Chuyên đề Luận văn Tổ chức công tác hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ ở nhà in Bộ Lao động thương binh và xã hội để nghiên cứu và thực hiện tốt nghiệp

Mục lục Trang Lời nói đầu Với sự đổi mới cơ chế quản lý của Đảng và Nhà nước ta, những năm gần đây nền kinh tế đã có những bước chuyển mình đáng kể, trong đó có sự đóng góp rất lớn của các doanh nghiệp. Nhưng để thích ứng kịp thời và hoà mình thật sự với một cơ chế quản lý kinh tế mới đòi hỏi các doanh nghiệp nhất là khối các doanh nghiệp nhà nước phải trở thành các đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, trong điều kiện đó mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được phải chủ động sản xuất kinh doanh có hiệu quả chiến thắng trong cạnh tranh, khẳng định được chất lượng sản phẩm và chỗ đứng của mình trên thị trường, nhất là trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp đều có sự bình đẳng trong sản xuất kinh doanh nên sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Các doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm càng nhiều, càng vượt kế hoạch càng tốt song điều khó khăn hơn cả là làm sao để sản xuất phù hợp với tiêu thụ, vì có tiêu thụ được doanh nghiệp mới có thể bù đắp chi phí bỏ ra, thu hồi được vốn để có điều kiện tiếp tục quá trình tái sản xuất, mở rộng sản xuất, từ đó tăng vòng quay của vốn lưu động. Trong nền kinh tế thị trường tiêu thụ thành phẩm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng không chỉ với các doanh nghiệp sản xuất mà với cả toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Vì thông qua tiêu thụ sẽ đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của xã hội, giữ vững quan hệ cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, và cũng là nguồn thu quan trọng nhằm tích luỹ vào ngân sách Nhà nước . Nhận thức được tầm quan trọng trên cùng với quá trình tìm hiểu thực tế ở nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội, với sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn, cũng như cán bộ, nhân viên nhà in, tôi chọn đề tài : “ Tổ chức công tác hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ ở nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội để nghiên cứu và thực hiện luận văn tốt nghiệp” Nội dung chuyên đề ngoài lời nói đầu và kết luận gồm có: Chương I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp sản xuất . Chương II : Thực tế công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội. Chương III : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động kinh doanh ở nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội. Chương I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp sản xuất. I - ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất . 1-Thành phẩm và yêu cầu quản lý thành phẩm. Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của qui trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật qui định và đã nhập kho. Trong điều kiện hiện nay khi mà sản xuất phải gắn với thị trường thì chất lượng sản phẩm càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết đối với mỗi doanh nghiệp. Thành phẩm sản xuất ra với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu của thị trường đã trở thành vấn đề quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Việc duy trì ổn định và không ngừng phát triển sản xuất của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện được khi chất lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tốt hơn, phong phú hơn và được thị trường chấp nhận. Sản phẩm của các xí nghiệp công nghiệp sản xuất ra chủ yếu là thành phẩm, ngoài ra có thể có bán thành phẩm. Sản phẩm hàng hoá do doanh nghiệp làm ra phải được tiêu thụ kịp thời cho nhu cầu của xã hội. Vì vậy thành phẩm cần được theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho, theo dõi chi tiết theo từng kho, từng nhóm và từng loại thành phẩm để có những thông tin chính xác về tình hình biến động thành phẩm, từ đó có những quyết định đúng đắn cho sản xuất và tiêu thụ. 2- Quá trình tiêu thụ và yêu cầu quản lý. Tiêu thụ là khâu quan trọng trong qui trình tái sản xuất, là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn ở doanh nghiệp. Tiêu thụ bao gồm: tiêu thụ ra bên ngoài - là việc bán thành phẩm cho các đơn vị khác, hoặc các tổ chức cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp, tiêu thụ nội bộ là việc cung cấp giữa các đơn vị nội bộ trong cùng một tổng công ty hay cùng một tập đoàn... Quá trình tiêu thụ bắt đầu từ khi doanh nghiệp xuất hàng giao cho khách hàng và kết thúc khi khách hàng thanh toán đầy đủ tiền hàng. Tuy nhiên được xác định là tiêu thụ khi khách hàng chấp nhận trả tiền. Có thể phân chia các trường hợp xuất hàng được coi là tiêu thụ như sau: - Giao hàng cho khách và thu hồi tiền ngay (cả tiền ứng trước của họ ) - Giao hàng cho khách chưa thu tiền nhưng người mua đã chấp nhận thanh toán. Do việc áp dụng các phương thức thanh toán khác nhau nên việc giao hàng và thu tiền có thể có những khoảng cách nhất định về thời gian và không gian. Trong quá trình thanh toán cần phân biệt hai khái niệm là doanh thu bán hàng và tiền bán hàng : - Doanh thu bán hàng là số tiền tính theo giá bán cho số lượng hàng được coi là tiêu thụ. - Tiền bán hàng là số tiền thu được của doanh thu về bán hàng hoá thành phẩm, cung cấp lao vụ dịch vụ. Do vậy nếu xét về mặt lượng tại một thời điểm thì doanh thu bán hàng và tiền thu bán hàng có thể không bằng nhau nhưng kết thúc một vòng luân chuyển vốn lưu động thành phẩm thì chúng bằng nhau. Sự phân biệt này giúp doanh nghiệp xác định chính xác số thuế phải nộp cho Nhà nước. Trong nền kinh tế thị trường tiêu thụ thành phẩm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Thông qua tiêu thụ sẽ đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của xã hội, giữ vững quan hệ cân đối giữa sản xuất với tiêu dùng, giữa tiền và hàng đối với doanh nghiệp, qua tiêu thụ sẽ thu hồi được vốn, tiếp tục quá trình tái sản xuất, từ đó tăng vòng quay của vốn lưu động. Xuất phát từ tầm quan trọng trên các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các yêu cầu quản lý đặt ra là: Quản lý chặt chẽ khối lượng sản phẩm tiêu thụ, giá thành, giá bán, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, đồng thời thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước kịp thời, đầy đủ. Để đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, sử dụng vốn có hiệu quả, công tác tiêu thụ cần biết có từng khoản thu nhập nào, nguyên nhân tăng giảm từng khoản, quản lý chi phí bán hàng chặt chẽ, tổ chức hạch toán thành phẩm kế hoạch, hợp lý, như vậy mới hoàn thành tốt khâu tiêu thụ . 3- Vai trò và yêu cầu của kế toán trong việc hạch toán và quản lý thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm . Thực hiện tốt công tác quản lý thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm có vai trò đặc biệt quan trọng, giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất tiêu thụ, từ đó có thể tìm ra được những thiếu sót, mất cân đối giữa các khâu để có những biện pháp khắc phục và điều chỉnh kịp thời . Để đáp ứng tốt những yêu cầu quản lý trên và để phát huy được vai trò cuả mình kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cần thực hiện tốt những nhiệm vụ chủ yếu sau : - Phản ánh giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm về số lượng , chất lượng và chủng loại . Tổ chức theo dõi phản ánh kịp thời tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm trên cả hai mặt hiện vật và giá trị . - Theo dõi và giám đốc chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ, tập hợp và ghi chép đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, thu nhập bán hàng, tình hình thanh toán với khách hàng, thanh toán với Nhà nước và xác định kết quả tiêu thụ, cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. Đồng thời định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động quản lý và tiêu thụ thành phẩm. Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên sẽ có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc quản lý chặt chẽ thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp. Song toàn bộ vai trò và nhiệm vụ nêu trên của kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm chỉ thực sự có hiệu quả khi cán bộ kế toán nắm vững nội dung của việc tổ chức công tác kế toán. II - Nội dung tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm . 1-Tổ chức công tác kế toán thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất 1.1-Phân loại và đánh giá thành phẩm. Để phục vụ cho mục đích quản lý và hạch toán thành phẩm ở các doanh nghiệp thường được phân loại theo chủng loại , nhóm , thứ hạng... Tuỳ theo đặc điểm riêng của thành phẩm mà các doanh nghiệp có thể phân loại thành phẩm theo các tiêu thức như : công dụng , phẩm cấp, kích cỡ ... Thành phẩm là một bộ phận quan trọng của nhóm hàng tồn kho. Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động của nhiều doanh nghiệp. Do vậy đánh giá và trình bày hàng tồn kho có một ảnh hưởng quan trọng trong việc xác định và báo cáo tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Việc đánh giá thành phẩm nói riêng và hàng tồn kho nói chung phải tuân theo 3 nguyên tắc cơ bản : - Nguyên tắc giá thực tế ( giá vốn , giá gốc ) - Nguyên tắc nhất quán - Nguyên tắc thận trọng +Nguyên tắc giá thực tế. Với nguyên tắc này trị giá thành phẩm phản ánh trong kế toán tổng hợp (phản ánh trên tài khoản , sổ tổng hợp...) phải được đánh giá theo giá thực tế. Việc hình thành giá thực tế là cả một quá trình, giá thực tế ở từng thời điểm được hình thành cùng với sự vận động của vốn, của thành phẩm. Vì vậy kế toán không thể sử dụng một tài khoản để phản ánh suốt quá trình này mà phải sử dụng nhiều tài khoản để phản ánh sự vận động của thành phẩm tại từng thời điểm theo giá thực tế tại các thời điểm đó ( TK 155, TK 632... ) Giá thực tế của thành phẩm nhập vào được xác định phù hợp theo từng nguồn : Thành phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất chế tạo ra được đánh giá theo giá thành công xưởng (giá thành sản xuất thực tế ) bao gồm: chi phi nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung. Thành phẩm thuê ngoài gia công chế biến được đánh giá theo giá thực tế gia công bao gồm : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (đem gia công), chi phí thuê ngoài gia công và chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình gia công. Thành phẩm nhập vào từ các nguồn khác nhau như mua bên ngoài cũng được đánh giá theo trị giá mua giống như các loại vật tư gồm: giá mua và chi phí thu mua. Vì thành phẩm nhập kho có thể theo những giá thực khác nhau ở từng thời điểm trong kỳ hạch toán nên khi tính toán và phản ánh giá thực tế của thành phẩm xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: - Tính theo đơn giá thực tế từng loại thành phẩm, theo từng lần nhập (giá đích danh) - Tính theo đơn giá bình quân kỳ trước - Tính theo đơn giá bình quân gia quyền - Tính theo đơn giá nhập trước - xuất trước - Tính theo đơn giá nhập sau xuất trước - Tính theo đơn giá hạch toán Việc lựa chọn các phương pháp trên có ảnh hưởng trực tiếp đến các báo cáo tài chính nên nó phải tuân theo nguyên tắc công khai toàn bộ của kế toán. Việc lựa chọn phương pháp nào cần căn cứ vào tình hình thực tế, đặc điểm hoạt động sản xuất , khả năng trình độ của kế toán , các công cụ sử dụng để thu thập thông tin cũng như yêu cầu quản lý cuả doanh nghiệp. + Nguyên tắc nhất quán : Việc lựa chọn phương pháp đánh giá thành phẩm phải tuân theo nguyên tắc nhất quán . Điều đó có nghĩa nguyên tắc này đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng phương pháp đánh giá thành phẩm giống nhau từ kỳ này sang kỳ khác, có như vậy các báo cáo tài chính của các kỳ tiếp nhau mới so sánh được . Mục đích của doanh nghiệp là làm sao chọn được phương pháp nào có thể lập được báo cáo tài chính thuận lợi nhất, tuy nhiên nếu điều này cho phép các nhà phân tích tài chính sẽ khó mà so sánh báo cáo của doanh nghiệp qua các năm . Nếu lãi tăng lên người xem báo cáo sẽ không xác định rõ được sự tăng đó có phải từ hoạt động có hiệu quả hay từ việc thay đổi phương pháp kế toán . Nguyên tắc nhất quán sẽ giúp cho điều này không xảy ra . Tuy vậy không có nghĩa là doanh nghiệp không bao giờ có thể thay đổi phương pháp kế toán . Nếu có sự thay đổi được chấp nhận như là một sự cải tiến trong quá trình lập báo cáo tài chính thì có thể được thực hiện nhưng bản chất của sự thay đổi , ảnh hưởng của sự thay đổi đến lãi ròng , tất cả phải được công khai trong phần ghi chú của báo cáo tài chính. +Nguyên tắc thận trọng. Việc đánh giá thành phẩm phải tuân theo nguyên tắc thận trọng . Nguyên tắc này yêu cầu khi giá thị trường xuống thấp hơn giá vốn thì kế toán ghi chép báo cáo theo giá thị trường nhưng khi giá thị trường lên cao thì kế toán vẫn ghi theo giá vốn . Nguyên tắc này đòi hỏi thành phẩm tồn kho không bao giờ được đánh giá cao hơn giá thực tế có thể thực hiện được và thấp hơn giá trị thuần túy thực hiện trừ đi số lãi gộp bình thường . Khi có dấu hiệu, bằng chứng về sự giảm giá trên thị trường, theo nguyên tắc này doanh nghiệp có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, đó là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm thấp hơn so với giá ghi sổ kế toán của thành phẩm tồn kho. 1.2 - Chứng từ sử dụng. Mọi nghiệp vụ biến động của thành phẩm đều được phản ánh ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp và đúng nội dung qui định Các chứng từ được sử dụng trong kế toán bao gồm : - Phiếu nhập kho thành phẩm : do bộ phận sản xuất lập - Phiếu xuất kho thành phẩm : do phòng cung tiêu lập - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ : ------------- - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho : ------------------------- - Thẻ kho -Và các chứng từ liên quan khác ( biên bản kiểm kê, phiếu tái nhập...) Kế toán thành phẩm sử dụng sổ , thẻ kế toán chi tiết như: -Sổ thành phẩm -Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn thành phẩm - Báo cáo tình hình nhập - xuất kho thành phẩm - Các bảng kê và các chứng từ có liên quan khác +Thủ tục nhập , xuất kho thành phẩm diễn ra như sau: Khi sản phẩm hoàn thành ở giai đoạn cuối cùng của qui trình công nghệ được bộ phận KCS kiểm nghiệm, nếu đủ tiêu chuẩn kỹ thuật qui định thì phân xưởng sẽ viết phiếu nhập kho và cùng thủ kho tiến hành nhập kho thành phẩm. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để đối chiếu với số lượng thành phẩm thực nhập để phản ánh váo thẻ kho. Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và duyệt thanh toán. Khi xuất kho thành phẩm thủ kho cũng kiểm tra chứng từ làm căn cứ xuất hàng và ghi thẻ kho. 1.3- Hạch toán chi tiết thành phẩm Hạch toán chi tiết thành phẩm phải được thực hiện theo từng kho , từng loại và từng nhóm thành phẩm. Phương thức hạch toán thành phẩm được áp dụng phổ biến nhất hiện nay là phương pháp sổ số dư và phương pháp thẻ song song ( ngoài ra còn có phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ) - Phương pháp thẻ song song Phương pháp hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp này khá đơn giản và được áp dụng phổ biến . Theo phương pháp thẻ song song để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho thành phẩm ở kho thủ kho ghi chép, phản ánh về mặt số lượng tình hình nhập, xuất, tồn kho lên thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu qui định thống nhất (mẫu 06 VT ) cho từng danh điểm, từng kho , từng loại thành phẩm . Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất, tồn kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết thành phẩm cho từng kho, từng loại thành phẩm tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên kế toán thành phẩm kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ liên quan, căn cứ vào đó tính ra thành tiền và phản ánh vào sổ kế toán chi tiết thành phẩm cả về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng sau khi kế toán tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm thành phẩm và đối chiếu số tồn tên sổ với số tồn kho ghi trên thẻ kho. Để thực hiện việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và tổng hợp sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết thành phẩm lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho thành phẩm. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá thành phẩm. - Phương pháp sổ số dư Đặc điểm nổi bật của phương pháp nàylà kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó , ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng , ở phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị của thành phẩm , xoá bỏ việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán , tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán với thủ kho, đảm bảo số liệu chính xác kịp thời. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho , dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng . Phương pháp này áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có chủng loại thành phẩm nhiều, việc xuất, nhập kho diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán, hệ thống danh điểm thành phẩm và trình độ kế toán tương đối cao. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại thành phẩm theo từng kho cho cả năm. Cuối tháng tiến hành kiểm tra số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có qui mô nhỏ , khối lượng và chủng loại thành phẩm nhập, xuất không nhiều, không có điều kiện ghi chép hàng ngày. Việc lựa chọn, áp dụng phưong pháp hạch toán chi tiết thành phẩm còn phụ thuộc vào tình hình thực tế, đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán. 1.4 - Kế toán tổng hợp thành phẩm : Sử dụng các TK chủ yếu như : TK155 ( thành phẩm ), TK 157 (hàng gửi đi bán ), TK 632 ( giá vốn hàng bán ) và một số TK khác . Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong 2 phương pháp kế toán thành phẩm: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm trên sổ kế toán. ( Biểu số 1) TK154 TK155 TK157,632 nhập kho tp tp xuất bán, đổi trả lương cho công nhân TK338(1) TK138 tp phát hiện tp phát hiện thiếu thừa khi kiểm kê khi kiểm kê TK128,222 TK157,721,911 tp góp vốn liên doanh hàng bán bị trả lại TK111,112 TK641,642 nhập kho tp xuất kho tp dùng mua ngoài cho bán hàng, qldn Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán và từ đó xác định giá trị thành phẩm xuất kho trong kỳ. (Biểu số 2) TK155 TK632 TK155 kết chuyển tp k/ c trị giá tp tồn tồn kho đầu kỳ kho cuối kỳ TK157 TK631 giá trị thực tế tp hoàn k/c tp xuất bán nhưng thành nhập kho chưa được coi là tiêu thụ trong kỳ TK911 k/ c trị giá vốn hàng bán Đặc điểm cơ bản phân biệt hai phương pháp trên đó là : phương pháp kê khai thường xuyên kế toán sử dụng tài khoản hàng tồn kho để phản ánh số hiện có và tình hình nhập xuất trong kỳ, còn theo phương pháp kiểm kê định kỳ nhóm tài khoản này chỉ được dùng để kết chuyển số doanh nghiệp đầu kỳ và cuối kỳ ( phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ ). Khi phương pháp kê khai thường xuyên được sử dụng nhà quản lý có khả năng giám sát lượng thành phẩm tồn kho một cách liên tục , điều này giúp cho nhà quản lý có cơ sở đê lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ phù hợp . Do việc theo dõi phản ánh sự biến động “ Hàng tồn kho “ là liên tục nên phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn , nghiệp vụ xuất ít. Với phương pháp kiểm kê định kỳ phải thận trọng với hàng tới kho.Việc xác định hàng tới kho sẽ ảnh hưởng gây nên sai lầm về giá với hàng bán, lãi gộp, lãi thuần tài sản lưu động và vốn chủ sở hữu. Hơn nữa hàng tồn kho cuối kỳ của kỳ này còn là hàng tồn kho của kỳ tiếp theo, nên có thể làm hại một cách rõ ràng đến tính hữu dụng của báo cáo tài chính. Vì thế phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ áp dụng với các đơn vị có chung loại thành phẩm và hàng hóa đa dạng, giá trị thấp, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên và đặc biệt công tác quản lý thành phẩm phải được thực hiện một cách nghiêm ngặt. Sổ sách kế toán. Tuỳ theo từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, kế toán tổng hợp được thực hiện trên sổ kế toán thích hợp. Đối với các doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, việc hạch toán tổng hợp thành phẩm sử dụng các sổ kế toán sau: -Bảng kê số 8: Bảng kê nhập-xuất-tồn kho thành phẩm, dùng để phản ánh tổng hợp tình hình nhập, xuất kho thành phẩm theo giá hạch toán và giá thực tế. -Bảng kê số 9: Bảng kê tính giá thực tế thành phẩm, phản ánh các số liệu liên quan và tính giá thực tế thành phẩm. - Bảng kê số 10: Hàng gửi đi bán, theo dõi các loại hàng hoá đã cung cấp cho khách hàng nhờ sự chấp nhận của người mua. - Bảng kê 11: Phải thu khách hàng, phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua. Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng hoặc cuối quý được dùng để ghi vào nhật ký chứng từ số 8 (ghi Có TK 155, Nợ các TK), phần công nợ TK 155 trên bảng kê cuối tháng là căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ hạch toán tăng giảm thành phẩm từ các chứng từ gốc lập chứng tư ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Đồng thời kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại thành phẩm . - Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ kế toán của thành phẩm tồn kho nhằm bù đắp thiệt hại thực tế xảy ra do thành phẩm bị giảm giá, đồng thời phản ánh đúng giá thực tế thuần tuý của thành phẩm tồn kho nhằm đưa ra hình ảnh chung, thực tế về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính. Tài khoản sử dụng: TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên của thành phẩm tồn kho ở doanh nghiệp. Cuối niên độ kế toán, nếu có những bằng chứng chắc chắn về trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho thấp hơn giá có thể bán được trên thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ghi: Nợ TK 642 - chi phíquản lý doanh nghiệp Có TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đến niên độ kế toán sau doanh nghiệp phải hoàn nhập toàn bộ dự phòng đã lập cuối năm trước vào khoản thu nhập bất thường để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 159 Có TK 721. Đồng thời tiến hành lập dự phòng cho năm mới theo các qui tắc trên. Thời điểm hoà nhập khoản dự phòng đã lập và lập khoản dự phòng giảm giá thành phẩm tồn kho mới được tiến hành tạo thời điểm lập báo cáo tài chính năm. 2 - Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Các phương thức tiêu thụ thành phẩm: Sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất ra có thể được đem tiêu thụ bên ngoài hay bên trong nội bộ nhưng mục đích chính của doanh nghiệp là sản xuất ra những sản phẩm để thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Thực tế có rất nhiều cách phân chia các tiêu thức tiêu thụ thành phẩm với mỗi một phương thức tiêu thụ khác nhau trình tự hạch toán cũng khác nhau. Sau đây là một số phương thức tiêu thụ cụ thể: + Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, tại các phân xưởng sản xuất ( không qua kho) của doanh nghiệp. Thành phẩm khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và đơn vị bán mất quyền sở hữu về số thành phẩm này. + Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: Bên bán chuyển cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khi được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao( một phần hay toàn bộ) thì số hàng chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ. + Phương thức tiêu thụ qua đại lý: Do hàng ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức tiêu thụ, bởi vậy nội dung hạch toán giống như tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng, số tiền hoa hồng cho đại lý được tính vào chi phí bán hàng. + Phương thức tiêu thụ- bán hàng trả góp: Khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ, người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một số tiền phải trả chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định, thông thường số tiền trả các kỳ bằng nhau trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi suất trả chậm. Ngoài các phương thức tiêu thụ chủ yếu trên các doanh nghiệp còn sử dụng thành phẩm để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên chức, để trao đổi lấy hàng hoá khác. Công tác tiêu thụ thành phẩm . Công tác tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp có thể tiến hành theo nhiều phương thức khác nhau như tiêu thụ trực tiếp, chuyển hàng theo hợp đồng, giao hàng cho đại lý, bán hàng trả góp... Mặc dù vậy việc tiêu thụ thành phẩm nhất thiết gắn với việc thanh toán với người mua , vì chỉ khi nào xí nghiệp thu nhận được đầy đủ tiền hàng bán thì việc tiêu thụ mới được xem là đã thực hiện và mới được ghi chép trên sổ sách kế toán. Việc thanh toán với người mua về thành phẩm bán ra được thực hiện bằng nhiều phương thức: - Phương thức thanh toán bằng tiền mặt:việc giao hàng và thanh toán tiền hàng được thực hiện ở cùng một thời điểm và ngay tại doanh nghiệp nên việc tiêu thụ thành phẩm được hoàn tất ngay sau khi giao hàng và nhận tiền. - Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua, do khối lượng gửi đến cho người mua không phù hợp với hợp đồng về số lượng, chất lương và qui cách, trừ trường hợp này việc tiêu thụ thành phẩm chưa thể xem là đã được tiêu thụ. Kế toán cần theo dõi tình hình chấp nhận hay không chấp nhận để xử lý trong thời hạn qui định bảo đảm lợi ích của doanh nghiệp. - Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua đã chấp nhận thanh toán, trường hợp này việc tiêu thụ thành phẩm được xem như đã thực hiện, chỉ cần theo dõi công việc thanh toán với người mua. Vì vậy khi thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm căn cứ vào điều kiện cụ thể, tổ chức ký hợp đồng giữa các bên với những điều kiện làm cho thành phẩm được tiêu thụ nhanh và có kế hoạch. Kế toán tiêu thụ thành phẩm sử dụng các chứng từ như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, chứng từ tính thuế, chứng từ trả tiền, trả hàng. Kế toán chi tiết quá trình tiêu thụ thành phẩm có thể mở các sổ chi tiết như: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua... Đặc trưng cơ bản của kế toán tiêu thụ thành phẩm theo hệ thống kế toán mới là kế toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm đã sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng, để phản ánh doanh thu bán hàng ra ngoài và TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ, để phản ánh doanh thu của thành phẩm hàng hoá lao vụ dịch vụ cung cấp giữa các đơn vị trực thuộc... Ngoài ra kế toán còn sử dụng một loạt các tài khoản, kế toán phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu như: TK 521, TK 531, TK 532, TK 333 và các tài khoản phản ánh các quá trình thanh toán với người mua như: TK 131, TK 111, TK 112... Khi các doanh nghiệp áp dụng thuế giá trị gia tăng từ ngày 01-01-1999 thì đối với những cơ sở kinh doanh tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ ( chưa có thuế giá trị gia tăng) bao gồm cả phụ thu và phụ phí thêm ngoài giá bán( nếu có ) mà cơ sơ kinh doanh được hưởng. - Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ, bao gồm cả phụ thu và phụ phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có ) mà cơ sở sản xuất kinh doanh được hưởng ( tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế giá trị gia tăng ). Các khoản thuế phải nộp liên quan đến bán hàng: - Theo luật thuế giá trị gia tăng thì thuế giá trị gia tănglà loại thuế gián thu tính trên giá trị tăng thêm của hàng hoá dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất lưu thông đến tiêu dùng và do người tiêu dùng cuối cùng chịu thuế. - Thuế tiêu thụ đặc biệt: Là loại thuế gián thu tính trên doanh thu của một số mặt hàng do Nhà nước quy định nhằm thực hiện sự điều chỉnh của Nhà nước đối với tiêu dùng trong nước. - Thuế xuất khẩu: Là loại thuế tính trên doanh thu của các hàng hoá bán ra ngoài lãnh thổ Việt Nam + Kế toán các nghiệp vụ bán hàng chủ yếu được khái quát qua sơ đồ sau: Quá trình tiêu thụ theo phương pháp trực tiếp: (Biểu số 3) TK154,155 TK632 TK911 TK 511 6 1 5 TK521,532.. 4 TK111,112,131 3 TK157 TK3331 2a 2b 1)Kết chuyển trị giá vốn hàng đã tiêu thụ 2a) Trị giá vốn hàng gửi bán 2b) Trị giá vốn hàng đã tiêu thụ Doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng phải nộp Kết chuyển các khoản giảm trừ Kết chuyển trị giá vốn của hàng tiêu thụ Kết chuyển doanh thu để xác định kết quả tiêu thụ - Quá trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm theo phương thức bán hàng trả góp: ( Biểu số 4) TK154,155 TK632 TK911 TK511 4 TK111,112,131 1 3 2a TK711 2b TK3331 2c 1) Phản ánh trị giá vốn của hàng tiêu thụ 2a) Phản ánh doanh thu bán hàng trả góp 2b) Phản ánh tổng số lãi trả chậm 2c) Thuế gía trị gia tăng phải nộp 3) Kết chuyển trị giá vốn hàng bán Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả - Quá trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm theo phương thức bán hàng ký gửi: ( Biểu số 5) TK155 TK632 TK911 TK511 TK111,112,131 4 5 2 TK157 TK3331 6 TK641 1 3 Thành phẩm gửi đi bán Doanh thu thực tế tiêu thụ theo hàng ký gửi, thuế GTGT phải nộp Kết chuyển trị giá vốn hàng ký gửi được xác định tiêu thụ Kết chuyển giá vốn của hàng ký gửi để xác định kết quả tiêu thụ Kết chuyển doanh thu thuần Đại lý thanh toán cho doanh nghiệp về doanh thu số hàng ký gửi Hạch toán tiêu thụ sản phẩm ở các doanh nghiệp theo phương pháp kiểm kê định kỳ: ( Biểu số 6) TK155,157 TK632 TK911 TK511 TK111,112,131 6 1 4 3 TK521,532.. 2 5 TK3331 TK631 7 1)Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và hàng gửi đi bán chưa được chấp nhận Kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kỳ----------------- Doanh thu bán hàng trong kỳ và thuế GTGT phải nộp Kết chuyển trị giá vốn hàng bán trong kỳ Kết chuyển các khoản giảm trừ Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả Kết chuyển trị giá thành phẩm sản xuất trong kỳ - Kế toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để sản phẩm của mình được làm quen hay được người tiêu dùng ưa chuộng , các doanh nghiệp sẵn sàng chi ra một khoản chi phí lớn cho mục đích đó. Chính do xu hướng này ngày một lớn lên chi phí bán hàng càng phải được tập hợp đầy đủ và rõ ràng hơn. Theo chế độ kế toán hiện hành chi phí bán hàng được coi là khoản chi phí thời kỳ trong kỳ được tập hợp đầy đủ và cuối kỳ được chuyển sang tài khoản “ xác định kết quả “ để tính lãi, lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ ( chế độ kế toán cũ chi phí tiêu thụ được xem là một bộ phận của giá thành sản phẩm ) chi phí bán hàng cần được tập hợp riêng và phân bổ cho từng loại sản phẩm để kế toán có thể xác định lãi, lỗ của từng loại sản phẩm. Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 - chi phí bán hàng, tài khoản này được mở chi tiết theo các yếu tố chi tiết sau: -TK 641.1- chi phí nhân viên. -TK 641.2 - chi phí vật liệu bao bì. - TK 641.3 - chi phí dụng cụ đồ dùng. - TK 641.4 - chi phí khấu hao tài sản cố định. -TK 641.7 - chi phí dịch vụ mua ngoài. -TK 641.8 - chi phí bằng tiền khác. Trình tự hạch toán khái quát qua sơ đồ sau. ( Biểu số 7) TK334,338 TK641 TK111,112,138.335.. chi phí nhân viên giá trị thu hồi ghi giảm cp K152,153 TK911 chi phí vật liệu ccdc k/c chi phí BH TK214 TK142 chi phí KHTSCĐ chi phí k/c chi chờ k/c phí TK111,112,331 chi phí mua ngoài - Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp . Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp cần được dự tính và quản lý chi tiết, tiết kiệm, hợp lý, chi phí quản lý cuối kỳ cần kết chuyển để xác định kêt quả kinh doanh. Nếu doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển sang theo dõi ở tài khoản “ chi phí chờ kết chuyển “ Kế toán sử dụng TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp , để tập hợp các khoản chi phí thuộc loại này trong kỳ: Tài khoản 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tiểu khoản sau: - TK 642.1 - chi phí nhân viên quản lý. - TK 642.2 - chi phí vật liệu quản lý. - TK 642.3 - chi phí đồ dùng văn phòng. - TK 642.4 - chi phí khấu hao tài sản cố định. - TK 642.5 - thuế, phí, lệ phí. - TK 642.6 - chi phí dự phòng. -TK 642.7 - chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK 642.8 - chi phí bằng tiền khác. Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được khái quát qua sơ đồ sau: (Biểu số 8) TK334,338 TK642 TK111,138 chi phí nhân viên quản lý các khoản ghi giảm chi phí TK152,153 quản lý chi phí vật liệu dụng cụ TK333 TK911 các khoản thuế kết chuyển chi phí quản lý TK331,111,112 lệ phí, chi phí mua ngoài TK139,159 TK142 chi phí dự phòng TK335,142 chờ k/c kết chuyển chi phí theo dự toán - Kế toán xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm của hoạt động sản xuất kinh doanh Sau một kỳ hạch toán kế toán tiến hành xác định kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán sử dụng TK 911- xác định kết quả, để xác định toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác. Tài khoản 911 được mở chi tiết cho từng hoạt động ( hoạt động của sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động bất thường), từng loại thành phẩm hàng hoá lao vụ dịch vụ. Kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá lao vụ dịch vụ được biểu hiện dưới chỉ tiêu lãi ( hoặc lỗ ) về tiêu thụ được tính như sau: Lãi (hoặc lỗ) về tiêu thụ = Lợi tức gộp - ( chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp ) Trong đó, lợi tức gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả cuối cùng chính là lãi (hoặc lỗ) về têu thụ thành phẩm, hàng hoá dịch vụ. -Trình tự hạch toán xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá được khái quát như sau: (Biểu số 9) TK632 TK911 TK 511 kết chuyển giá vốn kết chuyển doanh hàng bán thu thuần về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá TK641 kết chuyển chi phí bán hàng TK642 TK421 kết chuyển chi phí quản lý kết chuyển lỗ doanh nghiệp TK142 kết chuyển chi phí chờ kết chuyển kết chuyển lãi Trên đây là những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất. Song giữa lý luận và thực tiễn luôn có một khoảng cách nhất định, thực tế công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh có đáp ứng được yêu cầu sản xuất, phù hợp với cơ chế thị trường hay không là điều không dễ dàng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một cách chặt chẽ khoa học đúng chế độ kế toán quy định. Sau đây là sự tìm hiểu cụ thể về thực tế công tác hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội. Chương II: Thực tế công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội. I- Một số đặc điểm chung về nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội 1. Quá trình hình thành và phát triển. Nhà in Bộ Lao động Thương binh và Xã hội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, được hình thành ngày 08-11-1983 với quy mô ban đầu là xưởng in nhằm phục vụ cho công tác in của ngành (Quyết định thành lập số 287 QĐ/ TB-XH ngày 08-11-1983 của Bộ trưởng Bộ Thương binh và Xã hội ) Sau một thời gian hoạt động xưởng in đã phát triển với quy mô lớn hơn vì thế Bộ trưởng Bộ thương binh và Xã hội đã quyết định chuyển xưởng in thành Xí nghiệp in Bộ Thương binh và Xã hội ( Quyết định số163 / QĐTB-XH ngày 04-09-1986 ). Khi hai bộ (Bộ Lao động và Bộ Thương binh-Xã hội ) được sát nhập thành một bộ mới là Bộ Lao động Thương binh và Xã hội thì ngày 23-11-1988 Bộ trưởng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội đã quyết định thành lập Xí nghiệp sản xuất dịch vụ đời sống trực thuộc bộ ( Quyết định số 516 /LĐTB-XH-QĐ) với cơ bản là xí nghiệp in Thương binh và Xã hội cũ đồng thời giao thêm nhiệm vụ phục vụ đời sống cán bộ công nhân viên trong cơ quan, bộ. Do cơ chế quản lý của Nhà nước thay đổi vì thế Bộ trưởng Bộ Lao động thương binh- Xã hội lại ra quyết định thành lập xí nghiệp in và sản xuất dụng cụ người tàn tật ( Quyết định số18 /LĐTB-QĐ ngày 16-01/1991) vẫn với cơ sở cũ và thay đổi nhiệm vụ mới phù hợp hơn. Nhưng sau một năm Bộ trưởng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nước mới là nhà in Bộ Lao động Thương binh và Xã hội ( Quyết định thành lập số 152 /LĐTB -XHQĐ ngày 20-3- 1992 ) trên cơ sở tách ra từ Xí nghiệp in và sản xuất dụng cụ người tàn tật. Nhà in là đơn vị kinh tế cơ sở trực thuộc Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, hoạt động theo nguyên tắc độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng của Nhà nước.Doanh nghiệp được phép đặt trụ sở chính tại Ngõ 4 Hoà Bình, phường Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội. Vốn kinh doanh của nhà in khi đăng ký thành lậplại là 877 triệu đồng. Trong đó vốn ngân sách Nhà nước cấp và doanh nghiệp tự bổ sung là 348,1 triệu đồng. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm: in các ấn phẩm, tài liệu, biểu mẫu, tạp chí, báo và sổ sách, nhãn mác khác. Tổ chức doanh nghiệp theo hình thức : Nhà in. Những ngày đầu mới thành lập với cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo nàn, đội ngũ cán bộ chưa có kinh nghiệm, công nghệ máy móc sản xuất còn lạc hậu, hiệu quả sản xuất thấp. Từ năm 1992 sau khi được thành lập lại là một doanh nghiệp Nhà nước độc lập Nhà in đã có nhiều bước phát triển, sản xuất nhiều mặt hàng phong phú đa dạng hơn. Mặc dù còn có những khó khăn, trở ngại và thiếu sót trong lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện song những năm qua nhìn ở góc độ chung Nhà in đã hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, đặc biệt đã có nhiều cố gắng tìm cách giảm giá thành, đi đôi với quan tâm cải thiện chất lượng sản xuất. Một số chỉ tiêu nhà in đã đạt được trong những năm gần đây: (Biểu số 10) STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 96 Năm 97 Năm 98 tính 1 2 3 4 Khối lượng sản xuất Doanh thu Nộp ngân sách Lương bình quân Tr.trang Tr. đ Tr. đ 1000đ 410 6150 83 472 513 7689 147 587 559 8382 155 654 Với những gì đã đạt được trong những năm qua cho thấy Nhà in đã không ngừng phát triển,vươn lên. Bằng những kết quả đã đạt được nhà in ngày càng có nhiều bạn hàng hơn, nhờ đó công ăn việc làm của cán bộ công nhân viên luôn ổn định, đời sống vật chất, tinh thần được đảm bảo, có điều kiện thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. 2-Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của nhà in. 2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của nhà in. Nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội là loại doanh nghiệp sản xuất nhỏ, sản phẩm làm ra phụ thuộc vào đơn đặt hàng. Quy trình công nghệ sản xuất là một dây chuyền khép kín liên tục, máy móc thiết bị thuộc loại tinh vi và chính xác. Sản phẩm của Nhà in đa dạng phong phú nhưng chỉ thực hiện in ( một màu hoặc nhiều màu ) trên vật liệu giấy các loại như in sách, tạp chí, tranh, lịch, nhãn mác các loại... Sau khi ký hợp đồng kinh tế với khách hàng, doanh nghiệp nhận được bản gốc ( bài ảnh, hình vẽ ) với yêu cầu qui cách, chất lượng... theo hợp đồng. Nếu khách hàng chưa có makét thì doanh nghiệp phải lập ma két gồm bố cục, chọn chư, bố cục ảnhvà thông qua khách hàng duyệt lại sau đó chuyển cho bộ phận tách màu (nếu in đen thì không phải tách màu). Bộ phận tách màu thường là đi thuê vì công nghệ này đòi hỏi chuyên môn cao. Tiếp đến là bộ phận bình bản trên cơ sở makét và phim màu, bộ phận này sẽ xắp xếp các loại chữ, hình ảnh... có cùng một loại màu in vào các tấm mi ca theo từng trang in. Sau đó chuyển tới bộ phận chế bản khuôn in bằng nhôm hoặc bằng kẽm sau khi bản này được phơi thì chuyển tới bộ phận in. Sau khi in xong thì chuyển tới bộ phận xếp thành tập, để xén ghim hoặc đóng kẹp, sau đó nghiệm thu rồi đóng gói chuyển cho khách hàng. Nhà in có bốn phân xưởng chính: Phân xưởng cơ điện Phân xưởng chế bản Phân xưởng in Phân xưởng sách và hoàn thiện Mỗi phân xưởng có một quản đốc và từ một đến hai phó quản đốc, dưới các phân xưởng là các tổ sản xuất. Tổ chức in chủ yếu: - in LASER: Chủ yếu phục vụ cho công tác chế bản. - in OFFSET: Đây là công nghệ in phẳng, độ chính xác cao, in được nhiều mầu. - in TYPO: Là công nghệ in lồi, chủ yếu in một màu, in những sản phẩm không đòi hỏi chất lượng cao. Sơ đồ qui trình công nghệ của Nhà in: (Biểu số 11) Tài liệu gốc (Hợp đồng) Thiết kế mĩ thuật Vi tính Công tác phim Bình bản Chế bản Phơi bản In Hoàn thiện nghiệm thu 2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của nhà in: Để thực hiện được chức năng và nhiệm vụ của mình, nhà in phải tổ chức một bộ máy quản lý và điều hành công việc gọn nhẹ và hợp lý: Sơ đồ bộ máy quản lý: (Biểu số 12) Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán thống kê Phòng kế hoạch sản xuất Tổ KCS Tổ bình bản Tổ vi tính Nhà in với quy mô hoạt động trung bình, với đội ngũ cán bộ cán bộ công nhân viên là 125 người, trong đó có 20 kỹ sư, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật, thợ bậc 6/7 là 20 người, bậc 5/7 là 20 người. + Lãnh đạo: Giám đốc là người chỉ huy cao nhất trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của đơn vị , có quyền tổ chức hoặc đề nghị Bộ đề bạt, bãi miễn các tổ chức và cá nhân trong đơn vị. Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc và thay mặt giải quyết các công việc của giám đốc khi giám đốc đi vắng, trực tiếp phụ trách lĩnh vực kỹ thuật, thiết bị và điều động sản xuất. + Các phòng ban nghiệp vụ: - Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh: Giao dịch, ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, lập kế hoạch sản xuất, cung cấp vật tư nguyên vật liệu... làm thủ tục quyết toán hợp đồng. Có nhiệm vụ đi sâu nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá dây chuyền sản xuất nhằm nâng cao năng suất lao động và cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động... Khi có lệnh sản xuất đã được giám đốc duyệt, giao xuống cho xưởng phải kiểm tra theo dõi tiến độ thực hiện đảm bảo số lượng, chất lượng và thời gian giao nộp sản phẩm. Quản lý, theo dõi giám sát công việc và nhân sự ở tổ kiểm hoá, tổ bình bản và tổ vi tính. -Phòng tổ chức hành chính: Quản lý về nhân sự, văn thư, y tế và đời sống, dựa vào kế hoạch sản xuất phải xây dựng được kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng, nâng cao nghiệp vụ và tay nghề cho người lao động. Tổ chức phục vụ tốt các cuộc tiếp khách toạ đàm và hội họp của giám đốc với cấp trên, với các cơ quan hữu quan. Giúp giám đốc quan hệ tốt với chính quyền và cơ quan chức năng ở địa phương. Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về phân công bố trí và quản lý nhân sự. - Phòng kế toán thống kê: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về quản lý và tổ chức thực hiện có hiệu quả nguồn vốn, xây dựng được kế hoạch tài chính cho các hoạt động của đơn vị, kết thúc năm kế hoạch mọi lĩnh vực thu chi của đơn vị phải được thể hiện trong bảng tổng kết tài sản bảo đảm đầy đủ và chính xác. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ hạch toán và quyết toán trong các đơn vị theo đúng quy định của ngành, các cơ quan chức năng của Nhà nước. Kho quỹ phải thường xuyên kiểm tra, kiểm kê bảo đảm ghi chép rõ ràng đầy đủ chính xác và có biện pháp bảo quản tốt tránh mất mát, hư hỏng gây lãng phí. Có những biện pháp chủ động về tiền vốn đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua sắm nguyên vật liệu, vật tư thiết bị để sản xuất ổn định. 3- Đặc điểm công tác kế toán của nhà in. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý nhà in Bộ lao động-Thương binh và Xã hội tổ chức kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán từ việc ghi sổ chi tiết đến tổng hợp lập báo cáo, kiểm tra đều được thực hiện ở phòng kế toán thống kê. Phòng kế toán thống kê gồm có: Kế toán trưởng- Điều hành công việc chung trong phòng và hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên dưới quyền, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc kế toán tài chính của doanh nghiệp. Kế toán tổng hợp: Là người giúp việc cho kế toán trưởng có trách nhiệm tổng hợp mọi thông tin thống kê kế toán và trực tiếp ghi vào các sổ kế toán tổng hợp và lập các báo cáo kế toán, kế toán tổng hợp kiêm cả kế toán thành phẩm và tiêu thụ. Kế toán vốn và thanh toán: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết các loại vốn, quỹ tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, theo dõi tình hình thanh toán với người mua, với nhà cung cấp với ngân sách Nhà nước... Kế toán vật liệu: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho, tình hình giao nhận vật tư. Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt của nhà in đồng thời thống kê tiền lương và sản phẩm của công nhân viên + Sơ đồ bộ máy kế toán: ( Biểu số 13) Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán vật liệu Kế toán vốn và thanh toán Nhà in áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc (phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh) đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. Từ các chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi vào sổ các tài khoản. Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp số liệu chi tiết, tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa các sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết với chứng từ ghi sổ. Cuối kỳ lập các báo cáo kế toán trên cơ sở tổng hợp các số liệu kế toán. Nhà in tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Xác định giá trị hàng tồn kho theo nguyên tắc giá thực tế.Tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song. Thuế VAT mà Nhà in áp dụng là thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Nhà in là doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng nên phương pháp tính giá thành tuỳ theo tính chất và số lượng sản phẩm của đơn đặt hàng. Kế toán tiến hành tập hợp chi phí theo từng đơn đặt hàng hoàn thành sản phẩm chỉ tiến hành khi đơn đặt hàng hoàn thành nên kỳ tính giá thành thường không nhất trí với kỳ báo cáo ( kỳ kế toán Nhà in áp dụng theo tháng). + Trình tự ghi sổ kế toán: (Biểu số 14) Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Đối chiếu, so sánh Ghi hàng ngày Báo cáo tài chính Ghi cuối tháng II - Thực tế công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội 1- Kế toán thành phẩm : Thành phẩm của nhà in được hình thành hệ thống từ một quy trình công nghệ khép kín, máy móc thiết bị tinh vi và chính xác. Chủng loại thành phẩm ngày càng đa dạng, phong phú hơn và dần được cải tiến cả về hình thức và chất lượng. Hiện nay sản phẩm của Nhà in chủ yếu là các loại sách báo, tài liệu, ấn phầm, phục vụ cho công tác của ngành, của bộ, song với nhiều bước phát triển sau khi thành lập lại là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, Nhà in mở rộng liên kết hợp đồng sản xuất gia công về in ấn, tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất theo hợp đồng, đơn đặt hàng như in nhãn hiệu, bao bì, sách báo, áp phích quảng cáo, lịch... 1.1 - Thực tế công tác kế toán thành phẩm ở Nhà in. Việc quản lý và hạch toán thành phẩm ở nhà in được thực hiện trên hai chỉ tiêu số lượng và giá trị nhưng chủ yếu và quan trọng hơn cả là chỉ tiêu giá trị vì nó cho phép đánh giá và xác định kết quả kinh doanh. Việc phân loại thành phẩm ở nhà in khá đơn giản, thành phẩm được phân loại chủ yếu theo chủng loại như : sách, báo, tạp chí, tài liệu bao bì, nhãn mác, áp phích các loại lịch... Cũng có thể phân loại theo kích cỡ ( khổ lớn, khổ A4 ...), loại in màu hoặc in đen trắng. 1.2.1- Đánh giá thành phẩm: Đánh gía thành phẩm là biểu hiện bằng tiền của giá trị thành phẩm theo các nguyên tắc nhất định. Hiện nay thành phẩm của nhà in được đánh giá theo giá thực tế, nhà in không sử dụng giá hạch toán. Đối với thành phẩm nhập kho: giá thành thực tế của thành phẩm nhập kho là giá thành thực tế của thành phẩm đó, bao gồm toàn bộ chi phí thực tế đã chi ra để sản xuất. Giá bán đơn vị sản phẩm chính là giá thành thực tế của thành phẩm mỗi đơn đặt hàng ( Nhà in sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng). Mỗi hợp đồng được ký kết trên cơ sở sự thoả thuận về giá bán giữa hai bên, khi các điều kiện được chấp nhận thì mới tiến hành sản xuất, căn cứ vào hợp đồng, phòng kế hoạch tính ra số lượng tiêu hao trên chi phí định mức rồi tính ra giá thành thích hợp. Đối tượng tập hợp chi phí là toàn bộ các chi phí phát sinh cho các đơn đặt hàng trong tháng, trong cả quy trình công nghệ. Đối tượng tập hợp giá thành ở đơn vị là tất cả các đơn đặt hàng đã hoàn thành trong tháng. * Ví dụ: Tính giá của báo NewDestination. Tính giá thành thành phẩm căn cứ vào lệnh sản xuất sau Tên sản phẩm Số lượng Kích cỡ Số màu Số trang Máy in Báo New 700 29,4 x 41,5 3/3 6 8 Loại giấy in Khổ giấy Số lượng Hao phí Tổng offset 82G/m2 43 x 61 700 150 Bản Trung Quốc M10: 9 bản và mực. Giấy loại offset 82 G/m2: khổ 65 x 118,7 Số lượng: 650 tờ Cách tính như sau: Tiền giấy= loại giấy x khổ giấy x giá bán một tờ x số tờ xuất =0,0082kg x 0,65 x 11,87 x 14500đ/ tờ x 650 tờ = 596292đ Tiền kẽm= 9 bản x 50000đ/ bản = 450000đ Công in = Số lượt in( = số bản kẽm ) x số tờ in x giá in/ 1lượt = 9 x 700 x 100= 630000đ Tiền công in bao gồm cả các chi phí khác như tiền mực, khấu hao máy, thuế, trả lương, các chi phi khác. Tổng giá thành= 596292 + 450000 + 630000 = 1.676.290đ Giá thành đơn vị sản phẩm = 1.676.290 / 700 = 2395đ/ tờ Thẻ tính giá thành Nội dung chi phí Tài khoản đối ứng Số tiền Chi phi nguyên vật liệu 152 1046.292 Lương, bảo hiểm xã hội, bảo 334 hiểm y tế, kinh phí công đoàn 338 630000 Chi phí bằng tiền khác 111 Tổng cộng 1676290 Đối với thành phẩm xuất kho, giá thành phẩm xuất kho được tính theo giá thực tế đích danh. Giá thực tế thành phẩm xuất kho được căn cứ vào giá trị thực tế thành phẩm nhập kho theo từng đơn đặt hàng và từng lần nhập và số lượng xuất 1.2.2 Chứng từ kế toán, thủ tục nhập, xuất kho thành phẩm . Kế toán thành phẩm là một khâu quan trọng trong công tác kế toán, thường có khối lượng chứng từ ban đầu tương đối nhiều. Vì vậy việc tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý khoa học có ý nghĩa rất quan trọng. Việc lập và luân chuyển chứng từ ở nhà in diễn ra như sau: ( Biểu số 15) Kho thành phẩm Bán thành phẩm thành phẩm 1a Thủ kho Ghi thẻ kho Thống kê phân xưởng 1b 2 Kế toán thành phẩm Thống kê viên các phân xưởng hướng dẫn tổ sản xuất đem thành phẩm nhập kho của phân xưởng. Thủ kho sau khi kiểm tra đầy đủ số lượng, chất lượng đồng ý cho nhập kho. Mẫu phiếu nhập kho ở nhà in như sau: Đơn vị: Nhà in Bộ Lao động phiếu nhập kho Thương binh và xã hội Ngày 20-1-1999 Quyển số Đ/c: Ngõ 4 Hoà Bình Liên số: Minh Khai Tên người nhập: Phân xưởng sách và hoàn thiện Nhập vào kho: STT Tên thành phẩm, nhãn Đơn vị Số lượng Đơn Thành hiệu, quy cách tính xin nhập thực nhập giá tiền 1 Tập tô màu quyển 70.000 2 Sổ điạ chính quyển 1150 Tổng Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phiếu nhập kho được lập làm 03 liên: Liên gốc: lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Một lưu tại phân xưởng. Một lưu tại kho. Thủ kho kiểm tra chứng từ nếu thấy hợp lý thì ký xác nhận, phân loại chứng từ, cuối ngày ghi thẻ kho, định kỳ ngày 05 hàng tháng thủ kho chuyển chứng từ lên phòng kế toán thống kê, kế toán thành phẩm phụ trách trực tiếp vấn đề này. Ngoài thành phẩm nhập kho từ trong qúa trình sản xuất, kho còn nhập lại các sản phẩm đã tiêu thụ bị trả lại. Chứng từ nhập kho đối với những sản phẩm này cũng là “ phiếu nhập kho “. Đối với chứng từ xuất kho thành phẩm: Khi khách hàng tới giao dịch sau khi kiểm tra các thủ tục cần thiết phòng kế toán lập “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho “, kèm “hoá đơn thuế giá trị gia tăng”và duyệt thanh toán luôn tại đây ( nếu khách hàng trả tiền ngay). Hoá đơn này được lập 04 liên: liên gốc lưu tại phòng kế toán, một khách hàng giữ, một đính kèm phiếu thu tiền, một lưu tại kho. Cuối ngày thủ kho tập hợp, phân loại chứng từ và ghi vào thẻ kho. Định kỳ vào ngày 05 tháng sau thủ kho có nhiệm vụ chuyển các chứng từ có liên quan đến qúa trình xuất kho thành phẩm cho kế toán thành phẩm . Mẫu “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho “ tại nhà in như sau” Đơn vị: Nhà in Bộ Lao động hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Thương binh và xã hội Ngày 29-01-1999 Đ/c: (Liên 04) Họ tên người mua: Nguyễn Thị Hải Đ/c: Nhà xuất bản Phụ Nữ Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên sản phẩm, qui cách, nhãn mác Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Truyện ngắn nữ tử cuốn 2050 1.248.450 Tổng số tiền viết bằng chữ: Một triệu hai trăm bốn tám ngàn bốn trăm năm mươi đồng. Người mua Người viết đơn Thủ kho Kế toán trưởng Hoá đơn chỉ có giá trị lĩnh hàng khi có xác nhận “ đã trả tiền” của thủ quỹ hoặc “ trả tiền sau” của kế toán trưởng. Kế toán chi tiết thành phẩm : Hạch toán chi tiết thành phẩm là việc hạch toán giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm. Đây là một yêu cầu hết sức quan trọng đặt ra cho kế toán thành phẩm và thủ kho. Nhà in áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết thành phẩm: Hạch toán ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở hàng tháng theo dõi từng loại thành phẩm hàng ngày căn cứ vào “phiếu nhập kho”, “hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng một cách chính xác. Cuối tháng sau khi tập hợp đầy đủ “phiếu nhập kho”,“hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” để ghi thẻ kho, tính ra số tồn kho của từng loại thành phẩmvà tiến hành đối chiếu với số thực còn tồn trong kho. Định kỳ ngày 5 hàng tháng, thủ kho tập hợp và phân loại toàn bộ các “phiếu nhập kho” và “hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” gửi lên phòng kế toán tài vụ cho kế toán tiêu thụ. Hạch toán ở phòng tài vụ: Tổ chức hạch toán chi tiết thành phẩm của Nhà in do phòng kế toán tài vụ đảm nhận. Tình hình biến động nhập xuất tồn thành phẩm được tập hợp vào sổ chi tiết thành phẩm theo dõi cả chi tiêu số lượng và giá trị. Phương pháp lập sổ chi tiết thành phẩm: Mỗi năm kế toán lập một quyển sổ riêng. - Phần nhập: Căn cứ vào các “phiếu nhập kho”. - Phần xuất: Căn cứvào các “hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”. Căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm lập báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm (theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị ) Hạch toán chi tiết thành phẩm ở nhà in trong tháng 01-1999. ( Biểu số 16,17, 18) Kế toán tổng hợp thành phẩm: Kế toán tổng hợp thành phẩm ở Nhà in Bộ Lao động và thương binh -xã hội được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và sử dụng các tài khoản sau: TK 155: Thành phẩm, TK 632: giá vốn hàng bán,TK 154 : chi phí kinh doanh dở dang và một số tài khoản liên quan khác. Kế toán tổng hợp thành phẩm được thể hiện trên sổ chi tiết thành phẩm. Vì Nhà in không sử dụng giá hạch toán để theo dõi thành phẩm nhập xuất trong tháng về mặt giá trị cho đến cuối tháng , kế toán mới tính giá thành từng loại thành phẩm từ đó mới phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào các sổ sách liên quan. Hàng tháng kế toán căn cứ vào giá thành sản xuất thực tế do bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành chuyển sang kế toán xác định giá thành thực tế nhập kho của toàn bộ thành phẩm (dựa vào bảng tổng hợp cân đối nhập xuất tồn kho thành phẩm ) Kế toán theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh này bằng định khoản theo giá thành sản xuất Nợ TK 155: thành phẩm Có TK 154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Từ số liệu đó , lập chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ các TK 155. Từ các chứng từ gốc là các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trong tháng 01-1999. Kế toán ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng định khoản sau: Nợ TK 632: 135.307.250 Có TK 155: 135.307.250 Từ các chứng từ là phiếu nhập kho thành phẩm trong tháng 11 kế toán định khoản: Nợ TK 155: 377. 344. 520. Có TK 154: 377. 344. 520. Từ các chứng từ gốc này kế toán lập các chứng từ ghi sổ cho từng loại nghiệp vụ nhập xuất kho thành phẩm . (Biểu số 19) Chứng từ ghi sổ Ngày 18- 01-1999 Số : 01 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập thành phẩm tồn kho 155 154 377.344.520 Tổng 377.344.520 Kèm 03 chứng từ gốc chứng từ ghi sổ Ngày 20-01-1999 Số: 03 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất kho tiêu thụ 632 155 135.307.250 Tổng 135.307.250 Kèm 04 chứng từ gốc Bộ Lao động TBXH Đơn vị: Nhà in Bộ Lao động sổ cáI Thương binh và xã hội Năm 1999 Tên TK: Thành phẩm Số hiệu TK: 155 Ngày ghi Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú sổ Số Ngày Nợ Có 30-1 01 18- 1 Nhập sp tồn kho 154 377344520 30-1 03 20-1 Xuất kho tiêu thụ 632 135307250 Tổng 377344520 135307250 2 - Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm và tình hình quản lý tiêu thụ thành phẩm. Nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội trực thuộc Bộ Lao động và Thương binh xã hội có nhiệm vụ sản xuất ra các ấn phẩm, tài liệu.. phục vụ cho công tác của ngành, bộ. Ngoài ra Nhà in còn mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồng liên doanh liên kết với các đơn vị tổ chức kinh tế sản xuất ra nhiều sản phẩm phong phú về in ấn như sách báo,tạp chí, lịch, nhãn mác, bao bì.. .theo các đơn đặt hàng của các đơn vị , tổ chức cá nhân trong nước. Trong quá trình tiêu thụ Nhà in có quan hệ với nhiều khách hàng, vì thế việc phân loại khách hàng để có phương thức thanh toán tiền hàng hợp lý là việc làm rất cần thiết. Đối với khách hàng là những công ty lớn, các doanh nghiệp quốc doanh có quan hệ làm ăn thường xuyên, liên tục, có tín nhiệm với Nhà in, được quyền nợ lại. Đối với khách hàng không thường xuyên, trước khi nhận được hàng thì phải thanh toán đầy đủ tiền hàng theo hoá đơn. Nếu muốn nợ lại phải ký cược tại Nhà in một tài sản có giá trị tương đương như: giấy sở hữu nhà đất hoặc đồ vật, cam kết thanh toán đúng quy định. Phương thúc bán hàng áp dụng tại nhà in. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, sản xuất ra sản phẩm đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng đã là rất khó, nhưng để sản phẩm đến tay người tiêu dùng lại càng khó hơn. Từ đó đòi hỏi các phương thức bán hàng tại Nhà in phải phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh đồng thời thuận ti ện, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Đứng trước thực trạng đó Nhà in đã và đang từng bước đa dạng hoá sản phẩm, đa dạng hoá phương thức bán hàng và phưong thức thanh toán. Hiện nay Nhà in áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp, chuyển hàng theo hợp đồng là chủ yếu, có thể cả phương thức bán hàng trả chậm đối với khách hàng có nhu cầu thường xuyên, có uy tín với Nhà in. Thủ tục chứng từ, thủ tục bán hàng tại Nhà in. Trong quá trình bán hàng, tiêu thụ thành phẩm , nhà in áp dụng các loại chứng từ và sổ sách như: - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - Hoá đơn thuế giá trị gia tăng - Sổ chi tiết tiêu thụ - Sổ chi tiết thanh toán với người mua.. . Thủ tục thưòng đơn giản, thuận tiện cho khách. * Về giá bán: Việc xác định giá bán dựa trên cơ sở giá thực tế và phải phù hợp với thị trường sao cho bù đắp được chi phí sản xuất kinh doanh và bảo đảm giá cả để khách hàng chấp nhận được. Nhiều khi doanh thu chỉ đủ bù đắp chi phí, có thể còn không đủ nhưng mục đích chính là giải phóng một lượng thành phẩm tồn kho để thu hồi vốn lưu động. * Về phương thức giao hàng: Hiện nay hầu hết các khách hàng đến mua sản phẩm đều tự lo phương tiện vận chuyển. Việc giao hàng diễn ra ngay tại kho thành phẩm. - Kế toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh. Để phản ánh tình hình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm ở nhà in, kế toán sử dụng một số tài khoản sau: TK 632- giá vốn hàng bán TK 511- doanh thu bán hàng TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp TK 911- Xác định kết quả Và một số tài khoản khác: TK 3331- thuế giá trị gia tăng phải nộp TK 531- hàng bán bị trả lại TK 111, TK 112, TK 131.. . Kế toán doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng là tổng giá trị thực hiện từ hoạt động sản xuất kinh doanh tiêu thụ sản phẩm cho khách hàng. Để theo dõi doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn tính thuế giá trị gia tăng, lập các chứng từ ghi sổ, vào sổ chi tiết tiêu thụ được mở hàng tháng theo dõi số thành phẩm xuất bán ở từng hoá đơn. (Trích sổ tiêu thụ tháng 01-1999 ). Theo chứng từ số 1083 ngày 06- 01- 1999 kế toán ghi: Nợ TK 111( 1111) : 13.090.000 Nợ TK 112 ( 1121) : 946.0000 Có TK 511 : 20.500.000 Có TK 3331 : 2. 050.000 Để phản ánh tình hình tiêu thụ tháng 01- 1999 kế toán hạch toán doanh thu như sau: Nợ TK 111: 100.920.600 Nợ TK 112 : 85.521.909 Nợ TK 131 : 496.228.546 Có TK 511 : 620.610.050 Có TK 3331 : 62.061.005 Dưới đây là sổ chi tiết phần doanh thu khách hàng đã thanh toán. (Biểu số 20) Đến cuối kỳ khi có nghiệp vụ kế toán liên quan đến các khoản phải thu của khách hàng kế toán theo dõi riêng trên sổ chi tiết thanh toán với người mua. Doanh thu thu được trong kỳ phải được đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng. Doanh thu bán chịu ( khoản khách hàng còn nợ ) được đối chiếu với số liệu tổng hợp trên sổ chi tiêt thanh toán với người mua . (Biểu số 21) Từ sổ chi tiết tiêt thụ cuối kỳ mới tổng hợp doanh thu của từng loại thành phẩm ( ghi sổ là ghi doanh thu theo hoá đơn) để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của tháng. Trên bảng tổng hợp tiêu thụ thành phẩm theo dõi cả doanh thu bán hàng trả chậm. Lấy con số tổng hợp cuối tháng của sổ chi tiết tổng hợp phần doanh thu khách hàng đã thanh toán và sổ chi tiết thanh toán với khách hàng (TK 131). Bảng tổng hợp tiêu thụ thành phẩm tháng 01-1999. (Biểu số 22) Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Mặc dù rất chú trọng đến việc kiểm tra thành phẩm trước khi nhập kho, bảo quản thành phẩm tại kho và để khách hàng tự do lựa chọn, kiểm tra sản phẩm mình cần, trước khi giao hàng cho khách nhưng không thể tránh khỏi một số trường hợp sản phẩm kém phẩm chât, không đạt yêu cầu của khách hàng, có thể là về bố cục, màu.. . Sở dĩ xảy ra những trường hợp trên là do những nguyên nhân chủ quan cũng như khách quan mang lại. Kế toán giảm giá hàng bán ( TK 532). Khi có trường hợp một số sản phẩm của nhà in không đạt yêu cầu về chất lượng, khách hàng yêu cầu được giảm giá phải được sự đồng ý của Nhà in sau khi đã kiểm nhận đúng yêu cầu đã phản ánh. Nếu khách hàng đã thanh toán thì sẽ tiến hành trả lại số tiền được phép giảm giá. Nếu khách hàng thanh toán chậm, nhà in sẽ ghi giảm khoản phải thu của khách hàng, nếu trong sổ chi tiết kế toán còn số Nợ TK 131, khi thanh toán khách hàng được phép thanh toán theo số lượng mới. Kế toán ghi sổ như sau: Doanh nghiệp chấp nhận khoản giảm giá cho người mua thực tế phát sinh. Nợ TK 532 Có TK 111, 112: ( nếu chi trả cho khách hàng) Có TK 131 : ( nếu trừ vào tiền hàng phải thu). Cuối tháng kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu bán hàng theo đinh khoản: Nợ TK 511 Có TK 532 Để theo dõi tình hình giảm giá kế toán thành phẩm phải dựa vào các hoá đơn liên quan để theo dõi chi tiết. Thực tế tháng 01-1999 ở Nhà in không phát sinh khoản giảm giá hàng bán. Kế toán hàng bán bị trả lại ( TK 531). Cũng như kế toán giảm giá hàng bán, khách hàng muốn trả lại hàng bán phải được sự đồng ý của Nhà in, Nhà in sẽ tiến hành nhập kho lại số thành phẩm đó. Trường hợp thành phẩm không đạt yêu cầu về chất lượng cũng như hình thức trình bày thì sẽ trả lại phân xưởng sản xuất để phân xưởng có biện pháp khắc phục sửa chữa. Chi phí sửa chữa sản phẩm trừ vào lương của công nhân trực tiếp ra sản phẩm. Khi nhận lại thành phẩm nhập kho phòng kế toán sẽ làm các thủ tục để thanh toán với khách hàng về số tiền đã thu. Giá nhận lại các sản phẩm này theo đúng giá đã xuất, chi phí vận chuyển khách hàng tự chấp nhận thanh toán. Khi nhận lại số hàng bán bị trả lại và nhập kho kế toán ghi. Nợ TK 155 Có TK 632 Thanh toán với người mua về số tiền hàng bán bị trả lại hoặc trừ vào nợ phải thu về trị giá hàng bán bị trả lại kế toán ghi. Nợ TK 531 Có TK 111,112,131 Cuối kỳ hạch toán kết chuyển giá trị hàng bán bị trả lại vào doanh thu bán hàng kế toán ghi. Nợ TK 511 Có TK 532 Nhà in tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, nghiệp vụ hàng bán bị trả lại phản ánh số tièn phải trả cho người mua , doanh thu và thuế doanh thu của hàng bán bị trả lại kế toán ghi . Nợ TK 531 Có TK 3331: ( thuế giá trị gia tăng đầu ra của hàng bàn bị trả lại) Có TK 111,112,131: ( tổng giá thanh toán) Thực tế tháng 01-1999 Nhà in không phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. Kế toán xác định doanh thu thuần. Tại nhà in doanh thu thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh được xác định như sau: Doanh thu thuần = Tổng doanh thu tiêu thụ- ( Hàng bán bị trả lại + giảm giá hàng bán). Việc xác định doanh thu thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng 01-1999 được xác định theo sơ đồ sau. ( Biểu số 23) TK 511 TK 111 100920600 TK3331 TK 112 85521909 62061005 TK 131 496228546 620610050 Số dư của TK 511 sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng. Kế toán giá vốn hàng bán. Tại Nhà in giá vốn hàng bán được xác định bằng tổng giá trị thực tế thành phẩm tiêu thụ trong tháng. Vì vậy khi kế toán lập sổ chi tiết TK 632 “giá vốn hàng bán” kế toán chủ yếu lấy số liệu từ các hoá đơn, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho thành phẩm . Khi đó kế toán định khoản: Nợ TK 632 Có TK 155 Ngoài ra căn cứ vào hoá đơn hàng bán bị trả lại trong kỳ (nếu có) kế toán ghi sổ: Nợ TK 155 Có TK 632 Cuối tháng sau khi cập nhật hết số liệu, kế toán xác định được tổng phát sinh Nợ và phát sinh Có của TK632, tính ra số dư, tiến hành kết chuyển vào TK 911theo định khoản: Nợ TK 911 Có TK 632 Trong tháng 01-1999 kế toán tại Nhà in ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 632: 392.689.912 Có TK 154: 392.689.812 Nợ TK 632: 135.307.250 Có TK 155: 135,307.250 Nợ TK 911: 527.997.162 Có TK 632: 527.997.162 Cuối tháng kế toán căn cứ vào các hoá đơn chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ, vào sổ cái TK 632 ( Biếu số 24) - Kế toán chi phí bán hàng ( Tk 641) Nhà in chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng, khách hàng đến làm việc với phòng kế hoạch vật tư sản xuất, khi thoả thuận các điều kiện giữa hai bên được chấp nhận thì mới tiến hành sản xuất, khi sản phẩm hoàn thành tiến hành giao cho khách hàng theo hợp đồng thoả thuận nên Nhà in không hạch toán chi phí bán hàng, TK 641 không được mở. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp ( TK 642). Trong quá trình sản xuất kinh doanh của Nhà in đã phát sinh các khoản chi phí có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp. Chi phí doanh nghiệp là một phần chi phí làm giảm lợi tức trong kỳ mà chúng phát sinh do đó phải kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh . Trong kỳ kế toán tiến hành theo dõi từng khoản mục chi phí, thông qua bảng kê chi tiết TK 642 - chi phi quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại nhà in bao gồm các khoản mục: -Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí dịch vụ mua ngoài ( điện, nước) Và một số chi phí khác liên quan Căn cứ để ghi vào bên Nợ của TK 642 là sổ chi tiết các tài khoản, bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, bảng phân bổ tiền lương.. . Cuối tháng kế toán căn cứ vào các chứng từ hoá đơn, bảng phân bổ, lập các chứng từ ghi sổ, vào sổ tổng hợp TK 642. Dựa vào bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân viên tháng 01-1999 kế toán ghi. (Biểu số 25) Nợ TK 642(1): 13.528.569 Có TK 334 : 11.970.182 Có TK 338 : 1.558.387 Từ bảng trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định kế toán ghi. Nợ TK 642: 415.000 Có TK 214: 415.000 Từ các hoá đơn chứng từ chi trả cho chi phí quản lý doanh nghiệp ( tiền điện nước, chi phí bằng tiền khác) kế toán ghi.( từ bảng kê chi tiết TK 642) Nợ TK 642: 17.202.891 Có TK 111: 4.744.500 Có TK 112: 12.458.391 Cuối tháng kết chuyển số Nợ TK 642 sang TK 911 để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo định khoản. Nợ TK 911: 31.146.460 Có TK 642: 31.146.460 Số liệu bảng kê chi tiết TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp của nhà in tháng 01-1999 ( Biểu số 26) Kế toán xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường của doanh nghiệp. Trong đó kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (kết quả tiêu thụ sản phẩm) được xác định là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. ở Nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội việc xác định lãi, lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh không được tính riêng cho từng loại sản phẩm tiêu thụ trong kỳ vì doanh nghiệp ghi theo hoá đơn. Cuối kỳ kế toán mới làm công việc thống kê số liệu về doanh thu từng loại thành phẩm để xác định lãi, lỗ, tức là việc xác định lãi, lỗ của từng loại thành phẩm diễn ra không thường xuyên. Trường hợp lãi kế toán ghi: Nợ TK 911 Có TK 421 Trường hợp lỗ kế toán ghi: Nợ TK 421 Có TK 911 Trong tháng 01-1999 ở nhà in kế toán xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh như sau: Căn cứ vào sổ TK 632, sổ tổng hợp TK642 kết chuyển sang TK911theo định khoản: Nợ TK 911: 559.143.622 Có TK 632 : 527.997.162 Có TK 642 : 31.146.460 Từ phần hạch toán doanh thu thuần kết chuyển sang TK 911 kế toán ghi: Nợ TK 511: 620.610.050 Có TK 911 : 620.610.050 Chênh lệch giữa số phát sinh Nợ và số phát sinh Có của TK 911 được xác định là: 61.466.428 Số tiền này được phản ánh như sau: Nợ TK 911: 61.466.428 Có TK 421: 61.466.428 Sơ đồ hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tháng 01-1999 ( Biểu số 27) TK 632 TK 911 TK 511 527997162 620610050 TK 642 31146460 559143622 620610050 TK 421 61466428 61466428 Trên đây là toàn bộ tình hình thực tế công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của Nhà in. ở đây tôi chỉ đơn cử số liệu hạch toán trong tháng 01-1999 của Nhà in, mặc dù chưa phản ánh được chi tiết và đầy đủ tình hình của cả một quý hay cả năm nhưng qua đó ta thấy được phần nào những đặc điểm cơ bản về thưc trạng công tác hạch toán kế toán nói chung cũng như công tác hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nói riêng ở Nhà in. Chương III: Một số ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác đinh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở Nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội . I - Một số ý kiến, nhận xét về kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở nhà in. 1 - Nhận xét chung. Doanh nghiệp Nhà in đã hoạt động được hơn 6 năm kể từ ngày được thành lập lại ( 20-3-1992) song đến nay vẫn chưa được giao vốn, chưa thật sự được hỗ trợ về vốn đầu tư, đầu tư phát triển và vốn lưu động, cơ sở phải tự xoay sở vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn với lãi suất cao và thời hạn tín dụng không hợp lý, thậm chí phải sử dụng cả vốn lưu động để đầu tư nên tình hình tài chính của doanh nghiệp vốn khó khăn lại càng khó khăn hơn. Nhất là trong tình hình hiện nay của ngành in có sự phát triển rất mạnh cả về quy mô và số lượng, hình thành yếu tố cạnh tranh giữa các nhà in hết sức quyết liệt. Do đó muốn tồn tại buộc doanh nghiệp phải đầu tư thiết bị, đổi mới dây chuyền công nghệ ( kể cả vay vốn ngân sách Nhà nước để đàu tư). Trong khi thị trường hạn hẹp, lượng khách hàng tăng không đáng kể vì vậy giá công in phải ép xuống từ 5 đến 7% so với trước đây để gọi khách, giữ việc nên lãi suất không cao, có những sản phẩm chỉ đạt điểm hoà vốn. Với những khó khăn và trở ngại đặt ra trong những năm qua Nhà in đã có những nỗ lực, quyết tâm cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên có bề dày kinh nghiệp ( năm nay nhà in bước sang tuổi 16 ) và tâm huyết cùng với máy móc thiết bị được xem là hiện đại, phát huy tinh thần làm việc với một quyết tâm hướng tới mục tiêu “chất lượng - giá cả - thời gian “. Đối với cơ chế mới không phải dễ dàng, nhưng cũng không phải không tìm được lối ra. Trong những năm chuyển đổi cơ chế, chuyển sang nền kinh tế thị trườngvới những khó khăn và thử thách buộc doanh nghiệp phải chủ động trong sản xuất kinh doanh và thu được lợi nhuận, tự chủ về tài chính, có nhiều doanh nghiệp đã không tìm được chỗ đứng cho mình, sự tồn tại thật khó khăn vì không thích ứng kịp với phương thức làm ăn mới. Đứng trước những khó khăn đó Nhà in đã tìm ra mặt yếu kém, không phù hợp với cơ chế mới và đưa ra những giải pháp, phương hướng khả thi tiến tới hoà nhập và phát triển. Cùng với sự phát triển chung của nhà in, bộ phận kế toán thực sự là công cụ quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế doanh nghiệp. Hệ thống kế toán của Nhà in được tổ chức tương đối gọn nhẹ, hoàn chỉnh. Đội ngũ cán bộ công nhân viên có nghiệp vụ tương đối vững vàng, có nhiều kinh nghiệm, nắm vững từng bộ phận do mình phụ trách. Là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập thuộc Bộ Lao động Thương binh và xã hội, Nhà in đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ tài chính và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để ghi chép. Tìm hiểu thực tế tại Nhà in cho thấy việc tổ chức bộ máy kế toán nói chung và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng không ngừng trưởng thành về mọi mặt, kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch toán của Nhà in đảm bảo tính thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế. Đồng thời các số liệu kế toán được phản ánh khá trung thực hợp lý, dễ hiểu. Các thủ tục trình tự luân chuyển chứng từ chặt chẽ, đúng theo chế độ quy định. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết có quan hệ chặt chẽ, đảm việc cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc quản lý và đẩy mạnh phát triển sản xuất. Thành phẩm của Nhà in được quản lý liên tục trong cả khâu xuất, nhập kho tiêu thụ. Các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán tại Nhà in được áp dụng rộng rãi, phù hợp. Mặt khác việc theo dõi công nợ của khách hàng được tiến hành chặt chẽ giúp cho việc hạch toán chính xác số hàng còn nợ lại để có biện pháp thu hồi nợ. Song song với việc tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ một cách hệ thống, việc cải tiến thay đổi mẫu mã, chất lượng sản phẩm luôn được chú ý. Việc gây uy tín và giữ chữ tín với khách hàng là việc mà ban lãnh đạo Nhà in luôn quan tâm và rất quan tâm cố gắng. 2 - Với một số vấn đề cụ thể. + Về hạch toán thành phẩm : Kế toán đã phản ánh một cách khá đầy đủ và chính xác các hoạt động kinh tế diễn ra liên quan đến khâu kế toán quan trọng này. Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh được phản ánh đầy đủ trên sổ sách, chứng từ quy định của Nhà in cũng như chế độ ban hành của Nhà nước. Từ việc lập chứng từ ban đầu đến công tác kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, mối liên hệ giữa các sổ sách kế toán phản ánh một cách kịp thời các hoạt động kinh tế diễn ra, qua đó theo dõi trực tiếp tình hình sản xuất kinh doanh tùng tháng. Hoạt động giữa hệ thống kho, phòng kế hoạch, phòng tài vụ ăn khớp nhau, thường xuyên có sự đối chiếu kiểm tra, số liệu đảm bảo sự quản lý giá thành một cách chặt chẽ, tránh sự hao hụt. + Về kế toán doanh thu bán hàng: Đây là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của Nhà in vì nó liên quan đến việc xác định khoản thu nhập thực tế và phải nộp ngân sách Nhà nước đồng thời phản ánh sự vận động của tài sản tiền vốn của Nhà in. Với chủng loại thành phẩm đa dạng, nghiệp vụ thành phẩm diễn ra với số lượng khá nhiều vào các thời điểm có tính chất thời vụ, kế toán đã vận động linh hoạt vào thực tiễn, đã đưa hệ thống sổ sách ghi chép qúa trình tiêu thụ từng tháng từ đó xác định đúng số thuế phải nộp, các khoản tính nộp cho Nhà nước và lợi nhuận của doanh nghiệp , có điều kiện cung cấp kịp thời , đày đủ thông tin cho ban giám đốc có kế hoạch ra các quyết định đúng đắn cho sản xuất và tiêu thụ thành phẩm . Hiện hay Nhà in đang áp dụng hình thức sổ kế toán chứng tư ghi sổ phù hợp với điều kiện thực tế. Nhà in đã trang bị máy vi tính cho kế toán lưu giữ số liệu, đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình tiêu thụ thành phẩm và tình hình công nợ của từng khách hàng. Bên cạch những mặt tích cực mà kế toán Nhà in cũng như kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã làm được, cũng còn có những vấn đề hạn chế sau: + Về tình hình thanh toán với khách hàng: Kế toán thanh toán với người mua của nhà in được theo dõi chi tiết theo tên khách hàng trên cùng một sổ chi tiết TK 131, không theo dõi chi tiết từng khách hàng cho từng loại hoá đơn cụ thể, khách hàng là các đơn vị tổ chức cá nhân hoạt động rộng rãi trong cả nước... Song thực tế bên cạnh những khách hàng thanh toán sòng phẳng còn có một số khách hàng thanh toán chậm gây nợ nần, dây dưa, ứ đọng vốn kinh doanh. Nhà in chưa có biện pháp áp dụng các hình thức thưởng phạt đối với họ, các khoản giảm trừ tính ngay trên “hoá đơn bán hàng” cho khách hàng, các khoản chiết khấu không được hạch toán mà thực tế có phát sinh. Như vậy để phản ánh chính xác doanh thu bán hàng, đảm bảo đúng chế độ kế toán quy định Nhà in cần có một số hoàn thiện thêm. + Về sổ sách chứng từ Nhìn chung có sự đảm bảo chính xác, cung cấp, phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh song còn có một số hạn chế nhỏ không thuận lợi cho quá trình tổng hợp và đối chiếu kịp thời. Các yếu tố trên chứng từ nhiều khi chưa được ghi chép đầy đủ, quá trình ghi sổ tổng hợp còn bỏ qua một số bước như một số nghiệp vụ không được lập “chứng từ ghi sổ”, không qua “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” mà vào thẳng sổ tổng hợp tài khoản từ các số liệu trên sổ sách ghi chép chi tiết. Trên đây là một số những nhận xét cơ bản về toàn bộ tình hình thực tế, những ưu nhược điểm của công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở Nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội. Từ đó đưa ra những vấn đề những hạn chế mà nhà in cần khắc phục nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, góp phần thúc đẩy phát triển sản xuất kinh doanh. II- Một số ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở Nhà in Bộ Lao động Thương binh và xã hội . Sự hoàn thiện công tác kế toán ở đây phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, chế độ kế toán.Việc tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế cụ thể được phép vận dụng và cải tiến, không bắt buộc phải dập khuôn hoàn toàn theo chế độ kế toán, nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ, tôn trọng quy chế Nhà nước đã ban hành. Hoàn thiện phải trên cơ sở phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý, hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí vì mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là có lãi, đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Sau đây tôi mạnh dạn đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở Nhà in. 1 -Về bộ máy kế toán và sự phân công công việc trong bộ máy kế toán của nhà in. Để nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý của cán bộ kế toán thì có thể vài ba năm một lần các kế toán viên nên đổi phần hành cho nhau, qua đó mỗi người sẽ có một tầm nhìn khái quát hơn, hiểu sâu hơn từng phần hành công việc, đồng thời khi quay trở lại công việc cũ họ sẽ làm tốt hơn nữa, tạo điều kiện cho sự phân phối nhịp nhàng trong công việc tránh trường hợp trùng lặp giữa các phần hành riêng. Phòng kế toán có ít người, một người kiêm nhiều việc nhưng mọi người đều hoàn thành tốt với tinh thần trách nhiệm và sự nhiệt tình trong công việc. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm kiêm luôn kế toán tổng hợp nên khối lượng công việc khá nhiều nhất là vào thời điểm cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm số lượng chứng từ sổ sách cần được xử lý rất lớn nên không tránh khỏi sự nhầm lẫn cần phải điều chỉnh. Nên chăng tách phần hành kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm với kế toán tổng hợp riêng ra để đảm bảo khối lượng công việc vừa phải, sự theo dõi được chi tiết và chính xác, kịp thời. 2 - Về chứng từ kế toán Việc xuất kho thành phẩm nhà in sử dụng 2 chứng từ là “lệnh xuất kho” và “hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”. “Lệnh xuất kho” do phòng kế hoạch lập chuyển cho ban giám đốc ký. “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” do chính phòng kế toán lập. Việc luân chuyển chứng từ cho việc xuất kho nên chú trọng việc đánh số của chứng từ vì chứng từ có tính pháp lý cao, nó là bằng chứng chứng minh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp, là căn cứ để các cơ quan chức trách kiểm tra. Do đó các thông tin về chứng từ : số chứng từ, ngày lập chứng từ là rất quan trọng, người lập phải ghi đủ các thông tin trên chứng từ, chứng từ được đánh số một cách lôgíc và liên tục. 3 - Thực tế công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm : Nhà in có mở sổ chi tiết thanh toán với người mua, nhưng không tiến hành mở sổ chi tiết tiêu thụ dể theo dõi chi tiết tình hình tiêu thụ thành phẩm của từng phương thức bán hàng và theo dõi tổng hợp cho các loại thành phẩm trpng kỳ. Như vậy không thuận tiện cho việc theo dõi tình hình tiêu thụ của từng loại thành phẩm, phản ánh cụ thể các khoản giảm trừ doanh thu cho giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại cũng như thuế giá trị gia tăng đầu ra. Trên sổ chi tiết tiêu thụ kế toán nên tính đủ các chỉ tiêu như doanh thu thuần, lãi gộp , làm như vậy sẽ rất thuận lợi cho kế toán tổng hợp lập báo cáo kết quả kinh doanh và đảm bảo yêu cầu của sổ kế toán chính xác, rõ ràng, phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời, tạo sự lôgíc, liên tục hài hoà giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Sổ chi tiết tiêu thụ có thể thay cho sổ TK511 để tránh sự trùng lặp không cần thiết mà vẫn đảm bảo yêu cầu hạch toán và quản lý. Mẫu sổ chi tiết tiêu thụ.( Biểu số 28) 4 - Về hạch toán chiết khấu cho khách hàng Để có được những khách hàng có quan hệ thường xuyên, thanh toán đúng hạn không chỉ đơn thuần là việc quan tâm đến chất lượng thành phẩm mà còn phải chú trọng đến các quan hệ với khách hàng lớn. Để làm được điều này Nhà in cần phải có phương thức bán hàng hợp lý trong đó có việc khách hàng được hưởng chiết khấu bán hàng. Theo thông tư số 76 TC/TCDN ngày 15/11/1996 của Bộ Tài chính ban hành cho phép hạch toán các khoản chiết khấu cho khách hàng vào doanh thu bán hàng. Trên thực tế doanh nghiệp không theo dõi phần chi phí bán hàng, không theo dõi các khoản chiết khấu. Phần giảm trừ chiết khấu ( nếu có) tính trừ ngay trên hoá đơn, hoặc hợp đồng cho khách hàng. Nhà in có một số lượng lớn các khách hàng đến giao dịch được phép thanh toán chậm, để hạn chế việc chiếm dụng vốn kinh doanh nhà in nên qui định thời gian thanh toán và sẽ giảm số tiền phải thu của họ nếu khách hàng thanh toán nhanh và đúng thời hạn. Nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn, nợ lại sau thời hạn thanh toán thì phần nợ ấy được tính theo lãi suất ngân hàng quy định (tính từ ngày đầu tiên sau thời hạn quy định thanh toán đến ngày chính thức khách hàng thanh toán). Có thể đây sẽ là một trong những công cụ giúp Nhà in nhanh chóng thu hồi được tiền vốn tránh dây dưa làm ứ đọng vốn, cản trở việc tiếp tục sản xuất kinh doanh. Nghiệp vụ tính các khoản chiết khấu cho khách hàng được phản ánh theo định khoản sau: Nợ TK111,112,131 Có TK 521 Cuối kỳ kế toán tiến hành kết chuyển các khoản chiết khấu,giảm doanh thu bán hàng : Nợ TK 511 Có TK 521 5 - Về hạch toán thuế giá trị gia tăng của thành phẩm được tiêu thụ. Theo luật thuế giá trị gia tăng số 02/ 1997 QH9 ngày 10-05 và nghị định số 28/1998/NĐ-CP ngày 11-05 của chính phủ quy định chi tiết thi hành luật thuế giá tgị gia tăng. Cũng như thông tư số 100/1998/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Nhà in đã và đang từng bước thực hiện và áp dụng theo tinh thần của những quy định này song bước đầu không tránh khỏi những thiếu sót. Khi sản phẩm được xuất tiêu thụ cho khách hàng kế toán lập “hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” kèm “hoá đơn thuế giá trị gia tăng” do Bộ tài chính phát hành. Nhà in áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên việc ghi chép đầy đủ, đảm bảo chính xác số liệu là rất cần thiết cho việc xác định số thuế giá trị gia tăng phải nộp và số thuế mà doanh nghiệp được khấu trừ. Thực tế khi lập”hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” ( hoá đơn bán hàng) Nhà in chưa ghi đầy đủ các yếu tố quy định rõ như: - Giá bán chưa có thuế - Các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có) - Thuế giá trị gia tăng - Tổng giá thanh toán ( đã có thuế giá trị gia tăng ) Kế toán chỉ ghi tổng số tiền thanh toán trên “hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” và đính kèm “ hoá đơn thuế giá trị gia tăng”. 6 - Về hình thức sổ kế toán. Qua nghiên cứu tình hình thực tế ở Nhà in, hiện nay và trong thời gian trước mắt Nhà in vẫn nên sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ để ghi chép với những lý do sau: Từ trước đến nay Nhà in luôn áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ do đó các cán bộ kế toán đã quen với cách làm nên công việc tiến hành thuận lợi hơn. Nhà in đã trang bị máy tính cho phòng kế toán nên việc lưu trữ số liệu trở nên thuận lợi và giảm bớt công việc cho kế toán phải ghi chép thủ công. Song thực tế việc ghi chép sổ sách ở Nhà in theo hình thưc sổ kế toán chứng từ ghi sổ chưa được thực hiện đúng theo quy định kế toán hiện hành. Tất nhiên mỗi doanh nghiệp đều có thể cải tiến, đưa ra một phương pháp ghi chép tiện lợi và hiệu quả cho mình. ở Nhà in việc ghi sổ chưa được chi tiết có thể gây ra sự nhầm lẫn, khó khăn khi tiến hành đối chiếu kiểm tra số liệu. Trong hạch toán tổng hợp thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm kế toán không thường xuyên lập các “chứng từ ghi sổ”. Theo trình tự ghi sổ ở hình thức sổ kế toán này mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở các chứng từ gốc đều được phân loại để lập các “chứng từ ghi sổ” và các “chứng từ ghi sổ” phải được đính kèm chứng từ gốc mới có giá trị pháp lý để ghi vào các sổ tổng hợp khác. Chứng từ ghi sổ là căn cứ duy nhất để vào sổ cái của hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” sau khi đảm bảo ghi đủ các yếu tố trên mẫu cho. Trong việc ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” và “sổ cái” tài khoản. Kế toán nên mở “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” theo đúng trình tự của hình thức này. “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” là sổ tổng nhật ký có chức năng: thứ nhất là ghi các “chứng từ ghi sổ” theo thứ tự thời gian đăng ký chứng từ ghi sổ, thứ hai là lưu giữ và quản lý tập trung số liệu kế toán theo thời gian ghi nhật ký, thứ ba là làm căn cứ đối chiếu số liệu với sổ cái. Với hình thức sổ kế toán này có ưu điểm là dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho phân công lao động kế toán và cơ giới hoá công tác kế toán nhưng có nhược điểm là việc ghi chép còn bị trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm. Trên cơ sở đó mà những ý kiến tôi nêu ra chỉ nhằm mục đích hoàn thiện thêm về kế toán thành phẩm,tiêu thụ thành phẩm của Nhà in theo hình thức mà doanh nghiệp đang áp dụng. Để công việc ghi chép sổ sách đơn giản, dễ tiến hành và phù hợp với bộ máy kế toán cũng như sự phân công công việc Nhà in có thể áp dụng hình thức sổ kế toán “ nhật ký chung” vì đây là hình thức sổ kế toán đơn giản, có thể vận dụng ở bất kỳ doanh nghiệp nào, khắc phục được sự trùng lặp trong ghi chép, doanh nghiệp vẫn có điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin, phát huy được công dụng của máy vi tính trong công tác kế toán. Đây thực sự là hướng hoàn thiện cơ bản công tác kế toán ở Nhà in trong thời gian tới.