Chuyên đề Công tác hạch toán chi phí, doanh thu của hoạt động phát hành báo chí tại Công ty Phát hành báo chí Trung Ương

Lời mở đầu Sự ra đời và phát triển của ngành kế toán đi liền với sự ra đời và phát triển của nền sản xuất, kinh doanh. Khi nền sản xuất, kinh doanh xã hội càng phát triển thì công tác kế toán càng trở nên quan trọng và trở thành một công cụ đắc lực, không thể thiếu trong quản lý kinh tế của nhà nước và của các doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn hoạt động kinh doanh có hiệu quả đều phải nắm bắt được các thông tin về “chi phí đầu vào” và “kết quả đầu ra” một cách kịp thời và chính xác để có thể đưa ra một quyết định đúng đắn cho hoạt động của doanh nghiệp mình. Các doanh nghiệp luôn mong muốn tối ưu hoá hiệu quả các nguồn lực, vận dụng tối đa các chính sách, biện pháp kinh tế để thúc đẩy hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu chi phí và hướng tới mục đích “kết quả đầu ra” càng cao, càng tốt, hay để đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức kiểm soát các khoản chi phí, doanh thu và tính toán kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Vì thế, để tiến hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm tới các yếu tố chi phí, doanh thu, kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của mình . Trong tình hình hiện nay, sự tồn tại của một doanh nghiệp chịu tác động của rất nhiều yếu tố khách quan cũng như chủ quan, đòi hỏi công tác kế toán phải có sự điều chỉnh thường xuyên, phù hợp với yêu cầu đặt ra nhưng phải mang tính chính xác và kịp thời. Vì thế các doanh nghiệp luôn đặt vấn đề hạch toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh như là một nhiệm vụ thiết thực nhất, có tính chất xuyên suốt trong tất cả các khâu hoạt động của doanh nghiệp. Dù bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, quy mô kinh doanh ra sao thì hạch toán chi phí, doanh thu, kết quả cũng được chú trọng. Với hoạt động kinh doanh dịch vụ tại Công ty Phát hành báo chí Trung ương thì công tác kế toán chi phí, doanh thu, kết quả kinh doanh có tầm quan trọng rất lớn. Nó vừa mang những nét chung nhất trong công tác kế toán các khoản mục chi phí, doanh thu, kết quả của một doanh nghiệp, nhưng đồng thời lại phản ánh những nét đặc trưng riêng có của ngành Bưu điện và của hoạt động kinh doanh dịch vụ PHBC tại công ty. Nhưng trong phạm vi chuyên đề này tôi xin được trình bày về: "Công tác hạch toán chi phí, doanh thu của hoạt động phát hành báo chí tại Công ty Phát hành báo chí Trung Ương" dưới sự giúp đỡ tận tình của cô giáo và của các cán bộ kế toán công ty, để có thể hiểu thêm về thực tiễn công tác kế toán chi phí của loại hình dịch vụ Bưu Điện. Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán chi phí, doanh thu của các doanh nghiệp ngành Bưu điện Đặc điểm hoạt động kinh doanh của ngành Bưu điện có ảnh hưởng đến hạch toán chi phí và doanh thu. Đặc điểm hoạt động kinh doanh Bưu điện với công tác hạch toán kế toán nói chung và hoạt động PHBC nói riêng. Bưu điện là một ngành kinh tế đặc biệt, vừa mang tính kinh doanh, vừa mang tính phục vụ kinh doanh, là một công cụ của Đảng và Nhà nước trong việc truyền dẫn các thông tin về chính sách kinh tế- xã hội, phục vụ nhiều ngành, nhiều lĩnh vực trong quá trình sản xuất kinh doanh. Là ngành sản xuất vật chất đặc biệt, sản phẩm Bưu điện là hiệu quả có ích của quá trình truyền tải thông tin đáp ứng nhu cầu của toàn xã hội. Bưu điện giữ vị trí quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế, giữ gìn an ninh và trật tự xã hội. Sản phẩm Bưu điện không mang hình thái vật chất cụ thể mà thực chất là hiệu quả có ích của thông tin thu được trong quá trình truyền dẫn từ nơi này tới nơi khác. Một sản phẩm dịch vụ Bưu điện hoàn thành phải có ít nhất hai đơn vị trong ngành tham gia thực hiện. Trong khi đó cước phí (thu nhập) Bưu điện lại chỉ phát sinh ở một trong các đơn vị tham gia thực hiện dịch vụ đó. Mỗi đơn vị Bưu điện chỉ thực hiện một công đoạn trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Bưu điện. Chi phí cho một sản phẩm dịch vụ bưu điện nằm rải rác ở nhiều đơn vị bưu điện, song giá bán một sản phẩm bưu điện hoàn thiện lại chỉ được thực hiện ở một nơi - đó là nơi ký gửi thông tin. Do vậy, trong từng đơn vị bưu điện không thể xác định được chính xác chi phí và thu nhập, mà chỉ được xác định trong phạm vi toàn ngành. Nói cách khác hạch toán kinh doanh bưu điện mang tính hạch toán toàn ngành. Trong kinh doanh bưu điện quá trình sản xuất và tiêu thụ thực hiện đồng thời. Chính vì vậy, ngành bưu điện không có sản phẩm dở dang hay tồn kho. Chỉ tiêu chất lượng sản phẩm của ngành Bưu điện rất quan trọng. Muốn thực hiện được điều đó thì ngành Bưu điện phải không ngừng hoàn thiện, nâng cao chất lượng mạng lưới truyền tải thông tin một cách đồng bộ, nâng cao trình độ tay nghề công nhân, tiếp thu khoa học kỹ thuật mới hiện đại, nhằm sử dụng thành thạo kỹ thuật mới, nâng cao năng suất lao động, tăng khối lượng sản phẩm bưu điện, đạt hiệu quả cao trong kinh doanh, phục vụ tốt hơn nhu cầu xã hội. Như vậy, với những đặc điểm riêng biệt của hoạt động kinh doanh Bưu điện đã nêu trên có ảnh hưởng rất lớn tới công tác hạch toán kế toán Bưu điện. Hiện nay, Bưu điện chưa xác định được khối lượng, giá trị của chi phí cho từng công đoạn của quá trình tạo ra sản phẩm toàn trình. Cho nên, ngành Bưu điện áp dụng chế độ hạch toán toàn ngành bởi có sự bao cấp đối với nhiều đơn vị cơ sở bưu điện bỏ ra chi phí quá lớn lại không có thu về. Trong khi đó, các đơn vị vẫn phải tồn tại để phục vụ nhiệm vụ chính trị là truyền tải thông tin, tin tức tới người nhận, không thể lấy thu bù chi bỏ ra. Vì vậy, ngành Bưu điện được phép phân phối lại doanh thu giữa các đơn vị trong ngành. Trong mạng lưới kinh doanh bưu điện ở nước ta, các bưu điện Tỉnh, thành phố là những đơn vị kinh tế cơ sở, hạch toán kinh tế tương đối hoàn chỉnh. Quan hệ giữa bưu điện Tỉnh, thành phố và Tổng Công ty là quan hệ cấp nộp trong nội bộ ngành. Quan hệ giữa Bưu điện Tỉnh, thành phố với các Bưu điện Huyện và các đơn vị trực thuộc là mối quan hệ giữa đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc. Bưu điện Tỉnh trực tiếp quản lý và thanh toán quyết toán thu, chi với các bưu điện Huyện và các đơn vị trực thuộc tỉnh. Ngoài ra, bưu điện Tỉnh, thành phố còn có quan hệ với ngân hàng, các tổ chức kinh tế, đơn vị khác ngoài ngành. Những mối quan hệ này thể hiện rõ trong công tác hạch toán kế toán hoạt động kinh doanh bưu điện. II.Hạch toán chi phí kinh doanh của hoạt động PHBC Trong quá trình sản xuất, kinh doanh: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động là 3 yếu tố quan trọng. Hoạt động sản xuất nói chung và hoạt động kinh doanh dịch vụ nói riêng là quá trình con người sử dụng công cụ lao động để tác động vào đối tượng lao động nhằm tạo ra sản phẩm phục vụ nhu cầu xã hội. Trong quá trình này các yếu tố nói trên đã hình thành nên các yếu tố này chi phí khác nhau, cấu thành nên giá trị sản phẩm. Vậy, chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí vật hoá và hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp đã bỏ ra để tiến hành hoạt động kinh doanh của mình. Như vậy, chi phí bỏ ra để hoàn thành một sản phẩm dịch vụ bưu điện là chi phí dịch vụ bưu điện. 1. Phân loại chi phí kinh doanh của hoạt động PHBC Quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nảy sinh nhiều loại chi phí. Để phân loại chúng cũng có thể dựa vào nhiều tiêu thức khác nhau, tùy thuộc vào các khía cạnh và đặc trưng loại hình kinh doanh, mục đích quản lý chi phí của từng doanh nghiệp mà lựa chọn tiêu thức phân loại cho phù hợp. Nhằm nâng cao chất lượng quản lý chi phí, phát huy được chức năng kiểm tra, giám sát, tổ chức và cung cấp thông tin một cách chính xác phục vụ cho quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ngành Bưu điện có những cách thức phân loại chi phí như sau: 1.1.Phân loại theo yếu tố chi phí Chi phí nguyên vật liệu Chi phí nhân công Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Cách phân loại này sẽ giúp cho việc tập hợp và lập báo cáo về chi phí được thuận lợi và rõ ràng, cho biết được chi phí của doanh nghiệp theo từng yếu tố và tỉ trọng của nó trong tổng chi phí. Từ đó giúp cho công tác thống kê, dự đoán nhu cầu về vốn bổ sung, là căn cứ lập kế hoạch quĩ lương, cung cấp vật tư, thiết bị cho hoạt động kinh doanh dịch vụ Bưu chính- Viễn thông. 1.2. Phân loại theo tính chất của yếu tố chi phí trong quan hệ với quá trình sản xuất. Chi phí trực tiếp là những khoản chi phí chi ra có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của đơn vị. Những chi phí này có thể tính trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí chi ra có liên quan đến nhiều đối tượng mà không thể tách riêng cho bất kỳ đối tượng nào. Cách phân loại này yêu cầu phải xác định được đối tượng cũng như phương pháp tập hợp chi phí. Đối với hoạt động kinh doanh trong ngành Bưu điện thì đối tượng tập hợp chi phí theo từng hoạt động kinh doanh như hoạt động kinh doanh bưu chính, hoạt động kinh doanh viễn thông, hoạt động kinh doanh phát hành báo chí. 2..Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán chi phí hoạt động PHBC Với những đặc trưng riêng của ngành, công tác hạch toán kế toán ở đây cũng có những đặc điểm khác với chế độ kế toán của Bộ tài chính áp dụng cho Doanh nghiệp nhà nước. Là đơn vị không tham gia trực tiếp vào quá trình tạo ra một sản phẩm vật chất cụ thể mà chỉ là đơn vị tham gia thực hiện một phần, một khâu của hoạt động kinh doanh tạo ra sản phẩm dịch vụ Bưu điện, … .Vì vậy, doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản hạch toán chi phí trực tiếp như TK621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK622 – Chi phí nhân công trực tiếp …mà sử dụng những tài khoản sau: 2.1. Tài khoản sử dụng: a, Chi phí sản xuất kinh doanh – TK 154 Tài khoản này được dùng để tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ Bưu chính – viễn thông, phát hành báo chí và các sản phẩm dịch vụ khác. TK 154 có 4 TK cấp 2 như sau: TK 1541 – Chi phí kinh doanh Bưu chính: Dùng tập hợp các chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động kinh doanh Bưu chính TK 1542 – Chi phí kinh doanh Viễn thông: Dùng tập hợp các chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động kinh doanh Bưu chính TK 1543 – Chi phí kinh doanh Phát hành báo chí: Dùng tập hợp các chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động kinh doanh Bưu chính TK 1544 – Chi phí sản xuất kinh doanh khác: Dùng để phản ánh các chi phí về hoạt động kinh doanh dịch vụ khác như : Thiết kế, xây lắp công trình, lắp đặt điện thoại, sản xuất sản phẩm, dịch vụ khác ngoài dịch vụ Bưu điện… Đối với từng loại hình chi phí áp dụng cho từng loại hình dịch vụ bưu điện còn được phân chia chi tiết theo nhiều khoản mục chi phí tương ứng với từng sản phẩm dịch vụ đó. Kế toán phải mở sổ chi tiết hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh của từng nghiệp vụ theo các yếu tố sau: - Chi phí nhân công: Là những khoản tiền phải trả, phải thanh toán cho công nhân viên tham gia trực tiếp sản xuất, khai thác nghiệp vụ, như: Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… Chi phí nhân công được hạch toán chi tiết như sau: Tiền lương, tiền công bao gồm: Lương cấp bậc, chức vụ, lương khuyến khích theo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lương bưu tá xã ( chi phí sản xuất kinh doanh khác không có lương bưu tá xã ). Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Chi phí vật liệu: Phản ánh chi phí vật liệu( vật liệu chính, vật liệu phụ ), nhiên liệu xuất dùng cho sản xuất, khai thác các nghiệp vụ và sửa chữa TSCĐ dùng trong khai thác. Chi phí vật liệu được phản ánh chi tiết như sau: Vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, khai thác các nghiệp vụ Vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ Nhiên liệu - Chi phí dụng cụ sản xuất: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ sản xuất xuất dùng cho hoạt động sản xuất, khai thác các nghiệp vụ. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ trực tiếp phục vụ sản xuất, khai thác các nghiệp vụ - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh những chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài trực tiếp phục vụ sản xuất, khai thác nghiệp vụ. Chi phí dịch vụ mua ngoài được hạch toán chi tiết như sau: Sửa chữa TSCĐ thuê ngoài Điện, nước … mua ngoài. Vận chuyển, bốc dỡ thuê ngoài Dịch vụ mua ngoài khác. - Chi phí bằng tiền khác Phản ánh những chi phí bằng tiền khác ngoài những chi phí trên phát sinh trực tiếp phục vụ sản xuất, khai thác nghiệp vụ. Chi phí bằng tiền khác phản ánh chi tiết như sau: Chi bảo hộ lao động Chi tuyên truyền, quảng cáo Chi hoa hồng đại lý Chi bổ túc, đào tạo Các chi phí bằng tiền khác b. TK 627 – Chi phí sản xuất chung - TK này dùng để phản ánh những chi phí sản xuất và quản lý chung, (không thể phản ánh vào TK 154) phục vụ khai thác các nghiệp vụ và sản xuất kinh doanh khác. - TK 627 sử dụng ở bưu điện tỉnh để tập hợp chi phí sản xuất chung của các bưu điện huyện và các chi phí sản xuất chung phát sinh phân bổ, kết chuyển vào chi phí kinh doanh trực tiếp (TK154). +TK 627 áp dụng tại Bưu điện Huyện Bên Nợ: Các p sản xuất chung phát sinh trong kỳ Bên Có : Các khoản giảm chi phí sản xuất chung Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào bên Nợ TK 1363 “Phải thu giữa Bưu điện Tỉnh và Bưu điện Huyện “ để thanh toán với Bưu điện Tỉnh. TK 627 không có số dư cuối kỳ +TK 627 áp dụng tại Bưu điện Tỉnh Bên Nợ : Chi phí sản xuất chung phát sinh ở Bưu điện huyện Chi phí sản xuất chung phát sinh ở Bưu điện Tỉnh (nếu có) Bên Có : Phân bổ chi phí chung cho chi phí nghiệp vụ và chi phí kinh doanh khác TK 627 không có số dư cuối kỳ TK 627 có các TK cấp 2 như sau: *TK 6271 – Chi phí nhân viên Phản ánh các chi phí liên quan và phải trả cho cán bộ công nhân viên sản xuất và quản lý chung phục vụ khai thác nghiệp vụ và kinh doanh khác, bao gồm: Chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… *TK 6272 – Chi phí vật liệu Phản ánh chi phí vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho sản xuất và quản lý chung phục vụ khai thác nghiệp vụ và sản xuất kinh doanh khác. *TK 6273 – Chi phí dụng cụ sản xuất Phản ánh chi công cụ, dụng cụ xuất dùng cho sản xuất và quản lý chung phục vụ khai thác nghiệp vụ và sản xuất kinh doanh khác. *TK 6274 – Chi phí khấu hao TSCĐ Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất và quản lý chung *TK 6277 – Chi phí dịch vụ mua ngoài Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài cho sản xuất và quản lý chung, như chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài, chi phí điện nước… *TK 6278 – Chi phí bằng tiền khác Phản ánh chi phí bằng tiền khác ngoài các chi phí trên do sản xuất và quản lý chung. Đối với từng đơn vị phải mở sổ chi tiết hạch toán chi phí sản xuất chung theo yếu tố và nội dung chi phí ( TK cấp 3) c. TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp TK này được dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp phát sinh tại Bưu điện Tỉnh, chi phí quản lý kinh doanh tại Tổng Công ty. - Kết cấu nội dung TK 642 +TK 642 ở Bưu điện Tỉnh Bên Nợ : Chi phí quản lý doanh nghiệp Bên Có : Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Bên Nợ TK911 để xác định kết quả kinh doanh TK 642 cuối kỳ không có số dư +TK 642 ở Tổng công ty Bên Nợ : Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại Bưu điên Tỉnh Chi phí quản lý phát sinh tập trung tại Tổng công ty Bên Có : Kết chuyển chi phí quản lý để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. TK 642 cuối kỳ không có số dư TK 642 chi tiết như sau: *TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý Phản ánh các chi phí về tiền lương, các khoản phụ cấp, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của đơn vị. Chi phí nhân viên quản lý cũng được phản ánh chi tiết như ở TK 154. *TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý Phản ánh trị giá vật liệu, nhiên liệu dùng cho công tác quản lý và cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ … *TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng Phản ánh trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý *TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý *TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí Phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí, lệ phí phục vụ cho hoạt động của toàn doanh nghiệp *TK 6426 - Chi phí dự phòng Phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. *TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài Phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài phục vụ cho công tác quản lý. Chi phí này được phản ánh chi tiết như sau: Thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý Điện, nước … mua ngoài Dịch vụ mua ngoài khác *TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác Phản ánh chi phí khác thuộc quản lý chung của đơn vị ngoài các chi phí kể trên. Chi phí này được chi tiết phản ánh như sau: Chi bảo hộ lao động Chi bổ túc đào tạo Chi phí bằng tiền khác . 2.2.Trình tự hạch toán chi phí dịch vụ Bưu điện a. Hạch toán chi phí dịch vụ tại Bưu điện Huyện * Hạch toán chi phí vật liệu - Khi nhập kho vật liệu, nhiên liệu mua về, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi như sau: Nợ TK 152: Trị giá vật liệu mua về nhập kho Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng cho khối lượng vật liệu mua về Có TK 111,112,331… - Khi vật liệu, nhiên liệu được xuất dùng cho sản xuất và quản lý chung phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, căn cứ theo phiếu xuất kho được hạch toán như sau: Nợ TK 154 : Xuất vật liệu cho hoạt động kinh doanh dịch vụ Nợ TK 627 : Xuất dùng vật liệu cho hoạt động chung Có TK 152 : Trị giá vật liệu xuất dùng +Hạch toán chi phí nhân công - Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương phải trả cho công nhân viên để tập hợp và phân bổ cho từng đối tượng, kế toán ghi: Nợ TK154: Tiền lương công nhân trực tiếp tham gia hoạt động kinh doanh Nợ TK627: Tiền lương công nhân viên khối gián tiếp Có TK 334 : Phải trả công nhân viên - Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính theo tiền lương thực tế được tập hợp : Nợ TK 154, 627: Phản ánh chi các khoản trích theo lương Có TK 338 (3382, 3383, 3384): Trích các khoản BHXH, BHYT,KPCĐ +Hạch toán công cụ, dụng cụ xuất dùng Nợ TK 154: Phản ánh chi phí công cụ, dụng cụ dùng vào kinh doanh Nợ TK 627: Phản ánh chi phí sản xuất chung Có TK 153: Trị giá công cụ, dụng cụ xuất dùng +Hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định Nợ TK 154,627 : Chi phí khấu hao TSCĐ Có TK 214 : Khấu hao TSCĐ Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 009 Trường hợp chi phí khấu hao do Bưu điện tỉnh, thành phố trích tập trung và phân bổ cho các hoạt động, không phân bổ cho Bưu điện huyện thì kế toán không hạch toán chi phí khấu hao, không sử dụng TK 627(6274) +Hạch toán chi phí khác Nợ TK 154: Chi phí kinh doanh Nợ TK 627: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 111,112,… +Cuối kỳ chi phí kinh doanh được kết chuyển: Nợ TK 154 Nợ TK 627 Có TK 1363 Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi phí kinh doanh Bưu điện huyện ( trang bên) b. Hạch toán chi phí dịch vụ tại Bưu điện tỉnh - Hạch toán chi phí vật liệu +Khi nhập kho vật liệu, nhiên liệu mua về, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi như sau: Nợ TK 152 : Trị giá vật liệu mua về nhập kho Nợ TK 133 : Thuế giá trị gia tăng cho khối lượng vật liệu mua về Có TK 111,112,331… +Khi vật liệu, nhiên liệu được xuất dùng cho sản xuất và quản lý chung phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, căn cứ theo phiếu xuất kho được hạch toán như sau: Nợ TK 154 : Xuất vật liệu cho hoạt động kinh doanh dịch vụ Nợ TK 627 : Xuất dùng vật liệu cho hoạt động chung Có TK 152 : Trị giá vật liệu xuất dùng Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi phí kinh doanh Bưu điện huyện TK 152, 153 TK 154 1 TK1363 TK 334, 338 5 2 TK627 TK 214 6 3 TK 111, 112 … 4 Chú ý : TK 1363 : Thanh toán với Bưu điện tỉnh 1: Chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 2: Chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương 3: Chi phí về khấu hao TSCĐ 4: Chi phí bằng tiền khác 5: Chi phí sản xuất kinh doanh 6: Chi phí quản lý doanh nghiệp - Hạch toán chi phí nhân công +Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương phải trả cho công nhân viên để tập hợp và phân bổ cho từng đối tượng, kế toán ghi: Nợ TK154: Tiền lương công nhân trực tiếp tham gia hoạt động kinh doanh Nợ TK627: Tiền lương công nhân viên khối gián tiếp Có TK 334 : Phải trả công nhân viên +Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính theo tiền lương thực tế được tập hợp : Nợ TK 154, 627: Phản ánh chi các khoản trích theo lương Có TK 338 (3382, 3383, 3384): Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ - Hạch toán công cụ, dụng cụ xuất dùng Nợ TK 154: Phản ánh chi phí công cụ, dụng cụ dùng vào kinh doanh Nợ TK 627: Phản ánh chi phí sản xuất chung Có TK 153: Trị giá công cụ, dụng cụ xuất dùng - Hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định Nợ TK 154,627 : Chi phí khấu hao TSCĐ Có TK 214 : Khấu hao TSCĐ Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 009 - Hạch toán chi phí khác Nợ TK 154: Chi phí kinh doanh Nợ TK 627: Chi phí chung Có TK 111,112,… - Cuối kỳ chi phí được kết chuyển để tính giá thành như sau: Sau khi tổng hợp được các chi phí từ Bưu điện huyện và các chi phí phát sinh tại Bưu điện tỉnh liên quan đến hoạt động kinh doanh dich vụ, kế toán tiến hành thực hiện việc tính giá thành cho từng dich vụ Bưu điện. Giá thành dịch vụ Bưu điện tỉnh là giá thành chưa đầy đủ( bởi vì tại Bưu điện tỉnh mới chỉ là một công đoạn của quá trình tạo sản phẩm dịch vụ ). Giá thành dịch vụ Bưu điện được tính theo phương pháp tổng cộng chi phí và cuối kỳ được kết chuyển như sau: Nợ TK 154 Có TK 627 Nợ TK 632 Có TK 154 Cuối quý, căn cứ tỷ lệ doanh thu của dịch vụ không chịu thuế GTGT, xác định thuế phân bổ cho từng dịch vụ ghi: Nợ TK 142, 632 Có TK 133 - Kết chuyển để tính kết quả kinh doanh trong kỳ Nợ TK 911 Có TK 632 Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi phí taị Bưu điện tỉnh TK 152, 153 TK 154 TK 632 1 4 TK 334, 338 TK 214 TK627 3 2 5 TK 111, 112 … TK 3363 (1) (1) Chú ý: (1) : Các chi phí tập hợp từ Bưu điện huyện 1: Tập hợp chi phí kinh doanh PHBC tại Bưu điện tỉnh 2: Tập hợp chi phí chung tại Bưu điện tỉnh 3: Kết chuyển chi phí chung 4: Kết chuyển chi phí kinh doanh tại Bưu điện tỉnh đề xác định giá vốn hàng bán c. Hạch toán tại Tổng công ty Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông là nơi thực hiện việc tổng hợp chi phí, giá thành toàn ngành đối với các hoạt động kinh doanh Bưu điện. Căn cứ số liệu tổng hợp được về chi phí có liên quan đến hoạt động dịch vụ ở các Bưu điện tỉnh, thành phố, các đơn vị trung gian và các chi phí phát sinh tại Tổng công ty để tổng hợp chi phí dịch vụ toàn ngành và tính giá thành hoàn chỉnh ( giá thành toàn trình ) của hoạt động dịch vụ Bưu điện . Giá thành dịch vụ toàn ngành = Giá thành dịch vụ Bưu điện tỉnh, thành phố + Giá thành dịch vụ các đơn vị trung gian + Chi phí dịch vụ phát sinh tại Tổng công ty Hạch toán chi phí ở tổng công ty : - Tập hợp chi phí phát sinh tại Bưu điện tỉnh : Nợ TK 632 Nợ TK 642 Có TK 3361 - Chi phí phát sinh tại Tổng công ty : Nợ TK chi phí 154, 642 Có TK liên quan (111,112…) - Cuối kỳ kết chuyển chi phí phát sinh tại Tổng công ty Nợ TK 632 Có TK 154 - Kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 911 Có TK 632 Có TK 642 Hạch toán doanh thu của hoạt động Phbc 1.Khái niệm Doanh thu bán hàng là khái niệm dùng để chỉ giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ mà đơn vị đã bán, đã cung cấp cho khách hàng. Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ Bưu điện thì doanh thu được xác định là doanh thu cước dịch vụ Bưu chính, Viễn thông, phí phát hành báo chí, doanh thu lắp điện thoại, bán sản phẩm, hàng hoávà cung cấp các dịch vụ khác đã thực hiện. - Nội dung và phạm vi doanh thu tại Bưu điện huyện Doanh thu cước tại bưu điện Huyện cũng bao gồm các khoản thu phát sinh từ hoạt động kinh doanh của Bưu điện Huyện, tức là doanh thu cước dịch vụ Bưu chính, Viễn thông, phát hành báo chí và các hoạt động khác…Doanh thu này được phát sinh và cuối kỳ thanh toán nội bộ với bưu điện Tỉnh. - Nội dung, phạm vi doanh thu Bưu điện Tỉnh Doanh thu ở Bưu điện Tỉnh bao gồm doanh thu cước và doanh thu riêng. Doanh thu cước tại Bưu điện Tỉnh là doanh thu thực tế toàn ngành Bưu điện phát sinh tại Bưu điện Tỉnh. Còn doanh thu riêng là doanh thu do ngành phân phối lại cho Bưu điện Tỉnh nhằm bù đắp chi phí hợp lý, nộp thuế và hình thành lợi nhuận để lại cho doanh nghiệp. Hiện nay, doanh thu riêng của Bưu điện Tỉnh được xác định căn cứ vào doanh thu riêng kế hoạch, doanh thu cước kế hoạch và doanh thu cước thực tế mà Bưu điện Tỉnh đã thực hiện được trong kỳ kinh doanh. Phần chênh lệch giữa doanh thu cước thực tế với doanh thu riêng tại Bưu điện tỉnh được thanh toán với Tổng cục. Nếu thu cước lớn hơn thu riêng thì Bưu điện Tỉnh phải nộp tiền chênh lệch cho Tổng cục. Ngược lại, khi toàn bộ doanh thu phát sinh thực tế tại doanh nghiệp không vượt quá doanh thu riêng thì Bưu điện Tỉnh được Tổng cục cấp bù. Về phạm vi, thu cước tại Bưu điện Tỉnh gồm các khoản thu phát sinh tại Bưu điện Tỉnh và thu cước tại Bưu điện Huyện, công ty trực thuộc. 2.Tài khoản sử dụng và phương thức hạch toán 2.1.TK 511 : Doanh thu bán hàng TK511 có 4 TK cấp 2: TK5111: Doanh thu bán hàng hoá TK5112: Doanh thu thành phẩm TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK 511 được mở và sử dụng đồng thời tại Bưu điện huyện, Bưu điện Tỉnh và Tổng công ty. *Kết cấu nội dung phản ánh TK 5113 a. TK 51131: Doanh thu cước dịch vụ Bưu chính – Viễn thông TK 51131: Phản ánh doanh thu cước Bưu chính – Viễn thông, phí phát hành báo chí gọi chung là doanh thu cước đã thực hiện. TK 51131 áp dụng tại Bưu điện Huyện Phản ánh doanh thu cước thực hiện được trong kỳ tại Bưu điện huyện Bên Nợ : - Kết chuyển doanh thu cuối tháng sang Bên Nợ TK336 – “Phải trả giữa Bưu điện Tỉnh và Bưu điện Huyện “để thanh toán với Bưu điện Tỉnh. Bên Có : - Doanh thu cước thực hiện trong kỳ TK 51131 cuối kỳ không có số dư TK 51131 áp dụng tại Bưu điện Tỉnh Phản ánh doanh thu cước thực hiện tại Bưu điện tỉnh gồm doanh thu thực hiện của các Bưu điện huyện,doanh thu thực hiện tại Bưu điện tỉnh ( Bưu điện tỉnh trực tiếp thu) Bên Nợ : - Phần doanh thu cước được hưởng - Số chênh lệch giữa phần doanh thu cước thực hiện với doanh thu cước được hưởng phải nộp về Tổng công ty Bên Có : Doanh thu cước thực hiện tại Bưu điện tỉnh Doanh thu cước thực hiện tại Bưu điện huyện TK 51131 cuối kỳ không có số dư TK 51131 áp dụng ở Tổng công ty Phản ánh doanh thu cước Bưu chính – Viễn thông của toàn khối hạch toán phụ thuộc đã thực hiện tại các Bưu điện tỉnh và Tổng công ty Bên Nợ : - Các khoản giảm doanh thu ở Bưu điện tỉnh và Tổng công ty - Kết chuyển doanh thu thuần về kinh doanh dịch vụ của khối hạch toán phụ thuộc. Bên Có :- Doanh thu cước thực hiện tại Bưu điện tỉnh - Doanh thu cước thực hiện tại Tổng công ty TK 51131 cuối kỳ không có số dư b. TK 51132 : Doanh thu kinh doanh khác TK 51132 phản ánh doanh thu kinh doanh khác( lắp đặt máy điện thoại, fax, xây dựng công trình và các dịch vụ khác) đã thực hiện TK51132 ở Bưu điện huyện Bên Nợ : Kết chuyển doanh thu cuối tháng sang bên Nợ TK 336 để thanh toán với Bưu điện tỉnh Bên Có : Doanh thu cước thực hiện trong kỳ TK 51132 ở Bưu điện tỉnh Bên Nợ : Kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 Bên Có : Doanh thu cước thực hiện trong kỳ tại Bưu điện tỉnh và Bưu điện huyện. TK 51132 ở Tổng công ty Bên Nợ : Các khoản giảm thu tại Bưu điện tỉnh Kết chuyển doanh thu thuần Bên Có : Doanh thu khác được thực hiện trrong kỳ TK 51132 cuối kỳ không có số dư 2.2.TK 512 : Doanh thu nội bộ TK này sử dụng tại ở Bưu điện tỉnh để phản ánh phần doanh thu cước Bưu chính – Viễn thông đơn vị được hưởng. Phần doanh thu cước đơn vị được hưởng bằng (=) doanh thu cước đơn vị thực hiện trừ(-)doanh thu cước phải nộp Tổng công ty để điều tiết. Căn cứ phần doanh thu cước được hưởng, đơn vị xác định doanh thu thuần về kinh doanh dịch vụ Bưu chính – Viễn thông Kết cấu, nội dung phản ánh TK512 – Doanh thu nội bộ Bên Nợ : - Các khoản giảm thu - Doanh thu thuần của đơn vị Bên Có : Doanh thu cước bưu chính – viễn thông đơn vị được hưởng TK 512 cuối kỳ không có số dư 2.3.Các khoản giảm doanh thu TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 531 dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm hợp đồng kinh tế ( hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, chủng loại…), vi phạm cam kết. Kết cấu nội dung TK531 Bên Nợ : Trị giá của hàng bán bị trả lại Bên Có : Kết chuyển trị giá của hàng bán bị trả lại TK 531 không có số dư cuối kỳ TK 532 : Giảm giá hàng bán TK 532 phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu của việc bán hàng trong hạch toán. Kết cấu nội dung TK 532 Bên Nợ : Các khoản giảm giá hàng bán đã được chấp thuận cho người mua hàng Bên Có : Kết chuyển giảm giá hàng bán TK 532 cuối kỳ không có số dư 2.4.TK phản ánh thuế giá trị gia tăng Để phản ánh thuế giá trị gia tăng, kế toán sử dụng các TK sau:- TK 133 : Thuế GTGT đầu vào, mở ở Bưu điện huyện, tỉnh, Tổng công ty - TK 3331: Thuế GTGT đầu ra, mở ở Bưu điện Tỉnh, Tổng công ty Ngoài ra, hạch toán kế toán hoạt động kinh doanh dịch vụ Ngành Bưu điện còn sử dụng các TK sau: - TK 1363, 3363 (13635, 33635 ) : Phải thu, phải trả giữa Bưu điện tỉnh và Bưu điện huyện về thuế GTGT - TK 1362, 3362 (13625, 33625 ) : Phải thu, phải trả giữa Bưu điện tỉnh và Tổng công ty về thuế GTGT Đối tượng nộp thuế GTGT là Bưu điện tỉnh, Tổng công ty. Hàng tháng Bưu điện huyện gửi báo cáo và nộp về Bưu điện tỉnh để Bưu điện tỉnh nộp thuế cho địa phương và Tổng công ty. 3.Trình tự hạch toán doanh thu hoạt động PHBC. 3.1.Hạch toán doanh thu Kế toán ở Bưu điện huyện Định kỳ căn cứ vào bảng kê nộp tiền thu ngay, bưu cục ghi : Nợ TK 111,112 : Tổng tiền thanh toán Có TK 511 : Phần doanh thu Có TK 336 (3363) : Thuế GTGT Hàng tháng, căn cứ vào hoá đơn thu nợ, lập bảng kê, căn cứ bảng kê công nợ khách hàng để ghi: Nợ TK 131 : Tổng tiền thanh toán Có TK 511: Phần doanh thu Có TK 336(3363): Thuế GTGT Cuối tháng kết chuyển doanh thu về Bưu điện tỉnh Nợ TK 511 Có TK 3363 Cuối tháng kết chuyển bù trừ thuế GTGT đầu vào với thuế GTGT đầu ra, xác định số thanh toán với Bưu điện tỉnh +) Xác định số thuế đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ Nợ TK 154 : Thuế GTGT không được khấu trừ Nợ TK 1363: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 133 Thuế GTGT đầu vào +) Kết chuyển bù trừ thuế GTGT đầu vào với thuế gtgt đầu ra : Nợ TK 3363 Có TK 1363 Sơ đồ hạch toán doanh thu tại Bưu điện huyện TK 3363 TK 511 TK111,112,131 TK 521,531,532 TK1363 (7) (1) (3) (7) (2) TK133 TK 1363 TK3363 (6) (5) (4) Ghi chú : (1) Doanh thu trong kỳ (2) Thuế GTGT đầu ra Các khoản giảm trừ Thuế GTGT đầu ra của hàng bán trả lại Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Bù trừ thuế GTGT đầu vào và đầu ra Cuối kỳ thanh toán với Bưu điện tỉnh b.Kế toán tại Bưu điện tỉnh - Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán Bưu điện tỉnh ghi doanh thu: Nợ TK 111,112,131 : Tổng tiền thanh toán Có TK 511 : Phần doanh thu Có TK 3362 : Phần thuế GTGT đầu ra Trường hợp doanh thu phát sinh tại Bưu điện huyện, kế toán căn cứ vào bảng kê ghi: Nợ TK 1363 Có TK 511 - Căn cứ vào bảng kê thuế đầu ra ở huyện, phản ánh thuế đầu ra ở huyện : Nợ TK 1363 Có TK 3362 - Căn cứ vào bảng kê khai thuế đầu vào ở Bưu điện huyện ghi : Nợ TK 133 Có TK 3363 - Cuối kỳ, căn cứ vào tỷ lệ doanh thu không chịu thuế GTGT, xác định thuế GTGT phân bổ cho dịch vụ không chịu thuế ghi : Nợ TK 142, 632 Có TK 133 : Phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ - Xác định thuế GTGT đầu vào được khấu trừ toàn tỉnh Nợ TK 1362 Có TK 133 -Kế toán doanh thu dịch vụ bưu chính – viễn thông được hưởng trong phần doanh thu thực hiện: +) Nếu doanh thu thực hiện lớn hơn doanh thu được hưởng: Nợ TK 511 : Doanh thu thực hiện Có TK 512 : Doanh thu được hưởng Có TK 3362: Phải trả Tổng công ty +) Nếu doanh thu thực hiện nhỏ hơn doanh thu được hưởng : Nợ TK 511 Nợ TK 1362 Có TK 512 - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần ghi: Nợ TK 512 : Doanh thu dịch vụ bưu chính – viễn thông được hưởng Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng hoá Có Tk 911 Sơ đồ hạch toán doanh thu tại Bưu điện tỉnh (4) TK 911 TK 512 TK 5112 TK111,112,131 TK521,531,532 (6) (1) (3) (7) (2) TK133 TK 1363 TK3363 (6) (5) (4) Ghi chú : 1: Thuế GTGT đầu vào tại tỉnh 2: Thuế GTGT đầu vào tại huyện 3: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 4: Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ 5: Thuế GTGT đầu ra tại tỉnh 6: Thuế GTGT đầu ra tại huyện 7: Kết chuyển bù trừ thuế GTGT đầu vào với thuế GTGT đầu ra để thanh toán với Tổng công ty c. Kế toán tại Tổng công ty - Trường hợp doanh thu phát sinh tại Tổng công ty, kế toán ghi Nợ TK 111, 112,131 Có TK 511 Có TK 3331 - Trường hợp doanh thu phát sinh tại Bưu điện tỉnh, căn cứ vào báo cáo của Bưu điện tỉnh, kế toán lập bảng kê và ghi: +) Đối với đơn vị có doanh thu thực hiện lớn hơn phần doanh thu được hưởng, ghi: Nợ TK 336( 33611) : Thanh toán về doanh thu riêng Nợ TK 1362 : Phải thu của Bưu điện tỉnh Có TK 511 +) Đối với đơn vị có doanh thu thực hiện nhỏ hơn phần doanh thu được hưởng, ghi: Nợ TK 336(33611) : Thanh toán về doanh thu riêng Có TK 3362: Phải trả của Bưu điện tỉnh Có TK 511 - Kết chuyển thuế GTGT đầu ra ở Bưu điện tỉnh Nợ TK 13632 Có TK 333 - Kết chuyển thuế đầu vào của tỉnh Nợ TK 133 Có TK 3362 - Kết chuyển thuế đầu vào không được khấu trừ tại Tổng công ty Nợ TK 632,142 Có TK 133 - Kết chuyển bù trừ thuế đầu vào và đầu ra tại Tổng công ty Nợ TK 333 Có TK 133 - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 511 Có TK 911 Chú ý: TK 511 được mở chi tiết cho từng hoạt động Sơ đồ hạch toán doanh thu tại Tổng công ty TK111,112,131… TK521,531,532 TK511 TK111,112,131 1 1 2 TK333 TK1362 TK911 7 TK33611 4 6 TK3362 5 * Ghi chú : Tài khoản 511 được mở chi tiết theo từng hoạt động 1: Doanh thu các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh tại Tổng công ty 2: Thuế GTGT đầu ra tại Tổng công ty 3: Chênh lệch doanh thu tỉnh phải nộp 4: Phần doanh thu dịch vụ viễn thông tỉnh được hưởng trong phần doanh thu thực hiện 5: Phần doanh thu điều tiết cho tỉnh 6: Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh tại tỉnh 7: Kết chuyển doanh thu thuần *: Chi phí phát sinh ở tỉnh TK 33611: Thanh toán doanh thu riêng Phần II. Thực trạng hạch toán chi phí, doanh thu tại công ty phát hành báo chí Trung ương 1.Đặc điểm chung của công ty PHBC tư a, Lịch sử hình thành và phát triển : Công ty Phát hành báo chí Trung ương với tên giao dịch quốc tế là NATIONAL NEWSPAPERS DISTRIBUTION COMPANY ( viết tắt là NNDC ), là tổ chức kinh tế - đơn vị thành viên, trực thuộc Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông Việt Nam ( gọi tắt là Tổng công ty) theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty được phê chuẩn tại Nghị định 51/ CP ngày 01/08/1995 của Chính phủ, là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt động Tổng Công ty, hoạt động công ích và hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực phát hành báo chí , cùng các đơn vị khác trong một dây chuyền công nghệ Bưu chính – Viễn thông liên hoàn thống nhất trong cả nước, có liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợi ích kinh tế, tài chính, phát triển dịch vụ bưu chính – viễn thông để thực hiện mục tiêu kế hoạch Nhà nước do Tổng công ty giao. Công ty phát hành báo chí Trung ương có trụ sở chính tại 17 phố Đinh lễ, quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội. Ngay từ những ngày đầu thống nhất đất nước, vai trò của công tác phát hành báo chí đã được đề cập đến. Trung tâm PHBC TW, đơn vị tiền thân của ngành phát hành báo chí đã được thành lập từ tháng 8 năm 1977. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, lĩnh vực phát hành báo chí cũng có những chuyển biến không ngừng, sự tồn tại của nó không còn mới mẻ nữa. Song song với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá kinh tế đất nước là nhiệm vụ duy trì và xây dựng một nền chính trị ổn định, một xã hội công bằng văn minh … tạo tiền đề cho sự phát triển lâu dài, bền vững của nền kinh tế. Do vậy, ngành PHBC dưới sự lãnh đạo của đội ngũ lãnh đạo có kinh nghiệm, hơn nữa đứng trước rất nhiều thách thức mới.Vì thế, quyết định QĐ64/TCBĐ ngày 16/1/1989 của Tổng cục Bưu điện ra đời đã thành lập Công ty PHBCTW, thay thế Trung tâm PHBCTW trước đây cho phù hợp với tình hình mới. Và đến năm 1996, theo quyết định số 484/QĐ- TCBĐ ngày 14/9/1996 của Tổng cục Bưu điện về việc thành lập lại Công ty PHBC TW càng chứng minh vai trò quan trọng của lĩnh vực PHBC nói chung và hoạt động của đơn vị PHBC TW nói riêng. Công ty PHBC TW có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm trước pháp luật trong phạm vi, quyền hạn của mình; có điều lệ tổ chức và hoạt động , bộ máy quản lý và điều hành; có con dấu theo mẫu dấu doanh nghiệp nhà nước; được mở tài khoản ở ngân hàng và kho bạc nhà nước. Nhưng đồng thời chịu sự quản lý của Tổng công ty, là đơn vị thành viên có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp của Tổng công ty; được Tổng công ty giao quyền quản lý vốn và tài sản tương ứng với nhiệm vụ kinh doanh và phhục vụ của đơn vị; chịu trách nhiệm về việc hoàn thành kế hoạch đã được Tổng công ty giao để bảo toàn và phát triển tổng số vốn do Tổng công ty quản lý; chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với Tổng công ty; có bảng cân đối kế toán ; các quỹ xí nghiệp theo quy định của Nhà nước và Quy chế tài chính của Tổng công ty. ( trích : điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty PHBC TW ). Cũng trong điều lệ được phê chuẩn tại quyết định 218/QĐ- TCBĐ/ HĐQT ngày 23/8/1996 của Hội đồng quản trị Tổng công ty Bưu chính – Viễn Thông Việt nam quy định rõ chức năng hoạt động của Công ty PHBCTW là: Tổ chức, xây dựng, quản lý mạng lưới PHBC để kinh doanh và phục vụ theo quy hoạch, kế hoạch và phương hướng phát triển do Tổng công ty giao; Khai thác các nguồn báo chí trong nước và ngoài nước, cung cấp cho các Bưu điện tỉnh, thành phố để phát hành tới người đọc, đảm bảo phục vụ sự chỉ đạo của cấp uỷ Đảng và chính quyền các cấp, đáp ứng nhu cầu về báo chí trong đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của các ngành và nhân dân; Xuất khẩu và nhập khẩu báo chí theo quy định của pháp luật; kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu chính – Viễn thông và các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép. b, Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh Công ty PHBC TW là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh vừa mang tính phục vụ, vừa mang tính kinh doanh dịch vụ Bưu điện – một dịch vụ mà Đảng và Nhà nước xác định là chiến lược trong định hướng phát triển kinh tế – xã hội. Công ty PHBC TW là đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông nhưng có tư cách pháp nhân đồng thời có bộ máy quản lý và hoạt động rất chặt chẽ. Tổ chức và hoạt động tại công ty PHBC TW theo phương thức trực tuyến chức năng xuyên suốt từ giám đốc tới các phòng, ban, chi nhánh. Dưới sự điều hành của giám đốc công ty, mỗi bộ phận đảm nhiệm những nhiệm vụ nhất định sẽ tiến hành hoạt động không chỉ đối với các phòng, ban ở địa bàn Hà Nội mà chỉ đạo thông suốt tới các chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh, ở Quy nhơn – Bình Định. Công ty PHBC TW có khoảng hơn 320 lao động, lực lượng lao động này được phân bổ vào các phòng, ban, chi nhánh nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách có hiệu quả nhất. Hiện nay, đội ngũ lao động mới chỉ có 26% có trình độ đại học, cao đẳng; 15% có trình độ trung cấp … Với đội ngũ lao động này, sự phân phối lực lượng lao động được mô hình hoá trên sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty PHBCTW ( trang bên ) Giám đốc Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miến nhiệm khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc, là người đứng đầu công ty có quyền quản lý điều hành cao nhất của công ty, là đại diện pháp nhân của đơn vị, chiụ trách nhiệm trước Tổng công ty và trước pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ của mình. Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý điều hành trên một số lĩnh vực cụ thể. Tại Công ty PHBC TW chỉ có một phó giám đốc tài chính; là người giúp giám đốc điều hành trong lĩnh vực tài chính – kế toán – thống kê; chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động của lĩnh vực này. Khối các phòng, ban chức năng: Phòng tổ chức – nhân sự – hành chính : làm nhiệm vụ nghiên cứu thực hiện các quyết định của Tổng Công ty, đề xuất về cơ cấu tổ chức bộ máy; cơ cấu tổ chức sản xuất; xây dựng nhiệm vụ, quyền hạn, phân cấp quản lý cho các đơn vị trực thuộc Công ty; quản lý và có kế hoạch đào tạo cán bộ, CNVC; giải quyết định mức lao động, chế độ tiền lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội… Phòng Nghiệp vụ PHBC : Chịu trách nhiệm về xuất, nhập khẩu báo chí; tổ chức thống kê, theo dõi về số lượng, chủng loại và hướng dẫn Bưu điện tỉnh, thành phố thực hiện các quy định của ngành liên quan đến khai thác, PHBC. Thực hiện chế độ, thủ tục, quy trình khai thác, phát hiện sai sót… đối với nghiệp vụ PHBC. Phòng Kế toán – thống kê - tài chính : có chức năng thực hiện đầy đủ chế độ kế toán của Nhà nước, lập kế hoạch điều tiết, phân tích, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị; ghi chép hạch toán ké toán, cân đối các quan hệ tài chính, lập báo cáo tài chính… Phòng Kế hoạch đầu tư - xây dựng cơ bản : chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch phát triển dài hạn mạng lưới khai thác, PHBC; kế hoạch về sản lượng, chất lượng, doanh thu; chi phí; trích lập các quỹ …; tham gia xây dựng công trình, lập dự án đầu tư, kiểm tra thiết kế, giám sát thi công… Khối hoạt động kinh doanh trực tiếp: ( khối sản xuất ) Phòng điều hành tổ chức công tác tiếp nhận nhu cầu báo chí trong nước và nước ngoài nhập khẩu từ các Bưu điện tỉnh, nắm bắt mọi tình hình ở các xưởng về số lượng báo chí phát hành, khai thác, số túi đã chuyển đi, còn phải chuyển… Phòng kinh doanh là đơn vị hạch toán riêng trong nội bộ công ty, quản lý mạng lưới đại lý bán lể báo chí của toà soạn bàn giao trên địa bàn Hà Nội nhằm quản lý chặt chẽ việc PHBC, tăng số lượng đến độc giả ngày càng nhiều. Phân phối chuyển giao báo đến cho các đại lý một cách nhanh chóng, thuận tiện, không để báo ứ đọng và mở sổ theo dõi công nợ với đại lý. Trung tâm khai thác báo chí Quốc văn là đơn vị trực tiếp sản xuất, khai thác của đơn vị, tổ chức tiếp nhận báo chí, khai thác, chia chọn, đóng túi gói báo chí, tổ chức giao nhận túi gói báo chí theo tuyến đường thư. Là bộ phận chiếm vị trí quan trọng của công ty cũng như chiếm đại đa số về lao động trực tiếp làm công tác khai thác báo chí Quốc văn Trung tâm khai thác báo chí Ngoại văn cũng làm nhiệm vụ khai thác báo chí ngoại văn nhưng đồng thời thực hiện cả nhhiệm vụ tổng hợp nhu cầu và khai thác báo chí Ngoại văn. Lượng công việc này có quy mô nhỏ hơn cụ thể hàng tháng khai thác 115 – 116 triệu tờ( cuốn ) báo Quốc văn thì chỉ khai thác 1000 – 2000 tờ ( cuốn ) báo Ngoại văn . Chi nhánh phát hành báo chí Trung ương II tại Thành phố Hồ Chí Minh : đại diện thay mặt công ty có quan hệ với các cơ quan xuất bản báo, tạp chí… ở phía Nam để làm tốt nhiệm vụ mà công ty giao, có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện việc khai thác,vận chuyển báo chí một cách nhanh chóng, lưu thoát hết khối lượng. Các tổ phụ trợ: Tổ kiểm soát nghiệp vụ : Kiểm soát công đoạn thực hiện thể lệ, thủ tục khai thác, luật lệ lao động, chế độ an toàn và quản lý sử dụng nguyên vật liệu. Kiểm soát ở khâu đóng túi, gói báo chí; số lượng đặt mua; số chuyến đi; số ca trước chuyển lại ca sau. Tổ bảo vệ: Bảo đảm an ninh trật tự khu vực khai thác, không cho người không có nhiệm vụ vào khu khai thác hoặc mang chất cháy, nổ…Bảo vệ tài sản cơ quan nơi khai thác, điểm báo lẻ không để xảy ra mất mát, hư hỏng. Kiểm tra việc chấp hành giờ giấc, nội quy của cán bộ, CNV. Tổ xe : Đảm bảo khâu chuyên chở vật tư, hàng hoá khu vực sản xuất phục vụ lãnh đạo và cán bộ công ty trong điều kiện cho phép có thể chuyên chở CBCNV theo hợp đồng khi cần thiết. Đảm bảo nhu cầu cho công ty phục vụ cho chuyên chở và hoạt động của các phòng, ban khi có yêu cầu do ban giám đốc điều hành. Với phương thức tổ chức trực tuyến chức năng, các phòng ban, chi nhánh, tổ đội trong công ty đảm nhiệm những vai trò nhất định nhưng có mối quan hệ rất mật thiết với nhau. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động tại công ty PHBC TW Giám đốc Phó giám đốc tài chính Phòng điều hành Tổ bảo vệ Tổ xe Tổ kiểm soát Phòng kế hoạch - đầu tư XDCB Phòng kế toán – thống kê - tài chính Phòng nghiệp vụ Phòng tổ chức - nhân sự - hành chính Chi nhánh III (Bình Định ) Chi nhánh II (Tp.HCM) Trung tâm khai thác báo chí ngoại văn Trung tâm khai thác báo chí Quốc văn Phòng kinh doanh II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty PHBCTW Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty PHBC TW là đơn vị hoạt động mang tính công ích, sản phẩm của công ty là kết quả dịch vụ thực hiện thông qua hiệu quả có ích của việc truyền tải thông tin được chuyển từ nơi phát tin đến nơi nhận tin nhằm hướng tới mục đích tuyên truyền thông tin kinh tế – xã hội tới người dân, nâng cao sự hiểu biết, trình độ văn hoá của người dân. Điều này đòi hỏi ngành Bưu điện phải có mạng lưới thống nhất từ TW đến địa phương. Chính vì vậy công tác hạch toán kế toán tại Công ty PHBC TW cũng được tổ chức thành mạng lưới trong mối quan hệ khách hàng với các Bưu điện tỉnh, thành phố. Công tác kế toán ở đây được phân chia thành 2 bộ phận gọi là kế toán nghiệp vụ và kế toán hạch toán. Bộ phận kế toán nghiệp vụ có nhiệm vụ thực hiện việc giao nhận báo chí từ toà soạn và tiến hành theo dõi công nợ của khách hàng đặt mua báo thông qua công việc thống kê nhu cầu báo chí từ Phòng điều hành và nhiệm vụ khai thác, phân phối báo chí của Phòng quốc văn. Bộ phận kế toán hạch toán lại liên quan đến việc lắp ráp và hạch toán tài khoản, thao dõi các số phát sinh trong kỳ và kết chuyển con số cuối kỳ. Phương thức tổ chức của phòng Kế toán – Thống kê - Tài chính của Công ty PHBC TW là trực tuyến chức năng. Cụ thể như sau: Kế toán trưởng ( kiêm Trưởng phòng ) Kế toán tổng hợp ( kiêm Phó phòng ) Kế toán nghiệp vụ PHBC Kế toán thanh toán nội bộ Kế toán thanh toán nhà xuất bản Kế toán vật tư ( Kiêm kế toán nghiệp vụ Túi báo chí ) kế toán kho báo lưu ký Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ kiêm kế toán Quĩ Các kế toán viên phòng, ban và chi nhánh… Giữa các kế toán viên có mối quan hệ rất mật thiết, không thể tách rời các phần hành kế toán với nhau, nhưng mỗi kế toán viên có một nhiệm vụ nhất định vì mục tiêu chung. Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về quản lý tình hình tài chính chung tại Công ty. Đồng thời Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổ chức thực hiện đúng các quy định , chính sách của Nhà nước, Bộ Tài chính và của Tổng công ty Bưu chính - Viễn thông; đề xuất những biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả nguồn vốn của công ty; tổng hợp và lập các báo cáo tài chính kế toán; truyền số liệu lên Tổng công ty nhằm đạt được mục tiêu quản lý toàn ngành. Bên cạnh Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng còn có phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm xem xét, theo dõi, tổng hợp quá trình hạch toán kế toán trong kỳ tại công ty trên tiến trình vào tài khoản, vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp và hình thành báo cáo tài chính. Mối quan hệ với các phòng, ban trong công ty là mối quan hệ đồng cấp. Còn với quá trình hạch toán kế toán trong công ty thì đây lại là mối quan hệ xuyên suốt toàn ngành. Các kế toán viên ở chi nhánh và các trung tâm tập hợp số liệu về Công ty qua hệ thống truyền số liệu trên mạng vi tính ngành. Còn đối với bộ phận kinh doanh bán lẻ thì hạch toán vừa độc lập, vừa phụ thuộc. Độc lập trong mối quan hệ với công nợ của khách hàng bán lẻ, theo dõi từng khách hàng riêng, công ty không làm nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, chi phí, doanh thu được tập hợp lên Công ty và được xem như là một khách hàng của công ty, hạch toán kế toán chung với toàn công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty PHBC TW. ( trang bên ) Đặc điểm tổ chức sổ kế toán Công tác kế toán tại Công ty PHBC TW thực hiện theo đúng chế độ kế toán của Bộ Tài chính nói chung và của Tổng công ty nói riêng. Cách thức hạch toán kế toán cũng như tổ chức bộ sổ kế toán tuân thủ theo những quy tắc mà chế độ đã quy định. Hình thức hạch toán mà đơn vị áp dụng là hình thức hạch toán Chứng từ – Ghi sổ. Hệ thống chứng từ mà doanh nghiệp áp dụng theo mẫu sẵn của Bộ tài chính như: Bảng tính lương; Bảng tổng hợp và trích khấu hao; Phiếu xuất kho; Giấy báo Nợ; Giấy báo Có; Giấy đề nghị tạm ứng; Hoá đơn GTGT… Sơ đồ hạch toán Chi phí, doanh thu, theo hình thức Chứng từ – Ghi sổ tại Công ty PHBC TW Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ – Ghi sổ Sổ cái Tk1543,632,642,5113,532,911,… Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ Sổ chi tiết tk131, 1543,642, 511… Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty PHBC TW Kế toán thanh toán NXB Kế toán nghiệp vụ Các kế toán viên phòng kinh doanh, chi nhánh Kế toán Trưởng (Trưởng phòng) Kế toán ngân hàng Kế toán kho báo lưu ký Kế toán vật tư (kế toán túi) Kế toán TSCĐ (kiêm thủ quỹ) Kế toán thanh toán nội bộ Kế toán tổng hợp (Phó phòng kế toán ) Ngoài ra, các kế toán nghiệp vụ còn sử dụng hế thống chứng từ đặc trưng với nghiệp vụ PHBC, gọi là ấn phẩm PHBC. Các ấn phẩm này được mã hoá theo từng nghiệp vụ PHBC đồng thời theo dõi trên từng mã báo, tạp chí … Ví dụ : ấn phẩm PH.28 : Bảng phân phối báo chí ấn phẩm PH.29 : Giấy tính tiền báo chí Bên cạnh đó, các kế toán công ty còn sử dụng hệ thống các báo cáo doanh thu, chi phí ( là các báo cáo kế toán nôị bộ của công ty), đồng thời tổ chức lập và tổng hợp các báo cáo tài chính theo mẫu định kỳ. Quá trình hạch toán tại công ty được tiến hành từng tháng. Cụ thể, hàng tháng kế toán công ty tiến hành tổng hợp chứng từ từ Bưu điện tỉnh, thành phố, phòng kinh doanh và các chi nhánh. Căn cứ từ những chứng từ này, vào số liệu trên mạng máy vi tính, tiến hành hạch toán và hình thành sổ sách, báo cáo của đơn vị. Tiếp theo đó là quá trình truyền số liệu lên Tổng công ty hoàn tất thủ tục hạch toán toàn ngành. Quá trình công tác kế toán được thực hiện tại Công ty luôn thể hiện mối liên quan thống nhất mạng lưới nghiệp vụ PHBC thống nhất trong phạm vi cả nước. Tuy nhiên, trên sổ sách kế toán thì mối quan hệ giữa Bưu điện tỉnh, thành phố với công ty PHBC TW là mối quan hệ với khách hàng mua báo. Thật vậy, hệ thống tài khoản kế toán vận dụng trong doanh nghiệp có một số đặc điểm sau: Mối quan hệ giữa Bưu điện tỉnh, thành phố với Công ty được theo dõi trên TK 131, với các tiết khoản được sử dụng như sau: TK1311 : Phải thu cảu khách hàng sử dụng Bưu điện +) TK 131101 : Phải thu của Bưu điện mua báo Quốc văn +) TK 131102 : Phải thu của Bưu điện mua báo Ngoại văn +) TK 131103 : Phải thu của khách hàng khác mua báo TK1312 : Phải thu của khách hàng khác Mối quan hệ phụ thuộc với Tổng công ty được chi tiết ở TK 136 với tiết khoản 1362 - Phải thu giữa Tổng công ty và Bưu điện tỉnh Chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tập hợp qua TK 154 với tiết khoản 1543- Chi phí kinh doanh PHBC Ngoài ra còn sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có các tiết khoản theo đúng chế độ quy định . - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị được theo dõi trên các chứng từ ghi sổ, là cơ sở để hình thành các Bảng kê chứng từ ghi sổ và là căn cứ để hình thành sổ sách kế toán - Từ những TK chủ yếu trên, kế toán thực hện công tác hạch toán kế toán cho nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, sau đó lập sổ sách và hoàn thành hệ thống sổ của đơn vị. Những sổ sách đơn vị thường sử dụng : Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Trên cơ sở các chứng từ gốc, kế toán lập các sổ chi tiết theo dõi phát sinh của từng TK để làm căn cứ đối chiếu với sổ Cái TK đó. Ví dụ, sau khi theo dõi quá trình tiếp nhận báo chí từ Toà soạn về, căn cứ vào ấn phẩm PH28, thống kê số lượng báo chí khai thác, phân phối đi các độc giả, kế toán thực hiện công việc tính tiền cho số lượng báo chí nhận chuyển giao, in ấn phẩm PH.29 (Giấy tính tiền báo chí ) và PH16 (Tổng hợp công nợ của khách hàng). Những chứng từ giao nhận báo chí và các ấn phẩm trên là căn cứ để hình thành các Sổ chi tiết TK 131. Sau đây là một số mẫu sổ trong hệ thống sổ sách của doanh nghiệp Sổ chi tiết TK 131101 - Phải thu của Bưu điện mua báo Quốc Văn Sổ Cái TK 131101 – Phải thu của Bưu điện mua báo Quốc văn Sổ chi tiết TK 131101 Tháng... năm Mã Tên đơn vị Phân loại Tổng hợp Ngày Loại chứng từ Số chứng từ Diễn giải Chi tiết TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1000 HNội(CĐG) ĐK 108300400 PS 90750440 78205900 28/2 PH29 Tiền báo nhận của HN (CĐG) 156121 60750440 28/2 PH29 Báo Nhi đồng Số 5/T2 (CĐG) 331002 105000 28/2 PH29 Báo Nhi đồng Số 6/ T2 (CĐG) 331002 675850 … 28/2 PH29 Báo Thanh niên Số 3/T2 ( CĐG) 331002 195840 … Điều chỉnh doanh thu báo giảm 51131 55450 … CK 95755860 2000 Vũng Tàu ĐK … Cộng phát sinh PS 25344450469 23439231335 Ngày tháng năm Người lập bảng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sổ Cái TK 131101 Đơn vị Mã số Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Hà Nội 01000 108300400 90750440 78205900 95755860 Quang Ninh 02000 203253 32124390 25750850 18569540 7384563 24943080 3. TP. Hà Nội 03000 580782 55245023 55245023 55825805 55245023 4. Hải phòng 11000 455305673 214622660 1701192752 (1245887079) 214622660 5. Nghệ An 42000 9864207 1307318 1090788 1000883520 (989928525) 1001100050 … … … … … … … Tổng 22305041610 1953630060 1953630060 25344450469 23210260744 (180559665) Ngày tháng năm Người lập bảng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị III. thực trạng về Hạch toán Chi phí. Doanh thu phbc tại Công ty PHBC TW 1. Khái niệm về chi phí kinh doanh PHBC Chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ lao động vật hoá và lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong một thời kỳ nhất định. Đối tượng tập hợp chi phí của ngành Bưu điện nhìn chung được tập hợp theo từng hoạt động bao gồm: - Hoạt động kinh doanh bưu chính - Hoạt động kinh doanh Viễn thông - Hoạt động kinh doanh PHBC Tại Công ty PHBC TW thì đối tượng tập hợp chi phí là những chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh PHBC của đơn vị. Trong quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra tại đơn vị, chi phí phát sinh sẽ được ghi trên các chứng từ, kế toán tiến hành lập các chứng từ – ghi sổ…, cuối kỳ được theo dõi trên hệ thống sổ sách của đơn vị. Trong hệ thống kế toán ở công ty PHBC TW thì sử dụng phương pháp tập hợp chi phí phát sinh từ các Phòng ban, chi nhánh đến bộ phận quản lý, khối chức năng tại Công ty. Quá trình thực hiện kinh doanh PHBC, tại đơn vị cũng phát sinh nhiều loại chi phí. Có nhiều cách thức để phân loại các chi phí này, hiện nay tại Công ty PHBC TW khi tập hợp chi phí kinh doanh PHBC, kế toán phân loại theo các khoản mục như sau: Chi phí vật liệu dùng cho sản xuất Chi phí vật liệu sửa chữa tài sản Chi phí nhiên liệu Chi phí nhân công Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí dịch vụ mua ngoài Sửa chữa TSCĐ thuê ngoài Chi điện nước thuê ngoài Chi vận chuyển thuê ngoài Chi phí bảo hộ lao động Chi tuyên truyền quảng cáo Chi bổ túc đào tạo Chi công tác phí công nhân viên Chi phí bằng tiền khác Ngoài ra, tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ để tạo ra hiệu quả của nghiệp vụ PHBC bằng cách tập hợp chi phí theo yếu tố như sau: Chi phí nhân công Chi phí vật liệu Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác 2.Kết cấu và nội dung. Dựa vào các tiêu thức phân bổ khác nhau, mỗi đơn vị lựa chọn cho mình những cách phân loại khác nhau cho phù hợp với đặc trưng riêng của doanh nghiệp, từ đó hình thành nên hệ thống tài khoản vận dụng cho công tác hạch toán kế toán tại công ty. Chính vì vậy, kế toán tại Công ty PHBC TW đã sử dụng các TK để tập hợp chi phí như sau: .Kết cấu, nội dung phản ánh TK 1543 – Chi phí kinh doanh PHBC Để phản ánh chi phí của riêng hoạt động kinh doanh PHBC, kế toán ngành Bưu điện quy định sử dụng TK 1543 thay cho TK 154 thường dùng để phân biệt đặc điểm kinh doanh dịch vụ Bưu điện nói chung và dịch vụ PHBC nói riêng. Bên Nợ : - Các chi phí thực tế phát sinh có liên quan tới hoạt động kinh doanh PHBC Bên Có : - Các khoản giảm chi phí - Kết chuyển chi phí thực tế hoạt động kinh doanh PHBC TK 1543 không có số dư cuối kỳ TK 1543 chi tiết như sau: TK 15430 : Kết chuyển chi phí kinh doanh PHBC TK 15431 : Chi phí nhân công TK 15431: Chi tiền lương TK 15432: Chi BHXH,KPCĐ,BHYT TK 15432 : Chi phí vật liệu TK 154321: Vật liệu cho sản xuất TK 154322: Vật liệu cho sửa chữa tài sản TK 154323: Nhiên liệu TK 15433 : Chi phí dụng cụ sản xuất TK 15434 : Chi khấu hao TSCĐ TK 15437 : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 154371: Sửa chữa TSCĐ thuê ngoài TK 154372: Chi điện nước thuê ngoài TK 154373: Vận chuyển thuê ngoài TK 154374: Dịch vụ thuê ngoài khác TK 15438 : Chi phí bằng tiền khác TK 154381: Chi bảo hộ lao động TK 154382: Chi tuyên truyền quảng cáo TK 154383: Chi hoa hồng đại lý TK 154384: Chi bổ túc đào tạo TK 154385: Chi công tác phí công nhân TK 154386: Chi sửa chữa tài sản TK 154387: Chi trích trước sửa chữa tài sản TK 154388: Chi bằng tiền khác : Kết cấu nội dung TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Khoản chi phí này phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp . Bên Nợ : Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại Công ty Bên Có : Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ TK 642 không có số dư cuối kỳ TK 642 có các tiết khoản như sau: - TK 6420 : Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý TK 64211: Tiền lương TK 62212: BHXH, BHYT, KPCĐ - TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý TK 642201: Vật liệu cho quản lý TK 642202: Vật liệu cho sửa chữa TSCĐ TK 642203: Nhiên liệu TK 642204: Vật liệu bao bì - TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6425 : Thuế, phí & lệ phí - TK 6426 : Chi phí dự phòng - TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 642701: Sửa chữa TSCĐ thuê ngoài TK 642702: Điện nước TK 642708: Khác - TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác TK 642801: Bảo hộ lao động TK 642802: Bổ túc đào tạo TK 642805: Công tác phí TK 642806: Sửa chữa TSCĐ TK 642808: Chi phí bằng tiền khác Trình tự hạch toán chi phí Kế toán chi phí nhân công ở Công ty PHBC TW, kế toán tiền lương được hạch toán dựa trên hình thức khoán sản phẩm và nhiệm vụ. Đối với 2 loại hình hoạt động chính tại doanh nghiệp là lao động khai thác trực tiếp và lao động gián tiếp thì cách tính lương cũng được phân thành 2 cách thức tương ứng là cách tính theo điểm và cách tính lương theo thời gian. Khối lượng sản phẩm hoàn thành của lao động gián tiếp trong một ca làm việc sẽ là căn cứ để hình thành Bảng điểm. Còn đối với khối lao động gián tiếp thì tiền lương được tính dựa trên số ngày thực tế và số ngày làm việc theo chế độ quy định . Từ đó, căn cứ vào các hệ số chất lượng, hệ số chức danh và các khoản phụ cấp, kế toán thanh toán nội bộ sẽ tính và hình thành bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Đồng thời, kế toán tổng hợp làm công tác hạch toán kế toán và vào sổ như sau: Nợ TK 15431 (154311) : Tiền lương trả cho khối lao động trực tiếp Nợ TK 6421 (64211) : Tiền lương trả cho khối lao động gián tiếp Có TK 334 : Tiền lương phải trả công nhân viên Có TK 334001: Phải trả về lương cơ bản Có TK 334002: Phải trả về phụ cấp Có TK 334003: Phải trả lương khoán Khi tiến hành trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn, kế toán tiến hành thực hiện theo đúng chế độ của nhà nước với tỷ lệ trích là: 19% tính vào chi phí và 6% tính vào khoản CNV đóng góp. Trình tự hạch toán như sau: - Trước hết là khoản tính trích vào chi phí ( trích 19%): Nợ TK 15431 ( 154312 ) Nợ TK 6421 ( 64212 ) Có TK 338 Có TK 3382 Có TK 3383 Có TK 3384 Còn khoản CNV đóng góp được tính trừ vào lương ( trích 6% lương): Nợ TK 334 Có TK 338 - Cụ thể, chi phí tiền lương trong kỳ hạch toán như sau: Đối với khối quản lý chức năng: Nợ TK 6421 : 71.286.600 Nợ TK 64211 : 66.880.000 Nợ TK 64212 : 4.406.600 Có TK 334 : 66.880.000 Có TK 338 : 4.406.600 Đối với khối lao động khai thác : Nợ TK 15431 : 490.270.395 Nợ TK 154311: 412.720.000 Nợ TK 154312: 77.550.395 Có TK 334 : 412.720.000 Có TK 338 : 77.550.395 Kế toán chi phí vật liệu Đối với vật liệu xuất dùng cho hoạt động sản xuất cũng như hoạt động quản lý ở công ty, kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn vật tư và hạch toán vào Chứng từ – Ghi sổ. Đồng thời, kế toán áp dụng phương pháp tính giá FIFO cho khối lượng vật liệu xuất dùng. Ví dụ vào ngày 12/5, căn cứ vào Phiếu Xuất kho vật liệu cho sản xuất trực tiếp kế toán lập Chứng từ - Ghi sổ: Chứng từ – Ghi sổ Ngày 12/5. Số 151 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có … … … … Xuất bột hồ cho sx 154321 152001 120.000 Xuất dây đai đóng gói báo chí 154321 152001 89.560 Xuất giấy in cho phòng kế toán 642201 152001 58.640 … … … … Cộng 18.68.100 Kèm theo chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 15432 : Vật liệu xuất dùng cho sản xuất Nợ TK 6422 : Xuất vật liệu dùng cho quản lý Có TK 152 : Khối lượng vật liệu xuất dùng Có TK 152001: Nguyên liệu, vật liệu xuất dùng Có TK 152002: Nhiên liệu Có TK 152003: Phụ tùng Có TK 152007: Nguyên liệu, vật liệu khác 3. Kế toán chi phí dụng cụ sản xuất Khi xuất công cụ, dụng cụ cho sản xuất trực tiếp hay hoạt động gián tiếp thì kế toán công ty vẫn tiến hành tương tự như đối với xuất dùng nguyên liệu, vật liệu, kế toán hạch toán theo bút toán sau: Nợ TK 15433 Nợ TK 6423 Có TK 153 Cụ thể, tổng hợp chi phí dụng cụ sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp có kết quả như sau: Nợ TK 15433 : 5.131.000 Nợ TK 6423 : 12.432.600 Có TK 153 : 17.563.600 4. Hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ Khấu hao TSCĐ trong doanh nghiệp được tính theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng, trên cơ sở tỷ lệ khấu hao quy định của Bộ tài chính đối với từng loại tài sản cố định. Tại Công ty PHBC TW, kế toán vận dụng hoàn toàn theo quy định trong chế độ. Khối lượng tài sản cố định ở đây được chia thành nhiều loại theo tính chất cấp phát chẳng hạn như: TSCĐ thuộc nguồn vốn vay, nguồn vốn ngân sách, nguồn vốn đầu tư và phát triển của Tổng công ty…Vì thế việc theo dõi khấu hao cũng như tăng, giảm TSCĐ được tiến hành đối với từng nguồn hình thành TSCĐ. Việc trích khấu hao TSCĐ được tiến hành theo quý vì thực tế những biến động về khấu hao trong doanh nghiệp là không nhiều.Trên cơ sở quyết định 219/QĐ- KTTKTC ngày 21/1/1997 của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông quy định về thời gian sử dụng các loại TSCĐ để có thể xác định thời gian sử dụng của từng loại TSCĐ. Từ đó, xác định mức trích khấu hao: Mức khấu hao Nguyên giá TSCĐ = tính theo năm Thời gian sử dụng - Đơn vị trích khấu hao theo nguyên tắc đủ quý: Mức khấu hao Mức khấu hao năm = tính theo quý 4 - Khi tính khấu hao cho những tháng chưa tròn quý kế toán xác định mức khấu hao như sau: Mức khấu hao Mức khấu hao năm Số tháng = * (chưa đủ quý) 12 trích khấu hao Đồng thời, kế toán hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ như sau: Nợ TK 15434 Nợ TK 6424 Có TK 214 Báo cáo trên chứng từ cho thấy mức khấu hao doanh nghiệp tính vào chi phí trong kỳ như sau: Nợ TK 15434 : 339.841.695 Nợ TK 6424 : 101.231.920 Có TK 214 : 441.073.625 Hạch toán các chi phí khác Công việc hạch toán các chi phí khác bao gồm chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền … được thực hiện tương tự theo bút toán: Nợ TK 1543 Nợ TK 642 Có TK liên quan Có thể tổng hợp những chi phí phát sinh này theo số liệu tổng quát như sau: Chi phí dịch vụ mua ngoài: Nợ TK 15437 : 621.781.434 Có TK liên quan : 621.781.434 Chi phí bằng tiền khác: Nợ TK 15438 : 997.430.347 Nợ TK 6428 : 26.900.520 Có TK liên quan :1.024.330.867 Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh vào TK632 – phản ánh giá vốn của sản phẩm dịch vụ Bưu điện theo bút toán: Nợ TK632 Có TK 1543 Đồng thời hạch toán Nợ TK 911 Có TK632,641 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Cụ thể, để xác định giá vốn của dịch vụ kinh doanh PHBC kế toán kết chuyển Nợ TK 632 : 1.897.662.268 Có TK 1543 : 1.897.662.268 Khi xác định kết quả kinh doanh , kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí trong kỳ như sau: Nợ TK 911 : 2.131.532.098 Có TK 632 : 1.897.662.268 Có TK 642: 233.869.830 chi tiết Chi phí quản lý doanh nghiệp(tk642) Tháng ...năm Mục Tên khoản mục chi phí Ngày Loại chứng từ Số chứng từ Diễn giải Giá trị Tài khoản Nợ Có 6421 1. Chi phí nhân viên quản lý Tổng phát sinh TK 6421 71286600 28/2 FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 38491335 64211 334001 28/2 FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 736493 64211 334002 28/2 FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 27652172 64211 334003 28/2 FHT/LT 19 Phân bổ KPCĐ cho chi phí quản lý 1550195 64212 3382 28/2 FHT/LT 19 Phân bổ BHXH cho chi phí quản lý 2276113 64212 3383 27/2 FHT/LT 19 Phân bổ BHYT cho chi phí quản lý 580292 64212 3384 6422 2. Chi phí vật liệu quản lý Tổng phát sinh TK 6422 21857190 28/2 FHT/LT 18 Xuất vật tư cho các phòng ban 21857190 6422 152001 6423 3.Chi phí đồ dùngvăn phòng Tổng phát sinh TK 6423 12432600 28/2 FHT/LT 30 Xuất công cụ cho các phòng, ban 12432600 6423 153 6424 4. Chi phí khấu hao TSCĐ Tổng phát sinh TK 6424 101231920 28/2 FHT/LT 22 Trích khấu hao TSCĐ 91211720 6424 2141 28/2 FHT/LT 22 Trích khấu hao cho TSCĐ khác 10020200 6424 2141 6425 5. Thuế, phí, lệ phí Tổng phát sinh TK 6425 161000 6/2 PC 1064 Thanh toán tiền vé cầu phà 25000 6425 111101 10/2 PC 1088 Thanh toán tiền vé cầu phà 91000 6425 111101 … … … … 6426 6. Chi phí dự phòng Tổng phát sinh TK 6426 6427 7. Chi dịch vụ mua ngoài Tổng phát sinh TK 6427 6428 8.Chi phí bằng tiền khác Tổng phát sinh TK 6428 26900520 20/2 PC 1101 Mua thuốc điều trị 1232750 642801 141 28/2 PC 1128 Thanh toán tập huấn 100.000 642802 111101 … … … … 6420 Kết chuyển chi phí quản lý Tổng phát sinh TK6420 233869830 28/2 FHT/LT 34 Kết chuyển CP gián tiếp vào KQKD 233869830 911 6420 sổ chi tiết Chi phí sản xuất kinh doanh (tk 1543) Tháng... năm Mục Tên khoản mục chi phí Ngày Loại chứng từ Số chứng từ Diễn giải Giá trị Tài khoản Nợ Có 15431 1. Chi phí nhân công Tổng phát sinh TK 15431 490270395 28/2 FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 196719905 154311 334001 28/2 FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 7275770 154311 334002 28/2 FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 208724325 154311 334003 28/2 FHT/LT 19 Phân bổ KPCĐ cho chi phí sản xuất 27821395 154312 3382 28/2 FHT/LT 19 Phân bổ BHXH cho chi phí sản xuất 40056595 154312 3383 28/2 FHT/LT 19 Phân bổ BHYT cho chi phí sản xuất 10212405 154312 3384 15432 2. Chi phí vật liệu sản xuất Tổng phát sinh TK 15432 129612437 28/2 FHT/LT 18 Xuất vật tư cho các phòng ban 129612437 15432 152001 15433 3.Chi phí đồ dùng sản xuất Tổng phát sinh TK 15433 5131000 28/2 FHT/LT 30 Xuất công cụ cho các phòng, ban 5131000 15433 153 15434 4. Chi phí khấu hao TSCĐ Tổng phát sinh TK 15434 339841695 28/2 FHT/LT 22 Trích khấu hao cho phương tiện VT 205641375 15434 2141 28/2 FHT/LT 22 Trích khấu hao cho TSCĐ khác 93721363 15434 2141 15437 5. Chi dịch vụ mua ngoài Tổng phát sinh TK15437 621781434 … … … … … … … 6/2 FHT/LT 24 Thanh toán tiền điện nước mua ngoài 23373498 154372 112101 … … … … … … … 15/2 PC 1124 Trả tiền thuê vận chuyển bốc dỡ vật liệu 984056 154373 111101 18/2 PC 1126 Trả công vận chuyển máy đai ép 1156485 154373 112101 … … … … 15438 8.Chi phí bằng tiền khác Tổng phát sinh TK15438 311025307 4/2 UNC 25 Chi tiền cho hoạt động quảng cáo 10145454 154382 112101 5/2 PC 1120 Chi bồi dưỡng nghiệp vụ khai thác 3784800 154384 112101 20/2 PC 1126 Chi thanh toán tiền vé cầu phà 159645 154388 141 25/2 PC 1128 Thanh toán tập huấn 1565850 154384 111101 … … … … 15430 Kết chuyển chi phí SX Tổng phát sinh TK15430 1897662268 28/2 FHT/LT 34 Kết chuyển chi phí kinh doanh 1897662268 632 15430 Báo cáo về chi phí sản xuất kinh doanh Tháng ... năm... Chỉ tiêu Mã số Phát sinh trong kỳ Luỹ kế từ đầu năm PHBC Khác PHBC Khác 1 2 3 4 5 6 1. Chi phí nhân công 01 236.778.720 2.841.344.640 - Tiền lương 01.1 216.736.000 2.600.832.000 - BHXH, BHYT, KPCĐ 01.2 15.041.120 180.493.440 - Tiền ăn ca 01.4 5.001.600 60.019.200 2.Chi phí vật liệu 02 20.733.200 248.798.404 -VL dùng cho sản xuất khai thác nghiệp vụ 02.1 11.430.803 137.169.636 -Vật liệu dùng cho sửa chữa TS 02.2 4.587.300 55.047.600 - Nhiên liệu 02.3 4.715.097 56.581.164 3. Chi phí dụng cụ sản xuất 03 4. Chi phí khấu hao TSCĐ 04 25.231.325 302.775.900 5. Chi phí dịch vụ mua ngoài 07 8.832.082 106.984.984 Sửa chữa TSCĐ thuê ngoài 07.1 5.632.200 67.586.400 Điện, nước mua ngoài 07.2 2.356.582 28.278.984 Vận chuyển, bốc dỡ thuê ngoài 07.3 843.300 10.119.600 6.Chi bằng tiền khác 08 19.175.893 230.110.716 Bảo hộ lao động 08.1 13.207.518 158.490.216 Tuyên truyền quảng cáo 08.2 2.964.000 35.568.000 Hoa hồng đại lý 08.3 Bổ túc đào tạo 08.4 959.025 11.508.300 Chi sửa chữa TS 08.5 Trích trước chi sửa chữa TS 08.6 Chi bằng tiền khác 08.8 2.045.350 24.544.200 Tổng cộng 329.927.113 3.730.014.644 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Báo cáo về chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng ...năm Chỉ tiêu Mã số Phát sinh trong kỳ Luỹ kế từ đầu năm PHBC Khác PHBC Khác 1 2 3 4 5 6 1. Chi phí nhân viên QL 01 71286600 644371090 -Tiền lương 01.1 66880000 605220000 -BHXH, BHYT, KPCĐ 01.2 4406600 39151090 2.Chi phí vật liệu 02 21857190 91034682 -VL dùng cho quản lý 02.1 21857190 91034682 -Vật liệu cho sửa chữa TS 02.2 -Nhiên liệu 02.3 -Vật liệu bao bì 02.4 3.Chi phí đồ dùng văn phòng 03 12432600 54124215.6 4. Chi phí khấu hao TSCĐ 04 101231920 301195760 5. Thuế, phí & lệ phí 05 161000 11804132.45 6. Chi phí dự phòng 06 7. Chi dịch vụ mua ngoài 07 -Sửa chữa TSCĐ thuê ngoài 07.1 -Điện nước mua ngoài 07.2 -Dịch vụ mua ngoài khác 07.8 8. Chi bằng tiền khác 08 26900520 181898799.6 -Bảo hộ lao động 08.1 1932000 1932000 -Bổ túc đào tạo 08.4 300000 11667000 -Chi sửa chữa TS 08.5 -Chi bằng tiền khác 08.8 24668520 168308199.6 Tổng cộng 233869830 1284428679.65 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trên đây là các mẫu sổ và báo cáo về chi phí kinh doanh PHBC tại Công ty IV. Hạch toán doanh thu kinh doanh PHBC Khái niệm doanh thu kinh doanh PHBC Doanh thu là khái niệm dùng để chỉ giá trị của khối lượng hàng hoá dịch vụ thực hiện, tiêu thụ trong kỳ đã cung cấp cho khách hàng. Doanh thu thực hiện được bao gồm toàn bộ phần thu về từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . Khoản thu này có thể thu trực tiếp bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng hoặc cũng có thể doanh nghiệp kỳ này đang bị chiếm dụng vốn. Một doanh nghiệp có thể có nhiều nguồn thu khác nhau từ các hoạt động kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp . Đối với hoạt động kinh doanh Bưu điện thì doanh thu tại một đơn vị được gọi là doanh thu cước vì thực tế sản phẩm dịch vụ Bưu điện không thể hoàn thành tại chỉ một đơn vị mà ít nhất phải có 2 đơn vị tham gia vào các khâu để hoàn thành sản phẩm dịch vụ Bưu điện. Đối với hoạt động PHBC cũng vậy, doanh thu từ hoạt động kinh doanh PHBC được tính là doanh thu cước trong doanh thu toàn phần từ cấp TW đến Bưu điện tỉnh, thành phố, Bưu điện huyện và đến độc giả ở khắp cả nước. Công ty PHBC TW là đơn vị trung gian trong quá trình khai thác báo chí từ Toà Soạn tới độc giả thông qua Bưu điện tỉnh (Bưu điện tỉnh lại thông qua Bưu điện huyện). Doanh thu từ hoạt động kinh doanh tại Công ty PHBC TW bao gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh chính là PHBC và doanh thu từ hoạt động kinh doanh khác. Đối với hoạt động kinh doanh PHBC thì nguồn thu từ khách hàng là các Bưu điện tỉnh là chủ yếu và chiếm tỷ trọng rất lớn. Tại Công ty PHBC TW, doanh thu bao gồm cả đối với Báo Quốc văn giao nhận từ các Toà soạn và Báo Ngoại văn nhập khẩu. Còn đối với hoạt động kinh doanh khác thì doanh thu thực hiện được chiếm tỷ trọng rất nhỏ. Ngoài ra, khoản thu từ các hợp đồng phát hành sách, mặc dù doanh thu cước (hay tỷ lệ % hoa hồng) được hưởng là không nhỏ nhưng do sự cạnh tranh trên thị trường là rất gay gắt nên cơ hội tìm kiếm được những hợp đồng như thế không nhiều. Còn nguồn thu từ hoạt động kinh doanh khác nữa như thu vận chuyển từ nhà in về nơi khai thác thì thực sự phát sinh không lớn nên đơn vị tập trung hạch toán doanh thu đó 6tháng/lần . Nếu đem so sánh doanh thu thực hiện được và chi phí thực tế bỏ ra đối với các hoạt động kinh doanh PHBC thì chênh lệch lợi nhuận là rất nhỏ nhoi. Trên thực tế, hoạt động kinh doanh gặp không ít khó khăn, lợi nhuận thu được không cao nhưng sự tồn tại của ngành PHBC là tất yếu vì nhiệm vụ chính trị, vì mục tiêu tuyên truyền đường lối của Đảng và Nhà nước. Do vậy, để duy trì hoạt động của Công ty, hàng năm Tổng công ty được cấp một khoản thu nhất định tương ứng với nhiệm vụ được giao. Công ty phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch được giao về sản lượng báo khai thác ngày càng nhiều, mạng lưới tổ chức PHBC ngày càng rộng khắp. Chính vì thế, trong doanh thu của đơn vị có một khoản thu “cấp bù” hay còn gọi là doanh thu điều tiết của Tổng công ty. Như vậy, Doanh thu kinh doanh tại Công ty PHBC TW bao gồm doanh thu cước PHBC thực hiện được tại đơn vị và phần doanh thu được điều tiết của Tổng công ty. Đồng thời, doanh thu cước thực hiện được là doanh thu chính từ hoạt động PHBC. Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán chung doanh thu kinh doanh PHBC 2.1 Đặc điểm: Tổng hợp nhu cầu, đặt in với Toà soạn, giao nhận báo chí, tổ chức khai thác phân phối... là những nhiệm vụ mà tại Công ty PHBC TW phải thực hiện, như một khâu trong toàn bộ quá trình thực hiện nhu cầu báo chí của độc giả được thoả mãn. Doanh thu tại đây chiếm phần lớn là từ hoạt động giao nhận báo chí và tổ chức khai thác đến các Bưu điện tỉnh và các khách hàng bán lẻ. Đây là nguồn thu ổn định bảo đảm thường xuyên hoạt động của doanh nghiệp vì khối lượng độc giả đặt mua báo chí dài hạn là nhu cầu cơ bản, lớn nhất tại Công ty. Doanh thu PHBC bao gồm nhiều khoản mục thu. Ngoài ra, các có các khoản trực tiếp làm giảm doanh thu. Một số khoản thu chủ yếu: Doanh thu từ báo nhận: là doanh thu thu được từ nghiệp vụ PHBC thông thường và quan trọng nhất. Lượng báo nhận từ Toà soạn về và tiến hành khai thác tới các BĐ tỉnh là nghiệp vụ chủ yếu bao trùm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Doanh thu này bao gồm cả doanh thu báo chí Quốc Văn và báo chí Ngoại Văn. Quá tình tập hợp nhu cầu đặt mua báo được tiến hành tại các Bưu điện tỉnh và được thống kê lên Công ty PHBC TW. Tại đây sẽ chịu trách nhiệm đặt báo với các Toà soạn và khai thác PHBC. Doanh thu được hưởng là từ đây. Doanh thu từ báo chuyển độc giả là khoản thu được từ nghiệp vụ PHBC mà độc giả, các khách hàng mua báo có nhu cầu trực tiếp với Toà soạn, không qua Bưu điện tỉnh, Thành phố. Nhiệm vụ của đơn vị mình là khai thác và vận chuyển khối lượng báo chí đến độc giả nhưng không chịu trách nhiệm phải thu của độc giả, phải trả cho Toà soạn. Đơn vị hưởng hoa hồng cho nhiệm vụ khai thác từ khoản phải trả của Toà soạn. Toà soạn trực tiếp thanh toán với khách hàng. Doanh thu từ công lồng báo thực chất là khoản trả cho công khai thác, lồng và đóng gói túi báo chí chuẩn bị cho việc phân phối về các Tỉnh. Thu bổ sung phát hành phí: Đối với một số tập san, nguyệt san hay một số loại báo chí đặc biệt thì đơn vị được tính thêm doanh thu gọi là thu bổ sung phát hành phí. Ngoài doanh thu được hưởng theo tỷ lệ quy định còn được bổ sung thêm một khoản doanh thu khác. Thu Báo lưu ký : Báo lưu ký là báo xuất kho tháng này nhưng 3 tháng sau mới tính tiền cho khối lượng báo tiêu thụ được. Mục đích khi xuất lượng báo này là để quảng cáo, giới thiệu về một số loại báo nhất định như để tìm kiếm, thăm dò nhu cầu và thị trường. Khối lượng báo chí này được nhà xuất bản giao cho đơn vị theo dõi. Nếu sau 3 tháng một số loại nhất định được phân phối thì đơn vị được hạch toán doanh thu từ khối lượng báo này, còn số trả lại sẽ được hạch toán giảm doanh thu và xuất kho trả lại toà soạn. Doanh thu điều chỉnh báo chí : Hàng tháng có thể có sự thay đổi trong nhu cầu báo chí của các độc giả. Nếu nhu cầu tăng thêm thì doanh thu được điều chỉnh tăng thêm cùng với khối lượng báo chí đó gọi là doanh thu điều chỉnh tăng. Một số khoản giảm doanh thu trực tiếp: Doanh thu thất thu báo chí : Đây là một khoản giảm doanh thu trực tiếp khi có sự thay đổi về giá phát hành báo chí mà không nằm trong phạm vi thời gian quy định được phép điều chỉnh nó. Nhu cầu báo chí đã được thanh toán trước khi có sự điều chỉnh tăng giá. Nếu sự điều chỉnh về giá cả này không đúng với quy định, vượt quá về giới hạn thời gian cho phép được thay đổi giá phát hành báo chí thì Toà soạn phải chịu một khoản thất thu và do đó doanh thu cũng bị giảm một khoản gọi là thất thu. Doanh thu điều chỉnh giảm là trường hợp khi nhu cầu báo chí giảm thì có sự điều chỉnh giảm trực tiếp doanh thu . Doanh thu giảm do thiếu báo chí: Là giá trị doanh thu bị giảm do quá trình phân phối, khai thác báo chí làm lượng báo chí giao, nhận không còn đủ với nhu cầu. Nếu đơn vị không có lượng báo dự trữ bù vào lượng báo thất thu này thì đơn vị phải hạch toán giảm doanh thu. 2.2.Nguyên tắc hạch toán chung : Vì là đơn vị trung gian về nhu cầu báo chí giữa Bưu điện tỉnh, thành phố và các khách hàng mua báo khác với Toà soạn nên doanh thu tại công ty chính là doanh thu cước. Doanh thu cước này được tính dựa trên tỷ lệ phí phát hành. Theo quy định thì khi tính toàn công cho quá trình này thì công việc PHBC được hưởng 22%. Với tỷ lệ này thì phân chia Bưu điện Tỉnh, thành phố được hưởng 18% , còn tại Công ty PHBC TW được hưởng 4%. Như vậy, Công ty chỉ phỉ trả cho NXB là 78%, còn phải thu của bưu điện tỉnh, thành phố 82% và giữ lại cho mình 4%. 3. Nội dung kết cấu TK 5113 TK 5113 phản ánh khoản doanh thu đơn vị thực hiện được và doanh thu điều tiết đơn vị được cấp phát. Bên Nợ : - Doanh thu giảm do báo Lưu ký trả lại - Kết chuyển doanh thu cước đơn vị thực hiện được vào TK 911 Bên Có : Doanh thu cước đơn vị thực hiện được TK này phản ánh Doanh thu từ hoạt động chính là hoạt động PHBC và doanh thu từ hoạt động kinh doanh khác. Cụ thể như sau: TK 51131 : Doanh thu kinh doanh PHBC TK 51132 : Doanh thu kinh doanh khác Doanh nghiệp rất ít sử dụng tới TK 51132 vì phát sinh của TK này là không nhiều. TK 5113 cuối kỳ không có số dư 4.TK khác liên quan đến hạch toán doanh thu Khoản giảm trừ doanh thu Đối với hoạt động kinh doanh tại công ty thì chỉ có TK giảm trừ 531 là được vận dụng với nội dung phản ánh Báo Lưu ký trả lại. Cụ thể, kết cấu như sau: Bên Nợ : Phản ánh doanh thu giảm do báo lưu ký trả lại Bên Có : Kết chuyển doanh thu báo trả vào TK 51131 TK 531 cuối kỳ không có số dư TK Phải thu của khách hàng mua báo TK doanh nghiệp sử dụng là TK131 được chi tiết như sau: - TK1311: Phải thu của khách hàng sử dụng Bưu điện TK 131101: Phải thu của Bưu điện mua báo Quốc văn TK 131102: Phải thu của Bưu điện mua báo Ngoại văn TK 131103: Phải thu của khách hàng khác mua báo - TK 1312 : Phải thu của khách hàng khác TK phản ánh giá mua báo chí - TK 1561: Giá mua TK 15612 : Giá vốn báo chí TK 156121: Giá vốn báo chí đặt mua TK 156122: Kho báo lưu ký ế - TK 1562 : Chi phí thu mua Trình tự hạch toán doanh thu kinh doanh PHBC : Doanh thu báo nhận, báo CĐG,… Khi nhận báo từ Toà soạn, kế toán ghi: Nợ TK 156121 : 78% * giá phát hành(GPH) Có TK 331002 : Phải trả nhà xuất bản (NXB) Khi giao báo tới các Bưu điện tỉnh, thành phố Nợ TK 131 : Phải thu khách hàng mua báo (82%* GPH) Có TK 5113 : Doanh thu cước phát hành (4% * GPH) Có TK 156121: Phải trả NXB (78%* GPH) Cụ thể, trình tự hạch toán này được tiến hành cho từng loại báo ở từng Bưu cục, được theo dõi chi tiết các số liệu trên mạng máy vi tính, rồi tổng hợp theo từng bưu cục cho toàn bộ khối lượng báo. : Doanh thu báo điều chỉnh Điều chỉnh tăng Kế toán tiến hành hạch toán tương tự như trên cho số lượng báo tăng thêm so với nhu cầu kỳ trước. Điều chỉnh giảm So sánh với kỳ trước và tìm ra con số chên lệch về nhu cầu và tiến hành điều chỉnh số lượng đặt với Toà soạn và hạch toán lại theo như bút toán trên. Còn nếu trường hợp đã hạch toán theo quý hoặc số lượng thống kê nhu cầu giảm là không đáng kể thì khi tiến hành điều chỉnh doanh thu giảm kế toán ghi bút toán đảo tính trừ cho lượng báo điều chỉnh giảm. Trình tự hạch toán: Nợ TK 51131 Nợ TK 331002 Có TK 131101 Cụ thể có thể thấy trên báo cáo kế toán của Công ty số liệu chi tiết của Báo điều chỉnh giảm, ví dụ trong tháng 9 doanh thu điều chỉnh giảm báo VNBANKING REVIEW của tỉnh Bắc Ninh đã được hạch toán: Nợ TK51131 : 810.000 Có TK 131101: 810.000 Đồng thời phản ánh cả nghiệp vụ giảm khoản phải trả NXB. Doanh thu báo lưu ký Báo lưu ký xuất bán tháng này sẽ được tính doanh thu sau 3 tháng. Như vậy, khi tiếp nhận báo Lưu ký kế toán theo dõi trên các chứng từ, trên các bẳng kê chi tiết theo dõ trực tiếp tại kho và thống kê số lượng. Sau 3 tháng kế toán sẽ hạch toán doanh thu : Nợ TK 131101 Có TK 51131 Có TK 156122 Khi số lượng báo Lưu ký đã xuất đi và đã được hạch toán không phân phối hết, không được chấp nhận thì kế toán tiến hành trả lại số lượng báo lưu ký đó cho NXB, lúc này kế toán ghi : Nợ TK 531 Có TK 156122 và cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 51131 Có TK 531 Tại Công ty PHBC TW, doanh thu báo lưu ký được tính và theo dõi cho từng loại báo, từng số báo .Ví dụ, doanh thu báo lưu ký có mã báo B87 tháng 6 năm 2000, số 101 được hạch toán như sau: Nợ TK 131101 : 918 Có TK 51131 : 918 Còn cũng phát sinh trong kỳ, khối lượng báo Lưu ký trả lại như sau: Nợ TK 531 : 1.240.795,8 Có TK 156122 : 1.240.795,8 Doanh thu PHBC khác Cũng bút toán hạch toán như trên, vận dụng nguyên tắc hạch toán chung đã trình bày chúng ta có thể hình dung ra cách hạch toán các nội dung doanh thu PHBC khác Cuối kỳ kết chuyển doanh thu doanh nghiệp thực hiện được vào TK911 – TK xác định kết quả kinh doanh đồng thời ghi nhận bút toán phản ánh doanh thu được điều tiết: Bút toán 1: Nợ TK 51131 Có TK 911 Bút toán 2: Nợ TK 13621 Có TK 911 Trong năm vừa qua, đơn vị được Tổng công ty cấp bù một khoản doanh thu điều tiết là 3,5 tỷ. Kế toán đã tiến hành phân bổ đều cho 12 tháng và cứ mỗi tháng doanh nghiệp được nhận một khoản doanh thu điều tiết: Mức doanh thu Doanh thu điều tiết năm 3.500.000.000 = = điều tiết hàng tháng 12 12 = 292.000.000 Vì vậy, có bút toán: Nợ TK 13621: 292.000.000 Có TK 911: 292.000.000 Chi tiết Chi phí sản xuất kinh doanh (TK 1543) Tháng... năm Mục Tên khoản mục chi phí Ngày Loại chứng từ Số chứng từ Diễn giải Giá trị Tài khoản Nợ Có 15431 1. Chi phí nhân công Tổng phát sinh TK 15431 490270395 FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 196719905 154311 334001 FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 7275770 154311 334002 FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 208724325 154311 334003 FHT/LT 19 Phân bổ KPCĐ cho chi phí sản xuất 27821395 154312 3382 FHT/LT 19 Phân bổ BHXHcho chi phí sản xuất 40056595 154312 3383 FHT/LT 19 Phân bổ BHYT cho chi phí sản xuất 10212405 154312 3384 15432 2. Chi phí vật liệu sản xuất Tổng phát sinh TK 15432 129612437 FHT/LT 18 Xuất vật tư cho các phòng, ban 129612437 15432 152001 15433 3.Chi phí đồ dùng sản xuất Tổng phát sinh TK15433 5131000 FHT/LT 30 Xuất công cụ cho các phòng, ban 5131000 15433 153 15434 4. Chi phí khấu hao TSCĐ Tổng phát sinh TK15434 339841695 FHT/LT 22 Trích khấu hao cho phương tiện VT 205641375 15434 2141 FHT/LT 22 Trích khấu hao cho TSCĐ khác 93721363 15434 2141 15437 5. Chi dịch vụ mua ngoài Tổng phát sinh TK15437 621781434 … … … … … … FHT/LT 24 Thanh toán tiền điện nước mua ngoài 23373498 154372 112101 … … … … … … PC 1124 Trả tiền thuê vận chuyển bốc dỡ vật liệu 984056 154373 111101 PC 1126 Trả công vận chuyển máy đai ép 1156485 154373 112101 … … … … 15438 8.Chi phí bằng tiền khác Tổng phát sinh TK15438 311025307 UNC 25 Chi tiền cho hoạt động quảng cáo 10145454 154382 112101 PC 1120 Chi bồi dưỡng nghiệp vụ khai thác 3784800 154384 112101 PC 1126 Chi thanh toán tiền vé cầu phà 159645 154388 141 PC 1128 Thanh toán tập huấn 1565850 154384 111101 … … … … 15430 Kết chuyển chi phí SX Tổng phát sinh TK15430 1897662268 FHT/LT 34 Kết chuyển chi phí kinh doanh 1897662268 632 15430 Phần III: Đánh giá và nhận xét về công tác hạch toán Chi phí, doanh thu tại Công ty PHBC TW I./ Đánh giá khái quát tình hình hạch toán chi phí, doanh thu tại Công ty PHBC TW. Công ty PHBC TW là đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Bưu chính Viễn thông, chịu trách nhiệm kinh doanh lĩnh vực PHBC, là cánh tay đắc lực của Đảng, Nhà nước trong công tác tuyên truyền thông tin văn hoá, chính trị và xã hội. Với nhiệm vụ quan trọng, những năm gần đây công ty PHBC TW đã có những nỗ lực, cố gắng rất lớn để có thể hoàn thành nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước cũng như Ngành giao cho. Để đạt được những bước phát triển nhất định, phải kể đến công lao to lớn của đội ngũ cán bộ kế toán của công ty. - Những thành tựu đạt được trong công tác kế toán chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh tại Công ty PHBC TW. Để đạt được số lượng báo phát hành ngày càng nhiều, năm nay vượt hơn năm trước đồng thời mạng lưới PHBC được mở rộng khắp mọi nơi trong phạm vi cả nước là nhiệm vụ không phải dễ dàng gì. Hơn nữa, Công ty phải cố gắng làm thế nào để có thể tối tiểu hoá chi phí và tăng khả năng cung cấp nhu cầu báo chí cho độc giả, để hướng tới mục tiêu nâng cao doanh thu cước đơn vị và giảm thiểu lượng doanh thu phải điều tiết của Tổng công ty, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh độc lập của doanh nghiệp. Yêu cầu này đặt ra cho các nhà quản lý của công ty cũng như cán bộ công nhân viên trong công ty những thách thức không nhỏ. Công tác kế toán đặc biệt là kế toán doanh thu, chi phí của doanh nghiệp phải hết sức nhạy bén và hiệu quả. Nhìn chung, công tác kế toán chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh đã đảm bảo được thực hiện đúng chế độ của nhà nước, không vi phạm chế độ Tài chính cũng như những quy định của pháp luật, chấp hành đúng những thể lệ kinh tế, chính sách tài chính kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp hiện nay. Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực PHBC chhịu sự giám sát không chỉ của Nhà nước mà còn chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty. Vì thế, kế toán Công ty không chỉ phải tuân thủ các quy định chung đối với một doanh nghiệp mà còn phải đặt mục tiêu hoàn thành kế hoạch được giao hàng năm trước Tổng công ty. Có thể nói, đối với hoạt động của doanh nghiệp hiện nay thì nhiệm vụ chính trị được coi là nhiệm vụ cơ bản. Điều đó không hẳn là doanh nghiệp không quan tâm đến lợi nhuận kinh doanh mà mục tiêu chính của doanh nghiệp là làm sao tăng cường mở rộng tổ chức mạng lưới PHBC trên phạm vi cả nước. Cùng với sự phát triển của cơ chế thị trường, quản lý tài chính là công việc khó khăn không chỉ với các cấp quản lý nhà nước mà còn đối với từng doanh nghiệp . Trong công tác hạch toán kế toán hiện nay cac doanh nghiệp phải áp dụng một số chính sách, chế độ mới. Chẳng hạn, kể từ ngày 1/1/1999 các doanh nghiệp áp dụng chính sách thuế giá trị gia tăng. Tại công ty, việc áp dụng chính sách này đã không gặp nhiều khó khăn. Doanh nghiệp đã hoàn thành tốt công tác kế toán thuế GTGT cho loại hình sản phẩm kinh doanh dịch vụ của công ty, thực hiện đúng quy định của Nhà nước. Bên cạnh đó là sự ra đời của Luật doanh nghiệp, đòi hỏi công tác quản lý tài chính trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải càng chặt chẽ. Định kỳ, theo quy định của nhà nước và của Tổng công ty, doanh nghiệp đã tiến hành hạch toán, đối chiếu kiểm tra theo đúng chế độ hiện hành. Đồng thời, hàng ngày phải tiến hành cập nhật thông tin về nghiệp vụ PHBC và hàng tháng phải tiến hành báo cáo, truyền số liệu lên Tổng công ty theo đúng quy định của Nhà nước. Quá trình quản lý chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh được đảm bảo thống nhất từ khâu đầu đến khâu cuối. Cụ thể, từ quá trình tập hợp chi phí đến quá trình kết chuyển doanh thu và xác định kết quả được hạch toán một cách đầy đủ, kịp thời. Doanh nghiệp đã triển khai áp dụng bài toán kế toán toàn ngành Bưu điện. Đảm bảo mối liên hệ ràng buộc đối với các Bưu điện tỉnh, thành phố trong tổ chức mạng lưới PHBC cả nước cũng như mối quan hệ phân cấp với Tổng công ty. Về tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty thì được tiến hành tại Phòng Kế toán – Thống kê - Tài chính với đội ngũ kế toán gồm có 12 người. Mỗi kế toán viên thường đảm nhiệm từ 1-2 phần hành kế toán, thường là một phần hành kế toán nghiệp vụ và một phần hành kế toán hạch toán. Các cá nhân này chịu trách nhiệm về từng mảng công việc nhất định trong chuỗi mắt xích công việc, công việc được chia đều trong tháng đảm bảo cho công tác kế toán phải tiến hành thường xuyên và cập nhật thông tin đặc biệt là thông tin về các phát sinh đầu vào và kết quả đầu ra. Trong quá trình hạch toán, Công ty đã sử dụng hình thức hạch toán Chứng từ – ghi sổ. Từ những ấn phẩm ngành và những chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, hoá đơn thuế GTGT…, các kế toán viên lập các Chứng từ – ghi sổ, lấy đó làm căn cứ để vào số liệu trong mạng máy vi tính. Hiện nay, máy vi tính đang được vận dụng một cách triệt để và hiệu quả trong công tác truyền số liệu hạch toán kế toán toàn ngành. Tại công ty, kế toán phần hành sẽ tiến hành theo dõi và lập các ấn phẩm cũng như hình thành các Chứng từ- ghi sổ, kế toán trưởng duyệt. Sau đó, số liệu được nhập vào máy vi tính và được chuyển tự động vào các Sổ có liên quan. Với việc áp dụng tin học ứng dụng FOXPRO, kế toán đã làm cho công tác theo dõi tình hình tài chính hay theo dõi kế toán chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh của đơn vị được giản đơn, thuận tiện và chính xác hơn, tránh tình trạng nhầm lẫn. Số liệu được truyền về Tổng công ty và hạch toán thống nhất toàn ngành. Tuy nhiên, đơn vị cũng có công tác kế toán riêng để theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh PHBC diễn ra hàng ngày tại đơn vị. Việc tin học hoá công tác kế toán hiện nay tuy không còn mới mẻ nhưng đối với một đơn vị kinh doanh theo tính chất thủ công như công ty PHBC TW, thì còn nhiều bất cập. Nhưng việc vận dụng hệ thống các phần mềm tin học ứng dụng vào công tác kế toán trở nên thuận lợi hơn trong khâu ghi chép sổ sách chứng từ , lập sổ chi tiết và in báo cáo. Mặc dù nghiệp vụ PHBC không quá phức tạp, nhưng với khối lượng báo lớn, nhu cầu báo chí thường xuyên thay đổi, số lượng báo xuất bản và phát hành cũng có nhiều biến động …nên công tác kế toán ở đây rất cần phải chi tiết cho từng khoản mục chi phí, khoản mục doanh thu. Điều này sẽ giúp cho quá trình theo dõi các nghiệp vụ về kinh doanh PHBC được logic, rõ ràng và thuận lợi.. Sự phù hợp giữa việc lựa chọn và vận dụng hệ thống TK hạch toán kế toán đã giúp doanh nghiệp có thể theo dõi cụ thể hơn hoạt động kinh doanh của mình. Nhưng đồng thời cũng tạo sự thuận lợi cho công tác tổ chức sổ sách và lập báo cáo tài chính kế toán tại Công ty. Việc vận dụng hình thức hạch toán Chứng từ – ghi sổ trên mạng máy vi tính thiết lập cho ngành Bưu điện, hệ thống sổ sách của đơn vị cũng được chi tiết, cụ thể theo từng TK chi tiết. Các TK doanh thu, chi phí cũng được phản ánh lên các TK chi tiết, hạch toán theo sơ đồ TK chi tiết và cuối cùng tập hợp vào sổ sách, báo cáo cũng trên cơ sở chi tiết hoá theo các TK. Vì đặc trưng loại hình kinh doanh dịch vụ Bưu điện cũng như đặc điểm riêng biệt của cách hạch toán toàn ngành Bưu điện, nên công tác kế toán theo các TK chi tiết là cách thức hạch toán phù hợp với công ty. Những tồn tại trong công tác kế toán chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh tại Công ty PHBC TW Thời gian qua, công ty PHBC TW đã đạt được những thành tựu đáng kể trong công tác hoạt động kinh doanh, tuy nhiên vẫn tồn tại một số mặt hạn chế riêng. Những khó khăn vẫn còn chồng chất và công tác kế toán cũng còn rất nhiều bất cập. Qua đây, tôi xin đưa ra một vài nhận xét về công tác hạch toán chi phí, doanh thu tại công ty: - Hiệu quả công tác kế toán Trong tình hình hiện nay, hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp được đặt lên hàng đầu, nó được thể hiện qua doanh thu, lợi nhuận. Tại công ty PHBC TW tỷ lệ phát hành phí mà đơn vị được hưởng là 4%, bên cạnh đó chi phí và quá trình phân phối, khai thác báo chí để đến được tay độc giả là rất lớn. Do vậy, nếu xét trên góc độ công ty hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận thì đây là vấn đề đáng quan tâm của đội ngũ lãnh đạo công ty. Với nhiệm chính là tổ chức mạng lưới PHBC rộng khắp thì sự tồn tại hoạt động của Công ty là không thể thiếu, hoạt động của công ty phải hướng tới mục tiêu chi phí tối thiểu, doanh thu cước tối đa và lợi nhuận kinh doanh là càng nhiều càng tốt. Điều này đòi hỏi công tác kế toán phải nhạy bén, nỗ lực rất lớn để có thể đưa ra giải pháp tốt nhất, đảm bảo hoàn thành kế hoạch của Tổng công ty giao hàng năm. Cần trang bị cho bộ máy kế toán hệ thống các thiết bị để họ có thể hoàn thành công việc có hiệu quả. Do việc hạch toán được thực hiện trên hệ thống máy vi tính và tiến hành kết chuyển số liệu trên máy dựa trên cơ sở các chứng từ –ghi sổ mà các kế toán viên lập hàng ngày nên việc vào số liệu đòi hỏi phải chính xác tuyệt đối. Điều này đòi hỏỉ khả năng, trình độ cũng như phong cách làm việc của các nhân viên trong phòng kế toán. Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán thì để tránh tình trạng chồng chéo các kế toán phần hành với nhau, Công ty cần phải có sự phân công và giám sát chặt chẽ nhiệm vụ của từng cán bộ kế toán. Bên cạnh đó, để có thể thích ứng với công tác kế toán hiện nay, sử dụng tin học ứng dụng FOXPRO và hệ thống truyền số liệu trên mạng vi tính, các kế toán viên cần được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ một cách thường xuyên đảm bảo cho công tác kế toán được hoàn thiện, thông tin kế toán được cung cấp một cách chính xác. Tồn tại trong việc sử dụng các TK hạch toán chi phí, doanh thu, kết quả tại công ty Mặc dù đã có sự chi tiết hóa hệ thống TK kế toán tới các TK cấp 5,6 nhưng công tác kế toán vẫn còn một số điểm hạn chế. Thật vậy, việc hạch toán TK doanh thu 5113 – Doanh thu kinh doanh PHBC được chi tiết cho 2 khoản mục TK51131: Doanh thu kinh doanh PHBC TK51132: Doanh thu kinh doanh khác Nhưng, sự phân chia hoạt động kinh doanh nào là hoạt động kinh doanh chính(PHBC) và hoạt động kinh doanh nào là hoạt động kinh doanh khác thì chưa rõ ràng. Hoạt động kinh doanh tại Công ty là hoạt động PHBC, tức là hoạt động khai thác và phân phối báo chí tới độc giả ở cấp TW. Như vậy, tổ chức giao nhận báo chí và khai thac báo chí là hoạt động chính của Công ty. Nhưng ở đây, còn có một số hoạt động khác như: Công lồng báo: Toà soạn gửi Công ty tổ chức công tác chia, chọn và đóng túi báo chí để gửi đi các tỉnh với giá chung là 15 đồng /1 tờ. Rõ tàng việc phân phối báo chí đi tới các độc giả không bao gồm các khâu như nghiệp vụ chính. Báo chuyển độc giả: Doanh thu có được từ hoạt động này là doanh thu do mình vận chuyển, phân phối sản phẩm báo chí tới độc giả và hưởng tỷ lệ phát hành phí. Độc giả sẽ trực tiếp nhu cầu và thanh toán với Toà soạn. Có thể thấy, doanh thu từ các hoạt động này có những khía cạnh và tính chất của công việc là khác nhau. Thế nhưng, TK sử dụng để hạch toán các nội dung này lại được sử dụng chung trên một TK là 51131- Doanh thu kinh doanh PHBC Hơn nữa, Doanh thu cước thu được tại Công ty có thể được phát sinh ở nhiều nơi, nhưng công tác kế toán ở đây chỉ tập trung hạch toán duy nhất tại Phòng kế toán tại Công ty. Tại các chi nhánh ở Hồ Chí Minh, Bình Định kế toán cũng tập hợp số liệu và chuyển về hạch toán tại Công ty. Công tác kế toán này được thực hiện qua mạng máy vi tính. Số liệu được truyền lên từ các Phòng, ban và chi nhánh là các chứng từ và được các cán bộ kế toán tại Công ty tổng hợp hạch toán và ghi sổ. Như vậy kế toán tại các chi nhánh không thể theo dõi riêng hoạt động kinh doanh cuả mình, không tự tổng hợp số liệu. Nên gặp khó khăn trong việc theo dõi và giám sát hoạt động của mình. - Bên cạnh khó khăn về doanh thu, thì kế toán chi phí lại gặp phải sự chồng chéo, không rõ ràng trong việc xem xét khoản chi phí nào thuộc chi phí hoạt động kinh doanh chính (phbc). Chi phí thuộc chi phí hoạt động kinh doanh của đơn vị được phản ánh lên TK1543 và TK642. Mặc dù đối với 2 TK này thì kế toán công ty đã phân loại theo khoản mục chi phí. Tuy nhiên, chi phí nào thuộc hoạt động kinh doanh PHBC thì không có sự phân loại rõ ràng. Trong khi đó, doanh thu lại có sự phân chia theo từng loại hoạt động. Như vậy, kế toán sẽ gặp khó khăn trong việc xác định lợi nhuận cho từng hoạt động. - Đối với nghiệp vụ kế toán về thất thu : kế toán tiến hành ghi giảm trực tiếp vào TK 51131. Có thể thấy điểm chưa đúng ở đây là có thể hiểu sai bản chất của nghiệp vụ kinh tế. Nguyên tắc kế toán về độ chính xác của thông tin thực tế phát sinh và nghiệp vụ đã phản ánh lên tài khoản bị vi phạm. Nghiệp vụ thất thu chỉ xảy ra đối với trường hợp giá báo kỳ này tăng lên so với giá phát hành định kỳ và không được thông báo kịp thời trong thời gian cho phép. Khách hàng đã thanh toán với giá báo cũ từ đầu kỳ, khi phát sinh doanh thu kế toán phải định khoản theo bút toán cũ và tiến hành điều chỉnh doanh thu thất thu. - Rõ ràng mạng lưới PHBC được tổ chức chặt chẽ từ cấp TW đến địa phương nên mối quan hệ giữa TW và địa phương là rất chặt chẽ. Có thể nói, giữa Bưu điện tỉnh và công ty PHBC TW có mối quan hệ rất mật thiết từ khâu đầu tiên là tổng hợp nhu cầu báo chí tới khâu cuối cùng là phân phối báo chí tới tay độc giả. Hơn nữa đây là mối quan hệ giữa các đơn vị trong ngành Bưu điện thống nhất từ Tổng công ty với các đơn vị thành viên. Vì thế không thể xem các đơn vị Bưu điện tỉnh, thành phố là những khách hàng của đơn vị như bao khách hàng khác. Trình tự hạch toán cụ thể tại đơn vị đã sử dụng các TK 131101,131102…là những TK chi tiết các khoản phải thu đối với từng đơn vị . Việc sử dụng TK này đã không phản ánh được mối quan hệ ngành cũng như mối quan hệ phân cấp từ đơn vị PHBC cấp TW tới đơn vị cấp địa phương. Hạn chế trong việc tổ chức sổ sách, báo cáo tài chính kế toán tại Công ty PHBC TW Cách hạch toán chi phí, doanh thu, kết quả tại Công ty phải tiến hành theo dõi trên từng loại báo từ báo Lưu ký tới các báo điều chỉnh tăng, giảm mà hạch toán tại đơn vị lại không sử dụng các tiết khoản cho từng nội dung doanh thu này nên việc theo dõi trên cùng một sổ chi tiết TK 51131 đòi hỏi doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết thành nhiều trang. Chính vì vậy mà doanh nghiệp khó theo dõi riêng từng nội dung doanh thu được. Công ty áp dụng hình thức Chứng từ – Ghi sổ để hạch toán kế toán doanh thu, chi phí và kết quả nhưng kế toán ở đây chưa mở Bảng kê chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Quá trình đối chiếu số liệu định kỳ trên các sổ còn chưa chặt chẽ. Hơn nữa, việc không hình thành các sổ tổng hợp cũng sẽ hạn chế khả năng giám sát, đảm bảo độ tin cậy và chính xác của thông tin kế toán. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí, doanh thu tại Công ty PHBC TW Qua quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy rằng, hạch toán kế toán doanh thu, chi phí tại doanh nghiệp còn nhiều bất cập. Bên cạnh những thành công đạt được thì nhìn chung vẫn còn tồn tại một vài mặt hạn chế tại Công ty PHBC TW. Vì vậy, với khả năng còn hạn hẹp của mình, tôi xin được trình bày một số ý kiến để hoàn thiện công tác hạch toán chi phí, doanh thu như sau: 1. Để có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, công tác kế toán chi phí, doanh thu cần được chú trọng hơn nữa. Tất cả hoạt động của doanh nghiệp phải hướng tới mục tiêu làm thế nào tăng được sản lượng báo phát hành lớn nhất nghĩa là doanh thu cước PHBC sẽ được nâng cao và chi phí kinh doanh PHBC phải được tối thiểu hoá. Điều này đòi hỏi phải có chính sách bồi dưỡng thường xuyên về nghiệp vụ cho các kế toán viên, giúp họ giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất. Hiện nay mỗi kế toán đảm nhiệm có thể đến 2 phần hành kế toán, tuy nhiên cần có sự phân công trách nhiệm rõ ràng và hợp lý, trá