Cơ sở dữ liệu và microsoft access

ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH GIỚI THIỆU Cơ Sở Dữ Liệu và Microsoft Access Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 2 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Mục đích yêu cầu • Khái niệm cơ sở dữ liệu (CSDL) – database – tables, fields, records, primary key, relationships • Các bước thiết kế CSDL • Khởi động Microsoft Access và sử dụng Access để tạo một CSDL – các đối tượng trong CSDL Access Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 3 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Nội dung I. Khái niệm về CSDL và hệ quản trị CSDL II. Giới thiệu Microsoft Access III. Các bước thiết kế một CSDL IV. Tạo một CSDL với MS.Access Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 4 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Khái niệm • C
s d liu (database) là tập hợp thơng tin liên quan về một chủ đề hay mục đích. • Ví dụ: – thơng tin về khách hàng, về các đơn đặt hàng của khách hàng, thơng tin về các sản phẩm trong đơn đặt hàng – thơng tin về sinh viên, về mơn học, thời khĩa biểu đăng ký mỗi học kỳ, điểm thi Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 5 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Khái niệm • Thơng tin trong CSDL được lưu trong các tables. Mỗi table gồm nhiều hàng (records) và cột (fields). • Ví dụ: – table lưu thơng tin khách hàng gồm các fields họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, email – table lưu thơng tin sản phẩm gồm các fields tên sản phẩm, quy cách, đơn giá • Các tables trong CSDL cĩ quan h với nhau. Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 6 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Khái niệm fields records Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 7 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Khái niệm • H qun tr CSDL (database management system) là phần mềm dùng để lưu trữ và quản lý các CSDL. • Ví dụ: FoxPro, Access, Oracle, SQL Server Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 8 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II. Giới thiệu Microsoft Access • Là một hệ quản trị CSDL. • Access lưu CSDL trong một file. • CSDL Access cĩ các đối tượng (objects) sau: – Tables: lưu trữ dữ liệu – Queries: tìm và lấy các dữ liệu theo yêu cầu – Forms: xem, thêm, thay đổi dữ liệu trong các tables – Reports: phân tích hoặc in dữ liệu ra giấy – Macros Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 9 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tables và relationships Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 10 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Queries Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 11 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Forms Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 12 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Reports Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 13 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.1 Khởi động Access • Start → All Programs → Microsoft Office → Access • Double-click icon takspane Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 14 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.2 Mở CSDL 2. Chọn tên CSDL và click Open 1. Click More Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 15 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.3 Mở Table 2. Double click tên table 1. Click Tables Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 16 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III. Thiết kế một CSDL • CSDL được thiết kế tốt sẽ giúp ta dễ dàng quản lý và cập nhật dữ liệu • Dữ liệu được lưu trong các tables • Mỗi table chỉ chứa dữ liệu về một chủ đề, ví dụ dữ liệu về khách hàng, dữ liệu về sản phẩm • CSDL cĩ thiết kế tốt sẽ chứa nhiều loại queries khác nhau cho phép ta xem thơng tin Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 17 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.1 Các bước thực hiện • Bước 1: Xác định mục đích của CSDL • Bước 2: Xác định các fields cần cĩ trong CSDL – Mỗi field là một dữ kiện về một chủ đề nào đĩ. Ví dụ các dữ kiện về khách hàng: tên, địa chỉ, số điện thoại • Bước 3: Xác định các tables cần cĩ trong CSDL • Bước 4: Xác định mỗi table gồm cĩ những fields nào Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 18 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.1 Các bước thực hiện • Bước 5: Nhận dạng field cĩ giá trị duy nhất trong mỗi record, gọi là khĩa chính (primary key) • Bước 6: Xác định mối quan hệ (relationship) giữa các tables • Bước 7: Tinh chế thiết kế • Bước 8: Nhập dữ liệu và tạo các đối tượng khác trong CSDL Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 19 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.2 Thực hành • Thiết kế một CSDL lưu thơng tin sinh viên đăng ký mơn học • Thiết kế một CSDL lưu thơng tin khách hàng của siêu thị Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 20 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV. Tạo một CSDL với Access • Dùng Database Wizard • Dùng template • Khơng dùng Database Wizard (tạo CSDL trống) Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 21 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo CSDL dùng Database Wizard 1. Click New trên toolbar 2. Trong khung New File, mục Templates, click On my computer 3. Click Databases, click icon của loại CSDL cần tạo và click OK 4. Trong hộp thoại File New Database, chỉ định tên và đường dẫn của CSDL và click Create 5. Theo các chỉ dẫn của Database Wizard Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 22 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo CSDL trống 1. Khởi động MS Access và click New trên toolbar 2. Trong khung New File, mục New, click Blank Database 3. Trong hộp thoại File New Database: • chọn ổ đĩa và thư mục lưu CSDL • đặt tên file (tên CSDL) • click Create. Cửa sổ Database xuất hiện • Lưu ý: chỉ tạo CSDL một lần Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 23 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo CSDL trống Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 24 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo CSDL trống đặt tên file (tên CSDL) Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 25 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Cửa sổ Database các thành phần trong CSDL Access các lệnh tắt Thanh cơng cụ Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 26 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Thực hành • Tạo CSDL trống, đặt tên là BanHang • Tạo CSDL trống, đặt tên là DKMH Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 27 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Một số thao tác với file CSDL • Mở file Access • Copy / Di chuyển • Xĩa file • ðổi tên file • Tìm kiếm file • Compact và Repair file Access Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 28 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Compact và Repair file Access 1. ðĩng file CSDL hiện thời 2. Trong menu Tools, chọn Database Utilities, và click Compact and Repair Database 3. Trong hộp thoại Database to Compact From, chọn file cần sửa chữa và click Compact 4. Trong hộp thoại Compact Database Into, chọn vị trí lưu file đã được sửa chữa 5. Click Save ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH TABLES Tạo và thay đổi thiết kế của tables Tạo và điều chỉnh quan hệ giữa các tables Tables Slide 2 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Mục tiêu • Khái niệm table (bảng), record (mẫu tin), field (trường) và các properties (thuộc tính) của field, primary key (khĩa chính), kiểu dữ liệu của field (data type) • Cách tạo table và tạo mối quan hệ giữa các table (relationship) • Cách nhập dữ liệu vào các table Tables Slide 3 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Nội dung I. Tạo table II.Thay đổi thiết kế table III.Tạo quan hệ giữa các tables IV.Nhập và điều chỉnh dữ liệu Tables Slide 4 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Tạo table 1. Table là gì? 2. Table Design View 3. Thêm field 4. Chọn khĩa chính (primary key) 5. Lưu table Tables Slide 5 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.1 Khái niệm về Table • Tập hợp các dữ liệu về một chủ đề. Ví dụ dữ liệu Sản phẩm, dữ liệu Nhà cung cấp, dữ liệu Khách hàng • Trong table, dữ liệu được tổ chức thành các cột, gọi là field và các hàng, gọi là record. Tables Slide 6 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.1 Khái niệm về Table record field Tables Slide 7 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.1 Khái niệm về Table • Cĩ thể tạo table bằng cách: – dùng Wizard: lựa chọn các mẫu table thiết kế sẳn – tạo trong cửa sổ Table Design: định nghĩa field và kiểu dữ liệu – tạo trong cửa sổ Datasheet: nhập dữ liệu, Access sẽ tạo cấu trúc table dựa trên dữ liệu nhập Tables Slide 8 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.2 Table Design View • Click Create table in Design view hoặc nút New trong cửa sổ Database (phần Tables) Tables Slide 9 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.2 Table Design View ðịnh nghĩa các field: Tên, Kiểu dữ liệu Thuộc tính của field Tables Slide 10 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.3 Thêm field 1. Gõ vào tên field (tối đa: 64 ký tự) 2. Chọn kiểu dữ liệu 3. Thêm vào thơng tin mơ tả field (nếu cĩ) 4. Thay đổi thuộc tính của field Tables Slide 11 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Kiểu dữ liệu của field • Text – Chứa chuỗi ký tự (họ tên), ký tự và số (địa chỉ), các số khơng tính tốn (số điện thoại, mã vùng). – 255 ký tự (Field Size). • Memo – Dùng cho các chuỗi dài như ghi chú, mơ tả. – 65,536 ký tự. Tables Slide 12 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Kiểu dữ liệu của field • Number – Dùng cho dữ liệu cĩ tính tốn. – Byte, Integer, Long Integer, Single, Double (Field Size) • Currency – Dùng cho các giá trị tiền. – 8 bytes. Tables Slide 13 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Kiểu dữ liệu của field • AutoNumber – Dùng cho các số duy nhất (tăng 1) hoặc các số ngẫu nhiên được tự động chèn vào khi thêm record. – 4 bytes • Date/Time – Dùng cho ngày giờ. – 8 bytes. Tables Slide 14 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Kiểu dữ liệu của field • Yes/No – Dùng cho dữ liệu cĩ một trong hai giá trị như Yes/No, True/False, On/Off. – 1 bit. • OLE Object – Dùng cho các đối tượng OLE (tài liệu Microsoft Word, bảng tính Microsoft Excel, hình ảnh, âm thanh – 1 gigabyte (giới hạn bởi khoảng trống trên đĩa). Tables Slide 15 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Kiểu dữ liệu của field • Lookup Wizard – Tạo field cho phép chọn giá trị từ table khác. – Cùng kích thước với field khĩa tương ứng. Tables Slide 16 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Thuộc tính của field • Thuộc tính (Field Properties) cho biết cách lưu trữ và hiển thị các giá trị của field • Mỗi kiểu dữ liệu cĩ một tập thuộc tính riêng • Access quy định sẳn một số thuộc tính cho mỗi field (default) • Ví dụ: – Field MaKH kiểu Text, dài 6 ký tự, tất cả đều là chữ in – Field SoLuong kiểu Number, là số Long Integer > 0 Tables Slide 17 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Thuộc tính của field • Một số thuộc tính: – Field Size: Text và Number – Format: Quy định dạng dữ liệu được trình bày – Caption: Tên khác với tên của field – Validation Rule: Biểu thức kiểm tra dữ liệu cĩ hợp lệ hay khơng – Validation Text: Thơng báo hiển thị khi nhập dữ liệu khơng đúng với biểu thức trong Validation Rule – Require: Bắt buộc nhập giá trị cho field Tables Slide 18 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.4 Chọn khĩa chính (primary key) • Khĩa chính: một hoặc nhiều fields cĩ giá trị duy nhất dùng để nhận dạng từng record trong table – Khơng cĩ giá trị trùng nhau – Khơng được trống • Ví dụ: – mã số sinh viên, mã khách hàng, mã sản phẩm, mã hĩa đơn • Khĩa chính cĩ thể là 1 field hoặc nhiều field Tables Slide 19 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.4 Chọn khĩa chính (primary key) • Cách đặt khĩa chính: 1. Chọn field hoặc nhiều field (click Ctrl) 2. Click nút Primary Key trên thanh cơng cụ hoặc click menu Edit, chọn Primary Key – Gỡ bỏ khĩa chính: lặp lại các bước trên Tables Slide 20 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.5 Lưu table • Click nút Save hoặc click menu File, chọn Save. Tables Slide 21 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II. Thay đổi thiết kế của table • Các thao tác thay đổi thiết kế được thực hiện trong Table Design View • Click chọn tên table trong cửa sổ Database và click nút Design trên thanh cơng cụ – thêm hoặc Xĩa field – thay đổi thứ tự của field trong table – thay đổi tên field và kiểu dữ liệu của field – thay đổi kích thước của field – thay đổi hoặc Xĩa khĩa chính Tables Slide 22 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III. Tạo quan hệ giữa các tables 1. Các loại quan hệ (relationship) • 1 - nhiều • nhiều – nhiều • 1 - 1 2. Tạo quan hệ • cửa sổ Relationships 3. Xem và điều chỉnh quan hệ • thay đổi / xĩa mối quan hệ Tables Slide 23 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.1 Các loại quan hệ • 1 – nhiều: – 1 record trong Table A cĩ nhiều records tương ứng trong Table B, – nhưng 1 record trong Table B chỉ cĩ 1 record tương ứng trong Table A. • Ví dụ: – quan hệ giữa table KhachHang và table HoaDon – quan hệ giữa table NhaCungCap và table SanPham Tables Slide 24 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.1 Các loại quan hệ Tables Slide 25 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.1 Các loại quan hệ Tables Slide 26 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.1 Các loại quan hệ • Nhiều – nhiều: – 1 record trong Table A cĩ nhiều records tương ứng trong Table B, – 1 record trong Table B cĩ nhiều record tương ứng trong Table A. • Ví dụ: – quan hệ giữa table HoaDon và table SanPham: • 1 hĩa đơn cĩ nhiều sản phẩm • 1 sản phẩm cĩ trong nhiều hĩa đơn Tables Slide 27 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.1 Các loại quan hệ • Cách tạo quan hệ nhiều – nhiều: – Tạo table thứ 3 – table “trung gian”, gọi là Table C. – Table C cĩ khĩa chính là tổ hợp khĩa của Table A và Table B • Ví dụ: – table HoaDon: table A, khĩa chính: MaHD – table SanPham: table B, khĩa chính: MaSP – table ChiTietHD: table C, khĩa chính: MaHD+MaSP Tables Slide 28 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.1 Các loại quan hệ • 1 – 1: – 1 record trong Table A cĩ duy nhất 1 record tương ứng trong Table B, – 1 record trong Table B cĩ duy nhất 1 record tương ứng trong Table A. • Ví dụ: – table NHANVIEN lưu dữ liệu về tên, địa chỉ, cmnd – table LYLICH lưu thêm các thơng tin chi tiết như quá trình làm việc trước đây Tables Slide 29 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.2 Tạo quan hệ • ðể tạo quan hệ giữa 2 tables, cần phải xác định field chung của 2 tables. Hai field này phải cùng kiểu dữ liệu và chứa cùng một loại thơng tin • Với quan hệ 1 – nhiều: – field phía 1 là khĩa chính (primary key) – field phía nhiều là khĩa ngoại (foreign key) • Lưu ý: – ðĩng tất cả các tables đang mở – Nhấn phím F11 để chuyển sang cửa sổ Database Tables Slide 30 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.2 Tạo quan hệ • Các bước tạo quan hệ 1. Click Relationships trên toolbar 2. Nếu trước đĩ chưa tạo quan hệ thì hộp thoại Show Table xuất hiện. Tables Slide 31 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.2 Tạo quan hệ 3. Double-click vào tên của các tables và đĩng hộp thoại Show Table lại. Nếu muốn thêm table vào mà hộp thoại Show Table chưa xuất hiện thì click Show Table trên toolbar. 4. Kéo field cần quan hệ từ table này sang table kia. Hộp thoại Edit Relationship xuất hiện – ðánh dấu chọn Enforce Referential Integrity 5. Click nút Create để hồn tất. Tables Slide 32 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.2 Tạo quan hệ Tables Slide 33 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.2 Tạo quan hệ • Quan hệ sau khi tạo xong đều được lưu lại (tự động) • Cĩ thể sắp xếp lại thứ tự các tables và lưu lại cửa sổ Relationships (layout) – File
Save – Click nút phải trong cửa sổ Relationships và click Save Tables Slide 34 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.2 Tạo quan hệ Tables Slide 35 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.3 Xem và điều chỉnh quan hệ • Các thao tác trong cửa sổ Relationships: • Xem tất cả các quan hệ: • click nút Show All Relationships • Xĩa tables trong cửa sổ (khơng xĩa mối quan hệ): • click table và nhấn Del • click nút Clear Layout để xĩa tất cả • Thêm table: • click nút Show Table Tables Slide 36 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.3 Xem và hiệu chỉnh quan hệ • ðiều chỉnh quan hệ 1. Mở cửa sổ Relationships 2. Nếu khơng thấy quan hệ cần điều chỉnh thì click Show Table, click chọn table và click Close 3. Double-click vào quan hệ hoặc click nút phải, chọn Edit Relationship 4. Thực hiện các thay đổi trong hộp thoại và click Edit Relationship OK. Tables Slide 37 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.3 Xem và hiệu chỉnh quan hệ • Xĩa quan hệ – Click chọn đường liên kết và nhấn phím Del hoặc – Click chọn đường liên kết, click nút phải và click Delete • Lưu ý: – Chọn table và nhấn phím Del chỉ xĩa table đĩ trong cửa sổ quan hệ – Chọn đường quan hệ và nhấn phím Del sẽ xĩa bỏ hẳn quan hệ giữa 2 tables Tables Slide 38 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV. Nhập và điều chỉnh dữ liệu 1. Nhập liệu mới 2. Quy cách nhập liệu 3. Thay đổi cửa sổ Datasheet 4. ðiều chỉnh dữ liệu Tables Slide 39 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV.1 Nhập liệu mới • Khi mở table đã tạo để nhập liệu, table được mở trong cửa sổ Datasheet • Lưu ý giá trị nhập phải phù hợp với kiểu dữ liệu của field • Nếu đã chỉ định thuộc tính Format, giá trị nhập vào sẽ thay đổi phù hợp với định dạng • Nếu đã tạo “input mask” cho field thì quy định về dữ liệu của field (mask) sẽ xuất hiện khi nhập liệu cho field Tables Slide 40 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV.2 Quy cách nhập liệu • Access cung cấp các cơng cụ giúp thao tác nhập liệu hiệu quả và chính xác, ví dụ input mask và lookup field • Input Mask là một thuộc tính của field, trình bày một khuơn dạng để nhập liệu cho field • Ví dụ LL000 2 ký tự đầu là chữ, 4 ký tự tiếp theo là số >L<???? Ký tự đầu là chữ in, 4 ký tự sau là chữ thường Tables Slide 41 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV.2 Quy cách nhập liệu • Lookup field hiển thị danh sách các giá trị để chọn, các giá trị này được lấy từ table hoặc query khác – Ví dụ field MaNV trong table HOADON lookup từ table NHANVIEN Tables Slide 42 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV.2 Quy cách nhập liệu • Tạo Lookup Field 1. Chọn kiểu dữ liệu của field MaNV là Lookup Wizard 2. Trong hộp thoại Lookup Wizard, chọn “I want the lookup column to look up the values in table or query”. Click Next. 3. Chọn table cĩ field cần lấy giá trị là table NHANVIEN. Click Next. 4. Double-click field MaNV và TenNV. Click Next. 5. ðánh dấu chọn “Hide key column”. Click Finish. Tables Slide 43 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV.2 Quy cách nhập liệu Tables Slide 44 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV.3 Thay đổi cửa sổ Datasheet • Thứ tự các field • ðộ rộng cột • Chiều cao hàng • Font, font size • Che dấu cột • Cố định cột Tables Slide 45 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV.4 ðiều chỉnh dữ liệu • Sử dụng các nút di chuyển ở cuối cửa sổ Datasheet để di chuyển giữa các records • Tìm kiếm một giá trị – Ctrl + F • Xĩa dữ liệu – ðặt điểm chèn vào field và nhấn phím Del hoặc Backspace – Nếu cần xĩa nhiều records thì sử dụng query ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH QUERIES Các loại queries và Cách tạo queries Queries Slide 2 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Mục tiêu • Khái niệm query (vấn tin) – cơng dụng của query – các loại query • Tạo query để lấy thơng tin từ cơ sở dữ liệu Queries Slide 3 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Nội dung I. Khái niệm II. Select Query III. Parameter Query IV. Crosstab Query V. Action Query Queries Slide 4 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Khái niệm 1. Query là gì? 2. Cơng dụng của query 3. Các loại queries 4. Xem thiết kế của query 5. Thực hiện query Queries Slide 5 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.1 Query là gì? • Query là cơng cụ cho phép đặt các câu hỏi với dữ liệu trong database. Sau khi thực hiện query, dữ liệu thỏa yêu cầu được rút ra và tập hợp vào một bảng kết quả (datasheet) • Ví dụ: – Xem danh sách khách hàng cĩ doanh số trong tháng hơn 5 triệu – Xem 10 sản phẩm cĩ số lượng bán nhiều nhất Queries Slide 6 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.1 Query là gì? Queries Slide 7 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.2 Các khả năng của query • Xem, thay đổi, và phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau • Lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều tables trong database, lựa chọn fields và records cần thiết • Thực hiện các phép tính • Làm dữ liệu nguồn cho forms, reports hoặc queries khác • Thay đổi dữ liệu trong table hoặc tạo table mới từ các table đã cĩ Queries Slide 8 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.3 Các loại queries 1. Select 2. Parameter 3. Crosstab 4. Action 5. SQL Queries Slide 9 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Select Query • Query Chọn • Là loại query thơng dụng nhất, dùng để: – Lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều table dựa vào các điều kiện (criteria) và trình bày dữ liệu theo thứ tự mà ta muốn. – Nhĩm các record và tính tổng cộng, đếm, tính trung bình và các loại phép tính khác. Queries Slide 10 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Select Query Queries Slide 11 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Parameter Query • Là query khi thực hiện sẽ xuất hiện hộp thoại nhắc ta nhập vào điều kiện để chọn dữ liệu. Queries Slide 12 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Crosstab Query • Crosstab query dùng để tính tốn và sắp xếp dữ liệu để ta dễ dàng phân tích. • Crosstab queries tính tổng (sum), trung bình (average), đếm (count) dữ liệu, dữ liệu được nhĩm theo cột và hàng. Queries Slide 13 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Crosstab Query Queries Slide 14 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Action Query • Là query làm thay đổi hoặc di chuyển các record chỉ trong một phép tốn. • Cĩ 4 loại: – Delete – Update – Append – Make-table Queries Slide 15 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH SQL Query • Một SQL query là query được tạo bằng câu lệnh SQL (SELECT, UPDATE, DELETE) và các mệnh đề (WHERE, ORDER BY). • Khi tạo một query ở cửa sổ Design, Access sẽ tạo một câu lệnh SQL tương ứng ở hậu trường. Cĩ thể xem câu lệnh SQL ở cửa sổ SQL (SQL View). • Ví dụ: Queries Slide 16 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH SQL Query • SELECT [TenKH], [DiaChi] FROM [KhachHang] ORDER BY [MaKH]; • CREATE TABLE BanBe ([MaBB] integer, [Ho] text, [Ten] text, CONSTRAINT [Index1] PRIMARY KEY ([MaBB])); Queries Slide 17 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH 1.4 Xem thiết kế của query • Cĩ thể xem query trong cửa sổ Datasheet hoặc Design – Datasheet: trình bày dữ liệu kết quả sau khi thực hiện query – Design: xem cấu trúc của query. Cĩ thể thay đổi hoặc tạo query mới trong cửa sổ Design – SQL: xem câu lệnh SQL Queries Slide 18 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH 1.4 Xem thiết kế của query • ðể xem thiết kế của một query: 1. Click chọn tên query 2. Click Design trên toolbar của cửa sổ Database Queries Slide 19 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH 1.4 Xem thiết kế của query Queries Slide 20 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH 1.5 Thực hiện query • Khi mở một Select Query hoặc Crosstab Query, Access thực hiện (run) query và trình bày kết quả trong cửa sổ Datasheet. • Thực hiện Select Query hoặc Crosstab Query 1. Trong cửa sổ Database, click Queries trong khung Objects. 2. Click vào tên query cần thực hiện. 3. Click Open trên toolbar của cửa sổ Database. Queries Slide 21 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH 1.5 Thực hiện query • Thực hiện Action Query 1. Mở query trong cửa sổ Design. 2. Click nút View để xem các record (sẽ bị ảnh hưởng bởi hành động) trong cửa sổ Datasheet. 3. Click nút View lần nữa để quay trở lại cửa sổ Design. 4. Click nút Run trên toolbar để thực hiện query. Queries Slide 22 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II. Select Query 1. Tạo Select query 2. ðiều kiện chọn dữ liệu 3. ðiều chỉnh query 4. Thực hiện các tính tốn trong query Queries Slide 23 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.1 Tạo Select Query • Cĩ thể tạo một query bằng cách dùng wizard hoặc tạo ở chế độ Design. • Ở chế độ Design, ta chỉ định dữ liệu sẽ hiển thị bằng cách thêm các tables hay queries cĩ chứa dữ liệu đĩ vào cửa sổ thiết kế query (Design View), và sau đĩ kéo rê các field vào trong lưới thiết kế. Queries Slide 24 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.1 Tạo Select Query 1. Trong cửa sổ Database, click Queries trong khung Objects, click New trên toolbar hoặc Create Query in Design View. 2. Trong hộp thoại New Query, click Design View, click OK. 3. Trong hộp thoại Show Table, click chọn table. Queries Slide 25 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.1 Tạo Select Query 4. Double-click tên của table cần đưa vào query, click Close. 5. Thêm các field vào hàng Field trong lưới thiết kế, chỉ định điều kiện (criteria) và thứ tự sắp xếp nếu cần. 6. Click nút View trên toolbar để xem kết quả và lưu query lại. Queries Slide 26 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH B1. Click Queries
New Queries Slide 27 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH B2. Click Design View. Click OK Queries Slide 28 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH B3. và B4. Double click tên table Queries Slide 29 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH B5. Kéo rê field vào lưới thiết kế Queries Slide 30 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH B6. Click nút View hoặc Run để xem kết quả Design View Datasheet View Queries Slide 31 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.2 ðiều kiện chọn dữ liệu • Là một biểu thức định nghĩa điều kiện mà các records được chọn phải thỏa mãn • Ví dụ xem các sản phẩm thuộc loại thực phẩm và gia vị Queries Slide 32 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.2 ðiều kiện chọn dữ liệu • Biểu thức gồm: – Symbol: ( ) [ ] ? * – Value: hằng số, kết quả của hàm – Identifier: tên field, của control trên form, report – Phép tốn: • + - * / • =, >, >=, <=, Is Null, Is Not Null, Like • & • And, Or, Not • In, BetweenAnd Queries Slide 33 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.2 ðiều kiện chọn dữ liệu • Cách thêm vào điều kiện: 1.Mở query ở chế độ Design 2.Click vào ơ Criteria của field cần đặt điều kiện 3.Nhập vào biểu thức điều kiện • Lưu ý: – Giá trị ngày: đặt giữa hai dấu # – Giá trị chuỗi: đặt giữa hai dấu nháy đơi – Giá trị hằng: True, False, Null – Tên field: đặt giữa hai dấu [ và ] Queries Slide 34 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH • Ví dụ xem các hĩa đơn trước tháng 3 II.2 ðiều kiện chọn dữ liệu Queries Slide 35 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.2 ðiều kiện chọn dữ liệu • Một điều kiện – Các hĩa đơn trước tháng 3 – Các sản phẩm Sữa • Nhiều điều kiện: kết hợp bằng phép tốn AND hoặc OR – Các hĩa đơn từ tháng 3 đến tháng 4 – Các sản phẩm “ðồ uống” hoặc “Gia vị” Queries Slide 36 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Ví dụ điều kiện chọn dữ liệu • Dãy các giá trị (>, =, , or Between...And) Trong field NgayLapHD, các ngày từ 1-12-99 đến 31-12-99 Between #12/1/1999# And #12/31/1999# Trong field TenNV, tất cả tên là ðức>= “ðức" Trong field DonGia, các số nhỏ hơn 1200.45< 1200.45 Trong field SoLuong, các số lớn hơn 234> 234 Kết quảBiểu thức Queries Slide 37 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Ví dụ điều kiện chọn dữ liệu • Các giá trị khơng bằng (Not) • Các giá trị trong một danh sách (In) Trong field TenNV, các nhân viên cĩ tên khơng bắt đầu bằng chữ “T”Not T* Trong field MaNV, các nhân viên cĩ mã khơng phải là H001Not “H001" Kết quảBiểu thức Trong field NoiSinh, các nhân viên sinh ở TP.HCM hoặc Vung Tau In(“TP.HCM", “Vung Tau") Kết quảBiểu thức Queries Slide 38 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Ví dụ điều kiện chọn dữ liệu • Các giá trị chuỗi (text) Trong field TenNV, nhân viên cĩ tên từ “A” đến “D”.Like “[A-D]*” Trong field TenNV, nhân viên cĩ tên bắt đầu bằng “S”.Like “S*” Trong field MaNV, nhân viên cĩ mã là H001.“H001” Kết quảBiểu thức Queries Slide 39 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Ví dụ điều kiện chọn dữ liệu • Các giá trị ngày Trong field NgayLapHD, các hĩa đơn trong quý 4 DatePart("q", [NgayLapHD]) = 4 Trong field NgayLapHD, các hĩa đơn trong năm 1999 Year([NgayLapHD]) = 1999 Trong field NgayGiaoHang, các hĩa đơn trễ hơn 30 ngày< Date( ) - 30 Trong field NgaySinh, các nhân viên sinh ngày 21-2-69#2/21/69# Kết quảBiểu thức Queries Slide 40 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Ví dụ điều kiện chọn dữ liệu • Các giá trị trống (Null hoặc chiều dài = 0) Trong field SoDT, các khách hàng cĩ field SDT chứa giá trịIs Not Null Trong field SoDT, các khách hàng cĩ field SDT là Null (trống) IsNull Kết quảBiểu thức Queries Slide 41 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Ví dụ điều kiện chọn dữ liệu • ðiều kiện là kết quả của một query con (subquery) Trong field ThanhTien: DonGia*SoLuong, các hĩa đơn cĩ tổng cộng lớn hơn giá trị trung bình của hĩa đơn >ALL (SELECT AVG([DonGia]*[SoLuong] FROM [ChitietHoadon] Trong field DonGia, các sản phẩm cĩ cùng giá với Rizt. (SELECT [DonGia] FROM SanPham WHERE [TenSP] = “Rizt”) Kết quảBiểu thức Queries Slide 42 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.3 ðiều chỉnh query • ðể điều chỉnh, mở query ở cửa sổ Design • Các điều chỉnh gồm: – Thêm hoặc xĩa field – Thay đổi thứ tự các fields – Hiện/ẩn các field – Sắp thứ tự các records – Thay đổi thuộc tính của field – Thay đổi điều kiện – ðiều chỉnh biểu thức tính tốn Queries Slide 43 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.4 Thực hiện các tính tốn trong query 1. Khái niệm field tính tốn 2. Tạo field tính tốn 3. Một số hàm Queries Slide 44 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Field tính tốn • Là field được định nghĩa trong query (khơng cĩ trong table), • Trình bày kết quả của một biểu thức (khơng phải dữ liệu được lưu trữ), • Giá trị của field được tính lại mỗi khi giá trị trong biểu thức thay đổi. • Ví dụ: – [ngaygiaohang] – [ngaydathang] – [dongia]*[soluong]*(1-[giamgia]) Queries Slide 45 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Một số ví dụ • Giá trị text Trình bày 3 ký tự mã vùng trong field SoDTMaVung: Left([SoDT],3) Trình bày đầy đủ họ và tên, cách nhau một khoảng trắng. HoTen: [HoNV] & “ ” & [TenNV] Kết quảBiểu thức Queries Slide 46 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Một số ví dụ • Thực hiện các phép tốn Giảm giá 10%GiamGia: 0.1*[SoLuong]*[DonGia] Trình bày field ThanhTien bằng cách nhân field DonGia với SoLuong. ThanhTien: [SoLuong]*[DonGia] Kết quảBiểu thức Queries Slide 47 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo field tính tốn 1. Mở query ở chế độ Design 2. Gõ biểu thức trong ơ trống ở hàng Field. Nếu biểu thức gồm cĩ tên field, thì phải đặt tên field giữa hai dấu ngoặc vuơng Queries Slide 48 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo field tính tốn • Khi định nghĩa một field tính tốn, nếu khơng đặt tên field tính tốn thì Access sẽ gán tên như Expr1 hoặc SumOfOrderAmount Queries Slide 49 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo field tính tốn • Khi cho query thực hiện sẽ thấy xuất hiện một cột mới: Expr1 hoặc ThanhTien Queries Slide 50 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Một số hàm • Ngày, giờ – Date() – Day(biểu thức ngày) – Month(biểu thức ngày) – Year(biểu thức ngày) – DatePart(“q”, biểu thức ngày) Queries Slide 51 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Một số hàm • Chuỗi – Left(chuỗi, n) – Right(chuỗi, n) – Mid(chuỗi, m, n) – Len(chuỗi) • ðiều kiện – Iif(điều kiện, biểu thức đúng,biểu thức sai) Queries Slide 52 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III. Parameter Query • Tạo Select Query • Gõ vào lời nhắc giữa hai dấu ngoặc vuơng trong ơ Criteria của field dùng làm tham số. Queries Slide 53 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III. Parameter Query • Click nút View trên toolbar để thực hiện query. • Khi thực hiện query, hộp thoại nhắc nhập vào điều kiện (tham số) xuất hiện. Queries Slide 54 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III. Parameter Query • Ví dụ các tham số – 1 tham số • [Nhập mã nhân viên] – 2 tham số • Between [Xem các hĩa đơn từ ngày] And [ðến ngày] – Tham số cĩ ký tự đại diện • Like [Nhập ký tự đầu tiên cần tìm:] & “*” Queries Slide 55 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV. Crosstab Query • Cĩ thể tạo Crosstab Queries bằng wizard hoặc tạo ở cửa sổ Design. • Trong cửa sổ Design: – chỉ định field làm tiêu đề cột, – field nào làm tiêu đề hàng, – và field cĩ giá trị dùng để cộng, tính trung bình, đếm hoặc các phép tính khác. Queries Slide 56 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV. Crosstab Query Queries Slide 57 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV. Crosstab Query • Cách tạo Crosstab Query 1. Trong cửa sổ Database, click Queries trong khung Objects, click New trên toolbar 2. Trong hộp thoại New Query, click Design View, click OK. 3. Trong hộp thoại Show Table, double-click tên của table cần đưa vào query, click Close. Queries Slide 58 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV. Crosstab Query 4. Thêm các fields vào hàng Field trong lưới thiết kế và chỉ định điều kiện (criteria). 5. Click Query Type trên toolbar, và click Crosstab. 6. ðối với field dùng làm tiêu đề hàng, click vào hàng Crosstab, và click Row Heading. Phải để Group By trong hàng Total của field này. 7. ðối với field dùng làm tiêu đề cột, click vào hàng Crosstab, và click Column Heading. Phải để Group By trong hàng Total của field này. Queries Slide 59 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV. Crosstab Query 8. ðối với field dùng làm giá trị trong bảng, click hàng Crosstab, và click Value. Chỉ cĩ một field được đặt Value. 9. Trong hàng Total của field này, click chọn hàm tính tốn (ví dụ Sum, Avg, or Count). 10.ðể xem kết quả, click nút View trên toolbar. Queries Slide 60 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V. Action Query • Thực hiện các thao tác quản lý dữ liệu trên nhiều table cùng lúc: – cập nhật giá trị các field – thêm records mới – xĩa records hiện thời – tạo các tables mới • Lưu ý: – lưu lại các tables trước khi tạo query “action” – chuyển sang cửa sổ Datasheet để xem kết quả trước khi thực hiện (run) query Queries Slide 61 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.1 Update Query • Thay đổi giá trị một hay nhiều fields của các records cùng một lúc • Cĩ thể đưa thêm điều kiện của các records được thay đổi • Ví dụ: tăng giá mặt hàng “thịt” lên 5% – Table được cập nhật: SANPHAM – Field cần cập nhật: DONGIA – ðiều kiện: LOAIHANG là “Thịt” Queries Slide 62 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.1 Update Query • Cách tạo Update Query: 1. ðưa vào các tables cần cập nhật trong cửa sổ Design của query 2. Click mũi tên bên cạnh nút Query Type trên toolbar, và click Update Query. Xuất hiện Update To. Queries Slide 63 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.1 Update Query 3. Kéo rê các fields cần cập nhật vào lưới. 4. Trong ơ Update To của field cần update, gõ vào biểu thức hay giá trị dùng để thay đổi field. 5. Chỉ định điều kiện cập nhật record trong ơ Criteria. Queries Slide 64 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.1 Update Query 6. ðể xem trước các records sẽ được cập nhật giá trị, click nút View. 7. Click Run để thực hiện query. Access thơng báo số records được cập nhật. Click Yes để cập nhật hoặc No để hủy bỏ thao tác cập nhật. Queries Slide 65 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.2 Append Query • Khi cần thêm records từ các tables vào một table khác, cần lưu ý: – Xác định các fields cần thêm vào từ tables nguồn – Xác định các fields trong table đích cĩ tương ứng với các fields trong tables nguồn hay khơng • Ví dụ – thêm các records trong table SANPHAMMOI vào table SANPHAM Queries Slide 66 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.2 Append Query 1. Tạo query chứa table cĩ các records cần thêm vào table khác (SANPHAMMOI) 2. Trong cửa sổ Design của query, click mũi tên bên cạnh nút Query Type trên toolbar, và click Append Query. Hộp thoại Append xuất hiện. 3. Chọn tên của table cần thêm record (SANPHAM) Queries Slide 67 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.2 Append Query Queries Slide 68 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.2 Append Query 4. Nếu table trong database hiện thời: – click Current Database • Nếu table khơng cĩ trong database hiện thời: – click Another Database và gõ vào đường dẫn của database chứa table hoặc click nút Browse để tìm vị trí database. 5. Click OK. 6. Kéo rê các field cần nối từ danh sách field vào lưới thiết kế Queries Slide 69 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.2 Append Query 7. Gõ vào điều kiện nối dữ liệu (nếu cĩ) trong Criteria, 8. Click nút View để xem các records sẽ được nối,. 9. Click Run để thực hiện query. Queries Slide 70 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.3 Delete Query • Delete Query xĩa các records và khơng thể phục hồi lại được (undo). Vì vậy phải xem trước dữ liệu sẽ bị xĩa bằng cách click nút View. • Nên thường xuyên tạo bản sao dữ liệu, trong trường hợp xĩa nhầm cĩ thể hồi phục từ các bản sao. • Nếu quan hệ là Cascade Delete Related Records, thì các records ở phía “nhiều” sẽ bị xĩa cùng với các records ở phía “một”. Queries Slide 71 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.3 Delete Query 1. Tạo query cĩ chứa table mà ta cần xĩa records. 2. Trong cửa sổ Design của query, click mũi tên bên cạnh nút Query Type trên toolbar, và click Delete Query. 3. Kép rê dấu sao (*) trong danh sách field của table vào lưới thiết kế của query. Xuất hiện From trong ơ Delete của field này. Queries Slide 72 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.3 Delete Query 4. Chỉ định điều kiện xĩa record bằng cách kéo rê field cần đặt điều kiện và gõ vào điều kiện trong ơ Criteria. Queries Slide 73 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.3 Delete Query 5. Click nút View xem trước các records sẽ xĩa. Queries Slide 74 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.3 Delete Query 6. Click Run để thực hiện query. – chọn Yes để xác nhận xĩa – chọn No nếu muốn hủy bỏ thao tác. Queries Slide 75 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.4 Make-Table Query 1. Tạo query gồm các tables hay queries cĩ chứa records dùng để tạo table mới. 2. Trong cửa sổ Design của query, click mũi tên bên cạnh nút Query Type trên toolbar, và click Make-Table Query. Hộp thoại Make Table xuất hiện. 3. Gõ vào tên của table cần tạo trong hộp Table Name và click Current Database và click OK. Queries Slide 76 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V.4 Make-Table Query 4. Kéo các field cần cĩ trong table mới từ danh sách field vào lưới thiết kế. 5. Gõ vào điều kiện trong ơ Criteria. 6. Click nút View xem table trước khi tạo. 7. Click Run để thực hiện query. Click Yes để tạo table mới, No để hủy bỏ thao tác. ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH FORMS Giới thiệu các loại Forms Tạo Forms hiển thị dữ liệu từ Tables và Queries Forms Slide 2 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Mục tiêu • Tìm hiểu cơng dụng của form, các loại form và các thành phần trên form • Tạo một form để hiển thị dữ liệu từ các tables hay các queries • Thay đổi thiết kế của form theo ý muốn Forms Slide 3 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Nội dung I. Giới thiệu về form II. Tạo form III. Thay đổi thiết kế của form Forms Slide 4 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Giới thiệu về form • Form là thành phần giao diện của Access, được dùng để: – nhập dữ liệu vào các tables – trình bày dữ liệu trong tables hoặc queries (trên màn hình) • Form khơng chứa dữ liệu, mà chỉ là cơng cụ để xem dữ liệu Forms Slide 5 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Giới thiệu về form queries forms tables sản phẩm nhà cung cấp khách hàng Forms Slide 6 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.1 Cơng dụng của form • Form cĩ 3 cơng dụng: 1. Nhập và xem dữ liệu trong các tables (queries) 2. Bảng điều khiển (switch board) 3. Hộp thoại: nhận dữ liệu nhập từ người dùng và thực hiện hành động dựa trên dữ liệu nhận được • Mỗi form thường được “gắn” (bound) với tables hay queries Forms Slide 7 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.1 Cơng dụng của form Forms Slide 8 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.2 Các controls trên form • Trên form cĩ các controls dùng để trình bày dữ liệu, thực hiện một hành động hoặc trang trí cho form. Cĩ 3 loại controls: – Bound: lấy giá trị từ một field trong table – Unbound: khơng gắn kết với dữ liệu trong table (line, rectangle, label, image) – Calculated: là một biểu thức tính tốn dựa trên các fields trong table Forms Slide 9 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I.2 Các controls trên form • Textbox • Label • Command button • Combo box • List box • Check box • Option button • Toggle button • Option group • Line • Image • Retangle Forms Slide 10 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II. Tạo form 1. AutoForm • hiển thị tất cả các fields và records trong một table hay query 2. Design View • tạo một form trống và thay đổi nĩ trong cửa sổ Design để phù hợp với các yêu cầu của mình 3. Form Wizard • tạo form dựa trên một hoặc nhiều table hay query. Wizard sẽ hỏi dữ liệu nguồn, các field, dạng trình bàys (layout) và định dạng cho form. Sau đĩ wizard tạo một form dựa trên các câu trả lời. Forms Slide 11 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.1 AutoForm Forms Slide 12 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.1 AutoForm Forms Slide 13 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.2 Design View • Chọn Forms trong khung Objets của cửa sổ Databse 1. Click nút New. Hộp thoại New Form xuất hiện 2. Click chọn tên table hoặc query và click OK. Forms Slide 14 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Cửa sổ Design grid toolbox property sheet field list design toolbar formatting toolbar Forms Slide 15 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Cửa sổ Design • Formatting toolbar: cĩ các nút định dạng các thành phần trên form • Design toolbar: cĩ các nút như thay đổi cửa sổ hiển thị (Design → Form), bật toolbox • Toolbox: chứa các controls • Properties Sheet: danh sách các thuộc tính • Field List: dùng để đưa các field vào cửa sổ Design Forms Slide 16 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Thêm các field vào form • Từ field list: – kéo rê tên field từ field list vào form, hoặc – double-click vào tên field trong field list • Calculate field: – click nút Text Box trong toolbox và click vào form – click nút Properties để mở property sheet – click tab Data và gõ vào biểu thức, ví dụ: = 2008–Year([NGAYSINH]) Forms Slide 17 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Thêm các field vào form Forms Slide 18 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.3 Form Wizard • double-click vào Create form by using wizard hoặc • chọn Form Wizard trong hộp thoại New Form Forms Slide 19 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo form dạng main-sub • Form dạng main–sub gồm một “form chính” và một hoặc nhiều “form phụ” – mainform trình bày dữ liệu trong table “phía 1” của quan hệ 1–nhiều; – subform trình bày dữ liệu trong table “phía nhiều” • Cĩ thể dùng Form Wizard để tạo form và subform cùng lúc. Nếu trước đĩ đã tạo subform thì thêm subform đĩ vào mainform Forms Slide 20 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo form dạng main-sub • Lưu ý: trước khi tạo form dạng main-sub phải thiết lập đúng quan hệ giữa các tables • Ví dụ: tạo form dạng main-sub thể hiện dữ liệu trong table HOADON va CHITIETHD Forms Slide 21 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo form dạng main-sub 1. Khởi động Form Wizard. Chọn table HOADON và các fields MAHD, MAKH, MANV Forms Slide 22 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo form dạng main-sub 2. Chọn table ChiTietHD và các fields MASP, DONGIABAN, SOLUONG, GIAMGIA. Click Next. Forms Slide 23 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo form dạng main-sub 3. Chọn Form with subform(s) và click Next. Forms Slide 24 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo form dạng main-sub 4. Chọn dạng trình bày của subform và click Next. Forms Slide 25 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo form dạng main-sub 5. Chọn kiểu trình bày mainform. Click Next. Forms Slide 26 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo form dạng main-sub 6. Gõ vào tên của mainform, subform và click Finish. Forms Slide 27 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo form dạng main-sub Subform Mainform Forms Slide 28 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III. Thay đổi thiết kế của form 1. Form Header và Form Footer 2. Thêm vào các controls mới 3. ðiều chỉnh các controls trên form Forms Slide 29 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.1 Form Header và Form Footer • Khi tạo form bằng Wizard, form chỉ cĩ phần detail trình bày nội dung các records • Header và footer xuất hiện ở đầu và cuối form, khơng thay đổi khi di chuyển giữa các records đặt con trỏ chuột trên phần Detail và kéo rê xuống để mở rộng Header Form đặt con trỏ chuột dưới Form Footer và kéo rê xuống Forms Slide 30 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.1 Form Header và Form Footer Form Header Form Footer Detail Forms Slide 31 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.2 Tạo các control trên form • Text box • Label • Check box, toggle button, option button • Combo box • Command button • Image Forms Slide 32 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Label • Label hiển thị các chuỗi mơ tả như các tiêu đề, nhãn, hoặc các chỉ dẫn ngắn. Label khơng hiển thị dữ liệu từ các field hoặc biểu thức, nĩ luơn là “unbound” và khơng thay đổi khi di chuyển từ record này sang record khác. label cĩ thể đứng riêng một mình hoặc gắn với một control khác, như text box Forms Slide 33 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Label • Nếu muốn tạo một label gắn với một control, thì ta tạo control đĩ, MS Acess sẽ tự động gắn một label vào control khi ta tạo nĩ • Thực hiện các bước sau để tạo một label riêng (stand-alone) 1. Mở form ở cửa sổ Design. 2. Click cơng cụ Label trong toolbox 3. Click vào nơi cần đặt label trên form và gõ chuỗi ký tự vào label. Forms Slide 34 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Text Box • Text box hiển thị dữ liệu. Loại text box này được gọi là “bound text box”, vì nĩ được gắn kết với dữ liệu trong một field. • Text box cũng cĩ thể là “unbound”. Ví dụ text box hiển thị kết quả của một phép tính hoặc nhận dữ liệu nhập từ người sử dụng. bound text box unbound text box Forms Slide 35 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Text box • Bound text box 1. Mở form ở cửa sổ Design 2. Nếu danh sách field chưa hiển thị, click Field List trên thanh cơng cụ. 3. Click Text Box trong toolbox 4. Kéo rê field từ danh sách field và đặt nĩ trên form 5. ðiều chỉnh lại kích thước của text box 6. Thay đổi nhãn (label) nếu cần 7. Chuyển sang cửa sổ Form để kiểm tra lại control Forms Slide 36 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Text Box • Unbound text box 1. Mở form ở cửa sổ Design 2. Click cơng cụ Text Box trong toolbox 3. Click vào nơi cần đặt text box trên form, hoặc kéo rê để tạo một text box cĩ kích thước theo ý muốn • Calculate text box 1. Mở form ở cửa sổ Design. 2. Click cơng cụ Text Box trong toolbox 3. Click vào nơi cần đặt text box trên form 4. gõ vào biểu thức tính tốn trong text box Forms Slide 37 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH List box và Combo box • List box và Combo box dùng để lựa chọn một giá trị từ danh sách – List box: gồm nhiều dịng dữ liệu, cĩ 1 hoặc nhiều cột – Combo box: kết hợp của Text box và List box. Forms Slide 38 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Combo Box • Cĩ thể tạo combo box bằng cách dùng wizard hoặc khơng dùng wizard • Ví dụ tạo combo box liệt kê tên các sản phẩm trong table SANPHAM 1. Nhấn chìm Control Wizards và click Combo Box trong toolbox 2. Click vào nơi cần đặt combo box trên form. Hộp thoại wizard xuất hiện. Forms Slide 39 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Combo Box 3. Click “I want the combo box to look up the values in table or query”. Click Next. Forms Slide 40 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Combo Box 4. Click chọn table SANPHAM và click Next. Forms Slide 41 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Combo Box 5. Click chọn field MASP và TENSP. Click Next. Forms Slide 42 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Combo Box 6. Click chọn field sắp thứ tự là TENSP. Click Next. Forms Slide 43 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Combo Box 7. ðiều chỉnh độ rộng cột trong combo box, click chọn “ẩn” field khĩa là MASP. Click Next. Forms Slide 44 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Combo Box 8. Nếu muốn lưu lại giá trị đã chọn vào một field trên form thì chọn “Store that value in this field” và click Next. Forms Slide 45 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Combo Box 9. Cuối cùng gõ vào tên (nhãn) của combo box và click Finish. Forms Slide 46 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH CheckBox • Check Box được dùng để hiển thị các giá trị cĩ kiểu dữ liệu là Yes/No – Ví dụ check box sau được gắn với field GIOITINH trong table NHANVIEN. Kiểu dữ liệu của field GIOITINH là Yes/No. Nếu trong check box được đánh dấu thì giá trị là Yes (Nam), ngược lại No (Nữ) Forms Slide 47 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Option Button • Option button được dùng trên form để hiển thị một giá trị Yes/No – Ví dụ option button sau được gắn với field GIOITINH trong table NHANVIEN. Giá trị trong field là Yes Forms Slide 48 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Toggle Button • Toggle button dùng để hiển thị giá trị Yes/No. Khi nút được nhấn chìm, giá trị là Yes, khi nút được thả nổi, giá trị là No. Forms Slide 49 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Option Group • Option Group hiển thị một tập các chọn lựa. Khi click, chỉ cĩ một option được chọn. • Option Group gồm một khung (frame), bên trong cĩ các check box, option button hoặc toggle button. Forms Slide 50 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Option Group Forms Slide 51 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Option Group • Khác với check box, option button, toggle button, option group là một nhĩm các chọn lựa • ðể tạo option group, trước tiên phải nhấn chìm nút Control Wizard trên toolbox: 1. Click Option Group và click vào nơi cần đặt group trên form. Click Next. 2. Gõ vào chuỗi ký tự mơ tả các lựa chọn trong hộp thoại wizard thứ nhất. Forms Slide 52 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Option Group 3. Nhấn TAB hoặc phím mũi tên xuống hoặc click chuột để di chuyển sang dịng kế tiếp. Sau khi gõ xong các giá trị, click Next. Forms Slide 53 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Option Group 4. ðặt lựa chọn mặc định trong hộp thoại thứ hai và click Next. Forms Slide 54 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Option Group 5. ðặt giá trị số cho các options. Mặc định, giá trị là các số nguyên liên tiếp: option 1 cĩ giá trị 1, option 2 cĩ giá trị 2 Click Next. Forms Slide 55 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Option Group 6. Chọn field lưu lại giá trị (bound) hoặc chọn Access lưu lại giá trị để sử dụng sau này (unbound). Nếu form khơng cĩ table là dữ liệu nguồn thì wizard sẽ bỏ qua bước này. Forms Slide 56 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Option Group 7. Chọn loại control và kiểu trình bày trong option group. click Next. Forms Slide 57 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Option Group 8. Cuối cùng đặt tên cho group và click Finish. Forms Slide 58 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Command Button • Command button là nút lệnh thực hiện hành động khi click vào nĩ • Nút lệnh cĩ nhãn là text hoặc hình ảnh Forms Slide 59 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Command Button • Command Button Wizard giúp tạo hơn 30 loại nút lệnh như di chuyển giữa các records, đĩng form, in • Các nút lệnh thường được đặt trên form. Khi người dùng click, Access sẽ thực hiện lệnh • Ví dụ tạo nút lệnh in một hĩa đơn trên form 1. Nhấn chìm nút Control Wizards, click Command Button và click vào form. Hộp thoại Command Button Wizard đầu tiên xuất hiện. Forms Slide 60 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Command Button 2. Chọn loại lệnh là Record Operations, sau đĩ chọn lệnh Print Record và click Next. Forms Slide 61 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Command Button 3. Trong hộp thoại wizard kế tiếp, chọn nhãn của nút lệnh là chuỗi ký tự hay hình ảnh. Forms Slide 62 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Command Button 4. Gõ vào tên nút lệnh hoặc chấp nhận tên định sẳn. Click Finish. Forms Slide 63 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Command Button khơng wizard 1. Click nút Control Wizards ở trạng thái nổi (tắt wizard) và click Command Button 2. Click vào nơi cần đặt nút lệnh trên form 3. Click chọn nút lệnh và mở cửa sổ Properties (nhấn F4) 4. Chọn thuộc tính OnClick, chọn tên của macro hoặc event procedure cần thực hiện khi click nút lệnh 5. Gõ vào nhãn của nút lệnh trong thuộc tính Caption Forms Slide 64 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Image • Dùng để hiển thị hình ảnh trên form • Khi thêm một hình ảnh trên form cần lưu ý: – Hình ảnh cĩ thể là một bound control hoặc unbound control. – Hình ảnh embedded hay link, cĩ nghĩa là nĩ được lưu trong file Access hay được lưu trong các file khác và liên kết với Access file. Forms Slide 65 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo Image • Tạo một Image dùng để trang trí form: 1. Click Image trên toolbox 2. Click vào nơi cần đặt hình trên form 3. Trong hộp thoại Insert Picture, chọn đường dẫn và tên của file hình 4. Click OK. Forms Slide 66 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III.3 ðiều chỉnh control trên form • Các thao tác gồm: – Chọn (1 hoặc nhiều) – Di chuyển, thay đổi kích thước – Thay đổi khoảng cách giữa các controls – Canh đều (align) – ðịnh dạng • ðể điều chỉnh, cĩ thể dùng property sheet, thanh cơng cụ Formatting hoặc chọn lệnh trong menu Format Forms Slide 67 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Chọn control • Chọn một control: – click vào bất kỳ nơi nào trong control đĩ • Chọn các control liên tiếp: – click vào một điểm bất kỳ bên ngồi một control và kéo rê thành một hình chữ nhật bao phủ các control cịn lại. • Chọn các control khơng liên tiếp – giữ phím SHIFT và click vào control cần chọn Forms Slide 68 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Canh biên (align) • Chọn các control cần “so hàng” • Chọn lệnh Align trong menu Format, click một trong các lệnh: – Left: canh theo cạnh trái của control nằm bên trái nhất – Right: canh theo cạnh phải của control nằm bên phải nhất – Top: canh theo cạnh trên của cao nhất. – Bottom: canh theo cạnh dưới của control nằm thấp nhất Forms Slide 69 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Thay đổi khoảng cách giữa các control • Chọn các controls • Chọn Horizontal Spacing hoặc Vertical Spacing trong menu Format, click chọn – Make Equal: khoảng cách bằng nhau – Increase / Decrease: tăng hoặc giảm khoảng cách – Remove: xĩa bỏ khoảng cách ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH REPORTS Tạo report bằng wizard và điều chỉnh thiết kế của report Reports Slide 2 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Mục tiêu • Tạo report bằng wizard • Xem và in report • ðiều chỉnh thiết kế của report • Sắp xếp và nhĩm các records trên report • Tính tổng cộng của một nhĩm records Reports Slide 3 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Nội dung I. Report là gì? II. Cách tạo report III. Xem và in report IV. Thay đổi thiết kế của report Reports Slide 4 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Khái niệm • Report dùng để in dữ liệu trong các tables hoặc queries ra giấy • ðặc điểm: chỉ dùng để xem và in dữ liệu, khơng hiệu chỉnh dữ liệu • Hầu hết các thơng tin trên report do tables hay queries cung cấp • Các thơng tin khác như tiêu đề, ngày tháng, số trang, biểu thức tính tổng cộng được lưu trong thiết kế của report Reports Slide 5 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Khái niệm nhĩm các records tính tổng cộng labels biểu đồ Reports Slide 6 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Khái niệm tiêu đề của report dữ liệu lấy từ tables/queries biểu thức tính tốn Reports Slide 7 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II. Tạo report • Mở hộp thoại New Report bằng một trong các cách sau: – Click tab Reports, click New trong cửa sổ Database – Chọn Insert | Report – Click nút New Object và chọn Report Reports Slide 8 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II. Tạo report • Trước khi tạo report, cĩ thể tạo query gồm tất cả các fields cĩ trong report. • Hộp thoại New Report cĩ 6 cách để tạo report: – tạo report cửa sổ Design, – 3 cách dùng wizard và – 2 cách dùng AutoReport. Reports Slide 9 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II. Tạo report • Dùng AutoReport – tạo report dựa trên một table/query và hiển thị tất cả field hay record trong table/query đĩ. • Dùng Wizard – tạo report dựa trên một hay nhiều tables/queries. Cho phép chọn các fields, dạng trình bày. • Dùng cửa sổ Design – tạo report và thay đổi nĩ trong cửa sổ Design view. Reports Slide 10 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo report dùng Wizard • Report Wizard cĩ các hộp thoại hướng dẫn từng bước thiết kế report • Ví dụ: tạo báo cáo doanh số của khách hàng dựa trên query DoanhSoKhachHang Reports Slide 11 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo report dùng Wizard 1. Click Create report by using wizard trong cửa sổ Database hoặc click nút New 2. Click Report Wizard trong hộp thoại New Report và click chọn table/queries Reports Slide 12 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo report dùng Wizard 3. Chọn các fields cĩ trong report Reports Slide 13 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo report dùng Wizard 4. Chọn field dùng để nhĩm (group) các records Reports Slide 14 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo report dùng Wizard 5. Chọn field dùng để sắp xếp các records Reports Slide 15 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo report dùng Wizard 6. Chọn cách trình bày dữ liệu Reports Slide 16 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo report dùng Wizard 7. Chọn kiểu định dạng report Reports Slide 17 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo report dùng Wizard 8. Gõ vào tựa đề của report và click Finish Reports Slide 18 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tạo report dùng Wizard Reports Slide 19 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II. Xem và in report • Sau khi tạo xong report, cĩ thể xem lại thiết kế của report hoặc xem report trước khi in. • Xem thiết kế của report: – Design View – các chỉnh sửa được thay đổi trong cửa sổ Design • Xem report trước khi in: – Print Preview Reports Slide 20 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.1 Design View • Cửa sổ Design của report tương tự form • Các controls trên report tương tự form (ít hơn) • Toolbox của report giống form • Các thao tác với controls trên reports tương tự form – chọn – di chuyển – thay đổi kích thước, thuộc tính Reports Slide 21 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.1 Design View • Mở report trong cửa sổ Design bằng cách: – chọn tên report trong cửa sổ Database – click nút Design hoặc click nút phải lên tên của report và click Design View • Nếu đang mở report trong cửa sổ Print Preview – click nút Close hoặc View Reports Slide 22 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.1 Design View Reports Slide 23 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.2 Print Preview • Xem report trước khi in: – click chọn tên report – click nút Preview trong cửa sổ Database window, hoặc chọn File | Print Preview, hoặc nhấn ALT-P – click nút phải chuột lên tên của report và chọn Print Preview • Nếu đang mở report trong cửa sổ Design: – click nút Print Preview trên toolbar Reports Slide 24 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II.2 Print Preview page header page footer group footer report header report footer group header Reports Slide 25 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Các phần (section) trên report • Page Header: các tên fields dùng làm tiêu đề cột • Page Footer: số trang, ngày in báo cáo • Report Header và Report Footer: thơng tin in một lần ở đầu và cuối report • Detail: dữ liệu • Group header và group footer: thơng tin in ở đầu và cuối mỗi nhĩm records Reports Slide 26 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV. Thay đổi thiết kế của report 1. Thêm và thay đổi thuộc tính của control 2. Nhĩm các records trên báo cáo 3. Tính tổng cộng (sum) hoặc trung bình (avg) các giá trị Reports Slide 27 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Thêm số trang và ngày/giờ • Report Wizard tự động thêm số trang và ngày giờ ở cuối trang (Page Footer) • Chèn số trang và ngày/giờ: – Insert | Page Numbers – Insert | Date and Time Reports Slide 28 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Sắp xếp và nhĩm các records • Access cĩ thể sắp xếp và nhĩm các records dựa trên giá trị của một hoặc nhiều fields. Sau khi nhĩm cĩ thể thực hiện các phép tính như tổng cộng, đếm trên các records được nhĩm • Kiểu dữ liệu của field dùng để nhĩm các records là Text, Number, Date/Time, Currency hoặc một biểu thức Reports Slide 29 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Sắp xếp và nhĩm các records • Ví dụ: tạo report dựa trên table SANPHAM, sau đĩ nhĩm các records theo field MaNCC Reports Slide 30 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Sắp xếp và nhĩm các records • Nhĩm các records cĩ cùng MaNCC như sau: 1. Click nút Sorting and Grouping trong cửa sổ Design View hoặc chọn View | Sorting and Grouping. 2. Chọn field MaNCC trong danh sách Field/Expression 3. Chọn thứ tự Ascending 4. ðặt thuộc tính group header và group footer là Yes Reports Slide 31 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Sắp xếp và nhĩm các records Reports Slide 32 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Sắp xếp và nhĩm các records • Chuyển field MaNCC trong phần Detail lên phần group header (label và field data) – click chọn field, click Cut – click vào group header, click Paste Reports Slide 33 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Thực hành • Nhĩm records theo giá trị text Reports Slide 34 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Thực hành • Nhĩm các record theo giá trị ngày Reports Slide 35 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tính tổng cộng nhĩm (summary) • ðếm tổng số: 1. click Text Box trong toolbox và click vào group footer 2. mở cửa sổ Property (nhấn F4) và gõ vào ơ thuộc tính Control Source =Count([MaSP]) Reports Slide 36 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Tính tổng cộng nhĩm (summary) • Tính tổng số tiền: – mở report DoanhSoKhachHang – thêm Text Box trong phần group footer (MaKH) ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH CHƯƠNG 6: MACROS Tạo macro và gắn với một biến cố Slide 2 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Mục tiêu • Tạo một macro đơn giản • Gắn macro với một biến cố (event property) • Thêm điều kiện vào macro Slide 3 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Nội dung I. Khái niệm macro II. Tạo macro III. Thực hiện và điều chỉnh macro IV. Gắn macro với một biến cố V. Thêm điều kiện vào macro Slide 4 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH I. Macro là gì? • Macro là danh sách các hành động được thực hiện để đáp ứng một biến cố. – ví dụ: in báo cáo tháng khi click nút “In Báo Cáo” • Mỗi hành động thực hiện một nhiệm vụ riêng. • Hành động cĩ các đối số đi kèm – ví dụ hành động mở form cĩ đối số là tên form • Hành động cĩ thể được thực hiện tùy theo điều kiện. – ví dụ: hiển thị hộp thoại thơng báo khi nhập số âm Slide 5 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH II. Tạo macro • Chuẩn bị: – Liệt kê danh sách các hành động cần thực hiện khi biến cố xảy ra – Mỗi hành động cần cĩ các đối số nào, hoặc sẽ thực hiện với điều kiện nào? – Chọn đúng biến cố cần cĩ hành động đáp ứng • Click New trong phần Macros của cửa sổ Database. Cửa sổ Macro xuất hiện. Slide 6 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Cửa sổ Macro Chọn hành động Slide 7 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Chọn hành động của macro • Access cĩ sẳn các hành động như mở form, report, in report, lọc dữ liệu, kiểm tra dữ liệu, hiển thị hộp thoại • ðể thêm một hành động vào macro: chọn từ danh sách • Sau khi chọn một hành động, các đối số của hành động xuất hiện phía dưới cửa sổ – Lưu ý: cĩ một số đối số bắt buộc, một số khơng Slide 8 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Chọn hành động của macro Danh sách hành động ðối số của hành động Slide 9 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Chọn hành động của macro • Ví dụ tạo macro mở form KHACHHANG ở chế độ read-only: 1. Click New trong phần Macros của cửa sổ Database 2. Click mũi tên xuống ở cột Action và chọn hành động OpenForm trong danh sách. Slide 10 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Chọn hành động của macro Slide 11 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH ðặt đối số cho hành động • Hầu hết hành động đều cĩ danh sách đối số đi kèm để cung cấp thêm thơng tin về hành động • Một vài đối số bắt buộc, một vài đối số khơng • Sau khi chọn hành động, danh sách đối số xuất hiện trong phần dưới của cửa sổ Macro Slide 12 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH ðặt đối số cho hành động Slide 13 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH ðặt đối số cho hành động 1. Click ơ Form Name trong phần Action Arguments và chọn KHACHHANG 2. ðặt các đối số khác như sau: • Chấp nhận lựa chọn Form cho đối số View • ðể đối số Filter Name và Where Condition trống • Chọn Read Only trong Data Mode • Chấp nhận giá trị Normal của đối sốWindows Mode 3. ðĩng cửa số Macro và gõ vào tên của Macro Mo_Form_KHACHHANG trong hộp thoại Save As 4. Click OK. Slide 14 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH III. Thực hiện macro • Cĩ nhiều cách để thực hiện macro: – Trong cửa sổ Macro: • click nút Run • hoặc chọn Run | Run – Trong cửa sổ Database: • Chọn tên macro và click Run • hoặc double click vào tên macro • hoặc click nút phải lên tên macro, chọn Run trong menu tắt • hoặc chọn Tools | Macro | Run Macro và gõ vào tên macro trong hộp thoại Run Macro Slide 15 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH Hiệu chỉnh macro • Các hiệu chỉnh gồm: – thêm hành động, – thay đổi thứ tự của hành động, – thêm vào điều kiện của hành động, – thêm đối số Where Condition để giới hạn số records • Chọn tên macro và click Design. Dùng nút Insert Rows, Delete Rows hoặc các lệnh trong menu Insert và Edit để thêm hoặc xĩa hành động Slide 16 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV. Gắn macro với biến cố • Các loại biến cố gồm: click chuột (On Click), thay đổi dữ liệu (After Update), di chuyển giữa các control trên from (On Lost Focus) và mở hoặc đĩng form, report (On Open) • Xác định khi nào cần thực hiện macro và gán tên macro vào biến cố đĩ • Ví dụ nếu muốn thực hiện macro tạo ra tiếng beep khi mở form, thì gắn macro đĩ với thuộc tính On Open của form Slide 17 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH IV. Gắn macro với biến cố 1. Mở form hoặc report trong cửa sổ Design và chọn control cần gắn macro 2. Mở cửa sổ property và click Event 3. Click chọn biến cố và chọn tên macro trong danh sách 4. Lưu và đĩng form hoặc report Slide 18 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V. Thêm điều kiện vào macro • ðiều kiện cho biết chỉ thực hiện macro trong một vài trường hợp – “Nếu điều kiện đúng thì thực hiện hành động này, nếu khơng đúng thì thơi” • Cĩ thể dùng điều kiện để đặt giá trị cho controls hoặc thuộc tính của controls • Ví dụ: – Nếu lượng tồn kho là số âm thì in ra một thơng báo – Nếu số dư nợ là số âm thì in màu đỏ Slide 19 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V. Thêm điều kiện vào macro • Ví dụ tạo macro hiển thị hộp thoại thơng báo khi người dùng nhập số lượng > 100 1. Tạo macro mới và chọn hành động MsgBox 2. Clich nút Conditions hoặc chọn View | Conditions 3. Gõ vào biểu thức [Forms![ChiTietHD Subform]![SoLuong] > 100 4. Gõ vào đối số Message chuỗi Bạn nhập số quá lớn 5. ðặt đối số Beep là Yes 6. ðặt đối số Type là Warning! 7. Gõ vào Thơng báo trong ơ Title Slide 20 ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH V. Thêm điều kiện vào macro • Gắn macro: 1. Lưu macro lại và đặt tên là KiemTraSL 2. Mở form ChiTietHD Subform, chọn text box SoLuong và mở cửa sổ property 3. Chọn thuộc tính Before Update và gắn với macro KiemTraSL 4. Chuyển sang Form View và kiểm tra macro