Đề án Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty TNHH Minh Trí

LỜI NÓI ĐẦU Drucker, một nhà kinh tế học đã nói: “quản lý kinh doanh không phải là nhiệm vụ thích ứng mà là một nhiệm vụ sáng tạo. Có nghĩa là tạo ra các điều kiện kinh tế và thay đổi chúng khi cần thiết hơn là thích ứng với chúng một cách ngoan ngoãn và thụ động”. Như vậy, quản lý có ý nghĩa rất lớn đối với việc phát triển nền kinh tế. Ngày nay, quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, nó đang là vấn đề thu hút sự quan tâm của nhiều người. Một xã hội được cấu tạo nên từ những gia đình. Một nền kinh tế được tạo nên từ những doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp để chứng tỏ nền kinh tế nước đó mạn. Một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả do rất nhiều nguyên nhân nhưng trong đó có ý nghĩa quan trọng là việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó phù hợp với các quy định, quy mô của mỗi doanh nghiệp. GS.TS Trần Anh Tuấn cho rằng: “quản lý là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thành đạt những mục tiêu chung”. Cũng như nhiều ngành khác trong nền kinh tế, ngành may mặc có vai trò rất lớn trong nền kinh tế quốc dân. May mặc là ngành có từ lâu ở Việt Nam và mặt hàng này của chúng ta đã có mặt ở rất nhiều nước trên thế giới như Nhật, Đức, Tiệp Khắc và đặc biệt là thị trường Mỹ…. Trong sự phát triển chung của ngành công ty TNHH Minh Trí đang nỗ lực để khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Nhằm thực hiện và đạt được mục tiêu đó, công ty đã không ngừng cảI tiến kỹ thuật công nghệ để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nhưng một con tàu chạy tốt thì phải có người cầm lái vững chắc. Do vậy, bộ máy quản lý là vấn đề được công ty rất quan tâm. Với thời gian kiến tập tại công ty TNHH Minh Trí em đã nghiên cứu vấn đề này và đưa ra một số ý kiến nhằm “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty TNHH Minh Trí.” Phần I LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP I.MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN. Nền kinh tế càng phát triển thì việc tối ưu hoá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở tất cả các cấp, các ngành và đối với từng doanh nghiệp của nền kinh tế quốc dân càng đặt ra cấp thiết. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế- xã hội. Xuất phát từ vai trò quan trọng của bộ máy quản lý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển thì phảI xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên cơ sở khoa học của nó. Vì vậy, nghiên cứu một số khái niệm cơ bản về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong nghiệp là cần thiết. 1.Một số khái niệm về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . 1.1.Quản lý . Vấn đề quản lý được đề cập rất lâu trong lịch sử. Cho đến nay đã có rất nhiều học thuyết khác nhau về quản lý. Có học thuyết xuất hiện từ thời cổ như Aristot, Platon; có học thuyết của trường phái cổ đIún như A. Smith, D. Ricardo; học thuyết về lao động của C.Mac. Lênin đã từng nói: “khoa học quản lý là công cụ, phương tiện tối quan trọng để phát triển kinh tế – xã hội của các nước không bị lệ thuộc vào sự khác nhau về ý thức chính trị”. Sau này đi đôi với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, của lực lượng sản xuất, chúng ta lại thấy xuất hiện những học thuyết về quản lý trong công nghiệp như F.W.Taylor, Henri Fayol. Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết đến phân công và hiệp tác lao động. C.Mac đã coi sự xuất hiện của quản lý như là một kết quả tất yếu của sự chuyển nhiều lao động, nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhau thành một quá trình lao động xã hội được phối hợp lại. Ông viết: “bất cứ lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên quy mô khá lớn đều yêu cầu có sự chỉ đạo để đIũu hoà hoạt động cá nhân. Sự chỉ đạo đó phảI làm chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động chung của cơ thể sản xuất. Với những vận động cá nhân của những khí quản độc lập hợp thành cơ sở. Một nhạc sĩ độc tấu thì tự đIũn kiển lấy mình nhưng một dàn nhạc thì phải có nhạc trưởng”. Như vậy Mac đã chỉ ra rằng chức năng của quản lý thể hiện ở sự kết hợp một cách hợp lý các yếu tố cơ bản của sản xuất, ở chỗ xác lập một sự ăn khớp về hoạt động giữa những người lao động riêng biệt. Nừu chức năng này không được thực hiện thì quá trình hợp lý của lao động hợp tác không thể tiến hành được. C.Mac viết: “Mọi hình thái sản xuất đều sinh ra những quan hệ quản lý riêng của nó…”. Hoạt động quản lý trong xã hội sẽ mang dấu ấn của xã hội đó. Nó có mỗi quan hệ chặt chẽ với chế độ sở hữu và các quan hệ kinh tế phát sinh từ chế độ xã hội đó. Ngày nay, khoa học quản lý càng trở nên quan trọng và có nhiều quan đIúm quản lý khác nhau tùy thuộc vào đối tượng quản lý và phạm vi quản lý. -Theo lĩnh vực sản xuất: quản lý được hiểu là quá trình tính toán, lựa chọn các biện pháp để chỉ huy, phối hợp, đIũu hành quá trình sản xuất kinh doanh bằng những công cụ quản lý như: kế hoạch định mức, thống kê kế toán, phân tích kinh doanh, thông tin kinh tế … để sản xuất đáp ứng được ba yêu cầu: + Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời đIúm. +Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi. + Tôn trọng pháp luật Nhà nước. - Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tính hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống, sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng cơ hội của hệ thống đó để đưa hệ thống đó đến một mục tiêu đã định trong đIũu kiện môi trường luôn biến động Chủ thể quản lý Đối tượng quản lý Mục tiêu quản lý Xác định Thực hiện Sơ đồ 1:Sơ đồ quản lý Ngoài ra, quản lý có thể hiểu là quá trình phối hợp chỉ huy hoạt động sản xuất của các khâu, các bộ phận đảm bảo phát huy hết khả năng của doanh nghiệp để phục vụ cho sự phát triển. Quản lý còn được hiểu là quá trình tác động một cách có hệ thống, có tổ chức đến tập thể những người lao động trong doanh nghiệp với nhiệm vụ liên kết những mục tiêu xác đáng kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, đến ý đồ về công việc hay hoạt động có liên quan và đưa ra quyền hạn có thể làm được để hoàn thành công việc. Theo quan điểm chung nhất, quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đích đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân(trên cơ sở vĩ mô) và doanh nghiệp (trên cơ sở vi mô) bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế, xã hội và các biện pháp khác để tạo ra các biện pháp thuận lợi nhất thực hiện mục tiêu đề ra trước đó. Thực chất của quản lý là sự tác động lên hành vi của mỗi cá nhân nhờ đó tạo thành hành vi chung có sức mạnh tạo lên sức mạnh cho cả hệ thống. * Phân biệt quản lý và quản trị : Quản trị là một thuật ngữ vừa có nghĩa là quản lý vừa có nghĩa là quản trị nhưng chủ yếu với nghĩa là quản trị. Cho nên về thực chất có thể tạm coi quản lý là thuật ngữ được dùng để chỉ việc quản lý hành chính của Nhà nước đối với các doanh nghiệp, còn quản trị là thuật ngữ được hiểu là các điều khiểu hoạt động sản xuất kinh doanh của chủ doanh nghiệp và các chuyên gia quản lý đối với doanh nghiệp của mình. Do đó quản trị là sự tác động có tổ chức, có hướng định của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường. Chủ thể quản trị Mục tiêu Đối tượng bị quản trị Sơ đồ 2: Sơ đồ quản trị Trong đó, chủ thể quản trị có thể là một người, nhiều người; còn đối tượng bị quản trị có thể là người hoặc giới vô sinh (máy móc thiết bị, đất đai…) hoặc giới sinh vật. Từ khái niệm về quản lý và quản trị ta thấy giữa chúng có sự giống và khác nhau. Quản lý là khái niệm được hiểu theo nghĩa rộng trong đó bao gồm cả nội dung quản trị. Quản lý là thuật ngữ được dùng đối với các cơ quan Nhà nước trong việc quản lý xã hội, quản lý kinh tế trong phạm vi cả nước, còn quản trị là thuật ngữ được dùng đối với các cơ sở trong đó có các doanh nghiệp. Vì vậy quản lý và quản trị có điểm chung đều là các hoạt động quản trị của con người để đạt mục tiêu đặt ra nhưng khác nhau ở nội dung và quy mô của sự tác động. Qua đó ta thấy mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và đạt hiểu quả cao nhất, đồng thời không ngừng cải thiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp . Suy cho cùng, quản lý là quản lý con người nên quy mô doanh nghiệp càng lớn thì quản lý yêu cầu càng cao và thực sự trở thành nhân tố quan trọng để tăng năng suất lao động và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do đó, quản lý cần phải có tổ chức và có sự phân công giữa các bộ phận cấu thành tổ chức đó. 1.2. Bộ máy quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các bộ phận hợp thành gồm các phòng ban có chức năng, có nhiệm vụ cơ bản giúp cho Giám đốc doanh nghiệp quản lý và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. Hệ thống các phòng ban chức năng tạo lên bộ máy quản lý doanh nghiệp. Nhưng nếu để các bộ phận này riêng lẻ không có mối liên hệ nào thì sẽ vô nghĩa, không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của quản lý. Do vậy phải đặt các bộ phận này trên một tổ chức nhất định, các bộ phận này phải hoạt động nhịp nhàng ăn khớp với nhau. 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một chỉnh thể hợp thành của các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ hữu cơ và phục thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá có nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, được bố trí theo các khâu, các cấp đảm bảo chức năng quản trị doanh nghiệp nhằm mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý. Nó có tác động đến quá trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Nó một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất . Tóm lại, bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Một doanh nghiệp có bộ máy quản lý hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao trong sản xuất. Thêm vào đó một doanh nghiệp biết phát huy nhân tố con người trong sản xuất thì bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả và làm cho sản xuất kinh doanh phát triển . Sản xuất ngày càng phát triển thì mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá sản xuất ngày càng cao nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và phân xưởng sản xuất ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Như vậy, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xem như vấn đề trọng tâm của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên những nguyên tắc nhất định và phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp . 1.4. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu khác nhau do đó cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ở từng doanh nghiệp khác nhau không nhất thiết phải giống nhau. Nó tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. Để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, doanh nghiệp cần căn cứ vào các nguyên tắc sau: - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phải phù hợp cơ chế quản lý doanh nghiệp mới, - Cơ cấu đó phải có mục tiêu chiến lược thống nhất - Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm phải tương xứng với nhau. - Cần phải có sự mền dẻo về tổ chức. - Cần có sự chỉ huy tập trung thống nhất vào một đầu mối. - Có phạm vi kiểm soát hữu hiệu - Đảm bảo tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh . 1.5. Yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp được coi là tốt nếu đáp ứng những yêu cầu sau: -Tính tối ưu: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợp lý : +Số cấp quản lý phải hợp lý, không thừa không thiếu bộ phận nào. + Không chồng chéo không bỏ sót. + Số cấp quản lý ít nhất. Đáp ứng được yêu cầu này cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có tính năng động cao, luôn đi sát phục vụ sản xuất. -Tính linh hoạt: Trong cơ chế mới hiện nay, khi nhu cầu thị trường luôn biến động nếu doanh nghiệp nào không chuyển mình kịp để đáp ứng nhu cầu thị trường thì doanh nghiệp đó dễ bị thất bại. Do vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động linh hoạt thay đổi để thích nghi với bất cứ tình huống nào xảy ra trong cũng như ngoài doanh nghiệp . Nghĩa là khi nhiệm vụ của doanh nghiệp thay đổi thì bộ máy quản lý của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với sự thay đổi đó. - Tính tin cậy: Bộ máy này phải đảm bảo độ chính xác của các luồng thông tin lưu động được có tính tin cậy trong quản lý. Đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng trong kinh doanh. - Tính kinh tế: Trong cơ chế mới các doanh nghiệp hoạch toán độc lập và do vậy nếu muốn tồn tại thì đòi hỏi doanh nghiệp làm ăn có lãi. Một trong những biện pháp nhằm góp phần tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó là việc tổ chức một bộ máy sao cho hợp lý nhất. Nghĩa là bộ máy đó không quá cồng kềnh so với nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sao cho chi phí quản lý thấp nhất nhưng mang lại hiệu quả quản lý cao nhất. 1.6.Những nhân tố ảnh hưởng đến việc hình thành tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hình thức pháp lý của doanh nghiệp. Nó liên kết các mặt công tác của doanh nghiệp, phối hợp các yếu tố tổ chức quản lý doanh nghiệp về mặt không gian thời gian theo một hình thức kết cấu nhất định xoay quanh mục tiêu chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .Nó chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố như: môi trường kinh doanh và thị trường; quy mô của doanh nghiệp địa bàn doanh nghiệp; đặc điểm quy trình công nghệ; đặc điểm chế tạo sản phẩm , tính chất và đặc điểm sản xuất …nhưng ta có thể quy chúng thành ba nhóm nhân tố sau: - Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý của doanh nghiệp, thuộc nhóm này bao gồm: + Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanh nghiệp + Tính chất và đặc điểm sản phẩm Những nhân tố trên biến đổi do đó ảnh hưởng đến thành phần, nội dung những chức năng quản lý và thông qua đó mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp - Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý : + Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp + Mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá các hoạt động quản lý +Trình độ cơ giới hoá, tự động hoá trong hoạt động quản lý + Trình độ tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ. +Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với hoạt động của cấp đưới +Chế độ chính sách của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý . +Kế hoạch, chủ trương, đường lối đúng như mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra và phấn đấu đạt được. - Nhóm nhân tố thuộc cơ chế chính sách của Nhà nước + Kế hoạch , chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước + Chế độ chính sách đãi ngộ của Nhà nước đối với doanh nghiệp + Các bộ luật: Luật doanh nghiệp, Luật công ty, các văn bản, Nghị định, Thông tư dưới luật Trên đây là những yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Không có một yếu tố riêng lẻ nào quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mà cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chịu ảnh hưởng của hàng loạt các yếu tố.Vì thế trong quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các doanh nghiệp cần quan tâm một cách toàn diện đến các nhân tố ảnh hưởng nhằm đạt hiểu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh . 2. Một số mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Quản lý có vai trò rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nên các mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau. Lý thuyết và thực tế quản lý doanh nghiệp đã hình thành nhiều kiểu tổ chức trong doanh nghiệp. Mỗi hệ thống tổ chức doanh nghiệp là một cách phân chia các cấp quản lý mà ở đó các bộ phận trong doanh nghiệp liên kết với nhau theo quan điểm phân quyền ra mệnh lệnh. 2.1 Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng) *Nguyên lý xây dựng cơ cấu : Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp, Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc Công việc được tiến hành theo tuyến * Sơ đồ: Người thực hiện Người thực hiện Sơ đồ 1 : Sơ đồ cơ cấu trực tuyến *Đặc điểm : Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng - Ưu điểm : + Mệnh lệnh được thi hành nhanh. + Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng + Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp - Nhược điểm: + Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện. + Không tận dụng được các chuyên gia giúp việc. Cơ cấu này được áp dụng phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và được áp dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất của sản xuất là đơn giản. Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn được áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ, ở những cấp quản lý thấp: Phân xưởng, tổ đội sản xuất. Khi quy mô và phạm vi các vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải pháp khác. 2.2 Cơ cấu chức năng ( Song trùng lãnh đạo ) * Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này được Frederiew. Teylor lần đầu tiên đề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng . Việc quản lý được thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình *Sơ đồ : Sơđồ:2 Cơ cấu chức năng *Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trên lẫn người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất: Nhiệm vụ quản lý trong cơ cấu này được phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý. Mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hình thành những người lãnh đạo chức năng . - Ưu điểm : + Tận dụng được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo. + Giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung. - Nhược điểm : + Một cấp dưới có nhiều cấp trên. + Vi phạm chế độ một thủ trưởng. Cơ cấu trực tiếp chức năng *Điều kiện áp dụng : Môi trường phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủ trưởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyên gia. Từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp để đưa xuống cho người thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lãnh đạo doanh * Sơ đồ: Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tuyến chức năng * Đặc điểm : + Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, gúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra qyết định cho các bộ phận , đơn vị sản xuất. + ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã tham khảo ý kiến các phòng chức năng. - Ưu điểm: + Thực hiện được chế độ một thủ trưởng. + Tận dụng được các chuyên gia + Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng nếu để riêng - Nhược điểm: + Số lượng người tham mưu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếu các phòng không được tổ chức hợp lý. + Phải giải quyết những mâu thuẫn rất trái ngược nhau của các bộ phận chức năng nên phải họp nhiều.Tuy vậy, do cơ cấu này có quá nhiều ưu điểm nên nó được áp dụng trong cơ chế hiện nay. 2.4. Cơ cấu trực tuyến – tham mưu ( cơ cấu phân nhánh ) *Sơ đồ Giám đốc doanh nghiệp Cán bộ Cán bộ Cán bộ Sơ đồ 4 : Cơ cấu trực tuyến – tham mưu * Đặc điểm : Đây là cơ cấu có thêm bộ phận tham mưu giúp việc. Cơ quan tham mưu có thể là một hoặc một nhóm chuyên gia hoặc cán bộ trợ lý. Cơ quan tham mưu có nhiệm vụ đưa ra ý kiến góp ý dự thảo quyết định cho lãnh đạo doanh nghiệp. Ưu điểm : + Cơ cấu này thuận lợi và rất dễ thực hiện yêu cầu của một chế độ thủ trưởng. + Bước đầu đã biết khai thác tiềm năng của cơ quan tham mưu. Nhược điểm: Để đưa ra một quyết định người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu, dễ tình trạng dẫn tới tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơ hội trong kinh doanh. Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận. Sơ đồ 5 : Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận F : Các phòng chức năng O : các sản phẩm, dự án, các công trình. * Đặc điểm : Khi thực hiện một dự án sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, cac phòng chức năng cử ra một cán bộ tương ứng. Khi dự án kết thúc người nào trở về công việc của người đó. Ưu điểm: + Cơ cấu này có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau + Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuên môn cao, giảm cồng kềnh cho bộ máy quản lý doanh nghiệp. Nhược điểm : + Hay xảy ra mô thuẫn giữa người lãnh đạo dự án và người lãnh đạo chức năng, do đó phải có tinh thần hợp tác cao. + Cơ cấu này thường chỉ áp dụng đối với các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn Cơ cấu khung: Chỉ duy trì một số cán bộ cho những bộ phận nòng cốt, khi nào cần thi tuyển thêm người theo hợp đồng, khi hết việc thì người tạm tuyển bị phân tán. Chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp mà công việc mang tính thời vụ hoặc tuỳ thuộc vào khả năng thắng thầu. Nếu theo quy mô thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có hai loại: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn ; Mô hình này thường được cấu tạo bởi : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 7 phòng ban chức năng, và các phòng ban có nhiệm vụ: Phòng kinh doanh : Đảm nhận các khâu có liên quan đến thị trường vật tư , xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm. Phòng điều hành sản xuất: Vạch ra kế hoạch sản xuất, định mức lao động quản lý sản xuất, lượng sản phẩm, công nghệ kiểm tra phục vụ sản xuất Phòng kế hoạch tài chính: Phụ trách mạng tài chính, thống kê , hạch toán kế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra tiền lương. Phòng nội chính: Tuyển dụng,sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanh nghiệp, lo hành chính, đời sống , y tế. Các phòng chức năng khác: Chuẩn bị các quyết định theo yêu cầu được giao. Theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. Sơ đồ 7.1 : Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn Mô hình quản lý bộ máy có quy mô nhỏ. *ở Việt Nam, do chủ trương phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần của Đảng nên hiện nay chúng ta có nhiều loại hình doanh nghiệp : doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp liên doanh, công ty cổ phần, đặc biệt có rất nhiều công ty TNHH. Đây là hình thức khá phổ biến, cơ cấu thường có: 1. Giám đốc, 1.P.Giám đốc 2.9 Cơ cấu khác. 2.9.1 Cơ cấu chinh thức: Cơ cấu này gắn liền vơi vai trò, nhiệm vụ hướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức. 2.9.2 Cơ cấu phi chính thức: Thực chất là những giao tiếp cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ tại nơi làm việc. Qua đó hình thành nên các nhóm, tổ không chính thức nằm ngoài cơ cấu chính thức đã được phê chuẩn của doanh nghiệp. Cơ cấu này có vai trò lớn trong thực tiễn quản lý, nó không định hình và không thay đổi, luôn tồn tại song song với cơ cấu chính thức. Nó tác động nhất định và đáng kể đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Sự tồn tại khách quan của cơ cấu này là dấu hiệu chỉ ra những chỗ yếu và trình độ chưa hoàn thiện của cơ cấu chính thức. Nên nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có nghệ thuật quản lý và phải thường xuyên nghiên cứu cơ cấu này, thúc đẩy sự phát triển của cơ cấu này vì mục tiêu quản lý chung của doanh nghiệp? * Các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Liên hệ trực thuộc: Là mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới, liên hệ có tính chất chỉ đạo, mệnh lệnh Liên hệ tham mưu phối hợp: Là mối liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau hoặc giữa các bộ phận chức năng cấp trên với nhân viên chức năng cấp dưới. Liên hệ tư vấn: Là mối liên hệ giữa hội đồng các chuyên gia với thủ trưởng, các hội đồng, các chuyên gia làm nhiệm vụ tư vấn. II. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP. 1. Thiết kế quản lý bộ máy của doanh nghiệp. Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là một việc làm quan trọng của quản trị, nó giúp cho việc quản lý có hiệu quả. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát trỉên thì doanh nghiệp đó phải thiết kế được bộ máy sao cho chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả quản lý cao nhất. Muốn vậy, việc thiết kế bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải đảm bảo yêu cầu sau: Phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý. Phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ 1 thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tạp thể lao động trong doanh nghiệp. Phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc điểm kinh tế kỹ thuật. Phải đảm bảo tính gọn nhẹ và có hiệu lự Như vậy, thiết kế bộ máy hợp lý sẽ tạo động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát triển phải đảm bảo tính liên tục của thông tin. Doanh nghiệp phát triển đó là mục tiêu chung. Mà thông tin là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Bởi thực chất của hoạt động quản trị doanh nghiệp là việc ban hành các quyết định quản trị. Cho nên độ chính xác của thông tin có ý nghĩa rất lớn tới hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Do vậy tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy doanh nghiệp nói riêng là một nội dung quan trọng. Muốn thiết kế xây dựng cơ cấu tổ chức và đảm bảo thông tin quản lý được liên tục thì cần phải có những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý * Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý Để hoàn thiện một cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp cũng như việc xoá bỏ hoặc sủa đổi một cơ cấu tổ chức nào đó buộc nhà quản lý phảo dựa trên cơ sở khoa học, cụ thể phải nắm vững kiến thức về các kiểu cơ cấu quản lý và xác định được nhiệm vụ của các bộ phận. Qua lý luận và thực tiễn hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đến nayđã hình thành lên một số phương pháp sau: Phương pháp tương tự : Đây là phương pháp mới dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm thành công,và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức trước đây có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành. Ưu điểm: + Quá trình hình thành cơ cấu nhanh. + Chi phí để thiết kế cơ cấu ít . + Thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quí báu. Nhược điểm: Thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức quản lý sắp hoạt động là những khuynh hướng cần ngăn ngừa. Phương pháp phân tích theo yếu tố: Đây là phương pháp khoa học được ứng dụng trong mọi cấp, mọi đối tượng quản lý. Phương pháp này được chia làm 3 giai đoạn. Sơ đồ:trang bên Có 2 trường hợp xảy ra: TH1: Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mối phải được tiến hành tuần tự qua 3 bước: - Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý vĩ mô, những qui định có tính chất luật pháp để xây dựng cơ cấu tở chức bộ máy quản lý tổng quát và xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu này. Kết quả thực hiện ở giai đoạn một: Xây dựng mục tiêu của tổ chức: +Xây dựng các phân hệ chức năng. +Phân cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý +Xác lập mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận - Bước 2: +Xác định các thành phần kinh tế. +Các bộ phận của cơ cấu tổ chức. +Lập mối quan hệ giữa các bộ phận. Nội dung cơ bản của bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến - chức năng và chương trình mục tiêu cơ sở để xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản lý sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ quản lý. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý. - Bước 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyết định số lượng cán bộ công nhân viên cho từng bộ phận trong cơ cáu tổ chức quản lý. Từ đó xây dựng điều lệ, quy tắc làm việc nhằm đảm bảo cơ chế tổ chức quản lý đạt hiệu quả cao. TH2: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động: Phải nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt đoọng của nó theo những căn cứ nhất định. Nội dung gồm : Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy. Phân tích khối lượng công tác thực tế của mõi bộ phận, mỗi người , từ đó phát hiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công việc. Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang – dọc trong cơ cấu. Phân tích tình hình tăng, giảm số lượng và tỷ lệ cán bộ nhân viên gián tiếp so với công nhân trực tiếp sản xuất. 2. Tổ chức lao động quản lý. Các doanh nghiệp muốn phát triển cần phải quán triệt và thực hiện đường lối chính sách chế độ của Đảng và nhà nước, của cấp trên về tổ chức lao động quản lý. Đội ngũ những người lao động quản lý là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Muốn có một đội ngũ cán bộ quản lý tốt thì doanh nghiệp phải: 2.1. Lựa chọn cán bộ quản lý: Đây là công việc nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý doanh nghiệp.Mỗi doanh nghiệp có một bộ máy tổ chức riêng, do vậy việc lựa chọn cán bộ quản lý phải phù hợp với trình độ của người quản lý, đồng thời phải thích hợp đối với cơ cấu tạo điiêù kiện cho người quản lý phát huy được tính tự chủ, tính năng động, đồng thời tạo điiêù kiện thuận lợi cho bộ máy hoạt động linh hoạt có hiệu quả. Để đảm bảo cho việc lựa chọn cán bộ quản lý, doanh nghiệp cần phải xây dựng chức danh và tiêu chuẩn cán bộ giúp cho việc quản lý và lựa chọn cán bộ được thuận lợi. 2.2. Tuyển dụng. Nhân lực được coi là yếu tố đầu vào của quả trình sản xuất kinh doanh. Nó là yếu tố không thể thiếu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Để việc tuyển dụng đảm bảo tính hiệu quả thì phải tuyển đúng người vào công việc phù hợp với khả năng của người lao động. 2.3. Công tác Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật cho nên để doanh nghiệp không bị tụt hậu thì phải áp dụng những thành tựu của khoa học kỹ thuật vào sản xuất cũng như quản lý. Để làm được việc đó thì cán bộ quản lý phải là người hiểu biết về chuyên môn và ứng dụng kịp thời sự thay đổi của khoa học kỹ thuật vào quản lý. Do vậy, cán bộ quản lý phải được đào tạo và đào tạo laị một cách thường xuyên. Để công tác đào tạo có hiệu quả phải chú ý đến việc phân loại cán bộ quản lý để xây dựng nội dung, nhu cầu cần đào tạo tránh tình trạng đào tạo tràn lan mất nhiều thời gian và kinh phí mà vẫn không có hiệu quả. Bên cạnh đó các doanh nghiệp phải xác định phương pháp đào tạo: Ngắn hạn, dài hạn, đào tạo tại chỗ hay gửi đi học nhằm phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ là công tác quan trọng ở các doanh nghiệp cho các thành viên trong bộ máy quản lý. Đay không chỉ là công việc chung cảu doanh nghiệp mà tự bản thân mỗi cán bộ quản lý phải thấy rõ được sự cần thiết và không ngừng nâng cao trình độ, tự học hỏi và nỗ lực vươn lên. Muốn làm được việc đó thì doanh nghiệp phải kích lệ bằng việc tăng lương, tiền thưởng, thăng chức cho những người có trình độ và làm việc có hiệu quả. Làm được như vậy doanh nghiệp sẽ hoạt động tốt hơn. III.SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP. Nhìn lại chặng đường đổi mới của nước ta suốt từ năm 1986, cho dù chúng ta gặp không ít những khó khăn nhưng chúng ta đã đạt được những thành tựu kinh tế đáng kể. Nền kinh tế đã từng bước khắc phục được tình trạng suy thoái, lạm phát được đẩy lùi và kiềm chế ở mức một con số, đời sống của nhân dân được cải thiện. Có được kết quả đó, trước hết là do đường lối đúng đắn của Đảng, sự lỗ lực cảu mọi thành phần kinh tế, sự cố gắng vươn lên không ngừng của các doanh nghiệp. Đặc biệt trong điều kiện hội nhập, nếu mỗi doanh nghiệp không biết tự hoàn thiện và tự đổi mới mịnh để đạt mục tiêu hiệu quả thì doanh nghiệp đó không thể tồn tại. Trong đó ta không thể không nói đến những thành công trong việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế – xã hội. Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn có hiệu quả sản xuất cao, mọi hoạt động phải được thông suốt đồng bộ, thống nhất thì vấn đề quan tâm trước hết là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Bởi bộ máy quản lý doanh nghiệp là nơ-i đề ra những chủ trương, chiến lược, sách lược và các kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Vì thế một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý sẽ thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển. Ngược lại nếu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp mà cứng nhắc, không phù hợp thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ kém. Như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp giữ một vị trí then chốt. Nếu thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý. Theo điều tra mới đây, giới có thẩm quyền trong lĩnh vực kinh doanh rút ra kết luận: khoảng 75% - 80% các vấn đề khó khăn phức tạp trong công tác quản lý phải giải quyết bắt nguồn từ những nhược điểm của công tác tổ chức bộ máy quản lý và những phí phạm đáng lo ngại, nhất là những phí phạm về tinh thần và năng lực của nhân viên do tổ chức kém cỏi mà ra, phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổ chức do người ta coi thường những quy luật của tổ chức. Thực tế phát triển của đất nước trong những năm gần đay khi chuyển đổi cơ chế quản lý có rất nhiều doanh nghiệp làm ăn phát đạt. Đó có thể kể đến công ty cao su Sao Vàng, công ty giầy Thượng Đình…nguyên do của sự thành công đó có nhiều như việc mạnh dạn áp dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào sản xuất và quản lý nhằm tạo ra những sản phẩm mới chất lượng tốt…trong đó đặc biệt là do doanh nghiệp đã có những chuyển biến trong công tác quản lý, trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Nhưng bên cạng đó cũng có nhiều doanh nghiệp làm ăn kém hiệu quả, còn duy trì lối quản lý theo phươpng thức cũ. Do vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải nhanh chõng chuyển biến trước cơn lốc hội nhập nhằm phát huy những ưu thế của doanh nghiệp Việt Nam trên trường quốc tế. Muốn làm được việc đó, trong thời gian tới các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ và vững mạnh hơn. Tuy bước đổi mới và hoàn thiện này đang là vấn đề được đặt ra đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam nhưng nó phải được thực hiện thận trọng theo hưỡng vừa làm vừa rát kinh nghiệm để công tác quản lý có tính khả thi cao nhất. * Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp: - Bố trí, sắp xếp lại bộ máy. Trong nền kinh tế thị trường, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải luôn được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa số lượng, số khâu quản lý ít nhất, gọn nhẹ nhất, hiệu quả nhất. Bố trí cán bộ nhân viên quản lý hợp lý về chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đảm bảo bộ máy quản lý tinh giản, có hiệu lực. - Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý. Việc làm này dựa trên tiêu chuẩn nghiệp vụ của Nhà nước đồng thời kết hợp với chủ trương, phương pháp xây dựng và phát triển ngành trên cơ sở đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ quản lý. Lênin đã từng nói, tiêu chuẩn của người cán bộ quản lý phải là: những người thực sự có tài tổ chức, có óc sáng suốt, có bản lĩnh tháo vát trong thực tiễn, vừa trung thành với chủ nghĩa xã hội lại có trình độ và năng lực tổ chức quản lý có tư cách đạo đức tốt. - Bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý doanh nghiệp. Con người là nhân tố quyết định sự phát triển cảu các doanh nghiệp. Cho nên đào tạo cấn bộ quản lý là một hoạt đọng nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luận cũng như thực tiễn, tạo ra một đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng đảm nhận các chức vụ quản lý doanh nghiệp. Chính vì ý nghĩa quan trọng của nhân tố con người trong sự phát triển chung của đất nước, mà tại các đậi hồi Đảng, Đảng ta luôn nhấn mạnh việc phát triển nhân tố con người và tại đại hội Đảng 9, Đảng ta lại một lần nữa khẳng định mục tiêu của chúng ta: “Nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực và bồi dưỡng nhân tài.” - Cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước. Cổ phần hoádoanh nghiệp Nhà nước là một biện pháp chuyền doanh nghiệp từ sở hữu Nhà nước sang hình thức sở hữu nhiều thành phần, trong đó tồn tại một phần sở hữu Nhà nước. Đây có thể được côi là một giải pháp quan trọng góp phần củng cố, phát triển và nâng cao hiệu quả của kinh tế quốc doanh. Theo nghị quyết của Đại hội Đảng 9 đến năm 2005 chúng ta sẽ hoàn thành việc cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước. Phần II THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY TNHH MINH TRÍ. I/ VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH MINH TRÍ. Tên Doanh nghiệp: Công ty TNHH Minh Trí Tên giao dịch quốc tế: Minh Tri Company Limited Trụ sở giao dịch: Lĩnh Nam – Thanh Trì - Hà Nội. Điện thoại: 048622802 Fax: 8623602. Công ty Minh Trí là doanh nghiệp tư nhân bắt đầu đi vào sản xuất năm 1995. Công ty chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc bằng vải dệt kim. Sản phẩm của Công ty đã có mặt ở các thị trường lớn trên thế giới như:EU, Canada, Đức, Tiệp, Đài Loan, Nhật Bản…đặc biệt là thị trường Mỹ. Mặt hàng chính của Công ty là các sản phẩm bằng vải dệt kim: áo T- shirt, Polo-shirt, áo khoác ngoài bằng vải Polar Fleece, vải Shepra Knit, bộ thể thao bằng vải French Terry, vải Tricot… Hiện nay, Công ty có hai cơ sở sản xuất với diện tích lớn hơn 7000m2, hệ thống trang thiết bị máy may thêu hiện đại. Tổng số cán bộ công nhân viên tính đến thời điểm tháng 8-2002 khoảng 750 người. Trong suốt quá trình xây dựng và phát triển, Công ty luôn đổi mới, đầu tư trang thiết bị may chuyên dụng hiện đại, hoàn thiện cơ cấu tổ chức để luôn đạt mức tăng trưởng và kim ngạch suất cao. Công ty được bằng khen của bộ thương mại về thành tích xuất khẩu năm 1999, 2001. Trong 9 tháng đầu năm 2002, sản lượng xuất khẩu của Công ty đạt 769.000 sản phẩm, kim ngạch xuất khẩu đạt 3.121.000 USD, doanh thu đạt 7.580.523.000, mức lương bình quân của cán bộ công nhân viên đạt 800.000đồng /người/tháng. Với đội ngũ cán bộ có năng lực, đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ kỹ thuật được đào tạo cơ bản với tinh thần trách nhiệm cao, hệ thống trang thiết bị máy may và máy thêu hiện đại Công ty luôn cố gắng đáp ứng nhu cầu của thị trường, đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. II/ NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY TNHH MINH TRÍ. 1. Đặc điểm về nhiệm vụ sản xuất và tính chất sản phẩm. May mặc là một ngành nghề phát triển từ lâu ở Việt Nam và ngày càng khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân. Cong ty TNHH Minh Trí là một Công ty may mặc với nhiệm vụ chính là chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc bằng vải dệt kim. Hiện nay trước những nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường, Công ty không ngững nâng cao chất lượng sản phẩm và làm phong phú sản phẩm của mình trên thị trường quốc tế. Những mặt hàng chính của Công ty: Áo T- shirt Áo Polo- shirt Áo khoác ngoài bằng vải Polar Pleece Áo khoác ngoài bằng vải Shepra Knit Bộ thể thao bằng vải French Terry, vải Tricot… Trước sức cạnh tranh gay gắt của thị trường các nước, Công ty đã lựa chọn cho mình một chiến lược kinh doanh đúng đắn. Do vậy Công ty đã đạt được mức xuất khẩu tương đối lớn. Biểu 1: Sản lượng xuất khẩu. Đv: sản phẩm Năm 2001 9 tháng đầu năm 2002 Mức tăng Tuyệt đối (sp) 02/01(%) 160.200 769.000 596.800 380 Qua đó ta thấy rằng, sản lượng xuất khẩu của Công ty tăng rất nhanh, trong 9 tháng đàu năm 2002 đạt tới 769.000 sản phẩm, tăng hơn 380% so với cùng kỳ năm 2001, kim ngạch xuất khẩu đạt 3.121.000 USD. Có được kết quả như trên là do Công ty đã đề ra được những biện phát chiến lược đúng đằn, đặc biệt có tác động rất lớn của công nghệ sản xuất. 1.1 Đặc điểm của công nghệ sản xuất. Trước sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật công nghệ, đặc biệt trong điều kiện hội nhập buộc các doanh nghiệp phải đưa những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Công ty may mặc Minh Trí là công ty mới thành lập, nó ra đời trong thế giới của khoa học công nghệ tiên tiến. Từ khi ra đời đến nay Công ty đã không ngừng cải tiến kỹ thuật, đầu tư máy móc thiết bị vạo sản xuất. Nhìn chung, do tính chất và quy mô của Công ty nên máy móc thiết bị của công ty có những đặc điểm sau: - Do quy mô của doanh nghiệp không lớn nên số lượng máy móc thiết bị của Công ty là không nhiều. - Máy móc thiết bị của Công ty đa số là nhập từ nước ngoài, chất lượng tương đối tốt. Hiện nay Công ty có một hệ thống máy may hiện đại gồm: + Khoảng 600 máy may. + 4 dàn máy thêu vi tính. + Các thiết bị chuyên dùng khác. - Máy móc thiết bị của Công ty tương đối đồng bộ. Trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu thị trường và mở rộng sản xuất Công ty sẽ đàu tư thêm trang thiết bị 1.2. Đặc điểm về nguồn vốn của Công ty. Do loại hình của doanh nghiệp là Công ty TNHH nên nguồn vốn của Công ty chủ yếu là nguồn vốn góp và hàng năm nguồn vốn tăng lên nhờ nguồn vốn tự bổ sung từ lợi nhuận của Công ty. Nguồn vốn của Công ty trong những năm vừa qua đã không ngững tăng lên. Điều đó được thể hiện qua số liệu sau: Biểu 2: Tổng nguồn vốn của Công ty TNHH Minh Trí trong thời gian gần đây. Chỉ tiêu 2002 2003 Quý I -2004 1. Vốn cố định 6.367.830.192 24.747.250.616 26.203.337.737 2. Vốn lưu động 3.990.316.741 15.292.133.385 11.321.252.677 Tổng nguồn vốn 10.358.146.933 40.039.384.001 37.524.590.414 Biểu 3: Tỷ lệ VCĐ, VLĐ ĐV: % Chỉ tiêu 2002 2003 Quý I- 2004 VCĐ/ tổng NV 62 62 70 VLĐ/ tổng NV 38 38 30 Qua biểu trên ta thấy: - Nguồn vốn của Công ty luôn tục tăng với tốc độ nhanh. - Vốn cố định của Công ty là tương đối lớn trong tổng nguồn vốn, năm 2002 vốn cố định chiếm tới 62 % trong tổng nguồn vốn và năm 2003 nguồn vốn cố định cũng chiếm một tỷ lệ tương ứng, quý I – 2004 nó chiếm tới 70% tổng nguồn vốn. Đây là đặc điểm khác biệt với các đơn vị kinh doanh thương mại. Bởi Công ty là một doanh nghiệp sản xuất cho nên giá trị máy móc, nhà xưởng là rất lớn. 1. 4 .Đặc điểm về thị trường và đối thủ cạnh tranh. - Thị trường đầu vào: Nguồn vật liệu của Công ty chủ yếu là nhập từ bên ngoài, Công ty hoàn toàn chủ động trong việc khai thác vật tư. Nhìn chung nguồn vật liệu của Công ty là tương đối ổn định nhưng do Công ty nhập vật liệu từ bên ngoài cho nên Công ty phải duy trì mối quan hệ giữa các bạn hàng tốt nhằm đáp ứng kịp thời nguồn vật liệu đầu vào khi cần thiết. Nguồn vật liệu của Công ty chủ yếu: vải, kim chỉ, cúc…Để đánh giá tình hình đầu vào của Công ty ta xem xét nguồn vật liệu chính trong quá trình sản xuất: vải Biểu 4: Tình hình xuất – nhập vải của Công ty TNHH Minh Trí Ngày 01/1/2002 Số TT Tên quy cách vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Giá trị SL GT SL GT SL GT 1 Vải thun 5.000 137.730.776 5.000 137.730.776 0 0 2 Vải CD 126*60 3.266 31.353.600 3.266 31.353.600 0 0 3 Vải P/CD 20/98*48 17.670 134.292.000 17.670 134.292.000 0 0 4 Vải CD 30 126* 60.4 7.600 72.352.000 7.600 72.352.000 0 0 5 Vải 2003 4.750 22.657.500 4.750 22.657.500 0 0 6 Vải 2100 6.175 32.588.432 6.175 32.588.432 0 0 Thị trường đầu ra: Sản phẩm của Công ty chủ yếu là xuất khẩu và hiện nay nó có mặt ở nhiều nước trên thế giới. Sản lượng xuất khẩu của Công ty là tương đối lớn, năm 2002 kim ngạch xuất khẩu của Công ty đạt 3.121.000 USD. Tuy nhiên để có một vị trí vững chắc trên thị trường các nước và ngày càng mở rộng được quy mô sản xuất nhằm hoàn thành nhiệm vụ của công ty: Công ty may mặc xuất khẩu. * Tình hình đối thủ cạnh tranh. Trong những năm qua, thị trường dệt may của nước ta có nhiều biến động. Sự cạnh tranh ngày càng trở lên gay gắt hơn do sợ có mặt của nhiều công ty may mặc thuộc mọi thành phần kinh tế: các công ty của nhà nước(công ty may 10, công ty may Thăng Long, công ty may 20…) cũng như các doanh nghiệp tư nhân khác. Đứng trước sự cạnh tranh đó Công ty Minh Trí phải đặt ra nhiệm vụ và xác định mục tiêu rõ ràng nhằm tạo chỗ đững của mình và ngày càng mở rộng uy tín trên thị trường quốc tế. 1.5. Đặc điểm về lao động của công ty. Do tích chất và loại hình công ty nên sự biến động về lao động trong công ty là do quy mô sản xuất kinh doanh quyết định. Những năm gần đây, do quy mô sản xuất lớn dần lên vì thế mà số lượng lao động trong công ty cũng tăng lên. Để đánh giá sự biến động đó ta xem xét qua bảng số liệu sau: Biểu 5: Thống kê số lượng lao động trong công ty Đơn vị: Người Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Tổng số CBCNV 577 750 853 -Lao động gián tiếp 115 121 123 -Lao động trực tiếp 462 629 730 Qua bảng số liệu trên ta có bảng về tỷ lệ lao động trong công ty như sau: Biểu 6: Tỷ lệ về lao động trong công ty Đơn vị: % Chỉ tiêu 2001 2002 2003 -Lao động gián tiếp 20,1 16,1 14,4 -Lao động trực tiếp 79,9 83,9 85,6 Qua biểu trên ta thấytỷ lệ lao động trực tiếp ở trong công ty là khá lớn và tỷ lệ này được tăng dần qua các năm. Điều đó phản ánh tích chất của công ty là công ty sản xuất. Mặt khác tỷ lệ lao động gián tiếp giảm dần phản ánh xu hướng tinh giảm trong bộ máy quản lý của công ty . 1.7. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Là một công ty mới hình thành nên hiện nay công ty đang từng bước tìm và khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường may mặc quốc tế. Điều này cho ta thấy được giá trị của các thành tựu đã đạt được trong sản xuất kinh doanh cũng như sự cần thiết phải nhanh chóng khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong công ty nhằm giúp công ty xây dựng được chiến lược kinh doanh đúng đắn để từ đó công ty không ngừng phát triển, đi lên trước thế kỷ hội và phát triển. Từ khi đi vào hoạt động đến nay, nhìn chung kết quả sản xuất kinh doanh của công ty đạt được là rất khả quan, năm sau cao hơn năm trước. Biểu 8: Kết quả hoạt động sản xuất của công ty TNHH Minh Trí Đơn vị: đồng Chỉ tiêu 2001 2002 Quí I năm 2004 1. Tổng doanh thu 6.523.586.542 22.659.606.061 32.047.084.173 2.Nộp ngân sách 311.277.647 1.081.219.482 1.529.149.785 3. Lợi nhuận 70.230.092 101.290.423 101.054.230 4. Thu nhập bình quân lao động/ tháng 740.000 800.000 1.008.014 Qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một số năm ta thấy: Công ty liên tục làm ăn có lãi, biểu hiện lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước, đặc biệt chỉ trong 3 tháng đầu năm 2004 lợi nhuận đạt được của công ty xấp xỉ bằng lợi nhuận của năm 2002. Do doanh thu hàng năm đều tăng cho nên nộp ngân sách Nhà nước hàng năm cũng tăng theo. Thu nhập bình quân của lao động hàng năm cũng tăng lên. Từ đó đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng cao. III. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY . 1. Mô hình tổ chức bộ máy trong công ty Mỗi doanh nghiệp có một cách tổ chức bộ máy riêng của mình phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Với tính chất ngành nghề, đặc tính sản phẩm, công ty đã xây dựng mô hình tổ chức bộ máy quản lý của mình như sau: Sơ đồ1:Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Minh Trí Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty được xây dựng theo cơ cấu trực tuyến. Với cơ cấu này, công ty đã thực hiện nghiêm được chế độ một thủ trưởng, mỗi cấp đươi chỉ có một cấp trên. Do đó mà mọi mệnh lệnh trong công ty được thi hành nhanh chóng. 2. Hệ thống chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý của công ty gồm có : 1 Giám đốc 3 P.giám đốc 4 Phòng chức năng Mỗi phòng chức năng sẽ thực hiện nhiệm vụ riêng của mình nhằm đạt mục tiêu chung của công ty: hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt nhất. 2.1 Phòng Tổ chức- lao động-hành chính 2.1.1 Chức năng Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương, chế độ chính sách, quản lý hành chính, phục vụ bảo vệ. Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp giúp giám đốc công ty chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong công ty thực hiện tốt các chủ trương của giám đốc về các lĩnh vực do phòng quản lý. Tổng hợp, phân tích, báo cáo thống kê các hoạt động thuộc lĩnh vực phòng quản lý để phục vụ công tác chung của công ty . 2.1.2 Nhiệm vụ Công tác tổ chức bộ máy quản lý và quản lý cán bộ công nhân viên. Công tác lao động, tiền lương và các chế độ. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ. Công tác phục vụ, vệ sinh công nghiệp. Bảo vệ tuần tra canh gác. 2.2 Phòng kế toán- tài chính 2.2.1 Chức năng Phòng kế toán –tài chính có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác kế toán, tài chính của công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được duy trì liên tục và có hiệu quả kinh tế cao. 2.2.2 Nhiệm vụ - Nhiệm vụ chung. + Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có về tình hình luân chuyển sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty, tình hình sử dụng các nguồn vốn, phản ánh các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty +Kiểm tra tình hình thực hiện kết quả sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra việc giữ và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn , các nguồn kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ quản lý kinh tế, kỷ luật tài chính của Nhà nước. - Công tác tài chính +Lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán với cơ quan Nhà nước và cấp trên theo hệ thống mẫu biểu do Nhà nước quy định. + Lập kế hoạch tài chính, tính toán hiệu quả kinh tế cho các dự án đầu tư (nếu có). Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách đầy đủ, đúng chế độ Nhà nước quy định. + Quản lý và tổ chức sử dụng đồng vốn đúng mục đích có hiệu quả. Bảo toàn và phát triển vốn của công ty, thực hiện tốt các chế độ tài chính của Nhà nước - Công tác hạch toán kế toán + Thực hiện chế độ hạch toán kế toán thống nhất. Mở sổ sách theo dõi, ghi chép tình hình cung ứng quản lý vật tư hàng hóa của công ty bao gồm lượng và giá trị. +Hạch toán chi phí, nhập- xuất vật tư đến các phân xưởng sản xuất. Theo dõi việc mua sắm sử dụng tài sản trong công ty, theo dõi chi tiết từng loại tài sản. 2.3.Phòng kế hoạch- kinh doanh-xuất nhập khẩu 2.3.1 Chức năng : Tham mưu giúp việc cho giám đốc về các lĩnh vực: Xây dựng và điều hành việc thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty. Công tác cung ứng vật tư sản xuất và quản lý vật tư, sản phẩm của công ty trong các kho do phòng quản lý. Theo dõi và quản lý vật tư, sản phẩm gia công ở các đơn vị khác. Công tác tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước, tiêu thụ các phế liệu. Công tác nhập khẩu nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, phụ tùng,…phục vụ sản xuất kinh doanh và phát triển công ty, đồng thời xuất khẩu sản phẩm của công ty ra nước ngoài. 2.3.2 Nhiệm vụ Kế hoạch sản xuất: + Căn cư vào kế hoạch sản xuất hàng năm và các hợp đồng cụ thể đã ký kết, giao dịch, nhận đơn hàng của khách hàng về số lượng, giá cả, thời gian giao nhận hàng. Xây dựng kế hoạch sản xuất hàng tháng, kể cả sản phẩm mang gia công ngoài trình giám đốc duyệt. + Phân bổ kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất, điều hành phối hợp giữa các đơn vị trong công ty để thực hiện kế hoạch sản xuất đúng tiến độ. +Tổ chức việc nhập- xuất vật tư sản phẩm cho các đơn vị trong và ngoài công ty khẩn trương, chính xác. Thực hiện nghiêm chế độ cấp phát sổ sách, luân chuyển giao nhận chứng từ, chế độ kiểm kê báo cáo, chế độ quyết toán vật tư. -Kinh doanh Xây dựng và tổ chức thiện kế hoạch mua sắm NVL phục vụ cho sản xuất đảm bảo đầy đủ, kịp thời NVL cho các đơn hàng . Các mặt hàng vệ cho công ty đảm bảo chất lượng, giá cả phù hợp. 2.4. Phòng kỹ thuật 2.4.1. Chức năng : tham mưu cho giám đốc về các lĩnh vực: Kỹ thuật may cơ khí Lập kế hoạch mua NVL phục vụ sản xuất, kế hoạch mua sắm thiết bị, phụ tùng cần dùng cho các đơn hàng chuẩn bị sản xuất. Định mức kinh tế kỹ thuật may, sử dụng NVL cho các đơn hàng ,định mức lao động và hao phí lao động. Xây dựng các chỉ tiêu kỹ thuật chất lượng sản phẩm đảm bảo đúng chất lượng sản phẩm tho yêu cầu của khách. Kiểm tra chất lượng sản phẩm. Điều khiển các đơn vị trong công ty trong mọi lĩnh vực kỹ thuật. 2.4.2 Nhiệm vụ Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật, qui trình công nghệ cho các đơn hàng chuẩn bị sản xuất . Xây dựng định mức sử dụng NVL cho sản phẩm. Nghiên cứu, thiết kế sản xuất thử các phẩm mới hoặc may mới Giám sát theo dõi các phân xưởng sản xuất thực hiện đầy đủ, chính xác thiết kế công nghệ đã ban hành Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra giúp các phân xưởng sản xuất phát hiện và khắc phục kịp thời các biến động lớn về chấtlượng đmr bảo mặt hàng sản xuất ra luôn đạt các yêu cầu,tiêu chuản đã định. Triển khai theo dõi thực hiện thiết kế và sản xuất các loại sản phẩm mẫu. Hướng dẫn, theo dõi , đôn đốc và kiểm ttrạíup các phân xưởng lập và thực hiện kế hoạch lịch trình tu sửa thiết bị đầy đủ theo nội dung bảo trì đã được Giám đốc phê duyệt. Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân lành nghề. Tham gia đào tạo tay nghề công nhân. Tổ chức kiểm soát xây dựng ban hành các định mức sử dụng vật tư nguyên liệu. Tổng kết đánh giá thực hiện công tác kỹ thuật hàng năm, xây dựng phương hưpngs chiến lược năm sau và lâu dài của công ty. 2.5. Bộ phận quản lý đơn hàng 2.5. 1. Chức năng Cán bộ nghiệp vụ làm công việc này là người giúp việc cho Giám đốc trong vấn đề lập kế hoạch điều hành sản xuất . 2.5.2. Nhiệm vụ - Triển khai đơn hàng + Nhận và biên tập tài liệu + Làm hướng dẫn sản xuất cho phòng kỹ thuật. + Làm định mức NVL. + Đặt mua các loại NVL cần thiết cho đơn hàng. + Làm kế hoahj sản xuất chi tiết . + Làm bảng màu vải. + Làm bảng hướngdẫn NVL. + Hướngdẫn là, bao gói đóng thùng. -.Theo dõi đơn hàng + Theo dõi vật tư + Theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng. + Giao dịch với các khách hàng về các vấn đề. 3. Mối quan hệ công tác Nhìn vào sơ đồ tổ chức bộ máy công ty ta thấy rằng mối quan hệ công tác trong công ty là mối quan hệ theo chiều dọc, chiề ngang. Liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới có tính chất chỉ đạo, mệnh lệnh. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo tuyến trên trong phạm vi chức năng và chuyên môn của mình. Mối quan hệ chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh ttrong công ty là hệ thống quản lý theo tuyến. Mối quan hệ trong hệ thống là mối quan hệ theo chiều dọc. Các cán bộ quản lý và điều hành theo chiều dọc từ trên xuống dưới tới ccác phòng ban và các phân xưởng sản xuất. Nói cách khác, cán bộ quản lý ngành dọc có trách nhiệm quản lý kinh doanh thuộc bộ phận mình. Qua sơ đồ ta thấy, dứng đầu công ty lầ Giám đốc, chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động của công ty. Giúp việc cho Giám đốc gồm 3 P. Giám đốc. Họ phải thực thi quyết định của Giám đốc và chịu trách nhiệm trướcnhững công việc ở trên đưa xuống. Tổ chức của công ty bao gồm 5 phòng chức năng và 5 phân xưởng. Các phòng ban và phân xưởng sản xuất với chức năng và nhiệm vụ cụ thể giúp cho việc nắm bắt thông tin trong khối mình phụ trách của các P. Giám đốc nhanh chóng, chính xác và kịp thời trình lên Giám đốc khi có yêu cầu. Đứng đầu các phòng ban là các cán bộ trưởng phòng có nhiệm vụ điều hanh mọi hoạt động của phòng ban mình phụ trách. Quan hệ chiều ngang Toàn bộ hệ thốnh được chia ra thành nhiều chức năng. Công ty căn cứ vào chức năng này để phân công lao động. Việc phân bố theo chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn kỹ thuật của lao động quản lý. Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty ta thấy, Công ty có 5 phòng ban chức năng. Các phòng ban này vừa phải đảm nhiệm hoạt động tốt các nhiệm vụ trong phòng ban của mình vừa phối hợp với các phòng ban khác nhằm tạo ra sự nhịp nhàng trong hoạt động quản lý và việc xử lý các thông tin trong sản xuất kinh doanh . Như vậy, đẻ thực hiện tốt sự cộng tác này, đòi hỏi công ty phải có nội qui, qui chế rõ ràng, xem xet và phân bổ chính xác chức năng nhiệm vụ của từng phòng sao cco chúng không bị chồng chéo lên nhau. Mặt khác, phải qui định mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau. Đặc biệt là những công việc mà các phòng ban phải sư dụng kết quả của nhau.Phải được qui định thời gian chuyển giao hoặc thônng báo số liệu và kết quả có liên quan. 4.Tổ chức lực lượng lao động quản lý ở công ty Lao động là tài sản quý giá nhất ở mỗi doanh nghiệp , là nguồn lực quan trọng nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp nói riêng và của toàn bộ nền kinh tế-xã hội nói chung. Chất lượng lao động, số lượng lao động cũng như việc bố trí hợp lý lao động trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hơn nữa nó là chỉ tiêu để đáng giá trình độ, năng lực của bộ máy quản lý công ty. Trên quan điểm lao động là nguồn sáng tạo ra mọi của cải vật chất cho xã hội. Hiệu quả sử dụng lao động sẽ tác động rất lớn vào khối lượng sản xuất vật chất. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần phải tăng cường quản lý lao động. Trong điều kiện hiện nay, lao động là lao động hiệp tác ở trình độ cao và trên một phạm vi rộng lớn. Xét riêng trong một doanh nghiệp lao động ấy phải được hiệp tác chặt chẽ trong từng tổ sản xuất, từng phân xưởng và trong từng doanh nghiệp. 4.1 Phân tích số lượng lao động quản lý trong công ty Qua những con số thống kê về số lượng lao động quản lý trong công ty ta thấy: số lượng lao động quản lý được điều chỉnh ngày càng gọn nhẹ. Cụ thể năm 2002 số lao động quản lý giảm gần 4% so với năm 2001, năm 2003 giảm xấp xỉ 2% so với năm 2002 và quý I năm 2004 giảm 1,1% so với năm 2003. Mặc dù vậy do đặc điểm sản xuất ngành may không đòi hỏi phải có nhiều người quản lý. Vì vậy công ty phải có biện pháp nhằm tinh giản bộ máy quản lý để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình hơn. 4.2 Đáng giá về chất lượng lao động quản lý Quản lý lao động là quản lý một nhân tố cơ bản nhất, quyết định nhất của lực lượng sản xuất. Trong điều kiện cách mạng khoa học và kỹ thuật hiện nay, nhiều nhân tố khác của sản xuất đã có sự thay đổi, nhưng nếu thiếu một đội ngũ lao động có trình độ, có tổ chức thì cũng không thể phát huy hết được tác dụng của các nhân tố khác. Vì vậy, khi đánh giá về chất lượng lao động quản lý thì một trong những tiêu chuyển là chuyên môn nghiệp vụ và trình độ học vấn của lao động quản lý. Xét về phương diện này thì hầu hết các lao động quản lý của công ty đều có trình độ trên trung cấp, đã được bồi dưỡng về quản lý kinh tế, hành chính. Bên cạnh đó thì việc sắp xếp và sử dụng lao động đúng tiêu chuẩn và mục đích tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa các cán bộ quản lý sẽ là một chỉ tiêu đánh giá chất lượng quản lý. III.MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH MINH TRÍ. 1. Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh Trong cơ chế của nền kinh tế mở ở nước ta hiện nay, các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất kinh doanh thì không những phải xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp, nghiên cứu kỹ các vấn đề công nghệ, các chiến lược quảng cáo, bán hàng… mà còn phải xây dựng cho đựơc một bộ máy quản lý hợp lý, luôn hoàn thiện để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ. Vì vậy, việc định ra các phương hướng phát triển cho công ty là rất quan trọng. Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp : Tăng kết quả sản xuất kinh doanh Giảm chi phí sản xuất kinh doanh Đảm bảo thu nhập cao nhất cho người lao động. Thoả mãn tối đa nhu cầu thị trường. 2. Quan điểm hoàn thiện Nền sản xuất lớn TBCN và XHCN ra đời đã làm thay đổi cơ bản nền tảng vật chất kỹ thuật của xã hội đồng thời làm thay đổi vai trò chức năng và trình độ văn hoá, khao học kỹ thuật của con người. Biểu hiện chủ yếu của sự thay đổi đó là sự thay đổi về cơ cấu quản lý, phương thức quản lý và ngày càng hoàn thiện hơn bộ máy quản lý doanh nghiệp. Nước ta là một nước đi lên XHCN từ một nền sản xuất nhỏ nên việc mở rộng quy mô sản xuất nhằm đạt mục tiêu tăng trưởng kinh tế đang là nhiệm vụ cấp thiết . Muốn vậy, chúng ta phải nghiên cứu và đưa những thành tựu của khoa học quản lý và hoàn thiện bộ máy quản lý. Đồng chí Lê Duẩn trong quyển “Mấy vấn đề về tổ chức và cán bộ trong XHCN ” đã viết: “Chúng ta có hai phương thức tổ chức: thủ công nghiệp hay đại công nghiệp. Nếu đưa những quan niệm và phương pháp của sản xuất nhỏ vốn quen thuộc với chúng ta từ bao đời nay và hoạt động tổ chức quản lý thì cũng không thể có được CNXH, CNXH thật sự với một nền sản xuất lớn, cơ giới hóa”. Như vậy, quan điểm hoàn thiện bộ máy quản lý: Tổ chức bộ máy quản lý đủ về số lượng, mạnh về chất lượng. Bố trí hợp lý, cân đối. Hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng. Hoàn thành tốt mục tiêu doanh nghiệp đề ra . 3.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . Từ những phương hướng và nhiệm vụ quản lý như trên cùng với thực trạng của cơ cấu bộ máy quản lý của công ty. Trong thời gian thực tế tại công ty Minh Trí tôi thấy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn được ban lãnh đạo quan tâm. Tuy vậy, bộ máy quản lý của công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải giải quyết nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh . 3.1 Sắp xếp bố trí lại các phòng ban chức năng Nhìn chung bộ máy quản lý của công ty được sắp xếp khá gọn nhẹ tuy nhiên phòng kế hoạch – kinh doanh – xuất nhập khẩu của công ty kiêm quá nhiều chức năng. Do vậy, việc cần thiết phải giảm gánh nặng cho bộ phận này, qua đó sẽ tăng được hiệu quả hoạt động của phòng. Việc làm này có thể thực hiện được bằng cách thêm phòng marketing. Nếu thêm phòng này sẽ tạo ra một số lợi thế cho doanh nghiệp mặc dù có tăng thêm chi phí cho lao động quản lý: Giúp doanh nghiệp hoạch định các chiến lược kinh doanh đung nhất dựa vào nghiên cứu nhu cầu thị trường, cung-cầu sản phẩm do đội ngũ những nhân viên Mar chuyên nghiệp đảm nhiệm. Phòng Mar sẽ giúp mở rộng thị trường để khẳng định và phát triển vị trí của mình, vươn xa hơn thị trường các nước. Nó là vũ khí sắc bén giúp doanh nghiệp cạnh tranh có hiệu quả. Qua việc phân tích thị trường, qua hoạt động quảng cáo, xúc tiến bán hàng…phòng Mar giúp cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, kiểm soát giá cả, tạo khách hàng cho doanh nghiệp từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . HĐQT Giám đốc P. Giám đốc III P. Giám đốc I P. Giám đốc II P.KH- KD-XNK P.Mar Phòng TC-LĐ-HC Phòng .KT-TC Phòng Kỹ thuật P.Quản lý đơn hàng PX.MayI PX hoàn thiện PX.Thêu PX.MayII PX.MayIII Sơ đồ2: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý sau khi điều chỉnh Hiện trạng về chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty còn có những chồng chéo. Vì vậy, cần phải có những điều chỉnh trong vấn đề này: Việc quản lý vật tư ở phòng kế hoạch - kinh doanh- xuất nhập khẩu đưa sang phòng kế toán quản lý Việc lập kế hoạch các dự án đầu tư ở phòng kế toán chuyển sang nhiệm vụ cho phòng kế hoạch - kinh doanh – xuất nhập khẩu. Qua phân tích trên ta có thể đưa tra mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty như sau: 3.2 Nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng ban chức năng Hiệu quả của các phòng ban phụ thuộc rất lớn năng lực của cán bộ quản lý, điều kiện làm việc và mối quan hệ giữa các phòng ban. Do vậy, công ty phải quan tâm đến vấn đề này Bồi dưỡng năng lực và nâng cao trình độ cho người quản lý . Con người là yếu tố có tích chất quyết định đến hiệu quả của sản xuất kinh doanh do đó điều quan tâm trước hết của các nhà quản trị là phải tạo ra được một đội ngũ những nhà quản lý giỏi. Nhìn vào thực trạng hiện nay của công ty ta thấy rằng cán bộ quản lý trong công ty là những người có trình độ từ trung cấp trở nên. Song vấn đề chuyên môn nghiệp vụ thì cần phải năng cao hơn nữa nhằm đáp ứng tồi đa nhu cầu quản lý. Mỗi quan hệ công tác giữa các phòng ban. Để bộ máy quản lý hoạt động được nhịp nhàng thì mối quan hệ giữa các phòng ban phải tốt. Muốn vậy, các phòng ban phải chú ý hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình đồng thời phải thấy được kết quả hoạt động của mình có ý nghĩa như thế nào với các phòng ban khác. Từ thực tế mối quan hệ các phòng ban của công ty Minh Trí, công ty quan tâm hơn nữa nhằm củng cố mối quan hệ này. 3.3 Tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên Thu nhập của cán bộ công nhân viên ở công ty hiện nay so với mặt bằng chung là tương đối cao nhưng so với mức tăng doanh thu của công ty thì chưa thật tương xứng. Do vậy thời gian tới công ty cần thiết phải tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên làm được như vậy công ty đã toạ được động lực làm việc cho mọi người KẾT LUẬN Trong cơ chế mở của nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp đều cố gắng làm ăn có hiệu quả và phát huy tối đa ưu thế của mình trên thị trường. Việc đó có ý nghĩa không nhỏ của bộ phận quản lý. Quản lý tốt sẽ giúp cho mọi hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao nhất.Như vậy bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần đặc biệt quan tâm đến đội ngũ lao động quản lý. Có một cơ cấu hoàn thiện với một đội ngũ những nhà quản lý có trình độ sẽ giúp cho doanh nghiệp đi lên trong mọi hoàn cảnh. Trong thời gian qua Công ty TNHH Minh Trí đã có nhiều cố gắng trong việc sắp xếp tổ chức lại bộ máy quản lý và đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh. Những cố gắng đó đã giúp Công ty đạt được những kết quả đáng khích lệ, từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường quốc tế. Công ty đã và đang hoàn thiện bằng cách quan tâm phát triển sản xuất, mở rộng thị trường, luôn đảm bảo đủ công ăn việc làm cho người lao động và có xu hướng tăng thu nhập. Mặc dù vậy việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý công ty vẫn còn tồn tại một vài hạn chế cần khắc phục và điều chỉnh. Sau một thời gian thực tế ở Công ty, tôi đã cố gắng tìm hiểu thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty. Trên cơ sở đó tôi đưa ra một vài ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức của công ty. Tuy nhên, do chưa có kinh nghiệm thực tế, khả năng còn hạn chế của một sinh viên nên không thể tránh khỏi thiếu sót nhất định. Rất mong được sự góp ý của ban lãnh đạo công ty và các thầy cô. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn TS: Vũ Quang Thọ và tập thể ban lãnh đạo Công ty TNHH Minh Trí đã giúp em hoàn thành đề tài môn học. Hà Nội, tháng 5 năm 2004. SV: Đỗ Thị Ngàn MỤC LỤC: Lời nói đầu Nội dung : Phần I: Lý luân chung về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp I: Một số khái niệm cơ bản 1.Một số khái niệm về quản lý 2.Một số mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp II:Những nội dung cơ bản của tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.Thiết kế bộ máy quản lý doanh nghiệp 2. Tổ chức lao động quản lý III:Sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Phần II:Thực trạng cơ cấh tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty TNHH Minh Trí I.Vài nét về Công ty TNHH Minh Trí II. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của bộ máy Công ty 1. Đặc đểm về nhiệm vụ sản xuất và tính chất sản phẩm 2. Đặc điểm về công nghệ sản xuất 3. Đặc diểm về nguồn vốn của Cong ty 4. Đặc điểm về thị trường ,về đối thủ cạnh tranh 5. Đặc điểm về lao động của Công ty 6 .Kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty III:Thưc trạng của cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty 1. Mô hình tổ chức bộ máy 2. Hệ thống chức năng nhiệm vụ 3. Mối quan hệ công tác trong cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty 4.Tổ chức lực lượng lao động quản lý ở Công ty IV: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Minh Trí Kết luận. Nhận xét của giáo viên hướng dẫn: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………