Đề tài Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt

Lời mở đầu Như chúng ta đã biết, hoạt động kinh tế là một hoạt động quan trọng chi phối quyết định các hoạt động khác cũng như sự phát triển chung của xã hội loài người. Để một nền kinh tế phát triển đúng định hướng, người ta sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau nhưng không thể thiếu kế toán, công cụ quan trọng trong việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường như hiện nay và với chính sách mở cửa của nhà nước đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh phải tự hạch toán kinh doanh, lấy thu bù chi để đảm bảo kinh doanh có lãi. Để tiến hành sản xuất kinh doanh có lãi thì một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu được là đối tượng lao động. Đây là một trong ba yếu tố quan trọng, cơ bản trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát huy hết mọi khả năng tiềm lực của mình, thể hiện tính tự chủ cao trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn không gián đoạn thì một trong những vấn đề được quan tâm trước nhất là vật liệu cho sản xuất phải được đáp ứng kịp thời, đầy đủ cả về số lượng và chất lượng chủng loại so với nhu cầu sản xuất. Chính vì vậy việc hạch toán kế toán là công cụ không thể thiếu trong việc quản lý và cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất. Do đó việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác giúp cho các nhà quản trị ra các quyết định đúng đắn là một đòi hỏi tất yếu cho sự tồn tại và phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào. Thông qua chức năng thu thập, kiểm tra, xử ký và cung cấp thông tin, kế toán phản ánh kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp, phục vụ công tác quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp cũng như cơ quan tài chính cấp trên. Hạch toán kế toán theo dõi quá trình vận động liên tục của tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh, là giá trị hiện vật và ngược lại. Trong quá trình phát triển kinh tế của nước ta hiện nay, nền kinh tế hàng hoá với cơ chế thị trường biến động này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, đồng thời có tác động mạnh đến sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong mỗi thời kỳ sản xuất thì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ góp một phần lớn tạo ra thành phần tiêu thụ trên thị trường và ngược lại thị trường lại cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất. Do vậy để đảm bảo phải chính xác chi phí thực tế của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như để bảo toàn vốn trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán nguyên vật liệu phải thành công cụ phục đắc lực cho công tác quản lý. Để thực hiện được vai trò kiểm tra, giám sát chi phí sản xuất của mình kế toán trong các doanh nghiệp công nghiệp phải thực hiện tốt chế độ kế toán hiện hành. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tham gia vào qua trình sản xuất kinh doanh phải được phản ánh chính xác và kịp thời. Công cụ dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, thông thường vẫn giữ nguyên hình dạng vật chất ban đầu trong quá trình tham gia vào sản xuất, giá trị công cụ bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nhận thức được vai trò của, tầm quan trọng của nguyên vật liệu -công cụ dụng cụ đối với sản xuất kinh doanh, em đã chọn đề tài : “Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình . Trong chuyên đề này, em xin đề cập đến những vấn cơ bản sau : Phần I : Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu -công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất . Phần II : Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty TNHHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt. Trong thời gian thực tập và hoàn thiện báo cáo, em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cô Đoàn Thanh Tâm và các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán của công ty TNHH Đức Việt đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Sinh viên Trần Thị Thanh Hiếu Mục lục Lời mở đầu Trang Phần I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất 01 I-Sự cần thiết phải tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất 01 1/ Vị trí của nguyên vật liệu -công cụ dụng cụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 01 2/ Đặc điểm và yêu cầu của quản lý VL- CCDC 3/ Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ 02 II- Nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất 03 1/ phân loại vật liệu- công cụ dụng cụ 03 1.1 ,Phân loại vật liệu 03 1.2 , Phân loại công cụ dụng cụ 05 2/ Đánh giá vật liệu ,công cụ dụng cụ 06 2.1 , Đánh giá vật liệu , công cụ dụng cụ theo giá thực tế 06 2.2 , Đánh giá vật liệu , công dụng cụ theo giá hạch toán 07 3/ chứng từ sử dụng 07 3.1 - Sổ kế toán chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ 08 3.2 - Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 08 4/ Các phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 20 A- Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên 20 B - Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ 29 C- Hình thức tổ chức 34 III , Tình hình vật liệu ,công cụ dụng cụ ở công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch cụ Đức Việt 35 1/ Vai trò nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 35 2/ Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ ở đơn vị 35 Phần II : Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt 37 A -Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Đức Việt 37 I /Quá trình hình thành và phát triển của công ty 37 II / Chức năng của công ty 38 1. Quyền hạn của công ty 39 2. Nhiệm vụ của công ty 40 III/Quy mô cơ cấu tổ chức của ông ty 40 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 41 2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty 44 3. Hình thức sổ kế toán 45 4. Tình hình tài chính và tài sản cố định 47 B- Tình hình hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ hiện nay ở công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt 48 1. Tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh 48 2. Tình hình chung về vật liệu. công cụ dụng cụ ở đơn vị 49 3. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 50 4. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực tế trong công ty 51 5. Tổ chức kế toán vật liệu 5.1 -Thủ tục nhập kho A- Kế toán tăng nguyên vật liệu B- Kế toán giảm nguyên vật liệu 5.2- Kế toán chi tiết vật liệu 6. T ổ chức kế toán công cụ dụng cụ 6.1-Thủ tục nhập kho A- Kế toán tăng công cụ dụng cụ B- Kế toán giảm công cụ dụng cụ 6.2- Kế toán chi tiết công cụ dụng cụ Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác vật liệu,công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH sản xuất , thương mại và dịch vụ Đức Việt. PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. I / SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC TỐT CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Vị trí (vai trò )của vật liệu và công cụ dụng cụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nền kinh tế nước ta đang chuyển hoá từ nền kinh tế còn nhiều tính chất tự cấp tự túc trước đây thành nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Cơ chế quản lý kinh tế cũng chuyển hoá từ (nền)cơ chế quản lý hành chính bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Trong thời kỳ chuyển hoá này hoạt động sản xuất kinh doanh được mở rộng và phát triển mạnh mẽ góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất trong nước cả về mặt số lượng và chất lượng hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của mọi tầng lớp dân cư góp phần mở rộng giao lưu hàng hoá, các quan hệ buôn bán trong và ngoài nước. Để hoạt động sản xuất kinh doanh được mở rộng và phát triển mạnh mẽ thì một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu được đó là đối tượng lao động mà tiêu biểu là vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung thì vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản dự trữ và phục vụ cho sản xuất thuộc tài sản lưu động được thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Chi phí về vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu giá thành sản xuất sản phẩm, đồng thời là một bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất của doanh nghiệp. Khác với tài sản cố định ở chỗ vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị củ nó chuyển dịch hết vào giá thành sản phẩm được tao ra trong quá trình tham gia sản xuất dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi từ hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể vật chất sản phẩm. Vì vật liệu có vai trò, vị trí quan trọng như vậy trong sản xuất kinh doanh nên doanh nghiệp phải có biện pháp tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ ngăn ngừa các hiện tượng hao hụt, mất mát, lẵng phí vật liệu qua các khâu của quá trình sản xuất có ý nghĩa lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm vốn . Công cụ dụng cụ cũng có một vị trí rất quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm, nó là những tư liệu không thể thiếu được trong việc sản xuất về mặt giá trị và thời gian sử dụng qui định nó không đủ tiêu chuẩn được xếp vào tài sản cố định (giá trị <5000000đ, thời gian sử dụng < 1 năm). Bởi vậy công cụ dụng cụ mang đầy đủ tính chất, đặc điểm như tài sản cố định hữu hình (tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị hao mòn dần trong quá trình sử dụng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng ). Do công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, chóng hao mòn và hư hỏng đòi hỏi phải thay thế và bổ sung thường xuyên nên đưoc xếp vào tài sản cố định được mua sắm bằng vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với nguyên vật liệu. Qua những đặc điểm trên của công cụ dụng cụ làm cho viêc quản lý và hạch toán không hoàn toàn giống như quản lý và hạch toán tài sản cố địnhvà được hạch toán như nguyên vật liệu. Điều này thể hiện rõ nhất ở khâu quản lý, tổ chức và hạch toán về hiện trạng công cụ lao động từ khi xuất dùng dến khi bị hư hỏng như phương pháp hạch toán giá trị hao mòn của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đặc điểm và yêu cầu của quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ Từ vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh nhưng vật liệu ,công cụ dung cụ thường xuyên biến động vì nó được thu mua từ nhiều nguồn, nhiều nơi khác nhau và xuất dùng cho nhiều đối tượng sử dụng cho nên để quản lý được vật liệu, công cụ dụng cụ thúc đẩy việc cung ứng kịp thời, đồng bộ những vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất. Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Xuất phát từ đó thì việc quản lý kiểm tra vật liệu, công cụ dụng cụ là điều kiện quan trọng không thể thiếu được. Đó là việc kiểm tra, giám sát chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu-công cụ dụng cụ ngăn ngừa các hiện tượng hư hao mất mát lẵng phí trong tất cấcc khâu của quá trình sản xuất qua đó góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, hạ bớt chi phí sản xuất giá thành sản phẩm . Đồng thời qua việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ giúp cho kế toán nắm được một cách chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng và giá thành thực tế từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho, nhập kho. Tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn có tác dụng tính toán, kiểm tra giám sát và đôn đốc tình hình thu mua dự trữ và tiêu hao, qua đó phát hiện và sử lý kịp thời việc thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất ngăn ngừa những trường hợp sử dụng lãng phí vật liệu, công cụ dụng cụ trên cơ sở cung cấp thông tin, số liệu phục vụ công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đó chính là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tóm lại quản lý vật liệu từ khâu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ vật liệu ,công cụ dụng cụ là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp. Việc tổ chức kho hàng bến bãi trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thưc hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tránh hư hỏng mất mát, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn. Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý sao cho đầy đủ chặt chẽ và chính xác thì việc áp dụng đúng đắn và đầy đủ về chế độ ghi chép ban đầu, mở các sổ kế toán, thẻ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo đúng chế độ đúng phương pháp qui định, phù hợp với thực chất của mỗi cơ sở kiểm kê đánh giá . 3 . Nhiệm vụ kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ Tổ chức ghi chép ,phản ánh chính xác , kịp thời số lượng ,chất lượng giá thành, giá trị kinh tế của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhâp - xuất tồn kho, tiêu hao sử dụng cho sản xuất. Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành nguyên tác, thủ tục nhập xuất. Kiểm tra thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự chữ và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ phát hiện xử lý kịp thời. II - NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1 Phân loại vật liệu công cụ dung cụ Để dễ dàng cho việc hoạch toán chúng ta phân loại như sau: -Phân loại vật liệu Tuỳ theo loại hình sản xuất của từng ngành mà ta phân loại : a/ Căn cứ vào nôi dùng kinh tế và kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu được chia thành : - Nguyên vật liệu chính:(Bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài) là những nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ làm thành phần chủ yếu cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm như ruột lợn, thịt lợn trong các doanh nghiệp chế biến xúc xích, như sắt thep trong các doanh nghiệp chế tạo máy cơ khí, xây dựng cơ bản, bên trong doanh nghiệp kéo sợi , sợi trong doanh nghiệp dệt, vải trong doanh nghiệp may. - Bán thành phẩm mua ngoài là những chi tiết ,bộ phận sản phẩm do đơn vị khác sản xuất ra, doanh nghiệp mua về để lắp giáp hoặc gia công tạo ra sản phẩm . - Vật liệu phụ là những vật liệu tham gia vào sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm VD: Thuốc nhuộm , tẩy trong doanh nghiệp dệt, sơn vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất, gia vị, phụ gia trong các doanh nghiệp chế biến thực phẩm . - Nhiên liệu là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất kinh doanhvề thực chất nhiên liệu tham gia vào sản xuất cũng chỉ coi là vật liệu phụ nhưng do tác động lý hoá và do tác dụng của nó nên cần quản lý và hạch toán riêng, nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn như than, củi, thể lỏng như xăng dầu, ở thể khí như hơi đốt . - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc mà doanh nghiệp mua về phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị như vòng bi,vòng đệm, xăm lốp. - Thiết bị xây dựng cơ bản và vật kết cấu: Cả hai loại thiết bị này đều là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây lắp nhưng chúng khác với vật liệu xây dựng nên được xếp vào loại riêng. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị đựơc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản (Bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp) như thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị truyền hơi ấm . - Vật kết cấu: Là những bộ phận của sản phẩm xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp xây dựng tự sản xuất hoặc mua của doanh nghiệp khác để lắp và công trình xây dựng như vật kết cấu bê tông đúc sẵn vật kết cấu bằng kim loại. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh ký tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch sắt) - Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu như vật liệu đặc chủng, các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, vật liệu thu nhặt đựơc, phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng qui cách. b/ Căn cứ vào mục đích công dụng của từng loại vật liệu cũng như nội dung qui định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp đựoc chia thành: Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu chia thành: vật liệu nhập kho mua ngoài tự gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, vật liệu thu nhặt. 1.2- Phân loại công cụ dụng cụ Tương tự như vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất khác nhau cũng sự phân chia khác nhau, song nhìn chung công cụ dụng cụ được chia thành các loại sau: Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất Dụng cụ đồ nghề Dụng cụ quản lý Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động Khuôn mẫu đúc các loại Lán trại Các loại bao bì dùng đựng hàng hoá vật liệu Trong công tác quản lý công cụ dụng cụ được chia thành 3 loại: Công cụ dụng cụ lao động Bao bì luân chuyển Đồ dùng cho thuê Ngoài ra có thể phân chia thành công cụ dụng cụ đang dùng và công cụ trong kho Tương tự như đối với vật liệu, trong từng loại công cụ dụng cụ cần đựợc phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm, từng thứ, tuỳ theo yêu cầu trình độ quản lý của doanh nghiệp. 2. Đánh giá vật liệu , công cụ dụng cụ. Để phục vụ công tác quản lý, hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải thực hiện việc đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ: Là dùng tiền để biểu thị giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định kế toán nhập- xuất -tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh theo giá trị thực tế.Tuy nhiên trong không ít doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất vật liệu và công cụ dụng cụ. Song dù đánh giá theo giá hạch toán , kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ trên các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán theo giá trị thực tế. -Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ phải ghi sổ theo giá thực tế Về nguyên tắc vật liệu, công cụ dụng cụ phải ghi rõ theo giá thực tế nhập kho và nhập vào giá nào thì xuất ra theo giá đó. Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được loại nguyên vật liệu của công cụ đó. Giá thực tế bao gồm giá bản thân của vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí thu mua, chi phí gia công chế biến. a. Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm các khoản chi phí khác nhau. - Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài bao gồm (Giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu + chi phí thu mua - giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua bị trả lại.) - Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, sắp xếp, bảo quản, phân loại, đóng gói (nếu có ) từ nơi mua về đến doanh nghiệp, tiền thuê kho, bãi, chỗ để vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, hao hụt trong định mức của quá trình thu mua. + Truờng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ mua về dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ thuộc đối tưọng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT. + Trưòng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ mua về dùng để sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc thuộc đối tượng không phải nộp thuế GTGT thì giá trị mua trên hoá đơn là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT. - Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến bao gồm: Giá thực tế của vật liệu xuất ra gia công chế biến và tiền thuê ngoài chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ vật liệu khi giao nhận gia công. Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế biến bao gồm : + Giá thực tế của vật liệu xuất ra tự chế biến và chi phí chế biến . Giá thực tế của vật liệu ,công cụ nhận góp vốn liên doanh , vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp là giá trị thực tế được các bên tham gia góp vốn thống nhất đánh giá. Giá thực tế của vật liệu thu nhặt được, phế liệu thu hồi là giá trị thực tế ước tính có thể sử dụng được hoặc giá có thẻ bán được trên thị trường. b. Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. Vì giá trị thực tế của từng lần nhập vật liệu, công cụ dụng cụ không giống nhau nên khi tính giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kế toán phải sử dụng một trong các phương pháp sau: b1. Phương pháp đơn giá bình quân Theo đơn giá này thì giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ) Giá thực tế vật liệu - Số lượng VL, CCDC Đơn giá Công cụ dụng cụ = xuất dùng x bình quân xuất dùng Phương pháp đơn giá bình quân của các kỳ dự trữ (cuối kỳ) tuy rất đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính tóan dồn về cuối kỳ gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung. Giá trị thực tế VL, CCDC Trị giá thực tếVL,CCDC Đơn giá bình quân tồn trong kho + nhập kho trong kỳ cả kỳ dự trữ = (cuối kỳ) Số lượng VL,CCDC Số lượngVL,CCDC nhập tồn kho đầu kỳ + kho trong kỳ Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, từc là sau mỗi lần nhập lại tính đơn giá bình quân, phương pháp này khắc phục được nhược điểm của phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật những nhược điểm là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều. Đơn giá bình quân Trị giá thực tế VL,CCDC tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước) Sau mỗi lần nhập = Số lượng VL ,CCDC tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Phương pháp đơn giá bình quân cuối kỳ trước mặc dù tính toán đơn giản và kịp thời tình hình biến động vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ Tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của vật liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ. Đơn giá bình quân Trị giá thực tế Vl ,CCDc tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước) cuối kỳ trước = Số lượng Vl ,CCDc tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Tuỳ theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà áp dụng phương pháp đơn giá bình quân cho phù hợp nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ trứơc. Nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ, đơn giá bình quân tại thời điểm xuất đơn giá bình quân cuối kỳ trước. b.2. Phương pháp nhập sau -xuất trước(LIFO) Phương pháp này dựa trên giả thiết vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho sau cùng được xuất trứơc tiên. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng, sau đó mới tính theo giá nhập lần trước. b.3.Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Phương pháp này giả định những vật liệu, công cụ dụng cụ nào nhập trứơc thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trướcvà do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua và sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. Phương pháp này đòi hỏi phải tổ chức kế toán chi tiết chặt chẽ, theo dõi đầy đủ số lượng, đơn giá của từng lần nhập. b.4. Phương pháp giá thực tế đích danh(Trực tiếp) Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng(trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó.Do vậy phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danhvà thường sử dụng trong các doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu, sử dụng ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được. 2.2. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá hạch toán Đới với những doanh nghiệp có chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhiều, việc nhập - xuất được diễn ra thường xuyên. Hàng ngày giá vật liệu, công cụ dụng cụ lại biến động thường xuyên, thông tin về giá không kịp thời, nếu giá thực tế đê phản ánh chi tiết thường xuyên hàng ngày tình hình nhập -xuất -tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ thì công việc kế toán trở nên phức tạp, tốn sức và có khi không thực hiện được. Vì vậy cần thiết phải sử dụng giá hạch toán để phán ánh chi tiết thường xuyên hàng ngày tình hình nhập xuất. Giá hạch toán là giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong thời gian dài, có thể là giá kế hoạch hay giá qui đinh ổn định của doanh nghiệp, gía hạch toán đựoc phản ánh trên các phiếu nhập, phiếu xuất và trong kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối thàng kế toán cần phải điều chỉnh giá hạch toán ra giá thực tế. Để tính được giá thực tế của vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng trước hết phải tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạc toán của vật liệu, công cụ dụng cụ (kýhiệu H) theo từng loại từng thứ . Giá thực tế vật liệu ,CCDC Giá thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ + tồn trong kỳ H = Giá hạch toán VL ,CCDC Giá hạch toán VL ,CCDC tồn kho đầu kỳ + tồn kho trong kỳ Sau đó tính giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong công thức sau: Giá thực tế VL ,CCDC Giá hạch toán VL ,CCDC xuất kho trong kỳ = xuất kho trong kỳ x H Vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong các đối tượng kế toán các loại tài sản, cần phải được tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà còn cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng thứ , từng loại và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ,mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ cho phù hợp nhằm tăng cường cho công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng. 3.1. Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành, theo quyết định số 186- TC/CĐKT ngày 14/03/1995 của Bộ Tài Chính thì các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02 -VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03, VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của nhà nước, tuỳ thuộc vào những tình hình, đặc điểm của từng doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) Biên bản kiểm nhiệm vật tư (mẫu 05-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT) Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng qui địnhvề mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệmvề tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự hợp lý, do kế toán trưởng qui định, phục cụ cho việc phán ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng mà sử dụng các sổ (thẻ )kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ ) kho Sổ đối chiếu luân chuỷên Sổ số dư Sổ(thẻ) kho (mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu, tên, nhãn hiệu qui cách, đơn vị tính, số vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp nào. Các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ sửa đổi chiều luân chuyển, sổ số dư vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả số lượngvà giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở rộng thêm các bảng kê, nhập, xuất, bảng kê luỹ kế, tổng hợp nhập- xuất-tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đượcgiản đơn nhanh chóng, kịp thời. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu- công cụ dụng cụ Trong doanh nghiệp sản xuất việc qủan lý vật liệu, công cụ dụng cụ do nhiều bộ phận đơn vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập- xuất, tồn kho. Vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày chủ yếu được thực hiện ở bộ phận kho và phòng kế toán cơ sở chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Thẻ kho và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng danh điểm. Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán doanh nghiệp cần có sự phối hợp với nhau để sử dụng chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán nhằm đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm hao phí lao dọng, quản lý có hiệu quả vật liệu, công cụ dụng cụ. Sự liên kết phối hợp đó hình thành những phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Hiện nay việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán được thực hiện theo phương pháp song song, sổ số dư, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển mỗi phương pháp trên đều có những ưu, nhược điểm riêng trong việc kiểm tra, phản ánh, ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán trong việc phát huy vai trò kế toán trong quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. Mỗi phương pháp được tiến hành trong những điều kiện nhất định mới phát huy ưu điểm, hạn chế nhược điểm. Bởi vậy cần có sự nghiên cứu lựa chọn, áp dụng phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. a) Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán như sau: - Ở kho Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xất - tồn vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lượng. Mỗi chứng từ nhập, xuất vật tư được ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tiền tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. - Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở tại kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hay định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kho, thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thủ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký thẻ kho, ghi giao thẻ kho cho thủ kho kế toán phải ghi vào sổ. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thủ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu * Ưu điểm: Việc ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý. * Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lặp giữa các kho và phòng kế toán, khối lượng ghi chép quá lớn, nên chủng loại vật tư nhiều việc nhập xuất thường xuyên mà chủ yếu là vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra và kế toán trong quản lý. b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - Ở kho: Mở thẻ kho (sổ chi tiết) để theo dõi số lượng từng danh điểm vật liệu, CCDC (TT thẻ song song). - Ở phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép, phản ánh tổng số VL-CCDC luân chuyển trong tháng (tổng nhập, tổng xuất trong tháng). Và tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu - CCDC theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển mở dùng cho cả năm và mỗi tháng chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất của từng thứ VL-CCDC ở từng kho theo từng người chịu trách nhiệm vật chất được ghi vào một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số liệu VL-CCDC trên sổ đối chiếu luân chuyển với thủ kho và số tiền của từng loại sổ kế toán tổng hợp. Sơ đồ kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thủ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu * Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do ghi một lần vào cuối tháng. * Nhược điểm: + Công việc ghi sổ kế toán vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. + Công việc kế toán dồn vào cuối tháng việc đối chiếu kiểm tra phức tạp. + Số liệu trong tháng giữa kho và phòng kế toán không tiến hành trong tháng do kế toán không ghi sổ. c) Phương pháp sổ số dư: Theo phương pháp này công việc cụ thể tại kho giống như hai phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập - xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập - xuất vật tư. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Tại phòng kế toán định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập - xuất tồn kho vật tư. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư. Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán). Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thủ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận CT nhập Kế toán tổng hợp Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho Phiếu giao nhận CT xuất Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu * Ưu điểm: + Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày. + Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng. + Thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán với nhập xuất VL-CCDC hàng ngày. * Nhược điểm: Nếu có sai sót thì khó phát hiện khó kiểm tra và đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải khá nếu không sẽ dẫn đến sai sót. 4. Các phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Vật liệu, CCDC là loại tài sản cố định thuộc loại hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép kế toán và việc xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào doanh nghiệp. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. A- Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên Theo phương pháp này là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Phương pháp này áp dụng các đơn vị sản xuất công nghiệp xây lắp và các đơn vị doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn, chất lượng cao. a) Tài khoản sử dụng: * TK151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế của các loại hàng hoá, vật liệu mua ngoài nay đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng, bến bãi, hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm nhập kho. Kết cấu TK151: TK151 - Giá trị vật tư hàng hoá đang đi trên đường. - Giá trị vật tư hàng hoá đáng đi đường đã nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách hàng hoặc bị thiếu hụt hư hỏng. DCK: Giá trị vật tư hàng hoá đã mua nhưng chưa về nhập kho cuối kỳ. * TK152 - Nguyên vật liệu: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá trị thực tế của doanh nghiệp. Kết cấu 152: TK152 - Giá trị thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài, gia công, chế biến. - Giá trị của NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. - Giá trị thực tế của NVL xuất kho. - Giá trị của NVL trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. - Giá trị NVL thiếu hụt khi kiểm kê. DCK: Giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ. TK152: Mở chi tiết cho từng loại NVL. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà mở chi tiết theo các TK cấp 2. * TK153: Công cụ dụng cụ. TK này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các loại CCDC theo giá trị thực tế của doanh nghiệp. Kết cấu TK153: TK153 - Giá trị thực tế của CCDN nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài, gia công chế biến. - Giá trị CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê. - Giá trị thực tế của CCDC nhập kho. - Giá trị của CCDC trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. - Giá trị CCDC thiếu hụt khi kiểm kê. DCK: Giá trị thực tế của CCDC tồn kho cuối kỳ. TK153 có 3 TK cấp 2 sau: + TK1531: CCDC. + TK1532: Bao bì luân chuyển. + TK1533: Đồ dùng cho thuê. * TK331: Phải trả người bán. TK này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán nợ giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản, người cung cấp lao vụ…, dịch vụ. Kết cấu: TK331 - Số tiền đã trả cho người bán, người nhận thầu XDCB, người cung cấp lao vụ. - Số tiền ứng trước cho người bán, người nhận thầu. - Số tiền bán chấp nhận giảm giá. - Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt. - Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận trừ vào nợ phải trả. - Số tiền phải trả cho người ban vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu XDCB. - Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số vật tư, hàng hoá đã nhận khi có hoá đơn chính thức. DCK (nếu có): Số tiền đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận hàng cuối kỳ. DCK: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ. Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như TK133, 111, 112 b) Phương pháp kế toán nhập VL, CCDC. b1) Nhập VL-CCDC do mua ngoài * Trường hợp VL-CCDC về nhập kho có hoá đơn cùng về trong tháng. Căn cứ vào hoá đơn có đối chiếu với phiếu nhập, nếu hàng về đủ kho hoá đơn, đúng quy cách, phẩm chất ghi trong hợp đồng, kế toán ghi: Nợ TK152 : NVL Nợ TK153 : CCDC Nợ TK133 : Thuế GTGT khấu trừ Có TK111 : Tiền mặt Có TK112 : Tiền gửi ngân hàng Có TK141 : Tạm ứng Có TK311 : Vay ngắn hạn Có TK331 : Phải trả người bán - VL-CCDC dùng cho sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc đối tượng không phải nộp thuế GTGT. Căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK152 : NVL Nợ TK153 : CCDC Có TK111 : Tiền mặt Có 112 : Tiền gửi ngân hàng Có TK141 : Tạm ứng Có TK311 : Vay ngắn hạn Có TK331 : Phải trả người bán Nếu hàng về thiếu hụt so với hoá đơn KT ghi: Nợ TK138 : Phải thu khác Có TK111 : Tiền mặt Có TK112 : Tiền gửi ngân hàng Có TK141 : Tạm ứng Có TK311 : Vay ngắn hạn Có TK331 : Phải trả người bán Nếu hàng về thừa so với hoá đơn mà doanh nghiệp quyết định nhập toàn bộ thì căn cứ vào số lượng thừa và đơn giá kế toán ghi: + Vật liệu CCDC dùng cho sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ chịu thuế GTGT doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK152 : NVL Nợ TK153 : CCDC Nợ TK133 : Thuế GTGT khấu trừ Có TK331 : Phải trả người bán + Vật liệu, CCDC dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thì căn cứ vào tổng giá thanh toán của số hàng thừa. Nợ TK152 : NVL Nợ TK153 : CCDC Có TK331: Phải trả người bán Nếu doanh nghiệp không nhập số hàng thừa thì theo dõi vào TK002: Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. * Trường hợp VL-CCDC về nhập kho hoá đơn chưa về thì vẫn làm thủ tục nhập kho bình thường nhưng chưa ghi sổ ngay mà lưu phiếu nhập kho vào hồ sơ riêng. Hồ sơ về hoá đơn chưa về. Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán dùng giá tạm tính: Nợ TK152 : NVL Nợ TK153 : CCDC Có TK331 : Phải trả người bán Sang tháng sau, khi hoá đơn về nếu giá hoá đơn khác với giá tạm tính thì phải điều chỉnh tại sổ kế toán cho phù hợp với giá hoá đơn bằng 1 trong 3 cách sau: - Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. - Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính). - Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán như bình thường. * Trường hợp hoá đơn về hàng chưa về. Trong tháng khi hoá đơn về hàng chưa về kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hoá đơn vào một hồ sơ riêng: “Hàng mua đang đi trên đường”. Cuối tháng nếu hàng chưa về thì căn cứ hoá đơn kế toán ghi: Nếu vật liệu, dụng cụ dùng sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK151 : Hàng mua đang đi trên đường Nợ TK133 : Thuế GTGT khấu trừ Có TK111 : Tiền mặt Có TK112 : Tiền gửi ngân hàng Có TK141 : Tạm ứng Có TK311 : Vay ngắn hạn Có TK331 : Phải trả người bán Nếu VL-CCDC dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK151 : Hàng mua đang đi trên đường Có TK111 : Tiền mặt Có TK112 : Tiền gửi ngân hàng Có TK141 : Tạm ứng Có TK311 : Vay ngắn hạn Có TK331 : Phải trả người bán Sang tháng sau khi hàng về kế toán đối chiếu giữa hoá đơn, phiếu nhập ghi: Nợ TK152 : Nguyên vật liệu Nợ TK153 : Công cụ dụng cụ Nợ TK338 (hay 1381) : Phải thu khác Có TK151 : Hàng mua đang đi trên đường * Phát sinh các khoản chi phí thu mua căn cứ vào chứng từ có liên quan KT ghi: - Nếu VL-CCDC dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK152 : NVL Nợ TK153 : CCDC Nợ TK133 : Thuế GTGT khấu trừ Có TK111 : Tiền mặt Có TK112 : Tiền gửi ngân hàng Có TK141 : Tạm ứng Có TK311 : Vay ngắn hạn Có TK331 : Phải trả người bán - Nếu VL-CCDC dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK152 : NVL Nợ TK153 : CCDC Có TK111 : Tiền mặt Có 112 : Tiền gửi ngân hàng Có TK141 : Tạm ứng Có TK311 : Vay ngắn hạn Có TK331 : Phải trả người bán * Khi nhập khẩu vật liệu, CCDC kế toán phản ánh giá trị VL-CCDC bao gồm: Tổng số tiền phải trả cho người bán, thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, thu mua. - Trường hợp VL-CCDC dùng vào sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT khấu trừ: Nợ TK152 : NVL Nợ TK153 : CCDC Có TK111 : Tiền mặt Có 112 : Tiền gửi ngân hàng Có Tk311 : Vay ngắn hạn Có Tk333 (3331, 3332) :Thuế phải nộp Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu. Nợ TK133 : Thuế GTGT khấu trừ Có TK333 : Thuế các khoản phải nộp nhà nước Trường hợp VL-CCDC dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK152: Nợ TK153: Có TK111, 112, 311, 333: Khi thanh toán mua hàng nếu được hưởng khoản chiết khấu mua hàng: Nợ TK311 Có TK111, 112, 515 Trường hợp hàng mua về sai quy cách, kém phẩm chất hoặc mua hàng với số lượng lớn nếu được người bán chấp thuận giảm giá cho giá hoặc nhận lại số hàng sai quy cách, kém phẩm chất, căn cứ vào giá trị hàng xuất trả lại người bán và số tiền được giảm giá ghi: + Nếu VL-CCDC dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK111 :Tiền mặt Nợ TK112 :Tiền gửi ngân hàng Nợ TK331 :Phải trả người bán Có TK152 : Nguyên vật liệu Có TK153 : Công cụ dụng cụ Có TK133 : Số thuế hàng bị trả lại + Nếu VL-CCDC theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK111 :Tiền mặt Nợ TK112 :Tiền gửi ngân hàng Nợ TK331 :Phải trả người bán Có TK152 : Nguyên vật liệu Có TK153 : Công cụ dụng cụ b2) Nhập kho VL-CCDC do các đơn vị khác góp vốn liên doanh hoặc vốn cổ phần, cấp phát, biếu tặng. Căn cứ vào giá trị VL-CCDC thuộc bên giao, nhận thống nhất đơn giá. Nợ TK152 :Nguyên vật liệu Có TK153 :Công cụ dụng cụ Có TK411 :Nguồn vốn kinh doanh b3) Nhập kho VL-CCDC do thu hồi vốn góp liên doanh. Căn cứ vào giá trị VL-CCDC được các bên tham gia liên doanh thoả thuận đánh giá và ghi trong biên bản của hội đồng liên doanh. Nợ TK152 :Nguyên vật liệu Nợ TK153 :Công cụ dụng cụ Có TK128-222 :Góp vốn liên doanh b4) Nhập kho VL-CCDC do sản xuất sản phẩm dùng không hết nhận lại kho hoặc nhập kho phế liệu do sản xuất đào thải. Nợ TK152 Có TK 621, 627, 641, 642 c) Phương pháp kế toán giảm vật liệu - Công cụ dụng cụ Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh phần còn lại có thể xuất bán, đem góp vốn liên doanh, mọi trường hợp giảm vật liệu đều ghi giá thực tế ở bên có TK152. c1) Kế toán VL-CCDC cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK621: Xuất trực tiếp cho chế tạo sản phẩm Nợ TK627 (6272):Xuất dung chung cho sản xuất Nợ TK641:Xuất phuc vụ cho bán hàng Nợ TK642:Xuất cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK241:Xuất cho xây dựng cơ bản Có TK152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng Có TK153:Giá thực tế CCDC xuất dùng c2) Xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc của vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được bên tham gia liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá trực tiếp và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK412. Nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi nợ, giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi có TK412 phần chênh lệch. Nợ TK222 :Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK128 :Gia trị góp vôn liên doanh ngắn hạn Nợ TK412 :Phần chêch lệch Có TK153 : Giá thực tế vật liệu xuất dùng Có TK153:Giá thực tế CCDC xuất dùng c3- Xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK154 :Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK152 :Giá thực tế vật liệu Có TK153 :Giá thực tế công cụ dụng cụ Có TK111 :Tiền mặt Có TK112 :Tiền gửi ngân hàng Có TK331 :Phải trả người bán c4- Giảm do cho vay tạm thời. Nợ TK138 (1388): Cho các cá nhân tập thể vay Nợ TK136 : Cho vay nội bộ tạm thời Có TK152 :Giá thực tế vật liệu cho vay Có TK153 : Giá thự tế công cụ cho vay c5- Giảm do các nguyên nhân khác (trả lương, biếu tặng…) Căn cứ vào mục đích sử dụng kế toán phản ánh giá vốn. Nợ TK632 :Giá vốn nhượng bán , trả lương…. Nợ Tk 642 :Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK138 (1381) :Thiếu không rõ nguyên nhân Nợ Tk 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường Nợ TK412:Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại Nợ Tk 811:Thiếu hụt mất mát chủ quan Có TK152 :Giá thực tế vật liệu thiếu Có Tk 153 : Giá thuẹc tế cômh cụ thiếu Sơ đồ tổng hợp hạch toán tình hình tăng giảm NVL-CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên TK111, 112, 141, 311, 331 TK152, 153 TL621 TK151 TK411 TK642, 3381 TK128, 222 TK412 TK627, 641, 642, 241 TK128, 222 TK154 TK1381, 811, 642 TK412 Dxxx Tăng do mua ngoài Thuế VAT khấu trừ 1331 Hàng đi đường kỳ trước Nhận cấp phát tặng thưởng vốn góp liên doanh Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá tăng Đánh giá giảm Thiếu phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công Xuất góp vốn liên doanh Xuất chi phí sản xuất chung, BH , QL Xuất để chế tạo sản phẩm B- Kế toán tổng hợp VL-CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ a) Phương pháp này là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục và tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá trên các tài sản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác theo kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu dùng trong kỳ = Giá trị vật tư tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị VL tăng - Giá trị vật liệu tồn Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép vào nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thường xuyên xuất dùng xuất bán. TK sử dụng: 611 mua hàng (6111-Mua NVL): Theo dõi tình hình thu, mua tăng, giảm NVL-CCDC theo giá trị thực tế. TK611 Phản ánh thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ Phản ánh thực tế VL-CCDC xuất dùng, xuất bán thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ TK 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật tư hàng hoá. TK152 - NVL: Dùng để phản ánh, đánh giá thực tế NVL tồn kho, chi tiết từng loại. TK152 Giá thực tế VL tồn kho cuối kỳ Kết chuyển giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ. DCK: Giá thực tế VL tồn kho - TK153: CCDC: Sử dụng để theo dõi giá trị thực tế CCDC, bao bì luân chuyển tồn kho. TK153 Giá trị thực tế CCDC tồn kho cuối kỳ. Kết chuyển giá thực CCDC tồn kho đầu kỳ Dcuối kỳ: Giá thực tế CCDC tồn kho - TK151: Hàng mua đang đi đường. Dùng để phản ánh giá trị số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi lại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. TK151 Giá thực tế hàng đáng đi đường cuối kỳ. Kết chuyển giá thực hàng đang đi đường đầu kỳ DCK: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra trong quá trình hạch toán kinh tế còn sử dụng một số tài khoản khác như: 133, 111, 113, 331. Các tài khoản này có nội dùn và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. b) Phương pháp hạch toán: b1) Đầu kỳ kết chuyển giá trị thực tế (nhập) VL-CCDC tồn đầu kỳ. Nợ TK611 (6111): Mua hàng Có TK152 :Nguyên vật liệu Có TK153 :Công cụ dụng cụ Có TK151: Hàng mua đang đi đường b2) Trong kỳ khi mua NVL-CCDC căn cứ vào hoá đơn, chứng từ, phiếu nhập. + Kế toán phản ánh giá trị vật liệu, CCDC vào sản xuất kinh doanh theo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK611: Mua hàng Nợ TK133:Thuế GTGT được khấu trừ Có TK111, 112, 141, 331 Nếu VL-CCDC dùng cho sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ theo phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp. Nợ TK611 Có TK111, 112, 141, 331 Phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong kỳ căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán ghi: + Trường hợp VL-CCDC vào sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ tính theo phương pháp thuê khấu trừ. Nợ TK611:Mua hàng Nợ TK133:Thuế GTGT được khấu trừ Có TK111, 112, 141, 331 Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp Nợ TK611 Có TK111, 112, 141, 331 b3) Nhập kho VL-CCDC do các đơn vị khác góp vốn liên doanh vốn cổ phần hoặc biếu tặng, căn cứ giá trị thực tế được hội đồng liên doanh đánh giá. Nợ TK611 :Mua hàng Có TK411:Nguồn vốn kinh doanh b4) Nhập kho VL-CCDC do thu hồi vốn góp căn cứ vào giá trị VL. Nợ TK611 Có TK128, 228 b5) Cuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê tính ra trị giá NVL-CCDC tồn. + Phản ánh giá trị thực tế NVL-CCDC tồn kho cuối kỳ. Nợ TK152 :Nguyên vật liệu Nợ TK153 :Công cụ dụng cụ Có TK611:Mua hàng + Căn cứ vào hoá đơn cuối tháng hàng chưa về. Nợ TK151:Hàng mua đang đi đường Có TK611:Mua hàng b6) Căncứ vào biên bản kiểm nhận xác định giá trị VL-CCDC thiếu hhụt mất mát và biên bản xử lý. Nợ TK111:Tiền mặt Nợ TK334:Phải trả công nhân viên Có TK611:Mua hàng b7) Kiểm tra tính ra giá trị NVL xuất dùng cho sản xuất. Nợ TK621:Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK611:Mua hàng b8) Đối với CCDC căn cứ vào tỷ lệ sử dụng phân bổ cho các đối tượng: Nợ TK627:Chi phí sản xuất cung Nợ TK641:Chi phí bán hàng Nợ TK642:Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK611:Mua hàng Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (hoá đơn mua hàng, phiếu nhập, chứng từ thanh toán và các chứng từ mua hàng khác) để ghi vào sổ chi tiết mua hàng từng loại thứ vật liệu - CCDC. Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tổng hợp bảng tổng hợp chứng từ, căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ để lập chứng từ ghi sổ, từ CTGS ghi vào sổ đăng ký GTGS -> sổ cái 611, 152, 152. Sơ đồ tổng hợp VL-CCDC theo phương pháp liểm kê định kỳ (VAT khấu trừ) Phân bổ dần Nhận góp vốn liên doanh cấp phát tặng thưởng TK151, 152, 153 TK611 TK151, 152, 153 TK111, 112, 311 TK411 TK412 TK111, 112, 311 TK138, 334, 811, 642 TK621, 627, 641, 642 Dxxx Giá trị VL-CCDC tồn đầu kỳ Giá trị VL-CCDC mua vào trong kỳ VL-CCDC Giá trị VL-CC xuất dùng nhỏ TK142 (1) Giá trị thiếu hụt, mất mát Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại Giá trị VL-CCDC tồn cuối kỳ TK133 (1) Thuế VAT khấu trừ Đánh giá tăng Giá trị DC xuất dùng lớn C- Hình thức tổ chức: - Hình thức tô chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở các chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kinh tế sẽ hình thành cho mình 1 hình thức sổ kế toán khác nhau. Đặc trưng cơ bản để phân biệt và định nghĩa các hình thức sổ kế toán khác nhau là ở số lượng sổ cần dùng, ở loại sổ sử dụng, nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột của sổ cũng như trình tự hạch toán. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toán sau: a) Hình thức nhật ký - sổ cái: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ - có cùng một vài trang sổ. Căn cứ vào sổ là các chứng từ gốc hhoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc mỗi chứng từ ghi một dòng vào NK-SC. b) Hình thức chứng từ ghi sổ: Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất trong điều kiện thủ công/ Sổ sách trong hình thức này: - Sổ cái. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Bảng cân đối TK - Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết. c) Hình thức Nhật ký chứng từ: Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá, cán bộ kế toán, tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy. Sonh hình thức này gồm: - Sổ nhật ký - Chứng từ. - Sổ cái - Bảng phân bổ - Bảng kê - Sổ chi tiết d) Hình thức nhật ký chung Hình thức này là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển gọi là nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai TK có liên quan. Đối với các tài liệu chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái. III. TÌNH HÌNH VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐỨC VIỆT 1. Vai trò NVL-CCDC Công ty TNHH Đức Việt áp dụng dây chuyền công nghệ của Đức nên rất phức tạp. Vật liệu - CCDC của công ty gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, có quy cách khác nhau và số lượng vật liệu - CCDC được sử dụng để tạo ra thực thể sản phẩm khác nhau. Mặt khác với nhu cầu sản xuất và nhu cầu sử dụng VL-CCDC sao cho thuận lợi cả về mặt vốn và hiệu quả sử dụng nên trong quá trình sản xuất kinh doanh thì VL-CCDC được nhập mua từ nhiều nơi cung cấp, quá trình thu mua diễn ra với nhiều quan hệ thanh toán. 2. Yêu cầu quản lý NVL-CCDC ở đơn vị Với nền kinh tế thị trường hiện nay yêu cầu của cơ chế quản lý đòi hỏi một hệ thống kế toán phù hợp với đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của Công ty. Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải có lãi, việc tổ chức hạch toán VL-CCDC của mỗi đơn vị sản xuất là một công việc thiết yếu cầu thiết. Để tổ chức tốt công tác kế toán NVL-CCDC thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng chất lượng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ vật liệu - CCDC nhập - xuất - tồn kho. - Kiểm tra việc thực hiện mua VL-CCDC phi pháp lãng phí. - Thanh tra kiểm kê đánh giá lại vật liệu - CCDC theo chế độ quy định của Nhà nước, lập báo cáo kế toán phục vụ công tác quản lý của công ty. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐỨC VIỆT A. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐỨC VIỆT I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY - Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Đức Việt thành lập ngày 14/7/2000 theo quyết định số 0102000824 của Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội. - Tên công ty: Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt. - Tên giao dịch quốc tế: DUC - VIET SERVICE, TRADING AND PRODUCING COMPANY LIMITED. - Tên viết tắt: D - V.CO, LTD. - Trụ sở chính: 33 phố Huế - phường Hàng Bài - quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. - Lĩnh vực kinh doanh của Công ty: + Chế biến nông sản, thịt gia súc, thực phẩm sạch và các sản phẩm khác của ngành chăn nuôi và trồng trọt. + Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là máy móc thiết bị chế biến, xử lý ngũ cốc, hạt giống) + Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. + Tư vấn đầu tư. + Dịch vụ tiếp thị. + Dịch vụ ăn uống, giải khát. - Công ty ban đầu hoạt động với số vốn điều lệ là: 500.000.000đ (Năm trăm triệu đồng Việt Nam). - Công ty TNHH Đức Việt gồm 6 thành viên sáng lập do ông Mai Huy Tân làm giám đốc và bà Nguyễn Thị Xuân Dung làm Chủ tịch Hội đồng thành viên. - Giấy đăng ký kinh doanh của Công ty số 0102000824 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 14/7/2000. - Công ty TNHH Đức Việt sau khi thành lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng của Công ty và đăng ký bản quyền tên công ty và sản phẩm của Công ty. Công ty có quyền tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh và ký kết hợp đồng kinh tế như các thành phần kinh doanh khác. - Từ ngày thành lập công ty đã không ngừng thay đổi và phát triển ngày càng vững mạnh vươn lên tự khẳng định mình trên thương trường. Ban đầu số vốn điều lệ là: 500.000.000đ, ngành nghề sản xuất kinh doanh chủ yếu là sản xuất xúc xích Đức. Đến năm 2001 công ty lại bổ sung thêm tổng số vốn lên 540.000.000đ. Đến cuối năm 2001 công ty lại bổ sung thêm 193.000.000đ đưa tổng số vốn điều lệ lên là: 737.000.000đ và bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh là buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. - Đầu năm 2002 công ty bổ sung thêm 1.163.000.000đ nâng số vốn lên là 1.900.000.000đ, do yêu cầu của sự phát triển sản xuất kinh doanh, đến cuối năm 2002 công ty lại bổ sung thêm 1.540.000.000đ nâng tổng số vốn điều lệ lên là 3.340.000.000đ và mở rộng thêm ngành nghề sản xuất chế biến thực phẩm sạch, an toàn, chất lượng cao. - Với phương châm “Lấy chữ tín làm đầu”, “lấy chất lượng làm kim chỉ nam cho hoạt động”, và các dịch vụ “quan tâm và chăm sóc khách hàng” nên công ty đã nhanh chóng lấy được uy tín với các đối tác và khách hàng trong nước. Công ty đã phát triển phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế và nâng cao sức cạnh tranh, mở rộng các đại lý tiêu thụ ở Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Vũng Tàu. Đầu năm 2003 công ty tiến hành xây dựng thêm xí nghiệp sản xuất chế biến thực phẩm sạch, an toàn, tiêu chuẩn vệ sinh liên doanh với Đức ở Hưng Yên. - Với sự ra đời của khu liên doanh này tầm hoạt động của công ty không ngừng lớn mạnh, mục tiêu của Công ty trong thời gian tới là chiếm lĩnh thị trường trong nước và tiến đến xuất khẩu. II. CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY - Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt (viết tắt là Công ty TNHH Đức Việt) là công ty hoạt động với chức năng như sản xuất hàng thực phẩm tiêu dùng với dây chuyền công nghệ nhập từ cộng hoà Liên Bang Đức với tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm của Đức. Công ty còn làm chức năng lưu thông hàng hoá, là đơn vị kết nối giữa sản xuất và tiêu dùng, hoạt động theo cơ chế thị trường. Là doanh nghiệp thực hiện theo chế độ hạch toán thực tập có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty trong phạm vi góp vốn của các thành viên, có con dấu riêng và mở tài khoản tại ngân hàng Techcombank. 1. Quyền hạn của công ty 1.1. Công ty có quyền tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh độc lập: - Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh phù hợp với quy mô của công ty. - Kinh doanh những ngành nghề phù hợp với giấy phép đăng ký kinh doanh. - Mở rộng quy mô kinh doanh theo khả năng của công ty và nhu cầu của thị trường. - Có quyền tuyển chọn, thuê mướn sử dụng đào tạo cho thôi việc và có quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định của bộ luật lao động và pháp luật liên quan, lựa chọn các hình thức trả lương, thưởng và chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế với bộ luật lao động và pháp lệnh có liên quan. - Có quyền thuê mời chuyên gia nước ngoài cố vấn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Có quyền thế chấp, cầm cố tài sản, vay vốn ngân hàng, liên kết đầu tư kinh doanh với doanh nghiệp khác theo quy định của pháp lệnh và quy chế tài chính của Công ty. 1.2. Công ty có quyền quản lý tài chính như sau: - Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ kịp thời các nhu cầu kinh doanh, được thế chấp tài sản công ty quản lý tại ngân hàng để vay vốn kinh doanh. - Được hưởng các chế độ ưu đãi đầu tư theo quy định của pháp luật. - Được hưởng chế độ ưu đãi, hoàn trả thuế VAT đối với các mặt hàng được chính phủ ưu tiên. - Có quyền từ chối hoặc tố cao mọi yêu cầu cung cấp nguồn lực, nguồn hàng không được pháp luật quy định của bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào. 2. Nhiệm vụ của Công ty 2.1. Công ty có trách nhiệm tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình theo đúng ngành nghề, mặt hàng đã đăng ký kinh doanh, theo khuôn khổ pháp luật. - Chế biến nông sản thực phẩm sạch an toàn, chất lượng và các dịch vụ khác. - Thực hiện các dịch vụ giao nhận, vận chuyển, ký gửi hàng tư vấn và đại lý khách hàng. - Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế khác, tiến hành các hoạt động kinh doanh ngành nghề theo đúng quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, kế toán chế độ kiểm toán mà Nhà nước quy định, chịu trách nhiệm về tính xác thực về hoạt động tài chính của Công ty. - Chịu trách nhiệm nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác. 2.2. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có những nhiệm vụ cụ thể: - Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác. - Thực hiện các nghĩa vụ dịch vụ người lao động của Bộ luật lao động, đảm bảo cho người lao động tham gia hoạt động quản lý của công ty. - Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ môi trường, tài nguyên, vệ sinh an toàn thực phẩm. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước, chịu trách nhiệm về tính xác thực của nó. - Chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ quan tài chính và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. - Tổ chức bộ máy đào tạo cán bộ công nhân viên của công ty đáp ứng đầy đủ nhu cầu học tập, thăng tiến của nhân viên. III. QUY MÔ - CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Về mặt nhân sự Công ty hiện có 36 cán bộ công nhân viên. Về trình độ chuyên môn có 1 Tiến sĩ, 15 người có trình độ Đại học và những cán bộ kỹ sư có trình độ kinh doanh. Lực lượng lao động trẻ của công ty chiếm tỷ lệ cao trên 70% là lực lượng lao động đầy đủ nhiệt tình, nhiệt huyết nhưng họ vẫn còn thiếu kinh nghiệm. Do đó để đạt được năng suất, hiệu quả lao động tối đa công ty cần có chính sách đào tạo thêm nghiệp vụ cho lao động trẻ. Ngoài ra cần nâng cao doanh thủ và đẩy mạnh quá trình thu hồi công nợ, công ty đã áp dụng chế độ khen thưởng doanh thu, giúp công nhân có thêm thu nhập ngoài lương cơ bản. Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong công ty đạt khoảng 1.200.000đ/tháng. - Bộ máy quản lý của công ty có kết cấu liên kết chặt chẽ từ ban giám đốc xuống các phòng ban phân xưởng. Bộ máy tổ chức gồm 1 giám đốc, 3 phó giám đốc: Phó giám đốc sản xuất, phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc phụ trách đối ngoại, đối nội và 3 phòng ban, 2 phân xưởng sản xuất và 3 cửa hàng, đại lý kinh doanh. Sau đây là sơ đồ bộ máy quản lý: SƠ ĐỒ: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY ĐỨC VIỆT GIÁM ĐỐC PGĐ sản xuất PGĐ kinh doanh PGĐ phụ trách đối nội - đối ngoại Xưởng sản xuất và chế biến Kho hàng kho nguyên vật liệu Phòng kinh doanh Các đại lý bán buôn bán lẻ Cửa hàng bán lẻ Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính CHỨC NĂNG CỦA TỪNG PHÒNG BAN * Giám đốc: Do ông Mai Huy Tân, tiến sĩ của công ty, ông có vai trò là người quản lý cao nhất trong doanh nghiệp. Giám đốc là người quyết định đường lối kinh doanh, chỉ đạo các hoạt động để thực hiện đường lối này. Giám đốc chịu trách nhiệm về các hoạt động của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước tổ chức bộ máy quản trị và có quyền quyết định tuyển dụng hay sa thải nhân viên, đưa ra các quyết định điều động bổ nhiệm, thưởng phạt cho người lao động, tổ chức phân phối các hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, xác định nguồn lực và hướng phát triển trong tương lai. Bên cạnh đó giám đốc công ty còn chỉ đạo trực tiếp phòng kế toán tài vụ, tổ chức hoạt động y tế, văn phòng. * Phó giám đốc kinh doanh: Là người quản lý chủ yếu các bộ phận kinh doanh giúp cho giám đốc, xây dựng các chiến lược phát triển thị trường, kế hoạch và hiệu quả kinh doanh, quản lý các hệ thống cửa hàng, đại lý và chịu trách nhiệm trước giám đốc. * Phó giám đốc sản xuất: Thay mặt và giúp đỡ giám đốc quản lý công tác các bộ phận sản xuất, quản lý các phân xưởng sản xuất nhà kho và nguyên nhiên liệu sản xuất. Có nhiệm vụ tiếp thu ý kiến về sản phẩm, chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, quản lý các nhân viên thuộc trách nhiệm của mình và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động mà mình quản lý trước giám đốc. * Phó giám đốc đối nội - đối ngoại: Giúp giám đốc quản lý các công tác đối nội, đối ngoại, lên kế hoạch viếng thăm, tiếp khách, quản lý nhân sự, thay mặt giám đốc và phải chịu trách nhiệm về các mặt quản lý của mình trước giám đốc. * Phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng giao dịch với khách hàng, tổ chức nhận hàng, bán buôn, bán lẻ, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hoá và chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trước Phó giám đốc kinh doanh. * Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Làm nhiệm vụ giới thiệu hàng và bán hàng, quảng bá sản phẩm rộng rãi cho công ty. * Các đại lý bán buôn, bán lẻ: Chịu trách nhiệm phân phối hàng hàng cho Công ty và chịu sự giám sát của công ty. * Phân xưởng sản xuất : Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm đáp ứng nhu cầu đặt hàng, chất lượng, số lượng, kiểm tra giám sát về an toàn thực phẩm * Kho hàng, nguyên vật liệu: Thực hiện việc tiếp nhận giao nhận, kiểm kê và bảo quản các loại hàng hoá, nguyên liệu thực hiện việc quản lý và dự trữ hàng, nguyên vật liệu cho công ty. * Phòng tài chính kế toán: Phụ trách phòng kế toán là kế toán trưởng có vị trí tương đương với trưởng phòng. Phòng Kế toán có nhiệm vụ hạch toán quá trình kinh doanh bằng cách thu nhận chứng từ, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh tính toán, tổng hợp phân tích để đưa ra các thông tin dưới dạng báo cáo. * Phòng hành chính: Xây dựng và quản lý mô hình tổ chức kế hoạch, lao động tiền lương. Tham mưu cho giám đốc về các công tác tổ chức, qui hoạch cán bộ, bố trí sắp xếp cơ cấu nhân viên. Soạn thảo các qui chế, qui định trong công ty, tổng hợp hoạt động, lập công tác cho giám đốc quản trị hành chính, văn thư lưu trữ, đối ngoại pháp lý. 2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty - Phòng kế toán dưới sự lãnh đạo của Giám đốc công ty và chịu sự quản lý chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng, phòng gồm 5 người tất cả đều được đào tạo qua các trường lớp chuyên ngành tài chính kế toán từ trung cấp đến đại học. Đứng đầu là kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về công tác kế toán, tài chính, báo cáo kế toán tài chính định kỳ. - Phòng kế toán được chia ra làm các bộ phận kế toán theo dõi các lĩnh vực : * Kế toán trưởng : Theo dõi chung về chuyên môn, quản lý về lao động và tình hình nhập, xuất vật tư, các khoản mục khác có liên quan đến sản phẩm thông qua các số liệu đã được tập hợp. * Kế toán tổng hợp : Theo dõi tất cả tình hình nhập, xuất vật tư và các vấn đề của kế toán. Thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán, kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ hạ giá thành và cung cấp số liệu cho kế toán trưởng để tổng hợp. * Kế toán thanh toán : Theo dõi chi tiết thanh toán với người bán, thanh toán lương, bảo hiểm cho công nhân viên đồng thời theo dõi tình hình lập và sử dụng các quỹ của công ty, tình hình thu - chi, tồn quỹ tiền mặt. * Kế toán giá thành : Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo dõi doanh thu bán hàng và thanh toán công nợ với khách hàng tính toán tiền lương, BHXH và các khoản khác cho cán bộ công nhân viên ở công ty. * Quỹ và ngân hàng : Quỹ gửi tiền mặt ghi sổ (lưu) thu, chi tiền mặt trên cơ sở căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt của kế toán thanh toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán giá thành Quỹ và ngân hàng 3. Hình thức sổ kế toán : Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đặc điểm chủ yếu của hình thức sổ kế toán nàylà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ đều lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và việc ghi sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán được sử dụng trong hình thức bao gồm : Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và một số sổ khác. Trình tự ghi sổ : - Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ ? - Các chứng từ cần hạch toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Các chứng từ thu, chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán. - Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ các tài khoản. - Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản. - Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết giữa bảng cân đối đối phát sinh với chứng từ ghi sổ. - Tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán. Sau đây là trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ : Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chừng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng đối chiếu phát sinh Bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán khác Bảng chi tiết số phát sinh Ghi chú : ® Ghi hàng ngày Þ Ghi cuối tháng Đối chiếu * Phương pháp kế toán hàng tồn kho công ty thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho, xuất kho theo giá mua thực tế và áp dụng đơn giá bình quân gia quyền để tính giá trị vật liệu tồn kho, xuất kho. * Phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. * Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 4. Tình hình tài chính và tài sản cố định - Hiện nay công ty khá đảm bảo về tình hình tài chính. Về mặt nhân sự công ty có 36 cán bộ công nhân viên có trình độ, kỹ thuật theo các bậc học từ trung cấp đến đại học. Lực lượng lao động trẻ chiếm tỷ lệ cao trên 70% với đầy đủ nhiệt tình, năng động, sáng tạo. Do đó năng suất thu nhập của công ty đạt hiệu quả cao. Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong công ty đạt khoảng 1.200.000đ/tháng. So với mức sống hiện nay thì mức lương trên tương đối ổn định làm cho tình hình tài chính của công ty khá ổn định. Với hình thức trả lương theo nghị định 26CP của Chính phủ và áp dụng hình thức khoán sản phẩm công ty từng bước cải thiện thu nhập cho công nhân viên trong công ty. Cụ thể theo bảng sau : * Nguồn lực tài chính : Năm 2000 : 500.000.000đ Năm 2001 : 737.000.000đ Năm 2002 : 3.340.000.000đ - Lợi nhuận là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh. Lợi nhuận thể hiện hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. - Năm 2000 lợi nhuận của công ty là -64.721.270đ. Công ty lỗ là 64.721.270đ. Do mới đi vào hoạt động kinh doanh nên mọi thứ còn mới mẻ, thị trường còn xa lạ, vật tư tồn kho còn nhiều, vốn đầu tư xây dựng lớn. - Năm 2001 lợi nhuận công ty đạt 5.371.722đ. Trong năm thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh thứ 2 thực chất chỉ còn là năm đầu, công ty bắt đầu có lợi nhuận. - Năm 2002 lợi nhuận đạt là : 26.441.757đ, lợi nhuận của công ty ngày càng tăng lên qua các năm. Công ty bước đầu làm ăn có hiệu quả và bước vào giai đoạn sản xuất kinh doanh. Lợi nhuận ngày càng cao nhưng công ty vẫn cần phải phấn đấu để đạt hiệu quả cao hơn nữa. * Cơ cấu vốn của công ty như sau : - Công ty TNHH Đức Việt là mô hình công ty vừa sản xuất vừa làm nhiệm vụ kinh doanh thương mại nên cơ cấu vốn như sau : Năm 2001 vốn lưu động : 257.405.668đ năm 2002vốn lưu động là : 443.250.738đ nhiều hơn năm 2001 là : 185.845.070 hay chiếm 72,2%. Vốn cố định năm 2002 : 490.806.541đ đến năm 2003 tăng lên là 652.928.635đ nhiều hơn so với năm 2002 : 162.122.094đ hay chiếm 33,03%. Vốn lưu động của công ty năm 2003 là : 1.732.460.381đ nhiều hơn so với năm 2002 là : 1.289.209.643 hay 290,85%. Năm 2002 vốn cố định của công ty là 1.845.282.710đ nhiều hơn so với năm 2003 là : 1.192.354.075 nay 182,6%. Vốn lưu động của công ty không ngừng tăng qua 3 năm là do mới đi vào hoạt động, đầu tư nhiều phương tiện, dây chuyền công nghệ và mở rộng sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường. Cơ cấu vốn lưu động so với tổng số vốn : Năm 2001 Vốnlưuđộng x100%= 257.405.668 x 100%=34,4% Tổng số vốn 748.212.209 Năm 2002 Vốn lưuđộng x 100%= 443.250.738 x 100%=40,43% Tổng số vốn 1.096.179.373 Năm 2003 : x 100% = 48,42%. Nhìn chung cơ cấu vốn lưu động, vốn cố định của công ty đang đi vào ổn định. Vốn lưu động tăng nhanh so với vốn cố định. Năm 2001 tỷ lệ vốn, cơ cấu vốn lưu động trong tổng số vốn là 34,4%. Năm 2002 tỷ lệ vốn, cơ cấu vốn lưu động trong tổng số vốn là 40,43%. Đến năm 20031 tỷ lệ vốn, cơ cấu vốn lưu động trong tổng số vốn của công ty là 48,42% trong tổng số vốn đầu tư của công ty gần tương đương với vốn cố định. Như vậy cơ cấu này là phù hợp với doanh nghiệp vừa sản xuất vừa thương mại. B. Tình hình hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hiện nay ở công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Đức Việt. 1. Tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh : - Từ khi đi vào sản xuất kinh doanh đến nay sản phẩm chủ yếu của công ty là mặt hàng xúc xích Đức được sản xuất dây chuyền công nghệ của Đức. Nguyên liệu và toàn bộ gia vị được nhập khẩu từ Đức và được Bộ Y tế chứng nhận là sản phẩm an toàn vệ sinh chất lượng cao, không dùng hoá chất trong bảo quản và chế biến, thực hiện đầy đủ các qui định của Nhà nước như kiểm tra định kỳ chất lượng sản phẩm, mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự đối với sản phẩm của công ty. Khi sản xuất và xuất xưởng mỗi lò sản phẩm công ty đều giữ lại 1 sản phẩm mẫu để đối chứng, tự nguyện đăng ký labon ở Đức, tự kiểm tra chất lượng sản phẩm, sản phẩm của công ty đạt chất lượng tiêu chuẩn của Châu Âu. Ngoài ra còn các sản phẩm khác như thịt sạch các loại, thị hong khói, giăm bông. Đây là sản phẩm mới ở Việt Nam, một sản phẩm văn hoá ẩm thực của người Đức cho nên người tiêu dùng Việt Nam còn bỡ ngỡ, cho nên lúc đầu công ty đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh gặp phải rất nhiều khó khăn về thị trường người tiêu dùng, công suất và doanh thu chưa cao. 2. Tình hình chung về vật liệu, công cụ dụng cụ ở đơn vị Do công ty là doanh nghiệp vừa sản xuất vừa là thương mại, mà mặt hàng chủ yếu là xúc xích sản xuất theo dây chuyền công nghệ của Đức. Nguyên liệu và toàn bộ gia vị được nhập khẩu từ Đức nên đây là một dây chuyền sản xuất tương đối phức tạp nên công cụ, vật liệu dùng để phục vụ sản xuất tương đối nhiều. Qui mô sản xuất lớn, vật liệu công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Thị trường tiêu thụ của công ty ngày càng mở rộng. Lúc đầu công ty chỉ giới thiệu và tiêu thụ sản phẩm ở thành phố Hà Nội và giờ đây sản phẩm của công ty đã có mặt ở các thành phố lớn như TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng. Tiến tới mục tiêu là mở rộng thị trường trong nước, đứng vững và chiếm lĩnh thị trường trong nước, từng bước tiến tới xuất khẩu sang thị trường khu vực và thế giới. Nhóm khách hàng của công ty là người tiêu dùng có thu nhập cao và khách du lịch quốc tế có nhu cầu về thực phẩm sạch ở các thành phố lớn. Số lượng khách hàng dùng và tin tưởng ngày càng tăng. Dưới đây là qui trình công nghệ sản xuất xúc xích .Vì điều kiện và thời gian có hạn nên em xin đi sơ lược qui trình sản xuất xúc xích của công ty Đức Việt. Nguyên liệu gồm : Thịt lợn sạch, gia vị hỗn hợp, đường kính, muối nấu, ruột lợn, ruột cừu, túi nilon PA/PE, vỏ chai Senf, đề can xúc xích. Qui trình như sau : Thịt lợn sạch Đường kính Tỏi + muối nấu Gia vị hỗn hợp Trộn, nghiền và chế biến Phụ gia khác Tạo hình và nhồi vào ruột lợn (hoặc ruột cừu Hấp chín (làm chín), hông khói Bảo dưỡng Kiểm nghiệm Nhập kho 3. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm nhiều loại với tính năng, công dụng và mục đích khác nhau yêu cầu người quản lý phải biết được từng loại, từng thứ nguyên vật liệu. Vì vậy để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán chúng ta cần phải phân loại, sắp xếp thành từng nhóm, từng loại theo một tiêu thức nhất định. Như vậy vật liệu mua về khi sử dụng để sản xuất ra xúc xích được phân loại ra như sau : - Nguyên vật liệu chính : Thịt lợn sạch - Nguyên vật liệu phụ : Ruột lợn, đề can xúc xích, vỏ chai Senf.... Công cụ dụng cụ để sản xuất : - Dụng cụ giá lắp chuyên dùng cho sản xuất : Hệ thống dây chuyền, máy trộn ,dây curoa..... - Dụng cụ đồ nghề: Túi nilon PA/PE, thìa, dĩa và các dụng cụ khác - Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động. 4. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực tế trong công ty - Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng tiền để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo một nguyên tắc nhất định. Nhập - xuất - tồn kho phải phản ánh theo giá thực tế. Hiện nay công ty sử dụng giá thực tế để ghi sổ kế toán. Giá thực tế của nguyên vật liệu là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được các loại nguyên liệu công cụ đó. - Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của NVL - CCDC được xác định cụ thể hoạt động sản xuất và tiêu thụ của công ty gắn liền với việc mua, nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho được tính theo công thức : Trị giá thực tế nguyên vật liệu CCDC nhập kho = Giá mua theo hoá đơn + Thuế nhập khẩu (nếucó) + Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ - Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho: Việc tính toán giá thực tế vật liệu- công cụ dụng cụ xuất dùng là công việc không thể thiếu được của công tác kế toán khi xuất vật liệu, công cụ dụng cụng kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ xuất kho dùng cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Hiện nay công ty áp dụng phương pháp đơn giá bình quân theo gia quyền. Đơn giá bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ) = Trị giá thực tế NVL – CCDC tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL - CCDC nhập trong kỳ Số lượng NVL - CCDC tồn đầu kỳ + Số lượng NVL - CCDC nhập trong kỳ Giá thực tế NVL - CCDC xuất dùng = Số lượng NVL – CCDC xuất dùng x Đơn giá bình quân gia quyền 5. Tổ chức kế toán vật liệu 5.1- Thủ tục nhập kho : - Thủ tục và chứng từ nhập kho : Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp phòng Nghiệp vụ của công ty xây dựng kế hoạch sản xuất cho phân xưởng sản xuất. Trong đó nhân viên phải chịu trách nhiệm theo dõi tình hình vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. - Chi phí trong quá trình thu mua NVL - CCDC : Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi, tiền công tác phí của cán bộ thu mua. - Căn cứ vào chứng từ gốc là hoá đơn mua hàng được bộ phận cung tiêu Phòng kế toán kiểm tra, tính toán, đối chiếu giữa hoá đơn và thực tế nhập kho được phản ánh như sau : A- Kế toán tăng nguyên vật liệu Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh, kế toán lập kế hoạch và ký hợp đồng mua vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục. Thủ tục nhập kho Nguyên vật liệu được tiến hành như sau : - Khi doanh nghiệp có nhu cầu mua NVL phục vụ cho quá trình sản xuất, xác định thị trường cung cấp, đối tác, doanh nghiệp tiến hành một số thủ tục mua bán nguyên vật liệu như sau : Hoá đơn GTGT ngày 5 tháng 11 năm 2004 do anh Trần Anh Toàn mua hàng. Thuế suất 5%. Mẫu hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho được lập theo các mẫu sau. Biểu đồ 1 : HOÁ ĐƠN Giá trị gia tăng (Liên 2 : Giao cho khách hàng) Ngày 05 tháng 11 năm 2004 Mẫu số : 01 GTKT-3LL CK/2003B 0068135 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Minh Hiền Địa chỉ : 75 Đường Trương Định - Hà Nội. Số tài khoản : Điện thoại : 963207 MST : 0101377669 Họ tên người mua hàng : Trần Anh Toàn Tên đơn vị : Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt. Địa chỉ : 33 Phố Huế - phường Hàng Bài - Hà Nội Số tài khoản : ……………. Ngân hàng Techcombank Hình thức thanh toán : Tiền mặt. MST :0101040538 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Thịt lợn mảnh Kg 2.100 18.500 38.850.000 2 Ruột lợn Kg 900 40.187 36.168.300 Cộng tiền hàng : 75.018.300 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế :3.750.915 Tổng cộng tiền thanh toán : 78.769.215 Số tiền viết bằng chữ : Bảy mươi tám triệu bảy trăm sáu chín nghìn hai trăm mười lăm. Người mua hàng : (Ký tên) Người bán hàng (Ký tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) (Đóng dấu) * Các chứng từ sử dụng tại công ty TNHH Đức Việt cho việc hạch toán ban đầu của Nguyên vật liệu : - Hoá đơn GTGT (mẫu 01 GTKT - 3LL) - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Sổ chi tiết vật liệu (mẫu) - Chứng từ ghi sổ Bảng kê nhập Sơ đồ qui trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Kho NVL - CCDC Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho à Ghi hàng ngày => Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Số hàng trên công ty đã mua chịu của công ty TNHH Minh Hiền. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng về đưa cho thủ kho. Thủ kho tiến hành kiểm tra các số liệu trên hoá đơn GTGT : Ngày, tháng, năm mua hàng, số lượng trên hoá đơn, đơn giá và kiểm tra thực tế xem số lượng ở ngoài có đúng với những gì ghi trên hoá đơn không.Cuối cùng là lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng lập biên bản kiểm nghiệm như sau: Biểu số 2: Đơn vị : Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Đức Việt Địa chỉ : 33 phố Huế - Hàng Bài - Hà Nội Mẫu : 05-VT Ban hành theo quyết định số 186TC/CĐKT ngày 14/3/1995 của Bộ Tài chính BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 05 tháng 11 năm 2004 Căn cứ vào hoá đơn số 0068135 ngày 5 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt. Biên bản kiểm nghiệm gồm 1.Ông: Nguyễn Xuân Lộc - Phó Giám đốc sản xuất (Trưởng ban) 2. Bà : Tạ Thu Hà - Nhân viên Kế toán 3. Ông : Nguyễn Đình Tùng - Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại vật tư như sau : STT Tên, nhãn hiệu qui cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng qui cách, phẩm chất Số lượng không đúng qui cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Thịt lợn mảnh Câu Kg 2100 2100 Không 2 Ruột lợn Câu Kg 900 40.187 Không * Ý kiến của bản kiểm nghiệm : - Chất lượng hàng đủ tiêu chuẩn để đưa vào sản xuất - Số lượng đủ theo số lượng trên hoá đơn. Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký tên) Trưởng ban (Ký tên) Căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm thủ kho viết phiếu nhập kho. Thủ kho ghi vào phiếu nhập kho số lượng theo hoá đơn và số lượng thực nhập, tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư, hàng hoá. Rồi đưa cho kế toán để kế toán ghi đơn giá. Sau khi tính đơn giá xong và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên : liên 1 do người nhập cầm mang phiếu đến kho để nhập vật tư, liên 2 do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho (thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng). Sau đó định kỳ từ 3 - 5 ngày toàn bộ phiếu nhập kho được chuyển cho phòng kế toán NVL - CCDC để ghi vào sổ kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị. Khi nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu. Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) được lập như sau : Đơn vị : Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt Địa chỉ : 33 Phố Huế - Hàng Bài - Hà Nội MST : 0101040538 Mã số : 01 - VT Ban hành theo quyết định số : 186 - TC/CĐKT ngày 14/3/1995- Của Bộ Tài chính. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 11 năm 2004 Số 101 Nợ TK 152 Nợ Tk 133 Có TK 331, 111 Họ tên người giao hàng : Trần Anh Toàn Theo hợp đồng số : N03246. Nhập tại kho : Ông Trần Mạnh Đơn vị : 1000 đồng STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thịt lợn mảnh Kg 2100 2100 18.500 38.850.000 2 Ruột lợn Kg 900 900 40.187 36.168.300 Cộng 75.018.300 Bằng chữ : (Một trăm mười một triệu một trăm tám mươi sáu nghìn năm trăm năm mươi sáu đồng) Nhập ngày 05 tháng 11 năm 2004 Phụ trách cung tiêu (Ký tên) Người giao hàng (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) - Mục đích của phiếu nhập kho : Nhằm xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp cổ phần nhận liên doanh hoặc đầu tư thừa phát hiện khi kiểm kê. Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập, ngày - tháng - năm lập phiếu, họ tên người nhập vật tư, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho và tên kho nhập. Ở công ty phiếu nhập kho do thủ kho lập và lập thành 2 liên : 1 liên lưu ở nơi lập phiếu, 1 liên thủ kho cầm để vào thẻ kho, định kỳ nhân viên kế toán xuống kho lấy để vào sổ kế toán. Căn cứ vào hình thức chứng từ ghi sổ để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ sách kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng sự việc. Chứng từ ghi sổ có thể lập cho từng chừng từ gốc hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng. Bảng tổng hợp chừng từ gốc lập cho từng loại nghiệp vụ một và có thể lập định kỳ 5 - 10 ngày một lần hoặc lập một bảng luỹ kế cho cả tháng. Trong đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa được ghi chép theo trình tự thời gian vừa được phân loại theo các tài khoản đối ứng. Hàng ngày nhân viên kế toán phụ trách từng phần căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra các chứng từ ghi sổ. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chừng từ gốc sau khi kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chừng từ gốc, cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chừng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp kèm theo các chừng từ gốc có liên quan. Đối với những tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi các sổ sách kế toán tổng hợp được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối số phát sinh. Như vậy chừng từ ghi sổ có thể lập cho từng chừng từ gốc hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung giống nhau. Căn cứ vào phiếu nhập kho ta có chứng từ ghi sổ sau : Đơn vị : Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Việt Đức Địa chỉ : 33 phố Huế - Hàng Bài - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 5 tháng 11 năm 2004 Số: 653 STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 6 1 Nhập thịt lợn mảnh 152 (1) 331 38.850.000 2 Nhập ruột lợn 152 (2) 331 36.168.300 Cộng 75.018.300 Kèm theo 1 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) B-Kế toán giảm Nguyên vật liệu Sơ đồ qui trình luân chuyển chứng từ Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Kho NVL - CCDC Khi có nhu cầu sử dụng NVL cho sản xuất kinh doanh thì người phụ trách cung tiêu vật tư phải thông qua lệnh sản xuất do Giám đốc phê chuẩn. Sau đó thông báo cho Tổ trưởng tổ sản xuất đó làm thủ tục lĩnh vật tư. Đơn vị sản xuất mang phiếu lĩnh vật tư xuống phòng kế toán đưa cho kế toán NVL - CCDC. Kế toán căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư để xem số lượng, nguyên vật liệu NVL để ghi vào phiếu xuất kho, kế toán ghi đơn giá vật tư xuất kho. Biểu số 4: Đơn vị : Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt Địa chỉ : 33 phố Huế - Hàng Bài - Hà Nội Mẫu số : 02-VT Ban hành theo quyết định số 186-TC/CĐKT ngày 14/3/1995 của Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 06 tháng 11 năm 2004 Số : 300 Nợ TK621 Có TK 152 - Họ tên người nhân hàng : Chị Hà - Địa chỉ : Phân xưởng sản xuất Lý do xuất kho : sản xuất xúc xích. Xuất tại kho : Ông Trần Mạnh ĐVT : Đồng STT Tên, nhãn hiệu, qui cách sản phẩm vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thịt lợn mảnh Kg 2100 2100 18.500 38.850.000 2 Ruột lợn Kg 384 384 40.187 15.431.808 3 Xuất muối nấu cho sản xuất kg 240 240 2000 480.000 Cộng 54.761.808 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu (Ký tên) Người nhận (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) Căn cứ vào phiếu xuất kho NVL ta lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ ghi theo từng chứng từ gốc. Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt Địa chỉ: 33 phố Huế - Hàng Bài - Hà Nội. CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 6 tháng 11 năm 2004 Số: 658 STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 6 Xuất thị lợn sản xuất xúc xích 621 152 (1) 38.850.000 Xuất ruột lợn 621 152 (2) 15.431.808 Xuất muối 621 152 (2) 480.000 Cộng 54.761.808 Kèm theo 1 chứng từ gốc. Người lập (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Thông qua các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu, đồng thời hàng ngày thủ kho cũng tiến hành ghi chép vào thẻ kho. Theo định kỳ nhân viên kế toán NVL-CCDC xuống kho nhận chứng từ (phiếu nhập kho và phiếu xuất kho), kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của các thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Sau mỗi lần kiểm tra phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với thực tế kiểm kê. Tình hình nhập - xuất vật tư phát sinh nên ở công ty thường một quý kiểm kê 1 lần. Thẻ kho theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho cho từng thứ vật tư làm căn cứ xác định tồn kho thực tế vật tư, sản phẩm. Cơ sở thẻ kho là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp. Sau đây là thẻ kho: Biểu số 5: Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt Địa chỉ: 33 phố Huế - Hàng Bài - Hà Nội Mẫu số: 06 - VT Ban hành theo quyết định số 186 TC/CĐKT ngày 14/3/1995 của Bộ Tài chính THẺ KHO Ngày lập thẻ: 30 tháng 11 năm 2004 Tờ số: 05 - Tên, nhãn hiêu, quy cách vật tư: Thịt lợn mảnh - Đơn vị tính: Kg - Mã số: 0068135 STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 0 1 PNK-101 5/11 Ông Toàn nhập hàng 2100 2 PXK-300 6/11 Xuất thịt cho SX xúc xích 2100 3 PNK-120 10/11 Ông Toàn nhập 2500 4 PXK-310 11/11 Xuất thị cho SX xúc xích 2500 5 PN-130 18/11 Ông Toàn nhập 2050 6 PX320 19/11 Xuất thịt cho SX xúc xích 2050 7 PN-135 25/11 Ông Toàn nhập 530 8 PX325 26/11 Xuất thịt cho SX xúc xích 530 Cộng 11.950 11.950 0 Hàng ngày thẻ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày thủ kho tính số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi ghép của thủ kho và ký xác nhận, đồng thời đối chiếu số lượng nhập - xuất - tồn. Khi nhận được chứng từ kế toán phải kiểm tra tính chất hợp lý của chứng từ, ghi số tiền vào chứng từ, phân loại chứng từ sau đó ghi số lượng nhập - xuất lẫn giá trị vào sổ chi tiết vật liệu và tính ra giá trị và số lượng tồn. Căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho trong kỳ đã được thủ kho gửi lên phòng kế toán, kế toán tiến hành ghi vào bản kê ( nhập - xuất - tồn) theo từng thứ, từng loại. Đơn vị: Công ty TNHH Đức Việt Địa chỉ: 33 Phố Huế – Hà Nội BẢNG KÊ NHẬP NVL Nợ TK152 Tháng 11 năm 2004 STT Trích yếu Tổng số Ghi nợ TK 152 (1) 152 (2) Thịt lợn mảnh 280.821.786 280.821.786 Ruột lợn 74.743.265 74.743.265 Muối nấu 1.280.000 1.280.000 Born senf 8.952.186 8.952.186 Ruột cừu 20.706.200 20.706.200 Đề can xúc xích (Mù tạt) 21.600.000 21.600.000 Gia vị Brat 27.624.087 27.624.087 Chai đựng senf 6.500.000 6.500.000 Dầu máy 612.000 612.000 Túi nilon 25.916.000 25.916.000 Mùn cưa 965.383 965.383 Cộng 469.720.907 280.821.786 188.899.121 KT ghi sổ (Ký tên) KT trưởng (Ký tên) Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán lập bangr kê xuất vật liệu sau: Đơn vị: Công ty TNHH Đức Việt Địa chỉ: 33 Phố Huế – Hà Nội BẢNG KÊ XUẤT NVL Có TK152 Tháng 11 năm 2004 TT Trích yếu Tổng số Ghi nợ TK 621 1. Thịt lợn mảnh 280.821.786 280.821.786 2 Ruột lợn 28.917.469 28.917.469 3 Gia vị Brat 24.870.159 24.870.159 4 Túi nilon PA/PE 48.261.160 48.261.160 5 Muối nấu 1.280.000 1.280.000 6 Ruột cừu 7.748.568 7.748.568 7 Bom senf 5.796.000 5.796.000 8 Vỏ chai sent 5.850.000 5.850.000 9 Đề can xúc xích 18.000.000 18.000.000 10 Mùn cưa 890.985 890.985 11 Dầu máy 612.000 612.000 Cộng 423.047.142 423.047.142 KT ghi sổ (Ký tên) KT trưởng (Ký tên) 5.2-Kế toán chi tiết vật liệu Hiện nay công ty áp dụng phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Theo phương pháp này để phản ánh tình hình biến động vật liệu ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng còn ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải phán ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập –xuất –tồn kho theo từng thứ, từng loại vật liệu, công cụ dụng cũe đáp ứng được yêu cầu này. Vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty TNHH Đức Việt diễn ra khá phức tạp do nhập dây chuyền công nghệ của Đức. Để đáp ứng nhu cầu quản lý, kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ được thể hiện theo kho, thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được tiến hành ở cả kho và phòng kế toán. Sau đây là sổ chi tiết vật liệu về tình hình nhập –xuất –tồn ở công ty TNHH Đức Việt: Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Đức Việt Địa chỉ: 33 Phố Huế- Hà Nội SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên vật liệu, sản phẩm hàng hoá: Thịt lợn sạch Tháng11năm2004 Trang số: 01 Quy cách sản phẩm: Thịt mảnh Đơn vị tính: Kg Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 5/11 101 5/11 Nhập kho thịt lợn sạch của Minh Hiền 111 18.500 2.100 38.850.000 6/11 300 6/11 Xuất kho thị lợn cho sản xuất 621 2.100 38.850.000 0 15/11 115 15/11 Nhập kho thị lợn sạch của Minh Hiền 111 18.500 2.500 46.250.000 10/11 312 10/11 Xuất kho thịt lơn cho sản xuất 621 2.500 46.250.000 0 10/11 118 10/11 Nhập kho thịt lợn sạch của Minh Hiền 111 18.500 2.100 38.850.000 10/11 120 10/11 Xuất kho thịt lơn cho sản xuất 621 2100 38.850.000 18/11 310 18/11 Phí V/c thịt về kho 111 5.714.286 18/11 130 18/11 K/c phí V/c vào Z thịt 154 5.714.286 18/11 320 18/11 Nhập kho thịt lợn sạch của Minh Hiền 111 18.500 3.105 57.442.500 25/11 135 25/11 Xuất kho thịt lơn cho sản xuất 621 3105 57.442.500 25/11 325 25/11 Nhập kho thịt lợn sạch của Minh Hiền 111 18.500 2.500 46.250.000 25/11 140 25/11 Xuất kho thịt lơn cho sản xuất 621 2500 46.250.000 26/11 330 26/11 Nhập kho thịt lợn sạch của Minh Hiền 111 18.500 2.050 37.925.000 26/11 145 26/11 Xuất kho thịt lơn cho sản xuất 621 2050 37.925.000 27/11 340 27/11 Nhập kho thịt lợn của Cty Hưng Yên 111 18.500 530 9.540.000 27/11 150 27/11 Xuất kho thịt lợn cho sản xuất 621 530 9.540.000 14885 280.821.786 14885 280.821.786 Hà Nội, ngày 31 tháng 11 năm 2004 Kế toán trưởng Người lập bảng Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho là thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất-tồn vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lượng. Mỗi chứng từ nhập, xuất vật tư được ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tiền tồn kho về mặt lượng theo tuèng danh điểm vật tư. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư không mở thẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhâp, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật tư, mỗi vật tư chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếuluân chuyển với thẻ kho, đối chiếu với số tiền với kế toán tổng hợp. Sau đây là sổ đối chiếu luân chuyển : Đơn vị:Công ty TNHH sản xuất , thương mại và dịch vụ Đức Việt Địa chỉ:33 phố Huế – Hà N SỐ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN THÁNG 11 NĂM 2004 Danh điểm VL Tên vật liệu ĐVT Đơn giá Số dư đầu tháng 11 Luân chuyển trong tháng 11 Số dư đầu tháng 12 Nhập Xuất S.lượng Số tiền S.lượng Số tiền S.lượng Số tiền S.lượng Số tiền 1 Thịt lợn sạch Kg 18.500 0 0 14.885 280.821.786 14.885 280.821.786 0 0 2 Ruột lợn Kg 40.187 229 9.196.000 1.800 74