Đề tài Access giúp quản lý và lưu trữ dữ liệu

lời giới thiệu Nước ta đang bước vào thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, nhằm đưa Việt Nam thành một nước công nghiệp văn minh hiện đại. Trong sự nghiệp Cách Mạng to lớn công tác đào tạo nhân lực bồi dưỡng nhân tài luôn giữ vai trò quan trọng. Với sự phát triển mạnh mẽ của x• hội trong thời đại hiện nay thì việc trao đổi thông tin là hết sức cần thiết, đặc biệt là chất lượng làm việc và tốc độ làm việc được nâng cao để đáp ứng điều này tin học đóng vai trò hết sức quan trọng. Không nói hẳn các bạn cũng biết máy tính quyền uy như thế nào. Máy tính xâm nhập vào mọi lĩnh vực trong đời sống của chúng ta. Microsoft word giúp chúng ta soạn thảo văn bản, nhân viên kế toán cần đến phần mền Excel để xử lý bảng tính còn cơ sở dữ liệu đ• có Access. Đó là trong văn phòng, còn về lĩnh vực đồ hoạ? Một bước tiến bất ngờ! Photoshop có thể tái tạo những tác phẩm đ• phai mờ theo thời gian- y như thật, bên cạnh đó còn có sự trợ giúp của nhiều chương trình ứng dụng khác như CorelDraw, Freeland,....không kể xiết các bạn ạ. Bạn có thể lướt trên Internet để tìm kiếm nhiều loại thông tin khác nhau như dữ liệu, hình ảnh, âm thanh, sẽ thiếu sót nếu không nói đến World Wide Web- linh hồn của Internet, Web cung cấp thông tin rất đa dạng, bao gồm âm thanh, hình ảnh, nghĩa là những gì bạn cảm nhận được. Từ phiên bản Microsoft Access đầu tiên phát hành năm 1992 đến Microsoft Access 2000, qua 5 lần phát hành với trên 120 triệu bản chiếm tỉ trọng kha lớn nên có thể nói rằng Access là một trong những chương trình cơ sở dữ liệu phổ biến nhất thế giới. Access chẳng những dễ dàng liên kết các thông tin liên quan mà còn có thể làm việc với nhiều nguồn dữ liệu khác: DBASE, PARADOX, SQL trên nhiều loại máy tính. Access cung cấp hệ thống chương trình ứng dụng rất mạnh, giúp bạn mau chóng và dễ dàng tạo lập các chương trình ứng dụng của mình bất kể từ nguồn dữ liệu nào thông qua các Form, Report kết hợp với một số lệnh Visual Basic. Access giúp bạn quản lý và lưu trữ dữ liệu. Ngoài ra Access còn là phương tiện để trao đổi thông tin trên mạng Internet và Intranet, đặc biệt sử dụng trong truy cập giúp bạn nhanh chóng tạo và sử dụng các chương trình ứng dụng trên mạng. Hơn thế Access còn cung cấp công cụ để dễ dàng liên kết dữ liệu từ máy PC với dữ liệu ở máy tính lớn. Với phần tin quản lý gồm 5 chương sẽ giúp cho chúng ta hiểu được những khái niệm về cơ sở dữ liệu, biết cách xây dựng chương trình ứng dụng cơ sở dữ liệu bằng Access biết được thế nào là bảng (Table), biểu mẫu (Form), báo cáo (Report), Macro, câu truy vấn (Query), lập trình Visual Basic và cuối cùng là cách bảo trì cơ sở dữ liệu Access. Đặc biệt với đề tài quản lý lương cán bộ của Uỷ Ban Nhân Dân x• sẽ là nền tảng giúp chúng ta dễ dang tiếp thu và ứng dụng chương trình một cách linh hoạt vào thực tế quản lý trong các lĩnh vực của đời sống. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô đ• tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Chúc Thầy, Cô sức khoẻ, chúc các bạn thành công. Chương I: Khảo sát hệ thống. Giả sử rằng bạn đang làm kế toán cho một x•, công việc của bạn là phải nắm được thông tin về các cán bộ trong Uỷ Ban. Mỗi một cán bộ bao gồm các thông tin điển hình sau: tên cán bộ, chức vụ, lương cơ bản, phụ cấp chức vụ... Bạn sẽ phải lên bảng lương mỗi tháng phải quyết toán, phát lương, sau đó bạn cần lưu lại các thông tin đó. Nói chung bạn có rất nhiều thông tin bạn cần quản lý và lưu trữ. Lúc đầu có thể các công việc này được thực hiện trên giấy tờ và sổ sách, nhưng năm tháng trôi qua, các cán bộ đến tuổi về hưu, cán bộ mới vào làm việc, đến một lúc nào đó bạn cảm thấy mệt mỏi với việc lưu trữ bằng sổ sách bởi vì quá nhiều rắc rối chẳng hạn như tìn thông tin về một cán bộ nào đó, tìm lại những giấy tờ chi, tiêu khi chuyển giao công việc cho một người mới nhận việc. Bạn bắt đầu có ý định tạo ra một chương trình chạy trên máy tính để giải quyết những khó khăn này, Access là một chọn lựa rất tốt với yêu cầu đặt ra. Điều quan trọng bây giờ là ta phải hiểu rõ cách quản lý của Uỷ Ban hiện nay như thế nào, từ đó rút ra ưu, nhược điểm để xây dựng đựơc hệ thống mới phù hợp với kinh tế, năng lực và trình độ quản lý của cán bộ làm việc tại Uỷ Ban này. I. Hiện trạng của hệ thống hiện nay. 1. Hoạt động của hệ thống quản lý Tài chính- kế toán ngân sách x•. - Các hoạt động thực tế của công việc quản lý Tài chính- kế toán ngân sách x• là cơ sở cho việc xây dựng chương trình, vì thế em đ• thực hiện khảo sát công việc trên thực tế tại x• Nghĩa Thọ. Với xu thế thời đại ngày nay việc tính toán tiền lương cho cán bộ x• phải dựa trên cơ sở xác định tiền lương, số tiền thưởng, trợ cấp, Bảo hiểm x• hội mà nhà nước phải trả cho từng người trong x•, theo từng tháng. Kế toán sau khi thanh toán tiền lương, các mức phụ cấp, bảo hiểm X• Hội… thì phải lập sổ chi tiết, sổ quỹ tiền mặt và các sổ tổng hợp có liên quan. - Để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho từng cán bộ chuyên trách hoặc không chuyên trách theo quy định hiện hành của nhà nước và để kiểm tra việc thanh toán tiền lương, phụ cấp cho cán bộ x• phải lập bảng lương trợ cấp. - Sau khi lập bảng lương xong kế toán chuyển bảng lương cho chủ tịch Uỷ Ban Nhân Dân ký xác nhận. Sau đó chuyển lên phòng tài chính Huyện, phòng tài chính Huyện xác nhận và có quyết định cấp lương cho cán bộ x•. Cuối cùng cuối năm hay hàng tháng kế toán phải quyết toán qua kho bạc và phòng tài chính Huyện (nơi trực tiếp quản lý). Tóm lại hệ thống này rất phức tạp đòi hỏi tiêu tốn nhiều thời gian, kế toán phải đi lại vất vả. Khi muốn tìm các thông tin trở về trước cũng mất rất nhiều thời gian vì hệ thống này hoàn toàn làm bằng thủ công, không có sự trợ giúp của máy tính. Do vậy hệ thống này có rất nhiều yêu cầu. 2. Yêu cầu của hệ thống hiện tại. Quản lý tài chính- ngân sách x• là hết sức cần thiết. Khi chưa có sự trợ giúp của máy tính mọi việc phải làm thủ công. Khi có sự thay đổi về tuổi tác, chức vụ, khen thưởng, kỷ luật…..thì người quản lý phải ghi chép lại rất nhiều thông tin, cũng như tìm lại, bổ sung, sửa đổi….các thông tin là rất lâu và khó khăn. Số lượng thông rin cần lưu giữ và cần sửa đổi ngày một tăng vì thế quản lý tài chính- kế toán ngân sách x• gặp nhiều khó khăn đòi hỏi phải có cách quản lý mới nhanh hơn chính xác hơn, đó là hệ thống quản lý có sự tham gia của nghành công nghệ thông tin. 3. Đánh giá hệ thống hiện tại. Từ những công việc ở trên ta thấy rằng hệ thống hiện tại nếu làm thủ công thì dù cán bộ tổ chức quản lý tài chinh- kế toán ngân sách x• có cố gắng và cải tiến phương pháp làm việc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau: - Thời gian tìm kiếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiết thì thời gian tổng hợp thông tin rất nhiều không đáp ứng được yêu cầu. - Công việc tổng hợp, tính toán hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn. - Các khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất. - Khi có sự thay đổi điều chỉnh tốn nhiều thời gian. Từ vấn đề trên và điều kiện cụ thể của Uỷ Ban cho phép việc đưa tin học vào quản lý sẽ giảm được nhiều về thời gian ít sai sót, giúp cho người làm công tác quản lý có thời gian nghiên cứu hoặc nghiên cứu học tập vào các công tác khác. II. Các hướng giải quyết có thể đặt ra cho hệ thống: Do tin học còn là một chương trình mới mẻ đối với nhiều nơi, nên một khi đưa tin học vào thi cần có các yêu cầu đối với các đơn vị, tổ chức như sau: 1. Đối với tổ chức của bộ Tài chính: Bộ Tài chính là cơ quan Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nước về Tài chính kinh tế, ngân sách Nhà nước. Với chức năng quản lý đó, Bộ Tài chính phải thực hiện những nhiệm vụ như sau: - Hướng dẫn cán bộ, cơ quan Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương và xây dựng ngân sách hàng năm. - Cùng với Uỷ ban khoa học Nhà nước xây dựng kế hoạch Tài chính chung, dài hạn, các kế hoạch phát triển kinh tế x• hội, các vấn đề có liên quan đến Tài chính và ngân sách Nhà nước. - Xây dựng dự thảo Luật, Pháp lệnh và các văn bản khác về phí thuế và các khoản khác. - Quản lý ngân sách Nhà nước, quỹ dự trữ Tài chính Nhà nước, quỹ ngoại tệ, thực hiện các biện pháp hỗ trợ Tài chính các đơn vị. - Quản lý quỹ vốn, tài sản của các doanh nghiệp thuộc quyền sở hữu của Nhà nước. - Quản lý vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên khác thuộc sụ sở hữu của Nhà nước. - Thực hiện kiểm tra và thanh tra Tài chính. Từ những chức năng và quyền hạn trên, cơ cấu tổ chức của bộ Tài chính bao gồm các bộ phận (Vụ, Ban, Cục,….) để đảm nhiệm những công việc cụ thể của mình: 2. Đối với các đơn vị thuộc Ban quản lý ứng dụng tin học: Vì điều kiện trình độ nên theo em không những chỉ có Ban quản lý ứng dụng tin học thuộc bộ máy Nhà nước của Bộ Tài chính mà còn phải có ban quản lý tin học ở mỗi x•, có nhiệm vụ giúp thống nhất quản lý hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý Tài chính- kế toán ngân sách x•, tổ chức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý Tài chính và điều hành ngân sách của x•. Ban quản lý ứng dụng tin học có nhiệm vụ rất quan trọng: - Xây dụng chương trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt động quản lý Tài chính- kế toán ngân sách x•. - Quản lý thống nhất hoạt động tin học trong toàn nghành. - Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định của Uỷ ban trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị, tổ chức. - Tổ chức trung tâm dữ liệu thông tin Tài chính, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ quản lý Tài chính- kế toán ngân sách x•. - Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học của nghành theo quy định của Bộ. Tóm lại: Ban quản lý ứng dụng tin học ở x• phải có các kế hoạch, chương trình như: - Phải lên kế hoạch tin học. - Thống nhất quản lý hệ thống tin học. - Có kế hoạch phát triển ứng dụng tin học. - Có phòng mạng và hỗ trợ kỹ thuật. - Biết xử lý thông tin và có cơ sở dữ liệu dự phòng. Các kế hoạch trên có thể do kế toán đảm nhiệm, đồng thời phải phổ cập tin học cho tất cả các cán bộ trong Uỷ ban. Chương II. Tìm hiểu và lựa chọn công cụ. I. Tìm hiểu về Access. Giả sử rằng bạn đang làm kế toán cho một doang nghiệp, quản lý sách cho một thư viện... Công việc của bạn là nắm được mọi thông tin liên quan, đồng thời phải lưu trữ thông tin đó để khi cần thiết có thể tim lại ngay được. Lúc đầu các công việc này có thể được thực hiện trên sổ sách, nhưng các thông itn muốn lưu trữ ngày càng nhiều, các công việc ngay càng phức tạp. Đến một lúc nào đó bạn cảm thấy mệt mỏi và khó khăn khi cần tìm kiếm các thông tin cách đó một thời gian về trước chẳng hạn. Bạn bắt đầu có ý định tạo ra m ột chương trình chạy trên máy tính để giải quyết khó khăn này. Access là chọn lựa rất tốt với yêu cầu đặt ra. Lúc này ta phải làm việc với cơ sở dữ liệu. 1. Cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan đến một chủ đề hoặc một mục đích nào đó, chẳng hạn như theo dõi các đơn đặt hàng của quý khách hàng cụ thể ở đây ta quản lý lương cho Uỷ Ban Nhân Dân x•. Cơ sở dữ liệu có thể được lưu trữ tập trung trên một máy tính hoặc có thể lưu trữ rộng rải rác trên nhiều máy khác nhau. Trường hợp đầu tiên ta gọi đó là cơ sở dữ liệu tập trung, trường hợp thứ hai gọi là cơ sở dữ liệu phân tán. Nếu cơ sở dữ liệu không lưu trữ tập trung trên một máy tính, bạn phải theo dõi thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và tự tổ chức quản lý. Điều này sẽ rất phiền toái, tuy nhiên trong một cơ sở dữ liệu thì bạn chỉ phải cập nhật thông tin ở một nơi duy nhất còn các thông tin còn lại sẽ tự động được cập nhật khi bạn sử dụng nó trong cơ sở dữ liệu. 2. Khởi động Access. Có 2 cách để khởi động chương trình Access C1:Tại cửa sổ Windows nhấn Start/ Program/ Microsof Access C2: Tại thanh công cụ nhấn vào biểu tưởng sau . Sau khi khởi động cửa sổ Access có dạng sau: Hình : Cửa sổ Access Tại cửa sổ của Access có nhiều cách để tạo ra một cơ sở dữ liệu mới ? Nếu muốn tạo cơ sở dữ liệu mới ta kích chuột chọn Blank data base và nhấn OK ? Nếu muốn chọn cơ sở dữ liệu đ• tồn tại ta kích chọn Open and existing và nhấn OK ? Nếu muốn tạo 1 file cơ sở theo những mẫu file đ• có sẵn trong Access ta nhấn chọn Database wizards và nhấn OK Sau khi nhấn OK sẽ xuất hiện cửa sổ cơ sở dữ liệu: Hình : Cửa sổ cơ sở dữ liệu Trong cửa sổ CSDL này chứa đầy đủ những đề mục cần làm trong một bài Access như: Table, Query, From, Report, Macro, Module... 3. Bảng. a. Cách tạo bảng gồm các bước sau: - Từ cửa sổ Database chọn mục Table. Kết quả sẽ mở cửa sổ Table, trong đó có 3 nút lựa chọn: + New (dùng để tạo bảng mới) + Open (dùng để nhập liệu cho bảng được chọn) + Desingn (dùng để xem sửa cấu trúc của bảng được chọn). - Chọn nút New. Ta sẽ nhận được cửa sổ New Table có các lựa chọn : Datasheet View, Design View, Table Wizard, Impost Table, Link Table. Ta chọn kiểu Design View. - Xuất hiện cửa sổ gồm 3 cột: Ta lần lượt nhập vào các thông tin. + Field Name: Tên trường cần đặt. + Field Type: Kiểu trường. + Description: Dùng để mô tả, giải thích ý nghĩa của trường. b. Đặt khoá chính.(Primary key). - Chọn các trường làm khoá chính. - Chọn Menu Exit, chức năng Primary key hoặc nhấn vào biểu tưởng chiếc chìa khoá trên thanh công cụ. 4. Truy vấn (Query). Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: Tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu. Về truy vấn thực chất là một câu lệnh SQL được xây dựng nhờ công cụ Access để tổ hợp dữ liệu từ các bảng nguồn. Loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng như: - Chọn bảng hay Query khác làm nguồn dữ liệu. - Chọn các trường cần hiển thị. - Thêm các trường mới là kết quả của việc thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn. - Đưa vào điều kiện tìm kiếm, lựa chọn (ở hàng Criteria). - Đưa vào các trường dùng để sắp xếp. Sau khi thực hiện truy vấn, kết quả nhận được là một bảng (dạng Dynaset) Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là: Crosstab Query, Make Table Query, Update Query, Appent Query, Delete Query. 5. Biểu mẫu (Form). Đây là công cụ mạnh của Access dùng để: - Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng. - Tổ chức và giao diện chương trình. Mẫu biểu bao gồm rất nhiều các ô điều khiển như: Text Box (hộp văn bản), Label (nh•n), List Box (hộp danh sách), Combo Box (hộp lựa chọn), Comand Button (nút lệnh), Option Group (nhóm lựa chọn)…. Công dụng của các ô điều khiển: - Thể hiện dữ liệu. - Nhập dữ liệu từ bàn phím. - Thực hiện hành động. - Tổ chức giao diện chương trình. - Tổ chức hệ Menu Bar cho chương trình. Cách tạo mẫu biểu (Form) bằng công cụ Wizard: - Chọn Form trong cửa sổ Database. - Chọn New trong các công cụ của Form. - Chọn Form Wizard để thiết kế tự động. - Chọn Table hoặc chọn Query để làm nguồn. - Chọn các trường cần thể hiện trong Form của Table hoặc Query. - Chọn kiểu Form. 6. Báo biểu (Report). Đây là công cụ rất hữu hiệu để tổ chức in dữ liệu. Báo biểu có khả năng in ấn như sau. - In dưới dạng biểu như hồ sơ nhân sự, báo cáo. - In dưới dạng bảng như hồ sơ lương, bảng gia đình, bảng khen thưởng, kỷ luật….. - In dữ liệu của nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng một trang. Cách tạo Report (báo biểu) bằng Wizard: - Chọn Report trong cửa sổ Database. - Chọn View trong số các công cụ của Report. - Chọn Report Wizard để thiết kế tự động. - Chọn Table hoặc chọn Query để làm nguồn cho Report. - Chọn các trường cần thể hiện trong Report của bảng hoặc truy vấn. - Chọn kiểu Report. 7. Macro. Gồm một d•y các hành động (Action). Cách tạo Macro. - Chọn Macro trong cửa sổ Database. - Chọn New làm xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro. - Chọn Action và chọn các đối của Action. - Ghi và đặt tên cho Macro. II. Giới thiệu về Access Basic: 1. Giới thiệu chung. Access Basic là một ngôn ngữ lập trình mà các chương trình của nó hoạt động theo hướng sự kiện. Mỗi khi một sự kiện xảy ra đối với hệ thống thì một thủ tục mới được thực hiện và nó có thể gọi đến một hoặc một số hàm khác. Chính vì vậy, một chương trình Access không cần có chương trình chính để điều khiển hệ thống. ở đây do trình độ có hạn thời gian làm bài lại ít nên em chỉ giới thiệu cách lập trình của chương tình Access Basic chứ không lập trình luôn trong bài được. Cũng như ngôn ngữ lập trình khác Access Basic cũng có các phần cơ bản như: - Các kiểu dữ liệu chuẩn (số, chuỗi, logic, Date/ Time,….). - Kiểu tự tạo (User- Defned Type). - Biến, mảng kiểu chuẩn hay kiểu tự tạo. - Các thủ tục/ hàm vào ra trên bàn phím, màn hình. - Cấu trúc rẽ nhánh: If………then……...else………end if. - Cấu trúc Select Case. - Các hàm (Function) và các thủ tục (Subroutine). - Tạo tệp, ghi tệp, đọc tệp (nhị phân, văn bản). Access Basic chủ yếu được dùng để sử lý các đối tượng của Access bảng dữ kiện, truy vấn, báo biểu và Macro. Do đó, Access Basic gồm các thủ tục, hàm độc lập nằm rải rác trong các đơn thể của mẫu biểu, đơn thể của báo biểu, đơn thể chung của cơ sở dữ liệu chứ không tổ chức thành cột chương trình thống nhất. - Kiểu Variant: Kiểu biến Variant có thể chứa các giá trị số học, giá trị ngày giờ, chuỗi giá trị hoặc giá trị Null. Khi chưa được gán giá trị thì biến có giá trị mặc định là rỗng (Empty). - Kiểu Integer. - Kiểu Long. - Kiểu Single. - Kiểu Duoble. - Kiểu Currency. - Kiểu String. - Kiểu mảng (Array). - Ngoài ra còn có các biến biểu diễn của cơ sở dữ liệu như biến: Form, TableDef, QueryDef,..... nhằm giúp bạn trong công việc xử lý một biểu mẫu, một bảng truy vấn rõ ràng. Chú ý: Khi lập trình bạn phải lưu ý những điểm sau: - Các lệnh của Access Basic chỉ được viết trên một dòng. - Có thể viết nhiều lệnh trên một dòng nhưng các lệnh đó phải được phân cách nhau bằng dấu hai chấm (: ). - Dòng dùng để giải thích thì bắt đầu bằng REM hoặc dấu nháy đơn ( ' ). 2. Truy nhập dữ liệu thông qua DAO. Để thêm vào các đối tượng xác định trong Access, động lực DSCL trong Microsoft (Microsoft Jet Engine) xác định thêm các đối tượng để thực hiện các tác vụ trên cơ sở dữ liệu như bảng, truy vấn, … Các đối tượng nàyđược xác định bởi động lực CSDL và được gọi là các đối tượng truy nhập dữ liệu. (DAO). a. Đối tượng (Object) và tập hợp đối tượng (Collection) trong DAO. - Các kiểu đối tượng quan trọng thường dùng trong Access Basic là: DBEngine, Workspace, Database, Form, Report, Tabledef (làm việc với cấu trúc của bảng), Querydef (làm việc với cấu trúc của Query), Recortset, Control (ô điều khiển của các Form, Report), Field (các trường của bảng hoặc Query), Index (các chỉ mục, chỉ số của bảng). - Tập hợp các đối tượng (Object) của DAO dựa trên ý tưởng một kiểu đối tượng cụ thể khác. Ví dụ: Đối tượng Database chứa các Form, Report. Mỗi Form, Report lại chứa các TextBox, Combobox, CommandButton… - Biến đối tượng: Là biến biểu thị một đối tượng nó được khai báo bằng cách dùng tên các kiểu đối tượng được nêu ở trên. - Tập hợp các đối tượng (Collection): Là tập hợp các đối tượng cùng loại. Để biểu thị tên tập hợp, ta chỉ cần thêm chữ S vào cuối tên kiểu đối tượng nêu ở trên (trừ đối tượng DBEngine). - Cấu trúc của đối tượng của Access là mô hình phân cấp. Các đối tượng cha chứa các tuyển tập con của nó. Mô hình phân cấp. b. Tham chiếu đến các đối tượng: Có 3 cách: - Indentifer ! [Opjectname] - Indentifer ("Opjectname") - Indentifer (Indext) Trong đó: Indentifer có thể là tuyển tập đối tượng chứa đối tượng có tên là Opjectname. Indext là số chỉ mục (stt) của đối tượng trong tuyển tập đối tượng (Collection). Ví dụ: Form! [frmnhansu] Form (0) + Làm việc với các thuộc tính (Poperty) của đối tượng: để mô tả các tính chất của đối tượng. Ví dụ: Để biểu thị thuộc tính Visible của mẫu biểu Frmchucvu ta có thể dùng các cách sau. Form! [frmchucvu]. Visible Form ("frmchucvu") Visible 3. Thủ tục và hàm. a. Thủ tục: - Cú pháp: [Static] [Private] Sub tên_thủ_tục [danh sách đối] [Các câu lệnh] [Exit Sub] [Các câu lệnh] End Sub + Khai báo Static: Làm cho tất cả các biến được khai báo trong thân của thủ tục/ hàm trở thành Static (tĩnh). Giá trị các biến này vẫn còn được giữ khi chương trình thoát khỏi thủ tục/ hàm. Chú ý: Thuộc tính Static không có tác dụng đối với các biến khai báo bên ngoài hàm/ thủ tục. + Khai báo Private: Quy định phạm vi của thủ tục / hàm Private chỉ có thể được gọi từ thủ tục hay hàm khác trong cùng đơn thể. + Danh sách đối: được khai báo như sau: [By Va 1] tên đối [()][As Type] - Trong đó: + Nếu không dùng By Va1 thì đối sẽ được truyền theo tham chiếu, phương án này có thể dùng với đối kiểu bất kỳ. + Nếu dùng By Va1 thì đối sẽ được truyền theo giá trị (phương án này không dùng cho các đối kiểu đối tượng hoặc kiểu tự tạo). + Dùng [()] khi khai báo mảng, các biến trung gian có thể được khai báo trong thân thủ tục và ở bất kỳ vị trí nào. + As Type: Dùng để khai báo cho một đối. - Cách dùng thủ tục: Một thủ tục có thể được sử dụng trong một hàm/ thủ tục khác bằng một lời gọi có dạng sau: Tên_thủ_tục (danh sách các tham số) b. Hàm: - Cú pháp: [Static][Private] Funtion Tên_hàm[(danh sách đối)][As Type] [Các câu lệnh] [Tên_hàm= biểu_thức] [Các câu lệnh] [Tên_hàm= biểu_thức] End Funtion Giải thích các thành phần trong định nghĩa hàm tương tự như đối với các thủ tục. - Lời gọi hàm: Một hàm có thể được sử dụng trong một hàm/thủ tục khác bằng một lời gọi có dạng sau. Tên _hàm (danh sách các tham số) c. Thủ tục xử lý điều kiện: - Sự kiện của Form: Sub Form_Tên_sự_kiện(). ………………………… End Sub - Sự kiện của Report: Sub Report_Tên_sự_kiện() ………………………….. End Sub - Sự kiện của ô điều khiển: Sub Tên ô điều khiển_Tên_sự _kiện() ……………………………… End Sub Chú ý: Tên của thủ tục xử lý sự kiện do hệ thống tự xác định, ta không cần quan tâm. 4. Cách tạo bảng: - Công cụ cần dùng: Biến kiểu Database, Tabledef, Field Khai báo các biến này như sau: Dim DB As Database, TB As TableDef, FD As Field - Đối với đối tượng kiểu Database ta dùng hai phương thức: + DB.Create TableDef ("Tên bảng"): Để tạo một bảng mới. + DB. TableDef.Append TB: Để bổ sung bảng (do biến TB tham chiếu đến). Vào tuyển tập các bảng của CSDL gắn với biến DB. - Đối với đối tượng kiểu TableDef ta dùng các phương thức sau: + TB Create Field ("Tên trường"[Kiểu_trường[Kích_thước_trường]]: Để tạo một trường mới. + TB Fields.Append FD. Để bổ sung một trường (Do biến FD tham chiếu đến)vào tuyển tập các trường của bảng gắn với biến DB. - Ví dụ: Tạo bảng có tên Example có một trường kiểu text có tên là tencanbo. Sub VD_Table(): Khai báo biến kiểu cơ sở dữ liệu, biến mảng và biến trường. Dim DB As Database, TB As TableDef, FD As Field: Gán cơ sở dữ liệu hiện tại cho biến cơ sở dữ liệu. Set DB= CurrentDB(): Tạo bảng mới, gán cho biến mảng. Set TB= DB. CreateTableDef ("Example"): Tạo bảng mới, gán cho biến trường. Set FD= TB. CreateField ("tencanbo",DB_TEXT): Thêm trường vừa tạo vào tuyển tập các trường của bảng của TB.Fields.Append FD: Thêm bảng vừa tạo vào tuyển tập bảng của cơ sở dữ liệu đang mở. DB.TableDefs.AppendTB End Sub - Danh sách các kiểu dữ liệu đối với các trường: DB_BOOLEAN (kiểu yes/no) DB_DATE (kiểu Date/Time) DB_INTEGER (kiểu Integer) DB_CURRENCY (kiểu Currency) DB_SINGLE (kiểu Single) DB_DOUBLE (kiểu Double) DB_LONG (kiểu Long/Counter) DB_TEXT (kiểu Text) DB_MEMO (kiểu Memo) DB_BYTE (kiểu Byte) DB_OLE (kiểu Ole) 5. Cách tạo truy vấn (Query) - Dùng các biến: Dim DB as Database, QR as QueryDef Đối với Query dùng các phương thức sau: + Set QR = DB.Create.QueryDef(): Để tạo một truy vấn mới. + DB.CreateQueryDefs.Append QR: Để bổ sung một truy vấn vào tuyển tập các truy vấn của cơ sở dữ liệu. - Dùng phép gán để thay đổi nội dung các thuộc tính NAME và SQL của một truy vấn: + QR.Name= "Tên truy vấn". + QR.SQL= "Câu lệnh SQL". 6. Xử lý các bản ghi của bảng và truy vấn: - Để làm việc với bản ghi của bảng, truy vấn ta dùng kiểu Recordset. Có 3 loại Recordset là: + Recordset loại Table (DB_OPEN_TABLE) Loai này áp dụng cho các bảng của cơ sở dữ liệu hiện hành. Cho phép thay đổi dữ kiện (thêm. sửa, xoá) Có thể sắp xếp, lập chỉ mục, tìm kiến theo phương thức SEEK. + Recordset loại Dynaset (DB_OPEN_DYNASET). Loại này có thể áp dụng trên: Bảng, truy vấn, bảng/ truy vấn nèn của mẫu/ báo biểu của cơ sở dữ liệu bất kỳ. Có thể thay đổi dữ kiện (thêm, sửa, xoá) Có khả năng tìm kiếm theo phương thức FIND. + Recordset loại SnapShot (DB_OPEN_SNAPSHOT). Loại này giống như Dynaset nhưng chỉ được xem không được xoá, sửa, thêm. - Tạo biến Recordset: Dùng Open Recordset: +Có thể dùng phương thức này với các đối tượng: Database (CSDL), TableDef (bảng), QueryDef (truy vấn). + Cách viết: Set Biến_ Recordset = Đối_tượng. Open Recordset (nguồn, loại). Trong đó: Đôia tượng: Là một biến đối tượng kiểu Database, TableDef hoặc QueryDef. Nguồn: Là một chuỗi ký tự biểu thị tên bảng hoặc truy vấn. Loại: Là một trong các giá trị sau: DB_OPEN_TABLE DB_OPEN_DYNASE DB_OPEN_SNAPSHOT - Ví dụ: Ghi kết quả của một truy vấn vào bảng. Với giả thiết là "bảng đích" có các trường [Macanbo], [hoten], [quequan] và "Query nguồn" có các trường [Macanbo], [hoten], [khenthuong]. Các trường đó có kiểu dữ liệu tương ứng như nhau: Sub ghi() Dim db as Database, Rec1 as Recordset, Rec2 as Recordset Set DB=Current DB() Set Rec1= DB. OpenRecordset ("Bảng đích",DB_OPEN_TABLE) Set Rec2= DB. OpenRecordset ("Qry_nguồn",DB_OPEN_DYNASET) Rec2.MoveFit Do Until Rec2.EOF With Rec1 AddNew MA= Rec2![Macabo] Month= Rec2![ngaysinh] Money= Rec2![khenthuong] Update End With Rec2.MoveNext Loop End Sub Chương iii. phân tích hệ thống thông tin quản lý và phân tích nội dung bài toán ứng dụng. i. phân tích hệ thống thông tin quản lý. Để hiểu rõ hệ thống thông tin ta đang có ý định và kế hoạch xây dựng, ta phải phân tích hệ thống thông tin đó. Đó là đưa ra, xác định được mục tiêu của hệ thống và các phương án để đạt được mục tiêu đó. Các công cụ dùng trong hệ thống: 1. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin. Là việc xác định một cách chính xác các chức năng của hệ thống thông tin quản lý trong miền nghiên cứu. Trong giai đoạn phân tích chức năng, người ta phải xác định một cách rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tâm đến phương pháp thực hiện các chức năng đó. 2. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý. Mô hình này dùng để mô tả thông tin theo cách thức động. Có nghĩa là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng sơ đồ. 3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý. Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu. Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu. - Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không mô tả chi tiết mà chỉ mô tả một lần là nhìn ra nội dung chính của hệ thống. Ta có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua xử lý cập nhật. Sơ đồ mức ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức 0. - Phân r• sơ đồ: Để mô tả chi tiết hơn ngườ ta dùng kỹ thuật phân r• sơ đồ từ sơ đồ mức ngữ cảnh ngườ ta phân r• thành các sơ đồ mức 0, mức 1… II. Phân tích nội dung bài toán ứng dụng. 1.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin. Mục đích của phân tích chức năng là xác định chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Trong giai đoạn phân tích chức năng chúng ta chưa quan tâm đến phương pháp và công cụ thực hiện các chức năng đó. Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo gồm có các chức năng chính sau. - Chức năng cập nhật dữ liệu. - Chức năng quản lý. - Chức năng tổng hợp và lập báo cáo. - Sơ đồ chức năng mức cao nhất của hệ thống thông tin 2.Phân tích luồng thông tin. Luồng thông tin trong hệ thống thông tin được chia làm 3 loại; - Quá trình cập nhật dữ liệu - Quá trình xử lý dữ liệu - Quá trình tổ chức thông tin báo cáo. Mô hình luồng thông tin trong hệ thống thông tin tổng hợp báo cáo là: 3. Thiết kế cơ sở dữ liệu. a.Bảng. 4. Các sơ đồ luồng dữ liệu. a. Biểu đồ phân cấp chức năng. Là biểu đồ mô tả sự phân r• sử lý toàn bộ hệ thống thành các xử lý nhỏ hơn và phân theo cơ chế phân cấp kết quả thu được là sơ đồ dạng hình cây, thành phần của biểu đồ phân cấp chức năng bao gồm: - Các chức năng được mô tả bằng hình chữ nhật, trong có ghi tên chức năng. - Các kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính phân cấp và được đặc tải bởi các doạn thẳng nối chức năng cha đến chức năng con. Các đặc điểm: Đơn giản, dễ lập, cho cái nhìn tổng quát từ tổng thể đến chi tiết các chức năng nhiệm vụ của hệ thống. Nhược điểm: Có tính chất tĩnh vì biểu đồ phân cấp chức năng chỉ cho biết các chức năng mà không cho biết trình tự xử lý, không thể hiện được sự trao đổi thông tin giữa các chức năng vì những ưu điểm trên nên sơ đồ phân cấp chức năng được dùng trong bước đầu phân tích của một hệ thống. b. Biểu đồ luồng dữ liệu - Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu: Nhằm diễn tả tập hợp các chức năng xử lý thông tin của hệ thống trong mỗi quan hệ, mỗi quan hệ giữa chúng được thể hiện thông qua trình tự trước sau của các chức năng trong tiến trình xử lý. - Tác dụng: Để mô tả hệ thống về mặt chức năng ở mức logic. Biểu đồ luồng dữ liệu phải thể hiện được các yếu tố như sau. + Chỉ rõ các chức năng cần thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra. + Chỉ rõ các thông tin chuyển giao giữa các chức năng. - Các yếu tố hợp thành biểu đồ luồng dữ liệu: Chức năng xử lý: Là hoạt động biến đổi thông tin, tên của chức năng phải là động từ thêm bổ ngữ nếu cần. Để biểu diễn chức năng xử lý người ta dùng hình tròn, bên trong có ghi tên chức năng. Tên của chức năng phải trùng với tên chức năng đ• được đặt trong biểu đồ phân cấp. Luồng dữ liệu Là thông tin vào ra một chức năng xử lý, nói đến luồng thông tin cần hiểu là có một thông tin được chuyển đến một chức năng để xử lý, hoặc chuyển ra khỏi một chức năng như là một kết quả xử lý. Cách biểu diễn: Một luồng dữ liệu được vẽ bằng một đường kẻ có mũi tên ít nhất 1 đầu, mũi tên chỉ hướng lan truyền thông tin, tên của luồng dữ liệu phải là một danh từ kèm theo tính từ khi cần thiết. Mỗi luồng dữ liệu phải có tên gắn với nó đảm bảo rằng các luồng thông tin khác nhau thì có tên khác nhau, những luồng thông tin đ• trải qua sự thay đổi thì nên mang tên đ• sửa đổi để biểu thị điều đó mục đích xâydựng biểu đồ luồng dữ liệu là giúp cho người lập trình thấy được đằng sau của những điều xảy ra trong thực tế của hệ thống hiện tại. Làm rõ các chức năng và thông tin nào là cần thiết cho việc hoàn thành nhiệm vụ. Kho dữ liệu Là các thông tin cần lưu trữ lại trong khoảng thời gian sau đó một hay nhiều chức năng sẽ dùng để xử lý dưới dạng vật lý. Chúng chính là các tệp tài liệu, các hồ sơ, hoặc các tệp trong máy tính. Muốn biểu diễn một kho dữ liệu người ta vẽ hai đường thẳng song song giữa hai đường này ghi tên của kho, bắt buộc phải là một danh từ cộng thêm một tính từ nếu cần. Chú ý: Không bao giờ có sự trao đổi thông tin giữa hai kho với nhau. Kho không biến đổi thông tin: Tự nó không làm biến đổi thông tin. Luồng thông tin vào,ra của một kho không cần có nh•n vì tên của nó cũng là tên kho, tuy nhiên nếu trong trường hợp chỉ dùng một phần trích ra của thông tin thì ta sẽ dùng tên. Tác nhân ngoài: Là một người, một nhóm người hay một tổ chức nằm ngoài hệ thống nhưng lại trao đổi thông tin với hệ thống tên của các tác nhân ngoài là một danh từ. Cách biểu diễn: Dùng hình chữ nhật trong có ghi tên của tác nhân ngoài. Sự có mặt của nhân tố này trong biểu đồ luồng dữ liệu chỉ ra giới hạn của hệ thống và định rõ mỗi quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tác nhân ngoài là nhân tố không thể thiếu vì chúng là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩm của hệ thống giữa các tác nhân ngoài không có sự trao đổi thông tin. Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng lại trình bày ở một trang khác của biểu đồ. Tên của tác nhân trong là một động từ cộng bổ ngữ nếu cần. Cách biểu diễn: Là một hình chữ nhật khuyết một cạnh. Chú ý: Trong biểu đồ luồng dữ liệu tác nhân ngoài kho dữ liệu hay tác nhân trong có thể vẽ lặp lại tuy nhiên phải hiểu là một để tránh tình trạng các luồng dữ liệu đè lên nhau. Các yếu tố còn lại tuyệt đối không được vẽ lặp lại Trong các biểu đồ luồng dữ liệu ta không thấy có các thông tin điều khiển. Vậy các chức năng được khởi động và thực hiện theo nguyên tắc kích hoạt bằng dữ liệu. Một chức năng sẽ khởi động khi nó có đủ dữ liệu cần thiết ở đầu vào. Khi đ• khởi động thì một chức năng sẽ được thực hiện vô cùng nhanh nghĩa là dữ liệu đầu ra có ngay lập tức. c. Các phương thức đặc tả chức năng: - Diễn tả một quá trình xử lý Để mô tả một quá trình xử lý chính là mô tả một giải thuật người ta dùng hai công cụ sau: - Ngôn ngữ giải thuật: Là ngôn ngữ tự nhiên được cấu trúc hoá bao gồm các thành phần sau. + Các khâu đơn giản, các danh từ, các dòng dữ liệu. + Các cấu trúc đơn điều khiển đó là: Cờu trúc tuần tự (Trật tự trước sau trong quá trình thực hiện, câu đứng trước thực hiện trước, câu đứng sau thực hiện sau). Cấu trúc chọn (Nếu…… thì……..không thì) Cấu trúc lặp (Với…….. mỗi……. Thì lặp) - Diễn tả các quy tắc quản lý Trong quá trình sử lý có thể gặp các quy tắc sẵn có do vậy phải tổng hợp các quy tắc này, các quy tắc quản lý phụ thuộc vào biến. Có 2 phương pháp biểu diễn: Phương pháp 1: Dùng bảng quyết định. Bảng là một bảng hai chiều trong đó một chiều tách ra làm hai phần một phần cho điều kiện vào và phần kia cho các hành động hay biến ra, chiều thứ hai là các trường hợp có thể xảy ra tuỳ thuộc vào các giá trị của các điệu kiện, ứng với mỗi trường hợp là một cột hay một dòng Phương pháp 2: Dùng cây quyết định. Chia các trường hợp nhờ cấu trúc cây. d. Từ điển dữ liệu: - Mục đích: Nhằm mô tả tốt hơn các thành phần xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu. Từ điển dữ liệu là bộ tập trung về mọi tên gọi của các đối tượng xuất hiện trong hệ thống ở giai đoạn phân tích, thiết kế cài đặt và bảo trì ở mức logic, từ điển dữ liệu là các luồng dữ liệu, các giao dịch các sự kiện, các chức năng vật lý, các thực thể thuộc tính, khi còn ở mức vật lý chúng là các tệp, các chương trình con, thủ tục hoặc các modul các hình thức để tạo từ điển dữ liệu: +Bằng tay: Do con người ghi vào sổ sách và được bảo trì hay cập nhật bởi người quản trị hệ thống. + Bằng máy tính: Dùng phần mềm đẻ lưu trữ. - Thiết kế tư liệu: Đối với những cấu trúc dữ liệu phức tạp người ta dùng các cấu trúc tuần tự, cấu trúc lặp, chon để tạo các công thức này có thể dùng các từ khoá tiếng Anh hoặc các từ khoá bằng tiếng Việt. + Thiết kế tuần tự: Dữ liệu ASI (là) dữ liệu B. AND (và) dữ liệu C. AND (và) dữ liệu D + Thiết kế lặp: Dữ liệu A là lặp của dữ liệu B. +Thiết kế chọn: Dữ liệu ASI (là) dữ liệu B. OR (hoặc) dữ liệu C OR (hoặc) dữ liệu D. e. M• hoá tên gọi. - Mục đích: Khi thành lập biểu đồ luồng dữ liệu người ta thường đưa các tên và phần lớp các tên này đều dài thậm chí còn trùng tên nhau vì vậy ta thường phải viết tắt chúng hoặc đặt một tên gọi mới thí người ta gọi là m• hoá tên gọi. - Định nghĩa: M• hoá là tên viết tắt được gán cho một đối tượng nào đó. Chức năng - chương trình - tệp - tài liệu. - Chất lượng m• hoá: Công việc m• hoá phải đạt được những yêu cầu sau: + Không nhập nhằng: Mỗi một đối tượng chỉ có một m• duy nhất. + Thích ứng với các phương thức sử dụng khi xử lý tự động m• phải được xây dựng chặt chẽ. Khi xử lý thủ công thì phải dễ hiểu đơn giản dễ giải m•, có kảh năng mở rộng và xen thêm (Mở rộng có thể bổ sung ở trên, dưới mỗi danh sách, bổ sung cho một thứ tự nhất định) + Phải ngắn gọn. + Có tính gợi mở (diễn nghĩa) - Các kiểu m• hoá: + M• hoá liên tiếp: Dùng các số liên tiếp để chỉ các đối tượng. Ưu điểm: Không nhập nhằng đơn giản, thông dụng, mở rộng về phía sau. Nhược điểm: Không xen thêm được không có tính diễn nghĩa không phân được nhóm + M• hoá theo lát: Dùng từng lát cho từng loại đối tượng, trong mỗi lát lại dùng các m• liên tiếp. Ưu điểm: Không nhập nhằng nếu các lát được tách rời, đơn giản dễ áp dụng, có thể mở rộng hoặc xen thêm. Nhược điểm: Không có tính diễn nghĩa. + M• hoá phân đoạn: M• được phân thành nhiều đoạn, mỗi đoạn mang một ý nghĩa riêng. Ưu điểm: Không nhập nhằng, có mở rộng, xen thêm được, thông dụng cho phép kiểm tra gián tiếp. Nhược điểm: Thưòng dài, thao tác cồng kềnh vì m• có nhiều đoạn, vẫn có thể bị b•o hoà. + M• hoá phân cấp: Đây là trường hợp riêng của m• hoá phân đoạn, mỗi đoạn trỏ tới một tập các đối tượng, các tập đối tượng bao nhau qua từ trái qua phải. + M• hoá diễn nghĩa: Gán một tên ngắn gọn nhưng phản ánh nội dung của đối tượng. Ưu điểm: Thuận tiện cho việc xử lý thủ công. Nhược điểm: Không phù hợp cho xử lý tự động - Cách chọn một m• hoá: Khi chọn m• háo thì thực hiện các công việc sau: + Nghiên cứu việc sử dụng m• hoá. + Nghiên cứu các đối tượng cần m• hoá phải lường trước được sự mở rộng + Nghiên cứu sự phân bố thống kê của các đối tượng cần m• hoá. + Tìm hiểu xem đ• có m• hoá nào được thực hiện các đối tượng đó chưa. Vậy ta có các sơ đồ luồng dữ liệu như sau: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh được xây dựng ở những giai đoạn đầu trong quá trình phân tích, nó là cơ sở khởi đầu cho quá trình xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh là chi tiết hoá chức năng tổng quát sơ đồ mức ngữ cảnh, gồm: - Các tác nhân ngoài giữ nguyên. - Chức năng quản lý được phân r• chi tiết háo các mức độ phân r• phụ thuộc vào mức độ phức tạp của bài toán. - Các kho dữ liệu Căn cứ vào sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý lương của x• ta thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh như sau: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Là biểu đồ phân r• chức năng từ mức đỉnh. Quy trình phân r• tuân theo nguyên tắc sau. Bắt đầu từ mức 1 trên có bao nhiêu chức năng thf dưới có bấy nhiêu biểu đồ luồng dữ liệu. - Bảo toàn các chức năng ngoài, nghĩa là tác nhân xuất hiện ở biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh không được phát sinh thêm ở các mức dưới. Vẽ lại các luồng dữ liệu vào, ra sao cho thích hợp với các chức năng con, bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ, các kho dữ liệu không được xuất hiện ở biều đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh sẽ phát sinh ở mức dưới nếu cần, các chức năng được đánh số hệ thống để thể hiện sự phân r• và tương hợp. Sau khi đ• phân tích xong nội dung bài toán ta sẽ xây dựng bài toán thành các Form (biểu mẫu), Report (báo cáo), Query (truy vấn) và điều khiển bằng Macro. Sau đây là biểu đồ phân r• mức dưới đỉnh của chức năng nhận lương. - Tiếp theo sẽ là biểu đồ phân r• mức dưới đỉnh của chức năng trả lương. - Biểu đồ phân r• mức dưới đỉnh của chức năng báo cáo. Chương IV: Xây dựng bài toán I.Bảng : 1. Bảng. Trong bài toán này em sẽ thiết kế 6 bảng như sau: - Bảng CAN BO. Tên trường Kiểu ý nghĩa M• cán bộ Text M• cán bộ Họ tên Text Họ tên cán bộ Năm sinh Date/time Năm sinh cán bộ Lương tháng Number Lương cán bộ trong một tháng Chức vụ Text Chức vụ của cán bộ Trình độ Text Trình độ học vấn của cán bộ Giới tính Text Giới tính Quê quán Text Quê quán - Bảng CAN BO CHUYEN TRACH Tên trường Kiểu ý nghĩa M• cán bộ Text M• cán bộ Họ tên Text Họ tên cán bộ Chức vụ Text Chức vụ của cán bộ Hệ số lương Number Hệ số lương Trừ bảo hiểm Number Trừ bảo hiểm Lương cơ bản Number Lương cơ bản - Bảng CAN BO KHONG CHUYEN TRACH. Tên trường Kiểu ý nghĩa M• cán bộ Text M• cán bộ Họ tên Text Họ tên cán bộ Chuyên môn đảm nhiệm Text Chuyên môn đảm nhiệm Năm bắt đầu công tác Date/time Năm bắt đầu công tác Phụ cấp Number Phụ cấp - Bảng KHEN THUONG. Tên trường Kiểu ý nghĩa M• cán bộ Text M• cán bộ Lý do khen thưởng Text Lý do khen thưởng Ngày khen thưởng Date/time Ngày khen thưởng Mức khen thưởng Number Mức khen thưởng - Bảng KY LUAT. Tên trường Kiểu ý nghĩa M• cán bộ Text M• cán bộ Lý do kỷ luật Text Lý do kỷ luật Ngày kỷ luật Date/ time Ngày kỷ luật Mức kỷ luật Number Mức kỷ luật II. Query (truy vấn) ở bài toán này em sẽ tạo ra một số query có nội dung như sau: - Query 1 : Tính tổng lương của các cán bộ chuyên trách trong tháng. - Query 2: Đưa ra những cán bộ có lương cơ bản trên 500000. - Query 3: Đưa ra những cán bộ có trình độ đại học. - Query 4: Đưa ra những cán bộ có chức vụ mà chữ đầu tiên là "CT". - Query 6: Đưa ra những cán bộ có lương nhỏ hơn hoặc bằng 500000. Ta có thể thiết kế một số Query làm ví dụ như sau: 1.Query 1: Khởi động chương trình Microsoft Access. - Tại cửa sổ Database chọn Queries. - Chọn New xuất hiện cửa sổ chọn Design View chọn bảng CAN BO CHUYEN TRACH nhấn Close. Xuất hiện cửa sổ thiết kế Query: Tại cửa sổ thiết kế chọn các trường cần hiển thị. Ta đặt một trường mới có tên là tổng lương. Tại đó ta ghi như sau: Tổng lương:[hệ số lương]*[lương cơ bản] - Cách chạy Query. + Đang ở cửa sổ thiết kế nhấn nút dấu chấm than màu đỏ (!)- Run. + Đang ở cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn Query cần chạy chọn Run/ Open. - Lưu lại một Query. Sau khi thiết kế xong nhấn Close xuất hiện hộp thoại hỏi xem người sử dụng có ghi lại hay không ta nhấn Yes, xuất hiện hộp thoại ta gõ tên Query là Query 1 nhấn OK. 2. Query 2: - Tại cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn Queries. - Chọn New xuất hiện cửa sổ chọn Design View chọn Bảng CAN BO CHUYEN TRACH nhấn Close xuất hiện cửa sổ thiết kế như sau. - Tại (*) ta ghi >500000. - Lưu lại Query với tên Query 2. 3. Query 3 - Tại cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn New / Design View. - Chọn ngồn là bảng CAN BO nhấp OK. - Cửa sổ thiết kế xuất hiện có kềm theo một Fieldlist tương tự như trên - Ta chọn các trường cần thiết phải hiện thị . - Tại cột choc vụ dòng Criatere ta ghi Like”ĐH”. - Nhấn chuột vào Run để xem kết quả . Ghi lại tên Query là Query 3. Ta chỉ làm một số ví dụ minh hoạ còn phần thiết kế thì đ• có trong chương trình Access. Bây giờ mời các bạn xem một số ví dụ về cách thiết kế một Form. III. Form (mẫu biểu). 1. Những Form thiết kế bằng Winzard. a. Ví dụ Form nhập dữ liệu cho bảng CAN BO. - Tại cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn Form chọn New - Hộp thoại xuất hiện chọn Form Wizard chọn nguồn là bảng CAN BO. - Hộp thoại xuất hiện chọn các trường cần hiển thị nhấn Next. - Chọn kiểu thể hiện nhấn Next tiếp - Hộp thoại xuất hiện chọn kiểu Form nhấn Next nhấn Finish để kết thúc việc thiết kế. b. Ta chỉ thiết kế một ví dụ về tạo Form bằng Wizard còn bây giờ sẽ là cách thiết kế Form bằng tay. - Form tìm kiếm: + Tại cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn Form/ New/ Design View/ không chọn nguồn nhấn OK. + Kéo một Combobox từ thanh công cụ vào Form sửa nh•n đi kèm thành chọn m• cán bộ. + Vào bảng thuộc tính của Combobox vừa tạo. Tại Row Source kích vào 3 chấm để xây dựng Query lấy nguồn là bang CAN BO Chọn trường m• cán bộ làm trường hiển thị. + Kéo Form CAN BO vào Form đang thiết kế. Vào bảng thuộc tính của Form CAN BO1 ta chọn các lựa chọn như bảng sau đây. + Đóng Form vào với tên Form là tìm kiếm II. Ví dụ về xây dựng Report (báo cáo). 1.Báo cáo về những cán bộ bị kỷ luật: - Tại cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn Report/ New. - Hộp thoại xuất hiện chọn Report Wizard chọn nguồn là bảng KY LUAT nhấn Next hộp thoại xuất hiện nhấn nút mũi tên để chọn các trường cần hiển thị nhấn Next.(Làm theo chỉ dẫn sau) - Hộp thoại xuất hiện nhấn Next tiếp và cứ tiếp tục nhấn Next hộ thoại xuất hiện chọn kiểu báo cáo và cuối cùng nhấn Finish để kết thúc. Như chỉ dẫn sau đây. 2. Báo cáo những cán bộ được khen thưởng. - Tại cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn Report chọn New hộp thoại xuất hiện như sau. - Ta chọn Report Wizard chọn nguồn là KHEN THUONG chọn OK một hộp thoại khác xuất hiện như sau: - Nhấn vào nút 2 mũi tên đậm để chọn các trường cần hiển thị nhấn Next để tiếp tục công việc. - Cứ tiếp tục nhấn Next chọn kiểu báo cáo sau đó nhấn Finish để kết thúc việc thiết kế. 3. Báo cáo về tình hình trả lương cho cán bộ trong mỗi tháng. Cách thiết kế tương tự như hai báo cáo trên chỉ khác là khi chọn nguồn thì phải chọn Query lương trả cho mỗi cán bộ trong tháng. III. Xây dựng Macro. 1. Macro có thể được mô tả như sau. Điều khiển Nhập liệu ? Tìm kiếm ? Báo cáo ? Nhập CB mới Nhập lương Nhập CB được thưởng Nhập CB bị kỷ luật CB có lương>500000 Lương CB có trình độ ĐH Khen thưởng Kỷ luật Tổng lương 2. Cách xây dựng. + Bước 1: Tại cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn Macro/ New xuất hiện hộp thoại chọn Design View xuất hiện cửa sổ thiết kế và ta nhập và lựa chọn các dữ liệu cần thiết như trong bảng hướng dẫn dưới đây Macro Name Action Comment Nhập CB mới Open Form ? (1) Nhập lương Open Form ? (2) Nhập CB được thưởng Open Form ? (3) Nhập CB bị kỷ luật Open Form ? (4) Form Name Nhập CB ? (1) Form Name Nhập lương ? (2) Form Name Khen thưởng ? (3) Form Name Kỷ luật ? (4) + Lưu lại và đặt tên là Nhập liệu. 3. Cách xây dựng Menu Tìm kiếm Macro Name Action Comment CB Có lương >500000 Open Query ? (1) Lương Open Query ? (2) CB có trình độ ĐH Open Query (3) Query Name Lương >500000 ? (1) Query Name Lương ? (2) Query Name CB ĐH ? (3) 4. Cách xây dựng Menu báo cáo Macro Name Action Comment Khen thương Open Report ? (1) Kỷ luật Open Report ? (2) Tổng lương Open Report ? (3) Report Name Báo cáo những CB được khen thưởng (1) Report Name Báo cáo CB bị kỷ luật (2) Report Name Báo cáo tổng lương (3) 5. Tạo Query cuối cùng. Tại cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn Macro/ New/ Design View cửa sổ thiết kế xuất hiện và ta sẽ là theo chỉ dẫn sau đây. Action Comment Add Menu (1) Add Menu (2) Add Menu (3) Menu Name: Nhập liệu Menu Macro Name Nhập liệu ? Menu Name Tìm kiếm Menu Macro Name Tìm kiếm ? Menu Name Báo cáo Menu Macro Name Báo cáo ? Lưu lại tên Query với tên điều khiển chính 6. Tạo Form điều khiển. Tại cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn New / Design View không chọn nguồn chọn OK. Vào bảng thuộc tính của Form này và tại dòng Menu Bar: điều khiển chính. Lưu lại tên Form với tên điều khiển. Chương V: Đánh giá và cài đặt chương trình I. Cài đặt chương trình: 1. Yêu cầu chung: Chương trình quản lý Tài chính - kế toán ngân sách x• được cài đặt và sử dụng trong các x•, huyện. Vì sau khi tổng hợp các báo cáo thì gửi lên các phòng Tài chính Huyện và gửi bằng tệp dữ liệu để phòng kế toán ở cấp trên lưu giữ và sử dụng trên máy luôn. Như vậy đòi hỏi các phòng ban có liên quan đến việc nhận các tệp này phải có máy vi tính và có thể được nối mạng Internet. Yêu cầu về phần cứng: - Có ít nhất một máy tính. - Cấu hình: + Đảm bảo việc thực hiện cài đặt được hệ điều hành Windows9x trở lên và cài đặt được Visual Basic. + ổ cứng dung lượng còn trống tối thiểu là 120 MegaBytes + Ram tối thiểu là 64 MegaBytes Yêu cầu phần mềm: - Phần mềm hệ thống: + Hệ điều hành Win 9x trở lên. + Visual Basic 6.0 hay Visual Basic 7.0 - Phần mềm ứng dụng : + Phần mềm quản lý, tổng hợp các báo cáo Tài chính - kế toán ngân sách x•. + Phần mềm Winsock hỗ trợ chuyển file trên mạng. 2. Cài đặt chương trình - Copy File Font Vserie.fnt trong thư mục Font vào thư mục Font của hệ thống máy tính. - Tiến hành cài đặt chương trình: + Trên màn hình Desktop kích chuột phải. + Tạo Shortcut, dùng Browse để chỉ đường dẫn đến File vfp7.exe và thêm "- main_nsx"như chỉ dẫn dưới đây: II. Đánh giá chương trình: 1.Đánh giá về mặt kỹ thuật. Nói chung, về mặt kỹ thuật chương trình đáp ứng được đầy đủ các chức năng của tổng hợp các báo cáo tài chính ngân sách x•. Chương ttình có chế độ bảo mật để người sử dụng có thể thay đổi mật khẩu tuỳ ý tránh mất dữ liệu qua mạng hoặc sao chép qua đĩa mền để gửi đi nơi khác. Ngoài ra chương trình còn có chế độ kết chuyển các dữ liệu để giảm thiểu thời gian làm việc, so với hệ thống cũ thì hệ thống này đ• có sự tham gia của máy tính nên công việc quản lý này nhanh hơn, chính xác hơn. 2.Đánh giá về mặt kinh tế. Chương trình đựoc thực hiện trong 1 tháng liên tục với chi phí không đáng kể trong việc đi thu thập thông tin vì mọi dữ liệu của ngân sách x• không nhiều và tóm gọn hơn nhiều so với những chương trình quản lý khác. 3. Đánh giá về mặt pháp lý. Tất cả các dữ liệu liên quan đến việc tổng hợp các báo cáo tài chính ngân sách x• sau khi chuyển vào máy vi tính đều được bảo mật và chính xác tránh việc sao chép và thay đổi sai dữ liệu. Các báo cáo sau khi được tổng hợp đều được kiểm tra đối chiếu với các đối chiếu với các báo cáo của x• đ• được lưu ở phòng tài chính Huyện. Kế toán có nhiệm vụ xem xét và trình lên các phòng ban có liên quan (phòng tài chính Huyện) để cấp trên xem xét và Huyện có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo Tài chính và quyết toán của x• gửi lên sở Tài chính. 4. Một số giao diện của chương trình. a. Bảng. Đây là bảng CAN BO khi đang thiết kế. Sau đây là hình ảnh của bảng CAN BO đ• được nhập dữ liệu. - Hay bảng KHEN THUONG khi đang thiết kế có kiểu dáng như sau. Bảng KHEN THUONG sau khi đ• nhập dữ liệu b. Query (Truy vấn). - Khi đang thiết kế: Đây là Query lọc ra những cán bộ có lương trên 500000. - Khi đ• chạy và cho kết quả. - Query đưa ra những cán bộ có trình độ ĐH. + Khi đang thiết kế: + Sau khi chạy Query: c. Một số Form chính: - Form nhập dữ liệu cho bảng CAN BO. - Form nhập dữ liệu cho cán bộ được khen thưởng. - Form tìm kiếm. d. Một số hình ảnh về báo cáo - Báo cáo về tiền lương - Báo cáo về khen thưởng - Báo cáo về những cán bộ bị kỷ luật e. Macro. - Hình mô tả cách xây dựng Macro trong Access Ví dụ cách thiết kế Macro báo cáo. Kết luận Thông tin bao đời nay rất quan trọng , mỗi một việc làm, một quyết định của chúng ta đều dựa trên những thông tin chúng ta thu thập được. Nền kinh tế của mỗi Quốc gia có phát triển hay không phụ thuộc vào việc cập nhật thông tin nhanh hay chậm. Những năm cuối thế kỷ XX nghành công nghệ thông tin ở nước ta đ• được đưa vào các trường học nhằm đáp ứng được yêu cầu thông tin nhanh nhạy và chính xác . Thế kỷ XXI là thế kỷ của công nghệ thông tin, vì thế qua đề tài này nhằm trang bị cho chúng ta kiến thức cơ bản về tin quản lý, biết cách phân tích và tìm hướng phát triển cho một hệ thống quản lý nào đó mà bạn muốn xây dựng. Đồng thời giúp cho những người làm công tác quản lý, quản lý thông tin một cách nhanh nhạy và chính xác giúp con người có tầm nhìn cao hơn sâu rộng hơn về tin học. Qua đây em xin chân thành cảm ơn Thầy, Cô đ• tận tình giảng dạy và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Em xin chúc các Thầy, Cô sức khoẻ, chúc các bạn thành công. Mục lục lời giới thiệu 1 Chương I: Khảo sát hệ thống. 3 I. Hiện trạng của hệ thống hiện nay. 3 II. Các hướng giải quyết có thể đặt ra cho hệ thống: 5 Chương II. Tìm hiểu và lựa chọn công cụ. 7 I. Tìm hiểu về Access. 7 II. Giới thiệu về Access Basic: 12 Chương iii. phân tích hệ thống thông tin quản lý và phân tích nội dung bài toán ứng dụng. 21 i. phân tích hệ thống thông tin quản lý. 21 II. Phân tích nội dung bài toán ứng dụng. 22 Chương IV: Xây dựng bài toán 34 I.Bảng : 34 II. Query (truy vấn) 35 III. Form (mẫu biểu). 37 II. Ví dụ về xây dựng Report (báo cáo). 38 III. Xây dựng Macro. 41 Chương V: Đánh giá và cài đặt chương trình 44 I. Cài đặt chương trình: 44 II. Đánh giá chương trình: 45 Kết luận 55