Đề tài Chương trình quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện

Chương trình quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện Lời nói đầu Sự ra đời của công nghệ thông tin đã đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với cuộc sống ngày nay. Nó đã trở thành cuộc cách mạng khoa học công nghệ làm thay đổi nhiều mặt trong đời sống xã hội trên phạm vi thế giới. Thế giới đang bước vào một thời kỳ mới, một thời kỳ mà bên cạnh những nguồn lực phát triển truyền thông như tài nguyên thiên nhiên, con người thì nguồn lực thông tin đang được coi như là một nguồn lực chủ yếu để phát triển trong thế kỷ 21. Việc ứng dụng tin học trong những năm gần đây vào các vấn đề của đời sống xã hội, kinh tế đã mang lại những hiệu quả to lớn ,càng trở thành vấn đè cấp thiết, cấp bách cho mọi người, mọi ngành. Từ những thực tế mà tin học đã mang lại, con người đã nhờ vào tin học để xây dựng, thiết kế những chương trình quản lý áp dụng cho mọi lĩnh vực riêng biệt, nó giúp cho công việc quản lý được nhanh hơn, hiệu quả hơn và thuận lợi hơn rất nhiều, tiết kiệm được thời gian xử lý một khối lượng thông tin lớn, và không nằm ngoài qui luật đó bài toán quản lý sách trong phòng đọc của thư viện đã áp dụng những thành tựu nói trên làm cho qui mô của thư viện ngày càng phát triển gắn với sự phát triển của xã hội, thư viện ngày cang đa dạng về nội dung và phúc tạp về tra cứu của người sử dụng và của người quản lý thư viện. Do đó em đã xây dựng và thiết kế một chương trình quản lý sách trong phòng đọc của thư viện ở một khía cạnh nhỏ mong muốn giải quyết được một phần trong qui mô lớn đó. Trên cơ sở dựa trên phương pháp phân tích, thiết kế có cấu trúc để xây dựng chương trình quản lý sách và bạn đọc của thư viện với các chức năng lưu trữ, xử lý thông tin về sách, về bạn đọc nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện. Vì thời gian có hạn, khả năng kinh nghiệm còn hạn chế cho nên chương trình này không tránh khỏi những thiếu sót. Bản thân bất cứ một chương trình nào đặt ra yêu cầu cần thiết là thường xuyên được đổi mới, cập nhật và nâng cao. Bởi vậy trong quá trình ứng dụng phần mềm này nhất định sẽ được hoàn thiện ngày một tốt hơn để đáp ứng yêu cầu về nhu cầu của các thư viện điẹn tử ngày nay. Với nhiệm vụ và yêu cầu đặt ra bài tập tốt nghiệp của em được chia thành 3 chương chính: Chương 1: Giới thiệu về bài toán quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện: Trình bày khái quát về một chương trình quản lý mượn sách cần phải có những điều kiện gì, những qui trình tổ chức hoạt động ra sao... Chương 2 : Cấu trúc chương trình: Xây dựng sơ đồ chức năng nhiệp vụ, sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình quan hệ thực thể, qui trình của hệ thống, khái quát nội dung các chức năng của chương trình, xây dựng chương trình quản lý sách của thư viện. Chương 3 : Xây dựng chương trình: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế hệ thống chương trình, các giao diện, modul chính của chương trình. Em đã hoàn thành bài tập này với sự hướng dẫn của thầy Trần Quang Huy. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy hướng dẫn, của thày cô giáo trong khoa, thư viện đã giúp em hoàn thành bài tâp tốt nghiệp này. Chương 1: Giới thiệu bài toán quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện I. Đặt vấn đề Trong thời đại bùng nổ về khao học công nghệ, đặc biệt là công nghệ về thông tin, thì công nghệ thông tin đã thực sự không thể thiếu được trong đời sống hàng ngày của chúng ta, công nghệ thông tin có mặt trong tất cả mọi lĩnh vực như quản lý, xử lý thông tin, cập nhật thông tin... Và không nằm ngoài những nhu cầu đáp ứng về những tiện ích của các phần mềm thì công tác quản lý thư viện đã thực sự thấy được tầm quan trọng của công nghệ thông tin mà cụ thể là các phầm mềm chuyên dụng dành riêng cho lĩnh vực thư viện như CDS/ISIS, LIBQL... thì những phần mềm như quản lý sách mượn trong phòng đọc của thư viện được viêt trên ngôn ngữ Access, Visual Basic... cũng được sử dụng rất nhiều, nhờ những chương trình phần mềm này giúp người quản lý, cung như những người có nhu cầu tìm tin hay nói cách khác chính là các độc giả có nhu cầu tìm mượn sách, báo, tạp chí... để phục vụ cho nhu cầu bản thân cập nhật dữ liệu một cách nhanh nhất. Với bài toán cụ thể ở đây là quản lý sách mượn trong phòng đọc của thư viện, thì qui trình mượn trả sách là một quá trình thống nhất, mọi hoạt động liên tục diễn ra cho nên đòi hỏi người quản lý nắm bắt được những thông tin về sách, về độc giả một cáh thường xuyên... Chính vì vậy với khả năng của mình và niềm say mê nghiên cứu trong lĩnh vực thông tin, em tự mình khảo sát hoạt động tại một số thư viện như Trung tâm thông tin Thư viện thuộc truờng Đại học SP Hải Phòng, Trung tâm thư viện thuộc Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự... để có những thực tế áp dụng vào bài tập tốt nghiệp của mình. II.Mô tả qui trình hoạt động của mượn sách trong phòng đọc của thư viện. Như bất kỳ một thư viện nào thì nhiệm vụ của thư viện là tổ chức phục vụ bạn đọc với nhiều hình thức: cho mượn, đọc tại chỗ, hướng dẫn bạn đọc khai thác thông tin của thư viện , thông qua quan hệ thường xuyên với các nhà xuất bản đặt sách cho thư viện. Các tài liệu lưu trữ trong một thư viện rất phong phú về thể loại: báo,sach, tạp chí. Thông thường sách sau khi được đưa vào thư viện sẽ phải phân loại theo từng chủ đề. Bên cạnh đó mỗi tên sách được mô tả vắn tắt trong một phiếu có những thông tin như:Mã sách, tên sách, tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản,... Công việc này sẽ giúp cho việc trả ,bạn đọc tuỳ theo nhớ đượ thông tin nào có thể dễ dàng tra cứu tài liệu cần tìm theo những thông tin như mã sách, tên sách Để có thể mượn sách, bạn đọc phải làm thẻ “thẻ bạn đọc”. Trong đó có các thông tin về: Mã thẻ, họ tên, ngày sinh, địa chỉ. Khi có bạn đọc mới, thư viện phải làm thẻ cho bạn đọc và tạo một hồ sơ ghi nhận việc mượn của bạn đọc. Trên hồ sơ này cũng có những thông tin như “Thẻ độc giả”. Để quản lý lượng sác mượn trả, trong mỗi thư viện lại cho phép độc giả mượn sách với một thời gian nhất định, nếu bạn đọc mượn quá thời hạn qui định thì sẽ tính ngày quá hạn, hoặc làm mất sách bạn đọc phải nộp phạt. Qui trình mượn trả luôn được nhân viên thư viện quản lý và luôn được cập nhật mỗi khi bạn đọc mượn hay trả sách. Quản lý được các đầu sách đang cho mượn và số lượng là bao nhiêu, đã trả hay chưa trả. Đồng thời gửi giấy báo về cho từng độc giả nếu quá hạn mà chưa trả sách. Chức năng không thể thiếu của quản lý sách mượn trong phòng đọc của thư viện là thống kê theo định kỳ, nhằm nắm bắt được các thông tin về bạn đọc, về tài liệu giúp cho người quản lý sách đánh giá được tình hình phục vụ bạn đọc, tài liệu để có kế hoạch bổ sung, huỷ bỏ tài liệu và gửi thông báo cho bạn đọc quá hạn. III. Qui mô của bài toán quản lý thư viện nói chung Với bài toán quản lý sách mượn trong phòng đọc của thư viện được thiêt kế theo các thông tin sau: + Thông tin đầu vào: - Danh sách bạn đọc mượn sách - Danh sách các loại sách - Mã chủ đề - Mã sách - Số lượng sách + Thông tin đầu ra: - Số lượng sách còn trong thư viện - Số lượng bạn đọc mượn sách quá hạn chưa trả - In giấy báo hết hạn mượn sách của bạn đọc - Số lượng sách của từng độc giả mượn quá hạn - Số lượng sách quá cũ để loại bỏ IV. Chức năng nghiệp vụ của thư viện + Bổ sung tài liệu: Thư viện được bổ sung sách từ nhiều nguồn mua hay được tài trợ từ nhiều cơ quan trong và ngoài nước. + Xử lý tài liệu: Công việc này gồm phân loại tài liệu, miêu tả tài liệu, làm phích. Đây là các khâu không thể thiếu trong công việc quản lý. Việc phân loại tài liệu thì tuỳ thuộc vào từng thư viện khác nhau theo như khảo sát tại trường HVKTQS thì dựa theo 2 bảng phân loại : - DDC: Bảng phân loại thập tiến của Dewey - PTB: Bảng phân loại do thư viện Quốc gia biên soạn Việc miêu tả tài liệu gồm hai thao tác chính đó là định từ khoá, tóm tắt nội dung. Làm phích là công đoạn cuối cùng trong khâu xử lý của thư viện. Từ những thông tin đã có người ta tiến hành in hệ thống phích miêu tả cho sách phục vụ cho mục đích tra cứu sau này. Phích chứa các thông tin về cuốn sách như tên sách, tên tác giả, số đăng ký cá biệt. + Tổ chức phục vụ: Hoạt động tổ chức phục vụ được lãnh đạo thư viện giao cho phòng phục vụ. Nội dung chính của hoạt động phục vụ là: - Tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho - Quản lý sách và bạn đọc Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc, các kho của thư viện được nghiên cứu kỹ và tiến hành tổ chức sắp xếp tài liệu một cách hợp lý, thuận lợi cho nhân viên thư viện trong công tac phục vụ. Bạn đọc có thể mượn tài liệu thông qua phiếu yêu cầu của mình tại hệ thống phòng mượn. + Quản lý sách và độc giả : Công việc quản lý sách và độc giả được thực hiện chủ yếu ở các phòng đọc và phòng mượn thể hiện trong việc cho độc giả mượn sách và nhận sách trả của độc giả. Mỗi bạn đọc có một phiếu mượn để nhân viên có thể quản lý sách độc giả mượn. * Qui trình mượn sách: - Độc giả xuất trình thẻ mượn - Nhân viên kiểm tra thẻ, các tiêu chuẩn khác theo nội quy( số sách mượn không quá 5 cuốn), kiểm tra sách có trong kho hay không. - Nếu đủ điều kiện , nhân viên ghi các thông tin trên sách vào phiếu mượn của độc giả. - Độc giả ghi thông tin vào phiếu theo dõi ( mỗi quyển sách có một phiéu theo dõi, phiếu này sẽ giúp nhân viên nắm được số lần luân chuyển của sách, từ đó biết được nhu cầu của độc giả). * Qui trình trả sách: - Độc giả xuất thẻ và sách. - Nhân viên kiểm tra sách ( thông tin trên sách, tình trạng sách,thời gian). Nếu có vi phạm nội quy, độc giả sẽ bị xử phạt theo qui định. * Thống kê định kỳ: Theo định kỳ hàng năm thư viện phải tiến hành thống kê( bạn đọc, loại tài liệu) theo năm để giúp lãnh đạo đánh giá tình hình phục vụ bạn đọc, tài liệu để có kế hoạch bổ sung, huỷ bỏ tài liệu và gửi thông báo cho bạn đọc ( đòi tài liệu). V. Ngôn ngữ sử dụng Từ những khảo sát thực tế, để triển khai xây dựng phần mềm này đã có rất nhiều ngôn ngữ để sử dụng như Visual Basic, Visual Fox...Trước đây, sự gia tăng của công nghệ tin học chưa sâu rộng thì có ngôn ngữ bậc thấp như Assembly hay các ngôn ngữ ít hỗ trợ người lập trình như C, Pascal để tạo lập ứng dụng trên các hệ điều hành đa chương, đa nhiệm. Ngày nay Windows đã và đang trở thành hệ điều hành không thể thiếu được, và mọi việc giờ đây quanh phần mềm hệ thống này. Để triển khai ứng dụng chạy trên Window thì ngày nay người lập trình cũng sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau, nhưng với sự tiện ích của ngôn ngữ lập trình Access ở nhiều khía cạnh khác nhau như giao diện ứng dụng thông qua những thao tác trên màn hình và sử dụng các đối tượng mà trong mỗi thủ tục thuộc mỗi sự kiện thì lại được Visual Basic hỗ trợ cung cấp thông qua các thuộc tính riêng của mỗi đối tượng. Đặc biệt với sự kết nối và hỗ trợ của Visual Basic tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển chương trình. Chính vì vậy em đã lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access để thiết kế chương trình này. VI. Mục đích và phạm vi giải quyết của chương trình. 1. Mục đích của chương trình. Trong những năm gần đây đã có nhiều công trình nghiên cứu, cũng như nhiều đề tài tốt nghiệp đại học, cao đẳng... xây dựng những chương trình quản lý thư viện đem vào áp dụng thực tế tại một số thư viện cụ thể nhưng với một sự khảo sát thực tế và kiến thức chuyên ngành khác nhau thì tính khả thi của giải pháp đưa ra cũng khac nhau. Với mục đích nâng cao chất lượng quản lý, cũng như sử dụng để khai thác thông tin thì chương trình phần mềm về quản lý nói chung và chương trình quản lý này của em nói riêng đều phải đem lại sự tiện lợi dễ sử dụng cho người sử dụng. Qua khảo sát thực tế về quản lý thư viện cho ta thấy hoạt động của thư viện là một chuỗi hoạt động liên quan mật thiết, chặt chẽ với nhau về mặt chức năng xử lý và dữ liệu dùng chung. Rõ ràng đây là một hệ thống thống nhất mà kết quả của khâu này tác động tính thống nhất giữa các khâu qua hệ thống máy tính. Tính thống nhất càng cao thì hiệu quả hoạt động của từng khâu cũng như hệ thống càng tốt. Cần phải có một hệ chương trình thư viện tổng hợp , bao quát thống nhất toàn bộ các khâu. Đây là phương pháp hữư hiệu trong việc khắc phục hạn chế ở mỗi phần riêng biệt, từ việc bổ sung tài liệu, xử lý và nhập dữ liệu cho tới công tác quản lý bạn đọc được tiến hành trên một hệ thống mới. Điều này vừa đảm bảo tính thống nhất và xây dựng được mối quan hệ bền chặt giữa các khâu, các quá trình trong hệ thống. Cụ thể chương trình được xây dựng gồm những phần chính sau: - Phần cập nhật dữ liệu: Bao gồm các phần như cập nhật dữ liệu các thông tin về sách, về độc giả. - Phần tra cứu tìm kiếm thông tin :Bao gồm tra cứu, tìm kiếm các thông tin về sách, về độc giả... - Phần thống kê: Phần này tổng kết, báo cáo kết quả quá trình mượn trả như mượn quá hạn, gửi thông báo đòi sách, thống kê tần suất mượn trong từng đợt để phân loại ra sách nào bạn đọc có nhu cầu mượn nhiều thì bổ sung, sách quá cũ hoặc không còn phù hợp với thông tin thời đại thì huỷ hoặc thanh lý khỏi tư liệu của thư viện... 2. Phạm vi giải quyết Xây dựng hệ thống quản lý thư viện và cung cấp các thông tin về chương trình quản lý được nghiên cứu và làm trong một thời gian hạn hẹp và với khả năng cũng còn hạn chế của bản thân. Chương trình quản lý thư viện của em chỉ dừng lại ở mức độ quản lý các thông tin cơ bản đó là sách,độc giả, quá trình mượn trả. Chương trình chỉ dừng lại ở mức khái quát và tổng hợp nhất về một bài toán quản lý sách mượn trong phòng đọc của thư viện.Nhưng vơi niềm say mê nghiên cứu về công nghệ thông tin em cũng mong muốn trong tương lai gần chương trình này sẽ đựoc phát triển và có khả năng áp dụng vào thực tế một cách tốt hơn và có tính khả thi hơn và có khă năng phát triển hơn. Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống Phân tích thiết kế hệ thống là một công việc quan trọng và không thể thiếu được trong lập trình giải quyết bất kỳ một bài toán cụ thể nào. Nó giúp cho người lập trình nắm được toàn bộ qui trình hoạt động của hệ thống, các mối liên quan ràng buộc, tìm ra tác nhân chính tác động( trung tâm) của hệ thống. Phân tích hệ thống còn giúp cho người lập trình biết được giới hạn các công việc càn thực hiện, các tác nhân tác động vào hệ thống. Để tiếp cận làm rõ từng hoạt động cụ thể ta sẽ đi vào phân tích từng hoạt động của hệ thống thực, các mối quan hệ của các hoạt động đó với nhau và toàn bộ hệ thống, từ đó xác định được đầu ra, đầu vào và đưa ra được mô hình thực thể chi tiết nhất. I. Sơ đồ chức năng hệ thống. Qua sự mô tả bài toán quản lý thư viện và chức năng hoạt động, cho ta thấy được mô hình hoạt động tổng thể của hệ thống, nhưng để làm rõ và đưa ra được các mối quan hệ trong các hoạt động nhỏ hơn để từ đó thấy rõ được tính chất và yêu cầu của từng công việc cụ thể cần phải thực hiện , ta sẽ đi vào phân tích các sơ đồ chức năng của các hệ thống con trên cơ sở đặt nó trong mối quan hệ của toàn bộ hệ thống lớn. 1. Cơ sở lý thuyết. Trong phân tích thiết kế hệ thống, công việc quan trọng nhất đặt ra là phải xác định được các chức năng nghiệp vụ của hệ thống. Chức năng nghiệp vụ của hệ thống là một khái niệm lôgic, nó mô tả nghiệp vụ cần thực hiện mà không đề cập đến là nghiệp vụ được thực hiện ở đâu, như thế nào và do ai làm. Quan điểm chức năng chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xet hệ thống trong giai đoạn phân tích nhưng no đặc biệt có ích trong lúc bắt đầu tiến trình. Nó phản ánh được cái nhìn hệ thống của toàn bộ công việc, chứa đựng một trong các kỹ thuật lập mô hình đơn giản nhất được sử dụng trong bất kỳ một phương pháp luận nào. + Khái niệm sơ đồ chức năng nghiệp vụ: sơ đồ chức năng nghiệp vụ ký hiệu là BFD (Business Function Diagram) thể hiện phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miên khảo cứu. Mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần thì sẽ được phân ra thành các chức năng con, số mức cần phân ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống cần giải quyết. + Việc thiết lập sơ đồ chức năng nghiệp vụ thể hiện các mục tiêu sau: - Xác định được phạm vi hệ thống cần thực hiện. - Tăng cường các tiếp cận logic tới hệ thống cần thực hiện. Các chức năng xác định ở đây sã làm cơ sở cho các chức năng nhỏ hơn sẽ được thiết lập ở bước sau. - Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hoạt động, điều này làm rõ bằng cách sắp xếp theo một thứ bậc, giúp tránh được sự trùng lặp và dư thừa trong hệ thống hiện tại. 2. Các chức năng chính của hệ thống. Trên cơ sở phân tích và mô tả, căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ bài toán đặt ra em xác định được các luông thông tin đầu ra và đầu vào của hệ thống như đã nói ở trên.Công tac quản lý sách mượn trong phòng đọc củu thư viện gồm nhiều chức năng như: Quản lý bạn đọc, thẻ bạn đọc và quản lý chặt chẽ được số đầu sách hiện có về cả số lượng lẫn chất lượng, nhập và thanh ký, cho phép tra cứu , tìm kiếm theo yêu cầu báo cáo và thống kê. + Chức năng quản lý sách: - Cập nhật sách mới về - Danh sách các tên sách - Xử lý kỹ thuật + Chức năng quản lý bạn đọc: - Cập nhật thông tin về bạn đọc - Cho mượn sách - Nhận trả sách - Thông báo sách quá hạn + Chức năng tra cứu - tìm kiếm tài liệu: - Tra cứu tìm kiếm tài liệu theo tên tài liệu - Tra cứu tìm kiếm theo mã tài liệu - Tra cứu tìm kiếm theo thể loại 3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo sát và nghiên cứu. Nó xác định phạm vi của hệ thống, mỗi chức năng đựơc ghi trong khung và nếu cần nó có thể phân rã ra thành các chức năng con, số mức phân rã này phụ thuộc vào độ phức tạp của hệ thống cho cái nhin tổng quát về các chức năng của hệ thống. Cập nhật sách mới Tra cứu theo thể loại Tra cứu theo chủ đề Tra cứu theo tên tác giả Tra cứu theo tên sách Thống kê Xoá bạn đọc Sửa bạn đọc Đăng ký bạn đọc Thống kê sách còn Quản lý bạn đọc Quản lý sách Tra cứu Thống kê sách mất Thống kê sách quá hạn Mượn sách Trả sách Thống kê tổng số sách Hệ thống quản lý thư viện a. Chức năng quản lý sách, mượn trả Bổ sung sách là khâu đầu tiên trong chu trình đường đi của tư liệu.Nhiệm vụ quan trọng của công tác này là cung cấp một cách kịp thời, hợp lý nguồn tin mà người dùng và cơ quan thông tin đang cần, thông qua việc nắm bắt chặ chẽ nhu cầu của người dùng. Công nghệ thông tin có ý nghĩa rất lớn với công tác này. Phòng bổ sung- trao đổi sẽ dựa vào nhu cầu tin, đối tượng phục vụ của thư viện mà có sự bổ sung các đầu sách hợp lý. Các yêu cầu của bạn đọc từ phòng phục vụ sẽ thu thập và dựa vào phòng bổ sung sẽ có danh mục sách bổ sung hợp lý. Hàng năm, các nhà xuất bản sẽ nộp một bản cho thư viện quốc gia gọi là nộp lưu chuyển. Thư viện yêu cầu thư viên quốc gia cung cấp danh mục sách xuất bản hàng năm, dựa vào đó phòng bổ sung sẽ lên danh sách bổ sung. Danh mục sách sau khi được ban lãnh đạo duyệt sẽ được cán bộ phòng bổ sung đặt mua. Trong thời kỳ bùng nổ thông tin như hiện nay, các loại hình tài liệu phát triển nhanh nhu vũ bão, công tác bổ sung-trao đổi tài liệu lại trở nên càng quan trọng, cần cập nhập và đổi mới thường xuyên, có như vậy mới đảm bảo công tác bổ sung tài liệu và tin được tiến hành một cách có hiệu quả. Công tác mượn - trả: Công việc mượn trả là một phần quan trọng trong công tác tổ chức phục vụ và quản lý thư viện, để giúp thư viện nắm được tình hình mượn trả tài liệu của bạn đọc. Dựa vào tình hình mượn trả để thư viện đưa ra những phương án bổ sung tài liệu nhiều người sử dụng hay huỷ bỏ những tài liệu không có người sử dụng. + Mượn tài liệu: Khi bạn đọc có nhu cầu mượn tài liệu thư viện, thì bạn đọc phải ghi thông tin vào phiếu yêu cầu mượn tài liệu và thẻ thư viện để mượn tài liệu, nhân viên sẽ kiểm tra thẻ đó có còn hạn hay không,kiểm tra bạn đọc này còn nợ tài liệu hay không. Nếu thoả mãn các yêu cầu của bạn đọc tiếp đến tài liệu mà bạn đọc yêu cầu có còn trong kho hay không. Sau đó mới tiến hành cho bạn đọc mượn và giữ lại các thông tin cần thiết. + Trả tài liệu: Khi bạn đọc đến trả tài liệu nhân viên sẽ kiểm tra lại các thông tin về bạn đọc và tài liệu mà bạn đọc đã mượn. Nếu bạn đọc vi phạm nội quy sẽ bị xử phạt theo quy định. b. Chức năng quản lý bạn đọc Công việc quản lý bạn đọc là một phần trong công tác phục vụ, được thực hiện chủ yếu ở phòng đọc và phòng mượn. Khi một bạn đọc và mượn sách tại thư viện đều có thể làm thủ tục đăng ký và cấp thẻ của thư viện. Thư viện sẽ lưu lại thông tin của bạn đọc và cấp thẻ cho bạn đọc theo số thẻ. Việc đăng ký đọc, mượn tài liệu tại thư viện, cán bộ quản lý phải lưu lại các thông tin của bạn đọc như: Họ tên, năm sinh, mã số (mã số là thuộc tính cho mỗi bạn đọc do đó việc nhập mã số phải kiểm tra để tránh trùng lặp mã) các thông tin này có thể được cập nhật theo sự thay đổi của bạn đọc. Mỗi bạn đọc sẽ có một mã duy nhất. Qua những lần mượn trả thì thông tin những lần mượn trả được lưu lại, hoặc bạn đọc thay đổi một số thông tin cá nhân. Chức năng này sẽ thực hiện nhiệm vụ sửa đổi. Chức năng này được sử dụng khi một bạn đọc đã hêt hạn sử dụng thẻ hay cần loại bỏ trước thời hạn một số bạn đọc không thực hiện đúng nội quy của thư viện... trong các trường hợp trên thông tin về người đó sẽ bị loại ra khỏi hệ thống. c.Chức năng thống kê Chức năng này có nhiệm vụ hàng tháng thống kê và báo cáo tất cả các thông tin như: tác giả, nhà xuất bản, theo chủ đề...để đưa những biện pháp và phương hướng phát triển thêm. Thống kê sách: có nhiệm vụ đưa thông tin về sách trong thư viện trong đó gồm thống kê theo chủ đề (tin học, xã hội, toán...) thống kê theo tác giả , nhà xuất bản, thống kê sách còn là bao nhiêu, sách mượn là bao nhiêu, sách quá hạn đồng thời thống kê định kỳ để có thông tin về sách và gửi thông tin sau đó để kịp thời bổ sung sách mới hoặc laọi những sách quá cũ. Thống kê bạn đọc: gồm có thống kê theo số lượng bạn đọc, bạn đọc quá hạn và gửi thông báo về cho bạn đọc. d. Chức năng tra cứu Chức năng này có nhiệm vụ hỗ trợ cho cán bộ quản lý, bạn đọc tra cứu, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng nhất cụ thể sẽ đựoc tra cứu theo những chủ đề sau : - Tra cứu theo chủ đề - Tra cứu theo tác giả - Tra cứu theo nhà xuất bản - Tra cứu theo tên sách - Tra cứu theo mã sách - Tra cứu mã độc giả - Tra cứu tên tác giả II. Sơ đồ dữ liệu của hệ thống Sơ đồ dòng dữ liệu diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước sau, trong tiến trình xử lý và trong việc bàn giao thông tin cho nhau. 1. Sơ đồ luông dữ liệu (Mức khung cảnh) Mục đích xây dựng biểu đồ mức khung cảnh là để vạch ra ranh giới cua rhệ thống và xem xet một cách tổng thể toàn bộ hệ thống. Biểu đồ này chỉ ra các quan hệ chính giữa các tác nhân ngoài là nơi cung cấp tin và nhận thông tin đầu ra của hệ thống và một bên là chức năng chính của hệ thống. Biểu đồ này chỉ ra được các mối quan hệ truớc sau, trong tiến trình xử lý, trong việc ban giao thông tin giữa các chức năng. Nguồn cung cấp Quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện Độc giả Thông tin yêu cầu làm Yêu cầu mượn tài liệu Đáp ứng yêu cầu Y/C đáp ứng tài liệu Thông báo Trả lời danh sách cung cấp 2. Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh Việc thiết kế biểu đồ này nhằm chỉ ra những phương tiện, biện pháp thực hiện công việc của hệ thống, chỉ ra hệ thống làm việc như thế nào, các luồng dữ liệu biểu thị cho tài liệu liên quan trong lưu chuyển thông tin là những bộ phận hoạt động, điều hành. Các kho dữ liệu là các tệp tin lưu trữ thông tin lâu dài các tác nhân ngoài trao đổi thông tin với các bộ phận trong hệ thống. Cán bộ quản lý Thống kê Tra cứu Độc giả Kho sách Tên độc giả Quản lý bạn đọc Quản lý sách Độc giả Nguồn cung cấp Tên phiếu mượn trả Sơ đồ này xây dựng phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn nhằm giảm rủi ro khi hệ thống đưa vào hoật động. Biểu đồ này chỉ ra hệ thống làm cài gì, cố gắng hoàn chỉnh các chức năng của hệ thống dựa trên biểu đồ vật lý. Các luồng dữ liệu trong biểu đồ này chỉ ra các thông tin yêu cầu đối với từng chức năng, mô tả quá trình trao đổi thông tin qua lại giữa các chức năng trong hệ thống. Các kho dữ liệu là các kho thông tin dữ liệu logic. Các tác nhân ngoài cung cấp thông tin dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin trả lời từ hệ thống. 3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Mức logic) a. Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh cho chức năng quản lý sách Phân loại cập nhập sách Nguồn cung cấp Huỷ sách Nhận thông tin kế hoạch Kho sách In phích lên báo cáo Sửa đổi thông tin sách Người quản lý Chức năng quản lý sách được phân ra thành các chức năng con, chức năng nhận kế hoạch từ người quản lý sẽ quyết định để gửi thông tin đến cho chức năng sửa đổi thông tin, chức năng huỷ sách hay chức năng cập nhập sách. Chức năng sửa đổi thông tin sẽ lấy ra thông tin về kho sách từ kho sách qua mã sách, sửa đổi theo yêu cầu và cập nhập kho sách. Tương tự chức năng huỷ sách sẽ xoá bỏ toàn bộ thông tin về một đầu sách thông qua mã sách sẽ xoá bỏ toàn bộ thông tin về một đầu sách thông qua mã sách được cung cấp. Chức năng cập nhập sẽ nhận yêu cầu bổ sung thêm sách cho hệ thống, liên hệ đặt sách với các nguồn cung cấp. Sau khi nhận sách sẽ tiến hành phân loại theo chủng loại hoặc nội dung, đánh mã cho từng đầu sách và cập nhật vào kho sách. Chức năng in phích là chức năng hoạt động cuối cùng khi các chức năng trên đã hoàn thành, chức năng này lên các danh sách báo cáo và in các phích tra cứu để hỗ trợ độc giả. b. Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh cho chức năng quản lý bạn đọc Cấp thẻ độc giả Nhận thông tin yêu cầu Độc giả Tệp độc giả Sửa thông tin độc giả Huỷ độc giả Cán bộ quản lý Chức năng nhận thông tin độc giả sẽ tiếp nhận các yêu cầu và làm thủ tục từ phía độc giả, chuyển thông tin qua khâu kiểm tra tính hợp lệ để quyết định cấp thẻ cho độc giả, nếu thông tin hợp lệ sẽ tiến hành cấp thẻ và cập nhận thông tin cá nhân về độc giả vào kho độc giả, nếu không hợp lệ thông báo lại cho độc giả. Chức năng huỷ độc giả khi thẻ độc giả đã hết hạn sử dụng, trước khi huỷ phải có sự kiểm tra xem độc giả đó còn mượn sách của thư viện hay không, nếu đã trả hết mới tiến hành huỷ số thẻ. c. Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh cho chức năng thống kê Thống kê sách Tiếp nhận thông tin Người quản lý Kho sách Thống kê độc giả Mượn trả Tệp độc giả Thống kê độc giả Chức năng thống kê nhằm giúp cho người quản lý biết dược tình thình của thư viện. Khi quản lý cần biết thông tin gì, họ sẽ gửi bản yêu cầ thống kê, chức năng cụ thể hơn là chức năng thống kê sách, thống kê độc giả, thống kê mượn trả. Sau đó chức năng tiếp nhận thông tin kết quả thống kê từ chức năng con, phân loại và lên báo cáo gửi người quản lý. d. Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh cho chức năng tra cứu Chức năng này cho phép cán bộ quản lý và độc gải tra cứu sách theo những thông tin như mã sách, tên sách, tên độc giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, mã chủ đề... ngoài ra cán bộ quản lý còn tra cứu được thông tin về độc giả, để cán bộ quản lý có thể nắm bắt được các thông tin về độc giả về tình hình mượn trả sách của độc giả. Tra cứu Cán bộ quản lý Độc giả Kho sách e. Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh cho chức năng quản lý mượn trả Chức năng nhận thông tin mượn, thông tin tiếp nhận thẻ độc giả và thông tin số sách độc giả yêu cầu mượn, chuyển các thông tin đó tới chức năng kiểm tra để xem thẻ có hợp lệ hay không, sách yêu cầu mượn có trong kho sách hay không, độc giả có mượn sách trái quy định hay không. Nếu hợp lệ thì xác nhận mượn và cập nhật thông tin trả sách sẽ phân loại trả đúng hạn và trả quá hạn. Phân loại hai loại trả này dựa vào thông tin theo dõi hồ sơ theo dõi mượn trả và nội quy quy định trong thư viện. Chức năng xử lý trả quá hạn sẽ cập nhật và ghi nhận sự quá hạn của những độc giả quá hạn và chưa thanh toán biên lai nộp phạt quá hạn vào hồ sơ theo dõi mượn trả để có thể theo dõi và gửi thông báo đòi sách và tiền phạt. Nhậ thông tin trả Nhận thông tin mượn Kiểm tra thông tin Độc giả Trả đúng hạn Xử lý quá hạn Kho sách Mượn trả Tên độc giả Tóm lại: Việc phân tích các chức năng nghiệp vụ của hệ thốn và xác định các luồng thông tin cần thiết cho từng chức năng, ta xác định một cách khá rõ ràng về hoạt động của hệ thống cùng với việc dịch chuyển của các luồng thông tin từ chức năng này đến chức năng khác trong hệ thống. Bất kỳ một hệ thống quản lý nào đều cũng cần đến một tổ chức dữ liệu. Từ đó mọi thông tin cung cấp cho các chức năng đều được lấy từ CSDL của hệ thống. Mặt khác các luồng thông tin này đều có mói liên hệ ràng buộc với nhau. Vì vậy việc tổ chức dữ liệu sao cho có thể cung cấp đầy đủ thông tin cho hệ thống, khong bị thừa, không bị xung đột là vấn đề rất quan trọng. 2.4 Xây dựng mô hình thực thể liên kết E – R a. Mục đích của việc xây dựng mô hình thực thể Mục đích của việc xây dựng mô hình thực thể liên kết là thiết kế CSDL cho hệ thống quản lý. Hệ thống được xây dựng sẽ lưu trữ thông tin, xử lý và sử dụng dữ liệu trong hệ CSDL được thiết kế. Quá trình thiết sẽ tối ưu trong việc phân tích các file dữ liệu logic sẽ trả lời được các câu hỏi đề ra của hệ thống như yêu cầu thông tin của một đối tượng tiến hanh thu nhập, thống kê dữ liệu theo tiêu chí nào đó trong hệ thống. Quy trình thiết kế dựa rất nhiều vào các khái niệm về phụ thuộc hàm, khoá hoặc các kết nối logic. b. Cá thành phần của mô hình thực thể Để xây dựng được một hệ CSDL, giúp cho máy tính làm việc có hiệu quả cao trong quá trình xử lý công việc, ta cần phải thiết kế một CSDL bảo đảm được yêu cầu như sau: - Tránh được sự dư thừa dữ liệu đảm bảo được an toàn dữ liệu (không bị mất thông tin khi thực hiện công việc - Đảm bảo giảm được đọ phức tạp tính toán, dễ sử dụng khi khai thác dữ liệu. Giai đoạn này dựa trên các mẫu biểu thu nhập thông tin đầu vào của hệ thống. Ngoài các thông tin nhận được khi tiến hành phân tích các biểu mẫu thì quá trình tiếp xúc cũng là nguồn thông tin quan trọng xác định các thực thể, kiểu thực thể và mối liên hệ giữa chúng. Vậy thực thể là gì? Thực thể là một đối tượng, một sự kiện đối với tổ chức kể cả những thông tin mà nó lưu giữ, là tập hợp các thực thể cá cùng tính chất mô tả cho một loại thông tin. Trong sơ đồ mô hình thực thể tập hợp thực thể có dạng hình chữ nhật. Nó tương đương với một bảng. Tập hợp thực thể thường là một trong ba trường hợp sau: + Thông tin liên quan đến một giao dịch của hệ thống. + Thông tin liên quan với thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống. + Thông tin đã khái quát dưới dạng thống kê liên quan đến lập kế hoạch hoặc kiểm soát. Thông tin được đưa vào thành một tập hợp thực thể trong mô hình thì cần phải tin chắc rằng nó có ích cho hệ thống và khi cần xác định rõ các thực thể cơ bản tạo ra từng dòng trong bảng. Mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thong tin đó là thuộc tính của thực thể và có 3 loại thuộc tính đó là: + Thuộc tính từ khoá: Là thuộc tính mà thông thường các thuộc tính trong tập thực thể được dùng để gán cho một thực thể duy nhất. + Thuộc tính mô tả: Là thuộc tính mà thông thường các thuộc tính trong tập thực thể đều là mô tả, tập hợp chúng lại sẽ tạo nên một mô tả đầy đủ về một đối tượng là một thực thể. + Thuộc tính kết nối: Là thuộc tính mô tả với tập hợp thực thể khác nó là thuộc tính khoá, khi đó nó là thuộc tính kết nối thể hiện mối liên hệ giữa thực thể của bảng này với thực thể của bảng khác. Mối quan hệ của thực thể gồm 3 mối quan hệ chính: + Quan hệ 1-1: Là quan hệ mà một thực thể của bảng này tương ứng duy nhất với một thực thể của bảng kia và ngược lại. + Quan hệ 1-n: Là quan hệ mà một thực thể bảng A có quan hệ với nhiều thực thể ở bảng B. + Quan hệ n-n: Là quan hệ mà một thực thể bảng A có quan hệ với nhiều thực thể bảng B và ngược lại. Từ những khái niệm lý thuyết cơ bản đã được nêu trên áp dụng vào bài toán thực tế quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện thì sơ đồ thực thể liên kết được xây dựng theo mô hình sau: