Chuyên đề Hoàn thiện kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán và định giá Việt Nam

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU Xu hướng hội nhập toàn cầu hoá đã đặt ra cho Việt Nam rất nhiều cơ hội và thách thức. Cho đến nay có thể nói Việt Nam đã và đang từng bước khẳng định vị trí của mình trên trường quốc tế ở nhiều lĩnh vực, tiêu biểu như dịch vụ kế toán- kiểm toán, bảo hiểm, chứng khoán…và đã thu hút được rất nhiều nhà đầu tư nước ngoài. Gia nhập WTO là một cơ hội lớn cho các doanh nghiệp, tuy nhiên vấn đề đặt ra là làm thế nào để các nhà đầu tư lựa chọn mình như một sự đúng đắn. Vì vậy kiểm toán ra đời và phát triển là một điều tất yếu. Chỉ thực sự phát triển ở Việt Nam từ năm 91 nhưng ngành kiểm toán đã gặt hái được rất nhiều thành công, đến nay đã có hơn 100 công ty kiểm toán lớn nhỏ ra đời. Các nhà đầu tư sẽ dựa vào các thông tin từ các báo cáo tài chính, vì thế đòi hỏi các thông tin này phải minh bạch và đáng tin cậy. Mặt khác, nhờ có kiểm toán đã giúp Nhà nước phát hiện ra những gian lận tránh được những tổn thất to lớn. Thấy được vai trò và tầm quan trọng của kiểm toán vậy ngược lại làm thế nào kiểm soát được chất lượng các cuộc kiểm toán. Để làm được điều này ngay từ đầu các công ty kiểm toán độc lập phải tự xây dựng cho mình chiến lược đúng đắn và lâu dài. Ngay từ việc tuyển nhân viên kiểm toán cũng cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng, đến quá trình tiến hành các cuộc kiểm toán. Hoạt động kiểm toán độc lập đã trở thành nhu cầu tất yếu đối với hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lượng quản lý cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán ở Việt Nam đến nay vẫn còn là vấn đề bất cập. Quá trình kiểm toán cần có sự hướng dẫn và giám sát trong quá trình thực hiện. Đồng thời việc cân nhắc đến khả năng phục vụ khách hàng của Công ty kiểm toán và tính chính trực của nhà quản lý công ty khách hàng là nhân tố quan trọng đến chất lượng kiểm toán. Mục đích của công tác quản lý chất lượng kiểm toán là để đảm bảo độ tin cậy, tính trung thực và khách quan của thông tin kiểm toán, qua đó những tổ chức hoặc cá nhân sử dụng những thông tin kiểm toán có thể tin tưởng vào kết quả kiểm toán. Bởi vì, nếu kiểm toán đưa ra những ý kiến nhận xét, kết luận không phù hợp, thiếu tin cậy trong báo cáo kiểm toán thì sẽ gây ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng và kết quả kiểm toán có thể gây ra những thiệt hại về kinh tế và vi phạm chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kiểm toán. Từ những nhận thức về tầm quan trọng của công tác quản lý chất lượng kiểm toán nên sau một thời gian được thực tập tại Công ty TNH Kiểm toán và Định giá Việt Nam (VAE) em xin được trình bày chuyên đề “Hoàn thiện kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán và định giá Việt Nam”. Chuyên đề của em gồm ba phần: Phần I: Tổng quan chung về Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam(VAE) Phần II: Thực trạng quá trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE Phần III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE Để hoàn thành tốt chuyên đề, này em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TH.S CPA Trần Mạnh Dũng và các cô chú, anh chị trong công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em. Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Mai Hương PHẦN I TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM (VAE) 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty VAE. Tên công ty : Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam(VAE) Tên tiếng Ạnh : Vietnam Auditing and Evaluation Limited Company Văn phòng chính tại Hà Nội : Tầng 11, toà nhà Sông Đà, 165 Cầu Giấy, Hà Nội Tel : 844.2670492/844.2670491 Email : vae co@fpt.vn Công ty được thành lập dựa trên cơ sở giấy chúng nhận kinh doanh số 0103000692 ngày 21/12/2001 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp. Qua 5 năm hoạt động công ty đã thay đổi tên nhiều lần và có thể chia ra làm ba giai đoạn chủ yếu sau: Giai đoạn đầu: được tính từ ngày 21/12/2001 đến đầu năm 2004. Công ty VAE là công ty cổ phần và thuộc quyền sở hữu của các cổ đông và có trụ sở tại: 466 Nguyễn Trí Thanh quận Đống Đa Thành Phố Hà Nội. Với vốn điều lệ là một tỷ đồng, Công ty có khoảng 10 nhân viên, cơ sở vật chất của công ty chưa có nhiều nên công ty còn gặp nhiều khó khăn. Từ khi thành lập đến nay công ty đã thay đổi 6 lần giấy phép kinh doanh do tăng các loại hình dịch vụ cung cấp, do thay đổi trụ sở chính, thay đổi vốn điều lệ. Trong thời gian này công ty quản lý theo từng lĩnh vực chuyên môn khác nhau như kiểm toán tài chính, tư vấn và định giá, kiểm toán đầu tư xây dựng cơ bản. Năm 2002, để thuận lợi cho việc hoạt động và mở rộng quy mô, công ty chuyển trụ sở đến số nhà 5 dãy D số 142 Đường Đội Cấn, phường Đội Cấn, Quận Ba Đình, Thành Phố Hà Nội, tuy nhiên đây vẫn là trụ sở đi thuê. Năm 2003 công ty từng bước ổn định và kinh doanh mở rộng hơn. Giai đoạn sau: 30/03/2004 Chính Phủ ban hành nghị định số 105 đã tạo điều kiện thuận lợi về thị trường cho các công ty kiểm toán, để đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như để tạo môi trường làm việc ổn định cho cán bộ công nhân viên với mục đích lâu dài, công ty đã mua trụ sở tai tầng 11 Toà nhà Sông Đà, số 165 Đường Cầu Giấy, Hà Nội, đây là trụ sở chính của công ty. Cũng trong thời gian này, để phục vụ cho việc mở rộng thị trường công ty tăng vốn điều lệ lên 2 tỷ đồng, và công ty cũng thay đổi tổ chức quản lý đó là thực hiện khoán doanh thu, khoán các khoản chi phí chi điện thoại, khoán quỹ lương về các phòng nghiệp vụ. Điều này làm tăng hiệu quả công việc và nâng cao trách nhiệm của cán bộ công nhân viên. Đến 01/10/2006, Công ty chuyển sang Công ty TNHH nhiều thành viên, cơ cấu tổ chức theo Luật doanh nghiệp, nhưng chức năng các phòng nghiệp vụ vẫn giữ như cũ. Công ty đã mở chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước: Thành Phố Hồ Chí Minh, Sơn La, Hà Giang. Hiện nay vốn điều lệ của Công ty là khoảng 3 tỷ đồng và Công ty nằm trong 12 công ty kiểm toán có khả năng được thẩm định giá trị của một doanh nghiệp. 2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty VAE Để tạo điều kiện phát triển công ty ngày càng lớn mạnh trong những năm tới, công ty đã dần thay đổi và hoàn thiện bộ máy quản lý theo hướng mới, với nguyên tắc tổ chức của Công ty VAE tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật. + Cơ quan quyết định cao nhất của công ty là Hội đồng thành viên. Ban kiểm soát được lập từ thành viên của Hội đồng. + Tổng giám đốc công ty do Hội đồng thành viên bầu và miễn nhiệm và là người điều hành kinh doanh của công ty. Các Phó giám đốc và Kế toán trưởng do Tổng giám đốc chỉ định và được phê chuẩn bởi Hội đồng thành viên.Sau đây là Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty: CÁC VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TP HỒ CHÍ MINH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG KHOA HỌC PHÒNG NGHIỆP VỤ I PHÒNG NGHIỆP VỤ II PHÒNG NGHIỆP VỤ III SƠN LA HÀ GIANG PHÒNG TỔNG HỢP Sơ đồ 1.1: Tổ chức Bộ máy của Công ty Chức năng nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty VAE à Hội đồng thành viên: gồm các thành viên, góp vốn thành lập Công ty , là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, có quyền quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch phát triển hàng năm của công ty, quyết định các mức lương thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch hội đồng thành viên, có quyển bầu, bãi nhiệm Chủ tịch hội đồng thành viên, Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc. Nhiệm kỳ của hội đồng thành viên là hai năm. à Tổng Giám Đốc: Tổng Giám Đốc do hội đồng thành viên bầu chọn, là người trực tiếp điều hành các hoạt động hằng ngày, phụ trách tài chính, tổ chức phòng nghiệp vụ II, tổng hợp điều hành công ty theo đúng nghị quyết của Hội đồng thành viên và của Ban Giám Đốc. à Các Phó Tổng Giám Đốc: là người phụ trách từng phòng ban nghiệp vụ, các văn phòng đại diện của Công ty. Các Phó Tổng Giám Đốc sẽ thay mặt Tổng Giám Đốc, giải quyết một số công việc khi Tổng Giám Đốc vắng mặt. hai Phó Tổng Giám Đốc, mỗi người chịu trách nhiệm một lĩnh vực khác nhau kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán quyết toán vốn đầu tư xây dựng. à Hội đồng khoa học: Bộ phận này giữ vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho Hội đồng thành viên và Ban giám đốc công ty trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh. Hội đồng khoa học còn tham gia vào việc cải tiến và hoàn thiện quy trình kiểm toán, tham gia đào tạo các cán bộ công nhân viên của công ty. à Các phòng nghiệp vụ của công ty: Đây là bộ phận trực tiếp thực hiện các hợp đồng kinh doanh, trực tiếp cung cấp các dịch vụ cho khách hàng và tạo lợi nhuận cho công ty, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng Giám Đốc. Tại mỗi phòng nghiệp tổ chức theo phương thức bổ ngang tức là trong một phòng đều cung cấp các dịch vụ kiểm toán tài chính, kiểm toán quyết toán vốn đầu tư, tư vấn… à Phòng tổng hợp: Phòng tổng hợp bao gồm bộ phận kế toán và bộ phận hành chính. Bộ phận kế toán có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc quản lý mọi hoạt động tài chính của công ty, kiểm tra việc thực hiện các chỉ têu tài chính, bộ phận kế toán theo dõi và quản lý tài sản của công ty, các nguồn lực của công ty…Bộ phận hành chính làm nhiệm vụ lễ tân, tiếp khách hàng, kiểm tra, quản lý các giấy tờ công văn được chuyển đến Công ty và thông báo cho những người có liên quan Các văn phòng đại diện của công ty tại các Tỉnh và Thành phố, có nhiệm vụ giao dịch và khai thác khách hàng, ký kết hợp đồng. Khi các hợp đồng đã được ký kết công ty sẽ phân công các nhân viên phù hợp tại trụ sở để tiến hành công việc. 3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty VAE Từ khi được thành lập đến nay, Công ty đã không ngừng phát triển cả về quy mô và chất lượng dịch vụ, nhất là từ khi chuyển sang loại hình Công ty TNHH nhiều thành viên doanh thu cũng như uy tín của công ty ngày càng lớn và đã có một vị thế trong các công ty kiểm toán độc lập. Thể hiện trước hết là doanh thu của công ty không ngừng tăng lên nhanh chóng, có năm tăng đột biến sau đây là bảng cơ cấu doanh thu của công ty trong những năm gần đây: (Đơn vị : 1.000 đồng ) Biểu 1.1: Báo cáo kết quả kinh doanh tóm tắt của Công ty Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.115.687 12.000.445 13.000.000 2.Giá vốn hàng bán 2.150.315 8.900.540 9.190.000 3.Thuế TNDN 290.000 560.050 450.150 4.Lợi nhuận sau thuế 1.189.424 2.150.860 2.225.370 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Qua số liệu ta thấy doanh thu của Công ty tăng khá nhanh trong năm 2005 so với năm 2004 là hơn 7 tỷ đồng, tương đương với tăng 291%, nguyên nhân tăng nhanh trong năm 2005 là do thị trường của Công ty mở rộng, hiệu quả của quản lý theo cơ chế mới. Mặt khác Chính phủ ban hành Quyết Định 105 cũng ảnh hưởng lớn đến các công ty kiểm toán, về mặt mở rộng thị trường cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kiểm toán. Một ảnh hưởng không nhỏ tới doanh thu của Công ty là: hiện nay các Công ty Nhà Nước đang trong quá trình cổ phần hoá vì thế dịch vụ định giá phát triển, làm cho doanh thu của công ty trong lĩnh vực này tăng lên, hơn nữa nhu cầu về thay đổi cơ chế quản lý doanh nghiệp trên thị trường cũng làm cho dịch vụ định giá tài sản tăng lên, dịch vụ định giá được xem như thế mạnh của công ty. Thêm vào đó là do sự phát triển của cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng cải thiện chất lượng quản lý nên dịch vụ về tư vấn cũng tăng, góp phần làm tối đa hoá lợi ích của nhà nước và của doanh nghiệp. Năm 2001 đánh dấu sự ra đời của công ty, trong năm mới hoạt động do còn mới tiếp xúc với thi trường, nên khách hàng chưa nhiều ảnh hưởng đến doanh thu và đời sống công nhân viên tại công ty. Tuy nhiên, gần đây công ty đã hoạt động hiệu quả và mang lại lợi ích không nhỏ cho công nhân viên ở công ty. Từ năm 2004 đến 2006 mức lương của nhân viên liên tục tăng từ 2.800.000 đồng đến 4.200.000đ đến 4.500.000đ. Hàng năm, đội ngũ công nhân viên của công ty tăng khoảng 20 người,công ty có đội ngũ công nhân viên lớn mạnh, có chuyên môn cao và thường xuyên được đào tạo để tiếp thu những quy định, chính sách mới của Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền. Hiện nay trong công ty dao động trong khoảng 100 người, năm 2005 có 10 người có chứng chỉ quốc gia, trong năm 2006 số chứng chỉ được tăng lên là 15 người, cùng với nhân viên nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán và các nhân viên được đào tạo chứng chỉ về định giá. Ngoài ra, Công ty còn luôn quan tâm đến đời sống của nhân viên tạo điều kiện cho học tập thêm, nghiên cứu thêm về nghiệp vụ của bản thân không ngừng nâng cao trình độ, để tư vấn hoặc chuyên gia cho khách hàng đúng mục đích và năng lực, chuyên môn. 4 Tổ chức hệ thống công tác kế toán tại công ty Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam là một pháp nhân hạch toán độc lập, tự trang trải chi phí bằng nguồn thu từ các hoạt động dịch vụ do khách hàng trả theo hợp đồng dịch vụ và thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. Công ty được trích lập các quỹ theo quy chế tài chính và hạch toán kinh doanh của Công ty. 4.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty VAE Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo hình thức tập trung. Các phòng nghiệp vụ và các bộ phận khác trong Công ty phối hợp với bộ phận kế toán của Công ty để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế cho đầy đủ, chính xác dưới sự chỉ đạo và điều hành trực tiếp của kế toán trưởng. Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Bộ phận kế toán của Công ty gồm có kế toán trưởng, kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp và thủ quỹ. Công ty có bộ máy kế toán gọn nhẹ đáp ứng được nhu cầu hạch toán kế toán cần thiết trong đơn vị và đáp ứng được nhu cầu về quản lý thông tin và cung cấp thông tin về tài chính kế toán cho những người quan tâm. Quan hệ chỉ đạo Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng: Phụ trách công tác kế toán và tài chính chung của toàn Công ty, tập hợp các thông tin kinh tế tài chính của kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp cung cấp nhằm phục vụ cho yêu cầu hoạt động của Công ty. Kế toán tổng hợp: Cuối quý kế toán tổng hợp tất cả số liệu tại các phòng nghiệp vụ làm căn cứ để lập báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm hạch toán các phần hành. Kế toán thanh toán: Tập hợp các chứng từ được phê duyệt làm căn cứ cho thủ quỹ thực hiện các khoản thu chi trong các phòng nghiệp vụ. Thủ quỹ: Nắm giữ tài chính của Công ty, có trách nhiệm thu chi theo sự phê duyệt của Ban Giám Đốc. 4.2 Các chính sách kế toán của Công ty áp dụng * Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty theo Quyết Định 15/TC/QĐ của Bộ tài chính về ban hành chế độ kế toán. * Niên độ kế toán của Công ty từ 30/9 đến 31/10 năm sau * Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam * Hình thức ghi sổ kế toán mà Công ty sử dụng là Chứng từ ghi sổ * Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Trong kỳ dựa vào hợp đồng kinh tế và tiến độ thực hiện dịch vụ, KTV phát hành “giấy đề nghị chuyển tiền” giấy này được kế toán theo dõi trong một sổ chi tiết riêng nhằm theo dõi, thúc nợ và đòi nợ mà không dùng để ghi nhận doanh thu. Khi thu được tiền cho những khoản này, kế toán ghi nhận là tiền trả trước của khách hàng. Đối với các hợp đồng kinh tế hoàn thành trong kỳ (đã giao báo cáo kiểm toán và lập thanh lý hợp đồng) hoặc khi khách hàng yêu cầu, KTV lập “giấy yêu cầu phát hành hoá đơn” chuyển cho kế toán lập và phát hành hoá đơn tài chính, kế toán thực hiện kết chuyển toàn bộ doanh thu của hợp đồng đó tại thời điểm hoàn thành hợp đồng. Cuối năm tài chính căn cứ vào toàn bộ giấy đề nghị chuyển tiền đã phát hành để lập hoá đơn và kết chuyển toàn bộ doanh thu cho hợp đồng dịch vụ trong năm. * Hệ thống sổ sách tài khoản kế toán, báo cáo tài chính của công ty thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính và các quy định khác có liên quan của các cơ quan chức năng khác, tuy nhiên do đặc thù về ngành nghề kinh doanh nên công ty sử dụng một số tài khoản chi tiết để hạch toán cho phù hợp với tình hình cụ thể tại công ty. Ngoài ra còn có một số giấy tờ kế toán khác như giấy yêu cầu chuyển tiền, giấy yêu cầu phát hành hoá đơn.... Điều này đã được quy định rõ ràng trong quy chế tài chính của công ty. * Tài sản cố định và trích khấu hao TSCĐ Tài sản cố định được phản ánh theo nguyên giá, khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng đối với từng tài sản cố định hoặc đối với nhóm tài sản cố định. Tỷ lệ khấu hao được áp dụng theo tỷ lệ đã đăng ký. 5 Đặc điểm quy trình kiểm toán chung của công ty. Trong mỗi công ty sẽ có quy trình kiểm toán của riêng mình, một quy trình khoa học và chất lượng sẽ tạo thành công bước đầu cho cuộc kiểm toán. Do vậy, công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam đã có chương trình kiểm toán chung cụ thể, khoa học, hiệu quả và phù hợp với công ty. Quy trình kiểm toán công ty gồm các bước sau: 5.1 Lập kế hoạch kiểm toán. Bước đầu một cuộc kiểm toán được đánh dấu của việc ký kết hợp đồng kiểm toán, bên khách hàng sẽ gửi Thư mời kiểm toán và được chấp thuận của công ty kiểm toán. Sau đó, tiến hành ký kết cung cấp dịch vụ cho khách hàng và để ký một hợp đồng với khách hàng công ty phải căn cứ vào khả năng của mình và nhu cầu của khách hàng, đồng thời công ty phải xem xét uy tín, danh tiếng của công ty thực hiện hợp đồng đó. Trước khi ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng, công ty kiểm toán sẽ xem xét mục đích của cuộc kiểm toán của khách hàng để có định hướng sơ bộ ban đầu cho hợp lý. Nếu công ty thấy có thể chấp nhận được hợp đồng, công ty tiến hành lập kế hoạch kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán đối với mỗi cuộc kiểm toán cụ thể được các chủ nhiệm kiểm toán lập khi đã tiến hành khảo sát sơ bộ về khách hàng, kế hoạch này được lập căn cứ vào chương trình kiểm toán chung của công ty. Bước đánh giá rủi ro kiểm toán được các chủ nhiệm kiểm toán đánh giá chủ yếu thông qua kinh nghiệm của họ và căn cứ vào cuộc kiểm toán đối với các công ty hoạt động cùng lĩnh vực với khách hàng mà công ty đã kiểm toán trước đó. Sau đó, chủ nhiệm kiểm toán xem xét đến tính hoạt động liê tục của công ty khách hàng dể đưa ra ý kiến cho phù hợp, làm giảm rủi ro kiểm toán cho công ty. Cũng trong giai đoạn này, các chủ nhiệm kiểm toán phân công các kiểm toán viên thực hiện các công việc phù hợp với chuyên môn của từng người. Từng khoản mục sẽ được công ty xây dựng kế hoạch kiểm toán chi tiết. Khi bắt đầu kiểm toán một khoản mục công ty đưa ra một số lưu ý đối với kiểm toán viên được phân công thực hiện khoản mục đó, đồng thời xem xét các mục tiêu kiểm toán đối với khoản mục này, các công việc mà kiểm toán viên cần thực hiện đối với khoản mục cần kiểm toán: + Một là: Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng đối với các khoản mục đang kiểm toán đối với từng khoản mục cụ thể. Do khách hàng là da dạng, nên kiểm toán viên phải vận dụng linh hoạt chương trình kiểm toán đã xây dựng để đạt được hiệu quả cao nhất cho cuộc kiểm toán. Trong bước đánh giá này công ty thường xem xét việc thực hiện các chính sách, các quy chế quản lý đối với các khoản mục, xem xét việc ghi chép kế toán có tuân thủ chế độ kế toán và các quy định có liên quan đang có hiệu lực hay không. Ngoài ra kiểm toán viên có thể xem xét các dấu hiệu của sự phê duyệt của các nhà quản lý công ty khách hàng + Hai là: Phân tích soát xét. So sánh số dư các khoản mục trong năm tài chính đang đựơc kiểm toán với tổng số dồn tích phát sinh trong kỳ, hoắc với số dư cùng kỳ năm trước. Kiểm toán viên có thể so sánh thêm các chỉ tiêu các khoản mục với tổng số các khoản mục, hoặc tính toán phân tích các tỷ suất trong một số khoản mục đặc biệt như tài sản, doanh thu, phải thu, phải trả…, phân tích xem xét tính phù hợp các khoản mục, và so với tình hình chung qua các năm sự biến động bất thường của khoản mục nghi vấn. + Ba là: Kiểm tra chi tiết. Trong bước công việc này kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết dối với các khoản mục cụ thể để tìm và soát xét sai phạm. Đây là công việc chủ yếu của một cuộc kiểm toán và chiếm tỷ trọng lớn trong thời gian để thực hiện một cuộc kiểm toán cụ thể: Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu các số liệu trên các sổ sách kế toán của khách hàng với nhau để kiểm tra. Xem xét. Nếu số lượng quá lớn, kiểm toán viên có thể thực hiện chọ mẫu để kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và hợp lý của việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Đối với các khoản mục cụ thể, công ty đều xây dựng thủ tục rà soát đối ứng để tìm và kiểm tra các đối ứng bất thường. Khi thực hiện kiểm tra chi tiết các kiểm toán viên yeu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ các giấy tờ càn thiết cho công việc của mình và mọi phát hiện của kiểm toán viên đều phải được ghi chép đầy đủ, đây sẽ là cơ sở để đưa ra ý kiến kiểm toán. Trong chương trình kiểm toán chung có hướng dẫn chi tiết, cụ thể. Thông qua việc kiểm tra chi tiết này để kiểm toán viên cũng có thẻ đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng. Các thủ tục kiểm toán bổ sung cũng được công ty xây dựng cho từng khoản mục, để kiểm toán viên khi thấy cần thiết sẽ áp dụng kinh hoạt thr tục này, chánh việc kiểm toán viên tự ý đưa ra những thủ tục bổ sung không cần thiết. 5.2 Thực hiện kiểm toán. Trên cơ sở các kế hoạch đã được lập ra về thời gian, phạm vi tiến hành kiểm toán và các thủ tục kiểm toán đã được xây dựng sẵn, VAE tiến hành thực hiện kiểm toán toàn diện theo đúng kế hoạch đã lập ra. Trong giai đoạn này, nhóm kiểm toán sẽ thực hiện rà soát lại lần nữa hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để đưa ra mức đánh giá cuối cùng về rủi ro của các sai phạm trọng yếu và thực hiện các thủ tục kiểm toán cơ bản. Kiểm toán viên tiến hành kết hợp kiểm tra chi tiết với tổng hợp, kết hợp giữa tổng hợp với phân tích, vừa nghiên cứu tổng quan vừa kiểm tra chọn mẫu, khai thác tối đa các tài liệu có sẵn. Ngoài ra, việc sử dụng các giấy tờ làm việc của Công ty giúp cho công tác kiểm toán được thực hiện với hiệu quả cao nhất. Khi thực hiện các kiểm toán viên không được tự ý thay đổi kế hoạch đã xây dựng trừ một số trưòng hợp đặc biệt nhưng phải có sự phê chuẩn của chủ nhiệm kiểm toán, sau khi đã thoả thuận với khách hàng. Đối với các sự kiện phát sinh trong quá trình thực hiện kiểm toán mà không có trong kế hoạch kiểm toán thì đều phải được báo cáo cho chủ nhiệm kiểm toán để có hướng giải quyết phù hợp, và phải có căn cứ ghi chép đầy đủ. 5.3 Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo Kết thúc kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành tổng hợp kết quả và lập Thư quản lý và Báo cáo kiểm toán gửi cho khách hàng. Thư quản lý chi tiết nêu lên các vấn đề cần khắc phục trong hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng mà kiểm toán viên phát hiện qua cuộc kiểm toán vừa thực hiện. Những ý kiến về Báo cáo tài chính của khách hàng được kiểm toán viên trình bày trên Báo cáo kiểm toán. Báo cáo kiểm toán mà kiểm toán viên lập tuân thủ theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và các Chuẩn mực kiểm toán quốc tế được Việt Nam công nhận. Công việc kiểm toán sau khi kết thúc luôn góp phần làm cho tình hình tài chính của khách hàng trở nên tốt hơn, việc ghi chép sổ sách có khoa học hơn. Khi kết thúc kiểm toán cũng là lúc kiểm toán viên lập xong Báo cáo kiểm toán, nếu có một số vấn đề phát sinh liên quan đến việc điều chỉnh hay sửa đổi lại Báo cáo thì kiểm toán viên vẫn có trách nhiệm xem xét lại và đánh giá về những sửa đổi có hợp lý hay không. 6 Các loại hình dịch vụ và chiến lược phát triển của Công ty 6.1 Mục tiêu kinh doanh và các lĩnh vực kinh doanh của Công ty * Mục tiêu hoạt động của công ty được xây dựng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tốt nhất, chiếm được sự hài lòng của khách hàng: * Góp phần tạo lập một môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả, giúp cho các đơn vị kinh tế có được BCTC đúng đắn. * Tăng cường tích luỹ phát triển kinh doanh * Không ngừng nâng cao lợi ích của các thành viên * Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước * Các lĩnh vực kinh doanh của công ty Xuất phát từ mục tiêu chiến lược của công ty, nên phần cung cấp dịch vụ cho khách hàng cũng mang những nét đặc trưng riêng của mình, cụ thể VAE chuyên cung cấp cho khách hàng với những dịch vụ chuyên nghiệp và đa dạng sau: · Kiểm toán tài chính - Kiểm toán Báo cáo tài chính - Kiểm toán nội bộ - Kiểm toán xác nhận số lượng, tỷ lệ nội địa hoá chất sản phẩm · Kiểm toán xây dựng cơ bản - Kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn xây dựng cơ bản hoàn thành dự án - Kiểm toán xác định giá trị quyết toán công trình - Kiểm toán xác định giá trị quyết toán vốn đầu tư · Định giá tài sản - Định giá lại tài sản, vốn góp kinh doanh - Định giá trị doanh nghiệp trong sát nhập, giải thể - Định giá tài sản thế chấp, chuyển nhượng, mua, thuê tài sản · Tư vấn kinh doanh - Tư vấn chính sách thuế hiện hành - Tư vấn tài chính doanh nghiệp - Tư vấn thành lập doanh nghiệp - Tư vấn lập kế hoạch chiến lược, đào tạo, hội thoả · Tư vấn đầu tư - Tư vấn tìm hiểu đánh giá thị trường - Tư vấn tổng dự toán - Tư vấn đấu thầu · Dịch vụ tư vấn chuyển đổi báo cáo tài chính theo chuẩn mực quốc tế (phục vụ cho hợp nhất báo cáo với công ty mẹ). 6.2 Thị trường khách hàng của công ty VAE. Là một Công ty kiểm toán được đánh giá cao về kiểm toán và định giá tài sản, VAE có số lượng khách hàng khá lớn trong thị truờng kinh tế Việt Nam. Khách hàng của Công ty bao gồm các Công ty lớn nhỏ, các dự án....trong đó có số lượng các doanh nghiệp có số vấn đầu tư nước ngoài trong các lĩnh vực khác nhau như: + Các doanh nghiệp Nhà Nước: điển hình là các đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam, Tổng công ty Than Việt Nam, Tổng công ty Dệt may Việt Nam, Tổng công ty Hoá chất Việt Nam, Tổng Công ty Giấy Việt Nam + Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: Công ty khí Công nghiệp Bắc Việt Nam, Công ty Glass Tech Internationnal INC (100% vốn nước ngoài)… + Các dự án do chính phủ của các tổ chức quốc tế tài trợ: Dự án hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ - SMITH- STIFFING – CHLB Đức, Các dự án thuộc Quỹ toàn cầu… Với chiến lược phát triển khách hàng của công ty bằng việc mở rộng thêm chi nhánh ở các tỉnh trên lãnh thổ Việt Nam, các chi nhánh này có nhiệm vụ giao dịch và ký kết hợp đồng, tại mỗi trụ sở đều có nhân viên quản lý và phụ trách khai thác khách hàng. Đây là một đặc điểm cung cấp dịch vụ khách hàng đem lại hiệu quả không nhỏ cho công ty, tính đến năm 2006 thì khách hàng tăng lên nhanh chóng, có một số dữ liệu về khách hàng của Công ty như sau: Biểu 1.2: Bảng phân loại khách hàng của Công ty năm 2006 Loại hình doanh nghiệp Số lượng khách hàng Doanh nghiệp nhà nước và các đơn vị thành viên 165 Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài 90 Doanh nghiệp liên doanh 85 Các dư án 15 Các công trình xây dựng 150 Các công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp 85 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Công ty luôn có phương trâm hoạt động là:” chất lượng phải đi kèm với số lượng”. Do vậy, ngoài việc tăng số lượng các dịch vụ cung cấp công ty còn không ngừng phát triển năng lực phù hợp với công việc. Để khách hàng tìm hiểu thông tin về công ty được kịp thời, công ty thựuc hiện việc phát triển khách hàng dưới nhiều hình thức khác nhau như: + Đối với khách hàng mới: công ty giới thiệu năng lực và giới thiệu các loại hình dịch vụ, mà công ty có khả năng cung cấp qua hồ sơ chào bán, qua đó khách hàng có thể tìm hiểu dịch vụ mình đang cần một cách nhanh chóng. + Đối với khách hàng cũ: công ty không ngừng tạo niềm tin cho khách hàng, thông qua việc không ngừng nâng cao chất lượng các cuộc kiểm toán trước, và các ưu đãi riêng với từng đối tượng. + Các khách hàng do quen biết, công ty sẽ đi sâu nghiên cứu xem khách hàng cần dịch vụ gì để tư vấn, giới thiệu các năng lực của công ty. + Phối hợp các công ty tài chính khác để giới thiệu khách hàng cho nhau: giới thiệu cho các công ty tài chính các dịch vụ mà công ty không có, đồng thời được các công ty khác giới thiệu cho khách hàng cần dịch vụ của mình. Từ những cố gắng của lãnh đạo và nhân viên trong công ty, nên số lượng khách hàng của công ty qua các năm đều tăng, cụ thể ta có bảng khách hàng năm 2006 như sau: Biểu 1.3: Bảng phân loại khách hàng năm 2006 Các loại dịch vụ cung cấp Số lượng khách hàng năm 2006 Kiểm toán báo cáo quyết toán đầu tư xây dựng cơ bản 251 Kiểm toán báo cáo tài chính 184 Dịch vụ tư vấn 45 Dịch vụ định giá 65 Dịch vụ nội địa hoá 15 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Như vậy, công ty đã có nhiều biện pháp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng của mình: từ chất lượng đến khả năng phục vụ khách hàng nhằm tăng số lượng khách hàng. Đây là, một cố gắng rất lớn từ phía người lãnh đạo cũng như nhân viên của Công ty. PHẦN II TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY VAE 1 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán cho toàn bộ Công ty VAE 1.1 Các quy định chung của Công ty VAE về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán Để chất lượng hoạt động kiểm toán được thoả mãn ở mức cao nhất, công ty VAE đã xây dựng cho mình một hệ thống qui định về chất lượng hoạt động kiểm toán. Hệ thống qui định phù hợp với chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực kiểm toán quốc tế được Việt Nam chấp nhận liên quan đến tính độc lập của kiểm toán viên(KTV), lưu trữ hồ sơ, trình bày Báo cáo kiểm toán, hay lập kế hoạch kiểm toán…Đồng thời các qui đinh này được dựa trên các qui định của Bộ Tài Chính về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán. Nội dung của các qui định đã được Công ty xây dựng tập trung vào các vấn đề sau: Tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp của các nhân viên trong Công ty Tính tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp được qui định rõ trong Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220” kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán” như sau: cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp của công ty kiểm toán phải tuân thủ các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp kiểm toán, gồm: độc lập, chính trực, khách quan, năng lực chuyên môn, tính thận trọng, bí mật, tư cách nghề nghiệp và tuân thủ chuẩn mực chuyên môn”. Do đây là phần nội dung mang tính trừu tượng nên có thể áp dụng cao đối với các công ty kiểm toán, nên Công ty đã cụ thể hoá thành các qui định như: Quy định về quyền sử dụng thông tin: Theo quy định thì các văn bản của công ty được đăng tải dưới một hình thức chung và nhanh chóng, để toàn bộ nhân viên có thể đọc và cập nhật một cách sớm nhất về tính độc lập với khách hàng mình đang phụ trách. Quy định về đánh giá kiểm toán viên: Định kỳ công ty thực hiện các lớp đào tạo về tính độc lập của KTV. Sau mỗi khoá học, công ty tổng hợp kết quả làm việc của KTV về việc thực hiện đúng nguyên tắc dân chủ, khách quan, bí mật về khách hàng mà KTV thực hiện, ngoài ra còn đánh giá sai sót về nghiệp vụ trong quá trình hoạt động của họ. Quy định về cung cấp dịch vụ: công ty không được phép cung cấp cho khách hàng các dịch vụ ngoài kiểm toán có thể gây ảnh hưởng tới đảm bảo tính độc lập của KTV, và có thể cung cấp các dịch vụ tư vấn nếu các dịch vụ đảm bảo tính độc lập đối với KTV và Công ty (ví dụ như làm công tác kế toán cho chính khách hàng đang thực hiện kiểm toán). Các dịch vụ mới khi cung cấp cho khách hàng phải đảm bảo được kiểm soát và đánh giá kỹ theo các quy định về tính độc lập hiện có tại Công ty. Quy định về kiểm soát: Công ty thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để đảm bảo hệ thống kiểm soát về tính độc lập và hệ thống kiểm soát khác hoạt động tốt. Nếu các thành viên trong Công ty thực hiện đầu tư, bảo hiểm, hay uỷ thác tín dụng thì thành viên phải đảm bảo các hoạt động bảo hiểm, đầu tư, uỷ thác tín dụng của mình không liên quan đến khách hàng mà mình đang kiểm toán. Các quy định trên, được giám sát bởi các bộ phận phụ trách về Tính tuân thủ nguyên tắc nghề nghiệp của KTV mà Ban giám đốc chỉ định. Việc đánh giá chất lượng hoạt động kiểm toán mà Công ty đã quy định trên đây cũng đã góp phần làm tăng hiệu quả của các cuộc kiểm toán. Kiểm soát khách hàng và ký kết hợp đồng Việc đánh giá khách hàng, đánh giá rủi ro thực hiện hợp đồng kiểm toán là yếu tố quan trọng hàng đầu đảm bảo chất lượng kiểm toán. Do vậy trước khi chấp nhận một hợp đồng kiểm toán, các chủ nhiệm kiểm toán tiến hành đánh giá khách hàng và đánh giá RR, tính tuân thủ đạo đức của KTV. Đánh giá khách hàng là việc thực hiện các phương pháp nhằm đưa ra các tài liệu phục vụ cho việc chấp nhận và thực hiện hợp đồng với khách hàng. Số lượng các tài liệu cần thu thập phụ thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng kiểm toán. Nội dung đánh giá khách hàng tập chung vào những phần như: + Tính độc lập của KTV + Khả năng hoạt động liên tục + Khả năng tranh chấp lợi ích giữa khách hàng và công ty Kết quả đánh giá được trình bày rõ trong biên bản đánh giá về khách hàng có chữ ký của các chủ nhiệm kiểm toán có liên quan. Biên bản đánh giá nhằm đảm bảo Công ty tránh tranh chấp về quyền lợi và nghĩa vụ giữa khách hàng và Công ty, góp phần đánh giá rủi ro, đảm bảo chất lượng kiểm toán. Công tác đánh giá rủi ro được tiến hành song song với thực hiện kiểm toán để đưa ra các mức độ rủi ro gồm rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát từ đó xác định rủi ro kiểm toán có thể chấp nhận được khi ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng. Công việc đánh giá rủi ro được ghi chép trên giấy tờ làm việc mục số 100 trong hồ sơ kiểm toán. Nhiệm vụ của KTV phần này là thu thập bằng chứng phục vụ cho đánh giá rủi ro. Hệ thống 20 câu hỏi đánh giá rủi ro kiểm toán, môi trường kiểm soát là giấy tờ làm việc chủ yếu để kiểm toán viên thu thập các thông tin và đánh giá rủi ro. Đánh giá rủi ro là cơ sở để xây dựng chương trình kiểm toán và phạm vi công việc các KTV tiến hành trong các bước tiếp theo. Quá trình đánh giá và ký kết hợp đồng, được tiến hành chặt chẽ và tuân thủ nghiêm túc để đảm bảo không có bất kỳ yếu tố nào dẫn đến rủi ro, hoặc ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kiểm toán. Công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên Công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên góp phần bảo đảm đội ngũ KTV đáp ứng được các yêu cầu về chuyên môn, đạo đức, kinh nghiệm bản thân khi cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng. Công ty quy định công tác tuyển dụng và đầo tạo gồm các phần việc sau: Tiếp nhận nhân viên, phát triển nghề nghiệp, bồi dưỡng và khen thưởng, luân chuyến cán bộ và trao đổi nhân viên. Hàng năm, Công ty tổ chức thi tuyển nhân viên gồm tuyển dụng KTV và trợ lý kiểm toán, tất cả các nhân viên được tuyển vào Công ty phải trải qua cuộc thi tuyển một chương trình dự thi bao gồm có hồ sơ kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, kiểm toán, tài chính, tiếng anh. Sau khi các nhân viên trải qua vòng một sẽ được chọn vào vòng hai: phỏng vấn trực tiếp. Về nội dung thi loại theo vòng, sẽ đảm bảo cho Công ty có thể tuyển được những nhân viên có đủ năng lực và trình độ đáp ứng yêu cầu về kiểm toán. Kết quả thi tuyển được lập thành báo cáo gửi lên cho Tổng giám đốc phê duyệt. Về tiêu chuẩn nhân viên chuyên nghiệp: Công ty cũng đặt ra những tiêu chuẩn nhất định đối với nhân viên, đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán của Công ty. Cụ thể Công ty quy định nhân viên phải đạt những tiêu chuẩn sau: Đạt trình độ chuyên môn nhất định, tốt nghiệp từ Đại học trở lên Tư cách đạo đức tốt, trung thực, độc lập, tháo vát, thận trọng, hiểu biết, ham muốn nghề kiểm toán và tư vấn Chấp nhận điều kiện làm việc lưu động, cường độ làm việc thêm giờ nhiều Ưu tiên người có kinh nghiệm thực tế phù hợp chuyên môn về kế toán kiểm toán, tư vấn thuế và dịch vụ kế toán Về đào tạo chuyên môn nghiệp vụ: để nâng cao uy tín và chất lượng kiểm toán, Công ty nhận thức một cách rõ ràng mức độ quan trọng của trình độ của nhân viên, và nó góp phần phát triển khách hàng của Công ty ngày một nhiều hơn. Do vậy mà công ty cũng đã có những quy định về đào tạo nhân viên theo hai phương thức như: Đào tạo lớp lý thuyết kết hợp với thực tế; Đào tạo theo cách làm việc thực tế (thường áp dụng đối với nhân viên đã có nhiều năm kinh nghiệm). Nội dung kế hoạch đào tạo nội bộ Công ty theo cách lý thuyết kết hợp với thực tế gồm: * Hướng dẫn cách thức thực hiện thủ tục kiểm toán cơ bản đối với từng Tài khoản kế toán * Hướng dẫn cách thức lập và tham chiếu giấy tờ làm việc * Hướng dẫn cách đọc và cập nhật văn bản pháp quy liên quan đến công việc kiểm toán * Hướng dẫn các thủ tục và công việc hành chính khác * Giải thích các vướng mắc của nhân viên và các từ riêng của công ty chuyên dụng Ngoài ra, Công ty quy định phân công hướng dẫn nhân viên mới trên nguyên tắc: cứ một nhân viên mới sẽ được hướng dẫn bởi hai nhân viên phụ trách, trong đó hai người đó một nhân viên nhiều kinh nghiệm phụ trách. Các phòng ban cũng phân định trách nhiệm rõ ràng đối với người hướng dẫn các nhân viên mới. Sau một thời gian đào tạo nhất định các nhân viên mới đã nắm vững lý thuyết. Các phòng xây dựng kế hoạch để nhân viên mới được tham gia kiểm toán thực tế tại các cơ sở về thời gian, phần hành cụ thể. Cuối thời gian đào tạo thực tế, mỗi nhân viên mới được lập Bảng đánh giá kết quả công việc về mức độ hoàn thành công việc đã được giao từ người phụ trách, đánh giá về chương trình thực hiện trong thời gian thực tế. Sử dụng ý kiến chuyên gia Công ty quy định khi KTV cần tham khảo ý kiến chuyên gia để làm tăng mức độ tin cậy của ý kiến kiểm toán về các lĩnh vực chuyên môn phức tạp. Trước khi tham khảo ý kiến, KTV cần xem xét đến những yếu tố như: chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm, danh tiếng của chuyên gia về lĩnh vực xin ý kiến; Tính độc lập, khách quan của chuyên gia tư vấn. Ngoài ra, KTV phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp để chứng minh rằng công việc của chuyên gia đáp ứng được mục đích của cuộc kiểm toán. Phạm vi công việc của chuyên gia được ghi chép trên giấy giao việc hoặc trao đổi trực tiếp với chuyên gia. Quy trình, kỹ thuật và hồ sơ kiểm toán Quy trình, kỹ thuật kiểm toán trong các năm có khác nhau, nhưng được Công ty quy định chặt chẽ gồm 4 bước và được các KTV tuân thủ trong các cuộc kiểm toán. Các KTV, khi áp dụng vào từng cuộc kiểm toán cụ thể, cũng có những kỹ thuật kiểm toán riêng của mình và được ghi chép trên giấy tờ làm việc, đây chính là kinh nghiệm nghề nghiệp của KTV. Hồ sơ kiểm toán là tài sản của Công ty, hồ sơ lưu trữ toàn bộ các giấy tờ làm việc của các KTV, trợ lý kiểm toán. Một hồ sơ kiểm toán sẽ có các giấy tờ làm việc của KTV theo mục lục cố định thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra bằng chứng. Trình tự sắp xếp hồ sơ kiểm toán gồm: các giấy tờ làm việc; bản cam kết tính độc lập của KTV; các giấy tờ làm việc thu thập được từ bên ngoài; hợp đồng kiểm toán; ý kiến kiểm toán hoặc tư vấn tài chính; các giấy tờ giá trị lâu năm gồm Giấy phép kinh doanh của khách hàng, các hợp đồng lao động, điều lệ của khách hàng… Giấy tờ làm việc của KTV và trợ lý kiểm toán thường tồn tại dưới dạng vật chất gồm các bản sao hồ sơ, báo cáo tài chính của khách hàng chưa kiểm toán, các giấy tờ ghi chép của KTV và trợ lý kiểm toán hoặc các chênh lệch giữa tính toán của KTV với kết quả kinh doanh, Các bút toán chênh lệch…Ngoài ra Công ty còn lưu trữ giấy tờ làm việc trên chương trình tin học, các thư điện tử trao đổi với khách hàng. Những biện pháp thu thập tài liệu trên hai hình thức trên tạo điều kiện thuận lợi cho KTV kiểm tra được thường xuyên, lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán, đảm bảo việc tuân thủ Quy định về Hồ sơ kiểm toán của Công ty đưa ra 1.2 Quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán là một quá trình vô cùng quan trọng, nó quyết định uy tín của Công ty, từ đó tạo niềm tin cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ của Công ty. Mục đích kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của Công ty là đưa ra ý kiến của KTV trong báo cáo kiểm toán phù hợp với tình hình hoạt động của công ty khách hàng hay không, mức độ tuân thủ những quy định của Công ty đưa ra đối với KTV và trợ lý kiểm toán. Do đó Công ty luôn chú trọng xây dựng một quy trình KSCL phù hợp với quy mô và loại hình dịch vụ mà Công ty cung cấp. Mục đích của kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán cho toàn bộ VAE là soát xét Báo cáo, kiểm tra tính tuân thủ các quy định mà Công ty đề ra như đã đề cập ở phần trên hồ sơ kiểm toán. Tính tuân thủ về trình tự và nội dung trình bày của hệ thống báo cáo Tính chính xác của số liệu trình bày trên báocáo Kiểm tra thư quản lý Kiểm tra lỗi kỹ thuật và cách diễn đạt Tính tuân thủ về cách trình bày hồ sơ và giấy tờ làm việc Kiểm tra chọn mẫu các tài khoản Tính hợp lý và đầy đủ của các vấn đề trình bày của báo cáo kiểm toán và thư quản lý Kiểm tra trương trình chọn mẫu các tài khoản Kiểm tra tính trung thực và hợp lý, chính xác số liệu trình bày trên báo cáo tài chính Tính đầy đủ của các bằng chứng kiểm toán và các chương trình kiểm toán Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bằng chứng, giấy tờ làm việc Tính tuân thủ trong trình bày giấy tờ, hồ sơ làm việc Đảm bảo trình tự, nội dung báo cáo trình bày đúng quy định BAN GIÁM ĐỐC CHỦ NHIỆM KIỂM TOÁN TRƯỞNG NHÓM Sơ đồ 2.1: Quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty Trình tự soát xét đối với tất cả các Hồ sơ và Báo cáo kiểm toán trước khi phát hành đều phải trải qua sự kiểm soát của 3 cấp phê duyệt các nội dung được thể hện ở sơ đồ 2.1. Hệ thống giấy tờ làm việc trong quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán về hoạt động soát xét báo cáo và hồ sơ kiểm toán của công ty được đánh tham chiếu như bảng hệ thống sau. Biểu số 2.1: Hệ thống tham chiếu soát xét báo cáo và hồ sơ kiểm toán Stt Nội dung Tham chiếu 1 Soát xét báo cáo kiểm toán A810 2 Soát xét việc trình bày báo cáo kiểm toán A820 3 Soát xét nội dung báo cáo kiểm toán A830 4 Soát xét Hồ sơ kiểm toán A840 5 Soát xét hình thức hồ sơ kiểm toán A850 6 Quản lý kiểm toán A860 7 Đánh giá khả năng tổng quát dịch vụ cung cấp cho khách hàng A870 8 Đánh giá nhóm kiểm toán A880 9 Bản phê duyệt phát hành báo cáo A890 10 Bản phê duyệt tiếp tục cung cấp cho khách hàng A900 11 Soát xét về nội dung và hồ sơ kiểm toán A910 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 2 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán từng cuộc kiểm toán cụ thể 2.1 Trách nhiệm đối với chất lượng trong các cuộc kiểm toán Để bảo đảm chất lượng hoạt động kiểm toán, tổ chức nhân sự hợp lý trong nhóm kiểm toán là hết sức quan trong. một cơ cấu tổ chức tốt sẽ đảm bảo hiệu quả công việc, nâng cao chất lượng kiểm toán. Công việc soát xét báo cáo kiểm toán từ các cấp lãnh đạo cũng chính là phân công trách nhiệm trong cuộc kiểm toán mà nhóm kiểm toán được phân công kiểm toán. Tháp phân công sau đây sẽ miêu tả sự phân công trách nhiệm trong cuộc kiểm toán. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG NGHIỆP VỤ CÁC CHỦ NHIỆM KIỂM TOÁN CÁC KIỂM TOÁN VIÊN CÁC TRỢ LÝ KIỂM TOÁN Sơ đồ 2.2: Tháp phân công nhiệm vụ tại phòng nghiệp vụ Tháp phân công tổ chức được phân theo trách nhiệm giảm dần. Tổng Giám Đốc Công ty có trách nhiệm phụ trách toàn bộ các mặt hoạt động của toàn bộ Công ty cả trong chi nhánh chính và các chi nhánh tại các ở các Tỉnh khác. Ngoài ra Tổng Giám Đốc phụ trách xây dựng các dự án chiến lược, đa dạng hóa các loại hình hoạt động, chỉ đạo lĩnh vực đào tạo và bồi dưỡng nhân viên trong Công ty. Ở cấp thấp hơn, Phó Tổng Giám Đốc Công ty chịu trách nhiệm về hoạt động tại Hà Nội, thực hiện các kế hoạch phát triển của Công ty và báo cáo tình hình hoạt động, tiềm năng phát triển của trụ sở chính tại Hà Nội với Tổng Giám Đốc. Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm chính về quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán một cách trực tiếp. Các trưởng phòng sẽ đảm nhiệm kiểm toán phụ trách về quản lý rủi ro và chủ nhiệm kiểm toán phụ trách về tính tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của nhân viên. Các Chủ nhiệm kiểm toán là người trực tiếp đảm nhận công tác kiểm toán trong từng cuộc kiểm toán cụ thể, các chủ nhiệm kiểm toán còn có chức năng phân công và đôn đốc thực hiện công việc và chịu trách nhiệm về chất lượng hoạt dộng kiểm toán của từng cuộc kiểm toán cụ thể. Các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán thực hiện các nhiệm vụ do các chủ nhiệm kiểm toán giao và được hưởng các quyền lợi theo đúng Quy chế của Công ty. Một nhóm kiểm toán thông thường có khoảng 5 nhân viên, có thể nhiều hơn hay ít hơn tùy thuộc vào quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty khách hàng. Để đảm bảo chất lượng thì Chủ nhiệm kiểm toán sẽ chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về công việc của các thành viên trong nhóm, Giữa các thành viên trong nhóm có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mối quan hệ này là mối quan hệ hỗ trợ và cũng là mối quan hệ giám sát. Công việc trong một cuộc kiểm toán được phân công theo cấp cụ thể phân theo sơ đồ 2.1 Cấp thấp nhất là các trợ lý kiểm toán: trong cuộc kiểm toán họ thường kiểm tra, giám sát kiểm kê quỹ, TSCĐ, rà soát những chứng từ hóa đơn, kiểm tra chi tiết số dư các tài khoản tiền, TSCĐ…dưới sự hướng dẫn và giám sát của các kiểm toán viên. Các giấy tờ làm việc ghi chép của trợ lý cuối mỗi buổi làm việc sẽ được kiểm tra bởi kiểm toán viên chính hoặc chủ nhiệm kiểm toán. Cấp quản lý trực tiếp trợ lý kiểm toán là các kiểm toán viên. Nhiệm vụ của kiểm toán viên là phụ trách các công việc khó hơn như thực hiện các thủ tục phân tích, kiểm soát. Chủ nhiệm kiểm toán sẽ trực tiếp giám sát và kiểm tra phần việc của kiểm toán viên trong cuộc kiểm toán. Cấp cao nhất trong cuộc kiểm toán là Chủ nhiệm kiểm toán, sẽ có trách nhiệm đôn đốc công việc phân công nhiệm vụ và soát xét chất lượng của toàn bộ công việc các thành viên trong nhóm. Chủ nhiệm kiểm toán kiểm tra bản thảo Báo cáo kiểm toán do kiểm toán viên chính lập và hoàn thành báo cáo kiểm toán trình lên Tổng Giám Đốc hoặc Phó Tổng Giám Đốc. 2.2 Quy trình kiểm soát chất lượng của từng cuộc kiểm toán cụ thể Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán bắt buộc đối với các cuộc kiểm toán và ở các cấp độ khác nhau. Kiểm soát chất lượng hoạt đoọng kiểm toán được thực hiện trong mọi giai đoạn kiểm toán từ khâu lập kế hoạch cho đến kết thúc cuộc kiểm toán. Nội dung kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán cho từng cuộc kiểm toán cụ thể được gắn với một khách hàng và quy trình thực hiện được diễn ra theo đúng các bước kiểm soát chất lượng kiểm toán của Công ty, nhưng do quá trình soát xét trong cuộc kiểm toán có sự đan xen kiểm soát của 3 cấp. Do vậy, quy trình của kiểm soát biểu hiện thành ba bước công việc: Kiểm soát trong lập kế hoạch kiểm toán; Kiểm soát hồ sơ kiểm toán; Kiểm soát Báo cáo kiểm toán. 2.2.1 Kiểm soát trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán Trong bước lập kế hoạch kiểm toán gồm hai bước lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và lập kế hoạch kiểm toán tổng thể. Giai đoạn này có hai cấp soát xét Ban Giám Đốc và Chủ nhiệm kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán là một công việc rất quan trọng đối với kiểm toán viên. Một kế hoạch kiểm toán đúng đắn sẽ giúp cho KTV thu thập được những bằng chứng đầy đủ có hiệu lực cho việc đưa ra kết luận về BCKT được chính xác, giữ chi phí kiểm toán ở mức hợp lý, tạo quan điểm tốt của khách hàng về Công ty. Do vậy mà kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán trước hết phải kiểm soát được việc lập kế hoạch kiểm toán. Giấy tờ làm việc để ghi chép công việc này được thể hiện trên mục số 500 trong hồ sơ kiểm toán. Công việc của kiểm toán viên trong phần này sau khi ký kết hợp đồng thì kiểm toán viên phải lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và xây dựng kế hoạch kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát: được hiểu như là phần công việc của kiểm toán viên cần tiến hành tìm hiểu Về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng thể hiện trên mục số 200 trong hồ sơ kiểm toán Tìm hiểu môi trường kiểm soát được ghi chếp trên mục số 100 trong hồ sơ kiểm toán Tìm hiểu chu trình kế toán của khách hàng Thực hiện các bước phân tích tổng hợp trên mục Xác định mức độ trọng yếu và xây dựng kế hoạch phục vụ và giao dịch với khách hàng ghi chép trên mục số 300 Xây dựng kế hoạch kiểm toán: trong giai đoạn này, kiểm toán viên phải đưa ra được đánh giá về rủi ro tiềm tàng và số dư các tài khoản và được ghi chép trên các giấy tờ làm việc ứng với từng phần hành cụ thể như tiền mặt là 1100, tiền giử ngân hàng là 1200, TSCĐ là 1300 và các khoản mục khác. Sau khi tìm hiểu sơ bộ về khách hàng mà kiểm toán viên đang thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên tiếp tục tiến hành đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm toán trình Ban Giám Đốc phê duyệt. Sau đây là Bản kế hoạch tổng quát của phòng nghiệp vụ I về kế hoạch kiểm toán khách hàng XYZ. Bản kế hoạch sẽ được Tổng Giám đốc soát xét và thông qua Chủ nhiệm kiểm toán để tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán. Biểu số 2.2 : Kế hoạch kiểm toán tổng quát Công ty XYZ (A200) KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ Kính gửi: Ông Trần Quốc Tuấn - Tổng Giám Đốc Ông Phạm Hùng Sơn – Phó Tổng Giám Đốc Tài chính Người lập: Hoàng Lệ Thuỷ- Ngày 22/2/2007 Kế hoạch kiểm toán cho nhóm kiểm toán phòng nghip vụ I kiểm toán Báo cáo tài chính Công ty cổ phần XYZ kỳ kế toán 1/1/2006 đến 31/12/2006 như sau: I. Nhóm kiểm toán gồm: Chức vụ Họ và tên Phòng nghiệp vụ Chủ nhiệm kiểm toán Nguyễn Hồng Vân I Kiểm toán viên Phạm Tuyết Trinh I Trợ lý kiểm toán Nguyễn Thu Hà I II. Thời gian và phạm vi kiểm toán Từ ngày 23/2/2007 đến 26/2/2006. Thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2006. III. Thông tin hoạt động của khách hàng Tên khách hàng: Công ty cổ phần văn phòng phẩm XYZ Địa chỉ: Quận Ba Đình, Hà Nội Điện thoại : Fax: Mã số thuế: Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất đồ dùng học sinh IV. Hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ Các chính sách kế toán áp dụng Kết luận và đánh giá sơ bộ về môi trường kiểm soát Kết luận về hệ thống kế toán Kết luận và đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ V. Đánh giá trọng yếu và rủi ro Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro tiềm tàng Đánh giá rủi ro kiểm soát Đánh giá kết luận của kiểm soát nội bộ Ước lượng tính trọng yếu Người lập Hoàng Lệ Thuỷ Ngày 22/2/2007 Người phê duyệt Tổng Giám Đốc Trần Quốc Tuấn Sau khi Tổng Giám đốc phê duyệt, kiểm toán viên Thuỷ sẽ đưa kế hoạch kiểm toán như trên để Chủ nhiệm kiểm toán xem xét và thực hiện. Trong bản kế hoạch kiểm toán, người lập phải đưa ra những thông tin như người thực hiện, nhiệm vụ của từng người, thời gian kiểm toán tại đơn vị, các trang bị cần thiết… Ví dụ kiểm toán viên Thủy lập bảng kế hoạch kiểm toán BCTC cho kỳ kế toán từ 1/1/2005 đến 31/12/2006 tai Công ty cổ phần văn phòng phẩm XYZ, Hà Nội. Thông tin được minh họa trên bảng số 4 Biểu số 2.3: Nhóm kiểm toán viên kiểm toán khách hàng XYZ Chức vụ Họ và tên Số năm tham gia kiểm toán Chủ nhiệm kiểm toán Nguyễn Hồng Vân 4 năm Kiểm toán viên Phạm Tuyết Trinh 3 năm Trợ lý kiểm toán Nguyễn Thu Hà 1 năm (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Trong các cuộc kiểm toán của Công ty đều có những kiểm toán viên trình độ chuyên môn vững vàng, kiểm toán viên luôn bảo đảm công việc kiểm toán được thực hiện một cách đầy đủ và khoa học. Trong nhóm kiểm toán, có cả những người đã từng thực hiện kiểm toán BCTC cho Công ty XYZ những năm trước và cũng có những người mới thựuc hiện kiểm toán lần đầu. Vậy để thực hiện kiểm toán, nhóm kiểm toán của Công ty có đủ những hiểu biết cần thiết về khách hàng, những kinh nghiệm về kiểm toán khách hàng cũng như có sự tìm hiểu mới một cách độc lập của các kiểm toán viên lần đầu thực hiện kiểm toán cho Công ty XYZ. Công ty đều tạo điều kiện tốt nhất cho các kiểm toán viên luôn có đầy đủ trang thiết bị trong các cuộc kiểm toán, do vậy nên trong mỗi cuộc kiểm toán Công ty trang bị ít nhất là 2 máy tính xách tay cho các Chủ nhiệm kiểm toán, các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán. Việc trang bị máy tính xách tay cho tất cả cá kiểm toán viên tham gia kiểm toán đã góp phần rất lớn trong nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Có thể nói rằng, việc bố trí đúng người, đúng việc, trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho kiểm toán viên là biện pháp kiểm soát chất lượng tốt nhất. Bản kế hoạch sau khi được Ban Giám đốc(BGĐ) phê chuẩn sẽ được lập thành một bản thứ hai gửi cho khách hàng. Bản kế hoạch này sẽ là căn cứ để giám sát cuộc kiểm toán. KTV chính căn cứ vào thời gian kế hoạch để phân công công việc, giám sát việc thực hiện công việc của từng cá nhân tham gia kiểm toán. BGĐ cũng sẽ căn cứ vào bản này để đánh giá những phần việc đã làm được trong toàn bộ cuộc kiểm toán. Ngoài ra, Việc lập bản kế hoạch ngoài mục đích yêu cầu khách hàng chuẩn bị kế hoạch, bố trí nhân sự, sắp xếp tài liệu phục vụ cho cuộc kiểm toán, Công ty có thể kết hợp với phía Công ty giám sát tiến độ thực hiện công việc của KTV. Sau khi lập kế hoạch kiểm toán một cách tổng quát, kiểm toán viên phải tìm hiểu khách hàng chi tiết hơn về hoạt động sản xuất kinh doanh , quy trình kế toán, tiến hành phân tích sơ bộ để từ đó xác định các tài khoản trọng yếu, mức độ sai sót tiềm tàng và đánh giá từng mức độ rủi ro kiểm soát, rủi ro phát hiện, rồi xác định rủi ro kiểm toán trong cuộc kiểm toán có thể chấp nhận được. Trên cơ sở đó, kiểm toán viên tiếp tục tiển hành lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cho các tài khoản mà Công ty khách hàng sử dụng, số dư mang tính trọng yếu. Việc lập kế hoạch chi tiết cho từng phần hành cụ thể được tổng hợp và giắn trong hồ sơ kiểm toán thực hiện trong khâu kiểm soát trước cuộc kiểm toán. Như vậy, cũng sẽ giảm bớt công việc cho kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ tiến hành từ tìm hiểu và đánh giá khách hàng, tới việc lưa chọn thủ tục kiểm toán phù hợp. Ta có thể lấy một ví dụ về kế hoạch kiểm toán tiền cho khách hàng XYZ như sau: Biểu số 2.4: Kế hoạch kiểm toán phần hành tiền khách hàng XYZ Người thực hiện Tham chiếu I Kiểm soát chi tiết 1 Lập bảng tổng hợp và đối chiếu số dư với các sổ sách và báo cáo tài chính. Kiểm tra số dư tiền măt và tiền gửi ngân hàng 2 Thu thập Biên bản kiểm kê quĩ cuối năm. Đối chiếu với sổ quĩ tiền mặt, xác định nguyên nhân chênh lệch. 3 Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt tại thời điểm kiểm toán. Lưu ý nếu quĩ bao gồm cả những chứng từ có giá như: Ngân phiếu, Trái phiếu hoặc vàng, bạc, đá quí thì phải kiểm tra chi tiết để xác định giá trị hợp lý; Xem những chứng từ mua bán có liên quan. Căn cứ kết quả kiểm kê để xác định số dư tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Yêu cầu giải trình nếu có sự chênh lệch. 4 So sánh số dư trên sổ quĩ và tiền gửi NH với Sổ cái tổng hợp. 5 Thực hiện thủ tục đối chiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng: Gửi thư xác nhận số dư TGNH; và Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với số dư sổ phụ. Giải thích các khoản chênh lệch lớn (nếu có). Thu thập hoặc tiến hành đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng tại ngày lập bảng cân đối giữa sổ Cái. Kiểm tra việc ghi chép và hạch toán các khoản thấu chi tiền gửi ngân hàng. Các khoản lãi phải trả đối với các khoản thấu chi và hồ sơ chứng từ về việc bảo lãnh hay phê duyệt các khoản thấu chi. Kiểm tra các tính hiện hữu của các tài sản thế chấp hay bảo lãnh ghi chép trên sổ sánh, chứng từ của công ty. 6 Kiểm tra lại tất cả các khoản tiền gửi chưa được ghi vào ngày cuối kỳ với báo cáo ngân hàng sau ngày khoá sổ. Kiểm tra tài khoản tiền đang chuyển 7 Đối chiếu các séc chưa về tài khoản tiền gửi và các khoản khác (như chuyển khoản, các nghiệp vụ chuyển tiền giữa các đơn vị nội bộ và rút tiền gửi nhập quĩ) với sổ phụ ngân hàng tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Kiểm tra các khoản tiền đó được ghi chép vào sổ phụ của tháng tiếp sau ngày khoá sổ. Xác minh những séc lớn chưa về trong tháng tiếp sau ngày khoá sổ. Kiểm tra sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng để đối chiếu các séc chuyển trả thanh toán cho nhà cung cấp tại ngày khoá sổ với sổ phụ tháng tiếp sau ngày khoá sổ. 8 Soát xét các khoản thu chi trước và sau ngày khoá sổ, ghi chú các khoản lớn hoặc bất thường. Xác định xem chúng đã được ghi vào đúng kỳ hay không? 9 Các thủ tục khác: - Xem xét việc áp dụng tỷ giá chuyển đổi sang đồng tiền hạch toán tại thời điểm báo cáo đối với các tài khoản tiền ngoại tệ. Đối chiếu với Sổ cái, kiểm tra việc tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá; đánh giá số dư ngoại tệ cuối kỳ. - Xem xét việc kiểm soát áp dụng tỷ giá chuyển đổi đối với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Kiểm tra việc ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ đó trong kỳ. - Xem xét và yêu cầu khách hàng đưa ra các bằng chứng của các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến bên thứ ba. - Chú ý các khoản thường ghi thiếu như lãi tiền gửi, lệ phí ngân hàng, các khoản thu hoặc chi tiền gửi ngân hàng phải có giấy báo Nợ hoặc báo Có của ngân hàng. Chú ý đến tính chất hợp pháp, hợp lý của chứng từ về mặt đảm bảo các yếu tố cơ bản của chứng từ, có đầy đủ chứng từ gốc chứng minh hay không. IV (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Lập kế hoạch kiểm toán giúp cho kiểm toán viên thu được bằng chứng có giá trị và đầy đủ các tình huống và để tránh những bất đồng với khách hang. Do vậy lập kế hoạch kiểm toán là công cụ kiểm soát chất lượng kiểm toán vô cùng quan trọng trong mỗi cuộc kiểm toán. Một kế hoạch tốt sẽ đảm bảo cho cuộc kiểm toán chất lượng cao, còn nếu lập kế hoạch không tốt thì cuộc kiểm toán sẽ gặp nhiều rủi ro kiểm toán, ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty. Vì vậy để kiểm soát tốt chất lượng cuộc kiểm toán thì ngay trong khâu đầu tiên của cuộc kiểm toán là lập kế hoạch kiểm toán phải được thực hiện tốt nhất để mang lại chất lượng kiểm toán cao nhất. 2.2.2 Kiểm soát hồ sơ kiểm toán Hệ thống hồ sơ kiểm toán giúp cho quá trình lập kế hoạch kiểm toán, lập giấy tờ làm việc, xác định và kiểm tra các bước kiểm soát, lập báo cáo tài chính sau kiểm toán, lưu trữ các thông tin khác để giao dịch và phục vụ khách hàng. Ý nghĩa của Hồ sơ kiểm toán là vô cùng quan trọng, VAE cũng đã có hệ thống hồ sơ kiểm toán thống nhất. Trong đó mục tiêu của việc thiết lập hồ sơ kiểm toán hướng tới những yếu tố sau: - Dễ dàng trong kiểm tra soát xét hồ sơ. Đối với KTV phụ trách chính cuộc kiểm toán, nhìn vào hồ sơ kiểm toán KTV có thể nhận thấy ngay tiến độ của hợp đồng đang thực hiện. Qua đó Chủ nhiệm kiểm toán, KTV nêu lên những công việc cần làm tiếp theo, chất lượng công việc cũng như sự có mặt hay không có mặt của những tài liệu cần thiết trong hồ sơ. Như vậy, việc tổ chức hồ sơ rõ rang giúp ích rất nhiều trog việc rút ngắn thời gian kiểm toán, công việc sẽ hiệu quả. Đối với những lãnh đạo hay người ký BCKT: thì công việc soát xét hồ sơ trước khi đưa ra ý kiến kiểm toán là rất quan trọng, và hồ sơ được thiết lập sẽ giúp cho công việc kiểm tra soát xét được dễ dàng hơn, giảm thiểu những sai sót trong kiểm toán. Bố trí hồ sơ hợp lý, sẽ giúp cho các chủ nhiệm soát xét nhanh chóng thuận lợi, trên cơ sở ý kiến sẽ được chính xác hơn. - Làm tài liệu đào tào cho các lớp nhân viên mới: Hồ sơ kiểm toán các năm trước sẽ tạo điều kiện giúp cho các nhân viên mới có thể hình dung công việc làm của mình trong tương lai, họ có thể dùng hồ sơ năm trước để chủ nhiệm đào tạo sử dụng làm tài liệu đào tạo. - Làm bằng chứng: cũng như yêu cầu chung đối với hồ sơ kiểm toán thì việc sử dụng hồ sơ kiểm toán cũng nhằm thỏa mãn các yêu cầu của một bằng chứng kiểm toán, có thể chứng minh cho tất cả các công việc mà KTV và trợ lý đã làm và còn trình bày tài liệu một cách đầy đủ khoa học, rõ rang hơn nâng cao sức thuyết phục của bằng chứng. - Lưu trữ hồ sơ kiểm toán được đơn giản hóa: Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán năm và thường trực nhằm đảm bảo cho công việc lưu trữ được đơn giản hơn. Khi hồ sơ đã được lưu trữ thì cần mmọt tài liệu nào đó tròng hồ sơ cũng rất dễ rang bởi hồ sơ có hệ thống chỉ mục đầy đủ khoa học, tìm kiếm tài liệu được đơn giản hóa. Nguyên tắc trong lưu trữ hồ sơ kiểm toán sẽ là những rằng buộc đối với KTV khi mới bắt đầu nhưng khi đã quen hơn thì sẽ tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng công việc. - Hồ sơ kiểm toán thông minh góp phần rút ngắn quá trình lập kế hoạch kiểm toán, đưa ra các khả năng rủi ro ở từng phần hành trong khâu lập kế hoạch kiểm toán. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán càng hiệu quả cũng giúp kiểm toán viên thiết lập các giấy tờ làm việc phục vụ cho quá trình kiểm tra chi tiết.Để thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ kiểm toán, hệ thống hồ sơ kiểm toán được xây dựng trên cơ sở hệ thống tham chiếu chuẩn của Công ty quy định. Hệ thống hồ sơ kiểm toán được sắp xếp theo chỉ mục và ký tự. Trong đó, ký tự từ số 100 đến 400 là hồ sơ tổng hợp gồm các thông tin chung về việc thực hiện hợp đồng cuộc kiểm toán đó như là sự đánh dấu sự tìm hiểu những thông tin ban đầu, kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán.Hồ sơ này do KTV phụ trách thực hiện. Các chỉ mục từ số 500 đến 800 chứa đựng tất cả các giấy tờ làm việc được sử dụng trong suốt quá trình kiểm toán. Hồ sơ này được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm được phân công việc cụ thể theo cuộc sẵn theo biểu số 05. Biểu số 2.5: Hệ thống tham chiếu hồ sơ kiểm toán Nội dung Tham chiếu Lập kế hoạch I Đánh giá rủi ro và môi trường kiểm toán 100 Tìm hiểu hoạt động khách hàng 200 Tìm hiểu các quy trình kế toán 300 Các thủ tục đánh giá phân tích 400 Xác định mức độ trọng yếu 500 Tổng hợp rủi ro và kế hoạch kiểm toán 600 Quản lý kiểm toán II Tài liệu họp với khách hàng 700 Tài liệu giao dịch với khách hàng 800 Hệ thống kiểm soát nội bộ 900 Kiểm tra chi tiết tài sản III Phần hành tiền 1000 Phần hành Tài sản cố định 1100 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Về kiểm soát hồ sơ kiểm toán Ghi chép giấy tờ làm việc Giấy tờ làm việc được Công ty xây dựng theo quy chuẩn riêng của Công ty, trên các giấy tờ đó đều có biểu tượg Công ty VAE và được đánh số theo chỉ mục trên biểu số 5. Trong thực hiện kiểm toán các KTV không được sử dụng giấy tờ làm việc nào khác, chỉ có giấy tờ của VAE mới được lưu vào hồ sơ kiểm toán của Công ty, ngoài ra các giấy tờ ghi chép khác không được coi là bằng chứng kiểm toán, hay sử dụng tài liệu để làm soát xét. Các giấy tờ làm việc tại một hồ sơ kiểm toán tại phòng nghiệp vụ I: - Tờ tổng hợp số dư kiểm toán: là một phần quan trọng nhất của hồ sơ kiểm toán, nó phản ánh số dư tài khoản trước điều chỉnh và phân loại sau điều chỉnh. Mỗi khoản mục của BCTC trên giấy tờ làm việc đều phải đánh số tham chiếu vào từng phần hành riêng (đánh tham chiếu trên từng số liệu). - Tờ tổng hợp: gồm những giấy tờ làm việc phản ánh số dư trên sổ cái mà nằm trong một khoản mục của BCTC. Tờ tổng hợp từng phần này cũng tập hợp tất cả các bút toán điều chỉnh có ảnh hưởng đến khoản mục đó được giải thích tại tờ ghi chú soát xét. KTV phải đánh dấu tham chiếu từ tờ này đến tờ chương trình kiểm toán để người soát xét có thể soát xét nội dưng kiểm tra từng khoản mục. - Tờ ghi chú: là những tờ ghi chép các thông tin cơ sở của khách hàng có ảnh hưởng trực tiếp tới phần hành kiểm toán. Thí dụ như khi kiểm tra phần hành tiền thì tờ lưu trữ các thông tin về đơn vị tiền tệ hoạch toán, ngoại tệ sử dụng, tỷ giá giao dịch của NHNN, các số hiệu tài khoản ngân hàng mà Công ty thực hiện giao dịch, biên bản kiểm kê tiền, giấy báo nợ hay có của ngân hàng. Ngoài ra trong tờ giấy tờ ghi chú hệ thống này cũng phản ánh các phân tích của KTV, mức rủi ro đánh giá về các tài khoản trong phần hành đó. - Chương trình kiểm toán: là bảng tổng hợp các thủ tục kiểm toán chi tiết đối với một phần hành. Ở mội phần hành, chương trình kiểm toán đều có hệ thống các thủ tục chuẩn. KTV trên cơ sở đánh giá rủi ro kiểm toán và môi trường kiểm soát cũng như sau khi tìm hiểu về hoạt động sản xuất, kinh doanh của khách hàng sẽ tiến hành trả lời các câu hỏi có sẵn để xác định thủ tục kiểm toán sẽ thực hiện. - Giấy tờ làm việc: như đã đề cập ở phần trên, giấy tờ làm việc dung để ghi chép và lưu trữ các bằng chứng mà kiểm toán viên thu thập được trong quá trình kiểm toán phục vụ cho việc đưa ra ý kiến về phần hành kiểm toán. - Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh: giấy tờ này dùng để tập hợp toàn bộ các bút toán đã thống nhất với khách hàng. Sau đó các bút toán đã điều chỉnh và phân loại lại và được ghi vào giấy tờ làm việc đó là tờ tổng hợp số dư kiểm toán và bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh thì KTV mới lập BCTC mới sau khi đã điều chỉnh. Các giấy tờ làm việc những phần hành chính thì do Chủ nhiệm kiểm toán lập hoặc do KTV phụ trách phần hành trực tiếp lập và sẽ được soát xét, kiểm tra trực tiếp bởi ccác KTV cấp cao hơn. Soát xét giấy tờ làm việc của KTV Đối với các giấy tờ làm việc mà được Chủ nhiệm kiểm toán lập thì việc soát xét bởi Phó tổng giám đốc hoặc do Tổng Giám Đốc soát xét. Trình tự được thể hiện qua sơ đồ sau: Ghi chép giấy tờ làm việc Soát xét giấy tờ làm việc KTV Chính Chủ nhiệm kiểm toán Sơ đồ 2.3: Trình tự tham gia soát xét của Ban Giám đốc Ghi chép giấy tờ làm việc Soát xét giấy tờ làm việc Chủ nhiệm kiểm toán Trợ lý kiểm toán Kiểm toán viên chính Sơ đồ 2.4: Trình tự soát xét của chủ nhiệm kiểm toán Theo biểu số 03 trong cuộc khách hàng XYZ tại Hà Nội, công việc soát xét giấy tờ được thực hiện như sau: Công việc của KTV: trong suốt thời gian kiểm toán, chị Nguyễn Hồng Vân và Chị Trinh sẽ thực hiện kiểm toán và hoàn thiện giấy tờ làm việc các phần hành như Giá vốn hàng bán, giá thành sản phẩn, doanh thu, Báo cáo, Lập kế hoạch, vốn chủ sở hữu đây là những phần hành phức tạp. Sau mỗi phần hành, các giấy tờ làm việc do trợ lý kiểm toán Hà thực hiện được chuyển cho KTV Trinh soát xét. Việc kiểm soát và soát xét của KTV Trinh được thực hiện trong suốt cuộc kiểm toán. Tuy vậy, KTV bắt buộc phải thực hiện soát xét chính thức hồ sơ kiểm toán trước khi chuyển cho KTV chính soát xét. Việc soát xét hồ sơ là để đảm bảo rằng các trợ lý kiểm toán đã thực hiện đúng, hợp lý các thủ tục kiểm toán đã được thiết lập và chương trình kiểm toán cũng như các giấy tờ làm việc đã hoàn thành và được ghi chép đầy đủ. Các yêu cầu về hình thức đối với giấy tờ làm việc là phải có đầy đủ tên người lập, ngày soát xét; phải có nội dung soát xét, tên khách hàng, tài khoản kiểm tra…Về nội dung, chị Trinh sẽ kiểm tra tính đầy đủ của các thông tin phản ánh trên giấy tờ làm việc như nội dung cấu thành số dư tài khoản tiền, các bước kiểm toán áp dụng, phát hiện của KTV, đánh giá, kết luận và gợi ý điều chỉnh của KTV, giải thích các ghi chú kiểm tra. Ví dụ về một giấy tờ làm việc kiểm soát phần hành tiền mặt theo: Biểu số 2.6: Giấy tờ làm việc kiểm tra chi tiết tiền mặt CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM VIETNAM AUDITING AND EVALUATION COMPANY Client/ Khách hàng: công ty CP XYZ Prepare/ Người lập (ký tên)…date 23/2/2007 Period/ Kỳ: từ 1/1/06- 31/12/06 Reviewed by/ nguời soát xét NHV date ………… Subject / Nội dung: kiểm tra chi tiết Tk tiền mặt Stt nội dung theo sổ sách kế toán số KTV chênh lệch ghi chú 1 Chi tiền cho CNV 2.581.133.000 2.581.133.000 0 2 Chi tiếp khách 2.825.048.000 2.793.832.000 312.156 đã kt .Note: Không có chênh lệch nào đáng kể, mục tiêu kiểm toán đã đạt đ ược. (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Biểu số 2.6 thể hiện dấu soát xét của 2 cấp kiểm toán là Kiểm toán viên và trưởng nhóm kiểm toán. - Công việc của kiểm toán viên chính: Sau khi kiểm toán viên Trinh soát xét, các giấy tờ làm việc được tập hợp thành hồ sơ kiểm toán và gửi cho KTV Vân kiểm tra, kiểm soát. Mục đích của việc soát xét của KTV chính là để đánh giá tất cả các bằng chứng kiểm toán thu thập được qua các cuộc kiểm toán để có thể đưa ra ý kiến kiểm toán tương ứng và các báo cáo khác được phát hành kèm theo. Soát xét của KTV chính phải đảm bảo rằng từ khâu lập kế hoạch chương trình kiểm toán đến các bước kiểm toán đều đã được ghi chép đầy đủ trong hồ sơ kiểm toán trước khi chuyển cho chủ nhiệm kiểm toán và Ban giám đốc soát xét. Nhiệm vụ của KTV Vân là phải bảo đẩm tất cả các giấy tờ làm việc của KTV và trợ lý kiểm toán trong hồ sơ kiểm toán đã được tự soát xét. - Công việc của chủ nhiệm kiểm toán: chủ nhiệm kiểm toán là người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với một cuộc kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán Sơn phải thường xuyên theo dõi và kiểm soát về tiến độ và chất lượng công việc thực hiện. Cụ thể thì Chủ nhiệm kiểm toán Sơn phải có trách nhiệm giải đáp mọi thắc mắc cũng như đưa ra các quyết định giải quyết các khó khăn trong quá trình thực hành kiểm toán của các KTV. Ngoài ra, chủ nhiệm kiểm toán có trách nhiệm soát xét giấy tờ làm việc của trợ lý kiểm toán, các KTV và trách nhiệm soát xét lại các giấy tờ làm việc được lập bởi KTV chính hay trưởng nhóm kiểm toán. Về trình tự soát xét của KTV chính và chủ nhiệm kiểm toán có sự khác nhau: Nếu KTV Vân soát xét chi tiết từng giấy tờ làm việc của tất cả các phần hành, tiến hành đối chiếu giữa tờ tổng hợp và chi tiết thì Chủ nhiệm kiểm toán lại soát xét theo một trình tự khác. Tức là chủ nhiệm kiểm toán sẽ soát xét tất cả các tờ tổng hợp của từng khoản mục trên BCTC, kết luận của kiểm toán viên đối với ừng phần hành, chương trình kiểm toán đối với từng phần hành đã được thực hiện, các công việc do KTV thực hiện mà chưa được soát xét. Sau đó Chủ nhiệm kiểm toán Sơn sẽ xét đoán và quyết định xem phải đi sâu vào soát xét những tờ chi tiết dưa trên tính trọng yếu, đánh giá rủi ro và kinh nghiệm nghề nghiệp của các kiểm toán viên và các trợ lý kiểm toán trong cuộc kiểm toán đó. Ở giai đoạn kết thúc kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán cần phải phân tích các thông tin tài chính trên báo cáo tài chính. Kiểm toán viên chính thực hiện soát xét trước khi lập báo cáo kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán sẽ xem xét kết quả phân tích soát xét của kiểm toán viên chính. Ở giai đoạn này có một mốc đánh dấu là kiểm soát để phát hành báo cáo. Do vậy, mọi công tác soát xét cần phải được tiến hành cẩn thận và qua nhiều cấp soát xét, trước tiên là của kiểm toán viên soát xét những công việc của trợ lý kiểm toán, sau đó chuyển sang cấp kiểm soát cao hơn là truởng nhóm kiểm toán đến Chủ nhiệm kiểm toán. Sau đây là giấy tờ soát xét trong cuộc kiểm toán Công ty cổ phần XYZ. Biểu số 2.7: Giấy tờ soát xét kiểm tra báo cáo tài chính của Công ty CP XYZ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM VIETNAM AUDITING AND EVALUATION COMPANY Khách hàng: Công ty CP vaXYZ Người soát xét: HS,NHV Nội dung: Kiểm tra báo cáo tài chính Ngày soát xét:23/2/07 Kỳ thực hiện: 1/1/06 đến 31/12/06 GIẤY SOÁT XÉT Stt Nội dung soát xét Tham chiếu Giải trình 1 Xem lại nội dung của VCSH v không phù hợp với chi phí phát hành 2 Xem xét lại công ty có ghi v nhận vốn góp bằng thương hiệu không phải có ý kiến 3 Bổ xung tiền mặt vốn, quỹ còn thiếu so với báo cáo mẫu v Hoàn thiện các giấy tờ và file kiểm toán v Note: Nhóm kiểm toán xem lại các chỉ tiêu trên báo cáo đã trùng khớp chưa Bổ xung các số liệu đã sủa vào các giấy tờ làm việc Hoàn thành báo cáo theo đúng kế hoạch (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Biểu trên thể hiện soát xét của hai cấp kiểm toán là Trưởng nhóm kiểm toán và chủ nhiệm kiểm toán. Sau khi thu thập tài liệu, trợ lý kiểm toán Hà tổng hợp trên giấy tờ làm việc và gửi cho trưởng nhóm kiểm toán Vân và ghi chú những vấn đề cần lưu ý trên giấy tờ soát xét. Khi đã có ý kiến trên giấy soát xét nhóm trưởng Vân lại đưa cho cấp soát xét cao hơn là chủ nhiệm kiểm toán Sơn và ghi lại phần note ở dưới giấy soát xét. - Công việc của thành viên Ban giám đốc phụ trách hợp đồng: là người soát xét cuối cùng đối với các giấy tờ làm việc do kiểm toán viên lập trong toàn bộ cuộc kiểm toán, và kiểm tra các chữ ký của chủ nhiệm kiểm toán. Ban giám đốc dựa trên chất lượng Hồ sơ kiểm toán để quyết định chấp nhận phát hành hay ra yêu cầu kiểm toán bổ sung. Để đảm bảo chất lượng, trước khi phát hành báo cáo kiểm toán một lần nữa các cấp quản lý đều phải khẳng định và ký vào bản giải trình về việc soát xét và chấp thuận kết quả của cuộc kiểm toán. Nội dung văn bản là cam kết của tất cả các thành viên tham gia kiểm toán về sự hiểu biết đầy đủ công việc và cách thức tiến hành công việc dưa trên sự tuân thủ các quy định hướng dẫn của Công ty và các chuẩn mực kiểm toán. Là thành viên Ban giám đốc nên là người chịu trách nhiệm về hợp đồng và kỹ thuật, phải bảo đảm rằng các giấy tờ làm việc đã phản ánh đầy đủ và hợp lý các tài liệu, bằng chứng mà kiểm toán viên thu thập về báo cáo tào chính của đơn vị. Việc soát xét hồ sơ kiểm toán được kiểm tra từ cấp nhỏ đến người có trách nhiệm lớn nhất mà Công ty áp dụng sẽ giúp cho quá trình kiểm soát được thực hiện tốt nhất, hiệu quả nhất, tránh được các rủi ro kiểm toán cho từng cuộc kiểm toán. Ngoài ra, phải kể đến các lợi ích của hồ sơ kiển toán, nó không những là tài sản quan trọng của Công ty, mà còn là cơ sở để kiểm toán viên đưa ra ý kiến về tình hình hoạt động của đơn vị được kiểm toán, là những tài liệu minh chứng cho một quá trình làm việc nghiêm túc của các nhân viên trong Công ty. Kiểm soát hồ sơ kiểm toán có nghĩa là kiểm soát được toàn bộ quá trình kiểm toán, Chất lượng hồ sơ kiểm toán phản ánh một cách chính xác chất lượng cuộc kiểm toán đã được thực hiện. Do vậy, chất lượng cuộc kiểm toán không thể không thể không kiểm soát chất lượng hồ sơ kiểm toán. Với hệ thống hồ sơ kiểm toán chuẩn được áp dụng thống nhất của Công ty việc kiểm soát hồ sơ là dễ dàng, các trách nhiệm của từng người cũng được phân chia rõ ràng. Đây cũng là lợi thế của Công ty, trong việc đẩy mạnh chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng. 2.2.3 Kiểm soát Báo cáo kiểm toán Kết thúc công việc của một cuộc kiểm toán được đánh dấu bằng việc phát hành Báo cáo kiểm toán, Báo cáo này phản ánh kết quả làm việc của nhóm kiểm toán. Mặt khác, những người sử dụng báo cáo kiểm toán là tài liệu duy nhất họ được sử dụng. Vì vậy, việc kiểm soát chất lượng báo cáo kiểm toán là công việc không thể thiếu được trong quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của Công ty. Kiểm soát báo cáo kiểm toán được thực hiện tương tự như kiểm soát hồ sơ kiểm toán. Tuy nhiên, trong kiểm soát báo cáo kiểm toán thì sau khi lập báo cáo kiểm toán được sự rà soát của kiểm toán viên, trưởng nhóm kiểm toán và chủ nhiệm kiểm toán cuối cùng là Ban Giám Đốc, nhưng báo cáo lần 1 dưới hình thức là bảo thảo, bản báo cáo này được gửi cho khách hàng. Khách hàng sẽ tiến hành chỉnh sửa bổ sung các tài liệu liên quan đến công ty theo ý kiến của mình và gửi lại cho kiểm toán viên. Kiểm toán viên chính sẽ đưa ý kiến sửa đổi khách hàng cho chủ nhiệm kiểm toán cùng trao đổi với Ban Giám Đốc và đi đến kết luận sau thoả thuận. Sau đó, hai bên khách hàng và Công ty thoả thuận để phát hành báo cáo kiểm toán chính. Báo cáo kiểm toán chính được phát hành, gửi Ban Giám đốc ký duyệt và gửi cho khách hàng đồng thời lưu một bộ và trong hồ sơ kiểm toán của nhóm. Sau đây là một minh hoạ cho công tác soát xét báo cáo kiểm toán lần 1 thể hiện trong biểu số Biểu số 2.8: Giấy tờ soát xét báo cáo kiểm toán của Công ty CP XYZ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM VIETNAM AUDITING AND EVALUATION COMPANY Khách hàng: Công ty CP văn phòng phẩm XYZ Người soát xét:HS,T Nội dung: kiểm soát báo cáo kiểm toán Ngày: 26/2/07 kỳ thực hiện: 1/1/06 đến 31/12/06 GIẤY SOÁT XÉT Stt Nội dung soát xét Tham chiếu Phần thuyết minh các chính sách kế toán chưa khớp với bản kế hoạch kiểm toán cần xem lại Kiểm tra lại sự khớp đúng các số liệu lần nữa Phần thuyết minh các quỹ phải tách riêng khỏi phần NV theo QĐ 15 4 Bổ sung phần bảng tính các tỷ suất tài chính của công ty XYZ 5 Đề nghị Vân và nhóm kiểm toán xem lại phông báo cáo của công ty và QĐ 15 Note: nhóm kiểm toán triển khai phát hành báo cáo theo đúng kế hoạch kiểm toán sửa xong các lưu ý in 1 bản sửa lên Ban Giám Đốc soát xét áo cáo kiểm toán chính - nhóm kiểm toán xem kỹ phông mẫu báo cáo (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 2.2.3. Kiểm soát sau cuộc kiểm toán Nhiều Công ty không mấy chú trọng giai đoạn sau này, nhưng đối với Công ty thì trách nhiệm của KTV sẽ luôn gắn kết với báo cáo kiểm toán mà KTV đã kiểm toán. Kiểm soát sau cuộc kiểm toán là một công tác đươc Công ty duy trì ở tất cả các cuộc kiểm toán. Công việc này duy trì khách hàng, đánh giá chất lượng dịch vụ kiểm toán mà Công ty cung cấp. Tuy vậy, các hoạt động thăm dò mức độ thỏa mãn của khách hàng chỉ bằng phương thức tiếp xúc trực tiếp của nhân viên, cán bộ của đơn vị bạn nên có sựu hạn chế về chất lượng thông tin và không đảm bảo mức độ khách quan trọng kiểm soát đối với các thành viên tham gia kiểm toán. Như đã được đề cập trong mục trên Công ty cũng lập ra quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán sau mỗi mùa kiểm toán. Trong năm 2005, Công ty thực hiện kiểm tra chọn mẫu cuộc kiểm toán với số lượng là 120 Hồ sơ kiểm toán, ví dụ như Hồ sơ kiểm toán của Công ty dược phẩm ABC, Công ty giấy A, Công ty dầu khí B, Công ty sản xuất giầy thể thao và một số hồ sơ khác. Với tình hình thực tế về công tác kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của Công ty VAE như đã nêu trên tuy chưa thể hiện được thực tế của Công ty, nhưng đã phần nào phản ánh về công tác kiểm soát chất lượng mà Công ty đã thực hiện. PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY VAE 1. Nhận xét về hoạt động kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại VAE 1.1. Những điểm mạnh về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán Thiết lập được một quy trình kiểm soát chất lượng khá chặt chẽ: từ khâu chuẩn bị lập kế hoạch đến kiểm soát sau cuộc kiểm toán, tạo thành một chu trình khép kín và kiểm soát được chất lượng tốt, có sự tham gia của các thành viên Ban Giám đốc, các chủ nhiệm kiểm toán và các kiểm toán viện chính đều tham gia soát xét từ dưới lên trên. Cho đến nay Công ty vẫn tuân thủ áp dụng những công việc khá tốt và nghiêm túc. Tổ chức hồ sơ kiểm toán: việc lưu trữ các tài liệu trên hồ sơ kiểm toán rất khoa học, tra cứu dễ dàng, điều này giúp cho chủ nhiệm kiểm toán và Ban Giám đốc soát xét mà không cần giám sát mọi lúc rút ngắn thời gian kiểm toán mà vẫn đem lại hiệu quả trong công tác kiểm soát chất lượng. Công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên: Công ty luôn coi công tác này là một trọng tâm trong chiến lược phát triển công ty. Vì vậy mà Công ty có những quy định rất rõ ràng về vấn đề này: Hàng năm đều có chỉ tiêu tuyển nhân viên và các tiêu chuẩn về đội ngũ nhân viên mới, tổ chức nhiều lớp bồi dưỡng cho nhân viên cũ; Chương trình đào tạo của Công ty đa dạng và thay đổi theo sự thay đổi của nền kinh tế và yêu cầu của Nhà nước ta, Khuyến khích nhân viên và tạo điều kiện để nhân viên tham gia thi tuyển chứng chỉ Kiểm toán viên; trình độ năng lực của nhân viên được đánh giá khách quan; chế độ khen thưởng, đề bạt nhân viên lên Ban lãnh đạo được tiến hành theo chính sách của Công ty thay đổi theo chế độ phúc lưọi của Chính phủ. Công tác kiểm soát khách hàng được thực hiện có hiệu quả: Công ty đẫ có bộ phận tiến hành thăm dò mức độ thỏa mãn của khách hàng, các nhân viên luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp và phục vụ khách hàng tốt nhất. Trước khi tiến hành thực hiện hợp đồng với khách hàng, Công ty luôn tiến hành đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm toán để đưa ra quyết định có nên duy trì kiểm toán nữa hay không hoặc có nên thực hiện hợp đồng hay không. 1.2 Những tồn tại về chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty Tuy rằng Công ty đã xây dựng một chương trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán chặt chẽ, nhưng Công ty soát xét chất lượng không đựơc thực hiện ở tất cả các cuộc kiểm toán hoặc chỉ thực hiện ở một số cuộc kiểm toán, chương trình kiểm toán và thực hiện công việc kiểm toán của Công ty chưa có sự kiểm tra chéo từ phía các cơ quan quản lý Nhà nước về kiểm toán. Chính vì mặt tồn tại trên, là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến việc đảm bảo nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán, dẫn đến hiện tượng thiếu tin tưởng từ phía các Công ty nước ngoài. Hạn chế thứ hai mà Công ty chưa khắc phục được là: trong giai đoạn kiểm soát sau cuộc kiểm toán, việc đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về chất lượng cuộc kiểm toán chỉ đựoc thực hiện thông qua trao đổi trực tiếp với khách hàng sau mỗi cuộc kiểm toán. Công ty có thể đưa ra biện pháp khắc phục như đưa ra Mẫu đánh giá khách hàng, gồm các vấn đề như lời bình của kiển toán viên tiền nhiệm và sự đánh giá của Ban quản trị đựoc soạn thảo cho từng khách hàng khi chấp nhận kiểm toán. Từ những hạn chế trên, việc thành lập một Ủy ban kiểm soát chất lượng kiểm toán để thực hiện kiểm tra chéo là một biện pháp cấp thiết, và đưa ra mẫu kiểm tra sự hài lòng của khách hàng là rất quan trọng. Tuy vậy để làm được những công việc trên đòi hỏi sự trợ giúp của hành lang pháp lý nước ta cần được hoàn thiện ở mức cao hơn, Công ty phải nỗ lực không ngừng để tìm ra những biện pháp hiệu quả để Công ty thực hiện đến mục đích đã đưa ra. 2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE 2.1 Thiết lập kiểm soát chéo giữa các nhóm kiểm toán Kiểm tra chéo được hiểu là sự kiểm tra bởi các Công ty kiểm toán về tính tuân thủ của một Công ty kiểm toán đối với hệ thống kiểm soát chất lượng của nó. Lợi thế của việc kiểm tra chéo là có thể mang lại lợi ích chonghành nghề và bản than các Công ty kiểm toán, còn để xác định và báo cáo liệu Công ty kiểm toán đang được kiểm tra có triển khai những chính sách và hợp lý với sự kiểm soát chất lượng hay không. Đối với các nhóm kiểm toán trong mỗi phòng kiểm toán tại mỗi phòng nghiệp vụ nên thiết lập kiểm soát chéo giữa các nhóm kiểm toán. Việc kiểm soát của một nhóm kiểm tóan khác đối với hồ sơ kiểm toán sẽ có được những ý kiến khách quan, độc lập về chất lượng công việc mà nhóm được thực hiện từ chi tiết đến tổng hợp, soát xét từ kế hoạch kiểm toán, thực hành kiểm toán cho đến khi phát hành báo cáo kiểm toán. Để thực hiện được thì Công ty nên có biện pháp xây dựng quy trình để thực hiện kiểm tra chéo giữa các phòng nghiệp vụ. Các bước tiến hành xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng theo phương thức kiểm tra chéo theo sơ đồ 3.1 minh họa. Để thực hiện được một quy trình kiểm tra chất lượng cho việc kiểm tra chéo giữa các nhóm kiểm toán hay giữa các phòng nghiệp vụ. Ta có thể chia các giai đoạn kiểm toán thành 3 giai đoạn: + Giai đoạn chuẩn bị cho kiểm tra: giai đoạn này gồm các nội dung cần chuẩn bị như sau: Chọn Hồ sơ kiểm toán để kiểm tra, việc lựa chọn một số hồ sơ để kiểm tra cần phải có những đặc điểm chú ý như: hồ sơ phải đại diện cho hoạt động của cả phòng và tập trung vào những hồ sơ có rủi ro cao mà kiểm toán viên đã nhận xét trong phần đánh giá rủi ro. Thông báo kiểm tra hồ sơ kiểm toán cho toàn bộ phòng nghiệp vụ được kiểm tra. Ban giám đốc chọn nhóm kiểm tra + Giai đoạn thực hiện kiểm tra, nội dung của bước kiểm tra gồm các bước sau: Bước 1: Kiểm tra các hồ sơ về trình tự sắp xếp đánh tham chiếu tài liệu theo đúng quy định của Công ty không; kiểm tra quy trình thực hiện và so sánh với chuẩn mực chung Bước 2: Kiểm tra việc thực hiện soát xét hồ sơ kiểm toán do nhóm kiểm toán đã thực hiện, việc thực hiện này sẽ kiểm tra được nhóm kiểm toán có tuân thủ các phương pháp, các quy định mà Công ty đưa ra cho kiểm toán viên hay không. + Giai đoạn kết thúc kiểm tra, nội dung phần này cần đưa ra kết luận đánh giá về hồ sơ kiểm toán đã kiểm tra và nhận xét về những yếu điểm, những điểm cần phát huy của nhóm kiểm toán. Kết thúc công tác kiểm tra hồ sơ kiểm toán phải có Biên bản để đánh giá về quá trình kiểm tra đã diễn ra, rút kinh nghiệm trong mùa kiểm toán sau. Việc thực hiện giải pháp trên sẽ đem lại lợi ích cho Công ty một cách trực tiếp, thể hiện chất lượng từng dịch vụ cung cấp tới khách hàng sẽ có chất luợng tốt. Kết quả của kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán, theo phương pháp kiểm tra chéo được ghi nhận trong biên bản đối chiếu chất lượng kiểm toán. Các thành viên tham gia kiểm tra soát xét phải ký vào kiển bản đối chiếu này, Biên bản sẽ gồm có bốn phần Phần I: Tổng quan bao gồm mục đích, phạm vi áp dụng, và nội dung của biên bản đối chất lượng kiểm toán Phần II: Kiểm soát về ký kết hợp đồng gồm các thủ tục thực hiện kiểm soát được áp dụng Phần III: Kiểm soát về các thủ tục kiểm toán gồm các thử nghiệm cơ bản và xây dựng các ước tính kiểm toán và báo cáo Biên bản đối chiếu chất lượng kiểm toán nên được thống nhất và có quy định cụ thể tại Công ty. Đánh giá hiệu quả vân dụng các quy định quy dịnh với KSCL từng phòng Xây dựng quy định KSCL và đánh giá kết quả của bước 1 Áp dụng các quy trình KSCL Tổng kết những kết quả đạt được trong xây dựng quy trình KSCL Sơ đồ 3.1: Nội dung kiểm soát chất lượng trong kiểm tra chéo Mục đích của việc lập biên bản này làm cơ sở cho sự tuân thủ các quy định của VAE về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán bao gồm: Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc, Chủ nhiệm kiểm toán, các giám sát viên, phải tham gia theo dõi sóat xét và ký duyệt vào các phần nội dung phù hợp với trách nhiệm của mình. Về phía các tổ chức Nhà nước: hàng năm phải kiểm tra hoặc kiểm tra chéo giữa các tổ chức kiểm toán, đánh giá phân loại các báo cáo kiểm toán đã thực hiện trong năm, xếp loại theo những tiêu thức: tốt, khá, trung bình, chưa đạt để có chế độ khen thưởng đối với ngành cung cấp dịch vụ mới mẻ này; Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn cho kiểm toán viên, đưa ra những nội dung về chất lượng và quản lý chất lượng kiểm toán vào nội dung đào tạo, bồi dưỡng và thi tuyển kiểm toán viên; tổ chức các cuộc hội thảo hoặc giám sát, điều tra thăm dò lấy ý kiến rộng rãi của công chúng như các tổ chức cá nhân sử dụng kết quả kiểm toán, các chuyên gia tư vấn và các cơ quan quản lý kế toán, kiểm toán về chất lượng cuộc kiểm toán. 2.2 Nâng cao chất lượng của đội ngũ nhân viên Để nâng cao được chất lượng đội ngũ nhân viên trẻ, Công ty phải duy trì quy trình tuyển dụng chặt chẽ và đào tạo liên tục. Đồng thời Công ty cũng phải tiến hành thêm một số biện pháp khác như kiểm tra chuyên môn định kỳ; Công ty cần phải tổ chức quỹ đào tạo để cung cấp chi phí cho những mùa đào tạo được thực hiện theo đúng thời gian đã quy định; quá trình đào tạo phải liên tục; chủ động phối hợp với các tổ chức đào tao của Bộ tài chính cũng như các tổ chức kiểm toán có uy tín và trình độ nghề nghiệp cao. Đào tạo là yếu tố quan trọng đối với chất lượng mọi quá trình hoạt động của Công ty. Chất lượng dịch vụ phần lớn phụ thuộc vào trình độ chuyên môn, năng lực và đạo đức nghề nghiệp của nhân viên. Để định hướng phát triển lâu dài Công ty nâng cao đội ngũ nhân viên trẻ, đây là nội dung quan trọng trong việc hoàn thiện chất lượng hoạt động kiểm toán. 2.3 Xây dựng bảng câu hỏi để hoàn thiện việc kiểm soát khách hàng Như đã đề cập ở phần tồn tại ở Công ty, việc kiểm soát sau cuộc kiểm toán về khâu đánh giá sự hài lòng của khách hàng chưa được hoàn thiện. Chính vì vậy mà Công ty nên đưa ra bảng câu hỏi đánh giá sự hài lòng của khách hàng, để đem lại hiệu quả cao nhất từ phía khách hàng giảm bớt rủi ro từ phía khách hàng chỉ điều tra bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp. Bảng câu hỏi có thể gồm những nội dung sau: Phần I: hiểu biết của kiểm toán viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng; sự đánh giá của khách hàng về cách tiếp cận của kiểm toán viên; thời gian cho cuộc kiểm toán có hợp lý hay không. Phần II: mối quan hệ trong công việc sẽ phản ánh biểu hiện của khách hàng đánh giá về khả năng giao tiếp, tính chuyên nghiệp, lịch sự, nhã nhăn của kiểm toán viên tốt hay không tốt. Phần III: Báo cáo đề cập tới sự đánh giá của khách hàng về các dịch vụ tăng thêm ngoài kiểm toán như chất lượng của thư quản lý. Phần cuối cùng sẽ tổng hợp ý kiến của khách hàng: là sự đánh giá của khách hàng về mức độ hài lòng của đơn vị được kiểm toán và lợi ích mà họ đã thu được sau cuộc kiểm toán. Bảng câu hỏi sẽ là những câu hỏi có/ không, giống như phần đánh giá rủi ro. để có hiệu quả hơn thì khách hàng cũng nên biết về tác dụng của bảng câu hỏi để có thể trả lời một cách trung thực KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam em đã vận dụng các lý luận tích luỹ trong thời gian học tập và nghiên cứu tại trường vào việc thu thập các thông tin về quá trình hình thành của Công ty, tổ chức bộ máy quản lý, về hoạt động cung cấp dịch vụ của Công ty. Cùng với xu thế của Đất nước Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam hàng năm không ngừng đổi mới về mọi mặt từ chất lượng đến số lượng cuộc kiểm toán, góp phần xây dựng nền kinh tế nước nhà. Qua thời gian thực tập ở Công ty, em đã đi sâu tìm hiểu quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán của Công ty áp dụng trong phạm vi một khách hàng. Quy trình kiểm soát của Công ty được lập khá chặt chẽ, đội ngũ nhân viên của Công ty được đào tạo trong môi trường làm việc tốt. Những điều này góp phần nâng cao chất lượng kiểm toán của Công ty và Công ty đang từng bước khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Do thời gian và trình độ có hạn về nội dung và việc trình bày chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em còn nhiều hạn chế và thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự góp ý của các thầy cô trong khoa và các anh chị của Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam sẽ giúp em hoàn thiện hơn. Nhân đây, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình thầy giáo: ThS.KTV Trần Mạnh Dũng và các anh chị trong công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Sinh viên: Nguyễn Thị Mai Hương Danh mục tài liệu tham khảo GS. TS. Nguyễn Quang Quynh, Kiểm toán tài chính Nhà xuất bản tài chính Hà Nội, tháng 7/2001 Kiểm toán nội bộ hiện đại đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộ Nhà xuất bản tài chính 2000 ALVIN A. ARENS JAMES K. LOEBBECKE, Kiểm toán AUDITING Nhà xuất bản thống kê GS. TS. Nguyễn Quang Quynh, Lý thuyết kiểm toán Nhà xuất bản tài chính tháng 1/2005 Các văn bản pháp luật về Kiểm toán Nhà xuất bản tài chính Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam Nhà xuất bản tài chính tháng 5/2006 Tạp chí kiểm toán số: 8, 9, 10, 12… Hồ sơ kiểm toán của Công ty TNHH Kiểm toán và định giá Việt Nam MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 2 PHẦN I: TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM (VAE) 4 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty VAE. 4 2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty VAE 5 3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty VAE 8 4 Tổ chức hệ thống công tác kế toán tại công ty 10 5 Đặc điểm quy trình kiểm toán chung của công ty. 12 5.1 Lập kế hoạch kiểm toán. 12 5.2 Thực hiện kiểm toán. 15 5.3 Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo 16 6 Các loại hình dịch vụ và chiến lược phát triển của Công ty 16 6.1 Mục tiêu kinh doanh và các lĩnh vực kinh doanh của Công ty 16 6.2 Thị trường khách hàng của công ty VAE. 18 PHẦN II: TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY VAE 21 1 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán cho toàn bộ Công ty VAE 21 1.1 Các quy định chung của Công ty VAE về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán 21 1.2 Quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE 27 2 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán từng cuộc kiểm toán cụ thể 29 2.1 Trách nhiệm đối với chất lượng trong các cuộc kiểm toán 29 2.2 Quy trình kiểm soát chất lượng của từng cuộc kiểm toán cụ thể 32 2.2.1 Kiểm soát trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán 32 2.2.2 Kiểm soát hồ sơ kiểm toán 40 2.2.3 Kiểm soát Báo cáo kiểm toán 51 2.2.3. Kiểm soát sau cuộc kiểm toán 53 PHẦN III: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY VAE 54 1. Nhận xét về hoạt động kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại VAE 54 1.1. Những điểm mạnh về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán 54 1.2 Những tồn tại về chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty 55 2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE 56 2.1 Thiết lập kiểm soát chéo giữa các nhóm kiểm toán 56 2.2 Nâng cao chất lượng của đội ngũ nhân viên 59 2.3 Xây dựng bảng câu hỏi để hoàn thiện việc kiểm soát khách hàng 60 KẾT LUẬN 61 Danh mục tài liệu tham khảo 62 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Hà Nội, ngày tháng năm 2007