Đề tài Chương trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy tính Dương Thư Thái Nguyên

Lêi nãi ®Çu Ngµy nay, CNTT cã mét vai trß hÕt søc to lín vµ quan träng trong rÊt nhiÒu lÜnh vùc khoa häc, kinh tÕ, gi¸o dôc, x· héi… ViÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo c¸c lÜnh vùc Êy lµm sao ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ còng lµ mét vÊn ®Ò ®­îc quan t©m. Sù ph¸t triÓn cña CNTT kÐo theo sù ph¸t triÓn cña c¸c phÇn mÒm øng dông. Do ®ã ng­êi sö dông cÇn cã sù lùa chän vµ vËn dông nh÷ng phÇn mÒm sao cho phï hîp vµ ®¹t ®­îc kÕt qu¶ tèt. §Ó lùa chän mét phÇn mÒm phï hîp bao giê còng quan träng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp. Ngµy nay c¸c phÇn mÒm ®· ®­îc øng dông vµ ph¸t triÓn réng r·i trong hÇu hÕt mäi doanh nghiÖp. ThÕ nh­ng yªu cÇu cña ng­êi sö dông phÇn mÒm ngµy cµng ®a d¹ng vµ nhiÒu tÝnh n¨ng h¬n. Do ®ã yªu cÇu ng­êi lµm phÇn mÒm ph¶i ®¸p øng ®­îc yªu cÇu trªn . §Ò tµi “ Ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng m¸y tÝnh t¹i c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ Th¸i Nguyªn” ®­îc ra ®êi nh»m phôc vô cho viÖc qu¶n lý b¸n hµng vµ tæng kÕt b¸n hµng cña c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­. PhÇn mÒm vÒ c¬ b¶n ph¶i ®¹t ®­îc mét sè yªu cÇu sau: + Theo dâi qu¸ tr×nh b¸n hµng h»ng ngµy + LËp hãa ®¬n , phiÕu nhËp. + HÖ thèng mang tÝnh b¶o mËt. + Thªm, xãa, söa. + Tra cøu, t×m kiÕm, cËp nhËt vÒ c¸c mÆt hµng ®­îc cöa hµng qu¶n lý. + B¸o c¸o t×nh h×nh trong th¸ng. + Thèng kª tæng sè hµng nhËp, hµng b¸n trong th¸ng. + In hãa ®¬n, phiÕu nhËp, danh s¸ch hµng hãa, danh s¸ch phiÕu nhËp, + Danh s¸ch hãa đơn. §Ò tµi “Ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng m¸y tÝnh t¹i c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ Th¸i Nguyªn” §Ò tµi ®­îc chia thµnh 5 ch­¬ng. Ch­¬ng 1: Kh¶o s¸t vµ ph©n tÝch hiÖn tr¹ng. Ch­¬ng 2: LËp kÕ ho¹ch dù ¸n phÇn mÒm. Ch­¬ng 3: Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng qu¶n lý m¸y tÝnh. Ch­¬ng 4: Cµi ®Æt. Ch­¬ng 5: KÕt thóc dù ¸n. MÆc dï rÊt cè g¾ng ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc, song thêi gian cã h¹n vµ kinh nghiÖm kiÕn thøc ch­a nhiÒu nªn viÖc ph©n tÝch thiÕt kÕ kh«ng tr¸nh khái thiÕu sãt. V× vËy chóng em mong nhËn ®­îc ý kiÕn ®ãng gãp cña thÇy c« vµ b¹n bÌ ®Ó ®Ò tµi ngµy cµng hoµn thiÖn h¬n. Chóng em xin göi lêi c¶m ¬n tíi c« L­¬ng ThÞ Hång Lan ®· tËn t×nh chØ b¶o hÕt lßng gióp ®ì chóng em ®Ó chóng em hoµn thµnh tèt ®Ò tµi nµy. Nhóm sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ THANH HƯƠG HOÀNG NÔNG ĐỨC TRỌNG NÔNG VĂN LÂM HỨA THỊ SANG MA THỊ THẠCH DƯƠNG TUẤN LINH DƯƠNG QUỐC HẢI Ch­¬ng 1. Kh¶o s¸t vµ Ph©n tÝch hiÖn tr¹ng 1.1 Kh¶o s¸t hÖ thèng 1.1.1 Giíi thiÖu vÒ c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ C«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ -Th¸i Nguyªn ®­îc thµnh lËp vµ ®i vµo ho¹t ®éng t¹i 106A, ®­êng L­¬ng Ngäc QuyÕn, Ph­êng Hoµng V¨n Thô, TP Th¸i Nguyªn, TØnh Th¸i Nguyªn. C«ng ty kinh doanh c¸c chñng lo¹i m¸y tÝnh, c¸c bé phËn cña m¸y tÝnh, ngoµi ra cßn kinh doanh mét sè trang thiÕt bÞ phôc vô cho ngµnh tin häc. C«ng ty gåm cã mét gi¸m ®èc lµ ng­êi trùc tiÕp chÞu tr¸ch nhiÖm ph¸p lý tr­íc ph¸p luËt mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty, hai phã gi¸m ®èc: Phã gi¸m ®èc kinh doanh vµ phã gi¸m ®èc kü thuËt, bªn c¹nh ®ã cã c¸c phßng: kü thuËt, kinh doanh, kÕ to¸n, c¸c nh©n viªn trong phßng chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña tr­ëng phßng. C«ng ty sö dông hai kho hµng lµ n¬i chøa m¸y tÝnh. Sau ®©y lµ mét sè ho¹t ®éng kinh doanh cña cöa hµng: 1.1.2.S¬ ®å tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty C«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ ®øng ®Çu lµ gi¸m ®èc ng­êi cã quyÒn lùc cao nhÊt, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. Gióp viÖc cho gi¸m ®èc cã hai phã gi¸m ®èc vµ c¸c tr­ëng phßng kh¸c. Ta cã thÓ kh¸i qu¸t bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ b»ng s¬ ®å sau: gi¸m ®èc phã gi¸m ®èc kinh doanh phã gi¸m ®èc kü thuËt Phßng kinh doanh Phßng kÕ to¸n Phßng kÜ thuËt Qu¶n lý kho Gi¸m ®èc: Ban gi¸m ®èc bao gåm: 1 gi¸m ®èc vµ 2 phã gi¸m ®èc. + Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt vµ c¬ quan cÊp trªn, lµ ng­êi chØ huy cao nhÊt. + Phã gi¸m ®èc: lµ ng­êi gióp viÖc cho gi¸m ®èc, bao gåm: Phã gi¸m ®èc kinh doanh: ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ t×nh h×nh kinh doanh cña c«ng ty. Phã gi¸m ®èc kü thuËt: gióp gi¸m ®èc trong viÖc lËp, ®«n ®èc, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. Phßng kÕ to¸n: Thu thËp sö lý th«ng tin, ghi chÐp vµ cung cÊp th«ng tin tæng qu¸t vÒ ho¹t ®éng kinh tÕ, tµi chÝnh cña c«ng ty theo ®óng chuÈn mùc vµ chÕ ®é kÕ to¸n. KiÓm tra gi¸m s¸t c¸c kho¶n thu chi tµi chÝnh, c¸c nghÜa vô nép, thanh to¸n c«ng nî. KiÓm tra viÖc qu¶n lý, sö dông tµi s¶n vµ nguån h×nh thµnh tµi s¶n cè ®Þnh, ph¸t hiÖn vµ ng¨n ngõa c¸c hµnh vi vi ph¹m ph¸p luËt kÕ to¸n. Thùc hiÖn tham m­u cho l·nh ®¹o vÒ c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch nhµ n­íc, h¹ch to¸n tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cho ra kÕt qu¶ kinh doanh cña tõng tæ, ®éi. KÕ to¸n tr­ëng: KÕ to¸n tr­ëng lµ ng­êi do gi¸m ®èc c«ng ty ®Ò nghÞ H§QT bæ nhiÖm, cã tr¸ch nhiÖm tham m­u gióp viÖc cho gi¸m ®èc c«ng ty hoµn thµnh nhiÖm vô mµ héi ®ång qu¶n trÞ giao. KÕ to¸n tr­ëng cã tr¸ch nhiÖm gióp gi¸m ®èc c«ng ty : +Tæ chøc ph©n tÝch kinh tÕ trong c«ng ty mét c¸ch th­êng xuyªn, b¶o ®¶m hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ngµy cµng t¨ng. +Tæ chøc thi hµnh, cñng cè vµ hoµn thiÖn chÕ ®é ho¹ch to¸n kinh tÕ cña c«ng ty cæ phÇn theo yªu cÇu ®æi míi c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ . Tr­ëng c¸c phßng nghiÖp vô: Tr­ëng c¸c phßng nghiÖp vô chÞu tr¸ch nhiÖm toµn bé c¸c mÆt c«ng t¸c nghiÖp vô trong bé phËn m×nh qu¶n lý tr­íc l·nh ®¹o c«ng ty. §iÒu hµnh vµ phôc vô t«t cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ , kiÓm tra , ®«n ®èc c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt, thi c«ng x©y l¾p hoµn thµnh nhiÖm vô ... 1.1.3. quy tr×nh qu¶n lý Quy tr×nh qu¶n lý nhËp hµng : - Phßng kinh doanh tr×nh ®¬n ®Æt hµng lªn gi¸m ®èc ký duyÖt. - NÕu ®¬n ®Æt hµng ®­îc ban gi¸m ®èc ký duyÖt th× phßng kinh doanh sÏ lËp phiÕu nhËp hµng theo mÉu sè vµ nhËn hµng vÒ kho. - Phßng kinh doanh sÏ chuyÓn phiÕu nhËp hµng vµ phiÕu thanh to¸n tíi bé phËn kÕ to¸n ®Ó thanh to¸n víi c«ng ty. - Mçi lÇn nhËp hµng vÒ th× ph¶i tiÕn hµnh cËp nhËt t¹i c¬ së d÷ liÖu. Quy tr×nh qu¶n lý xuÊt hµng : - §¬n ®Æt hµng ®­îc göi ®Õn phßng kinh doanh ®Ó xem xÐt. NÕu hµng trong kho cßn ®ñ th× lËp phiÕu xuÊt hµng theo mÉu phiÕu vµ cung cÊp cho ®¬n vÞ nhËn hµng theo ®¬n ®Æt hµng. nÕu sè l­îng hµng trong kho nhá h¬n sè l­îng tèi thiÓu th× b¸o c¸o cho ban ®iÒu hµnh ®Ó kÞp thêi nhËp hµng. - PhiÕu xuÊt hµng bao gåm: Th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ danh s¸ch mÆt hµng, sè l­îng, ngµy xuÊt. Qu¶n lý hµng tån kho. Theo dâi sè lîng hµng nhËp, xuÊt theo tõng s¶n phÈm trong tõng th¸ng, tõ ®ã tr¶ lêi c¸c c©u hái vÒ qu¶n lÝ: hiÖn t¹i sè lîng hµng cßn tån kho lµ bao nhiªu, cô thÓ cho mçi lo¹i s¶n phÈm. Qu¶n lý kh¸ch hµng. Mçi khi cã mét kh¸ch hµng tíi mua hµng, bé phËn b¸n hµng sÏ kiÓm tra trong file kh¸ch hµng xem ®· cã th«ng tin vÒ kh¸ch hµng ®ã cha. NÕu cha cã th× bé phËn kh¸ch hµng sÏ la c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng nµy vµo file kh¸ch hµng: Hä vµ tªn, ®Þa chØ, ®iÖn tho¹i vµ g¾n cho kh¸ch hµng ®ã mét m· ®Ó tiÖn cho viÖc qu¶n lý. Qu¶n lý vµ tra cøu (T×m kiÕm) th«ng tin c¸c kh¸ch hµng theo: M·, tªn, ®iÖn tho¹i, ®Þa chØ. Qu¶n lý doanh thu, lîi nhuËn. Qu¶n lý doanh thu vµ l¬Þ nhuËn ®¬n vÞ, tõng nh©n viªn kinh doanh, kh¸ch hµng. Cho phÐp xem doanh thu, lîi nhuËn cña c¸c kh¸ch hµng cã t­¬ng xøng kh«ng.Tr¶ lêi ®îc c¸c c©u hái vÒ qu¶n lý nh: Doanh thu, lîi nhuËn theo kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, mÆt hµng, nhãm mÆt hµng, nhãm kh¸ch hµng, nhãm nhµ cung cÊp, theo nh©n viªn b¸n hµng theo kho¶ng thêi gian bÊt kú. Trong ngµy, trong th¸ng, trong quý, trong n¨m. Qu¶n lý hµng b¶o hµnh. Mçi khi kh¸ch hµng mang s¶n phÈm tíi b¶o hµnh, bé phËn tiÕp nhËn hµng b¶o hµnh sÏ g¾n cho s¶n phÈm nµy mét m· riªng (ma SPBH), sau ®ã nhËp th«ng tin vµo file s¶n phÈm b¶o hµnh, c¸c th«ng tin: ma SPBH, m· kh¸ch hµng, ngµy nhËn, ngµy tr¶. Cung cÊp th«ng tin vÒ sè lîng hµng b¶o hµnh trong tõng th¸ng cho l·nh ®¹o. 1.2 §¸nh gi¸ hiÖn tr¹ng cña hÖ thèng 1.2.1. . Ph©n tÝch hÖ thèng. HÖ thèng cò nãi chung cã nhiÒu ­u ®iÓm: TÝnh ®ång nhÊt, ch¹y nhanh, kÝch th­íc d÷ liÖu nhá, kh«ng ®ßi hái cÊu h×nh m¸y tÝnh cao. Tuy nhiªn víi tèc ®é ph¸t triÓn cña khoa häc kü thuËt ngµy nay vµ nhu cÇu ngµy cµng cao cña thÞ tr­êng th× hÖ thèng xuÊt hiÖn nh÷ng nh­îc ®iÓm sau: - Kh¶ n¨ng qu¶n lý d÷ liÖu bÞ h¹n chÕ, ch¹y chËm khi khèi d÷ liÖu lín. Kh¶ n¨ng b¶o mËt ch­a cao, ®é chÝnh x¸c cßn h¹n chÕ. Giao diÖn cò, ch­a th©n thiÖn víi ng­êi dïng. - C«ng viÖc tËp hîp c¸c chøng tõ, c¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng, phiÕu thu, phiÕu chi,.. råi ph©n lo¹i råi ghi chÐp vµo sæ thèng kª b¸n hµng. Cuèi th¸ng ph¶i tæng kÕt ®Ó ghi vµo sæ tæng hîp. ChÝnh c«ng viÖc lÆp ®i lÆp l¹i nµy lµm rÊt mÊt thêi gian mµ cßn rÊt dÔ nhÇm lÉn, g©y sai sãt. V× viÖc qu¶n lý kinh doanh d­íi d¹ng sæ s¸ch, chøng tõ nªn th­êng g©y khã kh¨n còng nh­ kh«ng chÝnh x¸c cho c«ng viÖc kÕ to¸n thèng kª. - ViÖc giíi thiÖu chi tiÕt s¶n phÈm, c¸c chñng lo¹i s¶n phÈm víi kh¸ch hµng còng rÊt khã kh¨n vµ thiÕu chÝnh x¸c. - Do kh«ng chÝnh x¸c trong viÖc thèng kª c¸c s¶n phÈm ®· b¸n vµ nh÷ng s¶n phÈm tån nªn viÖc nhËp hµng vÒ lµ kh«ng ®Çy ®ñ. Ngoµi ra cßn mét sè vÊn ®Ò th­êng ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh kinh doanh nhÊt lµ ®èi víi ng­êi qu¶n lý vµ nh©n viªn b¸n hµng. ChÝnh v× thÕ vÊn ®Ò ®Æt ra lµ ph¶i x©y dùng ®îc hÖ thèng th«ng tin míi, cã kh¶ n¨ng gi¶i quyÕt ®îc nh÷ng vÊn ®Ò h¹n chÕ trªn. 1.2.2 Yªu cÇu cña bµi to¸n qu¶n lý - Ph¶i ®¶m b¶o nh÷ng yªu cÇu: Ch¹y nhanh, b¶o mËt tèt, ®é chÝnh x¸c cao khi khèi l­îng d÷ liÖu lín. - Cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng míi nh: Tù ®éng lËp ho¸ ®¬n chøng tõ, ®a ra ®­îc chiÕn l­îc kinh doanh míi. 1.2.3 Tin häc hãa trong c«ng t¸c qu¶n lý Tõ thùc tr¹ng ®· nªu ë trªn, víi ®iÒu kiÖn ngµnh th«ng tin ®ang ®­îc øng dông réng r·i hiÖn nay th× viÖc x©y dùng l¹i phÇn mÒm phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh (thay cho hÖ thèng kÐm hiÖu qu¶) lµ mét yªu cÇu cÇn thiÕt. §¶m b¶o ®­îc thêi gian vµ ®é chÝnh x¸c cao cßn l­u tr÷ ®­îc mét l­îng th«ng tin v« cïng lín mét c¸ch gän nhÑ. §Ó kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p qu¶n lý thñ c«ng, ®¸p øng tèt c¸c yªu cÇu cÇn thiÕt vµ tÝnh chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, nhanh chãng tr­íc yªu cÇu thùc tÕ ngµy cµng ®a d¹ng phong phó cña c«ng t¸c qu¶n lý, thÊy r»ng vÊn ®Ò tù ®éng ho¸ tõng b­íc ®¸p øng ®­îc môc ®Ých vµ yªu cÇu cña C«ng ty vµ chñ tr­¬ng tin häc ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý trong giai ®o¹n x©y dùng míi hiÖn nay. Bµi to¸n ®Æt ra lµ: c«ng ty cÇn ph¶i x©y dùng mét phÇn mÒm Qu¶n lý ®ñ m¹nh ®Ó ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu xö lý: nhanh chãng, kÞp thêi, chÝnh x¸c, tiÕt kiÖm c«ng søc cho ng­êi lao ®éng, n©ng cao hiÖu qu¶ trong c«ng viÖc. ViÖc gi¶i quyÕt bµi to¸n ®Æt ra ®ßi hái ph¶i cã qu¸ tr×nh ph©n tÝch tØ mØ, khoa häc nh»m cµi ®Æt ®­îc mét hÖ thèng ch­¬ng tr×nh ¸p dông ®­îc vµo thùc tÕ cña ®¬n vÞ, cã hiÖu qu¶ trong giai ®o¹n hiÖn t¹i ®ång thêi cã thÓ kÕt nèi, më réng ®­îc trong t­¬ng lai. 1.2.4 Yªu cÇu ph¸t sinh hÖ thèng míi §Ó kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm cña hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù hiÖn t¹i vµ ®­a c«ng cô tin häc vµo phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý cô thÓ lµ qu¶n lý kinh doanh cÇn ph¶i thiÕt kÕ mét hÖ thèng míi nh÷ng ®Æc tr­ng sau : Cã sù tham gia cña m¸y tÝnh, c¸c c«ng viÖc tÝnh to¸n, s¾p sÕp, kÕt xuÊt ®­îc sö lý tù ®éng. D÷ liÖu ®Çu vµo ®­îc nhËp tõ bµn phÝm, d÷ liÖu ®Çu ra lµ nh÷ng b¸o c¸o, hãa ®¬n phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý . HÖ thèng míi ®­îc nghiªn cøu dùa trªn nÒn cña hÖ thèng cò nh­ng theo h­íng tin häc ho¸ nh»m kh¾c phôc nh÷ng thiÕu sãt hiÖn t¹i, ®¸p øng nh÷ng nhu cÇu trong t­¬ng lai, thÓ hiÖn chiÕn l­îc ph¸t triÓn l©u dµi cña c«ng ty. Nh­ng bªn c¹nh ®ã hÖ thèng míi cßn ph¶i mang tÝnh kh¶ thi nhÊt ®Þnh dùa trªn hiÖu qu¶ mµ nã mang l¹i khi ®­îc sö dông, ®ång thêi ph¶i xÐt ®Õn kh¶ n¨ng tµi chÝnh, kinh tÕ cho phÐp triÓn khai dù ¸n x©y dùng hÖ thèng míi . Ch­¬ng tr×nh míi còng ph¶i ®¬n gi¶n, dÔ sö dông ®Ó phï hîp víi kh¶ n¨ng qu¶n lý, n¾m b¾t kü thuËt míi cña ng­êi sö dông. HÖ thèng míi tæ chøc l¹i c¸c ho¹t ®éng thñ c«ng cña hÖ thèng cò, tù ®éng ho¸ mét phÇn nghÜa lµ cã m¸y tÝnh trî gióp nh­ng kh«ng ®¶o lén ho¹t ®éng cña c«ng ty. C¸c môc tiªu ®­îc ®Æt ra ë trªn ®èi víi hÖ thèng míi chÝnh lµ th­íc ®o ®Ó kiÓm chøng vµ nghiÖm thu dù ¸n sau nµy. §©y lµ s¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ thèng míi: CËp nhËt T×m kiÕm B¸o c¸o Trî gióp Qu¶n lý b¸n hµng DMSP DMKH DMNCC QT nhËp SP QT xuÊt SP Theo MaSP Theo MaKH Theo MaNCC Theo SoHDN Theo SoHDX Hµng nhËp Hµng xuÊt QuyÕt to¸n Giíi thiÖu Trî gióp Tho¸t VÒ Access Window Sè l­îng hµng b¶o hµnh hµng th¸ng Tæng thu hµng th¸ng Hµng b¶o hµnh Ch­¬ng 2 LËP KÕ HO¹CH Dù ¸N PHÇN MÒM 2.1.Ph¹m vi, ®èi t­îng, néi dung nghiªn cøu + Ph¹m vi nghiªn cøu: C«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­. + §èi t­îng nghiªn cøu: Th«ng tin vÒ c¸c mÆt hµng m¸y tÝnh + Néi dung nghiªn cøu: X©y dùng dù ¸n phÇn mÒm ®Ó qu¶n lý b¸n hµng cña c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­. 2.2. Môc tiªu lËp kÕ ho¹ch dù ¸n 2.2.1.Môc tiªu PhÇn mÒm cña chóng t«i nh»m h­íng tíi môc tiªu gióp c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ qu¶n lý viÖc b¸n hµng. Nhãm chóng t«i thùc hiÖn phÇn mÒm nµy víi môc tiªu: HiÓu s©u h¬n vÒ bµi to¸n qu¶n lý cho c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ liªn hÖ bµi to¸n ë møc cao h¬n. X©y dùng ®­îc phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng m¸y tÝnh cña c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ tháa m·n c¸c yªu cÇu cña thùc tiÔn nh­: L­u tr÷, t×m kiÕm th«ng tin b¶o ®¶m c¸c yªu cÇu sau: + Sè liÖu chÝnh x¸c ®Çy ®ñ + §Çy ®ñ th«ng tin vµ tr¸nh d­ thõa d÷ liÖu + T×m kiÕm th«ng tin nhanh + L­u tr÷ d÷ liÖu khoa häc vµ an toµn Gi¶m bít thêi gian vµ c«ng søc trong c«ng t¸c qu¶n lý viÖc b¸n hµng trong c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­. §é tÝnh to¸n chÝnh x¸c §¶m b¶o tÝnh b¶o mËt trong l­u tr÷ th«ng tin Tra cøu, cËp nhËt. chØnh söa d÷ liÖu ®¬n gi¶n, khoa häc. TËn dông ®­îc kh¶ n¨ng lµm viÖc cña m¸y tÝnh. 2.2.2 Chøc n¨ng chÝnh cña dù ¸n - §©y lµ phÇn cña dù ¸n ®­a c«ng nghÖ th«ng tin vµo trong qu¶n lý b¸n hµng. - Thùc hiÖn viÖc qu¶n lý häc sinh môc tiªu x¸c ®Þnh nh­ trªn, dù ¸n h­íng tíi qu¶n lý nhiÒu lÜnh vùc nh­: th«ng tin nhËp hµng, xuÊt hµng, hµng tån kho… 2.2.3. VÊn ®Ò hiÖu n¨ng. - Dù ¸n phÇn mÒm qu¶n lý viÖc b¸n hµng cña c«ng ti m¸y tÝnh D­¬ng Th­ ®­îc x©y dùng h­íng tíi viÖc gi¶iw quyÕt ë møc nhÊt c¸c vÊn ®Ò thùc tÕ trong qu¶n lý viÖc b¸n hµng cña c«ng ty còng nh­ theo dâi th«ng tin nhËp, xuÊt, tån kho… -PhÇn mÒm nµy ®­îc x©y dùng dùa trªn nh÷ng hç trî cña mét sè phÇn mÒm th«ng dông kh¸c ®¶m b¶o cho viÖc thùc hiÖn ë c¸c c«ng ty kh¸c n÷a. - Tõ dù ¸n nµy ta cã thÓ tiÕn hµnh n©ng cÊp x©y d­ng t¹o ra c¸c dù ¸n cïng lo¹i cho c¸c tr­êng kh¸c cã cïng c¬ chÕ b¸n hµng. cho phÕp bæ sung khi cã nh÷ng c¬ chÕ thay ®æi. 2.2.4. Rµng buéc qu¶n lý kinh tÕ. - Dù ¸n phÇn mÒm nµy ®­îc x©y dùng tõ thùc tÕ, kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ cã thÓ ph©n bè cho viÖc qu¶n lý cña quy m« c«ng ty. - Dù ¸n cã thÓ ®­îc triÓn khai trªn c¬ së vËt chÊt hiÖn cã cña c«ng ty cô thÓ lµ hÖ thèng m¸y tÝnh cña tr­êng, lùc l­îng triÓn khai cã thÓ lÊy tõ ®éi ngò nh©n viªn cña c«ng ty. 2.3. ¦íc l­îng cña dù ¸n. 2.3.1 Kü thuËt ­íc l­îng. - ViÖc ­íc l­îng cho dù ¸n lµ ­íc l­îng nh÷ng chi phÝ cho phÇn mÒm bao gåm ­íc l­¬ng cho hÖ thèng dùa trªn m¸y tÝnh. ­íc l­îng vÒ chi phÝ vµ c«ng søc phÇn mÒm. Qu¸ tr×nh tham biÕn cho con ng­êi, kü thuËt. M«i tr­êng chÝnh trÞ cã thÓ ¶nh h­ëng ®Õn chi phÝ chung cuéc cña phÇn mÒm cã thÓ ®­îc biÕn ®æi tõ mét nghÖ thuËt thµnh d·y c¸c b­íc hÖ thèng ®Ó ®­a ra c¸c ­íc l­îng víi ®é rñi ro chÊp nhËn ®­îc. - §Ó ®¹t ®­îc c¸c ­íc l­îng chi phÝ vµ c«ng søc tin cËy, mét sè tïy chän n¶y sinh: 1. Tr× ho·n viÖc ­íc l­îng tíi giai ®o¹n sau trong dù ¸n. 2. Dïng c¸c kü thuËt ph©n r· t­¬ng ®èi ®¬n gi¶n ®Î sinh ra ­íc l­îng vÒ chi phÝ vµ c«ng søc dù ¸n. 3. P h¸t triÓn mét m« h×nh kinh ngiÖm cho chi phÝ vµ c«ng søc phÇn mÒm. 4. Thu ®­îc mét hay nhiÒu c«ng cô ­íc l­îng tù ®éng. - ChÝnh v× vËymµ chóng ta cÇn ­íc l­îng tõ ®Çu sö dông kÜ thuËt ­íc l­îng: kÜ thuËt ph©n r·. 2.3.2 ¦íc l­îng `Kinh phÝ chi phÝ cho dù ¸n: 10 triÖu. Nh©n lùc thùc hiÖn: 4 ®Õn 6 ng­êi. Gi¶ trÞ thµnh phÇn(tøc lµ phÇn mÒm qu¶n lý viÖc b¸n hµng): 30 triÖu. Tæng thêi gian thùc hiÖn: 35 ngµy. §iÒu tra thùc tiÔn t¹i: 4 ngµy. Ph©n tÝch ®¸nh gi¸ s¬ bé: 2 ngµy. LËp kÕ ho¹ch x©y dùng dù ¸n:10 ngµy. TiÕn hµnh thùc hiÖn dù ¸n:13 ngµy. KiÓm thö:3 ngµy. TriÓn khai h­íng dÉn sö dông:3 ngµy. Ph­¬ng tiÖn hç trî: M¸y tÝnh c¸ nh©n cã trang bÞ c¸c phÇn mÒm cÇn thiÕt. Thêi gian b¶o tr×: 2 n¨m. 2.4.Rñi ro cña dù ¸n 2.4.1.Ph©n tÝch rñi ro Ta quan t©m chñ yÕu ®Õn rñi ro vÒ kü thuËt vµ rñi ro vÒ mÆt qu¶n lÝ. Rñi ro vÒ mÆt kü thuËt: §©y lµ rñi ro th­êng thÊy cña bÊt k× dù ¸n phÇn mÒm nµo kh«ng phô thuéc vµo quy m« còng nh­ ph¹m vi øng dông cña nã. Bëi mét dù ¸n phÇn mÒm muèn triÓn khai ®­îc ph¶i cã mét nÒn t¶ng kÜ thuËt hç trî, ®¬n gi¶n nhÊt lµ c¸c m¸y tÝnh c¸ nh©n th«ng th­êng. §èi víi c¸c dù ¸n lín th× c¸c ph­¬ng tiÖn kÜ thuËt hç trî kh«ng dõng l¹i ë møc ®ã mµ cßn lµ mét hÖ thèng m¸y mãc vµ ph­¬ng tiÖn kÜ thuËt hç trî kh¸c. vÝ dô nh­ dù ¸n x©y dùng nh»m phôc vô cho viÖc rót tiÒn sö dông thÎ ATM nh­ hiÖn nay, nhiÒu khi c¬ së kÜ thuËt ®ã cßn ph¶i ®­îc tiÕn hµnh x©y dùng tõ ®Çu vµ cßn cÇn sù hç trî cña c¸c chuyªn gia lín ®Õn tõ c¸c n­íc ph¸t triÓn. §©y lµ dù ¸n theo ®¸nh gi¸ chñ quan cña b¶n th©n c¸c thµnh viªn tham gia th× ®©y lµ dù ¸n ë møc trung b×nh nhá, chØ lµ mét kÕ ho¹ch nh»m hç trî vµ nhanh chãng hãa qu¸ tr×nh qu¶n lÝ m¸y tÝnh cña c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ Tuy nhiªn, qua xem xÐt thùc tÕ vÒ ph­¬ng tiÖn kÜ thuËt cña c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ vµ ®éi ngò nh©n viªn trong c«ng ty th× cßn mét sè khã kh¨n sau: PhÇn mÒm qu¶n lÝ viÖc b¸n hµng ch­a ®ñ m¹nh ®Ó ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu xö lý: Nhanh chãng, kÞp thêi, chÝnh x¸c, tiÕt kiÖm c«ng søc cho nh©n viªn, n©ng cao hiÖu qu¶ trong c«ng viÖc. ViÖc gi¶i quyÕt bµi to¸n ®Æt ra ®ßi hái ph¶i cã qu¸ tr×nh ph©n tÝch tØ mØ, khoa häc nh»m cµi ®Æt ®­îc mét hÖ thèng ch­¬ng tr×nh ¸p dông ®­îc vµo thùc tÕ cña ®¬n vÞ, cã hiÖu qu¶ trong giai ®o¹n hiÖn t¹i ®ång thêi cã thÓ kÕt nèi, më réng ®­îc trong t­¬ng lai. *Rñi ro vÒ mÆt qu¶n lÝ: XÐt trªn ph­¬ng diÖn qu¶n lÝ th× nh÷ng rñi ro khi ®­a dù ¸n vµo triÓn khai nh­ sau: + Sù hiÓu biÕt chung vÒ c«ng nghÖ th«ng tin cña phÇn ®«ng nh©n viªn trong c«ng ty míi ë møc hä sö dông chø kh«ng ph¶i cã mét nÒn t¶ng hiÓu biÕt râ rµng vÒ nã. VËy nªn khi triÓn khai khã t×m ®­îc ph­¬ng ¸n chung, thèng nhÊt trong c¸ch thøc triÓn khai trªn quy m« toµn c«ng ty. + T­ duy qu¶n lÝ cò theo h­íng thñ c«ng ®· ¨n nhËp vµo phÇn ®«ng ng­êi ViÖt Nam nÕu kh«ng cã mét sù chØ dÉn cô thÓ chi tiÕt th× viÖc qu¶n lÝ m¸y tÝnh theo h×nh thøc nh­ dù ¸n x¸c ®Þnh lµ v« cïng khã kh¨n. 2.4.2.Qu¶n lÝ rñi ro Do ta quan t©m chñ yÕu ®Õn rñi ro vÒ kü thuËt vµ rñi ro vÒ mÆt qu¶n lÝ, nªn muèn dù ¸n ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch ®¹t hiÖu qu¶ th× viÖc qu¶n lÝ rñi ro ph¶iw ®­îc tiÕn hµnh trªn c¶ hai mÆt: ph­¬ng tiÖn kÜ thuËt vµ mÆt rñi ro vÒ qu¶n lÝ. Ta tiÕn hµnh nh­ sau: + Tr­íc hÕt lµ x©y dùng dù ¸n phÇn mÒm qu¶n lÝ m¸y tÝnh cña c«ng ty thËt cô thÓ, chi tiÕt dùa trªn t×nh h×nh cô thÓ cña c«ng ty víi c¸c ®èi t­îng kh¸ch hµng kh¸c nhau.®Ó gi¶m thiÓu rñi ro phÇn mÒm qu¶n lÝ xa l¹ víi m«i tr­êng qu¶n lÝ t¹i c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­. + TiÕp sau ®ã lµ triÓn khai kÕ hoach x©y dùng dù ¸n, x©y dùn kÕ ho¹ch h­íng d·n sö dông vµ b¶o tr× ®Õn ®éi ngò nh©n viªn trong c«ng ty nh»m gi¶iw quyÕt ®­îc nh÷ng khã kh¨n trong viÖc qu¶n lý m¸y tÝnh d­íi sù hç trî cña phÇn mÒm qu¶n lÝ. Tøc lµ h¹n chÕ rñi ro vÒ mÆt qu¶n lÝ. 2.5 LËp lÞch * CÊu tróc ph©n viÖc cña dù ¸n: C¸c cÊu tróc, kÜ thuËt lËp lÞch ®­îc m« t¶ cã thÓ ®­îc cµi ®Æt víi c«ng cô lËp lÞch dù ¸n tù ®éng cã s¾n trªn m¸y tÝnh c¸ nh©n. Nh÷ng c«ng cô nh­ vËy t­¬ng ®èi dÔ dïng vµ lµm cho c¸c ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch ®­îc m« t¶ thµnh cã s½n cho ng­êi qu¶n lÝ dù ¸n phÇn mÒm. Theo dâi vµ kiÓm so¸t dù ¸n. Chóng ta biÕt mét ngµy tr­íc so víi lÞch th× hiÕm khi lµm háng c¶ dù ¸n. Nh­ng mét ngµy kÐo dµi thªm vµ qua toµn bé chiÒu dµi dù ¸n th× trËm trÔ nhá cã thÓ g©y ra vÊn ®Ò lín. ë ®©y chóng ta cÇn l­u ý vai trß cña qu¶n lÝ dù ¸n lµ theo dâi vµ kiÓm so¸t dù ¸n phÇn mÒm mét khi nã ®ang tiÕn hµnh. ViÖc theo dâi cã thÓ ®­îc thùc hiÖn mét trong nh÷ng c¸ch sau: TiÕn hµnh c¸c cuéc häp nhãm xem xÐt hiÖn t­îng dù ¸n ®Òu ®Æn trong ®ã mçi thµnh viªn nhãm ®Òu b¸o c¸o l¹i tiÕn ®é vµ vÊn ®Ò mµ ®Ò tµi cña m×nh ®ang nghiªn cøu. §¸nh gi¸ kÕt qu¶ cña mäi cuéc häp xem xÐt ®­îc tiÕn hµnh qua toµn bé tiÕn tr×nh c«ng nghÖ. X¸c ®Þnh xem liÖu c¸c mèc dù ¸n chÝnh thøc ®· ®­îc ®óng tiÕn ®é nh­ lËp lÞch ch­a . So s¸nh ngay b¾t ®Çu thùc tÕ so víi ngµy b¾t ®Çu theo kÕ ho¹ch cho tõng nhiÖm vô dù ¸n ®­îc liªn kÕt trong b¶ng tµi nguyªn. KiÓm so¸t ®­îc nhãm sö dông ®Ó qu¶n trÞ tµi nguyªn dù ¸n,gi¶i quyÕt vÊn ®Ò vµ chØ huy tÊt c¶ c¸c thµnh viªn trong nhãm. NÕu dù ¸n theo ®óng lÞch vµ trong ph¹m vi ng©n s¸ch,c¸c cuéc häp cho thÊy cã tiÕn bé thùc sù vµ ®¹t ®­îc nh÷ng cét mèc quan träng,th× viÖc kiÓm so¸t lµ nhÑ nhµng. nh­ng khi vÊn ®Ò xuÊt hiÖn th× chóng ta ph¶i biÕt thùc thi kiÓm so¸t ®Ó ®iÒu tiÕt mét c¸ch nhanh chãng vµ phï hîp nhÊt. Sau khi vÊn ®Ò ®· ®­îc chÈn ®o¸n, cã thÓ tËp trung thªm tµi nguyªn phô vµo miÒn cã vÊn ®Ò. §Ó nhãm cã thÓ bè trÝ l¹i c«ng viÖc cña c¸c thµnh viªn trong nhãm hay cã thÓ chØnh l¹i lÞch biÓu. 2.6 Tµi nguyªn dù ¸n 2.6.1 Con ng­êi. ViÖc lËp kÕ ho¹ch cho dù ¸n b¾t ®Çu b»ng viÖc ­íc l­îng ph¹m vi ¸p dông vµ lùa chän kÜ n¨ng, sè l­îng c¸c thµnh viªn thùc hiÖn ®Ó hoµn thµnh viÖc x©y dùng vµ ph¸t triÓn dù ¸n. Sè ng­êi trong nhãm thùc hiÖn dù ¸n nµy lµ 8 thµnh viªn. 2.6.2 PhÇn cøng vµ phÇn mÒm PhÇn cøng vµ phÇn mÒm + PhÇn cøng: PhÇn cøng phôc vô thiÕt kÕ lËp kÕ ho¹ch lµ c¸c m¸y tÝnh c¸ nh©n. +PhÇn mÒm: Sö dông phÇn mÒm hç trî lËp tr×nh, hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Access. 2.7 Tæ chøc ®éi ngò 2.7.1 CÊu tróc nhãm Víi sè l­îng c¸c thµnh viªn tham gia nh­ trªn ®· cã sù ph©n c«ng, ®iÒu chØnh thèng nhÊt nh»m h­íng tíi sù h÷u Ých cña phÇn mÒm hç trî qu¶n lÝ. Bao gåm mét thµnh viªn chuyªn s©u vÒ viÖc thu thËp sè liÖu vµ kh¶o s¸t t×nh h×nh thùc tÕ ë c«ng ty vÒ c¸c mÆt : nh­ sè l­îng nh©n viªn , ®Þa bµn mµ c«ng ty thµnh lËp, kh¶ n¨ng tµi chÝnh chung cña c«ng ty còng nh­ kh¶ n¨ng tµi chÝnh cã thÓ cña c«ng ty ®Çu t­ vÒ mÆt qu¶n lÝ nh©n viªn. mét thµnh viªn cã nhiÖm vô chÝnh lµ dùa vµo c¸c th«ng tin ®· thu thËp thùc tÕ t¹i c«ng ty lªn kÕ ho¹ch x©y dùng phÇn mÒm qu¶n lÝ ë møc tæng thÓ cã ®¸nh gi¸ ph©n tÝch vÒ c¸c mÆt. Hai thµnh viªn cã nhiÖm vô x©y dùng ch­¬ng tr×nh cô thÓ. Thµnh viªn cßn l¹i cã nhiÖm vô hç trî viÖc x©y dùng vµ tiÕn hµnh tæng kÕt chung. Ngoµi ra tÊt c¶ c¸c thµnh viªn trong nhãm cßn tiÕn hµnh th¶o luËn ®Þnh h­íng chung cho tÊt c¶ c¸c phÇn. 2.7.2 Lµm b¸o c¸o qu¶n lÝ dù ¸n Môc ®Ých lµ h­íng tíi hoµn thiÖn dù ¸n ë tõng b­íc nhá: X©y dùng ý t­ëng dù ¸n,lËp kÕ ho¹ch x©y dùng dù ¸n,tiÕn hµnh x©y dùng dù ¸n vµ b¶o tr×,bæ sung cho dù ¸n khi nã ®­îc ®­a vµ thùc tÕ ¸p dông t¹i c«ng ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­. Còng nh­ chÝnh c¸c b­íc x©y dùng vµ hoµn thiÖn dù ¸n c¸c giai ®o¹n viÕt b¸o c¸o dù ¸n tr­íc triÓn khai ®ång bé cïng víi c¸c qu¸ tr×nh x©y dùng dù ¸n. vµ ®­îc ph©n cho c¸c thµnh viªn thùc hiÖn cô thÓ . Giai ®o¹n x©y dùng ý t­ëng dù ¸n qu¶n lÝ m¸y tÝnh: XuÊt ph¸t tõ qu¸ tr×nh kh¶o s¸t thùc tÕ nhËn thÊy phÇn mÒm qu¶n lÝ m¸y tÝnh t¹i c«ng ty vÉn ch­a ®­îc triÓn khai mét c¸ch hiÖu qu¶,vµ viÖc sö dông phÇn mÒm ch­a thùc sù h÷u Ých. Giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch dù ¸n: + Dù ¸n ®­îc triÓn khai gióp cho viÖc ®ång bé hãa ®­îc qu¸ tr×nh qu¶n lÝ, lµm gi¶m bít c«ng søc còng nh­ nh©n lùc trong qu¸ tr×nh qu¶n lÝ. + Lªn kÕ ho¹ch x©y dùng dù ¸n qu¶n lÝ tiÕn hµnh c¸c b­íc ­íc l­îng,tÝnh to¸n rñi ro,nh÷ng yªu cÇu cÇn thiÕt vÒ con ng­êi,ph­¬ng tiÖn kÜ thuËt hç trî. + Ph©n c«ng nhiÖm vô cô thÓ cho c¸c thµnh viªn tham gia x©y dùng dù ¸n phï hîp víi n¨ng lùc cña tõng ng­êi. Giai ®o¹n x©y dùng phÇn mÒm: ViÖc x©y dùng tu©n thñ theo c¸c quy t¾c nh»m ®¶m b¶o ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu ®· ®Æt ra tr­íc khi x©y dùng dù ¸n. Giai ®o¹n bæ sung, kiÓm thö vµ tiÕn hµnh b¶o tr× trong thùc tÕ. Sau khi dù ¸n ®­îc x©y dùng tiÕn hµnh test thö trªn nh÷ng d÷ liÖu tù t¹o cã tÝnh ®Õn c¸c kh¶ n¨ng kh¸c nhau. TiÕp tôc tiÕn hµnh b¶o tr× bæ sung ®Þnh k× khi ®­a phÇn mÒm nµy ra ¸p dông ë c«ng ty. 2.8 KiÓm thö vµ b¶o tr× Sau khi hoµn thµnh phÇn mÒm cÇn ph¶i ®­îc kiÓm thö theo tõng chu k× nhÊt ®Þnh. Giao cho mét ng­êi hoÆc hai ng­êi ®¶m nhËn viÖc kiÓm thö, b¶o tr× vµ tiÕn hµnh bæ sung, söa ®æi nÕu cã sai sãt, thay ®æi. §¶m b¶o s¶n phÈm ®óng nh­ yªu cÇu cña kh¸ch hµng. PhÇn mÒm nªn b¶o tr× th­êng xuyªn, tr¸nh ®Ó thêi gian l©u sÏ khã b¶o tr×, dÉn ®Õn mÊt uy tÝn víi kh¸ch hµng… Ch­¬ng 3 Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ qu¶n lý b¸n hµng m¸y tÝnh B¶o Minh - th¸i nguyªn 3.1 Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng vÒ xö lý. Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng lµ ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu lùa chän c¸c gi¶i ph¸p thÝch hîp cho bµi to¸n qu¶n lý. Ph©n tÝch lµ c«ng viÖc ®Çu tiªn cña qu¸ tr×nh x©y dùng hÖ thèng trªn m¸y tÝnh. Kh«ng thÓ ®­a m¸y tÝnh vµo ho¹t ®éng mµ kh«ng qua giai ®o¹n ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng. HiÖu qu¶ ®em l¹i cao hay kh«ng lµ phô thuéc vµo kÕt qu¶ ph©n tÝch ban ®Çu. Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng vÒ xö lý thùc chÊt lµ t×m ra c¸c thao t¸c ®Æc tr­ng cña hÖ thèng cã t¸c ®éng ®Õn c¸c tÖp d÷ liÖu. §Ó ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng, ta cã thÓ sö dông mét trong hai ph­¬ng ph¸p hoÆc dïng kÕt hîp c¶ hai ph­¬ng ph¸p lµ: Ph©n tÝch hÖ thèng trªn c¬ së sö dông biÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh. Ph©n tÝch hÖ thèng trªn c¬ së sö dông biÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh. Trong c¶ hai ph­¬ng ph¸p trªn ta ®Òu cã thÓ tiÕn hµnh ph©n tÝch tõ tæng thÓ ®Õn chi tiÕt (ph­¬ng ph¸p Top-Down) hoÆc ph©n tÝch tõ chi tiÕt ®Õn tæng thÓ (ph­¬ng ph¸p Button-Up). Trªn c¬ së kh¶o s¸t thùc tÕ vµ dùa vµo bµi to¸n qu¶n lý ®· ®Æt ra, ph©n tÝch hÖ thèng d÷ liÖu cña bµi to¸n qu¶n lý Kinh Doanh cña C«ng Ty m¸y tÝnh D­¬ng Th­ ta cã: 3.1.1 Th«ng tin vµo hÖ thèng th«ng tin Th«ng tin ®Çu vµo cña hÖ thèng lµ c¸c th«ng tin vÒ c¸c lo¹i ho¸ ®¬n, chøng tõ xuÊt, nhËp, thu, chi hµng ho¸... tËp hîp c¸c th«ng tin nµy ®­îc l­u thµnh c¸c kho d÷ liÖu cña ch­¬ng tr×nh : XuÊt nhËp: l­u tr÷ c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ nhËp hoÆc xuÊt. Chi tiÕt nhËp xuÊt: L­u tr÷ c¸c dßng chi tiÕt liªn hÖ cho mçi ho¸ ®¬n, chøng tõ nhËp hay xuÊt. C¸c th«ng tin vÒ mÆt hµng vµ kh¸ch hµng. ViÖc söa ®æi bæ sung, xãa d÷ liÖu ®­îc thùc hiÖn trong ch­¬ng tr×nh. C¸c th«ng tin cô thÓ trong tõng thêi gian ®Þnh kú vÒ c¸c kho¶n nh­ : sè ho¸ ®¬n, sè l­îng nhËp, sè l­îng xuÊt... ®­îc ®­a vµo theo tõng thêi ®iÓm thÝch hîp trong ch­¬ng tr×nh. 3.1.2 Th«ng tin ra cña hÖ thèng th«ng tin Tõ nh÷ng yªu cÇu thùc tÕ trªn vµ c¨n cø vµo chÕ ®é b¸o c¸o, c¸c yªu cÇu cña l·nh ®¹o vµ cña c¸c kh¸ch hµng mµ hÖ thèng ch­¬ng tr×nh ph¶i ®­a ra ®­îc nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt, chÝnh x¸c nh»m phôc vô mét c¸ch tèt nhÊt, nhanh gän nhÊt vµ chÝnh x¸c nhÊt. §ã lµ nh÷ng th«ng tin liªn quan ®Õn t×nh h×nh kinh doanh cña c«ng ty : Danh môc vµ sè l­îng xuÊt - nhËp - tån cña c¸c lo¹i s¶n phÈm, t×nh h×nh thu - chi cña c«ng ty, c¸c th«ng tin vÒ c¸c hãa ®¬n, chøng tõ xuÊt - nhËp, t×nh tr¹ng thu nî cña kh¸ch hµng... Nh÷ng th«ng tin phôc vô cho t×m kiÕm, c¸c mÉu biÓu vÒ b¸o c¸o thèng kª, tæng hîp, c¸c b¸o biÓu ®Ó in Ên. Nh­ vËy hÖ thèng cã 3 thµnh phÇn t­¬ng t¸c víi nhau : (C¸c thµnh phÇn vµo, Xö lý chÕ biÕn,C¸c thµnh phÇn ra) HÖ thèng xö lý th«ng tin C¸c th«ng tin ®Çu vµo C¸c th«ng tin ®Çu ra S¬ ®å luång th«ng tin ra - vµo cña hÖ thèng ch­¬ng tr×nh Danh s¸ch kh¸ch hµng B¸o c¸o xuÊt hµng B¸o c¸o tån kho B¸o c¸o nhËp hµng Danh s¸ch MÆt hµng Ch­¬ng tr×nh Qu¶n lý kinh doanh B¸o c¸o t×nh tr¹ng Doanh thu Ho¸ ®¬n, chøng tõ b¸n hµng Ho¸ ®¬n, chøng tõ nhËp hµng 3.2 X©y dùng biÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cña c«ng ty bao gåm 3 chøc n¨ng chÝnh nh­ sau: Qu¶n lý hµng nhËp Qu¶n lý tµi chÝnh Qu¶n lý b¸n hµng Qu¶n lý kinh doanh Qu¶n lý hµng nhËp Qu¶n lý tµi chÝnh Qu¶n lý hµng b¸n Qu¶n lý thu chi Qu¶n Lý s¶n phÈm Qu¶n lý quyÕt to¸n Qu¶n lý hµng b¸n Giao tiÕp kh¸ch hµng Giao tiÕp nhµ cung cÊp S¬ ®å ph©n cÊp chøc n¨ng 3.3. X©y dùng biÓu ®å luång d÷ liÖu Tõ viÖc ph©n tÝch cô thÓ c¸c yªu cÇu cña bµi to¸n, nÕu coi hÖ thèng chØ bao gåm mét chøc n¨ng tæng thÓ vµ xÐt tíi sù trao ®æi th«ng tin gi÷a c¸c thùc thÓ víi hÖ thèng vµ ng­îc l¹i, ta sÏ cã mét m« h×nh chung cña hÖ thèng vµ gäi lµ biÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh. TiÕp tôc ph©n tÝch c¸c chøc n¨ng cña nã ta sÏ ®­îc biÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh, møc d­íi ®Ønh, t­¬ng øng víi c¸c chøc n¨ng chi tiÕt cña ch­¬ng tr×nh. BiÓu ®å luång d÷ liÖu thÓ hiÖn hÖ thèng ë d¹ng ®éng, nã thÓ hiÖn sù trao ®æi th«ng tin gi÷a hÖ th«ng víi m«i tr­êng bªn ngoµi vµ c¸c luång trao ®æi th«ng tin trong néi bé hÖ thèng. BiÓu ®å luång d÷ liÖu bao gåm c¸c t¸c nh©n bªn trong vµ bªn ngoµi hÖ thèng, c¸c tiÕn tr×nh xö lý th«ng tin, c¸c luång th«ng tin vµo/ra mçi tiÕn tr×nh. Mèi liªn quan gi÷a biÓu ®å luång d÷ liÖu vµ biÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng lµ c¸c chøc n¨ng trong biÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng t­¬ng øng víi c¸c tiÕn tr×nh cña biÓu ®å luång d÷ liÖu; mçi møc cña biÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng ®­îc m« t¶ bëi biÓu ®å luång d÷ liÖu t­¬ng øng. Ta tiÕn hµnh x©y dùng biÓu ®å luång d÷ liÖu cho hÖ thèng nµy dùa vµo biÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng ®· lËp ë phÇn trªn nh­ sau: 3.3.1 BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh: C.cÊp hµng ho¸ vµ hãa ®¬n L·nh ®¹o yªu cÇu, thèng kª Thèng kª, b¸o c¸o Nhµ cung cÊp Ch­¬ng tr×nh Qu¶n lý kinh doanh Kh¸ch hµng y.cÇu c.cÊp s¶n phÈm C.cÊp s¶n phÈm vµ hãa ®¬n yªu cÇu vÒ s¶n phÈm Gi¶i thÝch biÓu ®å d÷ liÖu møc ng÷ c¶nh: HÖ th«ng qu¶n lý kinh doanh m¸y tÝnh vµ linh kiÖn m¸y tÝnh cña c«ng ty giao tiÕp víi hai t¸c nh©n ngoµi. T¸c nh©n thøc nhÊt lµ nhµ cung cÊp vµ t¸c nh©n thø hai lµ kh¸ch hµng. Víi t¸c nh©n ngoµi lµ nhµ cung cÊp, c«ng ty sÏ ®­a ra c¸c th«ng tin vÒ chñng lo¹i m¸y tÝnh vµ linh kiÖn b»ng ®¬n ®Æt hµng ®Õn nhµ cung cÊp, nhµ cung cÊp sÏ ®¸p øng l¹i b»ng c¸ch chuyÓn ®Õn cho c«ng ty mÆt hµng theo ®óng yªu cÇu. Khi cã hµng ho¸ tõ c¸c nhµ cung cÊp bªn ngoµi ®­a ®Õn “thñ kho” sÏ kiÓm tra c¶ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng vµ gi¸ c¶ theo ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt (Cã ®èi chiÕu víi ®¬n ®Æt hµng cña C«ng ty). NÕu tÊt c¶ ®Òu ®Çy ®ñ vµ hîp lÖ, Bé phËn qu¶n lÝ kho sÏ tiÕn hµnh ph©n lo¹i vµ ra phiÕu nhËp kho ®Ó nhËp hµng ho¸. Thñ kho sÏ nhËp sè liÖu míi vµo môc “NhËp” trong thÎ kho cña lo¹i hµng ho¸ ®ã vµ ®ång thêi l­îng vËt t­ ®ã sÏ ®­îc céng víi l­îng hµng ho¸ tån kho tr­íc ®Ó t¹o thµnh l­îng tån kho míi cña hµng ho¸. NÕu lµ lo¹i hµng ho¸ míi thñ kho sÏ thiÕt lËp thÎ kho míi cho lo¹i hµng ho¸ ®ã. Hµng th¸ng c¸c thÎ kho nµy ®­îc tæng hîp vµo sæ theo dâi tæng hîp cña thèng kª hµng ho¸. Víi t¸c nh©n ngoµi lµ kh¸ch hµng: Khi kh¸ch hµng cã nhu cÇu vÒ hµng hãa, chñng lo¹i m¸y tÝnh, thiÕt bÞ vµ linh kiÖn ... vµ c«ng ty sÏ ®¸p øng theo ®óng yªu cÇu vÒ chñng lo¹i mµ kh¸ch hµng ®· chän th× c«ng ty sÏ xuÊt c¸c hµng ho¸ ®Ó b¸n. C«ng ty sÏ ®èi chiÕu ho¸ ®¬n víi l­îng hµng ho¸ tån trong kho cña cöa hµng råi cung cÊp, nÕu thiÕu th× thèng kª hµng ho¸ ®Ó liªn hÖ víi nhµ cung cÊp nhËp thªm hµng ho¸ ®Ó kÞp thêi phôc vô nhu cÇu ng­êi mua. Vµ cuèi cïng phßng qu¶n lý hµng sÏ ra phiÕu xuÊt kho 3.3.2 BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh Qua biÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh ta sÏ x©y dùng ®­îc biÓu ®å luång d÷ liÖu ë møc ®Ønh nh­ sau: Qu¶n lý tµi chÝnh 1.2 Qu¶n lý hµng nhËp 1.1 Qu¶n lý b¸n hµng 1.3 NCC Kh¸ch hµng Chøng tõ thanh to¸n Hîp ®ång b¶o hµnh C¸c yªu cÇu C¸c ®¸p øng C¬ së DL ho¸ ®¬n chøng tõ TT hµng nhËp TT hµng b¸n 3.3.3 BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh Qua biÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng ta ®· thÊy râ 3 chøc n¨ng chÝnh cña cöa hµng , lÇn l­ît ph©n r· c¸c chøc n¨ng nµy ta sÏ nhËn ®­îc c¸c biÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh: A - Chøc n¨ng: Qu¶n lý hµng nhËp Ta tiÕn hµnh ph©n r· c¸c chøc n¨ng nµy thµnh c¸c chøc n¨ng nhá sau: Qu¶n lý s¶n phÈm: Th«ng qua ho¸ ®¬n nhËp sÏ cã c¸c th«ng tin vÒ s¶n phÈm nh­: sè ho¸ ®¬n nhËp, tªn s¶n phÈm , m· s¶n phÈm ,tªn ng­êi cung cÊp ,sè l­îng , ®¬n gi¸. C¸c th«ng vÒ s¶n phÈm sÏ ®­îc ®­a vµo mét kho hµng cã tªn lµ “ CSDL s¶n phÈm” . Giao tiÕp nhµ cung cÊp: C«ng viÖc nµy sÏ cho ta kh¶ n¨ng chän nhµ cung cÊp thÝch hîp v× trªn thùc tÕ cã rÊt nhiÒu nhµ cung cÊp cung cÊp s¶n phÈm cho c«ng ty. CSDL NCC CSDL S¶n phÈm C¸c th­¬ng l­îng hîp ®ång §¬n hµng c¸c yªu cÇu vÒ hµng ho¸ S¶n phÈm & PhiÕu giao hµng NCC Qu¶n lý s¶n phÈm 1.1.1 Giao tiÕp nhµ cung cÊp 1.1..2 BLD d­íi ®Ønh 1 B - Chøc n¨ng: Qu¶n lý tµi chÝnh T­¬ng tù ta còng ph¶i tiÕn hµnh ph©n r· thµnh c¸c chøc n¨ng nhá nh­ sau: Thu chi : Bé phËn nµy cã nhiÖm vô rÊt quan träng trong viÖc qu¶n lý kinh doanh cña cöa hµng bëi ta thÊy c¸c chøc n¨ng cña bé phËn nµy nh­ sau: TiÕp nhËn chøng tõ mua hµng tõ bé phËn qu¶n lý s¶n phÈm còng nh­ chøng tõ b¸n tõ bé phËn qu¶n lý hµng b¸n. Tõ bé phËn nµy c¸c hãa ®¬n, chøng tõ chi sÏ ®­îc ®­a tíi nhµ cung cÊp, cßn c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ b¸n hµng sÏ ®­îc ®­a tíi kh¸ch hµng. TÊt c¶ c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ nµy sÏ ®­îc l­u vµo mét kho cã tªn lµ “ CSDL Chøng tõ thu chi”. QuyÕt to¸n : Bé phËn nµy vµ bé phËn “ Thu chi “ nh­ ta ®· nãi ë trªn cã nhiÖm vô qu¶n lý vÒ tµi chÝnh cña c«ng ty, bé phËn sÏ lÊy nh÷ng chøng tõ thu chi tõ kho ra sau ®ã dùa vµo ®ã ®Ó thanh to¸n vÒ tµi chÝnh víi ng­êi cung cÊp còng nh­ kh¸ch hµng. BLD d­íi ®Ønh 2 CSDL chøng tõ thu chi Chøng tõ mua hµng C¸c thanh to¸n Chøng tõ b¸n hµng Ho¸ ®¬n b¸n hµng C¸c chøng tõ thanh to¸n C¸c thanh to¸n NCC Qu¶n lý thu chi 1.2.1 Qu¶n lý quyÕt to¸n 1.2.2 Kh¸ch hµng 1.1 Qu¶n lý b¸n hµng 1.3 C - Chøc n¨ng: Qu¶n lý b¸n hµng T­¬ng tù nh­ chøc n¨ng 1 vµ 2 ta còng cã c¸c chøc n¨ng nhá nh­ sau: B¸n hµng: Bé phËn nµy cã nhiÖm vô nhËp s¶n phÈm tõ bé phËn qu¶n lý s¶n phÈm còng nh­ CSDL vÒ s¶n phÈm. Tõ ®©y bé phËn b¸n hµng sÏ ®­a c¸c s¶n phÈm tíi kh¸ch hµng trao dæi vµ ®¸p øng c¸c yªu cÇu cña kh¸ch. Giao tiÕp kh¸ch hµng: §©y lµ bé phËn quan träng v× nã trùc tiÕp trao ®æi l¾ng nghe yªu cÇu cña kh¸ch hµng, ý mèn cña kh¸ch hµng, nh÷ng th¾c m¾c vµ c¸c nh©n viªn cã nhiÖm vô gi¶i ®¸p nh÷ng th¾c m¾c ®ã v× ®©y lµ mét nghÖ thuËt trong kinh doanh. S¶n phÈm Qu¶n lý hµng b¸n III.1 C¸c trao ®æi C¸c yªu cÇu vÒ hµng C¸c ®¸p øng C¸c yªu cÇu Chøng tõ b¸n hµng Kh¸ch hµng Giao tiÕp kh¸ch hµng III.2 I.1 DMSP nhËp CSDL s¶n phÈm CSDL kh¸ch hµng BLD d­íi ®Ønh 3 3.4. ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu Qua viÖc ph©n tÝch x©y dùng biÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng vµ biÓu ®å luång d÷ liÖu ta thÊy ®Ó thùc hiÖn ®­îc c¸c chøc n¨ng ®· ®Ò ra ta cÇn ph¶i l­u tr÷ c¸c th«ng tin sau: Danh môc s¶n phÈm Danh môc kh¸ch hµng Danh môc nhµ cung cÊp Ho¸ ®¬n nhËp Hãa ®¬n xuÊt S¶n phÈm b¶o hµnh 3.4.1. S¥ §å THùC THÓ LI£N KÕT Qua qu¸ tr×nh thu thËp th«ng tin ta thu ®­îc mét sè quy t¾c: Mçi kh¸ch hµng cã thÓ mua hµng nhiÒu lÇn (cã nhiÒu hãa ®¬n xuÊt). Mçi hãa ®¬n xuÊt chØ xuÊt cho mét kh¸ch hµng. Mçi nhµ cung cÊp cã thÓ cung cÊp nhiÒu lÇn (cã nhiÒu hãa ®¬n nhËp). Mçi hãa ®¬n nhËp chØ nhËp hµng tõ mét nhµ cung cÊp. Mçi s¶n phÈm cã thÓ n»m trªn nhiÒu hãa ®¬n xuÊt vµ hãa ®¬n nhËp. Mçi hãa ®¬n nhËp hoÆc hãa ®¬n xuÊt cã thÓ cã nhiÒu s¶n phÈm. Mçi kh¸ch hµng cã thÓ cã nhiÒu s¶n phÈm mang tíi b¶o hµnh. Víi c¸c th«ng tin cÇn qu¶n lý nh­ trªn ta x©y dùng ®­îc c¸c thùc thÓ: SANPHAM (MaSP, TenSP, Dvt, Quicach) KHACHHANG (MaKH, TenKH, Diachi, Dienthoai) NHACC (MaNCC, TenNCC, Diachi, Dienthoai) HDXuat (SoHDX, MaSP, MaKH, Ngayxuat, SLXuat, Dgxuat) HDNhap (SoHDN, MaSP, MaNCC, Ngaynhap, SLNhap, Dgnhap) SPBH (MaSPBH, MaKH, Tgnhan, Tgtra) S¬ ®å thùc thÓ liªn kÕt: SANPHAM HDNhap SPBH NHACC KHACHHANG HDXuat cã cã cã cã cã 3.4.2 ChuÈn hãa d÷ liÖu SANPHAM (MaSP, TenSP, Dvt, Quicach) KHACHHANG (MaKH, TenKH, Diachi, Dienthoai) NHACC (MaNCC, TenNCC, Diachi, Dienthoai) HDXuat (SoHDX, MaSP, MaKH, Ngayxuat, SLXuat, Dgxuat) HDNhap (SoHDN, MaSP, MaNCC, Ngaynhap, SLNhap, Dgnhap) SPBH (MaSPBH, MaKH, Tgnhan, Tgtra) XÐt quan hÖ HDXuat (Khãa chÝnh : SoHDX, MaSP) cã c¸c phô thuéc hµm: SoHDX à MaKH, Ngayxuat SoHDX, MaSP à SLxuat, Dgxuat => VËy quan hÖ ch­a ë d¹ng chuÈn 2 nªn ta t¸ch thµnh 2 quan hÖ HDXuat (SoHDX, MaKH, Ngayxuat) HANGXUAT (SoHDX, MaSP, Slxuat, Dgxuat) Hai quan hÖ trªn ®· ë d¹ng chuÈn 3. XÐt quan hÖ HDNhap (Khãa chÝnh : SoHDN, MaSP) cã c¸c phô thuéc hµm: SoHDN à MaKH, Ngayxuat SoHDN, MaSP à SLnhap, Dgnhap => VËy quan hÖ ch­a ë d¹ng chuÈn 2 nªn ta t¸ch thµnh 2 quan hÖ HDXuat (SoHDN, MaKH, Ngaynhap) HANGNHAP (SoHDN, MaSP, Slnhap, Dgnhap) Hai quan hÖ trªn ®· ë d¹ng chuÈn 3. 3.4.3 S¬ ®å m« h×nh d÷ liÖu KHACHHANG MaKH TenKH Diachi Dienthoai SANPHAM MaSP TenSP Dvt Quiccah HANGXUAT SoHDX MaSP Slxuat Dgxuat HDXuat SoHDX MaKH Ngayxuat HANGNHAP SoHDN MaSP Slnhap Dgnhap HDNhap SoHDN MaNCC Ngaynhap Qu¶n lý kho 3.4.4 ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu HDXuat ( Ho¸ ®¬n xuÊt) Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ SoHDX text 10 Sè ho¸ ®¬n xuÊt Ngayxuat date/time Ngµy ho¸ ®¬n xuÊt MaKH text 10 Tªn kh¸ch hµng HANGXUAT Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ SoHDX text 10 Sè hãa ®¬n xuÊt MaSP text 10 M· s¶n phÈm SLxuat currency Sè l­îng xuÊt Dgxuat currency §¬n gi¸ xuÊt HDNhap ( Ho¸ ®¬n nhËp) Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ SoHDN text 10 Sè ho¸ ®¬n nhËp Ngaynhap date/time Ngµy ho¸ ®¬n nhËp MaNCC text 10 Tªn nhµ cung cÊp HANGNHAP Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ SoHDN text 10 Sè hãa ®¬n nhËp MaSP text 10 M· s¶n phÈm Slnhap currency Sè l­îng nhËp Dgnhap currency §¬n gi¸ nhËp KHACHHANG Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ MaKH text 10 M· kh¸ch hµng TenKH text 100 Tªn Kh¸ch hµng Diachi text 100 §Þa chØ Dienthoai text 15 §iÖn tho¹i SANPHAM Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ MaSP text 10 M· s¶n phÈm TenSP text 100 Tªn s¶n phÈm Dvt text 20 §¬n vÞ tÝnh Quicach text 50 Qui c¸ch NHACC Tªn tr­êng KiÓu §é réng M« t¶ MaNCC text 10 M· ng­êi cung cÊp Ten NCC text 100 Tªn ng­êi cung cÊp Diachi text 100 §Þa chØ Dienthoai text 15 §iÖn thoai S¬ ®å liªn kÕt nh­ sau: Ch­¬ng 4: Cµi ®Æt 4.1. Giíi thiÖu chung vÒ ng«n ng÷ Access Trong ch­¬ng tr×nh chóng em dïng ng«n ng÷ Access ®Ó x©y dùng ch­¬ng tr×nh bëi v× trong qu¸ tr×nh kh¶o s¸t em thÊy: Microsoft Access cã tÊt c¶ c¸c tÝnh n¨ng cña mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu cæ ®iÓn vµ ngoµi ra Access kh«ng chØ lµ mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu m¹nh, linh ho¹t,dÔ sö dông mµ cßn lµ mét ph­¬ng tiÖn ph¸t triÓn c¬ së d÷ liÖu hoµn chØnh. Cã thÓ sö dông Access ®Ó t¹o vµ ch¹y mét øng dông trong hÖ ®iÒu hµnh Microsoft Windows nh»m ®¸p øng c¸c nhu cÇu qu¶n lý d÷ liÖu. B»ng c¸c truy vÊn, cã thÓ h¹n chÕ chän läc vµ tÝnh tæng theo nhãm c¸c d÷ liÖu. Cã thÓ t¹o c¸c biÓu mÉu ®Ó xem vµ thay ®æi d÷ liÖu. Access còng ®­îc dïng ®Ó t¹o c¸c b¸o c¸o ®¬n gi¶n hoÆc phøc t¹p. c¶ biÓu mÉu vµ b¸o c¸o ®Òu “thõa kÕ” c¸c thuéc tÝnh cña b¶ng hoÆc truy vÊn c¬ së, nªn trong hÇu hÕt c¸c tr­êng hîp chØ cÇn ph¶i ®Þnh nghÜa mét lÇn c¸c quy t¾c vµ quy c¸ch hîp lÖ cña d÷ liÖu. Trong sè c¸c t×nh n¨ng m¹nh nhÊt cña Access cã tÝnh n¨ng Wizards cã thÓ dïng ®Ó t¹o c¸c b¶ng c¸c truy vÊn vµ øng biÕn mét lo¹t c¸c biÓu mÉu vµ b¸o c¸o chØ b»ng c¸ch dïng chuét trän mét sè c¸c môc tuú chän.B»ng c¸c Macro, Access dÔ dµng liªn kÕt c¸c d÷ liÖu víi c¸c biÓu mÉu vµ b¸o c¸o ®Ó tù ®éng ho¸ hoµn toµn mét øng dông. Cã thÓ x©y dùng hÇu hÕt c¸c øng dông mµ kh«ng ph¶i viÕt bÊt kú mét c¸i g× gièng nh­ mét ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh. Nh­ng nÕu cÇn mét øng dông thËt sù tinh vi, th× vÉn cã mét ng«n ng÷ lËp tr×nh dÔ hiÓu Microsoft Access basic dïng ®Ó t¨ng ®é phøc t¹p cña c¸c øng dông. Microsoft Access tËn dông nh÷ng tÝnh n¨ng dÔ sö dông cña hÖ ®iÒu hµnh Microsoft Window. NÕu ®· sö dông c¸c phÇn mÒm trªn Windows nh­ Microsoft Exel hoÆc Microsoft Word for Windows th× b¹n xÏ thÊy rÊt tho¶i m¸i víi c¸c b¶ng chän, thanh c«ng cô vµ danh s¸ch th¶ xuèng cña Access.ThËm chÝ nÕu míi häc hÖ ®iÒu hµnh Microsoft Windows th× b¹n còng xÏ nhËn ra r»ng tÊt c¶ c¸c kü thuËt ®· häc trong Microsoft Windows còng ®­îc ¸p dông dÔ nh­ vËy vµo Access. §Ó lµm viÖc víi c¸c d÷ liÖu, Access còng cã c¸c kh¶ n¨ng c¾t/sao chÐp/d¸n t­¬ng tù ®Ó di chuyÓn vµ sao chÐp c¸c d÷ liÖu vµ c¸c ®èi t­îng. Ngoµi ra, Access cßn hç trî c¸c kh¶ n¨ng truy vÊn, b¸o biÓu, b¸o c¸o vµ macro. VÝ dô, cã thÓ chän mét tr­êng trong mét b¶ng, råi kÐo tr­êng ®ã vµ th¶ nã vµo vÞ trÝ mµ b¹n muèn d÷ liÖu ®ã xuÊt hiÖn trong b¸o c¸o.Access cã tÝnh n¨ng MDI (Giao diÖn nhiÒu tµi liÖu) cña Microsoft Windows cho phÐp lµm viÖc víi nhiÒu ®èi t­îng t¹i cïng mét thêi ®iÓm. §iÒu nµy cã nghÜa lµ cã thÓ lµm viÖc ®ång thêi víi nhiÒu b¶ng, biÓu mÉu, b¸o c¸o, macro hoÆc modul. NÕu ®· sö dông mét sè phÇn mÒm kh¸c trong bé Microsoft office th× b¹n ®· biÕt c¸ch më nhiÒu tÖp v¨n b¶n Microsoft Word, tÖp b¶ng tÝnh Microsoft Excel,macro, biÓu ®å hoÆc c¸c trang b¸o c¸o cña Microsoft Power Point trong mét cöa sæ øng dông duy nhÊt. Microsoft Access cßn hç trî chuÈn OLD. §iÒu nµy cã nghÜa lµ cã thÓ bæ xung (vµo c¸c b¶ng, truy vÊn, biÓu mÉu, b¸o c¸o) c¸c ®èi t­îng tõ c¸c øng dông kh¸c nh­ c¸c h×nh ¶nh, tÖp v¨n b¶n, b¶ng tÝnh, biÓu ®å, ©m thanh vµ nhiÒu ®èi t­îng kh¸c. HiÖn nay, Microsoft Access ®· trë thµnh mét s¶n phÈm rÊt m¹nh, cã thÓ ®· ®Õn lóc ph¶i quan niÖm kh¸c ®i vÒ c¸ch sö dông m¸y vi tÝnh ®Ó hç trî cho c«ng viÖc. NÕu nh­ tr­íc ®©y b¹n ph¶i l¶ng tr¸nh c¸c phÇn mÒm c¬ së d÷ liÖu trªn m¸y vi tÝnh v× c¶m thÊy ph¶i cã kü n¨ng lËp tr×nh hoÆc v× nã ngèn mÊt qu¸ nhiÒu thêi gian, th× b©y giê b¹n xÏ ng¹c nhiªn mét c¸ch thó vÞ vÒ sù dÔ dµng, ®¬n gi¶n khi lµm viÖc víi Access. 4.2. Mét sè form chÝnh ch­¬ng tr×nh. 4.2.1. Chøc n¨ng cËp nhËt CËp nhËt qu¸ tr×nh nhËp s¶n phÈm Cµi ®Æt cËp nhËt qu¸ tr×nh xuÊt s¶n phÈm 4.2.2. Chøc n¨ng t×m kiÕm T×m kiÕm theo s¶n phÈm T×m kiÕm theo m· kh¸ch hµng T×m kiÕm theo m· nhµ cung cÊp T×m kiÕm theo hãa ®¬n nhËp T×m kiÕm theo sè hãa ®¬n xuÊt Ch­¬ng 5: NhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ vÒ hÖ thèng ¦u ®iÓm cña hÖ thèng Víi ®Ò tµi "ThiÕt kÕ vµ x©y dùng ch­¬ng tr×nh qu¶n lý kinh doanh m¸y tÝnh cña c«ng ty D­¬ng Th­ em ®· nghiªn cøu vµ t×m ra nh÷ng yªu cÇu c¬ b¶n nhÊt vÒ hÖ thèng kinh doanh. Th«ng qua ®ã em ®· thiÕt kÕ vµ t¹o lËp ch­¬ng tr×nh cã nh÷ng yªu cÇu chÝnh chÆt chÏ, dÔ sö dông cô thÓ nh­: • ThuËn lîi cho ng­êi sö dông: Víi nh÷ng ng­êi lÇn ®Çu sö dông ch¾c ch¾n sÏ gÆp nhiÒu bì ngì trong c¸ch dïng bëi vËy gióp cho tiÖn dïng em ®· thiÕt kÕ nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt ng¾n gän ®Çy ®ñ ý ë phÇn h­íng dÉn sö dông vµ cµi ®Æt ch­¬ng tr×nh. • TÝnh chÆt chÏ vµ chÝnh x¸c: LÊy vÝ dô nh­ trong qu¸ tr×nh nhËp m· kh¸ch hµng còng nh­ nhËp hå s¬ cña kh¸ch hµng nÕu ban nhËp sai th× ch­¬ng tr×nh sÏ b¸o lçi vµ gióp b¹n cËp nhËt mét c¸ch nhanh nhÊt... Nãi chung ch­¬ng tr×nh kh¸ chÆt chÏ vÒ mÆt logic gióp cho th«ng tin cã ®­îc mét c¸ch chi tiÕt vµ chÝnh x¸c nhÊt. • TÝnh tiÕt kiÖm ®¬n gi¶n trong c«ng viÖc: HÖ thèng cã kh¶ n¨ng l­u tr÷ vµ t×m kiÕm nhanh ®¸p øng ®­îc yªu cÇu chung cña c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh ®iÖn vµ gi¶m bít mét c¸ch ®¸ng kÓ c«ng viÖc thèng kª ®¬n gi¶n cho c¸c chuyªn viªn. MÆc dï ch­a ®¸p øng ®­îc nhu cÇu thùc tÕ nh÷ng em vÉn cè g¾ng t¹o cho hÖ thèng cã "tÝnh më" cã nghÜa lµ : "ThiÕt kÕ vµ cµi ®Æt ch­¬ng tr×nh øng dông sao cho cã thÓ dÔ dµng bæ sung nh÷ng tÝnh n¨ng më réng". Nh­îc ®iÓm cña hÖ thèng Trong qu¸ tr×nh x©y dùng ®Ò tµi " Qu¶n lý vµ kinh doanh m¸y tÝnh D­¬ng Th­ " em ®· cè g¾ng dùng lªn mét ch­¬ng tr×nh ®Ó ®¸p øng tèt yªu cÇu cña ®Ò tµi, tuy nhiªn nh×n nhËn mét c¸ch kh¸ch quan b¶n th©n chóng em còng nhËn thÊy ®Ò tµi cßn nhiÒu h¹n chÕ vµ thiÕu sãt: Ch¼ng h¹n nh­ viÖc ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng cßn thiÕu s©u s¾c, hay c¸c chøc n¨ng ch­¬ng tr×nh cßn ®¬n gi¶n. V× ®©y lµ mét ch­¬ng tr×nh øng dông, mµ ch­¬ng tr×nh øng dông th× kh«ng bao giê kÕt thóc. Ng­êi sö dông sÏ lu«n bæ sung nh÷ng tÝnh n¨ng míi, yªu cÇu thay ®æi hÖ thèng. §Òu ®ã còng cïng nghÜa viÖc b¶o tr× söa ®æi øng dông ®­îc cµi ®Æt, chÝnh v× vËy trong thêi gian thùc tËp nhãm em míi chØ hoµn thµnh ®­îc nhu cÇu c¬ b¶n nhÊt cña ®Ò tµi. kÕt luËn Tin häc ho¸ trong c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh m¸y tÝnh ®Ò tµi cã tÝnh chÊt thùc tÕ. NÕu ®Ò tµi nµy ®­îc hoµn thiÖn vµ ¸p dông vµo thùc tÕ th× nã sÏ n©ng cao ®­îc hiÖu qu¶ c«ng t¸c qu¶n lý, gióp cho c¸n bé qu¶n lý gi¶m bít khã kh¨n, tr¸nh ®­îc sai sãt trong c«ng viÖc ®ång thêi n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc, gi¶m bít ®­îc rÊt nhiÒu thêi gian trong viÖc lËp b¸o c¸o thèng kª, tra cøu... T¹o ®iÒu kiÖn phôc vô tèt h¬n cho c¸n bé qu¶n lý kinh doanh. HÖ thèng sÏ mang l¹i hiÖu qu¶ nhiÒu mÆt, gióp cho ng­êi c¸n bé qu¶n lý cã thÓ hoµn thµnh tèt nhiÖm vô chuyªn m«n cña m×nh, ®ång thêi còng t¹o sù thuËn lîi ®èi víi kh¸ch hµng tíi mua vµ thanh to¸n. Do tr×nh ®é cña chóng em cßn h¹n chÕ vµ ch­a cã nhiÒu kinh nghiÖm víi bµi to¸n qu¶n lý còng nh­ víi ng«n ng÷ Access nªn ®Ò tµi cña chóng em vÉn ch­a thÓ ®¸p øng ®­îc nhu cÇu thùc tÕ, cßn nhiÒu nh÷ng thiÕu sãt h¹n chÕ nhÊt ®Þnh. Nh­ng qua ®Êy chóng em ®· rót ra rÊt nhiÒu kinh nghiÖm cho b¶n th©n vÒ c¸ch lµm ®Ò tµi qu¶n lý, c¸ch häc ng«n ng÷ Access. Chóng em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c« gi¸o L­¬ng ThÞ Hång Lan h­íng dÉn ®· gióp chóng em hoµn thµnh ®Ò tµi nµy. môc lôc Trang Lời nói đầu ……………………………………………………...1 Chương I: Khảo sát hệ thống………………………………………....3 Khảo sát hệ thống…………………………………....3 Giới thiệu công ty máy tính Dương Thư…..3 Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty………....3 Quy trình quản lý…………………………..5 Đánh giá hiện trạng hệ thống……………………….7 1.2.1 Phân tích hệ thống…………………………..7 1.2.2 Yêu cầu của bài toán quản lý……………….8 1.2.3 Tin học hoá công tác quản lý………………..8 1.2.4 Yêu cầu phát sinh hệ thống mới………….....9 Chương II: Lập kế hoạch dự án phần mềm…………………………11 2.1 Phạm vi đối tượng nghiên cứu………………………11 2.2 Mục tiêu lập kế hoạch dự án…………………….......11 2.2.1 Mục tiêu……………………………………...11 2.2.2 Chức năng chính của dự án………………...12 2.2.3 Vấn đề hiệu năng…………………………..12 2.2.4 Ràng buộc quản lý kinh tế………………….12 2.3 Ước lượng của dự án………………………………..12 2.3.1 Kỹ thuật ứơc lượng…………………………13 2.3.2 Ước lượng……………………………………13 2.4 Rủi ro của dự án……………………………………..14 2.4.1 Phân tích rủi ro……………………………..14 2.4.2 Quản lý rủi ro……………………………….15 2.5 Lập lịch……………………………………………….16 2.6 Tài nguyên dự án…………………………………….17 2.6.1 Con người……………………………………17 2.6.2 Phần cứng & phần mềm……………………17 2.7 Tổ chức đội ngũ………………………………………17 2.7.1 Cấu trúc nhóm………………………………17 2.7.2 Làm báo cáo quản lý dự án………………...18 2.8 Kiểm thử và bảo trì………………………………….19 Chương III: Phân tích & quản lý bán hàng máy tính………………20 3.1 Phân tích thiết kế hệ thống về xử lý………………...20 3.1.1 Thông tin vào hệ thống thông tin…………..21 3.1.2 Thông tin ra của hệ thống thông tin……….21 3.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng…………….22 3.3 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu…………………….23 3.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh…....24 3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh……………26 3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu………………………………..30 3.4.1 Sơ đồ thực thể liên kết……………………...30 3.4.2 Chuẩn hoá dữ liệu…………………………..31 3.4.3 Sơ đồ mô hình dữ liệu………………………33 3.4.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu……………………….34 Chương IV: Cài đặt…………………………………………………..37 4.1 Giới thiệu chung về ngôn ngữ Access ……………...37 4.2 Một số form chính của chương trình……………….39 4.2.1 Chức năng cập nhật………………………...39 4.2.2 Chức năng tìm kiếm………………………..40 4.2.3 Chức năng trợ giúp…………………………42 Chương V: Nhận xét & đánh giá về hệ thống………………………44 Kết luận……………………………………………………………….46