Đề cương bài giảng Kỹ năng mềm 3

TẬP THỂ KHOA SƯ PHẠM KỸ THUẬT ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG KỸ NĂNG MỀM 3 (Lưu hành nội bộ) Hưng Yên, 2015 TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA SƯ PHẠM KỸ THUẬT ------------------------------- Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT MỤC LỤC Trang Bài 3.1: Kỹ năng làm việc đồng đội 1 3.1.1. Khái quát chung về kỹ năng làm việc đồng đội 1 3.1.1.1. Định nghĩa đội 1 3.1.1.2. Yêu cầu tất yếu của sự hợp tác trong làm việc đồng đội 2 3.1.1.3. Tầm quan trọng của làm việc đồng đội 3 3.1.1.4 Các mô hình làm việc đồng đội 3 3.1.1.5 Các loại tính cách trong làm việc đồng đội 3 3.1.2 Kỹ năng cơ bản trong làm việc đồng đội 4 3.1.2.1 Kỹ năng khích lệ 4 3.1.2.2 Kỹ năng lắng nghe, hồi đáp 4 3.1.2.3 Kỹ năng điều hành hoạt động chung 6 3.1.2.3 Kỹ năng tạo lập môi trường làm việc đồng đội hiệu quả 7 3.1.3 Quy trình luyện tập 9 Bài 3.2: Kỹ năng điều hành cuộc họp 10 3.2.1 Kỹ năng chuẩn bị cuộc họp 10 3.2.1.1 Ý nghĩa của việc chuẩn bị cho cuộc họp 10 3.2.1.2 Những công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp 10 3.2.2 Quy trình điều hành cuộc họp 12 3.2.3 Kỹ năng điều hành cuộc họp 13 3.2.3.1 Vai trò của người điều hành cuộc họp 13 3.2.3.2 Các nguyên tắc điều hành cuộc họp 14 3.2.3.3 Các kỹ năng cơ bản để điều hành cuộc họp thành công 17 3.2.3.4. Những lưu ý khi điều hành cuộc họp 19 3.2.4 Quy trình luyện tập 19 Tài liệu tham khảo Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 1 Bài 3.1: Kỹ năng làm việc đồng đội 3.1.1. Khái quát chung về kỹ năng làm việc đồng đội 3.1.1.1. Định nghĩa đội Hợp tác là xu hướng tất yếu, nó giúp cho hiệu quả hoạt động của con người được nâng cao nhờ vào việc phát huy sức mạnh của tập thể. Bác Hồ đã từng nói: “Đoàn kết, đoàn kết đại đoàn kết Thành công, thành công đại thành công” Khả năng làm việc đồng đội ngày nay có thể nói là một trong số những kỹ năng quan trọng của người làm việc. Mọi cơ quan, công ty trong thời gian gần đây đều đưa kỹ năng này vào trong tiêu chí tuyển dụng người lao động của họ. Trong khi cố gắng tìm kiếm những cách thức để có thể cạnh tranh tốt hơn trong điều kiện thị trường thế giới như hiện nay, lãnh đạo các tổ chức cuối cùng đã nhận được rằng, mọi người có thể làm được những thứ tốt hơn nhiều cho doanh nghiệp khi họ hợp tác làm việc theo đội chứ không làm việc một cách đơn lẻ trong một tập hợp những cá nhân. Tuy nhiên, rất nhiều cái mà chúng ta gọi là “đội” ở nơi làm việc hiện nay đơn giản chỉ là những đội người được các nhà quản lý chúng ta gắn cho một cái mác. Tạo ra một môi trường làm việc đội thực sự đòi hỏi nhà quản lý và nhân viên phải thay đổi hầu như tất cả những gì mà họ đã làm trước đây. Đội c ngh a là Tổ chức chặt chẽ gồm một số người nhất định cùng làm một nhiệm vụ”. Một tổ chức chặt chẽ, cùng c 1 nhiệm vụ chung, rất r ràng về tính kỉ luật và hướng đi luôn r ràng v luôn phải ám sát mục đích. Nh m c ngh a là 1 - "Tập hợp gồm một số ít người hoặc sự vật được hình thành theo những nguyên tắc nhất định hoặc 2 - "Tụ tập nhau lại để cùng làm một việc gì" Theo 1 th muốn n i những người, những vật c 1 số đặc điểm chung sẽ ở chung 1 nh m. Những nguyên tắc ở đây không phải là những quy tắc mà là 1 số quy ước chung chung của nh m. Trong từ điển đã ùng từ tụ tập , đ ng là họ cùng làm 1 việc chung như cùng chơi, cùng học... Điểm khác nhau cơ ản của đội với nh m là mục đích, mục tiêu Một nh m c thể không c mục đích, mục tiêu, hoặc mục tiêu chỉ ở m i cá nhân thì sự hợp tác của các thành viên cũng sẽ không cao. Khi đội xác định được mục đích của đội, xác định được sứ mệnh, tầm nhìn của đội th khi đ các thành viên làm việc sẽ không hiệu quả. Trong tiếng Anh cũng c hai từ hoàn toàn khác nhau Nh m = Group, Đội = Team. Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 2 Làm việc đồng đội là tinh thần hợp tác, phối hợp để phát huy các ưu điểm của các thành viên trong đội nhằm đạt được kết quả tốt nhất cho mục đích mà đội đặt ra. Nhờ hoạt động đồng đội, các thành viên vừa phát triển được những kỹ năng cá nhân, thu nạp những kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân đồng thời góp phần vào các hoạt động đem lại những giá trị về vật chất và tinh thần cho tập thể, cộng đồng. Ngay từ xưa, ân gian đã c câu “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn n i cao”. 3.1.1.2. Yêu cầu tất yếu của sự hợp tác trong làm việc đồng đội Làm việc theo đội có thể th c đẩy tinh thần hợp tác, sự phối hợp, hiểu biết và h trợ lẫn nhau giữa các thành viên, từ đ tạo ra những giải pháp mới cho mọi vấn đề khó khăn. Những kỹ năng và sự hiểu biết của cả đội có ích lợi lớn đối với từng cá nhân. Tuy nhiên, lợi ích lớn nhất của mô h nh đội là tận dụng mọi nguồn lực chung của đội. Kỹ năng của m i cá nhân và sự tự giám sát của đội sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất. Từ g c độ cá nhân, m i người có thể phát huy được khả năng tiềm tàng của mình. Bởi v đội có thể tạo môi trường làm việc tập thể- nơi m i cá m i cá nhân đều được giao trách nhiệm và có quyền hạn, nơi mà sự tin tưởng và sẻ chia được đặt lên hàng đầu - nên có thể khuyến khích mọi người làm việc nhiệt t nh hơn. Trách nhiệm của trưởng đội là khuyến khích các cá nhân ít nói bộc bạch ý kiến của mình và tham gia vào các cuộc thảo luận và hoạt động của đội. Ngược lại, những người sôi nổi trong đội thường có xu thế nổi bật và chiếm ưu thế ở trong các thảo luận đội. Trách nhiệm của trưởng đội là theo dõi họ, khuyến khích họ đ ng g p ý kiến, đồng thời nhắc nhở họ phải biết lắng nghe ý kiến người khác. Mặt khác, đội cũng cần có sự phản hồi trong mọi hoạt động của các cá nhân. Mọi sự phê bình phải mang tính công bằng và khách quan, tập trung vào nhiệm vụ mà họ thực hiện chứ không phải cá nhân họ. Những sai phạm cần được chỉ ra rõ ràng và kịp thời. Sẽ rất có ích nếu trưởng đội đưa ra sự phản hồi một cách thường xuyên, đặc biệt đối với l i lầm, dù là nhỏ nhất. Điều này sẽ làm giảm đi những tác động tiêu cực của sự sai lầm khi mọi việc đã trở nên quá muộn. Còn với các trường hợp làm việc tốt, trưởng đội nên khen ngợi và đánh giá cao. Điều đ sẽ khuyến khích mọi người làm việc tốt hơn. Một điều cũng rất cần thiết khi làm việc trong đội là chủ động giao tiếp với mọi người. Giao tiếp là trách nhiệm của cả người nói lẫn người nghe. Người nói phải chủ động tìm cách diễn đạt ý kiến một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất, còn người nghe thì chủ động tìm cách hiểu ý của người nói và nếu có thắc mắc thì nên hỏi lại kỹ hơn. T m lại, cả hai cần đảm bảo ý kiến sẽ được diễn đạt một cách đầy đủ và chính xác. Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 3 Hoạt động đồng đội mang lại nhiều ích lợi, nhưng cũng là phong cách làm việc kh khăn đối với mọi người. Đội là một mối quan hệ, vì vậy bạn cần phải gìn giữ và củng cố nó. Một khi mọi người trong đội có trách nhiệm với mục tiêu chung, họ sẽ tạo thành một động lực lớn cho sự phát triển. Bên cạnh đ , thời gian và nguồn lực cần được phân bổ hợp lý trong đội, quy trình thực hiện của đội cần được thiết lập, giám sát và xem xét cụ thể. 3.1.1.3. Tầm quan trọng của làm việc đồng đội Giúp các thành viên nhóm cảm thấy không bị cô lập và đơn độc trước những khó khăn - Gi p nhau đạt được kết quả cao hơn. - Giúp các cá nhân tự tin và mạnh mẽ hơn. - Giúp chia sẻ nguồn lực, ý tưởng, thông tin, ví dụ như về những phương pháp điều trị mới nhất hoặc những dịch vụ h trợ tại địa phương. - Có thêm nhiều ý kiến, sáng kiến để lựa chọn. - Đảm bảo tính khả thi do nhiều người cùng có trách nhiệm và cùng chung sức. 3.1.1.4. Các mô hình làm việc đồng đội Mô hình 4 yếu tố để hoạt động hiệu quả. Để phát huy tinh thần đồng đội và nâng cao kỹ năng làm việc đồng đội bạn cần 4 yếu tố sau: + Môi trường cởi mở + Tin cậy lẫn nhau + Chia sẻ thông tin + Trách nhiệm rõ ràng 3.1.1.5. Các loại tính cách trong làm việc đồng đội - Con hổ Là người triển khai công việc, tài giỏi, thích khẳng định mình, quen với việc làm nhiều hơn là suy ngh . - Xe cứu thương Là người gắn kết mọi người lại với nhau. Thường thì trong nhóm, xe cứu thương hay là những người lãnh đạo. - Tàu ngầm Là người giỏi nhưng ít muốn thể hiện mình. Khi làm việc theo nhóm cần có sự gắn kết để phối hợp, khai thác được sức mạnh của cả 3 loại thành viên trong nhóm. Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 4 Nếu trong nhóm có quá nhiều hổ nổi lên mà không c người điều phối thì sẽ thành một mớ không kiểm soát được, m i người 1 ý, không ai nghe ai. Lúc ý ta cần có 1 lãnh đạo để đứng lên thống nhất tất cả các ý kiến của các con hổ. 3.1.2. Kỹ năng cơ bản trong làm việc đồng đội 3.1.2.1. Kỹ năng khích lệ Mời gọi sự tham gia và đ ng g p của mọi người trong mọi trường cụ thể. Động viên họ học hỏi thêm những kỹ năng mới nếu cần thiết để phát huy những điểm mạnh ở m i người. Kêu gọi tinh thần trách nhiệm ở từng thành viên. Nhận biết ưu thế của từng cá nhân và sẳn sàng h trợ những khi cần thiết. - Đề cao tinh thần đồng đội Thường xuyên tổ chức các hoạt động mang tính tập thể. Khen thưởng thành tích chung chứ không phải của một cá nhân nào đ . Ở môi trường làm việc nào cũng sẽ có những nhân viên nổi trội. Tuy nhiên, bạn chỉ nên giữ sự nhìn nhận đ cho riêng m nh. Không nên bày tỏ hay khen ngợi anh ta như một tấm gương để mọi người noi theo. Loại bỏ ngay tính vị kỷ cá nhân trong công việc. Luôn xác định sức mạnh tính đồng đội, đánh giá cao những thành công cũng như sự cống hiến của toàn bộ các thành viên trong nhóm mang lại cho công ty. - Nuôi ưỡng sự hăng hái, nhiệt tình Có thể bạn chưa iết, sự hăng say nhiệt tình của người này rất dễ tác động đến người kia. Bạn cần nhận ra điều này và nắm bắt để khoấy động nên sự hăng hái nhiệt tình cho toàn đội. Cũng như, ạn hãy đặt niềm tin vào các đồng nghiệp của mình, họ sẽ không làm bạn phải thất vọng đâu. - Tạo không khí vui vẻ Sức mạnh tập thể có thể mang đến những hiệu quả bất ngờ, bạn hãy dành thời gian để các nhân viên của m nh thư giãn và chia sẻ niềm vui với nhau. Bạn có thể cùng họ ăn trưa hay làm vài ly bia tán gẫu sau giờ làm việc. Khuyến khích các cuộc vui chơi trong những ngày nghỉ giúp các thành viên ngày càng thân thiện với nhau hơn. Khi ấy, m i người trong nhóm của bạn sẽ cảm thấy tất cả họ là những cá nhân không thể thiếu của một tập thể, họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc hơn. 3.1.2.2. Kỹ năng lắng nghe, hồi đáp Để lắng nghe hiệu quả yêu cầu: - Nghe xong rồi hãy nói: Khi hai người tranh nhau nói hoặc chỉ chờ người kia kết th c để mình nói thì kết quả là cả hai đều không nghe được ý kiến của nhau. Những người Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 5 còn lại rất khó chịu vì họ cũng chẳng nghe được gì. Không khí buổi nói chuyện trở nên rất căng thẳng. Người thực sự khôn ngoan họ không cãi lộn. Họ nói hoặc họ nghe, họ quả quyết hoặc họ tìm hiểu sâu hơn. Khi lắng nghe, bạn muốn hỏi hay phát biểu ý kiến thì hãy để người n i tr nh ày xong ý đ , rồi đề nghị giải thích hoặc tr nh ày quan điểm của mình. Nếu bạn sợ mình quên mất ý đ th hãy ghi ra giấy. Ví dụ “Xin l i, anh vừa nói về chế độ tiền thưởng. Tôi chưa r lắm, anh làm ơn n i kỹ hơn”. - Gác các việc khác lại Hành động như vậy thể hiện mình sẵn sàng lắng nghe. Khi không phải ch ý đến các hoạt động khác nữa thì ta sẽ tập trung và ch ý hơn đến người nói và nội dung trình bày, hiệu quả lắng nghe sẽ cao hơn. - Hồi đáp để ủng hộ người nói: Hồi đáp tích cực sẽ truyền cảm hứng và gây hưng phấn cho người n i. Người nói sẽ đem hết tâm huyết để truyền đạt cho ta. Hồi đáp trong lắng nghe cần lưu ý Hãy ừng lại một ch t trước khi hồi đáp, làm như vậy sẽ giúp chúng ta không phản ứng trước ý kiến của người n i và gi p người nói có thời gian kết thúc ý kiến của mình. - Nh n vào người nói: Nếu bạn chưa c th i quen nh n vào người nói khi lắng nghe, thì bạn hãy tập ngay bây giờ. Có những điều ngôn ngữ không thể diễn tả, nhưng khi nhìn vào mắt, khuôn mặt, cử chỉ của người nói ta có thể cảm nhận được. Trong giao tiếp, người n i như cái gương của người nghe và ngược lại. Hãy nhìn vào sự thể hiện bên ngoài của người nói, ta sẽ biết ta đang nghe như thế nào. “Nh n mặt mà bắt h nh ong”. Hãy nh n vào người n i để lắng nghe cả những điều không n i. Điều này đặc biệt quan trọng khi các bạn lắng nghe phụ nữ. Phụ nữ thường nói bóng gió xa xôi, thậm chí n i ngược. Nếu chỉ ghi nhận đầy đủ thông tin họ cung cấp bạn sẽ không bao giờ hiểu hết ý họ muốn n i cái n i ra và cái định n i ra . Để hiểu được „ngầm ý” trong lời nói của họ bạn phải nhìn vào mắt. Như vậy, để lắng nghe thực sự, chúng ta không chỉ dùng tai mà còn dùng mắt. “Mắt là cửa sổ của tâm hồn” nhìn vào mắt của người n i để cảm nhận được cái “từ” sâu xa trong lời n i cũng là để thấu hiểu được tâm hồn họ. - Không nên ngắt lời người n i khi chưa thực sự cần thiết Đặc biệt, đừng vội vàng tranh cãi hay phán xét về những g đang được trình bày. “Lời chưa n i ra ta là chủ nó, lời nói ra rồi nó là chủ ta”. Nếu bạn ý thức rõ về điều này thì bạn sẽ cẩn thận hơn khi đưa ra ý kiến hồi đáp. C người trình bày theo cách quy nạp từ chi tiết đến tổng quan, c người trình bày theo cách diễn dịch từ tổng quan đến chi tiết. Chỉ lắng nghe hết ta mới hiểu đầy đủ ý người nói muốn nói. Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 6 - Nhắc lại và diễn giải nội dung: Tốc độ nghe của ta gấp 4 lần tốc độ nói. Vì vậy, nếu ta không tập trung thì sẽ rất hay ngh sang việc khác. Để tránh điều này chúng ta hãy diễn giải lại ý người nói theo cách hiểu của ta. Làm như vậy, gi p tư uy của chúng ta luôn tập trung vào vấn đề đang lắng nghe. Đặc biệt, não của chúng ta làm việc bằng hình ảnh và khái niệm, vì vậy khi nghe chúng ta hãy hình dung, diễn giải theo khung cảnh trong đầu thì sẽ giúp ta nhớ lâu hơn. - Tìm ra ý chính: Sau m i buổi nói chuyện thường có rất nhiều thông tin. Người thông minh không nhớ tất cả các chi tiết mà họ chắt lọc và t m ra ý chính để ghi nhớ. Não chúng ta làm việc bằng những liên kết các thông tin, khi ta nhớ được ý chính thì những thông tin bổ trợ xung quanh sẽ theo đ mà tái hiện lại. - Hỏi để làm rõ vấn đề: Trong giao tiếp và lắng nghe, nếu ch ng ta chưa hiểu, thay vì ậm ừ cho qua chuyện, hãy đặt câu hỏi để làm r . Điều này không khiến người nói khó chịu mà ngược lại họ rất vui vì biết rằng ta thực sự muốn hiểu và ta đang cho họ một cơ hội để thể hiện r hơn ý tưởng họ đang tr nh ày. - N lực và tập trung: Độ chú ý của chúng ta trong m i cuộc giao tiếp phụ thuộc rất nhiều yếu tố như Thái độ, sức khỏe, môi trường, người nói, nội dung... Khi chúng ta mệt mỏi, buồn chán là những lúc chúng ta dễ mất tập trung nhất. Trong những trường hợp đ để tập trung hơn ch ng ta c thể làm như sau Ngồi 1/3 ghế phía trước; không tựa lưng vào ghế; người hơi nghiêng về phía trước; không chống tay hay tỳ ngực lên bàn. Với tư thế như vậy cùng với các kỹ năng khác sẽ giúp chúng ta tập trung hơn vào lắng nghe. 3.1.2.3. Kỹ năng điều hành hoạt động chung Quản lý công việc hiệu quả không chỉ đòi hỏi người làm phải c được những kỹ năng chuyên môn cần thiết, mà còn phải c được cả những kỹ năng điều phối, phân tích, hệ thống từng nội dung cụ thể. Một ngày chúng ta phải giải quyết vô vàn những công việc liên quan đến quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, giấy tờ, con người. Để tránh tình trạng quá tải bạn cần có kỹ năng quản lý công việc. Và để làm được điều này, người quản lý nên dành ra một chút thời gian để phân tích và tìm ra giải pháp tối ưu nhất để thực hiện và giải quyết công việc đ . Dưới đây là một số cách để điều hành công việc chung c hiệu quả. - Quản lý công việc cần xác định từng mục tiêu cụ thể. Mọi người thường hay n i đùa với nhau rằng, một nhân viên làm việc mà không c mục tiêu, không c kế hoạch, không c quy tr nh th công việc của người đ cũng như Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 7 trò ịt mắt ắt ê mà thôi. Mục tiêu sẽ định hướng cho mọi hoạt động và cũng là động lực để ta hoàn thành tốt công việc của m nh. - Quản lý công việc Các quy tr nh thực hiện. Kế hoạch gi p ta tiên liệu và xử lý tốt các t nh huống trong quá tr nh giải quyết công việc. Giảm thiểu những sai s t và sự cố ất ngờ. Để lập được kế hoạch cần xác định được những thông tin cần thiết và nguồn lực. Quy tr nh thực hiện Khi đã xác định được mục tiêu và lên kế hoạch th ước còn lại là thực hiện n theo quy tr nh nào. M nh nên đi từ ước nào đến ước nào cho hiệu quả, nên làm công việc g trước. Người nào làm nhiệm vụ g để tránh chồng chéo và khai thác được điểm mạnh cũng như kỹ năng của họ. - Quản lý công việc Những điểm cần lưu ý đặc iệt. Không nên làm việc quá sức, ôm đồm mọi việc sức khỏe là vấn đề quan trọng để ạn hoàn thành tốt công việc của m nh. Một cơ thể khỏe mạnh sẽ là nền tảng để ạn theo đuổi công việc hàng ngày mà không ảnh hưởng đến khả năng làm việc. Bạn nên ành một vài ph t để đứng ậy đi lại trong văn phòng khi ngồi trước màn h nh máy tính 2-3 tiếng để cân ằng lại. Không gian làm việc Bạn sẽ thấy thích th và sảng khoái với nơi làm việc của m nh hơn nếu như n thật sự ngăn nắp và sạch sẽ. V vậy, m i ngày hay m i tuần ạn nên ành một ch t thời gian để sắp xếp đống hồ sơ tài liệu, vứt ỏ những giấy tờ không cần thiết. Và đặc iệt, ở cạnh máy tính ạn c thể để một cây xương rồng nhỏ. N vừa tạo cảm giác thẩm mỹ mà vừa rất hiệu quả trong hấp thụ ức xạ, giảm ớt tác động đến cơ thể. Ngoài ra, ạn cũng không nên đặt các vật xung quang máy tính ằng kim loại để tránh tái phát xạ s ng điện từ. Đừng quên áp ụng máy m c và công nghệ vào quản lý công việc hàng ngày Ngày nay sự phát triển của khoa học công nghệ , đặc iệt là công nghệ thông tin có thể khiến ạn đi từ ất ngờ này sang ất ngờ khác. Việc áp ụng máy m c hay phần mềm ổ trợ là rất c lợi cho công việc của ạn ở ất cứ l nh vực nào. Một chiếc máy tính tốc độ cao, ung lượng lớn sẽ gi p ạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Đăc iệt xu thế áp ụng phần mềm trong quản lý công việc iễn ta rất mạnh mẽ ở nhiều đơn vị hiện nay, sử ụng phần mềm để quản lý công việc, hay lưu trữ tài liệu đang rất phổ iến và mang lại hiệu quả cao. Tùy vào nhu cầu công việc ạn c thể lựa chọn một Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 8 phần mềm phù hợp. Phần mềm quản lý công việc Clou Office – là một lựa chọn tốt để áp ụng triển khai cho đơn vị ạn. 3.1.2.4. Kỹ năng tạo lập môi trường làm việc đồng đội hiệu quả Hầu hết mọi người ai cũng hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ trong cuộc sống. Không c gia đ nh và ạn bè, cuộc sống của bạn không những buồn tẻ mà còn gặp nhiều kh khăn v ạn phải một m nh đối mặt với mọi việc. Trong công việc cũng vậy. Không ai đi một m nh đến đỉnh thành công, sẽ có những lúc bạn cần sự gi p đỡ của đồng nghiệp để giải quyết những kh khăn trong công việc. Mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp còn làm cho cuộc sống nơi công sở của bạn cân bằng. Chính yếu tố này sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao hơn, gi p ạn tiến nhanh hơn trên con đường sự nghiệp. Áp dụng bảy gợi ý sau, bạn sẽ tạo nên một môi trường làm việc của bạn sẽ thoải mái và hiệu quả: - Thân thiện với mọi người Hình ảnh của bạn tại nơi làm việc không chỉ thể hiện qua kết quả công việc bạn đạt được mà chính thái độ của bạn cũng g p phần không nhỏ trong việc xây dựng hình ảnh này. Một nụ cười hay lời chào vui vẻ khi gặp đồng nghiệp là cách thể hiện sự thân thiện và tích cực. Bạn cũng nên để ý đến những hành động nhỏ nhưng c ảnh hưởng lớn như giúp mở cửa, giữ nút thang máy, nhặt đồ đánh rơi Bạn muốn làm việc với những người bạn thích và chắc chắn đồng nghiệp của bạn cũng vậy! - Gi p đỡ nhiệt tình Khi xong việc của mình, tất nhiên bạn được phép nghỉ ngơi và thư giản một chút. Nhưng nếu bạn tận dụng khoảng thời gian này để giúp một đồng nghiệp đang “ngập đầu” giải quyết những phàn nàn của khách hàng, đồng nghiệp của bạn không những cảm kích mà chắc chắn trong những tình huống tương tự, họ cũng sẽ h trợ bạn hết mình. - Chủ động nhận việc khó Chắc chắn bạn sẽ gặp nhiều thử thách để giải quyết những công việc phức tạp. Nhưng nếu bạn chủ động nhận phần việc trên, bạn đã thể hiện bản thân mình là một người tự tin, tích cực, không ngại kh . Đây cũng là cơ hội để bạn hoàn thiện kỹ năng và nâng cao kiến thức. Sếp và đồng nghiệp chắc chắn sẽ đánh giá cao tinh thần này của bạn. - Cư xử lịch thiệp Nơi ạn làm việc là một xã hội thu nhỏ và bạn đang ở nơi công cộng, vì vậy bạn cần ý thức về hành động của m nh để không làm đồng nghiệp khó chịu. Ví dụ: tắt đèn và Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 9 các thiết bị khác sau khi họp xong, bỏ giấy vào máy in khi sử dụng hết giấy Khi các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, điện thoại gặp trục trặc mà bạn không giải quyết được, đừng làm ngơ ỏ đi mà hãy thông áo ngay đến bộ phận liên quan để được h trợ. Trong môi trường làm việc mở, mọi người ngồi rất gần nhau, bạn đừng để những sở thích cá nhân ảnh hưởng đến người khác. Ví dụ: nếu bạn thích nghe nhạc, hãy dùng tai nghe; khi bạn nói chuyện điện thoại, hãy hạ thấp giọng hoặc tìm một ch vắng người để nói chuyện; đừng ăn những m n ăn nặng mùi như sầu riêng tại bàn làm việc Chào đ n đồng nghiệp mới Ấn tượng về ngày đầu tiên của bạn tại công ty như thế nào? Bạn không biết ai, bạn bối rối không biết toilet ở đâu hay sử dụng máy fax như thế nào? Đừng để điều này xảy ra với đồng nghiệp mới, đặc biệt nếu họ làm chung nhóm với bạn. Khi thấy họ lạc lõng trong môi trường mới, hãy chủ động bắt chuyện, giới thiệu họ với những đồng nghiệp khác, gi p đỡ khi cần thiết để họ hòa nhập nhanh hơn với nhóm và công ty. Lòng tốt của bạn chắc chắn sẽ được ghi nhận với sự cảm kích. - Lắng nghe Trong cuộc họp, bạn ngh rằng giải pháp của mình là tối ưu cho những kh khăn hiện tại, nhưng cũng không mất gì nếu bạn lắng nghe ý kiến của những đồng nghiệp khác trước. Hãy thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho họ và những đ ng g p của họ. Khi lắng nghe ý kiến từ nhiều phía khác nhau, có thể bạn sẽ đưa ra được giải pháp sáng tạo hơn cả những g trước đ . - Ghi nhận sự gi p đỡ của đồng nghiệp Trong những tình huống bạn hoàn thành xuất sắc công việc của mình với phần nào sự h trợ của đồng nghiệp, hãy bày tỏ sự biết ơn chân thành đối với họ; cũng như cho sếp bạn biết vai trò của họ trong dự án này. Họ sẽ cảm thấy tự hào v gi p được bạn. Mối quan hệ giữa bạn và đồng nghiệp sẽ tốt đẹp hơn và hai ên sẵn lòng gi p đỡ nhau khi cần thiết. Lời khuyên cuối cùng dành cho bạn trong việc xây dựng những mối quan hệ nơi công sở hãy đối xử với mọi người theo cách mà bạn muốn họ đối xử với bạn. Rồi ai cũng muốn làm việc, hợp tác và h trợ bạn. Con đường đến thành công sẽ rộng mở! 3.1.3. Quy trình luyện tập Thực hành: Tổ chức, tham gia các hoạt động làm việc đồng đội theo yêu cầu của giáo viên. Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 10 Bước 1: Viết được kịch bản cho hoạt động làm việc đồng đội theo yêu cầu của giáo viên Bước 2: Tổ chức, tham gia trực tiếp vào hoạt động theo kịch bản đã xây dựng Bước 3: Giáo viên đánh giá Sản phẩm: Kịch bản tổ chức hoạt động đồng đội Bài 3.2: Kỹ năng điều hành cuộc họp 3.2.1. Kỹ năng chuẩn bị cuộc họp 3.2.1.1. Ý nghĩa của việc chuẩn bị cho cuộc họp Họp là một hình thức giao tiếp. Đ là một nhóm người tập trung nhau lại để thảo luận, tranh cãi hoặc ra quyết định. Vì cuộc họp thường liên quan đến nhiều người nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vân đề.. Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế các sự khác biệt đ và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải chuẩn bị, cân nhắc và thực hiện thế nào là tốt để mọi thứ đều tốt Những cuộc họp đ ng vai trò rất quan trọng, v đ là nơi mà ầu không khí và văn hoá của tổ chức được uy tr , là một trong những cách thức để các tổ chức n i với độ i ngũ nhân viên của m nh rằng “Bạn là một thành viên của tập thể” Nếu ạn tổ chức những cuộc họp uồn tẻ, yếu kém mà lại kéo ài lê thê, th các nhân viên sẽ ắt đầu tin rằng m nh đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không iết quý trọng thời gian. Các chức năng của một cuộc họp: - Thảo luận - Tranh luận - Tranh đấu về những vấn đề/chủ đề thiết yếu - H nh thức của làm việc nhóm - Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống giao lưu - Công việc tập thể và sự đ ng g p cá nhân - Ra các quyết định quyết đoán và cam kết tập thể - Đức tính của lãnh đạo và nh m/ công việc nh m Các dạng hội họp: - Hội nghị Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 11 - Hội đồng - Ủy an - Điều đ nh, thỏa thuận - Động viên (Các uổi giao lưu, uổi n i chuyện,...) - Ra quyết định (Chiến lược, kế hoạch, chiến ịch, chính sách,...) - Thường xuyên - Hàng ngày (thảo luận nh m tác nghiệp) - Hàng tuần hoặc hàng tháng (Giao an định kỳ - Tổng kết hàng tháng) - Bất thường, không thường xuyên hoặc kế hoạch đặc iệt. 3.2.1.2. Những công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp - Xác định mục tiêu và những kết quả mong đợi. Biết những điều g ạn đang cố gắng để giành được ằng việc tổ chức họp. - Xác định chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho m i chủ đề. Biết ạn muốn thực hiện được g thông qua cuộc họp. - Tạo ra một chương tr nh được mô tả cẩn thận, về + Thời gian ắt đầu và kết th c. Thời gian là tiền ạc, o đ phải lên kế hoạch một cách khôn ngoan. + Xác định địa điểm họp. + Danh sách những người tham gia và khách mời. + Danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi g từ họ. Điều này sẽ cho phép họ thu thập tất cả các ữ liệu cần thiết để mang đến cuộc họp. + Chuẩn ị cấu tr c thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp. - Chuyển trước chương tr nh đ cho những người tham gia c thời gian lên kế hoạch và chuẩn ị cho cuộc họp. - Làm cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi kết hợp sự sáng tạo và đào tạo vào chủ đề tham gia ằng việc sử ụng sách, người phát ngôn, ăng vi eo. Mọi người tham ự sẽ ành thời gian của họ cho ạn, v thế ạn phải mang lại cho họ điều g đ . - Sử ụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu quả và vui vẻ, tiếp thêm sinh lực. Thể hiện bằng bản kế hoạch tổ chức cuộc họp 1.Chủ đề cuộc họp - C mục tiêu r ràng cho chủ đề cuộc họp. Điều này sẽ khuyến khích mọi người tham ự v họ cần phải iết n nhắm đến vấn đề g 2. Thời gian Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 12 - Thời gian tổ chức iễn ra phải hợp lý sao cho khách mời tham ự cảm thấy thoải mái. Các cuộc họp c quy mô lớn, nhiều người tham ự nên tổ chức vào ngày chủ nhật. Buổi họp nên kéo ài trong khoảng 4h đổ lại và c nghỉ giải lao xen kẽ 3. Địa điểm Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích. -Tạo ra ầu không khí ấm áp và thu h t. - Mang lại sự mới mẻ phù hợp. - C những phương tiện h trợ và phương tiện học tập phù hợp. - Luôn luôn tạo ra một số điều khác iệt và mới mẻ ù nhỏ. Làm cho họ vui khi họ đến. 4. Thành phần - Mời đ ng người ự họp, chỉ mời những người c thể đ ng g p ý kiến, những người cần phải tham ự hoặc những người c thể học hỏi từ cuộc họp này. 5. Các khâu chuẩn ị - Đặt trước địa điểm họp - Tổ chức vệ sinh phòng họp. - Kiểm tra đèn, àn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện. - Chuẩn ị tài liệu cho cuộc họp. - Chuẩn ị nước uống. - Khăn phủ àn. - Máy chiếu, computer, màn chiếu, TV. - Soạn thư mời và tr nh uyệt. - Gửi thư mời. Nhắc tham gia họp trước 60 ph t. 6. Kinh phí - Dự kiến kinh phí cho cuộc họp phù hợp với tình hình tài chính của đơn vị Sản phẩm bản kế hoạch tổ chức cuộc họp 3.2.2. Quy trình điều hành cuộc họp Bước 1: Mở đầu cuộc họp - Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi với tất cả những người tham gia. - Làm r thành phần tham ự và các cuộc trao đổi được mong đợi. - Thiết lập các quy định + Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết th c. Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 13 + Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào. + Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào. + M i thành viên được mong đợi những g . + Các chủ đề í mật - Thể hiện rằng ạn đánh giá cao các ý tưởng, ý kiến và câu hỏi của họ. Bước 2: Điều phối trong cuộc họp Điều khiển cuộc họp - Dành thời gian để n i và lắng nghe các câu chuyện. Sáng tạo trong cách ạn chia sẻ ch ng. - Làm r và vạch ra những ý kiến chủ chốt. - Hỏi những quan điểm khác, ảo vệ những ý kiến mới. Sử ụng kỹ thuật vận ụng trí tuệ tập thể. - Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đ ng g p. - Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người n i. - Phân công cụ thể các ước tiếp theo thông qua cuộc họp. - Tập trung vào các chủ đề chương tr nh. Đừng lan man chủ đề. Các chương tr nh c giá trị quan trọng, nhưng đừng ập tắt sự sáng tạo hoặc lăng mạ những người c tham ự nhưng ỏ về giữa chừng trong giờ nghỉ giải lao. Tiếp tục... - Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp. Chắc rằng mọi người đều được lắng nghe. - Để mọi người mang đến nội ung, ạn hướng ẫn cho tiến tr nh. - Thừa nhận và tăng cường những sự đ ng g p c tính xây ựng. - Sử ụng chương tr nh để theo i hoạt động. - Làm cho cả nh m nhận thức về vị trí của họ trong quy tr nh. - T m tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng t nh. - Gi p các nh m tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận. Bước 3: Tổng kết cuộc họp Gi p các nh m xác định các ước tiếp theo. - Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công. Chắc rằng m i người đều iết ổn phận của họ. Chắc rằng mọi người sẽ đi từ họp đến làm . - Kết luận ằng việc t m tắt lại việc thực hiện của nh m - Cảm ơn các thành viên v sự tham gia và đ ng g p của họ. Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 14 Sau cuộc họp... - Đánh giá cuộc họp. Điều g hiệu quả? Điều g cần phải cải thiện? - Lên kế hoạch sau cuộc họp. - Sử ụng các ghi chép và ấn tượng của ạn, tạo ra một tài liệu mô tả r ràng về cuộc họp. Sử ụng các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê nh và các quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu. - Phân phát các tài liệu cho tất cả những người tham gia và những người chủ chốt trong tổ chức. - Giám sát sự tiến ộ của các hoạt động sau đ . 3.2.3. Kỹ năng điều hành cuộc họp 3.2.3.1. Vai trò của người điều hành cuộc họp Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội ung và kết quả của cuộc họp. Trước hết ạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải giám sát quá tr nh tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu c thể ạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên c cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào gi p hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng. Khuyến khích mọi người thảo luận và ra quyết định C nhiều cuộc họp đặc iệt ở các công ty nhà nước thường theo kiểu sếp n i nhân viên nghe mà không c sựtrao đổi hai chiều. Điều này rất nguy hiểm, v n vừa mất thời gian vừa không hiệu quả. Nếu theo kiểu mộtchiều như vậy, tốt nhất là phát tài liệu để ở nhà đọc. Bản chất của các cuộc họp là thảo luận và t m ra vấn đề để gia tăng năng lực quyết định hoặc định hướng, o đ , việc để mọi người nêu ý kiến của m nh sẽ gi p cuộc họp hiệu quả hơn. Để khuyến khích mọi người thảoluận, ạn cần thực hiện Nêu r quan điểm cần thảo luận. Mời mọi người cho ý kiến ưới sự ẫn ắt của ạn. Ghi nhận lại và đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đ là đ ng như vậy. Để mọi người cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra trong trường hợp ạn cho rằng ý kiếncủa họ là hợp lý nhưng ạn chưa đủ thông tin để ra quyết định. Ra quyết định để g t lại vấn đề. Khi ạn đã c các ý kiến, ạn cần thể hiện năng lực lãnh đạo và ra quyếtđịnh. Các quyết định phải được ghi vào iên ản cuộc họp. 3.2.3.2. Các nguyên tắc điều hành cuộc họp Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 15 * Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo. Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người Thư Ký. Bạn phải chuẩn ị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải iết các ước tiếp sau khi cuộc họp kết th c. Chuẩn ị giấy và viết, v trong một cuộc họp, các thành viên cần c giấy, viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử ụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham ự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên ự họp lại không chuẩn ị giấy viết, nên việc chuẩn ị của Bạn sẽ gi p họ không l ng t ng và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của Bạn. Nếu cuộc họp cần c sự h trợ của các thiết ị đặc iệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đừơng truyền internet v.v... ạn phải chuẩn ị trước về các trang thiết ị cho cuộc họp, nếu Bạn là người điều hành cuộc họp nên đến uổi họp với sự chuẩn ị trước về các vấn đề liên quan, ự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác c thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp. * Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết. Bạn không nên để cuộc họp kéo ài hơn mức cần thiết. V khi n i nhiều về một vấn đề quá mức cần thiết, ch ng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện các vấn đề khác . Khi thấy uổi họp kéo ài hơn hai giờ đồng hồ, Bạn hãy đề nghị nghỉ giải lao. Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải, không còn tập trung theo i cuộc họp. Khi giải lao hãy để các thành viên tự o trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái. Khi thấy c vấn đề nào đ mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, còn phải àn tiếp, Bạn nên đề nghị với chủ toạ để c một quyết định cuối cùng cho vấn đề đ . C thể để vấn đề chưa thống nhất lại, đến kỳ họp sau khi c đủ thông tin sẽ giải quyết. C thể an lãnh đạo sẽ họp với ộ phận c kh c mắc để giải quyết riêng trong lần họp khác. * Nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp. Bạn nên thảo luận sơ với các ộ phận về nội ung uổi họp. C thể ành khoảng 15 ph t trước uổi họp để trao đổi qua với nhau. Điều này sẽ gi p ch ng ta điều hành uổi họp c hiệu quả hơn, tránh được trường hợp c quá nhiều ý kiến trái ngược nhau trong uổi họp. Nên thảo luận sơ ộ trước uổi họp chứ không nên vận động trước uổi họp. Ch ng ta không nên để các ộ phận phát iểu theo hướng ẫn của m nh, cũng đừng gợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy sẽ không c những ý kiến hay đ ng g p cho cuộc họp. Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 16 * Nên hội họp đúng giờ Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước khoảng nửa giờ. Nếu c ộ phận nào đến trễ, hãy cứ ắt đầu cuộc họp. Trễ giờ họp c ngh a là ch ng ta đã làm mất thời giờ của những người khác. Đừng nên tạo ra cho ộ phận đi họp trễ cảm giác họ là nhân vật quan trọng, nên mọi người phải chờ đợi. Mặt khác, khởi sự một cuộc họp trễ v chờ đợi những người đến ự họp trễ là x c phạm đến những người đi họp sớm và đ ng giờ ắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đ kẻ đáng ị trừng phạt là những người đến trễ kia. Đừng hẹn gặp người khác ngay sau khi cuộc họp kết th c (theo kế hoạch. Trong l c iễn ra cuộc họp, người thư ký điều hành phải ám sát giờ giấc đã định trên chương tr nh nghị sự (Agen a * Biên bản của cuộc họp. Việc ghi iên ản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa t m được người đảm nhiệm, thư ký điều hành c thể kiêm nhiệm luôn việc ghi iên ản cuộc họp. Công việc viết iên ản thường chẳng mấy thích th , nhưng đ là một việc làm cần thiết. Nếu phòng họp c sẵn máy vi tính đề nhập liệu iên ản th rất tốt. Sau uổi họp, người thư ký c thể in iên ản ra thành nhiều ản để giao cho từng thành viên của cuộc họp. Mặc ù từng thành viên c cách ghi riêng của họ, iên ản chung o thư ký ghi vẫn rất cần thiết, gi p cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã đựơc àn ạc, thảo luận trong suốt cuộc họp. *Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp. Trong cuộc họp thường xuyên c những nội ung chính thường được đưa ra thảo luận. Những vấn đề thường được chuyển đổi liên tục và nhanh ch ng. C những l c ta không thể chen ngang để phát iểu những thắc mắc riêng hay những ý kiến riêng của m nh. Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu ghi ch ngắn gọn vào sổ tay. Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, c thể trao đổi với ộ phận liên quan về những ch thích trong sổ tay vào ịp khác. * Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và yêu cầu họ trình bày ngắn gọn. Khi thấy không khí uổi họp ngột ngạt - thụ động, người thư ký điều hành nên nêu ra câu hỏi, nhưng chỉ hỏi những việc mà tất cả mọi người thật sự quan tâm, không hỏi riêng về một người hay một số người nào đ . Khi phát iểu thật ngắn gọn và s c tích. Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, Bạn hãy đề nghị họ không nên làm Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 17 mất thời gian cuộc họp. Khi c nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người điều hành cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đ . * Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp. Trong những cuộc họp uồn tẻ và chán ngán, người điều hành cuộc họp phải t m cách làm uổi họp sinh động hơn hoặc phải r t ngắn cuộc họp. Cần ch ý đến những ấu hiệu người họp g ng n tay lên cạnh àn, che miệng ngáp, chống cằm vẻ suy tư, mắt nh n ra cửa hoặc cửa sổ, vươn vai uể oải và ửng ưng như thể m nh là người ngoài cuộc. Đ là những thái độ phản ứng nội ung cuộc họp quá uồn tẻ và chán phèo. * Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình. Khi người điều hành thấy nhiều người ngồi chung và tất cả đều c chung một ý kiến, chỉ riêng vài người không đồng t nh. Vậy hãy cố gắng mời những người không đồng t nh mạnh ạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý o v sao họ không iểu quyết. Người điều hành phải t m lời lẽ thuyết phục để họ an tâm, đừng im lặng và nên mạnh ạn ày tỏ quan điểm của m nh. Nhiều khi một vài đề nghị “ ất nh thường” lại mang đến một giải pháp hay mà trước đ chưa ai kịp ngh đến. Phải thật tôn trọng những ý kiến đối kháng. Nếu đ là ý kiến hay phải t m cách áp ụng, nếu là ý kiến không khả thi thì nên để chủ tọa xem xét. * Phát biểu trong cuộc họp là nói với tất cả mọi người, chứ không phải chỉ riêng với một người. Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với một người, hãy nh n vào gương mặt của tất cả các thành viên tham ự, mọi người đều c cảm thấy là họ đang được n i tới.. * Không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt với những người vắng mặt Trong cuộc họp, ch ng ta không nên nh luận, chê ai hay n i xấu về những người khác, nhất là với những người không tham ự cuộc họp. Người điều hành phải khéo léo nhắc nhở các thành viên tham ự phân iệt giữa việc n i xấu và đ ng g p ý kiến. Đ ng g p ý kiến luôn mang tính xây ựng và chân thành; n i xấu thường mang tính đả phá, nhỏ nhen và thành kiến. Không cần thiết đ ng g p hay n i xấu người vắng mặt, v họ không hiện iện để tiếp thu, giải tr nh, phản ác hay chống lại, hay thanh minh cho ản thân họ. Chắc chắn chẳng ai thích người khác n i xấu sau lưng m nh. * Sau buổi họp, nên gặp từng người trò chuyện thân mật. Người điều hành nên t m cách ắt chuyện ngắn gọn với từng người sau uổi họp. Hãy tỏ ra m nh rất cần những người như họ tham ự cuộc họp. Người điếu hành c thể n i “Anh Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 18 (Chị) đã c những ý kiến rất ổ ích”, hoặc “Anh (Chị) phát iểu về điều đ tốt quá”. Hãy làm cho những thành viên đã tham ự cuộc họp nhận thấy rằng ch ng ta rất quý mến họ và như vậy họ sẽ hứng th khi ch ng ta mời tham ự uổi họp. 3.2.3.3. Các kỹ năng cơ bản để điều hành cuộc họp thành công - Xác định MỤC ĐÍCH của cuộc họp là gì? Trước hết, ạn hãy tự hỏi chính ạn mục đích bạn tổ chức cuộc họp là gì. Nghe có vẻ lý thuyết, nhưng hãy GIEO vào tâm trí ạn rằng ạn đang yêu cầu mọi người BỎ RA THỜI GIAN VÔ GIÁ VÀ QUÝ BÁU của họ để tham gia cuộc họp, và c lẽ thặm chí đã phải ĐI MỘT QUÃNG ĐƯỜNG RẤT XA để đến tham ự. Hãy hỏi chính ạn rằng, liệu cuộc họp này c thật sự là cách tốt nhất để đạt được mục đích đ ? Phải chăng một cuộc điện thoại hoặc hoặc một đoạn vi eo cũng c thể truyền tải với hiệu quả tương tự? Hay là, C chăng ta c thể chỉ cần gửi họ thông tin? - Người tham dự buổi họp nghĩ gì? Một khi đã r mục đích cuộc họp, ạn c thể từ đ xây ựng từ trường khiến người tham ự họp hứng th từ đầu. Khuyến khích người tham gia họp nhận iện vai trò của họ trong cuộc họp. Hỏi họ những câu hỏi sau - Họ sẽ tham gia vào buổi họ như thế nào? - Họ muốn nhận được gì từ buổi họp? ( nói cách khác, khuyến khích học tìm ra những kết quả mong muốn cho buổi họp) Hãy thiết lập cuộc họp ựa trên việc nâng cao giá trị của từng người tham gia và nhấn mạnh lợi ích mà tất cả mọi người sẽ nhận được sau khi đạt được mục đích cuộc họp. Những động tác này còn được gọi là THIẾT LẬP MỤC ĐÍCH & DỰ ĐỊNH. Việc r ràng từ đầu như vậy sẽ gi p ạn đạt được mục đích cuộc họp ngay từ những ph t đầu tiên. V vậy, hãy kiên tr thực hiện việc này ù cho cuộc họp c quy mô nhỏ đến đâu. - Xây dựng ý thức về thời gian Tạo lập và gieo vào tâm trí người tham gia ẨN DỤ về thời gian NGƯỜI TRONG THỜI GIAN/ NGƯỜI XUYÊN THỜI GIAN.NGƯỜI TRONG THỜI GIAN (thuật ngữ trong NLP muốn n i tính cách riêng của 2 tuýp người liên quan đến thời gian) là người hoàn toàn tập trung vào HIỆN TẠI mà ít để tập xây ựng cho m nh một lịch tr nh hoạt động khoa học; họ thường tập trung quá đà vào cuộc tranh luận mà quên hẳn rằng thời gian trôi qua. NGƯỜI XUYÊN THỜI GIAN (thuật ngữ trong NLP muốn n i tính cách riêng của 2 tuýp người liên quan đến thời gian) th lại xem quá khứ và tương lai cũng Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 19 quan trọng chẳng kém g hiện tại; nên họ thường ễ ị phân tâm ởi chính suy ngh lang mang về quá khứ và tương lai tận đâu và quên mật việc họ nên làm. Bằng cách cho người tham gia cuộc họp tham gia một uổi tea- reak nhỏ, ạn cho phép NGƯỜI XUYÊN THỜI GIAN & NGƯỜI TRONG THỜI GIAN trao đổi qua lại điểm mạnh và điểm yếu của nhau liên quan đến thời gian, khiến họ h nh thành khái niệm về òng thời gian: Quá khư- Hiện tại- Tương lai - Kiểm soát toàn bộ buổi họp Luôn xem xét và giữ cho cuộc họp đ ng tiến độ. Bên cạnh đ , hãy tạo ra những quy luật chung ứng với mục đích của cuộc họp trước khi tiến hành họp. Ví ụ như ạn sắp tiến hành cuộc họp để lấy ý tưởng cho kế hoạch săp tới; hãy đặt ra quy luật như TRÁNH NÓI KHÔNG, TRÁNH NÓI “KHÔNG THÀNH CÔNG ĐÂU!”, hoặc ĐƯA RA GIẢI PHÁP THAY VÌ NÊU VẤN ĐỀ. Chính những quy luật này sẽ khiến cho cuộc họp ễ đạt được mục đích cuối cùng và cho phép mọi người tự cho chia sẻ suy ngh . - Đảm bảo môi trường phù hợp với tính chất cuộc họp Hãy ứng ụng những động tác hành vi cơ thể để kích hoạt trí não một cách phù hợp. Lấy ví ụ về cuộc họp lấy ý tưởng cho kế hoạch mới, ạn đang kêu gọi mọi người sáng tạo, vậy nên hãy khuyến khích họ nh n hướng lên trên, hướng mọi người i chuyển và hoạt động để phá ỏ trạng thái “BẾ TẮC Ý TƯỞNG”. Từ đ họ sẽ nảy sinh những ý tưởng mới. Nếu c thể hãy đảm ảo phòng họp ngặp tràn ánh sáng tự nhiên, cho phép những thời gian nghỉ giải lao thường xuyên để giữ năng lượng luôn chuyển h a. - Kích neo cảm xúc tích cực và loại bỏ cảm xúc tiêu cực Đây là phần vô cùng quan trọng trong uổi họp để tạo sự hứng khởi trong uổi họp cũng như luôn giữ sự hứng th cho uổi họp tiếp theo. Tạo ra sự hào hứng đỉnh cao cho người tham gia và NEO cảm x c tích cực đ lại để người tham gia luôn trong trang thái đầy năng lượng. Và hãy loại ỏ những cảm x c tiêu cực của người nghe về những uổi họp . 3.2.3.4. Những lưu ý khi điều hành cuộc họp * Cuộc họp là nơi để trao đổi và àn ạc v vậy thường c không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn ị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Do vậy người điều hành cuộc họp cần c những kỹ năng cơ ản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công. * Chuẩn ị những thứ cần thiết. Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá tr nh cuộc họp iễn ra không hoàn toàn được định trước mà n chỉ theo Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 20 một đề cương cơ ản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không ễ mà được thống nhất nhanh ch ng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn ị một cuộc họp là Đặt ra mục đích r ràng, thực tế và chuẩn ị những vấn đề cần àn ạc một cách cụ thể. Khi một cuộc họp được tiến hành ạn cần nh n ra ngay mục tiêu cốt l i của n . Đôi khi các vấn đề c thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp o vậy trước hết ạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải c một cuộc họp.. Người điều hành chủ yếu ựa vào yếu tố này để xây ựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và ch thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian àn ạc cho từng vấn đề cụ thể. * Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả. Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội ung và kết quả của cuộc họp. Trước hết ạn phải tuân thủ chính xác về thời gian.Bạn cũng phải giám sát quá tr nh tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu c thể ạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên c cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào gi p hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng *Tổng hợp cuộc họp. Tổng hợp cuộc họp là một ước rất quan trọng. Trước khi kết th c cuộc họp ạn hãy tổng kết lại những vấn đề cốt l i đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cho từng thành viên. 3.2.4. Quy trình luyện tập Thực hiện kỹ năng điều hành một cuộc họp theo chủ đề giáo viên yêu cầu. -Tổ chức một cuộc họp giao ban - Tổ chức một cuộc họp lấy ý kiến về chất lượng sản phẩm - Tổ chức một cuộc họp về triển khai lễ ra mắt sản phẩm mới Trrườờ ngg ĐHSPKT Hưngg Yêê n –– Khoo aa SPKT 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Khoa Sư phạm Kỹ thuật (2015), Đề cương ài giảng Kỹ năng mềm, ĐHSPKT Hưng Yên 2. Khoa sư phạm kỹ thuật (2015), Đề cương ài giảng môn Giao tiếp, ĐHSPKT Hưng Yên 3. Phan Kim Hoa: Thuật gây cảm tình, NXB Tổng hợp Đồng Tháp, 1996. 4. Dale carnegine Đắc nhân tâm, NXB tổng hợp Đồng Tháp, 1994