Chuyên đề Bàn về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Lời nói đầu Thực hiện chủ trương của đảng và nhà nước ta về quản lý và phát triển kinh tế. Trong những năm qua nền kinh tế của nước ta đã chuyển từ quan liêu bao cấp song nền kinh tế thị trường nhiều thành phần có sự điều chỉnh vĩ mô của nhà nước từ đó đã thúc đẩy nền kinh tế phát triển mạnh mẽ từng bước tiếp cận với nền kinh tế thế giới mở rộng giao lưu trên các lĩnh vực. Trước các yêu cầu của nền kinh tế các doanh nghiệp phải tự khẳng định được mình tạo cho doanh nghiệp có chổ đứng vững chắc. Để hoà mình với sự chuyển đổi của nền kinh tế nói trên mỗi doanh nghiệp dù là doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có 100% vốn nước ngoài đầu tư phải tiến hành hạch toán độc lập để có thể đứng vững và đi lên trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gắt gao khốc liệt buộc các doanh nghiệp không những chỉ quản lý điều hành quá trình hoạt động và làm chủ đồng vốn của mình đổi mới dây chuyền công nghệ, mở rộng thị trường, tăng nhanh tốc độ chu chuyển của đồng vốn từ khâu bỏ ra cho tới khâu tiêu thụ thành phẩm sao cho chi phí bỏ ra là ít nhất và thu lợi nhuận cao nhất. Có như vậy thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được có đủ điều kiện góp phần làm tăng thu nhập cải thiện nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên đồng thời cũng thực hiện tốt nghĩa vụ đối với cấp trên. Mà vấn đề lao động và sử dụng lao động cũng là một vấn đề mà các doanh nghiệp không thể không quan tâm vì công cụ lao động (vốn) và lao động là hai yếu tố quyết định quá trình sản xuất kinh doanh . Các doanh nghiệp phải tinh nhuệ hoá đội ngũ cán bộ sử dụng đúng người đúng việc làm gọn nhệ bộ máy quản lý, tránh cồng kềnh lãng phí thời gian của bộ phận gián tiếp không hiệu quả. Muốn sử dụng quản lý tốt lực lượng lao động làm cho người lao động yên tâm phục vụ cho doanh nghiệp. Thì vấn đề tiền lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế phải được các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ hay nói một cách chính xác, vấn đề hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải được doanh nghiệp coi trọng. Với thời gian 3 năm học tập tại trường cao đẳng quản trị kinh doanh được các thầy cô giáo bồi dưỡng đào tạo trang bị cho em một vốn kiến thức trong quản lý kinh tế tài chính, trong doanh nghiệp trên cơ sở kiến thức đã học ở trường và sau một thời gian thực tập tai “xí nghiệp trắc địa bản đồ 202” được sự quan tâm giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình của ban giám đốc, đặc biệt là các chú ở phòng kế toán tài vụ em đã xác định rõ vai trò của công tác hạch toán tiền lương, và các khoản trích theo lương đối với doanh nghiệp là rất quan trọng. Nhận biết được tầm quan trọng trên nên em đã đi sâu vào nghiên cứu chuyên đề . “Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương” Để viết báo cáo tốt nghiệp. Nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 phần. Phần I: Một số khái quát về xí nghiệp trắc địa bản đồ 202. Phần II: Thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp trắc địa bản đồ 202. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện chuyên đề hách toán tièn lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp trắc địa bản đồ 202. Kết luận: Ngoài những mục tiêu trên còn có mục lời nói đầu, tài liệu tham khảo. Phần I: Một số khái quát về xí nghiệp trắc địa bản đồ 202: Xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 trước kia trực thuộc công ty trắc địa bản đồ số 2 đóng tại xã minh đức - huyện mỹ hào - tỉnh hưng yên. Từ ngày 1/1/1999 công ty trắc địa bản đồ số 2 và công ty trắc địa bản đồ số 3 nhập vào làm một lấy tên là công ty đo đạc địa chính và công trình có trụ sở chính đóng tại số 3 khu phố 4 phường bình an quận 2 TPHCM. Nên từ ngày 1/1/1999 xí nghiệp trắc dịa bản đồ 202 trực thuộc công ty đo đạc địa chính và công trình. Xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 được thành lập theo quyết định số 36A/QĐ ngày 1/8/1987 của cục đo đạc và bản đồ nhà nước nay là tổng cục địa chính. - Trải qua 13 năm không ngừng phấn đấu xây dựng và trưởng thành đến nay xí nghiệp đã thực sự khẳng định được mình trong nền kinh tế thị trường đầy biến động ở nước ta hiện nay. - Đội ngũ cấn bộ công nhân viên không ngừng được tôi luyện cả ý thức lẫn tay nghề có khả năng hoàn thành suất sắc mọi nhiệm vụ yêu cầu đặt ra. Từ đó các công trình các hạng mục và các sản phẩm của xí nghiệp làm ra đã thoả mãn được nhu cầu của bán hàng và luôn được đánh giá cao. Xí nghiệp luôn đổi mới trang thiết bị tiên tiến hiện đại để tiếp cận được với những công trình lớn. Vì sản phẩm của xí nghiệp làm ra cần phải có độ chính xác rất cao do vậy nhiều công trình hạng mục được vẽ trọng điểm của các tỉnh thành dù phải thi công đo đạc trong điều kiện khó khăn địa hình phức tạp nhưng đội ngũ thi công nhân viên của xí nghiệp không ngại khó khăn đã hoàn thành xuất săcs và được bạn hàng đánh giá cao. Hiện nay xí nghiệp có khả năng đảm đương trên các lĩnh vực hoạt động như đo vẽ bản đồ, làm bản đồ địa giới, thành lập bản đồ địa chính xã, huyện, tỉnh thành trong nước. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên 130 người trong đó 83% lao động trực tiếp và 17% lao động gián tiếp 50% có trình độ cao đẳng và đại học còn lại là đội ngũ công nhân có tay nghề cao từ 4/7 - 7/7. Bằng năng lực thực tế của mình xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 đã tự khẳng định được mình trong nền kinh tế đang phát triển ở nước ta hiện nay nhưng cũng đầy biến động khó khăn và khắc nghiệt đối với các doanh nghiệp. Nếu lấy mốc từ năm 1995 để so sánh thì sản lượng, mức lương và các khoản nộp cho cấp trên của xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 như sau: I. Các khoản nộp cấp trên: Đơn vị : (1000.000)đ Năm Sản lượng Nộp cấp trên 1995 3.103 245 1996 3.455 270 1997 4.152 334 1998 4.653 363 1999 5.398 431 *******XNTĐBĐ 202********XNTĐBĐ 202******* II. Quỹ lương của xí nghiệp từ năm 1995 - 1999 và mức thu nhập bình quân của 1 CBCNV: 1 người/1 tháng. Năm Sản lượng Mức thu nhập 1995 1.442.395.000 1.200.000 1996 1.832.602.000 1.400.000 1997 2.012.154.000 1.457.000 1998 2.304.200.000 1.500.000 1999 2.406.619.000 1.603.000 Cơ cấu quản lý tổ chức. Quá trình phát triển hiện nay xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 có mô hình tổ chức quản lý theo sơ đồ sau: Giám đốc PGĐ. hành chính PGS kỹ thuật P.tài vụ kế toán P.tổ chức hành chính P. kỹ thuật P.kế hoạch vật tư Đội đo đạc công trình đội đo đạc công trình đội đo đạc công trình Đội đo đạc công trình đội đo đạc công trình Đội đo đạc công trình Sơ đồ 1 Nhìn vào sơ đồ ta thấy xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 thực hiện loại hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng loại hình cơ cấu này có những đặc điểm sau: - Trong cơ cấu này các chức năng quản lý chuyên môn hoá cùng hình thành nên các bộ phận chức năng như cơ cấu chức năng. - Các bộ phận chức năng không có quyền ra quyết định trực tiếp đối với các bộ phận trực tuyến mà chỉ tồn tại như là những bộ phận giúp việc cho người lãnh đạo trong phạm vi chức năng của mình. Các quyết định của các bộ phận chức năng chỉ có ý nghĩa về mặt hành chính (bắt buộc) đối với các bộ phận trực tuyến khi đã thông qua người lãnh đạo cao nhất hoặc đã được người lãnh đạo uỷ quyền cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu một cách gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý hiện nay. Đứng đầu là ban giám đốc, dưới là các phòng chức năng và các đội do dạc công trình hạng mục. Ban giám đốc có 3 đồng chí: - Ông Võ Sĩ Hoà - Giám đốc xí nghiệp: Phụ trách và chỉ đạo trực tiếp phòng tài vụ kế toán và các đội đo đạc hạng mục công trình. - Ông Đặng Trọng Chính - Phó giám đốc xí nghiệp: Thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng và trực tiếp chỉ đạo phòng kế hoạch vật tư và phòng kỹ thuật. - Ông Phùng Khắc Nhinh - Phó giám đốc xí nghiệp: Thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng và trực tiếp chỉ đạo phòng tổ chức hành chính. - Phòng tài vụ kế toán: Trực thuộc giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc công tác tài vụ kế toán, thống kê thu nhập thông tin cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý xí nghiệp. - Phòng kế hoạch vật tư: Trực thuộc giám đốc do đồng chí phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo có nhiệm vụ lập tiến độ thi công hạng mục công trình, cung cấp vật tư lập kế hoạch thi công các công trình hạng mục. - Phòng kỹ thuật trực thuộc giám đốc do đồng chí phó giám trực tiép chỉ đạo có nhiệm vụ thanh quyết toán nghiệm thu các hạng mục công trình do các tổ đội làm. - Phòng tổ chức hành chính: Trực thuộc giám đốc do đồng chí phó giám đốc phụ trách công tác tổ chức hành chính trực tiếp chỉ đạo có nhiệm vụ giúp giám đốc về công tác tổ chức điều hành tăng giảm nhân sự, tiền lương, các chế độ của người lao động và điều hành các công trình, các việc khác về hành chính nhân sự của xí nghiệp. - Các đội thi công đo đạc hạng mục công trình. Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thi công đo đạc hạng mục công trình do đồng chí đội trưởng nhận nhiệm vụ dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc với sự phối hợp giúp đỡ và giám sát về kỹ thuật nghiệp vụ của các phòng chức năng tạo điều kiện cho các đội đo đạc hạng mục công trình hoàn thành nhiệm vụ được giao đạt hiệu quả cao nhất và chất lượng thi công càng tốt nhất phù hợp với tiến trình phát triển chung của xí nghiệp. 2: Tổ chức công tác kế toán Phòng tài vụ kế toán gồm 4 người 1. Kế toán trưởng 2. Kế toán tổng hợp 3. Kế toán tiền lương bảo hiểm. 4. Thủ quỹ. + Với đặc điểm hoạt động như nêu ở xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 đã chọ hình thức kế toán trực tuyéen cụ thể sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán như sau: Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán thu chi Kế toán lao động tiền lương NVL chính ở các đội, tổ đo đạc hạng mục công trình thuộc XN Có thể xác định bộ phận kế toán tièn lương là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán như em đã trình bày ở trên, ở bộ phận này kế toán phải phản ánh theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương, BHYT, BHXH, KPCĐ và các đối tượng có liên quan từ đó mở sổ sách kế toán cần thiết lập báo cáo về lao động tiền lương các khoản trích theo lương thuoọc về việc của mình, tiến trình công việc của kế toán tiền lương được hiển thị qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Quy trình thực hiện kế toán lao động tiền lương 1 Kế toán lao động tiền lương Bảng kê Sổ chi tiết kế toán Người lao động 3 2 4 6 chứng từ ghi sổ Báo cáo cho kế toán tổng hợp * Tiến trình công việc của kế toán lao động tiền lương được trình bày như sau: - Công việc 1: Trên cơ sở lao động, đơn giá lao động tiền lương thực hiện, phần tính toán và các khoản trích theo lương - Công việc 2: 3) Trên cơ sở dữ liệu đã tính toán vào sổ kế toán chi tiết có liên quan đưa ra bảng kê có ghi sổ chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. - Công việc 4: Kế toán tiền lương từ các bảng kê thống kê lại và tổng hợp ghi chứng từ ghi sổ, đưa ra phiếu chi thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu theo dõi. - Công việc 5: 6: Cuôi quý kế toán tiền lương tổng hợp các thông tin cần thiết và đối chiếu cân đối lập báo cáo cho kế toán tổng hợp. Hình thức kế toán hiện nay áp dụng cho xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 là hình thức chứng từ ghi sổ, sự lựa chọ hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm, quy mô, hoạt động của xí nghiệp, phù hợp với trình độ khả năng của cán bộ kế toán đây là một hình thức kế toán được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo cho việc kiểm tra số liệu được tiến hành thường xuyên đảm bảo số liệu chính xác kịp thời phục vụ nhạy bén cho nhu cầu quản lý chung của xí nghiệp. Sơ đồ 4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ: Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối ngày: Ghi cuối ngày Ghi cuối quý: Đối chiếu kiểm tra: Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết Bảng kê Bảng phân bổ Sổ quỹ Chứng từ gốc Phần II Thực trạng tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 Hiện nay xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 có 6 đội đo đạc hạng mục công trình và các phòng ban được chia thành hai khối a1) Khối phục vụ sản xuất (Khối chức năng quản lý) gồm có 5 phòng ban mổi phòng ban đều có trưởng phòng, phó phòng quản lý và điều hành công việc chung của phòng. a2) Khối sản xuất: Bao gồm các đội đo đạc hạng mục công trình. Tuỳ theo tính chất công việc các đội thuộc khối sản xuất có thể chia thành nhiều tổ nhỏ nhưng đều phải dựa vào nguyên tắc của xí nghiệp trắc địa bản đồ về nhân sự số lượng công nhân phụ thuộc vào mức độ công việc, nhưng chất lượng công việc của từng đội thường đồng đều với nhau. Trong mỗi đội đều có đội trưởng, đội trưởng chịu trách nhiệm giám sát kiểm tra công việc của đội, tổ. Các tổ đo đạc hạng mục công trình đều chịu sự quản lý điều hành của đội trưởng, đội trưởng chuyên chấm công và chia lương cho công nhân của tổ đội mình phụ trách quản lý. I. Nguồn hình thành quỹ lương: Về cơ bản tổ chức của xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 như đã trình bày ở trên được chia làm 2 khối: a1. Khối chức năng quản lý a2. Khối sản xuất. Đây là hai khối quỹ lương bộ phận của xí nghiệp nhưng trên thực tế tổng quỹ lương hàng năm của xí nghiệp được xét duyệt định mức dựa trên doanh thu hàng năm đã thực hiện được xí nghiệp xây dựng cho các đội dựa trên cơ sở cấp bậc thợ, lương của công nhân viên là lương khoán theo sản phẩm, làm được sản phẩm thì được hưởng lương và ngược lại. Việc phân bổ quỹ lương tại xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 được xét duyệt như sau: * Căn cứ vào nhiệm vụ, kế hoạch đo đạc hạng mục công trình. Kế hoạch doanh thu chỉ tiêu thu nhập thì giám đốc của xí nghiệp giao quỹ lương kế hoạch cho các đội trực thuộc theo các chỉ tiêu sau. - Lao động định biên - Kế hoạch doanh thu. - Các hệ số chính sách. Đơn vị Đội đo đạc ông thìn Bảng tính sản lượng sản phẩm hoàn thành Tháng 3 năm 2000 - Sản phẩm hoàn thành trong tháng 3 năm 2000 Lập bản đồ địa chính xã hưng nhân: 1 mảnh tỉ lệ 1/10000 - Số ngày không làm việc của công nhân. Giám đốc duyệt Phòng kỹ thuật người lập nhiệm thu Đơn vị Đội đo đạc ông thìn Bảng thanh toán lương sản phẩm Tháng 3 năm 2000 1 Sản phẩm hoàn thành trong tháng 3 năm 200 Lập xong bản đồ địa chính xã hưng nhân tỉ lệ 1/10000 1 mảnh x 10.000.000 = 10.000.000đ 2 Tiền văn phòng phẩm 400.000đ Cộng 10.400.000đ Giám đốc duyệt Phòng tài vụ kế toán Người lập Căn cứ vào tổng hợp lương của toàn đội. Đội trưởng căn cứ vào bảng chấm công trên thực tế ngày công vượt quá mức ngày công của chế độ nhà nước ban hành (22 ngày 1 tháng) điều này do đặc điểm công việc tạo lên và cấp bậc công nhân để tính hệ số lương cho toàn đôị từ đó phân chia lương sản phẩm cho từng đội. Trong đó hệ số lương được tính như sau: Hệ số lương = Trong đó: Sơ đồ ngang Lương cơ bản một tháng = x Số ngày làm việc Trong đó: Lương cấp bậc chức vụ = Lương hệ số x 180.000đ/tháng Sau khi xác định được hệ số lương của cả đội thì trưởng đội (hoặc kế toán đội)chia lương như sau: Lương công nhân = Lương cơ bản của công nhân x hệ số lương. Ví dụ: Căn cứ váo bảng chấm công tháng 3 năm 2000 thì anh Trần Đức Đản có lương cơ bản tháng 3 là: 2.49 hệ số x 180.000 x 20 (ngày làm việc) : 22 = 407.500đ Lương tháng 3 của anh Đản là 407.500đ x 3.098 = 1.262.300đ Ngoài tiền lương trên anh Đản (CN) còn có thêm các khoản phụ cấp trách nhiệm nếu có, phụ cấp ca 3, phụ cấp độc hại... tiền lương nghỉ phép. Lương nghỉ chế độ Ví dụ: Tổng lương cả tháng của anh Đản là: 1.262.300 + 110.000 =1.372.300đ + 110.000 tiền bôi dưỡng ca 3 (ăn trưa) * Tiền lể là tiền phụ cấp đơn vị trả cho công nhân viên những ngày được nghỉ theo chế độ của nhà nước, khoản tiền này được tính như sau. Tiền lể = x Số ngày được nghỉ theo chế độ Trong đó: Lương tháng bao gồm lương cấp bậc hay chức vụ, phụ cấp khu vực hay phụ cấp đắt đỏ nếu có. * Lương nghỉ phép cũng được trả cho CNV trong những ngày nghỉ chế độ phần lương nghỉ phép này được tính như sau: Tiền lương nghỉ phép = * Phụ cấp làm đêm. Do tính chất đặc thù công việc nhiều khi công nhân phải làm ca 3 thì xí nghiệp tính phụ cấp làm ca đêm theo nghị định 197/CP ngày 31/12/1994 và thông tư hướng dẫn số 10/LĐBT- T T ngày 19/04/1994 của Bộ lao động Thương binh Xã hội cụ thể được tính như sau: Phụ cấp làm đêm=x Số giờ làm việc x 30%(40%) Việc tính hệ số 30% hay 40% là do tính chất công việc thường xuyên hay không thường xuyên. * Phụ cấp độc hại: trả cho CNV làm việc trong điều kiện độc hại nguy hiểm có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ. * Phụ cấp lãnh đạo: Theo quy định của Nhà nước số 02 TT/BA ngày 14/03/94 những người giữ chức vụ giám đốc, phó giám đốc, trưởng các phòng ban đều có phụ cấp chức vụ: Mức phụ cấp lãnh đạo được tính như sau. Mức phụ cấp 1 tháng = mức lương tối thiểu x hệ số phụ cấp . Căn cứ vào bảng phân bổ lương (phần trên) kế toán tiến hành lập bảng thanh toán lương bao gồm 19 cột cụ thể như sau: * Cột 1.2.3.4. là các cột hiển thị thông tin ban đầu như STT. Họ và tên, chức vụ lương cấp bậc. * số ngày công được lấy ra từ bảng chấm công Cột 6: tiền lương đây là tổng lương khoán hay lương chính sách nó bằng lương chính sách x hệ số lương. * Cột 7, 8, 9, 10 11 là các khoản phụ cấp * Cột 12, 13, 14 là tổng lương cả tháng, tạm ứng đợt 1 và ký nhận * Cột 15, 16, 17 là các khoản phải trừ như BHXH . BHYT. CPCĐ * Cột 18, 19 là còn được lĩnh kỳ 2 và ký nhận. B/ Khối gián tiếp Văn phòng. Lương của khối văn phòng đó là lương thời gian. Căn cứ vào tổng doanh thu của xí nghiệp thì khối gián tiếp được phân bổ một quỹ lương theo % nhất định. VD: Bảng phân bổ lương tháng 2 năm 2000 Từ đó kế toán tiền lương cũng căn cứ vào số ngày làm việc thực tế của cán bộ CNV trong Bảng chấm công để phân bổ lương tháng dựa vào hệ số lương. * Hệ số lương được tính như sau: + Hệ số lương = Trong đó: + Lương cơ bản 1 tháng = x số ngày làm việc Trong đó: Lương cấp bậc chức vụ = lương hệ số x 180.000đ/tháng - Sau khi xác định được số lượng của cả phòng thì trưởng phòng chia lương cho nhân viên trong phòng mình như sau: Lương cán bộ NV = Lương cơ bản x hệ số lương Ví dụ: Căn cứ vào bảng chấm công tháng 2 năm 2000 thì anh Đặng Văn Tâm có lương cơ bản tháng 2 năm 2000 là: 2,81 (hệ số) x 180.000 x 19 (ngày) : 22 = 436.800đ Lương tháng 2 của anh Tâm là: 436.800đ x 3,118 = 1.362.800 Ngoài phần lương trên cũng như khối sản xuất, cán bộ CNV có thêm các khoản phụ cấp trách nhiệm (nếu có ) phụ cấp ca ba (ăn trưa) phụ cấp độc hại... tiền lương nghỉ phép, lương nghỉ chế độ, cách tính như (khối sản xuất). III. Hạch toán tổng hợp Đến kỳ trả lương cho người lao động kế toán tổng hợp các chứng từ gốc về lương bao gồm “Bảng thanh toán lương” “Giấy đề nghị thanh toán” căn cứ vào các chứng từ trên kế toán lập phiếu, ghi sổ chi tiết các TK 334 1,3342 quá trình hạch toán tổng hợp có thể được khái quát như sau: Thứ nhất: Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán lập chứng từ ghi sổ Đơn vị: Chứng từ ghi sổ Mẫu số 01 - SKT Ngày 30 tháng 01 năm 2000 số 124 Kèm theo . . . . . . . . . . . . . . . . . chứng từ gốc Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Ghi quỹ tháng 1/2000 141 117.800.000 334 50.000.000 111 167.800.000 Cộng: 167.800.000 167.800.000 Kế toán trưởng Người lập (Ký họ tên) (Ký họ tên) Đơn vị Phiếu chi Số 8 Ngày 30 tháng 01 năm 2000 Mẫu 2 - TM Tài khoản nợ Xuất kho: Phạm Văn Đoàn Bộ phận công tác : Thủ quỹ Về khoản: Chi theo bảng kê Số tiền: 167.800.000 Bằng chữ: Một trăm sáu bảy triệu tám trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo: . . . . . . . . . . . . . . . . . . .chứng từ gốc Ngày 30 tháng 01 năm 2000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người nhận Đơn vị Chứng từ ghi sổ Mẫu số 01 - SKT Ngày 24/2 năm 2000 Số 177 Kèm theo . . . . . . . . . . . . . . chứng từ gốc Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1541 112.580.900 Phân bổ tiền lương 6241 26.111.800 2413 5.890.000 Tháng 2 năm 2000 334 154.582.700 Cộng: 154.582.700 154.582.700 Kế toán trưởng Người lập (Ký họ tên) (Ký họ tên) Thứ ba: trên cơ sở các chứng từ ghi sổ này kế toán vào bảng phân loại chi tiết. Kế toán tiến hành vào sổ các tài khoản 334 để tiến hành theo dõi tình hình biến động về tiền lương đồng thời kế toán tiến hành bút toán kết chuyển chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất kinh doanh. Sổ cái tài khoản 334 Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền Số Ngày Nợ Có 1541 112.580.900 177 24/2/2000 Chi lương T/2/2000 6421 26.111.8900 2413 5.890.000 1542 10.000.000 IV. Hạch toán các khoản trích theo lương tại xí nghiệp trắc địa bản đồ 202. 1. Hạch toán chi tiết Việc cấp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên ở các phòng ban hay đơn vị sản xuất đều do kế toán tiền lương thực hiện căn cứ vào danh sách lao động. Kế toán làm theo đúng Nghị định số 26/CP ngày 26/01/1995 của Chính phủ + Nghỉ con ốm: được hưởng 75% tiền lương cơ bản + Nghỉ tai nạn lao động được hưởng 100% lương cơ bản Khi nhận được giấy chứng nhận nghỉ việc do con ốm, tai nạn lao động có đầy đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vi, Trưởng ban BHXH kế toán ra trợ cấp BHXH theo công thức sau: Trợ cấp BHXH = x số ngày nghỉ x 75% (100%) ở đây tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là tiền lương cơ bản tại mỗi đơn vị mỗi cán bộ công nhân viên đều có một quyển sổ trợ cấp BHXH ghi đầy đủ cấp bậc công nhân viên. Sau khi tính toán xong kế toán lập “Bảng kê chi BHXH” kế toán ghi giấy đề nghị chi tiết và làm thủ tục chi tiền, để hiểu rõ vấn đề ta xét ví dụ cụ thể. - Anh Đặng Văn Tâm làm việc tại phòng hành chính tháng 2 năm 2000 nghỉ con ốm 3 ngày hưởng lương cơ bản 75% Trợ cấp BHXH của anh Tâm = x 3 x 75% = 51.729 Kế toán lập bảng chi bảo hiểm như sau: Đơn vị: Bảng chi bảo hiểm tháng 02 năm 2000 Họ và tên Đơn vị Bậc Ng BH % hưởng Lương BH Bồi dưỡng Tổng Ký Đặng Văn Tâm TC-HC 2,81 3 75% 51.729 50.000 101.729 Phạm Hữu Chiến KT 2,92 2 75% 35.836 50.000 85.836 Nguyễn Đức Huân KH-VT 2,68 3 100% 65.781 120.000 185.781 Cộng: 153.346 220.000 373.346 2. Hạch toán tổng hợp: Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán tính ra BHXH, BHYT cần phải trích nộp sau đó căn cứ vào các chứng từ nộp tiền BH kế toán lập chứng từ ghi số và phản ánh vào các TK tương ứng. Đơn vị Chứng từ ghi sổ Mẫu số 01-SKT Ngày 24/2/2000 Số 178 Kèm theo . . . . . . . . . . . . . . . . chứng từ gốc Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6421 3.523.900 Phân bổ tiền lương 3382 317.151 3383 563.151 Tháng 2 năm 2000 3384 2.642.925 Cộng: 3.523.900 3.523.900 Kế toán trưởng Người lập (Ký họ tên) (Ký họ tên) Đơn vị Chứng từ ghi sổ Mẫu số 01-SKT Ngày 24 tháng 2 năm 2000 Số 179 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1541 4.315.000 Phân bổ tiền lương 3382 338.350 3383 690.400 Tháng 2 năm 2000 3384 3.236.250 Cộng: 4.315.000 4.315.000 Kế toán trưởng Người lập (Ký họ tên) (Ký họ tên) Đơn vị Chứng từ ghi sổ Mẫu số 01-SKT Ngày 24 tháng 2 năm 2000 Số 180 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 1542 1.000.000 Phân bổ tiền lương 3382 90.000 3383 160.000 Tháng 2 năm 2000 3384 750.000 Cộng: 1.000.000 1.000.000 Kế toán trưởng Người lập (Ký họ tên) (Ký họ tên) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái các tài khoản tương ứng Sổ cái tài khoản 338 Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày đối ứng Nợ Có 338.2 Dư đầu năm Tháng 1 năm 2000 chuyển trả kinh phí CĐ 1121 6.532.800 1541 1.645.000 1542 45.000 642 567.000 627 203.000 338.3 Dư đầu năm 50.742.875 Tháng 1 năm 2000 phân bổ BH xây dựng 1541 5.000.000 lưới KCCS Phân bổ BH tìm và tu 1542 940.000 bổ mốc Phân bổ BH quản lý 6742 800.000 Phân bổ BH sản xuất 627 9.490.000 338.4 Dư đầu năm 6.423.650 Tháng 1 năm 2000 Phân bổ BH xây dựng lưới KCCS 1541 2.351.000 Phân bổ BH tìm và tu bổ mốc 1542 6.452.000 Phân bổ BH Quản lý 642 2.315.000 Phân bổ BH sản xuất 627 14.434.157 Sổ chi tiết TK 3382, 3383, 3384 nhằm theo dõi tình hình thực hiện chế độ Bảo hiểm của công ty đối với cán bộ CNV. * Việc tính BHXH, BHTY, KPCĐ được phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh (5% trừ vào thu nhập của người lao động). + Với BHYT: trích 3% lương (2% đưa vào chi phí sản xuất 71% trừ vào thu nhập của người lao động. + KPCĐ: trích 2% trừ tổng thu nhập của người lao động * Việc phân chia quản lý giống như sau: - Quỹ BHXH a1) 11,5% nộp cho cơ quan cấp trên a2) 3,5% để lại DN chi 3 chế độ: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động - Quỹ BHTY Nộp toàn bộ vào TK của Sở Lao động thương binh xã hội - KPCĐ a1) Nộp 1,2% cho công đoàn cấp trên a2) Còn lại 0,8% để lại cho chi tiêu đơn vị vào các việc đoàn thể Toàn bộ quá trình trên có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ V ________ TK 338 TK 642 TK 154 TK 241 TK 627 Như vậy kế toán tiền lương đã hoàn thành quy trình hạch toán của mình. Qua sự phân tích tình hình sử dụng các quỹ BH ta thấy XNTĐBĐ 202 đã thực hiện đầy đủ chế độ của nhà nước mặc dầu phần trích nộp cho cấp trên còn nhiều vấn đề cần phải xem xét. Việc tính toán thanh toán, cũng như các khoản trích theo lương XNTĐBH 202 đã xây dựng cho mình một phương pháp cách thức trả lương phù hợp với tình hình đặc điểm của XN trong quá trình tính trích không thể tránh khỏi những sai sót cần khắc phục, hoàn thiện để đạt kết quả cao. Phần III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện vấn đề hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương Hạch toán kế toán tiền lương là một bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính ở doanh nghiệp, là cơ sở để kiểm soát điều hành các hoạt động kinh tế. Vì vậy kế toán luôn là vấn đề một lĩnh vực gắn liền với hoạt động tài chính đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các hoạt động kinh tế. Hoàn thiện công tác hạch toán luôn là một mục tiêu hàng đầu cấp bách và cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. Là một phần trong tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải theo dõi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, theo quy định của Nhà nước. Mỗi một doanh nghiệp có một hình thức, cách thức quan điểm trả lương khác nhau. Song tất cả các doanh nghiệp đều có một mong muốn cách thức, cách thức chi trả và hạch toán tiền lương phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Cũng chính vì vậy do sự thay đổi kinh tế, do đặc thù về sản xuất kinh doanh, tiền lương của mỗi doanh nghiệp cũng đều có những tồn tại mà các nhà quản lý đã, đang và sẽ cố gắng nỗ lực, mong muốn khắc phục các tồn tại đó để hoàn thiện cơ chế chi trả lương của doanh nghiệp mình. Trong quá trình thực tập tại XNTĐBĐ 202 qua sự nghiên cứu tìm hiểu những vấn đề hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lượng một cách nghiêm túc. Và sự hướng dẫn tận tình của các chú trong phòng kế toán tại xí nghiệp em xin đưa ra một số ý kiến trong công tác tính toán, thanh toán lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp Trắc địa bản đồ 202. II. Những vấn đề còn tồn tại và hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp Trắc địa bản đồ 202. Trong quá trình thực tập tại xí nghiệp cùng với sự đi sâu nghiên cứu tìm tòi các hình thức trả lương, tổ chức thanh toán, hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ em thấy đây là một xí nghiệp thực hiện tương đối nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước, Chính phủ về chế độ tiền lương. 1. Nguồn hình thành quỹ lương: Về nguồn hình thành quỹ lương, đơn vị đã chấp hành đúng hướng dẫn trong Thông tư liên Bộ số 20 ngày 2/6/1993 của Bộ Lao động - Thương binh - Xã hội - Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tiền lương, tiền thưởng trong doanh nghiệp. 2. Mọi nghiệp vụ KTPS đều được kế toán nắm bắt, ghi chép kịp thời, chính xác giúp lãnh đạo xí nghiệp biết được tình thình thực hiện các công trình hạng mục thi công cũng như tình hình tài chính của xí nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý lao động nâng cao thu nhập người lao động. 3. Bên cạnh đó ngoài tiền bồi dưỡng ăn trưa 5000đ/ 1 người /1 ngày. Xí nghiệp còn có chế độ thưởng nhằm nâng cao thu nhập cho người lao động vì vậy đã nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật lao động, chấp hành nghiêm chỉnh chế độ an toàn lao động, đồng thời điều hoà được thu nhập giữa cán bộ và công nhân viên trong toàn xí nghiệp, nâng cao tinh thần trách nhiệm giữa người lao động với xí nghiệp. 4. Một ưu điểm nữa mà ta không thể không nhắc đến đó là quá trình thanh quyết toán lương và các khoản trích theo lương được tiến hành kịp thời và nhược điểm tra thường xuyên. 5. Hệ thống sổ sách chứng từ của xí nghiệp theo đúng quy định của Bộ Tài chính: phản ánh rõ ràng các khoản mục và nghiệp vụ kinh tế phát sinh về lương và các khoản trích theo lượng. 6. Quá trình tổng hợp chứng từ ghi chép trên sổ sách kế toán sạch sẽ, dễ kiểm tra đối chiếu, kỷ luật kế toán được tôn trọng, hạch toán tài khoản, đúng tính chất của tài khoản về thu chi lương và các khoản trích theo lương đều được ghi chép chính xác. Các báo cáo tài chính, thống kê được lập đầy đủ đúng thực tế phát sinh. Về cơ bản các chứng từ được lập theo quy định của Bộ Tài chính, các nội dung đều đầy đủ và được lưu lại. * Trên đây là một số khái quát cơ bản những mặt được trong việc tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp Trắc địa bản đồ 202. Song trong mọi phương diện cái gì cũng có hai mặt ưu điểm và nhược điểm của nó. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích còn một số tồn tại sau: * Nhược điểm 1: Công tác quản lý kế toán tiền lương các khối sản xuất tổ đội. Đây là các kế toán nghiệp vụ xí nghiệp nên bố trí mỗi tổ, đội có một kế toán nghiệp vụ làm công việc chấm công thanh toán lương và các khoản trích theo lương của đội mình vì đội trường về chuyên môn kế toán còn có nhiều hạn chế do vậy việc chấp hành chế độ số liệu vì còn bận nhiều việc lên thường bị chậm chạp chưa đảm bảo tốc độ kịp thời của kế toán lương trên phòng của xí nghiệp. * Nhược điểm 2: Xí nghiệp nên xây dựng một hệ số chức danh, phụ cấp trách nhiệm phù hợp hơn, hệ số này ảnh hưởng khá lớn đến phần thưởng của người lao động, để có thể nâng cao năng suất lao động, phát huy tài năng của cán bộ công nhân viên thì xí nghiệp phải tổ chứ thi lên bậc cho những công nhân có tay nghề cao, đạt hiệu quả chất lượng công việc tốt nhưng bậc lương lại thấp hoặc chưa có nhiều thâm niên trong công tác, hoặc những nhân viên có bậc lương thấp lại đòi hỏi chịu trách nhiệm thực hiện những công việc đòi hỏi trình độ cao... ngoài ra chất lượng công việc tốt hơn nên xí nghiệp áp dụng mức tiền phạt đối với một số trường hợp vi phạm kỷ luật lao động...) Kết luận - Tiền lương là một vấn đề hết sức quan trọng nó quyết định đến sự đi lên hay tụt lùi của xí nghiệp. - Một chính sách tiền lương hợp lý sẽ là cơ sở động lực thúc đẩy sự phát triển của xí nghiệp, mỗi một mô hình sản xuất có một chính sách lương linh hoạt để phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý, điều hoà lợi ích giữa xí nghiệp và người lao động. - Xuất phát từ ý nghĩa trên kế toán tiền lương là một bộ phận không thể thiếu được trong hệ thống kế toán của xí nghiệp, nó thúc đẩy sự hăng say sản xuất làm việc của cán bộ công nhân viên. - Sau một thời gian thực tập tại xí nghiệp Trắc địa bản đồ 202 được sự quan tâm giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của Ban Giám đốc đặc biệt là các chú ở phòng Tài vụ kế toán, các thầy, các cô em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương”. Do thời gian thực tập và tài liệu tham khảo có hạn nên chuyên đề không thể tránh khỏi những thiếu sót sai lầm nhất định. Em rất mong được sự quan tâm giúp đỡ chỉ bảo của Ban Giám đốc đặc biệt là các chú ở phòng Tài vụ và thầy cô phụ trách chuyên đề em thực tập. Tài liệu tham khảo 1. Các văn bản quy định về chế độ BHXH đối với người lao động của Bộ Lao động TBXH. 2. Tạp chí lao động - thương binh xã hội 3. Hệ thống các văn bản hiện hành về lao động - việc làm - tiền lương- BHXH 4. Chi phí tiền lương của các doanh nghiệp nhà nước nền kinh tế thị trường.