Chuyên đề Tìm một số giải pháp chủ yếu góp phần nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty xây dựng 319

Lời nói đầu Trong một vài năm gần đây hoạt động đấu thầu xây lắp đối với các dự án có vốn đầu tư nước ngoài, các công trình trọng điểm của Nhà nước trong lĩnh vực xây dựng cơ sở hạ tầng, các công trình xây dựng với quy mô lớn trở nên sôi động hơn bao giờ hết. Cùng với quá trình đó, các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam đang từng bước tiếp cận dần với các hình thức kinh nghiệm mới, với thực tiễn về kỹ thuật kinh doanh quốc tế và nhiều vấn đề có liên quan đến hoạt động đấu thầu. Tuy nhiên, ở Việt Nam hoạt động đấu thầu còn là vấn đề mới mẻ chỉ tiến hành một vài năm trở lại đây và chưa hoàn chỉnh về nhiều mặt. Cùng với điều này, nhiều doanh nghiệp xây dựng cũng đang phải tự điều chỉnh tiến tới thích ứng hoàn toàn với phương thức cạnh tranh mới. Vì thế, hoạt động đấu thầu tại các doanh nghiệp này không tránh khỏi bất cập và gặp những khó khăn dẫn đến hiệu quả hoạt động đấu thầu xây lắp chưa cao, ảnh hưởng trực tiếp tới đời sống, việc làm của người lao động cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây lắp Công ty xây dựng 319 - Bộ quốc phòng cũng không tránh khỏi những khó khăn vướng mắc như trên. Qua thời gian thực tập tại Công ty xây dựng 319 kết hợp với những kiến thức đã học trên ghế nhà trường em mạnh dạn đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu đề tài “Một số giải pháp chủ yếu góp phần nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty xây dựng 319” với mong muốn góp phần giải quyết những khó khăn, vướng mắc trên. Về mặt kết cấu, ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề này được chia thành 3 chương chính sau: Chương I: Đặc điểm và vai trò của đấu thầu xây dựng trong nền kinh tế thị trường. Chương II: Phân tích tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Công ty xây dựng 319 Chương III: Một số giải pháp chủ yếu góp phần nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu tại Công ty xây dựng 319 Vì trình độ và thời gian có hạn, chuyên đề này khó có thể tránh được những thiếu sót em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô giáo cũng như các cán bộ Công ty xây dựng 319 để đề tài được hoàn thiện tốt hơn. Qua bài viết này cho phép em gửi lời cảm ơn tới các cô chú trong phòng KTKH - Công ty xây dựng 319 Bộ quốc phòng, và thầy giáo TS. Vũ Minh Trai - Khoa QTKDCN & XDCB - Trường ĐHKTQD đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu hoàn thành chuyên đề thực tập. Hà Nội, tháng 8 năm 2001 Sinh viên Đỗ Anh Tuấn Chương I Đặc điểm và vai trò của đấu thầu xây dựng trong nền kinh tế thị trường I. Những vấn đề cơ bản của đấu thầu xây dựng. 1. Khái niệm cơ bản. 1.1. Khái niệm đấu thầu nói chung. Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu. "Bên mời thầu" là chủ dự án, chủ đầu tư hoặc pháp nhân đại diện hợp pháp của chủ dự án, chủ đầu tư được giao trách nhiệm thực hiện công việc đấu thầu. "Nhà thầu" là tổ chức kinh tế có đủ tư cách pháp nhân tham gia đấu thầu. Trong trường hợp đấu thầu tuyển chọn tư vấn, nhà thầu có thể là cá nhân. Nhà thầu là nhà xây dựng trong đấu thầu xây lắp; là nhà cung cấp trong đấu thầu mua sắm hàng hoá; là nhà tư vấn trong đấu thầu tuyển chọn tư vấn; là nhà đầu tư trong đấu thầu lựa chọn đối tác đầu tư. Nhà thầu trong nước là nhà thầu có tư cách pháp nhân Việt Nam và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. 1.2. Khái niệm về đấu thầu xây dựng. a. Khái niệm: Đấu thầu xây dựng là quá trình lựa chọn các nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu về xây dựng, lắp đặt thiết bị các công trình, hạng mục công trình, của bên mời thầu trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu xây dựng. b. Nội dung: ở loại hình này chủ đầu tư cũng thực hiện theo trình tự thuê tư vấn và lập các thủ tục đấu thầu sau đó mở thầu để chọn ra một nhà thầu tối ưu nhất theo mục tiêu của chủ đầu tư, để thực hiện công việc là: xây lắp, lắp đặt bổ sung sửa chữa các hạng mục công trình của dự án. Loại hình đấu thầu xây lắp này là loại hình rất phổ biến hiện nay, nó có thể tiến hành từ các hạng mục công trình lớn. 1.3. ý nghĩa của công tác đấu thầu Trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá nền kinh tế nước nhà, ngày càng có nhiều các dự án đầu tư và xây dựng trong nước cũng như đầu tư nước ngoài. Các công trình đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng, kỹ thuật, tiến độ và giá cả. Vì vậy, câu hỏi đặt ra với các chủ đầu tư là làm thế nào để lựa chọn được các tổ chức và cá nhân có khả năng thực hiện tốt nhất những công việc trong chu trình của dự án ? Lịch sử phát triển và quản lý dự án trong nước và quốc tế đã khẳng định, đấu thầu là phương pháp có hiệu quả cao nhất thực hiện mục tiêu này, đảm bảo cho sự thành công của chủ đầu tư. Đấu thầu được xem như một phương pháp quản lý dự án có hiệu quả nhất hiện nay trên cơ sở chống độc quyền, tăng cường khả năng cạnh tranh giữa các nhà thầu. 2. Vai trò của đấu thầu trong xây dựng. 2.1. Đối với các nhà thầu. Đối với nhà thầu xây dựng, thắng thầu đồng nghĩa với việc mang lại công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, nâng cao uy tín của nhà thầu trên thương trường, thu được lợi nhuận, tích luỹ thêm được nhiều kinh nghiệm trong thi công và quản lý, đào tạo được đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật vững tay nghề, máy móc thiết bị thi công được tăng cường. Hoạt động đấu thầu được tổ chức theo nguyên tắc công khai và bình đẳng, nhờ đó các nhà thầu sẽ có điều kiện để phát huy đến mức cao nhất cơ hội tìm kiếm công trình và khả năng của mình để trúng thầu. 2.2. Đối với chủ đầu tư. - Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư sẽ lựa chọn được các nhà thầu có khả năng đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu kinh tế, kỹ thuật, tiến độ đặt ra của công trình. Trên cơ sở đó giúp cho chủ đầu tư vừa sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vốn đầu tư, đồng thời vẫn đảm bảo được chất lượng cũng như tiến độ công trình. Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư cũng sẽ nắm bắt được quyền chủ động, quản lý có hiệu quả và giảm thiểu được các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự án đầu tư do toàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu và thực hiện kết quả đấu thầu được tuân thủ chặt chẽ theo quy định của pháp luật và sau khi chủ đầu tư đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ về mọi mặt. Để đánh giá đúng các hồ sơ dự thầu đòi hỏi đội ngũ cán bộ thực hiện công tác đấu thầu của chủ đầu tư phải tự nâng cao trình độ của mình về các mặt nên việc áp dụng phương thức đấu thầu còn giúp cho chủ đầu tư nâng cao trình độ và năng lực của cán bộ công nhân viên. 2.3. Đối với Nhà nước. Đấu thầu góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý Nhà nước về đầu tư và xây dựng, quản lý sử dụng vốn một cách có hiệu quả, hạn chế và loại trừ được các tình trạng như: thất thoát lãng phí vốn đầu tư đặc biệt là vốn ngân sách, các hiện tượng tiêu cực phát sinh trong xây dựng cơ bản. Đấu thầu tạo nên sự cạnh tranh mới và lành mạnh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế hàng hoá trong ngành cũng như trong nền kinh tế quốc dân. 3. Điều kiện mời thầu và dự thầu của doanh nghiệp xây dựng. 3.1. Điều kiện mời thầu. Để việc tổ chức đấu thầu được hợp lệ thì trước khi đấu thầu bên mời thầu phải có đầy đủ các điều kiện sau: - Phải có văn bản quyết định đầu tư hoặc giấy phép đầu tư của người có thẩm quyền hoặc tổ chức có thẩm quyền. - Kế hoạch đấu thầu đã được người có thẩm quyền phê duyệt. - Hồ sơ mời thầu đã được người có thẩm quyền hoặc cấp trên phê duyệt. Riêng ở trường hợp đấu thầu tuyển chọn tư vấn thực hiện công việc chuẩn bị dự án hoặc đấu thầu lựa chọn đối tác thực hiện dự án thì điều kiện tổ chức đấu thầu là phải có văn bản chấp thuận của người hoặc cấp có thẩm quyền và hồ sơ mời thầu được phê duyệt. - Có một điều kiện chung đó là bên mời thầu không được tham gia với tư cách là nhà thầu do mình tổ chức. 3.2. Điều kiện dự thầu. Đối với các nhà thầu khi tham gia dự thầu họ phải đáp ứng được các điều kiện sau đây: - Có giấy phép kinh doanh. Đối với các gói thầu mua sắm các thiết bị phức tạp, đặc biệt được quy định trong hồ sơ mời thầu thì ngoài giấy phép đăng ký kinh doanh họ còn có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà xuất bản. - Có đủ năng lực tài chính, năng lực kỹ thuật để đáp ứng từng yêu cầu của từng gói thầu. - Phải có hồ sơ dự thầu hợp lệ và chủ động tham gia một đơn dự thầu trong một gói thầu, dù ở đơn phương hay liên doanh dự thầu. Trường hợp Tổng công ty đứng lên dự thầu thì các đơn vị trực thuộc không được phép tham dự với tư cách là nhà thầu độc lập trong một gói thầu. 3.3. Điều kiện đấu thầu quốc tế và ưu đãi nhà thầu. - Về điều kiện đấu thầu quốc tế đối với các dự án: + Đối với các gói thầu mà không có nhà thầu nào trong nước có khả năng đáp ứng nhu cầu gói thầu. + Đối với các dự án sử dụng nguồn vốn tài trợ của các tổ chức quốc tế hoặc của nước ngoài có quy định trong điều ước là phải đấu thầu quốc tế. - Đối với nhà thầu quốc tế. + Nhà thầu nước ngoài khi tham gia đấu thầu quốc tế tại Việt Nam hoặc phải liên doanh với nhà thầu Việt Nam, hoặc phải cam kết sử dụng thầu phụ Việt nam, nhưng phải nêu rõ sự phân chia giữa các bên về phạm vi công việc, khối lượng và đơn giá tương ứng. + Nhà thầu nước ngoài trúng thầu phải thực hiện các cam kết về tỷ lệ % khối lượng công việc cùng với đơn giá tương ứng dành cho phía Việt Nam là liên doanh hoặc thầu phụ như đã nêu trong sơ đồ dự thầu. Trong khi thương thảo hoàn thiện hợp đồng, nếu nhà thầu nước ngoài trúng thầu không thực hiện các cam kết trong hồ sơ dự thầu thì kết quả thầ u sẽ bị huỷ bỏ. + Các nhà thầu tham gia đấu thầu tại Việt Nam phải cam kết mua sắm và sử dụng các thiết bị vật tư phù hợp về chất lượng và giá cả, dùng sản xuất, gia công hoặc hiện có tại Việt Nam. + Trong hai hồ sự dự thầu của nhà thầu nước ngoài được đánh giá ngang nhau thì hồ sơ nào có khối lượng công việc dành cho phía Việt Nam (là liên doanh hoặc thầu phụ) cao hơn sẽ được chấp nhận. + Nhà thầu trong nước tham gia dự đấu thầu (đơn phương hoặc liên doanh) sẽ được xét ưu tiên khi được đánh giá tương đương với nhà thầu nước ngoài. + Trong trường hợp hai hồ sơ được đánh giá ngang nhau sẽ ưu tiên hồ sơ có tỷ lệ sự dụng nhân công cao hơn. + Nhà thầu trong nước sẽ được hưởng chế độ ưu đãi theo quy định pháp luật. II. Nội dung, TRình tự tổ chức đấu thầu xây dựng. 1. Nội dung, trình tự tổ chức đấu thầu xây dựng. Việc tổ chức đấu thầu xây lắp được thực hiện theo trình tự sau: Bước 1: Sơ tuyển nhà thầu (nếu có) Việc sơ tuyển nhà thầu phải được tiến hành đối với các gói thầu có giá trị từ 200 tỷ đồng trở lên nhằm lựa chọn các nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm thực hiện, đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Sơ tuyển nhà thầu được thực hiện theo các bước sau: Lập hồ sơ sơ tuyển, bao gồm: + Thư mời sơ tuyển. + Chỉ dẫn sơ tuyển. + Tiêu chuẩn đánh giá. + Phụ lục kèm theo. Thông báo mời sơ tuyển: Nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển Đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển Trình duyệt kết quả sơ tuyển Thông báo kết quả sơ tuyển Bước 2 : Lập hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu bao gồm: Thư mời thầu Mẫu đơn dự thầu Chỉ dẫn đối với nhà thầu Các điều kiện ưu đãi (nếu có) Các loại thuế theo quy định của pháp luật Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật Tiến độ thi công Tiêu chuẩn đánh giá ( bao gồm cả phương pháp và cách thức quy đổi về cùng mặt bằng để xác định giá đánh giá ) Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng Mẫu bảo lãnh dự thầu Mẫu thoả thuận hợp đồng Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng Bước 3: Gửi thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu Gửi thư mời thầu được thực hiện đối với các gói thầu thực hiện hình thức đấu thầu hạn chế, đối với các gói thầu đã qua sơ tuyển, các gói thầu tư vấn đã có danh sách ngắn được chọn. Thông báo mời thầu áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi. Nội dung thư hoặc thông báo mời thầu bao gồm : Tên và địa chỉ bên mời thầu Khái quát dự án, địa điểm, thời gian xây dựng và các nội dung khác Chỉ dẫn việc tìm hiểu hồ sơ mời thầu Các điều kiện tham gia dự thầu Thời gian, địa điểm nhận hồ sơ dự thầu Bước 4 : Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu a. Nhận hồ sơ dự thầu Bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ và thời gian quy định trong hồ sơ mời thầu. Bên mời thầu không nhận hồ sơ dự thầu hoặc tài liệu bổ sung nào, kể cả thư giảm giá sau thời điểm đóng thầu. Các hồ sơ dự thầu nộp sau thời điểm đóng thầu được xem là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyên trạng. b. Quản lý hồ sơ dự thầu Việc quản lý hồ sơ dự thầu được quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ ‘Mật’. Bước 5 : Mở thầu Việc mở thầu được tiến hành theo trình tự sau: 1. Chuẩn bị mở thầu Bên mời thầu mời đại diện của từng nhà thầu và có thể mời đại diện của các cơ quan quản lý có liên quan đến tham dự mở thầu để chứng kiến. Việc mở thầu được tiến hành theo địa điểm, thời gian ghi trong hồ sơ mời thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của nhà thầu được mời. 2. Trình tự mở thầu a. Thông báo thành phần tham dự b. Thông báo số lượng và tên nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu. c. Kiểm tra niêm phong các hồ sơ dự thầu d. Mở lần lượt các túi hồ sơ dự thầu, đọc và ghi lại thông tin chủ yếu (Tên nhà thầu, số lượng bản chính, bản chụp hồ sơ dự thầu, giá trị thầu trong đó giảm giá, bảo lãnh dự thầu ( nếu có) và những vấn đề khác). đ. Thông qua biên bản mở thầu. e. Đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diên của các cơ quan quản lý có liên quan ( nếu có mặt) ký xác nhận vào biên bản mở thầu. f. Tổ chuyên gia hoặc bên mời thầu ký xác nhận vào bản chính hồ sơ dự thầu trước khi tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu. Bản chính hồ sơ dự thầu được bảo quản theo chế độ bảo mật và việc đánh giá được tiến hành theo bản chụp. Bước 6: Đánh giá xếp hạng nhà thầu Việc đánh giá hồ sơ dự thầu xây lắp thực hiện theo trình tự sau 1. Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu Việc đánh giá sơ bộ là nhằm loại bỏ các hồ sơ dự thầu không đáp ứng yêu cầu, bao gồm: a. Kiểm tra tính hợp lệ và sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu. b. Xem xét sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu đối với hồ sơ mời thầu. c. Làm rõ hồ sơ dự thầu 2. Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu. Việc đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu được thực hiện theo phương pháp đánh giá gồm hai bước sau : Bước1. Đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn Việc đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn được dựa trên các yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá đã quy định trong hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá chi tiết được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt trước thời điểm mở thầu. Các nhà thầu đạt số điểm tối thiểu từ 70% tổng số điểm về kỹ thuật trở lên sẽ được chọn vào danh sách ngắn. Bước 2. Đánh giá về tài chính, thương mại để xác định giá Tiến hành đánh giá tài chính, thương mại các nhà thầu thuộc danh sách ngắn trên cùng một mặt bằng theo tiêu chuẩn đánh giá được phê duyệt . Việc đánh giá về mặt tài chính, thương mại nhằm xác định giá đánh giá bao gồm các nội dung sau: - Sửa lỗi. Sửa lỗi là việc sửa chữa những sai sót bao gồm lỗi số học, lỗi đánh máy, lỗi nhầm đơn vị. Nếu có sai lệch giữa đơn giá và tổng giá do việc nhân đơn giá với số lượng thì đơn giá dự thầu sẽ là cơ sở pháp lý. - Hiệu chỉnh các sai lệch. Hồ sơ dự thầu có tổng giá trị các sai lệch vượt quá10% (tính theo giá trị tuyệt đối, không phụ thuộc vào việc làm tăng hay giảm giá dự thầu khi xác định giá đánh giá) so với giá dự thầu sẽ bị loại không xem xét tiếp. - Chuyển đổi giá trị dự thầu sang một đồng tiền chung. Đồng tiền dự thầu do bên mời thầu quy định trong hồ sơ mời thầu theo nguyên tắc một đồng tiền cho một khối lượng chào hàng. - Đưa về một mặt hàng để xác định giá đánh giá. - Xác định giá đánh giá của các hồ sơ dự thầu B. Xếp hạng nhà thầu Xếp hạng hồ sơ dự thầu thuộc danh sách ngắn theo giá đánh giá. Nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất sẽ được xếp thứ nhất và được kiến nghị trúng thầu. Bước 7:Trình duyệt kết quả đấu thầu 1. Trách nhiệm trình duyệt kết quả đấu thầu Chủ đầu tư hoặc chủ dự án có trách nhiệm trình kết quả đấu thầu lên người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền để xem xét xin phê duyệt. 2. Hồ sơ trình duyệt kết quả đấu thầu. a. Văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu. Trong thành phần này cần nêu được các nội dung sau: - Nội dung gói thầu và cơ sở pháp lý của việc tổ chức đấu thầu. - Quá trình tổ chức đấu thầu. - Kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu. - Đề nghị phê duyệt kết quả đấu thầu. b. Tài liệu kèm theo văn bản trình duyệt Tài liệu kèm theo văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu bao gồm bản chụp các tài liệu sau đây: - Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu của tổ chuyên gia tư vấn. - Quyết định đầu tư hoặc văn bản pháp lý tương đương, điều ước quốc tế và tài trợ (nếu có) - Văn bản phê duyệt các nội dung cơ bản của quá trình đấu thầu bao gồm: - Kế hoạnh đấu thầu của dự án. - Danh sách các nhà thầu tham gia hạn chế - Danh sách ngắn tư vấn tham gia dự thầu. - Hồ sơ mời sơ tuyển, đánh giá sơ tuyển và kết quả sơ tuyển nhà thầu. - Hồ sơ mời thầu. - Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu. - Quyết định thành lập tổ chuyên gia tư vấn. - Biên bản mở thầu, các văn bản liên quan đến việc bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có). - Dự thảo hợp đồng (nếu có). - Hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu của các nhà thầu. - ý kiến sơ bộ về kết quả đấu thầu của tổ chức tài trợ nước ngoài (nếu có). - Các tài liệu có liên quan khác. Bước 8: Công bố kết quả đấu thầu, thương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng 1. Công bố kết quả đấu thầu a. Nguyên tắc chung Ngay sau khi có quyết định của người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền, bên mời thầu tiến hành công bố kết quả đấu thầu qua việc thông báo bằng văn bản cho các nhà thầu tham dự, bao gồm nhà thầu trúng thầu và nhà thầu không trúng thầu về kết quả đấu thầu. Trong trường hợp không có nhà thầu nào trúng thầu hoặc huỷ đấu thầu bên mời thầu phải tiến hành thông báo cho các nhà thầu biết. b. Cập nhật thông tin về năng lực nhà thầu Trước khi ký hợp đồng chính thức, bên mời thầu cần cập nhật những thay đổi về năng lực của nhà thầu cũng như những thông tin thay đổi làm ảnh hưởng tới khả năng thực hiện hợp đồng cũng như năng lực tài chính suy giảm, nguy cơ phá sản, bên mời thầu phải kịp thời báo cáo người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền xem xét quyết định. c. Yêu cầu đối với thông báo trúng thầu Bên mời thầu phải gửi thư thông báo trúng thầu bằng văn bản tới nhà thầu kèm theo dự thảo hợp đồng và những điểm lưu ý cần trao đổi khi thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Đồng thời bên mời thầu cũng phải thông báo cho nhà thầu lịch biểu nêu rõ yêu cầu về thời gian thương thảo hoàn thiện hợp đồng, nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng và ký hợp đồng. 2. Thương thảo hoàn thiện và ký kết hợp đồng Khi nhận được thông báo trúng thầu nhà thầu phải gửi cho bên mời thầu thư chấp thuận thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Theo lịch biểu đã được thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp đồng để tiến tới ký hợp đồng chính thức. Thương thảo hoàn thiện hợp đồng bao gồm những nội dung cần giải quyết các vấn để còn tồn tại chưa hoàn chỉnh được hợp đồng với các nhà thầu trúng thầu, đặc biệt là duyệt áp giá đối với những sai lệch so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu trên nguyên tắc giá trị hợp đồng không vượt giá trúng thầu cần duyệt. Việc thương thảo hoàn thiện hợp đồng cũng bao gồm cả việc nghiên cứu các sáng kiến, giải pháp ưu việt do nhà thầu đề xuất. c. Bên mời thầu nhận bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà thầu trúng thầu trước khi ký hợp đồng. Trường hợp nhà thầu đã ký hợp đồng và nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng nhưng không thực hiện hợp đồng thì bên mời thầu có quyền không hoàn trả lại bảo lãnh thực hiện hợp đồng cho nhà thầu. d. Bên mời thầu chỉ hoàn trả lại bảo lãnh dự thầu (nếu có) Khi nhận được bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà thầu trúng thầu. Đối với các nhà thầu không trúng thầu, nhưng không vi phạm quy chế đấu thầu kể cả khi không có kết quả đấu thầu, bên mời thầu hoàn trả bảo lãnh dự thầu cho nhà thầu trong thời gian không qúa 30 ngày kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu. 2. Nội dung, trình tự dự thầu xây dựng của các doanh nghiệp xây dựng. Cùng với quá trình đấu thầu do chủ đầu tư tổ chức thì các nhà thầu (các đơn vị xây lắp) cũng phải tiến hành các công việc cần thiết khi tham gia đấu thầu. Trình tự dự thầu xây lắp các doanh nghiệp xây dựng được tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu Đây được coi là bước đầu tiên của quy trình dự thầu trong các doanh nghiệp xây dựng bởi lẽ nó chính là bước để người bán (các doanh nghiệp xây dựng) tiếp cận được với người mua (chủ dự án) từ đó mới dẫn đến quan hệ giao dịch, mua bán thông qua phương thức đấu thầu. Các nhà đầu tư (các đơn vị xây lắp) có thể tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu dựa trên các luồng thông tin chủ yếu sau: - Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng. - Thư mời thầu do bên mời thầu gửi tới. - Thông qua giới thiệu của đối tác trung gian: Đối tác trung gian ở đây có thể là cá nhân hoặc tổ chức thậm chí là cán bộ công nhân viên của nhà thầu. Tóm lại, thông qua các luồng tin kể trên nhà thầu sẽ nắm bắt được những thông tin cần thiết ban đầu về công trình cần đấu thầu, lấy đó làm cơ sở phân tích để đưa ra quyết định có hay không dự thầu. Việc làm này sẽ giúp cho nhà thầu tránh được việc phải bỏ ra những chi phí tiếp theo mà không đem lại cơ hội tranh thầu thực tế. Bước 2: Tham gia sơ tuyển (nếu có) Trong trường hợp công trình cần đấu thầu được bên mời thầu tiến hành sơ tuyển thì nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một bộ hồ sơ dự sơ tuyển. Nếu hồ sơ dự sơ tuyển đạt yêu cầu của bên mời thầu sẽ được tiếp tục tham gia dự thầu ở bước tiếp theo. Nhiệm vụ đặt ra với nhà thầu ở bước này là vượt qua giai đoạn sơ tuyển đồng thời nắm bắt được các đối thủ cùng vượt qua vòng sơ tuyển và tiến hành tìm kiếm thông tin về họ làm căn cứ để đưa ra được chiến lược tranh thầu thích hợp trong bước tiếp theo. Bước 3: Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu Sau khi nhận được 1 bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp. Công việc đầu tiên của nhà thầu là tiến hành nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu. Đây là công việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và xác định xem khả năng của mình có thể đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu hay không. Tiếp theo, nhà thầu tuỳ thuộc trách nhiệm và rủi ro của chính mình, được khuyến cáo đến thăm và xem xét hiện trường, các khu vực xung quanh để có tất cả các thông tin cần thiết cho việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng thi công công trình. Nhà thầu phải chịu các chi phí cho việc đến thăm hiện trường. Trong bước này, nhà thầu nên cử những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm về cả mặt kỹ thuật cũng như kinh tế đi khảo sát hiện trường. Điều này sẽ giúp cho nhà thầu nắm được thực địa làm cơ sở xây dựng giải pháp kỹ thuật thi công hợp lý cũng như nắm được tình hình thị trường nơi đặt thi công, đặc biệt là thị trường các yếu tố đầu vào cần cung cấp cho thi công công trình để có cơ sở thực tế cho việc lập giá dự thầu. Sau khi nắm chắc các thông tin về các phương diện, nhà thầu mới tiến hành công việc quan trọng nhất của quá trình dự thầu và quyết định khả năng thắng thầu đó là lập hồ sơ dự thầu. Nội dung của hồ sơ dự thầu xây lắp bao gồm: 1. Các nội dung về hành chính, pháp lý a. Đơn dự thầu hợp lệ (Phải có chữ ký của người có thẩm quyền) b. Bản sao giấy đăng ký kinh doanh. c. Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả phần phụ (nếu có). d. Văn bản thoả thuận liên doanh (trường hợp liên doanh dự thầu). đ. Bảo lãnh dự thầu. 2. Các nội dung về kỹ thuật a. Biện pháp và tổ chức thi công đối với gói thầu. b. Tiến bộ thực hiện hợp đồng. c. Đặc tính kỹ thuật, nguồn cung cấp vật tư, vật liệu xây dựng. d. Các biện pháp đảm bảo chất lượng. 3. Các nội dung về thương mại, tài chính a. Giá dự thầu kèm theo thuyết minh và biểu giá chi tiết b. Điều kiện tài chính(nếu có) c. Điều kiện thanh toán. Bước 4: Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia dự thầu Việc nộp hồ sơ dự thầu sẽ diễn ra theo đúng thời gian và địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Các nhà thầu phải niêm phong bản gốc và tất cả các bản sao của hồ sơ dự thầu vào phong bì bên trong và một phong bì bên ngoài, ghi rõ ràng các phong bì bên trong là "bản gốc" và "bản sao". Cùng với việc nộp hồ sơ dự thầu, nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một số tiền bảo lãnh thống nhất để đảm bảo bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu do bên mời thầu quy định. Bước 5: Ký kết hợp đồng (nếu trúng thầu) Sau khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thông báo chấp nhận đàm phán hợp đồng. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo trúng thầu. Sau đó theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên tiến hành thương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng. Nhà thầu trúng thầu cũng sẽ phải nộp cho bên mời thầu khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá 10% giá trị hợp đồng tuỳ theo loại hình và quy mô của hợp đồng và được nhận lại bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh hoặc bảo trì. III. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác đấu thầu của doanh nghiệp xây dựng. 1. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc thắng thầu của một tổ chức xây dựng. 1. 1. Năng lực của tổ chức xây dựng. a. Năng lực về máy móc thiết bị thi công Thiết bị thi công là yếu tố rất quan trọng đối với việc thi công các công trình xây dựng. Chi phí máy thi công thường chiếm từ 15%-20% giá thành xây dựng công trình. Thiết bị thi công không những có ảnh hưởng đến chiến lược đấu thầu về mặt giá thành xây dựng mà còn ảnh hưởng đến năng lực uy tín của nhà thầu cũng như ảnh hưởng đến kỹ thuật, công nghệ, phương án thi công. Năng lực và máy móc thiết bị thi công sẽ được các nhà thầu giới thiệu trong hồ sơ dự thầu, nó chứng minh cho bên mời thầu biết được khả năng huy động nguồn lực về máy móc thiết bị thi công đảm bảo thi công công trình đáp ứng nhu cầu của chủ đầu tư. Khi đánh giá bên mời thầu sẽ tập trung vào những nội dung sau: - Nguồn lực về máy móc thiết bị thi công của tổ chức xây dựng thể hiện thông qua tổng giá trị các tài sản là máy móc thiết bị và xe máy thi công hiện có của tổ chức xây dựng đó về số lượng chủng loại của máy móc thiết bị. Nếu nguồn lực này không bảo đảm tổ chức xây dựng phải đi thuê phục vụ cho thi công sẽ ảnh hưởng đến khả năng tranh thầu. - Trình độ hiện đại của công nghệ sản xuất, tức là máy móc thiết bị công nghệ của tổ chức xây dựng sử dụng có hiện đại so với trình độ công nghệ hiện tại trong ngành xây dựng hay không. Trình độ hiện đại của công nghệ được thể hiện qua các thông số kỹ thuật về đặc tính sử dụng, công suất và phương pháp sản xuất của công nghệ hoặc có thể đánh giá thông qua thông số về năm sản xuất, nước sản xuất và giá trị còn lại của máy móc thiết bị - Mức độ hợp lý của thiết bị xe máy và công nghệ hiện có, tức là tính đồng bộ trong sử dụng máy móc thi công và công nghệ, sự phù hợp trong điều kiện sử dụng đặc thù về địa lý, khí hậu, điạ chất, nguyên vật liệu... sự phù hợp giữa giá cả và chất lượng của sản phẩm do công nghệ sản xuất ra. b. Nguồn nhân lực và chính sách quản lý nguồn nhân lực Trước hết ảnh hưởng của nguồn nhân lực trong tổ chức xây dựng tới khả năng thắng thầu của tổ chức xây dựng thể hiện một cách trực tiếp thông qua việc bố trí nhân lực tại hiện trường, năng lực và kinh nghiệm của cán bộ chủ chốt dự kiến cho việc quản lý và thực hiện hợp đồng cũng như chất lượng và sự phù hợp về cơ cấu ngành nghề của đội ngũ công nhân thi công công trình sẽ quyết định đến chất lượng và tiến độ thi công công trình. Đó là lý do tại sao bên mời thầu cũng rất chú ý tới chỉ tiêu này khi xét thầu. Bên cạnh đó đối với một doanh nghiệp xây dựng, năng lực và sự nhanh nhạy của các quản trị viên và chiến lược đấu thầu mà cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp theo đuổi quyết định phần lớn khả năng cạnh tranh trong đấu thầu xây lắp nói riêng, chất lượng công tác dự thầu nói chung. Ngoài ra nếu chính sách quản lý nguồn nhân lực của công ty tạo được động lực thúc đẩy người lao động hăng say làm việc cũng cho phép doanh nghiệp rút ngắn tiến độ thi công và nâng cao chất lượng công trình. Nhìn chung khi đề cập tới nhân tố này và tác động của nó tới việc thắng thầu của tổ chức xây dựng có thể nói tới nhiều khía cạnh khác nhau nhưng phải thấy rõ vai trò hết sức quan trọng và đặc biệt của nguồn lực con người cũng như chính sách quản lý nguồn nhân lực đối với việc giành thắng lợi của doanh nghiệp. Bởi vì suy cho cùng trong nguồn nhân lực, phải nói đến vai trò quan trọng của đội ngũ cán bộ quản lý. c. Kinh nghiệm của nhà thầu trong việc thi công các công trình xây dựng tương tự. Nhân tố này có tác động không nhỏ tới kết quả đánh giá chung của bên mời thầu đối với nhà thầu. Đối với những công trình có quy mô lớn yêu cầu kỹ thuật phức tạp thì đây là nhân tố khá quan trọng và sẽ chiếm một tỷ lệ khá cao trong tổng điểm đánh giá nhà thầu của bên mời thầu. d. Năng lực về tài chính Một đặc trưng của ngành xây lắp là cần một khối lượng vốn rất lớn và vốn bị đọng rất lâu ở các công trình, hay nói cách khác vòng quay của vốn rất chậm. Đặc điểm này dẫn đến thực tế là các công ty xây dựng phải có nguồn vốn đủ lớn để trang trải chi phí thi công trong thời gian dài trước khi công trình hoàn thành bàn giao cho bên chủ công trình. Do vậy, năng lực tài chính cũng là một yếu tố quyết định lợi thế của nhà thầu khi tham gia tranh thầu. Năng lực tài chính được bên mời thầu xem xét ở các khía cạnh sau: - Doanh thu, lợi nhuận trước và sau thuế. - Vốn lưu động trong vòng 3 đến 5 năm gần đây. Trong vốn lưu động, khả năng huy động vốn ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp là chỉ tiêu hết sức quan trọng, bởi vì nguồn vốn đáp ứng nhu cầu trong bảo lãnh thực hiện hợp đồng và ứng vốn chủ yếu là vốn vay. Vì vậy, khả năng vay vốn dễ hay khó có ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đồng thời việc làm rõ nguồn vốn huy động để thực hiện hợp đồng là một nội dung quan trọng mà doanh nghiệp phải trình bày để chủ đầu tư xem xét đánh giá. Bên cạnh năng lực tài chính thì tài chính lành mạnh cũng ảnh hưởng tới khả năng thắng thầu của nhà thầu. Tình hình tài chính lành mạnh biểu hiện qua kết quả sản xuất kinh doanh cũng như sự hợp lý và linh hoạt trong cơ cấu tài chính của doanh nghiệp. Một hệ số nợ cao (hệ số nợ/vốn chủ sở hữu) sẽ ảnh hưởng xấu tới khả năng huy động huy động vốn cho việc thi công. 1. 2. Khả năng cạnh tranh của tổ chức xây dựng. a. Giá dự thầu Trong cuộc chạy đua trên thương trường, giá dự thầu là một trong những yếu tố quyết định đến việc "được" hay "mất" của mỗi nhà thầu. ở góc độ chủ đầu tư, thường chọn nhà thầu có giá bỏ thầu thấp, nhưng phải đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, chất lượng của gói thầu và nhà thầu phải thuyết minh được khả năng thực hiện dự án với giá dự thầu đã tính toán. Như vậy, giá dự thầu là tiêu chuẩn quan trọng quyết định khả năng thắng thầu của nhà thầu. Để có được giá dự thầu hợp lý vừa được chủ đầu tư chấp nhận vừa phải đảm bảo bù đắp chi phí và đạt được mức lãi dự kiến của doanh nghiệp xây dựng thì trong quá trình xây dựng giá dự thầu cần chú ý: - Nhà thầu phải thu thập được đầy đủ tài liệu thông tin chi tiết rõ ràng về quy mô, yêu cầu của gói thầu trong hồ sơ mời thầu. Xây dựng được đơn giá dự thầu phù hợp với quy định của nhà nước và sát với thực tế khảo sát trên thị trường. - Để có giá dự thầu thấp, nhà thầu phải tính toán so sánh kỹ lợi nhuận thu được với chi phí bỏ ra. Điều này tuỳ thuộc vào trình độ kinh nghiệm của cán bộ trong nhà thầu và đặc biệt là cán bộ chỉ đạo thi công. Họ phải biết ứng phó một cách linh hoạt, có thể lấy lợi nhuận ở khu vực này bù đắp cho khu vực khác, ở hợp đồng này cho hợp đồng khác, có thể tính thấp hoặc không tính phụ phí. b. Tiến độ thi công công trình Như đã biết thời gian để hoàn thành một công trình xây dựng là tương đối dài (từ 1 đến 5 năm ) nên vấn đề quản lý đầu tư rất phức tạp. Thêm vào đó việc đầu tư xây dựng một công trình không phải phục vụ cho tiêu dùng cá nhân, tiêu dùng cuối cùng mà lại nhằm mục đích phục vụ công cộng, đáp ứng nhu cầu đầu tư sản xuất kinh doanh. Do đó vấn đề đảm bảo tiến độ thi công công trình được chủ đầu tư đánh giá rất cao. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu về tiến độ thi công công trình của chủ đầu tư được đánh giá ở hai nội dung: - Mức độ đảm bảo tổng tiến độ quy định trong hồ sơ mời thầu. - Sự hợp lý về tiến độ hoàn thành giữa các hạng mục, phần việc của công trình có liên quan. Như vậy nếu nhà thầu nào đưa ra được biện pháp thi công hợp lý, rút ngắn được thời gian thi công công trình thì khả năng trúng thầu sẽ cao hơn (với các điều kiện tương ứng khác). c. Khả năng về kỹ thuật chất lượng Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, tiêu chuẩn về khả năng đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng do nhà thầu đưa ra được bên mời thầu coi là một trong các tiêu chuẩn để xem xét đánh giá. Tiêu chuẩn để đánh giá đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật chất lượng bao gồm: Mức độ đáp ứng đối với các yêu cầu về kỹ thuật chất lượng vật tư, thiết bị nêu trong hồ sơ thiết kế và chỉ dẫn kỹ thuật. Tính hợp lý và khả thi của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công: Sơ đồ tổng tiến độ, sơ đồ tổ chức hiện trường bố trí nhân sự, các giải pháp kỹ thuật. Các biện pháp đảm bảo điều kiện vệ sinh môi trường và các điều kiện nhà thầu nêu trong hồ sơ dự thầu, qua các bản vẽ minh hoạ, phần thuyết minh biện pháp. Nếu nhà thầu nào phát huy được mọi nguồn lực vốn có của mình nhằm đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu kỹ thuật chất lượng và đưa ra được đề xuất và giải pháp kỹ thuật hợp lý chắc chắn sẽ giành được ưu thế cạnh tranh khi dự thầu. d. Khả năng giao tiếp, quảng cáo của tổ chức xây dựng Xét trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh xây dựng, cuộc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp xây dựng không kém phần khốc liệt, thậm chí còn gay gắt hơn ở các lĩnh vực khác. Vì vậy, thông qua giao tiếp, quảng cáo doanh nghiệp xây dựng có thể tuyên truyền về hình ảnh và uy tín của công ty chủ yếu thông qua các thành tích mà công ty đã đạt được ( Các công trình mà công ty đã thực hiện cùng các chứng chỉ chất lượng, huy chương vàng chất lượng cao) và năng lực của công ty (trình độ kỹ thuật, trình độ quản lý, máy móc thiết bị thi công) để chiếm được lòng tin của chủ đầu tư. 1.3. Những nhân tố bên ngoài tổ chức. a. Tình hình đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh của tổ chức xây dựng tham gia dự thầu là các nhà thầu khác có cùng ngành nghề kinh doanh, cùng tham gia những công trình cần đấu thầu với tổ chức xây dựng của mình. Nếu tiềm lực của đối thủ cạnh tranh là tương đối lớn về năng lực tài chính, năng lực máy móc thiết bị thi công, uy tín nhà thầu trên thị trường... thì khả năng trúng thầu với nhà thầu sẽ giảm. Muốn giành thắng lợi trong cuộc tranh thầu nhà thầu phải tạo được ưu thế so với các đối thủ cạnh tranh và duy trì mức ưu thế đã tạo ra bằng cách không ngừng nâng cao chất lượng và hạ giá thành công trình đồng thời cần phải tìm hiểu đối thủ cạnh tranh của mình và cố gắng giữ gìn để đối thủ không tìm hiểu được gì về mình. b. Sự ủng hộ của chủ đầu tư và các cơ quan liên quan đối với tổ chức xây dựng đang xét Sự ủng hộ của chủ đầu tư và các cơ quan liên quan đối với tổ chức xây dựng có ảnh hưởng không nhỏ tới khả năng thắng thầu của nhà thầu. Sự ủng hộ của chủ đầu tư với nhà thầu có thể được tạo dựng bằng uy tín của nhà thầu về chất lượng các công trình đã thi công, có thể bằng mối quan hệ qua lại giữa nhà thầu với chủ đầu tư trong, trước và sau khi đấu thầu. Các cơ quan liên quan khác bao gồm các bộ, ban ngành, người có thẩm quyền quyết định đầu tư. Nếu tạo được mối quan hệ tốt và tạo được sự ủng hộ từ bộ phận này nhà thầu sẽ có nhiều điều kiện thuận lợi như thông tin về công trình thi công cần đấu thầu, định hướng về đầu tư xây dựng trong tương lai và các thông tin liên quan khác để nhà thầu có phương án quyết định tham gia dự thầu ngay với các công trình có điều kiện thi công trên mặt bằng tương tự hoặc công trình công ty đã có kinh nghiệm thi công. c. Điều kiện thị trường - Thị trường lao động: Hiện nay ở nước ta thị trường về cung lao động là tương đối lớn, giá nhân công rẻ. Với các công trình xây dựng việc sử dụng nhân công theo các hợp đồng ngắn hạn, nhân công ngay tại địa điểm thi công sẽ giúp giảm giá thành công trình tăng khả năng cạnh tranh về giá dự thầu. - Thị trường các nhà thầu xây dựng: Rõ ràng thị trường xây dựng với nhiều các nhà thầu trong nước và quốc tế cùng tham gia tranh thầu các công trình cần đấu thầu sẽ làm giảm sút khả năng trúng thầu đối với các nhà thầu yếu kém về năng lực tài chính và trình độ kỹ thuật. 2. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác đấu thầu với các doanh nghiệp xây lắp. 2. 1. Chỉ tiêu số lượng công trình trúng thầu và giá trị trúng thầu hàng năm. Giá trị trúng thầu hàng năm là tổng giá trị của tất cả các công trình mà doanh nghiệp xây dựng đã tham gia đấu thầu và trúng thầu trong năm (kể cả gói thầu của hạng mục công trình). Chỉ tiêu giá trị trúng thầu và số công trình trúng thầu qua các năm cho ta biết khái quát nhất tình hình kết quả dự thầu của các doanh nghiệp. Thông qua đó để đánh giá hiệu quả công tác dự thầu trong năm. 2. 2. Chỉ tiêu xác suất trúng thầu. Chỉ tiêu này được xác định theo hai mặt biểu hiện là: - Xác suất trúng thầu theo số công trình = Tổng số công trình trúng thầu Tổng số công trình đã dự thầu - Xác xuất trúng thầu theo giá trị = Tổng giá trị trúng thầu Tổng giá trị các công trình đã dự thầu Các chỉ tiêu này cũng được đánh giá theo từng năm. Trên thực tế hai chỉ tiêu này thường không bằng nhau do giá trị đấu thầu các công trình khác nhau. Việc đánh giá được căn cứ vào từng kết quả cụ thể. 2. 3. Chỉ tiêu thị phần và uy tín của doanh nghiệp xây dựng trên thị trường xây dựng. Chỉ tiêu thị phần cũng được đo bằng hai mặt biểu hiện đó là phần thị trường tuyệt đối và phần thị trường tương đối. - Phần thị trường tuyệt đối = Giá trị SLXL do DN thực hiện Tổng giá trị SLXL thực hiện của toàn ngành - Phần thị trường tương đối của doanh nghiệp được xác định trên cơ sở so sánh phần thị trường tuyệt đối của doanh nghiệp với phần thị trường tuyệt đối của một hoặc một số đối thủ cạnh tranh mạnh nhất. - Đối với chỉ tiêu uy tín doanh nghiệp đây là chỉ tiêu định tính mang tính chất bao trùm. Nó có liên quan tới tất cả các chỉ tiêu trên và nhiều yếu tố khác như: hoạt động marketing, quan hệ của doanh nghiệp với các tổ chức.. chương II tình hình thực hiện công tác đấu thầu tại Công ty xây dựng 319 I. Giới thiệu chung về Công ty xây dựng 319. 1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty xây dựng 319 tiền thân là Sư đoàn 319 - Quân khu 3, được thành lập ngày 07/3/1979 theo Quyết định số 231/QĐ-QP của Bộ trưởng Bộ quốc phòng. Nhiệm vụ ban đầu của Sư đoàn là huấn luyện quân dự nhiệm và tổ chức thi công các công trình quân sự như hầm, hào, bến cảng và các công trình quân sự khác. Năm 1980, theo quyết định số 579/QĐ-QP ngày 27/9/1980 của Bộ trưởng Bộ quốc phòng, Sư đoàn chuyển sang làm nhiệm vụ kinh tế, lấy tên là Công ty xây dựng 319 - Bộ quốc phòng và trực tiếp xây dựng 26 hạng mục thuộc cụm công trình Nhà máy nhiệt điện Phả Lại và nhiều công trình khác trong năm kế hoạch 1980 - 1985. Sau khi đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trên công trường Phả Lại, Sư đoàn chuyển địa điểm về đóng quân tại Thị trấn Gia Lâm - Hà Nội và xây dựng trụ sở chính ở đó cho đến nay. Thực hiện Nghị định của Đảng uỷ quân sự trung ương về việc sắp xếp lại các doanh nghiệp trong Quân đội, đồng thời để nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh và tạo sự mạnh cạnh tranh trong cơ chế thị trường, Công ty xây dựng 319 được thành lập lại theo Quyết định 564/QĐ-QP ngày 22 tháng 4 năm 1996 của Bộ trưởng Bộ quốc phòng trên cơ sở sáp nhập 5 doanh nghiệp cùng ngành nghề, hoặc khác nghề nhưng phục vụ trực tiếp cho mục tiêu sản xuất kinh doanh chính của Công ty. Hiện nay trụ sở chính của Công ty là thị trấn Gia Lâm - Hà Nội. - Tên Công ty: Công ty xây dựng 319 - Bộ quốc phòng - là tên truyền thống được giữ cho đến hôm nay. - Giám đốc: Kỹ sư Nguyễn Ngọc Lượng - Điện thoại: 04.8272533 - 04.8274210 - 069.554025 - Fax: 04.8731458 - Số và địa chỉ tài khoản của Công ty: + Tài khoản 7301.0011B - Ngân hàng đầu tư và phát triển Gia Lâm - Hà Nội. + Tài khoản 4311.01.00031.01 - Ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội - Hà Nội. Ngày nay do yêu cầu của tình hình kinh tế - chính trị thay đổi nên ngành nghề được phép kinh doanh của Công ty gồm: - Thi công xây lắp các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, đường dây trạm điện. - Khảo sát thiết kế các công trình xây dựng, giao thông, thuỷ lợi. - Lắp đặt thiết bị dây truyền sản xuất. - Kinh doanh bất động sản. - Dò tìm, xử lý bom mìn - vật nổ, vật cản quân sự. - Sản xuất kinh doanh xi măng, sản xuất kinh doanh gạch ngói; sản xuất, khai tác kinh doanh các loại vật liệu sử dụng. - Sản xuất kinh doanh nước giải khát có cồn và không có cồn. Trong những năm qua, Công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển vững vàng về mọi mặt, thường xuyên xây dựng kiện toàn tổ chức, nâng cao năng lực chỉ huy, điều hành, quản lý, đổi mới trang thiết bị áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào quá trình sản xuất kinh doanh, mở rộng địa nàn hoạt động đến hầu hết các tỉnh trong cả nước... Vì vậy đã thi công hàng trăm công trình với nhiều quy mô, nhiều ngành nghề, ở nhiều địa điểm, có yêu cầu phức tạp nhưng đảm bảo yêu cầu, kiến trúc, thẩm mỹ, chất lượng, tiến độ. Ngày nay, Công ty thực sự là một doanh nghiệp có uy tín cao trên thị trường và đầy đủ năng lực để thi công mọi công trình theo yêu cầu của chủ đầu tư. 2. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất. 2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý. Mô hình tổ chức toàn Công ty là mô hình thống nhất, theo tổ chức của doanh nghiệp Nhà nước hạng I kết hợp kinh tế, quốc phòng. Tổ chức gọn nhẹ, tinh giảm, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và chuyển nhiệm vụ sẵn sàng chiến đấu. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau: Ban giám đốc công ty Phòng chính trị Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phòng vật tư - xe máy Phòng Hành chính Phòng Tổ chức - lao động Ban kiểm toán Phòng tài chính Các đội thi công, các phân xưởng Các xí nghiệp, chi nhánh phía nam Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng 319 * Ban giám đốc Công ty: gồm có 1 giám đốc và 4 phó giám đốc. - Giám đốc công ty: là người lãnh đạo cao nhất, là người chịu trách nhiệm trước Bộ quốc phòng, pháp luật về việc thực hiện kế hoạch được giao và điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phó giám đốc chính trị - Bí thư Đảng uỷ: phụ trách công tác chính trị, tư tưởng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty; các phong trào, đoàn thể trong toàn Công ty. - Phó giám đốc kinh tế: giúp giám đốc công ty trong công tác kinh tế kế hoạch, định mức đơn giá dự toán và tiền lương, công tác hạch toán kinh tế, công tác tiếp thị đấu thầu, thu hồi vốn. - Phó giám đốc cơ giới vật tư: Giúp giám đốc trong việc lập kế hoạch theo dõi, quản lý vật tư, máy móc thiết bị, công nghệ xây dựng. - Phó giám đốc kỹ thuật chất lượng giúp giám đốc công ty về các mặt giải pháp kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ an toàn các công trình cho công ty thi công. * Các phòng ban: a. Phòng kế hoạch: Là cơ quan tham mưu giúp giám đốc trong các khâu xây dựng và chỉ đạo công tác kế hoạch, công tác kinh tế, công tác giao tiếp, công tác tiếp thị và quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của các công tác như sau : - Công tác tiếp thị: + Theo dõi các nguồn thông tin trong và ngoài nước về đầu tư xây dựng ở Việt Nam, các nghị quyết, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước về đầu tư xây dựng nói chung và chính sách về xây dựng nói riêng để xác định, định hướng cho công tác tiếp thị của công ty. + Xem xét cân đối khả năng về lực lượng, trình độ để phân giao các công trình cho các doanh nghiệp thành viên dự thầu. + Xác định các thị trường xây dựng, các công trình khả thi nguồn vốn, chủ đầu tư thời gian tiến hành xây dựng, các đối tác cạnh tranh, quy mô và tính chất công trình, khả năng tham gia của công ty và các tài liệu khác để phân tích đánh giá và phân loại công trình, trình giám đốc về phương án tham gia dự thầu. + Chuẩn bị các mẫu hồ sơ của công ty liên quan đến công tác đấu thầu (giấy phép hành nghề, đăng ký kinh doanh, các năng lực của công ty, quan hệ bảo lãnh tín dụng...) để công ty dự thầu hoặc cung cấp cho các doanh nghiệp khi được công ty uỷ quyền dự thầu. - Công tác kế hoạch: + Xây dựng kế hoạch sản xuất kế hoạch hàng năm, hàng quý, hàng tháng cho công ty để báo cáo với giám đốc công ty. + Báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kế hoạch, các mục tiêu tiến độ công trình, phân tích đánh giá để tham mưu cho giám đốc trong công tác chỉ đạo điều hành sản xuất, công tác điều động nhân lực, thiết bị máy móc các phương án thi công đảm bảo các mục tiêu kế hoạch đề ra. - Công tác kinh tế: + Trực tiếp lập kế hoạch, thu hồi vốn đối với các công trình do công ty chỉ đạo tập trung. + Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc xây dựng các định mức và đơn giá mới, hướng dẫn việc áp dụng để đưa vào tính toán trong các dự toán. + Quản lý các định mức đơn giá mới, các chế độ phụ phí dựa vào các chính sách chế độ của Nhà nước và điều kiện cụ thể của mỗi công trình mà đề xuất, bổ xung sửa đổi để có cơ sở làm việc với ban quản lý công trình và các cơ quan Nhà nước, áp dụng vào giá công trình đảm bảo hạch toán kinh doanh. - Công tác hợp đồng kinh tế: Dự thảo các hợp đồng kinh tế cho giám đốc ký kết thi công các công trình được Nhà nước giao thầu, các hợp đồng từ công trình đấu thầu với các chủ đầu tư. Các hợp đồng kinh tế liên doanh, liên kết để dự thầu công trình, các hợp đồng kinh tế trong các liên doanh khi công ty là B phụ. - Công tác quản lý đầu tư xây dựng cơ bản: + Quản lý về đầu tư máy móc thi công dựa trên nhiệm vụ, sản xuất cân đối và tổng hợp nhu cầu máy móc thiết bị cần trang bị. + Quản lý đầu tư các công trình xây dựng. + Quản lý sau đầu tư: Phối hợp với các đơn vị vận hành để đánh giá, kết luận hiệu quả của việc đầu tư. b. Phòng kỹ thuật. Phòng kỹ thuật chất lượng - an toàn là một bộ phận chức năng giúp việc cho giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý chất lượng - an toàn, tiến độ thi công các công trình, các hoạt động khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Với công tác chất lượng: - Tiếp nhận quản lý hồ sơ kỹ thuật công trình bao gồm: Hồ sơ thiết kế, hồ sơ nghiệm thu kỹ thuật và bàn giao công trình. - Cùng với các đơn vị tính toán bóc tách khối lượng, lập biện pháp và tiến độ thi công, tính toán nhu cầu vật tư, thiết bị, nhân lực cho từng công trình trước khi thi công. Cùng với phòng kinh tế kế hoạch tính toán dự toán thi công. - Cùng với phòng kinh tế kế hoạch và các đơn vị liên quan tính toán lập hồ sơ dự thầu các công trình. c. Phòng tài chính kế toán. Có nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính, cung cấp tài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như cho các xí nghiệp và các đội sản xuất trực thuộc, lập báo cáo tài chính hàng kỳ, xác định mức vốn lưu động phù hợp, xác định tổ chức nguồn vốn đảm bảo cho sản xuất kinh doanh, huy động nguồn vốn sẵn có vào sản xuất kinh doanh. d. Phòng hành chính. Có nhiệm vụ nghiên cứu cải tiến tổ chức quản lý, xây dựng các chức năng và nhiệm vụ cho các bộ phận thực hiện tuyển chọn đề bạt sử dụng cán bộ, lập kế hoạch về nhu cầu lao động, đào tạo phục vụ kịp thời cho nhu cầu thực hiện sản xuất kinh doanh. e. Phòng vật tư - xe máy. Có nhiệm vụ tổ chức cung ứng vật tư kịp thời, đồng bộ, đúng số lượng, chất lượng và chủng loại, lập kế hoạch về cung ứng vật tư, tổ chức khai thác, sản xuất, thu mua, vận chuyển, bốc rỡ vật tư, giám sát tình hình sử dụng vật tư, thiết bị. Quản lý và theo dõi tình trạng máy móc thiết bị, sửa chữa và bảo dưỡng máy móc thiết bị của công ty. * Các xí nghiệp, chi nhánh. * Các đội thi công, các phân xưởng. Như vậy sự hợp tác chuyên môn hoá giữa các phòng ban trong công ty được tiến hành một cách chặt chẽ và có mối liên hệ mật thiết tương hỗ lẫn nhau. Công việc của bộ phận này được sự giúp đỡ và hợp tác của các bộ phận khác. 2.2. Cơ cấu tổ chức sản xuất. Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty được bố trí theo sơ đồ dưới các xí nghiệp là các đội thi công, các phân xưởng thực hiện nhiệm vụ dưới sự quản lý của cơ quan công ty. Cụ thể như sau: Cơ quan công ty Xí nghiệp 7 Xí nghiệp 9 Xí nghiệp 11 Xí nghiệp 19 Xí nghiệp 29 Xí nghiệp 296 Xí nghiệp 487 Chi nhánh phía nam Xí nghiệp gạch ngói QK Nhà mát XM Vạn Chánh Các đội trực thuộc Các đội thi công, các phân xưởng Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức sản xuất Bên dưới sự quản lý của các xí nghiệp là các đội công trình trực tiếp tham gia thi công xây dựng các công trình. * Các đội thi công, các phân xưởng: Bao gồm: - 1 xưởng khảo sát thiết kế . - 64 đội thi công xây lắp công trình. - 1 bộ phận xử lý nền móng. - 2 đội thi công cơ giới. - 1 đội sử dụng vật liệu nổ: khai thác, phá đá. - 2 bộ phận rà phá bom mìn, phá vỡ vật cản. - 2 phân xưởng sản xuất đồ mộc, cơ khí. - 2 phân xưởng sản xuất gạch gói. - 2 phân xưởng sản xuất xi măng. - 1 phân xưởng sản xuất nước giải khát. II. những đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến việc dự thầu xây dựng của công ty. 1. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh. Theo giấy phép hành nghề kinh doanh số "93/BXD-CSKD" ngày 04/04/1997 do Bộ xây dựng cấp, Công ty xây dựng 319 có năng lực ngành nghề như sau: - Xây dựng công trình công nghiệp, Dân dụng tới quy mô lớn; nhóm A - Xây dựng công trình thủy lợi: Đê, đập, hồ chứa nước, hệ thống tưới tiêu. - Xây dựng công trình giao thông: Đường bộ tới cấp 1, sân bay, bến cảng. - Lắp đặt thiết bị cơ - điện - nước công trình, kết cấu và cấu kiện phi tiêu chuẩn, đường dây và trạm biến áp điện. - Nạo vét và bồi đắp mặt bằng, đắp nền, đào đắp công trình. - Thi công các loại mỏng; khoan phun vữa xi măng - Hoá chất - Thi công bằng phương pháp khoan nổ mìn các công trình hồ. - Sản xuất vật liệu, cấu kiện xây dựng - Kinh doanh vật tư vật liệu xây dựng. Ngoài ra còn: Giấy phép khảo sát, dò tìm, xử lý bom mìn - vật nổ số 1768/BQP ngày 23/06/1999 do Bộ Quốc phòng cấp, Quyết định cho phép sử dụng vật liệu nổ công nghiệp do Tổng cục CNQP và kinh tế cấp. Như vậy Công ty xây dựng 319 có ngành nghề kinh doanh rộng tạo ra khả năng nhận thầu thi công và thực hiện khá đa dạng về chủng loại công trình và chủng loại công việc xây dựng. Cùng với điều đó đối tượng phục vụ của công ty cũng đa dạng và thuộc nhiều khu vực khác nhau nên trong quá trình tìm kiếm thông tin và tạo lập quan hệ cần nắm bắt được đặc điểm khác biệt và có biện pháp tiếp thị phù hợp với từng đối tượng phục vụ. Thêm vào đó với năng lực ngành nghề đa dạng tạo ra lợi thế về khả năng thắng thầu của công ty trong việc thực hiện các loại hợp đồng trọn gói và hợp đồng chìa khoá trao tay. 2. Đặc điểm về máy móc thiết bị và nguyên vật liệu: Máy móc thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh là bộ phận của tài sản cố định có giá trị lớn thời gian sử dụng lâu dài và có đặc điểm tham gia vào nhiều chu trình sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất bị hao mòn dần dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất-kinh doanh, hình thái vật chất ban đầu được giữ nguyên cho đến lúc hư hỏng. Do đặc điểm ngành xây dựng là một ngành sản xuất vật chất đặc thù, chu kỳ sản xuất thường kéo dài, khối lượng công việc lớn đòi hỏi phải sử dụng nhiều loại máy móc thiết bị khác nhau. Vì vậy, để tham gia thi công xây lắp công ty phải có nhiều loại máy móc thiết bị khác nhau và đủ lớn tương xứng với yêu cầu của công việc. Với năng lực hiện có về máy móc thiết bị (bảng 1) công ty hoàn toàn có khả năng tự chủ cao trong sản xuất, đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra một cách liên tục, độc lập đáp ứng được yêu cầu về máy móc thiết bị thi công của bên mời thầu. Tuy nhiên, với năng lực máy móc hiện có như trên chỉ giúp công ty giành được ưu thế khi tham gia tranh thầu những công trình có giá trị vừa và nhỏ ở thị trường trong nước. Còn đối với những công trình có giá trị lớn khi có sự tham gia tranh thầu của các nhà thầu nước ngoài cũng như khi tham gia tranh thầu các gói thầu ở thị trường nước ngoài thì năng lực máy móc thiết bị của công ty lại thiếu đồng bộ, công nghệ lạc hậu so với đối thủ. Thêm vào đó do cơ chế quản lý chưa hợp lý, nôn nóng khi xét duyệt dự án đầu tư lớn như dây truyền thi công đường bộ nhất là trong giai đoạn đầu tư trạm trộn Lu Đầm thể hiện việc nghiên cứu không thấu đáo thị trường, chủng loại thiết bị và thời điểm đầu tư kết hợp với việc vận hành, quản lý máy móc thiết bị chuyên dùng, thiếu kinh nghiệm. Qua 3 năm triển khai dự án đầu tư máy móc thiết bị thi công đường giá trị lớn (trên 45 tỷ) nhưng hiệu quả rất thấp, nhất là trạm trộn và máy rải, lu lốp chiếm gần 18 tỷ giá trị đầu tư nhưng qua 3 năm mới tham gia làm ra sản phẩm trộn rải bê tông atphan chưa đến 6 vạn tấn - tức cả dây chuyền trộn-rải-lu đầm mới khấu hao chưa được 50 triệu. Gánh nặng lãi vay ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc hạch toán sản xuất kinh doanh. Về nguyên vật liệu phục sản xuất. Đây là yếu tố đầu vào chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60%-70% tổng giá trị công trình. Chất lượng, độ an toàn của công trình phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của nguyên vật liệu. Bảng 1: Thiết bị của Doanh nghiệp TT Loại và mã hiệu Nước SX Số Lượng (Cái) Công suất Thông số KT chính I Ôtô các loại 86 1 Ôtô KRAZ 3256b L. Xô 23 240CV 12 Tấn 2 Ôtô KAMAZ - 55111 L. Xô 10 210 CV 13 Tấn 3 Ôtô MAZ - 5549;5551 L. Xô 10 180 CV 8 - 10 Tấn 4 Ôtô IFA - W50 Đức 1 125 CV 5 Tấn 5 Ôtô ZIL - 555;130 L. Xô 5 150 CV 5 Tấn 6 Ôtô téc GA3 - 53 L. Xô 2 115 CV 2 Tấn 7 Ôtô G. phóng CA3102K2 - 5 TQ 35 139 CV 5 Tấn II Máy xúc, đào các loại L. Xô 15 1 Máy xúc dầu bánh lốp - ZL40B TQ 1 2. 2M3 2 Máy xúc dầu bánh lốp TO 18; T156 L. Xô 2 130 CV 1. 2 - 1. 5 M3 3 Máy xúc SAMSUNG HQ 4 130 CV 0. 6 - 0. 8 M3 4 Máy xúc HITACHI Nhật 1 130 CV 1. 2 M3 5 Máy đào bánh xích CAT - 330B Mĩ 1 222 CV 1. 5 M3 6 Máy đào bánh xích EO - 4224 L. Xô 4 108 CV 1 M3 7 Máy đào bánh lốp ROBEX - 220W - 2 HQ 2 139 CV 0. 85 M3 III Máy ủi, san đầm, lu 32 1 Máy ủi T170M; T130; DT75 L. Xô 12 75-170 2 Máy ủi KOMMATSU Nhật 5 160 CV 3 Máy san tự hành KOMMATSU GD 611A - GD521A Nhật 2 155 CV 4 Máy đầm rung SD - 180 Mĩ 1 230 CV 35 Tấn 5 Máy đầm rung BITELLI - C100 AL Ytaly 2 105 CV 25 Tấn 6 Máy đầm lốp DY - 16B L. Xô 1 240 CV 25 Tấn 7 Máy lu bánh lốp - RG - 248 Ytaly 1 65KW 25 Tấn 8 Máy lu bánh thép các loại Nhật ý 5 6 – 10 Tấn 9 Máy lu rung SD - 175 D Mĩ 1 230 CV 17. 5 Tấn 10 Máy lu rung SD - 150 D Mĩ 1 15 Tấn 11 Máy lu rung SD - DYNAPAC Nhật 1 85 CV 20 Tấn IV Cần trục các loại 12 1 Cần trục lốp các loại L. Xô 8 75 - 180 9 – 125 Tấn 2 Cần trục xích DEK 251 L. Xô 1 108 CV 25 Tấn 3 Cần trục tháp KB 403; 308 L. Xô 2 30KW 5 – 8 Tấn 4 Cẩu giàn KMS L. Xô 1 160KW 10 Tấn V Máy công cụ 65 1 Máy tiện vạn năng L. Xô 2 3- 10KW 2 Máy khoan BMK - 4 L. Xô 4 5. 5 KW D102mm 3 Máy khoan CBY - 100H L. Xô 1 D102mm 4 Máy ép khí các loại L. Xô 6 4. 5 – 20 m3/ph 5 Máy phát điện 125 L. Xô 4 125KVA 6 Máy phát điện POLYMA Đức 2 38KVA 7 Máy phát điện KOPUTA Nhật 1 1. 2KW 8 Máy bơm nước các loại L. Xô 12 10-40 m3/h 9 Máy hàn xoay chiều L. Xô 13 17KW;34 10 Máy uốn, cắt sắt TQ 4 11 Máy đóng cọc L. Xô 1 1. 2 Tấn 12 Dàn ép cọc EC 60 - EC 100 L. Xô 2 60 – 100 Tấn 13 Máy trộn bê tông TQ 10 350lít - 500lít 14 Máy tuốt thép CMK 357 L. Xô 2 15 Máy mài 2 đá 3B 633 L. Xô 1 4KW 16 Máy ép bấc thấm Mĩ 1 17 Máy dải nhựa đường BITILLI - BB 670 Ytaly 2 119 CV 500 Tấn/ca 18 Máy dải BT átphan MITSIMOTO Nhật 1 85 CV 250 Tấn/ca VI Các trạm và thiết bị khác 47 1 Trạm átphan SD 80 Đức 1 80 Tấn/h 2 Dây chuyền đúc cống ly tâm VNam 2 50KW D1000-2000 3 Trạm nghiền sàng CM8; CMD 186 L. Xô 3 15-33 m3/h 4 Trạm nghiền sàng Nordberg P. Lan 1 150T/h 100 m3/h 5 Giáo chồng các loại D54 - D76 VNam 12 bộ 6 Giáo xây 200 m2 các loại D42 VNam 13 bộ 7 Tầu thuyền các loại L. Xô 2 8 Bộ đầm dùi + đầm bàn các loại L. Xô 2 9 Bộ máy búa phá bê tông TQ 10 10 Máy kinh vĩ THEO 020B Đức 2 SET 2C 11 Thuỷ bình AX - 1S Đức 2 12 Mia + Thước NIVA Đức 4 13 Máy dò mìn (TC-91, TM88, M-95, EL1032A2, EW-1505) Mỹ -TQ - Đức 12 14 Bộ đồ lặn Mỹ -TQ 8 15 Dây chuyền sản xuất xi măng đồng bộ TQ 01 16 Dây chuyền sản xuất gạch (lò Tuynel) Việt Nam 01 Như vậy việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu cùng với một hệ thống cung ứng nguyên vật liệu tốt sẽ góp phần nâng cao chất lượng công trình giảm chi phí sản xuất. Đối với Công ty xây dựng 319, tận dụng khai thác được các nguyên vật liệu cho thi công các công trình là phương trâm của công ty. Khai thác nguyên vật liệu theo phương châm này vừa tránh được chi phí vận chuyển bốc rỡ vừa đảm bảo được nhu cầu kịp thời cho thi công. Từ đó góp phần giảm giá dự thầu xây lắp. Để làm được điều đó công ty luôn cố gắng tạo lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng trên địa bàn hoạt động của mình để có được nguồn cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng mà vẫn tiết kiệm được chi phí, thu mua với giá phù hợp, đồng thời tích cực tìm kiếm những đối tác cung ứng mới. 3. Đặc điểm về lao động Lao động trong xây lắp là nhân tố quyết định nhất trong quá trình sản xuất với các ngành khác, lao động trong xây lắp không ổn định, thay đổi theo thời vụ hoạt động trên địa bàn rộng khắp. Bảng 2. Cán bộ kỹ sư, kỹ thuật và nghiệp vụ của doanh nghiệp STT Cán bộ chuyên môn và KT theo nghề Số lượng Số năm trong nghề Đã có kinh nghiệm Qua các công trình 5 năm 10 năm 15 năm Tổng số 291 47 114 130 Quy mô lớn cấp I 1 Kỹ sư xây dựng 49 15 19 15 Quy mô lớn cấp I 2 Kỹ sư thuỷ lợi 24 4 8 12 Quy mô lớn cấp I 3 Kỹ sư cầu đường 20 2 10 8 Quy mô lớn cấp I 4 Kỹ sư mỏ, khoan nổ, trắc đạc 8 5 3 Quy mô lớn cấp I 5 Kỹ sư động lực+ Cơ khí, máy 13 7 6 Quy mô lớn cấp I 6 Kỹ sư cầu hầm, XD ngầm 7 2 3 2 Quy mô lớn cấp I 7 Kỹ sư điện + Cấp thoát nước 8 3 5 Quy mô lớn cấp I 8 Cử nhân kinh tế + TCKT 33 10 14 9 Quy mô lớn cấp I 9 Các loại kỹ sư khác 26 3 11 12 Quy mô lớn cấp I 10 Trung cấp 85 11 29 45 Quy mô lớn cấp I 11 Sơ cấp + Cán sự 18 5 13 Quy mô lớn cấp I Trong công tác đấu thầu lao động là một trong các tiêu chuẩn để nhà thầu xét thầu nó có ảnh hưởng đến việc thắng thầu hay không của tổ chức xây dựng. Như vậy muốn giành thắng lợi khi tham gia dự thầu tổ chức xây dựng phải có một đội ngũ công nhân thực sự có năng lực, trình độ chuyên môn, trình độ tay nghề cao, phải có đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm, năng lực trong việc quản lý và thực hiện hợp đồng. Hiện nay, Công ty xây dựng 319 có 1.227 cán bộ công nhân viên. Trong đó, số cán bộ có trình độ từ đại học trở lên chiếm 15,32% số cán bộ có trình độ trung cấp chiếm 6,9%, lực lượng công nhân sản xuất chiếm 76,28%, không có công nhân có tay nghề bậc 1 và bậc 2. Với cơ cấu lao động như vậy có thể thấy công ty có một lực lượng lao động với chất lượng tương đối cao, có sự chuyên môn hoá theo ngành nghề (Bảng 3). Tạo ra ưu thế cạnh tranh khi tham gia đấu thầu. Bảng 3: Công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp STT Công nhân theo nghề Số lượng Bậc 1 Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 Bậc 6 Bậc 7 Tổng số 936 287 305 267 70 7 I Công nhân XD 241 96 73 57 15 1 Mộc, nề, sắt, bê tông 134 53 37 30 14 2 Sơn, vôi, kính 40 14 10 9 7 3 Lắp ghép cấu kiện, đường ống 29 5 11 9 4 4 CN Chuyên ngành đường bộ 51 24 15 9 3 II Công nhân cơ giới 264 62 108 74 20 1 Đào, xúc, ủi, san, cạp, gạt, lu 93 27 28 25 13 2 Cần trục lốp, xích 10 1 4 4 1 3 Cần trục tháp dài 9 1 4 2 2 4 Vận hành máy các loại 22 3 7 8 4 5 Lái xe ôtô 152 30 65 35 22 III Công nhân cơ khí 262 43 84 100 28 7 1 Hàn, rèn, tiện, nguội 107 21 27 35 12 2 2 Thợ điện, nước 70 14 25 28 3 3 Sửa chữa cơ khí 59 8 15 22 9 5 IV CN sản xuất vật liệu 49 23 7 15 4 Khoan đá, bắn mìn 49 23 7 15 4 V Công nhân khảo sát 59 24 17 15 3 Trắc đạc 59 24 17 15 3 VI Công nhân khác 61 39 16 6 Tổng hợp 61 39 16 6 Tuy nhiên, đi sâu vào nghiên cứu cụ thể chất lượng nguồn lao động của công ty có thể thấy: do phương pháp quản lý của công ty còn mang nặng tính bao cấp cứng nhắc thiếu linh hoạt đã làm giảm tính năng động tích cực cũng như tính tự chịu trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc và của chính người lao động, nhiều cán bộ công nhân viên có tư tưởng vụ lợi, cục bộ, làm đến đâu biết đến đó, không quan tâm đến lợi ích lâu dài của tập thể, của cộng đồng dẫn đến kết quả là: - Bộ máy quản lý các phòng ban công ty cũng như các đơn vị không hợp lý mô hình tổ chức cồng kềnh, chất lượng cán bộ phần lớn chưa đáp ứng yêu cầu quản lý trong cơ chế thị trường chi phí quản lý lớn nhưng hoạt động kém hiệu quả. - Lực lượng cán bộ quản lý xí nghiệp, đội, chủ công trình chưa chủ động, sáng tạo, dám nghĩ dám làm, phần lớn trưởng thành theo phương thức đề bạt trong cơ chế bao cấp không được kiểm nghiệm thực tế trình độ quản lý chuyên môn không tương xứng với yêu cầu công việc đảm nhận, được mặt này thì mất mặt khác. - Cán bộ kỹ thuật thụ động thiếu ý thức trách nhiệm trình độ chuyên môn nghiệp vụ hụt hẫng thiếu ý thức phấn đấu, học hỏi. Công tác đào tạo cán bộ nhất là cán bộ trẻ chưa được quan tâm đúng thể hiện từ khâu tiếp nhận, phân công công việc, giúp đỡ tạo điều kiện ban đầu, gây tâm lý không an tâm công tác. - Lực lượng công nhân lành nghề yếu và không đồng bộ giữa các ngành nghề, loại thợ bậc thợ nơi cần thì thiếu, nơi có thì thiếu việc làm. Chính những tồn tại đó công ty chưa tạo dựng được một tác phong doanh nghiệp đặc thù của Bộ quốc phòng, chưa phát huy được sức mạnh tập thể cũng như những nguồn lực sẵn, có chưa tạo ra được một môi trường hấp dẫn thu hút lực lượng cán bộ và công nhân có tay nghề cao. 4. Năng lực tài chính. Năng lực tài chính là một chỉ tiêu quan trọng trong việc đánh giá hồ sơ dự thầu của bên mời thầu. Theo bảng kê khai một số chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp (bảng 4) có thể thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 1999 giảm sút đáng kể, nếu xét về quy mô nguồn vốn cũng như tổng giá trị tài sản lưu động của công ty thì cũng tương đối lớn có đủ khả năng để đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu với những công trình có quy mô vừa và nhỏ. Nhưng nếu khi gặp phải những công trình có quy mô lớn, thời gian thi công dài hay đấu thầu những công trình quốc tế thì với nguồn vốn này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới khả năng thắng thầu của công ty. Bảng 4: Tình hình tài chính của Công ty Đơn vị: đồng Tên tài sản Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 1. Tổng số tài sản có 93. 576. 969. 078 73. 594. 007. 986 128. 632. 580. 262 2. Tài sản lưu động 57. 566. 930. 212 45. 342. 447. 508 84. 858. 859. 972 3. Tổng số nợ phải trả 86. 213. 250. 486 65. 096. 328. 827 118. 532. 244. 818 4. Tài sản nợ lưu động 39. 296. 650. 962 42. 654. 600. 019 77. 852. 355. 341 5. Giá trị ròng 7. 363. 718. 592 8. 497. 679. 159 10. 100. 335. 444 6. Vốn luân chuyển 18. 270. 279. 250. 2. 687. 847. 489 7. 006. 504. 631 Bảng 5: Doanh thu qua các năm Đơn vị: đồng Năm Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Doanh thu 57. 801. 355. 732 45. 475. 891. 955 88. 976. 952. 321 Nhìn vào bảng doanh thu qua các năm của công ty có thể thấy hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty qua các năm không ổn định: Tốc độ tăng trưởng doanh thu năm 1999 giảm 12.325.463.777 tỷ đồng so với năm 1998. Tốc độ tăng trưởng doanh thu năm 2000 tăng 43.501.060.366 tỷ đồng so với năm 1999. Tốc độ tăng trưởng doanh thu năm 1999 có sự giảm sút đáng kể như trên là do nhiều nguyên nhân. Tuy nhiên, một trong các nguyên nhân dẫn đến sự giảm sút đáng kể như trên là giá trị bình quân một công trình trúng thầu không cao chỉ đạt 2,5 tỷ đồng. Năm 2000 doanh thu có bước tăng đáng kể, giá trị tăng tuyệt đối là 43.501.060.366 tỷ đồng. Một trong các nguyên nhân dẫn đến kết quả trên là giá trị bình quân một công trình trúng thầu tương đối cao 5,69 tỷ đồng, đặc biệt có công trình (Dự án quốc lộ 1A ) trúng thầu với tổng giá trị lớn 63 tỷ đồng. III. Tình hình thực hiện công tác đấu thầu của Công ty xây dựng 319 trong những năm gần đây. 1. Tình hình chung. Tuy đã chuyển sang hạch toán kinh tế độc lập từ năm 1993 nhưng trong giai đoạn 1993-1996 Chính phủ chưa ban hành quyết định (quy chế đấu thầu) do đó Công ty vẫn tiếp tục thi công xây lắp các công trình do Bộ quốc phòng giao. Công ty chỉ thực sự tham gia vào quá trình cạnh tranh trực tiếp trên thị trường kể từ cuối năm 1996. Khi mà tham gia đấu thầu trở thành phương tiện chính để công ty có được hợp đồng xây lắp các công trình. Như vậy, xét về mặt thời gian, công tác dự thầu mới được thực hiện tại công ty 5 năm gần đây. Về kết quả cụ thể trong 5 năm qua công ty đã tham gia đấu thầu hơn 100 công trình với tổng giá trị 1.221,13 tỷ đồng và trúng được 58 công trình với tổng giá trị trúng thầu là 429,49 tỷ đồng. Trong đó, đặc biệt là 5 công trình thi công tại Lào với tổng giá trị 37,2 tỷ đồng. Đây là các công trình được đầu tư bằng vốn nước ngoài và tổ chức đấu thầu quốc tế ( bảng 6) Bảng 6: Các công trình đã trúng thầu của công ty STT Tên công trình Năm dự thầu Pháp nhân đấu thấu Địa điểm xây dựng Chủ đầu tư Giá trị (Tỉ đồng) 1 Giảng đường, ký túc xá trường đại học Văn hoá 1996 Công ty Hà Nội ĐH Văn hoá - HN 1,173 2 Đường Quốc lộ 18 1996 Công ty Nam Hà Sở GTCC Nam Hà 0,5 3 Đường xuyên đảo Cát Bà 1997 Công ty Cát Bà BQLDA 18 4 Đường Quốc lộ1A 1997 Công ty Hà Nội-Bắc Ninh BQLDA QL1 188 5 Cụm Giảng đường Học viện kỹ thuật quân sự 1997 Công ty Hà Nội Học viện KTQS 4,2 6 Nhà máy điện Phả Lại 1997 Công ty Hải Dương NM Phả Lại 4,5 7 NM xi măng Phúc sơn 1997 Công ty Hải Dương BQLDAPhúc Sơn 20 8 NM Mía đường Kiên Giang 1997 Công ty Kiên Giang BQLDA Việt –Nhật 4 9 Trụ sở công an kim bôi Hoà Bình 1997 Công ty Hoà Bình 1,6 10 Trụ sở công an kim Đình lập - Lạng sơn 1997 Công ty Lạng Sơn CA Tỉnh Lạng Sơn 0,85 11 Khu chung cư Viện Mổ - Địa Chất 1997 Công ty Hà Nội CA Tỉnh L.Sơn 1,2 12 Thuỷ điện Lậm Sạt - Lào 1997 Công ty Lào CTPTLào-Mỹ 20,6 13 Thuỷ điện Xiềng Khọ -Lào 1998 Công ty Lào BQLDAViệt Lào 1,5 14 Toà án nhân dân 1998 Thái Bình 6,4 15 Cải tạo Quốc Lộ 21- Hà nam 1998 Công ty Hà Nam Sở GTVTHà Nam 3 16 Trụ sở công an Tân Lạc – Hoà Bình 1998 Công ty Hoà Bình CATỉnhHB 1 17 Sửa chữa NMTĐ Hoà Bình 1998 Công ty Hoà Bình NMthuỷ điện HB 0,88 18 Điện nông thôn Mường Pú-Sơn La 1998 Công ty Sơn La Điện lực S.La 1,2 19 Điện nông thôn Phú Bình - Thái Nguyên 1998 Công ty Thái Nguyên ĐLThái nguyên 1,2 20 Điện nông thôn, Văn quán Lạng Sơn 1998 Công ty Lạng Sơn ĐL.LSơn 1,1 21 Nhà đơn nguyên 3- Thành Công 1998 Công ty Hà Nội BQLViện địa chất 1,5 22 Thuỷ Lợi Nậm La - Lào 1998 Công ty Lào ADB 9,3 23 Chống quá tải lưới điện khu trung thành 1999 Công ty Thái Nguyên CT điện lực1 1,2 24 Đường dây35KVvà TBA 35/0,4KV xã Chùng Sáng 1999 Công ty Sơn La CT điện lực1 1,2 25 San nền trạm điện Bắc Giang 1999 Công ty Bắc Giang TCTđiện VN 1,48 26 Đầu mối nhỏ Thuỷ điện Nậm La 1999 Công ty Lào Bộ N.L nghiệp 2,9 27 Xây dựng 3 đập tràn huyện Viên Khăm 1999 Công ty Lào Bộ N.L nghiệp 2,2 28 Làm đường và sửa chữa Học viện CNBVCT 1999 Công ty Hà Tây Học viện BCVT 0,3 29 Đài truyền hình quân đội 1999 Công ty HN 0,3 30 Đường điện nhà máy xi măng Hải phòng 1999 Công ty Hải Phòng NM xi măng 1,16 31 Nhà học chính A3 trung tâm đào tạo BCVT 1999 Công ty HàTây Học viện BCVT 9,7 32 San nền khu tập trung Định công 1999 Công ty HN BQLDA định công 3,2 33 Đưa điện về xã Hoàng Nông -Đại Từ –Thái Nguyên 1999 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên 0,997 34 Đ.dây35KVvà TBAđưa điện về xã Hoàng Thắng –V.yên 1999 Công ty Yên Bái CT điện lực 1 0,93 35 Cải tạo trụ sở làm việc tỉnh uỷ Vĩnh Long 1999 CN Vĩnh Long Tỉnh Uỷ Vĩnh Long 0,082 36 Đườngdây35KV,trạm BA35/0,4KV La Hiên 1999 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên 2,24 37 Bệnh viện đa khoa 1999 Công ty Thái Bình Bệnh viện đa khoa Thái Bình 10 38 Khu chế biến Sét xí nghiệp KTCB Sét Chí Linh –C.T Khai thác chế biến đá và khoáng sản 2000 Công ty H.Dương CT.KTCB đá và KSH.Dương 2,5 39 Công trình đường và thoát nước khu Định công 2000 Công ty HN BQLkhu đô thị mới Đ.Công 1,956 40 Công trình thuỷ lợi điện 2000 Công ty Lào Cai Đồn BP 263 Trịnh Tường 0,333 41 Nâng cấp trung tâm y tế huyện Mộc Châu 2000 Công ty S.La BQLDA hỗ trợ y tế QG 1,389 42 Đưa điện về xã Hộ Đáp- tỉnh Bắc Giang 2000 Công ty Bắc Giang CT điện lực1 2,268 43 XD đường HCM 2000 Công ty Quảng Trị BQLDA đường HCM 25 44 Lắp đặt hệ thống điện nhẹ TEL, Lan,MATV-BCVT 2000 Công ty H.Đông BCVT 0,47 45 Công trình điện Xuân Long-Ngọc Chấn-YênBái 2000 Công ty Yên Bái Công ty điện lực 1 2 46 Dự án Quốc Lộ 1Agói4-Giai đoạn2 2000 Liên danh Bắc ninh BQLDAQL1-BGTVT 63 47 Sửa chữa,nâng cấp trường Tiểu học Thái Thịnh-Q.Đống Đa 2000 Công ty HN BQLDAcông trình Q.Đống Đa 1,173 48 Cải tạo nâng cấp nhà lớp học cấp 4 trước B4-ĐHQG 2000 Công ty HN ĐHQGHN 0,265 49 Rà phá bom mình đường Hồ Chí Minh 2000 Công ty Đường Hồ Chí Minh 0,459 50 Sửa chữa Cung văn hoá Tỉnh HB 2000 Công ty HB Trung tâm VH tỉnhHB 0,364 51 Công trình thuỷ lợi Mường Hung-Sông Mã-Sơn La 2000 Công ty S.La BQLDA cơ sở hạ tầng nông thôn 1,991 52 Đưa điện về xã Tú Lệ huyện Văn Chấn-Yên Bái 2000 Công ty Yên Bái Điện lực YBái 1,984 53 Đập chứa nước Suối Nứa 2000 Công ty Bắc Giang 1,549 54 XD trườngTiểu họcTulí Đà Bắc-HB 2000 Công ty HB SGD ĐTHBình 0,4984 55 Đưa điện lưới QG về huyện Quỳnh Nhai-S.La 2000 Công ty S.La Điện lực S.La 5,104 56 Chống quá tải khu thị trường hồ 4-Thuận Thành -Bắc Ninh 2000 Công ty B.Ninh Điện lực B.Ninh 0,55754 57 Chống quá tải lưới điện hạ thế khu Tân Long-Thái Nguyên 2000 Công ty T.Nguyên Điện lực T.Nguyên 0,564 Từ những kết quả nêu trên có thể thấy được những nỗ lực của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và thực hiện công tác dự thầu nói riêng. Đó là khả năng hoạt động trong hoạt động sản xuất kinh doanh chủ động tham gia đấu thầu để tự giành quyền đấu thầu xây lắp chứ không trông chờ vào công trình do tổng công ty giao cho. Công ty cũng đã mạnh rạn tham gia vào những công trình quan trọng manh tính quốc gia và những công trình được tổ chức theo hình thức quốc tế. Để thấy rõ hơn ta lập bảng phân tích (Bảng 7) Năm Công trình dự thầu Công trình trúng thầu Giá trị bình quân một công trình trúng thầu (tỷ đồng) Xác suất trúng thầu (%) Số lượng Giá trị (tỷ đồng) Số lượng Giá trị (tỷ đồng) Về mặt số lượng Về mặt giá trị 1997 20 499,05 9 224,35 24,93 45 45 1998 19 162,68 10 27,08 2,71 53 17 1999 28 118,09 15 37,89 2,50 53 32 2000 36 370,28 21 119,57 5,69 58 32 Nhìn vào bảng ta thấy xác xuất trúng thầu của công ty chưa cao, xác xuất trúng thầu về mặt số lượng chỉ đạt 53% năm 98, 99, chỉ có năm 2000 đạt 58% và giá trị bình quân một công trình tương đối cao 5,69 tỷ. Về mặt giá trị, xác xuất này cũng còn thấp đặc biệt năm 1998 chỉ đạt 17%. Về mức tăng tuyệt đối bình quân một công trình trúng thầu qua các năm : Năm 1997 tăng so với năm 1996 là 18,25 tỷ. Năm 1998 tăng so với năm 1997 là - 22,22 tỷ. Năm 1999 tăng so với năm 1998 là 0,21 tỷ. Năm 2000 tăng so với năm1999 là 3,19 tỷ. Như vậy, có thể thấy số lượng các công trình trúng thầu qua các năm có tăng lên nhưng giá trị bình quân một công trình trúng thầu tăng giảm thất thường và có giá trị rất thấp so với năm 1997 (là năm đạt giá trị bình quân một công trình trúng thầu đạt giá trị cao nhất 24,93 tỷ). Trên đây, là những thành tích cũng như những tồn đọng của Công ty xây dựng 319, để hiểu được cặn kẽ hơn về vấn đề này ta cần tìm ra các nguyên nhân tồn tại trên thông qua việc phân tích trình tự thực hiện công tác dự thầu của công ty làm cơ sở tìm ra những giải pháp cụ thể, hiệu quả nhằm tới mục tiêu trước mắt là tăng xác suất trúng thầu về mặt số lượng cũng như giá trị. Đồng thời tiến tới hoàn thiện mọi mặt công tác dự thầu tạo thế lực ổn định và khả năng tranh thầu để khơi thông lực cản hiện tại cho phép công ty đạt được sự phát triển cao hơn trong những năm tới. 2. Trình tự tham gia dự thầu của công ty. Như chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hưởng không nhỏ của quá trình thực hiện. Nắm bắt được vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo công ty đã lựa chọn những các bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan để giao nắm trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện công tác dự thầu. Về trình tự tham gia thực hiện dự thầu của công ty được thực hiện theo các bước: 2.1. Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu. Công việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phòng kinh tế kế hoạch đảm nhiệm và đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Để có được thông tin về các công trình cần được đầu thầu xây lắp công ty sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau: - Thu thập thông tin về các công trình cần đấu thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như đài, báo, tivi... đồng thời cũng quan tâm đến các thông tin về những công trình dự định đầu tư trong tương lai gần trên các phương tiện này, mà chủ yếu là để xác định chủ đầu tư và nguồn vốn đầu tư. - Duy trì mối quan hệ với những chủ đầu tư (Ban quản lý dự án PMU 18 - Quốc lộ 1A; Ban quản lý dự án Thăng Long đường Láng - Hòa Lạc: Uỷ ban dân tộc miền núi, Học viện kỹ thuật quân sự) mà công ty đã từng có công trình nhận thầu thi công xây lắp và thông qua chất lượng của những công trình này để có được các mối thầu. - Tạo lập quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước các cấp chính quyền (Quân khu 3, Bộ xây dựng) để lấy thông tin về kế hoạch đầu tư của các bộ, ngành cũng như Nhà nước. - Sau khi có được thông tin về công trình cần đấu thầu, công ty mới phân tích đánh giá để có tham gia tranh thầu hay không. Nếu tham gia sẽ thực hiện các bước công việc tiếp theo. 2. 2. Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu tư và tham gia sơ tuyển (nếu có). Khi có quyết định tham gia tranh thầu, công ty sẽ cử người của bộ phận tiếp thị theo dõi suốt quá trình, dự thầu công trình và tiến hành và tiếp xúc với chủ đầu tư. Bên cạnh việc tìm hiểu các thông tin như: Thời gian bán hồ sơ mời thầu, các yêu cầu sơ tuyển... thì công ty cũng kết hợp với việc quảng cáo gây uy tín ban đầu với chủ đầu tư, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này. Nếu công trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thông thường bộ phận tiếp thị lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu công ty, các thông tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi công các công trình, các chứng nhận công trình đạt chất lượng cao... gửi trực tiếp cho bên mời thầu theo yêu cầu về địa điểm trong hồ sơ mời sơ tuyển. 2. 3 Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu Đây là bước công việc chủ yếu trong toàn bộ quá trình dự thầu của công ty. Trước khi lập hồ sơ dự thầu công việc chuẩn bị đều được thực hiện chu đáo với các phần việc như: Làm rõ các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự thầu, khảo sát và thăm quan hiện trường, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu cụ thể. Về việc chuẩn bị các tài liệu thông tin chung Các tài liệu như: Giấy phép hành nghề, đăng ký kinh doanh, các năng lực của công ty, quan hệ bảo hành tín dụng, năng lực mời thầu, chứng nhận chất lượng... sẽ được bộ phận căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu của công trình cũng như yêu cầu đã nêu trong hồ sơ mời thầu để có sự chuẩn bị đáp ứng đầy đủ kịp thời. Về việc lập biện pháp thi công Các kỹ sư, kiến trúc sư của phòng kỹ thuật sẽ căn cứ vào thông tin từ việc khảo sát hiện trường và các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu để tiến hành kiểm tra lại thiết kế kỹ thuật mà bên mời thầu cung cấp phát hiện kịp thời những bất hợp lý và đưa ra các giải pháp kỹ thuật để điều chỉnh, nâng cao uy tín của công ty với chủ đầu tư. Bên cạnh đó, cũng có thể tiến hành thiết kế nếu như công ty đảm nhận việc này. Việc lập giá dự thầu Việc lập giá dự thầu của công ty do phòng kinh tế kế hoạch kết hợp với phòng kỹ thuật bóc tách khối lượng công việc lập giá dự thầu. 2. 4. Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu. Sau khi các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hoàn tất nhiệm vụ của mình, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kinh tế kế hoạch nộp cho bên mở thầu. Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu phòng kinh tế kế hoạch cử cán bộ trực tiếp đi tham gia mời thầu. Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có công văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì các bộ phận trong công ty tuỳ theo những khúc mắc bên mời thầu hỏi có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu tư và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu. 2.5. Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiện hợp đồng. Ngay sau khi nhận được kết quả trúng thầu, công ty sẽ có công văn gửi cho phía chủ đầu tư để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày, giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu tư và đôn đốc các bộ phận có liên quan rà soát lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi công công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công. Sau khi ký kết hợp đồng, công ty nhanh chóng triển khai thi công công trình và lúc này, các cán bộ kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận công tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thi công và làm cầu nối giữa công trường với chủ đầu tư, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi công công trình. Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán với chủ đầu tư. 3. Đánh giá tình hình thực hiện đấu thầu của công ty trong những năm qua. 3.1. Những thành tích a. Với bề dày kinh nghiệm và sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ, công ty đang nỗ lực vươn lên để khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị trường. Công tác đấu thầu - tiếp thị đã từng bước ổn định và hoạt động đi vào nề nếp phù hợp với cơ chế mới và đáp ứng cơ bản nhu cầu việc làm của công ty. Đặc biệt là việc trúng thầu thi công các công trình lớn như công trình Học viện Lục quân Đà Lạt, công trình đường Hồ Chí Minh và các công trình thi công tại Lào... có nhiều công trình đạt huy chương vàng chất lượng cao của ngành, giữ được chỗ đứng tại thị trường trong nước và vươn ra thị trường nước ngoài. b. Bộ phận tiếp thị đã có trách nhiệm cao hơn trong công tác thu thập và tổng hợp thông tin về định hướng đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nướcvà các cơ quan, ban ngành. Cùng lãnh đạo công ty xác định các công trình có tính khả thi để xây dựng chiến lược và sách lược trong công tác tiếp thị đấu thầu nhằm nâng cao hiệu quả thắng thầu mà vẫn đảm bảo chi phí với mức tối thiểu. chính qua thời gian này công ty đã xây dựng được một đội ngũ làm công tác tiếp thị đấu thầu có trình độ và nhiệt tình với công việc đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ theo đúng tiến độ đã đề ra. c. Đã huy động một đội ngũ kỹ sư, nhà quản lý và lao động giỏi tham gia vào công tác dự thầu. Cùng với quá trình đó hoạt động tay nghề, năng lực và kinh nghiệm cán bộ công nhân của công ty đang ngày một nâng cao hơn. d. Đã chủ động tìm kiếm các công trình trong mọi lĩnh vực xây dựng và mở rộng được ngành nghề xây dựng. e. Đánh giá đúng vị trí của công tác đấu thầu ngày càng tạo ra chuyển biến tốt về mặt tổ chức và thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực quan hệ với bên ngoài như với các tổ chức tài chính, nhà cung ứng, đối tác kinh doanh và chủ đầu tư. Nhìn chung lại, trong vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ cuối năm 1996, Công ty xây dựng 319 đã có những cố gắng trong việc chủ động tìm kiếm công ăn việc làm và có nhiều tiến chuyển tốt trong tổ chức, quản lý, mở rộng quan hệ với bên ngoài. Nhờ đó đem lại công ăn việc làm đều đặn cho cán bộ công nhân viên và ngày càng khẳng định được chỗ đứng cũng như uy tín của công ty trên thị trường. 3. 2. Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty. Mặc dù trong công tác dự thầu, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt được những thành tích nhất định, song cũng vẫn còn một số tồn tại dẫn đến khả năng trúng thầu cao ảnh hưởng tới sự phát triển chung của công ty. a. Việc thực hiện công tác dự thầu chưa thực sự diễn ra một cách có hệ thống và chặt chẽ, nhiều bước công việc nhận thức được song chưa thực hiện. Thụ động trong việc đề ra các biện pháp tranh thầu. b. Chưa đưa ra được các đề xuất về giải pháp kỹ thuật hợp lý, độc đáo làm tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu. c. Công tác tiếp thị, đấu thầu bước đầu chiếm lĩnh được thị trường nhưng khả năng cạng tranh yếu. Khả năng Marketing trong thương trường trên các lĩnh vực mua bán hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm lẫn trong tìm kiếm việc làm còn rất hạn chế, thụ động. d. Giá bỏ thầu nhiều khi không hợp lý, lúc thì quá cao so với giá xét thầu của chủ đầu tư, hoặc so với giá bỏ thầu của các đối thủ cạnh tranh, lúc lại quá thấp tuy công ty trúng thầu nhưng không có hiệu quả. e. Khả năng tự chủ về tài chính thấp, chưa đủ năng lực tài chính để tham gia đấu thầu độc lập và nhận thi công những công trình có giá trị lớn, thời gian thi công dài. f. Thiết bị xe máy thi công hiện tại nhìn chung chưa đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật và mức độ hiện đại trong việc thi công các công trình đòi hỏi chất lượng cao, kỹ thuật phức tạp. 3. 3. Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại trên. a. Lực lượng cán bộ tiếp thị còn mỏng và năng lực có hạn chưa phát huy hết sức mạnh tổng hợp của các bộ kỹ thuật, chủ công trình, các đơn vị trong quá trình tiếp thị, lập, chọn phương án tối ưu. b. Việc lập giá dự thầu mới chỉ tính tới các yếu tố bên trong mà chưa gắn chặt với tình hình thị trường và các đối thủ cạnh tranh. Thêm vào đó công tác khảo sát công trình, giá cả đôi khi chưa sát thực tế. c. Về công nghệ và thiết bị xe máy thi công thì trừ lĩnh vực thi công đường bộ còn trong các lĩnh vực khác mặc dù có năng lực khá lớn song còn nhiều máy móc thiết bị đã cũ, lạc hậu, sử dụng không hiệu quả. Việc đầu tư mua sắm mới còn gặp nhiều khó khăn. d. Một số công trình do chủ đầu tư có sự sắp đặt trước do đó mặc dù giá dự thầu thấp nhất, hồ sơ dự thầu đảm bảo chất lượng nhưng vẫn bị trượt. 4. Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiên công tác dự thầu tại công ty. Từ cuối năm 1996, khi bắt đầu tham gia đấu thầu để giành quyền bao thầu xây lắp các công trình, công tác đấu thầu được giao cho phòng kinh tế - kế hoạch phối hợp với phòng kỹ thuật để thực hiện và đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Qua một thời gian hoạt động, trên cơ sở nhận thức rỗ vị trí quan trọng của công tác đấu thầu và sức ép về việc làm ngày càng tăng, Ban lãnh đạo công ty thấy cần thiết phải có một bộ phận trợ giúp Giám đốc công ty trong việc tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu, quản lý và phối hợp thực hiện. Chính vì vậy, ngày 1-10- 1998, giám đốc công ty đã ra quyết định thành lập bộ phận tiếp thị, trực thuộc phòng kế hoạch đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đóc công ty với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau: + Về chức năng: Là bộ phận chuyên trách về công tác tiếp thị của công ty, tìm hiểu và xử lý các thông tin có liên quan đến công tác tìm kiếm việc làm xác minh độ xác thực của các thông tin báo cáo giám đốc xử lý hoặc chủ động đề xuất phương án giải quyết. Mục đích cuối cùng là giúp cho giám đốc trong công việc tìm kiếm việc làm. + Về nhiệm vụ: - Nắm bắt kịp thời thông tin các dự án đầu tư, xây dựng trong mọi lĩnh vực và các địa phương. Khi dự án có điều kiện thì chuẩn bị và lập hồ sơ đăng ký dự thầu (căn cứ từng công trình cụ thể sẽ dùng hồ sơ của công ty hoặc liên doanh, liên kết với các đơn vị bên ngoài). Cung cấp đầy đủ thông tin của công ty cho chủ đầu tư làm việc với cơ quan chỉ đạo dự án, chủ đầu tư có các thông tin cần thiết báo cáo giám đốc, tiếp tục duy trì các quan hệ trên trong suốt quá trình đấu thầu cũng như lâu dài. - Chịu trách nhiệm chắp nối, hoàn tất hồ sơ dự thầu từ khâu chuẩn bị cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu. Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu phải cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dự án cho phòng kinh tế - kế hoạch để làm giá dự thầu và phòng kỹ thuật để lập biện pháp thi công và tính khối lượng, các phần việc còn lại thuộc bộ phận tiếp thị. Phân công các bộ phận theo sát các dự án sau khi nộp hồ sơ dự thầu cho đến khi có kết quả cuối cùng Việc thành lập bộ phận tiếp thị qua một thời gian ngắn đã đem lại những tác động tích cực đến hoạt động dự thầu của công ty, thể hiên cụ thể ở các khía cạnh sau: - Đưa công tác dự thầu của công ty dần đi vào hoạt động có tính hệ thống. Quá trình thực hiện công tác dự thầu được theo dõi chặt chẽ và sát sao hơn, tạo ra được đầu mối để liên kết các bộ phận có liên quan. Việc lập kế hoạch dự thầu hàng tháng được thực hiện đầy đủ. - Tăng cường và thiết lập tốt mối quan hệ với bên mời thầu. Các thông tin và dự án được thu thập đầy đủ và cung cấp kịp thời cho các bộ phận có liên quan. - Số lượng các công trình được tiếp thị để lựa chọn, quyết định dự thầu cũng tăng lên, tạo cơ hội lựa chọn được các dự án có triển vọng nhằm đạt hiệu quả cao hơn cho tác dự thầu. Trong các khía cạnh tác động trên, khía cạnh mang lại nhiều hiệu qủa nhất cho việc thực hiện công tác dự thầu đó là theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm được ách tắc trong các bộ phận, thực hiện đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh hơn. Về mặt chất lượng của hồ sơ thì hình thức trình bày được cải thiện, các lõi sẽ được kiểm tra và phát hiện kịp thời, điều này là khá quan trọng vì nhiều khi chỉ cần một lỗi nhỏ trong hồ sơ dự thầu sẽ ảnh hưởng không tốt đến kết quả đánh giá của bên mời thầu đối với nhà thầu. Cụ thể là khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu, bộ phận tiếp thị sẽ lâp bảng phân công nhiệm vụ và phối hợp thực hiện theo bảng 8. Bảng 8: Bảng phân công nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu STT Nội dung công việc Bộ phận thực hiện Bộ phận phối hợp I Quyển 1: Bảng giá dự thầu 1 Đơn vị dự thầu Phòng KH Phòng kỹ thuật 2 Các phụ lục (bảo hành, giảm giá) Phòng KH Phòng kỹ thuật 3 Bảng tổng hợp giá thầu Phòng KH Phòng kỹ thuật 4 Chiết tính giá thầu Phòng KH Phòng kỹ thuật 5 Bảo lãnh dự thầu Phòng TC_KT Phòng KH 6 Bảo chứng Phòng TC_KT Phòng KH II Quyển 2: Biện pháp thi công Phòng kỹ thuật Phòng KH 1 Thuyết minh biện pháp Phòng kỹ thuật Phòng KH 2 Tiến độ thi công Phòng kỹ thuật Phòng KH 3 Các bản vẽ minh hoạ Phòng kỹ thuật Phòng KH 4 Catalo, tiêu chuẩn kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng KH III Quyển 3: Thông tin chung 1 Hồ sơ tư cách pháp nhân B. P Tiếp thị Phòng KH 2 Giới thiệu công ty B. P Tiếp thị Phòng KH 3 Năng lực tài chính B. P Tiếp thị Phòng KH 4 Năng lực thiết bị B. P Tiếp thị Phòng KH 5 Nhân lực B. P Tiếp thị Phòng KH 6 Các thông tin khác B. P Tiếp thị Phòng KH IV Các công việc khác 1 Khảo sát hiện trường Phòng KH 2 Tham khảo giá, khu vực thi công Phòng KH V Các công việc kết thúc 1 Duyệt hồ sơ Giám đốc B. P làm hồ sơ 2 Đóng góp thông tin B. P Tiếp thị 3 Nộp hồ sơ Phòng KH B. P Tiếp thị Căn cứ vào tiến độ (ngày hoàn thành) đã đề ra, bộ phận tiếp thị theo dõi từng bộ phận thực hiện, thường xuyên giữ mối quan hệ thông tin qua lại để phát hiện những vướng mắc đề xuất với ban lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo kịp thời. Nhưng mặt khác thời gian qua cách thức tổ chức quản lý công tác dự thầu trên đây cũng bộc lộ những hạn chế. Đây là một trong những nguyên nhân làm cho chất lượng công tác dự thầu của công ty chưa được cải biến rõ rệt mặc dù tổ chức quản lý và phối hợp thực hiện đã được thiết lập tốt hơn. Trong đó hạn chế nổi bật nhất đó là sự phân tán trong quản lý và những người tham gia công tác dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau không liên quan trực tiếp đến công tác dự thầu dẫn đến những tồn tại cụ thể sau: Thứ nhất: Chỉ dừng lại ở việc lập kế họach tiếp thị đấu thầu hàng tháng song chưa đề ra chiến lược tranh thầu cụ thể phù hợp với tình hình và điều kiện thực tế của công ty, dẫn đến việc đưa ra các biện pháp tranh thầu thường mang tính chất tình thế và bị động. Thứ hai: Khó có khả năng nắm bắt sâu sát những biến động trong các yếu tố của thị trường và quan trọng hơn là yếu tố giá cả. Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới tính cạnh tranh của giá dự thầu. Chương III một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu tại Công ty xây dựng 319 I. Định hướng kế hoạch sản xuất kinh doanh 5 năm 2001- 2005 của Công ty xây dựng 319. 1. Định hướng phát triển. Phát huy sức mạnh tổng hợp truyền thống 22 năm xây dựng và phát triển, tăng cường đoàn kết, ra sức đổi mới, ổn định tổ chức, phát huy cao độ hiệu quả máy móc thiết bị thi công đã đầu tư, phát huy cao độ các ngành nghề truyền thống, duy trì phát triển sản xuất công nghệ hiện có, phối hợp chặt chẽ với các công ty khác để có dự án đầu tư mới theo các hình thức thích hợp. Phấn đấu nhận thầu làm tổng B một số dự án quy mô vừa. Từng bước khẳng định mình trong cơ chế thị trường để tích luỹ và phát triển. Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý tinh thông, đội ngũ công nhân lành nghề, ổn định đời sống cán bộ công nhân viên an cư lạc nghiệp góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của đất nước. 2. Một số mục tiêu chính. Trong kinh doanh xây lắp tập trung chủ yếu khai thác năng lực máy móc thiết bị hiện có bằng cách thực hiện tốt dự án công trình giao thông, các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện nhỏ với giá trị từ 40 -45% giá trị xây lắp hàng năm khoảng 70-80 tỷ. 2.1.Cơ cấu sản lượng - Trong định hướng kế hoạch của mình từ năm 2001 nhiệm vụ kinh doanh xây lắp vẫn ưu tiên xây dựng các công trình: cơ sở hạ tầng dân dụng công nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ điện, đường dây và trạm. - Về giá trị xây lắp hàng năm chiếm 80% giá trị sản xuất kinh doanh sau đó tăng tỷ trọng đầu tư để đảm bảo đến năm 2001 có dự án đầu tư theo hình thức BT, BOT tiến tới năm 2005 giảm dần giá trị sản lượng xây lắp, tăng sản lượng sản xuất hàng hoá công nghiệp, bảo đảm chủ động hoàn toàn trong kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2.2. Về cơ cấu các công trình trong thi công xây lắp. - Giá trị xây lắp các công trình cơ sở hạ tầng chiếm khoảng 50% giá trị. - Kinh doanh xây lắp các công trình: dân dụng, công nghiệp thực hiện giá trị chiếm khoảng 30% giá trị xây lắp hàng năm. - Giá trị xây lắp các công trình đường dây và trạm, thuỷ điện, thuỷ lợi, nhỏ trong và ngoài nước chiếm khoảng 20% giá trị. 2.3.Về cơ cấu địa bàn hoạt động. - Kinh doanh xây lắp các công trình khu vực Hà Nội và các vùng lân cận 30%. - Kinh doanh xây lắp các công trình khu vực vùng sâu, vùng xa 50%. II. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu tại Công ty xây dựng 319. Biện pháp 1: Vận dụng phương pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định tranh thầu Như đã phân tích ở phần thực trạng xác xuất trúng thầu của công ty trong những năm qua với các công trình công ty đã tham gia đấu thầu chưa cao lắm. Khi tham gia tranh thầu công ty sẽ phải chi phí một khoản tiền cho mua hồ sơ dự thầu, tiếp thị ngoại giao.... Nếu thắng thầu sẽ giải quyết được việc làm và có thể thu được một khoản lợi nhuận. Ngược lại sẽ mất toàn bộ chi phí đã bỏ ra trong giai đoạn làm hồ sơ dự thầu. Để tránh được phải bỏ ra những khoản chi phí không đáng mất trên và nâng cao khả năng lượng hoá tối đa khi phân tích và đưa ra quyết định tranh thầu, công ty nên áp dụng giải pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định tranh thầu. Nội dung của giải pháp này bao gồm các vấn đề sau: 1) Xác định danh mục các chỉ tiêu ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của công ty Việc đầu tiên là công ty phải căn cứ vào kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành để xác định một danh mục chỉ tiêu đặc trưng cho những nhân tố có ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu. Các chỉ tiêu này càng sát với chỉ tiêu xét thầu càng tốt. Số lượng chỉ tiêu là tuỳ ý, nhưng tối thiểu phải bao quát được đầy đủ các chỉ tiêu thường dùng để dánh giá hồ sơ dự thầu, phải tính đến tình hình cạnh tranh của các đối thủ, phải chú ý tránh trùng lặp chỉ tiêu và phải xác định đúng những nhân tố thực sự có ảnh hưởng. Không đưa vào bảng danh mục những chỉ tiêu không có ảnh hưởng, hoặc ảnh hưởng rất ít (không đáng kể ) đến khả năng thắng thầu của công ty. Chỉ tiêu đưa ra chi tiết, cụ thể bao nhiêu, thì cho kết quả chính xác bấy nhiêu. 2) Xây dựng thang điểm Các chỉ tiêu đã lựa chọn sẽ được phân tích theo trạng thái tương ứng với từng bậc trong thang điểm. Có nhiều loại thang điểm. Yêu cầu của các thang điểm là đảm bảo tính chính xác, không gây phức tạp cho tính toán. Có thể sử dụng thang điểm 3 bậc, 5 bậc hoặc 9 bậc. Thang điểm 3 bậc được chia thành 3 mức điểm là 4, 2, 0 tương ứng với trạng thái của từng chỉ tiêu là tốt, trung bình, kém. Thang điểm 5 bậc được chia thành 5 mức điểm là 4, 3 2, 1, 0 tương ứng với 5 trạng thái của từng chỉ tiêu là rất tốt, tốt, trung bình, yếu, kém. Thang điểm 9 bậc có các mức điểm là 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1, 0. Như vậy, ở mỗi thang điểm đều có các mức tối đa tương ứng với trạng thái tốt nhất và mức điểm tối thiểu tương ứng với trạng thái tồi nhất của các chỉ tiêu. Việc sử dụng thang điểm nào là phù thuộc vào sự lựa chọn của công ty. 3) Xác định tầm quan trọng (trọng số) của từng chỉ tiêu. Trong số các chỉ tiêu đã được lựa chọn để đưa vào tính toán thì rõ ràng mỗi chỉ tiêu có một mức độ ảnh hưởng riêng đến khả năng thắng thầu của công ty. Do vậy, công ty phải sử dụng kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành, những thông lệ và tiêu chuẩn thường được dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu, kết hợp với việc sử dụng phương pháp chuyên gia để đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng chỉ tiêu. Tầm quan trọng của các chỉ tiêu (được gọi là trọng số) có thể được thể hiện bằng 1 nếu thể hiện bằng số thập phân và bằng 100% nếu thể hiện bằng %. Việc xác định danh mục các chỉ tiêu, xác định trọng số và xây dựng thang điểm như trên, công ty phải làm một lần và được dùng ổn định cho một khoảng thời gian khi mà các điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh của công ty chưa có sự biến động. 4) Tính toán chỉ tiêu tổng hợp cho gói thầu cụ thể Khi xuất hiện một gói thầu cụ thể, công ty cần khẩn trương nghiên cứu hồ sơ mời thầu, nghiên cứu gói thầu, phân tích môi trường đấu thầu, đánh giá khả năng của mình đối với gói thầu và dự đoán các đối thủ cạnh tranh để xác định trạng thái của từng chỉ tiêu trong bảng danh mục và số điểm tương ứng với từng trạng thái đó. Cuối cùng tính toán ra chỉ tiêu tổng hợp theo công thức sau : TH= (1) Trong đó : TH: Chỉ tiêu tồng hợp n : Số các chỉ tiêu trong danh mục Ai : Điểm số của chỉ tiêu thứ i Pi :Trọng số của chỉ tiêu thứ i 5) Đánh giá khả năng thắng thầu và ra quyết định Khả năng thắng thầu được đo bằng tỷ lệ % theo công thức sau: K = (2) Trong đó: K: Khả năng thắng thầu tính bằng % TH: Điểm tổng hợp được tính theo công thức (1) M : Mức điểm tối đa trong thang điểm được dùng Nếu tất cả các chỉ tiêu đều ở trạng thái trung bình, thì khả năng thắng thầu sẽ là 50% thì doanh nghiệp không nên tham gia tranh gói thầu đó Ví dụ: Với các công trình chuyên về sửa chữa và nâng cấp công trình trong nước. Đây là những công trình có giá trị đấu thầu nhỏ, thời gian thi công ngắn. Ta xây dựng một danh mục các chỉ tiêu và thang điểm 5 bậc như sau: TT Các chỉ tiêu Thang điểm và trạng thái 4 3 2 1 0 1 Mục tiêu lợi nhuận Rất thấp Thấp TB Cao Rất cao 2 Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật Rất cao Cao TB Thấp Rất thấp 3 Mức độ quen thuộc và gói thầu Rất cao Cao TB Thấp Rất thấp 4 Khả năng đáp ứng về tiến độ thi công Rất cao Cao TB Thấp Rất thấp 5 Khả năng đáp ứng về năng lực thi công Rất cao Cao TB Thấp Rất thấp 6 Đánh giá về đối thủ cạnh tranh Rất yếu Yếu TB Mạnh Rất mạnh Trọng số của từng chỉ tiêu như sau: TT Chỉ têu Trọng số % 1 2 3 4 5 6 Mục tiêu lợi nhuận Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật Mức độ quen thuộc với gói thầu Khả năng đáp ứng tiến độ thi công Khả năng đáp ứng về năng lực thi công Đánh giá về đối thủ cạnh tranh 30 20 15 5 10 20 Trên cơ sở danh mục các chỉ tiêu và thang điểm cũng như trọng số về các chỉ tiêu trên ta đi vào phân tích một ví dụ cụ thể: “Xây dựng giảng đường và ký túc xá trường đại học Văn Hoá”, địa điểm xây dựng tại Hà Nội; pháp nhân đấu thầu “ Công ty” giá trị đấu thầu 1.173.000.000 đồng TT Chỉ tiêu Trạng thái Điểm Trọng số Kết quả 1 2 3 4 5 6 Mục tiêu lợi nhuận Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật Mức độ quen thuộc với gói thầu Khả năng đáp ứng tiến độ thi công Khả năng đáp ứng năng lực thi công Đánh giá về đối thủ cạnh tranh TB Rất cao TB Cao Rất cao Mạnh 2 4 2 3 4 1 0,3 0,2 0,15 0,05 0,1 0,2 0,6 0,8 0,3 0,15 0,4 0,2 Tổng số điểm 2,45 Khả năng thắng thầu đối với gói thầu này . 100 = 61, 25%. Với kết quả tính toán, Công ty nên tham gia tranh thầu với gói thầu này và thực tế công ty đã trúng thầu công trình này và ký hợp đồng ngày 1/9/1996 Như vậy, phương pháp này đã được lượng hoá được sự ảnh hưởng của các nhân tố cần xem xét và cho phép công ty đáp ứng yêu cầu phản ứng nhanh khi ra quyết định tranh thầu. Đây là phương pháp có tính khả thi rất cao. Phương pháp vừa dùng cho việc ra quyết định trước khi lập phương án và chiến lược tranh thầu, vừa dùng cho việc ra quyết định trước khi nộp hồ sơ dự thầu. Khi sử dụng phương pháp này cần lưu ý rằng, tính đúng đắn của quyết định được đưa ra phụ thuộc rất lớn vào việc phân tích và xác định chính xác trạng thái của từng chỉ tiêu, cũng như tầm quan trọng của nó. Để tránh việc bỏ lỡ cơ hội hoặc gây thiệt hại do việc đưa ra quyết định sai Công ty cần có biện pháp đảm bảo độ tin cậy của thông tin và phân tích cẩn thận trạng thái của các chỉ tiêu ngay từ vòng ra quyết định thứ nhất. Biện pháp 2: Tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty cho phù hợp với yêu cầu của thị trường Như đã phân tích ở phần thực trạng, công ty chưa tổ chức được bộ phận chuyên trách làm công tác dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các cán bộ tham gia thực hiện những khâu quan trọng trong việc lập hồ sơ dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Điều đó có ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả công tác đấu thầu nói chung cũng như chất lượng hồ sơ dự thầu và toàn bộ quá trình đấu thầu nói riêng. Để đấu thầu và thắng thầu có hiệu quả thì việc tổ chức lại bộ máy đấu thầu là điều kiện hết sức quan trọng. 1) Nguyên tắc tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty. a. Nguyên tắc tập chung chuyên môn hoá Yêu cầu của chủ đầu tư, sự nghiêm ngặt của các nhà tư vấn đánh giá hồ sơ dự thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất lượng, hiệu quả của việc xây dựng hồ sơ dự thầu có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi đòi hỏi công ty phải có một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chuyên môn hoá. b. Nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa tổ chức đấu thầu của công ty với các lực lượng chuyên môn hoá tại các xí nghiệp thành viên. Công ty là đơn vị trung tâm điều hành mọi công việc chung còn các xí nghiệp trực thuộc được phân bổ trên hầu hết các địa phương. Các công trình dự án đầu tư, xây dựng trải rộng trên địa bàn rộng, trong cùng một thời điểm, công ty có thể phải tham gia đấu thầu nhiều gói thầu. Hơn nữa, chi phí phục vụ công tác đấu thầu không nhỏ, nhất là các chi phí khảo sát hiện trường, tìm nguồn nguyên vật liệu, giao dịch với chính quyền địa phương... Nguyên tắc này cho phép công ty sử dụng chuyên gia, lực lượng chuyên môn kỹ thuật nằm tại các xí nghiệp để tận dụng các ưu thế của họ và tiết kiệm chi phí. c. Nguyên tắc đảm bảo bí mật Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp xây dựng. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doan