Đề cương bài giảng Quản trị nhân lực

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA KINH TẾ ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC (Tài liệu lưu hành nội bộ) Hưng Yên 1 CHƢƠNG 1: VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG CÁC TỔ CHỨC 1.1. Đối tƣợng và nội dung môn học Quản trị nhân lực 1.1.1. Đối tƣợng môn học Quản trị nhân lực §«Ý t-îng: Lµ ng-êi lao ®éng víi t- c¸ch lµ nh÷ng c¸ nh©n trong mét tæ chøc vµ c¸c ho¹t ®éng cã liªn quan ®Õn c«ng viÖc vµ quyÒn lîi cña ng-êi lao ®éng. 1.1.2. Nội dung môn học Quản trị nhân lực C¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ nh©n lùc: + H×nh thµnh, thu hót nguån nh©n lùc.  KÕ ho¹ch ho¸ nguån nh©n lùc (lËp kÕ ho¹ch chiÕn l-îc nguån nh©n lùc) lµ viÖc x¸c ®Þnh nhu cÇu vÒ nguån nh©n lùc trong mét giai ®o¹n nµo ®ã phï hîp víi chiÕn l-îc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña tæ chøc vµ t×m c¸c gi¶i ph¸p ®Ó cã ®-îc nguån nh©n lùc ®ã trªn c¬ së sö dông mét c¸ch hiÖu qu¶ nguån nh©n lùc hiÖn cã.  ThiÕt kÕ vµ ph©n tÝch c«ng viÖc  ThiÕt kÕ c«ng viÖc lµ viÖc x¸c ®Þnh c¸c nhiÖm vô mµ mét ng-êi lao ®éng hoÆc mét nhãm ng-êi lao ®éng ph¶i ®¶m nhiÖm. Môc tiªu lµ t¹o ra nh÷ng c«ng viÖc hîp lý.  Ph©n tÝch c«ng viÖc lµ viÖc x¸c ®Þnh c¸c nhiÖm vô vµ c¸c kü n¨ng cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc.  Biªn chÕ nh©n lùc: lµ viÖc thu hót, s¾p xÕp ng-êi lao ®éng vµo c¸c vÞ trÝ kh¸c nhau. Bao gåm: TuyÓn dông, bè trÝ x¾p xÕp, thuyªn chuyÓn, ®Ò b¹t.  §µo t¹o vµ ph¸t triÓn nguån nh©n lùc Nhãm nµy bao gåm c¸c ho¹t déng gióp cho ng-êi lao ®éng cã ®-îc nh÷ng kiÕn thøc, kinh nghiÖm, kü n¨ng míi trong qu¸ tr×nh lµm viÖc. §µo t¹o th× bao gåm ®µo t¹o míi vµ ®µo t¹o l¹i ®Ó gióp ng-êi lao ®éng cã thÎ thÝch øng ®-îc víi c¸c yªu cÇu c«ng viÖc míi.  Duy tr× vµ ph¸t triÓn c¸c mèi quan hÖ x· héi.  §¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc  Tr¶ c«ng lao ®éng  X©y dùng c¸c mèi quan hÖ lao ®éng t¹o bÇu kh«ng khÝ t©m lý x· héi tèt cho tËp thÓ: Ký H§L§, T¦L§TT, gi¶i quyÕt c¸c tranh chÊp, c¶i thiÖn ®iÒu kiÖn lao ®éng, ®iÒu kiÖn lµm viÖc. 2 1.2. Thực chất của Quản trị nhân lực 1.2.1. Khái niệm, mục tiêu và tầm quan trọng của Quản trị nhân lực 1.2.1.1. Khái niệm: - Tæ chøc lµ tÊt c¶ c¸c ®¬n vÞ cã lao ®éng - Nguån nh©n lùc lµ tÊt c¶ nh÷ng ng-êi lao ®éng lµm viÖc trong tæ chøc ®ã.Cßn nh©n lùc ®-îc hiÓu lµ nguån lùc con ng-êi mµ nguån lùc nµy gåm thÓ lùc vµ trÝ lùc. +ThÓ lùc chØ søc khoÎ cña b¶n th©n phô thuéc vµo vãc d¸ng, t×nh tr¹ng søc khoÎ cña tõng ng-êi. ThÓ lùc phô thuéc vµo tuæi t¸c, thêi gian c«ng t¸c, giíi tÝnh + TrÝ lùc: chØ sù hiÓu biÕt, tµi n¨ng, n¨ng khiÕu cña tõng ng-êi - Qu¶n trÞ nh©n lùc lµ qu¶n lý con ng-êi trong tæ chøc. Qu¶n lý ë ®©y ®ã chÝnh lµ: + ViÖc thu hót ng-êi lao ®éng vµo lµm viÖc trong tæ chøc + Bè trÝ hä nh÷ng c«ng viÖc vµ vÞ trÝ phï hîp víi kh¶ n¨ng vµ n¨ng lùc lµm viÖc cña hä; + §µo t¹o hä ®Ó hä cã thÓ n©ng cao tr×nh ®é, ®¸p øng víi yªu cÇu c«ng viÖc; + §¸nh gi¸ kh¶ n¨ng lµm viÖc cña hä, ®Ó cã thÓ n©ng l-¬ng, ®Ò b¹t hay sa th¶i hä. + Duy tr× vµ gi÷ nguån lao ®éng ®Ó nguêi lao ®éng g¾n bã víi doanh nghiÖp t¹o ra sù æn ®Þnh nguån lao ®éng. - Qu¶n trÞ nh©n lùc lµ tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng nh»m thu hót, sö dông, ®¸nh gi¸, ph¸t triÓn, b¶o toµn vµ g×n gi÷ ng-êi lao ®éng phï hîp víi yªu cÇu cña tæ chøc c¶ vÒ mÆt sè l-îng vµ chÊt l-îng. HiÖn nay, c¸c doanh nghiÖp vµ tæ chøc kh¸c nhau th× bé phËn thùc hiÖn c«ng viÖc qu¶n trÞ nh©n sù l¹i cã tªn kh¸c nhau: Phßng hµnh chÝnh nh©n sù, Phßng tæ chøc c¸n bé, Phßng hµnh chÝnh qu¶n trÞ. 1.2.1.2. Môc tiªu: Qu¶n lý cã hiÖu qu¶ nguån nh©n lùc hiÖn cã ®Ó t¨ng hiÖu qu¶ chung cña tæ chøc: a. T¹o ra sù tho¶ m·n ngµy cµng cao cho ng-êi lao ®éng. b. §Ó ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng, n¨ng lùc cña ng-êi lao ®éng, t¨ng sù g¾n bã l©u dµi víi doanh nghiÖp. Hai môc tiªu nµy g¾n bã víi nhau chÆt chÏ, t¨ng hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cho DN 1.2.1.3. TÇm quan träng cña qu¶n trÞ nh©n lùc. - §Ó mét tæ chøc cã thÓ tiÕn hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh bao giê còng cÇn cã 4 yÕu tè lµ: Vèn, Nh©n lùc, C«ng nghÖ, Th«ng tin. 3 TÇm quan träng cña qu¶n trÞ nh©n lùc xuÊt ph¸t tõ tÇm quan träng cña con ng-êi trong ho¹t ®éng cña tæ chøc.V× vËy ®Ó tæ chøc cã thÓ ho¹t ®éng thµnh c«ng th× cÇn qu¶n lý tèt c¸c nguån lùc ®ã.Do vËy qu¶n lý con ng-êi còng cÇn thiÕt nh- c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý kh¸c. MÆt kh¸c, ®Ó vèn, c«ng nghÖ, th«ng tin cã thÓ sö dông vµ sö dông hiÖu qu¶ th× cÇn ph¶i cã con ng-êi. Con ng-êi lµ yÕu tè quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng hay lµ yÕu tè quyÕt ®Þnh hiÖu qña sö sông c¸c nguån lùc kh¸c. VËy ho¹t ®éng nguån nh©n lùc lµ ho¹t ®éng qu¶n lý quan träng nhÊt trong tæ chøc. - §Æc biÖt trong thêi gian hiÖn nay th× qu¶n trÞ nguån nh©n lùc cµng cã tÇm quan träng v×: Ta biÕt r»ng víi sù ra ®êi cña nhiÒu doanh nghiÖp, nhiÒu c«ng ty trong khi ®ã thÞ tr-êng cã giíi h¹n v× vËy mµ sù c¹nh tranh gi÷a c¸c doanh nghiÖp ngµy cµng trë nªn ngay g¾t vÒ mäi mÆt nh- vÒ s¶n phÈm, thÞ phÇn.nh-ng c¹nh tranh gay g¾t nhÊt lµ c¹nh tranh vÒ nguån nh©n lùc. HiÖn t-îng nh¶y viÖc ®èi víi c¸c nh©n viªn ngµy cµng phæ biÕn, nã g©y mÊt æn ®Þnh trong ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp.V× vËy ®Ó doanh nghiÖp cã thÓ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh hiÖu qu¶ th× cÇn ph¶i giao ®óng ng-êi, ®óng viÖc phï hîp víi kh¶ n¨ng vµ n¨ng lùc cña mçi ng-êi lao ®éng. Muèn lµm ®-îc ®iÒu nµy cÇn lµm tèt c«ng t¸c QTNL 1.1.3. Các hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp 1.1.4. Triết lý quản trị nhân lực 1.1.4.1.Trường phái cổ điển ( Tổ chức lao động khoa học) “Con người được coi như một loại công cụ lao động”, hình thành vào cuối thế kỷ 19 khi các nhà tư bản mong muốn gia tăng tối đa lợi nhuận bằng cách kéo dài thời gian lao động, sử dụng lao động là trẻ em, phụ nữ. Bản chất đa số con người không muốn làm việc, họ quan tâm nhiều đến cái họ kiếm được chứ không phải là công việc, rất ít người muốn và có thể làm những công việc đòi hỏi tính sáng tạo, độc lập và tự kiểm soát; và quan niệm rằng khi được trả lương cao, người lao động có thể chấp nhận các mức sản lượng ấn định tối đa.Vì thế, người quản lý phải trực tiếp giám sát chặt chẽ, phân chia công việc thành những bộ phận thao tác đơn giản, dễ hướng dẫn, dễ làm. Thực sự kết quả là năng suất lao động tăng bằng các định mức “vắt kiệt mồ hôi sức lực”, biện pháp tổ chức lao động khoa học “giản đơn hóa công việc” một cách nhàm chán, bóc lột sức lao động đến mức có thể. Đây là trường phái cổ điển (tổ chức lao động khoa học), đại diện là F.W.Taylor, H.Fayol, Gantt ; với một số nguyên tắc quản lý con người: - Thống nhất chỉ huy và điều khiển. - Phân công lao động và chuyên môn hóa các chức năng. 4 - Phân chia con người làm 2 bộ phận : thiết kế - tổ chức sản xuất (kỹ sư, ..) và chuyên thực hiện công việc (công nhân) - Hình thành quy chế quản lý bằng văn bản. - Tập trung quyền lực cho cấp cao nhất. - Không ai có thể lợi dụng để mưu cầu lợi ích riêng. - Tiêu chuẩn hóa và thống nhất các thủ tục. - Thiết lập trật tự và kỷ luật nghiêm ngặt. - Lợi ích bộ phận phụ thuộc lợi ích chung. - Phân tích hợp lý, khoa học mọi công việc. - Công bằng, không thiên vị. - Nhà quản lý phải tìm ra phương pháp tốt nhất để thực hiện công việc, rồi huấn luyện cho công nhân. - Quản lý doanh nghiệp là công việc của các chuyên gia (kỹ sư, nhà kinh tế 1.1.4.2.Trường phái tâm lý- xã hội học (Các mối quan hệ con người) „Con người muốn được cư xử như những con người”, do các nhà tâm lý, xã hội học ở các nước tư bản công nghiệp đề xướng và phát triển. Quan niệm này đề cao các quy luật chi phối thái độ cư xử của con người trong quá trình làm việc, người quản lý phải tạo ra một bầu không khí tốt, dân chủ, lắng nghe ý kiến người lao động. Đây là trường phái tâm lý – xã hội học (hay các mối quan hệ con người), đại diện là Mc Gregore, Elton Mayo, Maslow ; với một số nguyên tắc quản lý con người : - Phân quyền, trách nhiệm cho cấp dưới. - Cho nhân viên tham gia, đóng góp vào công việc chung. - Đề cao vai trò động viên của người quản lý. - Xây dựng các mối quan hệ dựa trên lòng tin hơn là dựa quyền lực. - Phát triển tinh thần trách nhiệm, tự kiểm tra. - Phát triển công việc theo tập thể tổ, đội. - Tạo ra bầu không khí lao động tốt đẹp. - Nhà quản lý phải hiểu người lao động nghĩ gì, cần gì, khó khăn gì . - Tạo ra sự gắn bó, đồng cảm giữa con người. - Xử lý các dư luận một cách khách quan, có lợi cho công việc chung. - Đào tạo nhà quản lý thành các nhà tâm lý học lao động, giỏi động viên, xây dựng các mối quan hệ với con người. 1.1.4.3.Trường phái hiện đại ( Khai thác các tiềm năng con người) “Con người có các tiềm năng cần được khai thác và làm cho phát triển”. Bản chất con người không phải là không muốn làm việc. họ muốn góp phần thực hiện mục tiêu, họ có năng lực độc lập và sáng tạo. Người quản lý phải biết động viên, khuyến khích để họ đem hết khả năng tham gia giải quyết công việc. Cho họ 5 quyền độc lập, tự kiểm soát và biết tôn trọng họ, họ sẽ phát huy hết tiềm năng của bản thân để cống hiến cho Doanh nghiệp. Đồng thời xuất hiện chính sách thương lượng “win – win” giữa chủ Doanh nghiệp và người lao động. Đây là trường phái hiện đại (khai thác tiềm năng con người), đại diện là Drucker, Chandler, Lewrence, ; với một số nguyên tắc quản lý con người: - Coi Doanh nghiệp gồm nhiều người là hệ thống mở, cần luôn thích ứng với môi trường bên ngoài. - Những con người trong tổ chức phải được vận hành một cách thống nhất, gắn kết như một. - Quản lý cần mềm dẻo, uyển chuyển để thích ứng với môi trường xung quanh luôn phát triển, thay đổi. - Cải thiện điều kiện lao động, chất lượng cuộc sống cho người lao động. - Phát triển các hình thức mới về tổ chức lao động, làm phong phú các chức năng tổ, đội tự quản, vv - Giải quyết các vấn đề về kinh tế, kỹ thuật trong Doanh nghiệp không được tách rời vấn đề xã hội (yếu tố con người trong đó) - Bàn bạc, thuyết phục, thương lượng với con người để đạt được sự đổi mới, đặc biệt chú ý đến bộ phận tích cực. - Nhà quản lý phải có đầu óc chiến lược, đầu óc tổ chức, giỏi làm việc với con người, động viên, phát huy được khả năng con người. Ta thấy so với quan niệm thứ hai thì quan niệm thứ ba này : + Phát triển tư tưởng quản lý tâm lý – xã hội học lên một mức cao hơn. + Đánh giá con người cao hơn rất nhiều so với trường phái cổ điển, đặc biệt cho rằng con người có nhiều khả năng cần tìm cách khai thác, huy động vào sản xuất. + Con người là một hệ thống mở, phức tạp và độc lập; cần thấy rõ vấn đề này khi quản lý con người. + Muốn thỏa mãn con người trong lao động, cuộc sống cần có nhiều điều kiện. Chính vì vậy chúng ta cần quan tâm đến các vấn đề sau : + Kinh nghiệm các nước công nghiệp phát triển ngày nay đều sử dụng kết hợp các quan niệm, các trường phái vào quản lý con người một cách có chọn lọc, nhuần nhuyễn. + Triết lý của nhà quản lý cấp cao nhất ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống Quản trị nguồn nhân lực. + Khi hoạch định chính sách nguồn nhân lựccần quan tâm : tôn trọng, quý mến người lao động; tạo điều kiện để họ đạt năng suất; quan tâm nhu cầu vật chất, tinh thần, nhu cầu tâm lý, xã hội; làm cho họ ngày càng có giá trị trong xã hội; thấy rõ mối quan hệ mật thiết kỹ thuật – kinh tế - pháp luật – xã hội khi giải quyết các vấn 6 đề liên quan đến con người; quản lý con người một cách văn minh, nhân bản, làm cho họ thấy hạnh phúc trong lao động và cuộc sống. 1.1.5. Quản trị nhân lực là một khoa học và là một nghệ thuật 1.2. Ảnh hƣởng của môi trƣờng đối với Quản trị nhân lực - M«i truêng bªn ngoµi:  Khung c¶nh kinh tÕ- ChÝnh trÞ: Chu kú kinh tÕ vµ chu kú kinh doanh ¶nh h-ëng rÊt lín ®Õn QTNS Khi kinh tÕ ph¸t triÓn th× nhu cÇu cña con ng-êi còng t¨ng lªn , søc mua t¨ng. Nªn ®Ó ®¸p øng nhu cÇu doanh nghiÖp sÏ më réng s¶n suÊt nªn cÇn thªm lao ®éng v× vËy doanh nghiÖp sÏ tuyÓn thªm lao déng. Khi kinh tÕ suy tho¸i hay cã chiÒu h-íng ®i xuèng th× c«ng ty mét mÆt muèn duy tr× lùc l-äng lao déng cã tay nghÒ, mét mÆt ph¶i gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt v× vËy doanh nghiÖp cµn ph¶i gi¶m giê lµm viÖc, cho nh©n viªn nghØ t¹m, hoÆc gi¶m bít phóc lîi hoÆc lµ ph¶i cho mét sè nh©n viªn th«i viÖc.  D©n sè- nguån lao ®éng. D©n sè ¶nh h-ëng trùc tiÕp ®Õn nguån nh©n lùc. Quy m«, c¬ cÊu d©n sè ¶nh h-ëng ®Õn quy m« vµ c¬ cÊu nguån lao ®éng. §Æc ®iÓm cña d©n sè viÖt nam lµ d©n sè trÎ, mËt ®é d©n sè cao nªn lùc l-îng lao ®éng dåi dµo. Tuy nhiªn chÊt l-îng hay tr×nh ®é lao ®éng viÖt nam cßn thÊp: Do ®ã chÊt l-îng nguån nh©n lùc n-íc ta cßn thÊp, do ®ã viÖc thu hót nguån lao ®éng chÊt l-îng còng thÊp.  ChÝnh s¸ch ph¸p luËt cña Nhµ n-íc. LuËt lao ®éng cña n-íc ta ®-îc ban hµnh vµ ®-a vµo ¸p dông tõ th¸ng 1/1995 . Vµ còng cã luËt riªng ¸p dông cho nh÷ng nh©n viªn lµm trong c¸c h·ng kh¸c nhau: nh- liªn doanh, 100 % vèn n-íc ngoµi hay c¸c doanh nghiÖp trong n-íc. ViÖc LuËt lao ®éng ra ®êi nã ¶nh h-ëng ®Õn c¸c chÝnh s¸ch vÒ NNL trong tæ chøc nh- chÝnh s¸ch vÒ tiÒn l-¬ng, vÒ thêi gian lao ®éng... Mµ doanh nghiÖp kh«ng ph¶i muèn lµm g× còng ®-îc.  Khoa häc kü thuËt Khoa häc kü thuËt ®-îc ®-a vµo s¶n xuÊt, ho¹t ®éng th×: Doanh nghiÖp cÇn tæ chøc, bè trÝ x¾p xÕp ng-êi lao ®éng vµo nh÷ng vÞ trÝ thÝch hîp,mét sè c«ng viÖc hay mét sè kü n¨ng kh«ng cÇn thiÕt n÷a còng nh- lµ viÖc ®µo t¹o, n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n, kü thuËt ®Ó hä cã thÓ ®¸p øng víi yªu cÇu cña c«ng viÖc, ®«i khi lµ ph¶i tuyÓn thªm lao ®éng.  V¨n ho¸- X· héi. 7 ChuÈn mùc v¨n ho¸ - x· héi cña mçi quèc gia nã ¶nh h-ëng ®Õn c¸ch thøc qu¶n lý nã ¶nh h-ëng ®Õn phong c¸ch qu¶n lý.  §èi thñ c¹nh tranh Tæ chøc nµo còng muèn thu hót ®-îc nh÷ng ng-êi lao ®éng cã n¨ng lùc, cã tr×nh ®é thùc hiÖn c«ng viÖc. V× vËy ®Ó cã thÓ cã ®-îc nh÷ng ng-êi lao ®éng Êy th× doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã c¸c chÝnh s¸ch ®Ó thu hót, kÐo hä vÒ phÝa doanh nghiÖp m×nh. VÝ dô chÝnh s¸ch vÒ tiÒn l-¬ng, hay lµ c¸ch chÝnh s¸ch ®·i ngé...  Kh¸ch hµng Kh¸ch hµng kh«ng trùc tiÕp t¸c ®éng ®Õn qu¶n lý nh©n lùc. Nh-ng kh¸ch hµng lµ nh©n tè quyÕt ®Þnh ®Õn sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña tæ chøc, ¶nh h-ëng ®Õn c¬ héi lµm viÖc cho ng-êi lao ®éng. Tõ ®ã nhµ qu¶n lý cÇn ra c¸c quy ®Þnh hay lµm sao cho nh©n viªn hiÓu râ t¹o ra sù tho¶ m·n ngµy cµng cao cho kh¸ch hµng lµ nhiÖm vô cña mçi ng-êi lao ®éng.  ChÝnh quyÒn ®oµn thÓ. - C¸c yÕu tè bªn trong  Môc tiªu cña tæ chøc: Lµ c¸c kÕt qu¶ cô thÓ mµ tæ chøc cÇn ®¹t ®-îc trong mét giai ®o¹n nµo ®ã. Môc tiªu cña tæ chøc th× quy ®Þnh quyÒn h¹n, chøc n¨ng cña mçi bé phËn trong ®ã cã bé phËn NNL. VD: Môc tiªu lµ t¨ng thÞ phÇn th× c¸c ho¹t ®éng cô thÓ lµ: + Thùc hiÖn marketing( cña bé phËn Mar) + S¶n phÈm ph¶i n©ng cao chÊt l-îng, sè l-îng( bé phËn s¶n xuÊt, nh©n lùc) + Hoµn thiÖn mÉu m· s¶n phÈm....  ChÝnh s¸ch cña tæ chøc: ChÝnh s¸ch ®ã lµ c¸c quy ®Þnh, quy chÕ ®uîc quy ®Þnh, lµ cô thÓ ho¸ cña c¸c chiÕn l-îc. VÝ dô: ChÝnh s¸ch vÒ ®µo t¹o, tuyÓn dông, quy chÕ tr¶ l-¬ng...  V¨n ho¸ cña tæ chøc VHTC là niÒm tin, thãi quen, gi¸ trÞ ®-îc chia sÎ trong ph¹m vi mét tæ chøc vµ quy ®Þnh hoÆc t¹o ra nh÷ng chuÈn mùc hµnh vi øng xö cña c¸c c¸ nh©n trong tæ chøc ®ã. Nã cã thÓ lµ ghi l¹i thµnh v¨n b¶n hay lµ sù ngÇm hiÓu cña c¸c nh©n viªn trong tæ chøc ®ã. V¨n ho¸ tæ chøc bÞ ¶nh h-ëng m¹nh bëi phong c¸ch l·nh ®¹o. HiÖn nay th× v¨n ho¸ tæ chøc ®-îc chia thµnh: 8 + V¨n ho¸ khÐp kÝn: Th«ng tin gi÷a c¸c c¸ nh©n kh«ng ®-îc chia sÎ, mäi quyÕt ®Þnh trong tæ chøc ®Òu lµ do ng-êi l·nh ®¹o cÊp trªn thùc hiÖn, ng-êi cÊp duíi chØ cã nhiÖm vô lµ thi hµnh mÖnh lÖnh ®ã. + V¨n ho¸ më: Th«ng tin ®-îc trao ®æi, khuyÕn khÝch trao ®æi, cïng tham gia ®ãng gãp c¸c ý kiÕn ®Ó ®-a ra c¸c quyÕt ®Þnh nh»m ph¸t triÓn tæ chøc. HiÖn nay v¨n hãa cña c¸c tæ chøc lµ tæng hîp gi÷a hai lo¹i v¨n ho¸ trªn. 1.3. Quá trình hình thành và phát triển của Quản trị nhân lực Ch-¬ng 2: Sù ph©n chia tr¸ch nhiÖm vÒ Qu¶n trÞ nh©n lùc 9 2.1. Sù ph©n chia tr¸ch nhiÖm qu¶n lý nguån nh©n lùc trong c¸c tæ chøc 2.1.1. Sù ph©n chia tr¸ch nhiÖm qu¶n lý nguån nh©n lùc trong c¸c tæ chøc - TÊt c¶ c¸c c¸n bé qu¶n lý ®Òu tham gia vµo c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý nguån nh©n lùc - C¸c c¸n bé qu¶n lý trùc tiÕp c¸c bé phËn thùc hiÖn hÇu hÕt c¸c c«ng viÖc qu¶n lý nguån nh©n lùc ®èi víi nh©n viªn trong bé phËn m×nh phô tr¸ch. - C¸n bé chuyªn tr¸ch vÒ nguån nh©n lùc cã nhiÖm vô h-íng dÉn, trî gióp c¸c c¸n bé qu¶n lý, truëng c¸c phßng ban thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ viÖc qu¶n lý cña m×nh. Hä t- vÊn cho c¸c c¸n bé cÊp cao c¸c ph-¬ng ph¸p tèi -u trong viÖc sö dông c¸c nguån lùc. 2.1.2. Vai trò và quyền hạn của bộ phận chức năng về nguồn nhân lực 2.1.2.1. Vai trß  T- vÊn h-íng dÉn: Bé phËn nh©n lùc ®ãng vai trß t- vÊn vµ cè vÊn cho c¸c cÊp qu¶n trÞ kh¸c. Ch¼ng h¹n nh- mét bé phËn nµo ®ã cã vÊn ®Ò vÒ nh©n c«ng bá viÖc, bé phËn kh¸c cã vÊn ®Ò vÒ sù ph¶n ®èi cña nguêi lao ®éng ... khi ®ã th× bé phËn nh©n sù ph¶i thu thËp th«ng tin, n¾m b¾t chÝnh s¸ch, còng nh- viÖc sö dông c¸c kü n¨ng ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò mét c¸ch tho¶ ®¸ng nhÊt.  Trî gióp, phôc vô: Víi vai trß nµy bé phËn tæ chøc sÏ thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng chuyªn m«n: tæ chøc c«ng t¸c tuyÓn dông, x©y dùng phiÕu ®¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc... nh»m phôc vô trùc tiÕp cho ho¹t ®éng qu¶n lý nguån nh©n lùc vµ c¸c bé phËn kh¸c.  Vai trß kiÓm so¸t: Bé phËn nh©n sù ®¶m nhËn c¸c chøc n¨ng kiÓm tra b»ng c¸ch gi¸m s¸t c¸c bé phËn kh¸c cã ®¶m b¶o thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch, ch-¬ng tr×nh thuéc vÒ nh©n sù ®· ®Ò ra hay kh«ng. Khi thùc hiÖn vai trß nµy, c¸c thµnh viªn cña bé phËn nh©n sù ®-îc coi lµ nh÷ng ng-êi ®¹i diÖn hoÆc ng-êi uû quyÒn cña c¸n bé cÊp cao. §Ó gi¸m s¸t ®-îc th× bé phËn nguån nh©n lùc sÏ x©y dùng chÝnh s¸ch hoÆc tham gia x©y dùng chÝnh s¸ch nh-: quy chÕ tuyÓn dông, chÝnh s¸ch ®µo t¹o, chÝnh s¸ch tr¶ c«ng lao ®éng.... 2.1.1.2. QuyÒn h¹n  QuyÒn tham m-u + Tham gia c¸c cuéc häp bµn vÒ ph-¬ng ¸n ph¸t triÓn thay dæi c¬ cÊu tæ chøc cã liªn quan ®Õn nguån nh©n lùc 10 + T- vÊn, gi¶i thÝch, thuyÕt phôc c¸n bé qu¶n lý c¸c cÊp vÒ viÖc thùc hiÖn c¸c bé phËn qu¶n lý nguån nh©n lùc.  QuyÒn chøc n¨ng Khi cã c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn qu¶n trÞ nh©n lùc th× + Cã quyÒn yªu cÇu c¸c bé phËn trong tæ chøc cung cÊp th«ng tin thùc hiÖn, gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò vÒ nguån nh©n lùc. + Yªu cÇu sù hîp t¸c, phèi hîp cña c¸n bé qu¶n lý còng nh- cña nh©n viªn c¸c bé phËn kh¸c trong viÖc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý nh©n lùc. + QuyÒn kiÓm tra, gi¸m s¸t viÖc ho¹t ®éng qu¶n lý nguån nh©n lùc trong c¸c bé phËn cã liªn quan. HiÖn nay, h×nh thµnh hai quan ®iÓm cùc ®oan trong viÖc qu¶n lý nguån nh©n lùc: Mét lµ, nhÊn m¹nh qu¸ nhiÒu quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña l·nh ®¹o tËp trung vµ xem nhÑ quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm cña bé phËn qu¶n lý chøc n¨ng; Hai lµ, coi träng qu¸ ®¸ng vai trß cña bé phËn qu¶n lý chøc n¨ng, coi nhÑ vai trß cña qu¶n lý tËp chung C¶ hai quan ®iÓm nµy ®Òu kh«ng ®óng v× vai trß cña l·nh ®¹o tËp chung lµ ®iÒu hoµ c¸c mèi quan hÖ, c¸c ho¹t ®éng bé phËn vµ ho¹t ®éng chøc n¨ng sao cho phï hîp víi môc tiªu chung cña toµn ®¬n vÞ. L·nh ®¹o tËp chung kh«ng thÓ lµm thay vai trß cña bé phËn chøc n¨ng, v× thùc tÕ hä kh«ng cã ®ñ thêi gian vµ sù chuyªn s©u ®Ó tËp chung vµo nh÷ng vÊn ®Ò cô thÓ vµ nghiÖp vô. Th-êng th× ng-êi l·nh ®¹o tËp chung vµo nh÷ng vÊn ®Ò cô thÓ cña c¸c bé phËn chøc n¨ng sÏ bá r¬i hoÆc bu«ng láng nhiÖm vô qu¶n lý chung MÆt kh¸c, bé phËn chøc n¨ng dï m¹nh ®Õn ®©u, giái ®Õn ®©u còng kh«ng thÊy hÕt ®-îc vµ tù ®iÒu hoµ ®-îc c¸c mèi quan hÖ chung cña c¶ ®¬n vÞ.V× vËy l·nh ®¹o chøc n¨ng cÇn ph¶i th«ng qua l·nh ®¹o chung. 2.2. Quy m«, c¬ cÊu bé phËn chuyªn tr¸ch nguån nh©n lùc 2.2.1.Quy m« Quy m« c¬ cÊu cña bé phËn nguån nh©n lùc phô thuéc vµo nhiÒu yÕu tè:  Quy m« cña tæ chøc. ¥ ViÖt nam:  §èi víi c¸c c«ng ty t- nh©n , c«ng ty gia ®×nh th× chñ gia ®×nh d¶m nhËn lu«n c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn nh©n sù  §èi víi c¸c doanh nghiÖp nhá: (< = 100) th× th-êng cã mét c¸n bé chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ nh©n sù 11  §èi víi c¸c doanh nghiÖp võa vµ lín th× th-êng hä cã h¶n mét bé phËn phßng ban chuyªn chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ nh©n sù riªng.  TÝnh chÊt cña c«ng viÖc  Tr×nh ®é cña ng-êi lao ®éng còng nh- tr×nh ®é qu¶n lý  Quy ®Þnh cña nhµ n-íc, chÝnh s¸ch cña nhµ n-íc trong lÜnh vùc lao ®éng  Quan ®iÓm cña b¶n th©n nguêi l·nh ®¹o nh- viÖc ®¸nh gi¸ ng-êi lao ®éng, 2.2.2. C¬ cÊu cña bé phËn chuyªn tr¸ch nguån nh©n lùc( c¬ cÊu theo chøc n¨ng) * C¸c chøc danh chÝnh trong bé phËn phßng ban - Tr-ëng phßng, tr-ëng ban QTNL: hä chôi tr¸ch nhiÖm chÝnh vÒ c¸c ho¹t ®éng ®-îc thùc hiÖn trong phßng ban thùc hiÖn qu¶n lý nh©n viªn vµ phèi hîp víi c¸c phßng ban kh¸c - Nh©n viªn chuyªn tr¸ch: hä cã thÓ thùc hiÖn theo nhãm chøc n¨ng - Nh©n viªn phßng NNL: lµ nh÷ng ng-êi thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng phôc vô cho viÖc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý nh©n lùc. Nh- thu håi hå s¬ tuyÓn dông, in Ên c¸c phiÕu ®¸nh gi¸... * Chuyªn m«n hãa trong bé phËn nguån nh©n lùc. ViÖc chuyªn m«n ho¸ trong c«ng viÖc phô thuéc vµo: quy m« bé phËn chuyªn tr¸ch, tÝnh chÊt ho¹t ®éng cña qu¶n lý nh©n lùc KÕt luËn: Khi x©y dùng, thiÕt lËp bé phËn nh©n sù trªn gãc ®é quy m«, c¬ cÊu cã yªu cÇu: - Yªu cÇu vÒ sù c©n ®èi: ®am b¶o sù hµi hoµ, hîp lý gi÷a:  C«ng viÖc ®-îc giao cíi sè l-îng c¸n bé trong phßng ban;  Sù ®ãng gãp c¶u bé phËn cho môc tiªu chung so víi bé phËn phßng ban kh¸c;  Gi÷a nguån lùc tµi chÝnh víi khèi l-îng cong viÖc ®-îc giao - Yªu cÇu vÒ sù linh ho¹t: quy m« c¬ cÊu cña bé phËn chuyªn tr¸ch nguån nh©n lùc ph¶i cã kh¶ n©ng thay ®æi vµ thÝch øng víi nh÷ng sù thay ®æi vÒ c¬ cÊu chÝnh s¸ch, thÝch øng ®-îc víi sù thany ®æi m«i truêng. 2.3. Yªu cÇu ®èi víi c¸n bé nguån nh©n lùc - VÒ mÆt kiÕn thøc:  BiÕt kiÕn thøc vÒ nguån nh©n lùc, t©m lý häc lao ®éng ®Ó biÕt c¸ch ®èi xö hé lý víi ng-êi lao ®éng ®Ó cã thÓ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò vÒ quan hÖ con ng-êi; bè trÝ, x¾p xÕp lao ®éng, kh¬i dËy ®éng c¬ vµ tinh thÇn lµm viÖc cña ng-êi lao ®éng 12  BiÕt kiÕn thøc vÒ kinh tÕ lao ®éng, tæ chøc lao ®éng khoa häc....®Ó gi¶i quyÕt vÒ n¨ng suÊt lao ®éng, hiÖu qu¶ kinh tÕ, vÒ tæ chøc tiÒn l-¬ng, tiÒn c«ng....  KiÕn thøc vÒ luËt ph¸p nh- lËt lao ®odäng, b¶o hiÓm... - Ngoµi ra th× cÇn cã c¸c kü n¨ng vÒ thèng kª ®Ó thu thËp, ph©n tÝch sè liÖu.. - Ph¶i am hiÓu vÒ tæ chøc m×nh kh«ng chØ vÒ con ng-êi mµ hiÓu c¶ vÒ thùc tr¹ng tµi chÝnh, c«ng nghÖ, s¶n xuÊt..... - Ph¶i nhanh chãng n¾m b¾t nh÷ng thay ®æi tõ c¸c chÝnh s¸ch cña Nhµ n-íc... - §Æc biÖt lµ cÇn biÕt ngo¹i ng÷.... Ch-¬ng 3: ThiÕt kÕ vµ ph©n tÝch c«ng viÖc 13 3.1. Khái niệm công việc Trong tæ chøc, do chuyªn m«n ho¸ lao ®éng mµ c¸c nghÒ ®-îc chia ra thµnh c¸c c«ng viÖc. Mçi c«ng viÖc l¹i ®-îc t¹o thµnh tõ nhiÒu nhiÖm vô cô thÓ vµ ®-îc thùc hiÖn bëi mét hoÆc mét sè ng-êi lao ®éng t¹i mét hoÆc mét sè vÞ trÝ viÖc lµm. NghÒ, c«ng viÖc, vÞ trÝ viÖc lµm vµ nhiÖm vô ®-îc ®Þnh nghÜa nh- sau: - NhiÖm vô: NhiÖm vô biÓu thÞ tõng ho¹t ®éng lao ®éng riªng biÖt víi tÝnh môc ®Ých cô thÓ mµ mçi ng-êi lao ®éng ph¶i thùc hiÖn - VÞ trÝ c«ng viÖc: Lµ nhiÒu nhiÖm vô, toµn bé nhiÖm vô ®-îc thùc hiÖn bëi mét ng-¬i lao ®éng khi hä ®¶m nhËn mét chøc danh nµo ®ã - C«ng viÖc: C«ng viÖc lµ tÊt cÈ c¸c nhiÖm vô ®-îc thùc hiÖn bëi mét ng-êi lao ®éng hoÆc thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô gièng nhau ®-îc thùc hiÖn bëi mét nhãm ng-êi lao ®éng. VÝ dô: C«ng viÖc cña nh©n viªn tæng ®µi 1080 thùc hiÖn c«ng viÖc t-¬ng tù nhau cña nhiÒu ng-êi lao ®éng vµ ë c¸c vÞ trÝ kh¸c nhau. - NghÒ: NghÒ lµ tËp hîp nh÷ng c«ng viÖc t-¬ng tù nhau vÒ néi dung vµ cã liªn quan ®Õn nhau ë mét møc ®é nhÊt ®Þnh ®ßi hái ng-êi lao ®éng ph¶i cã tr×nh ®é, chuyªn m«n nhÊt ®Þnh. Cã kü n¨ng, kü x¶o cÇn thiÕt, nh÷ng kinh nghiÖm cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc. 3.2. ThiÕt kÕ c«ng viÖc 3.2.1. Kh¸i niÖm và nội dung của thiết kế công việc 3.2.1.1. Kh¸i niÖm ThiÕt kÕ c«ng viÖc lµ viÖc x¸c ®Þnh c¸c nhiÖm vô, c¸c tr¸ch nhiÖm mµ mét ng-êi lao ®éng trong tæ chøc ph¶i thùc hiÖn vµ c¸c ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô ®ã. Môc tiªu cña thiÕt kÕ c«ng viÖc Môc tiªu chung lµ t¹o ra nh÷ng c«ng viÖc ®-îc thiÕt kÕ mét c¸ch hîp lý.Cô thÓ:  Cho phÐp nguêi lao ®éng ph¸t huy hÕt, kÕt hîp ®-îc n¨ng lùc cña b¶n th©n m×nh: ph¸t huy c¶ vÒ thÓ lùc vµ trÝ lùc.  Cho phÐp sö dông thêi gian lao ®éng mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt ®Ó ng-êi lao ®éng lµm viÖc cã n¨ng suÊt lao ®éng cao.  T¹o ®éng lùc lµm viÖc cho b¶n th©n ng-êi lao ®éng. 3.2.1.2. Néi dung cña thiÕt kÕ c«ng viÖc 14 Mét khi ng-êi qu¶n lý nh©n lùc ®· hiÓu c«ng viÖc vµ vÞ trÝ (th«ng qua ph©n tÝch c«ng viÖc) th× ng-êi qu¶n lý cã thÓ thiÕt kÕ l¹i chóng ®Ó kh¾c phôc l¹i nh÷ng tån t¹i, l¹c hËu hoÆc chó ý tíi yÕu tè míi trong t-¬ng lai. ThiÕt kÕ l¹i c«ng viÖc lµ sù thay ®æi mét c¸ch hÖ thèng néi dung c«ng viÖc nh»m thay ®æi nh÷ng tiªu chuÈn vÒ hiÓu biÕt, kü n¨ng, n¨ng lùc vµ c¸c yÕu tè cÇn thiÕt kh¸c ®Ó thùc hiÖn tèt h¬n c«ng viÖc hoÆc t¨ng ®éng c¬ lµm viÖc Néi dung:  Néi dung c«ng viÖc: C«ng viÖc ®ã bao gåm c¸c nhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm g× vÒ c«ng viÖc.C¸c m¸y mãc thiÕt bÞ cÇn ®-îc trang bÞ cho c«ng viÖc.Vµ c¸c mèi quan hÖ cÇn thiÕt khi thùc hiÖn c«ng viÖc.  C¸c tr¸ch nhiÖm ®èi víi tæ chøc: C¸c tr¸ch nhiÖm cña ng-êi thùc hiÖn c«ng viÖc: ®ã lµ hä ph¶i thùc hiÖn, chÊp hµnh néi quy, quy chÕ cña c¬ quan ®¬n vÞ.  §iÒu kiÖn lao ®éng: xem xÐt c¸c yÕu tè m«i tr-êng bªn ngoµi nh- ®iÒu kiÖn vÖ sinh m«i tr-êng: ®é chiÕu s¸ng, ®é ån. Trong ba yÕu tè kÓ trªn th× néi dung c«ng viÖc lµ quan träng nhÊt.X¸c ®Þnh néi dung c«ng viÖc lµ quan träng nhÊt. Mçi c«ng viÖc ®Òu lµ sù kÕt hîp c¸c yÕu tè ®Æc tr-ng néi dung c«ng viÖc nªn c«ng viÖc lµ rÊt ®a d¹ng. 5 ®Æc tr-ng cña c«ng viÖc  TËp hîp c¸c kü n¨ng cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc C¸c yÕu tè thuéc vÒ tæ chøc C¸c yÕu tè thuéc vÒ hµnh vi con ng-êi C¸c yÕu tè thuéc vÒ m«i tr-êng ThiÕt kÕ vµ thiÕt kÕ l¹i c«ng viÖc - T¨ng NSL§ - T¨ng tho¶ m·n c«ng viÖc - T¨ng chÊt l-îng cuéc sèng Th«ng tin ph¶n håi 15  TÝnh x¸c ®Þnh cña c«ng viÖc: ®ã lµ møc ®é yªu cÇu vÒ sù hoµn thµnh toµn bé hay hoµn thµnh mét phÇn c«ng viÖc nµo ®ã.  TÇm quan träng cña c«ng viÖc: lµ møc ®é ¶nh h-ëng cña c«ng viÖc ®èi víi c¸c c«ng viÖc kh¸c, ®èi víi nhãm lµm viÖc vµ ®èi víi tæ chøc nãi chung.  Møc ®é lµm viÖc ®éc lËp cña c«ng viÖc  Sù ph¶n håi: 3.2.2. Các phƣơng pháp thiết kế và thiết kế lại công việc  Ph-¬ng ph¸p truyÒn thèng: lµ viÖc thiÕt kÕ c«ng viÖc sÏ ®-îc thùc hiÖn trªn c¬ së häc hái kinh nghiÖm cña nh÷ng tæ chøc kh¸c. -(C¸c c«ng viÖc ë c¸c tæ chøc kh¸c nhau nh-ng cã nh÷ng c«ng viÖc t-¬ng tù liªn quan ®Õn c«ng viÖc cÇn thiÕt kÕ).  Ph-¬ng ph¸p kh¶o s¸t thêi gian lµm viÖc: Lµ viÖc x¸c ®Þnh thêi gian cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc th«ng qua chôp ¶nh vµ bÊm giê.Ph-¬ng ph¸p nµy th-êng sö dông khi ®ã lµ c«ng viÖc míi. Th«ng qua ®ã ®Ó ®Ò ra ®Þnh møc lao ®éng.  Më réng c«ng viÖc: Lµ viÖc t¨ng sè l-îng nhiÖm cô cÇn ph¶i thùc hiÖn còng nh- tr¸ch nhiÖm liªn quan ®Õn c«ng viÖc. Tuy nhiªn nhiÖm vô ®-îc bæ xung ph¶i t-¬ng tù víi nh÷ng nhiÖm vô ®ang thùc hiÖn.  Lµm giµu c«ng viÖc: ë vÞ trÝ c«ng viÖc nhÊt ®Þnh ng-êi lao ®éng sÏ ®-îc thay thÕ c«ng viÖc cò b»ng nh÷ng nhiÖm vô míi ®ßi hái kü n¨ng tr×nh ®é cao h¬n.  Lu©n chuyÓn c«ng viÖc: tøc lµ sù chuyÓn ®æi nguêi lao ®éng tù vÞ trÝ nµy sang vÞ trÝ kh¸c. Sù chuyÓn ®æi nµy cã thÓ trong cïng mét bé phËn hay gi÷a c¸c bé phËn víi nhau.Nh»m h¹n chÕ tèi ®a sù ®¬n ®iÖu trong c«ng viÖc. Ýt lµm ®iÒu nµy ë tÇm vi m«. 3.3. Ph©n tÝch c«ng viÖc 3.3.1. Phân tích công việc và công cụ quản lý nguồn nhân lực Ph©n tÝch c«ng viÖc lµ qu¸ tr×nh thu thËp th«ng tin cã liªn quan ®Õn c«ng viÖc mét c¸ch hÖ thèng nh»m lµm râ b¶n chÊt cña c«ng viÖc. Ph©n tÝch c«ng viÖc nh»m lµm râ:  C«ng viÖc lµ g×? Bao gåm nh÷ng nhiÖm vô g×? 16  C«ng viÖc ®-îc thùc hiÖn c«ng viÖc ë ®©u?, khi nµo? ai lµm?.  T¹i sao ph¶i thùc hiÖn c«ng viÖc ®ã?- tÇm quan träng cña c«ng viÖc ®èi víi tæ chøc. Nh÷ng th«ng tin cÇn thu thËp khi thùc hiÖn thiÕt kÕ c«ng viÖc  Th«ng tin liªn quan ®Õn nhiÖm vô, quyÒn h¹n, tr¸ch nhiÖm khi thùc hiÖn c«ng viÖc  Th«ng tin cã liªn quan ®Õn mqh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc.  §iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc: Liªn quan ®Õn trang thiÕt bÞ ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc, c¸c ®iÒu kiÖn vÖ sinh m«i tr-êng.  Thu thËp th«ng tin liªn quan ®Õn yªu cÇu c«ng viÖc ®èi víi ng-êi thùc hiÖn: Tr×nh ®é chuyªn m«n, tuæi, th©m niªn kinh tÕ. C¸c tiªu chÝ, tiªu chuÈn ®-îc sö dông ®Ó ®¸nh gi¸ sù hoµn thµnh c«ng viÖc. 3.3.1.1.Bản mô tả công việc §ã lµ v¨n b¶n gi¶i thÝch ®-îc vÒ nh÷ng nhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n, c¸c mèi quan hÖ vµ ®iÒu kiÖn thùc hiÖn c«ng viÖc. Bao gåm: o PhÇn giíi thiÖu c«ng viÖc: nªu tªn c«ng viÖc, tªn chøc danh c«ng viÖc, bé phËn phßng ban, nguêi qu¶n lý trùc tiÕp.Ngoµi ra cã thÓ lµ møc l-¬ng. Nªn cã mét vµi dßng ng¾n gän giíi thiÖu vÒ môc ®Ých, tÇm quan träng cña c«ng viÖc. o Tãm t¾t c¸c nghÜa vô vµ c¸c tr¸ch nhiÖm: Nªu c¸c nhiÖm vô chÝnh( lµ c«ng viÖc th-ßng xuyªn vµ tû träng thêi gian sd lín) vµ nhiÖm vô phô( c«ng viÖc kh«ng th-êng xuyªn vµ tû träng thêi gian Ýt). CÇn liÖt kª nhiÖm vô chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ vµ râ rµng. Nªu c¸c mèi quan hÖ trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc. o M« t¶ c¸c ®iÒu kiÖn thùc hiÖn c«ng viÖc. 3.3.1.2.Bản yêu cầu của công việc với ngƣời thực hiện Th«ng thuêng th× c¸c yªu cÇu ®è vÒ: KiÕn thøc, kü n¨ng, giíi tÝnh, ®é tuæi, c¸c bÇng cÊp... ChØ nªn liÖt kª c¸c yªu cÇu mµ c«ng viÖc chø kh«ng liÖt kª c¸c tiªu chuÈn mµ c«ng viÖc kh«ng ®ßi hái nh-ng ng-êi lao ®éng cã. VÝ dô: Yªu cÇu cña c«ng viÖc lµ ph¶i cã xe m¸y ®Ó ®i lµm viÖc nh-ng ng-êi lao ®éng l¹i cã « t« ®i lµm viÖc. §©y lµ ®iÒu kiÖn mµ c«ng viÖc kh«ng cÇn ®ßi hái. 3.3.1.3.Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 17 §©y lµ v¨n b¶n gi¶i thÝch c¸c tiªu chÝ, tiªu chuÈn ®-îc sö dông ®Ó ®¸nh gi¸ sù hoµn thµnh cña ng-êi lao ®éng vÒ sè l-îng vµ chÊt l-îng. VÝ dô : nh©n viªn b¸n hµng th× tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc cã c¸c chØ tiªu vÒ sè l-îng( doanh sè b¸n ra), chÊt l-îng( sè lÇn phµn nµn vÒ chÊt l-îng dÞch vô), hay tiÕn ®é b¸n hµng.... Tuy nhiªn ®èi víi mçi c«ng viÖc th× l¹i cã c¸c tiªu chÝ ®¸nh gi¸ kh¸c nhau, víi c¸c träng sè kh¸c nhau. 3.3.2. C¸c ph-¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin ph©n tÝch c«ng viÖc Khi ph©n ph©n tÝch c«ng viÖc cã thÓ sö dông mét hoÆc kÕt hîp mét vµi ph-¬ng ph¸p trong sè c¸c ph-¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin sau ®©y: 3.3.2.1.Quan sát Ng-êi thu thËp th«ng tin sÏ quan s¸t tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cña ng-êi lao ®éng thu thËp th«ng tin vÒ c¸ch thùc hiÖn c«ng viÖc, ghi chÐp c¸c ®iÒu kiÖn thùc hiÖn c«ng viÖc. ¦u ®iÓm: Cho phÐp thu thËp th«ng tin theo sù kiÖn thùc tÕ. Nh-îc ®iÓm: C«ng viÖc trÝ ãc khã quan s¸t khã quan s¸t, tèn thêi gian, ®«i khi cã thÓ vÊp ph¶i sù ph¶n ®èi cña ng-êi lao ®éng 3.3.2.2.Ghi chép các sự kiện quan trọng Thu thËp th«ng tin ghi chÐp c¸c hµnh vi thùc hiÖn c«ng viÖc cña ng-êi lµm viÖc hiÖu qña vµ nguêi kh«ng hoµn thµnh c«ng viÖc. ¦u ®iÓm: ThÊy ®-îc sù ®a d¹ng trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc, biÕt ®-îc th«ng tin theo sù kiÖn thùc tÕ. Nh-îc ®iÓm: Kh«ng cho thÊy ®-îc hµnh vi thùc hiÖn c«ng viÖc cña nh÷ng ng-êi ë møc ®é trung b×nh. ViÖc ph©n lo¹i hµnh vi thùc hiÖn c«ng viÖc ®ßi hái ph¶i cã thêi gian. 3.3.2.3.Nhật ký công việc( tự ghi chép) NKCV lµ hä tù ghi l¹i nh÷ng nhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn, tù ghi l¹i mqh khi lµm viÖc råi ®-a ra c¸c yªu cÇu c«ng viÖc.( thùc chÊt lµ hä tù ®-a ra nh÷ng th«ng tin liªn quan ®Õn c«ng viÖc) ¦u ®iÓm: Cho biÕt nh÷ng th«ng tin chi tiÕt, cô thÓ vÒ c«ng viÖc, tiÕt kiÖm chi phÝ. Nh-îc ®iÓm: ViÖc thu thËp th«ng tin kh«ng hÖ thèng nªn khã xö lý th«ng tin. 18 3.3.2.4.Phỏng vấn PV lµ qu¸ tr×nh trao ®æi th«ng tin gi÷a ng-êi ®i thu thËp th«ng tin vµ ng-êi lao ®éng. ¦u ®iÓm: Cho phÐp thÊy ®-îc nh÷ng th«ng tin s©u, chi tiÕt trong nh÷ng tr-êng hîp cÇn thiÕt. Ng-êi pháng vÊn cã thÓ thay ®æi c¸ch hái, gi¶i thÝch c©u hái ®Ó ng-êi lao ®éng cung cÊp cho hä nh÷ng th«ng tin ®óng môc tiªu ®· ®Ò ra. Nh-îc ®iÓm: Tèn thêi gian, viÖc xö lý th«ng tin sau khi thu thËp sÏ phøc t¹p. 3.3.2.5.Sử dụng các bản câu hỏi đƣợc thiết kế sẵn (phiếu điều tra) ThiÕt kÓ b¶ng hái trong ®ã cã nh÷ng th«ng tin liªn quan ®Õn c«ng viÖc: thùc hiÖn ntn, ®ßi hái tr×nh ®é kiÕn thøc ntn?...... ¦u ®iÓm: TiÕt kiÖm thêi gian, c©u hái trong b¶ng hái ®· ®-îc chuÈn ho¸ nªn viÖc xö lý th«ng tin sÏ rÔ rµng. Nh-îc ®iÓm: NÕu c©u hái kh«ng râ rµng, cô thÓ th× møc ®é chÝnh x¸c th«ng tin sÏ bÞ ¶nh h-ëng, kh«ng cho phÐp thu thËp th«ng tin s©u, chi tiÕt. 3.3.2.6.Hội thảo chuyên gia Chuyªn gia ®ã lµ: nh÷ng c«ng nh©n cã tr×nh ®é tay nghÒ giái, nh÷ng ng-êi am hiÓu c«ng viÖc, l·nh ®¹o cÊp trung vµ c¸c bé phËn. C¸c chuyªn gia nµy häp ®Ó th¶o luËn vÒ c¸c vÒ cã liªn quan ®Õn c«ng viÖc. ¦u ®iÓm: Cho phÐp bæ xung nh÷ng th«ng tin mµ c¸c ph-¬ng ph¸p trªn cßn ch-a t×m ra ®-îc. Nh-îc ®iÓm: Tèn th¬i gian, chi phÝ vµ c«ng t¸c chuÈn bÞ ph¶i chuÈn bÞ tèt nÕu kh«ng sÏ kh«ng ®em l¹i hiÖu qu¶. 3.4. Vai trò của phỏng vấn nguồn nhân lực và các bƣớc tiến hành PTCV Vai trò của phỏng vấn nguồn nhân lực: - Hiểu rõ hơn công việc mà người thực hiện sẽ thực hiện; - Rà soát được việc thiết kế công việc có phù hợp với thực tiễn CV; 19 Các bước tiến hành phân tích công việc: Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất. Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau. Danh môc c¸c c«ng viÖc cÇn ph©n tÝch tuú thuéc vµo môc ®Ých vµ nhu cÇu cÇn ph©n tÝch c«ng viÖc cña doanh nghiÖp. Th«ng th-êng th× ph©n tÝch c«ng viÖc khi:  Khi tæ chøc b¾t ®Çu ho¹t ®éng vµ ch-¬ng tr×nh ph©n tÝch c«ng viÖc lÇn ®Çu tiªn ®-îc tiÕn hµnh;  Khi xuÊt hiÖn c¸c c«ng viÖc míi  Khi c¸c c«ng viÖc cã sù thay ®æi ®¸nh kÓ vÒ néi dung do kÕt qu¶ cña c¸c ph-¬ng ph¸p míi, c¸c thñ tôc míi, c«ng nghÖ míi;  Khi tæ chøc tiÕn hµnh dµ so¸t l¹i theo chu kú tÊt c¶ c¸c c«ng viªc (th-êng lµ 3 n¨m /1 lÇn) Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi. Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc Ch-¬ng 4: KÕ ho¹ch ho¸ nguån nh©n lùc 4.1. Vai trß cña kÕ ho¹ch ho¸ nguån nh©n lùc 20 4.1.1. Khái niệm vai trò của kế hoạch hoá nguồn nhân lực 4.1.1.1. Kh¸i niÖm: KHH NNL lµ qu¸ tr×nh x¸c ®Þnh nhu cÇu vÒ nguån nh©n lùc cña tæ chøc trong mét giai ®o¹n nhÊt ®Þnh phï hîp víi chiÕn l-îc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ t×m kiÕm c¸c gi¶i ph¸p ®Ó hä cã ®-îc nguån nh©n lùc ®ã trªn c¬ së sö dông hîp lý nguån nh©n lùc ®ã 4.1.1.2.Vai trß cña kÕ ho¹ch ho¸ nguån nh©n lùc  KHH NNL gi÷ vai trß trung t©m trong qu¶n lý chiÕn l-îc nguån nh©n lùc Trong tæ chøc cã rÊt nhiÒu c¸c kÕ ho¹ch, chiÕn l-îc kh¸c nhau nh- kÕ ho¹ch vÒ nguån nh©n lùc, kÕ ho¹ch vÒ vèn, vÒ tµi chÝnh, kÕ ho¹ch vÒ cung cÊp nguyªn nhiªn vËt liÖu.. . do ®ã KHH NNL lµ mét bé phËn cña chiÕn l-îc cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nãi chung. KÕ ho¹ch ho¸ chiÕn l-îc nguån nh©n lùc lµ qu¸ tr×nh x©y dùng c¸c chiÕn l-îc nguån nh©n lùc vµ thiÕt lËp c¸c ch-¬ng tr×nh hoÆc c¸c chiÕn thuËt ®Ó thùc hiÖn c¸c chiÕn l-îc nguån nh©n lùc. Cô thÓ, KHH NNL gióp cho tæ chøc thÊy râ c¸c h¹n chÕ vµ c¬ héi cña nguån nh©n lùc trong tæ chøc tõ ®ã tæ chøc cã thÊy ®-îc c¸c khã kh¨n vµ t×m biÖn ph¸p kh¾c phôcDo dã KHH NNL lµ trung t©m cña chiÕn l-îc NNL.  KHH NNL cã ¶nh h-ëng lín ®Õn hiÖu qu¶ cña tæ chøc KHH NNL g¾n liÒn víi KH s¶n xuÊt kinh doanh. Quy m«, c¬ cÊu lùc l-îng lao ®éng cña tæ chøc ph¶i ®-îc x¸c ®Þnh dùa vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña tæ chøc ®ã lµ cÇn lo¹i lao ®éng nh- thÕ nµo vµ cÇn bao nhiªu lao ®éng. KÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cã chiÕn l-îc dµi, trung, ng¾n h¹n th× t-¬ng øng kÕ ho¹ch ho¸ nguån nh©n lùc còng cã kÕ ho¹ch dµi h¹n, trung h¹n vµ ng¾n h¹n. 4.1.2.Quan hệ giữa kế hoạch hoá nguồn nhân lực và kế hoạch sản xuất kinh doanh - Kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn với kế hoạch hoá nguồn nhân lực - Kế hoạch sản xuất kinh doanh trung hạn với kế hoạch hoá nguồn nhân lực - Kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn với kế hoạch hoá nguồn nhân lực 4.1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến kế hoạch hoá nguồn nhân lực 4.1.3.1.Loại sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức sẽ cung cấp cho xã hội và chiến lƣợc của tổ chức Mçi lo¹i san phÈm vµ dÞch vô mµ tæ chøc sÏ s¶n xuÊt kinh doanh vµ ®-a ra thÞ tr-êng sÏ yªu cÇu sè l-îng vµ chÊt l-îng lao ®éng, kÕt cÊu nghÒ nghiÖp vµ tr×nh 21 ®é lµnh nghÒ, kü n¨ng lao ®éng nguån nh©n lùc kh¸c nhau. Do vËy, cÇn xem xÐt kü møc ®é phøc t¹p cña c«ng viÖc ®Ó cã thÓ bè trÝ ng-êi phï hîp 4.1.3.2.Tính không ổn định của môi trƣờng C¸c yÕu tè t¸c ®éng ®Õn m«i tr-êng tõ ®ã cã thÓ ¶nh h-ëng ®Õn viÖc lËp kÕ ho¹ch cña tæ chøc. Do t¸c ®éng cña m«i tr-êng th× mét sè viÖc cã thÓ ph¸t sinh, thay ®æi hoÆc mÊt ®i nªn viÖc lËp kÕ ho¹ch ph¶i dù b¸o tr-íc xu h-íng ®ã. 4.1.3.3.Độ dài thời gian của kế hoạch hoá nguồn nhân lực Khi c¸c yÕu tè cña m«i tr-êng thay ®æi th× ph¶i ®-îc cËp nhËt trong c¸c kÕ ho¹ch ®· ®-îc x©y dùng Nh÷ng tæ chøc ho¹t ®éng trong m«i tr-êng æn ®Þnh th× cã thÓ lËp kÕ ho¹ch dµi h¹n 4.1.3.4.Loại thông tin và chất lƣợng của dự báo thông tin về kế hoạch hoá nguồn nhân lực 4.1.3.Quá trình kế hoạch hoá nguồn nhân lực §Ó KHH NNL cÇn x¸c ®Þnh: - Cung vÒ lao ®éng: nghiªn cøu vÒ nguån nh©n lùc trong mét giai ®o¹n nµo ®ã vÒ sè l-îng, c¬ cÊu, chÊt l-îngsao cho phï hîp víi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh. CÇu vÒ lao ®éng phï thuéc vµo cÇu vÒ s¶n phÈm vµ n©ng suÊt lao ®éng. - Cung lao ®éng: tøc kh¶ n¨ng ®¸p øng yªu cÇu vÒ lao ®éng trong mét giai ®o¹n nhÊt ®Þnh.Cung cã cung néi bé vµ cung bªn ngoµi. - Cuèi cïng lµ c©n ®èi cung – cÇu lao ®éng. 4.2.Dự đoán cầu nhân lực 4.2.1.Dự đoán cầu nhân lực ngắn hạn CÇu lao ®éng lµ sè l-îng vµ c¬ cÊu nh©n lùc cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh sè l-îng s¶n phÈm, dÞch vô hoÆc khèi l-îng c«ng viÖc cña tæ chøc trong mét thêi kú nhÊt ®Þnh. Nh÷ng ®iÒu kiÖn vµ gi¶i ph¸p lùa chän CÇu s¶n phÈm N¨ng suÊt lao ®éng ThÞ tr-êng lao ®éng bªn trong ThÞ tr-êng lao ®éng bªn ngoµi CÇu lao ®éng Cung lao ®éng 22 §Ó x¸c ®Þnh cÇu nh©n lùc ng¾n h¹n ta tiÕn hµnh nh- sau: - X¸c ®Þnh khèi l-îng c«ng viÖc mµ tæ chøc cÇn thùc hiÖn trong giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch - X¸c ®Þnh hao phÝ lao ®éng tæng thÓ (tæng thêi gian cÇn cã ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc, s¶n l-îng yªu cÇu).X¸c ®Þnh hao phÝ lao ®éng c¨n cø vµo:  Hao phÝ thêi gian cho mét h¬n vÞ s¶n phÈm  Quy ®æi vÒ thêi gian lµm viÖc cña c«ng nh©n trung b×nh  §Þnh biªn nh©n lùc - X¸c ®Þnh sè lao ®éng cÇn thiÕt trong thêi kú lËp kÕ ho¹ch. 4.2.1.1.Phƣơng pháp tính theo lƣợng lao động hao phí Ph-¬ng ph¸p x¸c ®Þnh cÇu lao ®éng theo l-îng lao ®éng hao phÝ. (hao phÝ ë ®©y tøc lµ thêi gian hao phÝ cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm) Ph-¬ng ph¸p nµy ¸ p dông ®èi víi nh÷ng c«ng viÖc cã thÓ ®Þnh møc lao ®éng vµ v× tÝnh hap phÝ lao ®éng cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm nªn tèn thêi gian vµ phøc t¹p nh-ng kh¸ chÝnh x¸c. 4.2.1.2.Phƣơng pháp tính theo năng suất lao động Ph-¬ng ph¸p x¸c ®Þnh cÇu lao ®éng theo n¨ng suÊt lao ®éng P = Q/W Q: Tæng s¶n l-îng n¨m kÕ ho¹ch W: N¨ng suÊt lao ®éng cña mét nguêi lao ®éng Phu¬ng ph¸p nµy ¸p dông cho c«ng nh©n lao ®éng trùc tiÕp 4.2.1.3.Phƣơng pháp tính theo tiêu chuẩn kiểm định 4.2.1.4.Phƣơng pháp tính theo tiêu chuẩn định biên Phu¬ng ph¸p theo tiªu chuÈn ®Þnh biªn( cho ngµnh gi¸o dôc vµ y tÕ) Tiªu chuÈn ®Þnh biªn lµ khèi l-îng c«ng viÖc, nhiÖm vô mµ mét ng-êi lao ®éng ph¶i ®¶m nhËn. VÝ dô sè häc sinh mµ gi¸o viªn ph¶i ®¶m nhËn, sè häc sinh nµy tuú thuéc vµo tæng sè häc sinh nhËp häc hay gi-êng bÖnh mµ mét hé lý ph¶i phôc vô. 4.2.2.Dự đoán cầu nhân lực dài hạn 4.2.2.1.Phƣơng pháp dự đoán cầu nhân lực của tổ chức dựa vào cầu nhân lực của từng đơn vị Theo ph-¬ng ph¸p nµy ng-êi qu¶n lý mçi bé phËn phßng ban sÏ c¨n cø vµo môc tiªu, nhiÖm vô, chøc n¨ng còng nh- khèi luîng cña bé phËn m×nh ph¶i hoµn thµnh trong mét giai ®o¹n nµo ®ã. Trªn c¬ së ®ã sÐ x¸c ®Þnh nhu cÇu lao ®éng cña bé phËn m×nh 23 ¦u ®iÓm: Ng-êi qu¶n lý trùc tiÕp bé phËn lµ ng-êi hiÓu râ nhÊt bé phËn m×nh ph¶i lµm g×, kh¶ n¨ng lµm viÖc ®Õn ®©u nªn viÖc dù ®o¸n vÒ khèi l-îng nh©n lùc cÇn thiÕt lµ kh¸ chÝnh x¸c. Nh-îc ®iÓm: HiÖn nay th× Ýt n¬i cã chiÕn l-îc dµi h¹n vµ mçi ng-êi th× l¹i nh×n nhËn ®¸nh gi¸ kh¸c nhau vÒ sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. Mµ viÖc dù ®o¸n nh©n lùc th× l¹i ph¶i ®ßi hái sù phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn §Ó kh¾c phôc ®-îc t×nh tr¹ng nµy th× cÇn cã kÕ ho¹ch chiÕn l-îc cña tæ chøc trong giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch nguån nh©n lùc vµ lµm cho nh÷ng ng-êi ®øng ®Çu hiÓu râ môc tiªu cña doanh nghiÖp trong giai ®o¹n ®ã. 4.2.2.2.Phƣơng pháp ƣớc lƣợng trung bình Lµ viÖc x®Þnh cÇu nh©n lùc dùa trªn cÇu nh©n lùc ë giai ®o¹n tr-íc ®ã vµ th«ng th-êng lÊy trung b×nh céng vÒ cÇu nh©n lùc cña nh÷ng n¨m tr-íc ®ã lµm cÇu nh©n lùc cña n¨m dù b¸o. ¦u ®iÓm: viÖc tiÕn hµnh t-¬ng ®èi ®¬n gi¶n, rÔ rµng. Nh-îc ®iÓm: Kh«ng tÝnh ®Õn sù biÕn ®éng cña m«i tr-êng bªn trong còng nh- m«i truêng bªn ngoµi ®èi víi nhu cÇu NNL. 4.2.2.3.Phƣơng pháp tính theo tiêu chuẩn hao phí lao động của một đơn vị sản lƣợng 4.2.2.4.Phƣơng pháp dự đoán xu hƣớng 4.2.2.5.Phƣơng pháp phân tích hồi qui tuyến tính 4.2.2.6.Phƣơng pháp chuyên gia Theo ph-¬ng ph¸p nµy th× nh÷ng ng-êi am hiÓu vÒ lËp kÕ ho¹ch ®-a ra dù b¸o vÒ nhu cÇu nguån nh©n lùc dùa trªn kinh nghiÖm tÝch luü ®-îc vµ cã tÝnh ®Õn c¸c th«ng tin cÇn thiÕt cho dù b¸o nh-: ®Þnh h-íng ph¸t triÓn cña tæ chøc. Tõ ®ã x¸c ®Þnh khèi l-îng c«ng viÖc cÇn hoµn thµnh, nh÷ng thay ®æi cã thÓ x¶y ra vÒ tæ chøc nh- c«ng nh©n kü thuËt, nh÷ng thay ®æi cña m«i tr-êng bªn ngoµi. CÇu vÒ nh©n sù theo ph-¬ng ph¸p nµy cã thÓ sö dông mét trong 3 c¸ch sau:  Mçi chuyªn gia sÏ ®-a ra ph-¬ng ¸n dù b¸o cña m×nh vµ göi cho ng-êi cã tr¸ch nhiÖm nh- tr-ëng phßng nh©n sù Sau ®ã ng-êi cã tr¸ch nhiÖm sÏ lÊy gi¸ trÞ trung b×nh cña c¸c -íc l-îng c¸c ph-¬ng ¸n mµ c¸c chuyªn gia ®-a ra  Tæ chøc c¸c héi th¶o, buæi lµm viÖc nhãm víi c¸c chuyªn gia. C¸c ph-¬ng ¸n dù b¸o vÒ nguån nh©n lùc sÏ ®-îc ®-a ra ®Ó th¶o luËn. Ph-¬ng ¸n lùa chän cuèi cïng sÏ ®-îc sù nhÊt trÝ cña tÊt c¶ nh÷ng ng-êi tham dù;  Nh÷ng ng-êi cã tr¸ch nhiÖm lËp kÕ ho¹ch cã thÓ thùc hiÖn mét sè b-íc c«ng viÖc sau ®©y trong kÕ ho¹ch dù b¸o vÒ nguån nh©n lùc: 24  LËp danh s¸ch c¸c chuyªn gia tham gia dù b¸o  X¸c ®Þnh râ môc tiªu cña tæ chøc  Ng-êi lËp kÕ ho¹ch sÏ lËp s½n b¶ng c©u hái cã liªn quan ®Õn dù b¸o nguån nh©n lùc vµ g-Ø ®Õn c¸c chuyªn gia  C¸c chuyªn gia tham gia sÏ ®-a ra c¸c ph-¬ng ¸n cña m×nh vµ göi l¹i cho nh÷ng ng-êi cã tr¸ch nhiÖm ®Ó hä tæng hîp  Sau khi tæng hîp ng-êi cã tr¸ch nhiÖm sÏ ®Ò suÊt mét hay vµi ph-¬ng ¸n vµ göi cho c¸c chuyªn gia ®Ó tham kh¶o ý kiÕn  Ph-¬ng ¸n cuèi cïng lµ ph-¬ng ¸n ®¹t ®-îc sù ®ång thuËn cao nhÊt cña c¸c chuyªn gia. 4.3. Dự đoán cung nhân lực 4.3.1. Dự đoán cung nhân lực trong nội bộ tổ chức/ Phân tích nhân lực hiện có của tổ chức 4.3.1.1.Phân loại lực lƣợng lao động hiện có trong tổ chức - LËp b¶ng thèng kª vÒ nh©n sù cho tõng bé phËn - Ph©n lo¹i lao ®éng theo c¸c tiªu thøc kh¸c nhau: tuæi, tr×nh ®é, giíi tÝnh 4.3.1.2.Phân tích nhân lực hiện có trong tổ chức Ph©n tÝch lùc l-îng lao ®éng hiÖn cã  Ph©n tÝch c¬ cÊu tuæi, giíi tÝnh  Ph©n tÝch c¬ cÊu vÒ tr×nh ®é, so s¸nh chóng víi c¸c yªu cÇu cña c«ng viÖc  Ph©n tÝch c¬ cÊu vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n  Ph©n tÝch møc ®é phøc t¹p cña c«ng viÖc vµ tr×nh ®é lµnh nghÒ cña ng-êi lao ®éng ®Ó tõ ®ã ®-a ra ý kiÕn ®¸nh gi¸, kÕt luËn ®Ó tõ ®ã cã ®¸nh gi¸ vÒ cÊp bËc cña ng-êi c«ng nh©n  Ph©n tÝch dù ®o¸n nh÷ng biÕn ®éng vÒ lao ®éng cña tæ chøc trong giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch nh- sè ng-êi vÒ h-u, sè ng-êi lao ®éng chuyÓn c«ng t¸c. Víi nh÷ng ng-êi lao ®éng vÒ h-u th× th«ng b¸o cho hä chuÈn bÞ vÒ mÆt tinh thÇn vµ chuÈn bÞ bµn giao c«ng viÖc Khi ph©n tÝch nh- vËy th× nªn ph©n tÝch s©u vµo nh÷ng c«ng viÖc cã tû lÖ biÕn ®éng lao ®éng ca, nh÷ng vÞ trÝ mµ cã møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc thÊp, kû luËt lao ®éng kh«ng cao Ph-¬ng ph¸p ph©n tÝch chñ yÕu lµ ph-¬ng ph¸p so s¸nh gi÷a yªu cÇu c«ng viÖc ®Æt ra vµ nh÷ng n¨ng lùc mµ ng-êi lao ®éng cÇn cã ®Ó cã thÓ cã nh÷ng ®Þnh h-íng gióp ®ì ng-êi lao ®éng ®Ó cã thÓ ®¹t ®-îc nh÷ng môc tiªu cña tæ chøc. 25 4.3.2. Dự đoán cung nhân lực từ bên ngoài 4.3.2.1. Biến động mức sinh mức chết quy mô và cơ cấu dân số 4.3.2.2. Phân tích quy mô và cơ cấu lực lượng lao động xã hội 4.3.2.3.Phân tích chất lượng nguồn nhân lực 4.3.2.4.Phân tích tình hình di dân 4.3.2.5.Dự đoán nguồn lao động từ nước ngoài về 4.4. C©n ®èi cung – cÇu nh©n lùc Lµ sù so s¸nh gi÷a nhu cÇu vÒ nh©n lùc cña tæ chøc trong mét giai ®o¹n nµo ®ã còng nh- kh¶ n¨ng thu hót nguån nh©n lùc tõ bªn ngoµi. 4.4.1.ThiÕu lao ®éng ( CÇu > cung) - ChÊt l-îng: thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng ®µo t¹o míi hoÆc ®oµ t¹o l¹i cho nguêi lao ®éng ®Ó hä cã kh¶ n¨ng ®¶m nhËn nh÷ng vÞ trÝ cßn trèng - §Ò b¹t mét sè nguêi lao ®éng vµo mét sè c«ng viÖc ®ßi hái nh÷ng kü n¨ng, tr×nh ®é cao h¬n - Thuª lao ®éng t¹m thêi tõ c¸c tæ chøc, doanh nghiÖp kh¸c ®Æc biÖt ë nh÷ng n¬i cïng ngµnh nghÒ - Thuª c¸c tæ chøc, ®¬n vÞ kh¸c gia c«ng, thùc hiÖn mét trong héi ®ång c«ng viÖc - Thùc hiÖn viÖc kiªm nhiÖm. Ngoµi c«ng viÖc chÝnh hä cã thÓ kiªm nhiÖm thªm mét phÇn c«ng viÖc hay vÞ trÝ kh¸c - T¨ng giê lµm, tuy nhiªn ph¶i ®¶m b¶o tu©n thñ c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña nhµ n-íc - Chóng ta cÇn thu thËp, n¾m b¾t c¸c th«ng tin vÒ nguån cung øng lao ®éng ®Ó sö dông trong c¸c tr-êng hîp cÇn thiÕt. 4.4.2. Thõa lao ®éng (cung > cÇu) - Më réng s¶n xuÊt, ho¹t ®éng c¸c dÞch vô kh¸c - Cã thÓ cho thuª m-ín t¹m thêi lao ®éng cho c¸c c«ng ty, tæ chøc kh¸c - Thùc hiÖn viÖc thuyªn chuyÓn lao ®éng ®Ó thay thÕ nh÷ng vÞ trÝ cßn trèng - Thùc hiÖn viÖc gi¶m giê lµm ®èi víi ng-êi lao ®éng - KhuyÕn khÝch ng-êi lao ®éng cã nhu cÇu nghØ viÖc do hoµn c¶nh gia ® ×nh hay t¹m nghØ viÖc vµ ®¶m b¶o cam kÕt khi doanh nghiÖp cã viÖc th× ng-êi lao ®éng sÏ quay trë l¹i lµm viÖc - VËn ®éng nguêi lao ®éng nghØ h-u sím, nghØ h-u tr-íc thêi h¹n - Cuèi cïng lµ gi¶m biªn chÕ. 4.4.3. Cung = cÇu 26 - Khi cung = cÇu th× chóng ta vÉn ph¶i rµ so¸t l¹i nguån nh©n lùc cña m×nh ®Ó chóng ta cã thÓ bè trÝ, x¾p xÕp lao ®éng hîp lý h¬n - LËp kÕ ho¹ch ph¸t triÓn ®éi ngò lao ®éng kÕ cËn - CÇn ph¶i cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o ®Ó ng-êi lao ®éng cã thÓ n¾m b¾t ®-îc nh÷ng kiÕn thøc, kü n¨ng míi vµ cã thÓ thùc hiÖn tèt c«ng viÖc khi nhu cÇu c«ng viÖc thay ®æi - Ph¶i cã kÕ ho¹ch, ®¸nh gi¸ møc ®é biÕn ®éng vÒ nguån nh©n lùc ®Ó tõ ®ã cã nh÷ng biÖn ph¸p thÝch hîp. Ch-¬ng 5: TuyÓn mé, TuyÓn CHỌN lao ®éng 5.1.Quá trình tuyển mộ 5.1.1.Khái niệm tầm quan trọng của tuyển mộ Tuyển mộ: Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm (1) . 5.1.2.Các nguồn và phƣơng pháp tuyển mộ nhân lực Nguồn tuyển mộ: a. Tuyển nhân viên hiện hành Khi cần tìm người cho một vị trí mới thì đối với các doanh nghiệp trước tiên họ xem xét nhân viên hiện hành tức là các nhân viên đang làm việc cho công ty 27 xem có ai phù hợp với vị trí mới này hay không. Nếu có nhân viên nào phù hợp thì thông thường họ sẽ đề bạt nhân viên lên vị trí cao hơn. Tuyển người theo cách này có điểm lợi là : Đối với nhân viên thì họ thấy công ty luôn luôn tạo cơ hội để họ được thăng tiến và do đó họ gắn bó với công ty hơn và làm việc tích cực hơn. Đối với công ty thì do người lao động là người đã quen thuộc, hiểu được chính sách và cơ cấu của công ty do dó chỉ cần một thời gian ngắn công ty giúp họ hội nhập vào môi trường làm việc mới ngay. Mặt khác công ty có thể đánh giá khả năng làm việc của người lao động qua một quá trình làm việc tại công ty nên khá chính xác. Ngoài ra việc tuyển mộ từ nguồn nội bộ ít tốn kém Tuy nhiên, nếu công ty lựa chọn người không chính xác thì nó sẽ là nguyên nhân gây xung đột nội bộ, làm mất đoàn kết nội bộ công ty . Hơn nữa tuyển dụng theo nguồn này đôi khi họ không hoàn toàn đáp ứng yêu cầu của công việc. b. Nguồn bên ngoài Ứng cử viên thường là: - Bạn bè của nhân viên Các nhân viên đang làm việc tại công ty khi công ty có nhu cầu cần tuyển dụng thì họ sẽ thông báo cho người thân, bạn bè của mình đến thi tuyển . Do đó công ty sẽ không mất chi phí để thông báo mà vẫn chiêu mộ được ứng cử viên. - Nhân viên cũ ( cựu nhân viên của công ty) - Nhân viên của các hang khác Khi tuyển dụng nhân viên có sẵn tay nghề của một hãng khác, cảu các cơ quan nhà nước, các trung tâm nghiên cứu là con đường ngắn nhất và có hiệu quả nhất vì công ty không mất chi phí cho đào tạo dù là ngắn hạn và gần như không phải qua thời kỳ tập sự. Đây là phương pháp phổ biến ở các nước phương Tây. - Các trương Đại Học, Cao Đẳng. Các trường Đại Học và Cao Đẳng đang ngày càng trở thành nguồn nhân lực quan trọng đối với hầu hết các công ty vì các sinh viên mới tốt nghiệp ra trường họ có sự năng động, trẻ chung và không ngại thử thách, khó khăn. - Lao động tự do trên thị trường tại thời điểm tuyển dụng - Ứng cử viên tự nộp đơn xin việc. Đây là trường hợp khi công ty không đăng báo tuyển dụng nhưng một số ứng cử viên tự nguyện nộp đơn xin việc. Trong trường hợp này công ty nên giũ hồ 28 sơ của họ lại, khi nào mà công ty khuyết vị trí nào mà họ có thể đáp ứng thì lúc đó gọi họ đến để phỏng vấn. - Đôi khi thì nguồn tuyển dụng có thể còn là những người đã hết tuổi lao động nhưng vẫn mong muốn và có khả năng làm việc. Đây là một nguồn rất quý vì ở tuổi nghề như vậy họ đã đạt tới trình độ cao và bề dày kinh nghiệm. Đối với nguồn này thì công ty phải bỏ chi phí tuyển dụng lớn hơn so với tuyển dụng từ nguồn nội bộ. Hơn nữa nhân việc được tuyển dụng phải mất một thời gian nhất định mới quen được với công việc. Tuy nhiên khi tuyển nhân viên từ bên ngoài thì công ty có nhiều cơ hội để lựa chọn và có thể tìm kiếm được người hoàn toàn đáp ứng được với yêu cầu công việc. Đồng thời công ty có thể có được phương pháp hay phong cách làm việc mới từ những người mới tuyển dụng. Phƣơng pháp tuyển mộ: Có rất nhiều phương pháp tuyển mộ nhân viên. Tuy nhiên dù theo phương pháp nào thì cũng mong muốn có càng nhiều ứng cử viên biết được thông báo tuyển dụng của công ty càng tốt. a. Nhân viên hiện hành Khi muốn đề bạt nhân viên lên một vị trí mới cao hơn thì thường sử dụng ba cách sau: - Tham khảo ý kiến: Phương pháp này có nghĩa khi cần tìm kiếm người cho một vị trí công việc nào đó thì lãnh đạo thường tham khảo những người có uy tín trong tổ chức, người tiền nhiệm cán bộ công nhân viên tổ chức cán bộ và trên cơ sở hỏi ý kiến của các đối tượng đó, người lãnh đạo sẽ có quyết định cuối cùng . Phương pháp này hiện nay được sử dụng phổ biến tại Việt nam.Với phương pháp này thì rẽ phát sinh tiêu cực vì nó mang nặng tính chủ quan của người đánh giá. - Thông báo công khai: Đây là phương pháp sử dụng phổ biến ở các nước Âu -Mỹ. Khi sử dụng phương pháp này thì công ty phải dán thông báo công khai về vị trí cần tuyển, yêu cầu đối với người dự tuyển cũng như lương bổng. Những nhân viên trong công ty có thể tự xem xét mình có đủ tiêu chuẩn đó không để dự tuyển. Theo phương pháp này thì sẽ hạn chế được tiêu cực của phương pháp trên. - Lưu giữ các kỹ năng: theo phương pháp này thì công ty lưu giữ các thông tin của nhân viên như tuổi, giới tính, đặc điểm cá nhân, vị trí hiện tại, năng 29 lực..( hiện nay đang sử dụng phần mền QTNS 3.5) trên máy tính. Khi cần tìm kiếm nhân viên cho một vị trí nào đấy thì người có trách nhiệm chỉ việc đưa ra các yêu cầu và máy tính sẽ giúp họ tìm ra người phù hợp.Phương pháp này chủ yếu áp dụng ở những doanh nghiệp có quy mô lớn và đây cũng là phương pháp mới được áp dụng tại Việt Nam trong một vài năm trở lại đây. b. Đối với nguồn từ bên ngoài Kênh tuyển dụng từ nguồn bên ngoài có rất nhiều. Ở các nước phương Tây thì có thể tìm đến cá nhà quản trị hoặc chuyên viên chuyên nghiệp, các hiệp hội chuyên nghiệp (như hiệp hội tài chính, ngân hàng.) và gần đây nhất là hệ thống dữ liệu lý lịch chuyên cung cấp lý lịch những người đang tìm kiếm việc làm. Tuy nhiên các phương pháp này chưa có tại Việt nam. Tại Việt Nam thường hay sử dụng các kênh sau đây: - Quảng cáo: quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, đài, truyền hình tuy nhiên chi phí rất tốn kếm đặc biệt là quảng cáo trên truyền hình, hiện nay quảng cáo trên Internet đang trở thành công cụ hữu hựu với chi phí thấp - Thông qua sự giới thiệu của người thân và bạn bè - Cán bộ tuyển dụng đến trực tiếp các cơ sở đào tạo để tuyển dụng ( Các trường Đại Học, Cao Đẳng). Hiện nay thì phương pháp này được các công ty hay sử dụng vì các trường thường rất tạo điều kiện cho các nhân viên xuống phỏng vấn đồng thời công ty cũng không mất nhiều thời gian cho việc tuyển chọn vì các sinh viên đó đã được phân loại dựa vào khả năng, sở thích, thành tích học tập, do đó công ty rễ rang lựa chọn ứng viên theo nhu cầu. - Thông qua hội chợ việc làm - Qua các trung tâm môi giới - Tự các ứng cử viên tìm đến để xin việc thông qua quá trình thực tập 5.1.3.Quá trình tuyển mộ 5.1.3.1. Xây dựng chiến lƣợc tuyển mộ Xác định nhu cầu Các doanh nghiệp thường chia nhu cầu nhân viên thành hai loại: 30 - Nhu cầu trong khung cảnh có thể dự kiến trước được như: khi thành lập tổ chức mới, có vị trí mới, sự chuẩn bị nghỉ hưu, sự thăng tiến hay thuyên chuyển được biết trước. - Nhu cầu không thể dự kiến trước được: ốm đau, bệnh tật đột xuất, tai nạn nghề nghiệp hay chết, có đơn xin việc vì một lý do nào đó mà không thể từ chối được Các nhà quản lý cần xem xết nhu cầu một cách chính xác để lên kế hoạch đáp ứng nhu cầu đó. Trước khi tiến hành tuyển dụng thì công ty có thể tìm ra các giải pháp thay thế nguồn tuyển dụng từ bên ngoài như: o Làm thêm giờ: tức là sắp xếp cho người lao động của công ty làm thêm giờ theo đúng quy định của pháp luật o Hợp đồng gia công: nghĩa là ký hợp đồng với các hang khác sản xuất cho mình. Việc này sẽ có lợi cho cả hai bên mà lại tiết kiệm chi phí tuyển dụng o Thuê nhân viên tạm thời: đây là một giải pháp giải quyết việc thiếu nhân công trong một thời gian ngắn, biến thiên theo mùa hay do đột suất o Thuê nhân viên từ hang khác: với cách này thì nhân viên thuê có thể thực hiện được ngay công việc của công ty nên công việc vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ nhưng công ty cũng có thể bị đánh cắp mất thông tin Sau khi thực hiện các biện pháp này vẫn không đáp ứng được nhu cầu nhân lực thì công ty mới tiến hành tuyển dụng Phân tích vị trí cần tuyển Việc mô tả và phân tích vị trí cần tuyển là việc làm bắt buộc, cần thiết để có thẻ tuyển được đúng người đúng vị trí Các nội dung chính của phân tích vị trí cần tuyển người: - Mục tiêu: lý do để có vị trí công việc tuyển dụng khi công việc này được thực hiện tốt thì công ty,khách hàng, nhân viên được hưởng những gì từ kết quả công việc - Yêu cầu: về kinh nghiệm, bằng cấp, giấy chứng nhận - Trách nhiệm chính: những yêu cầu thiết yếu cần thực hiện để đạt được mục tiêu - Địa bàn hoạt động: tức nơi làm việc, phòng ban, chi nhánh nào 31 - Các đối tác cần giao tiếp: công việc đòi hỏi phải giao tiếp với những ai: khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan chức năng - Chỉ tiêu công việc: những chỉ số đánh giá mức độ hoàn thành công việc, kết quả cần đạt được sau một thời gian cụ thể - Tính cách: tính cách như thế nào thì phù hợp với công việc - Sức khoẻ: công việc này đòi hỏi ứng cử viên phải có độ tuổi, sức khoẻ như thế nào . Xây dựng tiêu chuẩn và yêu cầu Sau phân tích kỹ lưỡng vị trí cần tuyển thì phải xác định các tiêu chuẩn và các yêu cầu của người đảm nhiệm vị trí bao gồm: trình độ học vấn, trình độ chuyên môn kỹ thuật, kinh nghiệm.. Nhà tuyển dụng chọn các yếu tố quyết định sự thành công của công việc và tham khảo các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau sau đó đưa ra các tiêu chuẩn cho các ứng cử viên dự tuyển vào vị trí đó. 5.1.3.2.Tìm kiếm ngƣời xin việc 5.1.3.3.Đánh giá quá trình tuyển mộ 5.1.3.4.Các giải pháp cho quá trình tuyển mộ - Lao động làm thêm giờ ; - Thuê lao động từ doanh nghiệp khác - Thuê doanh nghiệp khác sản xuất 5.2. Quá trình tuyển chọn nhân lực 5.2.1.Khái niệm tầm quan trọng của tuyển chọn nhân lực  Tuyển chọn Tuyển chọn nhân viên là quá trình đánh giá ứng cử viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu công việc, để tìm ra được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ (2) Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã được đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc  Tuyển dụng Tuyển dụng nhân viên là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng cử viên từ các nguồn khác nhau đến nộp đơn, đăng ký tìm việc làm và lựa chọn trong số họ những người phù hợp nhất với yêu cầu công việc và bố trí họ làm ở vị trí thích hợp trong công ty 32 Như vậy quá trình tuyển dụng là bao gồm quá trình tuyển mộ và tuyển chọn và bố trí lao động. Tuyển mộ là tập chung các ứng cử viên lại, còn tuyển chọn là quyết định xem trong số các ứng cử viên ấy ai là người hội tụ đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho công ty và bước cuôi cùng là bố trí lao động vào vị trí thích hợp. Vai trò của tuyển dụng lao động:  Đánh giá thực hiện công việc Hoạt động tuyển dụng và đánh giá tình hình thực hiện công việc có mối quan hệ qua lại với nhau. Nếu như hoạt động tuyển dụng là tuyển thêm người cho một vị trí nào đó thì đánh giá tình hình thực hiện công việc là xem xét, đánh giá người lao động có thực hiện tốt công việc đó hay không. Thường thì những người xin việc có trình độ cao sẽ thực hiện công việc tốt hơn. Bởi càng trình độ càng cao thì kiến thức và các kỹ năng làm việc sẽ được trang bị tốt, do đó dễ dàng hoàn thành những công việc được giao. Nhưng không phải bao giờ người xin việc cũng phù hợp với công việc. Nếu người có trình độ cao đó mà thiếu kinh nghiệm, không có đạo đức,hay không trung thành với công ty thi không những không thích hợp với những công việc đòi hỏi kinh nghiệm, sự bảo mật thông tinmà còn gây tổn hại cho doanh nghiệp: làm việc sai dẫn đến công ty phải giao công việc cho người khác làm nên tốn thêm chi phí lao động từ đó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Ngoài ra với những người không trung thành thì họ có thể đem bí mật của công ty cho đối thủ cạnh tranh, khi đó thì sẽ làm giảm sự cạnh tranh của công ty trên thị trường, mất uy tín, không kể mất chi phí đào tạo họ Kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc còn giúp cho bộ phận quản lý nguồn nhân lực và lãnh đạo cấp cao có thể đánh giá, xem xét hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn tốt không?. Kết quả đánh gía tốt, tức những nhân viên được tuyển phù hợp với các công việc của công ty, gắn bó lâu dài, đoàn kết trong tập thể.. Khi đó chứng tỏ hoạt động tuyển dụng đã được coi là làm tốt và ngược lại nếu nhân viên đó không hoàn thành được công việc thì có thể cho thấy sự yếu kém trong công tác tuyển chọn. Từ đó doanh nghiệp, tổ chức phải có kế hoạch thực hiện tốt công tác tuyển dụng để thu hút được người có trình độ cao .  Thù lao Thù lao lao động là tất cả các khoản mà người lao động nhận được thông qua mối quan hệ thuê mướn giữa họ và tổ chức. 33 Thù lao lao động ảnh hưởng rất lớn đến sự lựa chọn công việc của người lao động. Hiện nay, những nghề những công việc như : Dầu khí, bưu chính viễn thông, công nghệ thông tin có khả năng trả được mức lương cao hơn, do đó thu hút được đông đảo số người lao động đến nộp đơn và chọn việc làm. Người lao động sẽ thích hợp và mong muốn làm công việc có thù lao cao hơn. Bởi thù lao là yếu tố đầu tiên đảm bảo cho người lao động đáp ứng các nhu cầu sinh lý, ăn mặchọ sẽ không thể làm tốt công việc nếu mức lương quá thấp không đủ nuôi sống bản thân và gia đình. Mục tiêu cơ bản của thù lao lao động là thu hút được người lao động giỏi phù hợp với công việc của tổ chức, giữ gìn và động viên họ thực hiện công việc tốt nhất. Người lao động sau khi được tuyển chọn vào doanh nghiệp sẽ tích cực làm việc cho doanh nghiệp hơn néu mức thù lao ổn định và thù lao tăng dần. Họ sẽ có xu hướng ít nhảy sang công ty khác chỉ vì công đó trả lương cao hơn. Và như vậy doanh nghiệp sẽ không phải tiến hành tuyển dụng nhiều, tốn kém về nhiều mặt. 34 Nguồn: Giáo trình quản trị nhân lực- ThS Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân đồng chủ biên ,nhà xuất bản Lao Động và Xã hội-2004.  Đào tào và phát triển Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao trình độ tình hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của Nhiều người tham gia tuyển mộ cho phép người sử dụng lao động có năng lựa chọn nhiều hơn. Tỷ số người được chấp nhận ảnh hưởng dến số người cần thiết phải tuyển mộ Những người xin việc trình khả độ lành nghề cao thì thực hiện công việc tốt hơn . Các vấn đề tồn tại về thực hiện công việc có thể cho thấy sự cần thiết thu hút những người lao động có trình độ cao hơn Cung về lao động ảnh hưởng đến mức lương và người có trình độ coa sẽ mong đợi các mức thù lao cao hơn Mức lương cao hơn tạo điều kiện thuận dễ dàng hơn cho việc thu hút người có trình độ cao hơn Người lao động có tay nghề đòi hỏi ít phải đào tạo hơn người không có tay nghề. Tuyển mộ được đơn giản hoá nếu nhân viên mới có thể đào tạo phù hợp với ít thời gian và kinh phí hơn Những người lao động được bố trí vào những vị trí thích hợp có tỷ lệ công việc thay đổi thấp hơn và có sự thảo mãn cao hơn. Hình ảnh của công ty ảnh hưởng đến quyết định nộp đơn vào một vị trí Tuyển chọn Đánh giá tình hình thực hiện công việc Thù lao Đào tạo và phát triển Các mối quan hệ lao động Tuyể n mộ 35 mình và thực hiện các chức năng thích ứng của họ với các công việc trong tương lai. Tuyển mộ được đơn giản hoá nếu nhân viên mới có thể được đào tạo phù hợp mà tốn ít thời gian và kinh phí hơn. Đây là điều khá quan trọng, vì nó rút ngắn thời gian tuyển dụng, doanh nghiệp nhanh chóng có được những lao động phù hợp đảm bảo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời do tiết kiệm thời gian và chi phí thì lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ lớn hơn.  Các mối quan hệ xã hội Các quan hệ lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động , giữa những người lao động với nhau, luôn tồn tại và diễn ra trong bất kỳ một tổ chức nào. Các quan hệ lao động liên quan đến quyển và nghĩa vụ giữa các bên tham gia quá trình lao động như hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể..Khi các quan hệ này diễn ra một cách bình thường tức không có sự tranh chấp, xung đột, mà luôn có sự chia sẻ với nhau thì đây là điều kiện tốt để người lao động làm việc và chia sẻ, coi công ty như là ngôi nhà thứ hai của mình thì khi đó người lao động sẽ gắn bó với công ty hơn, nhiệt tình làm việc hơn. 5.2.2.Quá trình tuyển chọn Quá trình tuyển chọn nhân viên một cách chính thức thì có tám bước như trên. Tuy nhiên số lượng các bước trong quá trình tuyển chọn không phải là cố định mà nó tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp của công việc khi tuyển chọn lao động, tính chất của loại lao động cần tuyển chọn cũng như phụ thuộc vào kinh phí tuyển dụng của công ty. Để có thể nhận vào làm việc thì ứng cử viên phải vượt qua tám bước sau: 36 Xét hồ sơ xin việc Phỏng vấn sơ bộ Kiểm tra trình độ Phỏng vấn đánh giá Sưu tra lý lịch Quyết định tuyển chọn và Ktra SK Tuyển dụng bổ nhiệm ỨNG CỬ VIÊN LOẠI BỎ Môi trường bên ngoài Môi trường bên trong a. Xét hồ sơ xin việc Hồ sơ của ứng cử viên dự tuyển của ứng cử viên thường cung cấp các thông tin cơ bản về trình độ học vấn và trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và các thông tin các nhân(tuổi, giới tính). Thông tin rút ra từ hồ sơ dự tuyển sẽ không đủ để đánh giá toàn diện về ứng cử viên nhưng có thể sử dụng để loại bớt những ứng cử viên không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu. Xét hồ sơ xin việc hay sang lọc hồ sơ là biện pháp đánh giá đầu tiên trong quá trình tuyển chọn nhằm nhanh chóng loại bớt những ứng cử viên không phù hợp. 37 Với mục đích này, việc nghiên cứu hồ sơ chỉ dừng lại ở mức kiểm tra xem ứng cử viên có đáp ứng được yêu cầu cơ bản hay không. Vì vậy, cán bộ nhân sự cần thận trọng khi quyết định loại bỏ một ứng cử viên không gạt bỏ những ứng cử viên rất tốt nhưng chuẩn bị hồ sơ không chu đáo. Hồ sơ xin việc của ứng cử viên có thể theo mẫu chung hay mẫu do công ty tự thiết kế. Tuỳ từng công ty mà họ có thể có hoặc không có mẫu riêng. b.Phỏng vấn sơ bộ Khi ứng cử viên được gọi đến để phỏng vấn sơ bộ thì đây là lần đầu tiên ứng cử viên được tiếp xúc với công ty một cách chính thức. Đây là cơ hội để công ty có thể quảng bá về môi trường làm việc, phong cách làm việc của công ty. Ở bước này thì cán bộ nhân sự thường đánh giá ứng cử viên thông qua cách ăn mặc, lời ăn tiếng nói.qua đó tìm hiểu động cơ làm việc của ứng cử viên. c. Kiểm tra trình độ của ứng cử viên Đây là bước quan trọng để có thể lựa chọn được ứng cử viên phù hợp với yêu cầu của công việc. Khi số lượng ứng cử viên không nhiều thì công ty có thê tiến hành làm bài kiểm tra, bài luận chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức liên quan đến công việc mà ứng cử viên sẽ thực hiện sau này. Khi số lượng ứng cử viên nhiều thì để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí thì đa phần các công ty hay thực hiện thi trắc nghiệm như trắc nhiệm về trí thông minh, trắc nhiệm về tâm lý, trắc nhiệm về khả năng thực hiẹn công việc, trắc nghiệm về thái độ sự nghiêm túc. Cụ thể như sau: - Trắc nghiệm tâm lý Trắc nghiệm tâm lý là một phương pháp khoa học thông qua một loạt các biện pháp để đánh giá sự khác nhau giữa các thí sinh về trình độ trí lực và cá tính. Trắc nghiệm tâm lý giúp các nhà quản trị hiểu được động thái và thái độ ứng sử của ứng cử viên như hướng nội hay hướng ngoại, rút nhát hay mạnh dạn. - Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng chuyên môn Trong quá trình tuyến chọn và sử dụng nhân viên, thông qua việc trắc nghiệm khả năng có thể biết được những thông tin khách quan về chiều hướng, khả năng của người tìm việc, từ đó tìm cho họ một cương vị thích hợp. Loại trắc nghiệm này được chia làm ba loại 38 Khả năng tinh thần là trắc nghiệm về trí thông minh nó được thể hiện thông qua sự tranh luận bằng lời, sự nói lưu loát, tốc độ nhận biết và một số đặc trưng khác Khả năng bản năng là trắc nghiệm liên quan đến khả năng nhận biết của cá nhân liên quan đến sự nhận biết các mối quan hệ thuộc bản năng. Khả năng vận động tâm lý là trắc nghiệm liên quan đến các kỹ năng cá nhân trong việc thực hiện các hoạt động khác nhau như sự kiểm soát sự chính xác, sự khéo léo - Trắc nghiệm cá tính, phẩm chất và hứng thú nghề nghiệp của người tìm việc Cá tính, phẩm chất chủ yếu bao gồm đặc trưng về các phương diện con người như thái độ, tình cảm, quan niệm về giá trị, khí chất, tính cáchThông qua cuộc trắc nghiệm nhà tuyển dụng có thể sát hạch những tố chất tâm lý như thái độ làm việc, động cơ công tác, khí chất, tính cách và tính ổn tình trong tình cảm của người tìm việc Đối với việc tiến hành trắc nghiệm hứng thú nghề nghiệp đối với tìm việc có một giá trị nhất định. Nếu như một người được làm công việc phù hợp với hứng thú, sở thích của mình, họ mới có được cảm giác thoải mái và có được thành tích trong công việc, đồng thời nâng cao được tính chủ động, tính tích cực trong công việc. d. Phỏng vấn ứng cử viên Phỏng vấn ứng cử viên là cơ hội để tìm hiểu sâu sắc hơn các thông tin mà ứng cử viên đã cung cấp trong hồ sơ tuyển dụng và thu thập thêm các thông tin cần thiết khác. Quan sát ứng cử viên với các câu hỏi còn giúp đánh giá được khả năng giao tiếp và khả năng diễn đạt của họ. Như vậy phỏng vấn tuyển dụng là một hoạt động trao đổi thông tin trực tiếp được thiết kế để khám phá những sự thật về kiến thức, kinh nghiệm, thành công và thất bại trong quá khứ cũng như động cơ làm việc của ứng cử viên nhằm xác định xem liệu họ có thể làm tốt công việc không (3) .- tuyểndụng đúng người “dụng nhân” đúng ngay từ khâu tuyển dụng- Bộ sách QTNL nhà xuất bản trẻ /2006. Thông thường phỏng vấn tuyển dụng có một số hình thức như: + Phỏng vấn tự do Người phỏng vấn tự do đặt câu hỏi và khuyến khích ứng cử viên trả lời một cách thoải mái ( không ngắt lời, không tranh luận, không đột ngột thay đổi đề 39 tài). Người phỏng vấn có thể đặt các câu hỏi hoàn toàn khác nhau đối với các ứng cử viên khác nhau. + Phỏng vấn theo cấu trúc đã định trước Theo hình thức này thì người phỏng vấn sử dụng một bảng câu hỏi chuẩn và đặt câu hỏi theo một trình tự cố định cho tất cả các nhân viên. Hình thức phỏng vấn này có ưu điểm là dễ thực hiện,dễ so sánh giữa các ứng cử viên và có đọ tin cậy cao hơn so với phỏng vấn tự do. Nhưng nhược điểm của kiểu phỏng vấn theo cấu trúc định trước là hạn chế cơ hội cho các câu hỏi khai thác thêm của người phỏng vấn. + Kết hợp cả hai hình thức trên. Người phỏng vấn sẽ sử dụng một bảng câu hỏi chuẩn cho tất cả ứng cử viên nhưng vẫn đặt các câu hỏi khác để khai thác thông tin cần thiết. - Người thực hiện phỏng vấn + Tổng giám đốc Đối với một số loại công việc hay chức vụ cao và quan trọng thì Tổng giám đốc chụi trách nhiệm cả phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu. + Giám đốc bộ phận cần tuyển người + Giám đốc nhân sự. - Phương pháp phỏng vấn Có rất nhiều phương pháp để phỏng vấn như: + Phỏng vấn hội đồng + Phỏng vấn căng thẳng + Phỏng vấn mô tả hành vi + Phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn nhóm e.Sƣu tra lý lịch Mục tiêu là muốn kiểm tra lại những thông tin mà ứng cử viên cung cấp cho các nhà tuyển dụng có chính xác không?. Đồng thời thông qua thẩm tra họ mong muốn phát hiện thêm những tiềm năng mới của ứng cử viên Công ty có thể liên lạc với cơ sở đào tạo, người phụ trách, bạn bè đồng nghiệp để có thêm thông tin về ứng cử viên. f.Quyết định tuyển chọn và kiểm tra sức khoẻ Đến đây bạn đã có thể xác định được một danh sách chọn lọc bao gồm một số ít những ứng cử viên phù hợp nhất. Các ứng cử viên đều phù hợp với doanh nghiệp, vấn đề chọn ai lúc này phụ thuộc vào sự phù hợp giữa doanh nghiệp và 40 ứng cử viên trên nhiều phương diện như sự kỳ vọng của ứng cử viên, khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, mục tiêu nghề nghiệp của ứng cử viên và xu hướng phát triển của doanh nghiệp Khi đã được tuyển chọn thì bước cuối cùng là kiểm tra sức khoẻ có đủ để đảm bảo công việc hay không. Công việc này thường do bác sĩ ở tại doanh nghiệp kiểm tra trực tiếp. g.Tuyển dụng bổ nhiệm Khi ứng cử viên đã qua tất cả các bước trên thì được công ty ra quyết định bổ nhiệm và bắt đầu vào giai đoạn định hướng. 5.2.3.Một số vấn đề cần quan tâm khi thực hiện công tác tuyển chọn trong tổ chức Khi thực hiện công tác tuyển dụng phải đạt được các yêu cầu sau: - Thứ nhất, tuyển dụng phải gắn với nhu cầu lao động Các tổ chức chỉ thực hiện tuyển dụng khi có nhu cầu tuyển dụng thực sự. Trong trường hợp nếu sử dụng được các biện pháp mà thay thế được tuyển dụng như làm thêm giờ, thuyên chuyển trong nội bộ công ty mà công việc vẫn hoàn thành thì công ty không nên tuyển dụng. Nếu không sẽ công ty sẽ mất thêm chi phí nhân công, chi phí tuyển dụng trong khi đó công ty vẫn chưa sử dụng được tối đa hiệu quả nguồn lực lao động. Để biết được công ty có nhu cầu tuyển dụng lao động hay không thì công ty cần làm tốt công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong nội bộ công ty. - Thứ hai, tuyển dụng được người đáp ứng được nhu cầu đặt ra Bất cứ một công ty nào khi tiến hành tuyển dụng thì đều mong muốn là tuyển được đúng người vào đúng vị trí, có như vậy mới đem lại hiệu quả công việc cao. 41 Ch-¬ng 6: Bè trÝ c«ng viÖc vµ th«i viÖc 6.1. §Þnh h-íng 6.1.1. Kh¸i niÖm Sau khi ứng cử viên đã trải qua tất cả các bước của quá trình tuyển chọn thì được tuyển vào làm việc trong công ty. Khi đó thì ứng cử viên được hội nhập vào môi trường làm việc của công ty Thông thường, các công ty khi kết thúc đợt tuyển dụng thì tổ chức chương trình hội nhập vào môi trường làm việc với mục đích giúp cho nhân viên mới dễ thích ứng với tổ chức đồng thời cung cấp cho họ thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng. Hay cßn gäi lµ ho¹t ®éng ®Þnh h-íng §Þnh h-íng lµ mét ch-¬ng tr×nh ®-îc x©y dùng nh»m gióp cho nh÷ng ng-êi lao ®éng lµm quen víi doanh nghiÖp (quen m«i tr-êng vµ c¸c néi quy, quy chÕ nh÷ng chuÈn mùc cña doanh nghiÖp) ®Ó b¾t ®Çu c«ng viÖc mét c¸ch cã hiÖu qu¶ h¬n. 6.1.2. Néi dung ®Þnh h-íng 6.1.2.1. Trong quá trình này thì nhân viên mới sẽ được cung cấp thông tin về: - Giới thiệu tổng quát về công ty: lịch sử hình thành, quá trình phát triển, cơ cấu tổ chức của công ty, văn hoá công ty - Giới thiệu công việc cụ thể cho người lao động bao gồm: nhiệm vụ, cách thức thực hiện công việc, ai quản lý trực tiếp - Giới thiệu quy định, quy chế về kỷ luật lao động, quy chế tiền lương Sau quá trình đó thì nhân víên mới sẽ được bố trí một vị trí làm việc trong một bộ phận nhất định tương ứng với vị trí mà ứng cử viên đó đã được tuyển Khi đã được bố trí vào một vị trí thì nhân viên mới bắt đầu thời gian thử việc tại công ty. Trong thời gian này nhân viên mới làm việc như một nhân viên chính thức trong công ty. Sau khi kết thúc thời gian thử việc thì nhân viên đó sẽ được đánh giá dựa trên kết quả công việc, thái độ, phong cách làm việc trong thời gian thử việc. Nếu thoả mãn các yêu cầu đặt ra thì nhân viên đó sẽ được ký hợp đồng chính thức với công ty. Hợp đồng này có thể là có thời hạn hay không tuỳ thuộc vào tính chất công việc cũng như thoả thuận của hai bên. 42 Như vậy thông qua kết quả làm việc của người lao động mà nhà quản lý có thể biết được kết quả tuyển dụng của mình có tốt không?,có tìm được người phù hợp với công việc không?, có bố trí họ đúng vào công việc đó hay không ? 6.1.2.2. C¸c néi dung cã thÓ truyÒn t¶i tíi ng-êi lao ®éng b»ng nhiÒu c¸ch:  TËp chung ng-êi lao ®éng míi ®Ó giíi thiÖu vÒ c¸c ho¹t ®éng víi c¸c ho¹t ®éng chung  DÉn ®i th¨m quan c¸c c«ng viÖc, vÞ trÝ cô thÓ 6.1.2.3. Mét vµi ®iÓm chó ý khi tiÕn hµnh ho¹t ®éng ®Þnh h-íng  Ph¶i lËp kÕ ho¹ch cô thÓ cho ho¹t ®éng ®Þnh h-íng ®èi víi nh÷ng nh©n viªn míi. Trong ®ã ph¶i x¸c ®Þnh râ néi dung, thêi gian vµ c¸ch thøc ®Þnh h-íng  Sau khi tiÕn hµnh xong cÇn chuyÓn ®Õn ng-êi cã liªn quan vµ nh÷ng ng-êi nh©n viªn míi tr-íc khi ho¹t ®éng ®Þnh h-íng b¾t ®Çu  Trong qu¸ tr×nh lªn kÕ ho¹ch ®Þnh h-íng doanh nghiÖp cÇn lµm râ môc tiªu hoÆc lµ nh÷ng kú väng mµ kÕt qu¶ ®Þnh h-íng mang l¹i  L-îng th«ng tin cung cÊp cho lao ®éng míi kh«ng nªn qu¸ s¬ sµi hoÆc qu¸ chi tiÕt phøc t¹p  Nªn sö dông kÕt hîp th«ng tin cung cÊp d-íi d¹ng v¨n b¶n vµ duíi d¹ng th«ng tin b»ng miÖng th«ng qua trao ®æi gi÷a nh÷ng ng-êi lao ®éng víi nhau. 6.1.3. Bố trí sử dụng lao động C¸c nh©n tè ¶nh h-ëng  Yếu tố thuộc về bản thân người lao động: đó là các yếu tố về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, sự nhạy bén, tính cách của người lao động. Các yếu tố này sẽ quyết định vị trí công việc của người lao động là ở vị trí nào là phù hợp  Yêu cầu đòi hỏi của công việc: Yêu cầu của công việc là căn cứ để xác định người sẽ tuyển dụng vì vậy với việc xem xét yêu cầu của công việc thì nhà quản lý sẽ quyết định là thuyên chuyển hay tuyển dụng từ bên ngoài.  Yếu tố thuộc về lãnh đạo: như tầm nhìn chiến lược, kinh nghiệm, trình độ của người lãnh đạo về việc lựa chọn, thuyên chuyển, bố trí như thế nào để cho hệ thống hoạt động được nhịp nhàng. Đây là một nghệ thuật quản lý của mỗi nhà lãnh đạo. 43 6.2. Biªn chÕ néi bé 6.2.1. Thuyªn chuyÓn  Kh¸i niÖm: Lµ sù thay ®æi vÞ trÝ c«ng viÖc tõ vÞ trÝ nµy sang vÞ trÝ kh¸c hoÆc tõ bé phËn nµy sang bé phËn kh¸c  C¬ së cña thuyªn chuyÓn lao ®éng:  XuÊt ph¸t tõ yªu cÇu cña doanh nghiÖp  Do nguyÖn väng cña ng-êi lao ®éng nh-ng ®-îc c¬ quan, tæ chøc chÊp nhËn  Môc ®Ých cña thuyªn chuyÓn lao ®éng (®øng tõ phÝa doanh nghiÖp)  §iÒu hoµ nh©n lùc gi÷a c¸c bé phËn phßng ban. §Ó cã thÓ gi¶m chi phÝ ë mét sè bé phËn, ®iÒu tiÕt nh©n sù ®Ó lµm viÖc cã hiÖu qu¶ h¬n. Sö dông tèi ®a ho¸ hiÖu qu¶ nguån nh©n lùc  LÊp nh÷ng vÞ trÝ cßn trèng do doanh nghiÖp më réng quy m« ho¹t ®éng s¶n xuÊt do vÞ trÝ ®ã lao ®éng nghØ h-u, chuyÓn c«ng viÖc kh¸c hoÆc chÊm døt lao ®éng  Kh¸c phôc nh÷ng sai sãt do viÖc bè trÝ lao ®éng truíc ®©y  Trªn gãc ®é ng-êi lao ®éng th× viÖc thuyªn chuyÓn sÏ gióp cho ng-êi lao ®éng cã ®-îc vÞ trÝ lµm viÖc phï hîp h¬n lµm cho n¨ng su¾t t¨ng lªn  Ph©n lo¹i: Theo b¶n chÊt th×  Thuyªn chuyÓn theo yªu cÇn c«ng viÖc: ®©y lµ thuyªn chuyÓn xuÊt ph¸t tõ yªu cÇu cña doanh nghiÖp ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng thõa thiÕu nh©n lùc ë c¸c bé phËn  Thuyªn chuyÓn thay thÕ: h×nh thøc nµy gióp cho doanh nghiÖp cã thÓ lÊp nh÷ng chç trèng – ch-a cã ng-êi ®¶m nhËn  Thuyªn chuyÓn kh¾c phôc nh÷ng sai sãt Theo thêi gian th×:  Thuyªn chuyÓn t¹m thêi: ng-êi lao ®éng chØ thay dæi c«ng viÖc trong mét thêi gian ng¾n  Thuyªn chuyÓn l©u dµi  Mét sè ®iÓm cÇn chó ý khi thùc hiÖn thuyªn chuyÓn:  Khi tæ chøc thuyªn chuyÓn th× ph¶i quy ®Þnh râ r·ng vÒ quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm cña nh÷ng ng-êi ®Ò xuÊt tæ chøc. 44  Th«ng th-êng cã qu¶n lý trøc tiÕp c¸c bé phËn nh- tr-ëng phßng, tr-ëng bé phËn lµ ng-êi ®Ò xuÊt viÖc thuyªn chuyÒn (hä hiÓu râ kh¶ n¨ng cña ng-êi lao ®éng)  C¸n bé : hä sÏ tiÕp nhËn ®Ò xuÊt cña c¸n bé qu¶n lý c¸c cÊp. Hä sÏ xem xÐt ®¸nh gi¸ tr-íc khi tr×nh lªn, ®-a ra ph-¬ng ¸n xÐt duyÖt c¸n bé nh÷ng ng-êi chî cÊp cao ®-a ra quyÕt ®Þnh.  Nh÷ng ng-êi lao ®éng cÊp cao cña ph-¬ng ¸n sÏ lµ ng-êi quyÕt ®Þnh vÒ viÖc thuyªn chuyªn.  Khi thuyªn chuyÓn th× doanh nghiÖp ph¶i ®¶m b¶o sù phï hîp vÒ tr×nh ®é gi÷a tr×nh ®é cña ng-êi lao ®éng, gi÷a c«ng viÖc míi vµ cò  TuyÕt ®èi kh«ng thuyªn chuyÓn lao ®éng do nh÷ng m©u thuÉn bÊt ®ång c¸ nh©n  Khi thuyªn chuyÓn nguêi lao ®éng th× doanh nghiÖp ph¶i ®¶m b¶o sù t-¬ng thÝch vÒ tiÒn l-¬ng, thu nhËp gi÷a vÞ trÝ c«ng viÖc míi víi vÞ trÝ c«ng viÖc cò  ViÖc thuyªn chuyÓn ph¶i theo mét thñ tôc chÆt chÏ  ViÖc thuyªn chuyÓn ph¶i ®-îc sù chÊp nhËn cña bé phËn ë n¬i mµ bé phËn sÏ thuyªn chuyÓn tíi 6.2.2. §Ò b¹t - Thùc chÊt lµ thuyªn chuyÓn ng-ßi lao ®éng lªn mét vÞ trÝ cao h¬n so víi vÞ trÝ cña hä.VÞ trÝ c«ng viÖc míi cã thÓ lµ vÞ trÝ ®ßi hái tr×nh ®é cao h¬n so víi c«ng viÖc cò cña hä - Ph©n lo¹i :  §Ò b¹t ngang : cã nghÜa thuyªn chuyÓn ng-êi lao ®éng tõ vÞ trÝ c«ng viÖc nµy ®Õn vÞ trÝ c«ng viÖc kh¸c cao h¬n hoÆc t-¬ng ®-¬ng nh-ng ë mét bé phËn kh¸c  §Ò b¹t däc : cã nghÜa ng-êi lao ®éng sÏ ®-îc bé trÝ vµo mét c«ng viÖc cã cÊp bËc cao h¬n trong cïng mét bé phËn ®ã - ý nghÜa :  NÕu ®Ò b¹t ®óng th× ®©y chÝnh lµ ®éng lùc lín nhÊt ®èi víi ng-êi lao ®éng v× nç lùc cña hä sÏ ®-îc ®¸nh gi¸, nh×n nhËn chÝnh x¸c  §Ò b¹t ®óng th× doanh nghiÖp cã thÓ thu hót lao ®éng giái vµ duy tr× lao ®éng hiÖn cã 45  Trªn gãc ®é doanh nghiÖp ®Ò b¹t ®óng hîp lý gióp cho doanh nghiÖp ®¸p øng ®-îc nhu cÇu nguån nh©n lùc, ph¸t triÓn ®-îc ®éi ngò lao ®éng, ®Ó hä cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn c«ng viÖc ®ßi hái n¨ng lùc cao h¬n - C¬ së ®Ò b¹t :  ViÖc ®Ò b¹t ph¶i c¨n cø vµo kh¶ n¨ng thùc hiÖn, n¨ng lùc cña b¶n th©n ng-êi lao ®éng, Cã thÓ ®¸nh gi¸ n¨ng lùc th«ng qua thµnh tÝch, kÕt qu¶ thùc hiÖn c«ng viÖc, tiÒm n¨ng cña ng-êi lao ®éng( vÝ dô nh- kh¶ n¨ng vÒ mèi quan hÖ)  Doanh nghiÖp vÉn cßn trèng nh÷ng vÞ trÝ cÇn ®Ò b¹t - C¸c ®iÒu kiÖn ®Ó viÖc ®Ò b¹t cã hiÖu qu¶ :  Doanh nghiÖp ph¶i cã c¸c chÝnh s¸ch cô thÓ ®èi víi viÖc quy ho¹ch vµ ®Ò b¹t c¸n bé trong ®ã cÇn nhÊn m¹nh vµ khuyÕn khÝch ng-êi lao ®éng trong doanh nghiÖp nç lùc ®Ó ®¹t ®-îc nh÷ng vÞ trÝ cao h¬n. VÝ dô: ë NhËt b¶n th× ®Õn 40 tuæi mµ kh«ng gi÷ vÞ trÝ qu¶n lý nµo ®ã th× ra khái guång m¸y «ng viÖc  Nh÷ng ng-êi lao ®éng ph¶i cã sù cam kÕt t¹o mäi ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho ng-êi lao ®éng ®Ó hä cã thÓ ph¸t huy hÕt n¨ng lùc cña m×nh vµ cã c¬ héi ®-îc ®Ò b¹t  Bªn c¹nh sù cam kÕt th× b¶n th©n ng-êi lao ®éng cu·ng cÇn, nhËn thøc râ rµng ý nghÜa cña viÖc ®Ò b¹t, sù th¨ng tiÕn ®èi víi sù ph¸t triÓn nghÒ nghiÖp cña b¶n th©n m×nh  X¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm cña c¸c cÊp l·nh ®¹o, c¸ nh©n liªn quan ®Õn viÖc ®Ò b¹t. Th«ng th-êng ng-êi l·nh ®¹o bé phËn lµ ng-êi ®Ò xuÊt c¸c ý kiÕn. Bé phËn chuyªn tr¸ch nguån nh©n lùc xem xÐt, cho ý kiÕn tr-íc khi tr×nh duyÖt lªn cÊp cao h¬n. 6.2.3. Xuèng chøc - Kh¸i niÖm: Lµ viÖc thuyªn chuyÓn ng-êi lao ®éng ®Õn vÞ trÝ lµm viÖc míi cã quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm Ýt h¬n so víi vÞ trÝ ban ®Çu cña hä - Khi xuèn chøc cho mét ng-êi nµo ®ã cÇn chó ý:  Khi ra quyÕt ®Þnh th× ng-êi l·nh ®¹o ph¶i cã c¬ së vÒ nh÷ng vi ph¹m cña ng-êi lao ®éng trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc  §«i khi viÖc xuèng chøc v× lý do søc khoÎ th× doanh nghiÖp nªn t¹o ®iÒu kiÖn cho ng-êi lao ®éng cã thÓ phôc håi søc khoÎ b¶n th©n m×nh 6.3. Th«i viÖc 46 Kh¸i niÖm: Lµ sù chÊm døt hîp ®ång lao ®éng gi÷a ng-êi lao ®éng vµ ng-êi sö dông lao ®éng. §«i khi nã lµ sù t¹m ng-ng c«ng viÖc v× nh÷ng lý do kh¸c nhau. 6.3.1.Gi·n thî X¶y ra khi doanh nghiÖp gÆp khã kh¨n trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh 6.3.2.Sa th¶i Lµ viÖc chÊm døt hîp ®ång lao ®éng xuÊt ph¸t tõ nh÷ng lý do kh¸c nhau do cã liªn quan trùc tiÕp ®èi víi b¶n th©n hä. Cã hai h×nh thøc: Do vi ph¹m kû luËt lao ®éng Do t×nh tr¹ng søc khoÎ: Do m¾c nh÷ng bÖnh truyÒn nhiÔm.... 6.3.3.Tù th«i viÖc Lµ chÊm døt hîp ®ång gi÷a ng-êi lao ®éng vµ ng-êi sö dông lao ®éng do b¶n th©n ng-êi lao ®éng 6.3.4.VÒ h-u 47 Ch-¬ng 7: T¹o ®éng lùc lao ®éng 7.1. Khái niệm động lực lao động Nhu cÇu vµ ®éng c¬ lµm viÖc Nhu cÇu cña con ng-êi bµo gåm hai nhu cÇu lµ nhu cÇu vÒ vËt chÊt vµ nhu cÇu vÒ tinh thÇn Nhu cÇu th× t¹o ®éng c¬ lµm viÖc. §éng c¬ trë thµnh ®éng lùc khi cã mét lîi Ých nµo ®ã. Lîi Ých vµ ®éng lùc lao ®éng §éng lùc lµ sù kh¸t khao, tù nguyÖn cña ng-êi lao ®éng nh»m ®em hÕt nç lùc cña b¶n th©n ®Ó ®¹t ®-îc mét môc tiªu hoÆc kÕt qu¶ nµo ®ã. Lîi Ých: lµ sù tho¶ m·n nhu cÇu ë c¸c møc ®é kh¸c nhau ( bëi møc ®é tho¶ m·n nhu cÇu cña mçi ng-êi lµ kh¸c nhau). Lîi Ých nã sÏ t¹o ra ®éng lùc lao ®éng. Lîi Ých cµng cao th× ®éng lùc cµng lín. Gi÷a lîi Ých vµ nhu cÇu cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau, kh«ng cã nhu cÇu th× kh«ng cã, kh«ng tån t¹i lîi Ých Kh¸i niÖm: T¹o ®éng lùc lao ®éng tøc lµ viÖc t×m kiÕm c¸c biÖn ph¸p, gi¶i ph¸p nh»m ®em l¹i sù tho¶ m·n cho ng-êi lao ®éng vµ kÝch thÝch hä thùc hiÖn tèt h¬n. 7.2. Các yếu tạo động lực lao động 7.2.1. Nhãm yÕu tè thuéc vÒ c¸ nh©n ng-êi lao ®éng - HÖ thèng nhu cÇu c¸ nh©n: nhu cÇu cña mçi ng-êi lao ®éng lµ kh¸c nhau, møc ®é tho¶ m·n nhu cÇu còng kh¸c nhau. V× vËy môc tiªu cña c¸c nhµ qu¶n lý lµ ®-a ra cã thÓ lµ ®éng lùc víi ng-êi nµy nh-ng l¹i kh«ng lµ ®éng lùc ®èi víi ng-êi kh¸c. - §Þnh h-íng gi¸ trÞ c¸ nh©n: cã nghÜa lµ c¸i mµ mçi c¸ nh©n coi träng nh- cã ng-êi coi träng uy tÝn nh-ng l¹i cã ng-êi coi träng kinh tÕ hay sù th¨ng tiÕn trong c«ng viÖc. - Kh¶ n¨ng thùc hiÖn c«ng viÖc cña mçi ng-êi: còng quyÕt ®Þnh lµ môc tiªu cña ng-êi qu¶n lý ®-a ra cã trë thµnh ®éng lùc víi m×nh hay kh«ng? - Th¸i ®é ®èi víi lao ®éng. 7.2.2. C¸c yÕu tè bªn ngoµi - Sù khuyÕn khÝch, ®éng viªn, chia sÎ cña ng-êi lao ®éng, ®ång nghiÖp; - Sù hÊp dÉn cña c«ng viÖc; - M«i tr-êng lµm viÖc cña ng-êi lao ®éng; - C¬ héi ph¸t triÓn cña ng-êi lao ®éng. 48 7.3. Các học thuyết tạo động lực trong lao động 7.3.1. Hệ thống nhu cầu Maslow - Theo «ng th× nhu cÇu cña con ng-êi ®-îc chia thµnh 5 thø bËc nhu cÇu ®ã lµ: 1. Nhu cÇu sinh lý: ®©y lµ nhu cÇu tèi thiÓu bao gåm nhu cÇu ¨n, mÆc, ë... 2. Nhu cÇu an toµn 3. Nhu cÇu vÒ x· héi: lµ nhu cÇu ®-îc giao tiÕp, nhu cÇu cã c¸c mèi quan hÖ... 4. Nhu cÇu ®-îc t«n träng: nhu cÇu ®-îc ng-êi kh¸c kÝnh träng, nÓ nang... 5. Nhu cÇu tù hoµn thiÖn - C¸c nhu cÇu nµy theo tr×nh tù tõ thÊp ®Õn cao. Khi nhu cÇu cÊp d-íi ch-a ®-îc tho¶ m·n th× nhu cÇu cÊp trªn còng kh«ng ®-îc thùc hiÖn. Nhu cÇu cÊp thÊp rÔ tho¶ m·n nh-ng nã l¹i kh«ng t¹o ra ®éng lùc lµm viÖc cho ng-êi lao ®éng. Ng-îc l¹i nhu cÇu cÊp cao khã tho¶ m·n nh-ng nã l¹i t¹o ®éng lùc lµm viÖc cho ng-êi lao ®éng. 7.3.2. Học thuyết hệ thống hai yếu tố của Herzberg Trong häc thuyÕt hai yÕu tè cña Hezberg th× cã hai yÕu tè t¸c ®éng ®Õn tr¹ng th¸i – tinh thÇn cña ng-êi lao ®éng ®ã lµ: 1. Nhãm c¸c yÕu tè duy tr× bao gåm: - TiÒn l-¬ng.(ë ViÖt Nam ®©y lµ mét ®éng lùc rÊt lín) - ViÖc sö dông c¸c chÝnh s¸ch cña doanh nghiÖp - C¸c mèi quan hÖ trong doanh nghiÖp - Sù chØ dÉn, h-íng dÉn trong c«ng viÖc C¸c yÕu tè nµy kh«ng t¹o ®éng lùc lµm viÖc. Nã chØ cã t¸c dông duy tr× tr¹ng th¸i lµm viÖc cña ng-êi lao ®éng. Nh-ng nÕu kh«ng cã c¸c yÕu tè nµy hay c¸c yÕu tè nµy kh«ng ®-îc tháa m·n th× lao ®éng mÊt ®éng c¬ lµm viÖc, cã thÓ dÉn ®Õn th«i viÖc hay bá viÖc... 2. Nhãm c¸c yÕu tè ®éng viªn ( g¾n liÒn víi c«ng viÖc) bao gåm: - C¶m nhËn cña c¸ nh©n vÒ sù hoµn thµnh xuÊt s¾c c«ng viÖc. Nãi c¸ch kh¸c nã chÝnh lµ sù hoµn thµnh trong c«ng viÖc. VÝ dô ®éng lùc ®Ó gi¶i ®-îc bµi to¸n khã. - Sù ®¸nh gi¸ cao cña ®ång nghiÖp ®Æc biÖt lµ cña ng-êi lao ®éng ®èi víi sù thµnh c«ng trong c«ng viÖc - Sù hÊp dÉn cña c«ng viÖc 49 - Tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc, kh¶ n¨ng lµm viÖc ®éc lËp, s¸ng t¹o trong c«ng viÖc - Sù th¨ng tiÕn, ®Ò b¹t trong c«ng viÖc Häc thuyÕt nµy chØ ra vai trß quan träng cña c«ng viÖc trong viÖc t¹o ®éng lùc lµm viÖc cho ng-êi lao ®éng. 7.3.3. Học thuyết tăng cƣờng tích cực Häc thuyÕt vÒ sô t¨ng c-êng tÝch cùc ph¶n ¸nh vÒ sù ¶nh h-ëng cña phÇn th--áng hoÆc sù thóc ®Èy ®Õn hiÖu qu¶ cña hµnh vi. §©y lµ mét häc thuyÕt vÒ ®éng c¬. Nã gi¶i thÝch hµnh vi nh- lµ kÕt qu¶ t¸c ®éng cña c¸c phÇn th-ëng tr-íc ®ã. PhÇn th-ëng cã thÓ lµ tiÒn hoÆc cã thÓ lµ nh÷ng lêi khen. C¸c phÇn th-ëng ®ã cã thÓ do tæ chøc ®-a ®Õn cho ng-êi lao ®éng hoÆc cã thÓ th«ng qua chÝnh c«ng viÖc cña häc (ch¼ng h¹n , t¹o viÖc lµm cho ng-êi lao ®éng ®Ó cã t¨ng thªm thu nhËp). Tæ chøc cã thÓ qui tiÒn th-ëng cho sù hoµn thµnh tèt c«ng viÖc cña ng-êi thõa hµnh hoÆc chÝnh sù hoµn thµnh tèt c«ng viÖc cña nh÷ng ng-êi thõa hµnh nãi nªn hiÖu qu¶ t¸c ®éng cña sù thóc ®Èy hay phÇn th-ëng. C¸c hµnh vi ®-îc khen th-ëng th× cã xu h-íng lÆp l¹i. Kho¶ng thêi gian kÓ tõ lóc hµnh vi diÔn ra ®Õn lóc ®-îc th-ëng, ph¹t cµng ng¾n cµng tèt. C¸c hµnh vi khen th-ëng th× cã t¸c dông t¹o ®éng lùc. C¸c hµnh vi khiÓn tr¸ch th× cã t¸c dông ng¨n ngõa nh÷ng hµnh vi mµ ng-êi lao ®éng kh«ng mong muèn. V× vËy: Nªn t¹o c¬ héi cho ng-êi lao ®éng ®-îc khen th-ëng vµ viÖc khen th-ëng ph¶i kÞp thêi. 7.3.4. Học thuyết kỳ vọng  §éng lùc lµ kÕt qu¶ cña sù kú väng. Con ng-êi cho r»ng mét sù nç lùc nhÊt ®Þnh dÉn ®Õn mét kÕt qu¶ cao h¬n trong c«ng viÖc. KÕt qu¶ ®ã sÏ ®-îc ®¸nh gi¸, nh×n nhËn b»ng c¸c phÇn th-ëng xøng ®¸ng. Häc thuyÕt nµy chØ cã tÝnh kh¶ thi khi:  ChØ tån t¹i mèi quan hÖ gi÷a sù nç lùc vµ phÇn th-ëng ng-êi lao ®éng cã thÓ ®¹t ®-îc.  Kú väng ( phÇn th-ëng) ®ã ph¶i cã ý nghÜa ®èi víi b¶n th©n ng-êi lao ®éng  Nh÷ng kú väng cña ng-êi lao ®éng ph¶i phï hîp víi kh¶ n¨ng cña ng-êi lao ®éng. 50  Y nghÜa: Nhµ qu¶n lý cÇn t¹o ra nh÷ng kú väng ®Ó ng-êi lao ®éng nç lùc h¬n trong c«ng viÖc. 7.3.5. Học thuyết công bằng Néi dung: Ng-êi lao ®éng th× mong muèn ®-îc ®èi xö c«ng b»ng vµ cã khuynh h-íng so s¸nh ®ãng gãp cña b¶n th©n m×nh vµ lîi Ých mµ m×nh nhËn ®-îc víi ®ãng gãp cña ng-êi kh¸c víi lîi Ých mµ hä nhËn ®-îc. §ång thêi so s¸nh gi÷a sù ®ãng gãp cña b¶n th©n m×nh víi phÇn mµ hä nhËn ®-îc. ý nghÜa: CÇn t¹o sù c«ng b»ng gi÷a nh÷ng ng-êi lao ®éng. 7.3.6. Học thuyết đặt mục tiêu N¨m 1960, c¸c nhµ nghiªn cøu cña Edwin Locke chØ ra r»ng: c¸c môc tiªu cô thÓ vµ th¸ch thøc sÏ dÉn ®Õn sù thùc hiÖn c«ng viÖc tèt h¬n. Locke cho r»ng: ý ®å lµm viÖc h-íng tíi môc tiªu lµ nguån gèc chñ yÕu cña t¹o ®éng lùc lao ®éng. Do ®ã, ®Ó t¹o ®éng lùc lao ®éng cÇn ph¶i cã môc tiªu cô thÓ vµ mang tÝnh th¸ch thøc còng nh- cÇn ph¶i thu hót ng-êi lao ®éng vµo viÖc ®Æt môc tiªu. 7.4. Các phƣơng hƣớng tạo động lực trong lao động 7.4.1. Xác định nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho nhân viên §Ó cã thÓ x¸c ®Þnh ®-îc ®óng nhiÖm vô vµ tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc th× doanh nghiÖp cÇn bè trÝ “ng­êi ®óng viÖc” v¯ “viÖc ®óng ng­êi” hay nãi c¸ch kh¸c lµ cÇn thiÕt kÕ c«ng viÖc cho mçi vÞ trÝ mét c¸ch hîp lý - X¸c ®Þnh nhiÖm vô:  Doanh nghiÖp ph¶i x¸c ®Þnh râ c¸c môc tiªu ho¹t ®éng cña m×nh vµ lµm cho ng-êi lao ®éng hiÓu râ môc tiªu ®ã ®Ó hä cã thÓ ®Þnh h-íng trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc.  X¸c ®Þnh cho hä nh÷ng nhiÖm vô cô thÓ vµ tr¸ch nhiÖm cña hä ®Õn ®©u  NÕu bè trÝ nhiÖm vô Ýt, cã tÝnh chÊt th-êng xuyªn lÆp ®i lÆp l¹i th× cã thÓ dÉn ®Õn nhµm ch¸n trong c«ng viÖc. Khi ®ã th× cÇn:  Lu©n phiªn thay ®æi c«ng viÖc  §a ®¹ng ho¸ c«ng viÖc  Lµm giµu c«ng viÖc  T¨ng thªm kü n¨ng lµm viÖc  Tù chñ: t¨ng thªm quyÒn ra quyÕt ®Þnh trong mét sè truêng hîp  Sù ph¶n håi 51  Vøt bá ®i c¸c giíi h¹n (vÒ thêi gian)  X©y dùng c¸c tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc sÏ gióp cho doanh nghiÖp ®¸nh gi¸ ®ãng gãp cña ng-êi lao ®éng mét c¸ch c«ng b»ng trªn c¬ së ®ã cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o ®Ó gióp hä cã thªm kiÕn thøc , kü n¨ng thùc hiÖn c«ng viÖc vµ do ®ã cã thÓ ®¹t c«ng viÖc tèt h¬n. 7.4.2. Tạo điều kiện thuận lợi để ngƣời lao động hoàn thành nhiệm vụ Bè trÝ vµ sö dông hîp lý nguån nh©n lùc trong tæ chøc. Cung cÊp ®Çy ®ñ c¸c ph-¬ng tiÖn cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc Gi¶m ®Õn møc tèi ®a nh÷ng thñ tôc vÒ mÆt hµnh chÝnh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc cña ng-êi lao ®éng 7.4.3. Kích thích lao động KÝch thÝch lao ®éng th«ng qua khuyÕn khÝch vËt chÊt vµ khuyÕn khÝch tinh thÇn cho ng-êi lao ®éng.  KhuyÕn khÝch vËt chÊt: Sö dông phÇn th-ëng ®Ó khÝch thÝch ng-êi lao ®éng. PhÇn th-ëng lµ tÊt c¶ nh÷ng g× mµ ng-êi lao ®éng nhËn ®-îc tù viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc cña hä. PhÇn th-ëng cã thÓ lµ:  Th«ng qua h×nh thøc l-¬ng, tiÒn th-ëng.  Phóc lîi vµ dÞch vô cho ng-êi lao ®éng.... Phóc lîi vµ dÞch vô cho ng-êi lao ®éng chØ t¹o ®éng lùc khi nã phï hîp víi nguyÖn väng cña ng-êi lao ®éng.  KhuyÕn khÝch vÒ mÆt tinh thÇn nh-:  Ng-êi l·nh ®¹o quan t©m, chia sÎ víi ng-êi lao ®éng trong c«ng viÖc còng nh- trong cuéc sèng.  X©y dùng m«i tr-êng lµm viÖc tèt  T¹o ra phong trµo thi ®ua trong néi bé doanh nghiÖp....  §éng viªn th«ng qua sù tham gia cña ng-êi lao ®éng 52 Ch-¬ng 8: §¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc 8.1. Khái niệm mục đích và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc 8.1.1. Kh¸i niÖm §¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc th-êng ®-îc hiÓu lµ sù ®¸nh gi¸ cã hÖ thèng vµ chÝnh thøc t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng viÖc cña ng-êi lao ®éng trong quan hÖ so s¸nh víi c¸c tiªu chuÈn ®· ®-îc x©y dùng vµ th¶o luËn vÒ sù ®¸nh gi¸ ®ã víi ng-êi lao ®éng. Trªn thùc tÕ, cã nhiÒu tr-êng hîp ng-êi lao ®éng lµm viÖc theo mét nhãm hoÆc mét tæ, ®éi. Khi ®ã, cÇn ph¶i ®¸nh gi¸ møc ®é hoµn thµnh nhiÖm vô cña c¶ nhãm, tæ vµ møc ®é ®ãng gãp cña tõng ng-êi. Tuy nhiªn, viÖc ®¸nh gi¸ sÏ kh«ng ®-îc coi lµ ®Çy ®ñ nÕu chØ dõng l¹i ë ®¸nh gi¸ møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc cña c¶ nhãm. 8.1.2. Môc đích - §èi víi ng-êi qu¶n lý: §¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖcc gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ ®-a ra ®-îc c¸c quyÕt ®Þnh vÒ nh©n sù ®óng ®¾n nh-:  §¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc nh»m thu thËp th«ng tin lµm c¬ së cho viÖc thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch vÒ nguån nh©n lùc nh-: tr¶ c«ng, tr¶ l-¬ng cho ng-êi lao ®éng, tuyÓn dông.......  X¸c ®Þnh ®-îc nhu cÇu nguån nh©n lùc tõ ®ã x©y dùng kÕ ho¹ch ®µo t¹o vµ ph¸t triÓn nguån nh©n lùc  Bè trÝ, sö dông hîp lý lao ®éng  Hoµn thiÖn ®-îc ®Þnh møc lao ®éng - §èi víi ng-êi lao ®éng: §¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc cho ng-êi lao ®éng ®Ó tõ ®ã hä cã thÓ tù hoµn thiÖn c«ng viÖc cña m×nh 8.1.3. TÇm quan träng cña ®¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc - §¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc nã ¶nh h-ëng trùc tiÕp ®Õn lîi Ých cña ng-êi lao ®éng - §¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc gióp nhµ qu¶n lý cã thÓ thÊy râ ®-îc hiÖu qu¶ ho¹t ®éng vÒ qu¶n lý nguån nh©n lùc - §¸nh gi¸ ®óng t¹o bÇu kh«ng khÝ t©m lý lµnh m¹nh, vui vÎ vµ tho¶i m¸i tõ ®ã t¹o ra ®éng lùc lµm viÖc cho ng-êi lao ®éng. - §¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc ¶nh h-ëng trùc tiÕp ®Õn th¸i ®é, ®¹o ®øc vµ hµnh vi cña ng-êi lao ®éng 53 8.2. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá 8.2.1. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc (1). Tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc Tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ lµ c¸c tiªu chÝ, chØ tiªu ®-îc sö dông ®Ó ®¸nh gÝa sù hoµn thµnh c«ng viÖc vÒ sè l-îng vµ chÊt l-îng c«ng viÖc. Khi x©y dùng tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ th× cÇn c©n nh¾c vµ ®-a vµo c¸c tiªu chÝ ®¸nh gi¸ ë 3 khÝa c¹nh sau:  KÕt qu¶ c«ng viÖc  Hµnh vi thùc hiÖn c«ng viÖc cã nªn ®-a vµo c¸c tiªu chÝ ®¸nh gi¸ hay kh«ng?  PhÈm chÊt cña ng-êi thùc hiÖn nh- sù chuyªn cÇn, c¸c mèi quan hÖ cña ng-êi lao ®éng. VÝ dô: §èi víi c«ng nh©n s¶n xuÊt th× viÖc ®¸nh gi¸ rÔ rµng h¬n so víi nh÷ng ng-êi qu¶n lý. Khi ®¸nh gi¸ hä vÒ: Tiªu chÝ sè l-îng:  Doanh thu  Sè s¶n phÈm thùc hiÖn  Sè kh¸ch hµng phôc vô.. Tiªu chÝ vÒ chÊt l-îng:  ChÊt l-îng dÞch vô  Th«ng tin cã cËp nhËt kh«ng?  Sù hµi lßng cña kh¸ch hµng. §Ó x¸c ®Þnh c¸c tiªu chÝ nµy th× tæ chøc cã thÓ sö dông hai biÖn ph¸p sau: + Ph-¬ng ph¸p chØ t¹o tËp chung: tøc lµ ng-êi l·nh ®¹o c¸c bé phËn sÏ viÕt c¸c tiªu chÝ thùc hiÖn thùc hiÖn c«ng viÖc ®èi víi c¸c vÞ trÝ. Sau ®ã phæ biÕn ®Ó ng-êi lao ®éng dùa theo ®ã mµ thùc hiÖn c«ng viÖc. + Ph-¬ng ph¸p bµn b¹c d©n chñ: ng-êi l·nh ®¹o bé phËn vµ ng-êi lao ®éng trong bé phËn ®ã cïng nhau th¶o luËn vÒ c¸c tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc th«ng qua c¸c b-íc:  Thu hót ng-êi lao ®éng tham gia vµo x©y dùng c¸c tiªu chuÈn  Phæ biÕn cho ng-êi lao ®éng c¸ch thøc thùc hiÖn 54  Yªu cÇu ng-êi lao ®éng tù viÕt c¸c tiªu chÝ thùc hiÖn c«ng viÖc.  Sau ®ã ng-êi lao ®éng vµ ng-êi l·nh ®¹o sÏ th¶o luËn vµ ®-a ®Õn thèng nhÊt c¸c tiªu chÝ thùc hiÖn c«ng viÖc. Yªu cÇu ®Æt ra khi ®-a ra c¸c tiªu chuÈn ®¸nh gi¸:  Tiªu chuÈn ph¶i ph¶n ¸ nh ®-îc c¸c nhiÖm vô mµ ng-êi lao ®éng cÇn thùc hiÖn  C¸c tiªu chuÈn ph¶i thÓ hiÖn râ c¸c møc ®é vÒ sù hoµn thµnh c«ng viÖc (2). §o l-êng sù thùc hiÖn c«ng viÖc §o luêng sù thùc hiÖn c«ng viÖc b»ng c¸ch so s¸nh kÕt qu¶ lµm viÖc thùc tÕ víi c¸c tiªu chuÈn ®· ®-îc x©y dùng ë b-íc 1. (3). Sù ph¶n håi Cung cÊp th«ng tin ph¶n håi cho ng-êi lao ®éng vÒ kÕt qu¶ ®¸nh gi¸. NÕu cã khiÕu n¹i vÒ nh÷ng tiªu chÝ vÒ c¸c tiªu chÝ ®-a ra th× sÏ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh. Cuèi cïng sau khi ®· ®iÒu chØnh th× chuyÓn th«ng tin cÇn ®¸nh gi¸ sang c¸c bé phËn cã liªn quan. 8.2.2.Các yêu cầu đối với hệ thống đánh giá thực hiện công việc  Yªu cÇu vÒ sù hîp lý: hÖ thèng ®¸nh gi¸ ®ã ph¶i phï hîp víi môc tiªu qu¶n lý, phôc vô môc tiªu qu¶n lý vµ ph¶n ¸nh ®-îc c¸c nhiÖm vô mµ ng-êi lao ®éng ph¶i thùc hiÖn. §ång thêi ph¶i cã sù liªn quan râ rµng gi÷a c¸c yÕu tè chñ yÕu cña c«ng viÖc ®· ®-îc x¸c ®Þnh th«ng qua ph©n tÝch c«ng viÖc víi c¸c chØ tiªu ®¸nh gi¸ ®-îc thiÕt kÕ trong phiÕu ®¸nh gi¸.  Yªu cÇu vÒ tÝnh nh¹y c¶m: §ßi hái ng-êi ®¸nh gi¸ ph¶i ®¶m b¶o ph¶i cã c«ng cô ®o l-êng cã kh¶ n¨ng ph©n biÖt ®-îc nh÷ng ng-êi hoµn thµnh tèt c«ng viÖc vµ nh÷ng ng-êi kh«ng hoµn thµnh tèt c«ng viÖc. Muèn vËy th× c¸c tiªu chÝ ®¸nh gi¸ ®-a ra ph¶i râ rµng.  Yªu cÇu vÒ sù nhÊt qu¸n trong ®¸nh gÝa: ý kiÕn ®¸nh gÝa cña nh÷ng ng-êi kh¸c nhau vÒ cïng mét ®èi t-îng ph¶i t-¬ng ®èi ®ång nhÊt tøc lµ kho¶ng c¸ch chªnh lÖch ®¸nh gi¸ cña hä kh«ng ®-îc qu¸ lín.  TÝnh thùc tÕ: hÖ thèng ®¸nh gÝa ph¶i ®¬n gi¶n, rÔ hiÓu, rÔ sö dông cho c¶ ng-êi lao ®éng lÉn ng-êi ®¸nh gi¸ tøc ng-êi lao ®éng ph¶i biÕt ng-êi ®¸nh gi¸ ®¸nh gi¸ m×nh theo nh÷ng tiªu chÝ nµo. 55  §¶m b¶o vÒ tÝnh chÊp nhËn ®-îc: hÖ thèng ®¸nh gÝa ph¶i ®-îc lao ®éng chÊp nhËn vµ ñng hé. 8.2.3.Các lỗi cần tránh trong đánh giá  NhiÒu doanh nghiÖp c¬ quan thiÕu c¸c tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ râ rµng, cô thÓ, nã vÉn dõng l¹i ë c¸c tiªu chÝ chung chung. Nªn nã ¶nh h-ëng ®Õn ®é chÝnh x¸c khi ®¸nh gi¸.  Lçi thiªn vÞ trong ®¸nh gi¸: x¶y ra khi ng-êi lao ®éng ®¸nh gi¸ -u thÝch ®èi t-îng ®¸nh gi¸ ë mét khÝa c¹nh nµo ®ã hoÆc khi c¸c quyÕt ®Þnh ®¸nh gi¸ bÞ chi phèi bëi c¸c mèi quan hÖ.  Lçi thµnh kiÕn, trï dËp: x¶y ra khi ng-êi ®¸nh gi¸ kh«ng -u thÝch ®èi t-îng ®¸nh gi¸ ë mét khÝa c¹nh nµo ®ã.  Lçi trung b×nh trong ®¸nh gi¸: Ng-êi ®¸nh gi¸, ®¸nh gi¸ mäi ng-êi ë mét møc t-¬ng tù nhau kh«ng ai qu¸ tèt còng kh«ng ai qua sÊu. ChÝnh lçi nµy lµm cho nh÷ng ng-êi cã n¨ng lùc, kh¶ n¨ng kh«ng muèn ph¸t huy n¨ng lùc cña m×nh. §ång thêi còng t¹o nªn sù û l¹i cho ng-êi kh«ng cã kh¶ n¨ng, n¨ng lùc.  Xu h-íng bÞ ¶nh h-ëng bëi c¸c sù kiÖn quan träng: Ng-êi ®¸nh gi¸ chØ c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng viÖc ë giai ®o¹n cuèi ®Ó ®-a ra ý kiÕn vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn c«ng viÖc trong suèt qu¸ tr×nh, chu kú ®¸nh gi¸.  Xu h-íng bÞ ¶nh h-ëng bëi ”h¯o quang” cña ng­êi ®­îc ®¸nh gÝa: tøc l¯ nh÷ng ng-êi cã th-¬ng hiÖu. Khi ng-êi ®¸nh gi¸ cã Ên t-îng tÞch cùc vÒ ®èi t-îng ®¸nh gi¸ ®ã.  Lçi ®Þnh kiÕn vÒ v¨n ho¸: lçi nµy x¶y ra khi ý kiÕn ®¸nh gi¸ bÞ chi phèi bëi phong tôc, tËp qu¸n cña b¶n th©n ng-êi ®¸nh gi¸  Lçi th¸i cùc trong ®¸nh gi¸: xu h-íng nµy ng-êi ®¸nh gi¸ qu¸ kh¾t khe hay qu¸ rÔ r·i trong ®¸nh gi¸. 8.3. Các phƣơng pháp đánh giá thực hiện công việc 8.3.1.Phƣơng pháp ghi chép các sự kiện quan trọng Ph-¬ng ph¸p nµy ®ßi hái ng-êi ®¸nh gi¸ ph¶i ghi l¹i theo c¸ch m« t¶ nh÷ng hµnh vi cã hiÖu qu¶ vµ nh÷ng hµnh vi kh«ng cã hiÖu qu¶ trong thùc hiÖn c«ng viÖc cña ng-êi lao ®éng theo tõng yÕu tè c«ng viÖc VÝ dô: §o¹n ghi chÐp sau ®©y cho thÊy vÝ dô vÒ hµnh vi tiªu cùc vµ tÝch cùc cña mét nh©n viªn phßng thÝ nghiÖm ho¸ trong yÕu tè c«ng viÖc “kiÓm so¸t c¸c yÕu tè an to¯n” nh­ sau: 56 Tªn nh©n viªn: Chøc danh c«ng viÖc: Tªn ng-êi ®¸nh gi¸: Bé phËn: Phßng thÝ nghiÖm ho¸ 1. KiÓm so¸t c¸c yÕu tè an toµn Hµnh vi tÝch cùc Hµnh vi tiªu cùc - DËp mét ®¸m ch¸y nhá kÞp thêi - Hót thuèc trong kho ho¸ chÊt ¦u ®iÓm: ThuËn tiÖn cung cÊp th«ng tin ph¶n håi cho ng-êi lao ®éng nªn nã h¹n chÕ ®-îc lçi thiªn vÞ vµ thµnh kiÕn trong ®¸nh gi¸. Nh-îc ®iÓm: Tèn thêi gian. NÕu viÖc ghi chÐp kh«ng hÖ thèng, kh«ng ®Çy ®ñ th× cã thÓ dÉn ®Õn kÕt qu¶ ®¸nh gÝa kh«ng hîp lý. Tuy nhiªn nÕu nh- hµnh vi thùc hiÖn c«ng viÖc ghi chÐp qu¸ nhiÒu cã thÓ t¹o ¸p lùc cho ng-êi lao ®éng. 8.3.2.Phƣơng pháp thang đo đánh giá đồ họa Sö dông c¸c thang ®o ®¸nh gi¸ ®å ho¹ lµ ph-¬ng ph¸p truyÓn thèng vµ ®-îc ¸p dông phæ biÕn nhÊt. Trong ph-¬ng ph¸p nµy, ng-êi ®¸nh gi¸ sÏ cho ý kiÕn ®¸nh gi¸ vÒ sù thùc hiÖn c«ng viÖc cña ®èi t-îng ®¸nh gi¸ dùa trªn ý kiÕn chñ quan cña m×nh theo