Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty điện lực thành phố Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU Mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường là một tế bào của nền kinh tế, muốn đứng vững được trên thị trường thì phải tạo ra cho mình sức mạnh cạnh tranh. Muốn vậy, các nhà doanh nghiệp phải biết sử dụng các công cụ quản lý tài chính sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của ngành mình. Xuất phát từ nhu cầu trên, hạch toán kế toán đã trở thành công cụ quan trọng, đắc lực trong việc quản lý, điều hành các hoạt động, tính toán và kiểm tra việc bảo toàn, sử dụng và mở rộng tài sản, vật tư, tiền vốn đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhất các yếu tố chi phí tạo đựơc hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Trong đó, hạch toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng vì nguyên vật liệu là cơ sở vật chất tạo ra thực thể sản phẩm, chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm, tác động lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trên cơ sở định mức và dự toán chi phí là biện pháp hữu hiệu để hạ thấp chi phí, giảm giá thành sản phẩm. Trong ngành điện nguyên vật liệu có chủng loại đa dạng, có đặc tính và công dụng không giống nhau, quản lý phức tạp, không phải nguyên vật liệu nào cũng có thể bảo quản trong kho được. Do vậy, việc tổ chức hạch toán tốt, quản lý tốt nguyên vật liệu là một công việc hết sức quan trọng và cần thiết, có như vậy mới tăng được lợi nhuận và Nhà nước mới tiết kiệm được vốn để xây dựng được nhiều công trình phục vụ cho sản xuất và sinh hoạt trong đời sống của nhân dân. Qua thời gian thực tập tại Công ty Điện lực thành phố Hà Nội, tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty, nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu, áp dụng những kiến thức được học cùng với sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo Đỗ Hương và các cô, các anh chị phòng Tài chính kế toán của Công ty Điện lực thành phố Hà Nội, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: "Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực thành phố Hà Nội", nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nhất là trong điều kiện áp dụng máy vi tính hiện nay. Bài chuyên đề này ngoài lời nói đầu và kết luận còn có 3 phần chính: Chương 1: Lý luận chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu. Chương 2: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty Điện lực thành phố Hà Nội. Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực thành phố Hà Nội. CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1.Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1.1.1.Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu của nó. Giá trị của nguyên vật liệu bị hao mòn toàn bộ trong quá trình sử dụng cho nên nó được chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh theo kỳ. 1.1.2.Vai trò, vị trí của nguyên vật. Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh và là cơ sở vật chất chính hình thành lên sản phẩm. Do đặc điểm nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất và được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Cho nên, có thể nói nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được ở bất kỳ quá trình sản xuất nào. Dưới hình thái giá trị nó được biểu hiện bằng vốn lưu động. Chính vì lý do này nguyên vật liệu được quản lý tốt tức là đã quản lý tốt vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. 1.1.3.Đặc điểm yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ, đến khâu sử dụng. Để có được nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp thì nguồn chủ yếu là thu mua. Do đó, ở khâu này cần quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với khâu bảo quản, doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân, đo, đong đếm cũng như thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản hợp lý đối với nguyên vật liệu để tránh hư hỏng mất mát. Trong khâu sử dụng, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm có hiệu quả. Việc tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí, hạ giá thành từ đó tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Đối với khâu dự trữ, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa và mức dự trữ tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do công việc cung ứng nguyên vật liệu không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất (giá thành sản phẩm) làm cho lợi nhuận tăng và phần tích luỹ của doanh nghiệp cũng tăng lên. Do vậy, trong khâu sử dụng nguyên vật liệu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng cũng như khoản chi phí nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm, nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến việc tăng hoặc giảm chi phí nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Như vậy, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý và luôn đuợc các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm. 1.1.4.Nhịêm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức phân loại chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua cũng như tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất nhằm thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hoá của nguyên vật liệu, hạn chế ứ đọng nguyên vật liệu để rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh. 1.2- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1.2.1- Phân loại nguyên vật liệu. Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu lại có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá học khác nhau. Do đó, việc phân loại nguyên vật liệu có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại nguyên vật liệu theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng, nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. *) Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính không giống nhau như sắt, thép, xi măng, gạch… trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản; vải trong doanh nghiệp may mặc…Đối với các doanh nghiệp mà tiếp tục sản xuất kinh doanh từ những bán thành phẩm mua ngoài thì những bán thành phẩm đó cũng được coi là nguyên vật liệu chính như dây nhôm, cột điện… trong đơn vị sản xuất kinh doanh điện. + Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, … + Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí gas… được sử dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất, cho phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải, phương tiện truyền dẫn. + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu… dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định… Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ từng nhóm nguyên vật liệu. Và là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp (theo dõi số lượng, giá trị). *) Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành hai nguồn: + Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng,… + Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự gia công chế biến hay còn gọi là nguyên vật liệu tự chế. Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. *) Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Nhượng bán; đem góp vốn liên doanh; đem quyên tặng. *) Các đối tượng quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành mã hoá như: - Mã hoá các loại nguyên vật liệu bao gồm: Các loại nguyên vật liệu chính, các loại nguyên vật liệu phụ, các loại nguyên vật liệu khác. - Mã hóa các kho chứa - Mã hóa hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp sử dụng - Mã hoá các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. *) Đối với các doanh nghiệp tổ chức kế toán nguyên vật liệu trên máy tính. Hiện nay trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loại phong phú và biến động thường xuyên. Do đó, để tổ chức kế toán nguyên vật liệu được chặt chẽ, hợp lý yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm, và từng thứ, từng danh điểm. Với yêu cầu này, đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán nguyên vật liệu đến từng danh điểm. Vì vậy danh mục nguyên vật liệu được xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồn kho (TK 152) sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng nguyên vật liệu. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm nguyên vật liệu và để tăng cường tính tự động hoá, có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng nguyên vật liệu ở phần danh mục. 1.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. 1.2.2.1-Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau: *) Nguyên tắc giá gốc : Là một bộ phận của hàng tồn kho nên khi đánh giá nguyên vật liệu cần thiết phải tuần thủ nguyên tắc giá gốc theo chuẩn mực 02- hàng tồn kho.Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu; là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. *) Nguyên tắc thận trọng : Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. *) Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán ít nhất là trong một niên độ kế toán. Ngoài các nguyên tắc trên thì khi đánh giá nguyên vật liệu vẫn còn phải tuân thủ thêm nguyên tắc hoạt động liên tục. Nguyên tắc này đòi hỏi mọi loại tài sản trong đó có nguyên vật liệu phải được ghi nhận theo giá gốc. 1.2.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu. a. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập: *) Nhập kho do mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm : giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT. Còn đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thì giá ghi trên hoá đơn là giá gồm cả thuế GTGT. *) Nhập do tự sản xuất, chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của nguyên vật liệu tự sản xuất, chế biến. *) Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: như thép phục vụ cho sản xuất chế tạo xe máy, xe đạp. Trị giá thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho để thuê ngoài gia công chế biến cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. *) Nhập nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng với các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận nguyên vật liệu. *) Nhập nguyên vật liệu do được cấp: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. *) Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý công các chi phí khác phát sinh. *) Nhập nguyên vật liệu do thu hồi phế liệu từ sản xuất, thanh lý TSCĐ, công cụ dụng cụ: được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán được). *) Trong điều kiện áp dụng máy vi tính: Trong điều kiện áp dụng máy vi tính, các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại nguyên vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng loại nguyên vật liệu nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần thiết xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập như: phiếu nhập vật liệu, phiếu nhập vật liệu mua nhập khẩu,… Yêu cầu đối với chương trình là không chỉ quản lý được nguyên vật liệu nhập kho mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bày trên tờ khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên cạnh đó, để tăng cường tính tự động hoá khi nhập dữ liệu, chương trình phải tự động tính thuế GTGT khi nhập giá mua, mức thuế suất thuế GTGT và điền vào bút toán. b. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kĩ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp có thể xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo một trong bốn phương pháp được quy định trong chuẩn mực hàng tồn kho ( chuẩn mực số 02) sau: *) Phương pháp tính theo giá đích danh Nội dung: Theo phương pháp này khi xuất kho nguyên vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Điều kiện áp dụng: phương pháp này đựoc áp dụng cho những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, giá trị của từng loại nguyên vật liệu tương đối lớn có thể nhận diện được từng lô hàng. Nhược điểm: phương pháp này trở nên phức tạp khó theo dõi nếu doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu. *) Phương pháp giá bình quân gia quyền. Nội dung: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho = số lượng nguyên vật liệu xuất kho X đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ + số lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ - Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ nguyên vật liệu. - Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ ( được tính vào cuối kỳ kế toán) được gọi là ĐGBQ cả kỳ hay ĐGBQ cố định. Theo cách tính này khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính đựoc trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. - Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập hoặc tính vào thời điểm trước mỗi lần xuất được gọi là ĐGBQ liên hoàn hay ĐGBQ di động. Theo cách tính này, xác định được trị giá vốn thực tế hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu không nhiều, hoặc có chủng loại nguyên vật liệu nhiều nhưng đã làm kế toán trên máy. *) Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Nội dung: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Do vậy, trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng nhiệu loại nguyên vật liệu theo dõi được số lượng, đơn giá của từng lần nhập. *) Phương pháp nhập sau xuất trước. (LIFO). Nội dung: Theo phương pháp này giả định hàng nào nhập sau sẽ được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập của nhãng lần nhập sau cùng. Do vậy, trị giá vốn thực tế của hàng tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, theo dõi được số lượng, đơn giá của từng lần nhập. Nhược điểm của phương pháp này là khối lượng tính toán nhiều, phức tạp dễ xảy ra sai sót nếu đơn vị nào tính toán thủ công. Vì vậy, sẽ phù hợp hơn với doanh nghiệp nào thực hiện kế toán trên máy. * Các phương pháp khác: Trong thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định thì các doanh nghiệp còn áp dụng các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ: Phương pháp này tính trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho = số lượng nguyên vật liệu xuất kho X đơn giá thực tế tồn đầu kỳ + Tính theo giá hạch toán: Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định (có thể là giá kế hoạch, hoặc giá thống kê gần sát với giá thực tế) và được sử dụng chi tiết và thống nhất trong một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá này để ghi sổ kế toán ghi trên chứng từ phiếu xuất kho, nhập kho. Cuối kỳ kế toán điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế tuân thủ theo nguyên tắc giá vốn trình bày trong tài khoản kế toán, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính theo hệ số giá. Hệ số giá (H) = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + trị giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = trị giá hạch toán NVL xuất kho x hệ số giá (H) Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại nguyên vật liệu. *)Trong điều kiện áp dụng máy vi tính hiện nay: Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho có thể tính được bằng một trong các phương pháp trên. Khi xuất kho nguyên vật liệu cần thiết phải lựa chọn các chứng từ phù hợp, các chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi TK Có 152, kế toán ghi Nợ TK liên quan và nhập số chứng từ phiếu xuất, tên nguyên vật liệu, số lượng, tên kho, chương trình sẽ thông báo số lượng tồn kho ở mỗi kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bút toán. Tuy nhiên, chương trình cũng có thể chưa tính ngay được mà phải tính lại giá vốn. Khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất còn cần phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. 1.2.3.Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. - Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Phải theo dõi được tình hình nhập, xuất kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu về hiện vật đối với từng kho, về cả hiện vật và giá trị với phòng kế toán. + Phải đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu hạch toán chi tiết ở kho và ở phòng kế toán, giữa số liệu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. + Phải đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời theo yêu cầu quản lý. Do đó, phải xây dựng được mối quan hệ về việc luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán. 1.2.3.1- Chứng từ sử dụng. - Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về vật tư hàng hoá bao gồm: + Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) + Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) + Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) + Hoá đơn (GTGT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05) + Thẻ kho (mẫu 06-VT) + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) + Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03-BH) Các chứng từ bắt buộc phải được sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, còn doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 1.2.3.2- Các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu - Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết. Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết như sau: - Thẻ kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất; các bảng luỹ kế tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.2.3.3- Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp mình mà có thể áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết sau: - Phương pháp ghi thẻ song song. - Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp ghi sổ số dư. Ba phương pháp có điểm giống nhau là ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. Tuy nhiên điểm khác nhau giữa các phương pháp này là ở phòng kế toán: *) Đối với phương pháp ghi thẻ song song: Sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập-xuất cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Việc ghi chép vào sổ này dựa trên cơ sở các chứng từ nhập- xuất kho. Cuối tháng mở Bảng kê nhập-xuất-tồn (tổng hợp các sổ (thẻ) trên) theo trật tự loại, nhóm, thứ sau đó đối chiếu: + Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập –xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.  Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau: PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho Sæ kÕ to¸n chi tiÕt ThÎ kho B¶ng kª nhËp-xuÊt-tån Sæ kÕ to¸n tæng hîp Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng tháng Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều. Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư; việc nhập xuất diễn ra không thường xuyên. Tuy nhiên, trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Nhập, xuất diễn ra thường xuyên. *) Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển - Ở phòng kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển(mở cho cả năm) để phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Là sự kết hợp giữa sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu với bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn trong phương pháp trên. Việc đối chiếu số liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng. Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng - Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. - Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít. Không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít áp dụng trong thực tế. *) Phương pháp ghi sổ số dư: - Ở kho còn sử dụng thêm sổ số dư để ghi số tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu cột số lượng. + Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên sổ số dư nguyên vật liệu được sắp xếp thứ, nhóm,loại; sau mỗi nhóm, loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi chép. - Phòng kế toán: Mở bảng kê luỹ kế nhập và Bảng kê luỹ kế xuất. Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê này để cộng tổng số tiền theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào Bảng kê nhập- xuất- tồn. Đối chiếu số liệu trên Bảng kê nhập-xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng kê luỹ kế nhập Bảng kê luỹ kế xuất Bảng kê nhập-xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chép theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm nguyên vật liệu. + Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho. Công việc được dàn đều trong tháng. - Nhược điểm: Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ nguyên vật liệu, nên phải căn cứ vào thẻ kho thì mới có được số liệu về tình hình nhập, xuất tồn của từng thứ nguyên vật liệu. - Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, việc nhập-xuất diễn ra thường xuyên. Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 1.2.4- kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1.2.4.1- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.2.4.1.1-Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp đã trình bày ở phần trên. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụngTài khoản 152 - Nguyên vật liệu. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu TK 152 : -Bên Nợ : + Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ nguồn khác + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. - Bên Có : + Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, xuất bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. + Trị giá NVL được giảm giá, CKTM hoặc trả lại người bán. + Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Dư Nợ : + Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho Tài khoản 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm: TK 1521- Nguyên vật liệu chính TK 1522- Vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1525- Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528- Vật liệu khác. Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3, cấp 4… tới từng nhóm, thứ nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp.Và trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ. Kết cấu TK 151: -Bên Nợ: + Giá trị nguyên vật liệu đang đi đường. Bên Có: + Giá trị nguyên vật liệu đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng. Dư Nợ: + Giá trị nguyên vật liệu đi đường chưa về nhập kho.- Tài khoản 331- Phải trả người bán. TK này dùng để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, lao vụ theo hợp đồng đã ký kết. Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm nguyên vật liệu còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác: TK 111, TK 112, TK141, TK 411, TK 621, TK 627, TK 641… 1.2.4.1.2- Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được biểu diễn dưới sơ đồ sau (Sơ đồ: 1.3) 1.2.4.2- Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế của NVL nhập, xuất kho hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản “mua hàng”. Việc xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Số lượng hàng xuất kho = Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ - Số lượng hàng tồn cuối kỳ 1.2.4.2.1- Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng TK 152, nhưng tài khoản này không phản ánh tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ, tồn kho đầu kỳ. Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611- Mua hàng. TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tăng, giảm trong kỳ. Kết cấu TK 611: Bên Nợ: + Kết chuyển trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư nhập trong kỳ Bên có: + Kết chuyển trị giá vật tư tồn cuối kỳ + Kết chuyển trị giá vật tư xuất trong kỳ Tài khoản 611 không có số dư, được mở chi tiết theo hai tài khoản cấp 2: - TK 6111- Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ - TK 6112- Mua hàng hoá. Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác giống như phương pháp kê khai thường xuyên: TK 111, 128, 222, 621, 641, 642, 331… 1.2.4.2.2- Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ được biểu diễn khái quát bằng sơ đồ sau(Sơ đồ 1.4) 1.2.5 Các hình thức sổ kế toán: Việc sử dụng các sổ kế toán, quy trình ghi chép sổ kế toán nguyên vật liệu còn tùy thuộc vào doanh nghiệp áp dụng Hình thức kế toán nào. Theo QĐ15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 có năm hình thức kế toán và các sổ kế toán nguyên vật liệu được áp dụng trong các hình thức được trình bày như sau: Hình thức Nhật ký- sổ cái + Nhật ký - sổ cái (Mẫu S01 - DN) Hình thức Nhật ký chung + Sổ cái (Mẫu số S03b -DN) Hình thức Chứng từ ghi sổ + Sổ cái (Mẫu số S02c2 - DN), (Mẫu số S02c1 - DN) Hình thức Nhật ký chứng từ + Nhật ký chứng từ số 6: Hàng mua đang đi đường(Mẫu số S04a6-DN) + Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ (TK 152, 153) (Mẫu số S 04b3-DN) + Bảng kê số 8: Nhập, xuất, tồn (TK 155, 156, 158) (Mẫu số S 04b8-DN) + Bảng kê số 9: Tính giá thành thực tế thành phẩm, hàng hoá, kho bảo thuế (TK 155, 156, 158) (Mẫu số S 04b9-DN) + Bảng kê số 10: Hàng gửi đi bán (TK 157) (Mẫu số S 04b10-DN) + Sổ cái (Mẫu số S 05 - DN) Ngoài các sổ của mỗi hình thức như trên thì còn có các sổ chung cho các hình thức như sau: + Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số S10 -DN) + Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số S11 -DN) + Thẻ kho (Mẫu số S12 - DN) + Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng (Mẫu số S22-DN) 1.3 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Để tổ chức kế toán nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Tổ chức mã hoá đối tượng cần quản lý, mà cụ thể ở đây là nguyên vật liệu giúp cho việc nhận thông tin về các nghiệp vụ nhập xuất không bị nhầm lẫn, nhất là trong hệ thống xử lý tự động. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán nguyên vật liệu trên máy,bao gồm việc xác định, xây dung hệ thống danh mục chứng từ trên máy và tổ chức luân chuyển, xử lý, lưu trữ, bảo quản chứng từ. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán bằng cách quy định danh mục tài khoản trên máy chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành các tìa khoản cấp 2,3 …Sao cho phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã áp dụng. Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán tương ứng với hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin thích hợp nhất với đặc điểm của Doanh Nghiệp. Tổ chức kiểm kê, kiểm nhận, đánh giá lại vật tư cũng như lựa chọn các phương pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập, xuất kho một cách hợp lý đảm bảo thuận tiện cho quá trình sản xuất kinh doanh cũng như quá trình quản lý của Doanh nghiệp. Trình bày và cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên cơ sở các sổ sách, báo cáo… 1.3.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng kế toán máy. + Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý: Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tựợng cần quản lý. Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không cần nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Nguyên tắc chung của việc mã hoá các đối tượng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán. Việc xác định các đối tượng cần mã hoá là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Thông thường trong công tác kế toán nguyên vật liệu, những đối tượng chủ yếu sau cần phải đuợc mã hoá: - Danh mục tài khoản(TK 152, 111, 331,621…) - Danh mục chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… - Danh mục vật tư, sản phẩm hàng hóa. - Danh mục khách hàng (Nhà cung cấp). - Danh mục kho ……………… + Khai báo, cài đặt: Sau khi đã mã hoá cho các đối tượng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này.Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hàng hoá ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính…Thông qua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc những đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tượng đó(Do đã ngầm định). + Chứng từ kế toán: Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm: Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy. Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ. Trình tự luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu với các bộ phận khác có liên quan như: Kế toán tổng hợp, kế toán chi phí và giá thành… Cuối cùng, chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán nguyên vật liệu để tiến hành nhập liệu. + Hệ thống tài khoản kế toán: Trong phần mềm kế toán thường cài đặt sẵn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành. Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4 theo các đối tượng quản lý đã được mã hoá chi tiết. + Trình tự kế toán: Khi nhập dữ liệu nhất thiết phảI chỉ ra danh điểm.Để tăng cường tính tự động hoá có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật liệu ở phần danh mục.Vật liệu có đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán vật liệu thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất vật liệu.Với vật liệu, khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản,lưu giữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu.Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện, nhất là khi doanh nghiệp tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song mà phòng và ở kho có máy tính nối mạng. Với các nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiêù loại vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho.Nếu phát sinh chi phí mua cần phân bổ chi phí cho từng vật liệu nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Đối với những nghiệp vụ xuất vật liệu thì chương trình phải tự động tính giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn của vật liệu xuất kho có thể được tính bằng một trong các phương pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước-xuất trước, nhập sau- xuất trước…Vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý hoặc các mục đích khác nhưng thông thường là cho sản xuất và giá trị vật liệu xuất kho để sản xuất cấu thành chi phí vật liệu. CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI ĐIỆN LỰC CẦU GIẤY-CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP HÀ NỘI 2.1- Đặc điểm tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty điện lực hà nội. 2.1.1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Điện lực Hà Nội Công ty Điện lực Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam- Bộ công nghiệp, có trụ sở đóng tại 69 Đinh Tiên Hoàng, Hoàn Kiếm- Hà Nội. Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể tóm lược một số nét cơ bản sau: Tổ chức tiền thân của Công ty Điện lực TP Hà Nội là Nhà máy đèn Bờ Hồ, do thực dân Pháp xây dựng năm 1892 sau khi xâm chiếm toàn bộ nước ta, với vốn đầu tư ban đầu là 3 triệu Frăng. Năm 1954 chính quyền cách mạng tiếp nhận nhà máy từ tay thực dân Pháp. Năm 1960 Nghị quyết Đại Hội Đảng lần thứ ba đã chỉ rõ: “… Để phát triển các nghành kinh tế khác thì cần phải phát triển điện lực trước một bước”. Vì vậy, trong kế hoạch 5 năm lần thứ nhất nhiều nhà máy nhiệt điện được xây dựng và đi vào sử dụng và song song với nó các trạm cao thế 110KV được đưa vào vận hành. Lúc này, Nhà máy đèn Bờ Hồ được đổi tên thành Sở quản lý và phân phối điện khu vực I. Sở được giao quản lý trạm 110KV Đông Anh và phần lớn đường dây 110KV. Tính đến cuối năm 1964 sản lượng điện thương phẩm đã đạt được 251,5 KWh (riêng khu vực Hà Nội là 82,5 triệu KWh) gấp 12 lần sơ với năm 1954. Đến năm1980 Sở quản lý và phân phối điện I được đổi tên thành Sở Điện lực Hà Nội. Năm 1980 Sở Điện lực Hà Nội được củng cố một bứơc về tổ chức sản xuấtm các trạm 110KV tách khỏi Sở để thành lập Sở truyền tải. Phân xưởng Diezel tách ra thành lập Nhà máy Diezel. Bộ phận đèn đường tách ra trở thành Xí nghiệp đèn công cộng trực thuộc Thành phố quản lý. Nhiệm vụ của Sở Điện lực Hà Nội lúc này là: - Quản lý vận hành lưới điện 35KV trở xuống. - Kinh doanh phân phối điện. - Làm chủ đầu tư các công trình phát triển lưới điện Từ năm 1984, lưới điện Hà Nội bắt đầu được cải tạo với quy mô lớn nhờ sự giúp đỡ của Liên Xô. Tuy nhiên, do nguồn điện còn nhiều khó khăn nên việc cấp điện cho Hà Nội vẫn không ổn định, chưa thoả mãn được nhu cầu sản xuất và kinh doanh của nhân dân Thủ đô. Cuối năm 1984, điện năng thương phẩm đạt 604,8 triệu KWh (khu vực Hà Nội 273,4 triệu KWh) tăng 26,8 lần so với nam 1954 và lưới điện đã phát triển tới 3.646,58km đường dây cao, hạ thế. Năm 1989, các tổ máy của Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình lần lượt đưa vào hoạt động, nguồn điện của Thủ đô dần được đảm bảo. Do việc cải tạo lưới điện theo sơ đồ của Liên Xô chỉ mới đề cập đến việc cải tạo l ưới điện trung thế nên lưới phân phối hạ thế còn nhiều nhược điểm : tổn thất cao, sự cố nhiều. Được sự đồng ý của Bộ Năng lượng, Sở Điện lực Hà Nội đã tiến hành cải tạo lưới điện hạ thế đảm bảo cho việc cấp điện ổn định, giảm tỷ lệ tổn thất. Từ năm 1991, được sự giúp đỡ của Chính Phủ Thuỵ Điển thông qua tổ chức SIDA, Sở Điện lực Hà Nội đã tiến hành triển khai 5 dự án theo chương trình cải tạo và nâng cấp lưới điện Hà Nội. Đến tháng 4-1995 Sở Điện lực Hà Nội được đổi tên thành Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội, Công ty Điện lực TP Hà Nội đã mở rộng ra 9 quận, huyện của thành phố và đã khắc phục mọi khó khăn để cung cấp điện năng đầy đủ, ổn định phục vụ cho sản xuất kinh doanh và đời sống các tầng lớp nhân dân trên toàn Thành phố Hà Nội. Năm 1997 để phục vụ cho công việc đổi mới và quy hoạch đô thị, công ty Điện lực TP Hà Nội thành lập mới thêm 2 Điện lực nội thành là Điện lực Thanh Xuân và Điện lực Tây Hồ. Và đến năm 2007 tiếp tục thành lập thêm hai điện lực mới nữa là Điện lực Hoàng Mai và Điện lực Long Biên để phục vụ tốt điện năng cho sinh hoạt và sản xuất. 2.1.2- Chức năng, nhiệm vụ hoạt động của Công ty. Công ty Điện lực Hà Nội có phạm vi hoạt động là khu vực Hà Nội và vùng phụ cận, bao gồm : 9 quận nội thành và 5 huyện ngoại thành. 2.1.2.1- Chức năng của Công ty: - Tổ chức kinh doanh và vận hành lưới điện. - Khảo sát điện và sửa chữa các thiết bị điện - Xây lắp điện - Sản xuất phụ kiện và thiết bị điện - Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị điện - Tổ chức và hoàn thiện hệ thống kinh doanh truyền tải và phân phối điện năng trên khu vực Hà Nội, thực hiện nghĩa vụ thu nộp tiền điện cho Tổng công ty và ngân sách Nhà nứơc. Thực hiện các dịch vụ liên quan đến nghành điện. 2.1.2.2- Nhiệm vụ của Công ty. Để thực hiện tốt các chức năng trên Công ty đã đề ra các nhiệm vụ cụ thể sau: - Tổ chức tốt công tác kế hoạch hoá: + Lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp và phát triển lưới điện trong địa bàn + Lập kế hoạch mua bán điện năng thương phẩm, kế hoạch cung ứng điện cho các thành phần kinh tế địa phương. - Quản lý chặt chẽ khách hàng điện năng thương phẩm - Tổ chức công tác cán bộ, lao động tiền lương và đào tạo. - Tổ chức tốt công tác quản lý lưới điện trong thành phố, giảm thiểu thất thoát. - Tổ chức tốt công tác phát triển điện nông thôn. - Phấn đấu giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành, đặc biệt là chi phí trong quản lý sản xuất, vận hành điện. - Thực hiện tốt nghĩa vụ đóng góp với ngân sách nhà nước. - Quản lý và vận hành các thiết bị truyền tải cao, trung và hạ áp, bảo đảm cung cấp điện đầy đủ ( lưới điện phủ khắp các ngõ phố trong nội thành và các khu vực phụ cận), ổn định (điện áp ổn định, ít dao động), liên tục (cung cấp 24/24 giờ) với chất lượng cao, thực hiện tốt kế hoạch hàng năm và kế hoạch 5 năm do ngành đề ra. - Xây dựng phương án quy hoạch và phát triển lưới điện cao, trung và hạ áp cho các thời kỳ. Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch bảo dưỡng các thiết bị điện nhằm ngày càng hoàn thiện lưới điện Hà Nội. 2.1.3- Đặc điểm hoạt động sản xuất- kinh doanh. Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội là một công ty hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam. Điện lực là một ngành sản xuất công nghiệp then chốt của nền kinh tế quốc dân, tất cả mọi ngành sản xuất đều cần có điện mói hoạt động được. Chính vì vậy, sản xuất điện phải đi trước các ngành kinh tế khác một bước; yêu cầu cung cấp điện đầy đủ, ổn định, liên tục và an toàn được đặt lên hàng đầu. sản phẩm điện có điểm đặc biệt là nó không mang hình thái hiện vật như sản phẩm của các ngành công nghiệp khác mà là sản phẩm dưới dạng năng lượng. Quy trình sản xuất vừa mang tính chất của ngành khai thác (thuỷ điện), vừa mang tính chất của ngành công nghiệp chế biến (từ than, dầu). Quy trình sản xuất từ thuỷ điện, nhiệt điện…có khác nhau nhưng đều cho một sản phẩm điện đồng nhất, không nhiều dạng sản phẩm như các ngành khác. Quy trình công nghệ kỹ thuật của doanh nghiệp Điện lực hoàn chỉnh bao gồm đầy đủ các khâu: Phát điện, truyền tải và phân phối điện, đây là một quá trình khép kín có tác động qua lại trực tiếp với nhau. Thời gian sản xuất ra điện, truyền tải điện (quá trình vận chuyển sản phẩm ) và tiêu dùng điện cùng xảy ra đồng thời. Ngành điện không có sản phẩm tồn kho, không có bán thành phẩm và sản phẩm dở dang cũng như không có trường hợp hàng đã bán bị trả lại (đối với sản phẩm điện) như các ngành sản xuất khác. Vì vậy, việc tiêu dùng điện có ảnh hưởng chặt chẽ đến sản xuất điện. Hơn nữa việc tiêu dùng điện cũng hoàn toàn phụ thuộc vào yếu tố kỹ thuật và tự trang bị, đầu tư của ngành điện, người sử dụng điện không làm chủ được sản phẩm mà mình đã mua và phụ thuộc vào sự điều hành sản xuất, truyền tải và phân phối điện của người bán. Việc sản xuất điện được giao cho các nhà máy điện đảm nhận. Sản phẩm của các nhà máy điện là sản lượng điện đã sản xuất ra trừ đi lượng điện dùng để sản xuất điện, sản lượng điện này gọi là điện thanh cái. Điện thanh cái = Tổng sản lượng điện do nhà máy điện sản xuất ra - sản lượng điện dùng để sản xuất điện ở nhà máy điện Điện do các nhà máy sản xuất ra, muốn đưa đến người sử dụng điện phải qua hệ thống truyền tải, phân phối điện. Chức năng này được giao cho các công ty truyền tải điện và công ty Điện lực đảm nhận trên địa dư từng thành phố, tỉnh thành. Hệ thống truyền tải điện gồm: cột, đường dây cao thế (từ 66KV đến 220KV và 500KV), hệ thống điện trung thế (từ 6KV đến 35KV), các trạm biến thế điện và mạng lưới điện hạ thế. Hệ thống truyền tải điện đi càng xa, càng mở rộng thì càng hao hụt nhiều ở đường dây và trạm biến áp. Sản lượng điện của hệ thống truyền tải phân phối là lượng điện thương phẩm tức là sản lượng điện truyền dẫn đến người sử dụng điện. Điện thương phẩm bằng điện thanh cái của các nhà máy phát điện đưa lên máy truyền tải trừ đi sản lượng điện hao hụt mất mát trên hệ thống truyền tải và phân phối (tổn thất điện). Điện thương phẩm = Điện thanh cái - tổn thất điện Quy trình sản xuất- truyền tải- phân phối điện: Phát điện Nhà máy SX điện Truyền tải điện qua đường dây và các trạm biến thế Phân phối điện các trạm biến áp Tiêu thụ điện Các DN, nhà máy và các hộ Ở các doanh nghiệp điện lực, bên cạnh mục tiêu là hiệu quả kinh doanh, thì mục tiêu phục vụ chính trị và phục vụ xã hội cũng được đặt lên hàng đầu. Thậm chí có những lúc mục tiêu phục vụ chính trị và phục vụ xã hội phải được đặt lên trên mục tiêu hiệu quả kinh doanh. Ví dụ: trong những ngày lễ, tết công ty phải huy động tối đa công suất các máy giám sát vận hành điện tự động, các máy phát điện tự động dự phòng... bảo đảm không để mất điện trong những ngày này để phục vụ tốt nhất nhu cầu sử dụng cho nhân dân. Bên cạnh đó, yếu tố an toàn và giảm tỷ lệ tổn thất điện năng cả về phía người sản xuất, người vận hành và người sử dụng cũng được các doanh nghiệp Điện lực đặc biệt chú ý. Phần trên là các đặc điểm chung trong sản xuất- kinh doanh của các doanh nghiệp Điện lực nằm trong cơ cấu của Tổng công ty Điện lực Việt Nam. Sau đây là đặc điểm riêng trong hoạt động sản xuất- kinh doanh của Công ty Điện lực Hà Nội. Công ty Điện lực Hà Nội có 14 điện lực thành viên (gồm 9 Điện lực nội thành và 5 Điện lực ngoại thành) đóng trên địa dư của 14 quận, huyện trong nội thành và ngoại thành của Thành phố. Các Điện lực thành viên được Công ty cấp vốn bằng tiền mặt và vật tư kinh doanh, được phân quyền quản lý hoạt động kinh doanh điện tại quận, huyện mình. Các Điện lực thành viên hạch toán phụ thuộc và phải thực hiện chế độ quản lý và hạch toán tài chính theo đúng quy chế phân cấp của Công ty. Quy trình kinh doanh mua bán điện của Công ty Điện lực HN có thể khái quát như sau: Tổng công ty sẽ dựa vào số điện mua đầu nguồn của Công ty ĐLHN để xác định doanh thu của công ty TTĐ1, còn Công ty ĐLHN sẽ dựa vào số điện mua đầu nguồn này để xác định chi phí mua điện của Tổng công ty(sau đó sẽ tập hợp vào giá thành điện thương phẩm). Đối với ngành điện, điện sản xuất ra đến đâu tiêu thụ hết đến đó, không thể có trường hợp điện do Công ty TTĐ1 truyền về trạm đầu nguồn thành phố HN là 3 triệu KWh trong 1 ngày đêm nhưng công ty ĐLHN chỉ mua 2 triệu KWh được do đó, điện truyền tải về bao nhiêu, công ty TTĐ1 được tính doanh thu và Công ty ĐLHN được xác định chi phí bấy nhiêu. Tuy nhiên, việc xác định thời điểm điện truyền vào trạm đường dây đầu nguồn thành phố HN để tính doanh thu của công ty TTĐ1 và tính chi phí mua điện của công ty ĐLHN chỉ mang tính lý thuyết vì trên thực tế thời điểm này diễn ra rất nhanh và xảy ra liên tục (do dòng điện truyền liên tục, không thể tính doanh thu và chi phí theo từng giây một), kế toán chỉ có thể xác định một cách tương đối 1 lần đối với doanh thu và chi phí mua điện theo tháng, quí , năm nhằm tạo thuận lợi cho công tác kế toán. Đây cũng chính là một đặc thù của Công ty ĐLHN bởi tất cả các khâu từ sản xuất đến phân phối tiêu dùng điện là một dây chuyền khép kín toàn ngành. 2.1.4- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Xuất phát từ tình hình và nhiệm vụ mà cấp trên giao, việc tổ chức xây dựng bộ máy quản lý của công ty phải vừa phù hợp với đặc điểm của ngành nghề sản xuất kinh doanh vừa đáp ứng được nhu cầu về mặt nhân lực và chất lượng sản xuất kinh doanh của đơn vị Công ty tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu công ty là Giám độc, Giám đốc công ty là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của toàn công ty trước cơ quan cấp trên và trước pháp luật. Giúp việc cho Giám đốc là 3 phó giám đốc: một phó giám đốc kinh doanh, một phó giám đốc kỹ thuật và một phó giám đốc phụ trách đầu tư xây dựng. Ngoài việc uỷ quyền cho các phó giám đốc, giám đốc công ty còn trực tiếp chỉ đạo thông qua các trưởng phòng. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu của quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự lãnh đạo và giúp việc cho Ban giám đốc, đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được liên tụ. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban được quy định như sau: + Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp giám đốc trong quản lý, chỉ đạo công tác quản trị, văn phòng, văn thư...và một số công việc khác được giao. Tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện. +Phòng Kế hoạch: Có nhiệm vụ tham mưu,đề xuất giúp Giám đốc công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác quản trị kế hoạch: kế hoạch chiến lược, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn… + Phòng Tổ chức lao động: Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ, công tác tổ chức sản xuất, công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực, công tác lao động tiền lương... + Phòng Kỹ thuật: Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đóc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác quản lý kỹ thuật ở các khâu quy hoạch, xây dựng, vận hành, sửa chữa, cải tạo lưới điện... +Phòng Tài chính kế toán. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kinh tế, công tác phân tích hoạt động kinh tế và nhiệm vụ bảo toàn và phát triển vốn, công tác thống kê thông tin kinh tế... Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản, nguồn vốn; phân tích kết quả hoạt động SXKD của Công ty. Lập đầy đủ, gửi đúng hạn các báo cáo quyết toán tài chính của khối SXKD, xây dựng cơ bản và hợp nhất toàn Công ty theo đúng quy định. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc... + Phòng Vật tư: Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác mua sắm, quản lý, theo dõi, cấp phát vật tư thiết bị và một số công việc khác được giao, thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện. + Phòng Bảo vệ quân sự: Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác tổ chức hoạt động bảo vệ, quân sự... + Phòng Quản lý đầu tư xây dựng. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác quản lý đầu tư xây dựng và một số công việc khác được giao. + Phòng Kinh doanh bán điện. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác kinh doanh điện năng trong toàn Công ty theo quy định … + Phòng Kinh tế đối ngoại, xuất nhập khẩu. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo hoạt động kinh tế đối ngoại, hợp tác quốc tế, xuất nhập khẩu vật tư thiết bị theo phân cấp của Tổng công ty ; hoạt động nghiên cứu, phát triển thị trường... + Phòng Thanh tra : Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, tiếp dân... + Phòng Quản lý tiếp nhận lưới điện nông thôn. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác quản lý, tiếp nhận lưới điện nông thôn của Công ty ... + Phòng Bảo hộ lao động. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác an toàn lao động, công tác bảo hộ lao động, phòng chống bão lụt.. + Phòng Quản lý đấu thầu. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác đấu thầu trong toàn Công ty... + Phòng Thi đua tuyên truyền. Có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác thi đua tuyên truyền của Công ty … Do tính chất đặc thù kinh doanh của ngành điện là quản lý lưới điện theo khu vực, nên Công ty đã phân cấp cho 14 Điện lực nội, ngoại thành và các xưởng, đội trực tiếp hoạt động quản lý, kinh doanh bán điện và giải quyết các sự cố trên lưới điện: 14 Điện lực bao gồm: + 9 Điện lực nội thành: Ba Đình, Hoàn Kiếm, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Thanh Xuân, Tây Hồ, Cầu Giấy, Hoàng Mai, Long Biên. + 5 Điện lực ngoại thành: Từ Liêm, Gia Lâm, Đông Anh, Thanh Trì, Sóc Sơn. Các Điện lực được phân cấp quản lý và vận hành lưới điện kinh doanh bán điện thuộc địa phận từng quận, huyện. Điện lực là nơi trực tiếp nhận và giải quyết các nhu cầu xin cấp điện của khách hàng, có nhiệm vụ tổ chức quản lý tốt công tác vận hành lưới điện sửa chữa, thực hiện tốt việc cấp điện liên tục, an toàn, đảm bảo chất lượng. + Đội quản lý đường dây cao thế: giải quyết nhanh các sự cố trên lưới cao thế, tổ chức đại tu, sửa chữa lưới điện phục vụ yêu cầu sản xuất chung. + Đội quản lý cáp ngầm: Quản lý, vận hành, sửa chữa lưới điện ngầm. + Đội thí nghiệm: Có chức năng thí nghiệm, chạy thử, kiểm tra tiêu chuẩn các thiết bị điện trước khi đưa vào vận hành. + Đội đại tu: Có nhiệm vụ quản lý, vận hành, sửa chữa, duy trì, bảo dưỡng các trạm biến áp 110KV cung cấp cho thành phố. + Trung tâm điều độ thông tin: có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động truyền tải điện trên lưới, đảm bảo thông tin cho việc vận hành lưới điện được chính xác an toàn và hiệu quả. + Xí nghiệp quản lý lưới điện 110KV: quản lý và vận hành lưới điện 110KV tại các trạm đầu nguồn khu vực Hà Nội. + Xưởng công tơ: có nhiệm vụ sửa chữa, đảm bảo độ chính xác của công tơ điện và các thiết bị đo điện trước khi đưa vào sử dụng. + Ban quản lý dự án lưới điện Hà Nội: là ban quản lý chuyên trách nghiên cứu và triển khai dự án cải tạo và phát triển lưới điện Hà Nội. Ngoài ra, để đảm bảo công tác kinh doanh bán điện, cung ứng điện liên tục, xử lý kịp thời các sự cố, hàng năm Công ty còn phải cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lưới điện và phục vụ các nhu cầu sử dụng điện khác của khách hàng như: xây dựng các trạm biến thế, lắp đặt các hệ thống đường dây điện... Các hoạt động kinh doanh phụ này đều được các Điện lực, các xưởng, đội của Công ty đảm nhiệm. Nhìn chung, Công ty đã xây dựng được một bộ máy quản lý chặt chẽ hiệu lực chỉ huy mạnh mẽ, kịp thời. Đồng thời, thủ trưởng đơn vị lại được khối lượng các phòng ban gánh vác bớt những phần việc mang tính chất chuyên môn sâu và đặc thù. Chính vì vậy, mà trong những năm qua Công ty đã bước vào kinh doanh một cách ổn định, hiệu quả góp phần phát triển kinh tế trên địa bàn Thủ đô. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được khái quát như sau 2.1.5. Đặc điểm hộ máy kế toán ở Công ty. 2.1.5.1. Sơ đồ bộ máy kế toán. Công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán *) Nội dung : Ở đơn vị chính có phòng kế toán trung tâm và ở các đơn vị phụ thuộc có phân cấp quản lý kinh tế tài chính cũng có tổ chức bộ máy kế toán riêng. - Ở phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ : + Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị chính. + Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị thành viên. + Lập kế hoạch giao các chỉ tiêu tài chính cho các đơn vị trực thuộc Công ty. + Thu nhận, kiểm tra các Báo cáo kế toán của đơn vị phụ thuộc và lập Báo cáo kế toán chung toàn đơn vị. - Ở các đơn vị kế toán phụ thuộc : + Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập và gửi báo cáo kế toán về phòng kế toán trung tâm. *) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ 2.3 Kế toán trưởng Phó phòng TCKT Phó phòng TCKT Việc áp dụng hình thức kế toán này là xuất phát từ lĩnh vực hoạt động của đơn vị (kinh doanh điện năng và vận hành lưới điện , xây lắp điện…) và xuất phát từ quy mô cũng như phạm vi hoạt động của Công ty (quy mô hoạt động lớn và phạm vi hoạt động rộng phân khắp thành phố Hà Nội), mức độ phân cấp quản lý, trình độ trang bị kỹ thuật tương đối tốt cho công tác kế toán. Vì vậy, mà nó đã phát huy được ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất công tác kế toán của Công ty, dễ phân công công việc kế toán lại vừa giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán được cụ thể hơn, tạo điều kiện tăng cường hạch toán kinh doanh trong nội bộ các đơn vị phụ thuộc. Tuy nhiên, bên cạnh đó một điều khó tránh khỏi đó là bộ máy nhân viên kế toán sẽ tương đối nhiều. Hiện nay, phòng kế toán có 24 người phụ trách chung là một kế toán trưởng và có thêm 3 phó phòng kế toán, và 20 nhân viên kế toán. Trong đó : + Kế toán trưởng : Là người đứng đầu phòng tài chính kế toán, có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, thực hiện công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán và thống kê của Công ty ; chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả công việc của Phòng được giao; tổ chức bộ máy kế toán. KTT có quyền tham gia với các bộ phận liên quan lập quyết toán tài chính cho các công trình được duyệt…. + Phó phòng tài chính kế toán : Tham mưu giúp việc cho KTT kiểm tra hoạt động tài chính, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các chứng từ, ghi chép sổ sách, báo cáo kế toán đo các KTV thực hiện của các đơn vị trực thuộc. + Kế toán tiền gửi ngân hàng : Ghi chép các khoản thu, chi liên quan đến TGNH. Cuối tháng đối chiếu số dư tài khoản TGNH với bảng sao kê do NH gửi ; lập báo cáo chi tiết tài khoản TGNH nộp cho kế toán tổng hợp. + Kế toán tiền mặt : Theo dõi các khoản thu chi liên quan đến tiền mặt, xác định và lập bảng kê khai nộp thuế. + Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ : tính lương và theo dõi việc thanh toán lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc về thu nhập của CBCNV… + Kế toán vật tư : / Kế toán tổng hợp vật tư, hàng hoá : Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý hạch toán vật tư hàng hoá cho kế toán chi tiết vật tư. Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của từng mặt hàng cả về giá trị và hiện vật … / Kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá : Hàng ngày ghi giá vật tư nhập, xuất luân chuyển nội bộ trong Công ty vào chứng từ nhập xuất, và nhập phiếu nhập xuất từ thẻ kho và nhập chứng từ vào máy… + Kế toán TSCĐ : Hạch toán tình hình tăng, giảm TSCĐ ; mọi tình hình biến động về tài sản đều được theo dõi trên thẻ TSCĐ. Xác định đúng đối tượng phân bổ, mức trích khấu hao TSCĐ. Cuối tháng lập bảng phân bổ khấu hao, báo cáo tăng giảm TSCĐ, bảng tổng hợp nguyên giá và toàn bộ hao mòn…. + Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành : Theo dõi sổ kế toán tổng hợp. Phụ trách khâu tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất. Cuối kỳ hạch toán lập báo cáo tài chính thông qua sự chỉ đạo của Kế toán trưởng và trình Giám đốc phê duyệt. + Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ : tập hợp chi phí SCL, theo dõi việc thanh quyết toán các công trình SCL tại các đơn vị trực thuộc. + Kế toán thuế và các khoản phải nộp Ngân sách : tính thuế được khấu trừ và thuế phải nộp, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. + Kế toán công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi, xác nhận các khoản tạm ứng nội bộ và công nợ với khách hàng. Cuối tháng lập bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản tạm ứng với bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản thanh toán với nhà cung cấp. + Kế toán vốn và các quỹ : kiểm tra cấp phát vốn đầu tư xây dựng và thẩm tra quyết toán vốn. + Thủ quỹ : Quản lý tiền mặt tại Công ty. Trên cơ sở chứng từ thu chi, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thanh toán và vào sổ quỹ. Cuối ngày đối chiếu sổ tồn quỹ thực tế với kế toán tiền mặt. Mỗi kế toán thực hiện từng phần việc cụ thể dưới sự phân công của kế toán trưởng. Trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau với tất cả các phòng ban, bộ phận sản xuất kinh doanh trong Công ty. Cũng như có những quyền hạn và chịu trách nhiệm riêng về phần việc của mình từ đó mà nâng cao trách nhiệm của mỗi người. Thể hiện công tác quản trị người dùng trong công tác kế toán của Phòng là khá tốt. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán  Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của TCT Điện lực Việt Nam thiết kế trên cơ sở Quyết định 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các quyết định, thông tư bổ sung khác. Ngoài ra do đặc thù kinh doanh ngành điện, Công ty còn sử dụng một số tài khoản của Tổng công ty mở thêm và các tài khoản do chính Công ty mở thêm (các tài khoản này TCT Điện lực Việt Nam và Công ty Điện lực Hà Nội đã đăng ký với Bộ tài chính và đã được chấp nhận) : VD : Tài khoản TCT mở thêm được sử dụng tại Công ty Điện lực Hà Nội TK 1362 " Vãng lai giữa TCT với các đơn vị trực thuộc TCT " TK 13621 " Tiền mua điện " TK 13622 "Các quỹ" TK 13623 : "Vốn khấu hao TSCĐ" TK 13624 : "Vay dài hạn dùng cho XDCB" ……………………… TK 3362 : "Vãng lai giữa TCT với các đơn vị trực thuộc TCT" TK 33621 : "Tiền mua điện" TK 33622 : "Các quỹ" TK 33623 : "Vốn khấu hao TSCĐ" TK 33626 : "Thuế GTGT được khấu trừ" ……………………….. Tài khoản Công ty mở thêm : TK 1363 : "Vãng lai trong nội bộ Công ty" TK 1364: "Vãng lai trong nội bộ đơn vị cơ sở" TK 3363 : "Vãng lai trong nội bộ công ty" TK 3364 : "Vãng lai trong nội bộ đơn vị cơ sở" ………………………….. Việc lựa chọn những tài khoản hợp lý sẽ xử lý và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của Công ty. Hơn nữa Công ty áp dụng kế toán trên máy nên quy định được chi tiết nhiều hơn, theo đó có thể quản lý chặt chẽ hơn các đối tượng kinh tế tài chính. 2.1.5.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Đặc trưng của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó máy tự động chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. 2.1.5.3 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty : Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty được khái quát như sau: Hầu hết các sổ kế toán đều được ghi hàng ngày vì khi các chứng từ được nhập vào thì máy sẽ tự động vào các sổ kế toán liên quan. Hệ thống sổ sách , bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán được thiết lập trên máy về cơ bản đều dựa trên những mẫu sổ đã được quy định sẵn. Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, cũng như trong điều kiện lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty là phù hợp. Dễ dàng cho việc lập trình mà vẫn phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phòng Tài chính kế toán Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng ACS Solfware thiết kế riêng cho Công ty Điện lực Hà Nội. Gần như toàn bộ công việc ghi sổ, tổng hợp và lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tự động trên máy. 19/04/2007 Việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán đã làm giảm hẳn khối lượng công việc như : ghi sổ kế toán, kết chuyển tính giá thành ; rút ngắn thời gian tổng hợp và lập các báo cáo kế toán. Cho phép tìm kiếm số liệu kế toán đa dạng, nhanh chóng, chính xác và cần thiết với tốc độ nhanh cho các đối tượng sử dụng thông tin đặc biệt là công việc quản trị doanh nghiệp và phân tích tài chính. Nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Tuy nhiên máy tính và phương tiện kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp kế toán viên trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là cần thiết xong không thể thay thế hoàn toàn con người. Sử dụng và điều khiển máy tính vẫn là con người, những nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ. Họ vẫn phải thực hiện được các công việc sau : Phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc. Nhập dữ vào chứng từ trên máy vẫn phải dựa trên các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Các kế toán viên chỉ phải nhập số liệu và định khoản một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối với các tài khoản chi tiết ở bậc sau cùng (sổ chi tiết), sau đó máy sẽ tự động cập nhật nghiệp vụ đó vào các tài khoản cấp cao hơn và vào tài khoản tổng hợp (sổ cái). Còn kế toán tổng hợp sẽ cập nhật trực tiếp trên tài khoản tổng hợp (sổ cái) ở phần dành riêng cho kế toán tổng hợp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp lệnh cho máy tổng hợp số liệu và đối chiếu với các phần hành kế toán. Kế toán phải phân tích số liệu trên các sổ, các báo cáo kế toán để có thể đưa ra các quyết định phù hợp. VD : Nhận được phiếu nhập kho ngày 8/12/2007 nhập kho công tơ 1 pha 220V 10-40A, số lượng 440 cái, đơn giá nhập: 105.000đ/cái; thuế suất T.GTGT 5% chưa trả tiền người bán là công ty Thiết bị đo điện. Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi vào TK Nợ là TK 15231F6 Công tơ kho 6, TK Có là TK 33111, TK phản ánh thuế GTGT được khấu trừ là TK 13311. Kế toán nguyên vật liệu chỉ cần nhập số lượng, đơn giá và % thuế suất sau đó máy sẽ tự động tính ra tổng số tiền thanh toán là 48.510.000đvà số thuế GTGT được khấu trừ là 2.310.000đ. Sau khi cập nhật trên TK 15231F6, máy sẽ tự động cập nhật lần lượt vào các TK cấp cao hơn TK 15231-Công tơ, rồi đến TK 1523-Phụ tùng và cuối cùng đến TK 152-nguyên vật liệu. Cuối kỳ, sổ cái TK152 sẽ được dùng để đối chiếu với các bảng kê nhập-xuất-tồn và các sổ chi tiết. Tuy thực hiện kế toán trên máy nhưng các số liệu đều phải được in ra sổ sách hàng tháng. Những sổ sách này phải có đầy đủ chữ ký của kế toán phần hành, được Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xem xét, ký duyệt. Hiện nay, để phục vụ nhu cầu quản lý Công ty quy định cho các đơn vị thành viên đều phải mở sổ, ghi chép, quản lý, lưu giữ và bảo quản đúng chế độ 2.2- Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Điện lực TP Hà Nội. 2.2.1- Các đối tượng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong công ty có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Để tăng cường tính tự động hoá của chương trình và làm giảm bớt sự cồng kềnh của hệ thống tài khoản. Các loại đối tượng được phân biệt với nhau bởi mã đối tượng. - Vật tư - Kho - Nguồn cung cấp. *) Xây dựng danh mục nguyên vật liệu : Các loại nguyên vật liệu có một vài đặc điểm giống nhau thì được nhóm lại với nhau và chúng có những đặc điểm riêng để phân biệt với các nhóm nguyên vật liệu khác. Loại nguyên vật liệu được dùng để đặc trưng cho các đối tượng có cùng bản chất. Các loại nguyên vật liệu được phân biệt với nhau bởi mã loại đối tượng. Nguyên vật liệu của công ty có nhiều chủng loại đa dạng. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là để quản l ý và hạch toán tốt nguyên vật liệu, Công ty đã xây dựng được hệ thống danh mục nguyên vật liệu chi tiết đến từng danh điểm. Việc xây dựng căn cứ vào từng nhóm vật tư + Loại 1 : Nhiên liệu, khí, hoá chất : xăng , dầu + Loại 2 : Kim khí + Loại 3 : Vật liệu điện tử bán dẫn + Loại 4 : Vật liệu khác + Loại 5: Phụ tùng Căn cứ vào danh mục vật tư đã được xây dựng, bộ mã vật tư của Công ty cũng được chia làm các loại vật tư tương ứng: Mã vật tư Tên vật tư ĐVT 51612101 ác quy 12V 100A Cái 00011264 MBA 1000KVA 22/6/04(ABB) Cái 00012 Thiết bị báo tín hiệu trung tâm MBA Cái 00016 Máy hiện sóng mã hiệu CS5455-Nhật Bộ 00018 Hợp bộ đo lường 1 pha A-V-W Bộ 00001 Giá đỡ cáp Cái 000017 Máy ép cốt thủy lực cần tay 10 hãm ép Cái 87305400 Công tơ 1 FA 220V 10-40A ………… Mỗi loại vật tư lại có tính chất khác nhau, đơn vị tính khác nhau do đó, để quản lý tốt Công ty đã sử dụng nhiều kho, mỗi kho được sử dụng để quản lý một nhóm nguyên vật liệu có tính chất giống nhau. Để quản lý tốt các kho cũng được tiến hành mã hoá theo mã kho. Các kho được mã hoá theo các số tự nhiên từ 1 đến 9, và theo chữ cái in hoa từ A, B…đến Q. Trên cơ sở danh mục vật tư được xây dựng và gắn với mã kho quản lý công ty xây dựng được danh mục tài khoản kế toán như sau: mã đối tượng và mã loại đối tượng được đưa thêm vào phía sau mã tài khoản để mở rộng phạm vi và tính năng động của hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp (trích bảng kê tài khoản). Bảng kê tài khoản Mã TK Tên tài khoản 1521 Nhiên liệu 15218 Nhiên liệu khác 15218F0 Nhiên liệu kho 0 15218F1 Nhiên liệu kho 1 ……….. 1525 Phế liệu 1525F7 Phế liệu kho 7 ….. Ngoài ra để thuận tiện cho việc nhập liệu, chương trình kế toán còn tiến hành mã hoá các đơn vị, công trình sử dụng vật tư cũng như mã hóa lý do nhập xuất. Việc khai báo các mã vật tư, công trình… được tiến hành vào một lần đầu tiên khi bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm hoặc khi có một loại nguyên vật liệu mới phát sinh mà chưa có sẵn trong danh mục, thì kế toán lại tiến hành khai báo bổ sung thêm vào hệ thống danh mục đó. Tóm lại: mã hoá các đối tượng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động; cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hoá giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang thuộc tính chung, do đó tìm kiếm thông tin nhanh chóng. 2.2.2- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế tại Công ty Điện lực Hà Nội. 2.2.2.1- Phân loại nguyên vật liệu ở Công ty Điện lực Hà Nội. Do hoạt động kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh và vận hành lưới điện, lắp đặt và sửa chữa các thiết bị điện…. Vì vậy, không giống các doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng mang những đặc thù riêng. Nguyên vật liệu của Công ty gồm nhiều chủng loại khác nhau, có quy cách kích cỡ và đơn vị tính khác nhau nên được phân thành những loại khác nhau. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, bao gồm các loại sau: - Nguyên vật liệu phụ: cáp các loại, cột điện, hòm công tơ, hộp đầu cáp, cầu dao, cầu chì… - Nhiên liệu: Xăng, dầu chạy phương tiện vận tải phục vụ công trình, phòng ban, xưởng đội. Dầu để phục vụ thay dầu máy biến áp - Phụ tùng thay thế: công tơ điện, áp tô mát, cầu đo… - Phế liệu thu hồi : các loại dây cũ, hòm công tơ cũ, xà sắt… Việc phân loại nguyên vật liệu trên nhằm tổ chức tốt việc bảo quản nguyên vật liệu. Đây cũng là tiền đề tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đảm bảo việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. 2.2.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu *) Nguyên tắc đánh giá áp dụng tại Công ty. Khi tiến hành đánh giá nguyên vật liệu Công ty đã tuân thủ các nguyên tắc như : nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán và nguyên tắc hoạt động liên tục. *) Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho : Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập : - Giá NVL mua ngoài bao gồm : giá mua trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) chí phí vận chuyển, bốc dỡ bảo quản (nếu có). VD: Ngày 8/12/2007 Công ty tiến hành mua 440 Cái Công tơ 1 pha 220V 10-40A của Công ty Thiết bị đo điện, và do công ty này vận chuyển đến tận kho Công ty với giá trên hoá đơn thuế GTGT là 105.000đ/cái, giá nguyên vật liệu nhập kho sẽ là 105.000đ/cái. + Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có hoá đơn, đơn vị tạm tính giá nhập kho theo hợp đồng mua NVL hoặc lấy giá mua vào cùng loại của kỳ trước, khi có giá chính thức sẽ điều chỉnh lại. Giá nguyên vật liệu gia công, chế biến. + Giá nguyên vật liệu tự gia công, chế biến bao gồm : giá nguyên vật liệu thực tế xuất đi gia công, chế biến và chi phí gia công chế biến. + Giá nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm : giá thực tế nguyên vật liệu xuất gia công, chế biến, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, chi phí thuê ngoài gia công, chế biến. - Nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê : Căn cứ vào quyết định của Hội đồng thanh xử lý kiểm kê tài sản về xử lý kết quả của kiểm kê xác định chất lượng và giá cả của số nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê. - Nguyên vật liệu xuất sử dụng còn thừa và nhập lại kho : + Nếu chất lượng của nguyên vật liệu xuất sử dụng còn thừa vẫn đảm bảo như chính phẩm thì sẽ lấy đơn giá khi xuất để tính giá nhập kho. + Nếu chất lượng không đảm bảo như chính phẩm thì phải lập biên bản để xác định chất lượng và giá trị nhập kho. - Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, viện trợ : Căn cứ vào giá thị trường trên thời báo hoặc đánh giá… *) Giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền tức thời để tính đơn giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này thì sau mỗi lần nhập kho nguyên vật liệu(hay trước mỗi lần xuất) việc tính giá sẽ được thực hiện theo công thức sau : ĐGBQ tức thời = Trị giá NVL tồn kho cuối ngày(hoặc cuối kỳ) trước chuyển sang + Trị giá NVL nhập kho đến thời điểm xuất kho Số lượng NVL tồn kho cuối ngày (hoặc cuối kỳ) trước chuyển sang + Tổng số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá NVL xuất kho = ĐGBQ tức thời X Số lượng NVL xuất kho Việc tính giá NVL xuất kho là tự động trên máy, kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất kho. Giá xuất sẽ được máy tự động tính ngay sau đó.(Việc xây dựng cài đặt trong chương trình kế toán được tiến hành ngay từ đầu khi sử dụng phần mềm). VD: Trong tháng 12 năm 2007 đối với công tơ 1 pha 220V 10-40A có tình hình nhập-xuất-tồn sau: + Tồn đầu kỳ: Số lượng 2438 Số tiền: 255.989.961 + Nhập kho ngày: 8/12/2007 SL : 440 cái ĐG: 105.000 ST: 46.200.000 9/12/2007 SL : 1152 cái ĐG: 105.000 ST: 120.960.000 + Xuất kho ngày 16/12/2007 SL : 300 cái sau khi nhập số lượng xuất kho máy sẽ tự động tính : ĐGBQ xuất kho = 255.989.961 + (46.200.000 + 120.960.000) = 105.000 2438 + (440 + 1152) Trị giá NVL xkho = 105.000 x 300 = 31.500.000đ - Trường hợp nhập xuất thẳng (thường là mua nguyên vật liệu đích danh cho một công trình nào đó) : Đơn vị vẫn phải làm thủ tục nhập xuất kho để tránh tình trạng sai sót và có giá đích danh cho nguyên vật liệu đó. - Trường hợp nguyên vật liệu chuyên dùng cho XDCB tính giá cho số nguyên vật liệu thực tế xuất kho là giá đích danh của nguyên vật liệu đó. 2.2.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, thứ vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu sử dụng ở Công ty đa dạng, phức tạp, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết nguyên vật liệu rất quan trọng và không thể thiếu được. 2.2.3.1- Thủ tục và chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu. 2.2.3.1.1- Nhập kho - Nội dung : NVL nhập kho dù có hoá đơn hay chưa có hóa đơn đều phải có giá nhập kho và lập thủ tục nhập kho ngay. Nghiêm cấm hiện tượng nhập khống và gửi nguyên vật liệu vào kho mà không làm thủ tục nhập kho kịp thời. Trường hợp đã có hoá đơn nhưng hàng chưa về thì cũng chưa được lập phiếu nhập kho. - Chứng từ gốc để làm căn cứ lập phiếu nhập kho là : Hợp đồng, hóa đơn, tờ khai nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu), biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu.Và biên bản thí nghiệm (nếu có : Máy biến áp, rơ le). - Trường hợp NVL nhập kho nhưng chưa có hoá đơn thì , căn cứ vào hợp đồng và các biên bản kiểm nghiệm, thí nghiệm (nếu có), phòng Vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho, giá ghi trên phiếu nhập kho được ghi theo giá hợp đồng. Phiếu nhập kho này được lưu riêng để theo dõi khi có hoá đơn chính thức sẽ được chuyển lại. Các phiếu nhập kho liên quan đến lô hàng này (nếu có) cũng được lưu riêng. - Nguyên vật liệu mua về nếu có chi phí vận chuyển, bốc dỡ thì phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. - Trường nguyên vật liệu nhập xuất thẳng : NVL mua về được chuyển ngay đến bộ phận sử dụng (thường mua đích danh cho một công trình nào đó) thì cũng phải làm đầy đủ thủ tục nhập xuất kho. Phụ trách bộ phận sử dụng phải cử người chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký vào các phiếu nhập xuất. Phiếu nhập xuất sau khi ký phải được chuyển cho thủ kho vào thẻ kho và luân chuyển chứng từ theo quy định. - Trường hợp NVL xuất dùng không hết sẽ được giải quyết như sau : + Cuối tháng, tại các bộ phận sử dụng nếu NVL còn thừa nhưng vẫn còn dùng vào công trình khác trong tháng sau thì không cần phải nộp lại kho, nhưng bộ phận sử dụng phải lập bảng kê chi tiết số NVL còn thừa cuối tháng và báo về phòng TCKT của Công ty. Nếu số NVL đó đã được hạch toán vào chi phí thì kế toán căn cứ vào bảng kê số NVL thừa để hạch toán giảm chi phí. + Cuối năm các bộ phận phải kiểm kê và báo cáo số lượng tồn ở bộ phận đó về Công ty và làm thủ tục nhập kho (vẫn để tại bộ phận sử dụng) + Đối với NVL thừa vào ngày cuối tháng nhưng không có nhu cầu sử dụng cho tháng sau, bộ phận sử dụng phải mang NVL về nhập kho và làm thủ tục nhập kho theo quy định. Khi nhập hoàn trả về kho phải xem xét chất lượng và khả năng sử dụng : Nếu được như chính phẩm thì nhập trả về kho đã xuất NVL đó theo giá xuất cũ bằng giá nhập thừa, cụ thể phiếu xuất kho nào, công trình nào. Nếu NVL không còn như chính phẩm thì Công ty phải tổ chức đánh giá lại, xác định nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý theo quy định. - Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL thừa thì phải có biên bản xác nhận của Hội đồng kiểm kê và quyết định xử lý kiểm kê của cấp có thẩm quyền. + Căn cứ biên bản xác nhận của hội đồng kiểm kê, phòng vật tư lập phiếu nhập kho, phòng TCKT hạch toán tăng giá trị kho số nguyên vật liệu thừa. + Khi có quyết định xử lý kiểm kê NVL thừa của cấp có thẩm quyền, phòng TCKT hạch toán theo quyết định. *) Trình tự luân chuyển chứng từ : Định kỳ các bộ phận trong đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng NVL. Khi lập kế hoạch đơn vị phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêu hao NVL để tính toán nhu cầu sử dụng và dự trữ NVL trong kỳ. Và cuối năm trình cho phòng kế hoạch của Công ty tập hợp lại, dà soát chỉnh duyệt kế hoạch (có Giám đốc ký). Sau đó, chuyển sang phòng vật tư. Đối với trường hợp các đơn vị cần sử dụng vật tư cho các sự cố và vận hành đột xuất mà không có trong kế hoạch đã trình thì có thể làm tờ trình xin cấp vật tư thiết bị cũng có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, phòng kế hoạch, phòng vật tư, và đơn vị đề nghị. Căn cứ vào kế hoạch mua, phòng vật tư lập kế hoạch mua và tiến hành ký hợp đồng mua bán (hoặc giao cho phòng đấu thầu tiến hành đấu thầu), ký hợp đồng mua bán vật tư với đơn vị bán yêu cầu phải đảm bảo số lượng, chất lượng và đúng tiến độ. Sau đó căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn, gửi lên phòng tài chính kế toán đề nghị thanh toán tiền mua vật tư. Khi hàng về tiến hành kiểm tra hoá đơn bán hàng của người bán với hợp đồng kinh tế. Biểu số 02:Trích Hoá đơn giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KH/2007N Liên 2: Giao khách hàng Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số: 01208 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng Hà Nội Số tài khoản………….. Điện thoại:…………………..Mã số thuế ………….. Họ tên người mua hàng:………….. Đơn vị: Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Địa chỉ: Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội Số tài khoản……….. Hình thức thanh toán: Trả chậm…. Mã số thuế: 0100100657 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 01 Cotton NT 32/1- Cthô Kg 1539,1 38.182 58.765.916 Cộng tiền hàng: 58.765.916 Thuế suất 10%. Tiền thuế GTGT: 5.876.591,6 Tổng cộng tiền thanh toán: 64.642.507,6 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi bốn triệu, sáu trăm bốn hai nghìn, năm trăm linh bảy phẩy sáu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trước khi nhập vật tư phải tổ chức kiểm tra thông qua biên bản kiểm nghiệm về tính năng, chất lượng, kỹ thuật căn cứ vào hồ sơ dự thầu, mời thầu để đối chiếu kiểm tra chất lượng, thông qua biên bản kiểm nghiệm chất lượng của nhà sản xuất và biên bản thí nghiệm của đơn vị độc lập (nếu có). Nếu đảm bảo các yêu cầu trên thì phòng vật tư mới tiến hành lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Khi lập phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT, tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư hàng nhập kho, đơn vị tính, số lượng nhập theo chứng Phiếu nhập kho yêu cầu lập tối thiểu là 4 liên: 1 liên lưu phòng vật tư, 1 liên lưu đơn vị nhập, 1 liên lưu phòng tài chính kế toán, 1 liên lưu cuống. thủ tục nhập kho nguyên vật liệu VD: Trong kế hoạch vật tư quý IV năm 2007 của Công ty Điện lực Hà Nội kế hoạch này được lập từ cuối năm 2006 và lập cho cả năm 2007, căn cứ vào hệ số dự toán và tiến độ thực hiện kế hoạch, phòng vật tư lập kế hoạch mua NVL làm 2 bảng : 1 bảng để lưu lại phòng vật tư, 1 bảng lưu ở phòng TCKT. Phiếu nhập kho sau khi lập được chuyển đến thủ kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày tháng năm nhập và ký tên vào phiếu nhập, đồng thời thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho kế toán vật tư sẽ đối chiếu và ký xác nhận khi nhận phiếu nhập kho. Sau khi đã nhập vật tư, thủ kho chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phòng vật tư và phòng tài chính kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Biểu số 04: Trích Phiếu nhập kho Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 01 - VT Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số : 576 Nợ: …………. Có: ………… Họ tên người giao hàng: Công Ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Theo: hoá đơn số 01208 . Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Của: Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Nhập tại :kho NVL STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Cotton NT 32/1- Cthô 0103038 Kg 1539,1 38.182 58.765.916 Cộng 1539,1 58.765.916 Tổng số tiền bằng chữ: Năm mươi tám triệu, bảy trăm năm mươi sáu nghìn, chín trăm mười sáu đồng chẵn. Nhập, ngày 07 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.3.1.2- Xuất kho * Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. Hàng tháng, hoặc hàng quý căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện, các bộ phận trong nội bộ đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu. Kế hoạch này phải lập sát với thực tế và có trừ đi số nguyên vật liệu còn tồn đầu kỳ để trình thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Nếu được thì phòng vật tư làm thủ tục cấp phát cho các đơn vị sử dụng. Trường hợp xuất nguyên vật liệu để xử lý sự cố thì cũng phải được thủ trưởng đơn vị phê duyệt để giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố đơn vị phải làm thủ tục cho đúng với quy định. - Nguyên vật liệu xuất kho phải có thủ tục sau: + Tất cả nguyên vật liệu đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ. + Trường hợp cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót, nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tính, giá cả… thì trách nhiệm thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó phải điều chỉnh. + Nguyên vật liệu nhập kho theo đơn vị tính nào thì khi xuất kho phải bằng đơn vị tính đó. - Các bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phải làm giấy đề nghị gửi cho phòng vật tư. Nếu nguyên vật liệu nằm trong kế hoạch thì phải được thủ trưởng đơn vị xét duyệt. - Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn ngoài các thủ tục trên còn phải căn cứ vào tiền lượng dự đoán và tiến độ thực hiện để lập phiếu xuất kho. - Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu trong nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị thì thực hiện theo quy địn. - Trường hợp nhượng bán, cho vay ngoài thủ tục trên, giấy xin cấp nguyên vật liệu phải được thủ trưởng đơn vị ký duyệt. - Trường hợp nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê, căn cứ vào biên bản của hội đồng kiểm kê và ý kiến giải quyết của thủ trưởng đơn vị phòng vật tư và phòng tài chính kế toán xử lý theo quy đinh. * Trình tự luân chuyển chứng từ. - Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho sự cố), phòng vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT; tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư; mã số; ĐVT; số lượng; đơn giá; thành tiền; tài khoản hạch toán… Phiếu xuất kho cũng yêu cầu lập tối thiểu là 4 liên: 1 liên lưu ở phòng vật tư, 1 liên lưu ở đơn vị nhận vật tư, 1 liên lưu ở phòng tài chính kế toán, 1 liên lưu cuống. Thủ tục xuất kho được khái quát như sau : Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho giao vật tư hàng hoá cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ thủ kho giao phiếu cho phòng Vật tư và phòng Tài chính kế toán để ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo vật tư theo quy định. Kế toán vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận sau khi nhận phiếu xuất kho. Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ ở Công ty được tổ chức chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo quá trình nhập-xuất thuận lợi đúng quy định. Song mặc dù phòng Kế hoạch đã xây dựng được định mức sử dụng vật tư nhưng Công ty không sử dụng "Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức" mà khi có yêu cầu về vật tư lập phiếu cho xuất vật tư ngay. Việc quản lý như vậy có thể dẫn đến sử dụng lãng phí vật tư mà kế toán không kiểm soát được. Biểu số 06: Trích phiếu xuất kho Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 02 - VT Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Số :61 Nợ : …… Có : …… Đơn vị sử dụng: Nguyễn Thị Vân – D1 Lý do xuất: để sản xuất Kho xuất: Kho NVL STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Sợi Cotton NT32/1-Cthô 0103038 Kg 988,97 Cộng 988,97 Xuất, ngày 10 tháng 12 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.3.2- Phương pháp hạch toán chi tiết Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty được tiến hành đồng thời tại phòng kế toán và kho. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song rất phù hợp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán. *) Ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ loại nguyên vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép kiểm tra đối chiếu số liệu và được quản lý tốt hơn. Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất kho nguyên vật liệu thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn kho trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán. Mỗi thẻ kho được mở một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. *) Ở phòng kế toán : Khi nhận thẻ kho cùng phiếu nhập, phiếu xuất của thủ kho chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. Nhân viên của phòng kế toán tại kho tiến hành kiểm tra số nhập, xuất tồn. Sau đó tập hợp phiếu nhập, phiếu xuất phân loại phiếu nhập theo nguồn nhập, còn phiếu xuất theo từng công trình và nhập dữ liệu vào máy tính, ghi chép số liệu vào phiếu nhập kho và khai báo tài khoản chi tiết có bậc chi tiết sau cùng (bậc n) để máy vào sổ, sau đó máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu ở các tài khoản có bậc chi tiết trước nó (bậc n-1). Sau khi nhập cho từng chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra: + Bảng kê chi tiết nhập vật tư mua ngoài (Biểu 1): được mở chi tiết theo từng kho. Dùng để phản ánh tình hình nhập vật tư mua ngoài của các đơn vị khách hàng về cả chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền và tài khoản hạch toán Nợ, Có một cách chi tiết. + Sổ chi tiết đối chiếu nhập vật tư (Biểu 2) được mở chi tiết cho từng đơn vị cũng dùng để theo dõi tình hình nhập vật tư từ các nguồn khác nhau theo các đối tượng có liên quan. + Bảng tổng hợp nhập vật tư toàn Công ty (Biểu 3) được mở để theo dõi số tổng cộng của từng đơn vị đối với từng mã tài khoản chi tiết của vật tư. + Bảng kê chi tiết xuất vật tư (Biểu 4) được mở chi tiết theo từng kho để theo dõi tình hình xuất vật tư cho các đơn vị theo mục đích sử dụng cả chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền. Vì vậy, bảng kê chi tiết xuất vật tư của Công ty mở ra này có thể thay thế cho Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Là bảng dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (ghi Có TK 152, Nợ các tài khoản liên quan) + Sổ chi tiết đối chiếu xuất vật tư (Biểu 5) được mở chi tiết theo từng đơn vị để theo dõi tình hình xuất các loại vật tư về cả số lượng, đơn giá, thành tiền. + Bảng tổng hợp xuất vật tư toàn Công ty (Biểu 6) mở để theo dõi số tổng cộng của các loại vật tư xuất cho từng đơn vị sử dụng. + Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu (Biểu 7) được mở chi tiết theo từng tài khoản chi tiết. Để theo dõi tình hình nhập-xuất -tồn của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền. Như vậy : Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song trong điều kiện có rất nhiều loại nguyên vật liệu và sử dụng phần mềm kế toán là rất phù hợp. Qua đó ta có thể khái quát lại quá trình ghi chép kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty như sau (Sơ đồ 2.4) Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Thẻ, sổ chi tiết vật tư Kho dữ liệu tổng hợp Báo cáo nhập, xuất, tồn kho Báo cáo tổng hợp Thẻ kho Phòng kế toán và thủ kho thực hiện Máy tự động xử lý 2.2.4- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản kế toán sử dụng theo quy định của TCT Điện lực Việt Nam. Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty sử dụng một số tài khoản sau : - TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu TK 152 được mở các tài khoản cấp 2,3,4 sau : TK 1521 : Nhiên liệu TK 15218 Nhiên liệu khác được mở chi tiết cho từng kho(VD : TK 15218F0 mở chi tiết cho kho 0) TK 15222 : Vật liệu phụ (chi tiết cho từng kho) TK 1523 : Phụ tùng thay thế TK 15231 : Công tơ (chi tiết từng kho) TK 15238 : Phụ tùng khác (chi tiết từng kho) TK 1525 : Phế liệu(chi tiết từng kho) TK 1528 : Hàng Sida TK 15281 : Hàng Sida thông tin TK 15282 : Hàng Sida giá thấp TK 15283 : Hàng Sida giá cao TK 15284 : Hàng Sida dự án bàn thử công tơ TK 15285 : Hàng Sida viện trợ TK 15286 : Hàng Sida trong nước Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản như: TK 331 "phải trả người bán" được mã hoá chi tiết theo từng khách hàng. TK 3363 "Vãng lai trong nội bộ Công ty"… 2.2.4.1- Tổ chức kế toán nhập nguyên vật liệu * Quy trình nhập liệu : Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu nhập từ mua sắm mới, đối tác của Công ty có thể là các doanh nghiệp nhà nước, tư nhân trong và ngoài nước. Việc mua sắm chủ yếu được thực hiện theo quy chế đấu thầu. Ngoài ra Công ty còn có các nguồn nhập khác như nhập từ nguồn vốn vay ADB phục vụ cho dự án ADB, nhập từ xây dựng cơ bản phục vụ cho các công trình đầu tư xây dựng cơ bản. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ là các phiếu nhập kho kế toán tiến hành kiểm tra, xác nhận và nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ máy đã được mã hóa, cài đặt sẵn trong chương trình quản lý vật tư như sau : Để tiến hành nhập liệu vào máy kế toán vật tư vào phần nghiệp vụ trên giao diện màn hình rồi chọn : "Nhập vật tư" - Trường hợp nhập kho do mua sắm mới, thủ kho vào thẻ kho và chuyển cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán tập hợp phiếu, kiểm tra và tiến hành nhập dữ liệu vào máy. + Nếu là vật tư mới chưa có trong danh điểm vật tư thì kế toán phải tiến hành khai báo mới theo tuần tự mã kho, mã tài khoản, mã vật tư, tên vật tư. + Nếu là vật tư đã có sẵn trong danh điểm vật tư rồi thì kế toán chỉ cần thực hiện luôn việc nhập liệu trên chứng từ của máy. Cụ thể từ phiếu nhập kho số 05/1 ngày 8 tháng 12 năm 2007 kế toán vật tư nhập dữ liệu vào máy. Sau khi chọn " nhập mới" và nhấn "thêm" ở góc dưới bên trái màn hình để nhập số liệu của chứng từ mới vào máy. 08/12/2007 08/12/2007 Kế toán thực hiện tuần tự các bước sau : + Căn cứ vào số phiếu nhập kho ghi vào số chứng từ, và ngày tháng trên phiếu ghi vào ngày chứng từ. + Số ghi sổ, và ghi ngày tháng ghi sổ chính là ngày nhập chứng từ. + Người nhập : ghi tên người nhập vật tư + Địa chỉ : + Đơn vị :99 + Về khoản: diễn giải nhập mới vật tư của đơn vị nào + Lý do : ấn enter chọn mã lý do máy tự động hiện ra lý do nhập là gì + Kho: vào đúng mã kho trên phiếu máysẽ tự động hiện ra tên kho + Khai báo TK có: 33111 038 máy tự động ra tên đơn vị cung cấp vật tư. + Số hóa đơn, ngày hóa đơn, và thuế suất thuế GTGT được ghi đúng như trên hoá đơn GTGT. + Ô số lượng: điền vào đúng số lượng trên phiếu nhập + Ô đơn giá: điền đơn giá Máy sẽ tự động tính ra số tiền (kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu với số tiền trên phiếu nhập kho), và cũng tự động tính ra số thuế GTGT được khấu trừ, tổng tiền thanh toán. Sau khi nhập đủ dữ liệu thì kích chuột vào ô Lưu, máy sẽ lưu và truyền số liệu vào các sổ chi tiết, các bảng tổng hợp và sổ tổng hợp. - Trường hợp nhập vật tư thừa: các vật tư mới xuất ra công trình sử dụng không hết (nếu về nhập kho hoặc để lại bộ phận sử dụng) căn cứ vào phiếu báo số nguyên vật liệu còn thừa, phiếu nhập kho số 03/5 ngày 30/12/04 về việc nhập vật tư thừa của Điện lực Ba Đình kế toán ghi: Nợ TK 15222F2: 990.990 Có TK 336313F: 990.990 Quy trình nhập từ chứng từ gốc vào máy tương tự như phần nhập do mua ngoài 30/12/2007 30/12/2007 Trường hợp nguyên vật liệu thu hồi nhập kho: Các đơn vị quản lý vật tư thiết bị làm thủ tục nhập lại kho Công ty. Đối với những nguyên vật liệu còn có thể sử dụng được nếu có nhu cầu sử dụng thì các đơn vị làm đơn đề nghị được Giám đốc ký duyệt, phải làm thủ tục nhập xuất thẳng qua kho của Công ty và phải có biên bản đối chiếu vật tư thu hồi được phòng vật tư và phòng TCKT xác nhận về số lượng và giá trị nguyên vật liệu thu hồi. Cụ thể căn cứ vào phiếu nhập kho số 03/5 ngày 29/12/07 về nhập vật tư thu hồi từ ĐL Ba Đình: nhập 25 cáp ngầm M3*240, đơn giá 109.991 kế toán ghi Nợ TK1525F4: 2.749.775 Có TK1363231: 2.749.775 - Nhập vật tư từ xây dựng cơ bản: trong trường hợp vật tư của các công trình xây dựng cơ bản không dùng đến , mà một đơn vị bên sản xuất thiếu đang cần dùng đến thì đề nghị chuyển nhượng. Cụ thể: căn cứ vào phiếu nhập kho số 05/18 ngày 27/12/07 về nhập vật tư từ XDCB 19 công tơ 1 pha 10/40A- Thái lan, đơn giá 135.660 kê toán ghi Nợ TK 15231F6: 2.577.540 Có TK 33883: 2.577.540 Kế toán nhập liệu cũng tương tự như các phần trên. 27/12/2007 27/12/2007 2.2.4.2- Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu. - Quy trình tính giá vốn thực tế vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền tức thời để tính đơn giá xuất kho. Và đã cài đặt sẵn công thức tính trong máy. Vì vậy, mỗi lần xuất kho kế toán viên chỉ cần nhập số lượng xuất máy sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho cho từng lần xuất theo công thức sau : ĐGBQ tức thời = GTrị NVL tồn kho cuối ngày (hoặc cuối kỳ) trước chuyển sang + Tổng GTrị NVL mua vào đến thời điểm xuất kho Slượng NVL tồn kho cuối ngày(hoặc cuối kỳ) trước chuyển sang + Tổng số lượng NVL mua vào đến thời điểm xuất kh