Đề cương bài giảng Kế toán hành chính sự nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA KINH TẾ ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP (Tài liệu lưu hành nội bộ) Hưng Yên Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 1 Mục lục Chương 1: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN ............... 2 1.1. Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán trong đơn vị HCSN....................................... 2 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp. ........................................ 2 1.1.2. Nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp. ........................................................ 2 1.2 Tổ chức công tác kế toán HCSN ........................................................................ 3 1.2.1. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp. ........................................... 3 1.2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN ...................................................... 4 1.3. Tổ chức bộ máy kế toán. ................................................................................. 21 Chương 2: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ............................................................. 28 2.1. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền. .............................................................. 28 2.1.1. Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền .................................................... 28 2.1.2. Quy định hạch toán vật tư ............................................................................ 28 2.2. Kế toán vốn bằng tiền ..................................................................................... 30 Chương 3: KẾ TOÁN VẬT TƯ, SẢN PHẨM HÀNG HOÁ ................................. 39 3.1. Nhiệm vụ của kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hóa. .......................................... 39 3.2. Tài khoản sử dụng ........................................................................................... 42 3.3.Phương pháp hạch toán. ................................................................................... 43 Chương 4: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ........................................................... 48 4.1. Phân loại, đánh giá TSCĐ. .............................................................................. 48 4.2. Tài khoản sử dụng: ........................................................................................... 50 4.3. Phương pháp kế toán ........................................................................................ 51 CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN ..................................... 55 5.1. Kế toán thanh toán với công nhân viên, đối tượng khác và các khoản trích theo lương ..................................................................................................................... 55 5.2. Kế toán các khoản nợ phải thu, tạm ứng: ........................................................... 65 5.3. Kế toán các khoản phải trả, phải nộp. .............................................................. 68 Chương 6: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU ............................................................. 80 6.1. Các khoản thu ................................................................................................. 80 Chương 7. KẾ TOÁN CÁC LOẠI HOẠT ĐỘNG ................................................. 83 7.1. Kế toán chi và nguồn kinh phí chi cho hoạt động sự nghiệp. ........................... 83 7.2. Kế toán chi và nguồn kinh phí dự án. .............................................................. 95 Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 2 Chương 1: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN 1.1. Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán trong đơn vị HCSN 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp. Đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lí Nhà nước về một hoạt động nào đó. Đặc trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ công theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo chuẩn mực, định mức của Nhà nước. Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lí và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước tại đơn vị. 1.1.2. Nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp. Để thực hiện tốt chức năng của mình, kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp phải làm tốt công tác các nhiệm vụ sau đây: - Thu thập, phản ánh, xử lí và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí cũng như các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị. - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước. Kiểm tra tình hình chấp hành kỉ luật thu, chi, nộp Ngân sách, chấp hành kỉ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước. - Kiểm tra tình hình quản lí sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị. - Theo dõi, kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới. - Lập, nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lí và cơ quan tài chính đúng hạn và đúng quy định. - Cung cấp thông tin cần thiết để phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu. Đồng thời tiến hành phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, vốn và các quỹ ở đơn vị. Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 3 1.2 Tổ chức công tác kế toán HCSN 1.2.1. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp. Bản thân công tác kế toán bao gồm các công việc về chứng từ, ghi sổ, tính giá và lập các báo cáo tài chính. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán là tạo ra mối liên hệ giữa các công việc trong từng phần hành kế toán cụ thể. Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hoá nội dung hạch toán kế toán cụ thể. Mức độ cụ thể hoá tuỳ thuộc vào quy mô của từng đơn vị cũng như số lượng nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên về tổng thể, trong một đơn vị HCSN thường bao gồm các phần hành kế toán sau đây: * Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (bao gồm cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và các chứng chỉ có giá của đơn vị). * Kế toán vật tư, tài sản Kế toán vật tư, tài sản có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động theo từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tại đơn vị. Riêng đối với TSCĐ bên cạnh việc theo dõi từng loại tài sản về mặt hiện vật, kế toán còn phải theo dõi về nguyên giá và giá trị còn lại của từng loại. Ngoài ra kế toán còn nhiệm vụ phản ánh công tác đầu tư xây dựng cơ bản và tình hình sửa chữa lớn tài sản cố định. * Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, phải cấp cũng như tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với các đối tượng (người mua, người bán, người cho vay, cấp trên, Ngân sách, công nhân viên). * Kế toán nguồn kinh phí Nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí là phản ánh tình hình hiện có và biến động tăng giảm trong kì của các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, NVKD, các quỹ cơ quan, nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản của đơn vị. * Kế toán các khoản thu Kế toán các khoản thu có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phát sinh trong đơn vị như các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động SXKD tại đơn vị cũng như tình hình phân phối, sử dụng và thanh toán các khoản thu. Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 4 * Kế toán các khoản chi Kế toán các khoản chi có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản chi phát sinh trong đơn vị như các khoản chi hoạt động chuyên môn, chi dự án cũng như tình hình xét duyệt và thanh quyết toán theo từng khoản chi. Ngoài ra tại các đơn vị có tiến hành hoạt động SXKD kế toán còn phải theo dõi các khoản chi hoạt động SXKD, trên cơ sở đó, xác định kết quả hoạt động tại đơn vị. 1.2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN Khi tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN đều phải căn cứ vào 2 yếu tố cơ bản sau: - Quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị - Các quy định của luật kế toán, chế độ kế toán HCSN và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN bao gồm: a) Tổ chức vận dụng một số quy định chung: *) Phân loại kế toán - Kế toán tài chính và kế toán quản trị - Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết - Kế toán đơn và kế toán kép. *) Yêu cầu tổ chức kế toán HCSN Trên cơ sở yêu cầu chung đặt ra cho kế toán và đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN, khi tổ chức thực hiện công tác kế toán HCSN phải đáp ứng được các yêu cầu sau: - Đầy đủ - Rõ ràng - Trung thực - Liên tục - Hệ thống - Tiết kiệm, hiệu quả *) Nguyên tắc tổ chức kế toán HCSN - Giá gốc - Nhất quán - Khách quan Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 5 - Công khai - Thận trọng - Mục lục ngân sách nhà nước: Các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện các nguyên tắc nói trên còn phải thực hiện nguyên tắc kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước hiện hành. *) Đối tượng kế toán Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm: - Tiền và các khoản tương đương tiền - Vật tư và TSCĐ - Nguồn kinh phí, quỹ - Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán - Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạy động - Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán *) Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoài tệ phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nước Việt nam hoặc Bộ tài chính công bố tài thời điểm phát sinh (ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt nam thì quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt nam). *) Đơn vị hiện vật và thời gian lao động. *) Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán *) Chữ số rút gọn và làm tròn số khi lập báo cáo tài chính. *) Kỳ kế toán. *) Trách nhiệm của đơn vị trong việc quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán. - Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. - Đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, kiểm toán. Các đơn vị được cung cấ tài liệu kế toán có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và hoàn trả tài liệu kế toán đầy đử, đúng hạn. Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 6 b) Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị Hành chính sự nghiệp hiện nay được quy định trong Chế độ kế toán HCSN (ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC) *) Phân loại chứng từ kế toán *) Các nội dung cơ bản của chứng từ: *) Lập chứng từ kế toán *) Ký chứng từ kế toán *) Vận dụng mẫu chứng từ kế toán - Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn - Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ tài chính hoặc đơn vị được Bộ tài chính ủy quyền in và phát hành. *) Trình tự lập và xử lý chứng từ kế toán. *) Sao chụp chứng từ kế toán Chỉ được sao chụp chứng từ kế toán trong các trường hợp sau đây: - Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết và phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài. - Đơn vị kế toán bị cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính chứng từ kế toán. - Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do các nguyên nhân khách quan. *) Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán c) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. - Yêu cầu của việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán - Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị Hành chính sự nghiệp hiện nay được quy định trong Chế độ kế toán HCSN (ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC) bao gồm 8 loại: 35 tài khoản cấp 1 trong Bảng cân đối kế toán và 7 tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. d) Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán. Sæ kÕ to¸n dïng ®Ó ghi chÐp cã hÖ thèng c¸c sè liÖu kÕ to¸n trªn c¬ së chøng tõ gèc vµ c¸c chøng tõ kÕ to¸n kh¸c hîp lý, hîp ph¸p, phôc vô cho nhiÒu môc ®Ých qu¶n lý kh¸c Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 7 nhau. V× vËy, sæ kÕ to¸n cÇn ph¶i cã nhiÒu lo¹i sæ ®Ó ph¶n ¸nh tÝnh ®a d¹ng, phong phó cña sè liÖu vµ phôc vô ®­îc nh÷ng yªu cÇu qu¶n lý kh¸c nhau. - Sæ tæng hîp: lµ lo¹i sæ dïng ®Ó theo dâi nh÷ng chØ tiªu tæng hîp v mét ®ãi t­îng nhÊt ®Þnh, sæ tæng hîp th­êng ®­îc ghi ®Þnh kú vµ chØ theo dâi ®èi t­îng theo chØ tiªu tiÒn tÖ (th­íc ®o gi¸ trÞ), ®­îc lµm c¬ së ®Ó lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh kÕ to¸n. C¨n cø ghi sæ tæng hîp cã thÓ lµ chøng tõ gèc hoÆc cã thÓ lµ chøng tõ trung gian (chøng tõ ghi sæ, b¶ng kÕ chøng tõ...). Sè tæng hîp th­êng lµ sæ C¸i tµi kho¶n - Sæ chi tiÕt: Lµ sæ ph¶n ¸nh th«ng tin chi tiÕt vÒ mét ®èi t­îng (mét tµi kho¶n hoÆc mét chØ tiªu ph¶n ¸nh). Sæ chi tiÕt më theo tµi kho¶n chi tiÕt cÊp 2, cÊp 3. Sæ chi tiÕt cã thÓ më v× 2 môc ®Ých: Qu¶n lý chi tiÕt ®èi t­îng cÇn qu¶n lý vµ ®Ó ®èi chiÕu hoÆc lµm c¨n cø ghi cµo sæ tænghîp (môc ®Ých qu¶n lý vµ môc ®Ých nghiÖp vô kÕ to¸n).. Trªn thùc tÕ sæ chi tiÕt th­êng ®­îc më cho c¸c ®èi t­îng: tiÒn ngo¹i tÖ, tµi s¶n cè ®Þnh, vËt t­, hµng ho¸, s¶n phÈm,... Sö dông sæ kÕ to¸n lµ mét kü thuËt nghiÖp vô, ®Ó ®¶m b¶o sù thèng nhÊt cÇn quy ®Þnh c¸c ký thuËt: më sæ, ghi sæ, ch÷a sai sãt trªn sæ, ch÷a sæ vµ khãa sæ kÕ to¸n... ®¶m b¶o c«ng t¸c kÕ to¸n trªn sæ ®­îc thùc hiÖn chuÈn x¸c, thèng nhÊt, lµm cho sè liÖu kÕ to¸n trªn sæ trë thµnh ng«n ng÷. * Më sæ kÕ to¸n. Sæ kÕ to¸n quy ®Þnh më vµo ®Çu niªn ®é. §èi víi Doanh nghiÖp míi thµnh lËp, sæ kÕ to¸n ®­îc më tõ ngµy thµnh lËp. §¬n vÞ kÕ to¸n ph¶i më ®ñ sè l­îng sæ, lo¹i sæ cÇn më theo néi dung, kÕt cÊu cña h×nh thøc sæ nhÊt ®Þnh. C¸c sæ më cÇn ®¨ng ký víi c¬ quan thuÕ vµ tµi chÝnh, sæ quyÓn ph¶i cã dÊu gi¸p lai gi÷a hai trang sæ liÒn nhau, ph¶i ®¨ng ký sè trang sæ më vµ ®ãng thªm nÕu thiÕu khi sö dông. C¨n cø më sæ sæ th­êng lµ c¨n cø b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®Çu n¨m (nÕu lµ ®¬n vÞ míi thnµh lËp) hoÆc dùa vµo thùc tÕ sæ sö dông n¨m trøc ®Ó cã kÕt hîp sù thay ®æi bæ sung trong niªn ®é më sæ. Sæ më ®­îc dïng trong suèt niªn ®é theo th«ng lÖ quèc tÕ, niªn ®é sö dông sæ s¸ch më lµ 12 th¸ng gåm 365 ngµy; ViÖt Nam quy ®Þnh niªn ®é tµi chÝnh ®Ó më sæ lµ 12 th¸ng kÓ tõ ngµy 01-01-N ®Õn ngµy 31-12-N Cuèi sæ ph¶i cã c¸c ch÷ ký quy ®Þnh còng nh­ tÝnh hîp ph¸p cña më sæ còng nh­ sè liÖu ®­îc ghi vµo ®ã trong suèt niªn ®é. * Kü thuËt ghi sæ kÕ to¸n. - Ghi theo ®óng néi dung, kÕt cÊu, t¸c dông cña mçi lo¹i sæ ®· quy ®Þnh. - Sè liÖu ghi trªn sæ ph¶i ghi râ c¨n cø chøng tõ cña nghiÖp vô hoÆc ghi râ néi dung sè liÖu chuyÓn sæ tõ ®Çu. - Sè liÖu ghi trªn sæ ph¶i râ rµng, s¹ch sÏ vµ ghi liªn tôc, kh«ng ®­îc c¸ch dßng ®Ó tr¸nh ®iÒn th«ng tin thªm vµo. - Sè tiÒn d­¬ng ®­îc ghi b»ng mùc xanh, sè tiÒn ©m (theo quy ­íc lµ sè ®iÒu chØnh gi¶m) ®­îc ghi b»ng mùc ®á hoÆc ®ãng khung. - Khi cã sai sãt ph¶i tiÕn hµnh söa ch÷a theo ®óng quy ®Þnh. - Khi chuyÓn sæ mµ ch­a kÕt thóc niªn ®é, cÇng ghi râ ‘céng mang sang” ë trang Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 8 tr­íc vµ “c«ng tang tr­íc” ë trang sau. * Kü thuËt söa ch÷a sai sãt trªn sæ kÕ to¸n. Trong qu¸ tr×nh ghi sæ kÕ to¸n, cã thÓ x¶y ra c¸c tr­êng hîp sai sãt do: - Ghi sai c¸c sè liÖu tõ chøng tõ vµo sæ kÕ to¸n (ghi nhiÒu h¬n hoÆc nhá h¬n). - Bá sãt ®Þnh kho¶n (bá sãt nghiÖp vô). - Ghi trïng lÆp c¸c ®Þnh kho¶n. - Ghi sai quan hÖ ®èi øng. §Ó ®¶m b¶o sè liÖu kÕ to¸n khíp víi thùc tÕ tµi s¶n, doanh thu, chi phÝ, kÕt qu¶ kinh doanh... th× cÇn hÕt søc h¹n chÕ nh÷ng sai sãt cã thÓ x¶y ra. Khi ph¸t hiÖn ra sai sãt, dï lµ trong hay sau kú h¹ch to¸n, niªn ®é kÕ to¸n, cÇn ph¶i ¸p dông c¸c ph­¬ng ph¸p ch÷a sæ theo nh÷ng nguyªn t¾c thèng nhÊt quy ®Þnh. C¸c nguyªn t¾c lµm c¬ së cho viÖc söa ch÷a sai sãt ®ã lµ: + Ph¶i th­êng xuyªn ®èi chiÕu sæ ®Ó ph¸t hiÖn sím tr­íc khi céng sæ, kÕt d­ sæ, chuyÓn sæ gi÷a 2 kú kÕ to¸n, gi÷a 2 niªn ®é kÕ to¸n. + Khi ph¸t hiÖn sai cÇn tuú thuéc vµo tÝnh chÊt thêi ®iÓm ph¸thiÖn ®Ó dïng kü thuËt söa thÝch hîp. Trong bÊt kú c¸ch söa sæ nµo còng kh«ng ®­owcj tÈy xo¸ lµm mê, mÊt, lµm kh«ng râ rµng sè sai cÇn söa. C¸c kü thuËt ch÷a sæ nh­ sau: 1) C¶i chÝnh sè liÖu trªn sæ Ph­¬ng ph¸p c¶i chÝnh lµ ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp thay thÕ phÇn ghi sai b»ng phÇn ghi ®óng. Ph­¬ng ph¸p c¶i chÝnh chØ dïng khi mäi sai sãt ®­îc ph¸t hiÖn sím, ch­a céng sæ nh­ng kh«ng sai quan hÖ ®èi øng. Sai sãt trong diÔn gi¶i, kh«ng liªn quan ®Õn quan hÖ ®èi øng cña c¸c tµi kho¶n, sai sãt kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn sè tiÒn tæng céng. C¸ch ch÷a: dïng mùc ®á g¹ch ngang vµo gi÷a dßng sai sè (kh«ng ®­îc lµm mÊt, lµm mê sè sai) sau ®ã ghi l¹i con sè hoÆc ch÷ ®óng b»ng mùc th­êng víi cïng sè hiÖu chøng tõ gèc lªn phÝa trªn sè bÞ g¹ch bá. Ng­êi c¶i chÝnh ph¶i ký tªn trªn dßng cã sai sãt. * Ph­¬ng ph¸p ghi bæ sung. Ph­¬ng ph¸p nµy ¸p dông khi bá sãt nghiÖp vô hoÆc con sè ®· ghi sæ nhá h¬n con sè thùc tÕ cÇn ghi vµ sai sãt ph¸t hiÖn muén, khi ®· céng dån sè liÖu vµ còng kh«ng sai quan hÖ ®èi øng. C¸ch ch÷a: dïng mùc xanh (®en), thùc hiÖn mét ®Þnh kho¶n b»ng sè ghi sãt hoÆc b»ng sè chªnh lÖch gi÷a sè ®óng vµ sè sai. * Ph­¬ng ph¸p ghi sè ©m. Ph­¬ng ph¸p ghi sè ©m dïng khi sè ghi trªn sæ kÕ to¸n lín h¬n sè thùc tÕ ph¸t sinh, ghi sai quan hÖ ®èi øng, ghi trïng sè 2 lÇn hoÆc ph¸t hiÖn ra sai sãt sau khi ®· nép b¸o c¸o tµi chÝnh cho c¬ quan cã thÈm quyÒn C¸ch ch÷a sæ: sè ®· ghi sæ lín h¬n sè thùc tÕ ph¸t sinh: th× dïng mùc ®á (bót to¸n ®á) ghi sè thõa trªn sæ theo ®óng quan hÖ ®èi øng ®· ghi (b»ng c¸ch ®Æt sè cÇn ghi vµo Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 9 trong « h×nh ch÷ nhËt hoÆc trong dÊu (...), ®ång thêi ghi gi¶i thÝch - ®iÒu chØnh gi¶m cho nghiÖp vô nµo). - NÕu ghi trïng ®Þnh kho¶n (nghiÖp vô) 2 lÇn hoÆc ghi sai ®Þnh kho¶n: dïng mùc ®á (bót to¸n ®á) ghi l¹i ®Þnh kho¶n sai hoÆc trïng sau ®ã dïng mùc th­êng ghi l¹i ®Þnh kho¶n ®óng. * Kü thuËt kho¸ sæ kÕ to¸n. Kho¸ sæ kÕ to¸n th­êng ®­îc thùc hiÖn vµo ngµy cuèi cña niªn ®é kÕ to¸n, gi÷a c¸c kú b¸o c¸o vµ x· ®Þnh kÕt qu¶, trong mét vµi tr­êng hîp, kÕ to¸n ph¶i kho¸ sæ trong kú kÕ to¸n ®Ó kÕt d­, kiÓm tra sè liÖu. Tr­íc khi kh¸o sæ cÇn tiÕn hµnh ghi nèt c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, thùc hiÖn c¸c bót to¸n ®iÒu chØnh cÇn thiÕt, kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu... Khi kho¸ sæ, kÕ to¸n tiÒn hµnh céng sæ, tÝnh sè d­ trªn tµi kho¶n, kiÓm tra ®é chÝnh x¸c cña sè liÖu, sau ®ã ghi bót to¸n kho¸ sæ – chuyÓn cét cña sè d­ tµi kho¶n. H×nh thøc kÕ to¸n lµ mét hÖ thèng c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n, cã chøc n¨ng ghi chÐp, kÕt cÊu néi dung kh¸c nhau, ®­îc liªn kÕt víi nhau trong mét tr×nh tù h¹ch to¸n trªn c¬ së cña chøng tõ gèc. H×nh thøc kÕ to¸n bao gåm nh÷ng néi dung c¬ b¶n sau: - Sè l­îng sæ vµ kÕt cÊu cña tõng sæ - Tr×nh tù vµ ph­¬ng ph¸p ghi chÐp vµo tõng lo¹i sæ - Mèi quan hÖ gi÷a c¸c lo¹i sæ víi nhau trong qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin. ViÖc tæ chøc sæ s¸ch kÕ to¸n trong mçi ®¬n vÞ cÇn thèng nhÊt theo mét trong c¸c h×nh thøc kÕ to¸n d­íi ®©y. - H×nh thøc NhËt ký chung - H×nh thøc NhËt ký- sæ c¸i - H×nh thøc Chøng tõ ghi sæ +) H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - Sæ c¸i §©y lµ h×nh thøc kÕ to¸n trùc tiÕp, ®¬n gi¶n bëi ®Æc tr­ng vÒ sè l­îng sæ, lo¹i sæ, kÕt cÊu sæ còng nh­ ®Æc tr­ng vÒ tr×nh tù h¹ch to¸n - §Æc ®iÓm: + NhËt ký - sæ c¸i ®­îc sö dông lµm sæ kÕ to¸n tæng hîp duy nhÊt ®Ó ghi chÐp tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ theo thø tù thêi gian vµ theo hÖ thèng. + T¸ch rêi viÖc ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp víi viÖc ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt. - Sæ kÕ to¸n sö dông: + Sæ nhËt ký – sæ c¸i: chØ cã mét sæ kÕ to¸n tæng hîp duy nhÊt ®ã lµ NhËt ký - sæ c¸i, sæ nµy dïng ®Ó ghi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh theo thø tù thêi gian vµ theo hÖ thèng. Sæ nµy ®­îc më cho suèt (tõng) niªn ®é kÕ to¸n vµ kho¸ sæ hµng th¸ng. Bé, së ..... NhËt ký – Sæ c¸i §¬n vÞ:..... N¨m............... Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 10 + Sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt: C¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt ®­îc më chi tiÕt cho c¸c tµi kho¶n cÊp I cÇn theo dâi chi tiÕt. Sè l­îng sæ kÕ to¸n chi tiÕt nhiÒu hay Ýt tuú thuéc vµo yªu cÇu qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh néi bé doanh nghiÖp, nh­ Sæ tµi s¶n cè ®Þnh, Sæ chi tiÕt vËt liÖu, ThÎ kho... - Ph­¬ng ph¸p ghi sæ: H¹ch to¸n trªn NhËt ký - Sæ c¸i ®­îc thùc hiÖn võa theo thø tù thêi gian, võa theo hÖ thèng cho tõng tµi kho¶n riªng biÖt. C¸c tµi kho¶n sæ c¸i ®­îc tr×nh bµy trªn cïng mét trang sæ: NhËt ký - Sæ c¸i. C¬ së ghi NhËt ký - sæ c¸i lµ chøng tõ gèc hoÆc b¶ng kª chøng tõ gèc cïng lo¹i. NhËt ký - Sæ c¸i ®­îc ghi hµng ngµy (th­êng xuyªn). - Tr×nh tù h¹ch to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - Sæ c¸i. + Hµng ngµy, c¨n cø vµo chøng tõ gèc kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n råi ghi trùc tiÕp vµo NhËt ký - Sæ c¸i. §èi víi nh÷ng chøng tõ gèc cïng lo¹i ph¸t sinh nhiÒu trong kú, cã thÓ lËp b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc vµ lÊy sè tæng céng ghi mét lÇn vµo NhËt ký - Sæ c¸i nh»m gi¶m bít khèi l­îng ghi sæ. Mçi chøng tõ (b¶ng tæng hîp chøng tõ) ghi vµo mét dßng cña NhËt ký - Sæ c¸i. + Tuú theo yªu cÇu qu¶n lý cña tõng ®¬n vÞ mµ cã thÓ më c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt cho phï hîp: hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc, kÕ to¸n ghi vµo c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n liªn quan, cuèi th¸ng (cuèi quý) tæng hîp sè liÖu, kho¸ sæ vµ thÎ chi tiÕt råi lËp c¸c b¶ng tæng hîp chi tiÕt. Cuèi kú kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu ë b¶ng tæng hîp chi tiÕt víi sè liÖu ë sæ NhËt ký - Sæ c¸i, gi÷a sæ quü víi NhËt ký - Sæ c¸i, c¨n cø vµo sè liÖu ë sæ NhËt ký - Sæ c¸i vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt, tiÕn hµnh lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - Sæ c¸i Ngµy th¸ng vµo sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Tæng sè tiÒn ph¸t sinh Sè hiÖu TK§¦ TK ... TK ... SH NT Nî Cã Nî Cã Nî Cã Sè d­ ®Çu kú ... Céng sè d­ cuèi kú n Sè d­ ®Çu kú (n+1) ... Chøng tõ gèc Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 11 Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu +) H×nh thøc Chøng tõ ghi sæ - §Æc ®iÓm: ®©y lµ h×nh thøc kÕ to¸n ph¸t triÓn cao h¬n so víi c¸c h×nh thøc NhËtkýchung hay NhËt ký sæ c¸i trong lÜnh vùc thiÐt kÕ hÖ thèng sæ ®¹t môc tiªu hîp lý ho¸ cao nhÊt trong h¹ch to¸n kÕ to¸n trªn c¸c mÆt. C¸c ho¹t ®éng kinh tÕ, tµi chÝnh ®­îc ph¶n ¸nh trªn chøng tõ gèc ®Òu ®­îc ph©n lo¹i, tæng hîp, lËp Chøng tõ ghi sæ råi tõ ®ã ghi vµo c¸c sæ tæng hîp liªn quan. T¸ch rêi viÖc ghi sæ theo thêi gian víi viÖc ghi sæ theo hÖ thèng trªn hai sæ kÕ to¸n tæng hîp riªng biÖt: sæ c¸i c¸c tµi kho¶n vµ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. T¸ch rêi ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp víi ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt vµo hai lo¹i sæ kÕ to¸n riªng biÖt. - Sæ kÕ to¸n sö dông: + Chøng tõ ghi sæ (Sæ NhËt ký tµi kho¶n): Sæ nµy cã nhiÒu d¹ng vµ néi dung ph¶n ¸nh: Chøng tõ ghi sæ lËp trªn c¬ së chøngtõ gèc cã cïng mét néi dung kinh tÕ (phiÕu thu, phiÕu chi, phiÕu nhËp...). Tuú theo tÝnh chÊt ph¸t sinh nghiÖp vô cña ®èi t­îng ph¶n ¸nh mµ cã thÓ lËp chøng tõ ghi sæ hµng ngµy hoÆc 3.5.7.10 ...ngµy. Chøng tõ ghi sæ ph¶i ®Ýnh kÌm chøng tõ gèc míi cã gi¸ trÞ ph¸p lý ®Ó ghi tiÕp vµo c¸c sæ tæng hîp kh¸c. Chøng tõ ghi sæ Sè .......... Ngµy.........th¸ng.......n¨m......... TrÝch yÕu Sè hiÖu tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Sæ quü NhËt ký - Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 12 Nî Cã Céng x x x KÌm theo.....chøng tõ gèc Ngµy.... th¸ng... n¨m.... Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn + Sæ kÕ to¸n tæng hîp: bao gåm sæ c¸i c¸c tµi kho¶n vµ sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ:lµ sæ ghi theo thêi gian ph¶n ¸nh toµn bé chøng tõ ghi sæ ®· lËp trong th¸ng. .Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ N¨m.......... Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy,th¸ng Sè hiÖu Ngµy, th¸ng Céng th¸ng Céng luü kÕ tõ ®Çu quý Céng th¸ng Céng luü kÕ tõ ®Çu quý Ngµy.... th¸ng... n¨m.... Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) Sæ c¸i: Lµ sæ ghi theo hÖ thèng ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp, mçi tµi kho¶n ®­îc ghi trªn mét trang sæ c¸i. Sæ c¸i cña h×nh thøc kÕ to¸n nµy cã thÓ chi tiÕt theo tµi kho¶n cÊp 2.3 ... Sæ c¸i N¨m:......... Tµi kho¶n.................. Sè hiÖu ..... Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 13 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Tµi kho¶n ®èi øng Tæng sè tiÒn Tµi kho¶n cÊp 2 Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî C ã Tµi kho¶n... Tµi kho¶n... ... Nî Cã Nî Cã D­ ®Çu kú ... ... ... Céng ph¸t sinh Sè d­ cuèi kú n Sè d­ ®Çu kú (n+1) Ngµy.... th¸ng... n¨m.... Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) + Sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt: ®­îc më ®Ó theo dâi chi tiÕt cho c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n ®· ®­îc ph¶n ¸nh trªn sæ kÕ to¸n tæng hîp. - Ph­¬ng ph¸p ghi sæ: Hµng ngµy, tõ c¸c chøng tõ gèc, kÕ to¸n tiÕn hµnh ph©n lo¹i, tæng hîp ghi vµo Chøng tõ ghi sæ, hoÆc tõ c¸c chøng tõ gèc lËp b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc råi tõ b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc ®Þnh kú ghi vµo Chøng tõ ghi sæ. C¨n cø vµo chøng tõ ghi sæ ®Ó ghi vµo Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ, sau ®ã tõ Chøng tõ ghi sæ ghi vµo c¸c sæ c¸i c¸c tµi kho¶n liªn quan. Tuú theo yªu cÇu qu¶n lý cña tõng ®¬n vÞ mµ cã thÓ më c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt cho phï hîp. Hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc, kÕ to¸n ghi vµo c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n liªn quan, cuèi th¸ng (cuèi quý) tæng hîp sè liÖu, kho¸ sæ vµ thÎ chi tiÕt råi lËp c¸c b¶ng tæng hîp chi tiÕt. Cuèi th¸ng (quý) ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a b¶ng tæng hîp chi tiÕt víi sè liÖu ë sæ c¸i, ®èi chiÕu sè liÖu trªn sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ víi sè liÖu trªn sæ c¸i. TÝnh tæng sè ph¸t sinh Nî, tæng sè ph¸t sinh Cã, vµ sè D­ cuèi kú cña tõng tµi kho¶n trªn sæ c¸i, vµ tõ sæ c¸i lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. Céng tæng sè tiÒn cña c¸c nghÞªp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong th¸ng trªn Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ, ®èi chiÕu sè liÖu trªn sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ víi sè liÖu trªn b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n, tõ b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ Chøng tõ gèc Sæ quü Sæ, thÎ kÕ to¸n B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 14 Ghi chó: : Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi th¸ng hoÆc ®Þnh kú : Quan hÖ ®èi chiÕu. +) H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung - §Æc ®iÓm: lµ h×nh thøc sæ kÕ to¸n ®¬n gi¶n, t¸ch rêi viÖc ghi sæ theo thêi gian víi viÖc ghi sæ theo hÖ thèng. T¸ch rêi viÖc ghi chÐp kÕ to¸n tæng hîp víi ghi chÐp kÕ to¸n chi tiÕt ®Ó ghi vµo hai lo¹i sæ kÕ to¸n riªng biÖt (NhËt ký chung vµ Sæ c¸i). - Sæ kÕ to¸n sö dông: + NhËt ký chung: lµ sæ nhËt ký chñ yÕu, tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ph¶n ¸nh ë chøng tõ gèc ®Òu ®­îc ghi chÐp theo tr×nh tù thêi gian vµ theo quan hÖ ®èi øng tµi kho¶n vµo sæ NhËt ký chung. NhËt ký chung më chung cho c¸c ®èi t­îng, th­êng lµ sæ quyÓn, kh«ng cã sæ tê rêi. MÉu NhËt ký chung cã d¹ng Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 15 NhËt ký chung §Þa chØ:..... N¨m............... §VT: Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i §· ghi sæ c¸i STT dßng Sè hiÖu tµi kho¶n ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã Sè trang tr­íc chuyÓn sang Céng chuyÓn sang trang sau Céng Ngµy.... th¸ng... n¨m.... Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) + NhËt ký ®Æc biÖt: ®èi víi c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n cã sè nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nhiÒu, ®Ó ®¬n gi¶n vµ gi¶m bít khèi l­îng ghi sæ c¸i, kÕ to¸n cã thÓ më sæ NhËt ký chuyªn dïng ®Ó ghi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ liªn quan ®Õn ®èi t­îng ®ã. Th«ng th­êng NhËt ksy ®Æc biÖt cã kÕt cÊu kh«ng gièng nhau, v× yªu cÇu néi dung h¹ch to¸n cña mçi ®èi t­îng kh¸c nhau. ®Ó thiÕt kÕ sæ NhËt ký ®Æc biÖt cÇn c¨n cø ®Æc ®iÓm ®èi t­îng më sæ vµ yªu cÇu qu¶n lý ®èi t­îng ®ã ®Ó cã mÉu sæ hîp lý víi qu¸ tr×nh h¹ch to¸n. Mét sè mÉu sæ NhËt ký ®Æc biÖt: §¬n vÞ:..... Sæ nhËt ký thu tiÒn §Þa chØ:..... N¨m...... Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Ghi nî TK... Ghi cã c¸c tµi kho¶n Sè hiÖu Ngµy th¸ng .... .... .... Tµi kho¶n kh¸c Sè tiÒn sè hiÖu Sè trang tr­íc chuyÓn sang Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 16 Céng chuyÓn sang trang sau Ngµy.... th¸ng... n¨m.... Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) §¬n vÞ:..... Sæ nhËt ký chi tiÒn §Þa chØ:..... N¨m...... Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Ghi cã TK... Ghi Nî c¸c tµi kho¶n Sè hiÖu Ngµy th¸ng ..... .... .... Tµi kho¶n kh¸c Sè tiÒn sè hiÖu Sè trang tr­íc chuyÓn sang Céng chuyÓn sang trang sau Ngµy.... th¸ng... n¨m.... Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) §¬n vÞ:..... Sæ nhËt ký mua hµng §Þa chØ:..... N¨m ......... Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Tµi kho¶n ghi nî Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (ghi cã) Sè hiÖu Ngµy th¸ng Hµng ho¸ Nguyªn vËt liÖu Tµi kho¶n kh¸c Sè tiÒn sè hiÖu Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 17 Sè trang tr­íc chuyÓn sang Céng chuyÓn sang trang sau Ngµy.... th¸ng... n¨m.... Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) §¬n vÞ:..... Sæ nhËt ký b¸n hµng §Þa chØ:..... N¨m ......... Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Ph¶i thu tõ ng­êi mua (ghi nî) Ghi cã tµi kho¶n doanh thu Sè hiÖu Ngµy th¸ng Hµng ho¸ Thµnh phÈm DÞch vô Sè trang tr­íc chuyÓn sang ..................................... Céng chuyÓn sang trang sau Ngµy.... th¸ng... n¨m.... Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) + Sæ c¸i: lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh trong niªn ®é kÕ to¸n, mçi tµi kho¶n ®­îc më trªn mét trang sæ riªng. Sæ c¸i ®­îc ghi sau sæ NhËt ký vµ ®­îc thùc hiÖn theo tõng nghiÖp vô ®· ghi trªn sæ NhËt ký. MÉu Sæ c¸i cña h×nh thøc NhËt ký chung nh­ sau: §¬n vÞ:..... Sæ c¸i §Þa chØ:..... N¨m......... Tµi kho¶n ...... Sè hiÖu ......... Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 18 Ngµy vµo sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i NhËt ký chung Tµi kho¶n ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè hiÖu Ngµy, th¸ng Trang Dßng Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng Ph¸t sinh trong th¸ng ........................... ........................ Céng ph¸t sinh Sè d­ cuèi th¸ng Ngµy.... th¸ng... n¨m.... Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) - Ph­¬ng ph¸p ghi sæ: Hµng ngµy, c¨n cø vµo chøng tõ gèc, ghi vµo NhËt ký chung hoÆc NhËt ký chuyªn dïng theo tr×nh tù thêi gian vµ theo quan hÖ ®èi øng tµi kho¶n, hoÆc ghi vµo c¸c sæ chi tiÕt (víi nh÷ng ®èi t­îng cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt). §Þnh kú (trong kú), tõ NhËt ký chung ghi vµo c¸c Sæ c¸i cña c¸c tµi kho¶n liªn quan. Víi c¸c NhËt ký chuyªn dïng th× cuèi kú lÊy sè tæng céng ghi mét lÇn vµo sæ c¸i tµi kho¶n liªn quan. Cuèi kú, c¨n cø vµo sè liÖu tõ c¸c sæ chi tiÕt lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt; Tõ sæ c¸i lËp b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n; ®èi chiÕu b¶ng tæng hîp chi tiÕt víi c¸c tµi kho¶n trong b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n. Sau ®ã tõ b¶ng tæng hîp chi tiÕt vµ b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. - ¦u ®iÓm: mÉu sæ ®¬n gi¶n, dÔ ghi chÐp, thuËn tiÖn cho viÖc ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n, cã nhiÒu thuËn lîi khi sö dông m¸y tÝnh trong xö lý sè liÖu kÕ to¸n. - Nh­îc ®iÓm: ghi trïng lÆp nhiÒu. - §iÒu kiÖn ¸p dông: thÝch hîp víi mäi ®¬n vÞ h¹ch to¸n nÕu ®¬n vÞ ®· sö dông m¸y tÝnh trong xö lý th«ng tin kÕ to¸n, chØ thÝch hîp víi ®¬n vÞ cã quy m« võa vµ nhá nÕu ®¬n vÞ ch­a sö dông m¸y tÝnh vµo xö lý th«ng tin kÕ to¸n. 7.2.4. H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - chøng tõ H×nh thøc NhËt ký - chøng tõ lµ h×nh thøc kÕ to¸n ®­îc sö dông ®Ó ghi chÐp c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh theo sè ph¸t sinh bªn Cã cña tõng tµi kho¶n kÕ to¸n cã quan hÖ ®èi øng víi bªn Nî c¸c tµi kh¸c cã liªn quan. - §Æc ®iÓm: hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc ®Òu ®­îc ph©n lo¹i hÖ thèng ho¸ ®Ó ghi vµo bªn Cã cña c¸c Tµi kho¶n trªn c¸c sæ NhËt ký - chøng tõ, cuèi kú tæng hîp sè liÖu tõ NhËt ký - chøng tõ ®Ó ghi vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 19 chøng tõ kÕt hîp ghi sæ kÕ to¸n theo thêi gian vµ theo hÖ thèng ®Ó ghi vµo mét lo¹i sæ kÕ to¸n tæng hîp lµ c¸c Sæ nhËt ký - chøng tõ. KÕt hîp kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt trong cïng mét mÉu sæ vµ trong cïng thêi gian. - Sæ kÕ to¸n sö dông: bao gåm c¸c NhËt ký - chøng tõ, c¸c b¶ng kª, sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vµ sæ c¸i. NhËt ký - chøng tõ lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp, dïng ®Ó ph©n lo¹i, ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn Cã cña c¸c tµi kho¶n. NhËt ký - chøng tõ cã thÓ më riªng cho tõng tµi kho¶n vµ cã thÓ më chung cho mét NhËt ký - chøng tõ cho mét sè tµi kho¶n cã néi dung kinh tÕ gièng nhau hoÆc cã quan hÖ ®èi øng mËt thiÕt víi nhau vµ cã nghiÖp vô ph¸t sinh Ýt. Trong mäi tr­êng hîp sè ph¸t sinh bªn Cã cña mçi tµi kho¶n chØ tËp trung ph¶n ¸nh ë mét NhËt ký - chøng tõ vµ tõ NhËt ký - chøng tõ nµy ghi vµo sæ c¸i mét lÇn vµo cuèi th¸ng. Sè ph¸t sinh Nî cña mçi tµi kho¶n ®­îc ph¶n ¸nh trªn c¸c NhËt ký - chøng tõ kh¸c nhau cã liªn quan ®èi øng Cã víi tµi kho¶n ë NhËt ký - chøng tõ ®ã. Cuèi mçi th¸ng, chøng ®­îc tËp hîp ph¶n ¸nh vµo sæ c¸i NhËt ký -chøng tõ më cho tõng th¸ng. MÉu sæ NhËt ký - chøng tõ ®­îc thiÕt kÕ vËn dông theo kÕt cÊu kiÓu bµn cê. Theo chÕ ®é hiÖn hµnh, hiÖn nay cã 10 NhËt ký chøng tõ: tõ NhËt ký - chøng tõ sè 1 ®Õn NhËt ký - chøng tõ sè 10. B¶ng kª ®­îc sö dông trong mét sè tr­êng hîp cÇn tËp hîp sè liÖu chi tiÕt, hoÆc cÇn tÝnh to¸n nh÷ng sè liÖu cÇn thiÕt, phôc vô cho viÖc ghi sæ NhËt ký - chøng tõ ®­îc gän nhÑ nhanh chãng. Tuú theo tõng tr­êng hîp cô thÓ mµ mÉu b¶ng kª ®­îc thiÕt kÕ kh¸ ®a d¹ng vµ phong phó. Theo chÕ ®é hiÖn hµnh, hiÖn nay quy ®Þnh cã 11 b¶ng kª: tõ b¶ng kª sè 1 ®Õn b¶ng kª sè 11. B¶ng ph©n bæ ®­îc sö dông ®Ó tËp hîp, tÝnh to¸n vµ ph©n bæ cho c¸c ®èi t­îng chÞu chi phÝ trong mét sè tr­êng hîp chi phÝ cÇn tËp hîp vµ ph©n bæ tr­íc khi ghi vµo NhËt ký chøng tõ hoÆc b¶ng kª. Theo chÕ ®é hiÖn hµnh, hiÖn nay quy ®Þnh cã 4 b¶ng ph©n bæ. Tê kª chi tiÕt dïng ®Ó tËp hîp c¸c chøng tõ gèc cïng lo¹i cña mét sè ®èi t­îng cã ®Æc tÝnh riªng vÒ h¹ch to¸n chi tiÕt, nh»m phôc vô cho viÖc ghi b¶ng kª hoÆc NhËt ký - chøng tõ ®­îc ®¬n gi¶n. Ngoµi tê kª chi tiÕt, h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - chøng tõ cßn ®­îc sö dông c¸c sæ chi tiÕt gièng nh­ nh÷ng h×nh thøc kÕ to¸n kh¸c trong c¸c tr­êng hîp mµ h¹ch to¸n chi tiÕt ch­a ®­îc kÕt hîp h¹ch to¸n trªn c¸c sæ trªn. Sæ c¸i ®­îc më cho c¶ n¨m, më cho c¸c tµi kho¶n tæng hîp mçi tµi kho¶n sö dông cho mét trang sæ vµ chi tiÕt theo tõng th¸ng. Nguyªn t¾c ghi sæ c¸i ®èi víi h×nh thøc nµy lµ: sè ph¸t sinh bªn Cã mçi tµi kho¶n ®­îc ph¶n ¸nh vµo sæ c¸i theo tæng sè lÊy tõ NhËt ký - chøng tõ ghi Cã tµi kho¶n ®ã, sè ph¸t sinh Nî ®­îc ph¶n ¸nh chi tiÕt theo ®èi øng Cã víi tõng tµi kho¶n lÊy ë c¸c NhËt ký - chøng tõ cã liªn quan. Sæ c¸i chØ ghi vµo cuèi th¸ng trªn c¬ së c¸c NhËt ký - chøng tõ, sau ®ã tÝnh ra sè d­ c¸c tµi kho¶n. §¬n vÞ:..... Sæ c¸i §Þa chØ:..... N¨m:......... Tµi kho¶n.................. Sè hiÖu ..... Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 20 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã Th¸ng/ n¨m Ghi Nî TK ... Ghi Cã c¸c Tk sau Th¸ng 1 Th¸ng 2 Th¸ng ... Th¸ng 12 Ghi chó 1. TK...- NK sè... 2. TK ...- NK sè... 3. Céng sè ph¸t sinh Nî Tæng sè ph¸t sinh Cã- NK sè ... Sè d­ cuèi th¸ng Nî Cã - Ph­¬ng ph¸p ghi sæ: hµng ngµy, c¨n cø vµo chøng tõ gèc ghi vµo c¸c nhËt ký - chøng tõ, hoÆc B¶ng kª, Tê kª chi tiÕt cã liªn quan hoÆc ghi vµo c¸c sæ chi tiÕt cã liªn quan. §èi víi c¸c tr­êng hîp ghi vµo tê kª chi tiÕt, cuèi th¸ng tæng hîp sè liÖu tõ c¸c tê kª chi tiÕt ghi vµo c¸c nhËt ký chøng tõ hoÆc c¸c b¶ng kª cã liªn quan. §èi víi c¸c b¶ng kª, phÇn lín còng ®­îc tæng hîp ®Ó ghi vµo NhËt ký - chøng tõ cã liªn quan. Cuèi th¸ng, tõ NhËt ký - chøng tõ ghi vµo sæ c¸i, tõ c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt tæng hîp sè liÖu lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt, råi ®èi chiÕu sè liÖu ë b¶ng tæng hîp chi tiÕt víi c¸c tµi kho¶n t­¬ng øng trªn sæ c¸i. Cuèi cïng tõ NhËt ký - chøng tõ, sæ c¸i, b¶ng tæng hîp chi tiÕt lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. - ¦u nh­îc ®iÓm: + ¦u ®iÓm: ®¶m b¶o tÝnh chuyªn m«n ho¸ cao cña sæ kÕ to¸n, gi¶m nhÑ khèi l­îng ghi sæ do hÇu hÕt sæ kÕt cÊu theo mét bªn cña tµi kho¶n (Trõ 1 sè tµi kho¶n thanh to¸n). ViÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu ®­îc tiÕn hµnh th­êng xuyªn trªn tê sæ do sæ ®­îc kÕt cÊu theo kiÓu bµn cê tøc lµ ®­îc ghi theo quan hÖ ®èi øng ngay trªn tê sæ. Cung cÊp sè liÖu kÕ to¸n kÞp thêi cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ lËp b¸o c¸o ®Þnh kú kÞp thêi h¹n. + Nh­îc ®iÓm: sè l­îng sæ nhiÒu, kÕt cÊu sæ phøc t¹p, nªn khã vËn dông ph­¬ng tiÖn m¸y tÝnh vµo xö lý sè liÖu kÕ to¸n. - §iÒu kiÖn vËn dông: thÝch hîp víi nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« lín, ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n cã tr×nh ®é cao vµ ®¬n vÞ h¹ch to¸n kÕ to¸n chñ yÕu b»ng thñ c«ng. Tr×nh tù h¹ch to¸n kÕ to¸n theo h×nh thøc NhËt ký - chøng tõ S¬ ®å 7.4: Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc NhËt ký - chøng tõ. Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 21 VÝ dô ¸p dông Cho sè d­ ®Çu th¸ng 1/2006 cña mét sè tµi kho¶n nh­ sau t¹i C«ng ty A ( §VT: 1000®) TK 111: 2.000 TK 112: 8.000 TK 131: 9.000 (D­ nî) TK 152: 6.000 TK 331: 8.000 ...... C¸c nghiÖp vô ph¸t sinh trong th¸ng 1/2006 nh­ sau: 1. Thu tiÒn mÆt do kh¸ch hµng tr¶ nî: 7.000 (PhiÕu thu sè 01 ngµy 01/01/2006) 2. Rót tiÒn göi ng©n hµng nhËp vÒ quü tiÒn mÆt: 3.000 (PhiÕu thu sè 02 ngµy 02/01/2006) 3. Chi tiÒn mÆt tr¶ nî cho ng­êi b¸n: 2.000 (PhiÕu chi sè 01 ngµy 05/01/2006) 4. NhËp kho 1.000 nguyªn vËt liÖu tr¶ b»ng tiÒn mÆt (PhiÕu chi sè 02 ngµy 08/01/2006) 1.3. T chc b máy k toán. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n lµ sù ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n theo tõng bé phËn chuyªn m«n ho¸ nghiÖp vô kÕ to¸n (Theo phÇn hµnh) hoÆc theo chu tr×nh (Giai ®o¹n) h¹ch to¸n kÕ to¸n víi nh÷ng quy ®Þnh vÒ sù liªn kÕt gi÷a c¸c bé phËn, c¸c thµnh viªn trong tæ chøc nh»m ®¶m b¶o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n ë mét ®¬n vÞ. Nh­ vËy bé m¸y kÕ to¸n gièng nh­ mét cç m¸y, nã bao gåm c¸c phÇn tö (tõng c¸n bé kÕ to¸n), c¸c bé phËn (tõng tæ kÕ to¸n). Gi÷a c¸c phÇn tö, c¸c bé phËn cã mèi liªn kÕt chÆt chÏ víi nhau (Theo mét trËt tù trong mét hÖ thèng) vÒ quan hÖ cung cÊp sè liÖu, ®èi chiÕu sè liÖu, quan hÖ chÆt trÏ víi nhau trong viÖc thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng cña h¹ch to¸n kÕ to¸n. Tuú theo ®Æc ®iÓm lo¹i h×nh kinh doanh, tæ chøc qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh, tr×nh ®é c¸n bé kÕ to¸n mµ c¸c ®¬n vÞ c¬ thÓ lùa chän m« h×nh tæ chøc kÕ to¸n vµ bé m¸y kÕ to¸n t­¬ng øng víi m« h×nh kÕ to¸n cho phï hîp. Ho¹t ®éng cña bé m¸y kÕ to¸n cã hiÖu qu¶ hay kh«ng lµ do sù ph©n c«ng, t¹o lËp mèi Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 22 liªn hÖ chÆt chÏ gi÷a c¸c c¸n bé nh©n viªn kÕ to¸n trong c«ng viÖc víi nh÷ng tÝnh chÊt kh¸c nhau. Trong bé m¸y kÕ to¸n, c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh vµ kÕ to¸n tæng hîp ®Òu cã chøc n¨ng nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n riªng vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n ë ®¬n vÞ. C¸c kÕ to¸n phÇn hµnh th­êng ®­îc chuyªn m«n ho¸ s©u theo mét hoÆc mét sè phÇn hµnh. Khi ®· ®­îc ph©n c«ng ë phÇn hµnh kÕ to¸n nµo, th× kÕ to¸n ®ã ph¶i ®¶m nhiÖm tõ giai ®o¹n h¹ch to¸n ban ®Çu tíi c¸c giai ®o¹n kÕ to¸n tiÕp theo nh­: ghi sæ kÕ to¸n phÇn hµnh, ®èi chiÕu kiÓm tra sè liÖu trªn sæ theo thùc tÕ, lËp b¸o c¸o phÇn hµnh ®­îc giao. Trong qu¸ tr×nh ®ã c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh cã mèi quan hÖ cã tÝnh chÊt t¸c nghiÖp víi nhau. §ång thêi c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh ®Òu cã mèi quan hÖ víi kÕ to¸n tæng hîp trong viÖc cung cÊp sè liÖu ®¶m b¶o cho kÕ to¸n tæng hîp thùc hiÖn chøc n¨ng tæng hîp. KÕ to¸n tæng hîp ®­îc ph©n c«ng c«ng t¸c kÕ to¸n cã liªn quan ®Õn tÊt c¶ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n, nh»m thùc hiÖn tæng hîp sè liÖu theo yªu cÇu qu¶n lý chung toµn ®¬n vÞ. Trong qu¸ tr×nh nµy, kÕ to¸n tæng hîp thùc hiÖn ghi sæ c¸i tæng hîp cho tÊt c¶ c¸c phÇn hµnh vµ lËp b¸o c¸o kÕ to¸n theo ®Þnh kú hoÆc theo yªu cÇu ®ét xuÊt. BÊt kú bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc nµo ®Òu ph¶i cã ng­êi l·nh ®¹o cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, cã phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt vµ cã n¨ng lùc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ph¹m vi ®¶m nhiÖm, chÞu tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ. Tuú theo tõng lo¹i h×nh ®¬n vÞ mµ ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n ®­îc gäi lµ kÕ to¸n tr­ëng hoÆc tr­ëng phßng kÕ to¸n hoÆc phô tr¸ch kÕ to¸n. Víi chøc n¨ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë ®¬n vÞ thuéc ph¹m vi phô tr¸ch cña m×nh, ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n lµ ng­êi gióp viÖc cho thñ tr­ëng vÒ c«ng t¸c chuyªn m«n thuéc lÜnh vùc kÕ to¸n. §èi víi nh÷ng ®¬n vÞ kh«ng tæ chøc ho¹t ®éng tµi chÝnh ho¹t ®éng ®éc lËp, ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n cßn lµm c¶ nhiÖm vô tæ chøc chØ ®¹o c¶ c«ng t¸c tµi chÝnh. Trªn c­¬ng vÞ ®ã, ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n chÞu sù l·nh ®¹o trùc tiÕp vÒ hµnh chÝnh cña thñ tr­ëng ®¬n vÞ, ®ång thêi chÞu sù l·nh ®¹o vÒ nghiÖp vô chuyªn m«n cña ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n cÊp trªn. QuyÒn h¹n cña ng­êi l·nh ®¹o bé m¸y kÕ to¸n g¾n liÒn víi tr¸ch nhiÖm cã quyÒn phæ biÕn chñ ch­¬ng vµ chØ ®¹o thùc hiÖn c¸c chñ ch­¬ng vÒ chuyªn m«n, cã quyÒn yªu cÇu c¸c bé phËn chøc n¨ng kh¸c trong bé m¸y qu¶n lý ë ®¬n vÞ cïng phèi hîp thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc chuyªn m«n cã liªn quan ®Õn c¸c bé phËn chøc n¨ng ®ã. KÕ to¸n tr­ëng cã Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 23 quyÒn ký duyÖt tÊt c¶ c¸c tµi liÖu kÕ to¸n vµ cã quyÒn tõ chèi ký duyÖt ®èi víi vÊn ®Ò tµi chÝnh kh«ng phï hîp víi chÕ ®é quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Víi quyÒn h¹n vÒ ký duyÖt nµy ®· thÓ hiÖn tr¸ch nhiÖm rÊt to lín cña kÕ to¸n tr­ëng trong viÖc gi¸m s¸t, qu¶n lý tµi s¶n, vèn liÕng cña doanh nghiÖp. ViÖc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n trong ®¬n vÞ cã thÓ thùc hiÖn theo nh÷ng m« h×nh kh¸c nhau phï hîp víi lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n mµ ®¬n vÞ lùa chän. Trong thùc tÕ, m« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n rÊt ®a d¹ng, v× nã phô thuéc vµo nhiÒu yÕu tè cña ®¬n vÞ, nh­ ®Æc ®iÓm lo¹i h×nh kinh doanh, tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh, tæ chøc qu¶n lý, tr×nh ®é c¸n bé nh©n viªn kÕ to¸n ... mµ nh÷ng yÕu tè nµy rÊt kh¸c nhau ë mçi ®¬n vÞ. * C¸c kiÓu bé m¸y kÕ to¸n t­¬ng øng víi tõng m« h×nh tæ chøc kÕ to¸n. - M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung. ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« nhá hoÆc quy m« võa, tæ chøc ho¹t ®éng tËp trung trªn cïng mét ®Þa bµn hoÆc ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« lín, ®Þa bµn ho¹t ®éng ph©n t¸n nh­ng ®· trang bÞ vµ øng dông ph­¬ng tiÖn kü thuËt ghi chÐp tÝnh to¸n th«ng tin hiÖn ®¹i, tæ chøc qu¶n lý tËp trung th­êng lùa chän lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung. Khi ®ã bé m¸y kÕ to¸n cña ®¬n vÞ ®­îc tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n tËp trung cña ®¬n vÞ, bao gåm c¸c bé phËn c¬ cÊu phï hîp víi c¸c kh©u c«ng viÖc, c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n. Thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ vµ c¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc ®¬n vÞ lµm nhiÖm vô h­íng dÉn vµ thùc hiÖn h¹ch to¸n ban ®Çu, thu nhËn, kiÓm tra s¬ bé chøng tõ ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña bé phËn ®ã vµ göi nh÷ng chøng tõ kÕ to¸n ®ã vÒ phßng kÕ to¸n tËp trung cña ®¬n vÞ. Bé m¸y kÕ to¸n tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 24 S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung. - M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ph©n t¸n. ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« võa, quy m« lín, ®Þa bµn ho¹t ®éng ph©n t¸n, nh­ng ch­a trang bÞ vµ øng dông kü thuËt ghi chÐp, tÝnh to¸n vµ th«ng tin hiÖn ®¹i, cã sù ph©n cÊp qu¶n lý t­¬ng ®èi toµn diÖn cho c¸c bé phËn phô thuéc th­êng lùa chän lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ph©n t¸n. Khi ®ã bé m¸y kÕ to¸n cña ®¬n vÞ ®­îc tæ chøc theo m« h×nh mét phßng kÕ to¸n tËp trung cña ®¬n vÞ vµ c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ®¬n vÞ. Phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ thùc hiÖn tæng hîp tµi liÖu kÕ to¸n tõ c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ®¬n vÞ göi lªn, h¹ch to¸n kÕ to¸n c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh cã tÝnh chÊt chung cña toµn ®¬n vÞ, lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh, h­íng dÉn, kiÓm tra toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®¬n vÞ. C¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc bao gåm c¸c bé phËn c¬ cÊu phï hîp thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thuéc ph¹m vi bé phËn phô thuéc theo sù ph©n cÊp cña phßng kÕ to¸n trung t©m. M« h×nh bé m¸y kÕ to¸n trong c¸c ®¬n vÞ nµy ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: KÕ to¸n tr­ëng (tr­ëng phßng kÕ to¸n) ®¬n vÞ Bé phËn kÕ to¸n ...... Bé phËn kiÓm tra kÕ to¸n Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp Bé phËn kÕ to¸n vËt liÖu, TSC§ C¸c nh©n viªn h¹ch to¸n ë bé phËn phô thuéc Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 25 M« h×nh kÕ to¸n kiÓu ph©n t¸n. - M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n hçn hîp: ë nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« võa, quy m« lín tæ chøc ho¹t ®éng tËp trung trªn mét ®Þa bµn, ®ång thêi cã mét sè bé phËn phô thuéc, ®¬n vÞ ho¹t ®éng ph©n t¸n trªn mét sè ®Þa bµn kh¸c nhau, ch­a trang bÞ vµ øng dông ph­¬ng tiÖn kü thuËt ghi chÐp, tÝnh to¸n, th«ng tin hiÖn ®¹i trong c«ng t¸c kÕ to¸n, cã sù ph©n cÊp qu¶n lý t­¬ng ®èi toµn diÖn cho c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng trªn c¸c ®Þa bµn ph©n t¸n th­êng lùa chän lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n. Khi ®ã, bé m¸y kÕ to¸n cña ®¬n vÞ, c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng ph©n t¸n vµ c¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng tËp trung. Phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ thùc hiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi KÕ to¸n tr­ëng ®¬n vÞ cÊp trªn Bé phËn tµi chÝnh Bé phËn kiÓm tra kÕ to¸n Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp Bé phËn kÕ to¸n chung Bé phËn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ Bé phËn kÕ to¸n ...... KÕ to¸n tr­ëng ë ®¬n vÞ cÊp d­íi C¸c nh©n viªn h¹ch to¸n ë bé phËn phô thuéc Phã kÕ to¸n tr­ëng Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 26 chÝnh cã tÝnh chÊt chung toµn ®¬n vÞ vµ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh ë c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng tËp trung, thùc hiÖn tæng hîp tµi liÖu kÕ to¸n tõ c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng ph©n t¸n vµ cña toµn ®¬n vÞ, lËp b¸o c¸o tµi chÝnh, h­íng dÉn, kiÓm tra toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®¬n vÞ. Phßng kÕ to¸n cña c¸c bé phËn phô thuéc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thuéc ph¹m vi ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn phô thuéc theo sù ph©n cÊp cña phßng kÕ to¸n tËp trung, c¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c bé phËn phô thuéc ho¹t ®éng tËp trung trªn mét ®Þa bµn lµm nhiÖm vô h­íng dÉn vµ thùc hiÖn h¹ch to¸n ban ®Çu, thu nhËn, kiÓm tra s¬ bé c¸c chøng tõ ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña bé phËn phô thuéc ®ã vµ göi nh÷ng chøng tõ kÕ to¸n ®ã vÒ phßng kÕ to¸n trung t©m cña ®¬n vÞ. S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n (kiÓu tæ chøc hçn hîp) KÕ to¸n tr­ëng ®¬n vÞ cÊp trªn Bé phËn tµi chÝnh Bé phËn kiÓm tra kÕ to¸n Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp Bé phËn kÕ to¸n chung Bé phËn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng Bé phËn kÕ to¸n thanh to¸n Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ C¸c nh©n viªn h¹ch to¸n ë bé phËn phô thuéc Phã kÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tr­ëng ë ®¬n vÞ cÊp d­íi KÕ to¸n tr­ëng ë ®¬n vÞ trùc thuéc Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 27  Phân công lao động kế toán: Việc phân công lao động kế toán trong bộ máy kế toán phải đảm bảo yêu cầu sau: - Lựa chọn đủ số lượng lao động kế toán - Đảm bảo phân công đúng chuyên môn, trình độ - Tạo dựng mối quan hệ giữa các laoij lao động trong bộ máy kế toán (quan hệ chỉ đạo, quan hệ tác nghiệp). Quy định thời gian hoàn thành từng công việc của từng loại lao động trong bộ máy kế toán. Bé phËn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 28 Chương 2: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền. 2.1.1. Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền - Sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là VNĐ, vàng bạc, kim khí đá quý và ngoại tệ phải được quy ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. - Vàng bạc, ngoại tệ, kim khí đá quý hạch toán trên các TK phải được phản ánh theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để đơn giản cho công tác kế toán, các TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng phát sinh bằng ngoại tệ được quy ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch giữa tỷ giá hạc toán với tỉ giá thực tế phản ánh vào TK 413: chênh lệch tỷ giá. - Đối với vàng bạc đá quý ngoài việc theo dõi về mặt giá trị còn phải được theo dõi chi tiết về mặt số lượng, chất lượng, quy cách theo đơn vị đo lường thống nhất của Nhà nước Việt Nam, các loại ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ. - Mọi giao dịch liên quan tới biến động tăng giảm tiền mặt, TGNH của các đơn vị đều phải lập chứng từ hợp lí, hợp pháp để ghi sổ và lập các báo cáo tài chính. 2.1.2. Quy nh hch toán vt t *) Tài khoản 111- Tiền mặt. TK 111: Tiền mặt, được sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị HCSN. Nội dung và kết cấu: Bên nợ phản ánh các khoản tiền mặt tăng do: - Nhập quỹ tiền mặt các loại thu từ các hoạt động, các giao dịch, sự kiện. - Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại ngoại tệ. Bên có phản ánh các khoản tiền mặt giảm do: Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 29 - Xuất quỹ tiền mặt các loại cho các mục đích sử dụng tiền tệ trong đơn vị. - Thiếu hụt tiền mặt tại quỹ khi kiểm kê. - Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại. Số dư bên nợ: phản ánh các loại tiền mặt còn tồn quỹ cuối kì. TK 111: Tiền mặt gồm 4 TK chi tiết sau: TK 1111: Tiền Việt Nam TK 1112: Ngoại tệ TK 1113: Vàng bạc, đá quý, kim khí quý TK 1114: Chứng chỉ có giá * TK 112- TGNH, KB Để kế toán tổng hợp TGNH, kho bạc sử dụng TK 112: TGNH, kho bạc. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm tất cả các loại tiền của đơn vị HCSN gửi tại NH, kho bạc (tiền VN, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý...) Nội dung và kết cấu TK 112 được phản ánh như sau: Bên nợ phản ánh các loại TGNH thu và gửi vào từ: - Các loại kinh phí, vốn nhận cấp phát, rút từ dự toán, hạn mức ... bằng TGNH - Các loại tiền VN, ngoại tệ, kim khí, đá quý... gửi vào NH, kho bạc - Thu từ các hoạt động bằng TGNH, kho bạc - Thu nợ phải thu bằng TGNH, kho bạc - Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại - Các khoản điều chỉnh tăng do ghi sót, ghi nhầm Bên có phản ánh TGNH, kho bạc giảm do: - Các khoản tiền VN, vàng bạc,... rút về quỹ tiền mặt. - Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại. - Chi TGNH, kho bạc thanh toán, chi trả, cho vay... Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 30 Số dư bên nợ phản ánh các loại tiền Vn, ngoại tệ,...còn gửi tại NH, kho bạc cuối kì (đầu kì). TK 112 chi tiết thành: TK 1121 Tiền VN TK 1122 Tiền ngoại tệ TK 1123 Vàng bạc đá quý 2.1.3. Quy định hạch toán TSCĐ 2.2. K toán vn bng tin 2.2.1. Kế toán quỹ tiền mặt. *) Nội dung thu chi tiền mặt - Thu tiền mặt từ các nguồ: rút TGNH, kho bạc, nhận kinh phí hoạt động, kinh phí đầu tư XDCB, kinh phí dự án, kinh phí Nhà nước cấp theo đơn đặt hàng, bán hàng hoá, dịch vụ, tài sản, đối tác thanh toán công nợ - Chi tiền mặt cho cá mục đích: gửi tiền mặt vào TK ngân hàng, kho bạc, mua tài sản, hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho các hoạt động, cấp kinh phí cho cấp dưới, thanh toán công nợ cho các đối tác liên quan. *) Chứng từ kế toán thu chi tiền mặt - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng - Bảng kê vàng bạc, đá quý - Bảng kê kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc...) - Biên lai thu tiền *) Phương pháp hạch toán Các trường hợp tăng tiền mặt tại quỹ: - Rút TGNH, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 31 Có TK 112 TGNH, kho bạc - Nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt, căn cứ phiếu thu ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt (TK cấp 2 phù hợp) Có TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 Nguồn kinh phí dự án Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN ... Các khoản tiền nhận là kinh phí rút từ dự toán thì ghi Có TK 008, 009 - Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí và các khoản thu khác ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 511 Các khoản thu - Khi thu được các khoản thu của khách hàng, thu nợ cho vay, tiền thừa tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 311 Các khoản phải thu Có TK 312 Tạm ứng Có TK 313 Cho vay - Khi thu hồi các khoản công nợ phải thu nội bộ hoặc thu hộ nội bộ phải trả bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 342 Thanh toán nội bộ Có TK 341 Kinh phí cấp cho đơn vị phụ thuộc - Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định nguyên nhân chờ xử lí, kế toán ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 32 Có TK 331 Các khoản phải trả (3318) - Khi thu được lãi cho vay, lãi tín phiếu, trái phiếu bằng tiền mặt ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 511 Các khoản thu (5118) Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất cung ứng - Chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Khi thu tiền mặt bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất cung ứng Có TK 5118 Thu sự nghiệp khác Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp - Trường hợp hàng hoá dịch vụ không thuộc diện chịu thuế hoặc đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp kế toán ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt (Tổng giá thanh toán) Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất cung ứng Có TK 5118 Thu sự nghiệp khác Các trường hợp giảm tiền mặt tại quỹ: - Chi tiền mặt mua vật liệu, CCDC, hàng hoá căn cứ phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 152 Vật liệu, dụng cụ Nợ TK 155 Sản phẩm hàng hoá Nợ TK 631 Mua về dùng ngay cho sản xuất Nợ TK 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 33 Có TK 111 Tiền mặt - Chi tiền mặt để mua TSCĐ đưa vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, hoạt động sản xuất kinh doanh... Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 TSCĐ vô hình Nợ TK 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 Tiền mặt Đồng thời căn cứ vào nguồn sử dụng để mua sắm TSCĐ để ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ hoặc ghi tăng nguồn vốn kinh doanh: Nợ TK 431 Quỹ cơ quan Nợ TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Nợ TK 661 Chi hoạt động Nợ TK 662 Chi dự án Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 411 Nguồn vốn KD - Khi chi các khoản đầu tư XDCB, chi hoạt động sự nghiệp, chi thực hiện đơn đặt hàng của NN, chi thực hiện chương trình dự án, chi hoạt động SXKD... bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 241 XDCB dở dang Nợ TK 661 Chi hoạt động Nợ TK 662 Chi dự án Nợ TK 635 Chi thực hiện đơn đặt hàng của NN Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD... Có TK 111 Tiền mặt - Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ vay hoặc chi trả lương... Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 34 Nợ TK 331 Các khoản phải trả Nợ TK 334 Phải trả viên chức Có TK 111 Tiền mặt - Chi tạm ứng bằng tiền mặt hoặc cấp kinh phí cho cấp dưới, kế toán ghi: Nợ TK 312 Tạm ứng Nợ TK 341 Cấp kinh phí cho cấp dưới Có TK 111 Tiền mặt - Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền mặt, các khoản vãng lai... Nợ TK 341 Kinh phí, vốn cấp cho đơn vị phụ thuộc Nợ TK 342 Thanh toán nội bộ Có TK 111 Tiền mặt - Chi quỹ cơ quan nộp các khoản thuế, phí, lệ phí, KPCĐ, BHXH... Nợ TK 431 Quỹ cơ quan Nợ TK 333 Các khoản phải nộp NN Nợ TK 332 Các khoản phải nộp theo lương Có TK 111 Tiền mặt - Số tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê, kế toán ghi: Nợ TK 311 Các khoản phải thu (3118) Có TK 111 Tiền mặt - Chênh lệch giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ: Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 111 Tiền mặt (1112) 2.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc. *) Nội dung thu chi tiền gửi Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 35 TGNH, kho bạc của các đơn vị HCSN bao gồm: tiền VN, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Nội dung thu chi TGNH, kho bạc: - TGNH, kho bạc được tăng lên chủ yếu là do: xuất quỹ tiền mặt gửi vào TK ngân hàng, kho bạc, nhận được các khoản kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí đầu tư XDCB, nguồn kinh phí NN đặt hàng cấp bằng chuyển khoản, bán hàng hoá, dịch vụ hoặc các đối tác thanh toán nợ bằng chuyển khoản... - TGNH chi ra cho các mục đích sau: rút TGNH, kho bạc về quỹ tiền mặt để thanh toán, thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ, tài sản bằng chuyển khoản, thanh toán công nợ bằng chuyển khoản... *) Chứng từ kế toán Căn cứ để ghi sổ kế toán TGNH, kho bạc là các chứng từ: - Giấy báo nợ - Giấy báo có - Bảng sao kê của NH, kho bạc kèm theo chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, bảng kê nộp sec). *) Phương pháp hạch toán - Các trường hợp tăng TGNH, kho bạc - Nộp tiền mặt vào NH, kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 112 TGNH, kho bạc Có TK 111 Tiền mặt - Thu được các khoản nợ phải thu bằng TGNH, kho bạc, căn cứ giấy báo có của NH, kho bạc kế toán ghi: Nợ TK 112 TGNH, kho bạc Có TK 311 Các khoản phải thu Có TK 312 Tạm ứng Có TK 313 Cho vay Có TK 342 Thanh toán nội bộ Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 36 Có TK 341 Kinh phí cấp cho đơn vị cấp dưới - Khi nhận được kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí đầu tư XDCB, vốn kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 112 TGNH, kho bạc Có TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 Nguồn kinh phí dự án Có TK 465 Nguồn kinh phí thực hiện đơn đặt hàng Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh Có TK 336 Tạm ứng kho bạc - Nếu TGNH, kho bạc tăng do rút dự toán thì ghi Có TK 008, 009 - Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí, kế toán ghi: Nợ TK 112 TGNH, kho bạc Có TK 511 Thu sự nghiệp và thu khác Có TK 531 Thu hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ kinh doanh Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp - Chênh lệch do đánh giá lại, kế toán ghi: Nợ TK 112 TGNH, kho bạc Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá - Các trường hợp giảm TGNH, kho bạc - Rút TGNH, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 112 TGNH, kho bạc - Mua NVL, CCDC, hàng hoá bằng TGNH, kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 152 Vật liệu, CCDC Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 37 Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 112 TGNH, kho bạc - Khi mua TSCĐ bằng TGNH, kho bạc cho hoạt động HCSN và kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 TSCĐ vô hình Nợ TK 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 112 TGNH, kho bạc - Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: Nợ TK 431 Quỹ cơ quan Nợ TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Nợ TK 661 Chi hoạt động Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh - Chi tạm ứng, thanh toán các khoản phải trả phải nộp theo lương, nộp phí, lệ phí, kế toán ghi: Nợ TK 312 Tạm ứng Nợ TK 313 Cho vay Nợ TK 331 Các khoản phải trả Nợ TK 332 Các khoản phải nộp theo lương Nợ TK 333 Các khoản phải nộp NN Có TK 112 TGNH, kho bạc - Kinh phí cấp cho cấp dưới hoặc nộp hoặc thanh toán các khoản vãng lai khác cho đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới, kế toán ghi: Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 38 Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Nợ TK 342 Thanh toán nội bộ Có TK 112 TGNH, kho bạc - Chi bằng TGNH, kho bạc cho mục đích đầu tư XDCB, cho hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ kinh doanh, thực hiện dự án, kế toán ghi: Nợ TK 241 XDCB dở dang Nợ TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 635 Chi thực hiện đơn đặt hàng Nợ TK 661 Chi hoạt động Nợ TK 662 Chi dự án Có TK 112 TGNH, kho bạc - Cuối niên độ, theo chế độ tài chính quy định phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết bằng TGNH, kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Nợ TK 462 Nguồn kinh phí dự án Nợ TK 465 Nguồn kinh phí thực hiện đơn đặt hàng của NN ... Có TK 112 TGNH, kho bạc - Chênh lệch do đánh giá lại ngoại tệ; Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá Có TK 112 TGNH, kho bạc Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 39 Chương 3: KẾ TOÁN VẬT TƯ, SẢN PHẨM HÀNG HOÁ 3.1. Nhiệm vụ của kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hóa 3.1.1. §¸nh gi¸ vËt t­. *) Đặc điểm vật liệu, dụng cụ Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận tài sản mà đơn vị HCSN khai thác sử dụng để phục vị cho hoạt động của đơn vị. Khác với đơn vị SXKD, vật liệu, dụng cụ ở các đơn vị HCSN là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho hoạt động HCSN theo chức năng nhiệm vụ được giao. Vật liệu, dụng cụ được coi là hình thái tài sản thuộc nguồn kinh phí, quỹ cơ quan hoặc Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 40 vốn thuộc quyền sử dụng, khai thác lợi ích của mỗi đơn vị HCSN. *) Phân loại vật liệu, dụng cụ Vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN gồm nhiều loại có công dụng và vai trò khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị. Để đáp ứng được yêu cầu quản lí và hạch toán vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN thường được phân thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu dùng trong công tác chuyên môn ở các đơn vị HCSN là các vật liệu chủ yếu như thuốc dùng để khám bệnh, giấy bút mực dùng cho văn phòng, in ấn, ở đơn vị SXKD là nguyên vật liệu chính, là nguyên liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm. - Nhiên liệu: là loại vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động của đơn vị như: than, củi, xăng dầu... - Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu dùng để thay thế sửa chữa các chi tiết bộ phận của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải... - Dụng cụ: là tư liệu không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ, thường gồm ấm chén, phích nước, bàn ghế, tủ tài liệu,... *) Đánh giá vật liệu, dụng cụ Hạch toán nhập, xuất, kho vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN phải phản ánh theo giá thực tế. Việc xác định giá thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán được quy định cho từng trường hợp cụ thể sau: * Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ nhập kho: - Giá thực tế vật liệu, dụng cụ mua ngoài nhập kho: + Đối với vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án đề tài được tính theo giá mua thực tế ghi trên hóa đơn (tổng giát thanh toán). Các chi phí liên quan tới quá trình thu mua (chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp...) được ghi trực tiếp vào các tài khoản liên quan. + Đối với vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động SXKD:  Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá thực tế của vật liệu, dụng cụ mua ngoài dùng vào hoạt động SXKD là giá mua không có thuế GTGT. Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 41  Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, giá thực tế của vật liệu, dụng cụ là tổng giá mua có thuế GTGT, tức là tổng giá thanh toán. - Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ tự chế nhập kho là toàn bộ chi phí thực tế hợp lí, hợp lệ đơn vị bỏ ra để sản xuất vật liệu, dụng cụ đó. - Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác định trên cơ sở giá trị hiện còn của vật liệu, dụng cụ đó. * Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ xuất kho: Việc xác định giá thực tế của vật liệu, dụng cụ có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: - Giá thực tế bình quân gia quyền - Giá thực tế nhập trước, xuất trước - Giá thực tế nhập sau, xuất trước - Giá thực tế đích danh 3.1.2. §¸nh gi¸ s¶n phÈm, hµng ho¸ *) Đặc điểm sản phẩm, hàng hóa Tùy theo tính chất, đặc điểm của từng ngành mà trong quá trình hoạt động ở đơn vị HCSN có các hoạt động sản xuất sự nghiệp, hoạt động SXKD, dịch vụ hoặc có hoạt động nghiên cứu, thí nghiệm có tạo sản phẩm để tiêu thụ, tiêu dùng nội bộ ở đơn vị. Sản phẩm sản xuất ra từ hoạt động sản xuất kinh doanh trùng với sản phẩm của hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị. Trường hợp này ở các đơn vị sự nghiệp như sự nghiệp y tế, văn hóa, giáo dục Một số hàng hóa đơn vị mua về để bán hoặc phục vụ cho hoạt động chuyên môn của đơn vị (như các cơ sở khám chữa bệnh, sản xuất các loại thuốc, vawcsxin, thuốc chữa bệnh mua về để bán, các cơ sở giáo dục làm đại lí sách). Hoạt động SXKD, dịch vụ ở các đơn vị HCSN là hoạt động nhằm tận dụng hết năng lực về cơ sở vật chất kỹ thuật của đơn vị để tăng thu nhập, hỗ trợ nguồn kinh phí cac loại trong điều kiện cán cân thu chi của NSNN còn nhiều khó khăn. *) Phân loại sản phẩm, hàng hoá Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 42 Sản phẩm hàng hóa được phân loại theo ngành hàng để quản lí tương tự như phân loại sản phẩm, hàng hóa trong doanh nghiệp. *) Đánh giá sản phẩm, hàng hoá Tùy từng trường hợp cụ thể như sau: * Giá thực tế của sản phẩm, hàng hóa nhập kho: - Giá thực tế của hàng hóa mua về để kinh doanh là giá thực tế trên hóa đơn mua hàng cộng với chi phí thu mua. - Sản phẩm, hàng hóa do đơn vị tự sản xuất: giá thực tế nhập kho là giá thành thực tế của sản phẩm, hàng hóa hoàn thành nhập kho. - Đối với sản phẩm thu hồi được trong nghiên cứu, thí nghiệm: giá nhập kho được xác định trên cơ sở giá có thể mua bán được trên thị trường (do hội đồng định giá của đơn vị xác định). * Giá thực tế của sản phẩm, hàng hóa xuất kho: Việc xác định giá thực tế của sản phẩm, hàng hóa có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: - Giá thực tế bình quân gia quyền - Giá thực tế nhập trước, xuất trước - Giá thực tế nhập sau, xuất trước - Giá thực tế đích danh 3.2. Tµi kho¶n sö dông * TK 152 - vật liệu dụng cụ Kế toán vật liệu dụng cụ sử dụng TK 152: “vật liệu dụng cụ” TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại vật liệu, dụng cụ trong kho của đơn vị HCSN. Nội dung, kết cấu: Bên nợ phản ánh: + Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ tăng do mua nhập kho. + Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho từ nguồn khác. + Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ thừa khi kiểm kê. Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 43 Bên có phản ánh: + Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ giảm do xuất dùng cho các loại hoạt động. + Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất kho khác. + Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ thiếu khi kiểm kê. Số dư nợ: phản ánh trị giá thực tế của vật liệu, dụng cụ tồn kho cuối kì. TK 152 có 2 tài khoản chi tiết: TK 1521 Vật liệu Tk 1526 Dụng cụ * TK 155 – Sản phẩm, hàng hóa TK này phản ánh tình hình biến động tăng giảm các loại sản phẩm, hàng hóa của đơn vị HCSN có hoạt động SXKD, thương mại dịch vụ hoặc có hoạt động nghiên cứu thí nghiệm có sản phẩm tận thu. Nội dung, kết cấu: Bên nợ phản ánh: - Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hóa nhập kho; - Trị giá sản phẩm, hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên có phản ánh: - Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hóa xuất kho; - Trị giá sản phẩm, hàng hóa thiếu phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên nợ: trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hóa hiện có trong kho của đơn vị. 3.3. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n. 3.3.1. KÕ to¸n vËt t­. Các trường hợp tăng VL, DC: - Mua VL, DC sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, kế toán ghi: Nợ TK 152 Vật liệu, dụng cụ Nợ TK 661, 662 Mua dùng ngay cho hoạt động Có TK 111, 112, 331(3311) Tổng giá thanh toán - Mua ngoài VL, DC phục vụ hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 152 Vật liệu, dụng cụ Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 44 Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD Nợ TK 3113 Thuế GTGT được khấu trừThuế Có TK 111, 112, 331(3113) Tổng giá thanh toán - Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu, dụng cụ được hạch toán trực tiếp vào chi phí cho các đối tượng liên quan: Nợ TK 152, 661, 662, 631 Nợ TK 3113 Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331 - Nhập kho VL, DC được cấp kinh phí, cấp vốn kế toán ghi: Nợ TK 152 Vật liệu, dụng cụ Có TK 411 Nguồn vốn KD Có TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng chi phí ĐT XDCB Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 Nguồn kinh phí dự án Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN - Vật liệu, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 152 Vật liệu, dụng cụ Có TK 331 (3318) Các khoản phải trả - Nhập kho vật liệu, dụng cụ vay của đơn vị khác, ghi: Nợ TK 152 vật liệu, dụng cụ Có TK 331 (3312) Phải trả nợ vay - Nhập kho vật liệu, dụng cụ do được viện trợ không hoàn lại và đơn vị có chứng từ thu chi ngân sách ngay khi nhận viện trợ, căn cứ mục đích của viện trợ, biếu tặng ghi: Nợ TK 152 vật liệu, dụng cụ Có TK 461, 462, 465, 441, 411 - Nhập kho vật liệu, dụng cụ do được viện trợ không hoàn lại nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu chi ngan sách theo quy định thì phản ánh: Nợ TK 152 vật liệu, dụng cụ Có TK 521 Thu chưa qua ngân sách Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 45 Các trường hợp giảm vật liệu, dụng cụ: - Xuất kho vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động HCSN, hoạt động dự án, hoạt động SXKD kế toán ghi: Nợ TK 241, 631, 635, 643, 661, 662, Có TK 152 vật liệu, dụng cụ Đồng thời ghi Nợ TK 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng Khi nhận giấy báo hỏng, mất vật liệu, dụng cụ ghi: Có TK 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng. - Khi cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng vật liệu, dụng cụ: Cấp trên ghi: Nợ TK 341 Cấp kinh phí cho cấp dưới Có TK 152 vật liệu, dụng cụ Cấp dưới khi nhận, phản ánh: Nợ TK 152 vật liệu, dụng cụ Nợ TK 661, 662, 635 (nếu đưa vào sử dụng ngay) Có TK 411, 441, 461, 462, 465 - Vật liệu, dụng cụ thiếu khi kiểm kê, kế toán phản ánh: Nợ TK 311 (3118) Phải thu khác Có TK 152 vật liệu, dụng cụ - Khi có quyết định xử lí, căn cứ từng trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 631, 661, 662 Nợ TK 334 Phải trả viên chức (trừ vào lương) Nợ TK 111 Thu bằng tiền mặt Có TK 311 (3118) Phải thu khác - Đối với vật liệu, dụng cụ đã quyết toán năm trước + Đối với vật liệu, dụng cụ còn sử dụng được, trong năm khi xuất vật liệu, dụng cụ ra sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển sang năm sau Có TK 152 vật liệu, dụng cụ + Cuối năm cần xác định rõ số vật liệu, dụng cụ tồn kho năm trước chuyển sang năm sau nhưng không còn sử dụng được, ghi thanh lí: Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 46 Nợ TK 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển sang năm sau Có Tk 152 vật liệu, dụng cụ + Nếu thanh lí có thu hồi kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 311 Có TK 5118 Thu khác - Cuối năm ghi số vật liệu, dụng cụ tồn kho thuộc nguồn kinh phí năm báo cáo: Nợ TK 661 Chi hoạt động (6612 - năm nay) Có TK 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển sang năm sau 3.3.2. KÕ to¸n s¶n phÈm, hµng ho¸ Các trường hợp tăng sản phẩm, hàng hóa: - Nhập kho sản phẩm, hàng hóa do bộ phận sản xuất tạo ra, sản phẩm thu được từ hoạt động chuyên môn, nghiên cứu, chế thử, thử nghiệm kế toán ghi: Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hóa Có TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 661 Chi hoạt động Có TK 662 Chi dự án Có TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN - Khi mua sản phẩm, hàng hóa ngoài nhập kho, dùng vào hoạt động SXKD thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hóa Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD Nợ TK 311 Các khoản phải thu (3113 – thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 111, 112, 312, 331 Tổng giá thanh toán - Mua sản phẩm, hàng hóa nhập kho, dùng hoạt động SXKD thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế, ghi: Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hóa Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán Các trường hợp giảm sản phẩm, hàng hóa: - Khi xuất kho sản phẩm, hàng hóa để bán, kế toán ghi: Nợ TK 531 Thu hoạt động SXKD Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 47 Có TK 155 Sản phẩm, hàng hóa - Xuất kho sản phẩm, hàng hóa cho hoạt động HCSN, dự án, Nợ TK 241, 661, 662, 635 Có TK 155 Sản phẩm, hàng hóa - Sản phẩm, hàng hóa phát hiện thừa thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lí: + Trường hợp phát hiện thiếu: Nợ TK 311 (3118) Phải thu khác Có TK 155 sản phẩm, hàng hóa + Trường hợp phát hiện thừa: Nợ TK 155 Sản phẩm, hàng hóa Có TK 331 (3318) Phải trả khác Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 48 Chương 4: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 4.1. Phân loại, đánh giá TSCĐ 4.1.1. Ph©n lo¹i tµi s¶n cè ®Þnh. *) Quy định hạch toán TSCĐ - Phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời cả về mặt số lượng, giá trị và hiện trạng của những TSCĐ hiện có; tình hình tăng giảm và việc sử dụng TSCĐ. Thông qua đó giám đốc chặt chẽ việc đầu tư, mua sắm, sử dụng TSCĐ của đơn vị. - Trong mọi trường hợp, kế toán TSCĐ phải tôn trọng nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá (giá thực tế hình thành TSCĐ) và giá trị còn lại của TSCĐ. - Kế toán TSCĐ phải phản ánh đầy đủ cả 3 chỉ tiêu giá trị của TSCĐ: nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ. Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị hao mòn của TSCĐ - Kế toán phải phân loại TSCĐ theo đúng phương pháp phân loại đã được thống nhất nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác quản lí, tổng hợp chỉ tiêu của Nhà nước. *) Đặc điểm TSCĐ TSCĐ trong các đơn vị HCSN là cơ sở vật chất, kĩ thuật cần thiết để đảm bảo cho hoạt động của các đơn vị được tiến hành bình thường. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sự nghiệp cũng như hoạt động SXKD, TSCĐ có những đặc điểm sau: - TSCĐ tham gia vào nhiều năm hoạt động sự nghiệp cũng như vào nhiều chu kì SXKD mà không thay đổi hình thái vật chất ban đầu. - Trong quá trình tham gia vào các hoạt động, TSCĐ bị hao mòn dần, giá trị hao mòn của TSCĐ được ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (đối với TSCĐ dùng vào hoạt động sự nghiệp) hoặc được tính vào chi phí SXKD (với TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD). *) Phân loại TSCĐ Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 49 TSCĐ hữu hình là những tư liệu lao động có hình thái vật chất và có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định. Căn cứ vào công dụng và kết cấu TSCĐ hữu hình được phân chia thành các loại sau: - Nhà cửa, vật kiến trúc: phản ánh giá trị của tài sản là nhà cửa, vật kiến trúc bao gồm: + Nhà cửa: nhà làm việc, nhà hát, nhà bảo tàng, thư viện, hội trường, câu lạc bộ, cung văn hóa, nhà thi đấu thể thao, phòng nghiên cứu, thực hành, lớp học, nhà trẻ, nhà mẫu giáo, nhà khám bệnh cho bệnh nhân, nhà nghỉ, nhà an dưỡng, nhà để xe, nhà kho, chuồng trại gia súc. + Vật kiến trúc gồm: giếng khoan, giếng đào, sân phơi, sân chơi, bể chứa, cầu cống, hệ thống cấp thoát nước, đê, đập, sân vận động, bể bơi, trường bắn, các lăng tẩm, tượng đài... - Phương tiện vận tải truyền dẫn: phán ánh giá trị các phương tiện vận tải truyền dẫn dùng trong công tác chuyên môn của đơn vị gồm: xe máy, ô tô, tàu thuyền, xe bò, xe ngựa, xe lam, đường ống và các thiết bị truyền dẫn (thông tin, điện nước). - Phương tiện quản lí: phản ánh giá trị các loại thiết bị và sử dụng trong công tác quản lí và văn phòng như: máy tính, bàn ghế, thiết bị dụng cụ đo lường, kiểm tra chất lượng... - TSCĐ khác: phản ánh giá trị TSCĐ khác chưa được quy định, phản ánh ngoài các loại tài sản nêu trên. Chủ yếu là tài sản mang tính đặc thù như: tác phẩm nghệ thuật, sách, báo khoa học, kĩ thuật trong các thư viện và sách báo phục vụ cho công tác chuyên môn, các vật phẩm trưng bày trong các bảo tàng, các bảng thiết kế mẫu của đơn vị thiết kế cho đơn vị khác thuê, các TSCĐ là cơ thể sống, cây lâu năm, súc vật làm việc và súc vật cho sản phẩm, vườn cây cảnh... 4.1.2. Đánh giá TSCĐ Đánh giá TSCĐ là biểu hiện giá trị TSCĐ bằng tiền theo những nguyên tắc nhất định. TSCĐ được phản ánh theo giá trị sau: - Nguyên giá (giá trị ban đầu): theo giá thực tế mua sắm, xây dựng hoặc cam kết nhận vốn, đánh giá... - Giá trị hao mòn: xác định theo nguyên tắc cộng dồn hao mòn (hao mòn lũy kế) sau mỗi năm (đối với những TSCĐ đầu tư từ các nguồn kinh phí) hoặc số khấu hao đã tính mỗi kì hạch toán (đối với TSCĐ dùng cho kinh doanh). - Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị hao mòn lũy kế Xác định nguyên giá trong từng trường hợp cụ thể: - TSCĐ mua sắm (kể cả mua mới và cũ) Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 50 Nguyên giá bằng giá mua thực tế trừ giảm giá cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí cải tạo, nâng cấp trước khi đưa vào sử dụng, chi phí lắp đặt, chạy thử, thuế và lệ phí trước bạ (nếu có). Đối với TSCĐ mua sắm dùng cho hoạt động SXKD, nguyên giá được tính giống như các doanh nghiệp tức là phụ thuộc vào phương pháp tính thuế áp dụng. - Nguyên giá TSCĐ xây dựng mới hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng là giá thực tế của công trình xây dựng được duyệt y quyết toán theo quy định. - Nguyên giá TSCĐ được cấp hoặc điều chuyển đến là giá trị ghi trong Biên bản giao nhận TSCĐ của đơn vị cấp và chi phí lắp đặt chạy thử (nếu có). - Nguyên giá TSCĐ được tài trợ, viện trợ, được cho, được biếu tặng là giá được cơ quan tài chính tính để ghi thu, ghi chi ngân sách hoặc giá trị theo đánh giá thực tế khi giao nhận cộng với chi phí cải tạo, nâng cấp TSCĐ, các chi phí lắp đặt chạy thử (nếu có)... mà bên nhận phải chi ra trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng. - Các tài sản đặc biệt (tài sản vô giá) được sử dụng giá quy ước làm căn cứ để ghi sổ kế toán nhưng không cộng vào tổng giá trị TSCĐ của đơn vị. Giá quy ước được xác định trên cơ sở giá thị trường hoặc giá trị các tài sản tương đương. 4.2. Tµi kho¶n s dng: +) Kế toán TSCĐ HH sử dụng TK 211 – TSCĐ HH TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình tăng giảm các loại TSCĐ HH của đơn vị theo nguyên giá. Kết cấu và nội dung TK 211 Bên nợ phản ánh: - Nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng do mua sắm, do XDCB hoàn thành bàn giao, do được cấp phát biếu tặng... - Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm hoặc do sửa chữa cải tạo, nâng cấp. - Tăng nguyên giá do đánh giá lại... Bên có phản ánh nguyên giá TSCĐ HH giảm do: - Điều chuyển cho đơn vị khác do nhượng bán, thanh lí. - Tháo bớt một số bộ phận của TSCĐ - Đánh giá lại, mất mát. Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 51 Số dư bên nợ: nguyên giá TSCĐ hiện có ở đơn vị. +) TK 212 – TSC§ v« h×nh. Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña toµn bé TSC§ v« h×nh cña doanh nghiÖp. KÕt cÊu cña tµi kho¶n 212 TSC§ v« h×nh : Bªn nî : Nguyªn gi¸ TSC§ v« h×nh t¨ng. Bªn cã : Nguyªn gi¸ TSC§ v« h×nh gi¶m. Sè d­ bªn nî : Nguyªn gi¸ TSC§ v« h×nh hiÖn cã +) TK sử dụng: TK 214 – hao mòn TSCĐ Bên nợ phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ giảm do: - Giảm TSCĐ (thanh lí, nhượng bán, thiếu...) - Đánh giá lại (trường hợp đánh giá giảm) Bên có phản ánh giá trị hao mòn tăng do: - Tính hao mòn TSCĐ trong năm sử dụng - Đánh giá lại TSCĐ (trường hợp đánh giá tăng). Số dư bên có: giá trị hao mòn TSCĐ hiện có. TK 214 có 2 TK cấp 2: TK 2141 – hao mòn TSCĐ hữu hình TK 2142 – hao mòn TSCĐ vô hình 4.3. Phng pháp k toán 4.3.1. KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh. Các trường hợp tăng TSCĐ: - Rút dự toán chi hoạt động, chi dự án, chi theo đơn đặt hàng của NN...mua TSCĐ về dùng ngay, kế toán căn cứ chứng từ ghi: Nợ TK 211 TSCĐ HH Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 Nguồn kinh phí dự án Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng NN - Nếu phải qua lắp đặt, chạy thử kế toán ghi: Nợ TK 241 XDCBDD Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 Nguồn kinh phí dự án Có TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng NN Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 52 Có TK 111, 112 Chi phí lắp đặt, chạy thử Đồng thời ghi: Có TK 008 Dự toán kinh phí hoạt động Có TK 009 Dự toán kinh phí khác - Khi lắp đặt xong, bàn giao đưa vào sử dụng kế toán ghi: Nợ TK 211 TSCĐ HH Có TK 241 XDCBDD Cả hai trường hợp trên đều phải đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và tăng chi hoạt động hoặc tăng chi dự án... Nợ TK 661 Chi hoạt động (nếu TSCĐ mua bằng kinh phí hoạt động) Nợ TK 662 Chi dự án (nếu TSCĐ mua bằng nguồn kinh phí dự án) Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Xuất quỹ tiền mặt hoặc rút TGNH mua TSCĐ về đưa ngay vào sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 211 TSCĐ HH Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán Đồng thời căn cứ nguồn kinh phí dùng để mua sắm TSCĐ để ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động (nếu TSCĐ mua bằng kinh phí hoạt động) Nợ TK 662 Chi dự án (nếu TSCĐ mua bằng nguồn kinh phí dự án) Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Đối với công trình XDCB đã hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng + Căn cứ quyết toán được duyệt giá trị thực tế của công trình, kế toán ghi: Nợ TK 211 TSCĐ HH Có TK 241 XDCBDD + TSCĐ được đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí ĐTXDCB, ghi: Nợ TK 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 4.3.2. Kế toán tài sản cố định vô hình (các trường hợp hạch toán giống như TSCĐ HH) Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 53 4.3.3. Kế toán hao mòn tài sản cố định *) Nguyên tắc hạch toán kế toán - Tất cả TSCĐ được Nhà nước giao quản lí, sử dụng tại đơn vị đều phải tính hao mòn TSCĐ hàng năm. Hao mòn TSCĐ được tính một năm một lần vào tháng 12 hàng năm. TSCĐ tăng, giảm trong năm này thì năm sau mới tính hao mòn hoặc thôi không tính hao mòn. Các TSCĐ đã tính hao mòn đủ nhưng vẫn còn sử dụng thì không phải tính hao mòn. - Các loại TSCĐ sau đơn vị không phải tính hao mòn: + TSCĐ đặc biệt (vô giá) như: các cố vật, các bộ sách cổ, vật trưng bày ở viện bảo tàng + TSCĐ thuê ngoài sử dụng tạm thời; + TSCĐ giữ hộ, cất trữ hộ Nhà nước. - Đối với TSCĐ của đơn vị HCSN sử dụng vào mục đích SXKD phải trích khấu hao tính vào chi phí SXKD và phải theo dõi chi tiết việc trích khấu hao TSCĐ theo chế độ quản lí và khấu hao tài sản của Bộ tài chính. *) Phương pháp tính hao mòn TSCĐ Mức hao mòn hàng năm của TSCĐ = Nguyên giá của TSCĐ x Tỷ lệ hao mòn (% năm) Hàng năm trên cơ sở số hao mòn tăng, số hao mòn giảm phát sinh trong năm, đơn vị tính tổng hao mòn cho năm đó. Số hao mòn tăng năm N = Nguyên giá TSCĐ tăng năm N x Tỷ lệ tính hao mòn (%) x Số tháng TSCĐ tăng phải tính hao mòn trong năm 12 tháng Số hao mòn giảm năm N = Nguyên giá TSCĐ giảm năm N x Tỷ lệ tính hao mòn (%) x Số tháng TSCĐ giảm phải tính hao mòn trong năm 12 tháng Số hao mòn giảm trong = Số hao mòn của những TSCĐ giảm + Số hao mòn của những TSCĐ đã đủ hao mòn nhưng vẫn còn Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 54 năm N sử dụng trong năm N Về nguyên tắc: TSCĐ tăng, giảm tháng trước thì tháng sau là tháng tính thêm hao mòn hay thôi không tính hao mòn. Những TSCĐ đầu tư bằng các nguồn kinh phí được khai thác cho mục đích kinh doanh thì phải trích khấu hao. Số khấu hao được ghi tăng nguồn kinh phí hỗ trợ phát triển sự nghiệp. *) Phương pháp hạch toán - Cuối kì kế toán năm, căn cứ hao mòn TSCĐ tính được dùng trong hoạt động HCSN (TSCĐ có nguồn gốc từ ngân sách), kế toán ghi: Nợ TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 214 Hao mòn TSCĐ - Hàng tháng, khi trích hao mòn TSCĐ thuộc nguồn vốn kinh doanh dùng cho hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD Có TK 214 Hao mòn TSCĐ - Đối với TSCĐ do ngân sách NN cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách (trừ TSCĐ do ngân sách cấp vốn kinh doanh) dùng cho hoạt động SXKD thì hàng tháng khi trích khấu hao, ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD Có TK 431 Quỹ cơ quan (4314) (nếu được bổ sung quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp) Có TK 333 Các khoản phải nộp NN (nếu phải nộp NN) - Khi phát sinh giảm giá trị hao mòn TSCĐ do NSNN cấp hoặc có nguồn gốc từ NSNN do TSCĐ điều chuyển, thanh lí, nhượng bán, phát hiện thiếu, ghi: Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Nợ TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) Có TK 211, 213 Nguyên giá TSCĐ - Khi phát sinh giảm giá trị hao mòn TSCĐ thuộc nguồn vốn kinh doanh do thanh lí, nhượng bán hoặc phát hiện thiếu, ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD (phần giá trị còn lại của TSCĐ thanh lí, nhượng bán) Nợ TK 311 Các khoản phải thu (3118) (phần giá trị còn lại của TSCĐ phát hiện thiếu) Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ (phần giá trị hao mòn) Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 55 Có TK 211, 213 Nguyên giá - Điều chỉnh tăng giảm hao mòn TSCĐ khi đánh giá lại: + Trường hợp điều chỉnh tăng, ghi: Nợ TK 211, 213 Phần nguyên giá TSCĐ tăng Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (phần giá trị còn lại tăng) Có TK 214 Hao mòn TSCĐ (phần giá trị hao mòn tăng) + Trường hợp điều chỉnh giảm, ghi: Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn giảm) Nợ TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại giảm) Có TK 211, 213 Nguyên giá TSCĐ giảm CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN 5.1. KÕ to¸n thanh to¸n víi c«ng nh©n viªn, ®èi t­îng kh¸c vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng 5.1.1. Tµi kho¶n sö dông. *) TK 313 – Cho vay TK này dùng để theo dõi tiền gốc cho vay và thanh toán nợ gốc cho vay. Nội dung kết cấu: Bên nợ phản ánh: số tiền đã cho vay. Bên có phản ánh: - Số nợ gốc đã thu hồi - Số nợ gốc được nhà tài trợ cho phép xóa nợ. Số dư bên nợ: phản ánh số tiền đã cho vay chưa thu hồi, chưa xử lí. Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 56 TK 313 chi tiết thành 3 TK cấp 2: TK 3131 - Cho vay: dùng để phản ánh cac khoản cho vay và tình hình thu hồi các khoản cho vay theo từng đối tượng nhận nợ. TK 3132 - Quá hạn: dùng để phản ánh các khoản nợ cho vay đã quá thời hạn trả nhưng đối tượng vay chưa trả, chuyển sang nợ quá hạn. TK 3133 – Khoanh nợ: dùng để phản ánh các khoản nợ cho vay nhưng đối tượng vay không có khả năng trả nợ, chuyển sanh khoanh nợ. *) TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương TK này dùng để phản ánh tình hình trích, nộp và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ của đơn vị HCSN với cơ quan bảo hiểm và cơ quan công đoàn. Bên nợ phản ánh: - Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lí. - Số BHXH, BHYT phải trả cho công chức, viên chức. - Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị Bên có phản ánh: - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lí. - Số BHXH, BHYT mà công chức, viên chức phải nộp được trừ vào lương hàng tháng. - Số tiền BHXH được cơ quan BHXH thanh toán về số BHXH đơn vị đã chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ bảo hiểm của đơn vị. - Số phải nộp về phạt nộp chậm số tiền BHXH. - Tiếp nhận KPCĐ do cấp trên cấp. Số dư bên có phản ánh: - Số BHXH, BHYT, KPCĐ còn phải nộp cho cơ quan BHXH và cơ quan công đoàn. - Số BHXH nhận của cơ quan BHXH nhưng chưa chi trả cho các đối tượng hưởng BHXH. TK này có thể có số dư bên nợ phản ánh: số tiền BHXH đơn vị đã chi trả cho công chức nhưng chưa được cơ quan BHXH thanh toán. TK này có 3 TK cấp 2: TK 3321 – BHXH: phản ánh tình hình nhận và chi trả BHXH ở đơn vị. TK 3322 – BHYT: phản ánh tình hình trích nộp thanh toán BHYT. Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 57 TK 3323 – KPCĐ: phản ánh tình hình trích KPCĐ ở đơn vị. TK 333 – Các khoản phải nộp NN TK này sử dụng ở đơn vị HCSN để phản ánh các khoản thuế phải nộp cho NSNN, các khoản phí, lệ phí đơn vị đã thu và các khoản phải nộp cho NN nếu có như thuế TNDN, thuế khác... Bên nợ phản ánh: các khoản thuế và các khoản khác đã nộp NN. Bên có phản ánh: các khoản thuế và các khoản khác phải nộp NN. Số dư bên có: phản ánh các khoản còn phải nộp NN. *) TK 334 – Phải trả công chức, viên chức TK này dùng để phản ánh tình hình thanh toán giữa đơn vị HCSN với cán bộ công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị về tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác. Nội dung kết cấu: Bên nợ phản ánh: - Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác đã trả cho cán bộ công chức, viên chức và người lao động. - Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương, tiền công của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động. Bên có phản ánh: tiền công, tiền lương và các khoản khác phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động. Số dư bên có: phản ánh các khoản còn phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động. *) TK 341 – Kinh phí cấp cho cấp dưới TK này dùng để phản ánh số kinh phí đã cấp hoặc đã chuyển trực tiếp cho cấp dưới bằng tiền, hiện vật và tình hình thanh quyết toán số kinh phí mỗi loại đã cấp, đã sử dụng tại các đơn vị cấp dưới trực thuộc. TK này chỉ mở ở các đơn vị cấp trên để theo dõi tình hình đã cấp cho cấp dưới. Các đơn vị cấp dưới khi nhận được kinh phí của cấp trên cấp xuống không phản ánh ở tài khoản này. TK 341 được mở theo dõi chi tiết theo từng đơn vị cấp dưới có quan hệ nhận kinh phí theo từng nguồn kinh phí. Kết cấu nội dung: Bên nợ phản ánh: số kinh phí đã cấp, đã chuyển cho cấp dưới. Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 58 Bên có phản ánh: số kinh phí ở đơn vị cấp dưới được duyệt y hoặc nộp lại. Số dư bên nợ: số kinh phí đã cấp cho cấp dưới nhưng chưa được quyết toán. *) TK 342 – Thanh toán nội bộ TK này dùng phản ánh các khoản thu hộ, chi hộ và các khoản thanh toán vãng lai khác không mang tính chất cấp kinh phí giữa các đơn vị nội bộ. Nội dung kết cấu: Bên nợ phản ánh: - Các khoản đã chi hộ, trả hộ cho đơn vị nội bộ. - Số phải thu của đơn vị cấp trên. - Số phải thu của đơn vị cấp dưới. - Thanh toán các khoản đã được đơn vị khác chi hộ. - Chuyển trả số tiền đã thu hộ. - Số đã cấp cho đơn vị cấp dưới hoặc đã nộp cho đơn vị cấp trên. - Số phải thu các khoản thanh toán vãng lai khác. Bên có phản ánh: - Số phải nộp đơn vị cấp trên; - Số phải cấp cho đơn vị cấp dưới; - Số đã thu hộ cho cấp dưới hoặc thu hộ cho cấp trên; - Phải trả các đơn vị nội bộ về số tiền các đơn vị đã chi hộ; - Nhận tiền các đơn vị nội bộ trả về các khoản đã thu hộ, chi hộ; - Các khoản phải thu đã được các đơn vị nội bộ thanh toán; - Số phải trả các khoản thanh toán vãng lai khác. TK này có thể có số dư bên nợ hoặc số dư bên có: Số dư bên nợ phản ánh số tiền còn phải thu ở các đơn vị trong nội bộ. Số dư bên có phản ánh số tiền còn phải trả, phải nộp, phải cấp ở các đơn vị trong nội bộ. 5.1.2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n 5.1.2.1. KÕ to¸n thanh to¸n víi c«ng nh©n viªn. *) Chứng từ kế toán thanh toán - Bảng chấm công; - Bảng thanh toán tiền lương; - Giấy báo làm thêm giờ; Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 59 - Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm ngoài giờ. *)Phương pháp hạch toán - Phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức và cho người lao động tính vào chi hoạt động, chi dự án, chi hoạt động SXKD... ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động Nợ TK 662 Chi dự án Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của NN Nợ TK 631 Chi hoạt động SXKD Có TK 334 Phải trả công chức, viên chức - Khi có quyết định sử dụng quỹ ổn định thu nhập để trả lương và quỹ thưởng để thưởng cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động, ghi: Nợ TK 431 Các quỹ (4311- Quỹ khen thưởng, 4313 – Quỹ ổn định thu nhập) Có TK 334 Phải trả công chức, viên chức - Tiền lương phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ở bộ phận đầu tư XDCB tính vào chi phí đầu tư XDCB, ghi: Nợ TK 241 (2412) XDCB dở dang Có TK 334 Phải trả công chức, viên chức - Số BHXH phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động theo chế độ BHXH, ghi: Nợ TK 332 (3321) Các khoản phải nộp theo lương Có TK 334 Phải trả công chức, viên chức - Phần BHXH, BHYT của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động khấu trừ vào lương phải trả, ghi: Nợ TK 334 Phải trả công chức, viên chức Có TK 332 (3321 – BHXH, 3322 - BHYT) - Xuất quỹ ứng trước và thanh toán tiền lương, tiền công... cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị, ghi: Nợ TK 334 Phải trả công chức, viên chức Có TK 111 Tiền mặt - Các khoản tiền tạm ứng chi không hết được khấu trừ vào tiền lương phải trả cán bộ, công chức, viên chức và người lao động, ghi: Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 60 Nợ TK 334 Phải trả công chức, viên chức Có TK 312 Tạm ứng - Thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lí khấu trừ vào tiền lương phải trả, ghi: Nợ TK 334 Phải trả công chức, viên chức Có TK 311 (3118) Phải thu khác Có TK 111, 112, 152, 153... Nếu có quyết định xử lí ngay - Thuế TNCN khấu trừ vào lương phải trả của cán bộ công chức, viên chức và người lao động, ghi: Nợ TK 334 Phải trả công chức, viên chức Có TK 333 (3337) Thuế TNCN 5.1.2.2. KÕ to¸n c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng * Phương pháp hạch toán: - Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp tính vào chi của đơn vị theo quy định: Nợ TK 661, 662, 635, 631, 241 Có TK 332 Các khoản phải nộp theo lương (3321, 3322, 3323) - Tính số BHXH, BHYT của cán bộ viên chức phải nộp trừ vào tiền lương, ghi: Nợ TK 334 Phải trả viên chức Có TK 332 (3321, 3322) Các khoản phải nộp theo lương - Khi đơn vị chuyển tiền nộp BHXH, KPCĐ hoặc mua thẻ BHYT, ghi: Nợ TK 332 (3321, 3322, 3323) Các khoản phải nộp theo lương Có TK 111, 112 Có TK 461, 462 Nếu rút dự toán kinh phí nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Trường hợp rút dự toán kinh phí thì đồng thời ghi: Có TK 008 Dự toán chi hoạt động Có TK 009 Dự toán chi chương trình, dự án - BHXH phải trả cho cán bộ viên chức theo chế độ, ghi: Nợ TK 332 (3321) Các khoản phải nộp theo lương Có TK 334 Phải trả công chức, viên chức - Khi chi trả BHXH cho viên chức trong đơn vị ghi: Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 61 Nợ TK 334 Phải trả công chức, viên chức Có TK 111, 112 - Khi nhận được số tiền cơ quan BHXH cấp cho đơn vị về số BHXH đã chi trả cho cán bộ viên chức, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 332 (3321) Các khoản phải nộp theo lương - Khi nhận được giấy phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp, ghi: Nợ TK 311 (3118) Các khoản phải thu (chờ xử lí phạt nộp chậm) Nợ TK 661, 662 Nếu được phép ghi vào chi hoạt động, chi dự án Có TK 332 (3321) Các khoản phải nộp theo lương - KPCĐ chi vượt được cấp bù, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 332 (333) Các khoản phải nộp theo lương - Chi tiêu KPCĐ cho các hoạt động cong đoàn tại đơn vị, ghi: Nợ TK 332 (3323) Các khoản phải nộp theo lương Có TK 111, 112 5.1.2.3. KÕ to¸n thanh to¸n víi c¸c ®èi t­îng kh¸c *) Kế toán kinh phí cấp cho cấp dưới +) Khái niệm và nhiệm vụ kế toán * Kinh phí cấp cho cấp dưới là nguồn kinh phí thuộc NSNN mà đơn vị dự toán cấp 1, 2 cấp cho đơn vị dự toán cấp 2, 3 để hoạt động theo nhiệm vụ của mình. Kinh phí cấp cho cấp dưới có thể là dự toán phân phối hoặc mức kinh phí khác cấp bổ sung ngoài số dự toán đã phân bổ thuộc các nguồn kinh phí tương ứng với nhiệm vụ chi hoạt động, chi dự án, chi XDCB, chi thực hiện đơn đặt hàng... * Nhiệm vụ kế toán thanh toán kinh phí cấp cho cấp dưới cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Theo dõi phản ánh chi tiết các khoản kinh phí theo nguồn, cấp ngân sách đã phân phối theo dự toán kinh phí cho các đơn vị dự toán trực thuộc trong ngành. - Ghi chép phản ánh số kinh phí cấp phát ngoài dự toán kinh phí phân phối theo từng khoản kinh phí, từng nguồn cấp phát, từng đơn vị dự toán trực thuộc. Kế toán hành chính sự nghiệp Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên Page 62 - Theo dõi quản lí chặt chẽ tình hình chi tiêu, sử dụng kinh phí, vốn cấp của các đơn vị dự toán trực thuộc. - Thanh quyết toán kịp thời tình hình kinh phí, sử dụng kinh phí tại các đơn vị trực thuộc theo chế độ báo cáo kinh phí. *) Phương pháp hạch toán - Khi đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng tiền mặt hoặc TGNH, vật liệu, dụng cụ, hàng hóa..., ghi: Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 111, 112 Cấp bằng tiền Có TK 152, 153, 155... - Cấp trên rút dự toán chi hoạt động, dự án, chi theo đơn đặt hàng của NN...để cấp cho đơn vị cấp dưới, ghi: Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 461, 462, 465 Đồng thời ghi đơn bên Có TK 008, 009 - Cấp trên cấp kinh phí đầu tư X