Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA

TR¦êNG §¹I HäC KINH TÕ QuèC D¢N khoa kÕ to¸n ------˜˜µ™™------ chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp ®Ò tµi: Hoµn thiÖn kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty TNHH may xuÊt khÈu DHA Sinh viªn thùc hiÖn : mai ngäc ¸nh M· sinh viªn : cq500156 Líp : kÕ to¸n tæng hîp 50b Gi¸o viªn h­íng dÉn : ts. lª kim ngäc Hµ NéI, th¸ng 5/2012 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT NVL : Nguyên vật liệu GTGT : Giá trị gia tăng SXKD : Sản xuất kinh doanh PXSX : Phân xưởng sản xuất GVHB : Giá vốn hàng bán BTC : Bộ Tài chính TGNH : Tiền gửi ngân hàng QLDN : Quản lý doanh nghiệp SXC : Sản xuất chung BCTC : Báo cáo tài chính DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1: Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho. 24 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho. 33 Sơ đồ 2.3 : Trình tự kế toán chi tiết NVL 38 Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp NVL-CCDC 47 Bảng 3.1 : Mẫu bảng đánh giá công tác dự trữ nguyên vật liệu 89 Bảng 3.2 : Mẫu bảng đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu 89 Biểu 2.1: Mẫu hóa đơn Giá trị gia tăng 26 Biểu 2.2: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư 27 Biểu 2.3: Mẫu phiếu nhập kho 28 Biểu 2.4: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 31 Biểu 2.5: Mẫu phiếu nhập kho 32 Biểu 2.6: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư. 34 Biểu 2.7: Mẫu phiếu xuất kho. 35 Biểu 2.8: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư. 36 Biểu 2.9: Mẫu phiếu xuất kho. 37 Biểu 2.10: Mẫu thẻ kho của công ty 40 Biểu 2.11: Mẫu thẻ kho công ty 41 Biểu 2.12: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu 43 Biểu 2.13: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu 44 Biểu 2.14: Mẫu bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu 45 Biểu 2.15: Mẫu bảng kê nhập vật tư 50 Biểu 2.16: Mẫu chứng từ ghi sổ 51 Biểu 2.17: Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán 52 Biểu 2.18: Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán 53 Biểu 2.19: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán 54 Biểu 2.20: Mẫu bảng kê nhập vật tư 55 Biểu 2.21: Mẫu chứng từ ghi sổ 56 Biểu 2.22: Mẫu sổ chi tiết tạm ứng 57 Biểu 2.23: Mẫu bảng kê nhập vật tư 58 Biểu 2.24: Mẫu chứng từ ghi sổ 59 Biểu 2.25: Mẫu sổ chi tiết quỹ tiền mặt 60 Biểu 2.26: Mẫu bảng kê xuất vật tư 62 Biểu 2.27: Mẫu chứng từ ghi sổ 63 Biểu 2.28: Mẫu bảng kê xuất vật tư 64 Biểu 2.29: Mẫu chứng từ ghi sổ 65 Biểu 2.30: Mẫu bảng kê xuất vật tư 66 Biểu 2.31: Mẫu chứng từ ghi sổ 67 Biểu 2.32: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 68 Biểu 2.33: Mẫu sổ Cái TK 152 – Nguyên vật liệu 69 Biểu 2.34: Mẫu biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho 71 Biểu 3.1: Mẫu sổ danh điểm vật liệu 82 Biểu 3.2: Mẫu phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 85 Biểu 3.3: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ 86 LỜI MỞ ĐẦU Những năm gần đây, trong nền kinh tế mở cạnh tranh diễn ra gay gắt và quyết liệt giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Công ty TNHH may xuất khẩu DHA là một trong những doanh nghiệp phục vụ trong ngành may mặc tại Việt Nam, một thành viên trong môi trường cạnh tranh đó. Để tồn tại và phát triển doanh nghiệp luôn cố tập trung mọi cố gắng vào hai mục tiêu quan trọng đó là: kinh doanh có lợi và đảm bảo khả năng thanh toán. Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu. Nó là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới. Một doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất thì nhất thiết phải có nguyên vật liệu. Hơn nữa, chi phí nguyên vật liệu có chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Nhận thức được ý nghĩa của chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất cũng như vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, trong thời gian thực tập tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Nội dung của chuyên đề thực tập gồm ba chương: Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA. Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA. Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA. Trong quá trình thực tập và hoàn thiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp này em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Lê Kim Ngọc và các anh chị ở phòng kế toán của Công ty TNHH may xuất khẩu DHA. Em xin chân thành cảm ơn!CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA. Hiện nay, dệt may là một trong những ngành có kim ngạch xuất khẩu lớn của Việt Nam. Sự kiện Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường tiêu thụ, nhưng cũng đồng thời tạo sự cạnh tranh gay gắt hơn. Đây là một cơ hội tốt cho hàng Việt Nam có thể cạnh tranh khẳng định vị thế về mẫu mã và chất lượng của mình, tuy vậy cũng là sự đe dọa đối với các doanh nghiệp Việt Nam, sẽ có nguy cơ phá sản nếu sản phẩm của họ không đứng vững được trên thị trường. Công ty TNHH may xuất khẩu DHA là một trong những doanh nghiệp phục vụ trong ngành dệt may tại Việt Nam. Sản phẩm của công ty chủ yếu là các loại sản phẩm gia công phục vụ cho xuất khẩu như: áo thun, áo khoác, áo jacket, quần 2 lớp…. ví dụ một số nhãn hàng của công ty như: Columbia (áo jacket), Alo, Bella, Mango, Old Navy (áo quần thể thao)… Bên cạnh đó, công ty cũng sản xuất mặt hàng chăn, ga, gối, đệm phục vụ cho xuất khẩu và thị trường trong nước. Hiện nay, công ty đang cố gắng phát triển thị trường trong nước với sản phẩm chăn, ga, gối, đệm mang thương hiệu Newmoon. Do đặc điểm sản phẩm của công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, kích cỡ nên doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, rất đa dạng và cũng nhiều chủng loại với quy cách khác nhau. Ví dụ như các loại vải, các loại chỉ, các loại khuy, bông, mex,… để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách, mẫu mã khác nhau. Nguyên vật liệu tại công ty không những đa dạng về chủng loại và quy cách mà hơn nữa do đặc thù trong ngành may mặc nên vật liệu tại công ty như các loại vải, chỉ, khuy… còn đa dạng về màu sắc. Với từng dòng sản phẩm khác nhau và tùy theo đơn đặt hàng của khách hàng mà nhu cầu về màu sắc sản phẩm là khác nhau, từ đó cần những nguyên liệu phù hợp. Cũng như trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu tại công ty cũng mang các đặc điểm chung là: là tài sản dự trữ thuộc tài sản ngắn hạn, là đối tượng lao động một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ( đối tượng lao động, tư liệu lao động và lao động sống) là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới. Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất ( 65 – 75% tổng giá thành), đặc biệt là nguyên liệu chính. Do vậy, khi có biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm của công ty. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty TNHH may xuất khẩu DHA nói riêng và của ngành may mặc nói chung không gây khó khăn cho quá trình bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản nhưng nếu việc vận chuyển và bảo quản không tốt cũng gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm đầu ra của công ty. Do đó, công ty cần có các biện pháp quản lý, vận chuyển và dự trữ phù hợp với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng mất mát làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của công ty. Ví dụ: bông, vải, chỉ khi vân chuyển và bảo quản cần đảm bảo độ ẩm phù hợp và tránh để quá lâu nếu không chúng rất dễ bị mốc, ố, bục, mủn… không đảm bảo yêu cầu chất lượng cho công tác sản xuất sản phẩm. Bên cạnh đó, do đặc thù mỗi loại sản phẩm là khác nhau, việc sử dụng các nguyên liệu, các loại vải là khác nhau. Với mỗi đơn đặt hàng, doanh nghiệp mua nguyên vật liệu cần thiết để phục vụ cho sản xuất đơn hàng đó, các nguyên liệu chính đặc biệt là các loại vải ít khi được dùng lại cho đơn đặt hàng tiếp theo. Do vậy, việc cung ứng vật tư được công ty rất coi trọng. Để vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất vừa tránh tình trạng mua nhiều làm tồn đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu nguyên vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho việc sản xuất kinh doanh của công ty kém hiệu quả. Do đó, việc tính toán định mức và kế hoạch thu mua phải phù hợp, quá thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu cũng không tốt cho việc sản xuất kinh doanh của công ty. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của Công ty may xuất khẩu DHA có những nét riêng biệt và khó hạ thấp chi phí nguyên vật liệu. Việc sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành thành phẩm góp phần không nhỏ vào nâng cao hiệu quả sản xuất. Vì vậy, cần phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ và vận chuyển vật liệu đặc biệt là đối với nguyên vật liệu chính. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA. Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA cũng như tất cả các doanh nghiệp sản xuất khác, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là vô cùng quan trọng. Trong quá trình tạo ra sản phẩm thì nguyên vật liệu đóng vai trò là nhân chủ yếu không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào . Vì quá trình sản xuất là quá trình kết hợp giữa sức lao động với tư liệu lao động để tạo ra các sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và thị hiếu của khách hàng . Giai đoạn này một mặt doanh nghiệp bỏ ra các chi phí về nguyên vật liệu và các yếu tố có liên quan để tiến hành sản xuất, mặt khác doanh nghiệp lại thu được một lượng kết quả sản xuất bao gồm thành phẩm và sản phẩm dở dang. Nguyên vật liệu đóng vai trò chủ yếu trong quá trình tạo ra sản phẩm, không có nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải ngừng sản xuất. Mà trong các doanh nghiệp sản xuất như công ty TNHH may xuất khẩu DHA, gián đoạn trong sản xuất là điều tối kị. Và hơn nữa, chất lượng nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Vì thế nên công tác thu mua, bảo quản và giám sát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào luôn được chú trọng tại doanh nghiệp đảm bảo làm sao đủ vật liệu đúng tiêu chuẩn chất lượng để đưa vào sản xuất. Từ đó ta nhận thấy, nguyên vật liệu tại Công ty DHA còn là một trong các nhân tố góp phần giúp cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra bình thường.      Mục đích cuối cùng của các doanh nghiêp sản xuất kinh doanh đó chính là lợi nhuận. Tuy nhiên để đảm bảo bù đắp được chi phí và có lãi đòi hỏi doanh nghiệp phải áp dụng mọi biện pháp để tăng lượng kết quả thu được, giảm lượng chi phí chi ra mà trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ cao nhất. Vì thế giảm được chi phí nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Song để đạt được điều này không phải đơn giản mà điều kiện tiên quyết của doanh nghiệp là phải hạch toán nguyên vật liệu một cách rõ ràng hợp lý phù hợp với từng thời điểm cụ thể mà doanh nghiệp đang sản xuất. Nếu công tác kế toán nguyên vật liệu đáp ứng được các yêu cầu cần thiết trong quá trình sản xuất sẽ giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra được các chiến lược kinh doanh hiệu hơn. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA. Trong công ty TNHH may xuất khẩu DHA nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau. Chúng khác nhau về công dụng, tính năng lý hóa, quy cách, phẩm cấp, chất lượng. Hơn nữa nguyên vật liệu lại là loại tài sản thường xuyên biến động. Do đó, để phục vụ tốt cho việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu của công ty cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vât liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty DHA, toàn bộ nguyên vật liệu tại đây được phân ra thành các loại sau: Vật liệu chính Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bao gồm: vải, chỉ, khuy, bông, vải lót mex, chun, khóa… Trong mỗi loại nguyên vật liệu chính đó lại chia thành nhiều thứ khác nhau. Ví dụ như: + Vải gồm: vải bò, vải thô, vải kaki, skavi ( blue, black, white,…), vải cotton ( 100%, 60%... ), satank, vải chéo, vải bay, vải màu Royal… + Chỉ cũng gồm nhiều loại: chỉ 50C2 ( black, blue, white,…), chỉ 60C3, chỉ 30C3, chỉ mạ non,… + Khuy cũng có nhiều loại: khuy đồng, khuy nhựa 14 ly, khuy 12ly đen, khuy 15ly mạ non,… Vật liệu phụ Tuy không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, nguyên vật liệu phụ chỉ là những vật liệu có tác dụng phụ phục vụ trong quá trình sản xuất tạo nên sản phẩm của công ty, nhưng khi được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính nó có tác dụng làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Ví dụ như: phấn may, giấy gói hàng, phấn bột, nẹp sắt,… Văn phòng phẩm Văn phòng phẩm là các loại vật liệu trang bị cho công tác quản lý, hành chính ở các phòng, ban khác nhau trong công ty. Văn phòng phẩm tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA bao gồm: bút bi, bút chì, hồ dán, mực, giấy các loại,… Phụ tùng thay thế Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất trong doanh nghiệp như: kim may, vít bắt chân vịt máy khâu, trụ tự động máy, ắc quy, răng cưa mặt nguyệt, thoi, suốt,... Nguyên vật liệu khác + Nhiên liệu: là những loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra liên hoàn. Gồm có: dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen,… + Nguyên vật liệu khác: vải thừa, bông vụn… được tận dụng để trang trí thêm cho sản phẩm. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA. Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu được diễn ra thường xuyên, với mỗi lần nhập giá cả nguyên vật liệu lại có sự khác nhau. Do đó việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu nhập hay xuất dùng là rất cần thiết. Hiện nay, thực tế công ty đang sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động. Đối với nguyên vật liệu công ty nhận may gia công ( nguyên vật liệu do bên thuê gia công cung cấp) thì công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không theo dõi về giá trị của những loại vật liệu đó. Đối với nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty toàn bộ được mua ngoài từ các nhà cung cấp trong nước hoặc nhập khẩu, được công ty theo dõi cả về số lượng và giá trị trong quá trình nhập và xuất dùng cho sản xuất sản phẩm. Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do giám đốc công ty quyết định. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu tại công ty chủ yếu là được mua từ bên ngoài về nhập kho. Giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính theo công thức sau: Giá trị thực tế NVL mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) _ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Trong đó: + Giá mua ghi trên hóa đơn: Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua đây là giá chưa có thuế GTGT. + Chi phí thu mua: Bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ,… + Thuế nhập khẩu: Với các loại NVL phải nhập khẩu phục vụ cho sản xuất công ty phải chịu thêm khoản thuế nhập khẩu. + Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: Khi mua NVL với số lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại hoặc do NVL của nhà cung cấp không đạt đúng tiêu chuẩn chất lượng như đã thỏa thuận, công ty được giảm giá thì những khoản này đều được giảm trừ vào giá trị NVL đầu vào. Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07/02/2012 công ty mua vải của công ty TNHH dệt may Tấn Thành: Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Vải Royal 2.000 m 47.000 Vải kẻ AT 3.000 m 35.500 Thuế suất thuế GTGT 10% Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do công ty TNHH dệt may Tấn Thành chi trả. Do vậy, giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá ghi trên hóa đơn. Ta có: - Giá mua chưa có thuế GTGT: 2.000 x 47.000 + 3.000 x 35.500 = 200.500.000 đồng - Thuế GTGT: 200.500.000 x 10% = 20.050.000 đồng - Giá thanh toán: 200.500.000 + 20.050.000 = 220.550.000 đồng Giá thực tế NVL nhập kho là: 200.500.000 đồng Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, giá xuất kho NVL được áp dụng là phương pháp “ giá thực tế đích danh”. Vật liệu của công ty được quản lý theo từng lô hàng riêng rẽ, áp dụng phương pháp tính giá xuất kho giá thực tế đích danh, khi xuất kho vật liệu của lô hàng nào thì tính theo giá thực tế đích danh nhập của lô hàng đó. Ví dụ: Ngày 11/02/2012, theo nhu cầu sử dụng của phân xưởng sản xuất I, công ty xuất kho 800 m vải Royal và 400 m vải kẻ AT phục vụ cho sản xuất. Số NVL này xuất từ lô hàng nhập ngày 07/02/2012 của công ty dệt may Tấn Thành ( hóa đơn số 0013047) – lô hàng nhập trong ví dụ phía trên. Khi đó giá trị NVL xuất kho là: 800 x 47.000 + 400 x 35.500 = 51.800.000 đồng. ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA. Thu mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng, do vậy tùy yêu cầu của từng đơn hàng doanh nghiệp sẽ tiến hành thu mua nguyên vật liệu phù hợp phục vụ cho sản xuất. Ngoài một số đơn hàng có yêu cầu đặc biệt phải nhập vật liệu từ nước ngoài phục vụ cho sản xuất, còn lại hầu hết các vật liệu của công ty đều được mua ngoài từ các nhà cung cấp trong nước. Còn đối với các hợp đồng mà công ty nhận may gia công cho các doanh nghiệp khác thì nguyên vật liệu sẽ do bên thuê máy gia công cung cấp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguồn nhập nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất sản phẩm, hàng hóa của mình là rất quan trọng, vì thế công ty TNHH may xuất khẩu DHA luôn tìm kiếm các nhà cung cấp sao cho mua được vật liệu với giá thành phải chăng mà vẫn đảm bảo được chất lượng và nguồn cung kịp thời cho sản xuất. Bên cạnh đó, công ty cũng cố gắng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp thông qua việc tạo dựng lòng tin đối với các đối tác trong kinh doanh. Với vị trí địa lý thuận lợi, gần đường quốc lộ ( quốc lộ 21B) và tập trung đông dân cư, nên đã tạo được thuận lợi cho việc vận chuyển nguyên vật liệu cũng như đưa hàng hóa đi tiêu thụ. Các phương thức thu mua nguyên vật liệu hiện nay của công ty bao gồm: + Nhập khẩu vật liệu từ nước ngoài: Đối với các đơn hàng có những yêu cầu đặc biệt về nguyên liệu hay nguyên liệu cần sản xuất sản phẩm của đơn hàng trên thị trường trong nước không cung cấp, hoặc chất lượng không đảm bảo thì đòi hỏi doanh nghiệp phải nhập vật liệu từ nước ngoài. Phương thức thu mua này thường tốn nhiều thời gian trong quá trình thu mua do thời gian vận chuyển kéo dài. Một số nhà cung cấp nước ngoài của công ty: Công ty Wadoo- Đài Loan, công ty Fabric- Mỹ,… + Nhập vật liệu từ các nhà cung cấp trong nước: Chủ yếu các loại vật liệu của công ty đều được mua vào từ các nhà cung cấp trong nước. Với phương thức thu mua này có nhiều thuận lợi hơn so với nhập khẩu giá thành thường thấp hơn, việc vận chuyển vật liệu cũng dễ dàng hơn và không phải thông qua các thủ tục hải quan. Việc này giúp công ty rút ngắn thời gian trong khâu thu mua. Một số nhà cung cấp chính trong nước của công ty là: công ty dệt Nam Định, công ty Việt Tiến, Công ty TNHH dệt may Tấn Thành, Công ty cổ phần Phong Phú,… Nhìn chung, công tác thu mua nguyên vật liệu của công ty khá thuận lợi do việc sản xuất theo đơn đặt hàng và hệ thống định mức xây dựng hợp lý. Mặt khác, các loại nguyên vật liệu công ty cần mua đều có sẵn trên thị trường không trong tình trạng khan hiếm hay giá cả không ổn định. Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA Để nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất không những cần thu mua các nguyên liệu đảm bảo chất lượng mà còn cần có sự bảo quản hợp lý tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình sử dụng tại công ty. Hiện nay, hệ thống kho của công ty TNHH may xuất khẩu DHA bao gồm hai kho chính trong đó có một kho dùng để bảo quản nguyên vật liệu còn kho còn lại dùng để chứa thành phẩm đã sản xuất được. Bên cạnh hai kho chính đó tại mỗi phân xưởng đều có kho riêng lấy vật liệu từ kho chính sau đó đem về và để phân bổ dần cho các tổ sản xuất. Nguyên vật liệu khi mua về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng sau đó được đưa vào nhập kho để quản lý. Kho là điểm xuất phát và cũng là điểm cuối cùng trong quá trình sản xuất, do đó việc bảo quản nguyên vật liệu của công ty được tuân theo quy định trong quy chế quản lý kho chung. Với diện tích kho nguyên vật liệu tại công ty là 500m2 được trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy, đảm bảo độ thông thoáng. Nguyên vật liệu được sắp xếp khoa học theo ngăn, theo thứ tự đảm bảo cách nền và tường tương ứng là 25- 30cm để chống ẩm thấp đảm bảo độ thông thoáng tránh tình trạng ẩm gây nên mốc và gỉ sét lẫn không bị ố vải. Trong quy trình luân chuyển vật liệu tại công ty, hầu hết các vật liệu đều được lưu chuyển qua kho sau đó mới tới các phân xưởng sản xuất, chỉ có một phần ít trong số đó là được đưa thẳng vào sử dụng, sản xuất mà không qua kho. Chính vì vậy công quản lý, bảo quản vật liệu tại kho là rất quan trọng. Các cán bộ, nhân viên trong công ty đảm nhận trách nhiệm này luôn luôn cần chú ý theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng trên thực tế. Đảm bảo phát hiện kịp thời và giảm thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu trong công ty. Sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA Trong quá trình hoạt động các phòng ban, phân xưởng sản xuất phát sinh các nhu cầu về nguyên vật liệu. Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộ phận dựa trên tình hình thực tế tại bộ phận mình xác định nguyên vật liệu cần dùng về chủng loại, số lượng… Từ đó lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kế toán. Sau khi được duyệt các bộ phận sẽ tiến hành nhận vật liệu từ kho nguyên vật liệu của công ty. Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng, các bộ phận luôn phải chú ý đến mục tiêu tiết kiệm, hiệu quả. Quá trình sử dụng nguyên vật liệu cũng được ghi chép đầy đủ tránh mất mát khi sử dụng. Trong các phân xưởng sản xuất việc sử dụng nguyên vật liệu dựa trên các định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà phòng kỹ thuật đề ra. Mỗi cá nhân, thành viên trong công ty khi sử dụng nguyên vật liệu đều phải dùng đúng mục đích sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả trên sự giám sát của quản lý từng bộ phận. TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA cũng vậy với tỷ trọng nguyên vật liệu chiếm khoảng 65-75% trong tổng giá thành sản xuất sản phẩm, do đó nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt để đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và sản phẩm làm ra có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo sẽ tạo mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên trong công ty yêu cầu quản lý nguyên vật liệu được được đặt ra trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng. + Trong khâu thu mua: do công ty TNHH may xuất khẩu DHA phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Vì vậy, trong khâu thu mua phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả hơn nữa là phải kịp thời cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu gây gián đoạn hoạt động trong doanh nghiệp. + Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu giảm thiểu tình trạng nguyên vật liệu bị hư hỏng, mất mát, giảm chất lượng. + Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong quá trình sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh phải đảm bảo sử dụng sao cho tiết kiệm, hiệu quả. Các bộ phận trong công ty TNHH may xuất khẩu DHA và công tác quản lý nguyên vật liệu Phòng kỹ thuật với công tác xây dựng định mức tiêu dùng NVL Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình sử dụng và quản lý nguyên vật liệu. Công ty thường xuyên quan tâm đến công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Do đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất nhiều loại hàng hóa, nhiều chủng loại sản phẩm với kích cỡ khác nhau chủ yếu phục vụ cho xuất khẩu, ngoài ra còn nhận các hợp đồng sản xuất cho các đơn vị trong nước và phục vụ nhu cầu tiêu thụ nội địa. Do vậy hệ thống định mức của công ty đã được xây dựng và đưa vào sử dụng với nhiều loại định mức khác nhau phù hợp với đặc điểm, quy cách, phẩm chất của từng loại sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty. Bên cạnh đó, công ty không ngừng phấn đấu giảm lượng nguyên vật liệu tiêu hao trên cơ sở vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đã quy định. Việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA do phòng kỹ thuật đảm nhận và trực tiếp thực hiện. Công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên các căn cứ sau: + Căn cứ vào định mức của ngành + Căn cứ vào thành phần, chủng loại, quy cách của sản phẩm + Căn cứ vào việc thực hiện định mức các kỳ trước + Tham khảo kinh nghiệm của các công nhân sản xuất Dựa vào các căn cứ trên, phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu phù hợp với thực tiễn sản xuất của công ty. Để tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất mọt cách chặt chẽ, sau khi phòng kỹ thuật đã xây dựng xong định mức giám đốc công ty xem xét lại và ký duyệt bảng định mức vật liệu dùng cho sản xuất. Trên cơ sở định mức, các cán bộ thiết kế, sản xuất tại phân xưởng sẽ thiết kế sản phẩm sao cho đảm bảo theo định mức hoặc cố gắng giảm bớt định mức nhằm đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu nhưng vẫn đạt chất lượng sản phẩm theo quy định. Công ty TNHH may xuất khẩu DHA hiện nay không những nhận các hợp đồng sản xuất mà còn nhận cả hợp đồng may gia công. Đối với các hợp đồng sản xuất sản phẩm mà công ty phải lo tất cả khâu đầu vào thì công tác xây dựng định mức sẽ do phòng kỹ thuật của công ty xây dựng trên cơ sở đặc điểm, quy cách sản phẩm mà khách hàng yêu cầu sao cho sản xuất đạt hiệu quả giảm chi phí nguyên vật liệu nhưng vẫn đảm bảo về chất lượng như hợp đồng quy định. Còn đối với các hợp đồng công ty nhận may gia công thì định mức sẽ do khách hàng ( bên thuê máy gia công) quy định. Nhưng công ty cũng phải xem xét lại tính hợp lý để đảm bảo lượng nguyên liệu khách hàng giao cho đủ để sản xuất số sản phẩm như hợp đồng đã ký kết. Nếu trường hợp khách hàng đưa ra định mức là thấp quá so với định mức của công ty thì công ty sẽ thương lượng với khách hàng để tăng định mức ở mức độ phù hợp. Nếu không được chấp nhận thì hợp đồng sẽ không được ký kết. Nhìn chung, trong công tác quản lý nguyên vật liệu, phòng kỹ thuật của công ty là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu sao cho phù hợp với đặc điểm, quy cách phẩm chất của từng loại sản phẩm. Phòng kinh doanh với công tác thu mua nguyên vật liệu Với một doanh nghiệp sản xuất như công ty TNHH may xuất khẩu DHA nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng. Thiếu nguyên vật liệu sẽ dẫn tới hoạt động sản xuất bị gián đoạn, do vậy công tác thu mua nguyên vật liệu đáp ứng cho quá trình sản xuất rất được công ty chú trọng. Đảm nhiệm công việc này là bộ phận phòng kinh doanh của công ty DHA. Phòng kinh doanh của công ty TNHH may xuất khẩu DHA có nhiệm vụ là chủ động tìm kiếm bạn hàng, nguồn hàng và trực tiếp ký kết hợp đồng, các đơn đặt hàng với các đối tác có nhu cầu, hoàn thành các thủ tục giấy tờ xuất nhập khẩu để thực hiện đơn hàng. Để thực hiện nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu phòng kinh doanh của công ty có lập một tổ là tổ cung ứng, tổ này chính là bộ phận trực tiếp thực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu. Với nhiệm vụ của mình, tổ cung ứng thường gồm các công việc sau: Từ các đơn đặt hàng, hợp đồng sản xuất mà công ty ký kết tổ tiến hành xác định các nguyên vật liệu cần dùng, tính toán số lượng nguyên vật liệu cần sử dụng. Sau khi xác định các loại nguyên liệu và số lượng cũng như yêu cầu về chất lượng vật liệu, tổ cung ứng tiến hành tìm nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của công ty. Thực hiện các giao dịch, thương lượng về giá cả, số lượng vật liệu cần cung ứng và thời gian, phương thức giao hàng. Đặc biệt để đảm bảo vật liệu đầu vào đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, trong quá trình thu mua bộ phận cung ứng đặc biệt chú ý theo dõi và kiểm tra chất lượng vật tư mua vào. Do vậy, hầu hết các loại vật liệu trước khi nhập kho nguyên liệu, hay trước khi giao nhận đều được kiểm nghiệm chất lượng trước thông qua một ban kiểm nghiệm. Bên cạnh đó tổ cung ứng cũng phải theo dõi thường xuyên tình hình thực hiện các đơn đặt hàng ( đơn đặt hàng mua vật liệu) và tình hình thanh toán cho các nhà cung cấp. Tóm lại, với nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu, tổ cung ứng phải đảm bảo sao cho vật liệu luôn được đáp ứng kịp thời cho hoạt động sản xuất đầy đủ về số lượng và đạt tiêu chuẩn về chất lượng. Nhưng cũng phải đảm bảo sao cho nguyên liệu thu mua không quá dư thừa, bởi với đặc điểm của vật liệu tại công ty, việc tồn kho nguyên liệu trong thời gian dài sẽ dẫn đến tình trạng vật liệu như vải, chỉ bị mốc, ố, bục, mủn,… không còn đảm bảo chất lượng cho sản xuất. Điều đó sẽ gây tổn thất cho công ty làm giảm hiệu quả hoạt động của công ty. Bộ phận kho với công tác bảo quản và kiểm tra nguyên vật liệu Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, kho là nơi chứa đựng, bảo quản tất cả nguyên vật liệu cho công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị. Do vậy, cần tổ chức tốt công tác quản lý tại kho. Hiện nay, bộ phận kho NVL của công ty có hai nhân viên bao gồm một thủ kho và một nhân viên kho nhận trách nhiệm quản lý. Chức năng và nhiệm vụ đặt ra của bộ phận là: + Chịu trách nhiệm về toàn bộ số vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, tài sản cố định và hàng hoá do mình quản lý + Theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm + Cùng với bộ phận Kế toán kiểm kê kho định kỳ. Thực hiện tốt công tác quản lý tại kho sẽ giúp công ty giảm thiểu tình trạng hao hụt, hư hỏng nguyên vật liệu đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Các phân xưởng và phòng ban với việc sử dụng nguyên vật liệu Tại các phân xưởng và các phòng ban của công ty TNHH may xuất khẩu DHA, hàng tháng theo kế hoạch sản xuất hay khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, các bộ phận cần lập giấy đề nghị xuất vật tư. Giấy đề nghị xuất vật tư được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sản xuất và sử dụng của từng bộ phận. Nếu giấy đề nghị này được kế toán trưởng hoặc giám đốc sản xuất ký duyệt thì sẽ trở thành một chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho. Dựa trên giấy đề nghị xuất kho đã được duyệt, bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho và ghi số lượng yêu cầu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hành xuất vật liệu. Sau khi nhận vật liệu về sử dụng tại mỗi phòng ban và đặc biệt là tại các phân xưởng sản xuất NVL sử dụng đều được giám sát tránh tình trạng mất mát trong sản xuất và đảm bảo quá trình sử dụng NVL được tiết kiệm. Từ quy trình sử dụng NVL như trên có thể thấy công tác quản lý NVL trong quá trình sử dụng tại các phân xưởng sản xuất, các phòng ban của công ty là khá chặt chẽ. Việc này giúp đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh của công ty. Kế toán và công tác hạch toán nguyên vật liệu Với vị trí quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất, việc hạch toán NVL cần cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL tại công ty. Công tác kế toán NVL của công ty hiện nay do kế toán viên NVL – CCDC đảm nhận. Với công việc của mình kế toán NVL có các nhiệm vụ sau: + Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ NVL nhập-xuất-tồn kho, sử dụng tiêu hao cho sản xuất. + Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về NVL. + Kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SX – KD. + Phát hiện kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để công ty có biện pháp xử lý kịp thời. Thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ góp phần giúp quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung hay quản lý nguyên vật liệu nói riêng được thực hiện tốt hơn tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA 2.1. KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA 2.1.1. Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu 2.1.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA được khái quát theo sơ đồ sau: Ban kiểm nghiệm Cán bộ cung ứng Phụ trách phòng KHSX Thủ kho Người giao hàng Kế toán vật tư Đề nghị nhập kho Lập phiếu nhập kho Kiểm nhận hàng Ký phiếu nhập kho Ghi sổ Kiểm tra ghi biên bản kiểm tra Bảo quản và lưu trữ Nghiệp vụ nhập kho Sơ đồ 2.1: Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho. Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA sử dụng các chứng từ như: hóa đơn bán hàng ( của nhà cung cấp), biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho,… Bộ phận cung ứng vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho và tiêu thụ sản phẩm của công ty từ đó để tính ra số nguyên vật liệu cần mua và lựa chọn nhà cung cấp vật liệu. Sau đó sẽ cử cán bộ cung tiêu đi mua nguyên vật liệu và vận chuyển về công ty kèm theo hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất thì trước khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách thực tế của vật liệu. Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kế hoạch sản xuất, thủ kho vật tư và người giao hàng. Cơ sở để kiểm nhận là hóa đơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng ( trường hợp chưa có hóa đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng và phiếu xuất kho của bên giao hàng để kiểm nhận). Trong quá trình vật liệu nhập kho nếu phát hiện thiếu, thừa vật liệu hoặc vật liệu sai quy cách, kém phẩm chất thì phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là từ phía nhà cung cấp, công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm giá hoặc từ chối không nhận số vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận, các thành viên trong ban kiểm nhận phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Ví dụ: Ngày 07/02/2012 công ty TNHH may xuất khẩu DHA mua của Công ty TNHH dệt may Tấn Thành 20 cây vải Royal (100m/cây) với đơn giá 47.000 đ/m và 30 cây vải kẻ AT (100m/cây) với đơn giá 35.500 đ/m, thuế GTGT là 10%, công ty thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do công ty TNHH dệt may Tấn Thành chi trả. Do vậy, giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá ghi trên hóa đơn. Khi nhập hàng, có hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê được lập như sau: Biểu 2.1: Mẫu hóa đơn Giá trị gia tăng Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/12P Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0013047 Ngày 07 tháng 02 năm 2012 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH dệt may Tấn Thành Mã số thuế: 0500403159 Địa chỉ: Đa Sỹ - Kiến Hưng – Hà Đông – Hà Nội Điện thoại:0433828605 Số tài khoản: xxxxxxxxxx Họ tên người mua hàng: Nguyễn Việt Cường Tên đơn vị: Công ty TNHH may xuất khẩu DHA Mã số thuế: 0500432914 Địa chỉ: Bích Hòa – Thanh Oai – Hà Nội Hình thức thanh toán: chuyển khoản Số tài khoản: xxxxxxxxxx STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vải Royal M 2.000 47.000 94.000.000 2 Vải kẻ AT M 3.000 35.500 106.500.000 Cộng tiền hàng: 200.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 20.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán 220.550.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm hai mươi triệu, năm trăm năm mươi nghìn đồng. Người mua hàng (đã ký) Người bán hàng (đã ký) Biểu 2.2: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư của Công ty CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: 03 – VT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Ngày 07 tháng 02 năm 2012 Số:38 - Căn cứ hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07 tháng 02 năm 2012 của công ty TNHH dệt may Tấn Thành Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông/Bà: Nguyễn Thị Mai – phòng kế hoạch – Trưởng ban + Ông/Bà: Trần Thanh Thủy – thủ kho - Ủy viên + Ông/Bà: Nguyễn Xuân Thành - Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất 1 Vải Royal M 2.000 2.000 0 2 Vải kẻ AT M 3.000 3.000 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng vải Royal và vải kẻ AT, số lượng và kết quả kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất, không có mặt hàng sai quy cách, phẩm chất và được đem vào nhập kho. Đại diện kỹ thuật (đã ký) Thủ kho (đã ký)  Trưởng ban (đã ký)  Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm đạt đủ điều kiện cho nhập kho NVL thì các bộ phận mới tiến hành cho nhập kho. Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm cho thấy nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn cho phép nhập kho thì cán bộ cung ứng, thủ kho và bên giao hàng tiến hành thủ tục cho nhập kho NVL Phiếu nhập kho được cán bộ cung ứng lập trên cơ sở kết quả của biên bản kiểm nghiệm vật tư, hóa đơn bán hàng của người cung cấp hoặc hợp đồng mua hàng mà công ty đã ký kết. Phiếu nhập kho tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA được lập làm ba liên: Liên1: Lưu tại quyển gốc Liên2: Giao cho người giao hàng Liên3: Lưu chuyển để ghi thẻ kho và vào sổ kế toán. Với nghiệp vụ nhập vật liệu như trên, phiếu nhập kho sẽ được lập như sau:Biểu 2.3: Mẫu phiếu nhập kho của Công ty CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: 01 – VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 02 năm 2012 Số: 41 Nợ: 152 Có: 331 - Họ và tên người giao: Nguyễn Xuân Thành - Theo hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07 tháng 02 năm 2012 của công ty TNHH dệt may Tấn Thành Nhập tại kho: Vật liệu STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải Royal M 2.000 2.000 47.000 94.000.000 2 Vải kẻ AT M 3.000 3.000 35.500 106.500.000 Cộng 200.500.000 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): hai trăm triệu, năm trăm nghìn đồng. Ngày 07 tháng 02 năm 2012 Người lập phiếu (đã ký) Người giao hàng (đã ký) Thủ kho (đã ký) Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (đã ký)  Như đã nói ở trên, các loại NVL của công ty toàn bộ là mua ngoài và hầu hết đều được kiểm nghiệm chất lượng trước khi nhập kho thông qua một bộ phận là ban kiểm nghiệm vật tư. Điều đó có nghĩa là, bên cạnh những NVL luôn được kiểm tra chất lượng chặt chẽ thông qua ban kiểm nghiệm thì vẫn còn có một số NVL được nhập kho không thông qua ban kiểm nghiệm theo quy trình như trên. Khi đó, quy trình nhập kho nguyên vật liệu sẽ chỉ thông qua sự kiểm tra của cán bộ cung ứng mà không phải là ban kiểm nghiệm. Những nguyên vật liệu nhập kho không qua kiểm tra của ban kiểm nghiệm thường là những NVL phụ, văn phòng phẩm hay là NVL nhập từ các nhà cung cấp thường xuyên, có uy tín luôn đảm bảo chất lượng NVL trong những lần nhập trước. Ví dụ: Ngày 10/02/2012 Công ty TNHH may xuất khẩu DHA có nghiệp vụ mua chỉ của Công ty cổ phần Phong Phú như sau: Ngày 10/02/2012 để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm, Công ty TNHH may xuất khẩu DHA đã nhập một số loại chỉ tại chi nhánh công ty cổ phần Phong Phú: Chỉ 60C3 các màu đen, vàng cam, xanh rêu, trắng mỗi loại 500 cuộn đơn giá là 12.750 đồng/cuộn. Thuế GTGT 10%, tổng số tiền thanh toán là 28.050.000 đồng, Công ty chưa thanh toán. Số NVL này do công ty cổ phần Phong Phú chịu trách nhiệm vận chuyển đến theo như thỏa thuận giữa hai bên, vì vậy giá nhập kho NVL này cũng chính là giá mua ghi trên hóa đơn. Vì Công ty cổ phần Phong Phú là doanh nghiệp chuyên cung cấp chỉ may trên thị trường, hơn nữa lại là nhà cung cấp thường xuyên của Công ty DHA nên cán bộ thu mua sau khi kiểm tra đúng chủng loại, quy cách, mẫu mã và số lượng NVL mà công ty cổ phần Phong Phú giao đến thì tiến hành cho nhập kho và lập phiếu nhập kho mà không cần thông qua kiểm tra của ban kiểm nghiệm như sau: Biểu 2.4: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AC/12P Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0007182 Ngày 10 tháng 02 năm 2012 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Phong Phú Mã số thuế: 0301446006 – 003 Địa chỉ: 378 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: 0438624831 Số tài khoản: xxxxxxxx Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hà Tên đơn vị: Công ty TNHH may xuất khẩu DHA Mã số thuế: 0500432914 Địa chỉ: Bích Hòa – Thanh Oai – Hà Nội Hình thức thanh toán: xxxxxxx Số tài khoản: xxxxxxxx STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Chỉ 60C3 đen Cuộn 500 12.750 6.375.000 2 Chỉ 60C3 vàng cam Cuộn 500 12.750 6.375.000 3 Chỉ 60C3 xanh rêu Cuộn 500 12.750 6.375.000 4 Chỉ 60C3 trắng Cuộn 500 12.750 6.375.000 Cộng tiền hàng: 25.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.550.000 Tổng cộng tiền thanh toán 28.050.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tám triệu không trăm năm mươi nghìn đồng. Người mua hàng (đã ký) Người bán hàng (đã ký) Biểu 2.5: Mẫu phiếu nhập kho CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: 01 – VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 02 năm 2012 Số: 48 Nợ: 152 Có: 331 - Họ và tên người giao: Lê Quang Trường - Theo hóa đơn GTGT số 0007182 ngày 10/02/2012 của chi nhánh Tổng công ty cổ phần Phong Phú. Nhập tại kho: Vật liệu STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Chỉ 60C3 đen Cuộn 500 500 12.750 6.375.000 2 Chỉ 60C3 vàng cam Cuộn 500 500 12.750 6.375.000 3 Chỉ 60C3 xanh rêu Cuộn 500 500 12.750 6.375.000 4 Chỉ 60C3 trắng Cuộn 500 500 12.750 6.375.000 Tổng 25.500.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi lăm triệu năm trăm nghìn đồng. Ngày10 tháng 02 năm 2012 Người lập phiếu (đã ký) Người giao hàng (đã ký) Thủ kho (đã ký) Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (đã ký) 2.1.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA được khái quát theo sơ đồ sau: Thủ trưởng, kế toán trưởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Người có nhu cầu Kế toán vật tư Lập chứng từ xin xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ Duyệt lệnh xuất Bảo quản và lưu trữ Nghiệp vụ xuất kho Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho. Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, hàng tháng hay khi có nhu cầu về vật liệu, bộ phận sử dụng lập giấy đề nghị xuất vật tư. Giấy đề nghị xuất vật tư được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sản xuất từng bộ phận. Nếu giấy đề nghị này được kế toán trưởng hoặc giám đốc sản xuất ký duyệt thì sẽ trở thành một chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho. Dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho và ghi số lượng yêu cầu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất vật tư và ghi số lượng thực xuất vào phiếu. Cũng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ở công ty cũng được lập thành ba liên: Liên1: Lưu tại quyển gốc Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng Ví dụ: Ngày 09 tháng 02 năm 2012, tại PXSX I phát sinh nhu cầu sử dụng vải phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Khi đó bộ phận sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư theo mẫu như sau: Biểu 2.6: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư. CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Kính gửi: Phòng kế toán Tên tôi là: Đỗ Thị Hương – tổ trưởng PXSX I Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công ty cấp cho PX tôi những loại vật liệu sau: STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng 1 Vải Royal M 800 2 Vải kẻ AT M 400 Đề nghị công ty cấp cho bộ phận chúng tôi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất được tiến hành đúng với kế hoạch mà công ty đề ra. Ngày 09 tháng 02 năm 2012 Người đề nghị (Đã ký) Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, các bộ phận liên quan tiến hành xuất kho vật liệu và phiếu xuất kho được lập theo mẫu sau:Biểu 2.7: Mẫu phiếu xuất kho. CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: 02 – VT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 11 tháng 02 năm 2012 Số: 67 Nợ: 621 Có: 152 - Họ và tên người nhận: Đỗ Thị Hương Bộ phận: PXSX I - Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất đơn hàng Zara1067 - Xuất tại kho: Vật liệu STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Vải Royal M 800 800 47.000 37.600.000 2 Vải kẻ AT M 400 400 35.500 14.200.000 Cộng 51.800.000 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Năm mươi mốt triệu, tám trăm nghìn đồng. Ngày 11 tháng 02 năm2012 Người lập phiếu (Đã ký) Người nhận hàng (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu)  Ví dụ: Ngày 11/02/2012 tại phân xưởng sản xuất II có nhu cầu thay mới suốt, kim may cho máy khâu phục vụ hoạt động sản xuất. Khi đó bộ phận lập giấy đề nghị xuất vật tư. Sau khi được duyệt, giấy đề nghị xuất vật tư này sẽ là một chứng từ mệnh lệnh để tiến hành xuất NVL. Biểu 2.8: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư. CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Kính gửi: Phòng kế toán Tên tôi là: Lê Thị Thảo – tổ trưởng PXSX II Căn cứ vào tình hình sản xuất và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công ty cấp cho PX tôi những loại vật liệu sau: STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng 1 Suốt 2k Chiếc 200 2 Kim VO Chiếc 100 Đề nghị công ty cấp cho bộ phận chúng tôi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất được tiến hành đúng với kế hoạch mà công ty đề ra. Ngày 11 tháng 02 năm 2012 Người đề nghị (Đã ký) Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, các bộ phận liên quan tiến hành xuất kho vật liệu và phiếu xuất kho được lập theo mẫu sau:Biểu 2.9: Mẫu phiếu xuất kho. CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: 02 - VT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 11 tháng 02 năm 2012 Số: 72 Nợ: 627 Có: 152 - Họ và tên người nhận:Lê Thị Thảo Bộ phận: PXSX II - Lý do xuất kho: xuất phục vụ hoạt động sản xuất của PX - Xuất tại kho: Vật liệu STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Suốt 2k Chiếc 200 200 3.000 600.000 2 Kim VO Chiếc 300 300 1.500 450.000 Cộng 1.050.000 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Một triệu không trăm năm mươi nghìn đồng. Ngày 11 tháng 02 năm 2012 Người lập phiếu (Đã ký) Người nhận hàng (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu) 2.1.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1.2.1. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho từng loại NVL về cả số lượng chủng loại, chất lượng một cách chặt chẽ. NVL tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA rất đa dạng, các nghiệp vụ nhập – xuất lại diễn ra thường xuyên hàng ngày. Do đó, công việc kế toán chi tiết NVL là vô cùng quan trọng. Phiếu nhập kho Sổ tiết vật liệu kế toán chi Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Phiếu xuất kho Thẻ kho Hiện nay, công ty đang hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu từ đó dễ dàng phát hiện ra các sai sót trong quá trình ghi chép, hạch toán, nhập dữ liệu. Bên cạnh đó, phương pháp này còn giúp giám sát chặt chẽ tình hình nhâp – xuất – tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị. Theo phương pháp này, kế toán hạch toán chi tiết trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,.... Trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song được khái quát theo sơ đồ sau: Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 2.3 : Trình tự kế toán chi tiết NVL 2.1.2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định của BTC để thực hiện ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của NVL hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và được sắp xếp theo nhóm để thuận tiện trong việc ghi chép và kiểm tra, đối chiếu với kế toán. Hàng ngày, khi nhận chứng từ kế toán về nhập – xuất kho NVL ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó, tiến hành thực nhập và thực xuất NVL, ghi số thực nhập – xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và thẻ kho. Các chứng từ nhập – xuất kho, được thủ kho sắp xếp riêng theo từng loại vật liệu để định kỳ 5 – 10 ngày kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán để hạch toán. Ví dụ: Từ phiếu nhập kho số 41 ( biểu 2.3) ngày 07/02/2012 và phiếu xuất kho số 67 (biểu 2.7) ngày 11/02/2012 cùng với các chứng từ nhập xuất khác thủ kho sẽ lập thẻ kho đối với loại vật liệu “ vải Royal” và “ vải kẻ AT” như sau: Biểu 2.10: Mẫu thẻ kho của công ty CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S12 - DN THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/02/2012 Tờ số: 02 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải Royal Đơn vị tính: m STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập,xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 600 1 45 04/02 Xuất PXSX II 04/02 600 2 41 07/02 Nhập kho 07/02 2.000 3 67 11/02 Xuất PXSX I 11/02 800 4 83 18/02 Xuất PXSX II 18/02 700 5 72 25/02 Nhập kho 25/02 3.000 6 92 27/02 Xuất PXSX I 27/02 1.000 Cộng phát sinh 5.000 3.100 Tồn cuối tháng 2.500 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Thủ kho (Đã ký) Kế toán (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu) Biểu 2.11: Mẫu thẻ kho công ty CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S12 - DN THẺ KHO Ngày lập thẻ:01/02/2012 Tờ số: 06 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải kẻ AT Đơn vị tính: m STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập,xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 200 1 43 02/02 Xuất PXSX II 02/02 200 2 41 07/02 Nhập kho 07/02 3.000 3 59 08/02 Xuất PXSX II 08/02 1.000 4 67 11/02 Xuất PXSX I 11/02 400 5 64 17/02 Nhập kho 17/02 3.000 6 83 18/02 Xuất PXSX II 18/02 600 7 89 25/02 Xuất PXSX I 25/02 1.000 8 104 29/02 Xuất PXSX II 29/02 1.500 Cộng phát sinh 6.000 4.700 Tồn cuối tháng 1.500 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Thủ kho (Đã ký) Kế toán (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu) 2.1.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán Tại phòng kế toán, định kỳ 5 -10 ngày kế toán nhận chứng từ nhập – xuất từ thủ kho chuyển lên. Khi nhận được chứng từ, việc đầu tiên kế toán làm đó là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau khi kiểm tra dựa vào các chứng từ đó, kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại chứng từ. Chứng từ được kế toán NVL phân loại như sau: phân loại theo từng nhóm, loại vật liệu, sau đó tiếp tục phân loại theo hình thức thanh toán ( đối với chứng từ nhập kho) hoặc theo đối tượng sử dụng ( đối với chứng từ xuất kho). Căn cứ vào chứng từ nhập – xuất trên, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán NVL sẽ in sổ ra và đóng thành quyển. Trên sổ chi tiết, nguyên vật liệu được theo dõi cả về số lượng và giá trị. Định kỳ kế toán NVL và thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu sổ sách ( sổ chi tiết với thẻ kho) để đảm bảo sự chính xác trong hạch toán, ghi chép kịp thời phát hiện và xử lý sai sót ( nếu có). Ví dụ: Với phiếu nhập kho số 41 ( biểu 2.3) ngày 07/02/2012 và phiếu xuất kho số 67 (biểu 2.7) ngày 11/02/2012 cùng với các chứng từ nhập xuất khác, kế toán nhập dữ liệu vào máy, hệ thống sẽ tự động lên sổ chi tiết loại vật liệu “ vải Royal”, “ vải kẻ AT” theo mẫu sau: Biểu 2.12: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S10 – DN SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Tháng 02 năm 2012 Tài khoản: 152 Tên kho: kho vật liệu Tên, quy cách vật liệu, sản phẩm hàng hóa: Vải Royal Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số tồn đầu tháng 46.500 600 27.900.000 7/2 45 04/02 Xuất kho sản xuất SP -PX II 46.500 600 27.900.000 0 0 7/2 41 07/02 Nhập kho-công ty Tấn Thành 47.000 2.000 94.000.000 2.000 94.000.000 15/2 67 11/02 Xuất kho sản xuất SP - PX I 47.000 800 37.600.000 1.200 56.400.000 …. …. ……….. … …. …. …. …. …. …. 29/2 92 27/02 Xuất kho sản xuất SP -PX I 47.000 1.000 47.000.000 2.500 117.500.000 Cộng phát sinh 5.000 235.000.000 3.100 145.400.000 Tồn cuối tháng 2.500 117.500.000 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu) Biểu 2.13: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S10 - DN SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Tháng 02 năm 2012 Tài khoản: 152 Tên kho: kho vật liệu Tên, quy cách vật liệu, sản phẩm hàng hóa: Vải kẻ AT Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số tồn đầu kỳ 35.400 200 7.080.000 7/2 43 02/02 Xuất kho sx sản phẩm-PX II 35.400 200 7.080.000 0 0 7/2 41 07/02 Nhập kho-công ty Tấn Thành 35.500 3.000 106.500.000 3.000 106.500.000 … … ……… …. …. ……. …. …… …. … 29/2 89 25/02 Xuất kho sx sản phẩm-PX I 35.500 1.000 35.500.000 3.000 106.500.000 29/2 104 29/02 Xuất kho sx sản phẩm-PX II 35.500 1.500 53.250.000 1.500 53.250.000 Cộng phát sinh 6.000 213.000.000 4.700 166.830.000 Tồn cuối tháng 1.500 53.250.000 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu) Cuối tháng, từ số liệu kế toán chi tiết của các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, số liệu kế toán sẽ đươc tổng hợp để vào bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn của công ty theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu. Số liệu trên bảng kê này sẽ được dùng để đối chiếu với Sổ Cái. Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của công ty TNHH may xuất khẩu DHA có mẫu như sau: Biểu 2.14: Mẫu bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO VẬT LIỆU Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: đồng STT Tên, quy cách vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Vải nỉ black 47.450.000 163.500.000 187.956.000 22.994.000 2 Vải Royal 27.900.000 235.000.000 145.400.00 117.500.000 3 Vải kẻ AT 7.080.000 213.000.000 166.830.000 53.250.000 …. ………. ………….. ……….. …………. ……… 36 Chỉ màu 50C3 3.370.800 21.400.500 20.780.500 3.990.800 37 Chỉ màu 60C3 4.935.600 25.500.000 24.348.900 6.086.700 …. …… ……….. …………… ………….. ……….. Tổng cộng 409.248.700 2.743.218.500 2.579.547.400 572.919.800 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu) 2.2. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA 2.2.1. Phương pháp hạch toán và hình thức ghi sổ tổng hợp NVL là tài sản lưu động của công ty và được nhập – xuất thường xuyên. Bên cạnh công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tổng hợp tình hình nhập –xuất – tồn kho nguyên vật liệu là không thể thiếu. Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, đây là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống sự biến động nhập, xuất, tồn vật liệu trên sổ kế toán. Sử dụng phương pháp này có thể tính được trị giá vật tư nhập - xuất - tồn tại bất kỳ thời điểm nào trên sổ tổng hợp. Với tình hình NVL tại công ty, việc sử dụng phương pháp này là rất hợp lý. Hiện nay, việc hạch toán tổng hợp tại công ty đang sử dụng hình thức ghi sổ là “ Chứng từ ghi sổ”. Hàng ngày kế toán NVL căn cứ vào hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Phần mềm kế toán trên máy sẽ tự động lập bảng kê nhập – xuất vật liệu, chứng từ ghi sổ từ đó được dùng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và tiếp đó vào sổ Cái TK 152 và các TK khác có liên quan. Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ Cái và bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn để đảm bảo sự khớp đúng. Với hình thức ghi sổ này, trình tự vào sổ tổng hợp phần hành kế toán NVL được khái quát theo sơ đồ sau: Phiếu nhập, xuất kho, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Sổ kế toán chi tiết vật tư Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Bảng kê nhập, xuất vật liệu Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp NVL-CCDC 2.2.2. Tài khoản sử dụng Trong quá trình hạch toán tổng hợp NVL tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, với các nghiệp vụ nhập kho, nguyên vật liệu nhập chủ yếu là mua ngoài, không có trường hợp tăng NVL do góp vốn liên doanh, gia công chế biến. Thu mua nguyên vật liệu tại công ty do bộ phận cung ứng tiến hành trên cơ sở thỏa thuận mua bán giữa hai bên ( bên nhà cung cấp và công ty DHA). Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc trả chậm. Do đó, kế toán tổng hợp nhập vật liệu sử dụng các tài khoản sau: + TK 152: Nguyên vật liệu + TK 331: Phải trả người bán + TK 141: Tạm ứng + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Còn đối với các nghiệp vụ xuất NVL, nguyên vật liệu tại công ty được xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, công tác quản lý tại phân xưởng và quản lý chung tại các bộ phận khác trong công ty. Tùy từng trường hợp xuất và mục đích sử dụng mà kế toán NVL tiến hành hạch toán, phân bổ đúng đối tượng sử dụng. Kế toán tổng hợp xuất NVL thường sử dụng các tài khoản sau: + TK 152: Nguyên vật liệu + TK 621: Chi phí NVL trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên do đây là phần hành kế toán NVL nên TK chính được sử dụng chính là TK 152. Ta có kết cấu của TK này như sau: + Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. + Bên Có: Phản ánh trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua; trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. + Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. 2.2.3. Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu Trong mỗi hình thức kế toán khác nhau thì sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng cũng khác nhau. Do công ty TNHH may xuất khẩu DHA áp dụng hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ” nên các nghiệp vụ kế toán liên quan đến nhập vật liệu tại công ty sẽ được kế toán định khoản và vào các sổ sau: + Bảng kê nhập vật liệu + Chứng từ ghi sổ + Sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tạm ứng,… Từ các tập chứng từ nhập – xuất đã phân loại, bảng kê nhập vật liệu được lập theo hình thức thanh toán. Với mỗi hình thức thanh toán sẽ tương ứng với một bảng kê nhập vật liệu. Chứng từ ghi sổ được lập dựa vào số liệu tổng hợp từ bảng kê Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với các nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp được mở trên một hoặc nhiều trang sổ tùy thuộc vào số lượng nghiệp vụ phát sinh. Với các hình thức thanh toán khác nhau của mỗi lần nhập vật liệu, tùy theo hình thức thanh toán mà dữ liệu sẽ được phản ánh vào các sổ chi tiết như: sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tạm ứng,… Để minh họa quy trình hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA ta sử dụng số liệu thực tế một số nghiệp vụ nhập NVL như sau: Ví dụ: Ngày 07/02/2012, phiếu nhập kho số 41 ( biểu 2.3), nhập vải Royal và vải kẻ AT của công ty TNHH dệt may Tấn Thành theo hóa đơn số 0013047 ( biểu 2.1) với số lượng vải Royal: 2.000 m, vải kẻ AT: 3.000 m, tổng tiền hàng 200.500.000 đồng, thuế GTGT 10%: 20.050.000 đồng, tổng số tiền thanh toán 220.550.000 đồng. Kế toán sẽ định khoản và nhập số liệu vào máy, phần mềm kế toán tự động nhập dữ liệu vào bảng kê nhập vật tư (biểu 2.15)và sổ chi tiết các tài khoản liên quan ( sổ chi tiết thanh toán với người bán – biểu 2.17, sổ chi tiết thuế GTGT đầu vào) như sau: Biểu 2.15: Mẫu bảng kê nhập vật tư CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ- Chưa thanh toán Từ ngày 07/02 đến ngày 13/02 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ các TK Ghi Có cácTK Ngày tháng Số hiệu TK 152 TK 133 TK 331 07/02 PN 41 Nhập- công ty dệt may Tấn Thành 200.500.000 20.050.000 220.550.000 09/02 PN 43 Nhập - công ty hưng thái 48.750.000 4.875.000 53.625.000 10/02 PN 48 Nhập chỉ- công ty cp Phong Phú 25.500.000 2.550.000 28.050.000 …. ….. ……………… …… …… ……. 11/02 PN 52 Nhập- công ty Dệt Nam Định 121.850.000 12.185.000 134.035.000 Tổng cộng 562.185.000 56.218.500 618.403.500 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký)  Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta có chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.16: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 31 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua nguyên vật liệu chưa thanh toán 152 562.185.000 133 56.218.500 331 618.403.500 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Biểu 2.17: Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S31 - DN SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Tháng 02 năm 2012 Đối tượng: Công ty TNHH dệt may Tấn Thành Loại tiền: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 873.450.000 Phát sinh trong tháng UNC 35 02/02 Trả tiền vải Tấn Thành 112 400.000.000 PN 41 07/02 Nhập vải Tấn Thành 152 133 220.550.000 ….. …… ………… …. …………. …………. UNC 78 25/02 Trả tiền vải Tấn Thành 112 450.000.000 PN 80 28/02 Nhập vải cty Tấn Thành 152 133 343.750.000 Cộng số phát sinh 1.250.000.000 784.300.000 Dư cuối tháng 407.750.000 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Biểu 2.18: Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S31 - DN SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Tháng 02 năm 2012 Đối tượng: Công ty cổ phần Phong Phú Loại tiền: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 12.450.000 Phát sinh trong tháng PN 35 01/02 Mua chỉ màu 50C3 152 133 21.400.500 PC 117 04/02 Việt- phòng KD thanh toán tiền hàng 111 12.000.000 PN 48 10/02 Mua chỉ màu 60C3 152 133 28.050.000 UNC 81 27/02 Thanh toán tiền hàng 112 30.000.000 Cộng số phát sinh 45.400.000 49.450.500 Dư cuối tháng 16.500.500 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Biểu 2.19: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 02 năm 2012 STT Nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có ……… ......... ….. …… …… Công ty dệt may Tấn Thành 873.450.000 1.250.000.000 784.300.000 407.750.000 Công ty cổ phần Phong Phú 12.450.000 45.400.000 49.450.500 16.500.500 Công ty dệt Nam Định 768.247.500 875.000.000 985.050.000 878.297.500 …………. ……… ……. …….. ………. Cộng 2.784.250.800 2.608.750.000 2.439.642.700 2.615.143.500 Đơn vị tính: đồng Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng ( Đã ký)  Ví dụ: Ngày 10/02/2012 phiếu nhập kho số 49, hóa đơn số 0031389 nhập vật liệu khóa đồng của công ty TNHH TM – DV Phương Dung để sản xuất sản phẩm thanh toán bằng tiền tạm ứng. Số tiền vật liệu: 12.655.000 đồng, tiền thuế GTGT 10%: 1.265.500 đồng. Tổng tiền thanh toán: 13.920.500 đồng. Kế toán định khoản, nhập dữ liệu để vào bảng kê nhập vật tư ( biểu 2.20 ), sổ chi tiết các TK liên quan ( sổ chi tiết tạm ứng – biểu 2.22, sổ chi tiết thuế GTGT) như sau: Biểu 2.20: Mẫu bảng kê nhập vật tư CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ- Thanh toán bằng tiền tạm ứng Từ ngày 07/02 đến ngày 13/02 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ các TK Ghi Có cácTK Ngày tháng Số hiệu TK 152 TK 133 TK 141 08/02 PN 44 Nam lái xe nhập xăng 2.150.000 215.000 2.365.000 10/02 PN 49 Cường nhập vật liệu 12.655.000 1.265.500 13.920.500 11/02 PN 51 Dư nhập chỉ 5.422.000 542.200 5.964.200 Tổng cộng 20.227.000 2.022.700 22.249.700 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta lập được chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.21: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 32 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền tạm ứng 152 20.227.000 133 2.022.700 141 22.249.700 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Biểu 2.22: Mẫu sổ chi tiết tạm ứng CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S38 - DN SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 141 – Tạm ứng Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 21.450.000 PC 107 02/02 Tạm ứng Dư mua vật liệu 111 12.000.000 PC 112 05/02 Tạm ứng Nam mua xăng dầu 111 3.000.000 PN 44 08/02 Nhập kho vật liệu thanh toán tạm ứng 152 133 2.365.000 … …. …….. .. ……. …… PN 85 29/02 Nhập kho vật liệu thanh toán tạm ứng 152 133 14.520.000 Cộng số phát sinh 145.000.000 134.855.000 Dư cuối tháng 31.595.000 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký)  Ví dụ: Ngày 15/02/2012, phiếu nhập kho số 53, mua văn phòng phẩm của công ty cổ phần kinh doanh sách và văn phòng phẩm Hà Nội theo hóa đơn số 0001059: Giấy Paper One A4 số lượng là 50 ram, Mực máy in HP53A với số lượng 5 hộp, Mực màu HP78 với số lượng 4 hộp, thuế GTGT 10%. Tổng số tiền công ty đã thanh toán trả ngay bằng tiền mặt là 14.569.500 đồng. Kế toán định khoản, nhập dữ liệu để vào bảng kê nhập vật tư, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản liên quan ( sổ chi tiết tiền mặt – biểu 2.25 , sổ chi tiết thuế GTGT). Biểu 2.23: Mẫu bảng kê nhập vật tư CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ- Thanh toán bằng tiền mặt Từ ngày 14/02 đến ngày 20/02 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ các TK Ghi Có cácTK Ngày tháng Số hiệu TK 152 TK 133 TK 111 15/02 PN53 Mua văn phòng phẩm 13.245.000 1.324.500 14.569.500 18/02 PN69 Mua đồ bảo hộ lao động 15.780.000 1.578.000 17.358.000 Tổng cộng 29.025.000 2.902.500 31.927.500 Ngày 20 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta lập được chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.24: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 46 Ngày 20 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt 152 29.025.000 133 2.902.500 111 31.927.500 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 20 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Biểu 2.25: Mẫu sổ chi tiết quỹ tiền mặt CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S07a - DN SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT Tài khoản: 111 – Tiền mặt Loại quỹ: Tiền Việt Nam Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ NT chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Thu Chi Nợ Có Số tồn đầu tháng 69.805.000 Số phát sinh trong tháng … …. …. …. ………….. …. ………… …….. 15/02 15/02 PC124 Chi mua văn phòng phẩm 152 133 14.569.500 15/02 15/02 PC125 chi trả cước phí điện thoại 642 133 3.722.500 … … … … ……… … ……. ……. 29/02 29/02 PT91 Cường-PKD hoàn tạm ứng 141 1.257.000 Cộng phát sinh trong tháng 498.851.000 503.585.000 Số tồn cuối tháng 65.071.000 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu) 2.2.4. Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, nghiệp vụ xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, NVL xuất kho chủ yếu là để sản xuất sản phẩm, phục vụ công tác quản lý tại doanh nghệp. Việc hạch toán chi phí là rất quan trọng, hơn nữa chi phí NVL tại công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Do đó, kế toán tổng hợp xuất NVL phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác đúng đối tượng sử dụng. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất NVL, tùy theo đối tượng sử dụng, kế toán định khoản và nhập dữ liệu vào máy. Theo lệnh đã được cài sẵn, phần mềm kế toán tự động lên các bảng kê: + Bảng kê xuất NVL trực tiếp sản xuất: TK 621 + Bảng kê xuất NVL sản xuất chung: TK 627 + Bảng kê xuất NVL phục vụ bán hàng: TK 641 + Bảng kê xuất NVL phục vụ quản lý doanh nghiệp: TK 642 Sau đó lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ Cái TK 152 cùng các TK khác có liên quan. Ta có thể minh họa bằng số liệu thực tế một số nghiệp vụ xuất NVL trong tháng 02/ 2012 của công ty DHA như sau: Ví dụ: 11/02, phiếu xuất kho số 67 (biểu 2.7), xuất NVL cho sản xuất đơn đặt hàng Zara1067, trị giá NVL xuất kho là 51.800.000 đồng. Kế toán NVL hạch toán và vào bảng kê, chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.26: Mẫu bảng kê xuất vật tư CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ – SX ĐƠN HÀNG Zara1067 Từ ngày 07/02 đến ngày 13/02 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 621 Ghi Có TK 152 Ngày tháng Số hiệu 07/02 PX 48 Xuất chỉ màu 50C3 cho sản xuất 1.508.000 1.508.000 09/02 PX 61 Xuất vật liệu cho sản xuất sản phẩm 38.754.000 38.754.000 11/02 PX 67 Xuất NVL vải cho sản xuất sản phẩm 51.800.000 51.800.000 Cộng 92.062.000 92.062.000 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta lập được chứng từ ghi sổ như sau:Biểu 2.27: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 43 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất đơn đặt hàng Zara1067 621 92.062.000 152 92.062.000 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Ví dụ: Ngày 11/02/2012, phiếu xuất kho số 72 (biểu 2.9), xuất kim VO và suốt phục vụ công tác sản xuất của PXSX. Kế toán NVL định khoản trên phiếu xuất đồng thời nhập dữ liệu để vào sổ. Biểu 2.28: Mẫu bảng kê xuất vật tư CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ – CP sản xuất chung Từ ngày 07/02 đến ngày 13/02 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 627 Ghi Có TK 152 Ngày tháng Số hiệu 07/02 PX 49 Xuất dầu máy và đồ bảo hộ lao động 2.154.500 2.154.500 11/02 PX 72 Xuất kim VO và suốt phục vụ hoạt động sản xuất 1.050.000 1.050.000 Cộng 3.204.500 3.204.500 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta lập được chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.29: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 44 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất nguyên vật liệu phục vụ công tác sản xuất chung tại các PXSX 627 3.204.500 152 3.204.500 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Ví dụ: Ngày 08/02/2012, phiếu xuất kho số 60, xuất văn phòng phẩm phục vụ công tác QLDN, trị giá 897.500 đồng. Kế toán NVL định khoản trên phiếu xuất đồng thời nhập dữ liệu để vào sổ. Biểu 2.30: Mẫu bảng kê xuất vật tư CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ – CP QLDN Từ ngày 07/02 đến ngày 13/02 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 642 Ghi Có TK 152 Ngày tháng Số hiệu 08/02 PX 60 Xuất văn phòng phẩm cho quản lý 897.500 897.500 11/02 PX 71 Xuất văn phòng phẩm cho quản lý 215.000 215.000 Cộng 1.112.500 1.112.500 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta lập được chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.31: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 45 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất nguyên vật liệu phục vụ công tác quản lý 642 1.112.500 152 1.112.500 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Từ các chứng từ ghi sổ của các nghiệp vụ nhập – xuất kho NVL, phần mềm kế toán trên máy sẽ tiếp tục hạch toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (biểu 23) theo thứ tự số hiệu của các chứng từ ghi sổ, mục đích nhằm quản lý tất cả các chứng từ ghi sổ của các nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được dùng để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu như sau: Biểu 2.32: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02b - DN SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng ……. ……. ……….. 31 13/02 618.403.500 32 13/02 22.249.700 … ……. ………. 43 13/02 92.062.000 44 13/02 3.204.500 45 13/02 1.112.500 46 20/02 31.927.500 ….. …… ……… Tổng cộng 3.875.478.200 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người lập ( Đã ký) Kế toán trưởng ( Đã ký) Giám đốc ( Đã ký+đóng dấu) Đồng thời từ các chứng từ ghi sổ sẽ được tổng hợp vào sổ Cái TK 152 như biểu mẫu sau: Biểu 2.33: Mẫu sổ Cái TK 152 – Nguyên vật liệu CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02c1 – DN SỔ CÁI Tháng 02 năm 2012 Tài khoản: 152 – Nguyên vật liệu Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 409.248.700 Số phát sinh trong tháng …. …. … …………… …… ………. ……… 13/02 31 13/02 Mua NVL nhập kho chưa thanh toán 331 618.403.500 13/02 32 13/02 Nhập kho NVL thanh toán bằng tiền tạm ứng 141 22.249.700 …. ….. ….. ………… ….. ……….. …….. 13/02 43 13/02 Xuất NVL cho sản xuất đơn hàng Zara1067 621 92.062.000 13/02 44 13/02 Xuất NVL cho công tác SXC tại PX 627 3.204.000 …. …. …. ………. …. ……… ………. Cộng số phát sinh tháng 2.743.218.000 2.579.547.400 Số dư cuối tháng 572.919.800 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu) 2.2.5. Công tác kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, mỗi năm đều tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu vào cuối năm nhằm xác định thực tế số lượng, chất lượng của từng loại vật liệu hiện có, đồng thời kiểm tra tình hình bảo quản NVL tại kho phát hiện kịp thời các trường hợp hao hụt, mất mát, hư hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất,… của NVL, từ đó có các biện pháp xử lý kịp thời. Qua đấy, đề cao trách nhiệm của thủ kho, các bộ phận sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Khi kiểm kê, các phương pháp thường được sử dụng là: cân, đong, đo, đếm,… việc kiểm kê không chỉ chú trọng vào mặt số lượng của nguyên vật liệu mà còn xét cả về mặt chất lượng. Công tác kiểm kê được tiến hành trước khi lập quyết toán năm. Mọi kết quả kiểm kê đều được phản ánh vào biên bản kiểm kê để kịp thời vào sổ sách trước khi lập quyết toán. Cụ thể, ngày 31/12/2011 ban kiểm kê tiến hành kiểm kê vật liệu tồn kho năm 2011 và có biên bản kiểm kê như sau: Biểu 2.34: Mẫu biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Thời điểm kiểm kê: ngày 31 tháng 12 năm 2011 Ban kiểm kê gồm có: + Ông/Bà: Nguyễn Quang Hải– phòng kinh doanh– Trưởng ban + Ông/Bà: Trần Thanh Thủy – thủ kho - Ủy viên + Ông/Bà: Lê Thị Mai – kế toán NVL - Ủy viên Đã kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu: STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng tồn Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế Ghi chú Sổ sách Thực tế 1 Vải nỉ black M 405 405 0 2 Vải kẻ AT M 231 231 0 3 Vải màu HI M 125 125 0 … …… … …. …. … 23 Chỉ màu 50C3 Cuộn 45 45 0 24 Chỉ cỏ úa Cuộn 12 12 0 Mốc … ……… … …. ….. … Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Giám đốc ( Đã ký) Kế toán trưởng ( Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Trưởng ban kiểm kê ( Đã ký) Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu là chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê nguyên vật liệu. Trường hợp kiểm kê phát hiện ra thiếu, bị hư hỏng hay mất mát NVL, căn cứ vào biên bản kiểm kê của công ty TNHH may xuất khẩu DHA, kế toán ghi tăng trực tiếp vào TK giá vốn hàng bán mà không ghi qua TK 138. Nợ TK 632 : Phần hư hỏng, mất mát Có TK 152: Ví dụ: Sau khi nhận được biên bản kiểm kê NVL ( biểu 2.34), đối chiếu lại với bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL, vật liệu “ Chỉ cỏ úa” số lượng kiểm kê đúng với số lượng trên sổ sách, tồn cuối kỳ là 12 cuộn ( với giá trên sổ sách là 174.000 đồng) nhưng đã bị mốc do bảo quản không tốt, số vật liệu này không đảm bảo chất lượng cho sản xuất sản phẩm tại công ty. Do đó được duyệt hủy bỏ và giá trị số vật liệu này được ghi tăng vào TK giá vốn hàng bán trong kỳ: Nợ TK 632 : 174.000 Có TK 152: 174.000 Tuy nhiên, trong thực tế các nghiệp vụ như vậy ít khi xảy ra, số lượng kiểm kê thường khớp với sổ sách và các loại vật liệu vẫn đảm bảo chất lượng. CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA 3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN Công ty TNHH may xuất khẩu DHA từ khi thành lập cho đến nay, khoảng thời gian hoạt động được gần 9 năm tuy không phải là dài nhưng cũng không ngắn. Quãng thời gian hoạt động đó là cả một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn cùng với số vốn ít ỏi đến nay công ty đã có một đội ngũ cán bộ với trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề với một cơ sở vật chất lớn gấp nhiều lần. Qua chặng đường xây dựng và phát triển, công ty TNHH may xuất khẩu DHA không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là sản xuất ra các loại sản phẩm quần áo, chăn ga gối đệm xuất khẩu với chất lượng cao và mẫu mã đẹp. Ban giám đốc công ty luôn nhạy bén trong kinh doanh, tìm kiếm những hướng phát triển mới nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh ngày càng cao hơn cho công ty. Vì vậy, công ty không ngừng mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồng với các bạn hàng nước ngoài và nhiều bạn hàng khác trong nước. Sản phẩm của công ty đã đáp ứng được nhu cầu của khách hàng với chất lượng cao, mẫu mã đa dạng. Công ty đã đảm bảo công ăn việc làm cho đông đảo cán bộ công nhân viên với mức thu nhập tương đối ổn định và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của mình trên thị trường. Để đạt được kết quả như vậy, công ty đã phải nỗ lực trong tất cả các khâu và đặc biệt là sự góp phần của công tác kế toán. Dựa trên các số liệu hạch toán kế toán về các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định phù hợp và hiệu quả. Qua thời gian thực tập, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, em nhận thấy công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH may xuất khẩu DHA có những ưu và nhược điểm sau: 3.1.1. Ưu điểm 3.1.1.2. Về công tác quản lý nguyên vật liệu Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA đã được xây dựng khá khoa học và hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản sử dụng NVL. Đối với công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào cần thiết cho hoạt động của công ty. Do vậy tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA công tác thu mua NVL luôn luôn được chú trọng. Hiện nay, công ty công ty co một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, có khả năng nắm bắt thông tin nhanh nhạy về những biến động giá cả trên thị trường, do đó tìm mua được nguyên vật liệu với giá cả hợp lý đáp ứng kịp thời nhu cầu SXKD của công ty. Bên cạnh đó, tổ cung ứng của công ty cũng thường xuyên tìm hiểu về các nhà cung cấp hiện nay trên thị trường, từ đó liên hệ để có được nguồn cung cấp vật liệu ổn định với giá mua thấp và đảm bảo chất lượng góp phần làm giảm chi phí NVL, giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh cho các sản phẩm của mình. Đối với công tác dự trữ, bảo quản và sử dụng Để đảm bảo chất lượng NVL và cung cấp kịp thời cho sản xuất kinh doanh của công ty, việc dự trữ bảo quản nguyên vật liệu được thực hiện tại kho nguyên vật liệu của công ty. Hiện nay, kho nguyên vật liệu của công ty được tổ chức khá tốt, bố trí gần các phân xưởng sản xuất nên thuận tiện cho việc vận chuyển, tránh hao hụt, mất mát. Hệ thống kho tàng của công ty có đủ các điều kiện đảm bảo thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê NVL tồn kho. Đặc biệt, khi mua nguyên vật liệu về kho, công ty đã tổ chức tốt công việc đánh giá về số lượng và kiểm nhận về chất lượng, quy cách, chủng loại NVL trước khi nhập kho, đảm bảo các nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn đưa vào sản xuất tốt và các sản phẩm xuất ra đạt chất lượng cao. Về việc xuất dùng nguyên vật liệu, việc xuất dùng được thực hiện theo đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh của công ty. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kinh doanh và phải được lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh của công ty được chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. 3.1.1.2. Về hệ thống chứng từ, phương pháp hạch toán và tính giá nguyên vật liệu Hệ thống chứng từ tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính ban hành. Các chứng từ trong quá trình sử dụng được kiểm tra liên tục, công việc luân chuyển chứng từ giữa kế toán và các bộ phận liên quan được phối hợp chặt chẽ, giúp cho công tác hạch toán kế toán chính xác. Về phương pháp hạch toán, công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, do đó tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên sổ kế toán được theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống. Đây là phương pháp hạch toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Về tính giá nguyên vật liệu, hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp giá thực tế để tính giá nguyên vật liệu là phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành. Đối với vật liệu xuất kho, công ty áp dụng phương pháp tính giá là giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì khi xuất lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Phương pháp này tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán. Giá trị của vật liệu xuất kho đem vào sản xuất phù hợp với chi phí mà công ty đã bỏ ra. Giá trị vật liệu tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Hơn nữa, áp dụng phương pháp này kế toán có thể tính được giá thực tế xuất kho ngay mà không cần phải đợi đến cuối kỳ hạch toán. Do vậy có tác dụng tích cực đến công tác quản lý của công ty được chặt chẽ, sát sao. Kế toán có thể tính giá thành hợp lý, chính xác cho từng lô hàng để từ đó có biện pháp thích hợp với mục tiêu hạ giá thành sản phẩm. 3.1.1.3. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA đã sử dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm kế toán bằng máy và đặc điểm nguyên vật liệu ở đơn vị. Từ đó cung cấp các thông tin chính xác cho yêu cầu quản trị của công ty và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu cho từng đối tượng tính giá thành. Trình tự ghi sổ hợp lý, dễ dàng đối chiếu, phục vụ tốt công tác kiểm tra, kiểm soát của công ty và các cơ quan chức năng khi cần thiết. 3.1.1.4. Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Hiện nay, công tác kế toán tổng hợp tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA được sử dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức ghi sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý cũng như trong quá trình hạch toán tại doanh nghiệp sản xuất như công ty DHA. Và đặc biệt thuận lợi hơn cho công tác hạch toán của công ty khi công ty áp dụng kế toán trên máy như hiện nay. Hệ thống sổ sách, chứng từ của công ty TNHH may xuất khẩu DHA rõ ràng, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận liên quan. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định cần được cải tiến và hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý ngày càng cao của công ty. 3.1.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu Về phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA rất đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại lại có sự biến động liên tục hàng ngày. Để quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chính xác, công ty đã căn cứ theo vai trò và công dụng của vật liệu để phân loại, trong từng loại lại chia thành nhóm, thứ vật liệu cụ thể. Việc phân loại như vậy là tương đối hợp lý và chi tiết. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa xây dựng một hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất cho toàn bộ vật liệu. Ở phòng tài chính kế toán, danh điểm vật liệu được kế toán đánh giá theo chủ quan của mình, do đó còn gây khó khăn cho việc đối chiếu giữa bộ phận kho và kế toán. Về công tác bảo quản vật liệu tại kho Công tác quản lý nguyên vật liệu tại kho của công ty hiện nay là khá tốt. Nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng thuận tiện trong một kho chung của công ty. Tuy nhiên do sử dụng một kho chung nên các vật liệu dễ loang ố, mốc như vải, chỉ, bông,… dễ bị hư hỏng. Việc này gây thiệt hại cho công ty và dẫn đến làm giảm hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. 3.1.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá Hiện nay, với công tác kế toán nguyên vật liệu số tài khoản công ty sử dụng là khá hợp lý. Tuy nhiên, việc không sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường, điều này làm cho kế toán không phản ánh hết được các nghiệp vụ phát sinh đối với nguyên vật liệu trong trường hợp khi hóa đơn về mà hàng chưa về nhập kho vào cuối kỳ. 3.1.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu ở công ty được sử dụng khá đầy đủ, công tác luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ vật liệu tại công ty chưa được nhanh chóng, kế toán 5-10 ngày mới xuống kho lấy chứng từ về phòng kế toán, với nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra liên tục của công ty thời gian như vậy là quá dài, dẫn đến việc thông tin kế toán được phản ánh, xử lý chậm. 3.1.2.4. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Theo như em thấy phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hiện tại của công ty vì phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Tuy nhiên sử dụng phương pháp này cũng vẫn có nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và kế toán vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa công tác đối chiếu lại được tiến hành vào cuối quý nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. 3.1.2.5. Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA hiện nay, nguyên vật liệu được sử dụng bao gồm nhiều loại với các nguồn mua khác nhau, giá cả trên thị trường lại thường xuyên biến động. Mặt khác do đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng về chất lượng và mẫu mã sản phẩm nên nguyên vật liệu cũng đòi hỏi cần phải cải thiện thường xuyên về quy cách và chất lượng. Với sự biến động về giá cả và chủng loại NVL như vậy mà cho đến nay công ty vẫn chưa tổ chức tiến hành trích dự phòng đối với NVL, do đó việc phản ánh giá trị NVL có thể cao hơn giá thị trường, ảnh hưởng đến việc đưa ra các chính sách thu mua và dự trữ NVL của đơn vị. 3.1.2.6. Về báo cáo liên quan đến vật liệu Trong một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh hay bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào khác thì cũng đều luôn quan tâm đến các chi phí mà mình bỏ ra cũng như sức sinh lợi của sự đầu tư đó trong mọi hoạt động của đơn vị, bởi lẽ mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp đó chính là lợi nhuận. Tại công ty DHA cũng không ngoại lệ, ban quản trị công ty luôn quan tâm tới mức sinh lời của đồng vốn bỏ ra cũng như mức tiêu hao các chi phí cho sự sinh lời ấy. Thế nhưng với vai trò quan trọng của nguyên vật liệu tại công ty như vậy, mà hiện nay công ty TNHH may xuất khẩu DHA vẫn chưa sử dụng bất cứ một loại hình báo cáo nào để phân tích, cho thấy tình hình thu mua và sử dụng nguyên liệu tại công ty như thế nào. Việc này có thể ảnh hưởng tới việc nắm bắt thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch vật tư, tình hình sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, và có thể dẫn đến sự đánh giá hiệu quả sử dụng vốn không được toàn diện. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu 3.1.3.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Kể từ sau khi gia nhập tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO, kinh tế Việt Nam đã và đang thu hút được nhiều nhà đầu tư nước ngoài, hàng loạt doanh nghiệp mới được thành lập mỗi năm và môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, quyết liệt hơn. Hay như, trong thời kỳ khó khăn của nền kinh tế nước ta hiện nay, kể từ cuối năm ngoái (2011), đã có rất nhiều doanh nghiệp phải ngừng hoạt động. Để tiếp tục tồn tại và phát triển thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện hoạt động sản xuất và công tác quản lý kinh tế. Đặc biệt đối với một doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc như Công ty TNHH may xuất khẩu DHA thì vấn đề này càng trở nên cấp thiết. Trong các doanh nghiệp, bộ máy kế toán là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho nhu cầu quản lý, nó có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài doanh nghiệp. Chính vì vậy, bộ máy kế toán cũng cần không ngừng hoàn thiện để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản lý và những người quan tâm nắm bắt và đưa ra quyết định đúng đắn. Công ty TNHH may xuất khẩu DHA với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất giá trị NVL chiếm 65-75% trong tổng giá thành sản phẩm thì công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu cần được đặt lên hàng đầu. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu giúp cho công ty có thể thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu tránh mất mát, lãng phí và sử dụng có hiệu quả NVL, giúp giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận. Trong điều kiện kinh tế hiện nay, đứng trước những thay đổi không ngừng của thế giới và khu vực, công ty DHA cần không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng để thích nghi tốt với tình hình mới, giữ vững được uy tín và vị thế cạnh tranh trên thị trường trong cũng như ngoài nước. 3.1.3.2. Phương phướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết song không thể tùy tiện đưa ra các giải pháp hoàn thiện mà phải dựa trên các điều kiện thực tế và cụ thể của từng đơn vị. Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, khi hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu thì phải đảm bảo các yêu cầu sau: Các giải pháp đưa ra phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phải dựa trên các quy định của Bộ tài chính về hệ thống phương pháp thực hiện hạch toán kế toán, thực hiện đúng các biểu mẫu kế toán, các tài khoản sử dụng, chứng từ, sổ sách… Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, các chính sách của công ty nói riêng và của ngành dệt may nói chung. Trình độ của các nhân viên kế toán trong công tác hạch toán kế toán là rất quan trọng, nó quyết định đến khả năng hoàn thành công việc, khả năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, khả năng áp dụng các thay đổi của chính sách và chế độ kế toán. Do vậy, khi hoàn thiện phần hành kế toán nguyên vật liệu cần căn cứ vào trình độ của kế toán viên thực hiện hay nhân viên kế toán của đơn vị. Phương án đưa ra phải đảm bảo các nhân viên hiểu được và có khả năng thực hiện chính xác và hiệu quả. Mục đích cuối cùng của việc hoàn thiện công tác kế toán là giúp cho công ty đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn, là công cụ đắc lực cho quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, các giải pháp đưa ra phải mang lại hiệu quả kinh tế tối ưu và có tính khả thi cao. Đặc biệt đối với nguyên vật liệu thì các giải pháp đưa ra cần chú ý tới việc tiết kiệm chi phí đồng thời không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm công ty sản xuất ra, phải kết hợp giữa kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và kế toán quản trị. Điều kiện thực tế tại doanh nghiệp, các chính sách hiện hành của cơ quan quản lý, chế độ, luật… luôn cần được quan tâm khi xây dựng các giải pháp cho công ty. Nếu không, dù cho giải pháp đưa ra có hay đến đâu mà không thể áp dụng thì cũng không có ý nghĩa. 3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, trên cơ sở lý luận đã được bồi dưỡng và xây dựng ở nhà trường, kết hợp với thực tế tiếp xúc tại công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu với mục đích hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán nguyên vật liệu ở đơn vị. 3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống danh điểm vật tư Phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học sẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán được dễ dàng, chính xác. Vì vậy, để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng cũng như giá trị từng loại nguyên vật liệu, theo em việc phân loại ở công ty cần phải được hoàn thiện hơn nữa. Công ty có thể phân loại NVL như sau: + Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, bông, chỉ, khuy… + Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: phấn may, giấy gói hàng, dây nẹp… + Nhiên liệu: TK 152.3: dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen + Phụ tùng thay thế: TK 152.4: kim, suốt, thoi, dây máy… + Vật liệu khác: TK 152.8: văn phòng phẩm, phế liệu thu hồi. Từ đó, công ty xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ danh điểm vật liệu này sẽ thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã, số hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng như sau: Biểu 3.1: Mẫu sổ danh điểm vật liệu SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU TK 152.1: Nguyên vật liệu chính Nhóm Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Ghi chú 152.1.01 Vải 152.1.01.01 Vải kẻ AT M 152.1.01.02 Vải Royal M 152.1.01.03 Vải cotton 100% M …………… …………… 152.1.02 Chỉ 152.1.02.01 Chỉ 60C3 Cuộn 152.1.02.02 Chỉ 50C3 Cuộn 152.1.02.03 Chỉ mạ non Cuộn ………….. ………….. 152.1.03 Khuy 152.1.03.01 Khuy nhựa Cái 152.1.03.02 Khuy đồng Cái ……. …………… …………… Khi đánh số danh điểm vật liệu cho từng loại ta đánh 152.1, 152.2,… cho từng loại NVL vật liệu chính, vật liệu phụ,… Cách này giúp dễ nhận biết từng loại NVL hơn nữa tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại NVL lại tiếp tục đánh 01, 02, 03,… cho từng nhóm NVL. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 01, 02, 03… cho từng thứ vật liệu. Cách đánh số danh điểm vật tư như vật tương tự giống với cách chi tiết tài khoản theo chế độ, do đó dễ hiểu và dễ thực hiện hơn. Quản lý bảo quản vật liệu tại kho Như đã nói ở phần trên, công tác quản lý vật liệu tại kho còn tồn tại nhược điểm là do bảo quản tất cả vật liệu trong cùng một kho nên dễ hư hỏng đối với nguyên vật liệu dễ loang ố, mốc.. như vải, bông, chỉ… Do đó, công tác quản lý kho nên tổ chức lại. mỗi loại NVL nên bảo quản, quản lý trong một kho riêng, nhưng xét trong điều kiện công ty hiện nay thì khó có thể thực hiện đươc. Vậy nên thay vì quản lý tại kho riêng, cán bộ quản lý kho cần có các biện pháp phân tách các loại vật liệu với nhau sao cho hợp lý để bảo quản tránh hư hại gây tổn thất cho công ty. Công ty có thế tách ô trong một kho để quản lý, tương ứng với mỗi ô là một loại vật liệu. 3.2.2. Về tài khoản sử dụng Mặc dù hệ thống tài khoản được sử dụng tại công ty hiện nay là khá đầy đủ. Tuy nhiên em vẫn kiến nghị công ty nên sử dụng thêm TK 151 – Hàng hóa đang đi đường vào công tác hạch toán kế toán của mình. Trong nhiều trường hợp, kế toán chỉ nhận hóa đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì kế toán chưa tiến hành ghi sổ ngay mà đối chiếu với hợp đồng kin tế và lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “ Hàng mua đanh đi đường”. Trong kỳ nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho để v