Đề tài Cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp

1 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Khái quát về kế toán quản trị 1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị Theo Luật Kế toán Việt Nam, KTQT “ là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. [2, trang 13] Theo định nghĩa của Viện kế toán viên quản trị Hoa Kỳ thì KTQT “là quá trình nhận diện, đo lƣờng, phân tích, diễn giải và truyền đạt thông tin trong quá trình thực hiện các mục đích của tổ chức. Kế toán quản trị là một bộ phận thống nhất trong quá trình quản lý, và nhân viên kế toán quản trị là những đối tác chiến lƣợc quan trọng trong đội ngũ quản lý của tổ chức”. [2, trang 13] Theo định nghĩa của Hiệp hội kế toán quốc gia (Mỹ), “KTQT là quá trình cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp trong việc lập và thực hiện kế hoạch, trong việc kiểm soát, điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình kế toán quản trị bao gồm các công việc xác định, cân, đo, đong, đếm, thu thập, tích lũy, phân tích, chuẩn bị thông tin, giải thích và cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để các nhà quản lý xử lý các thông tin này theo hƣớng có lợi nhất cho doanh nghiệp”. [5, trang 26] Do đó, có rất nhiều quan điểm và định nghĩa về kế toán quản trị nhƣng qua các quan điểm và định nghĩa trên chúng ta có thể tóm tắt Kế toán quản trị là một phần của kế toán phục vụ cho quá trình quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Kế toán quản trị giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong quá trình hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. 1.1.2 Vai trò kế toán quản trị Vai trò của KTQT là cung cấp thông tin giúp nhà quản trị ra các quyết định 2 liên quan đến các chức năng quản trị cơ bản là hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát – kiểm tra, phân tích điều chỉnh và ra quyết định. [4, trang 2] Ra quyết định. Đây là chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra, đánh giá. Nhà quản lý ở mọi cấp độ trong tổ chức đều phải ra quyết định. Tất cả các quyết định đều có nền tảng từ thông tin. Vai trò của KTQT là cung cấp thông tin sao cho quản lý có thể đạt đƣợc thông tin có ý nghĩa. Nhƣ vậy, ngoài việc hiểu quá trình ra quyết định của nhà quản trị, KTQT còn phải nắm đƣợc loại quyết định mà từng cấp quản trị trong tổ chức phải thực hiện để có thể cung cấp loại thông tin thích hợp. [4, trang 2] 1.2 Tổng quát về hệ thống kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp Để quản lý có hiệu quả các tổ chức kinh doanh với quy mô lớn, các nhà quản trị thƣờng tiến hành việc phân quyền phù hợp với cấu trúc tổ chức của đơn vị mình. Kế toán quản trị vốn đƣợc xem là một công cụ kiểm soát của quá trình quản lý doanh nghiệp đã hình thành phƣơng pháp tƣơng ứng để phục vụ cho quá trình phân quyền – đó chính là hệ thống kế toán trách nhiệm. [5, trang 107] 1.2.1 Bản chất của kế toán trách nhiệm Hệ thống kế toán trách nhiệm đƣợc thiết lập để có thể ghi nhận, đo lƣờng kết quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức, trên cơ sở đó lập các báo cáo thực hiện nhằm phục vụ cho các nhà quản lý kiểm soát đƣợc hoạt động và chi phí của họ. Nói cách khác, kế toán trách nhiệm là một phƣơng pháp kế toán thu thập và báo cáo các thông tin dự toán và thực tế về các “đầu vào” và đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm. [5, trang 108] Kế toán trách nhiệm đo lƣờng, đánh giá trách nhiệm quản lý và kết quả hoạt động của từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Việc đánh giá này thƣờng đƣợc dựa trên hai tiêu chí đó là hiệu quả và hiệu năng. Hiệu quả: có đƣợc khi đạt đƣợc mục tiêu đặt ra mà chƣa kể đến việc sử dụng tài nguyên nhƣ thế nào, nó đƣợc xác định bằng cách so sánh giữa kết quả đạt đƣợc và mục tiêu đặt ra cho trung tâm trách nhiệm đó. Nói cách khác, đó chính là mức độ 3 mà trung tâm trách nhiệm hoàn thành mục tiêu của mình. [5, trang 108] Hiệu năng: là tỷ lệ giữa đầu ra so với đầu vào của trung tâm trách nhiệm hoặc đó là tỷ lệ giữa kết quả thực tế đạt đƣợc so với nguồn tài nguyên thực tế mà trung tâm trách nhiệm đã sử dụng để tạo ra kết quả đó. [5, trang 108] Nhƣ vậy, để có thể đánh giá đƣợc hiệu quả và hiệu năng của các trung tâm trách nhiệm, chúng ta phải lƣợng hóa đƣợc đầu vào và đầu ra của các trung tâm trách nhiệm. Trên cơ sở đó sẽ xác định đƣợc các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá kết quả hoạt động của từng trung tâm cụ thể. 1.2.2 Vai trò kế toán trách nhiệm Hệ thống kế toán trách nhiệm đƣợc thiết lập để ghi nhận, đo lƣờng kết quả hoạt động của từng bộ phận trong một tổ chức, nhằm giúp các nhà quản lý kiểm soát đƣợc hoạt động và chi phí của họ, đồng thời qua đó đánh giá đƣợc trách nhiệm của nhà quản trị ở từng cấp quản lý khác nhau. Do vậy, KTTN đƣợc thực hiện trên nguyên tắc là nó tập hợp và báo cáo những thông tin kế toán thực tế và đƣợc dự toán về các đầu vào, đầu ra của các trung tâm trách nhiệm. 1.3 Chức năng và đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán trách nhiệm 1.3.1 Chức năng của kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm là một phƣơng pháp phân chia cấu trúc của một tổ chức thành những trung tâm trách nhiệm khác nhau để đo lƣờng biểu hiện của chúng. Nói cách khác, kế toán trách nhiệm là một “công cụ” để đo lƣờng kết quả hoạt động của một khu vực nào đó trong tổ chức, qua đó giúp nhà quản trị kiểm soát và đánh giá trách nhiệm quản trị ở từng cấp quản trị khác nhau. Chức năng của Kế toán trách nhiệm đƣợc thể hiện ở những khía cạnh sau đây: [4, trang 9] - Kế toán trách nhiệm giúp xác định sự đóng góp của từng đơn vị, bộ phận vào lợi ích của toàn bộ tổ chức. - Kế toán trách nhiệm cung cấp một cơ sở cho việc đánh giá chất lƣợng về kết quả hoạt động của những nhà quản lý bộ phận. - Kế toán trách nhiệm đƣợc sử dụng để đo lƣờng kết quả hoạt động của các nhà quản lý, do đó nó ảnh hƣởng đến cách thức thực hiện hành vi của các nhà quản lý 4 này. - Kế toán trách nhiệm thúc đẩy các nhà quản lý bộ phận điều hành bộ phận của mình theo phƣơng cách phù hợp với những mục tiêu cơ bản của toàn bộ tổ chức. 1.3.2 Đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán trách nhiệm Thông tin Kế toán trách nhiệm là một bộ phận thông tin quan trọng của Kế toán quản trị, và do vậy đối tƣợng sử dụng thông tin Kế toán trách nhiệm cũng gồm các nhà quản trị cấp thấp, cấp trung và cấp cao, nhằm đánh giá trách nhiệm quản trị của từng bộ phận cấu thành từng cấp quản lý cụ thể. [4, trang 9 -10] - Đối với nhà quản trị cấp cao: Kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành của doanh nghiệp. KTTN xác định các trung tâm trách nhiệm, qua đó nhà quản lý có thể hệ thống hoá các công việc của từng trung tâm mà thiết lập các chỉ tiêu đánh giá. KTTN giúp nhà quản trị đánh giá và điều chỉnh các bộ phận cho thích hợp. - Đối với nhà quản trị cấp trung: Kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng kiểm soát tài chính và kiểm soát quản lý. Thông qua KTTN, nhà quản trị có thể phân tích, đánh giá chi phí, doanh thu và lợi nhuận thực hiện của từng bộ phận. Báo cáo trách nhiệm phản hồi cho ngƣời quản lý biết thực hiện kế hoạch của các bộ phận ra sao, nhận diện các vấn đề hạn chế để có sự điều chỉnh các chiến lƣợc mục tiêu ra sao cho kết quả kinh doanh là tốt nhất. Đây có thể xem là nguồn thông tin quan trọng để nhà quản lý nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng doanh thu, giảm chi phí một cách hợp lý, và cuối cùng là tối đa hoá mợi nhuận. - Đối với nhà quản lý cấp thấp: Kế toán trách nhiệm khuyến khích nhà quản lý hƣớng đến mục tiêu chung của tổ chức. Mục tiêu chiến lƣợc của doanh nghiệp đƣợc gắn với các trung tâm trách nhiệm. Khi KTTN có thể kiểm soát đƣợc công tác tài chính và công tác quản lý, sẽ điều chỉnh hoạt động hƣớng đến các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đồng thời, bản thân các giám đốc trung tâm trách nhiệm đƣợc khích lệ hoạt động sao cho phù hợp với các mục tiêu cơ bản của toàn doanh nghiệp. 5 1.4 Nội dung của kế toán trách nhiệm Nội dung cơ bản để thực hiện hệ thống Kế toán trách nhiệm bao gồm những vấn đề cụ thể nhƣ sau: - Phân cấp quản lý và xác định các trung tâm trách nhiệm. - Xác định các chỉ tiêu đƣợc sử dụng để đánh giá trách nhiệm quản trị bộ phận. - Xác định trách nhiệm báo cáo của từng trung tâm trách nhiệm. 1.4.1 Sự phân cấp quản lý và xác định các trung tâm trách nhiệm 1.4.1.1 Sự phân cấp quản lý Kế toán trách nhiệm là công việc đƣợc thực hiện không thể tách rời các trung tâm trách nhiệm. Các trung tâm này đƣợc hình thành thông qua việc phân cấp quản lý. Theo đó, để thực hiện các chức năng quản lý của mình, ngƣời quản lý cấp cao phải thể hiện đƣợc đúng đắn quyền lực của mình, phải gây đƣợc ảnh hƣởng và sức thuyết phục đối với nhân viên, đồng thời phải tiến hành phân cấp, ủy quyền cho cấp dƣới nhằm giúp cấp dƣới có thể điều hành các công việc thƣờng xuyên tại bộ phận mà họ quản lý. [4, trang 10-11] 6 1.4.1.2 Xác định các trung tâm trách nhiệm Trung tâm trách nhiệm là một chức năng hay một bộ phận trong một tổ chức, đặt dƣới sự lãnh đạo của một nhà quản trị hoặc một cấp quản lý, chịu trách nhiệm trực tiếp với kết quả của chức năng hay bộ phận đó. Trong một tổ chức có thể đƣợc xác lập bởi bốn loại trung tâm trách nhiệm cơ bản sau: - Trung tâm chi phí: Trung tâm chi phí là một loại trung tâm trách nhiệm thể hiện phạm vi cơ bản của hệ thống xác định chi phí, là điểm xuất phát của các hoạt động nhƣ: Lập dự toán chi phí, phân loại chi phí thực tế phát sinh, so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí tiêu chuẩn. Trung tâm chi phí gắn liền với cấp quản lý mang tính chất tác nghiệp, trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc gián tiếp phục vụ kinh doanh. Theo đó, ngƣời quản lý chỉ chịu trách nhiệm hoặc chỉ có quyền kiểm soát đối với chi phí phát sinh ở bộ phận mình, không có quyền đối với việc tiêu thụ và đầu tƣ vốn. Trung tâm chi phí đƣợc chia thành hai dạng: [4, trang 11-12] + Trung tâm chi phí định mức: là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí và các mức hao phí về các nguồn lực sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm, dịch vụ đều đƣợc xây dựng định mức cụ thể. Nhà quản trị trung tâm chi phí định mức có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh, để vẫn đảm bảo kế hoạch sản xuất cũng nhƣ đảm bảo kế hoạch chi phí cho từng đơn vị sản phẩm, dịch vụ và tính cho toàn bộ. Đối với trung tâm này thì hiệu suất đƣợc đo lƣờng bởi mối liên hệ giữa đầu vào và đầu ra, còn tính hiệu quả đƣợc đo lƣờng bằng mức độ trung tâm đạt đƣợc sản lƣợng mong muốn tại những mức độ về chất lƣợng và thời gian đã định. + Trung tâm chi phí dự toán: là trung tâm chi phí mà các yếu tố đƣợc dự toán và đánh giá căn cứ trên nhiệm vụ đƣợc giao tính chung, không thể xác định cụ thể cho từng đơn vị sản phẩm hoặc cho từng công việc của trung tâm. Nhà quản trị trung tâm chi phí này có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh sao cho phù hợp với chi phí dự toán, đồng thời đảm bảo thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao. Đặc điểm của trung tâm chi phí này là các đầu ra không thể đo lƣờng bằng các chỉ tiêu tài chính, hoặc không có sự liên hệ rõ ràng giữa các chi phí đã đƣợc sử dụng để tạo ra các kết quả đầu ra tƣơng ứng. Đánh giá hiệu quả của trung tâm này thƣờng bằng 7 cách so sánh chi phí giữa dự toán ngân sách đã định và thực tế thực hiện. Tuy nhiên, cách so sánh này chỉ cho kết quả tƣơng đối, nên cần phải kết hợp một số chỉ tiêu phi tài chính về mức độ và chất lƣợng của các dịch vụ mà các trung tâm này cung cấp. - Trung tâm doanh thu: là trung tâm trách nhiệm mà ngƣời quản lý chỉ có trách nhiệm với doanh thu cần tạo ra, không chịu trách nhiệm với lợi nhuận và vốn đầu tƣ. Trung tâm doanh thu có quyền quyết định công việc bán hàng trong khung giá cả cho phép để tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. [4, trang 12] Trung tâm này thƣờng đƣợc gắn với bậc quản lý cấp trung hoặc cấp cơ sở, đó là các bộ phận kinh doanh trong đơn vị nhƣ các chi nhánh tiêu thụ, khu vực tiêu thụ... - Trung tâm lợi nhuận: là loại trung tâm trách nhiệm mà nhà quản trị phải chịu trách nhiệm với kết quả sản xuất và tiêu thụ của trung tâm. Trong trƣờng hợp này nhà quản lý có thể ra quyết định loại sản phẩm nào cần sản xuất, sản xuất nhƣ thế nào, mức độ chất lƣợng, giá cả, hệ thống phân phối và bán hàng. Nhà quản lý phải quyết định các nguồn lực sản xuất đƣợc phân bổ nhƣ thế nào giữa các sản phẩm, điều đó cũng có nghĩa là họ phải đạt đƣợc sự cân bằng trong việc phối hợp giữa các yếu tố giá cả, sản lƣợng, chất lƣợng và chi phí. [4, trang 13] Loại trung tâm trách nhiệm này thƣờng đƣợc gắn với bậc quản lý cấp trung, đó là giám đốc điều hành trong công ty, các đơn vị kinh doanh trong tổng công ty nhƣ các công ty phụ thuộc, các chi nhánh... - Trung tâm đầu tƣ: đây là loại trung tâm trách nhiệm gắn với bậc quản lý cấp cao nhƣ Hội đồng quản trị công ty, các công ty con độc lập,... Đó là sự tổng quát hóa của các trung tâm lợi nhuận, trong đó khả năng sinh lời gắn với các tài sản đƣợc sử dụng để tạo ra lợi nhuận đó. Một trung tâm trách nhiệm đƣợc xem là trung tâm đầu tƣ khi nhà quản trị của trung tâm đó không những quản lý chi phí và doanh thu mà còn quyết định lƣợng vốn để tiến hành quá trình đó. [4, trang 13] 8 1.4.2 Xác định các chỉ tiêu đƣợc sử dụng để đánh giá trách nhiệm quản trị bộ phận 1.4.2.1 Quan điểm đánh giá trách nhiệm quản lý bộ phận Để đo lƣờng đánh giá các trung tâm trách nhiệm, có hai loại chỉ tiêu cơ bản thƣờng đƣợc sử dụng là chỉ tiêu hiệu quả và chỉ tiêu hiệu năng. Chỉ tiêu kết quả (hiệu quả) là mức độ các trung tâm trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ đề ra, có thể là số tuyệt đối hoặc tƣơng đối. Ví dụ nhƣ nhà quản lý đặt ra doanh thu cần đạt cho trung tâm doanh thu, mức tỷ lệ hòa vốn của trung tâm lợi nhuận, mức thực hiện thực tế so với kế hoạch của mỗi bộ phận. [4, trang 14] Chỉ tiêu hiệu quả (hiệu năng) là tỷ lệ so sánh giữa tổng đầu ra và tổng đầu vào của một trung tâm trách nhiệm. Nó cho thấy kết quả thực tế đạt đƣợc so với các nguồn lực đƣợc sử dụng để tạo ra kết quả đó, có nghĩa là xác định mức trung bình kết quả mang lại trên mỗi đơn vị đầu vào. Ví dụ nhƣ chỉ tiêu lợi nhuận trên vốn, trên tài sản. Ngƣợc lại, tỷ lệ so sánh giữa đầu vào và đầu ra cho ta trung bình số lƣợng đầu vào tiêu hao trên mỗi đơn vị đầu ra, nhƣ tỷ lệ chi phí trên mỗi sản phẩm làm đƣợc, chi phí vốn. [4, trang 14] 1.4.2.2 Phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị bộ phận Đánh giá trách nhiệm quản trị của các cấp quản lý cũng nhƣ việc đo lƣờng thành quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm, bằng cách lấy kết quả thực hiện của các trung tâm trách nhiệm, so sánh đối chiếu với số liệu dự toán ban đầu trên cả hai mặt hiệu quả và hiệu năng. Do đầu ra và đầu vào của mỗi trung tâm trách nhiệm khác nhau, vì vậy các chỉ tiêu đo lƣờng cho từng loại trung tâm cũng khác nhau. * Đánh giá trách nhiệm quản trị và đo lƣờng kết quả hoạt động của trung tâm chi phí: Đối với trung tâm chi phí cần đƣợc phân biệt làm hai dạng đó là trung tâm chi phí tiêu chuẩn và trung tâm chi phí dự toán. Thông tin chủ yếu sử dụng để đánh giá thành quả của các nhà quản trị ở trung tâm chi phí là chi phí có thể kiểm soát bởi từng nhà quản trị đối với bộ phận do mình phụ trách. Bằng phƣơng pháp so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán, nhà quản trị có thể biết đƣợc chênh lệch nào là thuận 9 lợi, chênh lệch nào là bất lợi. Chênh lệch nào do biến động của khối lƣợng hoạt động, chênh lệch nào do thành quả kiểm soát chi phí mang lại. Nhà quản trị trung tâm chi phí có trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh ở trung tâm sao cho đạt đƣợc kế hoạch đƣợc giao, đồng thời đảm bảo chi phí thực tế phát sinh không vƣợt quá chi phí tiêu chuẩn (hoặc dự toán). Do vậy, khi đánh giá trách nhiệm quản trị cũng nhƣ đo lƣờng kết quả hoạt động của loại trung tâm này, chúng ta cần đánh giá hai chỉ tiêu cơ bản sau: [4, trang 14-15] + Có hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao về sản lƣợng sản xuất kinh doanh hay không? + Chi phí thực tế phát sinh có vƣợt quá định mức tiêu chuẩn (hoặc dự toán) hay không? Trƣờng hợp hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh nhƣng chi phí thực tế vƣợt quá định mức (dự toán), thì sẽ tiến hành phân tích xác định nguyên nhân để làm cơ sở đánh giá trách nhiệm quản trị ở từng cấp một cách chính xác hơn. * Đánh giá trách nhiệm quản trị và đo lƣờng kết quả hoạt động của trung tâm doanh thu: Trách nhiệm của nhà quản trị ở trung tâm doanh thu là tổ chức tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ sao cho đạt đƣợc doanh thu trong kỳ nhiều nhất của bộ phận do mình kiểm soát. Theo đó, chúng ta sẽ đối chiếu doanh thu thực tế đạt đƣợc so với doanh thu dự toán của bộ phận, xem xét tình hình thực hiện dự toán tiêu thụ, trên cơ sở đó phân tích sai biệt doanh thu do ảnh hƣởng của các nhân tố có liên quan, nhƣ đơn giá bán, khối lƣợng tiêu thụ và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ. [4, trang 15] Do đầu ra của trung tâm doanh thu đƣợc lƣợng hóa bằng tiền, nhƣng đầu vào thì trung tâm này không chịu trách nhiệm về giá thành sản phẩm hay giá vốn hàng bán. Trong khi đó chi phí phát sinh tại trung tâm thì không thể so sánh đƣợc với doanh thu của trung tâm, vì vậy để đo lƣờng hiệu năng hoạt động của trung tâm này, chúng ta sẽ so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán của trung tâm.[4, trang 15] 10 * Đánh giá trách nhiệm quản trị và đo lƣờng kết quả hoạt động của tung tâm lợi nhuận: Trách nhiệm của nhà quản trị ở trung tâm lợi nhuận là tổ chức hoạt động kinh doanh sao cho lợi nhuận đạt đƣợc là cao nhất. Nhà quản trị trung tâm lợi nhuận đƣợc giao vốn và quyền quyết định trong việc sử dụng số vốn đó để tạo ra lợi nhuận. Do vậy, bên cạnh trách nhiệm phải tạo ra lợi nhuận cao, trung tâm lợi nhuận còn có trách nhiệm kiểm soát chi phí phát sinh. Chính vì vậy, để đánh giá kết quả của trung tâm lợi nhuận, chúng ta cần đánh giá việc thực hiện các chỉ tiêu lợi nhuận, giá bán và lƣợng bán. [4, trang 15-16] + Đối với chỉ tiêu lợi nhuận: cần xác định sai biệt giữa lợi nhuận thực hiện so với lợi nhuận kế hoạch đƣợc giao cả về số tuyệt đối lẫn tƣơng đối. + Do lợi nhuận tạo ra trong kỳ của doanh nghiệp là phần còn lại của doanh thu sau khi trừ chi phí phát sinh tƣơng ứng tạo ra doanh thu đó, nên doanh thu và chi phí là hai nhân tố có ảnh hƣởng trực tiếp đến lợi nhuận. Để đánh giá chính xác kết quả của trung tâm lợi nhuận, chúng ta cần xác định phạm vi chi phí mà nhà quản trị trung tâm có thể kiểm soát đƣợc, rồi áp dụng phƣơng pháp phân tích biến động chi phí nhƣ phƣơng pháp áp dụng ở các trung tâm chi phí. Riêng chỉ tiêu doanh thu, cần đánh giá ở các khía cạnh sau:  Trung tâm có đạt đƣợc mức tiêu thụ dự toán không?  Trung tâm có thực hiện giá bán đúng nhƣ dự toán hay không?  Trung tâm có thực hiện cơ cấu hàng bán đúng nhƣ dự toán hay không? Khi đánh giá chênh lệch giữa doanh thu thực hiện so với doanh thu dự toán ta cần tiến hành phân tích xác định các nhân tố ảnh hƣởng, trên cơ sở đó xác định các nguyên nhân chủ quan và khách quan làm biến động doanh thu. [4, trang 16] Ngoài ra, còn có thể sử dụng các chỉ tiêu nhƣ số dƣ bộ phận, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất doanh thu trên chi phí... để đánh giá thành quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận. [4, trang 16] 11 * Đánh giá trách nhiệm quản trị và đo lƣờng kết quả hoạt động của trung tâm đầu tƣ: Về bản chất có thể xem trung tâm đầu tƣ là một dạng mở rộng của trung tâm lợi nhuận, trong đó nhà quản trị có nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn, vì ngoài việc đƣa ra các quyết định ngắn hạn nhƣ xác định cơ cấu sản phẩm, giá bán, chi phí sản phẩm,... họ còn có quyền kiểm soát và đƣa ra các quyết định về vốn đầu tƣ của doanh nghiệp. Vì vậy về mặt hiệu quả hoạt động của trung tâm đầu tƣ có thể đƣợc đo lƣờng giống nhƣ trung tâm lợi nhuận, nhƣng về hiệu năng hoạt động thì cần có sự so sánh lợi nhuận đạt đƣợc với tài sản hay giá trị đã đầu tƣ vào trung tâm. Các chỉ tiêu cơ bản có thể sử dụng để đánh giá hiệu năng hoạt động của trung tâm đầu tƣ nhƣ: Tỷ suất hoàn vốn đầu tƣ (ROI), lãi thặng dƣ (RI), giá thị trƣờng của tài sản của doanh nghiệp. [4, trang 16] (1) Tỷ suất hoàn vốn đầu tƣ (ROI) ROI là tỷ số giữa lợi nhuận thuần trên vốn đầu tƣ đã bỏ ra hay theo Du Pont thì ROI còn đƣợc phân tích là tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu nhân với vòng quay vốn đầu tƣ. Mục tiêu đầu tiên của việc sử dụng ROI là việc đánh giá hiệu quả đầu tƣ của các trung tâm đầu tƣ và các doanh nghiệp với quy mô vốn khác nhau, để phân tích xem nơi nào đạt hiệu quả cao nhất, từ đó làm cơ sở đánh giá thành quả quản lý; Mục tiêu thứ hai khi sử dụng ROI để tìm ra nhân tố tác động đến hiệu quả quản lý, nhằm tìm ra các giải pháp để làm cho kết quả hoạt động đƣợc tốt hơn. Đó là các biện pháp cải thiện doanh thu, kiểm soát chi phí hay tính lại cơ cấu vốn đầu tƣ. [4, trang 17] Lợi nhuận Lợi nhuận Doanh thu ROI = = x Vốn đầu tƣ Doanh thu Vốn đầu tƣ Hay: ROI = Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu x Số vòng quay của vốn đầu tƣ. Lợi nhuận sử dụng trong công thức là lợi nhuận thuần trƣớc thuế thu nhập. Lý do sử dụng lợi nhuận thuần là để phù hợp với doanh thu và vốn hoạt động đã tạo ra 12 nó, và để xác định vòng quay vốn. Vốn hoạt động đƣợc sử dụng trong ROI ở điều kiện bình thƣờng là vốn bình quân giữa đầu năm và cuối năm. Nếu vốn trong năm biến động liên tục thì phải tính bình quân từng tháng. [4, trang 17] (2) Lãi thặng dƣ (RI) Lãi thặng dƣ (hay lợi tức còn lại) là khoản thu nhập của bộ phận hay toàn doanh nghiệp, đƣợc trừ đi chi phí sử dụng vốn mong đợi đã đầu tƣ vào bộ phận đó. Chỉ số này nhấn mạnh thêm khả năng sinh lời vƣợt trên chi phí vốn đã đầu tƣ vào một bộ phận hay toàn doanh nghiệp. [4, trang 17] Mục tiêu thứ nhất của việc sử dụng chỉ số RI là cho biết lợi nhuận thực tế đã mang lại là bao nhiêu, sau khi trừ đi các khoản chi phí sử dụng vốn để có đƣợc lợi nhuận trên. Mục tiêu thứ hai của việc sử dụng chỉ số RI là cho biết có nên đầu tƣ gia tăng hay không, mà khi sử dụng chỉ số ROI không đủ cơ sở để quyết định. Công thức: RI = P – R Trong đó: RI: Lãi thăng dƣ P: Lợi tức của trung tâm đầu tƣ R: Chi phí sử dụng vốn bình quân Hay: Lãi thặng dƣ (RI) = Lợi tức của trung tâm đầu tƣ – (Vốn đầu tƣ x Tỷ suất chi phí vốn) Sử dụng chỉ tiêu lãi thặng dƣ làm thƣớc đo kết quả bộ phận có ƣu điểm là đánh giá đúng kết quả của các trung tâm đầu tƣ, vì chỉ tiêu này đã đặt các trung tâm đầu tƣ lên cùng một mặt bằng so sánh. Ngoài ra, lãi thặng dƣ còn khuyến khích các nhà quản trị bộ phận chấp nhận bất kỳ cơ hội kinh doanh nào, đƣợc dự kiến sẽ mang lại ROI cao hơn ROI bình quân. [4, trang 17] Tuy nhiên, RI cũng có nhƣợc điểm là do RI là một chỉ tiêu đƣợc thể hiện bằng số tuyệt đối, nên không thể sử dụng RI để so sánh thành quả quản lý của các nhà quản trị ở các trung tâm đầu tƣ có tài sản đƣợc đầu tƣ khác nhau. Vì trong thực tế, nếu dùng RI đánh giá thì RI thƣờng có khuynh hƣớng lạc quan nghiêng về những 13 nơi có quy mô vốn lớn. [4, trang 18] Nhƣ vậy, để đánh giá kết quả trung tâm đầu tƣ, nhà quản trị cần sử dụng kết hợp các chỉ tiêu cơ bản nhƣ ROI, RI, với việc xem xét mức chênh lệch trong việc thực hiện các chỉ tiêu giữa thực tế so với kế hoạch. [4, trang 18] 1.4.3 Xác định các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm Thành quả của mỗi trung tâm trách nhiệm đƣợc tổng hợp định kỳ trên một báo cáo kế toán trách nhiệm (gọi tắt là báo cáo trách nhiệm). Báo cáo trách nhiệm của từng trung tâm sẽ phản ánh kết quả tài chính chủ yếu theo thực tế và theo dự toán, đồng thời chỉ ra các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự toán, theo từng chỉ tiêu đƣợc chuyển tải trong báo cáo phù hợp với từng loại trung tâm trách nhiệm. Ví dụ, báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí gồm các khoản mục chi phí thực tế, chi phí dự toán và các khoản chênh lệch giữa chi phí thực tế so với dự toán; báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận là báo cáo tình hình thực hiện dự toán lợi nhuận theo hình thức số dƣ đảm phí, báo cáo thu nhập số dƣ bộ phận. Nhƣ vậy báo cáo trách nhiệm chú trọng vào việc thực hiện các dự toán và phân tích các chênh lệch, vì thế để so sánh đánh giá các khoản chênh lệch này một cách phù hợp và đúng đắn, ngƣời ta thƣờng sử dụng dự toán linh hoạt nhằm cung cấp một mức chuẩn cho việc so sánh, đánh giá tình hình thực hiện dự toán doanh thu, chi phí và lợi nhuận. [5, trang 114 -115] Căn cứ vào trách nhiệm báo cáo thì hệ thống báo cáo trách nhiệm đƣợc chia thành bốn nhóm báo cáo, ứng với bốn loại trung tâm trách nhiệm sau: - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí. - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu. - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận. - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ. Sau đây là một số mẫu biểu báo cáo trách nhiệm cụ thể của từng trung tâm trách nhiệm: 14 BÁO CÁO TRÁCH NHIỆM CỦA TRUNG TÂM CHI PHÍ ĐỊNH MỨC Tháng, quý, năm... Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí định mức Dự toán Thực tế Chênh lệch Báo cáo cho giám đốc nhà máy 1. Chi phí sản xuất của phân xƣởng 1 2. Chi phí sản xuất của phân xƣởng 2 3. Chi phí sản xuất của phân xƣởng 3 .... Cộng Các báo cáo của các trung tâm chi phí đƣợc trình bày theo các cấp quản lý tƣơng ứng với các bộ phận thuộc trung tâm. Báo cáo sẽ đƣợc thực hiện theo luồng thông tin từ dƣới lên trên và trách nhiệm chi tiết đến từng bộ phận sẽ tuỳ thuộc vào cơ cấ bộ máy tổ chức quản lý của từng công ty. BÁO CÁO TRÁCH NHIỆM CỦA TRUNG TÂM DOANH THU Tháng, quý, năm... Báo cáo trách nhiệm trung tâm doanh thu Doanh thu thực tế Doanh thu dự toán Chênh lệch Ảnh hƣởng biến động của các nhân tố Đơn giá bán Số lƣợng tiêu thụ Cơ cấu mặt hàng tiêu thụ Báo cáo cho giám đốc kinh doanh 1. Chi nhánh 1 2. Chi nhánh 2 3. Chi nhánh 3 15 Cộng toàn công ty Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu là báo cáo nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả hoạt động, dựa trên báo cáo thực hiện doanh thu thực tế so với doanh thu dự toán ban đầu, đồng thời kèm theo phân tích ảnh hƣởng của các nhân tố nhƣ giá bán, sản lƣơng tiêu thụ, cơ cấu sản phẩm tiêu thụ, đến sự biến động của doanh thu của trung tâm. Và cũng tƣơng tự nhƣ trung tâm chi phí, mức độ chi tiết theo các cấp độ quản lý sẽ tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của công ty. BÁO CÁO TRÁCH NHIỆM CỦA TRUNG TÂM LỢI NHUẬN Tháng, quý, năm... Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận Dự toán Thực tế Biến động 1. Doanh số 2. Biến phí - Sản xuất - Lƣu thông và quản lý 3. Số dƣ đảm phí (= 1 – 2) 4. Định phí trực tiếp (kiểm soát đƣợc) 5. Số dƣ bộ phận kiểm soát đƣợc ( = 3 – 4) 6. Định phí không kiểm soát đƣợc 7. Số dƣ bộ phận ( = 5 -6) 8. Chi phí chung của công ty phân bổ 9. Lợi nhuận trƣớc thuế (= 7 – 8) Nguyên tắc có thể kiểm soát đƣợc áp dụng cho quá trình báo cáo trách nhiệm của các trung tâm lợi nhuận. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận là các báo cáo nhằm đánh giá trách nhiệm của trung tâm này dựa trên Báo cáo kết quả kinh doanh, và thƣờng đƣợc trình bày theo dạng số dƣ đảm phí, nhằm xác định số dƣ của từng bộ phận trong phạm vi đƣợc phân cấp và kiểm soát về chi phí, doanh 16 thu của họ, đồng thời qua đó cũng đánh giá đƣợc phần đóng góp của từng bộ phận vào lợi nhuận chung của công ty. BÁO CÁO TRÁCH NHIỆM CỦA TRUNG TÂM ĐẦU TƢ Nội dung Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch 1. Doanh thu thuần 2. Biến phí 3. Số dƣ đảm phí 4. Định phí bộ phận 5. Số dƣ bộ phận 6. Chi phí chung phân bổ 7. Lợi nhuận trƣớc thuế 8. Chi phí thuế TNDN 9. Lợi nhuận sau thuế TNDN 10. Vốn đầu tƣ 11. Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ (ROI) 12. Thu nhập thặng dƣ (RI) Để đánh giá trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ, nhà quản trị thƣờng sử dụng báo cáo thông qua các chỉ tiêu cơ bản nhƣ Tỷ suất hoàn vốn đầu tƣ (ROI), lãi thặng dƣ (RI). 1.4.4 Một số nội dung liên quan đến kế toán trách nhiệm Song song với quá trình xác định các trung tâm trách nhiệm, chỉ tiêu đánh giá kết quả và hiệu quả của các trung tâm và lập nên hệ thống báo cáo, kế toán trách nhiệm còn kết hợp với một số công việc khác để đánh giá các trung tâm. Các công việc có liên quan là cơ sở phân tích, đánh giá các trung tâm một cách chính xác hơn. Đó là một số nội dung sau: 17 - Hệ thống dự toán cho các trung tâm trách nhiệm: Khi xây dựng các mục tiêu chiến lƣợc cho doanh nghiệp, dự toán tổng hợp đƣợc đề ra để hoàn thành mục tiêu đó. Đồng thời nó đƣợc phân chia nhỏ thành các dự toán trách nhiệm. Việc phân chia này sẽ giúp cho mỗi ngƣời quản lý biết rõ đƣợc các chỉ tiêu và phần việc của mình cần hoàn thành. Dựa vào hệ thống dự toán, kế toán trách nhiệm có thể đánh giá đƣợc khả năng quản lý và hoàn thành các công việc của mỗi bộ phận. Ngoài ra, thông tin dự toán có thể dự báo trƣớc một số vấn đề có thể phát sinh, từ đó ban quản trị đƣa ra một số giải pháp nhằm đảm bảo tính khả thi của dự toán. - Định giá sản phẩm, dịch vụ luân chuyển nội bộ (giá chuyển đổi nội bộ): Khi các bộ phận trong cùng đơn vị cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ qua lại lẫn nhau sẽ phát sinh việc tính giá chuyển đổi nội bộ. Giá chuyển đổi có thể xác định theo chi phí sử dụng, giá thị trƣờng và giá thƣơng lƣợng. Việc xác định giá này sẽ ảnh hƣởng đến kết quả hoạt động của các trung tâm tham gia chuyển đổi nên cần thiết định giá một cách phù hợp, có thể chấp nhận đƣợc. - Phân bổ chi phí cho các trung tâm trách nhiệm: Chi phí phát sinh trực tiếp tại trung tâm đƣợc đƣa trực tiếp vào tính kết quả, nhƣng chi phí gián tiếp có liên quan đến nhiều trung tâm thì kế toán cần phân bổ. Kế toán cần lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý để đánh giá đúng kết quả và hiệu quả của các trung tâm, và đây cũng là mục đích của việc kiểm soát trung tâm chi phí, khuyến khích các trung tâm tiết kiệm chi phí, làm việc hiệu quả hơn. - Phân tích biến động chi phí, doanh thu, lợi nhuận: Việc phân tích biến động của các chỉ tiêu đƣợc dựa trên dự toán kế hoạch là chủ yếu. Kế toán trách nhiệm phân tích sai biệt giữa chỉ tiêu thực hiện với chỉ tiêu dự toán của các trung tâm, rút ra các yếu tố ảnh hƣởng đến kết quả, hiệu quả của bộ phận đó. Đây là nội dung cần thiết để đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm, kết quả và hiệu quả hoạt động của nó. - Mối quan hệ chi phí - khối lƣợng – lợi nhuận (CVP): Đây là việc tính ra số dƣ đảm phí, tỷ lệ số dƣ đảm phí, đòn bẩy kinh tế, và nó chỉ có ý nghĩa đối với các trung tâm lợi nhuận cùng cấp. Thông qua việc tính toán các chỉ tiêu về số dƣ đảm 18 phí, kế toán trách nhiệm phân tích các số dƣ của các trung tâm lợi nhuận để lại, tức phần đóng góp trong doanh số bán hàng để cân đối chi phí hoạt động, phản ánh đƣợc kết quả, hiệu quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận. 19 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 Kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị, cung cấp cho nhà quản trị các chỉ tiêu để đánh giá thành quả quản lý của từng bộ phận, trung tâm trách nhiệm trong một tổ chức. Nhiệm vụ của tổ chức là xây dựng các trung tâm trách nhiệm phù hợp với cơ cấu tổ chức, đặc điểm kinh doanh của mình, thông qua đó thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. Qua Chƣơng 1, luận văn đã giới thiệu tổng quát một số kiến thức cần thiết về kế toán trách nhiệm quản lý làm cơ sở lý luận nghiên cứu cho các chƣơng sau. Trong đó, mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm bốn trung tâm trách nhiệm là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tƣ. Mỗi trung tâm sẽ tƣơng ứng với một cấp quản trị thích hợp, phụ thuộc vào quyền kiểm soát của nhà quản trị đối với trung tâm đó. Và tùy theo từng trung tâm, kế toán trách nhiệm sẽ có những công cụ để đánh giá thành quả khác nhau. 20 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN SÀI GÒN HÀ NỘI 2.1 Tình hình tổ chức quản lý kinh doanh và công tác kế toán 2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý kinh doanh 2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 15/11/2007 Công ty cổ phần Chứng khoán Sài Gòn – Hà Nội (SHS) đƣợc chính thức thành lập theo Giấy phép số 66/UBCK-GP của Ủy ban Chứng khoán Nhà nƣớc; với số vốn điều lệ: 350.000.000.000 VNĐ (ba trăm năm mƣơi tỷ đồng). 15/02/2008 Trở thành thành viên chính thức của Sở giao dịch chứng khoán Tp. Hồ Chí Minh (Hose) và TTGD Chứng khoán Hà Nội (HNX). 05/5/2008 Thành lập Chi nhánh SHS Tp. Hồ Chí Minh: Quyết định số 320/QĐ-UBCK ngày 05/5/2008. 06/05/2009 Công ty tăng vốn điều lệ từ 350.000.000.000 VNĐ lên 410.629.960.000 VNĐ thông qua hình thức phát hành cổ phiếu thƣởng từ nguồn thặng dƣ vốn cho cổ đông hiện hữu với tỷ lệ chia thƣởng 1000:174. 25/06/2009 Chính thức giao dịch 41.062.996 cổ phiếu trên Sở giao dịch Chứng khoán Hà Nội. 12/02/2010 Chốt danh sách chào bán cổ phiếu với tỷ lệ 1:1 cho cổ đông hiện hữu với giá 10.000 đồng/CP và chào bán cho cổ đông chiến lƣợc nhằm tăng vốn điều lệ lên 1.000 tỷ đồng. 21 2.1.1.2 Quy mô hoạt động kinh doanh Hiện tại, công ty có trụ sở chính tại số 09 Đào Duy Anh đống Đa Hà Nội có hơn 150 cán bộ nhân viên. Với các hoạt động kinh doanh chủ yếu nhƣ môi giới chứng khoán, tƣ vấn tài chính doanh nghiệp, bảo lãnh và đại lý phát hành chứng khoán, nghiên cứu phân tích và đầu tƣ chứng khoán, lƣu ký và quản lý sổ cổ đông, đầu tƣ chứng khoán. Công ty có 02 chi nhánh: (1) Chi nhánh TP. HCM: đƣợc thành lập năm 2008, có 28 cán bộ nhân viên. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu: Môi giới chứng khoán, lƣu ký và quản lý sổ cổ đông, tƣ vấn tài chính doanh nghiệp. (2) Chi nhánh Đà Nẵng: đƣợc thành lập vào năm 2009, có 15 cán bộ nhân viên. Cũng nhƣ CN TP. HCM, chi nhánh Đà Nẵng cũng chỉ hoạt động trong hai lĩnh vực chủ yếu là Môi giới chứng khoán, lƣu ký và quản lý sổ cổ đông. 2.1.1.3 Những thuận lợi, khó khăn và phƣơng hƣớng phát triển của công ty - Mục tiêu: Tối đa hóa lợi nhuận cho các cổ đông. Luôn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ tốt nhất, nhanh nhất, an toàn và với mức phí hợp lý nhất. Tạo môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo, thu nhập cao và cơ hội phát triển nghề nghiệp cho cán bộ nhân viên. Đóng góp, xây dựng và phát triển Thị trƣờng chứng khoán Việt Nam hiệu quả và bền vững. - Thuận lợi: Cổ đông sáng lập của công ty bao gồm nhiều tập đoàn lớn mạnh nhƣ Tập đoàn than và khoáng sản Việt Nam, Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam, Công ty Cổ phần tập đoàn T&T, Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội,... Công ty có đội ngũ nhân viên có trình độ và giàu kinh nghiệm. Cơ sở hạ tầng hiện đại và công nghệ tiên tiến. Sản phẩm dịch vụ đa dạng, phong phú và chất lƣợng: Công ty luôn mang tới cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ đa dạng, phong phú với chất lƣợng hàng 22 đầu nhƣ phần mềm giao dịch trực tuyến SHPro, Shweb. - Khó khăn: Công ty là thành viên thứ 69 của UBCK nhà nƣớc, với sự ra đời sau so với các thành viên khác nên thị phần môi giới của công ty chƣa đƣợc rộng rãi. Nền kinh tế việt nam trong những năm gần đây gặp nhiều khó khăn nên sự phát triển của các công ty chứng khoán cũng gặp nhiều trở ngại. - Định hƣớng phát triển:  Phát triển đồng bộ các mặt hoạt động trên cơ sở khai thác tối đa các nguồn lực và lợi thế của SHS đặc biệt là tìm kiếm cơ hội đầu tƣ giá trị do SHS có một nguồn vốn lớn.  Nghiên cứu xây dựng và phát triển các sản phẩm dịch vụ để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, biến những cơ hội dù là nhỏ nhất trở thành những giá trị gia tăng cho nguồn vốn của nhà đầu tƣ.  Đẩy mạnh hoạt động đào tạo nguồn nhân lực hiện có, xây dựng chính sách lƣơng thƣởng phù hợp để thu hút nguồn nhân lực có chất lƣợng cao về với SHS; 23 2.1.1.4 Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty Hình 2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty CP Chứng khoán Sài Gòn Hà Nội Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, quyết định những vấn đề đƣợc Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định. Hội đồng quản trị 24 Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Ban Kiểm soát Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, chịu sự quản lý trực tiếp của Đại hội đồng cổ đông. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động tài chính của Công ty, giám sát việc tuân thủ chấp hành chế độ hạch toán, kế toán, quy trình, quy chế quản trị nội bộ Công ty, thẩm định Báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo ĐHĐCĐ tính chính xác, trung thực, hợp pháp về Báo cáo tài chính Công ty. Hội đồng đầu tƣ Hội đồng đầu tƣ đƣợc thành lập theo quyết định của Hội đồng quản trị, hoạt động theo Quy chế tổ chức hoạt động của Hội đồng đầu tƣ. Ban Tổng Giám đốc Ban Tổng Giám đốc bao gồm Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc thực hiện quyền và nghĩa vụ theo Điều lệ quy định. Tổng Giám đốc là ngƣời điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty theo Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông và HĐQT; Chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị và trƣớc pháp luật về việc thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ đƣợc giao. Văn phòng Hội đồng quản trị Văn phòng HĐQT là bộ phận giúp việc cho HĐQT trong công tác quản trị Công ty, thực hiện chức năng, nhiệm vụ: Thƣ ký Công ty; Chịu trách nhiệm soạn thảo các quyết định, quy chế, quy định thuộc thẩm quyền ban hành của HĐQT. Các Phòng Ban a. Phòng Giao dịch Chứng khoán (Phòng Môi giới ) Phòng Giao dịch chứng khoán thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến giao 25 dịch chứng khoán cho Nhà đầu tƣ : Mở và quản lý tài khoản giao dịch chứng khoán niêm yết cho Nhà đầu tƣ; Hƣớng dẫn, hỗ trợ và thực hiện lệnh giao dịch của khách hàng; Khai thác và phát triển mạng lƣới khách hàng; b. Phòng Phân tích Bộ phận Phân tích Mảng Back Office. Gồm 4 chuyên viên, thực hiện các nhiệm vụ: Tập hợp, xây dựng và duy trì hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, phân tích, chọn lọc chứng khoán. Mảng Front Office. Gồm 4 chuyên viên, sử dụng các báo cáo phân tích mảng Back Office và và kinh nghiệm tìm hiểu thị trƣờng để thực hiện sau: Phân tích đánh giá thị trƣờng, thuyết trình trƣớc nhà đầu tƣ về nhận định thị trƣờng hàng ngày, tuần. c. Phòng Tự doanh Gồm 5 cán bộ dày dạn kinh nghiệm, am hiểu thị trƣờng tài chính Việt Nam. Bộ phận tự doanh có chức năng quản lý tổ chức thực hiện các hoạt động đầu tƣ tự doanh của Công ty. d. Phòng Tư vấn Tài chính và Bảo lãnh Phát hành Phòng Tƣ vấn tài chính và Bảo lãnh phát hành có chức năng cung cấp các dịch vụ tƣ vấn tài chính cho khách hàng là các doanh nghiệp và thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh phát hành. e. Phòng Kế toán tài chính Phòng kế toán tài chính thực hiện các công việc sau: Xây dựng và kiểm tra chế độ báo cáo tài chính kế toán toàn hệ thống; Thực hiện kế toán quản trị, kế toán tổng hợp; Thực hiện chức năng kế toán, thống kê phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời, liên tục, có hệ thống các hoạt động tài chính, tiền vốn, tài sản, chứng khoán của Công ty và nhà đầu tƣ theo đúng chế độ quy định của pháp luật; Lập Báo cáo 26 chi tiết hàng kỳ về báo cáo tài chính theo quy định của Công ty và pháp luật; Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán theo quy chế tài chính và quy định chi tiêu nội bộ của công ty. f. Phòng Nguồn vốn  Quản lý và sử dụng nguồn vốn của Công ty  Lập kế hoạch nguồn và sử dụng vốn theo năm/quý/tháng.  Phân bổ nguồn vốn cho các bộ phận nhằm sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. g. Phòng Nhân sự và đào tạo Phòng Nhân sự và đào tạo có các nhiệm vụ chính nhƣ: Quản lý và đào tạo nhân sự; Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. h. Phòng Công nghệ thông tin Phòng Công nghệ thông tin có các nhiệm vụ chính nhƣ: Xây dựng và quản trị mạng và hệ thống nội bộ; Xây dựng và quản trị hệ thống an ninh, bảo mật về công nghệ thông tin; Quản trị các phần mềm ứng dụng nội bộ và dành cho khách hàng; k. Phòng Kế hoạch và phát triển thị trường (Phòng Marketing & PR) Phòng Marketing & PR có chức năng xây dựng và phát triển thƣơng hiệu của Công ty thông qua tuyên truyền, quảng bá hình ảnh SHS tới công chúng và các hoạt động khác. l. Ban Kiểm soát nội bộ Gồm hai bộ phận: Bộ phận kiểm soát nội bộ và Bộ phận pháp chế. Bộ phận kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm soát nội bộ có hai chức chính là kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro. Chức năng kiểm soát nội bộ: Lập kế hoạch kiểm soát nội bộ hàng năm và bất thƣờng trình TGĐ phê duyệt. 27 KẾ TOÁN TRƢỞNG PHÓ PHÕNG KẾ TOÁN HỘI SỞ KẾ TOÁN NỘI BỘ HỘI SỞ KẾ TOÁN GIAO DỊCH HỘI SỞ TRƢỞNG PHÕNG KẾ TOÁN CHI NHÁNH KẾ TOÁN NỘI BỘ CHI NHÁNH KẾ TOÁN GIAO DỊCH CHI NHÁNH Chức năng quản trị rủi ro: Lập kế hoạch phòng chống rủi ro ngắn, trung và dài hạn. Bộ phận Pháp chế: Triển khai phổ biến các văn bản chế độ của Nhà nƣớc liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty; Tham gia xây dựng hệ thống quy chế, quy trình, quy định nội bộ của Công ty. m. Phòng Hành chính tổng hợp Nhiệm vụ chính của phòng Hành chính tổng hợp là Quản lý hành chính, văn thƣ, con dấu; Quản lý, mua sắm tài sản cố định và công cụ lao động của Công ty. n. Các chi nhánh Hiện tại công ty có hai chi nhánh: Chi nhánh Tp.HCM và Chi nhánh Đà Nẵng. Hai chi nhánh này hoạt động dựa trên sự kiểm soát của Hội sở chính. 2.1.2 Tổ chức công tác kế toán 2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán * Hình thức tổ chức bộ máy kế toán đang áp dụng là hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán. Công tác kế toán không chỉ tiến hành tại Hội sở chính mà cả hai chi nhánh TP.HCM và Đà Nẵng đều đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc toàn bộ phần hành kế toán và lập các báo cáo theo yêu cầu của Hội sở chính. * Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Hình 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 28 * Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận: (1) Kế toán trƣởng - Tổ chức điều hành và chịu trách nhiệm trƣớc BGĐ về mọi mặt hoạt động theo các quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Kế toán. - Quản lý, phân công nhiệm vụ và theo dõi, giám sát việc thực hiện nghiệp vụ của nhân viên phòng kế toán. - Xây dựng quy chế tổ chức, quy định, quy trình nghiệp vụ của bộ phận kế toán trình BGĐ ký ban hành. - Hƣớng dẫn và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên của phòng. - Lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban giám đốc. - Cung cấp số liệu thống kê cho lãnh đạo theo yêu cầu quản trị của công ty. - Kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo tài chính và các báo cáo định kỳ gửi các cơ quan chức năng theo quy định,... (2) Phó phòng kế toán hội sở - Quản lý một số nghiệp vụ đƣợc Kế toán trƣởng phân công và uỷ quyền. Chịu trách nhiệm trƣớc Kế toán trƣởng về nghiệp vụ đƣợc phân công phụ trách. - Lập sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo định kỳ hàng ngày, tháng, quý, năm của hội sở công ty. Chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu kế toán, tài chính toàn công ty để lập báo cáo kế toán, tài chính tổng thể của công ty. - Đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp của các bộ phận nghiệp vụ trong phòng kế toán hội sở. Kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu báo cáo tổng hợp toàn công ty. - Là đầu mối tập hợp báo cáo, kiểm tra và trình ký trƣớc khi gửi các cơ quan chức năng. (3) Kế toán nội bộ Hội sở - Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán theo quy chế tài chính và quy định chi tiêu nội bộ của công ty. - Theo dõi công nợ phải thu, phải trả của công ty. - Phối hợp với bộ phận nhân sự để kiểm tra, thanh toán và hạch toán các chế độ 29 cho CBNV theo quy định. Đối chiếu số liệu kế toán với phòng Hành chính tổng hợp về trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân…. - Phối hợp với phòng Hành chính tổng hợp để theo dõi và hạch toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ của công ty. (4) Kế toán giao dịch Hội sở - Kết hợp với Phòng Giao dịch chứng khoán thực hiện theo dõi và hạch toán tiền và chứng khoán của khách hàng liên quan đến nghiệp vụ giao dịch chứng khoán. - Phối hợp cùng Phòng Đầu tƣ và bảo lãnh phát hành hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động tự doanh chứng khoán của công ty. - Thực hiện đối chiếu số liệu thanh toán bù trừ của Trung tâm lƣu ký chứng khoán với số liệu của công ty, phát hiện các sai sót, thông báo cho các bộ phận liên quan và kết hợp thực hiện thanh toán sửa lỗi khi có thông báo của Trung tâm giao dịch chứng khoán. - Theo dõi tài khoản thanh toán bù trừ và thực hiện thanh toán bù trừ với Ngân hàng chỉ định thanh toán đảm bảo việc thanh toán đầy đủ, chính xác và kịp thời. - Làm đầu mối thanh toán bù trừ tiền cho các chi nhánh và phòng giao dịch, đại lý nhận lệnh. - Phối hợp với Phòng giao dịch chứng khoán và với Ngân hàng thực hiện và theo dõi các hoạt động liên quan đến các dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhƣ: nghiệp vụ cho vay cầm cố chứng khoán, ứng trƣớc tiền bán chứng khoán... (5) Trƣởng phòng kế toán chi nhánh: - Quản lý một số nghiệp vụ đƣợc Kế toán trƣởng phân công và uỷ quyền. Chịu trách nhiệm trƣớc Kế toán trƣởng về nghiệp vụ đƣợc phân công phụ trách. - Lập sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo định kỳ hàng ngày, tháng, quý, năm của chi nhánh. Chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu kế toán, tài chính của chi nhánh để lập báo cáo kế toán, tài chính tổng thể của công ty. - Đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp của các bộ phận, nghiệp vụ trong phòng kế toán hội sở. Kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu báo cáo tổng hợp toàn công ty. 30 - Là đầu mối tập hợp báo cáo, kiểm tra và trình ký trƣớc khi gửi các cơ quan chức năng. (4) Kế toán nội bộ chi nhánh - Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán theo quy chế tài chính và quy định chi tiêu nội bộ của chi nhánh. - Theo dõi công nợ phải thu, phải trả của chi nhánh. - Phối hợp với phòng Hành chính tổng hợp để theo dõi và hạch toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ của chi nhánh. - Xuất hóa đơn cho khách hàng và lập báo cáo thuế định kỳ. - Theo dõi, hạch toán nghiệp vụ tiền gửi, tiền vay, tự doanh chứng khoán chƣa niêm yết. - Hạch toán các khoản thu nhập và chi phí. - Thực hiện các công việc khác do trƣởng phòng chi nhánh giao. (5) Kế toán giao dịch chi nhánh - Kết hợp với Phòng Giao dịch chứng khoán thực hiện theo dõi và hạch toán tiền và chứng khoán của khách hàng liên quan đến nghiệp vụ giao dịch chứng khoán. - Phối hợp với Phòng giao dịch chứng khoán và với Ngân hàng thực hiện và theo dõi các hoạt động liên quan đến các dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhƣ: nghiệp vụ cho vay cầm cố chứng khoán, ứng trƣớc tiền bán chứng khoán... - Thực hiện các nghiệp vụ liên quan trong các hợp đồng bán đấu giá, hợp đồng đại lý đấu giá của phòng Tƣ vấn tài chính; các nghiệp vụ liên quan đến mua bán cổ phiếu lô lẻ. 2.1.2.2 Vận dụng chế độ kế toán - Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động tự doanh, kinh doanh chứng khoán hoặc môi giới chứng khoán đều phải lập chứng từ. Chứng từ phải lập theo đúng quy định hiện hành của Ủy ban chứng khoán Nhà Nƣớc hoặc công ty Chứng khoán. Chứng từ kế toán phải đƣợc ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thật nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Sau đây là một số loại chứng từ theo các đối tƣợng kế toán của công ty : 31 Đối với tiền gửi ngân hàng: gồm các giấy báo nợ, báo có,... Đối với Tài sản cố định: hoá đơn GTGT, hợp đồng mua TSCĐ, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu,... Đối với chứng khoán: phiếu lệnh mua, phiếu lệnh bán chứng khoán, giấy chứng nhận sở hữu cổ phiếu, phiếu nhập kho,... ... - Quy trình thu nhận, xử lý và lƣu trữ chứng từ tại công ty: Khi phòng kế toán tiếp nhận các hồ sơ đề nghị thanh toán gồm phiếu đề nghị thanh toán, hoá đơn, các chứng từ khác liên quan từ các phòng ban liên quan, kế toán tiến hành xem xét và trình duyệt các hồ sơ đề nghị thanh toán này. Khi các bộ hồ sơ đề nghị thanh toán đã đƣợc phê duyệt, kế toán tiến hành thanh toán và hạch toán các bút toán liên quan vào phần mềm kế toán, các bút toán đƣợc in ra và lƣu cùng với các hồ sơ liên quan đã đƣợc phê duyệt. Sau khi các phiếu kế toán đã có đầy đủ chữ ký của những ngƣời liên quan, sẽ đƣợc tập hợp theo ngày và đóng thành tập hồ sơ để lƣu theo ngày. Đối với việc ghi nhận doanh thu, kế toán xuất hoá đơn và ghi nhận doanh thu khi các dịch vụ cung cấp cho Khách hàng đã đƣợc thực hiện xong. Tài liệu kế toán sau khi sử dụng phải đƣợc chuyển giao toàn bộ cho ngƣời phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu kế toán. Khi nhận tài liệu, ngƣời phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu kế toán phải kiểm soát lại các tài liệu kế toán và đảm bảo tập hợp đầy đủ tài liệu kế toán và tiến hành phân loại tài liệu kế toán theo thời hạn lƣu trữ. - Tổ chức hệ thống Tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán của công ty đƣợc xây dựng theo hƣớng dẫn của thông tƣ 95/2008/TT-BTC ngày 24 tháng 10 năm 2008 của Bộ Tài Chính hƣớng dẫn kế toán áp dụng đối với các Công ty Chứng khoán. Hệ thống tài khoản của Công ty CP chứng khoán Sài Gòn Hà Nội đƣợc bố trí thành hai dạng: + Các tài khoản nội bộ: Phản ánh theo yêu cầu quản lý của Bộ Tài chính và đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý đa dạng của Công ty CP chứng khoán Sài Gòn Hà 32 Nội. + Tài khoản thanh toán giao dịch của nhà đầu tƣ: Phản ánh tình hình thanh toán giao dịch chứng khoán của nhà đầu tƣ. Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty CP Chứng khoán Sài Gòn Hà Nội gồm các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, đƣợc bố trí thành 10 loại: + Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán gồm 9 loại (từ loại 1 đến loại 9). + Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán có 1 loại (loại 0). Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán đƣợc bố trí theo hệ số thập phân nhiều cấp từ tài khoản cấp I đến tài khoản cấp VI, ký hiệu từ 3 đến đến 8 chữ số. Tài khoản kế toán tại công ty gồm 8 ký tự: 12345678 (ví dụ: TK 11211101 – TK tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng SHB) + Tài khoản cấp I ký hiệu bằng 3 chữ số từ 111 đến 999. + Tài khoản cấp II ký hiệu bằng 4 chữ số, ba chữ số đầu (kể từ trái sang phải) là số hiệu tài khoản cấp I, số thứ 4 là số thứ tự tài khoản cấp II. + Tài khoản cấp III ký hiệu bằng 5 chữ số, 4 chữ số đầu là số hiệu tài khoản cấp II, số thứ 5 là số tài khoản cấp III. Các tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp cơ bản Bộ Tài chính quy định dùng làm cơ sở hạch toán và báo cáo kế toán thống nhất trong tất cả các Công ty Chứng khoán. + Tài khoản cấp IV, V, VI là những tài khoản do Giám đốc Công ty quy định để đáp ứng yêu cầu hạch toán, phản ánh các nghiệp vụ của Công ty CP chứng khoán Sài Gòn Hà Nội - Tổ chức hệ thống Sổ sách kế toán: Hình thức sổ kế toán của công ty chính là hình thức nhật ký chung. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung đƣợc thực hiện nhƣ sau: (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi 33 sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính. Hội sở chính và các chi nhánh phải mở sổ, ghi chép, quản lý, lƣu trữ và bảo quản sổ kế toán cho đơn vị mình. Sổ kế toán đƣợc in ra theo tháng, đƣợc quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ sổ và hết niên độ kế toán đƣợc lƣu trữ nhƣ chứng từ kế toán. Hình 2.1.2.2 Sơ đồ tổ chức Hệ thống sổ sách kế toán - Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: 34 Cuối kỳ kế toán, công ty chủ yếu lập Báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan để nộp cho UBCK NN. Các báo cáo đƣợc thực hiện căn cứ vào Thông tƣ 95/2008/TT-BTC ngày 24/10/2008 và Quyết định 27/2007/QĐ-BTC ngày 24 tháng 4 năm 2007 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra, để phục vụ cho Ban lãnh đạo kế toán còn lập một số báo cáo quản trị tháng, quý, năm để phục vụ cho nội bộ công ty. Hệ thống báo cáo của công ty gồm có: Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị, các báo cáo nộp cho các cơ quan Thuế, Uỷ Ban Chứng khoán, Sở giao dịch chứng khoán và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban quản trị. 2.2 Thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty CP Chứng khoán Sài Gòn Hà Nội 2.2.1 Hệ thống các trung tâm trách nhiệm tại công ty 2.2.1.1 Trung tâm chi phí Hoạt động chính của công ty là cung cấp dịch vụ, cụ thể là môi giới chứng khoán và tƣ vấn tài chính. Nên chi phí phát sinh tại công ty phần lớn là chi phí quản lý. Trung tâm chi phí của công ty đƣợc tóm lƣợc qua sơ đồ sau: Hình 2.2.1.1 Sơ đồ các Trung tâm chi phí của công ty 35 Qua sơ đồ trên cho thấy, công ty có 9 trung tâm chi phí. Toàn bộ các trung tâm chi phí này đều thuộc trung tâm chi phí dự toán. Cụ thể: (1) Ban giám đốc (2) Phòng kế toán tài chính (3) Phòng công nghệ thông tin (4) Phòng kế hoạch và phát triển thị trƣờng (5) Phòng nhân sự và đào tạo (6) Phòng hành chính (7) Phòng phân tích (8) Phòng kiểm soát nội bộ (9) Văn phòng hội đồng quản trị Toàn bộ chín trung tâm trách nhiệm này đều không trực tiếp tạo ra doanh thu. Chi phí phát sinh tại các trung tâm chi phí này là chi phí quản lý. Sản phẩm mà các trung tâm này tạo ra chủ yếu là sự quản lý, hỗ trợ và kiểm soát hoạt động kinh doanh tại công ty, các báo cáo định kỳ… BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH VÀ PHÁT TRIỂN THỊ TRƢỜNG PHÒNG CÔNG NGHỆ THÔN G TIN PHÒNG NHÂN SỰ VÀ ĐÀO TẠO PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG PHÂN TÍCH PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ 36 2.2.1.2 Trung tâm doanh thu Nguồn doanh thu chính của công ty chủ yếu từ các dịch vụ nhƣ Môi giới chứng khoán, Tƣ vấn tài chính, Tự doanh chứng khoán và các dịch vụ hỗ trợ vốn cho nhà đầu tƣ, đƣợc gọi là trung tâm doanh thu của công ty. Hiện tại các trung tâm doanh thu đƣợc phân cấp quản lý theo sơ đồ sau: Hình 2.2.1.2 Sơ đồ các Trung tâm doanh thu của công ty Nhƣ vậy, công ty hiện có bốn trung tâm doanh thu gồm: (1) Phòng Môi giới chứng khoán (2) Phòng Tƣ vấn tài chính và bảo lãnh phát hành (3) Phòng Tự doanh (4) Phòng Nguồn vốn 2.2.1.3 Trung tâm lợi nhuận Công ty hiện có trụ sở chính tại Hà Nội và hai chi nhánh đặt tại TP.HCM và Đà Nẵng. Công ty phân cấp thành ba trung tâm lợi nhuận, đƣợc thể hiện theo sơ đồ sau: Hình 2.2.1.2 Sơ đồ các Trung tâm lợi nhuận của công ty TỔNG CÔNG TY HỘI SỞ CHÍNH CHI NHÁNH TP.HCM CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG MÔI GIỚI CHỨNG KHOÁN PHÒNG TỰ DOANH PHÒNG TƢ VẤN PHÒNG NGUỒN VỐN 37 Công ty phân cấp thành ba trung tâm lợi nhuận gồm: (1) Hội sở chính đặt tại Hà Nội (2) Chi nhánh TP. HCM (3) Chi nhánh Đà Nẵng Trong ba trung tâm lợi nhuận trên thì Hội sở chính có cơ cấu tổ chức lớn nhất, kế đến là Chi nhánh TP. HCM và nhỏ nhất là Chi nhánh Đà Nẵng. 2.2.1.4 Trung tâm đầu tƣ Bộ máy hoạt động của công ty theo mô hình tổng công ty. Cao nhất là Tổng giám đốc, vì vậy Ban Tổng giám đốc chính là Trung tâm đầu tƣ của công ty. Công ty chỉ có một trung tâm đầu tƣ, đây là nơi có quyền lực cao nhất, quyết định toàn bộ các hoạt động tổ chức kinh doanh của công ty. 2.2.2 Quá trình thu thập số liệu tại các trung tâm trách nhiệm Hiện tại, bộ phận kế toán quản trị vẫn trực thuộc phòng kế toán toán tài chính. Nội dung kế toán quản trị cũng do nhân viên kế toán tài chính kiêm nhiệm, cụ thể do kế toán tổng hợp của công ty thực hiện. Do đó, ngay từ đầu để thuận lợi cho việc thu thập, xử lý số liệu và thực hiện các báo cáo kế toán quản trị, bộ máy kế toán đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết đến từng trung trách nhiệm. Thông thƣờng công tác thu thập số liệu và đánh giá hiệu quả hoạt động từng trung tâm trách nhiệm đƣợc thực hiện định kỳ hàng tháng sau khi phòng kế toán tài chính đã chốt số liệu của tháng đó. Ngƣời thực hiện kế toán quản trị sẽ căn cứ vào sổ cái chi tiết tài khoản doanh thu, chi phí thực tế phát sinh theo tháng đƣợc chi tiết theo từng phòng ban để thu thập các số liệu liên quan đến từng trung tâm trách nhiệm. Đồng thời kết hợp với các số liệu nhƣ kế hoạch doanh thu, chi phí theo tháng của từng phòng ban (đã đƣợc cung cấp từ đầu năm tài chính) để lập các báo cáo đánh giá. Để thuận tiện cho công tác quản lý cũng nhƣ tổng hợp và kết xuất dữ liệu, mỗi trung tâm trách nhiệm đều đƣợc gắn liền với một mã số, cụ thể: + Đối với các Trung tâm chi phí: Ban giám đốc: “01” 38 Phòng kế toán tài chính: “08” Phòng công nghệ thông tin: “06” Phòng kế hoạch và phát triển thị trƣờng: “04” Phòng nhân sự và đào tạo: “15” Phòng hành chính “02” Phòng phân tích “09” Phòng kiểm soát nội bộ “13” Văn phòng Hội đồng quản trị: “12” + Đối với các Trung tâm doanh thu: Phòng môi giới “07” Phòng tƣ vấn “05” Phòng nguồn vốn “10” Phòng tự doanh “03” Sau đây, luận văn sẽ trình bày cụ thể việc thu thập các số liệu liên quan đến từng trung tâm chi phí vào tháng 11 năm 2010 tại công ty CP Chứng khoán Sài Gòn Hà Nội nhƣ sau: 2.2.2.1 Các trung tâm chi phí Theo nhƣ sơ đồ hệ thống kế toán trách nhiệm của công ty, công ty hiện có 9 trung tâm chi phí. Mỗi trung tâm chi phí đều đƣợc đặt một mã số riêng để thuận tiện cho việc theo dõi và xử lý số liệu kế toán cũng nhƣ kết xuất dữ liệu để lập các báo cáo quản trị theo từng trung tâm chi phí. Trong quá trình hoạt động, chi phí phát sinh tại các trung tâm này đều đƣợc kế toán hạch toán chi tiết theo từng trung tâm. Mỗi trung tâm chi phí, ban quản trị đều có những quan điểm đánh giá và phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị bộ phận khác nhau. Sau đây, luận văn sẽ trình bày cụ thể về những quan điểm và phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị của từng tâm chi phí tại Công ty CP Chứng khoán Sài Gòn Hà Nội nhƣ sau: a. Tiêu chí đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm chi phí Trách nhiệm quản lý của các trung tâm chi phí tại công ty đƣợc đánh giá cả hai mặt đó là hiệu quả và hiệu năng. Cụ thể: 39 - Đối với Ban giám đốc Về mặt hiệu quả: Quan điểm đánh giá chính là trung tâm có thực hiện được các mục tiêu đề ra như đạt được kế hoạch về lợi nhuận, điều hành công ty hiệu quả giúp đời sống nhân viên ngày càng được nâng cao, chất lượng dịch vụ của công ty ngày càng đa dạng và chất lượng,...hay không? Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng kế toán tài chính Về mặt hiệu quả: đó là mức độ hoàn thành các nhiệm vụ kể trên một cách đúng thời hạn, đồng thời phải tuân thủ và thực hiện đúng các chuẩn mực kế toán và chính sách thuế. Và điều quan trọng là thực hiện các nghiệp vụ thanh toán đúng theo quy chế tài chính và quy định chi tiêu nội bộ của công ty để không làm thất thoát tài sản của công ty. Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng công nghệ thông tin Về mặt hiệu quả: mức độ hoàn thành tốt được kế hoạch được đặt ra và hạn chế đến mức tối đa các rủi ro về hệ thống như đường truyền hoạt động ổn định, lưu trữ dữ liệu, bảo mật thông tin khách hàng, ... Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng kế hoạch và phát triển thị trƣờng Về mặt hiệu quả: mức độ hoàn thành tốt kế hoạch của phòng đã đặt ra. Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng nhân sự và đào tạo Về mặt hiệu quả: làm thế nào để đào tạo và duy trì được đội ngũ cán bộ nhân viên ổn định và chuyên nghiệp. Xây dựng môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp phù hợp với định hướng phát triển của Công ty. Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng hành chính Về mặt hiệu quả: mức độ hoàn thành tốt công việc được giao. Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. 40 - Đối với Phòng phân tích: đƣợc chia thành hai mảng Về mặt hiệu quả: đó là mức độ chính xác của các Báo cáo, các buổi hội thảo và lời khuyến nghị đầu tư đối với diễn biến của thị trường chứng khoán. Việc phân tích càng chính xác đối với diễn biến của thị trường sẽ thu hút sự chú ý của Nhà đầu tư đồng thời cũng hỗ trợ cho hoạt động tự doanh của công ty. Về mặt hiệu năng: : được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Phòng kiểm soát nội bộ Về mặt hiệu quả: đó là mức độ hoàn thành trách nhiệm trong việc giám sát các hoạt động của các phòng ban nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro xảy ra, đặc biệt là việc thất thoát tài sản và việc vi phạm các quy định của các cơ quan Nhà nước. Về mặt hiệu năng: : được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. - Đối với Văn phòng Hội đồng quản trị Về mặt hiệu quả: đó là mức độ hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Về mặt hiệu năng: : được đánh giá thông qua việc thực hiện dự toán chi phí. b. Phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị của các trung tâm chi phí Toàn bộ 9 trung tâm chi phí tại công ty CP Chứng khoán Sài Gòn Hà Nội hầu hết là trung tâm chi phí quản lý, chỉ có Phòng phân tích là trung tâm chi phí phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, những trung tâm chi phí này đều đƣợc xem là trung tâm chi phí dự toán. Để đánh giá trách nhiệm quản trị của các cấp quản lý cũng nhƣ việc đo lƣờng thành quả hoạt động của các trung tâm chi phí, công ty đã sử dụng các phƣơng pháp định tính, định lƣợng để đo lƣờng cả hai mặt hiệu quả và hiệu năng của các trung tâm chi phí này. Do đặc thù công việc của các trung tâm này là trung tâm chi phí quản lý, nên sản phẩm đầu ra của các trung tâm này không thể lƣợng hoá đƣợc về mặt giá trị đó chỉ là những báo cáo, những sản phẩm vô hình. Do đó, khi đánh giá trách nhiệm quản trị cũng nhƣ đo lƣờng kết quả hoạt động của từng trung tâm chi phí này, công 41 ty áp dụng đánh giá hiệu quả quản lý dựa trên hai chỉ tiêu cơ bản sau: - Các trung tâm này có hoàn thành đƣợc các nhiệm vụ đƣợc giao không? Để đánh giá về mặt hiệu quả. - Chi phí thực tế phát sinh có vƣợt quá chi phí dự toán hay không? Để đánh giá về mặt hiệu năng. Sau đây, luận văn sẽ trình bày một cách cụ thể hơn việc đánh giá trách nhiệm quản trị cũng nhƣ việc đo lƣờng kết quả hoạt động của từng trung tâm chi phí từ việc thu thập dữ liệu, tổng hợp và áp dụng các phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị của từng trung tâm chi phí nhƣ sau: - Ban giám đốc: Chi phí phát sinh của Ban giám đốc gồm: Các khoản chi phí từ tiền lƣơng tiền công nhƣ tiền lƣơng và chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,... Chi phí vật tƣ, đồ dùng: chi phí công cụ dụng cụ chờ phân bổ, văn phòng phẩm và các khoản chi về vật liệu khác để phục vụ cho công tác quản lý,... Chi về tài sản là các chi phí liên quan đến việc khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình,... Chi phí dịch vụ mua ngoài đó là các khoản chi phi chung đƣợc phân bổ theo các phòng ban nhƣ điện nƣớc, điện thoại,... Chi phí bằng tiền khác gồm chi phí công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách,... Những chi phí trên, hàng năm đều đã đƣợc lên kế hoạch chi phí và chi tiết theo từng tháng để phục vụ cho công tác theo dõi và đánh giá biến động chi phí của từng phòng ban. Kết thúc một kỳ kế toán (tháng, quý, năm) kế toán quản trị sẽ thu thập các số liệu thực tế phát sinh trong một kỳ kế toán thông qua các tài khoản chi phí chi tiết theo từng khoản mục chi phí và lọc theo Ban giám đốc để tiến hành lên bảng đánh giá việc Thực hiện kế hoạch trong một kỳ kế toán. Bảng đánh giá việc Thực hiện kế hoạch trong kỳ kế toán của Ban giám đốc thể hiện Chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự toán ban đầu. Ban giám 42 đốc sẽ có trách nhiệm giải trình về những khoản chênh lệch do chi phí thực tế phát sinh cao hơn so với kế hoạch đặt ra. (Phụ lục 1: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của BGĐ) - Phòng kế toán tài chính: các khoản chi phí phát sinh gồm Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác ( công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách) Sau khi kết thúc một kỳ kế toán, kế toán quản trị thực hiện thu thập các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến phòng kế toán tài chính thông qua các tài khoản chi tiết theo từng phòng ban. Từ đó, kế toán quản trị tiến hành cập nhật các số liệu vào Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch để so sánh chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự toán trong kỳ. (Phụ lục 2: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng kế toán tài chính) - Phòng công nghệ thông tin: các chi phí phát sinh tại phòng công nghệ thông tin gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác ( công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách) Kết thúc một kỳ kế toán (tháng, quý, năm) kế toán quản trị sẽ thu thập các số 43 liệu thực tế phát sinh trong một kỳ kế toán thông qua các tài khoản chi phí chi tiết theo từng khoản mục chi phí và lọc theo từng phòng ban mà cụ thể là Phòng công nghệ thông tin để tiến hành lên bảng đánh giá việc Thực hiện kế hoạch trong một kỳ kế toán. Bảng đánh giá việc Thực hiện kế hoạch trong kỳ kế toán của Phòng công nghệ thông tin thể hiện Chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự toán ban đầu. Phòng công nghệ thông tin sẽ có trách nhiệm giải trình về những khoản chênh lệch do Chi phí thực tế phát sinh cao hơn so với kế hoạch đặt ra. . (Phụ lục3: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng công nghệ thông tin) - Phòng kế hoạch và phát triển thị trƣờng: chi phí phát sinh tại Phòng kế hoạch và phát triển thị trƣờng ngoài các khoản chi phí quản lý nhƣ các phòng khác, còn có một khoản chi phí tƣơng đối quan trọng đó chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quảng cáo, phát triển thị trƣờng, cụ thể các chi phí phát sinh thƣờng xuyên gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại,... Khi kết thúc một kỳ kế toán, kế toán quản trị thực hiện thu thập các số liệu chi phí thực tế phát sinh liên quan đến phòng Kế hoạch và phát triển thị trƣờng để cập nhật số liệu chi phí thực tế phát sinh và so sánh với chi phí dự toán của phòng ban này, đồng thời từ đó có thể đánh giá đƣợc tình hình kiểm soát chi phí trong quá trình hoạt động của phòng ban này. (Phụ lục 4: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Kế hoạch và phát triển thị trường) - Phòng nhân sự và đào tạo: cũng tƣơng tự nhƣ các trung tâm chi phí quản lý trên, chi phí phát sinh tại Phòng nhân sự và đào tạo chủ yếu gồm: 44 Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác nhƣ công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách. Khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán quản trị cũng tiến hành lọc dữ liệu liên quan các khoản chi phí phát sinh trong kỳ thông qua các sổ chi tiết của từng khoản mục chi phí của Phòng nhân sự và đào tạo. Từ đó, cập nhật thông tin chi phí thực tế phát sinh của phòng này và so sánh chi phí dự toán thông qua Bảng đánh giá kế hoạch thực hiện trong kỳ. Qua bảng đánh giá này, sẽ cho thấy tình hình kiểm soát chi phí của phòng nhân sự và đào tạo. (Phụ lục 5: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Nhân sự và đào tạo) - Phòng hành chính: cũng tƣơng tự nhƣ phòng nhân sự và đào tạo, chi phí phát sinh tại Phòng hành chính gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác nhƣ công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách. Khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán quản trị cũng tiến hành lọc dữ liệu liên quan các khoản chi phí phát sinh trong kỳ thông qua các sổ chi tiết của từng khoản mục chi phí của Phòng hành chính. Từ đó, cập nhật thông tin chi phí thực tế phát sinh của phòng này và so sánh với chi phí dự toán thông qua Bảng đánh giá kế hoạch 45 thực hiện trong kỳ. (Phụ lục 6: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Hành chính) - Phòng phân tích : chi phí phát sinh của Phòng phân tích chủ yếu gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác nhƣ chi phí công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách. Sau khi kết thúc một kỳ kế toán, kế toán quản trị thực hiện thu thập các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến phòng kế phân tích thông qua các tài khoản chi tiết theo từng phòng ban. Từ đó, kế toán quản trị tiến hành cập nhật các số liệu chi phí thực tế và so sánh với chi phí dự toán của Phòng phân tích thông qua Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch. (Phụ lục 7: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Phân tích) - Phòng kiểm soát nội bộ: cũng tƣơng tự nhƣ các trung tâm chi phí quản lý trên, chi phí phát sinh tại Phòng nhân sự và đạo tạo chủ yếu gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác nhƣ công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách. Khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán quản trị cũng tiến hành lọc dữ liệu liên quan các khoản chi phí phát sinh trong kỳ thông qua các sổ chi tiết của từng khoản mục 46 chi phí của Phòng kiểm soát nội bộ. Từ đó, cập nhật thông tin chi phí thực tế phát sinh của phòng này và so sánh chi phí dự toán thông qua Bảng đánh giá kế hoạch thực hiện trong kỳ. Qua bảng đánh giá này, sẽ cho thấy tình hình kiểm soát chi phí của phòng kiểm soát nội bộ. (Phụ lục 8: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Kiểm soát nội bộ) - Văn phòng Hội đồng quản trị: cũng tƣơng tự nhƣ các trung tâm chi phí quản lý trên, chi phí phát sinh tại Văn phòng HĐQT chủ yếu gồm: Chi phí nhân viên quản lý nhƣ tiền lƣơng tiền công, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền ăn giữa ca,.. Chi phí vật tƣ, đồ dùng nhƣ vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí công cụ dụng cụ,... Chi về tài sản gồm các khoản khấu hao TSCĐ, bảo hiểm,... Chi dịch vụ mua ngoài nhƣ điện nƣớc, điện thoại, ... Chi phí bằng tiền khác nhƣ công tác, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, hội nghị, tiếp khách. Khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán quản trị cũng tiến hành lọc dữ liệu liên quan các khoản chi phí phát sinh trong kỳ thông qua các sổ chi tiết của từng khoản mục chi phí của Văn phòng HĐQT. Từ đó, cập nhật thông tin chi phí thực tế phát sinh của phòng này và so sánh với chi phí dự toán thông qua Bảng đánh giá kế hoạch thực hiện trong kỳ. Qua bảng đánh giá này, sẽ cho thấy đƣợc khả năng kiểm soát chi phí của Văn phòng HĐQT. (Phụ lục 9: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Văn phòng HĐQT) Nhƣ vậy, qua phần trình bày cách thu thập dữ liệu, xử lý và đánh giá việc Thực hiện kế hoạch của 9 trung tâm chi phí trên nhằm trả lời cho câu hỏi “Chi phí thực tế phát sinh có vƣợt quá chi phí dự toán hay không?” . Đây chính là việc đánh giá về mặt hiệu năng hoạt động của các Trung tâm chi phí. Bên cạnh thực hiện đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm chi phí thông qua tiêu thức định lƣợng, công ty còn thực hiện đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban thông qua bản đánh giá xếp loại từng phòng ban. 47 (Phụ lục 10: Đánh giá xếp loại phòng ban) Thông qua bảng đánh giá này câu hỏi “Các trung tâm này có hoàn thành đƣợc các nhiệm vụ đƣợc giao không?” sẽ đƣợc trả lời nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm chi phí của công ty. Đây chính là việc đánh giá về mặt hiệu quả hoạt động của các Trung tâm chi phí. 2.2.2.2 Các trung tâm doanh thu Hoạt động chính của công ty là môi giới chứng khoán, tƣ vấn bảo lãnh phát hành, hỗ trợ các dịch vụ tài chính cho nhà đầu tƣ và tự doanh chứng khoán. Căn cứ vào chức năng kinh doanh trên, công ty hiện tại có bốn trung tâm doanh thu gồm: phòng Môi giới chứng khoán, phòng Tƣ vấn, phòng Nguồn vốn và cuối cùng là phòng Tự doanh. a. Tiêu chí đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm doanh thu - Phòng môi giới: Có thể nói, phòng Môi giới là bộ phận mang lại nguồn thu chính cho hoạt động kinh doanh của công ty. Nguồn thu đó có đƣợc thông qua phí giao dịch chứng khoán của nhà đầu tƣ. Do đó, để đánh giá trách nhiệm quản lý của phòng môi giới nhà quản trị đánh giá trên cả hai mặt: Về mặt hiệu quả: được đánh giá thông qua số lượng tài khoản chứng khoán của nhà đầu tư mở và phí giao dịch chứng khoán thu được từ nhà đầu tư thực tế đạt được so với kế hoạch đặt ra, chất lượng dịch vụ mà phòng này phục vụ cho khách hàng như thế nào?.. Về mặt hiệu năng: được đánh giá thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí dự toán. - Phòng tƣ vấn: Phòng tƣ vấn là phòng ban thứ hai mang lại nguồn doanh thu cho công ty. Nguồn doanh thu có đƣợc từ các hợp đồng tƣ vấn cổ phần hoá, tƣ vấn phát hành thêm,... Thông qua các hợp động tƣ vấn này có thể hỗ trợ cho phòng môi giới mở thêm các tài khoản chứng khoán, ký các hợp đồng quản lý số cổ đông. Cũng tƣơng tự nhƣ phòng Môi giới, hàng năm khi gần kết thúc năm tài chính 48 Phòng Tƣ vấn sẽ lập kế hoạch kinh doanh của năm tiếp theo để trình lãnh đạo phê duyệt. Trong bảng kế hoạch này đề cập đến nhiều vấn đề nhƣ: số hợp đồng tƣ vấn ký kết mới, doanh thu tƣ vấn trong năm sẽ đạt đƣợc và doanh thu này đƣợc chi tiết theo từng mảng tƣ vấn,... Để đánh giá trách nhiệm quản lý của Phòng tƣ vấn, ban quản trị đánh giá trên cả hai mặt: Về mặt hiệu quả: Khi đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng tư vấn nhà quản trị sẽ căn cứ vào số lượng hợp đồng tư vấn ký được, phí tư vấn thu được trong kỳ và sự hỗ trợ đối với phòng môi giới trong việc ký các hợp đồng quản lý sổ cổ đông và mở tài khoản giao dịch chứng khoán.. Về mặt hiệu năng: được thực hiện thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí dự toán ban đầu. - Phòng nguồn vốn: Về mặt hiệu quả: để đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng nguồn vốn nhà quản trị sẽ căn cứ vào cách điều tiết nguồn vốn của phòng này. Nguồn vốn của công ty càng ổn định không bị mất cân đối trong quá trình hoạt động kinh doanh thì hiệu quản lý của phòng này càng cao. Đồng thời, nguồn thu có được từ Phòng nguồn vốn thông qua các hoạt động hỗ trợ khách hàng càng cao thì phòng ban này càng được đánh giá cao. Về mặt hiệu năng: được thực hiện thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí dự toán ban đầu. - Phòng tự doanh: Về mặt hiệu quả: để đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng tự doanh, nhà quản trị sẽ dựa vào khoản lợi nhuận thực tế thu được từ việc đầu tư của Phòng tự doanh so với kế hoạch đặt ra ban đầu. Về mặt hiệu năng: được thực hiện thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí dự toán ban đầu. b. Phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị của các trung tâm doanh thu 49 - Đối với phòng môi giới: đây là trung tâm doanh thu có chức năng cung cấp dịch vụ nên để đánh giá trách nhiệm quản trị của trung tâm doanh thu này ngoài việc sử dụng thƣớc đo định lƣợng bằng cách so sánh giữa doanh thu thực tế đạt đƣợc so với doanh thu kế hoạch ra trong kỳ, ban quản trị còn sử dụng các bảng thăm dò ý kiến để đánh giá chất lƣợng dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Cụ thể: Đối với thƣớc đo định lƣợng: doanh thu phát sinh trong kỳ của phòng môi giới gồm: Doanh thu hoạt động môi giới chứng khoán. Doanh thu bảo lãnh, đại lý phát hành chứng khoán. Doanh thu lƣu ký chứng khoán và quản lý sổ cổ đông. Doanh thu repo+ dịch vụ hỗ trợ nhà đầu tƣ. Mỗi khoản doanh thu trên, kế toán đều mở một tài khoản chi tiết để theo dõi để thuận tiện cho thực hiện các báo cáo. Cuối kỳ kế toán, kế toán quản trị tiến hành thu thập các số liệu doanh thu thực tế phát sinh của phòng Môi giới và cập nhật các số liệu kế hoạch doanh thu vào Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của phòng Môi giới nhằm so sánh giữa doanh thu thực hiện với doanh thu kế hoạch trong kỳ. (Phụ lục 11: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Môi giới) Sau khi cập nhật và tính toán đƣợc tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch, phòng môi giới có trách nhiệm báo các khoản chênh lệch bất thƣờng nếu có trên Bảng đánh giá trên. Đối với tiêu thức đánh giá trách nhiệm quản trị của phòng Môi giới thông qua các bảng thăm dò ý kiến về chất lƣợng cung cấp dịch vụ của trung tâm doanh thu này đƣợc thực hiện thông qua Bảng câu hỏi thăm dò ý kiến khách hàng. (Phụ lục 12: Bảng câu hỏi điều tra mức độ hài lòng của khách hàng đối với SHS) - Đối với phòng tƣ vấn Để đánh giá trách nhiệm quản trị của phòng tƣ vấn, nhà quản trị chỉ sử dụng thƣớc đó định lƣợng. Cụ thể, doanh thu của trung tâm doanh thu này chủ yếu gồm các khoản sau: Doanh thu bảo lãnh, đại lý phát hành chứng khoán 50 Doanh thu hoạt động tƣ vấn gồm doanh thu tƣ vấn xác định giá trị doanh nghiệp, doanh thu tƣ vấn cổ phần hoá, doanh thu tƣ vấn phát hành, doanh thu tƣ vấn tái cấu trúc tổ chức doanh nghiệp, chuyển đổi doanh nghiệp, doanh thu tƣ vấn đấu giá, doanh thu tƣ vấn niêm yết. Doanh thu hoạt động uỷ thác đấu giá Các khoản mục doanh thu này cũng đƣợc kế toán mở tài khoản chi tiết doanh thu theo phòng tƣ vấn để theo dõi. Cuối kỳ kế toán, kế toán quản trị tiến hành thực hiện kết xuất và xử lý số liệu để cập nhật vào Bảng đánh giá kế hoạch thực hiện của phòng Tƣ vấn so với các kế hoạch doanh thu đã đặt ra trong kỳ. Qua bảng đánh giá này, chúng ta sẽ thấy đƣợc chênh lệch giữa doanh thu thực tế phát sinh so với kế hoạch đặt ra. (Phụ lục 13: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Tư vấn) - Phòng nguồn vốn Trách nhiệm quản trị của phòng Nguồn vốn đƣợc đánh giá thông qua thƣớc đo định lƣợng. Doanh thu chủ yếu của trung tâm này chủ yếu có đƣợc qua các dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhƣ: Doanh thu hoạt động đầu tƣ chứng khoán, góp vốn (Doanh thu các sản phẩm hỗ trợ nhà đầu tƣ, Thu lãi tiền repo,Thu lãi tiền gửi) Thu lãi tiền gửi, doanh thu repo+ dịch vụ hỗ trợ nhà đầu tƣ Các khoản mục doanh thu này cũng đƣợc kế toán mở tài khoản chi tiết doanh thu theo phòng Nguồn vốn để theo dõi. Cuối kỳ kế toán, kế toán quản trị tiến hành thực hiện lọc và xử lý số liệu để cập nhật vào Bảng đánh giá kế hoạch thực hiện của phòng nguồn vốn so với các kế hoạch doanh thu đã đặt ra trong kỳ. Qua bảng đánh giá này, chúng ta sẽ thấy đƣợc chênh lệch giữa doanh thu thực tế phát sinh so với kế hoạch đặt ra. (Phụ lục 14: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Nguồn vốn) Bên cạnh việc đánh giá trách nhiệm quản lý thông qua Bảng đánh giá trên, ban quản trị còn theo dõi và đánh giá khả năng quản lý và điều tiết nguồn vốn của trung tâm doanh thu này bằng cách quan sát và sự phản hồi của các bộ phận khách hàng 51 thông qua dịch vụ hỗ trợ nhà đầu tƣ trong quá trình hoạt động. - Phòng Tự doanh Nhiệm vụ chính của phòng tự doanh là nghiên cứu, phân tích và đầu tƣ chứng khoán cho công ty. Do đó, để đánh giá trách nhiệm quản trị của trung tâm doanh thu này ban quản trị sẽ căn cứ vào lợi nhuận thực tế mà phòng Tự doanh mang lại trong quá trình đầu tƣ. Thông qua bảng Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch để so sánh giữa lợi nhuận thực tế thu đƣợc so với kế hoạch đặt ra trong kỳ nhƣ thế nào? (Phụ lục 15: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng Tự doanh) Tuy nhiên, sự thành công của việc đầu tƣ chứng khoán còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố nhƣ tình hình thị trƣờng, thông tin,... Nên bên cạnh sử dụng Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch trên, ban quản trị cũng tiến hành phân tích sự tác động của các yếu tố bên ngoài đến hiệu quả hoạt động của trung tâm doanh thu này. 2.2.2.3 Các Trung tâm lợi nhuận Xét tổng thể công ty, công ty hiện có ba điểm hoạt động kinh doanh: Hội sở chính, Chi nhánh TP. HCM và Chi nhánh Đà Nẵng. Mỗi nơi đều đặt ra cho mình một kế hoạch sản xuất kinh doanh và luôn cố gắng để đạt đƣợc kế hoạch đó. Đây chính là ba trung tâm lợi nhuận của công ty. Mỗi trung tâm đƣợc phân bổ nguồn lực và nguồn vốn hoạt động kinh doanh và luôn có sự hỗ trợ nhau khi cần thiết. a. Tiêu chí đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm lợi nhuận Trách nhiệm của nhà quản lý ở trung tâm lợi nhuận là tổ chức hoạt động kinh doanh sao cho lợi nhuận đạt đƣợc là cao nhất. Nhà quản trị trung tâm lợi nhuận đƣợc giao vốn và quyền quyết định trong việc sử dụng số vốn đó để tạo ra lợi nhuận cao, trung tâm lợi nhuận cũng có trách nhiệm kiểm soát chi phí. Vì vậy, quan điểm đánh giá trách nhiệm quản lý của ba trung tâm lợi nhuận chính là chỉ tiêu lợi nhuận và khả năng kiểm soát chi phí. Ba trung tâm lợi nhuận này làm thế nào để có thể tiết kiệm chi phí đồng thời mang lại mức lợi nhuận cao nhất. b. Phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản trị của các trung tâm lợi nhuận 52 Đối với Hội sở chính: Hội sở chính có quy mô lớn hơn hai chi nhánh TP. HCM và Đà Nẵng. Toàn bộ các trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu kể trên đều thuộc sự quản lý của Hội sở chính. Để đánh giá kết quả của trung tâm lợi nhuận này, ban quản trị căn cứ vào thƣớc đo lợi nhuận bằng cách là so sánh giữa lợi nhuận thực tế đạt đƣợc so với kế hoạch đặt ra và phân tích tìm ra các nguyên nhân dẫn đến sai biệt giữa lợi nhuận thực hiện so với lợi nhuận kế hoạch đƣợc giao. Cụ thể: Khi kết thúc một kỳ kế toán, kế toán căn cứ vào Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của các trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu đã trình bày ở phần trên để cập nhật vào Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Trung tâm lợi nhuận (Hội sở chính). (Phụ lục 16: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Hội sở chính) Căn cứ vào bảng số liệu này, ban quản trị sẽ nhìn thấy và đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của Hội sở và từ đó sẽ đánh giá đƣợc trách nhiệm quản trị của trung tâm lợi nhuận này. Đối với Chi nhánh Tp.HCM và chi nhánh Đà Nẵng: So với Hội sở chính thì hai chi nhánh này có quy mô nhỏ hơn nhiều. Do đó, các phòng ban của chi nhánh không đƣợc theo dõi và đánh giá phân loại theo từng trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu mà đƣợc đánh giá chung cho toàn chi nhánh. Hai trung tâm lợi nhuận này cũng giống nhƣ Hội sở chính đó là dùng thƣớc đo lợi nhuận để đánh giá trách nhiệm quản trị bằng cách là so sánh giữa lợi nhuận thực tế đạt đƣợc so với kế hoạch đặt ra và phân tích tìm ra các nguyên nhân dẫn đến sai biệt giữa lợi nhuận thực hiện so với lợi nhuận kế hoạch đƣợc giao cho từng chi nhánh. Cụ thể: Khi kết thúc kỳ kế toán, hai chi nhánh tiến hành cập nhật dữ liệu và Bảng đánh giá kế hoạch gồm các số liệu liên quan quan đến các khoản doanh thu, chi phí kế hoạch đã đặt ra và các số liệu thực tế doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ. Các số liệu thực tế phát sinh này đƣợc kế toán quản trị thu thập thông qua tài khoản chi tiết doanh thu chi, phí của từng trung tâm lợi nhuận. Sau đây là 2 Bảng 53 đánh giá kế hoạch của hai trung tâm trung lợi nhuận đó là Chi nhánh TP. HCM và Chi nhánh Đà Nẵng. (Phụ lục 17: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Chi nhánh TP. HCM) (Phụ lục 18: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Chi nhánh Đà Nẵng) Qua hai Bảng đánh giá việc thực hiện kế hoạch của hai trung tâm lợi nhuận này sẽ cho chúng ta thấy đƣợc tình hình hoạt động kinh doanh của từng trung tâm nhƣ thế nào? Các nhân tố nào làm ảnh hƣởng đến lợi nhuận của từng trung tâm?... 2.2.2.4 Trung tâm đầu tƣ Bộ máy hoạt động của công ty theo mô hình tổng công ty. Cao nhất là Hội đồng quản trị, vì vậy Hội đồng quản trị chính là Trung tâm đầu tƣ của công ty. Công ty chỉ có một trung tâm đầu tƣ đó là Hội đồng quản trị, đây là nơi có quyền lực cao nhất, quyết định toàn bộ các hoạt động tổ chức kinh doanh của công ty. a. Tiêu chí đánh giá trách nhiệm quản lý Về bản chất có thể xem trung tâm đầu tƣ là một dạng mở rộng của trung tâm lợi nhuận, trong đó chủ tịch Hội đồng quản trị là ngƣời có quyền lực và trách nhiệm cao nhất. Do đó, để đánh giá trách nhiệm quản trị của trung tâm lợi nhuận, công ty cũng dùng chỉ tiêu lợi nhuận để làm cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm này. b. Phƣơng pháp đánh giá trách nhiệm quản lý Để đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm đầu tƣ, công ty sử dụng thƣớc đo lợi nhuận để đánh giá. Lợi nhuận ở đây chính là lợi nhuận của tổng công ty, tức là lợi nhuận này đƣợc tổng hợp từ ba trung tâm lợi nhuận đã trình bày ở trên. Cuối kỳ kế toán, sau khi nhận đƣợc báo cáo “Bảng thực hiện kế hoạch” của ba trung tâm lợi nhuận, kế toán quản trị tiến hành tổng hợp số liệu vào Bảng thực hiện kế hoạch của trung tâm đầu tƣ. Cụ thể: - Cột kế hoạch: phần dữ liệu này đã có từ đầu năm nên kế toán quản trị chỉ cần cập nhật dữ liệu vào Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch. - Cột thực hiện: số liệu của cột này chính là phần tổng hợp của ba Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của ba trung tâm lợi nhuận Hội sở, Chi nhánh TP. HCM và 54 Chi nhánh Đà Nẵng. (Phụ lục 19: Bảng đánh giá thực hiện kế hoạch của Trung tâm đầu tư) Qua bảng đánh giá này, ban quản trị có thể đánh giá đƣợc hiệu quả quản lý của trung tâm đầu tƣ cũng nhƣ hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty trong một kỳ kế toán hoặc năm tài chính. 2.2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trách nhiệm tại Công ty cổ phần chứng khoán Sài Gòn Hà Nội - Việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm: Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban Công ty đã xây dựng đầy đủ các trung tâm trách nhiệm gồm Trung tâm chi phí (gồm 9 trung tâm), Trung tâm doanh thu (gồm 4 trung tâm), Trung tâm lợi nhuận (có 3 trung tâm) và Trung tâm đầu tƣ (có 1 trung tâm). Ưu điểm: Công ty đã có sự phân cấp từng trung tâm trách nhiệm tƣơng đối rõ ràng. Gồm có đẩy đủ các trung tâm trách nhiệm đó là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tƣ. Quy chế quản lý của công ty đƣợc thống nhất và thông suốt từ Hội sở đến các chi nhánh. Tất cả các hoạt động quản lý kinh doanh, hoạt động của bộ máy kế toán đều đƣợc xây dựng quy trình cụ thể và hƣớng dẫn cho các phòng ban thực hiện. Nhược điểm: Hiện tại, hai chi nhánh TP. HCM và Đà Nẵng đƣợc xem là hai trung tâm lợi nhuận. Khi đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban thì các phòng ban trực thuộc hai Chi nhánh này chƣa đƣợc thực hiện vì các phòng ban này chƣa đƣợc xây dựng theo từng trung tâm trách nhiệm cụ thể. - Việc xác định các chỉ tiêu để đánh giá các trung tâm trách nhiệm: Ưu điểm: Kế hoạch chi phí, doanh thu và lợi nhuận của từng phòng ban đƣợc thực hiện vào đầu năm và chi tiết đến từng tháng nên phần nào tạo điều kiện thuận lợi 55 cho công tác đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban. Nhược điểm: Tiêu chí đánh giá còn khá đơn giản và thủ công. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cũng nhƣ hiệu năng của các trung tâm trách nhiệm chủ yếu dựa trên các số liệu thực tế và kế hoạch đặt ra. Nếu chỉ dựa trên cách đánh giá này thì chất lƣợng đánh giá các bộ phận chƣa chính xác. - Việc xây dựng các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm: Thành quả của mỗi trung tâm trách nhiệm đƣợc tổng hợp định kỳ trên một báo cáo kế toán trách nhiệm. Báo cáo trách nhiệm của từng trung tâm sẽ phản ánh kết quả tài chính chủ yếu theo thực tế và theo kế hoạch đã đƣợc đặt ra, đồng thời chỉ ra các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với kế hoạch, theo từng chỉ tiêu đƣợc chuyển tải trong báo cáo phù hợp với từng loại trung tâm trách nhiệm. Ưu điểm: Việc đánh giá hiệu quả hoạt động của từng cá nhân cũng nhƣ phòng ban cũng thực hiện theo định kỳ hàng tháng. Nhƣợc điểm: Trong các báo cáo quản trị của công ty, các chi nhánh HCM và Đà Nẵng đƣợc xem nhƣ là một trung tâm lợi nhuận, các phòng ban của chi nhánh không đƣợc đánh giá chi tiết. Điều đó có nghĩa là trên báo cáo quản trị, các phòng ban của chi nhánh chƣa đƣợc chi tiết rõ ràng mà bị lồng ghép thành một đối tƣợng chung. Công ty chƣa có bộ máy kế toán quản trị tách biệt bộ máy kế toán tài chính, nhân viên kế toán tổng hợp và các nhân viên phòng kế toán tài chính thực hiện thêm chức năng của kế toán quản trị, các nhân viên phần hành kế toán khác chủ yếu thực hiện chức năng của kế toán tài chính. Chỉ khi đƣợc yêu cầu kế toán mới thu thập, xử lý, phân tích số liệu phục vụ cho mục đích quản trị. Nhƣ vậy, thời gian thực hiện rất lâu, chi phí tốn kém và thông tin cung cấp thƣờng không kịp thời. - Việc thu thập, xử lý dữ liệu đầu vào để lập báo cáo: Ưu điểm: Hệ thống tài khoản kế toán của công ty đƣợc chi tiết đến từng phòng ban 56 nên công tác thu thập số liệu để phục vụ cho kế toán trách nhiệm đƣợc dễ dàng hơn. Với hệ thống tài khoản nhƣ thế, các báo cáo quản trị đƣợc thực hiện một cách thuận lợi hơn. Do đặc thù của công ty hoạt động trong lĩnh vực chứng khoán nên hệ thống kế toán tƣơng đối đơn giản. Không cần phải tính giá thành sản phẩm, không có hàng tồn kho, ... Nhược điểm: Hệ thống kế toán trách nhiệm chƣa có phần mềm hỗ trợ, toàn bộ vẫn còn sử dụng hệ thống excel để thực hiện. Một số khoản chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của từng trung tâm lợi nhuận nhƣ chi phí giao dịch phải trả cho Sở giao dịch chứng khoán, phí lƣu ký chứng khoán phải thanh toán cho Trung tâm lƣu ký hàng tháng. Vì Hội sở chính là nơi đại diện báo cáo và thanh toán các khoản chi phí trên, tuy nhiên khi thanh toán và hạch toán chi phí thì kế toán ghi nhận toàn bộ các khoản chi phí này cho Hội sở mà không phân bổ cho chi nhánh Tp.HCM và Đà Nẵng. Vì thực tế những khoản phí này phát sinh khi nhà đầu tƣ thực hiện mua, bán, lƣu ký chứng khoán. Khi Khách hàng thực hiện mua, bán, lƣu ký chứng khoán ở trung tâm lợi nhuận nào thì phí giao dịch thu đƣợc từ khách hàng đƣợc ghi nhận doanh thu tại trung tâm đó. Do đó, nếu chi phí chỉ ghi nhận mà không đƣợc phân bổ thì chƣa hợp lý. Cụ thể: + Một số dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhƣ cầm cố chứng khoán, thực tế do CN Chi nhánh HCM hoặc Đà Nẵng thực hiện nhƣng doanh thu từ hoạt động lại đƣợc ghi nhận cho Phòng nguồn vốn của Hội sở chính. + Tiền nhàn rỗi của hai Chi nhánh đƣợc Hội sở thu và gửi Ngân hàng để thu lãi tiền gửi thì lãi tiền gửi này cũng không đƣợc ghi nhận cho hai Chi nhánh mà ghi nhận cho Hội sở. + Hàng tháng, trong quá trình hoạt động môi giới chứng khoán cho Nhà đầu tƣ, công ty phải chịu một khoản phí giao dịch chứng khoán phải trả cho Sở giao dịch chứng khoán. Và khoản chi phí đúng ra phải đƣợc phân bổ cho Hội sở chính và 57 hai chi nhánh theo số lƣợng chứng khoán thực tế giao dịch của từng nơi trong tháng đó, tuy nhiên khoản chi phí này không đƣợc phân bổ mà toàn bộ ghi nhận cho Hội sở chính. + Cũng tƣơng tự nhƣ phí giao dịch chứng khoán phải trả cho Sở giao dịch chứng khoán, hàng tháng công ty cũng phải thanh toán một khoản phí lƣu ký cho Trung tâm lƣu ký. Thực tế, Hội sở chính, chi nhánh TP. HCM và Chi nhánh Đà Nẵng đều có dịch vụ lƣu ký chứng khoán cho khách hàng nhƣng khi phát sinh chi phí này công ty chỉ ghi nhận chi phí cho Hội sở chính mà thôi. + Phòng nguồn vốn là phòng quản lý vốn của công ty, tiếp nhận và thực hiện các nhu cầu điều chuyển vốn của các phòng ban kinh doanh, các Chi nhánh. Phòng nguồn vốn có nhiệm vụ phân bổ vốn cho các phòng ban Hội sở, các chi nhánh khi họ có nhu cầu. Tuy nhiên, khi phân bổ nguồn vốn nhƣ vậy đúng ra công ty phải tính tiền lãi điều chuyển vốn cho các phòng ban và chi nhánh. Nhƣng thực tế thì lãi điều chuyển vốn chƣa đƣợc ghi nhận các các phòng ban và chi nhánh sử dụng nguồn vốn này. 2.2.4 Nguyên nhân Do bộ phận kế toán quản trị trực thuộc phòng kế toán tài chính, kế toán tổng hợp kiêm luôn công tác kế toán quản trị nên đội ngũ cán bộ thực hiện các công việc liên quan đến kế toán quản trị nói chung và kế toán trách nhiệm nói riêng vẫn còn hạn chế, chƣa đƣợc đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực này. Vì vậy, các Tiêu chí đánh giá trách nhiệm quản trị của các trung tâm còn khá đơn giản và thủ công. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cũng nhƣ hiệu năng của các trung tâm trách nhiệm chủ yếu dựa trên các số liệu thực tế và kế hoạch đặt ra. Bên cạnh đó, việc tổ chức thông tin kế toán quản trị cũng chƣa đƣợc tập trung nhiều trong tổ chức dẫn đến việc thu thập số liệu phục vụ cho việc phân tích, xử lý còn gặp khó khăn do thiếu sự gắn kết giữa các phòng ban chức năng, giữa các cấp trong công ty. Nếu không có sự truyền đạt mục tiêu chung từ cấp lãnh đạo cao nhất, thì rất ít các bộ phận trong Tổng công ty bỏ ra chi phí, thời gian để cung cấp số liệu cho kế toán quản trị. 58 Công ty chƣa có sự đầu tƣ nhiều cho hệ thống kế toán quản trị cũng nhƣ hệ thống kế toán trách nhiệm. Đội ngũ cán bộ Kế toán trách nhiệm còn khá trẻ. Lĩnh vực hoạt động của công ty thuộc về mảng tài chính, do đó hiệu quả hoạt động của công ty có ảnh hƣởng trực tiếp đến giá cổ phiếu công ty trên sàn giao dịch chứng khoán. Vì vậy, rất cần những cán bộ kế toán quản trị kinh nghiệm thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá, kiểm soát để cung cấp thông tin kịp thời cho cấp lãnh đạo. Công ty chƣa có phần mềm hỗ trợ công tác kế toán quản trị nên toàn bộ việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin hệ thống kế toán trách nhiệm đều thực hiện thủ công. Điều này sẽ làm ngƣời đảm nhiệm kế toán trách nhiệm mất nhiều thời gian, rủi ro sai sót cao và không cung cấp thông tin kịp thời cho Ban quản trị. 59 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 Qua chƣơng 2, luận văn đã giới thiệu tổng quát đƣợc lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Chứng khoán Sài Gòn Hà Nội cũng nhƣ tình hình hoạt động kinh doanh đặc biệt là thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm đã và đang thực hiện tại công ty. Qua đó, luận văn cũng trình bày những thuận lợi và khó khăn trong hệ thống kế toán trách nhiệm của công ty đã và đang thực hiện. Bên cạnh những ƣu điểm thì vẫn còn tồn tại những nhƣợc điểm của hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty. Để khắc phục những nhƣợc điểm đó, luận văn cũng có những trình bày một số giải pháp để khắc phục. Các giải pháp này sẽ đƣợc trình bày trong chƣơng 3 của luận văn. 60 CHƢƠNG 3 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN SÀI GÒN HÀ NỘI 3.1 Các quan điểm hoàn thiện công tác kế toán trách nhiệm Để có đƣợc một hệ thống kế toán trách nhiệm hiệu quả, khi xây dựng bộ máy kế toán quản trị cần xem xét các điều kiện bên trong cũng nhƣ bên ngoài doanh nghiệp. Do đó, kế toán trách nhiệm nhất thiết phải tuân thủ một số quan niệm cơ bản sau để mang lại lợi ích kinh tế và tính khả thi cao cho doanh nghiệp. 3.1.1 Phù hợp với mô hình tổ chức quản lý của công ty Hệ thống kế toán trách nhiệm phải đảm bảo tính phù hợp với mô hình quản lý của công ty. Cơ cấu tổ chức và quản lý thực hiện thông qua việc giao quyền và trách nhiệm cho các bộ phận khác nhau. Vì thế, kế toán trách nhiệm phải thích ứng để có thể kiểm soát và đánh giá kết quả sử dụng các nguồn lực doanh nghiệp tại các đơn vị cụ thể. Mỗi doanh nghiệp có tình hình sản xuất kinh doanh không giống nhau, sử dụng các quy trình công nghệ khác nhau. Vì thế, doanh nghiệp cần vận dụng kế toán trách nhiệm dựa trên các nguyên lý chung để tổ chức một cách linh hoạt, không áp đặt. Kế toán trách nhiệm đảm bảo phát huy các tính năng của nó cho mô hình quản lý tƣơng ứng. 3.1.2 Phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của công ty Mỗi doanh nghiệp có phong cách quản lý khác nhau, trình độ tổ chức và cán bộ quản lý khác nhau. Nên kế toán trách nhiệm phải đáp ứng các yêu cầu quản lý và trình độ quản lý đó, phù hợp cho mỗi giai đoạn kinh doanh. Với chức năng đƣa các mục tiêu chiến lƣợc cho các bộ phận, kế toán trách nhiệm phải thay đổi uyển chuyển, hƣớng các bộ phận đến các chỉ tiêu đánh giá kết quả và hiệu quả hoạt động quan trọng. 61 3.1.3 Tính phù hợp và hài hòa giữa lợi ích và chi phí Khi thực hiện một hệ thống kế toán trách nhiệm, nguyên tắc đặt ra là cần cân nhắc giữa chi phí bỏ ra cho hệ thống này với lợi ích mà nó mang lại. Đây là nguyên tắc mà tất cả các nhà quản lý phải thực hiện theo. Hệ thống kế toán trách nhiệm ngoài việc phù hợp với mô hình, yêu cầu và trình độ quản lý trên, nó còn phải mang lại tính hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Tức bộ máy kế toán quản trị vừa đảm bảo cung cấp thông tin vừa không chiếm tỷ lệ chi phí quá lớn so với các chi phí còn lại, có thể chấp nhận đƣợc. Nếu kế toán trách nhiệm quá giản đơn trong khi tổ chức đơn vị phức tạp thì nhà quản lý sẽ không thể đánh giá đƣợc các bộ phận. Ngƣợc lại, nếu kế toán trách nhiệm chi tiết trong cấu trúc đơn giản, kế toán trách nhiệm trở nên không đạt hiệu quả và tốn kém. 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống hệ thống KTTN tại Công ty CP Chứng khoán Sài Gòn Hà Nội Hệ thống kế toán trách nhiệm của công ty hiện tại vẫn đang vận hành. Nhìn chung, hệ thống kế toán trách nhiệm cũng phần nào đáp ứng đƣợc nhu cầu của nhà quản trị. Tuy nhiên, hệ thống vẫn còn nhiều hạn chế cần phải khắc phục nhƣ các chỉ tiêu đo lƣờng hiệu quả của trung tâm trách nhiệm còn khá đơn điệu, các báo cáo trách nhiệm chƣa đƣợc đầy đủ,.. Do đó để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, cần phải thực hiện một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm . Sau đây, luận văn xin đƣợc trình bày một số giải pháp hy vọng sẽ góp phần giúp hệ thống kế toán trách nhiệm sẽ hoạt động tốt hơn. 3.2.1.Về việc phân cấp quản lý và xác định các trung tâm trách nhiệm - Tại các chi nhánh Tp.HCM và Chi nhánh Đà Nẵng cần có sự phân cấp quản lý chi tiết hơn. Ví dụ nhƣ: Cần xây dựng các trung tâm chi phí, doanh thu tại các chi nhánh này để tăng cƣờng trách nhiệm quản lý đến từng phòng ban nhƣ các phòng Môi giới, phòng Tƣ vấn đƣợc xem nhƣ là các trung tâm doanh thu; phòng kế toán, hành chính nhân sự chính là các trung tâm chi phí... 62 - Việc phân quyền phải thực hiện chi tiết hơn từ hội sở cho đến các chi nhánh. Vì khi một tổ chức thực hiện phân cấp rõ ràng trong quản lý sẽ giúp cho ngƣời quản