Đề tài Chu trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán và dịch vụ tin học thành phố Hồ Chí Minh chi nhánh Hà Nội thực hiện

MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh AISC Hà Nội 5 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán của Công ty AISC Hà Nội 7 Bảng 2.1: Mục tiêu kiểm toán chu trình hàng tồn kho 14 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ trình tự lập kế hoạch kiểm toán hàng tồn kho 16 Sơ đồ 2.2 : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 32 Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty ABC 33 Biểu 2.1. Giấy tờ làm việc số …ABC – Ghi chú hệ thống hàng tồn kho 35 Biểu 2.2: Giấy làm việc số …ABC – Báo cáo kiểm kê kho nguyên vật liệu 44 Biểu 2.3: Giấy làm việc số …ABC – Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm 47 Biểu 3.4: Giấy làm việc số …ABC - Đánh giá hàng tồn kho chậm luân chuyển - Nguyên vật liệu 49 Biểu 2.5: Giấy làm việc số …ABC - So sánh giá trị tồn kho với giá thị trường 52 Biểu 2.6: Giấy làm việc số …ABC - So sánh giá trị tồn kho với giá thị trường – Sợi bông gòn 53 Biểu 2.7: Giấy làm việc số …XYZ – Ghi chú hệ thống hàng tồn kho 57 Biểu 2.8: Giấy làm việc …XYZ - Kiểm kê hàng tồn kho – Kho nguyên liệu 63 Biểu 2.9: Giấy làm việc số …XYZ - Lập dự phòng hàng tồn kho 66 Biểu 2.10: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra tính đúng kì hàng tồn kho 68 Biểu 2.11: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra việc tính giá thành thành phẩm 69 Biểu 2.12: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra việc tính giá thành thành phẩm – Tính hệ số phân bổ 72 Bảng 2.2: Bảng phân bổ chi phí 73 Biểu 2.13: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra việc tính giá thành thành phẩm – Xác định mức ảnh hưởng khi chi phí dùng xác định giá thành khác chi phí thực tế phát sinh. 74 LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế hiện nay, khi Việt Nam đã ra nhập WTO, các doanh nghiệp sẽ ngày càng có nhiều cơ hội mới để phát triển kinh doanh; đồng thời đi kèm với các cơ hội này là hàng loạt các thách thức và những rủi ro mới. Các doanh nghiệp muốn phát triển phải tạo dựng chỗ đứng cho mình, tạo được niềm tin nơi khách hàng. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải được kiểm toán. Kiểm toán là sự xác minh tính đúng đắn của thông tin, tính minh bạch của doanh nghiệp, kiểm toán là nền tảng tạo lập môi trường tài chính công khai, minh bạch cho đầu tư cũng như cho sự phát triển kinh tế xã hội. Sự cần thiết của kiểm toán là rất rõ ràng. Và như một xu thế chung của toàn thế giới, kiểm toán cũng đang phát triển mạnh mẽ ở Việt Nam. Là một sinh viên chuyên ngành Kiểm toán của trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân, với sự ham thích về kiểm toán, sau quá trình thực tập kiểm toán tại Công ty TNHH Kiểm toán và dịch vụ tin học TP.HCM – AISC đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập của mình với đề tài: “Chu trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán và dịch vụ tin học TP.HCM chi nhánh Hà Nội thực hiện”. Đây là một nội dung lớn trong kiểm toán báo cáo tài chính, là mối quan tâm của các công ty kiểm toán nói chung và là vấn đề hết sức phức tạp. Do trình độ cũng như thời gian và kinh nghiệm có hạn nên bài viết của em khó tránh khỏi các khiếm khuyết. Em rất mong nhận được ý kiến của các thầy cô, các anh chị để bài viết của em được hoàn thiện hơn, giúp em có thêm hiểu biết và kinh nghiệm về quy trình kiểm toán koản mục hàng tồn kho. Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Cô giáo - TS. Nguyễn Thị Phương Hoa đã tận tình giúp em hoàn thiện Chuyên đề thực tập của mình. Em cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và bảo ban tận tình của các anh chị trong Công ty AISC chi nhánh Hà Nội ( Sau đây xin gọi là Công ty AISC Hà Nội) đã giúp em hoàn thành tốt Chuyên đề thực tập của mình. Chuyên đề thực tập là những nghiên cứu của em về quy trình kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty AISC Hà Nội thực hiện. Chuyên đề thực tập này bao gồm bốn phần chính: Phần I : Giới thiệu chung về Công ty AISC chi nhánh Hà Nội Phần II : Quy trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty AISC chi nhánh Hà Nội thực hiện Phần III. Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty AISC chi nhánh Hà Nội thực hiện Một lần nữa, em xin cám ơn Công ty TNHH kiểm toán và dịch vụ tin học TP.HCM chi nhánh Hà Nội và TS. Nguyễn Thị Phương Hoa đã giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề thực tập này. Phần I : Giới thiệu chung về Công ty AISC chi nhánh Hà Nội 1.1. Quá trình thành lập Công ty AISC chi nhánh Hà Nội Công ty AISC chi nhánh Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 4485/QĐ- UB ngày 9/8/2001 của UBND Thành phố Hà Nội. Chi nhánh hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 314886 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội cấp ngày 4/8/2001. Chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc của Công ty, đặt tại C2 Tầng 24 Toà nhà VIMECO Lô E9,Phạm Hùng - Hà Nội. Chi nhánh mở Tài khoản số 720A 02227 tại Sở giao dịch I của Ngân hàng Công thương Việt Nam. Năm tài chính của Chi nhánh được bắt đầu từ tháng 1 năm sau khi quyết toán của năm trước được duyệt. Khách hàng của chi nhánh bao gồm tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, các đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài, các cơ quan Nhà Nước, các đoàn thể công cộng và các tổ chức kinh tế xã hội. Các khách hàng của chi nhánh cũng rất đa dạng hoạt động hầu hết trong tất cả các ngành nghề như ngân hàng, thương mại, tín dụng, bảo hiểm, xây dựng, dịch vụ, bưu chính viễn thông, vận chuyển, công nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế trên tất cả các địa bàn trong cả nước. Hiện Chi nhánh có khoảng 50 nhân viên chính thức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao và đạo đức nghề nghiệp tốt. Công ty AISC Hà Nội cũng có đội ngũ cán bộ, cộng tác viên đông đảo, gồm những chuyên gia có kinh nghiệm, có nhiều năm công tác trong ngành quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, pháp lý và được đào tạo có hệ thống. 1.2. Nguyên tắc hoạt động của Công ty AISC chi nhánh Hà Nội Nguyên tắc hoạt động của Chi nhánh là độc lập, tự chủ về tài chính, khách quan, chính trực, chịu sự kiểm tra và kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước theo luật pháp quy định. Chi nhánh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực và chính xác, bí mật của những số liệu, tài liệu do chi nhánh kiểm tra hoặc cung cấp cho các doanh nghiệp. Hoạt động của Chi nhánh theo cơ chế thị trường vừa là căn cứ, là đối tượng hoạt động. Chi nhánh phải chịu trách nhiệm kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn. Với giá cả, lệ phí dịch vụ hợp lý, chất lượng của dịch vụ cao Chi nhánh AISC Hà nội đã ngày càng có uy tín và đạt được những hiệu quả kinh doanh tốt. 1.3. Các dịch vụ kiểm toán cung cấp tại chi nhánh AISC tại Hà Nội Chi nhánh Công ty AISC tại Hà Nội tự tổ chức hoạt động kinh doanh của mình như một công ty riêng không phụ thuộc vào Tổng Công ty. Chi nhánh Công ty AISC tại Hà Nội tự tìm kiếm khách hàng cho mình và thực hiện đầy đủ mọi dịch vụ kiểm toán, tư vấn và tin học, với quy trình kiểm toán thống nhất với Tổng Công ty, đảm bảo tuân thủ pháp luật và các chuẩn mực kiểm toán, kế toán hiện hành. Chi nhánh không chỉ hoạt động trên các lĩnh vực của Tổng Công ty mà còn mở rộng thêm một vài dịch vụ mới như: *Các dịch vụ kiểm toán: Cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính(Báo cáo tài chính các dự án) Cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính hoàn thành. Kiểm toán các Tổ chức phi chính phủ,các nhóm đồng quan điểm. Kiểm toán các dự án hoàn thành. *Xác định giá trị Doanh Nghiệp: *Cung cấp Dịch vụ Tư vấn về Tài chính, Thuế, Cổ phần hoá... Hướng dẫn lập báo cáo hợp nhất. Cung cấp dịch vụ kiểm toán tuân thủ. 1.4. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty AISC chi nhánh Hà Nội Chi nhánh AISC Hà Nội được quyền tự do kinh doanh và tìm kiếm khách hàng,…như một công ty riêng mà không phụ thuộc vào văn phòng chính Công ty AISC tại TP.HCM. Chi nhánh AISC Hà Nội do Giám đốc Đào Tiến Đạt lãnh đạo. Giám đốc của chi nhánh có toàn quyền điều hành và quyết định mọi hoạt động của chi nhánh theo đúng luật pháp nhà nước Việt Nam. Giám đốc chi nhánh có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh đảm bảo gọn nhẹ và có hiệu quả kinh doanh cao. Giám đốc chi nhánh phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của chi nhánh. Giúp việc cho Giám đốc chi nhánh có phó giám đốc và trưởng phòng hành chính nhân sự. Phó giám đốc và trưởng phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm trước giám đốc về các phần việc được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi sai phạm pháp luật, và họ đều do giám đốc đề nghị cấp trên bổ nhiệm. Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh AISC Hà Nội Giám đốc Phó giám đốc Trưởng phòng hành chính nhân sự Phòng tổ chức kế toán, marketing Phòng kiểm toán XD CB Phòng kiểm toán II Phòng kiểm toán I Phòng hành chính nhân sự Các phòng ban trong Công ty hoạt động khá độc lập và hiệu quả, mỗi phòng đều có một trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên. Các phòng kiểm toán bao gồm các trưởng nhóm, các kiểm toán viên, các kỹ thuật viên và các trợ lý kiểm toán. Các phòng hành chính thực hiện chức năng theo đúng như tên gọi của mình. Tất cả các phòng ban đều nằm trong sự chỉ huy và điều hành của Giám đốc. * Bộ máy kế toán tại Chi nhánh AISC Hà Nội Bộ máy kế toán tại Chi nhánh AISC Hà nội được tổ chức đơn giản, gọn nhẹ để phù hợp với chức năng kinh doanh dịch vụ. Phòng tài chính kế toán được ghép chung với phòng hành chính tổng hợp tồn tại độc lập bên cạnh các phòng nghiệp vụ. Bộ máy kế toán của Công ty AISC Hà Nội chỉ có 2 người. Một người phụ trách chủ yếu các hoạt động liên quan đến tiền, giao dịch với ngân hàng,…Người kia phụ trách các lĩnh vực còn lại và thực hiện lưu trữ tài liệu. Các kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều chức năng. Tại Hà Nội, Công ty chỉ tiến hành hạch toán chi phí và đóng thuế riêng còn việc hạch toán lỗ lãi được gửi vào trong thành phố Hồ Chí Minh để hạch toán kết quả cuối cùng. Các hoạt động theo dõi công nợ cũng được tiến hành ở TP.HCM, ở Hà Nội chỉ thu tiền ở một số khách hàng nào đó tuỳ theo hợp đồng ký kết. Do các hoạt động phát sinh đơn giản nên hình thức ghi sổ được áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Công ty sử dụng phần mềm kế toán AISYS (Accounting Informatic system) Là phần mềm áp dụng cho các Công ty hoạt động thương mại dịch vụ đơn giản. Các hoạt động kế toán được Công ty thực hiện theo Chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành do Bộ Tài Chính quy định. Hình thức ghi sổ của Công ty được hạch toán theo sơ đồ: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán của Công ty AISC Hà Nội Chøng tõ gèc B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ quü B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh Sæ c¸i Ghi hằng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Hệ thống phần mềm kế toán AISYS được thiết kế bởi Công ty AISC, AISYS được thiết kế theo các MODULE độc lập có khả năng tích hợp chung vào hệ thống. AISYS có khả năng cài đặt tương thích cho từng loại hình doanh nghiệp riêng. AISYS đã và đang được ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp nhà nước cũng như doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. AISYS là hệ thống đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ kế toán phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam. 1.5. Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Chi nhánh AISC Hà Nội Do đặc điểm công việc kiểm toán tại mỗi công ty, mỗi đơn vị khác nhau là khác nhau nên việc tiến hành kiểm toán sẽ khác nhau tại các công ty khác nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả, tính kinh tế và tính hiệu lực của từng cuộc kiểm toán cũng như để có thể thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị, Chi nhánh AISC Hà Nội đã lập ra cho mình một quy trình kiểm toán báo cáo tài chính mẫu chung; theo đó các bước công việc sẽ diễn ra theo quy trình sau: lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán, kết thúc kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán. 1.5.1. Lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả của toàn cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán là định hướng cho kiểm toán viên trong cuộc kiểm toán, giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng đầy đủ, có hiệu quả, hạn chế sai sót; giúp các kiểm toán viên phối hợp hoạt động hiệu quả; đây cũng là một căn cứ để đánh giá tính hiệu quả, chất lượng của cuộc kiểm toán. Vì vậy: - Kế hoạch kiểm toán được lập cho mọi cuộc kiểm toán mà công ty tham gia kiểm toán, kế hoạch phải được lập thích hợp cho mỗi cuộc kiểm toán đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán; phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn; và đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn, kế hoạch kiểm toán giúp việc phân chia công việc giữa các thành viên trong nhóm hiệu quả hơn, tránh trùng lặp công việc giữa các thành viên,… - Phạm vi kế hoạch kiểm toán sẽ thay đổi tùy theo quy mô khách hàng, tính chất phức tạp của công việc kiểm toán, kinh nghiệm và những hiểu biết của kiểm toán viên về khách hàng và lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khách hàng để phần nào xác định được các yếu tố có ảnh hưởng trọng yếu đến kết quả kinh doanh và báo cáo tài chính,… - Đồng thời khi lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên của Công ty cũng cần thảo luận với các kiểm toán viên nội bộ, ban giám đốc và nhân viên của đơn vị được kiểm toán, tham khảo ý kiến của các kiểm toán viên tiền nhiệm đã thực hiện kiểm toán công ty khách hàng những năm trước nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Các công việc cụ thể trong khâu lập kế hoạch kiểm toán sẽ được trình bày cụ thể trong Phần II bên dưới. 1.5.2. Thực hiện kiểm toán Thực hiện kiểm toán là quá trình triển khai một cách chủ động và tích cực các kế hoạch kiểm toán, chương trình kiểm toán đã lập nhằm đưa ra các ý kiến xác thực về mức độ trung thực và hợp lý của đối tượng kiểm toán. Sau khi thực hiện xong việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ thực hiện kiểm toán theo kế hoạch kiểm toán, chương trình kiểm toán đã định một cách chủ động để rút ra các bằng chứng kiểm toán có giá trị, xác minh cho tính đúng đắn và chính xác của đội tượng kiểm toán. Công việc kiểm toán rất đa dạng tuỳ thuộc vào từng cuộc kiểm toán, thời gian cũng như thời điểm tiến hành kiểm toán nên có thể có những thay đổi về công việc để có thể phù hợp với tình hình của cuộc kiểm toán, tiến độ của cuộc kiểm toán và đặc biệt là phù hợp với chi phi cuộc kiểm toán. Trong quá trình thực hiện kiểm toán, các kiểm toán viên sẽ thực hiện các thủ tục kiểm toán để thu thập các bằng chứng kiểm toán. Các thủ tục kiểm toán này bao gồm các thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết. Các thủ tục kiểm toán này sẽ được trình bày rõ hơn trong Phần II bên dưới. 1.5.3. Kết thúc kiểm toán và công bố Báo cáo kiểm toán Sau khi kết thúc kiểm toán, kiểm toán viên cần lập và phát hành các báo cáo kiểm toán. Báo cáo kiểm toán thực chất là thông báo về kết quả cuộc kiểm toán cho những người quan tâm, có ghi rõ trong hợp đồng kiểm toán số lượng báo cáo kiểm toán phát hành và đối tượng nhận báo cáo. Nội dung trình bày báo cáo kiểm toán có thể khác nhau nhưng chung quy lại phải cung cấp cho người đọc những đánh giá của kiểm toán viên về tính đúng đắn và chính xác của những thông tin trong báo cáo, sự phù hợp của những thông tin này cũng như sự tuân thủ các chuẩn mực và quy định luật pháp hiện hành. Đồng thời, kiểm toán viên cũng cung cấp cho nhà quản lý Thư quản lý, trong đó kiểm toán viên phải lập báo cáo những phát hiện quan trọng trong quá trình kiểm toán đề cập tới tất cả các phát hiện quan trọng của kiểm toán viên thu được trong quá trình kiểm toán (ngoài những vấn đề đã được nêu trong Báo cáo kiểm toán), những vấn đề kiểm toán viên lưu ý đối với đơn vị nhằm giúp đơn vị hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán và quản lý tài chính. 1.6. Tổ chức lưu trữ hồ sơ kiểm toán Sau khi hoàn thành tất cả các công việc kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành thu thập mọi giấy tờ làm việc cũng như tài liêu, bằng chứng kiểm toán, báo cáo kiểm toán để lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán là hoàn toàn bảo mật với bên ngoài. Chi nhánh AISC Hà Nội có các quy định về đạo đức nghề nghiệp, đặc biệt là các quy định về vấn đề bảo mật và cam kết giữ bí mật: Công việc của công ty có liên quan đến công việc của các tổ chức khác nhau, thông tin mà các nhân viên công ty thu thập được từ khách hàng phải tuyệt đối giữ bí mật, các nhân viên không được bàn tán, tiết lộ về các thông tin kể cả với người thân. Mọi nhân viên trong công ty phải đọc, hiểu và kí tên xác nhận sự đồng ý của mình với các cam kết này khi họ ký hợp đồng tuyển dụng. 1.7. Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán Công tác kiểm soát chất lượng kiểm toán là vấn đề về mặt chữ tín, luôn được Chi nhánh AISC Hà Nội coi là mục tiêu hàng đầu. Chi nhánh AISC Hà Nội đã có các chính sách rất hiệu quả cho việc kiểm soát chất lượng này. Chi nhánh AISC Hà Nội không chỉ có các chính sách kiểm soát chất lượng trong quá trình kiểm toán như các quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán, câu hỏi đánh giá chất lượng kiểm toán trong mỗi bước công việc từ kiểm soát việc tìm hiểu khách hàng đến kiểm soát quá trình lập kế hoạch, kiểm soát giai đoạn thực hiện kiểm toán và quá trình lên báo cáo, lưu trữ hồ sơ kiểm toán, đảm bảo cho các quy trình thực hiện phù hợp, đúng quy định và có hiệu quả. Ngoài ra Chi nhánh AISC Hà Nội còn có các chính sách để nâng cao chất lượng kiểm toán viên như các chính sách về tuyển nhân viên, phát triển nhân viên. Công ty có các chương trình đào tạo và huấn luyện nhân viên, các quy định về đánh giá công việc của nhân viên song hành với quy định nâng bậc với các nhân viên thâm niên, có kinh nghiệm và làm tốt công việc. Đây cũng là một trong những biện pháp kiểm soát đi đôi với cải thiện chất lượng kiểm toán của Công ty. Phần II : Quy trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty AISC chi nhánh Hà Nội thực hiện 2.1. Khái quát chung về hàng tồn kho có ảnh hưởng đến kiểm toán 2.1.1. Khái niệm hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán quốc tế (ISA2) và chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02” Hàng tồn kho” thì hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kì sản xuất kinh doanh bình thường - Đang trong quà trình sản xuất kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Có nhiều tiêu thức để phân loại hàng tồn kho, hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp biểu hiện dưới hình thái vật chất, có thể mua ngoài hoặc tự sản xuất để phục vụ mục đích sản xuất. Hàng tồn kho có thể bao gồm hàng mua về chờ bán ( hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi bán, hàng thuê gia công chế biến,…) với doanh nghiệp thương mại; hàng tồn kho cũng có thể chia thành: nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho hoặc đang gửi gia công, đã mua đang đi đường, sản phẩm dở dang, thành phẩm,… 2.1.2. Đặc điểm của hàng tồn kho ảnh hưởng đến kiểm toán Hàng tồn kho luôn là một khoản mục trọng yếu trong báo cáo tài chính của mọi doanh nghiệp. Các đặc điểm chính khiến cho hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng và có ảnh hưởng đến quá trình kiểm toán bao gồm: - Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Những sai phạm trên khoản mục hàng tồn kho thường dẫn đến những sai sót trọng yếu về chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu hàng tồn kho bị đánh giá sai lệch sẽ ảnh hưởng trọng yếu tới mức độ trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính của doanh nghiệp. - Số lượng và chủng loại hàng tồn kho rất phong phú, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ rất nhiều với giá trị lớn và liên quan đến nhiều loại chứng từ. Do đó, việc quản lý và ghi chép hàng tồn kho rất phức tạp. - Hơn nữa việc xác định giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận của doanh nghiệp. - Công viêc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị của hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn và phức tạp, nhiều khoản mục hàng tồn kho rất khó phân loại và định giá như các công trình xây dựng dở dang hay các tác phẩm nghệ thuật, đá quý,… - Hàng tồn kho thường được bố trí ở các địa điểm khác nhau, thậm chí có thể phân tán và có thể do nhiều người ở các bộ phận khác nhau quản lý. Do vậy, vấn đề kiểm soát vật chất thường gặp nhiều khó khăn và phức tạp, sai phạm thường dễ xảy ra, thậm chí có thể xảy ra những gian lận từ phía nhà quản lý. - Có nhiều phương pháp tính giá khác nhau để đánh giá hàng tồn kho, với mỗi phương pháp khác nhau thì giá trị hàng tồn kho cũng sẽ khác nhau kéo theo sự thay đổi của giá vốn hàng bán và sự thay đổi của lợi nhuận. Vì thế rất dễ xảy ra khả năng doanh nghiệp áp dụng các phương pháp tính giá không phù hợp, không nhất quán theo chuẩn mực và chế độ kế toán để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho, điều chỉnh lãi (lỗ). Do tính chất phức tạp của hàng tồn kho như đã trình bày ở trên, có thể thấy khoản mục hàng tồn kho là vô cùng trọng yếu và có ảnh hưởng rất lớn tới qua trình kiểm toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp. 2.2. Nội dung kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính 2.2.1. Mục tiêu kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính Mục tiêu của kiểm toán viên khi tiến hành kiểm toán khoản mục hàng tồn kho là nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ với chu trình hàng tồn kho và nhằm xác định tính hiện hữu đối với hàng tồn kho, khẳng định tính trọn vẹn ( đầy đủ) của hàng tồn kho, quyền sở hữu của khách hàng với tài sản hàng tồn kho, cũng như khẳng định tính chính xác và đúng đắn của các con số trên sổ sách kế toán về hàng tồn kho và đảm bảo sự trình bày, khai báo về hàng tồn kho là hợp lý. Các mục tiêu cụ thể về hàng tồn kho được tóm tắt cụ thể trong bảng sau: Bảng 2.1: Mục tiêu kiểm toán chu trình hàng tồn kho Cơ sở dẫn liệu Mục tiêu đối với nghiệp vụ Mục tiêu đối với số dư Sự hiện hữu hay phát sinh - Các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ thể hiện số hàng hóa được mua trong kì - Các nghiệp vụ kết chuyển hàng đã ghi sổ đại diện cho số hàng tồn kho được chuyển từ nơi này sang nơi khác hoặc từ loại này sang loại khác - Các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đã được ghi sổ đại diện cho số hàng tồn kho đã xuất bán - Hàng tồn kho được phản ánh trên bảng cân đối kế toán là thực sự tồn tại Tính đầy đủ hay trọn vẹn - Tất cả các nghiệp vụ mua, kết chuyển và tiêu thụ hàng tồn kho xảy ra trong kỳ đều đã được phản ánh trên sổ kế toán và báo cáo kế toán -Số dư tài khoản “Hàng tồn kho” đã bao hàm tất cả các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,…hiện có tại thời điểm lập báo cáo. Quyền và nghĩa vụ - Trong kỳ doanh nghiệp có quyền đối với hàng tồn kho đã ghi sổ - Doanh nghiệp có quyền với số dư hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo Đo lường và tính giá - Chi phí nguyên vật liệu và hàng hóa thu mua, giá thành sản phẩm, sản phẩm dở dang phải được xác định chính xác và phù hợp với quy định cảu chế độ và các nguyên tắc kế toán hiện hành. - Số dư hàng tồn kho phải được phản ánh đúng giá trị thực hoặc giá trị thuần của nó tuân theo các nguyên tắc chung được thừa nhận. Phân loại và trình bày - Các nghiệp vụ liên quan tới hàng tồn kho phải được xác định và phân loại đúng đắn trên hệ thống báo cáo tài chính - Số dư hàng tồn kho phải được phân loại và sắp xếp đúng vị trí trên bảng cân đối kế toán. Những khai báo có liên quan tới sự phân loại căn cứ tính giá và phân bổ hàng tồn kho phải thích đáng 2.2.2. Các giai đoạn kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính Kiểm toán hàng tồn kho là một phần hành cụ thể trong kiểm toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Do đó, kiểm toán hàng tồn kho cũng phải được thực hiện qua ba giai đoạn: Lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. 2.2.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán đối với hàng tồn kho bao gồm các bước công việc sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ trình tự lập kế hoạch kiểm toán hàng tồn kho Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán Thiết kế chương trình kiểm toán Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro của hàng tồn kho Thực hiện các thủ tục phân tích Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Thu thập thông tin cơ sở * Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán Quy trình kiểm toán được bắt đầu từ khi kiểm toán viên và công ty kiểm toán tiếp nhận một khách hàng, trên cơ sở thư mời kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tiến hành các công việc cần thiết bao gồm: - Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, điều tra về khách hàng và đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán. Kiểm toán viên phải đánh giá việc chấp nhận một khách hàng mới hay tiếp tục kiểm toán cho một khách hàng truyền thống; đồng thời đánh giá việc chấp nhận kiểm toán có làm tăng rủi roc hoạt động kiểm toán và có ảnh hưởng đến uy tín của công ty kiểm toán hay không. Để thực hiện công việc này kiểm toán viên cần chú trọng tới xem xét tính liêm chính của ban giám đốc công ty khách hàng vì đây chính là nền tảng cho mọi hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. - Lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên thực hiện cuộc kiểm toán. Dựa trên yêu cầu của công việc kiểm toán, trình độ, khả năng và chuyên môn nghiệp vụ, chuyên môn kỹ thuật của các kiểm toán viên để ban giám đốc công ty kiểm toán lựa chọn. - Sau khi đã quyết định chấp nhận kiểm toán cho khách hàng, công ty kiểm toán tiến hành ký hợp đồng kiểm toán với khách hàng. Đây là cơ sở pháp lý để kiểm toán viên thực hiện các bước công việc tiếp theo của cuộc kiểm toán và có ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý với khách hàng. * Thu thập thông tin cơ sở Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, kiểm toán viên và công ty kiểm toán tiến hành lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch tổng quát. Trong đó, kiểm toán viên phải có hiểu biết cần thiết và đầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá và phân tích được các sự kiện, các nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán mà theo kiểm toán viên thì có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính, đến việc kiểm tra của kiểm toán viên hoặc đến báo cáo kiểm toán. Theo đó, khi lập kế hoạch kiểm toán khoản mục hàng tồn kho, kiểm toán viên cần thực hiện các bước: - Tìm hiểu các thông tin về hàng tồn kho của khách hàng bao gồm về chủng loại, đặc điểm của từng chủng loại hàng, công tác bảo quản và quản lý hàng tồn kho mang tính quy chuẩn của khách hàng. Với các khách hàng năm đầu, kiểm toán viên thường phải thu thập các thông tin sau: ngành nghề kinh doanh;các chủng loại và đặc điểm của từng chủng loại hàng tồn kho;công tác bảo quản hàng tồn kho; báo cáo tài chính, biên bản thanh tra hay kiểm tra của các năm trước và năm hiện hành, biên bản họp đại hội cổ đông, hội đồng quản trị và ban giám đốc liên quan tới hàng tồn kho. Với các khách hàng lâu năm, thường xuyên của công ty kiểm toán thì các thông tin này được lưu trữ lại trong hồ sơ kiểm toán chung của khách hàng và các kiểm toán viên chỉ cần thu thập các thông tin của năm hiện hành. Các thông tin này kiểm toán viên có thể thu thập thông qua các phương pháp như: Phỏng vấn ban giám đốc, kế toán trưởng, các nhân viên của khách hàng hoặc thông qua quan sát thực tế. - Xem xét lại kết quả kiểm toán hàng tồn kho của cuộc kiểm toán trước và hồ sơ kiểm toán chung: Các hồ sơ kiểm toán năm chứa rất nhiều thông tin về khách hàng, về công việc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt động khác. Việc xem xét lại kết luận kiểm toán hàng tồn kho năm trước giúp kiểm toán viên có thể đối chiếu và đánh giá tình hình thực hiện các quy định về hàng tồn kho năm nay. - Tiến hành đi tham quan nhà xưởng và dự kiến nhu cầu chuyên gia trong trường hợp cần thiết. Việc tham quan nhà xưởng giúp kiểm toán viên có cái nhìn tổng thể về công việc sản xuất kinh doanh của khách hàng, đặc biệt là công tác bảo quản và lưu kho, giúp kiểm toán viên phát hiện các vấn đề cần quan tâm như: sản xuất trì trệ, sản phẩm ứ đọng, máy móc lạc hậu,…cũng như có được những nhận định ban đầu về cách thức quản lý của ban giám đốc. * Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng đối với hàng tồn kho giúp kiểm toán viên nắm bắt được quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến khoản mục hàng tồn kho. Các thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với khách hàng thông qua: giấy phép thành lập công ty, giấy phép kinh doanh, điều lệ công ty, báo cáo kiểm toán các năm trước, biên bản thanh tra, kiểm tra các năm trước, biên bản họp đại hội cổ đông,… * Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ Thủ tục phân tích là quá trình đánh giá các thông tin tài chính được thực hiện thông qua việc nghiên cứu các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu tài chính và phi tài chính, nó bao hàm cả việc so sánh số liệu trên sổ với số liệu ước tính. Các thủ tục phân tích được áp dụng cho tất cả các cuộc kiểm toán. Đối với phần hành hàng tồn kho kiểm toán viên sẽ tiến hành phân tích một số các chỉ tiêu sau: - So sánh số dư của từng khoản mục hàng tồn kho kỳ này so với kỳ trước hoặc giữa các tháng, quý với nhau, xem xét và phát hiện những biến động bất thường đối với số lượng và giá trị của hàng tồn kho. - Chọn mẫu so sánh hàng tồn kho thực tế với định mức hàng tồn kho nhằm phát hiện các chênh lệch quá lớn so với định mức. - So sánh tổng giá vốn hàng bán thực tế kỳ này so với các kỳ trước để nhận thấy sự biến động của giá vốn hàng bán; đồng thời xem xét sự biến động của giá vốn hàng bán có phù hợp với biến động của doanh thu không. - So sánh tỷ trọng cảu từng loại hàng tồn kho để nhân thấy sự bất thường trong các tài khoản chi tiết. Tuy nhiên, khi tiến hành so sánh giữa các kỳ, kiểm toán viên cần loại bỏ sự ảnh hưởng do biến động của giá. * Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro tiềm tàng hàng tồn kho -Tính trọng yếu: Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải đánh giá được mức độ trọng yếu để ước tính được mức độ sai sót trong báo cáo tài chính, từ đó xác định phạm vi của cuộc kiểm toán. Sau khi đánh giá mức độ trọng yếu, kiểm toán viên cần phải phân bổ về cho từng khoản mục trên báo cáo tài chính. Trong báo cáo tài chính của phần lớn các doanh nghiệp, hàng tồn kho và giá vốn hàng bán luôn chiếm tỉ lệ cao và có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc đánh giá tính trọng yếu của khoản mục hàng tồn kho được tiến hành theo hai bước sau: Ước lượng ban đầu về mức độ trọng yếu và phân bổ ước lượng ban đầu về mức độ trọng yếu cho hàng tồn kho. Việc phân bổ mức trọng yếu dựa trên bản chất của khoản mục, kinh nghiệm của các kiểm toán viên, rủi ro kiểm toán, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ đối với khoản mục. Nếu khoản mục hàng tồn kho của khách hàng phát sinh nhiều và phức tạp, hệ thống kiểm soát về hàng tồn kho là yếu,…dẫn đến khả năng xảy ra sai phạm là cao thì ước lượng ban đầu về mức độ trọng yếu của khoản mục hàng tồn kho sẽ cao hơn và ngược lại. - Đánh giá rủi ro: để đánh giá tính trọng yếu, đồng thời kiểm toán viên phải đánh giá rủi ro đối với khoản mục hàng tồn kho. Có rất nhiều khả năng làm tăng khả năng xảy ra sai phạm với khoản mục hàng tồn kho như: Số lượng nghiệp vụ mua, sản xuất, tiêu thụ và mức độ thường xuyên của chúng, tính chủ quan trong việc tính giá và đo lường, kiểm soát việc bảo quản hàng tồn kho, định mức hàng tồn kho,… * Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát đối với hàng tồn kho Các vấn đề mà kiểm toán viên cần tìm hiểu trong phần này bao gồm: - Môi trường kiểm soát: bao gồm tòa bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài công ty khách hàng có tác động đến hoạt động kiểm soát hàng tồn kho của công ty khách hàng như: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức phân công phân nhiệm, theo dõi hàng tồn kho, công tác dự trữ, bảo quản hàng tồn kho, lập dự phòng cho sản xuất, việc ghi chép kiểm tra kiểm soát hàng tồn kho,… - Hệ thống kế toán hàng tồn kho: bao gồm hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán, tìa khoản kế toán và hệ thống bảng biểu tổng hợp trong chu trình hàng tồn kho, các vấn đề về lập và luân chuyển chứng từ, lưu trữ và bảo quản chứng từ về kho,… - Các thủ tục kiểm soát với hàng tồn kho: kiểm toán viên cần xem xét sự tồn tại của các thủ tục kiểm soát với hàng tồn kho cũng như tính hiệu quả của nó ở công ty khách hàng. - Kiểm toán nội bộ đối với hàng tồn kho: đây là một trong các nhân tố quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên có thể sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho, sử dụng các bảng tường thuật để mô tả và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. * Thiết kế chương trình kiểm toán hàng tồn kho Sau khi thực hiện xong các bước trên, kiểm toán viên tiến hành lập chương trình kiểm toán hàng tồn kho. Đây là những dự kiến chi tiết về nội dung, thời gian, phạm vi của các thủ tục kiểm toán, cũng như các tài liệu có liên quan cần thu thập. Khi tiến hành lập chương trình kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán viên cần xác định được các thủ tục kiểm toán cần thực hiện đối với hàng tồn kho, quy mô chọn mẫu hàng tồn kho,…đây cũng là căn cứ để phối hợp, kiểm tra cuộc kiểm toán, làm căn cứ để kiểm soát chất lượng kiểm toán.( Mẫu chương trình kiểm toán tại Phụ lục 1) 2.2.2.2. Thực hiện kiểm toán hàng tồn kho Thực hiện kiểm toán là quá trình sử dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm toán thích hợp đối với mỗi đối tượng cụ thể nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán. Khi thực hiện kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán viên cần phải thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản theo chương trình kiểm toán hàng tồn kho đã được thiết kế trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. * Thực hiện thử nghiệm kiểm soát hàng tồn kho Các thủ nghiệm kiểm soát thường hướng và tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp kiểm toán viên đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực đó và khẳng định lại mức rủi ro đánh giá ban đầu. Thường các thử nghiệm kiểm soát thường chỉ được kiểm toán viên thực hiện khi đánh giá ban đầu của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ là tốt, có hiệu quả. Các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho bao gồm: - Thủ tục kiểm soát quá trình mua hàng: Kiểm tra dấu hiệu của tính phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng có đúng thẩm quyền không, dấu hiệu kiểm soát nội bộ trên các hóa đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng. Xem xét việc xử lý đơn đặt hàng có đúng quy định hay không, kiểm tra chứng từ đảm bảo tính có thật của việc mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hóa đơn của người bán. - Thủ tục kiểm soát quá trình nhập xuất kho: Kiểm tra tính có thật của các yêu cầu sử dụng vật tư hàng hóa kiểm tra lại các phiếu yêu cầu và có sự phê duyệt với các yêu cầu đó như chữ ký, dấu của bộ phận yêu cầu hay không. Xem xét các thủ tục nhập, xuất kho hàng hóa vật tư có đúng quy định hay không, có kiểm nhận hàng đúng quy định không. Xem xét tính độc lập của thủ kho với người giao nhận hàng, sự độc lập của người làm nhiệm vụ kiểm tra chất lượng vật tư với người giao hàng và người sản xuất. Kiểm tra chứng từ, sổ sách có liên quan đến việc hạch toán nghiệp vụ nhập xuất vật tư hàng hóa. Tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ và quy định về ghi sổ kế toán kho. - Thủ tục kiểm soát đối với quá trình sản xuất: Xem xét việc tổ chức quản lý và theo dõi sản xuất tại các phân xưởng, việc giám sát và kiểm soát sản xuất của quản lý phân xưởng, việc ghi chép nhật ký sản xuất tại các bộ phận sản xuất, quy trình kiểm soát chất lượng,… -Thủ tục kiểm soát quá trình lưu kho: Kiểm tra việc ký nhận hàng nhập kho của thủ kho, người giao hàng trên các phiếu nhập kho, báo cáo giao nhận hàng, tính liên tục của chứng từ để phát hiện việc ghi thiếu hoặc ghi trùng chứng từ: kiểm tra quá trình xuất kho, tính đầy đủ của các chứng từ gốc như phiếu xuất kho, lệnh xuất, phiếu lĩnh vật tư đồng thời kiểm tra tính phê duyệt của các chứng từ này. Đối chiếu giữa sổ sách kế toán và các chứng từ gốc có liên quan. Quan sát kiểm kê hàng tồn kho và kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho như việc quản lý kho bãi, thực hiện định mức hàng tồn kho,…Quan sát và phỏng vấn việc phân công phân nhiệm giữa các thành viên. Sau khi thực hiện thủ tục kiểm soát hàng tồn kho cần lưu hồ sơ và xem xét ảnh hưởng của các phát hiện qua kiểm tra tới việc lựa chọn thực hiện các thử nghiệm tiếp theo với hàng tồn kho. * Thực hiện các thủ tục phân tích - Phân tích ngang( phân tích xu hướng) Rà soát các mối quan hệ giữa hàng tồn kho với số hàng mua trong kỳ, lượng sản xuất ra, số lượng hàng tiêu thụ trong kỳ nhằm đánh giá chính xác sụ thay đổi của hàng tồn kho. So sánh số dư hàng tồn kho năm nay so với năm trước, số dư hàng tồn kho thực tế so với định mức trong đơn vị. So sánh chi phí sản xuất thực tế kỳ này so với kỳ trước, và tổng chi phí kế hoạch để thấy sự biến động của tổng chi phí sản xuất giữa các kỳ. So sánh giá thành đơn vị thực tế của kỳ này so với kỳ trước, so sánh giá thành thực tế và giá thành kế hoạch. Thủ tục này giúp kiểm toán viên phát hiện sự biến động tăng giảm bất thường của giá thành sản phẩm sau khi đã loại bỏ sự ảnh hưởng của các biến động giá cả nhằm tìm hiểu nguyên nhân dẫn đên sự thay đổi đó. - Phân tích dọc( Phân tích tỷ suất) So sánh tỷ lệ hàng tồn kho trong tài sản lưu động của công ty để xem xét xu hướng biến động của chúng. Trị giá hàng tồn kho Tỷ trọng HTK trong TSLĐ = Tổng tài sản lưu động Để đánh giá tính hợp lý cảu giá vốn hàng bán và để phân tích hàng hóa hoặc thành phẩm nhằm phát hiện những hàng tồn kho đã cũ, lạc hậu, kiểm toán viên có thể sử dụng các chỉ tiêu sau: Tỷ suất lãi gộp: Tổng lãi gộp Tỷ suất lãi gộp = Tổng doanh thu Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho : Tổng giá vốn hàng bán Tỷ lệ vòng quay hàng tồn = Số dư bình quân hàng tồn kho Trong đó: Số dư HTK đầu kỳ + Số dư HTK cuối kỳ Số dư bình quân HTK = 2 Việc so sánh hệ số vông quay hàng tồn kho so với kỳ trước thường được áp dụng cho các khoản muc như thành phẩm, hàng hóa tồn kho. Nếu số vòng quay hàng tồn kho kỳ này so với kỳ trước chênh lệch quá nhỏ hoặc quá lớn thì có thể có sự bất thường. Tuy nhiên nếu hệ số vòng quay hàng tồn kho của kỳ này xấp xỉ kỳ trước thì cũng chưa hẳn là tốt cho nên kiểm toán viên cần so sánh với hệ số vòng quay hàng tồn kho bình quân của ngành để có kết luận chính xác hơn. Nếu tỷ lệ lợi nhuận quá thấp hoặc tỷ lệ hàng tồn kho quá cao so với dự kiến của kiểm toán viên thì có thể đơn vị khách hàng đã khai tăng giá vốn hàng bán và khai giảm hàng tồn kho. * Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết nghiệp vụ hàng tồn kho Để kiểm tra chi tiết nghiệp vụ hàng tồn kho, kiểm toán viên chủ yếu tiến hành xem xét mối liên hệ giữa các tài khoản có liên quan. Cụ thể: - Để kiểm tra sự phù hợp của giá trị nguyên vật liệu xuất kho sử dụng với chi phí vật liệu phát sinh ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp kiểm toán viên tiến hành đối chiếu số liệu trên tài khoản 152 với số liệu phát sinh Nợ của các tài khoản 621, 627, 641, 642. Tại các doanh nghiệp việc kiểm soát quá trình sản xuất không chặt chẽ sẽ tạo điều kiện cho những gian lận phát sinh. Có những trường hợp giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ không được sử dụng vào sản xuất mà vẫn được hạch toán vào chi phí sản xuất trong kỳ. Những sai sót này dẫn đến việc tập hợp sai chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp do đod phản ánh sai lệch giá trị sản phẩm dở dang và thành phẩm cuối kỳ. - Để đánh giá tính hợp lý, đúng đắn của quá trình tập hợp chi phí kiểm toán viên cần tiến hành xem xét chứng từ, tài liệu của chi phí sản xuất được hạch toán vào tài khoản chi phí có đầy đủ hay không. Kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu phiếu xuất kho để tiến hành kiểm tra chi tiết nhằm khẳng định tính hiệu lực và đầy đủ của chứng từ phiếu xuất kho. - Kiểm toán viên xem xét việc ghi chép, xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ có hợp lý hay không, phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ có nhất quán hay không. Đồng thời, khảo sát phương pháp tính giá thành, xem xét tính nhất quán trong phương pháp tính giá thành, thực hiện lại việc tập hợp chi phí tính giá thành để phát hiện các sai sót trong quá trình hạch toán. - Đối chiếu giữa số phát sinh bên Có tài khoản 155 với số dư bên Nợ tài khoản 632 để kiểm tra tính khớp đúng của giá trị thành phẩm xuất bán. Kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu một số phiếu xuất kho thành phẩm đối chiếu với sổ cái tài khoản 155 và tài khoản 632 để khẳng định tính có thật và tính đúng kỳ của nghiệp vụ. * Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư hàng tồn kho - Thu thập danh mục hàng tồn kho và đối chiếu chúng với hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết hàng tồn kho nhằm khẳng định tính khớp đúng giữa các thẻ kho với sổ sách kế tóan cũng như báo cáo tài chính. - Quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho: Xác định cuộc kiểm kê của khách hàng đang thực hiện có tuân thủ theo đúng quy định và hướng dẫn của doanh nghiệp hay không; tham quan và xem xét các phương tiên, kho bãi, nơi bảo quản hàng hóa, hàng tồn kho, khu vực sản xuất; theo dõi và xem xét sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất kho hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu, sổ theo dõi chi phí sản xuất, sản phẩm dở dang,…Đối chiếu số liệu xem có đúng khớp và phù hợp hay không; khẳng định hàng tồn kho đã được kiểm kê chính xác. - Kiểm tra quá trình tập hợp chi phí: Xem xét đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành của đơn vị xem có thay đổi gì không; xem xét hạch toán chi phí có đúng phạm vị khoản mục không; các phương pháp tính toán, phân bổ chi phí, tính giá thành của đơn vị có nhất quán hay không, có đúng đắn và hợp lý với kỳ trước hay không. 2.2.2.3. Kết thúc kiểm toán - Xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày lập báo cáo tài chính Thủ tục nhằm xác nhận tcác sự kiện này với hàng tồn kho bao gồm các bước sau: Xem xét lại các thủ tục do khách hàng áp dụng đối với hàng tồn kho nhằm đảm bảo mọi sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ kế toán đều được xác định; xem xét các biên bản họp hội đồng cổ đông, họp hội đồng quản trị, ban giám đốc, biên bản kiểm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng sau ngày khóa sổ kế toán để tìm kiếm các sự kiện có ảnh hưởng đến chỉ tiêu hàng tồn kho; trao đổi với ban giám đốc khách hàng để xác định các sự kiện liên quan đến hàng tồn kho xảy ra sau ngày khóa sổ kế toán có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính như: Việc ước tính giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ chưa có cơ sở, hàng tồn kho bị phá hủy do thiên tai, hỏa hoạn,… - Xem xét đánh giá bằng chứng, tổng hợp kết quả kiểm toán Việc đánh giá của kiểm toán viên về sự đầy đủ và hợp lý của các bằng chứng kiểm toán chủ yếu phụ thuộc vào: Tính chất, nội dung và mức độ rủi ro tiềm tàng của khoản mục hàng tồn kho và các nghiệp vụ có liên quan; hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ và sự đánh giá về rủi ro kiểm soát đối với hàng tồn kho; kinh nghiệm của kiểm toán viên về kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong các lần kiểm toán trước đây; kết quả của thủ tục kiểm toán, kể cả các sai sót và gian lận đã được phát hiện;nguồn gốc và độ tin cậy của thông tin, tài liệu làm bằng chứng. Sau khi đánh giá các bằng chứng kiểm toán viên đã thu thập được, kiểm toán viên phải đưa ra ý kiến của mình về chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo tài chính có đảm bảo tính trung thực, hợp lý xét trên các khía cạnh trọng yếu hay không, có thỏa mãn được các mục tiêu kiểm toán hay không. - Phát hành báo cáo kiểm toán và thư quản lý Sau khi tổng hợp kết quả kiểm toán của các phần hành, kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình xác nhận về tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính cũng như việc tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán, chính sách, pháp luật về kế toán hiện hành. Cùng với việc phát hành báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên có thể phát hành thư quản lý để đưa ra các kiến nghị của mình nhằm giúp khách hàng chấn chỉnh, cải thiện công tác quản lý, công tác tài chính và kế toán, hoàn thiện hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. Thư quản lý mô tả về từng sự kiện cụ thể bao gồm: Hiện trạng thực tế, khả năng rủi ro và kiên nghị của kiểm toán viên cùng với ý kiến của người quản lý liên quan đến sự kiện ấy. 2.3. Quy trình kiểm toán thực tế chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội thực hiện Trong phần này của chuyên đề sẽ phản ánh thực tế chu trình kiểm toán hàng tồn kho tại 2 đơn vị khách hàng của Công ty kiểm toán AISC chi nhánh tại Hà Nội là: Công ty ABC và nhà máy XYZ. Khách hàng ABC – là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên của Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội, khách hàng XYZ sẽ là khách hàng kiểm toán nhiều năm của Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội. Chuyên đề sẽ trình bày thực tế kiểm toán tại 2 khách hàng nói trên theo đúng trình tự của cuộc kiểm toán. Song để tránh đi lạc nội dung đề tài, trọng tâm của chuyên đề sẽ tập trung vào chi tiết các công việc liên quan đếm kiểm toán phần hành hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính của 2 khách hàng. Các nội dung không liên quan hoặc ít liên quan sẽ được lược bỏ hoặc trình bày ngắn gọn. Hơn nữa, do yêu cầu bảo mật thông tin cho khách hàng nên một số thông tin chính lien quan đến khách hàng sẽ được thay đổi như: Tên doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh, các bên liên quan,… 2.3.1. Quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính tại khách hàng ABC 2.3.1.1. Công việc thực hiện trước khi kiểm toán Công ty ABC là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên của Công ty kiểm toán AISC chi nhánh tại Hà Nội nên các thủ tục kiểm toán áp dụng khi thực hiện kiểm toán tại Công ty ABC cũng được các kiểm toán viên thực hiện kĩ lưỡng hơn, đầy đủ và chi tiết hơn so với kiểm toán tại khách hàng XYZ. Để cuộc kiểm toán thực hiện có hiệu quả, các kiểm toán viên tổ chức một cuộc khảo sát nhằm thu thập thông tin và tìm hiểu yêu cầu khách hàng, đánh giá khả năng phục vụ khách hàng trên cơ sở đó xác định giá phí kiểm toán và lập kế hoạch kiểm toán. Trước khi tiến hành kiểm toán, đại diện Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội và Công ty ABC sẽ cùng thảo luận về việc cung cấp dịch vụ kiểm toán. Giám đốc hoặc chủ nhiệm kiểm toán sẽ lập kế hoạch giao dịch và cung cấp dịch vụ kiểm toán cho khách hàng, kiểm tra các điều kiện phục vụ công việc, các tài liệu cần được khách hàng cung cấp. Trong cuộc họp với khách hàng, giám đốc hoặc chủ nhiệm kiểm toán sẽ thảo luận và thống nhất với khách hàng về các thông tin cơ bản liên quan đến cuộc kiểm toán như: Thời điểm thực hiện kiểm toán, thời hạn kiểm toán, thời hạn lập dự thảo báo cáo kiểm toán, thời điểm phát hành báo cáo chính thức, các thành viên của đoàn kiểm toán cũng như các tài liệu kiểm toán viên yêu cầu khách hàng cung cấp,…Các tài liệu này sẽ được lưu trữ lại trong hồ sơ kiểm toán, là cơ sở để kiểm toán viên và khách hàng tuân thủ trong quá trình thực hiện kiểm toán. Do Công ty ABC là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên của AISC nên Phó giám đốc chi nhánh sẽ lập biên bản chấp nhận cung cấp dịch vụ kiểm toán cho khách hàng. Nội dung chính của biên bản bao gồm: - Thông tin chung về khách hàng: Tên Công ty khách hàng, kỳ kế toán, các nét chính trong kinh doanh, loại hình kinh doanh, kiểm toán viên trước đây của khách hàng, lý do khách hàng thay đổi đơn vị kiểm toán, loại hình dịch vụ kiểm toán khách hàng yêu cầu chi nhánh AISC cung cấp. - Đánh giá rủi ro: Phong cách và tính chính trực cảu Ban quản lý, Ban Giám đốc của khách hàng,cơ cấu tổ chức và quản lý, loại hình kinh doanh, môi trường kinh doanh, kết quả kinh doanh, đặc thù của dịch vụ kiểm toán cung cấp, các mối quan hệ kinh doanh và các bên liên quan, các hiểu biết và kinh nghiệm về khách hàng này,… đánh giá chung về rủi ro. - Mức phí kiểm toán chấp nhận được. - Kết luận về sự chấp thuận: Trong đó nêu ra những ghi chú chi tiết nếu rủi ro được đánh giá là hơn hoặc vượt mức bình thường. Nếu có quyết định tiếp tục cung cấp dịch vụ kiểm toán thì trưởng nhóm kiểm toán cần có kế hoạch quản lý rủi ro. Hai bên tiến hành kí kết hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm toán. Sau khi hợp đồng kiểm toán được kí kết, trưởng nhóm kiểm toán thực hiện kiểm toán tại khách hàng ABC( các thành viên kiểm toán được ghi rõ trong hợp đồng) sẽ tiến hành lập kế hoạch kiểm toán cho khách hàng và phân công công việc cho các thành viên trong đoàn kiểm toán. Đối với kiểm toán khoản mục hàng tồn kho nói riêng, trưởng nhóm kiểm toán sẽ chi tiết các tài liệu cần khách hàng cung cấp phục vụ cho kiểm toán báo cáo tài chính cho năm tài chính 2008 bao gồm: - Bảng mô tả quy trình sản xuất và phương pháp tính giá thành sản phẩm - Biên bản kiểm kê hàng tồn kho và tài sản cố định vào cuối năm tài chính( kiểm toán viên hướng dẫn kế hoạch, thủ tục thực hiện và chứng kiến kiểm kê) - Bảng tóm tắt và báo cáo chi tiết hàng tồn kho cho nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm cuối kì - Bảng kê mua vật liệu chính, vật liệu phụ trong năm - Báo cáo về giá thành sản xuất( chi tiết theo các khoản mục nguyên vật liệu, nhân công chính, chi phí quản lý phân xưởng) - Báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho hư hỏng và chậm luân chuyển. - Bảng phân tích giá vốn theo tỉ lệ lãi gộp hàng tháng - Bảng phân tích sự tăng giảm các khoản chi phí sản xuất( chi tiết theo các khoản mục nguyên vật liệu, nhân công chính, chi phí quản lý phân xưởng) trong kì so với các kì trước và so với kế hoạch. - Báo cáo thành phẩm gửi bán và hàng mua đang đi đường cuối năm tài chính - Bảng đối chiếu nguyên vật liệu xuất dùng, sản phẩm dở dang, thành phẩm, giá vốn hàng bán và tài khoản 632 hàng tháng hoặc hàng quý. 2.3.1.2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng hợp * Tìm hiểu chung về khách hàng Để thực hiện kiểm toán có hiệu quả, kiểm toán viên phải có hoặc thu thập đầy đủ thông tin về tình hình kinh doanh khách hàng để có thể xác định và hiểu được những sự kiện, các nghiệp vụ và cách thức thực hiện - mà theo xét đoán của kiểm toán viên - có thể có những ảnh hưởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán và báo cáo tài chính. Đối với khách hàng, ngoài các yếu tố cơ bản như: Tên công ty, loại hình kinh doanh, địa chỉ văn phòng, số điện thoại, số fax, các ngân hàng giao dịch,…kiểm toán viên còn phải thu thập các thông tin về các yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị khách hàng có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng như: Cơ cấu vốn chủ sở hữu và cấu trúc quản lý, các bên liên quan, đối tượng kinh doanh chủ yếu, các giai đoạn, kế hoạch và phương pháp sản xuất kinh doanh, chính sách tài chính kế toán áp dụng, đội ngũ nhân viên kế toán và lãnh đạo của công ty khách hàng, chính sách thuế và các điều kiện thuận lợi, khó khăn trong kinh doanh và môi trường kinh doanh,… * Cơ cấu tổ chức và nguồn vốn chủ sở hữu: Công ty ABC ( sau đây gọi tắt là “Công ty”) là Công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập năm 1993 theo giấy phép đầu tư số __/GP của UBNN về hợp tác và đầu tư. Do có sự chuyển đổi về cơ cấu vốn chủ sở hữu và vốn pháp định, Công ty ABC đã được Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phép điều chỉnh số __/GPDC để phù hợp với nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh cũng như nguồn vốn đầu tư của Công ty. * Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau: Giám đốc Sơ đồ 2.2 : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Phòng Marketing Phòng sản xuất Phòng kỹ thuật Phòng thu mua Phó Giám đốc 3 Phó Giám đốc 1 Phó Giám đốc 2 Phòng hành chính Phòng kế toán Giám đốc sinh năm 1949 kĩ sư đại học Bách khoa Hà Nội, phụ trách chung. Ông được đánh giá là người đặc biệt giỏi về kĩ thuật, chủ trì nhiều sáng kiến và được cấp bằng sở hữu công nghiệp về cải tiến dây truyền sản xuất phân lân. Ba Phó Giám đốc đều là cử nhân kinh tế. Theo đánh giá của kiểm toán viên, Ban Giám đốc Công ty đều là những người được đào tạo chuyên ngành chính quy, đã có nhiều năm kinh nghiệm trong sản xuất cũng như tiêu thụ sản phẩm, do đó có đủ khả năng điều hành và quản lý Công ty. * Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty ABC Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán giá thành Kế toán công nợ Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán tiền và doanh thu * Hoạt động kinh doanh, các sản phẩm chính: Công ty ABC sản xuất ba nhóm sản phẩm chính gồm: Sợi bông gòn, vải mộc và vải thành phần. Từ cuối năm 2007, Công ty ngừng sản xuất vải mộc do không bán được. Vải thành phần chủ yếu được sản xuất với mục đích để may đồng phục cho công nhân không phải để bán. Hiện tại, Công ty chỉ còn sản xuất sợi bông gòn. * Chính sách kế toán: - Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán VN theo quyết định số 15-2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. - Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01/ và kết thúc vào ngày 31/12/ hàng năm. - Đơn vị tiền tệ: VND - Hạch toán ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra VND theo tỉ giá giao dịch thực tế hoặc tỉ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm, Công ty tiến hành đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ theo tỉ giá bình quân lien ngân hàng do NHNN VN công bố tại ngày khóa sổ. Khoản chênh lệch tỉ giá do đánh giá lại được kết chuyển vào BCKQKD trong năm tài chính. - Hàng tồn kho: kế toán hàng tồn kho thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền để tính giá hàng tồn kho. - Tài sản cố định và trích khấu hao: Tài sản cố định được ghi nhận theo giá gốc, trong quá trình sử dụng tài sản cố định được theo dõi trên ba chỉ tiêu: nguyên giá, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại. Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao được xác định phù hợp với quyết định 206/2006/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của BTC. * Tìm hiểu quy trình kế toán khoản mục hàng tồn kho Đối với kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán tổng quát, kiểm toán viên tiến hành thu thập thông tin có liên quan tới quản lý và sử dụng hàng tồn kho tại đơn vị khách hàng. Sau đó, kiểm toán viên tổng hợp các thông tin đã thu thập được trên giấy làm việc của kiểm toán viên - phần ghi chú hệ thống về quy trình luân chuyển, kiểm soát và hạch toán kế toán hàng tồn kho. Kết quả tìm hiểu quy trình kế toán hàng tồn kho tại Công ty ABC được kiểm toán viên mô tả trên giấy tờ làm việc số … ABC – Ghi chú hệ thống phần hành hàng tồn kho như sau: Biểu 2.1. Giấy tờ làm việc số …ABC – Ghi chú hệ thống hàng tồn kho CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Ghi chú hệ thống hàng tồn kho Ngày thực hiện: TÀI KHOẢN SỬ DỤNG Tài khoản 15110: Hàng mua đang đi đường Tài khoản 15210: Nguyên vật liệu chính Tài khoản 15220: Nguyên vật liệu phụ Tài khoản 15310: Công cụ, dụng cụ cho sản xuất Tài khoản 15313: Hàng tồn kho khác Tài khoản 15400: Sản phẩm dở dang Tài khoản 15510: Thành phẩm – Vải mộc (Ingrey Fabric) Tài khoản 15511: Thành phẩm – Sợi bong gòn (Ingrey Fiber) Tài khoản 15530: Thành phẩm – Vải thành phẩm (Fabic) Tài khoản 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho MÔ TẢ CHUNG - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tuy nhiên, thực tế trong năm kế toán lại sử dụng hình thức giống như kiểm kê định kỳ. - Năm 2007, giá trị của sản phẩm dở dang chỉ có giá trị của nguyên vật liệu chưa sử dụng hết còn lại tại dây truyền sản xuất. Tất cả chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung đều được đưa vào thành phẩm. Do đó không phản ánh đúng giá trị của sản phẩm dở dang. Năm 2008, kế toán bắt đầu phân bổ chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung vào giá trị sản phẩm dở dang theo khối lượng => như vậy là hợp lý hơn. - Hiện tại, thành phẩm hiện có của Công ty ABC gồm: Sợi bông gòn (đơn vị tính: “kg”): bắt đấu sản xuất từ tháng 4 năm 2007. Đây là mặt hang chủ lực của ABC. Vải thành phẩm: bắt đầu sản xuất từ tháng 7 năm 2007. Thành phẩm vải được gia công từ vải mộc của chính công ty (ABC nhở một công ty khác gia công vải hộ). Thành phẩm vải chỉ được dùng để may đồng phục cho công nhân viên, không dùng để bán. Vải mộc: hiện chỉ còn tồn kho, ABC ngừng sản xuất vải mộc do tiêu thụ chậm, chỉ bán ra cho hết lượng tồn. - Nguồn cung cấp nguyên vật liệu: chủ yếu là các nhà công cụ trong nước do nguyên liệu đầu vào để sản xuất sợi bông gòn là các phế liệu, bao nhựa hoặc chai nhựa. TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO 1.NGUYÊN VẬT LIỆU Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu - Công ty ABC không có kế hoạch mua hàng từ trước. Khi mua nguyên vật liệu, kế toán sẽ đến kiểm tra chất lượng và giá cả, sau đó báo cáo với ban giám đốc, nếu được duyệt, sẽ mua hang và đặt cọc. Khi hàng về đến kho, kế toán căn cứ vào phiếu cân xe của nhà cung cấp, lập phiếu nhận hang và giao cho bên bán phiếu cân xe, phiếu nhập kho (chỉ có một liên) giao cho bộ phận kho. Lúc này kế toán không hạch toán gì trên sổ sách mà chỉ theo dõi lượng hàng nhập trong tháng trên phiếu cân xe. Khi nào hóa đơn mua hàng về, kế toán mới hạch toán. Hóa đơn được xuất cho nhiều lô hàng nhập trước đó. - Trường hợp đến cuối tháng, hàng về nhưng vẫn chưa có hóa đơn, lúc này kế toán mới hạch toán nhập kho cho những lô hàng chưa có hóa đơn để có thể đối chiếu lượng nhập với kho. - Khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất: không có phiếu xuất kho nguyên vật liệu, bộ phận kho ghi nhận số lượng xuất vào một cuốn sổ nhỏ và phó giám đốc phụ trách sản xuất – Ông K sẽ ký nhận vào mối lần xuất. Khi nhập kho thành phẩm cũng không có phiếu nhập. Cuối tháng, Ông K căn cứ vào sổ và đi kiểm kê. Ông K sẽ tự cân đối số lượng xuất tồn trong tháng để lên báo cáo kho gửi cho ban giám đốc. Sauk hi ban giám đốc kiểm tra, kế toán căn cử vào đó hạch toán xuất kho trong kỳ (chỉ hạch toán xuất nguyên vật liệu một lần vào cuối tháng). Như vậy, giữa kế toán và kho không có chênh lệch Nhận xét: Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho không chặt chẽ do kế toán và kho không ghi nhậnsil độc lập với nhau. Do đó, cuối tháng không thể đối chiếu số liệu giữa hai bên. Số liệu kế toán dựa hoàn toàn vào số liệu của kho. Quy trình nhập xuất không có phiếu theo dõi. Cuối tháng, mặc dù có đi kiểm tra nhưng không có báo cáo, hình thức kiểm kê chỉ là đi một vòng để kiêm tra lại số lượng một cách tương đối. Do đó, số liệu kiểm kê chốt cuối mỗi tháng không phải là số liệu cân đếm chính xác. 2. CÔNG CỤ DỤNG CỤ Công cụ dụng cụ được theo dõi bởi bộ phận bảo trì. Kế toán phân chia công cụ dụng cụ là 2 tiểu khoản theo dõi trên sổ sách: Tài khoản 15310 – Dụng cụ phụ tùng thay thế: Đây là loại công cụ dụng cụ sẽ được phân bổ thời gian nhất định tùy thuộc vào đặc điểm sử dụng. Tài khoản 15313 – Vật tư khác: là những loại vật tư không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất thành phẩm (bao PP và Steel Wire). Đối với dụng cụ phụ tùng thay thế, kế toán hạch toán: Nợ tài khoản 627: Có tài khoản 15310: Đối với vật tư khác: Nợ tài khoản 621:- đối với hóa chất Nợ tài khoản 627:- đối với bao PP và Steel Wire Có tài khoản 15313: Nhận xét: Hóa chất do tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, do đó được theo dõi trên tài khoản 152, chi tiết Hóa chất sẽ phù hợp hơn với bản chất tài khoản. 3. SẢN PHẨM DỞ DANG Giá trị sản phẩm dở dang gồm: Chi phí nguyên vật liệu + Chi phí nhân công + Chi phí sản xuất chung. Chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung được phân bổ cho thành phẩm dở dang theo tỷ lệ. 4. THÀNH PHẨM Thành phẩm được theo dõi bởi bộ phận kinh doanh. Trong kho hiện tại còn tồn 3 loại thành phẩm (vải mộc, thành phẩm vải và sợi bông gòn) nhưng chỉ có sợi bông được sản xuất, các thành phẩm còn lại không được sản xuất nữa do khó tiêu thụ, chủ yếu để bán cho hết lượng tồn. Nhập kho thành phẩm: Hàng ngày, bộ phận kho báo cáo lượng xuất nhập thành phẩm với bộ phận kinh doanh. Qua đó, bộ phận kinh doanh sẽ theo dõi số lượng tồn kho từng ngày để đối chiếu với đơn đặt hàng và thông báo với khách hàng về thời gian cung ứng hàng. Cuối tháng, bộ phận kinh doanh lập Báo cáo tổng hợp gửi về phòng kế toán. Sau khi kế toán đối chiếu số lượng giữa phòng kinh doanh và bộ phận kho khớp nhau sẽ hạch toán hàng tồn kho. Khi nhập kho thành phẩm, công ty không có phiếu nhập kho. Xuất kho thành phẩm: Mục đích xuất: Xuất bán: Chỉ xuất vải mộc và sợi bông gòn (không có vải thành phẩm) Xuất mẫu vải mộc cho khách hàng. Xuất bù do thiếu trọng lượng: trong năm có một số trường hợp ABC phải xuất bù cho khách hàng (bù vào trọng lượng của bao và dây kẽm đóng gói). Trong năm không có hàng bán bị trả về. Hạch toán: Khi xuất bán: Xuất hàng mẫu: a) Nợ tài khoản 632: Nợ tài khoản 641: Có tài khoản 155: Có tài khoản 155: b) Nợ tài khoản 111/131: Có tài khoản 333: Có tài khoản 511: 5. MÔ TẢ QUY TRÌNH TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Mô tả chung: Nguyên vật liệu xuất ra có thể theo dõi được cho từng nhóm sản phẩm riêng biệt. Quy trình tính giá thành: Hiện tại, ABC chỉ sản xuất sợi bông gòn (Fiber). Năm 2007 là năm mới bắt đầu sản xuất sợi bông nên chỉ sản xuất một loại là 7Dx51 (Regular). Năm 2008 tập trung sản xuất sợi bông nên có them một số mã mới( các mã chỉ khác nhau về quy cách) Quy trình sản xuất sợi bông gòn của ABC qua 2 giai đoạn chính: Giai đoạn 1: Từ nguyên vật liệu đem nấu thành chip. Công đoạn này thực hiện rất nhanh, nên hoàn toàn không có hàng dở dang trên dây chuyền sản xuất vào cuối ngày. Chip cũng được xem là một loại nguyên vật liệu xuất ra tạo chip nhưng lượng nhỏ hơn do có hao hụt. Giai đoạn 2: Chip được nấu chảy và đánh tơi thành sợi bông, sản phẩm dở dang cuối tháng là chip đang được nấu chảy chưa thành sợi. Mối nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất đều có mức độ hao hụt khác nhau. Nguyên vật liệu Water Jet (sợi ướt) là có tỷ lệ hao hụt cao nhất, từ 60% -> 70%. Tỷ lệ hao hụt này thay đổi theo điều kiện thời tiết hoặc khi thu mua. Water Jet quá ướt làm tỷ lệ hao hụt (trọng lượng nguyên vật liệu mất đi do mất nước) tăng cao. ABC chấp nhận tỷ lệ hao hụt này. Trường hợp tỷ lệ hao hụt lên quá cao, ABC sẽ đổi nhà cung cấp hoặc yêu cầu nhà cung cấp giảm giá cho các lô hàng sau. Cách xác định giá trị của chip (sản phẩm giai đoạn 1): Bước 1: Xác định tổng số nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất (1): = Tồn đầu kỳ + Mua trong kỳ Bước 2: Xác định số nguyên vật liệu chưa sử dụng còn lại cuối tháng (2): Bước 3: Xác định số nguyên vật liệu dung để tạo chip = (1) – (2) Toàn bộ chip tạo ra sẽ được nhập kho. Tuy nhiên, số lượng chip nhập kho sẽ bằng đúng với giá trị của nguyên vật liệu tạo ra nó. Cách xác định giás thành phẩm (sản phẩm cuối cùng của giai đoạn 2): - Tính cho phần giá trị nguyên vật liệu: Giá trị NVL của Tổng giá trị NVL Giá trị Giá trị thành phẩm = (chip) đưa vào - sản phẩm phụ - sản phẩm sản xuất được sản xuất (nếu có) dở dang Giá trị sản phẩm phụ = Số lượng theo kiểm kê x Đơn giá - Tính cho phần chi phí nhân công, sản xuất chung: Bước 1: Xác định tổng số lượng nguyên vật liệu (chip) đã cấu thành trong thành phẩm và sản phẩm dở dang (3). Bước 2: Xác định chi phí nhân công, sản xuất chung phân bổ cho thành phẩm và sản phẩm dở dang: Đơn giá chi phí Giá trị tồn đầu kỳ của sản phẩm dở dang + Tổng nhân công chi phí nhân công (hoặc chi phí sản xuất chung) (hoặc chi phí sản = xuất chung) (4) (3) Giá trị chi phí nhân công Tổng kg nguyên vật liệu (sản xuất chung) = cấu thành X (4) của thành phẩm thành phẩm nhập kho Giá trị chi phí nhân công Tổng kg nguyên vật liệu (sản xuất chung) = cấu thành X (4) của sản phẩm dở dang thành phẩm dở dang * Nhận xét: Cách tính giá thành theo mô tả là hợp lý. 2.3.1.3. Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết và lên chương trình kiểm toán Sau khi thực hiện các công việc trên, nhóm kiểm toán sẽ tổng hợp kết quả thu được và lập Bảng tổng hợp kế hoạch kiểm toán và trình lên chuyên viên quản lý cao cấp và ban giám đốc. Ban giám đốc sẽ xác định phạm vi cụ thể trong bảng tổng hợp kế hoạch kiểm toán. Quy mô, hình thức của thông tin trong bảng này thay đổi theo quy mô, hình thức và độ phức tạp của việc kiểm toán. Trong Bảng tổng hợp kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên trình bày thông tin chung về: Hiểu biết về khách hàng, hiểu biết về quy trình kế toán, đánh giá rủi ro kiểm toán và môi trường kiểm soát, đánh giá mức độ trọng yếu,…Sau khi tổng hợp kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ cập nhập các rủi ro chi tiết, các sai sót tiềm tàng cũng như các tài khoản bị ảnh hưởng được xác định để đưa ra các thủ tục kiểm toán thích hợp. Đối với các tài khoản trọng yếu, kiểm toán viên phải đánh giá được rủi ro đối với số dư tài khoản và mức độ sai sót tiềm tàng từ đó xây dựng kế hoạch kiểm toán đối với tài khoản trọng yếu (hồ sơ tham chiếu 1820). Hàng tồn kho, như đã trình bày ở trên, bản thân nó luôn chứa đựng nhiều yếu tố dẫn đến sai phạm hoặc gian lận, có ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của mối doanh nghiệp. Do đó, hàng tồn kho luôn được coi là khoản mục trọng yếu, kiểm toán viên sẽ lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cho tài khoản này. Kế hoạch được lập trên cơ sở đánh giá rủi ro liên quan đến kiểm toán khoản mục hàng tồn kho. Rủi ro được xác định thông qua: đánh giá những áp lực từ phía ban giám đốc khách hàng (nếu có), từ điều kiện thị trường, xem xét liệu có những thay đổi trong chính sách tính giá, phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho, thực hiện một số thủ tục phân tích ban đầu đối với hàng tồn kho. Thông qua phân tích số dư tài khoản, phân tích những yếu tố có thể mang lại rủi ro, sai sót khi hạch toán kế toán hàng tồn kho. Kiểm toán viên xác định mức độ rủi ro đối với số dư tài khoản và rủi ro tiềm tàng, từ đó xây dựng độ tin cậy kiểm toán, phương hướng áp dụng các kĩ thuật kiểm toán. Chương trình kiểm toán khoản mục hàng tồn kho (mẫu chuẩn) của Công ty kiểm toán AISC được trình bày tại phụ lục 01. Công ty ABC là khách hàng kiểm toán năm đầu của AISC, qua các kết quả phân tích, thêm vào đó tính thận trọng nghề nghiệp nên kiểm toán viên đánh giá rủi ro tiềm tàng ở mức khá cao, rủi ro kiểm soát ở mức trung bình. Vì vậy, kiểm toán viên sẽ thực hiện ít các thủ tục rà soát mà tập trung vào thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết trong phần kiểm toán khoản mục hàng tồn kho. 2.3.1.4. Thực hiện kiểm toán * Chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho Mục đích của kiểm toán viên khi thực hiện thủ tục này là để đạt được các mục tiêu về: tính hiệu lực, tính đầy đủ, ghi chép, khóa sổ và đánh giá hàng tồn kho. Kiểm toán viên kiểm tra xem công ty ABC có thực hiện ghi chép hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hợp lý và đáng tin cậy như đã mô tả trong giấy làm việc số 5420 – “Ghi chú hệ thống – Hàng tồn kho” hay không, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ có còn hợp lý vào thời điểm kiểm kê không, có hàng tồn kho thuộc sở hữu của ABC nhưng không nằm trong kho mà được giữ hộ ở bên thứ ba hay không? Trước ngày kiểm kê, kiểm toán viên thu thập các hướng dẫn của khách hàng về kế hoạch và thủ tục kiểm kê hàng tồn kho (nếu có), trường hợp khách hàng có hướng dẫn kiểm kê thì phải đánh giá việc hướng dẫn kiểm kê của khách hàng có chặt chẽ không. Công ty AISC xây dựng mẫu chuẩn để đánh giá tổ chức kiểm kê của khách hàng, bao gồm đánh giá sự phù hợp, hữu hiệu của các quy định và thủ tục hướng dẫn kiểm kê của khách hàng. Thực tế tại Công ty ABC không có hướng dẫn kiểm kê cũng như không phân công cụ thể ai làm công việc này. Trước khi kiểm kê, kiểm toán viên đi một vòng kho để có được cái nhìn tổng thể về vị trí và trình trạng hàng tồn kho sẽ được kiểm kê, sau đó xác định khu vực chứa nhiều hàng hóa và thảo luận với khách hàng về thời gian, cách thức kiểm kê. Trường hợp có nhiều khu vực chứa hàng tồn, phải xác định khu vực cụ thể mà kiểm toán viên sẽ chứng kiến và thực hiện kiểm mẫu một số mặt hàng. Căn cứ vào việc phỏng vấn trực tiếp kết hợp với quan sát kiểm kê, kiểm toán viên thường lưu ý: hàng tồn kho có bị hư hỏng, lỗi thời hay không bán được không?.. v..v.. Khi thực hiện kiểm mẫu, kiểm toán viên lựa chọn một số tài liệu kiểm kê của khách hàng như sổ sách ghi chép thường xuyên, phiếu kiểm kê và thực hiện kiểm mẫu, tìm ra chênh lệch dựa vào các tài liệu có lien quan, đếm lại những mã hàng có chênh lệch, đồng thời ghi chú chung về các chênh lệch này. Sau khi kiểm kê hoàn tất, kiểm toán viên lập báo cáo tổng hợp hàng tồn kho. Trong báo cáo này, kiểm toán viên mô tả sơ lược về hàng tồn kho tại ngày kiểm kê, cách thức kiểm kê của nhân viên khách hàng, cách thức chọn mẫu kiểm kê của kiểm toán viên và đối chiếu số liệu sổ sách với số liệu kiểm mẫu và nêu đánh giá của kiểm toán viên đối với công tác kiểm kê, kết quả kiểm kê. Báo cáo kiểm kê kho nguyên vật liệu được trình bày tại Giấy tờ làm việc số …ABC - Báo cáo kiểm kê kho nguyên vật liệu. Biểu 2.2: Giấy làm việc số …ABC – Báo cáo kiểm kê kho nguyên vật liệu CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm kê hàng tồn kho – Kho nguyên liệu Ngày thực hiện: BÁO CÁO KIỂM KÊ KHO NGUYÊN LIỆU THÔNG TIN CHUNG Khách hàng: Công ty ABC Thời điểm kiểm kê: 31/12/2008 Thời gian: 9h sáng Thành phần tham dự: - Nhân viên khách hàng công ty ABC - Nhân viên AISC MÔ TẢ - Nguyên liệu của ABC gồm: Nguyên liệu để sản xuất sợi bông gòn và nguyên liệu dung sản xuất vải mộc. Do vải mộc không còn được sản xuất nữa nên nguyên liệu vải mộc hiện để kho riêng. Năm 2007 đã lập dự phòng cho toàn bộ nguyên liệu này nên không tiến hành kiểm kê, kiểm toán viên chỉ kiểm kê nguyên liệu dung sản xuất sợi bông gòn. - Cách thức xếp kho và chuẩn bị kiểm kê: Nguyên liệu có nhiều mã nhưng không sắp xếp theo từng mã mà để mỗi nơi một ít. Nguyên liệu được bỏ vào trong từng bao có trọng lượng xác định như 450 kg, 30 kg. Chỉ có nhân viên kho mới phân biệt được nguyên liệu trong từng bao chính xác là mã nào vì không có thẻ kho dán lên từng bao. - Khi tiến hành kiểm kê: Công ty ABC không sử dụng phiếu kiểm cũng không có hướng dẫn kiểm kê và phân công cụ thể ai có trách nhiệm kiểm kê. Trên thực tế, hàng tháng ông K – Phó giám đốc phụ trách sản xuất đều trực tiếp đi kiểm kê để đối chiếu lại với sổ sách (không phải nhân viên kho). Cách thức kiểm kê của ABC và chọn mẫu kiểm kê của kiểm toán viên Tại ngày kiểm kê, kế toán chưa lập được báo cáo tồn kho nên kiểm toán viên sử dụng báo cáo của bộ phận kho do ông K cung cấp để chọn mã kiểm toán mẫu. Nhân viên kiểm kê của ABC cùng với kiểm toán viên đi một vòng quanh kho để kiểm, đếm và cân lại những mã nguyên liệu đa được chọn bơi kiểm toán viên. Đối với những nguyên liệu nào có trọng lượng chuẩn là 450 kg/bao, kiểm toán viên chỉ chọn mẫu một số bao để cân thử. Sau đó đếm bao và nhân lên số lượng. Căn cứ vào báo cáo của kho, kiểm toán viên đối chiếu và xác định chênh lệch. Trường hợp chênh lệch lớn thì sẽ kiểm lại. Nhận xét Cách thức quản lý kho của ABC không chặt chẽ, việc xuất nhập kho nguyên vật liệu cho sản xuất đều không có phiếu xuất nhập mà chỉ được ghi chú trên sổ sách của bộ phận kho (có chữ ký và đóng dấu của ông K). Việc không sử dụng thẻ kho cũng làm cho việc kiểm soát khó khăn do nhiều khi nhân viên kho không nắm được hàng nào đang để ở đâu, mỗi khi muốn biết chính xác phải mở bao để nhìn hàng, đồng thời không xác định chỗ cụ thể để đặt hàngmà mỗi loại có thể để ở nhiều nơi nên khi kiểm kê không nhớ nổi để kiểm dứt điểm một mã hàng được. Sau khi kiểm mẫu một số loại nguyên vật liệu có số chênh lệch lớn so với sổ kế toán, chênh lệch phát sinh do sai sót trong ghi chép kế toán và đã được điều chỉnh theo số liệu kiểm đếm. Do đó, kiểm toán viên chốt theo số kiểm tại ngày 31/12/2008 đã thực tế tham gia kiểm kê cùng toàn bộ nhân viên ABC có mặt ở trên và điều chỉnh lại chênh lệch. Kết quả kiểm kê Tên nguyên vật liệu Đơn vị Lô Số kiểm kê thực tế Chênh lệch Số biên bản kiểm kê Chênh lệch Tại kho NVL Kết quả ước tính (a) (b) (c) (1) (2) (1)-(2) (3) (3)-(2) Extruted Yarn – Hard Yarn Kg 9+11 164.543 163.528 1.015 163.528,23 0,23 Pet Bottle Kg 17+23 12.484 12.497 5 12.478,86 (0,14) Pet Film Kg 5 3.101 3.086 15 3.085,99 (0,01) Polyester Chip - Transparent Kg 24 6.000 6.000 6.000,12 0,12 Sợi PE 42/1 SH Kg 10 48.021 48.126 (105) 48.126,34 0,34 Polyester Yarn (Heavy) Kg 22 13.155 13.175 (20) 13.174,69 (0,31) Polyester Yarn (nonstretched) Kg 19 2.525 2.525 2.525,05 0,05 Sợi PE 30/1 (PP) Kg 1 25 40 (15) 40,00 0,00 Sợi PE 52/1 HL3 Kg 12 24 24 24,47 0,47 Water Jet Loom Yarn Kg 4 11.976 11.976 11.976,50 0,50 Ghi chú Chênh lệch giữa số liệu kiểm mẫu và số báo cáo không đáng kể => chấp nhận số khách hàng. Số chênh lệch lớn đã phát hiện nguyên nhân và điều chỉnh theo số liệu kiểm kê. Kết luận Số lượng hàng tồn kho tại ngày 31/12/2008 của Công ty ABC phản ánh trung thực. * Tổng hợp hàng tồn kho cuối năm Thủ tục này nhằm kiểm tra số lượng hàng tồn kho cuối năm có hiện hữu trên thực tế và đảm bảo giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng, đạt được các mục tiêu về: Tính hiệu lực, đầy đủ, sự ghi chép, khóa sổ hàng tồn kho. Kiểm toán viên thu thập danh mục hàng tồn kho chi tiết cuối kì( gồm cả đơn giá hàng tồn kho, trong danh mục phải phản ánh đúng số lượng hàng tồn kho đã được kiểm kê), kiểm tra tổng quát và đối chiếu số tổng với sổ cái tổng hợp, đối chiếu khoản mục lớn với các chứng từ có liên quan, đối chiếu khối lượng được phản ánh trên danh mục hàng tồn kho. Nếu có chênh lệch lớn thì phải tìm ra nguyên nhân và đối chiếu với chứng từ phát sinh liên quan. Kiểm toán viên sử dụng các loại chứng từ phát sinh tại thời điểm chia cắt niên độ thu thập được qua quá trình kiểm kê( như: Hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, các ghi nợ để xác định rằng các mặt hàng nhập trước khi kiểm kê đã được ghi chép trước hoặc vào ngày kiểm kê, các mặt hàng xuất ra ngay sau khi kiểm kê đã được ghi chép sau ngày kiểm kê. Kết quả thực hiện được phản ánh trên giấy tờ làm việc số …ABC – “ Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm”. Biểu 2.3: Giấy làm việc số …ABC – Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm Ngày thực hiện: Thực hiện - Kiểm toán viên chọn mẫu 10 loại nguyên vật liệu để kiểm tra số lượng hàng tồn kho cuối năm có thực sự hiện hữu và đảm bảo giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng hay không - So sánh số lượng hàng tồn kho đếm bởi kiểm toán viên với số lượng được ghi nhận trên sổ sách kế toán tại ngày 31/12/2008 - Dùng đơn giá tồn kho hợp lý để đánh giá hàng tồn kho ngày 31/12/2008. Kết quả thực hiện Tên nguyên vật liệu ĐVT SL trên sổ sách SL kiểm toán viên đếm Chênh lệch Đơn giá (đồng/kg) Extruted Yarn-Hard Yarn kg 164.543 163.528 (a)1.015 10.253 Pet Bottle kg 12.484 12.497 5 10.774 Pet Film kg 3.101 3.086 15 9.359 Polyester Chip-Transparent kg 6.000 6.000 10.102 Sợi PE 42/1 SH kg 48.021 48.126 (b)(105) 8.985 Polyester Yarn(Heavy) kg 13.255 13.175 (20) 8.832 Polyester Yarn(nonstertched) kg 2.525 2.525 6.055 Sợi PE 30/1 (PP) kg 25 40 (15) 26.121 Sợi PE 52/1 HL3 kg 24 24 45.588 Water Jet Loom Yarn kg 11.976 11.976 3.931 Giải thích (a): Đây là hàng mua nhập kho ngày 02/01/2009 nhưng tại thời điểm ngày 31/12/2008 đã có trên báo cáo tồn kho. Kế toán đã điều chỉnh theo số liệu của kiểm toán viên. (b): Nguyên vật liệu được nhập kho sai khi sản xuất nhưng kế toán chưa ghi sổ. Kế toán đã điều chỉnh số liệu theo số lượng nhập kho khớp với số liệu của kiểm toán viên. - Các chênh lệch còn lại không đáng kể nên được kiểm toán viên chấp nhận không điều chỉnh. Kết luận Số lượng và giá trị nguyên vật liệu cuối năm được phản ánh trung thực và hợp lý. * Tổng hợp nguyên vật liệu, sản phảm dở dang, thành phẩm hỏng, chậm luân chuyển, không bán được Kiểm toán viên đánh giá mức độ trọng yếu của hàng tồn kho hỏng, chậm luân chuyển tại thời điểm 31/12/2008 với mục đích lập dự phòng cho hàng tồn kho. Kiểm toán viên thực hiện thủ tục này dựa trên kết quả kiểm kê, liệt kê ra số lượng hàng hỏng, đồng thời theo dõi trên bảng nhập - xuất - tồn 12 tháng để liệt kê ra hàng chậm luân chuyển trên một năm và đánh giá mức độ hư hỏng, khả năng tiêu thụ trong tương lai để làm căn cứ lập dự phòng. Sau khi đánh giá hàng tồn kho hỏng, chậm luân chuyển, kiểm toán viên lập Bảng tổng hợp nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm hỏng, chậm luân chuyển, không bán được – chi tiết cho từng loại theo số lượng và đơn giá và nêu cách lập dự phòng. Nếu trọng yếu thì kiểm toán viên sẽ lập dự phòng cho hàng tồn kho. Kết quả được thể hiện tại Giấy làm việc số …ABC “Đánh giá hàng tồn kho chậm luân chuyển – Nguyên vật liệu” . Biểu 3.4: Giấy làm việc số …ABC - Đánh giá hàng tồn kho chậm luân chuyển - Nguyên vật liệu CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm Ngày thực hiện: Thực hiện Vải mộc tồn tại ngày 31/12/2008 là : 1.281.541.282 (VNĐ). Số tiền bán được trong năm thường là 5.000(VNĐ/m ) ( căn cứ trên các hóa đơn bán hàng trong năm), tương đương 4.500 (VNĐ/yard ) ( 1 yard = 0,9144 m ) cho tất cả các loại vải. Như vậy, kiểm toán viên ước tính giá trị vải tồn kho theo giá bán được tối đa trong năm như sau: Số lượng vải tồn(đơn vị tính: yard) : 130.097 Giá bán trên thị trường năm sau (ước tình) (VNĐ/yard) : 4.500 Giá trị thu được (VNĐ) : 585.436.500 Giá trị tồn kho tại ngày 31/12/2007 : 1.281.541.292 Dự phòng cho năm 2008 : 696.104.792 Số đã dự phòng năm 2007 : 662.131.707 Bút toán điều chỉnh Nợ tài khoản 632 33.973.085 Có tài khoản 159 33.973.085 Đối với nguyên vật liệu dùng để sản xuất vải: Lập bảng kê chi tiết nguyên vật liệu tồn: Bảng kê chi tiết nguyên vật liệu tồn Mã nguyên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ/kg) Giá trị (VNĐ) Sợi PE 30/1 (PP) kg 40 26.121 1.044.840 Sợi PE 40/1 SH TSSN kg 17,67 29.186 515.717 Sợi PE 52/1 HL3 kg 24 45.588 1.094.122 Tổng 2.654.679 Đây là số nguyên vật liệu tồn từ năm 2007 đến nay vẫn dùng không bán được, năm 2007 đã lập dự phòng cho toàn bộ số nguyên vật liệu dùng sản xuất vải với số dự phòng là 10 % nhưng các mã khác đã được bán hết trong năm 2008, chỉ còn 3 mã trên là không thay đổi. Dự phòng cho năm 2008 : 2.654.679 Số đã dự phòng năm 2007 : 61.204.424 Bút toán điều chỉnh Nợ tài khoản 159 58.549.745 Có tài khoản 632 58.549.745 * Kiểm tra việc tính giá nhập hàng tồn kho Kiểm tra việc tính toán ghi nhận nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ nhằm đảm bảo giá trị hàng nhập kho được ghi nhận chính xác. Kiểm toán viên chọn mẫu một số bộ chứng từ nhập kho nguyên vật liệu trong tháng 12 để kiểm tra. Trong tháng 12, tại công ty ABC không phát sinh nghiệp vụ nhập mua nguyên vật liệu từ ngước ngoài mà chỉ mua từ nhà cung cấp trong nước, do đó tổng giá trị mua trong kỳ bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển hàng mua…Trường hợp phát sinh hàng nhập khẩu, kiểm toán viên sẽ kiểm tra thêm việc ghi nhận thuế thu nhập và tỷ giá hạch toán. Từ đó kết luận việc ghi giá trị nguyên vật liệu nhập là phù hợp và được phản ánh đày đủ trên sổ sách. * So sánh giá trị thành phẩm tồn kho với giá trị thị trường Đánh giá lại giá trị của thành phẩm tồn kho tại ngày 31/12/2008 là chính xác nhằm đặt được mục tiêu “ Đánh giá”. Kiểm toán viên thu thập bảng tổng hợp đánh giá hàng tồn kho theo giá trị thị trường, phản ánh số dư đầu kỳ và cuối kỳ, số đã thanh lý và số dự phòng. Kiểm tra số tổng của bảng tổng hợp và đối chiếu số dư cuối kỳ, số dự phòng với sổ cái. Kiểm toán viên đánh giá tính thích hợp của phương pháp và dự đoán của Ban Giám Đốc khách hàng đã sử dụng để tính toán số dự phòng. Nếu phương pháp tính toán không hợp lí, kiểm toán viên sẽ tính toán lại khoản dự phòng theo phương pháp độc lập của kiểm toán và xem xét số dự phòng của khách hàng có nằm trong khoản dự phòng đó không. Khi tính dự phòng, kiểm toán viên xem xét đến: Giá trị thị trường của những hàng tồn kho bị lỗi thời, hư hỏng các mặt hàng dự trữ lớn hơn nhu cầu của thị trường. Doanh số mua hàng tồn kho, khuynh hướng về lãi gộp, doanh thu, về lượng hàng có sẵn trong kho, hàng chậm luân chuyển năm trước, tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản. Xem xét các mặt hàng tồn kho lỗi thời, hỏng hóc, chậm luân chuyển được phát hiện trong quá trình kiểm kê có được liệt kê trong phần tính dự phòng không. Kết quả thực hiện tại Giấy làm việc số ...ABC – So sánh giá trị tồn kho với giá thị trường. Biểu 2.5: Giấy làm việc số …ABC - So sánh giá trị tồn kho với giá thị trường CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: So sánh giá trị tồn kho với giá thị trường Ngày thực hiện: Thực hiện ABC có 3 loại thành phẩm: Vải mộc, Sợi bông gòn, Vải thành phẩm. -Đối với Vải mộc: Do hàng bán chậm nên không sản xuất nữa, từ cuối năm 2007 đến nay chỉ bán ra cho hết số tồn. Tại ngày 31/12/2008 , kiểm toán viên tiếp tục lập dự phòng cho số Vải mộc và nguyên vật liệu để sản xuất ra Vải mộc và đối chiếu với số đã dự phòng năm 2007. Do tồn kho tại ngày 31/12/2008 chỉ có 5 mã thành phẩm nên kiểm toán viên sẽ kiểm tra toàn bộ giá trị tồn của các mã này và so sánh với giá thị trường. Kết quả kiểm tra được trình bầy tại giấy làm việc số 5450 – so sánh giá trị thành phẩm tồn kho với giá thị trường – Sợi bong gòn ( biểu 6) Đối với Vải thành phẩm: do sản xuất ra để may đồng phục trong công ty( không bán ra ngoài ) nên không lập dự phòng Kết luận Ngoại trừ mức điều chỉnh dự phòng tại giấy làm việc số 5450, 5449, thành phẩm tồn kho của ABC đã phản ánh hợp lý giá trị tại ngày 31/12/2008. Chú ý Số đã lập dự phòng năm 2007 Cho Vải mộc : 662.131.707 Cho nguyên vật liệu sản xuất Vải mộc : 61.204.424 Sợi bông gòn : 31.336.400 Cộng : 754.762.531 Biểu 2.6: Giấy làm việc số …ABC - So sánh giá trị tồn kho với giá thị trường – Sợi bông gòn CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: So sánh giá trị tồn kho với giá thị trường - Ngày thực hiện: Sợi bông gòn Thực hiện Bảng kê chi tiết thành phẩm Sợi bông gòn Mã thành phẩm ĐVT Tại thời điểm 31/12/2008 Đơn giá bán ra trong năm Dự phòng Số lượng Giá trị Đơn giá vốn (VNĐ) USD VNĐ tương đương Hóa đơn Ngày ghi hóa đơn Sợi bông 15D/64 MM(R) kg 6.250 91.822.671 14.691 1,00 15.875 48537 03/01/09 - Sợi bông 15D/64 MM (S) Kg 25.438 389.811.046 15.324 1,04 16.510 48550 13/01/09 - Sợi bông 7D/32 MM(S) Kg 13.778 187.549.749 13.612 1,05 16.669 48539 03/01/09 - Sợi bông 7D/51MM (R) Kg 30.464 351.104.561 11.525 1,05 16.669 48538 03/01/09 - Sợi bông 7D/64 MM (R) kg 8.750 94.442.858 10.793 1 15.875 48540 04/01/09 - Cộng 84.680 1.114.730.885 - Số đã lập dự phòng năm 2007 : 31.336.400 Số lập dự phòng năm 2008 : 0 Điều chỉnh dự phòng Nợ tài khoản 159 31.336.400 Có tài khoản 632 31.336.400 Kết luận Do không lập dự phòng tiếp cho năm 2008 nên không kiểm tra và lập dự phòng cho nguyên vật liệu dùng sản xuất sợi bông gòn. * Kiểm tra việc tính giá xuất và đơn giá tồn kho Mục tiêu của thủ tục này là kiểm tra việc áp dụng phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu, thành phẩm ( theo phương pháp bình quân gia quyền) có thống nhất với những mô tả tại phần ghi chú tại giấy làm việc số 5420 ABC hay không; và xác định đơn giá nguyên vật liệu, thành phẩm tồn kho. Để thực hiện thủ tục này, kiểm toán viên sử dụng báo cáo xuất nhập thành phẩm trong tháng 12 và chọn mẫu một số loại thành phẩm để tính lại đơn giá xuất theo chính sách của Công ty ABC và so với ghi nhận trên sổ sách. Căn cứ vào đơn giá xuất vừa tính được để xác định số tồn cuối kỳ và đưa ra kết luận. * Kiểm tra tính đúng kỳ của việc ghi nhận hàng tồn kho Mục tiêu của thủ tục này là để kiểm tra việc ghi nhận nghiệp vụ mua hàng có đúng thời điểm hay không. Nguyên vật liệu thường được nhà cung cấp chở và giao hàng tại Công ty ABC, khi nhận hàng, các nhân viên kho của Công ty ABC mới lập phiếu cân xe, phiếu nhập kho và nhận hóa đơn. Thông thường thời gian nhận hàng và thời gian nhận hóa đơn không chênh lệch nhau nhiều, trừ khi hàng chua làm nhiều đợt nhận, hóa đơn xuất một lần kèm theo với lô hàng cuối cùng. Kiểm toán viên kiểm tra mẫu 5 phiếu nhập kho trước ngày 31/12/2008 và 5 phiếu nhập kho sau ngày 31/12/2008, đối chiếu các nghiệp vụ ghi chép này với hóa đơn mua hàng để xác định rằng việc ghi chép này là đúng kỳ hạch toán, từ đó đánh giá kết quả kiểm tra và kết luận. 2.3.1.5. Tổng hợp và báo cáo Hoàn thành kiểm toán là giai đoạn kiểm toán viên tổng hợp và rà soát lại các bằng chứng đã thu thập được để làm cơ sở đưa ra ý kiến nhận xét và kiến nghị về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kế toán của đơn vị trên báo cáo kiểm toán và thư quản lý. Đối với khoản mục hàng tồn kho, ý kiến nhận xét của kiểm toán viên tập trung vào công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho, xem xét việc doanh nghiệp có thực hiện theo đúng các quy định tài chính hiện hành cũng như các quy định do bản thân doanh nghiệp ban hành hay không, như các chứng từ có đầy đủ chữ ký hay không, các giấy tờ có được phê chuẩn hay không và có đúng người đủ thẩm quyền phê duyệt hay không,… Bên cạnh ý kiến nhận xét về công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho, kiểm toán viên còn phải đề xuất các bút toán điều chỉnh hoặc phân loại lại nếu cần thiết, đặc biệt là khi kế toán đơn vị khách hàng hạch toán không đúng bản chất hoặc áp dụng sai phương pháp hách toán,… 2.3.2. Quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính tại khách hàng XYZ 2.3.2.1. Tìm hiểu chung về Nhà máy XYZ Nhà máy XYZ là một chi nhánh trực thuộc Công ty PDN. Công ty PDN là Công ty liên doanh. Nhà máy XYZ được thành lập và hoạt động từ năm 1999 tại thành phố Quảng Ninh theo giấy phép đầu tư điều chỉnh số…ngày…/…/1999 được cấp bởi Bộ Kế hoạch – Đầu tư, Nhà máy XYZ chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 6 năm 1999. Thời gian hoạt đọng của Nhà máy bằng thời gian hoạt động của Công ty kể từ ngày được cấp Giấy phép đầu tư số…Thời gian hoạt động còn lại của Công ty PDN là 50 năm kể từ ngày được cấp giấy phép điều chỉnh. Như vậy thời gian hoạt động của Nhà máy là 40 năm. Hoạt động chính của Nhà máy là sản xuất và kinh doanh thức ăn giàu đạm chất lượng tinh khiết, bột cá cao đạm cho chăn nuôi, thực hiện các dịch vụ chăn nuôi thú y như cung cấp con giống, trang thiết bị chuồng trại, công cụ chăn nuôi, thuốc thú y phòng và chữa bệnh cho gia súc, gia cầm. Nhà máy bán hàng thông qua hệ thống đại lý và trang trại chăn nuôi, trong đó, bán hàng qua đại lý là chủ yếu, chiếm khoảng 90%. Thị trường chủ yếu ở phía Bắc là các tỉnh từ tỉnh Hà Tĩnh đổ ra, thị trường còn lại do Công ty PDN quản lý. Sản phẩm của Nhà máy được tiêu thụ 100% trong nước. Khách hàng của Nhà máy chủ yếu được chia lại từ Công ty , do đó 90% là khách hàng cũ( khách hàng đã có giao dịch với Công ty PDN trên 5 năm) và chỉ có khoảng 10% là khách hàng mới. Nhà máy không bán lẻ cho người tiêu dùng hay cho các nàh buôn mà chưa ký hợp đồng đại lý. Báo cáo tài chính của Nhà máy được trình bày bằng VNĐ phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam được Bộ Tài chính chấp thuận tại công văn phê duyệt số…ngày…đối với Công ty liên doanh PDN. Theo đó, Nhà máy XYZ sẽ hạch toán độc lập và báo cáo trực tiếp về Công ty. Nhà máy áp dụng hình thức kế toán là nhật ký chung. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp giá bình quân giá quyền. Nhà máy có nghĩa vụ nộp thuế giá trị gia tăng, thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân và thuế nhà thầu( nếu có) phát sinh tại Nhà máy cho Cục thuế Thành phố Hạ Long. Thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh tại Nhà máy sẽ do Công ty PDN chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế cho Cục thuế tỉnh Quảng Ninh, thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp của Nhà máy là 15%. Nhà máy sử dụng tỷ giá cuối tháng( dựa trên bảng quy đổi tỷ giá do kế toán Công ty PDN lập cho toàn Công ty) để hạch toán giá trị hàng nhập khẩu nhập kho. Nhà máy bán hàng 100% trong nước nên chênh lệch tỷ giá chỉ xuất hiện ở khâu nhập khẩu nguyên vật liệu. Nhà máy XYZ là khách hàng lâu năm của Công ty kiểm toán AISC chi nhánh tại Hà Nội. Năm 2008 là năm thứ 5 Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội cung cấp dịch vụ kiểm toán cho Nhà máy. Do đó kiểm toán viên nghiên cứu hồ sơ những năm trước để hiểu rõ hơn về khách hàng XYZ, đông thời, một số thủ tục kiểm toán không quan trọng sẽ được lược bớt( không cần thiết thực hiện) hoặc trình bày sơ lược. Vì vậy, trong Chuyên đề cũng chỉ trình bày quy trình kiểm toán thực tế hàng tồn kho tại Nhà máy XYZ với những thủ tục quan trọng đã được các kiểm toán viên của Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội thực hiện. 2.3.2.2. Tìm hiểu chung về quy trình kế toán hàng tồn kho tại Nhà máy XYZ Năm 2008 là năm thứ 5 Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính cho Nhà máy XYZ nên nhóm kiểm toán nghiên cứu lại các thông tin về quy trình kế toán hàng tồn kho và cập nhật thông tin mới có liên quan. Nội dung tìm hiểu được mô tả trong giấy làm việc số…XYZ – Ghi chú hệ thống hàng tồn kho. Biểu 2.7: Giấy làm việc số …XYZ – Ghi chú hệ thống hàng tồn kho CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Ghi chú hệ thống hàng tồn kho Ngày thực hiện: I. TỔNG QUAN VỀ HÀNG TỒN KHO Hàng tồn kho được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu: chủ yếu là bắp, cám, tấm, bột cá, thuốc,… - Vật liệu: Bao bì các loại. - Công cụ dụng cụ: là những vật tư, phụ tùng thay thế có giá trị, còn lại đưa hết vào chi phí trong kỳ. - Hàng đang đi đường. - Thành phẩm: có 4 nhóm thành phẩm ( hỗn hợp, đậm đặc, dạng viên, bột). - Sản phẩm dở dang: không có. Kế toán hàng tồn kho sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, giá bình quân gia quyền và tính giá thành theo tháng. Cuối mỗi tháng, sau khi có kết quả kiểm kê, kế toán nhập số lượng kiểm kê thực tế vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự động điều chỉnh số tồn sổ sách để khớp với số lượng kiểm kê thực tế. II. TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO 1. Nguyên vật liệu Nhà máy mua nguyên vật liệu từ 2 nguồn: Mua trong nước( mua nội bộ trong Công ty và mua của nhà cung cấp trong nước khác) và nhập khẩu. Giá trị nguyên vật liệu bao gồm: Giá ghi trên hóa đơn và các chi phí như vận chuyển, bốc xếp, kiểm định, thuế nhập khẩu,…Các chi phí thu mua được hạch toán vào tài khoản chi phí thu mua ( Tài khoản 6113), tách với giá mua nguyên vật liệu hạch toán vào tài khoản 6111 nhưng được chi tiết cho từng mã nguyên vật liệu cụ thể. * Quy trình mua, nhập kho nguyên vật liệu Việc mua hàng do bộ phận thu mua thực hiện Mua nguyên vật liệu trong nước: Dựa vào kế hoạch kinh doanh theo tháng của bộ phận kinh doanh, phòng sản xuất tính toán công thức cho từng mặt hàng để biết nhu cầu nguyên vật liệu. Bộ phận thu mua căn cứ vào các báo cáo tồn kho của từng kho và nhu cầu nguyên vật liệu để lập bảng dự kiến nguyên vật liệu và trình Ban Giám đốc Nhà máy phê duyệt. Nếu Ban Giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành thu mua nguyên vật liệu. Hợp đồng nguyên tắc được ký trong thời gian dài( có thể cả năm) đối với các nhà cung cấp thường xuyên và nguyên vật liệu sử dụng nhiều. Tiến hành nhập kho: Tất cả nguyên vật liệu mua trong nước đều phải qua trạm cân của Nhà máy để ghi nhận khối lượng thực nhập. Khi nhập xong, kế toán kho tập hợp phiếu nhập kho của thủ kho, căn cứ vào giá trị do phòng thu mua thông báo đối với từng mặt hàng để nhập vào máy tính cả số lượng và đơn giá. - Mua từ nhà cung cấp trong nước: Kế toán kho nhập số lượng vào phần mềm để lên phiếu nhập kho, chương trình sẽ tự động ghi lại: Nợ tài khoản 6111 - Chi tiết mã nguyên vật liệu Có tài khoản 331 - Chi tiết mã nhà cung cấp Khi thanh toán, kế toán ghi: Nợ tài khoản 331 - Chi tiết nhà cung cấp : số tiền + VAT Có tài khoản 111, 112 Nợ tài khoản 133 Có tài khoản 331 - Mua nội bộ: Bộ phận kho chịu trách nhiệm cho phần mua nội bọ. Kế toán kho chỉ lên số lượng. Thủ tục giống như trên, Công ty PDN có phát hành hóa đơn giá trị gia tăng cho việc bán nguyên vật liệu này và Nhà máy XYZ ghi đối ứng tài khoản 336-Phải trả nội bộ. Nhập mua từ nước ngoài Các thủ tục tương tự như mua trong nước nhưng toàn bộ các vấn đề phải do Ban Giám đốc quyết định và phê duyệt. Việc thanh toán thường được thực hiện bằng thư tín dụng. Hợp đồng mua hàng của nước ngoài được ký bởi Nhà máy XYZ nếu lô hàng có giá trị nhỏ hoặc thông qua Công ty PDN nếu lô hàng có giá trị lớn. Hạch toán hàng nhập khẩu: Hàng tháng, kế toán tại Công ty : Nợ tài khoản 331: A x FX1 Có tài khỏan 112 : A x FX1 ( Giá trị bằng VNĐ bỏ ra mua ngoại tệ) (FX1: Tỷ giá tại ngày thanh toán ) Khi hàng về nhập kho, bộ phận kho của Nhà máy XYZ chỉ ghi nhận số lượng nhập kho nhưng kế toán Nhà máy XYZ vẫn chưa hạch toán giá trị vì còn phải chờ Công ty PDN thông báo tỷ giá cuối tháng. Khi có thông báo tỷ giá từ Công ty PDN, kế toán hạch toán đồng thời 2 bút toán: Nợ tài khoản 6111: A x FX2 ( FX2: tỷ giá tại ngày nhập kho) Có tài khoản 331: A x FX2 Trường hợp lãi tỷ giá ghi: Nợ tài khoản 331: A x ( FX2 – FX1) Có tài khoản 515: A x ( FX2 – FX1) Trường hợp lỗ tỷ giá ghi: Nợ tài khoản 635: A x ( FX1 – FX2) Có tài khoản 331: A x ( FX1 – FX2) Đối với lô hàng nhập thông qua Công ty PDN: Khi Công ty PDN thông báo đã thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài, kế toán Nhà máy XYZ ghi: Nợ tài khoản 331( Theo tỷ giá mà Công ty PDN thanh toán) Có tài khoản 336 Khi hàng về đến kho, hạch toán tương tự như trên - Hạch toán thuế Thuế giá trị gia tăng đầu vào: Nợ tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu phải nộp Có tài khoản 112 Nợ tài khoản 133 - Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu được khấu trừ Có tài khoản 3331 Thuế nhập khẩu Nợ tài khoản 6113 - Chi phí thu mua Có tài khoản 3333 - Thuế nhập khẩu * Quy trình xuất kho nguyên vật liệu Xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, bộ phận sản xuất báo với kho để tiếp nhận nguyên vật liệu vào Silo phục vụ sản xuất. Khi xuất kho phải có sự ký nhận của nhân viên tiếp liệu và nhân viên vận hành Silo. Xuất bán nội bộ: Theo đề nghị mua từ Công ty, phòng giao nhận viết ”lệnh giao hàng” và chuyển cho bộ phận quản lý kho. Nhân viên quản lý số liệu kho sẽ viết phiếu xuất kho và lập hóa đơn giá trị gia tăng để thủ kho xuất hàng. 2. Công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ chủ yếu của Nhà máy là vật tư phụ tùng thay thế, được quản lý bởi bộ phận bảo trì và được lưu trữ ở 3 kho: Kho sản phẩm phục vụ thường xuyên cho sản xuất; kho dụng cụ nặng như dầu mỡ, các dụng cụ lớn; kho vật tư thiết bị điện. Phòng bảo trì và phòng kế toán đều theo dõi số lượng và giá trị của công cụ dụng cụ, phòng bảo trì theo dõi từng loại công cụ dụng cụ, cuối tháng lập báo cáo nhập xuất tồn và gửi lên phòng kế toán để hạch toán. Đối với phòng kế toán: Khi phát sinh mua công cụ dụng cụ, kế toán hạch toán tăng cả vào chi phí : Nợ tài khoản 6272 Có tài khoản 111, 131, 141 Cuối tháng, kế toán hạch toán chuyển số đầu kỳ và cuối kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ bằng cách lấy giá trị cuối kỳ - đầu kỳ để đưa vào chênh lệch tồn kho vật tư phụ tùng thay thế: Nếu chênh lệch > 0 hạch toán: Nợ tài khoản 153 Có tài khoản 627 Nếu chênh lệch < 0 hạch toán: Nợ tài khoản 627 Có tài khoản 153 3. Sản phẩm dở dang: Không có. 4. Thành phẩm Có 4 nhóm thành phẩm là: D – thành phẩm đậm đặc, E – thành phẩm cho cá tôm( ít sản xuất ), H – thành phẩm hỗn hợp, V – thành phẩm dạng viên. - Nhập kho thành phẩm từ sản xuất: Là những thành phẩm được đóng bao từ các Silo chứa thành phẩm. Mỗi ca sản xuất sẽ có một báo cáo tổng hợp ra bao trong đó ghi chú từng loại thành phẩm, bao nhiêu kg, số lượng và mã thành phẩm. Người phụ trách ra bao và bộ phận kiểm định KCS sẽ kiểm tra mẫu và cùng ký vào báo cáo này , báo cáo được theo dõi tại bộ phận sản xuất. Căn cứ xác định thành phẩm nhập kho thành phẩm là các biên bản giao nhận thành phẩm. Các thành phẩm vừa được đóng bao có kiểm định của KCS sẽ được bàn giao cho kho thành phẩm. - Xuất kho thành phẩm: Xuất điều chuyển nội bộ: Mục đích để tiện cho việc bán hàng theo khu vực. Khi xuất kho để điều chuyển ra các kho, chứng từ sử dụng là cá phiều xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Bộ phận kho sẽ theo dõi thành phẩm tại cá kho, kế toán không theo dõi cũng như hạch toán. Xuất bán: Thành phẩm có thể xuất bán tủ Nhà máy hoặc trực tiếp từ các kho. Nếu bán từ các kho, các kho có thể xuất thẳng hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng, sau đó fax hóa đơn này về cho kế toán Nhà máy để kế toán nhập lại hóa đơn vào phần mềm. 5. Hàng, phế liệu Một số sản phẩm được sản xuất qua bộ phận KCS kiểm định không đủ tiêu chuẩn như yêu cầu ( sai tỷ lệ, sai công thức,…) được tái chế lại hoặc bán ra ngoài theo giá phế liệu. 6. Hàng chậm luân chuyển và dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đặc điểm của thành phẩm của Nhà máy XYZ là có thể tái chế lại, do đó, trong trường hợp thành phẩm sản xuất ra không bán được, Nhà máy có thể đem tái sản xuất lại thành phẩm khác. Như vậy, hàng thành phẩm không bao giờ tồn lâu, không cần theo dõi hàng chậm luân chuyển, hư hỏng do tồn kho nên không lập dự phòng hàng tồn kho. 2.3.2.3. Thực hiện kiểm toán hàng tồn kho tại nhà máy XYZ * Chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho. Kiểm kê hàng tồn kho tại nhà máy XYZ được kiểm toán viên thực hiện vào sáng 01/01/2009. Nhà máy không có hướng dẫn kiểm kê bằng văn bản mà chỉ có thông báo về kiểm kê hàng tồn kho tháng 12 năm 2008 về việc phân công nhân sự, thời hạn báo cáo của hàng tồn kho. Các cá nhân được phân công sẽ chịu trách nhiệm về nhân sự và quản lý việc kiểm kê tại các kho được giao như: Kho nguyên liệu, kho thành phẩm, kho bao bì. Việc hướng dẫn cách thức, phân công kiểm kê được phổ biến bằng miệng, không có văn bản hướng dẫn cụ thể trước. Kết quả kiểm kê cho Nguyên liệu được trình bày tại Giấy làm việc số …XYZ –“ Kiểm kê hàng tồn kho – Kho nguyên liệu” như sau: Biểu 2.8: Giấy làm việc …XYZ - Kiểm kê hàng tồn kho –Kho nguyên liệu CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm kê hàng tồn kho – Kho nguyên liệu Ngày thực hiện: BÁO CÁO KIỂM KÊ – KHO NGUYÊN LIỆU Tên khách hàng : Nhà máy XYZ Địa điểm kiểm kê : Kho nguyên liệu Thời gian kiểm kê : Từ 8h00 sáng ngày 01/01/2009 Người tham gia kiểm kê : Nhân viên nhà máy : Nhân viên AISC : Nguyên vật liệu tồn kho bao gồm Nguyên vật liệu tồn nằm trong kho nguyên liệu, nguyên vật liệu tồn nằm trong Silo, nguyên vật liệu đang đi đường. Mô tả nguyên vật liệu trong ngày kiểm kê - Ngày 01/01/2009, nhà máy không hoạt động sản xuất, chỉ có một bộ phận quản lý kho và kiểm toán viên tham dự kiểm kê. - Mỗi loại nguyên vật liệu được để riêng biệt theo lô (có số thứ tự quản lý). Từng bao nguyên vật liệu được xếp thành hình khối ( cây, hàng) gồm nhiều dãy. Một số nguyên vật liệu ngay từ lúc nhập kho, thủ kho đã kiểm tra và ghi số lượng bao trên từng dãy để khi kiểm tra có thể thấy đượcsố lượng bao còn tồn tại kho theo nguyên tắc: Nguyên vật liệu xuất hết dãy ngoài rồi mới đến dãy trong. Cũng có những nguyên vật liệu không ghi theo số này, chỉ thể hiện số Kg nguyên vật liệu tồn thực tế trên thẻ cây. Bộ phận kho nguyên vật liệu đã hoàn tất việc kiểm kho từ trước ngày 01/01/2009 và số liệu tồn kho đượcghi trên thẻ kho của từng cây nguyên vật liệu. Phụ trách kho nguyên vật liệu xác nhận khôngcó hoạt động nhập - xuất kho trong khi kiểm kê. - Ngày 01/01/2009, kiểm toán viên quan sát việc kiểm kê mẫu một số mã nguyên vật liệu (kết quả như trên bảng) Cách thức kiểm kê Nhân viên kho dùng thước đo chiều cao của từng dãy và đo chiều cao của từng bao để quy ra số bao tương ứng, mỗi mã nguyên vật liệu lấy ra 5 bao để cân mẫu lấy trọng lượng trung bình, tính ra số Kg nguyên vật liệu tồn kho. Đây là các ước tính tương đối vì thực tế nguyên vật liệu được đóng vào các bao có trọng lượng không giống nhau, số chênh lệch giữa các bao là trên dưới 1Kg, có bao chênh lệch tới 2,8Kg hoặc trong quá trình nhập kho có nhiều bao bị bục, rách, nguyên vật liệu hao hụt dẫn đến trọng lượng bao không đủ nhưng khi quy đổi vẫn nhân với trong gìlượng bao trung bình. Để có kết quả chính xác nhất chỉ có thể dung cách: cân xe tải (cân tịnh), tuy nhiên, khối lượng nguyên vật liệu (của một loại) là rất lớn (cụ thể là nguyên vật Bánh dầu đậu nành 00.BDD có số lượng gần tới 765 tấn) và việc cân như vậy phải mất từ 1 đến 2 ngày, hơn nữa thủ kho cho biết: Việc cân tĩnh đã được diễn ra trướcđó và kết quả đã được ghi trên thẻ cây, Tại thời điểm ngày 01/01/2007 khôngtiến hành theo cách như vậy được vì công nhân nghỉ không làm việc. Tuy nhiện kết quả ước tính hầu như đều có chênh lệch với số tồn kho ghi nhận trên thẻ kho (lý do như đã nêu). Riêng loại Bánh dầu đậu nành 00.BDD ( tại kho Nguyên liệu), khi kiểm kê phát hiện số ghi nhận trên thẻ cây viết s