Đề cương bài giảng Kế toán quốc tế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA KINH TẾ ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG KẾ TOÁN QUỐC TẾ (Tài liệu lưu hành nội bộ) Hưng Yên TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA KINH TẾ ---------***--------- BÀI GIẢNG KẾ TOÁN QUỐC TẾ (TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ DÀNH CHO SINH VIÊN HỆ ĐẠI HỌC CHÍNH QUY) BỘ MÔN: KẾ TOÁN 1 MỤC LỤC MỤC LỤC ....................................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUỐC TẾ ................................................ 6 1.1. Giới thiệu tổng quan về học phần ............................................................................. 6 1.1.1 Vị trí môn học ......................................................................................................... 6 1.1.2. Mục tiêu môn học .................................................................................................. 6 1.1.3. Về thời lượng của môn học ................................................................................... 8 1.1.4. Học liệu.................................................................................................................. 8 1.1.5 Nội dung cơ bản ..................................................................................................... 8 1.2. Lịch sử hình thành kế toán quốc tế ........................................................................... 9 1.3. Các chuẩn mực kế toán quốc tế .............................................................................. 11 1.3.1. Khái niệm chuẩn mực kế toán quốc tế ................................................................ 11 1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế .................... 11 1.3.3. Quy trình xây dựng chuẩn mực kế toán quốc tế .................................................. 12 1.3.4. Phương hướng vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế ......................................... 13 1.4. Key terms and concepts .......................................................................................... 14 CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN MỸ ................................... 15 2.1. Đặc điểm của hệ thống kế toán Mỹ ........................................................................ 15 2.1.1. Khái niệm kế toán ................................................................................................ 15 2.1.2. Đối tượng kế toán và phương trình kế toán ......................................................... 15 2.1.3. Phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Analyzing transactions) ......................... 16 2.2. Nguyên tắc kế toán (Accounting principles) .......................................................... 19 2.3. Hệ thống tài khoản kế toán (Chart of accounts) ..................................................... 23 2.4. Quy trình kế toán (Accounting cycle) .................................................................... 28 2.5. Key terms and concepts .......................................................................................... 29 2.6. GAAP ..................................................................................................................... 30 2.7. Demonstration problem .......................................................................................... 31 CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG SỔ VÀ BÁO CÁO KẾ TOÁN .......................................... 32 3.1. Hệ thống sổ kế toán ................................................................................................ 32 3.1.1. Sổ nhật ký chung (General Journal) .................................................................... 32 3.2.2. Sổ cái (Ledger) .................................................................................................... 34 3.2. Bảng cân đối thử (Trial Balance) ........................................................................... 36 2 3.3. Các bút toán điều chỉnh (Adjusting Entries) .......................................................... 38 3.3.1. Điều chỉnh chi phí trả trước (Prepaid Expenses) ................................................. 38 3.3.2. Điều chỉnh chi phí phải trả (Accrued expenses) .................................................. 40 3.3.3. Điều chỉnh doanh thu nhận trước (Unearned/Deferred revenues) ...................... 42 3.3.4. Điều chỉnh doanh thu phải thu (Accrued revenues) ............................................ 42 3.4. Báo cáo tài chính (Financial statements) ................................................................ 44 3.5. Các bút toán khóa sổ (Closing Entries) .................................................................. 46 3.6. Key terms and concepts .......................................................................................... 48 3.7. Demonstration problems ........................................................................................ 49 CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI ...................... 52 4.1. Những vấn đề cơ bản về kế toán trong doanh nghiệp thương mại ......................... 52 4.1.1. Đặc điểm của doanh nghiệp thương mại ............................................................. 52 4.1.2. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho (Inventory systems) ......................... 52 4.2. Kế toán quá trình mua hàng (Accounting for merchandise purchases) ................. 54 4.2.1. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên ........................................... 54 4.2.2. Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ .................................................... 56 4.3.Hạch toán quá trình bán hàng .................................................................................. 58 4.3.1. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên ........................................... 58 4.3.2. Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ .................................................... 62 4.4. Hoàn thành quy trình kế toán ................................................................................. 64 4.4.1. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên ........................................... 64 4.4.2. Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ .................................................... 67 4.5. Key terms and concepts .......................................................................................... 68 CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN TÀI SẢN LƯU ĐỘNG ........................................................ 72 5.1. Kế toán tiền (Accounting for cash) ........................................................................ 72 5.1.1. Kiểm soát nội bộ đối với tiền (Internal control of cash) ..................................... 72 5.1.2. Kế toán quỹ lặt vặt (Petty cash fund) .................................................................. 72 5.1.3. Điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng (Bank Reconciliation) .............................. 75 5.2. Kế toán nợ phải thu khó đòi (Accounting for bad debts) ....................................... 79 5.2.1. Phương pháp xóa sổ trực tiếp (Direct write-off method) .................................... 80 5.2.2. Phương pháp chiết khấu ( Allowance method) ................................................... 80 5.3. Kế toán hàng tồn kho (Accounting for Inventories) ............................................... 84 3 5.3.1.Tính giá hàng nhập kho (Determining inventory cost) ........................................ 84 5.3.2. Các phương pháp tính giá hàng xuất kho (Inventory Cost Flow Assumptions) . 85 5.3.3. Đánh giá hàng tồn kho theo giá thị trường của hàng hóa thay thế (LCM) ......... 96 5.3.4. Ước tính giá trị hàng tồn kho (Valuing Inventory by estimation) ....................... 98 5.3.4.1. Ước tính theo giá bán lẻ (Retail Inventory Method) ........................................ 98 5.3.4.2. Ước tính theo lãi gộp (Gross Profit Method) ................................................... 99 5.3.5. Hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất ...................................... 100 5.3.5.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu (Accounting for Material Costs) ............ 100 5.3.5.2. Hạch toán chi phí nhân công (Accounting for Labor Costs) ......................... 101 5.3.5.3. Hạch toán chi phí sản xuất chung (Accounting for Factory Overhead) ......... 102 5.4. Key terms and concepts ........................................................................................ 102 5.5. Demonstration problems ...................................................................................... 103 CHƯƠNG 6: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ........................................................... 108 6.1. Đặc điểm và nguyên giá của tài sản cố định ........................................................ 108 6.1.1. Đặc điểm của tài sản cố định ( Features of Fixed Assets) ................................. 108 6.1.2. Nguyên giá tài sản cố định (Cost Determination of Fixed assets) .................... 109 6.2. Kế toán biến động tài sản cố định ........................................................................ 111 6.2.1. Kế toán giảm tài sản cố định (Disposals of plant assets) .................................. 111 6.2.2. Kế toán trao đổi tài sản cố định (Exchange of fixed assets).............................. 115 6.2.3. Kế toán sửa chữa tài sản cố định (Repairs of Plant Assets) ............................. 117 6.3. Khấu hao tài sản cố định ( Depreciation for Plant assets) .................................... 119 6.3.1. Phương pháp khấu hao đường thẳng (Straight-line Depreciation Method) ...... 119 6.4. Tài nguyên thiên nhiên và tài sản cố định vô hình ............................................... 125 6.4.1. Tài nguyên thiên nhiên (Natural Resources) ..................................................... 125 6.4.2. Tài sản cố định vô hình (Intangible Assets) ...................................................... 126 6. 5. Key terms and concepts ....................................................................................... 129 6.6. Demonstration problem ........................................................................................ 129 CHƯƠNG 7: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ .................................................... 132 7.1. Khái niệm và phân loại các khoản đầu tư ............................................................. 132 7.2. Chứng khoán thương mại (Trading securities) ..................................................... 134 7.3. Chứng khoán chờ đến hạn (Accounting for Held-to-maturity securities) ............ 136 7.4. Chứng khoán sẵn sàng để bán (AFS Securities) .................................................. 137 4 7.5. Đầu tư vào chứng khoán để có ảnh hưởng đáng kể (Investment in Securities with Significant Influence) .................................................................................................. 140 7.6. Key terms and concepts ........................................................................................ 142 7.7. Demonstration problems ...................................................................................... 143 CHƯƠNG 8: KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ ................................................................... 146 8.1. Kế toán nợ ngắn hạn ............................................................................................. 146 8.1.1. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (Payroll Accounting).......... 146 8.1.2. Kế toán phí bảo hành ước tính phải trả (Accounting for Estimated Warranty Liability) ...................................................................................................................... 152 8.2. Kế toán thương phiếu phải trả dài hạn (Long-term Notes Payable)..................... 153 8.3. Kế toán trái phiếu phải trả (Accounting for Bonds Payable) ............................... 155 8.3.1. Kế toán phát hành trái phiếu (Accounting for issuing bonds) .......................... 155 8.3.1.1. Phát hành trái phiếu theo mệnh giá (Issuing bond at par) .............................. 155 8.3.1.2. Phát hành trái phiếu có chiết khấu (Issuing bond at a discount) ................... 156 8.3.1.3. Phát hành trái phiếu có phần trội (Issuing bond at a premium) ................... 159 8.3.2. Kế toán thu hồi trái phiếu (Accounting for Bond Retirement) ......................... 160 8.4. Key terms and concepts ........................................................................................ 162 8.5. Demonstration problems ...................................................................................... 164 CHƯƠNG 9: KẾ TOÁN VỐN CHỦ SỞ HỮU .......................................................... 166 9.1. Doanh nghiệp tư nhân (Sole proprietorship) ........................................................ 166 9.1.1. Khái niệm .......................................................................................................... 166 9.1.2. Đặc điểm ............................................................................................................ 166 9.2. Công ty hợp danh (Partnership)............................................................................ 167 9.2.1. Khái niệm .......................................................................................................... 167 9.2.2. Đặc điểm ............................................................................................................ 167 9.2.3. Hạch toán vốn chủ sở hữu trong công ty hợp danh (Accounting for Partnerships) ..................................................................................................................................... 168 9.2.3.1. Góp và rút vốn ................................................................................................ 168 9.2.3.2. Phân phối lãi-lỗ (Dividing Income or Loss) ................................................... 169 9.2.3.3. Thêm thành viên viên mới (Admission of a Partner) ..................................... 173 9.2.3.4. Thành viên rút khỏi doanh nghiệp (Withdrawal of a Partner) ....................... 175 9.3. Công ty cổ phần (Corporation) ............................................................................. 177 5 9.3.1. Khái niệm .......................................................................................................... 177 9.3.2. Đặc điểm ............................................................................................................ 177 9.3.3. Hạch toán vốn chủ sở hữu trong công ty cổ phần ............................................. 178 9.3.3.1. Cổ phiếu thường (Common Stock) ................................................................ 178 9.3.3.2 Cổ phiếu ưu đãi (Preferred Stock) ................................................................... 185 9.3.3.3. Cổ phiếu quỹ (Treasury Stock)....................................................................... 188 9.4. Key terms and concepts ........................................................................................ 192 9.5. Demonstration Problems ...................................................................................... 195 Chương 10: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN PHÁP ................................ 198 10.1. Đặc điểm của hệ thống kế toán Pháp ................................................................. 198 10.1.1. Các nguyên tắc kế toán .................................................................................... 198 10.1.2. Hệ thống tài khoản kế toán .............................................................................. 198 10.1.3. Hệ thống sổ kế toán ......................................................................................... 208 10.1.4. Các báo cáo tài chính ....................................................................................... 209 10.2. Một số nghiệp vụ kinh tế trong kế toán Pháp ..................................................... 210 10.2.1. Kế toán tài sản dài hạn (non-current assets) .................................................... 210 10.2.1.1. Khái niệm và phân loại tài sản dài hạn ......................................................... 210 10.2.1.2. Kế toán tăng tài sản cố định ......................................................................... 211 10.2.1.3. Kế toán giảm tài sản cố định ........................................................................ 212 10.2.2. Kế toán tiền lương ........................................................................................... 213 10.2.3. Kế toán hàng tồn kho ....................................................................................... 214 10.2.3.1. Khái niệm, phân loại hàng tồn kho ............................................................... 214 10.2.3.2. Phương pháp tính giá hàng tồn kho .............................................................. 214 10.2.3.3. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên .................. 214 10.2.3.4. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ........................... 215 10.2.3.5. Kế toán chênh lệch hàng tồn kho ................................................................. 216 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 217 6 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUỐC TẾ 1.1. Giới thiệu tổng quan về học phần 1.1.1 Vị trí môn học Là môn thuộc khối kiến thức chuyên ngành của chương trình đào tạo trình độ đại học kế toán của khoa Kinh tế - Trường ĐHSP Kỹ thuật Hưng Yên. Môn học được giảng dạy sau khi sinh viên đã được học học phần Nguyên lý kế toán, kế toán tài chính, tiếng Anh. Là một môn học cung cấp kiến thức kế toán quốc tế, trong đó chủ yếu là phương pháp hạch toán kế toán Mỹ, đồng thời giúp sinh viên làm quen và sử dụng được tiếng Anh chuyên ngành Kế toán, là một trong những kỹ năng cần thiết của nhân viên kế toán trong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, các công ty đa quốc gia, các công ty xuất khẩu. 1.1.2. Mục tiêu môn học * Kiến thức: - Tiếp cận với các thuật ngữ chuyên ngành bằng tiếng anh, đọc hiểu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan từng phần hành kế toán. - Trình bày được quá trình hình thành, phát triển của kế toán quốc tế và các chuẩn mực kế toán quốc tế; - Hệ thống được những vấn đề cơ bản trong kế toán Mỹ, phân tích được các nghiệp vụ kinh tế và nêu được bảng hệ thống tài khoản kế toán; - Trình bày được các bút toán điều chỉnh, cách lập bút toán khóa sổ và lập các báo cáo tài chính; - Trình bày được các vấn đề cơ bản của doanh nghiệp thương mại, phương pháp hạch toán quá trình mua hàng, bán hàng theo các phương pháp; - Trình bày được các nội dung liên quan đến hạch toán tiền, các khoản đầu tư, phải thu, phương pháp tính giá và hạch toán hàng tồn kho; - Hạch toán được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của phần hành kế toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định; - Hạch toán được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản đầu tư trong các doanh nghiệp; 7 - Trình bày được phương pháp hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các khoản phải trả như: kế toán phải trả người bán, phải trả người lao động và phát hành trái phiếu... - Trình bày được khái niệm ,đặc điểm và phương pháp hạch toán vốn chủ sở hữu trong các loại hình doanh nghiệp khác nhau. - Trình bày được tổng quan về kế toán Pháp: tài khoản, hệ thống sổ, báo cáo kế toán và hạch toán được một số nghiệp vụ kinh tế. * Kỹ năng: - Phân tích được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và vận dụng được bảng hệ thống tài khoản kế toán; - Hạch toán được các bút toán điều chỉnh, cách lập bút toán khóa sổ và lập được các báo cáo tài chính; - Vận dụng phương pháp hạch toán để giải quyết các bài tập liên quá trình mua hàng, bán hàng theo các phương pháp; - Vận dụng phương pháp hạch toán để giải quyết các bài tập liên qua đến các phần hành tiền, các khoản đầu tư, phải thu, phương pháp tính giá và hạch toán hàng tồn kho; - Hạch toán được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của phần hành kế toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định; - Vận dụng phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản đầu tư trong các doanh nghiệp; - Vận dụng phương pháp hạch toán để giải quyết bài tập về các khoản phải trả như: kế toán phải trả người bán, phải trả người lao động và phát hành trái phiếu... - Hạch toán được các nghiệp vụ liên quan vốn chủ sở hữu trong các loại hình doanh nghiệp khác nhau. - Vận dụng hệ thống tài khoản, hệ thống sổ, báo cáo kế toán vào hạch toán và lập báo cáo tài chính. * Thái độ: - Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán quốc tế và sự cần thiết phải nghiên cứu kế toán quốc tế; - Có thái độ nghiêm túc, cầu thị trong hoạt động nghe giảng và chuẩn bị bài tập chương, bài tập nhóm; - Có tinh thần cần cù, chăm chỉ, chịu khó, chủ động và sáng tạo trong học tập 8 1.1.3. Về thời lượng của môn học Học phần Kế toán quốc tế có 4 tín chỉ và học trong 23 tuần, mỗi tuần 4 tiết. Nội dung của học phần bao gồm 10 chương sẽ giới thiệu trong nội dung cơ bản của học phần. 1.1.4. Học liệu Học liệu bắt buộc - Bài giảng Kế toán quốc tế, Tài liệu lưu hành nội bộ. Khoa Kinh tế, ĐH SPKT Hưng Yên. Học liệu tham khảo - TS. Nguyễn Phú Giang, Kế toán quốc tế, NXB Tài chính, năm 2009. - TS. Phan Đức Dũng, Kế toán Mỹ (đối chiếu với kế toán VIệt Nam), NXB Thống kê, năm 2009; - Giáo trình Kế toán quốc tế, trường Đại học Kinh tế quốc dân, NXB Thống kê, Hà Nội, năm 2002. - Hệ thống câu hỏi trắc nghiệm, bài tập và bài giải kế toán Mỹ, Th.S Phạm Quang Huy, NXB Lao động – xã hội, năm 2010. 1.1.5 Nội dung cơ bản - Chương đầu tiên trong nội dung học phần cho biết những vấn đề cơ bản của kế toán quốc tế như: lịch sử hình thành kế toán quốc tế và các chuẩn mực ké toán quốc tế - Từ chương 2 đến chương 9 là nội dung về kế toán Mỹ, trong đó chương 2 giới thiệu những đặc điểm cơ bản chung nhất về hệ thống kế toán Mỹ, bao gồm: đặc điểm, nguyên tắc kế toán, hệ thống tài khoản, quy trình kế toán Mỹ. - Sau khi tìm hiểu những đặc điểm cơ bản của kế toán Mỹ, mẫu sổ, phương pháp ghi sổ, phương pháp lập báo cáo tài chính sẽ được trình bày trong chương 3. - Sau khi đã nắm được các nguyên tắc hạch toán, phương pháp ghi sổ và lập báo cáo, chúng ta sẽ tìm hiểu phương pháp hạch toán các nghiệp vụ cụ thể trong doanh nghiệp thương mại. - Như chúng ta đã biết đối tượng nghiên cứu của kế toán gồm tài sản và nguồn vốn. Tài sản có 2 loại là TS ngắn hạn và TS dài hạn. Chương 5 nghiên cứu về nhóm đối tượng đầu tiên của kế toán là các tài sản ngắn hạn. - Chương 6 chúng ta đi sâu vào nhóm đối tượng thứ 2 là các tài sản dài hạn, trong đó chủ yếu là tài sản cố định. 9 - Chương 7, nghiên cứu về một trong những đối tượng chủ yếu trong nhóm tài sản dài hạn, đó là các khoản đầu tư. - Đối tượng nghiên cứu thứ 2 trong kế toán là nguồn vốn. Trong nguồn vốn có 2 loại là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Chương 8 nghiên cứu về nợ phải trả. - Như đã trình bày ở trên, ngoài nợ phải trả, nguồn vốn còn bao gồm vốn chủ sở hữu. Trong chương 9 chúng ta sẽ nghiên cứu về phương pháp hạch toán đối với vốn chủ sở hữu trong các loại hình doanh nghiệp tư nhân, hợp danh và cổ phần. - Từ chương 2 và chương 9 chúng ta đã tìm hiểu phương pháp hạch toán cụ thể của từng đối tượng kế toán trong các loại hình doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực kinh doanh khác nhau trong kế toán Mỹ. Những nội dung khái quát về kế toán Pháp giúp các em tìm hiểu được phương pháp hạch toán trong kế toán Pháp, so sánh được các mô hình hạch toán khác nhau trên thế giới, từ đó có định hướng trong mở rộng kiến thức về kế toán, đáp ứng nhu cầu của công việc kế toán tại các công ty đa quốc gia. 1.2. Lịch sử hình thành kế toán quốc tế * Thời cổ đại và trung đại Không giống như phần lớn các nghề nghiệp hiện đại khác, kế toán có lịch sử phát triển lâu đời vào khoảng hơn 8500 năm trước Công nguyên, ở vùng Mesopotamia, sau này được gọi là Ba Tư, ngày nay là Iran và Iraq. Đây là vùng thung lũng màu mỡ với dân cư đông đúc thịnh vượng và hoạt động thương mại diễn ra sôi động giữa các vùng thượng lưu và hạ lưu của hai con sông. Các tài liệu tìm thấy ngày nay cho thấy người Mesopotamia cổ đại đã liệt kê lại các khoản chi phí và hàng hóa bằng đất sét và các vật nhỏ. Ghi chép kế toán xuất hiện khoảng từ 3300 đến 3200 trước CN tại Ai cập cổ đại, khi con người phát minh ra chữ viết và các con số. Các ghi chép kế toán khi đó chỉ là các bút toán đơn đơn giản để liệt kê lương đã trả, tài sản trong các đền, thuế và các khoản cống nạp cho Vua hoặc các Pharaoh. Lịch sử kế toán có từ các nền văn minh cổ đại, tuy nhiên thời kỳ kế toán hiện đại được bắt đầu khi có sự ra đời của bút toán kép vào thế kỷ thứ 14. Thời kỳ phục hưng ở Italy (từ thế kỷ 14 đến thế kỷ thứ 16) đã có nhiều sự phát triển trong hoạt động kế toán. Số La mã được thay thế bằng số A – rập giúp toán học và cả ghi chép kế toán cũng ở quy mô rộng lớn hơn. Năm 1494, Luca Pacioli, một thầy tu dòng thánh Fran- xít, đã xuất bản cuốn sách the Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et 10 Proportionalita. Trong cuốn sách này Pacioli mô tả bút toán kép và các khái niệm thương mại có liên quan. Bút toán kép được hiểu đơn giản là một nghiệp vụ kinh tế phải được đồng thời ghi Nợ và ghi Có vào các tài khoản khác nhau với số tiền bằng nhau. Mặc dù Pacioli không phát minh ra bút toán kép nhưng ông đã có công lớn trong việc phổ biến rộng rãi bút toán kép và cho đến ngày nay nguyên tắc ghi chép kế toán cơ bản này vẫn được sử dụng. * Thời cận đại và đương đại Thế kỷ 17 và thế kỷ 18, trung tâm thương mại được chuyển dịch từ Ý sang Tây Ban Nha rồi Bồ Đào Nha, sau đó là các nước Bắc Âu. Sự di chuyển thương mại như trên kèm theo sự di chuyển về phát triển kế toán. Scotland được coi là nơi sinh của kế toán hiện đại. Đây là nơi sản sinh các nguyên tắc kế toán và cũng là nơi có những hội kế toán công khai lâu đời nhất. Kế toán trở nên có vai trò đặc biệt quan trọng với những ảnh hưởng không thể phủ nhận đến sự phát triển kinh tế. Sau Scotland, kế toán phát triển mạnh mẽ ở nhiều nước trên thế giới. Vào giữa thế kỷ 19, Anh đã trở thành một nước công nghiệp dẫn đầu về sản xuất than đá, sắt và dệt may, đồng thời là trung tâm tài chính của thế giới. Năm 1880, Hiệp hội kế toán Anh và xứ Wales đã quy tụ được tất cả các tổ chức kế toán trong nước. Cuối những năm 1880, người Anh bắt đầu đầu tư tài chính ồ ạt vào những ngành công nghiệp đang phát triển ở Bắc Mỹ, đồng thời cũng kéo theo ảnh hưởng kế toán của Anh tới khu vực. Sự tiến bộ về khoa học kỹ thuật đã đem lại sức sản xuất ở quy mô lớn, cùng với sự phát triển mạnh về sản xuất, tài sản cố định dần trở nên quan trọng, cần thiết phải khấu hao và phân bổ chi phí. Hơn nữa, những hình thức cơ bản của tổ chức kinh doanh đã di chuyển từ sở hữu tư nhân, hiệp hội kinh doanh sang công ty trách nhiệm hữu hạn, các công ty cổ phần và cuối cùng là những công ty có cổ phiếu niêm yết trên thị trường chứng khoán, kế toán cũng thay đổi để đáp ứng sự ra đời của các loại hình doanh nghiệp này. Những quy định của chính phủ đối với các công ty cũng làm xuất hiện những hệ thống kế toán mới. Điều đáng ghi nhớ nhất đó là những quy định về thuế đối với các cá nhân và đơn vị kinh doanh đã làm nảy sinh kế toán thuế. Bước vào kỷ nguyên của thời đại thông tin (cuối thế kỷ 20 đến nay), kế toán đã chuyển từ kế toán thủ công sang kế toán trên máy, một bước phát triển vượt bậc có ý nghĩa đặc biệt trong việc đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho 11 những người quan tâm. Nhờ đó, các báo cáo kế toán có thể được thiết lập chỉ sau một cái “nhấn nút”. 1.3. Các chuẩn mực kế toán quốc tế 1.3.1. Khái niệm chuẩn mực kế toán quốc tế Chuẩn mực kế toán quốc tế là hệ thống các nguyên tắc hạch toán kế toán, trình bày báo cáo tài chính, các quy định về kế toán được chấp nhận rộng rãi trên toàn thế giới do Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế ban hành và thường xuyên nghiên cứu cập nhật, sửa đổi, bổ sung. Chuẩn mực kế toán quốc tế là điều kiện để đảm bảo các doanh nghiệp, tổ chức trên toàn thế giới áp dụng các nguyên tắc kế toán thống nhất trong công tác báo cáo tài chính. Chuẩn mực kế toán quốc tế bao gồm các nhóm chính là:  IAS (International Accounting Standards) – nhóm chuẩn mực kế toán do IASC ban hành  IFRS (International Financial Reporting Standards) – các chuẩn mực do IASB ban hành  SIC (Standing Interpretations Committee)  IFRIC Interpretations  Other pronoucements 1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế Trước đây, các chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS) được ban hành bởi Ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế IASC ( Board of the International Accounting Standards Committee). Ủy ban này do Ngân hàng thế giới (WB) hỗ trợ thành lập và phát triển từ năm 1973 đến năm 2000. Từ năm 2001, IASC được thay thế bởi IASB (International Accounting Standards Board). IASB là một tổ chức độc lập thuộc khu vực tư nhân, có trụ sở chính ở thành phố London, UK. IASB được cấp kinh phí và hoạt động dưới sự giám sát của Ủy ban sáng lập chuẩn mực kế toán quốc tế (International Accounting Standard Committee Foundation). IASC Foudation là tổ chức bao gồm các công ty kiểm toán quốc tế, các định chế tài chính tư nhân, các công ty công nghiệp, các ngân hàng trung ương, ngân hàng phát triểntrên toàn thế giới.. 12 Nhiệm vụ của IASB là phát triển và ban hành, sửa đổi, bổ sung các chuẩn mực kế toán quốc tế có chất lượng cao, thống nhất, dễ hiểu và có tính khả thi cao cho toàn thế giới trên quan điểm phục vụ lợi ích của công chúng: tăng cường tính minh bạch có thể so sánh được của thông tin trong báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan đến tài chính, kế toán khác, giúp những thành viên tham gia thị trường vốn thế giới và những người sử dụng báo cáo tài chính đưa ra các quyết định kinh tế; xúc tiến việc sử dụng và ứng dụng nghiêm ngặt các chuẩn mực kế toán quốc tế; đem đến những giải pháp có chất lượng cao cho sự hòa hợp giữa hệ thống chuẩn mực kế toán quốc gia và các chuẩn mực kế toán quốc tế. IASB vẫn tiếp tục sửa đổi, thay thế các chuẩn mực IAS trước đây đã được ban hành bởi IASC, và ban hành các chuẩn mực mới IFRS. Khi mới ban hành, các chuẩn mực tập trung vào mục đích đáp ứng nhu cầu của các tổ chức hoạt động trong những nền kinh tế đang phát triển, song từ năm 2000 đến nay lại chú trọng hơn đến việc hỗ trợ cho cổ đông và các đối tượng khác tham gia vào thị trường vốn thế giới trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Do đó, Hội đồng chuẩn mực Kế toán Quốc tế đã chuyển trọng tâm sang xây dựng các chuẩn mực phức tạp hơn, có thể bắt buộc các thị trường vốn trên toàn thế giới phải tôn trọng. Tuy nhiên, việc làm này đã tạo ra một khoảng cách lớn giữa chi phí để soạn lập các báo cáo tài chính tuân thủ với các Chuẩn mực Báo cáo tài chính Quốc tế (IFRS) và những lợi ích gia tăng đối với người sử dụng về phương diện tính phù hợp và độ tin cậy của thông tin tại những nền kinh tế đang phát triển. 1.3.3. Quy trình xây dựng chuẩn mực kế toán quốc tế Các chuẩn mực kế toán quốc tế được xây dựng thông qua một quá trình thu thập ý kiến quốc tế (due process) với sự tham gia của các cá nhân và tổ chức trên khắp thế giới. Quá trình này bao gồm 6 bước, dưới sự điều hành, giám sát của Ủy viên sáng lập IFRS (Trustees of the IFRS Foudation). * Đặt chương trình (Setting the agenda): Để xây dựng một chuẩn mực kế toán chất lượng cao, IASB cần xác định được rõ nhu cầu thông tin kế toán. Các thông tin đó sẽ có giá trị như thế nào đối với người lập và sử dụng báo cáo tài chính. Từ đó IASB sẽ đánh giá sự cần thiết phải bổ sung một mục vào chương trình kế hoạch. 13 * Lập kế hoạch cho dự án (Planning the project): Khi thêm một mục vào chương trình, IASB cũng xem xét sẽ thực hiện dự án độc lập hay kết hợp với dự án khác. Quản lý dự án sẽ lập kế hoạch dự án dưới sự giám sát của các giám sát viên. * Phát triển và phát hành tài liệu thảo luận (Development and publication of a discussion paper): Mặc dù tài liệu thảo luận không có tính chất bắt buộc nhưng IASB thường ban hành các tài liệu này để phổ biến trước và giải thích về chủ đề mới nhằm xin được ý kiến đóng góp sớm từ các thành viên. * Phát triển và phát hành một bản dự thảo trưng cầu (Development and publication of an Exposure Draft): Đây là một bước bắt buộc trong quá trình xây dựng chuẩn mực. Sau khi các thành viên bỏ phiếu kín, bản dự thảo trưng cầu mới được phát hành và là phương tiện chính để lấy ý kiến từ công chúng. * Phát triển và phát hành một chuẩn mực kế toán quốc tế (Development and publication an IFRS): Một chuẩn mực kế toán được phát triển thông qua các cuộc họp của IASB, khi xem xét các ý kiến nhận được từ bản dự thảo trưng cầu. * Thủ tục sau khi một chuẩn mực kế toán quốc tế được ban hành (Procedures after an IFRS is issued): Sau khi một chuẩn mực kế toán được ban hành, các thành viên của IASB tham gia các cuộc họp thường xuyên với các bên có liên quan, gồm cả những thành viên của dự án về chuẩn mực kế toán khác, tìm hiểu các vấn đề thực tế phát sinh ngoài dự đoán, và các tác động tiềm năng của chuẩn mực kế toán đã ban hành. 1.3.4. Phương hướng vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế Chuẩn mực kế toán quốc tế được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, có thể đưa ra một số các mức độ ứng dụng như sau: - Mô hình 1: Vận dụng 100% các chuẩn mực kế toán quốc tế, không sửa đổi và bổ sung. Trong các chuẩn mực kế toán quốc tế, nếu có những chuẩn mực không thể áp dụng được thì xây dựng một chuẩn mực kế toán quốc giá riêng. Đó là các nước như Nam Phi, Mông Cổ, Thụy Sỹ - Mô hình 2: Vận dụng 100% các chuẩn mực kế toán quốc tế nhưng có thêm phần phụ lục để có thể thêm hoặc bớt vào mỗi chuẩn mực một số phần. Các nước áp dụng mô hình này như Malaixia, Singapore - Mô hình 3: Vận dụng có chọn lọc các nội dung của chuẩn mực kế toán quốc tế có sửa đổi, bổ sung một số điểm nội dung cho phù hợp với đặc điểm của nền kinh tế 14 quốc gia và ban hành thêm chuẩn mực kế toán quốc gia. Các nước thuộc mô hình này như: Bỉ, Pháp, Đức, Anh, Trung Quốc - Mô hình 4: Không sử dụng chuẩn mực kế toán quốc tế. Thuộc mô hình này là các nước như Mỹ, Thái Lan Hệ thống kế toán Mỹ (US GAAP) là một trong những hệ thống hàng đầu thế giới và có vị trí vững chắc vì dựa trên nền tảng thị trường phát triển lớn, có nhiều điều kiện ưu đãi cho việc thu hút vốn đầu tư. Chính vì vậy, nhiều công ty muốn tham gia vào thị trường chứng khoán của Mỹ phải trả những khoản chi phí lớn cho việc chuyển đổi báo cáo cho phù hợp với tiêu chuẩn GAAP. Tại Việt Nam, hệ thống chuẩn mực kế toán hiện hành do Bộ tài chính ban hành được Hiệp hội kế toán và kiểm toán Việt Nam đánh giá là đã tuân thủ khoảng 95% chuẩn mực kế toán quốc tế. Tuy nhiên, hệ thống kế toán áp dụng đối với các tổ chức tín dụng Việt Nam mới chỉ tuân thủ 50% chuẩn mực kế toán quốc tế do Bộ tài chính chưa ban hành các chuẩn mực kế toán về trình bày, ghi nhận và đo lường công cụ tài chính. 1.4. Key terms and concepts IAS- International Accounting Standards: An older set of standards which were issued by the Board of the international Accounting Standards Committee (IASC), stating how particular types of transactions and other events should be reflected in financial statements. IFRS- International Financial Reporting Standards: The new set of standards has been issued by the International Accounting Standards Board since 2001. Due Process: Procedures used by IASB in developing standards to maintain the objectivity of the standard-setting process and the quality of the output. Double Entry Bookkeeping: An accounting technique which records each transaction as both a credit and a debit of the same amount. This means the total of the Debits must always equal to the total of the Credits. Transactions: Events that affect the finances of a business. Transactions must be recorded on accounting books. 15 CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN MỸ 2.1. Đặc điểm của hệ thống kế toán Mỹ 2.1.1. Khái niệm kế toán Liên đoàn quốc tế về kế toán đã có định nghĩa cơ bản về kế toán: “Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp và đánh giá các loại hoạt động kinh tế thông qua chỉ tiêu tiền tệ và dựa trên các nguyên tắc cơ bản tiêu chuẩn có tính hệ thống”. Theo hiệp hội AAA (American Accounting Association – Hiệp hội kế toán Mỹ): “Kế toán là quá trình nhận biết, đo lường và truyền đạt thông tin kinh tế cho phép người sử dụng thông tin đánh giá và đưa ra quyết định kinh doanh”. 2.1.2. Đối tượng kế toán và phương trình kế toán Kế toán Mỹ phân chia các đối tượng kế toán thành 3 loại sau: + Tài sản: Là những thứ có giá trị mà doanh nghiệp đang có quyền sở hữu. Tài sản cũng được coi là nguồn lực của doanh nghiệp. Các tài sản có giá trị bởi chúng có thể được sử dụng hoặc đổi chúng để lấy hàng hóa khác phục vụ cho mục đích kinh doanh tại doanh nghiệp. Một tổ chức có thể nắm giữ nhiều loại tài sản khác nhau. Một số tài sản có hình thái vật chất cụ thể như tiền mặt, vật dụng, nhà cửa, phương tiện vận tải Nhưng ngược lại cũng có một số tài sản không có hình thái vật chất cụ thể nhưng chúng cũng mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp, ví dụ như đặc quyền (là quyền được chính phủ liên bang cho phép sản xuất một mặt hàng nào đó) hay các khoản phải thu (là khoản tiền mà doanh nghiệp thu được do bán chịu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho đơn vị hoặc cá nhân khác). Tất cả các tài sản trên được tài trợ, hình thành từ hai nguồn đó là nguồn nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. + Nợ phải trả: Là khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn. Khoản nợ này phát sinh trong quá trình doanh nghiệp mua chịu tài sản hoặc vay mượn từ ngân hàng để mua tài sản. Chẳng hạn: Khoản phải trả, lương phải trả + Vốn chủ sở hữu: Là phần hùn vốn trong đơn vị được sở hữu hoàn toàn bởi các chủ sở hữu. Nói cách khác, nguồn vốn chủ sở hữu là phần chênh lệch giữa tài sản và nợ phải trả. Vốn chủ sở hữu = Tài sản – Nợ phải trả 16 Vốn chủ sở hữu phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp: Công ty tư nhân, công ty hợp danh hoặc công ty cổ phần. Vốn chủ sở hữu thường gồm 2 phần: Vốn của nhà đầu tư và lợi nhuận giữ lại: - Vốn góp của chủ sở hữu là khoản tiền được đầu tư vào doanh nghiệp bởi các chủ sở hữu. Đối với công ty cổ phần, vốn góp của chủ sở hữu là vốn cổ đông, bao gồm 2 phần: Mệnh giá cổ phiếu (số tiền tối thiểu thể hiện phần vốn góp) và thặng dư vốn cổ phần: khoản chênh lệch giữa giá cổ phiếu và mệnh giá cổ phiếu. - Lợi nhuận giữ lại: lợi nhuận giữ lại là thể hiện phần vốn của cổ đông được sinh ra từ thu nhập trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và được giữ lại để sử dụng cho doanh nghiệp. Lợi nhuận giữ lại bị ảnh hưởng bởi thu nhập, chi phí, cổ tức. Cổ tức là các khoản tài sản được phân phối cho các cổ đông làm giảm lợi nhuận giữ lại. Như vậy, lợi nhuận giữ lại là phần còn lại của thu nhập thuần sau khi phân phối cổ tức. Ba đối tượng kế toán trên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong phương trình kế toán sau: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Khi phân tích vốn chủ sở hữu chúng ta có phương trình kế toán mở rộng sau: 2.1.3. Phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Analyzing transactions) Nghiệp vụ kinh tế (business transaction) là sự kiện kinh tế làm ảnh hưởng đến tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều cần lưu ý là bất kể nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh đều không làm thay đổi tính cân bằng của phương trình kế toán. Sau đây chúng ta sẽ sử dụng phương trình kế toán để phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng đầu tiên hoạt động của công ty dịch vụ tư vấn tài chính Abacus do Jacob làm chủ. 1. Jacob lập tài khoản ngân hàng mang tên công ty và chuyển vào tài khoản $200,000. 2. Công ty mua chịu một lô đất có tổng trị giá $150 000, trong đó giá trị đất $100 000, giá trị tòa nhà trên đất trị giá $50 000. 3. Công ty trả $2,100 để mua vật dụng văn phòng. 4. Công ty trả $3,600 để mua một gói bảo hiểm 12 tháng cho tòa nhà văn phòng. 17 5. Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính cho công ty Blue Sky trong 3 tháng. 6. Thanh toán $50,000 cho số nợ nhà cung cấp ở nghiệp vụ (2) 7. Công ty cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính và thu số tiền trị giá $4,000 từ khách hàng. 8. Lập hóa đơn dịch vụ tư vấn trị giá 6,000 nhưng chưa thu được tiền từ khách hàng. 9. Thu tiền của khách hàng còn nợ ở nghiệp vụ (8) $1,000, số tiền còn lại khách hàng cam kết thanh toán bằng một thương phiếu lãi suất 8%, thời hạn 3 tháng. 10. Ngày 23/12 Abacus ký hợp đồng tư vấn tài chính cho khách hàng trị giá $6,000. Ngày 25/12, khách hàng trả trước toàn bộ số tiền của hợp đồng này. 11. Trả tiền lương cho nhân viên $2000 12. Jacob rút $300 để sử dụng cho mục đích cá nhân. 18 Tài sản (Assets) = Nợ phải trả (Liabilities + Vốn chủ sở hữu (Equity) Tiền + Các khoản phải thu + Thương phiếu phải thu + Bảo hiểm trả trước + Vật dụng VP + Đất + Nhà = Các khoản phải trả + Thu nhập nhận trước + Vốn, Jacob - Rút vốn, Jacob + Doanh thu - Chi phí Cash + Accounts Receivable + Notes Receivable + Prepaid Insurance + Office supplies + Land +Buildings = Accounts Payable + Unearned Revenues + Jacob, Capital - Jacob, Withdra wals + Revenues - Expenses 1 $200,000 = $200,000 2 + $100,000 +$50,000 $150,000 Bal. 200,000 +100,000 +50,000 = 150,000 +200,000 3 -2,100 + $2,100 Bal. 197,900 +2,100 +100,000 +50,000 = 150,000 +200,000 4. -3,600 + $3,600 Bal. 194,300 + 3,600 + 2,100 +100,000 +50,000 = 150,000 +200,000 6 -50,000 -50,000 Bal. 144,300 + 2,100 + 100,000 + 50,000 = 100,000 + 200,000 7 + 4,000 + $4,000 Bal. 148,300 + 2,100 + 100,000 + 50,000 = 100,000 + 200,000 + 4,000 8 +6,000 + 6,000 Bal. 148,300 + 6,000 = 10,000 9 + 1,000 -6,000 +5,000 Bal. 149,300 + 0 +5,000 + 2,100 +100,000 + 50,000 = 100,000 + 200,000 + 10,000 10 +6,000 +6,000 Bal. 155,300 +6,000 11. -2,000 -2,000 Bal. 153,300 + 0 +5,000 + 2,100 + 100,000 + 50,000 = 100,000 +6,000 + 200,000 + 10,000 -2,000 10 -300 -300 Bal. $153,000 + $0 +$5,000 +$3,600 + $2,100 +$ 100,000 + $50,000 = $100,000 +6,000 +$ 200,000 -$300 + $10,000 -$2,000 19 2.2. Nguyên tắc kế toán (Accounting principles) Hạch toán kế toán tài chính trong doanh nghiệp phải tuân theo các khái niệm và quy định được gọi là các nguyên tắc chung được thừa nhận (Generally Accepted Accounting Principles-GAAP). Để hiểu và sử dụng các báo cáo tài chính hiệu quả, chúng ta cần hiểu các nguyên tắc này. Mục tiêu của GAAP là làm cho các thông tin trong báo cáo tài chính chính xác, đáng tin cậy và có thể so sánh được. Độ chính xác và tin cậy của thông tin ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng. Tính so sánh được của thông tin giúp ích trong việc đối chiếu giữa các công ty khác nhau. Thiết lập các nguyên tắc kế toán Các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận ở Mỹ do hai nhóm chính thiết lập nên. Hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính (Financial Accounting Standards Board- FASB) là một nhóm tư nhân xây dựng cả các nguyên tắc chung và cụ thể. Ủy ban chứng khoán (Securities and Exchange Commission-SEC) là nhóm nhà nước giúp thiết lập nên các quy định về báo cáo tài chính cho các công ty phát hành cổ phiếu. Phân loại nguyên tắc kế toán Các nguyên tắc kế toán có hai loại. Các nguyên tắc chung là các giả định, khái niệm và hướng dẫn để lập báo cáo tài chính. Các nguyên tắc cụ thể là các quy định được cụ thể hóa trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế. Các nguyên tắc chung được sử dụng trong thời gian dài, ít thay đổi. Các nguyên tắc cụ thể được nhà nước quy định thường xuyên hơn. Để sử dụng hiệu quả thông tin kế toán chúng ta cần hiểu cả các nguyên tắc chung và cụ thể. Trong phần này sẽ giới thiệu các ngyên tắc chung được thừa nhận trong kế toán Mỹ. (1) Nguyên tắc thực thể kinh doanh (Entity Concept) Về mặt kế toán, mỗi doanh nghiệp được xem là một tổ chức độc lập chủ sở hữu và độc lập với doanh nghiệp khác. Vì là một tổ chức độc lập nên định kỳ doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính riêng biệt. Báo cáo tài chính đó không phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khác hay của cá nhân chủ sở hữu. Căn cứ vào nguyên tắc này mà mỗi doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính riêng biệt, phản ánh tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó chứ không phải của tổ chức hay cá nhân nào khác. Một doanh nghiệp có thể thuộc một trong ba loại hình doanh nghiệp: công ty tư nhân (proprietorship), công ty hợp danh (partnership), công ty cổ phần (corporation). 20 (2) Hoạt động liên tục (going-concern concept) Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần. Nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính. Như vậy, kế toán giả thiết rằng một doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động liên tục không thời hạn trừ khi có sự khẳng định chắc chắn về việc đóng cửa giải thể. (4) Nguyên tắc kỳ kế toán (Accounting Period) Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục và không có cùng điểm bắt đầu cũng như điểm kết thúc, trong khi đó các nhà quản lý lại có nhu cầu được cung cấp thông tin thường xuyên và định kỳ để ra các quyết định kinh tế. Chính vì vậy, họ chia quá trình hoạt động ra những khoảng thời gian đều nhau gọi là kỳ kế toán. Kỳ kế toán là khoảng thời gian nhất định mà trong đó báo cáo tài chính được lập. Ở Mỹ, các doanh nghiệp có thể lựa chọn kỳ kế toán là năm dương lịch (calendar year), bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm đó hoặc năm tài chính (fiscal year) cũng là khoảng thời gian 12 tháng nhưng có thể bắt đầu vào thời điểm bất kỳ trong năm. Ví dụ, năm tài chính có thể bắt đầu vào 1/10/N và kết thúc vào 30/9/N+1. Theo Bộ luật của Mỹ (US Code – Section 859: Adoption of annual accounting period), riêng các doanh nghiệp kinh doanh bất động sản không được chọn năm kế toán nào khác ngoài năm dương lịch. (5) Nguyên tắc thước đo tiền tệ (Monetary Measurement Concept) Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán ghi chép và báo cáo theo đơn vị tiền tệ thống nhất. Tại sao kế toán lại phải dùng thước đo tiền tệ: Vì các đối tượng kế toán có hình thức biểu hiện rất đa dạng và phong phú. Chúng ta không thể lấy 2 cái nhà cộng 3 cái bàn bằng 5, con số 5 cái nhà và cái bàn không có ý nghĩa. Vì vậy chúng ta phải quy đổi tất cả mọi sự việc thuộc đối tượng kế toán về một đơn vị đồng nhất, đó là tiền tệ, có như vậy con số tổng hay hiệu mới có ý nghĩa. 21 (6) Giá gốc (Cost Concept) Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể. Như vậy mọi tài sản doanh nghiệp mua vào được ghi theo giá vốn thực tế (giá gốc), không chịu ảnh hưởng của giá thị trường (lúc tăng, lúc giảm). Việc đo lường, tính toán tài sản, công nợ, vốn và chi phí phải đặt trên cơ sở giá phí. Giá phí nêu lên “giá” được định ra trong một nghiệp vụ kinh doanh. (7) Nguyên tắc doanh thu thực hiện (Realization Concept) Ghi nhận, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng thực tế doanh thu được ghi nhận vào thời điểm phát sinh, tức thời điểm mà quá trình sản sinh doanh thu đã được cơ bản hoàn thành và có thể biểu hiện qua các chứng cứ khách quan. Ví dụ: Chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi việc giao hàng đã hoàn thành, người mua chấp nhận thanh toán. (8) Phù hợp (Matching Concept) Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó. Nghĩa là, nguyên tắc phù hợp đòi hỏi kế toán ghi nhận các chi phí trong một kỳ phải phù hợp và liên quan với doanh thu trong cùng kỳ kế toán. (9) Nguyên tắc công khai (Disclosure Concept) Báo cáo tài chính của doanh nghiệp là tài liệu được công khai và được phản ánh khách quan, toàn diện và trung thực về tình hình thực tế đã phát sinh trong kỳ kế toán. Báo cáo tài chính cần thể hiện đầy đủ các thông tin thích hợp, có ích, giúp cho người sử dụng phán đoán chính xác “true and fair view” về tình hình tài chính của doanh nghiệp. (10) Nhất quán (Consistency Principle) Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi 22 đó trong báo cáo tài chính. Điều này rất quan trọng vì nó giúp người sử dụng thông tin trên báo cáo tài chính qua các kỳ hiểu được những thay đổi về tình hình tài chính của đơn vị. Tuy nhiên nhất quán không có nghĩa là đơn vị không được thay đổi các phương pháp, chính sách kế toán đã áp dụng mà đơn vị cũng có thể thay đổi nếu chứng minh được phương pháp kế toán mới hữu dụng hơn khi cung cấp thông tin trên báo cáo tài chính. (11) Nguyên tắc khách quan (Objective Principle) Thông tin kế toán cung cấp phải mang tính khách quan và có thể kiểm chứng được qua những bằng chứng khách quan như các tài liệu, chứng từ kế toán. (12) Thận trọng (Conservatism Concept) Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: + Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn; + Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập; + Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; + Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. (13) Trọng yếu (Materiality Concept) Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. Việc không tuân thủ các nguyên tắc kế toán có thể chấp nhận được nếu không dẫn đến một sai sót trọng yếu. Yếu tố thông tin được xếp vào loại trọng yếu khi sự thiếu sót hoặc thiếu chính xác trong việc ghi nhận có thể tạo ảnh hưởng và làm biến đổi các quyết định của người sử dụng nó. Như vậy, nguyên tắc này đòi hỏi ghi chép các yếu tố được coi là quan trọng và bỏ qua các yếu tố được coi là không quan trọng, nếu các yếu tố bị bỏ qua đó không ảnh hưởng đến sự nhận xét đánh giá đối với người sử dụng các thông tin kế toán. Hay 23 nói đơn giản hơn, nguyên tắc trọng yếu là bỏ qua các vấn đề thông không quan trọng, nhưng ghi chép tất cả các vấn đề quan trọng. (14) Nguyên tắc cân đối kế toán (Dual Aspect Concept) Tổng tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Ví dụ: Một doanh nghiệp có tài sản là 500.000.000 đ và các khoản nợ là 200.000.000 đ. Hỏi vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp là bao nhiêu? Theo khái niệm cân đối, tổng tài sản bằng nợ phải trả cộng vốn chủ sở hữu, ta có, vốn chủ sở hữu bằng tổng tài sản trừ nợ phải trả và bằng 300.000.000 đ. Giả sử tổng tài sản tăng thêm 200.000.000 đ, các khoản nợ phải trả tăng thêm 100.000.000 đ trong cùng một kỳ kế toán, thì vốn chủ sở hữu doanh nghiệp tăng hay giảm là bao nhiêu? Nếu tổng tài sản tăng thêm 200.000.000 đ, ta có tổng tài sản 700.000.000 đ, khoản nợ phải trả tăng thêm 100.000.000 đ, nghĩa là nợ phải trả bằng 300.000.000 đ, như vậy vốn chủ sở hữu sẽ là 400.000.000 đ, tăng thêm 100.000.000 đ. 2.3. Hệ thống tài khoản kế toán (Chart of accounts) So sánh với kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế, khái niệm tài khoản cũng không có gì khác biệt. Tài khoản là một đơn vị lưu trữ thông tin kế toán cho từng đối tượng kế toán riêng biệt, tổng hợp tình hình tăng giảm và số hiện có của từng khoản mục thuộc phương trình kế toán, trong đó các khoản mục tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu được trình bày trên bảng cân đối kế toán, các khoản mục doanh thu, chi phí được trình bày trên báo cáo thu nhập. Hệ thống tài khoản (Chart of Accounts) là một danh mục bao gồm tên và số hiệu tài khoản được sắp xếp theo một trình tự hợp lý. Kế toán Mỹ không quy định chi tiết một hệ thống tài khoản như kế toán Việt Nam. Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào tính chất, quy mô, trình độ và yêu cầu quản lý của mình để xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán phù hợp. Hệ thống này sau khi được đăng ký thì sẽ được sử dụng tại doanh nghiệp. Kế toán viên có quyền đặt tên và số hiệu tài khoản cho từng đối tượng. Chính vì vậy, tên tài khoản của cùng một đối tượng có thể khác nhau giữa các kế toán viên. Ví dụ: Một công ty tư vấn có thể sử dụng các tài khoản sau để phản ánh doanh thu: Revenues, Consulting Fees, Fees Earned, Tuy nhiên khi sử dụng tên một tài khoản thì phải sử dụng đồng nhất trong quá trình ghi chép kế toán. Mỗi tài khoản phải cung cấp đầy đủ thông tin có ích cho nhà 24 quản lý. Ví dụ: Kế toán có thể sử dụng tài khoản Tiền (Cash) để phản ánh chung cho tiền giấy tại quỹ và tiền gửi ngân hàng bởi vì thông tin về số tiền là quan trọng hơn hình thức biểu hiện của tiền. Các doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống tài khoản khác nhau nhưng nếu phân loại theo nội dung kinh tế, hệ thống tài khoản gồm 5 nhóm: - Tài sản - Nợ phải trả - Nguồn vốn chủ sở hữu - Doanh thu - Chi phí. Số hiệu tài khoản cấp 1 của tài khoản kế toán có thể bao gồm 2 chữ số hoặc 3 chữ số. Chữ số đầu tiên của tài khoản cho biết tài khoản đó thuộc loại nào, tùy theo từng công ty. Ví dụ, một công ty có thể sử dụng hệ thống tài khoản 2 hoặc 3 chữ số theo quy luật như sau: Loại TK cấp 1 Hệ thống TK hai chữ số Hệ thống TK ba chữ số Loại 1: Tài sản Từ 11 đến 19 Từ 101 đến 199 Loại 2: Nợ phải trả Từ 21 đến 29 Từ 201 đến 299 Loại 3: Vốn chủ sở hữu Từ 31 đến 39 Từ 301 đến 399 Loại 4: Doanh thu Từ 41 đến 49 Từ 401 đến 499 Loại 5: Chi phí Từ 51 đến 59 Từ 501 đến 599 Dưới đây là một ví dụ về hệ thống tài khoản kế toán của một công ty dịch vụ quy mô nhỏ: CHART OF ACCOUNTS No. Accounting Tittle Description/ Explanation of Accounting Asset Accounts 101 Cash (Tiền) Checking account balance, currency, coins, checks received from customers but not yet deposited. 120 Accounts Receivable (Các khoản phải thu) Amounts owed to the company for services performed or products sold but not yet paid for. 25 140 Merchandise Inventory (Hàng hóa tồn kho) Cost of merchandise purchased but has not yet been sold 150 Supplies (Vật dụng) Cost of supplies that have not yet been used. Supplies that have been used are recorded in supplies Expense. 160 Prepaid Insurance (Bảo hiểm trả trước) Cost of insurance that is paid in advance and includes a future accounting period. 170 Land (Đất) Cost to acquire and prepare land for use by the company. 175 Buildings (Nhà) Cost to purchase or construct buildings for use by the company. 178 Accumulated Depreciation – Buildings (Hao mòn lũy kế-Nhà) Amount of the buildings’ cost that has been allocated to Depreciation Expense since the time the building was acquired. 180 Equipment (Thiết bị) Cost to acquire and prepare equipment for use by the company. 188 Accumulated Depreciation – Equipment (Hao mòn lũy kế- Thiết bị) Amount of equipment’s cost that has been allocated to Depreciation Expense since the time the equipment was acquired. Liability Accounts 210 Notes payable (Thương phiếu phải trả) The amount of principal due on a formal written promise pay. Loans from banks are included in this account. 215 Accounts payable (Các khoản phải trả) Amount owed to suppliers who provided goods and services to the company but did not require immediate payment in cash. 220 Wages payable (Lương phải trả) Amount owed to employees for hours worked but not yet paid. 230 Interest Payable (Tiền lãi phải trả) Amount owed for interest on Notes payable up until the date of the balance sheet. 240 Unearned Revenues (Thu nhập nhận trước) Amounts received in advance of delivering goods or providing services. When the good 26 are delivered or services are provided, this liability amount decreases. 250 Mortgage Loan Payable (Nợ thế chấp phải trả) A formal loan that involves a lien on real estate until the loan is repaid. Owner’s Equity Accounts 290 Jacob, Capital (vốn, Jacob) Amount the owner invested in the company (through cash or other assets) plus earnings of the company not withdrawn by the owner. 295 Jacob, Drawing (Rút vốn, Jacob) Amount that the owner of the sole proprietorship has withdrawn for personal use during the current accounting year. At the end of the year, the amount in this account will be transferred in to a Taylor Smith, Capital (account 290). Operating Revenue Accounts 310 Sevice Revenues (Doanh thu dịch vụ) Amounts earned from providing services to clients, either of cash or on credit. When a service is provided on credit, both this account and Accounts Receivable will increase. When a service is provided for immediate cash, both this account and Cash will increase. Operating Expense Accounts 500 Salaries Expense (Chi phí lương) Expenses incurred for the work performed by salaried employees during the accounting period. These employees normally receive a fixed amount on a weekly, monthly, or annual basis. 510 Wages Expense (Chi phí lương -tính theo giờ) Expenses incurred for the work performed by non-salaried employees during the accounting period. These employees receive an hourly rate of pay. 540 Supplies Expense Cost of supplies used up during the 27 (Chi phí vật dụng) accounting period 560 Rent Expense ( Chi phí thuê- thường là thuê nhà) Cost of occupying rented facilities during the accounting period. 570 Utilities Expense (Chi phí tiện ích) Costs for electricity, heat, water, and sewer that were used during the accounting period. 576 Telephone Expense (Chi phí điện thoại) Cost of telephone used during the accounting period. 610 Advertising Expense (Chi phí quảng cáo) Costs incurred by the company during the accounting period for ads, promotions, and other selling and expenses (other than salaries). 750 Depreciation Expense (Chi phí khấu hao) Cost of long-term assets allocated to expense during the current accounting period. Non-operating Revenues and Expenses, Gains, and Losses 810 Interest Revenues (Thu nhập tiền lãi) Interest and dividends earned on bank accounts, investments or notes receivable. This account is increased when the interest is earned and either Cash or Interest Receivable is also increased. 910 Gain on Sale of Assets (Lãi do bán tài sản) Occurs when the company sells one of its assets (other than inventory) for more than the asset’s book value. 960 Loss on Sale of Assets (Lỗ do bán tài sản) Occurs when the company sells one of its assets (other than inventory) for less than the asset’s book value. Đối với kế toán quốc tế nói chung và kế toán Mỹ nói riêng, hệ thống tài khoản được quy định cho từng doanh nghiệp khác nhau, do chính sách kế toán khác nhau, nên kế toán Mỹ thường không chú ý đến số hiệu tài khoản mà chú ý đến nội dung của tài khoản. 28 * Nguyên tắc ghi Nợ và ghi Có (Debit and Credit) Bên trái của tài khoản được quy ước là bên Nợ (Debit), bên phải của tài khoản được quy ước là bên Có (Credit). Việc ghi Nợ và ghi Có vào các loại tài khoản Tài sản, Công nợ, và Vốn chủ sở hữu được thể hiện như sau: 2.4. Quy trình kế toán (Accounting cycle) Kế toán Mỹ áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Quy trình kế toán trải qua các bước:  Bước 1: Thu thập, kiểm tra chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ở bước này, kế toán xem xét các chứng từ gốc như hóa đơn, hoặc các minh chứng khác để xác định ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế tới tình trạng tài chính của doanh nghiệp.  Bước 2: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung  Bước 3: Phản ánh vào sổ cái của các tài khoản có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (có thể phản ánh thêm vào các sổ kế toán chi tiết các đối tượng - nếu có).  Bước 4: Cuối kỳ, lập bảng cân đối thử để kiểm tra tính cân đối kế toán của việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và giá trị còn lại của các tài khoản kế toán.  Bước 5: Lập các bút toán điều chỉnh. Trong bước này kế toán điều chỉnh chi phí, doanh thu trên các tài khoản để phản ánh chính xác hơn về tình trạng tài chính của doanh nghiệp cuối kỳ.  Bước 6: Lập bảng cân đối thử sau điều chỉnh TK Tài sản TK Công nợ phải trả TK Vốn chủ sở hữu Tài sản tăng Tài sản giảm Công nợ phải trả giảm Công nợ phải trả tăng Vốn chủ SH giảm Vốn chủ SH tăng TK Chi phí Chi phí tăng Chi phí giảm TK Thu nhập/ Doanh thu Doanh thu giảm Doanh thu tăng Thường có số dư bên Có Thường có số dư bên Nợ 29  Bước 7: Lập bảng kế toán nháp (kế toán thủ công)  Bước 8: Lập báo cáo tài chính  Bước 9: Lập các bút toán khóa sổ  Bước 10: Lập bảng cân đối thử sau khóa sổ Hình 2.1. Chu trình kế toán 2.5. Key terms and concepts GAAP-Generally Accepted Accounting Principles: The common set of accounting principles, standards and procedures used in US to compile financial statements. GAAP are a combination of authoritative standards (set by the policy boards) and simply the commonly accepted ways of recording and reporting accounting information. Accounts: Detailed records of a company’s financial affairs. An Account is a record of increases and decreases in a specific asset, liability, equity, revenue or expense item. Information from an account is analyzed, summarized, and presented in reports and financial statements. Accounting equation: The basic formular that underpins double-entry bookkeeping. It can be expressed most simply as “ Assets = Liabilities + Equity”. Accounting equation must always balance. Assets: Anything of value that can be converted into cash. Assets are owned by individuals, businesses and governments. 30 Liabilities: A company’s legal debts or obligations that arise during the course of business operations. Equity: Amount of funds contributed by the owners (the stockholders) plus retained earnings (or losses). Revenue: The amount of money received by the company for services provided during a certain accounting period. Expense: The economic costs that a business incurs through its operations to earn revenue. Net income: What remains after subtracting all the costs from a company’s revenues. Net loss: Amount by which total of costs and expenses exceeds total revenue in an accounting period. 2.6. GAAP Cost principle, also known as Historical cost principle requires that assets be recorded at the cash amount (or its equivalent) at the time that an asset is acquired. To illustrate, Ben and Jerry’s purchased a building in 1978 for $20,000. Total, some 30 plus years later, Ben and Jerry’s still in business. The original building is still on the balance sheet for $20,000 even though the current fair market value of the building is well over $200,000. Parm’s will keep the building on its balance sheet for $20,000 until it is either retired or sold. If a company has an asset that has a ready market with quoted prices, the hostorical cost may be replaced with the current market value on each balance sheet. An example is an investment consisting of shares of common stock that are actively traded on a major stock exchange. The going-concern principle means that accounting information reflects an assumption that the business will continue operating instead of being closed or sold. This implies, for example, that property is reported at cost instead of, say, liquidaion values that assume closure. The revenue recognition principle provides guidance on when a company must recognize revenue. To recognize means to record it. Revenue should only be recorded when an entity has substantially completed a revenue generation process; revenue is recorded when it has been earned. For most businesses, revenue is recognized 31 whenever the company delivers or performs its product or service and receives payment for it. However, there are several situations in which exceptions may apply. For example, if a company’s business has a very high rate of product returns, revenue should only be recognized after the return period expires. 2.7. Demonstration problem After several months of planning, Susan Anderson started a Car rental business called Smart. The following events occurred during its first month: a. On October 1, Anderson invested $3,500 cash and $ 75,000 of vehicle for rent in Smart. b. On October 2, Smart paid $500 cash for furniture for the office. c. On October 3, Smart paid $450 cash to rent space near a train station for October. d. On October 4, it purchased $1,000 of equipment on credit (using a long-term note payable). e. On October 5, Smart opened for business. Cash received from services provided in the first week and a half of business (ended October 15) is $950. f. On October 10, it provided $260 of rental services on account. g. On October 15, it received a $ 260 check for services previously rendered on account. h. On October 17, it paid 150 cash to an assistant for working during the grand opening. i. Cash received from services provided during the second half of October is $1,025. j. On October 31, it paid a $400 installment toward principal on the note payable entered into on October 4. k. On October 31, Anderson made a $700 cash withdrawal for personal use. Required: Arrange the following asset, liability, and equity titles in a table: Cash; Accounts Receivable; Furniture; Vehicle; Equipment; Note payable; S. Anderson, Capital; S. Anderson, Withdrawals; Revenues; and Expenses. Show the effects of each transaction using the accouting equation. 32 CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG SỔ VÀ BÁO CÁO KẾ TOÁN 3.1. Hệ thống sổ kế toán Kế toán Mỹ áp dụng hình thức nhật ký chung. Hệ thống sổ kế toán bao gồm sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt, sổ cái và các sổ chi tiết. 3.1.1. Sổ nhật ký chung (General Journal) Sổ nhật ký là một loại sổ kế toán dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ theo trình tự thời gian phát sinh. Với những mục đích riêng biệt người ta sẽ thiết kế các loại nhật ký đặc biệt (special purpose journal), thông thường nhất thì các nghiệp vụ sẽ được ghi vào nhật ký chung (general journal). Quy trình kế toán được thực hiện theo các bước đã đề cập đến ở phần trước. Trước tiên kế toán phải xác định các nghiệp vụ kế toán cần ghi sổ, thu thập các chứng từ gốc (source documents), dựa vào phương trình kế toán để phân tích các nghiệp vụ, sau đó phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Các nghiệp vụ được phản ánh hoàn chỉnh trên sổ Nhật ký chung gồm các đối ứng Nợ, Có vì vậy giúp kế toán giảm được các sai sót. Để phản ánh một bút toán trên sổ Nhật ký chung, kế toán thực hiện các bước sau : (1) Ghi ngày tháng của nghiệp vụ : Năm được ghi trước sau đó phía dưới ghi tháng và ngày của mỗi bút toán nhật ký. (2) Ghi tên các tài khoản Nợ và ghi số tiền vào cột Debit trên cùng một dòng. (3) Ghi tên các tài khoản Có và số tiền vào cột Credit trên cùng dòng đó. (4) Dòng tiếp theo ghi chú thích ngắn gọn về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để tránh nhầm lẫn dòng chú thích này với tên tài khoản, người ta thường ghi dòng chú thích in nghiêng và lùi vào bằng ½ khoảng cách giữa tài khoản Nợ và tài khoản Có. Các bút toán nhật ký thường cách nhau một dòng trống. Khi mới phản ánh một nghiệp vụ vào sổ Nhật ký, cột Posting reference (PR) để trống. Sau khi bút toán được chuyển số liệu vào sổ cái thì số hiệu các tài khoản mới được ghi vào cột PR. Ví dụ: Trong tháng hoạt động đầu tiên tại công ty Abacus có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau (đvt: USD): 1. 1/12/2014, Jacob lập tài khoản ngân hàng mang tên công ty và chuyển vào tài khoản $200,000. 2. 1/12/2014, Công ty mua chịu một lô đất có tổng trị giá $150 000, trong đó giá trị đất $100 000, giá trị tòa nhà trên đất trị giá $50 000. 3. Công ty trả $2,100 để mua vật dụng văn phòng. 33 4. Công ty trả $3,600 để mua một gói bảo hiểm 12 tháng cho tòa nhà văn phòng. Với các nghiệp vụ này công ty có thể phản ánh vào sổ nhật ký chung như sau: NHẬT KÝ CHUNG Trang: 01 Ngày Diễn giải Tham chiếu Nợ Có 2014 Tháng 12- 1 Tiền 101 $200,00 0 Vốn, Jacob 290 $200,000 (Chủ sở hữu đầu tư vốn bằng tiền) 1 Đất 100,000 Nhà 50,000 Các khoản phải trả 150,000 (Mua chịu đất và nhà) 1 Vật dụng văn phòng 2,100 Tiền 2,100 (Mua vật dụng văn phòng) ` 1 Bảo hiểm trả trước 3,600 Tiền 3,600 (Trả trước tiền bảo hiểm nhà VP 1 năm) 34 GENERAL JOURNAL Page 1 Date Description Post. Ref. Debit Credit 2014 Dec. 1 Cash 150 1,500 Jacob, Capital 215 1,500 (Owner’s investment of cash) 1 Land 100,000 Buildings 50,000 Accounts payable 150,00 0 (Purchase land and building on credit) 1 Office supplies 2,100 Cash 2,100 (Purchase office supplies) 1 Prepaid Insurance 3,600 Cash 3,600 (Premium payment of one year insurance) 3.2.2. Sổ cái (Ledger) Khác với nhật ký, sổ cái là một loại sổ sách kế toán theo dõi những thông tin liên quan đến riêng từng tài khoản. Tài khoản chữ T chính là dạng đơn giản nhất của một trang sổ cái. Trong thực tế sổ cái được thiết kế phức tạp hơn để ghi chép được nhiều thông tin hơn. Sau khi ghi sổ Nhật ký chung, kế toán chuyển số liệu từ Nhật ký chung vào Sổ cái. Các bút toán có thể được vào Sổ cái hàng ngày, hàng tuần hoặc trong một khoảng thời gian cho phép. Tất cả bút toán phải được vào Sổ cái trước khi lập báo cáo tài chính để đảm bảo số dư của các tài khoản trên báo cáo tài chính đã được cập nhật. Nếu 35 tài khoản được ghi Nợ trên Nhật ký chung thì số tiền sẽ được ghi vào cột Nợ trên Sổ cái và ngược lại. Kế toán ghi sổ cái theo trình tự: (1) Xác định xem cần ghi vào Sổ cái của tài khoản nào. (2) Trên Sổ cái, ghi ngày tháng của nghiệp vụ (ngày tháng giống như ở Nhật ký chung), điền số trang sổ Nhật ký chung vào cột PR. (3) Trên Nhật ký chung, ghi số hiệu tài khoản vào cột PR. (4) Ghi số tiền vào cột Nợ hoặc Có trên Sổ cái, sau đó ghi giải thích ngắn gọn về nghiệp vụ trên cột Description. (5) Điền số dư sau mỗi bút toán. Quy trình này được thực hiện tương tự đối với các tài khoản còn lại. Trên cột số dư không ghi rõ dự Nợ hay dư Có vì mỗi tài khoản mặc định có số dư thông thường. Tuy nhiên một tài khoản có thể tạm thời có số dư bất thường trong một số trường hợp, ví dụ: Khách hàng trả thừa tiền hàng. Khi đó số dư bất thường được phân biệt bằng cách khoanh tròn, ghi bằng màu đỏ hoặc màu mực khác. Ví dụ: Nghiệp vụ ngày 1/1/2014 của Prime Printing Service được ghi vào Sổ cái như sau: SỔ CÁI Ngày tháng Diễn giải Tham chiếu Nợ Có Số dư 2014 Tháng 12 1 CSH đầu tư vốn bằng tiền 1 $200,00 0 $200,00 0 SỔ CÁI Ngày tháng Diễn giải Tham chiếu Nợ Có Số dư 2014 Tháng 12 1 CSH đầu tư vốn bằng tiền 1 $200,00 0 $200,00 0 Tiền Số hiệu tài khoản: 101 Vốn, Jacob Số hiệu tài khoản: 290 36 GENERAL LEDGER Cash Account No. 101 Date Description Post. Ref. Debit Credit Balance 2014 Dec. 1 Owner’s investment of cash J1 $200,000 $200,000 GENERAL LEDGER Jacob, Capital Account No. 209 Date Description Post. Ref. Debit Credit Balance 2014 Dec. 1 Owner’s investment of cash J1 $200,000 $200,000 3.2. Bảng cân đối thử (Trial Balance) Theo nguyên tắc ghi sổ kép thì tổng số tiền ghi Nợ bằng tổng số tiền ghi Có của tất cả các tài khoản, điều này có nghĩa là tại bất kỳ thời điểm nào ta đều luôn luôn có tổng số dư Nợ bằng tổng số dư Có của các tài khoản. Để kiểm tra tính chất này thì thường vào cuối kỳ kế toán, kế toán sẽ liệt kê tất cả các tài khoản số dư của chúng trên một bảng gọi là Bảng cân đối thử (Trial Balance). Thông thường trình tự sắp xếp các tài khoản là trình tự của hệ thống tài khoản. 37 Sau đây là bảng cân đối thử của Abacus sau khi đã phản ánh 9 nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng hoạt động đầu tiên vào sổ cái: ABACUS Trial Balance December 31, 2014 Account titles Debit Credit Cash $153,000 Accounts Receivable 0 Notes Receivable 5,000 Prepaid Insurance 3,600 Office Supplies 2,100 Land 100,000 Buildings 50,000 Accounts Payable 100,000 Unearned Revenues 6,000 Jacob, Capital 200,000 Jacob, Withdrawals 300 Consulting Revenue 10,000 Wages Expense 2,000 Total $316,000 $316,000 Phương pháp lập bảng cân đối thử:  Liệt kê số dư trên sổ cái của các tài khoản vào bảng cân đối thử. Tài khoản có số dư bên Nợ ghi vào cột Debit, số dư bên Có ghi vào cột Credit. Nếu số dư bằng không, chỉ cần điền số “0” hoặc loại bỏ hoàn toàn tài khoản đó khỏi bảng cân đối thử.  Cộng cột dư Nợ và dư Có  So sánh giữa tổng dư Nợ và dư Có. Nếu sau khi lập xong bảng cân đối thử không cân đối thì cần phát hiện sai sót ở các quá trình từ ghi sổ Nhật ký chung, vào sổ cái, và lập Bảng cân đối thử theo thứ tự ngược lại. Cần lưu ý thêm là nếu Bảng cân đối thử đã đúng không có nghĩa là quá trình ghi sổ đã hoàn toàn chính xác. Ví dụ, sai sót trong việc ghi tài khoản này sang tài 38 khoản khác, hoặc nếu bỏ quên nghiệp vụ khi ghi sổ thì tính cân đối của bảng cân đối thử vẫn được duy trì. 3.3. Các bút toán điều chỉnh (Adjusting Entries) Các bút toán điều chỉnh dùng để điều chỉnh các khoản chi đã trả trước, các khoản thu đã nhận trước cần phân bổ dần vào chi phí, doanh thu của nhiều kỳ và các khoản chi phí phải trả, các khoản doanh thu cần tính trước vào chi phí, doanh thu trong kỳ. Bút toán điều chỉnh có đặc điểm sau: - Thay đổi số dư của các tài khoản thuộc báo cáo kết quả kinh doanh (tài khoản doanh thu và tài khoản chi phí) - Thay đổi số dư của các tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán (tài khoản tài sản và tài khoản nợ phải trả). - Luôn được thực hiện vào cuối kỳ kế toán. Các số liệu để điều chỉnh có thể được thu thập sau khi kết thúc kỳ kế toán vài ngày, thậm chí là vài tuần nhưng bao giờ bút toán điều chỉnh cũng được ghi vào cột ngày tháng là 31/12. Ví dụ hóa đơn tiền điện, phí tiện ích - Không bao giờ ảnh hưởng trực tiếp tới tài khoản tiền mặt. 3.3.1. Điều chỉnh chi phí trả trước (Prepaid Expenses) Do chi phí trả trước là các tài sản (hàng hóa hoặc dịch vụ) doanh nghiệp mua để sử dụng nhằm mang lại lợi nhuận trong tương lai, do đó một phần giá trị của chúng sẽ được ghi nhận là chi phí trong kỳ, phù hợp với phần doanh thu mà nó đã tạo ra. Kế toán điều chỉnh chi phí trả trước nhằm 2 mục đích (1) phản ánh đúng giá trị tài sản, (2) phản ánh đúng khoản mục chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh. Trong tài liệu này minh họa ba khoản chi phí trả trước thường phát sinh trong doanh nghiệp: Bảo hiểm trả trước, vật dụng, và khấu hao. * Bảo hiểm trả trước (Prepaid insurance) Công ty Abacus hiện tại có số dư tài khoản Bảo hiểm trả trước là $3,600. Đây chính là gói bảo hiểm 12 tháng cho tòa nhà văn phòng của công ty từ ngày 1/12/2014. Đến 31/12/2014, 1/12 của gói bảo hiểm đã hết hạn và công ty phải tính khoản này vào chi phí của tháng. 39 Dec. 31 Insurance Expense 300 Prepaid Insurance 300 (First month’s expired insurance) * Vật dụng (Supplies) Vật dụng gồm những vật liệu có giá trị nhỏ, thường được sử dụng trong văn phòng như: thẻ tài liệu, ghim tài liệu, miếng dán nhắc nhở, dập lỗ, que kẹp, bút, mực, giấyVật dụng được các doanh nghiệp mua để dự trữ, khi nào cần sẽ được đưa ra sử dụng, nhưng vì giá trị nhỏ nên mỗi lần sử dụng kế toán không ghi sổ ngay mà đợi đến cuối kỳ dựa vào kết quả kiểm kê số vật dụng còn lại để tính ra giá trị vật dụng đã sử dụng. Trước tiên, kế toán sẽ xác định số dư tài khoản Vật dụng đầu kỳ và giá trị vật dụng đã mua trong kỳ. Ví dụ đối với công ty Abacus, tháng 12/2014 là tháng hoạt động đầu tiên, vì vậy số dư đầu kỳ của Vật dụng văn phòng bằng $0, trong kỳ công ty này mua vật dụng văn phòng trị giá $2,100. Vào ngày 31/12 công ty kiểm kê thấy vật dụng văn phòng còn lại là $1,520. Số chênh lệch $580 chính là giá trị vật dụng văn phòng công ty đã sử dụng trong tháng 12 cần phải ghi vào chi phí vật dung văn phòng. Dec. 31 Supplies Expense 580 Office Supplies 580 ( Record office supplies used) Cần chú ý có một số khoản chi phí trả trước được sử dụng hoàn toàn trong một kỳ kế toán, ví dụ như tiền thuê nhà 1 tháng được trả cho chủ nhà vào ngày đầu tiên của tháng và số tiền này không liên quan đến chi phí của tháng sau. Trong trường hợp này có thể ghi nhận luôn vào tài khoản chi phí khi trả trước tiền thuê nhà mà không cần qua tài khoản chi phí trả trước. * Khấu hao tài sản cố định hữu hình (Depreciation of plant assets) Tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể được sử dụng trong thời gian dài để tạo ra sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp như: Nhà xưởng, văn phòng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, Tất cả các tài sản cố định hữu hình, trừ đất, đều bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng (useful lives/benefit periods). Quá trình phân bổ nguyên giá vào chi phí của từng năm sử dụng TSCĐ HH gọi là khấu hao (Depreciation). 40 Ngày 1/12/2014 công ty Abacus đã mua đất trị giá $100,000 và nhà trị giá $50,000. Trong đó đất vì được coi như có thời gian sử dụng vô hạn, không bị hao mòn theo năm tháng nên không được trích khấu hao còn nhà thì phải trích khấu hao. Tòa nhà có thời gian sử dụng ước tính là 10 năm và giá trị thu hồi sau 10 năm sử dụng là $560. Giá trị sử dụng cần tính khấu hao là $49,440, được công ty Abacus khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Mức khấu hao 1 tháng cần ghi vào chi phí là $412. Dec. 31 Depreciation Expense 412 Accumulated Depreciation- Buildings 412 ( Record monthly building depreciation) Giống như tài khoản 214- Hao mòn lũy kế trong Kế toán Việt Nam, tài khoản Accumulated Depreciation là tài khoản điều chỉnh (contra account) vì vậy có kết cấu tài khoản ngược với các tài khoản tài sản. 3.3.2. Điều chỉnh chi phí phải trả (Accrued expenses) Chi phí phải trả là khoản chi phí phát sinh trong kỳ nhưng chưa thanh toán và ghi sổ ví dụ như: tiền lương, thuế, tiền lãi, tiền thuê nhà. Tuy là khoản chưa thanh toán nhưng góp phần tạo ra doanh thu nên phải được ghi nhận vào chi phí trong kỳ, bút toán ghi nhận chi phí này được gọi là bút toán điều chỉnh (ghi nhận) chi phí phải trả. Bút toán này ghi Nợ vào tài khoản chi phí và ghi Có vào tài khoản nợ phải trả (vì chưa được thanh toán). * Tiền lương (Accrued Salaries/Wages Expense) Giả sử nhân viên của công ty Abacus trả lương $12.5 một giờ, lương một ngày là 12.5x8 = $100, lương một tuần làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 là $500. Cứ 4 tuần công ty lại thanh toán lương một lần, Công ty bắt đầu hoạt động và thuê nhân viên từ 1/12/2014 vậy ngày thanh toán lương là 26/12/2014 với số tiền lương của 4 tuần là $2,000. Lương của ngày 29,30, 31 sẽ được trả sau 4 tuần nữa tức là 22/1/2015 nhưng công ty vẫn phải ghi nhận lương của 3 ngày làm việc này vào chi phí tháng 12/2014. 41 December 2014 January 2015 Mo Tu We Th Fr Sa Su Mo Tu We Th Fr Sa Su 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25 29 30 31 26 27 28 29 30 31 Dec. 31 Wages Expense 300 Wages Payable 300 ( Record three days’ accrued wages) Đến ngày 23/1/2015, khi trả lương của 4 tuần tiếp theo, kế toán sẽ ghi sổ như sau: Wages Payable 300 Jan. 23 Wages Expense 1,700 Cash 2,000 ( Paid four week wages including three days accrued in December) * Tiền lãi (Accrued Interest Expense) Đối với các khoản nợ và thương phiếu phải trả, công ty thường phát sinh chi phí tiền lãi (Interest Expense). Tiền lãi được tính theo từng kỳ, cho dù công ty chưa phải trả lãi nhưng đến cuối kỳ vẫn phải thực hiện bút toán điều chỉnh để ghi nhận chi phí tiền lãi liên quan đến kỳ hạch toán. Giả sử một công ty có khoản nợ ngân hàng $5,000 với lãi suất 6% một năm. Chi phí tiền lãi trong tháng được tính bằng $5,000x0.06x 30/360= $25 Dec. 31 Interest Expense 25 Interest Payable 25 ( Record 30 days’ accrued interest) 42 3.3.3. Điều chỉnh doanh thu nhận trước (Unearned/Deferred revenues) Doanh thu trả trước là khoản tiền ứng trước của khách hàng về hàng hóa, dịch vụ mà công ty sẽ cung cấp, ví dụ như: tiền bán vé máy bay của các chuyến bay chưa thực hiện trong tháng của hãng hàng không American Airlines hay tiền đặt trước các số báo trong tháng sau của tờ Newyork Times. Khoản tiền ứng trước này chưa được coi là doanh thu trong kỳ mà được coi là một khoản nợ phải trả. Khi nào công ty giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ thì doanh thu nhận trước trở thành doanh thu trong kỳ. VD: Ngày 23/12/2014, Công ty Abacus ký hợp đồng tư vấn tài chính cho khách hàng trị giá $6,000. Ngày 25/12, khách hàng trả trước toàn bộ số tiền của hợp đồng này. Dec. 25 Cash 6,000 Unearned Revenues 6,000 ( Received advance payment for consulting services ) Ngày 31/12, công ty xác định giá trị các dịch vụ tư vấn cho khách hàng này từ ngày 23 đến 31/12 chiếm 1/5 gói hợp đồng tư vấn đã ký. Để đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong việc ghi nhận doanh thu, chi phí, kế toán phải thực hiện bút toán điều chỉnh sau: Dec. 31 Unearned Revenues 1,200 Consulting Revenue 1,200 ( Record earned revenue that was received in advance ) 3.3.4. Điều chỉnh doanh thu phải thu (Accrued revenues) Doanh thu phải trả là những khoản doanh thu đã thực hiện trong kỳ này nhưng chưa thu được tiền. Theo nguyên tắc ghi nhận doanh thu, mặc dù chưa thu được tiền nhưng doanh thu phải trả được ghi nhận là doanh thu của kỳ báo cáo. * Doanh thu dịch vụ phải thu (Accrued Service Revenue) Ví dụ: Ngày 1/12/2014 công ty Abacus bắt đầu thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính cho công ty Blue Sky trong thời hạn 3 tháng. Công ty Blue Sky sẽ thanh toán một lần khi kết thúc hợp đồng. Vào ngày 31/12/2014 Abacus đã thực hiện dịch vụ tư vấn trong tháng tổng cộng $300. Số tiền $300 này sẽ được ghi 43 nhận vào doanh thu của tháng 12. Do đó kế toán phải thực hiện bút toán điều chỉnh sau: Dec. 31 Accounts Receivable 300 Consulting Revenue 300 ( Record one month’s accrued revenue ) * Doanh thu tiền lãi phải thu (Accrued Interest Revenue) Trong một số trường hợp, công ty phát sinh khoản tiền lãi khi cho vay hoặc cho nợ tiền hàng hóa, dịch vụ. Nếu cuối kỳ kế toán mà công ty chưa thu tiền lãi thì phải thực hiện bút toán điều chỉnh ghi nhận khoản thu nhập này trên sổ sách kế toán. Ví dụ: ngày 15/12, một khách hàng của Abacus cam kết thanh toán bằng một thương phiếu mệnh giá $5,000, 8%, thời hạn 3 tháng (lãi trả khi hết hạn thương phiếu). Mặc dù tiền lãi sẽ nhận được vào ngày 15/3/2015 nhưng đến ngày 31/12/2014 công ty vẫn phải ghi nhận số tiền lãi đã phát sinh trong tháng 12: Dec. 31 Interest Receivable 17 Interest Revenue 17 ( Record 15 days’ accrued interest revenue ) 3.3.5. Bảng cân đối thử sau điều chỉnh (Adjusted Trial Balance) Bảng cân đối thử (Trial Balance) chúng ta đã lập cho Abacus ở phần trước là bảng cân đối thử khi chưa có bút toán điều chỉnh. Sau khi thực hiện ghi sổ Nhật ký chung, chuyển dữ liệu lên sổ cái các bút toán điều chỉnh thì số dư trên sổ cái của các tài khoản là số dư sau điều chỉnh, căn cứ vào đó kế toán có thể lập bảng cân đối thử sau điều chỉnh (Adjusted trial balance). 44 ABACUS Adjusted Trial Balance December 31, 2014 Account titles Debit Credit Cash $153,000 Accounts Receivable 300 Notes Receivable 5,000 Interest Receivable 17 Prepaid Insurance 3,300 Office Supplies 1,520 Land 100,000 Buildings 50,000 Accumulated Depreciation - Buildings 412 Accounts Payable 100,000 Wages Payable 300 Unearned Revenues 4,800 Jacob, Capital 200,000 Jacob, Withdrawals 300 Consulting Revenue 11,500 Interest Revenue 17 Wages Expense 2,300 Supplies Expense 580 Insurance Expense 300 Depreciation Expense 412 Total $317,029 $317,029 3.4. Báo cáo tài chính (Financial statements) Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, công nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu cũng như thực trạng tài chính, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán Mỹ, các báo cáo tài chính gồm các báo cáo sau: (1) 45 Bảng cân đối kế toán, (2) Báo cáo kết quả kinh doanh, (3) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và (4) Báo cáo nguồn vốn chủ sở hữu. Báo cáo tài chính có thể được thực hiện dựa trên số liệu của bảng cân đối thử sau điều chỉnh. Các báo cáo tài chính vào ngày 31/12/2014 của Abacus được lập như sau: ABACUS Income Statement For Month Ended December 31, 2014 Revenues Consulting Revenue $11,500 Interest Revenue 17 Total Revenue 11,517 Expenses Wages Expense 2,300 Supplies Expense 580 Insurance Expense 300 Depreciation Expense 412 Total Expense 3,592 Net Income $7,925 ABACUS Statement of Owner’s Equity For Month Ended December 31, 2014 Jacob, Capital, December 1 $0 Plus: Investments by owner 200,000 Net income 7,925 Total 207,925 Less: Withdrawals by owner 300 Jacob, Capital, December 31 $207,625 46 ABACUS Balance Sheet December 31, 2014 Assets Cash $153,000 Accounts Receivable 300 Notes Receivable 5,000 Interest Receivable 17 Prepaid Insurance 3,300 Office Supplies 1,520 Land 100,000 Buildings 50,000 Less: Accumulated Depreciation - Buildings 412 Total assets $312,725 Liabilities Accounts Payable 100,000 Wages Payable 300 Unearned Revenues 4,800 Total liabilities 105,100 Equity Jacob, Capital 207,625 Total liabilities and equity $312,725 Bảng cân đối kế toán trên được gọi là bảng cân đối kế toán không phân loại (Unclassified Balance Sheet) vì các tài khoản trên bảng không được phân loại chi tiết thành: Tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn, nợ ngắn hạn, nợ dài hạn. Một số công ty có thể lập bảng cân đối kế toán có phân loại (Classified Balance Sheet) để thể hiện chi tiết hơn từng loại tài sản và nợ phải trả. 3.5. Các bút toán khóa sổ (Closing Entries) Khoá sổ nhằm mục đích đưa các tài khoản trung gian về số dư bằng không trước khi bước sang kỳ kế toán mới. Quá trình khóa sổ phải qua ba bước: (1) Xác định tài khoản cần được khóa sổ; (2) Ghi Nhật ký chung và đưa số liệu vào Sổ cái; (3) Lập 47 bảng cân đối thử sau khóa sổ. Các tài khoản cần được khóa sổ gồm: các tài khoản thuộc bảng báo cáo thu nhập có số dư bên phải (các tài khoản doanh thu và thu nhập), các tài khoản thuộc báo cáo thu nhập có số dư bên trái (các tài khoản chi phí và lỗ), tài khoản Tổng hợp thu nhập (Income Summary), tài khoản Rút vốn của chú sở hữu. * Khóa sổ các tài khoản doanh thu Các tài khoản doanh thu, thu nhập và lãi được khóa sổ bằng cách ghi Nợ các tài khoản đó để đưa số dư về bằng 0. Bút toán này được thực hiện ở Abacus như sau: Dec. 31 Consulting Revenue 11,500 Interest Revenue 17 Income Summary 11,517 ( Close revenue accounts to Income Summary ) * Khóa sổ các tài khoản chi phí Các tài khoản chi phí có số dư bên Nợ, nên được khóa sổ bằng cách ghi Có. Dec. 31 Income Summary 3,592 Wages Expense 2,300 Supplies Expense 580 Insurance Expense 300 Depreciation Expense 412 ( Close expense accounts to Income Summary ) * Khóa sổ tài khoản Tổng hợp thu nhập (Income Summary) Mục đích của bút toán này là đưa tài khoản Income Summary về số dư bằng 0, nên nếu công ty có lãi thì bút toán khóa sổ ghi Nợ, nếu công ty lỗ thì bút toán khóa sổ ghi Có vào tài khoản Income Summary. Dec. 31 Income Summary 7,925 Jacob, Capital 7,925 ( Close Income Summary to Jacob, Capital) * Khóa sổ tài khoản Rút vốn Tài khoản Rút vốn, Jacob chỉ là tài khoản tạm thời để phản ánh số vốn mà Jacob đã rút khỏi công ty, vì vậy cuối kỳ cần phải được khóa sổ vào tài khoản Vốn, Jacob. 48 Dec. 31 Jacob, Capital 300 Jacob, Withdrawals 300 ( Close the withdrawals account) Sau khi khóa sổ, các công ty thường lập bảng cân đối thử sau khóa sổ để kiểm tra tính cân đối. ABACUS Post-Closing Trial Balance December 31, 2014 Account titles Debit Credit Cash $153,000 Accounts Receivable 300 Notes Receivable 5,000 Interest Receivable 17 Prepaid Insurance 3,300 Office Supplies 1,520 Land 100,000 Buildings 50,000 Accumulated Depreciation - Buildings 412 Accounts Payable 100,000 Wages Payable 300 Unearned Revenues 4,800 Jacob, Capital 207,625 Total $313,137 $313,137 3.6. Key terms and concepts Journalizing: The process of recording transactions in a journal. Posting: The process of transfering journal entry information to the ledger Balance sheet: The report of a company’s financial position at a point in time, usually at the end of a month, quarter, or year. Prepaid expenses: Refer to intems paid for in advance of receiving their benefit. Contra account: An account linked with another account, it has an opposite normal balance, and it is reported as subtraction from that other account’s balance. For 49 instance, Accumulated Depreciation – Buildings is subtracted from the Buildings account in the balance sheet. This contra account allows balance sheet readers to know both the full costs of assets and the total depreciation. Accumulated Depreciation: Account includes total depreciation expense for all prior periods for which the aset was used. Accrued Expenses: Costs that are incurred in a period but are both unpaid and unrecorded. Accrued expenses must be reported on the income statement of the period when incurred. Unearned revenues: Cash received in advance of providing products and services. Unearned revenues, also called deferred revenues, are liabilities. As products or services are provided, the unearned revenues become earned revenues. Temporary (or mominal) accounts: Accounts are opened at the beginning of a period, used to record transactions and events for that period, and then closed at the end of the period. Permanent (or real) accounts: Report on activities related to on or more future accounting periods. They carry their ending balance into the next period and generally consist of all balance sheet accounts. 3.7. Demonstration problems Demonstration problem 1 The following information relates to Fanning’s Electronics on December 31, 2014. The company, which uses the calendar year as its annual reporting period, initially records prepaid and unearned items in balance sheet accounts (assets and liabilities, respectively). a. The company’s weekly payroll is $8,750, paid each Friday for a five-day workweek. Assume December 31, 2014, falls on a Monday, but the employees will not be paid their wages until Friday, January 4, 2015. b. Eighteen months earlier, on July 2013, the company purchased equipment that cost $20,000. It useful life is predicted to be five years, at whichs time the equipment is expected to be worthless (zero salvage value). c. On october 1, 2014, the company agreed to work on a new housing development. The company is paid $120,000 on October 1 in advance of future installation of similar alarm systems in 24 new hornes. That amount was credited to 50 the Unearned Services Revenue account. Between October 1 and December 31, work on 20 hornes was completed. d. On September 1, 2014, the company purchased a 12-month insurance policy for $1,800. The transaction was recorded with and $1,800 debit to Prepaid Insurance. e. On December 29, 2014, the company completed a $7,000 service that has not been billed and not recorded as of December 31, 2014. Required 1. prepare any necessary adjusting entries on December 31, 2014, in relation to transactions and events a through e. 2. Complete the following table and determine the amounts and effects of your adjusting entries on the year 2014 income statement and the December 31, 2014 balance sheet. Use up (down) arrows to indicate an increase (decrease) in the Effect columns. Entry Amount in the Entry Effect on Net Income Effect on Total Assets Effect on Total Liabilities Effect on Total Equity Demonstration problem 2 Use the following adjusted trial balance to answer questions 1-3 CHOI COMPANY Adjusted Trial Balance December 31 Account titles Debit Credit Cash $3,050 Accounts Receivable 400 Prepaid Insurance 830 Supplies 80 Equipment 217,200 Accumulated Depreciation - Equipment $29,100 Wages Payable 880 Interest Payable 3,600 51 Unearned Rent 460 Long-term Notes Payable 150,000 M. Choi, Capital 40,340 M. Choi, Withdrawals 21,000 Rent earned 57,500 Wages expense 25,000 Utilities Expense 1,900 Insurance Expense 3,200 Supplies Expense 250 Depreciation Expense- Equipment 5,970 Interest Expense 3,000 Total $281,880 $281,880 1. Prepare the annual income statement from the adjusted trial balance of Choi Company 2. Prepare a statement of owner’s equity from the adjusted trial balance of Choi Company. Choi’s capital account balance of $40,340 consists of a $30,340 balance from the prior year-end, plus a $10,000 owner investment during the current year. 3. Prepare a balance sheet from the adjusted trial balance of Choi company 52 CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 4.1. Những vấn đề cơ bản về kế toán trong doanh nghiệp thương mại 4.1.1. Đặc điểm của doanh nghiệp thương mại Công ty thương mại là loại hình hoạt động kinh doanh vì lợi nhuận thong qua việc mua bán hàng hóa. Công ty thương mại không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, thay vào đó, công ty thương mại mua sản phẩm từ những nhà sản xuất hay từ công ty thương mại khác và tạo ra tiền bằng cách bán sản phẩm. Vì thế, trong một số nghiệp vụ, công ty thương mại có khi là người bán, có khi là người mua. Công ty thương mại mua và bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng gọi là công ty bán lẻ như công ty thương mại quốc tế và dịch vụ siêu thị Big C, Bestbuy Co.,Inc. Các công ty thương mại bán hàng cho công ty bán lẻ được gọi là công ty bán buôn như Công ty thương mại FPT. Thu nhập chính của công ty thương mại là doanh thu bán hàng. Công ty thương mại có hai loại chi phí chính là giá vốn hàng bán và chi phí hoạt động. Dòng chi phí Dòng chi phí trong một công ty thương mại như sau: Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ cộng với giá trị hàng mua trong kỳ cho giá trị hàng hóa sẵn sàng để bán. Khi công ty bán hàng hóa, giá trị của chúng được chuyển thành giá vốn hàng bán. Vào cuối kỳ kế toán, những hàng hóa còn lại trong kho, chưa bán được gọi là hàng hóa tồn kho cuối kỳ. 4.1.2. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho (Inventory systems) * Hệ thống kê khai thường xuyên (Perpetual Inventory System) Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi một cách thường xuyên tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho trên các tài khoản phản ánh chúng. Điều này có nghĩa là tất cả các nghiệp vụ mua bán, nhập, xuất hàng tồn kho đều được ghi chép trực tiếp lên các tài khoản hàng tồn kho ngay khi các nghiệp vụ này phát sinh. Các đặc điểm của phương pháp này bao gồm: - Việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa được ghi vào bên Nợ của TK Hàng tồn kho chứ không ghi vào TK Mua hàng - Các chi phí vận chuyển bốc dỡ, hàng mua trả lại, giảm giá và chiết khấu hàng mua được ghi trên các TK Hàng tồn kho chứ không phải TK riêng biệt. - Việc xác định giá vốn hàng bán được bằng các cộng phát sinh bên Nợ TK Giá vốn hàng bán (Cost of goods sold) 53 - Để theo dõi chi tiết từng loại hàng tồn kho kế toán sử dụng các TK chi tiết cho hàng tồn kho. Ưu điểm của phương pháp này là theo dõi, phản ánh một cách liên tục, thường xuyên các thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật. * Hệ thống kiểm kê định kỳ (Periodic Inventory System) Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, giá trị hàng mua trong kỳ được kế toán ghi Nợ TK Mua hàng. Tổng giá trị hàng mua trong kỳ được cộng vào giá trị hàng mua tồn đầu kỳ để có được chỉ tiêu hàng hàng tồn kho cả tồn và nhập. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ, kế toán xác định được tổng giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ để bán hoặc để dùng cho sản xuất sản phẩm bằng cách lấy số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ trừ đi số tồn cuối kỳ. - Xác định giá vốn hàng bán bằng công thức: Phương pháp này có ưu điểm là tiết kiệm được công sức ghi chép, tuy nhiên độ chính xác không cao. Không kể doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, việc kiểm kê cuối kỳ vẫn phải thực hiện vào cuối năm. Tuy nhiên, hầu hết các công ty cần các thông tin cập nhật về hàng tồn kho nhằm tránh được sự thiếu hụt, mất mát, tồn đọng quá nhiều về hàng tồn kho, hơn nữa có kế hoạch về tài chính cho việc mua sắm, cung cấp hàng tồn kho. Từ yêu cầu này các công ty thường sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên sửa đổi (modified perpetual inventory system). Theo phương pháp này, kế toán trong doanh nghiệp tiến hành ghi chép số lượng hàng tồn kho tăng, giảm trong kỳ theo số lượng (chỉ theo số lượng) trên sổ chi tiết cho từng loại hàng tồn kho. Quá trình này cho phép doanh nghiệp có thể xác định được mức độ tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào của quá trình kinh doanh. Giá vốn hàng bán = Tồn kho đầu kỳ Giá trị hàng mua thuần trong kỳ Tồn kho cuối kỳ + - 54 4.2. Kế toán quá trình mua hàng (Accounting for merchandise purchases) 4.2.1. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Thông tin liên quan đến công ty Fenwick Fashion được trình bày dưới đây. Chúng ta sẽ lập bút toán nhật ký để phản ánh các nghiệp vụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1. Ngày 1 tháng 10, nhận hàng đã đặt mua và thanh toán bằng tiền $1,000 từ Mcc Company, hóa đơn (invoice) ghi ngày 1/10. Nghiệ