Chuyên đề về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty

LỜI NÓI ĐẦU Nước ta chuyển từ kinh tế quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế là một tất yếu. Chính vì thế đòi hỏi mỗi thành phần kinh tế nói chung và doanh nghiệp nói riêng phải tập trung đầu tư về mọi mặt về trí tuệ và tiền vốn để tồn tại, phát triển không ngừng. Tuân theo quy luật cạnh tranh của nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng lại càng phải nghiên cứu, đầu tư tồn tại và phát triển. Để đứng vững được trên thương trường các doanh nghiệp phải có chỗ đứng cho mình, kinh doanh có hiệu quả cụ thể là phải đầu tư nghiên cứu thị trường làm sao đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, chi phí kinh doanh thấp nhất, khai thác nguồn hàng phong phú để cuối cùng có được lợi nhuận tối đa. Để thực hiện được mục đích doanh nghiệp đề ra, trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh thì kế toán quĩ một vai trò quan trọng, nó là công cụ quản lý chính, giám sát mọi hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, cung cấp phân tích thông tin một cách chính xác kịp thời cho lãnh đạo doanh nghiệp để có đường lối phát triển đúng đắn đạt hiệu quả cao trong công tác quản lý doanh nghiệp. Như vậy với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Kết toán đã và đang là công cụ thực sự quan trọng ngày càng được ưu tiên đổi mới, phát huy tác dụng để đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ chế thị trường. Hiểu sâu sắc vai trò quan trọng của kế toán để có thể thực hiện tốt công tác kế toán tại doanh nghiệp. Ngay sau khi ra trường sinh viên khoa kế toán của trường Trung học dân lập kinh tế - kỹ thuật công nghiệp Hà Nội chúng em đã được đi thực tập tại các doanh nghiệp mục đích của việc thực tập này là nhằm kết hợp lý luận và thực tiễn học phải đi đôi với hành để trang bị những kiến thức cơ bản cho sinh viên sau khi tốt nghiệp ra trường. Và cũng để khẳng định xem sau khi học lý thuyết ở trường thì thực tế chúng ta đạt được những gì, vận dụng những gì vào thực tế và để hiểu bổ sung kiến thức thực tế vào những cái mà chúng ta đã học ở trường. Chúng em còn được học thêm ở thành viên trong công ty những kiến thức thực tế, ý thức kỷ luật và đức tính nghề nghiệp đó là sự chính xác và trung thực. Cũng từ lần đi thực tập này chúng em đã nắm được phương pháp thu thập chứng từ một cách nhanh nhạy và chặt chẽ. Trong thời gian thực tập, được trang bị những kiến thức thầy cô đã giảng dạy ở trường, được sự tận tình của Ban giám đốc và phòng kế toán tài chính của công ty em đã hoàn thành báo cáo thực tập này, xong báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót, em kính mong thầy cô cùng các cô chú trong phòng kế toán tài chính xem xét chỉ bảo để bản báo cáo của em được tốt hơn. Báo cáo thực tập được chia làm 3 phần: Phần 1: Tìm hiểu chung Phần 2: Các mặt kế toán của công ty Phần 3: Chuyên đề kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. PHẦN I TÌM HIỂU CHUNG I. Tình hình chung của Công ty TNHH Xuân Phương 1. Đặc điểm của Công ty * Sự thành lập và quá trình phát triển của công ty Hiện nay nước ta đang đứng thứ ba trong việc xuất khẩu gạo trên thế giới, để có được như vậy chúng ta không thể quên sự nỗ lực cần cù của người dan lao động và sự quan tâm giúp đỡ của Đảng và Nhà nước. Do nước ta là một nước có khí hầu nóng ẩm vì vậy gặp rất nhiều kó khăn trong việc trồng trọt và chăn nuôi. Làm thế nào để khi hạn hán kéo dài mà vẫn có nước để phục vụ kênh mương cho bà con tưới tiêu và phải tháo rút nước khẩn cấp khi úng lụt, vì vậy các công trình thuỷ lợi được xây dựng một cách nhanh chóng trong đó có Công ty TNHH Xuân Phương được xây dựng và thành lập vào ngày 1/9/1996 theo QĐ 36/QĐ-TCCB. Chúng ta có thể khẳng định rằng có một vai trò quan trọng trong nền kinh tế bởi vậy khi hệ thống thuỷ lợi được xây dựng nó sẽ điều hoà được lượng nước cho bà con lao động trong việc tưới tiêu, cây cối sẽ có đủ lượng nước cần thiết cho sự phát triển và sẽ tạo ra một vụ mùa tươi tốt lúc đó cuộc sống của người dân luôn ấm no. Mặc dù nước ta đang phát triển theo con đường CNH-HĐH nhưng chúng ta không thể phủ nhận nền kinh tế nông nghiệp vẫn là chủ yếu của người dân lao động và để có thắng lợi đó thì không kể đến công lao to lớn của Công ty TNHH Xuân Phương đã tạo điều kiện thuận lợi phục vụ cho người dân một cách tốt nhất. Chính các công ty thuỷ lợi là một yếu tố cấu thành nên những thắng lợi cho việc xuất khẩu gạo trên thế giới trong đó Công ty TNHH Xuân Phương là một ví dụ điển hình. Công ty đã xây dựng được rất nhiều trạm bơm rải khắp các cống đồng thuộc địa phận tỉnh Hà Tây để phục vụ cho cây nông nghiệp vì vậy trong những năm qua người Hà Tây không còn thiếu thốn gạo mà giờ đây họ có thể đem đi bán ở những nơi khác. Do vậy chúng ta có thể khẳng định lại một lần nữa vai trò to lớn của Công ty TNHH Xuân Phương trong nền kinh tế thời mở cửa. Chúc cho công ty có thể phát huy mạnh hơn nữa những khả năng của mình để phục vụ cho nền kinh tế đi lên một cách mạnh mẽ trong nền kinh tế xuất khẩu gạo và cũng đã khẳng định với các nước trên thế giới rằng Việt Nam sẽ vừa phát triển đất nước theo con đường công nghiệp hoá - hiện đại hoá nhưng chúng ta không quên ngành nông nghiệp làm chủ chốt đã nuôi sống và tạo nguồn thu nhập khá hơn cho chúng ta đó là nền nông nghiệp lúa nước. * Vị trí địa lý của công ty: thị trấn Phùng - Đan Phượng - Hà Tay trên đường quốc lộ 32 từ Hà Nội đi Sơn Tây. * Thành tích của doanh nghiệp đạt được trong những năm gần đây Từ khi thành lập thì công ty đã đạt được rất nhiều kết quả đáng kể trong việc phục vụ quá trình tưới tiêu do cơ cấu cây trồng hàng năm được thay đổi và phát triển. Diện tích (ha) Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Tổng số 13.831 15.593 16.033 Vụ xuân 6.491 6.774 6.766 Vụ mùa 6.110 6.857 6.893 Vụ đông 1.230 1.962 2.374 Công ty là đơn vị hạch toán độc lập tự chịu trách nhiệm trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình theo đúng luật định, qua nhiều năm quản lý và phát triển, công ty đã được đầu tư nâng cấp các công trình thuỷ nông, hệ thống kênh dẫn nước cùng đầu tư phát triển mới trang thiết bị kỹ thuật máy móc, cơ sở vật chất của công ty không ngừng nâng cao bằng sự nỗ lực sáng tạo của ban lãnh đạo công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh, nắm bắt được nhu cầu thị trường cùng sự cố gắng của toàn thể nhân viên trong công ty, việc sản xuất kinh doanh của công ty luôn được đảm bảo, thu nhập bù đắp cho chi phí có lãi. * Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty - Mỗi doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, tuỳ theo loại hình sản xuất mặt hàng sản xuất mà có một quy trình sản xuất kinh doanh khác nhau. - Đối với Công ty TNHH Xuân Phương do tính chất đặc thù của công việc là cung cấp nước cho nông dân, phục vụ công tác thu thuỷ lợi phí, đảm bảo tưới tiêu đúng quy trình sản xuất kinh doanh của công ty được thể hiện qua sơ đồ: - Quy trình tưới Mặt ruộng Kênh cấp 3 Kênh cấp 2 Kênh cấp 1 Trạm bơm đầu mối Xuân Phương * Giải thích sơ đồ: Từ trạm bơm đầu mói Xuân Phương được bơm đến kênh cấp 1. Sau đó được luân phiên trên kênh cấp 2, 3 và đến mặt ruộng. - Quy trình tiêu: Mặt ruộng Kênh tiêu nội đồng Trạm bơm tiêu Kênh tiêu cấp 2 Kênh tiêu cấp 1 Sông Đáy Sông Nhuệ * Giải thích sơ đồ: Nước ở mặt ruộng chảy ra kênh tiêu nội đồng và từ kênh tiêu nội dồng chảy tới kênh tiêu cấp 2, kênh tiêu cấp 1 và sau đó chảy ra sông Nhuệ, sông Đáy. Trường hợp kênh tiêu nội đồng không trực tiếp chảy tới được thì phải qua trạm bơm tiêu để được bơm ra các kênh. 2. Cơ cấu quản lý của doanh nghiệp Công ty TNHH Xuân Phương thực hiện tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức chế độ một giám đốc. Điều này được thể hiện qua sơ đồ: Giám đốc Phó Giám đốc Thường trực Phó Giám đốc điều hành Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kế hoạch kỹ thuật Phòng quản lý nước và công trình Phòng Tài vụ Đội công nhân đầu mối Đội quản lý công trình kênh chính Trạm bơm tiêu úng Đào Nguyên Trạm bơm tiêu úng Đồng La Cụm quản lý thuỷ nông số 1 Cụm quản lý thuỷ nông số 2 Cụm quản lý thuỷ nông số 4 Cụm quản lý thuỷ nông số 5 Cụm quản lý thuỷ nông số 3 * Chức năng của Công ty: Do Công ty TNHH Xuân Phương là loại hình doanh nghiệp vừa, được tổ chức dưới dạng công ty. Công ty thuộc lĩnh vực kinh doanh là tưới tiêu nước phục vụ sản xuất nông nghiệp chính vì vậy công ty có một chức năng vô cùng quan trọng trong việc phục vụ tưới tiêu cây trồng. * Nhiệm vụ: Nhiệm vụ chính của công ty là xây dựng các trạm bơm để tháo nước và rút nước phục vụ bà con nông dân. * Ban giám đốc: - Số lượng: gồm có 3 người : 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. - Chức năng và nhiệm vụ của từng người. + Giám đốc: là người chỉ huy cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp với các cơ quan luật trước Nhà nước về mọi kết quả quản lý kinh doanh của công ty. Ngoài ra giám đốc còn phải chịu trách nhiệm về đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ công nhân viên và sự đi lên của Công ty. + Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc phụ trách kế hoạch kỹ thuật của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước nhà nước về nhiệm vụ thay mặt giám đốc điều hành và giải quyết công tác nội chính khi được giám đốc uỷ quyền hoặc khi giám đốc đi vắng. * Các phòng ban trong Công ty TNHH Xuân Phương + Phòng Tổ chức hành chính gồm 10 người, có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức hành chính, chế độ lao động tiền lương, tiền thưởng và các chế độ khác liên quan đến chế độ của người lao động. Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ lý lịch của các nhân viên theo phân cấp đúng quy định kể cả việc tổ chức và tư tưởng, quản lý và giải quyết các mặt công tác hành chính, quản trị, văn thư, quản lý con dấu theo đúng chế độ quy định. Có trách nhiệm quản lý theo dõi hệ thống thông tin trong công ty. Chịu trách nhiệm công tác an ninh và an toàn xã hội trong khu vực văn phòng trụ sở. + Phòng tài vụ: Gồm 7 người thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác kế toán tài chính của công ty. Lập kế hoạch tài chính hàng năm trên cơ sở kế hoạch kinh doanh, đồng thời tổ chức chỉ đạo mạng lưới kế toán của công ty. Hướng dẫn các đơn vị trực tiếp quản lý thực hiện các chế đọ kế toán và chính sách tài chính của Nhà nước. Giúp công ty quản lý sử dụng vốn sản xuất kinh doanh và có trách nhiệm bảo toàn vốn được giao. Theo dõi tình hình thu chi sản xuất của công ty kịp thời nắm bắt thị trường để chỉ đạo các đơn vị trực tiếp quản lý thực hiện các chỉ tiêu được giao. Chi phí tiết kiệm, đúng chế độ chính sách của Nhà nước. + Phòng kế hoạch kỹ thuật cơ điện: Gồm 10 người có nhiệm vụ giúp giám đốc công ty thực hiện công tác kế hoạch đầu tư, thống kê, cơ điện và kỹ thuật của công ty. + Phòng quản lý nước và công trình: gồm 8 người có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý nước và quản lý bảo kê công trình. Các cán bộ quản lý kinh doanh: + Đội công nhân đầu mối Xuân Phương có nhiệm vụ quản lý điều hành công trình theo đúng quy trình, kỹ thuật và theo lệnh điều hành của giám đốc công ty. + Đội quản lý công trình kênh chính Xuân Phương có nhiệm vụ quản lý và vận hành công trình kênh chính, các bộ máy đóng mở trên kênh điều tiết theo đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật và theo điều hành của giám đốc. + Các trạm bơm và các cụm quản lý thuỷ nông: có nhiệm vụ quản lý và vận hành các công trình trong địa bàn của cụm theo đúng quy định của Nhà nước dưới sự điều hành của giám đốc. Cụ thể là lập kế hoạch chỉ đạo bảo dưỡng máy móc thiết bị hàng ngày, nhiệm vụ tưới tiêu để hướng dẫn các hộ dùng nước sản xuất nông nghiệp, phòng chống bão lụt chống thiên tai, phục vụ tưới tiêu khẩn trương trong và ngoài giờ quy định, trạm và cụm được giao khoán thủy lợi phí. 3. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Hiện nay để phù hợp với từng doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có quy mô khác nhau. Nhà nước ta cho phép sử dụng 3 hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, hình thức bộ máy kế toán phân tán và hình thức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất và tổ chức quản lý phù hợp với trình độ quản lý và điều hành công việc của Công ty TNHH Xuân Phương áp dụng hình thức kế toán tập trung theo phương pháp chứng từ ghi sổ toàn bộ công việc kế toán của công ty về phòng Tài vụ gom lập các phiếu thu, phiếu chi, xuất, nhập chứng từ ghi sổ, tổng hợp các sổ kế toán chi tiết, lập báo cáo kế toán. Ở các tổ, đội, trạm, cụm trực thuộc công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ thu thập và ghi chép hàng ngày. Cuối tháng tập hợp các chứng từ của trạm chuyển về phòng tài vụ để thanh toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán vật liệu kiêm TLP Kế toán lương và TSCĐ Kế toán thủ kho Thủ quỹ + Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung trong phòng có nhiệm vụ tổ chức, giám sát, kiểm tra công việc của bộ máy kế toán. Kiểm tra tình hình biến động vật tư, tài sản, tiền vốn trong công ty. + Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm kiểm soát các quyết toán của công ty, tổng hợp kế khai nhật kí của kế toán phần hành, tính toán các tài khoản cụ thể và lên báo cáo tài chính. + Kế toán vật liệu: có trách nhiệm kiểm soát vật liệu của công ty. + Kế toán tiền lương và TSCĐ: có trách nhiệm theo dõi ngày công của nhân viên và theo dõi vật tư, TSCĐ, khấu hao TSCĐ. + Kế toán thủ kho: Lập phiếu thu, phiếu chi… + Thủ quỹ * Khó khăn và thuận lợi - Thuận lợi: Đối với Công ty TNHH Xuân Phương những nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức sản xuất kinh doanh, kết quả sản xuất kinh doanh và công tác kế toán chuyên đề chủ yếu là thuộc về bản thân doanh nghiệp: như tư liệu sản xuất, yếu tố đầu vào, yếu tố đầu ra. Trong đó yếu tố đầu vào là nguồn NVL luôn được cung cấp đầy đủ, kịp thời, thường xuyên về mặt số lượng, chất lượng và chủng loại… Máy móc thiết bị hay chính là TSCĐ luôn được đảm bảo đầy đủ, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật… Mặt khác sức lao động con người luôn được bố trí hợp lý nhằm phát huy hiệu quả tối đa sức lao động. Với điều kiện trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện tính toán hiện đại giúp công tác của công ty luôn thuận lợi. - Khó khăn: Trong công ty không chỉ có công tác sản xuất kinh doanh và kết quả kinh doanh chịu ảnh hưởng của nhân tố như việc thu thập các chứng từ nên những công việc trên không được những cán bộ kế toán quan tâm và làm đúng chế độ nên công tác kế toán sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Do công nhân trong công ty được bố trí khắp nơi trong tỉnh do đó việc thu thập các chứng từ đôi lúc không đúng thời gian quy định. PHẦN II CÁC MẶT KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 1. Kế toán vốn bằng tiền Để tiến hành sản xuất kinh doanh đòi hỏi công ty phải có tài sản bằng tiền. Đó là tiền hiện có để mua sắm, thanh toán các khoản trong quá trình sản xuất các khoản chi phí phải trả, tiền của công ty bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng các TK111, 112. Chứng từ sử dụng phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có của ngân hàng và được thể hiện qua sơ đồ: * Kế toán tiền mặt Sổ Cái TK111 Sổ quỹ tiền mặt Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Phiếu thu phiếu chi - Trình tự luân chuyển: Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán lập phiếu thu, phiếu chi và dùng làm căn cứ chứng từ ghi sổ, kế toán cuối mỗi ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã tập hợp phân loại được để ghi vào sổ quỹ tiền mặt lập sổ quỹ kèm các chứng từ gốc kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp và đưa vào nhật ký chuyên dùng và các chứng từ phiếu thu, phiếu chi đưa vào chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ làm căn cứ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái TK111. * Kế toán tiền gửi ngân hàng. - Quy trình luân chuyển Sổ cái TK112 Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Giấy báo nợ Giấy báo có Khi nhận được giấy báo nợ, giấy báo có hay bảng sao kê của ngân hàng kế toán lập số tiền gửi đồng thời đối chiếu số hiệu với các chứng từ gốc kèm theo phát hiện kịp thời những sai lệch giữa số hiệu của ngân hàng đối với số hiệu của doanh nghiệp và có biên bản xử lý kịp thời sau đó sẽ được ghi vào chứng từ ghi sổ làm căn cứ lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK112. + Giấy báo nợ: là một chứng từ kế toán do ngân hàng lập và gửi đến công ty báo cho công ty biết có 1 khoản tiền nào đó đã được rút khỏi tài khoản TGNH của công ty làm giảm tiền gửi của công ty. Nó là căn cứ để ghi sổ theo dõi TGNH và sổ kế toán liên quan. + Giấy báo có: Là một chứng từ kế toán ngân hàng lập và gửi đến công ty báo cho công ty biết khoản tiền nào đã được nhập vào TK TGNH của công ty làm tăng tiền gửi của công ty. 2. Kế toán TSCĐ TSCĐ là các tư liệu lao động chủ yếu và các tài khoản phải có giá trị lớn thời gian sử dụng kéo dài tuỳ thuộc vào điều kiện kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế trong từng thời kỳ mà quy định về giá trị và thời gian cho phù hợp. + Hiện nay TSCĐ có đến cuối năm 2005 là 47.904.459.623 là cao nhất so với các năm 2002, 2003, 2004 TSCĐHH là bộ phận chủ yếu trong quá trình kinh doanh dịch vụ của doanh nghiệp, không ngừng nâng cao cải tiến công nghệ. + TSLĐ: năm 2005 là 1.856.619.945 cao nhất trong các năm từ 2001 đến 2004 có sự biến động về tỷ trọng giữa các thành phần và có chiều hướng tăng. Năm 2005 TSLĐ được tăng lên đảm bảo cho sản xuất kinh doanh của công ty. - Quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ tăng giảm TSCĐ Sổ TSCĐ Bảng tính hao mòn Bảng phân bổ khấu hao Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ tăng giảm TSCĐ như biên bản giao nhận, biên bản thanh lý nhượng bán, biên bản đánh giá lại… để ghi vào TSCĐ, căn cứ vào quyết định phân bổ TSCĐ cho các đơn vị để ghi vào TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Sau khi ghi xong vào 2 sổ TSCĐ căn cứ lập bảng tính hao mòn cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tháng trước và các chứng từ tăng giảm TSCĐ, ghi vào chứng từ ghi sổ ghi trong tháng trước để lập bảng tính phân bổ khấu hao tháng này, sau khi lập xong bảng phân bổ khấu hao cùng các chứng từ kế toán làm căn cứ ghi vào chứng từ ghi sổ sau đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái. 3. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ - NVL là đối tượng là mà khi tham gia vào quá trình sản xuất nó hình thành nên thực tế của sản phẩm hoặc giúp cho CCDC TSCĐ hoạt động bình thường. - CCDC là các tư liệu lao động không thoả mãn các tiêu chuẩn để hình thành TSCĐ. - Quy trình luân chuyển chứng từ Sổ kho Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ Bảng tổng hợp chi tiết Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 152,153 Ghi hàng ngày: Đối chiếu: Ghi cuối tháng: Hàng ngày thủ kho từ các chứng từ nhập - xuất ghi số lượng vật liệu, CCDC kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu, dụng cụ cho từng loại vật liệu dụng cụ đúng với sổ kho để theo dõi cả về số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật liệu về chỉ tiêu số lượng đồng thời kế toán còn phải căn cứ vào thẻ chi tiết tổng hợp các thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho ghi vào chứng từ ghi sổ sau đó lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài koản. 4. Kế toán chi phí và tính giá thành - Chi phí sản xuất kinh doanh là toàn bộ những chi phí (các chi phí về lao động) mà doanh nghiệp phải chi ra trong kỳ nhất định liên quan đến việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. - Giá thành sản phẩm: là toàn bộ những chi phí sản xuất kinh doanh liên quan trực tiếp đến khối lượng sản phẩm hoàn thành. - Quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ chi phsi sản xuất kinh doanh Bảng phân bổ 1, 2, 3 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK Thẻ tính giá thành - Hàng ngày kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi vào sổ chi tiết tài khoản và vào sổ thẻ tính giá thành. - Cũng căn cứ vào chứng từ gốc để kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ, và từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái tài khoản. - Căn cứ vào các chứng từ gốc để lập bảng phân bổ và từ bảng phân bổ ta vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh. PHẦN III CHUYÊN ĐỀ: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1. Trình tự luân chuyển chứng từ * Do công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ cho nên trình tự ghi sổ kế toán tiền lương, BHXH trả thay lương và các khoản trích theo lương được công ty sử dụng theo sơ đồ sau: Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương cụm và tổ Bảng thanh toán tiền lương của trạm Bảng thanh toán tiền lương của toàn công ty Bảng phân bổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Hàng ngày người quản lý căn cứ vào thời gian làm việc hoặc số sản phẩm hoàn thành của người lao động để lập nên bảng chấm công sau chuyển lên cho kế toán tiền lương để họ xác định bảng thanh toán lương của tổ hoặc đội đó kế toán lấy làm căn cứ để lập bảng thanh toán lương của phân xưởng kế toán lập bảng thanh toán lương cho toàn doanh nghiệp. Căn cứ vào bảng thanh toán lương của phân xưởng và bảng thanh toán lương toàn doanh nghiệp kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Căn cứ vào các chứng từ gốc ban đầu và bảng phân bổ tiền lương kế toán tiến hành ghi vào các chứng từ ghi sổ, từ đó lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. 2. Lao động tiền lương, các khoản trích theo lương và vai trò của nó dối với lao động sản xuất kinh doanh a) Lao động tiền lương và các khoản trích theo lương - Lao động: là hoạt động chân tay, trí óc của con người nhằm biến những vật thể tự nhiên thành những vật phẩm tiêu dùng phục vụ đời sống xã hội. - Tiền lương: là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản xuất xã hội mà người lao động được hưởng để bù đắp những hao phí của họ trong quá trình lao động sản xuất. * Các khoản trích theo lương của công ty bao gồm những khoản sau: + BHXH: được sử dụng để chi trả cho người lao động trong trường hợp người lao động ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, bệnh nghề nghiệp… quỹ này do cơ quan BHXH quản lý. + BHYT: Được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thanh toán tiền thuốc chữa bệnh, tiền viện phí, quỹ này do cơ quan y tế quản lý. + KPCĐ: Được sử dụng cho các hoạt động của tổ chức công đoàn trong việc chăm lo bảo vệ quyền lợi của người lao động, quỹ này được chia làm 2 phần: 1 phần nộp cho công đoàn cấp trên 1 phần để lại chi tiêu của đơn vị. b) Vai trò của lao động tiền lương và các khoản trích theo lương đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh là yếu tố cơ bản mang tính chất quyết định mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải có. Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên quản trị sản phẩm sản xuất ra vì vậy doanh nghiệp phải tính toán làm sao để trả cho người lao động khoản thù lao mà họ được hưởng ngoài ra phải đóng góp cho họ những khoản theo quy định của Nhà nước: như BHXH, BHYT mà họ có quyền được hưởng, bởi vì tiền lương gắn liền với thời gian và kết quả lao động đã tham gia thực hiện vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là điều kiện quan trọng không thể thiếu để tái sản xuất lao động duy trì cuộc sống của người lao động. Chứng từ kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương. Để hạch toán tiền lương, BHXH trả thay lương và các khoản trích theo lương kế toán phải sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau đó là những chứng từ về tiền lương, những chứng từ về BHXH trả thay lương và những chứng từ về các khoản trích theo lương để làm căn cứ lập nên các sổ sách tương ứng. Các chứng từ về tiền lương: - Bảng chấm công + Tác dụng: là một chứng từ kế toán về lao động dùng để theo dõi ngày công làm việc thực tế, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH là căn cứ để tính trả lương cho từng người quản lý lao động trong doanh nghiệp. + Kết cấu: + Phương pháp lập bảng chấm công: được lập hàng tháng cho từng bộ phận (phòng ban, tổ đội, phân xưởng…) dùng để theo dõi tình hình thực tế của người lao động từng ngày của tháng đó. Hàng ngày quản đốc tổ trưởng… và người uỷ thác theo dõi và ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu được hướng dẫn, cuối tháng bảng chấm công được gửi lên phòng kế toán, kế toán viên căn cứ vào bảng chấm công quy ra công cho từng cá nhân, chi tiết theo số lượng hưởng sản phẩm ….. % lương. Bảng chấm công được lưu chuyển tại phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan là căn cứ để kế toán lập bảng thanh toán lương. Ký hiệu bảng chấm công: - Lương sản phẩm: K - Lương thời gian: + - Nghỉ phép: P - Hội nghị, học tập: H - Nghỉ bù: NB - Nghỉ không lương: Ro - Ngừng việc: N - Tai nạn: T - Lao động nghĩa vụ: LD - Thai sản: TS - Ốm điều dưỡng: Ô - Con ốm: Cô Đơn vị: Công ty TNHH Xuân Phương Bộ phận: Phòng Hành chính BẢNG CHẤM CÔNG TT Họ và tên CB lương và CB chức vụ Xếp loại Ngày trong tháng Quy ra công T7 CN T7 CN T7 CN T7 CN Số công hưởng lương SP Số công hưởng lương TG Số công nghỉ việc hưởng 100% L Số công ngừng việc hưởng lương 100%L Số công hưởng BHXH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 1 Doãn Văn Tâm P.G.Đốc B k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 23 2 Nguyễn Khánh Hưng Tr.Phòng B k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 23 3 Nguyễn Thị Năm P. Phòng B k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 23 4 Nguyễn Đình Hải CN B p p p p p p p p p p p p p p p k k k k k k k k 23 5 Nguyễn Hồng Kỳ Lái xe B k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 8 15 6 Nguyễn Khắc Lộc Nhân viên B k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 23 7 Nguyễn Đình Lâm Bảo vệ B k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 23 8 Đào Văn Nhương Bảo vệ B k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 23 9 Bùi Doãn Tiến Bảo vệ B k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 23 10 Nguyễn Minh Tuấn Lái xe B k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 23 11 Nguyễn Thị Tâm Văn thư B p p p p p p p p p p p p p p k k k k k k k k k 9 14 12 Nguyễn Thị Vân C.Dưỡng B k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k k 23 Cộng 247 29 Người chấm công (Đã ký) Phụ trách bộ phận (Đã ký) Người duyệt (Đã ký) 2. Phương pháp tính lương và trả lương của Công ty Bất kỳ người lao động nào khi bắt tay vào lao động thì họ đều hưởng lương mà sức lao động của họ đã bỏ ra. Vì vậy Công ty phải có trách nhiệm tính lương và trả lương cho họ phù hợp với chức năng công việc của người lao động và thời gian lao động mà họ đã bỏ ra, để làm được như vậy các nhà quản lý phải kiểm tra thời gian làm việc và tiến trình của công việc bằng cách chấm công của từng người để xem trong tháng họ làm được bao nhiêu công, bao nhiêu sản phẩm hoàn thành và từ bảng chấm công và bảng nghiệm thu sản phẩm kế toán có thể tính lương cho họ được. Đối với Công ty TNHH Xuân Phương có 2 cách tính lương đó là lương thời gian và lương sản phẩm. * Phương pháp tính lương thời gian: là tiền lương được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và tháng lương của người lao động, tiền lương thời gian có thể kết hợp với tiền thưởng. Công ty chỉ áp dụng tiền lương thời gian cho những công việc chưa xây dựng được định mức lao động, chưa có đơn giá tiền lương, theo sản phẩm áp dụng cho bộ phận gián tiếp: khối lượng văn phòng, bộ phận tổ chức, kế toán tài vụ, thống kê. Công thức được xác định như sau: = x VD: Ông Nguyễn Đình Hải ở phòng hành chính có hệ số lương 2,67. Số công làm việc là 15 ngày. Vậy lương thời gian của ông Hải là: x 15 = 527.900đ BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 3/2006 Số TT Đơn vị Lương cơ bản Lương thời gian Lương sản phẩm Phụ cấp Tổng số Chỉ đạo Trách nhiệm Lưu động Độc hại Ca đêm 1 Cán bộ quản lý 5.283.800 0 5.848.400 0 87.000 0 0 0 5.935.400 2 Hành chính 8.624.600 8.850.900 8.505.600 145.000 116.000 0 0 358.400 10.070.900 3 Tài vụ 4.292.000 447.400 4.255.400 58.000 29.000 0 0 0 9237.200 4 Kỹ thuật 8.083.400 0 8.947.200 203.000 87.000 0 0 0 18.338.100 5 Xuân Phương 15.243.200 1.444.300 15.273.400 0 145.000 0 517.100 958.300 17.196.200 6 Kênh chính 13.474.600 0 14.916.700 0 174.000 1196.900 0 908.600 14.934.300 7 Cụm 1 12.367.400 361.500 13.288.800 0 203.000 464.000 0 617.000 15.516.300 8 Cụm 2 13.536.400 2.846.800 11.831.400 0 203.000 361.200 0 173.900 21.604.700 9 Cụm 3 18.470.100 300.600 20.111.000 0 203.000 522.000 0 468.100 22.623.900 10 Cụm 4 18.789.300 79.900 20.708.600 0 203.000 674.900 0 987.500 35.424.100 11 Cụm 5 30.901.900 3.198.500 30.663.700 0 145.000 590.500 0 826.500 4789.800 Tổng 149.068.300 9.564.900 154.410.200 406.000 1595.000 3.809.500 517.100 5.368.200 155.670.900 * Tiền lương sản phẩm: Đây là hình thức được tính theo số lượng và chất lượng công việc sản phẩm đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu về một chất lượng và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm. Tiền lương sản phẩm được áp dụng cho những lao động sản xuất trực tiếp cũng có thể áp dụng đối với người gián tiếp phục vụ. Công thức tiền lương sản phẩm được tính như sau: - Lương phần cứng = LCB-LTG = 149.068.300 - 9.564.900 = 139.503.400 - Lương tăng thêm: 163.975.100 - 9.564.900 - 139.503.400 = 14.906.800 - Lương SP = LCB x 1,1 - LTG = 163.975.100 - 9.654.900 = 154.410.200 Hệ số = = 1,106.856 VD: Ông Nguyễn Khánh Hưng có hệ số mức lương là 2,98. Vậy lương sản phẩm của ông Hưng là: 2,98 x 290.000 x 1,106 . 850 = 956.400 Trong công ty hiện nay trả lương được tiến hành một lần và được trả vào ngày 20 hàng tháng. * Bảng thanh toán tiền lương của phòng + Tác dụng: Được dùng để thanh toán tiền lương, và các khoản phụ cấp cho người lao động, đây là căn cứ để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương ngoài ra bảng thanh toán lương của phân xưởng, toàn doanh nghiệp là căn cứ để lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. + Phương pháp ghi: Bảng thanh toán tiền lương được mở ra hàng ngày, tháng lập lương tương ứng cho bảng chấm công của từng bộ phận (tổ, nhóm, phòng, ban…) cho từng phân xưởng toàn công ty. Căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ gốc khác kèm theo. Kế toán tính tiền lương cho từng cá nhân, đồng thời xác định số thuế thu nhập từng cá nhân phải nộp. Sau khi lập xong bảng thanh toán lương cho kế toán trưởng duyệt, đây là căn cứ để thanh toán lương cho người lao động. * Giải thích cột: Phụ cấp trách nhiệm Trong công ty quy định đói với trưởng phòng được hưởng: 87.000đ/tháng phụ cấp lao động. Phó phòng hưởng trợ cấp là: 58.000đ/tháng. Làm ca đêm = x 30% x Số công * VD: Ông Nguyễn Hồng Kỳ có số công trực máy ca đêm là 1. Vậy tiền lương ca đêm của ông Kỳ là: x 30% x 1 = 11.900đ Công ty TNHH Xuân Phương Đơn vị: Phòng Hành chính BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 3 năm 2006 Số TT Họ và tên Hệ số Lương thời gian Lương sản phẩm Phụ cấp thuộc quỹ lương Tổng lương Tạm ứng kỳ I Tạm ứng kỳ II Lãnh đạo Trách nhiệm Lưu động Tăng giờ Làm đêm Số tiền Ký Số tiền Ký 1 Nguyễn Khánh Hưng 2,98 x 23 956.400 87.000 87.000 1.130.400 650.400 480.000 2 Nguyễn Thị Năm 2,50 x 23 802.500 58.000 860.500 530.000 330.500 3 Nguyễn Đình Hải 2,67 15 527.900 8 272.700 800.600 540.000 260.600 4 Nguyễn Hồng Kỳ 3,02 x 23 969.400 11.900 981.300 610.000 371.300 5 Nguyễn Đình Lân 2,92 x 23 937.300 115.500 1.052.800 600.000 452.800 6 Nguyễn Khắc Lộc 2,55 x 23 818.500 818.500 550.000 268.500 7 Đào văn Nhương 2,92 x 23 937.300 29.000 115.500 1.081.800 620.000 461.800 8 Nguyễn Thị Tâm 1,94 14 358.000 9 226.500 584.500 400.000 184.800 9 Bùi Doãn Tiến 2,92 x 23 937.300 115.500 1.052.800 600.000 452.800 10 Nguyễn Minh Tuấn 2,80 x 23 898.800 898.800 580.000 318.800 11 Nguyễn Thị Vân 2,52 x 23 808.900 808.900 520.000 288.900 Cộng 29 885.900 224 8.565.600 145.000 116.000 358.400 10.070.900 6.200.4000 3.870.000 * Bảng thanh toán tiền lương của toàn công ty Bảng thanh toán tiền lương của toàn công ty là chứng từ hạch toán tiền lương nó là bảng thanh toán tiền lương tổng hợp của tất cả các phòng ban. Đồng thời là căn cứ để lập lên bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Phương pháp lập bảng thanh toán tiền lương Bảng này lập cho toàn bộ công ty tương ứng với bảng thanh toán lương của từng bộ phận. Cơ sở lập bảng này là bảng thanh toán lương của các phòng và các cụm bảng tính phụ cấp. Bảng này do kế toán tiền lương lập. Bảng thanh toán lương toàn công ty lập xong được chuyển đến cho kế toán trưởng duyệt. VD: lấy ở dòng tổng cộng của phòng hành chính để đưa lên bảng thanh toán lương của toàn công ty. Công ty TNHH Xuân Phương BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG CỦA TOÀN CÔNG TY Tháng 3 năm 2006 Số TT Họ và tên Lương thời gian, lương sản phẩm Phụ cấp thuộc quỹ lương Tổng số Tạm ứng kỳ I Tạm ứng kỳ II Số công Số tiền Số công Số tiền Lãnh đạo Trách nhiệm Lưu động Tăng giờ Nóng, độc hại Làm đêm Số tiền Ký Số tiền Ký 1 Cán bộ quản lý 0 92 5.848.400 87.000 5.935.400 3.500.000 2.135.400 2 Hành chính 29 885.960 221 8.565.600 145.000 116.000 358.400 10.070.900 6.200.400 3.870.900 3 Tài vụ 17 447.400 144 4.255.400 58.000 29.000 4.789.800 3.200.000 1.589.800 4 Kỹ thuật 0 290 8.947.200 203.000 87.000 9.237.200 6.000.000 3.237.200 5 Xuân Phương 59 1.444.300 488 15.273.400 145.000 517.000 958.300 18.338.100 11.000.000 7.338.100 6 Kênh chính 0 521 14.916.700 174.000 1.196.900 908.600 17.196.200 9.300.000 7.890.200 7 Cụm 1 15 361.500 438 13.288.800 203.000 464.000 617.000 14.934.300 8.900.000 6.034.300 8 Cụm 2 107 2.846.800 376 11.851.400 203.000 361.200 273.900 15.516.300 9.700.000 5.816.300 9 Cụm 3 9 300.600 612 20.111.000 522.000 468.100 21.604.700 13.100.000 8.504.700 10 Cụm 4 3 79.900 732 20.708.600 674.900 957.500 22.623.900 13.600.000 9.023.900 11 Cụm 5 16 3.198.500 1.007 30.663.700 145.000 590.000 826.400 35.424.100 21.700.000 13.724.100 Cộng 29 9.564.900 4.934 154.410.200 406.000 1.595.000 3.809.500 517.000 5368.200 175.670.900 106.500.400 69.170.900 3. Phương pháp tính BHXH trả thay lương áp dụng ở công ty Đây là hình thức khá phổ biến ở bất kỳ một doanh nghiệp nào khi lao động sản xuất kinh doanh, người lao động không may mắn gặp rủi ro về tài nạn và nghỉ hưu thì họ phải có một chút lợi ích để bù đắp lại những chi phí về lao động mà họ bỏ ra cho nên doanh nghiệp cần phải tính cả khoản BHXH trả thay lương theo chế độ quy định. Công thức tính BHXH trả thay lương: = x x Khi công nhân nghỉ phải có giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH để kế toán có căn cứ tính và lập bảng thanh toán BHXH. * Phiếu nghỉ hưởng BHXH Là một chứng từ lao động tiền lương nó được xác định số ngày do ốm đau thai sản tai nạn của người lao động làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo quy định. GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH Quyển số: 02 Số: 01 Họ và tên: Nguyễn Công Khanh Đơn vị công tác: Cụm thuỷ nông số 4 Lý do nghỉ việc: tai nạn lao động Số ngày nghỉ: 05 ngày Từ ngày 15/3/2005 đến ngày 19/3/2005. Xác nhận của phụ trách đơn vị Số ngày thực nghỉ: 5 ngày Ngày 15/3/2005 Y, bác sĩ khám chữa bệnh VD: Ông Nguyễn Công Khanh ở cụm thuỷ nông số 4 có hệ số lương là 1,85. Mức lương tối thiểu công ty áp dụng là 290.000đ/tháng. Trong tháng 3 năm 2005 ông Khanh nghỉ tai nạn lao động (bỏng điện độ II), 5 ngày được hưởng BHXH cả 5 ngày và BHXH trả thay lương ông Khanh được hưởng trong tháng 3 là: = 91.200đ GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH Họ và tên: Nguyễn Công Khanh Số TT Phần đơn vị sử dụng lao động nghỉ Phần cơ quan BHXH duyệt 1 Số ngày thực nghỉ hưởng BHXH: 5 ngày 5 ngày 2 Luỹ kế nghỉ cùng chế độ: 5 ngày 5 ngày 3 Lương tháng đóng BHXH: 632.200 632.200 đồng 4 Lương bình quân ngày 24,35 24,35 đồng 5 Tỷ lệ % hưởng BHXH: 75% 75% 6 Số tiền lương BHXH: 91.200 91.200đ Ngày 25/3/2005 Phụ trách BHXH của đơn vị (Đã ký) Ngày 25/3/2005 Cán bộ cơ quan BHXH * Bảng thanh toán BHxH Là một bảng tổng hợp trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động là căn cứ lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan BHXH cấp trên. + Phương pháp lập Bảng này được lập cho từng bộ phận và cho toàn công ty. Cơ sở lập: để lập bảng này là phiếu nghỉ lương BHXH, khi lập phải chi tiết theo từng trường hợp cụ thể như nghỉ ốm đau, thai sản cuối tháng tổng cộng số ngày nghỉ, số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn công ty sau đó chuyển sang trưởng ban BHXH xác nhận và kế toán trưởng duyệt chi. BẢNG THANH TOÁN BHXH Số TT Họ và tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Nghỉ sẩy thai kế hoạch Nghỉ tai nạn Bằng số Ký SN ST SN ST SN ST Khoán chi SN ST Nguyễn Công Khanh Bỏng điện 5 91.200 91.200 Nguyễn Văn Xuân 5 49.700 49.700 Nguyễn Quốc Cương 5 53.900 53.900 Cộng 103.600 194.800 Kế toán BHXH (Đã ký) Trưởng ban BHXH (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) * Phương pháp trích các khoản theo lương Khi tiến hành sản xuất kinh doanh hay bắt tay vào lao động chúng ta không thể không gặp phải những biến cố bất thường xảy ra như ốm đau, tai nạn, thai sản. Vì vậy doanh nghiệp cần phải làm thế nào giảm bớt gánh nặng cho người lao động, vì thế ngoài khoản tiền lương người lao động còn phải được hưởng các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ và trích trước tiền lương nghỉ phép. + Đối với BHXH: Quỹ này được sử dụng để chi trả cho người lao động trong trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, hưu trí, tứ tuần và quỹ này được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và người lao động đóng góp. Theo quy định hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp phải trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ quy định 20% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng. Trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của đối tượng sử dụng lao động, 5% người lao động phải đóng góp. = x 20% Trong đó: = x 5% = x 15% + Đối với BHYT: Quỹ này được hình thành do việc trích lập tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và do người lao động đóng góp theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Qũy này được dùng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí. Quỹ này do cơ quan quản lý y tế quản lý. Theo chế độ hiện hành doanh nghiệp trích quỹ BHXH theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1% lao động phải đóng góp. Công thức tính như sau: = x 3% Trong đó: = x 1% = x 2% + Đối với kinh phí công đoàn: Qũy này được hình thành do việc trích lập tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Qũy này được sử dụng cho các hoạt động của tổ chức công đoàn trong việc chăm lo bảo vệ quyền lợi của người lao động. Theo chế độ hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp trích 2% KPCĐ trong tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng và tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động. KPCĐ phải trích = x 2% + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Bảng phân bổ tiền lương và BHXH là một bảng tổng hợp dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả (lương chính, lương phụ và các khoản khác), BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng phân bổ cho các đối tượng sử dụng (ghi có TK334, 338; nợ các TK khác). + Phương pháp lập: Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ về lao động tiền lương, kế toán tiến hành phân loại và tổng hợp tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động (trực tiếp sản xuất từng loại sản phẩm, quản lý và phục vụ ở từng xưởng, quản lý doanh nghiệp, phục vụ bán hàng) trong đó phân biệt tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản để ghi có TK334 ở các dòng phù hợp. Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả và tỷ lệ quy định về các khoản trích BHXH (15%), BHYT (2%), KPCĐ (2%) để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và ghi vào cột có TK338, nợ TK 334. Ngoài ra căn cứ vào tiền lương chính của công nhân sản xuất và tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép để tính và ghi vào cột có TK335 đối ứng với TK622. VD: Các khoản trích của CNTTSX KPCĐ = 150.053.400 x 2% = 3.001.068đ BHXH = 150.053.400 x 15% = 22.508.010đ BHYT = 150.053.400 x 2% = 3.001.068đ Đối với các khoản trích của CNGTSX và các nhà quản lý thì trích tương tự các khoản thu của CNV BHXH = 175.670.900 x 5% = 8.783.545 BHYT = 175.670.900 x 1% = 1.756.709 Các khoản khác phương pháp tính tương tự BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH Ghi có Ghi nợ TK Ghi có TK334 Ghi có TK338 Cộng có TK 338 Tổng cộng Lương chính Lương phụ Khác 3382 (2%) 3383 (15%) 3384 (2%) TK622 (CNTTSX) 150.053.400 3.001.068 22.508.010 3.001.068 28.510.146 178.563.546 TK627 (CPSXC) 15.094.900 301.898 2.264.235 301.898 2.868.031 17.962.931 TK642 (CPQLDN) 10.522.600 201.452 1.578.390 210.452 1.999.294 12.521.894 TK334 (PTCNV) 8.783.545 1.756.709 10.540.254 10.540.254 TK338 (PTPNK) 194.800 194.800 Cộng 175.670.900 194.800 3.513.418 35.134.180 5.270.127 43.917.725 219.783.425 * Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ dùng để tập hợp các chứng từ có cùng nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính. Chứng từ ghi sổ dùng để lập sổ đăng ký chứng từ và sổ cái TK. Phương pháp lập: chứng từ ghi sổ có thể lập cho từng chứng từ và cho nhiều chứng từ có nội dung kế toán hoàn toàn giống nhau. Cột 1, 2: Ghi số hiệu ngày tháng phát sinh chứng từ. Cột 3: Ghi tóm tắt nội dung Cột 4, 5: Ghi số hiệu tài khoản Cột 6: Ghi số hiệu lấy ở cột số 2 ở bảng phân bổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 101 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 31/3 Tạm tính tiền lương T3/2005 622 150.053.400 627 15.094.900 Phải trả CBCNV và phân bổ cho các đối tượng chi phí 642 334 10.522.600 Cộng 175.670.900 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) (Các chứng từ tiếp theo lập tương tự) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 102 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 31/3 Trích KPCĐ tháng 3/2005 và phân bổ cho các đối tượng chi phí 622 627 642 3.001.068 301.452 210.452 TK338 338 TK338 (2): 3.513.518 Cộng 3.513.418 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 103 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 31/3 Trích BHXH tháng 3/2005 và phân bổ cho các đối tượng chi phí 622 627 642 3.001.068 301.452 210.452 TK338 338 TK338(4): 3.513.518 Cộng 3.513.418 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 104 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 31/3 Trích BHXH tháng 3/2005 và phân bổ cho các đối tượng chi phí 622 627 642 22.508.010 2.264.235 1.578.390 338 Cộng 26.350.635 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 105 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 31/3 Trích BHXH tháng 3/2005 và phân bổ cho cán bộ CNV 338(3) 334 8.783.545 31/3 Trích BHYT tháng 3/2005 và phân bổ cho cán bộ CNV 338(4) 334 1.756.709 Cộng 10.540.254 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 106 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 31/3 Trả tiền trợ cấp BHXH và trả thay lương tháng 3/2006 334 111 194.800 Cộng 194.800 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Đơn vị: Công ty TNHH Xuân Phương Địa chỉ: Thị trấn Phùng (Trích) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2005 Chứng từ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền NT SH NT SH 1 2 3 4 5 6 31/3 31/3 31/3 31/3 31/3 102 103 104 105 101 3.513.418 3.513.418 26.350.635 10.540.254 175.670.900 31/3 106 194.800 Cộng tháng Cộng mang sang Cộng Cộng lũy kế đầu tư Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) - Cách lập: căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập kế toán tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: + Cột 1: Ghi số hiệu của chứng từ + Cột 2: Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ + Cột 3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối tháng cộng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu này đối chiếu kiểm tra với bảng tổng hợp cân đối số phát sinh. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. SỔ CÁI TK334 Ngày Chứng từ Diễn giải Trang số TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Đầu kỳ 31/3 101 31/3 - Tạm ứng tiền lương tháng 3 năm 2005 622 627 642 150.053.400 15.094.900 10.522.600 31/3 105 31/5 - Trích BHXH tháng 3 và phân bổ cho cán bộ CNV 338(3) 8.783.545 31/3 31/3 - Trích BHYT tháng 3 và phân bổ cho CBCNV 338(4) 1.756.706 31/3 31/3 Trả tiền trợ cấp BHXH. Trả lương tháng 3/2006 111 194.800 Cộng + Tác dụng: Dùng để phản ánh số hiện có và số phát sinh cuối 1 đối tượng kế toán. + Cơ sở lập: Dựa vào chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK334 + Phương pháp lập: Mỗi một TK được lập 1 sổ cái theo dõi trong 1 năm: - Cột 1: ghi ngày tháng phản ánh chứng từ ghi sổ vào sổ cái - Cột 2,3: Căn cứ vào sổ và ngày tháng của chứng từ ghi sổ. - Cột 4: ghi dòng đầu kỳ, nội dung tóm tắt của chứng từ ghi sổ dòng cộng cuối kỳ. - Cột 5: ghi các TK đối ứng - Cột 6: ghi số phát sinh bên nợ bên có theo chứng từ ghi sổ. SỔ CÁI TK338 Ngày Chứng từ Diễn giải Trang số TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có …… Đầu kỳ 14.500.000 31/3 102 31/3 - Trích KPCĐ tháng 3/2005 và phân bổ cho các đối tượng chi phí 622 627 642 3.001.068 210.452 301.898 31/3 103 31/5 - Trích BHYT tháng 3/2005 và phân bổ cho các đối tượng chi phí 622 627 642 3.001.068 210.452 301.898 31/3 104 31/3 - Trích BHXH tháng 3/2005 và phân bổ cho các đối tượng chi phí 622 627 642 22.508.010 1.578.390 2.264.235 31/3 105 31/3 - Trích BHXH tháng 3/2005 và phải thu của CBCNV 334 8.783.545 105 31/3 - Trích BHYT tháng 3/2005 và phải thu của CBCNV 334 1.756.709 Cộng 10.548.254 33.377.471 Cuối kỳ 37.329.217 (Sổ cái TK338: Cách lập tương tự sổ cái TK334) PHẦN KẾT LUẬN Ngày nay trong nền kinh tế thị trường đầy thử thách, có bao nhiêu doanh nghiệp phải giải thể vì không đủ sức cạnh tranh, không tạo được chỗ đứng cho mình. Chính vì vậy để tồn tại và phát triển được thì hoạt động sản xuất kinh doanh phải mang lại hiệu quả cao. Như chúng ta đã biết một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả bên cạnh sự lãnh đạo sáng suốt của ban lãnh đạo trong công ty chính là những người lao động trong công ty đó. Chính vì vậy công tác quản lý tiền lương phải hoạt động nhanh chóng và chính xác. Đó là những động lực thúc đẩy người lao động hăng say làm việc, nâng cao năng suất lao động, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty luôn ổn định và ngày càng phát triển. Đây là một nguyên tắc và là một việc làm cần thiết mang tầm quan trọng với các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Xuân Phương nói riêng. Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Xuân Phương kết hợp với kiến thức đã học ở nhà trường và tìm hiểu thực tế tại công ty, cùng với sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Hồng Duyên và chỉ bảo tận tình của cô chú phòng tài vụ Công ty TNHH Xuân Phương em đã hoàn thành bài thực tập của mình với đề tài "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương". Tuy nhiên thời gian khảo sát không nhiều, trình độ hiểu biết của bản thân còn nhiều hạn chế do đó những vấn đề giải quyết trong nội dung báo cáo chỉ đạt mức độ nhất định. Em tha thiết mong được đón nhận những ý kiến đóng góp, sửa chữa của cô giáo nhằm hoàn thiện hơn bản báo cáo thực tập. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Hồng Duyên cùng các thầy cô giáo bộ môn kế toán. Em xin cảm ơn ban giám đốc, phòng kế toán Công ty TNHH Xuân Phương đã giúp đỡ tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo thực tập này. Em xin chân thành cảm ơn! Ngày tháng năm 2006 Sinh viên thực tập Bùi Thị Thùy Linh * Các khoản trích theo lương của công ty a. Quỹ bảo hiểm xã hội Theo chế độ hiện hành tại nghị định 12CP ngày 25 tháng 1 năm 1995 qui định BH xã hội được hình thành bằng cách tính tỷ lệ 20% trong tổng quĩ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của nguồn lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Công ty TNHH Xuân Phương qui định cho nguồn lao động phải nộp 15% trong tổng quỹ lương được tính vào chi phí kinh doanh còn 5% trong tổng quỹ lương do người lao động trực tiếp tham gia đóng góp. VD: Ta tính BHXH cho bộ phận văn phòng BHXH 15% = Tổng lương x 15% = 10.522.600 x 15% = 1.575.390 (đ) được tính vào chi phí kinh doanh BHXH 5% = Tổng lương x 5% = 10.522.600 x5% = 526.130 đ (được tính trực tiếp vào nguồn lao động) b. Quỹ BHYT là khoản đóng góp của người lao động và nguồn sử dụng lao động cho cơ quan BHYT theo tỷ lệ qui định qũy được đài thọ nguồn lao động cùng tham gia đóng góp quỹ lương trong các hoạt động khác, chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành quỹ BHYT thống nhất quản lý và tự cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy khi tính được mức tính bảo hiểm y tế. Công ty TNHH Xuân Phương trích 3% BHYT cho công nhân viên. Trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn 1% khấu trừ vào lương của người lao động. BHYT 2% = Tổng lương x 2% = 10.552.600 x 2% = 210.452đ BHYT 1% = 10.552.600 x 1 = 105.526đ c. Kinh phí công đoàn Được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, hàng tháng theo tỷ lệ qui định 2 % tính trong tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong kỳ công đoàn được phân công quản lý công nhân cấp trên tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong kỳ. Số kinh phí công đoàn tính được cũng được phân cấp quản lý công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn doanh nghiệp. Công ty trích nộp 2% trên tổng lương thực tế của CBCNV trong đó: KPCĐ 2% = Tổng lương thực tế x 2% = 10.070.900 x 2% = 201.418đ (phân cấp quản lý công đoàn cấp trên) KPCĐ 1% = Tổng lương thực tế x 1% = 10.070.900 x 1% = 100.709đ