Đề cương bài giảng Tổ chức hoạch toán kế toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA KINH TẾ ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG TỔ CHỨC HOẠCH TOÁN KẾ TOÁN (Tài liệu lưu hành nội bộ) Hưng Yên 1 Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN. 1.1. Khái niệm và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán. 1.1.1. Khái niệm. Tổ chức hạch toán kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán kế toán thích ứng với điều kiện về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiêu quả quản lý tại doanh nghiệp. Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức hạch toán kế toán là một trong các mặt quan trọng được các doanh nghiệp quan tâm. Tổ chức hạch toán kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại tác động trực tiếp hoặc tác động gián tiếp đến hoạt động kế toán, đảm bảo cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình. Những yếu tố quyết định tổ chức kế toán là đối tượng kế toán, các phương pháp kế toán, bộ máy kế toán, với những con người am hiểu nội dung và phương pháp kế toán cùng với trang thiết bị thích ứng. Tổ chức hạch toán kế toán chính là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa đối tượng kế toán, phương pháp kế toán, bộ máy kế toán, với những con người am hiểu nội dung, phương pháp kế toán biểu hiện qua hình thức kế toán thích hợp trong một đơn vị cụ thể, để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý đơn vị. Như vậy tổ chức hạch toán kế toán được coi như là một hệ thống các yếu tố cấu thành, bao gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin, tổ chức vận dụng chính sach, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính,kế toán vào đơn vị, nhằm đảm bảo cho công tác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý và điều hành hoạt động, sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ mét kh©u quan träng trong qu¸ tr×nh qu¶n lý nghiÖp vô h¹ch to¸n kÕ to¸n. Tæ chøc h¹ch to¸n hîp lý khoa häc cã nh÷ng ý nghÜa thiÕt thùc: - X©y dùng quy tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n trong ®¬n vÞ khoa häc, hîp lý. 2 - X©y dùng ®­îc bé m¸y kÕ to¸n trong ®¬n vÞ gän nhÑ, tiÕt kiÖm lao ®éng kÕ to¸n mµ vÉn ®¶m b¶o hiÖu suÊt c«ng t¸c kÕ to¸n. - Cung cÊp th«ng tin kinh tÕ rµi chÝnh nhanh chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi phôc vô cho l·nh ®¹o ®¬n vÞ ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý chÝnh x¸c. - Gãp phÇn gi¸m s¸t, ®«n ®èc c¸c c¸ nh©n, c¸c ®¬n vÞ hoµn thµnh nhiÖm vô theo kÕ ho¹ch, theo dù to¸n. 1.1.2. Nhiệm vụ. C¬ së ®Ó tiÕn hµnh tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc c¸c ®Æc ®iÓm vÒ tæ chøc qu¶n lý cña ®¬n vÞ, nh÷ng quy ®Þnh cña luËt ph¸p, cña chÕ ®é tµi chÝnh cña Nhµ n­íc, yªu cÇu qu¶n trÞ cña ®¬n vÞ Trªn c¬ së c¸c ®Æc ®iÓm trªn, nhiÖm vô cña tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n th­êng bao gåm: - X¸c lËp m« h×nh tæ chøc vµ bé m¸y kÕ to¸n phï hîp víi ®¬n vÞ. - X©y dùng hÖ thèng tµi kho¶n dïng trong ®¬n vÞ phï hîp víi hÖ thèng Tµi kho¶n mµ Bé Tµi chÝnh ®· ban hµnh. - X¸c ®Þnh h×nh thøc kÕ to¸n vËn dông vµ x©y dùng bé sæ kÕ to¸n dïng trong ®¬n vÞ. - X©y dùng bé chøng tõ kÕ to¸n dïng trong ®¬n vÞ, quy ®Þnh quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ, cô thÓ ho¸ chÕ ®é b¶o qu¶n vµ l­u tr÷ chøng tõ, tµi liÖu kÕ to¸n trªn c¬ së nh÷ng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. - X©y dùng quy tr×nh kiÓm tra kÕ to¸n. - X©y dùng kÕ ho¹ch ®µo t¹o båi d­¬ng c¸n bé kÕ to¸n, kÕ ho¹ch trang thiÕt bÞ kü thuËt cho h¹ch to¸n kÕ to¸n. Tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n cÇn ®­îc tiÕn hµnh trªn mét sè néi dung sau ®©y: - Tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n. - Tæ chøc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n. - Tæ chøc vËn dông h×nh thøc kÕ to¸n - Tæ chøc m« h×nh vµ bé m¸y kÕ to¸n. - Tæ chøc lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. - Tæ chøc b¶o qu¶n vµ l­u tr÷ chøng tõ vµ tµi liÖu kÕ to¸n. 3 - Tæ chøc c«ng t¸c kiÓm tra kÕ to¸n. 1.2. Đối tượng và nguyên tắc hạch toán kế toán. 1.2.1. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán cũng là tài sản. Để phản ánh sự biến động của tài sản, tổng hợp thông tin về tài sản trong quản lý thì đối tượng cụ thể của tổ chức hạch toán kế toán phải nghiên cứu các vấn đề sau: a. Tổ chức hạch toán kế toán theo giai đoạn. (3 giai đoạn) - Giai đoạn 1: Giai đoạn hạch toán ban đầu: là gai đoạn vận dụng phương pháp chứng từ để ban hành một chế độ chứng từ và vận dụng chế độ chứng từ đó vào đơn vị hạch toán cơ sở. Giai đoạn thu thập thông tin: phương tiện là chứng từ gốc. Giai đoạn xử lý thông tin. Giai đoạn trình bày thông tin. - Giai đoạn 2: Giai đoạn ghi sổ kế toán: là giai đoạn vận dụng phương pháp sổ kế toán để ban hành 1 hệ thống sổ kế toán và vận dụng hệ thống sổ kế toán vào từng đơn vị cơ sở. Bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Sổ là phương tiện để xử lý thông tin, phản ánh thông tin một cách hệ thống theo trình tự thời gian. - Giai đoạn 3: Giai đoạn lập báo cáo kế toán và vận dụng chế độ báo cáo kế toán đã ban hành để tổng hợp thông tin về tình hình sản xuất, tình hình tài chính của đơn vị phục vụ cho các đối tượng quản lý. b. Tổ chức hạch toán kế toán theo phần hành Phần hành kế toán là từng đối tượng kế toán cụ thể, mỗi đối tượng kế toán ứng với một phần hành kế toán. Trong mỗi phần hành kế toán lại được phản ánh theo 3 gia đoạn: - Lập chứng từ - Ghi sổ kế toán - Lập báo cáo kế toán. Các phần hành kế toán: vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lương, tài sản cố định, chi phí sản xuất, giá thành. c. Tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán. 4 Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n lµ sù ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n theo tõng bé phËn chuyªn m«n ho¸ nghiÖp vô kÕ to¸n (Theo phÇn hµnh) hoÆc theo chu tr×nh (Giai ®o¹n) h¹ch to¸n kÕ to¸n víi nh÷ng quy ®Þnh vÒ sù liªn kÕt gi÷a c¸c bé phËn, c¸c thµnh viªn trong tæ chøc nh»m ®¶m b¶o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n ë mét ®¬n vÞ. Nh­ vËy bé m¸y kÕ to¸n gièng nh­ mét cç m¸y, nã bao gåm c¸c phÇn tö (tõng c¸n bé kÕ to¸n), c¸c bé phËn (tõng tæ kÕ to¸n). Gi÷a c¸c phÇn tö, c¸c bé phËn cã mèi liªn kÕt chÆt chÏ víi nhau (Theo mét trËt tù trong mét hÖ thèng) vÒ quan hÖ cung cÊp sè liÖu, ®èi chiÕu sè liÖu, quan hÖ chÆt trÏ víi nhau trong viÖc thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng cña h¹ch to¸n kÕ to¸n. Tuú theo ®Æc ®iÓm lo¹i h×nh kinh doanh, tæ chøc qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh, tr×nh ®é c¸n bé kÕ to¸n mµ c¸c ®¬n vÞ c¬ thÓ lùa chän m« h×nh tæ chøc kÕ to¸n vµ bé m¸y kÕ to¸n t­¬ng øng víi m« h×nh kÕ to¸n cho phï hîp. Ho¹t ®éng cña bé m¸y kÕ to¸n cã hiÖu qu¶ hay kh«ng lµ do sù ph©n c«ng, t¹o lËp mèi liªn hÖ chÆt chÏ gi÷a c¸c c¸n bé nh©n viªn kÕ to¸n trong c«ng viÖc víi nh÷ng tÝnh chÊt kh¸c nhau. Trong bé m¸y kÕ to¸n, c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh vµ kÕ to¸n tæng hîp ®Òu cã chøc n¨ng nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n riªng vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n ë ®¬n vÞ. C¸c kÕ to¸n phÇn hµnh th­êng ®­îc chuyªn m«n ho¸ s©u theo mét hoÆc mét sè phÇn hµnh. Khi ®· ®­îc ph©n c«ng ë phÇn hµnh kÕ to¸n nµo, th× kÕ to¸n ®ã ph¶i ®¶m nhiÖm tõ giai ®o¹n h¹ch to¸n ban ®Çu tíi c¸c giai ®o¹n kÕ to¸n tiÕp theo nh­: ghi sæ kÕ to¸n phÇn hµnh, ®èi chiÕu kiÓm tra sè liÖu trªn sæ theo thùc tÕ, lËp b¸o c¸o phÇn hµnh ®­îc giao. Trong qu¸ tr×nh ®ã c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh cã mèi quan hÖ cã tÝnh chÊt t¸c nghiÖp víi nhau. §ång thêi c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh ®Òu cã mèi quan hÖ víi kÕ to¸n tæng hîp trong viÖc cung cÊp sè liÖu ®¶m b¶o cho kÕ to¸n tæng hîp thùc hiÖn chøc n¨ng tæng hîp. KÕ to¸n tæng hîp ®­îc ph©n c«ng c«ng t¸c kÕ to¸n cã liªn quan ®Õn tÊt c¶ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n, nh»m thùc hiÖn tæng hîp sè liÖu theo yªu cÇu qu¶n lý chung toµn ®¬n vÞ. Trong qu¸ tr×nh nµy, kÕ to¸n tæng hîp thùc hiÖn ghi sæ c¸i tæng hîp cho tÊt c¶ c¸c phÇn hµnh vµ lËp b¸o c¸o kÕ to¸n theo ®Þnh kú hoÆc theo yªu cÇu ®ét xuÊt. BÊt kú bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc nµo ®Òu ph¶i cã ng­êi l·nh ®¹o cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, cã phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt vµ cã n¨ng lùc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ph¹m vi ®¶m nhiÖm, chÞu tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n cña 5 ®¬n vÞ. Tuú theo tõng lo¹i h×nh ®¬n vÞ mµ ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n ®­îc gäi lµ kÕ to¸n tr­ëng hoÆc tr­ëng phßng kÕ to¸n hoÆc phô tr¸ch kÕ to¸n. Víi chøc n¨ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë ®¬n vÞ thuéc ph¹m vi phô tr¸ch cña m×nh, ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n lµ ng­êi gióp viÖc cho thñ tr­ëng vÒ c«ng t¸c chuyªn m«n thuéc lÜnh vùc kÕ to¸n. §èi víi nh÷ng ®¬n vÞ kh«ng tæ chøc ho¹t ®éng tµi chÝnh ho¹t ®éng ®éc lËp, ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n cßn lµm c¶ nhiÖm vô tæ chøc chØ ®¹o c¶ c«ng t¸c tµi chÝnh. Trªn c­¬ng vÞ ®ã, ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n chÞu sù l·nh ®¹o trùc tiÕp vÒ hµnh chÝnh cña thñ tr­ëng ®¬n vÞ, ®ång thêi chÞu sù l·nh ®¹o vÒ nghiÖp vô chuyªn m«n cña ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n cÊp trªn. QuyÒn h¹n cña ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n g¾n liÒn víi tr¸ch nhiÖm cã quyÒn phæ biÕn chñ ch­¬ng vµ chØ ®¹o thùc hiÖn c¸c chñ ch­¬ng vÒ chuyªn m«n, cã quyÒn yªu cÇu c¸c bé phËn chøc n¨ng kh¸c trong bé m¸y qu¶n lý ë ®¬n vÞ cïng phèi hîp thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc chuyªn m«n cã liªn quan ®Õn c¸c bé phËn chøc n¨ng ®ã. KÕ to¸n tr­ëng cã quyÒn ký duyÖt tÊt c¶ c¸c tµi liÖu kÕ to¸n vµ cã quyÒn tõ chèi ký duyÖt ®èi víi vÊn ®Ò tµi chÝnh kh«ng phï hîp víi chÕ ®é quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Víi quyÒn h¹n vÒ ký duyÖt nµy ®· thÓ hiÖn tr¸ch nhiÖm rÊt to lín cña kÕ to¸n tr­ëng trong viÖc gi¸m s¸t, qu¶n lý tµi s¶n, vèn liÕng cña doanh nghiÖp. ViÖc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n trong ®¬n vÞ cã thÓ thùc hiÖn theo nh÷ng m« h×nh kh¸c nhau phï hîp víi lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n mµ ®¬n vÞ lùa chän. Trong thùc tÕ, m« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n rÊt ®a d¹ng, v× nã phô thuéc vµo nhiÒu yÕu tè cña ®¬n vÞ, nh­ ®Æc ®iÓm lo¹i h×nh kinh doanh, tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh, tæ chøc qu¶n lý, tr×nh ®é c¸n bé nh©n viªn kÕ to¸n ... mµ nh÷ng yÕu tè nµy rÊt kh¸c nhau ë mçi ®¬n vÞ. * C¸c kiÓu bé m¸y kÕ to¸n t­¬ng øng víi tõng m« h×nh tæ chøc kÕ to¸n. - M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung. ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« nhá hoÆc quy m« võa, tæ chøc ho¹t ®éng tËp trung trªn cïng mét ®Þa bµn hoÆc ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« lín, ®Þa bµn ho¹t ®éng ph©n t¸n nh­ng ®· trang bÞ vµ øng dông ph­¬ng tiÖn kü thuËt ghi chÐp tÝnh to¸n th«ng tin hiÖn ®¹i, tæ chøc qu¶n lý tËp trung th­êng lùa chän lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung. Khi ®ã bé m¸y kÕ to¸n cña ®¬n vÞ ®­îc tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n tËp trung cña ®¬n vÞ, bao gåm c¸c bé phËn c¬ cÊu phï hîp víi c¸c kh©u c«ng viÖc, c¸c phÇn hµnh kÕ 6 to¸n. Thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ vµ c¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc ®¬n vÞ lµm nhiÖm vô h­íng dÉn vµ thùc hiÖn h¹ch to¸n ban ®Çu, thu nhËn, kiÓm tra s¬ bé chøng tõ ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña bé phËn ®ã vµ göi nh÷ng chøng tõ kÕ to¸n ®ã vÒ phßng kÕ to¸n tËp trung cña ®¬n vÞ. Bé m¸y kÕ to¸n tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung. - M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ph©n t¸n. ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« võa, quy m« lín, ®Þa bµn ho¹t ®éng ph©n t¸n, nh­ng ch­a trang bÞ vµ øng dông kü thuËt ghi chÐp, tÝnh to¸n vµ th«ng tin hiÖn ®¹i, cã sù ph©n cÊp qu¶n lý t­¬ng ®èi toµn diÖn cho c¸c bé phËn phô thuéc th­êng lùa chän lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ph©n t¸n. Khi ®ã bé m¸y kÕ to¸n cña ®¬n vÞ ®­îc tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n tËp trung cña ®¬n vÞ vµ c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ®¬n vÞ. Phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ thùc hiÖn tæng hîp tµi liÖu kÕ to¸n tõ c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ®¬n vÞ göi lªn, h¹ch to¸n kÕ to¸n c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh cã tÝnh chÊt chung cña toµn ®¬n vÞ, lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh, h­íng dÉn, kiÓm tra toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®¬n vÞ. C¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc bao gåm c¸c bé phËn c¬ cÊu phï hîp thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thuéc ph¹m vi bé phËn phô thuéc theo sù ph©n cÊp cña phßng kÕ to¸n trung t©m. M« h×nh bé m¸y kÕ to¸n trong c¸c ®¬n vÞ nµy ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: KÕ to¸n tr­ëng (tr­ëng phßng kÕ to¸n) ®¬n vÞ Bé phËn kÕ to¸n ...... Bé phËn kiÓm tra kÕ to¸n Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp Bé phËn kÕ to¸n vËt liÖu, TSC§ C¸c nh©n viªn h¹ch to¸n ë bé phËn phô thuéc 7 M« h×nh kÕ to¸n kiÓu ph©n t¸n. - M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n hçn hîp: ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« võa, quy m« lín tæ chøc ho¹t ®éng tËp trung trªn mét ®Þa bµn, ®ång thêi cã mét sè bé phËn phô thuéc, ®¬n vÞ ho¹t ®éng ph©n t¸n trªn mét sè ®Þa bµn kh¸c nhau, ch­a trang bÞ vµ øng dông ph­¬ng tiÖn kü thuËt ghi chÐp, tÝnh to¸n, th«ng tin hiÖn ®¹i trong c«ng t¸c kÕ to¸n, cã sù ph©n cÊp qu¶n lý t­¬ng ®èi toµn diÖn cho c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng trªn c¸c ®Þa bµn ph©n t¸n th­êng lùa chän lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n. Khi ®ã, bé m¸y kÕ to¸n cña ®¬n vÞ, c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng ph©n t¸n vµ c¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng tËp trung. Phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ thùc hiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh cã tÝnh chÊt chung toµn ®¬n vÞ vµ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh ë c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng tËp trung, thùc hiÖn tæng hîp tµi liÖu kÕ to¸n tõ c¸c phßng KÕ to¸n tr­ëng ®¬n vÞ cÊp trªn Bé phËn tµi chÝnh Bé phËn kiÓm tra kÕ to¸n Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp Bé phËn kÕ to¸n chung Bé phËn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ Bé phËn kÕ to¸n ...... KÕ to¸n tr­ëng ë ®¬n vÞ cÊp d­íi C¸c nh©n viªn h¹ch to¸n ë bé phËn phô thuéc Phã kÕ to¸n tr­ëng 8 kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng ph©n t¸n vµ cña toµn ®¬n vÞ, lËp b¸o c¸o tµi chÝnh, h­íng dÉn, kiÓm tra toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®¬n vÞ. Phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thuéc ph¹m vi ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn phô thuéc theo sù ph©n cÊp cña phßng kÕ to¸n tËp trung, c¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng tËp trung trªn mét ®Þa bµn lµm nhiÖm vô h­íng dÉn vµ thùc hiÖn h¹ch to¸n ban ®Çu, thu nhËn, kiÓm tra s¬ bé c¸c chøng tõ ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña bé phËn phô thuéc ®ã vµ göi nh÷ng chøng tõ kÕ to¸n ®ã vÒ phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ. S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n (kiÓu tæ chøc hçn hîp) Bé phËn kÕ to¸n ...... Bé phËn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng KÕ to¸n tr­ëng ®¬n vÞ cÊp trªn Bé phËn tµi chÝnh Bé phËn kiÓm tra kÕ to¸n Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp Bé phËn kÕ to¸n chung Bé phËn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ C¸c nh©n viªn h¹ch to¸n ë bé phËn phô thuéc Phã kÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tr­ëng ë ®¬n vÞ cÊp d­íi Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ Bé phËn kÕ to¸n ...... KÕ to¸n tr­ëng ë ®¬n vÞ trùc thuéc C¸c nh©n viªn h¹ch to¸n ë bé phËn phô thuéc 9  Phân công lao động kế toán: Việc phân công lao động kế toán trong bộ máy kế toán phải đảm bảo yêu cầu sau: - Lựa chọn đủ số lượng lao động kế toán - Đảm bảo phân công đúng chuyên môn, trình độ - Tạo dựng mối quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán (quan hệ chỉ đạo, quan hệ tác nghiệp). Quy định thời gian hoàn thành từng công việc của từng loại lao động trong bộ máy kế toán. 1.2.2. Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán. *) Nguyên tắc thống nhất. Theo nguyên tắc này, kế toán và quản lý phải thống nhất với nhau vf kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức nawg thông tin và kiểm tra về hoạt động tổ chức của các đơn vị hạch toán. Thể hiện ở các nội dung sau: - Thống nhất về không gian quản lý và tổ chức hạch toán theo yêu cầu quản lý. - Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý. - Đảm bảo hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và các chỉ tiêu hạch toán phải phù hợp với chỉ tiêu quản lý. *) Nguyên tắc phù hợp Theo nguyên tắc này, hệ thống kế toán trong đơn vị kế toán phải phù hợp với đặc thù của đơn vị kế toán, đối tượng kế toán (giữa đối tượng với phương pháp), giữa hình thức và bộ máy kế toán, theo đó một đơn vị kế toán cần tôn trọng những quan hệ có tính thống nhất như: - trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán. - Tùy tính chất phức tạp của đối tượng để xác định các bước của quy trình kế toán để chọn hình thức kế toán thích hợp. - Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán. *) Nguyên tắc hiệu quả. Theo nguyên tắc này chi phí cho bộ máy kế toán phải là thấp nhất và thông tin cung cấp cho đối tượng quản lý phải đầy đủ, chính xác giúp cho việc ra quyết định của chủ thể quản lý. 10 *) Nguyên tắc đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán: Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ thuật phải hướng tới tác động và chuẩn mực quốc tế về kế toán.. Cần nghiên cứu đầy đủ nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế vào thực tiễn tổ chức hoạt động của Việt Nam để thể hiện và triển khai phù hợp nhu cầu quản lý của cấp thủ thể, đơn vị hạch toán. 1.3. Nội dung tổ chức hạch toán kế toán 1.3.1. Tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n: Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng tháu và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ cho ghi sổ kế toán. Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức công tác hạch toán ban đầu các đối tượng hạch toán nhằm thực hiện chức năng thông tin kiểm tra của kế toán và các chủ thể quaqnr lý tại đơn vị. Gồm các công việc: - Thiết kế hệ thống bản chứng từ trên cơ sở phân loại đối tượng hạch toán kế toán. - Luân chuyển chứng từ theo một trật tự quy định tùy thuộc vào đặc điểm riêng có trong quản lý loại nghiệp vụ kinh tế gắn với mỗi đối tượng phản ánh của hạch toán kế toán. Chøng tõ kÕ to¸n lµ nh÷ng minh chøng b»ng giÊy tê mang tÝnh ph¶n ¸nh nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh vµ ®· hoµn thµnh, dïng lµm c¨n cø ®Ó ghi sæ. - Mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ph¶n ¸nh vµo c¸c chøng tõ kÕ to¸n. - Theo quy ®Þnh hiÖn hµnh hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n gåm 5 chØ tiªu: + ChØ tiªu lao ®éng tiÒn l­¬ng + ChØ tiªu hµng tån kho + ChØ tiªu b¸n hµng + ChØ tiªu tiÒn tÖ + ChØ tiªu TSC§ 1.3.2. Tæ chøc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n: Tuú vµo ®Æc ®iÓm SXKD vµ yªu cÇu h¹ch to¸n cña tõng doanh nghiÖp ®Ó lùa chän nh÷ng tµi kho¶n mµ doanh nghiÖp sö dông trong hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n. - Theo chÕ ®é hiÖn hµnh hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n bao gåm 9 lo¹i trong b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vµ 1 lo¹i ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. 11 - Xây dựng danh mục tài khoản kế toán cần sử dụng của đơn vị, gồm danh mục tài khoản kế toán tổng hợp và danh mục tài khoản kế toán chi tiết. Cơ sở xây dựng: + Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành đối với lĩnh vực, ngành của đơn vị. + Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. + Căn cứ vào yêu cầu quản lý của đơn vị. Xây dựng hệ thống tài khoản tổng hợp cần sử dụng với số lượng đủ để phản ánh các đối tượng kế toán cụ thể của đơn vị. Số lượng tài khoản tổng hợp mà đơn vị sử dung không được vượt quá số lượng tài khoản kế toán tổng hợp quy định trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất. Khi đơn vị có nhu cầu bổ sung tài khoản kế toán tổng hợp hoặc sửa đổi phải đề nghị Bộ Tài chính và được chấp thuận bằng văn bản. Sau đó cần xác định nội dung, kết cấu, nguyên tắc và phương pháp hạch toán trên từng nhóm tài khoản tổng hợp. Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết, nếu cần có sự bổ sung, sửa đổi các tài khoản chi tiết đã được Bộ tài chính quy định cần phải được Bộ tài chính chấp thuận bằng văn bản. Còn những tài khoản chi tiết không được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, các đơn vị có thể mở bổ sung theo yêu cầu mà không cần phải xin phép Bộ tài chính. Việc mở các tài khoản chi tiết được thực hiện dựa trên cơ sở phân loại các đối tượng kế toán cụ thể thành các đối tượng kế toán chi tiết theo tiêu thức phân loại phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm từng đối tượng kế toán. 1.3.3. Tæ chøc lùa chän h×nh thøc sæ kÕ to¸n: §Ó ph¶n ¸nh mét c¸ch th­êng xuyªn liªn tôc vµ cã hÖ thèng t×nh h×nh vµ sù biÕn ®éng cña tõng tµi s¶n, tõng nguån h×nh thµnh tµi s¶n vµ c¸c qu¸ tr×nh kinh tÕ cña c¸c ®¬n vÞ, kÕ to¸n ph¶i sö dông mét hÖ thèng sæ kÕ to¸n bao gåm nhiÒu lo¹i sæ kh¸c nhau. Sæ kÕ to¸n cã thÓ lµ mét tê rêi cã chøc n¨ng ghi chÐp ®éc lËp, hoÆc cã thÓ lµ quyÓn sæ gåm nhiÒu tê sæ thùc hiÖn chøc n¨ng ghi chÐp vÒ nh÷ng néi dung nhÊt ®Þnh theo quy ®Þnh cña hÖ thèng kÕ to¸n. Sæ tê rêi hay quyÓn sæ ®Òu ph¶i tu©n theo nguyªn lý kÕt cÊu nhÊt ®Þnh, ®¶m b¶o néi dung ghi chÐp theo thêi gian hoÆc theo ®èi t­îng, tæng hîp hoÆc chi tiÕt ... vµ ®¶m b¶o nh÷ng quan hÖ ®èi chiÕu cÇn thiÕt. 12 X©y dùng vµ tæ chøc vËn dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n mét c¸ch khoa häc, hîp lý sÏ ®¶m b¶o cho viÖc tæng hîp sè liÖu ®­îc kÞp thêi, trung thùc, hîp lý, tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ vµ thêi gian c«ng t¸c. Nh­ vËy: Sæ kÕ to¸n lµ nh÷ng tê sæ rêi r¹c hoÆc ®ãng thµnh quyÓn theo mÉu nhÊt ®Þnh, cã liªn hÖ chÆt chÏ víi nhau dïng ®Ó ghi chÐp nghiÖp vô kÕ to¸n theo ®óng ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n trªn c¬ së sè liÖu tõ chøng tõ gèc. HiÖn nay ë n­íc ta cã 4 h×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n: Mçi h×nh thøc kÕ to¸n ®Òu cã ­u, nh­îc ®iÓm riªng (häc sinh ®· häc ë m«n Lý thuyÕt h¹ch to¸n kÕ to¸n). C¨n cø vµo ®Æc ®iÓm SXKD, quy m« ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, kh¶ n¨ng tr×nh ®é ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n hiÖn cã mµ doanh nghiÖp tù lùa chän mét trong 4 h×nh thøc trªn ®Ó sö dông cho phï hîp. - H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký sæ c¸i: Theo h×nh thøc nµy c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh vµo mét quyÓn sæ lµ NhËt ký – Sæ c¸i. - H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung: §©y lµ h×nh ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo thø tù thêi gian vµo mét quyÓn sæ gäi lµ NhËt ký chung. Sau ®ã, c¨n cø vµo nhËt ký chung, lÊy sè liÖu ®Ó ghi vµo sæ c¸i. Mçi bót to¸n ph¶n ¸nh trong sæ nhËt ký ®­îc chuyÓn vµo sæ c¸i Ýt nhÊt cho hai tµi kho¶n liªn quan. - H×nh thøc kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ: §©y lµ h×nh thøc thÝch hîp víi mäi lo¹i h×nh doanh nghiÖp - H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ: §©y lµ h×nh thøc thÝch hîp víi mäi lo¹i h×nh doanh nghiÖp lín, sè l­îng nghiÖp vô nhiÒu vµ ®iÒu hiÖn kÕ to¸n thñ c«ng, dÔ chuyªn m«n ho¸ c¸n bé kÕ to¸n. 13 CH ƯƠNG 2: TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Mục tiêu học tập: Sau khi nghiên cứu chương này người học có thể: 1. Hiểu được hệ thống các chứng từ kế toán sử dụng trong hạch toán và ghi sổ kế toán vốn bằng tiền 2. Hiểu được hệ thống các sổ kế toán chi tiết sử dụng trong hạch toán kế toán vốn bằng tiền 3. Hiểu được các công việc kế toán cần làm trong hạch toán và ghi sổ kế toán vốn bằng tiền. 4. Phân biệt được hệ thống các sổ kế toán chi tiết liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hang. 2.1. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền - Khái niệm: Kế toán vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động bao gồm: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. - Nguyên tắc: + Kế toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là VNĐ + Các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động SXKD phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán. Đồng thời phảI hạch toán chi tiết ngoại tệ theo từng loại ngoại tệ trên tài khoản 007 – ngoại tệ các loại. Nếu có chênh lệch giữa tỷ gí thực tế và tỷ giá đã ghi sổ kế toán thì phản ánh khoản chênh lệch này vào TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái. Số dư của các tài khoản vốn bằng tiền là ngoại tệ phải được điều chỉnh theo tỷ giá thực tế ở thời điểm lập báo cáo. + Vàng, bạc, kim khí, đá quý phản ánh ở vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh đối với loại tiền này. Vàng, bạc, kim khí, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại và phải được phản ánh theo giá thực tế. Khi tính giá xuất của vàng, bạc, kim khí, đá quý và ngoại tệ có thể áp dụng một trong các phương pháp như sau: Bình quân gia quyền Nhập trước- xuất trước Nhập sau – xuất trước Giá thực thế đích danh - Nhiệm vụ: + Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. + Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. + Thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch vốn bằng tiền. 2.2. Tổ chức hạch toán kế toán tiền mặt 2.2.1. Chứng từ sử dụngvà phương pháp lập một số chứng từ cơ bản 2.2.1.1. Chứng từ sử dụng Để hạch toán tiền mặt kế toán sử dụng một số chứng từ chủ yếu sau: 14 - Phiếu thu - Phiếu chi - Biên lai thu tiền - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng 2.2.1.2. Phương pháp lập chứng từ * Phiếu thu - Nội dung  Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các tài khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có phiếu thu.  Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập Bảng kê ngoại tệ đính kèm với phiếu thu. - Phương pháp ghi: Đơn vị:.. Mẫu số 01 – TT Địa chỉ: .. (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) PHIẾU THU Ngày .. Tháng.năm Quyển số: Số: Nợ: Có: Họ và tên người nộp tiền: Địa chỉ: Lý do nộp: Số tiền:.(Viết bằng chữ): . Kèm theo:..Chứng từ gốc. Ngày . tháng . năm .. Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp Người lập phiếu Thủ Quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đó nhận đủ số tiền(viết bằng chữ):. Tỷ gía ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):.. Số tiền quy đổi:. (Liên gửi ra ngoài phải đống dấu)  Góc bên trái của phiếu thu phải ghi rõ tên và địa chỉ đơn vị.  Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi sổ từng quyển dùng trong một năm. Trong mỗi phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.  Nội dung trên phiếu thu phải được điền đầy đủ, chính xác thông tin các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 15  Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát sét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ ( bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.  Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu trước khi ký và cho kế toán để ghi sổ kế toán. Chú ý: Trường hợp thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ. Mọi nội dung giữa các liên trên phiếu thu phải thống nhất. Liên phiếu thu giao bên ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu. * Phiếu chi - Mục đích: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán. - Phương pháp ghi: Đơn vị:.. Mẫu số 02 - TT Địa chỉ: .. (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) PHIẾU CHI Ngày .. Tháng.năm Quyển số: Số: Nợ: Có: Họ và tên người nhận tiền:. Địa chỉ: Lý do chi: Số tiền:.(Viết bằng chữ):.. . Kềm theo: ..Chứng từ gốc. Ngày ... tháng ... năm . Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đó nhận đủ số tiền(viết bằng chữ):. Tỷ gía ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):.. Số tiền quy đổi:. (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) - Góc bên trái của phiếu chi phải ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị. - Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ để tính toán. Từng phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền. - Nội dung trên phiếu chi phải điền đầy đủ, chính xác nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phiếu chi được lập làm 3 liên và chỉ khi có đủ chữ ký ( ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào phiếu chi. - Liên 1 lưu nơi lập phiếu - Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. - Liên 3 giao cho người nhận tiền. 16 - Chú ý: Nếu chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ. - Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu. * Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Mục đích: Giấy thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. - Phương pháp ghi:  Góc bên trái của giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, tên bộ phận. Phần đầu ghi rõ ngày, tháng, năm, số hiệu của giấy thanh toán tiền tạm ứng; họ tên, đơn vị người thanh toán.  Căn cứ vào chỉ tiêu của cột A, kế toán ghi vào cột 1 như sau:  Mục 1- Số tiền tạm ứng: Gồm số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi biết và số tạm ứng kỳ này, gồm:  Mục 1: Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết: Căn cứ vào dòng số dư tạm ứng tính đến ngày lập phiếu thanh toán trên sổ kế toán để ghi.  Mục 2: Số tạm ứng kỳ này: Căn cứ vào các phiếu chi tạm ứng để ghi, mỗi phiếu chi ghi 1 dòng.  Mục 2- Số tiền đã chi: Căn cứ vào các chứng từ chi tiêu của người nhận tạm ứng để ghi vào mục này. Mỗi chứng từ chi tiêu ghi 1 dòng.  Mục 3 – Chênh lệch: Là số chênh lệch giữa mục 1 và 2.  Nếu số tạm ứng chi không hết ghi vào dòng 1 của mục 3  Nếu chi quá số tạm ứng ghi vào dòng 2 của mục 3. GIẤY THANH TOÁN TIỀN TIỀN TẠM ỨNG Ngày tháng năm Số:. Nợ:. Có:. Họ và tên người thanh toán: Bộ phân ( hoặc địa chỉ):.. Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền A 1 I. Số tiền tạm ứng 1. Số tạm ứng kỳ trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này: - Số phiếu chi số . Ngày. - Số phiếu chi số . Ngày. II. Số tiền đã chi: 1. Chứng từ số Ngày. 2. Chứng từ số .Ngày. III. Chênh lệch: 1. Số tạm ứng chi không hết ( I – II) 2. Chi quá số tạm ứng ( II – I) Giám đốc ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Kế toán thanh toán ( Ký, họ tên) Người đề nghị thanh toán ( Ký, họ tên) 17  Sau khi lập xong giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc doanh nghiệp duyệt. Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.  Phần chênh lệch tiền tạm ứng chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ hoặt trừ vào lương. Phần chi quá số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng. Chứng từ gốc, giấy thanh toán tạm ứng phải đính kèm phiếu thu hoặt phiếu chi có liên quan. * Giấy đề nghị thanh toán - Mục đích: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ ( nếu có) để làm thủ tục thanh toán, làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán. - Phương pháp ghi: Đơn vị: Mẫu số: 05-TT (Ban hành theo thông tư số 200/2014/QĐ-TT ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Địa chỉ: GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày .tháng ..năm. Họ và tên người đề nghị thanh toán:. Bộ phận (hoặc địa chỉ):.. Nội dung thanh tóan: Số tiền: .. (Viết bằng chữ): (Kèm theo .................chứng từ gốc) Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Góc bên trái của giấy đề nghị thanh toán ghi rõ tên đơn vị, bộ phận.  Giấy đề nghị thanh toán đó người đề nghị thanh toán viết 1 liên và ghi rõ gửi giám đốc doanh nghiệp (hoặc người xét duyệt chi)  Người đề nghị thanh toán phải ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền đề nghị thanh toán (viết bằng số và bằng chữ)  Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung đề nghị thanh toán.  Giấy đề nghị thanh toán phải ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm.  Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặt chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc doanh nghiệp ( hoặc người được ủy quyển) duyệt chi. Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. * Biên lai thu tiền - Mục đích: Biên lai thu tiền là giấy biên nhận của doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ. - Phương pháp ghi: Biên lai thu tiền phải đóng thành quyển, phải ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ của đơn vị thu tiền và đóng dấu đơn vị, phải đánh số từng quyển. Trong mỗi quyển phải ghi rõ số hiệu của từng tờ biên lai thu tiền liên tục trong 1 quyển. 18 Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số: 06 – TT (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)  Ghi rõ họ tên, địa chỉ của người nộp tiền.  Dòng “ nội dung thu” ghi rõ nội dung thu tiền.   Dòng “ số tiền thu” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp, ghi rõ đơn vị tính là “ đồng” hoặc USD,  Nếu thu bằng séc phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của tờ séc bắt đầu lưu hành và họ tên người sử dụng séc.  Biên lai thu tiền được lập thành 2 liên. Sau khi thu tiền người thu tiền và người nộp tiền cùng ký và ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền đã thu, đã nộp. Ký xong người thu tiền lưu 1 liên, còn liên 2 giao cho người nộp tiền giữ.  Cuối ngày, người được đơn vị giao nhiệm vụ thu tiền phải căn cứ vào bản biên lai lưu để lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày ( nếu thu séc phải lập bảng kê thu séc riêng) và nộp cho kế toán để kế toán lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ hoặc làm thủ tục nộp ngân hàng. Tiền mặt thu được ngày nào, người thu tiền phải nộp quỹ ngày đó.  Biên lai thu tiền thường áp dụng trong các trường hợp thu tiền phạt, lệ phí, ngoài pháp luật phí, lệ phí. Và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán với các khoản nợ. 2.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết kế toán tiền mặt * Sổ quỹ tiền mặt: - Nội dung Được lập để theo dõi tính hình thu, chi của doanh nghiệp bằng tiền mặt trong kỳ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh. Sổ quỹ tiền mặt do kế toán tiền mặt lập nhằm kiểm tra, đối chiếu với bộ phận quỹ vào cuối kỳ kế toán về số thu, chi và số tiền mặt tồn quỹ. Nhằm phát hiện ra nguyên nhân và có biện phát xử lý (nếu có) SỔ QUỸ TIỀN MẶT (Kiêm báo cáo quỹ) Ngày tháng năm Đơn vị tính:.. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi A B C D 1 2 Số dư đầu ngày Phát sinh trong ngày Cộng phát sinh: Số dư cuối ngày BIÊN LAI THU TIỀN Ngày tháng năm.. Quyển số:. Số:. Họ và tên người nộp:.. Địa chỉ:. Nội dung thu: . Số tiền thu: (Viết bằng chữ) Người nộp tiền ( Ký, họ tên) Người thu tiền ( Ký, họ tên) 19 Kèm theo . chứng từ thu. .. chứng từ chi. - Phương pháp ghi: Cột A,B: Ghi số hiệu của chứng từ thu, chi phát sinh trong kỳ Cột C: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột D: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng Cột 1, 2: Ghi số tiền đã thu, chi Cuối sổ quỹ phải ghi đầy đủ kèm theo bao nhiêu chứng từ thu, chi 2.3 Tổ chức hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng 2.3.1. Chứng từ sử dụng và phương pháp lập 2.3.1.1. Chứng từ sử dụng Để hạch toán kế toán tiền gửi ngân hang kế toán sử dụng một số chứng từ chủ yếu sau: - Séc - Giấy báo nợ - Giấy báo có - Ủy nhiệm thu - Ủy nhiệm chi 2.3.1.2. Phương pháp lập chứng từ Cơ sở để hạch toán và ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng là Séc, ủy nhiệm chi hoặc giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng. * Séc Séc thường được dùng để chuyển trả cho các cá nhân hoặc người hưởng lợi một số tiền nhất định. Thông thường trong các doanh nghiệp Séc thường được lập lên nhằm rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt. Séc phải được đóng thành quyển và ghi rõ tên, địa chỉ của đơn vị ký nhận séc và phải được đánh số theo từng quyển. SÉC Số séc: ................... Yêu cầu trả cho: Số CMT ........................ Ngày cấp: ...../...../..... Nơi cấp: ........................ Phần dành cho KB ghi Địa chỉ: Số hiệu tài khoản : TK Nợ: Tại Số tiền bằng chữ: TK Có: Người phát hành: Địa chỉ: Số tiền (bằng số) Số hiệu tài khoản : BẢO CHI , ngày tháng năm 20 Ngày tháng năm 20.. Dấu Kế toán trưởng Người phát hành - Phương pháp ghi:  Dòng yêu cầu: ghi rõ đơn vị hoặc người hưởng lợi  Dòng “ Địa chỉ” ghi rõ địa chỉ của người hưởng lợi và người trả tiền 20  Dòng “ Số hiệu tài khoản” ghi rõ số tài khoản của người hưởng lợi và người thanh toán.  Dòng “ Người phát hành” ghi rõ tên người phát hành séc  Tờ séc được coi là hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của những bên liên quan và phải được đóng dấu của doanh nghiệp. Nội dung séc phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của tờ séc bắt đầu lưu hành và họ tên người sử dụng séc. * ủy nhiệm chi ủy nhiệm chi là chứng từ do doanh nghiệp lập lên nhằm ủy nhiệm cho ngân hàng phục vụ mình chi một số tiền nhất định do mình đề ra. UỶ NHIỆM CHI Số: ............ CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Lập ngày ..../...../20 Tên đơn vị trả tiền: ........................................................................ PHẦN DO NH GHI Số TK: .......................................................................................... TÀI KHOẢN NỢ Tại Ngân hàng .......................... Tỉnh/TP: ........................ Tên đơn vị nhận tiền: ...................................................................... TÀI KHOẢN CÓ Số TK: .......................................................................................... Tại Ngân hàng: .................. ............ Tỉnh/TP: ..................... Số tiền bằng chữ: .......................................................................... SỐ TIỀN BẰNG SỐ Nội dung thanh toỏn: .................................................................... ......................................... ........................................................................................................ Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán Chủ TK Ghi sổ ngày: ................................... Ghi sổ ngày: ................................... Kế toán Trưởng phòng KT Kế toỏn Trưởng phòng KT - Phương pháp ghi  Nội dung trên ủy nhiệm chi phải ghi số ủy nhiệm chi và ngày tháng lập.  Dòng “ Tên đơn vị trả tiền” ghi rõ tên đơn vị trả tiền  Dòng “ Số TK, tại ngân hàng” ghi rõ số tài khoản và tên ngân hàng phục vụ doanh nghiệp.  Dòng “ Tên đơn vị nhận tiền” ghi rõ tên đơn vị nhận tiền  Dòng “ Số TK, tại ngân hàng” ghi rõ số tài khoản và tên ngân hàng của đơn vị nhận tiền Dòng “ Số tiền” ghi bằng số và bằng chữ của số tiền chuyển đi Dòng “ Nội dung thanh toán” ghi rõ nội dung thanh toán của số tiền trả cho đơn vị nhận tiền 2.3.3. Tổ chức hạch toán chi tiết kế toán tiền gửi Kế toán tiền gửi ngân hàng phải mở sổ chi tiết theo dõi số tiền gửi tại từng ngân hang theo từng loại tiền. - Phương pháp ghi: 21 Đơn vị: .. Mẫu số S08 - DN Địa chỉ:.. (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở tài khoản giao dịch:. Số hiệu tài khoản tại nơi gửi: Ngày tháng GS Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chỳ Số hiệu Ngày tháng Thu (Gửi vào) Chi (Rỳt ra) Còn lại A B C D E 1 2 3 F Dư đầu kỳ Cộng Sổ này có ..trang, đánh số từ trang đến trang.. Ngày mở sổ: .. Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)  Cột A: Ghi ngày tháng ghi kế toán ghi sổ  Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ  Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng  Cột 1, 2, 3: Ghi số tiền thu vào, chi ra và số tiền còn lại  Cột F: Ghi ghi chú CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP 1. Hãy cho biết nguyên tắc thiết kế khối lượng công tác kế toán chi tiết và quy trình ghi sổ cho các đối tượng hạch toán kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hang ngoại tệ? 2. Phân biệt các chứng từ dung cho tiền mặt, tiền gửi ngân hang? Những chứng từ nào phát sinh từ doanh nghiệp, những chứng từ nào phát sinh từ bên ngoài doanh nghiệp? 3. Căn cứ để lập phiếu thu, phiếu chi là gì? 4. Sổ chi tiết quỹ tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt do ai lập? tại sao? 5. Số lượng sổ chi tiết cần lập cho đối tượng hạch toán kế toán tiền gửi ngân hang là bao nhiêu sổ? giải thích? 6. Có tài liệu kế toán tại công ty X trong tháng 5/N nhứ sau: (ĐVT: VNĐ) 1. Ngày 3, thu tiền mặt vào quỹ số tiền: 22.000.000 do bán hang A, khách hang Lê Quan minh thuộc công ty Y là người nộp tiền theo HĐ số 022086. 2. Ngày 8, Chi tiền mặt tạm ứng cho người mua hang theo lệnh chi đã ghi trong đơn xin tạm ứng của anh Hoàng Nhân – Phòng kế hoạch lập ngày 8 số tiền 30.000.000. Thời gian tạm ứng là 30 ngày kể từ ngày nhận tiền. 3. Ngày 28, Công ty thanh toán số tạm ứng ngày 8 - Số tiền chi mua hang hóa: 27.500.000, trong đó thuế GTGT 10%, HĐ GTGT số 022661 - Chi vận chuyển, bốc dỡ là 500.000 ( biên lai nhận tiền) Yêu cầu: Tổ chức các chứng từ liên quan đến tiền mặt và ghi sổ kế toán liên quan 22 CHƯƠNG 3 TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Mục tiêu bài học: Học xong chương này người học có khả năng: 1. Nắm được hệ thống các chứng từ kế toán sử dụng trong hạch toán và ghi sổ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2. Nắm được hệ thống các sổ kế toán chi tiết sử dụng trong hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 3. Nắm được trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 4. Nắm được các chứng từ sử dụng trong hạch toán và theo dõi các khoản nợ phải trả người bán 5. Hiểu được quy trình và yêu cầu theo dõi các khoản nợ phải trả người bán 6. Hiểu được phương pháp và trình tự ghi sổ trong hạch toán kế toán các khoản nợ phải trả người bán 3.1. Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 3.1.1. Chứng từ sử dụng và phương pháp lập chứng từ 3.1.1.1. Chứng từ sử dụng Để theo dõi tình hình biến động của NVl, CCDC kế toán sử dụng một số chứng từ chủ yếu sau: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hóa đơn, kiêm phiếu xuất kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hang hóa 3.1.1.2. Phương pháp lập chứng từ Để tiến hành theo dõi tình hình nhập, xuất kho nguyên vật liệu kế toán căn cứ vào các chứng từ: phiếu nhập kho, xuất kho. * Phiếu nhập kho - Mục đích: Nhằm xác nhận số lượng nguyên vật liệu nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán - Phương pháp ghi: Đơn vị: Mẫu số 01 - VT Bộ phận:.. (Ban hành theo Thông tư số 200/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) PHIẾU NHẬP KHO Ngày..tháng..năm Nợ... Số. Có:. Họ và tên người giao hàng .. Theo..Số...ngày. .. Tháng . . . năm của Nhập tại kho ..Địa điểm. Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá, dụng cụ Mã số Đơn vị tính Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Tổng số tiền (viết bằng chữ): 23 Số chứng từ gốc kốm theo từ gốc Ngày...thỏng năm Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Góc bên trái của phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị) bộ phận nhập kho. Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài, gia công chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê.  Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu nhập kho, họ tên người giao vật tư, hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm nhập kho.  Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư.  Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập)  Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập kho  Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hóa đơn, tùy theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư thực nhập.  Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư nhập cùng một phiếu nhập kho.  Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên phiếu nhập kho bằng chữ.  Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) và người lập phiếu ký ghi rõ họ tên, người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư.  Khi tiến hành nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) giao cho người giao hàng giữ. * Phiếu xuất kho - Mục đích: Nhằm xác nhận số lượng nguyên vật liệu xuất kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán - Phương pháp lập Đơn vị: .. Mẫu số 01 – VT Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) PHIẾU XUẤT KHO Ngày..tháng.năm . Nợ TK.. Số Có TK Họ và tên người nhận hàngĐịa chỉ (bộ phận)..... Lý do xuất...... Xuất tại kho..Địa điểm... Số Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất Mã Đơn vị Số Lượng Đơn Thành TT vật tư, sản phẩm, hàng hoá, dụng cụ Số tính Yêu cầu Thực xuất giá tiền A B C D 1 2 3 4 Tổng số tiền (viết bằng chữ): . Số chứng từ gốc kốm theo: Ngày .thỏng...năm Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 24  Góc bên trái của phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị) bộ phận nhập kho. Phiếu xuất lập cho một hoặc nhiều loại nguyên vật liệu cùng một kho dùng cho các đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng mục đích sử dụng.  Khi lập phiếu xuất kho phải đầy đủ học tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận): Số và ngày, tháng, năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất vật tư.  Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư.  Cột 1: Ghi số lượng xuất kho theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng.  Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho  Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (tùy theo quy định hạch toán của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư thực xuất.  Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư thực tế đã xuất kho.  Dòng “ Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền trên phiếu xuất kho bằng chữ.  Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập ( tùy theo tổ chức quản lý và qui định của từng đơn vị) thành 3 liên, nội dung trên các liên phải thống nhất. Sau khi lập phiếu xuất kho xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển giao cho giám đốc hoặc người được ủy quyển duyệt ( ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuất kho xuồng kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng. năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho ( ghi rõ họ tên). Trong đó: Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. * Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Mục đích: Xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm thanh toán và bảo quản. - Phương pháp: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ Ngày...tháng...năm .. Căn cứ..... số..ngày..tháng ..năm của Ban bàn giao gồm: ông/bà....Chức vụ .... ông/bà....Chức vụ ...... Số Tên, nhón hiệu, quy cỏch Mã P. thức Đơn Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Ghi thứ vật tư, công cụ, sản phẩm số kiểm vị theo Số lượng Số lượng Chú tự hàng hoá nghiệm tính chứng từ đúng Q/cách không đúng Q/cách ý kiến của Ban kiểm nghiệm:..... Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)  Góc bên trái của biên bản kiểm nghiệm ghi rõ tên đơn vị, bộ phận sử dụng. 25  Biên bản này áp dụng cho các loại vật tư cần phải kiểm nghiệm trước trước khi nhập kho trong các trường hợp:  Nhập kho với số lượng lớn  Các loại vật tư có tính chất lý, hóa phức tập  Các loại vật tư quý hiếm.  Những vật tư không cần thiết phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quá trình nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập thì vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm.  Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách và mã số của vật tư kiểm nghiệm.  Cột D: “ Phương thức kiểm nghiệm” ghi phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất.  Cột E: Ghi rõ đơn vị tính của từng loại.  Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn hoặt phiếu giao hàng.  Cột 2 và 3: Ghi kết quả thực tê kiểm nghiệm  ý kiến của ban kiểm nghiệm: Ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lương, nguyên nhân đối với vật tư không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách sử lý.\  Biên bản kiểm nghiệm lập thành hai bản:  1 bản giao cho phòng, ban cung tiêu hoặc người giao hàng  1 bản giao cho phòng, ban kế toán. Trường hợp vật tư không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ, hóa đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải quyết. 3.1.2 Tổ chức hạch toán chi tiết kế toán NVL, CCDC 3.1.2.1. Mục đích Dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, làm căn cứ kiểm tra tình hình sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho. 3.1.2.2. Thẻ kho - Dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư về mặt số lượng theo trình tự thời gian phát sinh. - Phương pháp ghi: Bộ phận: THẺ KHO (SỔ KHO) Tên, nhón hiệu, quy cách vật tư:... Đơn vị tính:.. Mã số Số Ngày Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ký TT tháng Số Ngày nhập xuất Nhập Xuất Tồn xác nhận A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu kỳ Cộng Sổ này có.trang, đánh số từ trang 01 đến trang. Ngày mở sổ: Ngày.tháng.năm .. Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 26 Thẻ kho phải ghi đầy đủ tên, nhãn hiệu, quy cách , đơn vị tính và mã số của từng loại vật tư. Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, ngày tháng ghi thẻ kho, số hiệu và ngày tháng của chứng từ ghi sổ. Cột E: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Cột F: Ghi ngày tháng nhập, xuất vật tư. Cột 1, 2, 3: Ghi số lượng thực tế nhập, xuất, tồn kho vật tư. Cột G: Kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu và ký xác nhận. 3.1.2.2. Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ - Sổ chi tiết vật tư mở riêng cho từng loại vật tư để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư cả về số lượng và giá trị. Sổ này do bộ phận kế toán lập và theo dõi. - Phương pháp ghi: Đơn vị: Địa chỉ: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Tháng .năm . Tài khoản.Tên kho. Tên VL.., Quy cách. Đơn vị tính:. Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú số Ngày S.Lượng T.Tiền S.Lượng T.Tiền S.Lượng T.Tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 E Số dư đầu kỳ Cộng Sổ này có ..trang, đánh số từ trang 01 đến trang.. Ngày mở sổ: Người ghi sổ Kế toán trưởng Ngày tháng.. năm.. (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) - Phương pháp ghi: Căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho kế toán tiến hành mở sổ chi tiết theo dõi riêng cho từng loại vật tư nhằm đối chiếu và kiểm tra tình hình thực hiện và quản lý vật tư trong doanh nghiệp. - Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ ghi sổ. - Cột C: Phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột D: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với tài khoản nguyên liệu, vật liệu - Cột 1: Ghi đơn giá nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu -Cột 2, 3, 4, 5, 6, 7: Ghi số lượng và giá trị vật tư nhập, xuất, tồn kho 3.1.2.3. Bảng tổng hợp nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ - Theo dõi tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho của tất cả nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp. 27 Mẫu số S10 – DN (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) BẢNG TỔNG HỢP NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU Tháng năm STT Tên quy cách sản phẩm hàng hóa, nguyên vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Ghi chú S.Lượng T.Tiền S.Lượng T.Tiền S.Lượng T.Tiền S.Lượng T.Tiền A C 1 2 3 4 5 6 7 8 D Cộng Ngày tháng.. Năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) - Phương pháp ghi: Căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nguyên vật liệu nhằm theo dõi cả về số lượng và giá trị tình hình tồn kho đầu kỳ, nhập, xuất kho nguyên vật liệu trong kỳ và tình hình tồn kho cuối kỳ của tất cả các loại nguyên vật liệu Bảng tổng hợp chi tiết làm căn cứ đối chiếu kiểm tra tình hình biến động và số hiện còn của 3.1.2.4. Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ - Dùng để phân bổ chi phí nguyên liệu vật liệu cho các đối tượng có liên quan trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng . năm.. STT Ghi Có TK Đối tượng sử dụng Tài khoản 152 Tài khoản 153 Tài khoản 142 Tài khoản 242 1. TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Phân xưởng Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT .. 2 TK 627: CF sản xuất chung - Phân xưởng Cộng Người lập biểu Ngày.. tháng ..năm.. Kế toán trưởng 3.2. Tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người bán 3.2.1. Nguyên tắc hạch toán - Doanh nghiệp phải mở đủ sổ chi tiết để theo dõi với từng Nhà cung cấp số phải trả, số đã trả và số còn phải trả theo từng lần thanh toán. - Số lượng sổ chi tiết cấn mở thông thường nhỏ hơn hoặc bằng số lượng nhà cung cấp. Thông thường đối với nhà cung cấp thường xuyên thì mỗi nhà cung cấp được mở trên một tờ sổ hoặc quyể sổ. Đối với Nhà cung cấp không thường xuyên thì nhiều nhà cung cấp có thể mở chung trên một tờ sổ hoặc quyển sổ. - Trường hợp nợ gốc bằng ngoại tệ thì đông thời với việc theo dõi số phải trả, đã trả, còn phải trả về nguyên tệ thì còn phải quy đổi ra đơn vị tiền tệ thống nhất để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. - Tổng hợp công nợ phải trả với các nhà cung cấp phải tuân thủ nguyên tắc không được bù trừ giữa số dư nợ với dư có của các nhà cung cấp khác nhau. 28 3.2.2. Chứng từ sử dụng và phương pháp lập * Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường - Phiếu chi, báo Nợ của Ngân hàng. * Phương pháp lập - Hóa đơn GTGT được hình thành do bên bán hang cung cấp cho doanh nghiệp ( liên 2- màu đỏ) dung để theo dõi quá trình mua hang. - Phiếu chi, giấy báo nợ ( đã giới thiệu trong chương 2- kế toán vốn bằng tiền) 3.2.3. Tổ chức hạch toán chi tiết kế toán thanh toán với người bán * Sổ chi tiết thanh toán với người bán. - Dùng theo dõi tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp và từng lần thanh toán - Cơ sở lập: Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và chứng từ thanh toán. Mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên sổ chi tiết tài khoản 331. Cuối tháng công sổ chi tiết tài khoản 331 kế toán ghi vào sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 331 - Sổ chi tiết Đơn vị Mẫu số S32 - DN Địa chỉ (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) SỔ CHI TIẾT Tài khoản: . Khách hàng: . Đơn vị tính:............................................ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ĐƯ Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D 1 2 3 4 5 6 Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Sổ này có.trang, đánh số từ trang 01 đến trang. Ngày...... Tháng...... Năm...... Ngày mở sổ. Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. - Sổ này phản ánh tổng hợp tình hình thanh toán với nhà cung cấp - Cơ sở lập: căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với từng nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp được hgi một dòng trên sổ tổng hợp chi tiết TK 331. Cuối tháng cộng sổ tổng hợp chi tiết TK 331. Số liệu được đối chiếu với sổ Cái Tài khoản 331. 29 Đơn vị Mẫu số S32 - DN Địa chỉ (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 - Phải trả người bán Đơn vị tính: .. Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có A 1 2 3 4 5 6 Tổng cộng Sổ này có.trang, đánh số từ trang 01 đến trang. Ngày...... tháng...... năm...... Ngày mở sổ:. Người lập sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Nêu nội dung tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ? 2. Hệ thống phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (CCDC)? Vì sao mỗi đơn vị hạch toán cần lựa chọn và áp dụng nhất quán một phương pháp hạch toán chi tiết nguyen vật liệu ( CCDC)? 3. Đặc điểm nguyên vật liệu, cách tổ chức quản lý nguyên vật liệu có ảnh hưởng gì tới công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu? 4. Anh ( chị) hãy thiết kế hệ thống các chứng từ cho đối tượng kế toán vật tư: – Nghiệp vụ nhật kho vật tư – Nghiệp vụ xuất vật tư: + Xuất cho sản xuất + Xuất bán 5. Cho biết nguyên lý thiết kế khối lượng công tác kế taons chi tiết và quy trình ghi sổ đối tượng hạch toán kế toán các khoản nợ với người bán? 6. Có tài liệu kế toán tại một doanh nghiệp, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. (đvt: 1.000 đ) I. Đầu tháng 4/N, một DNSX có quan hệ với các nhà cung cấp sau đây: - Nhà cung cấp A (Dư Có): 150.000 - Nhà cung cấp B (Dư Có): 100.000 - Nhà cung cấp C (Dư Nợ): 25.000 - Nhà cung cấp D (Dư Có): 24.000 - Nhà cung cấp E (Dư Nợ): 15.000 - Nhà cung cấp F (Dư Có): 35.000 Trong đó các nhà cung cấp A, B, C, D là những nhà cung cấp thường xuyên. II. Trong tháng 4/N tại công ty có tình hình thanh toán với các nhà cung cấp trên như sau: 30 1. Ngày 5 mua hàng hóa nhập kho theo hóa đơn số 01254 của B, trị giá hàng mua chưa có thuế GTGT là 146.000, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán (phiếu nhập kho số 37) 2. Ngày 7 mua hàng hóa nhập kho theo hóa đơn số 0345 của A, trị giá hàng mua chưa thuế GTGT 10% là 50.000, chưa thanh toán (phiếu nhập kho số 38) 3. Ngày 8, thanh toán bớt nợ cho B bằng tiền gửi ngân hàng (Theo giấy báo Nợ số 098/4, của Ngân hàng công thương Đ) số tiền 185.000. 4. Ngày 10, mua hàng hóa của A theo hóa đơn số 0350, trị giá hàng mua chưa thuế GTGT là 90.000, thuế GTGT 10%. Doanh nghiệp đã thanh toán 50% bằng chuyển khoản (giấy báo Nợ số 0102/4) 5. Ngày 12, mua hàng hóa của C theo hóa đơn số 0236, trị giá hàng mua chưa thuế GTGT 10% là 40.000. Số hàng mua không nhập kho mà chuyển bán thẳng cho khách hàng T, chưa thu tiền. 6. Ngày 15, mua hàng hóa nhập kho theo hóa đơn của nhà cung cấp D số 0542, giá mua chưa thuế là 46.000, thuế GTGT 5% 7. Ngày 17, đơn vị chuyển khoản thanh toán hết nợ đầu kỳ cho D theo giấy báo Nợ số 0789/4 của ngân hàng W. 8. Ngày 18, ứng trước tiền cho nhà cung cấp C để tháng tới mua hàng, số tiền theo phiếu chi số 154 là 36.000. 9. Ngày 22, mua hàng hóa nhập kho của E, theo hóa đơn GTGT số 0587 giá mua chưa thuế là 49.000, thuế GTGT 10%. 10. Ngày 25 theo thỏa thuận với nhà cung cấp F (cũng đồng thời là khách hàng của đơn vị), đơn vị thanh toán bù trừ số nợ và phải thu 25.000, phần còn lại đơn vị thanh toán cho F bằng tiền ngân hàng (giấy báo Nợ số 750/4) 11. Ngày 29, trả lại hàng cho B mua ở ngày 5 do hàng kém phẩm chất, trị giá hàng mua trả lại chưa thuế GTGT 30.000, thuế GTGT 10%. Công ty B đã chấp nhận số hàng trả lại và trừ vào số mà đơn vị đang nợ. Yêu cầu: Tổ chức ghi sổ kế toán chi tiết tình hình thanh toán với các nhà cung cấp của doanh nghiệp trên. 31 CHƯƠNG 4 TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mục tiêu bài học Học xong chương này người học có khả năng: 1. Hiểu được hệ thống các chứng từ kế toán sử dụng trong hạch toán tăng, giảm TSCĐ 2. Hiểu được quy trình, yêu cầu, điều kiện đưa TSCĐ vào sử dụng 3. Hiểu được thời gian và địa điểm lập sổ kế toán theo dõi TSCĐ 4. Hiểu được hệ thống các sổ kế toán cần lập để theo dõi biến động của TSCĐ 5. Hiểu được cách thức và phương pháp lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 4.1. Tổ chức hạch toán ban đầu 4.1.1. Chứng từ sử dụng Tài sản cố định ( TSCĐ) trong doanh nghiệp là những tài sản do doanh nghiệp nắm giữ dùng vào các hoạt động của doanh nghiệp, có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài, chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng TSCĐ đó. - Theo chuẩn mực kế toán số 03,04,06 và chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban hành kèm theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 quy định tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ như sau: + Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng TSCĐ đó + Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy + Thời gian sử dụng tài sản từ một năm trở lên + Có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên ( theo quy định hiện hành) Do vậy chứng từ để hạch toán tài sản cố định gồm: - Biên bản giao nhận tài sản cố định: Chứng từ ding để phản ánh TSCĐ tăng trong các trường hợp mua sắm, nhận góp liên doanh liên kết, xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, được tài trợ biếu tặng. (thường lập 2 liên) - Biên bản thanh lý TSCĐ: phản ánh tài sản cố định giảm do thanh lý và nhượng bán. - Thẻ tài sản cố định: để phản ánh TSCĐ tăng trong mọi trường hợp, mỗi tài sản cố định tăng được phản ánh trên một tờ thẻ. Khi nào TSCĐ giảm doanh nghiệp hủy thẻ TSCĐ. - Biên bản giao nhận sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành: chứng từ hướng dẫn được sử dụng trong trường trường hợp mang TSCĐ đi sửa chữa lớn. - Biên bản kiểm kê đánh lại TSCĐ: biên bản hướng dẫn được sử trong trường hợp nhà nước hoặc cấp trên cho phép đánh giá lại TSCĐ (khi có sự biến động lớn về giá cả) - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ: gồm 2 mẫu: + Mẫu 1: được sử dụng ở tháng đầu tiên khi doanh nghiệp bước vào hoạt động. Bảng phản ánh tổng TSCĐ tăng giảm cho tổng bộ phận. + Mẫu 2: sử dụng bắt đầu từ tháng thứ 2 của doanh nghiệp. 4.1.2. Phương pháp lập chứng từ * Biên bản giao nhận tài sản cố định 32 Đơn vị: Mẫu số 01 - TSCĐ Địa chỉ: .. (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 05 Tháng 01 Năm Số: 01 Nợ Cú Căn cứ Quyết định số 02 . Ngày 05 tháng 01 năm 2007 củaGiám đốc cô ... .Về việc bàn giao TSCĐ. Ban giao nhận TSCĐ gồm: Ông/bà: Trần Chiến Thắng .Chức vụ: Giám đốc công ty Chiến Thắng Đại diện bờn giao. ông/bà: Trần Hoàng Hà .Chức vụ: Giám đốc công ty Hoàng Hà Đại diện bờn nhận. Ông/bà: Nguyễn Văn Mạnh .Chức vụ: P Kỹ Thuật..Đại diện Ký thuật Địa điểm giao nhận TSCĐ. Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: S T T Tên, ký hiệu quy cách cấp hạnh TSCĐ) Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất năm sản xuất năm đưa vào sử dụng công suất (diện tích thiết kế) Tính nguyên giá TSCĐ Giá mua (Z sx) Chi phí vận chuyển Chi phí chạy thử Nguyên giá TSCĐ TL KT kèm theo A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 E Cộng 560,000,000 560,000,000 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng ĐVT Số lượng Giá trị Giám đốc Kế toán trưởng bên nhận bên nhận Người nhận Bên giao (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) - Mục đích: Nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp, được tặng, biếu, viện trợ, nhận góp vốn, TSCĐ thuê ngoài. đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng góp vốn ( không sử dụng biên bản giao nhận TSCĐ trong trường hợp nhượng bán, thanh lý tài sản cố định phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê). Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ ( thẻ ) TSCĐ, sổ kế toán có liên quan. - Phương pháp ghi: Góc bên trái của Biên bản giao nhận TSCĐ ghi rõ tên đơn vị ( hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng. Khi có tài sản mới đưa vào sử dụng hoặc điều tài sản cho đơn vị khác, đơn vị phải lập hội đồng bàn giao gồm: Đại diện bên giao, đại diện bên nhận và 1 số ủy viên. Biên bản giao nhận TSCĐ lập cho từng TSCĐ. Đối với trường hợp giao nhận cùng một lúc nhiều TSCĐ cùng loại, cùng giá trị và do cùng 1 đơn vị giao có thể lập chung 1 biên bản giao nhận TSCĐ. 33 Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên, ký mã hiệu, quy cách ( cấp hạng) của TSCĐ Cột C: Ghi số hiệu TSCĐ Cột D: Ghi nước sản xuất ( xây dựng) Cột 1: Ghi năm sản xuất Cột 2: Ghi năm bắt đầu đưa vào sử dụng Cột 3: Ghi công suất ( diện tích, thiết kế ) Cột 4, 5, 6, 7: Ghi các yếu tố cấu thành nên nguyên giá TSCĐ gồm: Giá mua hoặc ( giá thành sản xuất) ( cột 4); chi phí vận chuyển, lắp đặt ( cột 50; chi phí chạy thử ( cột 6) Cột 8: Ghi nguyên giá TSCĐ ( cột 7 = cột 4 + cột 5 + cột 6.) Cột E: Ghi những tài liệu kỹ thuật kèm theo TSCĐ khi bàn giao. Bảng kê phụ tùng kèm theo: Liệt kê số phụ tùng, dụng cụ đồ nghề kèm theo TSCĐ khi bàn giao. Sau khi bàn giao xong các thành viên bàn giao, nhận TSCĐ cùng ký vào biên bản. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 2 bản, mỗi bên ( giao, nhận) giữ 1 bản chuyển co phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu. * Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng. Đơn vị: Mẫu số 06 - TSCĐ (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng năm Số TT Chỉ tiêu T% hoặc T Toàn DN TK 627 TK 641 TK 642 TK PX 1 PX2 NG Mkh A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 I. Số khấu hao trích tháng trước 2 II. Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng .. 3 III. Số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng .. 4 IV. Số khấu hao trích trong tháng này Ngày Tháng... Năm. Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (ký, họ tên) - Phương pháp ghi: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ có các cột dọc phản ánh số khấu hao phải tính cho từng đối tượng sử dụng TSCĐ (như cho bộ phận sản xuất – TK 623, 627, cho bộ phận bán hàng – TK 641, bộ phận quản lý – TK 642..) và các hàng ngang phản ánh số khấu hao tính trong tháng trước, số khấu hao tăng giảm và số khấu hao phải tính trong tháng này. 34 - Dòng khấu hao đã tính tháng trước lấy từ bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ tháng trước. - Các dòng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm tháng này được phản ánh chi tiết cho từng TSCĐ có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ theo chế độ quy định hiện hành về khấu hao TSCĐ. - Dòng số khấu hao phải tính tháng này được tính bằng (=) Số khấu hao tính tháng trước công (+) với số khấu hao tăng, trừ (-) số khấu hao giảm trong tháng. - Số khấu hao phải trích tháng này trên Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ được sử dụng để ghi vào các Bảng kê, Nhật ký – chứng từ và sổ kế toán có liên quan ( cột ghi Có TK 214), đồng thời sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm, dịch vụ hoàn thành. 4.2. Tổ chức hạch toán chi tiết 4.2.1. Hệ thống sổ chi tiết kế toán tài sản cố định - Dùng để theo dõi tình hình biến động về TSCĐ cho đơn vị sử dụng trong doanh nghiệp: bộ phấn kế hoạch, bộ phận kế toán - Cơ sở lập: Căn cứ vào chứng từ tăng TSCĐ, kế toán ghi một dòng trên sổ chi tiết của bộ phận sử dụng theo các chỉ tiêu như nguyên giá, nước sản xuất, thời gian bắt đầu sử dụng, công suất thiết kế Trường hợp TSCĐ giảm, kế toán xóa tên TSCĐ trên sổ chi tiết của bộ phận sử dụng, đồng thời hủy thẻ TSCĐ Sổ tổng hợp chi tiết TSCĐ. - Theo dõi tổng hợp tình hình biến động về TSCĐ trong phạm vi toàn doanh nghiệp. - Cơ sở lập sổ: Căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ của đơn vị sử dụng, mỗi đơn vi sử dụng được ghi một dũng trờn sổ tổng hợp TSCĐ. Cuối tháng cộng sổ tổng hợp TSCĐ, số liệu được đối chiếu với sổ cái tài khoản 211.212.213. 4.2.2. Phương pháp lập sổ chi tiết kế toán tài sản cố định 4.1.3.2. Phương pháp ghi sổ kế toán * Sổ tài sản cố định: Đơn vị: .. Mẫu số S21 - TSCĐ Địa chỉ: . (Ban hành theo thông tư số 200/TT-BTC Ngày 22/12/2016 của Bộ trưởng BTC) SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Năm: Loại tài sản:Máy móc thiết bị.. Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ S T T Chứng từ Tên, đặc điểm ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm ĐVSD Số hiệu TSCĐ Nguyên giá Khấu hao KH tính đến khi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm TSCĐ Số hiệu Ngày, tháng Tỷ lệ Mức KH Số u ngày tháng A B C D E G H 1 2 3 4 I K L Sổ này có ..trang, đánh số từ trang.. đến trang.. Ngày mở sổ: Ngày tháng.. Năm.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) - Mục đích: Dùng để theo dõi tình hình tăng, giảm, số khấu hao TSCĐ của từng loại tài sản - Phương pháp ghi: Cột A: Ghi số thứ tự 35 Cột B, C; Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ Cột D, E, G, H: Ghi tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ, nước sản xuất, tháng, năm đơn vị sử dụng, số hiệu TSCĐ Cột 1: Ghi nguyên giá TSCĐ Cột 2, 3, 4: Ghi tỷ lệ trích khấu hao, mức khấu hao TSCĐ và số khấu hao tính đến khi giảm TSCĐ Cột I, K, L: Ghi số hiệu, ngày tháng và lý do giảm TSCĐ * Thẻ tài sản cố định: Đơn vị: Mẫu số 01 - TSCĐ Địa chỉ: (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số: 48 Ngày 05 Tháng 01 năm Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ số: 01. Tên, ký mó hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ Mỏy dập thộp TQ ..Số hiệu TSCĐ 123 .. Nước sản xuất (xây dựng) Trung quốc ..Năm sản xuất 2006 . Bộ phận quản lý, sử dụng PX 1 ..Năm đưa vào sử dụng: 2007 Công suất thiết kế: 200 .. Đình chỉ sử dụng ngày tháng năm . Lý do đình chỉ:.. Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ N.T.N Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hm Cộng dồn A B C 1 2 3 4 Cộng 560,000,000 Phụ tùng, dụng cụ kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ, pt ĐVT Số lượng Giá trị A B C 1 2 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số:ngày ..tháng năm Lý do giảm:.. Ngày. Tháng. Năm Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) - Mục đích: Được sử dụng để theo dõi từng loại tài sản từ khi đưa vào sử dụng đến khi kết thúc quá trình sử dụng tài sản. Để theo dõi, quản lý TSCĐ kế toán sử dụng thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập và phải được kế toán trưởng ký và xác nhận. Thẻ được lưu ở phòng kế toán suốt quá trình sử dụng tài sản. Căn cứ để lập thẻ TSCĐ là biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng trích khấu hao TSCĐ và các tài liệu kỹ thuật có liên quan. - Phương pháp ghi: Cột A: Ghi số hiệu của chứng từ kế toán Cột B: Ghi ngày, tháng, năm đưa TSCĐ vào sử dụng 36 Cột C: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột 1: Ghi nguyên giá của TSCĐ Cột 2, 3, 4: Số năm sử dụng, giá trị hao mòn của TSCĐ và số cộng dồn của TSCĐ. CÂU HỎI ÔN TẬP 1: Tổ chức chứng từ thích hợp cho nghiệp vụ tăng TSCĐ do mua sắm và nghiệp vụ giảm TSCĐ do nhượng bán TSCĐ. 2: Hãy cho biết nguyên lý thiết kế công tác kế toán chi tiết và quy trình ghi chép kế toán chi tiết cho yếu tố TSCĐ 3. Tài liệu của 1 doanh nghiệp về TSCĐ: 1. Mua thiết bi sản xuất thông qua đấu thầu, giá dự kiến 1.200.000 đ, thuế GTGT 120.000.000 đ. Nguồn vốn mua sắm thiết bị là vốn đầu tư XDCB. - Ngày 03/5/N thự hiện đấu thầu dể chọn nhà cung cấp. Nhà cung cấp B- người thắng thầu nhận cung cấp thiết bị với giá thiết bị 1.180.000.000 đ, trong đó thuế GTGT 118.000.000 đ - Ngày 05/5/N, DN thực hiện ký hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp B, hợp đồng quy định: Thiết bị được giao tại DN sau khi ký hợp đồng 10 ngày, thanh toán bằng chuyển khoản sau 30 ngày tính từ ngày kết thúc nghiệm thu bàn giao thiết bị. Nếu trả tiền trước 5 ngày đầu của thời han thanh toán quy định thì được hưởng chiết khấu thanh toán 0.5%. - Ngày 15/5/N nhà cung cấp B giao thiết bị cho DN theo HĐGTGT số 00321 giá thanh toán 1.298.000.000 đ, thuế GTGT 10%, DN thanh lập hội đồng nghiệm thu đưa thiết bị vào sử dụng cho sản xuất. Các chi phí phát sinh trước khi đưa thiết bị vào sử dụng bao gồm: + Chi phí xếp dỡ thiết bị: 500.000đ + Chi phí thuê giám định: 200.000 đ + Chi phí lắp đặt, hiệu chỉnh thiết bị: 2.000.000 đ + Chi phí chạy không tải: 1.300.000 đ + Chi phí thuê hướng dẫn sử dụng: 1.000.000 đ Các chi phí này đều phát sinh bằng tiền mặt. - Ngày 15/6/N DN thanh toán bằng TGN cho nhà cung cấp B (đã nhận được giấy báo Nợ) - Ngày 16/6/N nhà cung cấp B thực hiện thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị 2. Giám đốc được quyền quyết đinh thanh lý một nhà xưởng: Nguyên giá nhà xưởng 450.000.000 đ, số khấu hao lũy kế 435.000.000 đ, phế liệu thu hồi được bán thông qua đấu giá. - Ngày 10/6/N Giám đốc ký quyết đinh thanh lý nhà xưởng và thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. - Ngày 12/6/N Hội đồng thanh lý thực hiện việc thanh lý nhà xưởng. - Ngày 20/6/N chi phí thuê ngoài phát sinh liên quan đến thánh lý TSCĐ chi bằng tiền mặt là 5.500.000 đ, trong đó thuế GTGT10% - Ngày 18/6/N phế liệu thu hồi bán qua đấu giá thu bằng chuyển khoản theo HĐGTGT là 25.000.000 đ, thuế GTGT 10% (đã nhận được giấy báo Có). Yêu cầu: 1. Nêu các chứng từ cần thiết và trình tự luân chuyển chứng từ để hạch toán tăng, giảm TSCĐ tại DN 2. Hãy cho biết mẫu, phương pháp ghi và vai trò của thẻ TSCĐ trong quản ls TSCĐ tăng, giảm. 37 CHƯƠNG 5 KẾ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Mục tiêu bài học Học xong chương này người học có khả năng: 1. Hiểu được các chứng từ kế toán sử dụng để theo dõi thời gian và kết quả lao động 2. Hiểu được quy trình và phương pháp lập các chứng từ kế toán theo dõi tiền lwong 3. Hiểu được điều kiện và thời gian lập các chứng từ kế toán về các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN 4. Hiểu được các đối tượng, cá nhận được hưởng trợ cấp BHXH và quy trình lập các chứng từ liên quan đến trợ cấp BHXH 5. Hiểu được phương pháp lập bảng thanh toán lương, bảng tổng hợp thanh toán lương và bảng phân bổ tiền lương và BHXH 6. Hiểu được phương pháp ghi các sổ kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương. 5.1 Các quy định hiện hành về chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương 5.2 Các chứng từ sử dụng Các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương được lập nhằm mục đích theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động: theo dõi các khoản phải thanh toán cho người lao động trong đơn vị như: Tiền lương, tiền công các khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền công tác phí, tiền làm thêm giờ, theo dõi các khoản thanh toán cho bên ngoài, cho các tổ chức khác như: Thanh toán tiền thuê ngoài, thanh toán các khoản trích nộp theo lương,. Và một số nội dung khác có liên quan đến lao động, tiền lương. Thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm có các khoản mẫu sau: - Bảng chấm công - Bảng chấm công làm thêm giờ - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 5.3 Phương pháp lập chứng từ * Bảng chấm công - Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. - Phương pháp ghi: Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm) phải lập bảng chấm công hàng tháng Cột A,B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận công tác. Cột C; Ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của từng người. Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số: 01a-LĐTL (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) Bảng chấm công Tháng. năm Số TT Họ và tên Ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 31 Số công hưởng lương SP Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% lương Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng .% lương Số công hưởng BHXH A B C 1 2 3 31 32 33 34 35 36 Cộng 38 Cột 1-31: Ghi các ngày trong tháng (từ 01 đến ngày cuối cùng của tháng) Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương sản phẩm của từng người trong tháng. Cột 33: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng. Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương của từng người trong tháng. Cột 35: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng các loại % lương của từng người trong tháng. Cột 36: Ghi tổng số công nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của từng người trong tháng. Hàng ngày tổ trưởng (Trưởng ban, phòng, nhóm) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến cột 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Cuối tháng người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ có liên quan như: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội. - Phương pháp chấm công: Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán tại đơn vị để sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau: + Chấm công ngày: Mỗi ngày người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội nghị, họp,thì mỗi ngày dùng một ký hiệu đểm chấm công cho ngày đó + Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng. * Bảng chấm công làm thêm giờ - Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị. - Phương pháp lập: Mỗi bộ phận (phòng, ban, nhóm.) có phát sinh làm thêm ngoài giờ làm việc theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ, Cột A,B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng lường làm việc thêm giờ trong bộ phận công tác. Cột 1 đến cột 31: Ghi số giờ làm thêm của các ngày trong tháng. Cột 32: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày thường trong tháng Cột 33: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ thứ 7 & CN trong tháng Cột 34: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số: 01b-LĐTL (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) Bảng chấm công làm thêm giờ Tháng.. năm.. STT Họ và tên Ngày trong tháng Cộng giờ làm thêm 1 2 31 Ngày làm việc Ngày thứ 7, CN Ngày lễ. Tế Làm đêm A B 1 2 . 31 32 33 34 35 Cộng 39 Cột 35: Ghi tổng số giờ làm thêm vào buổi tối (tính theo quy định chung của pháp luật không thuộc ca làm việc của người lao động. Hàng ngày tổ trưởng (phòng, ban, nhóm) hoặc người được ủy quyển căn cứ vào số giờ làm thêm thực tế theo yêu cầu công việc của bộ phận mình để chấm giờ làm thêm cho từng người trong các ngày tương ứng trên bảng chấm làm thêm giờ. Cuối tháng, người chấm công, phụ trách bộ phận có người làm thêm ký và giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt vào bảng chấm công làm thêm giờ và chuyển bảng chấm công làm thêm giờ cùng các chứng từ có liên quan về vộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để thanh toán cho từng người lao động. * Bảng thanh toán tiền lương - Dùng để thanh toán tiền lương, là chứng từ làm căn cứ đêt thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. - Bảng thanh toán tiền lwong được lập hàng tháng. Cơ sở để lập Bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ liên quan như: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Cột A,B: Ghi số thứ tự và họ tên của từng người lao động hưởng lương Cột 1,2: Ghi bậc lương và hệ số lương của người lao động. Cột 3,4: Ghi số sản phẩm và số tiền tính theo lương sản phẩm Cộ 5,6: Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian Cột 7,8: Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian hoặc ngừng nghỉ việc hưởng các loại % lương. Cột 9; Ghi các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương. Cột 10: Ghi số phụ cấp khác được tính vào thu nhập của người lao động nhưng không nằm trong quỹ lương, quỹ thưởng. Cột 11: Ghi tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mà người lao động được hưởng. Cột 12: Ghi số tiền tạm ứng kỳ I của người lao động Cột 13, 14, 15, 16: Các khoản khấu trừ vào lương của người lao động và tính ra số tiền phải khấu trừ trong tháng. Cột 17,18: Ghi số tiền còn được nhận kỳII Cột C: Người lao động ký nhạn lương kỳ II * Bảng thanh toán tiền thưởng - Dùng để xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động làm cơ sở để tính thu nhập của người lao động và ghi sổ kế toán. - Phương pháp: Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số: 02-LĐTL (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014) Bảng thanh toán tiền lương Tháng .. năm S T T Họ và tên Bậc lương Hệ số Lương sản phẩm Lương thời gian Nghỉ việc, ngừng việc hưởng . % lương Phụ cấp thuộc quỹ lương Phụ cấp khác Tổng số Tạm ứng kỳ I Các khoản phảI khấu trừ vào lương Kỳ II được lĩnh Số SP Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền BH XH . Thuế TNCN Cộng Số tiền Ký nhận A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 C Cộng 40 - Góc bên trái của bảng thanh toán tiền thưởng phải ghi rõ tên đơn vị, bộ phận được thưởng. Cột A,B,C: Ghi số thứ tự, họ tên, chức vụ của người được thưởng. Cột 1: Ghi bậc lương hiện đang được hưởng để tính ra lương hàng tháng Cột 2,3: Ghi rõ loại thưởng được bình xét, số tiền được thưởng theo mỗi loại. Cột D: Người được thưởng ký nhận tiền thưởng. * Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội - Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương, tiền công thực tế phải trả gồm: Tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động. - Phương pháp: Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số: 11-LĐTL (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014) BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH Tháng .... năm ........ ST T Ghi Có TK Đối tượng sử dụng TK 334- Phải trả CNV TK 338- Phải trả, phải nộp khác Tổng cộng Lương Phụ cấp Các khoản khác Cộng Có TK 334 KPCĐ BHXH BHYT Cộng Có TK 338 A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cộng Ngày ........... tháng .......... năm ............... Người lập biểu ( Ký, họ tên ) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) + Căn cứ vào các bảng thanh toán lương, thanh toán làm đêm, làm thêm giờ.kế toán tập hợp, phân loại chứng từ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính toán số tiền để ghi vào bảng phân bổ này theo các dòng phù hợp cột ghi Có TK 334 hoặc ghi Có TK 335. + Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN và tổng số tiền lương phảI trả ( theo quy định hiện hành) theo từng đối tượng sử dụng tính ra số tiền phảI trích lập để ghi vào các dòng phù hợp cột ghi Có TK 338 ( 3382,3383, 3384, 3389). Số liệu của bảng phân bổ này được sử dụng để ghi vào các bảng kê, Nt ký – Chứng từ và các sổ kế toán có liên quan tùy theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Đồng thời làm căn cứ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành. 5.4 Tổ chức hạch toán chi tiết kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương * Sổ kế toán sử dụng Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số: 03-LĐTL (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014) Bảng thanh toán tiền thưởng Tháng năm STT Họ và tên Chức vụ Bậc lương Mức thưởng Ghi chú Xếp loại thưởng Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 D E Cộng 41 - Sổ chi tiết Tk 334 - Sổ chi tiết Tk 338 ( 338.2; 3383; 3384; 338.9) * Phương pháp lập Đơn vị:. Địa chỉ: Mẫu số: 11-LĐTL (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014) SỔ CHI TIẾT Tên tài khoản:.. Số hiệu: Tháng. Năm ĐVT: . N T Số hiệu CT Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh ghi sổ SH NT Nợ Có I. Số dư đầu tháng II. Số phát sinh trong tháng Cộng phát sinh III. Số dư cuối tháng Ngày ........... tháng .......... năm ............... Người lập biểu ( Ký, họ tên ) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) - Cơ sở lập: Căn cứ vào các chứng từ về tiền lương và các khoản trích theo lương, căn cứ vào các chứng từ thanh toán khác kế toán mở các sổ kế toán chi tiết liên quan đến từng TK 334, 338. Mỗi đối tượng liên quan trên TK 338 được mở trên một sổ kế toán nhằm phản ánh tình hình biến động liên quan đến từng đối tượng theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Mối quan hệ giữa hạch toán lao động và hạch toán kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN? 2. Các chứng từ hạch toán thời gian lao đông, kết quả lao động cần sử dụng trong doanh nghiệp? 3. Tài liệu về tiền lương và các khoản phải trích theo lương tại một doanh nghiệp trong tháng 01/N (1.000 đ): - Tiền lương còn nợ CNV đầu tháng: 30.000. II. Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 01/N: 1. Ngày 05/01: Theo giấy báo Nợ số 025/1 của Ngân hàng Công thương Việt Nam và phiếu thu số 75, doanh nghiệp rút TGNH về chuẩn bị trả lương: 30.000. 2. Ngày 07/01: Theo phiếu chi số 80, trả lương còn nợ kỳ truớc cho CNV: 27.000, số còn lại đơn vị tạm giữ vì công nhân đi vắng chưa lĩnh. 42 3. Ngày 30/01, tính ra số tiền lương và các khoản khác phải trả công nhân viên trong tháng: Bộ phận Lương chính Lương phép Thưởng thi đua BHXH Tổng cộng 1. Phân xưởng I: 162.000 13.500 12.000 7.500 195.000 - CNTTSX 150.000 13.500 9.000 4.500 177.000 - NVQL 12.000 - 3.000 3.000 18.000 2. Phân xưởng II 15.000 6.000 8.250 - 209.250 - CNTTSX 180.000 6.000 6.000 - 192.000 - NVQL 15.000 - 2.250 - 17.250 3. Bộ phận BH 18.000 1.500 750 - 20.250 4. Bộ phận QLDN 22.500 1.500 3.000 - 27.000 Cộng 397.500 22.500 24.000 7.500- 451.500 4. Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định. 5. Ngày 31/01, theo giấy thanh toán tạm ứng số 03/01 và biên bản xử lý vi phạm số 01/N, các khoản khác khấu trừ vào thu nhập của CNV: tạm ứng: 7.500, phải thu khác: 12.000 . 6. Ngày 31/01, nộp KPCĐ (1%), BHXH (20%), BHYT (3%) cho cơ quan quản lý quỹ bằng chuyển khoản (đã nhận được giáy báo Nợ số 75/01) 7. Ngày 31/01: Theo giấy báo Nợ số 076/1 của ngân hàng và phiếu thu số 90, doanh nghiệp rút TGNH về chuẩn bị trả lương 432.000 8. Ngày 31/01, thanh toán lương và các khoản khác cho CNV (phiếu chi số 95): - Lương: 367.500 - BHXH: 7.500 - Tiền thưởng: 24.000 - Số còn lại doanh nghiệp giữ hộ vì công nhân đi vắng Yêu cầu: 1. Lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tháng 01/N 2. Tổ chức hạch toán chi tiết tiền lương và BHXH 43 Chương 6: TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Mục tiêu: Học xong chương này, người học có khả năng: - Biết lập các chứng từ kế toán tập hợp chi phí sản xuất - Nắm được quy trình ghi sổ chi tiết - Biết cách lập các sổ chi phí 6.1 Tổ chức hạch toán ban đầu 6.1.1 Chứng từ sử dụng *) Chứng từ phản ánh hao phí về đối tượng lao động. - Phiếu xuất kho - Bảng kê xuất - Bảng phân bổ vật liệu công cụ. *) Chứng từ phản ánh hao phí về tư liệu lao động - Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. - Phiếu xuất kho công cụ dụng cụ. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. *) Chứng từ phản ánh hao phí về lao động sống. - Bảng thanh toán lương Bảng phân bổ tiền lương *) Các chứng từ phản ánh hao phí khác. - Hóa đơn mua dịch vụ. - Phiếu chi tiền mặt, báo nợ ngân hàng. 6.1.2 Phương pháp lập chứng từ (xem đề cương nội dung chương 2,3,4,5) 6.2 Tổ chức hạch toán chi tiết 6.2.1. Hệ thống sổ kế toán chi tiết a. Sổ chi tiết tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Được mở chi tiết cho từng loại sản phẩm hoặc từng phân xưởng sản xuất. - Cơ sở lập: Căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến vật tư, kế toán ghi phát sinh nợ trên sổ chi tiết trong đó chi tiết cho từng thứ vật tư (vật liệu chính A, vật liệu chính . Cuối tháng công phát sinh nợ tài khoản 621 trên sổ chi tiết kế toán phân bổ hoặc kết chuyển sang tài khoản 154 hoặc 631 chi tiết theo từng loại sản phẩm hoặc phân xưởng sản xuất. b. Sổ chi tiết tài khoản 622- Chi phí nhân công trực tiếp - Được mở chi tiết cho từng loại sản phẩm hoặc từng phân xưởng sản xuất. - Cơ sở lập: Căn cứ vào Bảng thanh toán lương hoặc bảng phân bổ tiền lương kế toán tập hợp phát sinh Nợ vào tài khoản 622. Trong đó chi tiết theo lương chính, lương phụ, phụ cấp lương và các khoản trích theo lương. Cuối tháng công phát sinh Nợ tài khoản 622, kế toán kết chuyển sang tài khoản 154 hoặc 631, chi tiết cho từng loại sản phẩm. c. Sổ chi tiết tài khoản 627- Chi phí sản xuất chung. - Được mở chi tiết cho từng loại sản phẩm hoặc từng phân xưởng sản xuất. - Cơ sở lập: Căn cứ vào Bảng phân bổ 1.2.3.4 và các chứng từ gốc có liên quan. Kế toán tập hợp vào bên Nợ tài khoản 627 chi tiết theo từng điều khoản: Vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí nhân viên, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền Cuối tháng công phát sinh Nợ tài khoản 627, kế 44 toán kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng loại chi phí sản xuất trong kỳ. d. Sổ chi tiết tài khoản 154 (631) - Được mở chi tiết cho từng loại sản phẩm hoặc từng phân xưởng sản xuất. - Cơ sở lập: Căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 621, 622, 627. Cuối tháng kế toán kết chuyển và phân bổ chi phí sản xuất để ghi bên Nợ tài khoản 154 9631) chi tiết cho từng loại sản phẩm. Căn cứ kết quả sản xuất, cuối kỳ kế toán tiền hành đánh giá sản phẩm dở dang theo phương pháp thích hợp, lập bảng tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Kết quả giá thành sẽ được kết chuyern sang tài khoản 155 nếu nhập kho hoặc 157.632 nếu bán thẳng không qua kho. Bảng tính giá thành sản phẩm 6.2.2 Phương pháp lập sổ kế toán chi tiết BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Bộ phận: Số lượng: Khoản mục Dư đầu kỳ Chi phí phát sinh Dư cuối kỳ Tổng giá thành Giá thành đơn vị NVLTT NCTT Sản xuất chung Cộng B¶ng tÝnh gi¸ thµnh ®­îc lËp nh»m tÝnh to¸n vµ ph¶n ¸nh trung thùc, chÝnh x¸c toµn bé c¸c kho¶n chi phÝ liªn quan ®Õn viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm hoµn thµnh. C¨n cø ®Ó lËp b¶ng tÝnh gi¸ thµnh lµ sè liÖu tËp hîp trªn c¸c b¶ng tæng hîp chi phÝ, chi phÝ dë dang ®Çu kú vµ chi phÝ dë dang cuèi kú (x¸c ®Þnh dùa trªn c¸c ph­¬ng ph¸p thÝch hîp) nh»m tÝnh ra gi¸ thµnh thùc tÕ s¶n xuÊt s¶n phÈm vµ gi¸ thµnh ®¬n vÞ cña s¶n phÈm. Doanh nghiÖp s¶n xuÊt ra nhiÒu lo¹i s¶n phÈm ë c¸c giai ®o¹n kh¸c nhau th× ph¶i lËp b¶ng tÝnh gi¸ thµnh cho tõng s¶n phÈm tõng giai ®o¹n. Mục đích chi phí sản xuất, kinh doanh : – Sổ này mở theo từng đối tượng tập hợp chi phí (Theo phân xưởng, bộ phận sản xuất, theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, dịch vụ hoặc theo từng nội dung chi phí). – Mỗi doanh nghiệp, mỗi đơn vị kế toán chỉ có thể áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho, hoặc phương pháp kê khai thường xuyên, hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Khi doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào để áp dụng tại doanh nghiệp, thì phương pháp đó phải được áp dụng nhất quán ít nhất trong một niên độ kế toán. – Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ: Cuối kỳ kế toán phải tiến 45 hành kiểm kê để xác định giá trị thành phẩm, hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Trên cơ sở kết quả kiểm kê xác định giá trị hàng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ, và trị giá hàng hoá, vật tư mua vào trong kỳ để xác định trị giá vật tư, hàng hoá xuất sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh và trị giá vốn của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đã xuất trong kỳ. – Đối với những chi phí sản xuất, kinh doanh không có khả năng hạch toán trực tiếp vào các đối tượng chịu chi phí như: Chi phí sản xuất chung, chi phí tưới tiêu nước, chi phí chuẩn bị đất và trồng mới năm đầu của những cây trồng một lần thu hoạch nhiều lần, thì trước hết phải tập hợp các chi phí này vào tài khoản tập hợp chi phí, sau đó tiến hành phân bổ chi phí sản xuất, kinh doanh đã tập hợp cho các đối tượng chịu chi phí theo các tiêu thức phù hợp. Căn cứ và phương pháp ghi sổ: – Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang – Ngày mở sổ: Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí SXKD kỳ trước – phần “Số dư cuối kỳ”, để ghi vào dòng “Số dư đầu kỳ” ở các cột phù hợp (Cột 1 đến Cột 8). – Phần “Số phát sinh trong kỳ”: Căn cứ vào chứng từ kế toán (chứng từ gốc, bảng phân bổ) để ghi vào sổ chi tiết chi phí SXKD như sau: – Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ; – Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ; 46 – Cột D: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; – Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng; – Cột 1: Ghi tổng số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; – Từ Cột 2 đến Cột 8: Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi vào các cột phù hợp tương ứng với nội dung chi phí đáp ứng yêu cầu quản lý của từng tài khoản của doanh nghiệp. – Phần (dòng) “Số dư cuối kỳ” được xác định như sau: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + phát sinh nợ – phát sinh có. – Kế toán chi tiết từng nội dung chi phí theo quy định theo từng nội dung chi phí như: chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp cụ thể mà chi phí bán hàng có thể được mở thêm một số nội dung chi phí khác. – Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng đã phát sinh trong kỳ vào bên Nợ tài khoản “Chi phí trả trước”. BÀI TẬP Tổ chức lập chứng từ và ghi sổ chi tiết chi phí cho các nội dung sau: Ngày 02/1 1. XuÊt kho NLVL cho NguyÔn V¨n C­êng phôc vô s¶n xuÊt tñ cña PX1: ThÐp tÊm 1 ly: 5.000 kg Que hµn ®iÖn: 100 Kg 2. XuÊt kho NLVL cho NguyÔn V¨n ChiÕn phôc vô s¶n xuÊt cña PX2: S¬n chèng rØ: 20 thïng; s¬n m¹: 20 thïng; kho¸ tñ 100 c¸i. 3. Chi tiÒn mÆt mua v¨n phßng phÈm dïng ngay cho c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp sè tiÒn c¶ thuÕ GTGT 10% lµ 5.500. Ngày 05/1 1. XuÊt kho cho NguyÔn V¨n C­êng 15.500 kg thÐp 1 ly ®Ó trùc tiÕp s¶n xuÊt s¶n phÈm cña ph©n x­ëng 1. 2. XuÊt kho 25 thïng s¬n chèng rØ vµ 08 thïng s¬n m¹ cho PX 2 ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm. 3. «ng NguyÔn V¨n §¹t Thanh to¸n t¹m øng: Mua thÐp 1 ly ®· xuÊt dïng ngay cho PX 1 s¶n xuÊt theo Ho¸ ®¬n GTGT sè 0505 (05/01). Mua 5.300 kg thÐp 1 ly gi¸ mua ch­a cã thuÕ GTGT: 477.600, thuÕ GTGT: 47.760, tæng gi¸ thanh to¸n lµ 525.360 4. «ng NguyÔn V¨n §¹t Thanh to¸n t¹m øng: Mua thÐp 1 ly ®· xuÊt dïng ngay cho PX 1 s¶n xuÊt theo Ho¸ ®¬n GTGT sè 0505 (05/01). Mua 5.300 kg thÐp 1 ly gi¸ mua ch­a cã thuÕ GTGT: 477.600, thuÕ GTGT: 47.760, tæng gi¸ thanh to¸n lµ 525.360 47 Ngµy 08/01 1. Nh­îng b¸n mét xe « t« Ford 4 chç ngåi ®ang dïng t¹i bé phËn qu¶n lý cã nguyªn gi¸: 650.000, ®· hao mßn: 80.000. Gi¸ b¸n theo ho¸ ®¬n GTGT sè 0802: gi¸ ch­a cã thuÕ GTGT: 590.000, thuÕ GTGT: 59.000. Kh¸ch hµng ®· thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, doanh nghiÖp ®· thu tiÒn ®ñ. Ngµy 09/01 1. PhiÕu xuÊt kho: xuÊt 20 c¸i mÆt n¹ phßng ®éc cho PX 1 vµ 10 c¸i cho PX2. 2. PhiÕu chi: Chi hoa hång ®¹i lý theo gi¸ b¸n ch­a cã thuÕ lµ 14.500, thuÕ GTGT 10% lµ 1.450, tæng thanh to¸n 15.950 cho §¹i lý Thiªn H­¬ng. ho¸ ®¬n 0904 Ngày 10/01 1. XuÊt kho 5.000 kg thÐp tÊm 1 ly cho «ng NguyÔn V¨n C­êng ph©n x­ëng 1 Ngày 11/01 1. PhiÕu chi: Chi tiÒn thanh to¸n cho c«ng ty Minh V­¬ng sè tiÒn c¶ thuÕ GTGT 5%: 5.250 vÒ kho¶n thuª xe vËn chuyÓn tñ ®i b¸n cho C«ng ty Hoµng Long. ( H§ 1102) 2. XuÊt kho 7.500 kg thÐp 1 ly vµ 100 kg que hµn cho «ng NguyÔn V¨n C­êng ®Ó trùc tiÕp s¶n xuÊt s¶n phÈm cña PX 1. 3. XuÊt kho 10 thïng s¬n chèng rØ, 20 b×nh phun s¬n cho «ng NguyÔn V¨n ChiÕn PX 2 ®Ó SX tñ Ngày 12/01 1. B¸n 500 cæ phiÕu cña c«ng ty FPG, gi¸ b¸n 90/cæ phiÕu. §· nhËn ®­îc GiÊy B¸o Cã sè 004 (12/1) cña ng©n hµng. 2. PhiÕu chi: chi thanh to¸n chiÕt khÊu thanh to¸n cho c«ng ty Hoµng Long sè tiÒn: 8.000. Ngày 15/01 1. PhiÕu chi: chi thanh to¸n tiÒn thuª thu dän phÕ th¶i trong ph©n x­ëng1: 2.000. 2. XuÊt kho cho NguyÔn V¨n C­êng 3.000 kg thÐp tÊm 1 ly cho ph©n x­ëng 1. Ngày 16/01 1. XuÊt kho 05 m¸y vi tÝnh cho «ng NguyÔn V¨n Vinh phßng TCHC bµn giao cho Phßng kÕ to¸n: 01 c¸i, phßng kÕ ho¹ch: 02 c¸i; Bé phËn tiªu thô SP: 01 c¸i; Ph©n x­ëng 1: 01 c¸i. Sè m¸y tÝnh trªn dù kiÕn sö dông trong thêi gian 36 th¸ng, mçi th¸ng ph©n bæ mét lÇn. KÕ to¸n ®· ph©n bæ vµo chi phÝ cña th¸ng nµy. 2. PhiÕu chi: chi héi nghÞ kh¸ch hµng: 20.000.(«ng NguyÔn V¨n Th¾ng phßng tiÕp thÞ) Ngày 17/01 1. PhiÕu xuÊt kho vËt t­: cho NguyÔn V¨n ChiÕn 10 thïng s¬n chèng rØ, 6 thïng s¬n m¹ cho ph©n x­ëng 2. Ngày 18/01 1. PhiÕu xuÊt kho vËt t­: XuÊt 190 bé b¶o hé lao ®éng cho ph©n x­ëng. Trong ®ã PX 1: 100 bé («ng NguyÔn ViÖt C­êng ), PX2: 90 bé.(«ng NguyÔn V¨n ChiÕn) 48 2. PhiÕu chi: thanh to¸n tiÒn dÞch vô thuª ngoµi phôc vô qu¶n lý chung: 2.000. («ng NguyÔn §øc Lu©n) Ngày 23/01 1. PhiÕu chi: Chi thanh to¸n hoa hång cho c«ng ty thiªn H­¬ng sè tiÒn: 4.500. (Ng­êi nhËn NguyÔn THiªn H­¬ng) 2. ñy nhiÖm chi, kÌm theo GBN sè 012 ( 23/1) cña ng©n hµng th«ng b¸o thanh to¸n tiÒn thuª qu¶ng c¸o s¶n phÈm: 20.000. Ngày 24/01 1. PhiÕu xuÊt kho: xuÊt kho 5.000 kg thÐp tÊm 1 ly, 200 kg que hµn cho «ng NguyÔn V¨n C­êng PX1. 2. PhiÕu xuÊt kho: XuÊt kho 8 m¸y phun s¬n vµ 10 b×nh phun s¬n cho «ng NguyÔn V¨n ChiÕn PX2. 3. PhiÕu chi: Chi giao dÞch cho NguyÔn V¨n §¹t ®Ó thuª tµi s¶n cña c«ng ty tµi chÝnh Habubank sè tiÒn: 10.000. Ngày 25/01 1. PhiÕu chi: (cho «ng NguyÔn V¨n §¹t) Chi thanh to¸n tiÒn thuª tµi s¶n cho c«ng ty cho thuª tµi chÝnh Habubank theo ho¸ ®¬n GTGT sè: 2502 sè tiÒn: 11.900, trong ®ã: Nî gèc: 7.000, thuÕ GTGT: 700, l·i: 4.200. Ngày 26/01 2. PhiÕu xuÊt kho: Cho «ng NguyÔn V¨n ChiÕn PX2 10 thïng s¬n chèng gØ vµ 10 thïng s¬n m¹ Ngày 30/01 1. B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng s¶n phÈm ph¶i tr¶ c«ng nh