Chuyên đề Tìm hiểu tổ chức hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh

Lời nói đầu Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại của xã hội loài người. Trong đó mỗi một đơn vị sản xuất kinh doanh lại là một tế bào của nền kinh tế quốc dân, nơi tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm, thực hiện cung cấp các lao vụ, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của xã hội. Xã hội càng phát triển thì càng đòi hỏi sự đa dạng và phong phú cả về số lượng, chất lượng của các loại sản phẩm. Điều đó đặt ra câu hỏi lớn cho các doanh nghiệp sản xuất là sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? sản xuất như thế nào? Vì thế các doanh nghiệp cần phải đặc biệt quan tâm đến khách hàng, nhu cầu và thị hiếu của khách hàng để sản xuất và cung ứng những sản phẩm phù hợp. Muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải bằng mọi cách đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng, được người tiêu dùng chấp nhận và thu được lợi nhuận nhiều nhất có nghĩa là doanh nghiệp phải thực hiện tốt công tác tiêu thụ sản phẩm. Một trong những yếu tố quyết định điều đó là phải thực hiện tốt công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm sẽ cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách cụ thể thông qua các chỉ tiêu doanh thu và kết quả lỗ, lãi. Đồng thời còn cung cấp những thông tin quan trọng giúp cho các nhà quản lý phân tích, đánh giá, lựa chọn các phương án sản xuất, kinh doanh để đầu tư vào doanh nghiệp có hiệu quả nhất. Qua quá trình học tập và thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh, em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài: Tổ chức hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh. Chuyên đề thực tập của em gồm hai phần chính: Phần I: Thực trạng công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh. Phần II: Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thanh Quý cùng các cô, chú cán bộ kế toán trong Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Do thời gian thực tập có hạn cũng như kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên chuyên đề của em khó tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo, của các cô chú trong Công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Phần I Thực trạng công tác hạch toán thành phẩm tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh I. Tổng quan về công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh: Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh được thành lập năm 1980 theo quyết định số 196_BXD/TCC ngày 29/01/1980 của bộ trưởng bộ xây dựng với tên gọi là: Xí nghiệp cung ứng vật tư vận tải. Trụ sở chính của công ty đóng tại Km 23- quốc lộ 3- thị trấn Đông An- Hà Nội Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể khái quát qua các giai đoạn sau: * Giai đoạn I (1980 – 1984): Với tên gọi là Xí nghiệp cung ứng vật tư vận tải hạch toán phụ thuộc trực thuộc Tổng liên hiệp thi công cơ giới. Thời kỳ này nền kinh tế nước ta chưa đổi mới, vẫn là nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp, công ty được liên hiệp giao cho nghĩa vụ và quyền hạn kinh doanh vật tư và sản xuất theo chỉ tiêu củ hội liên hiệp giao cho và luôn luôn hoàn thành các chỉ tiêu, kế hoach mà cấp trên đã đề ra. * Giai đoạn II (1985 – 1989): Xí nghiệp chuyển sang tổ chức hạch toán kinh tế độc lập với nghĩa vụ chính là hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu nghành nghề. Theo quy định ban đầu là tổ chức tiếp nhận và cung ứng vật tư thiết bị phục vụ cho toàn liên hiệp. * Giai đoạn III (1989 – 1998): Thời kỳ đầu của giai đoạn này nền kinh tế của nước ta chuyển sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Xí nghiệp phải tự tìm đầu vào và đầu ra cho sản phẩm của mình, tự xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Do đó xí nghiệp gặp nhiều khó khăn, giá cả vật tư theo giá thị trường, vận tải gặp rất nhiều khó khăn vì máy móc, trang thiết bị lạc hậu, chi phí xăng dầu lên cao nhưng giá cước vẫn không tăng (do phải cạnh tranh). Trước tình hình đó, để tồn tại và phát triển phù hợp với nền kinh tế đổi mới, giám đốc xí nghiệp đã bàn bạc với tập thể cán bộ xí nghiệp, được phép của tổng liên hiệp, mở rộng sản xuất bằng cách liên doanh với nhà máy tấm lợp Amiăng Ximăng Đồng Nai lắp ráp một dây chuyền sản xuất tấm lợp Amiăng và đồng thời xí nghiệp dùng vốn tự có mua sắm phương tiện vận tải phục vụ cho công tác sản xuất của xí nghiệp. Ngày 20/02/1993 xí nghiệp được thành lập lại theo quyết định số 584/BXD-TCLĐ và đến tháng 1 năm 1996 Xí nghiệp cung ứng vật tư vận tải đổi tên thành Xí nghiệp vật tư sản xuất vật liệu xây dựng Đông Anh và Tổng liên hiệp thi công cơ giới đổi tên thành Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng thuộc bộ xây dựng với nhiệm vụ chính là sản xuất tấm lợp kim loại. Do biết chú trọng tốt đến các yêu cầu đòi hỏi của thị trường mà từ năm 1994 trở lại đây việc sản xuất tấm lợp của công ty trở nên phát triển, làm ăn có lãi, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. * Giai đoạn IV (từ 1999 đến nay): Nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất tấm lợp kim loại có chất lượng cao đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Những năm gần đây công ty đã không ngừng cải tiến áp dụng khoa học kỹ thuật đưa năng suất và chất lượng sản phẩm ngày càng cao và được khách hàng tín nhiệm. Có thể nói rằng công ty ngày càng đứng vững và phát triển không ngừng theo thời gian. Do đó, vào ngày 01/01/1999 theo quyết định số 1436-QĐ/BXD ngày 28/12/1998 về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước, Công ty vật tư và sản xuất vật liệu xây dựng Đông Anh được cổ phần hoá thành công ty cổ phần với tên gọi mới là Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh thuộc tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng và với một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới để phù hợp với một công ty cổ phần. Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Phó giám đốc Phòngtổ chức hành chính Phòng kinh tế kế hoạch Phòng công nghệ cơ điện Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh tiếp thị Phòng KCS Phân xưởng sản xuất tấm lợp AC Phân xưởng sản xuất tấm lợp KLM Đội xe vận tải và đội xây lắp Chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân và phòng ban trong công ty: * Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề quan trọng liên quan đến phương hướng mục tiêu của công ty (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông), có quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nghị quyết của hội đồng quản trị, của giám đốc công ty. * Ban kiểm soát: Ban kiểm soát của công ty gồm 3 thành viên, hoạt động độc lập theo nhiệm vụ và quyền hạn của mình được quy định tại điều lệ của công ty và chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về việc kiểm tra, giám sát, hoạt động của hội đồng quản trị và tổng giám đốc. * Tổng giám đốc: Là người do hội đồng quản trị đề cử, bổ nhiệm và phải đáp ứng đầy đủ điều kiện là đại diện theo pháp luật của công ty. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, thực hiện nghĩa vụ và quyền hạn của mình phù hợp với các quyết định, điều lệ của công ty. * Phó tổng giám đốc: Là người giúp việc cho tổng giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm miễn nhiệm theo đề nghị của tổng giám đốc được tổng giám đốc phân công phụ trách quản lý, điều hành các hoạt động chuyên trách của công ty, giúp tổng giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm của công ty, cân đối nhiệm vụ, kế hoạch giao cho các phân xưởng, đội chỉ đạo sản xuất hàng ngày, tuần, tháng. * Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ giúp tổng giám đốc tổ chức chỉ đạo công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra, kiểm soát công tác tài chính của công ty, có trách nhiệm quản lý vốn, quỹ, tài sản, bảo toàn và sử dụng vốn của công ty có hiệu quả, lập báo cáo quyết toán hàng quý, hàng năm lên cơ quan cấp trên, cơ quan thuế và các đối tượng khác. * Phòng tổ chức-hành chính: Có nhiệm vụ về công tác tổ chức, công tác hành chính, bảo vệ, an ninh, y tế... cụ thể là phân công lao động, xây dựng các nội quy, quy chế, kỷ luật lao động... * Phòng công nghệ cơ điện: Có nhiệm vụ về lĩnh vực quản lý kỹ thuật, máy móc điện và các thiết bị khác. * Phòng kinh doanh tiếp thị: Tìm nguồn hàng, lập kế hoạch ký kết các hợp đồng kinh tế về cung cấp nguyên liệu, vật tư cho sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. * Phòng kinh tế-kế hoạch: Tham mưu cho tổng giám đốc xây dựng sản xuất, kỹ thuật, tài chính, đời sống... xây dựng dự án, kế hoạch giá thành các công trình... * Phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm): Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm, có trách nhiệm nghiêm chỉnh thực hiện quy định, pháp luật nhà nước, quyết định và chỉ thị của cơ quan cấp trên về kiểm tra chất lượng sản phẩm. * Phân xưởng sản xuất tấm lợp AC (PXTLAC): Là một phân xưởng của công ty chuyên sản xuất tấm lợp Amiăng xi măng. Đội xe vận tải và đội xây lắp: Làm nhiệm vụ vận chuyển nguyên vật liệu Amiăng xi măng và vận chuyển tấm lợp theo yêu cầu của khách hàng. Chuyên xây dựng và lắp đặt mới theo đơn đặt hàng. 2. Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Từ ngày thành lập và hoạt động đến nay, công ty có nhiệm vụ chính là sản xuất vật liệu xây dựng phục vụ cho nhu cầu xây dựng của xã hội. Trong thời buổi cạnh tranh kinh tế thị trường, công ty đã không ngừng cải tiến máy móc thiết bị và mạnh dạn đầu tư mua sắm máy móc mới để nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành trên một đơn vị sản phẩm để đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Công ty đã lắp đặt dây chuyền sản xuất với quy trình công nghệ khép kín. Từ khi đưa nguyên vật liệu vào đến khi thành sản phẩm làm giảm bớt tiêu hao nguyên vật liệu, khối lượng thành phẩm sản xuất trong một ca là lớn, chu kỳ để tạo ra một sản phẩm là tương đối ngắn, điều này dẫn đến năng suất lao động, hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng tăng. Các loại nguyên vật liệu chính là ximăng, amiăng, bột giấy... là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, chúng cấu thành nên thực thể sản phẩm và toàn bộ nguyên vật liệu được xuất dùng 1 lần vào sản xuất sản phẩm. Và cũng do đặc thù sản phẩm tấm lợp làm bằng các nguyên vật liệu trên và thời gian để sản xuất ra chúng lại ngắn do đó không có chi phí sản phẩm dở dang nên công tác kế toán về giá thành sản phẩm được lược bớt đi một khâu là đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. Dây truyền công nghệ sản xuất được chia làm 6 giai đoạn: + Chuẩn bị nguyên vật liệu + Trộn hỗn hợp nguyên vật liệu + Xeo cán tạo tấm + Tạo hình sản phẩm + Bảo dưỡng + Nhập kho Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty Bảo dưỡng trong bể nước Để nguội dỡ khuôn Nồi hơi Nghiền ba-via Nhập kho Kho nguyên vật liệu Giấy amiăng Ximăng Nước đục Ngâm-xé Cân Cân Cân Nghiền Máy trộn holander Nước trong Đong Bể bùn Bể phân phối Pulper Bể xeo Băng tải dạ Xi lanh tạo tấm phẳng Băng tải cao su Xi lanh tạo sóng Dưỡng hộ tự nhiên tại khuôn Buồng hấp sấy kín Nước đã khử II. Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty 1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty: Cơ cấu của bộ máy kế toán thể hiện qua phòng tài chính kế toán của công ty. Để đáp ứng yêu cầu hạch toán của công ty và để phù hợp với địa bàn sản xuất tập trung, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Phòng tài chính kế toán của công ty gồm 4 người được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng (Phụ trách chung) Kế toán tổng hợp kiêm kế toán về doanh thu, tiền mặt, thanh toán với người mua... Kế toán chi tiết, kế toán với ngân hàng, KT vật liệu, kế toán với người bán... Thủ quỹ 2. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty Công ty áp dụng niên độ kế toán là 1 năm tài chính, kỳ hạch toán là 1 tháng, cuối quý lập báo cáo và gửi báo cáo tài chính theo quy định. Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ, mọi giao dịch liên quan đến ngoại tệ đều được quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Sản phẩm của công ty chịu thuế GTGT với hai mức thuế suất là 5% và 10%. Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ và sử dụng hóa đơn GTGT. Đơn vị đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp đơn giá thực tế bình quân. Tài sản cố định của công ty được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại, đơn vị tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao theo thời gian. Do đặc thù của nguyên vật liệu và thời gian để sản xuất ra sản phẩm là ngắn, vì vậy mà không có chi phí sản phẩm dở dang nên cuối kỳ không phải đánh giá sản phẩm dở dang. III. Tổ chức hạch toán thành phẩm tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh. 1. Đặc điểm về thành phẩm của Công ty Sản phẩm chính của công ty bao gồm 2 loại là: Tấm lợp amiăng-ximăng (tấm lợp AC) và tấm lợp kim loại (tấm lợp KLM). Đây là các loại vật liệu phục vụ cho các công trình xây dựng ở giai đoạn hoàn thiện. Đặc điểm của sản phẩm: Sản phẩm của công ty trước hết có tính đa dạng và chất lượng sản phẩm cao bởi sản phẩm được sản xuất trên dây truyền công nghệ hiện đại, công nghệ Châu Âu, vật liệu được nhập từ úc, Nhật, Hàn quốc, Đài Loan theo các tiêu chuẩn JIS của Nhật, ASTM của Mỹ và AS của úc. Tấm lợp amiăng-ximăng: Do công ty sản xuất chất lượng cao, có uy tín trên thị trường mang nhãn hiệu độc quyền “Đông Anh” theo quyết định số 0186/QĐNH ngày 17/01/1998 của cục sở hữu công nghiệp Việt Nam. Tấm lợp kim loại: Được sản xuất trên dây truyền hiện đại, công nghệ Thuỵ Điển và Phần lan, có các dạng sóng ngói, sóng vuông, Klip-lok, vòm và các phụ trình công nghiệp và dân dụng. Nhìn chung sản phẩm của công ty đa dạng, chịu nhiệt tốt, phù hợp với khí hậu nóng ẩm nước ta và kiến trúc á Đông, có độ bền cao (trên 20 năm), giá rẻ và rất thuận cho việc lợp các công trình, có độ dài bất kỳ theo ý muốn. Sản phẩm tấm lợp có một thị trường tiêu thụ rất rộng lớn nhất là tại các khu công nghiệp, thành phố, các tỉnh... nơi có các công trình xây dựng. Sản phẩm của công ty đã được cung cấp cho nhiều dự án quan trọng của các đối tác trong và ngoài nước như: Ximăng Nghi Sơn, Nhiệt điện Phả Lại, Nhà máy giầy Sơn Long... Tại các tỉnh phía Bắc, nơi thường hay phải gánh chịu thiên tai lũ lụt vào mùa mưa bão, cần rất nhiều sản phẩm tấm lợp để khắc phục hậu quả. Cho nên tấm lợp được tiêu thụ rất mạnh vào các mùa mưa bão thậm chí còn sốt vì nhu cầu đáp ứng thị trường rất lớn mà công ty sản xuất không kịp. Tuy nhiên vào các mùa khác thì nhu cầu trên thị trường có phần giảm đi. Sự khác nhau trong đặc điểm tiêu thụ từng mùa đã khiến cho quá trình sản xuất của công ty cũng có những nét riêng biệt. Để khắc phục những khó khăn này và để làm cho đời sống của cán bộ công nhân viên luôn ổn định, công ty đã nghiên cứu phân bổ cơ cấu sản xuất theo từng mùa. 2. Đánh giá thành phẩm Để phản ánh và theo dõi số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của thành phẩm nhất thiết ta phải xác định giá trị của thành phẩm hay nói cách khác kế toán phải xác tổ chức đánh giá giá trị thành phẩm. Kế toán tổng hợp và chi tiết thành phẩm ở Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh được đánh giá theo thực tế. * Giá thành của thành phẩm nhập kho được tính riêng cho từng sản phẩm trên cơ sở tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ. * Giá thành của thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. * Giá thực tế thành phẩm xuất kho= Giá trị thành phẩm thực tế tồn và nhập trong kỳ/số lượng thành phẩm thực tế tồn và nhập trong kỳ X số lượng xuất. Ví dụ: Tính giá xuất kho của Tấm lợp AC Giá thành thực tế TL AC xuất kho: = (52500000 +17675000000)/ (3000 + 1010000) X 1013000 = 17727500000 3. Hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp thành phẩm ở công ty. Để phù hợp với quy mô sản xuất của doanh nghiệp, Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để quản lý thành phẩm một cách chặt chẽ về mặt số lượng, giá trị theo từng loại thành phẩm Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh đã tổ chức kiểm tra chi tiết và tổng hợp thành phẩm một cách khoa học và hợp lý. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. Công tác kế toán thành phẩm trong Công ty sử dụng 2 loại chứng từ là phiếu nhập kho thành phẩm và hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho. 3.1. Hạch toán chi tiết thành phẩm 3.1.1. Chứng từ kế toán và thủ tục nhập xuất kho thành phẩm - Đối với thành phẩm nhập kho: Khi có thành phẩm hoàn thành Biên bản nghiệm thu sản phẩm hoàn thành do phòng KCS lập. Phòng kinh doanh viết phiếu nhập kho thành phẩm, phiếu nhập kho thành phẩm được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): Liên 1: Lưu tại quyển ( Phòng kinh doanh) Liên 2, liên 3: Giao cho người nhập. Người nhập hàng mang 2 liên phiếu nhập kho xuống kho thành phẩm để nhập hàng. Thủ kho kiểm tra số lượng và chất lượng hàng nhập, ghi số lượng thực nhập và cột thực nhập, ký xác nhận vào cả 2 liên sau đó vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho đối chiếu với kế toán theo dõi thành phẩm ký xác nhận vào thẻ kho và giao một liên cho kế toán. Còn một liên là chứng từ kế toán để tính lương cho công nhân theo số lượng sản phẩm hoàn thành nhập kho. Ví dụ: Ngày 5 tháng 1 năm 2005, Phân xưởng sản xuất tấm lợp AC nhập kho 10 000 tấm lợp AC Đơn vị ... Phiếu nhập kho Địa chỉ ... Ngày 05 tháng 01 năm 2005 Số : 15 Nợ TK: 155 Có TK: 154 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Ngọc Quang - Phân xưởng sản xuất tấm lợp AC Theo biên bản kiểm nghiệm số 05 ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Phòng KCS Nhập tại kho: Thành phẩm công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm , hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Tấm lợp AC Tấm 23 000 23 000 Cộng 23 000 23 000 Thủ trưởng đơn vị Người viết phiếu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu nhập kho phải có đáy đủ chữ ký mới được coi là hợp pháp. Trong trường hợp hàng bán bị trả lại thì sau khi được sự đồng ý của Giám đốc và phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành nhập kho và phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. - Đối với thành phẩm xuất kho: Khi xuất kho thành phẩm (Căn cứ vào hợp đồng, phiếu đặt mua hàng hoặc yêu cầu mua hàng) đã được giám đốc duyệt, phòng kinh doanh viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): Liên 1: Lưu trên quyển hoá đơn Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Người mua mang 2 liên hoá đơn (liên 2, 3) tới kho thành phẩm để nhận hàng. Thủ kho kiểm tra số lượng hàng xuất, ghi số lượng thực xuất vào cột thực xuất, ký xác nhận vào cả 2 liên. Liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho đối chiếu với kế toán theo dõi thành phẩm ký xác nhận vào thẻ kho và giao liên 1 cho kế toán để thanh toán với khách hàng. Ví dụ: Ngày 15 tháng 1 năm 2005 xuất 5000 tấm lợp AC cho Công ty TNHH thương mại và sản xuất Ba Tám theo hợp đồng kinh tế số 350/BT-VT ký ngày 20/12/2004. Hóa đơn GTGT Liên 3 (Dùng để thanh toán) No: TM Ngày 15 tháng 1 năm 2005 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Địa chỉ : Đông Anh – Hà Nội Điện thoại : 048833831 Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Thị Tám Đơn vị : Công ty TNHH thương mại và SX Ba Tám Địa chỉ : Thị trấn Đông Anh – Hà Nội Hình thức thanh toán : Tiền mặt STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tấm lợp AC Tấm 5 000 19 909 99 545 000 Cộng tiền hàng 99 545 000 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9 954 500 Tổng cộng tiền thanh toán: 109 499 500 Bằng chữ: Một trăm linh chín triệu bốn trăm chín chín nghìn năm trăm đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.1.2. Hạch toán chi tiết thành phẩm ở Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh. Hạch toán chi tiết thành phẩm chính là việc ghi chép số liệu đối chiếu giữa kho và phòng kế toán trên các chỉ tiêu số lượng và giá trị thành phẩm. Việc hạch toán chi tiết thành phẩm ở Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh được tiến hành theo phương pháp ghi sổ song song. Cụ thể: * ở kho: Việc hạch toán chi tiết thành phẩm thực hiện trên thẻ kho thành phẩm. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập và xuất kho thành phẩm thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Cuối tháng sau khi đã phản ánh tất cả các nghiệp vụ nhập kho thành phẩm, thủ kho tính được số lượng thành phẩm tồn kho cuối tháng. Bảng số 1: Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Tên kho: Kho thành phẩm Thẻ kho Ngày lập thẻ :31/01/2005 Tên thành phẩm : Tấm lợp AC Đơn vị tính : Tấm Mã số : Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Kiểm kê 01/01/2005 3000 03/01 13 Nhập từ phân xưởng TL AC 25 000 05/01 15 Nhập từ phân xưởng TL AC 23 000 15/01 131083 Xuất cho CT TNHH TM và sản xuất Ba Tám. 5 000 ............................ Cộng 1 010 000 1 013 000 0 Như vậy việc hạch toán chi tiết thành phẩm tại kho được thực hiện trên thẻ kho một cách thường xuyên liên tục theo chỉ tiêu số lượng. * Tại phòng kế toán: Việc hạch toán chi tiết thành phẩm được theo dõi trên sổ chi tiết thành phẩm. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho thành phẩm, kế toán ghi vào sổ chi tiết thành phẩm, mỗi thành phẩm được mở riêng trên một sổ. - Căn cứ để ghi sổ chi tiết thành phẩm: Là các phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý hàng hoá (thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất). - Phương pháp ghi sổ: Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán theo dõi thành phẩm căn cứ vào các chứng từ kế toán trên để ghi sổ. Số dư cuối kỳ được tính như sau: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ Ví dụ: Sổ chi tiết tấm lợp AC tháng 1 năm 2005 Bảng số 2 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ chi tiết thành phẩm Tháng 1 năm 2005 Tên thành phẩm : Tấm lợp AC Đơn vị tính : Tấm Số lượng tồn đầu kỳ : 3000 Số tiền : 52 500 000 Đơn vị tính: 1.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng SL TT SL TT SL TT 13 15 03/01 05/01 15/01 PX TL AC BaTám 154 154 632 ...... 25 23 5 28 51 46 Cộng 17,5 1010 17675000 1013 17727500 0 0 Hàng tháng kế toán theo dõi thành phẩm cộng sổ chi tiết và tiến hành đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp thành phẩm, thẻ kho. Như vậy trên sổ chi tiết thành phẩm ngoài việc theo dõi thành phẩm về số lượng, kế toán chi tiết thành phẩm còn theo dõi cả về mặt giá trị của thành phẩm. Ngoài việc theo dõi trên sổ chi tiết thành phẩm kế toán tại công ty còn lập thêm bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho thành phẩm để tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đối chiếu được nhanh gọn. Mẫu bảng như sau: Bảng số 3 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho thành phẩm Tháng 01 năm 2005 Đơn vị:1000 Stt Tên Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 TL AC TL KLM Tấm m2 3 52500 1010 55 17 675 000 3 382 500 1013 55 17 727 500 3 382 500 0 0 0 0 Cộng 52500 21 057 500 21 110 000 0 3.2. Hạch toán tổng hợp thành phẩm Ngoài việc theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm, kế toán trong Công ty còn phải phản ánh tình hình này theo chỉ tiêu giá trị trên sổ kế toán tổng hợp. 3.2.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 155: Thành phẩm Tài khoản154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Xuất phát từ đặc điểm của Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh là áp dụng hình thức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này khi nhập, xuất kho thành phẩm kế toán phản ánh vào sổ kế toán theo giá vốn (giá thành sản xuất), điều này phụ thuộc vào kỳ tính giá thành. Theo quy định của Công ty thì kỳ tính giá thành phẩm vào cuối tháng. Giá thành của sản phẩm xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tiến hành tính giá thành của các sản phẩm xuất kho trong kỳ. 3.2.2. Trình tự hạch toán Trong tháng 01/2005, kế toán tính giá thành sản phẩm tính như sau: - Giá thành đơn vị của sản phẩm Tấm lợp AC là: 17 500đ/tấm - Tổng giá thành nhập kho của sản phẩm tấm lợp AC là: 17675000000đ - Tổng giá thành hai loại sản phẩm nhập kho của Công ty là: 21057500000đ - Tổng giá thành của các sản phẩm xuất kho toàn công ty là: 21110000000đ Căn cứ vào số liệu của tháng trước, phiếu nhập kho và xuất kho thành phẩm, số chi tiết thành phẩm, kế toán lập bảng kê nhập xuất tồn kho thành phẩm và tiến hành định khoản ghi nhật ký chung như sau: + Khi nhập kho thành phẩm: Căn cứ vào bảng kê nhập xuất tồn kho thành phẩm kế toán ghi sổ: Nợ TK 155 : 21 057 500 000 TL AC : 17 675 000 000 TL KLM : 3 382 500 000 Có TK 154 : 21 057 500 000 + Khi xuất kho thành phẩm Căn cứ vào bảng kê nhập xuất tồn kho thành phẩm kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 632 : 21 110 000 000 Có TK 155 : 21 110 000 000 TL AC : 17 727 500 000 TL KLM : 3 382 500 000 Cuối tháng kết chuyển giá vốn hàng bán đã tiêu thụ để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 911 : 21 110 000 000 Có TK 632 : 21 110 000 000 Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến thành phẩm, giá vốn hàng bán đều được phản ánh trên nhật ký chung và sổ cái các tài khoản. Bảng số 4: Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Nhật ký chung Tháng 01 năm 2005 Đơn vị tính: đồng Trang số 31 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Cộng mang sang 90540557183 90540557183 PN 31/01 ............. Nhập kho thành phẩm tháng 1 Thành phẩm Sản xuất kinh doanh dở dang 155 154 21057500000 21057500000 PX 31/01 Xuất kho thành phẩm Giá vốn hàng bán Thành phẩm 632 155 21110000000 21110000000 KC 31/01 Kết chuyển giá vốn hàng bán Xác định kết quả kinh doanh Giá vốn hàng bán 911 632 21110000000 21110000000 CPBH 31/01 Kết chuyển chi phí bán hàng Xác định kết quả kinh doanh Chi phí bán hàng 911 641 767130553 767130553 CPQL 31/01 Kết chuyển chi phí quản lý DN Xác định kết quả kinh doanh Chi phí quản lý doanh nghiệp 911 642 796553121 796553121 BK911 31/01 K/c doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng Xác định kết quả kinh doanh 511 911 23093569872 23093569872 BK911 31/01 K/c LN sản xuất kinh doanh Xác định kết quả kinh doanh Lợi nhuận chưa phân phối 911 421 419886198 419886198 Cộng 178896996927 178896996927 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Giámđốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 5 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ cái TK 155 Tháng 01 năm 2005 Tên Tài khoản: Thành phẩm Đơn vị: 1000đ Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Nợ Có 03/01 05/01 15/01 BK154 BK154 BK154 Số dư đầu kỳ Phân xưởng TL AC nhập Phân xưởng TL AC nhập Xuất TL AC cho Công ty TNHH TM&SX Ba Tám ................... 155 155 632 154 154 155 52 500 437 500 402 500 87 500 Cộng phát sinh Dư cuối kỳ 21 057 500 0 21 110 000 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị IV. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh. 1. Thị trường tiêu thụ thành phẩm Tiêu thụ sản phẩm là một nhiệm vụ rất quan trọng, nó quyết định đến sự tồn tại, phát triển hay suy vong của một doanh nghiệp. Một trong những doanh nghiệp có hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt phải là một doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm tốt và có một thị trường tốt. Nhất là trong giai đoạn hiện nay khi tất cả các doanh nghiệp hoạt động theo quy luật của cơ chế thị trường thì các biện pháp và chính sách để tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp càng phức tạp và cần cụ thể tăng cường thường xuyên hơn. Sản phẩm tấm lợp của công ty là một loại hàng hoá thuộc lĩnh vực vật liệu xây dựng, nó dùng để lợp mái các công trình, nhà xưởng, kho tàng, nhà ở... Từ ngày sản phẩm tấm lợp xuất hiện trên thị trường đến nay, nhờ có những cố gắng và phát huy trong việc duy trì thị trường cũ tiến tới mở rộng thị trường mới. Sản phẩm của công ty đã tạo được những ấn tượng rất tốt đối với người tiêu dùng của toàn miền Bắc và các vùng đồng bằng. Khối lượng sản phẩm hàng năm của công ty đang ngày một tăng lên hàng năm, điều đó chứng tỏ công ty đã xác định đúng đối tượng thị trường của mình, từng bước xâm nhập và chiếm lĩnh thị trường miền Bắc, các vùng đồng bằng và hơn thế nữa công ty đang cố gắng mở rộng thị trường tiêu thụ của mình lên các vùng cao như Yên Bái, Lào Cai, Cao Bằng, Sơn La, Lạng Sơn... Hiện nay thị trường tiêu thụ của công ty nằm chủ yếu sát các trung tâm đông dân cư và các khu sản xuất ở miền Bắc và đây chính là nơi chủ yếu tăng lợi nhuận của công ty.Sản phẩm của công ty liên tục được người tiêu dùng Việt Nam bình chọn là “Hàng Việt Nam chất lượng cao”, công ty luôn là một trong những doanh nghiệp cung cấp sản phẩm đứng hàng đầu về chất lượng và giá cả. Do đó, mặc dù hiện nay trên địa bàn và các tỉnh lân cận có rất nhiều cơ sở sản xuất tấm lợp đòi hỏi một sự cạnh tranh gay gắt nhưng sản phẩm của công ty vẫn chiễm lĩnh được thị trường. 2. Các phương thức tiêu thụ thành phẩm Do đặc thù của ngành sản xuất tấm lợp đặc biệt là tấm lợp kim loại, do sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật cùng với sự hiện đại của máy móc vì vậy mà sản phẩm của công ty có thể có độ dài khác nhau đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng. Bởi vậy, với tấm lợp KLM chỉ khi khách hàng đặt hàng, có đầy đủ đặc điểm quy cách, độ dài, màu sắc, khổ rộng, chiều dài thì Công ty mới lựa chọn vật liệu và cắt cho khách hàng. Chính vì lẽ đó mà khác với nhiều doanh nghiệp khác, ở Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh sản phẩm sản xuất ra hoặc là tiêu thụ ngay, hoặc là lưu kho để bán cho khách lẻ và không có xuất gửi đại lý. Bất kỳ một lô sản phẩm nào bán ra dù lớn, hay nhỏ cũng phải tuân thủ đủ các bước sau: đặt hàng - lập hợp đồng – thanh toán – nhận hàng – lập hoá đơn giá trị gia tăng. Mặc dù Công ty không sản xuất hàng loạt để gửi đại lý như nhiều doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác nhưng Công ty vẫn có hệ thống đại lý để giúp mình tìm kiếm các đơn đặt hàng. Cũng chính bởi lẽ đó mà ở Công ty tồn tại hai hình thức bán hàng là bán hàng trực tiếp và bán hàng qua đại lý. * Phương thức tiêu thụ trực tiếp - Bán cho công trình Do sản phẩm của Công ty là tấm lợp, kết cấu thép cầu trục, cổng trục và do đặc điểm của ngành xây dựng công nghiệp nên hoạt động bán hàng cho công trình, dự án chiếm tỉ trọng lớn nhất trong doanh số bán hàng của Công ty. Bán hàng thông qua ký kết hợp đồng kinh tế tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong hoạt động kinh doanh của Công ty nói chung và cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ nói riêng. Mỗi hợp đồng kinh tế thường quy định rõ: + Về quy cách, giá cả, chủng loại, số lượng từng loại thành phẩm (thường được liệt kê trong phụ lục đính kèm). + Về thời gian giao hàng + Về phương thức giao hàng + Về phương thức thanh toán + Về tính toán lắp đặt, bảo hành và hướng dẫn sử dụng hàng hoá +Về các điều khoản chung Vì khối lượng bán cho các công trình thường là rất lớn do đó mà để phù hợp với tiến độ thi công của công trình cũng như để đảm bảo thời gian sản xuất, Công ty thường giao hàng theo lô và chia thành nhiều đợt cho khách hàng. Công ty cũng thường vận chuyển đến tận công trình vì có thể còn phải tư vấn lắp đặt sản phẩm cho khách hàng. Tại đây hai bên sẽ lập biên bản giao nhận hàng hoá, ký xác nhận về số lượng, chủng loại và quy cách của hàng hoá. Khi xuất hàng phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho kiêm hoá đơn GTGT làm căn cứ xuất hàng. Công ty chỉ giao lô hàng đầu tiên khi nhận được tiền đặt cọc từ phía khách hàng và khách hàng phải thanh toán những lô tiếp theo theo đúng những điều kiện đã ghi trong hợp đồng kinh tế. Cuối cùng căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng kinh tế để thanh toán hết số còn lại. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán về doanh thu sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng tại thời điểm xuất hàng nhưng chỉ giao hoá đơn tài chính cho khách hàng khi khách hàng đã thanh lý xong hợp đồng kinh tế. - Bán cho cửa hàng Cửa hàng bán tấm lợp chỉ lưu một số sản phẩm mẫu và các biển quảng cáo sản phẩm, không lưu số lượng lớn vì quy cách luôn thay đổi. Cửa hàng sẽ đến mua hàng tại Công ty và sau đó bán lại hàng đó cho khách hàng của mình. Phòng kinh doanh tiếp thị sẽ lập hợp đồng thành 3 liên trong đó liên 1 và liên 2 xé giao cho khách mang đến kế toán nộp tiền, khi khách hàng nộp tiền kế toán sẽ đóng dấu xuất hàng trên cả hai liên là liên 1 và liên 2 của hợp đồng sau đó giao liên 2 cho khách hàng, chuyển liên 1 xuống nhà máy để làm lệnh xuất hàng. - Bán cho khách lẻ Khách hàng đến mua trực tiếp tại Công ty, lập hợp đồng mua hàng và Công ty cũng tiến hành bán hàng như với cửa hàng chỉ khác nhau ở giá bán ra là giá bán thống nhất với giá bán lẻ niêm yết tại Công ty (không có giảm giá hay hoa hồng). * Bán qua đại lý Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh có mạng lưới đại lý khắp Miền Bắc và các vùng đồng bằng ở nước ta. Khác với đại lý của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác, đại lý của Công ty không có hàng ký gửi của Công ty mà thực chất chỉ làm môi giới bán hàng cho Công ty. Khác với các cửa hàng do có quan hệ gần gũi với Công ty nên việc mua bán có nhiều thuận lợi hơn như có thể đặt hàng và lập hợp đồng qua điện thoại, lái xe của Công ty sẽ vận chuyển hàng đến địa điểm mà đại lý chỉ định rồi qua đại lý lấy tiền về hoặc có thể nợ lại khi số nợ của đại lý còn ở trong giới hạn mà Công ty cho phép. 3. Giá cả và phương thức thanh toán * Giá cả: Để thu hút khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt, giá bán tính trên cơ sở giá thành sản xuất, điều chỉnh theo giá thị trường đồng thời phụ thuộc mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty trên cơ sở giá cả cạnh tranh bù đắp chi phí đảm bảo có lợi nhuận dương. Công ty chỉ thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua thường xuyên, ổn định, mua với số lượng lớn và thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán trước hạn và với khách hàng ở tỉnh xa. Phần giảm giá này Công ty có thể thực hiện ngay hoặc cuối mỗi kỳ kinh doanh sau khi xem xét số khách hàng mua trong kỳ để thưởng cho khách hàng mua nhiều với tỷ lệ 1% đến 3% trên tổng doanh số bán cả năm của khách hàng. Ngoài ra, Công ty còn thực hiện một số dịch vụ kỹ thuật, tư vấn, thiết kế nhằm giới thiệu và hướng dẫn khách hàng lắp đặt, sử dụng các thành phẩm của mình mà không thu phí phục vụ. Chính sách giá cả linh hoạt phù hợp với cơ chế thị trường và các loại hình dịch vụ trên đã làm cho uy tín của Công ty với các bạn hàng ngày càng cao và thu hút ngày càng nhiều khách hàng mới. * Phương thức thanh toán: Công ty đã thực hiện các phương thức thanh toán hết sức đa dạng phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt, chuyển khoản, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu... Việc thanh toán có thể là thanh toán ngay hoặc là thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng (thời hạn thanh toán chậm tuỳ theo từng hợp đồng quy định và tuỳ thuộc mối quan hệ với khách hàng tối đa từ 30- 45 ngày. Công ty luôn tạo mọi thuận lợi trong khâu thanh toán đồng thời không gây thiệt hại về kinh tế cho bản thân doanh nghiệp. Phương thức thanh toán chậm hiện nay chiếm tỉ trọng lớn trong Công ty. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và không bị chiếm dụng vốn, trong hợp đồng kinh tế bao giờ cũng phải quy định rõ thời hạn thanh toán. Nếu quá thời hạn này Công ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất quá hạn ngân hàng trên tổng giá thanh toán. Chính bởi lẽ đó mà trong những năm qua trong Công ty không xảy ra tình trạng mất hoặc bị chiếm dụng vốn. Tuy nhiên việc bán chịu cũng chỉ được thực hiện với khách hàng có quan hệ lâu dài với Công ty, không bán chịu cho khách tư nhân hoặc khách vãng lai trừ khi có thế chấp hoặc ngân hàng bảo lãnh. 4. Hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm 4.1. Hạch toán chi tiết doanh thu tiêu thu tiêu thụ thành phẩm Khi có sản phẩm hoàn thành theo đơn đặt hàng, Công ty thông báo cho khách hàng (phiếu báo sản phẩm hoàn thành) đến nhận hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng, phòng kinh doanh viết hoá đơn giá trị gia tăng xuất kho cho khách hàng. Căn cứ vào hoá đơn này, kế toán vào sổ chi tiết doanh thu. Bảng số 6 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ chi tiết doanh thu Tên thành phẩm: Tấm lợp AC Tháng 01 năm 2005 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Khách hàng TK ĐƯ Doanh thu TT Thuế GTGT Tổng cộng SH NT CK CK CK TM CK CK BK131 BK131 BK131 BK131 BK131 BK131 BK131 BK131 02/01 09/01 10/01 15/01 16/01 17/01 17/01 18/01 18/01 19/01 19/01 19/01 19/01 20/01 Phạm Thị Mỳ Nhà máy chế tạo TBĐ Trần Thị Bích Ngọc Cty TNHH SX Ba Tám Phạm thị Mỳ Nguyễn Thị Minh XN Tập Thể Bình An Tấm lợp Phả Lại Cty TNHH Thành Đạt Cty CP XD và kinh doanh than nội địa CT TNHH Cường Thạch CT TNHH vận tải Hùng Hường DN tư nhân Hiền Dung Ông Tập NMXM Sài sơn ................... 1121 1121 1121 1111 1121 1121 131 131 131 131 131 131 131 131 20 000 3 939,98 30 000 99 545 18 000 14 820 13 024,759 4 871,427 483 153,1 578 671,613 192 024,2 790 282,088 166 700,903 701 169,7 2000 393,998 3000 9954,5 1800 1482 1302,4759 487,1427 48315,31 57867,1613 19202,42 79028,2088 16670,0903 70116,97 22000 4333,978 33000 109499,5 19800 16302 14327,2349 5358,5697 531468,41 636538,7743 211226,62 869310,2968 183370,9933 771286,67 Cộng 18802059,884 1880205,9884 20682265,8724 4.2. Hạch toán tổng hợp doanh thu tiêu thụ thành phẩm 4.2.1. Tài khoản sử dụng Về nguyên tắc doanh thu tiêu thụ sản phẩm chỉ được phản ánh khi hàng hoá chuyển quyền sở hữu từ đơn vị bán sang đơn vị mua. Do đó tại thời điểm xác định là bán hàng và ghi nhận doanh thu Công ty có thể đã thu được tiền hoặc chưa thu được. Vì vậy, để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 131: Phải thu khách hàng - TK 511: Doanh thu bán thành phẩm - TK 1111: Tiền mặt - TK 1121: Tiền gửi ngân hàng 4.2.2. Trình tự hạch toán Khi có sản phẩm hoàn thành theo đơn đặt hàng, Công ty thông báo cho khách hàng (phiếu báo sản phẩm hoàn thành) đến nhận hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng, phòng kinh doanh viết hoá đơn GTGT cho khách hàng. Tuỳ theo từng phương thức thanh toán, kế toán ghi vào các sổ kế toán liên quan cho phù hợp. Khi giao hàng cho khách hàng kế toán ghi sổ theo định khoản: * Trường hợp bán hàng thu tiền ngay (thu bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng...): Khi đó phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT sau đó làm một số thủ tục khác như kế toán trưởng ký tên, thủ quỹ lập phiếu thu và thu tiền. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên: Liên 1: Lưu tại quyển chứng từ của phòng kế toán Liên 2: Thủ quỹ chuyển cho kế toán tổng hợp (kiêm kế toán thanh toán) Phiếu thu Ngày15 tháng 1 năm 2005 Quyển số: 30 số: 15 Nợ TK: Có TK: Họ tên người nộp tiền: Nguyễn thị Tám Địa chỉ : Công ty TNHH thương mại và sản xuất Ba Tám Lý do nộp : Mua tấm lợp AC Số tiền: 109 499 500 (viết bằng chữ): Một trăm linh chín triệu bốn trăm chín mươi chín nghìn năm trăm đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc. Kế toán trưởng Người nộp tiền Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó khách hàng mang hóa đơn xuống kho nhận hàng, kế toán tiến hành ghi sổ Nợ TK 1111 : 109 499 500 Có TK 511 : 99 545 000 Có TK 3331 : 9 954 500 * Trường hợp chưa thu được tiền ngay hay khách hàng trả chậm: + Trường hợp khách hàng mua hàng với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại nhỏ hơn mức nợ tối đa, nhân viên tiếp thị phụ trách khách hàng đó sẽ xác nhận số dư nợ đến ngày mua hàng, trưởng phòng ký duyệt sau đó lập hoá đơn GTGT. + Trường hợp khách hàng mua hàng với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại lớn hơn mức dư nợ tối đa, nhân viên tiếp thị phụ trách khách hàng đó sẽ xác nhận số dư nợ đến ngày mua hàng và trình giám đốc. Nếu giám đốc ký duyệt thì lập hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Các thủ tục khác tương tự trường hợp thanh toán ngay. Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho được lập thành 3 liên trong đó: Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển chứng từ Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng Liên 3: Màu xanh, lưu tại phòng kế toán ghi sổ. Việc hạch toán doanh thu trong trường hợp khách hàng trả chậm là vô cùng quan trọng bởi nó chi phối rất lớn đến lượng vốn lưu động trong công ty cũng như các tỷ suất tài chính phản ánh hiệu quả kinh doanh của Công ty. Vì thế doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm đến vấn đề này đặc biệt là công tác hạch toán các khoản phải thu khách hàng phải rõ ràng, tránh những sai sót sảy ra. Tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh đã rất chú trọng vấn đề này. Việc hạch toán khoản phải thu khách hàng được tiến hành bao gồm hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. - Hạch toán chi tiết phải thu khách hàng Trong vấn đề tiêu thụ thành phẩm việc theo dõi các khoản phải thu là hết sức quan trọng. Có khách hàng thì công ty mới tiêu thụ được thành phẩm, tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng được ưu tiên mua chịu mà với Công ty cổ phần tấm lợp Đông Anh chỉ ưu tiên bán chịu với những khách hàng quen thuộc, không bán chịu cho khách tư nhân và khách vãng lai... Bởi như đã nói ở trên nó sẽ dẫn đến vốn lưu động bị chiếm dụng, giảm số vòng quay của vốn lưu động, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh có nhiều khách hàng quan hệ thường xuyên do vậy việc theo dõi thanh toán do cả phòng kế toán và phòng kinh doanh thực hiện. Tại Công ty, khi khách hàng mua hàng mà hoá đơn là trả chậm thì kế toán sẽ ghi cột tiền nợ của bảng chi tiết TK131. Bảng số 7 Sổ chi tiết TK131 Tháng 1 năm 2005 Tên tài khoản: Phải thu khách hàng Đơn vị tính: đồng Mã chi tiết Tên chi tiết Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có AN02 ANI BANG BI01 CA03 CH02 CHU06 CT13 CT14CTCK CTCL CTHP CTLS CTMT CTQN CTTT CTXD9 CU05 CUON GĐAY HĐXE Hội HA01 Hiên Hiền Nguyễn Thế Anh Công ty Quảng Nam Đỗ Văn Bang CTCPSX&KDVTTB Các dịch vụ tấm lợp Ngô Phạm Chiến Nguyễn thị Chuyền CT Cơ giới&XL số 13 CT Cơ giới&XL số 14 CT Cơ khí Đông Anh CTCP thép Cửu Long CT ConStesin H/P CTCP Hùng Hường Tổ hợp Vạn ngọc CTVLXD QuảngNgãi CTTM Tiến Thành CT xây dựng số 9 Lương Thị Cúc CTTNHHCườngThảo CT Tân giếng đáy Nguyễn Văn Hùng HTXsxthépKhánhHội Nguyễn Thị Hằng Nguyễn thị Thu Hiền DN tư nhân Hiền .............. 29500000 457389472 3766684 27817822 28067500 165976040 22933039 61266153 554259027 438000 153020000 330000 153228043 21500000 95620571 23553000 12811000 1498000 96754000 20400000 3849000 22807350 522303230 23045400 141229775 27169273 636543000 13901300 52469100 681007019 9262000 869325000 56910300 211230000 183374000 1000000 500000 632598500 14004750 29450050 61266153 2015365 438000 979167500 330000 33864900 145807500 400000 42144225 55669273 457389472 3266684 31762322 27964050 165976040 211700 22933039 1233250681 43177500 153228043 21500000 95620571 88975500 12811000 1498000 96754000 20000000 3849000 513041230 Cộng 6291427222 3401286663 16179091344 11016770240 9331516544 1279054881 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị - Hạch toán tổng hợp Phải thu khách hàng Tài khoản sử dụng: TK131. Tại Công ty tài khoản này không mở chi tiết cho từng khách hàng mà mở chung cho tất cả các khách hàng. Trình tự hạch toán: Khi xuất kho để bán thành phẩm cho khách hàng, khách hàng chưa thanh toán ngay, kế toán ghi: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 Khi khách hàng thanh toán số nợ trước đó, kế toán ghi: Nợ TK 1111, 1121 Có TK 131 Bảng số 8 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ Cái TK131 Tháng 1 năm 2005 Tên tài khoản: Phải thu khách hàng Đơn vị tính: đồng Stt Ngày CT Số hiệu CT Nội dung chứng từ TKĐƯ Số tiền Nợ Số tiền Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 02/01 03/01 03/01 06/01 06/01 06/01 08/0109/01 09/01 16/01 16/01 16/01 16/01 16/01 17/01 17/01 17/01 17/01 18/01 18/01 CK PT328 PT329 PT330 PT331 PT332 CK PT333 PT334 PT345 PT347 CK CK CK PT350 BK131 BK131 PT351 BK131 BK131 Tạm ứng HĐ số 162 ngày8/11/04-Cty CPXL Đông Anh Trả tiền mua TL KLM-Nguyễn Văn Lạc LD SX TL Hà Nam Nộp tiền vận chuyển TL-Các dịch vụ tấm lợp Nộp tiền bán tấm lợp-Lê Văn Nghĩa Nộp tiền bán tấm lợp-CT TNHH Vạn Ngọc Nộp tiền bán tấm lợp-Lê Văn Nghĩa Trả tiền mua hàng-Trần Minh Phương Nộp tiền KML- Cty xây dựng số 17 Nộp tiền mua TL-Cty TN Đức Thắng ..................... Nộp tiền bán TL-Phạm Thị Mai Nộp tiền mua TL-NMXM Sài sơn Hà Tây Trả tiền mua hàng-CT TM Đức Thắng Trả tiền mua hàng-CTTHHH HoàBình Trả tiền mua hàng-XN xây dựng số492 Nộp tiền mua TLAC-CT TNHH Thành Đạt XN Tập Thể Bình An XN Tập Thể Bình An Nộp tiền bán tấm lợp-Lê Văn Nghĩa DT sản phẩm-Tấm lợp Phả Lại DT sản phẩm-Tấm lợp Phả Lại .................... 1121 1111 1111 1111 1111 1111 1121 1111 1111 1111 1111 1121 1121 1121 1111 131 131 1111 131 131 131 131 131 131 131 131 131 131 131 131 131 131 131 131 131 511 3331 131 511 3331 13024759 1302475,9 4871427 487142,7 94500000 100000000 14004750 150000000 330000 140640000 100000000 80214529 25580000 6468000 200000000 42460000 250000000 82000000 200000000 44365200 Tổng cộng 16179091334 11016770240 Số dư đầu kỳ: 2890140559 Số dư cuối kỳ: 8052461663 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị * Sau khi hạch toán doanh thu trong trường hợp khách hàng trả tiền ngay hoặc trả chậm khi xuất bán thành phẩm, cuối tháng kế toán trong Công ty tiến hành kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK911-Xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK511 : Doanh thu bán hàng Có TK911 : Xác định kết quả tiêu thụ Ví dụ: Theo chứng từ BK131, ngày 17 tháng 1 năm 2005, Công ty xuất bán tấm lợp cho Xí nghiệp tập thể Bình An với hình thức thanh toán là trả chậm, kế toán ghi: Nợ TK131 : 14327234,9 Có TK511 : 13024759 Có TK3331 : 1302475,9 Tổng doanh thu của Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh tháng 1 năm 2005 là 23 093 569 872 đồng, trong tháng không có hàng bán bị trả lại, vì vậy cuối tháng kế toán tổng hợp ghi bút toán kết chuyển doanh thu thuần sang TK911 để xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán ghi: Nợ TK511 : 23 093 569 872 Có TK911 : 23 093 569 872 * Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu, sau khi định khoản xong kế toán phải ghi vào sổ cái doanh thu bán hàng và các sổ sách có liên quan như sổ cái TK131, ... Bảng số 9 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ cái TK 511 Tháng 1 năm 2005 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Đơn vị tính: đồng Stt Ngày CT Số hiệu CT Nội dung chứng từ TKĐƯ Số tiền Nợ Số tiền Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 64 65 02/01 09/01 10/01 13/01 15/01 15/01 16/01 16/01 17/01 17/01 17/01 18/01 18/01 19/01 19/01 19/01 19/01 19/01 20/01 20/01 31/01 31/01 CK CK CK PT342 TM BK131 CK PT348 CK BK131 BK BK131 BK131 BK131 BK131 BK131 BK131 BK131 BK131 BK131 BK911 BK911 Mua TLAC-Phạm Thị Mỳ Mua TLAC-Nhà máy chế tạo TBĐ Mua TLAC-Trần Thị Bích Ngọc Mua TLKLM-Nguyễn Thái Phương Mua TLAC-Cty TNHH SX Ba Tám Doanh thu KLM-CT Cơ khí Đông Anh Mua TLAC-Phạm thị Mỳ Mua TLKLM-CTTNHH DV Đông á Mua TLAC-Nguyễn Thị Minh Mua TLAC-XN Tập Thể Bình An Doanh thu KLM-Công ty XD số 5 Mua TLAC-Tấm lợp Phả Lại Mua TLAC-Cty TNHH Thành Đạt Mua TLAC-Cty CP XD và kinh doanh than nội địa Mua TLAC-CT TNHH Cường Thạch Doanh thu bán KLM-CTTNHH ĐinhLê Mua TLAC-CT TNHH vận tải Hùng Hường Mua TLAC-DN tư nhân Hiền Dung Doanh thu bán KLM-CTTNHH Đinh Lê Công trình XM Hải Phòng Mua TLAC-Ông Tập NMXM Sài sơn ................... Kết chuyển Doanh thu thuần TLAC Kết chuyển Doanh thu thuần TLKLM 1121 1121 1121 1111 1111 131 1121 1111 1121 131 131 131 131 131 131 131 131 131 131 131 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 511 911 911 18802059884 4291509990 20 000 3 939,98 30 000 41 408 010 99 545 628 963 493 18 000 403511500 14 820 13 024,759 40 300 650 4 871,427 483 153,1 578 671,613 192 024,2 3 571 410 790 282,088 166 700,903 4 979 611 784 701 169,7 Tổng cộng 23093569872 23093569872 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 5. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu * Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh có quy mô tương đối lớn do vậy số lượng khách hàng đông, đồng thời trong thời buổi cạnh tranh thị trường để thu hút thêm nhiều lượt khách công ty đã áp dụng hình thức giảm giá hàng bán đối với những khách hàng mua thường xuyên, ổn định, mua với số lượng lớn và thanh toán ngay hoặc thanh toán trước hạn. Tuy nhiên hiện nay hầu hết các khách hàng của Công ty số lượng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán nhanh trước thời hạn còn ít do vậy các nghiệp vụ về giảm giá là rất ít. Do đó khi có nghiệp vụ về giảm giá hàng bán Công ty đã hạch toán để ghi giảm trực tiếp vào TK511. Khi có nghiệp vụ về giảm giá hàng bán kế toán ghi: Nợ TK511 : Doanh thu tính trên % giảm giá Nợ TK3331 : VAT tính trên doanh thu giảm Có TK1111, 1121 : Tổng số tiền giảm Tháng 1 năm 2005, Công ty không có nghiệp vụ liên quan đến giảm giá hàng bán. * Trong trường hợp sản phẩm của Công ty không đảm bảo về chất lượng, sai quy cách... khách hàng lập biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm và gửi đơn đề nghị trả lại số sản phẩm đó. Được sự đồng ý của giám đốc, thủ kho sẽ nhập kho số sản phẩm đó, khách hàng sẽ trả lại hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Nếu khách hàng đã thanh toán tiền hàng, kế toán tổng hợp kiêm kế toán về tiền mặt sẽ viết phiếu chi trả lại tiền mặt căn cứ vào lượng hàng nhập lại và đơn giá ghi trên hoá đơn. Nếu khách hàng chưa thanh toán thì kế toán từ vào khoản phải thu của khách hàng. - Trường hợp hàng bán bị trả lại ngay trong kỳ: + Khi nhận được số hàng bán bị trả lại và nhập kho kế toán ghi: Nợ TK155 : Thành phẩm Có TK632 : Giá vốn hàng bán + Thanh toán với người mua về số tiền của hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK531 : Hàng bán bị trả lại Nợ TK3331 : VAT hàng bán bị trả lại Có TK1111, 1121, 131 :Tổng trị giá bán của hàng bị trả lại + Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ giá trị của hàng bán bị trả lại Nợ TK511: Doanh thu bán các thành phẩm Có TK531: Hàng bán bị trả lại - Trường hợp hàng bán bị trả lại vào kỳ kế toán sau: + Khi nhận được số hàng bán bị trả lại và nhập kho kế toán ghi: Nợ TK155: Thành phẩm Có TK911: Xác định kết quả kinh doanh + Thanh toán với người mua hàng về số tiền hàng bán bị trả lại, ghi: Nợ TK531: Hàng bán bị trả lại Có TK1111, 1121, 131 + Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ giá trị của hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK511: Doanh thu bán hàng Có TK531: Hàng bán bị trả lại Trong tháng 1 Công ty không có hàng bán bị trả lại. Bảng số 10 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ cái TK531 Tháng 1 năm 2005 Tên tài khoản: Hàng bán bị trả lại Đơn vị tính: đồng Ngày CT Số hiệu CT Nội dung chứng từ Tài khoản đối ứng Số tiền Nợ Số tiền Có Nợ Có ........ Cộng phát sinh 6. Hạch toán giá vốn hàng bán Cuối tháng căn cứ vào hoá đơn hàng hoá bán ra, biên bản nhận lại hàng, kế toán ghi sổ giá vốn hàng bán, số liệu sẽ được cập nhật vào Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 155, sổ cái tài khoản 632. Ví dụ trong tháng 1 năm 2005 tổng giá vốn của thành phẩm xuất kho là 21110000000đ, cuối tháng kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK155 : 21 110 000 000 Có TK632 : 21 110 000 000 Sau đó kế toán tiến hành định khoản kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ: Nợ TK911 : 21 110 000 000 Có TK632 : 21 110 000 000 Bảng số 11 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ cái TK632 Tháng 1 năm 2005 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Đơn vị tính: 1000đ Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nội dung chứng từ Tài khoản đối ứng Số tiền Nợ Số tiền Có Nợ Có 31/01 31/01 31/01 31/01 BK154 BK154 BK911 BK911 Giá vốn hàng bán TLAC Giá vốn hàng bán TLKLM Kết chuyển giá vốn hàng bán TLAC Kết chuyển giá vốn hàng bán TLKLM 632 632 911 911 155 155 632 632 17 727 500 3 382 500 17 727 500 3 382 500 Tổng cộng 21 110000 21 110000 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 7. Hạch toán chi phí bán hàng 7.1. Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. Chi phí bán hàng phát sinh trong giao dịch, quảng cáo, đóng gói, vận chuyển... Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đến cuối kỳ sẽ được kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh. Tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh chi phí bán hàng bao gồm các loại chi phí sau: + Chi phí quảng cáo sản phẩm: gồm chi phí dụng cụ quảng cáo, tiền in ấn tờ quảng cáo, tiền thuê nhà hội trợ triển lãm, các khoản tiền trong quá trình triển lãm phát sinh. + Chi phí chụp ảnh các công trình. + Chi khuyến mại trong quá trình bán hàng. + Chi mua ngói thí nghiệm, chi để kiểm định mẫu vật tư, sản phẩm. + Lương: Bao gồm chi phí nhân viên bán hàng, lương công nhân tổ bốc xếp tấm lợp, tiền ăn ca công nhân tổ bốc xếp tấm lợp, kinh phí công đoàn công nhân tổ bốc xếp. Tất cả các chi phí trên Công ty đều theo dõi chi tiết và ghi sổ đầy đủ theo từng ngày phát sinh chi phí, chi phí khuyến mại sản phẩm phát sinh cả trong tháng nhưng thường đến cuối tháng mới phát sinh nhiều. Riêng chi phí cho lương như chi cho nhân viên bán hàng, lương công nhân bốc xếp... thì đến cuối tháng mới tập hợp và ghi vào sổ chi tiết chi phí bán hàng Kế toán căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ như: Bảng phân bổ lương, kinh phí công đoàn, hoá đơn mua sắm các dụng cụ phục vụ quảng cáo sản phẩm... để kế toán vào sổ chi tiết chi phí bán hàng. Bảng số 12 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ chi tiết chi phí bán hàng Tháng 1 năm 2005 Đơn vị tính: đồng Ngày CT Số hiệu CT Nội dung chứng từ TKĐƯ Số tiền Nợ Có Nợ Có 09/01 09/01 13/01 16/01 16/01 17/01 24/01 27/01 27/01 28/01 29/01 31/01 31/01 31/01 31/01 31/01 31/01 PC1341 PC1346 PC1358 PC1377 PC1378 PC1385 PC1405 PC1411 PC1413 PC1422 BK331 PC1456 BK131 BKDH BPBTL BPBTL CPBH Quảng cáo SP Chi khuyến mãi KLM Chi khuyến mại KLM (HĐ78700) Chi khuyến mại TLAC Chi khuyến mại TLKLM Chi phí Q/C chụp ảnh các công trình Chi khuyến mại KLM In tờ quảng cáo SP Kiểm định mẫu tôn Chi khuyến mại KLM Ngói thí nghiệm Chi phí bán hàng Khuyến mại TL AC Chi phí nhân viên bán hàng Lương CN tổ bốc xếp TL Ăn ca CN tổ bốc xếp TL ....................................... Kết chuyển chi phí bán hàng 641 641 641 641 641 641 641 641 641 641 641 641 641 641 641 641 911 1111 1111 1111 1111 1111 1111 1111 1111 1111 1111 331 1111 131 331 3341 3342 641 4 545 454 6 160 000 2 070 400 3 087 500 59 021 000 1 270 000 4 372 500 16 362 000 770 000 429 600 198 000 264 000 17 460 000 2 351 000 52 295 000 3 629 500 767 130 553 Tổng cộng 767 130 553 767 130 553 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 7.2. Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng Khi phát sinh chi phí bán hàng, kế toán ghi sổ: Nợ TK641 : Chi phí bán hàng Có TK334, 338 : Chi phí nhân viên bán hàng Có TK152 : Chi phí vật liệu phục vụ bán hàng Có TK331, 131, 111, 141: Các chi phí khác Cuối tháng kế toán tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh theo định khoản: Nợ TK911 : Xác định kết quả kinh doanh Có TK641 : Chi phí bán hàng Ví dụ: Theo chứng từ có số hiệu PC1411 phát sinh vào ngày 27 tháng 1 năm 2005 về việc in tờ quảng cáo sản phẩm bằng tiền mặt số tiền là 16 362 000đ. Kế toán định khoản và ghi sổ như sau: Nợ TK641 : 16 362 000 Có TK1111 : 16 362 000 Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong tháng 1 năm 2001 là 767 130 553đ, cuối tháng kế toán ghi: Nợ TK911 : 767 130 553 Có TK641 : 767 130 553 Sau khi định khoản như trên kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK641. Bảng số13 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ Cái TK641 Tháng 1 năm 2005 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Ngày CT Số hiệu CT Nội dung chứng từ TKĐƯ Số tiền Nợ Có Nợ Có 09/01 09/01 13/01 16/01 16/01 31/01 PC1341 PC1346 PC1358 PC1377 PC1378 CPBH Quảng cáo SP Chi khuyến mãi KLM Chi khuyến mại KLM (HĐ78700) Chi khuyến mại TLAC Chi khuyến mại TLKLM ....................................... Kết chuyển chi phí bán hàng 641 641 641 641 641 911 1111 1111 1111 111 1111 641 4 545 454 6 160 000 2 070 400 3 087 500 59 021 000 767 130 553 Tổng cộng 767 130 553 767 130 553 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 8. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 8.1. Hạch toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác có liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh bao gồm: + Lương nhân viên quản lý: Lương CBCNV QL doanh nghiệp, ăn ca CBCNV QL doanh nghiệp, kinh phí công đoàn CBCNV QL doanh nghiệp. + Vật liệu quản lý: Sửa chữa xe con, chi phí thay thế bảo dưỡng xe, xuất vật liệu sửa chữa văn phòng, xuất nguyên liệu cho xe con đi công tác. + Trích khấu hao TSCĐ + Thuế, lệ phí: Vé cầu, phí chuyển tiền mua amiăng, phí chuyển tiền máy phát điện, phí chuyển tiền sợi thuỷ tinh, phí chuyển tiền xi măng... + Dự phòng: Trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. + Các chi phí bằng tiền khác: Chi tiếp khách, chi chuyển tiền phát nhanh tài liệu, chi cài đặt phần mềm, chi phí khám nghĩa vụ quân sự, thuê chở cán bộ công nhân viên đi công tác, chi mua văn phòng phẩm... Căn cứ vào bảng tính và phân bổ lương, bảng tính và phân bổ khấu hao, hoá đơn chi trả các khoản tiền phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp, phiếu xuất, phiếu chi... kế toán vào sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Bảng số 14: Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ chi tiết chi phí Quản Lý doanh nghiệp Tháng 1 năm 2005 Đơn vị tính: đồng Ngày CT Số hiệu CT Nội dung chứng từ TKĐƯ Số tiền Nợ Số tiền Có Nợ Có 01/01 01/01 02/01 02/01 03/01 03/01 03/01 03/01 03/0109/01 09/01 09/0109/01 09/01 29/01 29/01 29/01 29/01 31/01 31/01 31/01 31/01 CK CK PC1317 CK PC1323 PC1324 PC1325 CK CK CK CK CK PC1347 PC1348 BK141 BK141 BK152 BK152 BPBTL BPBTL BPBTL CPQL Thu phí chuyển tiền mua amiăng Thu phí chuyển tiền máy phát điện Vé cầu Thu phí chuyển tiền sợi thuỷ tinh Chi tiếp khách Chi chuyển phát nhanh tài liệu Cài đặt phần mềm dự toán QT Thu phí chuyển tiền amiăng Thu phí chuyển tiền tôn KLM Thu phí chuyển tiền xi măng Thu phí chuyển tiền amiăng Thu phí chuyển tiền sợi thuỷ tinh Chi tiếp khách Vệ sinh công cộng ......................... Sửa chữa xe con Sửa chữa xe con Xuất vật liệu sửa chữa văn phòng Xuất NL cho xe con đi công tác Lương ăn ca CBCNV QL DN ăn ca CBCNV QL DN Kinh phí CĐ CBCNV QL DN ................. Kết chuyển CPQL doanh nghiệp 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 642 911 1121 1121 1111 11211111 1111 1111 1121 1121 1121 1121 1121 1111 1111 141 141 152 152 3341 3342 3382 642 3 000 3 000 944 545 100 000 12 142 000 726 900 1 500 000 3 000 3 000 3 000 3 000 75 000 8 566 000 378 000 770 000 802 045 2 382 000 28 703 732 372 037 000 12 652 000 10 440 000 796 553 121 Tổng cộng 796 553 121 796 553 121 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 8.2. Hạch toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Tương tự như chi phí bán hàng, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sẽ định khoản ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ TK642, cuối tháng kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh. Ví dụ: - Theo chứng từ BPBTL ngày 31/1/2005 về việc chi trả lương cho CBCNV quản lý doanh nghiệp số tiền là 372 037 000đ, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK642 : 372 037 000 Có TK3341 : 372 037 000 - Theo chứng từ BK152 ngày 29/1/2005 về việc xuất vật liệu cho sửa chữa văn phòng số tiền là 2 382 000đ, kế toán ghi: Nợ TK642 : 2 382 000 Có TK152 : 2 382 000 - Căn cứ theo chứng từ BK2141 ngày 31/1/2005 về trích khấu hao TSCĐ phân bổ CPQLDN số tiền là 13 474 000đ, kế toán ghi: Nợ TK642 : 13 474 000 Có TK2141 : 13 474 000 - Căn cứ theo chứng từ CK ngày 2/1/2005 về việc thu phí chuyển tiền sợi thuỷ tinh của Ngân hàng đầu tư và phát triển Đông Anh số tiền là 100 000đ, kế toán ghi: Nợ TK642 : 100 000 Có TK1121 : 100 000 Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng 1 năm 2005 của Công ty là 796 553 121đ, cuối tháng 1/2005 kế toán tập hợp và ghi bút toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK911 : 796 553 121 Có TK642 : 796 553 121 Sau khi định khoản như trên kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK642-chi phí quản lý doanh nghiệp. Bảng số 15: Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ cái TK642 Tháng 1 năm 2005 Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngày CT Số hiệu CT Nội dung chứng từ TKĐƯ Số tiền Nợ Số tiền Có Nợ Có 01/01 01/01 02/01 02/01 03/01 31/01 CK CK PC1317 CK PC1323 CPQL Thu phí chuyển tiền mua amiăng Thu phí chuyển tiền máy phát điện Vé cầu Thu phí chuyển tiền sợi thuỷ tinh Chi tiếp khách ................. Kết chuyển CPQL doanh nghiệp 642 642 642 642 642 911 1121 1121 1111 1121 1111 642 3 000 3 000 944 545 100 000 12 142 000 796 553 121 Tổng cộng 796 553 121 796 553 121 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 9. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm Hàng ngày khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm thì kế toán căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và các chứng từ nhập xuất để vào sổ nhật ký chung. Cuối tháng, sau khi đã hạch toán đầy đủ doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì kế toán tiến hành kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. Kế toán định khoản như sau: - Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK511 Có TK911 - Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK911 Có TK632 - Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK911 Có TK641 - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK911 Có TK642 Sau đó ghi vào sổ nhật ký chung và vào sổ cái TK911. Từ kết quả hạch toán kế toán lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả tiêu thụ = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu Bảng số16 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ cái TK911 Tháng 1 năm 2005 Tên tài khoản: Xác định kết quả kinh doanh Đơn vị tính: đồng Ngày CT Số hiệu CT Nội dung chứng từ TKĐƯ Số tiền Nợ Số tiền Có Nợ Có 31/0131/01 31/01 31/01 31/01 BK911 CPBH CPQL BK911 BK911 K/c giá vốn hàng bán K/c chi phí bán hàng K/c chi phí quản lý DN Kết chuyển doanh thu thuần Kết chuyển LN từ SXKD 911 911 911 511 911 632 641 642 911 421 21110000000 767130553 796553121 419886198 23093569872 Tổng cộng 23093569872 23093569872 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Bảng số 17 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Tháng 1 năm 2005 Chỉ tiêu Mã số Số tiền Tổng doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu - Chiết khấu thương mại - Giảm giá hàng bán - Hàng bán bị trả lại - Thuế TTĐB, XNK 1. Doanh thu thuần 2. Giá vốn hàng bán 3. Lợi nhuận gộp 4. Chi phí bán hàng 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 6. Lợi nhuận thuần từ hoạt động SXKD 7. Doanh thu hoạt động tài chính 8. Chi phí hoạt động tài chính 9. Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 10.Thu nhập khác 11.Chi phí khác 12.Lợi nhuận khác 13.Tổng lợi nhuận trước thuế 14.Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 15.Lợi nhuận sau thuế 01 03 04 05 06 07 10 11 20 21 22 30 31 32 40 41 42 50 60 61 70 23 093 569 872 0 0 0 0 0 23 093 569 872 21 110 000 000 1 983 569 872 767 130 553 796 553 121 419 886 198 5 931 043 52 628 479 (46 697 433) 0 0 0 373 188 765 104 492 854 268 695 911 Bảng số18 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ cái TK421 Tháng 1 năm 2005 Tên tài khoản: Lợi nhuận chưa phân phối Đơn vị tính: đồng Ngày CT Số hiệu CT Nội dung chứng từ TKĐƯ Số tiền Nợ Số tiền Có Nợ Có 31/01 BK911 Dư đầu kỳ K/c lãi SXKD Cộng phát sinh 911 421 0 419 886 198 419 886 198 Dư cuối kỳ 419 886 198 10. Phân tích kế hoạch tiêu thụ và lợi nhuận Để biết được tình hình tiêu thụ và lợi nhuận của Công ty thì ta dựa vào báo cáo kết quả kinh doanh của công ty để xem xét và để biết được tình hình biến động của nó ta dựa vào số liệu của hai kỳ liên tiếp để đánh giá bởi trên đó phản ánh đầy đủ các chỉ têu về tình hình tiêu thụ và lợi nhuận cũng như các nhân tố ảnh hưởng. Dưới đây ta phân tích tình hình tiêu thụ và lợi nhuận của công ty tháng 1/2005. Ta có bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và mức biến động của các chỉ tiêu chính ảnh hưởng đến sự thay đổi lợi nhuận của công ty tháng 1/2005. Chỉ tiêu Mã số Số tiền Mức biến động Tháng 12/2004 Tháng 1/2005 Số tuyệt đối Số tương đối (%) Tổng doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu - Chiết khấu thương mại - Giảm giá hàng bán - Hàng bán bị trả lại - Thuế TTĐB, XNK 1. Doanh thu thuần 2.Giá vốn hàng bán 3.Lợi nhuận gộp 4.Chi phí bán hàng 5.Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.LN thuần từ hoạt động SXKD 7.DT hoạt động tài chính 8.Chi phí hoạt động tài chính 9.LN từ hoạt động tài chính 10.Thu nhập khác 11.Chi phí khác 12.Lợi nhuận khác 13.Tổng lợi nhuận trước thuế 14.Thuế thu nhập DN phải nộp 15.Lợi nhuận sau thuế 01 03 04 05 06 07 10 11 20 21 22 30 31 32 40 41 42 50 60 61 70 13 959 463 638 0 0 0 0 0 13 959 463 638 12 516 000 000 1 443 463 638 370 957 662 524 329 497 548 176 479 5 354 166 47 449 243 (42 095 077) 0 0 0 506 081 402 141 702 792 364 378 610 23 093 569 872 0 0 0 0 0 23 093 569 872 21 110 000 000 1 983 569 872 767 130 553 796 553 121 419 886 198 5 931 043 52 628 479 (46 697 433) 0 0 0 373 188 765 104 492 854 268 695 911 9 134 106 234 9 134 106 234 8 594 000 000 396 172 891 272 223 624 -4 602 356 -37 209 938 -95 682 699 65,43 65,43 68,66 106,8 51,92 -10,93 -26,26 -26,24 Từ kết quả ở trên ta thấy Công ty Cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh trong hai tháng 12/2004 và tháng 1/2005 tình hình tiêu thụ và lợi nhuận có những biến động tương đối. Mặc dù tháng 1/2005 tổng giá vốn hàng bán của công ty cao hơn rất nhiều so với tháng 12 song tổng lợi nhuận sau thuế mà công ty thu được lại thấp hơn tháng 12. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp tuy đã tiêu thụ được nhiều sản phẩm hơn nhưng cùng với nó có những chi phí và hoạt động khác phát sinh làm ảnh hưởng đến làm giảm tổng lợi nhuận của công ty. Cụ thể như sau: Tổng mức lợi nhuận của doanh nghiệp kỳ này so với kỳ trước tăng giảm đi 268 695 911 – 364 378 610 = -95 682 699(đồng) Tương ứng với số tương đối giảm đi: -95 682 699/364 378 610 = -26,24% Sự giảm đi của lợi nhuận trong tháng này so với tháng trước do các nhân tố ảnh hưởng sau đây: - Tổng doanh thu: Tổng doanh thu có quan hệ thuận cùng chiều với tổng mức lợi nhuận. Nếu tổng doanh thu tăng lên thì tổng mức lợi nhuận của công ty cũng tăng lên một cách tương ứng và ngược lại nếu tổng doanh thu giảm đi thì lợi nhuận cũng theo đó giảm đi. Bởi vậy, công ty cần phải có biện pháp tăng doanh thu bằng hai cách: Tăng khối lượng hàng bán ra và tăng giá bán. Theo số liệu của công ty tháng 1/2005 và tháng 12/2004, ta thấy tổng doanh thu của tháng 1so với tháng 12 tăng lên: 23 093 569 872 – 13 959 463 638 = 9 134 106 234 (đồng) với số tương đối tăng lên 65,43% và đã làm cho tổng mức lợi nhuận của công ty tăng lên 9134106234 đồng. - Giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp và rất lớn đến tổng mức lợi nuận của công ty. Bởi vậy, công ty càng tiết kiệm, giảm được giá vốn đơn vị sản phẩm bao nhiêu thì càng tiết kiệm được chi phí bấy nhiêu và do đó tổng mức lợi nhuận của doanh nghiệp cũng sẽ tăng lên bấy nhiêu. Tháng 1/2005 giá vốn hàng bán của công ty tăng lên đáng kể là 8 594 000 000 đồng với số tương đối tăng lên 68,66% đã làm cho tổng mức lợi nhuận của công ty giảm đi 8 594 000 000 đồng. - Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là khoản chi phí có liên quan trực tiếp đến quá trình tiêu thụ sản phẩm như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, tiền lương, khuyến mại.... Chi phí bán hàng càng giảm bao nhiêu, càng tiết kiệm bao nhiêu thì lợi nhuận của công ty càng tăng lên. Bởi vậy công ty muốn có lợi nhuận cao thì cần tìm mọi biện pháp làm giảm chi phí bán hàng. Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh có chi phí bán hàng của tháng 1/2005 quá cao, cao hơn rất nhiều so với tháng 12/2004 làm giảm đi rất nhiều lợi nhuận của công ty. Cụ thể: Chi phí bán hàng tăng lên 396 172 891đồng đã làm cho tổng lợi nhuận của công ty giảm đi tương ứng là 396 172 891đồng. - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Thông thường chi phí quản lý doanh nghiệp ít biến động theo quy mô sản xuất kinh doanh. Song, nếu chi phí này càng cao thì càng làm giảm tổng mức lợi nhuận. Công ty cổ phần tấm lợp Đông Anh đã rơi vào tình trạng là chi phí quản lý doanh nghiệp không những tăng mà còn tăng hơn nhiều: 272 223 624 đồng làm cho lợi nhuận của công ty bị giảm đi tương ứng 272 223 624 đồng. - Lợi nhuận từ hoạt động tài chính: Nếu lợi nhuận này càng cao thì càng làm tăng tổng lợi nhuận của doanh nghiệp bởi nó có tác động cùng chiều với tổng lợi nhuận. Tháng 1/2005 lợi nhuận thu được từ hoạt động tài chính của công ty giảm đi 4 602 356 đồng làm cho lợi nhuận của công ty giảm đi 4 602 356 đồng. - Thuế thu nhập doanh nghiệp: Thuế thu nhập doanh nghiệp là khoản mà công ty nộp vào ngân sách nhà nước theo tỷ lệ % tính trên tổng thu nhập do đó tỷ lệ này càng cao thì thuế thu nhập càng cao cũng như nếu thu nhập càng cao thì thuế càng cao và sẽ càng làm giảm lợi nhuận của công ty và ngược lại. Với công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh thì thuế thu nhập doanh nghiệp tháng 1/2005 giảm đi 37209938 đồng làm lợi nhuận tăng lên tương ứng là 37209938 đồng. Tổng hợp tất cả các nhân tố làm ảnh hưởng đến tổng lợi nhuận của công ty đã làm lợi nhuận cuả công ty giảm đi là: 9 134 106 234 - 8 594 000 000 - 396 172 891 - 272 223 624 - 4 602 356 + 37209 938 = 95 682 699đồng Như vậy ta thấy tháng 1/2005 Công ty cổ phần tấm lợp Đông Anh có tình hình tiêu thụ sản phẩm tốt hơn nhiều, đó cũng là một xu hướng tốt vì nó sẽ mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty, nó cũng chứng tỏ doanh nghiệp đang ngày càng đứng vững trên thị trường. Song, điều mà doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm hơn nữa là lợi nhuận của doanh nghiệp thấp hơn mà nhất là doanh thu cao hơn nhiều mà lợi nhuận lại thấp hơn. Nguyên nhân của nó có rất nhiều nhưng những nguyên nhân chủ yếu như đã phân tích ở trên. Do đó công ty muốn tăng lợi nhuận thì phải tìm cách giảm giá vốn hàng bán, giảm chi phí bán hàng, giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và tìm cách tăng lợi nhuận từ hoạt động tài chính. Công ty cần phát huy hơn nữa khả năng kinh doanh của mình để không những hoàn thành kế hoạch tiêu thụ và lợi nhuận mà còn đạt kết quả cao nhất, giúp công ty đứng vững trên thị trường và ngày càng lớn mạnh. Phần III Hoàn thiện hạch toán Thành phẩm tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh. I. Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tấml ợp và vật liệu xây dựng Đông Anh. Qua thời gian tìm hiểu và khảo sát thực tế tại công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh, em có rút ra một vài nhận xét về tình hình hạch toán nghiệp vụ thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty. 1. Ưu điểm Khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường và cơ chế này ngày càng thịnh hành và len lỏi, đối với các công ty đòi hỏi phải bắt nhịp với cơ chế mới và việc bắt nhịp này không phải là chuyện đơn giản bởi phải bắt nhịp như thế nào và bằng cách nào để không quá sớm và cũng không quá muộn mà vẫn mang lại hiệu quả cao nhất. Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh đã rất năng động trong việc chuyển đổi cơ chế, đã cố gắng trang bị máy móc thết bị và sản xuất thêm sản phẩm cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với nhu cầu của thị trường hiện nay. Sản phẩm của công ty ngày càng có uy tín trên thị trường và được thị trường chấp nhận. So với trước đây thì những năm gần đây chất lượng sản phẩm của công ty đã nâng lên rõ rệt, tổng giá trị sản xuất của toàn công ty đã tăng lên rất nhiều, đời sống của cán bộ công nhân viên được cải thiện và đặc biệt là kết quả hoạt động của công ty ngày càng cao. Kết quả đó có được là nhờ có bộ máy lãnh đạo năng động, sáng tạo, nhiệt tình có bề dày kinh nghiệm, đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, thường xuyên có mặt kịp thời trên các lĩnh vực. Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của Công ty, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Kế toán đã phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh doanh của Công ty, góp phần không nhỏ vào sự thành công của Công ty, trong đó công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm cũng dần được hoàn thiện và đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản lý. Các ưu điểm cụ thể của kế toán nói chung và công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty nói riêng được thể hiện trên những mặt sau đây: 1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty đã có đội ngũ kế toán đầy năng lực và kinh nghiệm làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, bộ máy kế toán được tổ chức sắp xếp phù hợp với yêu cầu và khả năng trình độ của từng người. Mỗi nhân viên trong phòng kế toán Công ty được phân công một mảng công việc nhất định trong chuỗi mắt xích công việc chung. Chính sự phân công đó trong công tác kế toán đã tạo ra sự chuyên môn hoá trong công tác kế toán, tránh chồng chéo công việc, từ đó nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, giúp cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được giải quyết nhanh chóng, rõ ràng theo sự phân công công việc đã có sẵn. Ngoài ra bộ máy kế toán của công ty còn được tổ chức theo hình thức tập trung tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự lãnh đạo của Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán. Đồng thời tạo ra sự chuyên môn hoá công việc đối với các nhân viên kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện kỹ thuật, tính toán, xử lý thông tin. 1.2. Về chứng từ sổ sách: Hầu hết hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán đều tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Phần lớn hệ thống sổ sách ở công ty khá đằy đủ, tỉ mỉ, việc ghi chép và mở sổ sách theo quy định do vậy công việc phần hành kế toán được thực hiện khá trôi chảy. Cùng với việc hạch toán trên các sổ tổng hợp, Công ty còn mở các sổ chi tiết, các bảng kê để theo dõi chi tiết từng loại thành phẩm, chi phí và doanh thu. Việc lập và luân chuyển các chứng từ đều được kế toán thực hiện rất nghiêm ngặt theo chế độ quy định đảm bảo tính khách quan và tuân thủ các chứng từ. Ngoài ra trên các trang sổ như sổ cái hay sổ chi tiết các tài khoản, phần tài khoản đối ứng Công ty đều ghi rõ tài khoản đối ứng nợ và tài khoản đối ứng có từ đó giúp cho việc theo dõi được dễ dàng. Chứng từ được luân chuyển và có kết cấu một cách hợp lý phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hệ thống sổ sách, chứng từ được lập và luân chuyển một cách khoa học, ngăn nắp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kịp thời đầy đủ và chính xác. 1.3. Về hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ: Việc hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ luôn được ghi chép đầy đủ đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan không bị bỏ sót hay ghi chép sai. Việc hạch toán thành phẩm được chi tiết theo từng loại giúp thuận lợi trong việc theo dõi những biến động của thành phẩm từ đó quản lý được tốt hơn. Giá vốn hàng bán được xác định riêng cho từng loại thành phẩm, xác định theo từng tháng giúp cho việc hạch toán được rõ ràng. Hạch toán doanh thu và chi phí được thực hiện rõ ràng, cuối kỳ kết chuyển để xác định kết quả tiêu thụ. Đặc biệt trong công tác hạch toán chi phí, công ty đã mở các sổ chi tiết chi phí rõ ràng để theo dõi từng loại chi phí. Đối với chi phí bán hàng, công ty chi tiết ra thành chi phí liên quan đến tiền lương, bảo hiểm xã hội riêng và các chi phí bằng tiền khác riêng; với chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty chi tiết ra thành chi phí về lương nhân viên quản lý, chi phí về đồ dùng văn phòng, chi phí về khấu hao TSCĐ... Điều này là rất hợp lý khi trong tháng công ty phát sinh nhiều các nghiệp vụ liên quan đến chi phí từ đó thuận lợi khi đối chiếu, cũng như theo dõi sự biến động của từng loại chi phí, giúp cho việc quản lý được chặt chẽ hơn. Nhìn chung, với những thành tựu đã đạt được trong thời gian qua đã phản ánh một cách trung thực nhất sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty nói chung và phòng kế toán nói riêng. Công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng đã đáp ứng được nhu cầu của quản lý và hạch toán. 2. Một số hạn chế: Những thành tựu trong công tác hạch toán kế toán đã đóng góp không nhỏ vào sự thành công của Công ty song bên cạnh những thành tựu vẫn còn những vướng mắc, những tồn tại mà các nhà quản lý nói chung và các cán bộ kế toán nói riêng cần phải quan tâm để có biện pháp xử lý kịp thời, nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác kế toán cũng như hiệu quả của việc tổ chức hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh. Những hạn chế đó được bộc lộ ở những điểm sau: 2.1. Về chứng từ sổ sách Công ty không sử dụng nhật ký đặc biệt như nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền... nên tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch toán vào sổ nhật ký chung. Do đó dẫn đến tình trạng là số liệu trên sổ nhật ký chung dày đặc, khó theo dõi, đặc biệt là khó theo dõi và kiểm soát được tình hình tiêu thụ của Công ty. Mặc dù hầu hết các sổ sách chứng từ của Công ty đều tuân theo chế độ kế toán hiện hành song riêng sổ chi tiết TK131 lại khác. Thông thường mỗi một sổ chi tiết chỉ mở riêng cho một đối tượng còn sổ cái là mở chung nhưng ở đây sổ chi tiết TK131 lại theo dõi chung cho tất cả các đối tượng, không tuân thủ chế độ kế toán hiện hành dẫn đến tình trạng khó theo dõi các đối tượng công nợ, khó tổng hợp, dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn hoặc bỏ sót. Ngoài ra, đáng lẽ chứng từ phải được cập nhật hàng ngày để ngày nào ghi sổ ngày đó sẽ dễ dàng cho việc định khoản, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng chồng chất nghiệp vụ phát sinh. Thế nhưng ở Công ty hầu như đến cuối tháng thủ kho mới chuyển hoá đơn chứng từ lên phòng kế toán, do vậy kế toán thành phẩm không theo dõi được số lượng thành phẩm trong tháng và khiến cho công tác kế toán bị dồn vào cuối tháng. 2.2. Về hệ thống tài khoản Hiện nay, Công ty vẫn đang sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán hiện hành, ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành và có sửa đổi mà không điều chỉnh tài khoản để phù hợp với đặc điểm của Công ty, cũng như chưa tiến hành đổi mới cho phù hợp với chế độ chung. 2.3. Về hạch toán thành phẩm 2.3.1. Về hạch toán chi tiết thành phẩm: Để hạch toán chi tiết thành phẩm Công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song. Tuy nhiên trên thực tế cả phòng kế toán, cả kho thành phẩm và phòng kinh doanh tiếp thị của Công ty đều theo dõi số lượng thành phẩm nhập – xuất - tồn gây ra tốn thời gian và tạo nên một sự trùng lặp không cần thiết. 2.3.2. Về hạch toán tổng hợp thành phẩm: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nhưng kỳ tính giá thành của Công ty lại là cuối tháng vì vậy kế toán tổng hợp chỉ được tiến hành vào cuối tháng. Sau khi có giá thành do bộ phận kế toán chuyển sang, khi đó kế toán mới tính giá vốn hàng bán, định khoản và ghi vào sổ nhật ký chung và các sổ cái có liên quan. Vì vậy dẫn đến tình trạng trong tháng thì mặc dù có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng lại không thể hạch toán, công việc phân bố không đều trong tháng mà bị dồn vào cuối tháng. Chính điều này cũng là một hạn chế rất lớn làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc cũng như việc theo dõi sự biến động của thành phẩm. 2.4. Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ - Về hạch toán doanh thu và giá vốn hàng bán Khi có một nghiệp vụ liên quan đến việc tiêu thụ hàng hoá đáng lẽ kế toán vừa định khoản để phản ánh giá vốn hàng bán, vừa định khoản ghi nhận doanh thu để thấy được sự biến động của thành phẩm cũng như theo dõi được doanh thu của số sản phẩm xuất bán đồng thời sẽ đảm bảo được trình tự ghi chép. Tuy nhiên ở Công ty kế toán chỉ định khoản ghi nhận doanh thu còn giá vốn hàng bán thì để đến cuối tháng sau khi tính được giá vốn mới dịnh khoản. Như vậy vừa không đảm bảo được trình tự ghi chép kế toán về ghi doanh thu và giá vốn, vừa dẫn đến tình trạng khó theo dõi, quản lý. - Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu hàng tháng của Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh là tương đối lớn, số lượng khách hàng ngày càng đông, để khuyến khích khách hàng Công ty sử dụng chính sách giảm giá hàng bán đối với khách hàng mua thường xuyên, ổn định, mua với số lượng lớn và thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán trước hạn là rất đúng, nó sẽ biện pháp tích cực để lôi kéo khách hàng, giảm chiếm dụng vốn. Nhưng việc công ty hạch toán khoản giảm giá này vào bên Nợ TK511 là không đúng và cũng không thể coi đây là khoản giảm giá hàng bán được mà phải coi đây là khoản chiết khấu. Mặc dù hiện nay số lượng khách thanh toán ngay, thanh toán trước hạn... để được hưởng giảm giá là ít nhưng Công ty còn hoạt động lâu dài, biết đâu sau này lại có sự thay đổi, số lượng khách hàng quen thuộc nhiều lên theo thời gian, lượng khách hàng thanh toán ngay lại tăng lên..., do đó Công ty không nên hạch toán chung ghi Nợ TK511 vì như vậy dẫn đến tình trạng khó theo dõi sau này và không đúng theo chế độ kế toán hiện hành vì đáng lẽ như vậy phải hạch toán vào tài khoản chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại, còn giảm giá hàng bán chỉ sử dụng khi hàng không đúng mẫu mã, kém phẩm chất hoặc giao hàng không đúng thời hạn... - Về hạch toán các khoản phải thu Đây là một bộ phận quan trọng trong tổng tài sản lưu động của Công ty. Nó là một trong những yếu tố quyết định sự sống còn của Công ty bởi nó ảnh hưởng đến vòng quay của vốn, đến các tỷ suất tài chính phản ánh hiệu quả kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, hiện nay công ty vẫn để khách hàng chiếm dụng vốn quá lớn so với tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn, số lượng khách hàng nợ là rất đông và số tiền nợ lại rất lớn làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của công ty. Ngoài ra khi hạch toán chi tiết các khoản phải thu của khách hàng công ty nên hạch toán và ghi sổ chi tiết rõ ràng, theo dõi cho từng đối tượng công nợ, ngày chứng từ phát sinh trên TK131 cho từng đối tượng. - Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Mặc dù ở Công ty có rất nhiều hình thức tiêu thụ sản phẩm có thể bán cho công trình, có thể bán cho đại lý, bán cho cửa hàng... nhưng hầu như đều bán theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán hàng hoá. Hơn nữa, do đặc điểm của sản phẩm là tấm lợp, phục vụ cho xây dựng nên có những tháng công trình xây dựng nhiều, hợp đồng nhiều và ngược lại có những tháng ít dẫn đến doanh thu giữa các tháng khác nhau, có tháng nhiều và có tháng ít. Do đó, nếu tháng nào Công ty cũng kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác định kết quả trong tháng sẽ không phản ánh chính xác được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp bởi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh hàng tháng ở Công ty là rất lớn. Hơn nữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp lại không chi tiết cho từng loại sản phẩm nên rất khó theo dõi và như vậy sổ chi tiết chi phí và sổ cái hai loại chi phí đó giống nhau. Công ty cần có một giải pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hợp lý sao cho phản ánh đúng nhất hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. - Về việc xác định kết quả tiêu thụ: Công ty chỉ có hai loại sản phẩm chính là tấm lợp AC và tấm lợp KLM, số lượng nghiệp vụ phát sinh cho hai loại sản phẩm này là nhiều và công ty luôn sản xuất với khối lượng rất lớn, việc tiêu thụ hai loại sản phẩm này quyết định sự sống còn của Công ty vì vậy việc đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng loại sản phẩm để từ đó có sự điều chỉnh hợp lý cho từng loại sản phẩm đảm bảo việc tiêu thụ đạt hiệu quả cao nhất là điều mà doanh nghiệp cần phải ưu tiên quan tâm. Mà hiện nay việc theo dõi và đánh giá kết quả tiêu thụ của công ty mới chỉ thực hiện tổng hợp chung cho cả hai loại sản phẩm mà chưa theo dõi và tính ra kết quả riêng cho từng loại do đó không đánh giá được hiệu quả chính xác của từng loại sản phẩm vì vậy việc điều chỉnh trong sản xuất còn chưa hợp lý và chưa mang lại hiệu quả cao nhất. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn đẩy mạnh công tác tiêu thụ thành phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. 1. Nâng cao chất lượng sản phẩm Khi nền kinh tế càng phát triển thì nhu cầu thoả mãn của con người cũng tăng lên, không chỉ đòi hỏi về số lượng mà ngày càng đòi hỏi cao hơn cả về chất lượng sản phẩm do đó chất lượng sản phẩm dần trở thành yếu tố được quan tâm hàng đầu khi người tiêu dùng lựa chọn sản phẩm. Chính bởi lẽ đó mà doanh nghiệp muốn chiếm lĩnh được thị trường tiêu thụ thì phải có biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm. Bằng việc năng động trong tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu đầu vào với chất lượng tốt bằng cách: duy trì các bạn hàng cũ uy tín, đồng thời tìm kiếm thêm các bạn hàng mới có thể cung cấp nguyên vật liệu mới với chất lượng tốt hơn. Thực hiện tốt việc áp dụng chế độ khấu hao máy móc thiết bị phục vụ sản xuất để có thể đổi mới nâng cấp máy móc kịp thời đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của sản xuất, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất để đa dạng hoá sản phẩm về màu sắc, kiểu dáng, lớp mạ, độ dầy... 2. Giảm giá thành sản phẩm sản xuất ra Không chỉ có chất lượng mà giá cả cũng là yếu tố cần quan tâm khi sản xuất sản phẩm. Bởi sản phẩm có chất lượng cao mà giá thành cũng quá cao thì cũng không đạt được hiệu quả tiêu thụ cao, người tiêu dùng sẽ không thể mua với số lượng lớn và nhất là trong thời buổi cạnh tranh thị trường ngày một gay gắt này thì điều đó lại càng khó khăn hơn. Khách hàng sẽ đi tìm sản phẩm thay thế, giá rẻ hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng. Vì thế công ty cần phải tìm ra giải pháp để giảm giá thành sản xuất nhưng chất lượng không giảm bằng cách: tiết kiệm chi phí sản xuất, sử dụng đúng định mức vật tư, giảm hao hụt trong định mức, đối với các hao hụt ngoài định mức phải quy định rõ ràng về trách nhiệm đền bù để người lao động có trách nhiệm cao hơn với công việc của mình, năng động trong tìm kiếm nguồn hàng mới giá rẻ mà đảm bảo chất lượng. 3. Hoàn thiện tổ chức tốt công tác bán hàng - Cần quan tâm đến vấn đề nghiên cứu thị trường: tập trung nghiên cứu thị trường một cách cụ thể, chặt chẽ dựa trên các tài liệu thu thập được, tuyệt đối không làm theo cảm tính. Công ty nên thu thập thông tin trên thị trường về chủng loại hàng hoá mà công ty kinh doanh cũng như sự thích ứng của sản phẩm sản xuất ra trên thị trường như thế nào. Người làm công tác này không chỉ làm tại chỗ, bàn và phân tích các số liệu sẵn có mà phải năng động, tích cực đi sâu vào địa bàn thực tế. Các thông tin phải phản ánh được những vấn đề của thị trường về hàng hoá, giá cả, cung cách phục vụ biến động của thị trường, xu thế của người tiêu dùng... cụ thể là phải nắm vững đặc điểm từng khu vực thị trường, phải trả lời được các câu hỏi: Khách hàng khen, chê sản phẩm ở điểm nào; sản lượng từng thời kỳ nhất định thay đổi như thế nào; giá cả đã hợp lý chưa; khách hàng có yêu cầu gì về dịch vụ hoặc cách thức bán hàng? Từ việc nghiên cứu thị trường sẽ cho người sản xuất có cái nhìn tổng thể về nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng để tìm ra phương thức sản xuất và bán hàng cho phù hợp. - Chăm sóc khách hàng quen thuộc: Công ty nên mở rộng hơn nữa các hình thức khuyến mại như thực hiện nhiều chiết khấu hơn nữa đối với khách hàng, thay đổi tỷ lệ chiết khấu, hay ngoài các hình thức chiết khấu Công ty nên thưởng thêm cho những khách hàng mua nhiều, quen thuộc vào cuối kỳ và hình thức thưởng nên thông báo trước để làm mục tiêu phấn đấu cho khách hàng... - Với các khách hàng mới: Công ty nên có chính sách bán hàng cởi mở với họ, với các khách hàng mua với khối lượng lớn hay thanh toán ngay bằng cách tăng thêm tỷ lệ giảm giá, chiết khấu để thu hút khách hàng, giảm chiếm dụng vốn làm tăng tốc độ luân chuyển vốn. - Tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm, năng động sáng tạo, nhiệt tình trong công việc. Đi sâu vào từng công trình dự án, các sở đầu tư và các chủ thầu xây dựng để tìm kiếm đơn đặt hàng. Công ty cũng nên có các hình thức thưởng cho các nhân viên bán hàng có doanh thu bán hàng cao trong năm để động viên tinh thần trách nhiệm làm việc của họ. - Công ty nên tổ chức mạng lưới bán hàng trên cơ sở nghiên cứu các thị trường phân phối sản phẩm và các kênh giao, nhận, kết thúc quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời nên mở rộng hình thức bán hàng tại các bộ phận giới thiệu sản phẩm để thu thập được nhiều thông tin từ phía khách hàng làm cơ sở để đưa ra các quyết định đúng đắn, vừa tránh tình trạng khách hàng phải chờ đợi tại công ty vào những ngày sốt tấm lợp. - Thực hiện tốt hơn nữa công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm như quảng cáo trên các phương tiện truyền thanh, truyền hình, trên báo chí, tham gia các hội trợ triển lãm... III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh. 1. Đối với chứng từ, sổ sách Công ty nên sử dụng nhật ký đặc biệt như nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền để giảm bởt số lượng nghiệp vụ ghi vào sổ nhật ký chung để giảm bớt sự dày đặc khó theo dõi của nhật ký chung. Ngoài ra nhìn vào nhật ký bán hàng ta cũng có thể thấy ngay được doanh thu bán hàng trong ngày của Công ty. Mẫu sổ nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền như sau: Bảng số 19 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Nhật ký bán hàng Tháng..... năm...... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua (Ghi Nợ) Ghi Có TK doanh thu SH NT Hàng hoá Thành phẩm Dịch vụ Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày... tháng... năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 20 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Nhật ký thu tiền Tháng... năm... NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK Ghi Có các TK SH NT Tài khoản khác Số tiền Số hiệu Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày...... tháng...... năm......... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Về sổ sách, Công ty nên thiết kế chế mẫu sổ sách giống như chế độ do Bộ Tài Chính ban hành. Đặc biệt với TK131, ở công ty số lượng nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản này nhiều do đó Công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng chứ không nên theo dõi chung trên cùng một sổ chi tiết như vậy vừa không đúng chế độ kế toán hiện hành, vừa khó theo dõi và khó quản lý công nợ của từng khách hàng. Mẫu sổ chi tiết TK131 như sau: Bảng số 21 Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh Sổ chi tiết TK131 Đối tượng:.............. Tháng...... năm........ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ .............. Cộng số phát sinh 3. Số dư cuối kỳ Ngày.......tháng........ năm......... Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hiện nay, Công ty đang còn tồn tại tình trạng là chứng từ bị dồn vào cuối kỳ kế toán và chưa được vào sổ sách để theo dõi. Do vậy công ty nên có quy định, định kỳ khoảng 3 hoặc 4 ngày thủ kho phải chuyển hoá đơn lên phòng kế toán để ghi sổ đảm bảo việc theo dõi được thường xuyên tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm, tránh tình trạng công việc phân bổ không đều, dồn công việc vào cuối tháng, ảnh hưởng đến chất lượng công việc. 2. Về hệ thống tài khoản Công ty vẫn đang sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính mà chưa có sự sửa đổi bổ xung cho phù hợp. Công ty nên mở thêm các tài khoản cấp hai để dễ dàng cho việc theo dõi, định khoản, phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị mình. Ví dụ: tại Công ty chỉ sản xuất hai loại sản phẩm là tấm lợp AC và tấm lợp KLM và công ty chỉ sử dụng TK155 để theo dõi chung cho cả hai sản phẩm, như vậy sẽ khó theo dõi hơn hoặc định khoản sẽ phức tạp hơn nếu như Công ty mở tài khoản cấp hai thành TK1551: Tấm lợp AC, 1552: Tấm lợp KLM sẽ khoa học hơn rất nhiều. 3. Về hạch toán thành phẩm 3.1. Hạch toán chi tiết thành phẩm: Để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm ở Công ty cả phòng kế toán, tại kho và cả phòng kinh doanh tiếp thị đều theo dõi. Điều này là không cần thiết vì số liệu trùng lặp tốn thời gian. Như vậy có thể chỉ cần phòng kế toán và tại kho theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm mà không cần phòng kinh doanh tiếp thị phải làm vấn đề này như vậy sẽ giảm tải khối lượng công việc cho phòng kinh doanh mà vẫn đảm bảo theo dõi được chính xác tình hình nhập xuất và tồn kho thành phẩm. 3.2. Hạch toán tổng hợp thành phẩm: Thực tế tại công ty kỳ tính giá thành là vào cuối tháng do đó dẫn đến tình trạng dồn công việc vào cuối tháng, gây khó khăn cho công việc và dễ để xảy ra sai sót khi nghiệp vụ quá nhiều . Vì vậy, kế toán nên sử dụng giá thành kế hoạch làm giá hạch toán hàng ngày. Giá thành kế hoạch có thể là mức giá ước lượng của công ty hoặc là giá thực tế của kỳ trước... Cuối tháng khi tính được giá thành thực tế sản phẩm nhập kho, kế toán xác định hệ số giá để điều chỉnh giá hạch toán theo giá thành thực tế thành phẩm xuất kho. Giá thực tế thành phẩm nhập kho = Giá hạch toán thành phẩm xuất kho X Hệ số giá Hệ số giá = (Giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ + Giá thực tế thành phẩm nhập trong kỳ)/(Giá hạch toán thành phẩm tồn đầu kỳ + Giá thực tế thành phẩm nhập trong kỳ) 4. Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 4.1. Về hạch toán doanh thu và giá vốn Khi có nghiệp vụ phát sinh về tiêu thụ thành phẩm để đảm bảo đúng trình tự ghi chép và để tiện cho việc theo dõi doanh thu, thành phẩm và giá vốn thành phẩm, công ty nên vừa định khoản để xác định doanh thu của số sản phẩm tiêu thụ, vừa ghi định khoản giá vốn của số thành phẩm xuất bán: Khi thành phẩm được xác định là tiêu thụ: Nợ TK111, 112, 131... : Tổng giá thanh toán Có TK511 : Doanh thu số thành phẩm bán ra Có TK3331 : Thuế GTGT đầu ra Đồng thời kế toán ghi: Nợ TK632 : Giá vốn của số thành phẩm bán ra Có TK155 : Gía thành của số thành phẩm xuất kho 4.2. Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Để đảm bảo sự thống nhất về tài khoản cũng như để dễ quản lý, dễ theo dõi và để đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành công ty nên hạch toán riêng khoản giảm giá hàng bán hiện tại công ty đang hạch toán bên Nợ TK511 sang hai tài khoản là TK521 và TK635. Với các khoản giảm do khách hàng mua thường xuyên ổn định và mua với số lượng lớn thì hạch toán vào TK521- chiết khấu thương mại, còn giảm giá với khách hàng thanh toán ngay hoặc thanh toán trước hạn thì đó là khoản chiết khấu thanh toán và hạch toán vào TK635-chi phí hoạt động tài chính. + Khi công ty chấp nhận chiết khấu thanh toán cho người mua khi người mua thanh toán tiền trước thời hạn theo hợp đồng, kế toán ghi: Nợ TK635: Số chiết khấu thanh toán chấp thuận cho khách hàng Có TK111, 112, 131... : Số chiết khấu thanh toán chấp thuận cho khách hàng + Trường hợp phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ TK521 : Chiết khấu thương mại chấp thuận cho khách hàng Nợ TK331 : Thuế GTGT tương ứng với phần chiết khấu Có TK111, 112, 131...: Tổng số chiết khấu thương mại + Cuối kỳ kế toán kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại sang TK511: Nợ TK511 : Tổng số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ Có TK521 : Kết chuyển chiết khấu thương mại 4.3. Về hạch toán các khoản phải thu khách hàng Để tránh tình trạng chiếm dụng vốn, công ty nên thực hiện thường xuyên hơn chiết khấu thanh toán với khách hàng đồng thời nên tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán ngay. Đối với một số trường hợp để tránh rủi ro khi không thu được nợ của khách hàng, cuối niên độ kế toán công ty nên trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. + Mức dự phòng các khoản phải thu khó đòi được xác định theo một trong hai phương pháp sau: Phương pháp kinh nghiệm: Đây là phương pháp mang tính định tính cao, trên cơ sở phân tích tính chất các khoản phải thu và dựa vào hoạt động kinh nghiệm nhiều năm, kế toán ước tính tỷ lệ các khoản phải thu khó đòi trên doanh số hàng bán chưa thu được tiền hoặc trên tổng số các khoản phải thu hiện hành. Số dự phòng cần lập cho năm tới = Tổng doanh số bán chịu X Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Phương pháp xác định dựa vào thời gian quá hạn thực tế: Cuối kỳ công ty rà soát lại các khoản phải thu quá hạn, phân tích khả năng thanh toán của khách hàng , lập bảng phân tích các khoản phải thu theo thời gian. Kế toán ước tính tỷ lệ phải thu khó đòi dựa trên thời gian quá hạn, nếu khoản nợ quá hạn càng lâu thì tỷ lệ phải thu khó đòi càng lớn và lập bảng ước tính các khoản phải thu khó đòi. Sốdự phòng cần lập cho khách hàng đáng ngờ i = Số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i X Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng i + Trình tự hạch toán Cuối niên độ kế toán căn cứ vào các khoản phải thu khó đòi dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, kế toán tính toán xác định mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi: Nợ TK6426 Có TK139: Dự phòng phải thu khó đòi Cuối niên độ kế toán sau, nếu số dự phòng cần lập < số dự phòng đã lập thì kế toán tiế