Đề cương bài giảng Hệ thống thông tin kế toán (Hệ đại học)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN KHOA KINH TẾ ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (HỆ ĐẠI HỌC) (Tài liệu lưu hành nội bộ) Hưng Yên Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 1 MỤC LỤC Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN . 3 1.1. Hệ thống thông tin kế toán .................................................................................. 3 1.1.2.Lý thuyết về hệ thống ......................................................................................... 3 1.1.2. Hệ thống thông tin ............................................................................................. 4 1.1.3.Hệ thống thông tin quản lý ................................................................................. 6 1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán .............................................................................. 12 1.2. Kế toán trong thời đại công nghệ thông tin ............................................................ 21 1.2.1. Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán 21 1.2.2. Kế toán tài chính và kế toán quản trị ............................................................... 23 Chương 2. THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ............................................................................................................................................ 26 2.1.Thiết lập thông tin và sơ đồ hệ thống thông tin ...................................................... 26 2.1.1. Tài liệu tra cứu................................................................................................. 26 2.1.2. Dự tính hệ thống công việc đƣợc tiến hành nhƣ thế nào? ............................... 26 2.1.3. Thiết kế hệ thống mới...................................................................................... 26 2.1.4. Phát triển tính kiểm soát hệ thống và kiểm soát chi phí bảo trì ...................... 26 2.1.5. Hệ thống thông tin giúp kiểm toán .................................................................. 27 2.1.6. Trình tự xử lý nghiệp vụ kinh doanh ............................................................... 27 2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu ..................................................................................................... 27 2.2.1. Một vài khái niệm cơ bản ............................................................................... 27 2.2.2. Các biểu tƣợng đƣợc sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu ................................. 29 2.2.4. Các loại sơ đồ dòng dữ liệu ............................................................................. 31 2.3. Hướng dẫn vẽ lưu đồ ................................................................................................ 35 2.3.1. Các biểu tƣợng dùng để vẽ lƣu đồ ................................................................... 36 2.3.2. Lƣu đồ dòng dữ liệu (chứng từ) ...................................................................... 37 2.3.2.1. Hƣớng dẫn vẽ lƣu đồ xử lý dữ liệu (Flow chart) ......................................... 40 2.3.3. Lƣu đồ hệ thống .............................................................................................. 44 2.4. ......................... Người sử dụng cuối cùng không chuyên và các tài liệu hướng dẫn ............................................................................................................................................ 45 2.4.1. Tầm quan trọng của tài liệu hƣớng dẫn cho ngƣời không chuyên .................. 45 2.4.2. Kiểm soát ngƣời sử dụng cuối cùng ................................................................ 46 Chương 3. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CHU TRÌNH KINH DOANH ............................................................................................................................................ 47 3.1. Các chu trình kinh doanh cơ bản ............................................................................ 47 3.1.1. Tổng quan về chu trình kế toán tài chính tại công ty ...................................... 47 3.1.2. Hệ thống mã hoá .............................................................................................. 49 3.2. Lựa chọn và báo cáo các thông tin kế toán ............................................................. 50 3.2.1. Tính hữu dụng và thân thiện với ngƣời đọc .................................................... 50 3.2.2. Tính dễ nhận dạng và ổn định về thông tin ..................................................... 50 3.2.3. Chứng từ gốc – nguồn thông tin ...................................................................... 51 3.3. Hai chu trình kinh doanh chính .............................................................................. 51 3.3.1. Chu trình bán hàng .......................................................................................... 51 3.3.2. Chu trình mua hàng ......................................................................................... 57 3.4. Các chu trình kinh doanh khác trong doanh nghiệp ............................................. 63 3.4.1. Chu trình quản lý nguồn nhân lực trong công ty ............................................. 64 3.4.2. Chu trình sản xuất ............................................................................................ 70 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 2 3.4.3. Chu trình tài chính ........................................................................................... 73 3.4.4. Quá trình kinh doanh tại một số ngành đặc biệt .............................................. 76 Chương 4. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .......................................................... 80 4.1. Định nghĩa và các thành phần cấu thành ............................................................... 80 4.1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................................ 80 4.1.3. Để đánh giá một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hiệu quả ......................... 93 4.1.4. Đánh giá chất lƣợng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp ....................... 94 4.2. Những rủi ro mà công ty cần kiểm soát .................................................................. 96 4.2.1. Nhận diện rủi ro ............................................................................................... 96 4.2.2. Đánh giá rủi ro ................................................................................................. 99 4.3. Phân tích các thủ tục kiểm soát ............................................................................. 101 4.3.1. Thủ tục kiểm soát ngăn ngừa ........................................................................101 4.3.2. Thủ tục kiểm soát phát hiện và thủ tục kiểm soát điều chỉnh .......................101 4.3.3. Mối quan hệ giữa thủ tục ngăn chặn và thủ tục phát hiện .............................102 4.4. Vấn đề lợi ích và chi phí cho việc phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ ............ 106 4.4.1. Vấn đề lợi ích chi phí ....................................................................................106 4.4.2. Lợi ích của hệ thống kiểm soát vững mạnh .................................................108 4.5. Kiểm toán viên nội bộ ............................................................................................. 109 4.5.1. Khái niệm và thực tế kiểm toán nội bộ tại Việt Nam ....................................110 4.5.2. Vai trò - đặc thù – Vị trí ...............................................................................111 4.5.3. Hoạt động của kiểm toán nội bộ ....................................................................112 4.5.4. Nội dung chi tiết của kiểm toán nội bộ .........................................................112 4.5.5. Đánh giá hệ thống kiểm toán nội bộ bởi kiểm toán nội bộ ...........................113 Chương 5. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.. 115 5.1. Phân tích hệ thống thông tin kế toán .................................................................... 115 5.1.1. Nguyên nhân ..................................................................................................115 5.1.2. Mục đích ........................................................................................................116 5.1.3. Nhiệm vụ .......................................................................................................116 5.1.4. Phƣơng pháp ..................................................................................................117 5.1.5. Công cụ ..........................................................................................................118 5.1.6. Thành phần ....................................................................................................119 5.1.7 Kết quả ...........................................................................................................120 5.2. Thiết kế hệ thống ..................................................................................................120 5.2.1. Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống ...........................................................121 5.2.2. Thiết kế sơ bộ ................................................................................................121 5.2.3. Đặc tả chi tiết .................................................................................................126 Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 3 Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1. Hệ thống thông tin kế toán 1.1.2.Lý thuyết về hệ thống Hệ thống là một khái niệm thƣờng đƣợc sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể xem “hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”. Ví dụ: - Hệ thống khuyếch đại âm thanh: Loa, bộ khuyếch đại, micro nhận đầu vào là âm thanh nhỏ và mục tiêu của hệ thống là làm khuyếch đại âm đó ở đầu ra. - Hệ thống giao thông: Đƣờng, cầu, cảng, xe, tầu mục tiêu của hệ thống là vận chuyển con ngƣời hàng hóa từ nơi này đến nơi khác Một hệ thống bất kỳ có 4 đặc điểm sau: - Các thành phần, bộ phận trong hệ thống - Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tƣơng tác giữa các thành phần bên trong - Phạm vi, giới hạn của hệ thống - Các mục tiêu hƣớng đến hệ thống Lý thuyết hệ thống có đƣa ra những khái niệm liên quan nhƣ sau: + Hệ thống con và hệ thống cha Từ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn tại ở nhiều cấp bậc khác nhau. Các thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau. Các thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm của một hệ thống phải có. Các hệ thống cấp thấp hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiền trình phối hợp các thành phần bộ phận để đạt đƣợc mục tiêu của nó. Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó. - Ví dụ: - Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đƣờng bộ, hệ thống giao thông đƣờng thủy +Đƣơng biên và nơi giao tiếp *Đƣờng biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ thống con, đƣờng biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định đƣờng biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức. *Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đƣờng biên của hệ thống con. Nơi giao tiếp nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 4 +Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhƣng có thể đƣợc phân loại thành bốn dạng cơ bản sau: * Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trƣờng. Nó không có nơi giao tiếp với bên ngoài, không tác động khỏi đƣờng biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môi trƣờng tác động. Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý luận bởi thực tế các hệ thống đều tác động qua lại với môi trƣờng theo nhiều cách khác nhau. *Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác với môi trƣờng, có nơi giao tiếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hƣởng của môi trƣờng lên tiến trình. Quan hệ ở đây đƣợc thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất. * Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môi trƣờng. Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống thƣờng bị nhiều loạn hoặc không kiểm soát đƣợc, ảnh hƣởng đến quá trình xử lý của nó. Hệ thống đƣợc thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn. - Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các kết xuất của nó. Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, ngƣời ta có thể liên hệ nhiều hệ thống với nhau. Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thể có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi. 1.1.2. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một hệ thống do con ngƣời thiết lập nên bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lƣu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng. Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử dụng đƣợc gọi là hệ thống thông tin. Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần hay hệ thống kế toán chính là những hệ thống thông tin điển hình với mục tiêu cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tƣợng sử dụng thông tin khác nhau. Để thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin này, một hệ thống thông tin sẽ có các thành phần sau (hình 1.3) Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 5 Hình 1.3: các thành phần của hệ thống thông tin - Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phƣơng thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin. Những sự kiện, con số, hình ảnh chƣa đƣợc xử lý để phù hợp với ngƣời sử dụng - Thành phần xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu thập nhƣ phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận để làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng. - Thành phần lƣu trữ: Lƣu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau. - Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phƣơng thức cung cấp thông tin đƣợc tạo ra từ hệ thống cho các đối tƣợng sử dụng. - Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lƣu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 6 của các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa. Ví dụ: điểm của một lớp là dữ liệu muốn thành thông tin thì cần phải sắp xếp phân loại giỏi, khá trung bình Nhƣ vậy thông tin chỉ đƣợc tạo ra từ quá trình xử lý dữ liệu khi có sự tham gia của các thành phần của một hệ thống thông tin cụ thể, và mang một ý nghĩa nhất định đối với đối tƣợng sử dụng thông tin đó. Trong nhiều trƣờng hợp, các thông tin tạo ra từ hệ thống này sẽ là dữ liệu cho một hệ thống thông tin khác. Do đó, cần phải nhận biết và phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chỉ xem xét chúng trong phạm vi một hệ thống thông tin cụ thể. Quá trình xử lý hệ thống thông tin có thể đƣợc thực hiện bởi các phƣơng thức xử lý khác nhau. Đó có thể là sự kết hợp giữa thủ công và máy tính. Do đó một hệ thống thông tin không nhất thiết phải là hệ thống xử lý bằng máy, mặc dù thuật ngữ này đƣợc dùng một cách rộng rãi trong thời điểm hiện nay để chỉ một hệ thống có sự ứng dụng của công nghệ thông tin trong nó. 1.1.3.Hệ thống thông tin quản lý 1.1.3.1.Bản chất Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau đƣợc thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 7 việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức.(Hình 1.4) Hình 1.4 Bản chất của hệ thống thông tin quản lý Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua quá trình ra quyết định. Quá trình này có thể diễn ra theo các bƣớc sau: - Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết - Đƣa ra các phƣơng án giải quyết - Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phƣơng án - Lựa chọn các phƣơng án khả thi và ra quyết định Trong quá trình này, thông tin đóng vai trò rất quan trọng và ảnh hƣởng đến chất lƣợng của các quyết định. Thông tin đƣợc sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề và thông tin cũng đƣợc sử dụng để đề ra các quyết định cần thiết. Do đó hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị. Một thông tin hữu ích phải là thông tin phù hợp với đối tƣợng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết, là thông tin đủ tin cậy, đầy đủ đƣợc trình bày dƣới các hình thức mà ngƣời sử dụng có thể hiểu đƣợc. Đồng thời thông tin phải đƣợc cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại. 1.1.3.2. Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý Ở mỗi cấp quản lý khác nhau trong DN sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và nội dung khác nhau từ đó ảnh hƣởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản lý. Thông thƣờng chúng ta có thể chia các cấp quản lý trong một DN ra thành 3 cấp với 3 loại thông tin sau trong hình 1.5 Cấp quản lý Phân loại thông tin Có cấu trúc Bán cấu trúc Không cấu Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 8 trúc Hoạch định chiến lƣợc Kiểm soát quản lý Kiểm soát hoạt động Hình 1.5. Phân loại thông tin và đối tƣợng sử dụng - Cấp kiểm soát hoạt động: cấp này quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả của từng hoạt động thực hiện trong DN. Thông tin cần thiết cho các nhà quản lý ở cấp độ này phải phản ánh tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày tại DN. Những thông tin này thƣờng có quy định nội dung cụ thể và có thể dễ dàng đáp ứng thông qua những báo cáo, bảng biểu có sẵn, khuôn mẫu, chỉ tiêu yêu cầu. Chúng ta gọi những thông tin này là thông tin có cấu trúc - Cấp kiểm soát quản lý: Đây là cấp quản lý trung gian trong DN. Nhiệm vụ của cấp quản lý này là quan tâm đến quá trình sử dụng nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu của DN. Các quyết định ở cấp độ này rất đa dạng tùy vào từng DN, loại hình DN, và tình hình phát sinh ở những thời điểm khác nhau cũng nhƣ tùy thuộc vào trình độ của ngƣời quản lý. Do đó thông tin cung cấp cho cấp độ này bên cạnh những thông tin đƣợc tổng hợp và truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, sẽ có những thông tin đƣợc phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tùy theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá của ngƣời quản lý, mà không theo một quy ƣớc khuôn mẫu sẵn có. Chúng ta gọi đây là những thông tin bán cấu trúc. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 9 - Cấp hoạch định chiến lƣợc: Đây là các nhà quản lý cấp cao trong DN. Họ sẽ thiết lập và đƣa ra các quyết định chiến lƣợc phát triển trong tƣơng lai của DN. Những thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài DN, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo. Khó có thể xác định những thông tin nào và nội dung nào là cần thiết cho quá trình dự báo này. Do đó, thông thƣờng những thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý này không có khuôn mẫu, quy định và ko có cấu trúc 1.1.3.3. Phân loại hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý có thể tiếp cận và phân loại theo đối tƣợng sử dụng thông tin và theo nội dung kinh tế của các quá sản xuấ kinh doanh mà hệ thống này thu thập và phản ánh. * Phân loại theo các cấp độ quản lý sử dụng thông tin trong DN Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quản lý trong DN, chúng ta có ba loại hệ thống thông tin quản lý sau: - Hệ thống xử lý nghiệp vụ: thu thập và phản ánh các hoạt động phát sinh hàng ngày tạo DN để cung cấp các thông tin có cấu trúc phục vụ chủ yếu cho cấp độ kiểm soát hoạt động. - Hệ thống hỗ trợ ra quyết định: Sử dụng các dữ liệu thu thập và các thông tin tạo ra từ hệ thống xử lý nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thông tin theo yêu cầu của từng nhà quản lý ở cấp độ kiểm soát quản lý. Hệ thống này đòi hỏi phải có khả năng linh hoạt trong việc kết xuất thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ thông tin có cấu trúc đến không có cấu trúc của các nhà quản lý trung gian. - Hệ thống hỗ trợ điều hành và hệ thống chuyên gia: thông tin cung cấp từ các hệ thống này mang tính khái quát, tổng hợp cao. Thông qua các công cụ phân tích, các quy luật về suy luận đƣợc lƣu trữ và thiết lập sẵn, các nhà quản lý cấp cao trong DN có thể tạo ra thông tin theo yêu cầu, cân nhắc, đánh giá các phƣơng án, các xu thế để đƣa ra các dự báo và các chiến lƣợc phát triển trung và dài hạn của DN * Phân loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng các giá trị của sản phẩm và dịch vụ cung cấp và sau đó sẽ cung cấp cho khách hàng. Mỗi nội dung của quá trình này sẽ cần những loại thông tin khác nhau. Do đó, hệ thống thông tin quản lý có Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 10 nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên, để cung cấp các loại thông tin mang nội dung khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của DN. Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan, chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con nhƣ sau: - Hệ thống thông tin sản xuất - Hệ thống thông tin bán hàng - Hệ thống thông tin nhân sự - Hệ thống thông tin kế toán - Hệ thống thông tin tài chính Mỗi loại hệ thống thông tin quản lý sẽ đảm nhận một chức năng khác nhau trong việc thu thập, phản ánh và cung cấp thông tin liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định. Tuy nhiên do tính liên tục và xâu chuỗi của quá trình kinh doanh, các hệ thống con này luôn có quan hệ qua lại sử dụng thông tin và dữ liệu của nhau để thực hiện chức năng của chúng. Do đó việc phân chia các hệ thống này chỉ nên dừng ở mức độ phân loại theo các chức năng của từng hệ thống. Nếu phân chia các hệ thống thông tin con này một cách độc lập giống nhƣ những phòng ban trong một tổ chức thì có thể dẫn đến việc tổ chức trùng lắp dữ liệu và thông tin cung cấp giữa các hệ thống. Điều này sẽ dẫn đến sự không nhất quán và lãng phí trong việc tổ chức cung cấp thông tin của hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 11 1.1.3.4. Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý cũng nhƣ bất kỳ hệ thống nào khác, nó có một cuộc sống cùng với các chu kỳ sống có những đặc trƣng riêng. Nó đƣợc sinh ra, phát triển và cuối cùng thì bị thay thế hay bị loại bỏ bởi hệ thống khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn. Ta có thể chia cuộc sống, hay còn gọi là vòng đời của hệ thống thông tin quản lý ra các giai đoạn nhƣ sau: - Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn này tình từ khi trong tổ chức xuất hiện nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc điều hành các hoạt động sản xuất trong tổ chức. - Giai đoạn hình thành và phát triển: Trong giai đoạn này, các dự định xây dựng hệ thống thông tin đƣợc triển khai thực hiện trong thực tế. Các chuyên gia phân tích hệ thống, nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát, phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống thông tin đƣợc thử nghiệm, cài đặt và chuẩn bị đƣa vào sử dụng. - Giai đoạn khai thác và sử dụng: Thông thƣờng đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời của hệ thống thông tin quản lý. Trong giai đoạn này hệ thống đƣợc vận hành phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong tổ chức. Trong quá trình sử dụng, hệ Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 12 thống đƣợc bảo trì hoặc sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi về thông tin hoặc nhu cầu thông tin. - Giai đoạn thay thế: Trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống, luôn gặp phải sự thay đổi về thông tin (thay đổi về dung lƣợng, cấu trúc) và những sửa chữa trong hệ thống làm cho nó trở nên cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả. Vì vậy, hệ thống thông tin cũ cần phải đƣợc thay thế bởi hệ thống thông tin mới hoặc nâng cấp. 1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán 1.1.4.1 Bản chất Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành DN nhằm đạt mục tiêu đề ra. Chức năng này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin tài chính hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Để thực hiện chức năng đó, cần phải có một cấu trúc đƣợc thiết lập để thu thập, lƣu trữ, xử lý và cung cấp thông tin theo chức năng của kế toán. Cấu trúc đó chính là hệ thống thông tin kế toán. Trong cấu trúc hệ thống thông tin kế toán, quá trình vận hành để cung cấp thông tin thông thƣờng đƣợc thực hiện theo các bƣớc: - Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện của quá trình sản xuất kinh doanh qua chứng từ và các đối tƣợng mang dữ liệu; - Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký; - Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung cần theo tập hợp và theo dõi nhƣ tập hợp theo các đối tƣợng kế toán, các đối tƣợng theo dõi chi tiết gọi là chuyển số; Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với nội dung đã đƣợc tập hợp, theo dõi. Nhƣ vậy, kế toán dƣới góc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiều thành phần có liên quan với nhau (con ngƣời, phƣơng tiện, công nghệ, quy trình) tham gia vào quá trình vận hành của hệ thông thông tin kế toán để có đƣợc thông tin đáp ứng yêu cầu của ngƣời sử dụng. 1.1.4.2. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của hệ thống thông tin quản lý. Do đó hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ có các thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin. Đó là: Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 13 - Dữ liệu đầu vào: Tất cả những nội dung đƣợc đƣa vào hệ thống kế toán gọi là dữ liệu đầu vào, bao gồm: + Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh; + Các đối tƣợng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải đƣợc tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán; + Hệ thống các đối tƣợng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần đƣợc tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của DN - Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích: + Quá trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh; + Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu; + Quy định về phân tích, hạch toán cá nghiệp vụ phát sinh; + Phƣơng thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công; + Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; tổ chức công việc trong bộ máy kế toán. - Lƣu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể đƣợc lƣu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phƣơng thức: + Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công + Các tập tin, bảng tính lƣu trữ dữ liệu trong môi trƣờng máy tính. - Kiểm soát: bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách đƣợc thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống kế toán, đảm bảo cho các thông tin cung cấp là trung thực, hữu ích cho các đối tƣợng sử dụng thông tin. - Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên nội dung của báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống sổ sách kế toán. 1.1.4.3. Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán Để cung cáp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp quản lý cũng nhƣ các đối tƣợng hữu quan bên ngoài DN, hệ thống thông tin kế toán sẽ thu thập dữ liệu từ các quá trình sản xuất kinh doanh của DN. Dữ liệu thu thập chính là nội dung Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 14 của các hoạt động, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trình quá trình trên. Tùy theo nội dung thông tin yêu cầu mà sẽ có các nội dung cần phản ánh cho từng hoạt động tƣơng ứng. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là phải xác định những hoạt động nào hệ thống kế toán cần phản ánh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó đƣợc ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán. Để làm đƣợc điều này, kế toán cần am hiểu quá trình sản xuất kinh doanh của DN, nhận biết tƣờng tận nội dung, mục đích, chức năng các hoạt động diễn ra trong quá trình đó. Do đó, đối tƣợng của hệ thống thông tin kế toán là các hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất của DN. Mỗi DN khác nhau có thể có quá trình sản xuất kinh doanh đặc thù cho DN của mình. Ở góc độ tiếp cận tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình này theo các nội dung kinh tế liên quan. Trong mỗi quá trình đƣợc phân chia, liên quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình tự và lăp lại. Các quá trình đƣợc phân chia đó gọi là các chu trình kinh doanh hay còn gọi là các chu trình kế toán. Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự đƣợc lặp lại liên liên quan đến cùng một năm chu trình kinh doanh chủ yếu sau: - Chu trình doanh thu: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng - Chu trình chi phí: Là tập hợp các các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. - Chu trình sản xuất: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa NVL, sức lao động thành các sản phẩm hoàn thành. Chu trình này chỉ có trong các DNSẢN XUẤT. - Chu trình nhân sự: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng, sử dụng và trả lƣơng cho ngƣời lao động. - Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động các nguồn tiền đầu tƣ vào DN và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đầu tƣ vào DN. Năm chu trình kinh doanh này không tồn tại độc lập mà có ảnh hƣởng qua lại lẫn nhau theo mối quan hệ cho-nhận các thông tin và nguồn lực. Tất cả các dữ liệu phản ánh nội dung của các hoạt động diễn ra các chu trình kinh doanh sẽ đƣợc chuyển đến hệ Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 15 thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử dụng trong và ngoài DN. 1.1.4.4. Vai trò của hệ thông thông tin kế toán Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động của DN thể hiện trong năm chức năng sau: - Cung cấp các báo cáo cho các đối tƣợng sử dụng bên ngoài DN: Đây là các báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ đông, chủ nợ, cơ quan quản lý nhà nƣớc. Các báo cáo này đƣợc lập và trình bày theo những quy định và khuôn mẫu có sẵn có và thống nhất cho tất cả loại hình DN (các báo cáo có cấu trúc). Với đặc điểm nhƣ vậy, chức năng này hầu nhƣ đều đƣợc đáp ứng ở tất cả các hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin. - Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình quá trình thực hiện các hoạt động diễn ra. Các thông tin đƣợc tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc trong việc ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc trong việc trong việc quản lý các hoạt động nhƣ quyết định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán, chức năng này hầu nhƣ có thể thực hiện đƣợc đối với hầu hết các hệ thống thông tin kế toán. - Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cần thiết cung cấp cho các quyết định quản trị DN rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu của ngƣời sử dụng thông tin. Các thông tin này thƣờng ko có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải có những phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý. Đây là yêu cầu mà không phải hệ thống thông tin kế toán nào cũng có thể đáp ứng đƣợc, ví dụ nhƣ một hệ thống thông tin kế toán ghi chép thủ công đơn thuần. Tuy nhiên, nếu thực hiện đƣợc chức năng này, vai trò của kế toán sẽ đƣợc nâng lên trong quá trình quản trị DN, bởi các thông tin đƣợc tạo ra từ hệ thống kế toán sẽ là những tài sản vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN đối với các DN khác (mà hệ thống thông tin ở đó không đáp ứng đƣợc). Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 16 - Hoạch định và kiểm soát: Thông tin này đƣợc cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán cũng rất cần cho quá trình hoạch định chiến lƣợc và kiểm soát thực hiện mục tiêu. Thông qua những dữ liệu thu thập đƣợc theo thời gian từ tất cả các hoạt động của DN, những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh tình hình hoạt động của DN trong khoảng thời gian dài, từ đó phân tích và đƣa ra những dự báo, xu hƣớng và các chiến lƣợc phát triển trung và dài hạn. - Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách, thủ tục đƣợc thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của DN, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp. thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán các chính sách, thủ tục kiểm soát sẽ đƣợc “ nhúng vào” hệ thống kế toán. Hơn nữa, chính hệ thống thông tin kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong DN. 1.1.4.5. Phân loại hê thống thông tin kế toán * Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp Theo đặc điểm và tính chất của thông tin cung cấp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc chia làm 2 loại: - Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. - Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ DN để dự báp các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hƣởng về tài chính kinh tế của chúng đối với tổ chức. * Phân loại theo phương thức xử lý Tùy theo phƣơng thức xử lý dữ liệu bằng thủ công hay có sự hỗ trợ của máy tính, chúng ta chia hệ thống thông tin kế toán làm 3 loại: - Hệ thống thông tin kế toán thủ công: tất cả các quá trình thu thập, lƣu trữ, thiết lập các báo cáo đều đƣợc thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay. - Hệ thống thông tin bán thủ công: có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máy tính và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 17 - Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính: Các quá trình thực hiện, vận hành của hệ thống kế toán phần lớn đƣợc thực hiện trên nền máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin 1.1.4.6. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán * Bản chất Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là quá trình thiết lập và phát triển một hệ thống thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức năng kế toán. Quá trình này bao gồm rất nhiều các công việc từ xác định mục tiêu, yêu cầu, nhận dạng các yếu tố ảnh hƣởng, tổ chức lựa chọn con ngƣời tham gia vào quá trình phát triển, cho đến quá trình tổ chức từng nội dung, thành phần của một hệ thống thông tin kế toán. Quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là việc tổ chức một bộ phận thực hiện công tác kế toán hay chỉ là những công việc gói gọn trong phòng kế toán. Xuất phát từ bản chất của một hệ thống thông tin kế toán, quá trình tổ chức hệ thống kế toán sẽ liên quan đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác để tổ chức thu thập, luân chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết về hệ thống kế toán để tiến hành xử lý. Quá trình này chắc chắn sẽ diễn ra trong thời gian dài, phát sinh nhiều chi phí, rủi ro, ảnh hƣởng đến hoạt động hiện tại của DN. Do đó, nếu không đƣợc tổ chức chặt chẽ, khoa học, DN sẽ gặp thất bại trong quá trình tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kế toán cho mình. *Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán đƣợc tiếp cận theo các thành phần hệ thống. Các nội dung bao gồm: * Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý Tổ chức công tác kế toán trong DN cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tƣợng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng. Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu trình kinh doanh của DN, các nội dung thông tin, đối tƣợng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu quản lý sẽ đƣợc phân loại và xác định đầy đủ những yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý sẽ ảnh hƣởng đáng kể đến sự thành bại của hệ thống thông tin kế toán sau này * Tổ chức dữ liệu đầu vào Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 18 Nội dung này liên quan đến việc xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập, cách thức, phƣơng thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của DN. Đây chính là quá trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, và các đối tƣợng quản lý cần theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đã xác định cho từng chu trình kinh doanh. * Tổ chức quá trình xử lý Nội dung này liên quan đến 2 nhóm công việc: - Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình kinh doanh, xác định chức năng, vai trò của các bộ phận, phòng ban trong quá trình này. Đồng thời thiết lập đƣợc cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình kinh doanh - Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động trong chu trình kinh doanh nhƣ tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phƣơng thức xử lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo yêu cầu thông tin cần cung cấp. * Tổ chức lưu trữ dữ liệu Tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ các tập tin, bảng tính để lƣu các dữ liệu thu thập đƣợc làm cơ sở cho các quá trình xử lý và cung cấp thông tin tiếp theo. * Tổ chức hệ thống kiểm soát Nhận dạng đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong môi trƣờng kinh doanh, môi trƣờng xử lý của DN, thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát cần thiết để phòng ngừa, phát hiện và khắc phục các rủi ro có thể xảy ra, ảnh hƣởng đến chất lƣợng thông tin cung cấp của hệ thống kế toán. * Tổ chức hệ thống báo cáo Đây là nội dung quan trọng của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thể hiện đƣợc nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp. Quá trình này cần xác định các loại báo cáo cần thiết đƣợc cung cấp, nội dung của từng báo cáo, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho các đối tƣợng lập và sử dụng báo cáo. Để thực hiện các nội dung trên, ngƣời tham gia quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán cần đƣợc trang bị các kiến thức chuyên sâu về hệ thống thông tin kế toán cho các vấn đề: Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 19 - Các công cụ mô tả, phác thảo hệ thống thông tin kế toán - Am hiểu các chu trình kinh doanh (các hoạt động, các rủi ro và báo cáo cung cấp thông tin cần thiết) - Tổ chức dữ liệu cho một hệ thống thông tin kế toán - Tổ chức kiểm soát cho hệ thống thông tin kế toán - Quá trình phát triển một hệ thống thông tin kế toán 1.1.4.7.Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán đƣợc tổ chức và phát triển theo một quá trình nhất định bao gồm nhiều giai đoạn liên quan với nhau. Quá trình này mô tả cách thức phát triển một hệ thống từ khi mới chỉ là ý tƣởng tới khi đƣa ý tƣởng thành hiện thực và hệ thống chính thức đi vào hoạt động. Quá trình phát triển hệ thống kế toán đƣợc chia thành các giai đoạn lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống. Các giai đoạn này diễn ra theo một trình tự và lặp lại trong suốt quá trình phát triển một hệ thống kế toán. Do đó, quá trình này còn đƣợc gọi là “Chu kỳ phát triển một hệ thống thông tin kế toán”. * Lập kế hoạch phát triển hệ thống Giai đoạn này sẽ xác định phạm vi của hệ thống kế toán, cách thức phát triển hệ thống, thời gian phát triển, các yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán. Kế hoạch phát triển này phải đặt trong mối quan hệ với chiến lƣợc phát triển của DN, những lý do phát sinh dẫn đến nhu cầu phải tổ chức một hệ thống thông tin kế toán. * Phân tích hệ thống Giai đoạn này sẽ tiến hành khảo sát hệ thống kế toán hiện hành và môi trƣờng của nó để xác định các giải pháp hoàn thiện hệ thống. Qúa trình này bao gồm hai công việc: - khảo sát sơ bộ: nhằm đánh giá hệ thống hiện hành, phát hiện những rủi ro có thể phát sinh, những điểm không phù hợp với nhu cầu mới của DN thông qua việc khảo sát các yếu tố môi trƣờng xung quang hệ thống (chiến lƣợc phát triển, đặc điểm kinh doanh, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin) - Phân tích chi tiết: tiến hành các phân tích chi tiết các thành phần nội dung môi trƣờng hệ thống, các thành phần của hệ thống để nhận dang chi tiết các yêu cầu, các phƣơng án hoàn thiện, các giải pháp cải tiến, phát triển hệ thống kế toán. * Thiết kế hệ thống Giai đoạn này dựa trên cơ sở những mô tả, yêu cầu đã xác định trong quá trình phân tích để thiết kế và mô tả các thành phần của một hệ thống thông tin kế toán bằng các hình Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 20 vẽ, công cụ minh họa nhƣ thiết kế báo cáo, chứng từ, mẫu nhập liệu, lƣu đồ luân chuyển chứng từ.. * Thực hiện hệ thống Giai đoạn thực hiện sẽ chuyển mô hình hệ thống đã đƣợc thiết kế trở thành hệ thống hiện thực chuẩn bị đƣa vào sử dụng. Nội dung các công việc trong giai đoạn này có thể là: - Tạo các chƣơng trình xử lý của máy tính - Mua sắm cài đặt thiết bị - Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên - Tiến hành kiểm tra, thử nghiệm hệ thống - Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới - Thiết lập hồ sơ về hệ thống * Vận hành hệ thống Đây là giai đoạn sử dụng hệ thống nhƣng chƣa đƣợc xem là kết thúc quá trình phát triển hệ thống. Song song với quá trình sử dụng là việc thẩm định, đánh giá quá trình hoạt động của hệ thống. Ngoài ra giai đoạn này con thực hiện các công việc liên quan đến bảo dƣỡng, sửa chữa để duy trì hoạt động của hệ thống thông tin kế toán đã đƣa vào sử dụng. 1.1.4.8. Nhân sự tham gia vào quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán * Các nhà quản lý cấp cao trong DN Các nhà quản lý cấp cao sẽ xác định các mục tiêu, chiến lƣợc của DN. Các mục tiêu, chiến lƣợc này sẽ hỗ trợ và khuyến khích quá trình phát triển hệ thống, giữ vai trò điều phối hoạt động của nhóm phát triển với các phòng ban chức năng. Một vai trò không kém phần quan trọng của nhóm đối tƣợng này chính là sự xét duyệt và phê chuẩn các giai đoạn phát triển hệ thống từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. * Các kế toán viên, kiểm toán nội bộ Các kế toán viên, kiểm soát nội bộ đóng vai trò là ngƣời sử dụng và đánh giá trực tiếp hệ thống kế toán. Họ sẽ là ngƣời trực tiếp xác định các yêu cầu thông tin cần có từ hệ thống kế toán, đƣa ra các yêu cầu khác cần thỏa mãn và đánh giá hệ thống kế toán dƣới góc độ là ngƣời tiếp sử dụng. Ngoài ra các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ sẽ tham gia vào thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, giám sát và đánh giá cá kiểm soát trong hệ thống thông tin kế toán. * Phụ trách các bộ phận chức năng trong DN Các thành viên này tham gia với tƣ cách là thành viên của nhóm quản lý dự án phát triển hệ thống. Họ chính là trƣởng bộ phận kế toán và các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên kết đến hệ thống thông tin kế toán. Vai trò của các thành viên sẽ thiết lập các giai đoạn đã thực hiện, báo cáo kết quả và trình các phƣơng án cho các giai đoạn tiếp theo lên các nhà quản lý cáo cao trong DN. * Các chuyên gia phân tích, tƣ vấn, lập trình Là những ngƣời có khả năng phân tích hệ thống hiện đại, thiết kế hệ thống mới và lập trình các ứng dụng xử lý bằng máy tính. Các chuyên gia phân tích hệ thống có thể là những ngƣời bên trong và bên ngoài DN nhƣ các chuyên gia lập trình, tƣ vấn kế toán, Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 21 các kiểm toán viên, chuyên gia tƣ vấn triển khai các phần mềm kế toán. Họ là những ngƣời có kiến thức và kinh nghiệm sâu rộng liên quan đến tổ chức hệ thống kế toán, tổ chức hệ thống kiểm soát và cả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý DN. Đối với những quá trình tổ chức và phát triển hệ thống kế toán có quy mô lớn hoặc có sự ứng dụng của công nghệ thông tin, thì đây là thành phần không thể thiếu tham gia vào quá trình này. 1.2. Kế toán trong thời đại công nghệ thông tin 1.2.1. Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán 1.2.1.1. Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán Có thể thấy rõ công nghệ thông tin tác động đến mọi mặt trong cuộc sống hiện nay, công nghệ thông tin mang đến nhiều lợi ích nhƣng cũng phải thấy rằng bên cạnh đó còn có những bất lợi cần phải hạn chế bớt. Đối với hệ thống thông tin kế toán, công nghệ thông tin ảnh hƣởng trong 1 số vấn đề sau: - Tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán Một yêu cầu của thông tin kế toán là tính trung thực và đáng tin cậy, công nghệ thông tin giúp cho việc xử lý thông tin kế toán đƣợc nhanh chóng, chính xác hơn so với xử lý thủ công. Tuy nhiên, vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro trong môi trƣờng này: + Sai sót và gian lận trong môi trƣờng kế toán máy tính: do sự thiếu hiểu biết về kiến thức tin học hoặc có ý đồ xấu mà ngƣời sử dụng có thể gây ra các sai sót và gian lận về nhập liệu, xử lý nghiệp vụ, thông tin đầu ra và về lƣu trữ và bảo mật thông tin + Rủi ro đối với thông tin kế toán: Hiện nay việc sử dụng phần mềm kế toán để tạo ra thông tin kế toán khá phổ biến, tuy nhiên những rủi ro vẫn có thể gặp phải nhƣ là: Phần mềm đƣợc lập trình sai. Phần mềm không phù hợp với chế độ kế toán. Thông tin kế toán bị mất hay không đúng do lỗi thiết bị, lỗi ngƣời dùng Thông tin kế toán bị đánh cắp, bị lộ bí mật. Hệ thống bị phá hủy + Thông tin kế toán trung thực hợp lý và đáng tin cậy phụ thuộc vào tính kiểm soát, độ ổn định của hệ thống và năng lực của ngƣời sử dụng hệ thống. + Đánh giá tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán trong môi trƣờng máy tính thƣờng gặp khó khăn. + Nhận thức, kỹ năng và các hiểu biết về công nghệ thông tin của ngƣời sử dụng rất quan trọng - Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin + Khả năng tính toán, tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ, truyền tải dữ liệu trên mạng máy tính giúp cho việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời. + Các giới hạn về thời gian, khối lƣợng nghiệp vụ, khoảng cách địa lý không còn quan trọng khi tổ chức công tác kế toán. - Tổ chức dữ liệu thu thập xử lý và lƣu trữ dữ liệu kế toán + Sự thay đổi vai trò của sổ kế toán và hình thức kế toán. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 22 + Sự biến mất dần của các tào liệu kế toán giấy + Sự xuất hiện các khái niệm, các phạm trù mới: cơ sở dữ liệu, tập tin, bảng dữ liệu, + Dữ liệu kế toán đƣợc thu thập và xử lý không chỉ bằng việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán. +Công việc nhập liệu có thể không do nhân viên kế toán thực hiện + Mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, giữa ghi nhật ký và ghi sổ cái + Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, thông tin kế toán có thể không theo các phƣơng pháp truyền thống + Một số các phƣơng pháp, nguyên tắc có thể bị vi phạm + Dữ liệu kế toán của cả một niên độ có thể tạo và xử lý nhiều lần cho đến khi đáp ứng yêu cầu. + Kiểm soát trong các quá trình tổ chức dữ liệu thu thập xử lý và lƣu trữ dữ liệu kế toán có thể thực hiện đƣợc trong môi trƣờng máy tính. - Nội dung, hình thức và tính pháp lý của thông tin kế toán + Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thông tin kế toán + Tính pháp lý của thông tin kế toán vẫn dựa trên quan điểm truyền thống: in trên giấy, ký tên và đóng dấu + Thông tin kế toán dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của ngƣời dùng, tuy nhiên 1 vấn đê đặt ra là thông tin kế toán trên giấy và dữ liệu trên máy có thống nhất với nhau hay không, do đó sẽ cần đến hệ thống kiểm soát tốt. 1.2.1.2. Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán Một trong những vấn đề đầu tiên cần lƣu ý là các DN rất khác nhau về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng nhƣ quan điểm của ngƣời quản lý. Có thể chia thành 3 mức độ chính: * Xử lý bán thủ công DN có thể làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của một hệ thống xử lý bảng tính bằng excel. * Tự động hóa công tác kế toán Ở mức độ này, DN làm kế toán với một phần mềm kế toán. Các bộ phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhƣng hoàn toàn không có sự khai thác và chia sẻ dữ liệu trong hệ thống máy tính của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác. Một số chứng từ do kế toán lập có thể do phần mềm kế toán in, các chứng từ đến bên ngoài hay do các bộ phận, phòng ban khác lập phải đƣợc in, ký duyệt nhƣ trong trƣờng hợp thủ công và kế toán phải nhập liệu vào máy. Đây là mô hình phổ biến. Hầu hết quá trình xử lý dữ liệu kế toán đƣợc lập trình. Các phần mềm kế toán có thể do DN mua, tự viết hay thuê các cty tin học viết. Các phần mềm này có phẩm cấp chất lƣợng khác nhau và rất phong phú về chủng loại. *Tự động hóa công tác quản lý Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 23 Các DN có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong DN. Trong mô hình này, DN tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có thể là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng Intranet hay có thể kết nối Internet. Tất cả các phần mềm trong DN đều có thể khai thác, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin qua hệ thống này. Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, có thể là dữ liệu do hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng các chứng từ điện tử. Phần lớn quá trình xử lý dữ liệu nằm trong những quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban. Xu hƣớng hiện nay các DN tự động hóa công tác quản lý thƣờng sử dụng các phần mềm hệ thống quản trị các nguồn lực của DN do các DNSẢN XUẤT phần mềm trong và ngoài nƣớc cung cấp 1.2.2. Kế toán tài chính và kế toán quản trị Kế toán trong doanh nghiệp nhƣ là một hệ thống thông tin. Kế toán là quá chính xác định, đo lƣờng và truyền đạt các thông tin kinh tế của một tổ chức nhằm phục vụ cho mục đích ra quyết định. Kế toán là nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân loại tổng hợp các hoạt động của doanh nghiệp và trình bày kết quả của chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định và ra các quyết định đánh giá hiệu quả của một tổ chức. Mục tiêu của kế toán: Cung cấp thông tin Phục vụ cho việc ra các quyết định So sánh, dự đoán và đánh giá hiệu quả quản lý và sử dụng các nguồn lực của một tổ chức. Nhóm người sử dụng thông tin kế toán: - Bên ngoài tổ chức: Với các nhu cầu về thông tin khác nhau, cách hiểu khách nhau về các báo cáo tài chính - Bên trong tổ chức: Các nhà quản lý, ban giám đốc Thông tin mà người sử dụng quan tâm: Với những nhu cầu khác nhau nhƣ vậy, ngƣời bên ngoài tổ chức đƣợc lựa chọn 1 trong 2 dạng thông tin mà kế toán cung cấp. - Các báo cáo tài chính tổng hợp gồm: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo lãi lỗ (báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) + Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ - Các báo cáo tài chính về một mục cụ thể : Báo cáo chi phí, các báo cáo đánh giá về hoạt động Ngƣời ngoài tổ chức yêu cầu thông tin chính xác về các nguồn lực do công ty kiểm soát. Các thông tin này chỉ liên quan đến các sự kiện trong quá khứ và liên quan tới thực thể kinh doanh. Hệ thống báo cáo cung cấp cho ngƣời ngoài doanh nghiệp phải là một hệ thống báo cáo phù hợp một cách toàn diện với bản chất của các báo cáo tài chính và tuân thủ theo : Các yêu cầu của luật pháp Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 24 Các yêu cầu của thị trƣờng chứng khoán Các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán đƣợc thừa nhận Các quy định của chính phủ Người cho vay quan tâm đến: - Khả năng thanh toán của doanh nghiệp, khả năng thanh khoản của tài sản (khả năng chuyển đổi thành tiền) - Sự ổn định về tài chính của doanh nghiệp trong dài hạn - Có nên mở rộng quan hệ tín dụng không? Có nên tiếp tục cho vay hoặc cho doanh nghiệp mua trả chậm hàng hoá, dịch vụ hay không? Nhà đầu tư (Các cổ đông) quan tâm đến: - Khả năng tạo ra doanh thu và mức độ an toàn của đồng vốn đầu tƣ - Khả năng trả lãi vay và chia lợi nhuận - Tiếp tục duy trì hay từ bỏ quyền sở hữu? Cơ quan thuế: - Xác định mức thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp - Kiểm tra xem doanh nghiệp có tuân thủ theo những nguyên tác và luật lệ chính phủ quy định không? Bên trong tổ chức: Nhà quản lý và các cán bộ trong công ty có trách nhiệm đƣa ra những quyết định ở các cấp khác nhau. Mục đích của công việc quản lý công ty là phối hợp các nguồn lực đƣợc cung cấp từ bên ngoài. Vai trò của quản lý ở khía cạnh phối hợp các nguồn lực đƣợc mô tả trong sơ đồ Trong 1 tổ chức, hệ thống thông tin kế toán đƣợc chia làm 2 bộ phận chủ yếu: Kế toán tài chính Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 25 Là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp cho ngƣời quản lý và những đối tƣợng ngoài doanh nghiệp, giúp họ ra các quyết định phù hợp với mục tiêu mà họ quan tâm. Kế toán quản trị Là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho những ngƣời trong nội bộ doanh nghiệp sử dụng, giúp cho việc đƣa ra các quyết định để vận hàng công việc kinh doanh và vạch kế hoạch cho tƣơng lai phù hợp với chiến lƣợc và sách lƣợc kinh doanh. Các tiêu thức phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị Tiêu thức phân biệt Kế toán tài chính Kế toán quản trị Các nguyên tắc sử dụng trong việc lập báo cáo Phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung đƣợc thừa nhận mang tính bắt buộc Do DN tự xây dựng, có tính linh hoạt, mang tính pháp lệnh Đặc điểm của thông tin Phải khách quan và có thể thẩm tra đƣợc Thông tin thích hợp và linh động phù hợp với vấn đề cần giải quyết Thƣớc đo sử dụng Chủ yếu là thƣớc đo giá trị Cả giá trị, hiện vật, thời gian Ngƣời sử dụng thông tin Các thành phần bên ngoài doanh nghiệp, đối thủ cạnh tranh, các tổ chức tín dụng, các nhà cung cấp, ngƣời lao động, ngƣời đầu tƣ Các thành phần bên trong công ty, Giám đốc, quản lý, giám sát viên Các báo cáo kế toán chủ yếu Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Các báo cáo về cung cấp, dự trữ vật tƣ, hàng hoá, các báo cáo về quá trình sản xuất (Tiến độ, chi phí, kết quả) Các báo cáo bán hàng, giá vốn, doanh thu Kỳ báo cáo Quý, năm Ngày, tuần, tháng,quý, năm. Bất kỳ lúc nào có yêu cầu Phạm vi thông tin Toàn doanh nghiệp Gắn với các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp Trọng tâm của thông tin Chính xác, khách quan, tổng thể Kịp thời, thích hợp, ít chú ý đến độ chính xác Nguồn: “Kế toán doanh nghiệp trong kinh tế thị trường” Kế toán tài chính cung cấp thông tin cho ngƣời ra quyết định bên ngoài doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 26 Chương 2. THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2.1.Thiết lập thông tin và sơ đồ hệ thống thông tin 2.1.1. Tài liệu tra cứu Nhân viên kế toán không cần biết máy tính xử lý thế nào trong mỗi phân hệ kế toán, tuy nhiên điều quan trọng là họ phải hiểu đƣợc tài liệu hƣớng dẫn bao gồm tất cả các lƣu đồ, bảng mô tả, thông tin đƣợc viết lại để mô tả thông tin đầu vào, quá trình xử lý dữ liệu đầu ra của hệ thống thông tin kế toán. Tài liệu hƣớng dẫn cũng mô tả dòng dữ liệu đƣợc xử lý lôgic nhƣ thế nào và các bƣớc công việc mà nhân viên phải thao tác để tiến hành công việc. Có các lý do đƣợc mô tả là tài liệu tra cứu rất quan trọng. 2.1.2. Dự tính hệ thống công việc được tiến hành như thế nào? Nếu quan sát hệ thống thông tin kế toán xử lý nhƣ thế nào thì thật là rất khó học để sử dụng. Và hệ thống này đƣợc vi tính hoá không thể quan sát đƣợc. Mặt khác, khi nghiên cứu các thông tin đầu vào, quá trình xử lý, thông tin đầu ra của hệ thống nếu vẽ bằng hình ảnh thì dễ tiếp thu hơn. Qua các hình ảnh sẽ giúp nhân viên hiểu hệ thống làm việc nhƣ thế nào, nhân viên kế toán dễ dàng trong việc thiết kế thông tin và nhà quản lý có thể tự tin tìm đƣợc các thông tin theo yêu cầu. Qua những lƣu đồ ngƣời sử dụng sẽ biết đƣợc hệ thống làm việc nhƣ thế nào và có những sự chuẩn bị về các thông tin cần thiết khi tiến hành sử dụng hệ thống. 2.1.3. Thiết kế hệ thống mới Tài liệu hƣớng dẫn giúp những ngƣời thiết kế hệ thống phát triển hệ thống mới dựa trên tƣơng đồng của hệ thống cũ. Với tài liệu hƣớng dẫn đôi khi trở thành phƣơng pháp thiết kế hệ thống, giúp giảm thiểu những thất bại của chƣơng trình và tiết kiệm đƣợc thời gian vì giảm phép thử cho chƣơng trình mới. Hầu hết các chƣơng trình mới đƣợc viết ra đều là hình thành từ nền tảng các chƣơng trình cũ. Do tính chất phát triển liên tục của hệ thống để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp cũng nhƣ hệ thống kế toán đƣợc cập nhật thƣờng xuyên do chính phủ ban hành, các hệ thống cần đƣợc liên tục cải tiến và nâng cấp. 2.1.4. Phát triển tính kiểm soát hệ thống và kiểm soát chi phí bảo trì Có một số chƣơng trình đã đƣợc viết theo dạng phần mềm đóng gói và khi chƣơng trình đƣợc bán ra cho một công ty có những nhu cầu riêng thì phần tài liệu hƣớng dẫn có tác dụng để điều chỉnh các phần ứng dụng cho phù hợp. Các tài liệu này có tác dụng rất lớn đến việc giảm các chi phí thiết kế và điều chỉnh, hay phát triển hệ thống. Một tài liệu Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 27 hƣớng dẫn tốt sẽ giúp nhân viên phát triển hệ thống, giúp phát triển hệ thống theo tiêu chuẩn hoá các ký tự, có các giải pháp để phát triể,n hay nâng cấp hệ thống. Khi chƣơng trình bị lỗi ta cần căn cứ vào tài liệu hƣớng dẫn để khác phục hệ thống. 2.1.5. Hệ thống thông tin giúp kiểm toán Tài liệu hƣớng dẫn giúp tìm kiếm đƣợc các dấu vết kiểm toán. Khi xây dựng hệ thống thông tin kế toán, cần tập trung vào xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong một số trƣờng hợp tài liệu hƣớng dẫn giúp kiểm tra điểm mạnh, điểm yếu của việc kiểm soát hệ thống, từ đó kiểm toán viên có thể xác định đƣợc phạm vi kiểm toán và mức độ phức tạp của cuộc kiểm toán. Cũng dựa vào đây kiểm toán viên có thể theo dấu vết tìm lại các thông tin đã đƣợc trình bày trên báo cáo. 2.1.6. Trình tự xử lý nghiệp vụ kinh doanh Khi tìm hiểu về hệ thống thông tin nào đó chung ta cần biết đƣợc trình tự xử lý hay còn gọi là các bƣớc xử lý dữ liệu trong hệ thống. Điều này giúp chúng ta hình dung đƣợc dòng dữ liệu sẽ đƣợc luân chuyển xử lý ra sao thông qua các lƣu đồ trong tài liệu hƣớng dẫn. Trình tự xử lý nghiệp vụ này cũng phụ thuộc vào từng đơn vị với những cách thức hạch toán khác nhau. 2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu Giống nhƣ lƣu đồ hệ thống dòng dữ liệu dùng để thể hiện các dữ liệu đƣợc xử lý nhƣ thế nào trong hệ thống. Chúng đƣợc sử dụng để phát triển hệ thống, ví dụ nhƣ cần phân tích những tồn tại của hệ thống, lên kế hoạch khắc phục hệ thống hay nâng cấp hệ thống. Bởi vì khi tài liệu hoá cách thức dữ liêu lƣu chuyển là điều quan trọng để hiểu một hệ thống thông tin. 2.2.1. Một vài khái niệm cơ bản *Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một chức năng, một kho dữ liệu hoặc một đối tƣợng nào đó. Các thành phần của dòng dữ liệu bao gồm đƣờng biểu diễn dòng, mũi tên chỉ hƣớng dịch chuyển thông tin và tên của dòng. Cần chú ý là các dòng dữ liệu khác nhau phải mang tên khác nhau, và các thông tin trải qua thay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp. Mỗi một sơ đồ dòng dữ liệu thƣờng gồm các thành phần chức năng hoặc tiến trình, dòng dữ liệu, kho dữ liệu và các đối tƣợng. * Chức năng: trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là một quá trình biến đổi thông tin. Từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho hoạt động của hệ thống nhƣ lƣu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay đối tƣợng khác. Tên chức năng Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 28 Các chức năng hoặc tiến trình trong sơ đồ dòng dữ liệu thƣờng đƣợc ký hiệu bởi các hình tròn hoặc hình có dạng tròn. Tên của chức năng hoặc tiến trình đƣợc đặt trong hình này. Trong phần này, chúng ta coi các thuật ngữ chức năng và tiến trình có ý nghĩa nhƣ nhau. Việc đặt tên chức năng cho hệ thống phải thống nhất. Tên chức năng phải đƣợc dùng ở dạng động từ + bổ ngữ. Chú ý: Khi xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nếu có tiến trình hoặc chức năng nào không tạo ra thông tin mới thì nó chƣa phải là sơ đồ chức năng nghiệp vụ. Trong trƣờng hợp nhƣ vậy nên xem xét đến khả năng tiến trình hoặc chức năng đang đƣợc xem xét đã bị tách ra khỏi một chức năng hoặc tiến trình khác một cách không hợp lý. *Kho dữ liệu: Trong sơ đồ dòng dữ liệu kho dữ liệu thể hiện các cấp thông tin cần lƣu trữ dƣới dạng vật lý, kho dữ liệu này có thể là tập tài liệu, cặp hồ sơ, tệp thông tin trên đĩa. Trong sơ đồ dòng dữ liệu dƣới tên kho lƣu trữ chúng ta chỉ quan tâm đến các thông tin chứa đựng trong đó. Trong sơ đồ dòng dữ liệu có thể đặt một kho dữ liệu ở nhiều chỗ, nhằm giúp việc thể hiện các dòng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Khi cần thâm nhập kho dữ liệu chỉ ra sự kiện này. Việc thâm nhập kho dữ liệu có thể phân làm 2 loại tùy theo mục đích hoặc là thâm nhập để cập nhật (lƣu trữ dữ liệu) hoặc là thâm nhập để khai sử dụng dữ liệu. Khi khai thác sử dụng dữ liệu ngƣời ta dùng mũi tên hƣớng ra phía ngoài khi lƣu trữ cập nhật ta dùng mũi tên hƣớng vào phía trong. Cũng có một số trƣờng hợp việc thâm nhập chữa 2 mục đích thì có thể dùng mũi tên 2 chiều. Tuy nhiên nếu ta tách đƣợc dòng dữ liệu ra thì tốt hơn. *Tác nhân ngoài: Là một ngƣời, một nhóm ngƣời hoặc một tổ chức bên ngoài hệ thống, nhƣng có mối liên hệ với hệ thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài trong sơ đồ dữ liệu giúp cho việc xác định biên giới của hệ thống và mối quan hệ của hệ thống với bên ngoài đƣợc rõ hơn. Tuy nhiên thế giới bên ngoài không có nghĩa là hoàn toàn bên ngoài hệ thống đƣợc xem xét * Tác nhân bên trong: Tác nhân bên trong là một chức năng hoặc một tiến trinh bên trong hệ thống đƣợc miêu tả ở trang khác của sơ đồ. Tên của tác nhân bên trong phải ở dạng động từ cộng bổ ngữ. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 29 2.2.2. Các biểu tượng được sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu Đƣờng biêu diễn dòng lƣu chuyển của dữ liệu là những mũi tên chỉ hƣớng lƣu chuyển dữ liệu. Do đó, các mũi tên chỉ dẫn dữ liệu này dùng để chỉ dữ liệu đi từ bộ phận nào đến bộ phận nào. Vì vậy một biểu tƣợng tiếp nhận hay xử lý dữ liệu có thể có một hay nhiều mũi tên chỉ hƣớng dữ liệu hƣớng đến hay di chuyển từ đó. Và để rõ ràng hơn, mỗi đƣờng dẫn dữ liệu sẽ đƣợc ghi chú rõ tên dữ liệu đƣợc chuyển là gì. Biểu tƣợng hình tròn trong sơ đồ dữ liệu chỉ rõ thực thể hệ thống hay quá trình xử lý chuyển đổi dữ liệu. Một số sách hƣớng dẫn lại sử dụng biểu tƣợng hình vuông với các góc làm tròn lại. Biểu tƣợng hình vuông hay chữ nhật dùng để biểu diễn thông tin gốc từ bên ngoài vào hay đích đến của dữ liệu. Biểu tƣợng hai đƣờng song song hay hình chữ nhật có 2 hình song song dùng để mô tả việc lƣu trữ dữ liệu. 2.2.3. Các bước vẽ sơ đồ dòng dữ liệu: * Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả * Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến thực thể đó Thực thể Hoạt động Khách hàng Trả tiền và giấy đòi nợ Nhân viên bán hàng Lập phiếu thu, ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy đòi nợ. Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng * Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động ở bảng mô tả bƣớc 2 + Hoạt động xử lý dữ liệu gồm: truy xuất, chuyển hóa, lƣu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận tính toán tổng hợp + Các hoạt động chuyển hóa và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt động xử lý dữ liệu. + Các hoạt động chức năng: nhập, xuất bán hàng, mua hàng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu. VẼ DFD KHÁI QUÁT: (GỒM BƢỚC 4 VÀ 5) Thực thể bên ngoài hay tác nhân bên ngoài Lƣu trữ Thực thể hay tác nhân bên trong Dòng hay chiều đi của dữ liệu Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 30 * Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống. * Bước 5: + Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên + Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành. + Vẽ các đƣờng nối giữa các ô + Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu. VẼ DFD VẼ DFD VẬT LÝ: (GỒM BƢỚC 6 VÀ 7) * Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống – là các thực thể tham gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống. * Bước 7: + Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ thống. + Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống. + Đọc lại bảng thực thể và các hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu nối lại các vòng tròn và hình chữ nhật. + Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các danh từ chỉ tên các hệ thống mang dữ liệu. VẼ DFD VẼ DFD LOGIC (LUẬN LÝ): (GỒM BƢỚC 8 - 12) * Bước 8: Liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng theo từng thực thể và trình tự diễn ra các hoạt động đó. * Bước 9: + Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng nơi và 1 thời điểm + Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng 1 thời điểm nhƣng khác nơi xảy ra + Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý nhau. * Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm. * Bước 11: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối quan hệ hợp lý * Bước 12: Bổ sung nơi lƣu trữ nếu thấy hợp lý PHÂN CẤP DFD * Bước 13: Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt động trong mỗi nhóm ở bƣớc 9. Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròng lớn. Thực hiện bƣớc 10, 11, 12. * Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu đơn giản hơn lƣu đồ và sử dụng ít biểu tƣợng hơn. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 31 1. Tránh quá chi tiết ở cấp độ mô tả ban đầu (VD: ở cấp độ 1 và 0). Nếu cần thiết phải mô tả hoạt động diễn ra cùng một thời điểm thì phải tách ra mô tả chúng một các có logic và có liên kết với nhau 2. Một sơ đồ chỉ gồm từ 5 đến 7 biểu tƣợng hình tròn xử lý. Hƣớng dẫn này giúp sơ đồ trở nên đơn giản, tránh sa đà vào quá nhiều chi tiết ở cấp độ ban đầu. 3. Đặt những tên khác nhau ở những công việc xử lý dữ liệu khác nhau. Điều này tránh nhầm lẫn về các dòng dữ liệu cần xử lý. 4. Cần chú ý xem xét các trƣờng hợp là nếu thực thể không phải là yếu tố bên ngoài thì phải luốn có hai dòng dữ liệu vào và ra, nêu không sơ đồ sẽ tạo ra lỗi về mô tả . 5. Các tập tin mang tính tạm thời cũng cần đƣợc mô tả trong sơ đồ 6. Phải phân loại kỹ đâu là thành phần hay thực thể bên ngoài (đó là thành phần cuối cùng của hệ thống). 7. Phân loại, sắp xếp tất cả các nhân viên, phòng ban có liên quan trong quá trình xử lý lập đi lập lại trong lƣu đồ. Tránh mô tả công việc cá biệt hay công việc sai. Nếu trong hệ thống có nhiều công việc xử lý giống nhau thì chỉ nên mô tả một công việc làm đại diện. Điều này cũng áp dụng cho trƣờng hợp nhiều nhân viên ở các bộ phận khác nhau cùng xử lý một công việc giống nhau. (VD: ở các phân xƣởng khác nhau). 2.2.4. Các loại sơ đồ dòng dữ liệu *Sơ đồ mô tả ban đầu: (cấp 0) Trong sơ đồ hệ thống, sơ đồ dòng dữ liệu đƣợc dần mô tả chi tiết. Ban đầu ngƣời thiết kế phác thảo sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hay còn gọi là sơ đồ mô tả ban đầu: Là một sơ đồ cấp cao nhất mô tả khái quát những hoạt động của hệ thống dƣới dạng một ký hiệu hỡnh trũn đơn lẻ và cho thấy các luồn dữ liệu đi ra và đi vào hệ thống và các thực thể bên ngoài hệ thống. Thực thể: cỏc đối tƣợng thực hiện hoặc điều khiển cỏc hoạt động (ngƣời, nơi chốn, vật). Thực thể bờn ngoài hệ thống: là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (khụng xử lý dữ liệu). * Sơ đồ khỏi quỏt Hệ thống này là gỡ Làm cỏi gỡ Dữ liệu bắt đầu từ đâu Kết thỳc tại đâu Ví dụ với quá trình xử lý tiền lƣơng của một doanh nghiệp, ta có thể theo các bƣớc nhƣ hƣớng đẫn từ bƣớc 1 – 5: Bƣớc 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả: Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 32 Hệ thống thông tin về tiền lƣơng của một doanh nghiệp sẽ đƣợc tạo ra và cung cấp thông tin cho các thực thể: Ngƣời lao động, bộ phận chấm công, nhân sự, nhà quản lý, cơ quan thuế Bƣớc 2: Lập bảng mô tả thực thể và các hoạt động của thực thể đó: Thực thể Hoạt động liên quan Chấm công Thời gian lao động Nguồn nhân lực Dữ liệu thay đổi bảng lƣơng Người lao động Thanh toán tiền Cơ quan thuế Thông tin thuế Nhà quản lý Bảng lƣơng tổng hợp Bƣớc 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu Bƣớc 4: Xác định thực thể bên trong và bên ngoài hệ thống: (ngƣời lao động, cơ quan thuế, nhà quản lý, nhân sự, chấm công). Bƣớc 5: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu: (chú ý chiều đi của các dòng dữ liệu: Đi vào đối với hoạt động lƣu trữ, cập nhật, đi ra đối với hoạt động tiếp nhận thông tin). *S¬ ®å dßng d÷ liÖu vËt lý: các thực thể liên quan) và dòng dữ liệu giữa các thực thể đó. B¶ng l-¬ng tæng hîp gian C¬ quan thuÕ D÷ liÖu thêi gian Ng-êi lao ®éng Nhµ qu¶n lý Doanh nghiÖp ChÊm c«ng Nguån nh©n lùc HÖ thèng thanh to¸n l-¬ng Thanh to¸n tiÒn D÷ liÖu thay ®æi b¶ng l-¬ng Th«ng tin thuÕ Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 33 ai, lƣu trữ ở đâu. Tiếp theo ví dụ trên: (bƣớc 6 – 8) Đầu tiên ta xác định các bộ phận xử lý dữ liệu trong hệ thống là những bộ phận nào? *S¬ ®å dßng d÷ liÖu logic (luËn lý): ra các hoạt động xử lý đó. nào mà không quan tâm đến do ai làm, dƣới hình thức gì và ở đâu. Ng-êi lao ®éng PhiÕu chÊm c«ng, thÎ tõ Tæng hîp b¶ng chÊm c«ng LËp b¶ng l-¬ng TËp tin tr¶ l-¬ng chÝnh Thanh to¸n l-¬ng Th«ng tin chÊm c«ng Th«ng tin lao ®éng B¶ng chÊm c«ng D÷ liÖu b¶ng l-¬ng D÷ liÖu b¶ng l-¬ng Tr¶ l-¬ng D÷ liÖu b¶ng Th«ng tin D÷ liÖu tr¶ l-¬ng hµng tuÇn & thay ®æi Nguån nh©n lùc ChÊm c«ng Bé phËn chÊm c«ng TËp tin tr¶ l-¬ng chÝnh Bé phËn thanh to¸n l-¬ng Nhµ qu¶n lý C¬ quan thuÕ ChÊm c«ng Thay ®æi b¶ng l-¬ng L-u tr÷ D÷ liÖu b¶ng l-¬ng Tr¶ l-¬ng D÷ liÖu b¶ng l-¬ng tæng hîp Th«ng tin thuÕ thu nhËp Ng-êi lao ®éng B.C qu¸ tr×nh thanh to¸n l-¬ng Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 34 Bµi tËp: Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi sổ quỹ và lƣu theo số thứ tự Kế toán phải thu nhận thông báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lƣu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chƣa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của từng khách hàng theo từng hóa đơn. Định kỳ, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng sau đó chuyển tiền cho ngân hàng Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 35 2.3. Hướng dẫn vẽ lưu đồ +Khái niệm: Lƣu đồ là một hệ thống các biểu tƣợng hình vẽ đƣợc sắp xếp để mô tả dòng đi của dữ liệu hay các bƣớc xử lý của hệ thống. Là một trong những công cụ quan trọng để phát triển hệ thống thông tin kế toán. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 36 2.3.1. Các biểu tượng dùng để vẽ lưu đồ * Chú ý: Khi sử dụng biểu tƣợng Bắt đầu, kết thúc Chứng từ, báo cáo Chứng từ, báo cáo có nhiều liên Số, thẻ: chƣơng trình Điểm nối tiếp trên cùng một lƣu đồ Nhập thủ công dữ liệu vào hệ thống Thủ tục, hàm, chƣơng trình con đƣợc viết sẵn Dữ liệu đƣợc lƣu trữ ở đĩa từ (file) Dữ liệu đƣợc lƣu trữ ở băng từ (file) Công việc xử lý thủ công Lƣu trữ thủ công chứng từ, tài liệu Điểm nối tiếp đến trang khác Công việc xử lý bởi máy tính Dữ liệu đƣợc lƣu trữ trực tuyến (file) Vô tuyến truyền hình Thiết bị kết xuất thông tin nhƣ màn hình, bảng điện... Đƣờng đi Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 37 Ngƣời ta sử dụng các ký tự chèn vào trong hình tam giác nhỏ, để biểu thị: + Nếu lƣu trữ sắp xếp theo ngày thì chèn vào chữ D + Nêu lƣu trữ sắp xếp theo số thứ tự thì chèn vào chữ N + Nếu lƣu trữ sắp xếp theo Alphabet thì chèn vào chữ A Trong điểm nối tiếp trong một lƣu đồ ký hiệu là hình tròn bên trong ngƣời ta sẽ đặt các chữ A, B, C làm ký hiệu để nhận dạng điểm nối này với điểm nối khác. Trong ký hiệu nối tiếp giữa hai trang ngƣời ta thƣờng đặt số 1, 2, 3 để làm ký hiệu nối từ trang 1 đến trang 1 Ví dụ: hai điểm nối với nhau: 2.3.2. Lưu đồ dòng dữ liệu (chứng từ) - Lƣu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ số liên chứng từ, ngƣời lập, ngƣời nhận, nơi lƣu trữ, tính chất lƣu trữ trong xử lý thủ công hay bán thủ công. - Lƣu đồ xử lý chứng từ đƣợc sử dụng để theo dõi quá trình lƣu chuyển chứng từ trong một đơn vị, đó là mô tả quá trình từ lúc chứng từ đƣợc tạo lập bởi một cá nhân, phòng ban đến cuối quá trình sau khi chúng đƣợc xử lý. - Cấu trúc của một sơ đồ xử lý chứng từ đƣợc bắt đầu từ việc xem xét các phòng ban hay các cá nhân cụ thể có liên quan đến từng quá trình cụ thể. Sơ đồ mô tả hệ thống xử lý dữ liệu thƣờng sử dụng các biểu tƣợng thƣờng dùng để vẽ lƣu đồ. - Lƣu đồ xử lý dữ liệu tập trung vào các dòng luân chuyển vật lý về các báo cáo, các giấy tờ tƣơng tự khi thiết kế lƣu đồ, một số ngƣời thiết kế cũng có thể mô tả thêm các dòng hàng hóa đƣợc di chuyển nhƣ thế nào hoặc một số thông tin không liên quan đến giấy tờ phát sinh (VD: nhân viên bán hàng gọi điện để kiểm tra tình hình mua chịu của khách hàng trƣớc khi bán chịu). Khái niệm chứng từ đƣợc dùng để mô tả các dòng dữ liệu lƣu chuyển và thông tin trong đơn vị. * Các bước vẽ lưu đồ dòng dữ liệu:  Mụ tả hệ thống hiện hành  Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả  Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó  Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bƣớc 2 A A N Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 38  Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển húa, lƣu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp  Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu  Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu  Bƣớc 4: Chia lƣu đồ thành các cột  Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lƣu đồ  Các cột đƣợc sắp xếp sao cho dòng lƣu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải  Bƣớc 5: Xác định các thành phần của từng cột  Đọc lại bảng mô tả lần lƣợt từng hoạt động  Sắp xếp các thành phần của lƣu đồ theo hƣớng di chuyển thông tin từ trên xuống dƣới  Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra.  Bƣớc 6: Hoàn thành lƣu đồ  Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin  Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đƣờng kẻ ngang/dọc  Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)  Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc  Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lƣu trữ dữ liệu trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật)  Có thể lấy ví dụ trong trƣờng hợp sau để minh hoạ.  Ví dụ: Trƣởng phòng yêu cầu chuẩn bị giấy tờ mô tả quá trình yêu cầu mua hàng đến phòng cung ứng vật tƣ của công ty. Quá trình này đƣợc mô tả bằng lời nhƣ sau: muốn cung ứng hàng hoá các yêu cầu phải lập phiếu yêu cầu hàng hoá. Nhƣng nếu cần văn phòng phẩm phải lập phiếu yêu cầu thành 2 bản, một bản gửi phòng cung ứng, một bản lƣu lại văn phòng. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 39  Trong quá trình này, có hai phòng có liên quan, đó là phòng yêu cầu và phòng cung ứng. Để bắt đầu, nên đặt tên các phòng này trên phần tiêu đề.  Kế đến vẽ hai bản phiếu yêu cầu hàng hoá trong phần yêu cầu nơi tại chứng từ. Nên đánh số 1,2 trên các bản yêu cầu. Cuối cùng, ghi rõ mỗi chứng từ đƣợc luân chuyển đi đâu: phiếu số 2 gửi cho phòng cung ứng, phiếu số 1 lƣu tại văn phòng yêu cầu. Thông thƣờng phiếu số 1 đƣợc lƣu tại bộ phận tạo ra chứng từ.  Dùng điểm nối để chỉ sự luân chuyển chứng từ từ phòng này sang phòng khác. 1 2 PhiÕu yªu cÇu hµng (GRF – Goods Requisition Form) A File 2 PhiÕu yªu cÇu hµng (GRF – Goods Requisition Form) A Phßng yªu cÇu Phßng cung øng A A Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 40 2.3.2.1. Hướng dẫn vẽ lưu đồ xử lý dữ liệu (Flow chart) Lƣu đồ sử lý dữ liệu tập trung vào các dòng luân chuyển vật lý về các báo cáo, các giấy tờ tƣơng tự. Khi thiết kế lƣu đồ, một số ngƣời thiết kế cũng có thể mô tả thêm các dòng hàng hoá đƣợc lƣu chuyển nhƣ thế nào, ví dụ nhƣ hàng tồn kho đƣợc di chuyển từ bộ phận giao nhận đến kho, họ thƣờng dùng biểu tƣợng xe kéo hàng để mô tả. Một số lƣu đồ còn mô tả các thông tin mà không liên quan đến các giấy tờ phát sinh (ví dụ nhƣ nhân viên bán hàng gọi điện để kiểm tra dƣ nợ khách hàng trƣớc khi bán chịu). Khái niệm chứng từ đƣợc dùng để mô tả các dòng lƣu chuyển dữ liệu và thông tin trong đơn vị. Khác với biểu tƣợng dùng để mô tả các chƣơng trình, các biểu tƣợng dùng để mô tả lƣu đồ dữ liệu không có các quy chuẩn. Nhƣng việc mô tả các lƣu đồ thƣờng là một nghệ thuật hơn là một môn khoa học, ta có thể dùng các hƣớng dẫn sau để làm lƣu đồ rõ ràng hơn. Cụ thể là: 1. Nhận diện tất cả các phòng ban, bộ phận tao ra và nhận các giấy tờ có liên quan trong quá trình xử lý. 2. Cẩn thận phân loại các giấy tờ, các hoạt động của mỗi bộ phận, và vẽ chúng dƣới tiêu đề của từng bộ phận. 3. Xem kỹ mỗi bản sao của chứng từ kế toán với số đánh trên bảng đó. Nếu chứng từ đƣợc lập thành nhiều bản thì nên sử dụng mã màu, và nên lập bảng chú thích về mã màu. 4. Số lƣợng bản sao chứng từ cần xử lý. Chú ý các bản sao vừa đủ không nên thừa hay thiếu. 1 2 PhiÕu yªu cÇu hµng (GRF – Goods Requisition Form) File 2 PhiÕu yªu cÇu hµng (GRF – Goods Requisition Form) Phßng yªu cÇu Phßng cung øng Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 41 5. Khi ký hiệu ngắt trang cần chú ý ký tự đồng nhất (A_A, 1_1) giữa các phần kết nối trang. 6. Cần sử dụng các chú thích về các biểu tƣợng, các hoạt động, các hoạt động điều này giúp ngƣời đọc dễ hình dung lƣu đồ. 7. Khi cần thiết, các tập tin đƣợc ghi nhận và lƣu trữ theo một trình tự thì ngƣời ta thƣờng dùng ký tự A để mô tả lƣu đồ theo a, b, c; dùng ký tự N để mô tả lƣu đồ theo số thứ tự; dùng ký tự C để mô tả lƣu đồ theo thời gian. 8. Một số nhân viên thƣờng sử dụng ký hiệu viết tắt (ví dụ GRF, PHF...) thì cần chú thích và chuẩn hoá hay lập một bảng giải thích các chữ viết tắt. 9. Có thể sử dụng biểu tƣợng bắt đầu hoặc không cần sử dụng trong lƣu đồ chứng từ. 10. Nếu chứng từ đƣợc chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác mà tại đó tạo thành một chu trình mới thì có thể sử dụng biểu tƣợng nối hệ thống, nối trang. Ví dụ: Quá trình thực hiện tuyển dụng nhân sự tại một công ty nhƣ sau: Trƣớc tiên bộ phận yêu cầu nhân sự lập phiếu yêu cầu nhân sự, mô tả chức danh và năng lực cần thiết. Sau đó bộ phận nhân sự mới đăng báo quảng cáo và tiếp nhận hồ sơ phỏng vấn, chuẩn bị các công việc tuyển dụng. Khi tuyển dụng xong, bộ phận nhân sự lập 3 bảng mô tả các ứng viên đƣợc tuyển. Bảng 1 lƣu tại bộ phận nhân sự để quản lý và lập hồ sơ bảo hiểm cho nhân viên, thông tin ứng viên đƣợc lƣu lại theo số bảo hiểm. Bảng 2 gửi lại cho phòng yêu cầu nhân sự cùng với bản yêu cầu để đối chiếu, thông tin đƣợc lƣu lại và xếp theo tên ứng viên. Bảng 3 gửi bộ phận tính lƣơng, thông tin này đƣợc đăng nhập trên hệ thống và đƣợc dùng để ghi nhận việc chấm công và tính lƣơng. Vẽ lưu đồ chứng từ cho qui trình trên. Đầu tiên, phải xác định các bộ phận, thành phần tham gia: 1_Phòng yêu cầu nhân sự. 2_ Phòng quản lý nhân sự. 3_Phòng tính lƣơng. Thứ hai, xác định các giấy tờ có liên quan: 1_ Phiếu yêu cầu: 1 bản từ phòng yêu cầu nhân sự sang phòng nhân sự 2_Phiếu tuyển dụng nhân sự: 3 bản -> 1.Lƣu tại phòng nhân sự (theo số) 2.Lƣu tại phòng yêu cầu (theo tên) 3. Phòng tính lƣơng (theo số tt) Cuối cùng, chỉ rõ các giấy tờ nào đƣợc tạo ra ở đâu, quá trình xử lý. Nên sử dụng các ký hiệu nối các phòng để tránh phức tạp. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 42 HoÆc cã thÓ tr×nh bµy mµ kh«ng cÇn c¸c ®iÓm nèi PhiÕu yªu cÇu nh©n sù PhiÕu yªu cÇu nh©n sù PhiÕu tuyÓn dông nh©n sù B A C PhiÕu yªu cÇu nh©n sù A ChuÈn bÞ phiÕu tuyÓn dông NS N C B 3 2 PhiÕu tuyÓn1 dông nh©n sù A Phßng yªu cÇu Phßng nh©n sù Phßng tÝnh l-¬ng PhiÕu tuyÓn 2 dông nh©n sù Xö lý m¸y tÝnh PhiÕu tuyÓn 2 dông nh©n sù N PhiÕu yªu cÇu nh©n sù PhiÕu tuyÓn dông nh©n sù A PhiÕu yªu cÇu nh©n sù ChuÈn bÞ phiÕu tuyÓn dông NS PhiÕu yªu cÇu nh©n sù Phßng yªu cÇu Phßng nh©n sù Phßng tÝnh l-¬ng PhiÕu tuyÓn 2 dông nh©n sù Xö lý m¸y tÝnh PhiÕu tuyÓn 2 dông nh©n sù N 3 2 PhiÕu tuyÓn1 dông nh©n sù Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 43 Bài tập 1: Các thủ tục trong một hệ thống kế toán chi phí đƣợc xử lý thủ công ở công ty sản xuất Lan Anh đƣợc mô tả nhƣ sau: Một phiếu yêu cầu dịch vụ đƣợc bộ phận sản xuất lập làm 2 liên. Liên thứ 2 đƣợc chuyển tới bộ phận sửa chữa và bảo trì bảo trì, liên thứ nhất đƣợc lƣu tại bộ phận sản xuất. Tại bộ phận sửa chữa và bảo trì liên 2 của phiếu yêu cầu dịch vụ đƣợc sử dụng để lập thủ công phiếu yêu cầu công việc gồm 4 liên. Liên thứ 4 của phiếu yêu cầu công việc đƣợc chuyển đến bộ phận sản xuất làm cơ sở đối chiếu. Liên thứ 3 đƣợc lƣu tai bộ phận sửa chữa và bảo trì cùng với liên 2 của phiếu yêu cầu dịch vụ. Nhân viên bộ phận này ghi chép thủ công số lƣợng nguyên vật liệu và dụng cụ xuất dùng cũng nhƣ thời gian lao động cần thiết lên liên 2 và liên 1 của phiếu yêu cầu công việc. Khi phiếu yêu cầu công việc hoàn tất, liên thứ 1 đƣợc giữ lại bộ phận bảo trì sửa chữa, liên 2 đƣợc gửi tới bộ phận kế toán. Nhân viên phòng kế toán hoàn tất việc ghi nhận chi phí chi tiết trong liên thứ 2 của phiếu yêu cầu công việc và sau đó lập một báo cáo tổng hợp các yêu cầu dịch vụ gồm 3 liên. Liên thứ 1 đƣợc chuyển sang bộ phận sản xuất, liên thứ 2 chuyển sang bộ phận sửa chữa bảo trì, liên 3 lƣu tại bộ phận kế toán. Yêu cầu: Vẽ lƣu đồ chứng từ mô tả các thủ tục nói trên ? Ghi hoµn tÊt PYCCV, lËp b¸o c¸o 3 2 B¸o c¸o tæng1 hîp c¸c yªu cÇu dÞch vô Bé phËn s¶n xuÊt Bé phËn söa ch÷a b¶o tr× Bé phËn kÕ to¸n PhiÕu yªu 2 cÇu dÞch vô 2 PhiÕu yªu 1 cÇu dÞch vô B¾t ®Çu LËp phiÕu yªu cÇu dÞch vô LËp phiÕu yªu cÇu c«ng viÖc Ghi NVL, DC, thêi gian lao ®éng 4 3 2 PhiÕu yªu 1 cÇu c«ng viÖc 2 PhiÕu yªu 1 cÇu c«ng viÖc Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 44 2.3.3. Lưu đồ hệ thống Trong khi lƣu đồ xử lý dữ liệu tập trung vào các chứng từ, giấy tờ cần xử lý thì lƣu đồ hệ thống lại tập trung vào các dòng dữ liệu đƣợc xử lý trong hệ thống máy tính của hệ thống thông tin kế toán. Phát triển hệ thống thông tin kế toán theo các giai đoạn chuẩn mực sử dụng các công cụ kỹ thuật, mỗi công cụ thích hợp với từng nhiệm vụ, ở từng giai đoạn phát triển hệ thống. Ví dụ: Công ty Shala là một nhà phân phối tạp chí đã tạo một tập tin để lƣu trữ tên và địa chỉ các khách hàng đặt báo dài hạn. Nếu khách hàng thay đổi địa chỉ hay một khách hàng mới muốn đặt báo điền vào mẫu đơn gửi cho công ty để thông báo. Khi đó nhân viên công ty nhận đƣợc và nhập liệu vào hệ thống của đơn vị qua các thiết bị đầu cuối. Hệ thông thông tin của công ty tạm thời lƣu trữ các thông tin này vào tập tin thay đổi địa chỉ hay tạo lập yêu cầu khách hàng mới. Các dữ liệu này tiếp tục đƣợc nhập liệu vào máy tính sẽ đang trong quá trình xử lý. Mỗi tuần một lần, các thông tin này đƣợc cập nhật vào tập tin trung tâm. Trong thời điểm này, tên và địa chỉ khách hàng cũ sẽ đƣợc thay đổi trên hệ thống. Hệ thống cũng lập cho công ty một báo cáo cung cấp cho ngƣời quản lý công ty những thông tin về khách hàng mới. Trong tháng, hệ thống tự động in các địa chỉ để dán lên các tạp chí và gửi cho khách hàng. Tập tin khách hàng trung tâm sẽ in báo cáo về khách hàng và in các nhãn gửi cho khách hàng. PhiÕu th«ng tin kh¸ch hµng PhiÕu yªu cÇu thay ®æi ®Þa chØ kh¸ch hµng Xö lý trùc tuyÕn M¸y tÝnh, sö dông tËp tin trung t©m (xö lý hµng ngµy) Ghi nhËn yªu cÇu thay ®æi M¸y tÝnh, sö dông tËp tin trung t©m (xö lý hµng tuÇn) M¸y tÝnh sö dông ch-¬ng tr×nh thay ®æi nh·n ®Þa chØ (xö lý hµng th¸ng) B¸o c¸o qu¸ tr×nh thùc hiÖn nh·n B¸o c¸o qu¸ tr×nh thùc hiÖn tËp tin chÝnh TËp tin chÝnh vÒ kh¸ch hµng Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 45 * Hướng dẫn vẽ lưu đồ hệ thống Sơ đồ hệ thống giúp đoán biết đƣợc các dòng công việc đƣợc xử lý thông qua các giai đoạn của quá trình của hệ thống thông tin kế toán và giúp rõ các dấu vết kiểm toán. Mỗi nghiệp vụ đƣợc nhận, cập nhật, hay lọc các thông tin thì sơ đồ hệ thống sẽ ngắt ra một thời điểm để có thể theo dõi đƣợc cách thức xử lý hệ thống. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của điều này nên Hiệp hội kế toán công chứng Hoa Kỳ và Hiệp hội kế toán quản trị đều chọn môn này làm các câu hỏi kiểm tra trong kỳ cấp chứng chỉ. Mặc dù không có các qui định hƣớng dẫn chặt chẽ nào để xây dựng một lƣu đồ hệ thống tuy nhiên sau đây là một số hƣớng dẫn gợi ý: a. Lƣu đồ hệ thống đƣợc đọc từ trên xuống dƣới, từ trái qua phải vẽ và đọc lƣu đồ hệ thống bắt đầu từ góc trái bên trên. b. Vẽ các lƣu đồ theo những biểu tƣợng đã đƣợc chuẩn hoá không nên tạo ra các biểu tƣợng riêng. c. Biểu tƣợng xử lý luôn đặt giữa biểu tƣợng dữ liệu đầu vào và biểu tƣợng dữ liệu đầu ra. d. Sử dụng cách ngắt trang để tránh các đƣờng vẽ bị trùng lắp làm hình vẽ rắc rối. e. Nên phác hoạ lƣu đồ trƣớc khi vẽ các bản thảo cuối cùng, sử dụng các chƣơng trình đồ hoạ trợ giúp. Thêm các chú thích trong hình vẽ làm cho lƣu đồ dễ đọc hơn. Các chú thích có thể ghi trên các biểu tƣợng hoặc có thể làm bảng chú thích ở góc lƣu đồ. 2.4. Người sử dụng cuối cùng không chuyên và các tài liệu hướng dẫn 2.4.1. Tầm quan trọng của tài liệu hướng dẫn cho người không chuyên Các ứng dụng dành cho ngƣời sử dụng không chuyên luôn cần thiết để giúp họ có thể hiểu đƣợc các tính năng đầy đủ của chƣơng trình. Các hƣớng dẫn này phải đơn giản và dễ hiểu, gần giống với các buổi huần luyện ngƣời sử dụng. Chính điều này sẽ giúp cho ngƣời sử dụng ít mắc lỗi khi sử dụng, và sẽ giảm đƣợc các lỗi của chƣơng trình. Tài liệu hƣớng dẫn còn giúp ngƣời sử dụng tự phát triển các ứng dụng riêng của họ (ví dụ nhƣ trong chƣơng tình bảng tính Excel có những ứng dụng về Marco, hay ứng dụng về cơ sở dữ liệu). Chính yêu cầu tự phát triển các kỹ năng ứng dụng nên tài liệu hƣớng dẫn lại rất nhiều thông tin nhƣng cách trình bày rất khó nhìn nên hạn chế ngƣời sử dụng tiếp cận. Nếu các tài liệu này đƣợc thiết kế dễ nhìn thì lại rất tốn kém. Thậm chí, ngƣời thiết kế chƣơng trình phải có văn phòng để tiếp nhận những thông tin phản hồi từ ngƣời sử dụng với từng trƣờng hợp cụ thể, phát sinh trong quá trình sử dụng hay khi chƣơng trình bị lỗi. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 46 Các chƣơng trình đều có những hƣớng dẫn cho mỗi ứng dụng cho ngƣời sử dụng cuối cùng. Và thông thƣờng ngƣời sử dụng có thể tìm thấy các tiện ích này thông qua phần giúp đỡ đƣợc viết để hỗ trợ, hay tự giúp ngƣời sử dụng tự tra cứu. Các chƣơng trình hỗ trợ thông thƣờng có những nội dung sau: 1. Tên của ngƣời thiết kế chƣơng trình. 2. Tên của tập tin và nơi chúng đƣợc lƣu trữ. 3. Tên của đƣờng dẫn và các đƣờng dẫn cấp dƣới để chỉ các ứng dụng. 4. Phiên bản đầu tiền đƣợc phát triển vào ngày nào.` 5. Phiên bản mới nhất đƣợc cập nhật, và tên ngƣời phát triển phiên bản mới. 6. Cho biết thời gian gần nhất mà ứng dụng đƣợc vận hàng. 7. Tên và điện thoại của ngƣời có thể liên lạc khi chƣơng trình có vấn đề. 8. Nguồn dữ liệu bên ngoài đƣợc sử dụng vào trong hệ thống. 9. Các giả định quan trọng để xây dựng các ứng dụng. 10. Các tham số chính đƣợc sử dụng để thay đổi các giả định hay trả lời cho câu hỏi “What – if”. 11. Sắp xếp lại các tên ứng dụng để dễ tra cứu 2.4.2. Kiểm soát người sử dụng cuối cùng Bên cạnh việc tìm ra những tài liệu hƣớng dẫn không hiệu quả ngƣời phát triển chƣơng trình có thể còn tìm ra những ứng dụng của phòng này có thể trùng với phòng ban khác. Nên ngƣời phát triển chƣơng trình cần chuẩn hoá lại các thông tin hƣớng dẫn sử dụng. Bên cạnh đó, để tránh đánh giá sai là các nhân viên kém cỏi ha phá vỡ các kiểm soát nội bộ trong công ty do không hiểu về tài liệu hƣớng dẫn, các nhà quản lý cần tuân theo những nguyên tắc hƣớng dẫn sau: a. Thƣờng xuyên đánh giá lại các dự án lớn, nhân viên công ty sau khi đã quen với chƣơng trình thƣờng tạo ra những ứng dụng có giá trị, ngƣời quản lý thƣờng cần xem lại giá trị và những lợi ích đạt đƣợc. b. Xây dựng các chính sách chuẩn tắc cho ngƣời sử dụng cuối cùng, đôi khi ngƣời sử dụng cuối cùng thƣờng muốn tạo ra các ứng dụng mới nhƣng lại gặp hạn chế các chính sách chuẩn tắc của công ty. Điều này cần phải đƣợc xem lại bởi kiểm toán viên nội bộ. c. Chuẩn hóa các tài liệu hƣớng dẫn, điểm chính của chƣơng này là xây dựng các tài liệu hƣớng dẫn, tuy nhiên, cần phải chuẩn hoá các tài liệu hƣớng dẫn thƣờng xuyên để là cơ sở cho ngƣời sử dụng chƣơng trình. d. Hạn chế số nhân viên đƣợc cấp quyền tạo ra các ứng dụng cho ngƣời sử dụng cuối cùng, việc hạn chế này sẽ giúp ngƣời quản lý dễ dàng kiểm soát chƣơng trình. e. Luôn kiểm tra và đánh giá lại hệ thống, để hiểu và phát triển những ứng dụng của chƣơng trình cần phải thƣờng xuyên kiểm tra và đánh giá lại chƣơng trình. Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 47 Chương 3. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CHU TRÌNH KINH DOANH 3.1. Các chu trình kinh doanh cơ bản Chu trình kế toán bắt đầu từ khi nhân viên kế toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ từ các chứng từ gốc và kết thúc khi các báo cáo tài chính đƣợc thiết lập chấm dứt một kỳ tài chính để chuẩn bị cho một chu trình mới. Chứng từ gốc là những giấy tờ hay các mẫu biểu điện tử đƣợc dùng để ghi nhận các hoạt động kinh doanh. 3.1.1. Tổng quan về chu trình kế toán tài chính tại công ty Dựa vào việc chuẩn bị chứng từ gốc hệ thống thông tin kế toán ghi nhận mỗi nghiệp vụ hay các sự kiện kinh doanh ảnh hƣởng đến tình hình tài chính của công ty. Các sổ gốc: 1. Sổ nhật ký Nhân viên kế toán ghi nhận tất cả các nghiệp vụ trong sổ nhật ký, các nghiệp vụ này sẽ đƣợc ghi theo trình tự thời gian và đƣợc định khoản chính xác. Các tài khoản đƣợc thiết lập cho một công ty cụ thể đƣợc gọi là sơ đồ tài khoản. Sơ đồ tài khoản bao gồm các tài khoản về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập, chi phí sẽ đƣợc trình bày trên các khoản mục báo cáo tài chính. Sổ nhật ký có thể gồm sổ nhật ký chung hay sổ nhật ký đặc biệt. Sổ nhật ký đặc biện đƣợc mở theo dõi chi tiết cho một loại nghiệp vụ thƣờng xảy ra trong công ty. Trong phần mềm kế toán sổ nhật ký đặc biệt sẽ đƣợc thiết kế thành một mẫu biểu hay một tập tin riêng. Nhân viên kế toán thƣờng ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng hay mua hàng vào sổ nhật ký đặc biệt. Thông thƣờng các công ty có thể thiết lập các sổ nhật ký đặc biệt cho các nghiệp vụ quan trọng nhƣ sổ nhật ký bán hàng (ghi nhận các nghiêp vụ bán chịu) , nhật ký mua hàng (ghi nhận các nghiệp vụ mua chịu), nhật ký thu tiền (ghi nhận các nghiệp vụ thu tiền), nhật ký chi tiền (ghi nhận các nghiệp vụ chi tiền), sổ này dùng để ghi nhận các Hệ thống thông tin kế toán – Accounting Information System Bộ môn Kế toán Khoa Kinh tế – Trường ĐH SP KT Hưng Yên Trang 48 nghiệp vụ mới và nghiệp vụ điều chỉnh. Còn các nghiệp vụ khác đƣợc ghi nhận vào nhật ký chung. 2. Sổ cái Sổ cái có chức năng ghi tất cả các nghiệp vụ trong đơn vị. Sổ này ghi mỗi nghiệp vụ về các thông tin đƣợc thể hiện về số tiền bên nợ, số tiền bên có, ngày tháng phát sinh, đối ứng với các tài khoản nào, nội dung vắn tắt nghiệp vụ đồng thời cũng ghi nhận vào sổ cái. Trong hệ thống thông tin kế toán sổ cái sẽ thu thập thông tin giá trị những thay đổi về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Sổ cái theo dõi từng tài khoản (thƣờng gọi là tài khoản chữ T) bằng giá trị. Nhƣ vậy, khi sổ cái ghi nhận các nghiệp vụ, thì đồng thời hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ ghi nhận các giá trị vào tài khoản khác nhau trong sổ cái. Sơ đồ tài khoản của công ty sẽ cho ta thấy cấu trúc tài khoản của sổ cái. 3. Bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính. Khi ghi nhận nghiệp vụ vào nhật ký thì hệ thống thông tin kế toán cũng ghi nhận vào sổ cái, đồng thời nó cũng tạo ra bảng cân đối phát sinh. Bảng cân đối phát sinh là một bảng liệt kê tất cả các tài khoản và cân đối nợ có. Khi giá trị Nợ – Có cân bằng nhân viên kế toán sẽ tiến hành một số bút toán điều chỉnh cần thiết. Các bút toán điều chỉnh bao gồm: khấu hao, chi phí trả trƣớc, kết chuyển doanh thu nhận trƣớc... Hệ thống thông tin kế toán sẽ kết chuyển vào sổ cái các nghiệp vụ điều chỉnh. Từ bảng cân đối tài khoản hệ thống thông tin kế toán sẽ lập báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính là sản phẩm cuối cùng của hệ thống kế toán trong đơn vị. hệ thống báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Chu trình kế toán kết thúc khi đã thiết lập báo cáo tài chính, phần mềm kế toán sẽ khoá sổ và tách toán các tài khoản trung gian nhƣ tài khoản thu nhập và chi phí, lúc này chu trình mới sẽ bắt đầu. Điều này là rất cần thiết vì những