Đề tài Cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN Tổng quan về hoạt động giao nhận vận tải Khái niệm về dịch vụ giao nhận và người giao nhận Dịch vụ giao nhận Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất xã hội. Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành. Giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải. Thông qua giao nhận các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận. Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) về dịch vụ giao nhận, “dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”. Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent). Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá”. Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Người giao nhận với trình độ chuyên môn như: Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau. Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng. Biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm, bến cảng… Người giao nhận còn tạo điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động có hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình. Như vậy, nhà xuất nhập khẩu có thể sử dụng kho bãi của người giao nhận hay của người giao nhận đi thuê, từ đó giảm được chi phí sử dụng kho bãi. Bên cạnh đó cũng giảm được các chi phí như quản lý hành chính, bộ máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh xuất nhập khẩu. Dù ở các nước khác nhau, tên gọi của người giao nhận có khác nhau, nhưng tất cả đều cùng mang một tên chung trong giao dịch quốc tế là “người giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), và cùng làm một dịch vụ tương tự nhau, đó là dịch vụ giao nhận. Hiện nay, các nhà giao nhận Việt Nam đã đảm đương nhiều công việc khác có liên quan đến đóng gói, phân phối hàng hóa, vận tải đa phương thức. Phù hợp xu thế chung của quốc tế gọi họ là nhà cung ứng dịch vụ Logistics nên Việt Nam đã ban hành Luật thương mại 2005 trong đó quy định rõ trách nhiệm của các bên trong hoạt động dịch vụ Logistics (bao hàm cả khái niệm giao nhận hàng hóa). Hoạt động giao nhận là một phần của hoạt động Logistics Thuật ngữ logistics đã có từ lâu trên thế giới, trước hết ở ngành quân sự, nó bao gồm các bài toán về di chuyển quân lương, bố trí lực lượng, thiết kế và bố trí kho tàng, quản lý vũ khí, … sao cho phù hợp nhất với tình hình nhằm mục tiêu chiến thắng đối phương. Trong sản xuất kinh doanh, Logistics đề cập tới việc tối thiểu hóa chi phí, từ việc mua sắm nguyên vật liệu cho tới việc lập, thực hiện kế hoạch sản xuất và giao hàng. Mục tiêu của Logistics trong sản xuất kinh doanh là giảm thiểu các chi phí phát sinh, đồng thời vẫn phải đạt được các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Ở Việt Nam, kinh tế phát triển chậm hơn các nước, nhất là so với các nước Âu -Mỹ. Vì vậy mà khái niệm Logistics còn khá mới mẻ và ta mới triển khai được một phần của Logistics. Luật Thương mại năm 2005, điều 233 quy định: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hoá theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao”. Để cụ thể hơn, Chính phủ ban hành Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 quy định chi tiết về phân loại dịch vụ Logistics. Theo đó, dịch vụ Logistics theo quy định tại Điều 233 Luật Thương mại được phân loại như sau: 1. Các dịch vụ Logistics chủ yếu, bao gồm: a) Dịch vụ bốc xếp hàng hoá, bao gồm cả hoạt động bốc xếp container; b) Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa, bao gồm cả hoạt động kinh doanh kho bãi container và kho xử lý nguyên liệu, thiết bị; c) Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm cả hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan và lập kế hoạch bốc dỡ hàng hóa; d) Dịch vụ bổ trợ khác, bao gồm cả hoạt động tiếp nhận, lưu kho và quản lý thông tin liên quan đến vận chuyển và lưu kho hàng hóa trong suốt cả chuỗi Logistics; hoạt động xử lý lại hàng hóa bị khách hàng trả lại, hàng hóa tồn kho, hàng hóa quá hạn, lỗi mốt và tái phân phối hàng hóa đó; hoạt động cho thuê và thuê mua container. 2. Các dịch vụ Logistics liên quan đến vận tải, bao gồm: a) Dịch vụ vận tải hàng hải; b) Dịch vụ vận tải thuỷ nội địa; c) Dịch vụ vận tải hàng không; d)  Dịch vụ vận tải đường sắt; đ) Dịch vụ vận tải đường bộ. e) Dịch vụ vận tải đường ống. 3. Các dịch vụ Logistics liên quan khác, bao gồm: a) Dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ thuật; b) Dịch vụ bưu chính; c) Dịch vụ thương mại bán buôn; d) Dịch vụ thương mại bán lẻ, bao gồm cả hoạt động quản lý hàng lưu kho, thu gom, tập hợp, phân loại hàng hóa, phân phối lại và giao hàng; đ) Các dịch vụ hỗ trợ vận tải khác. Hiện nay, Cùng với quá trình phát triển của sản xuất và lưu thông, sự vận động của hàng hóa ngày càng trở nên phong phú và phức tạp hơn. Điều này đặt ra yêu cầu mới đối với dịch vụ vận tải giao nhận. Giờ đây, người kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận không chỉ đơn thuần là người cung cấp các dịch vụ giao nhận vận chuyển đơn lẻ nữa, mà thực tế họ đã tham gia cùng với nhà sản xuất và các trung gian thương mại đảm nhận thêm các khâu như: gom hàng, xếp hàng, lắp ráp, đóng gói, cung cấp dịch vụ kho hàng, lưu trữ hàng hóa, xử lý thông tin… Như vậy, hoạt động vận tải giao nhận thuần túy đã dần trở thành hoạt động tổ chức quản lý toàn bộ dây chuyền phân phối vật lý và là một bộ phận trong chuỗi mắt xích “cung - cầu”. Người vận tải giao nhận trở thành người cung cấp dịch vụ logistics. Như vậy, có thể nói rằng: dịch vụ giao nhận là một phần của dịch vụ Logistics và dịch vụ logistics là sự phát triển cao, hoàn thiện của dịch vụ vận tải giao nhận. Điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics Như đã nói ở trên, dịch vụ giao nhận là một phần của dịch vụ Logistics và dịch vụ Logistics là sự phát triển cao, hoàn thiện của dịch vụ vận tải giao nhận, nên Việt Nam đã ban hành Luật Thương Mại 2005 và Nghị định 140/2007/NĐ-CP trong đó quy định rõ điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics (bao hàm cả khái niệm giao nhận hàng hóa). Cụ thể đối với thương nhân kinh doanh các dịch vụ Logistics chủ yếu như sau: Điều kiện kinh doanh đối với thương nhân kinh doanh các dịch vụ Logistics chủ yếu: 1. Là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật Việt Nam. 2. Có đủ phương tiện, thiết bị, công cụ đảm bảo tiêu chuẩn an toàn, kỹ thuật và có đội ngũ nhân viên đáp ứng yêu cầu. 3. Thương nhân nước ngoài kinh doanh dịch vụ logistics ngoài việc đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 2 chỉ được kinh doanh các dịch vụ logistics khi tuân theo những điều kiện cụ thể sau đây: a) Trường hợp kinh doanh dịch vụ bốc dỡ hàng hoá thì chỉ được thành lập công ty liên doanh, trong đó tỷ lệ vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài không quá 50%; b) Trường hợp kinh doanh dịch vụ kho bãi thì được thành lập công ty liên doanh, trong đó tỷ lệ góp vốn của nhà đầu tư nước ngoài không quá 51%; hạn chế này chấm dứt vào năm 2014; c) Trường hợp kinh doanh dịch vụ đại lý vận tải thì được thành lập công ty liên doanh, trong đó tỷ lệ góp vốn của nhà đầu tư nước ngoài không quá 51%, được thành lập công ty liên doanh không hạn chế tỷ lệ vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài kể từ năm 2014; d) Trường hợp kinh doanh dịch vụ bổ trợ khác thì được thành lập công ty liên doanh, trong đó tỷ lệ góp vốn của nhà đầu tư nước ngoài không quá 49%; hạn chế này là 51% kể từ năm 2010 và chấm dứt hạn chế vào năm 2014. Phạm vi dịch vụ của người giao nhận Đại diện cho người xuất khẩu Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người xuất khẩu) những công việc sau: Lựa chọn truyến đường vận tải. Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải. Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan (như: biên lai nhận hàng - the Forwarder Certificate of Receipt hay chứng từ vận tải - the Forwarder Certificate of Transport). Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản luật pháp của chính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hoá của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, kể cả các quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá, cũng như chuẩn bị các chứng từ cần thiết. Ðóng gói hàng hoá (trừ khi hàng hoá đã đóng gói trước khi giao cho người giao nhận). Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá (nếu được yêu cầu). Chuẩn bị kho bao quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần). Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thực hiện các thủ tục về lệ phí ở khu vực giám sát hải quan, cảng vụ, và giao hàng hoá cho người vận tải. Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu. Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liện hệ với người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài. Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá (nếu có). Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất mát hay tổn thất của hàng hoá. Đại diện cho người nhập khẩu Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người nhập khẩu) những công việc sau: Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá trong trường hợp người nhập khẩu chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển. Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hoá. Nhận hàng từ người vận tải. Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan, cũng như các lệ phí khác liên quan. Chuẩn bị kho hàng chuyển tải (nếu cần thiết). Giao hàng hoá cho người nhập khẩu. Giúp người nhập khẩu trong việc khiếu nại đối với những tổn thất, mất mát của hàng hoá. Các dịch vụ khác Ngoài các dịch vụ kể trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng như dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách hàng về thị trường mới, tình huống cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, các điều kiện giao hàng phù hợp, v.v.. Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng. Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xẩy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm. Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý. Trách nhiệm của người giao nhận Khi là đại lý của chủ hàng Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: Giao hàng không đúng chỉ dẫn Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn. Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan Chở hàng đến sai nơi quy định Giao hàng cho người không phải là người nhận Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên. Tuy nhiên, chứng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác... nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết. Khi là đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình. Khi là người chuyên chở Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng. Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (Perfoming Carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier). Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bố xếp hay phân phối ..... thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện và người của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở. Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các Công ước quốc tế hoặc các Quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây: Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác, Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp, Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá, Do chiến tranh, đình công , Do các trường hợp bất khả kháng. Ngoài ra người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng, về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình. Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan Người giao nhận là người nhận sự ủy thác của chủ hàng để lo liệu việc vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, mà trong quá trình vận chuyển hàng hóa phải qua rất nhiều giai đoạn, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của rất nhiều cơ quan chức năng. Do đó, người giao nhận cũng phải tiến hành các công việc có liên quan đến rất nhiều bên. Sơ đồ 1: Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan Người giao nhận Người gửi hàng Người nhận hàng - Chính phủ & các cơ quan chức năng: - Bộ Thương Mại - Hải quan - Cơ quan quản lý ngoại hối - Giám định, kiểm dịch, y tế,… Người chuyển chở Ngân hàng Người bảo hiểm HĐ ủy thác HĐ ủy thác HĐDV HĐ bảo hiểm Trước hết là quan hệ với khách hàng, có thể là người gửi hàng hoặc người nhận hàng thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau, mang nhiều quốc tịch khác nhau. Mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng ủy thác giao nhận. Quan hệ với Chính phủ và các cơ quan chức năng đại diện cho Chính phủ như: Bộ Thương mại, Hải quan, Giám định, Cơ quan quản lý ngoại hối, kiểm dịch, y tế,… Quan hệ với người chuyên chở và đại lý của người chuyên chở: đó có thể là chủ tàu, người môi giới, hay bất kỳ người kinh doanh vận tải nào khác, mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, người giao nhận còn có mối quan hệ nghiệp vụ với ngân hàng, người bảo hiểm. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển Cơ sở pháp lý và nguyên tắc Cơ sở pháp lý Việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như: các quy phạm pháp luật quốc tế (các công ước về vận đơn, vận tải; công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế… ), các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận tải; các loại hợp đồng và L/C… thì mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu. Các quy phạm pháp luật quốc tế có thể kể ra như: Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế. Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển, ký tại Brussels ngày 25/08/1924. Nghị định thư sửa đổi Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển (Nghị định thư Visby 1968). Công ước Liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, 1978. … Nhà nước Việt Nam cũng đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải, xếp dỡ, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như: Bộ luật hàng hải 1990. Luật Hải quan. Luật thương mại năm 2005. Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 Quy định chi tiết Luật Thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics. … Nguyên tắc Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển Việt nam như sau: Việc giao nhận hàng hóa được tiến hành theo các phương thức do các bên lựa chọn, thỏa thuận trong hợp đồng trên cơ sở có lợi nhất; Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương thức nào thì giao hàng theo phương thức ấy. Trách nhiệm giao nhận hàng hóa là của chủ hàng hoặc của người được chủ hàng ủy thác (cảng) với người vận chuyển (tàu). Chủ hàng phải tổ chức giao nhận hàng hóa đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng. Nếu chủ hàng không tự giao nhận được phải ủy thác cho cảng trong việc giao nhận với tàu và giao nhận với chủ hàng nội địa. Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và phải nhận một cách liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng hoá ghi trên chứng từ. Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan.... Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao, kiện hoặc dấu xi, chì vẫn còn nguyên vẹn và không chịu trách nhiệm về những hư hỏng, mất mát mà người nhận phát hiện ra sau khi đã ký nhận với cảng. Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện. Trường hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển muốn đưa người và phương tiện vào cảng xếp dỡ thì phải được cảng đồng ý và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng. Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hóa lưu tại kho, bãi cảng theo đúng kỹ thuật và thích hợp với từng vận đơn, từng lô hàng. Nếu phát hiện thấy tổn thất của hàng hóa đang lưu kho bãi, cảng phải báo ngay cho chủ hàng biết, đồng thời áp dụng các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, hạn chế tổn thất. Việc xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa cảng và chủ hàng hoặc người vận chuyển hoặc người được ủy thác. Nhiệm vụ của các bên tham gia quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển Nhiệm vụ của cảng: Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng. Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu, nếu được uỷ thác. Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng. Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự uỷ thác của chủ hàng nước ngoài (hãng tàu – người vận tải). Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hoá do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ. Hàng hoá lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi. Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong các trường hợp sau: Không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng, Không chịu trách nhiệm về hàng hoá ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn, Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do kỹ mã hiệu hàng hoá sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát). Nhiệm vụ của các chủ hàng (người xuất khẩu, người nhập khẩu hoặc người được họ ủy thác): Ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng. Tiến hành giao nhận hàng hoá với tàu trong trường hợp hàng hoá không qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với cảng trong trường hợp hàng qua cảng. Ký kết hợp đồng xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hoá với cảng Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hoá và tàu. Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hoá: Ðối với hàng xuất khẩu: Bản Lược khai hàng hoá (Cargo Manifest): lập sau vận đơn cho toàn tàu, do đại lý tàu biển làm được cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu. Sơ đồ xếp hàng (Cargo Plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu. Ðối với hàng nhập khẩu: Bản Lược khai hàng hoá Sơ đồ xếp hàng Chi tiết hầm tầu (hatch list) Vận đơn đường biển trong trường hợp uỷ thác cho cảng nhận hàng Các chứng từ này đều phải cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu. Nếu là hàng container lưu tại kho bãi cảng, người nhận hàng còn phải giao cho cảng Lệnh giao hàng (Delivery Oder – D/O), Bản sao vận đơn. Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan. Thanh toán các chi phí cho cảng. Nhiệm vụ của hải quan Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan đối với tàu biển và hàng hoá xuất nhập khẩu. Ðảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hoá, ngoại hối, tiền Việt nam qua cảng biển. Ngoài ra, quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu còn nhiều cơ quan tham gia như: Đại lý tàu biển, chủ hàng nội địa… với những chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Trình tự giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển Đối với hàng xuất khẩu Đối với hàng hóa phải lưu kho bãi tại cảng Ðối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: Bước 1: Giao hàng xuất khẩu cho cảng Bước 2: Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu Cụ thể các bước như sau: Bước 1: Giao hàng xuất khẩu cho cảng Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hoá với cảng. Trước khi giao hàng, phải giao cho cảng các giấy tờ: Bảng liệt kê hàng hóa – Cargo List. Giấy phép xuất khẩu (nếu có) – Export License. Lệnh xếp hàng – Shipping Order. Giao hàng vào kho cảng, nhận phiếu nhập kho. Bước 2: Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu Trước khi giao hàng cho tàu, chủ hàng phải: Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có....) Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA – Estimated Time of Arrival), chấp nhận Thông báo sẵn sàng bốc dỡ (NOR – Notice of Readiness). Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng (Cargo Plan/ Stowage Plan) Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu: Trước khi xếp, phải tổ chức vận chuyên hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe, công nhân và người áp tải (nếu cần). Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tàu, ghi vào Final Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet. Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện. Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để trên cơ sở đó lập vận đơn (Bill of Lading – B/L). Căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally sheet (Bảng kiểm đếm), cảng và tàu sẽ lập Bảng tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và hai bên sẽ ký xác nhận vào bảng này kết thúc việc giao nhận hàng với tàu. Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có. Đối với hàng hóa không phải lưu kho bãi tại cảng Ðây là hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng. Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác có thể giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng, chỉ khác là không phải ký hợp đồng thuê kho bãi của cảng (giao tay ba). Đối với hàng hóa đóng trong container Gửi hàng nguyên container (FCL) Người xuất khẩu liên lạc với hãng tàu, thông báo các thông tin về hàng hóa, nơi đi, nơi đến… Hãng tàu sẽ fax cho chủ hàng bảng lịch tàu để chủ hàng chon chuyến tàu. Sau khi đã thống nhất hàng sẽ đi chuyến tàu nào thì hãng tàu sẽ fax cho chủ hàng Booking Note (Bản đăng ký lưu khoang, lưu cước), chủ hàng điền vào và đưa lại cho đại diện hãng tàu hoặc Đại lý tàu. Sau đó hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container rỗng để chủ hàng mượn và cấp cho chủ hàng seal (kẹp chì). Chủ hàng hoặc người vận tải thay mặt chủ hàng nhận container phải ký vào phiếu EIR – một dạng của bien bản giao container – để quy trách nhiệm khi làm hư hỏng hoặc mất mát container. Chủ hàng lấy container rỗng về địa điềm đóng hàng của mình. Mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container. Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY (Container Yard), trước khi hết thời gian quy định (Closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tàu bắt đầu xếp hàng). Chủ hàng lập Container Packing List và trao cho hãng tàu để lập B/L. Gửi hàng lẻ (LCL) Có 2 trường hợp: Gửi hàng thông qua công ty giao nhận với tư cách là người gom hàng (Consolidator). Gửi hàng trực tiếp cho hãng tàu thông qua bộ phận cung cấp dịch vụ logistics của hãng tàu. Ví dụ Mearsk Logistics. Quy trình cơ bản như sau: Chủ hàng gửi Booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng. Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý của họ tại trạm CFS (Container Freight Station – Trạm đóng hàng lẻ) hoặc ICD quy định. Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niên phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành thủ tục giao hàng và yêu cầu cấp vận đơn hoặc chứng từ vận tải. Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ. Người chuyên chở xếp container lên tầu và vận chuyển đến nơi đến. Đối với hàng nhập khẩu Đối với hàng hóa phải lưu kho bãi tại cảng Cảng nhận hàng từ tàu: Dỡ hàng và nhận hàng từ tầu (do cảng làm) Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (nhân viên giao nhận phải cùng cảng lập) Ðưa hàng về kho bãi cảng Cảng giao hàng cho các chủ hàng Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai. Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hoá đơn (Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O. Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. Chủ hàng tiến hành làm thủ tục hải quan (nộp 1 D/O). Sau khi Hải quan xác nhận “Hoàn thành thủ tục hải quan”, chủ hàng có thể đem hàng ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng. Đối với hàng hóa không phải lưu kho bãi tại cảng Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu. Ðể có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ: Bản lược khai hàng hoá (2 bản) Sơ đồ xếp hàng (2 bản) Chi tiết hầm hàng (2 bản) Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có) Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như: Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy sau này. Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất không rõ rệt Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) Biên bản giám định Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập)............ Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quan kiểm hoá. Nếu hàng không có niêm phong cặp chì phải mời hải quan áp tải về kho. Làm thủ tục hải quan Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hoá Đối với hàng đóng trong container Gửi hàng nguyên container (FCL) Khi nhận được thông báo tàu đến (Notice of Arrival) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O. Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD (Inland Clearance Depot) để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt. Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O. Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng. Gửi hàng lẻ (LCL) Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng (House B/L) đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như trên. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ VẬN TẢI SAFI Giới thiệu về Công ty cổ phần đại lý vận tải SAFI Các thông tin cơ bản về công ty Tên pháp định: Công ty cổ phần Đại lý Vận tải SAFI Tên quốc tế: Sea & Air Freight International Tên viết tắt: SAFI Logo: Trụ sở: Số 39 Đoàn Như Hài, Phường 12, Quận 4, Tp.HCM Điện thoại: (08) 38253560 Fax: (08) 38253610 Website: www.safi.com.vn Giấy CNĐKKD: Số 063595 đănh ký lần đầu ngày 31/08/1998 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp, đăng ký thay đổi lần 1 ngày 26/05/2006 Vốn điều lệ: 11.385.008.045 Mã số thuế: 03011471330 – 1 Tài khoản tiền: số 007100001597.3 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Ngành nghề kinh doanh: Đại lý vận tải, đại lý ủy thác quản lý container và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Khai thác, thu gom hàng hóa và vận tải nội địa. Đại lý tàu biển và môi giới hàng hải. Mua bán thực phẩm tươi sống, đồ gỗ nội thất, quần áo may sẵn, giày dép, kim khí điện máy, điện tử, điện lạnh và phụ kiện. Kinh doanh và khai thác kho bãi. Vận chuyển hàng hóa quá cảnh đi Lào, Campuchia và ngược lại (chỉ thực hiện khi có đầy đủ thủ tục về hàng quá cảnh). Dịch vụ hàng hải và cung ứng tàu biển. Sản xuất, mua bán bao bì, chèn lót. Đóng gói bao bì hàng hóa. Mua bán động vật sống, bò sát (trừ kinh doanh động vật hoang dã thuộc danh mục điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia quy định và các lọai động vật quý hiếm khác cần được bảo vệ). Cho thuê văn phòng làm việc. Mua bán gốm sứ, sơn mài và hàng thủ công mỹ nghệ. Vận tải đa phương thức quốc tế. Sản xuất lắp ráp đồ gỗ gia dụng, máy móc thiết bị phụ kiện hàng điện tử, điện lạnh (không sản xuất, gia công tại trụ sở). Sản xuất gia công quần áo, giày dép (không sản xuất, gia công tại trụ sở). Đại lý cho thuê và mua bán container. Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần Đại lý Vận tải SAFI có lịch sử hình thành và phát triển gần 15 năm trong ngành Hàng hải và dịch vụ vận tải đa phương thức. Công ty được chính thức hoạt động từ ngày 02 tháng 11 năm 1992 theo Quyết định thành lập số: 05/TCCB ngày 20/10/1992 của Cục trưởng Cục Hàng hải Việt Nam với các chức năng chính là môi giới và đại lý tàu biển, đại lý vận tải đường không và đường biển, dịch vụ khai quan và giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh. Năm 1995, Công ty thành lập chi nhánh Hà Nội để phục vụ khách hàng ở phía Bắc và mở rộng thêm mạng lưới hoạt động của công ty tại khu vực phía Bắc. Năm 1996, SAFI đã thành lập phòng Logistics để đáp ứng yêu cầu của khách hàng để chuyên tập trung cho công việc khai quan và giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Năm 1998, công ty quyết định thành lập chi nhánh Hải Phòng thực hiện các dịch vụ Đại lý vận tải đường biển, dịch vụ container chung chủ, Đại lý tàu và dịch vụ khai quan giao nhận cho các nhà máy và khách hàng trong địa bàn Hải Phòng và lân cận. Tháng 5 năm 1998, Công ty được cổ phần hoá theo Quyết định 1247/1998/QĐ- BGTVT của Bộ giao thông vận tải và đổi tên thành Công ty cổ phần Đại lý vận tải SAFI với số vốn điều lệ ban đầu là 5.692.504.027 đồng. Sau hơn một năm cổ phần hoá, SAFI đó đạt được những thành tích đáng khích lệ với sự đóng góp tích cực của chi nhánh Hà Nội và các phòng nghiệp vụ của SAFI Sài Gòn và chi nhánh mới thành lập ở Vũng Tàu. Bên cạnh đó, liên doanh COSFI với đối tác là hãng tàu COSCO của Trung Quốc được thành lập vào tháng 11 năm 1998 cũng đã đạt được kết quả kinh doanh với tỷ lệ lãi cao. Tháng 7 năm 2000, SAFI mở thêm chi nhánh ở Đà Nẵng để cung cấp dịch vụ cho khu vực Miền Trung. Tháng 3 năm 2001, Xí nghiệp Hải Phong được thành lập với chức năng chính là làm đại lý Container và đại lý vận tải giao nhận. Tháng 10 năm 2004, Liên doanh Yusen - Việt Nam được thành lập có trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh và chi nhánh ở Hà Nội. Trong năm này, kho bãi có diện tích 2.500m2 tại Quận 7 Thành phố Hồ Chí Minh cũng đã được đưa vào khai thác, nằm trong chiến lược đầu tư chiều sâu để phát triển ổn định và lâu dài của SAFI. Năm 2005, khu kho bãi tại khu công nghiệp Phú Thị, Hà Nội được hoàn tất và đưa vào sử dụng. Như vậy tính đến cuối năm 2005, SAFI đó có tổng cộng 2 liên doanh, 7 chi nhánh, 1 Xí nghiệp phụ thuộc, 2 văn phòng làm việc tại cục khu công nghiệp AMATA và VSIP và 2 kho bãi tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội và 5 phòng nghiệp vụ. Hiện tại, Công ty là Hội viên chính thức của các Hiệp hội dưới đây: Hội viên liên kết của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận kho vận quốc tế FIATA 1994; Đại lý hàng hóa của Hiệp hội Vận tải hàng không quốc tế IATA 1994, Hội viên Hiệp hội Đại lý và Môi giới Hàng hải Việt Nam VISABA 1994, Thành viên của Hiệp hội AMSA của Mỹ (về dịch vụ di chuyển và kho bãi) 1996, Thành viên của hiệp hội Hàng hải Baltic và quốc tế BIMCO năm 1997, Hội viên của Hiệp hội Giao nhận vận tải Việt Nam VIFFAS năm 1999, Hội viên Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI năm 2001, Thành viên hiệp hội HHGFAA của Mỹ (về dịch vụ di chuyển và đại lý vận tải) 2005 Cơ cấu tổ chức Công ty Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khóa XI kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005. Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần đại lý vận tải SAFI hiện tại bao gồm: Trụ sở chính, 1 xí nghiệp, 2 liên doanh, 6 chi nhánh và 1 văn phòng đại diện. Trụ sở chính Địa chỉ: 39 Đoàn Như Hài, Q.4, Tp. HCM, Việt Nam Điện thoại: (08) 38253560 Fax: (08-8) 38253610 Telex: 3813157 SAFI VT Email: info.sgn@safi.com.vn Các chi nhánh: Chi nhánh Hà Nội: Địa chỉ: Trung tâm thương mại Văn Hồ, số 51 Lê Đại Hành, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: (84-8) 9745570 Fax: (84-8) 9745580 – 9745581 Email: info.han@safi.com.vn Chi nhánh Hải Phòng: Địa chỉ: Commercial Building, 22 Lý Tự Trọng, Q. Hồng Bàng, Tp. Hải Phòng, Việt Nam Điện thoại: (84-31) 3747801 Fax: (84-31) 3747806 Email: info.hpg@safi.com.vn Chi nhánh Đà Nẵng: Địa chỉ: 59a Lê Lợi, Q. Hải Châu, Tp. Đà Nẵng, Việt Nam Điện thoại: (84-511) 886588 Fax: (84-511) 886589 Email: info.uih@safi.com.vn Chi nhánh Quy Nhơn: Địa chỉ: 99 Phan Đình Phùng, Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định, Việt Nam. Điện thoại: (84-56) 820818 Fax: (84-56) 820817 Email: info.uih@safi.com.vn Chi nhánh Vũng Tàu Địa chỉ: Số 1 Nguyễn Trãi, Thành phố Vũng Tàu, Việt Nam Điện thoại: (84-64) 856608 Fax: (84-64) 856786 Chi nhánh Quảng Ninh Địa chỉ: số 10 Lê Thánh Tông, Tp. Hạ Long, Quảng Ninh, Việt Nam Điện thoại: (84-033) 658095 Fax: (84-033) 658095 Văn phòng đại diện Cần Thơ Địa chỉ: Số 19 Lê Hồng Phong, phường Trà Nóc, Q. Bình Thủy, Tp. Cần Thơ Điện thoại: 84-71-843771 Fax: 84-71-843724 Liên doanh: Liên doanh COSFI Địa chỉ: 6A Hồ Xuân Hương, Q. 3, Tp. HCM Điện thoại: (84) 9302288 Fax: (84) 9327268 Email: Cosco.vietnam@cosfi.com.vn Liên doanh Yusen Địa chỉ: 56 Trường Sơn, phường 2, Q. Tân Bình, Tp. HCM Điện thoại: (84) 848 8491 Fax: (84) 848 8496 Email: yusen-air-sea@yusenvn.com Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đại lý vận tải SAFI TỔNG GIÁM ĐỐC P. Tổng Giám Đốc Đại lý vận tải Liên doanh COSFI Liên doanh YUSEN Air Freight Sea Freight Logistic Kho vận Các chi nhánh Xí nghiệp Hải Phong Dongnama Phòng Tổ chức Nhân sự Phòng Kế toán Tài chính P. Tổng Giám Đốc Đại lý tàu biển Đại lý Thương vụ Chức năng và nhiệm vụ chính của các phòng ban và các chi nhánh Phòng Đại lý vận tải đường biển (Sea Freight) Cung cấp mọi dịch vụ và tư vấn về vận tải hàng hoá bằng tàu biển nội địa và quốc tế bao gồm: thủ tục xuất nhập, các loại chứng từ cho hàng có quota, xuất nhập vào Mỹ, Châu Âu, phương thức đóng gói các mặt hàng nguy hiểm, gia súc, vaccine, hải sản tươi sống và đông lạnh, container treo, thu gom hàng lẻ đi tất cả cảng trên thế giới, kết hợp với các phòng nghiệp vụ và các Chi nhánh làm vận tải đa phương thức quốc tế. Phòng Đại lý vận tải hàng không (Air Freight) Cung cấp mọi dịch vụ và tư vấn về vận tải hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm: thủ tục xuất nhập, các loại chừng từ cho hàng có quota, xuất nhập vào Mỹ, Châu Âu, phương thức đóng gói các mặt hàng nguy hiểm, gia súc, vaccine, hải sản tươi sống và đông lạnh, container treo… SAFI cung cấp dịch vụ thuê bao nguyên chiếc máy bay để vận chuyển hàng hóa. Phòng Đại lý tàu Dongnama Cung cấp dịch vụ đại lý hàng hải trọn gói đối với tàu container định tuyến. Bao gồm thủ tục và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu; tìm kiếm nguồn hàng xuất chuyên tuyến Đông – Bắc Á, ĐôngNamA (theo chỉ định của thân chủ DNA); quản lý khai thác dịch vụ container… của Hãng tàu ĐôngNamA. Địa bàn hoạt động chính của phòng là ở tại khu vực Cảng Tp. HCM Phòng đại lý tàu và môi giới tàu Cung cấp dịch vụ đại lý tổng hợp đối với tàu biển nước ngoài và môi giới hàng hải. Bao gồm các thủ tục xuất nhập cảnh cho tàu biển ra vào cảng, thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và cung cấp các dịch vụ tàu biển như cung ứng vật tư, nhiên liệu, lương thực thực phẩm, dịch vụ thuyền viên… Ngoài ra còn có nhiệm vụ môi giới tìm hàng hóa và tàu. Xây dựng mối quan hệ với các chủ hàng xuất nhập khẩu để tìm kiếm ủy thác đại lý. Phòng Đại lý Hải quan và giao nhận (Logistics) Tập trung và phát triển dịch vụ khai quan giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho các công ty xuất nhập khẩu, các nhà máy trên toàn quốc và khách hàng ngoài nước. Thực hiện việc vận chuyển, giao nhận và lắp đặt máy móc thiết bị cho các công trình lớn nhỏ trên toàn quốc. Địa bàn hoạt động chính là ở các khu chế xuất và khu công nghiệp trong và ngoài Tp. HCM, Bình Dương, Đồng Nai, Nhơn Trạch, Phú Mỹ, v.v… Phòng dịch vụ kho bãi và vận tải Quản lý và điều hành hệ thống kho bãi Quận 7, thực hiện dịch vụ tiếp nhận, bảo quản lưu kho và phân phối hàng tiêu dùng đến các cửa hàng lẻ theo đơn đặt hàng của thân chủ. Quản lý và điều hành đội xe tải container và xe tải nhỏ cho dịch vụ giao nhận container, giao nhận, di lý và trung chuyển hàng hóa có niêm phong hải quan trên địa bàn TP. HCM và các tỉnh lân cận. Chi nhánh Hà Nội Cung cấp đầy đủ các dịch vụ vận tải đường không, đường biển, dịch vụ khai quan giao nhận vận tải, dịch vụ kho bãi và vận tải và đặc biệt là dịch vụ di chuyển (household goods removal). Bên cạnh đó, Chi nhánh cũng đảm nhiệm vai trò là cầu nối và đại diện cho Công ty trong các quan hệ giao dịch với các đối tác kinh doanh, các cơ quan quản lý nhà nước trung ương và khu vực Hà Nội. Chi nhánh Hải Phòng và Quảng Ninh Chủ yếu cung cấp dịch vụ đại lý tổng hợp cho các tàu của COSCO, ĐôngNamA, PDZ và các hãng tàu khác khi được chỉ định đến cảng Hải Phòng và các khu vực kế cận; thực hiện dịch vụ đại lý Hải quan, giao nhận, vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và công việc ủy thác của các hãng forwarder có hợp đồng với SAFI tại Hải Phòng và các dịch vụ khác do SAFI Sài Gòn chỉ định. Chi nhánh Vũng Tàu Triển khai tìm kiếm và mở thêm dịch vụ giao nhận và vận tải tại khu vực có tiềm năng về dịch vụ dầu khí lớn nhất nước và dịch vụ đại lý tàu biển cho các hãng tàu có tàu vào Cảng Phú Mỹ. Hiện tại, công việc chủ yếu của chi nhánh là cung cấp dịch vụ đưa đón, thay đổi thuyền viên cho tàu dầu tại giàn khoan ngoài Vũng Tàu, làm đại lý cho một số tàu ra vào Cảng khu vực Bà Rịa Vũng Tàu và phục vụ việc chuyển tiếp giao nhận hàng hóa từ Tp.HCM ra Vũng Tàu và ngược lại. Chi nhánh Đà Nẵng và Qui Nhơn: Chi nhánh được xây dựng nhằm đáp ứng yêu cầu mở rộng dịch vụ toàn diện của SAFI tại khu vực Miền Trung. Các dịch vụ chính của chi nhánh là giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không, vận tải nội địa, quá cảnh qua Lào; làm đại lý tàu biển cho các tàu nước ngoài ra vào cảng Đà Nẵng và Quy Nhơn. Với chức năng làm tổng đại lý hàng hóa (GSA) SAFI Đà Nẵng làm GSA cho Silk Air tuyến Đà Nẵng – Singapore. Địa bàn hoạt động của chi nhánh cũng bao trùm cả những khu vực lân cận như Thừa Thiên Huế, Quảng Ngãi, Bình Định. Xí nghiệp Hải Phong Chủ yếu để làm dịch vụ đại lý container đi các tuyến Đông Nam Á, làm dịch vụ vận tải đường không và đường biển chính thức cho các đại lý nước ngoài khác có quyền lợi cạnh tranh với hệ thống đại lý SAFI. Liên doanh YUSEN Liên doanh ra đời theo yêu cầu của Yusen – Nhật để tạo khả năng cạnh tranh mạnh mẽ và đồng bộ với hệ thống Yusen toàn cầu, tập trung và mở rộng thị phần của các nhà đầu tư Nhật Bản tại Việt Nam. Liên doanh COSFI Kết hợp cùng khai thác các dịch vụ đại lý, quản lý và vận tải hàng hóa bằng container cho Hãng COSCO tại các địa bàn Tp.HCM, Hải Phòng, Đà Nẵng; phục vụ thêm các tuyến hàng từ Việt Nam đi các thị trường Mỹ, Canada và các vùng Vịnh… Bên cạnh đó, liên doanh chú trọng phát triển lĩnh vực đại lý vận tải hàng hóa đường biển, hàng không và dịch vụ hàng hải. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Bảng 1: MỘT SỐ CHỈ TIÊU VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Năm  Chỉ tiêu 2004 2005 2006 2007 2008 6 tháng đầunăm 2009 Doanh thu thuần 55,586,177 63,184,390 88,992,756 98,399,709 121,276,524 50,323,481 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 69,162,898 12,427,966 14,719,186 16,951,408 27,088,076 7,046,923 Lợi nhuận trước thuế 9,011,272 15,044,225 20,170,273 29,906,972 40,949,031 14,691,496 Lợi nhuận sau thuế 6,557,030 11,713,561 16,309,158 26,614,327 37,525,708 12,975,465 ĐVT: 1000 Đồng Nguồn: Báo cáo tài chính kiểm toán các năm của SAFI (hợp nhất) Biểu đồ 1: Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy doanh thu của công ty tăng qua các năm, đặc biệt là trong 2 năm 2006 và 2008. Bởi trong năm 2006, cạnh tranh trong mọi ngành dịch vụ diễn ra ác liệt. Ngày càng có nhiều công ty ra đời, bên cạnh đó việc Việt Nam chính thức gia nhập WTO tháng 11/2006 đã mở cửa cho các công ty lớn nước ngoài tham gia vào các ngành dịch vụ. Tuy nhiên , ngành đại lý giao nhận vận tải đa phương thức là ngành phát triển nóng, nhưng manh mún và không đồng bộ, nguồn nhân lực có trình độ thiếu hụt lớn, đa phần là các công ty Việt Nam có qui mô nhỏ, ngoại trừ vài chục doanh nghiệp tương đối lớn (từ 200-300 nhân viên), trang thiết bị kém, nói chung không thể cạnh tranh với các công ty ở các nước phát triển trong khu vực Đông Nam Á. Trong khi đó, đây là ngành dịch vụ có lộ trình mở cửa sớm nhất trong thỏa thuận gia nhập WTO của Việt Nam. Trong hoàn cảnh khó khăn đó, với sự nỗ lực hết mình của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty, với thương hiệu được các đối tác và khách hàng công nhận trong nhiều năm qua đồng thời tận dụng những thuận lợi khách quan nhất định, Công ty SAFI đã hoàn thành vượt chỉ tiêu doanh thu đề ra cho năm 2006. Và trong năm 2008 mặc dù gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới nhất là vào cuối quý 3 đầu quý 4 năm 2008 nhưng tình hình sản xuất kinh doanh của SAFI chưa bị giảm sút gì đáng kể, doanh thu vẫn ổn định ở mức cao. Nhìn chung tình hình sản xuất kinh doanh và tài chính của Công ty năm 2008 khá tốt. Tuy nhiên, đánh giá một cách khách quan, dù doanh thu tăng đều và khá cao nhưng tỷ lệ lãi trên doanh thu (phản ánh tỷ suất lợi nhuận của công ty) lại không tăng qua các năm, mà có năm cao năm thấp. Đặc biệt là trong năm 2006, mặc dù doanh thu tăng rất cao nhưng tỷ suất lợi nhuận lại giảm so với năm 2005. Xu hướng này thể hiện rất rõ trong biểu đồ sau: Biểu đồ 2: Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty SAFI Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Đối với hàng xuất khẩu Đối với một lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận được tiến hành theo các bước sau: Sơ đồ 3: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU Tiếp nhận thông tin về lô hàng Tổ chức giao hàng cho tàu Lưu hồ sơ, quyết toán Lập bộ chứng từ Nhận thông tin lô hàng Nhận thông tin về lô hàng do khách hàng cung cấp để làm các thủ tục xuất khẩu hàng. Khách hàng sẽ gửi cho công ty các chứng từ như: hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Booking Note. Các chứng từ này bao gồm các thông tin bao gồm chi tiết về lô hàng, số kiện, số ký, nhãn mác, bao bì; các thông tin về số lượng container, hãng tàu, chuyến tàu, ngày tàu rời cảng, cảng đến,… Các thông tin này cần được kiểm tra thật kỹ lưỡng, bởi nếu có sai sót thì khi đi đăng ký tờ khai Hải quan sẽ bị trả về, làm tốn kém thời gian và chi phí. Mặt khác, SAFI là công ty có cung cấp cả các dịch vụ về thuê tàu chuyên chở quốc tế. Vì thế nếu không muốn tự mình thuê tàu thì các chủ hàng có thể sử dụng dịch vụ này của công ty. Khi đó, khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, cảng đi, cảng đến SAFI sẽ lựa chọn hãng tàu và tuyến đường phù hợp. Tiếp theo, giữa SAFI và khách hàng sẽ có thỏa thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Công ty có một đội xe tải hoạt động rất hiệu quả, không chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển quốc tế bằng đường bộ mà còn rất tiện dụng cho vận chuyển nội địa trước khi vào chặng vận tải chính. Về địa điểm, hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho của công ty. Việc nhận hàng từ người gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khi người giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu hàng là hàng nguyên container thì người giao nhận còn được giảm nhẹ trách nhiệm. Còn đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà SAFI thực hiện có thể là tái chế lại hàng hóa, hoặc đóng gói hàng hóa cho phù hợp với phương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển. Hàng hóa đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoại thương. Sau khi đã kiểm nhận chính xác, SAFI có trách nhiệm bảo quản hàng hóa chờ giao cho người chuyên chở. Tổ chức giao hàng cho tàu Trước khi tàu đến cảng Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của SAFI sẽ phải làm một số công việc sau: Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản thực phẩm. Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu. Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa. Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp. Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) để gửi cho cảng và gửi cho tàu. Nội dung chính của Cargo list gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu, Tên người nhập khẩu, Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Trọng lượng.Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa, người giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khách hàng về đóng hàng. Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong cặp chì. Còn nếu là hàng lẻ thì người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading - HB/L), tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của hải quan. Khi tàu vào cảng Tàu khi đã vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR, nhân viên giao nhận của công ty sẽ phải: Kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR. Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho. Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). Người giao nhận cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu. Trong thời gian xếp hàng, người giao nhận phải luôn có mặt để giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn thất trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận phải cùng cảng và các bên liên quan lập các biên bản cần thiết. Lập bộ chứng từ Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được ủy thác, người giao nhận phải lấy được Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đã xếp hàng lên tàu và cước trả trước (nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trên cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng. Sau đó, người giao nhận tập hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác như hoá đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương, Packing list v.v… lập thành bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng. Ngoài ra, người giao nhận còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần, thông báo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhận hàng, thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, bảo quản, lưu kho…, tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có. Lưu hồ sơ, quyết toán Nhân viên bộ phận chứng từ phải lưu lại các hồ sơ, chứng từ để tham khảo sau này và tạo thành từng file riêng theo khách hàng. Sau khi hoàn tất các thủ tục xuất khẩu cho lô hàng, nhân viên phụ trách lô hàng đó sẽ tổng hợp tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình làm hàng và gửi cho tổ trưởng tổ giao nhận để quyết toán. Đối với hàng nhập khẩu Sơ đồ 4: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU Chuẩn bị chứng từ, hồ sơ hải quan Khai Hải quan Giao hàng cho khách hàng Nhận hàng Chuẩn bị chứng từ, hồ sơ hải quan Khi có một lô hàng mới, khách hàng sẽ gửi cho công ty các thông tin chi tiết về lô hàng. Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu đến… Các chứng từ như vận đơn gốc, hóa đơn, Packing list, các loại giấy phép… Trên cơ sở đó, nhân viên bộ phận giao nhận sẽ tập hợp lại để lên tờ khai hải quan. Việc kiểm tra các chi tiết cũng rất quan trọng vì nó giúp cho quá trình làm thủ tục hải quan thuận tiện và nhanh chóng hơn. Khai hải quan Do hầu hết các khách hàng của SAFI là các công ty trong các khu công nghiệp ở Đồng Nai, Bình Dương, nên việc khai hải quan thường do các nhân viên ở văn phòng Đồng Nai thực hiện. Sau khi hoàn tất thì gửi lên trên trụ sở chính để các nhân viên ở đây đi nhận hàng. Trừ các lô hàng của công ty 100% vốn nước ngoài, hàng gia công, hàng nhập đầu tư xuất khẩu đều phải được đăng ký làm thủ tục Hải Quan tại Tổng cục Hải Quan thành phố Hồ Chí Minh. Nhận hàng Để có thể ra cảng lấy hàng, người giao nhận phải cầm Giấy báo hàng đến, Vận đơn gốc và giấy giới thiệu tới hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O– Delivery Order). Tiếp theo, phải đóng phí lưu kho, lưu bãi (nếu có), phí xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng. Nếu là hàng nguyên container có thể mượn về kho riêng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền đặt cọc mượn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng. Người giao nhận sẽ giúp chủ hàng mời giám định, khiếu nại đòi bồi thường nếu có tổn thất xảy ra đối với hàng hóa. Giao hàng cho khách hàng Sau khi lấy hàng ra khỏi cảng, hàng được chở tới kho của khách hàng. Lúc này việc đảm bảo cho hàng hóa đến kho của khách hàng an toàn là của tài xế lái xe đó. Khi đến kho, tài xế đại diện cho công ty giao các chứng từ và giấy tờ liên quan của lô hàng cho khách hàng. Trên đây là quy trình giao nhận một lô hàng nhập khẩu nói chung. Tuy nhiên, tùy vào đặc điểm, tính chất hàng hóa… mà quy trình nhập khẩu có thêm một vài bước và các chứng từ cần thiết khác. Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty SAFI Những kết quả đạt được Giao nhận vận tải đường biển là một hoạt động truyền thống và then chốt của SAFI. Có thể nói hoạt động giao nhận đường biển chiếm một phần lớn doanh thu trong hoạt động giao nhận của phòng Logistic, cũng như trong tổng doanh thu của công ty. Đối với mảng này, SAFI cạnh tranh trực tiếp với các công ty có tên tuổi như Vinatrans, Viconship... và trong nhiều năm liền, SAFI được đánh giá là 1 trong 5 doanh nghiệp hàng đầu của ngành. Đặc biệt, trong những năm gần đây SAFI đã tạo được thế đứng vững trong dịch vụ thu gom hàng lẻ đóng container chung chủ đi các cảng trên thế giới. Để hiểu rõ hơn hoạt động này, ta xem xét các mặt sau: Sản lượng giao nhận Hàng năm, khối lượng hàng mà công ty giao nhận qua các cảng biển Việt Nam vào khoảng trên 10.000 TEUs, với tốc độ tăng bình quân khá cao, khoảng 12%/năm. Trong giai đoạn 5 năm trở lại đây, khối lượng hàng giao nhận đường biển của công ty như sau: Bảng 2: SẢN LƯỢNG KHAI THÁC HÀNG NĂM Về CÁC LOẠI HÌNH DỊCH VỤ CỦA SAFI (hợp nhất) Sản lượng khai thác 2004 2005 2006 2007 2008 6 tháng đầu năm 2009 Hàng hóa: TEUs 17,539 11,741 19,147 22,811 24,866 13,943 Tấn 9,403 7,191 8,250 9,671 10,042 5,042 Hàng nhập: TEUs 9,773 5,833 10,874 13,049 15,006 9,004 Tấn 2,026 1,438 1,864 2,647 2,912 1,456 Hàng xuất: TEUs 7,766 5,908 8,273 9,762 9,860 4,940 Tấn 7,377 5,753 6,386 7,025 7,130 3,586 Nguồn: SAFI Qua bảng trên ta thấy rằng trong những năm gần đây, sản lượng giao nhận năm tăng đều qua các năm, trung bình khoảng 9% đến 15%. Đặc biệt là trong năm 2006 đã có mức tăng ấn tượng. So với năm 2005, lượng hàng nguyên cont đạt 19.147 TEUs, tương đương với tăng khoảng 63,07%; và lượng hàng lẻ đạt 8.250 Tấn, tương đương với tăng khoảng 15%. Sở dĩ có như vậy là vì trong năm 2006, lượng container xuất nhập qua các cảng Việt Nam tăng 36% so với năm 2005. Tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt, ngày càng có nhiều công ty ra đời; bên cạnh đó đây là năm đầu tiên Việt Nam chính thức gia nhập Tổ chức thương mại thế giới – WTO đã mở cửa cho các công ty lớn nước ngoài tham gia vào các ngành dịch vụ. Nhưng với sự nỗ lực hết mình của tập thể nhân viên và uy tín của công ty đã giúp cho công ty đạt được những kết quả nhất định. Và trong năm 2008, mặc dù gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới nhất là vào cuối quý 3 đầu quý 4 năm 2008 nhưng tình hình sản xuất kinh doanh của SAFI chưa bị giảm sút gì đáng kể, sản lượng giao nhận hàng hóa vẫn tiếp tục tăng, lượng hàng nguyên cont đạt 24.866 TEUs, tăng khoảng 9% so với năm 2007; và lượng hàng lẻ đạt 10.042 Tấn, tăng khoảng 3,8% so với năm 2007. Để thấy rõ hơn về lượng hàng nguyên cont và lượng hàng lẻ qua các năm, ta xem 2 biểu đồ dưới đây: Biểu đồ 3: LƯỢNG HÀNG NGUYÊN CONT (FCL Biểu đồ 4: LƯỢNG HÀNG LẺ (LCL) Nhìn 2 biểu đồ trên, ta có nhận xét rằng: lượng hàng nhập nguyên cont nhiều hơn trong khi lượng hàng nhập lẻ lại ít hơn. Nhìn chung sản lượng giao nhận cả hàng nguyên cont và hàng lẻ tăng đều qua các năm. Tuy nhiên, ta có thể thấy rõ ràng trong năm 2005 có sự sụt giảm nhiều cả về lượng hàng xuất lẫn hàng nhập. Nguyên nhân là do trong năm này Việt Nam đã dần dần bị mất các đơn đặt hàng lớn vào tay Trung Quốc do năng lực còn có hạn của các ngành may mặc, giày da và thủy sản... Thêm vào đó, ngày càng nhiều các vụ kiện bán phá giá về các mặt hàng đang là thế mạnh của Việt Nam khiến cho khối lượng hàng xuất khẩu vào các thị trường Châu Âu và Bắc Mỹ gặp nhiều khó khăn hơn. Nguyên nhân khác là do một loạt các hãng vận tải lớn như Maersk-Sealand, NYK, P&O Nedlloyd đã được cấp phép thành lập các công ty 100% vốn nước ngoài hoặc công ty liên doanh kinh doanh các dịch vụ đại lý vận tải, giao nhận và logistics để khép kín dây chuyền vận tải, đồng thời tham gia chia sẻ thị trường và cạnh tranh trực tiếp với các doanh nghiệp vận tải ở Việt Nam. Bên cạnh đó, sự ra đời ngày càng nhiều của các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân trong lĩnh vực giao nhận và đại lý hàng hải với những chính sách linh hoạt, sẵn sàng chấp nhận lợi nhuận thấp, chi hoa hồng cao để lôi kéo và giữ khách hàng. Những yếu tố đó ảnh hưởng đáng kể đến tình hình doanh thu và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Có thể nói, xét về mặt sản lượng giao nhận, SAFI đã đạt được kết quả khả quan. Nhưng đối với dịch vụ giao nhận hàng hóa, con số có ý nghĩa hơn đối với người giao nhận lại là giá trị giao nhận (còn gọi là doanh thu) vì nó phản ánh số tiền mà người giao nhận có được khi tiến hành giao nhận một lô hàng cho khách hàng của mình. Vì vậy phần tiếp sau đây sẽ cho ta thấy rõ hơn khía cạnh này. Giá trị giao nhận Giá trị giao nhận (còn gọi là doanh thu) của dịch vụ này của SAFI trong năm 2005 là 17,7 tỷ, tương đương khoảng 35.05% của tổng doanh thu của toàn Công ty; năm 2006 là 36,2 tỷ, tương đương khoảng 51.7% của tổng doanh thu toàn Công ty. Doanh thu của dịch vụ này đang có xu hướng tăng mạnh trong những năm gần đây. Bảng 3: DOANH THU CÁC DỊCH VỤ CHÍNH CỦA SAFI ĐVT: 1000 Đồng Stt Các loại dịch vụ Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 6 tháng đầunăm 2009 1 Đại lý vận tải đa phương thức 26,183,378 30,336,121 30,262,000 28,090,900 27,201,416 14,024,435 − Đường biển 11,035,872 12,203,811 13,486,000 15,508,900 16,129,256 8,709,798 − Hàng không 15,147,506 18,132,310 16,776,000 12,582,000 11,072,160 5,314,637 2 Đại lý tàu biển 3,727,576 2,622,164 3,607,000 4,111,980 5,551,173 2,997,633 3 Giao nhận hàng hóa và kho bãi 15,995,417 17,784,911 36,273,000 39,174,840 50,143,795 30,086,277 Tổng doanh thu 45,906,371 50,743,196 70,142,000 71,377,720 82,896,384 47,108,345 Nguồn: Báo cáo tổng hợp các năm của SAFI Bảng 4: TỶ TRỌNG CÁC LOẠI DỊCH VỤ CHÍNH TRONG DOANH THU Stt Các loại dịch vụ Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 6 tháng đầu năm 2009 1 Đại lý vận tải đa phương thức 57.04% 59.78% 43.14% 39.36% 32.81% 29.77% − Đường biển 24.04% 24.05% 19.23% 21.73% 19.46% 18.49% − Hàng không 33.00% 35.73% 23.92% 17.63% 13.36% 11.28% 2 Đại lý tàu biển 8.12% 5.17% 5.14% 5.76% 6.70% 6.36% 3 Giao nhận hàng hóa và kho bãi 34.84% 35.05% 51.71% 54.88% 60.49% 63.87% Nguồn: Báo cáo tổng hợp các năm của SAFI Trong hoạt động giao nhận vận tải biển, không chỉ có sản lượng giao nhận ảnh hưởng đến giá trị (doanh thu) giao nhận mà tiền cước, phí giao nhận cũng có ảnh hưởng của nó. Trong khi đó tiền cước, phí giao nhận một đơn vị hàng hóa (thường là MT) trong vận tải biển rẻ hơn nhiều so với các phương thức vận tải khác trong khi năng lực vận chuyển lại rất lớn. Qua đó chúng ta thấy rằng con số tỷ trọng giá trị giao nhận trung bình 55% đã có thể coi là rất thành công, nhất là trong tình hình cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay. Để nhận thấy rõ hơn sự phát triển của mảng dịch vụ này, ta xem xét cơ cấu doanh thu trong 2 năm 2004 và 2008 Biểu đồ 5: CƠ CẤU DOANH THU CỦA SAFI NĂM 2004 Biểu đồ 6: CƠ CẤU DOANH THU CỦA SAFI NĂM 2008 Nhìn vào 2 biểu đồ trên đây ta có thể nói rằng, doanh thu của dịch vụ giao nhận hàng hóa và kho bãi ngày càng tăng và chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu. Năm 2004, doanh thu của dịch vụ này chiếm 34.84% trong tổng doanh thu. Nhưng đến năm 2008, sau 4 năm hoạt động, doanh thu của dịch vụ này đã chiếm tới 60.49%. Sở dĩ có tỷ trọng lớn như vậy là vì đây là một trong những mảng dịch vụ thế mạnh của công ty; đồng thời đây cũng là mục tiêu mà công ty hướng đến trong những năm tới. Tuy nhiên, khủng hoảng tài chính thế giới lan rộng từ nửa cuối năm 2008 đã tác động mạnh đến tất cả các hoat động xuất nhập khẩu, gây nhiều điêu đứng cho các ngành dịch vụ và đặc biệt là dịch vụ vận tải vốn lệ thuộc vào tình hình xuất nhập khẩu. Đơn cử: giá cước tàu biển và hàng không đi châu Âu và Mỹ là 2 thị trường xuất khẩu chính của VN giảm từ giữa quí 3/2008, cụ thể giá cước tàu biển giảm 70% đi châu Âu. Trong hoàn cảnh khó khăn đó, Công ty đã nỗ lực hết mình, tìm nhiều biện pháp bươn chải để hoàn thành các chỉ tiêu mà Đại hội đồng cổ đông đã đề ra và giá trị giao nhận đã đạt tới 60,49% trong tổng doanh thu. Khách hàng chủ yếu của SAFI Các khách hàng chính của SAFI là các công ty và chủ hàng như: Nike, Bata, YKK, Colobia Sportwear, Mitsuba, Ripcurl, Rieker Vietnam Ltd, Công ty Phú Tài, Toyota Motor Vietnam, Yamaha Motor Vietnam, Yazaki Corporation... đây đều là những công ty lớn, có lượng hàng xuất nhập khá ổn định. Đối tượng và địa bàn hoạt động chính của SAFI là các nhà máy đặt tại các khu công nghiệp lớn ở phía Bắc, miền Trung và các tỉnh phía Nam. Cơ cấu thị trường giao nhận Các thị trường có lượng hàng giao nhận lớn của SAFI như EU, Trung Quốc và Mỹ. Hiện nay, SAFI đang được chỉ định làm hàng đi các nước Bắc Âu và Đông Âu của khách hàng lớn Đan Mạch. Bên cạnh đó, các phòng vận tải đường biển cũng đang từng bước kết hợp với các Đại lý mở thêm tuyến hàng chung chủ đi trực tiếp các cảng trong khu vực Châu Á như Jakata, Port Klang và sau đó sẽ tìm kiếm và phát triển thêm các tuyến Bắc Âu và Trung Đông. Ta thấy rằng đây đều là những nước có cảng biển lớn, thuận lợi cho việc ra vào của tàu bè. Nhưng không có nghĩa những nước không có cảng biển thì SAFI không nhận hàng. Công ty vẫn có thể làm dịch vụ kéo hàng từ một cảng vào một địa điểm nào đó trong nội địa. Nhờ vậy, thị trường giao nhận của SAFI ngày càng được mở rộng. Vận dụng Logistic vào hoạt động giao nhận một cách hiệu quả Điều này thể hiện ở việc SAFI trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác giao nhận. Trang thiết bị văn phòng và hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ tin học bao gồm máy tính, photocopy, máy in laser, điện thọai, máy fax, telex ...luôn đảm bảo được những tính năng tối thiểu của một văn phòng hiện đại, kết nối mạng công ty và với các Hãng tàu, đủ khả cung cấp dịch vụ với thời gian làm việc liên tục, thuận lợi và linh động. Bên cạnh đó, Logistic là một “chuỗi cung ứng” các dịch vụ, bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hoá. Chính vì vậy mà hệ thống kho bãi được công ty rất quan tâm và đầu tư đúng mức. Hiện nay, công ty đã trang bị 4 đầu kéo, 8 rơ móc, 8 xe tải các loại và hệ thống kho bãi 2.500m2 trên tổng diện tích khu vực 10.000m2 ở Quận 7, thành phố Hồ Chí Minh và 1.500m2 trên khu vực diện tích 4.500 m2 ở Phú Thị, Gia Lâm, Hà Nội. Có thể nói rằng, hệ thống kho bãi đủ rộng và hiện đại là một thế mạnh của SAFI. Bên cạnh đó, vị trí của trụ sở, các chi nhánh, văn phòng đại lý, kho bãi đều được xây dựng ở những địa bàn thuận tiện cho việc giao dịch, nhất là rất thuận tiện cho khách hàng và cả nhân viên SAFI trong việc làm thủ tục nhập hoặc xuất hàng vì ở gần các cảng lớn, sân bay của các thành phố. Hệ thống mạng lưới các chi nhánh cũng được bố trí rải khắp các khu vực trọng điểm kinh tế có cảng biển và sân bay quốc tế quan trọng như Hà Nội, Hải phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Quy Nhơn,Vũng tàu. Thời gian hoàn thành giao nhận một lô hàng nhanh chóng, thường là 2 ngày. Tuy nhiên, yếu tố này một phần cũng phụ thuộc vào cán bộ công chức Hải quan. Bởi vì cũng có một bộ phận Hải quan thường hay “nhũng nhiễu” gây phiền hà cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. Đối với những lô hàng bị trục trặc thời gian giao nhận thường lâu hơn, khoảng 1 tuần. Tuy nhiên, đây là những tình huống không thường xuyên nên khách hàng vẫn yên tâm khi sử dụng dịch vụ của SAFI. Bên cạnh đó, để đảm bảo “tính sẵn sàng” trong giao nhận hàng hóa, hiện tại công ty đang rất quan tâm chú trọng phát triển các phương tiện. Về công tác đào tạo nguồn nhân lực cũng được công ty quan tâm đúng mức. Bởi nếu có nguồn nhân lực chất lượng cao, hiểu biết chuyên sâu về nghiệp vụ thì sẽ dễ dàng hơn trong công tác giao nhận. Công ty thường xuyên cử các nhân viên nghiệp vụ tham dự các khóa huấn luyện ngắn hạn về đại lý giao nhận do VIFFAS tổ chức; đồng thời chú trọng công tác đào tạo tại chỗ, đảm bảo công tác đào tạo được thực hiện một cách thường xuyên và sâu sát đến nhu cầu của công việc hàng ngày. Các mặt hạn chế Cơ cấu giao nhận mất cân đối Sự mất cân đối về cơ cấu hàng hóa giao nhận bằng đường biển thể hiện ở sự không cân bằng trong sản lượng cũng như giá trị hàng xuất - hàng nhập. Tổng sản lượng cũng như giá trị hàng nhập luôn cao hơn so với hàng xuất. Bảng 5: CƠ CẤU SẢN LƯỢNG VÀ GIÁ TRỊ GIAO NHẬN Chỉ tiêu Năm Sản lượng giao nhận (Tấn) Giá trị giao nhận (1000 đ) TC Hàng Xuất Hàng nhập TC Hàng Xuất Hàng nhập SL Tỷ trọng (%) SL Tỷ trọng (%) GT Tỷ trọng (%) GT Tỷ trọng (%) 2004 254,949 116,101 45.54% 138,848 54.46% 19,033,581 10,449,436 54.90% 8,584,145 45.10% 2005 171,565 88,465 51.56% 83,100 48.44% 24,060,418 11,729,454 48.75% 12,330,964 51.25% 2006 276,308 122,208 44.23% 154,100 55.77% 31,622,500 14,182,691 44.85% 17,439,809 55.15% 2007 329,026 143,693 43.67% 185,333 56.33% 48,154,600 20,123,807 41.79% 28,030,793 58.21% 2008 358,166 145,170 40.53% 212,996 59.47% 53,737,102 19,909,596 37.05% 33,827,506 62.95% 6 tháng đầu năm 2009 200,258 72,746 36.33% 127,512 63.67% 33,380,545 14,260,169 42.72% 19,120,376 57.28% Nguồn: Phòng tổng hợp SAFI Để thấy rõ hơn sự mất cân đối này, ta xem 2 biểu đồ sau: Biểu đồ 6: Biểu đồ 7: Ở đây có điểm đáng chú ý là cả sản lượng và giá trị giao nhận đều nghiêng về hàng nhập khẩu, có nghĩa là công ty đã tận dụng được việc Việt Nam là một nước nhập siêu để đem lại doanh thu cho mình. Tuy nhiên, các nhà xuất nhập Việt Nam thường có thói quen “mua CIF, bán FOB”, mà trong cả hai trường hợp quyền vận tải đều do phía nước ngoài quyết định, nên nguồn thu mà công ty nhận được chủ yếu là từ chi phí giao nhận từ các cảng chuyển tải về Việt Nam. Vì vậy cần phải cân bằng cơ cấu giao nhận giữa hàng nhập và hàng xuất. Bởi dù sao thì việc tiếp cận các khách hàng trong nước cũng dễ dàng hơn đối với người giao nhận. Thiếu đội ngũ nhân viên và phương tiện vận chuyển Mặc dù hệ thống kho bãi hiện đại và trang thiết bị tương đối đầy đủ, nhưng đội xe của công ty vẫn còn thiếu; đặc biệt là đội xe tải nhỏ phục vụ cho việc thu gom và trả hàng lẻ.. Chính vì điều này mà trong những tháng hàng hóa về nhiều công ty thường không đủ xe để chở và phải đi thuê ngoài, điều này làm cho chi phí tăng lên ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Đồng thời việc sử dụng các phương tiện này cũng chưa thật hợp lý. Chẳng hạn như có những lô hàng nhỏ, chỉ 1 – 2 m3 nhưng vì không có xe nhỏ nên công ty phải cử xe lớn, điều này cũng gây lãng phí cho công ty. Đội ngũ nhân viên thì chưa đủ để đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa, đặc biệt là nhân viên làm công tác giao nhận hàng cont và hàng lẻ. Bởi lẽ nhân viên phụ trách 2 mảng này luôn luôn phải làm việc quá tải vì áp lực thời gian giao hàng với khách hàng. Vì vậy đôi lúc họ mệt mỏi và năng suất lao động chưa cao. Một phần nguyên nhân cũng là do việc bố trí phân công công việc chưa hợp lý. Những nhân viên làm ở khâu “tổng hợp” thì nhiều nhưng lại ít việc, nên đôi lúc họ có nhiều thời gian rảnh hơn. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải biển mà còn được coi là một tồn tại cần khắc phục. Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng hải, lượng hàng giao nhận quá lớn, làm không hết việc. Nhiều khi thiếu thiết bị, không có container, không xin được chỗ tàu mẹ công ty phải từ chối nhận hàng. Song đến mùa hàng xuống, khối lượng hàng giảm, công việc vì thế mà cũng ít đi. Khoảng thời gian hàng nhiều thường là những tháng giữa năm như tháng 6 đến giữa tháng 8 và những tháng cuối năm (dịp Lễ Giáng Sinh và Tết Dương lịch). Những tháng còn lại việc kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn. Tính thời vụ này khiến cho hoạt động của công ty không ổn định, kết quả kinh doanh theo tháng không đồng đều. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm và thu nhập của người lao động, gây ra nhận thức không đúng đắn về nghề nghiệp. Hơn nữa, trong những khoảng thời gian mùa hàng xuống, công ty vẫn phải khấu hao máy móc, vẫn phải trả lương cho nhân công, khiến lợi nhuận bị giảm sút. Tồn tại này mang tính khách quan, nằm ngoài sự trù liệu của doanh nghiệp nên để khắc phục không đơn giản, nó cần sự vận động của bản thân doanh nghiệp, hơn thế là sự tin tưởng, ủng hộ của khách hàng. Việc phân công thực hiện nhiệm vụ giao nhận còn chồng chéo Hạn chế này thể hiện ở chỗ trong công ty có 2 phòng phụ trách việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là phòng Logistic và phòng Sea. Như vậy vô tình công ty đã tự tạo sự cạnh tranh ngay trong chính nội bộ của mình. Bởi lẽ cả 2 phòng đều muốn lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của phòng mình nhiều hơn, nên đôi lúc xảy ra tình trạng tranh giành khách hàng với nhau. Vì vậy cần phải phân chia rõ ràng nhiệm vụ cho 2 phòng để hoạt động giao nhận đem lại doanh thu tốt nhất cho công ty. Các hạn chế về ứng dụng Logistic trong hoạt động giao nhận Tuy có vận dụng logistics trong quản lý giao nhận nhưng vẫn còn một số tồn tại. Chẳng hạn như đội xe chưa được đầu tư đúng mức. Số lượng các loại xe vẫn còn thiếu, chủ yếu là các loại xe tải nhỏ để chở hàng lẻ. Vì nhiều lúc hàng về nhiều công ty không có đủ xe để chở hàng phải đi thuê ngoài, hoặc là đối với các lô hàng ít, nhỏ mà phải chở bằng xe lớn thì rất là tốn chi phí. Một điều nữa là việc phân công công việc trong phòng Logistics chưa được hợp lý lắm. Lượng hàng lẻ và hàng cont hàng ngày của công ty nhiều nhưng chỉ có 2 nhân viên phụ trách. Điều này làm ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên. Nếu họ làm việc hết sức thì vẫn hoàn thành công việc được giao nhưng như vậy sẽ ảnh hưởng đến năng suất cho những ngày tiếp theo. Bên cạnh đó, đối với SAFI Tp.HCM, khách hàng chủ yếu là tại các khu công nghiệp ở Đồng Nai, Biên Hòa, Bình Dương nên tờ khai Hải quan được các nhân viên ở chi nhánh Đồng Nai, Bình Dương làm rồi chuyển lên trụ sở chính ở Tp.HCM để ra cảng nhận hàng. Việc chuyển tờ khai công ty thuê xe ôm chạy từ Đồng Nai lên đưa và thường là buổi sáng. Điều này đôi lúc gây trở ngại cho việc đảm bảo thời gian giao nhận hàng cho khách. Bởi phải đợi người xe ôm này đem hồ sơ lên rồi nhân viên giao nhận mới ra cảng lấy hàng được; nhiều hôm lên trễ đem hồ sơ ra cảng thì đã đến giờ nghỉ trưa đành phải đợi tới chiều. Như vậy công ty SAFI cần phải có biện pháp khắc phục tình trạng này để luôn đảm bảo thời gian giao hàng, nâng cao uy tín công ty. Diện tích kho bãi vẫn còn nhỏ, chưa đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong mùa cao điểm, nhất là vào cuối năm, nhu cầu về giao nhận cũng như kho bãi tăng cao, nhưng công ty không thể đáp ứng đủ, gây tổn thất cho công ty. Chẳng hạn như, khách hàng yêu cầu giao nhận và thuê kho khoảng 5000 m2 trong dịp Tết thì công ty không thể đáp ứng được. Nhận xét về quy trình và hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty SAFI Nhân lực Hiện nay, công ty có 2 phòng phụ trách việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là phòng Logistic và phòng Sea. Như vậy vô tình công ty đã tự tạo sự cạnh tranh ngay trong chính nội bộ của mình. Bởi lẽ cả 2 phòng đều muốn lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của phòng mình nhiều hơn, nên đôi lúc xảy ra tình trạng tranh giành khách hàng với nhau. Riêng đối với phòng Logistic, lượng nhân viên là 16 người bao gồm: 1 Trưởng phòng, 1 phó phòng, 1 tổ trưởng tổ giao nhận, 1 thủ quỹ và các nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ giao nhận. Các nhân viên này được phân công phụ trách từng mảng riêng biệt như sau: Sơ đồ 5: PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG LOGISTIC Chứng từ Hàng Sea Hàng Air Khu chế xuất Thuế Thủ tục HQ Tổng hợp Hàng lẻ Hàng cont Đội xe Việc chuyên môn hóa có ưu điểm là các nhân viên đã quen với công việc của mình hay làm nên làm nhanh và có hiệu quả hơn. Tuy nhiên, cũng có nhược điểm là nếu như nhân viên này phải chuyển sang làm ở bộ phận khác thì dẫn đến các sai sót và chậm trễ trong quá trình giao nhận hàng. Bên cạnh đó, hoạt động hải quan cũng có ảnh hưởng một phần đến quá trình giao nhận hàng của công ty. Bởi lẽ hải quan là người trực tiếp quyết định xem hàng hóa có được thông quan hay không. Thực tế, việc “lo lót” ở khâu hải quan là một ví dụ cụ thể đang xảy ra ở một số hoạt động giao nhận. Mặc dù hồ sơ cũng như các giấy tờ đã được công ty chuẩn bị đầy đủ và đúng đắn, nhưng tâm lý “lo thì sẽ nhanh” đã ăn sâu vào các doanh nghiệp cũng như công chức hải quan cho nên luôn luôn phải có khoản chi phí này. Trang thiết bị và phương tiện phục vụ việc giao nhận SAFI là một trong những công ty giao nhận ở Việt Nam có hệ thống phương tiện phục vụ việc giao nhận khá đầy đủ. Hiện nay, hệ thống phương tiện và trang thiết bị của SAFI bao gồm: 6 ô tô đầu kéo và hệ thống rơ móc có khả năng vận chuyển hàng có trọng tải từ 25 tấn đến 400 tấn, hệ thống cần cẩu có sức cẩu từ 16 tấn đến 60 tấn, gần 10 xe tải có trọng tải từ 500kg đến 1,4 tấn. Hai kho hàng: một ở Phú Thuận Quận 7, Tp.HCM có diện tích khu vực 10.000 m2 và kho thứ hai ở Phú Thị, Gia Lâm, Hà Nội có diện tích khu vực 4.500 m2. Bên cạnh đó, SAFI còn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho việc bốc dỡ hàng tại kho như xe nâng, băng tải, palet, vi tính, các phần mềm phục vụ việc quản lý hàng hóa trong kho… Trang thiết bị cũng được công ty mua sắm khá đầy đủ. Trong phòng Logistic có 8 máy vi tính nối mạng phục vụ cho việc tìm thông tin về thị trường, khách hàng, theo dõi các thay đổi chính sách của Nhà nước và các cơ quan hữu quan, mà đặc biệt là các thay đổi về chính sách thuế và hải quan; đồng thời cũng để liên lạc với khách hàng thông qua mail. Tuy nhiên, có một số máy vì quá cũ nên trong quá trình sử dụng đôi lúc bị đứng máy, treo máy… Bên cạnh đó, hàng ngày các phòng ban cũng có nhiều đầu báo khác nhau đáp ứng nhu cầu thông tin cho nhân viên. Đặc biệt là báo Nhân Dân được các nhân viên làm thủ tục hải quan sử dụng để xem tỷ giá hối đoái điền lên tờ khai. Sự phối hợp của các bộ phận Với công tác giao nhận ở công ty SAFI, sự phối hợp giữa các bộ phận hầu như là chặt chẽ. Tất cả các khâu, bộ phận đều cố gắng hoàn tất nhiệm vụ của mình để không ảnh hưởng đến bộ phận khác. Nhất là sự phối hợp đồng đều giữa các chi nhánh của công ty, đặc biệt là với chi nhánh ở Đồng Nai và Bình Dương. Đây là 2 chi nhánh ở địa bàn có nhiều khách hàng lâu dài của SAFI như: Mitsuba, Mabuchi, YKK… Nhiệm vụ của nhân viên 2 chi nhánh này là làm thủ tục hải quan cho các lô hàng mà khách hàng yêu cầu, sau đó sẽ gửi lên trụ sở chính – SAFI Tp.HCM để nhân viên ở đây ra cảng lấy hàng. Sự phối hợp nhuần nhuyễn này luôn tạo ra ưu thế cho công ty, bởi hiếm khi công ty chậm trễ trong việc giao hàng cho khách. Thời gian giao hàng luôn được đảm bảo. Tuy nhiên, việc đem chứng từ từ 2 nơi này lên Tp.HCM phải mất một khoảng thời gian, không lâu lắm, nhưng vì việc giao chứng từ này là do công ty thuê một người xe ôm giao và thường ngày nào lấy hàng thì sáng hôm đó mới giao chứng từ lên. Như vậy, có một xíu chờ đợi cho các nhân viên ở Tp.HCM, bởi vì họ phải đợi có chứng từ mới ra cảng lấy hàng được. Đôi lúc, do một số nguyên nhân như kẹt xe, người xe ôm đó đi trễ, dẫn đến các nhân viên ở Tp.HCM không kịp ra cảng lấy hàng vào buổi sáng và phải dời sang buổi chiều. Chính điều này đôi khi làm chậm trễ thời gian giao hàng cho khách. Các thủ tục hành chính và biểu mẫu chứng từ Đối với SAFI, đây là một điểm mạnh. Bởi lẽ, sử dụng các dịch vụ của SAFI, khách hàng không phải tốn nhiều thời gian và công sức để điền các loại giấy tờ. Khi có nhu cầu, khách hàng chỉ cần gọi điện đến phòng Sale của công ty yêu cầu dịch vụ làm thủ tục giao hàng tận nơi, người tiếp nhận sẽ trao đổi với khách hàng thêm để lấy thông tin, sau đó họ sẽ báo giá. Nếu khách hàng có nhu cầu làm dịch vụ dài hạn, SAFI sẽ làm hợp đồng chi tiết, tránh những tranh chấp xảy ra sau này. Hợp đồng là do công ty đưa ra, nhưng khách hàng có thể yêu cầu thêm hoặc bớt một vài điều khoản; trên cơ sở xem xét tính hợp lý công ty sẽ đồng ý hoặc từ chối. Sự cung ứng dịch vụ giao nhận Về hàng hóa: SAFI nhận giao nhận hầu hết các loại hàng hóa, ngoại trừ hóa chất, các chất dễ cháy nổ và phân đạm. Đối với hàng xuất, chủ yếu là các loại hàng về may mặc, giầy da. Đối với hàng nhập, chủ yếu là các loại thực phẩm, thực phẩm đóng gói, máy móc thiết bị, máy vi tính… Về phương tiện chuyên chở: SAFI có các loại xe như xe tải, xe nâng, xe cần cẩu, băng tải, palet… hiện đại phục vụ cho việc chuyên chở. Xe mới, hiện đại và thường xuyên được bảo trì nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa cũng như con người. Về nhân lực: với đội ngũ nhân viên nhiệt tình và giàu kinh nghiệm đảm bảo đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Hiện nay số nhân viên đã có qua đào tạo chiếm hơn 75% tổng số nhân viên công ty. Về chất lượng dịch vụ: hiện tại mọi hoạt động cung cấp dịch vụ của SAFI được tổ chức thực hiện theo các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, trong đó mô tả rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân đính kèm với quy trình hướng dẫn thực hiện. Do vậy, Công ty đảm bảo được tính ổn định về chất lượng dịch vụ khá cao. Trình độ đội ngũ nhân viên Chúng ta đều biết hoạt động giao nhận là một công việc khá phức tạp đòi hỏi phải có kiến thức hiểu biết rất đa dạng. Khi giao dịch với khách hàng, người giao nhận không chỉ phải giỏi nghiệp vụ, thông thạo các tuyến đường, nắm vững mức cước trên thị trường với từng dịch vụ, từng luồng tuyến mà còn phải thông tường luật pháp, có những kiến thức tổng quát về tính chất hàng hóa, có khả năng tiếp thị, thuyết phục khách hàng, hơn thế phải tư vấn cho khách hàng về nhu cầu thị trường. Muốn vậy, người làm giao nhận phải am hiểu nghiệp vụ, thông thạo ngoại ngữ, nắm vững địa lý, có kỹ năng giao tiếp với khách hàng. Tại Công ty SAFI, đội ngũ lao động được đánh giá so với các công ty khác là giỏi nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm. Nhưng nếu so sánh với những người đồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thì trình độ của cán bộ nhân viên SAFI vẫn còn non yếu, chưa thể đáp ứng yêu cầu hội nhập. Điều đó thể hiện ở chỗ số lượng nhân viên có trình độ phổ thông vẫn còn nhiều, khoảng 23% . Để thấy rõ hơn, ta xem xét bảng sau: Bảng 6: CƠ CẤU TRÌNH ĐỘ NHÂN VIÊN CÔNG TY SAFI Trình độ Số lượng Tỷ lệ Trên đại học 20 6.8% Đại học 180 60.8% Cao đẳng 23 7.8% Trung cấp 5 1.7% Phổ thông 68 23.0% TC 296 100.0% Nguồn: Báo cáo thường niên của SAFI năm 2008 Trình độ nhân viên là rất quan trọng góp phần vào thành công của công ty, vì vậy mà công tác đào tạo cũng được công ty hết sức quan tâm. Với định hướng xây dựng một đội ngũ nhân viên vững mạnh có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao, Công ty đã tăng cường bổ sung những buổi tập huấn nghiệp vụ ngắn ngày cho cán bộ công nhân viên thuộc bộ phận nghiệp vụ. SAFI cũng thường cử người ở các chi nhánh và phòng ban các nơi đi học lớp khai quan. Việc đào tạo về mặt chuyên môn cho cán bộ cũng được thông qua bằng hình thức cung cấp những tài liệu, kiến thức chuyên môn như tham khạo những tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về khiếu nại, bảo hiểm, kho bãi do Ban lãnh đạo soạn thảo và gửi cho các chi nhánh, phổ biến đến từng nhân viên của các phòng ban có liên quan. Thêm vào đó, Công ty cũng tiến hành xây dựng quy chế tuyển dụng, tuyển dụng thêm nhân sự cho công ty và bổ nhiệm cán bộ cho các phòng ban đang có nhu cầu, đảm bảo đủ cán bộ lãnh đạo của công ty và các cơ sở. Nguyên nhân Tình hình quốc tế Trong khoảng thời gian mấy năm trở lại đây, bối cảnh quốc tế có hàng loạt những biến động to lớn gây rất nhiều bất lợi cho kinh tế cũng như cuộc sống của người dân trên khắp thế giới. Những cuộc chiến tranh, khủng bố và hàng loạt các thảm họa thiên nhiên đã đưa thế giới vào cảnh sống bất ổn, kinh tế nhiều nước suy thoái, kiệt quệ. Nền kinh tế toàn cầu sụt giảm. Ngành giao nhận vận tải, trong đó có SAFI cũng không tránh khỏi ảnh hưởng. Mà đặc biệt là tình hình căng thẳng ở Trung Đông. Chiến tranh đã tạm thời đẩy giá nhiên liệu cao, trong khi giá bảo hiểm cũng tăng chóng mặt trong khu vực có xung đột. Tại Việt Nam, theo Cục Hàng hải, trước những căng thẳng của cuộc chiến, nhiều hãng vận tải đã tăng giá cước vận chuyển, thậm chí có hãng đã từ chối ký hợp đồng vận chuyển sang Trung Đông. Bên cạnh đó, do nguy cơ khủng bố mà hàng vận chuyển từ Việt Nam sang Châu Âu đi từ biển Đông, qua khu vực Trung Đông, vào Hồng Hải rồi qua kênh đào Suez nên việc chuyển hàng Việt Nam xuất khẩu sang thị trường Châu Âu cũng bị ảnh hưởng khiến SAFI cũng bị giảm khối lượng và giá trị hàng vào Châu Âu. Giá dầu tăng cao liên tục cũng ảnh hưởng đến giá vận tải, khiến cho chi phí tăng cao. Năm 2004, giá dầu thô vọt lên trên ngưỡng 54 USD/thùng do vụ nổ đường ống dẫn dầu ở Mexico. Kể từ năm đó, giá dầu tuy có lúc giảm nhẹ nhưng nhìn chung là tăng qua các năm. Năm 2005, gần 71 USD/thùng vào tháng 8. Năm 2007 có lúc đã vượt 98 USD/thùng, mức cao nhất trong 30 năm qua và gấp rưỡi năm 2006. Đặc biệt là năm 2008, mức tăng kỷ lục là 147 USD/thùng vào tháng 7. Nổi bật nhất là cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008 đã làm cho nhiều nước lâm vào suy thoái, kim ngạch xuất nhập khẩu của nhiều nước giảm sút nặng nề; điều này ảnh hưởng đến sản lượng giao nhận của công ty. Cuộc khủng hoảng cũng kéo theo giá lương thực và hàng hóa tăng cao. Bộ Nông nghiệp Mỹ dự báo giá lương thực tăng 5 đến 6% trong năm 2008, cao hơn nhiều so với mức tăng trung bình hàng năm 2,5% trong 15 năm qua. Giá ngô, nhiên liệu và ngũ cốc tăng vọt, người Mỹ đã phải đối mặt với tình trạng giá thực phẩm leo thang lần đầu tiên trong 17 năm qua. Giá cả vận tải biển có nhiều biến động Ngoài những yếu tố quốc tế bất lợi, kết quả hoạt động giao nhận vận tải biển của SAFI còn bị ảnh hưởng bởi nhân tố giá cước vận tải. Vận tải biển thế giới nói chung và vận tải biển Việt Nam nói riêng đang gặp khó, không chỉ bởi vì áp lực giảm giá cước mà còn vì sự biến động không ngừng của thị trường nhiên liệu. Theo Ông Tạ Hoà Bình – Giám đốc Công ty Hàng hải Đông Đô cho biết năm 2006 giá cước vận tải biển đã giảm khoảng 20% so với đầu năm 2005. Năm 2008, giá cước vận tải biển cũng tiếp tục giảm. Theo website www.vcci.com.vn giá thuê một chiếc tàu để vận chuyển hàng hóa quanh thế giới đã giảm một cách đáng kinh ngạc, tới 99% so và điều đó làm những công ty kinh doanh vận tải biển đang gặp khó khăn. Vào đầu tháng 6/2008, thuê một tàu chở hàng để vận chuyển than hoặc sắt sẽ có mức giá khoảng 235.000 USD một ngày trong khi đó hiện nay công việc tương tự chỉ có giá là 2.000 USD. Điều này khiến cho chỉ số về vận tải hàng hóa đường biển, gọi là chỉ số Baltic Exchange sea-freight, giảm tới mức thấp nhất kể từ năm 2006. Trong khi giá cước vận tải đang có xu hướng giảm mạnh như vậy thì chi phí giá thành của một tấn vận chuyển hàng hoá lại đang tăng từ 3 - 4%. Sự gia tăng này có sự “đóng góp” đáng kể của việc giá nhiên liệu liên tục tăng thời gian gần đây. Các điều này đã làm cho doanh thu của SAFI giảm sút trong những năm gần đây. Cạnh tranh ngày càng khốc liệt Vấn đề cạnh tranh trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, khai thác cảng biển đang diễn ra ngày càng gay gắt, nhất là khi Việt Nam đang từng bước thực hiện các cam kết song phương và đa phương về mở cửa thị trường giao nhận kho vận đối với EU. Trong năm 2005, một loạt các hãng vận tải lớn như Maersk-Sealand, NYK, P&O Nedlloyd đã được cấp phép thành lập các công ty 100% vốn nước ngoài hoặc công ty liên doanh các dịch vụ đại lý vận tải, giao nhận và logistics để khép kín dây chuyền vận tải, đồng thời tham gia chia sẻ thị trường và cạnh tranh trực tiếp với các doanh nghiệp vận tải ở Việt Nam. Bên cạnh đó, sự ra đời ngày càng nhiều của các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân trong lĩnh vực giao nhận và đại lý hàng hải với những chính sách linh hoạt, sẵn sàng chấp nhận lợi nhuận thấp, chi hoa hồng cao để lôi kéo và giữ khách hàng. Những yếu tố đó ảnh hưởng đáng kể đến tình hình doanh thu và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Cơ chế quản lý còn nhiều bất cập Thứ nhất, về việc phân công công việc giữa các phòng ban còn chồng chéo. Nhiệm vụ cơ bản của phòng Sea là bán cước đường biển, tư vấn cho khách hàng về các tuyến vận tải, các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên, phòng này cũng đảm nhiệm công việc thu gom hàng lẻ đi các cảng trên thế giới. Nhưng như vậy thì lại trùng lắp với Phòng Logistics. Điều này nhiều lúc gây ra sự cạnh tranh ngay trong chính nội bộ công ty; bởi lẽ phòng nào cũng muốn dành khách hàng về phía mình. Thứ hai, về việc phân công công việc trong phòng Logistics cũng chưa hợp lý. Có nhân viên phải giải quyết nhiều lô hàng trong một ngày trong khi một vài nhân viên khác thì ít việc và có nhiều thời gian rảnh. Nhất là giữa hai nhóm nhân viên phụ trách hàng Sea và nhân viên Tổng hợp. Thứ ba, là vấn đề chuyển chứng từ từ các nhà máy ở các khu công nghiệp dưới Đồng Nai, Bình Dương lên Tp.HCM. Việc này thường được thực hiện vào buổi sáng, nhưng đây là thời gian thường xảy ra kẹt xe nên đôi lúc gây chậm trễ cho việc ra cảng lấy hàng, cũng như làm các thủ tục khác. CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ VẬN TẢI SAFI Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty Năm 2009 nền kinh tế và tài chính thế giới được dự báo là vẫn chìm sâu trong khủng hoảng và suy thoái, với những biến động khó lường. Việt Nam cũng không nằm ngoài viễn cảnh ấy. Hoạt động XNK vẫn tiếp diễn tình trạng suy giảm và đình đốn, các hãng tàu và hãng hàng không phải cắt bớt tàu và chuyến bay, giá cước giảm đến 70% ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động đại lý vận tải và giao nhận hàng hóa XNK. Trong ngành vận tải biển, các công ty vận tải nội địa lớn phải vay tiền ngân hàng để làm vốn lưu động duy trì kinh doanh, giảm doanh thu và lương bổng. Trong tình hình khó khăn chung đó, Công ty SAFI xác định mục tiêu là nỗ lực vượt khó, duy trì các hoạt động kinh doanh một cách ổn định, hạn chế thấp nhất mức sụt giảm doanh thu, cố gắng đầu tư thêm hợp lý vào hạ tầng cơ sở để nâng cao năng lực cạnh tranh và giữ vững thị phần, bảo đảm mặt bằng thu nhập thỏa đáng cho nhân viên trong tình hình khó khăn chung. Công ty sẽ tiếp tục tập trung vào việc duy trì năng lực tài chính và kinh doanh, tiếp tục những đầu tư cần thiết cho cơ sở vật chất, củng cố và mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài, từng bước đầu tư có chiều sâu về công nghệ thông tin cho công tác quản lý và tác nghiệp chuyên môn. Trong thời gian tới, Công ty còn phải làm tốt công tác tiếp thị, quảng bá dịch vụ của Công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng một cách có chọn lọc, trên thị trường chứng khoán và trên các kênh thông tin của đối tác nước ngoài, tham dự các hội nghị, hội thảo … của các tổ chức ngành nghề trong và ngoài nước để kết nối và mở rộng quan hệ đối tác, tăng thêm khách hàng . Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận của SAFI Bối cảnh quốc tế Trong thời gian gần đây, thế giới có nhiều biến động, chiến tranh ở Irắc, xung đột vùng Trung Đông, các thiên tai gây ảnh hưởng rất lớn tới việc giao thương hàng hóa. Trong hoạt động giao nhận vận tải biển quan trọng nhất phải kể đến là tình hình tự do hóa dịch vụ vận tải biển trong tổ chức thương mại thế giới (WTO). Trong hợp tác đa phương dịch vụ vận tải biển là một trong những ngành dịch vụ nhạy cảm và được các quốc gia rất quan tâm, nhưng tiến trình tự do hóa ngành dịch vụ này lại gặp nhiều khó khăn do một số nước luôn đưa ra ý kiến phản đối, họ muốn áp dụng luật riêng của mình nhằm bảo hộ ngành vận tải biển trong nước. Trên thực tế, môi trường kinh doanh của ngành dịch vụ này vẫn tiếp tục được cải thiện và tự do hóa đáng kể. Nhờ vậy mà những người làm giao nhận mới có điều kiện tin tưởng vào sự phát triển trong thời gian tới. Cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nước Khi nói đến cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nước, chúng ta không thể chỉ nói đến những chính sách riêng về vận tải biển hay giao nhận, cơ chế ở đây bao gồm tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung. Đây là nhân tố có ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động giao nhận vận tải vì Nhà nước có những chính sách thông thoáng, rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó. Tình hình xuất nhập khẩu trong nước Như trên đã nói, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có quan hệ mật thiết với hoạt động giao nhận hàng hóa. Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu có dồi dào, người giao nhận mới có hàng để giao nhận, sản lượng và giá trị giao nhận mới tăng, ngược lại hoạt động giao nhận không thể phát triển. Ở đây giá trị giao nhận được hiểu là doanh thu mà người giao nhận có được từ hoạt động giao nhận hàng hóa. Tuy giá trị giao nhận không chịu ảnh hưởng của giá trị xuất nhập khẩu nhưng nó lại chịu ảnh hưởng rất lớn từ sản lượng xuất nhập khẩu. Thực tế đã cho thấy rằng, năm nào khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam tăng lên thì hoạt động giao nhận của SAFI cũng sôi động hẳn lên. Có thể nói, qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu phản ánh qui mô của hoạt động giao nhận vận tải. Tình trạng giao thông Thực trạng giao thông Việt Nam trong những năm gần đây ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng hóa của công ty. Tình trạng kẹt xe xảy ra liên tục, đặc biệt là trên các con đường dẫn vào các cảng chính như Xa Lộ Hà Nội, là một vấn đề nan giải với các doanh nghiệp giao nhận. Xa lộ Hà Nội và Tỉnh lộ 25B thường lâm vào tình trạng ùn tắc nghiêm trọng, có thời điểm giao thông bị tê liệt. Tình trạng này làm ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng xe container của các doanh nghiệp. Hầu như vào giờ cao điểm sáng chiều, tình trạng giao thông trên xa lộ Hà Nội từ ngã ba Cát Lái đến ngã tư Bình Thái hầu như đều bị như ùn tắc. Tình trạng này khiến cho công ty có lúc bị chậm trong việc giao hàng cho khách, gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Các nhân tố nội tại của công ty Hoạt động giao nhận vận tải biển của SAFI còn chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố như: nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của bản thân công ty, cơ chế quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, chính sách của công ty đối với nhân viên, đối với khách hàng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Chẳng hạn như nhân tố nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Nếu SAFI tạo được một cơ ngơi khang trang, phương tiện làm hàng hiện đại trước hết sẽ tạo được lòng tin nơi khách hàng. Hơn thế mới đáp ứng được yêu cầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ. Bên cạnh đó, một công ty có tiềm lực về vốn cũng là một lợi thế rất lớn trong kinh doanh. Ngoài ra, các cơ chế chính sách của bản thân công ty cũng có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động giao nhận. Trong giao nhận vận tải biển, lượng khách hàng lớn và ổn định là khá nhiều, nếu công ty có chính sách ưu đãi đối với những khách hàng này thì không chỉ có được sự gắn bó của khách hàng mà còn tạo thuận lợi cho chính các nhân viên của công ty trong quá trình đàm phán, thương lượng, ký hợp đồng với khách. Một nhân tố vô cùng quan trọng nữa đó là trình độ, kinh nghiệm, kiến thức của đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty. Đó là những kiến thức về luật pháp, thủ tục thương mại quốc tế, kiến thức và kinh nghiệm về nghiệp vụ. Chỉ một sự non nớt khi ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận có thể gây thiệt hại to lớn cho doanh nghiệp, một sự bất cẩn khi kiểm nhận hàng có thể dẫn đến sự tranh chấp không đáng có. Các biện pháp nâng cao hoạt động giao nhận tại công ty SAFI Cân đối cơ cấu trong giao nhận Như đã phân tích ở trên, hiện nay cơ cấu trong giao nhận tại công ty SAFI chủ yếu là hàng nhập. Lượng hàng nhập của công ty chiếm tới hơn 55% trong tổng sản lượng giao nhận. Tuy sự chênh lệch là không nhiều nhưng Công ty cũng cần phải cân đối lại cơ cấu này, tăng sản lượng giao nhận hàng xuất thêm 5%. Bằng cách: Duy trì khách hàng hiện tại và tăng cường công tác tìm kiếm khách hàng có lượng hàng xuất nhiều và ổn định. Để làm được điều này công ty cần chú trọng vào công tác Marketing của mình. Đối với khách hàng cũ, cần duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo thời gian giao hàng. Đồng thời vào các ngày lễ, Tết Công ty cũng nên gửi hoa chúc mừng, hoặc là gửi tặng văn phòng phẩm, các tặng phẩm khác có in hình logo Công ty. Làm như vậy vừa gây dựng mối quan hệ với khách hàng, vừa là để quảng cáo cho công ty. Đối với những khách hàng mới, Công ty có thể giới thiệu các dịch vụ trên website của mình, các phương tiện thông tin đại chúng khác như: báo, tạp chí, đặc biệt là các tạp chí chuyên ngành. Tìm kiếm thông tin về các công ty xuất nhập khẩu, xem xét tất cả các thông tin về công ty đó, đặc biệt là về lượng và mặt hàng xuất nhập khẩu. Từ đó, quyết định gửi các chào hàng về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ của mình cho họ, sau đó tùy tình hình mà công ty có những chính sách phù hợp khác. Công ty cũng nên chủ động giao quyền cho các đơn vị thành viên để đề ra những chính sách giá cả hợp lý vào từng thời điểm khác nhau, áp dụng những cơ chế thưởng và hoa hồng thỏa đáng cho người giới thiệu. Chú trọng dịch vụ gom hàng. Đây là loại hình dịch vụ mang lại lợi ích cho nhiều bên: người chuyên chở được lợi nhờ tiết kiệm được thời gian giao nhận và phân phát các lô hàng lẻ, không sợ thất thu tiền cước của các chủ hàng lẻ vì đã có người giao nhận đảm nhiệm, chủ hàng tiết kiệm được chi phí do không phải thuê nguyên một container, người giao nhận thu được nhiều doanh thu do cước hàng lẻ thường lớn hơn cước hàng nguyên. Thực hiện dịch vụ này đối với một công ty giao nhận là rất dễ dàng và thuận lợi, chỉ cần công ty thiết lập những trạm giao nhận và đóng hàng lẻ, đồng thời có sự cẩn trọng và cần mẫn trong giao nhận hàng. Đồng thời hiện nay, xu hướng thuê khoán/ thuê ngoài (outsourcing) đang ngày trở nên phổ biến. Nghĩa là các công ty có lượng hàng xuất nhập khẩu ít thường đi thuê dịch vụ giao nhận để tiết kiệm chi phí. Vì vậy mà công ty cần tận dụng cơ hội này để cân đối lại cơ cấu giao nhận của mình. Đầu tư thêm phương tiện vận chuyển Lượng hàng lẻ của công ty ngày càng nhiều mà chủ yếu là hàng di lý nên cần nhiều xe, vì vậy cần phải quan tâm đến phương tiện vận chuyển, đặc biệt là các loại xe tải nhỏ. Để thực hiện điều này công ty cần mua sắm thêm các loại xe tải từ 500 kg đến 1 tấn. Đối với các xe hiện tại của công ty, cần được bảo trì liên tục để đảm bảo an toàn cho hàng hóa cũng như con người. Việc này giúp cho công ty chủ động hơn trong việc chuyển chở hàng hóa, làm cho số lượng hàng hóa giao nhận tăng lên. Phân công lại công việc Công ty hiện có 2 phòng đảm nhận công tác giao nhận hàng hóa đường biển là phòng Sea và phòng Logistics nên có sự chồng chéo trong công việc. Vì vậy cần chuyển việc giao nhận cho phòng Logistic, để tạo sự chuyên môn hóa trong công việc. Phòng Sea có nhiệm vụ bán cước đường biển, tư vấn và lưa chọn hãng tàu cũng như tuyến đường vận chuyển cho khách hàng. Còn phòng Logistics chuyên về các thủ tục hải quan, giao nhận để xuất nhập khẩu một lô hàng. Làm như vậy sẽ xóa bỏ cạnh tranh ngay trong nội bộ công ty, làm cho tổng doanh thu tăng lên. Nếu như trước kia, có sự chồng chéo giữa 2 phòng ban thì việc xảy ra là nhân viên 2 phòng báo giá khác nhau cho khách hàng, gây sự nghi ngờ với khách hàng. Thì nay tất cả các dịch vụ trong công ty đều có mức giá thống nhất, hợp lý. Đồng thời, riêng trong phòng Logistics việc phân công lại công việc cũng cần thiết: cần chuyển 2 nhân viên ở bộ phận Tổng hợp sang bộ phận Hàng lẻ và Hàng cont. Bởi 2 bộ phận này luôn có nhiều hàng và nhân viên phải làm việc liên tục. Việc chuyển công tác giúp cho công ty tiết kiệm được việc thuê thêm nhân viên mà hiệu quả công việc lại được tăng lên. Tăng cường công tác marketing, mở rộng thị trường Tăng cường công tác marketing Hoạt động Marketing bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có yếu tố giá cả và chất lượng dịch vụ. Như vậy công ty có thể áp dụng 2 cách sau: Giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng Giảm giá trong mùa hàng xuống sẽ là biện pháp hiệu quả để thu hút khách hàng, đem lại việc làm và nguồn thu nhập cho công ty. Khi tiến hành giảm giá dịch vụ, công ty có thể sẽ rơi vào tình trạng làm ăn không có lãi, thậm chí lỗ. Nhưng thực hiện chiến lược giảm giá công ty sẽ có một cái lợi lớn là duy trì và mở rộng quan hệ với khách hàng, điều này là cái lợi tiềm tàng, khó có gì mua được. Khi tiến hành giảm giá SAFI phải nghiên cứu một mức hợp lý, vừa thu hút được khách hàng vừa đảm bảo được lợi nhuận. Điều này không đơn giản chút nào vì vào mùa hàng xuống, các hãng tàu cũng như cơ quan cảng đồng loạt giảm giá khiến hầu hết các doanh nghiệp giao nhận cũng đều có khả năng giảm giá. Mà với các công ty có tiềm lực thì mức giá mà họ đưa ra ngay cả mùa hàng cao cũng thấp đến giật mình, vì vậy cũng không nên để bị cuốn vào vòng xoáy cạnh trạnh giá cả vì sẽ làm cho lợi nhuận bị xói mòn, giảm khả năng tích luỹ đầu tư mở rộng sản xuất. Do đó, SAFI nên chuyển theo hướng thứ hai. Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá không đổi Đây là biện pháp mang tính chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Nâng cao chất lượng dịch vụ tuy khó khăn nhưng phải được tiến hành đồng bộ sau một quá trình chuẩn bị chu đáo. Dịch vụ phải đem lại lợi ích thực sự và dễ nhận thấy cho khách hàng, có thế doanh nghiệp mới tạo được thế chủ động trong kinh doanh. Mở rộng thị trường Mở rộng thị trường không phải là công việc đơn giản bởi mỗi thị trường lại có những đặc điểm về kinh tế xã hội, luật pháp, văn hoá, phong tục tập quán không giống nhau. Điều này tác động rất lớn tới môi trường kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hưởng rất nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trường của các doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy, muốn mở rộng thị trường công ty phải tiến hành các công việc sau: Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường là công việc cần làm trước tiên bởi “Biết người, biết ta, trăm trận, trăm thắng”. Mỗi doanh nghiệp không thể thành công nếu không am hiểu về thị trường mà mình định thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc đang kinh doanh nếu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì cũng không thể duy trì hoạt động. Thực tế cho thấy, nhiều thua thiệt thậm chí thất bại của các công ty là do không tìm hiểu kỹ về luật pháp, tập quán và xu hướng của thị trường. Tiến hành nghiên cứu thị trường cần tìm hiểu rõ các thông tin sau: Thứ nhất, cần tìm hiểu về phon