào nhu cầu trong năm theo từng tháng, từng quý, phòng vật tư đi tham khảo giá thị trường của các loại NVL, CCDC nhằm tìm được đối tác có khả năng cung cấp. Theo quy định của Tổng Công ty xi măng Việt Nam các loại NVL có giá trị từ 500 triệu trở lên thì phải mở thầu. Sau khi đã xác định được các đối tác tham gia đấu thầu đủ yêu cầu và với mỗi loại NVL cần có từ 3 đối tác trở lên, lúc đó Công ty sẽ tiến hành mở thầu. Công ty yêu cầu về quy cách, chất lượng, số lượng… đơn vị nào có giá trị cung cấp thấp nhất mà vẫn đảm bảo bảo được các yêu cầu của Công ty thì sẽ trúng thầu. Công ty sẽ ký hợp đồng kinh tế với đơn vị này. Và đơn vị đó phải chịu toàn bộ về mặt kinh tế và luật pháp. Hình thức mở thầu này thường được sử dụng cho các NVL chính như thạch cao, xỷ quặng… Còn đối với NVL và CCDC có giá trị thu mua nhỏ hơn, Công ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp có uy tín sau đó sẽ gửi tới nhà cung cấp đó với số lượng, quy cách đúng tiêu chuẩn. Nhu cầu về NVL, CCDC được phòng vật tư đề nghị Giám đốc duyệt được lập là “Tờ trình mua vật tư”, Sau khi đề nghị được duyệt căn cứ voà các đơn vị chào bán và giá của vật tư cần mua, phòng vật tư thiết bị gửi “Bảng đề nghị giá mua vật tư” để Giám đốc, phòng kế toán thống kê tài chính và hội đồng tư vấn giá của Công ty phê duyệt. Sau đó tiến hành mua vật tư nhập kho. Nếu mỗi lần mua từ 30 triệu đồng trở lên thì theo quy định phải có hợp đồng ký kết giữa Công ty với nhà cung cấp. Đối với NVL, CCDC mua ngoài thì trị giá vốn nhập kho của các loại NVL, CCDC bao gồm: Giá mua (không bao gồm thuế GTGT do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ), Thuế nhập khẩu (một số ít NVL được mua từ nước ngoài) và các chi phí có liên quan. Trong đó chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong địng mức…( không bao gồm thuế GTGT). Tuy nhiên do Công ty có các phương tiện vận tải được sử dụng để vận chuyển NVL, CCDC mua ngoài nên chi phí này chiếm tỷ lệ không đáng kể trong trị giá vốn nhập kho của NVL, CCDC. Ta có công thức tổng quát sau: Giá thực tế nhập kho của NVL, CCDC = Giá mua +chi phí Đối với NVL là đá vôi và đất sét do Công ty tự khai thác tại mỏ đá và mỏ sét. Thì giá vốn thực tế chính là toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh phục vụ cho quá trình khai thác, vận chuyển về Công ty. Và trên thực tế do quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nhu cầu về NVL chính cũng được cung cấp thường xuyên nên đá vôi và đất sét sau khi khai thác vận chuyển được đưa thẳng vào sản xuất một cách liên tục và trực tiếp mà không qua nhập kho. Đá vôi và đất sét khai thác tại các mỏ của Công ty được coi là bán thành phẩm của công đoạn khai thác. Vào ngày cuối cùng của tháng toàn bộ chi phí thực tế phát sinh liên quan đến quá trình khai thác, vận chuyển đá vôi và đất sét được tập hợp để tính ra giá vốn nhập trong tháng đó. VD: Với lô hàng mua nhập kho Đá bazan ngày 28/02/2007 giá trị thực tế nhập kho của lô hàng là : 144 837 903 đồng (giá trị không bao gồm thuế GTGT) 1.2.3.2. Tính giá NVL, CCDC xuất kho Với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, trình độ cán bộ cũng như trong điều kiện áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán, tại Công ty việc lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá vốn thực tế VNL, CCDC xuất kho là hoàn toàn phù hợp. NHưng do đặc điểm nghiệp vụ xuất kho đối với từng danh điểm VNL, CCDC trong ngày và trong kỳ hạch toán diễn ra thường xuyên liên tục. Vì vậy Công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định theo tháng để giảm bớt khối lượng tính toán. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán sẽ xác định được giá bình quân một đơn vị. Và căn cứ vào lượng VNL, CCDC xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Số lượng VNL xuất kho Giá bình quân của 1đơn vị NVL Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = x Trong đó Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL được tính theo công thức : Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Gía bình quân 1 đơn vị NVL = Trị giá vốn thực tế của CCDC xuất kho cũng được tính theo công thức trên như đối với tính giá NVL. VD: Ta có bảng kê lượng hàng nhập tháng 2/2007 của thạch cao NVL chính. ĐVT: Tấn Chỉ tiêu Số lượng Giá trị Tồn đầu tháng 16 700 7 622 962 440 Nhập trong tháng 2 703,9 1 241 090 100 Xuất trong tháng 2 903,9 Theo công thức trên ta có: Gía bình quân 1 tấn thạch cao 7 622 962 440 + 1 241 090 100 16 700 + 2703,9 = = 456 818,09 Vậy trị giá xuất kho trong tháng của thạch cao là: 456 818,09×2 903,9 = 1 326 554 052 đồng Trên thực tế do đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên toàn bộ quá trình tính toán trên đều do máy tính tự động tính toán. Vào thời điểm cuối tháng khi tất cả các phiếu xuất đã được cập nhật vào máy, kế toán chọn phương pháp tính giá để tính ra giá bình quân 1 đơn vị NVL hay CCDC. Giá này sẽ tự động được cập nhật vào các phiếu xuất, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng tồn kho… đối với từng danh điểm NVL, CCDC trong kho. Do tại Công ty có điểm khác biệt đó là có NVL khai thác tại các mỏ của Công ty để cung cấp các NVl chính phục vụ sản xuất sản phẩm. Đối với NVL tự khai thác này là đá vôi và đất sét sau khi khai thác sẽ đưa thẳng vào sản xuất không qua nhập kho nên khối lượng xuất được tính vào cuối tháng và nó được tính ngược tù khối lượng clinker sản xuất trong tháng theo tỷ lệ của đá vôi và đất sét trong clinker. Để tính được thì phải dựa vào định mức kỹ thuật : để sản xuất ra 1 tấn clinker phải tốn 1,280 tấn đá vôi và 1,290 tấn đất sét. Cuối tháng, phòng kỹ thuật dựa vào báo cáo sản xuất clinker để tính ra lượng đá vôi và đất sét đã xuất dùng sau đó chuyển số liệu xuống phòng kế toán. Kế toán phòng vật tư có nhiệm vụ tính ra đơn giá bình quân và trị giá xuất trong kỳ của đá vôi và đất sét làm cơ sở để tính ra chi phí NVL xuất dùng trong kỳ. Như vậy về cơ bản cách xác định đơn giá bình quân theo phương pháp bình quân gia quyền là giống nhau và thống nhất cho tất cả các NVL và CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Nhưng do đặc điểm sản xuất của Công ty là tự khai thác đá vôi và đất sét nên khi xác định trị giá thực tế xuất kho trong kỳ của 2 loại NVL này có sự khác biệt với các loại NVL khác. Đây là một nét đặc trưng rất riêng biệt trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. 1.2.4. Kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Để tiến hành công tác kế toán thuận lợi và đầy đủ chính xác trước hết cần tuân thủ theo các thủ tục nhập kho của NVL, CCDC. NVL, CCDC nhập xuất kho phải được thực hiện theo những thủ tục này để đảm bảo được tính đúng đắn, thống nhất, hợp pháp và đối với yêu cầu quản lý theo một trình tự nhất định giúp tránh được những sai sót, sai phạm trong quá trình nhập xuất vật tư. 1.2.4.1. Thủ tục nhập xuất kho NVL, CCDC 1.2.4.1.1. Thủ tục nhập kho NVL, CCCC Khi có nhu cầu về NVL, CCDC cho kỳ tới, phòng vật tư sẽ đề nghị phê duyệt trong “Tờ trình mua vật tư”. Sau khi được giám đốc duyệt, phòng vật tư đi tham khảo giá thị trường sẽ có 1 hoặc 1 số nhà cung cấp đồng ý cung cấp, phòng vật tư lập “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá”. Khi bảng đề nghị này được Giám đốc Công ty, Hội đồng tư vấn giá và phòng kế toán thống kê tài chính duyệt thì giá của các loại vật tư hàng hoá trên Hoá đơn phải giống như trong bảng đề nghị mức giá đó. Theo quy định chung tất các các loại NVL, CCDC mua ngoài khi về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Công ty. Tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, khi NVL, CCDC được vận chuyển đến thì cán bộ phòng Thí nghiệm KCS, phòng Kỹ thuật kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng của các loại NVL, CCDC, lập biên bản kiểm nghiệm xác định kết quả đạt tiêu chuẩn nhập kho và không đủ tiêu chuẩn. Đối với các loại NVL như thạch cao, quặng, xỷ Pirit, đá bazan, phiến silic… thì cần lập “Phiếu phân tích kết quả sử dụng”. Phiếu phân tích này được dùng để phân tích chất lượng của các nguyên vật liệu chính là cấu tạo nên sản phẩm của Công ty, nên các nguyên vật liệu này phải được quy định chặt chẽ về chất lượng thể hiện bằng hàm lượng các chất trong NVL đó phải phù hợp với yêu cầu kỹ thuật. Do vậy Công ty phải tiến hành phân tích các thành phần cấu tạo hoá học một cách chặt chẽ, tỉ mỉ trước khi tiến hành nhập kho. Còn đối với các loại NVL, CCDC khác không ảnh hưởng đến thành phần cấu thành nên thực thể sản phẩm thì cán bộ phòng vật tư và phòng kỹ thuật có thể xác định chất lượng sản phẩm bằng trực quan. Công ty chỉ tiến hành làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho ngay sau khi có sự đồng ý của hội đồng kiểm nghiệm. Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm: Một nhân viên giao hàng đại diện cho khách hàng Một nhân viên của phòng chức năng có liên quan đến việc sử dụng NVL, CCDC Một nhân viên phòng kỹ thuật hoặc phòng KCS Một nhân viên phòng kế toán đại diện cho phòng Kế toán thống kê tài chính Một thủ kho của kho vật tư Những căn cứ pháp lý để Hội đồng kiểm nghiệm căn cứ vào đó đưa ra kết luận kiểm nghiệm Hợp đồng kinh tế Hoá đơn GTGT Phiếu báo kết quả phân tích chất lượng Nhiệm vụ của Hội đồng kiểm nghiệm là kiểm tra lại các chứng từ gốc. Tiến hành các phương pháp như cân, đong, đo… để xác định chính xác lại số lượng NVL, CCDC thực tế. Và tiến hành đối chiếu số liệu này với các chứng từ. Nếu không có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì viết “Biên bản kiểm nghiệm”, các bên tham gia kiểm nghiệm ký tên vào biên bản. Sau khi lập biên bản kiểm nghiệm, tiến hành làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng NVL, CCDC thực nhập, hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm. Bộ phận thống kê của tổng kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của các chứng từ, sau đó viết phiếu nhập kho theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dụng, phương pháp… và có đầy đủ chữ ký của người có liên quan. Sau đây là các VD thông qua các biểu mẫu thể hiện thủ tục nhập kho NVL, CCDC Thủ tục nhập kho NVL chính là Đá bazan Trước hết, phòng cung ứng VTTB căn cứ vào tình hình thực hiện sản và kế hoạch lập “Tờ trình mua vật tư” để Giám đốc duyệt: Sau khi được sự phê duyệt của giám đốc về trình mua vật tư. Phòng CUVTTB gửi “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá” cho GĐ, hội đồng tư vấn giá của Công ty, phòng KTTKTC: Biểu số 3 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL GQ/2006B 0006476 Ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Đơn vị bán hàng: C.Ty CP khoáng sản XD phụ gia xi măng Địa chỉ: 306 Bà Triệu,TP Thanh Hoá 2 0 0 4 1 0 4 8 2 4 2 Số tài khoản: Điện thoại Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá Số tài khoản: 710 A 00002 2 6 3 2 0 0 2 0 8 2 Hình thức thanh toán:...Chuyển khoản. MS STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Đá bazan Hà bình Tấn 3069,38 47188 144.837.903 Cộng tiền hàng: 144.837.903 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 7.240.668 Tổng cộng tiền thanh toán: 152.078.571 Số viết bằng chữ: (Một trăn năm hai triệu không trăm bảy tám nghìn năm trăm bảy mươi mốt đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi lập “phiếu phân tích kết quả sử dụng”, phòng TN – KCS sẽ ghi nhận kết quả bằng “Giấy chứng nhận chất lượng phụ gia khoáng”. Giấy chứng nhận này được sử dụng cho các loại NVL chính: Biểu số 4 TỔNG CÔNG TY X.M VIỆT NAM CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 222 B/XMBS-KCS QT.10.01.BM04-1 ngày 01/5/2006 Bỉm sơn, ngày 28 tháng 2 năm 2007 GiÊy chøng nhËn chÊt l­îng phô gia kho¸ng Loại phụ gia: Đá phụ gia Hà Bình Đơn vị có hàng : Công ty CP VL phụ gia xi măng Thanh Hoá STT Các chỉ tiêu chất lượng theo TCVN 6882:2001 ĐVT Tiêu chuẩn quy định P.pháp thử theo TCVN Kết quả thực hiện I. Các chỉ tiêu cơ lý 1 Chỉ số hoạt tính cường độ % 75 TCVN 6016:1995 75,91 2 Thời gian kết thúc đông kết của vữa vôi không muộn hơn Giờ 96 TCVN 3735-82 30,30 3 Độ bền nước của vữa vôi Ngày Đạt yêu cầu 3735-82 bt II. Các chỉ tiêu hoá học 4 Hàm lượng SO3 không lơn hơn % 4 TCVN 141:1998 0,48 Kết luận: Chất lượng đạt tiêu chuẩn quy định của hợp đồng. Người viết phiếu Trưởng phòng TN – KCS Đã ký Đã ký Khi lô hàng đã đạt tiêu chuẩn về chất lượng thì tiến hành cho lô hàng nhập kho. Và trước khi nhập kho ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm lô hàng và lập :Biên bản kiểm nghiệm”: Biểu số 5 C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT Số: 298 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (VËt t­, thiÕt bÞ, hµng ho¸) (Ngày 28 tháng 2 năm 2007) Căn cứ: HĐ 11B Nhập đá bazan Hà Bình số L7011B ngày 4 tháng 1 năm 2007 Căn cứ hoá đơn số: 6476 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Của Công ty CP thạch cao xi măng Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (Bà): Lê Thị Công .................................... Đại diện kỹ thuật Ông (Bà): Hà Văn Lân......................................Công ty CP KS XD phụ gia xi măng TH Ông (Bà): Phạm Thị Xuyến...............................Thống kê tổng kho Ông (Bà): Nguyễn Văn Quát ..............................Thủ Kho Ông (Bà): Lê Hữu Phăng............................. ..Phòng KT-TK-TC. Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Đá bazan Hà Bình Tấn VN 3069,38 3069,38 Tổng cộng 3069,38 3069,38 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Sau khi kiểm nghiệm số lượng hàng đủ và không đủ tiêu chuẩn, tiến hành nhập kho với lượng hàng đủ tiêu chuẩn. Lập “Phiếu nhập kho”. Biểu số 6 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n Thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoá Mẫu số 01-VT PhiÕu nhËp kho Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Số chứng từ: 26 Nhập của : Anh Lân - Công ty CP KS XD và phụ gia xi măng TH Theo HĐ 11B - Nhập đá bazan số L7011B ngày 4 tháng 1 năm 2007 Hoá đơn mua hàng: số 6476 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Biêm bản kiểm nghiệm số: 298 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12 STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá ĐVT Mã vật tư Số lượng Gía Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Đá bazan Hà Bình 2116.060501.001 3069,38 Tổng cộng: Nhập ngày 28 tháng 2 năm 2007 Phô tr¸ch tæng kho Ng­êi Giao Thñ Kho ViÕt phiÕu Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Thủ tục nhập kho của NVL chính Thạch cao: Cũng như trong ví dụ trên về thủ tục nhập kho đá Bazan trước hết phòng Cung ứng VTTB cần lập “Tờ trình mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư, hàng hoá”. Khi GĐ và các phòng ban có trách nhiệm thông qua thì mưói tiến hành mua vật tư. Giá trên hoá đơn phải giống như mức giá mà GĐ đã phê duyệt. Biểu số 7 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL HY/2006B 0086342 Ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Đơn vị bán hàng: C.Ty CP thạch cao xi măng Địa chỉ: Khu phố 7, Ba Đình, TX Bỉm Sơn, Thanh Hoá 0 1 0 0 0 0 2 0 3 3 3 1 0 Số tài khoản: Điện thoại Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá Số tài khoản: 710 A 00002 2 6 3 2 0 1 0 2 0 8 2 Hình thức thanh toán:.... MS STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Thạch cao Lào Tấn 2703,90 459.000 1.241.090.100 Cộng tiền hàng: 1.241.090.100 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 124.109.010 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.365.199.110 Số viết bằng chữ: (Một tỷ ba trăm sáu lăm triệu một trăm chín Chín nghìn một trăm mười đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi tiến hành phân tích các thành phần của NVL thạch cao, kết quả được ghi trong “phiếu phân tích kết quả sử dụng” là đạt yêu cầu. Hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm và kết quả được thể hiện ở “Biên bản kiểm nghiệm” Biểu số 8 C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT Số: 254 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (VËt t­, thiÕt bÞ, hµng ho¸) (Ngày 28 tháng 2 năm 2007) Căn cứ: Hợp đồng 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 tháng 1 năm 2007 Căn cứ hoá đơn số: 86342 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Của Công ty CP thạch cao xi măng Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (Bà): Lê Thị Công .................................... Đại diện kỹ thuật Ông (Bà): Trần Thu Hà......................................Công ty CP thạch cao xi măng Ông (Bà): Phạm Thị Xuyến...............................Thống kê tổng kho Ông (Bà): Nguyễn Văn Quát ..............................Thủ Kho Ông (Bà): Hoàng Minh Tâm............................. ..Phòng KT-TK-TC. Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Thạch cao Tấn Lào 2703,90 2703,90 Tổng cộng 2703,90 2703,90 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Căn cứ vào các chứng từ trên sau khi lập “Biên bản kiểm nghiêm” đồng ý nhập kho khối lượng vật tư thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho Biểu số 9 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n Thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoá Mẫu số 01-VT PhiÕu nhËp kho Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Số chứng từ: P208 Nhập của : Chị Hà - Công ty CP thạch cao xi măng Theo HĐ 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 tháng 1 năm 2007 Hoá đơn mua hàng: số 86342 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Biêm bản kiểm nghiệm số: 254 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12 STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá ĐVT Mã vật tư Số lượng Gía Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Thạch cao 2115.060501.001 2703,90 Tổng cộng: Nhập ngày 28 tháng 2 năm 2007 Phô tr¸ch tæng kho Ng­êi Giao Thñ Kho ViÕt phiÕu Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đối với CCDC thủ tục nhập kho được diễn ra hoàn toàn tương tự. Bao gồm đầy đủ các chứng từ và các biểu mẫu như đối với NVL. “Tờ trình mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá” được phê duyệt trước khi tiến hành mua. Mẫu của 2 loại này hoàn toàn tương tự. Biểu số 10 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL HX/2006B 0069998 Ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Ngày 02 tháng 02 năm 2007 Đơn vị bán hàng: C.Ty VPP Địa chỉ: P. Điện Biên, Thanh Hoá 1 0 0 3 2 4 8 2 6 1 Số tài khoản: Điện thoại Họ tên người mua hàng: Trần Văn Giao Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá Số tài khoản: 710 A 00002 2 6 3 2 0 0 2 0 8 2 Hình thức thanh toán:..Tiền mặt.. MS STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ghim vòng Hộp 2000 2000 4.000.000 2 Giấy Fax Cuộn 260 71500 18.590.000 3 Đui E27 Cái 2000 4500 9.000.000 4 5 6 Cộng tiền hàng: 31.590.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.159.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 34.749.000 Số viết bằng chữ: (Ba triệu bốn trăm bảy tư nghìn chín trăm đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 11 C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT Số: 1/2 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (VËt t­, thiÕt bÞ, hµng ho¸) (Ngày 02 tháng 02 năm 2007) Căn cứ: Bảng duyệt giá Số 442 ngày 31 tháng 01 năm 2007 Căn cứ hoá đơn số: 69998 ngày 2 tháng 2 năm 2007 Của Công ty CP điện máy hoá chất Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (Bà): Lê Thị Công .................................... Đại diện kỹ thuật Ông (Bà): Trần Văn Giao...................................... Đại diện vật tư Ông (Bà): Phạm Thị Nga ...............................Thống kê tổng kho Ông (Bà): Trịnh Thị Thức ..............................Thủ Kho Ông (Bà): Lê Văn Lương............................. ..Phòng KT-TK-TC. Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Ghim vòng Hộp VN 2000,00 2000,00 2 Giấy Fax Cuộn VN 260,00 260,00 3 Đui E27 Cái VN 2000,00 2000,00 4 5 6 Tổng cộng 4260,00 4260,00 ý kiến của ban kiểm nghiệm:Hàng đúng chủng loại theo bảng duyệt giá. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Biểu số 12 C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n Thị xã Bỉm Sơn – Thanh Hoá Mẫu số: 01-VT PhiÕu nhËp kho (Ngày 02 tháng 02 năm 2007) Số chứng từ: 1A Nhập của: Trần Văn Giao-Phòng vật tư thiết bị NGB 001 Theo Duyệt giá Số 442 Ngày 31 tháng 01 năm 2007 Hoá đơn mua hàng số: 69998 ngày 2 tháng 2 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm số: 1/1 ngày 02 tháng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: Kho VPP STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá ĐVT Mã vật tư Số lượng Gía Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng 1 Ghim vòng Hộp 311.080201.050 2000 2 Giấy Fax Cuộn 311.080201.014 260 3 Đui E27 Cái 311.080201.830 2000 4 5 6 Tổng cộng Nhập ngày 2 tháng 2 năm 2007 PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI GIAO THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng mà chưa ghi đơn giá và thành tiền. Chỉ khi nào kế toán thanh toán nhận được phiếu nhập và dựa vào bảng duyệt giá thì mới ghi vào cột đơn giá và thành tiền. Phiếu nhập kho được lập làm 4 liên trong đó: Liên 1: Lưu tại kho Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thể kho sau đó giao cho kế toán vật tư Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ và thanh toán cho nhà cung cấp. Liên 4: Giao cho người cung cấp. 1.2.1.1.2. Thủ tục xuất kho NVL, CCDC Tại các phân xưởng sản xuất, phụ trách kỹ thuật xác định nhu cầu NVL, CCDC cần thiết cho quá trình sản xuất tại đơn vị mình và tập hợp lại đưa cho quản đốc phân xưởng ký nhận. Sau đó gửi bản yêu cầu này lên phòng kỹ thuật hoặc Giám đốc phê duyệt. Công việc này đòi hỏi nếu giá trị nhu cầu về NVL, CCDC là lớn. Còn đối với nhu cầu về NVL, CCDC có giá trị không quá lớn có thể gửi ngay yêu cầu tới bộ phận tổng kho quản lý các loại NVL, CCDC đó. Riêng đối với NVL, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL và lệnh sản xuất của ban lãnh đạo, căn cứ vào yêu cầu, quy định đã được các bộ phận chức năng phê duyệt. Sau đó bộ phận của tổng kho viết phiếu xuất kho cho các loại NVL, CCDC mà mình phụ trách. Biểu số 13 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n Bỉm sơn - Tỉnh Thanh Hoá Mẫu số: 02-VT Số chứng từ: X/TC3 PhiÕu xuÊt kho Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Ông Châu Lý do xuất: Sản xuất xi măng bột Xuất tại kho: K12 – Kho phụ gia STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Thạch cao 2115.060501.001 2903,9 2903,9 2 Đá bazan 2116.060501.001 17.927,02 17.927,02 Tổng cộng Xuất ngày 28 tháng2 năm2007 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Phiếu xuất này chỉ ghi chỉ tiêu về số lượng, sau khi cập nhật phiếu xuất này vào máy, đến cuối tháng khi máy tính được giá bình quân trong tháng sẽ tự động cập nhật vào cột giá trị và thành tiền. Phiếu xuất CCDC Biểu số 14 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n Bỉm sơn - Tỉnh Thanh Hoá Mẫu số: 02-VT Số chứng từ: X/QT4 PhiÕu xuÊt kho Ngày 21 tháng 2 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Ông Hà Lý do xuất: xuất các phòng ban Xuất tại kho: K07 – Kho văn phòng phẩm STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Ghim vòng 311.080201.050 Hộp 2000 2000 2 Giấy Fax 311.080201.014 Cuộn 200 200 Tổng cộng Xuất ngày 21 tháng2 năm2007 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Công ty có 2 loại phiếu xuất : phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển. Phiếu xuất điều chuyển sử dụng để xuất vật tư giữa các kho với nhau. Khi có số liệu về điều chuyển kho. Kế toán cập nhật số liệu vào máy. Khi in phiếu xuất điều chuyển máy sẽ tự tính thành tiền. “phiếu xuất điều” chuyển có mẫu như sau: Biểu số 15 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá PHIẾU XUẤT ĐIỀU CHUYỂN KHO Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Số : XMO/2 Người nhận hàng: Anh Thiện Nội dung: SCT/2/2007 Kho xuất: K04 – Kho phụ tùng Kho nhập: C1 - Xưởng mỏ STT Tên vật tư ĐVT TK Nợ TK Có Số lượng Giá Thành tiền 1 Giấy giáp mịn tờ 15311 15311 30,00 1.200 36.000 2 Giấy ráp thô tờ 15311 15311 30,00 1.200 36.000 3 Mũi hợp kim kg 15311 15311 1,00 1.200.000 1.200.000 Tổng cộng 1.272.000 Bằng chữ: Một triệu hai trăm bảy mươi hai nghìn đồng chẵn Người giao hàng Thủ kho Người nhận hàng Thủ kho 1.2.4.2. Kế toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Với đặc điểm của công tác kế toán và đã có áp dụng kế toán máy một cách rộng rãi vào công tác kế toán. Với hệ thống danh điểm vật tư lên tới hơn 5000 danh điểm NVL và … danh điểm CCDC với các chủng loại vật tư phong phú thì việc chọn lựa phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC sao cho đảm bảo được yêu cầu hạch toán, yêu cầu và hiệu quả quản lý là hết sức cần thiết. Và Công ty chọn phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, CCDC. Phương pháp này hoàn toàn thích hợp cho việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên với khối lượng công việc kế toán khá lớn. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán chi tiết NVL, CCDC bao gôm: Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT – 3 LL) Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 – VT) Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT) Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 07 – VT) Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá (Mẫu số 08 – VT) Các chứng từ trên là căn cứ để hạch toán chi tiết NVL, CCDC về tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, nhóm NVL, CCDC về số lượng, giá trị. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất để ghi “ Thẻ kho”. Thẻ kho được dùng để ghi chép hằng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại NVL, CCDC về chỉ tiêu số lượng. Đầu năm kế toán mở “Thẻ kho” ghi các chỉ tiêu, nhãn hiệu, quy cách, mã Vật tư….ở cùng một kho, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày, mỗi thẻ kho được mở cho 1 loại NVL hay CCDC trong 1 kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi tiến hành ghi vào Thẻ kho ở cột số thực nhập, thực xuất. Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập - xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tính thành tiền (Đối với xuất kho thì cột thành tiền chỉ được ghi ở cuối tháng) vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Thẻ này được mở tương ứng với Thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho”. Đồng thời kế toán sẽ ghi “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” dựa vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được theo dõi với từng danh điểm, từng loại NVL, CCDC để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập xuất. Có thể khái quát việc hạch toán theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng VD: Sau đây là mẫu thẻ kho của 1 số NVL chính và CCDC Biểu số 16 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng BØm s¬n Kho: Kho 12 – Kho phụ gia Mẫu số: 06-VT thÎ kho ngµy lËp thÎ:...01/ 01/2007.............................. tê sè:...01..................................................... - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thạch cao - Đơn vị tính........ Tấn............................................ - Mã số: 2115.060501.001 stt Chứng từ DiÔn gi¶i Ngày nhập xuất Sè l­îng Xác nhận kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/01 Tồn 01/01/2007 16700,00 ... ... ... .... ... .... .... 01/02 Tồn 01/02 16700 PN P208 28/02 Mua thạch cao Lào 28/02 2703,900 19403,900 … PX X/TC3 28/02 Sản xuất xi măng bột 28/02 2903,900 16500,00 Tồn 28/02 16500.00 Mục đích của Thẻ kho là theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng nguyên liệu, CCDC trong từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho và dự trữ đối với từng NVL, CCDC. Thẻ kho được theo dõi hàng tháng, từ đó xác định số lượng cần mua cho tháng tiếp theo. Biểu số 17 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng BØm s¬n Kho: Kho 07 – Kho VPP Mẫu số: 06-VT thÎ kho ngµy lËp thÎ:...01/ 01/2007.............................. tê sè:...03..................................................... - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Ghim vòng - Đơn vị tính........Hộp ............................................ - Mã số: 311.080201.050 Thứ tự Chứng từ DiÔn gi¶i Ngày nhập xuất Sè l­îng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/01 Tồn 01/01/2007 211,00 ... ... ... .... ... .... .... 01/02 Tồn 01/03/2007 3000 … PN P208 02/02 Nhập mua 02/02 2000 5000 Tồn 02/02 5000 … … … … … … … PX X/TC3 21/02 Xuất cho các phòng ban 21/02 2000 100 Tồn 28/02 100 . Để đảm bảo tính chính xác của số lượng NVL, CCDC tồn kho hàng tháng cần kiểm kê đối chiếu số thực với số lượng trên Thẻ kho và Thẻ kế toán chi tiết. Nếu có sự chênh lệch nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh lại số liệu trên các sổ thẻ chi tiết phù hợp với thực tế số lượng kiểm kê tại kho Biểu số 18 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN THẺ CHI TIẾT VẬT TƯ Số thẻ: 02 Số tờ 01 Kho : K12 – Kho phụ gia Tên vật tư: Thạch cao Mã số: 2115.060501.001 DVT: Tấn Chứng từ Diễn giải Đơn gía Nhập Xuất Tồn Ngày Số SL TT SL TT SL TT Tồn 01/01 456464,82 16700 7.622.962.440 … Tồn 01/02 16700 7.622.962.440 28/02 PN P208 Mua thạch cao lào 459000 2703,9 1241090100 28/02 PX X/TC3 SX xi măng 2903,9 Đến cuối tháng khi tính được giá xuất kho của NVL thì sẽ máy sẽ tự động nhập giá trị vào cột Đơn giá và thành tiền ở “Sổ chi tiết vật tư”. Kết thúc tháng kế toán tổng hợp số liệu và ghi vào “Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn”. Với điều kiện áp dụng kế toán máy thì máy sẽ tự tổng hợp số liệu in ra khi cần thiết. VD Tổng hợp nhập - xuất - tồn của 1 kho vào tháng 2 năm 2007 Đặc điểm của Công ty CP xi măng là có quy mô lớn các nghiệp vụ nhập xuất vật tư diễn ra liên tục. Hàng ngày kế toán xuống kho nhân phiếu nhập, xuất kiểm tra tính hợp lý, đúng đắn chính xác của số liệu ghi chép trên Thẻ kho và ký xác nhận vào Thẻ kho. Kế toán mang phiếu nhập, xuất về phòng kế toán. Tiến hành phân loại NVL, CCDC sau đó sẽ cập nhật các phiếu nhập - xuất vật tư vào máy bằng phần mềm Fast Accouting. Kế toán cần thực hiện các thao tác để cập nhật số liệu như sau: Đối với phiếu nhập Vào phần mềm kế toán bằng tên và mật khẩu đã được đăng ký. Mỗi kế toán có tên và mật khẩu riêng. Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phân hệ “Hệ thống” sau đó chọn tiếp phân hệ “ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả”→ chọn mục “Phiếu nhập kho”. Và trên máy xuất hiện giao diện của “Phiếu nhập kho” mà ta cần nhập dữ liệu. Những phần mà ta cần nhập thông tin và dữ liệu gồm có: ▫ Loại phiếu nhập ▫ Số phiếu nhập ▫ Mã khách ▫ Ngày phiếu nhập ▫ Địa chỉ ▫ Tỷ giá VND ▫ Người giao hàng ▫ Diễn giải ▫Mã kho nhập ▫Nội dung •Mã hàng • Tên khách •ĐVT •Số lượng •Giá VND •Tiền VND (Máy sẽ tự tính khi cập nhật 2 cột số lượng và đơn giá) •TK nợ •TK có Sau khi cập nhật xong phiếu nhập vào máy thì chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các báo cáo hàng nhập như : Bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu nhập theo vụ việc… và có thể in bất kỳ thời điểm nào trong năm. VD: Đối với phiếu xuất, kê toán cũng thực hiện các thao tác tương tự như đối với phiếu nhập. Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phân hệ “Hệ thống” sau đó chọn tiếp phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho”→ chọn mục “ Cập nhật số liệu” →chọn “Phiếu xuất kho” Và trên máy xuất hiện giao diện của “Phiếu xuất kho” mà ta cần nhập dữ liệu. Những phần mà ta cần nhập thông tin và dữ liệu gồm có: ▫ Loại phiếu xuất ▫ Số phiếu xuất ▫ Mã khách ▫ Ngày phiếu xuất ▫ Địa chỉ ▫ Tỷ giá VND ▫ Người nhận hàng ▫ Diễn giải ▫Mã kho xuất ▫Nội dung •Mã hàng • Tên hàng •ĐVT • Tồn kho tức thời •Số lượng •Giá VND •Tiền VND •TK nợ •TK có Riêng phần Giá và phần Tiền VND ta bỏ trống. Vào thời điểm cuối tháng kế toán sẽ tính giá, máy sẽ tự động tính giá NVL, CCDC theo phương pháp đã khai báo và cập nhật Giá và Tiền vào tất cả các phiếu xuất, các báo cáo hàng xuất và các sổ sách có liên quan. Sau khi tiến hành việc cập nhật dữ liệu xong cho phiếu nhập và phiếu xuất, ta chọn mục “Lưu” để lưu lại phiếu mà ta vừa cập nhật. Khi các nghiệp vụ nhập, xuất được cập nhật vào máy thì các nghiệp vụ này cũng được lên cấc sổ chi tiết vật tư, nhật ký chung, lên bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn … Như vậy việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn giúp giảm khối lượng công việc một cách đáng kể mà vẫn đảm bảo được yêu cầu, hiệu quả quản lý NVL, CCDC. Kế toán chi tiết NVL, CCDC còn có thể giúp cho các nhà cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, chính xác tình hình về NVL, CCDC của Công ty là căn cứ để đưa ra những quyết định hợp lý, đúng đắn, kịp thời với tình hình kinh doanh chung của Công ty. 1.2.4.3. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC NVL, CCDC được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tức là theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất tồn kho vật tư cũng như hàng hoá trên sổ kế toán. Đối với đặc điểm kinh doanh của Công ty và quy mô sản xuất lớn, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục với nhiều loại NVL, CCDC thì sử dụng phương pháp này để hạch toán tổng hợp NVL, CCDC là hợp lý và thuận lợi cho công tác kế toán. 1.2.4.3.1. Tài khoản sử dụng hạch toán Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến NVL, CCDC kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, TK 153 “Công cụ, dụng cụ” ♦ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” TK này được dùng để ghi chép số hiện có và tính hình tăng, giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế. TK 152 tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được chi tiết thành 7 Tài khoản cấp 2 theo quy định. Mỗi tài khoản cấp 2 lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3. Và để đáp ứng được yêu cầu hạch toán một cách chi tiết, đầy đủ và chính xác thìTK 152 được chi tiết tới cấp 4. VD: Tài khoản Tên tài khoản TK mẹ Bậc TK 152 Nguyên liệu, vật liệu 1 … … … … 1522 Vật liệu phụ 152 2 152211 Vật liệu nổ 1522 3 1522111 Thuốc nổ 152211 4 1522112 Vật liệu nổ khác 152211 4 152212 Nhớt máy 1522 3 … … … … ♦ TK 153 “Công cụ, dụng cụ” TK này được dùng để ghi chép số liệu có liên quan đến tình hình tăng, giảm CCDC và số hiện có tồn kho. TK 153 “Công cụ, dụng cụ” không chỉ được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo quy định mà còn được chi tiết đến cấp 3 để phục vụ nhu cầu hạch toán. Cả 2 loại TK trên TK 152 và TK 153 đều có kết cấu chung như sau: Bên Nợ : Phản ánh giá trị thực tế của VNL, CCDC tăng trong kỳ và các trường hợp tăng khác. Bên có: Phản ánh giá trị thực của NVL, CCDC xuất trong kỳ và các trường hợp giảm khác Số dư bên Nợ : Giá thực tế của NVL, CCDC tồn kho. Ngoài 2 TK chính là TK 152, 153 để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến NVL, CCDC còn có các TK như : TK 151, TK 133, TK 331, TK 111, TK 112, TK 141, TK 621… 1.2.4.3.2. Kế toán tổng hợp nhập NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 1.2.4.3.2.1. Kế toán tổng hợp nhập NVL Nguyên vật liệu trong Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được có từ nhiều các nguồn khác nhau. Đối với đá vôi và đất sét là 2 loại NVL chính được Công ty tự khai thác, phần lớn các loại NVL khác nhập kho là do mua ngoài như: Thạch cao, đá Banzan, xỷ Pirit… Một số loại NVL khác nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến như các phụ tùng cơ khí, bên cạnh đó tại Công ty một số chi tiết máy, bulông…được chế tạo tại xưởng cơ khí phục vụ trực tiếp cho sản xuất. Và nhập kho do xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho. Do có những đặc thù như trên nên công tác kế toán tại Công ty có một số khác biệt so với các doanh nghiệp khác. Đối với NVL chính là đá vôi và đất sét được Công ty khai thác trực tiếp tại các mỏ cách Nhà máy 3 km. Với đặc điểm là đá vôi và đất sét khai thác được đưa thẳng vào sản xuất sản phẩm mà không nhập kho. Tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình khai thác đá vôi và đất sét được tập hợp vào TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”. Sau đó được kết chuyển vào TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Đối với những NVL Công ty tự khai thác kế toán tổng hợp NVL không theo dõi trên các sổ sách kế toán mà chỉ theo dõi về mặt số lượng NVL đã được khai thác và đưa vào sản xuất. Trong quá trình khai thác các chi phí thực tế phát sinh, hạch toán quá trình sử dụng các loại NVL này vào sản xuất là do kế toán tổng hợp và tính giá thành thực hiện. Ta có thể khái quát bằng một số định khoản Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình khai thác đá vôi và đất sét Nợ TK 621 Có TK 111, 112, 334... Khi đá vôi và đất sét khai thác được vận chuyển về bộ phận sản xuất sản phẩm: Nợ TK 154 Có TK 621 Sau đó được kết chuyển vào TK 155 “Thành phẩm” làm cơ sở để tính giá thành sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. Đối với một số NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến khi xuất NVL và các chi phí thuê ngoài phát sinh được tập hợp vào TK 154. Khi gia công chế biến xong đưa NVL về nhập kho thì được hạch toán bình thường: Nợ TK 152 Có TK 154 Đối với những loại NVL như phụ tùng và một số chi tiết do xưởng Cơ khí của Công ty tự chế biến. Các chi phí phát sinh trong quá trình tự chế biến được tập hợp vào TK 154 và hạch toán bình thường khi nhập kho. Đối với nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài: Đặc điểm của Công ty là số lượng nhập NVL trong kỳ là rất nhiều. Công ty sản xuất kinh doanh với quy mô lớn nên khối lượng nhập và giá trị với mỗi lần nhập mua thường lớn. Với đặc điểm như thế, Công ty cần lựa chọn phương pháp thanh toán thích hợp sẽ tạo thuận lợi cho Công ty trong quá trình thu mua NVL cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho được mua chủ yếu do hình thức: đó là hình thức thanh toán sau. Do khối lượng và giá trị NVL nhập mua là rất lớn nên với hình thức thanh toán sau đem lại nhiều thuận và phương thức thanh toán này được áp dụng cho nhiều loại NVL chính như: đá bazan, thạch cao, quặng... Và với khối lượng mua lớn như thế thì có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về hoặc hàng và hoá đơn về vào các thời điểm khác nhau. Tuỳ từng trường hợp mà kế toán hạch toán phù hợp. Do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá nhập kho không bao gồm thuế GTGT VD : Công ty mua thạch cao về sản xuất xi măng theo Hoá đơn GTGT ngày 28 tháng 2 năm 2007 (Biểu mẫu 01) số lượng 2307,90 tấn đơn giá chưa thuế 459.000 đồng /tấn, thuế GTGT 10%. Tổng giá thanh toán là 1.365.199.110 đồng. Công ty chưa trả tiền cho người bán. Trường hợp này hàng và hoá đơn về cùng ngày 28/12/2007 NVL sẽ hạch toán vào TK 152. Kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 152(152115): 1.241.090.100 Nợ TK 133(133100): 124.109.010 Có TK 331 (331203): 1.365.199.110 Sau khi lập phiếu nhập kho, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy trong “Phiếu nhập”. Trong phiếu nhập này có đầy đủ các thông tin. Sau khi lưu các dữ liệu vừa nhập vào chương trình sẽ tự động ghi vào sổ cái TK 152, 133, 331 và các sổ chi tiết có liên quan. Khi lập “phiếu nhập kho” trường hợp chưa trả tiền người bán như mua thạch cao ngày 28/02/2007 hoặc chuyển khoản như trường hợp mua đá bazan ngày 28/02/2007. Thì TK ghi Có phải là TK 331 để tránh hiện tượng “chứng từ trùng” khi sử dụng kế toán máy. Phòng vật tư phải làm “Giấy đề nghị thanh toán tiền mua Vật tư” và “Giấy đề nghị chuyển tiền” (Đối với hình thức thanh toán bằng chuyển khoản” VD Tiến hành thanh toán bằng chuyển khoản đối với HĐơn mua Đá bazan ngày 28/02/2007: Biểu số 20 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Phòng vật tư thiết bị GIÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n tiÒn mua vËt t­ Tên tôi là: Đinh Thành Long Đơn vị: Phòng cung ứng vật tư thiết bị Đề nghị giám đốc và phòng KT- TK – TC thanh toán tiền mua đá phụ gia của : Công ty CP khoáng sản XD phụ gia xi măng Thanh Hoá. Theo hợp đồng số: 11B/XMBS – VT ngày 04 tháng 1 năm 2007 Hoá đơn xuất kho số: 006476 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Phiếu nhập kho số: 26 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm số 222B/ XMBS – KCS ngày 28 tháng 2 năm 2007 Cụ thể là: STT Tên gọi ,quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Đá phụ gia Hà Bình Tấn 3069,38 47.188 144.837.903 * Các chứng từ kèm theo + 01 hoá đơn GTGT + 01 Phiếu nhập kho + 01 phiếu kiểm tra chất lượng của KCS Tổng giá trị tiền hàng : 144.837.903 đồng Tiền thuế 5 % : 7.240.668 đồng Tổng giá trị thanh toán : 152.078.571 đồng (Một trăm năm hai triệu, không trăm bảy tám ngìn, năm trăm bảy mươi mốt đồng) Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Người nhận tiền: Công ty CP khoáng sản XD phụ gia xi măng Thanh Hoá Trả tiền vào tài khoản: 5011 000 000 0366 Tại ngân hàng Đầu tư và phát triển Thanh Hoá Bỉm Sơn, ngày 09 tháng 04 năm 2007 Giám Đốc Trưởng phòng vật tư Người đề nghị Kế toán trưởng Kế toán kiểm tra Biểu số 21 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN PHÒNG KT – TK – TC giÊy ®Ò nghÞ chuyÓn tiÒn (Qua ngân hàng) Ghi có TK: 11211 Ghi Nợ TK 331 203 Đề nghị chi trả cho : Công ty CP KS XD và PG xi măng Thanh Hoá Mã khách hàng: CTY 778 Mã hợp đồng: L7011B Số tiền: 152.078.571 Bằng chữ: Một trăm năm hai triệu, không trăm bảy tám nghìn năm trăm bảy mốt đồng Số hiệu tài khoản : 5011 000 000 0366 Tại ngân hàng : Đầu tư và phát triển Thanh Hoá Nội dung chi trả: Thanh toán tiền mua đá bazan Hà Bình Chứng từ kèm theo: 01 Tên kế toán đề nghị: Lê Hữu Phăng Theo dõi TK 331 203 Ngày 09 tháng 4 năm 2007 KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN Đối với phương thức thanh toán bằng tiền mặt thì ngoài “Giấy thanh toán tiền mua vật tư” đề nghị thanh toán bằng tiền mặt là “Phiếu chi”. Phiếu chi được lập theo mẫu mới theo QĐ 15. Đây là 2 hình thức thanh toán chủ yếu khi mua ngoài NVL nhập kho. 1.2.4.3.2.2. Kế toán tổng hợp nhập CCDC Nguồn nhập chính CCDC là thu mua ngoài. Có 1 số CC được Công ty tự chế biến, gia công nhưng với số lượng ít. Đối với nguồn nhập là Công ty tự chế biến thì chi phí phát sinh liên quan trong quá trình chế biến thì được tập hợp vào TK 154. Sau khi hoàn thành nhập kho thì hạch toán bình thường vào TK 153. Trường hợp này hạch toán giống như đối với 1 số NVL tự chế biến. Đối với nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài: CCDC được mua với số lượng tương đối lớn. Tuy nhiên giá trị không lớn như đối với mua NVL. Khi tiến hành mua ngoài CCDC thì có hình thức thanh toán chủ yếu đó là tạm ứng. Khi phòng vật tư có kế hoạch mua CCDC sẽ thông qua bảng duyệt giá của Giám đốc. Và cán bộ vật tư sẽ viết “Giấy đề nghị tạm ứng” xin tạm ứng một khoản tiền phục vụ cho việc thu mua. Sau đó kế toán kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, kế toán thanh toán viết “phiếu chi” với Lý do là chi tạm ứng. Cán bộ vật tư cầm phiếu chi gặp thủ quỹ và nhận tiền đi mua vật tư. VD Ngày 14/2/2007 ông Bùi Đức Kế xin tạm ứng để mua 1 số phụ tùng với giá trị là 10.000.000 Kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 141(14100): 10.000.000 Có TK 111(11112): 10.000.000 Khi tiến hành thu mua CCDC xong và về nhập kho. Cán bộ vật tư cầm các chứng từ liên quan đến phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền mua vật tư. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho viết phiếu “thanh toán tiền tạm ứng” Đối với hình thức mua bằng tiền tạm ứng, căn cư vào phiếu nhập kho, kế toán vật tư định khoản vào máy bút toán: Nợ TK 153(15311): 8.500.000 Nợ TK 133(133100) 850.000 Có TK 141(14100) 9.350.000 Khoản tạm ứng chi không hết, cán bộ vật tư nộp vào quỹ tiền mặt. Kế toán ghi: Nợ TK 111(111112): 650.000 Có TK 141(14100) :650.000 Để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tiền tạm ứng, kế toán có thể mở sổ chi tiết TK 141 cho từng đối tượng. Hình thức mua CCDC thanh toán bằng Tiền mặt và bằng chuyển khoản thủ tục và cách hạch toán tương tự như đối với mua NVL. Hàng ngày Máy sẽ tự tổng hợp số liệu cho lên Nhật ký chung và Nhật ký mua hàng. Nhật ký mua hàng là 1 nhật ký đặc biệt tổng hợp toàn bộ vật tư, hàng hoá mua trong kỳ và tự tổng hợp số liệu hàng ngày. Ta có thể thấy rõ hơn qua biểu sau: Biểu số 22 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Sæ nhËt ký mua hµng Từ ngày 01/02/2007 đến ngày 28/02/2007 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh Ngày Số … …. … …. …. … … 02/02 PN 1A VP Mua vpp nhập kho 133100 331201 3.159.000 02/02 PN 1A VP Mua VPP nhập kho 15311 331201 31.590.000 … … … … .. … … 28/02 PN P208 Ct CP thạch cao xi măng Mua thạch cao Lào 152115 331203 1.241.090.100 28/02 PN P208 CT CP thạch cao xi măng Mua thạch cao Lào 133100 331203 124.109.101 28/02 PN 26 Cty CP ks xd phụ gia TH Mua đá bazan 152116 331203 144.837.903 28/02 PN 26 Cty CP ks xd phụ gia TH Mua đá bazan 133100 331203 7.240.668 … … … … … … … 1.2.4.3.3. Kế toán tổng hợp xuất NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 1.2.4.3.3.1. Kế toán tổng hợp xuất NVL NVL là yếu tố tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm, giá trị VNL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất tại Công ty xi măng Bỉm Sơn. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường thì đòi hỏi có biện pháp quản lý chặt chẽ cũng như giảm chi phí đên mức tối đa. Trước hết phải xác định đúng đối tượng sử dụng và mục đích sử dụng NVL trong sản xuất. NVL tại Công ty xi măng Bỉm Sơn xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhiệm vụ sản xuất và lệnh sản xuất của ban lãnh đạo. Số lượng xuất các NVL sẽ được ban lãnh đạo phê duyệt . Số lượng xuất này được cụ thể cho từng đối tượng sử dụng NVL là các phân xưởng. Thì tại kho có nhiệm vụ xuất NVL theo đúng số lượng, quy cách, chủng loại ghi trên phiếu xuất . Đối tượng chịu chi phí là các bán thành phẩm của từng công đoạn và thành phẩm của công đoạn cuối. Kế toán nhận được phiếu xuất sẽ tiến hành cập nhật phiếu xuất đó vào máy. Trong điều kiện Công ty áp dụng kế toán máy và áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền cố định theo tháng. Khi cập nhật phiếu xuất Kế toán chỉ cập nhật số lượng NVL xuất kho. Đến cuối tháng kế toán vào chương trình tính giá thì máy sẽ tự động cập nhật đơn gía và toàn bộ trị giá NVL xuất kho vào phiếu xuất kho, sổ chi tiết và các báo cáo liên quan. VD: Với phiếu xuất kho thạch cao ngày 28/02/2007(Biểu số 13) kế toán sẽ định khoản như sau:(Cuối tháng kế toán đã vào chương trình tính giá) Nợ TK 621116: 1.326.554.052 Có TK 152115: 1.326.554.052 Ngoài xuất để sản xuất sản phẩm, NVL xuất chung cho cả phân xưởng và được hạch toán vào TK 627. Và được chi tiết cho từng phân xưởng và từng loại NVL. Ngoài ra còn một số trường hợp xuất NVL như: Xuất phục vụ cho quản lý chung ở Công ty, phục vụ cho bán hàng, xuất cho vay… Toàn bộ phiếu xuất sẽ được cập nhật và lưu vào máy. Máy sẽ tự động phân bổ và tổng hợp số liệu ghi vào Sổ cái TK 152, tổng hợp hàng xuất… Thông thường tại các doanh nghiệp sản xuất, để tập hợp theo dõi chi phí theo đối tượng thì sử dụng “Bảng phân bổ NVL”. Tại Công ty xi măng Bỉm Sơn thì sử dụng Bảng phân bổ chi phí tại các công đoạn. Bao gồm các bán thành phẩm của các công đoạn : bùn, bột, clinker, sét… và thành phẩm xi măng. Thông qua bảng này cho thấy với mỗi công đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất xi măng đối tượng nào sẽ sử dụng loại NVL nào, NVL nào được sử dụng nhiều để quản lý chi phí NVL tại các công đoạn một cách hiệu quả nhất. Có thể thấy rõ qua biểu sau: Toàn bộ các nghiệp vụ nhập - xuất NVL (trừ các loại NVL Công ty tự khai thác) đều được phản ánh và theo dõi trên cùng sổ tổng hợp là Sổ cái TK 152. Trên Sổ cái TK 152 phản ánh toàn bộ số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của tất cả các loại NVL mà Công ty nhập và xuất dùng. Các nghiệp vụ nhập được phản ánh ở bên phát sinh Nợ, các nghiệp vụ xuất được phản ánh ở phần phát sinh Có. Sau khi tiến hành lưu nhập dữ liệu và lưu các phiếu nhập thì máy sẽ tự tổng hợp số liệu vào Các nhật ký và Sổ cái. 1.2.4.3.3.2. Kế toán tổng hợp xuất CCDC CCDC trong Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được xuất dùng chủ yếu phục vụ sản xuất chung ở phân xưởng, phục vụ quản lý chung và phục vụ cho công tác bán hàng. Ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, tất cả các CCDC được xuất dùng phân bổ 1 lần duy nhất Đối với CCDC xuất dùng cho sản xuất chung tại các phân xưởng, thì được hạch toán vào TK 627- Chi phí sản xuất chung, hạch toán vào TK 641 nếu phục vụ cho bán hàng, TK 642 nếu phục vụ cho quản lý DN. Xuất dùng CCDC cũng căn cứ vào nhu cầu, kế hoạch sử dụng trong sản xuất và quản lý. Thủ kho căn cứ vào nhu cầu về CCDC đã được phê duyệt và xuất kho theo đúng số lượng, quy cách. Sau đó, kế toán cập nhật phiếu xuất CCDC vào máy, phiếu xuất được lưu, số liệu trên đó sẽ được máy tự chuyển sang Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng và tổng hợp lên Sổ cái TK 153 và các báo cáo khác. VD Đối với phiếu xuất CCDC ngày 21/02/2007 được định khoản( Số liệu sau kho đã tính giá vào cuối tháng Nợ TK 64221 18.320.000 Có TK 15311: 18.320.000 Để thấy rõ hơn về các sổ tổng hợp sử dụng trong hạch toán NVL, CCDC ngoài Nhật ký mua hàng đã trình bày ở trên. sau đây là một số biểu mẫu gồm có : Sổ Nhật Ký, Sổ cái TK 152, Sổ cái TK 153. Sổ Nhật Ký chung được lên hàng ngày từ các phiếu nhập, xuất. Đối với phiếu xuất trị giá hàng xuất sẽ do máy cập nhật vào cuối tháng. Biểu số 24 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Sæ nhËt ký chung Từ ngày 01/02/2007 đến 28/02/2007 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … .. … … 02/02 PN 1A Mua VPP nhập kho 15311 133100 331201 31.590.000 3.159.000 34.749.000 … … 21/02 PX X/QT4 Xuất dùng cho các phòng ban 64221 15311 18.320.000 18.320.000 … .. … … … … 28/02 PN P208 Mua thạch cao Lào 152115 133100 331203 1.242.090.100 124.209.010 1.365.199.110 28/02 PN 26 Mua đá bazan Hà Bình 152116 133100 331203 144.387.903 7.240.668 152.078.571 … … … … … … Nhìn chung kế toán tổng hợp về NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn về cơ bản cũng giống như đối với các DN sản xuất khác nhưng Công ty có đặc thù là khai thác đá vôi và đất sét tại mỏ đây là 2 NVL chính được khai thác và đưa thẳng vào sản xuất ma không qu nhập kho. Nên toàn bộ công tác kế toán tổng hợp nhập – xuất đá vôi và đất sét không được kế toán theo dõi trên các sổ kế toán mà chỉ theo dõi thông qua việc nhập xuất các nguyên liệu phục vụ quá trình khai thác đá vôi và đất sét. Đối với phế liệu trong sản xuất Công ty sẽ tiến hành nhập kho và chờ bán. Doanh thu bán phế liệu được Công ty hạch toán vào doanh thu bán hàng (TK 51128) Vào cuối năm, Công ty tiến hành kiểm kê các NVL, CCDC trong kho để so sánh với số liệu trên sổ sách. Do với số lượng NVL, CCDC quá lớn chủng loại phong phú nên không có điều kiện tiến hành nhiều hơn. Thời gian tiến hành kiểm kê là vào 31/12. Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL,CCDC hư hỏng mất mát căn cứ vào biên bản kiểm kê. Tài sản thiếu sẽ được hạch toán vào TK 138 chờ xử lý. Và tuỳ từng cách thức xử lý để hạch toán. Trường hợp phát hiện thừa NVL, CCDC Công ty hạch toán vào TK 338 chờ xử lý. Sau đây là biểu mẫu kiểm kê vào cuối năm 2006: Trong điều kiện áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán thì đã tạo được nhiều thuận lợi. Giúp cho công tác kế toán trở nên dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất NVL, CCDC sau khi kế toán chi tiết lưu vào máy sẽ tự động ghi lên sổ kế toán tổng hợp. Áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán không những chặt chẽ mà kế toán còn tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc đối chiếu giữa sổ tổng hợp với các sổ chi tiết. Thông qua tìm hiểu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp NVL, CCDC có thể đối chiếu số liệu dễ dàng giữa các sổ chi tiết với nhau và đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp để từ đó có thể phát hiện những sai sót trong quá trình hạch toán NVL, CCDC. PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Sau gần 30 năm xây dựng và phát triển, tiền thân là Nhà máy xi măng Bỉm Sơn. Với sự nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên Công ty đã không ngừng phát triển đạt được nhiều thành tích lớn lao trong suốt quá trình từ khi xây dựng hoàn thiện Nhà máy đến khi trở thành doanh nghiệp có quy mô, uy tín hàng đầu trong công nghiệp sản xuất xi măng ở nước ta. Cùng với sự lớn mạnh, mở rộng về cơ sở vật chất, quy mô sản xuất thì trình độ quản lý của Công ty cũng được nâng cao và hoàn thiện để đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng cao. Để có thể phát huy được tiềm năng và lợi thế của mình, Công ty luôn tìm các biện pháp để nâng cao trước hết là nâng cao hiệu quả quản lý đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn thế Công ty cần sử dụng các biện pháp, công cụ quản lý khác nhau trong đó tổ chức công tác kế toán là một trong những công cụ hữu hiệu và dễ tác động nhất. Công tác kế toán NVL, CCDC có vai trò quan trọng trong tổ chức công tác kế toán nói chung. Với mục tiêu là sử dụng có hiệu quả với các NVL, CCDC đặc biệt là đối với NVL vì là thành phần quan trọng cấu thành nên thực thể sản xuất. Tổ chức tốt công tác kế toán NVL, CCDC là cơ sở để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC, giảm chi phí, hạ giá thành và góp phần hoàn thiện và nâng cao công tác quản lý nói chung. Cũng như các doanh nghiệp khác do nhiều nguyên nhân khác nhau mà công tác kế toán về NVL, CCDC còn nhiều hạn chế, tuy nhiên xét một cách toàn diện, công tác kế toán NVL, CCDC đã đáp ứng được những yêu cầu quan trọng của quản lý. Ưu điểm công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Về bộ máy kế toán và trình độ của kế toán viên: Một trong những ưu điểm lớn về công tác kế toán đó là trình độ chuyên mô của các cán bộ kế toán trong Công ty. Nhìn chung trình độ đào tạo của các kế toán là tương đối đồng đều. Thường xuyên được tổ chức đào tạo, bổ sung kiến thức, kỹ năng mới cho từng người. Đặc biệt, đây là đội ngũ có kinh nghiệm lâu năm, có những người gắn bó với Công ty từ những ngày thành lập nhà máy. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với quy mô, yêu cầu quản lý, phù hợp với trình độ, khả năng của từng người. Về tổng thể tổ chức công tác nói chung và công tác kế toán NVL, CCDC tuân thủ đúng chế độ kế toán mới ban hành phần nào góp phần nâng cao hiệu quả quản lý. Về chế độ, chính sách liên quan đến hạch toán NVL, CCDC: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm của Công ty. Hình thức này thuận tiện cho áp dụng kế toán máy, giúp giảm bớt khối lượng lớn công việc mà vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với khối lượng lớn NVL, CCDC chủng loại phong phú việc áp dụng hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên là hoàn toàn hợp lý. NVL, CCDC được ghi nhận theo giá thực tế, khối lượng tồn kho của NVL, CCDC được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng. Với đặc điểm và yêu cầu quản lý về NVL, CCDC thì các chính sách áp dụng này áp dụng đúng dắn sẽ góp phần nâng cao công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Về áp dụng kế toán máy: Việc áp dụng kế toán máy đã giúp cho công tác kế toán giảm bớt khối lượng công việc, gọn nhẹ quá trình từ xử lý chứng từ, vào sổ sách kế toán và lập các báo cáo. Đặc biệt đối với công tác kế toán NVL, CCDC hiệu quả của kế toán máy lài càng thể hiện rõ. Do hệ thống máy tính được nối mạng trong Công ty , nên khi các nghiệp vụ nhập xuất NVL, CCDC phát sinh bộ phận thống kê tổng kho có nhiệm vụ viết phiếu nhập và lưu vào máy. Khi kế toán muốn cập nhật các phiếu nhập - xuất chỉ cần gọi lại các phiếu đó và định khoản theo đúng nghiệp vụ phát sinh mà không cần nhập lại.Với số lượng nhập xuất thường xuyên và tổng hợp số liệu để vào các sổ sách là một khối lượng kế toán rất lớn. Nhưng với việc áp dụng kế toán máy giúp cho kế toán NVL, CCDC tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức đảm bảo kế toán một cách chính xác cho hơn 5000 danh điểm vật tư tại Công ty. Các phiếu nhập xuất lưu trong máy giúp cho việc vào dữ liệu kế toán thống nhất với thống kê, thủ kho. Không xảy ra sai lệch về mã NVL, số lượng và sự trùng lặp các phiếu nhập xuất. Không chỉ có thế, sử dụng kế toán máy còn cho phép kế toán xem xét các số liệu, tìm kiếm hay sửa chữa dễ dàng, cho phép in ra các báo cáo, sổ sách tại thời điểm bất kỳ phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý, giúp các nhà quản lý ra quyết định kịp thời và chính xác. Về hệ thống danh điểm NVL, CCDC Tại Công có tới hơn 5000 các loại NVL, CCDC với chủng loại, quy cách đa dạng, phong phú nên rất dễ bị nhầm lẫn trong quá trình theo dõi, quản lý và hạch toán sự biến động của chúng. Để phục vụ cho công tác kế toán trên máy phát huy được hiệu quả cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý, Công ty đã xây dựng hệ thống danh điểm NVL, CCDC thống nhất trong toàn công ty. Hệ thống danh điểm này được xây dựng và áp dụng bắt đầu từ năm 2004, đây là một cải cách trong công tác kế toán tại công ty. Giúp cho công tác kế toán NVL, CCDC hiệu quả hơn rất nhiều. Về thủ thục nhập - xuất kho NVL, CCDC Với khối lượng NVL, CCDC lớn, chủng loại đa dạng, Công ty đã có nhiều biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, khai thác bảo quản, dự trữ đến xuất dùng. Trong khâu thu mua Công ty đã quy định chặt chẽ các thủ tục khi tiến hành nhập kho. NCL, CCDC khi nhập kho phải có một hội đồng kiểm nghiệm với đày đủ các thành viên đại diện có liên quan.trong đó có một đại diện của phòng kế toán. Khối lượng nhập mua phải căn cứ vào kế hoạch phải có : “Tờ trình mua vật tư”, có “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá”. Đối với 1 số NVL chính cấu thành nên thực thể sản phẩm thì trước khi nhập kho phải tiến hành phân tích các thành phần hoá học của NVL đó, nếu đảm bảo đúng qy định mới được nhập kho. Trước khi kiểm nghiệm NVL, CCDC các thành viên phải căn cứ vào giá đã duyệt, các hợp đồng kinh tế ký kết giữa 2 bên. Với các thủ tục đó cho thấy công tác kế toán NVL, CCDC là chặt chẽ đảm bảo được yêu cầu quản lý. Quá trình xuất dùng NVL, CCDC phải thông qua xét duyệt yêu cầu sử dụng. Đối với NVl phải căn cứ vào định mức tiêu hao tại phòng kỹ thuật, căn cứ vào kế hoạch sản xuất… sau đó bộ phận tổng kho mới được phép viết phiếu xuất kho cho những NVL có giá trị lớn. Còn đối với NVL có giá trị nhỏ và CCDC các thủ tục này chỉ cần thông qua phòng. Nhìn chung có thể thấy công tác kế toán về thủ tục nhập, xuất là chặt chẽ, hợp lý có sự liên kết giữa các phòng ban chức năng, tạo thuận lợi cho quản lý, theo dõi tổng quát và chính xác biến động của các loại NVL, CCDD cung cấp thông tin kịp thời về tình hình nhập – xuất - tồn kho NVL, CCDC Về phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC Việc áp dụng phương pháp Thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL, CCDC là phù hợp và phát huy được hiệu quả tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Quá trình hạch toán chi tiết tới từng danh điểm NVL, CCDC tiến hành song song giữa thủ kho và kế toán đảm bảo cho hàng nghìn các loại NVL, CCDC đều được theo dõi thường xuyên về tình hình biến động của chúng, từ đó giúp các nhà quản trị có kế hoạch thu mua và dự trữ chính xác cho từng loại NVL, CCDC. Với những ưu điểm trên thì công tác kế toán NVL, CCDC góp phần hoàn thiện kế toán nói chung trong Công ty, nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả sử dụng NVL, CCDC cho các quá trình, các mục đích khác nhau. Tuy nhiện, bên cạnh những ưu điểm bao giờ cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Những hạn chế này cần được khắc phục để công tác kế toán được cải thiện và dần được hoàn thiện. 2.1.2. .Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Với một khối lượng NVl, CCDC lớn trên 5000 các loại NVL, CCDC khác nhau nên ít nhiều Công ty sẽ gặp phải khó khăn trong quá trình theo dõi và quản lý. Và do một số nguyên nhân khác nên công tác kế toán NVl, CCDC tại Công ty Bỉm Sơn còn có những hạn chế nhất định. Thứ nhất, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn trước đây toàn bộ các dây chuyền công nghệ sản xuất đều do Liên Xô trang bị và cung cấp, sau thời gian dài sử dụng, các thiết bị này sẽ bị hư hỏng và số còn lại trở nên lạc hậu không còn phù hợp để sản xuất sản phẩm nữa. Trước đây do các máy móc ngoại nhập thường ít hoặc hiếm các phụ tùng thay thế nên công ty đã tiến hành mua dự trữ để xuất dùng dần phục vụ cho sản xuất cũng như để sửa chữa máy móc, thiết bị. Hiện nay khi các dây chuyền công nghệ đã được thay thế, toàn bộ các phụ tùng và 1 số NVL khác dự trũ không còn cần thiết nữa trở thành NVL tồn kho lâu năm. Số lượng tồn kho này kế toán vẫn phải theo dõi, định kỳ tiến hành kiểm kê và ghi chép trên các sổ kế toán. Do tồn kho lâu năm nên một số NVl đã không còn sử dụng được nữa làm giá trị thực tế giảm đi rất nhiều, mặc dù về số lượng không thay đổi. Hơn nữa, giá trị của các NVL này tương đối lớn, gây cho công ty một khó khăn là vốn bị tồn đọng là khá lớn, làm cho chi phí cơ hội đối với số NVl này là tăng. Không chỉ có thế, mà công ty còn mất chi phí để bảo quản, quản lý, chi phí về nhân công, bến bãi… Rất nhiều các NVL, CCDC từ nhiều năm nay không có sự biến động nào, số lượng, giá trị tại các cột “tồn đầu kỳ” và “tồn cuối kỳ” trên sổ kế toán giữ nguyên, nhưng kế toán NVL vẫn phải theo dõi trên các sổ kế toán, lập báo cáo HTK theo định kỳ, tiến hành kiểm kê như bình thường. Một số loại NVL như : Vòng bi 6017, vòi phun bla… Việc theo dõi, bảo quản các NVL tồn kho lâu năm lại kém chất lượng là không cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn mang lại nhiều hạn chế, vốn bị ứ đọng trong thời gian dài, tốn kém về chi phí bảo quản, tốn thời gian, công sức cho công tác kế toán. Đây là vấn đề công ty cần nhanh chóng đưa ra biện pháp xử lý để thu hồi phần vốn đầu tư ban đầu và giảm bớt công việc kế toán không cần thiết cho kế toán viên. Thứ hai, tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, bộ phận thống kê tổng kho phụ trách phiếu nhập, xuất NVL, CCDC và từng người theo dõi nhóm NVL, CCDC khác nhau. Tại phòng kế toán, từng kế toán lại phụ trách theo dõi tình hình nhập xuất theo kho. Xuất phát từ 2 đặc điểm trên mà trong công tác kế toán NVL, CCDC còn tồn tại một số bất cập. Một số NVL, CCDC có cùng tên gọi, quy cách nhưng do nguồn nhập khác nhau, nên được hạch toán vào TK chi tiết khác nhau. Do việc mã hoá vật tư can cứ vào TK nên với nguồn nhập khác nhau thì mã vật tư cũng khác nhau. VD: Cùng Vật liệu Bạc biên Benla nếu nhập từ mua sắm thì được hạch toán vào TK 152411 với mã NVL là 2411.010204.045 nhưng nếu nhaaphkho bằng nguồn dự trũ đặc biệt thì được hạch toán vào TK 15242 với mã NVL là 242.030404.003. Ở bộ phận thống kê tổng kho chỉ quan tâm đến các mặt hàng, không quan tâm đến các nguồn nhập nên dễ nhầm lẫn khi báo mã vật tư. Ở bộ phận kế toán lại cập nhật theo mã vật tư nên dễ sai lệch khi đối chiếu số liệu giữa kho với kế toán. Mỗi kho do một kế toán vật tư theo dõi nhưng kho lại có nhiều mặt hàng khác nhau do nhiều người của bộ phận thống kê tổng kho theo dõi. VD chú Tâm theo dõi kho phụ tùng, trong kho phụ tùng lại có chú Hiền theo dõi phụ tùng ô tô, chú Lục theo dõi phụ tùng máy mỏ, cô Mai theo dõi phụ tùng máy mỏ… Do đó khi đối chiếu số liệu giữa kế toán với tổng kho, kế toán phải đối chiếu số liệu với từng bộ phận thống kê nên sẽ tốn nhiều thời gian và công sức và dễ nhầm lẫn, sai sót số liệu. Như vậy cần phải có biện pháp phân chia quản lý và theo dõi một cách khoa học hơn thuận tiện đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa tổng kho và bộ phận kế toán. Thứ ba, tại công ty vẫn còn tình trạng một loại NVL được nhập vào ở 2 kho, cả 2 kho này cùng quản lý một loại NVL nên gây khó khăn cho việc hạch toán. VD: Cáp AC95 (mã 2118.102001.012) có trong kho K02 và K03; Que hàn ESAB (mã 2118.104201.016) có trong 2 kho là kho K01 và kho K03; Đồng tấm 6 ly (mã 2118.030705.027) có trong kho K02 và K10. Rõ ràng với tình trạng ở cả 2 kho cùng quản lý 1 loại NVL gây khó khăn trong công tác kế toán, sự quản lý chồng chéo gây sự bất tiện cho kế toán khi xác định tổng giá trị, số lượng tồn kho cũng như theo dõi tình hình biến động nhập - xuất dễ gây nhầm lẫn. Việc đối chiếu giữa thủ kho với kế toán sẽ mất nhiều thời gian, công sức hơn Thứ tư, do bản chất khác nhau nên được phân chia thành NVL và CCDC nhưng tại Công ty vẫn còn một số NVL vừa được theo dõi trên TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, lại vừa được theo dõi trên TK 153 “Công cụ, dụng cụ” VD như: Cán thép. Với cùng một loại vật tư lại được theo dõi trên 2 tài khoản có tính chất khác nhau dẫn đến tình trạng không phản ánh đúng số lượng tồn trên sổ sách kế toán với số lượng thực trên thẻ kho và số tiền trên thực tế của loại vật tư này. Đây là 1 sai sót trong phân loại vạt tư tại Công ty hoặc là chưa có sự thống nhất về bản chất của vật tư này khi sử dụng tại công ty. Do đó công ty cần xem xét lại căn cứ hợp lý để xác định đúng bản chất và đưa về theo dõi trên 1 tài khoản hợp lý nhất. Bên cạnh đó, trong phân loại giữa NVL, CCDC còn một số những tồn tại. Một số loại được xếp vào CCDC theo dõi trên TK 153 nhưng thực chất nên xác định là mang bản chất của NVL và theo dõi trên TK 152. VD như Mấm nhôm (mã 311.080201.062) theo dõi trên TK 153 nhưng sử dụng như NVL. Vì thế đây cũng là một hạn chế mà công ty cần xem xét về vấn đề phân loại NVL, CCCD trong công ty. Thứ năm, đầu năm 2004 công ty tiến hành mã hoá lại toàn bộ NVL, CCDC mà công ty đang sử dụng do bộ phận thống kê tổng kho thực hiện. Với hàng nghìn các loại NVL, CCDC mà mỗi loại được mã hoá băng ký hiệu riêng thì việc nhầm lẫn, sai sót khi tiến hành mã hoá là không thể tránh khỏi. Hệ thống danh điểm còn đan xen cả mã cũ và mã mới. Do một số NVL, CCDC được mua dự trữ từ nhiều năm trước vẫn còn sử dụng các mã cũ, khi công ty tiến hành mua mới cùng loại NVL này đưa vào sử dụng và được mã hoã một mã mới mà không biết NVL này còn ở một kho khác nên xảy ra một số tồn tại. VD Một số vật tư có cùng danh điểm nhưng lại mã hoá bằng 2 mã vật tư trên hệ thống danh điểm. Như cùng là con lăn máy lạnh nhưng có 2 mã là 242.035.N1108 và 2411.010204.045. Hoặc cùng một mã vật tư nhưng lại được tạo cho 2 loại vật tư khác nhau. Như mã 241.035.N1240 được mã hoá cho Áp tô mát và cũng mã hoá cho am pe kế. Như vậy xung quanh việc mã hoá NVL, CCDC còn tồn tại nhiều bất cập cần khắc phục kíp thời để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Thứ sáu, để bảo quản dự trữ NVL, CCDC Công ty có hệ thống kho bãi để có thể đáp ứng với khối lượng vật tư lớn như thế. Có rất nhiều các kho được ký hiệu như K 01, K02…. Việc phân loại quản lý các vật tư trong kho phải thống nhất, hợp lý, ở công ty xi măng Bỉm Sơn có những kho theo dõi cả NVL và CCDC. Nên thống nhất quản lý sắp xếp kho NVL riêng, kho CCDC riêng sẽ hợp lý, thuận tiện hơn trong công tác quản lý và công tác kế toán. Thứ bảy, số lượng và giá trị NVL, CCDC của Công ty rất lớn chủ yếu nhập kho do mua ngoài. Trong điều kiện thị trường giá cả không ổn định như hiện nay công ty chưa lập dự phòng giảm giá HTK. Đây cũng được xem là một hạn chế cần khắc phục trong thời gian tới. Thứ tám, CCDC khi xuất dùng chỉ phân bổ một lần duy nhất. Trên thực tế có nhiều loại CCDC xuất dùng một lần nhưng lại được dùng cho nhiều kỳ. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến công tác hạch toán và phân bổ chi phí không hợp lý trong kỳ. Trên đây là một số ưu điểm và một số hạn chế cần được công ty khắc phục, giải quyết nhằm góp phần bổ sung, nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty. Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Để nâng cao và hoàn thiện dần công tác kế toán nói chung và kế toán NVl, CCDC nói riêng, ngoài việc duy trì và phát huy những ưu điểm đã có thì bên cạnh đó cần nhanh chóng tìm ra các biện pháp khắc phục những hạn chế đang tồn tại làm ảnh hưởng nhất định đến công tác kế toán tai Công ty. Với đặc điểm kinh doanh, tình hình thực tế, sau thời gian thực tập tại Công ty nhận thức được tầm quan trọng của kế toán NVL, CCDC đối với công tác kế toán nói chung em đưa ra một số kiến nghị sau dựa vào các hạn chế tồn tại cũng như điều kiện, tình hình thực tế của kế toán NVl, CCDC Về tổ chức quản lý NVL, CCDC Như đã trình bày ở phần trên, tổ chức quản lý NVL, CCDC còn tồn tại rất nhiều bất cập. Sự phân chia quản lý có sự khác nhau giữa bộ phận thống kê tổng kho với kế toán NVl, CCDC gây nhiều khó khăn cho việc đối chiếu số liệu giữa tổng kho - kế toán - thủ kho. Để có thể nâng cao được quản lý NVL, CCDC cần có sự phân chia quản lý khoa học tạo hiệu quả hơn so với cách phân chia cũ. Theo cách phân chia cũ: Bộ phận thống kê thủ kho theo dõi vật tư về các loại mặt hàng, còn kế toán theo dõi vật tư theo kho, các vật tư nằm ở các kho và một kho thì có nhiều loại vật tư không th