Đề tài Chương trình quản lý thư viện trường T36

Lêi nãi ®Çu C«ng nghÖ th«ng tin lµ mét trong c¸c ®éng lùc quan träng nhÊt cña sù ph¸t triÓn..., øng dông vµ ph¸t triÓn C«ng nghÖ th«ng tin ë n­íc ta nh»m gãp phÇn gi¶i phãng søc m¹nh vËt chÊt, trÝ tuÖ vµ tinh thÇn cña toµn d©n téc ta... (ChØ thÞ 58- CT/TW cña Bé chÝnh trÞ – 10/2000) C«ng nghÖ th«ng tin ®· vµ ®ang ph¸t triÓn m¹nh ë n­íc ta trong nh÷ng n¨m qua vµ sÏ cßn tiÕp tôc th©m nhËp, ph¸t triÓn s©u vµo mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng kinh tÕ, x· héi, khoa häc, gi¶i trÝ..., nã ®· trë thµnh mét trong nh÷ng yÕu tè quan träng cña sù ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi. Trong c«ng t¸c qu¶n lý, c«ng nghÖ th«ng tin ®· xö lý ®­îc nh÷ng khèi l­îng c«ng viÖc khæng lå, hç trî c«ng t¸c qu¶n lý, ®¶m b¶o sù an toµn cho c¬ së d÷ liÖu, tÝnh to¸n vµ truy xuÊt th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng, hiÖu qu¶ víi ®é chÝnh x¸c cao... t¹o ®­îc sù tin cËy cho c«ng t¸c qu¶n lý. Qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu( access) ®ang lµ mét xu h­íng cã kh¶ n¨ng ph¸t triÓn m¹nh mÏ trong viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo lÜnh vùc qu¶n lý. NhÊt lµ ë ViÖt Nam, khi tr×nh ®é tin häc ho¸ ®ang ®­îc n©ng cao vµ chó träng ph¸t triÓn ë hÇu hÕt c¸c lÜnh vùc. §ã võa thÓ hiÖn vai trß cña c«ng nghÖ míi ®èi víi ®êi sèng x· héi ®ång thêi còng ®¸p øng nhu cÇu ngµy cµng t¨ng, ngµy cµng phøc t¹p cña mét nÒn kinh tÕ ®ang ph¸t triÓn m¹nh mÏ. ë n­íc ta, cïng víi sù ph¸t triÓn chung cña nÒn kinh tÕ, tin häc ®ang ngµy cµng ®­îc øng dông réng r·i trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ tõng b­íc kh¼ng ®Þnh søc m¹nh còng nh­ vÞ trÝ quan träng cña m×nh. §· ra ®êi nhiÒu phÇn mÒm qu¶n lý kh¸c nhau phï hîp víi ®Æc thï cña ®Êt n­íc vµ ®ang ®­îc ¸p dông trong nhiÒu lÜnh vùc, mçi c«ng viÖc l¹i cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng, cã nh÷ng yªu cÇu vÒ xö lý th«ng tin kh¸c nhau vµ ®ßi hái cÇn cã nh­ng phÇn mÒm riªng. Qu¶n lý th­ viÖn lµ mét lÜnh vùc ®ßi hái l­u tr÷ ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c nh÷ng th«ng tin vÒ tõng gi¸o viªn ®Ó ng­êi qu¶n lý dÔ dµng n¾m b¾t vµ xö lý. Nh»m gãp phÇn øng dông cña c«ng nghÖ th«ng tin vµo c«ng t¸c qu¶n lý, víi nh÷ng kiÕn thøc ®· ®­îc c¸c thÇy c« trang bÞ trong qua tr×nh häc tËp, em ®· nhËn ®Ò tµi: “Qu¶n lý th­ viÖn tr­êng T36” lµm ®Ò tµi thùc tËp chuyªn ngµnh cña m×nh. Do thêi gian vµ tr×nh ®é cã h¹n nªn ch­¬ng tr×nh nµy ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt vµ cßn nhiÒu phÇn ch­a hoµn chØnh. §Ó ®Ò tµi mang tÝnh ¸p dông ®­îc vµo thùc tiÔn rÊt mong ®­îc sù ®ãng gãp quÝ b¸u cña ThÇy, C« gi¸o vµ b¹n bÌ ®ång nghiÖp ®Ó ®Ò tµi ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Ch­¬ng I Giíi thiÖu ch­¬ng tr×nh Microsoft Access 2000. I. Yªu cÇu vÒ thiÕt bÞ: CÇn mét m¸y tÝnh 486 cã bé nhí 16 MRAM trë lªn cã cµi ®Æt Microsoft Access 97 hoÆc Microsoft Access 2000. II. M« h×nh d÷ liÖu cña Microsoft Access. 1. Giíi thiÖu Microsoft Access: Microsoft Access lµ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu trªn m«i tr­êng Windown cã s¼n c¸c c«ng cô h÷u hiÖn vµ tiÖn lîi ®Ó tù ®éng sinh ra c¸c ch­¬ng tr×nh cho hÇu hÕt c¸c bµi to¸n qu¶n lý, thèng kª v.v... víi Microsoft Access ng­êi dïng kh«ng ph¶i viÕt c©u lÖnh cô thÓ mµ chØ cÇn tæ chøc d÷ liÖu thiÕt kÕ c¸c yªu cÇu gi¶i quyÕt cña c«ng viÖc. C«ng cô m¹nh mÏ cña Microsoft Access cung cÊp t­¬ng t¸c c¬ së d÷ liÖu nh­ b¶ng truy vÊn, khi thùc hiÖn truy vÊn sÏ tËp hîp ®­îc kÕt qu¶ truy vÊn hiÖn lªn mµn h×nh. PhÇn mÒm cña Microsoft Access kÕt hîp víi c«ng cô cã s¼n lµm cho ch­¬ng tr×nh mÒm dÏo h¬n vµ hoµn toµn cã thÓ thiÕt kÕt, cµi ®Æt c¸c c¬ së d÷ liÖu cho bµi to¸n, nã gióp c¸c øng dông th«ng qua hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access lµ thµnh phÇn ®­îc sö dông trong viÖc xö lý c¬ së d÷ liÖu quan hÖ. Microsoft Access kh¸ râ rµng vµ dÔ sö dông trong viÖc xö lý d÷ liÖu kiÓu nµy mét c¸ch hiÖu qu¶. Lîi Ých cña c¬ së d÷ liÖu quan hÖ chÝnh lµ ë chç chóng ta cÇn l­u tr÷ c¸c d÷ liÖu cã liªn quan ®Õn nhau. Nh÷ng th«ng tin bæ sung cÇn thiÕt sÏ ®­îc kiÕn t¹o nhê c¸c tÝnh chÊt liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng d÷ liÖu. Trong ch­¬ng tr×nh qu¶n lý th­ viÖn chóng ta quan t©m ®Õn th«ng tin tæng hîp tõ nhiÒu b¶ng kh¸c nhau muèn ®­îc th«ng tin tæng hîp nh­ vËy chóng ta cÇn x¸c ®Þnh mèi quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng d÷ liÖu, c¸ch thiÕt lËp mèi quan hÖ trong. Microsoft Access cung cÊp cho ng­êi sö dông mét c¸ch thuËn lîi, nã cho phÐp kÕt nèi c¸c tr­êng cña hai b¶ng d÷ liÖu mµ cßn cho phÐp quy ®Þnh kh¶ n¨ng toµn vÑn d÷ liÖu cña Microsoft Access. §ã lµ kh¶ n¨ng tù ®éng cËp nhËt hay xo¸ nh÷ng th«ng tin cã liªn quan trong c¬ së d÷ liÖu. NÕu ng­êi dïng cËp nhËp th«ng tin mµ vi ph¹m ®Õn nguyªn t¾c toµn vÑn d÷ liÖu th× Microsoft Access sÎ tù ®éng ®iÒu chØnh ®Ó rµng buéc tÝnh toµn vÑn d÷ liÖu kh«ng bÞ ph¸ vì. 2. Giao diÖn cña Microsoft Access : Còng nh­ tÊt c¶ c¸c phÇn mÒm ch¹y trªn m«i tr­êng Windown, Microsoft Access cung cÊp cho ng­êi sö dông mét m«i tr­êng ®å häa trùc quan, giao diÖn ®å ho¹ gióp ng­êi lµm viÖc mét c¸ch râ rµng vµ t¹o mét t©m lý th©n thiÖn víi ng­êi sö dông do c¸ch tr×nh bµy bè trÝ ®Ñp m¾t dÔ hiÓu, c«ng cô thiÕt kÕ trong th­ viÖn cñ Microsoft Access cho phÐp lµm viÖc thuËn tiÖn. 3. C¸c thµnh phÇn cña mét c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access: Microsoft Access cung cÊp c«ng cô m¹nh cã thÓ gi¶i quyÕt hÇu hÕt c¸c vÊn ®Ò vÒ c¬ së d÷ liÖu nhê c«ng cô cã s¼n. Mçi c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access gåm 6 thµnh phÇn chÝnh bao gåm: B¶ng d÷ liÖu (Table), B¶ng truy vÊn (Queries), biÓu mÉu (Forms), B¸o biÓu (Report), Marco vµ c¸c ®¬n thÓ (Module). a. B¶ng d÷ liÖu (Table): C¸c d÷ liÖu nguån ®­îc l­u tr÷ trong b¶ng d÷ liÖu cã quan hÖ víi nhau gäi lµ B¶ng (Table), c¸c b¶ng nµy ph¶i ®­îc thiÕt lËp quan hÖ tr­íc khi sö dông nh÷ng quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng bao gåm ba lo¹i quan hÖ c¬ b¶n. D÷ liÖu cña c¸c b¶ng lµ d÷ liÖu thùc tÕ tõ c¸c kho hå s¬. C¸c b¶ng ®­îc thiÕt lËp ®Ó l­u tr÷ ®Çy ®ñ th«ng tin cÇn thiÕt, ®ång thêi ®¶m b¶o kh«ng d­ thõa d÷ liÖu. viÖc hoµn thµnh c¸c b¶ng d÷ liÖu lµ hoµn thµnh c¬ b¶n viÖc thiÕt kÕ mét c¬ së d÷ liÖu khi nhËp liÖu, vÊn ®Ò cÇn quan t©m chÝnh lµ sù chÝnh x¸c cña chóng. Microsoft Access cã kh¶ n¨ng gióp chóng ta qui ®Þnh c¸c h×nh thøc biÓu diÔn d÷ liÖu vµ th«ng b¸o lçi khi d÷ liÖu nhËp kh«ng ®óng qui ®Þnh. §iÒu nµy ®­îc thùc hiÖn khi thiÕt kÕ mét b¶ng d÷ liÖu. CÊu tróc mçi tr­êng cña mét b¶ng gåm ba phÇn khi thiÕt kÕ vµ mçi tr­êng cã thuéc tÝnh riªng. §ã lµ c¸c tªn tr­êng, kiÓu d÷ liÖu cña tr­êng vµ phÇn m« t¶ d÷ liÖu. C¸c thµnh phÇn cña mét c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access gåm; + Text : KiÓu ch÷ tèi ®a lµ 255 ký tù + Memo: kiÓu v¨n b¶n + Number: kiÓu sè, cã thÓ lµ mét byte,integr,long integer, Single,double + Date/Time: kiÓu ngµy giê + Curency: kiÓu tiÒn tÖ + Counter: biÕn ®Õm + Yes/no: ®óng/sai + Ole: Nhóng vµ kÕt nèi ®èi t­îng. Mét ®èi t­îng d÷ lÖu cña phÇn mÒm kh¸c cho phÐp lång g¾n hay liªn kÕt vµo Microsoft Access . * TÝnh chÊt cña tr­êng: + File size: kÝch th­íc cña tr­êng ®­îc tÝnh b»ng byte + Format: hiÓn thÞ kiÓu sè häc vµ kiÓu ngµy theo d¹ng thøc. + Input mask: qui ®Þnh khung nhËp liÖu hiÓn thÞ c¸c ký tù mµ ng­êi sö dông ®Þnh s½n trong khu«n mÉu gióp ng­êi sö dông kh«ng ph¶i ®¸nh vµo c¸c ký tù khi nhËp d÷ liÖu. + Decimal places: qui ®Þnh nhËp ký tù thËp ph©n phÇn lÎ ®èi víi vïng sè häc. + Caption: chó gi¶i, qui ®Þnh mét chuçi ký tù dïng lµm nh·n cña vïng d÷ liÖu, nh·n nµy sÏ hiÖn ra cïng víi « d÷ liÖu trong b¸o biÓu vµ biÓu mÉu. + Default value: gi¸ trÞ mÆc nhiªn, qui ®Þnh mÆc nhiªn ®Ó Microsoft Access tù ®éng g¸n cho vïng khi ng­êi sö dông thªm mét mÈu tin míi vµo b¶ng. + Validation rule: qui t¾c kiÓm hîp qui ®Þnh giíi h¹n cña d÷ liÖu. +Validation text: V¨n b¶n kiÓm hîp lÖ, néi dung cña h«ng b¸o khi ng­êi sö dông nhËp liÖu kh«ng ®óng giíi h¹n cho phÐp. + Required: nÕu chän Yes ( th× b¾t buéc ph¶i nhËp vµo d÷ liÖu). +Allow zerolength: Cho phÐp chiÒu dµi rçng, chän yes nÕu tr­êng hîp cho phÐp gi¸ trÞ Null ®èi víi vïng kiÓu text hoÆc Memo + Indexed: Vïng chØ môc. * C¸ch ®Æt kho¸ chÝnh cho b¶ng Chän tr­êng ®­îc dïng lµm kho¸ chÝnh råi chän Edit – Set Primary Key. Ngoµi c¸ch t¹o lËp b¶ng mét c¸ch thñ c«ng nh­ trªn th× Microsoft Access cßn cung cÊp c«ng cô Table Wizarrd gióp ng­êi sö dông t¹o mét b¶ng d÷ liÖu heo sù h­íng dÉn tõng b­íc cña c«ng cô nµy. Tuy nhiªn mçi ch­¬ng tr×nh cã nh÷ng yªu cÇu riªng, nhÊt lµ tªn tr­êng cña b¶ng, do vËy c«ng cô Ýt ®­îc sö dông khi t¹o lËp c¸c b¶ng. Tuy nhiªn ®èi víi b¸o biÓu hay BiÓu mÉu th× c«ng cô Wizarrd l¹i rÊt ®­îc dïng tíi, nh­ng th­êng th× thiÕt kÕ víi Disgn View. b. B¶ng truy vÊn (Queries). * Giíi thiÖu chung vÒ b¶ng truy vÊn: Søc m¹nh cña mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu lµ kh¶ n¨ng truy vÊn d÷ liÖu víi ®iÒu kiÖn cña ng­êi dïng mét c¸ch nhanh chãng. VÒ ®iÒu kiÖn Microsoft Access lµm cho ng­êi sö dông hµi lßng víi kh¶ n¨ng kÕt xuÊt d÷ liÖu tõ mét thµnh phÇn kh¸c gäi lµ b¶ng truy vÊn. ViÖc t¹o mét b¶ng truy vÊn rÊt ®¬n gi¶n vµ dÓ hiÓu. Ta chØ cho Access lÊy d÷ liÖu tõ ®©u vµ lÊy nh÷ng g×, Microsoft Access sÏ dùa trªn c¸c mèi quan hÖ ®· ®­îc thiÕt lËp s¼n ®Ó rót ra c¸c th«ng tin mµ ng­êi sö dông yªu cÇu. Khi mét b¶ng truy vÊn ®­îc thùc hiÖn xong, nh÷ng d÷ liÖu tho¶ m·n yªu cÇu cña ng­êi sö dông sÏ ®­îc tËp hîp trong mét b¶ng d÷ liÖu gäi lµ: Dynaset. Gäi chóng lµ nh÷ng b¶ng d÷ liÖu ®éng v× trªn thùc tÕ Dynaset chØ ®­îc thùc hiÖn khi ta thùc hiÖn mét b¶ng truy vÊn (Run Queries). Nh÷ng th«ng tin trong Dynaset thay ®æi theo sù thay ®æi cña th«ng tin chøa trong b¶ng d÷ liÖu. Nhê sö dông c¸c b¶ng truy vÊn ta cã thÓ läc ®­îc nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt tõ c¸c b¶ng d÷ liÖu nguån. Microsoft Access cung cÊp cho ng­êi sö dông mét sè Queries cã c«ng dông vµ hiÖu qu¶ nh­ sau: + B¶ng truy vÊn lùa chän: (select query) lµ b¶ng truy vÊn ®­îc nhiÒu ng­êi dïng nhÊt. H×nh thøc cña nã gièng nh­ mét b¶ng d÷ liÖu. D÷ liÖu cña b¶ng truy vÊn ®­îc lùa chän tõ nhiÒu b¶ng kh¸c nhau cña c¬ së d÷ liÖu, ng­êi sö dông cã thÓ tham kh¶o, ph©n tÝch d÷ liÖu còng nh­ ®iÒu chØnh d÷ liÖu ngay trªn b¶ng truy vÊn hay sö dông b¶ng truy vÊn nh­ lµ d÷ liÖu c¬ së cho mét t¸c vô kh¸c. + B¶ng truy vÊn tham kh¶o chÐo (Crosstab Query): BiÓu diÔn kÕt qu¶ truy vÊn theo d¹ng hµng, cét cã tiªu ®Ò gièng nh­ mét b¶ng tÝnh. Víi b¶ng truy vÊn nµy ng­êi sö dông cã thÓ tæng hîp mét sè l­îng lín d÷ liÖu trong b¶ng d­íi d¹ng liÖt kª dÔ tham kh¶o h¬n. + B¶ng truy vÊn hµnh ®éng ( Action Query): B¶ng truy vÊn nµy gióp ng­êi sö dông thùc hiÖn nh÷ng thay ®æi víi nhiÒu mÉu tin cïng mét lóc hä còng cã thÓ sö dông b¶ng truy vÊn nµy ®Ó t¹o mét b¶ng míi, xo¸ nh÷ng mÉu tin trong mét b¶ng d÷ liÖu, söa ®æi hay thªm míi nh÷ng mÉu tin trong mét b¶ng d÷ liÖu. + B¶ng truy vÊn hîp nhÊt (Union Query): B¶ng truy vÊn nµy kÕt hîp nh÷ng vïng t­¬ng øng cña hai hay nhiÒu b¶ng. + B¶ng truy vÊn chuyÓn nh­îng (Pacsthrough Query) : Göi nh÷ng lÖnh tíi mét c¬ së d÷ liÖu SQL. + Truy vÊn khai b¸o sè liÖu (Data-Definition Queries): Dïng ®Ó t¹o, thay ®æi hoÆc xo¸ nh÷ng b¶ng d÷ liÖu trong mét s¬ së d÷ liÖu cña Microsoft Access b»ng c¸ch dïng c¸c lªnh SQL. Tuy nhiªn v× yªu cÇu cña ch­¬ng tr×nh kh«ng ®ßi hái nh÷ng th«ng tin qu¸ phøc t¹p hay truy cËp d÷ liÖu tõ c¸c c¬ së d÷ liÖu kh¸c nªn trong c¸c c¬ së d÷ liÖu cña ch­¬ng tr×nh qu¶n lý th­ viÖn chóng em sö dông lo¹i truy vÊn chän lùa. * C¸c c«ng dông cña Query: Microsoft Access cung cÊp cho ng­êi sö dông rÊt nhiÒu sù uyÓn chuyÓn trong viÖc t¹o lËp c¸c b¶ng truy vÊn b»ng c¸ch sö dông b¶ng truy vÊn ng­êi ta cã thÓ: + Lùa chän c¸c vïng d÷ liÖu cÇn thiÕt: Ng­êi sö dông kh«ng cÇn ph¶i bao hµm tÊt c¶ c¸c vïng cña mét hay nhiÒu b¶ng d÷ liÖu trong cïng mét b¶ng truy vÊn. + Lùa chän nh÷ng mÉu tin: Ng­êi sö dông cã thÓ quy ®Þnh nh÷ng tiªu chuÈn theo ®ã chØ cã c¸c mÉu tin tho¶ m·n c¸c tiªu chuÈn ®ã míi ®­îc hiÓn thÞ trong b¶ng kÕt qu¶ truy vÊn (Dynaset), ng­êi sö dông cã thÓ tham kh¶o nh÷ng mÉu tin theo mét thø tù quy ®Þnh. + Tham kh¶o d÷ liÖu thuéc nhiÒu b¶ng d÷ liÖu kh¸c nhau: Ng­êi sö dông cã thÓ thùc hiÖn viÖc tr¶ lêi mét c©u hái nµo ®ã liªn quan ®Õn d÷ liÖu thuéc nhiÒu b¶ng d÷ liÖu kh¸c nhau vµ hiÓn thÞ kÕt qu¶ trong Data Sheet. Ng­êi sö dông còng cã thÓ sö dông hái c¸c c©u hái liªn quan ®Õn d÷ liÖu thuéc mét c¬ së d÷ liÖu kh¸c cña c¸c phÇn mÒm qu¶n trÞ d÷ liÖu kh¸c. + Thùc hiÖn c¸c phÐp tÝnh: Ng­êi sö dông cã thÓ t¹o nh÷ng vïng d÷ liÖu míi trong ®ã chøa kÕt qu¶ cña nh÷ng phÐp tÝnh. + Sö dông c¸c b¶ng truy vÊn ®Ó lµm d÷ liÖu cho c¸c biÓu mÉu, b¸o biÓu vµ c¸c b¶ng truy vÊn kh¸c. §Ó lùa chän nh÷ng d÷ liÖu cÇn thiÕt cho biÓu mÉu hoÆc b¸o c¸o ng­êi sö dông cã thÓ t¹o mét b¶ng truy vÊn råi dïng b¶ng truy vÊn nµy nh­ mét b¶ng d÷ liÖu c¬ së cho mét biÓu mÉu hay mét b¸o c¸o mµ ng­êi sö dông sÏ t¹o ra. + Thùc hiÖn nh÷ng thay ®æi trong c¸c b¶ng d÷ liÖu ng­êi sö dông cã thÓ ®ång thêi thùc hiÖn viÖc cËp nhËp, xo¸, nhËp thªm c¸c mÉu tin míi b»ng c¸ch dïng mét b¶ng truy vÊn hµnh ®éng. Ng­êi sö dông còng cã thÓ sö dông mét b¶ng truy vÊn kiÓu nµy ®Ó t¹o mét b¶ng d÷ liÖu míi trong ®ã bao hµm nh÷ng mÉu tin lÊy tõ mét hay nhiÒu b¶ng d÷ liÖu ®· cã kh¸c. * C¸ch t¹o lËp mét b¶ng truy vÊn trong Microsoft Access . + X¸c ®Þnh c¸c b¶ng vµ c¸c tr­êng tham gia: Muèn t¹o mét b¶ng truy vÊn, ®Çu tiªn ng­êi sö dông ph¶i x¸c ®Þnh c¸c d÷ liÖu ra cña b¶ng truy vÊn nµy ®­îc lÊy tõ ®©u ? ng­êi sö dông sÏ chän nh÷ng b¶ng d÷ liÖu hoÆc nh÷ng b¶ng truy vÊn kh¸c ®Ó thªm vµo cöa sæ thiÕt kÕ b¶ng truy vÊn. + LËp tiªu chuÈn lùa chän. B¶ng kÕt qu¶ truy vÊn cã thÓ rÊt dµi vµ d­ thõa d÷ liÖu nÕu kh«ng cã nh÷ng tiªu chuÈn lùa chän. ViÖc ®Æt mét tiªu chuÈn chän lùa ta ph¶i dïng mét biÓu thøc. BiÓu thøc cã thÓ tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p, nã sÏ ®Þnh ra ®iÒu kiÖn mµ d÷ liÖu ph¶i tho¶ m·n míi ®­îc chän vµo b¶ng kÕt qu¶ truy vÊn. * §Æt c¸c thuéc tÝnh cho b¶ng truy vÊn: Microsoft Access cho phÐp chóng ta thiÕt lËp c¸c thuéc tÝnh cho tõng tr­êng cña b¶ng truy vÊn còng nh­ cho toµn b¶ng truy vÊn. C¸c thuéc tÝnh cña tõng tr­êng quy ®Þnh c¸ch thøc tr×nh bµy d÷ liÖu, c¸c thuéc tÝnh Query quy ®Þnh c¸ch thøc ho¹t ®éng cña nã. * Thùc hiÖn c¸c phÐp tÝnh trong b¶ng truy vÊn: Trong thùc tÕ chóng ta th­êng gÆp nh÷ng c©u hái ®Æt ra ®èi víi tõng nhãm d÷ liÖu. Microsoft Access cung cÊp cho chóng ta mét sè phÐp tÝnh ®Ó thùc hiÖn ®èi víi nh÷ng nhãm mÉu tin bao gåm c¸c hµm sau: Sum: TÝnh tæng c¸c gi¸ trÞ trªn mét tr­êng kiÓu sè Avg: tÝnh gi¸ trÞ trung b×nh cña mét tr­êng Min: TÝnh gi¸ trÞ nhá nhÊt cña mét tr­êng Max: TÝnh gi¸ trÞ lín nhÊt cña mét tr­êng Count: ®Õm sè mÈu tin trong tr­êng First: Gi¸ trÞ cña tr­êng ë mÉu tin ®Çu tiªn Last: Gi¸ trÞ cña tr­êng ë mÉu tin cuèi cïng. * S¾p xÕp c¸c m©u tin theo thø tù. Qui ®Þnh c¸c tham sè: chøc n¨ng nµy cho phÐp thay ®æi nhiÒu tiªu chuÈn chän lùa ®èi víi mét vïng Query. ®iÒu nµy lµm cho viÖc thiÕt kÕ còng nh­ sö dông Query linh ho¹t h¬n vµ thuËn tiÖn h¬n, c¸c tham sè dùa vµo Query lµ kh«ng h¹n chÕ c. BiÓu mÉu (Form): * Kh¸i niÖm vÒ biÓu mÉu trong Microsoft Access. Mét yªu cÇu kh«ng thÓ thiÕu ®­îc lµ ch­¬ng tr×nh ph¶i cã mét giao diÖn ®Ñp, dÔ sö dông vµ dÔ hiÓu. Cã thÓ nèi thiÕt kÕ giao diÖn lµ c«ng viÖc rÊt quan träng liªn quan ®Õn thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña mét hÖ ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm. HiÖn nay xu thÕ thiÕt kÕ c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm trªn Windows ph¸t triÓn m¹nh. C¸c ch­¬ng tr×nh nµy nhê sù hç trî cña m«i tr­êng ®å ho¹ ngµy cµng ®Ñp vµ th©n thiÖn víi ng­êi sö dông h¬n. BiÓu mÉu lµ mét c«ng viÖc vÒ d¹ng thøc cã thÓ sö dông ®Ó hiÓn thÞ d÷ liÖu theo c¸ch tæ chøc cña chóng ng­êi sö dông vµ thuËn tiÖn cho hä trong viÖc nhËn biÕt d÷ liÖu. Khi lµm viÖc víi c¸c biÓu mÉu ng­êi sö dông cã thÓ ®iÒu chØnh d÷ liÖu, xem d÷ liÖu vµ in d÷ liÖu. * C«ng dông cña c¸c biÓu mÉu: Ch­¬ng tr×nh qu¶n lý th­ viÖn cã môc ®Ých lµ ®­a ra nh÷ng thuËn lîi cho viÖc tra cøu ®èi víi ng­êi sö dông. §Ó ®¹t ®­îc môc ®Ých nµy ch­¬ng tr×nh cßn cÇn nh÷ng biÓu mÉu tr×nh bµy th«ng tin mét c¸ch khoa häc. Mçi biÓu mÉu thu nhËn nh÷ng th«ng tin tõ c¸c b¶ng nguån, b¶ng truy vÊn hay c¸c biÓu mÉu con vµ hiÓn thÞ lªn mµn h×nh hay m¸y in tuú theo së thÝch cña ng­êi sö dông. C¸c biÓu mÉu trong Microsoft Access rÊt linh ho¹t dÔ cËp nhËp, xem, chØnh , söa vµ in Ên. Trong m«i tr­êng Microsoft Access chóng ta cã thÓ thiÕt kÕ biÓu mÉu d­íi nhiÒu h×nh thøc: V¨n b¶n , h×nh ¶nh, ®å thÞ…, víi nh÷ng ®­êng nÐt vµ mµu s¾c tuú chän . Th«ng tin ®­a ra còng cã thÓ ®­îc chän läc hay ®­a ra theo mét thø tù tuú ý. BiÓu mÉu trong Microsoft Access cã rÊt nhiÒu c«ng dông. + BiÓu mÉu cung cÊp kh¶ n¨ng tiÖn lîi cho ng­êi sö dông ®Ó quan s¸t d÷ liÖu. Chóng ta cã thÓ xem xÐt h«ng tin cña biÓu mÉu d­íi nhiÒu h×nh thøc kh¸c nhau. §ã cã thÓ lµ d¹ng Form View ®Ó xem tõng b¶n ghi mét c¸ch riªng rÏ hoÆc d¹ng DataSheet ®Ó xem xÐt tÊt c¶ nh÷ng b¶n ghi cña biÓu mÉu ®ã . + Sö dông c¸c biÓu mÉu ®Ó gi¶m bít thêi gian còng nh­ sù phøc t¹p khi nhËp d÷ liÖu. Chóng ta còng cã thÓ sö dông danh s¸ch th¶ xu«ng (ComboBox) ®Ó t¨ng c­êng kh¶ n¨ng nhËp liÖu. Nh÷ng hép Combo cho phÐp chóng ta tËp hîp nh÷ng th«ng tin cã s½n, gióp gi¶m bít thêi gian còng nh­ t¨ng tèc ®é chÝnh x¸c khi cïng mét gi¸ trÞ cña th«ng tin ®­îc lÆp ®i lÆp l¹i nhiÒu lÇn. + BiÓu mÉu cßn cung cÊp c¸c « ®iÒu khiÓn tÝnh to¸n gióp chóng ta trong viÖc tæng hîp th«ng tin. * C¸c ®èi t­îng ®­îc sö dông trong biÓu mÉu: C¸c ®èi t­îng dïng trong biÓu mÉu rÊt ®a d¹ng chóng cã thÓ lµ c¸c « ®iÒu khiÓn nh­ Text Box, Label, Combo Box, Option Button, c¸c h×nh ¶nh, ®å ho¹ v.v.. C¸c « ®iÒu khiÓn trong Microsoft Access cã thÓ thuéc lo¹i Unbound Control hoÆc Bound Control. Unbound Control lµ nh÷ng ®èi t­îng kh«ng g¾n víi m«i tr­êng nµo trong c¸c b¶ng d÷ liÖu hoÆc truy vÊn. Chóng ta xem sÐt nh­ng ®èi t­îng ®­îc sö dông nhiÒu nhÊt trong biÓu mÉu. + C¸c hép v¨n b¶n (Text Box): Cã thÓ dïng ®Ó tr×nh bµy tªn, ®Þa chØ hay c¸c thuéc tÝnh c¸ nh©n kh¸c cña danh môc s¸ch, nh­ vËy hép v¨n b¶n nµy lµ nh÷ng Bound Control v× chóng ®­îc g¾n víi nh÷ng tr­êng ®· tån t¹i trong c¸c b¶ng d÷ liÖu hay truy vÊn. + C¸c nh·n (Label) dïng ®Ó trang trÝ biÓu mÉu hiÓn thÞ c¸c dßng ch÷ miªu t¶ nh­ tiªu ®Ò , chó gi¶i hay nh÷ng th«ng tin kh¸c trong biÓu mÉu . ¤ nh·n lu«n lu«n lµ Unbound Control vµ gi¸ trÞ cña nã lu«n lu«n kh«ng thay ®æi. +C¸c h×nh ¶nh ®å ho¹: (bound control) hay nh÷ng h×nh ¶nh ®Ó trang trÝ biÓu mÉu. + C¸c hép Combo vµ hép danh s¸ch: th­êng dïng ®Ó chøa mét gi¸ trÞ cña mét tr­êng nµo ®ã cã Ýt gi¸ trÞ gióp cho viÖc nhËp d÷ liÖu nhanh chãng chÝnh x¸c. + C¸c nót chän: cã thÓ lµ chän mét vµi gi¸ trÞ hoÆc chØ lµ mét trong sè c¸c gi¸ trÞ ®­a ra. + C¸c nót lÖnh: C¸c nót lÖnh lµ khi cã mét biÕn cè x¶y ra trªn nã th× nã sÏ thùc hiÖn mét sù kiÖn ®Ó ®¸p øng biÕn cè ®ã. C¸c biÕn cè cã thÓ bÊm nót chuét mét lÇn, bÊm ®óp chuét, di chuét, bÊm vµo c¸c phÝm Short cut… c¸c d÷ kiÖn cã thÓ x¶y ra rÊt nhiÒu lo¹i nh­ më mét sè biÓu mÉu thùc hiÖn Macro, Query. + Subform (biÓu mÉu phô): Thùc chÊt ®©y lµ mét ph­¬ng ph¸p ®­a d÷ liÖu tõ nhiÒu b¶ng cã quan hÖ víi b¶ng d÷ liÖu nguån cña biÓu mÉu chÝnh. Ph­¬ng ph¸p nµy ®Æc biÖt cã hiÖu qu¶ khi dïng kÕt nèi d÷ liÖu cña c¸c b¶ng cã quan hÖ Mét – NhiÒu. Th«ng tin ë phÝa bªn mét sÏ ®­îc ®­a vµo biÓu mÉu chÝnh vµ th«ng tin ë phÝa bªn nhiÒu sÏ ®­îc vµo biÓu mÉu phô . Nh­ vËy khi hiÓn thÞ biÓu mÉu ë d¹ng Formview th× nh÷ng th«ng tin ë phÝa nhiÒu sÏ cã quan hÖ víi mÉu tin t­¬ng øng cña phÝa bªn mét sÏ ®­îc tr×nh bµy. §iÒu nµy rÊt thuËn tiÖn ®Ó kÕt nèi d÷ liÖu. Ch¼ng h¹n khi xem toµn bé qu¸ tr×nh qu¶n lý danh môc s¸ch nµo ®ã th× chØ cÇn ®­a ra c¸c th«ng tin liªn quan tíi danh môc s¸ch ®ã vµo biÓu mÉu chÝnh, cßn c¸c th«ng tin vÒ nguån cung cÊp , nhµ xuÊt b¶n ®­îc ®­a vµo biÓu mÉu phô. ViÖc thiÕt kÕ biÓu mÉu phô còng t­¬ng ®­¬ng víi viÖc thiÕt kÕ mét biÓu mÉu chÝnh. Nguån d÷ liÖu thuéc c¸c biÓu mÉu phô nµy lµ b¶ng d÷ liÖu hoÆc b¶ng truy vÊn. Vµ ®Ó cã thÓ xem tÊt c¶ c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn th«ng tin ë biÓu mÉu chÝnh chóng ta cã thÓ thiÕt kÕ biÓu mÉu phô ë d¹ng DataSheet. Chóng ta còng ph¶i chØ ra tr­êng kÕt nèi ë c¸c môc tÝnh chÊt LinK ChildField (cña biÓu mÉu phô) vµ Link MaterField (cña biÓu mÉu chÝnh). Trªn ®©y lµ nh÷ng ®èi t­îng biÓu mÉu chñ yÕu ®­îc dïng trong ch­¬ng tr×nh. Ngoµi ra cßn mét vµi ®èi t­îng kh¸c nh­ h×nh vÏ hép kiÓm tra (Chek Box)… Tuy nhiªn chóng Ýt ®­îc sö dông vµ còng kh«ng phøc t¹p nªn kh«ng tr×nh bµy ra ®©y. * §Æt thuéc tÝnh cho c¸c ®èi t­îng cña c¸c biÓu mÉu: Khi thiÕt kÕ mét biÓu mÉu th× viÖc cµi ®Æt tÝnh chÊt cho c¸c ®èi t­îng biÓu mÉu lµ quan träng. Cã rÊt nhiÒu tÝnh chÊt ®Æc tr­ng cho tõng ®èi t­îng, nh­ng chóng ta cÇn xem xÐt mét vµi tÝnh chÊt th­êng dïng nhÊt: §Æt Font: §èi víi c¸c hép v¨n b¶n c¸c nh·n… §Æt mµu ch÷, mµu nÒn cña ®èi t­îng, cña biÓu mÉu, rÊt quan träng trong viÖc dïng biÓu mÉu lµm giao diÖn víi ng­êi dïng. §Æt tªn ®èi t­îng: tªn nµy dïng ®Ó lµm tham chiÕu ®Õn c¸c ®èi t­îng trong c¸c Modul ch­¬ng tr×nh. ChØ ra nguån d÷ liÖu cho ACCESS biÕt ®èi t­îng nµy lÊy ra tõ ®©u? Quy ®Þnh cho biÕt cã thÓ chØnh söa hay kh«ng? d. B¸o biÓu (Report): - C¸c kh¸i niÖm vÒ b¸o biÓu vµ c«ng dông cña nã: Ngoµi viÖc sö dông biÓu mÉu dïng ®Ó tr×nh bµy d÷ liÖu, ACCESS cßn cung cÊp mét ®èi t­îng kh¸c rÊt thÝch hîp cho viÖc t¹o c¸c b¶n b¸o c¸o cã d÷ liÖu lµ c¸c b¸o biÓu ( Report) c«ng cô nµy t¹o nhiÒu kh¶ n¨ng linh ho¹t vµ ®Æc biÖt thuËn tiÖn trong c«ng t¸c t¹o vµ in Ên c¸c b¶n b¸o c¸o, b¶ng tæng kÕt. Trong mét b¸o biÓu ng­êi sö dông cã thÓ tæ chøc th«ng tin, quy ®Þnh d¹ng thøc in sao cho phï hîp víi yªu cÇu vÒ th«ng tin còng nh­ mü quan cña ng­êi sö dông. Ng­êi sö dông còng cã thÓ dïng nhiÒu thµnh phÇn th«ng tin kh¸c nhau ®Ó thiÕt kÕ b¶ng b¸o biÓu cña m×nh, ch¼ng h¹n nh­: ch÷ sè, h×nh ¶nh, ®å thÞ vµ nh÷ng trang trÝ kh¸c. Khi sö dông Microsoft ACCESS ng­êi sö dông cã thÓ dïng b¸o biÓu ®Ó: + Tæ chøc vµ tr×nh bµy d÷ liÖu theo tõng nhãm + TÝnh to¸n céng trõ nhãm hoÆc tæng c¸c tÝnh to¸n kh¸c + Bao hµm biÓu mÉu, b¸o biÓu con, ®å thÞ trong b¸o biÓu + Tr×nh bµy d÷ liÖu d­íi d¹ng hÊp dÉn h¬n Trong b¸o biÓu d÷ liÖu cã thÓ ®­îc lÊy tõ nh÷ng b¶ng d÷ liÖu hoÆc b¶ng truy vÊn. D÷ liÖu còng cã thÓ ®­îc t¹o ra bëi nh÷ng quy ®Þnh tÝnh to¸n. §Æc biÖt c«ng cô Report Winzard gióp cho ng­êi sö dông mét vµi d¹ng chuÈn ®Ó hiÓn thÞ d÷ liÖu. TÊt nhiªn ng­êi sö dông hoµn toµn cã thÓ tù t¹o mét b¸o biÓu theo c¸ch riªng cña ng­êi sö dông, nh­ng th«ng th­êng nªn dïng c«ng cô nµy tr­íc råi sau ®ã söa l¹i theo ý m×nh, nh­ vËy sÏ tiÕt kiÖm rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc. - C¸c ®èi t­îng trong b¸o biÓu C¸c ®èi t­îng ®iÒu khiÓn trong b¸o biÒu còng t­¬ng tù nh­ trong biÓu mÉu. e. Macro: * Kh¸i niªm vµ c«ng cô Macro: Macro lµ mét lÖnh hay mét nhãm quy ®Þnh s½n ®Ó mçi khi gäi ra thi hµnh (b»ng c¸ch bÊm mét phÝm quy ®Þnh hay mét nót chuét) nã sÏ gióp ng­êi sö dông thùc hiÖn liªn tiÕp mét hay nhiÒu t¸c vô cïng mét lóc mét c¸ch tù ®éng. Mçi t¸c vô mµ ng­êi sö dông quy ®Þnh trong Macro ®Ó Microsoft Access thi hµnh ®­îc gäi lµ “mét hµnh ®éng” (Action) Microsoft Access cung cÊp 47 Action ®Ó ng­êi sö dông cã thÓ lùa chän mçi khi ng­êi sö dông muèn t¹o ra mét Macro trong c¬ s¬ d÷ liÖu cña m×nh. Khi ng­êi sö dông cho ch¹y mét Macro, Microsoft Access sÏ thùc hiÖn mét hµnh ®éng theo thø tù mµ ng­êi sö dông ®· quy ®Þnh trong Macro, nh÷ng hµnh ®éng ®ã t¸c ®éng lªn nh÷ng ®èi t­îng d÷ liÖu cho chÝnh ng­êi sö dông quy ®Þnh trong Macro. Trong mét Macro ng­êi sö dông còng cã thÓ thi hµnh mét Macro kh¸c. Macro cung cÊp cho ng­êi sö dông rÊt nhiÒu thuËn lîi. VÒ nguyªn t¾c bÊt kú mét t¸c vô nµo mµ ng­êi sö dông ph¶i thùc hiÖn, tèt nhÊt lµ nªn dïng mét Macro. ViÖc tù ®éng ho¸ thi hµnh mét t¸c vô mµ ng­êi sö dông ph¶i thùc hiÖn sÏ n©ng cao tÝnh hiÖu qu¶ vµ sù chÝnh x¸c cña d÷ liÖu. Víi Macro ng­êi sö dông cã thÓ: + §iÒu khiÓn c¸c biÓu mÉu vµ b¸o biÓu ho¹t ®éng ®ång thêi + T×m vµ läc th«ng tin mét c¸ch tù ®éng + X¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña nh÷ng « ®iÒu khiÓn trong biÓu mÉu. Ng­êi sö dông cã thÓ g¸n kÕt qu¶ tÝnh to¸n hoÆc mét d÷ liÖu tõ mét b¶ng d÷ liÖu kh¸c cho « ®iÒu khiÓn trong biÓu mÉu. + §¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña d÷ liÖu +Tù ®éng ho¸ viÖc chuyÓn liÖu +T¹o mét m«i tr­êng sö dông riªng cho ng­êi sö dông khi dïng Microsoft Access ng­êi sö dông cã thÓ dïng mét Macro ®Ó mçi khi më c¬ së d÷ liÖu ¸p dông cña m×nh th× sÏ tù ®éng më mét lo¹t truy vÊn, biÓu mÉu, b¸o biÓu. Cã thÓ thÊy Macro gièng nh­ mét ®o¹n ch­¬ng tr×nh chøa c¸c tÖp lÖnh tuÇn tù. Nh­ng Macro trong Microsoft Access kh«ng ®¬n thuÇn lµ viÖc ghi l¹i c¸c chuçi, c¸c phÝm tù ®éng thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc lËp l¹i, trong thùc tÕ nã cã thÓ thùc hiÖn nhiÒu chøc n¨ng thay cho viÖc ph¶i viÕt m· mét ®o¹n ch­¬ng tr×nh. Sö dông mét Macro ®«i khi cã hiÖu qu¶ h¬n viÖc viÕt m· nguån ®Ó thùc hiÖn cïng mét lóc c«ng viÖc v× Macro cã tÝnh chÝnh x¸c cao h¬n vµ tiÕt kiÖm thêi gian h¬n so víi viÖc viÕt ch­¬ng tr×nh. * T¹o mét Macro: Ng­êi sö dông cã thÓ t¹o mét Macro b»ng c¸ch t¹o mét cöa sæ Macro trong c¬ së d÷ liÖu hoÆc tõ c«ng cô Menu Builder… t¹i cöa sæ Macro chän mét hµnh ®éng trong sè c¸c hµnh ®éng ®­îc cung cÊp t¹i môc Action cña cöa sè thiÕt kÕ Macro. §èi víi mçi hµnh ®éng kh¸c nhau th× tham sè t­¬ng øng kh¸c nhau. Hµnh ®éng ë ®©y lµ më biÓu mÉu (Open Form) víi c¸c tham sè : tªn biÓu mÉu, d¹ng hiÓn thÞ, biÓu thøc läc d÷ liÖu, ®iÒu kiÖn, chÕ ®é d÷ liÖu vµ chÕ ®é cöa sæ. Trong mét sè tr­êng hîp ng­êi sö dông chØ cÇn thùc hiÖn mét hµnh ®éng hoÆc mét chuçi hµnh ®éng thuéc Macro, nÕu mét ®iÒu kiÖn ®Æc biÖt nµo ®ã ®­îc tho¶ m·n. Víi mét Macro nh­ thÕ nµy ng­êi sö dông cã thÓ më mét biÓu mÉu mµ chØ giíi h¹n ë nh÷ng b¶ng ghi cÇn thiÕt. §iÒu nµy rÊt cã Ýt cho ng­êi sö dông chØ muèn xem th«ng tin vÒ mét lo¹i s¸ch nµo ®ã mµ th«i. Macro trªn thùc hiÖn më mét biÓu mÉu víi danh môc s¸ch t­¬ng øng víi m· s¸ch mµ ng­êi sö dông trong hép combox. C¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn trong Macro lµ mét biÓu thøc to¸n häc Logic. §Ó thuËn tiÖn theo yªu cÇu cña bµi to¸n ta cã thÓ t¹o ra mét nhãm c¸c Macro cã liªn quan ®Õn nhau ®Ó thùc hiÖn mét c«ng viÖc nhÊt ®Þnh. Mçi Macro cã thÓ cã mét tham sè vµ nh÷ng ®iÒu kiÖn kh¸c nhau. Khi ®Þnh nghÜa mét nhãm Macro th× cöa sæ thiÕt kÕ cã thªm môc Macro Name ®Þnh nghÜa tªn Macro. Khi thiÕt kÕ c¸c ®èi t­îng ®iÒu khiÓn hoÆc c¸c thuéc tÝnh ta sÏ gäi c¸c Macro con. * Mét sè øng dông cña Macro: - §èi víi biÓu mÉu: C¸c Macro cã nhiÒu øng dông trong c¸c biÓu mÉu nh­: + §ång bé ho¸ c¸c biÓu mÉu: Khi quan s¸t mèi liªn hÖ gi÷a hai biÓu mÉu hay gi÷a c¸c b¶ng ghi trªn hai biÓu mÉu, chóng ta cã thÓ dïng Macro ®Ó ®ång bé ho¸ hai biÓu mÉu nµy. Khi t¹o Macro chóng ta ph¶i quyÕt ®Þnh biÓu mÉu nµo quyÕt ®Þnh tÝnh ®ång bé cña chóng vµ biÓu mÉu nµo lµ biÓu mÉu liªn hÖ. §iÒu kiÖn nµy ®­îc ¸p dông th«ng qua c¸c th«ng sè Filter Name vµ Where Codition. Ngoµi ra Macro cßn ®­îc sö dông ®Ó hiÓn thÞ ®ång thêi hai biÓu mÉu cã liªn quan t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc cËp nhËt hay chØnh söa d÷ liÖu. + Macro dïng ®Ó cËp nhËt d÷ liÖu: Cã thÓ sö dông Macro ®Ó cËp nhËt d÷ liÖu mét « ®iÒu khiÓn cña mét biÓu mÉu nµy b»ng gi¸ trÞ « ®iÒu khiÓn cña mét biÓu mÉu kh¸c, hoÆc cã thÓ cËp nhËt « ®iÒu khiÓn lÖ thuéc vµo mét gi¸ trÞ « ®iÒu khiÓn cña mét gi¸ trÞ kh¸c. + Macro ph¶n øng theo ®iÒu kiÖn cña biÓu mÉu: Khi lµm viÖc víi mét biÓu mÉu Microsoft Access cã thÓ nhËn biÕt sù kiÖn nµo ®ã ®ang x¶y ra. Nh÷ng sù kiÖn cã thÓ cã mét ®¸p øng thÝch hîp víi nã nh­ c¸c ®iÒu kiÖn onclick, onchange… sö dông Macro lµ mét ph­¬ng ph¸p hiÖu qu¶ ®Ó ®¸p øng víi mçi sù kiÖn ®ã. + Tù ®éng chuyÓn ®Õn mét ®iÒu khiÓn: §Ó lµm cho viÖc sö dông biÓu mÊu trë nªn dÔ dµng vµ t¨ng tèc ®é nhËp liÖu, ta cã thÓ dïng Macro ®Ó tù ®éng chuyÓn ®Õn mét ®iÒu khiÓn cña biÓu mÉu hiÖn thêi. + Sö dông Macro trong viÖc in d÷ liÖu: Chøc n¨ng in cña Macro cã thÓ sö dông ®Ó in c¸c biÓu mÉu, c¸c b¸o biÓu vµ c¸c b¶ng d÷ liÖu. Nã hç trë c¶ viÖc x¸c ®Þnh b¶ng in, mËt ®é in, ph¹m vi b¶ng in. - §èi víi c¬ së d÷ liÖu: Macro cã thÓ dïng ®Ó: Lùa chän c¸c b¶ng ghi trong mét sè øng dông cña c¬ së d÷ liÖu kh«ng ph¶i lóc nµo còng cÇn xem xÐt tÊt c¶ c¸c b¶ng ghi, ®«i khi ta chØ cÇn xem mét sè b¶ng ghi cÇn thiÕt.Khi ®ã viÖc lùa chän mét sè b¶ng ghi lµ cÇn thiÕt. Cã nhiÒu c¸ch ®Ó lùa chän b¶ng ghi, dïng Macro lµ mét c¸ch cã hiÖu qu¶. + T×m kiÕm b¶ng ghi. + Hîp thøc ho¸ d÷ liÖu. §Ó ®¶m b¶o th«ng tin cña hÖ thèng ph¶i cã sù kiÓm tra nh­: + KiÓm tra c¸c th«ng tin nhËp d÷ liÖu khi trïng trong hÖ thèng. + KiÓm tra quyÒn truy nhËp vµo hÖ thèng. Ch­¬ng II Kh¶o s¸t thùc tÕ. I. HÖ thèng qu¶n lý hiÖn t¹i cña th­ viÖn tr­êng T36. Tr­êng T36 ®­îc thµnh lËp trong bèi c¶nh ®Êt n­íc cßn ®ang trong cuéc kh¸ng chiÕn chèng mü cøu n­íc víi nhiÖm vô chÝnh cña tr­êng lµ ®µo t¹o c¸n bé chiÕn sü cã nghiÖp vô vÒ c¬ yÕu, th«ng tin v« tuyÕn ®iÖn phôc vô c«ng t¸c b¶o vÖ an ninh chÝnh trÞ ë MiÒn B¾c vµ t¨ng c­êng cho chiÕn tr­êng MiÒn Nam. Víi hoµn c¶nh ®Êt n­íc trong chiÕn tranh cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n nh­ng nhiÖm vô häc tËp vµ rÌn luyÖn vÉn ®­îc thÇy vµ trß c¸c kho¸ häc viªn ®Æt lªn hµng ®Çu. Ban Gi¸m HiÖu nhµ tr­êng qua c¸c thêi kú lu«n quan t©m ®Õn hÖ thèng th­ viÖn cña nhµ tr­êng v× ®©y lµ n¬i ®Ó sinh viªn nghiªn cøu häc hái trao ®æi kiÕn thøc qua s¸ch vë ®Ó n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô. Thêi kú ®ã ®Ó cã mét th­ viÖn hoµn chØnh vµ hiÖn ®¹i th× qu¶ thËt kh«ng ®¸p øng ®­îc, v× vËy nh÷ng ng­êi qu¶n lý trùc tiÕp th­ viÖn vµ nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm lu«n t×m tßi vµ cã nh÷ng s¸ng kiÕn ®Ó nh»m phôc vô tèt h¬n nhu cÇu häc tËp cña sinh viªn, nh­ng chñ yÕu lµ nh÷ng s¸ng kiÕn mang tÝnh thñ c«ng nÆng nhäc, nh÷ng ng­êi trùc tiÕp qu¶n lý ph¶i th­êng xuyªn lµm mét khèi l­îng c«ng viÖc kh¸ lín, hÖ thèng sæ s¸ch qu¶n lý cång kÒnh ®Ó theo dâi víi nhiÒu lo¹i biÓu mÉu rêm rµ, nÕu kh«ng cÈn thËn sÎ rÊt dÓ dÉn ®Õn nh»m lÉn g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý th­ viÖn. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y th­ viÖn tr­êng T36 còng ®· ®­îc nhµ tr­êng quan t©m ®æi míi phÇn nµo ®Ó ®¸p øng ®­îc nhu cÇu tèi thiÓu cña b¹n ®äc lµ sinh viªn nh­ng nh×n chung cßn rÊt h¹n chÕ, thiÕu sãt trong qu¶n lý. II. Nhu cÇu cÇn x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn míi ë tr­êng T36. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña ngµnh, hÖ thèng c¸c tr­êng c«ng an nh©n d©n còng ®ang ®­îc §¶ng, Nhµ n­íc vµ ngµnh c«ng an quan t©m ®Çu t­ x©y dùng, ®Ó ®µo t¹o nh÷ng c¸n bé c«ng an cã ®ñ n¨ng lùc, phÈm chÊt phôc vô c«ng t¸c b¶o vÖ an ninh trËt tù cho tæ quèc tr­êng T36 còng kh«ng n»m ngoµi chñ tr­¬ng trªn. Trong nh÷ng n¨m qua l­u l­îng häc sinh, sinh viªn hµng n¨m cã ®ñ tiªu chuÈn nhËp häc ngµy cµng ®«ng víi nhiÒu ngµnh häc kh¸c nhau nh­ m« h×nh liªn kÕt ®µo t¹o gi÷a tr­êng T36 vµ tr­êng §HBK Hµ Néi lµ mét ®iÓn h×nh. Nh­ ®· nãi ë trªn ®Ó t¹o m«i tr­êng häc tËp thuËn lîi, hÖ thèng th­ viÖn nhµ tr­êng còng cÇn ®æi míi ®Ó ®¸p øng nhu cÇu nghiªn cøu cña sinh viªn còng nh­ gi¶ng viªn trong nhµ tr­êng. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y hÖ thèng th­ viÖn tr­êng ®· ®­îc quan t©m cña cÊp trªn trang bÞ cho nhiÒu ®Çu s¸ch vÒ mäi lÜnh vùc, v× vËy viÖc qu¶n lý b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng lµ rÊt khã kh¨n, nhÊt lµ giê cao ®iÓm cã nhiÒu ng­êi cïng tham gia m­în tr¶. Tõ thùc tÕ nªu trªn th­ viÖn tr­êng T36 Bé c«ng an cã nhu cÇu thùc sù cÇn x©y dùng mét hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn cho tr­êng T36, ng­êi x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: Rót ng¾n thêi gian tra cøu ®¸p øng yªu cÇu cña b¹n ®äc. Gi¶m thiÓu sè l­îng thao t¸c thñ c«ng. B¸o c¸o thèng kª vÒ th­ viÖn mét c¸ch nhanh nhÊt. KiÓm so¸t qu¶n lý th­ viÖn chÝnh x¸c. Cung cÊp th«ng tin ®­a ra d÷ liÖu chÝnh x¸c theo yªu cÇu. III. Nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n cña viÖc ®­a tin häc vµo qu¶n lý th­ viÖn tr­êng T36. Trong bèi c¶nh hiÖn nay ai còng biÕt nÕu ¸p dông thµnh c«ng tin häc vµo qu¶n lý lÜnh vùc nµo ®ã th× hiÖu xuÊt c«ng viÖc rÊt cao, gi¶m bít søc lao ®éng cña con ng­êi, mäi th«ng tin ®Çu vµo, ®Çu ra ®­îc qu¶n lý chÆt chÏ, thèng kª, xö lý chÝnh x¸c, nhanh gän, râ rµng ®em l¹i lîi Ých cho ng­êi sö dông. 1. Nh÷ng thuËn lîi: Dïng m¸y tÝnh ®Ó t×m kiÕm th«ng tin vÒ s¸ch, vÒ t¸c gi¶, vÒ ®éc gi¶ sÏ rÊt nhanh chãng vµ chÝnh x¸c, viÖc l­u tr÷ b»ng m¸y tÝnh sÏ trë nªn rÊt thuËn lîi gän nhÑ gióp cho c«ng viÖc b¶o qu¶n ®­îc tèt h¬n. Lùa chän phÇn mÒm qu¶n lý th­ viÖn ®¸p øng ®­îc yªu cÇu vÒ mÆt th«ng tin ®Çy ®ñ gióp ng­êi qu¶n lý ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña ®éc gi¶ mét c¸ch nhanh chãng chÝnh x¸c. HÖ thèng qu¶n lý míi sÏ gi¶m bít ®­îc sè thao t¸c thñ c«ng, v× vËy gi¶m bít ®­îc sè nh©n viªn, chØ cÇn mét sè nh©n viªn nhÊt ®Þnh ®­îc trang bÞ kiÕn thøc khai th¸c, sö dông hÖ thèng lµ ®ñ. 2. Nh÷ng khã kh¨n. §Ó x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn míi, bªn c¹nh nh÷ng mÆt thuËn lîi kÓ trªn, nh÷ng ng­êi x©y dùng hÖ thèng còng cßn gÆp mét sè khã kh¨n sau: Ph¶i tiÕn hµnh lËp dù to¸n, dù trï kinh phÝ mua s¾m thiÕt bÞ cho phï hîp vµ ph¶i cã h­íng më réng hÖ thèng khi cã nhu cÇu cho t­¬ng lai, ph¶i tiÕn hµnh ®µo t¹o, båi d­ìng vÒ kiÕn thøc tin häc cho sè c¸n bé lµ nh©n viªn lµm trong th­ viÖn. Ph©n lo¹i, cËp nhËt sè s¸ch vµ tµi liÖu phôc vô häc tËp hiÖn cã trong th­ viÖn theo B¶ng ph©n lo¹i dïng cho c¸c th­ viÖn khoa häc tæng hîp do Bé v¨n ho¸ th«ng tin - Th­ viÖn quèc gia ViÖt nam ph¸t hµnh, tiÕn hµnh s¾p xÕp l¹i hÖ thèng gi¸ ®Ó s¸ch, tñ ®ùng s¸ch theo tr×nh tù cña hÖ thèng. Lµm míi vµ söa ch÷a l¹i hÖ thèng tñ ®ùng môc lôc ph©n lo¹i s¸ch, s¾p xÕp theo tr×nh tù c¸c hép phÝch ®Ó tiÖn cho viÖc ng­êi dïng tra cøu. TiÕn hµnh phæ biÕn vµ h­íng dÉn ®¨ng ký viÖc lµm thÎ th­ viÖn cho ®éc gi¶ theo yªu cÇu vµ biÓu m©ò quy ®Þnh cña hÖ thèng. Ch­¬ng III Ph©n tÝch hÖ thèng §©y lµ b­íc quan träng mµ ng­êi ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng ph¶i ®­a ra c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng vµ chØ ra c¸c mèi quan hÖ gi÷a c¸c chøc n¨ng. Theo nghÜa hÑp ph©n tÝch hÖ thèng lµ giai ®o¹n 2, ®i sau giai ®o¹n kh¶o s¸t s¬ bé, lµ giai ®o¹n b¶n lÒ gi÷a kh¶o s¸t s¬ bé vµ giai ®o¹n ®i s©u vµo c¸c thµnh phÇn hÖ thèng. Qua giai ®o¹n nµy ng­êi ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng x©y dùng ®­îc c¸c biÓu ®å m« t¶ logic chøc n¨ng xö lý cña hÖ thèng. Giai ®o¹n nµy gäi lµ giai ®o¹n thiÕt kÕ logic chuÈn bÞ cho giai ®o¹n thiÕt kÕ vËt lý. I. Môc tiªu cña hÖ thèng. X©y dùng hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn: Gióp cho ng­êi qu¶n lý th­ viÖn truy xuÊt th«ng tin vÒ s¸ch ,vÒ ®éc gi¶ vµ c¸c th«ng tin liªn qua ®Õn viÖc qu¶n lý th­ viÖn mét c¸ch nhanh chãng vµ chÝnh x¸c. HÖ thèng ph¶i ®¸p øng ®­îc: Qu¶n lý chi tiÕt vÒ s¸ch vÒ t¸c gi¶, vÒ nhµ xuÊt b¶n, vÒ ®éc gi¶, vÒ m­în tr¶, vÒ sè l­îng s¸ch cã trong th­ viÖn vµ sö lý vÒ m­în tr¶ qu¸ h¹n, ®óng h¹n. §èi víi ng­êi khai th¸c hÖ thèng: Kh¶ n¨ng truy nhËp d÷ liÖu nhanh chãng, thao t¸c vµo ra d÷ liÖu ph¶i ®¬n gi¶n, chÝnh x¸c, dÔ thùc hiÖn, cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn lçi tèt, giao diÖn tr×nh bµy ®Ñp, dÔ hiÓu, thèng nhÊt vÒ ph­¬ng ph¸p lµm viÖc t¹o cho ng­êi sö dông thao t¸c dÓ dµng. II. Ph©n tÝch chøc n¨ng cña hÖ thèng. 1. Chøc n¨ng cña hÖ thèng: * CËp nhËp th«ng tin: - CËp nhËp ®éc gi¶: + NhËp th«ng tin ®éc gi¶ míi: §©y lµ chøc n¨ng dïng ®Ó cËp nhËt th«ng tin ®éc gi¶ míi ®Ó ®­îc cÊp thÎ th­ viÖn vµ tham gia t×m hiÓu s¸ch trong th­ viÖn. + Söa xo¸ th«ng tin ®éc gi¶: §©y lµ chøc n¨ng dïng ®Ó söa l¹i c¸c th«ng tin cßn thiÕu sãt trong qu¸ tr×nh cËp nhËt hay xo¸ bá th«ng tin ®éc gi¶ khái th­ viÖn khi kh«ng cßn nhu cÇu ®äc s¸ch hoÆc sinh viªn ra tr­êng. - CËp nhËp s¸ch: + NhËp th«ng tin s¸ch míi: Còng nh­ nhËp th«ng tin vÒ ®éc gi¶ môc nhËp th«ng tin vÒ s¸ch míi còng cËp nhËt nh÷ng ®Çu s¸ch mµ th­ viÖn míi ®­îc bæ sung ®Ó kÞp thêi t¨ng thªm th«ng tin cho th­ viÖn. + Söa, xo¸ th«ng tin s¸ch: Khi s¸ch kh«ng cßn ®­îc sö dông hoÆc s¸ch bÞ mÊt, háng th× chøc n¨ng nµy sÏ ®¶m nhËn vai trß huû th«ng tin vÒ quyÓn s¸ch ®ã.. * Xö lý m­în tr¶: - Xö lý m­în: §©y lµ chøc n¨ng xö lý th«ng tin vÒ m­în s¸ch cña ®éc gi¶. Khi ®éc gi¶ ®Õn th­ viÖn viÖc ®Çu tiªn lµ ®Õn hép tñ ®ùng phÝch s¸ch sau ®ã t×m lo¹i s¸ch m×nh cÇn m­în vµ ®­a thÎ ®éc gi¶ cïng víi thÎ phÝch cho nh©n viªn th­ viÖn ®Ó nh©n viªn th­ viÖn kiÓm tra vµ cËp nhËt nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt vµo hÖ thèng (Th«ng tin ®éc gi¶, th«ng tin s¸ch, ngµy m­în, ngµy hÑn tr¶, sè l­îng m­în) vµ tr¶ lêi cho ®éc gi¶ vÒ viÖc m­în s¸ch. - Xö lý tr¶: Khi ®éc gi¶ ®Õn tr¶ s¸ch th× chøc n¨ng nµy sÏ t×m ®éc gi¶ ®· m­în vµ sau ®ã cËp nhËt vµo ngµy tr¶ vµ sè l­îng tr¶ ®Ó xö lý th«ng tin tr¶ s¸ch cña ®éc gi¶. - Xãa th«ng tin m­în tr¶: Khi ®éc gi¶ ®· tr¶ s¸ch vµ nh÷ng th«ng tin m­în tr¶ s¸ch cña ®éc gi¶ kh«ng cßn phï hîp víi c¸c yªu cÇu vÒ thèng kª, b¸o c¸o cña th­ viÖn th× sÏ ®­îc xo¸ khái hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn. * T×m kiÕm - T×m th«ng tin ®éc gi¶: T×m kiÕm c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn ®éc gi¶ nh­: M· ®éc gi¶, tªn ®éc gi¶. - T×m th«ng tin s¸ch: T×m c¸c th«ng tin vÒ s¸ch nh­: T×m tªn s¸ch, lo¹i s¸ch, m· s¸ch, tªn t¸c gi¶ vµ tªn nhµ xuÊt b¶n. * Thèng kª - Thèng kª ®éc gi¶: §©y lµ ch­¬ng tr×nh dïng ®Ó thèng kª c¸c th«ng tin vÒ ®éc gi¶ gióp cho ng­êi qu¶n lý th­ viÖn thèng kª vÒ sè l­îng ®éc gi¶ ®­îc nhanh h¬n vµ chÝnh x¸c h¬n. - Thèng kª s¸ch: Víi hÖ thèng th­ viÖn nµy môc thèng kª s¸ch cã vai trß quan träng trong viÖc kiÓm tra l¹i sè l­îng s¸ch hiÖn t¹i vµ sè l­îng s¸ch ®ang ®­îc m­în. - Thèng kª tæng hîp. * Tho¸t - VÒ ACCESS: Trë vÒ c¬ së d÷ liÖu. - VÒ Window : Tho¸t khái ch­¬ng tr×nh. 2. Ph©n tÝch nhiÖm vô cña tõng chøc n¨ng. a.Chøc n¨ng cËp nhËp th«ng tin: Cã hai nhiÖm vô lµ CËp nhËp ®éc gi¶ vµ CËp nhËp s¸ch. Chøc n¨ng cËp nhËp ®éc gi¶ cã nhiÖm vô cËp nhËp ®éc gi¶, cËp nhËp th«ng tin vÒ ®éc gi¶ nh­ : M· ®éc gi¶, hä vµ tªn, n¨m sinh, ®Þa chØ, giíi tÝnh, thÎ sinh viªn (nÕu cã), ngµy nhËp; ngoµi chøc n¨ng cËp nhËp th«ng tin môc nµy cßn cã nhiÖm vô söa ,xo¸ th«ng tin vÒ ®éc gi¶. Chøc n¨ng CËp nhËp s¸ch cã nhiÖm vô nhËp th«ng tin s¸ch vµ söa xo¸ th«ng tin vÒ s¸ch. Chøc n¨ng nµy khi nhËp m· ®éc gi¶ vµ m· s¸ch vµo hÖ thèng th× m· nµy sÏ ®­îc kiÓm tra, nÕu trïng m· do sù bæ sung th× hÖ thèng sÏ b¸o vµ ng­êi khai th¸c hÖ thèng sÏ chØnh söa th«ng tin ®Çu vµo cña tõng m· cho chÝnh x¸c. Khi cËp nhËp cã thÓ sai hoÆc thiÕu th«ng tin nµo ®ã cña danh môc cËp nhËp th× hÖ thèng cho phÐp söa l¹i tÊt c¶ c¸c th«ng tin cña b¶n tin ®ã. b. Chøc n¨ng xö lý m­în tr¶ s¸ch: Chøc n¨ng nµy cã hai nhiÖm vô xö lý vÒ m­în vµ tr¶ s¸ch. Trong chøc n¨ng cã nhiÖm vô ®­a ra nh÷ng th«ng b¸o vÒ m­în tr¶ s¸ch ®óng h¹n, qu¸ h¹n cña ®éc gi¶ ®Ó ng­êi qu¶n lý th­ viÖn biÕt ®­îc qu¸ tr×nh m­în tr¶ s¸ch cña mét ®éc gi¶ nµo ®ã vµ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña th­ viÖn ®Ó cã h×nh thøc xö lý theo quy ®Þnh cña th­ viÖn. c. Chøc n¨ng t×m kiÕm Chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô lµ t×m kiÕm th«ng tin ®éc gi¶ vµ t×m th«ng tin s¸ch, ®Ó kÞp thêi phôc vô cho viÖc kiÓm tra vµ ®¨ng ký l¹i ®éc gi¶ míi vµ s¸ch míi ®Ó tr¸nh tr­êng hîp trïng lÆp trong khi nhËp. d. Chøc n¨ng thèng kª Chøc n¨ng nµy cã hai nhiÖm vô lµ thèng kª ®éc gi¶ vµ thèng kª s¸ch, cã nhiÖm vô ®­a ra nh÷ng sè liÖu cô thÓ vÒ ho¹t ®éng cña th­ viÖn theo yªu cÇu cña cÊp trªn vÝ dô nh­ yªu cÇu thèng kª t×nh h×nh ho¹t ®éng cña th­ viÖn cho Ban gi¸m hiÖu nhµ tr­êng. e. Chøc n¨ng tho¸t Chøc n¨ng nµy cho phÐp khi ®ang ë ch­¬ng tr×nh chÝnh cã thÓ tho¸t vÒ m«i tr­êng ACCESS ®Ó lµm ®Ó tiÕp tôc lµm viÖc víi c¬ së d÷ liÖu hay cho phÐp tho¸t vÒ m«i tr­êng Windows ®Ó lµm c«ng viÖc kh¸c hoÆc nghØ viÖc. IV. X©y dùng biÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng (BPC): BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cho ta c¸i nh×n tæng qu¸t cña hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn. Nã chØ ra nh÷ng rµng buéc mµ ng­êi viÕt ch­¬ng tr×nh ph¶i thùc hiÖn, x¸c ®Þnh nh÷ng g× mµ hÖ thèng ph¶i lµm. * Ph©n r· chøc n¨ng cËp nhËt: + CËp nhËt ®éc gi¶ : cã 2 chøc n¨ng, 1 kho th«ng tin vµ 1 t¸c nh©n ngoµi. V. X©y dùng biÓu ®å luång d÷ liÖu : C¸c ký hiÖu sö dông trong m« h×nh luång d÷ liªu: * Chøc n¨ng xö lý: BiÕn ®æi th«ng tin - BiÓu diÓn: Lµ h×nh trßn ë trong ghi tªn chøc n¨ng. *Luång d÷ liÖu: Lµ luång th«ng tin vµo hoÆc ra khái chøc n¨ng: - BiÓu diÔn: Dïng c¸c mòi tªn cã h­íng, viÕt tªn däc theo mòi tªn. *Kho d÷ liÖu: Lµ th«ng tin cÇn cÊt gi÷ ®Ó sau ®ã cã mét hoÆc nhiÒu chøc n¨ng sö dông chóng. BiÔu diÔn: Dïng hai ®­êng th¼ng song song ë gi÷a ghi tªn th«ng tin * Thùc thÓ: (C¸c t¸c nh©n ngoµi): lµ c¸c tæ chøc hoÆc c¸ nh©n n»m ngoµi hÖ thèng nh­ng cã trao ®æi th«ng tin víi hÖ thèng. - BiÓu diÔn: Dïng h×nh ch÷ nhËt bªn trong ghi tªn: 1. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh: BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh ®­îc x©y dùng ë giai ®o¹n ®Çu cña qu¸ tr×nh ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng, ®­îc dïng ®Ó v¹ch ranh giíi hÖ thèng vµ buéc qu¸ tr×nh thiÕt kÕ hÖ thèng c¸c b­íc sau ph¶i tu©n thñ. S¬ ®å diÔn t¶ tËp hîp c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng trong c¸c mèi quan hÖ tr­íc sau trong tiÕn tr×nh xö lý. HÖ thèng qu¶n lý th viÖn Nhµ xuÊt b¶n §éc gi¶ B Gi¸m HiÖu HÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn cã c¸c t¸c nh©n ngoµi lµ: + Nhµ xuÊt b¶n s¸ch + §éc gi¶ + Ban gi¸m hiÖu * HÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn cÇn giao dÞch víi c¸c t¸c nh©n ngoµi lµ ®éc gi¶ ®Ó qu¶n lý vµ tho¶ thuËn nh÷ng thñ tôc cña th­ viÖn ®Ò ra, nh­ yªu cÇu vÒ m­în tr¶ s¸ch cña ®éc gi¶ vµ xö lý c¸c th«ng tin kh¸c liªn quan ®Õn quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña ®éc gi¶. * Khi hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn nhËn ®­îc yªu cÇu cña ®éc gi¶ (T¸c nh©n ngoµi) hai bªn cã sù giao dÞch trao ®æi, nÕu thµnh c«ng th× hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn sÏ ®¸p øng yªu cÇu cña ®éc gi¶. * Chøc n¨ng qu¶n lý th­ viÖn cã nhiÖm vô b¸o c¸o theo yªu cÇu cña Ban Gi¸m HiÖu vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña th­ viÖn ®Ó Ban Gi¸m HiÖu cã kÕ ho¹ch vµ ®Þnh h­íng ho¹t ®éng cho th­ viÖn. 2. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh. CËp nhËt Xö l ý m­în tr¶ B¸o c¸o, thèng kª T×m kiÕm B Gi¸m HiÖu §éc gi¶ M­în tr¶ S¸ch §éc gi¶ Nhµ xuÊt b¶n §éc gi¶ S¸ch + CËp nhËt göi phiÕu ®Æt s¸ch cho t¸c nh©n ngoµi lµ nhµ xuÊt b¶n, nhµ xuÊt b¶n sÏ giao s¸ch vµ phiÕu nhËp s¸ch cho ng­êi qu¶n lý th­ viÖn, vµ ng­êi qu¶n lý th­ viÖn cã tr¸ch nhiÖm cËp nhËt s¸ch vµo hÖ thèng cô thÓ nh­ nhËp m· s¸ch, tªn s¸ch, tªn t¸c gi¶ v.v... vµo hÖ thèng. + T¸c nh©n ngoµi lµ ®éc gi¶ yªu cÇu ®Õn m­în tr¶ s¸ch, ng­êi khai th¸c hÖ thèng nhËn th«ng tin vÒ ®éc gi¶ vµ sö lý th«ng tin nh­ thÎ ®éc gi¶, thÎ sinh viªn vµ qu¸ tr×nh m­în tr¶ s¸ch cña ®éc gi¶ ®ã, nÕu ®¶m b¶o yªu cÇu quy ®Þnh cña th­ viÖn th× tiÕn hµnh cho m­în tr¶ s¸ch theo yªu cÇu cña ®éc gi¶ ®ã. + Chøc n¨ng thèng kª b¸o c¸o: chøc n¨ng nµy lÊy th«ng tin tõ kho s¸ch, kho ®éc gi¶, kho m­în tr¶ göi sang chøc n¨ng thèng kª b¸o c¸o. + Chøc n¨ng t×m kiÕm: chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô t×m kiÕm theo yªu cÇu cña trªn cô thÓ nh­ : Ban Gi¸m HiÖu, cña ®éc gi¶ chøc n¨ng nµy lÊy th«ng tin tõ kho ®éc gi¶ vµ kho s¸ch. + Chøc n¨ng xö lý m­în tr¶: Chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô xö lý m­în tr¶ theo quy ®Þnh cña th­ viÖn nÕu ®éc gi¶ qu¸ h¹n th× hÖ thèng sÏ ®­a ra nh÷ng th«ng b¸o ®Ó ng­êi qu¶n lý th­ viÖn kÞp thêi xö lý c¸c ®éc gi¶ nµy theo néi quy ho¹t ®éng cña th­ viÖn. 3. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh: §éc gi¶ §éc gi¶ Söa, xo¸ th«ng tin ®éc gi¶ Thªm th«ng tin ®éc gi¶ míi * Ph©n r· chøc n¨ng cËp nhËt: + CËp nhËt ®éc gi¶ : cã 2 chøc n¨ng, 1 kho th«ng tin vµ 1 t¸c nh©n ngoµi. + Chøc n¨ng thªm th«ng tin ®éc gi¶ míi cÇn giao dÞch víi t¸c nh©n ngoµi lµ ®éc gi¶ nÕu thµnh c«ng th× chøc n¨ng thªm ®éc gi¶ míi sÏ göi th«ng tin ®Õn ®éc gi¶ + Chøc n¨ng söa, xo¸ th«ng tin vÒ ®éc gi¶: . Söa: cã nhiÖm vô söa nh÷ng th«ng tin vÒ ®éc gi¶ khi ng­êi qu¶n lý vµ ®éc gi¶ cã sù nhÇm lÉn trong khi cËp nhËt. . Xo¸: chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô xo¸ ®éc gi¶ khi ®éc gi¶ kh«ng cã nhu cÇu vÒ m­în tr¶ nh­: Sinh viªn ra tr­êng hoÆc sinh viªn vi ph¹m nh÷ng quy ®Þnh cña th­ viÖn. + CËp nhËt s¸ch: S¸ch Nhµ xuÊt b¶n Söa, xo¸ th«ng tin S¸ch Thªm th«ng tin S¸ch míi - Trong s¬ ®å nµy cã 2 chøc n¨ng chÝnh: + Chøc n¨ng thªm s¸ch míi. + Söa, xo¸ th«ng tin s¸ch. - T¸c nh©n ngoµi lµ: S¸ch. - Kho th«ng tin lµ: s¸ch. - Chøc n¨ng thªm s¸ch míi: chøc n¨ng nµy cã quan hÖ víi t¸c nh©n ngoµi lµ s¸ch, khi ®­îc cÊp cã thÈm quyÒn ®ång ý vÒ cho nhËp s¸ch míi, th× ng­êi qu¶n lý yªu cÇu nhµ xuÊt b¶n cung cÊp s¸ch míi sau ®ã tiÕn hµnh c¸c quy tr×nh nhËp tªn s¸ch, lo¹i s¸ch vµ nhËp s¸ch vµo kho s¸ch. - Chøc n¨ng söa, xo¸ th«ng tin vÒ s¸ch: . Söa: Chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô söa th«ng tin vÒ s¸ch khi ng­êi qu¶n lý th­ viÖn ph¸t hiÖn trong qu¸ tr×nh nhËp s¸ch cã sù nhÇm lÉn cÇn söa ch÷a l¹i. . Xãa: Chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô xo¸ nh÷ng th«ng tin vÒ cuèn s¸ch nµo ®ã kh«ng cßn tån t¹i trong th­ viÖn hoÆc kh«ng cßn sö dông ®­îc n÷a. - Ph©n r· chøc n¨ng t×m kiÕm: + T×m kiÕm ®éc gi¶: T×m theo tªn ®éc gi¶ ®éc gi¶ §éc gi¶ T×m theo m· ®éc gi¶ Ban gi¸m hiÖu Trong s¬ ®å nµy: cã 1 kho th«ng tin vµ hai t¸c nh©n ngoµi lµ ®éc gi¶ vµ Ban gi¸m hiÖu - Cã 2 chøc n¨ng chÝnh: + Chøc n¨ng: . T×m theo m· ®éc gi¶. . T×m theo tªn ®éc gi¶. - ë hai chøc n¨ng trªn sÏ thùc hiÖn viÖc t×m kiÕm c¸c th«ng tin vÒ ®éc gi¶ nh­ t×m theo tªn vµ t×m theo m· ®éc gi¶ khi cã yªu cÇu d÷ liÖu ®­îc lÊy ra tõ kho th«ng tin ®éc gi¶, kho th«ng tin nµy sÏ cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ ®éc gi¶ ®· ®­îc l­u trong hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn. + T×m kiÕm s¸ch: T×m tªn t¸c gi¶ S¸ch B gi¸m hiÖu T×m theo m· s¸ch T×m theo lo¹i s¸ch T×m theo tªn s¸ch §éc gi¶ T×m tªn nhµ XB s¸ch S¸ch §éc gi¶ B gi¸m hiÖu - Trong s¬ ®å t×m kiÕm nµy thùc hiÖn 5 chøc n¨ng chÝnh: + T×m theo m· s¸ch. + T×m theo tªn s¸ch. + T×m tªn nhµ xuÊt b¶n. + T×m theo lo¹i s¸ch. + T×m tªn t¸c gi¶. - Cã 2 t¸c nh©n ngoµi: §éc gi¶, Ban gi¸m hiÖu. D÷ liÖu ®­îc c¸c chøc n¨ng lÊy tõ kho th«ng tin s¸ch ®Ó phôc vô t×m kiÕm theo c¸c tiªu chÝ mµ c¸c chøc n¨ng ®· ®Þnh ra.  - Ph©n r· chøc n¨ng Xö lý m­în tr¶: M­în tr¶ Xö lý m­în, tr¶ Xö lý qu¸ h¹n §éc gi¶ §éc gi¶ - §©y lµ s¬ ®å dïng ®Ó biÓu diÔn c¸c th«ng tin xö lý m­în tr¶ cña ®éc gi¶ s¬ ®å nµy gåm cã hai chøc chøc n¨ng chÝnh: + Chøc n¨ng: xö lý m­în, tr¶. + Chøc n¨ng: xö lý qu¸ h¹n. Cã 1 t¸c nh©n ngoµi lµ §éc gi¶. Khi ®éc gi¶ ®Õn th­ viÖn yªu cÇu m­în hoÆc tr¶ s¸ch th× c¸n bé th­ viÖn kiÓm tra ®éc gi¶ nµy ®· ®¨ng ký víi th­ viÖn hay ch­a d÷ liÖu nµy ®­îc lÊy ra tõ kho th«ng tin ®éc gi¶, nÕu cã th× sÏ xö lý th«ng tin vÒ m­în tr¶. TÊt c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn m­în hay tr¶ ®Òu ®­îc cËp nhËt hoÆc lÊy ra tõ kho M­în tr¶. Trong chøc n¨ng xö lý qu¸ h¹n th× th«ng tin vÒ c¸c ®éc gi¶ m­în s¸ch qu¸ h¹n ch­a tr¶ sÏ hiÖn ra vµ c¸n bé th­ viÖn sÏ in phiÕu ®Ò nghÞ c¸c ®éc gi¶ nµy tr¶ s¸ch. - Ph©n r· chøc n¨ng Thèng kª: - Thèng kª ®éc gi¶ : M­în tr¶ Tk §G ®ang m­în B gi¸m hiÖu §éc gi¶ Tk §G qu¸ h¹n - Trong s¬ ®å nµy cã hai chøc n¨ng chÝnh: + Chøc n¨ng: Thèng kª ®éc gi¶ qu¸ h¹n. + Chøc n¨ng: Thèng kª ®éc gi¶ ®ang m­în. - Cã 1 T¸c nh©n ngoµi. - Cã 2 kho d÷ liÖu ®­îc lÊy ra. * Khi cÇn thèng kÕ vÒ sè ®éc gi¶ hay do yªu cÇu cña Ban gi¸m HiÖu th× c¸n bé thèng kª sÏ thèng kª ®­îc vÒ sè l­îng ®éc gi¶ ®ang m­în vµ sè ®éc gi¶ m­în qu¸ h¹n ch­a tr¶ ®Ó cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi. TÊt c¶ d÷ liÖu ®­îc lÊy ra tõ kho th«ng tin §éc gi¶ vµ m­în tr¶. - Thèng kª s¸ch: Gi¸m hiÖu S¸ch Tkª S¸ch bæ sung Tkª Lo¹i s¸ch Tkª s¸ch ®ang m­în Tkª nhµ xuÊt b¶n s¸ch Tkª tªn t¸c gi¶ - Trong s¬ ®å nµy gåm cã 5 chøc n¨ng chÝnh: + Chøc n¨ng thèng kª s¸ch bæ sung. + Chøc n¨ng thèng kª lo¹i s¸ch. + Chøc n¨ng thèng kª tªn t¸c gi¶. + Chøc n¨ng thèng kª s¸ch ®ang m­în. + Chøc n¨ng thèng kª nhµ xuÊt b¶n. Cã mét t¸c nh©n ngoµi. Ban Gi¸m HiÖu. * TÊt c¶ c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn thèng kª ®­îc lÊy ra tõ kho th«ng tin vÒ s¸ch. * S¬ ®å thùc thÓ liªn kÕt E-R cña hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn: §éc gi¶ M· ®éc gi¶ Hä ®Öm Tªn Giíi tÝnh N¨m sinh §Þa chØ M­în tr¶ M· ®éc gi¶ M· s¸ch Ngµy m­în Ngµy hÑn tr¶ Ngµy tr¶ S¸ch M· s¸ch Lo¹i s¸ch Tªn s¸ch Tªn nhµ XB N¨m XB Sè tËp Sè trang §¬n gi¸ Sè L­îng TL Néi dung Sè thÎ sviªn Sè l­îng m­în Sè l­îng tr¶ Ch­¬ng IV ThiÕt kÕ hÖ thèng I. Lùa chän c«ng cô ph¸t triÓn ch­¬ng tr×nh. HiÖn nay cã rÊt nhiÒu c«ng cô ph¸t triÓn c¸c øng dông. §èi víi c¸c c«ng cô ph¸t triÓn c¸c øng dông vÒ c¬ së d÷ liÖu th× ng«n ng÷ Visua Basic tá ra hiÖu qu¶ vµ ®­îc nhiÒu nhµ ph¸t triÓn øng dông lùa chän ®Ó viÕt c¸c øng dông vÒ c¬ së d÷ liÖu. Visua Basic lµ mét ng«n ng÷ lËp tr×nh bËc cao n»m trong trong bé Visual Studio cña Microsoft, nã cho phÐp c¸c lËp tr×nh viªn t¹o ra c¸c øng dông mét c¸ch nhanh chãng. C¬ së d÷ liÖu ë ®©y lµ Microsoft Access phï hîp cho nh÷ng c¬ së d÷ liÖu võa ph¶i, bªn c¹nh ®ã nã cßn hæ trî cho viÖc thao t¸c víi c¬ së d÷ liÖu mét c¸ch dÔ dµng, nhanh chãng. II. ThiÕt kÕ c¸c b¶ng d÷ liÖu (TABLE): B¶ng d÷ liÖu ban doc : STT Tªn tr­êng KiÓu DiÓn gi¶i 01 SHGD Text Ma doc gia 02 HOTEN Text Tªn ®éc gi¶ 03 DIACHI Text Dia chi 04 NGAYSINH Date/Time Ngay sinh 05 NGHENGHIEP Text Nghe nghiep 06 QUEQUAN text Que quan - B¶ng d÷ liÖu s¸ch: STT Tªn tr­êng KiÓu DiÓn gi¶i 01 SHSACH Text (20) Ma sach 02 TENSACH Text (50) Loai sach 03 SL Text (15) So luong muon 04 TACGIA Text (50) Tac gia sach 05 GIA Date/Time Gia sach 06 NXB Number (integer) Nha Xuat Ban - B¶ng d÷ liÖu m­în tr¶: STT Tªn tr­êng KiÓu DiÓn gi¶i 01 SHDG Text Ma doc gia 02 SHSACH Text ( Ma sach 03 NGAYMUON Date/Time Ngay muon 05 NGAYTRA Date/Time Ngay tra 06 SLM Number(Byte) So luong 07 TRA Yes/No Tra or khong *ThiÕt kÕ FORM : - FORM giao diÖn ch­¬ng tr×nh qu¶n lý th­ viÖn. - FORM NhËp th«ng tin s¸ch: - FORM NhËp th«ng tin ®éc gi¶ FORM t×m kiÕm form bæ sung s¸ch: form cËp nhËt th«ng tin m­în tr¶ form m­în tr¶ form xãa s¸ch trong kho form t×m theo lo¹i s¸ch form tim s¸ch theo t¸c gi¶ form t×m s¸ch theo tªn hå s¬ th«ng tin vÒ ®éc gi¶ vÒ ®«c gi¶ gåm : * ThiÕt kÕ REPORT: - ThiÕt kÕ giÊy ®ßi s¸ch: Sau đây là code của ch ương trình: Dim StartEnabled As Boolean Dim HasChanged As Boolean Sub DeleteFile(fp As String) Dim Folder(1 To 25) As String Dim i, sopt As Integer Dim MyPath As String Dim MyName As String MyPath = fp & "\" MyName = Dir(MyPath, vbDirectory) sopt = 1 Do While MyName "" If (MyName ".") And (MyName "..") Then If (GetAttr(MyPath & MyName) And vbDirectory) = vbDirectory Then Folder(sopt) = MyPath & MyName sopt = sopt + 1 Else fn = MyPath & MyName Kill fn End If End If MyName = Dir Loop sopt = sopt - 1 If sopt = 0 Then RmDir fp Else For i = 1 To sopt DeleteFile Folder(i) Next i MyName = Dir(MyPath, vbDirectory) RmDir fp End If End Sub Sub RefreshIndexFile(fp As String, dline As String) Dim s As String FileCopy fp & "\Index.txt", App.Path & "\temp.txt" Kill fp & "\Index.txt" fs = FreeFile() Open App.Path & "\temp.txt" For Input As #fs fn = FreeFile() Open fp & "\Index.txt" For Append As #fn Do While Not EOF(fs) Line Input #fs, s If InStr(1, s, Trim(dline), 1) = 0 Then Print #fn, s End If Loop Close #fn Close #fs Kill App.Path & "\temp.txt" If InStr(1, dline, ".ebs", 1) = Len(dline) - 3 Then Kill dline Else DeleteFile dline End If End Sub Private Sub RefreshSortElements() '§Æt l¹i c¸c ®­êng th¼ng cña thanh c«ng cô For i% = 0 To 3 Line1(i).X1 = 0: Line1(i).X2 = Width Next i% Line1(0).Y1 = 443: Line1(0).Y2 = 443 Line1(1).Y1 = 443: Line1(1).Y2 = 443 Line1(2).Y1 = 30: Line1(2).Y2 = 30 Line1(3).Y1 = 30: Line1(3).Y2 = 30 '§Æt l¹i thanh tr¹ng th¸i staStatus.Height = 285 staStatus.Top = Top + Height - staStatus.Height staStatus.Panels(1).Width = staStatus.Width '§Æt l¹i c©y danh môc s¸ch tvwBooks.Left = 5 tvwBooks.Top = Line1(0).Y2 + 60 tvwBooks.Height = staStatus.Top - 15 - tvwBooks.Top tvwBooks.Width = Int(Width / 3) '§Æt l¹i khung nh×n néi dung s¸ch rtbContent.Left = tvwBooks.Left + tvwBooks.Width + 20 rtbContent.Top = tvwBooks.Top - 10 rtbContent.Height = tvwBooks.Height + 25 rtbContent.Width = Int(2 * Width / 3) - 130 rtbContent.RightMargin = rtbContent.Width - 350 Thank.Top = staStatus.Top Thank.Left = Left + Width - Thank.Width End Sub Private Sub cboFonts_Click() On Error GoTo FontsError If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelFontName = cboFonts.Text rtbContent.Refresh Else rtbContent.Font.Name = cboFonts.Text rtbContent.Refresh End If Exit Sub FontsError: Exit Sub End Sub Private Sub cboFontSize_Click() On Error GoTo FontSizeError If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelFontSize = Val(cboFontSize.Text) rtbContent.Refresh Else rtbContent.Font.Size = Val(cboFontSize.Text) rtbContent.Refresh End If Exit Sub FontSizeError: Exit Sub End Sub Private Sub cmdAddBook_Click() mnuAddBook_Click End Sub Private Sub cmdAddContent_Click() mnuAddContent_Click End Sub Private Sub cmdAddLib_Click() mnuAddLib_Click End Sub Private Sub cmdBold_Click(Value As Integer) If Value Then mnuBold.Checked = True If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelBold = True Else rtbContent.Font.Bold = True End If Else mnuBold.Checked = False If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelBold = False Else rtbContent.Font.Bold = False End If End If End Sub Private Sub cmdCenTre_Click(Value As Integer) If Value Then mnuLeft.Checked = False mnuRight.Checked = False mnuCentre.Checked = True rtbContent.SelAlignment = 2 Else rtbContent.SelAlignment = SelA End If End Sub Private Sub cmdCopy_Click() mnuCopy_Click End Sub Private Sub cmdCut_Click() mnuCut_Click End Sub Private Sub cmdItalic_Click(Value As Integer) If Value Then mnuItalic.Checked = True If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelItalic = True rtbContent.Refresh Else rtbContent.Font.Italic = True rtbContent.Refresh End If Else mnuItalic.Checked = False If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelItalic = False rtbContent.Refresh Else rtbContent.Font.Italic = False rtbContent.Refresh End If End If End Sub Private Sub cmdLeft_Click(Value As Integer) If Value Then mnuLeft.Checked = True mnuRight.Checked = False mnuCentre.Checked = False rtbContent.SelAlignment = 0 Else rtbContent.SelAlignment = SelA End If End Sub Private Sub cmdOpen_Click() mnuOpen_Click End Sub Private Sub cmdPaste_Click() mnuPaste_Click End Sub Private Sub cmdRight_Click(Value As Integer) If Value Then mnuLeft.Checked = False mnuRight.Checked = True mnuCentre.Checked = False rtbContent.SelAlignment = 1 Else rtbContent.SelAlignment = SelA End If End Sub Private Sub cmdSave_Click() mnuSave_Click End Sub Private Sub cmdUnderline_Click(Value As Integer) If Value Then mnuUnderline.Checked = True If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelUnderline = True rtbContent.Refresh Else rtbContent.Font.Underline = True rtbContent.Refresh End If Else mnuUnderline.Checked = False If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelUnderline = False rtbContent.Refresh Else rtbContent.Font.Underline = False rtbContent.Refresh End If End If End Sub Private Sub Form_Load() 'ThÓ hiÖn mµn h×nh Left = Int((Screen.Width - Width) / 2) Top = Int((Screen.Height - Height) / 2) WindowState = 0 RefreshSortElements 'NhËp tªn c¸c ph«ng ch÷ hÖ thèng vµo hép cboFonts For i = 1 To Screen.FontCount cboFonts.AddItem Screen.Fonts(i), i - 1 Next i 'NhËp kÝch cì ch÷ vµo hép cboFontSize For i = 8 To 72 cboFontSize.AddItem i i = i + 1 Next i 'Ch­a cho phÐp so¹n th¶o rtbContent.Locked = True rtbContent.HideSelection = False 'KiÓu cña c©y th­ môc tvwBooks.Style = tvwTreelinesPlusMinusPictureText tvwBooks.Indentation = 100 tvwBooks.HideSelection = False 'T¾t c¸c nót vµ hÖ thèng menu ch­a cã t¸c dông mnuSave.Enabled = False mnuChange.Enabled = False mnuEdit.Enabled = False mnuFormat.Enabled = False cboFonts.Enabled = False cboFontSize.Enabled = False cmdBold.Enabled = False cmdItalic.Enabled = False cmdUnderline.Enabled = False cmdCut.Enabled = False cmdCopy.Enabled = False cmdPaste.Enabled = False cmdSave.Enabled = False cmdLeft.Enabled = False cmdRight.Enabled = False cmdCenTre.Enabled = False cmdAddContent.Enabled = False cmdAddBook.Enabled = False Thank.FileName = App.Path & "\Music\Thank.wav" End Sub Private Sub Form_Resize() If WindowState 1 Then 'ThÓ hiÖn mµn h×nh RefreshSortElements End If End Sub Private Sub mnuAddBook_Click() If LibPath "" Then bname$ = InputBox("NhËp tªn cña s¸ch", "Thªm s¸ch vµo th­ viÖn") If bname$ "" Then On Error GoTo AddBooksError fpath$ = Trim(LibPath) & "\" & Trim(bname$) MkDir fpath$ CreateIndexFile fpath$, "00", Trim(bname$), Trim(LibPath) & "\" & Trim(bname$) FindIndexFile LibPath Else MsgBox "Kh«ng nhËp tªn s¸ch", 0, "Lçi" Exit Sub End If Else MsgBox "B¹n ph¶i chän më mét th­ viÖn tr­íc.", 0, "Th«ng b¸o" Exit Sub End If Exit Sub AddBooksError: MsgBox "§· tån t¹i s¸ch nµy trong th­ viÖn", 0, "Th«ng b¸o" Exit Sub End Sub Private Sub mnuAddContent_Click() Load frmAddContent frmAddContent.Show Enabled = False End Sub Private Sub mnuAddLib_Click() Load frmPath frmPath.Show Enabled = False End Sub Private Sub mnuBold_Click() If mnuBold.Checked = False Then mnuBold.Checked = True cmdBold.Value = True If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelBold = True Else rtbContent.Font.Bold = True End If Else mnuBold.Checked = False cmdBold.Value = False If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelBold = False Else rtbContent.Font.Bold = False End If End If End Sub Private Sub mnuCentre_Click() If mnuCentre.Checked Then mnuCentre.Checked = False rtbContent.SelAlignment = SelA Else rtbContent.SelAlignment = 2 mnuLeft.Checked = False mnuRight.Checked = False mnuCentre.Checked = True cmdCenTre.Value = True End If End Sub Private Sub mnuCopy_Click() Clipboard.Clear Clipboard.SetText rtbContent.SelText, vbCFText mnuPaste.Enabled = True cmdPaste.Enabled = True cmdPaste.Picture = LoadPicture(App.Path & "\Graphics\Paste.bmp") End Sub Private Sub mnuCut_Click() mnuCopy_Click mnuDelete_Click mnuPaste.Enabled = True cmdPaste.Enabled = True cmdPaste.Picture = LoadPicture(App.Path & "\Graphics\Paste.bmp") End Sub Private Sub mnuDelBook_Click() flag = MsgBox("B¹n cã thùc sù muèn xo¸ quyÓn s¸ch nµy ?", vbOKCancel + vbQuestion, "Kh¼ng ®Þnh") If flag = vbOK Then DeleteFile CurrentBook.Path FindIndexFile LibPath End If End Sub Private Sub mnuDelContent_Click() flag = MsgBox("B¹n cã ch¾c ch¾n muèn xo¸ ch­¬ng môc nµy", vbOKCancel + vbQuestion, "Kh¼ng ®Þnh") If flag = vbOK Then RefreshIndexFile CurrentBook.Path, CurrentBook.OSPath FindIndexFile LibPath End If End Sub Private Sub mnuDelete_Click() rtbContent.SelText = "" End Sub Private Sub mnuExit_Click() End End Sub Private Sub mnuItalic_Click() If mnuItalic.Checked = False Then mnuItalic.Checked = True cmdItalic.Value = True If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelItalic = True Else rtbContent.Font.Italic = True End If Else mnuItalic.Checked = False cmdItalic.Value = False If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelItalic = False Else rtbContent.Font.Italic = False End If End If End Sub Private Sub mnuLeft_Click() If mnuLeft.Checked Then mnuLeft.Checked = False rtbContent.SelAlignment = SelA Else rtbContent.SelAlignment = 0 mnuLeft.Checked = True mnuRight.Checked = False mnuCentre.Checked = False cmdLeft.Value = True End If End Sub Private Sub mnuMaximize_Click() WindowState = 2 mnuNormal.Enabled = True mnuMinimize.Enabled = True mnuMaximize.Enabled = False End Sub Private Sub mnuMinimize_Click() WindowState = 1 mnuNormal.Enabled = True mnuMaximize.Enabled = True End Sub Private Sub mnuNormal_Click() WindowState = 0 mnuNormal.Enabled = False mnuMinimize.Enabled = True mnuMaximize.Enabled = True End Sub Private Sub mnuOpen_Click() Load frmChooseLib frmChooseLib.Show Enabled = False End Sub Private Sub mnuOpenBook_Click() On Error GoTo OpenBookError comDialog.Filter = "Index files(Index.txt)|Index.txt" comDialog.ShowOpen fp$ = comDialog.FileName If InStr(1, fp$, "\Index.txt") (Len(fp$) - Len("\Index.txt") + 1) Then MsgBox "§©y kh«ng ph¶i lµ tÖp Index.txt", 0 + 48, "Th«ng b¸o" Exit Sub Else fp$ = Left(fp$, InStr(1, fp$, "\Index.txt") - 1) tvwBooks.Nodes.Clear CreateTreeView fp$, "B01" mnuChange.Enabled = True mnuAddBook.Enabled = False mnuDelBook.Enabled = False cmdAddBook.Enabled = False End If Exit Sub OpenBookError: Exit Sub End Sub Private Sub mnuPaste_Click() If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelText = Clipboard.GetText(vbCFText) Else rtbContent.UpTo "M¸y tÝnh", True, False End If End Sub Private Sub mnuRight_Click() If mnuRight.Checked Then mnuRight.Checked = False rtbContent.SelAlignment = SelA Else rtbContent.SelAlignment = 1 mnuLeft.Checked = False mnuRight.Checked = True mnuCentre.Checked = False cmdRight.Value = True End If End Sub Private Sub mnuSave_Click() rtbContent.SaveFile CurrentBook.OSPath, rtfRTF End Sub Private Sub mnuSellectAll_Click() rtbContent.SelStart = 1 rtbContent.SelLength = Len(rtbContent.Text) End Sub Private Sub mnuUnderline_Click() If mnuUnderline.Checked = False Then mnuUnderline.Checked = True cmdUnderline.Value = True If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelUnderline = True Else rtbContent.Font.Underline = True End If Else mnuUnderline.Checked = False cmdUnderline.Value = False If rtbContent.SelText "" Then rtbContent.SelUnderline = False Else rtbContent.Font.Underline = False End If End If End Sub Private Sub rtbContent_Change() If StartEnabled Then HasChanged = True Else HasChanged = False End If End Sub Private Sub rtbContent_SelChange() On Error GoTo SelTextError If rtbContent.SelText "" Then mnuCut.Enabled = True mnuCopy.Enabled = True mnuDelete.Enabled = True cmdCut.Picture = LoadPicture(App.Path & "\Graphics\Cut.BMP") cmdCut.Enabled = True cmdCopy.Picture = LoadPicture(App.Path & "\Graphics\Copy.BMP") cmdCopy.Enabled = True SelA = rtbContent.SelAlignment cmdLeft.Enabled = True cmdCenTre.Enabled = True cmdRight.Enabled = True mnuLeft.Enabled = True mnuCentre.Enabled = True mnuRight.Enabled = True Else mnuCut.Enabled = False mnuCopy.Enabled = False mnuDelete.Enabled = False cmdCut.Picture = LoadPicture(App.Path & "\Graphics\UCut.BMP") cmdCut.Enabled = False cmdCopy.Picture = LoadPicture(App.Path & "\Graphics\UCopy.BMP") cmdCopy.Enabled = False cmdLeft.Enabled = False cmdLeft.Value = False cmdCenTre.Enabled = False cmdCenTre.Value = False cmdRight.Enabled = False cmdRight.Value = False mnuLeft.Enabled = False mnuLeft.Checked = False mnuCentre.Enabled = False mnuCentre.Checked = False mnuRight.Enabled = False mnuRight.Checked = False End If cboFonts.Text = rtbContent.SelFontName cboFontSize.Text = rtbContent.SelFontSize Exit Sub SelTextError: Exit Sub End Sub Private Sub tvwBooks_NodeClick(ByVal Node As ComctlLib.Node) If HasChanged Then flag = MsgBox("D÷ liÖu ®· bÞ thay ®æi, b¹n cã muèn ghi l¹i kh«ng?", vbOKCancel + vbQuestion, "Th«ng b¸o") If flag = True Then mnuSave_Click Else HasChanged = False End If End If Dim nkey As String nkey = Trim(Str(Node.Children + 1)) While Len(nkey) <= 1 nkey = "0" + Trim(nkey) Wend s1$ = Node.Key s2$ = Node.Tag Do While Len(s1$) > 5 s1$ = Left(s1$, Len(s1$) - 2) Do While InStr(Len(s2$), s2$, "\") Len(s2$) s2$ = Left(s2$, Len(s2$) - 1) Loop If InStr(Len(s2$), s2$, "\") = Len(s2$) Then s2$ = Left(s2$, Len(s2$) - 1) End If Loop CurrentBook.Path = s2$ If Node.Parent Is Nothing Then mnuDelBook.Enabled = True mnuDelContent.Enabled = False Else mnuDelBook.Enabled = False mnuDelContent.Enabled = True End If CurrentBook.OSPath = Node.Tag CurrentBook.Key = Trim(Right$(Node.Key, Len(Node.Key) - 3)) & Trim(nkey) If InStr(1, Node.Tag, ".ebs", 1) = Len(Node.Tag) - 3 Then mnuSave.Enabled = True mnuEdit.Enabled = True mnuFormat.Enabled = True cboFonts.Enabled = True cboFontSize.Enabled = True cmdBold.Enabled = True cmdItalic.Enabled = True cmdUnderline.Enabled = True cmdCut.Enabled = True cmdCopy.Enabled = True cmdPaste.Enabled = True cmdSave.Enabled = True cmdLeft.Enabled = True cmdRight.Enabled = True cmdCenTre.Enabled = True cmdAddContent.Enabled = False rtbContent.Locked = False rtbContent.LoadFile Node.Tag, rtfRTF rtbContent.SelColor = QBColor(0) rtbContent.SelAlignment = 0 rtbContent.SelLength = 0 mnuSellectAll.Enabled = True StartEnabled = True HasChanged = False Else mnuSave.Enabled = False mnuEdit.Enabled = False mnuFormat.Enabled = False cboFonts.Enabled = False cboFontSize.Enabled = False cmdBold.Enabled = False cmdItalic.Enabled = False cmdUnderline.Enabled = False cmdCut.Enabled = False cmdCopy.Enabled = False cmdPaste.Enabled = False cmdSave.Enabled = False cmdLeft.Enabled = False cmdRight.Enabled = False cmdCenTre.Enabled = False cmdAddContent.Enabled = True rtbContent.Text = "" rtbContent.TextRTF = "" rtbContent.Locked = True rtbContent.Text = Node.Text rtbContent.SelStart = 0 rtbContent.SelLength = Len(rtbContent) - 1 rtbContent.SelColor = QBColor(15) rtbContent.SelAlignment = 2 rtbContent.SelLength = 0 StartEnabled = False HasChanged = False End If staStatus.Panels(1).Text = Node.Tag cboFonts.Text = "" cboFontSize.Text = "" End Sub ch­¬ng V Cµi ®Æt, sö dông vµ ®¸nh gi¸ ch­¬ng tr×nh. I. Cµi ®Æt, sö dung: * Cµi ®Æt: Ch­¬ng tr×nh ®­îc cµi ®Æc bëi Microsoft Access víi giao diÖn dÔ nh×n víi c¸c nót lÖnh lµm viÖc thuËn lîi cho viÖc cËp nhËt hay xö lý th«ng tin. * Sö dung: T¹o th­ môc QLTV vµ copy (hoÆc gi¶ nÐn b»ng winzip) file cã tªn Qltv.mdb cã trong ®Üa mÒm vµo æ cøng. Sau ®ã ch¹y ch­¬ng tr×nh b»ng biÓu t­îng QLTV hoÆc t¹o biÓu t­îng ra mµn h×nh Desktop ®Ó ch¹y trùc tiÕp. Ch­¬ng trinh sÏ tù ®éng ch¹y víi form chÝnh ®­îc thiÕt lËp b»ng Macro Khëi ®éng. Sau khi sö dông xong ng­íi sö dông muèn ra khái ch­¬ng tr×nh th× ®­a chuét ®Õn Menu tho¸t ®Ó tho¸t ch­¬ng tr×nh víi 2 chøc n¨ng : Tho¸t vÒ c¬ së d÷ liÖu cña Access hoÆc vÒ Windows ®Ó kÕt thóc lµm viÖc víi ch­¬ng tr×nh qu¶n lý th­ viÖn. II. §¸nh gi¸ kÕt luËn ch­¬ng tr×nh: 1. TÝnh n¨ng cña ®Ò tµi: §Ò tµi Qu¶n lý th­ viÖn Tr­êng T36 - BCA lµ ®Ò tµi cã tÝnh thùc tÕ cao. Trong khi x©y dùng ch­¬ng tr×nh chóng em ®· dùa trªn kÕt qu¶ kh¶o s¸t cô thÓ hÖ thèng th­ viÖn cña tr­êng, vµ ®­a ra nh÷ng biÖn ph¸p tèi ­u mang l¹i hiÖu qu¶ cao cho ng­êi qu¶n lý th­ viÖn vµ ®éc gi¶, ®Ò tµi nµy cã thÓ øng dông vµo tr­êng T36 hiÖn nay. 2. KÕt qu¶ ®¹t ®­îc: Sau khi cho ch­¬ng tr×nh ch¹y thö, ch­¬ng tr×nh ®· ®¹t ®­îc mét sè kÕt qu¶ do bµi to¸n ®Æt ra nh­: DÓ t×m kiÕm th«ng tin. T×m kiÕm thèng tin nhanh, chÝnh x¸c. KiÓm so¸t ®­îc sè l­îng s¸ch, sè l­îng ®éc gi¶ . Thèng kª b¸o c¸o chÝnh x¸c ®¹t hiÖu qu¶ cao. 3. Nh÷ng h¹n chÕ cÇn kh¾c phôc: Tuy hÖ thèng ®· ®¹t ®­îc mét sè yªu cÇu ban ®Çu do bµi to¸n ®­îc gi¸o viªn h­íng dÉn ®Æt ra, tuy nhiªn vÒ giao diÖn còng nh­ quy tr×nh khai th¸c hÖ thèng còng ch­a thËt sù th©n thiÖn vµ dÓ sö dông cho ng­êi khai th¸c hÖ thèng. Ngoµi ra hÖ thèng cÇn ph¶i söa ®æi mét sè chøc n¨ng, cÊu tróc d÷ liÖu cho phï hîp víi thùc tÕ. 4. H­íng ph¸t triÓn cña ®Ò tµi: Môc ®Ých cña ®Ò tµi míi tËp trung vµo m« h×nh qu¶n lý th­ viÖn ë tr­êng T36, ch­a cã tÝnh më réng cho c¸c tr­êng kh¸c cïng hÖ cïng m« h×nh. Víi m« h×nh bµi toµn qu¶n lý th­ viÖn nµy cã thÓ ¸p dông cho c¸c tr­êng kh¸c nh­: Trung häc CSND. Trung häc ANND. Tr­êng CSPCCC kÕt luËn §©y lµ mét ®Ò tµi nÕu ë trong thùc tÕ kh¸ phøc t¹p, thµnh c«ng cña ®Ò tµi sÏ gãp phÇn ®­a tin häc vµo qu¶n lý trong c¸c th­ viÖn qu«c gia nãi chung vµ tr­êng T36 nãi riªng. MÆt kh¸c thµnh c«ng cña ®Ò tµi sÏ gióp cho c«ng viÖc qu¶n lý hÖ thèng s¸ch cña tr­êng trë nªn nhÑ nhµng h¬n, ®ì tèn nhiÒu c«ng søc h¬n. Nh÷ng b¸o c¸o , d÷ liÖu tÝnh to¸n chÝnh x¸c h¬n, tiÕt kiÖm kh«ng gian l­u tr÷... Tuy nhiªn vÒ mÆt chñ quan lµ nh­ vËy nh­ng hÖ thèng kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt hoÆc ch­a ®Çy ®ñ khi ®­a vµo sö dông do thêi gian vµ tr×nh ®é cã h¹n cña ng­êi thiÕt kÕ. Em rÊt mong ®­îc sù ®ãng gãp ý kiÕn cña c¸c ThÇy, C« gi¸o vµ c¸c b¹n SV dÓ ch­¬ng tr×nh cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù d¹y b¶o, sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸c ThÇy , C« gi¸o Tr­êng §¹i häc kinh doanh vµ c«ng nghÖ Hµ Néi vµ khoa C«ng nghÖ th«ng tin. §Æc biÖt xin nãi lêi c¶m ¬n s©u s¾c nhÊt tíi Gs TrÇn Anh B¶o ®· trùc tiÕp h­íng dÉn, gióp ®ì em hoµn thiÖn ®Ò tµi nµy. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n! MỤC LỤC